UNIVERSIDAD DE COSTA RICA

DECANATO DE CIENCIAS SOCIALES Tel. 207-5740 / 5400. Fax 234-09-04

12 de Marzo de 2002 DFCS-176-2002

Doctor Gabriel Macaya Trejos Rector Estimado señor Rector: De conformidad con su solicitud para que nos integremos en Comisión a fin de proponer una organización para los archivos de la Universidad de conformidad con la legislación vigente, de forma atenta me permito presentarle el documento final elaborado por esta Comisión. En la primera parte, encontrará usted un breve informe sobre las sesiones que realizamos y los asuntos tratados en ellas. En la segunda incluimos la propuesta para establecer el Sistema de Archivos Universitarios (SAU) mediante la creación de tres tipos de unidades archivísticas estrechamente relacionadas: el Archivo Universitario o archivo final, los archivos centrales en las Facultades y Sedes Regionales, y los archivos de gestión de todas las dependencias universitarias. La propuesta también contempla un nivel asesor de la Rectoría para el Comité de Selección y Eliminación de Documentos, el establecimiento de un Consejo Directivo para el Sistema de Archivos y una relación de dependencia directa del Rector para el Archivo Universitario. Además, se hace mención a la necesidad de actualizar el Manual de Clasificación y Valoración de Puestos de la Universidad en lo que al trabajo archivístico se refiere, en particular al que realizan los archivistas y el personal secretarial; así como a un estudio para dotar al Archivo Universitario de los recursos económicos, materiales y humanos que requiere, de conformidad con las funciones que por Ley debe cumplir. Finalmente, se plantean las líneas que debe seguir el Plan de Desarrollo Informático de la Universidad para crear una interfaz con los archivos de modo que los principios de organización y conservación de la información sean válidos para unos y otros. DFCS-176-2002

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===================================================================== Al legitimar esta propuesta, los ocho integrantes de esta Comisión hemos procurado recuperar los esfuerzos que ha venido haciendo la Universidad en materia archivística y mencionar las normas y principios legales y jurídicos que hacen válido el establecimiento de un Sistema de Archivos Universitarios en la Universidad de Costa Rica. Ubicados en el contexto nacional, en el marco de un Sistema Nacional de Archivos y un Sistema Universitario de Archivos a nivel de CONARE, hemos pensado que la mejor forma de llevar adelante un proyecto de la envergadura del que se propone, es convocando a los integrantes de Consejo Directivo del SAU; esto es al Coordinador de la Carrera de Archivística, al Director del Centro de Informática, al Vicerrector de Administración y a la Encargada del Archivo Universitario, para que de forma pronta y oportuna, siguiendo sus líneas rectoras, se constituya este órgano y se defina, cuanto antes, un plan estratégico para poner en marcha nuestras recomendaciones. Luego, en una segunda etapa, la Comisión Especial que usted nombró para formular el Reglamento del SAU, podrá iniciar su labor. Entre tanto, basta con darle a nuestra propuesta el carácter de Resolución, para que el Consejo Directivo tenga un marco jurídico propio en el que se contemplen claramente sus funciones y las del Sistema de Archivos Universitarios que se propone. Como se menciona en nuestros informes preliminares, el trabajo fue arduo y difícil, porque se hizo un esfuerzo por lograr un enfoque verdaderamente interdisciplinario, que sin abandonar los esfuerzos realizados, trascendiera la visión inmediata del Archivo Universitario, hacia un Sistema de Archivos en el que las relaciones de comunicación, coordinación y definición de logros quedaran definitivamente establecidas a partir de la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento. Coordinar este conjunto de esfuerzos por lograr una conceptualización común partiendo de perspectivas de análisis y modalidades de diseño tan distintas, así como de aspiraciones y posiciones disímiles en cuanto a lo que es posible y deseable esperar de este Sistema, y alcanzar nuestra meta, nos enseñó a todos que no en vano la Universidad de Costa Rica está tan obligada con el desarrollo del quehacer archivístico nacional: hace falta la madurez que dan los años para lograr construir, desde, y a pesar de las diferencias. Posiblemente encuentre usted señor Rector algunas ausencias sobre la operacionalización del SAU. Confiamos en que el Consejo Directivo que se va a nombrar pueda resolverlas sin dificultad tomando como base los ámbitos de trabajo claramente definidos que se proponen. Además, seguimos contando con la asesoría directa y oportuna de la Dirección General de Sistema Nacional de Archivos, para quien le solicito, respetuosamente una carta de agradecimiento, por la dedicación y celo con que nos dieron su colaboración. DFCS-176-2002 =====================================================================

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No me queda más que destacar el valioso y desinteresado aporte de los miembros integrantes de esta Comisión, sin cuya contribución, en cada una de las áreas de su especialidad, esta propuesta no hubiera sido posible. Al agradecer la confianza que la Universidad me brindó al nombrarme para coordinar este trabajo, lo saluda cordial y atentamente,

Mercedes Muñoz Guillén Decana

Facultad de Ciencias Sociales Cc: archivo rpl.

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CONTENIDO

I. PROPUESTA DEL SISTEMA DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS (SAU)

Introducción 1. Antecedentes 2. Situación de los Archivos de la Universidad 3. Marco Normativo 4. Propuesta de organización del Sistema de Archivos Universitarios (SAU)

4.1 Definición 4.2 Visión 4.3 Misión 4.4 Objetivos 4.5 Dependencia jerárquica 4.6 Estructura organizacional

4.6.1 Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos 4.6.2 Consejo Directivo del Sistema 4.6.3 Archivo Universitario (Nivel 1) 4.6.4 Archivos centrales (Nivel 2) 4.6.5 Archivos de gestión (Nivel 3) 4.6.6 Archivos especializados (Niveles 1 y 2)

4.7 Funciones 4.7.1 Del SAU 4.7.2 Del Comité Institucional de Selección y Eliminación de

Documentos 4.7.3 Del Consejo Directivo del SAU 4.7.4 De las Unidades Archivísticas

a. Archivo Universitario b. Archivos Centrales c. Archivos de Gestión

4.8 Recursos del Sistema 4.8.1 Recursos Humanos 4.8.2 Planta física 4.8.3 Desarrollo e Interfaz con la plataforma informática

5 Conclusiones y recomendaciones 6 Anexos: Anexo No. 1: Informe sobre la construcción del depósito del Archivo Universitario. Anexo No. 2: Cuadro resumen de problemas, soluciones, estrategias y actores. Anexo No. 3: Diagrama estructural del SAU.

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II. PROPUESTA DEL SAU

EL SISTEMA DE ARCHIVOS UNIVERSITARIOS

(SAU)

Introducción

Esta propuesta para crear el Sistema de Archivos Universitarios (SAU) es el producto del trabajo de una comisión institucional interdisciplinaria nombrada por el Dr. Gabriel Macaya, Rector de la Universidad de Costa Rica, con el fin de elaborar recomendaciones dirigidas a solucionar la problemática documental de la Universidad y cumplir con la legislación vigente.

