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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Propuesta de un Sistema de Inventarios para la Empresa Distrifastofi Cía. Ltda.
Ubicada en la Ciudad de Quito,
Provincia de Pichincha
Trabajo De Titulación, Modalidad Proyecto de Investigación
para la obtención del Título Ingeniera en Contabilidad y Auditoría,
Contadora Pública Autorizada
Autora: Blanca Alexandra Quishpe Farinango
Tutor: Dr. Carlos Hernán Moreano Lucero
D.M. de Quito, Noviembre 2018
REFERENCIAS DE LA AUTORA: Blanca Alexandra Quishpe Farinango,
REFERENCIAS DEL TUTOR: Carlos Hernán Moreano Lucero.
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Un sistema de inventarios representa
una herramienta fundamental para el control adecuado de los bienes que posee la
Compañía, con el fin de evitar pérdidas o mal uso de los mismos.
Quishpe Farinango, Blanca Alexandra (2018). Propuesta de un
sistema de inventarios para la empresa DISTRIFASTOFI CÍA.
LTDA., ubicada en la ciudad de quito, provincia de Pichincha.
Trabajo de Titulación, modalidad proyecto de investigación para la
obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría,
Contadora Pública Autorizada. Carrera de Contabilidad y Auditoría.
Quito: UCE. 114 p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
.
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
v
vi
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
DEDICATORIA
Esta tesis quiero dedicarla en primer lugar a Diosito y a la Virgencita por permitirme tener
el valor y las fuerzas de seguir adelante a pesar de los obstáculos.
A mi mami Blanquita, por su amor y apoyo incondicional de madre, por haber formado en
mí el espíritu de lucha, por los consejos, sacrificios y desvelos que hizo para ayudarme
alcanzar esta meta.
A mi papi, Victor (+), por su inmenso amor que siempre me demostró cuando estuvo
conmigo y ahora que a pesar de no poderlo tener junto a mi físicamente, sé que con su guía
y bendición desde el cielo, estoy a un paso de conseguir lo que él con tanto anhelo esperaba
de mí.
A mis hermanos (Luis y Mauricio) y mi tía (María) que han sido un apoyo desde siempre,
guiándome y empujándome para que siga adelante.
A mi novio (Carlitos), por haberme acompañado en toda esta etapa de mi vida, por su apoyo
incondicional y esas oportunas palabras de aliento que siempre tuvo para no dejarme
desmayar
Y en general quiero dedicar esta tesis a toda mi demás familia y amigos que han sido parte
de esta etapa de mi vida, ya que cada uno aporto con un pedacito para hacer grato este
camino.
Blanca Alexandra Quishpe Farinango
ix
AGRADECIMIENTO
Quiero agradecer a Diosito y a la Virgencita por mantenerme con vida y salud para lograr
alcanzar esta meta.
A la Universidad Central del Ecuador, por permitirme formar profesionalmente y alcanzar
una de mis metas propuestas.
A mi tutor Dr. Carlos Moreano, por su paciencia, guía y apoyo en todo este proceso de la
elaboración de mi tesis.
A mis amigas y amigos que hicieron de todos estos años, momentos inolvidables, llenos de
preocupaciones, estrés, contratiempos, pero sobre todo, lo que más me llevo en mi corazón
son los momentos de alegrías y locuras compartidas con ustedes, gracias por su apoyo y
aliento incondicional.
A mi mami y tía, que a pesar de que era un mundo desconocido para ustedes, hicieron todo
lo posible por ayudarme y empujarme a seguir adelante. Y a mis hermanos por siempre
estar ahí cuando los necesito.
A mi novio por su apoyo incondicional y palabras de aliento que me ayudaron a impulsarme
en mi formación profesional.
Blanca Alexandra Quishpe Farinango
x
Contenido DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................. iv
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................... vii
DEDICATORIA ............................................................................................................ viii
AGRADECIMIENTO ..................................................................................................... ix
LISTAS DE TABLAS ................................................................................................... xiv
LISTAS DE FIGURAS .................................................................................................. xv
RESUMEN .................................................................................................................... xvi
ABSTRACT ................................................................................................................. xvii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA ................................................................. 2
1.1. Descripción de la empresa ...................................................................................... 2
1.1.1. Constitución de la Compañía ....................................................................... 2
1.1.2. Ubicación geográfica de la empresa ............................................................ 3
1.1.3. Base legal ..................................................................................................... 4
1.2. Direccionamiento estratégico ................................................................................ 10
1.3. Estructura organizacional ...................................................................................... 11
1.4. Línea de productos ................................................................................................ 12
1.4.1. Útiles escolares...................................................................................................... 13
1.4.2. Suministros de oficina ........................................................................................... 14
1.4.3. Tecnología ............................................................................................................. 15
1.4.4. Limpieza y cafetería .............................................................................................. 16
2. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL .................................................................... 17
2.1. Generalidades del sistema ..................................................................................... 17
2.1.1. Definición de sistema ............................................................................................ 17
2.1.2. Importancia ........................................................................................................... 17
xi
2.1.3. Objetivos ............................................................................................................... 17
2.2. Control Interno ...................................................................................................... 18
2.2.1. Definición .............................................................................................................. 18
2.2.2. Importancia ........................................................................................................... 19
2.2.3. Clasificación .......................................................................................................... 19
2.2.4. Objetivo ................................................................................................................. 20
2.2.5. Componentes ......................................................................................................... 20
2.2.5.1. Entorno de control ........................................................................................ 21
2.2.5.2. Evaluación de riesgos ................................................................................... 21
2.2.5.3. Actividades de control .................................................................................. 21
2.2.5.4. Información y comunicación ........................................................................ 23
2.2.5.5. Actividades de supervisión........................................................................... 23
2.2.6. Informe COSO III ................................................................................................. 24
2.2.7. Métodos de evaluación del control interno ........................................................... 29
2.2.7.1. Cuestionario ................................................................................................. 29
2.2.7.2. Descriptivo ................................................................................................... 30
2.2.7.3. Gráfico .......................................................................................................... 31
2.3. Inventarios ............................................................................................................. 33
2.3.1. Definición .............................................................................................................. 33
2.3.2. Importancia del control de inventarios .................................................................. 34
2.3.3. Objetivos del control de inventarios ..................................................................... 34
2.3.4. Clasificación de los inventarios ............................................................................ 34
2.3.5. Métodos de valuación del inventario .................................................................... 36
2.3.5.1. Método de promedio ponderado .................................................................. 36
2.3.5.2. PEPS – Primeros en entrar, primeros en salir .............................................. 36
2.3.6. Control de existencias del inventario .................................................................... 36
2.3.6.1. Existencias máximas .................................................................................... 37
xii
2.3.6.2. Existencias mínimas ..................................................................................... 37
2.3.6.3. Existencias críticas ....................................................................................... 38
2.3.7. Sistema de registro de inventarios ........................................................................ 38
2.3.7.1. Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico ...................................... 38
2.3.7.2. Sistema de inventario permanente o inventario perpetuo ............................ 39
3. SITUACIÓN ACTUAL DE LA COMPAÑÍA ....................................................... 41
3.1. Análisis externo ..................................................................................................... 41
3.1.1. Factor político ....................................................................................................... 41
3.1.2. Factor económico .................................................................................................. 42
3.1.2.1. Inflación ....................................................................................................... 42
3.1.2.2. La tasa de interés .......................................................................................... 43
3.1.3. Factor tecnológico ................................................................................................. 45
3.1.4. Factor social .......................................................................................................... 46
3.2. Análisis Interno ..................................................................................................... 47
3.2.1. Análisis realizado a los procedimientos actuales relacionados en el manejo de
inventarios ............................................................................................................. 48
3.2.1.1. Determinación de la necesidad ..................................................................... 48
3.2.1.2. Cotización y selección de la mejor oferta .................................................... 51
3.2.1.3. Adquisiciones ............................................................................................... 53
3.2.1.4. Recepción ..................................................................................................... 56
3.2.1.5. Almacenamiento........................................................................................... 58
3.2.1.6. Registro en bodega ....................................................................................... 60
3.2.1.7. Registro en contabilidad ............................................................................... 62
3.2.1.8. Salida el inventario ....................................................................................... 64
3.2.1.9. Control .......................................................................................................... 66
3.3. Matriz resumen...................................................................................................... 69
xiii
4. “PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
DESTRIFASTOFI CIA. LTDA. UBICADA EN LA CUIDAD DE QUITO,
PROVINCIA DE PICHINCHA” ............................................................................ 70
4.1. Direccionamiento estratégico ................................................................................ 70
4.1.1. Propuesta de una misión, visión y valores para la empresa Distrifastofi Cía. Ltda.70
4.2. Estructura organizacional ...................................................................................... 72
4.3. Procedimiento para determinar la necesidad de los inventarios ........................... 76
4.4. Procedimientos para solicitar ofertas .................................................................... 81
4.5. Procedimiento para seleccionar a la mejor oferta ................................................. 85
4.6. Procedimiento para adquirir inventario ................................................................. 90
4.7. Procedimiento para receptar los inventarios ......................................................... 94
4.8. Procedimiento para el almacenamiento y registro en la bodega de los inventarios97
4.9. Procedimientos para el registro del inventario en contabilidad .......................... 101
4.10. Procedimiento de control del inventario ............................................................. 104
4.10.1. Toma física del inventario .......................................................................... 104
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .................................................... 110
5.1. Conclusiones ....................................................................................................... 110
5.2. Recomendaciones ................................................................................................ 111
Bibliografía ................................................................................................................... 112
xiv
LISTAS DE TABLAS
Nº Tabla Pág.
Tabla 1. Aporte de Participaciones ...................................................................................... 3
Tabla 2. Tipos de controles................................................................................................ 22
Tabla 3. Cambios a nivel general COSO I vs COSO III ................................................... 26
Tabla 4. Cambios a nivel de componentes COSO I vs COSO III ..................................... 26
Tabla 5. Principios de control interno ............................................................................... 28
Tabla 6. Ejemplo de cuestionario de control interno ......................................................... 30
Tabla 7. Inflación mensual ................................................................................................ 43
Tabla 8. Tasa de interés activa........................................................................................... 44
Tabla 9. Tasa de interés pasiva .......................................................................................... 45
Tabla 10. Calificaciones para cuestionarios de control interno ......................................... 48
Tabla 11.Cuestionario de control interno para determinación de la necesidad del
inventario ........................................................................................................................... 49
Tabla 12.Cuestionario de control interno para la cotización y selección de la mejor
oferta .................................................................................................................................. 52
Tabla 13.Cuestionario de control interno para la adquisición del inventario .................... 54
Tabla 14.Cuestionario de control interno para la recepción del inventario ....................... 56
Tabla 15.Cuestionario de control interno del almacenamiento del inventario .................. 58
Tabla 16.Cuestionario de control interno para determinar el procedimiento de registro del
inventario en la bodega ...................................................................................................... 60
Tabla 17.Cuestionario de control interno para determinar los procedimientos del registro
contable .............................................................................................................................. 63
Tabla 18.Cuestionario de control interno para determinar los procedimientos de salida del
inventario ........................................................................................................................... 65
Tabla 19.Cuestionario de control interno para determinar los procedimientos de control del
inventario ........................................................................................................................... 67
xv
LISTAS DE FIGURAS
Nº Figura Pág.
Figura 1. Porcentaje de participaciones ............................................................................... 3
Figura 2. Ubicación Distrifastofi Cía. Ltda. ........................................................................ 4
Figura 3. Logo servicio de Rentas Internas ......................................................................... 7
Figura 4. Logo Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social .................................................. 8
Figura 5. Estructura organizacional ................................................................................... 11
Figura 6. Componentes del control interno ....................................................................... 20
Figura 7. Resumen de la estructura de control interno ...................................................... 24
Figura 8. Componentes del Control Interno ...................................................................... 25
Figura 9. COSO I (1992) vs COSO III (2013) .................................................................. 28
Figura 10. Ejemplo de flujograma ..................................................................................... 33
xvi
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
DISTRIFASTOFI CIA. LTDA. UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO,
PROVINCIA DE PICHINCHA
RESUMEN
El estudio se realizó en la empresa Distrifastofi Cía. Ltda. constituida legalmente el 13 de
diciembre del 2006 y se encuentra ubicada en la ciudad de Quito, cuya actividad económica
es la venta al por mayor y menor de suministros y equipos de oficina, materiales de
limpieza, cafetería y equipos de computación.
Para las compañías los inventarios representan un porcentaje significativo del capital de
trabajo, razón por la que, es importante mantener un control adecuado de dichos bienes, ya
que su correcta utilización permitirá a la organización reducir costos, evitar pérdidas por
mal uso, daños, desperdicios, robos, entre otros y aumentar su rentabilidad. Sin embargo,
Distrifastofi Cía. Ltda. no cuenta con un adecuado sistema de inventarios que le permita
realizar un seguimiento continuo de sus inventarios y conocer el estado de los mismos.
Además de que actualmente el personal realiza sus actividades y registros de manera
autónoma o porque así fue como le habían indicado y no porque es lo que establece una
norma proporcionada por la compañía en la que pueda guiarse.
Es por esto que a través de este trabajo de investigación, se propondrá la implementación
de un sistema de control de inventarios que permitan definir políticas y procedimientos
cuando se presente la necesidad de requerir inventario, de seleccionar al proveedor que le
briden la mejor oferta en costos y calidad, en la compra, recepción y almacenamiento de
los inventarios que le permita a la compañía optimizar sus recursos, evitar duplicidad de
funciones, pérdida o deterioro de los mismos y con la finalidad de que sus clientes obtengan
una mejor atención y satisfacción en sus necesidades.
PALABRAS CLAVES: SISTEMA DE INVENTARIOS/ CONTROL DE STOCK/
POLÍTICAS / EFICIENCIA/ EFICACIA
xvii
PROPOSAL OF AN INVENTORY SYSTEM FOR THE COMPANY
DISTRIFASTOFICIA. LTDA LOCATED IN THE CITY OF QUITO, PICHINCHA
PROVINCE
ABSTRACT
The study was carried out in the company Distrifastofi Cía. Ltda. Legally constituted on
December 13, 2006 and which is located in the city of Quito, whose economic activity is
the wholesale and retail sale of supplies and office equipment, cleaning materials, cafeteria
and computer equipment. For companies, inventories represent a significant percentage of
working capital, which is why it is important to maintain an adequate control of assets,
since their correct use will allow the organization to reduce costs, avoid losses caused by
misuse, damage, waste, robberies, among others, and increase their profitability. However,
Distrifastofi Cía. Ltda. does not have an adequate inventory system that allows it to
continuously monitor its inventories and know its status. In addition to that, the staff
currently performs their activities and records autonomously or because that is how they
had been indicated and not because it is what establishes a standard provided by the
company in which it can be guided. That is why through this research work, it will be
proposed the implementation of an inventory control system that allows defining policies
and procedures when there exits the need to require inventory, and to select the supplier
that offer the best offer in costs and quality, in the purchase, receipt and storage of
inventories that allows the company to optimize its resources, avoid duplication of
functions, loss or deterioration, with the purpose that its customers obtain better attention
and satisfaction in their needs.
KEY WORDS: INVENTORY SYSTEM / STOCK CONTROL / POLICIES /
EFFICIENCY / EFFECTIVENESS
1
INTRODUCCIÓN
Este trabajo de investigación está orientado a evaluar los procesos y procedimientos que
actualmente mantiene la compañía Distrifastofi Cía. Ltda. en el manejo de sus inventarios,
con la finalidad de determinar las deficiencias que puede presentar la entidad y determinar
políticas y procedimientos que ayuden a la compañía a optimizar sus recursos, prevenir
riesgos como perdidas, robo o deterioro.
Para el desarrollo de este trabajo fue necesario dividir en cinco capítulos que son:
Generalidades de la empresa, en este capítulo me permite conocer a la compañía ya que se
analizan aspectos como su reseña histórica, actividad económica y hacia donde se inclinan
sus objetivos para alcanzar su visión, además de conocer bajo que normas, reglamentos y
leyes se encuentra realizando sus actividades.
Marco teórico conceptual, en este capítulo se presentan los fundamentos teóricos que sirven
de apoyo para el desarrollo de este trabajo de investigación como son, sistema, control
interno, métodos de evaluación de control interno, informe COSO, métodos de investigación
Situación actual de la compañía, en este capítulo se realiza un análisis de la situación actual
de la compañía por medio de cuestionarios de control interno que me permite conocer las
debilidades que actualmente Distrifastofi Cía. Ltda mantiene en sus procedimientos y control
de los inventarios.
Propuesta de un sistema de inventarios, en el desarrollo de este capítulo se presenta una
propuesta a la compañía Distrifastofi Cía. Ltda. para la implementación de un sistema de
inventarios que le permita definir sus procedimientos para un manejo y control adecuado de
sus inventarios, con el fin de aprovechar sus recursos y tomar decisiones oportunas.
Conclusiones y recomendaciones, en este capítulo se detallan las conclusiones a las que se
pudo llegar luego del desarrollo de este trabajo de investigación y las recomendaciones que
se proponen a la compañía para un mejoramiento en los procesos y control de los inventarios
de manera eficiente y efectiva.
