universidad de costa rica archivo universitario rafael obregÓn lorÍa unidad...

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA ARCHIVO UNIVERSITARIO RAFAEL OBREGÓN LORÍA

UNIDAD DE IDENTIFICACIÓN Y VALORACIÓN DOCUMENTAL

INFORME GENERAL PROYECTO DE DESARROLLO ARCHIVÍSTICO INSTITUCIONAL

APLICACIÓN DE LA TABLA GENERAL DE PLAZOS EN DECANATOS Y ESCUELAS

Elaborado por: Leonora Córdoba Roldán

Colaboración:

Ana Lucila Jaén Delgado

Junio, 2007

Agradecemos a las estudiantes de archivística, bibliotecología, ingeniería industrial y filología, lingüística y literatura designadas con horas asistente su dedicación y sus aportes al trabajo realizado en cada una de las unidades académicas asistidas.

Estudiante Carné Unidad Académica

Abarca Santamaría, Laura A30016 Escuela de Artes Musicales Escuela de Antropología y Sociología

Alvarado Valverde, Vanesa A20248 Decanato Facultad de Ciencias Económ. Decanato Facultad de Microbiología

Chichilla Rodríguez, María José A51595 Escuela de Estudios Generales Escuela de Historia

Corea Pessoa, Beryl A21602 Decanato Facultad de Educación Diaz Valverde, Melissa A31767 Decanato Facultad de Ciencias Sociales

Durán Vargas, Mariela A41880 Escuela de Agronomía Escuela de Economía Agrícola

Espinoza Rojas, Laura A41937 Escuela de Orientación y Educación Espec. Fernández Camacho, Ramses A31937 Decanato Facultad de Derecho

Marín Tenorio, Carolina A33007 Escuela de Antropología y Sociología Escuela de Ingeniería Química

Morúa Calvo, Laura A43650 Escuela de Filología, Lingüística y Literat.

Escuela de Lenguas Modernas Deanato Facultad de Letras

Moya Jiménez, Gabriela A43659 Escuela de Artes Dramáticas Otárola Sáenz, Mellany A43890 Decanato Facultad de Bellas Artes Oviedo Zúñiga, Ligia Elena A33841 Escuela de Antropología y Sociología Paniagua Artavia, Andrea A33883 Decanato Facultad de Derecho Quesada Rodríguez, Rosa A44165 Escuela de Trabajo Social Sánchez Saborío, Penélope A34926 Escuela de Ingeniería Química

Scafidi Saldaña, Giselle A44998 Escuela de Estudios Generales

Escuela de Medicina Decanato Facultad de Ingeniería

Ugalde León, Mónica A35289 Escuela de Trabajo Social Decanato Facultad de Ciencias Básicas

Williams Gamboa, Marjorie A25593 Decanato Facultad de Ingeniería

Zamora Arce, Carolina A35794 Decanato Facultad de Medicina Decanato Facultad de Microbiología

Zamora Arce, Melanie

A35795 Decanato Facultad de Cs. Agroalimentarias Decanato Facultad de Farmacia Escuela de Nutrición Humana Escuela de Administración Pública

2

TABLA DE CONTENIDO

Pág. I. INTRODUCCIÓN

4

1. OBJETIVOS 4 2. ANTECEDENTES 4 2.1.Tabla General de Plazos de Conservación de Documentos para Unidades

Académicas 4

2.2.Aplicación de la Tabla General de Plazos de Conservación de Documentos 6 II. RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE LA TABLA GENERAL DE

PLAZOS

9

1. PROCESOS TÉCNICOS 11 2. CONDICIONES DEL LUGAR DONDE GUARDAN LOS DOCUMENTOS 14 3. CONDICIONES DE LOS DOCUMENTOS 17 4. DOCUMENTOS ENCONTRADOS CONSIGNADOS EN LA TABLA

GENERAL DE PLAZOS 20

4.1. Tabla 1: Documentos de conservación permanente en las Facultades. 21 4.2. Tabla 2: Documentos de conservación permanente en las Escuelas 24 4.3. Tabla 3: Correspondencia en las Facultades 25 4.4. Tabla 4: Correspondencia en las Escuelas 25 4.5. Tabla 5: Documentos por eliminar en las Facultades 26 4.6. Tabla 6: Documentos por eliminar en las Escuelas 27 5. DOCUMENTOS ENCONTRADOS NO CONSIGNADOS EN LA TABLA

GENERAL DE PLAZOS 28

5.1. Tabla 7: Documentos no consignados en la tabla, Facultad de Bellas Artes 28 5.2. Tabla 8: Documentos no consignados en la tabla, Facultad de Ciencias

Agroalimentarias 28

5.3. Tabla 9: Documentos no consignados en la tabla, Facultad de Ciencias Básicas

29

5.4. Tabla 10: Documentos no consignados en la tabla, Facultad de Ciencias Económincas

29

5.5. Tabla11: Documentos no consignados en la tabla, Facultad de Ciencias Sociales

30

5.6. Tabla 12: Documentos no consignados en la tabla. Facultad de Derecho 30 5.7. Tabla 13: Documentos no consignados en la tabla, Facultad de Educación 31 5.8. Tabla 14: Documentos no consignados en la tabla, Facultad de Ingeniería 31 5.9. Tabla 15: Documentos no consignados en la tabla, Facultad de Letras 32

5.10. Tabla 16: Documentos no consignados en la tabla, Facultad de Medicina 32 5.11. Tabla 17: Documentos no consignados en la tabla, Facultad de

Microbiología 33

5.12. Tabla 18: Documentos no consignados en la tabla, Escuela de Estudios Generales

34

3

5.13. Tabla 19: Documentos no consignados en la tabla, Escuela de Ingeniería Química

34

5.14. Tabla 20: Documentos no consignados en la tabla, Escuela de Historia 34 5.15. Tabla 21: Documentos no consignados en la tabla, Escuela de Antropología

y Sociología 34

5.16. Tabla 22: Documentos no consignados en la tabla, Escuela de Trabajo Social

35

5.17. Tabla 23: Documentos no consignados en la tabla, Escuela de Orientación y Educación Especial

35

5.18. Tabla 24: Documentos no consignados en la tabla, Escuela de Filología, Lingüística y Literatura

36

5.19. Tabla 25: Documentos no consignados en la tabla, Escuela de Nutrición 36 5.20. Tabla 26: Documentos no consignados en la tabla, Escuela de Agronomía 36 5.21. Tabla 27: Documentos no consignados en la tabla, Escuela de Artes

Dramáticas 37

5.22. Tabla 28: Documentos no consignados en la tabla, Escuela de Artes Musicales

37

5.23. Tabla 29: Documentos no consignados en la tabla, Escuela de Economía Agrícola

37

III. CONCLUSIONES

39

IV. RECOMENDACIONES

41

V. ANEXOS 43

4

I. INTRODUCCIÓN

El presente informe es el producto de un intento de sistematización del trabajo archivístico por realizar en la Universidad de Costa Rica; parte del proceso de identificación y valoración de la documentación acumulada en las unidades académicas que ya ha concluido su función inmediata en el quehacer universitario y busca llegar a la normalización de la gestión documental en su conjunto.

Está estructurado en tres grandes apartados: El primero plantea los objetivos y narra los antecedentes del trabajo sustantivo. El segundo muestra los resultados de la aplicación de la tabla general de plazos tanto en

los 12 decanatos como en las 14 escuelas. Contiene la descripción de: actividades realizadas; condiciones del lugar donde guardan los documentos; condiciones de los documentos encontrados y documentos encontrados que están consignados en la tabla general. Este último presenta tanto los documentos de conservación permanente, por lo tanto transferibles, como los que deben eliminarse; además de aquellos que no están consignados en la tabla por resultar específicos de cada unidad o por tratarse de documentos propios de otra o de oficinas de la Administración Superior.

Finalmente, se plantean las conclusiones y recomendaciones y se agregan los anexos.

1. OBJETIVOS

Apoyar a las unidades académicas en el mejoramiento de su gestión documental.

Facilitar el proceso de selección y eliminación de la documentación sin valor institucional.

Facilitar el proceso de transferencia de la documentación con valor patrimonial al

AUROL.

Asegurar la adecuada conservación del patrimonio documental universitario. 2. ANTECEDENTES

2.1.Tabla General de Plazos de Conservación de Documentos para Unidades

Académicas.

En el año 2004, a raíz de una solicitud de eliminación de documentos de la Escuela de Antropología y Sociología la Unidad de Identificación y Valoración Documental del Archivo Universitario asumió la elaboración de la tabla de plazos de conservación de documentos de esa Unidad Académica.

4

Hasta entonces, la práctica institucional había sido que cada unidad académica o administrativa, con apoyo del Archivo Universitario, elaborara su tabla y la elevara al Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos1 para su análisis y aprobación; sin embargo, con el propósito de procurar soluciones integrales a los problemas archivísticos y de cumplir con los Lineamientos para la Gestión de Información en la Universidad de Costa Rica aprobados por el Consejo Universitario, el Archivo Universitario decidió elaborar esta tabla y con base en ella plantear una general para todas las unidades académicas, específicamente facultades y escuelas.