En él se propone la organización del Sistema de Archivos Universitarios (SAU) como marco para un proyecto de modernización administrativa de la Institución y con el objetivo de regular la gestión documental para apoyar la toma de decisiones y conservar la memoria histórica. El documento, en síntesis, describe el marco normativo, los objetivos, la estructura organizacional, las funciones, los recursos humanos, presupuestarios, informáticos y de planta física necesarios para operacionalizar el Sistema que se propone. El Dr. Gabriel Macaya integró esta Comisión en setiembre de 1999 con las siguientes personas: la M.Sc. Mercedes Muñoz, Decana de la Facultad de Ciencias Sociales quien tuvo a su cargo la Coordinación, el Ph.D. José Ronald Argüello, Vicedecano de la Facultad de Ingeniería y profesor de la Escuela de Ciencias de la Computación e Informática, el Arq. Fernando Aronne, Director de la Oficina Ejecutora del Plan de Inversiones (OEPI), la M.Sc. Ana Lorena Echavarría, Coordinadora Académica de la Carrera de Archivística de la Escuela de Historia, la Licda. Kattya Enamorado, Abogada de la Oficina Jurídica, la M.L., Rita María Porras León, Encargada del Archivo Universitario y el Ing. Carlos Quesada Solano, Director de la Escuela de Ingeniería Industrial. Además, la Dirección del Archivo Nacional, atendiendo la solicitud de asesoría y colaboración que le presentó la Universidad, designó a la Licda. María Teresa Bermúdez, Jefe del Departamento de Servicios Archivísticos Externos del Archivo Nacional, quien participó activamente en el planteamiento y elaboración del plan durante las reuniones semanales de los lunes en las que se llevó a cabo el trabajo. En total, la Comisión celebró cincuenta y ocho reuniones formales1, a las que se suma el trabajo en pequeños comités, en el que se profundizaron temas como la organización del SAU, el marco legal, el desarrollo de un sistema automatizado de control de documentos, las especificaciones y el diseño arquitectónico del depósito y la situación de los puestos de Archivista existentes en la Universidad, entre otros.

La convocatoria a las sesiones, la elaboración de las actas y la preparación de los documentos de trabajo y la correspondencia estuvo a cargo del Archivo Universitario.

1 Las actas y documentos se entregaron al Archivo Universitario para su custodia.

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Antecedentes

La importancia de los archivos es indiscutible hoy día si se toman en cuenta las siguientes

consideraciones: Primero, los archivos son componentes esenciales de los sistemas de información. Segundo, la existencia de los archivos constituye una garantía de cumplimiento del Derecho Constitucional a la Información que asiste a todos los ciudadanos. Y, tercero, se necesitan los archivos para cumplir con los deberes de rendición de cuentas, transparencia y continuidad en la gestión que tiene todo funcionario público.

Esta clara concepción del papel que desempeñan los archivos en la Administración

Pública ha venido orientando la vinculación de la Universidad de Costa Rica, y en particular de la Sección de Archivística de la Escuela de Historia, con la Sociedad Costarricense.

Los esfuerzos de la Sección de Archivística de la UCR dirigidos a formar profesionales

con la preparación necesaria para administrar el acervo documental de las Instituciones Públicas, se han mantenido siempre aunados a los de la Dirección del Sistema Nacional de Archivos, en procura de los siguientes objetivos comunes:

1. Dotar al país del recurso humano capaz de cumplir con las funciones propias del

archivo. 2. Crear condiciones mínimas, dentro de las Instituciones Públicas, para organizar y

conservar el acervo institucional. 3. Impulsar un plan de desarrollo del sistema de archivos de la Universidad, que normalice

la gestión documental y le permita lograr un alto nivel de competitividad en el campo académico y a nivel nacional.

Estos objetivos se han ido desarrollando y alcanzando por etapas: I Etapa: 1978-1990 La formación universitaria de los encargados de los archivos centrales del Sector Público

se inicia en 1978, con la creación de la Carrera de Diplomado en Archivo Administrativo en la Escuela de Historia de la Universidad de Costa Rica. Esta iniciativa obedece al estrecho y permanente vínculo de la Universidad, y en particular de la Escuela de Historia, con el Archivo Nacional.

Un año después, el M.Sc. Eduardo Fournier García, Coordinador de la Carrera de

Archivo, le presenta a las autoridades universitarias una propuesta para crear un archivo central en la Universidad. Este proyecto fue aprobado por el Consejo Universitario en 1985, momento en que empieza a dar sus primeros pasos, adscrito a ese Órgano Colegiado.

II Etapa: 1990-1999 En 1990 la creación del Sistema Nacional de Archivos, mediante la aprobación de la Ley

No 72022, redefine el papel de los archivos de las instituciones públicas al incorporarlos como miembros activos de un sistema nacional, con responsabilidades y deberes ante la Sociedad

2 La Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos fue aprobada por la Asamblea Legislativa el 24 de octubre de 1990.

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Costarricense. Cinco años después, el Reglamento a esta Ley establece los criterios técnicos que regularán en adelante el ejercicio de las funciones archivísticas3.

La Universidad, en acatamiento de la Ley No. 7202, integra por primera vez un Comité

Institucional de Selección y Eliminación de Documentos en 1990 y se avoca a la elaboración de un reglamento interno de archivo, el cual es aprobado por el Consejo Universitario en 19964. La aprobación del Reglamento de la Ley, por su parte, dio lugar a la creación de una plaza para el incipiente archivo de la Universidad, así como a la probación de un presupuesto para la instalación de un archivo central partiendo de un plan elaborado por la Unidad de Análisis Administrativo de la Vicerrectoría de Administración, a instancias del Consejo Universitario.

Por su parte, la Escuela de Historia, con el propósito de fortalecer la formación de un

recurso humano calificado en concordancia con las competencias profesionales que exige la Ley y los criterios técnicos que establece el Reglamento de la Ley, crea el Bachillerato en Archivística en 1996, manteniendo el Diplomado como salida lateral.

El desarrollo de los estudios archivísticos en la Universidad, la experiencia alcanzada por

el Archivo Nacional y el análisis crítico que llevaron a cabo los profesores de la Sección, ponen en evidencia la falta de concordancia del Reglamento del Sistema de Archivo aprobado por la Universidad con las disposiciones de la Ley, y promueven su derogatoria. Además, hacen patente la urgente necesidad de remozar el plan de estudios en Archivística de acuerdo con el avance tecnológico aplicado a los archivos y las demandas de la sociedad.

La conjunción de estas propuestas con una política universitaria impulsada desde la

Rectoría y dispuesta a emprender un proyecto de organización de los archivos de la Universidad de conformidad con la Legislación vigente, es lo que da origen a la integración de esta Comisión y a la propuesta que presenta5.

III Etapa: 1999-2002 Como producto del trabajo de esta Comisión se logra, en primer término, la

conceptualización de un Sistema de Archivos Universitarios (SAU) con todos los componentes que el mismo implica6.

Para su implementación, la Universidad ha emprendido las siguientes acciones desde que

se concibió y se propuso el Sistema al Dr. Gabriel Macaya, en el año 2000:

1. El Rector le asigna al Archivo Universitario un terreno para construir un depósito en la finca No 3, propiedad de la Universidad de Costa Rica, atendiendo la recomendación de la Oficina Ejecutora del Plan de Inversiones (OEPI). Las oficinas del Archivo se ubican temporalmente en dos pequeños apartamentos adquiridos muy recientemente por la Universidad, detrás de la JAFAP.