2
1. GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1. Descripción de la empresa
1.1.1. Constitución de la Compañía
En la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, a los veintinueve días del
mes de noviembre del año dos mil seis se celebró la escritura de constitución de la compañía,
entre los aspectos relevantes tenemos: (Superintendencia de Compañías, 2018)
Ante el notario Jaime Andrés Acosta Holguín, notario vigésimo octavo del cantón Quito,
comparecen constituir la compañía “Distrifastofi Cía. Ltda.” los señores Silverio Gabriel
Uvillús Quinaluisa, Angela Esperanza Quinaluisa Cumbajin, Guillermo David Uvillús
Quinaluisa, mayores de edad, ecuatorianos, de estado civil casados los dos primeros y
soltero el último, domiciliados en la ciudad de Quito. (S.C., 2018)
Su objeto social será: a) La compra, venta de suministros, papelería, materiales y toda
clase de implementos utilizados en oficinas; b) Compra y venta de suministros,
materiales, equipos, accesorios y relacionados a la computación (hardware y software);
c) Compra, venta de mobiliario y muebles de oficina en general; d) Compra venta de
artículos de aseo y limpieza; e) elaboración, reparación y distribución de material técnico
en general, libros, revistas, folletos, guías, entre otros; f) Compra, venta, comercialización
y distribución de prendas de vestir y artículos promocionales; g)Compra, venta,
arrendamiento de bienes muebles e inmuebles; h) Importación, exportación,
comercialización, representación, distribución y promoción de máquinas, equipos,
repuestos, muebles, accesorios y materiales en general. (S.C., 2018)
El capital suscrito de la compañía es de cuatrocientos dólares de los Estados Unidos de
América (US$ 400,00) y se encuentra dividido en cuatrocientas participaciones sociales
iguales, de un dólar (US$ 1,00). (Superintendencia de Compañías, 2018).
Los socios de Distrifastofi Cía. Ltda. que aportaron el capital de US$ 400,00. En el siguiente
cuadro se detallan de manera individual las cantidades y montos de los aportes realizados.
(S.C., 2018)
3
Tabla 1. Aporte de Participaciones
Nº Identificación Nombres Nacionalidad Tipo de
Inversión Capital
1 1700358086 Quinaluisa Cumbajín
Ángela Esperanza Ecuador Nacional 4,00
2 1717654063 Uvillús Quinaluisa
Guillermo David Ecuador Nacional 4,00
3 1711505303 Uvillús Quinaluisa
Silverio Gabriel Ecuador Nacional 392,00
Nota: (S.C., 2018)
Figura 1. Porcentaje de participaciones
1.1.2. Ubicación geográfica de la empresa
Distrifastofi Cía. Ltda. se encuentra ubicada actualmente en el sector de San Juan, en las
calles Tegucigalpa E9-191 y José Riofrío.
1%1%
98%
Porcentaje de participaciones individuales
Quinaluisa Cumbajin AngelaEsperanza
Uvillus QuinaluisaGuillermo David
Uvillus Quinaluisa SilverioGabriel
4
Figura 2. Ubicación Distrifastofi Cía. Ltda.
Nota: (Google maps, 2018)
1.1.3. Base legal
Distrifastofi Cía. Ltda. se encuentra regida por varias disposiciones legales, misma que le
permiten brindar servicios y productos de calidad a sus clientes externos e interno como son:
Ley de compañías
La Ley de Compañía en el año 2017, hace mención en el artículo dos la clasificación de
compañías de comercio que pueden presentarse y son:
La compañía en nombre colectivo;
La compañía en comandita simple y dividida por acciones;
La compañía de responsabilidad limitada;
La compañía anónima; y,
La compañía de economía mixta. (Ley de compañías, 2017. Art. 2)
Distrifastofi Cía. Ltda. se constituyó como una empresa de responsabilidad limitada, razón
por la cual se rige a lo que establece la Ley de Compañías en su artículo 92.
5
La compañía de responsabilidad limitada es la que se contrae entre dos o más personas,
que solamente responden por las obligaciones sociales hasta el monto de sus aportaciones
individuales y hacen el comercio bajo una razón social o denominación objetiva, a la que
se añadirán, en todo caso, las palabras "Compañía Limitada" o su correspondiente
abreviatura. Si se utilizare una denominación objetiva será una que no pueda confundirse
con la de una compañía preexistente. Los términos comunes y los que sirven para
determinar una clase de empresa, como "comercial", "industrial", "agrícola",
"constructora", etc., no serán de uso exclusivo e irán acompañadas de una expresión
peculiar. (Ley de Compañías, 2017. Art. 92)
Todas las compañías de comercio se encuentran reguladas por la Superintendencia de
Compañías, que es un organismo público que se encarga de vigilar, controlar y promover
el mercado de valores y el sector societario mediante sistemas de regulación y servicios,
con la finalidad de contribuir con el país a que las actividades empresariales reflejen una
información transparente y confiable a través de las normas prescritas en la Ley de
Compañías. (Superintendencia de compañías , 2018)
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno (LORTI)
Los principales sujetos que intervienen en la obligación tributaria son:
Sujeto activo: El sujeto activo de este impuesto es el Estado. Lo administrará a través del
Servicio de Rentas Internas. (LORTI - Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, 2017,
Art. 3)
Sujeto pasivo: Son sujetos pasivos del impuesto a la renta las personas naturales, las
sucesiones indivisas y las sociedades, nacionales o extranjeras, domiciliadas o no en el país,
que obtengan ingresos gravados de conformidad con las disposiciones de la ley. (LORTI -
Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, 2017. Art. 4)
La Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno menciona varios conceptos relacionadas a
las obligaciones que Distrifastofi Cía. Ltda. mantiene con el Servicio de Rentas Internas
como son:
6
Impuesto a la Renta
Objeto del impuesto. - Establécese el impuesto a la renta global que obtengan las personas
naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades nacionales o extranjeras, de acuerdo con
las disposiciones de la presente Ley. (LORTI - Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno,
2017. Art. 1)
Para efectos de este impuesto se considera renta:
1. Los ingresos de fuente ecuatoriana obtenidos a título gratuito u oneroso, bien sea que
provengan del trabajo, del capital o de ambas fuentes, consistentes en dinero, especies
o servicios; y, (LORTI - Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, 2017. Art. 2)
2. Los ingresos obtenidos en el exterior por personas naturales ecuatorianas domiciliadas
en el país o por sociedades nacionales. (LORTI - Ley Orgánica de Régimen Tributario
Interno, 2017. Art. 2)
Impuesto al valor agregado
Objeto del impuesto. - Se establece el Impuesto al Valor Agregado (IVA), que grava al
valor de la transferencia de dominio o a la importación de bienes muebles de naturaleza
corporal, en todas sus etapas de comercialización, así como a los derechos de autor, de
propiedad industrial y derechos conexos; y al valor de los servicios prestados, en la forma
y en las condiciones que prevé esta Ley. (LORTI - Ley Orgánica de Régimen Tributario
Interno, 2017. Art. 52)
En la actualidad el porcentaje vigente que se aplicará en las transacciones de transferencia
de bienes o servicios es del 12% y 0%.
Según lo dispone la Ley de Régimen Tributario Interno, existen casos de transferencias las
cuales no son objeto de IVA y son detalladas en esta ley.
7
Personas que deben pagar:
Las sociedades o todas las personas que realicen transacciones de transferencia y/o
importaciones de bienes.
Los agentes de retención que hayan sido designados mediante la normativa tributaria
vigente; serán los encargados de realizar las respectivas retenciones del IVA de ser el
caso y de acuerdo a los porcentajes establecidos por el Servicio de Rentas Internas.
El agente de retención estará en la obligación de declarar y pagar de manera mensual
cuando hayan existido transacciones con tarifa o retenciones de IVA, y de manera
semestral cuando existan transacciones con tarifa cero. (LORTI - Ley Orgánica de
Régimen Tributario Interno, 2017)
Ente Recaudador
Figura 3. Logo servicio de Rentas Internas
El Servicio de Rentas Internas es el ente encargado de recaudación de impuestos
basándose en los principios de justicia y equidad, como respuesta a la alta evasión
tributaria, alimentada por la ausencia casi total de cultura tributaria. Desde su creación se
ha destacado por ser una institución independiente en la definición de políticas y
estrategias de gestión que han permitido que se maneje con equilibrio, transparencia y
firmeza en la toma de decisiones, aplicando de manera transparente tanto sus políticas
como la legislación tributaria. (Servicio de Rentas Internas SRI, 2018)
El Servicio de Rentas Internas es un organismo independiente que tiene como función
principal la recaudación de todos aquellos impuestos establecidos por la ley, tomados de una
base de datos de contribuyentes, además de ser el encargado de difundir y capacitar al
contribuyente respecto a sus obligaciones tributarias, resolver las peticiones, reclamos y
consultas que se presenten, imponer sanciones de conformidad con la ley, entre otros.
8
Es por esto que Distrifastofi Cía. Ltda. debe cumplir con las siguientes obligaciones ante el
ente recaudador:
Declaraciones mensuales del IVA en el formulario 104
Declaraciones mensuales de retenciones en la fuente en el formulario 103
Declaración anual del impuesto a la renta en el formulario 101.
Anticipo del impuesto a la Renta, entre otros.
Ley de Seguridad Social
Principios Rectores. - El Seguro General Obligatorio forma parte del sistema nacional de
seguridad social y, como tal, su organización y funcionamiento se fundamentan en los
principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad
y suficiencia. (Ley de Seguridad Social, 2017)
Figura 4. Logo Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social IESS, es una entidad encargada de velar por
que se cumplan los derechos de sus afiliados, controlar los pagos obligatorios de los
cuales son responsables los empleadores, además de brindar servicios de medicina a todos
los aportantes activos y pasivos, es decir a las personas que fueron jubiladas de acuerdo
lo establecido en la ley. (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2018)
Entre las principales obligaciones que Distrifastofi Cía. Ltda. mantiene con el IESS por el
personal que labora en la compañía son:
Realizar los avisos de entrada de sus trabajadores desde el primer día que comenzaran
sus labores.
9
Cancelar las planillas de aportes que son generadas en la página del IESS tanto patronal
y personal.
Cancelar mediante planillas generadas en el portal del IESS, los préstamos que hayan
sido solicitados por los trabajadores, mismo que serán debitados de sus roles de pago
mensuales.
Cancelar las planillas por fondos de reserva en caso de que el empleado decidiese
acumular su dinero, mediante planillas generadas en el IESS. Entre otras
Código de Trabajo
Según el Código de Trabajo define a las partes que intervienen en una relación laboral, estos
son:
Trabajador.- La persona que se obliga a la prestación del servicio o a la ejecución de la
obra se denomina trabajador y puede ser empleado u obrero. (Código de Trabajo, 2017. Art.
9)
Empleador. - La persona o entidad, de cualquier clase que fuere, por cuenta u orden de la
cual se ejecuta la obra o a quien se presta el servicio, se denomina empresario o empleador.
(Código de Trabajo, 2017. Art. 10)
Distrifastofi Cía. Ltda. en la actualidad mantiene en su nómina cinco personas cuyos
principios se rigen de acuerdo a lo estipulado en este Código de Trabajo y son:
Libertad de trabajo y contratación: Todas las personas podrán dedicar sus
capacidades intelectuales o físicas a cualesquier labor lícita que bien tenga. (Código de
Trabajo, 2017. Art. 3)
Irrenunciabilidad de derechos. - Ningún trabajador podrá renunciar a sus derechos
por ningún motivo o circunstancia. (Código de Trabajo, 2017. Art. 4)
Protección judicial y administrativa. - Los funcionarios judiciales y administrativos
tienen la obligación de garantizar los derechos de los trabajadores de manera oportuna.
(Código de Trabajo, 2017. Art. 5)
10
1.2. Direccionamiento estratégico
“La visión, misión y los valores de una empresa son su ADN o identidad corporativa, lo que
le da coherencia, autenticidad y originalidad como marca.” (Florido, 2017)
Actualmente Distrifastofi Cía. Ltda. no cuenta con pautas como misión, visión y valores,
que le permitan tener una dirección estratégica de hacia dónde quieren llegan y como lo van
hacer, para cumplir con sus objetivos que son:
Objetivo General
Brindar a sus clientes el servicio de abastecimiento de suministros de oficina, computación,
limpieza y cafetería a domicilio, cubriendo sus necesidades y acorde a sus requerimientos y
expectativas. (Distrifastofi Cía. Ltda, 2017)
Objetivos específicos
Obtener constantes incrementos en las ventas
Fortalecer la marca dentro del mercado para que sea reconocida y poder competir con
las grandes comercializadoras de suministros.
Fomentar a diario al personal una cultura de atención al cliente para brindar un servicio
oportuno y de calidad.
Mantener productos acordes a las innovaciones tecnológicas que presenta el mercado
para proveer a nuestros clientes bienes de última tecnología. (Distrifastofi Cía. Ltda,
2017)
Es por esto que en el capítulo IV se propondrá a Distrifastofi Cía. Ltda. una misión, visión,
y valores con el fin de encaminar a sus directivos y empleados a un mismo horizonte, al
conocer quiénes son, a donde se dirigen y cuál será su cultura empresarial.
11
1.3. Estructura organizacional
Actualmente la compañía posee el organigrama que se presenta a continuación, cabe
mencionar que el organigrama no ha sido actualizado desde varios años atrás de acuerdo a
la estructura que actualmente mantiene Distrifastofi Cía. Ltda., es por esto que en el capítulo
IV de este trabajo de investigación se propone un organigrama estructural de acuerdo a sus
necesidades.
Figura 5. Estructura organizacional
Nota: (Distrifastofi Cía. Ltda, 2017)
Sin embargo, Distrifastofi Cía. Ltda. en la actualidad mantiene cinco personas laborando en
la compañía con los siguientes cargos:
- Gerente General
- Jefe Administrativo – Financiero
- Jefe de Inventarios
- Bodeguero / Repartidor
- Contador
12
1.4. Línea de productos
Distrifastofi Cía. Ltda. ofrece a sus clientes una gran línea de productos y marcas de calidad
en útiles escolares/ suministros de oficina, limpieza y equipos de computación (hardware y
software).
13
1.4.1. Útiles escolares
Útiles de oficina Carpetas y folders Cuadernos y libretas Dibujo Papel
14
1.4.2. Suministros de oficina
Accesorios de oficina Archivadores y
separadores
Grapadoras y
perforadora Cintas Muebles de oficina
15
1.4.3. Tecnología
Accesorios de computación Almacenamiento Laptops e impresoras Teléfonos
16
1.4.4. Limpieza y cafetería
Suministros de limpieza Cafetería
17
2. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL
2.1. Generalidades del sistema
2.1.1. Definición de sistema
Conjunto de elementos relacionados entre sí funcionalmente, de modo que cada elemento del
sistema es función de algún otro elemento, no habiendo ningún elemento aislado. (Mora, 2017)
2.1.2. Importancia
Los sistemas en una entidad son importantes, ya que permiten definir de forma clara los
procesos, procedimientos, actividades y tareas que deberá desempeñar cada miembro de la
organización, con la finalidad de alcanzar los objetivos planteados, utilizando sus recursos de
manera eficiente y eficaz.
La compañía que se maneja con un sistema estructurado, el cual defina paso a paso las
actividades que se debe cumplir y como se lo debe hacer, logrará un mayor rendimiento,
productividad y competencia, ya que un personal que tiene bien direccionado su objetivo podrá
desarrollar nuevas ideas, procedimientos que puedan mejorar su desempeño y minimizar el
tiempo para lograr alcanzarlos.
Además, los sistemas ayudan a la compañía a evitar el tiempo ocioso, esto se puede dar cuando
el personal desconoce las diversas actividades de las cuales es responsable o simplemente no
sabe cómo ejecutarlas, ya que no poseen guías, procedimientos o normas que definan como
realizarlas. Los sistemas ayudarán a los empleados a realizar de manera eficiente sus labores y
obtener los resultados que espera la organización de manera oportuna.
2.1.3. Objetivos
Lograr un mayor rendimiento, productividad y competencia
Minimizar tiempos para alcanzar los objetivos de manera eficiente y eficaz
18
Corregir procesos innecesarios y evitar tiempo ocioso para aprovechar todos los recursos
que mantiene la empresa.
Mantener un control sobre las actividades que desarrolla la empresa y su personal para
brindar un servicio con mayor rapidez a sus clientes externos e internos.
2.2. Control Interno
2.2.1. Definición
“Proceso ejecutado por la junta de directores, la dirección principal y otro personal de la
entidad, diseñado para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de
la organización”. (Samuel Mantilla, 2013).
El control interno es un conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, normas, registros,
procedimientos y métodos adoptados por la administración y que deben ser realizados por todas
las personas que conforman la entidad, con el propósito de cumplir los objetivos planteados y
garantizar una información verídica y oportuna para la toma de decisiones, además de prevenir
fraudes, despilfarros o usos indebidos de los recursos de la compañía.
El control interno no afirma que exista una seguridad absoluta sobre el desarrollo correcto de
todas las actividades, procesos de la entidad, sino que es un medio que le permitirá a la
compañía de manera razonable, identificar los posibles riesgos y corregirlos de forma oportuna
con decisiones que tomará la administración.
El control interno no será un proceso que se debe realizar de manera independiente o
únicamente en ciertas fechas, por lo contrario, este debe ser realizado de manera constante junto
con las operaciones que se realicen a diario en la compañía, con la finalidad de proporcionar
información a la administración sobre el manejo adecuado de los recursos y alcance de las
metas.
19
2.2.2. Importancia
El control interno es importante ya que se convierte en un apoyo para alcanzar los objetivos de
la compañía de manera eficiente y de acuerdo a lo planificado, al realizar un control constante
de las actividades ejecutadas a diario por todo el personal, además de resguardar sus recursos
evitando posibles fraudes o negligencias y prevenir posibles situaciones imprevistas por la
carencia de un control interno, como el incumplimiento de normas legales que puedan afectar
su estabilidad económica.