Una vez terminada, la tabla se sometió a estudio y validación por las autoridades de la

Escuela de Antropología y Sociología, se aclararon dudas y se realizaron las correcciones que, de acuerdo con su criterio, eran necesarias. Posteriormente, la directora de dicha Escuela la elevó a la CUSED, donde se evaluó y dictaminó.

Mientras tanto, el AUROL, con base en la investigación realizada para la confección de

esa Tabla y siguiendo el procedimiento utilizado para ello, elaboró otra, esta vez, en el Decanato de la Facultad de Ciencias Económicas. Con ambas tablas terminadas se procedió a comparar los tipos documentales en ellas descritos con los consignados en varios inventarios documentales de otras escuelas y facultades que se tenían al haber en el AUROL.

Posteriormente, se unió toda la información en un solo formato, se organizó

alfabéticamente y se obtuvo un instrumento de alcance general para todas las facultades y escuelas, el cual, en primera instancia se sometió a estudio de la CUSED, y en segunda a una validación por parte de un grupo de jefes y encargados administrativos de diferentes facultades y escuelas, la cual se realizó bajo la modalidad de taller, organizado por el AUROL y coordinado por la CUSED.

La CUSED analizó uno por uno los tipos documentales incluidos y puntualizó en la

responsabilidad de su conservación según las oficinas gestoras de los trámites, en sus vigencias y en los que consideró de valor permanente para la Universidad. Así mismo, confrontó la tabla con el Capítulo VIII del Estatuto Orgánico: “Facultades y Escuelas”, con el propósito de identificar los procesos estatutarios establecidos para esas unidades y asegurarse que los tipos documentales correspondientes a dichos procesos estuvieran reflejados en ella.

El taller se desarrolló en dos partes, una inicial de carácter formativo, en la que se le

explicó a las personas participantes los aspectos técnicos archivísticos y legales sobre las actividades de selección, eliminación y transferencia de documentos; es decir se socializó toda la información necesaria para facilitar la discusión y validación de la Tabla, acciones que se llevaron a cabo en la segunda parte de la actividad.

1 Actualmente se denomina Comisión Universitaria de Selección y Eliminación de Documentos CUSED.

5

Finalmente, la CUSED sistematizó las observaciones y sugerencias emitidas por el grupo de jefes y encargados administrativos en el taller, y procedió a corregir, mejorar y aprobar la Tabla general de plazos de conservación de documentos para unidades académicas2.

2.2.Aplicación de la Tabla General de Plazos de Conservación de Documentos.

En el mes de setiembre de 2005 el AUROL designó 105 horas asistente durante 3 meses a 11 estudiantes de la Carrera de Archivística para que lo apoyaran en la aplicación de la tabla general de plazos de conservación de documentos en los decanatos de 12 de las 13 facultades.

El AUROL organizó un primer taller de capacitación para las once estudiantes3, dónde se les explicó en qué consistía el trabajo, les proporcionó una carpeta con material de apoyo y les brindó una inducción sobre la organización del Sistema de Archivos Universitarios (SAU), sobre el quehacer del AUROL y del CISED, sobre el proceso de elaboración de la tabla y sobre la importancia de la aplicación de este instrumento para cada una de estas instancias en particular y para la Universidad en general.

Previo a la designación se consultó, vía telefónica, con los jefes y encargados de servicios administrativos de las Facultades de Letras, Medicina, Farmacia, Microbiología, Ciencias Agroalimentarias, Bellas Artes, Educación, Ciencias Básicas, Ciencias Sociales, Ingeniería, Derecho y Ciencias Económicas4, la posibilidad de llevar a cabo el trabajo en los decanatos, y todos respondieron positivamente.

El AUROL y las jefaturas administrativas de esas facultades firmaron una carta en la que ambos se comprometieron a coordinar, dirigir y supervisar el trabajo por realizar en cada uno de los archivos, con el objetivo de mejorar el desarrollo archivístico de esas Unidades Académicas.

Durante los tres meses de trabajo, el AUROL realizó dos visitas a cada estudiante, con los propósitos de evacuar “in situ” sus dudas, brindar instrucciones, supervisar su trabajo y para conocer las diferentes situaciones de los archivos.

Al término del período de nombramiento de las estudiantes se realizó un segundo taller con el doble propósito de evaluar el trabajo realizado, tanto por ellas en la aplicación del instrumento, como por las funcionarias del AUROL en la coordinación y dirección5, y de obtener información en relación con la documentación existente en los 12 decanatos examinados. Con base en los resultados del taller se elaboró un informe final que se entregó personalmente a cada una de las jefaturas administrativas en marzo de 2006. 2 Ver ANEXO 1 3 Es importante mencionar que el grupo de estudiantes estuvo compuesto por 10 mujeres y 1 hombre, por lo que para efectos de la redacción de este informe se hablará únicamente en femenino. 4 La escogencia de las Facultades se hizo por rifa, ya que no se contó con la cantidad de horas necesaria para cubrir las 13 facultades. 5 Ver ANEXO 2.

6

En julio de 2006, el AUROL obtiene un presupuesto extraordinario de cinco millones

mediante fondos concursables por la aceptación de un proyecto de investigación diseñado en conjunto con la Escuela de Ingeniería Mecánica, los cuales se utilizaron para la contratación de nuevas horas asistente, esta vez para asumir la aplicación de la tabla de plazos en las escuelas de: Estudios Generales; Ingeniería Química; Historia; Antropología y Sociología; Trabajo Social; Orientación y Educación Especial; Administración Pública; Filología, Lingüística y Literatura; Medicina; Nutrición Humana; Agronomía; Economía Agrícola; Artes Dramáticas y Artes Musicales. Las Escuelas de Arquitectura, Formación Docente y Lenguas Modernas también participan en el proyecto asumiendo el pago de las horas asistente de su propio presupuesto.

En esta oportunidad la escogencia de las Escuelas participantes también se hizo por rifa

pero por cada Facultad, para asegurar al menos una escuela por facultad. Esta segunda experiencia de aplicación de la tabla general de plazos para unidades

académicas se realizó bajo las mismas condiciones de compromiso entre las Unidades Académicas y el AUROL y utilizando el mismo procedimiento de trabajo empleado durante el 2005 en los decanatos, el cual fue diseñado por la Unidad de Identificación y Valoración del AUROL y mejorado por el primer grupo de estudiantes designadas con horas asistente.

El procedimiento resultante se socializó con el segundo grupo de asistentes y con las

jefaturas administrativas, previo a iniciar el trabajo en las escuelas mencionadas en un primer taller de inducción.

Procedimiento para aplicar la Tabla General de Plazos de Conservación de Documentos en las Unidades Académicas de la Universidad de Costa Rica.

Actividad Descripción

1 Estudiar y comprender bien la Tabla General de Plazos y demás documentos de referencia.

2 Conocer e identificarse con las personas que laboran en la Unidad Académica. 3 Conocer la estructura y el funcionamiento de la Unidad Académica 4 Acondicionar el lugar de trabajo. 5 Asegurar todos los recursos materiales necesarios para realizar el trabajo.6

6 Identificar todos los lugares donde se encuentra la documentación de la Unidad Académica.

7 Reunir toda la documentación en un solo espacio de trabajo. 8 Sacar los documentos de los AMPOS y las cajas. 9 Revisar la documentación para:

identificar su clasificación y ordenación identificar sus condiciones de conservación: sucios, rotos, arrugados,

herrumbrados, incompletos 6 Gabacha, guantes, tapabocas, lápiz, borrador, hojas, carpetas, prensas plásticas, mesa cómoda, silla, materiales de limpieza, etc.

7

10 Limpiar los documentos 11 Establecer y agrupar las series documentales. 12 Rotular los grupos establecidos. 13 Anotar las fechas extremas en el espacio destinado para ello de la TGP. 14 Desechar documentos de referencia (Copias de: Actas del CU, Gacetas

Universitarias, Reglamentos, Desplegables, La Gaceta Oficial,)7

15 Separar los tipos documentales que de acuerdo con las vigencias establecidas en la Tabla General de Plazos son susceptibles de conservación permanente de los que son susceptibles de eliminar

16 Establecer un tercer grupo con aquellos documentos que no se consignan en la Tabla General de Plazos.

17 Establecer un cuarto grupo con aquellos documentos cuyas fechas extremas sean entre 1941 y 1972.8

18 Elaborar inventarios de los grupos documentales establecidos (de los que se conservan y de los que no)

19 Cambiar carpetas de los documentos que se conservan. (Eliminar grapas, clipes, prensas de lata)

20 Instalar en cajas de archivo. 21 Numerar cajas consecutivamente 22 Anotar número de caja en el inventario respectivo. 23 Mantener ordenadamente el espacio. 24 Trabajar con orden y aseo. 25 Llevar una bitácora del trabajo realizado cada día.

De la misma manera que en la experiencia anterior, durante los meses de trabajo el

AUROL realizó visitas a cada estudiante para evacuar “in situ” sus dudas, brindar instrucciones, supervisar su trabajo y para conocer las diferentes situaciones de los archivos.

Ya en la recta final de la aplicación de este instrumento, se les solicitó a las estudiantes

y a las jefaturas administrativas la cumplimentación de un cuestionario para evaluar los resultados de la actividad.

Una vez finalizadas las horas por las asistentes se realizó un segundo taller para cerrar

la actividad en el cual se les entregó a las jefaturas administrativas un informe verbal preliminar y un juego de copias de los inventarios elaborados, un instrumento que resume los documentos encontrados y sus fechas extremas y las conclusiones y recomendaciones iniciales. En marzo de 2007 se envía formalmente el informe definitivo.

7 Estos documentos no necesitan autorización para eliminarse. 8 Los documentos con fechas extremas entre 1941 y 1973 inclusive, se conservan íntegramente, no sufren proceso de selección.

8

II. RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE LA TABLA GENERAL DE PLAZOS9

La actividad principal de las asistentes consistió en identificar en los archivos “inactivos” de las unidades académicas, los tipos documentales que se consignan en la tabla, anotar sus fechas extremas y su estado de conservación. Paralelamente, en las unidades cuyo espacio físico lo permitió, desarrollaron otras actividades tales como conservación preventiva (limpieza, cambio de carpetas, desecho de grapas y clipes), organización (conformación de series, expedientes) y descripción (inventarios documentales).

El gráfico 1 muestra la distribución de las horas según las actividades realizadas en los

decanatos. En total, las horas laborales fueron 1260 (105 horas asistente por tres meses), de las cuales 20 se destinaron a la inducción, supervisión y evaluación; 1177 laboradas entre setiembre y noviembre y 63 que quedaron pendientes para el mes de enero10.

Gráfico 1 Distribución de horas según actividad

FACULTADES

375

165

270

367

20 63

Identificación

Conservación

Organización

Descripción

Inducción

Pendientes

Fuente: Resultados de la evaluación del proyecto. Unidad de Identificación y Valoración Documental, AUROL. Diciembre, 2005

9 Es importante anotar que la relación de resultados que se detalla a continuación contiene información de 12 escuelas de las 14 asistidas, dado que en 2 de ellas no se aplicó el cuestionario por tratarse de documentación que por razones históricas se encuentra en el AUROL. Así mismo, el cuestionario tampoco se aplicó en las Escuelas de Formación Docente, Arquitectura y Lenguas Modernas. 10 Cabe destacar que a la fecha de presentación de este informe las estudiantes han cumplido con el total de horas designadas a cada una.

9

El gráfico 2 muestra la distribución de las horas según las actividades realizadas en las escuelas. En total, las horas laboradas fueron 1740.

Gráfico 2Distribución de horas según actividad

ESCUELAS

361

417

419

543

Identificación

Conservación

Organización

Descripción

Fuente: Resultados de la evaluación del proyecto. Unidad de Identificación y Valoración Documental, AUROL. Marzo, 2007.

10

1. PROCESOS TÉCNICOS En la mayoría de los decanatos, la ejecución de las actividades de identificación,

conservación preventiva, organización y descripción resultó entre medianamente fácil y difícil, las razones que anotan: el desorden de los depósitos (algunos son al mismo tiempo bodegas de materiales); las condiciones de los documentos (revueltos, incompletos, sucios); la dispersión de los documentos (ubicados en diferentes bodegas); falta de identificación (rotulación) o identificación errónea de las unidades de instalación (carpetas, archivadores, cajas) y el poco espacio para trabajar.

Sin embargo, en algunos decanatos estas actividades resultaron fáciles debido a la poca

cantidad de documentos o por la amplitud de los espacios de trabajo.

Gráfico 3Grado de dificultad en la realización de las actividades

FACULTADES

0

1

2

3

4

5

6

Identificación Conservación Organización Descripción

Actividades

Facu

ltade

s

Muy fácil

Fácil

Nada fácil

Difícil

Medianamentefácil

Fuente: Resultados de la evaluación del proyecto. Unidad de Identificación y Valoración Documental, AUROL. Diciembre, 2005. El grado de dificultad que tuvieron las asistentes en las escuelas para ejecutar las

mismas actividades que en las facultades resultó entre medianamente fácil y fácil. La facilidad apunta a que el grupo de asistentes que trabajó en las escuelas es el mismo que había trabajado un año antes en los decanatos y para entonces tenían alguna práctica acumulada. Las asistentes nuevas que se designaron se pusieron a trabajar en pareja con las asistentes antiguas.

Sin embargo, las razones que justifican el grado de dificultad son exactamente las

mismas que en los decanatos: el desorden de los depósitos (algunos son al mismo tiempo bodegas de materiales); las condiciones de los documentos (revueltos, incompletos, sucios); la dispersión de los documentos (ubicados en diferentes bodegas); falta de identificación

11

(rotulación) o identificación errónea de las unidades de instalación (carpetas, archivadores, cajas) y el poco espacio para trabajar.

Gráfico 4Grado de dificultad según actividad

ESCUELAS

0

1

2

3

4

5

6

Identificación Conservación Organización Descripción

Actividad

Escu

elas

Muy fácil

Medianamentefácil

Fácil

Nada fácil

Difícil


En ambos casos, los principales problemas que enfrentaron no tienen que ver con

debilidades de tipo técnico, falta de conocimiento o de acompañamiento por parte del AUROL, pero si mencionaron dificultades de espacio, ya sea por pequeños, por sucios, por ser al mismo tiempo bodegas de materiales y equipos en desuso o de equipo audiovisual, así como por inseguros.

Como soluciones a esos problemas asumieron las labores de limpieza, de organización

del lugar para asegurarse un espacio “cómodo” donde realizar su trabajo y en algunos casos acudieron a la jefatura administrativa para conseguir que las apoyaran en mantener el orden asignado. Estas labores se consignan dentro de las actividades de conservación y organización que presentan los gráficos 1 y 2.

En relación con la cantidad de documentos revisados, en el caso de las facultades al

finalizar las horas sólo en 2 decanatos se alcanzó a revisar más del 50%, en 2 se llegó al 50% y en 6 no se logró ni el 50%. Esta situación se debe principalmente a la deficiente condición de conservación y organización de los documentos en 7 decanatos. El gráfico siguiente muestra esta relación.

12

Gráfico 5Cantidad de documentos revisados

FACULTADES

0

1

2

3

4

5

6

Más del 50% 50% Menos del 50%

Facu

ltade

s

Fuente: Resultados de la evaluación del proyecto. Unidad de Identificación y Valoración Documental, AUROL. Diciembre, 2005. En el caso de las escuelas, sólo en 2 se alcanzó a revisar el 100%, en 10 no se logró ni

el 50% y en otras 10 se superó el 50% pero no se alcanzó la totalidad. Las razones sobre la imposibilidad de alcanzar el 100% de la documentación tienen que ver principalmente con el volumen de documentos, su clasificación y organización iniciales y lo inadecuado de los espacios.

0

1

2

3

4

5

Escu

elas

Menos del 50% Más del 50% 100%

Gráfico 6Cantidad de documentos revisados

ESCUELAS


13

Producto de esta revisión documental es posible conocer que existen deficiencias en los sistemas de clasificación y ordenación que provocan la falta de unicidad de los asuntos que tramitan y en los expedientes de personas, que existen archivos paralelos con base en fotocopias de la documentación, principalmente, de la que entra a las unidades y que no existen expedientes de actas de las sesiones de los cuerpos colegiados que integren todos los documentos relacionados con ellas.

2. CONDICIONES DEL LUGAR DONDE GUARDAN LOS DOCUMENTOS

Las condiciones de iluminación y ventilación resultaron mayoritariamente buenas para llevar a cabo el trabajo en las facultades durante los tres meses, no así para la conservación de los documentos, debido a que son espacios destinados a bodegas que tienen poco o ningún mantenimiento y son muy estrechos.

Gráfico 7Condiciones de iluminación y ventilación del lugar de trabajo

FACULTADES

0

1

2

3

4

5

6

Iluminación Ventilación

Facu

ltade

s

Muy buena

Buena

Regular

Mala

Fuente: Resultados de la evaluación del proyecto. Unidad de Identificación y Valoración Documental, AUROL. Diciembre, 2005.

En las escuelas la situación en relación con las condiciones de iluminación y ventilación es similar a las facultades, particularmente porque las asistentes no desarrollaron sus actividades directamente en los espacios donde se guardan los documentos, los cuales, por el contrario, presentan condiciones menos favorables: humedad relativa elevada, ventilación e iluminación entre regular y mala.

14

Gráfico 8Condiciones del lugar de trabajo

ESCUELAS

0

1

2

3

4

5

6

7

Iluminación Ventilación

Condiciones

Escu

elas Buena

Regular

Mala

Fuente: Resultados de la evaluación del proyecto. Unidad de Identificación y Valoración Documental, AUROL. Marzo, 2007. Otro detalle importante es que ocho de las doce escuelas tienen sus depósitos de

documentos en los niveles superiores de los edificios, ya sea porque la escuela misma se ubica en esos niveles o porque el decanato correspondiente les facilita un lugar en segundos, terceros y hasta cuartos pisos, que las unidades académicas utilizan para enviar los “archivos pasivos”, y de paso, todo lo que ya no les sirve.

Tanto en las facultades como en las escuelas, las condiciones con las que contaron las

asistentes son adecuadas en cuanto a los materiales de oficina y mobiliario de trabajo; sin embargo, el espacio físico y la estantería resultan ser poco adecuados o inadecuados.

Lo poco adecuado de los espacios físicos tiene que ver, principalmente, con que son

utilizados también para bodega de materiales de limpieza y de útiles de oficina, en el mejor de los casos, si no de mobiliario y equipo en desuso.

En relación con las estanterías, en la mayoría de las facultades y escuelas son de

madera, material nada conveniente para instalar documentos porque atrae insectos con más facilidad que las de metal y porque tienen muy poca capacidad para albergar toda la documentación que se conserva, de ahí que se encuentren grupos de documentos apilados sobre el piso, por ejemplo.

Generalmente, estos espacios son poco frecuentados por los conserjes, debido a que los

documentos o los materiales en desuso no representan una prioridad para las unidades académicas. El gráfico siguiente muestra la frecuencia con que se realizó la limpieza durante los meses de ejecución de las actividades.

15

Gráfico 10Frecuencia de liempieza

FACULTADES

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Siempre A veces Nunca

Limpieza

Facu

ltade

s


Gráfico 11Frecuencia de limpieza

ESCUELAS

0

1

2

3

4

5

6

Siempre A veces Nunca

Frecuencia

Escu

elas


16

3. CONDICIONES DE LOS DOCUMENTOS

La ausencia de limpieza incide directamente en el estado de conservación de los documentos que se guardan en esos espacios, lo que conlleva a un problema mucho mayor: el deterioro de los documentos y de sus unidades de instalación.

Los dos gráficos siguientes muestran las condiciones de los documentos encontrados en

cada una de las facultades y las escuelas.

Gráfico 12Condiciones de conservación de los documentos

FACULTADES

0123456789

10

Sucios Rotos Arrugados Herrumbrados Incompletos

Condiciones de los documentos

Facu

ltade

s


17

Gráfico 13Estado de conservación de los documentos

ESCUELAS

0

2

4

6

8

10

12

14

Sucios Rotos Arrugados Herrumbrados IncompletosCondiciones

Escu

elas


18

Empastes, AMPOS, cajas de cartón, archivadores de madera y metálicos y estanterías de madera son los medios más utilizados por las unidades académicas (facultades y escuelas) para guardar sus documentos.

El gráfico 14 muestra el estado de conservación de esas unidades de instalación en cada

una de las facultades.

Gráfico 14Estado de conservación de las unidades de instalción

FACULTADES

0

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Empastes AMPOS Cajas Archivadores Estantería

Unidades de Instalación

Facu

ltade

s

Buenestado

Estadoregular

Mal estado


19

En cuatro de las doce escuelas utilizan archivadores de madera y en dos de las doce utilizan cajas de cartón corrientes tipo “galletas” y en otras dos, cajas de cartón tipo “tamal”, mientras que en las ocho restantes sí utilizan cajas de cartón para archivo de documentos adecuadas. Cabe resaltar que a cuatro de las doce escuelas el AUROL les facilitó, en calidad de préstamo, las cajas necesarias para que las asistentes pudieran realizar su trabajo.

El gráfico 15 muestra, en términos generales, el estado de conservación de esas

unidades de instalación.

Gráfico 15Estado de conservación de las unidades de instalación

ESCUELAS

0

2

4

6

8

10

12

14

Empastes AMPOS Cajas Archivadores

Unidades de instalación

Escu

elas

Buen estado

Estado regular

Mal estado


4. DOCUMENTOS ENCONTRADOS CONSIGNADOS EN LA TABLA GENERAL DE PLAZOS

20

4.1. Tabla 1 : Documentos de Conservación Permanente en los Decanatos 11

T. DOCTAL

Actas de cuerpos colegiados

Expediente de Actas de cuerpos colegiados

Expedientes de personal docente

Expedientes de estudiantes

Expedientes de trabajos y actos finales de

Actas de trabajos finales de graduación.

Fórmula modificación expediente académico

Actas de notas

Minutas de reuniones

Informes anuales de labores

Planes de Estudio

Programas de Cursos

DECANATO Facultad de Letras

Consejo de Área 1974-1995 Consejo Asesor 1974-2004

1998-2001 1973-2000 1998-1999 1993 De 1941 a 1954 pasaron a ORI

1994-2000

Facultad de Medicina

Asamblea Facultad 1951-2002 Comisiones permanentes 1959-1971 Consejo Área 1992

Asamblea Facultad 1976-1990 Consejo Asesor 1958-1995 Consejo Área 1992

1955-2001 1992-1999 1961 1961 1997 1969-1983

1955-1962

1963-1988

Facultad de Farmacia

Consejo Asesor 1941-1978

1950-1970 1967-1997 1993-2001 1955-1963 1995-1997 1961-2002

1964-1980

1965-1978

1970-2006

Facultad de Microbiología

Asamblea Facultad 1972-2004 Consejo Área 1972-2004

Consejo Asesor 1998-1999

1955-2004 1969-2005 1998 1985-1999

1994-1998

1979-1999

1990-2000

Facultad de Ciencias Agroalimentarias

Asamblea Facultad 1968-2003 Comisiones Permanentes 1984-1993

1979-2005 1920-1991 1973-1985 1973-1996 1962-1986

1977-1985

1967-2005

1963-1994

1957-1986

Facultad de Bellas Artes

1942-2003 1973-2003 1999-2003 1947-2004 2003 1950-1977

1963-2003

1958-1993

1950-1990

11 Estos documentos son transferibles al AUROL. Las transferencias deben solicitarse mediante oficio dirigido a la M.Sc. Rita Porras, debidamente firmado y sellado por el director (a) de la unidad académica.

21


T. DOCTAL








Actas de notas



Planes de Estudio

Programas de Cursos

DECANATO Facultad de Educación

Asamblea Facultad 1954-2004 Consejo Área 2001-2002 Consejo Asesor 1979-2004

1970-1989 1938-1992 1967-1978

1964-2002

1953-1995

1966-1997

Facultad de Ciencias Básicas

Asamblea Facultad 1974-1978 Consejo Asesor 1977-1980

1976-1980 1979 1974 1978-1979

1973-1980

1974-1980

1974- 1980

Facultad de Ciencias Sociales

Asamblea Facultad 1998-2002 Consejo Asesor 1974-2002 Consejo Área 1998

1978-2000 2004 1989-1993 1992-1997

Facultad de Ingeniería

Asamblea Facultad 1985-1998 Actas del Consejo 1958

1941-1964 1954- 1966 1960-1966

1956-1957

1954-1997

1958-1995

1954-1967

Facultad de Derecho

Comisiones 1970-1992 Asamblea

Asamblea

1976-1986 1890, 1916,1933-2000

1898-1987

1972

22


T. DOCTAL








Actas de notas



Planes de Estudio

Programas de Cursos

DECANATO Facultad 1949-1965

Facultad 1890-1977

Facultad de Ciencias Económicas

Comisiones 1974-1984 Asamblea Facultad 1968-2003 Consejo Área 1974-2000 Consejo Asesor 1974-2004

Asamblea Facultad 1994-2000 Consejo Área 1994-2000 Consejo Asesor 1994-2000

1962-1999 1979-1998 1973-1995 1977-1990 1954-2003

1987-1998

1978-1996

1978-1997

23

24

4.2. Tabla 2: Documentos de Conservación Permanente en las Escuelas

SERIE DOCUMENTAL



Expediente de estudiantes

Expediente de personal docente

Expediente de trabajos y actos finales de graduación



Actas de notas



Planes de Estudio

Programas de Cursos

No. ORDEN 01 10 14 16 18 03 21 02 31 25 34 35

ESCUELAS

Estudios Generales 1961-1993 1967-1993 - 1966-1996 - - 1976-1997 - - 1961-1972 - 1958-1992

Ingeniería Química 1971-2004 1971-2004 - 1968-2002 - 1999 - - - - - 1974-2006

Historia 1975-2001 1975-1999 1977-1993 1982-1998 1975-1997 - - 1952-1983 1986 1969-1998 1986 1978-1999

Antropología ySociología

1981-2003 - - 2001-2003 - 1993-2001 - - - 1980-1998 - -

Trabajo Social 1974 -1999 1974 1958-2003 1973-2002 1975 1989-1993 1975-1986 1956-1994 1995 1958-1999 1975-1999 1973-1999

Orientación yEducación Especial

1986-2006 1987-2006 1967-2006 1955-2006 1997 1991-2006 1990-2006 1976-2006 1996-2006

1985-2006 1974-2006 1974-2006

Administración Pública 1974-2005 - 1977-2005 1966-2006 1997-2000 2000-2003 2002 1973-2001 - 2003 1959-2004 1957-2006

Filología, Lingüística y Literatura

1974-1999 1979-2001 1999-2000 - 1980-2000 - - 1961-2003 - 1978-1998 - 1990-1979

Medicina 1982-2005 1996-2000 1961-2006 1961-2006 - - 1965-2006 1965-2006 1977-1996 1963-2006 1963-2006

Nutrición Humana 1979-2004 - 1978-2003 1987-2004 1995-2004 - - 2002 - 1979-1997 1995-1999 1995-2004

Agronomía 1980-2001 - 1961-2006 1973-2003 1973-1990 1980-1988 - Decanato - 1983-1995 1981-2000 1981-1992

Economía Agrícola 1980-1988 1988 1969-1996 - 1982-1988 1982 - Decanato - 1981-1988 1973-1988 1982-1986

Artes Dramáticas 1978-1994 1975-1995 1975-1995 1973-1998 1978-1981 1995 1973-1991 1973-1976 1973-1975

Artes Musicales - 1960-2005 1978-2005 1968-2005 1977-2005 - - - - 1976-2004 1975-1998 1975-1998

Formación Docente 1988-2005 1998-2005 1971-2006 1991-2006 - 2003 2003-2004 2000 - 1977-2001 1962-1998 1995

Arquitectura 1974-1991 1992 1968-2000 1992 - 1992-1993 - 1992-1993 - - 1984-1990 1993

4.3. Tabla 3: Correspondencia en las Facultades 12

TIPO DOCUMENTAL Correspondencia DECANATOS Cartas Enviadas (consecutivos) Cartas Recibidas Ciencias Agroalimentarias 1979-2005 1962-2005 Bellas Artes 1942-2003 1942-2003 Ciencias Básicas 1973-1978 1973-1978 Ciencias Económicas 1943-2002 1972-2000 Ciencias Sociales 1974-2002 1992-2002 Derecho 1986-2001 1985-1998 Educación 1975-2001 1961-2004 Farmacia 1996-2002 1962-2002 Ingeniería 1946-1998 1946-1996 Letras 1998-2003 1997-2003 Medicina 1955-1997 1955-1997 Microbiología 1984-2003 1977-2003

4.4. Tabla 4: Correspondencia en las Escuelas

ESCUELAS CORRESPONDENCIA Cartas Enviadas (consecutivos) Cartas Recibidas Estudios Generales 1958-1997 1958-1997 Ingeniería Química 1976-2004 1976-2004 Historia 1973-1993 1973-1996 Antropología y Sociología 1981-2005 1981-2005 Trabajo Social 1956-2002 1956-2000 Orientación y Educación Especial 1984-2006 1984-2006 Administración Pública 1998-2006 1998-2006 Filología, Lingüística y Literatura 1978-2003 1978-2003 Medicina 1977-2004 1977-2003 Nutrición Humana 1997-2004 1979-2004 Agronomía 1984-2000 1983-2000 Economía Agrícola 1973-1986 1973-1986 Artes Dramáticas 1978-1985 1973-1985 Artes Musicales 1946-2003 1956-2004 Formación Docente 1987-2006 1983-2005 Arquitectura 1973-2002 1973-2002

12 De acuerdo con la tabla general de plazos de conservación de documentos para unidades académicas, la correspondencia es transferible al AUROL donde será sujeta a expurgo. Las transferencias deben solicitarse mediante oficio dirigido a la M.Sc. Rita Porras, debidamente firmado y sellado por el director(a) de la unidad académica.

25

26

4.5. Tabla 5: Documentos por eliminar en las facultades 13

No. ORDEN14

04 05 06 09 11 12 13 15 17 19 20 22 23 24 26 27 28 29 30 32 33

DECANATO

Ciencias Agroalimentarias

- 1992-1993

1982-1985

19741980

19881999

- 19792005

19972005

1973-1985

1993 19921993

- - - 19742005

19792005

19741985

- 1981-1985

1971-1986

-

Bellas Artes

- - - 1967 19621989

20022004

19622004

19641999

1975-2004

20002002

19891996

19441974

- - - - 1991 1962 1968-1971

2000-2001

-

Ciencias Básicas

- 1974-1979

1979 1978 - - - 19741979

1975-1985

- - - - - - - - - - 1977-1980

-

Ciencias Económicas

1986 2000

1994-2002

1991-2000

2005 19972002

- 19922002

1998 1989-2000

1989 19951996

19851995

1985 - 19962000

- 1995 - - 1994-1996

1997

Ciencias Sociales

- - 1998-2002

- 1993 -1994

19952000

19962003

1996 - 1999 - - - 2001 - 1999 - - 1993-1999

1996

Derecho 1994 - - - - - - - - - - - - - - - - - 1989-1991

- 1995

Educación 1997 1967-2004

1989-2004

- - - 20012005

- - - 20002004

- - - 19802004

- - - 1997 1975-2004

-

Farmacia - - 1970 - - - 19741998

- - - - 1970 - - 19901991

- - 1970 - 1970

Ingeniería - - 1967-1968

- 1967 -1968

- - - - - - - - - 19681960

- - 1960 1987-1998

-

Letras - 1998-1999

- - 1993 -2001

19982002

19982001

1999-2002

- 19872004

- 1998 - 1999 - - - - 1998-2002

19922004

Medicina - 1984-1989

1950-2000

1958-1960

1989 - 19582003

- 1958-1996

19862001

19671999

19621994

19891992

- 1962 - - - - - 1969

Microbiología 1994 1999

1998-2005

1960-1996

19952003

1989 2002

1995 19902003

- 1998-2003

1995 20012003

19972003

19972001

19972004

20012002

19981999

- - 1993-2003

- 19962003

13 Las eliminaciones se deben solicitar al AUROL mediante oficio dirigido a la M.Sc. Rita Porras, debidamente firmado y sellado por el director (a) de la unidad académica. 14 Para identificar el nombre del documento correspondiente al número de orden, remitirse a la tabla general de plazos de conservación de documentos entregada en el taller de inducción en julio de 2006.

27

4.6. Tabla 6: Documentos por eliminar en las escuelas

No. ORDEN15 04 05 06 09 11 12 13 15 17 19 20 22 23 24 26 27 28 29 30 32 33 ESCUELA Estudios Generales

1970 - - 1968-1997

- - 1968-1998

- - - 1997 - - - 1963-1970

- - - 1960-1995

- 1971

Ingeniería Química

2004 - - 1997 2004 1999-2004

2004 - 1997-2000

- 2001-2005

2004-2005

- - - - - - 1993-2003

- 1984-2002

Historia 1988-2004

1996 1990-1991

1979-1997

1988-1996

1982-1996

1972-2004

1991-1996

1976-1996

- 1999-2000

1997-2004

- 1989-1996

- - 1993 - 1987-1998

1975-2003

1988

Antropología y Sociología

- - 1997-2000

1993 1982-2001

1996-2004

1993-1997

- - 1993-1997

2001-2003

- - - - 1993 - - - - -

Trabajo Social - 1973- 1976- 1998 1995

1986- 1993

1973 - 1957-1974

- 1965-1982

- 1992-1993

1975- 1988

1986- 1988

1993-1997

1995 1996-1999

- - 1988-1989

1977 -1990

1973- 1996

Orientación y Educ. Especial

1999-2006

1995-2006

- 1996-1997

1993-2006

1990-1996

1992-2006

- 1985-2006

1989-2006

1998-2006

1990-2006

1990-2006

- 1996-2000

2002-2006

- - - 1991-2006

1977-2006

Administración Pública

1996- 2005

- 2000-2001

2003-2004

1999-2005

1999-2003

1999-2005

- 1998-2001

2001 2001-2005

2002- 2004

- 2001-2001

1998-2006

- 2001-2002

2000 2000-2004

2000 2002-2004

Filología, Lingüística y Literatura

1995 - - - 1991-1995

- 1980-2002

- 1990-2002

1997-2001

- 1994-2001

- - - - - - 1995-2000

1977-2002

-

Medicina - - - 1961-2006

- - 1988 - 1980 - - 2000-2006

- - - - - 1965-2006

1965-2006

Nutrición Humana

1979- 2004

- 2000-2004

1991-2003

1997-2004

1979-2004

1980-2004

1998-2000

1979-2004

1994-1998

1979-2004

1991-2003

- 1996-2004

2001 - 1996-2004

- 2002-2003

2002-2003

2002-2003

Agronomía - - - - - 1982-1996

1982-196

- 1981-1996

- 1993-2001

1987-2004

- - - - - - 1982-1991

- -

Economía Agrícola

- - - - - 1988 - - 1973-1986

- 1986-1988

1982-1986

1986 - - - - - 1967-1985

- -

Artes Dramáticas

1995 - - 1987-1995

1977-1999

- 1973-1995

- - - 1982-1995

1985-1995

1986-1995

- - - - - 1978-1999

1978-1991

1976-1995

Artes Musicales

- - - 1977-2003

1976-1990

- 1978-1976

- - - 1983-1995

1983-2003

1977-2003

- - - - - - 1977-2003

1977-2003

Formación Docente

2005 - - - 1999-2001

1998-2003

2000-2003

- 2001-2003

1995-1998

2003-2005

2004 - - 1999-2004

- - - - 1998-2000

-

Arquitectura - - - - 1989-1993

1992-1993

1974-1999

- - 1992-1993

1982 - - - - - - - 1993 1992-1993

1993-1994

15 Para identificar el nombre del documento correspondiente al número de orden, remitirse a la tabla general de plazos de conservación de documentos entregada en el taller de inducción en julio de 2006.

5. DOCUMENTOS ENCONTRADOS NO CONSIGNADOS EN LA TABLA GENERAL DE PLAZOS En las unidades académicas asistidas se encontraron algunos tipos documentales –no

series- que no están consignados en la tabla general por tratarse de documentación específica propia de cada una, o bien por tratarse de documentos pertenecientes a series propias de otras unidades u oficinas de la Administración Superior. A continuación se presentan las tablas debidamente identificadas por el nombre de la unidad.

DECANATOS

5.1. Tabla 7: Tipos documentales no consignados en la tabla Facultad de Bellas Artes

Tipo documental Fechas extremas Observación Fotografías Conservar Revistas No es material de archivo Juegos No es material de archivo Recortes de periódico Valorar16

Actas de Asamblea Representativa Documentos de referencia17

Curricula Valorar Convenios y contratos Documentos de referencia Lista de estudiantes con promedios bajos 1962 Eliminar Reglamentos Documentos de referencia Planillas Valorar Catálogo de la academia de Bellas Artes Conservar

5.2. Tabla 8: Tipos documentales no consignados en la tabla Facultad de Ciencias Agroalimentarias

Tipo documental Fechas extremas Observación Control de la correspondencia 1984-1987 Instrumentos de trabajo18

Catálogo de publicaciones 1984-1986 No es material de archivo Tesis No es material de archivo Convenios 1974-1993 Documentos de referencia Curricula Valorar Revistas 1981-1985 No es material de archivo Programas de becas 1990-1993 Eliminar si ya caducaron Reglamentos Documentos de referencia Listas de cintas de video 1979-1993 Instrumentos de trabajo Periódico Agronomía al día 1993-1995 No es material de archivo

16 La observación “valorar” quiere decir que la CUSED debe realizar una valoración específica del documento que se describe. 17 Los documentos de referencia son aquellos que no produce la unidad (generalmente son copias) pero que necesita tener a mano para consultar y resolver asuntos que sí son responsabilidad de la unidad. Estos también se pueden eliminar cuando la unidad así lo requiera. 18 Los instrumentos de trabajo se pueden eliminar cuando dejan de tener sentido para la gestión de los asuntos. Estos documentos generalmente se elaboran para controlar o administrar mejor ciertas tareas y trámites, pero no obedecen a procesos concretos.

28

5.3. Tabla 9: Tipos documentales no consignados en la tabla Facultad de Ciencias Básicas

Tipo documental Fechas extremas Observaciones Actas de Asamblea Colegiada Representativa 1977 Documentos de referencia Boletines de CSUCA 1978 Documentos de referencia Calendario de exámenes 1976 Eliminar Curricula Valorar Dietas de exámenes 1977 Eliminar Discursos 1978 Conservar Distribución de solicitudes de Ingreso por Recinto 1979 Eliminar Fluxograma para la creación de nuevas carreras 1978 Valorar Folletos 1978 No son material de archivo Guía de horarios 1977 Eliminar Lista de acuerdos de Actas del Consejo Universitario 1979 Instrumento de trabajo Lista de películas de la Escuela de Química 1978 Instrumentos de trabajo Lista de programas de la Escuela de Biología Instrumentos de trabajo Lista de proyectos de TCU Instrumentos de trabajo Listas de profesores de la Facultad de Ciencias y Letras Instrumentos de trabajo Listas de publicaciones 1978 Instrumentos de trabajo Manual de formulación de Presupuesto 1976 Instrumentos de trabajo Notas para el Estudio sobre la situación Actual de las Universidades de Centroamérica

Documentos de referencia

Padrón electoral Eliminar Plan de adquisiciones 1976 Eliminar Plan de desarrollo de la Escuela de Química 1979-1985 Valorar Plan quincenal –Escuela de Biología, IICE, Investigación en Geología,

1980-1985 Eliminar

Proyectos de reglamentos y Reglamentos Documentos de referencia Publicaciones No es material de archivo Recortes de periódico 1976 Valorar Reglamentos 1975-1980 Documentos de referencia Solicitudes de ingreso a carrera 1979 Eliminar Solicitudes de trámites por servicios administrativos 1974-1980 Eliminar (Circular CISED-23-04) Solicitudes de trámites por servicios administrativos 1974-1979 Eliminar (Circular CISED-23-04) Tesis No es material de archivo

5.4. Tabla 10: Tipos documentales no consignados en la tabla Facultad de Ciencias Económicas

Tipo documental Fechas extremas Observaciones Actas del Consejo Directivo 1971-1974 Valorar Actas del Consejo Universitario 1989-1990 Documentos de referencia Comprobantes de envió de fax 1995 Instrumento de trabajo Control de entrega de actas de notas listas 1985-1986 Instrumento de trabajo Controles de asistencias de limpieza 2002 Instrumento de trabajo Convenios Documentos de referencia Curricula Valorar Estudios de egresados 1987 Expediente de estudiante Expediente de Actas de Asamblea Colegiada 1994-1995 Documentos de referencia Lista de licenciadas de la Facultad 1974-1986 Instrumento de trabajo Planes operativos 1992 Valorar Registro de correspondencia 2002-2003 Instrumento de trabajo Reglamentos Documentos de referencia Resoluciones de la VD Documentos de referencia

29

5.5. Tabla 11: Tipos documentales no consignados en la tabla

Facultad de Ciencias Sociales Tipo documental Fechas extremas Observación

Redacciones, Concurso de niños y niñas realizados por la Escuela de Historia

1997 Valorar

Estudios 1996 Valorar Curricula 1996 Valorar Informe de Labores del SEP 1994-1996 Documentos de referencia Actas del Consejo Universitario 1987-1990 Documentos de referencia Proyectos de Reglamento y Reglamentos Documentos de referencia Resoluciones de la VD Documentos de referencia Solicitudes de trámites por servicios administrativos 1996-1999 Eliminar (CISED-23-04) Solicitudes de trámites por servicios financieros 1996-1999 Eliminar (CISED-23-04) Reporte de códigos de plazas 1996 Instructivo para la formulación del Plan Operativo y Presupuesto

1996 Documentos de referencia

Convenios 1996 Documentos de referencia Constancias 1996 Eliminar Proyectos de Ley 1996 Documentos de referencia Invitaciones Eliminar Nota sobre la mayoría de edad de las personas Eliminar Revistas No es material de archivo Listas de revistas de canje Instrumentos de trabajo Borradores de Actas del Archivo Nacional y Actas corregidas

1999-2004 Documentos de referencia

Discursos de graduación 2001 Conservar Informe de reproducción del Centro de Fotocopiado 2001 Eliminar (CISED-23-04) Catálogo de cursos de educación continua 2002 Valorar Plan estratégico 2001-2005 Valorar Actas de Asamblea Colegiada Representativa 2001 Documentos de referencia Recortes de periódico 2000 Valorar

5.6. Tabla 12: Tipos documentales no consignados en la tabla Facultad de Derecho

Tipo documental Fechas extremas Observación Constancias 1985-1993 Eliminar Convenios Documentos de referencia Currícula 1987 Valorar Exámenes para obtener el posgrado 1992 Valorar Expedientes de notariado y licenciatura en derecho Forman parte del expediente del

estudiante Gaceta Universitaria 1999-2000 Documentos de referencia Guías de Horarios 2001-2003 Eliminar Índice legislativo 1970 No es material de archivo Invitaciones 1987 Eliminar Jornada de personal docente segundo ciclo 1989 Instrumentos de trabajo Listados de las publicaciones con sus autores, IIJ Instrumentos de trabajo Propuestas de investigación Valorar Publicaciones No es material de archivo Recortes de periódico 1982-1991 Valorar Reglamentos 1981-1984 Documentos de referencia Títulos notariales 1985-2004 Valorar

30

5.7. Tabla 13: Tipos documentales no consignados en la tabla Facultad de Educación

Tipo documental Fechas extremas Observación Recortes de periódico 1965-1969 No es material de archivo Registro de Títulos-Acuse de recibido de títulos 1954-1968 Conservar Permanentemente Reglamentos Documentos de referencia Anales de la Universidad de Costa Rica 1945-1961 Conservar Permanentemente Convenios 1982 Documentos de Referencia Programas 1965-1969 Conservar Permanentemente Certificados de aprobación de asignaturas 1961-1969 Valorar Solicitudes de trámites por servicios administrativos 1987-2000 Eliminar CISED-023-2004 Reconocimiento de títulos Valorar Solicitudes de trámites por servicios Financieros 1996-2003 Eliminar CISED-023-2004 Curricula Valorar Revistas No es material de archivo Catálogos de libros de la Facultad No es material de archivo Invitaciones Eliminar Discursos y conferencias Conservar Permanentemente Reseña histórica de la Facultad de Educación Conservar Permanentemente Actas del Posgrado en Educación 1997 Documentos de Referencia Guía didáctica para el docente No es material de archivo Control de becarios 11 2001 Instrumentos de trabajo Actas del IIMEC 1995 Eliminar Informes de conferencias Valorar

5.8. Tabla 14: Tipos documentales no consignados en la tabla Facultad de Ingeniería

Tipo documental Fechas extremas Observación Fotografías Conservar Revistas No es material de archivo Juegos No es material de archivo Recortes de periódico Valorar Actas de Asamblea Representativa Documentos de referencia Curricula Valorar Convenios y contratos Documentos de referencia Lista de estudiantes con promedios bajos 1962 Eliminar Reglamentos Documentos de referencia Planillas Valorar Catálogo de la academia de Bellas Artes Conservar

31


Facultad de Letras Tipo documental Fechas extremas Observación

Actas de la Asamblea Colegiada Representativa 2004 Documentos de referencia Libros de actas de exámenes de grado 1957-1978 Conservar permanentemente Reglamentos 1968-1975 Documentos de referencia Convención Colectiva 1982-1984 Documentos de referencia Libro de Resoluciones 1972 Eliminar Libro sobre la inauguración del Edificio de la Facultad de Letras

Conservar permanentemente

Lista de libros publicados por los profesores de Letras

1974-1989 No es material de archivo

Curricula 1991-2002 Valorar Solicitudes de estudiantes para realizar horas asistentes

Instrumentos de trabajo

Publicaciones No es material de archivo Solicitud de Examen de Candidatura 1998 Expediente estudiante Contratos Documentos de referencia Invitaciones Eliminar Gacetas Documentos de referencia Libro sobre la formulación y ejecución del plan presupuesto

Documentos de referencia

Facturas Eliminar CISED-023-2004

5.10. Tabla 16: Tipos documentales no consignados en la tabla Facultad de Medicina

Tipo documental Fechas extremas Observación Controles de correspondencia 1984-1987 Instrumentos de trabajo Convenios 1961-1997 Documentos de referencia Facturas Eliminar CISED-023-2004 Solicitudes de trámites por servicios administrativos 1979-1992 Eliminar CISED-023-2004 Solicitudes de trámites por servicios financieros 1970-1999 Eliminar CISED-023-2004 Recepción de correspondencia 1990-1992 Instrumentos de trabajo Proyecto Agro Feria 1999 Valorar Libros No es material de archivo Reglamentos 1974-1977 Documentos de referencia Constancias y recomendaciones 1980-1993 Eliminar Informes de ventas de servicio del CITA 1994 Documentos de referencia Tesis 19741993 No es material de archivo Actas de sesiones del Consejo Asesor de la Vicerrectoría de Acción Social


Informes anuales de labores del Sistema de Educación General


Boletines de otras unidades Eliminar CISED-023-2004 Listas de cintas de video Instrumentos de trabajo Actas de donación Valorar Contratos 1982-1985 Documentos de referencia Recortes de Periódico 1995 No es material de archivo

32


Facultad de Microbiología Tipo documental Fechas extremas Observación

Listados de estudiantes 1997-1998 Instrumentos de trabajo Horarios 1995-2000 Eliminar Constancias 1995-1996 Eliminar Citas de matrícula 1999-2002 Eliminar Distribución de aulas 1999 Eliminar Curricula Valorar Control de devolución de documentos Instrumentos de trabajo Reglamentos de la UCR 1996 Documentos de referencia Artículos de Internet 2003 Documentos de referencia

33

ESCUELAS

5.12. Tabla 18: Tipos documentales no consignados en la tabla Escuela de Estudios Generales

Tipo documental Fechas extremas Observación Actas de patronato de Becas 1970-1973 Transferir (por fecha) Boletas de control de material 1994 Eliminar (instrumento de trabajo ) Curricula 1961-1971 Valorar Guías de cursos y horarios 1973-1974 Eliminar ¿? Solicitudes por trámites de servicios administrativos 1991-1993 Eliminar (tabla del CU, CISED-23-

2004) Solicitudes por trámites de servicios financieros 1972-2005 Eliminar (tabla del CU, CISED-23-

2004)

5.13. Tabla 19: Tipos documentales no consignados en la tabla Escuela de Ingeniería Química

Tipo documental Fechas extremas Observación Listas de promedios ponderados 1995-1996 Normas de admisión 1988-1989 Eliminar Resumen de tesis Eliminar (no es material de archivo) Solicitudes por trámites de servicios financieros Eliminar (tabla de CU, CISED-23-

2004)

5.14. Tabla 20: Tipos documentales no consignados en la tabla Escuela de Historia

Tipo documental Fechas extremas Observación Anuncios 1990-1996 Eliminar ¿? Control de correspondencia 2000 Eliminar (instrumento de trabajo) Control de nombramientos 1997-2003 Eliminar (instrumento de trabajo ) Convenios 1990-1997 Curricula 1993 Valorar Gacetas 1982-1998 Eliminar Invitaciones 2003 Eliminar Padrones de morosos 2003 Eliminar ¿? Resoluciones de la VD 2000 Eliminar Solicitudes de TCU 1998-2000 Tabla de VAS Solicitudes por trámites de servicios financieros 1995-2004 Eliminar (tabla CU, CISED-23-

2004)

5.15. Tabla 21: Tipos documentales no consignados en la tabla Escuela de Antropología y Sociología

Tipo documental Fechas extremas Observación Curricula 1988 Valorar Encuestas a Estudiantes Prof. Mayra Zapparoli Eliminar (tabla del CEA) Resoluciones de la VD 1995-1999 Eliminar

34


Escuela de Trabajo Social Tipo documental Fechas extremas Observación

Bibliografía de trabajos de investigación 1979 Eliminar (No es material de archivo) Boletas de acuso de recibo 1977-1982 Eliminar (Documento de trabajo) Certificados de participación 1992 Eliminar Curricula 1978-1985 Valorar Entrevistas a niños de distintos sectores de la finca San Juan , Pavas integrantes del proyecto "Niños ayudan a otros niños"

1993 Valorar

Expediente de la Confederación Universitaria Centroamericana

1977 Valorar

Expediente de régimen becario 1990-2001 Eliminar Expediente del primer seminario de la mujer 1981 Valorar Expediente del Programa Centroamericano de Ciencias del la Salud

1978 Valorar

Gacetas Universitarias Eliminar Listas de personal docente 1978 Eliminar (Documento de trabajo) Material de curso de la profesora Ivette Campos 1993-1998 Valorar Memoria del curso-taller: "Promoción y participación comunitaria en salud"

1998 Valorar

Padrón electoral 1977 Eliminar Recortes de periódico 1979-1994 Valorar (No es material de archivo) Reglamento Eliminar (Documento de referencia) Resumen ejecutivo de la carrera de gestión social 1998 Valorar Solicitud de trámites por servicios administrativos 1973-2000 Eliminar Solicitudes de trámites por servicios financieros 1975-1998 Eliminar

5.17. Tabla 23: Tipos documentales no consignados en la tabla Escuela de Orientación y Educación Especial

Tipo documental Fechas extremas Observación Control de cartas enviada. 2003-2004 Eliminar (instrumento de control) Curricula 1990-1994 Valorar Fórmula de Reingreso en el recinto y en la Carrera, Formulario IC4

1995-2003 Tabla de plazos del Sistema de Estudios de Posgrado

Invitaciones 1998-1999 Eliminar Listas de proyectos de TCU 1990-1994 Tabla de plazos de la Vicerrectoría

de Acción Social Recortes de periódico Valorar (no es material de archivo) Reglamentos Eliminar (documento de referencia) Solicitudes por trámites de servicios administrativos 1997-1999 Eliminar (tabla del CU, CISED-23-

2004) Solicitudes por trámites de servicios financieros 1998-1999 Eliminar (tabla del CU, CISED-23-

2004)

35


Escuela de Filología, Lingüística y Literatura Tipo documental Fechas extremas Observación

Boletas de Solicitud de Inscripción de exámenes por suficiencia

1991 Valorar

Formulario de origen de giro de becas al exterior 1982 Valorar

5.19. Tabla 25: Tipos documentales no consignados en la tabla Escuela de Nutrición

Tipo documental Fechas extremas Observación Cupos clínicos 2000 Currícula 1991-1996 Valorar Expedientes de formularios de selección del niño y registro de consumo de alimentos del niño.

Valorar

Historia dietética de pacientes 1994-2002 Valorar Informes de labores de Nutrición -Comisión Lactancia Materna (Informe de actividades)

1979-1998

Solicitudes de trámites por servicios financieros 1994-1998 Eliminar (tabla CU, CISED-23-2004)

5.20. Tabla 26: Tipos documentales no consignados en la tabla Escuela de Agronomía

Tipo documental Fechas extremas Observación Artículos de prensa 1984-1989 Valorar (No es material de archivo) Boletas de contrato de adjudicación de becas 1991 Valorar Borradores de Tesis 1983-1984 Eliminar (No es material de

archivo) Convenios 1977-1997 Currícula 1996 Valorar Documentos de participación en congresos 1990 Valorar Guía de servicios estudiantiles de la UCR 1984-1988 Eliminar (Instrumento de control) Invitaciones 1985-1988 Eliminar Listas de proyectos de TCU 1994-1996 Eliminar (Documento de referencia) Publicaciones y libros 1983-1988 Eliminar (No es material de

archivo) Reglamentos 1999-1996 Eliminar (Documento de referencia) Resoluciones de la VAS 1985-1988 Eliminar (Tabla VAS) Solicitudes de prorroga de TCU 1985-1988 Eliminar (Tabla VAS)

36


Escuela de Artes Dramáticas Tipo documental Fechas extremas Observación

Entrevistas para el ingreso a la Escuela de Artes Dramáticas

1987-1990 Eliminar (Tabla del CEA)