3 El Reglamento fue aprobado por Decreto Ejecutivo y publicado en el Diario Oficial La Gaceta No. 47 del 7 de marzo de 1995. 4 Referencia sesión No. 4189, artículo 9, del 26 de junio de 1996. 5 Referencia oficio R-4958-99 del 23 de setiembre de 1999. 6 En la formulación de este proyecto ha sido fundamental la asesoría técnica de la Dirección General del Archivo Nacional de Costa Rica y el apoyo de especialistas universitarios en los campos de la archivística, la ingeniería, la computación, la arquitec-tura, el derecho y la historia.

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2. A solicitud del Rector y con fundamento en una propuesta de OEPI, el Consejo Universitario aprueba un presupuesto de 31.5 millones de colones para financiar la construcción del depósito.

3. La Oficina de Planificación de la Educación Superior crea el Archivo Universitario como unidad ejecutora de presupuesto, separándolo del Consejo Universitario, donde siempre estuvo adscrito.

4. El Consejo Universitario, a instancias del Rector, deroga el Reglamento del Sistema de Archivo de la Universidad de Costa Rica y en su lugar acuerda la aplicación del Reglamento de la Ley 7202 hasta tanto se apruebe un nuevo reglamento.

5. La Oficina de Recursos Humanos reclasifica la plaza de Jefe de Sección del Archivo como Profesional 3, con base en el informe elaborado por la Sección de Clasificación y Valoración de Puestos de la Oficina de Recursos Humanos y el estudio de la Unidad de Análisis Administrativo de la Vicerrectoría de Administración sobre el puesto de Encargado del Archivo Universitario.

Situación de los archivos en la Universidad de Costa Rica La Universidad de Costa Rica necesita una política de gestión de la información que le

permita organizar y conservar los documentos de valor administrativo, legal y científico-cultural, testimonio del desarrollo universitario.

Los archivos son el medio por el cual la Universidad puede alcanzar los fines de esta

política; pero para ello es indispensable asignarles la misión de gestores de la documentación y proveerles de las condiciones y recursos necesarios para este propósito.

La gestión de documentos –materia sustantiva de esta política- se propone para reunir,

conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los documentos producidos o recibidos por la Universidad en cualquiera de sus instancias, de una forma eficiente y provechosa.

A la luz de estos planteamientos, la Universidad necesita implementar mecanismos

orientados a la solución de los problemas que aquejan a los archivos de la Institución, entre los cuales es importante señalar los siguientes: . Los archivos de las distintas dependencias de la Universidad de Costa Rica, en su gran mayoría, carecen del respaldo necesario para cumplir adecuadamente con las funciones que les asigna la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos. . No hay responsables directos ni controles adecuados sobre la organización técnica, administración y conservación de los documentos, porque no se han definido adecuadamente las competencias, funciones y responsabilidades de los encargados de los archivos en esta materia. . La Universidad no ha efectuado un censo ni un diagnóstico integral de sus archivos.

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. La Universidad desconoce el estado de conservación y el grado de pérdida de organicidad de los documentos que han superado su vigencia administrativa y legal.

. La ausencia de políticas de conservación y preservación documental ha provocado la pérdida y la dispersión de la memoria institucional.

. No existe una política institucional atinente a la gestión del documento electrónico y a los programas de digitalización emprendidos hasta ahora.

. Pocas dependencias universitarias cuentan con recursos suficientes y con plazas calificadas para la realización de las funciones archivísticas de acuerdo con los nuevos paradigmas que establece la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos.

. El personal a cargo de los archivos no dispone de lineamientos específicos en materia archivística y desconoce, en la mayor parte de los casos, los alcances de la legislación archivística y en particular de la Ley No. 7202. No existen normas mínimas que permitan el intercambio y la comunicación entre los encargados de los archivos.

. Los espacios en donde actualmente se custodian los documentos no reúnen las condiciones necesarias para la adecuada conservación y el fácil acceso a la información.

Se reconoce, sin embargo, que la Universidad ha hecho un esfuerzo significativo en materia de evaluación y selección. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos se ha venido ocupando, en los últimos años, de la valoración de documentos y la aprobación de las tablas de plazos de conservación propuestas por distintas dependencias universitarias, evitando, hasta donde ha sido posible, la eliminación arbitraria e indiscriminada de documentos. Es de tener en cuenta, además, que la Universidad ha mantenido una comunicación estrecha y abierta con la Dirección General del Archivo Nacional, que conviene mantener y fortalecer con el propósito de lograr la asesoría necesaria para lograr un mejor desenvolvimiento archivístico en la Institución.

Marco Normativo

La Universidad de Costa Rica es una Institución de Educación Superior de rango constitucional que tiene como fin promover la excelencia en el proceso de enseñanza-aprendizaje, la producción y transferencia de conocimiento, el libre intercambio de ideas y la realización de actividades de acción social e investigación. La Ley de Creación de la Universidad de Costa Rica7 la califica como institución docente y de cultura superior que tiene como misión cultivar las ciencias, las letras y las bellas artes, difundir su conocimiento y preparar para el ejercicio de las profesiones liberales. En su calidad de institución de cultura superior, la Universidad tiene como fin fomentar el estudio y la investigación de las ciencias puras y de los problemas que atañen a la vida económica, política y social y de la Nación, por medio de los servicios de extensión universitaria8.

7 Ley No. 362 del 26 de agosto de 1940. 8 Artículos 1 y 3 de la misma Ley.

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De igual forma, el Estatuto Orgánico establece que la Universidad es una institución autónoma de cultura superior, constituida por una comunidad de profesores, estudiantes y funcionarios, dedicada a la enseñanza, la investigación, la acción social, el estudio, la meditación, le creación artística y la difusión del conocimiento, cuyo propósito es obtener las transformaciones que la sociedad necesita para el logro del bien común, mediante una política dirigida a la consecución de una verdadera justicia social, del desarrollo integral, de la libertad plena y de la total independencia de nuestro pueblo. Para ello, la Institución estimula la formación de una conciencia creativa, crítica y objetiva en los miembros de la sociedad costarricense, que permita a los sectores populares participar en los procesos de la actividad nacional, y se orienta a la búsqueda constante, inagotable y libre de la verdad, la eficacia y la belleza9.

La Constitución Política Costarricense de 1949, vino a otorgar a la Universidad de Costa Rica el más alto rango de autonomía, tal y como reza el numeral 84 de ese texto:

“La Universidad de Costa Rica es una institución de cultura superior que goza de independencia para el desempeño de sus funciones y de plena capacidad jurídica para adquirir derechos y contraer obligaciones, así como para darse su organización y gobierno propios. (…)”.

En efecto, el Artículo 84 de la Constitución otorga a la Universidad independencia organizativa, política y administrativa, dentro del cumplimiento de las funciones que le son propias. La autonomía de la Universidad puede también comprenderse en un sentido mucho más amplio, el cual implica una concepción, no solamente del régimen administrativo y financiero, sino también de su misión y de su comportamiento en relación con el funcionamiento general de la enseñanza superior10.

