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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
“ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE PROCESOS PARA LA
DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DEL INSTITUTO DE LA NIÑEZ Y LA FAMILIA (INFA)”
PREVIA A LA OBTENCIÓN DEL TITULO DE INGENIERA EN ADMINISTRACIÓN PÚBLICA
AUTORA:
JENNY ALEXANDRA RUALES ARIAS
DIRECTOR DE TESIS:
ING. CARLOS ALFONSO ÁVILA REINOSO
QUITO, JUNIO 2012
ii
DEDICATORIA
La presente tesis quiero dedicarla, en primer lugar a mi Dios amado que con su amor
incondicional siempre a escuchado mis oraciones y suplicas, ha iluminado mi
camino, guiado mis pasos y me ha entregado la luz del saber, la fuerza, empeño y
dedicación para ir alcanzando paso a paso mis objetivos en cada etapa de mi vida
universitaria.
A mis padres que con su infinito amor, sus buenos consejos y su apoyo absoluto
siempre me enseñaron el camino correcto, el valor de luchar por mis sueños para
nunca darme por vencida.
A mis hermanos que me han brindado su amor, respeto y confianza, valorando todo
el esfuerzo que hice para alcanzar este gran triunfo.
A mis amigas y amigos en general que con su motivación y su espíritu de amistad
me aconsejaron a tiempo para no desmayar y seguir adelante con mi propósito.
JENNY ALEXANDRA RUALES ARIAS
iii
AGRADECIMIENTO
Agradezco a mi Dios Todo Poderoso por permitirme existir, ser mi guía espiritual y
por ser padre, hermano y amigo incondicional, que no me ha fallado, siempre ha
estado en las buenas y en las malas, nunca me ha soltado de su manito sanadora y
no ha permitido que desmaye ni me dé por vencida ante cualquier obstáculo que
impida alcanzar todos mis sueños.
A mis padres por haberme concebido y darme la vida; por el más puro, sincero e
incomparable amor; por permitirme forjarme como ser humano; por ser mi apoyo
completo; por enseñarme la importancia que es luchar por mis sueños, que con
esfuerzo, dedicación y con la constante lucha todo se puede en la vida; por apoyar
incansablemente mi crecimiento personal y espiritual.
A mis hermanos por su gran espíritu de hermandad; por acompañarme en los
momentos más difíciles.
A una persona muy especial (Harry Paúl), por demostrarme a cada momento su
amor, apoyo y paciencia durante mi etapa universitaria.
A mis amigos (Dida, Danny, Patricio, Juan y Cristian), amigas (Daisy, Mayra,
Alexandra, Gloria, Carolina, Verónica, Adriana, Karla y Glenda) por su valiosa
amistad, por su apoyo infinito; quienes me demostraron día a día que la lucha
constante te ayudan alcanzar tus ideales.
Al Ing. Carlos Ávila Reinoso, por el apoyo en el desarrollo del presente trabajo.
Mil Gracias a todos ustedes por el más grande e insuperable apoyo durante toda mi
carrera universitaria y en el desarrollo del presente trabajo.
JENNY ALEXANDRA RUALES ARIAS
iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
Yo, JENNY ALEXANDRA RUALES ARIAS, en calidad de autora del trabajo de
investigación o tesis realizada sobre “ELABORACIÓN DE UN MANUAL DE
PROCESOS PARA LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DEL
INSTITUTO DE LA NIÑEZ Y LA FAMILIA (INFA)”, por la presente autorizo a la
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que
me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente
académicos o de investigación.
Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente
autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los
artículos 5, 6, 8; 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su
Reglamento.
Quito, Junio 2012
__________________________
FIRMA
C.C. 172115425-8
v
CARTA DE AUTORIZACIÓN DE LA INSTITUCIÓN
vi
INDICE DE CONTENIDOS INTRODUCCION ........................................................................................................................ 1
CAPÍTULO I: LA INSTITUCIÓN ................................................................................................. 2
1. GENERALIDADES ................................................................................................................. 2
1.1 LA INSTITUCIÓN ................................................................................................................. 2
1.1.1 ANTECEDENTES ............................................................................................................. 2
1.1.2 DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN ............................................................................. 4
1.1.3 RESEÑA HISTÓRICA ....................................................................................................... 5
1.1.4 FILOSOFÍA INSTITUCIONAL ........................................................................................... 6
1.1.5 BASE LEGAL .................................................................................................................... 7
1.1.6 ESTRUCTURA ORGÁNICA ........................................................................................... 11
1.1.7 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS
HUMANOS DEL INSTITUTO DE LA NIÑEZ Y LA FAMILIA-INFA-PLANTA CENTRAL ....... 16
1.1.8 SERVICIOS QUE PRESTA ............................................................................................ 17
1.1.9 DIAGRAMA CAUSA EFECTO (ISHIKAWA): ................................................................. 18
1.1.10 CLIMA ORGANIZACIONAL .......................................................................................... 21
1.1.11 CULTURA ORGANIZACIONAL .................................................................................... 22
1.3. MARCO CONCEPTUAL ................................................................................................... 33
CAPITULO II ............................................................................................................................. 36
2. DIAGNOSTICO SITUACIONAL ........................................................................................... 36
2.1. ANALISIS SITUACIONAL ................................................................................................. 36
2.1.1. ANALISIS EXTERNO ..................................................................................................... 36
2.1.1.1. MACRO AMBIENTE.................................................................................................... 36
2.1.1.1.1 FACTOR POLITICO .................................................................................................. 36
2.1.1.1.2 FACTOR SOCIAL ..................................................................................................... 37
2.1.1.1.3 FACTOR ECONÓMICO ............................................................................................ 41
PIB NACIONAL......................................................................................................................... 41
2.1.1.1.4 FACTOR PETROLEO: .............................................................................................. 44
2.1.1.1.5 FACTOR TECNOLÒGICO ........................................................................................ 46
2.1.1.1.6 FACTOR LEGAL ....................................................................................................... 48
vii
2.1.1.1.7 FACTOR CULTURAL ............................................................................................... 50
2.1.1.2 MICRO AMBIENTE ...................................................................................................... 51
2.1.2.1 USUARIOS Y/O CLIENTES......................................................................................... 51
2.1.2 ANALISIS INTERNO ....................................................................................................... 58
2.1.3 ANÁLISIS FODA ............................................................................................................. 69
2.1.3.1 MATRIZ DE IMPACTO EXTERNA .............................................................................. 71
2.1.3.2 MATRIZ DE IMPACTO INTERNO ............................................................................... 72
2.1.3.3 MATRIZ DE VULNERABILIDAD .................................................................................. 74
2.1.3.4 MATRIZ DE APROVECHABILIDAD ............................................................................ 75
2.1.3.5 HOJA DE TRABAJO FODA ......................................................................................... 77
2.1.3.6 MATRIZ DE ESTRATEGIAS FODA ............................................................................ 78
2.1.3.7 SINTESIS DEL FODA .................................................................................................. 80
CAPITULO III ............................................................................................................................ 82
3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS
HUMANOS DEL INSTITUTO DE LA NIÑEZ Y LA FAMILIA (INFA) ....................................... 82
3.1 MATRIZ AXIOLÓGICA ....................................................................................................... 83
3.1.1 PRINCIPIOS .................................................................................................................... 83
3.1.2 VALORES ........................................................................................................................ 84
3.1.3RESPETO......................................................................................................................... 85
3.1.4 TOLERANCIA .................................................................................................................. 86
3.1.5 EQUIDAD ........................................................................................................................ 87
3.1.6 SOLIDARIDAD ................................................................................................................ 87
3.1.7 COMPROMISO ............................................................................................................... 88
3.1.8 HONESTIDAD ................................................................................................................. 88
3.1.9 LEALTAD ......................................................................................................................... 89
3.1.10 TRABAJO EN EQUIPO ................................................................................................. 89
3.1.11 MORALIDAD ................................................................................................................. 90
3. 1.12 EFICIENCIA ................................................................................................................. 90
3.1.13 ECONOMÍA ................................................................................................................... 91
3.1.14 IMPARCIALIDAD .......................................................................................................... 91
viii
3.1.15 RESPONSABILIDAD .................................................................................................... 92
3.1.16 TRANSPARENCIA ........................................................................................................ 92
3.1.17 ÉTICA ............................................................................................................................ 93
3.2 MISION ............................................................................................................................... 93
3.3 VISIÓN ................................................................................................................................ 96
3.4 OBJETIVOS........................................................................................................................ 98
3.4.1 OBJETIVO GENERAL .................................................................................................... 99
3.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................................... 99
3.5 POLÍTICAS ....................................................................................................................... 100
3.6 ESTRATEGIAS ................................................................................................................ 101
3.6.1 ESTRATEGIA CORPORATIVA .................................................................................... 102
3.6.2 ESTRATEGIAS DE VALOR .......................................................................................... 102
3.7 POA .................................................................................................................................. 103
CAPITULO IV ......................................................................................................................... 106
4. LEVANTAMIENTO DE PROCESOS DE LA DIRECCION NACIONAL DE RECURSOS
HUMANOS ............................................................................................................................. 106
4.1 PROCESOS ..................................................................................................................... 106
4.2 TIPOS DE PROCESOS ................................................................................................... 106
4.3 DIAGRAMA DE CALIDAD DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS
DEL INFA ................................................................................................................................ 107
4.4 CADENA DE VALOR ....................................................................................................... 108
4.4.1 CADENA DE VALOR DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS
DEL INFA ................................................................................................................................ 109
4.5 DIAGRAMA IDEF-0 .......................................................................................................... 110
4.5.1 IDEF- O DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DEL INFA ... 112
4.6 INVENTARIO DE PROCESOS ........................................................................................ 113
4.6.1 PROCESOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS .............. 113
4.6.1.1 PLANIFICACION DEL TALENTO HUMANO ............................................................ 114
4.6.1.2 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL .............................................. 114
4.6.1.3 EVALUACION DEL DESEMPEÑO ............................................................................ 114
4.6.1.4 MOVIMIENTO DE PERSONAL ................................................................................. 114
ix
4.7 SELECCIÓN DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS
HUMANOS DEL INFA. ........................................................................................................... 115
4.8 MAPA DE PROCESOS SELECCIONADOS ................................................................... 117
4.9 ANÁLISIS DE PROCESOS SELECCIONADOS ............................................................. 118
4.9.1 HOJA DE COSTOS DE PERSONAL Y OPERACIÓN ................................................. 118
4.9.1.1 HOJA DE COSTOS PERSONAL ............................................................................... 118
4.9.1.2 HOJA DE COSTOS OPERATIVOS ........................................................................... 121
4.10 DIAGRAMA DE PROCESOS ......................................................................................... 122
4.11 MATRIZ DE ANÁLISIS DE RENDIMIENTO .................................................................. 123
4.12 DIAGRAMA DE PROCESOS........................................................................................ 124
4.13 REPORTES DE LOS PROCESOS DIAGRAMADOS ................................................... 133
4.14 MATRIZ DE ANÁLISIS RESUMIDA .............................................................................. 141
CAPITULO V .......................................................................................................................... 142
5.1 CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS: .................................................................. 142
5.2 DISEÑO DE FACTORES DE ÉXITO ............................................................................... 158
5.2.1 DISEÑO DE FACTORES DE ÉXITO ............................................................................ 160
5.3 INDICADORES DE GESTIÓN ......................................................................................... 161
5.3.1 TABLA DE INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS PROCESOS DE LA DIRECCIÓN
NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DEL INSTITUTO DE LA NIÑEZ Y LA FAMILIA
(INFA) ..................................................................................................................................... 164
5.4 ORGANIZACIÓN POR PROCESOS ............................................................................... 166
5.4.1 DISEÑO DE ORGANIZACIÓN POR PROCESOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE
RECURSOS HUMANOS DEL INFA ...................................................................................... 167
5.5 MANUAL DE PROCESOS ............................................................................................... 168
CAPÍTULO VI ......................................................................................................................... 178
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................................... 178
6.1. CONCLUSIONES ............................................................................................................ 178
6.2. RECOMENDACIONES ................................................................................................... 179
BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................................... 181
x
INDICE DE ANEXOS
CUESTIONARIO PARA USUARIOS-INFA............................................................................ 183
CUESTIONARIO PARA FUNCIONARIOS-INFA................................................................... 185
xi
INDICE DE TABLAS
SIMBOLOGÍA USADA EN LA REALIZACIÓN DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO…………………………………………………………………………………….. 39
LA TASA DE DESEMPLEO…………………………………………………………..... 53
PIB NACIONAL…………………………………………………………………………… 55
INFLACIÓN……………………………………………………………………………….. 57
RIESGO PAÍS…………………………………………………………………………….. 57
FACTOR PETROLEO…………………………………………………………………… 60
MATRIZ DE IMPACTO EXTERNA…………………………………………………….. 85
MATRIZ DE IMPACTO INTERNO……………………………………………………… 86
MATRIZ DE VULNERABILIDAD……………………………………………………….. 88
MATRIZ DE APROVECHABILIDAD…………………………………………………… 89
HOJA DE TRABAJO FODA…………………………………………………………….. 91
MATRIZ DE ESTRATEGIAS FODA……………………………………………………. 92
MATRIZ AXIOLÓGICA……………………………………………………………………….......... 98
POA………………………………………………………………………………………. 118
SELECCIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS………………………… 129
HOJA DE COSTOS……………………………………………………………………… 132
HOJA DE COSTOS TOTAL POR MINUTO-DIRECCIÓN NACIONAL DE RECUROS HUMANOS DEL INFA…………………………………………………………………... 133
HOJA DE COSTOS OPERATIVOS……………………………………………………. 134
DIAGRAMA DE PROCESOS ………………………………………………………… 137
MATRIZ DE ANÁLISIS RESUMIDA……………………………………………………. 154
CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS………………………………………….. 155
TABLA DE INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS PROCESOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DEL INSTITUTO DE LA NIÑEZ Y LA FAMILIA (INFA)…………………………………………………………………………... 177
MANUAL DE PROCESOS……………………………………………………………… 183
xii
INDICE DE GRÁFICOS DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN……………………………………………… 18
ESTRUCTURA ORGÁNICA………………………………………………………… 25
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DEL INSTITUTO DE LA NIÑEZ Y LA FAMILIA-INFA-PLANTA CENTRAL……………………………………………………………………………….. 30
DIAGRAMA DE ISHIKAWA CAUSA-EFECTO……………………………………… 33
TASA DE DESESMPLEO……………………………………………………………... 54
POBREZA……………………………………………………………………………….. 54
FACTOR ECONOMICO………………………………………………………………. 56
FACTOR PETROLEO………………………………………………………………… 59
FACTOR TECNOLOGICO…………………………………………………………….. 62
FACTOR LEGAL……………………………………………………………………… 64
FACTOR CULTURAL………………………………………………………………….. 65
PRINCIPIOS…………………………………………………………………………….. 97
RESPETO……………………………………………………………………………….. 100
TOLERANCIA…………………………………………………………………………… 100
EQUIDAD…………………………………………………………………………………..101
SOLIDARIDAD………………………………………………………………………….. 101
COMPROMISO…………………………………………………………………………. 102
HONESTIDAD…………………………………………………………………………... 102
LEALTAD………………………………………………………………………………... 103
TRABAJO EN EQUIPO……………………………………………………………….. 104
MORALIDAD…………………………………………………………………………… 104
EFICIENCIA…………………………………………………………………………….. 104
ECONOMÍA……………………………………………………………………………... 105
IMPARCIALIDAD……………………………………………………………………….. 105
RESPONSABILIDAD…………………………………………………………………... 106
TRANSPARENCIA……………………………………………………………………... 106
ÉTICA……………………………………………………………………....................... 106
DIAGRAMA DE CALIDAD DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DEL INFA…………………………………………………………………. 120
CADENA DE VALOR DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DEL INFA………………………………………………………………………………... 122
IDEF- O DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DEL INFA……………………………………………………………………………………… 125
MAPA DE PROCESOS SELECCIONADOS………………………………………… 130
DISEÑO DE FACTORES DE ÉXITO………………………………………………… 173
xiii
RESUMEN EJECUTIVO
TEMA: Elaboración de un Manual de Procesos para la Dirección Nacional de
Recursos Humanos del Instituto de la Niñez y la Familia (INFA).
RESUMEN:
El presente trabajo se ha desarrollado en seis grandes etapas; en su primer capítulo
hace referencia a la institución investigada; en su segundo capítulo contiene el
diagnóstico situacional y sus respectivas matrices; en su tercer capítulo se analiza el
direccionamiento estratégico de la Dirección; en su cuarto capítulo se establece el
levantamiento e inventario de los respectivos procesos; en su quinto capítulo se
despliega la caracterización de los procesos; y se finaliza con un sexto capítulo que
contiene las conclusiones y recomendaciones de toda la investigación. El objetivo de
esta tesis es desarrollar y dejar registrado un manual de procesos, el mismo que
será una guía estratégica para los funcionarios de la Dirección Nacional de Recursos
Humanos del Instituto de la Niñez y la Familia (INFA), y de esa manera se podrá
desarrollar un excelente desempeño de gestión dentro de la Dirección.
PALABRAS CLAVES:
ACTIVIDAD:
ENTRADAS:
GESTIÓN:
PROCESO:
RECURSO HUMANO:
SALIDAS:
xiv
ABSTRACT
SUBJECT: Development of a Process Manual for the National Human Resources
Institute for Children and Families (INFA).
SUMMARY: This work has developed into six main stages: in the first chapter refers to the
research institution, in its second chapter contains the situational analysis and their
respective parents, in his third chapter analyzes the strategic direction of the
Directorate, in its chapter four provides the survey and inventory of the respective
processes, in his fifth chapter unfolds the characterization of processes, and ends
with a sixth chapter containing the conclusions and recommendations of all research.
The aim of this thesis is to develop and allow a manual registration process, it will be
a strategic guide for members of the National Human Resources Institute for Children
and Families (INFA), and thus may develop an excellent performance management
within the Directorate.
TRADUCTION: Laura Dempsey
1
INTRODUCCION
La presente introducción hace referencia en forma sintetizada el desarrollo de la
siguiente tesis.
La finalidad del presente trabajo es la elaboración de un manual de procesos, el
mismo que es un instrumento dinámico y flexible, que permitirá a la Dirección
General de Recursos Humanos del Instituto de la Niñez y la Familia (INFA), tener
una guía importante que ayudará a los funcionarios a optimizar el tiempo y los
recursos al momento de desarrollar las actividades en cada proceso, y así atender
de mejor manera los requerimientos de los clientes internos y externos de la
institución, de igual forma garantizara un excelente desempeño de gestión dentro de
la Dirección.
La investigación se ha llevado a cabo agrupando su contenido en seis capítulos
diferentes:
Capítulo I: Establece los Antecedentes, Descripción de la Institución, Reseña
Histórica, Filosofía Institucional, Base Legal, Estructura Orgánica y Funcional,
Servicios que presta, Diagrama de Ishikawa Causa- Efecto, Planteamiento del
Problema, Desarrollo Organizacional, Clima Organizacional, Marco Teórico y
Conceptual.
Capítulo II: Detalla el Diagnóstico Situacional, Análisis Foda, Matriz de
Impacto Externa, Matriz de Impacto Interna, Matriz de Vulnerabilidad, Matriz
de Aprovechabilidad, Hoja de Trabajo y Matriz de Estrategias.
Capítulo III: Plantea el Direccionamiento Estratégico de la Dirección, Matriz
Axiológica, Misión, Visión, Objetivos: Generales y Específicos, Políticas,
Estrategias y el Plan Operativo Anual (POA).
Capítulo IV: Levantamiento de Procesos, Diagrama de Calidad, Cadena de
Valor, Diagrama IDE-FO, Inventario de Procesos, Selección y Clasificación de
los Procesos, Mapa de Procesos Seleccionados, Análisis de los Procesos,
Diagrama de Procesos, Matriz de Análisis de Rendimiento, Matriz de Análisis
resumida.
Capítulo V: Presenta la Caracterización de los Procesos, Diseño de Factores
de Éxito, Indicadores de Gestión, Organización por procesos y Manual de
Procesos.
Capítulo VI : Conclusiones y recomendaciones
2
CAPÍTULO I: LA INSTITUCIÓN
1. GENERALIDADES
1.1 LA INSTITUCIÓN
1.1.1 ANTECEDENTES
1En el año 2007, en la Administración del Presidente Constitucional de la República
del Ecuador, Ecom. Rafael Correa Delgado, creó la reforma institucional del sector
de la niñez y adolescencia, considerando un cambio organizacional general
(mecanismos de gestión y diseño institucional) del ex Ministerio de Bienestar Social
(MBS), hoy Ministerio de Inclusión Económica y Social (MIES), mismo que abarcó a
los ex programas: Operación Rescate Infantil (ORI), Fondo de Desarrollo Infantil
(FODI), Instituto Nacional de la Niñez y la Familia (INNFA) y Dirección de Atención
Integral a Niños y Adolescentes (DAINA).
Uno de los aspectos más importantes es la elaboración de la Agenda Social de la
Niñez y Adolescencia, instrumento clave de política pública y de orientación de las
acciones fundamentales del Estado en materia de infancia y adolescencia con miras
a ser cumplida hasta el 2010.
En tal sentido, en el ámbito de infancia y adolescencia, la reforma institucional se
planteó para superar problemas estructurales, resultado de más de 60 años de
gestión que generaron intervenciones dispersas, crecimiento desmedido de la
burocracia, desperdicio de recursos, instituciones desarticuladas entre sí, con una
carga de ineficiencia social e incapaz de dar respuestas efectivas a la demanda
social de servicios y con pocas responsabilidades frente a la ciudadanía.
Sin embargo, el Gobierno del Presidente Rafael Correa decidió profundizar los
cambios iniciados en el 2007 y poner en marcha las acciones para construir un
nuevo instituto público de la niñez y adolescencia, INFA público.
Cabe señalar que el Instituto de La Niñez y la Familia (INFA), fue creado mediante
Decreto Ejecutivo 1170 del 24 de junio del 2008, como una entidad de derecho
público, adscrito al Ministerio de Inclusión Económica y Social (MIES), con
jurisdicción nacional, dotado de personería jurídica, patrimonio propio e
1 www.infa.gob.ec
3
independencia técnica, administrativa y financiera, con la finalidad de optimizar y
potenciar los recursos humanos y económicos en función de la niñez y la familia en
el Ecuador, se agruparon varias entidades, (INNFA) Instituto Nacional de la Niñez y
la Familia, (FODI) Fondo de Desarrollo Infantil, (ORI) Programa de Operación
Rescate Infantil, (DAINA) Dirección de Atención Integral a la Niñez y Adolescencia.
Asimismo, el Instituto de La Niñez y la Familia (INFA), tiene como función principal
ejecutar las políticas nacionales de desarrollo infantil, protección especial,
participación y ejercicio de ciudadanía, apoyo a familias en situaciones de riesgo y
emergencia, esta entidad tuvo que realizar una transición total de actividades
relacionadas con el sector privado al sector público, motivo por el cual tuvieron
variaciones en todas sus operaciones institucionales.
Es así que mediante Estatuto Orgánico de Gestión por Procesos del 12 de febrero
del 2009, se detallan todos los parámetros que se deben aplicar en la Institución
para llevar a cabo sus actividades a través de sus diferentes Direcciones,
Coordinaciones y Unidades.
El Instituto de La Niñez y la Familia (INFA), tiene la finalidad de velar por las
direcciones, coordinaciones y unidades, una de ellas es la Unidad Nacional de
Recursos Humanos, la misma que tiene como objetivo principal gestionar
adecuadamente el Sistema Integrado de Desarrollo de Recursos Humanos,
impulsando las habilidades y conocimientos de los servidores, a fin de lograr
eficacia, eficiencia y oportunidad en la entrega de servicios. Administrar y adecuar
el talento humano a las estrategias de la organización.
4
1.1.2 DESCRIPCIÓN DE LA INSTITUCIÓN
2El Instituto de la Niñez y la Familia (INFA) fue credo como entidad de derecho
público, adscrito al Ministerio de Inclusión Económica y Social (MIES), con
jurisdicción nacional, dotado de personería jurídica, patrimonio propio e
independencia técnica, administrativa y financiera. La institución está estructurada
por Puestos Directivos y Órganos de Gestión, los mismos que están conformados
por un Director General, Coordinadores Generales, Directores Nacionales,
Directores Provinciales y Directores Territoriales.
El INFA cuenta con un estatuto orgánico por procesos, el mismo que se divide en:
Procesos Gobernantes, Procesos Agregadores de Valor, Procesos Habilitantes y
Procesos Desconcentrados, cada uno de estos procesos se detallan a continuación:
1. PROCESOS GOBERNANTES
1.1. Gestión Directiva
1.2. Gestión Consultiva
2. PROCESOS AGREGADORES DE VALOR 2.1. Gestión del Desarrollo Infantil
2.1.1. Gestión del Servicio de Desarrollo Infantil
2.2. Gestión de Protección Especial 2.2.1. Gestión del Servicio de Protección Especial
2.2.2. Gestión de Adopciones
2.3. Gestión de Participación, Riesgos y Emergencias
2 www.infa.gob.ec
5
2.3.1. Gestión de Participación y Ciudadanía
2.3.2. Gestión de Riesgos y Emergencias
3. PROCESOS HABILITANTES 3.1. Procesos Habilitantes de Apoyo
3.1.1. Gestión de Servicios Institucionales
3.1.1.1. Gestión Administrativa
3.1.1.2. Gestión de Tecnología
3.1.1.3. Gestión de Recursos Humanos
3.1.1.4. Gestión Financiera
3.1.1.5. Gestión de Infraestructura
3.2. Procesos Habilitantes de Asesoría
3.2.1. Gestión de Auditoría Interna
3.2.2. Gestión de Comunicación
3.2.3. Gestión de Asesoría Jurídica
3.2.4. Gestión de Planificación
3.2.4.1. Gestión de Programación y Evaluación
3.2.4.2. Gestión del Conocimiento e Información
3.2.4.3. Gestión de Cooperación Nacional e Internacional
4. PROCESOS DESCONCENTRADOS 4.1. Gestión Técnica Provincial
4.1.1. Gestión Territorial de Protección Integral
1.1.3 RESEÑA HISTÓRICA
3El ex INNFA, fue creado mediante Decreto Ejecutivo No. 175 de 29 de septiembre
de 1960 por el Presidente Constitucional de la República del Ecuador, José María
Velasco Ibarra y Corina Parral de Velasco Ibarra, primera Dama de la Nación y a
partir del 17 de enero de 1983, según Acuerdo No. 021, como Instituto Nacional de
la Niñez y la Familia – INNFA.
Mediante Acuerdo No. 560 de 8 de junio de 1998), compromete los intereses del
Estado, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 577 del Código Civil se disuelve
el Instituto Nacional de la Niñez y la Familia -INNFA y se procedió a su
correspondiente liquidación.
3 www.infa.gob.ec
6
El Instituto de La Niñez y la Familia (INFA), fue creado mediante el Decreto
Ejecutivo 1170 del 24 de junio del 2008, en reemplazo del antiguo (INNFA) Instituto
Nacional del Niño y la Familia que desaparece como entidad privada.
Al NFA se unen , el Programa de Operación Rescate Infantil – ORÍ, el Fondo de
Desarrollo Infantil, FODI y Dirección de Atención Integral a Niños y Adolescentes–
DAÍNA, asumiendo todas las competencias, atribuciones, funciones,
representaciones y delegaciones, constantes en leyes, reglamentos y demás
instrumentos normativos, los derechos y obligaciones, constantes en convenios,
contratos u otros instrumentos jurídicos, nacionales o internacionales, suscritos.
1.1.4 FILOSOFÍA INSTITUCIONAL
4Misión
Garantizar los derechos de niños, niñas y adolescentes en el Ecuador para el
ejercicio pleno de su ciudadanía en libertad e igualdad de oportunidades.
Visión
La visión del INFA está definida en la agenda social de la Niñez y Adolescencia
“Juntos por la equidad desde el principio de la vida” es una orientación mandataria
que el INFA asume y sus metas deben ser la visión y el horizonte hacia el cual la
nueva institución avance.
Valores
Justicia, eficiencia, honestidad, transparencia, predisposición al servicio, compromiso
institucional.
Objetivos
Superar el asistencialismo, la discrecionalidad en la asignación de recursos y
pasar de la fragmentación de servicios y funciones hacia la consolidación de
una política de desarrollo infantil dirigida a todos los niños y niñas de entre 0 y
5 años.
4 www.infa.gob.ec
7
Apoyar al tránsito de un Estado ausente en la protección y garantía de
derechos hacia un instituto público que lidere la prevención, promoción y
restitución de derechos de la niñez y adolescencia víctima de violencia.
Ofrecer espacios de participación a la Niñez y Adolescencia. Es decir, un
instituto que reconozca y cree los espacios necesarios para la autoría y
opinión de los niños, niñas y adolescentes.
Eliminar la dispersión y disparidad de acciones en caso de desastres
naturales y emergencias adoptando sistemas que prioricen la atención de la
Niñez y Adolescencia y sus grupos familiares afectados.
1.1.5 BASE LEGAL
5Créase el Instituto de la Niñez y la Familia - INFA, mediante Decreto Ejecutivo 1170
del 24 de junio del 2008, como entidad de derecho público, adscrito al Ministerio de Inclusión Económica y Social, MIES, con jurisdicción nacional, dotado de personería
jurídica, patrimonio propio e independencia técnica, administrativa y financiera.
El Instituto Nacional de la Niñez y la Familia -INNFA, es una fundación constituida
por el Estado, como persona jurídica de derecho privado, sin fines de lucro, con
finalidad social y pública.
Artículo 1. Crear el Instituto de la Niñez y la Familia - INFA, como entidad de
derecho público, adscrito al Ministerio de Inclusión Económica y Social, MIES, con
jurisdicción nacional, dotado de personería jurídica, patrimonio propio e
independencia técnica, administrativa y financiera.
El Instituto de la Niñez y la Familia - INFA, tendrá su domicilio en la ciudad de Quito
y su gestión será desconcentrada.
Artículo 2.- El Instituto de la Niñez y la Familia - INFA, tendrá como misión
fundamental garantizar los derechos de los niños, niñas y adolescentes en el
Ecuador para el ejercicio pleno de su ciudadanía en libertad e igualdad de
oportunidades.
5 www.infa.gob.ec
8
Artículo 3.- El Instituto de la Niñez y la Familia - INFA, es el organismo que a
nombre del Estado aplica y ejecuta los planes, normas y medidas que imparta el
Gobierno en materia de asistencia y protección integral a los niños y sus familias.
El Instituto de la Niñez y la Familia - INFA, actuará utilizando modelos de gestión y
atención unificados a los planes de desarrollo nacional y a la organización territorial
de administración del Estado.
Artículo 4.- El Instituto de la Niñez y la Familia - INFA, tendrá las siguientes
funciones:
Ejecutar las políticas nacionales de desarrollo infantil, protección especial,
participación y ejercicio de ciudadanía y apoyo a familias en situaciones de
riesgo y emergencia;
La provisión de servicios sociales básicos de protección y desarrollo de la
niñez y adolescencia, apoyo a las familias, protección especial, atención en
desastres y emergencias, promoción de la participación de la niñez y
adolescencia y fortalecimiento del tejido social comunitario, sobre la base de
las regulaciones y el control del Ministerio de Inclusión Económica y Social,
MIES;
Desarrollar acciones de defensa, denuncia y vigilancia del cumplimiento de
los derechos de la niñez y adolescencia;
Contribuir y participar en la implementación y fortalecimiento del Sistema
Nacional Descentralizado de Protección Integral a la Niñez y Adolescencia;
Promover y coordinar la participación de las organizaciones privadas y de la
comunidad en general en acciones y programas dirigidos al bienestar de la
niñez, adolescencia y sus familias;
Organizar los servicios sociales de protección y desarrollo de la niñez y
adolescencia de prestación directa y delegada a terceros;
Autorizar a organizaciones privadas la prestación de servicios sociales,
coordinar sus actividades y supervisarlas técnicamente;
Organizar y llevar un registro de prestadores de servicios sociales públicos y
privados;
Ejercer la potestad pública en materia de adopciones;
Ejercer la representación del Estado Ecuatoriano ante organismos
internacionales del Área de Niñez y Adolescencia, cuando corresponda dentro
del ámbito de sus atribuciones; y,
9
Realizar estudios de investigación sobre la niñez y adolescencia en el ámbito
de competencia del Instituto de la Niñez y la Familia - INFA, generando
conocimiento, pensamiento e información que deberá hacerse pública.
Artículo 5.- El Instituto de la Niñez y la Familia - INFA, además de las funciones
determinadas en el artículo 4, tendrá a su cargo las asignadas con: decretos
ejecutivos Nos. 1081 y 1249, publicados en los Registros Oficiales Nos: 278 de 17
de septiembre de 1993 y 251 de 14 de enero del 2004, al Programa de Operación
Rescate Infantil - ORI; Decreto Ejecutivo No. 2518, publicado en el Registro Oficial
No. 521 de 10 de febrero del 2005, al Fondo de Desarrollo Infantil, FODI; y, Estatuto
Orgánico de Gestión por Procesos del Ministerio de Bienestar Social publicado en el
Registro Oficial No. 346 de 31 de agosto del 2006 a la Dirección de Atención Integral
a la Niñez y Adolescencia - AINA.
Asimismo, el Instituto de la Niñez y la Familia - INFA asume las finalidades
establecidas en el estatuto constitutivo del Instituto Nacional de la Niñez y la Familia
-INNFA.
Artículo 6.- El Instituto de la Niñez y la Familia - INFA, contará con los siguientes
órganos de administración:
a. Nivel Asesor: Comité Consultivo;
b. Nivel Ejecutivo: Dirección General Nacional; y,
c. Nivel Operativo: unidades operativas regionales, provinciales y cantonales.
Artículo 7.- El Instituto de la Niñez y la Familia - INFA, estará representado
legalmente por su Director General quien tendrá el rango de Subsecretario General.
Artículo 8.- Son deberes y atribuciones del Director General:
Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial del Instituto de la Niñez
y la Familia - INFA, con sujeción a la ley;
Ejecutar las políticas sociales dispuestas por el Ministerio de Inclusión
Económica y Social, MIES;
Celebrar a nombre del Instituto de la Niñez y la Familia - INFA los contratos y
convenios que requiera la gestión institucional;
Dirigir, coordinar y supervisar la gestión del Instituto de la Niñez y la Familia -
INFA en el ámbito nacional; y,
Presentar a consideración y aprobación del Ministerio de Inclusión Económica
y Social, MIES los planes de acción, el presupuesto institucional y los
reglamentos de administración y operación necesarios para el funcionamiento
del Instituto de la Niñez y la Familia - INFA.
