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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES PARA LA EMPRESA "ALFECORE CÍA. LTDA"
DEDICADA A LA VENTA DEL SOFTWARE CONTABLE UBICADA
EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL.
AUTORA:
GABRIELA VANESSA GUAPULEMA BURBANO
INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA, CONTADORA
PÚBLICA AUTORIZADA.
DIRECTORA
MGT. MÓNICA DE JESÚS JIMBO SANTANA
QUITO, MAYO, 2015
ii
Guapulema Burbano, Gabriela Vanessa (Año 2015). Propuesta de
procedimientos Administrativos y Contables para la empresa
"Alfecore Cía. Ltda." dedicada a la venta de software contable
ubicada en la ciudad de Guayaquil. Trabajo de investigación para optar
por el título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría, Contadora Pública
Autorizada. Facultad de Ciencias Administrativas. Quito: UCE. 163 p.
iii
DEDICATORIA
A mis padres: Piedad y Ángel, por su amor infinito,
constancia y apoyo incondicional en cada etapa de mi vida,
A: Rosa, Carmen, Carlos y Enrique, familiares cercanos,
me acogieron solidariamente a lo largo de mi carrera.
A mi hermano: Miguel, es una de las personas muy
especial, que inspiro por prepararme profesionalmente
iv
AGRADECIMIENTO
A Dios, ser supremo que me ilumina, guía, bendice y protege espiritualmente en el camino por
alcanzar mis metas, proyectos y sueños.
A la Universidad Central del Ecuador, por abrirme al mundo de la Ciencia, Cultura y el
Conocimiento. Noble institución en donde empecé y culmino mi carrera profesional.
A todos mis profesores por compartir sus enriquecedoras experiencias y su gran sabiduría.
A la Dra. Mónica Jimbo, profesional joven y esmerada, tutora que me dirigió y oriento el proceso
de investigación con su solvencia científica.
Al Ing. Freddy Constante, Gerente de Alfecore Cía. Ltda., por permitirme desarrollar en su
empresa mi trabajo de investigación y colaborándome con todo lo necesario.
v
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Yo, Gabriela Vanessa Guapulema Burbano, en calidad de autora del trabajo de investigación o tesis
realizada sobre “PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y
CONTABLES PARA LA EMPRESA “ALFECORE CÍA. LTDA” DEDICADA A LA
VENTA DEL SOFTWARE CONTABLE UBICADA EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL.”,
por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos
los contenidos que me pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente
académicos o de investigación.
Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,
seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás
pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.
Quito, 21 de Mayo del 2015
__________________________
Gabriela Vanessa Guapulema Burbano
210027236-4
vi
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS
UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentada por la Señorita
Gabriela Vanessa Guapulema Burbano para optar por el título profesional cuyo tema es:
“PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PARA LA
EMPRESA “ALFECORE CÍA. LTDA” DEDICADA A LA VENTA DEL SOFTWARE
CONTABLE UBICADA EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL”, la misma que reúne los
requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a evaluación por el tribunal calificador.
En la ciudad de Quito, a los 21 días del mes de Mayo de 2015.
Dra. Mónica de Jesús Jimbo Santana
1710471150001
vii
CARTA DE LA EMPRESA
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................... v
APROBACIÓN DEL DIRECTOR DE TESIS ................................................................................. vi
CARTA DE LA EMPRESA ............................................................................................................ vii
CONTENIDO ................................................................................................................................. viii
LISTA DE TABLAS ......................................................................................................................... xi
LISTA DE FIGURAS ...................................................................................................................... xii
LISTA DE ANEXOS ...................................................................................................................... xiii
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xiv
ABSTRACT ...................................................................................................................................... xv
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................................. 1
CAPÍTULO I ....................................................................................................................................... 3
1. GENERALIDADES ............................................................................................................ 3
1.1. Introducción ......................................................................................................................... 3
1.1.1. Problema .............................................................................................................................. 4
1.1.2. Objetivos .............................................................................................................................. 5
1.1.2.1. Objetivo General .................................................................................................................. 5
1.1.2.1.1. Objetivos Específicos .......................................................................................................... 5
1.1.3. Hipótesis .............................................................................................................................. 6
1.1.3.1. Hipótesis General ................................................................................................................. 6
1.1.3.2. Hipótesis Específica ............................................................................................................. 6
1.1.4. Marco Teórico ..................................................................................................................... 6
1.1.5. Normativa Legal ................................................................................................................ 39
1.1.6. Marco Conceptual .............................................................................................................. 40
CAPÍTULO II ................................................................................................................................... 43
2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL .................................................................................... 43
2.1. Análisis Interno .................................................................................................................. 43
2.1.1. Reseña Histórica de “Alfecore Cía. Ltda.” ........................................................................ 43
2.1.2. Base Legal ......................................................................................................................... 44
2.1.3. Misión ................................................................................................................................ 44
2.1.4. Visión ................................................................................................................................. 44
2.1.5. Servicios que Ofrece .......................................................................................................... 44
2.1.6. Ubicación ........................................................................................................................... 45
2.1.7. Objetivos de la Empresa .................................................................................................... 45
2.1.8. Valores Corporativos ......................................................................................................... 46
ix
2.1.9. Organigrama Estructural .................................................................................................... 46
2.1.10. Funciones ........................................................................................................................... 48
2.2. Análisis Externo ................................................................................................................. 50
2.2.1. Macro Ambiente ................................................................................................................ 50
2.2.1.1. Factor Económico .............................................................................................................. 51
2.2.1.2. Factor Político - Legal ....................................................................................................... 54
2.2.1.3. Factor Tecnológico ............................................................................................................ 63
2.2.2. Micro Ambiente ................................................................................................................. 64
2.2.2.1. Clientes .............................................................................................................................. 65
2.2.2.2. Proveedores ........................................................................................................................ 66
2.2.2.3. Competencia ...................................................................................................................... 66
2.3. Análisis FODA .................................................................................................................. 67
2.4. Matriz FODA ..................................................................................................................... 69
CAPÍTULO III .................................................................................................................................. 73
3. LEVANTAMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS ...................................................... 73
3.1. Introducción ....................................................................................................................... 73
3.1.1. Evaluación a los procedimientos Administrativos ............................................................. 74
3.1.2. Evaluación a los procedimientos Contables ...................................................................... 79
3.2. Análisis de las Capacidades ............................................................................................... 80
3.3. Procedimientos Administrativos ........................................................................................ 84
3.4. Procedimientos Contables.................................................................................................. 86
CAPÍTULO IV .................................................................................................................................. 92
4. PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES ........ 92
4.1. Misión ................................................................................................................................ 92
4.2. Visión ................................................................................................................................. 92
4.3. Valores Corporativos ......................................................................................................... 92
4.4. Estructura Organizacional.................................................................................................. 93
4.5. Funciones y Responsabilidades ......................................................................................... 94
4.6. Sistema Administrativo...................................................................................................... 98
4.6.1. Reclutamiento y Selección................................................................................................. 99
4.6.2. Contratación ..................................................................................................................... 101
4.6.3. Inducción y Capacitación................................................................................................. 103
4.6.4. Nómina ............................................................................................................................ 105
4.6.5. Soporte Técnico ............................................................................................................... 107
4.7. Sistema Contable ............................................................................................................. 109
4.7.1. Efectivo y sus Equivalentes ............................................................................................. 109
4.7.2. Ventas por el Sistema Contable – Cuentas por Cobrar .................................................... 115
x
4.7.3. Ventas por Servicios de Desarrollo de Software – Cuentas por Cobrar .......................... 117
4.7.4. Gastos y Cuentas por Cobrar ........................................................................................... 119
CAPÍTULO V ................................................................................................................................. 121
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................................. 121
5.1. CONCLUSIONES ........................................................................................................... 121
5.2. RECOMENDACIONES .................................................................................................. 122
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................................. 123
ANEXOS......................................................................................................................................... 125
xi
LISTA DE TABLAS
Tabla 2.1. Cuadro de socios .............................................................................................................. 43
Tabla 2.2 Aplicación de Facturación Electrónica ............................................................................. 55
Tabla 2.3 Calendario para la Aplicación de las NIIF ........................................................................ 56
Tabla 2.4 Productos o Servicios aplicables al ICE ............................................................................ 57
Tabla 2.5 Porcentajes de Retención en la Fuente de Impuestos ........................................................ 58
Tabla 2.6 Porcentajes de Retención en el IVA .................................................................................. 62
Tabla 2.7 Clientes Potenciales de Alfecore ....................................................................................... 65
Tabla 2.8 Matriz FODA .................................................................................................................... 69
Tabla 2.9 Estrategia FODA ............................................................................................................... 72
Tabla 3.1. Cuestionario de Control Interno de la Gerencia General ................................................. 74
Tabla 3.2. Medición de Riesgo .......................................................................................................... 75
Tabla 3.3. Cuestionario de Capacidad Comercial ............................................................................. 76
Tabla 3.4.Medición de Riesgo........................................................................................................... 77
Tabla 3.5. Cuestionario de Capacidad Tecnológica .......................................................................... 77
Tabla 3.6. Medición de Riesgo .......................................................................................................... 78
Tabla 3.7. Cuestionario de Capacidad Financiera ............................................................................. 79
Tabla 3.8. Medición de Riesgo .......................................................................................................... 80
Tabla 3.9 Análisis de Funciones por Área de la Empresa Alfecore Cía.Ltda ................................... 81
xii
LISTA DE FIGURAS
Figura 1.1 Etapas del Proceso Administrativo. .................................................................................. 7
Figura 1.2 Características del Proceso Administrativo ....................................................................... 8
Figura 1.3 Características de la planeación. ....................................................................................... 9
Figura 1.4 Elementos de la Organización ......................................................................................... 11
Figura 1.5. Actividades de la organización. ..................................................................................... 11
Figura 1.6 Las características de la dirección. .................................................................................. 13
Figura 1.7 Características del Control .............................................................................................. 14
Figura 1.8 Estándares del Control Interno ........................................................................................ 15
Figura 1.9 Objetivos del Control interno. ......................................................................................... 16
Figura 1.10 Componentes de Control Interno. ................................................................................. 16
Figura 1.11 Tipos de Control Interno. .............................................................................................. 18
Figura 1.12 Relación entre COSO I Y COSO II .............................................................................. 21
Figura 1.13 Objetivos de los procedimientos. ................................................................................. 22
Figura 1.14 Símbolos para realizar Manuales de Procedimientos. ................................................... 23
Figura 1.15 Proceso contable. ........................................................................................................... 24
Figura 1.16 Estructura del Plan de Cuentas Alfecore Cía. Ltda. ...................................................... 26
Figura 1.17 Plan de Cuentas de Alfecore Cía. Ltda. ........................................................................ 26
Figura 1.18 Factura de venta de Alfecore Cía. Ltda. ........................................................................ 27
Figura 1.19 Factura de Compra y Retención de Compra de Alfecore Cía. Ltda. ............................. 28
Figura 1.20 Cheque de Alfecore Cía. Ltda. ...................................................................................... 29
Figura 1.21 Comprobantes de Egreso de Alfecore Cía. Ltda. .......................................................... 29
Figura 1.22 Ecuación del Estado de Situación Financiero ............................................................... 33
Figura 1.23 Estado de Situación Financiera de Alfecore Cía. Ltda. ................................................. 34
Figura 1.24 Estado de Resultados de Alfecore Cía. Ltda. ................................................................ 35
Figura 1.25 Estado de Resultados Comparativo de Alfecore Cía. Ltda. .......................................... 36
Figura 1.26 Estructura básica del Estado de Flujo de Efectivo. ...................................................... 37
Figura 1.27 Estado de Cambios en el Patrimonio............................................................................. 37
Figura 1.28 Modelo de las Notas Explicativas ................................................................................. 39
Figura 2.1 Organigrama Estructural de la empresa Alfecore Cía. Ltda. .......................................... 47
Figura 2.2 Organigrama Funcional de Alfecore Cía. Ltda. .............................................................. 47
Figura 2.3 Factores a analizar en la empresa Alfecore Cía. Ltda. ................................................... 51
Figura 2.4 Inversión por Producto. ................................................................................................... 52
Figura 2.5 La variación del PIB anualmente 2010-2014 .................................................................. 52
Figura 2.6 Porcentaje de Inflación 2010-2014 ................................................................................. 53
Figura 2.7 Incidencias de las TIC en el sector empresarial. ............................................................. 64
Figura 4.1 Organigrama Propuesto ................................................................................................... 94
xiii
LISTA DE ANEXOS
Anexo A. Escritura de la Empresa Alfecore Cía. Ltda. .................................................................. 125
Anexo B. Registro Único de Contribuyente. ................................................................................... 142
Anexo C. Registro Único de Proveedores ....................................................................................... 144
Anexo D. Cuestionario de Control Interno de la Capacidad de Gerencia ....................................... 145
Anexo E. Cuestionario de Control Interno de la Capacidad Comercial. ......................................... 146
Anexo F. Cuestionario de Control Interno de la Capacidad Tecnológica ....................................... 147
Anexo G. Cuestionario de Control Interno de la Capacidad Financiera ......................................... 148
xiv
RESUMEN EJECUTIVO
“PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES PARA
LA EMPRESA "ALFECORE CÍA. LTDA." DEDICADA A LA VENTA DE
SOFTWARE CONTABLE “NIGISU” UBICADA EN LA CIUDAD DE GUAYAQUIL”
La Empresa Alfecore Cía. Ltda., se dedica a la venta del software administrativo financiero y
contable NIGISU, así como los servicios de mantenimiento y soporte técnico computacional a los
servidores de las estaciones del software.
El principal problema que tiene la empresa es no contar con los procedimientos administrativos y
contables adecuadamente establecidos, consecuentemente el personal que presta sus servicios en
ella desconocen sus funciones específicas, lo que acarrea errores al momento de ejecutar las
actividades cotidianas.
La carencia de los procedimientos administrativos y contables genera una inmensa dificultad: la no
existencia de los lineamientos empresariales; es decir, no cuenta con un plan de acción para
mantener un buen control interno de la empresa. La aplicación del Control Interno nos permitirá
deducir cuáles son los riesgos que afectan a cada una de las áreas y aplicar las medidas apropiadas
que las mitiguen. Ello proporcionará tener información confiable y real, de modo que las decisiones
que se tomen en base a ellas, beneficien el accionar productivo de la empresa.
En el área administrativa los procedimientos se han orientado al Departamento de Talento Humano
empezado por la reclutación y selección del personal hasta el pago de nómina. En los
procedimientos contables se consideraron las operaciones más relevantes como Bancos, Cuentas
por Cobrar, Cuentas por pagar, Ingresos y Egresos.
PALABRAS CLAVES
ALFECORE CÍA. LTDA
SOFTWARE CONTABLE
CONTABLE
CONTROL INTERNO
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
PROCEDIMIENTOS
xv
ABSTRACT
EXECUTIVE SUMMARY SHEET
SUBJECT:
"_________________"
SUMMARY
1
INTRODUCCIÓN
Alfecore Cía. Ltda., es una empresa dedicada a la comercialización de software contable, y de
servicios de mantenimiento computacional a las estaciones de los servidores, debido al crecimiento
que ha tenido en los últimos años, ha percibido la necesidad de tener bien definidos los
procedimientos administrativos y contables que rijan la misma. En la actualidad no cuenta con
ellos, ocasionando que no existan especificadas las funciones de cada empleado, ni las políticas que
la conduzcan. Todo es manejado de manera tradicional, no existe control sobre las operaciones
administrativas y contables, estas se manejan de una manera práctica y rutinaria por eso la empresa
no dispone de información financiera confiable y oportuna, base para la toma de decisiones
correctas por la gerencia.
La implementación de los procedimientos administrativos y contables permitirá que los directivos y
trabajadores de la empresa conozcan las directrices de la misma que deben ser aplicados en el
desarrollo diario de las actividades tanto administrativamente, gerencialmente y operativamente.
Esto permitirá tomar las decisiones y medidas correctivas en forma oportuna a fin de mejorar el
funcionamiento individual y colectivo de la institución. Producto de ello se espera potencializar la
eficacia y eficiencia en la utilización de los recursos humanos, materiales y económicos que
permitan el cumplimiento de los objetivos planteados.
En el primer capítulo del presente trabajo de investigación, se constituye los fundamentos teóricos
y conceptuales del Sistema Administrativo y Contable, de manera que permitieron identificar las
funciones gerenciales de planear, organizar, integrar personal, dirigir y controlar las actividades
que realiza la empresa de manera productiva, eficiente y efectiva.
En el segundo capítulo se efectuó el Diagnostico Situacional de la empresa, tanto interno como
externo este nos proporcionó las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas que sirvieron
para posteriormente establecer las estrategias de solución.
En el tercer capítulo se realizó el levantamiento de los procedimientos y análisis de la situación
actual de las funciones y procesos que manejan de manera práctica y rutinaria, se aplicó el
Cuestionario de Control Interno a las diferentes áreas de la empresa, obteniendo como resultado el
nivel de riesgo.
En el cuarto capítulo se plantea la propuesta de procedimientos administrativos y contables,
contiene las políticas y procedimientos a seguir en cada proceso.
2
Para la culminación de este tema de investigación el quinto capítulo se plantea las conclusiones y
recomendaciones de la tesis desarrollada, esperando que sea de gran ayuda para el desarrollo de la
empresa.
3
CAPÍTULO I
1. GENERALIDADES
1.1. Introducción
Alfecore Cía. Ltda., es una empresa privada dedicada a la comercialización de software y múltiples
productos relacionados con el desarrollo de programación de base de datos SyBase Central Sql
Anywhere 16, además de prestar servicios de soporte técnico. Se encuentra posicionada en el
mercado desde cinco años atrás. Mantiene un grupo de clientes que confían en sus servicios por la
calidad de los mismos.
El principal problema de la empresa es no tener establecidos los procedimientos administrativos y
contables, estos ayudarían a que los empleados realicen de manera ordenada sus actividades
cotidianas, que beneficiarían al desarrollo de la empresa.
Al tener procedimientos establecidos, obtendremos información correcta y oportuna que nos guie a
tomar decisiones adecuadas en beneficio de la institución y le permita posicionarse en el mercado
nacional como líder en prestar esta clase de servicios.
El ejecutar procedimientos en la empresa Alfecore Cía. Ltda., será una herramienta que establecerá
lineamientos para solucionar el problema relacionados con la parte ejecutora, usualmente efectúa
estas actividades el área administrativa y contable. Lo que se busca es crear un documento
formalizado que describa las actividades para que los empleados conozcan cómo realizar sus tareas
y minimizar los errores.
Se han tomado en cuenta dos áreas importantes de la empresa, su parte administrativa y la contable,
pues en ellas se encuentran los recursos a ser utilizados de manera óptima que permitirán satisfacer
las necesidades de los clientes y los empresariales.
Con la aplicación de los procedimientos administrativos se debe involucrar a todo el personal de la
empresa, esto permitirá la supervisión de las actividades a desarrollarse que repercutirá en el éxito
de la empresa.
4
1.1.1. Problema
La empresa Alfecore Cía. Ltda., ha tenido un crecimiento constante en los últimos años al haber
ampliado su mercado y mejorar las condiciones de atención a los diferentes clientes con los que
cuenta en los actuales momentos. Lo anterior ha ocasionado que hayan surgido una serie de
problemas relacionados con su parte operativa, tanto en el área administrativa como contable, al
carecer de procedimientos formalizados que proporcionen los lineamientos necesarios para ejecutar
las múltiples actividades que se realizan en estas áreas.
Estas dificultades han visibilizado la necesidad de contar con claros procedimientos administrativos
y contables, que describen las actividades o los pasos que se deben realizar para cumplir con cada
uno de los procesos.