Ahora bien, el alcance de dicha autonomía no debe entenderse en forma ilimitada, como si la Universidad fuese un ente soberano dentro del Estado Costarricense. Por lo tanto, en materia que no constituya una competencia exclusiva suya, se encuentra sometida a las leyes que emanan del Poder Legislativo, pero con respecto del Poder Ejecutivo, la Universidad es totalmente autónoma en su organización, administración y en la definición de sus políticas. Entonces, en su calidad de Institución de Enseñanza Pública, la Universidad de Costa Rica se rige por lo que establece la normativa del sector público que recoge los postulados constitucionales acerca de las actuaciones de los entes públicos, entre otros, la Ley General de la Administración Pública, la Ley del Sistema Nacional de Archivos y su Reglamento y la Ley General de Control Interno. Entre esos postulados se encuentran el Principio de Legalidad y la Garantía Constitucional del Debido Proceso. Esta última debe ser observada en buena parte de los procedimientos administrativos seguidos en la Universidad de Costa Rica y tiene como propósito proteger a los particulares frente a la acción del Estado o sus instituciones. Según esta garantía, la aplicación de sanciones o la modificación de los derechos de las particulares involucrados deberán ser

9 Artículos 1, 3, 4 y 5 del Estatuto Orgánico. 10 De Laubadere, André, citado por Muñoz Quesada, Hugo Alfonso. “La Autonomía Universitaria”, en Derecho Constitucional Costarricense, AAVV. San José: Editorial Juricentro, 1983, p. 329.

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precedidas por un procedimiento escrito en el que se garantice una amplia oportunidad de defensa, para lo cual debe permitírseles el acceso a la documentación habida en la Institución. De igual forma, en la Constitución Política también se tutela el Derecho a la Información que asiste a todo particular frente a los órganos de la Administración –salvo excepciones previamente regladas- el cual obliga a las instituciones públicas a implementar la custodia del acervo documental a su cargo, con el propósito de facilitar su acceso. En el cumplimiento de la observancia del Principio de Legalidad, de la garantía del Debido Proceso y del Derecho a la Información, la Universidad de Costa Rica es objeto de fiscalización por parte de diversos entes, entre ellos la Defensoría de los Habitantes, la Contraloría General de la República y la Dirección General del Archivo Nacional, motivo por el cual la adecuada organización y conservación de la documentación producida por la Institución constituye una necesidad primordial. Acerca de los criterios técnicos que deben imperar en la organización de los Archivos de las instituciones públicas, la Universidad se encuentra sujeta a lo dispuesto por la Ley No. 7202 del Sistema Nacional de Archivos y por el Reglamento de dicha Ley, que fue acogido como reglamento interno hasta la aprobación de un nuevo reglamento; así como otras fuentes normativas tales como el Convenio de Coordinación de la Educación Superior y el Convenio del Sistema Nacional de Acreditación de la Educación Superior, entre otras.

Propuesta de Organización del Sistema de Archivos Universitarios (SAU)

4.1. Definición El Sistema de Archivos Universitarios (SAU) de la Universidad de Costa Rica estará formado por el conjunto de archivos de gestión, archivos centrales, el Archivo Universitario y los archivos especializados existentes o que se creen en el futuro. Estos archivos custodiarán el patrimonio documental de la Universidad de Costa Rica en cualquier tipo de soporte, de cualquier época, generado, reunido y conservado por la Universidad en el ejercicio de sus funciones.

4.2. Visión El Sistema de Archivos Universitarios, como parte del proyecto de modernización de la Universidad, permitirá una administración eficiente de la producción, la organización, la selección y conservación de los documentos, con el fin de asegurarle a la Institución una buena gestión administrativa y la preservación de la memoria universitaria.

4.3. Misión La misión del Sistema de Archivos Universitarios será conformar un sistema integrado de gestión de documentos, que garantice un fácil acceso a la información institucional.

4.4 Objetivos Objetivo General:

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Administrar sistemáticamente los documentos producidos por la Universidad en el ejercicio de sus funciones. Objetivos específicos:

a) Fortalecer, coordinar y dirigir las actividades y funciones de los diferentes archivos de

la Universidad de Costa Rica.

b) Garantizar el libre acceso a la información producida por las distintas dependencias universitarias como producto de su gestión, independientemente del soporte en el cual haya sido creada.

c) Preservar y difundir la memoria institucional.

d) Velar por la protección y seguridad documental.

e) Propiciar una cultura de información institucional. f) Facilitar el uso de los documentos a los entes interesados y público en general.

4.5 Dependencia jerárquica

El Sistema de Archivos Universitarios dependerá directamente del Rector, tendrá carácter de Oficina Administrativa y se regirá por lo que establece la Ley 7202, el Estatuto Orgánico, el Reglamento general de oficinas administrativas y el Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios que llegue a aprobarse.

4.6 Estructura Organizacional

Si bien la Ley No. 7202 exige a las Instituciones Públicas la creación de un Archivo Central, esta Comisión, considera que la dimensión, la complejidad y la diversidad de actividades que lleva a cabo la Universidad no pueden ser atendidas por un solo archivo central y, por lo tanto, propone establecer un Sistema de Archivos Universitarios (SAU) compuesto por el Archivo Universitario, los archivos centrales existentes en las Vicerrectorías, los archivos especiales y los archivos de gestión de todas las dependencias universitarias, así como por los fondos documentales que se han ido acumulando a lo largo del tiempo en todas estas dependencias y que serán asumidos, conforme a su vigencia y valor, por los archivos centrales o por el Archivo Universitario, según corresponda.

Además, se propone: a) la creación de un órgano directivo (el Consejo Directivo del SAU)

que vele por el buen desempeño del Sistema; b) la ubicación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos como un órgano asesor del Rector del más alto nivel y c) Adscribir todo el Sistema al Rector, por ser la autoridad administrativa de más alto rango en la Universidad con competencias en todas las áreas de desempeño de la Institución, así como lo estuvo en los primeros años de la Universidad y como aconseja la misma Ley de Archivos.

Para este conjunto de archivos e instancias asociadas se propone la siguiente estructura:

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Archivo Universitario

Archivo Central

GESTION GESTION

GESTION GESTION (especializado)

Consejo Directivo

CENTRAL (especializado)

Comité Institucional Selección y Eliminación de Docs

GESTION (especializado)

Rector

Fig. 1. Estructura jerárquica del SAU.

4.6.1 Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos Es un órgano decisorio de carácter independiente que estará integrado por el asesor legal, el superior administrativo y el director del Sistema de Archivos Universitario o por quienes estos deleguen, siempre y cuando reúnan las mismas condiciones profesionales. Entre estos miembros se nombrará, de acuerdo a lo que establece al respecto la Ley General de Administración Pública, un presidente y un secretario, electos por mayoría absoluta, quienes durarán en el cargo un año, pudiendo ser reelectos. El Comité establecerá sus normas de trabajo y las frecuencias de sus reuniones. El Comité Institucional podrá integrar miembros adicionales en calidad de observadores (Ley No 7202, artículo 33, artículos 138 y siguientes de su Reglamento).

4.6.2. Consejo Directivo del Sistema Será la instancia encargada de dictar y aprobar las políticas en materia archivística a nivel general para la Universidad de Costa Rica. Aprobará los planes anuales de trabajo que presente la Dirección del SAU. Estará integrado de la siguiente forma:

. El Secretario de la Rectoría, quien coordina. . El Vicerrector de Administración o su representante. . El Coordinador de la Carrera de Archivística de la UCR.

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. El Director del SAU.

. El Director del Centro de Informática. La Dirección del SAU será la instancia encargada de ejecutar las políticas administrativas del Consejo Directivo y será asumida por la Dirección del Archivo Universitario.