10
Artículo 9.- El Instituto de la Niñez y la Familia - INFA se organizará y administrará
de conformidad con el estatuto orgánico que se expida para el efecto.
5Artículo 10.- El Patrimonio del Instituto de la Niñez y la Familia - INFA, está
conformado por:
Los recursos que se le asignen en el Presupuesto General del Estado;
Los recursos asignados al Programa de Operación Rescate Infantil - ORI,
Fondo de Desarrollo Infantil, FODI y Dirección de Atención Integral a la Niñez
y Adolescencia - AINA y los que financian al Instituto Nacional de la Niñez y la
Familia - INNFA;
Los bienes muebles e inmuebles del Programa de Operación Rescate Infantil
- ORI, Fondo de Desarrollo Infantil, FODI y Dirección de Atención Integral a la
Niñez y Adolescencia - AINA y los bienes muebles e inmuebles que el
Directorio del Instituto Nacional de la Niñez y la Familia - INNFA resuelva
transferir de acuerdo con su estatuto; y,
Los subsidios, donaciones y legados que reciba de cualquier fuente.
5 www.infa.gob.ec
12
7Estructura Orgánica
La Estructura Orgánica del INFA, está conformada por una Dirección General,
Coordinaciones Generales, Direcciones Nacionales, Direcciones Provinciales y
Coordinaciones Territoriales.
Estructura Funcional
A continuación se detallan las funciones del Organigrama Estructural por: Dirección
General, Coordinaciones Generales, Direcciones Nacionales, Direcciones
Provinciales y Coordinaciones Territoriales.
Dirección General: Su función es establecer las políticas y directrices
institucionales a fin de que se cumpla con la misión y los objetivos propuestos
en el Decreto 1170; de acuerdo con la Constitución de la República, con el
Código de la Niñez y la Adolescencia y con todas las leyes, reglamentos,
convenios y más normativa relacionada con la niñez y con la existente para la
planificación, regulación y control.
Coordinación General de Planificación: Su función es dirigir y coordinar la
elaboración de políticas, planes, programas y proyectos institucionales,
orientar y acompañar la elaboración e implementación de estudios,
metodologías, modelos, modalidades, estándares y protocolos en materia de
atención a niños, niñas y adolescentes.
Dirección Nacional de Programación y Evaluación: Su función es la
capacitación y asistencia técnica intra e interinstitucional, Instrumentos de
gestión: líneas de base, planes plurianuales, planes operativos, planes de
desarrollo interno, estándares, indicadores, para medir la calidad de la gestión
y uso de la inversión pública.
Dirección Nacional de Cooperación Nacional e Internacional: Su función
es el monitoreo, apoyo y asesoramiento en el ámbito de su competencia a las
unidades desconcentradas.
Dirección Nacional de Gestión del Conocimiento e Información: Su
función es realizar investigaciones en el ámbito de la problemática de la niñez,
adolescencia y familias: sistematizadas, documentadas y socializadas;
investigación en temas de infancia: diseñado y administrado de forma que
fortalezca el conocimiento y retroalimente la acción institucional.
7 www.infa.gob.ec; Estatuto Orgánico por procesos del INFA
13
Dirección Nacional de Auditoria: Su función es realizar planes anuales de
auditoría presentados a la Contraloría General del Estado en el tiempo y
según lo establezca esta Institución rectora, la asesoría oportuna a
autoridades y funcionarios que requieran la asistencia profesional de Auditoría
Interna.
Dirección Nacional de Comunicación: Su función es el monitoreo, apoyo y
asesoramiento en el ámbito de su competencia a las unidades
desconcentradas, las políticas de comunicación y asesoría en campañas de
comunicación masiva, especial y dirigida a grupos focales.
Dirección de Asesoría Jurídica y Patrocinio: Su función es el monitoreó,
apoyo y asesoramiento en el ámbito de su competencia a las unidades
desconcentradas, providencias de aceptación o negación de reclamos
administrativos.
Coordinación General de Desarrollo Infantil: Su función es dirigir y
coordinar la elaboración de políticas, planes, programas y proyectos de
desarrollo infantil; orientar y acompañar la elaboración e implementación de
metodologías, modelos, modalidades, estándares y protocolos de desarrollo
infantil.
Dirección Nacional de Servicios de Desarrollo Infantil: Su función es dar atención de desarrollo infantil según necesidades y tiempo de permanencia
requerida por los niños y niñas.
Coordinación General de Protección Especial: Su función es dirigir y
coordinar la elaboración de políticas, planes, programas y proyectos de
protección especial, orientar y acompañar la elaboración e implementación de
metodologías, modelos, modalidades, estándares y protocolos de protección
especial.
Dirección Nacional de Servicios de Protección Especial: Su función es
realizar programas y proyectos con componentes para fortalecer el
apoderamiento de familias, comunidades, niñas, niños y adolescentes,
encaminados a prevenir la vulneración de los derechos.
Dirección Nacional de Adopciones: Su función es el Diseño del
funcionamiento de las Unidades Técnicas de Adopciones, Diseño e
implementación del subsistema de información nacional automatizado e
integrado referente a adopciones, que permita hacer seguimientos
14
individuales, institucionales, que brinde información reservada y confidencial y
posibilite su procesamiento en el afán de brindar un servicio ágil de calidad,
de obtener datos estadísticos, indicadores de gestión y permita conocer la
realidad nacional.
Coordinación General de Participación, Riesgos y Emergencias: Su
función es orientar y acompañar la elaboración e implementación de
metodologías, modelos, modalidades, estándares y protocolos de
participación riesgos y emergencias.
Dirección Nacional de Riesgos y Emergencias: Su función es establecer
sus objetivos operativos y metas, los que serán gestionados a través de
planes programas y proyectos.
Dirección Nacional de Participación Ciudadana: Su función es establecer
todas las acciones de prevención, restitución y de exigibilidad que garantizan
protección integral y generan autoría social; impulsando apoderamiento,
construcciones políticas, relaciones equitativas de ejercicio del poder,
articulando los procesos a espacios territoriales concretos, a planes de
desarrollo comunitarios y de país.
Coordinación General de Servicios Institucionales: Su función es Dirigir y
coordinar la elaboración de políticas, planes, programas y proyectos de
Servicios Institucionales; orientar y acompañar la elaboración e
implementación de metodologías, modelos, modalidades, estándares y
protocolos de Servicios Institucionales, Coordinar con todas las instancias
para garantizar la integralidad de las acciones y procedimientos.
Dirección Nacional Administrativa: Su función es el control y administración
de los seguros de la institución; el aseguramiento y coordinación eficiente del
manejo del sistema de compras públicas; los Informes de administración y
control del iinventario de activos fijos; y las Actas de entrega recepción de
bienes.
Dirección Nacional de Talento Humano: Su función es realizar el Diseño y
rediseño del Estatuto Orgánico por Procesos.
Dirección Nacional de Tecnología: Su función es realizar el Plan de
mantenimiento de Hardware y Software; Informes de mantenimiento de
15
Hardware y Software; Informes de administración de hosting; Información de
respaldo almacenada en un sitio de alta seguridad.
Dirección Nacional Financiera: Su función es realizar la Proforma
presupuestaria consolidada institucional.
7Dirección Nacional de Infraestructura: Su función es realizar
Construcciones civiles óptimas y en buen estado físico; Equipamiento físico
adecuado a las realidades territoriales y culturales, Plan nacional anual de
construcciones civiles.
7 www.infa.gob.ec; Estatuto Orgánico por procesos del INFA
16
1.1.7 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DEL INSTITUTO DE LA NIÑEZ Y LA FAMILIA-INFA-PLANTA CENTRAL
INFA-PLANTA CENTRAL
COORDINACIÓN DE SERVICIOS
INSTITUCIONALES
DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS
HUMANOS
PLANIFICACION DEL TALENTO HUMANO
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
DEL PERSONAL
EVALUACION DEL DESEMPEÑO
MOVIMIENTOS DE PERSONAL
ANALISTA
PLANIFICACION
DEL TALENTO
HUMANO
ANALISTA
RECLUTAMIENTO
Y SELECCIÓN
DEL PERSONAL
ANALISTA
EVALUACION
DEL DESEMPEÑO
ANALISTA
MOVIMIENTOS DE
PERSONAL
ASISTENTE
PLANIFICACION
DEL TALENTO
HUMANO
ASISTENTE
RECLUTAMIENTO
Y SELECCIÓN
DEL PERSONAL
ASISTENTE
EVALUACION DEL
DESEMPEÑO
ASISTENTE
MOVIMIENTOS DE
PERSONAL
DIRECTORA NACIONAL DE RECURSOS
HUMANOS ASISTENTE DE LA DIRECCIÓN RRHH
17
81.1.8 SERVICIOS QUE PRESTA
Servicio de Desarrollo Infantil
El Servicio de Desarrollo Infantil garantiza la protección integral de derechos de los
niños y niñas de 0 a 5 años de edad en igualdad de oportunidades y condiciones,
para lograr su pleno desarrollo en armonía con su entorno sociocultural y ambiental,
con la participación y corresponsabilidad del Estado, la sociedad y la familia.
Contribuye al mejoramiento de los niveles de desarrollo integral de los niños y niñas
menores de 5 años de edad que viven en el país, cuyas familias están ubicadas en
condiciones de pobreza y extrema pobreza
Brindan un cuidado diario en: Salud, Nutrición, Educación, Recreación:
Servicio de Protección especial
El Servicio de Protección especial garantiza restituir los derechos cuando éstos son
violentados por diferentes causas tales como: violencia en sus diversas dimensiones
física, psicológica y sexual, trabajo infantil; abuso y explotación sexual y laboral;
trata y tráfico; extravío; privación del medio familiar; personas en situación de doble
vulnerabilidad o violentación de derechos, como adolescentes embarazadas, o
discapacitados.
Servicio de Atención en Riesgos y Emergencias
El Servicio de Atención en Riesgos y Emergencias implementa estrategias para
reducir la amenaza causada por desastres naturales en niños, niñas, adolescentes y
sus familias, además de mecanismos de protección ante catástrofes individuales y
situación de refugio; ayudas médicas emergentes a las personas que necesitan de
algún tipo de servicio, insumo, medicamento o bien, que no pueda ser entregada por
ninguna otra institución pública de salud.
La línea de Atención en Riesgos y Emergencias asegura que niños, niñas,
adolescentes y sus familias estén preparadas y sepan cómo actuar frente a
situaciones de riesgo y emergencias, con el fin de minimizar al máximo los daños y
reducir el impacto que puedan sufrir en estas circunstancias. En el marco de la
8 www.infa.gob.ec;Estatuto Orgánico por procesos del INFA
18
Servicio de Participación y Ciudadanía
El Servicio de Participación y Ciudadanía promueve espacios para que estos
participen y opinen sobre los temas que les afectan. También genera movilización
social, para ello desarrolla una serie de mecanismos vinculados al desarrollo de
capacidades de los actores sociales: familias, comunidades, niños, niñas y
adolescentes, instituciones y otros actores sociales.
Construcción de ciudadanía de Niños, Niñas y Adolescentes, a través del
fortalecimiento del Movimiento de Niños, Niñas y Adolescentes y del CCNNA.
Lucha por la vida contra la exclusión, la violencia y la exigibilidad de derechos
de los Niños, Niñas y Adolescentes.
Participación Ciudadana de Niños, Niñas y Adolescentes desde los medios de
comunicación.
91.1.9 DIAGRAMA CAUSA EFECTO (ISHIKAWA):
El Diagrama Causa-Efecto es llamado usualmente Diagrama de "Ishikawa" porque
fue creado por Kaoru Ishikawa, experto en dirección de empresas interesado en
mejorar el control de la calidad; también es llamado "Diagrama Espina de Pescado"
porque su forma es similar al esqueleto de un pez: Está compuesto por un recuadro
(cabeza), una línea principal (columna vertebral), y 4 o más líneas que apuntan a la
línea principal formando un ángulo aproximado de 70º (espinas principales). Estas
últimas poseen a su vez dos o tres líneas inclinadas (espinas), y así sucesivamente
(espinas menores), según sea necesario. El Diagrama Causa-Efecto: Es una de las
herramientas más eficaces y más utilizadas en acciones de mejoramiento y control
de calidad en las organizaciones, ya que permite, de una forma sencilla, agrupar y
visualizar las razones que han de estar en el origen de un cualquier problema que se
pretenda mejorar.Es una forma de organizar y representar las diferentes teorías
propuestas sobre las causas de un problema.
9 http://www.monografias.com
19
DIAGRAMA DE ISHIKAWA CAUSA – EFECTO
Elaborado: Jenny Ruales Arias
GESTION RECURSOS TECNOLOGICOS E
INFRAESTRUCTURA
La Falta de una gestión por procesos en la Dirección Nacional de Recursos Humanos del INFA hace deficiente su administración
No se cuenta con un manual de clasificación
y valorización de puestos.
Escasa definición de procesos por
cada área asignada.
Ausencia de índices de gestión
Falta de designación especifica de
funciones
Los procesos de contratación no son
oportunos
Falta de coordinación entre las dependencias del INFA.
Modelo de gestión integral por definirse especialmente en las aéreas agregadoras de valor.
La escasa definición de instrumentos demora los tramites.
La red y los equipos informáticos no son
suficientes para satisfacer la demanda de la
institución.
La infraestructura de la institución es
muy pequeña.
El 45% de los servidores del INFA son a
contrato por lo tanto existe un permanente
movimiento de personal.
El personal no es capacitado
Los Instrumentos de evaluación y control no
permiten medir en forma integral la función.
PROCESOS
Falta del manual de procesos por área. La Estructura orgánica no responde al
modelo de gestión.
TALENTO HUMANO CONTROL
20
INTERPRETACIÓN
PROCESOS: El no contar con un manual de procesos por área produce
duplicidad en el trabajo y confusión al desarrollar sus funciones diarias, es por
ello que se debe implantar un manual de procesos por cada área asignada.
TALENTO HUMANO: La estructura orgánica no responde al modelo de
gestión, se recomienda implementar un manual de clasificación y valoración
de puestos.
CONTROL: Los Instrumentos de evaluación y control no permiten medir en
forma integral la función, es por ello que se recomienda la asignación
específica de funciones.
GESTION: La escasa definición de instrumentos demora los trámites, por lo
tanto es necesario implementar un modelo de gestión integral.
RECURSOS TECNOLOGICOS E INFRAESTRUCTURA: La red y los equipos
informáticos no son suficientes para satisfacer la demanda de la institución, es
importante incrementar los recursos tecnológicos y de infraestructura para
brindar una gestión de calidad.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Se ha seleccionado este tema de investigación por la necesidad de implementar un
manual de procesos en la Dirección Nacional de Recursos Humanos, ya que al
momento los procesos no se encuentran definidos ni reglamentados, lo que permite
falencias al momento de realizar sus actividades diarias como falta de coordinación,
comunicación, trabajo en equipo.
DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Desarrollo Organizacional es un esfuerzo a largo plazo guiado y apoyado por la alta
gerencia, para mejorar la visión, la delegación de autoridad , el aprendizaje y los
procesos de resolución de problemas de una organización, mediante una
administración constante y de colaboración de la cultura de la organización con un
énfasis especial en el conocimiento de los equipos de trabajo naturales y en otras
configuraciones de equipos, utilizando el papel de consultor- facilitador, la teoría y la
tecnología de las ciencias de la conducta aplicadas, incluyendo la investigación
acción.
21
1.1.10 CLIMA ORGANIZACIONAL
RELACIÓN SERVIDOR- JEFE INMEDIATO Y DEMÁS SUPERIORES
Las relaciones están caracterizadas por la amabilidad y la consideración, es por ello
que los funcionarios de la Dirección Nacional de Recursos Humanos están
satisfechos con el nivel de consideración que se le brinda a cada uno de ellos.
CREATIVIDAD E INICIATIVA: El 50% de los funcionarios de la Dirección Nacional
de Recursos Humanos son personas jóvenes con iniciativa propia los mismos que
hacen día a día el esfuerzo para brindar una mejor gestión.
COMUNICACIÓN
En la Dirección Nacional de Recursos Humanos, existe una buena relación entre los
funcionarios superiores y subordinados, ya que su labor esencial radica en un
compromiso grupal, el mismo que permitirá desarrollar y alcanzar los objetivos
previstos para la dirección.
RELACIÓN CLIENTE INTERNO- INSTITUCIÓN
Los servidores y servidoras que prestan sus servicios al INFA se sienten gustosos
de pertenecer a este organismo, en virtud, de la importante contribución que hace la
institución al País como ejecutar las políticas nacionales de desarrollo infantil,
protección especial, participación y ejercicio de ciudadanía y apoyo a familias en
situaciones de riesgo y emergencia.
RELACIÓN CLIENTE INTERNO – COMPAÑEROS DE TRABAJO: Los funcionarios
de la Dirección Nacional de Recursos Humanos tienen una buena relación entre
ellos lo que permite un buen ambiente de equipo.
CONDICIONES AMBIENTALES DEL PUESTO DE TRABAJO: Los funcionarios no
se sienten totalmente contentos con la distribución de sus respectivos puestos de
trabajo ya que la infraestructura de cada área es muy pequeña.
CARGO QUE OCUPA Los servidores sienten que es necesaria una reclasificación
de puestos, ya que en algunos casos no son bien remunerados de acuerdo a sus
funciones que realizan diariamente.
22
1.1.11 CULTURA ORGANIZACIONAL
USUARIOS En la Dirección Nacional de Recursos Humanos se pueden identificar a
los siguientes usuarios:
Usuarios internos: Se puede considerar la mayoría de los funcionarios de la
entidad a nivel nacional
Otros Servidores. Se puede indicar a todos los servidores que acuden a la
Dirección Nacional de Recursos Humanos que requieran algún documento que
posee en los archivos de la Dirección.
Usuarios externos: Aquí encontramos a los usuarios del INFA que solicitan algún tipo de trámite o gestión por parte de la institución.
1.2. MARCO TEÓRICO 10La Gestión por Procesos puede ser conceptualizada como la forma de gestionar
toda la organización basándose en los procesos, siendo definidos estos como una
secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada
para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos
del usuario.
Definición de proceso "Actividad o grupo de actividades que emplean un insumo
organizacional (entrada), le agregan valor a este (generan una transformación) y
suministran un producto (resultado) para un cliente interno o externo”.
¿Para qué sirve? Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas o interactuantes que
transforman las entradas y salidas dentro de una organización.
Los procesos son posiblemente el elemento más importante y más extendido en la
gestión de las organizaciones innovadoras.
El enfoque de procesos forma parte de la cultura de las organizaciones exitosas.
10 Dr. Galo Moreno, Administración por Procesos, edición 2009;
http://html.rincondelvago.com/administracion-por-procesos.html; HARRINGTON, H. James,
23
Esta herramienta puede ser en el futuro muy valiosa para el mejoramiento de
procesos, ya que permite separar, identificar y en ocasiones cuantificar las distintas
partes de un proceso.
REQUISITOS DE UN PROCESO
Los procesos deben tener indicadores que permitan visualizar fácilmente la
evolución de los mismos, de tal manera que cualquier desviación de los
estándares, establecidos inicialmente, pueda ser corregida rápidamente.
Es recomendable planificar y realizar periódicamente programas de
mejoramiento o de reingeniería de los procesos de gestión para alcanzar
mejoras espectaculares en determinados parámetros como costos, calidad,
servicio y rapidez de respuesta.
11CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
POR LA COMPLEJIDAD LOS PROCESOS SE CLASIFICAN EN:
Macro proceso.- Conjunto de procesos que están interrelacionados.
Proceso. Un proceso se puede definir como una serie de actividades,
acciones o tomas de decisiones interrelacionadas, orientadas a obtener un
resultado específico como consecuencia del valor añadido aportado por cada
una de las actividades que se llevan a cabo en las diferentes etapas de dicho
proceso.
Subproceso.- Partes definidas dentro de un proceso.
Actividad.- Son acciones que tienen lugar dentro de los procesos y son
necesarias para generar un determinado resultado.
Tarea.- Trabajo que ha de hacerse en un tiempo determinado
CARACTERÍSTICAS O CONDICIONES DE UN PROCESO
Se pueden describir las ENTRADAS y las SALIDAS
11 Dr. Galo Moreno, Administración por Procesos, edición 2009;
http://html.rincondelvago.com/administracion-por-procesos.html; HARRINGTON, H. James,
24
El Proceso cruza uno o varios límites organizativos funcionales.
Una de las características significativas de los procesos es que son
capaces de cruzar verticalmente y horizontalmente la organización.
Se requiere hablar de metas y fines en vez de acciones y medios. Un
proceso responde a la pregunta "QUE", no al "COMO".
12CÓMO SE GESTIONA POR PROCESOS Describir la organización como una red
de procesos proporciona a la dirección de la organización una herramienta útil de
gestión.
Estabilizando y desarrollando su concepto de organización
(Misión, Visión y Valores).
Definiendo su red de procesos en general y más en concreto sus procesos
clave y prioritarios.
Estableciendo mecanismos de medición
Estableciendo planes de actuación a largo, medio y corto plazo.
Pasos para la Gestión por procesos:
1. Identificar clientes y sus necesidades
2. Definir servicios/productos
3. Desarrollar el mapa de procesos
4. Describir procesos
5. Diagramar procesos
6. Análisis de datos y mejora del proceso
12 Dr. Galo Moreno, Administración por Procesos, edición 2009;
http://html.rincondelvago.com/administracion-por-procesos.html; HARRINGTON, H. James,
25
13SIMBOLOGÍA USADA EN LA REALIZACIÓN DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
Los diagramas de flujo son representaciones gráficas en las cuales se indican las
principales actividades y la secuencia para lograr las metas de la organización.
SÍMBOLO IDENTIFICACIÓN OBSERVACIÓN
OPERACIÓN AGREGA VALOR
INSPECCIÓN O CONTROL NO AGREGA VALOR
DEMORA O ESPERA NO AGREGA VALOR
ARCHIVO O ALMACENAMIENTO NO AGREGA VALOR
TRANSPORTE NO AGREGA VALOR
EN LAS ORGANIZACIONES SE DAN CITA DIFERENTES TIPOS DE PROCESOS
No todos los procesos de una organización tienen la misma influencia en la
satisfacción de los clientes, en los costos, en la estrategia, en la imagen corporativa,
en la satisfacción del personal. Es conveniente clasificar los procesos, teniendo en
consideración su impacto en estos ámbitos. Los procesos se suelen clasificar en tres
tipos: Estratégicos, Clave, de Apoyo.
PROCESOS ESTRATÉGICOS
“Procesos estratégicos son los que permiten definir y desplegar las estrategias y
objetivos de la organización. Los procesos que permiten definir la estrategia son
genéricos y comunes a la mayor parte de negocios, Sin embargo, los procesos que
permiten desplegar la estrategia son muy diversos, dependiendo precisamente de la
estrategia adoptada.”
13 Dr. Galo Moreno, Administración por Procesos, edición 2009;
http://html.rincondelvago.com/administracion-por-procesos.html; HARRINGTON, H. James,
26
PROCESOS CLAVE
Los procesos clave son aquellos que añaden valor al cliente o inciden directamente
en su satisfacción o insatisfacción. Componen la cadena del valor de la
organización. También pueden considerarse procesos clave aquellos que, aunque
no añadan valor al cliente, consuman muchos recursos. Los procesos clave
intervienen en la misión, pero no necesariamente en la visión de la organización.
PROCESOS DE APOYO En este tipo se encuadran los procesos necesarios para el
control y la mejora del sistema de gestión, que no puedan considerarse estratégicos
ni clave. Normalmente estos procesos están muy relacionados con requisitos de las
normas que establecen modelos de gestión. Son procesos de apoyo, por ejemplo:
Control de la documentación
Auditorías Internas
Estos procesos no intervienen en la visión ni en la misión de la organización.
PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN POR PROCESOS “Un proceso es un conjunto de actividades que se desarrollan en una secuencia
determinada permitiendo obtener unos productos o salidas a partir de unas entradas
o materias primas. Los procesos pueden ser industriales o de gestión.”
Los procesos existen en cualquier organización aunque nunca se hayan
identificado ni definido: los procesos constituyen lo que hacemos y cómo lo
hacemos.
En una organización, prácticamente cualquier actividad o tarea puede ser
encuadrada en algún proceso.
No existen procesos sin un producto o servicio.
No existe cliente sin un producto y/o servicio.
No existe producto y/o servicio sin un proceso.
LA GESTIÓN POR PROCESOS CON LLEVA: Una estructura coherente de procesos que representa el funcionamiento de la
organización.
Un sistema de indicadores que permita evaluar la eficacia y eficiencia de los
procesos tanto interno como externo.
Una designación de responsables de proceso, que deben supervisar y
mejorar el cumplimiento de todos los requisitos y objetivos del proceso
asignado (costos, calidad, productividad, medioambiente, seguridad y salud
laboral, moral).
27
Cuando se define y analiza un proceso, es necesario investigar todas las
oportunidades de simplificación y mejora del mismo; es conveniente tener presentes
los siguientes criterios:
Se deben eliminar todas las actividades que no añaden valor.
Los detalles de los procesos son importantes porque determinan la eficiencia
de los procesos.
No se puede mejorar un proceso sin datos. En consecuencia: son necesarios
indicadores que permitan revisar la eficacia y eficiencia de los procesos.
Las causas de los problemas son atribuibles siempre a los procesos, nunca a
las personas.
En la dinámica de mejora de procesos, se pueden distinguir dos fases bien diferenciadas: la estabilización y la mejora del proceso.
14ELEMENTOS DE UN PROCESO Un proceso está formado de los siguientes
elementos:
Entradas: Recursos del ambiente externo, incluyendo productos o salidas de
otros subsistemas.
Procesos de transformación: Las actividades de trabajo que transforman las
entradas, agregando valor a ellas y haciendo de las entradas, las salidas del
subsistema.
Salidas: Los productos y servicios generados por el subsistema, usados por
otro sistema en el ambiente externo
JERARQUÍA DE LOS PROCESOS MACROPROCESO: Es el conjunto de procesos interrelacionados.
PROCESO: Conjunto de actividades interrelacionadas cuyo fin es obtener un
resultado especifico del proceso de transformación de los insumos,
añadiéndoles valor.
SUBPROCESO: partes dentro de un proceso.
ACTIVIDAD: Son las acciones que se realizan dentro de un proceso para
llegar al resultado definido.
TAREA: Es el trabajo que se hace en un tiempo determinado.
14 Dr. Galo Moreno, Administración por Procesos, edición 2009
http://html.rincondelvago.com/administracion-por-procesos.html HARRINGTON, H. James,
28
14PARA DESCRIBIR UN PROCESO SE RECOMIENDA SEGUIR ESTE ORDEN:
1. Definirlo, especificar de qué se trata, sus límites, responsable, misión y objetivos.
2. Identificar quién es el beneficiario del proceso, describir sus expectativas y sus
necesidades como "salidas" del proceso, e identificar los estándares de calidad
aceptables para nuestros clientes.
3. Relacionar las actividades que se incluyen en el proceso, sus elementos,
diagrama, secuencia, "entradas" y requisitos de calidad.
4. Especificar el método de evaluación y de revisión que adoptaremos para introducir
mejoras en el proceso, lo que incluye determinar indicadores del proceso.
DEFINIR LA MISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN. La definición de Misión está integrada por los siguientes elementos a los que se
debe responder:
¿Quiénes somos?
¿Cuál es la razón de nuestra existencia? (La Misión en sí).
¿Con qué fin?
¿Para quién lo hacemos?
¿Cómo vamos a lograr esta misión?
LA VISIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Para que una visión esté formulada correctamente debe contener los siguientes
elementos:
¿Qué tratamos de conseguir?
¿Cuáles son nuestros valores?
¿Cómo produciremos resultados?
¿Cómo nos enfrentaremos al cambio?
¿Cómo conseguiremos ser competitivos?
IDENTIFICAR CLIENTES Y SUS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS. El fin último de cualquier organización es satisfacer las necesidades y expectativas
de sus clientes. Conviene diferenciar entre dos tipos de clientes: los internos y los
externos:
Clientes internos: individuos o servicios dentro de la propia organización que
reciben nuestros productos o servicios.
Clientes externos: son los clientes finales, los que disfrutan de los productos o
servicios de nuestra organización.
HARRINGTON, H. James,
29
15IDENTIFICAR MARCO ESTRATÉGICO, PROCESOS CLAVE Y PROCESOS DE SOPORTE. “Lo primero será conocer el marco estratégico de la empresa o institución en el que
se desenvuelven los procesos clave (normativa, estrategia de la entidad, etc.).
Normalmente es ajeno a la propia Unidad, Servicio o Departamento. Seguidamente,
identificar con claridad cuáles son los procesos clave (los que justifican nuestra
razón de ser) y los procesos de soporte que facilitan su eficaz funcionamiento.”
El mapa de procesos incluirá un detalle de las relaciones entre los procesos
identificados y cómo se encuadran para facilitar los objetivos y la misión. A partir de
aquí, una vez comprobada la idoneidad del mapa de procesos, estaremos en
condiciones de desarrollar las instrucciones de trabajo de cada proceso. Los
procesos deben desarrollarse de forma que quede suficientemente claro qué pasos
deben darse para realizarlo.
ESTABLECER EL PLAN DE ANÁLISIS DE DATOS. Una cuestión fundamental previa a la mejora de procesos es la medición y lo es
porque no se puede mejorar aquello que no se conoce. Es decir, se hace necesario
establecer una serie de elementos relacionados con el proceso que se desea medir.
a) Desarrollo de criterios e indicadores. Los procesos no se pueden medir de
forma general, sino que hay que medir diferentes aspectos de los mismos. Para ello
se definen criterios e indicadores para cada proceso. Puede haber más de un
indicador para cada criterio.
b) Diseño de un calendario de recogida de datos. Una vez definidos todos los
indicadores para cada proceso, se realiza un plan de recogida de datos, donde se
detallan las fechas en que deben ser recogidos las mediciones de cada indicador así
como la persona encargada de esa recogida.
c) Recolección y codificación de datos. Por último se lleva a cabo la recogida de
los datos y su codificación para el análisis posterior y la revisión del proceso
introduciendo aquellas mejoras que se entienda necesarias. La forma más sencilla
para llevar adelante eta recolección y codificación de datos es mediante cuadros de
mando que permitan la monitorización de cada uno de los indicadores.
15 HARRINGTON, H. James,
30
d) Análisis y mejora del proceso. Una vez estandarizado un proceso, se planificará
su mejora ante dos tipos de circunstancias: (a) oportunidades internas del proceso
para la mejora de la efectividad y eficiencia, y (b) oportunidades externas por
cambios en el entorno que hagan aconsejable una modificación del proceso para
que sus resultados se adapten mejor a las expectativas. Como en la fase de
estabilización, los indicadores de efectividad y eficiencia nos informarán sobre si
hemos podido conseguir nuestro objetivo, manteniendo, como en el caso anterior,
controlado al máximo la variabilidad en el proceso.
16DIAGRAMA DE FLUJO
“Un diagrama de flujo es una representación gráfica de la secuencia de actividades
que forman un proceso. Los diagramas de flujo resultan muy útiles en diversas fases
de desarrollo de un proceso (diseño, implantación, revisión).”
A continuación se describe un método para identificar y definir los procesos
mediante Diagramas de Flujo:
Elaboración del Mapa de Procesos
Descripción de cada Proceso
CLASIFICACIÓN DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
Diagramas de Bloque
Estos diagramas son los más sencillos y frecuentes de los diagramas de flujo, nos
proporcionan una visión rápida no compleja del proceso.
Se utiliza los diagramas de bloque para simplificar los procesos prolongados y
complejos o para documentar tareas individuales, incluyen símbolos consistentes en
un círculo alargado al comienzo y al final, para indicar en donde comienza y donde
termina el diagrama de flujo. Se coloca una frase corta dentro del rectángulo para
describir la actividad que se realiza, estas frases descriptivas, deben ser concisas y
empezar con un verbo. Los diagramas de bloque pueden fluir horizontal o
verticalmente.
Diagramas de flujo Funcional
A través de este diagrama nos permite mostrar el movimiento entre diferentes
unidades de trabajo, algo que resulta ser valioso cuando el tiempo total del ciclo
16 Dr. Galo Moreno, Administración por Procesos, edición 2009
http://html.rincondelvago.com/administracion-por-procesos.html
31
constituye un problema. Un diagrama de flujo funcional identifica como los
departamentos verticalmente orientados afectan a un proceso que fluyen
horizontalmente a través de una organización
RECOMENDACIONES PARA ELABORAR UN DIAGRAMA DE FLUJO
Enliste las personas o departamentos que participan en el proceso
Utilizando los símbolos básicos, defina la secuencia lógica, detallada y
completa de los pasos que siguen las personas o departamentos involucrados
en el proceso.
Asegúrese que todas las líneas y conectores estén debidamente unidos.
Es deseable que no haya muchos símbolos de “decisión” en un diagrama de
flujo.
El proceso empieza por la izquierda.
Todos los textos en cada actividad deben iniciar con un verbo de acción (en
infinitivo)
Revise que el diagrama esté completo. Todo lo que se hace en la realidad
debe estar reflejado. Si hay operaciones que no siempre se realizan como
está en el diagrama, anotar las excepciones.
Sométalo a consideración de las personas involucradas en el proceso.
Si se desea realizar cambios al proceso, entonces se debe hacer un diagrama
adicional con los cambios propuestos
VENTAJAS DE LA REPRESENTACIÓN DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO
Los diagramas de flujo representan gráficamente lo que hace el proceso en la
organización y la secuencia de las tareas o actividades del mismo, las ventajas que
se pueden conseguir son las siguientes:
“Es una representación visual de la secuencia de etapas de un proceso.
Visualiza las frecuencias y relaciones entre las etapas y los departamentos
implicados en el proceso.
Ayuda a explicar el proceso a otros.
Ayuda a detectar problemas. Desconexiones en entradas, salidas de flujo
y de ejecución (ejemplo: salidas requeridas que no existen, inputs tardíos,
32
pasos ausentes o redundantes, cuellos de botella, etapas o pasos que no
añaden valor, etc.).
Ayuda a detectar donde es conveniente hacer recogidas de datos.
Ayuda a detectar los elementos que pueden influir en el rendimiento del
proceso.
Ayuda a mantener y estandarizar el proceso.
171. Elaboración del Mapa de Procesos “Este diagrama ofrece una visión general del sistema de gestión. En él, se
representan los procesos que componen el Sistema así como sus relaciones
principales. Dichas relaciones se indican mediante flechas y registros que
representan los flujos de información.”