En la empresa no existen lineamientos que determinen las funciones sobre las cuales el personal es
responsable, además no cuenta con políticas establecidas de manera formal que ayuden a que la
imagen de la empresa sobresalga. Es necesario tener claras directrices sobre la forma de trabajo a
ser respetadas por el personal de la empresa y terceros.
El control de operaciones administrativas y contables se lo realiza de una manera directa y
rutinaria, aquello no permite a la empresa disponer de información financiera confiable y oportuna,
a ser utilizada para la toma de decisiones gerenciales que beneficien el manejo adecuado de la
misma.
Es por ello que la creación de los procedimientos contribuya a corregir y mejorar los procesos de
administrar recursos y al manejo adecuado de las finanzas, tomando en cuenta que el área
administrativa es la más importante de una empresa pues en ella se administran los recursos de
esta. Lo que permitirá satisfacción las necesidades empresariales en forma oportuna.
Por la falta de la aplicación de un sistema administrativo se han detectado algunos problemas en el
área de recursos humanos como: una estructura organizacional nada óptima y el incumplimiento de
disposiciones y normas legales.
Es por ello que la investigación a realizarse permitirá mejorar la situación actual de la empresa para
que cumplan con los objetivos planteados, a través de una propuesta adecuada y actualizada a la
realidad del país, siempre en función de establecer lineamientos estratégicos enfocados al buen
vivir y al nuevo concepto de la matriz productiva del país en lo referente al campo tecnológico.
5
La empresa al no contar con esta herramienta de gestión indispensable no podrá sobresalir ante las
demás, tendrá problemas administrativos y contables, incluyendo multas, sanciones y pérdidas
económicas graves, que podría provocar la quiebra de la empresa en forma gradualmente.
Por las razones antes descritas, el diseñar el sistema de procedimientos administrativos y contables
incluye: procesos y controles que beneficien a la empresa de tal forma que guie a los empleados en
la realización de actividades, mecanismos de establecer información administrativa y contable
confiable para la toma de decisiones, y, la optimización de recursos con los que cuenta la empresa
para el cumplimiento de sus metas y objetivos. Es por ello que se crean estas herramientas
necesarias para la empresa que permita implantar un control claro y preciso de todos los recursos.
1.1.2. Objetivos
1.1.2.1. Objetivo General
Diseñar la propuesta de procedimientos administrativos y contables para la empresa "Alfecore Cía.
Ltda." dedicada a la venta del software contable, ubicado en la ciudad de Guayaquil.
1.1.2.1.1. Objetivos Específicos
Investigar el sustento teórico y conceptual para identificar los criterios que se van a utilizar
con la aplicación de los procedimientos administrativa y contable.
Efectuar el diagnostico situacional de la Alfecore Cía. Ltda., para determinar la
problemática existente y plantear estrategias que den solución a la misma.
Realizar el levantamiento de los procedimientos administrativos y contables mediante el
Coso II.
Diseñar los procedimientos administrativo y contable para la Empresa Alfecore Cía. Ltda.,
que permita establecer directrices para la eficiente administración y la adecuada toma de
decisiones.
6
1.1.3. Hipótesis
1.1.3.1. Hipótesis General
El desarrollo de procedimientos administrativos y contables para la empresa Alfecore Cía. Ltda., le
permitirá mejorar los procesos de estas áreas para establecer lineamientos con la finalidad de
optimizar recursos, mejorar la gestión de productividad y satisfacer las necesidades de los clientes.
1.1.3.2. Hipótesis Específica
La información de los antecedentes generales de la empresa Alfecore Cía. Ltda., permitirá
conocer el giro del negocio, funciones de la empresa y estructura organizativa de la misma.
El diagnóstico situacional determina las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas
de la empresa las cuales contribuyen a establecer la finalidad de diseñar los procedimientos
administrativos y contables.
El levantamiento de procedimientos administrativos y contables proporciona directrices
para realizar las diferentes actividades en beneficio de la empresa.
El diseño de procedimientos administrativos y contable contribuirá a mejorar las
actividades que se desarrollan en Alfecore Cía. Ltda., para obtener información oportuna
que ayude a la toma de decisiones.
1.1.4. Marco Teórico
Sistema administrativo
El sistema administrativo dentro de la empresa es importante porque es una herramienta necesaria
que engloba todo tipo de recursos. Los que se relacionan entre sí con el objetivo de cumplir el
proceso administrativo que garantiza el desarrollo de la empresa.
Una integración lógica de técnicas para reunir y usar información para tomar decisiones de planeación
y control, motivar el comportamiento de los empleados y evaluar el rendimiento. Los propósitos de un
sistema administrativo son los siguientes:
Comunicar con claridad los objetivos de la organización.
Asegurar que los administradores y empleados entiendan las acciones específicas que se requieren
de ellos para alcanzar las metas organizacionales.
Notificar los resultados de las acciones a toda la organización.
7
Garantizar que los administradores pueden puedan adaptarse a cambios en el ambiente. (Horngren,
Stratton, & Sundem, 2010, pág. 182)
En toda organización, más aún en la empresarial, existe la problemática de: ¿cómo hacer el trabajo
de la mejor manera, en un tiempo determinado con el mínimo de esfuerzo y al menor costo
posible?
Para la empresa Alfecore, se determinara el procedimiento administrativo y contable que englobe
de manera formalizada los objetivos, los planes a realizar, políticas y procesos que se llevan a cabo
en ella.
Proceso Administrativo
El proceso administrativo es dinámico es decir que se tiene que acoplar a las necesidades nuevas
que tiene la empresa, las cuales deben estar en continua supervisión, si es el caso implementarla de
forma inmediata.
Este está compuesto por varias etapas las cuales son: planeación, organización, dirección y control.
Deben ser cumplidas de forma ordenada, tomando en cuenta que cada etapa deberá ser supervisada
y terminada para empezar con la siguiente.
El proceso administrativo se refiere a la manera ordenada y definida de planificar, organizar,
dirigir y controlar las actividades que se interrelacionan entre los miembros de una organización y
el empleo de todos sus recursos con el propósito de alcanzar sus metas
La Administración es el proceso de trabajar con gente y recursos para alcanzar las metas
organizacionales. Los buenos gerentes hacen esa labor con eficiencia y eficacia. Ser eficaz es
lograr las metas organizacionales. Ser eficiente es hacerlo con el mínimo de recursos, es decir,
utilizar el dinero, el tiempo, los materiales y las personas de la mejor manera posible.” (Suárez &
Santos, 2010, pág. 49)
A continuación se muestran las etapas del proceso administrativo:
Figura 1.1 Etapas del Proceso Administrativo.
En: (Promonegocios, 2010)
8
Para que el proceso administrativo sea eficiente y eficaz se debe tomar en cuenta ciertas
características como las siguientes:
Figura 1.2 Características del Proceso Administrativo
Planificación
Dentro del proceso administrativo la planificación es una parte fundamental, nos facilita la
coordinación en las decisiones y determina anticipadamente que recursos se deben aplicar para
que la empresa opere eficientemente, a continuación las características de la planeación.
La planificación son todos los planes nos van a servir para enrumbar las acciones y las
decisiones a tomar en el futuro por los responsables o gerentes, operando con seriedad y
competentemente las empresas, contrarrestando cualquier clase de error que pueda ocurrir.
Para prever el futuro de una empresa se debe proponer estrategias que minimicen cualquier
clase de riesgos que ponga en peligro el desarrollo y progreso de la organización.
“La planificación empieza por la determinación de los objetivos y detalla los planes necesarios
para alcanzarlos de la mejor manera posible. Planear y definir los objetivos es seleccionar
anticipadamente el mejor curso de acción para alcanzarlos. La planeación determina a dónde se
pretende llegar, qué debe hacerse, cuándo, cómo y en qué orden” (Chiavenato, 2010, pág. 189)
El proceso administrativo dentro de una
empresa es flexible ya que mediante la aplicación de este
se daran solución a múltiples
problemas en
forma practica.
En el proceso administrativo interviene la planeación,
organización, dirección, control, es decir es unico
nunca puede existir un solo
proceso.
Este proceso se lo aplica sin importar el tipo de empresa,
es decir se lo utiliza donde se trabaja un grupo de personas, para
el logro de objetivos.
A medida que se desarrolla las
etapas del proceso administrativo
estas se perfeccionan, y
van segregando la relacion en cada
etapa.
9
Las características de la planeación se entornan a la siguiente figura.
Figura 1.3 Características de la planeación.
Entre las principales funciones que cumple la planificación dentro de una empresa están:
Pronosticar los posibles acontecimientos en los que pueda verse inmerso la organización.
Establecer las condiciones necesarias para cumplir con los objetivos.
Desarrollar las tareas y determinar responsables de las actividades a realizar.
Anticiparse ante posibles riesgos que puedan surgir en la empresa los cuales desembocarán
en problemas.
Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
Facilita el control permitiendo medir eficiencia de la empresa.
Mantiene una mentalidad futurística teniendo una visión del provenir, un afán de lograr y
mejorar las cosas.
Disminuye al mínimo potenciales problemas y proporciona al administrador magníficos
rendimientos de su tiempo y esfuerzo.
•Mientras estemos seguros de lo queremos dentro de la organizacion y seamos convincentes hacia donde queremos llegar, los obejetivos se cumpliran a cabalidad.
Disminuye el riesgo del fracaso.
•Los errores son causa de los planes o estrategias mal establecidas , un buen plan es aquel que ha sido disenado tomando en cuenta los factores externos e internos de la organizacion.
Evita errores y asegura el exito de la empresa.
•Los planes mal establecidos provocan perdida de tiempo y recursos para la empresa, es decir un plan mal diseñado implica volver a realizar una y cintos de veces mas.
Administra con efeciencia los
recursos de la empresa.
•Si se eleabora un buen plan que direccione a lasnecesidades de quien lo consuma lograremos con todaseguridad que el mercado nos preste atencion.Asegura el exito en el futuro
10
Los elementos que conforman la planificación para adaptarse a cualquier cambio que sufra la
organización son los siguientes:
Recursos
Propósitos
Meta
Investigación
Premisas
Formulación de Objetivos
La planeación va estar orientada al futuro, de esta manera se pueda prevenir posibles errores que
puedan ocurrir, además de que es necesaria para orientar a la toma de decisiones que es
indispensable en la empresa.
Organización
En la etapa de la organización se van a diseñar los organigramas de la empresa, se define con que
personal cuenta la empresa y cuáles serán las funciones que desempeñan. Además deben ser
supervisadas a que se cumplan, y los usuarios externos e internos deberán conocer en que unidades
o departamentos está dividida la organización.
“La organización consiste en determinar las actividades específicas necesarias para el logro de
los objetivos planeados (especialización), se encarga de agrupar las actividades en una estructura
lógica (departamentalización) y asigna las actividades a posiciones y personas específicas (cargos o
tareas).” (Chiavenato, 2010, pág. 268)
11
Los elementos de la organización deben estar orientados a seguir un orden riguroso.
Figura 1.4 Elementos de la Organización
La organización es importante dentro de la empresa esta indica en qué forma se van a realizar las
actividades que se planificaron con anticipación en el proceso administrativo.
Las principales actividades que se deben realizar en la organización son:
Figura 1.5. Actividades de la organización.
En esta etapa se deben establecer los recursos necesarios para cumplir con la planeación
establecida, además se debe determinar las funciones a cumplir por cada miembro de la empresa.
Entre una de las actividades importantes de la organización esta asignar al talento humano idóneo
en los puestos operativos de la corporación lo que permitirá que las actividades se desarrollen de
forma ordenada y clara. Evitando inconvenientes al momento de evaluar o ejercer control sobre
estas.
Cordinacion Jerarquización
Departamentalizacion División de Trabajo
División de trabajo en lasdiferentes unidades de laempresa.
Definir lasfunciones que setienen que cumpliren cada puesto.
Especificar laslineas de autoridad.
Colocar al talentohumano en el puestoadecuado.
Proporcionarfacilidades yrecursos para eldesarrollo deltrabajo.
12
Uno de los objetivos de la organización es simplificar el trabajo, coordinar y optimizar las
funciones y los recursos facilitando a todos los involucrados de la organización. Además de diseñar
la estructura que permita una óptima coordinación de los recursos y las actividades para alcanzar
las metas establecidas en la planeación.
El éxito de la organización depende de cómo se orientan las personas y los recursos de manera
eficiente para cumplir con los objetivos propuesto. En esta investigación, los objetivos deben
alcanzar los cambios necesarios usando la tecnología, la legislación o la competividad.
Es decir la organización es el proceso de comprometer a las personas en un trabajo conjunto
debidamente estructurado para conseguir los fines deseados.
Dirección
La dirección en la organización interviene guiando al personal a conseguir los objetivos planeados
con anterioridad. Consiste en motivar a que realicen las diferentes actividades de la mejor forma
posible, esto involucra a los gerentes, administradores y subordinados para dirigir o motivar
a los empleados de una organización.
La dirección es una función administrativa distribuida en todos los niveles jerárquicos de la
organización que se refiere a la relación interpersonal del administrador con su
subordinado por lo tanto para que la planeación y la organización puedan ser eficaces, se
deben complementar con la orientación y el apoyo de las personas a través de
comunicación, liderazgo y motivación adecuados para dirigir a las personas, por eso el
administrador debe saber comunicar, liderar y motivar. La dirección está relacionada con
la actuación sobre las personas de la organización, por esta razón constituye una de las
más complejas funciones de la administración. (Chiavenato, 2010, pág. 365)
El papel que cumple la dirección dentro de la empresa es guiar las actividades que ya se planearon
y organizaron de forma ordenada, lo que permitirá que las tareas sean direccionadas de tal forma
que se cumpla el objetivo para la cual fue creada, ya que está relacionada con la forma de actuar del
talento humano de la empresa.
Para que el proceso de dirección guie las actividades del personal de la organización se deben
tomar en cuenta los principios que deben tener los líderes, como se detalla a continuación.
13
Figura 1.6 Las características de la dirección.
Control
El control es considerado como una de las actividades más importantes dentro del proceso
administrativo porque permite evaluar el rendimiento de la empresa a su vez corregirlos de manera
oportuna para garantizar el cumplimiento de los objetivos de manera eficaz y eficiente, es decir
coincidir con lo planificado.
“El control es función de todos los administradores, ya que cierra el ciclo del proceso
Administrativo, de hecho intervienen desde el Presidente hasta los Supervisores, particularmente de
niveles inferiores, la responsabilidad primordial recae en todas las demás funciones
administrativas, así como los administradores de todos los niveles tienen la responsabilidad de
ejecutar planes, de manera que el control es una de las funciones administrativas esenciales en
cualquier nivel.” (Suárez & Santos, 2010, pág. 43)
El control tiene como objetivo dentro de la empresa que las actividades que se planificaron se
cumplan en su totalidad, sin ningún tipo de interferencia, asegurando los resultados, comprobar si
las actividades fueron controladas a fin de evitar cometer errores en la ejecución de las actividades.
Esto es fundamental en cualquier empresa, nos permite prevenir los errores, si los hay,
reconocerlos y corregirlos a tiempo para que no se presenten como algo perjudicial para la
empresa.
Las principales actividades del control son:
Comparar los resultados con los planes generales de tal forma que se verifique si se
cumplió con lo planeado.
Unidad de mando
Delegación y Liderazgo
Amplitud de Control
Toma de decisiones
Integración.
Motivación.
Comunicación
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Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño, para que sirvan de base en las
posteriores mediciones de desempeño.
En este sentido, puede establecerse las siguientes características por los cuales es de suma
trascendencia el control en una empresa.
Figura 1.7 Características del Control
El control tiene muchas áreas de desempeño en todos los departamentos que tiene una organización
(división departamental), por los que se necesitan manejar un control de información, calidad y
costo.
El proceso de Control dentro de la organización establece lo siguiente para tener un control
efectivo:
Establecer objetivos y estándares de
desempeño: de acuerdo a lo planificado.
Medir el desempeño real: mide la variación
real y el error en el desempeño.
Comparar el desempeño real con los objetivos
y estándares: es la interpretación o análisis de
Estandariza el desempeño mediante inspecciones, supervisones, procedimientos escritos o programas de produccion.
Estandariza la calidad de productos o servicios ofrecidos porla empresa
Posibilita el análisis de lo realizado con lo planificado,constituyendo para los jefes una herramienta para comprobar silos propositos de la organización son alcanzados de acuerdo a loplanificado.
15
los resultados y la valoración que se le asigne, de la buena interpretación de los resultados
dependerá el éxito de la corrección de los mismos.
Emprender la acción necesaria: se aplica si los resultados que se desean obtener no
cumplen con los niveles establecidos (estándares).
Dentro de las etapas del control tenemos el establecimiento de estándares:
Figura 1.8 Estándares del Control Interno
En: (Blogspot, 2012, pág. 1)
Los estándares de entrada miden el esfuerzo de trabajo invertido en una actividad a realizarse.
Estándares de salida miden los resultados de desempeño en términos de cantidad, calidad, costos y
tiempo.
Control Interno
Toda organización debe contar con un sistema de control interno que permita salvaguardar los
activos de la empresa y su respectivo registro, si detectara error se deberá conducir a la acción
correctiva.
Se entiende como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes,
métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptado
por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así
como la administración de la información y los recursos se realicen de acuerdo con las normas
constitucionales y legales dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u
objetivos previstos. (Mantilla B., 2009, pág. 48)
Se define el control interno como un proceso de políticas y procedimientos establecidos por los
administradores, gobierno y otro personal de una entidad, con el fin de proporcionar una
seguridad razonable en función del cumplimiento de los siguientes objetivos establecidos por la
entidad:
16
Figura 1.9 Objetivos del Control interno.
El Control Interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados, en la que se describe a
continuación:
Figura 1.10 Componentes de Control Interno.
Ambiente de Control.- Es el que da vida a la organización, pilar principal de los demás
componentes para proporcionar disciplina en su gente.
Los factores del ambiente de control interno incluyen: la integridad, los valores éticos, la
competencia de la gente, la filosofía de los administradores, la estructura de la organización, las
políticas y prácticas sobre su personal con su respectiva asignación de responsabilidad.
Efectividad yeficiencia de lasoperaciones.
Confiabilidad de lainformaciónfinanciera.
Cumplimientp de lasleyes y regulacionesapiclables.
Valoración de Riesgos
Monitoreo
Ambiente de Control
Actividades de Control Componentes de
Control Interno
Información y
Comunicación
Cumplimiento
de Objetivos
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Valoración de Riesgos.- Es el grado de enfrentar los posibles riesgos externos e internos que
presente la organización. Una condición previa a la valoración de riesgos es establecer objetivos,
enlazados en los distintos niveles. Las causas que provoquen riesgos son: la economía, la industria,
las regulaciones y condiciones de operación, se requieren mecanismos para identificar y tratar los
riesgos.
Actividades de Control.- Son las políticas y los procedimientos que ayudan asegurar la
información financiera sea efectiva y eficiente, se tome las acciones necesarias para orientar los
riesgos tales como: la conciliación bancaria, revisiones de desempeño operacional, seguridad de
activos y segregación de funciones.
Información y Comunicación.- Es la comunicación de la información que se obtenga en un
tiempo determinado que permita a los empleados cumplir con las responsabilidades. La forma de
comunicación debe ser efectiva con sentido amplio que abarque a todas las personas involucradas
en la organización.
Monitoreo.- Es el proceso que valora la calidad del desempeño del sistema de información en el
tiempo establecido.
El control interno al aplicarlo en una organización comprende las políticas y los procedimientos
que tiene una actividad lo que permite evaluar los posibles errores para que sea desarrollada sin
error.
Todo sistema que no se controle se degenera y destruye valor.