4.6.3 Archivo Universitario (Nivel 1. Ver anexo No. 3).

El Archivo Universitario será el custodio de todos los documentos de valor permanente o

científico - cultural que han superado su vigencia administrativa. Le corresponderá la coordinación y ejecución de las políticas archivísticas que se realicen en la Institución; así como velar por la conservación del patrimonio documental en los términos que establece la Ley No. 7202 y su Reglamento. También deberá apoyar al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

El Archivo Universitario debe establecer los vínculos de coordinación, asesoría y supervisión con todos los archivos que conforman el Sistema. Es el ente coordinador del Sistema de Archivos Universitarios (SAU).

El Archivo Universitario estará bajo la responsabilidad de un Director, quien a su vez es

el Director del SAU. El Archivo tendrá un presupuesto propio y estará a cargo de personal debidamente capacitado. Debe contar, como mínimo, con un profesional en archivística de conformidad con la Ley No. 7202.

4.6.4 Archivos centrales (Nivel 2.Ver anexo 3).

Los archivos centrales dependerán técnicamente del Archivo Universitario y deberán remitir a éste los documentos de acuerdo con la vigencia establecida en la Tabla de plazos de conservación de la Universidad. Cumplirán, en lo pertinente, las funciones archivísticas que les establece el Reglamento de la Ley No. 7202, artículo 58 y siguientes, y acatarán las normas y regulaciones que defina el Reglamento del Sistema de Archivos Universitarios. Custodiarán los documentos provenientes de los archivos de gestión de aquellas dependencias universitaria en donde se requiera su formación como instancia intermedia entre los archivos de gestión y el Archivo Universitario.

Los archivos centrales estarán bajo la responsabilidad presupuestaria y administrativa del

director o jefe de la unidad o dependencia universitaria respectiva y estarán a cargo de personal debidamente capacitado. Por su naturaleza técnica especializada, los archivos centrales seguirán las directrices y objetivos del Sistema de Archivos Universitarios.

4.6.5 Archivos de gestión (Nivel 3. Ver anexo 3).

Los archivos de gestión estarán ubicados en las unidades académicas y administrativas de

la Universidad. Reunirán los documentos desde su génesis hasta el final de la tramitación. Estos documentos permanecerán en los archivos de gestión durante el período definido en la Tabla de plazos de conservación, mientras sea documentación activa u objeto de frecuente consulta. Transcurrido dicho plazo, esta documentación será transferida a los Archivos Centrales o al Archivo Universitario, según corresponda.

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Los archivos de gestión estarán bajo la responsabilidad presupuestaria y administrativa

del director o jefe de la unidad o dependencia universitaria respectiva y estarán a cargo de personal debidamente capacitado.

Por su naturaleza técnica, los archivos de gestión y especializados seguirán las directrices

y los objetivos del Sistema de Archivos Universitarios.

4.6.6 Archivos Especializados (Niveles 2 o 3. Ver anexo 3). Se considerará archivo especializado aquel dedicado a la conservación de un determinado tipo documental, obedeciendo al carácter específico de su soporte; o bien cuando el archivo por sus funciones posee un carácter temático específico, o cuando el archivo responde a una unidad especializada dentro de la Institución.

4.7. Funciones:

4.7.1 Del SAU: Permitir y garantizar la gestión documental institucional. Se define ésta, como el conjunto

de actividades realizadas con el fin de controlar, conservar y posteriormente recuperar adecuadamente los documentos producidos o recibidos por la Institución. De esta forma, la Universidad cumplirá sus obligaciones con la sociedad, en su papel de ente difusor y creador del conocimiento, del cual deberá guardar testimonio.

Ser uno de los pilares del sistema de información institucional al facilitar y acelerar el

acceso a la información para la planificación, la toma de decisiones y la rendición de cuentas. Garantizar a los ciudadanos el cumplimiento de la Garantía Constitucional del Debido

Proceso, el Derecho de Acceso a la Información y la Pronta Respuesta. 4.7.2 Del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos: Analizar las tipologías documentales que generan y custodian las unidades académicas y

administrativas, para efectos de su valoración. Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de los documentos de la

Universidad con el fin de preservar la documentación de acuerdo a los valores informativos y de testimonio.

Promover y aprobar la elaboración de las tablas de plazo de conservación documental. Solicitar el criterio de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos,

cada vez que se necesite eliminar algún tipo documental.

Pedir la aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, de las tablas de plazos de conservación documental.

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4.7.3 Del Consejo Directivo: Ser la instancia superior del Sistema de Archivos Universitarios.

Definir y aprobar los lineamientos generales que orientarán al Sistema de Archivos Universitarios.

Dictar y aprobar las políticas en materia archivística para la Universidad de Costa Rica.

Aprobar el plan anual de trabajo que le presente la Dirección del SAU.

Evaluar el informe anual de trabajo que le presente la Dirección del SAU y elevarlo al Rector para su conocimiento.

Reunirse ordinariamente al menos cada dos meses y extraordinariamente cuando el Coordinador del Consejo Directivo o el Director del SAU lo estimen necesario.

Elaborar planteamientos y dictar medidas que contribuyan a mejorar el SAU.

Conocer en segunda instancia las resoluciones administrativas de la Dirección del SAU.

4.7.4 De las Unidades Archivísticas (Archivo Universitario, Archivos Centrales,

de Gestión y Especializados):

a) Archivo Universitario:

Ejecutar las directrices y velar por la aplicación de las políticas del SAU. Dirigir, coordinar, asesorar y asistir técnicamente a los archivos que integran el SAU

desde el punto de vista de la gestión documental como histórica. Centralizar y custodiar el patrimonio documental universitario de acuerdo con los plazos

de remisión de documentos aprobados por la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional la ejecución de las políticas

archivísticas en la Universidad.

Coordinar todas las actividades archivísticas que se realicen en la Institución, según las políticas establecidas.

Velar por el patrimonio documental en los términos que establece la legislación vigente. Apoyar e integrar el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos. Establecer los vínculos de coordinación, asesoría y supervisión de los archivos que

integran el SAU.

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Fomentar la cultura archivística universitaria mediante la promoción de cursos, visitas

guiadas, seminarios, exposiciones y otras actividades. Coordinar, asignar, supervisar y ejecutar labores archivísticas tales como reunir,

conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar el acervo histórico universitario.

Elaborar los instrumentos descriptivos necesarios, para facilitar el acceso a la información. Establecer criterios y directrices sobre la gestión documental institucional. Formular y velar por el cumplimiento de directrices sobre las condiciones físicas y

ambientales para asegurar la conservación adecuada de los documentos. Impulsar actividades que contribuyan a la formación de los usuarios de la información

archivística. Desarrollar e impulsar actividades que promuevan la difusión del patrimonio documental

universitario. Desarrollar y participar en actividades que contribuyan a aumentar el patrimonio

documental universitario. Promover el desarrollo de métodos racionales de trabajo, por medio de la capacitación y

adiestramiento continuo del personal involucrado en el SAU.

b) Archivos Centrales: Realizar las funciones intermedias entre el Archivo Universitario y los archivos de

gestión. Acatar las directrices del SAU.

Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los

documentos que se reciben de los archivos de gestión respetando el tiempo definido en las tablas de plazos.

Elaborar los instrumentos descriptivos necesarios, para facilitar el acceso a la información. Asesorar y participar en la elaboración de las tablas de plazos de conservación

documental.

Participar en las actividades archivísticas que se realicen en la institución, según las políticas establecidas.

Velar por el cumplimiento de directrices sobre las condiciones físicas y ambientales para

asegurar la conservación adecuada de los documentos.

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Realizar actividades que contribuyan a la formación de los usuarios de la información archivística.

Realizar procedimientos anuales de expurgo de acuerdo a las tablas de plazos y

conservación de documentos. Transferir la documentación al Archivo Universitario según corresponda de acuerdo a la

tabla de plazos y conservación de documentos, habiendo realizado el expurgo respectivo.

c) Archivos de Gestión:

Sistematizar toda la documentación con vigencia administrativa para apoyar la toma de decisiones a nivel operativo.

Reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar los

documentos que se reciben y generan en las Unidades Académicas y Administrativas, por el tiempo definido en la Tabla de plazos de conservación.

Elaborar la Tablas de plazos de conservación de los documentos que custodia, siguiendo

las directrices del SAU.

Solicitar la aprobación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, de su tabla de plazo de conservación de documentos, por medio del Archivo Universitario o del Archivo Central según corresponda.

Solicitar el criterio del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos,

cada vez que necesite eliminar algún tipo documental por medio del Archivo Universitario o el Archivo Central correspondiente.

Elaborar los instrumentos descriptivos necesarios para facilitar el acceso a la información.

Acatar las directrices del SAU.

Velar por la normalización de los tipos documentales. Participar en las actividades archivísticas y de capacitación que se realicen, según las

políticas establecidas. Velar por el cumplimiento de directrices sobre las condiciones físicas y ambientales para

asegurar la conservación adecuada de los documentos. Realizar actividades que contribuyan a la formación de los usuarios de la información

archivística. Realizar procedimientos anuales de expurgo de acuerdo a las tablas de plazos y

conservación de documentos.

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Transferir la documentación al Archivo Universitario o al Archivo Central, según corresponda, de acuerdo con la Tabla de plazos y conservación de documentos de la Universidad, una vez realizado el expurgo respectivo.

4.8 Recursos del Sistema

A pesar de que se le asignó al Archivo Universitario el carácter de Unidad Ejecutora del Presupuesto y se le dotó de los recursos propios, es necesario incrementar las partidas presupuestarias en recursos humanos, materiales y equipo, para implantar el Sistema de Archivos Universitarios y fortalecer las funciones archivísticas en la Universidad. A continuación se puntualizan los recursos actuales existentes o necesarios para la buena marcha del sistema.

4.8.1 Recursos Humanos:

En materia de recursos humanos se recomienda modificar la actual clasificación y valoración de los puestos contemplados en el Manual Descriptivo de Puestos de la Universidad y crear plazas profesionales y asistenciales según el caso. Los niveles de responsabilidad en el desempeño de las funciones archivísticas deben ser adecuadamente definidos de conformidad con las funciones generales, el valor, la complejidad, el uso, el volumen y el tipo de soporte del fondo documental.

Para definir la ubicación de los recursos es también preciso tener presente las dos grandes áreas de especialización del trabajo archivístico, a saber:

archivo histórico, a cargo de la documentación con valor histórico o científico-cultural y la

información retrospectiva de la Universidad. Esta área está estrechamente vinculada al Archivo Nacional, por ser éste el depositario último de la documentación histórica.

gestión archivística, a cargo de la información en trámite o activa de la Universidad que se encuentra en los archivos centrales y de gestión. La primera de estas áreas, por su naturaleza, requerirá de Archivistas con formación en

Historia. La segunda exigirá una mayor experiencia en gerencia de información y administración de bases de datos. Ambas áreas necesitarán contar, además, con el apoyo de profesionales en Informática y Administración.

La definición del perfil de cada puesto de trabajo deberá tomar en cuenta su ubicación en

estas dos grandes áreas de especialización del SAU. Los puestos de “archivista” deberán ir acordes con los títulos y grados que ofrece la

Carrera de Archivística de la UCR. En cuanto a la necesaria revaloración y reclasificación de los puestos ya existentes, se recomienda tomar en cuenta la experiencia generada por el Archivo Nacional en un proceso similar.

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Además, se recomienda dejar constancia en el Manual de Puestos, que algunas funciones archivísticas elementales seguirán siendo ejecutadas por secretarias, oficinistas y auxiliares de oficina.

4.8.2 Planta física:

La Oficina Ejecutora del Plan de Inversiones ubicó el edificio que albergará el depósito para el archivo universitario en la Finca No. 3 frente a la calle pública que comunica Guadalupe con Sabanilla, al este del Laboratorio de Ingeniería Eléctrica y junto al edificio que albergó una estación meteorológica de la Universidad.

El depósito tendrá aproximadamente 220 m2 de espacio libre, en un solo piso, un acceso principal hacia el norte con un vestíbulo para recepción de materiales y un acceso al este, que lleva, mediante un conector, al edificio de oficinas. El edificio estará estructurado a base de marcos de concreto armado, con columnas de 50x25 cm. y vigas dobles de 20x50 cm, la mampostería es de bloques de concreto cuyas sisas quedarán expuestas tanto externa como internamente. La ventilación es de tipo pasivo o natural (sin dispositivos mecánicos), mediante aberturas en toda la periferia del edificio entre las dos vigas de los marcos y sobre la mampostería, a una altura desde los 2.7m, hasta 3.3m; para el control de la incidencia solar se optará por usar tamices de acero expandido en todas las ventanas y tela de pilón para el control del polvo. La estructura de la cubierta será de vigas de alma llena (con sección en forma de H) colocadas cada 6 m y soportadas sobre las columnas de los marcos de concreto, logrando así una configuración y una apariencia visual limpia y liviana, con la utilización del mínimo de elementos. El cielo raso se colocará bajo los clavadores para dejar expuestas las vigas de techo. Además, se rediseñó un edificio existente para oficinas adjuntas que tiene aproximadamente 45m2, construido de concreto armado y mampostería de bloques. Junto con estas obras se dispuso una plazoleta de acceso peatonal con un pedestal y astas de bandera para reforzar la imagen institucional de la Universidad, un parqueo para 3 automóviles y un área de maniobra para vehículos de carga.

4.8.3 Desarrollo e Interfaz con la plataforma informática:

a) Sistema de Control del Archivo Universitario:

La cantidad de documentos que en estos momentos se encuentran pendientes de

clasificación, más la cantidad de documentos que diariamente fluirán hacia y desde las Unidades Archivísticas al Archivo Universitario, requiere un control adecuado que difícilmente se puede llevar manualmente debido al tamaño de la Universidad. Se recomienda el desarrollo de un Sistema de Control de Archivo Universitario con un enfoque integrado pero a su vez

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distribuido, de manera que permita ser utilizado en las unidades académicas para el control respectivo.

b) Archivo Digital de Documentos:

En materia de almacenamiento de documentos la tendencia actual es hacia el uso de tecnologías digitales. Por lo tanto, cualquier decisión administrativa que se tome en relación con la gestión documental debe valorar las ventajas y desventajas que este enfoque conlleva.