El número de procesos de un sistema puede ser variable dependiendo del
enfoque de la persona que esté analizando o diseñando el sistema. Cuando
se define la estructura de procesos, es recomendable elegir un tamaño de
procesos que permita encontrar un único responsable de cada proceso.
2. Descripción de cada Proceso Por convenio, cada proceso se describe en un
procedimiento único que incluye el diagrama de flujo del proceso. Para comprender
mejor los diagramas de flujo y definir con mayor precisión y claridad los procesos, se
recomienda que el procedimiento incluya los siguientes apartados:
1. La cabecera: incluye la información general identificativa del documento
2. Objeto: es la descripción de la razón de ser del proceso.
3. Alcance: es el ámbito funcional que abarca el proceso.
4. Responsable del Proceso: es la persona que vela por el cumplimiento
de los indicadores del proceso, verificando su eficacia y eficiencia así
como el logro de los objetivos definidos para dicho proceso.
5. Registros: son documentos que presenta resultados obtenidos o
proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Es aconsejable incluir en cada procedimiento un listado de todos los
registros de salida de ese procedimiento, ello facilita la comprensión del
diagrama de flujo así como el control de dichos registros. Los formatos de
registros internos se controlan como documentos individuales. No es
17 Dr. Galo Moreno, Administración por Procesos, edición 2009
http://html.rincondelvago.com/administracion-por-procesos.html
33
recomendable adjuntarlos con los procedimientos. La clave de la mejora
de procesos está en eliminar o reducir al mínimo los pasos de transporte,
inspección, demora, almacenaje y retrabado. Los pasos de los procesos
pueden acomodarse en forma lineal, paralela, convergente, divergente o
según el árbol de decisiones.
181.3. MARCO CONCEPTUAL
La siguiente es la terminología a utilizarse en el presente trabajo:
Actividad.- Conjunto de procedimientos y tareas que tienen lugar dentro de los
procesos.
Cadena de Valor.- La cadena de valor disgrega a la empresa en sus actividades
estratégicas relevantes para comprender el comportamiento de los costos y las
fuentes de diferenciación existente y potencial.
Usuario.- La persona u organización, externa o interna a la empresa, que recibe el
resultado de algún trabajo.
Competitividad.- La capacidad para identificar oportunamente cambios en las
necesidades y expectativas del cliente y dar respuestas concretas a estos cada vez
a mayor velocidad.
Eficacia.- Es definida como el grado en que los outputs actuales del sistema se
corresponden con los outputs deseados.
Eficiencia.- Se define como la relación entre outputs e inputs actuales.
Estrategia.- Conjunto de habilidades necesarias para conseguir un fin. Considera
las condiciones necesarias para el éxito.
Insumo.- Suministro de un proveedor próximo para su transformación en una salida.
Macroprocesos.- Constituyen cada una de las actividades macro de la Cadena de
Valor Genérico de una organización.
Misión.- Parte del plan estratégico que responde a la pregunta ¿por qué existe la
organización?
18 http://www.monografias.com
34
Proceso.- Un proceso es una serie de actividades vinculadas que toma entradas,
agregando valor para el cliente interno o externo, y generando una salida o producto.
Producto.- El resultado de la producción, sea de bienes físicos o de servicios que
tiende a satisfacer una necesidad del mercado.
Salida.- Producto resultante de la transformación.
Servicio.- Producto intangible, resultado de una actividad, que tiende a satisfacer
una necesidad de un cliente.
Subproceso.- Es el resultado de la disgregación a un nivel inferior de un proceso
particular.
Táctica.- Conjunto de habilidades necesarias para dirigir un asunto.
Tareas.- Son las actividades de la microvisión del proceso, que normalmente están
a cargo de un individuo.
Valor.- Grado de utilidad o aptitud de las cosas, para satisfacer las necesidades o
proporcionar bienestar o deleite.
Variables.- Es cualquier característica o cualidad observable (capaz de Variar) en
una persona, objeto o hecho.
Visión.- Parte del Plan Estratégico que ayuda a la organización a concentrarse en el
futuro, normalmente a un plazo de tres a cinco años, dependiendo del tipo de
institución.
Recurso Humano: Se denomina recursos humanos (RRHH) al trabajo que aporta el
conjunto de los empleados o colaboradores de esa organización.
Planificación del Talento Humano: Permite determinar el número de puestos de
cada grupo ocupacional.
Selección del Personal: Es el proceso técnico mediante el cual se define y
selecciona al aspirante idóneo.
Evaluación del desempeño: Consiste en la evaluación continua de la gestión del
talento humano, fundamentada en la programación institucional.
35
Clasificación de puestos: Es el conjunto de políticas, normas, métodos y
procedimientos estandarizados para analizar, describir, valorar y clasificar los
puestos.
Traslado Administrativo: Es el movimiento administrativo de un servidor público de
un puesto a otro puesto que se encuentre vacante dentro de la misma institución.
Cambio Administrativo: Consiste en el movimiento administrativo del servidor de
una unidad a otra distinta a la de su nombramiento.
Comisión de servicios: A través de la comisión de servicios se establece el aporte
técnico o profesional de un servidor de carrera en beneficio de otra institución del
estado, diferente a la cual presta sus servicios dentro o fuera del país.
36
CAPITULO II
2. DIAGNOSTICO SITUACIONAL
El diagnostico situacional de la Dirección Nacional de Recursos Humanos del
Instituto de la Niñez y la Familia (INFA) se compone por el análisis externo e interno
de la entidad al momento del estudio.
2.1. ANALISIS SITUACIONAL
2.1.1. ANALISIS EXTERNO
El análisis externo está constituido por un macroambiente y un microambiente los
mismos que permitirán de forma gradual identificar las oportunidades y amenazas
que puedan beneficiar o afectar a la organización.
2.1.1.1. MACRO AMBIENTE
El macroambiente está compuesto por los factores lejanos a la organización pero
que de alguna manera afectan al funcionamiento de la misma. Los factores que se
relacionan son: Factor Económico, Social, Político, Legal, Cultural y Tecnológico.
2.1.1.1.1 FACTOR POLITICO
El factor político comprende un análisis sobre la situación política a nivel nacional y
regional, que puede incidir en la Institución.
El Ecuador, se encuentra en un proceso de cambio desde la elección del
Economista Rafael Correa Delgado como Presidente Constitucional de la República
del Ecuador en el año 2007. Proceso que tomo fuerza con la aprobación de la Actual
Constitución de la República en el año 2008.
Actualmente el Estado Ecuatoriano está conformado por cinco poderes estatales:
Poder Ejecutivo, Poder Legislativo, Poder Judicial, Poder Electoral y Poder de
Transparencia y Control Social; Los dos últimos poderes fueron creados en el
Gobierno del presidente Rafael Correa.
En el presente año (2012), el Economista Rafael Correa cumplirá cinco años de
mandato institucional, esto significa que Correa seguirá con su Gestión Ciudadana
hacia una política de cambio.
37
Sin embargo cuando nos referimos al Instituto de la Niñez y la Familia (INFA) se
puede señalar que esta institución si ha sufrido cambios en este gobierno, ya que el
INFA hace años atrás era privado, ahora es una institución de carácter público.
Connotación: Es una OPORTUNIDAD MEDIA, el actual gobierno, garantiza los
derechos de niños, niñas y adolescentes en el Ecuador, poniendo en ejecución
planes, normas y medidas que imparte el Gobierno Nacional en materia de
protección integral a los niños, niñas y sus familias.
2.1.1.1.2 FACTOR SOCIAL
1DESEMPLEO
Situación en la que se encuentran las personas que teniendo edad, capacidad y
deseo de trabajar no pueden conseguir un puesto de trabajo viéndose sometidos a
una situación de paro forzoso”.
El desempleo es el ocio involuntario de una persona que desea encontrar trabajo,
esta afirmación común a la que se llega puede deberse a varias causas, por
ejemplo: Cuando existe un descenso temporal que experimenta el crecimiento
económico caracterizado por la disminución de la demanda, de la inversión y
de la productividad y por el aumento de la inflación. La actividad económica
tiene un comportamiento cíclico, de forma que los períodos de auge en la
economía van seguidos de una recesión o desaceleración del crecimiento. En el momento que se da una situación en la que el número de personas que
demanda empleo sobrepasa las ofertas de trabajo existentes, debido a que
los elevados salarios reales atraen a un mayor número de desempleados a
buscar trabajo e imposibilitan a las empresas ofrecer más empleo. Cuando en ciertas regiones o industrias donde la demanda de mano de obra
fluctúa dependiendo de la época del año en que se encuentren. Cuando se dan cambios en la estructura de la economía, como aumentos de
la demanda de mano de obra en unas industrias y disminuciones en otras,
que impide que la oferta de empleo se ajuste a la velocidad que debería. Adicionalmente esta situación se puede dar en determinadas zonas geográficas y
por la implantación de nuevas tecnologías que sustituyen a la mano de obra.
1 http://www.monografias.com
38
Cuando por causas ajenas a la voluntad del trabajador impide su incorporación al
mundo laboral. Las variaciones de la tasa de desempleo se obtienen mediante el procedimiento
conocido con el nombre de muestreo aleatorio de la población, se lo hace con el fin
de dividir a la población en grupos de acuerdo a su situación laboral. Sin duda alguna, el desempleo puede tener profundos efectos tanto en el individuo
como en la sociedad en la que vive, lo que tiene repercusión directa en la economía
de un país. Por ello en este estudio se ha considerado necesario analizar en forma
general dos de los efectos del desempleo, como son: Efectos Económicos: El desempleo impone un costo en la economía como un todo,
debido a que se producen menos bienes y servicios. Cuando la economía no genera suficientes empleos para contratar a aquellos
trabajadores que están dispuestos y en posibilidades de trabajar, ese servicio de la
mano de obra desempleada se pierde para siempre. En un sistema económico, uno de los factores fundamentales es el suministro de
recursos humanos (trabajo). Adicionalmente el desempleo trae consigo una pérdida
en el nivel de ingresos en los gobiernos, por cuanto deja de percibir impuestos que
el trabajador y la empresa aportaba normalmente mientras desempeñaba éste su
trabajo. A esto se suma los egresos que tiene que realizar la administración pública
por concepto de subsidiar a los desempleados. Efectos Sociales: El coste económico del desempleo es, ciertamente, alto,
pero el social es enorme. Ninguna cifra monetaria refleja satisfactoriamente la
carga humana y psicológica de los largos períodos de persistente desempleo
involuntario. La tragedia personal del desempleo ha quedado demostrada una
y otra vez”. La pérdida de un ingreso fijo, es la causa de un sin número de
problemas tanto en el individuo como en la sociedad en la cual se desarrolla.
Así tenemos, las siguientes: Deterioro de la salud física y psicológica. Perdida del autoestima. Destrucción del núcleo familiar Descuido de las habilidades para el trabajo. Inseguridad para buscar un nuevo trabajo. Altos índices de deserción estudiantil (en los hijos). Incremento de los índices delincuenciales.
39
2La Tasa de desempleo
Es el porcentaje de la población laboral que no tiene empleo, que busca trabajo
activamente y que no han sido despedidos temporalmente, con la esperanza de ser
contratados rápidamente de nuevo. Las tasas de desempleo varían
considerablemente por cambios del volumen de movimiento del mercado de trabajo,
resultado del cambio tecnológico, lo que conduce al cambio de empleo de una
empresa a otra, de un sector a otro y de una región a otra; además también según la
edad, sexo y raza. La tasa global de desempleo es uno de los indicadores más
frecuentemente utilizados para medir el bienestar económico global, pero dada la
dispersión del desempleo, debería considerarse que es un indicador imperfecto de
dicho bienestar. La tasa de desempleo con la que cerró el mes de junio del 2011 fue
del 6,36 como lo demuestra en su portal web el Instituto Nacional de Estadísticas y
Censos (INEC) y el Banco Central del Ecuador, siendo así un claro descenso en
base a estadísticas existentes a los anteriores que bordeaban entre 8.5 y 9.9. Esto
se puede evidenciar en el siguiente cuadro:
Fuente Banco Central Del Ecuador
Connotación: AMENAZA ALTA
2 www.bce.fin.ec/documentos/estadisticas/desempleo
40
Fuente: www. es.fotolia.com/tag/desempleo
POBREZA
La Pobreza es la carencia de recursos necesarios para satisfacer las necesidades
de una población o grupo de personas específicas, sin tampoco tener la capacidad y
oportunidad de como producir esos recursos necesarios. La pobreza es un
fenómeno de las insuficiencias dinámicas del desarrollo como de los estilos de
desarrollo que han prevalecido profundamente en la región. Tales estilos definen el
acceso de los individuos y sus familias al uso y control de los recursos, y hasta la
fecha lo han hecho de manera particularmente desigual.
Las estimaciones nacionales del porcentaje de la población que viven por debajo del
nivel de pobreza se basan en encuestas de sub-grupos, con los resultados
ponderados por el número de personas en cada grupo. Las definiciones de pobreza
varían considerablemente entre las naciones. Por ejemplo, las naciones ricas
generalmente emplean normas más generosas de pobreza que las naciones pobres.
EL 70% de la población ecuatoriana vive en la pobreza y el 30% de esta misma
población vive bajo la línea de la indigencia. Estos índices son aún más dramáticos
en los sectores rurales, especialmente en las comunidades indígenas y campesina.
Connotación.- AMENAZA ALTA
Fuente: imagenesfotos.com/imágenes-de-pobreza/
41
2.1.1.1.3 FACTOR ECONÓMICO
3PIB NACIONAL
Es el valor monetario de los bienes y servicios finales producidos por una economía
en un período determinado.
Producto interior bruto (PIB), concepto económico que refleja el valor total de la
producción de bienes y servicios de un país en un determinado periodo (por lo
general un año, aunque a veces se considera el trimestre), con independencia de la
propiedad de los activos productivos.
Fuente Banco Central Del Ecuador
El grafico demuestra que el sector no petrolero tiene un crecimiento del 2.4, en
cambio el sector petrolero tiene un 0.7%.
Es necesario mencionar que hasta septiembre del 2011 el precio del crudo estuvo
en 79,96 USD.
Connotación.- Es AMENAZA ALTA por la variabilidad que existe en el PIB.
INFLACIÓN La inflación se refiere al aumento de precios de bienes y servicios en un periodo de
tiempo, es la disminución del valor del dinero respecto a la cantidad de bienes o
servicios que se pueden comprar con dicho dinero.
3 http://www.bce.fin.ec/resumen_ticker.php?ticker_value=variacion_pib
42
Para poder controlar la inflación hay que medirla, y la forma más común de hacerlo
es creando una canasta de bienes y servicios ponderada según lo que se quiera
medir.
La inflación puede estar provocada por múltiples factores, pero los más destacables
son la inflación de demanda y la inflación de costos. La inflación de demanda sucede
cuando la demanda de un bien sube más rápido que la oferta, y el sector productivo
no se puede adaptar con rapidez. La inflación de costeo sucede cuando los costos
de la producción suben, por ejemplo por el encarecimiento de las materias primas, y
las empresas mantienen sus márgenes mediante una subida del precio de sus
productos. A veces se habla también de una inflación estructural, que se produce
cuando se entra en una espiral de subir precios, subir salarios, que es muy difícil
salir. Es por ello que cuando hay inflación en un país, sobre todo provocada por el
aumento de las materias primas, se oyen recomendaciones de tener moderación
salarial. Si los sueldos suben, los costos de las empresas también, y se repercutirá
dichos incrementos en los precios finales, con lo que se volverán a subir los sueldos.
Fuente: imagenesfotos.com/
Según las estadísticas que refleja el Banco Central del Ecuador se muestra un
crecimiento del 3.49% en agosto al 4.31% en septiembre del 2011, es decir se ha
elevado en algo el precio de algunos productos.
Connotación.- se puede observar que existe un comportamiento inestable en cada
mes de este indicador, pero si lo comparamos con el mes de diciembre 2010 y el
mes de septiembre de 2011, se refleja que existe un aumento, esto da como
conclusión que es una AMENAZA MEDIA.
43
Fuente Banco Central 4RIESGO PAÍS
El riesgo país es un concepto económico que ha sido abordado académica y
empíricamente mediante la aplicación de metodologías de la más variada índole:
desde la utilización de índices de mercado como el índice EMBI de países
emergentes de Chase-JPmorgan hasta sistemas que incorpora variables
económicas, políticas y financieras. El Embi se define como un índice de bonos de
mercados emergentes, el cual refleja el movimiento en los precios de sus títulos
negociados en moneda extranjera. Se la expresa como un índice ó como un margen
de rentabilidad sobre aquella implícita en bonos del tesoro de los Estados Unidos.
El Riesgo País mide la capacidad de una nación para pagar la deuda externa.
4 http://www.bce.fin.ec/resumen
44
FECHA VALOR Diciembre-02-2011 837.00 Diciembre-01-2011 837.00 Noviembre-30-2011 838.00 Noviembre-29-2011 861.00 Noviembre-28-2011 862.00 Noviembre-27-2011 863.00 Noviembre-26-2011 863.00 Noviembre-25-2011 863.00 Noviembre-24-2011 863.00 Noviembre-23-2011 863.00 Noviembre-22-2011 863.00 Noviembre-21-2011 861.00 Noviembre-20-2011 860.00 Noviembre-19-2011 860.00 Noviembre-18-2011 860.00 Noviembre-17-2011 864.00 Noviembre-16-2011 862.00 Noviembre-15-2011 862.00 Noviembre-14-2011 863.00 Noviembre-13-2011 862.00 Noviembre-12-2011 862.00 Noviembre-11-2011 862.00 Noviembre-10-2011 862.00 Noviembre-09-2011 865.00 Noviembre-08-2011 847.00 Noviembre-07-2011 895.00
Fuente Banco Central
El riesgo país, que es el índice que mide el grado de riesgo que entraña un país para
las inversiones extranjeras, alcanzó su nivel máximo a inicios de diciembre.
Connotación.- AMENAZA ALTA.
2.1.1.1.4 FACTOR PETROLEO:
El petróleo es un líquido aceitoso, inflamable, cuyo color varia de incoloro a negro y
está formado por una mezcla de hidrocarburos, principalmente de alcanos de
cadena recta. El número de átomos de carbono de estos hidrocarburos llega a pasar
hasta los 70 (combustibles pesados y asfalto).
Otras veces contiene pequeñas cantidades de compuestos orgánicos que poseen
nitrógeno, oxigeno o azufre. También se han encontrado metales como el vanadio.
La composición del petróleo varía de un lugar a otro, e inclusive de un pozo a otro.
Algunos petróleos contienen cicloalcanos, que en la industria petrolera se conocen
con el nombre de naftenos.
La palabra petróleo proviene del vocablo latino petroleum, el cual, a su vez, está
formado por dos términos, petra que significa piedra y óleum que traduce aceite; en
resumen, petróleo significa aceite de piedra (aceite de roca).
45
En el Ecuador existen dos zonas de influencias para la explotación petrolera, la
Península de Santa Elena y la región amazónica. En la región amazónica en cambio
los yacimientos encontrados han sido grandes, lo que ha permitido la explotación de
crudo, pero no es hasta finales de los años 60 que se los encuentra, lo que da lugar,
a la era petrolera del Ecuador.
Ecuador produce un promedio de 475.173 barriles de crudo por día (bpd) de los
cuales un 34% es extraído por las empresas privadas, mientras que el 66% restante
es generado por las empresas públicas.
Fuente: imagenesfotos.com/
5El precio del petróleo es fijado en base al marcador estadounidense West Texas
Intermediate (WTI) cuyo diferencia es establecido mensualmente por Petroecuador.
WTI: es la mezcla de petróleo crudo ligero que se cotiza en el New York Mercantile
Exchange y sirve de referencia en los mercados derivados de los EE.UU.
BRENT: La mezcla de petróleo crudo ligero que se cotiza en el International
Petroleum Exchange y sirve de referencia en los mercados de derivados de Europa
y Asia.
5 http://www.bce.fin.ec/resumen
46
FECHA VALOR
Enero-20-2012 98.70 USD Enero-19-2012 100.39 USD Enero-18-2012 100.59 USD Enero-17-2012 100.71 USD Enero-16-2012 98.70 USD Enero-15-2012 98.70 USD Enero-14-2012 98.70 USD Enero-13-2012 98.70 USD Enero-12-2012 99.10 USD Enero-11-2012 100.87 USD Enero-10-2012 102.24 USD Enero-09-2012 101.76 USD Enero-08-2012 101.56 USD Enero-07-2012 101.56 USD Enero-06-2012 101.56 USD Enero-05-2012 101.81 USD Enero-04-2012 103.22 USD Enero-03-2012 102.96 USD Enero-02-2012 98.83 USD Enero-01-2012 98.83 USD Diciembre-31-2011 98.83 USD Diciembre-30-2011 98.83 USD Diciembre-29-2011 99.65 USD Diciembre-28-2011 99.36 USD Diciembre-27-2011 101.34 USD Diciembre-26-2011 99.63 USD Diciembre-25-2011 99.63 USD Diciembre-24-2011 99.63 USD Diciembre-23-2011
Fuente Banco Central
Connotación: OPORTUNIDAD ALTA
52.1.1.1.5 FACTOR TECNOLÒGICO
La Tecnología permite diseñar y crear bienes y servicios que facilitan la adaptación
al medio ambiente y satisfacer tanto las necesidades esenciales como los deseos de
las personas. La actividad tecnológica influye en el progreso social y económico.
5 http://www.monografias.com
47
La tecnología, como actividad humana, busca resolver problemas y satisfacer
necesidades individuales y sociales, transformando el entorno y la naturaleza
mediante la utilización racional, crítica y creativa de recursos y conocimientos.
Así, el conocimiento tecnológico, se adquiere tanto por ensayo y error, como a través
de procesos sistematizados provenientes de la propia tradición tecnológica y de la
actividad científica.
Este conocimiento se materializa en artefactos, procesos y sistemas que permiten
ofrecer productos y servicios que contribuyen a mejorar la calidad de vida. Estos
productos pueden ser de carácter físico, como una herramienta, o no físico, como
una estructura organizacional o un programa de computador.
Los artefactos, como manifestación de la tecnología, son herramientas, aparatos,
dispositivos, instrumentos y máquinas, entre otros, los cuales sirven para una gran
variedad de funciones. Se trata entonces, de productos manufacturados que son
percibidos como bienes materiales por la sociedad.
Los procesos en general, son fases sucesivas de una operación, que permiten la
transformación de recursos y situaciones para lograr objetivos, productos y servicios
esperados. En particular, los procesos tecnológicos incluyen la identificación del
propósito, los recursos disponibles y los procedimientos requeridos para la obtención
de un producto o servicio. Por tanto, involucran actividades de diseño, planificación,
logística, manufactura, mantenimiento, metrología y evaluación.
Los sistemas en general son conjuntos o grupos de elementos o componentes
interconectados, diseñados para lograr colectivamente un objetivo. En particular, los
sistemas tecnológicos involucran componentes, procesos, relaciones, interacciones
y flujos de información, se manifiestan en diferentes contextos: la salud, el
transporte, el hábitat, la comunicación, la industria y el comercio, entre otros. La
generación y distribución de la energía eléctrica, las redes de transporte, las
tecnologías de la información y la comunicación, el suministro de alimentos y las
organizaciones sociales, entre otros, son ejemplos de sistemas tecnológicos.
Por lo tanto, las instituciones públicas también usan la tecnología para su beneficio,
por ejemplo tratan que los funcionarios cada vez puedan tener más información a
sus manos, además de tener una comunicación más fluida con el resto de la
institución.
48
Fuente: imagenesfotos.com/
Connotación: En la actualidad la tecnología juega un papel importante dentro del
Instituto de la Niñez y la Familia (INFA), mediante los equipos tecnológicos pueden
brindar una gestión de calidad a los usuarios. OPORTUNIDAD MEDIA.
2.1.1.1.6 FACTOR LEGAL
De conformidad a lo establecido en la Constitución de la República del Ecuador
según los siguientes artículos:
6Art. 44.- El Estado, la sociedad y la familia promoverán de forma prioritaria el
desarrollo integral de las niñas, niños y adolescentes, y asegurarán el ejercicio pleno
de sus derechos; se atenderá al principio de su interés superior y sus derechos
prevalecerán sobre los de las demás personas.
Las niñas, niños y adolescentes tendrán derecho a su desarrollo integral, entendido
como proceso de crecimiento, maduración y despliegue de su intelecto y de sus
capacidades, potencialidades y aspiraciones, en un entorno familiar, escolar, social y
comunitario de afectividad y seguridad.
Este entorno permitirá la satisfacción de sus necesidades sociales, afectivo-
emocionales y culturales, con el apoyo de políticas intersectoriales nacionales y
locales.
Art. 45.- Las niñas, niños y adolescentes gozarán de los derechos comunes del ser
humano, además de los específicos de su edad. El Estado reconocerá y garantizará
la vida, incluido el cuidado y protección desde la concepción.
6 www.asambleanacional.gov.ec/.../constitucion_de_bolsillo.pdf
49
Las niñas, niños y adolescentes tienen derecho a la integridad física y psíquica; a su
identidad, nombre y ciudadanía; a la salud integral nutrición; a la educación y cultura,
al deporte y recreación; a la seguridad social; a tener una familia y disfrutar de la
convivencia familiar y comunitaria; a la participación social; al respeto de su libertad
y dignidad; a ser consultados en los asuntos que les afecten; a educarse de manera
prioritaria en su idioma y en los contextos culturales propios de sus pueblos y
nacionalidades; y a recibir información acerca de sus progenitores o familiares
ausentes, salvo que fuera perjudicial para su bienestar.
El Estado garantizará su libertad de expresión y asociación, el funcionamiento libre
de los consejos estudiantiles y demás formas asociativas.
Art. 46.- El Estado adoptará, entre otras, las siguientes medidas que aseguren a las
niñas, niños y adolescentes:
1. Atención a menores de seis años, que garantice su nutrición, salud, educación y
cuidado diario en un marco de protección integral de sus derechos.
2. Protección especial contra cualquier tipo de explotación laboral o económica. Se
prohíbe el trabajo de menores de quince años, y se implementarán políticas de
erradicación progresiva del trabajo infantil.
El trabajo de las adolescentes y los adolescentes será excepcional, y no podrá
conculcar su derecho a la educación ni realizarse en situaciones nocivas o
peligrosas para su salud o su desarrollo personal. Se respetará, reconocerá y
respaldará su trabajo y las demás actividades siempre que no atenten a su
formación y a su desarrollo integral.
3. Atención preferente para la plena integración social de quienes tengan
discapacidad. El Estado garantizará su incorporación en el sistema de educación
regular y en la sociedad.
4. Protección y atención contra todo tipo de violencia, maltrato, explotación sexual o
de cualquier otra índole, o contra la negligencia que provoque tales situaciones.
5. Prevención contra el uso de estupefacientes o psicotrópicos y el consumo de
bebidas alcohólicas y otras sustancias nocivas para su salud y desarrollo.
6. Atención prioritaria en caso de desastres, conflictos armados y todo tipo de
emergencias.
7. Protección frente a la influencia de programas o mensajes, difundidos a través de
cualquier medio, que promuevan la violencia, o la discriminación racial o de género.
Las políticas públicas de comunicación priorizarán su educación y el respeto a sus
50
derechos de imagen, integridad y los demás específicos de su edad. Se
establecerán limitaciones y sanciones para hacer efectivos estos derechos.
8. Protección y asistencia especiales cuando la progenitora o el progenitor, o ambos,
se encuentran privados de su libertad.
9. Protección, cuidado y asistencia especial cuando sufran enfermedades crónicas o
degenerativas.
Fuente: imagenesfotos.com/
Connotación.- OPORTUNIDAD ALTA: Con los beneficios que ofrece la constitución
en materia de la sociedad y la familia; el INFA a corto plazo podrá garantizar los
derechos de los niños, niñas y adolescentes en el Ecuador para el ejercicio pleno de
su ciudadanía en libertad e igualdad de oportunidades.
2.1.1.1.7 FACTOR CULTURAL
7Cultura es el conjunto de modos de vida, costumbres, conocimientos y grado de
desarrollo artístico, científico, industrial, en una época o grupo social. Constituye el
modo de expresarse del hombre en sus dimensiones, con proyecciones hacia una
sociedad más humanizante y permanente de autoevaluación.
Las características vienen dadas por la forma de hablar, las expresiones, formas de
vivir, costumbres y alimentación.
Las costumbres y tradiciones vienen dadas por las ideologías de nuestros
antepasados. La gastronomía es rica y variada distintiva de otros lugares. El
vestuario y accesorios utilizados por los diversos grupos culturales son muy variados
y elaborados con diferentes clases de materiales. El Folclor ecuatoriano es rico y
7 http://www.monografias.com
51
diverso en sus cuatro regiones. La educación ha acentuado más nuestros rasgos
culturales.
El idioma oficial es el Castellano (también se hablan otros idiomas como el quichua,
shuar – chichan, záparo y otros).
Su moneda es el Dólar. Su población tiene aproximadamente 13’500.000 habitantes.
La constituyen diversos grupos asentados en todo el territorio, sobresaliendo las
razas: mestiza, indígena, blanca y negra. También hay diversos grupos nacionales
como los salasacas, vayapas, saraguros, tsachilas y otros.
Fuente: imagenesfotos.com/
Connotación.- OPORTUNIDAD BAJA
2.1.1.2 MICRO AMBIENTE
Es el ambiente más próximo que tiene la organización cuando se refiere al entorno,
son fuerzas que le rodean y de las cuales no tiene control; entre ellas: clientes y/o
usuarios, organismos de control.
2.1.2.1 USUARIOS Y/O CLIENTES
Para determinar las amenazas y oportunidades que tiene la institución con respecto
a los usuarios, se aplicó una serie de encuestas (un total de 20), dicho proceso se lo
realizo en las instalaciones del Instituto de la Niñez y la Familia (INFA).
52
Tabulación de Encuestas
1.- ¿Cómo ve el cumplimiento de las funciones de los servidores de la Dirección Nacional de Recursos Humanos?
MUY BUENA 3
BUENA 10
REGULAR 5
MALA 2
TOTAL 20
El 50% de usuarios del INFA respondieron que el cumplimiento de las funciones de
los servidores de la Dirección Nacional de Recursos Humanos es Buena, el 25%,
Regular, el 15% muy buena, y el 10% mala, esto determina una OPORTUNIDAD MEDIA. 2 ¿ En que tiempo son atendidos sus requerimientos?
INMEDIATO 6
DEMORADO 14
TOTAL 20
El 70% de usuarios respondieron que sus requerimientos tienen demora y el 30%
inmediato, esto determina una AMENAZA ALTA. 3¿La forma de atención que el personal de la Dirección Nacional de Recursos Humanos ofrece es?
53
MUY BUENA 1
ACEPTABLE 16
MALA ATENCION 3
TOTAL 20
3 ¿La forma de atencion que el personal de la Direccion Nacional de Recursos Humanos ofrece es?
1
5%
16
80%
3
15%
MUY BUENA ACEPTABLE MALA ATENCION
El 80% de usuarios inidcaron que la atención brindada a los usuarios es aceptable,
en cambio el 15% mala atención y el 5% muy buena, esto determina una
OPORTUNIDAD ALTA. 4¿Las inquietudes y sugerencias son?
TOMADAS EN CUENTA 5
SON TOMADAS EN CUENTA LAS MAS IMPORTANTES 13
NO SON TOMADAS EN CUENTA 2
TOTAL 20
4¿Las inquietudes y sugerencias son?
5
25%
13
65%
2
10%
TOMADAS EN CUENTA
SON TOMADAS EN CUENTA LAS MAS IMPORTANTES
NO SON TOMADAS EN CUENTA
54
El 65% de usuarios señalan que sus inquietudes y sugerencias son tomadas en
cuenta las mas importantes, el 25% son tomadas en cuenta y el 10% no son
tomadas en cuenta, esto determina una FORTALEZA MEDIA. 5¿La calidad de los servicios que presta la Dirección Nacional de Recursos Humanos usted considera?
MUY BUENA 4
BUENA 11
REGULAR 5
TOTAL 20
5¿La calidad de los servicios que presta la Direccion Nacional de Recursos Humanos usted considera?
4
20%
11
55%
5
25%
MUY BUENA BUENA REGULAR
El 55% de usuarios argumentan que la calidad de los servicios que presta la
Dirección es buena, el 25% regular y el 20% muy buena, esto determina una
OPORTUNIDAD MEDIA.
6¿Ha presentado reclamos por el servicio que ha recibido por parte de la Dirección Nacional de Recursos Humanos?
FRECUENTEMENTE 0
A VECES 9
NUNCA 11
TOTAL 20
6¿Ha presentado reclamos por el servicio que ha recibido por parte de la Direccion Nacional de
Recursos Humanos ?
9
45%11
55%
0
0%
FRECUENTEMENTE A VECES NUNCA
55
El 55% de usuarios nunca han presentado reclamos por el servicio que han recibido
por parte de la Dirección y el 45% a veces, esto determina una OPORTUNIDAD MEDIA.
7¿Está de acuerdo con los procesos que se llevan a cabo en cada área de la Dirección Nacional de Recursos Humanos?
SI 8
NO 12
TOTAL 20
7¿Esta de acuerdo con los procesos que se llevan a cabo en cada area de la Direccion
Nacional de Recursos Humanos?
8
40%
12
60%
SI NO
El 60% de usuarios no estan de acuerdo con los procesos de la Dirección, el 40% si
esta de acuerdo, esto determina una AMENAZA MEDIA.
Indique que servicio debe mejorarse
Atención y buen trato al cliente interno y externo 6
Ninguno 3
Rapidez y agilidad en los tramites 3
Todos los procesos 1
Capacitación 1
Registro de ingresos 1
Ubicación del personal según su perfil 4
Mejor contratación y servicios 1
Total 20
56
Indique que servicio debe mejorarse
6
30%
3
15%
3
15%
1
5%
1
5%
1
5%
4
20%
1
5%
Atencion y buen trato al cliente interno y externo
ninguno
Rapidez y aji l idad en los tramites
Todos los procesos
Capacitacion
Registro de ingresos
Ubicación del personal según su perfil
Mejor contratacion y servicios
El 30% de usuarios señalaron que el servicio que debe mejorarse es atención y
buen trato al cliente inteno y externo, el 15% nungúno, el 3% rapidez y agilidad en
los tramites, 5% todos los procesos, 5% capacitación, 5% registro de ingresos, 20%
ubicación del personal según su perfil y el 5% mejor contatación y servicios, esto
determina una AMENAZA MEDIA.