Responsables del Control Interno
Administración.- incluye al director ejecutivo, el gerente, es el responsable de llevar a
cabo un adecuado control.
Consejo de Directores.- incluye gobierno, guía, y supervisión reguladora son los que
controlan una administración honesta dentro de un país.
Auditores Internos.-incluye al personal de auditoria que evalúan la efectividad de los
sistemas de control.
18
Otros Personal.- los empleados, los auditores externos, son los realizan las acciones
necesarias para efectuar el control.
Estructura del Control Interno
Para que el control interno en la organización tenga éxito se debe establecer como primer paso la
asignación de responsabilidades y que las actividades van a ser desarrollados por dicho personal.
Además de mantener los procedimientos ya sean administrativos y contables de las diferentes
cuentas principales con las que opere la organización, con las cuales cada miembro de determinado
departamento tendrá la guía necesaria para el desarrollo y cumplimiento de las actividades.
Las características de un sistema de control interno satisfactorio deberían incluir:
Un plan de organización que provea segregación adecuada de las responsabilidades y deberes.
Un sistema de autorizaciones y procedimientos de registro que provea adecuadamente un
control razonable sobre activos, pasivos, ingresos y gastos.
Prácticas sanas en el desarrollo de funciones y deberes de cada uno de los departamentos de la
organización.
Recurso Humano de una calidad adecuada de acuerdo con las responsabilidades. (Facultad de
Ciencias Contables, Económicas y Administrativas, 2012)
El control interno dentro de una organización debe contar con personal capacitado y adecuado para
cada puesto de trabajo, con las adecuadas actividades a realizar.
Los tipos de control que mencionaremos en la siguiente figura nos permitirán detectar y prever
desviaciones con el fin de corregirlas a tiempo.
Figura 1.11 Tipos de Control Interno.
ENTRADA - PREVIO
•Asegura que se establezca el rumbo correcto y que los recursos adecuados esten disponibles.
PROCESO - CONCURRENTE
•Asegura que se hagan las cosas correctas como parte de las operaciones de flujo de trabajo.
SALIDA - POSTERIOR
•Asegurar que los resultados finales estén a la altura de los estandares deseados.
19
CLASES DE CONTROL INTERNO
Tomando en cuenta las áreas de funcionamientos, el control interno es integrado, desde un punto de
vista didáctico, se ha establecido la siguiente clasificación de Control Interno.
Control Interno Administrativo
“Es el conjunto de herramientas de la contabilidad administrativa orientada a:
a) Evaluar el uso eficiente de los recursos de la empresa y
b) Evaluar el desempeño de los responsables de las diversas áreas en función de que tan
eficientemente han utilizado dichos recursos para lograr la estrategia de la compañía y la
creación de valor para la empresa.” (Ramirez Padilla, 2013, pág. 393)
En el tema de investigación se establecerá un plan de organización, que adopte todos los métodos,
medidas y procedimientos que lograran la eficiencia de las operaciones y del cumplimiento de la
misma.
En el cuarto capítulo de este tema de investigación se planteara la misión, visión, políticas,
organigramas y funciones de la empresa Alfecore Cía. Ltda., estructurada en un plan de
organización diferente al como lo llevan actualmente.
Control Interno Financiero o Contable
“Comprende el plan de organización y los procedimientos y registros que conciernen a la custodia
de los recursos así como la verificación de la exactitud y confiabilidad de los registros e informes
financieros” (Estupiñan Gaitán & Estupiñan Gaitán, 2009, pág. 185)
Para Alfecore, el control interno contable se comprenderá un plan de organización en todas las
transacciones efectuadas por la empresa que proporcione información relevante para la toma de
decisiones.
Control Interno Informático
“Es el que controla diariamente que todas las actividades de sistemas de información sean
realizadas cumpliendo los procedimientos, estándares y no norma fijadas por la Dirección de
20
Organización y/o la Dirección de Informática así como los requerimientos legales” (Piattini
Velthuis & Peso Navarro, 2009, pág. 285)
El Control Interno Informático suele ser un órgano staff del Departamento Informático, en
Alfecore, se utiliza un sistema informático llamado NIGISU, en la que se ingresa información
contable.
Para Alfecore, el procesamiento de datos, la utilización de recursos en base y la seguridad
informática es factible en su totalidad, porque el giro del negocio es el desarrollo de software
contable, el mismo que tendrá una gran importancia porque se limitará a tener una confiabilidad en
los datos de los estados financieros, no obstante se asegura que los procedimientos establecidos
sean los correctos.
Al determinar que existe un sistema informático en Alfecore no se podrá decir que las operaciones
sean correctas, sino del personal que lleve a cabo estos procesos.
Sistemas de Control Interno
COSO I.- Con el informe COSO (Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Organización
Treadway.), esta organización voluntaria del sector privado, establecida en los Estados Unidos
define al Control Interno como una gestión ejecutiva orientadas a las entidades de gobierno sobre
los aspectos fundamentales como la ética empresarial, control interno, gestión del riesgo
empresarial, el fraude y la presentación de informes financieros.
COSO II.- En Septiembre del 2004, se establece nuevos conceptos pero no entra en contradicción
del COSO I, solo amplia la visión de evaluación de riesgos a eventos negativos o positivos, con el
fin de prevenir y corregir debilidades.
21
Figura 1.12 Relación entre COSO I Y COSO II
En: (Slisdeshare, 2012)
MICIL.- El Marco Integrado de Control Interno Latinoamericano (MICIL) se desarrolló para las
entidades públicas específicas, para las empresas privadas en sus diferentes actividades, enfocado a
las organizaciones de la sociedad civil, dirigido a las municipalidades y especializado para las
unidades de operación.
COCO.-The Criteria of Board emitió este modelo llamado COCO, se dio a conocer por el Instituto
Canadiense de Contadores Certificados (CICA) en el año 1995, el objetivo de este modelo es
diseñar y emitir criterios o lineamientos generales sobre el control. Consta de cuatro etapas:
propósito, compromiso, aptitud, y evaluación y aprendizaje dentro de ellos los 20 criterios.
Manual de Procedimientos
Definición
“Documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de
las funciones de unidad administrativa, o de dos o más de ellas. Incluye además de los puestos o
unidades administrativas que intervienen, precisamente su responsabilidad y participación.”
(Vásquez R, 2009, pág. 120)
22
Un Manuel de Procedimientos es un término que hace referencia a la acción de realizar algo en
forma determinada, se basa en el ordenamiento de actividades en forma secuencial. Es un
documento que sirve de guía flexible para realizar las actividades de los empleados o personas
involucradas con la organización.
Importancia y Objetivos
Un manual de Procedimientos es importante porque asegura la uniformidad en el desarrollo de los
trámites y simplifica el trabajo de las personas.
Según la naturaleza un Manuel de Procedimientos tiene por objetivos básicos lo siguientes:
Figura 1.13 Objetivos de los procedimientos.
Símbolos utilizados para los Manuales de Procedimientos.
Cada símbolo cumple una función en el diagrama de los manuales de procedimientos, a la vez tiene
su propio significado.
Determinar el tiempo en quese realizarán las actividades.
Equilibrar que lasactividades que se realicendentro de la empresa tenganun responsable a cargo.
Controlar que lasactividades se realicen segúnlo estipulado.
Disminuir demoras y pasosinnecesarios.
Identificar losresposansables de cdaactividad y su funciónespecífica.
23
Los símbolos más utilizados son los siguientes.
Figura 1.14 Símbolos para realizar Manuales de Procedimientos.
Sistema Contable
El Sistema Contable es un conjunto de procesos sistemáticos y ordenados que el contador debe
seguir, este nos permite conocer el proceso de información contable para cada año de actividad,
facilitando así el control de los recursos económicos y financieros.
“El Sistema Contable suministra información tanto cualitativa como cuantitativa, ya que contiene
la clasificación de las cuentas y de los libros de Contabilidad, formas, procedimientos y
Operación
Recibir, autorizar, elaborar,
pagar, entregar, chequear, etc…
Transporte
Demora
Almacenamient
o o archivo
Alternativa
de decisiones
Formulario,
documento, etc.
Conector en otra
hoja
Operación
Inspección
Operación -
Inspección
24
controles, que sirven para contabilizar y controlar el activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos y
los resultados de las transacciones.” (Bravo Valdivieso, 2013, pág. 55)
El sistema de información contable es la combinación del personal, los registros y los procedimientos
que se usan en una empresa para cumplir con los objetivos planeados y tener un control de las
operaciones.
Proceso contable
El proceso contable en una empresa comienza con la presentación de los documentos fuente según
la transacción a la que pertenezcan serán registrados en el libro diario, que posteriormente será
agrupado o clasificado según los diferentes tipos de cuentas en el libro mayor, el cual servirá para
desarrollar los diferentes balances que son necesarios para la toma de decisiones y de estas depende
el futuro de la empresa.
“Es el proceso metodológico de causación o acumulativo de todas las transacciones que realiza la
empresa durante el ejercicio contable de acuerdo a las normas del país. El proceso consiste en la
identificación, medición, clasificación, registro, interpretación, análisis, evaluación e informe de
todas las operaciones en desarrollo de la actividad comercial de acuerdo al objeto social” (Fierro
Martínez, 2011, pág. 120)
Figura 1.15 Proceso contable.
Adaptado en: (Slideshare, 2011)
25
Alfecore, registra en forma ordenada y sistemática en el sistema contable todas las transacciones
de compras, ventas, egresos, recibos de caja, ingresos, depósitos, nómina y todos los asientos
contables que realicen, de tal forma que se convierta en información oportuna para la toma de
decisiones, la misma que se encuentra plasmada en las diferentes clases de Estados Financieros que
de igual forma procesa el sistema.
Plan de Cuentas
Toda empresa para iniciar su contabilidad debe estructurar su plan de cuentas con la finalidad de
facilitar el manejo de las cuentas mediante códigos de identificación, y grupos de cuentas, no se
puede generalizar un solo plan de cuentas para todas las empresas, dependerá del giro del negocio.
“Denominado también Catalogo de Cuentas, es la numeración de cuentas ordenadas
sistemáticamente, aplicable a un negocio, que proporciona los nombres y el código de cada una de
las cuentas. Constituye un listado lógico y ordenado de las cuentas de Mayor General y de las
subcuentas aplicables a una entidad especifica con su denominación y código correspondiente.
(Bravo Valdivieso, 2013, pág. 24)”
Un modelo de plan de cuentas que se utiliza en la actualidad es la que implanto la Superintendencia
de Compañías, se estructuro para todo tipo de empresas. Para las instituciones bancarias, es
adaptado por la Superintendencia de Bancos, de igual forma para las instituciones públicas es
elaborado por la Contraloría del Estado según las partidas presupuestarias.
El plan de Cuentas debe contener según su sistema de codificación en numéricos, alfabéticos y
mixtos.
1. Activo
2. Pasivo Balance General
3. Patrimonio
4. Ingresos
5. Costos Estado de Resultados
6. Gastos
7. Cuentas de Orden Balance General (representan bienes o servicios a
terceros.)
En todo sistema contable para empezar a registrar las transacciones debe ingresar un plan de
cuentas modelo según el nivel de estructura que desea clasificar.
26
La estructura de separación de niveles que utilizo Alfecore en el sistema es el siguiente:
Figura 1.16 Estructura del Plan de Cuentas Alfecore Cía. Ltda.
A continuación el plan de cuentas de Alfecore.
Figura 1.17 Plan de Cuentas de Alfecore Cía. Ltda.
1 ACTIVO Agrupacion
101 CORRIENTES Agrupacion 1
10101 DISPONIBLES Agrupacion 1.01
1010101 CAJAS MENORES Agrupacion 1.01.01
101010102 CAJA GENERAL Movimiento 1.01.01.01
1010102 BANCOS NACIONALES Agrupacion 1.01.01
101010202 BANCO DE GUAYAQUIL 3840557 Movimiento 1.01.01.02
10102 EXIGIBLES Agrupacion 1.01
1010201 CUENTAS POR COBRAR GARANTIAS Agrupacion 1.01.02
101020101 CUENTAS POR COBRAR CLIENTES Movimiento 1.01.02.01
1010202 ANTICIPOS SUELDOS Agrupacion 1.01.02
101020203 ANTICIPOS EMPLEADOS Movimiento 1.01.02.02
1010204 PROVISION DE CUENTAS INCOBRABLES Agrupacion 1.01.02
101020401 PROVISION CUENTAS INCOBRABLES Movimiento 1.01.02.05
1010205 CREDITO TRIBUTARIO Agrupacion 1.01.02
101020501 IVA EN COMPRAS Movimiento 1.01.02.06
1010207 CREDITO IMPUESTO A LA RENTA Agrupacion 1.01.02
101020701 1% IMPUESTO A LA RENTA EN VENTAS Movimiento 1.01.02.07
1010208 RETENCIONES IVA CREDITO TRIBUTARIO VENTAS Agrupacion 1.01.02
101020801 30% RETENCION IVA Movimiento 1.01.02.08
10104 OTROS ACTIVOS CORRIENTES Agrupacion 1.01
102 ACTIVOS FIJOS Agrupacion 1
10201 MUEBLES Y ENSERES Movimiento 1.02.01
10202 (-) DEP.ACUM. MUEBLES Y ENSERES Movimiento 1.02.02
103 OTROS ACTIVOS Agrupacion 1
2 PASIVO Agrupacion
201 CORRIENTES Agrupacion 2
20101 CUENTAS POR PAGAR Agrupacion 2.01
2010101 PROVEEDORES Movimiento 2.01.01
20103 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS Agrupacion 2.01
20104 OBLIGACIONES CON LA ADMINISTRACION TRIBUTARIA Agrupacion 2.01
2010401 RETENCIONES DE IVA Agrupacion 2.01.04
201040107 IVA POR PAGAR VENTAS Movimiento 2.01.04.01
2010402 RETENCIONES EN LA FUENTE Agrupacion 2.01.04
201040236 1% TRASNFERENCIA DE BIENES MUEBLES NATURALEZA Movimiento 2.01.04.02
201040238 8% ARRENDAMIENTO BIENES INMUEBLES Movimiento 2.01.04.02
20105 OBLIGACIONES CON EL IESS Agrupacion 2.01
2010501 IESS PERSONAL POR PAGAR Movimiento 2.01.05
20106 OBLIGACIONES CON EMPLEADOS Agrupacion 2.01
2010601 SUELDOS POR PAGAR Movimiento 2.01.06
20107 PROVISIONES LABORALES Agrupacion 2.01
2010701 DECIMO TERCERO Movimiento 2.01.07
2010702 DECIMO CUARTO Movimiento 2.01.07
20108 OTROS PASIVOS A LARGO PLAZO Agrupacion 2.01
3 PATRIMONIO Agrupacion
301 PATRIMONIO INSTITUCIONAL Agrupacion 3
30101 CAPITAL PAGADO Movimiento 3.01
302 RESULTADOS EJERCICIOS Agrupacion 3
30204 RESULTADO AÑO 2014 Movimiento 3.02
4 INGRESOS Agrupacion
401 VENTAS Agrupacion 4
40101 VENTAS SISTEMA NIGISU Movimiento 4.01
5 EGRESOS Agrupacion
501 ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS Agrupacion 5
50101 SUELDOS Y SALARIOS Agrupacion 5.01
5010101 SUELDOS Y SALARIOS Movimiento 5.01.01.01
50102 BENEFICIOS SOCIALES Agrupacion 5.01.01
5010201 DECIMO TERCER SUELDO Movimiento 5.01.01.02
5010202 DECIMO CUARTO SUELDO Movimiento 5.01.01.02
50103 IESS Agrupacion 5.01.01
501010301 IESS PATRONAL Movimiento 5.01.01.03
50102 GASTOS OPERATIVOS Agrupacion 5.01
5010202 HONORARIOS PROFESIONALES Movimiento 5.01.02
5010205 SERVICIOS BASICOS Movimiento 5.01.02
Cuenta Nombre Cuenta Cuenta de MayorTipo
27
Documentos Contables
Todos los registros contables que realiza la empresa deberán estar sustentada o respaldados por
comprobantes de venta, facturas de compras, liquidaciones de compras, notas de crédito, notas
débito, contratos, prestamos, cheques, roles de pagos, egresos, papeletas de depósitos, recibos de
caja, ingresos, etc., que nos proporcione un grado de confiabilidad y validez para llevar una
contabilidad real.
A continuación detallo los documentos contables que Alfecore utiliza a diario:
Factura de Venta
Figura 1.18 Factura de venta de Alfecore Cía. Ltda.
28
Factura de Compra y Retención en Compra.
Figura 1.19 Factura de Compra y Retención de Compra de Alfecore Cía. Ltda.
29
Cheque
Figura 1.20 Cheque de Alfecore Cía. Ltda.
Comprobantes de Egreso
Figura 1.21 Comprobantes de Egreso de Alfecore Cía. Ltda.
30
Estados Financieros
“La información financiera es un elemento imprescindible para que los diversos usuarios puedan
tomar decisiones; se presenta en los estados financieros básicos que son la culminación del proceso
contable y, por tanto, la parte más importante para la toma de decisiones. La información que
dichos usuarios requieren se centra primordialmente en la evaluación de la situación financiera, de
la rentabilidad de la liquidez” (Guajardo & Andrade, 2012, pág. 84)
Los estados financieros son reportes que se elaboran al terminar un proceso contable, con el
objetivo de proporcionar información relevante sobre la situación económica y financiera en la
empresa, dichos reportes deben presentarse de la siguiente manera:
Estado de Situación Financiera.- Reporte sobre relación sobre los activos, pasivo y
patrimonio de la empresa en un determinado periodo.
Estado de Resultados.- Reporte sobre la rentabilidad de la operación mostrando un
resumen de ingresos y gastos en un periodo determinado.
Estado de Flujo del Efectivo.- Son las entradas y salidas de dinero en un determinado
periodo con la finalidad de evaluar la liquidez o solvencia de la empresa.
Estado Variaciones sobre el Patrimonio.- Son los cambios en la inversión de los dueños
de la empresa en un determinado periodo.
Los estados financieros se elaboran con la finalidad de que la información contable que se ha
manejado durante un periodo se refleje de forma resumida de tal forma que ayuda a los usuarios a
entender cuál es su posición en el mercado, si ha obtenido rentabilidad o no, permitiendo examinar
los resultados obtenidos durante el periodo y evaluar en que situación está la empresa para
enfrentarse al futuro.
31
Según la Normas Internacional de Contabilidad
NIC 1
Presentación de los Estados Financieros
Objetivo
El objetivo de los estados financieros es suministrar información acerca de la situación financiera,
del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de una entidad, que sea útil a una amplia
variedad de usuarios a la hora de tomar sus decisiones económicas.
Alcance
Una entidad aplicará esta Norma al preparar y presentar estados financieros de propósito de
información general conforme a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF).
Definiciones
Los estados financieros con propósito de información general son aquéllos que pretenden cubrir las
necesidades de usuarios que no están en condiciones de exigir informes a la medida de sus
necesidades específicas de información. La aplicación de un requisito será impracticable cuando la
entidad no pueda aplicarlo tras efectuar todos los esfuerzos razonables para hacerlo.
Las notas contienen información adicional a la presentada en el estado de situación financiera,
estados del resultado del ejercicio y otro resultado integral, estado de cambios en el patrimonio y
estado de flujos de efectivo. Las notas suministran descripciones narrativas o desagregaciones de
partidas presentadas en esos estados e información sobre partidas que no cumplen las condiciones
para ser reconocidas en ellos
Finalidad de los Estados Financieros
Los estados financieros también muestran los resultados de la gestión realizada por los
administradores con los recursos que les han sido confiados. Para cumplir este objetivo, los estados
financieros suministrarán información acerca de los siguientes elementos de una entidad: (a)
activos; (b) pasivos; (c) patrimonio; (d) ingresos y gastos, en los que se incluyen las ganancias y
pérdidas; (e) aportaciones de los propietarios y distribuciones a los mismos en su condición de
tales; y (f) flujos de efectivo. Esta información, junto con la contenida en las notas, ayuda a los
32
usuarios a predecir los flujos de efectivo futuros de la entidad y, en particular, su distribución
temporal y su grado de certidumbre.
33
Estado de Situación Financiera
Es un informe que refleja el resumen de todas las posesiones (activos) y todas las deudas (pasivos) y
el capital con el que cuente una empresa a un determinado periodo. Este informe servirá para evaluar
la posición financiera, presente, pasada y futura de las principales cuentas.
A este informe se le conoce comúnmente como Balance General, en el cual se presenta información útil
para la toma de decisiones en cuanto a la inversión y al financiamiento. En este informe se muestra el
monto del activo, pasivo, y capital a una fecha específica, es decir, se presentan los recursos con los que
cuenta la empresa, lo que debe a sus acreedores y el capital aportado de los dueños. Dentro dicho
estado financiero se tiene una sección para activo, pasivo y capital.
El estado de situación financiera presenta en un mismo reporte la información necesaria para tomar
decisiones en las áreas de inversión y de financiamiento. Dicho estado incluye en el mismo informe
ambos aspectos, debido a que se basa en la idea que los recursos con que cuenta el negocio deben ser
correspondidos directamente por las fuentes necesarias para adquirir dichos recursos. (Guajardo &
Andrade, 2012, pág. 85)
Para Alfecore, este balance nos proporciona el sistema NIGISU de acuerdo a las NIC, pero como
hemos venido recalcando la información que se obtenga depende del personal que lo realice, para ello
en el tercer capítulo realizaremos el levantamiento de procedimientos contables que se tiene en las
diferentes cuentas, para proponer los procedimientos adecuados.
El reporte que se obtiene dentro del sistema es el resumen general de los movimientos que se
realizaron en un determinado periodo, (activo, pasivo y patrimonio), este nos permitirá sacar reportes
de cuadros comparativos de años anteriores, según la NIC1, que estable las Normas Internacionales
de Contabilidad de conocer y analizar los cambios en políticas contables sobre las cuentas
patrimoniales.
El sistema NIGISU, emite reportes comparativos mensuales y anuales de periodos anteriores, por
proyecto y centro de costo.
La ecuación para presentar el estado de situación financiera es:
Figura 1.22 Ecuación del Estado de Situación Financiero
ACTIVO PASIVO PATRIMONIO
34
A continuación el modelo de reporte que emite el sistema NIGISU:
Figura 1.23 Estado de Situación Financiera de Alfecore Cía. Ltda.
Estado de Resultados
Es un informe que muestra la información relativa de las operaciones que realizan en un periodo
contable, es la diferencia de los ingresos menos los egresos como resultado emita la utilidad neta, o
pérdida del ejercicio.
“El estado de resultados es el informe financiero que presenta los ingresos obtenidos y los gastos y
costos incurridos por la empresa, para reflexionar en último, la rentabilidad de esta en las
actividades desarrollados. Este se debe presentar una vez, al año con cierre de las cuentas
Codigo Cuenta
1
101
10101
1010101
101010102
1010102
101010202
10102
1010201
101020101
1010206
101020602
1010207
101020701
101020702
1010208
101020801
101020802
101020803
2
201
20101
2010101
20104
2010401
201040106
201040107
2010402
201040239
201040240
201040243
20105
2010501
2010502
20107
2010701
2010702
3
301
30101
RESULTADO DEL EJERCICIO 7,253.04
PASIVO + PATRIMO NIO +RESULTADO 32,315.60
Elaborado por Administrador del Sistema
CO NTADO R GENERAL DIRECCIO N FINANCIERA DIRECCIO N EJECUTIVA
0.00Capital Pagado 200.00
200.00TO TAL PATRIMO NIO
24,862.56TO TAL PASIVO
200.00PATRIMONIO
0.00PATRIMONIO INSTITUCIONAL 200.00
0.00Decimo Tercero 120.00
0.00Decimo Cuarto 120.00
0.00Iess Patronal Por Pagar 174.96
0.00PROVISIONES LABORALES 240.00
0.00OBLIGACIONES CON EL IESS 309.60
0.00Iess Personal Por Pagar 134.64
0.002 % Otras Retenciones Servicios 160.00
0.0010% Honorarios Relacion Con El T itulo 50.00
0.00RETENCIONES EN LA FUENTE 240.00
0.001 % Otras Retenciones Bienes 30.00
0.00100% Iva Retencion 60.00
0.00Iva Por Pagar Ventas 3,432.96
0.00OBLIGACIONES CON LA ADMINISTRACION 3,732.96
0.00RETENCIONES DE IVA 3,492.96
0.00CUENTAS POR PAGAR 20,580.00
0.00Proveedores 20,580.00
24,862.56PASIVO
0.00CORRIENTES 24,862.56
0.00100% Retencion Iva 6.00
32,315.60TO TAL ACTIVO
0.0030% Retencion Iva 1.62
0.0070% Retencion Iva 1,486.80
0.002% Impuesto A La Renta En Ventas 457.60
0.00RETENCIONES IVA CREDITO TRIBUTARIO VENTAS 1,494.42
0.00CREDITO IMPUESTO A LA RENTA 510.65
0.001% Impuesto A La Renta En Ventas 53.05
0.00CREDITO TRIBUTARIO 1,380.00
0.00Iva En Compras Servicios 1,380.00
0.00CUENTAS PORE COBRAR GARANTIAS 9,398.76
0.00Cuentas Por Cobrar Clientes 9,398.76
0.00Banco De Guayaquil 3840557 16,190.37
0.00EXIGIBLES 12,783.83
0.00Caja General 3,341.40
0.00BANCOS NACIONALES 16,190.37
0.00DISPONIBLES 19,531.77
0.00CAJAS MENORES 3,341.40
32,315.60ACTIVO
0.00CORRIENTES 32,315.60
ALFECORE CIA. LTDA.Estado de Situación Financiera Preliminar [CONSOLIDADO]Desde 01/01/2010 Hasta 01/12/2010
Nombre Cuenta TotalMovimiento
35
nominales: ingreso, costos y gastos. El estado de Resultado es el estado financiero del cierre de las
cuentas nominales. (Rincón Soto, Marmolejo Lasso, & Parrado Bolaños, 2012, pág. 294)”
El periodo para el que se realiza el estado de resultados puede variar porque corresponde a un
ejercicio económico, pero en la mayoría de los casos suele ser un año.
Al elaborarlo permite saber a los directivos y demás usuarios como está la situación económica de
la empresa, tal forma se establecen las acciones a realizar para mejorar o mantener el resultado si
este es beneficioso para la empresa.
El reporte de Estado de Resultados emitido por el sistema NIGISU en Alfecore es el siguiente:
Figura 1.24 Estado de Resultados de Alfecore Cía. Ltda.
CO NTADO R GENERAL DIRECCIO N FINANCIERA DIRECCIO N EJECUTIVA
35,973.28TO TAL EGRESO S
35,973.28TO TAL EGRESO S
Elaborado por Administrador del Sistema
(1,145.28)RESULTADO DEL EJERCICIO
Gastos De Viaticos 22,000.005010224 0.00
Comisiones A Terceros 8,000.005010226 0.00
GASTOS OPERATIVOS 33,500.0050102 0.00
Internet Y Pagina Web 3,500.005010207 0.00
IESS 233.285010103 0.00
Iess Patronal 233.28501010301 0.00
Decimo Tercer Sueldo 160.00501010201 0.00
Decimo Cuarto Sueldo 160.00501010202 0.00
Sueldos Y Salarios 1,920.00501010101 0.00
BENEFICIOS SOCIALES 320.005010102 0.00
SUELDOS Y SALARIOS 2,473.2850101 0.00
SUELDOS Y SALARIOS 1,920.005010101 0.00
EGRESOS5 35,973.28
ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS 35,973.28501 0.00
Ventas Sistema Nigisu 34,828.0040101 0.00
34,828.00TO TAL INGRESO S
INGRESOS4 34,828.00
VENTAS 34,828.00401 0.00
ALFECORE CIA. LTDA.Estado del Resultado Integral Preliminar [CONSOLIDADO] Desde 01/01/2010 Hasta 31/12/2010
MovimientoNombre CuentaCodigo Cuenta Total
36
De igual forma procesa análisis de años anteriores en el sistema contable NIGISU.
Figura 1.25 Estado de Resultados Comparativo de Alfecore Cía. Ltda.
Estado de Flujo de Efectivo
Una de las partes mas importantes en una entidad es la generacion del efectivo, este refleja como
estan operando las áreas de la empresa, con el objetivo de proporcionar a los usuarios la liquidez o
solvencia de la empresa para cubrir obligaciones con terceros o para realizar inversiones.
Según la NIC 7 y la NEC 3, se clasifica el estado de flujo del efectivo por las actividades operativas
de inversión y de financiamiento durante el periodo.
26,665.79
15,937.29
15,937.29
10,728.50(18,324.48)RESULTADO DEL EJERCICIO
35,973.28TOTAL EGRESOS
35,973.28TOTAL EGRESOS
Elborado por : Administrador del Sistema
33,500.00 400.00GASTOS OPERATIVOS50102
0.00 400.00HONORARIOS CONTABLES FINANCIEROS5010202
233.28 1,454.14IESS5010103
233.28 1,454.14IESS PATRONAL501010301
160.00 941.60DECIMO CUARTO SUELDO501010202
0.00 175.93FONDOS DE RESERVA501010204
320.00 2,114.89BENEFICIOS SOCIALES5010102
160.00 997.36DECIMO TERCER SUELDO501010201
1,920.00 11,968.26SUELDOS Y SALARIOS5010101
1,920.00 11,968.26SUELDOS Y SALARIOS501010101
35,973.28 15,937.29ADMINISTRATIVOS Y OPERATIVOS501
2,473.28 15,537.29SUELDOS Y SALARIOS50101
34,828.00TOTAL INGRESOS
35,973.28 15,937.29EGRESOS5
34,828.00 26,665.79VENTAS401
34,828.00 26,665.79VENTAS SISTEMA NIGISU40101
ALFECORE CIA. LTDA.
Estado Perdidas y Ganancias acumulado [ de sucursal GUAYAQUIL]
Al 31 de diciembre de 2011
2010 2011
34,828.00 26,665.79INGRESOS4
37
Su estructura lo muestra en la siguiente figura.
Figura 1.26 Estructura básica del Estado de Flujo de Efectivo.
En (Finanzasesca, 2011)
Estado de Cambios en el Patrimonio
Una vez que se elabora el estado de situación financiera, económica y flujo del efectivo, se procede
a realizar el estado de cambios de patrimonio en la que se detalla y analiza las variaciones que
sufran las diferentes cuentas de capital, reservas, superávit y resultados que componen el
patrimonio, en un periodo determinado.
Tomando en cuenta que las cuentas patrimoniales forman parte de los accionistas, son ellos que
deben saber la situación de su patrimonio.
Como lo muestra la siguiente figura:
Figura 1.27 Estado de Cambios en el Patrimonio.
En: (Blogspot, 2012)
38
Este estado permite en la actualidad realizar procesos de negociación como la compra de acciones
de otras empresas, la compra y venta de empresas, la inversión de bolsa de valores o mercados
bursátiles.
Notas explicativas a los Estados Financieros.
Las notas explicativas que se encuentran en los Estados Financieros son explicaciones de datos o
cifras donde se detalla los aspectos que afectan a ciertas cuentas que se relacionan con los
movimientos de la empresa. Las notas deben presentarse de forma ordenada, clara y referenciada
para facilitar la interpretación de la información contenida en los Estados Financieros.
Las notas, como presentación de las prácticas contables y revelación de la empresa, son parte
integral de todos y cada uno de los estados financieros. Las mismas deben presentarse por los
administradores con sujeción a las siguientes reglas:
Cada nota deben aparecer identificada mediante números o letras y debidamente
titulada, con el fin de facilitar su lectura y su cruce con los estados financieros
respectivos.
Cuando sea practico y significativo, las notas se deben referenciar adecuadamente en
el cuerpo de los estados financieros.
Las notas iniciales deben identificar el ente económico, resumir sus políticas y
prácticas contables y los asuntos de importancia relativa.
Las notas deben ser presentadas en una secuencia lógica, guardando en cuanto sea
posible el mismo orden de los rubros de los estados financieros. (Rincón Soto,
Marmolejo Lasso, & Parrado Bolaños, 2012, pág. 36)
Con anterioridad se mencionó que el sistema contable de Alfecore, reporta los estados financieros
comparativos de años, este nos ayuda para poder emitir notas explicativas en cifras.
En la figura a continuación se refleja cómo debería emitir la persona encargada en el sistema
contable las notas explicativas de los estados financieros.
39
Figura 1.28 Modelo de las Notas Explicativas
En: (Blogspot, 2012)
1.1.5. Normativa Legal
RESUMEN DE LAS NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA NIIF.
NIIF 1. Revelaciones de políticas contables.
NIIF 2. Inventarios (Bienes de cambio).
NIIF 7. Estados de flujo de efectivo.
NIIF 8. Ganancia o pérdida neta del período, errores fundamentales.
NIIF 10. Contingencias y sucesos que ocurren después de la fecha del balance.
NIIF 11. Contratos de construcción.
NIIF 12. Impuestos sobre las ganancias.
NIIF 14. Información financiera por segmentos DEROGADA.
NIIF 15. Información para reflejar los efectos de cambios en los precios.
NIIF 16. Propiedades, plantas y equipos.
NIIF 17. Arrendamientos.
NIIF 18. Reconocimiento de ingresos.
NIIF 19. Beneficios a los empleados.
40
NIIF 20. Contabilización de las concesiones del gobierno
NIIF 21. Efectos de las variaciones en los tipos de cambio de moneda extranjera.
NIIF 22. Combinaciones de negocios.
NIIF 23. Costos por intereses.
NIIF 24. Revelaciones de partes relacionadas.
NIIF 26. Tratamiento contable e informes de los planes de beneficios por retiro.
NIIF 27. Estados contables consolidados y contabilización de inversiones en subsidiarias.
NIIF 28. Contabilidad de inversiones en empresas asociadas.
NIIF 29. Información financiera en economías hiperinflacionarias.
NIIF 30. Revelación en los estados contables de bancos e instituciones financieras similares.
NIIF 31. Informes financieros de los intereses en negocios conjuntos.
NIIF 32. Instrumentos financieros: presentación y revelación.
NIIF 33. Ganancias por acción.
NIIF 34. Informes sobre estados contables intermedios.
NIIF 35. Operaciones que se discontinúan.
NIIF 36. Deterioro del valor de los activos.
NIIF 37. Provisiones, pasivos contingentes y activos contingentes.
NIIF 38. Activos intangibles.
NIIF 39. Instrumentos financieros: reconocimiento y medición.
NIIF 40. Propiedad inmobiliaria.
NIIF 41. Agricultura.
1.1.6. Marco Conceptual
Activo: “Representación financiera de los recursos obtenidos por una organización en el pasado, de
los cuales se espera generar ingresos en el futuro” (Siniestra , Polanco , & Henao G, 2009, pág. 56)
Activo Corriente: Es cuando su saldo se espera realizar, o se tiene para su venta o consumo, en el
transcurso del ciclo normal de la operación de la empresa, o se mantiene fundamentalmente por
motivos comerciales, o para un plazo corto de tiempo, y se espera realizar dentro del periodo de
doce meses tras la fecha del balance, o se trata de efectivo u otro medio líquido equivalente, cuya
utilización no esté restringida.
Activos Depreciables: Son aquéllos que se espera utilizar durante más de un periodo contable;
tienen una vida útil limitada; y se poseen para ser aplicados en la producción o el suministro de
bienes y servicios por parte de la empresa, o bien para ser arrendados o para cometidos
administrativos.
41
Administración.- “Conjunto de actividades (incluye planeación y toma de decisiones,
organización, dirección y control) dirigidas a los recursos de una organización (humanos,
financieros, físicos y de información) con el fin de alcanzar las metas organizacionales de manera
eficiente y eficaz” (Griffin, 2011, pág. 5)
Balance General.-“El Balance general presenta los activos, pasivos, y el capital contable de la
entidad en una fecha específica, generalmente el final de un mes, un trimestre un año. El balance
general es como una fotografía de la entidad. Por tal razón, también se denomina estado de
posición financiera.” (Horngren, Harrison, & Oliver, 2010, pág. 89)
Conciliación Bancaria: Es un documento que se elabora periódicamente en la empresa a fin de
conciliar el saldo de efectivo en bancos de la empresa con el saldo del estado de cuenta bancario.
Contabilidad: Sistema de información que registra y clasifica las transacciones de una entidad
económica, en forma cuantitativa y cualitativa en términos monetarios.
Depreciación: Es la distribución del importe depreciable de un activo entre los años de su vida útil
estimada. El importe de la depreciación correspondiente a un periodo se carga a los resultados
netos, directa o indirectamente.
Eficiencia: Utilizar los recursos de manera inteligente y en forma eficaz en costos, es decir tomar
las decisiones correctas e implementarlas de manera exitosa. Puede definirse mediante la ecuación
E=P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados.
Enfoque: Dirigir la atención o el interés hacia un determinado problema o asunto.
Eficacia: se define como "hacer las cosas correctas", es decir; las actividades de trabajo con las que
la organización alcanza sus objetivos.
Estados Financieros: Es suministrar información acerca de la situación financiera, desempeño y
cambios en la posición financiera. Se pretende que tal información sea útil a una amplia gama de
usuarios al tomar sus decisiones económicas.
Ingresos: El incremento en el capital contable creado por la entrega de bienes o servicios a los
clientes se lo denomina ingreso. (Horngren, Harrison, & Oliver, 2010, pág. 78)
42
Objetivos: Son metas de desempeño de una organización; es decir, son los resultados y productos
que la administración desea lograr. (Thompson, Gamble, Peteraf, & Astrickland III, 2012, pág.
176)
Organigrama: Es esencialmente una representación gráfica de la estructura de una empresa, con
sus servicios, órganos y puestos de trabajos y sus distintas relaciones de autoridad y
responsabilidad. Es considerado como la columna vertical de una organización. (Vásquez R, 2009,
pág. 69)
Planificación: Proceso continúo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organización
y busca adaptarse a ellos.
Política: Adaptación o aplicación especial de un principio necesario para satisfacer las necesidades
particulares en el registro de las operaciones realizadas por una empresa.
Procedimientos: es un conjunto de acciones u operaciones que tienen que realizarse de la misma
forma, para obtener siempre el mismo resultado bajo las mismas circunstancias.
Toma de decisiones: La decisión es una determinación o resolución que se toma sobre una
determinada cosa. Por lo general la decisión supone un comienzo o poner fin a una situación, es
decir, impone un cambio de estado.
43
CAPÍTULO II
2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
2.1. Análisis Interno
2.1.1. Reseña Histórica de “Alfecore Cía. Ltda.”
En el año 1995, Freddy Antonio Constante Carrillo empezó su actividad de ingeniero en sistemas
en el departamento de cobranzas de la compañía Fénix del Ecuador domiciliada en la ciudad de
Quito, aquí desarrollo un sistema de seguros con: facturación, cobranzas, siniestros y reaseguros
en la base de datos de esta aseguradora. Posteriormente lo implemento en Guayaquil, Cuenca y
Manta.
Consecuencia de haber manejado una base de datos para desarrollar sistemas de facturación nace el
Sistema Administrativo Financiero y Contable llamado NIGISU desarrollada en SyBase Central
Power Builder con lenguaje SQL Anywhere 16 de la casa SAP que actualmente se comercializa
con el 5% de las empresas ecuatorianas.
En el año 2010 por exigencias de mercado, para poder comercializar este software, fue creada la
empresa Alfecore Cía. Ltda., cuyo domicilio está ubicada en la Ciudadela Sauces 2, Manzana 8 -
103, parroquia Tarqui de la ciudad de Guayaquil.
La compañía está conformada por dos socios, el socio mayoritario la Sra. Gilda Tóala con el
99.75% de acciones y el Sr. José Luis Haro con el 0.25%, dividido en cuatrocientas participaciones
de un dólar americano cada una. La compañía se constituyó con un Capital Social de cuatrocientos
dólares americanos (400,00).
A continuación se detalla el monto de capital con el que se constituyó la compañía
Tabla 2.1. Cuadro de socios
SOCIOS CAPITAL N° ACCIONES % PARTICIPACIONES
Tóala Menéndez Gilda
Geoconda
399,00 399 99.75
Haro Calderón José Luis 1,00 1 0.25
TOTAL 400,00 400 100
44
Los socios mediante una Junta Extraordinaria deciden elegir como Gerente General de la
Compañía, por un periodo de cinco años al Ingeniero Freddy Antonio Constante Carrillo, quien la
preside actualmente.
2.1.2. Base Legal
Alfecore Cía. Ltda., inicia sus actividades cumpliendo con requisitos que establece el marco legal
vigente del país, como es la Constitución de la compañía, cuyo extracto es el siguiente:
“La compañía Alfecore Cía. Ltda., se constituyó por escritura pública otorgada ante el
Notario Trigésimo del Cantón Guayaquil, el 15/06/2010, fue aprobada por la
Superintendencia de Compañías, mediante Resolución SC.IJ.DJC.G.10.
Domicilio: Cantón Guayaquil, provincia de Guayas.
Capital: Suscrito US$400,00 Numero de Participaciones 400 Valor US$ 1,00.
Objeto: El objeto de la compañía es: LA COMPAÑÍA PODRÁ DEDICARSE A: VENTA
DE SOFTWARE, HARDWARE, SERVICIO DE COMPUTACION Y
PROCESAMIENTO DE DATOS….
Guayaquil, 16 de Junio del 2010” (Faccsystem, 2012)
2.1.3. Misión
Generar Soluciones Tecnológicas que permitan aumentar la eficiencia y competitividad de nuestros
clientes, logrando así un continuo mejoramiento en la calidad de sus procesos
2.1.4. Visión
Ser Reconocidos como la primera y mejor opción en el Área Tecnológica aplicadas en las PYMES,
mediante la calidad de nuestros productos, además de nuestra personal atención.
2.1.5. Servicios que Ofrece
Los servicios que ofrece Alfecore Cía. Ltda., es la
venta de un software contable, que contiene: módulos
cuentas por cobrar, cuentas por pagar, contabilidad,
inventarios, y talento humano con su respectivo
soporte técnico. El mayor potencial que ofrece la
compañía es el desarrollo de gestor de base de datos
Sql Anywhere 16. El servicio de arrendamiento
Online del sistema a través de nuestros servidores.
45
2.1.6. Ubicación
Sus oficinas principales se encuentran en:
QUITO
Dirección Oficina 1:
Av. Galo Plaza Laso 7436 y Antonio Basantes (Junto al Banco Internacional) Teléfono: 022
481084. Contacto: Ing. Pablo Pesantez. Móvil.: 099 710 1755. E-mail: [email protected]
Dirección Oficina 2:
Cdla. Gatazo Calle Huigra 235 y Bocana. Teléfono: 02 3600 295.Contacto: Ing. Freddy Constante
C. Móvil.: 099 878 4884 E-mail: [email protected]
Guayaquil
GUAYAQUIL
Dirección Oficina 3:
Parroquia: TARQUI Ciudadela: Sauces dos Numero: Solar 8 Manzana 103-F Referencia: Diagonal
a la iglesia chestowa Edificio Terracon Piso 3 Oficina 304 Teléfono: 042800433 Contacto: Tlgo.
Marcos Triviño Celular: 0992143219 E-mail: [email protected]
TULCAN
Alianza Estratégica Consultora Villarreal. Av. Rafael Arellano S/N y Imbabura Teléfono:
062240253 Contacto: Javier Villarreal Salazar. Móvil.: 099 680 4772 e-mail:
2.1.7. Objetivos de la Empresa
Alcanzar el 25% del mercado nacional en la venta de software contable.
Satisfacer las necesidades de nuestros clientes mediante la programación dentro del
sistema.
46
Permitir procesos que prevengan pérdida de tiempo y de recursos.
2.1.8. Valores Corporativos
Puntualidad: Cumplir con nuestros compromisos en los plazos establecidos con los
clientes, proveedores y empleados.
Responsabilidad: Compromiso de cada uno de los procesos a cumplirse.
Profesionalismo: Obtener el grado profesional para realizar las actividades asignadas.
Lealtad: Encaminar lo ético y lo moral en todos sus hechos.
Disciplina: Respetar a las personas, normas, políticas, y reglamentos de trabajo.
2.1.9. Organigrama Estructural
Es la forma estructural de una empresa, que representa la información gráfica de la posición de
cada uno de los empleados en los diferentes departamentos y la relación de sus funciones.
Alfecore Cía. Ltda., tiene una estructura conformada por los siguientes niveles administrativos y
operativos.
Nivel Directivo: integrado por Presidencia.
Nivel Ejecutivo: integrado por la Gerencia General.
Nivel Operativo: integrado por la departamento Informático, y comercial.
Nivel de Apoyo: integrado por los asistentes como asistente contable y técnico.
47
Alfecore posee un organigrama basado a las funciones que realizan la empresa.
Figura 2.1 Organigrama Estructural de la empresa Alfecore Cía. Ltda.
Organigrama Posición del Personal de Alfecore Cía.Ltda.
Figura 2.2 Organigrama Funcional de Alfecore Cía. Ltda.
v
Área Ventas
(Martha Sánchez)
Área de Desarrollo de Software
(Ing. Marcos Triviño)
(Jaime Flores)
Dpto. Financiero
(Dr. Freddy Camacho)
Dpto. Comercial
(Ing. Augusto Pesantes)
Dpto. Informático
(Ing. Andrés Panchin)
Área Contable
(Lic. Verónica Constante)
Gerente General
(Ing. Freddy Constante)
Junta General de Socios
(Gilda Tóala)
(José Haro)
Área de Soporte Técnico
(Gabriela Guapulema)
(Ing. Moncayo Erika)
(Tanny Tóala)
Dpto. Financiero Dpto. Comercial Dpto. Informático
Área Ventas
Área de
Desarrollo de
Software
Gerente General
Área Contable Área de Soporte
Técnico
Junta General de
Socios
48
2.1.10. Funciones
Junta General de Socios
1. Elaborar conjuntamente con la Gerencia General el Plan anual de Actividades.
2. Aprobar el presupuesto anual de gastos.
3. Elaborar, reformar o modificar las políticas y reglamentos.
Gerente General
1. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.
2. Contratar y aprobar el personal nuevo en la empresa.
3. Responder por el funcionamiento de la compañía ante la Junta General de Socios.
4. Representar judicial y extra judicialmente a la compañía.
5. Determinar funciones y remuneraciones.
6. Presentar informes semestrales a la Junta General de Socios.
Contador
1. Declaraciones mensuales del IVA y RENTA.
2. Declaración Patrimonial.
3. Declaración del Impuesto a la Renta.
4. Anexo Accionistas, Partícipes, Socios, Miembros del Directorio y
Administradores.
5. Anexo Relación Dependencia.
6. Anexo Transaccional Simplificado.
7. Presentación del Estado de Resultados Integral, Estado de Cambios en el
Patrimonio, Estado de Flujo de Efectivo, Notas a los Estados Financieros a la
Directivo de la Junta de Socios y la Superintendencia de Compañías.
8. Informe de Balances, Nomina de Administradores Financieros a la Directivo de la
Junta de Socios y la Superintendencia de Compañías.
9. Aprobación de pagos.
10. Control del Flujo de Efectivo en la empresa.
11. Conciliación Bancaria
12. Realiza reportes de Ventas, Compras, Retenciones en compra y venta.
13. Control de Cartera.
49
Asistente Contable
1. Ingresar la información de compras, ventas, liquidaciones de compra, reembolsos
de gastos, cobros, pagos al sistema contable.
2. Recepción y trámites de documentos administrativos y contables.
3. Elaboración roles del personal.
4. Afiliaciones al IESS.
5. Cálculos de liquidaciones de haberes, vacaciones y decimos.
Jefe de Arquitectura de Software
1. Desarrollo de Aplicaciones Web.
2. Aplicación de principios, técnicas, herramientas y métodos para la implementación
de procesos desde la base de datos.
3. Aprobación de equipos como servidores de bases de datos.
4. Toma de decisiones para la aplicación de una solución técnica dentro del sistema.
5. Escrituras de códigos de scripts para la aplicación de procesos técnicos desde la
base de datos.
6. Levantamiento de requerimientos.
7. Análisis de problemas de errores.
8. Diseño de algoritmos en Excel para compilar y ejecutar desde el sistema.
Asistente Técnico
1. Informes de errores del sistema.
2. Realización de procesos.
3. Seguimiento de los procesos dentro del sistema.
4. Instalación del Sistema NIGISU
5. Capacitación constante del sistema contable.
Jefe de Ventas
1. Aprobar las proformas y contratos del sistema contable.
2. Asesorar comercial y promocional del sistema a los posibles clientes.
3. Administrar la venta al tipo de empresa.
4. Brindar un software de calidad de acuerdo con las normas ISO 9001.
5. Contribuir una alianza de ideas de las necesidades del cliente.
50
6. Controlar los pagos de los contratos de venta sea en alquiler o venta directa del
sistema.
Vendedor
1. Enviar información del sistema contable a través de correos masivos.
2. Visitar los clientes y realizar la demo del sistema.
3. Mantener a los clientes informados sobre las actualizaciones y precios que deben
realizar los usuarios en el sistema.
4. Realizar el contrato de la venta a los precios y condiciones estipulados, una vez
realizado el anticipo del contrato.
5. Realizar el contrato del servicio On-line del sistema NIGISU, una vez realizado el
pago anticipado por 3,6 9, 12 meses de contrato.
6. Retirar los pagos, según lo establecido en el contrato de la venta.
2.2. Análisis Externo
Son los factores que se encuentran en el entorno externo de la empresa los cuales pueden ser
positivos o negativos siempre y cuando se relacionen en las actividades de la misma, es decir la
empresa debe evaluar todas las variables que rodean fijando oportunidades o amenazas según sea el
caso.
Al realizar el análisis externo se van a derivar los factores que influyen directamente en el
crecimiento, desarrollo y éxito en la empresa.
2.2.1. Macro Ambiente
Es el medio más amplio que afecta a todos los componentes económicos, tecnológicos, sociales,
legales, culturales, políticos, demográficos, y ecológicos que influyen en las organizaciones, sobre
las cuales no se tiene control para poder cambiarlas a favor de la empresa.
Se analizará según la importancia de incidencia que tenga dentro la organización, la misma que
estará preparada para realizar algún cambio en la empresa.
51
Los factores que van a ser analizados en la empresa Alfecore Cía. Ltda., son los siguientes:
Figura 2.3 Factores a analizar en la empresa Alfecore Cía. Ltda.
2.2.1.1. Factor Económico
Es uno de los factores que define como producen las personas y organizaciones de una comunidad
o país, su comportamiento de utilizar o distribuir los diferentes bienes o servicios que causen
inflación, desarrollo, contradicción en la economía de una región., es decir una empresa depende
del cliente y del nivel de ingreso que tengan al igual que la inflación de los productos influye
directamente en la producción de un bien o servicio.
En la empresa Alfecore Cía. Ltda., los factores que se van a analizar por su importancia es el PIB,
ya que este mide la producción que tiene un país, y la inflación a la que pueden tener los producto y
servicios que ofrece la empresa.
Producto Interno Bruto (PIB)
El PIB muestra la producción de bienes y servicios que fueron elaborados y consumidos dentro del
territorio de un país de manera monetaria en un determinado periodo, lo cual ayuda a determinar
cuál es el sector más productivo o viceversa.
El Banco Central del Ecuador informa que el periodo 2007 - 2013, uno de los principales motores
de crecimiento de la economía ecuatoriana fue la construcción, al registrar el 61% en promedio de
inversión, a través de los proyectos hidroeléctricos, escuelas, hospitales, carreteras, programas
inmobiliarios, seguido del petróleo, y la exportación del banano y camarón.
Alfecore Cía. Ltda
Económico
Tecnológico
Político -Legal
52
Por lo tanto el producto que más dinamizo la economía del país fue la construcción, que representó
en promedio el 56.6% de la Formación Bruta de Capital Fijo como lo muestra la figura a
continuación:
Figura 2.4 Inversión por Producto.
Adaptado: (Banco Central del Ecuador, 2014)
El PIB representa una oportunidad para la empresa ya que ha tenido un crecimiento de 6.46% en
comparación de los años 2013 y 2014 de tal forma que representa que el sector productivo del país
ha crecido, debido a que ha aumentado la producción ya sea de bienes o servicios.
La comparación del PIB (dólares) en el Ecuador en los cinco últimos años es el siguiente:
Figura 2.5 La variación del PIB anualmente 2010-2014
Adaptado: (Banco Central del Ecuador, 2014)
0.00
20000000.00
40000000.00
60000000.00
80000000.00
100000000.00
120000000.00
2010 2011 2012 2013 2014
P I B E N M I L L O N E S D E D Ó L A R E S
53
El crecimiento de la industria local de Tecnologías de la Información y Comunicación (TICs) es
fundamental para la transformación productiva. Las TICs aportan alrededor de 3,5% del PIB del
Ecuador.
Alfecore Cía. Ltda., representa una empresa importante para el desarrollo del país debido a que por
el cambio de la matriz productiva, está poniendo énfasis en el desarrollo y crecimiento de software,
ya que impulsa el fortalecimiento de esta industria aportando con producción de calidad en el país,
debido a ello representa una oportunidad la cual debe ser aprovechada al máximo, ya que en la
actualidad se está viviendo en un mundo donde la tecnología es básica para desarrollar cualquier
clase de trabajo.
Inflación
Es uno de los factores que afecta a la economía de los países, es una medida estadística de la subida
de precios de los productos o bienes, la pérdida del valor del dinero para poder adquirirlos o hacer
uso de ellos.
Sucede cuando la producción de los bienes o servicios no abastece lo suficiente para el consumo de
los demandantes es por ello que los productores suben los productos y los consumidores no tienen
el recurso suficiente para adquirirlos.
En la siguiente figura se muestra la comparación del porcentaje de inflación de los últimos cinco
años en el Ecuador.
Figura 2.6 Porcentaje de Inflación 2010-2014
Adaptado: (Banco Central del Ecuador, 2014)
0.00
1.00
2.00
3.00
4.00
5.00
6.00
2010 2011 2012 2013 2014
P O R C E N T A J E D E I N F L A C I Ó N
54
El porcentaje de inflación para el 2014 ha aumentado, es decir que los precios han incrementado en
un 3.67% de tal manera que sería perjudicial para la empresa es por ello que representa una
amenaza por el motivo de que se estableció una nueva política de salvaguardas que dicta el
incremento de precio para los artículos tecnológicos entre 5% y 15%, es muy perjudicial la
mencionada política para la empresa ya que deben cambiar los precios de forma vertiginosa, es
decir aumentar los mismos y podrían perder clientes.
2.2.1.2. Factor Político - Legal
Representa los elementos relacionados con asuntos gubernamentales , implica el poder de una
sociedad en diferentes niveles, como los partidos políticos, las representaciones de las sociedades,
las actitudes de los gobiernos locales, regionales y nacionales, actividades políticos, grupos de
interés sociales.
Todo lo mencionado con anterioridad son las decisiones que tome el gobierno en función del
bienestar de una nación, que serán leyes y reglamentos definidos por la sociedad así como la forma
de gobierno predominante.
En los últimos ocho años la asamblea nacional y el gobierno del Eco. Rafael Correa, han
introducidos profundos cambios en el aspecto tributario, financiero, educativo, político, económico
y social del país, estos se ven reflejados en la nueva normativa q rige al país.
El factor político-legal para Alfecore Cía. Ltda., representa una oportunidad desde el punto de vista
que el Estado ha implementado leyes que beneficien al desarrollo del sistema contable tales como
las siguientes:
Facturación Electrónica.-
El Servicio de Rentas Internas, se pronunció según el registro oficial No. 956, en la que dispone
que los sujetos pasivos, excepto las entidades públicas, deberán emitir facturas, comprobantes de
retención, guías de remisión, notas de crédito, y, notas de débito únicamente a través de mensajes
de datos y firmados electrónicamente, de acuerdo con el siguiente calendario:
55
Tabla 2.2 Aplicación de Facturación Electrónica
Pagos de Decimos Mensuales.-
De acuerdo a La Ley de Justicia Laboral y Reconocimiento del Trabajo No Remunerado del Hogar,
el trabajador público y privado recibirán mensualizados los valores correspondientes al décimo
tercero y cuarto sueldos. Si el trabajador desea recibir el monto acumulado, deberá presentar una
solicitud por escrito a su empleador.
Presentación de Balances de Acuerdo NIIFS.
Según la resolución Nº 08.G.DSC, resuelve la aplicación obligatoria de las Normas Internacionales
de Información Financiera “NIIF”, de acuerdo al siguiente cronograma:
CALENDARIO PARA APLICACIÓN FACTURACION ELECTRONICA
01 de Junio del 2014 Instituciones financieras bajo el control de la Superintendencia de
Bancos y Seguros, excepto mutualistas de ahorro y crédito para la
vivienda y sociedades emisoras y administradoras de tarjetas de
crédito.
01 de Agosto del
2014
Sociedades emisoras y administradoras de tarjetas de crédito.
01 de Octubre del
2014
Exportadores calificados por el SRI como contribuyentes
especiales.
01 de Enero del 2015 Contribuyentes que posean autorización de impresión de
comprobantes de venta, retención y documentos complementarios,
a través de sistemas computarizados (auto-impresores).
Contribuyentes que realicen ventas a través de internet.
Los sujetos pasivos que realicen actividades económicas de
exportación.
Empresas públicas y empresas de servicios públicos.
Entidades del Sector Público Financiero.
Empresas de economía mixta
01 de Abril del 2015 Organismos y entidades de la Función Ejecutiva.
La Asamblea Nacional
Organismos y entidades de la Función Judicial, con excepción de
sus organismos auxiliares mencionados en el Art. 178 de la
Constitución de la República del Ecuador.
Los organismos y entidades de la Función de Transparencia y
Control Social.
Los organismos y entidades de la Función Electoral.
Universidades y Escuelas Politécnicas públicas.
01 de Julio del 2015 Los organismos y entidades de los Gobiernos Autónomos
Descentralizados, incluidas las mancomunidades conformadas por
los mismos.
Los organismos y entidades públicas no descritas en ninguno de los
grupos señalados anteriormente.
56
Tabla 2.3 Calendario para la Aplicación de las NIIF
Impuesto a los Consumos Especiales.-
Es un impuesto que grava el consumo a los bienes y servicios de procedencia nacional o importada
entre las más conocidas que se detalla a continuación:
CALENDARIO PARA APLICACIÓN NORMAS INTERNACIONALES DE
INFORMACION FINANCIERA “NIIF”
1 de Enero
del 2010
Las Compañías y los entes sujetos y regulados por la Ley de Mercado de
Valores, así como todas las compañías que ejercen actividades de auditoría
externa.
NOTA: Se establece el año 2009 como período de transición; para tal efecto,
este grupo de compañías y entidades deberán elaborar y presentar sus estados
financieros comparativos con observancia de las Normas Internacionales de
Información Financiera “NIIF” a partir del ejercicio económico del año 2009.
1 de Enero
del 2011
Las compañías que tengan activos totales iguales o superiores a US$
4’000.000,00 al 31 de diciembre del 2007; las compañías Holding o
tenedoras de acciones, que voluntariamente hubieren conformado grupos
empresariales; las compañías de economía mixta y las que bajo la forma
jurídica de sociedades constituya el Estado y Entidades del Sector Público;
las sucursales de compañías extranjeras u otras empresas extranjeras
estatales, paraestatales, privadas o mixtas, organizadas como
personas jurídicas y las asociaciones que éstas formen y que ejerzan sus
actividades en el Ecuador.
NOTA: Se establece el año 2010 como período de transición; para tal efecto,
este grupo de compañías y entidades deberán elaborar y presentar sus estados
financieros comparativos con observancia de las Normas Internacionales de
Información Financiera “NIIF” a partir del ejercicio económico del año 2010.
01 de Enero
del 2012
Las demás compañías no consideradas en los dos grupos anteriores
NOTA: Se establece el año 2011 como período de transición; para tal efecto
este grupo de compañías deberán elaborar y presentar sus estados financieros
comparativos con observancia de las Normas Internacionales de Información
Financiera “NIIF”, a partir del año 2011.
57
Tabla 2.4 Productos o Servicios aplicables al ICE
PRODUCTOS O SERVICIOS QUE GRAVAN IMPUESTO A LOS CONSUMOS ESPECIALES “ICE”
TARIFA AD-
VALOREM PRODUCTOS O SERVICIOS
150.00% Productos del tabaco y sucedáneos del tabaco (abarcan los productos preparados totalmente o
en parte utilizando como materia prima hojas de tabaco y destinados a ser fumados, chupados,
inhalados, mascados o utilizados como rapé).
10% Bebidas gaseosas
20% Perfumes y aguas de tocador
35% Videojuegos
300% Armas de fuego, armas deportivas y municiones excepto aquellas adquiridas por la fuerza
pública
100% Focos incandescentes excepto aquellos utilizados como insumos Automotrices. Cocinas,
cocinetas, calefones y sistemas de calentamiento de agua, de uso doméstico, que funcionen
total o parcialmente mediante la combustión de gas.
5% Vehículos motorizados cuyo precio de venta al público sea de hasta USD 20.000
5% Camionetas, furgonetas, camiones, y vehículos de rescate cuyo precio de venta al público sea
de hasta USD 30.000
10% Vehículos motorizados, excepto camionetas, furgonetas, camiones y vehículos de rescate,
cuyo precio de venta al público sea superior a USD 20.000 y de hasta USD 30.000
15% Vehículos motorizados, cuyo precio de venta al público sea superior a USD 30.000 y de hasta
USD 40.000
20% Vehículos motorizados, cuyo precio de venta al público sea superior a USD 40.000 y de hasta
USD 50.000
25% Vehículos motorizados cuyo precio de venta al público sea superior a USD 50.000 y de hasta
USD 60.000
30% Vehículos motorizados cuyo precio de venta al público sea superior a USD 60.000 y de hasta
USD 70.000
35% Vehículos motorizados cuyo precio de venta al público sea superior a USD 70.000
2% Vehículos híbridos o eléctricos cuyo precio de venta al público sea de hasta USD 35.000
8% Vehículos híbridos o eléctricos cuyo precio de venta al público sea superior a USD 35.000 y
de hasta USD 40.000
14% Vehículos híbridos o eléctricos cuyo precio de venta al público sea superior a USD 40.000 y
de hasta USD 50.000
20% Vehículos híbridos o eléctricos cuyo precio de venta al público sea superior a USD 50.000 y
de hasta USD 60.000
26% Vehículos híbridos o eléctricos cuyo precio de venta al público sea superior a USD 60.000 y
de hasta USD 70.000
32% Vehículos híbridos o eléctricos cuyo precio de venta al público sea superior a USD 70.000
15% Aviones, avionetas y helicópteros excepto aquellas destinadas al transporte comercial de
pasajeros, carga y servicios; motos acuáticas, tricares, cuadrones, yates y barcos de recreo.
15% Servicios de televisión pagada
35% Servicios de casinos, salas de juego (bingo - mecánicos) y otros juegos de azar
35% Las cuotas, membresías, afiliaciones, acciones y similares que cobren a sus miembros y
usuarios los Clubes Sociales, para prestar sus servicios, cuyo monto en su conjunto supere los
US $ 1.500 anuales. 0.1310 USD
POR UNIDAD Cigarrillos
6.20 USD POR
LITRO DE
ALCOHOL
PURO
(75.00%)
Bebidas alcohólicas, incluida la cerveza.
58
Retenciones en la Fuente.-
Es un pago anticipado de impuestos determinado por la Ley de Régimen Tributario (LTRI), por la
cual la entidad pagadora de un ingreso gravado (persona natural o jurídica obligada a llevar
contabilidad) tiene la obligación de entregar el respectivo comprobante de retención, aplicado por
un porcentaje de acuerdo al servicio o bien que presta.
En octubre del 2014, el Servicio de Rentas Internas (SRI), publico los siguientes porcentajes
aplicar:
Tabla 2.5 Porcentajes de Retención en la Fuente de Impuestos
PORCENTAJES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE DE IMPUESTOS A LA RENTA CONFORME LA
NORMATIVA VIGENTE
% PORCENTAJE
VIGENTES
CONCEPTOS DE RETENCION EN LA FUENTE
10% Honorarios profesionales y demás pagos por servicios relacionados con el título profesional.
8% Servicios predomina el intelecto no relacionados con el título profesional.
8% Comisiones y demás pagos por servicios predomina intelecto no relacionados con el título
profesional.
8% Pagos a notarios y registradores de la propiedad y mercantil por sus actividades ejercidas como
tales
8% Pagos a deportistas, entrenadores, árbitros, miembros del cuerpo técnico por sus actividades
ejercidas como tales
8% Pagos a artistas por sus actividades ejercidas como tales
8% Honorarios y demás pagos por servicios de docencia
2% Servicios predomina la mano de obra
10% Utilización o aprovechamiento de la imagen o renombre
1% Servicios prestados por medios de comunicación y agencias de publicidad
1% Servicio de transporte privado de pasajeros o transporte público o privado de carga
2% Por pagos a través de liquidación de compra (nivel cultural o rusticidad
1% Transferencia de bienes muebles de naturaleza corporal
1% Compra de bienes de origen agrícola, avícola, pecuario, apícola, cunícula, bioacuático, y forestal
8% Regalías por concepto de franquicias de acuerdo a Ley de Propiedad Intelectual - pago a personas
naturales,
8% Cánones, derechos de autor, marcas, patentes y similares de acuerdo a Ley de Propiedad
Intelectual – pago a personas naturales
8% Regalías por concepto de franquicias de acuerdo a Ley de Propiedad Intelectual - pago a
sociedades.
8% Cánones, derechos de autor, marcas, patentes y similares de acuerdo a Ley de Propiedad
Intelectual – pago a sociedades.
1% Cuotas de arrendamiento mercantil, inclusive la de opción de compra
59
PORCENTAJES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE DE IMPUESTOS A LA RENTA CONFORME LA
NORMATIVA VIGENTE
8% Por arrendamiento bienes inmuebles
1% Seguros y reaseguros (primas y cesiones
2% Por rendimientos financieros pagados a naturales y sociedades (No a IFIs)
2% Por RF: depósitos Cta. Corriente
2% Por RF: depósitos Cta. Ahorros Sociedades
2% Por RF: depósito a plazo fijo gravados
0% Por RF: depósito a plazo fijo exentos
2% Por rendimientos financieros: operaciones de reporto - repos
2% Por RF: inversiones (captaciones) rendimientos distintos de aquellos pagados a IFIs
2% Por RF: obligaciones
2% Por RF: bonos convertible en acciones
2% Por RF: Inversiones en títulos valores en renta fija gravados
0% Por RF: Inversiones en títulos valores en renta fija exentos
0% Por RF: Intereses pagados a bancos y otras entidades sometidas al control de la Superintendencia
de Bancos y de la Economía Popular y Solidaria
2% Por RF: Intereses pagados por entidades del sector público a favor de sujetos pasivos
2% Por RF: Otros intereses y rendimientos financieros gravados
0 Por RF: Otros intereses y rendimientos financieros exentos
1% Por RF: Intereses en operaciones de crédito entre instituciones del sistema financiero y entidades
economía popular y solidaria.
1% Por RF: Por inversiones entre instituciones del sistema financiero y entidades economía popular
y solidaria.
22% Anticipo dividendos
22% Dividendos anticipados préstamos accionistas, beneficiarios o partícipes.
hasta el 100% Dividendos distribuidos que correspondan al impuesto a la renta único establecido en el art. 27 de
la LTRI.
1% al 13% Dividendos distribuidos a personas naturales residentes
hasta el 100% Dividendos distribuidos a sociedades residentes
hasta el 100% Dividendos distribuidos a fideicomisos residentes
0 Dividendos exentos distribuidos en acciones (reinversión de utilidades con derecho a reducción
tarifa IR)
0 Otras compras de bienes y servicios no sujetas a retención
0 Por la enajenación ocasional de acciones o participaciones y títulos valores
0 Compra de bienes inmuebles
0 Transporte público de pasajeros
0 Pagos en el país por transporte de pasajeros o transporte internacional de carga, a compañías
nacionales o extranjeras de aviación o marítimas
0 Valores entregados por las cooperativas de transporte a sus socios
0 Compraventa de divisas distintas al dólar de los Estados Unidos de América
No aplica
retención
Pagos con tarjeta de crédito
0 Pago al exterior tarjeta de crédito reportada por la Emisora de tarjeta de crédito, solo recap
60
PORCENTAJES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE DE IMPUESTOS A LA RENTA CONFORME LA
NORMATIVA VIGENTE
0,20% Enajenación de derechos representativos de capital y otros derechos cotizados en bolsa
ecuatoriana
1 Enajenación de derechos representativos de capital y otros derechos no cotizados en bolsa
ecuatoriana
15 Por loterías, rifas, apuestas y similares
2/mil Por venta de combustibles a comercializadoras
3/mil Por venta de combustibles a distribuidores
1% -2% Compra local de banano a productor
hasta el 100% Liquidación impuesto único a la venta local de banano de producción propia
1% -2% Impuesto único a la exportación de banano de producción propia - componente 1
1,25% - 2% Impuesto único a la exportación de banano de producción propia - componente 2
0,5%-2% Impuesto único a la exportación de banano producido por terceros
1% Por energía eléctrica
1% Por actividades de construcción de obra material inmueble, urbanización, lotización o actividades
similares
2% Otras retenciones aplicables el 2%
2% Pago local tarjeta de crédito reportada por la Emisora de tarjeta de crédito, solo recap
entre 0 y 10 Ganancias de capital
entre 0 y 22 Pago al exterior - Rentas Inmobiliarias
entre 0 y 22 Pago al exterior - Beneficios Empresariales
entre 0 y 22 Pago al exterior - Servicios Empresariales
entre 0 y 22 Pago al exterior - Navegación Marítima y/o aérea
0 Pago al exterior- Dividendos distribuidos a personas naturales
hasta el 100% Pago al exterior - Dividendos a sociedades
22% Pago al exterior - Anticipo dividendos
entre 0 y 22 Pago al exterior - Dividendos anticipados préstamos accionistas, beneficiarios o partícipes
hasta el 100% Pago al exterior - Dividendos a fideicomiso
0 Pago al exterior- Dividendos distribuidos a personas naturales (paraísos fiscales)
13% Pago al exterior - Dividendos a sociedades (paraísos fiscales)
25% Pago al exterior - Anticipo dividendos (paraísos fiscales)
13% Pago al exterior - Dividendos a fideicomisos (paraísos fiscales)
entre 0 y 22 Pago al exterior - Rendimientos financieros
entre 0 y 22 Pago al exterior – Intereses de créditos de Instituciones Financieras del exterior
entre 0 y 22 Pago al exterior – Intereses de créditos de gobierno a gobierno
entre 0 y 22 Pago al exterior – Intereses de créditos de organismos multilaterales
entre 0 y 22 Pago al exterior - Intereses por financiamiento de proveedores externos
entre 0 y 22 Pago al exterior - Intereses de otros créditos externos
entre 0 y 22 Pago al exterior - Otros Intereses y Rendimientos Financieros
entre 0 y 22 Pago al exterior - Cánones, derechos de autor, marcas, patentes y similares
entre 0 y 22 Pago al exterior - Regalías por concepto de franquicia
entre 0 y 22 Pago al exterior - Ganancias de capital
entre 0 y 22 Pago al exterior - Servicios profesionales independientes
61
PORCENTAJES DE RETENCIÓN EN LA FUENTE DE IMPUESTOS A LA RENTA CONFORME LA
NORMATIVA VIGENTE
entre 0 y 22 Pago al exterior - Servicios profesionales dependientes
entre 0 y 22 Pago al exterior – Artistas
entre 0 y 22 Pago al exterior – Deportistas
entre 0 y 22 Pago al exterior - Participación de consejeros
entre 0 y 22 Pago al exterior - Entretenimiento Público
entre 0 y 22 Pago al exterior – Pensiones
entre 0 y 22 Pago al exterior - Reembolso de Gastos
entre 0 y 22 Pago al exterior - Funciones Públicas
entre 0 y 22 Pago al exterior – Estudiantes
entre 0 y 22 Pago al exterior - Otros conceptos de ingresos gravados
entre 0 y 22 Pago al exterior - Pago a proveedores de servicios hoteleros y turísticos en el exterior
entre 0 y 22 Pago al exterior - Arrendamientos mercantil internacional
entre 0 y 22 Pago al exterior - Comisiones por exportaciones y por promoción de turismo receptivo
entre 0 y 22 Pago al exterior - Por las empresas de transporte marítimo o aéreo y por empresas pesqueras de
alta mar, por su actividad.
entre 0 y 22 Pago al exterior - Por las agencias internacionales de prensa
entre 0 y 22 Pago al exterior - Contratos de fletamento de naves para empresas de transporte aéreo o marítimo
internacional
5% Pago al exterior - Enajenación de derechos representativos de capital y otros derechos
hasta el 100% Pago al exterior - Servicios técnicos, administrativos o de consultoría y regalías con convenio de
doble tributación
22% Pago al exterior - Servicios técnicos, administrativos o de consultoría y regalías sin convenio de
doble tributación
35% Pago al exterior - Servicios técnicos, administrativos o de consultoría y regalías en paraísos
fiscales
hasta el 100% Pago al exterior - Seguros y reaseguros (primas y cesiones) con convenio de doble tributación
22% Pago al exterior - Seguros y reaseguros (primas y cesiones) sin convenio de doble tributación
35% Pago al exterior - Seguros y reaseguros (primas y cesiones) en paraísos fiscales
Pago al exterior - Otros pagos al exterior no sujetos a retención
Retenciones del Impuesto al Valor Agregado (IVA)
Es una obligación que tiene el comprador de servicios o bienes, de pagar no solo el valor del IVA
sino también de un porcentaje de retención de afectación exclusiva al Impuesto Valor Agregado
que servirá como crédito tributario en las declaraciones mensuales según por la Ley Orgánica de
Régimen Tributario.
En el Suplemento del Registro Oficial N° 473 del 6 de Abril de 2015, se publicó la Resolución del
SRI No. NAC-DGERCGC15-00000284 , donde se fijan los porcentajes de retención del Impuesto
62
al Valor Agregado, los mismos que entrarán en vigencia a partir del 1 de Junio de 2015, tal como lo
indica en su Disposición Transitoria Única1. En tal sentido, se aclara que dentro del periodo
comprendido entre el 7 de Abril hasta el 31 de Mayo de 2015, no es procedente la aplicación de
retención sobre el IVA por transacciones entre Contribuyentes Especiales
A continuación se presenta la tabla actualizada.
Tabla 2.6 Porcentajes de Retención en el IVA
PORCENTAJES DE RETENCIÓN DEL IVA
Retención del 30% del IVA:
En transferencias de bienes gravados
con tarifa 12%del IVA
Sociedades emisoras de tarjetas de
créditos, por los pagos que realicen a los
establecimientos afiliados en
transferencias de bienes gravadas con
tarifa 12% del IVA
Retención del 70% del IVA:
Servicios y derechos, en el pago de
comisiones por intermediación y en
contratos de consultoría, gravados con
tarifa 12% del IVA
Sociedades emisoras de tarjetas de créditos,
por pagos que realicen a los
establecimientos afiliados en prestación de
servicios, cesión de derechos y en el pago
de comisiones por intermediación
gravados con tarifa 12% del IVA
Retención del 100% del IVA:
Servicios profesionales prestados por
personas naturales con título de
instrucción superior (excepto consultorías)
Arrendamiento de inmuebles de personas
naturales no obligadas a llevar
contabilidad.
Si al adquirir bienes, servicios o derecho,
se emite una liquidación de compra de
bienes y prestación de servicios
Pagos de dietas, honorarios a los
miembros de directorio y/o cuerpos
colegiados y/o por elección popular en
entidades del sector público.
Operadores de turismo receptivo que
facturen paquetes de turismo receptivo
dentro o fuera del país.
Retención del 10% del IVA:
Cuando el agente de retención sea
contribuyente especial, en la adquisición de
bienes gravados con tarifa 12% del IVA a
otros contribuyentes especiales.
Las sociedades emisoras de tarjetas de
crédito, por los pagos que realicen a
los establecimientos afiliados calificados
como contribuyentes especiales, cuando
éstos efectúen transferencias de bienes
gravadas con tarifa 12% del IVA.
Retención del 10% del IVA:
Cuando el agente de retención sea
contribuyente especial, en la adquisición
de servicios y derechos en el pago de
comisiones por intermediación y en
63
contratos de consultoría gravados con
tarifa 12% del IVA a otros contribuyentes
especiales.
Las sociedades emisoras de tarjetas de
crédito, por los pagos que realicen a
los establecimientos afiliados calificados
como contribuyentes especiales, cuando
éstos efectúen prestación de servicios,
cesión de derechos, y el pago de
comisiones por intermediación gravados
con tarifa 12% del IVA
2.2.1.3. Factor Tecnológico
Es definida como una tecnología moderna porque incluye nuevos enfoques para la producción de
bienes y servicios, como las maquinas computarizadas, sistemas de comunicación, el comercio
electrónico, software que optimiza costos, recursos y tiempo. Impulsa a obtener velocidad en los
procesadores, una conectividad rápida y su capacidad de almacenamiento de datos.
Durante los diez años estos factores han dado cambios asombrosos en el desarrollo de avances
científicos y de investigación por eso Alfecore Cía. Ltda., propone su servicio brindar en un ámbito
globalizado en la cual se encuentra interconectado con los demás.
Como se nota en la siguiente figura existe un alto índice de utilización de computadoras en las
diferentes empresas, en las cuales la empresa Alfecore Cía. Ltda., puede abrir mercado con su
producto principal que es la comercialización de software, además de mantenimiento
computacional.
En el Ecuador la incidencia del uso de la Tecnología ha sido relevante en las empresas
ecuatorianas, tal y como lo muestra la siguiente figura.
64
Figura 2.7 Incidencias de las TIC en el sector empresarial.
En (Ministerio de la Información y Comunicación para el Desarrollo, 2014)
Para la empresa el factor tecnológico es uno de los más importantes porque se relaciona
directamente con los productos que desarrolla y los servicios que ofrece, es por ello que representa
una oportunidad ya que con este se puede obtener herramientas actualizadas que faciliten la
realización de trabajo de tal manera posicionarse en el mercado con la calidad del servicio que se
brinde al cliente.
2.2.2. Micro Ambiente
Es el ambiente más cercano e inmediato a la organización referente a las personas con las que se
relaciona tales como clientes, proveedores, competencia y agencias reguladoras.
Los factores que van a ser analizados en Alfecore Cía. Ltda., por su importancia son los clientes,
proveedores y competencia, de la cual depende la calidad del producto que ofrece.
65
2.2.2.1. Clientes
Son aquellos que compran productos o servicios ofrecidos por la organización es uno de los más
importantes dentro del análisis interno, cuyo objetivo será servir al cliente de acuerdo a su
necesidad.
Los clientes de la empresa Alfecore Cía. Ltda., son las empresas que tienen la necesidad de instalar
un software contable que facilite el trabajo de digitar información en forma rápida y segura.
Además son fijos los cuales se les brinda un servicio especializado, y los mismos establecen
vínculos empresariales con las empresas y atraen clientes.
A continuación los principales clientes de Alfecore:
Tabla 2.7 Clientes Potenciales de Alfecore
CONSULTORIA CONTABLE
Soluwork Cía. Ltda.
Consultora Villareal
Acj Contable
FLORICOLAS
Solflowers Cía. Ltda.
Florhermosa Cía. Ltda.
Santa Clara Gardens Cía.Ltda
CONSTRUCTORA
Constructora Proaño Cía. Ltda.
Provivienda Cía. Ltda.
Uribe & Schwarzkopf S.A
IMPORTADORAS
Importadora Comercial Ochoa S.A Ico
Internacional
Sumequip Vega Cía. Ltda.
Corpomarine Cía. Ltda.
TRANSPORTE
Transportes y Servicios Asociados Sytsa Cía.
Ltda.
Top Logistics Solutions Pauberesval S.A
Rioempres Tours s.a.
RESTAURANTE
Terrace S.A
El cordobes
Lucia Grill
AGENCIA DE VIAJES
Agencia de Viajes Operadora Surtrek Cía. Ltda.
Atlas Viajes Operadora de Turismo Cía. Lda.
Xploramundo Cía.Ltda
COLEGIOS
Fundación Educación Activa Funadec
Liceo Campoverde
ALMACENERAS
Bodegas Privadas Terán Cía. Ltda.
Midecar Cía. Ltda.
PUBLICAS
Corporación Participación Ciudadana Ecuador.
Corporación Participación Ciudadana Ecuador.
FUNDACIONES
COICA
CLUB
Arrayanes Country Club S.A
SEGURIDAD INDUSTRIAL
Cgb Monitoreo Satelital S.A
COMERCIAL
Comercial Carchi S.A
Tintulac s.a.
Soadmesa s.a.
Grupo Cavem
In. Megatronic S.A.
Equipoil Ingeniería Comercio y
Representaciones S.A.
Distrilogis SH
66
Como se puede notar la empresa cuenta con 38 clientes potenciales, lo que beneficia a la misma, se
deberá atender a los mismos, lo cual representa más producción y más trabajo en beneficio de la
empresa. La mayoría de los clientes están satisfechos con el producto que ofrece, esto resulta una
oportunidad.
2.2.2.2. Proveedores
Es la persona que proporciona entrada o insumos con existencias necesarios para el desarrollo de
las actividades de la empresa.
Los proveedores de la empresa Alfecore son las casas comerciales que se dedican a la distribución
de herramientas necesarias para la conectividad con las base de datos de las empresas que tiene el
sistema NIGISU sea dispositivos físicos o hardware que enlaza con diversas piezas para transferir
datos de un punto a otro para que la información sea compartida o enviada a otros destinos.
La mayoría de nuestros proveedores se encuentra fuera del país, esto dificulta la innovación de
nuevos servicios, y presenta una amenaza para la empresa.
A continuación los proveedores:
Tecno Mega Internacional
Hamachi
Team Viewer
Yahoo Domain
Sap.com (power builder, Sql anywhere)
Netlife
Microsoft
Kaspersky
2.2.2.3. Competencia
Son todas las empresas que se dedican a ofrecer al cliente el mismo producto o servicio con la
finalidad de poner en práctica los conocimientos, habilidades, y destrezas que desarrolla una
persona para comprender, transformar y practicar en el mundo en el que se desenvuelve.
El gobierno impulsa a través de la Secretaria de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e
Innovación la obligatoriedad de uso del software libre para las instituciones públicas y privadas,
donde los usuarios tienen derecho a escoger el software en dispositivos que admitan más de un
sistema operativo es decir, que cuando se adquiera equipos electrónicos, los proveedores estarán
67
obligados a ofrecer al usuario alternativas de software privativo y libre sin restricciones a la
información precautelando la privacidad.
Con lo dispuesto con anterioridad la competencia para Alfecore representa una amenaza debida que
el gobierno apoya a las empresas de desarrollo tecnológico de información y comunicación a
posesionarse en el mercado.
El producto que ofrece Alfecore es de uso indefinido siempre que este sea adquirido por una única
vez, es decir licencia indefinida.
Los principales competidores que se presentan en el mercado son:
Fenixcorp
Latiniun
Microsystem
Monica
Safi
Poseye
Galac
Abaco soluciones
Nectilus
Los competidores que tiene la empresa son reconocidos en el mercado por la aceptación de sus
productos, es por ello que es un factor negativo para la empresa, ya que ofrecen los mismos
productos con similares características.
2.3. Análisis FODA
El análisis FODA es una herramienta que permite el estudio externo e interno de la situación actual
de la empresa proporcionando información necesaria para proponer cambios o medidas correctivas
con el fin de tomar decisiones en función a los objetivos y políticas establecidos.
Dentro del FODA existen 4 características que permiten un análisis externo e interno de la
organización:
1. Fortalezas.-
Son aquellos elementos positivos con lo que cuenta una empresa, como las habilidades,
capacidades, para poder desarrollar las actividades diarias.
68
2. Oportunidades.-
Son aquellos factores que resultan favorables en el entorno, en el que se desenvuelve la
empresa lo cual nos permite tener ventajas competitivas para crecer.
3. Debilidades.-
Son aquellos elementos que nos hacen sensible ante competidores o a variaciones externas
en la empresa.
4. Amenazas.-
Son aquellos hechos potenciales que provienen del entorno externo de la empresa que
impiden el logro de los objetivos e incluso al cierre definitivo de la organización.
El análisis de las fortalezas y debilidades permitirá a los administradores de Alfecore Cía. Ltda.,
identificar fuerzas y agotamiento sobre los factores internos de la compañía como los siguientes:
Clientes, Proveedores y Competencia.
El análisis de las oportunidades y amenazas permitirá a la compañía examinar la relación de
características particulares del entorno externo del cual se desenvuelve como: el PIB, la tasa de
interés, político social y tecnológico.
69
2.4. Matriz FODA
Tabla 2.8 Matriz FODA
ALFECORE CIA. LTDA
MATRIZ FODA
ANALISIS INTERNO
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. La remuneración del personal es de acuerdo al cargo que ocupa, lo que permite que el
personal se siente comprometido con la organización y desempeñe de forma oportuna su
trabajo.
2. La empresa mantiene una cartera de clientes actualizada lo cual ayuda a conocer todas las
transacciones que se realizan con el mismo, es decir los créditos que mantiene con la empresa.
3. El mayor potencial es el desarrollo personalizado de software que requiere el cliente para
facilitar el trabajo, tiempo y recursos.
4. Los equipos tecnológicos que dispone la empresa son actualizados lo cual permite desarrollar
las actividades de forma oportuna.
5. La empresa mantiene una página web actualizada, en la cual se publican todos los servicios
que ofrece.
6. El personal está capacitado en el uso adecuado de las Tecnologías de Información y
Comunicación, ya que conoce cuál es el manejo de las mismas para brindar el mejor servicio.
1. La empresa no cuenta con procedimientos administrativos y contables
establecidos por escrito los cuales se describa las actividades de cada proceso.
2. No existe direccionamiento estratégico establecido con el que el personal tenga
lineamientos establecidos para cumplir con lo planeado.
3. La estructura orgánica de la empresa no se encuentra establecida formalmente, es
por ello que el personal de la misma no conoce cuales son las funciones
específicas que tiene que realizar.
4. La empresa no cuenta con una planificación adecuada para la asignación de
recursos económicos.
5. En ocasiones la mayoría de los recursos no alcanza para cubrir los gastos.
6. En el área de cobranzas no se tiene políticas establecidas para el cobro del
cliente.
7. Tiempo de entrega de algún requerimiento que no esté implementada en el
sistema NIGISU por el cual se deberá desarrollar en la base de datos.
ANALISIS EXTERNO
OPORTUNIDADES AMANEZAS
1. El PIB ha tenido un crecimiento de 6.46% en comparación de los años 2013 y 2014 de tal
forma que representa que el sector productivo del país ha crecido, debido a que ha aumentado
la producción ya sea de bienes o servicios.
2. El desarrollo de las herramientas tecnológicas que se innovan permanentemente facilita la
realización de los trabajos. Esto ayuda al posicionamiento de las empresas en el mercado
mejorando la calidad del servicio que se brinda al cliente.
3. El factor político-legal apoya al sector tecnológico pues de este va a depender el cambio de la
matriz productiva. Este se constituye en uno de los pilares fundamentales para el desarrollo
del país.
4. Los cambios legales dentro de las instituciones públicas como SRI, IESS, SENAIE: ayudan al
desarrollo de las actualizaciones que se deberán ejecutar desde la base de software para la
facilidad del cliente.
1. El porcentaje de inflación para el 2014 ha aumentado, es decir que los precios
han incrementado en un 3.67%.
2. Nueva política de salvaguardas que dictamina el incremento de precio para los
artículos tecnológicos entre 5% y 15%.
3. Existen muchas empresas que se dedican a esta actividad en el mismo mercado
con precios bajos.
4. Las herramientas que necesitamos para interactuar con los servidores de las
bases de datos de los clientes son el 90% extranjero.
70
Capacidad Administrativa
1. La empresa cuenta con procedimientos administrativos y contables que no están
debidamente establecidos para el cual es importante dentro de las actividades de un
proceso con el fin de que no exista errores al momento de ejecutarlas. Esto representa una
debilidad alta.
2. No existe direccionamiento estratégico debidamente establecido con el personal para poder
tener los lineamientos apropiados para cumplir con la planificación realizada.
Constituyéndose una debilidad media porque el personal no conoce hacia donde está
orientada la empresa.
3. La estructura orgánica de la empresa no se encuentra establecida formalmente, es por ello
que el personal de la misma no conoce cuales son las funciones específicas que tiene que
realizar. Esta significa una debilidad baja a corregirse.
4. La remuneración del personal es de acuerdo al cargo que ocupa, lo que constituye un
mediano baluarte. Consecuentes a ello el personal se siente comprometido con la
organización y desempeña de forma oportuna su trabajo.
Capacidad Financiera
1. La empresa no cuenta con una planificación adecuada para la asignación de recursos
económicos. Constituye una alta debilidad en su crecimiento institucional.
2. En la mayoría de ocasiones los recursos que ingresan no alcanza para cubrir los gastos.
Viene a ser una elevada fragilidad que tiene la compañía.
3. La empresa mantiene una cartera de clientes actualizada que nos ayuda a conocer todas las
transacciones que se realizan en la misma, esto nos permite saber de los créditos con que
cuenta. Ello representa una alta fortaleza.
4. No existen políticas en el manejo de cobro de la cartera de clientes. Esta es una fortaleza
media
71
Capacidad Tecnológica
1. Los equipos tecnológicos que dispone la empresa son actualizados lo cual permite
desarrollar las actividades de forma oportuna. Representa una fortaleza alta.
2. La empresa mantiene una página web actualizada, en la cual se publican todos los
productos que ofrece. Constituye una mediana fuerza de la institución.
3. El personal está capacitado en el uso adecuado de las Tecnologías de Información y
Comunicación, conoce cuál es el manejo de las mismas lo que les permite brindar un mejor
servicio. Significa una de sus altas fortaleza.
4. Los equipos tecnológicos se encuentran distribuidos de manera adecuada en la empresa.
Estableciéndose como uno de sus medianos baluartes pues favorece a que el trabajo se lo
realice de forma efectiva.
Según el análisis establecido de las diferentes Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas
se determinó entre las principales las siguientes:
La empresa mantiene un adecuado conocimiento del negocio ya que el personal es
capacitado constantemente en Tecnologías de Información y Comunicación lo que ayuda a
que la empresa sea más productiva y competitiva en el mercado.
La principal debilidad de la empresa es que no cuenta con procedimientos formalizados
administrativos y contables, es por ello que el personal no conoce que funciones
específicas debe realizar.
Una de las principales oportunidades es la apertura de empresas que van creciendo en el
mercado conocidas como PYMES.
La principal amenaza de la empresa es la excesiva competencia con la que cuenta la
empresa debido a la alta demanda de la misma.
A continuación se plantean estrategias relacionadas con las Oportunidades, Amenazas, Fortalezas y
Debilidades:
72
Tabla 2.9 Estrategia FODA
Estrategias Fortalezas Oportunidades
(FO)
Estrategias Fortalezas Amenazas (FA)
Mantener la imagen corporativa de la
empresa mediante la atención de
calidad que se le brinda al cliente.
Controlar que se esté cumpliendo
con todas las obligaciones con el
personal tanto de manera económica
como moral.
Realizar conciliaciones mensuales de
bancos para verificar el saldo de la
cuenta.
Realizar mantenimiento de los
equipos con los que cuenta la
empresa para evitar daños y por ende
tiempo muerto que afecta a la
empresa.
Establecer en la página web de todos
los servicios y productos con los que
cuenta la empresa para que los
clientes conozcan el giro del negocio
de la misma.
Realizar capacitaciones al personal
en lo relacionado a las leyes y
organismos de control que rigen a la
empresa.
Establecer promociones
contrarrestando los nuevos precios
aplicando las salvaguardas.
Buscar nuevos proveedores que
abastezcan a la empresa de productos
innovadores y a bajos precios para
captar mercado.
Capacitación del personal en temas
relacionados con Tecnologías de la
Información para que se evidencie
ante los clientes el conocimiento y la
experticia del personal.
Estrategias Debilidades Oportunidades
(DO)
Estrategias Debilidades Amenazas (DA)
Establecer una estructura
organizacional adecuada que se
relacione con las necesidades de la
empresa.
Realizar controles permanentes sobre
las funciones que realiza el personal,
y si existieran errores corregirlos de
forma inmediata.
Los responsables de realizar la
planificación deben conocer cuáles
son las necesidades de cada
departamento relacionándolo con los
objetivos de la empresa.
Establecer una planificación
adecuada en lo relacionado a
asignación de recursos.
Solicitar al personal de Contabilidad
los rubros más importantes que han
tenido movimiento en un
determinado período para realizar el
presupuesto de la empresa.
Realizar controles en todas las áreas
de la empresa verificando si se están
cumpliéndolos objetivos establecidos
en la planificación.
73
CAPÍTULO III
3. LEVANTAMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS
3.1. Introducción
El levantamiento de los procedimientos es una herramienta para evidenciar cuales son los pasos
que se están realizando a fin de cumplir una actividad, es decir, nos demuestra si los procesos que
se están ejecutando en las áreas de la organización se alinean al cumplimiento de los objetivos
planeados por la empresa.
Es un herramienta clave para la empresa, se relaciona con realizar un trabajo de calidad, que nos
permite obtener información de cómo se realizan las actividades de cada área a través de la cual se
puede evidenciar si existen errores que deben ser corregido de manera oportuna.
Para poder levantar los procedimientos se debe conocer quién es el responsable de realizarlo, ya
que los mismos son los únicos que entienden la forma de ejecutarlos, que recursos utilizan, tiempos
y lo más importante para que realizan dicha actividad, es por ello que para realizar el levantamiento
de los procesos se va utilizar un instrumento muy importante que son los cuestionarios, es por ello
que la información recabada ayuda a determinar el riesgo que existe en cada área para establecer
alternativas de mejoras inmediatas.
Cabe recalcar que con el levantamiento de los procesos se determina cuáles son los procesos más
influyentes para la empresa y cuáles tienen relevancia mínima que no pueden afectar de manera
significativa en la empresa, es por ello que se pondrá más énfasis en mejorar los procesos que
afecten de manera directa a la empresa para que sea más productiva en el mercado en el que se
desarrolla.
Al analizar los procesos se evidenciara si existen procedimientos repetitivos o que llevan mucho
tiempo, mayores recursos, para mejorar la aplicación de las diferentes actividades en los procesos,
es por ello que se debe obtener información clara y real de lo que se espera que dichos
procedimientos cumplan en lo relacionado con los objetivos.
A continuación se determina el levantamiento de los procedimientos de las áreas: Administrativa,
Soporte Técnico, Desarrollo del software y Contable mediante cuestionarios de Control Interno.
74
Para analizar el riesgo se determina la siguiente fórmula:
Riesgo de Control = % Puntaje óptimo - % Puntaje Obtenido
Para ponderar las preguntas de control interno se determina una valoración de entre 0 y 6
dependiendo de la incidencia de cada pregunta en la empresa.
0 - No hay procedimiento
1 - 2 Bajo
3 - 4 Medio
5 - 6 Alto
Para establecer una validación de la información que se analiza a continuación se establece que el
cuestionario de control interno se realizó al Gerente General, Jefe Comercial, Jefe Informático y
Jefe Financiero obteniendo información necesaria para analizar los riesgos que tiene la empresa en
las diferentes áreas, los cuales deberán ser corregidos de manera oportuna.
3.1.1. Evaluación a los procedimientos Administrativos
Se realiza el cuestionario de Control Interno al Gerente General: Ing. Freddy Constante.
Capacidad de la Gerencia General
Tabla 3.1. Cuestionario de Control Interno de la Gerencia General
ALFECORE CÍA. LTDA.
EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD DE LA GERENCIA
Nº PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN
SI NO
1 ¿Existen la misión, visión, objetivo, organigramas
estructurados en la empresa?
X 4
2 ¿Cuenta la empresa con procedimientos de control
interno establecido?
X 0
3 ¿Existe un Manual de Funciones? X 4
4 ¿Se encuentran claramente definidas las funciones de
cada área en el organigrama de la empresa?
X 6
5 ¿Existen procedimientos para realizar una adecuada
selección de personal?
X 5
75
ALFECORE CÍA. LTDA.
EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD DE LA GERENCIA
6 ¿Se informa a la organización en el momento
oportuno los inconvenientes que se presentan?
X 0
7 ¿Se aplican estrategias periódicamente para mejorar la
gestión administrativa y financiera de la empresa?
X 0
8 ¿Existen lineamientos establecidos para la
contratación de personal como experiencia, capacidad
y desempeño?
X 0
9 ¿Se lleva un registro de asistencia para el control de la
puntualidad?
X 6
10 ¿Se utiliza adecuadamente los recursos tecnológicos,
humano y capital, con la finalidad de conseguir
objetivos organizacionales?
X 4
11 ¿El liderazgo que se aplica la organización es
participativo y fomenta el trabajo en equipo?
X 5
12 ¿Realizan acciones correctivas oportunas después de
la evaluación al personal?
X 4
13 ¿Se aplican indicadores de gestión para evaluar la
eficiencia y eficacia del personal administrativo y
operativo?
X 0
14 ¿Es pertinente realizar cambios en la estructura
organizacional y funcional de Alfecore ?
X 4
15 ¿Existen manuales en el manejo del sistema contable? X 4
16 ¿Existe un manual de procedimientos contables para
cada proceso?
X 2
TOTAL 48
Nota: Muestra el cuestionario de control interno aplicado a la Capacidad Gerencial; Autora de la tesis
Medición de Riesgo
Tabla 3.2. Medición de Riesgo
Riesgo de Control = %Puntaje óptimo – %puntaje obtenido
Riesgo de Control = 100% - 48%
Riesgo de Control = 52 %
Nota: Muestra la medición de riesgo; Autora de la tesis
76
El riesgo de control interno de la Capacidad Gerencial es de 52%, lo que se evidencia que existen
procedimientos con errores, es por ello que se debe establecer medidas correctivas oportunas para
poder mitigar el riesgo.
Se realiza el cuestionario de Control Interno al Jefe del Departamento Comercial: Ing. Augusto
Pesantes.
Capacidad Comercial
Tabla 3.3. Cuestionario de Capacidad Comercial
ALFECORE CÍA. LTDA.
EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD COMERCIAL
Nº PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN
SI NO
1 ¿Existe la documentación necesaria para proceder con el
registro de las ventas?
X 4
2 ¿Las estrategias de venta aplicadas han dado resultado? X 6
3 ¿Se realizan estudios de mercado para captar más
clientes?
X 5
4 ¿Existe una persona responsable que verifique el proceso
de venta?
X 6
5 ¿El personal del área posee conocimientos
especializados en la misma como ventas y marketing?
X 6
6 ¿En el área se cuenta con supervisor que verifique si las
actividades se están ejecutando oportunamente?
X 6
7 ¿Existe un porcentaje de comisión por cada venta a los
vendedores?
X 6
8 ¿Se tiene establecidos procedimientos para la selección
de clientes?
X 6
9 ¿Los productos son comercializados de forma
competitiva?
X 6
10 ¿En el presupuesto constan gastos para publicidad? X 6
11 ¿El área de ventas conoce la composición de los
productos a ofertar?
X 6
12 ¿Los documentos son guardados de tal forma que
evidencie la procedencia de los ingresos?
X 6
13 ¿Existen metas de venta mensual? X 5
14 ¿Se comunica a los clientes sobre las actualizaciones o
modificaciones en el sistema?
X 4
77
15 ¿Se busca comercializar nuevos servicios de productos? X 6
16 ¿Se ha implementado tecnología en el área para apoyar a
la comercialización de los productos?
X 6
TOTAL 90
Nota: Muestra el cuestionario de control interno aplicado a la Capacidad Comercial; Autora de la tesis
Medición de Riesgo
Tabla 3.4.Medición de Riesgo
Riesgo de Control = %Puntaje óptimo – %puntaje obtenido
Riesgo de Control = 100% - 90%
Riesgo de Control = 10 %
Nota: Muestra la medición de riesgo; Autora de la tesis
El riesgo de control de la Capacidad Comercial es de 10% lo que significa que existen en esta área
procedimientos que se están cumpliendo con normalidad y otros que no se están ejecutando pero
con un mínimo de riesgo.
Se realiza el cuestionario de Control Interno al Jefe del Departamento Informático: Ing. Andrés
Panchin.
Capacidad Tecnológica
Tabla 3.5. Cuestionario de Capacidad Tecnológica
ALFECORE CÍA. LTDA.
EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD TECNOLÓGICA
Nº PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN
SI NO
1 ¿El área de soporte técnico posee un cronograma para
dar mantenimiento a los servidores del sistema NIGISU?
X 0
2 ¿Cuenta con manuales establecidos para el manejo del
sistema contable NIGISU?
X 6
3 ¿Cuentan con un lugar adecuado para recibir los
servidores para realizar los cambios solicitados?
X 6
4 ¿Aplican procedimientos para selección de marcas
reconocidas en el ámbito tecnológico?
X 6
78
5 ¿Mantiene el departamento estrategias para mejorar la
atención al personal y público?
X 0
6 ¿Se atiende a los clientes en forma permanente? X 0
7 ¿Existen relaciones comerciales establecidas con otras
empresas para la adquisición del equipo tecnológico?
X 6
8 ¿Se soluciona problemas inesperados a tiempo? X 0
9 ¿El personal que integra el departamento posee el
conocimiento suficiente para ejecutar las actividades?
X 0
10 ¿Las actividades a ejecutar en el departamento se
realizan previa autorización del responsable del área?
X 6
11 ¿Se entrega los requerimientos solicitados por los
clientes a tiempo?
X 0
12 ¿Existen canales de conexión con los servidores y el
personal técnico?
X 1
13 ¿El personal del departamento es capacitado
constantemente?
X 0
14 ¿Se realiza soporte técnico en forma presencial a las
empresas?
X 3
15 ¿Existen responsables de supervisar las diferentes
actividades que se ejecutan en el departamento?
X 0
16 ¿Se requiere de autorizaciones previas para realizar
cualquier innovación desde la base central de los equipos
de los clientes?
X 0
TOTAL 34
Nota: Muestra el cuestionario de control interno aplicado a la Capacidad Tecnológica; Autora de la tesis
Medición de Riesgo
Tabla 3.6. Medición de Riesgo
Riesgo de Control = %Puntaje óptimo – %puntaje obtenido
Riesgo de Control = 100% - 34%
Riesgo de Control = 66 %
Nota: Muestra la medición de riesgo; Autora de la tesis
El riesgo de control de la Capacidad Tecnológica es de 66% lo que significa que existen
procedimientos en el área soporte técnico pero no se están obteniendo un control optimo por ello se
deben tomar decisiones oportunas en los procedimientos que no perjudique a la empresa.
79
3.1.2. Evaluación a los procedimientos Contables
Se realiza el cuestionario de Control Interno al Jefe del Departamento Financiero: Dr. Freddy
Camacho.
Capacidad Financiera
Tabla 3.7. Cuestionario de Capacidad Financiera
ALFECORE CÍA. LTDA.
EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD FINANCIERA
Nº PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN
SI NO
1 ¿La Empresa posee un manual de funciones para el
área financiera?
X 0
2 ¿Existen manuales de procedimientos financieros? X 0
3 ¿Cumplen con lo dispuesto en los manuales de
procedimientos?
X 0
4 ¿Los errores cometidos son notificados a la máxima
autoridad de manera oportuna?
X 3
5 ¿Al momento de realizar registros contables cumplen
con las normas y leyes dispuestas por el país?
X 6
6 ¿Existe un responsable de la cartera de clientes? X 5
7 ¿Se elaboran flujos de caja para evidenciar la liquidez
de la empresa en un determinado periodo?
X 0
8 ¿Se elabora el presupuesto de la empresa según las
necesidades de cada área?
X 6
9 ¿Aplican índices financieros los cuales informen de
la posición económica y financiera de la empresa?
X 0
10 ¿Realizan controles permanentes sobre las cuentas
contables con mayor relevancia en la empresa?
X 0
11 ¿La empresa posee la suficiente solvencia para cubrir
las obligaciones con terceros?
X 0
12 ¿La información contable es sustentada con
evidencias documentales?
X 6
13 ¿Se han realizado auditorías externas? X 3
14 ¿Los empleados reciben todos los beneficios de ley
de manera oportuna?
X 5
15 ¿Los niveles de endeudamiento de la empresa son
bajos fáciles de cubrir?
X 5
80
16 ¿La rentabilidad de la empresa es evaluada de forma
periódica?
X 0
TOTALES 40
Nota: Muestra el cuestionario de control interno aplicado a la Capacidad Financiera; Autora de la tesis
Medición de Riesgo
Tabla 3.8. Medición de Riesgo
Riesgo de Control = %Puntaje óptimo – %puntaje obtenido
Riesgo de Control = 100% - %
Riesgo de Control = 60 %
Nota: Muestra la medición de riesgo; Autora de la tesis
La Capacidad Financiera presenta un 60% de riesgo de control lo que significa que existen
procedimientos o actividades sin cumplir que se están ejecutando de manera inoportuna, es por
ello que se deben tomar medidas correctivas inmediatas porque este departamento es medular en la
empresa.
3.2. Análisis de las Capacidades
Para establecer la propuesta de los procedimientos administrativos y contables, es necesario
realizar un análisis de las capacidades que se encontraron en los cuestionarios del control interno
para ello se delimita responsabilidades y segregaciones de funciones con el cargo de cada
empleado; a razón por lo cual a continuación se presenta a detalle de las funciones actuales y la
posible propuesta a las funciones y procedimientos administrativos y contable.
81
Tabla 3.9 Análisis de Funciones por Área de la Empresa Alfecore Cía.Ltda
AREA O
UNIDAD
TÉCNICA
FUNCIONES ACTUALES
ANALISIS
PROPUESTA
Gerencia
General
Desarrollar estrategias generales para alcanzar los
objetivos y metas propuestas.
Contratar y aprobar el personal nuevo en la empresa.
Responder por el funcionamiento de la compañía
ante la Junta General de Socios.
Representar judicial y extra judicialmente a la
compañía.
Determinar funciones y remuneraciones.
La empresa tiene un manual de procedimientos administrativos y
contables expuestos al personal de la empresa, dichos
procedimientos no cumple con el objetivo de la empresa.
El personal no realiza las actividades para las que fueron
contratados pese a que existan funciones establecidas para cada
área, de tal manera que existen errores.
Los organigramas con los que cuenta la empresa no se ajustan a
las necesidades de la empresa.
La empresa no tiene un departamento de talento humano para la
contratación del personal por lo que no mide la experiencia,
capacidad y desempeño.
No se realizado cambios de políticas y procedimientos desde la
constitución de la empresa.
Mejorar la visión, misión,
objetivos y organigramas de la
empresa.
Incorporar al organigrama el
departamento de talento
humano, estableciendo políticas
y procedimientos en la
contratación del personal.
Comercial Aprobar las proformas y contratos del sistema
contable.
Asesorar comercial y promocional del sistema a los
posibles clientes.
Administrar la venta al tipo de empresa.
Brindar un software de calidad de acuerdo con las
normas ISO 9001.
Contribuir una alianza de ideas de las necesidades
del cliente.
Controlar los pagos de los contratos de venta sea en
alquiler o venta directa del sistema.
La empresa garantiza la venta y alquiler del software contable
NIGISU a través de contratos legales.
La comercialización del software contable NIGISU, es
competitivo ante el mercado por su precio y calidad de producto.
Las estrategias para el proceso de selección de los posibles
clientes son óptimos.
La empresa cuenta con página web, donde se encuentra videos
tutoriales, contactos, y redes sociales donde pueden comprobar
la autenticidad del producto que se comercializa.
El personal en este departamento controla y ejecuta mecanismos
de soporte técnico.
Se observa que no es necesarios
cambios en este departamento.
82
AREA O
UNIDAD
TÉCNICA
FUNCIONES ACTUALES
ANALISIS
PROPUESTA
Informático Desarrollo de Aplicaciones Web.
Aplicación de principios, técnicas, herramientas y
métodos para la implementación de procesos desde
la base de datos.
Aprobación de equipos como servidores de bases de
datos.
Toma de decisiones para la aplicación de una
solución técnica dentro del sistema.
Escrituras de códigos de scripts para la aplicación de
procesos técnicos desde la base de datos.
Levantamiento de requerimientos.
Análisis de problemas de errores.
Diseño de algoritmos en Excel para compilar y
ejecutar desde el sistema.
El departamento tiene personal calificado para resolver
problemas informáticos.
El personal realiza soporte a través de web, muy rara vez asiste
en forma presencial, por efecto el cobro de las facturas por
servicio técnico es pésimo.
No existe soporte técnico permanente.
No se entrega a tiempo el trabajo de desarrollo de software
según los requerimientos del cliente.
El proceso de elección de marcas tecnológicas se encuentra
actualizadas.
Existen alianzas con proveedores de la venta de equipos a
precios de minorista.
Se debe mejorar la asistencia
técnica en los procedimientos.
83
AREA O
UNIDAD
TÉCNICA
FUNCIONES ACTUALES
ANALISIS
PROPUESTA
Financiera Declaraciones mensuales del IVA y RENTA.
Declaración Patrimonial.
Declaración del Impuesto a la Renta.
Anexo Accionistas, Partícipes, Socios,
Miembros del Directorio y Administradores.
Anexo Relación Dependencia.
Anexo Transaccional Simplificado.
Presentación del Estado de Resultados Integral,
Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de
Flujo de Efectivo, Notas a los Estados Financieros a
la Directivo de la Junta de Socios y la
Superintendencia de Compañías.
Informe de Balances, Nomina de Administradores
Financieros a la Directivo de la Junta de Socios y la
Superintendencia de Compañías.
Aprobación de pagos.
Control del Flujo de Efectivo en la empresa.
Conciliación Bancaria
Realiza reportes de Ventas, Compras, Retenciones
en compra y venta.
Control de Cartera.
Existe un manual de procedimientos de como ingresar
información al sistema contable.
Existe cartera vencida del cobro de facturas de ventas.
Atrasos de pagos al IESS y SRI.
No se realiza conciliación bancarias pese que el sistema tiene esa
función.
No se está ingresando los gastos de viáticos de los vendedores.
Los errores que se presentan no son comunicados a tiempo al
jefe financiero.
Los registros contables realizados en el área cumplen con la
normativa contable que establece el país.
La información contable es sustentada con evidencias
documentales como facturas de ventas, contratos, proformas,
facturas de compras, retenciones en ventas y compras.
Se ha realizado auditorías externas en las que ha tenido
resultados óptimos en las que se han recomendado establecer
procedimientos formales.
Se realiza roles de pagos y su respectiva contabilización
mediante el sistema contable.
Mejorar los procedimientos
contables sobre efectivo,
bancos, cuentas por cobrar,
cuentas por pagar, ingresos y
gastos.
84
El análisis realizado con anterioridad demuestra que existen procedimientos administrativos y
contables en Alfecore que no son plasmados en un documento visible para los usuarios de manera
que mejoraremos estos procedimientos en el capítulo siguiente.
Los procedimientos que se deben mejorar son las áreas de soporte técnico y área contable, para ello
levantaremos los procedimientos que en la actualidad tiene Alfecore,
3.3. Procedimientos Administrativos
Área de Soporte Técnico
Está conformada por personas que realiza la asistencia presencial en las empresas donde se realiza
capacitaciones, actualización del sistema, cambios de tablas en la base y desarrollo de aplicaciones
para facilitar al usuario el manejo dinámico del sistema.
ALFECORE CIA. LTDA
PROCEDIMIENTOS
AREA DEL SOPORTE TECNICO
N° ACTIVIDADES RESPONSABLE
01 Requerimientos solicitados por los clientes para cambios en el
sistema.
Asistentes de la Área
Técnica
02 Aprobación de los requerimientos solicitados por el personal del
Departamento.
Jefe del
Departamento
Informático.
03 Elaboración de la proforma, indicando la fecha de entrega de los
cambios solicitados.
Jefe del
Departamento
Informático.
04 Ejecución de los cambios en la base de pruebas. Jefe del
Departamento
Informático.
05 Capacitación de los cambios en la base del cliente para poder
ejecutarlos en el sistema.
Asistentes de la Área
Técnica
06 Registro de la factura de venta en el sistema por los requerimientos
solicitados.
Asistentes de la Área
Técnica
07 Entrega de factura al cliente. Asistente Contable
85
De acuerdo a los procedimientos que tienen en el área del soporte técnico, se establece el siguiente
flujograma de soporte técnico.
FLUJOGRAMA
Si
No
Operación e
Inspección de
los cambios
solicitados.
INICIO
Requerimientos
solicitados
Aprobación de los
requerimientos
solicitados por el Jefe
de Departamento
Tiempo de
Entrega y
Precio de lo
solicitado
Aprobación del
cliente
Entrega de factura al
cliente
FIN
Ejecución de los cambios
solicitados donde el cliente
Registro de la factura al
cliente al sistema
FIN
86
3.4. Procedimientos Contables
Área Contable
En una empresa un software contable nos permite depurar con rapidez la información que se desea
obtener, el giro de negocio de Alfecore es la venta del sistema contable no obstante tener un
sistema contable nos garantiza que los procesos que realizan sean los correctos, todo depende de las
personas que lleven estos procesos.
Las cuentas más relevantes que mejoraremos serán las siguientes:
Efectivo y sus Equivalentes
Caja General
ALFECORE CIA LTDA
PROCEDIMIENTOS
CAJA GENERAL
N° ACTIVIDADES RESPONSABLE
01 Se realiza el cheque por $100,00 para los gastos semanales. Gerente General
02 Se cambia el cheque para tener en caja general. Jefe Financiero
03 Se entrega los valores al personal técnico para los gastos semanales
asignados.
Jefe Informático
04 Se registra mediante un egreso en el sistema los valores entregados a cada
empleado por gastos.
Asistente Contable
05 Se realiza la liquidación de gastos en el sistema Asistente Contable
FLUJOGRAMA
Entrega los
valores al personal
técnico.
Se cambia el
cheque
Registro de un
egreso al sistema
Liquidación de
gastos. FIN
INICIO
Elaboración del
cheque
87
Bancos
ALFECORE CIA LTDA
PROCEDIMIENTOS
RECEPCION DE CHEQUES
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
01 Se entrega los cheques retirados de las empresas al
Departamento Financiero.
Asistente Técnico
02 Se registra los cheques en el sistema. Asistente Contable
03 Se decide el depósito de los cheques o cambio para caja
general.
Asistente Contable
04 Se registra el depósito del cheque en el sistema Asistente Contable
05 Se realiza la conciliación bancaria Contador
FLUJOGRAMA
Si
No
Se registra los
cheques en el sistema.
Se decide
realizar el
depósito
Conciliación
Bancaria
Inicio
Conectar con el
proceso de caja
general
FIN
Se entrega los cheques
a Departamento
Financiero
Se registra el
ingreso del
depósito
FIN
88
Cuentas por Cobrar – Clientes
ALFECORE CIA LTDA
PROCEDIMIENTOS
CUENTAS POR COBRAR - CLIENTES
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
01 Emitir el reporte de estado de clientes, o kardex del
cliente a través del sistema.
Asistente Contable
02 Envío al cliente el estado de cuenta de los valores
adeudados.
Asistente Contable
03 Retirar el comprobante de retención o el cobro de la
utilidad de la venta
Asistente Técnico
04 Registro en el sistema del ingreso del recibo de caja de
la retención o de la utilidad de la venta.
Asistente Contable
05 El contador emitirá el análisis de antigüedad. Contador
FLUJOGRAMA
INCIO
Emitir el reporte
del estado de
cuenta de los
clientes
Envió al cliente el
estado de cuenta
Retiro el
comprobante de
retención y cheque
Registro del
ingreso del recibo
de caja al sistema
Emitir el análisis
de antigüedad de
los clientes
FIN
89
Cuentas por Pagar – Proveedores
ALFECORE CIA LTDA
PROCEDIMIENTOS
CUENTAS POR PAGAR- PROVEEDORES
N° ACTIVIDAD RESPONSABLE
01 Registrar la factura y la retención de compra en el sistema. Asistente Contable
02 Establecer el tiempo de pago en el sistema. Asistente Contable
03 Emisión del comprobante de egreso y la impresión del
cheque.
Asistente Contable
04 Firma del cheque en la gerencia Gerente General
05 Entrega del comprobante de egreso con su respectivo
cheque firmado.
Asistente Contable
FLUJOGRAMA
Emisión del
comprobante de
egreso con su
respectivo cheque.
Firma del cheque
en la gerencia. FIN
Establecer el
tiempo de pago de
las facturas en el
sistema.
Entrega del
comprobante de
egreso con su
respectivo cheque.
INICIO
Registrar la factura
y la retención de
compra.
90
Ventas - