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Programa Mecesup2 Unidad de Análisis y Convenios de Desempeño

Informe de Avance Convenio de Desempeño

Universidad de Chile

Plan de Modernización de la Gestión Institucional

31 de marzo de 2008

Período: 1º de abril de 2008– 31 de diciembre de 2010

Santiago, 15 de Enero de 2011

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Resumen

El Plan de Modernización de la Gestión Institucional de la Universidad de Chile tiene como objetivo general por una parte mejorar la capacidad de gestión y la calidad del quehacer asegurando su medición periódica, y por otra, favorecer la rendición de cuentas públicas y la transparencia de sus resultados en cuanto a gestión y logros académicos. Estos objetivos generales se encuentran alineados, en lo esencial, con los objetivos estratégicos del Proyecto de Desarrollo Institucional aprobado por el Consejo Universitario y el Senado Universitario. Los ejes centrales de la modernización de la gestión de la Universidad, en el contexto del presente convenio de desempeño, se focalizan en: (1) la Reorganización de los Organismos Centrales (ROC) de la Universidad e instalación de capacidades de gestión en organizaciones de campus; (2) la consolidación de un Sistema Integrado de Gestión (SIG) que permita gestionar las diversas actividades y recursos de la Universidad, en todos sus niveles y de manera transversal con todas sus unidades académicas y organismos centrales. El primero de los ejes (1) ROC, apunta a lograr que el balance centralización-descentralización que caracteriza la gestión de la Universidad permita asegurar, de manera permanente, la calidad de su quehacer académico en docencia, investigación, creación y extensión, como asimismo el uso optimizado de los recursos que den sustentabilidad y proyección a dicho quehacer. El segundo eje (2) SIG, busca promover e implantar en el mediano plazo un sistema de información integrado que apoye la autorregulación y el aseguramiento continuo de la calidad del quehacer, tanto individual como grupal, en las unidades académicas, a través de un sistema de información institucional. Además de permitir que se conforme una base de datos de la Universidad, confiable y de alta calidad técnica, dicho sistema hará posible una gestión integrada y proactiva de las diversas actividades y recursos de la Universidad.

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ÍNDICE Resumen ......................................................................................................................................................................................................................... 1 1 Principales Hitos del Estado de Avance ............................................................................................................................................................. 3 2 Síntesis del Estado de Avance del Convenio de Desempeño al 31 de Diciembre de 2010 ........................................................................... 19

2.1 Eje 1: Reorganización de los Organismos Centrales (ROC) ........................................................................................................................ 19 2.2 Estado de Avance Cronológico de Proyectos ............................................................................................................................................... 36 2.3 Avance Presupuestario ejecutado ................................................................................................................................................................ 38 2.4 Resumen Gastos por Pagar Trimestre 4 – 2010 del Presupuesto del Convenio de Desempeño ($ Nominales) ......................................... 41 2.5 Resumen Gastos Trimestre 4 – 2010 del Presupuesto del Convenio de Desempeño ($ Nominales) .......................................................... 41

3 Aspectos Generales sobre Implementación del Convenio de Desempeño al 31 de Diciembre de 2010 ..................................................... 42 3.1 Logros tempranos y NO previstos ROC ....................................................................................................................................................... 42 3.2 Logros Tempranos y NO previstos SIG ........................................................................................................................................................ 42 3.3 Dificultades para el avance (externas e internas) ......................................................................................................................................... 45 3.4 Desafíos para el año 2011 ............................................................................................................................................................................ 45

4 Percepción sobre la Implementación y Avance de Logros del Convenio de Desempeño............................................................................ 49 4.1 Sesiones de Trabajo ..................................................................................................................................................................................... 49 4.2 Trabajo con Unidades Locales ..................................................................................................................................................................... 50 4.3 Difusión a nivel de la comunidad universitaria .............................................................................................................................................. 50 4.4 Percepción de la Comunidad Universitaria ................................................................................................................................................... 52

5 Informe Detallado sobre Avance Financiero del Convenio de Desempeño ................................................................................................... 56 5.1 Programación y Avance Financiero al 31 de diciembre de 2010 .................................................................................................................. 56 5.2 Comentarios sobre el Avance Financiero del Convenio de Desempeño ...................................................................................................... 58

6 Informe de Avance de Compromisos Derivados de la Implementación ......................................................................................................... 60 6.1 Progresos y desarrollo de la Página WEB del CD. ....................................................................................................................................... 60 6.2 Avances en el diseño e implementación de la Unidad de Análisis e Investigación Institucional ................................................................... 62 6.3 Publicación del Anuario Institucional 2009 y 2010 ........................................................................................................................................ 62

Anexos .......................................................................................................................................................................................................................... 64

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1 Principales Hitos del Estado de Avance

1.1 Actividades

• Reorganización de Organismos Centrales (ROC): Se encuentran en etapa de finalización de los diagnósticos y rediseños de las unidades de los Organismos Centrales, trabajo que ha sido complementado con la estructuración de un archivo histórico de la documentación levantada para el almacenaje y depósito de estos documentos. Asimismo, se ha iniciado la etapa de implementación en 18 de las 36 unidades, presentándose distintos grados de avance de acuerdo a los grados de dificultad asociados. Cabe señalar, que en la mayoría de las reorganizaciones se realizó un análisis acucioso de perfiles de cargos, tarea en que hubo una estrecha colaboración por parte de las unidades estudiadas, en el sentido de entregar información, asistir y participar de reuniones semanales para realizar los levantamientos pertinentes.

Se ha realizado un trabajo conjunto con cada una de las Vicerrectorías y sus organismos dependientes (Direcciones y Departamentos) con el fin de obtener un rediseño consensuado y así dar paso a las implementanciones según el cronograma de trabajo correspondiente. A la fecha, la totalidad de las unidades se encuentran diagnosticadas, un 89% de ellas rediseñadas y un 43% implementadas.

En lo que respecta a ROC F21, se ha iniciado la etapa de implementación de la Administración de Campus en el Campus Sur a través de la contratación de la Administradora, proceso que continuará con la habilitación del espacio físico necesario para el funcionamiento de la unidad y con la incorporación del personal de apoyo. En forma paralela, se ha iniciado también la instalación de la administración de campus en Campus Juan Gómez Millas, en coordinación con la Iniciativa Bicentenario. En este sentido, es conveniente mencionar que el modelo de gestión que se encuentra en etapa de implementación, ha sido elaborado en el contexto del Convenio de Desempeño y consensuado con las autoridades de los Campus, previo a esta etapa.

• Sistemas de Información para la Gestión (SIG): Durante el año 2010, como se puede observar en las cifras presentadas en el capítulo 2 de este informe, se ha consolidado la ejecución e implantación de la mayoría de los proyectos SIG. Algunos de ellos han finalizado y parte de sus resultados se han puesto a disposición de las distintas unidades usuarias pertenecientes a los servicios centrales y a las unidades académicas. A la fecha, están terminados y en fase de implantación el 34% de las iniciativas, mientras que un 53% se encuentran en desarrollo. El 13% restante se iniciará en un plazo no superior a 6 meses, con lo cual la totalidad de los proyectos habrá iniciado su desarrollo.

1 Objetivo asociado a “Desarrollar e Instalar capacidades ejecutivas a nivel de campus, mediante un nuevo modelo organizacional aplicado a cada unidad

geográfica”.

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El proyecto de levantamiento topográfico y actualización del catastro de bienes inmuebles está finalizando, y como resultado de esto, la información obtenida será utilizada como parte de un sistema de gestión de infraestructura que la Universidad está comenzando a instalar. Esta plataforma entregará una visión global respecto de cómo administrar eficazmente la infraestructura física de la Universidad.

Por su parte, el Proyecto Observatorio UChile se puso en producción y están próximos a publicarse diversos informes relacionados con el uso de las Bibliotecas, Recursos Humanos, resultados de la Evaluación de Desempeño Docente y proyectos de Investigación que realiza la Universidad. En el ámbito académico, el proyecto Ficha Médica del Estudiante, el sistema de Postulación al Postgrado en Línea y el sistema de apoyo a la cátedra presencial U-Cursos se encuentran a disposición de la comunidad universitaria. Asimismo el proyecto de difusión digital para los estudiantes de enseñanza media (QuieroSer) se ha realizado por segundo año consecutivo, y se ha ido consolidado como una iniciativa que pretende ir mejorando los canales de información entre los estudiantes de enseñanza secundaria y la Universidad de Chile. Con este último proyecto se espera mejorar sustancialmente los índices de selectividad de las distintas carreras que se imparten en la Universidad.

Otro conjunto importante de iniciativas están terminando de desarrollarse en este último trimestre (noviembre-enero), las cuales se espera implantar en el ámbito universitario durante el primer semestre del año 2011.

• Estructura y Organización: En el año 2010 se realizaron algunos cambios en el equipo encargado de administración del proyecto, con la finalidad de conseguir mejores resultados en lo que se refiere al cumplimiento de los objetivos planteados en el Plan de Modernización de la Gestión Institucional. En el ámbito SIG, dada la gran cantidad de proyectos e iniciativas que están comprometidas, se decidió reforzar el equipo de trabajo encargado de hacer el seguimiento y control en dos personas adicionales, lo cual permitió tener un control mucho más cercano y preciso de las distintas iniciativas a implementar. Lo anterior permitió evidenciar de manera mucho más eficaz y oportuna las dificultades y problemas que estaban generando obstáculos en varios de los proyectos y así, gradualmente ir superándolos.

• Instalación del equipo: En relación a la instalación del equipo de trabajo, en el transcurso del año 2010 se ha producido una alta rotación del personal contratado para desarrollar los distintos proyectos que forman parte del Convenio de Desempeño. Ha habido casos, en varios proyectos, en que ha cambiado hasta 3 veces el jefe de proyecto, con sus respectivos analistas a cargo, lo cual ha generando retrasos en su implementación. No obstante, en términos generales, se ha podido cumplir con la gran mayoría de los objetivos propuestos en el Plan de modernización de la gestión institucional y el equipo de la Oficina de Administración de Proyectos ha contribuido a suplir y coordinar los movimientos de personal.