2.1.2.2 ORGANISMOS DE CONTROL
1Ministerio de Relaciones Laborales
El Ministerio de Relaciones Laborales se encarga de ejercer la rectoría en el diseño
y ejecución de políticas de desarrollo organizacional y relaciones laborales para
generar servicios de calidad, contribuyendo a incrementar los niveles de
competitividad, productividad, empleo y satisfacción laboral del País.
El Ministerio de Relaciones Laborales será una Institución moderna de reconocido
prestigio y credibilidad, líder y rectora del desarrollo organizacional y las relaciones
laborales, constituyéndose en referente válido de la Gestión Pública, técnica y
transparente por los servicios de calidad que presta a sus usuarios.
El Ministerio de Relaciones Laborales pretende cambiar la actual relación capital -
trabajo con un enfoque dirigido al desarrollo de los trabajadores y a la justicia
laboral, siendo el ser humano el centro de toda política, sustentada en una
estructura integral sostenible, que permita alcanzar el buen vivir, impulsando el
1 www.mrl.gob.ec/
www.contraloria.gob.ec/ www.pge.gob.ec/ www.participacionycontrolsocial.gov.ec/
57
empleo decente e inclusivo y garantizando la estabilidad y armonía en las relaciones
laborales con un permanente diálogo social, permitiendo el desarrollo y el
incremento de la productividad y los beneficios, especialmente de los trabajadores.
Contraloría General del Estado
Según dispone la Constitución de la República del Ecuador en sus artículos 204, 205
y 211, la Contraloría General del Estado es un organismo técnico dotado de
personalidad jurídica y autonomía administrativa, financiera, presupuestaria y
organizativa, dirigido y representado por el Contralor General del Estado.
Tiene atribuciones para controlar la utilización de los recursos estatales, y la
consecución de los objetivos de las instituciones del Estado y de las personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos.
Es el Organismo Técnico encargado del control de la utilización de los recursos
estatales y la consecución de los objetivos de las instituciones del Estado y de las
demás personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos.
Procuraduría General del Estado
La Procuraduría General del Estado, garantiza un eficaz y eficiente patrocinio del
Estado, en el ámbito nacional e internacional, ejerciendo su representación judicial y
el control de la legalidad de los actos y contratos que este celebre; asesorar
legalmente a los entes públicos, emitiendo pronunciamientos con carácter vinculante
que garanticen la seguridad jurídica y fomentar la mediación como fórmula de
solución de conflictos.
Su misión es defender judicial y extrajudicialmente al Estado; absolver consultas
legales con criterio vinculante; y, ejercer el control de la legalidad de los actos y
contratos del sector público, en beneficio de los objetivos nacionales.
Sus principios y valores radican en:
Acatamiento de las normas constitucionales y legales
Credibilidad sostenida
Ética
Eficiencia y eficacia
58
Consejo de Participación Ciudadana y Control Social
El Consejo de Participación Ciudadana y Control Social es una entidad autónoma
que forma parte de la Función de Transparencia y Control Social, promueve e
incentiva el ejercicio de los derechos relativos a la participación ciudadana; establece
e impulsa mecanismos de control en los asuntos de interés público; investiga actos
que generen corrupción, afecten la participación o al interés público, y designa a las
autoridades que le corresponde de acuerdo con la Constitución y la ley. El Consejo
de Participación Ciudadana y Control Social es el organismo líder, eficiente, eficaz,
que promueve que las ciudadanas y los ciudadanos en forma individual y colectiva
participen de manera protagónica en la toma de decisiones, planificación y gestión
de lo público; en el control de las instituciones del Estado y sus representantes, con
procesos permanentes de construcción del poder ciudadano. Delineado bajo los
enfoques de territorialidad, plurinacionalidad, interculturalidad, género y
generacional, autonomía, deliberación pública y solidaridad.
Connotación: OPORTUNIDAD BAJA
2.1.2 ANALISIS INTERNO
ENCUESTAS A FUNCIONARIOS
1 ¿Identifique los principios y valores que usted conoce y aplica según lo establecido por el INFA?
COMPROMISO INSTITUCIONAL 16 23%
VOCACION 14 20%
TRANSPARENCIA 17 24%
HONESTIDAD 16 23%
OTROS 7 10%
TOTAL 70 100%
59
Los funcionarios encuestados tienen los siguientes principios y valores según lo
establecido por el INFA: 23% Compromiso institucional, 20% vocación, 24%
transparencia, 23% honestidad, 10% otros, por lo tanto se condidera como
FORTALEZA ALTA. 2 ¿Conoce y aplica la misión y visión de la Dirección Nacional de Recursos Humanos?
COMPLETAMENTE 13 72%
MEDIANAMENTE 5 28%
DESCONOCE 0 0%
TOTAL 18 100%
2 ¿Conoce y aplica la mision y vision de la Direccion Nacional de Recursos Humanos?
13
72%
5
28%
0
0%
COMPLETAMENTE MEDIANAMENTE DESCONOCE
El 72% de los funcionarios encuestados conocen y aplican la misión y visión en su
Dirección por lo tanto se condidera como FORTALEZA ALTA.
1 ¿Identifique los principios y valores que usted conoce y aplica según lo establecido por el INFA?
16 23%
14 20%
17 24%
16 23%
7 10%
COMPROMISO INSTITUCIONAL VOCACION
TRANSPARENCIA HONESTIDAD
OTROS
60
3 ¿Los objetivos que tiene su área los conoce y aplica?
COMPLETAMENTE 15 72%
MEDIANAMENTE 3 28%
DESCONOCE 0 0%
TOTAL 18 100%
3 ¿Los objetivos que tiene su area los conoce y aplica?
15
83%
3
17%
0
0%
COMPLETAMENTE MEDIANAMENTE DESCONOCE
El 72% de los funcionarios encuestados conocen y aplican los objetivos en su
Dirección por lo tanto se condidera como FORTALEZA ALTA.
4¿La Dirección Nacional de Recursos Humanos cuenta con políticas, metas y estrategias que se aplican?
COMPLETAMENTE 7 39%
MEDIANAMENTE 11 61%
DESCONOCE 0 0%
TOTAL 18 100%
4¿La Direccion Nacional de Recursos Humanos cuenta con politicas, metas y estrategias que se
aplican?
7
39%
11
61%
0
0%
COMPLETAMENTE MEDIANAMENTE DESCONOCE
El 39% de los funcionarios encuestados aplican comnpletamente las politicas, metas
y estrategias en su Dirección, en cambio el 61% lo aplican medianamente, por lo
tanto se condidera como DEBILIDAD MEDIA.
61
5¿Los planes operativos y estratégicos se los ejecutan?
COMPLETAMENTE 6 33%
MEDIANAMENTE 12 67%
NO SE EJECUTAN 0 0
TOTAL 18 100%
5¿Los planes operativos y estrategicos se los ejecuta?
6
33%
12
67%
0
0%
COMPLETAMENTE MEDIANAMENTE NO SE EJECUTAN
El 67% de los funcionarios encuestados ejecutan medianamente los planes
operativos y estretegicos en su Dirección, en cambio el 33% lo ejecutan
completamente, por lo tanto se condidera como DEBILIDAD MEDIA.
6¿Las funciones y responsabilidades asignadas a usted en su trabajo las consideran?
APROPIADAS 15 83%
MEDIANAMENTE APROPIADAS 2 11%
INAPROPIADAS 1 6%
TOTAL 18 100%
6¿Las funciones y responsabilidades asignadas a usted en su trabajo las considera?
15
83%
2
11%
1
6%
APROPIADAS MEDIANAMENTE APROPIADAS INAPROPIADAS
62
El 83% de los funcionarios encuestados señalan que las funciones y
responsabilidades asignadas son apropiadas, el 11% medianamente apropiadas y el
6% inapropiadas, por lo tanto se condidera como FORTALEZA ALTA.
7¿La capacitación del personal se realiza?
MENSUAL 2 11%
TRIMESTRAL 0 0
SEMESTRAL 4 22%
ANUAL 4 22%
NO SE REALIZA 8 45%
TOTAL 18 100%
7¿La capacitacion del personal se realiza?
2
11% 0
0%
4
22%
4
22%
8
45%
MENSUAL TRIMESTRAL SEMESTRAL ANUAL NO SE REALIZA
El 45% de los funcionarios encuestados indican que la capacitación del personal no
se realiza, por lo tanto se condidera como DEBILIDAD MEDIA.
8¿Cuál es el estilo de dirección en la gestión de Recursos Humanos?
AUTORITARIO 0 0%
DEMOCRATICO 4 22%
PATERNALISTA 2 11%
PARTICIPATIVA 12 67%
TOTAL 18 100%
8¿Cuál es el estilo de direccion en la gestion de Recursos Humanos?
0
0% 4
22%
2
11%12
67%
AUTORITARIO DEMOCRATICO PATERNALISTA PARTICIPATIVA
63
El 67% de los funcionarios encuestados indican que el estilo de dirección en la
gestión es participativa, el 22% democratico, el 11% paternalista, por lo tanto se
condidera como FORTALEZA MEDIA.
9¿La motivación que recibe para realizar su trabajo la considera?
ADECUADA 12 67%
POCO ADECUADA 6 33%
INADECUADA 0 0%
TOTAL 18 100%
9¿La motivacion que recibe para realizar su trabajo la considera?
12
67%
6
33%
0
0%
ADECUADA POCO ADECUADA INADECUADA
El 67% de los funcionarios encuestados indican que la motivación que reciben para
realizar su trabajo la consideran adecuada, el 33% poco adecuada, por lo tanto se
condidera como FORTALEZA MEDIA.
10¿La cantidad de trabajo asignada a usted la considera?
EXCESIVA 6 33%
JUSTA 12 67%
ESCASA 0 0%
TOTAL 18 100%
10¿La cantidad de trabajo asignada a usted la considera?
6
33%
12
67%
0
0%
EXCESIVA JUSTA ESCASA
64
El 67% de los funcionarios encuestados indican que la cantidad asignada de trabajo
es justa, y el 33 excesiva, por lo tanto se condidera como FORTALEZA MEDIA.
11¿En que se basa la Dirección de Recursos Humanos para la toma de decisiones?
INTUICION 0 0%
EXPERIENCIA 9 28%
HECHOS 8 25%
INFORMACION 12 38%
AUTORIDAD 3 9%
TOTAL 32 100%
11¿En que se basa la Direccion de Recursos Humanos para la toma de decisiones?
0
0%
9
28%
8
25%
12
38%
3
9%
INTUICION EXPERIENCIA HECHOS INFORMACION AUTORIDAD
El 38% de los funcionarios encuestados indican que para la toma de deciones dentro
de la Dirección se basan en la información , el 28% en experiencia, 25% en hechos y
el 9% en autoridad, por lo tanto se condidera como FORTALEZA MEDIA.
12¿Las órdenes impartidas por su jefe son?
ALTAMENTE COMPRESIBLES 17 94%
MEDIANAMENTE COMPRENSIBLES 1 6%
POCO COMPRENSIBLES 0 0%
TOTAL 18 100%
12¿Las ordenes impartidas por su jefe son?
17
94%
1
6%
0
0%
ALTAMENTE COMPRESIBLES MEDIANAMENTE COMPRENSIBLES
POCO COMPRENSIBLES
65
El 94% de los funcionarios encuestados indican que las ordenes impartidas por su
jefe son altamente comprensibles, el 6% medianamente comprensible, por lo tanto
se condidera como FORTALEZA ALTA.
13¿La comunicación entre los servidores en la Dirección de Recursos Humanos es?
MUY BUENA 8 44%
BUENA 10 56%
MALA 0 0%
TOTAL 18 100%
13¿La comunicación entre los servidores en la Direccion de Recursos Humanos es?
8
44%10
56%
0
0%
MUY BUENA BUENA MALA
El 56% de los funcionarios encuestados indican que la comunicación entre los
serviodres de la Dirección es buena, el 44% muy buena, por lo tanto se condidera
como FORTALEZA MEDIA.
14¿La remuneración que recibe la considera?
ALTA 1 6%
MEDIANA 16 88%
BAJA 1 6%
TOTAL 18 100%
14¿La remuneracion que recibe la considera?
1
6%
16
88%
1
6%
ALTA MEDIANA BAJA
66
El 88% de los funcionarios encuestados indican la remuneración que reciben la
consideran mediana, el 6% alta y el 6% baja, por lo tanto se condidera como
FORTALEZA ALTA.
15¿Existen informes de seguimiento y monitoreo sobre la aplicación de instructivos, reglamentos e indicadores?
TOTALMENTE 4 22%
PARCIALMENTE 8 45%
NO EXISTEN 6 33%
TOTAL 18 100%
15¿Existen informes de seguimiento y monitoreo sobre la aplicación de instructivos, reglamentos e
indicadores?
4
22%
8
45%
6
33%
TOTALMENTE PARCIALMENTE NO EXISTEN
El 45% de los funcionarios encuestados indican que los informes de seguimiento y
monitoreo sobre la aplicación de instructivos, reglamentos en indicadores existen
parcialmente, el 33% no existen y el 22% totalmente, por lo tanto se condidera como
DEBILIDAD MEDIA.
16¿La coordinación de los procesos en la Dirección Nacional de Recursos Humanos es?
TOTAL 3 17%
ACEPTABLE 12 66%
MEDIANAMENTE ACEPTABLE 3 17%
TOTAL 18 100%
67
16¿La coordinacion de los procesos en la Direccion Nacional de Recursos Humanos es?
3
17%
12
66%
3
17%
TOTAL ACEPTABLE MEDIANAMENTE ACEPTABLE
El 66% de los funcionarios encuestados indican que la coordinación de los procesos
en la Dirección es aceptable, el 17% total y el 17% medianamente aceptable, por lo
tanto se condidera como FORTALEZA MEDIA.
17¿Los procesos que realizan en su área están documentados?
COMPLETAMENTE 13 72%
MEDIANAMENTE 5 28%
NO ESTAN DOCUMENTADOS 0 0%
TOTAL 18 100%
17¿Los procesos que realizan en su area estan documentados?
13
72%
5
28%
0
0%
COMPLETAMENTE MEDIANAMENTE NO ESTAN DOCUMENTADOS
El 72% de los funcionarios encuestados indican que los procesos que realizan estan
documentados completamente, y el 28% medianamente, por lo tanto se condidera
como FORTALEZA ALTA.
18¿La asignación presupuestaria de recursos económicos para la Dirección Nacional de Recursos Humanos es?
ADECUADA 7 30%
MEDIANAMENTE ADECUADA 9 50%
INSUFICIENTE 2 11%
TOTAL 18 100%
68
18¿La asignacion presupuestaria de recursos economicos para la Direccion Nacional de
Recursos Humanos es?
7
39%
9
50%
2
11%
ADECUADA MEDIANAMENTE ADECUADA INSUFICIENTE
El 50% de los funcionarios encuestados indican que Mla asignacion presuspuestaria
de recursos economicos para la Dirección son medianamente adecuada, el 30%
adecuada y el 11% insuficiente, los procesos que realizan estan, por lo tanto se
condidera como FORTALEZA MEDIA .
19¿La Dirección Nacional de Recursos Humanos cuenta con equipos de comunicación, herramientas tecnológicas y otros equipos de?
ULTIMA TECNOLOGIA 3 17%
RELATIVAMENTE MODERNAS 15 83%
OBSOLETAS 0 0%
TOTAL 18 100%
19¿La Direccion Nacional de Recursos Humanos cuenta con equipos de comunicación, herramientas
tecnologicos y otros equipos de?
3
17%
15
83%
0
0%
ULTIMA TECNOLOGIA RELATIVAMENTE MODERNAS OBSOLETAS
El 83% de los funcionarios encuestados indican los equipos de comunicación,
herramientas tecnologicas y otros equipos son relativamente modernas, y el 17% de
ultima tecnología , por lo tanto se condidera como FORTALEZA ALTA .
69
2.1.3 ANÁLISIS FODA
1El FODA: Es una guía para el análisis de las fortalezas, debilidades, y de las
oportunidades y amenazas que debe enfrentar los factores internos y externos.
Es la herramienta estratégica más utilizada para conocer la situación real en que se
encuentra la organización, a efecto de determinar sus debilidades, oportunidades,
fortalezas y amenazas.
Las fortalezas: Son los elementos positivos que posee la organización, estos
constituyen los recursos para la consecución de sus objetivos.
Las debilidades: Son los factores negativos que posee la persona y que son
internos constituyéndose en barreras u obstáculos para la obtención de las metas u
objetivos propuestos.
Las oportunidades: Son los elementos del ambiente que la persona puede
aprovechar para el logro efectivo de sus metas y objetivos.
Las amenazas: son los aspectos del ambiente que pueden llegar a constituir un
peligro para el logro de los objetivos.
La matriz FODA: Conduce al desarrollo de cuatro tipos de estrategias.
La estrategia FO: Se basa en el uso de fortalezas internas de la organización con el
propósito de aprovechar las oportunidades externas.
La estrategia FA: Trata de disminuir al mínimo el impacto de las amenazas del
entorno, valiéndose de las fortalezas.
La estrategia DA: Tiene como propósito disminuir las debilidades y neutralizar las
amenazas, a través de acciones de carácter defensivo.
La estrategia DO: Tiene la finalidad mejorar las debilidades internas, aprovechando
las oportunidades externas, una organización a la cual el entorno le brinda ciertas
oportunidades, pero no las puede aprovechar por sus debilidades, podría decir invertir recursos para desarrollar el área deficiente y así poder aprovechar la
oportunidad.
Matriz de impacto externo.- Se realiza en base a la determinación de impacto de
oportunidades y amenazas de acuerdo al grado de beneficio (o) afectación (a) que
este puede tener en la organización.
1 Vásquez Víctor Hugo Dr., Organización Aplicada, Segunda Edición,
http:/www.Monografias.com
70
Matriz de impacto interno.- Se desarrolla en base a la determinación de fortalezas
y debilidades de los factores que forman las capacidades administrativas,
financieras, dirección, tecnológicas y de talento humano.
Matriz de vulnerabilidad: Se basa en los aspectos negativos para la organización como son las debilidades
(internas) y las amenazas (externas). Se hace una comparación de estas para
determinar su nivel de afectación para la institución.
Matriz de Aprovechabilidad: Se basa en los aspectos positivos para la
organización como son las fortalezas (internas) y las oportunidades (externas) que
benefician a la institución.
71
2.1.3.1 MATRIZ DE IMPACTO EXTERNA
FACTORES ANALISIS EXTERNO OPORTUNIDADES AMENAZAS IMPACTO
MACROAMBIENTE Alta Media Baja Alta Media Baja 5 3 1
POLÍTICO X 3-O
SOCIAL
Desempleo X 5-A
Pobreza X 5-A
ECONOMICO
PIB NACIONAL X 5-A
Inflación X 3-A
Riesgo País X 5-A
Petróleo X 5-O
TECNOLOGICO x 3-0
LEGAL X 5-0
CULTURAL X 1-0
MICROAMBIENTE
USUARIOS Y/O CLIENTES
1¿Cómo ve el cumplimiento de las
funciones de los servidores de la
Dirección Nacional de Recursos
Humanos?
X 3-0
2 ¿ En que tiempo son atendidos
sus requerimientos? X 5-A
3 ¿La forma de atención que el
personal de la Dirección Nacional
de Recursos Humanos ofrece es?
X 5-O
4¿Las inquietudes y sugerencias
son
X 3-F
72
5¿La calidad de los servicios que
presta la Dirección Nacional de
Recursos Humanos usted
considera?
X 3-O
6¿Ha presentado reclamos por el
servicio que ha recibido por parte
de la Dirección Nacional de
Recursos Humanos?
X 3-O
7¿Esta de acuerdo con los
procesos que se llevan a cabo en
cada área de la Dirección Nacional
de Recursos Humanos?
X 3-A
ORGANISMOS DE CONTROL
X 1- O
TABLA: Matriz de Impacto Externa Fuente: Dirección Nacional de Recursos Humanos (NFA): Elaborado por: Jenny Ruales
2.1.3.2 MATRIZ DE IMPACTO INTERNO
ANALISIS INTERNO
FORTALEZAS DEBILIDADES IMPACTO
Alta Media Baja Alta Media Baja 5 3 1
FUNCIONARIOS
1 ¿Identifique los principios y
valores que usted conoce y
aplica según lo establecido por
el INFA?
X 5-F
2 ¿Conoce y aplica la misión y
visión de la Dirección Nacional
de Recursos Humanos?
X 5-F
3 ¿Los objetivos que tiene su
área los conoce y aplica? X 5-F
4¿La Dirección Nacional de
Recursos Humanos cuenta
con políticas, metas y
estrategias que se aplican?
X 3-D
5¿Los planes operativos y
estratégicos se los ejecutan? X 3-D
6¿Las funciones y
responsabilidades asignadas a
usted en su trabajo las
consideran?
X 5-F
7¿La capacitación del
personal se realiza? x 3-D
8¿Cuál es el estilo de
dirección en la gestión de
Recursos Humanos?
X 3-F
73
9¿La motivación que recibe
para realizar su trabajo la
considera?
X 3-F
10¿La cantidad de trabajo
asignada a usted la
considera?
X 3-F
11¿En que se basa la
Dirección Nacional de
Recursos Humanos para la
toma de decisiones?
X 3-F
12¿Las órdenes impartidas
por su jefe son? X 3-F
13¿La comunicación entre los
servidores en la Dirección
Nacional de Recursos
Humanos es?
X 3-F
14¿La remuneración que
recibe la considera? X 3-F
15¿Existen informes de
seguimiento y monitoreo sobre
la aplicación de instructivos,
reglamentos e indicadores?
X 3-D
16¿La coordinación de los
procesos en la Dirección
Nacional de Recursos
Humanos es?
X 3-F
17¿Los procesos que realizan
en su área están
documentados?
X 5-F
18¿La asignación
presupuestaria de recursos
económicos para la Dirección
Nacional de Recursos
Humanos es?
X 3-F
19¿La Dirección Nacional de
Recursos Humanos cuenta
con equipos de comunicación,
herramientas tecnológicas y
otros equipos de?
X 5-F
TABLA: Matriz de Impacto Interna Fuente: Dirección Nacional de Recursos Humanos (INFA) Elaborado por: Jenny Ruales
74
2.1.3.3 MATRIZ DE VULNERABILIDAD
Tabla: Matriz de Vulnerabilidad: Elaborado por: Jenny Ruales Arias
AMENAZAS
DEBILIDADES
DESEMPLEO (5)
POBREZA(5)
PIB NACIONAL (5)
INFLACION (3)
RIESGO
PAIS (5)
2 ¿ En que
tiemppo son atendidos sus requerimien
tos? (5)
7¿Esta de acuerdo con los procesos que se llevan a cabo en cada área de la Dirección Nacional de Recursos Humanos?(3)
TOTAL
4¿La Dirección Nacional de
Recursos Humanos cuenta con
políticas, metas y estrategias
que se aplican? (3)
1
1
1
1
1
3
3
11
3
5¿Los planes operativos y
estratégicos se los ejecutan? (3)
1
1
1
1
1
5
5
15
(1)
7¿La capacitación del personal se realiza? (3)
1
1 1 1 1 5
5
15
(2)
15¿Existen informes de seguimiento y monitoreo sobre la aplicación de instructivos, reglamentos e indicadores? (3)
1 1 1 1 1 3 3 11
(4)
TOTAL 4 4 4 4 4 16 16 (3) (4) (5) (6) (7) (1) (2)
75
2.1.3.4 MATRIZ DE APROVECHABILIDAD
OPORTUNIDADES FORTALEZAS
POLÍTICO
(3)
PETROLEO
(5)
TECNOLOGIA (3)
LEGAL (5)
CULTURAL (3)
( 3)Cómo ve el cumplimiento de las funciones de los servidores de la Dirección Nacional de Recursos Humanos?
(5) La forma de atención que el personal de la Direccion Nacional de Recursos Humanos ofrece es?
( 3) La calidad de los servicios que presta la Direccion Nacional de RRHH usted considera?
(3)Ha presentado reclamos por el servicio que ha recibido por parte de la Dirección Nacional de Recursos Humanos?
( 1)
ORGANISMOS DE CONTROL
TOTAL
1 ¿Identifique los principios
y valores que usted conoce
y aplica según lo
establecido por el INFA?
(5)
1
1
1
5
1
5
5
5
5
5
34
3
2 ¿Conoce y aplica la
misión y visión de la
Dirección Nacional de
Recursos Humanos? (5)
1 1 1 5 1 5 5 5 5 5 34
4
3 ¿Los objetivos que tiene
su área los conoce y
aplica? (5)
1 1 1 5 1 5 5 5 5 5 34
5
6¿Las funciones y
responsabilidades
asignadas a usted en su
trabajo las considera? (5)
1 1 1 5 1 5 5 5 3 5 32
6
8¿Cuál es el estilo de
dirección en la gestión de
Recursos Humanos? (3)
1 1 1 1 1 5 5 5 5 5 30
8
9¿La motivación que recibe
para realizar su trabajo la
considera? (3)
1 1 1 1 1 3 3 3 3 3 20
15
10¿La cantidad de trabajo
asignada a usted la
considera? (3)
1 1 1 5 1 3 3 3 3 3 24
10
11¿En que se basa la D
RRHH para la toma de
1 1 1 5 1 3 3 3 3 3 24
9
76
Tabla: Matriz de Aprovechabilidad: Elaborado por: Jenny Ruales Arias
decisiones? (3)
12¿Las órdenes impartidas
por su jefe son? (5)
1 1 1 1 1 5 5 5 5 5 30
7
13¿La comunicación entre
los servidores en la
Dirección de Recursos
Humanos es? (3)
1 1 1 1 1 3 3 3 3 3
20
14
14¿La remuneración que
recibe la considera? (3)
1 1 1 1 1 3 3 3 3 3 20
13
16¿La coordinación de los procesos en la Dirección Nacional de Recursos Humanos es? (3)
1 1 1 1 1 3 3 3 3 3 20
12
17¿Los procesos que
realizan en su área están
documentados? (5)
1 1 1 5 5 5 5 5 5 5 38
1
18¿La asignación
presupuestaria de recursos
económicos para la
Dirección Nacional de
Recursos Humanos es? (3)
1 1 1 3 1 3 3 3 3 3 22
11
19¿La Dirección Nacional
de Recursos Humanos
cuenta con equipos de
comunicación,
herramientas tecnológicas
y otros equipos de? (5)
1 1 5 1 1 5 5 5 5 5 34
2
TOTAL 15 15 19 45 19 61 61 61 59 61 10 9 7 6 8 1 2 3 5 4
77
2.1.3.5 HOJA DE TRABAJO FODA
Para realizar la Hoja de Trabajo se toma en cuenta las matrices de Vulnerabilidad y
Aprovechabilidad, las mismas que tienen fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas y que son escogidas por el mayor puntaje.
Tabla: Hoja de Trabajo: Elaborado por: Jenny Ruales Arias
OPORTUNIDADES
Cómo ve el cumplimiento de las funciones de los servidores de la Dirección Nacional de Recursos Humanos
La forma de atención que el personal de la
Dirección Nacional de Recursos Humanos ofrece
es.
La calidad de los servicios que presta la Dirección
Nacional de RRHH usted considera
Organismos de Control
Ha presentado reclamos por el servicio que ha
recibido por parte de la Dirección Nacional de
Recursos Humanos
Factor Legal
AMENAZAS
En que tiemppo son atendidos sus requerimientos
Esta de acuerdo con los procesos que se llevan a cabo en cada área de la Dirección Nacional de Recursos Humanos.
Desempleo Pobreza PIB Nacional Inflación
Riesgo País
FORTALEZAS
Los procesos que realizan en su área están documentados.
La Dirección Nacional de Recursos Humanos cuenta con equipos de comunicación, herramientas tecnológicas y otros equipos de
Identifique los principios y valores que usted conoce y aplica según lo establecido por el INFA
Conoce y aplica la misión y visión de la Dirección Nacional de Recursos Humanos
Los objetivos que tiene su área los conoce y aplica
Las funciones y responsabilidades asignadas a usted en su trabajo las considera
Las órdenes impartidas por su jefe son
DEBILIDADES
Los planes operativos y estratégicos se los
ejecutan
La capacitación del personal se realiza
La Dirección Nacional de Recursos Humanos
cuenta con políticas, metas y estrategias que se
aplican
Existen informes de seguimiento y monitoreo sobre la aplicación de instructivos, reglamentos e indicadores
78
2.1.3.6 MATRIZ DE ESTRATEGIAS FODA
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Cómo ve el cumplimiento de las funciones de los servidores de la Dirección Nacional de Recursos
Humanos
La forma de atención que el personal de
la Dirección Nacional de Recursos
Humanos ofrece es.
La calidad de los servicios que presta la
Dirección Nacional de RRHH usted
considera
Organismos de Control
Ha presentado reclamos por el servicio
que ha recibido por parte de la Dirección
Nacional de Recursos Humanos
Factor Legal
En que tiemppo son atendidos sus requerimientos
Esta de acuerdo con los procesos que se llevan a cabo en cada área de la Dirección Nacional de Recursos Humanos.
Desempleo Pobreza PIB Nacional Inflación Riesgo País
FORTALEZAS ESTRATEGIAS F.O ESTRATEGIAS F.A
Los procesos que realizan en su área están documentados.
La Dirección Nacional de Recursos Humanos cuenta con equipos de comunicación, herramientas tecnológicas y otros equipos de
Identifique los principios y valores que usted conoce y aplica según lo establecido por el INFA
Conoce y aplica la misión y visión de la Dirección Nacional de Recursos Humanos
Los objetivos que tiene su área los conoce y aplica
Las funciones y responsabilidades asignadas a usted en su trabajo las considera
Las órdenes impartidas por su jefe son
Crear, documentar y registrar os procesos en
la Dirección Nacional de Recursos Humanos,
para optimizar tiempo.
Implementar capacitaciones y actualización
tecnológica constante para los funcionarios de
la Dirección, los mismos que podrán brindar
un servicio de calidad a los usuarios.
Espíritu de compromiso con la Dirección a fin
de garantizar los principios y valores éticos y
profesionales en cada funcionario
Aplicar programas de cultura de servicio y
atención al cliente para una excelente gestión
dentro de la Dirección.
Mejorar el trabajo en equipo de los
funcionarios con el fin de alcanzar un
ambiente laboral excelente.
Implementar un sistema de control continuo
que permita conocer las falencias de cada
funcionario.
Estructurar adecuadamente la visión, misión,
objetivos y políticas de la Dirección con el fin
de mejorar la imagen de la institución.
Elaboración de un sistema de evaluación de
cada proceso.
Mejor el proceso de recolección de trámites.
79
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Cómo ve el cumplimiento de las funciones de los servidores de la Dirección Nacional de Recursos
Humanos
La forma de atención que el personal
de la Dirección Nacional de Recursos
Humanos ofrece es.
La calidad de los servicios que presta
la Dirección Nacional de RRHH usted
considera
Organismos de Control
Ha presentado reclamos por el
servicio que ha recibido por parte de
la Dirección Nacional de Recursos
Humanos
Factor Legal
En que tiemppo son atendidos sus requerimientos
Esta de acuerdo con los procesos que se llevan a cabo en cada área de la Dirección Nacional de Recursos Humanos.
Desempleo Pobreza PIB Nacional Inflación Riesgo País
DEBILIDADES ESTRATEGIAS D.O ESTRATEGIAS D.A
Los planes operativos y estratégicos
se los ejecutan
La capacitación del personal se
realiza
La Dirección Nacional de Recursos
Humanos cuenta con políticas, metas
y estrategias que se aplican
Existen informes de seguimiento y monitoreo sobre la aplicación de instructivos, reglamentos e indicadores
Actualización del software y hardware
de la Dirección.
Elaboración de un Plan de
Capacitación e Incentivos para los
funcionarios de la Dirección.
Restructuración de las políticas, metas
y estrategias de la Dirección.
Implementar un sistema eficiente que
permita tener el control de los
informes de seguimiento sobre los
instructivos, reglamentos e
indicadores.
Generar una cultura de atención al
cliente interno y externo.
Elaboración de un sistema de
sugerencias vía pagina web.
Participación por parte de los
funcionarios en la implementación
de procesos y distribución de
funciones.
Necesidad de implementar una
administración por procesos
dentro de la Institución.
Elaborar un manual de procesos
que facilite la gestión a los
funcionarios de la Dirección.
Tabla: Matriz de Estrategias: Elaborado por: Jenny Ruales Arias
80
2.1.3.7 SINTESIS DEL FODA
ESTRATEGIAS FORTALEZAS-OPORTUNIDADES (FO)
Crear, documentar y registrar los procesos en la Dirección Nacional de
Recursos Humanos, para optimizar tiempo.
Implementar capacitaciones y actualización tecnológica constante para los
funcionarios de la Dirección, los mismos que podrán brindar un servicio de
calidad a los usuarios.
Espíritu de compromiso con la Dirección a fin de garantizar los principios y
valores éticos y profesionales en cada funcionario.
Aplicar programas de cultura de servicio y atención al cliente para una
excelente gestión dentro de la Dirección.
Mejorar el trabajo en equipo de los funcionarios con el fin de alcanzar un
ambiente laboral excelente.
ESTRATEGIAS FORTALEZAS-AMENAZAS (FA)
Implementar un sistema de control continuo que permita conocer las
falencias de cada funcionario.
Estructurar adecuadamente la visión, misión, objetivos y políticas de la
Dirección con el fin de mejorar la imagen de la institución.
Elaboración de un sistema de evaluación de cada proceso.
Mejor el proceso de recolección de trámites.
ESTRATEGIAS DEBILIDADES- OPORTUNIDADES (DO)
Actualización del software y hardware de la Dirección.
Elaboración de un Plan de Capacitación e Incentivos para los funcionarios de
la Dirección.
Restructuración de las políticas, metas y estrategias de la Dirección.
81
Implementar un sistema eficiente que permita tener el control de los informes
de seguimiento sobre los instructivos, reglamentos e indicadores.
Generar una cultura de atención al cliente interno y externo. ESTRATEGIAS DEBILIDADES- AMENAZAS (DA)
Elaboración de un sistema de sugerencias vía página web.
Participación por parte de los funcionarios en la implementación de procesos
y distribución de funciones.
Necesidad de implementar una administración por procesos dentro de la
Institución.
Elaborar un manual de procesos que facilite la gestión a los funcionarios de la
Dirección.
82
CAPITULO III
3. DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DEL INSTITUTO DE LA NIÑEZ Y LA FAMILIA (INFA) 1El “Direccionamiento Estratégico” es una disciplina que integra varias estrategias,
que incorporan diversas tácticas. El Direccionamiento Estratégico es una
herramienta que se utiliza para analizar la situación interna y externa de la Dirección
Nacional de Recursos Humanos del INFA, a corto, mediano y largo plazo, se
fundamenta en los siguientes elementos:
Principios y valores
Visión
Misión
Objetivos
Políticas
Estrategias
Cultura corporativa
POA
El direccionamiento es el punto estratégico de los procesos que define lineamentos
tomando como partida:
¿Dónde Estamos?
¿Cómo estamos?
Y desde allí desarrolla actividades que se van a emprender en un periodo de 5 o
más años en donde se da solución a preguntas:
¿Qué se debe hacer?
¿Hacia dónde vamos? Y
¿Cómo se debe llegar hasta allá?
1 http:/www.Monografias.com
83
3.1 MATRIZ AXIOLÓGICA
La elaboración de una matriz axiológica puede ayudar y servir de guía para la
formulación de la escala de valores. Para elaborar una matriz axiológica cada
institución debe definir:
Principios y Valores
Debe identificar los grupos de interés o grupos de referencia de la institución.
3.1.1 PRINCIPIOS
2Los principios son el conjunto de valores, creencias, normas, que orientan y regulan
la vida de la organización. Son el soporte de la visión, la misión, la estrategia y los
objetivos estratégicos. Estos principios se manifiestan y se hacen realidad en
nuestra cultura, en nuestra forma de ser, pensar y conducirnos.
Fuente: imagenesfotos.com
2 es.wikipedia.org/wiki/Microsoft.Encarta http:/www.Monografias.com
84
3.1.2 VALORES
Los valores se refieren a necesidades humanas y representan ideales, sueños y
aspiraciones, con una importancia independiente de las circunstancias.
Los valores valen por sí mismos. Son importantes por lo que son, lo que significan, y
lo que representan, y no por lo que se opine de ellos.
Los valores se traducen en pensamientos, conceptos o ideas, pero lo que más
apreciamos es el comportamiento, lo que hacen las personas. Una persona valiosa
es alguien que vive de acuerdo con los valores en los que cree. Ella vale lo que
valen sus valores y la manera cómo los vive.
En una organización los valores son el marco del comportamiento que deben tener
sus integrantes, y dependen de la naturaleza de la organización (su razón de ser);
del propósito para el cual fue creada (sus objetivos); y de su proyección en el futuro
(su visión).
Para ello, deberían inspirar las actitudes y acciones necesarias para lograr sus
objetivos.
Es decir, los valores organizacionales se deben reflejar especialmente en los
detalles de lo que hace diariamente la mayoría de los integrantes de la organización,
más que en sus enunciados generales.
ACTORES O GRUPOS DE
REFERENCIA
PRINCIPIOS
INFA Estado
Sociedad Usuarios Clientes
MORALIDAD X X X X X
EFICIENCIA X X X X X
ECONOMIA X X X X X
IMPARCIALIDAD X X X X X
RESPONSABILIDAD X X X X X
TRANSPARENCIA X X X X X
ETICA X X X X X
85
3.1.3RESPETO
Significa valorar a los demás, acatar su autoridad y considerar su dignidad. El
respeto se acoge siempre a la verdad; no tolera bajo ninguna circunstancia la
mentira, y repugna la calumnia y el engaño.
El respeto exige un trato amable y cortes; el respeto es la esencia de las relaciones
humanas, de la vida en comunidad, del trabajo en equipo, de la vida conyugal, de
cualquier relación interpersonal. El respeto es garantía de transparencia.
El respeto crea un ambiente de seguridad y cordialidad; permite la aceptación de las
limitaciones ajenas y el reconocimiento de las virtudes de los demás. Evita las
ofensas y las ironías; no deja que la violencia se convierta en el medio para imponer
criterios. El respeto conoce la autonomía de cada ser humano y acepta complacido
el derecho a ser diferente.
El respeto a las personas es una aceptación y valoración positiva del otro por ser
persona. Lleva consigo una aceptación incondicional de la persona tal y como es. Es
decir, una aceptación sincera de sus cualidades, actitudes y opiniones; una
ACTORES O GRUPOS DE REFERENCIA
VALORES
INFA Estado
Sociedad Usuarios Clientes
RESPETO X X X X X
TOLERANCIA X X X X X
EQUIDAD X X X X
SOLIDARIDAD X X X X
COMPROMISO X X X X X
HONESTIDAD X X X X X
LEALTAD X X X X X
TRABAJO EN EQUIPO X X X X X
86
comprensión de sus defectos. En el plano humano, el respeto a las personas implica
no considerarse superior a nadie.
Fuente: imagenesfotos.com
3.1.4 TOLERANCIA
La tolerancia es uno de los valores humanos más respetados y guarda relación con
la aceptación de aquellas personas, situaciones o cosas que se alejan de lo que
cada persona posee o considera dentro de sus creencias. Se trata de un término
que proviene de la palabra en latín “tolerare”, la que se traduce al español como
“sostener”, o bien, “soportar”. La tolerancia es posible de medir en determinados
grados que guardan relación con la aceptación que se tenga ante algo con lo que no
se está de acuerdo o que no se adecua al propio sistema de valores. La importancia
de la tolerancia radica en la posibilidad que nos otorga de convivir en un mismo
espacio con personas de diferentes culturas o con diferentes creencias. La
tolerancia es la que nos permite vivir en armonía en un mismo país con personas
que profesan diferentes religiones, que apoyan otras tendencias políticas, que
poseen una condición sexual diferente, etc. La tolerancia no sólo es aplicable a nivel
de país, sino que es algo que debemos desarrollar en nuestros hogares con aquellas
personas a las que más queremos, como nuestra familia y amigos, así como
también, a nivel mundial, donde se intenta convivir en armonía con un sinnúmero de
culturas y personas muy diversas.
Fuente: imagenesfotos.com
87
3.1.5 EQUIDAD
La Equidad es un valor de connotación social que se deriva de lo entendido también
como igualdad. Se trata de la constante búsqueda de la justicia social, la que
asegura a todas las personas condiciones de vida y de trabajos dignos e igualitarios,
sin hacer diferencias entre unos y otros a partir de la condición social, sexual o de
género, entre otras.
La equidad, se debe aplicar con la Institución que presta sus servicios, sociedad,
usuarios, clientes.
Fuente: imagenesfotos.com
3.1.6 SOLIDARIDAD
La solidaridad es una de los valores humanos por excelencia, del que se espera
cuando un otro significativo requiere de nuestros buenos sentimientos para salir
adelante. La solidaridad se define como la colaboración mutua en la personas, como
aquel sentimiento que mantiene a las personas unidas en todo momento, sobre todo
cuando se vivencia experiencias difíciles de las que no resulta fácil salir.
La solidaridad es más que nada un acto social, una acción que le permite al ser
humano mantener y mantenerse en su naturaleza de ser social. Debido a lo anterior
es que resulta fundamental fomentar y desarrollar la solidaridad en todas sus aristas,
ya que no sólo será necesario llevar a cabo las acciones de las que se requerirá en
momentos de guerra o desastres naturales, sino que será fundamental de aplicar
cuando alguno de nuestros seres queridos, ya sean amigos o familiares, tengan
algún problema en el que nuestra ayuda o compañía sean un aporte para mejorar en
cierto modo la situación.
88
Fuente: imagenesfotos.com
3.1.7 COMPROMISO
La palabra compromiso hace referencia a una responsabilidad aceptada.
Al ser una responsabilidad aceptada implica dos roles, el que asigna el compromiso
y el que lo ejecuta. En muchos casos este rol puede ser la misma persona.
Un compromiso no es una proclamación impersonal hecha por un burócrata sin
rostro. Es una acción, promesa, declaración o decisión muy visible, hecha por una
persona y estrechamente relacionada con esa persona.
Fuente: imagenesfotos.com
3.1.8 HONESTIDAD
La honestidad es una cualidad de calidad humana que consiste en comprometerse y
expresarse con coherencia y autenticidad (decir la verdad), de acuerdo con los
valores de verdad y justicia. Se trata de vivir de acuerdo a como se piensa y se
siente. En su sentido más evidente, la honestidad puede entenderse como el simple
respeto a la verdad en relación con el mundo, los hechos y las personas; en otros
sentidos, la honestidad también implica la relación entre el sujeto y los demás, y del
sujeto consigo mismo.
Fuente: imagenesfotos.com
89
3.1.9 LEALTAD
La lealtad es una obligación de fidelidad que un sujeto o ciudadano le debe a
su estado, monarca o a sí mismo. Es siempre estar presente, cumplir siempre,
fidelidad.
La Lealtad es un valor que básicamente consiste en no darle la espalda a
determinada persona, grupo social y que están unidos por lazos de amistad o por
alguna relación social, es decir, el cumplimiento de honor y gratitud, la lealtad está
más apegada a la relación en grupo.
Fuente: imagenesfotos.com
3.1.10 TRABAJO EN EQUIPO
El trabajo en equipo, consiste en realizar una tarea específica, por medio de un
grupo de personas, que conforman, a su vez, un grupo de trabajo. Es primordial en
el trabajo en equipo, la unión y empatía entre los integrantes. Ya que en más de una
oportunidad, será necesario comprender a otro integrante y, asimismo, apoyar las
distintas ideas que vayan naciendo con el desarrollo de la tarea en cuestión. De
igual manera, el trabajo en equipo, estará conformado, por personas con
conocimientos específicos, en diversas materias, que se entrelazan para la
consecución del objetivo o meta a alcanzar. Para llegar a la meta, es importante, que
desde un principio se entienda, que el éxito o logro del trabajo en equipo, es del
equipo en sí y no de uno o algunos de los integrantes.
Aumenta la calidad del trabajo al tomarse las decisiones por consenso.
Se fortalece el espíritu colectivista y el compromiso con la organización.
Se reducen los tiempos en las investigaciones al aportar y discutir en
grupo las soluciones.
Disminuyen los gastos institucionales.
Existe un mayor conocimiento e información.
90
Surgen nuevas formas de abordar un problema.
Se comprenden mejor las decisiones.
Son más diversos los puntos de vista.
Hay una mayor aceptación de las soluciones.
Fuente: imagenesfotos.com
3.1.11 MORALIDAD
La moralidad es la calidad de los actos humanos en cuya virtud los designamos
como buenos o malos, como acertados o erróneos. Se trata de un término común
relativo a la bondad o la maldad de un acto humano, sin especificar a cuál de los dos
se refiera.
La moralidad es un sistema de los principios y los juicios basados en los conceptos y
la creencia culturales, religiosos, y filosóficos, por los cuales los seres humanos se
determinan si las acciones dadas, correcta o incorrecta. Estos conceptos y la
creencia son generalizados y codificados a menudo por una cultura o un grupo, y
sirven así para regular el comportamiento de sus miembros. La conformidad a tal
codificación se puede también llamar moralidad, y el grupo puede depender de
conformidad extensa a tales códigos para su existencia continuada.
Fuente: imagenesfotos.com
3. 1.12 EFICIENCIA
Se define como la capacidad de disponer de alguien o de algo para conseguir un
efecto determinado.
91
Fuente: imagenesfotos.com
3.1.13 ECONOMÍA
La economía es una ciencia social que estudia las relaciones que tienen que ver con
los procesos de producción, intercambio, distribución y consumo de bienes y
servicios, entendidos estos como medios de satisfacción de necesidades humanas y
resultado individual y colectivo de la sociedad.
Fuente: imagenesfotos.com
3.1.14 IMPARCIALIDAD
La imparcialidad es un criterio de justicia que sostiene que las decisiones deben
tomarse en base a criterios objetivos, sin influencias de sesgos, prejuicios o tratos
diferenciados por razones inapropiadas.
La imparcialidad no propone que todos los individuos deban ser tratados de la
misma manera bajo todas las circunstancias. Se considera aceptable y coherente
que determinadas personas sean tratadas en forma diferente si tal tratamiento se
justifica por razones objetivas y externas.
92
Fuente: imagenesfotos.com
3.1.15 RESPONSABILIDAD
La responsabilidad es un valor que está en la conciencia de la persona, que le
permite reflexionar, administrar, orientar y valorar las consecuencias de sus actos,
siempre en el plano de lo moral.
Las consecuencias de nuestros actos, sino que también está asociada a los
principios, a aquellos antecedentes a partir de los cuales el hombre toma las
motivaciones para ejercer la libre voluntad y actúa.
Fuente: imagenesfotos.com
3.1.16 TRANSPARENCIA
Transparencia es la obligación de los sujetos obligados de hacer del conocimiento
público la información derivada de su actuación, en ejercicio de sus atribuciones.
Tiene por objeto generar un ambiente de confianza, seguridad y franqueza entre el
gobierno y la sociedad, de tal forma que los ciudadanos estén informados y
conozcan las responsabilidades, procedimientos, reglas, normas y demás
información generada por el sector público, en un marco de abierta participación
social y escrutinio públicos.
La transparencia busca formar a una ciudadanía sensible, responsable y
participativa, que conozca y ejerza sus derechos y obligaciones, y colabore
activamente en el fomento a la integridad y combate a la corrupción.
93
Fuente: imagenesfotos.com
3.1.17 ÉTICA
La ética, es una de las tantas ramas de la filosofía, es aquella ciencia que estudia las
cosas por sus causas, de lo universal y necesario, que se dedica al estudio de los
actos humanos. Pero aquellos que se realizan tanto por la voluntad y libertad
absoluta, de la persona. Todo acto humano que no se realice por medio de la
voluntad de la persona y que esté ausente de libertad, no ingresan en el estudio o
campo de la ética.
La ética estudia qué es lo moral, cómo se justifica racionalmente un sistema moral, y
cómo se ha de aplicar posteriormente a los distintos ámbitos de la vida personal y
social.
Fuente: imagenesfotos.com
3.2 MISION
1Es la razón de ser de la organización, el motivo por el cual existe. Es la
determinación de las funciones básicas que la organización va a desempeñar en un
entorno determinado.
1 http:/www.Monografias.com
Dr. Galo Moreno, Administración por Procesos, edición 2009;
94
La misión es el motivo, propósito, fin o razón de ser de la existencia de una
organización porque define:
Lo que pretende cumplir en su entorno o sistema social en el que actúa
Lo que pretende hacer
Él para quién lo va a hacer;
La misión es influenciada en momentos concretos por algunos elementos como: la
historia de la organización, las preferencias de la gerencia y/o de los propietarios, los
factores externos o del entorno, los recursos disponibles, y sus capacidades
distintivas.
La misión se sustenta en preguntas tales como:
¿Para qué existe la organización?
¿Cuál es su negocio?
¿Cuáles sus clientes?
¿Cuáles sus prioridades?
¿Cuál su responsabilidad y derechos frente a sus colaboradores?
¿Cuál es su responsabilidad social?
Características de la misión:
Clarifica lo que la institución quiere ser, a quién quiere servir y cómo
quiere hacerlo.
Suministra una unidad de dirección que trasciende las necesidades
individuales locales y transitorias.
Fomenta un sentimiento de expectativas compartidas en todos los
niveles y generaciones de actores sociales.
Consolida valores más allá del tiempo y los grupos de interés.
Afirma los compromisos de la organización con acciones que
responden a las demandas esenciales de las personas.
95
¿Cómo Elaborar la Misión?
Debe reflejar lo que va hacer la organización (su acción).
Debe expresar los comportamientos institucionales de la organización
(su ética)
Debe ser capaz de generar motivación (comunicación y adhesión de la
gente).
Debe ser coherente con la visión (que no exista contradicción).
Debe expresar la importancia de servir y trabajar con y para la gente
(su razón de ser). Identificación de la Misión.- Hay una serie de variables que ayudan a realizar la
identificación de la misión: El campo de actividad, indicando los negocios en los cuales se centrara
la actividad de la organización, identificando y analizando los
productos-mercado de la organización.
Las capacidades que están a disposición de la organización o pueden
llegar a estarlo. Mediante los recursos y capacidades con los que
cuenta la organización sabemos qué ventajas competitivas se pueden
alcanzar.
Variables de la Misión.- Existen muchas variables que una vez analizadas nos
permitirán identificar: Misiones muy amplias, dejando unos márgenes de actuación muy flexibles a
la organización, aunque también puede fomentar la confusión, al no tener
muy claro los miembros de la organización, cuál es la visión de la
organización.
Misiones muy estrechas, limitando el ámbito de desarrollo futuro de la
organización. ¿Quiénes somos? Permite centrase en una sola dirección,
evitando confusiones.
Aspectos esenciales de la Misión.- Un buen planteamiento de la misión es
esencial en toda organización ya que permite imprimir una identidad corporativa,
clara y determinada, ayudando a definir la personalidad y el carácter de la
organización. Así se conseguirá que los miembros de la organización identifiquen
claramente a ésta. Respetando la identidad corporativa en cada una de sus
acciones.
96
Una definición clara de la misión es que otorga la oportunidad de conocer cuáles son
los clientes potenciales. Si se ha establecido claramente la identidad corporativa de
la organización, los recursos, las capacidades y otros factores de la organización,
será más fácil llegar a clientes que pueden haber sido omitidos en la formulación de
la estrategia.
Una misión claramente definida, aporta una estabilidad y una coherencia en las
acciones realizadas, permitiendo una misma línea de actuación que genera fidelidad
por parte de los clientes hacia la organización. Llegando a una relación estable en el
tiempo entre el cliente y la organización.
La misión también da a conocer el ámbito en el que la organización desarrolla su
actuación, permitiendo tanto a clientes como a proveedores así como a agentes
externos y a socios, conocer el área que abarca la organización.
Si se ha realizado correctamente la misión indicará las oportunidades que se
presentan ante una posible diversificación de la organización. Si esto no se produce
correctamente, el futuro de la organización será dudoso.
Misión de la Dirección Nacional de Recursos Humanos: Asesorar y administrar
el sistema integrado de gestión de talento humano, desarrollo institucional y
remuneraciones del INFA a fin de motivar, desarrollar y conservar el talento humano
para crear un medio ambiente de trabajo que brinde a su gente una permanente
satisfacción y equidad.
Fuente: imagenesfotos.com
3.3 VISIÓN
2La visión es una exposición clara que indica hacia dónde se dirige la organización a
largo plazo y en qué se deberá convertir, tomando en cuenta el impacto de las
2 http:/www.Monografias.com
Dr. Galo Moreno, Administración por Procesos, edición 2009;
97
nuevas tecnologías, de las necesidades y expectativas cambiantes de los clientes,
de la aparición de nuevas condiciones del mercado.
La visión señala el camino que permite a la alta gerencia establecer el rumbo para
lograr el desarrollo esperado de la organización en el futuro. Es el ideal que se
desea conseguir. Es la perspectiva hacia un futuro, en algún momento deberá
convertirse en existente y presente, por tal motivo, poseerá objetivo general,
objetivos específicos y metas.
Para que una visión esté formulada correctamente debe contener los siguientes
elementos:
¿Qué tratamos de conseguir?
¿Cuáles son nuestros valores?
¿Cómo produciremos resultados?
¿Cómo nos enfrentaremos al cambio?
¿Cómo conseguiremos ser competitivos?
Características de la visión:
Ser positiva, atractiva, alentadora e inspiradora, promover el sentido de
identificación y compromiso de todos los miembros de la institución.
Estar alineada y ser coherente con los valores, principios y la cultura de la
institución.
Ser clara y comprensible para todos, entendible y fácil de seguir.
No debe ser fácil de alcanzar, pero tampoco imposible.
Ser realista, debe ser una aspiración posible, teniendo en cuenta el entorno,
los recursos de la institución y sus reales posibilidades.
Visión de la Dirección Nacional de Recursos Humanos: Implementar la gestión
por procesos en la Dirección Nacional de Recursos Humanos, que permita optimizar
tiempo, recursos, mejorando la calidad en el servicio al cliente, y de esa manera
contar con un equipo de trabajo eficiente y capacitado para responder las
necesidades de la Institución.
98
3.4 OBJETIVOS
Se entiende por objetivo al fin hacia el cual se orientan las acciones de una
organización.
Un objetivo es una situación deseada que la empresa intenta lograr, es una imagen
que la organización pretende para el futuro. Al alcanzar el objetivo, la imagen deja
de ser ideal y se convierte en real y actual, por lo tanto, el objetivo deja de ser
deseado y se busca otro para ser alcanzado.
Los objetivos son esenciales para el éxito de la organización porque establecen un
curso, ayudan a la evaluación, producen sinergia, revelan prioridades. Los objetivos
son los más importantes de una institución ya que son medibles, nos permite
identificar y mejorarlos en un período determinado.
Los objetivos:
Permiten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección.
Sirven de guía para la formulación de estrategias.
Sirven de guía para la asignación de recursos.
Sirven de base para la realización de tareas o actividades.
Permiten evaluar resultados, al comparar los resultados obtenidos con los
objetivos propuestos y, de ese modo, medir la eficacia o productividad de la
institución, de cada área, de cada grupo o de cada trabajador.
Las características de los objetivos son:
Medibles: Los objetivos deben ser cuantitativos y estar ligados a un límite de
tiempo.
Claros: Los objetivos deben tener una definición clara, entendible y precisa, no
deben prestarse a confusiones ni dejar demasiados márgenes de interpretación.
Alcanzables: Los objetivos deben ser posibles de alcanzar, deben estar dentro de
las posibilidades de la institución, teniendo en cuenta la capacidad o recursos
(humanos, financieros, tecnológicos, etc.) que ésta posea. Se debe tener en cuenta
también la disponibilidad de tiempo necesario para cumplirlos.
Desafiantes: Deben ser retadores, pero realistas. No deben ser algo que de todas
maneras sucederá, sino algo que signifique un desafió o un reto. Objetivos poco
99
ambiciosos no son de mucha utilidad, aunque objetivos fáciles al principio pueden
servir de estímulo para no abandonar el camino apenas éste se haya iniciado.
Realistas: Deben tener en cuenta las condiciones y circunstancias del entorno en
donde se pretenden cumplir, los objetivos deben ser razonables, teniendo en cuenta
el entorno, la capacidad y los recursos de la institución.
Coherentes: Deben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos, con la
visión, la misión, las políticas, la cultura organizacional y valores de la empresa.
3.4.1 OBJETIVO GENERAL
Se identifica siempre con los procesos gobernadores y con los estratégicos o
macros, y se relaciona con las interrogantes:
¿Quién quiero ser?,
¿Quién soy?, ¿cómo soy?
¿Por qué hacer? y
¿Para qué hacer?”.
Su gestionar se localiza con el SER de la organización.
Las interrogantes están relacionadas con la visión, misión, de la identidad, y de las
creencias y valores.
Objetivo General de la Dirección: Elaborar un manual de procesos para la
Dirección Nacional de Recursos Humanos del Instituto de la Niñez y la Familia
(INFA), que permita brindar un servicio de calidad al cliente interno y externo, para
contribuir eficazmente, eficientemente y con agilidad al logro de los objetivos
institucionales.
3.4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Son aquellos propósitos que se espera alcanzar mediante la recopilación de datos
concretos, debe ser lo más claro y preciso posible, evitando interpretaciones
ambiguas.
Los objetivos específicos son los resultados y beneficios cuantificables esperados
cuando se lleva a cabo una estrategia.
100
Para lograr el objetivo general los específicos se relacionan con las siguientes
interrogantes:
¿Cómo hacer?
¿Qué hacer?
¿Quién lo va a hacer?
¿Dónde?
¿Cuándo?
Para lograr el objetivo general estratégico. Se localiza en el <HACER> de la
organización. Las preguntas están relacionadas con la capacidad, el
comportamiento, y el entorno.
Objetivos específicos de la Dirección:
Realizar un diagnóstico situacional de la Dirección Nacional de Recursos
Humanos del Instituto de la Niñez y la Familia (INFA), a fin de conocer la
situación actual de la Dirección.
Diseñar un manual de los principales procesos de la Dirección Nacional de
Recursos Humanos del Instituto de la Niñez y la Familia (INFA).
Aportar con una guía que le permita al personal que la labora en la Dirección
Nacional de Recursos Humanos del Instituto de la Niñez y la Familia (INFA),
desarrollar adecuadamente las acciones destinadas a poner en práctica los
diferentes subsistemas de Recursos Humanos.
Conservar un ambiente satisfactorio de trabajo en la Dirección que motive al
personal en el desarrollo de sus actividades.
Implementar equipos de última tecnología que permitan realizar con
eficiencia, eficacia y agilidad el diseño y rediseño del manual por procesos.
3.5 POLÍTICAS
3Son enunciados o interpretaciones generales que orientan el pensamiento de los
administradores en la toma de decisiones.” Las políticas delimitan los límites, la
exclusividad y las condiciones que deben poseer los proveedores, los insumos, los
3 ACEVES RAMOS Víctor Daniel,
101
procedimientos y el producto. Las políticas enmarcan el arte y la habilidad de
negociar, además constituyen la estructura legal o normativa general y específica.
POLÍTICA GENERAL:
La Dirección Nacional de Recursos Humanos realizará un plan de evaluación del
desempeño de los funcionarios para mejorar la atención al cliente interno y externo
mediante el buen trato y el cumpliendo de los requerimientos que necesite.
POLÍTICAS ESPECÍFICAS:
Brindar un servicio de alta calidad al cliente.
Mejorar los trámites con rapidez y agilidad.
Tomar en cuenta las inquietudes y sugerencias de los usuarios.
Documentar todos los procesos existentes en la Dirección.
Capacitar a los funcionarios de la Dirección.
Elaborar el informe de selección del personal
Evaluar los resultados de las contrataciones.
Realizar el reglamento interno de administración de Recursos Humanos
Ejecutar el plan de bienestar laboral, servicios de salud y programas de
seguridad e higiene.
Desarrollar el plan de incentivos
Implementar el plan anual de vacaciones
Establecer informes técnicos de estructuración y reestructuración de los
procesos.
Agilidad en el manejo de expedientes de funcionarios
Registros exactos de contratos de prestación de servicios ocasionales,
profesionales y asesoría.
Diseño de bases de datos del personal con información individual completa.
3.6 ESTRATEGIAS
Es un conjunto de acciones planificadas sistemáticamente en el tiempo que se llevan
a cabo para lograr un determinado fin.
Es el proceso de desarrollo e implementación de planes para alcanzar propósitos y
objetivos.
102
Es la determinación de la misión (propósito fundamental) y de los objetivos básicos a
largo plazo de una organización, así como la adopción de los cursos necesarios para
cumplirlas.
La estrategia es la destreza y habilidad de cómo se obtienen los objetivos y metas,
considerando la experiencia, motivación, conocimiento, los recursos disponibles, las
fortalezas, las oportunidades, las debilidades y las amenazas FODA.
3.6.1 ESTRATEGIA CORPORATIVA
Crear, documentar y registrar los procesos en la Dirección Nacional de
Recursos Humanos, para optimizar tiempo.
Implementar capacitaciones y actualización tecnológica constante para los
funcionarios de la Dirección, los mismos que podrán brindar un servicio de
calidad a los usuarios.
Espíritu de compromiso con la Dirección a fin de garantizar los principios y
valores éticos y profesionales en cada funcionario.
Aplicar programas de cultura de servicio y atención al cliente para una
excelente gestión dentro de la Dirección.
Mejorar el trabajo en equipo de los funcionarios con el fin de alcanzar un
ambiente laboral excelente.
Modificar el instructivo de reclasificación, asignación y valoración de puestos.
3.6.2 ESTRATEGIAS DE VALOR
Implementar un sistema eficiente que permita tener el control de los informes
de seguimiento sobre los instructivos, reglamentos e indicadores.
Actualización del software y hardware de la Dirección.
Elaboración de un sistema de sugerencias vía página web.
Solicitar al área de Informática la adquisición de equipos de última tecnología
para optimizar tiempos en los trámites y requerimientos de los usuarios.
Realizar mantenimiento mensual de los equipos tecnológicos que existen en
la Dirección Nacional de Recursos Humanos.
103
3.7 POA
Plan Operativo o Plan de Acción.- El plan operativo es un documento oficial
en el que los responsables de una organización (empresarial, institucional, no
gubernamental...) o un fragmento de la misma (departamento, sección,
delegación, oficina...) enumeran los objetivos y las directrices que deben
marcar el corto plazo. Por ello, un plan operativo se establece generalmente
con una duración efectiva de un año, lo que hace que también sea conocido
como plan operativo anual o POA.
El plan operativo es la culminación del detalle de un plan estratégico y de
táctico. Debido a esta circunstancia, el POA debe adaptar los objetivos
generales de la compañía a cada departamento, y traducir la estrategia global
de la misma en el día a día de sus trabajadores. Una de las utilidades
fundamentales de establecer un plan operativo radica en que es posible,
mediante las herramientas de inteligencia de negocio adecuadas, realizar un
seguimiento exhaustivo del mismo, con el fin de evitar desviaciones en los
objetivos. En este sentido, las principales herramientas software que ayudan a
monitorizar un plan estratégico u operativo son el Cuadro de mando integral,
los Sistemas de información ejecutiva, y los Sistemas de Soporte a la
Decisión.
104
Características.-
Son planes de acción que guían el desarrollo de actividades;
Son base para el desarrollo de presupuesto que va a tener un área específica
en la organización;
El período de duración es a corto plazo (máximo un año);
Se sustentan en los planes tácticos;
Ayuda a la participación del personal para el cumplimiento de los objetivos y
el establecimiento de las metas; El grado de incertidumbre es menor que en otro de tipo de planes;
105
POA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECUROS HUMANOS DEL INSTITUTO DE LA NIÑEZ Y LA FAMILIA(INFA)
UNIDAD EJECUTORA PROGRAMA
COMPONENTE ACTIVIDADES
CLAVE
SUB - ACTIVIDAD SUB - SISTEMA PRESUPUESTO
ASIGNADO GRUPO DE
GASTO
CERTIFICACIONES SALDO
NOMBRE NOMBRE NOMBRE
SERVICIOS GENERALES
Transporte de
Personal
Servicio de transporte para los
servidores del INFA Matriz RECURSOS HUMANOS 150.000,00 530201
126189,33 23.810,67
Servicio de
Guardería
Administración del CIBV de
empleados del INFA
"Aprendiendo a vivir"
RECURSOS HUMANOS 50.000,00 530801
50.000,00
Capacitaciones - Sistema de
capacitación al personal RECURSOS HUMANOS 217.000,00 530603
180 216.820,00
BIENES DE USO Y CONSUMO CORRIENTE
Alimentos y Bebidas Servicio de alimentación para
los servidores del INFA Matriz RECURSOS HUMANOS 200.000,00 530801
200.000,00
Vestuario Lencería
y Prendas de
Protección
Adquisición de uniformes para
los servidores del INFA a nivel
nacional
RECURSOS HUMANOS 1.009.000,00 530802
1.009.000,00
Instrumental Médico
Menor
Programa de bienestar social -
Centro médico RECURSOS HUMANOS 5.000,00 530808
5.000,00
Medicinas y
Productos
Farmacéuticos
Programa de bienestar social -
Centro médico RECURSOS HUMANOS 15.000,00 530809
15.000,00
Materiales para
Laboratorio y Uso
Médico
Programa de bienestar social -
Centro médico RECURSOS HUMANOS 5.000,00 530810
5.000,00
Seguros Mora Patronal y Glosas IESS RECURSOS HUMANOS 2.000,00 570216 264 1.736,00
TOTALES
1.653.000,00
126.633,33 1.607.366,57
106
CAPITULO IV
4. LEVANTAMIENTO DE PROCESOS DE LA DIRECCION NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS
El presente capítulo tiene como objetivo principal realizar un levantamiento e
inventario de los procesos que se llevan a cabo en la Dirección Nacional de
Recursos Humanos del INFA, basados en el reglamento de la LOSEP.
4.1 PROCESOS
1“Un proceso es una actividad o conjunto de recursos y actividades interrelacionados
que transforman elementos de entrada en elementos de salida”.
Los procesos deben tener indicadores que permitan visualizar fácilmente la
evolución de los mismos, de tal manera que cualquier desviación de los estándares
establecidos inicialmente, puedan ser corregidas rápidamente.
4.2 TIPOS DE PROCESOS
Procesos Gobernantes: Se denominan a los procesos gerenciales de Planificación
y Control.
Procesos Estratégicos: Son los que permiten definir y desplegar las estrategias y
objetivos de la organización.
Procesos Clave: Son aquellos que añaden valor al cliente o inciden directamente
en su satisfacción o insatisfacción. Componen la cadena del valor de la
organización.
Procesos de apoyo, asesores: Tienen como misión contribuir a mejorar la eficacia
de los procesos operativos.
1 http:/www.Monografias.com
Dr. Galo Moreno, Administración por Procesos, edición 2009;
107
4.3 DIAGRAMA DE CALIDAD DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DEL INFA
Diagrama de Calidad: Elaborado por: Jenny Ruales Arias
NORMATIVA
Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social Ley Orgánica del Servicio Público-LOSEP Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Publico Normas Técnicas de Recursos Humanos (MRL)
ENTRADA RESULTADO
PLANIFICACIÓN DEL TALENTO
HUMANO
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL
PERSONAL
EVALUACION DEL
DESEMPEÑO
MOVIMIENTOS DE PERSONAL
Personal que cumplan con los
requerimientos de la Dirección. Personal idóneo con una excelente gestión de calidad que satisface las necesidades de la dirección.
TECNOLOGIA
Computadora Teléfono Fotocopiadora Internet Sistemas informáticos.
108
4.4 CADENA DE VALOR
2La cadena de valor es un modelo teórico que describe cómo se desarrollan las
actividades de una organización, está compuesta por distintos eslabones que forman
un proceso, desde los insumos o materia prima a la distribución de resultados o
productos terminados. En cada parte del proceso se agrega valor.
El análisis de la cadena de valor permite optimizar el proceso, ya que puede verse,
el detalle y en cada paso, el funcionamiento de la organización.
Por otra parte, el estudio de la cadena de valor posibilita lograr una ventaja
estratégica.
La Cadena de Valor, está inmersa en un campo más grande de actividades
denominado sistema de valor, que es un conjunto complejo de actividades
ejecutadas por un gran número de actores diferentes.
También es posible diferenciar entre dos tipos de actividades de valor. Las
actividades primarias son las que están implicadas con la creación física del
producto y su transferencia al comprador.
2 http:/www.Monografias.com
Dr. Galo Moreno, Administración por Procesos, edición 2009;
109
4.4.1 CADENA DE VALOR DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DEL INFA
Cadena de Valor: Elaborado por: Jenny Ruales Arias
DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS
PLANIFICACIÓN DEL TALENTO
HUMANO
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL
PERSONAL
EVALUACION DEL DESEMPEÑO
MOVIMIENTOS DE PERSONAL
Creación de puestos
Descripción Valoración y Clasificación de puestos
Administración de puestos
Selección del personal
Concurso de meritos y oposición
Reclutamiento y convocatoria
Aplicación y efectos de la evaluación del desempeño
Evaluación del periodo de prueba
Comisiones de servicio con y sin remuneración
Vacaciones
Permisos
Traspasos
Cambio Administrativo
Principios y Valores Misión y Visión Objetivos Políticas Estrategias
Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social Ley Orgánica del Servicio Público-LOSEP Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Publico Normas Técnicas de Recursos Humanos (MRL)
110
4.5 DIAGRAMA IDEF-0
3Las siglas IDEF es Integration Definition for Function Modeling, (Definición de la
integración para la modelización de las funciones).
La metodología IDEF O se utiliza para elaborar un modelo funcional, que no es más
que una representación estructurada de las funciones, actividades o procesos
pertenecientes al sistema modelado o área enfocada. Los modelos IDEF O están
compuestos de gráficos que definen funciones y relaciones funcionales a través de
la sintaxis y semánticas de cajas, flechas, texto y glosario que producen información
adicional de soporte a los diagramas básicos. Resume una serie jerárquica de
diagramas que, gradualmente, muestra niveles con mayor detalle de las funciones y
sus interfaces dentro del contexto del sistema.
CONTROL
MECANISMO
Se utilizan las definiciones siguientes:
Proceso: Conjunto estructurado y mesurable de actividades relacionadas
entre sí, que se desarrollan con el objetivo de conseguir un resultado concreto
--producto o servicio--, cliente externo o interno, capaz de juzgar su calidad,
necesita de él y, por tanto, obtiene un valor agregado. A cada proceso le
están asociados los elementos siguientes:
Entradas: Representan el material o la información que es consumida o
transformada por el proceso con el objetivo de producir la salida. Es posible
que algunos procesos no tengan entradas.
3 http:/www.Monografias.com
Dr. Galo Moreno, Administración por Procesos, edición 2009;
FUNCION O ACTIVIDAD
ENTRADA SALIDA
111
Salidas: Se refieren al material o información, producida por el proceso. Cada
proceso para ser considerado como tal tiene que tener, al menos, una salida.
Controles: Reglamentan, limitan o establecen la forma en que los procesos
desarrollan sus actividades para producir las salidas a partir de las entradas
(leyes, decretos, directrices, procedimientos, etcétera.).
Mecanismos: Son los recursos que el proceso necesita y que, generalmente,
no son consumidos durante el mismo.
Flecha: Línea directa compuesta por uno o varios segmentos que modela un
canal abierto o conducto de datos u objetos desde una fuente a un uso.
112
4.5.1 IDEF- O DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DEL INFA
Elaborado por: Jenny Ruales Arias
Constitución de la República del Ecuador Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social Ley Orgánica del Servicio Público-LOSEP Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Publico Normas Técnicas de Recursos Humanos (MRL)
Requerimientos de la Dirección
de Recursos Humanos en cada
una de las áreas en el desarrollo
de la gestión y compromiso
institucional.
Determinar el número de puestos
de cada grupo ocupacional
TECNOLOGIA
Internet Equipo de cómputo Fotocopiadora Teléfonos Fax
PLANIFICACIÓN DEL TALENTO
HUMANO
PLANIFICACIÓN
RECLUTAMIENTO Y
SELECCIÓN DEL PERSONAL
PLANIFICACIÓN
Define y selecciona a la o el
aspirante idóneo
TECNOLOGIA
Internet Equipo de cómputo Fotocopiadora Teléfonos Fax
EVALUACION DEL DESEMPEÑO
TECNOLOGIA
Internet Equipo de cómputo Fotocopiadora Teléfonos Fax
Evaluación continúa de la gestión
del talento humano
MOVIENTOS DE PERSONAL
TECNOLOGIA
Internet Equipo de cómputo Fotocopiadora Teléfonos Fax
Verificación, análisis y selección de
gestión del talento humano
113
4.6 INVENTARIO DE PROCESOS
El inventario de procesos es la recopilación, identificación y determinación de los
macro procesos, procesos, sub-procesos y actividades existentes en un área
específica o en toda la organización.
Macro proceso: Conjunto de procesos interrelacionados y con un objeto
general común.
Proceso: Son el conjunto de actividades mutuamente relacionadas que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en salidas.
Sub-procesos: Son el conjunto de actividades con un propósito definido.
Actividades: Eventos que concatenados integran un proceso.
Los macro procesos se dividen en procesos gobernantes, básicos y habilitantes de
apoyo o asesoría.
Procesos Gobernantes: Liderados por las máximas autoridades de una
institución quienes toman decisiones.
Procesos Básicos: Son aquellos en los cuales está inmersa la naturaleza de
la Institución, agregan valor y se identifican con la finalidad de la organización.
Procesos Habilitantes de apoyo y de asesoría: Dan sustento de apoyo a
los demás procesos que se llevan a cabo en la institución. Son aquellos
procesos que proporcionan apoyo administrativo, financiero, de computación,
de recursos humanos de mantenimiento entre otros”.
4.6.1 PROCESOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS
El MACRO PROCESO de la Dirección Nacional de Recursos Humanos del Instituto
de la Niñez y la Familia (INFA) cuenta con cuatro procesos que son:
Planificación del Talento Humano
Reclutamiento y Selección del Personal
Evaluación del Desempeño
Movimientos del Personal
114
4.6.1.1 PLANIFICACION DEL TALENTO HUMANO
SUBPROCESOS:
Creación de puestos
Descripción , Valoración y Clasificación de puestos
Administración de puestos
4.6.1.2 RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
SUBPROCESOS:
Selección del personal
Concurso de moritos y oposición
Reclutamiento y convocatoria
4.6.1.3 EVALUACION DEL DESEMPEÑO
SUBPROCESOS:
Aplicación y efectos de la evaluación del desempeño
Evaluación del periodo de prueba
4.6.1.4 MOVIMIENTO DE PERSONAL
SUBPROCESOS:
Comisiones de servicio con y sin remuneración
Vacaciones
Permisos
Traspasos
Cambio administrativo
115
4.7 SELECCIÓN DE PROCESOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DEL INFA.
Para definir la selección de los principales procesos de la Dirección Nacional de
Recursos Humanos del Instituto de la Niñez y la Familia (INFA)-Planta Central,
procedemos a realizar el levantamiento e inventario de los procesos, para ello
analizamos y evaluamos los mismos a base de varias preguntas claves que
permitirán conocer la importancia de los procesos para posteriormente seleccionar
los de mayor importancia.
Preguntas:
1. ¿Este proceso se considera muy importante y necesario en la gestión de la
Dirección Nacional de Recursos Humanos?
2. ¿Este proceso logra reducir tiempos y recursos en la Dirección Nacional de
Recursos Humanos?
3. ¿Este proceso permite mejorar las actividades de la Dirección Nacional de
Recursos Humanos?
4. ¿Este proceso logra satisfacer con eficiencia los requerimientos de los
usuarios?
La valoración se efectuará de la siguiente manera:
Respuesta Afirmativa-calificación de uno (1)
Respuesta Negativa- calificación de cero (0)
A los procesos se los califica, en la tabla siguiente:
Básicos (B)
Habilitantes (H)
Gobernantes (G)
116
SELECCIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS
PROCESOS
PREGUNTAS
TOTAL
TIPO
1 2 3 4 G B H
Supervisa, valida, Coordina, evalúa y aprueba
1 1 0 0 3 x
PLANIFICACION DEL TALENTO HUMANO
1 Creación de puestos 1 1 1 1 4 x
2 Descripción, Valoración y Clasificación de
puestos
1 1 1 1 4 x
3 Administración de puestos 1 1 1 0 3 X
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
4 Selección del personal 1 1 1 1 4 X
5 Concurso de méritos y oposición 1 0 1 1 3 X
6 Reclutamiento y convocatoria 1 0 1 1 3 X
EVALUACION DEL DESEMPEÑO
7 Aplicación y efectos de la evaluación del
desempeño
1 1 1 1 4 X
8 Evaluación del periodo de prueba 1 1 0 0 2 X
MOVIMIENTO DE PERSONAL
9 Comisiones de servicios con y sin
remuneración
1 1 1 1 4 X
10 Vacaciones 1 1 1 1 4 X
11 Permisos 1 0 0 0 1 X
12 Traspasos 1 1 1 1 4 X
13 Cambio administrativo 1 1 1 1 4 X Elaborado por: Jenny Ruales Arias
117
4.8 MAPA DE PROCESOS SELECCIONADOS
El mapa de procesos es una representación gráfica que nos ayuda a visualizar todos
los procesos que existen en la Dirección Nacional de Recursos Humanos del (INFA).
A continuación se detalla los procesos:
Elaborado por: Jenny Ruales Arias
PROCESO GOBERNANTE
Supervisa, valida,
Coordina, evalúa y
aprueba la gestión de la
Dirección
PROCESOS BASICOS
Selección del personal
Concurso de meritos y
oposición
Reclutamiento y convocatoria
Aplicación y efectos de la
evaluación del desempeño
Evaluación del periodo de
prueba
Comisiones de servicios con
y sin remuneración
Vacaciones
Permisos
Traspasos
Cambio administrativo
PROCESOS HABILITANTES DE APOYO
Creación de puestos
Descripción, Valoración y
Clasificación de puestos
Administración de puestos
118
Sueldo Anual
Sueldo por Minuto =
12 Meses x 30 Días x 8 Horas x 60 Minutos
4.9 ANÁLISIS DE PROCESOS SELECCIONADOS
Una vez que los procesos han sido seleccionados, es necesario realizar un análisis
individual de los mismos graficándolos en el diagrama de flujo, adicionalmente se
incluyen los costos y gastos del personal.
Los procesos seleccionados son analizados individualmente y graficados mediante
diagramas de flujo, de tal manera se debe incluir la información real de los costos y
gastos del personal involucrado en los procesos.
4.9.1 HOJA DE COSTOS DE PERSONAL Y OPERACIÓN
4.9.1.1 HOJA DE COSTOS PERSONAL
El Instituto de la Niñez y la Familia (INFA)-Planta Central, Dirección Nacional de
Recursos Humanos, se rige a la escala de remuneración mensual unificada por
grupo ocupacional emitida por el Ministerio de Relaciones Laborales.
Para dicho cálculo se ha tomado en cuenta la siguiente fórmula:
119
HOJA DE COSTOS
Elaborado por: Jenny Ruales Arias
Denominación del Puesto
Sueldo Unificado
Anual
Sueldo Unificado Mensual
Costo Minuto
DIRECTOR GENERAL 42504 3542 0,25
DIRECTOR TECNICO DE AREA( MARIA F.RODAS) 28980 2415 0,17
SERVIDOR PUBLICO 7 (NELLY PROAÑO) 20112 1676 0,12
SERVIDOR PUBLICO 7 (SUSANA CERDA) 20112 1676 0,12
SERVIDOR PUBLICO 7 (ALVEAR JAVIER) 20112 1676 0,12
SERVIDOR PUBLICO 7 (GARCIA CARLOS) 20112 1676 0,12
SERVIDOR PUBLICO 6 (JURADO MARIA) 16944 1412 0,10
SERVIDOR PUBLICO 6 (ROSERO DIANA) 16944 1412 0,10
SERVIDOR PÚBLICO 5 (HIDALGO NORMA) 14544 1212 0,08
SERVIDOR PÚBLICO 5( ALVAREZ CIELO) 14544 1212 0,08
SERVIDOR PUBLICO 4 (PROAÑO ANA) 13032 1086 0,07
SERVIDOR PUBLICO 4 (ROBLES CELINA) 13032 1086 0,07
SERVIDOR PUBLICO 4 (CAIZA MAYRA) 13032 1086 0,07
SERVIDOR PUBLICO 4 (IÑIGUEZ MONICA) 13032 1086 0,07
SERVIDOR PUBLICO 4 (VASQUEZ MARIA ) 13032 1086 0,07
SERVIDOR PUBLICO 4 (VILLAMARIN FREDY) 13032 1086 0,07
SERVIDOR PUBLICO 1 (ROMERO DIANA) 9804 817 0,06
SERVIDOR PUBLICO 1 (ZAMBRANO CINTHIA) 9804 817 0,06
SERVIDOR PÚBLICO SERV. 1 (PICHUCHO JOSE) 6324 527 0,04
TOTALES 319032 26586 1,84
120
HOJA DE COSTOS TOTAL POR MINUTO-DIRECCIÓN NACIONAL DE RECUROS HUMANOS DEL INFA.
Elaborado por: Jenny Ruales Arias
Denominación del Puesto
COSTO PERSONAL
POR MINUTO
COSTO OPERACIONAL POR MINUTO
COSTO TOTAL POR MINUTO
DIRECTOR GENERAL 0,25 0,25 0,50
DIRECTOR TECNICO DE AREA( MARIA
F.RODAS)
0,17 0,25 0,42
SERVIDOR PUBLICO 7 (NELLY PROAÑO) 0,12 0,25 0,37
SERVIDOR PUBLICO 7 (SUSANA CERDA) 0,12 0,25 0,37
SERVIDOR PUBLICO 7 (ALVEAR JAVIER) 0,12 0,25 0,37
SERVIDOR PUBLICO 7 (GARCIA CARLOS) 0,12 0,25 0,37
SERVIDOR PUBLICO 6 (JURADO MARIA) 0,10 0,25 0,35
SERVIDOR PUBLICO 6 (ROSERO DIANA) 0,10 0,25 0,35
SERVIDOR PÚBLICO 5 (HIDALGO NORMA) 0,08 0,25 0,33
SERVIDOR PÚBLICO 5( ALVAREZ CIELO) 0,08 0,25 0,33
SERVIDOR PUBLICO 4 (PROAÑO ANA) 0,07 0,25 0,32
SERVIDOR PUBLICO 4 (ROBLES CELINA) 0,07 0,25 0,32
SERVIDOR PUBLICO 4 (CAIZA MAYRA) 0,07 0,25 0,32
SERVIDOR PUBLICO 4 (IÑIGUEZ MONICA) 0,07 0,25 0,32
SERVIDOR PUBLICO 4 (VASQUEZ MARIA ) 0,07 0,25 0,32
SERVIDOR PUBLICO 4 (VILLAMARIN
FREDY)
0,07 0,25 0,32
SERVIDOR PUBLICO 1 (ROMERO DIANA) 0,06 0,25 0,31
SERVIDOR PUBLICO 1 (ZAMBRANO
CINTHIA)
0,06 0,25 0,31
SERVIDOR PÚBLICO SERV. 1 (PICHUCHO
JOSE)
0,04 0,25 0,29
121
Costo Total
Costo de Operación por Minuto = ---------------------------------------------------------------
12 Meses x 30 Días x 24 Horas x 60 Minutos
4.9.1.2 HOJA DE COSTOS OPERATIVOS
A continuación se detallan los costos operativos, anuales, mensuales de la Dirección
Nacional de Recursos Humanos del Instituto de la Niñez y la Familia (INFA)-Planta
Central.
Para identificar los costos se toma en cuenta los pagos realizados y de esa manera
la institución podrá realizar su gestión con normalidad, la finalidad de este análisis es
establecer el costo por minuto, a través de la fórmula que se detalla a continuación.
COSTO OPERATIVO TOTAL COSTO ANUAL
COSTO COSTO COSTO
MENSUAL DIARIO MINUTO ENERGÍA ELECTRICA 1322,68 110,22 3,67 0,008
AGUA POTABLE 362,01 30,17 1,01 0,002
INTERNET Y TELEFONO 8111,57 675,96 22,53 0.047
SERVICIO DE TRANSPORTE 18821,19 1568,43 52,28 0,109
EDICIÓN, IMPRESIÓN, REPRODUCCION 2160,14 180,01 6,00 0,013
SUMINISTROS DE OFICINA
3540,22 295,02 9,83 0,020
SERVICIO DE CORREOS
4286,82 357,24 11,91 0,025
SERVICIOS DE ASEO 4419,45 368,29 12,28 0,026
TOTAL 43024,08 3585,34 119,51 0,25
Elaborado por: Jenny Ruales Arias
HOJA DE COSTOS OPERATIVOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RRHH DEL INFA
122
4.10 DIAGRAMA DE PROCESOS
4El diagrama de procesos permite identificar los problemas, detectar errores,
necesidades, conflictos y desviaciones. Adicionalmente el diagrama de un proceso
se fundamenta en una simbología, considerando los siguientes aspectos:
Nombre del Proceso: Permite identificar y clasificar cada uno de los procesos.
Actividades: Constituyen los pasos a seguir dentro de cada proceso, estas
actividades podrán o no agregar valor.
Entradas: Son todos aquellos recursos e insumos necesarios para dar inicio a un
proceso.
Salidas: Son los resultados obtenidos en un proceso.
Frecuencia: Identifica las veces que se da el procesos al año.
Tiempos: El tiempo de cada una de las actividades dentro de un proceso será
calculado en minutos.
Costos: Los costos de cada actividad serán calculados por minuto, y esto se
calculará por las hojas de costo calculadas anteriormente.
Observaciones: Se incluye los problemas detectados, novedades, dificultades, y
otras actividades que influyen en el desarrollo del proceso.
Símbolos: Representa las etapas del proceso, las personas de los sectores
involucrados, la secuencia de las operaciones y la circulación de los datos y los
documentos.
SIMBOLOGÍA PARA LA DIAGRAMACIÓN DE PROCESOS
SÍMBOLO IDENTIFICACIÓN OBSERVACIÓN
OPERACIÓN AGREGA VALOR
INSPECCIÓN O CONTROL NO AGREGA VALOR
DEMORA O ESPERA NO AGREGA VALOR
ARCHIVO O ALMACENAMIENTO NO AGREGA VALOR
TRANSPORTE NO AGREGA VALOR
4 http:/www.Monografias.com
Dr. Galo Moreno, Administración por Procesos, edición 2009;
123
Eficiencia en Tiempo = Sumatoria Agrega valor tiempo * 100 …………………………………………. Sumatoria Tiempo Total
Eficiencia en Costo = Sumatoria Agrega valor Costo * 100
…………………………………………….
Sumatoria Costo Total
4.11 MATRIZ DE ANÁLISIS DE RENDIMIENTO
Una vez determinado los procesos de la Dirección Nacional de Recursos Humanos
del INFA, se contemplan los costos y los tiempos correspondientes a cada actividad
del proceso, una vez efectuada la diagramación se determina los diferentes
porcentajes de eficiencia expresados en valores porcentuales.
A continuación se aplica las siguientes fórmulas para determinar los costos y
tiempos.
A continuación se presenta el análisis realizado a los procesos que fueron
seleccionados:
124
4.12 DIAGRAMA DE PROCESOS
SUBPROCESO: CREACION DE PUESTOS
ENTRADA: Necesidad de la creación de puestos del área requiriente SALIDA: Puestos creados
FRECUENCIA: TRIMESTRAL VOLUMEN: 2 TIEMPO: 385 COSTO: $134,10
N ACTIVIDAD Operación Inspección
Transporte
Almacenaje Demora TIEMPO COSTO OBSERVACIONES
AV NAV AV NAV 1 Ingreso de trámite a la Dirección Nacional de Recursos Humanos, recibe la
secretaria y entrega a la directora de Recursos Humanos
x 5,00 $1,55
2 Directora de Recursos Humanos recibe el trámite y distribuye a los
analistas de la Dirección.
X 30,00 $12,60
3 Analista de Recursos Humanos realiza el control previo a la
documentación.
X 20,00 $7,40
4 Analista de Recursos Humanos solicita certificación presupuestaria a la
Dirección Financiera.
X 15,00 $5,55
5 Analista de Recursos Humanos ejecuta el respectivo informe X X 120,00 $44,40 Existe demora en el informe de creación de puestos porque depende del MRL para la respectiva aprobación.
6 Analista de Recursos Humanos elabora la solicitud de aprobación por
parte del Ministerio de Relaciones Laborales.
X 60,00 $22,20
7 Directora de Recursos Humanos analiza y designa la respuesta a los
analistas.
X 30,00 $11,10
8 Analista de Recursos Humanos revisa y examina la resolución
administrativa que emite el Ministerio de Relaciones Laborales sobre la
creación de puestos.
X 30,00 $11,10
9 Analista de Recursos Humanos requiere la reforma del distributivo al
Ministerio de Relaciones Laborales.
X 20,00 $7,40
10 Analista de Recursos Humanos pide la aprobación de la reforma del
distributivo Ministerio de Relaciones Laborales.
X 25,00 $9,25
11 Secretaria de Recursos Humanos archiva los respectivos documentos x 5,00 $1,55
TOTAL 170 215 $64,40 $69,70
EFICIENCIA 44,16% 48,02%
125
PROCESO 2
Elaborado por: Jenny Ruales Arias
SUBPROCESO: DESCRIPCION, VALORACION Y CLASIFICACIÓN
DE PUESTOS
ENTRADA: Documentos habilitantes para el análisis ocupacional SALIDA: Perfil del puesto
FRECUENCIA: TRIMESTRAL VOLUMEN: 2 TIEMPO: 732 COSTO: $263,04
N ACTIVIDAD Operación Inspección
Transporte
Almacenaje Demora TIEMPO COSTO OBSERVACIONES
AV NAV AV NAV
1 Ingreso de trámite a la Dirección Nacional de Recursos Humanos, recibe la
secretaria y entrega a la directora de Recursos Humanos
x 5,00 $1,55
2 Directora de Recursos Humanos recibe el trámite y distribuye a los analistas de la
Dirección.
x 30,00 $12,60
3 Analista de Recursos Humanos identifica la información relativa al contenido de
un puesto.
x 120,00 $44,40
4 Analista de Recursos Humanos recolecta la información relativa al contenido de
un puesto.
X x 125,00 $46,25
5 Analista de Recursos Humanos analiza la información relativa al contenido de un
puesto
x 60,00 $22,20
6 La Secretaria de Recursos Humanos registra la información relativa al contenido
de un puesto.
X 60,00 $18,60
7 Analista de Recursos Humanos determina el rol de un puesto x 122,00 $45,14
8 Analista de Recursos Humanos selecciona las actividades esenciales que se
ejecutan en los puestos.
x 55,00 $20,35
9 Analista de Recursos Humanos establece con claridad y transparencia la posición
comparativa de cada puesto.
x 65,00 $24,05
10 Secretaria de Recursos Humanos registra la información en el formulario del
perfil de un puesto.
x 62,00 $19,22
11 Secretaria de Recursos Humanos archiva la información correspondiente x 28,00 $8,68
TOTAL 512 220 $187,34 $75,70
EFICIENCIA 69,95% 71,22%
126
PROCESO 3
SUBPROCESO: SELECCIÓN DE PERSONAL
ENTRADA: Requerimiento de Contratación de personal SALIDA: Funcionario contratado
FRECUENCIA: MENSUAL VOLUMEN: 5 TIEMPO: 2858 COSTO: $ 949,23
N ACTIVIDAD Operación Inspección
Transporte
Almacenaje Demora TIEMPO COSTO OBSERVACIONES
AV NAV AV NAV 7
Ingreso de requerimiento de contratación de personal a la Dirección Nacional
de Recursos Humanos, recibe la secretaria y entrega a la directora de Recursos
Humanos
x 5,00 $1,55
2 Directora de Recursos Humanos recibe el trámite y direcciona a los analistas de
la Dirección.
X 30,00 $12,60
3 Analista de Recursos Humanos recoge e identifica la información según
requerimiento
x 65,00 $21,45
4 Analista de Recursos Humanos determina con la unidad requiriente el perfil de
un puesto.
x 60,00 $19,80
5 Analista de Recursos Humanos realiza la solicitud de certificación
presupuestaria para la contratación.
x 15,00 $4,95
6 Analista de Recursos Humanos efectúa el informe respectivo para su
aprobación.
x 120,00 $39,60
7 Directora de Recursos Humanos aprueba el informe X X 180,00 $75,60 Existe demora para aprobar el informe de Selección del Personal, porque la Directora tiene mucha carga de trabajo y varias ocupaciones
8 Analista de Recursos Humanos ejecuta la convocatoria de selección de
personal en la página web de la entidad y del MRL.
X 30,00 $9,90
9 Secretaria de Recursos Humanos determina el reclutamiento del personal. X 480,00 $148,80
10 Analista de Recursos Humanos cumple con las pruebas a los aspirantes x 450,00 $148,80
11 Analista de Recursos Humanos efectúa la entrevista a los aspirantes x 420,00 $138,60
127
12 Analista de Recursos Humanos realiza la evaluación a los aspirantes x 465,00 $153,45
13 Analista de Recursos Humanos selecciona al aspirante que demuestre poseer
los mejores niveles de competencias.
x 300,00 $99,00
14 Secretaria de Recursos Humanos analiza y verifica los documentos
presentados por los aspirantes
x 120,00 $37,20
15 Directora de Recursos Humanos remite al Director General el informe con el
que selecciona al personal para su aprobación
x 15,00 $6,30
16 Secretaria de Recursos Humanos notifica los resultados a través de la pagina
web
x 25,00 $7,75
17 Secretaria de Recursos Humanos efectúa la elaboración de contratos X 30,00 $9,30
18 Secretaria de Recursos Humanos ejecuta la subscripción de los respectivos
contratos
X 28,00 $8,68
19 Secretaria de Recursos Humanos archiva los respectivos contratos x 20,00 $6,20
TOTAL 2613 245 $851,83 $97,40
EFICIENCIA 91,43% 89,74%
Elaborado por: Jenny Ruales Arias
128
PROCESO 4
SUBPROCESO: APLICACIÓN Y EFECTOS DE LA EVALUACION
DEL DESEMPEÑO
ENTRADA: Disposición del MRL para realizar la evaluación del desempeño a los servidores de la entidad SALIDA: Resultados de la Evaluación realizado a los servidores de la
entidad
FRECUENCIA: ANUAL VOLUMEN: 222 TIEMPO: 1355 COSTO: $ 4664,72
N.- ACTIVIDAD Operación Inspección
Transporte
Almacenaje Demora TIEMPO COSTO OBSERVACIONES
AV NAV AV NAV
1 Ingreso del plan de evaluación del desempeño a la Dirección Nacional de Recursos
Humanos, recibe la secretaria y entrega a la Directora de Recursos Humanos
x 5,00 $1,55
2 Directora de Recursos Humanos recibe el trámite y designa al Analista de la
Dirección.
X 30,00 $12,60
3 Analista de Recursos Humanos capacita a los evaluadores a nivel nacional X 240,00 $88,80
4 Analista de Recursos Humanos remite modelo de evaluación de desempeño y
formularios de la evaluación del desempeño a cada área de la entidad
X 20,00 $7,40
5 Analista de Recursos Humanos recepta los resultados de la evaluación del
desempeño por cada una de las áreas o unidades
x 60,00 $22,20
6 Analista de Recursos Humanos consolida la información de la evaluación a nivel
nacional
X x 1200,00 $120,37 Existe demora al momento de consolidar la información de la evaluación del desempeño a nivel nacional porque las direcciones de cada provincia no envían a tiempo los resultados de dicha evaluación.
7 Directora de Recursos Humanos pone en conocimiento de la autoridad nominadora
los resultados de la evaluación del desempeño
X 20,00 $8,40
8 La máxima autoridad remite mediante oficio al MRL los resultados de las
evaluaciones realizadas a los servidores
x 720,00 $360
9 Secretaria de Recursos Humanos envía las notificaciones de evaluación del
desempeño a los servidores
X 120,00 $37,20
10 Secretaria archiva los documentos de la evaluación del desempeño X 20,00 $6,20
TOTAL 350 1005 $132 $532,72
EFICIENCIA 25,83% 19,86%
129
SUBPROCESO: COMISIONES DE SERVICIO CON O SIN REMUNERACION
ENTRADA: Necesidad de un personal capacitado para la prestación de servicios SALIDA: Comisión de servicios autorizada
FRECUENCIA: TRIMESTRAL VOLUMEN: 1 TIEMPO: 1059 COSTO: $ 413,19
N.- ACTIVIDAD Operación Inspección
Transporte
Almacenaje Demora TIEMPO COSTO OBSERVACIONES
AV NAV AV NAV
1 Ingreso de tramite a la Dirección Nacional de Recursos Humanos, recibe la
secretaria y entrega a la directora de Recursos Humanos
x 5,00 $1,55
2 Directora de Recursos Humanos recibe el trámite y direcciona a los analistas de la
Dirección.
X 30,00 $12,60
3 Analista Recursos Humanos revisa y analiza los documentos x 180,00 $57,60
4 Analista de Recursos Humanos realiza el informe respectivo X x 60,00 $19,20 Existe demora al momento de realizar el informe respectivo de comisión de servicio con y sin remuneración por la falta de información interinstitucional
5 Directora de Recursos Humanos remite el informe para la aprobación de la máxima
autoridad
x 720,00 $302,40
6 Secretaria de Recursos Humanos elabora acción de personal. x 35,00 $10,85
7 Secretaria de Recursos Humanos ejecuta el registro y el control de las acciones del
personal
x 10,00 $3,10
8 Secretaria de Recursos Humanos entrega la acción del personal al servidor x 5,00 $1,55
9 Secretaria de Recursos Humanos envía acción de personal a la institución
requiriente
x 8,00 $2,48
10 Secretaria de Recursos Humanos archiva los respectivos documentos x 6,00 $1,86
TOTAL 255 804 $84,15 $329,04
EFICIENCIA 20,30% 16,93%
Elaborado por: Jenny Ruales Arias
PROCESO 5
130
Elaborado por: Jenny Ruales Arias
SUBPROCESO: VACACIONES
ENTRADA: Solicitud de vacaciones SALIDA: Vacaciones aprobadas
FRECUENCIA: MENSUAL VOLUMEN: 15 TIEMPO: 295 COSTO: $ 98,70
N ACTIVIDAD Operación Inspección
Transporte
Almacenaje Demora TIEMPO COSTO OBSERVACIONES AV NAV AV NAV
1 Ingreso de tramite a la Dirección Nacional de Recursos Humanos, solicitando
permiso de vacaciones, recibe la secretaria y entrega a la directora de Recursos
Humanos
x 5,00 $1,55
2 Directora de Recursos Humanos recibe el trámite y direcciona a los analistas de la
Dirección.
x 30,00 $12,60
3 Secretaria de Recursos Humanos verifica el cronograma del plan de vacaciones. x 10,00 $3,10
4 Secretaria de Recursos Humanos realiza el reporte de vacaciones x 60,00 $18,60
5 Directora de Recursos Humanos aprueba la solicitud de vacaciones. x 25,00 $10,50
6
Analista de Recursos Humanos efectúa el informe de vacaciones X x 120,00 $38,40 Existe demora en el informe de vaciones por la falta de remisión de información a tiempo de cada área requiriente
7 Secretaria de Recursos Humanos ejecuta la acción de personal de vacaciones x 30,00 $9,30
8 Secretaria de Recursos Humanos entrega acción de personal x 8,00 $2,48
9 Secretaria de Recursos Humanos archiva los respectivos documentos x 7,00 $2,17
TOTAL 155 140 $54,10 $44,60
EFICIENCIA 52,54% 54,81%
PROCESO 6
131
PROCESO 7
SUBPROCESO: TRASPASOS
ENTRADA: Solicitud de traspaso de servidor de la Dirección requiriente SALIDA: Autorización del traspaso
FRECUENCIA: ANUAL VOLUMEN: 2 TIEMPO: 422 COSTO: $ 143,52
N.- ACTIVIDAD Operación Inspección
Transporte
Almacenaje Demora TIEMPO COSTO OBSERVACIONES
AV NAV AV NAV
1 Ingreso de tramite a la Dirección Nacional de Recursos Humanos,
recibe la secretaria y entrega a la directora de Recursos Humanos
x 5,00 $1,55
2 Directora de Recursos Humanos recibe el trámite y direcciona a los
analistas de la Dirección.
x 30,00 $12,60
3 Analista Recursos Humanos realiza el informe si es procedente o no el
traspaso a realizar
X x 180,00 $57,60 Existe demora en el informe de traspasos debido a la falta de acuerdos y coordinaciones entre un área o institución.
4 Directora de Recursos Humanos autoriza el tramite x 60,00 $25,20
5 Secretaria de Recursos Humanos elabora la acción del personal x 32,00 $9,92
6 Analista de Recursos Humanos reforma el distributivo de personal x 100,00 $32
7 Secretaria de Recursos Humanos notifica al servidor x 10,00 $3,10
8 Secretaria de Recursos Humanos archiva los documentos respectivos x 5,00 $1,55
TOTAL 222,00 200,00 $79,72 $63,80
EFICIENCIA 52,61% $55,55%
Elaborado por: Jenny Ruales Arias
132
PROCESO 8
SUBPROCESO: CAMBIO ADMINISTRATIVO
ENTRADA: Solicitud de cambio administrativo de la Dirección requiriente SALIDA: Autorización del cambio administrativo
FRECUENCIA: TRIMESTRAL VOLUMEN: 3 TIEMPO: 404 COSTO: $ 149,94
N.- ACTIVIDAD Operación Inspección
Transporte
Almacenaje Demora TIEMPO COSTO OBSERVACIONES
AV NAV AV NAV
1 Ingreso de tramite a la Dirección Nacional de Recursos Humanos,
recibe la secretaria y entrega a la directora de Recursos Humanos
x 5,00 $1,55
2 Directora de Recursos Humanos recibe el trámite y direcciona a los
analistas de la Dirección.
x 30,00 $12,60
3 Analista Recursos Humanos realiza el informe si es procedente o no el
cambio administrativo
X x 160,00 $51,20 Existe demora al momento de realizar el informe de cambio administrativo por falta de acuerdos y coordinaciones entre unidades.
4 Directora de Recursos Humanos revisa y aprueba el tramite a la
unidad a la que pertenece el puesto
x 180,00 $75,60
5 Secretaria de Recursos Humanos registra y controla la acción del
personal
x 20,00 $6,20
6 Secretaria de Recursos Humanos notifica al servidor del cambio a
través de la acción de personal
x 5,00 $1,55
7 Secretaria de Recursos Humanos archiva los documentos respectivos x 4,00 $1,24
TOTAL 230 174 $94,40 $55,54
EFICIENCIA 56,93% 62,96%
Elaborado por: Jenny Ruales Arias
133
4.13 REPORTES DE LOS PROCESOS DIAGRAMADOS
INFORME DEL SUBPROCESO: CREACION DE PUESTOS
PARA: Directora Nacional de Recursos Humanos
ASUNTO: Análisis del subproceso: CREACION DE PUESTOS
FECHA: 30 de abril de 2012
De mi consideración:
Tomando como referencia el análisis de este subproceso se determinan las
siguientes novedades:
NOVEDADES CUANTITATIVAS
Frecuencia Trimestral Volumen 2
Tiempo 385
Costo $134,10
Eficiencia en tiempo 44,16%
Eficiencia en costo 48,02%
NOVEDADES CUALITATIVAS Existe demora para realizar el informe de creación de puestos porque depende de la
respectiva aprobación por parte del Ministerio de Relaciones Laborales.