Formulario SH3 para abrir o ampliara matricula 1984-1989 Valorar Guía de horarios 1989-1990 Eliminar (Documento de referencia) Informes anuales y semestrales del Teatro Universitario

1978-1988 Valorar

Permiso con goce de salario, Formulario P10 1976-1989 Valorar Solicitudes de trámites por servicios administrativos

1982-1990 Eliminar (Tabla del CU, CISED-23-2004)

Solicitudes de trámites por servicios financieros 1987-1995 Eliminar (Tabla del CU, CISED-23-2004)

5.22. Tabla 28: Tipos documentales no consignados en la tabla Escuela de Artes Musicales

Tipo documental Fechas extremas Observación Expedientes sobre préstamos de instrumento 1975-1995 Valorar Fórmula de aceptados en matrícula de ampliación 1997-2003 Valorar Guía para reportar horarios de cursos 1997-2003 Eliminar (documento de referencia) Propuestas de nombramientos de profesores interinos

1978-1995 Valorar

Solicitudes de actividades culturales 1991-2003 Eliminar

5.23. Tabla 29: Tipos documentales no consignados en la tabla Escuela de Economía Agrícola

Tipo documental Fechas extremas Observación Artículos informativos sobre asuntos sindicales 1982 Valorar (no es material de archivo) Curricula 1982-1988 Valorar Licenciados desde la creación de la escuela 1967-1983 Licitaciones para la compra de equipo para la escuela

1973

Lista de áreas pertenecientes a la escuela de economía agrícola

1980

Lista de bachilleres 1979-1984 Lista de canje y donación de libros 1967-1983 Lista de estudiantes admitidos aen la escuela de economía agrícola

1985

Lista de gastos de un estudiante de economía agrícola durante su carrera

1981

Lista de mujeres con título de ingeniero en economía agrícola desde la creación de la escuela

1974-1983

Lista de prácticas de la escuela de economía agrícola

1975-1980

Lista de profesores de la escuela de economía agrícola

1982 Eliminar (instrumento de trabajo )

Listado de cursos obligatorios para estudiantes de economía agrícola y administración agropecuaria

1986

Listado de materias que deben cursar los estudiantes del ITCR

1986

37

5.23. Tabla 29: Tipos documentales no consignados en la tabla Escuela de Economía Agrícola

Tipo documental Fechas extremas Observación Listado de reconocimiento de materias para estudiantes del ITCR

1986

Listado padrón alfabético Asamblea plebiscitaria de escuela

1986

Listas de cursos de repertorios 1981 Listas de tesis presentada sobre economía agrícola 1974 Reglamentos 1977-1982 Eliminar (documento de referencia) Resoluciones 1977-1994 SH1 1986 Valorar Solicitudes por trámites de servicios administrativos

1986-1999 Eliminar (Tabla del CU, CISED-23-2004)

Solicitudes por trámites de servicios financieros 1977-1999 Eliminar (Tabla del CU, CISED-23-

2004) Tablas de costos por estudiante en universidades extranjeras

1985

38

III. CONCLUSIONES En cuanto a la clasificación y ordenación de documentos 1. En la mayoría de las unidades asistidas archivan sus documentos bajo el sistema de

clasificación orgánica, con lo cual se disgregan todos los documentos de un mismo asunto.

2. En la mayoría de las unidades asistidas conforman archivos paralelos con base en

fotocopias con el propósito de asegurar la recuperación de documentos. 3. En la mayoría de las escuelas asistidas archivan las P5 “Control de Vacaciones” fuera

del expediente del funcionario, lo que impide la integridad de este tipo documental. 4. En algunas unidades asistidas ordenan los expedientes de estudiantes sólo

alfabéticamente obviando el año de ingreso, lo que dificulta el expurgo de aquellos expedientes de estudiantes graduados o desertores.

En cuanto a la conservación de documentos: 5. Las escuelas asistidas tienen poco aprecio por sus documentos antiguos ya que se

encuentran desorganizados, sucios, y comparten el espacio con materiales y equipo en desuso, en bodegas poco o nada adecuadas para la conservación de documentos.

6. El libre acceso a estos espacios pone en riesgo la documentación existente. 7. Las escuelas asistidas no incorporan en sus presupuestos anuales rubros que les

permita desarrollar actividades conducentes a mejorar su situación archivística, pese a que existen los “Lineamientos para la gestión documental en la Universidad de Costa Rica” aprobados por el Consejo Universitario.

8. Existen muchos documentos empastados, lo que dificulta la revisión y eventualmente

dificultará el expurgo. 9. La mayor parte de las cajas donde se almacenan los documentos no son de archivo y

no se encuentran en las mejores condiciones. En cuanto a la aplicación de la tabla: 10. El tiempo disponible en horas asistente para desarrollar el trabajo no fue suficiente

para la cantidad y la desorganización de los documentos. 11. Existe un procedimiento que permite organizar las tareas por realizar cuando se quiere

llevar a cabo un proceso de selección y eliminación de documentos en una unidad académica.

39

12. La Tabla General de Plazos constituye un buen instrumento para aplicar la selección y eliminación de documentos en las unidades académicas.

13. La metodología empleada para la inducción de las estudiantes y de las jefaturas

administrativas resultó más acertada que la que se utilizó con el trabajo en los decanatos; sin embargo, aún no se logra un mejor nivel de involucramiento por parte de las jefaturas administrativas que permita establecer la selección y eliminación de documentos como un proceso institucional.

14. Durante los meses de trabajo reinó la camaradería, el respeto y la comunicación entre

el grupo de estudiantes y las funcionarias del AUROL. 15. Las estudiantes mostraron interés y gusto por el trabajo asignado.

40

IV. RECOMENDACIONES A las Unidades Académicas: 1. Consultar el “Manual de Archivo” publicado en la página web del Archivo

Universitario Rafael Obregón Loría (http://archivo.ucr.ac.cr), con el propósito de mejorar la gestión de los archivos de oficina y “pasivos”.

2. Utilizar el sistema de clasificación orgánico por asuntos para lograr la conformación

de expedientes de manera que todos los documentos de un mismo asunto se conserven juntos en una misma carpeta.

3. La correspondencia que se tramita en las asambleas de facultad y de escuela o en los

consejos asesores debe quedar archivada en el expediente del acta. 4. Elaborar y mantener actualizada una guía del archivo para que las personas encargadas

de archivar lo sigan siempre de la misma manera. 5. Mantener los documentos que la Tabla General de Plazos señala como de

conservación permanente, en buen estado de conservación y organización, con el propósito de preservarlos en el futuro.

6. Separar los documentos de los materiales de limpieza y oficina y de equipo en desuso

o equipo audiovisual. 7. Procurar y adecuar correctamente un espacio para la conservación de los documentos.

Dotarlos de estanterías preferiblemente metálicas para evitar roedores e insectos que puedan destruirlos, mejorar su iluminación, ventilación y limpieza. Restringir el acceso.

8. Denominar a este espacio con el nombre de Archivo Central. 9. Evitar el uso de AMPOS y empastes, en su defecto utilizar carpetas manilla y cajas de

cartón para archivo de documentos. 10. Rotular adecuadamente las carpetas manilla con los asuntos que contienen, los tipos

documentales y los órganos emisores. 11. Transferir los documentos de los archivos de gestión al archivo central, en cajas de

cartón adecuadas, en orden y lo mejor identificados posible. Elaborar inventarios. Procurar que estos inventarios identifiquen los asuntos, los tipos documentales además de identificar los órganos emisores y los números de caja..

12. Numerar las cajas de cartón para archivo de documentos y relacionar estos números

correctamente con el inventario.

41

13. Designar estudiantes de la Carrera de Archivística mediante la modalidad de horas asistente para darle mantenimiento al depósito de documentos.

14. Solicitar las eliminaciones y transferencias de documentos, según los resultados de la

aplicación de la tabla general en cada una de las unidades asistidas. 15. Capacitar siempre al nuevo personal que asume labores de archivo para dar

continuidad a la organización. 16. Incorporar en sus presupuestos anuales rubros que les permita desarrollar actividades

en pro del mejoramiento de su situación archivística. Al AUROL: 17. Capacitar a las jefaturas administrativas y los puestos encargados de los archivos en

los procesos técnicos de organización, selección, eliminación y transferencia de documentos.

18. Acompañar técnicamente a las unidades académicas que deseen entrar en este proceso. 19. Buscar los mecanismos adecuados para que las unidades académicas asuman este

proceso de selección, eliminación y transferencia, con asesoría del AUROL- lo antes posible para evitar eliminaciones no deseadas o gastos innecesarios en alquileres para depósitos de documentos.

20. Procurar en el mediano plazo un plan de clasificación de documentos que agilice la

gestión, facilite la eliminación y asegure la conservación de aquellos con valor permanente para la Universidad.

42

V. ANEXOS 1. Tabla General de Plazos de Conservación de Documentos para Unidades

Académicas. 2. Percepción de la experiencia e identificación de las asistentes con el trabajo

realizado.

43

universidad de costa rica archivo universitario rafael obregÓn lorÍa unidad...

Documents