2.2.3. Clasificación
Administrativo
En el control interno administrativo, las políticas y normas se encuentran encaminadas
principalmente a métodos y procedimientos relacionados con el cumplimiento de las
operaciones, políticas, organización de funciones, análisis estadísticos, entrenamiento del
personal, entre otros, para determinar si están siendo acatadas según lo dispuso la
administración para alcanzar los objetivos planteados como organización. (Moreno
Perdomo, 2014)
Contable
Se encuentran dirigidos principalmente a la evaluación de los registros y reporte contables,
autorizaciones y políticas, con la finalidad de salvaguardar los activos de la compañía,
presentar una información verídica, confiable y oportuna para la toma de decisiones y para
el público interesado en la situación económica de la compañía. (Moreno Perdomo, 2014)
Financiero
El control interno financiero esta direccionado a validar de forma permanente las
actividades, procedimientos y registros que son ejecutados a diario por la entidad, para
certificar a la administración de la compañía, que la información plasmada en los estados
financieros presenta la verdadera situación actual de la compañía, además de evaluar el grado
de eficiencia y efectividad con el que se están manejando los recursos de la entidad de
acuerdo a lo presupuestado. (Moreno Perdomo, 2014)
20
2.2.4. Objetivo
Se establecen tres categorías de objetivos, que permiten a las organizaciones centrarse en
diferentes aspectos de control interno:
Objetivos operativos: Hacen referencia a la efectividad y eficiencia de las operaciones de
la entidad, incluidos sus objetivos de rendimiento financiero y operacional, y la protección
de sus activos frente a posibles pérdidas.
Objetivos de información: Hacen referencia a la información financiera y no financiera
interna y externa, y pueden abarcar aspectos de confiabilidad, oportunidad, transparencia, u
otros conceptos establecidos por los reguladores, organismos reconocidos o políticas de la
propia entidad.
Objetivos de cumplimiento: Hacen referencia al cumplimiento de las leyes y regulaciones
a las que está sujeta la entidad. (Instituto de Auditores Internos, 2013)
2.2.5. Componentes
El Control Interno contiene cinco componentes interrelacionados, los cuales permiten tener una
visión de sobre como la administración de la compañía guía la entidad y se encuentran ligados
a los procesos administrativos. Estos cinco componentes son:
Figura 6. Componentes del control interno
Actividades de Supervisión
Información y Comunicación
Actividades de Control
Evaluación de Riesgos
Entorno de Control
21
2.2.5.1. Entorno de control
Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del
personal con respecto al control de sus actividades. Es en esencia el principal elemento sobre
el que se sustenta o actúan los otros cuatro componentes e indispensable, a su vez, para la
realización de los propios objetivos de control. (Estupiñán, 2006, pág. 27)
Es el fundamento para el control interno efectivo, proveyendo disciplina y estructura para la
entidad. Establece el tono de la organización, influyendo en el conocimiento o en la
conciencia de su gente. (Mantilla, 2013)
2.2.5.2. Evaluación de riesgos
Implica un proceso dinámico e iterativo para identificar y evaluar los riesgos de cara a la
consecución de los objetivos. Dichos riesgos deben evaluarse en relación a unos niveles
preestablecidos de tolerancia. De este modo, la evaluación de riesgos constituye la base para
determinar cómo se gestionarán. (Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno , 2014)
Es importante que la evaluación de los riesgos lo realicen todos los niveles que se encuentran
involucrados en cumplir los objetivos de la entidad, ya que al realizarse una autoevaluación
podrán identificar las posibles amenazas que puedan afectar el cumplimiento de estos objetivos
y tomar decisiones de manera oportuna.
2.2.5.3. Actividades de control
Son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para cumplir
diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están expresadas en las políticas,
sistemas y procedimientos. (Estupiñán, 2006, pág. 32)
Existen varias formas de realizar actividades de control como, por ejemplo:
Aplicación de políticas, procedimientos detallados y autoridad en cada área de trabajo.
22
Recopilación y evaluación de datos como costos, ventas, descuentos que permitan evaluar
a la competencia y tomar decisiones sobre los resultados.
Elaboración de presupuestos y evaluación de su cumplimiento.
La revisión y aprobación de las conciliaciones.
Reconciliaciones.
Constataciones físicas de acuerdo a los registros.
Análisis de los registros contables, entre otros.
Tipos de controles
Tabla 2. Tipos de controles
Detectivos Preventivos Correctivos
Propósito Característica Propósito Característica Propósito Característica
Diseñado para
detectar hechos
indeseables.
Detectan la
manifestación/
ocurrencia de
un hecho.
Detienen el proceso
o aíslan las causas
del riesgo o las
registran.
Ejecuta una función
de vigilancia.
Proceden cuando se
evaden los
preventivos.
No evitan las
causas, las personas
involucradas.
Conscientes y
obvios mide
efectividad de
controles
preventivos.
Más costosos –
pueden implicar
correcciones
Diseñado para
prevenir
resultados
indeseables
Reduce la
posibilidad de
que se detecten
Están incorporados en
los procesos de forma
imperceptible.
Pasivos construidos
dentro del sistema
inconsciente.
Guías que evitan que
exista las causas.
Impedimento a que
algo suceda mal.
Más barato. Evita
costos de
correcciones
Diseñado
para corregir
efectos de un
hecho
indeseable
Corrigen las
causas del
riesgo que se
detecten
Es el complemento
del detectivo al
originar una
acción luego de la
alarma.
Corrigen la
evasión o falta de
los preventivos.
Ayudan a la
investigación y
corrección de las
causas.
Permite que la
alarma se escuche
y se remedie el
problema.
Mucho más
costoso.
Implican
correcciones y
reprocesos.
Nota: (Estupiñán, 2006)
23
Indistintamente del tipo de control que se esté ejecutando, estas medidas de evaluación son
importantes ya que están direccionadas a la prevención de riesgos, y existe un mayor grado de
confiabilidad de alcanzar los objetivos esperados
2.2.5.4. Información y comunicación
La información es necesaria para que la entidad pueda llevar a cabo sus responsabilidades de
control interno y soportar el logro de sus objetivos. La comunicación es el proceso continuo e
iterativo de proporcionar, compartir y obtener la información necesaria. (Consejo de Auditoría
Interna General de Gobierno , 2014)
2.2.5.5. Actividades de supervisión
Proceso diseñado para verificar la vigencia, calidad y efectividad del sistema de control interno
de la entidad. (Estupiñán, 2006)
Existen varias actividades o formas de realizar la supervisión y el seguimiento del sistema de
control interno como son:
Autoevaluaciones: Revisión y supervisión por parte de la Gerencia.
Supervisiones externas: con la contratación de auditores externos.
Un resumen de la estructura del control interno se presenta en el siguiente gráfico:
24
Figura 7. Resumen de la estructura de control interno
Las empresas trazarán objetivos anuales encaminados a la eficiencia y eficacia de las
operaciones, la confiabilidad de la información financiera, el cumplimiento de las leyes y la
salvaguarda de los recursos que mantiene. Identificarán y evaluarán los riesgos que pongan
en peligro la consecución de estos objetivos; trazarán actividades de control para minimizar
el impacto de estos riesgos; y activarán sistemas de supervisión para evaluar la calidad de
este proceso. Todo lo anterior, con el sostén de un ambiente de control eficaz, y
retroalimentado con un sistema de información y comunicación efectivo. (Auditool.org,
2017)
2.2.6. Informe COSO III
La relación directa que existe entre los objetivos de la entidad, que es lo que la entidad quiere
alcanzar, los componentes, que es lo que se necesita para alcanzarlos y la estructura
organizacional de la entidad. Esta relación se la presenta en forma de cubo.
25
Figura 8. Componentes del Control Interno
Nota: (Instituto de Auditores Internos, 2013)
El Comité de organizaciones patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO, por sus siglas
en inglés) presentó en 1992 la primera versión del Marco Integrado de Control Interno, que
ha sido aceptado alrededor del mundo y se ha convertido en un marco líder en diseño,
implementación y conducción de control interno y evaluación de su efectividad. (González,
2013)
El Comité tenía como principal objetivo definir un nuevo marco conceptual capaz de integrar
las diversas definiciones y conceptos utilizados en el campo del control interno. (González,
2013)
Es por esto que, al ver los avances tecnológicos de manera acelerada en las industrias, el Comité
propuso una versión actualizada del informe COSO en mayo del 2013 a COSO III, la misma
que permitirá que las compañías desenvuelvan su sistema de control interno que ayude en el
proceso de adaptación a los cambios, cumplimiento de los objetivos y apoyo a la toma de
decisiones de manera efectiva y eficiente.
En el siguiente cuadro se detallan los cambios más significativos
26
A nivel general
Tabla 3. Cambios a nivel general COSO I vs COSO III
COSO 1992- Se mantiene: COSO 2013 - Cambia:
Definición del concepto de
Control Interno
Ampliación y aclaración de conceptos con el objetivo de abarcar las
actuales condiciones del mercado y la economía global
Cinco componentes del
control interno
Codificación de principios y puntos de enfoque con aplicación
internacional para el desarrollo y evaluación de la eficacia del
Sistema de Control Interno
Aclaración de la necesidad de establecer objetivos de negocio como
condición previa a los objetivos de control interno
Criterios a utilizar en el
proceso de evaluación de la
eficacia del Sistema de
Control Interno
Extensión de los objetivos de Reporte más allá de los informes
financieros externos, a los de carácter interno y a los no financieros,
tanto externos como internos
Uso del Juicio profesional
para la evaluación de la
eficacia del Sistema de
Control Interno
Inclusión de una guía orientadora para facilitar la supervisión del
Control Interno sobre las operaciones, el cumplimiento y los
objetivos de reporte
Nota: (González, 2013)
A nivel de componentes
Tabla 4. Cambios a nivel de componentes COSO I vs COSO III
Componentes Cambios Representativos
Entorno de Control
Se recogen en cinco principios la relevancia de la integridad y los
valores éticos, la importancia de la filosofía de la administración
y su manera de operar, la necesidad de una estructura organizativa,
la adecuada asignación de responsabilidades y la importancia de
las políticas de recursos humanos
Se explican las relaciones entre los componentes del Control
Interno para destacar la importancia del Entorno de Control
Se amplía la información sobre el Gobierno Corporativo de la
organización, reconociendo diferencias en las estructuras,
requisitos, y retos a lo largo de diferentes jurisdicciones,
sectores y tipos de entidades
27
Se enfatiza la supervisión del riesgo y la relación entre el riesgo
y la respuesta al mismo
Evaluación de Riesgos
Se amplía la categoría de objetivos de Reporte, considerando
todas las tipologías de reporte internos y externos
Se aclara que la evaluación de riesgos incluye la identificación,
análisis y respuesta a los riesgos
Se incluyen los conceptos de velocidad y persistencia de los
riesgos como criterios para evaluar la criticidad de los mismos
Se considera la tolerancia al riesgo en la evaluación de los
niveles aceptables de riesgo
Se considera el riesgo asociado a las fusiones, adquisiciones y
externalizaciones
Se amplía la consideración del riesgo al fraude
Actividades de Control
Se indica que las actividades de control son acciones
establecidas por políticas y procedimientos
Se considera el rápido cambio y evolución de la tecnología
Se enfatiza la diferenciación entre controles automáticos y
Controles Generales de Tecnología
Información y
Comunicación
Se enfatiza la relevancia de la calidad de información dentro
del Sistema de Control Interno
Se profundiza en la necesidad de información y comunicación
entre la entidad y terceras partes
Se enfatiza el impacto de los requisitos regulatorios sobre la
seguridad y protección de la información
Se refleja el impacto que tiene la tecnología y otros
mecanismos de comunicación en la rapidez y calidad del flujo
de información
Actividades de
Monitoreo – Supervisión
Se clarifica la terminología definiendo dos categorías de
actividades de monitoreo: evaluaciones continuas y
evaluaciones independientes
Se profundiza en la relevancia del uso de la tecnología y los
proveedores de servicios externos
Nota: (González, 2013)
28
Figura 9. COSO I (1992) vs COSO III (2013)
Además de sus cinco componentes que fueron descritos en el cuadro anterior, el modelo de
Control Interno COSO 2013 posee diecisiete principios que la administración de toda la
compañía debería implementar.
Tabla 5. Principios de control interno
Ref: (Auditool.org, 2017)
ENTORNO DE CONTROL
•Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos
•Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
•Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad
•Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia
•Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad
EVALUACION DE RIESGOS
•Principio 6: Especifica objetivos relevantes
•Principio 7: Identifica y analiza los riesgos
•Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude
•Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes
ACTIVIDADES DE CONTROL
•Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control
•Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología
•Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos
•Principio 13: Usa información Relevante
29
Ref.: (Auditool.org, 2017)
2.2.7. Métodos de evaluación del control interno
2.2.7.1. Cuestionario
El método de cuestionario consiste en conseguir información por medio de una serie de
preguntas elaboradas con anterioridad, con las cuales se busca conocer las debilidades y
fortalezas del control interno en el manejo de transacciones y operaciones de los distintos
departamentos.
Para la elaboración de las preguntas que intervendrán en el cuestionario se deberá tener en
consideración:
- Redactar las preguntas de acuerdo al nivel de formación que tenga la o las personas a quienes
van a ser dirigidas.
- Las preguntas deben ser encaminadas a cumplir con el objetivo de evaluación del control
interno y no permitir que existan desviaciones del tema.
El objetivo de evaluar el control interno por el método de cuestionarios es analizar las
situaciones existentes, con la opinión de personas que se encuentran involucradas a diario en
los procesos que actualmente se manejan la compañía, estas repuestas deberán ser tabuladas
para identificar las posibles debilidades de control que pueden existir y tomar medidas sobre
ellas.
INFORMACION Y COMUNICACIÓN
•incipio 14: Comunica internamente
•Principio 15: Comunica externamente
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
•Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes
•Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias
30
A continuación, se detalla un ejemplo de modelo de cuestionario que podría ser aplicado al Jefe
de Inventarios de la compañía Distrifastofi Cía. Ltda. para evaluar los procedimientos que
mantiene la compañía y los posibles riesgos existentes.
Cuestionario de control interno:
Tabla 6. Ejemplo de cuestionario de control interno
DISTRIFASTOFI CÍA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
Entrevistado: Jefe de inventarios
Nº Pregunta SI NO
1 ¿Existe un adecuado control de inventarios?
2 ¿Existe una sola persona que se encargue del manejo de los inventarios?
3 ¿Se mantienen tarjetas kardex por cada artículo que posee la compañía?
4 ¿Las tarjetas kardex muestran las cantidades que se mantienen físicamente
almacenadas?
5 ¿Se puede identificar con facilidad la localización de los distintos artículos que
posee Distrifastofi Cía. Ltda.?
6 ¿Se realizan constataciones físicas de la mercadería existente?
7 ¿Se deja constancia de las observaciones que se encontraron en la toma física
del inventario?
8 ¿La compañía mantiene procedimientos para la compra del inventario?
9 ¿Cuentan con procedimientos para la recepción de la mercadería?
10 ¿Cuentan con procedimientos para el correcto almacenamiento del inventario?
11 ¿Se verifica la mercadería cuando entra y sale?
12 ¿Únicamente la persona responsable de la mercadería tiene acceso a ellos?
13 ¿La compañía mantiene un lugar adecuado para el almacenamiento de la
mercadería?
14 ¿Se responsabiliza a la persona encargada del inventario en un 100% de los
faltantes?
15 ¿Se controla que la mercadería fue entregada en su totalidad y conforme a sus
especificaciones y pedidos?
2.2.7.2. Descriptivo
Este método de evaluación de control interno, consiste en redactar los procesos, actividades,
registros y documentos, que son utilizados a diario por los empleados en los distintos
departamentos.
31
Se debe evitar realizar los escritos de forma aislada o subjetiva ya que deberán ser elaborados
junto con el transcurso de las operaciones en sus actividades normales.
Existe cierta limitación en este método de evaluación de control interno ya que, si resulta un
poco dificultoso para una persona expresar ideas por escrito, se puede presentar el riesgo de que
alguna debilidad de control no sea redactada y no se tome medidas sobre ella.
2.2.7.3. Gráfico
El método gráfico consiste en evaluar el control interno por medio de diagramas de flujo,
describiendo paso a paso las actividades que se realizan dentro de un proceso. Se deberá detallar
los pasos que la entidad realiza desde que inicia, autoriza, procesa y hace los respectivos
registros.
El objetivo del diagrama de flujo es entender el proceso completo que realiza Distrifastofi Cía.
Ltda. e identificar las posibles debilidades, riesgos de fraude, desperdicio de recurso y tiempo
de la compañía, etc.
El diseño del flujograma deberá ser elaborado con símbolos o figuras preestablecidas y
determinadas, con el fin de que quienes conozcan su significado puedan interpretar lo que se
plasmó en el gráfico y extraer información útil.
Simbología
Simbolo Significado ¿Para qué se utiliza?
Inicio / Fin Indica el inicio y el final del diagrama de
flujo.
Operación /
Actividad
Símbolo del proceso, representa la
realización de una operación o actividad
relativas a un procedimiento
32
Continuación
Simbolo Significado ¿Para qué se utiliza?
Documento
Representa cualquier tipo de documento
que entra, se utilice, se genere o salga del
procedimiento
Documento con
copias
Representa cualquier tipo de documento
que mantiene copias que entra, se utilice, se
genere o salga del procedimiento
Base de datos
Una lista de información con una estructura
estandarizada que permite la investigación
y la clasificación.
Decisión
Representa el punto del proceso donde son
posibles dos caminos a tomar, dos flechas
que salen del rombo muestran la dirección
del proceso en función de la respuesta real.
Líneas de flujo
Conecta los símbolos señalando el orden en
que se deben realizar las distintas
operaciones.
Conector
Conector dentro de página. Representa la
continuidad del diagrama dentro de la
misma página. Enlaza dos pasos no
consecutivos en una misma página.
Conector de
pagina
Representa la continuidad del diagrama en
otra página. Representa una conexión o
enlace con otra hoja diferente en la que
continua el diagrama de flujo.