ATENTAMENTE
Jenny Ruales Arias
134
INFORME DEL SUBPROCESO: DESCRIPCION, VALORACION Y CLASIFICACIÓN
DE PUESTOS
PARA: Directora Nacional de Recursos Humanos
ASUNTO: Análisis del subproceso: ANALISIS, DESCRIPCION Y VALORACION DE
PUESTOS
FECHA: 30 de abril de 2012
De mi consideración:
Tomando como referencia el análisis de este subproceso se determinan las
siguientes novedades:
NOVEDADES CUANTITATIVAS
Frecuencia Trimestral
Volumen 2
Tiempo 732
Costo $263,04
Eficiencia en tiempo 69,95%
Eficiencia en costo 71,22%
NOVEDADES CUALITATIVAS Existe demora al momento de recolectar la información de la descripción, valoración
y clasificación de puestos porque los funcionarios no entregan a tiempo sus
informes.
ATENTAMENTE
Jenny Ruales Arias
135
INFORME DEL SUBPROCESO: SELECCIÓN DE PERSONAL
PARA: Directora Nacional de Recursos Humanos
ASUNTO: Análisis del subproceso: Selección de Personal
FECHA: 30 de abril de 2012
De mi consideración:
Tomando como referencia el análisis de este subproceso se determinan las
siguientes novedades:
NOVEDADES CUANTITATIVAS
Frecuencia Mensual
Volumen 5
Tiempo 2858
Costo $949,20
Eficiencia en tiempo 91,43%
Eficiencia en costo 89,74%
NOVEDADES CUALITATIVAS Existe demora para aprobar el informe de Selección del Personal, porque la
Directora tiene mucha carga de trabajo y varias ocupaciones.
ATENTAMENTE
Jenny Ruales Arias
136
INFORME DEL SUBPROCESO: APLICACIÓN Y EFECTOS DE LA EVALUACION
DEL DESEMPEÑO
PARA: Directora Nacional de Recursos Humanos
ASUNTO: Análisis del subproceso: Aplicación y Efectos de la Evaluación del
Desempeño
FECHA: 30 de abril de 2012
De mi consideración:
Tomando como referencia el análisis de este subproceso se determinan las
siguientes novedades:
NOVEDADES CUANTITATIVAS
Frecuencia Anual
Volumen 222
Tiempo 1355
Costo $4664,72
Eficiencia en tiempo 25,83%
Eficiencia en costo 19,86%
NOVEDADES CUALITATIVAS Existe demora al momento de consolidar la información de la evaluación del
desempeño a nivel nacional porque las direcciones de cada provincia no envían a
tiempo los resultados de dicha evaluación.
ATENTAMENTE
Jenny Ruales Arias
137
INFORME DEL SUBPROCESO: COMISIONES DE SERVICIO CON Y SIN
REMUNERACION
PARA: Directora Nacional de Recursos Humanos
ASUNTO: Análisis del subproceso: Comisiones de Servicio con y sin remuneración
FECHA: 30 de abril de 2012
De mi consideración:
Tomando como referencia el análisis de este subproceso se determinan las
siguientes novedades:
NOVEDADES CUANTITATIVAS
Frecuencia Trimestral
Volumen 1
Tiempo 1059
Costo $413,19
Eficiencia en tiempo 20,30%
Eficiencia en costo 16,93%
NOVEDADES CUALITATIVAS
Existe demora al momento de realizar el informe respectivo de comisión de servicio
con y sin remuneración por la falta de información interinstitucional.
ATENTAMENTE
Jenny Ruales Arias
138
INFORME DEL SUBPROCESO: VACACIONES
PARA: Directora Nacional de Recursos Humanos
ASUNTO: Análisis del subproceso: Vacaciones
FECHA: 30 de abril de 2012
De mi consideración:
Tomando como referencia el análisis de este subproceso se determinan las
siguientes novedades:
NOVEDADES CUANTITATIVAS
Frecuencia Mensual
Volumen 15
Tiempo 295
Costo $98,70
Eficiencia en tiempo 52,54%
Eficiencia en costo 54,81%
NOVEDADES CUALITATIVAS Existe demora en el informe de vacaciones por la falta de remisión de información a
tiempo de cada área requiriente.
ATENTAMENTE
Jenny Ruales Arias
139
INFORME DEL SUBPROCESO: TRASPASOS
PARA: Directora Nacional de Recursos Humanos
ASUNTO: Análisis del subproceso: Traspasos
FECHA: 30 de abril de 2012
De mi consideración:
Tomando como referencia el análisis de este subproceso se determinan las
siguientes novedades:
NOVEDADES CUANTITATIVAS
Frecuencia Anual
Volumen 2
Tiempo 422
Costo $143,52
Eficiencia en tiempo 52,61%
Eficiencia en costo 55,55%
NOVEDADES CUALITATIVAS Existe demora en el informe de traspasos por la falta de acuerdos y coordinaciones
entre un área o institución.
ATENTAMENTE
Jenny Ruales Arias
140
INFORME DEL SUBPROCESO: CAMBIO ADMINISTRATIVO
PARA: Directora Nacional de Recursos Humanos
ASUNTO: Análisis del subproceso: Cambio Administrativo
FECHA: 30 de abril de 2012
De mi consideración:
Tomando como referencia el análisis de este subproceso se determinan las
siguientes novedades:
NOVEDADES CUANTITATIVAS
Frecuencia Trimestral
Volumen 3
Tiempo 404
Costo $149,94
Eficiencia en tiempo 56,93%
Eficiencia en costo 62,96%
NOVEDADES CUALITATIVAS Existe demora al momento de realizar el informe de cambio administrativo por la falta
de acuerdos y coordinaciones entre unidades.
ATENTAMENTE
Jenny Ruales Arias
141
4.14 MATRIZ DE ANÁLISIS RESUMIDA
PROCESO ANALIZADO
TIEMPOS (MINUTOS)
COSTOS (DÓLARES)
FRECUENCIA A.V N.A.V Total Eficiencia A.V N.A.V Total Eficienc
ia
1 Creación de puestos CREACION DE PUESTOS
170 215 385 44,16% $64,40 $69,70 $134,10 48,02% Trimestral
2 Descripción, Valoración y Clasificación de puestos
512 220 732 69,95% $187,34 $75,70 $263,08 71,22% Trimestral
3 Selección de Personal
2613 245 2858 91,43% $851,83 $97,40 $949,23 89,74% Mensual
4
Aplicación y efectos de la evaluación del desempeño
350 1005 1355 25,83% $132 $532,72 $4664,72 19,86% Anual
5 Comisión de servicios con y sin remuneración 255 804 1059 20,30% $84,15 $329,04 $413,19 16,93% Trimestral
6 Vacaciones 115 140 295 52,54% $54,10 $44,60 $98,70 54,81% Mensual
7 Traspasos 222 200 422 52,61% $79,72 $63,80 $143,52 55,55% Anual
8 Cambio Administrativo 230 174 404 56,93% $94,40 $55,54 $149,94 62,96% Trimestral
TOTALES 4467 3003 7510 413,75% $1547,94 $1268,50 $6816,48 419,09%
Elaborado: Jenny Ruales Aria
142
CAPITULO V
5.1 CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS:
La caracterización de los procesos es la identificación de todos los factores que
intervienen en un proceso y que se deben controlar, por lo tanto es la base misma
para la gestión. Al momento de caracterizar el proceso el líder, clientes,
proveedores y el personal que participa de la realización de las actividades,
entiende para qué sirve lo que individualmente hace cada uno, por lo tanto fortalece
el trabajo en equipo y la comunicación. La caracterización, como base para todo el
despliegue de procesos, debe realizarse cuidadosamente, de manera que ésta sea
coherente y consistente. Por lo tanto es recomendable utilizar alguna metodología
que ayude a plasmar y manejar todos los conceptos presentados y se pueda
mantener un “hilo conductor” a través de toda la caracterización. La caracterización
de procesos puede plasmarse en un esquema como el que se muestra a
continuación:
Objetivo.-
Alcance.-
Responsables.-
Políticas.-
Requisitos Legales.- Indicadores de gestión.-
Registros
REGISTROS UBICACIÓN
Documentos
DOCUMENTOS CODIGO
MACROPROCESO
CODIGO
PROCESO
FECHA DE ELABORACIÓN
SITUACION
143
5.1.1 Caracterización del Proceso de Creación de Puestos
MACROPROCESO Planificación del Talento Humano
CODIGO 001
PROCESO Creación de Puestos
FECHA DE ELABORACIÓN
14 de Mayo de 2012
Objetivo.- Aportar con datos reales que determinen el valor respectivo de la
creación de los puestos.
Alcance.- Una creación de puestos empieza con las solicitudes de creación de
puestos y termina con las aprobaciones y autorizaciones de creación de puestos.
Responsables.-
Directora de Recursos Humanos
Analista de Recursos Humanos
Asistente de Recursos Humanos
Políticas.-
Todo puesto que fuere creado será clasificado y se sujetara a la nomenclatura
de la estructura de puesto institucional vigente o aquella establecida en el
manual de descripción, valoración y clasificación de puestos emitido por el
Ministerio de Relaciones Laborales.
Describir puestos orientados a generar productos y servicios.
Realizar la creación de puestos
Fomentar el plan de necesidades de creación de puestos
Realizar el diseño de plantillas de puestos requeridos para el funcionamiento
organizacional.
Realizar la respectiva contratación de personal
Requisitos Legales.-
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado
144
Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social
Ley Orgánica del Servicio Público-LOSEP
Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público
Normas Técnicas de Recursos Humanos (MRL)
Código de trabajo
Indicadores de gestión.-
Realizar la creación de puestos/ Puestos Creados
Realizar la contratación de funcionarios / funcionarios contratados
Planes propuestos/planes cumplidos
Registros
REGISTROS UBICACIÓN
Base de datos y registro de
personal
Manual de Funciones
Personal de la Institución
Manual de Funciones
Documentos
DOCUMENTOS CODIGO
Listados de personal
Mapas funcionales
LPDNRH001
MFDNRH002
5.1.2 Caracterización del Proceso de Descripción, Valoración y Clasificación de
puestos
MACROPROCESO Planificación del Talento Humano
CODIGO 002
PROCESO Descripción, Valoración y Clasificación de
Puestos
FECHA DE ELABORACIÓN
14 de Mayo de 2012
145
Objetivo.- Aportar con datos reales que determinen el valor real de la descripción,
valoración y clasificación de puestos.
Alcance.- Una valoración de puestos empieza con el diagnostico, análisis y
descripción del puesto.
Responsables.-
Directora de Recursos Humanos
Analista de Recursos Humanos
Asistente de Recursos Humanos
Políticas.-
El manual de Descripciones, valoración y clasificación de puestos será el
resultado de describir, valorar y clasificar los puestos y contendrá entre otros
elementos la metodología, la estructura de puestos de la institución, definición
y puestos de cada grupo ocupacional, la descripción y valoración genérica y
especifica de los puestos.
Ejecutar un informe de supresión de puestos.
Ubicar al personal de acuerdo a su perfil.
Verificar si los títulos y cursos académicos de los funcionarios son auténticos
y reconocidos por la SENECYT.
Requisitos Legales.-
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado
Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social
Ley Orgánica del Servicio Público-LOSEP
Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público
Normas Técnicas de Recursos Humanos (MRL)
Código de trabajo
Indicadores de gestión.-
Análisis, descripción y Valoración de puestos establecidos/ Análisis,
descripción valoración de puestos cumplidos
Objetivos planteados/Objetivos cumplidos
146
Registros
REGISTROS UBICACIÓN
Base de datos y registro de
personal
Manual de Funciones
Personal de la Institución
Manual de Funciones
Documentos
DOCUMENTOS CODIGO
Listados de personal
Mapas funcionales
LPDNRH001
MFDNRH002
5.1.3 Caracterización del Proceso de Selección del Personal
MACROPROCESO Reclutamiento y Selección del Personal
CODIGO 003
PROCESO Selección del Personal
FECHA DE ELABORACIÓN
14 de Mayo de 2012
Objetivo.- Aplicar los mecanismos técnicos que permita la obligatoria, correcta y
eficiente administración al momento de reclutar y seleccionar al personal idóneo que
cumpla con todos los requerimientos, normas y políticas establecidos en la ley, para
ocupar los puestos existentes en la institución.
Alcance.- El proceso de reclutamiento y selección inicia con la investigación del
personal idóneo para ocupar un puesto o una vacante y termina cuando se escoge
al funcionario que ha cumplido con todos los requerimientos establecidos en la ley y
de esa manera pueda formar parte de la Institución.
Responsables
Directora de Recursos Humanos
Analista de Recursos Humanos
Asistente de Recursos Humanos
147
Políticas.-
La Dirección Nacional de Recursos Humanos aplicará los mecanismos
técnicos que permitan la obligatoria, correcta y eficiente administración del
sistema de reclutamiento y selección de personal.
El reclutamiento y selección de personal se fundamentara en los concursos
públicos de méritos y oposición.
Todo el proceso de selección debe estar basado en el perfil de competencias
del cargo.
Desarrollar el proceso de reclutamiento, convocatoria, evaluación y selección
de personal.
Publicar la declaratoria de ganadora o ganador del concurso.
Expedir el respectivo nombramiento.
Requisitos Legales.-
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado
Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social
Ley Orgánica del Servicio Público-LOSEP
Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público
Normas Técnicas de Recursos Humanos (MRL)
Código de trabajo
Indicadores de gestión.-
Personal escogido/personal óptimo
Proceso de reclutamiento y selección/proceso cumplido
Reclutamiento de personal/ Selección de personal
Registros
REGISTROS UBICACIÓN
Listado de personal reclutado
Carpetas individuales de personal
para reclutar
Archivo de personal
Archivo pasivo de Talento Humano
148
Documentos
DOCUMENTOS CODIGO
Manual de funciones
Contrato de personal
Documentos personales de
aspirantes
Requisitos para aspirantes
MFDNRH001
CPDNRH002
DPDNRH003
RADNRH004
5.1.4 Caracterización del Proceso de Aplicación y efectos de la evaluación del
desempeño
MACROPROCESO Evaluación del Desempeño
CODIGO 004
PROCESO Aplicación y efectos de la evaluación del
desempeño
FECHA DE ELABORACIÓN
14 de Mayo de 2012
Objetivo.- Medir y estimular la gestión de la entidad mediante metas e indicadores
cuantitativos y cualitativos basada en la observación y éxito de los funcionarios, los
mismos que pretenden mejorar la calidad del servicio.
Alcance.- Evaluar a todos los funcionarios del Instituto de la Niñez y la Familia
(INFA), para describir su nivel de eficacia e eficiencia. En las escalas de evaluación
se valora aspectos como: cantidad de trabajo, calidad del desempeño, colaboración,
cumplimiento de normas y culmina con funcionarios evaluados.
Responsables.-
Directora de Recursos Humanos
Analista de Recursos Humanos
Asistente de Recursos Humanos
Jefes de cada área
Funcionarios
149
Políticas.-
Estarán sujetos a la evaluación del desempeño todas y todos los servidores
públicos que presten servicios en la institución.
La evaluación del desempeño programado y por resultados, constituye un
proceso permanente, los responsables de la Dirección Nacional de Recursos
Humanos y de las unidades, áreas o procesos deberán evaluar una vez al
año según el requerimiento del plan operativo institucional, la estructura
institucional y posicional y las disposiciones de la máxima autoridad o jefe
inmediato.
Instrumentar y consolidar la información y resultados de la evaluación de las y
los servidores, a fin de retroalimentar al sistema integrado de desarrollo del
talento humano de la institución, con la finalidad de cubrir las debilidades
determinadas en la evaluación del desempeño.
Las escalas de evaluación incorporaran la ponderación de los indicadores de
evaluación establecidos en la norma técnica.
La evaluación la efectuara el jefe inmediato y será revisada y aprobada por el
inmediato superior institucional o la autoridad nominadora previa a la
notificación de la o el servidor.
Los resultados de la evaluación serán notificados a la servidora o servidor
evaluado, en un plazo de ocho días contados a partir de la culminación de la
obtención de los resultados.
En el caso de que la Dirección Nacional de Recursos Humanos no realice las
evaluaciones, la o el servidor exigirá ser evaluado y comunicará de este
incumplimiento a la máxima autoridad, quien inmediatamente dispondrá que
se efectúe la misma.
Requisitos Legales.-
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado
Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social
Ley Orgánica del Servicio Público-LOSEP
Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público
Normas Técnicas de Recursos Humanos (MRL)
150
Código de trabajo
Indicadores de gestión.-
Evaluaciones programadas/evaluaciones efectuadas
Actividades proyectadas/ Actividades cumplidas
Metas propuestas/Metas cumplidas
Registros
REGISTROS UBICACIÓN
Base de datos de personal
Registro de evaluaciones de
desempeño de funcionarios de la
institución
Personal de la Institución
Evaluaciones de desempeño
Documentos
DOCUMENTOS CODIGO
Formularios de evaluaciones de
desempeño
FEVDNRH001
5.1.5 Caracterización del Proceso de Comisiones de servicio con o sin
remuneración
MACROPROCESO Movimientos de Personal
CODIGO 005
PROCESO Comisiones de servicio con o sin remuneración
FECHA DE ELABORACIÓN
14 de Mayo de 2012
Objetivo.- Establecer la normativa y los pasos a seguir para la ejecución de los
movimientos de personal establecidos en la ley.
Alcance.- Las comisiones de servicio con o sin remuneración empiezan con las
respectivas solicitudes por parte de las direcciones o instituciones requirientes y
termina con las aprobaciones y autorizaciones de comisiones de servicio.
151
Responsables.-
Directora de Recursos Humanos
Analista de Recursos Humanos
Asistente de Recursos Humanos
Políticas
Para el otorgamiento de las comisiones de servicio con o sin remuneración
la o el servidor deberá haber cumplido el periodo de prueba.
La comisión de servicios con o sin remuneración terminará por el
cumplimiento del lapso concedido o cuando la institución requiriente lo
considere competente. Una vez concluida la comisión se deberá emitir la
acción de personal respectiva a la o el servidor a fin de que se reintegre a su
puesto de origen.
No se efectuaran estudios de supresión de puestos de las o los servidores
públicos que se encuentren en comisión de servicios con o sin remuneración.
El control y seguimiento de las comisiones de servicio con o sin
remuneración serán de responsabilidad de las Direcciones Nacionales de
Recursos Humanos de la institución que conceda la comisión y aquella en la
cual se desarrollan.
La evaluación del desempeño de la o el servidor comisionado será realizada
por el jefe inmediato y aprobada por la máxima autoridad o su delegado de la
entidad en la cual presta sus servicios.
La Dirección Nacional de Recursos Humanos deberá llevar un registro de las
y los servidores que se encuentren en comisión de servicios con o sin
remuneración, información que será ingresada en el Sistema Integrado
Informático del Talento Humano de remuneraciones.
La o el servidor comisionado está en la obligación de observar las normativas
internas y demás disposiciones de la institución en la cual se encuentra
prestando su servicio
152
Requisitos Legales.-
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado
Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social
Ley Orgánica del Servicio Público-LOSEP
Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público
Normas Técnicas de Recursos Humanos (MRL)
Código de trabajo
Indicadores de gestión.-
Comisiones de servicio con o sin remuneración programadas/ Comisiones de
servicio con y sin remuneración efectuadas
Comisiones de servicio con o sin remuneración solicitadas/ Comisiones de
servicio con o sin remuneración aprobadas
Registros
REGISTROS UBICACIÓN
Base de datos de personal
Registro de comisiones de
servicio con y sin remuneración
Personal de la Institución
Movimientos de personal
Documentos
DOCUMENTOS CODIGO
Formularios de comisiones de
servicio con y sin remuneración
FSDNRH001
5.1.6 Caracterización del Proceso de Vacaciones
MACROPROCESO Movimientos de Personal
CODIGO 006
PROCESO Vacaciones
FECHA DE ELABORACIÓN 14 de Mayo de 2012
153
Objetivo.- Establecer la normativa y los pasos a seguir para la ejecución de los
movimientos de personal establecidos en la ley.
Alcance.- El proceso de vacaciones empieza con las respectivas solicitudes por
parte de las direcciones requirentes y termina con las aprobaciones y autorizaciones.
Responsables.-
Directora de Recursos Humanos
Analista de Recursos Humanos
Asistente de Recursos Humanos
Políticas
Para la concesión de las vacaciones se considera básicamente la fecha de
ingreso y el cronograma del plan de vacaciones establecido por la Dirección
Nacional de Recursos Humanos, a fin de que en el periodo al cual
correspondan las mismas se garantice continuidad en la atención de los
servicios que presta la institución y el goce del derecho de la o el servidor.
Establecida la programación de las vacaciones, se remitirá a los jefes
inmediatos de cada unidad, para que conjuntamente con las o los servidores
se establezcan los periodos y las fechas en que se concederán las mismas,
observaciones que serán remitidas a la Dirección Nacional de Recursos
Humanos para su programación y ejecución el próximo año, hasta el 30 de
noviembre de cada año.
No se consideran como parte de las vacaciones el uso de licencias sin
remuneración o en el caso de supresión de conformidad con el régimen
disciplinario contemplado en la LOSEP.
Se podrá conceder adelanto y permisos imputables a vacaciones para las y
los servidores que laboren bajo la modalidad del contrato de servicios
ocasionales con nombramiento, en la parte proporcional derivada del tiempo
trabajado y conforme a la duración del contrato o nombramiento.
Cuando una o un servidor, previa la autorización correspondiente, haga uso
de permisos por horas, fracciones de horas o días, se imputara los mismos a
la parte proporcional de sus vacaciones.
No se podrá afectar los derechos de las y los servidores imputando horas,
fracciones de horas o días que no sean los legalmente determinados para lo
154
cual la Dirección Nacional de Recursos Humanos se responsabilizara de su
correcta aplicación.
Requisitos Legales.-
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado
Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social
Ley Orgánica del Servicio Público-LOSEP
Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público
Normas Técnicas de Recursos Humanos (MRL)
Código de trabajo
Indicadores de gestión.-
Vacaciones programadas/ Vacaciones efectuadas
Vacaciones solicitadas/ Vacaciones aprobadas
Registros
REGISTROS UBICACIÓN
Base de datos de personal
Registro de vacaciones
Cronograma de vacaciones
Personal de la Institución
Movimientos de personal
Documentos
DOCUMENTOS CODIGO
Cronograma de vacaciones CVDNRH001
155
5.1.7 Caracterización del Proceso de Traspasos
MACROPROCESO Movimientos de Personal
CODIGO 007
PROCESO Traspasos
FECHA DE ELABORACIÓN
14 de Mayo de 2012
Objetivo.- Establecer la normativa y los pasos a seguir para la ejecución de los
movimientos de personal establecidos en la ley.
Alcance.- El proceso de traspasos empieza con las respectivas solicitudes por parte
de las direcciones o instituciones requirentes y termina con las aprobaciones y
autorizaciones.
Responsables.-
Directora de Recursos Humanos
Analista de Recursos Humanos
Asistente de Recursos Humanos
Políticas
La autoridad nominadora podrá disponer el traspaso de un puesto con la
respectiva partida presupuestaria a otra dirección administrativa dentro de la
misma institución u otra institución del Estado.
Se prohíbe el traspaso de puestos de las o los servidores que se encuentren
en goce de comisiones con o sin remuneración.
Los traspasos de puestos a otras direcciones de la misma institución se
efectuaran con el informe técnico de las Direcciones Nacionales de Recursos
Humanos y con la respectiva reforma al Distributivo de Remuneraciones
Mensuales Unificadas Institucional.
En el caso de traspaso a un lugar distinto al del domicilio habitual del titular
del puesto, se requerirá aceptación por escrito de la o el servidor.
Requisitos Legales.-
Constitución de la República del Ecuador
156
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado
Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social
Ley Orgánica del Servicio Público-LOSEP
Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público
Normas Técnicas de Recursos Humanos (MRL)
Código de trabajo
Indicadores de gestión.-
Traspasos programados/ Traspasos efectuados
Traspasos solicitados/Traspasos aprobados
Registros
REGISTROS UBICACIÓN
Base de datos de personal
Registro de traspasos
Personal de la Institución
Movimientos de personal
Documentos
DOCUMENTOS CODIGO
Formularios de traspasos FTDNRH001
5.1.8 Caracterización del Proceso de Cambio Administrativo
MACROPROCESO Movimientos de Personal
CODIGO 008
PROCESO Cambio Administrativo
FECHA DE ELABORACIÓN
14 de Mayo de 2012
Objetivo.- Establecer la normativa y los pasos a seguir para la ejecución de los
movimientos de personal establecidos en la ley.
Alcance.- El Proceso de Cambio Administrativo empieza con las respectivas
solicitudes por parte de las direcciones requirentes y termina con las aprobaciones y
autorizaciones.
157
Responsables.-
Directora de Recursos Humanos
Analista de Recursos Humanos
Asistente de Recursos Humanos
Políticas
El cambio administrativo será por un periodo máximo de diez meses en un
año calendario, previo informe favorable de la Dirección Nacional de Recursos
Humanos y no implicará la modificación de la partida presupuestaria del
servidor en el distributivo de remuneraciones, debiendo la o el servidor
reintegrarse inmediatamente a su puesto una vez concluido los diez meses.
En el caso de que el cambio administrativo se efectúe por un periodo menor a
los 10 meses dentro de un año calendario en una dirección, y de requerirse
dentro de la misma dirección a la misma servidora o servidor, el nuevo cambio
administrativo se otorgara por el periodo que restare del año calendario y que
no sobrepasara los 10 meses.
Mediante el cambio administrativo no se asignaran a la o el servidor
funciones, actividades y responsabilidades para las cuales no tengan los
requisitos establecidos en el puesto, ni se efectuaran sus derechos.
Requisitos Legales.-
Constitución de la República del Ecuador
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado
Ley Orgánica de la Procuraduría General del Estado
Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social
Ley Orgánica del Servicio Público-LOSEP
Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público
Normas Técnicas de Recursos Humanos (MRL)
Código de trabajo
Indicadores de gestión.-
Cambio Administrativo programado/ Cambio Administrativo efectuado
Cambio Administrativo solicitado/ Cambio Administrativo aprobado
158
Registros
REGISTROS UBICACIÓN
Base de datos de personal
Registro de cambio administrativo
Personal de la Institución
Movimientos de personal
Documentos
DOCUMENTOS CODIGO
Formularios de cambio
administrativo
FCADNRH001
5.2 DISEÑO DE FACTORES DE ÉXITO
1A los factores de éxito se define como “los elementos que hacen que una institución
sea exitosa”.
Los Factores de éxito representan las condiciones externas e internas que necesitan
ser atendidas frecuente y cautelosamente por parte de la alta jerarquía.
Existen muchas organizaciones que no tienen orientado o encaminado sus metas,
prioridades y recursos, sin embargo al utilizar los factores de éxito serán la base
para generar un nuevo perfil.
La clave del éxito de las organizaciones actuales se puede definir en enfocar los
recursos críticos de las actividades diferenciales entre el éxito o el fracaso de ellas.
Esto se toma en consideración para el aprovechamiento de los recursos críticos
dando como resultado un mejor desempeño y resultados de cada proceso en la
organización.
Fuerzas de los factores de éxito:
Proveen un soporte efectivo al proceso de planeación.
Permite investigar los servicios de información que pueden afectar la posición
competitiva de una organización.
1 http:/www.Monografias.com
Dr. Galo Moreno, Administración por Procesos, edición 2009;
159
El método es recibido con mucho entusiasmo por parte de los funcionarios.
Sirve para el análisis estructurado de los niveles altos de una organización.
Debilidades de los factores de éxito:
El grado de dificultad de los funcionarios, para determinar los factores de éxito
de una organización, depende de su posición dentro de la misma.
Es muy difícil para algunos funcionarios tratar de averiguar las necesidades
de información, utilizando únicamente los factores de éxito.
Es importante mencionar que los factores de éxito no se mantienen constantes a
través del tiempo, su determinación depende de la época en que son analizados y
también varía de una organización a otra. Lo que implica que se deben monitorear y
medir constantemente, para que el desempeño de la persona y la organización sea
acorde a los cambios.
160
5.2.1 DISEÑO DE FACTORES DE ÉXITO
USUARIOS
PROCESOS
RECURSOS
PROVEEDORES INTERNOS Y EXTERNOS
TALENTO HUMANO
DIRECTORES
Usuarios satisfechos con el servicio que brinda la institución. Publicar toda la información sobre los servicios que presta la Dirección
de Recursos Humanos mediante la página web de la institución y otros
medios de comunicación.
Crear un manual de procesos para la Dirección Nacional de Recursos
Humanos, el mismo que sea moderno, actualizado y documentado que
sea una guía de información para el funcionario y de esa manera
permita la optimización de tiempo en cada una de las actividades.
Con una buena optimización de recursos permitirá a la Dirección Nacional de Recursos Humanos hacer eficientes los procesos y lograr mayor productividad.
Establecer una estrategia de planificación adecuada con los
proveedores internos y externos a fin de que los requerimientos sean
atendidos de forma inmediata, eficaz y eficiente, y de esa manera
evitar demora en los requerimientos.
Garantizar un equipo humano competente, comprometido capaz de
adaptarse a nuevas políticas y realidades para asumir retos y
conseguir la eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, coordinación,
participación, trasparencia y responsabilidad, con el fin de brindar al
usuario un servicio de alta calidad.
Mejorar la Imagen Institucional estableciendo estrategias adecuadas
que permitan brindar una gestión de calidad, eficiencia y eficacia.
161
5.3 INDICADORES DE GESTIÓN
2Un indicador de gestión es una relación entre las variables cuantitativas o
cualitativas, y que por medio de estas permiten analizar y estudiar la situación y las
tendencias de cambio generadas por un fenómeno determinado, respecto a unos
objetivos y metas previstas o ya indicadas.
Los indicadores de gestión pueden ser valores, unidades, índices, series
estadísticas, es decir, que es como la expresión cuantitativa del comportamiento o
el desempeño de toda una organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser
comparada con algún nivel de referencia, puede estar señalando una desviación
sobre la cual se tomaran acciones correctivas o preventivas según el caso.
Los indicadores de gestión son un medio y no un fin, ya que el indicador es un apoyo
para saber cómo se encuentra la organización.
Es un indicio expresado numéricamente o en forma de concepto, sobre el grado de
eficiencia o eficacia de las operaciones de la entidad, una dependencia o un área. El
indicador compara dos cifras o datos. Con base en su interpretación se puede
calificar una acción y orientar análisis más detallados en los aspectos en los que se
presume desviaciones. El indicador facilita el control y el autocontrol y por
consiguiente la toma de decisiones, en la medida en que sea posible relacionarlos
con cantidad, calidad, costos, oportunidad y productividad.
Objetivos de los indicadores
Identificar y tomar acciones sobre los problemas operativos
Satisfacer las expectativas del usuario mediante la reducción del tiempo de
entrega y la optimización del servicio prestado.
Mejorar el uso de los recursos para aumentar la productividad y efectividad en
las diferentes actividades hacia el cliente final.
Reducir gastos y aumentar la eficiencia.
2 http:/www.Monografias.com
Dr. Galo Moreno, Administración por Procesos, edición 2009;
162
Parámetros de los indicadores:
exactitud
forma
frecuencia
extensión
origen
temporalidad
relevancia
oportunidad
“Para identificar un indicador de gestión se debe contemplar los siguientes criterios
estratégicos:
Un indicador de gestión debe ser medible y cuantificable;
Debe identificar un grado de cumplimiento que permita visualizar una meta
a alcanzar; conforme se desarrollen o desplieguen acciones en el tiempo
(corto, mediano y largo plazo);
Es importante que la selección de indicadores de gestión esté focalizada a
mejorar:
La eficiencia de los procesos organizacionales, al optimizar el uso de los recursos
(tiempo y recurso económico) en la consecución de los objetivos;
La eficacia de los procesos para alcanzar el objetivo hacia el cual fue estructurado
el proceso o hacia el cual se direccionan las actividades;
La efectividad de los procesos institucionales con el fin de alcanzar el cumplimiento,
a nivel macro, de los objetivos estratégicos.
La operatividad de los procesos y la estructura que los soporta deben ir de la mano
para alcanzar los objetivos que la organización, se ha propuesto a corto, mediano y
largo plazo. Los procesos que permiten alcanzar los objetivos deben ser medidos a
través de herramientas eficientes que permitan controlar la gestión de desempeño y
aseguren el óptimo cumplimiento de los mismos.
163
El Sistema de Gestión estructurado para la organización contiene una serie de
Indicadores de Gestión medibles y cuantificables, que le permitirán a la Dirección
monitorear y fortalecer sus acciones en torno a su Misión y Visión organizacional así
como en el control y seguimiento de los procesos tanto estratégicos como de soporte
definidos en sus Procesos.”
Criterios:
Medible: Debe ser cuantificable en términos del grado o frecuencia de la cantidad.
Entendible: El medidor o indicador debe ser reconocido fácilmente por todos
aquellos que lo usan.
Controlable: El indicador debe ser controlable dentro de la estructura de la
organización.
Características de un indicador de gestión:
Objetivo.- Significa que debe ser entendido no solo por quien lo va a utilizar, sino
también por quien lo va a conocer o tomar como referencia.
Cuantificable.-Se convierte en un número con una unidad determinada, que servirá
para realizar comparaciones con otros procesos.
Verificable.- El indicador podrá ser sustentado por medio de evidencias objetivas. Agrega valor al proceso de toma de decisiones.- El estudio del indicador permitirá
realizar cambios en el proceso que generen valor para los usuarios Comunicados y
divulgados.-Los indicadores podrán ser comunicados con facilidad a sus
responsables.
Establecidos en consenso.- Su determinación se la realizo con el aporte de todos
quienes intervienen en el proceso.
Indicadores Cualitativos
Previsión con que se determina el sistema formal de gestión del talento
Grado en el que se consideran tales recursos, como el capital intelectual
Capacidad para constituirlos en un factor de aprendizaje para el cambio
Indicadores Cuantitativos
1. Puestos clasificados y valorados
Total de puestos
2. Movimiento de personal realizado
Total de personal
164
5.3.1 TABLA DE INDICADORES DE GESTIÓN DE LOS PROCESOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DEL INSTITUTO DE LA NIÑEZ Y LA FAMILIA (INFA)
N
INDICADOR DE GESTION
EXPLICACION DEL
INDICADOR
APLICACIÓN DE LA FORMULA
RESULTADO
RESULTADO
REFERENTE
FUENTE DE
INFORRMACION
Tipo de
Indicador
POSITIVA NEGATIVA
1 Necesidad de
contratar
funcionarios
Mide la eficiencia de contratar funcionarios
funcionarios eficientes/ funcionarios contratados
7/10X100=70%
-30%
100%
Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
2 Necesidad de
creación de puestos
Mide la eficiencia de crear puestos
Puestos solicitados/puestos creados 2/5X100=40% -60% 100%
Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
3 Aplicación de
metodologías
Mide la eficiencia de la aplicación de metodologías
Metodología aplicada/metodologías diseñadas
1/1X100=100% 100% 100% Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
4 Descripción,
valoración y
clasificación de
acuerdo a puestos de
trabajo
Mide la eficiencia de la descripción, valoración y clasificación de los puestos de trabajo
Necesidad de descripción, valoración y clasificación de puestos/puestos descritos, valorados y clasificados
2/5X100=40% -60% 100% Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
5 Desempeño y
responsabilidad de
los funcionarios
Mide la eficiencia del desempeño y las responsabilidades de los funcionarios
Funciones aplicadas/funciones planificadas
15/18X100=83,33% -1,67% 100% Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
6 Ejecución del
proceso de
reclutamiento y
selección del
personal
Mide la eficiencia del reclutamiento y la selección del personal
Proceso de reclutamiento y selección realizado/proceso de reclutamiento y selección propuesto
5/10X100=50% -50% 100% Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
7 Oportunidad de
Reclutamiento
interno
Mide la eficiencia de realizar el reclutamiento interno
Reclutamiento interno realizado/reclutamiento interno propuesto
10/18X100=55,55% -44,44% 100% Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
8 Evaluaciones
efectuadas al
personal
Mide la eficiencia de las evaluaciones efectuadas al personal
Evaluaciones cumplidas/evaluaciones realizadas
210/222X100=94,59% -5,41% 100% Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
9 Control de
evaluaciones
Mide el grado de evaluaciones controladas
Evaluaciones controladas/evaluaciones realizadas
210/22X100=94,59% 5,41% 100% Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
165
10 Técnicas y métodos
de evaluación
Mide el grado de eficiencia de la evaluación
Métodos de evaluación realizada/métodos de evaluación diseñada
1/1X100=100% 100% 100% Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
11 Control y
seguimiento de las
Comisiones de
servicio con o sin
remuneración
Mide la eficiencia de las comisiones de servicio con o
sin remuneración
Comisiones de servicio programadas/comisiones de servicio
realizadas
1/2X100=50% -50% 100% Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
12 Requerimientos de
de Comisiones de
servicio con o sin
remuneración
Mide la eficiencia de los requerimientos de las comisiones de servicio con o sin remuneración
Comisiones de servicio solicitadas/comisiones de servicio aprobadas
2/5X100=40% -60% 100% Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
13 Programación del
cronograma de
vacaciones
Mide la eficiencia de la programación del cronograma de vacaciones
Vacaciones programadas/ vacaciones efectuadas
10/15X100=66,66% -33,33% 100% Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
14 Requerimiento de
vacaciones
Mide la eficiencia de los requerimientos de vacaciones
Vacaciones solicitadas/ Vacaciones aprobadas
10/15X100=66,66% -33,33% 100% Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
15 Planificación de la
programación de
Traspasos
Mide la eficiencia de la planificación de la
programación de traspasos
Traspasos programados/ Traspasos efectuados
2/3X100=66,66% -33,33% 100% Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
16 Requerimientos de
Traspasos
Mide la eficiencia de los requerimientos de traspasos
Traspasos solicitados/Traspasos aprobados
2/3X100=66,66% -33,33% 100% Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
17 Planificación del
Cambio
Administrativo
Mide la eficiencia del cambio administrativo
Cambio Administrativo programado/ Cambio Administrativo efectuado
2/3X100=66 100% Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
18 Requerimiento de
Cambio
Administrativo
Mide la eficiencia de los requerimientos de cambio administrativo
Cambio Administrativo solicitado/ Cambio Administrativo aprobado
2/3X100=66 100% Análisis de subprocesos
EFICIENCIA
Elaborado: Jenny Ruales Arias
166
5.4 ORGANIZACIÓN POR PROCESOS
Proceso Gobernante: “son aquellos en los que se toman las decisiones más
importantes para la empresa”.
Permite el direccionamiento de los procesos de la Institución a través de lineamiento,
objetivos, políticas y estrategias los mismos que permitan la mejora y el crecimiento
de la entidad.
Directora
Procesos Básicos: “Son aquellos que están integrados por actividades que son o
que constituyen la naturaleza de la organización.
Convierte las entradas en salidas con mayor valor para la satisfacción del cliente
interno y externo de la organización, lo cual permite cumplir con su misión.
La Dirección Nacional de Recursos Humanos cuenta con los siguientes procesos
básicos:
Selección del personal
Aplicación y efectos de la evaluación del desempeño
Comisiones de servicios con y sin remuneración
Vacaciones
Traspasos
Cambio administrativo
Procesos de Apoyo: “Son aquellos que proporcionan el suministro y entrega de
recursos necesarios para el cumplimiento de los demás procesos”.
La Dirección Nacional de Recursos Humanos cuenta con los siguientes procesos de
apoyo:
Creación de puestos Análisis , Descripción y Valoración de puestos
167
5.4.1 DISEÑO DE ORGANIZACIÓN POR PROCESOS DE LA DIRECCIÓN NACIONAL DE RECURSOS HUMANOS DEL INFA
Elaborado: Jenny Ruales Arias
DIR
ECC
ION
NA
CIO
NA
L D
E R
ECU
RSO
S H
UM
AN
OSL
DEL
-IN
FA
DIR
ECTO
RA
NA
CIO
NA
L D
E R
ECU
RSO
S H
UM
AN
OSL
DEL
-IN
FA PLANIFICACION DEL
TALENTO HUAMNO
RECLUTAMIENTO Y
SELECCIÓN DEL
PERSONAL
EVALUACION DEL
DESEMPEÑO
MOVIMIENTOS DE
PERSONAL
PROCESO HABILITANTE DE APOYO
DIRECCIÓN
NACIONAL
ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN
NACIONAL
FINANCIERO
DIRECCIÓN
NACIONAL DE
TECNOLOGÍA
DIRECCIÓN NACIONAL
INFRAESTRUCTURA
PROCESO HABILITANTE ASESOR
COORDINACIÓN GENERAL DE
PLANIFICACIÓN
DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA Y
PATRIMONIO
DIRECCIÓN NACIONAL DE
AUDITORÍA INTERNA
PROCESO GOBERNANTE PROCESO GENERADOR DE VALOR
168
5.5 MANUAL DE PROCESOS
Es una herramienta administrativa que permite visualizar con claridad todo lo
que contiene un proceso, es decir, contiene: el nombre del macroproceso,
proceso, subproceso, objetivos, códigos, nombre del autor, fecha, las
actividades, entradas, salidas, controles, recursos o mecanismos y los
respectivos indicadores.
Un manual es una recopilación en forma de texto, que recoge minuciosa y
detalladamente las instrucciones que se deben seguir para realizar una
determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fácil de
entender, y permita al lector, desarrollar correctamente la actividad propuesta.
¿Por qué es importante crear un manual de procesos?
El Manual de Procesos y Procedimientos documenta la experiencia, el conocimiento
y las técnicas que se generan en un organismo; se considera que esta suma de
experiencias y técnicas conforman la tecnología de la organización, misma que sirve
de base para que siga creciendo y se desarrolle.
Cuando se documenta la tecnología, se contribuye a enfocar los esfuerzos y la
atención de los integrantes de una organización hacia la mejora de los sistemas de
trabajo y su nivel de competitividad.
El Manual de Procesos de una organización es un documento que permite facilitar la
adaptación de cada factor de la empresa (tanto de planeación como de gestión) a
los intereses primarios de la organización; algunas de las funciones básicas del
manual de procesos son:
El establecimiento de objetivos
La definición y establecimiento de guías, procedimientos y normas.
La evaluación del sistema de organización.
Las limitaciones de autoridad y responsabilidad.
Las normas de protección y utilización de recursos.
La generación de recomendaciones.
La creación de sistemas de información eficaces.
169
La institución de métodos de control y evaluación de la gestión.
El establecimiento de programas de inducción y capacitación de personal.
OBJETIVOS DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Estandarizar los trámites y procedimientos de los procesos existentes en la
organización, a fin de mejorar substancialmente su funcionamiento y brindar
una mejor calidad de atención a los usuarios.
Precisar las actividades encomendadas a cada uno de los responsables de
los trámites y procedimientos de los procesos existentes en la organización.
Propiciar el ahorro de tiempo y esfuerzo en la ejecución de las actividades en
el cumplimiento de los servicios que ofrece cada uno de los procesos de la
organización
ALCANCE Y USO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Los procedimientos de los diferentes procesos regularán los trámites y operaciones
que deben realizarse para dar fiel cumplimiento al desarrollo eficiente de los
procesos de la organización, por lo tanto, su correcta aplicación es responsabilidad
de los grupos de interés.
170
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: PLANIFICACIÓN DEL TALENTO HUMANO CODIGO
SUBPROCESO: CREACIÓN DE PUESTOS 001
OBJETIVO: Aportar con datos reales que determinen el valor respectivo de
la creación de los puestos.
CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO/SUBPROCESO
No. ACTIVIDADES ENTRADA/SALIDA/RECURSOS/CONTROLES
ENTRADAS
1 Ingreso de trámite a la Dirección Nacional de Recursos Humanos,
recibe la secretaria y entrega a la directora de Recursos Humanos
Necesidad de la creación de puestos del área requiriente
2 Directora de Recursos Humanos recibe el trámite y distribuye a los
analistas de la Dirección.
SALIDAS
3 Analista de Recursos Humanos realiza el control previo a la
documentación.
Puestos creados
4 Analista de Recursos Humanos solicita certificación presupuestaria
a la Dirección Financiera.
5 Analista de Recursos Humanos ejecuta el respectivo informe RECURSOS
6 Analista de Recursos Humanos elabora la solicitud de aprobación
por parte del Ministerio de Relaciones Laborales. Humanos
Tecnológicos
Materiales 7 Directora de Recursos Humanos analiza y designa la respuesta a
los analistas.
8 Analista de Recursos Humanos revisa y examina la resolución
administrativa que emite el Ministerio de Relaciones Laborales
sobre la creación de puestos.
PROVEEDORES
9 Analista de Recursos Humanos requiere la reforma del distributivo
al Ministerio de Relaciones Laborales.
USUARIOS EXTERNOS
10 Analista de Recursos Humanos pide la aprobación de la reforma
del distributivo Ministerio de Relaciones Laborales.
11 Secretaria de Recursos Humanos archiva los respectivos
documentos
LIMITES DEL PROCESO/SUBPROCESO
INICIO: Solicitudes de creación de puestos
FIN: Aprobaciones y autorizaciones de creación de puestos.
INDICADORES DE GESTIÓN
Necesidad de creación de puestos
Manual de Procesos: Elaborado por: Jenny Ruales Arias
171
Manual de Procesos: Elaborado por: Jenny Ruales Arias
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: PLANIFICACIÓN DEL TALENTO HUMANO CODIGO
SUBPROCESO: DESCRIPCION, VALORACION Y CLASIFICACIÓN DE
PUESTOS
002
OBJETIVO: Aportar con datos reales que determinen el valor real de la
Descripción, valoración y clasificación de puestos.
CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO/SUBPROCESO
No. ACTIVIDADES ENTRADA/SALIDA/RECURSOS/CONTROLES
ENTRADAS
1 Ingreso de trámite a la Dirección Nacional de Recursos Humanos, recibe la
secretaria y entrega a la directora de Recursos Humanos Documentos Habilitantes para el análisis ocupacional
2 Directora de Recursos Humanos recibe el trámite y distribuye a los analistas de
la Dirección. SALIDAS
3 Analista de Recursos Humanos identifica la información relativa al contenido
de un puesto. Perfil del puesto
4 Analista de Recursos Humanos recolecta la información relativa al contenido
de un puesto.
5 Analista de Recursos Humanos analiza la información relativa al contenido de
un puesto RECURSOS
6 La Secretaria de Recursos Humanos registra la información relativa al
contenido de un puesto. Humanos
Tecnológicos
Materiales 7 Analista de Recursos Humanos determina el rol de un puesto
8 Analista de Recursos Humanos selecciona las actividades esenciales que se
ejecutan en los puestos. PROVEEDORES
9 Analista de Recursos Humanos establece con claridad y transparencia la
posición comparativa de cada puesto. USUARIOS EXTERNOS
10 Secretaria de Recursos Humanos registra la información en el formulario del
perfil de un puesto.
11 Secretaria de Recursos Humanos archiva la información correspondiente
LIMITES DEL PROCESO/SUBPROCESO
INICIO: Necesidad de conocer el diagnostico, análisis y descripción del puesto.
FIN: Puestos valorados y clasificados
INDICADORES DE GESTIÓN
Descripción, valoración y clasificación de acuerdo a puestos de trabajo
172
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL CODIGO
SUBPROCESO: SELECCIÓN DEL PERSONAL 003
OBJETIVO: Aplicar los mecanismos técnicos que permita la obligatoria,
correcta y eficiente administración al momento de reclutar y
seleccionar al personal idóneo que cumpla con todos los
requerimientos, normas y políticas establecidos en la ley, para
ocupar los puestos existentes en la institución.
CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO/SUBPROCESO
No. ACTIVIDADES ENTRADA/SALIDA/RECURSOS/CONTROLES
ENTRADAS
1 Ingreso de requerimiento de contratación de personal a la
Dirección Nacional de Recursos Humanos, recibe la
secretaria y entrega a la directora de Recursos Humanos
Requerimientos de Contratación de Personal
2 Directora de Recursos Humanos recibe el trámite y
direcciona a los analistas de la Dirección.
SALIDAS
3 Analista de Recursos Humanos recoge e identifica la
información según requerimiento
Funcionarios contratados
4 Analista de Recursos Humanos determina con la unidad
requiriente el perfil de un puesto.
5 Analista de Recursos Humanos realiza la solicitud de
certificación presupuestaria para la contratación.
RECURSOS
6 Analista de Recursos Humanos efectúa el informe
respectivo para su aprobación.
Humanos
Tecnológicos
Materiales
7 Directora de Recursos Humanos aprueba el informe
8 Analista de Recursos Humanos ejecuta la convocatoria de
selección de personal en la página web de la entidad y del
MRL.
PROVEEDORES
9 Secretaria de Recursos Humanos determina el
reclutamiento del personal.
USUARIOS EXTERNOS
10 Analista de Recursos Humanos cumple con las pruebas a
los aspirantes
11 Analista de Recursos Humanos efectúa la entrevista a los
aspirantes
12
Analista de Recursos Humanos realiza la evaluación a los
aspirantes.
13 Analista de Recursos Humanos selecciona al aspirante que
demuestre poseer los mejores niveles de competencias.
14 Secretaria de Recursos Humanos analiza y verifica los
173
documentos presentados por los aspirantes
15 Directora de Recursos Humanos remite al Director General
el informe con el que selecciona al personal para su
aprobación
16 Secretaria de Recursos Humanos notifica los resultados a
través de la página web
17 Secretaria de Recursos Humanos efectúa la elaboración
de contratos
18
Secretaria de Recursos Humanos ejecuta la subscripción
de los respectivos contratos
19 Secretaria de Recursos Humanos archiva los respectivos
contratos
LIMITES DEL PROCESO/SUBPROCESO
INICIO: Investigación del personal idóneo para ocupar un puesto o una vacante
FIN: Selección del funcionario según los requisitos establecidos en la ley
INDICADORES DE GESTIÓN
Ejecución del proceso de reclutamiento y selección del personal
Manual de Procesos: Elaborado por: Jenny Ruales Arias
174
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO CODIGO
SUBPROCESO: APLICACIÓN Y EFECTOS DE LA EVALUACIÓN DEL
DESEMPEÑO
004
OBJETIVO: Medir y estimular la gestión de la entidad mediante metas e
indicadores cuantitativos y cualitativos basada en la
observación y éxito de los funcionarios, los mismos que
pretenden mejorar la calidad del servicio.
CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO/SUBPROCESO
No. ACTIVIDADES ENTRADA/SALIDA/RECURSOS/CONTROLES
ENTRADAS
1 Ingreso del plan de evaluación del desempeño a la Dirección Nacional de
Recursos Humanos, recibe la secretaria y entrega a la Directora de Recursos
Humanos
Disposición del MRL para realizar la evaluación del desempeño a
los servidores de la institución
2 Directora de Recursos Humanos recibe el trámite y designa al Analista de la
Dirección.
SALIDAS
3 Analista de Recursos Humanos capacita a los evaluadores a nivel nacional Resultados de la Evaluación realizada a los servidores de la
institución
4 Analista de Recursos Humanos remite modelo de evaluación de desempeño y
formularios de la evaluación del desempeño a cada área de la entidad
5 Analista de Recursos Humanos recepta los resultados de la evaluación del
desempeño por cada una de las áreas o unidades
RECURSOS
6 Analista de Recursos Humanos consolida la información de la evaluación a
nivel nacional Humanos
Tecnológicos
Materiales 7 Directora de Recursos Humanos pone en conocimiento de la autoridad
nominadora los resultados de la evaluación del desempeño
8 La máxima autoridad remite mediante oficio al MRL los resultados de las
evaluaciones realizadas a los servidores
PROVEEDORES
9 Secretaria de Recursos Humanos envía las notificaciones de evaluación del
desempeño a los servidores
USUARIOS INTERNOS
10 Secretaria archiva los documentos de la evaluación del desempeño
LIMITES DEL PROCESO/SUBPROCESO
INICIO: Evaluación del desempeño a todos los funcionarios del Instituto de la Niñez y la Familia (INFA), para describir su nivel de eficacia e eficiencia.
FIN: Funcionarios evaluados
INDICADORES DE GESTIÓN
Control, Técnicas y Evaluaciones al personal
175
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: MOVIMIENTOS DE PERSONAL CODIGO
SUBPROCESO: COMISIONES DE SERVICIO CON O SIN REMUNERACIÓN 005
OBJETIVO: Establecer la normativa y los pasos a seguir para la ejecución
de los movimientos de personal establecidos en la ley.
CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO/SUBPROCESO
No. ACTIVIDADES ENTRADA/SALIDA/RECURSOS/CONTROLES
ENTRADAS
1 Ingreso de trámite a la Dirección Nacional de Recursos Humanos,
recibe la secretaria y entrega a la directora de Recursos Humanos
Necesidad de personal capacitado para prestar servicios en
otras direcciones o instituciones
2 Directora de Recursos Humanos recibe el trámite y direcciona a los
analistas de la Dirección.
SALIDAS
3 Analista Recursos Humanos revisa y analiza los documentos Comisión de servicios con o sin remuneración autorizadas
4 Analista de Recursos Humanos realiza el informe respectivo
5 Directora de Recursos Humanos remite el informe para la
aprobación de la máxima autoridad
RECURSOS
6 Secretaria de Recursos Humanos elabora acción de personal. Humanos
Materiales
7 Secretaria de Recursos Humanos ejecuta el registro y el control de
las acciones del personal
8 Secretaria de Recursos Humanos entrega la acción del personal al
servidor
PROVEEDORES
9 Secretaria de Recursos Humanos envía acción de personal a la
institución requiriente
USUARIOS INTERNOS
10 Secretaria de Recursos Humanos archiva los respectivos
documentos
LIMITES DEL PROCESO/SUBPROCESO
INICIO: Solicitudes por parte de las direcciones o instituciones requirientes
FIN: Aprobaciones y autorizaciones de comisiones de servicio con o sin remuneración
INDICADORES DE GESTIÓN
Control, seguimiento y Requerimientos de las Comisiones de servicio con o sin remuneración
Manual de Procesos: Elaborado por: Jenny Ruales Arias
176
Manual de Procesos: Elaborado por: Jenny Ruales Arias
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: MOVIMIENTOS DE PERSONAL CODIGO
SUBPROCESO: VACACIONES 006
OBJETIVO: Establecer la normativa y los pasos a seguir para la ejecución
de los movimientos de personal establecidos en la ley.
CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO/SUBPROCESO
No. ACTIVIDADES ENTRADA/SALIDA/RECURSOS/CONTROLES
ENTRADAS
1 Ingreso de trámite a la Dirección Nacional de Recursos Humanos,
solicitando permiso de vacaciones, recibe la secretaria y entrega a
la directora de Recursos Humanos
Solicitud de vacaciones
2 Directora de Recursos Humanos recibe el trámite y direcciona a los
analistas de la Dirección.
SALIDAS
3 Secretaria de Recursos Humanos verifica el cronograma del plan
de vacaciones.
Vacaciones aprobadas
4 Secretaria de Recursos Humanos realiza el reporte de vacaciones
5 Directora de Recursos Humanos aprueba la solicitud de
vacaciones.
RECURSOS
6 Analista de Recursos Humanos efectúa el informe de vacaciones Humanos
Tecnológicos
Materiales 7 Secretaria de Recursos Humanos ejecuta la acción de personal de
vacaciones
8 Secretaria de Recursos Humanos entrega acción de personal PROVEEDORES
9 Secretaria de Recursos Humanos archiva los respectivos
documentos
USUARIOS INTERNOS
LIMITES DEL PROCESO/SUBPROCESO
INICIO: Solicitudes por parte de las direcciones requirientes
FIN: Aprobaciones y autorizaciones.
INDICADORES DE GESTIÓN
Requerimientos y Programación del cronograma de vacaciones
177
Manual de Procesos: Elaborado por: Jenny Ruales Arias
MANUAL DE PROCESOS
PROCESO: MOVIMIENTOS DE PERSONAL CODIGO
SUBPROCESO: CAMBIO ADMINISTRATIVO 008
OBJETIVO: Establecer la normativa y los pasos a seguir para la ejecución
de los movimientos de personal establecidos en la ley.
CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO/SUBPROCESO
No. ACTIVIDADES ENTRADA/SALIDA/RECURSOS/CONTROLES
ENTRADAS
1 Ingreso de trámite a la Dirección Nacional de Recursos
Humanos, recibe la secretaria y entrega a la directora de
Recursos Humanos
Solicitud de cambio administrativo de la Dirección
requiriente
2 Directora de Recursos Humanos recibe el trámite y
direcciona a los analistas de la Dirección.
SALIDAS
3 Analista Recursos Humanos realiza el informe si es
procedente o no el cambio administrativo
Autorización dl proceso de cambio administrativo
4 Directora de Recursos Humanos revisa y aprueba el
trámite a la unidad a la que pertenece el puesto
5 Secretaria de Recursos Humanos registra y controla la
acción del personal
RECURSOS
6 Secretaria de Recursos Humanos notifica al servidor del
cambio a través de la acción de personal
Humanos
Tecnológicos
Materiales
7 Secretaria de Recursos Humanos archiva los documentos
respectivos
PROVEEDORES
USUARIO INTERNO
LIMITES DEL PROCESO/SUBPROCESO
INICIO: Solicitudes por parte de las direcciones requirientes
FIN: Aprobaciones y autorizaciones
INDICADORES DE GESTIÓN
Requerimientos y Planificación del Cambio Administrativo
178
CAPÍTULO VI
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
A continuación se determina ciertas conclusiones y recomendaciones que podrán
ser tomadas en cuenta para el desarrollo de la gestión por procesos de la Dirección
Nacional de Recursos Humanos del Instituto de la Niñez y la Familia (INFA).
6.1. CONCLUSIONES
El Instituto de La Niñez y la Familia (INFA), fue creado mediante Decreto Ejecutivo
1170 del 24 de junio del 2008, como una entidad de derecho público, adscrito al
Ministerio de Inclusión Económica y Social (MIES), con jurisdicción nacional, dotado
de personería jurídica, patrimonio propio e independencia técnica, administrativa y
financiera, con la finalidad de optimizar y potenciar los recursos humanos y
económicos en función de la niñez y la familia en el Ecuador.
Asimismo, el Instituto de La Niñez y la Familia (INFA), tiene como función principal
ejecutar las políticas nacionales de desarrollo infantil, protección especial,
participación y ejercicio de ciudadanía y apoyo a familias en situaciones de riesgo y
emergencia.
La Dirección Nacional de Recursos Humanos del Instituto de la Niñez y la Familia
(INFA), tiene como objetivo principal gestionar adecuadamente el Sistema
Integrado de Desarrollo de Recursos Humanos, impulsando las habilidades y
conocimientos de los servidores, a fin de lograr eficacia, eficiencia y calidad en la
entrega de servicios, así también administrar y adecuar el talento humano a las
estrategias de la organización.
La Dirección Nacional de Recursos Humanos se encarga de solucionar todos los
requerimientos solicitados por parte de las distintas direcciones que conforman el
INFA, es decir la Creación de puestos, Descripción , Valoración y Clasificación de
puestos, Administración de puestos, Selección del personal, Concurso de méritos y
oposición, Reclutamiento y convocatoria, Aplicación y efectos de la evaluación del
desempeño, Evaluación del periodo de prueba, Comisiones de servicio con y sin
remuneración, Vacaciones, Permisos Traspasos y Cambio administrativo.
Actualmente la Dirección Nacional de Recursos Humanos no cuenta con un manual
de procesos, eso dificulta de cierta manera la gestión ya que no existe un adecuado
179
manejo de los procesos, es por ello que esta investigación está basada en la
elaboración de dicho manual, el mismo que permitirá a los funcionarios de la
Dirección tener una guía de funcionamiento adecuado de los procesos, optimizará
tiempo y recursos, brindará un mejor servicio a los clientes externos e internos.
6.2. RECOMENDACIONES
Se recomienda documentar todos los procesos de la Dirección Nacional de
Recursos Humanos del Instituto de la Niñez y la Familia (INFA), con la finalidad de
estandarizar y normar el desarrollo de las actividades, las mismas que permitan
optimizar tiempo, recursos, mejorando la calidad en el servicio al cliente, y de esa
manera contar con un equipo de trabajo eficiente y capacitado para responder las
necesidades de la Institución.
Se recomienda asesorar y administrar el sistema integrado de gestión de talento
humano, desarrollo institucional y remuneraciones del INFA a fin de motivar,
desarrollar y conservar el talento humano para crear un medio ambiente de trabajo
que brinde a su gente una permanente satisfacción y equidad.
Se recomienda las siguientes sugerencias:
Establecer seminarios semestrales de atención al cliente con los funcionarios
de la Dirección para brindar a los usuarios una gestión de calidad.
Optimizar tiempo en los trámites en general.
Crear una guía de selección de personal.
Realizar una proyección de mejoramiento sobre las posibles falencias que
tiene la Dirección.
Efectuar el inventario general de los procesos más importantes de la
Dirección.
Modificar el instructivo de reclasificación, asignación y valoración de puestos.
Implementar equipos de última tecnología que permitan realizar con
eficiencia, eficacia y agilidad el diseño y rediseño del manual por procesos.
Realizar capacitaciones constantes para los funcionarios de la Dirección, los
mismos que podrán brindar un servicio de calidad a los usuarios.
Aplicar programas de cultura de servicio y atención al cliente para una
excelente gestión dentro de la Dirección.
180
Mejorar el trabajo en equipo de los funcionarios con el fin de alcanzar un
ambiente laboral excelente.
Estructurar adecuadamente la visión, misión, objetivos y políticas de la
Dirección con el fin de mejorar la imagen de la institución.
Elaboración de un sistema de evaluación de cada proceso.
Mejorar el proceso de recolección de trámites.
Realizar un sistema eficiente que permita tener el control de los informes de
seguimiento sobre los instructivos, reglamentos e indicadores.
Elaboración de un sistema de sugerencias vía página web.
Participación por parte de los funcionarios en la implementación de procesos
y distribución de funciones.
Para concluir, se recomienda tener una cultura de investigación
permanentemente de nuevas teorías, métodos, técnicas y herramientas sobre
talento humano y atención al cliente que apoyen de manera directa al desarrollo
y crecimiento de los funcionarios y de la Dirección.
181
BIBLIOGRAFÍA
ACEVES Ramos Víctor Daniel, Dirección Estratégica, McGraw-HILL, México
2004.
CHIAVENATO, Idalberto, Administración de los Nuevos Tiempos. Editorial
McGraw-Hill, Colombia 2002.
Constitución Política de la República del Ecuador.
HARRINGTON, H. James, Mejoramiento de Procesos, Primera edición,
Editorial McGraw-Hill; Bogotá–Colombia, 1995.
MORENO, Galo, Administración por Procesos, Edición 2009
VÁSQUEZ R. Víctor Hugo, Organización Aplicada, Gráficas Vásquez, Quito-
Ecuador, Segunda Edición Oct. /2000.
CONSULTAS INTERNET
www.infa.gob.ec
www.monografias.com/
es.wikipedia.org/wiki/Microsoft.Encarta
www.participacionycontrolsocial.gov.ec/
www.pge.gob.ec/
www.contraloria.gob.ec/
www.mrl.gob.ec/
www.asambleanacional.gov.ec/.../constituciondebolsillo.pdf
www.bce.fin.ec/documentos/estadisticas/
http://html.rincondelvago.com
182
183
ANEXOS
ENCUESTA 1
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIÒN PÙBLICA
CUESTIONARIO PARA USUARIOS-INFA
Tema: “Elaboración de un Manual de procesos para la Dirección Nacional de Recursos
Humanos del Instituto de la Niñez y la Familia INFA-Planta Central.”
OBJETIVO: Prestar un servicio de calidad a los usuarios de la Dirección Nacional de
Recursos Humanos.
Marque con una x la respuesta correcta
1. ¿Cómo ve el cumplimiento de las funciones de los servidores de la Dirección Nacional de Recursos Humanos?
Muy Buena ………………
Buena ………………
Regular ………………
Mala ………………
2. ¿En qué tiempo son atendidos sus requerimientos?
Inmediato ……………….
Demorado ……………….
3. ¿La forma de atención que el personal de la Dirección Nacional de Recursos Humanos ofrece es?
Muy buena ……………….
Aceptable ……………….
Mala Atención ……………….
4. Las inquietudes y sugerencias son:
Tomadas en cuenta ……………….
Son tomadas en cuenta las más importantes ……………….
No son tomadas en cuenta ……………….
184
5. La calidad de los servicios que presta la Dirección Nacional de Recursos Humanos usted considera?
Muy Buena ……………….
Buena ……………….
Regular ……………….
6. ¿Ha presentado reclamos por el servicio que ha recibido por parte de la Dirección Nacional de Recursos Humanos?
Frecuentemente ……………….
A veces ……………….
Nunca ……………….
7. ¿Está de acuerdo con los procesos que se llevan a cabo en cada área de la Dirección Nacional de Recursos Humanos?
Si ……………….
No ……………….
Indique que servicio debe mejorarse en la Dirección de Recursos Humanos
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
185
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
ESCUELA DE ADMINISTRACIÒN PÙBLICA
ENCUESTA 2
CUESTIONARIO PARA FUNCIONARIOS-INFA
Tema: “Elaboración de un Manual de procesos para la Dirección Nacional de Recursos
Humanos del Instituto de la Niñez y la Familia INFA-Planta Central.”
OBJETIVO: Coordinar, integrar y mejorar las actividades en beneficio del INFA.
Marque con una x la respuesta correcta
1. ¿Identifique los principios y valores que usted conoce y aplica según lo establecido por el INFA?
Compromiso institucional ………..
Vocación al servicio ………..
Transparencia ………..
Honestidad ………..
Otros ………..
2. ¿Conoce y aplica la misión y Visión de la Dirección Nacional de Recursos Humanos?
Completamente ………..
Medianamente ………..
Desconoce ………..
3. ¿Los objetivos que tiene su área los conoce y aplica?
Completamente …………
Medianamente …………
Desconoce …………
4. ¿La Dirección Nacional de Recursos Humanos cuenta con políticas, metas y estrategias que se aplican?
Completamente …………
Medianamente …………
Desconoce …………
186
5. ¿Los planes operativos y estratégicos se los ejecuta?
Completamente …………
Medianamente …………
No se ejecutan …………
6. ¿Las funciones y responsabilidades asignadas a usted en su trabajo las considera?
Apropiadas …………
Medianamente apropiadas …………
Inapropiadas …………
7. ¿La capacitación del personal se realiza?
Mensual …………
Trimestral …………
Semestral …………
Anual …………
No se realiza …………
8. ¿Cuál es el estilo de dirección en la gestión de Recursos Humanos?
Autoritario …………
Democrático …………
Paternalista …………
Participativa …………
9. ¿La motivación que recibe para realizar su trabajo la considera?
Adecuada …………
Poco adecuada …………
Inadecuada …………
10. ¿La cantidad de trabajo asignada a usted la considera?
Excesiva ………..
Justa ………..
Escasa ………..
187
11. ¿En que se basa la Dirección de Recursos Humanos para la toma de decisiones?
Intuición ……….
Experiencia ………..
Hechos ………..
Información ………..
Autoridad ………..
12. ¿Las órdenes impartidas por su jefe son?
Altamente Comprensibles …………
Medianamente Comprensibles …………
Poco Comprensibles …………
13. ¿La comunicación entre los servidores en la Dirección Nacional de Recursos Humanos es?
Muy Buena ………..
Buena ………..
Mala ………..
14. ¿La remuneración que recibe la considera?
Alta …………
Mediana …………
Baja …………
15. ¿Existen informes de seguimiento y monitoreo sobre la aplicación de instructivos, reglamentos e indicadores?
Totalmente …………
Parcialmente …………
No existen …………
16. ¿La coordinación de los procesos en la Dirección Nacional de Recursos Humanos es?
Total ………..
Aceptable ………..
Medianamente Aceptable ………..
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17. ¿Los procesos que realizan en su área de trabajo están documentados?
Completamente ………..
Medianamente ……….
No están Documentados ……….
18. ¿La asignación presupuestaria de recursos económicos para la Dirección Nacional de Recursos Humanos es?
Adecuada ……….
Medianamente Adecuada ……….
Insuficiente ……….
19. ¿La Dirección Nacional de Recursos Humanos cuenta con equipos de comunicación, herramientas tecnológicas y otros equipos de?
Última tecnología ………..
Relativamente modernas ………..
Obsoletas ………..