• Ejecución presupuestaria: El total de gastos al 31/12/2010 es de MM$ 3.292, lo que representa un 85,7 % del total del proyecto, valor que se verá complementado por los contratos del personal correspondientes al año 2011, que solamente podrán ser ingresados en la primera semana del mes de enero. Con lo anterior, se logrará, dentro del primer trimestre del próximo año, comprometer la totalidad de los fondos del Convenio de Desempeño.

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1.2 Avances en los proyectos del CD

A continuación se describen en forma resumida las principales actividades e hitos que muestran el estado de avance de cada uno de los proyectos:

1.2.1Proyecto P1: “Reorganización de organismos centrales y generación de capacidades ejecutivas en campus”

Descripción de Avances por Unidad:

a) Rectoría - Dirección de Relaciones Internacionales: Durante el año 2010 se inició un proceso de reorganización de la

Dirección de Relaciones Internacionales de acuerdo a los nuevas perspectivas de la Universidad en este ámbito y perfilar el rol de este organismo central como promotor, coordinador, integrador / regulador de las actividades relacionadas. La reorganización alcanza a los organismos centrales vinculados al actual y futuro quehacer de las relaciones internacionales.

b) Rectoría - Archivo Central Andrés Bello: Se ha potenciado y mejorado la gestión del Archivo Central, en base a acciones concretas, de acuerdo al diagnóstico generado:

⋅ Se ha profesionalizado su gestión incorporando personal capacitado y con perfiles adecuados a la labor de un Archivo Central, que tiene como objetivo resguardar, conservar y mostrar los distintos acervos del patrimonio de la Universidad.

⋅ Asimismo se ha fortalecido el rol de extensión del patrimonio del Archivo Central, trasladando su dependencia desde la Rectoría a la Vicerrectoría de Extensión, logrando adicionalmente, reunir todos aquellos organismos centrales relacionados con la Extensión directamente bajo una Vicerrectoría o en una instancia de coordinación.

c) Prorrectoría: Además de apoyar a Rectoría, actualmente, la Prorrectoría posee un rol estratégico y de asesoría a los

Organismos Centrales y también sobre las distintas Facultades, siendo un organismo que actúa como Ministro de Fe para efectos legales ante organismos del Estado. Bajo el diagnóstico se detecta que realiza labores operativas que lo alejan de su objetivo principal, por lo que su rediseño se basó en la reorganización de su estructura y funciones, descentralizando labores operativas, concentrando funciones estratégicas y modernizando su gestión, en esta línea se enmarca lo descrito en los puntos d, e y f, que se presentan a continuación.

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d) Prorrectoría - Dirección de Recursos Humanos: Para potenciar el Rol de Superintendencia de la gestión de RRHH, se

trasladó esta Dirección a la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional y se elaboraron mecanismos de coordinación con las distintas unidades que realizan funciones relacionadas con la gestión de RRHH en la Universidad. En este contexto se desarrollaron lineamientos de RRHH para la Universidad; complementariamente, se instauró el rol de superintendencia en Seguridad y Salud Ocupacional en esta Dirección, gracias a la asignación de esta función al Director, quien a su vez, está gestando lineamientos y normativa en conjunto con la Asociación Chilena de Seguridad y la comunidad Universitaria. Otro avance logrado es la puesta en marcha del software para la contratación de personal, lo que permitirá disponer de información y estandarizar los criterios para la contratación de personal en la Universidad.

e) Prorrectoría – Unidad de Bienestar del Personal: Se está trabajando en un completo levantamiento de los procesos de

atención a público, con el objetivo de identificar posibles mejoras y elementos a automatizar, para perfeccionar y modernizar la gestión, entregando de esta forma, una mejor calidad de servicio a los funcionarios afiliados.

f) Prorrectoría - Administración Casa Central: La Casa Central centra su actividad principal en la administración de sus salones, salas, auditórium y patios, que son ampliamente requeridos y utilizados por todos los estamentos de la Universidad, y también solicitados constantemente por organismos externos. Se potenció su rol en base a las siguientes acciones concretas:

⋅ Se traslada su administración hacia la Unidad de Servicios Generales de la Dirección de Servicios e Infraestructura, organismo especializado en este tipo de labor.

⋅ Se realizan contratos de aseo y vigilancia externos en apoyo a la gestión de administración de Salas. ⋅ Se moderniza tecnológicamente incorporando nuevos equipos de audio. ⋅ Se requiere seguir avanzando en su implementación, incorporando tecnología para mejorar vigilancia y seguridad.

g) VAEGI - Unidad de Análisis Institucional: Se separaron las funciones de análisis institucional respecto de las de gestión de

proyectos, con el objetivo de potenciar la obtención de información para la gestión, como eje de esta Unidad. Actualmente, se está trabajando en separarlas en unidades distintas, con el objetivo de que la gestión de proyectos institucionales sea un área específica, con una unidad independiente que la coordine.

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h) VAEGI - Dirección de Servicios de Tecnología de Información (STI): Para dotar a la Unidad de una estructura funcional

acorde a los desafíos actuales, se reestructuró la Unidad de Innovación y Desarrollo, empoderando a los Jefes de Proyecto y distribuyendo adecuadamente la carga de proyectos; asimismo se está en proceso de evaluación de la externalización en el Área de Sistemas y Operaciones; complementariamente se ha mejorado la coordinación entre las distintas unidades y áreas de STI, por la vía de realizar menos reuniones, pero más efectivas y eficientes, en donde se ha consensuado la cartera de proyectos en desarrollo. En cuanto al mejoramiento de las metodologías y procedimientos de trabajo, se han aplicado algunas adaptaciones que han permitido flexibilizar su aplicación, quedando al margen, por ejemplo, los proyectos de inteligencia de negocios y próximamente el desarrollo de “Workflows”. Esta última estrategia ha permitido reducir los tiempos de proyecto de manera significativa.

i) VAEGI - Dirección de Servicios de Información y Bibliotecas: Como resultado del diagnóstico, y en el marco de la propuesta

de rediseño, se está trabajando en su traslado desde la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Gestión Institucional, a la Vicerrectoría de Asuntos Académicos, con el fin de ampliar su rol de Superintendencia desde su actual ámbito técnico, al ámbito académico. Para tal efecto, se está trabajando en la creación de dos comités: el de Bibliotecas y el de Medios digitales, como apoyo para el desarrollo, actualización y mejoramiento constante de las políticas de la Universidad y de forma de trasladar esta Unidad, con nuevas Políticas y un Plan de trabajo actualizado. Lo anterior, busca además cumplir cabalmente con los desafíos en el ámbito de superintendencia, con una visión consensuada de los actores tanto académicos como técnicos.

j) VAEGI – Dirección de Servicios e Infraestructura: Se creó la Unidad de Gestión Documental como encargada del proceso de gestión documental y en particular del reemplazo de la documentación en papel en la Universidad por un formato digital. Está en marcha un proceso de digitalización de documentos y un piloto para la introducción de un nuevo sistema de correspondencia.

En cuanto a Servicios Generales, se ha integrado en esta área aquellas tareas operativas y administrativas que se realizaban en otras unidades de los organismos centrales, tales como la Administración de la Casa Central, que se trasladó desde la Prorrectoría a la Dirección de Servicios e Infraestructura, y la Administración de departamentos habitacionales desde la Dirección de Relaciones Internacionales a esta misma Dirección. La concentración de dichos servicios permite, por una parte, focalizar las

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labores de los Organismos Centrales en sus objetivos estratégicos, y desde el punto de la Gestión de la Dirección de Servicios e Infraestructura genera sinergias al momento de realizar contratos externos por temas de mantenimiento.

k) VAEGI - Unidad de Proyectos y Obras: Se potenció el rol de superintendencia de la Unidad de Proyectos y Obras, dependiente

de la Dirección de Servicios e Infraestructura, a través de la centralización/descentralización de funciones, tanto en la Unidad de Proyectos y Obras como en los Campus. El rediseño se basa en dos ámbitos de la gestión:

⋅ Gestión Normativa: Para lo cual se ha dispuesto el diseño y desarrollo de 4 documentos normativos: Procesos Administrativos, Estándares de Calidad, de Fiscalización y Planes Maestros o Directores de campus.

⋅ Gestión de Infraestructura: a través de la incorporación de un software que permita gestionar centralizadamente el activo fijo inmueble y dar respuesta a necesidades de actualización de las distintas modificaciones de infraestructura, mantención del catastro al día por temas de seguros, gestión de la información para fines institucionales de acreditación, entre otros.

l) VAA - Departamento de Pregrado: El fortalecimiento de la promoción que hace la Universidad de su oferta de estudios y

formación de pregrado se relevó como una actividad estratégica. El Departamento de Pregrado jugará el rol de ser el agente central de desarrollo de la promoción de estudios de la Universidad, que actualmente se difunden y promocionan a través de Organismos Centrales, Facultades e Institutos. Complementariamente, el rediseño apuntó a lograr que el departamento de Pregrado aumente su gestión a nivel de Superintendencia, descentralizando aquellas labores operativas y académicas que actualmente brinda a nivel de Organismo Central. Se ha sugerido la descentralización de los Cursos de Formación General (CFG) y los cursos de inglés, bajo una nueva estructura académica que, en forma transversal, brinde estos servicios a la comunidad universitaria. En la siguiente etapa corresponde la implementación y definición del cronograma de trabajo, en conjunto con las autoridades.

m) VAA - Dirección de Deportes y Actividad Física: Junto con la Dirección de Bienestar Estudiantil, y como parte de la propuesta

de rediseño se propuso crear la Dirección de Gestión y Desarrollo Estudiantil, donde se espera reunir funciones de apoyo administrativo comunes, lo que permitirá centrar a las Direcciones constituyentes en sus objetivos específicos. Esta propuesta está en etapa de análisis por parte de las autoridades universitarias correspondientes.