c) Estándares de procedimientos,

clasificación y uso de identificadores únicos: Los procesos manuales o automatizados del manejo de documentos deben ser

estandarizados con el objetivo de facilitar una red de archivos como la sugerida aquí, de manera que permita identificar los documentos desde su origen y la categoría a la que pertenecen para asociar a ellos una identificación única (IUD), preferiblemente de acuerdo a normas nacionales o internacionales. Esta IUD debe incluirse en los procesos automatizados o digitales que hagan uso o referencia del documento como un elemento de datos adicional y que luego permita seguir el documento desde las bases de datos informáticas. Al respecto, se recomienda extender la clasificación de documentos ya hecha para el Consejo Universitario y permitir que sea ampliada con tipos o clases de documentos específicos de las unidades académicas.

d) Interfaz con el desarrollo de Sistemas

Informáticos: Es recomendable incluir en los equipos de desarrollo del Archivo Universitario, profesionales de informática que tomen en cuenta estos criterios para el diseño de los diferentes procesos universitarios y principalmente en el desarrollo del Sistema de Control del Archivo Universitario sugerido anteriormente.

e) Equipo y Licencias Computacionales:

Es recomendable la integración de políticas de adquisición de equipo computacional con

las estrategias establecidas en este documento. El sistema de control de documentos debe implementarse en forma integrada y sincronizada entre todas las Unidades Archivísticas. La proliferación de sistemas de control de documentos y servidores en las mismas llevará a una situación difícilmente arreglable como la situación actual de los archivos manuales. En este sentido se recomienda la coordinación de toda compra, adquisición o donación de equipo computacional incluyendo licencias de programas (“software”) para fines archivísticos con el Director del Archivo Universitario.

f) Evolución Tecnológica:

Es conveniente que cualquiera que sea el enfoque para el desarrollo informático se tome

en cuenta los nuevos avances en materia de almacenamiento digital, firmas digitales, conservación digital de documentos, seguridad digital, etc. y el marco normativo legal existente.

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g) Calidad de Datos:

Los documentos son un punto potencial de desarrollo de aplicaciones informáticas para soporte de decisiones: rastreo de documentos, búsqueda de documentos similares, búsqueda por descriptores, etc. Desde este punto de vista, la estandarización y calidad de los datos almacenados de cada documento es vital para el desarrollo informático futuro. En este sentido, se recomienda generar un lenguaje controlado(una lista de descriptores única) para la Universidad de Costa Rica que sea de utilización obligatoria por las Unidades Archivísticas para descripción de los documentos generados.

h) Requerimientos Adicionales del Sistema de Control de Documentos:

Es recomendable que se mantengan los siguientes requerimientos para cualquier sistema

de control de documentos que se adopte (aparte de los ya mencionados):

. Seguridad de los documentos: Todo documento debe ser protegido contra modificación accidental o intencionada.

. Respaldo: El sistema debe garantizar el respaldo de los mismos. . Solución a largo plazo: La solución contemplada debe permitir que la Universidad

pueda adaptarla a las necesidades de la misma a largo plazo.

Conclusiones y Recomendaciones

Hemos propuesto, sin pretender ser exhaustivos, un marco conceptual y operativo para el

desarrollo del Sistema de Archivos Universitarios, que comprende: objetivos, estructura organizacional, funciones y recursos. Se incluye en los anexos los avances en el levantamiento de la planta física, un cuadro resumen de las principales causas y soluciones estratégicas que se pueden emplear en el desarrollo del SAU y un diagrama de la estructura organizacional de los entes involucrados en el Sistema.

El trabajo reúne aportes provenientes de distintas perspectivas: la académica, la

administrativo-docente, la jurídica, la arquitectónica y la técnico-profesional, por este motivo y en la medida que abarca todas las unidades y niveles universitarios, el proceso de conceptualización, diseño y articulación del Sistema ha sido lento y complejo.

Algunos conceptos del diseño se forjaron durante el proceso, tal es el caso del término

“unidades archivísticas”, que se aplica tanto al Archivo Universitario como a los Archivos Centrales, de Gestión y Especializados. También lo es en cuanto a la visión de una estructura que integra a todos los archivos pero a su vez permite que Sistema de Archivos trabaje en forma distribuida en todas las dependencias universitarias. La conceptualización de un “sistema” permitió lograr un punto de equilibrio entre la dependencia técnica de todos los archivos respecto al Archivo Universitario definida en la Ley No. 7202 y las responsabilidades administrativas que tienen los archivos al interior de cada unidad y que debe ir aparejada con la responsabilidad de las unidades, desde el punto de vista presupuestario, con sus archivos.

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En cuanto a la necesidad de un Reglamento, la Comisión considera que el documento que se presenta contiene los aspectos medulares del Sistema que le darían contenido, si se decide ponerlo en práctica tal y como se propone. Para abocarse a la regulación de los aspectos operativos, la Comisión recomienda esperar a que se tomen las medidas administrativas necesarias para la implantación del Sistema y darle oportunidad de que entre en funcionamiento, para poder establecer con claridad los aspectos propios del proceso que no quedarían cubiertos por la normativa ya existente en la Universidad y que por lo tanto requieren un reglamento especial.

Esperamos que el esfuerzo arduo de cada uno de los miembros de esta Comisión

redunde en una realización pronta del SAU, no únicamente porque la Ley 7202 lo exige, sino también por se ha logrado demostrar el interés institucional que reviste este proyecto.

6 Anexos:

Anexo 1: Informe sobre la construcción del edificio del archivo universitario. 18 de Setiembre del 2001

OEPI-818-2001 PARA: Arq. Fernando Aronne Castro, Director OFICINA EJECUTORA DE: Arq. Kevin Cotter M., Departamento de Diseño ASUNTO: Depósito de archivo intermedio, memoria del

proyecto Estimado señor Director:

Con el fin de darle cumplimiento al Manual de “Normas para el Desarrollo de Proyectos de Construcción de la Universidad de Costa Rica” en lo que se refiere al proyecto “Construcción del Depósito de archivo intermedio”, desde el punto de vista de diseño (etapa de Preinversión), me permito presentarle para los fines pertinentes, el siguiente informe por usted solicitado.

Por ser un proyecto menor de 1000 m2, esta obra califica como proyecto del Grupo C. (Art. 1.3), o sea que, para su evaluación se debería incluir el “Perfil del Proyecto” y la “Evaluación y Financiamiento”, por lo cual he preparado la siguiente memoria de proyecto.

PERFIL DEL PROYECTO

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Antecedentes: El 27 de agosto de 1999, el Consejo Universitario en su sesión Nº 4472, acordó aprobar la propuesta del Archivo Universitario, para ubicar, a partir del 2000, los documentos antiguos de la Universidad de Costa Rica.

En setiembre del mismo año, la Vicerrectoría de Administración hace consulta a la Oficina Ejecutora (O.E.P.I.) y a la Oficina de Servicios Generales, sobre la disponibilidad de espacio físico dentro de la Ciudad Universitaria para ubicar el depósito del archivo intermedio.

Por archivo intermedio se entiende aquél que “contiene la documentación que ha finalizado su trámite administrativo” y que “llega por transferencia de los archivos de gestión” (Reglamento del Sistema Nacional de Archivos), es decir todo documento que perdió validez administrativa, pero que debe ser conservado por espacio de 25 a 30 años paro su posterior evaluación, desechándose o conservándose en archivos históricos.

En la propuesta para el presupuesto de inversiones para el año 2001, hecho por ésta oficina y presentada el 5 de setiembre del 2000 a la Oficina de Planificación Universitaria, se indica la necesidad de la construcción del Depósito y las oficinas para ubicar el sistema de archivos de la Universidad, para así cumplir con lo que establece la ley Nº 7202 al respecto,(Ley del sistema nacional de archivos) y el mandato dado por el Consejo Universitario.