SI / NO
SI / NO
33
Ejemplo de flujograma
El siguiente gráfico muestra un ejemplo que representa el proceso que es realizado para la
recepción de mercancía
Figura 10. Ejemplo de flujograma
Nota: (Guía metodológica para la elaboración de un flujograma , 2013)
2.3. Inventarios
2.3.1. Definición
El inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes. El
inventario se convierte en efectivo dentro del ciclo operacional de la compañía y, por
consiguiente, se considera como un activo corriente. (Meigs, Bettner, Haka, & Williams, 2012)
“Los inventarios son activos mantenidos para ser vendidos en el curso normal de la
operación; en proceso de producción con vistas a esa venta; o en forma de materiales o
suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de
servicios”. (Norma Internacional de Contabilidad 2 , 2005)
34
Los inventarios son los artículos o bienes que posee la compañía con la finalidad de volverlos
a vender tal y como fueron adquiridos o para transformarlos en otro tipo de bien y después
venderlos.
2.3.2. Importancia del control de inventarios
“El Control interno sobre los inventarios es importante porque las mercancías son el alma de
un comercializador” (Horngren, Harrison, & Oliver, 2010).
La importancia del control de inventarios:
Permite evaluar el volumen necesario que se debe mantener en stock en bodegas
Identificar los productos que presentan mayor concurrencia en su utilización o en su venta.
Evita perdidas de mercancías.
Previene auto consumos por parte de los empleados.
Mantener el stock necesario para satisfacer las necesidades de venta.
Permite controlar permanentemente los precios y valores de costo, con el fin de establecer
un precio de venta adecuado que le permita obtener a la empresa la mayor ganancia.
2.3.3. Objetivos del control de inventarios
“El inventario representa un porcentaje importante del capital de trabajo de una empresa.
Por lo tanto, el objetivo primero es aumentar la rentabilidad de la organización por medio de
una correcta utilización del inventario, prediciendo el impacto de las políticas corporativas
en los niveles de stock, y minimizando el costo total de las actividades logísticas asegurando
el nivel de servicio entregado al cliente”. (Caldentey & Pizarro, 2016)
2.3.4. Clasificación de los inventarios
Los inventarios se pueden clasificar en:
35
Materia prima.
Este inventario está compuesto por la existencia de aquellos materiales que en una fábrica son
utilizados en la elaboración de los productos finales que vende. (Brito, 2009)
Son los materiales sobre los cuales se realiza la transformación, se identifican plenamente con
el producto elaborado (Bravo Valdivieso & Ubidia Tapia , 2013, pág. 19)
Inventarios de materia semielaborada o productos en proceso:
Como su propio nombre lo indica, son aquellos materiales que han sido modificados por el
proceso productivo de la empresa, pero que todavía no son aptos para la venta. (Fundación
Iberoamericana de Altos Estudios Profesionales, 2014)
Esta clase de inventario también es típico de empresas manufactureras. Está formado por
aquellos productos que están siendo elaborados pero que, para una fecha concreta, aún no han
sido determinados. (Brito, 2009)
Productos terminados.
Son aquellos donde se contabilizan todos los productos que van a ser ofrecidos a los clientes,
es decir que se encuentran aptos para la venta. (Fundación Iberoamericana de Altos Estudios
Profesionales, 2014)
Inventarios de productos terminados se presentan específicamente en empresas fabriles o
manufactureras donde se compran materiales de diferentes tipos y los transforman en un
producto que se encuentra más cercano al consumo humano. (Brito, 2009)
36
2.3.5. Métodos de valuación del inventario
2.3.5.1. Método de promedio ponderado
En este método se determina el valor promedio de las mercaderías que ingresaron a la
empresa, es de fácil aplicación y permite mantener una valoración adecuadas del inventario.
(Bravo, 2013, pág. 137)
El método promedio ponderado consiste en obtener un costo promedio de cada artículo que
posea la compañía, para esto parte del saldo inicial de los inventarios, más las compras
realizadas y menos las devoluciones, por otra parte, se sumaran los respectivos costos y para
obtener el nuevo precio promedio de venta se procederá a dividir los costos totales para el total
de unidades que se mantenga,
2.3.5.2. PEPS – Primeros en entrar, primeros en salir
“La característica que distingue el método PEPS es que los costos de compra más antiguos son
transferidos al costo de los bienes vendidos, mientras que los costos más recientes permanecen
en inventario”. (Meigs, Bettner, Haka, & Williams, 2012)
El método FIFO consiste en que la mercadería que primero ingreso al inventario es decir que
fue comprada, es la primera que estará disponible para la venta, es por esto que el inventario
final constará de los últimos artículos que ingresaron en el inventario.
2.3.6. Control de existencias del inventario
Es importante llevar un control de las existencias del inventario, ya que esto le permitirá a la
compañía satisfacer las necesidades de los clientes de forma adecuada y oportuna.
Este control contiene tres niveles de existencias:
37
2.3.6.1. Existencias máximas
Es la cantidad máxima que requerirá la compañía, es decir que debe mantener en stock por cada
artículo que posea, con el fin de cubrir imprevistos que puedan presentarse en los suministros.
Para determinar las existencias máximas se considerará el siguiente análisis:
El exceso (+) de existencias ocasiona:
Dinero sin movimiento
Capital de trabajo sin retorno
Costos y gastos de bodegaje, manipuleo, registros, control, etc.
La mercadería se puede volver obsoleta.
Se corre el riesgo de prescripción, vencimiento, caducidad.
Por la naturaleza de la mercadería, esta puede cambiar, solidificarse, licuarse, evaporarse,
pierde calidad y se deteriora.
Se pierde la oportunidad de disponer de mercadería nueva, mejores diseños; de tal forma
que algunos artículos se conviertan en objetos de difícil comercialización o expendio.
(Bravo, 2013, pág. 149)
2.3.6.2. Existencias mínimas
Son los niveles mínimos de existencias en los que se tiene que mantener la entidad de cada uno
de sus artículos para satisfacer las necesidades de los consumidores.
Para determinar las existencias mínimas se considerará el siguiente análisis:
EMX = Ventas máximas mensuales
X Tiempo máximo de reemplazo 30 días
EMX = Ventas mínimas mensuales
X Tiempo mínimo de reemplazo 30 días
38
La insuficiencia (-) de existencias, ocasiona:
Pérdida de clientes
Disminución de las ventas
Disminución de las utilidades
Perdida de la imagen de la empresa
Atenta a su liquidez. (Bravo, 2013, pág. 149)
2.3.6.3. Existencias críticas
Es el nivel más bajo al que puede llegar el stock o inventario en el caso que fallen los suministros
normales de los proveedores. Si se llega a este nivel la empresa debe establecer mecanismos
extraordinarios o especiales de compra para atender adecuadamente a los clientes (comerciales)
o para suspender las actividades de producción (manufacturera). (Bravo, 2013, pág. 150)
Para determinar las existencias mínimas se considerará el siguiente análisis:
Las existencias críticas ocasionan:
Problemas
Riesgo declarado
Peligro (Bravo, 2013, pág. 150)
2.3.7. Sistema de registro de inventarios
2.3.7.1. Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico
El sistema de cuenta múltiple o inventario periódico requiere de un inventario físico al
finalizar el período o al momento de emitir estados financieros, con el fin de registrar las
existencias por su valor, cancelar el saldo inicial, cancelar las compras y determinar por
diferencia el costo de ventas, que será un ajuste a la contabilidad. Este sistema es muy
costoso porque la falta de control facilita el fraude. (Fierro & Fierro, 2015)
EMX = Ventas mínimas mensuales
X Tiempo mínimo de reemplazo 30 días
39
Horngren, Harrison, & Oliver manifiesta que:
El sistema de inventarios periódicos se usa por lo general para bienes relativamente poco
costosos. Una tienda de artículos de consumo básico, que en general no dispone de cajas
registradoras con escáner óptico, no lleva un registro corriente de cada pieza de pan ni de
cada llavero que vende. En cambio, el negocio cuenta su inventario en forma periódica para
determinar las cantidades disponibles. Los restaurantes y las pequeñas tiendas al menudeo
(detallistas) también usan el sistema periódico. El sistema periódico, el cual se está volviendo
cada vez menos popular gracias al uso de las computadoras. (Horngren, Harrison, & Oliver,
2010)
Para el control de las existencias en el sistema periódico se lo realiza a través de tarjetas kardex
que permiten mantener un registro y control continuo de cada ítem del inventario, de manera
que se puede conocer la mercadería disponible en todo momento.
2.3.7.2. Sistema de inventario permanente o inventario perpetuo
El sistema de inventario permanente o inventario perpetuo permite a la compañía conoce en
cualquier momento la cantidad física que dispone de cada artículo de su inventario, además de
su costo.
“El sistema de inventarios perpetuos mantiene un registro corriente del inventario y del costo
de los bienes vendidos, es decir, el inventario se actualiza perpetuamente (de forma
constante). Este sistema logra un mejor control sobre el inventario. Aun en un sistema
perpetuo, la empresa debe contabilizar el inventario por lo menos una vez al año. El conteo
físico capta las transacciones de inventarios que no son detectadas por el sistema electrónico
(como aquellas mercancías mal colocadas, robadas o dañadas). El conteo establece la
cantidad correcta de inventario final para los estados financieros y, también, sirve como una
verificación de los registros perpetuos”. (Horngren, Harrison, & Oliver, 2010)
Para Distrifastofi Cía. Ltda. al ser el inventario el alma de la compañía por su actividad
económica de comercializar los suministros, equipos de oficina y computación, entre otros;
realizar la toma física del inventario una vez al año, es decir al cierres del período fiscal como
actualmente lo realiza podría presentar riesgos como robo, pérdidas, deterioro o mal uso de los
mismo al no mantener un control continuo y permanente de las cantidades físicas.
40
Este sistema requiere de una tarjeta kardex para el control de cada uno de los artículos
destinados para la venta.
Ejemplo de tarjeta kárdex
EMPRESA "XXX"
Método: Existencia Máxima:
Artículo: Existencia Mínima:
Código: Unidades de medida:
Fecha Detalle
Entradas Salidas Existencias
C V.U. V.T. C V.U. V.T. C V.U. V.T.
01-01-19 Inventario inicial 100 100,00 10.000,00
02-01-19 Compra de fact. 115 30 120,00 3.600,00 130 104,00 13.600,00
05-01-19 Venta fact 001 40 104,00 4.184,80 90 104.61 9.415,20
Distrifastofi Cía. Ltda. deberá contar con una tarjeta kardex por cada ítem que mantenga en su
inventario.
41
3. SITUACIÓN ACTUAL DE LA COMPAÑÍA
3.1. Análisis externo
A continuación, se realiza un análisis externo de la compañía Distrifastofi Cía. Ltda. de acuerdo
a los factores que afectan a la misma.
3.1.1. Factor político
Los factores político-legales son los referentes a todo lo que implica una posición de poder en
nuestra sociedad, en sus diferentes niveles, que tendrán una repercusión económica.
“Los gobiernos ocupan un lugar preferencial en el análisis del entorno, motivado por varios
aspectos, desde su poder de compra, pasando por su poder legislativo y su capacidad de
apoyar a nuevos sectores mediante políticas de subvenciones, sin olvidar la incidencia de
sus políticas en nuevas inversiones. Por ello es importante desde el punto de vista del análisis
del entorno evaluar las tendencias y sus posibles consecuencias para la empresa a corto y
medio plazo”. (Best Business Service, 2018)
La intervención del gobierno en los negocios afecta la operación de las empresas. Unas de ellas,
como las familiares, son más vulnerables a los vaivenes políticos. (Serebrenik, 2010)
Factor político
Factor económico
Factor tecnológico
Factor social
42
“Particularmente en las empresas familiares tanto su rentabilidad como responsabilidad
social se ven afectadas cuando los gobiernos cambian sus políticas económicas, o en un afán
populista deciden nacionalizar empresas o cuando las economías empiezan a mostrar
inestabilidad y no hay reglas de juego claras para su desarrollo y continuidad”. (Serebrenik,
2010)
“Lo relevante de esta circunstancia es que las empresas familiares contribuyen
sustancialmente al PIB y a la generación de empleos sostenibles en la mayoría de los países,
en condiciones políticas normales. Sin embargo, cuando se nacionaliza una empresa
familiar, (…) se están perdiendo verdaderas fuentes de trabajo, puesto que los empleos
generados por las empresas estatales, crecen en burocracia de manera impresionante, pero
eso no contribuye a ningún índice de productividad”. (Serebrenik, 2010)
Actualmente el Ecuador se encuentra siendo gobernado por el presidente Lenin Moreno el cual
se mantiene en el poder desde el 24 de mayo del 2017.
La compañía Distrifastofi Cía. Ltda. actualmente prefiere mantenerse al margen de lo político
al no pertenecer a ningún partido o ideología política, ya que uno de sus objetivos se basa en
incrementar a diario el volumen de sus ventas que le permitirá ofrecer nuevas fuentes de empleo
y posicionarse en el mercado ecuatoriano. Para Distrifastofi Cía. Ltda. esta decisión representa
una FORTALEZA ya que permite brindar a sus clientes y proveedores la seguridad y confianza
en sus relaciones comerciales.
3.1.2. Factor económico
3.1.2.1. Inflación
La inflación es el incremento general de los precios de bienes y servicios que se encuentren en
el mercado en un determinado período de tiempo, que por lo general es un año.
“La inflación refleja la disminución del poder adquisitivo de la moneda: una pérdida del
valor real del medio interno de intercambio y unidad de medida de una economía. Para medir
el crecimiento de la inflación se utilizan índices, que reflejan el crecimiento porcentual de
una 'cesta de bienes' ponderada. El índice de medición de la inflación es el Índice de Precios
al Consumidor (IPC)”. (El economista , 2018)
43
Según el Banco Central del ecuador presenta la tabla de inflación mensual de la siguiente
manera:
Tabla 7. Inflación mensual
Nota: (Banco Central del Ecuador, 2018)
Como se puede observar en la tabla presentada por el Banco Central del Ecuador la inflación
que se presenta mensualmente es incierta e inestable.
Para las empresas la inestabilidad de la inflación representa una AMENAZA, ya que el alza
excesiva de los precios podría afectar de manera directa en las ventas de la compañía y la
competencia desleal que puede presentarse.
3.1.2.2. La tasa de interés
La tasa de interés es el valor que tiene el dinero en el mercado financiero, cuando existe más
dinero la tasa baja y hay escasez cuando esta sube.
Existen dos tasas de interés que son:
- La tasa activa
- La tasa pasiva
44
La tasa activa
La tasa activa o de colocación, es la que reciben los intermediarios financieros de los
demandantes por los préstamos otorgados. (Banco Central del Ecuador, 2018)
Tabla 8. Tasa de interés activa
Nota: (Banco Central del Ecuador, 2018)
Actualmente Dsitrifastofi Cía. Ltda. no se encuentra pagando ningún crédito otorgado por
alguna institución financiera, lo que representa una OPORTUNIDAD ya que en caso de
requerir alguno, podrá optar por gestionar uno con facilidad a una tasa del 7,63% en caso de
que lo requiera en este momento, cabe mencionar que esto dependerá mucho de la institución
donde se lo solicite ya que este porcentaje puede variar por disposiciones de los organismos de
control.
45
Tasa pasiva
La tasa pasiva o de captación, es la que pagan los intermediarios financieros a los oferentes de
recursos por el dinero captado. (Banco Central del Ecuador, 2018)
La tasa activa siempre será mayor que la pasiva, esta diferencia se denomina margen de
intermediación y permite al intermediario financiero cubrir los costos administrativos y obtener
su margen de utilidad.
Tabla 9. Tasa de interés pasiva
Nota: (Banco Central del Ecuador, 2018)
Actualmente Dsitrifastofi Cía. Ltda. no se encuentra generando ninguna tasa pasiva ni
inversiones en cuentas de ahorro.
3.1.3. Factor tecnológico
- Innovaciones tecnológicas
En la actualidad la tecnología crece de manera significativa, es por esto que Distrifastofi Cía.
Ltda. se mantiene en constantes investigaciones sobre los avances tecnológicos que se presentan
a diario y con la finalidad de brindar a sus clientes un bien que satisfaga sus necesidades. Esto
representa una OPORTUNIDAD para la compañía ya que le permitirá posicionarse en el
mercado.
46
Distrifastofi Cía. Ltda. mantiene un amplio sistema software que le permite mantener un control
eficiente de sus inventarios, pero la falta de conocimiento y preparación del personal sobre este
sistema representa una DEBILIDAD para la compañía, ya que el contador es el único que
maneja de forma clara el software.
- Comercio electrónico
“El comercio electrónico, también conocido como e-commerce (electronic commerce en
inglés), consiste en la compra y venta de productos o de servicios a través de Internet y otras
redes informáticas, usando como forma de pago medios electrónicos, como las tarjetas de
crédito. La cantidad de comercio electrónico ha crecido en gran manera debido a Internet”.
(Ministerio de telecomunicaciones y de la sociedad de la información, 2015)
Para Distrifastofi Cía. Ltda. representa una FORTALEZA el comercio electrónico ya que la
compañía brinda a sus clientes de manera constante boletines informativos sobre aspectos
tributarios, e incluye junto a ellos publicidad ofertando su amplia línea de productos.
Además, cuenta con una página en Facebook que les permite a sus clientes conocer de los
productos que oferta la compañía, un correo electrónico para receptar todos sus requerimientos
y de manera inmediata enviar las proformas solicitadas para cumplir las necesidades y
expectativas de los clientes.
Esto le ha permitido a la compañía darse a conocer en varios sectores del país incrementando
sus ventas de manera significativa y que representará una OPORTUNIDAD para Distrifastofi
Cía. Ltda. para posicionarse en el mercado.