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n) VAA - Dirección de Bienestar Estudiantil: Se traspasará la operación del Servicio Médico Dental de Alumnos al Hospital Clínico de la Universidad, el que se encargará de la administración del servicio y de colocar profesionales en los turnos y especialidades que se requiera. Adicionalmente, se creará un Fondo de Salud, para que las atenciones de alumnos puedan ser realizadas en forma preferente en el Hospital Clínico de la Universidad.

o) Vicerrectoría de Extensión y Comunicaciones: Se están sentando las bases para desarrollar una Política Institucional de

Extensión y Comunicación para la Universidad. En esa línea se decidió el traslado de la Rectoría a la Vicerrectoría. De igual forma se preparó en conjunto con un Grupo de Trabajo representativo de las unidades académicas, los fundamentos de un Plan Comunicacional para la Universidad. Se incluyen en la Vicerrectoría de Extensión las comunicaciones corporativas y se excluye la Promoción y Difusión del Pregrado que se traslada a la Vicerrectoría de Asuntos Académicos. Se está evaluando cómo abordar las Relaciones Públicas del Rector.

p) Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo: Se modificó la estructura, fusionando dos direcciones con actividades afines a la

investigación básica, en una sola, con el objetivo de optimizar la coordinación de los temas comunes. Complementariamente, fueron creados Procedimientos Operativos Internos y el Plan Estratégico de la Vicerrectoría.

q) Implementar la Unidad de Administración de Campus en Campus Sur: Se construyó un modelo de gestión que fue

consensuado con las autoridades del Campus y a partir del mes de Noviembre de 2010 se ha iniciado su etapa de implementación. Esta organización, servirá de base para replicar el modelo en los restantes Campus de la Universidad, en la medida y en los ámbitos que sea factible. Esta labor comenzará prontamente en el Campus Juan Gómez Millas, como parte de la relación entre Convenio de Desempeño y la Iniciativa Bicentenario.

1.2.2 Proyecto P2: “Mejoramiento de sistemas de comunicaciones electrónicas”

o En el año 2010 se consolidó la instalación del correo electrónico el cual se puso a disposición de la comunidad universitaria en el primer semestre de este año. Se aumentaron las capacidades de almacenamiento de los distintos tipos de servicios vinculados a la plataforma de correo electrónico institucional mediante la incorporación de servicios de correo Gmail y MS-Live, en el dominio

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UChile.cl. Lo anterior permitió dar cobertura al 100% de los estudiantes de la Universidad proveyéndoles un correo de por vida. Cabe señalar que además del servicio institucional, la plataforma soporta los dominios idiem.cl y veterinaria.uchile.cl. La plataforma actualmente cuenta con más de 30.000 cuentas creadas.

o Adicionalmente, se trabajó en la consolidación de los sistema de autenticación “Pasaporte UChile” a través de un servicio de autenticación único y mediante el cual será posible acceder a todos los servicios corporativos que se ofrezcan a la comunidad universitaria, mejorando con ello la accesibilidad y usabilidad. Actualmente este proyecto se integra con todos los desarrollos realizados en el marco del Convenio de Desempeño.

1.2.3 Proyecto P3: “Mejoramiento de comunicaciones e imagen Institucional (desarrollo de portales)”

o Se terminó el desarrollo de nuevos portales Web para 10 Facultades (Facultad de Economía, Facultad de Artes, Facultad de Filosofía y Humanidades, Facultad de Odontología, Facultad de Derecho, Facultad de Ciencias Agronómicas, Facultad de Ciencias Sociales, Facultad de Ciencias Químicas y Farmacéuticas, Facultad de Ciencias Veterinarias y Pecuarias y Facultad de Arquitectura y Urbanismo) y 2 institutos multidisciplinarios (Instituto de la Comunicación e Imagen y el Instituto de Estudios Internacionales). A partir de la finalización y entrega total de este proyecto, las Unidades Académicas antes listadas, se encuentran usando nuevas tecnologías web que facilitan la integración selectiva de información entre portales (Web Logic).

o Se puso a disposición de las Facultades e Institutos antes señalados nuevas herramientas para potenciar y mejorar la administración del contenido de estos portales, lo cual debiera mejorar las coordinaciones e intercambio de contenido entre los distintos organismos.

o Se puso en operación una nueva versión del portal institucional de la Universidad de Chile, incorporando en su rediseño las últimas tecnologías y herramientas de colaboración basadas en la WEB 2.0. El nuevo sitio ofrece información de manera mucho más accesible y ordenada, facilitando con ello el acceso a un amplio contenido.

o Concluyó la construcción y puesta en marcha del Portal web, “Mi UChile”, ventanilla única para el acceso a servicios personalizados, mediante el cual se irá entregando acceso, de manera paulatina, a una gran variedad de procesos automatizados e información para los distintos miembros de la comunidad universitaria (estudiantes, académicos y personal de colaboración). Los servicios están vinculados a la realización de trámites administrativos y a la obtención de información relevante (liquidaciones de

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sueldo, información de cargas familiares, días administrativos solicitados, evaluación del desempeño docente, etc.). El portal está a disposición de la comunidad universitaria desde el segundo semestre del 2010.

o En conjunto con la Dirección de Comunicaciones de la Universidad se implementó, por segundo año consecutivo, la iniciativa de difusión digital para alumnos de Enseñanza Media (Quiero Ser), con lo cual se potenció la presencia de esta Casa de Estudios en el contexto de las redes sociales y portales de última generación. Cabe señalar que esta segunda ejecución del proyecto, y luego de la experiencia acumulada con la versión anterior, se realizó de manera de afianzar la instalación de capacidades al interior del equipo gestor, con el fin de asegurar la continuidad del proyecto.

1.2.4 Proyecto P4: “Mejoramiento de la gestión de la documentación administrativo legal”

o El desarrollo del proyecto de “Digitalización e Indexación de Documentos Administrativos” permitió durante el año 2010 no sólo cubrir la demanda de documentos administrativos, sino que fueron incorporados una amplia gama de documentos que no estuvieron considerados inicialmente (Programas de Estudios de Pre y Postgrado, Pagarés de Deuda, Hojas de Vida, Actas del Consejo Universitario, Currículos Académicos, etc). Esto significó procesar y digitalizar aproximadamente 2 millones de documentos los cuales serán entregados a la comunidad universitaria durante el próximo año. El proyecto permitirá mejorar de manera significativa el acceso de las distintas áreas a este material documental, con la consiguiente mejora en los tiempos de respuesta frente a consultas. Con la finalidad de traspasar a la Universidad, las capacidades generadas en el proyecto, esta iniciativa fue entregada a la Dirección de Servicios e Infraestructura durante las fases terminales del proyecto. Actualmente esta Dirección realiza la labor de procesar todo el nuevo material documental que se está generando como parte de los procesos Universitarios.

o De manera indirecta, esta iniciativa contribuyó al desarrollo del proyecto: “Mejoramiento del sistema de gestión del Activo Fijo” (SIG F1-LA2-I2), y al proyecto “Currículum Académico Digital” (SIG-F2 LA3-I1) al haber incluido la digitalización de planos de arquitectura para el primero de ellos, y de currículum académicos históricos para el segundo. La digitalización de estos currículum, por su parte, viene a complementar el trabajo realizado en ROC para la Comisión Superior de Evaluación Académica.

o Se está desarrollando la instalación de la plataforma de gestión documental, sistema que permitirá reemplazar el flujo y circulación

de documentos físicos, mediante la creación de una Oficina de Partes virtual. En una primera etapa, esta oficina se instalará en los Servicios Centrales y posteriormente será extendida al resto de la Universidad. Esta iniciativa apunta a la idea de una Universidad que maneje electrónicamente sus documentos internos y externos, lo que trae consigo un complejo proceso de cambio donde se

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incluyen restricciones y consideraciones de orden legal y administrativas, que representan el principal desafío para la total implementación de esta herramienta tecnológica.

1.2.5 Proyecto P5: “Mejoramiento de Sistemas de Recursos Humanos”

o Se está terminando de desarrollar e implementar una plataforma que permita mejorar el proceso de contratación de personal académico aprovechando las nuevas tecnologías e internet. Para estos efectos, se trabajó con las empresas EVERIS y Trabajando.com, en el desarrollo de un sistema que permita facilitar y apoyar el proceso de selección de personal académico y de colaboración. Este sistema permitirá una selección más ágil y eficiente de los Recursos Humanos, pilar fundamental de la Universidad, y además permitirá garantizar procedimientos homogéneos, transparentes y competitivos. Durante el mes de noviembre y diciembre se está llevando a cabo la marcha blanca para el proceso de selección de académicos en dos Facultades.

o Mediante la iniciativa Observatorio UChile se pondrá a disposición de las áreas de interés de la Universidad, algunos informes de gestión que permitan consolidar información relevante para apoyar la toma de decisiones de las autoridades universitarias. Esta iniciativa está desarrollando una serie de informes de interés para el área de recursos humanos entre los que se pueden mencionar: rotación de personal, el ausentismo por licencias médicas, accidentes laborales, consolidado de remuneraciones, detalle de haberes de contratos y horas extras y productividad.

1.2.6 Proyecto P6: “Actualización del catastro y sistemas de control del activo”

o Se está terminando la actualización del catastro de edificaciones y recintos en tres campus de la Universidad (Andrés Bello, Campus Norte y Campus Sur) el que permitirá contar con una detallada base de datos con información respecto de las características y uso de recintos, necesaria para poblar el sistema de gestión de bienes inmuebles de la Universidad. Su etapa de finalización se estima para febrero de 2011.

o Se desarrolló el levantamiento topográfico, en los mismos tres campus de la Universidad antes señalados, lo cual permitirá contar con una caracterización muy precisa de los terrenos asociados a cada uno de ellos. Este proyecto concluyó sus trabajos en el segundo semestre de 2010. La información obtenida de esta iniciativa también servirá de base para el desarrollo e implementación de la plataforma de gestión de infraestructura de la Universidad.

o Para consolidar los resultados obtenidos en los proyectos previamente señalados, la Universidad está desarrollando un proyecto

para disponer de una plataforma de gestión de infraestructura física, cuya principal función será dejar a disposición de la comunidad

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universitaria la información obtenida en las iniciativas anteriores. Se espera con esto lograr que las unidades académicas puedan conocer y administrar de mejor forma los bienes y espacios asociados a su infraestructura académica y administrativa. Posteriormente, esta plataforma permitirá incorporar en forma paulatina servicios relacionados con el control y mantenimiento de bienes muebles e inmuebles de la Universidad.

1.2.7 Proyecto P8: “Herramientas y Servicios Transversales” Para lograr una adecuada integración de las distintas iniciativas que forman parte del proyecto, ha sido necesario crear una serie de herramientas computacionales que serán compartidas por los distintos proyectos que forman parte del CD. Entre estas iniciativas se han desarrollado durante el año 2010 para consolidar el desarrollo y entrega de estos proyectos se pueden mencionar:

o Plataforma para la firma electrónica de documentos, mediante esta iniciativa se podrá asegurar la autenticidad e integridad de

documentos electrónicos, al asociarlos a la identidad de una persona y al asegurar que su contenido no haya sido modificado. Esta iniciativa está terminando de ser desarrollada y espera entregarse dentro de los próximos 2 meses.

o Capacitación y asesoría en el uso de la herramienta Aqualogic BPM, que se está utilizando para el desarrollo de todos los Workflows concebidos en el Convenio de Desempeño en los ámbitos académico, administrativo y de recursos humanos. Para ello se capacitó a cerca de 25 profesionales, entre ingenieros de procesos, analistas desarrolladores, analistas de sistemas y jefes de proyectos.

o Implantación de la plataforma Inteligencia de Negocios (Business Intelligence), la cual se plasmó mediante el proyecto Observatorio

UChile, que busca generar información para apoyar la toma de decisiones de las autoridades universitarias en los distintos ámbitos de su gestión. Durante el año 2010 fueron liberados los primeros portafolios de información y se continuó el trabajo iniciado por el proyecto UCH 0609.

o Implementación del repositorio electrónico de documentos en el cual será posible albergar todos los documentos electrónicos de

carácter administrativo, ya sean generados por los propios procesos administrativos o bien por procesos académicos de la Universidad. Asimismo. En este repositorio también se almacenará el respaldo de la documentación histórica de la Oficina de Partes, junto a lo cual será utilizado para recopilar la nueva documentación que se vaya generando a futuro.

o Capacitación y asesoría en el uso de una plataforma de administración de proyectos, la cual entregó las herramientas de apoyo y conocimiento necesario para gestionar y administrar distintos proyectos en el ámbito universitario. Esta plataforma está constituida

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por una suite de productos (Entreprise Project Server, Microsoft Share Point y Team Foundation Systems) orientado a la gestión de proyectos y manejo documental para ambientes de trabajo colaborativo. Su primer ámbito de aplicación será la gestión de proyectos del Convenio de Desempeño, y posteriormente será aplicada a otros ámbitos de la Universidad. Esta plataforma permitirá conseguir los siguientes beneficios:

1. Detectar tempranamente problemas de dotación de recursos en cada una de las iniciativas que se está implementando. 2. Detectar rápidamente eventuales retrasos que se generan en cada uno de los proyectos respecto de las líneas bases que se

han definido para cada uno de ellos. Permitirá además evaluar el impacto que esto genera en los proyectos relacionados. 3. Generar informes globales de gestión y de avance de los proyectos que permitan informar, a las autoridades, del seguimiento

de los mismos. 4. Lograr una adecuada coordinación de los distintos actores que participan en los proyectos.

1.2.8 Proyecto P9: “Apoyo a la cátedra presencial” Durante el año 2010 se obtuvieron los siguientes logros de esta iniciativa:

o Se desarrolló con éxito el plan piloto del subproyecto “Innovación en métodos de enseñanza” en el Instituto de Asuntos Públicos

(INAP) utilizando las herramientas tecnológicas provistas por el Convenio de Desempeño, lo que dio pie para la continuidad de la iniciativa en cursos de pregrado del mismo Instituto. Las innovaciones de dichas asignaturas se realizaron en conjunto con los docentes durante el primer semestre y los resultados fueron aplicados durante el segundo semestre. Ambas experiencias serán adoptadas por el Instituto de Asuntos Públicos para la realización posterior de los cursos rediseñados y se espera replicar el modelo en los demás cursos tanto de pregrado como de postgrado. De esta forma, el Instituto de Asuntos Públicos, se alinea con las políticas de renovación curricular propuestas por la Vicerrectoría de Asuntos Académicos, y que han sido apoyadas a través de los proyectos MECESUP UCH0609 “Mejoramiento de la Gestión para el Pregrado y Postgrado” y UCH0808 “Red de Unidades para la Enseñanza y el Aprendizaje”.

o Durante el primer semestre académico 2010 se incorporaron 3 nuevas Facultades a la plataforma U-Cursos (Facultad de Ciencias,

Facultad de Agronomía y Facultad de Economía y Negocios), quedando de este modo la plataforma disponible para todas las unidades académicas de la Universidad de Chile. Se realizaron durante los meses de enero y marzo diversas actividades orientadas a capacitar tanto a docentes y alumnos para su uso, luego de las cuales cerca del 75% de los docentes y alumnos capacitados usan la plataforma en forma intensiva.

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o Están programadas para enero de 2011 actividades para capacitar en el uso de la plataforma U-Cursos a los docentes que lo requieran, tanto en las unidades académicas incorporadas recientemente como en aquellas que por renovación de personal lo soliciten. En el mes de marzo se programarán actividades de difusión para los alumnos de primer año en las Facultades incorporadas durante el año 2009 y 2010.

1.2.9 Proyecto P10: “Registro de actividades de investigación”

o En el ámbito de la Vicerrectoría de Investigación y Desarrollo se está desarrollando una cantidad importante de flujos de trabajo

(workflows) que permitirán automatizar los procesos para optar a fondos concursables internos y externos a la Universidad. Además será posible contar con un registro y seguimiento de las actividades de investigación, incluyendo sus productos, como tesis, publicaciones, patentes, asistencia a congresos, etc. Este sistema permitirá incorporar procesos de postulación en línea, homologar la información ingresada y contar con datos para la gestión. En conjunto con usuarios clave se detectaron mejoras de los procesos y se incluyeron otros indicadores. Estas iniciativas estarán a disposición de la comunidad universitaria durante el primer semestre del año 2011.

o Se estableció un acuerdo de colaboración y trabajo conjunto con instituciones que capturan información de proyectos de investigación. Específicamente CONICYT, FIA y CORFO, con las que se compartirá información en forma automatizada (vía web service) entre las bases de datos, y así evitar dobles digitaciones.

1.2.10 Proyecto P11: “Agenda Corporativa de Actividades de Extensión”

o Se terminó de desarrollar el proyecto agenda corporativa de actividades2, realizado por el Sistema de Servicios de Información y Bibliotecas (SISIB) y la Vicerrectoría de Extensión y Comunicaciones con lo cual se pretende promover y difundir las distintas actividades académicas y culturales en los distintos ámbitos del quehacer universitario. Además es posible contar con un registro detallado de las actividades para que las autoridades puedan usarla con diversos fines, en particular para los procesos de acreditación institucional y de programas.

o Con este portal se logra mantener información actualizada, y accesible a toda la comunidad universitaria acerca de las actividades de extensión que realiza la Universidad de Chile, capturando en el origen y por sus autores toda la información asociada y mostrándola de manera atractiva e intuitiva a la comunidad.

2 Junto a las Actividades de Extensión este proyecto incluye acciones relacionadas con el quehacer académico, de investigación y otras propias de las unidades.

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o Este portal cuenta con opciones de búsqueda avanzada de eventos, filtros de fecha, categorías, expositores, recintos,

organizadores, auspiciadores, tipo de evento, entre otros, con lo cual se facilita el acceso a la información disponible en el portal. 1.2.11 Proyecto P12: “Currículum Académico Digital”

o Este proyecto, desarrollado en conjunto con la Vicerrectoría de Asuntos Académicos, tiene como finalidad principal facilitar la

integración de la información académica disponible en los sistemas de información institucionales, con el fin de dejarla disponible para los procesos de jerarquización académica, tales como Calificación Académica y Evaluación Académica, minimizando posibles errores y la doble digitación.

o Terminada la etapa de levantamiento, diagnóstico y diseño del proyecto P12 “Curriculum Académico Digital” se ha realizado la adjudicación de la licitación de desarrollo de Workflows, la que actualmente se encuentra en fase final de desarrollo (Workflow de Evaluación Académica).

o En forma paralela, se realizó y adjudicó la licitación para el desarrollo del portafolio del académico que permitirá a la comunidad académica contar con toda la información disponible en los sistemas institucionales de información académica. Esta iniciativa se encuentra en fase de término.

o Complementariamente, y como parte del proyecto de digitalización de documentos, fueron digitalizados más de 3.000 currículos de

académicos con el fin de mejorar la gestión y el acceso a esta información.

1.2.12 Proyecto P13: “Evaluación del desempeño docente y sistema de encuestas”

o En coordinación con el Departamento de Pregrado, de la Vicerrectoría de Asuntos Académicos, se desarrolló la “Plataforma de Encuestas en Línea” que permitirá mejorar el actual proceso de Evaluación del Desempeño Docente, que se realiza periódicamente en las unidades académicas de la Universidad. Adicionalmente, podrá ampliarse el uso de esta plataforma a otros procesos de consulta que sean de interés para la Universidad (encuestas de procesos de acreditación, encuestas de vinculación con el medio, encuestas de egresados, encuestas de clima laboral, etc.). La plataforma además permitirá consultar a segmentos específicos de la comunidad universitaria, en distintos ámbitos vinculados al quehacer académico y administrativo, con miras a obtener información que permita mejorar su gestión. Esta plataforma estará disponible a partir del primer semestre del año 2011.

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1.2.13 Proyecto P14: “Mejoramiento de la gestión académica de pre y post-grado (Complemento UCH609)”

o Durante el año, fueron incorporadas mejoras al sistema de postulación en línea a postgrado permitiendo, entre otras cosas, que los postulantes sean incorporados automáticamente al sistema de matrícula, optimizando de esta manera, el proceso completo. Por otro lado, durante este periodo se incorporaron la Facultad de Derecho y el Instituto de Estudios Internacionales al uso del sistema y durante el primer semestre de 2011 serán incorporadas nuevas unidades académicas.

o Se inició el desarrollo del proyecto “Mejora a los procesos académicos de pre y postgrado”, el cual constituye un complemento al proyecto MECESUP UCH0609, que busca ampliar los rediseños realizados, hacia aquellas unidades académicas que no fueron cubiertas. Con este proyecto se intenta además profundizar el nivel de automatización en algunos de los procesos con la finalidad de convertirlos en flujos de trabajo electrónicos (workflows).

o Junto con lo anterior, se ha iniciado el proceso de implantación del sistema corporativo GUIA Curricular en los programas de postgrado de aquellas unidades académicas que aún no lo utilizan. La meta a cumplir es incorporar durante el 2011, a todos los programas de magíster y doctorado; para ello se cuenta con un equipo de capacitación encargado de preparar a los usuarios que utilizan el sistema y promover activamente su uso.

o Se están desarrollando los” Workflows” necesarios, para apoyar procesos académicos como: postulación a becas, titulación y

obtención de grados, cambio de carrera y reconocimientos de asignaturas. Estos productos están siendo desarrollados en forma interna y se espera ponerlos a disposición de la Universidad, en el transcurso del año 2011.

o Como iniciativa al seguimiento de egresados y empleabilidad, se ha creado un modelo de datos que alojará de manera simplificada

todos los antecedentes o datos relacionados con los egresados de la Universidad. Complementariamente a este repositorio de información, se está trabajando en las herramientas para poder hacer gestión de la información.

1.2.14 Proyecto P15: “Mejoramiento de la gestión de bibliotecas” Dentro de las iniciativas que se desarrollaron en conjunto con el Sistema de Servicio de Información y Bibliotecas (SISIB), se pueden mencionar las siguientes:

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o Se realizó la implantación de los módulos de adquisiciones y el sistema de gestión de bibliografía básica, con el fin de mejorar la administración de recursos bibliográficos y su asignación según las necesidades académicas.

o Se desarrolló una plataforma de publicación de revistas electrónicas, utilizando el producto Open Journal Systems (OJS), mediante el cual será posible publicar material académico de la Universidad en formato electrónico y accesible públicamente. Como parte de este proyecto, además, se migró toda la información albergada en la antigua plataforma, constituyéndose así, un repositorio central de revistas académicas de la Universidad de Chile. Actualmente se han publicado 17 revistas utilizando esta plataforma, las que están disponibles en el Portal de Revistas Académicas de la Universidad de Chile (http://www.revistas.uchile.cl)

o Con el fin de contar con información consolidada y que permita realizar una gestión adecuada del material bibliográfico disponible en las distintas unidades académicas, el proyecto Observatorio UChile está terminando de desarrollar un conjunto de informes mediante los cuales se podrá conocer el uso real de este material.

1.2.15 Proyecto P16: “Facilitar acceso a la información (Observatorio U. Chile)”

o Con un equipo interno de especialistas en inteligencia de negocios, durante el año 2010 se avanzó en la construcción de repositorios de información académica y administrativa los cuales permitirán obtener informes dinámicos e indicadores de gestión en distintos ámbitos.

o Durante el año fueron liberados los reportes de avance del proceso AUCAI, tales como, totales de académicos por organismo que participan y que han postulado, estado de avance del trabajo de Comisiones Locales, estado de avance de la Comisión Superior, totales de académicos y nombramientos por organismo, análisis de evolución temporal, entre otros.

o Adicionalmente, se están desarrollando un conjunto de portafolios de información en los ámbitos evaluación de desempeño docente, proyectos de investigación e información bibliográfica.

La tercera iniciativa en este ámbito corresponde al sistema de alertas tempranas, el cual permitirá detectar oportunamente indicadores de procesos académicos o administrativos que adquieran valores superiores o inferiores a ciertos estándares o cotas establecidas y notificará a los responsables de proceso para tomar las acciones correctivas pertinentes. Este proyecto estará disponible a partir del primer semestre del año 2011.

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2 Síntesis del Estado de Avance del Convenio de Desempeño al 31 de Diciembre de 2010

2.1 Eje 1: Reorganización de los Organismos Centrales (ROC) Objetivo Específico ROC F1: Desarrollar e instalar capacidades de superintendencia a nivel central de la Universidad, mediante un nuevo modelo organizacional para la Rectoría, Prorrectoría y Vicerrectorías. Compromisos de Desempeño al Año 3 ROC F1:

Indicadores ROC F1

Descripción Indicadores Meta

Línea Base Meta Año 3 Avance 31.12.10

N° de unidades organizacionales a intervenir en Rectoría (5) 53% 5 76% N° de unidades organizacionales a intervenir en Prorrectoría (1) 0% 1 86% N° de unidades organizacionales a intervenir en VAA (5) 76% 5 79% N° de unidades organizacionales a intervenir en VAEGI (5) 65% 5 69% N° de unidades organizacionales a intervenir en VID (1) 80% 1 80% N° de unidades organizacionales a intervenir en VEX (1) 0% 1 28%

Hitos ROC F1

Nombre Hito Meta


N° de unidades diagnosticadas en Rectoría (10) N/A 10 100% N° de unidades diagnosticadas en Prorrectoría (4) N/A 4 100% N° de unidades diagnosticadas en VAA (11) N/A 11 82% N° de unidades diagnosticadas en VAEGI (8) N/A 8 100% N° de unidades diagnosticadas en VID (2) N/A 2 100% N° de unidades diagnosticadas en VEX (1) N/A 1 100% N° de unidades rediseñadas en Rectoría N/A 10 91%

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Hitos ROC F1

Nombre Hito Meta


N° de unidades rediseñadas en Prorrectoría N/A 4 100% N° de unidades rediseñadas en VAA N/A 11 64% N° de unidades rediseñadas en VAEGI N/A 8 85% N° de unidades rediseñadas en VID N/A 2 97% N° de unidades rediseñadas en VEX N/A 1 100% N° de unidades implementadas en Rectoría N/A 10 18% N° de unidades implementadas en Prorrectoría N/A 4 43% N° de unidades implementadas en VAA N/A 11 30% N° de unidades implementadas en VAEGI N/A 8 37% N° de unidades implementadas en VID N/A 2 80% N° de unidades implementadas en VEX N/A 1 50% N° de unidades evaluadas en Rectoría N/A 10 10% N° de unidades evaluadas en Prorrectoría N/A 4 0% N° de unidades evaluadas en VAA N/A 11 5% N° de unidades evaluadas en VAEGI N/A 8 13% N° de unidades evaluadas en VID N/A 2 0% N° de unidades evaluadas en VEX N/A 1 0%

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Objetivo específico ROC F2: Desarrollar e instalar capacidades ejecutivas a nivel de campus mediante un nuevo modelo organizacional aplicado a cada unidad geográfica. Compromisos de Desempeño al año 2 ROC F2:

Indicadores ROC F2

Descripción Indicador Meta

Línea Base3 Meta Año 3 Avance 31.12.10

% de campus con déficit en integración de áreas de apoyo a la gestión académica Adquisiciones 73% 20% 55% Activo Fijo 73% 20% 53% Redes infocomunicacionales 73% 20% 73% Bibliotecas 73% 0% 75% Finanzas 73% 20% 55% Asuntos legales 73% 20% 63% Personal de apoyo 73% 40% 53%

Hitos ROC F2

Nombre Hito Meta


Diagnóstico

Campus Andrés Bello N/A SI 100%

Campus Beauchef N/A SI 100%

Campus Sur N/A SI 100%

Campus Norte N/A SI 100%

Campus Juan Gómez Millas N/A SI 100%

3 La línea base presentada difiere de los informes anteriores, ya que se había informado el nivel de integración, mientras que lo que corresponde es el porcentaje de déficit de integración.

22

Hitos ROC F2

Nombre Hito Meta


Rediseño4




Campus Norte N/A SI 100%

Campus Juan Gómez Millas N/A SI 50%

Implementación5




Campus Norte N/A SI (P) 0%

Campus Juan Gómez Millas N/A SI (P) 0%

Evaluación




Campus Norte N/A SI (P) 0%

Campus Juan Gómez Millas N/A SI (P) 0%

4 Rediseño en Campus Juan Gómez Millas se realiza en coordinación con la Iniciativa Bicentenario.

5 En Campus Sur se han producido avances de implementación referidos a la coordinación con el Consejo de Campus, el inicio del proceso de selección y contratación del equipo técnico de Administración y la habilitación del espacio físico.

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Eje 2: Sistema integrado de gestión (SIG). Objetivo Específico SIG F1: Brindar apoyo a las actividades académicas mediante la implantación y uso de instrumentos de comunicación; y de sistemas de gestión administrativa y económica. Compromisos de Desempeño al año 3 SIG F1:

Indicadores SIG F1

Descripción Indicador Línea Base Meta Año 3 Avance

31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA1 Iniciativa 1 Portal Mi UChile

Nivel de uso de contenidos: N° de accesos a Portal Mi UChile por usuario.

30 [visitas/ usuario]

39 256 65%

Nivel de uso de los servicios personalizados: N° de usuarios que acceden a contenidos Mi UChile.

2.000 [usuarios]

3.000 5.038 100%

LA2 Iniciativa 1 Postulación y

Selección de RRHH

Tiempo promedio de contratación de personal de colaboración (desde declaración de necesidad hasta decreto de nombramiento).

30 [días calendario]

26 0 0% Sistema se pondrá en producción durante el año 2011.

Número de postulantes promedio para cargos de personal de colaboración.

20 [personas] 28 41 100%

Muestra obtenida de Trabajando.com en base a los concursos vigentes del Convenio hasta el día 31 de diciembre 2010.

LA2 Iniciativa 2 Activo Fijo

Cantidad de bienes inmuebles con informe de diagnóstico de regularización.

50.000 [metros2]

60.000 237.178 100% Esta información se obtuvo del proyecto de catastro de bienes inmuebles.

6 Se corrige cálculo del indicador.

24

Indicadores SIG F1


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA3 Iniciativa 1 Ventanilla Única

Tiempo promedio (en días) en resolver una solicitud de ventanilla única (certificados, permisos, etc.).

8 [días hábiles] 7 10 66%

Estimación hecha en base al número de días que demanda una tramitación en los servicios centrales.

Recursos requeridos para resolver una solicitud administrativa (permisos, certificados, renuncia de asignaturas, etc.).

3 [personas] 2 2 100%

Estimación hecha en base al n° de personas que trabajan en funciones similares (servicios centrales).

Volumen de información académica recogida directamente desde los procesos. (Mejoramiento de la información de la producción académica).

0 [KB] 700 600 86%

La información de contenido académico se ha obtenido de los mejoramientos de los sistemas curriculares (GUIA).

Hitos SIG F1

Descripción Hito Línea Base Meta Año 3 Avance

31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA1 Iniciativa 1 Portal Mi UChile

N° de Facultades estandarizadas en la difusión de actividades en organismos (utilizando Weblogic y administración de contenidos).

N/A 10 10 100%

Proyecto cumplido (Economía, Artes, Derecho, Filosofía, Odontología, Cs. Sociales, Cs. Químicas, Cs. Veterinarias, Arquitectura, Cs. Agronómicas).

N° de Institutos multidisciplinarios estandarizados en la difusión de actividades en organismos (utilizando Weblogic y administración de contenidos).

N/A 3 3 100% Proyecto cumplido (ICEI, IEI, Portal UChile 2.0).

N° de alumnos (pre y postgrado) con acceso a servicios personalizados en portal Mi UChile.

N/A 25.000 24.838 99% El sistema está disponible para todos los alumnos.

25

Hitos SIG F1


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

N° de académicos y funcionarios con acceso a servicios personalizados en portal Mi UChile.

N/A 5.000 12.351 100%

Servicio disponible para todos los funcionarios a contrata (académicos y personal de colaboración).

LA2 Iniciativa 1 Postulación y

Selección de RRHH

N° de organismos que cuentan con una sistema informático para el apoyo y registro del proceso de postulación y selección de personal de colaboración.

N/A 20 27 10%

La herramienta de postulación y selección se encuentra disponible para 2 organismos, las demás se incorporarán el primer semestre 2011.

LA2 Iniciativa 2 Activo Fijo

N° de organismos contables con sus bienes muebles en el nuevo sistema y utilizando los nuevos instrumentos

N/A 20 33 100%

N° de organismos contables que son usuarios de los bienes inmuebles no regularizados pero que si serán habilitados en el nuevo sistema

N/A 15 13 87%

Esto es el resultado del proyecto de actualización del catastro de bienes inmuebles (en total 24 organismos)

LA3 Iniciativa 1 Ventanilla Única

N° de organismos con servicios al docente (7) en ventanilla única

N/A 11 18 100%

N° de organismos con servicios en ventanilla única disponibles para el alumno (7).

N/A 11 18 100%

7 Fe de erratas: se corrige el indicador informado anteriormente.

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Objetivo Específico SIG F2: Promover la cultura de la autorregulación y del aseguramiento de la calidad del quehacer universitario mediante la implantación y uso de instrumentos de gestión académica en docencia, investigación, creación y extensión. Compromisos de Desempeño al año 3 SIG F2:

Indicadores SIG F2


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA1 Iniciativa 1 Herramientas de apoyo a la cátedra

presencial

Cantidad de material docente digital disponible por asignatura.

14 [arch.dig./asignatura]

20 17 86%

Nivel de oportunidad de las calificaciones. Porcentaje de cursos que publican sus notas mediante U-cursos sobre total de cursos habilitados.

31% 43% 32% 74%

El lento crecimiento de este indicador se debe a que así como aumentan los cursos publicando notas, aumentan los cursos con actividad.

Nivel de interacción por curso (sesiones de trabajo por alumno al mes).

54 [Sesiones /mes] 64 68 100%

LA2 Iniciativa 1 Postulación y selección

de proyectos de Investigación

Tiempo promedio entre postulación al concurso y asignación del proyecto.

106 [días corridos] 90 0 0% Sistema entrará en producción en primer semestre de 2011.

Número de informes oficiales acerca de concursos obtenidos directamente del sistema de investigación.

10 [documentos] 13 0 0% Sistema será puesto en producción en primer semestre de 2011.

LA2 Iniciativa 2 Portal de

actividades de extensión

Cantidad de visitas al portal de actividades de extensión

13.000 [N° de accesos /mes]

16.250 16.439 100%

27

Indicadores SIG F2


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

Número de actividades de extensión con difusión corporativa.

115 [actividades] 144 145 100%

LA3 Iniciativa 1 Curriculum

Académico Digital

Número de informes oficiales obtenidos directamente del sistema de currículo académico digital

0 [informes] 9 0 0% Sistema entrará en operación durante primer semestre 2011.

LA3 Iniciativa 2 Evaluación del

Desempeño Docente

Número de asignaturas con evaluación directa de su docencia

87 [asignaturas] 121 3952 100% El total de asignaturas que se imparten son evaluadas.

Porcentaje de encuestas respondidas por curso en relación al total de alumnos

53% 64% 89% 100%

28

Hitos SIG F2


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA1 Iniciativa 1 Herramientas de apoyo a la cátedra presencial

N° de carreras de pregrado que utilizan herramientas web de apoyo a la cátedra presencial

N/A 40 36 90%

N° de programas de magíster que utilizan herramientas web de apoyo a la cátedra presencial

N/A 20 24 100%

N° de programas de doctorado que utilizan herramientas web de apoyo a la cátedra presencial

N/A 5 9 100%

LA2 Iniciativa 1 Postulación y selección

de proyectos de Investigación

N° de concursos internos incorporados en el proceso de preparación, formulación y selección

N/A 8 0 0% Sistema entrará en producción durante el primer semestre 2011.

N° de concursos externos incorporados en el Workflow de preparación, formulación y presentación

N/A 6 0 0% Sistema entrará en producción durante el primer semestre 2011.

LA2 Iniciativa 2 Portal de actividades

de extensión

N° de Facultades integradas al nuevo portal de difusión y extensión

N/A 10 10 100%

N° de Institutos integrados al nuevo portal de difusión y extensión

N/A 2 2 100%

LA3 Iniciativa 1 Curriculum Académico

Digital

N° de unidades académicas que implanten la herramienta Currículum Académico

N/A 9 0 0% Sistema entrará en producción durante el año 2011.

29

Hitos SIG F2


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA3 Iniciativa 2 Evaluación del

Desempeño Docente

N° de programas docentes de pregrado con instrumentos de evaluación docente

N/A 40 62 100%

N° de programas docentes de magister con instrumentos de evaluación docente

N/A 20 0 0% Sistema se extenderá a postgrado durante el año 2011.

N° de programas docentes de doctorado con instrumentos de evaluación docente

N/A 8 0 0% Sistema se extenderá a postgrado durante el año 2011.

30

Objetivo Específico SIG F3: Ampliar la cobertura e integridad de los servicios de apoyo a los estudiantes de pre y postgrado, y a los egresados mediante el perfeccionamiento, implantación y uso de instrumentos para la gestión administrativa, curricular y de servicios a los alumnos y ex – alumnos. Compromisos de Desempeño al año 3 SIG F3:

Indicadores SIG F3

Descripción Indicador Línea Base Meta Año 3

Avance 31-12-2010

% de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA1 Iniciativa 1 Postulación, selección

y matrícula de postgrado

Número de estudiantes de postgrado matriculados por internet sobre estudiantes totales

110 240 349 100%

LA1 Iniciativa 2 Actividad curricular en

el postgrado

Número de estudiantes de postgrado que inscriben asignaturas por internet sobre estudiantes totales8

7% 12% 3,2% 27%

LA1 Iniciativa 3 Portal de egresados y

empleabilidad

Porcentaje de egresados/titulados en el año anterior con información de su situación laboral actualizada

17% 22,5% 3,2% 14% Primera fase del proyecto portal de quedará operativa en primer semestre de 2011.

LA1 Iniciativa 4 Bienestar del

estudiante y Ficha Médica

Número de consultas al Servicio Médico y Dental de Alumnos (SEMDA)

20 [consultas / día]

40 35 88%

Corresponde al número de consultas diarias que ofrece el Servicio Médico y Dental de Alumnos. Obtenido del sistema de reserva de horas SEMDA.

LA2 Iniciativa 1 Bibliotecas y uso de material bibliográfico

Número de informes de gestión de bibliotecas

127 [informes] 153 500 100%

8 Fe de erratas: se informa el porcentaje de alumnos que inscriben asignaturas por internet. El avance reportado el 2009 presentaba un error de cálculo.

31

Hitos SIG F3


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA1 Iniciativa 1 Postulación, selección

y matrícula de postgrado

N° de programas de magíster con instrumentos para la postulación, selección y matrícula.

N/A 90 45 50%

N° de programas de doctorado con instrumentos para la postulación, selección y matrícula.

N/A 30 24 80%

N° de programas de postítulo con instrumentos para la postulación, selección y matrícula.

N/A 65 0 0% Se incorporarán durante el año 2011.

LA1 Iniciativa 2 Actividad curricular en

el postgrado

N° de programas de magíster con instrumentos para la los servicios de administración curricular. (Guía)

N/A 100 93 93%

N° de programas de doctorado con instrumentos para la los servicios de administración curricular. (Guía)

N/A 30 29 97%

Corresponde los datos de programas de doctorado disponibles en el sistema GUIA Curricular.

N° de programas de postítulo con instrumentos para los servicios de administración curricular. (Guía)

N/A 80 21 26% Corresponde a los cursos de especialización disponibles en el sistema GUIA Curricular.

LA1 Iniciativa 3 Portal de egresados y

Empleabilidad

N° de programas de pregrado con instrumentos para la administración y seguimiento de egresados.

N/A 20 0 0% El proyecto de egresados se implementará durante el año 2011.

N° de programas de magíster con instrumentos para la administración y seguimiento de egresados.


32

Hitos SIG F3


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

N° de programas de doctorado con instrumentos para la administración y seguimiento de egresados


N° de programas de postítulo con instrumentos para la administración y seguimiento de egresados.


LA1 Iniciativa 4 Bienestar del

estudiante y Ficha Médica

N° de estudiantes con posibilidad de acceso vía web para solicitar asistencia médica o dental, al servicio médico y dental de la Universidad.

N/A 25.000 24.838 99%

% de alumnos atendidos por el servicio con ficha médica digital.

N/A 90% 0% 0% Sistema entra en operación durante el primer semestre 2011.

% de alumnos atendidos, con información disponible con fines de gestión

N/A 90% 14% 16% Estadísticas disponibles en el sistema de registro de horas SEMDA.

LA2 Iniciativa 1 Bibliotecas y uso de material bibliográfico

N° de organismos académicos con acceso a información de gestión de sus bibliotecas

N/A 189 18 100%

N° de bibliotecas con acceso a información de gestión de su servicio

N/A 4910 49 100%

La totalidad de bibliotecas de la Universidad cuentan con acceso a información para gestión, por lo que el proyecto se considera terminado.

9 Fe de erratas: Se corrige el número de organismos académicos de la Universidad. 10 Se corrige la meta al año 3, el número total de bibliotecas de la Universidad de Chile es 49.

33

Objetivo especifico SIG F4: Apoyar a la gestión institucional proactiva para la toma de decisiones, mediante la instalación de capacidades de observación permanente y oportuna del quehacer universitario y de rendición de cuentas públicas. Compromisos de Desempeño al año 3 SIG F4:

Indicadores SIG F4


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA1 Iniciativa 1 Observatorio UChile

Nivel de uso de información cuantitativa por los diferentes directivos de la comunidad universitaria: N° de accesos de personal directivo a estos reportes

500[accesos/mes] 650 500 77%

Cobertura de los ámbitos del quehacer universitario: Número de ámbitos del quehacer con información cuantitativa.( RRHH, alumnos, académico, contabilidad)

4 [ámbitos] 6 5 69%

Ámbitos cumplidos: 1.-AUCAI, 2.- Matrícula y Títulos y Grados, 3.-Curricular y Beneficios Estudiantiles, 4.- Nombramientos Académicos, 5.- Evaluación del Desempeño Docente.

LA2 Iniciativa 1 Portafolios Digitales

Rendición de cuentas a los diferentes integrantes de la comunidad universitaria. Número de informes disponible en el web por tipo de usuario. (SW piloto Águila)

14 [unidades] 18 57 100% Hay actualmente disponibles: 44 informes con información de alumnos y 13 con información de los académicos.

LA3 Iniciativa 1 Alertas Tempranas

Número de actividades de excepción realizadas por vencimiento de plazos

50 [act. /mes] 47 0 0% Proyecto aun en desarrollo se espera que entregue resultados en el año 2011

34

Hitos SIG F4


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

LA1 Iniciativa 1 Observatorio UChile

N° de organismos académicos con acceso a los informes de gestión sobre su quehacer.

N/A 18 18 100% El total corresponde a las 14 facultades y los 4 institutos de la Universidad.

Datos operativos sumarizados disponibles en el observatorio sobre RRHH, Matrícula y Títulos y grados.

N/A 30% 28% 93%

Datos operativos sumarizados disponibles en el observatorio sobre Curricular y Beneficios estudiantiles

N/A 30% 30% 100% Se cargaron todos los indicadores definidos por la VAA en este ámbito.

Datos operativos sumarizados disponibles en el observatorio sobre los estados financieros de los organismos

N/A 30% 4% 13% Este ámbito se incorporará partir del segundo semestre de 2011.

Datos operativos sumarizados disponibles en el observatorios sobre las nuevas iniciativas desplegadas en este proyecto

N/A 30% 26% 86% Proyectos de SISIB y VID. Estarán disponibles a partir del Enero del 2011.

LA2 Iniciativa 1 Portafolios Digitales

Portafolios construidos (5/5) presentando datos desde el observatorio UChile (intervalos de confianza y cobertura, sujetos al avance en el observatorio)

N/A 5 2 40% Portafolios construidos: del estudiante y del académico.

Utilización de la comunidad universitaria de los instrumentos cómo apoyo directo a su labor (N° de personas x N° de accesos)

N/A 3.000 0 0% Sistema entra en operación durante primer semestre 2011.

LA3 Iniciativa 1 Alertas Tempranas

N° de organismos que introducen 10 alertas en sus ámbitos de administración financiera y de recursos humanos.

N/A 17 0 0%

Sistema entrará a producción el primer semestre de 2011 en 5 organismos y el segundo semestre se incorporarán los restantes.

35

Hitos SIG F4


31-12-2010 % de Avance 31-12-2010

Comentarios

N° de programas de pregrado que introducen 10 alertas en sus ámbitos de administración curricular

N/A 40 0 0%

Todos los programas que se incorporarán el año 2011 contarán con alertas en el ámbito de administración curricular.

N° de de programas de pregrado que introducen 10 alertas en sus ámbitos de administración de matrícula y aranceles.

N/A 67 0 0%

Todos los programas que se incorporarán el año 2011 contarán con alertas en el ámbito de administración de matrícula y aranceles.

36

2.2 Estado de Avance Cronológico de Proyectos

Avance General de Proyectos del Convenio de Desempeño

37

Avance General de Proyectos del Convenio de Desempeño

38

2.3 Avance Presupuestario ejecutado Lista de Bienes y Servicio Año 1, al 31 de Diciembre de 2010

Clasificación del Gasto PROGRAMACIÓN EJECUCIÓN Total Monto Programado $ Total Monto Real $

Ítem cg Denominación MECE IES MECE IES 1 Perfeccionamiento 0 0 0 0 0,000 0 2 Asistencia Técnica / Consultorías 0 0 0 0 0,000 0 3 Bienes 377.300.000 377.300.000 0 139.212.197 139.212.197 0 1 Equipo de Apoyo al Aprendizaje 0 0 0 0 0 2 Tecnología de Acceso a la Información 0 0 0 0 0 3 Equipos e instrumental Científico 0 0 0 0 0 4 Muebles, Equipos y Alhajamiento 16.000.000 16.000.000 0 21.512.544 21.512.544 0 5 Tecnologías de Información y Comunicación (TICs) 361.300.000 361.300.000 0 117.699.653 117.699.653 0 6 Otros Bienes 0 0 0 0 0 0 4 Obras 17.700.000 17.700.000 0 17.603.297 17.603.297 0 1 Obras Menores 0 0 0 0 0 0 2 Remodelación 9.500.000 9.500.000 0 9.490.593 9.490.593 0 3 Habilitación 8.200.000 8.200.000 0 8.112.704 8.112.704 0 4 Construcción 0 0 0 0 0 0 5 Servicios de No Consultoría 389.000.000 252.000.000 137.000.000 240.944,681 240.944.681 58.556.280 1 Servicios de No Consultoría 389.000.000 252.000.000 137.000.000 240.944.681 240.944.681 58.556.280 6 Gastos Operacionales 484.666.000 484.666.000 - 491.220.984 491.220.984

1 Boletas de Garantía 0 0 0 0 0 0 2 Pago de Retenciones 23.420.000 23.420.000 0 21.241,548 21.241.548 0 3 Sueldos 174.000.000 174.000.000 0 182.247,345 182.247.345 0 4 Honorarios 260.780.000 260.780.000 0 263.186,628 263.186.628 0 5 Viáticos 186.000 186.000 0 68,887 68.887 0 6 Pasajes 200.000 200.000 0 191,100 191.100 0 7 Servicios Básicos 400.000 400.000 0 80,249 80.249 0 8 Servicios Generales 17.840.000 17.840.000 0 15.319,214 15.319.214 0 9 Suministros Materiales 6.000.000 6.000.000 0 5.946,642 5.946.642 0 10 Manutención de edificios, equipos y otros 800.000 800.000 0 0,000 0 0 11 Otros Gastos Operacionales 1.040.000 1.040.000 0 2.939,371 2.939.371 0

Total 1.268.666.000 1.131.666.000 137.000.000 947.537.439 888.981.159 58.556.280

39

Lista de Bienes y Servicio Año 2, al 31 de Diciembre de 2010.

Clasificación del Gasto PROGRAMACIÓN EJECUCIÓN Total Monto Programado $ Total Monto Real $

Ítem cg Denominación MECE IES MECE IES 1 Perfeccionamiento 0 0 0 0 0 0 2 Asistencia Técnica / Consultorías 45.267.000 15.267.000 30.000.000 17.955.415 11.768.311 6.187.104 3 Bienes 516.920.109 402.920.109 114.000.000 434.118.905 402.846.829 31.272.076 1 Equipo de Apoyo al Aprendizaje 0 0 0 0 0 0 2 Tecnología de Acceso a la Información 0 0 0 0 0 0 3 Equipos e instrumental Científico 0 0 0 0 0 0 4 Muebles, Equipos y Alhajamiento 30.000.000 17.785.109 12.214.891 0 0 0 5 Tecnologías de Información y Comunicación (TICs) 486.920.109 385.135.000 101.785.109 434.118.905 402.846.829 31.272.076 6 Otros Bienes 0 0 0 0 0 0 4 Obras 10.947.891 10.947.891 0 0 0 0 1 Obras Menores 4.000.000 4.000.000 0 0 0 0 2 Remodelación 4.947.891 4.947.891 0 0 0 0 3 Habilitación 2.000.000 2.000.000 0 0 0 0 4 Construcción 0 0 0 0 0 0 5 Servicios de No Consultoría 0 0 0 0 0 0 1 Servicios de No Consultoría 0 0 0 0 0 0 6 Gastos Operacionales 702.532.000 702.532.000 0 687.393.259 687.393.259 0 1 Boletas de Garantía 0 0 0 0 0 0 2 Pago de Retenciones 23.000.000 23.000.000 0 25.626.631 25.626.631 0 3 Sueldos 353.712.000 353.712.000 0 348.731.140 348.731.140 0 4 Honorarios 283.500.000 283.500.000 0 286.636.751 286.636.751 0 5 Viáticos 420.000 420.000 0 0 0.000 0 6 Pasajes 1.400.000 1.400.000 0 2.312.840 2.312.840 0 7 Servicios Básicos 800.000 800.000 0 0 0.000 0 8 Servicios Generales 6.000.000 6.000.000 0 7.025.814 7.025.814 0 9 Suministros Materiales 4.700.000 4.700.000 0 5.556.876 5.556.876 0 10 Manutención de edificios, equipos y otros 2.000.000 2.000.000 0 0 0.000 0 11 Otros Gastos Operacionales 27.000.000 27.000.000 0 11.503.207 11.503.207 0

Total 1.275.667.000 1.131.667.000 144.000.000 1.139.467.579 1.102.008.399 37.459.180

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Lista de Bienes y Servicio Año 3, al 31 de Diciembre de 2010. Clasificación del Gasto PROGRAMACIÓN EJECUCIÓN

Total Monto Programado $ Total Monto Real $ Ítem cg Denominación MECE IES MECE IES 1 Perfeccionamiento 0 0 0 2 Asistencia Técnica / Consultorías 2.186.400 2.186.400 0 0 0 3 Bienes 274.526.454 110.526.454 164.000.000 45.316.898 17.999.472 27.317.426 1 Equipo de Apoyo al Aprendizaje 0 0 0 0 0 0 2 Tecnología de Acceso a la Información 0 0 0 27.317.426 0 27.317.426 3 Equipos e instrumental Científico 0 0 0 0 0 0 4 Muebles, Equipos y Alhajamiento 4.900.000 4.900.000 0 346.014 346.014 0 5 Tecnologías de Información y Comunicación (TICs) 269.626.454 105.626.454 164.000.000 17.653.458 17.653.458 0 6 Otros Bienes 0 0 0 0 0 0 4 Obras 9.000.000 9.000.000 0 0 0 0 1 Obras Menores 0 0 0 0 0 0 2 Remodelación 0 0 0 0 0 0 3 Habilitación 9.000.000 9.000.000 0 0 0 0 4 Construcción 0 0 0 0 0 0 5 Servicios de No Consultoría 0 0 0 0 0 0 1 Servicios de No Consultoría 0 0 0 0 0 0 6 Gastos Operacionales 1.009.954.146 1.009.954.146 0 540.507.607 538.577.607 1.930.000 1 Boletas de Garantía 0 0 0 2 Pago de Retenciones 85.771.500 85.771.500 0 56.253.407 56.253.407 0 3 Sueldos 222.920.000 222.920.000 0 106.030.916 106.030.916 0 4 Honorarios 654.262.646 654.262.646 0 377.281.513 375.351.513 1.930.000 5 Viáticos 0 0 0 0 0 0 6 Pasajes 0 0 0 424.940 424.940 0 7 Servicios Básicos 0 0 0 0 0 0 8 Servicios Generales 0 0 0 0 0 0 9 Suministros Materiales 0 0 0 271.396 271.396 0 10 Manutención de edificios, equipos y otros 0 0 0 0 0 0 11 Otros Gastos Operacionales 47.000.000 47.000.000 0 245.435 245.435 0

Total 1.295.667.000 1.131.667.000 164.000.000 585.824.505 556.577.079 29.247.426

41

2.4 Resumen Gastos por Pagar Trimestre 4 – 2010 del Presupuesto del Convenio de Desempeño ($ Nominales)11

Clasificación del Gasto PROGRAMACIÓN EJECUCIÓN (por pagar)

Total Monto Programado $

Total Monto Real $

Ítem cg Denominación MECE IES MECE IES 1 Perfeccionamiento 0 0 0 0 0 0 2 Asistencia Técnica / Consultorías 47.453.400 17.453.400 30.000.000 -3.093.552 0 -3.093.552 3 Bienes 1.168.746.563 890.746.563 278.000.000 -31.069.945 -21.122.519 -9.947.426 4 Obras 37.647.891 37.647.891 0 0 0 0 5 Servicios de No Consultoría 389.000.000 252.000.000 137.000.000 -110.363.894 -51.807.614 -58.556.280 6 Gastos Operacionales 2.197.152.146 2.197.152.146 0 -108.366.353 -108.366.353 0

Total 3.840.000.000 3.395.000.000 445.000.000 -252.893.744 -181.296.486 -71.597.258

2.5 Resumen Gastos Trimestre 4 – 2010 del Presupuesto del Convenio de Desempeño ($ Nominales)12

Clasificación del Gasto PROGRAMACIÓN EJECUCIÓN (Ejecutados y por pagar)

Total Monto Programado $

Total Monto Real $

Ítem cg Denominación MECE IES MECE IES 1 Perfeccionamiento 0 0 0 0 0 0 2 Asistencia Técnica / Consultorías 47.453.400 17.453.400 30.000.000 3.093.552 0 3.093.552 3 Bienes 1.168.746.563 890.746.563 278.000.000 50.715.959 21.468.533 29.247.426 4 Obras 37.647.891 37.647.891 0 0 0 0 5 Servicios de No Consultoría 389.000.000 252.000.000 137.000.000 110.363.894 51.807.614 58.556.280 6 Gastos Operacionales 2.197.152.146 2.197.152.146 0 202.818.799 202.818.799 0

Total 3.840.000.000 3.395.000.000 445.000.000 366.992.204 276.094.946 90.897.258

11 Valores ingresados en sistema UCI al 31 de Diciembre de 2010.

12 Valores ingresados en sistema UCI al 31 de Diciembre de 2010.

42

3 Aspectos Generales sobre Implementación del Convenio de Desempeño al 31 de Diciembre de 2010

3.1 Logros tempranos y NO previstos ROC

a) Programa de salud en el Hospital Clínico UCH: Se planteó la idea de contar con un fondo solidario de salud para los estudiantes de la Universidad, iniciativa que cuenta con un fuerte apoyo del Hospital Clínico de la Universidad y que busca centralizar las prestaciones médicas de los alumnos aprovechando la infraestructura y recursos humanos idóneos para dicha tarea. El diseño de esta iniciativa se llevó a cabo durante el último trimestre 2010 y se planificó la marcha blanca a partir de marzo 2011.

b) Unidad de Gestión Documental (UGD): La marcha blanca del software EXEDoc, para la gestión del flujo de documentos al interior de los Servicios Centrales, potenció de manera importante la puesta en marcha de las nuevas funciones de esta Unidad. A la fecha la UGD ha comenzado a registrar en el software el envió de documentación, ha iniciado el proceso de digitalización de información nueva y realiza el seguimiento del plan piloto EXEDoc.

c) Software para la gestión de infraestructura: Aprovechando el término de los proyectos de levantamiento topográfico y catastro de bienes muebles, la Universidad, consistentemente con la instalación de las administraciones de campus (ROC-F2), ha iniciado la puesta en marcha de un software que permitirá coordinar la gestión de infraestructura a través de esta nueva organización. El contar con un software para la gestión de infraestructura es un paso significativo para la Universidad pues conlleva el ejercicio del rol de superintendencia desde el organismo central hacia los campus.

3.2 Logros Tempranos y NO previstos SIG

Durante el año 2010 se pudo apreciar la consolidación de una serie de iniciativas asociadas a los distintos proyectos del eje SIG que permitieron avizorar nuevos desafíos no visualizados al inicio del proyecto. Dentro de éstos pueden mencionarse: a) Digitalización de nuevos documentos electrónicos

El proyecto de digitalización e indexación de documentos administrativos y legales de la Universidad permitió visualizar el alto impacto que significa disponer de este material para agilizar el acceso a esta información cuando es altamente demandada por los actores de la comunidad universitaria. A través de iniciativa fue posible digitalizar una serie de nuevos documentos de alto interés para la Universidad (Programas

43

Académicos, Pagarés de Crédito universitario, Expedientes de título, Resoluciones, Hojas de vida, Currículos Académicos, Actas de Consejo Universitario, etc.).

b) Oficina de partes virtual

El proyecto de digitalización de documentos, junto con el rediseño organizacional de la oficina de partes de la Universidad de Chile también hizo posible repensar la forma de administrar el flujo y circulación de los documentos que se generan en la Universidad. Esto dio origen a la idea de crear un sistema de gestión documental de la Universidad de Chile más conocida como Oficina de partes Virtual Universitaria.

c) Plataforma de Publicación de Revistas Electrónicas El sistema de publicación de revistas electrónicas de la Universidad de Chile es la consecuencia de un proceso de evaluación de las condiciones en que se encontraba el sistema de publicaciones electrónicas de la Universidad. Con esta iniciativa se pretende dar un salto cualitativo en la calidad del manejo de este tipo de publicación y dejar a la Universidad de Chile a la vanguardia en este tema.

d) Workflows del ámbito académico (titulación y obtención de grados, cambios de notas, cambio de carrera, concursos internos, etc.) Dentro del plan de modernización uno de los desafíos más relevantes es introducir mejoras en cada uno de los distintos proce

universidad de chile plan de modernización de la gestión ......4 el proyecto de levantamiento...

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