Para junio del presente se determina la ubicación del proyecto en Finca Tres, por existir en

el sitio infraestructura que se podría reutilizar y por ser un área donde se ubican varios edificios con características similares al que se diseñaría. Descripción del proyecto: El Proyecto consiste en la construcción de un edificio para el depósito de archivo intermedio de la Universidad, ubicado al norte de la finca tres, frente a la calle pública que comunica Guadalupe con Sabanilla, al este del Laboratorio de Ingeniería Eléctrica y junto al edificio que albergó una estación meteorológica de la Universidad, el cual se rediseñó para dar cabida a las oficinas relacionadas con el depósito. La etapa de investigación consistió en visitas al Archivo Nacional, y a los archivos de gestión de las oficinas administrativas de la Universidad, además de las consultas al reglamento del sistema nacional de archivos y la asesoría de la directora del Archivo Universitario, ML.Rita Porras Los objetivos del diseño consisten en: crear un espacio libre, sin apoyos internos que incomodaran la distribución del material, controlar la entrada de iluminación excesiva al recinto al igual que el polvo que pudieran dañar el material depositado, reutilizar la infraestructura existente adecuándola para la nueva función y establecer un código visual, o lenguaje, claro por medio de materiales y el color utilizados. Pero que igualmente pudiera relacionar formalmente ambos edificios. El depósito tiene aproximadamente 220 m2 de espacio libre, en un solo piso, un acceso principal hacia el norte con un vestíbulo para recepción de materiales y un acceso al este, que lleva, mediante un conector, al edificio de oficinas. El edificio está estructurado a base de marcos de concreto armado, con columnas de 50x25 cm. y vigas dobles de 20x50 cm, la mampostería es de bloques de concreto cuyas sisas quedan expuestas tanto externa como internamente. La ventilación es de tipo pasivo o natural ( sin dispositivos mecánicos), mediante aberturas en toda la periferia del edificio entre las dos vigas de los marcos y sobre la mampostería, a una

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altura desde los 2.7m, hasta 3.3m; para el control de la incidencia solar se opta por usar tamices de acero expandido en todas las ventanas y tela de pelón para el control del polvo. La estructura de la cubierta es de vigas de alma llena( con sección en forma de H ) colocadas cada 6 m y soportadas sobre las columnas de los marcos de concreto, logrando así una configuración y una apariencia visual limpia y liviana, con la utilización del mínimo de elementos. El cielo raso se colocará bajo los clavadores para dejar expuestas las vigas de techo. El edificio existente que se rediseñó para las oficinas adjuntas tiene aproximadamente 45m2, construido en concreto armado y mampostería de bloques. Los cambios efectuados constan de la abertura de una ventana en la fachada sur, la eliminación de parte de otra hacia el oeste, la reparación de la losa del contrapiso y una nueva cubierta que sustituya a la losa de concreto actual por considerarse inadecuada climáticamente. Esta nueva cubierta a cuatro aguas posee los mismos conceptos de diseño que el edificio del depósito: ventilación periférica, parasoles de acero expandido, etc ,lográndose así la unidad visual entre ambos edificios, reforzándose además por el uso de los mismos acabados como el concreto lavado y el uso de elementos similares como bajantes de aguas pluviales. El espacio resultante entre la losa y la nueva cubierta cumple la función de bodega, accediéndose a ésta por unas escaleras existentes. Junto con estas obras se dispuso una plazoleta de acceso peatonal con un pedestal y astas de bandera para reforzar la imagen institucional de la Universidad, un parqueo para 3 automóviles y un área de maniobra para vehículos de carga. En el diseño estructural fue realizado por el Ing. Julio Gutiérrez B., y el diseño y especificaciones electromecánicas fueron contratadas a la empresa Dycel S.A. a cargo del Ing. Carlos Brenes.

EVALUACIÓN Y FINANCIAMIENTO

El proyecto fue aprobado por Rectoría y en el presupuesto de inversión institucional del año 2001 se le asignaron ¢22.000.000,00 (veintidós millones de colones), para su ejecución.

ESTUDIOS PARA EL PROYECTO Los siguientes son los estudios realizados que han servido de base para el diseño del proyecto:

1. Estudio de suelos hecho por la compañía Vieto y asociados (mayo 2001).

2. Visitas al sitio y al edificio existente con sus respectivos levantamientos.

3. Visitas al Archivo Nacional y los archivos de gestión de la Universidad.

4. Levantamiento topográfico realizado por el Ing. Rafael Villalobos (agosto 2001).

Arq. Kevin Cotter Murillo, Departamento de Diseño OFICINA EJECUTORA DEL PROGRAMA DE INVERSIONES

KCM/vbc

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Anexo 2. Cuadro resumen de Problemas, Soluciones y Estrategias

Problema Solución Estrategia Actores

1. Desconocimiento de la Ley No. 7202 y de los principios y funciones archivísticas básicas

Asesoría y capacitación Módulo de capacitación permanente

Archivo Universitario Oficina de Recursos Humanos Sección de Archivística- Escuela de Historia

2. Falta de recurso hu-mano calificado en el Archivo Universitario y en el Sistema en general

Creación de nuevas plazas de Archivista (Asistente, Técnico y Profesional)

Justificación para la creación de nuevas plazas y reubicación de las existentes

Oficina de Recursos Humanos Vicerrectoría de Administración Rectoría

3. Plazas de archivista mal clasificadas o archivistas laborando en otras funciones

Reubicar a los archivistas de acuerdo con su nivel de estudios.

Estudio para el reordenamiento del manual de puestos. Estudio para la reasignación de plazas. Recursos para la revaloración de puestos.

Oficina de Recursos Humanos Vicerrectoría de Administración Rectoría

4. Acumulación y eliminación indiscriminada de documentos

Elaboración de la Tabla de plazos de conservación de documentos de la Universidad.

Desarrollo de un módulo de talleres de capacitación

Archivo Universitario Comité Institucional de Selección y Eliminación Oficina de Recursos Humanos Sección de Archivística

5. Sobreproducción documental. Gestión burocrática no Racional.

Diseño de sistemas de control de producción, flujo, clasificación, ordenación y descripción de los documentos.

Desarrollo del sistema de Gestión de la información institucional

Archivo Universitario Unidad de Redes Escuela de Computación Escuela de Ing. Industrial

6. Pérdida de la memoria institucional.

Recuperación, organización y descripción de fondo patrimonial. Servicio de consulta y préstamo de la documentación en la II y III etapa de su ciclo de vida.

Creación del Archivo Universitario con el rango de oficina administrativa Dependiente de la Rectoría y las funciones de Archivo Universitario e Histórico.

Rectoría Consejo Universitario

7. Agotamiento del espacio físico.

Establecimiento de Archivos Centrales. Instalación de un Archivo Universitario

Construcción de módulos para el depósito de documentos y de oficinas para trabajo y consulta.

OEPI Mantenimiento Rectoría

Sistema de Archivo Universitario Todos los niveles

Anexo 3. Diagrama estructural del SAU

DCA O

M

V

II

INI

C C E

II

AV V

S

V

VSS

S

R

S

T

R

O

BE

AI

CC A

Archivo Central

Universitario

1

C