3.1.4. Factor social
En la actualidad se puede observar notoriamente que la falta de tiempo en la vida de las personas
es más común, es por esto que para las compañías que ofrecen un bien o un servicio al
consumidor se ha transformado prácticamente en una obligación para alcanzar el existo, optar
por implementar el servicio a domicilio, ya sea mediante llamadas telefónicas o por internet
para lograr su acogida.
47
“Delivery (reparto o entrega) es una actividad parte de la función logística que tiene por
finalidad colocar bienes, servicios e información directo en el lugar de consumo (Al cliente
final). En el ámbito empresarial, la gestión del delivery se preocupa del diseño, planificación,
implementación y mejoramiento de los flujos asociados a la entrega, generalmente sujeta a
restricciones de tiempos y costos”.
Para Distrifastofi Cía. Ltda. la entrega a domicilio representa una FORTALEZA ya que su
lema se basa en “entregamos sus pedidos puerta a puerta sin recargo adicional”, permitiendo a
sus clientes ahorrar su tiempo.
3.2. Análisis Interno
Actualmente DISTRIFASTOFI CIA. LTDA. en toda su trayectoria abasteciendo a sus clientes
de suministros de oficina, limpieza, de computación y de cafetería a domicilio, no cuenta con
procedimientos adecuados para el manejo y control de sus inventarios en las adquisiciones,
recepciones, almacenamientos y venta de los mismos.
Es por esto que se ha visto la necesidad de elaborar un sistema de inventarios que le permitirá
mejorar los niveles de eficiencia en el registro y control de sus operaciones.
Los procedimientos de mayor movimiento y en los que la compañía requerirá implantar un
sistema que le permitan controlar el manejo de los mismos son:
La determinación de la necesidad
Cotizaciones y selecciones de las mejores ofertas
Adquisiciones
Recepción del inventario
Almacenamiento del inventario
Registro en bodega
Registro en contabilidad
Control del inventario
48
3.2.1. Análisis realizado a los procedimientos actuales relacionados en el manejo de
inventarios
Por medio de cuestionarios de control interno que se aplicó al personal de la compañía, me
permitió conocer cómo se encuentran los procedimientos relacionados al manejo del inventario
en la actualidad y los posibles riesgos que se pueden presentar.
A continuación, se detallan los criterios con los que se calificaron los cuestionarios de control
interno.
Tabla 10. Calificaciones para cuestionarios de control interno
Calificación Criterio
0 -Cuando la compañía no posee documentos o no se realizan las actividades.
-Cuando el personal carece de conocimientos o no existe control alguno.
5
-Cuando la compañía conoce las políticas o procedimientos, sin embargo, no
se realizan de manera permanente.
-No existe un control continuo.
-No existe suficiente preparación del personal.
10
- La compañía conoce los procedimientos y los realiza de forma permanente.
- Si existe un control continuo y los documentos son utilizados de forma
correcta.
Autor: Blanca Quishpe
3.2.1.1. Determinación de la necesidad
La evaluación de la determinación de la necesidad se la realizó a través de un cuestionario de
control interno en el que se incluyeron actividades básicas que se deberían aplicar en este
procedimiento.
49
Tabla 11.Cuestionario de control interno para determinación de la necesidad del inventario
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
DETERMINACION DE LA NECESIDAD
Objetivo: Determinar los procedimientos que realiza actualmente la compañía para la determinación de
la necesidad de inventario.
Entrevistado: Bodeguero / Repartidor
N° Pregunta Respuestas Ponde-
ración
Califica-
ción Observación
SI NO
1
¿Existen procedimientos escritos que ayuden
al personal a determinar cuando existe la
necesidad de solicitar nuevo inventario?
X 10 0
2
¿Existe un análisis que determine cuáles son
las cantidades máximas y mínimas que
debería mantener cada ítem del inventario?
X 10 0
“Se revisa cuanto
se vendió el mes
anterior y más o
menos se pide lo
mismo”.
3
¿La persona encargada de determinar la
necesidad del inventario dispone de
experiencia y conocimientos en el tema?
X 10 5
Existe mucha
rotación del
personal para
este puesto
4
¿La persona encargada de realizar el
requerimiento del inventario verifica las
existencias físicas antes de realizar el pedido?
X 10 5
5
¿No se han presentado inconvenientes tales
como falta o exceso de inventarios, productos
dañados o deteriorados?
X 10 0
Por
desconocimiento
del personal
nuevo
6
¿Existe un control de parte de los directivos
en las actividades de determinación de la
necesidad?
X 10 5
7 ¿Se presenta un informe detallado de todo el
inventario que se requiere? X 10 0
8
¿Existe un control frecuente para determinar
si se están realizando correctamente la
determinación de la necesidad?
X 10 5
No existe un
control regular a
dicha actividad.
Total 80 20
Nota: Describe los parámetros analizados en la necesidad de inventarios
Elaborado por: Blanca Quishpe
50
Para determinar el riesgo de control en la determinación de la necesidad del inventario se aplicó
las siguientes fórmulas
Nivel de confianza:
Nivel de confianza = Calificación obtenida
* 100 Ponderación total
Nivel de confianza = 20
* 100 80
Nivel de confianza = 25%
Riesgo de control:
Riesgo de control = 100% - Nivel de confianza
Riesgo de control = 100% - 25%
Riesgo de control = 75%
Matriz de riesgo
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% -50% 51% - 75% 76% - 95%
85% -50% 49% - 25% 24% - 5%
ALTO MODERADO BAJO
NIVEL DE RIESGO
Luego de la aplicación del cuestionario realizado al bodeguero / repartidor se puede concluir
que existieron algunas DEBILIDADES, entre las que se puede describir las siguientes:
Las actividades que se desarrollan para la determinación de la necesidad tiene un nivel de
confianza del 25% (bajo) y un nivel de riesgo del 75% (alto), esto se debe a aspectos como:
51
Los procedimientos que Distrifastofi Cía. Ltda. realiza actualmente para determinar que
existe la necesidad de requerir un nuevo inventario, no se encuentran bien definidas y escritas
en documentos que sirva de herramienta de apoyo para el personal.
La compañía no ha evaluado los niveles mínimos y máximos que debe mantener cada ítem
del inventario, razón por la cual existe el riesgo de desabastecimiento o sobreabastecimiento.
A pesar de que la compañía contrate personas con experiencia en el manejo de inventarios,
la alta rotación de personal en el área de bodega y la falta de procedimientos escritos, no
permite que se aplique de forma correcta todas las actividades para determinar que existe la
necesidad de requerir nuevo inventario, esto ha ocasionado a veces que la compañía no pueda
cubrir los requerimientos de sus clientes.
No existe una revisión de las existencias físicas que se mantiene en la bodega y si se requiere
realmente solicitar nueva mercadería.
3.2.1.2. Cotización y selección de la mejor oferta
La evaluación de la cotización y selección de la mejor oferta se la realizó a través de un
cuestionario de control interno en el que se incluyeron actividades básicas que se deberían
aplicar en este procedimiento.
52
Tabla 12.Cuestionario de control interno para la cotización y selección de la mejor oferta
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COTIZACIÓN Y SELECCCIÓN DE LA MEJOR OFERTA
Objetivo: Determinar los procedimientos que realiza actualmente la compañía para la cotización y
selección de la mejor oferta
Entrevistado: Jefe Administrativo – Financiero
N° Pregunta Respuestas Ponde-
ración
Califi-
cación Observación
SI NO
1 ¿Existen procedimientos escritos que sirva
de guía para seleccionar un proveedor que
beneficie a la compañía en calidad y costo?
X 10 0
2 ¿Se realiza un listado de posibles
proveedores? X 10 10
3 ¿Se realiza una revisión del inventario que
se va a solicita la cotización antes de enviar
a los proveedores?
X 10 10
4 Cuando se recibe las ofertas ¿Se realiza un
análisis individual de las cotizaciones antes
de elegir al proveedor definitivo?
X 10 10
5 ¿La empresa guarda en archivos las ofertas
recibidas? X 10 0
Total 50 30
Nota: Describe los parámetros analizados en la cotización y selección de la mejor oferta
Para determinar el riesgo de control en la cotización y selección de la mejor oferta se aplicó las
siguientes fórmulas
Nivel de confianza:
Nivel de confianza = Calificación obtenida
* 100 Ponderación total
Nivel de confianza = 30
* 100 50
Nivel de confianza = 60%
53
Riesgo de control:
Riesgo de control = 100% - Nivel de confianza
Riesgo de control = 100% - 60%
Riesgo de control = 40%
Matriz de riesgo
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% -50% 51% - 75% 76% - 95%
85% -50% 49% - 25% 24% - 5%
ALTO MODERADO BAJO
NIVEL DE RIESGO
Luego de la aplicación del cuestionario realizado al Jefe Administrativo - Financiero se puede
concluir que existieron algunas DEBILIDADES, entre las que se puede describir las siguientes:
Las actividades que se desarrollan en la cotización y selección de la mejor oferta tiene un
nivel de confianza del 60% (moderado) y un nivel de riesgo del 40% (moderado), esto nos
permite conocer que, si existe un control sobre el riesgo, pero es necesario tomar en cuenta
aspectos que permitan aumentar el nivel de confianza y minimizar el riesgo como son que:
Los procedimientos que Distrifastofi Cía. Ltda. realiza actualmente para la cotización y
selección de la mejor oferta, no se encuentran bien definidas y escritas en documentos que
sirva de herramienta de apoyo para seleccionar al proveedor que beneficie en calidad y costo
a la compañía
La compañía no considera necesario mantener un archivo de las ofertas recibidas.
3.2.1.3. Adquisiciones
La evaluación para las adquisiciones se la realizo a través de un cuestionario de control interno
en el que se incluyeron actividades básicas que se deberían aplicar en este procedimiento.
54
Tabla 13.Cuestionario de control interno para la adquisición del inventario
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
ADQUISICIONES DEL INVENTARIO
Objetivo: Determinar los procedimientos que realiza actualmente la compañía para la adquisiciones
del inventario
Entrevistado: Jefe Administrativo – Financiero
N° Pregunta Respuestas
Ponde-
ración
Califica-
ción Observación
SI NO
1 ¿Existen procedimientos escritos que
sirva de guía, cuando se requiera
adquirir inventario?
X 10 0
2 ¿Se verifican las existencias físicas
antes de realizar el pedido del
inventario?
X 10 5
3 ¿La compañía solicita muestras de los
inventarios para evaluar su calidad? X 10 0
4 ¿Existe autorización de Gerencia para
la adquisición de los inventarios? X 10 10
5
¿El Jefe Administrativo - Financiero
dispone constataciones físicas para
determinar que el inventario
solicitado es el necesario?
X 10 5
Se lo realiza
para ciertas
adquisiciones
6 ¿Se realizan los pedidos en base a
órdenes de compra u otros
documentos que respalden la compra?
X 10 0
7 ¿Se envía reportes a Gerencia de la
mercadería que fue solicitada? X 10 5
Cuando la
adquisición
es mínima,
no se reporta.
Total 70 25
Nota: Describe los parámetros analizados en las adquisiciones del inventario
Elaborado por: Blanca Quishpe
Para determinar el riesgo de control en las adquisiciones del inventario se aplicó las siguientes
fórmulas
55
Nivel de confianza:
Nivel de confianza = Calificación obtenida
* 100 Ponderación total
Nivel de confianza = 25
* 100 70
Nivel de confianza = 35,71%
Riesgo de control:
Riesgo de control = 100% - Nivel de confianza
Riesgo de control = 100% - 35,71%
Riesgo de control = 64,29%
Matriz de riesgo
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% -50% 51% - 75% 76% - 95%
85% -50% 49% - 25% 24% - 5%
ALTO MODERADO BAJO
NIVEL DE RIESGO
Luego de la aplicación del cuestionario realizado al Jefe Administrativo - Financiero se puede
concluir que existieron algunas DEBILIDADES, entre las que se puede describir las siguientes:
Las actividades que se desarrollan para la adquisición del inventario tiene un nivel de
confianza del 35,71% (bajo) y un nivel de riesgo del 64,29% (alto), esto se debe a aspectos
como:
Los procedimientos que Distrifastofi Cía. Ltda. realiza actualmente para la adquisición de
inventarios, no se encuentran bien definidas y escritas en documentos que sirva de
herramienta de apoyo para el personal que lo realice.
56
La compañía no cree necesario solicitar una muestra a los proveedores cuando se trate de un
producto nuevo para evaluar su calidad.
Distrifastofi Cía. Ltda. no cuenta con documentos que respalden la compra del inventario.
3.2.1.4. Recepción
La evaluación para la recepción de los inventarios se lo realizo a través de un cuestionario de
control interno en el que se incluyeron actividades básicas que se deberían aplicar en este
procedimiento.
Tabla 14.Cuestionario de control interno para la recepción del inventario
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
RECEPCION DEL INVENTARIO
Objetivo: Determinar los procedimientos que realiza actualmente la compañía para la recepción
del inventario
Entrevistado: Jefe de inventarios
N° Pregunta Respuestas Pondera-
ción
Califica-
ción Observaciones
SI NO
1
¿Existen procedimientos escritos
que sirva de apoyo y guía en la
recepción del inventario?
X 10 0
2 ¿Se verifica que la factura contenga
el inventario que fue solicitado? X 10 10
3 ¿Se verifica el inventario físico con
la factura? X 10 10
4 ¿Se revisa las condiciones en que se
encuentra en inventario? X 10 10
Total 40 30
Nota: Describe los parámetros analizados en las recepciones del inventario
Elaborado por: Blanca Quishpe
Para determinar el riesgo de control en las recepciones del inventario se aplicó las siguientes
fórmulas
57
Nivel de confianza:
Nivel de confianza = Calificación obtenida
* 100 Ponderación total
Nivel de confianza = 30
* 100 40
Nivel de confianza = 75%
Riesgo de control:
Riesgo de control = 100% - Nivel de confianza
Riesgo de control = 100% - 75%
Riesgo de control = 25%
Matriz de riesgo
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% -50% 51% - 75% 76% - 95%
85% -50% 49% - 25% 24% - 5%
ALTO MODERADO BAJO
NIVEL DE RIESGO
Luego de la aplicación del cuestionario realizado al Jefe de Inventarios se puede concluir que
existieron algunas DEBILIDADES, entre las que se puede describir la siguiente:
Las actividades que se desarrollan en las recepciones del inventario tiene un nivel de
confianza del 75% (moderado) y un nivel de riesgo del 25% (moderado), esto nos permite
conocer que, si existe un control sobre el riesgo, pero es necesario tomar en cuenta un aspecto
importante como es que:
Los procedimientos que Distrifastofi Cía. Ltda. realiza actualmente en la recepción de
inventarios, no se encuentran bien definidas y escritas en documentos que sirva como
herramienta de apoyo y control, para evitar riegos como faltantes, sobrantes o inventario en
mal estado.
58
3.2.1.5. Almacenamiento
La evaluación para el almacenamiento de los inventarios se lo realizo a través de un cuestionario
de control interno en el que se incluyeron actividades básicas que se deberían aplicar en este
procedimiento.
Tabla 15.Cuestionario de control interno del almacenamiento del inventario
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
AMACENAMIENTO DEL INVENTARIO
Objetivo: Determinar los procedimientos que realiza actualmente la compañía en el
almacenamiento del inventario
Entrevistado: Bodeguero / Repartidor
N° Pregunta Respuestas Pondera-
ción Califica-
ción
Observación
SI NO
1
¿Existen procedimientos escritos
que sirva como herramienta de
apoyo y guía para el
almacenamiento correcto del
inventario?
X 10 0
2 ¿Para el almacenamiento del
inventario se solicita la factura y se
almacena de forma conjunta?
X 10 10
3 ¿Se revisa que la cantidad recibida
para el almacenamiento sea la que
fue facturada?
X 10 10
4
¿Se realizan informes para
presidencia de las novedades que
se hayan presentado en el
almacenamiento del inventario?
X 10 0
5 ¿Se lleva un control de los
suministros que están ingresando a
la bodega?
X 10 10
6
¿La Compañía mantiene
documentos que respalden el
almacenamiento de los
inventarios?
X 10 0
7 ¿Se puede identificar con claridad
la ubicación de cada artículo que
se mantiene en la bodega?
X 10 10
Total 70 40
Nota: Describe los parámetros analizados en el almacenamiento del inventario
Elaborado por: Blanca Quishpe
59
Para determinar el riesgo de control en el almacenamiento del inventario se aplicó las siguientes
fórmulas
Nivel de confianza:
Nivel de confianza = Calificación obtenida
* 100 Ponderación total
Nivel de confianza = 40
* 100 70
Nivel de confianza = 57%
Riesgo de control:
Riesgo de control = 100% - Nivel de confianza
Riesgo de control = 100% - 57%
Riesgo de control = 43%
Matriz de riesgo
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% -50% 51% - 75% 76% - 95%
85% -50% 49% - 25% 24% - 5%
ALTO MODERADO BAJO
NIVEL DE RIESGO
Luego de la aplicación del cuestionario realizado al bodeguero / repartidor se puede concluir
que existieron algunas DEBILIDADES, entre las que se puede describir las siguientes:
Las actividades que se desarrollan en el almacenamiento del inventario tiene un nivel de
confianza del 57% (moderado) y un nivel de riesgo del 43% (moderado) , esto nos permite
conocer que si existe un control sobre el riesgo, pero es necesario tomar en cuenta ciertos
aspectos que le permitirán a la compañía reducir su riesgo, estos son:
60
Los procedimientos que Distrifastofi Cía. Ltda. realiza actualmente para el almacenamiento
del inventario, no se encuentran bien definidas y escritas en documentos que sirva como
herramienta de apoyo para el correcto almacenamiento del inventario, con la finalidad de
evitar daños y fácil acceso a los mismos.
La Compañía no cree necesario la elaboración de informes que reporten a la directiva las
novedades que pueden presentarse en el almacenamiento del inventario, esto ayudaría a
Distrifastofi Cía Ltda. a tomar decisiones oportunas.
3.2.1.6. Registro en bodega
La evaluación para el registro en bodega del inventario se lo realizo a través de un cuestionario
de control interno en el que se incluyeron actividades básicas que se deberían aplicar en este
procedimiento.
Tabla 16.Cuestionario de control interno para determinar el procedimiento de registro del inventario en
la bodega
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
REGISTRO DEL INVENTARIO EN LA BODEGA
Objetivo: Determinar los procedimientos que realiza actualmente la compañía en el registro del
inventario en bodega
Entrevistado: Bodeguero
N° Pregunta Respuestas Ponde-
ración
Califica-
ción Observación
SI NO
1
¿Existen definidos procedimientos que
sirva como herramienta de apoyo para
un adecuado control de la bodega al
momento de registrar el ingreso del
inventario?
X 10 0
2
¿La persona encargada del registro en
bodega del inventario dispone de
experiencia y conocimientos en el
tema?
X 10 5
Existe mucha
rotación del
personal para este
puesto
3
¿Existe algún formulario o documentos
para registrar el ingreso del inventario a
bodega?
X 10 0
61
4
¿El formulario o documentos en el que
se registra el inventario que ingreso a la
bodega mantienen las firmas de
responsabilidad?
X 10 0
5
¿Se verifica que lo que ingreso a bodega
es lo que realmente la persona
encargada registro en sus documentos?
X 10 0
Total 50 5
Nota: Describe los parámetros analizados en el registro del inventario en la bodega
Elaborado por: Blanca Quishpe
Para determinar el riesgo de control en registro del inventario en la bodega se aplicó las
siguientes fórmulas
Nivel de confianza:
Nivel de confianza = Calificación obtenida
* 100 Ponderación total
Nivel de confianza = 5
* 100 50
Nivel de confianza = 10%
Riesgo de control:
Riesgo de control = 100% - Nivel de confianza
Riesgo de control = 100% - 10%
Riesgo de control = 90%
Matriz de riesgo
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% -50% 51% - 75% 76% - 95%
85% -50% 49% - 25% 24% - 5%
ALTO MODERADO BAJO
NIVEL DE RIESGO
62
Luego de la aplicación del cuestionario realizado al bodeguero/ repartidor se puede concluir
que existieron algunas DEBILIDADES, entre las que se puede describir las siguientes:
Los procedimientos y actividades que se desarrollan en el registro del inventario en bodegas
tiene un nivel de confianza del 10% (bajo) y un nivel de riesgo del 90% (alto), los aspectos
que influyen que la compañía posea un nivel de riesgo alto se deben a:
Los procedimientos que Distrifastofi Cía. Ltda. realiza actualmente para el registro del
inventario en la bodega, no se encuentran bien definidas y escritas en documentos que sirva
como herramienta de apoyo para su correcto registro.
La falta de capacitaciones al bodeguero y la alta rotación de personal que existe en este
cargo, no les permite tener un conocimiento total del procedimiento que se debe aplicar para
el registro en bodega del inventario recibido. El bodeguero únicamente registra los ingresos
en un formato Excel de su propiedad y que no es revisado por ninguna autoridad de la
compañía.
No existe el control por un tercero de la mercadería que está ingresando físicamente a la
bodega.
3.2.1.7. Registro en contabilidad
La evaluación para el registro en contabilidad del inventario se lo realizo a través de un
cuestionario de control interno en el que se incluyeron actividades básicas que se deberían
aplicar en este procedimiento.
63
Tabla 17.Cuestionario de control interno para determinar los procedimientos del registro contable
Nota: Describe los parámetros analizados en el registro contable del inventario
Elaborado por: Blanca Quishpe
Para determinar el riesgo de control en el registro contable del inventario se aplicó las siguientes
fórmulas
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
REGISTRO CONTABLE DEL INVENTARIO
Objetivo: Determinar los procedimientos que realiza actualmente la compañía en el registro contable
del inventario
Entrevistado: Contador
N° Pregunta Respuestas Ponde-
ración
Califica-
ción Observación
SI NO
1
¿Existen definidos procedimientos
contables que sirva como herramienta
de apoyo para el tratamiento del
inventario?
X 10 0
2
¿La persona encargada del registro
contable dispone de experiencia y
conocimientos en el tema?
X 10 10
3
¿La persona responsable mantiene un
detalle del inventario debidamente
valorados?
X 10 10
4
¿Se mantienen detalles del inventario de
lenta rotación y se comunica al
directorio para la toma de decisiones?
X 10 10
5 ¿Se mantienen detalles del inventario
deteriorado? X 10 10
6
¿Se realizan los asientos para dar de
baja los inventarios una vez que se
encuentren autorizados?
X 10 10
7
¿Existe algún documento formal para
dejar constancia de la baja del
inventario?
X 10 10
8
¿Los ajustes del inventario por pérdidas
son registrados a una cuenta por cobrar
al responsable de su manejo?
X 10 10
Total 80 70
64
Nivel de confianza:
Nivel de confianza = Calificación obtenida
* 100 Ponderación total
Nivel de confianza = 70
* 100 80
Nivel de confianza = 88%
Riesgo de control:
Riesgo de control = 100% - Nivel de confianza
Riesgo de control = 100% - 88%
Riesgo de control = 13%
Matriz de riesgo
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% -50% 51% - 75% 76% - 95%
85% -50% 49% - 25% 24% - 5%
ALTO MODERADO BAJO
NIVEL DE RIESGO
Los procedimientos y actividades que se desarrollan en el registro contable del inventario tiene
un nivel de confianza del 88% (alto) y un nivel de riesgo del 13% (bajo), esto me permite
conocer que, si existe un control sobre el riesgo, pero es necesario tomar en cuenta la
elaboración procedimientos para el registro y control contable.
3.2.1.8. Salida el inventario
La evaluación sobre la salida del inventario se lo realizó a través de un cuestionario de control
interno en el que se incluyeron actividades básicas que se deberían aplicar en este
procedimiento.
65
Tabla 18.Cuestionario de control interno para determinar los procedimientos de salida del inventario
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
SALIDA DEL INVENTARIO
Objetivo: Determinar los procedimientos que realiza actualmente la compañía en la salida de los
inventarios.
Entrevistado: Bodeguero / Repartidor
N° Pregunta Respuestas Ponde-
ración
Califica-
ción Observación
SI NO
1
¿Existen definidos procedimientos
contables que sirva como
herramienta de apoyo cuando la
compañía requiera la salida de sus
inventarios?
X 10 0
2 ¿El bodeguero solicita la factura para
realizar la salida del inventario? X 10 0
El bodeguero realiza
la salida del
inventario únicamente
por que le comunican
verbalmente
3
¿El bodeguero es la única persona
que tendrá acceso al inventario para
gestionar su salida?
X 10 0
4
¿Se verifica que el inventario que se
encuentra facturado es el que salió de
la bodega?
X 10 5
En ciertas ocasiones
que se encuentran con
tiempo
Total 40 5
Nota: Describe los parámetros analizados en la salida del inventario.
Para determinar el riesgo de control cuando existe la salida del inventario se aplicó las
siguientes fórmulas
Nivel de confianza:
Nivel de confianza = Calificación obtenida
* 100 Ponderación total
Nivel de confianza = 4
* 100 40
Nivel de confianza = 13%
66
Riesgo de control:
Riesgo de control = 100% - Nivel de confianza
Riesgo de control = 100% - 13%
Riesgo de control = 88%
Matriz de riesgo
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% -50% 51% - 75% 76% - 95%
85% -50% 49% - 25% 24% - 5%
ALTO MODERADO BAJO
NIVEL DE RIESGO
Luego de la aplicación del cuestionario realizado al bodeguero se puede concluir que existieron
algunas DEBILIDADES entre las que se puede describir las siguientes:
Los procedimientos y actividades que se desarrollan en las salidas del inventario tiene un
nivel de confianza del 13% (bajo) y un nivel de riesgo del 88% (alto), los aspectos que
influyen que la compañía posea un nivel de riesgo alto se deben a:
La compañía no mantiene procedimientos que sirvan de apoyo para controlar las salidas del
inventario, motivo por el cual el bodeguero entrega la mercadería por solicitudes que le hace
verbalmente y únicamente en ciertas ocasiones puede validar la factura de la venta con lo
que entrego físicamente.
No se mantiene una política en la que se prohíba el ingreso de terceras personas a la bodega
3.2.1.9. Control
La evaluación para el control del inventario se lo realizó a través de un cuestionario de control
interno en el que se incluyeron actividades básicas que se deberían aplicar en este
procedimiento.
67
Tabla 19.Cuestionario de control interno para determinar los procedimientos de control del inventario
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
CONTROL DE INVENTARIOS
Objetivo: Determinar los procedimientos que realiza actualmente la compañía para llevar un control
del manejo de inventarios
Entrevistado: Jefe del inventario
N° Pregunta Respuestas Ponde-
ración
Califica-
ción Observación
SI NO
1
¿La compañía cuenta con políticas y
procedimientos para el control del
inventario?
X 10 0
2
¿Se realizan constataciones físicas de
forma periódica del inventario para
comparar lo que se encuentra registrado
en libros?
X 10 5
La toma física del
inventario se lo
realiza una vez al año
3
¿Son reportadas las diferencias
encontradas en la constatación física a
Gerencia?
X 10 5
En ciertas ocasiones
las diferencias que
cree no ser
representativas no son
reportadas a Gerencia
4
¿Se realizan comparaciones de manera
periódica entre los detalles extracontables
y los mayores?
X 10 0
5
¿La compañía cuenta con documentos de
legalización y aprobación para dar de baja
el inventario y autorizar la salida del
mismo?
X 10 10
6
¿El responsable del inventario conoce los
procedimientos que debe seguir para
darlos de baja?
X 10 10
7 ¿El inventario en las estanterías es de fácil
manejo e identificación? X
10 5
Ciertos productos no
se encuentran
clasificados.
8 ¿Se realizan arqueos sorpresivos del
inventario? X 10 0
Total 80 35
Nota: Describe los parámetros analizados sobre el control de los inventarios
Elaborado por: Blanca Quishpe
Para determinar el riesgo de control que existe en los inventarios, se aplicó las siguientes
fórmulas
68
Nivel de confianza:
Nivel de confianza = Calificación obtenida
* 100 Ponderación total
Nivel de confianza = 35
* 100 80
Nivel de confianza = 44%
Riesgo de control:
Riesgo de control = 100% - Nivel de confianza
Riesgo de control = 100% - 44%
Riesgo de control = 56%
Matriz de riesgo
NIVEL DE CONFIANZA
BAJO MODERADO ALTO
15% -50% 51% - 75% 76% - 95%
85% -50% 49% - 25% 24% - 5%
ALTO MODERADO BAJO
NIVEL DE RIESGO
Luego de la aplicación del cuestionario realizado al Jefe del Inventario de la compañía se puede
concluir que existieron algunas DEBILIDADES, entre las que se puede describir las siguientes:
Los procedimientos y actividades que se desarrollan para un adecuado control de los
inventarios tiene un nivel de confianza del 44 % (bajo) y un nivel de riesgo del 56% (alto),
esto se presenta debido a varios factores como:
La compañía no mantiene políticas y procedimientos que sirvan de apoyo para llevar un
control adecuado del inventario.
Para Distrifastofi Cía. Ltda. el inventario es la parte fundamental del negocio, es por esto
que realizar la toma física una vez al año como lo hace actualmente la compañía no es
suficiente control para evitar el riesgo de pérdidas, robo, inconsistencias con lo que se
encuentra registrado en los libros contables o su deterioro. Además de que las diferencias
encontradas en la constatación física no siempre son reportadas a la gerencia.
69
La compañía no mantiene como política realizar arqueos sorpresivos para verificar que lo
que se encuentre en libros sea lo que se mantiene en bodega.
3.3. Matriz resumen
Fortalezas
• Confianza y seguridad a sus clientes en las
relaciones comerciales
• Promocionar sus bienes por medio de redes
sociales y páginas web.
• Entregas a domicilio sin recargo adicional.
Oportunidades
• No endeudamiento en instituciones
financieras y fácil acceso a uno por su
historial crediticio.
• Estudio del sector comercial.
• Constantes actualizaciones en
avances tecnológicos
Debilidades
• Insuficiencia de capacitación al personal para
el uso y manejo del sistema de la compañía.
• No cuenta con de procedimientos en el manejo
y control de los inventarios.
• Alta rotación del personal encargado del
manejo del inventario.
• Desconocimiento sobre los niveles máximos y
mínimos que debe mantener cada ítem del
inventario.
• La limitada supervisión por parte de las
autoridades a las actividades que se realizan en
la compañía.
• Distrifastofi Cía. Ltda. no cuenta con los
documentos necesarios que respalden o
autoricen las transacciones realizadas.
Amenazas
• Inestabilidad en los precios debido a
la inflación
• Competencia desleal.
70
4. “PROPUESTA DE UN SISTEMA DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA
DESTRIFASTOFI CIA. LTDA. UBICADA EN LA CUIDAD DE QUITO,
PROVINCIA DE PICHINCHA”
“Las empresas que se manejan con éxito y tienen buenas utilidades son las que planean bien y
con anticipación todas sus decisiones y operaciones. Una de las bases principales de la
prevención es el establecimiento de las políticas que han de regir las operaciones futuras.”
(García, 2008).
4.1. Direccionamiento estratégico
4.1.1. Propuesta de una misión, visión y valores para la empresa Distrifastofi Cía. Ltda.
A continuación, se propone a la compañía pautas que le permitirán alcanzar sus objetivos, sin
antes definir de qué se trata cada término.
Misión: “este punto es el que te permite definir lo que será tu empresa, a que se dedicará y
cuales elementos te harán diferenciarte del resto. Por lo que básicamente es el punto de partida
de tu negocio y tanto los empleados como los clientes la deben tener siempre presente”. (Foro
empresarial impulsa , 2015)
Visión: “podríamos denominarlo como el SUEÑO, es una declaración de aspiraciones de la
empresa a mediano o largo plazo, es la imagen a futuro de cómo deseamos que sea la empresa
más adelante. Su propósito es ser el motor y la guía de la organización para poder alcanzar el
estado deseado”. (Florido, 2017)
Valores: “son las cualidades y las creencias de la empresa. Son los que permiten tomar
decisiones asertivas y definir la conducta del equipo de trabajo. Además, son los que definen la
identidad”. (Foro empresarial impulsa , 2015)
71
Misión propuesta
Ser la primera opción de compra de sus clientes, trabajar con responsabilidad, respeto y
eficiencia para proveer productos de oficina, limpieza y cafetería de alta calidad, brindando una
experiencia de compra única y rápida con su servicio a domicilio.
Visión propuesta
Ser en cinco años una compañía posicionada en el mercado ecuatoriano, proveedora de
importantes marcas nacionales de la mejor calidad y acorde a los avances científicos y
tecnológicos en suministros de oficina, computación y limpieza, con un talento humano
competitivo y comprometido en sus labores para entera satisfacción de los clientes y
proveedores.
Valores corporativos propuestos
Responsabilidad: Realizar labores de la mejor manera, asumir las consecuencias de
nuestros actos para que no salgan perjudicadas otras personas.
Honestidad: Actuar con claridad, transparencia, integridad e imparcialidad.
Respeto: Crear un ambiente de trabajo libre de discriminación, valorando y tolerando los
defectos y actitudes de las personas.
Lealtad: Mantener una fidelidad y rectitud a los compañeros y a la compañía para no
perjudicarlos al divulgar nuestras experiencias.
Trabajo en equipo: Combinar actitudes y destreza para obtener resultados de calidad.
Confidencialidad: Demostrar a los clientes y compañeros que son personas que reflejan
seguridad, confianza y fidelidad.
Políticas propuestas
Satisfacer a los clientes de manera inmediata sus necesidades y peticiones.
Garantizar que los productos son de alta calidad y se encuentran en buenas condiciones.
Proteger y utilizar de manera adecuada los bienes y recursos de la compañía.
Fomentar el trabajo en equipo en todos los niveles de la organización.
72
4.2. Estructura organizacional
La carencia de un organigrama estructural actualizado y la segregación de las funciones de cada
departamento, no permiten al personal que labora en la compañía conocer sus funciones y
responsabilidades, generando el riesgo de que exista duplicación de tareas, mano de obra ociosa
y evasión de responsabilidades. Es por esto que al ver la necesidad de la Compañía se propone
a continuación un organigrama estructural y la descripción de funciones que mantendrá el
personal de acuerdo al cargo que ocupe dentro de la compañía:
Funciones de la Junta General de Accionistas
- Designar al Representante de la entidad y demás directorio principal que será
responsable de la administración de los bienes y recursos de la Compañía y sus
retribuciones.
- Conocer y aprobar los Estados Financieros.
- Determinar la forma de distribución de los beneficios de la Compañía.
- Seleccionar a los Auditores Externos, en caso de que la Compañía lo requiera.
Junta General de Socios
Bodeguero Repartidor
Jefe de Ventas Jefe Administrativo -
Financiero
Gerente General
Contador General Jefe de inventarios Recursos Humanos
73
Funciones del Gerente General
- Es el representante legal de la empresa y en ese sentido deberá velar por el cumplimiento de
todos los requisitos legales que afecten los negocios y operaciones de ésta.
- Planificar de manera estratégica las actividades de la empresa mediante la designación de
políticas y alcanzar los objetivos de la Compañía a corto, mediano y largo plazo mediante la
elaboración de presupuestos y balances proyectados.
- Tomar decisiones que le permitan a la compañía encaminar el rumbo hacia el cumplimiento
de sus objetivos.
- Guiar en las negociaciones que beneficien a la entidad.
- Conocer de los avances tecnológicos y proporcionar a sus clientes bienes de calidad y con
lo último de su tecnología.
- Diseñar un clima organización que permita al personal desarrollarse dentro de la compañía.
- El gerente general es responsable en forma complementaria a las obligaciones del directorio,
y reporta a éste acerca del desempeño de la empresa.
Funciones del Jefe Administrativo – Financiero
- Desarrollar, mantener y dirigir una organización, con los registros necesarios para controlar
la gestión de los recursos en la empresa, que permita realizar los informes de forma exacta
y en plazo adecuado.
- Controlar el presupuesto asignado.
- Conocer sobre las alternativas que tendrá la Compañía para invertir.
- Analizar las inversiones y demás decisiones a largo plazo tomadas por la dirección.
- Evaluar la cartera de la Compañía con el fin de conocer sobre la morosidad de las cuentas
por cobrar y con ayuda de los demás departamentos elaborar estrategias que le permitan
recuperar la totalidad de su saldo.
- Mantener una base de datos actualizada de proveedores, que permita a la compañía adquirir
bienes de calidad y a menor costo.
- Realizar análisis de las cantidades mínimas y máximas que debería mantener cada ítem del
inventario con la finalidad de evitar desabastecimientos o sobreabastecimientos y comunicar
a las personas responsables del manejo del inventario.
- Solicitar al menos tres cotizaciones antes de realizar una compra de inventarios.
74
- Evaluar las cotizaciones recibidas de los proveedores y elaborar un informe para Gerencia
General.
- Elaborar las órdenes de compra.
- Programar y coordinar las tomas físicas del inventario.
Funciones del Contador General
- Administrar de forma adecuada los recursos financieros de la compañía por medio de
conocimientos técnicos profesionales como la inversión, análisis de riesgo y el
financiamiento.
- Procesar, codificar y contabilizar las transacciones realizadas por la compañía.
- Verificar que los documentos tributarios contengan todos los datos necesarios para que
tengan validez ante la administración tributaria.
- Realizar las retenciones correspondientes según los porcentajes que dispone el SRI.
- Elaborar detalles extracontables revisados y depurar la información para las declaraciones
mensuales al SRI.
- Realizar informes semestrales que le permitan al directivo conocer el estado de la compañía
y tomar decisiones oportunas sobre las mismas.
- Preparar la información financiera necesaria para la toma de decisiones, tales como: estados
financieros y auxiliares que sean requeridos.
Funciones del Jefe de inventarios
- Planifica, coordina, dirige y supervisa las labores desarrolladas por el personal a su cargo.
- Revisar que las actividades que realiza el personal involucrado en el manejo de los
inventarios sea de acuerdo a los procedimientos que mantiene la Compañía.
- Controlar y dar seguimiento a las actividades de requerimientos de inventario, compra,
recepción, almacenamiento del inventario.
- Cumplir y hacer cumplir las normas de seguridad, manejo del inventario y acceso a la
bodega.
- Mantener formatos que permitan conocer las entradas, salidas y existencias de los
suministros.
75
- Verificar que las cantidades que reciben y salen de la compañía, sean las que se encuentran
en los documentos soportes.
- Revisar que el almacenaje del inventario sea el adecuado.
- Mantener informado al Jefe Administrativo – Financiero y al Contador sobre daños, pérdidas
o situaciones que afecten al inventario.
- Programar con el área de contabilidad el cierre del ejercicio económico.
- Coordinar las rutas que tomará la persona responsable de la repartición del inventario a los
clientes.
Funciones del bodeguero
- Revisar de manera constante las existencias físicas que se poseen en bodega de acuerdo a
los niveles máximos y mínimos que le proporcione el Jefe de inventarios y comunicar si
existiese alguna novedad.
- Deberá solicitar una orden de compra con las firmas de responsabilidad para receptar el
inventario.
- Recibir el inventario validando marcas, calidad y otras características que permitan
confirmar el buen estado de los bienes en base a la orden de compra.
- Informar de manera inmediata al Jefe de inventario y al proveedor en caso de que el
inventario recibido se encuentre en mal estado y devolverlas en ese instante.
- Verificar que las condiciones en donde son almacenados los inventarios estén en buenas
condiciones.
- Clasificar y codificar el inventario con la finalidad de poder identificar con facilidad cada
uno.
- Conocer sobre el manejo y uso de cada ítem del inventario
Funciones del Repartidor
- Organiza la ruta de entrega en función de los números de pedidos, destinos y tiempos.
- Entregar el pedido, cuidando de que el cliente sea tratado de la manera correcta y amable.
- Solicitar al cliente la firma de recibido conforme.
76
Funciones del Jefe de ventas
- Calcular las ventas que serán pronosticadas para cada cierto tiempo, según la demanda que
se haya presentado en el mes, semana pasada.
- Preparar planes y presupuestos de ventas
- Establecer metas y objetivos, mismos que serán comunicados a Gerencia.
- Atender los pedidos de los clientes, ya sea por medio del correo o por llamadas telefónica,
coordinar con contabilidad para su facturación y con el Jefe de inventarios para el despacho
y entrega oportuna.
- Capacitaciones permanentes sobre los avances tecnológicos.
- Diseñar estrategias de ventas y elaborar informes para dar a conocer a Gerencia.
- Evaluar costos y la capacidad de la compañía para ver si se pueden otorgar descuentos o
promociones.
Funciones de Recursos Humanos
- Reclutamiento del personal.
- Incorporación del personal nuevo a la compañía.
- Coordinar capacitaciones continuas al personal.
- Administrar sueldos y beneficios al trabajador.
- Estrategias para motivar al personal a un mejor desempeño.
- Mantener actualizada la documentación del personal.
- Controlar los horarios de entrada y salida del personal.
Una vez que se han definido las funciones del personal, se propone a Distrifastofi Cía. Ltda. los
siguientes procedimientos para el manejo y control de los inventarios.
4.3. Procedimiento para determinar la necesidad de los inventarios
Definición:
La determinación de la necesidad, se genera cuando la compañía carece de inventario disponible
para venta o se encuentra en las cantidades mínimas.
77
Objetivos:
Definir las actividades y el personal responsable que se encargará de cubrir las necesidades de
los inventarios de la compañía DISRIFASTOFI CIA. LTDA.
Alcance:
Se aplicará en toda ocasión que la compañía DISRIFASTOFI CIA. LTDA. presente la
necesidad de inventarios.
Responsables:
Bodeguero
Jefe de Inventarios
Jefe Administrativo – Financiero
Políticas:
El bodeguero deberá tener conocimiento de las existencias máximas y mínimas que debe
mantenerse por cada producto del inventario.
El bodeguero informará de manera oportuna e inmediata al Jefe de Inventarios la necesidad
de requerir la compra de inventario.
El Jefe de Inventarios realizará constataciones físicas antes de solicitar la compra.
El Jefe de Inventarios mantendrá un documento en el que se detallarán los artículos que se
están solicitando de manera individual.
Los documentos que hayan sido elaborados en la determinación de la necesidad deberán ser
archivados en orden cronológico y con las firmas de responsabilidad.
Documento:
Requerimiento de inventarios
78
Quito,…….de ……..del 2018
Solicitado por: _______________________________________
Nº Cantidad
Observaciones: __________________________________________________
Revisado por: Autorizado por:
Jefe de inventarios Jefe administrativo -
Financiero
DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
RUC. 1792064392001
Tegucigalpa OE9-191 y Jose Riofrio
REQUERIMIENTO DE INVENTARIO
Bodeguero
Requerido por:
Descripción
79
Descripción del procedimiento:
Nº Actividades Responsable
1
Verifica las existencias del inventario, para determinar si es
necesario realizar el requerimiento en base a las cantidades
mínimas establecidas por Distrifastofi Cía. Ltda.
Bodeguero
2
Comunica al Jefe de Inventarios sobre los productos que se
encuentran en sus cantidades mínimas para realizar el
requerimiento de los mismos.
Bodeguero
3 Analiza el requerimiento del bodeguero para determinar las
cantidades que serán necesarias
Jefe de
Inventarios
4
En el documento "Requerimiento de inventario" que le es
proporcionado por la compañía, detallará las características y
cantidades especificas del inventario solicitado e incluirá la
firma de responsabilidad.
Jefe de
Inventarios
5 Entrega al Jefe Administrativo – Financiero el documento
“Requerimiento de inventario” para su revisión y aprobación.
Jefe de
Inventarios
6
Recibe el documento “Requerimiento de inventario”, lo revisa,
analiza la necesidad y las posibilidades de la compañía para
adquirir el inventario solicitado.
Jefe
Administrativo
- Financiero
7 Firma el documento, si se encuentra de acuerdo.
Jefe
Administrativo
- Financiero
Grafico:
80
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTOS PARA EL REQUERIMIENTO DE INVENTARIOS
BODEGUERO JEFE DE
INVENTARIOS
JEFE ADMINISTRATIVO -
FINANCIERO
INICIO
Se verifica las
existencias mínimas
del inventario
Se comunica al Jefe
de inventario
Analiza el
requerimiento para
determinar cantidades.
Elabora el
“Requerimiento de
inventario”
Envía para la revisión
y aprobación
¿Está de
acuerdo?
Autoriza y firma
FIN
si
no
Revisa el
“Requerimiento de
inventario”
81
4.4. Procedimientos para solicitar ofertas
Definición:
Solicitud de la oferta, es el proceso que la compañía seguirá antes de definir a un proveedor con
el fin de comparar costos y calidad.
Objetivos:
Recolectar ofertas que permitan evaluar el costo y calidad de cada una.
Alcance:
Se aplicará cuando la compañía requiera de inventario, antes de realizar la compra.
Responsables:
Jefe Administrativo - Financiero
Proveedor
Políticas:
El Jefe Administrativo – Financiero mantendrá una base de datos actualizada de posibles
proveedores que contenga información como la calidad de productos que ofrecen, la
responsabilidad de entrega, posición en el mercado, entre otros.
El Jefe Administrativo – Financiero realizará un análisis de la base de datos que mantiene y
solicitará al menos tres cotizaciones del inventario que se requiere.
Las cotizaciones se recibirán por vía internet o físicas.
Documentos:
Solicitud de cotización
82
SOLICITUD DE COTIZACIÓN
DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
RUC. 1792064392001
Tegucigalpa OE9-191 y José Riofrio
SOLICITUD DE COTIZACIÓN
Quito,…….de ……..del 2018
Proveedor: _____________________________________________________
Estimado proveedor favor proporcionarnos la cotización de los siguientes suministros
Cantidad Detalle Valor
unitario
Valor
total
Tiempo de entrega:____________________________________________
Observaciones:________________________________________________
Jefe de Inventarios
83
Descripción del procedimiento:
Nº Actividades Responsable
1 Según el inventario que fue solicitado, revisa la base de datos y
selecciona al menos tres posibles proveedores.
Jefe
Administrativo
– Financiero
2 Mediante correo electrónico solicita las cotizaciones a los
proveedores que fueron seleccionados.
Jefe
Administrativo
– Financiero
3 Envían respuestas a las cotizaciones solicitadas Proveedores
4
Si es el caso, realiza un seguimiento de los proveedores que no
se han recibido las cotizaciones o se selecciona otro de la base
de datos.
Jefe
Administrativo
– Financiero
5 Recepta mínimo tres cotizaciones
Jefe
Administrativo
– Financiero
Grafico:
84
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTOS PARA LA SOLICITUD DE OFERTAS
PROVEEDOR JEFE ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
Solicita cotizaciones a los
proveedores seleccionados
via e-mail.
Se recibió las ofertas
Selecciona al menos tres
posibles proveedores
¿Se tuvo
respuesta de todos
los proveedores?
no
si
Se receptan mínimo tres
cotizaciones.
Analiza la base de
datos de posibles
proveedores
INICIO
Envían respuestas a las
solicitudes.
FIN
85
4.5. Procedimiento para seleccionar a la mejor oferta
Definición:
Selección de la mejor oferta, es el proceso que la compañía aplicará a las cotizaciones recibidas
de los proveedores de sus inventarios, con el fin de determinar cuál de ellos cumple con los
requerimientos que DISRIFASTOFI CIA. LTDA solicita y selecciona la mejor oferta en calidad
y costo.
Objetivos:
Seleccionar la mejor oferta en calidad y costo.
Alcance:
Se aplicará a todas las cotizaciones que realice la empresa para la compra de inventario.
Responsables:
Jefe Administrativo - Financiero
Gerente General
Políticas:
El Jefe Administrativo – Financiero evaluará las ofertas recibidas y presentará un documento
a Gerencia, que ayude a determinar el proveedor que beneficie en calidad y costo a la
compañía.
No se definirá un proveedor sin la aprobación de Gerencia.
Los documentos que hayan sido elaborados en el proceso de selección de la mejor oferta
deberán ser archivados en orden cronológico y con las firmas de responsabilidad.
86
Documentos:
Cotizaciones
Informe del Jefe Administrativo – Financiero
COTIZACIÓN
87
INFORME DEL JEFE ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
RUC. 1792064392001
Tegucigalpa OE9-191 y José Riofrio
INFORME DE ANÁLISIS DE PROVEEDORES
Señor
Gerente General
Distrifastofi Cía. Ltda.
Presente
Como es de su conocimiento, la compañía requiere de la compra de inventario, por lo
que nos encontramos en búsqueda de proveedores.
Y tengo a bien informarle que luego de un análisis realizado a las cotizaciones recibidas
de varios posibles proveedores, me permito sugerirle a _______________ quien en mi
opinión cumple con los requisitos que requiere la compañía y a un menor precio.
Por otra parte, pongo a su conocimiento un cuadro comparativo en que se analizó las
características individuales de cada proveedor.
CUADRO COMPARATIVO DE PROVEEDORS
Proveedor Precio Plazo de entrega Plazo de
crédito Calidad
Sin más por el momento, agradezco la atención prestada.
______________
Atentamente.
Jefe Administrativo – Financiero
88
Descripción del procedimiento:
Nº Actividades Responsable
1 Realiza un análisis de precios, calidad, plazo de entrega, plazo
de pago, garantías, devoluciones, etc
Jefe
Administrativo
– Financiero
2 Selecciona un proveedor que cumpla con los requerimientos de
DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
Jefe
Administrativo
– Financiero
3 Elabora un informe en el que muestre el análisis realizado a las
diferentes cotizaciones y la sugerencia del proveedor definitivo.
Jefe
Administrativo
– Financiero
4 Entrega el informe a Gerencia con la respectiva firma de
elaboración.
Jefe
Administrativo
– Financiero
8 Recibe el informe del Jefe Administrativo – Financiero, analiza
y autoriza.
Gerente
General
9 Entrega al Jefe Administrativo – Financiero el informe con la
firma de autorización para proceder con la compra.
Gerente
General
Grafico:
89
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTOS PARA LA SELECCIÓN DE LA MEJOR OFERETA
JEFE ADMINISTRATIVO - FINANCIERO GERENTE GENERAL
Selecciona un proveedor
FIN
Elabora el informe
Entrega del informe con el
proveedor sugerido. Analiza el informe recibido
¿Está de
acuerdo con la
sugerencia?
no
si
Firma el informe y autoriza
la compra.
Entrega el informe al gerente
administrativo financiero.
INICIO
Analiza las condiciones de
cada proveedor.
90
4.6. Procedimiento para adquirir inventario
Definición:
La adquisición del inventario, se presenta luego de la selección de la mejor oferta.
Objetivos:
Definir el procedimiento que se aplicará para la adquisición del inventario.
Alcance:
Se aplicará en todas las compras que realice la compañía DISRIFASTOFI CIA. LTDA.
Responsables:
Jefe Administrativos - Financiero
Jefe de Inventarios
Proveedor
Políticas:
Toda compra que realice la compañía deberá estar sustentada por una orden de compra.
El Jefe Administrativos – Financiero confirma el pedido al proveedor, sus condiciones de
pago y entrega la orden de compra mediante correo electrónico.
El Jefe Administrativo - Financiero proporcionará una copia de la orden de compra al Jefe
de Inventario y otra al bodeguero.
El Jefe Administrativo - Financiero mantendrá un archivo de los informes que fueron
autorizados por el Gerente General junto con la orden de compra.
91
Documento:
ORDEN DE COMPRA
DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
RUC. 1792064392001
Tegucigalpa OE9-191 y José Riofrío
ORDEN DE COMPRA
N° 001-001-00001
Quito,…….de ……..del 201…
Proveedor: ________________________________ RUC ______________
Fecha de entrega:_____________________________________
Forma de pago: ______________________________________
Cantidad Detalle Valor
unitario
Valor
total
Subtotal:
% IVA
Total
Elaborado por: Autorizado por:
Jefe Administrativo –
Financiero Gerente General
92
Descripción del procedimiento:
Nº Actividades Responsable
1 Recepta el informe del Gerente General y verifica que se
encuentre la firma de autorización para realizar la compra.
Jefe
Administrativo-
Financiero
2 Elabora la orden de compra
Jefe
Administrativo-
Financiero
3 Entrega al Gerente General para su revisión y firma de
autorización
Jefe
Administrativo-
Financiero
4 Revisa y firma la autorización de la compra y entrega al Jefe
Administrativo- Financiero
Gerente
General
5
Mediante correo electrónico confirma la compra enviando la
orden de compra al proveedor y solicita su confirmación de las
condiciones que indicaba la oferta recibida y el tiempo de
entrega.
Jefe
Administrativo-
Financiero
6 Confirma el pedido y las condiciones que fueron enviadas en
la oferta como calidad, precios, plazo de crédito y entrega. Proveedor
7 Archiva el informe junto con una orden de compra.
Jefe
Administrativo-
Financiero
8 Entrega dos copias de la orden de compra al Jefe de Inventario
junto con el correo de confirmación del proveedor.
Jefe
Administrativo-
Financiero
Gráfico:
93
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTOS PARA LA ADQUISICIÓN DEL INVENTARIO
JEFE ADMINISTRATIVO –
FINANCIERO
GERENTE GENERAL PROVEEDOR
Archiva el
informe y la
orden de compra
INICIO
Recibe el informe y verifica que
se encuentre aprobado.
Realiza la compra enviando la
orden de compra y solicita la
confirmación de la entrega
Elabora la orden de compra
Confirma el pedido y las
condiciones que fueron
propuestas.
FIN
Entrega dos copias al Jefe de
Inventarios con el correo de
confirmación
Revisa y firma como muestra
de aprobación
Entrega al Gerente General para
su revisión y aprobación
94
4.7. Procedimiento para receptar los inventarios
Definición:
Comprende en recibir los productos que fueron adquiridas por la compañía.
Objetivos:
Mantener un control adecuado del inventario que recibe DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
Alcance:
Se aplicará en todo momento que la compañía recepte sus inventarios.
Responsables:
Jefe de inventarios
Bodeguero
Contador
Jefe Administrativo Financiero
Políticas:
El Jefe de inventarios exigirá al proveedor la guía de remisión y factura del inventario
que se recibirá.
El bodeguero será la persona encargada de recibir y responder por el inventario.
El bodeguero deberá verificar que el inventario recibido es el que se encuentra detallado
en la orden de compra, además de validar las cantidades, marcas, calidad y otras
características que permitan confirmar el buen estado de los productos.
El bodeguero deberá reportar cualquier novedad encontrada en la recepción del inventario
al Jefe de inventarios.
95
Descripción del procedimiento:
Nº Actividades Responsable
1 Recibe las copias de la orden de compra y la confirmación
de proveedor con la fecha de entrega. Jefe de Inventarios
2 Entrega una orden de compra al bodeguero y dispone su
recepción. Jefe de Inventarios
3
Recepta el inventario y lo compara con la orden de compra,
verifica marcas, calidad y otras características que permitan
confirmar el buen estado de los producto
Bodeguero
4 Autoriza su almacenamiento Jefe de Inventarios
5 Comunica al Jefe de inventario las novedades. Bodeguero
6
En caso de presentarse alguna novedad, informar al Jefe
Administrativo – Financiero para que informe al proveedor
y se realicen las correcciones.
Jefe de Inventarios
77
En caso de existir alguna novedad, se comunicará con el
proveedor para identificar las razones por la cuales hubo
cierta observación hasta llegar a un acuerdo.
Jefe Administrativo
– Financiero
8
Comunica al Jefe de Inventarios las respuestas que tuvo el
proveedor referente a las observaciones realizadas y el
acuerdo al que se llegó.
Jefe Administrativo
– Financiero
9 Comunica su conformidad Jefe de Inventarios
10 Dispone a contabilidad el ingreso de la factura y programar
el pago de la misma
Jefe Administrativo
– Financiero
96
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN DEL INVENTARIO
JEFE
ADMINISTRATIVO –
FINANCIERO
BODEGUERO JEFE DE INVENTARIOS CONTADOR
INICIO
FIN
Entrega una copia de la
orden de compra y dispone
su recepción
no
si
Se comunica con el
proveedor para llegar a un
acuerdo
Recibe las órdenes de
compra
Recepta el inventario y lo
compara con la orden
Recibe la orden de compra
¿Hubo
Novedades?
Comunica al Gerente
Administrativo Financiero
Comunica al jefe de
inventarios la decisión.
Autoriza el ingreso del
inventario a la bodega
Entrega la factura junto con
la orden de compra a
contabilidad.
Ingresa la factura al
sistema y programa su
pago
Comunica al jefe de
inventarios las novedades.
Comunica su conformidad
97
4.8. Procedimiento para el almacenamiento y registro en la bodega de los inventarios
Definición:
Almacenamiento y registro en bodega del inventario: comprende la ubicación física que va a
tomar el inventario que ingrese a la bodega y su registro para un control adecuado.
Objetivos:
Clasificar el inventario que recibe la compañía por ítems para mantener un control y evitar
daños o deterioros, además de tener un fácil acceso a los mismos.
Alcance:
Se aplicará siempre que la compañía DISRIFASTOFI CIA. LTDA. reciba sus inventarios.
Responsables:
Bodeguero
Jefe de inventarios
Políticas:
El bodeguero mantendrá en las estanterías clasificados los artículos del inventario.
El bodeguero mantendrá codificado el inventario.
No se permitirá el ingreso de terceras personas al lugar donde se encuentra el inventario.
El bodeguero será responsable de velar por la seguridad y buen estado del inventario
El bodeguero elaborará un documento en el que se detalle el inventario que fue ingresado
a la bodega y será revisado y entregado al jefe de inventarios.
98
Documento:
DETALLES DE INGRESO DEL INVENTARIO A BODEGA
DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
RUC. 1792064392001
Tegucigalpa OE9-191 y José Riofrio
INGRESO DE BODEGA N° 00000
Quito,…….de ……..del 201…
Proveedor: Fecha de entrega:
Orden de compra Nº:
Factura Nª:
Nº Código Cantidad Descripción Observación
Observaciones: ________________________________________
Receptado por: Revisado por:
Bodeguero Jefe de inventarios
99
Descripción del procedimiento:
Nº Actividades Responsable
1 Clasificará el inventario por ítems, Bodeguero
2 Colocará el inventario en las perchas debidamente rotuladas
y codificadas con el fin de tener un fácil acceso a los mismos. Bodeguero
3
Elabora un documento llamado “ingreso de bodega” en el
que se detallará de manera individual cada ítem del
inventario que ingreso físicamente a la bodega y envía al Jefe
de Inventarios.
Bodeguero
4 Revisa el “ingreso de bodega” con el almacenamiento que se
realizó. Jefe de inventarios
5
Como forma de apoyo y control, elabora un detalle en el que
se pueda controlar las entradas y salidas del inventario por
cada ítem.
Jefe de inventarios
6 Archiva el documento de “ingreso de bodega” con las firmas
de responsabilidad” Jefe de inventarios
Grafico:
100
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTOS PARA EL ALMACENAMIENTO Y REGISTRO DEL
INVENTARIO EN LA BODEGA.
BODEGUERO JEFE DEL INVENTARIO
Codifica y rotula el
inventario
Clasifica el inventario por
ítems
FIN
INICIO
Entrega el documento al
Jefe de Inventarios.
Elabora el “ingreso de
inventario”
Elabora el detalle de control del
inventario.
Archiva el
documento de
“ingreso de
bodega”
Revisa el documento y el
almacenamiento del inventario
101
4.9. Procedimientos para el registro del inventario en contabilidad
Definición:
Comprende el proceso que se realizará para el registro del inventario en contabilidad.
Objetivos:
Presentar información financiera confiable y oportuna para la toma de decisiones.
Alcance:
Se aplicará para todos los registros en contabilidad del inventario que adquiera la compañía.
Responsables:
Contador
Políticas:
Los registros en contabilidad se harán únicamente con la factura del proveedor y la orden
de compra
El contador solicitará por lo menos una vez al mes a la semana la cantidad que se mantiene
en bodega físicamente con la finalidad de comparar si guarda consistencia con lo que se
mantiene registrado en el sistema contable.
El contador mantendrá detalles extracontables que permitan evaluar aspectos como
rotación, deterioro u otros aspectos para la toma de decisiones del inventario.
El contador deberá evaluar la capacidad de pago de la compañía y programar los pagos
de acuerdo a los plazos establecidos por el proveedor.
102
Documentos:
Detalles extracontables de inventario de lenta rotación
Detalle extracontable de inventario valorado
Detalle extracontable de inventario deteriorado
Tarjetas Kardex
EMPRESA "XXX"
Método: Existencia Máxima:
Artículo: Existencia Mínima:
Código: Unidades de medida:
Fecha Detalle
Entradas Salidas Existencias
C V.U. V.T. C V.U. V.T. C V.U. V.T.
Descripción del procedimiento:
Nº Actividades Responsable
1 Recibe la factura y orden de compra Contador
2 Revisa si la factura guarda consistencia con lo que especifica
la orden de compra. Contador
3 Ingresa al sistema la compra, según lo que especifica la
factura del proveedor. Contador
4 Verifica en las tarjetas Kardex que el ingreso del inventario
se haya realizado. Contador
5
Elabora o actualiza los detalles extracontables del inventario,
para proporcionar a los directivos en caso de que se requiera
conocer el estado de cada ítem del inventario.
Contador
6 Realiza las retenciones necesarias de ser el caso. Contador
7 Programa el pago de acuerdo al plazo establecido por el
proveedor. Contador
103
Gráfico
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO EN CONTABILIDAD DEL
INENTARIO.
CONTADOR
Revisa que la factura guarde
consistencia con la orden de
compra
INICIO
Verifica las tarjetas kardex
Registra la factura en el
sistema.
si
no
¿Observacio
nes?
Recibe la factura
Elabora y/o actualiza los
detalles extracontables.
FIN
Realiza las retenciones
necesarias.
Programa el pago
104
4.10. Procedimiento de control del inventario
4.10.1. Toma física del inventario
Definición:
El conteo físico capta las transacciones de inventarios que no son detectadas por el sistema
electrónico (como aquellas mercancías mal colocadas, robadas o dañadas). (Horngren,
Harrison, & Oliver, 2010)
Consiste en la validación de la información que posee las tarjetas kardex con la verificación
física.
Objetivos:
Controlar que el inventario que se mantiene en los registros contables sea el mismo que se
dispone físicamente.
Alcance:
Para cuando la compañía realice la toma física del inventario.
Responsables:
Bodeguero
Jefe de inventarios
Jefe Administrativo - Financiero
Contador
Gerente General
Políticas:
El inventario deberá realizarse por lo menos una vez al mes, los últimos días.
105
El Jefe Administrativo - Financiero deberá programar la toma física del inventario y hacer
cumplir la misma.
El jefe de inventarios será el responsable de verificar que el proceso de la toma física se
cumpla en su totalidad.
El contador deberá mantener los kárdex actualizados, con el fin de comparar los saldos al
finalizar la toma física.
Se determinarán sanciones cuando los saldos presentados no sean reales o hayan sido
manipulados y de las cuales no se presenten documentos que respalden dichas
variaciones.
Todos los documentos que se hayan utilizado en el proceso de la toma física del inventario
deberán estar firmados por los responsables.
Se realizará un informe a Gerencia comunicando faltantes, excesos u otras novedades que
hayan sido encontradas en la toma física del inventario y al compararlas con las tarjetas
kárdex.
Documentos:
Instructivo de la toma física del inventario
Acta de la toma física del inventario.
106
ACTA DE LA TOMA FISICA DEL INVENTARIO
DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
RUC. 1792064392001
Tegucigalpa OE9-191 y José Riofrio
ACTA DE TOMA FISICA DEL INVENTARIO N°
En la ciudad de Quito, el día XXX del mes de XXXXXX del año 2018. Se precede a
realizar la toma física del inventario de la empresa Distrifastofi Cía. Ltda. siendo las
____________ (am/pm) con la siguientes personas responsables
Participantes Nombres
Bodeguero
(Persona designada)
Jefe de inventario
Contador
Luego de haber culminado la toma física del inventario, siendo las
________________(pm/am), se procede a comprar con los reportes presentados por
contabilidad, en la cual se encontraron las siguientes observaciones.
Código Detalle
Cantidad
según
libros
Cantidad
física Faltantes Excedentes
Observaciones:
___________________________________________________________________
___________________________________________________________________
Mediante esta acta se da fe que los valores que fueron descritos en este informe son
verídicos y firman las personas responsables de la misma.
Bodeguero Jefe de inventario
(Persona designada) Jefe Administrativo Financiero
107
Descripción del procedimiento:
Nº Actividades Responsable
1 Programar el día y fecha en que se realizará la toma física del
inventario.
Jefe Administrativo –
Financiero
2 Comunicar mediante correo electrónico a la o las personas
que conjuntamente con el bodeguero realizarán el proceso de
la toma física del inventario.
Jefe Administrativo –
Financiero
3 Comunica al Jefe de inventarios las decisiones y la
programación para la toma física del inventario.
Jefe Administrativo –
Financiero
4 Capacita al personal que estará involucrado en la toma física
del inventario. Contador
5 Proporcionará la documentación necesaria para la toma
física del inventario Contador
6 Junto con la o las personas delegadas se realiza la toma física
del inventario en un 100%. Bodeguero
7 Las observaciones o diferencias encontradas deberán
describirlas en los documentos que fueron proporcionadas
por el contador.
Bodeguero y persona
delegada.
7 Concluyen la toma física y firman el reporte de las cantidades
encontradas en existencias físicas
Bodeguero y persona
delegada.
8 Compara el reporte entregado por el bodeguero y delegado
vs el reporte del sistema contable actualizado. Contador
9 Comunica al Gerente Administrativo – Financiero las
diferencias encontradas en caso de existir Contador
10 Junto con el Jefe de inventarios se analiza las diferencias y
se toman decisiones.
Jefe Administrativo –
Financiero
11 Elabora un acta para el Gerente General en el que se detallan
las diferencias encontradas y las medidas que se tomaran.
Jefe Administrativo –
Financiero
12 Analiza las diferencias y decisiones. Al estar de acuerdo
firma el acta y entrega al Gerente Administrativo Financiero. Gerente General
13 Archiva el acta Jefe Administrativo –
Financiero
Grafico:
108
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA FISICA DEL INVENTARIO
GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO CONTADOR BODEGUERO GERENTE GENERAL
Programa fecha y hora para la
toma física
INICIO
Entrega la documentación para la
toma física.
Comunica mediante correo
electrónico a los participantes.
Capacita al personal que estará
involucrado en la toma física
Capacita al personal que estará
involucrado en la toma física
Realizan la toma física junto con
los demás delegados y colocan las
observaciones.
Finalizan la toma física y firman los
documentos con las observaciones.
Entregan al contador los
documentos.
Recibe los documentos y compara
vs los reportes contables.
a
109
EMPRESA DISTRIFASTOFI CIA. LTDA.
PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA FISICA DEL INVENTARIO
GERENTE ADMINISTRATIVO FINANCIERO CONTADOR BODEGUERO GERENTE GENERAL
Revisa con el Jefe Administrativo
Financiero las diferencias y se definen
las medidas que se tomaran
Comunica al Gerente
Administrativo Financiero
a
Elabora el acta con las diferencias
y medidas que se tomaran
Revisa el acta y lo firma como
muestra de conformidad.
Entrega el acta al Gerente
Administrativo Financiero.
Recibe y
archiva el
acta
FIN
110
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. Conclusiones
1. Durante la investigación se constató que Distrifastofi Cía. Ltda. no cuenta con un
organigrama estructural actualizado que le permita identificar los niveles jerárquicos que
actualmente mantiene la Compañía.
2. Al concluir con la investigación se observó que Distrifastofi Cía. Ltda. carece de una
dirección estratégica que le permita conocer al personal de la Compañía cuáles son sus
objetivos, a dónde quiere llegar y como lo va hacer.
3. La falta de una adecuada segregación de funciones no permite a la Compañía aprovechar
al máximo el tiempo en el desarrollo de las actividades, ya que al no conocer de forma
clara las funciones que debe cumplir el personal, existe duplicidad en las tareas realizadas
y un desperdicio de recursos.
4. Actualmente Distrifastofi Cía. Ltda., carece de procedimientos adecuados para el control
de sus inventarios como son el requerimiento de inventarios, evaluación y selección del
mejor proveedor, adquisición, recepción, almacenamiento y toma física
5. En Distrifastofi Cía. Ltda. no cuentan con un plan de capacitaciones al personal que le
permitan mantenerse actualizado a los requerimientos de la compañía sobre el manejo de
los inventarios y aportar así al cumplimiento de los objetivos de la compañía.
111
5.2. Recomendaciones
1. En base al estudio realizado se propone a la Compañía un modelo de organigrama que le
permita fijar un cierto orden jerárquico dentro de la organización, agilitar los procesos y
su comunicación interna, ya que le permitirá al personal conocer el camino que debe
recorrer las tareas asignadas para que sean revisadas y aprobadas por los niveles
superiores.
2. Se propone a Distrifastofi Cía. Ltda. de acuerdo a las características encontradas durante
el trabajo de investigación, un direccionamiento estratégico que le permita a la Compañía
conocer los objetivos fijados para lograr un crecimiento a futuro y alcanzar la visión
propuesta con ayuda y conocimiento de todo el personal que conforma la entidad.
3. Se propone a la Compañía luego de haber realizado el trabajo de investigación, la
descripción de las funciones y responsabilidades que mantendrá el personal de acuerdo a
la estructura organizacional planteada, con la finalidad de aprovechar al máximo el
tiempo y los recursos de la organización.
4. Se recomienda a la Compañía implementar los procedimientos propuestos que sirvan
como herramienta de apoyo para el manejo y control adecuado de los inventarios y la alta
rotación de personal en este puesto no se convierta en un riesgo para la compañía ya que
para operaciones futuras se regirán a lo descrito en dichos procedimientos.
5. Se sugiere al departamento de recursos humanos, mantener un plan de capacitaciones de
al menos una vez al año sobre el manejo adecuado y control de los inventarios, con el fin
de inculcar al personal involucrado en la administración de los inventarios la importancia
de los mismo y los procedimientos que se mantendrán para aportar con el cumplimiento
de los objetivos de la compañía.
112
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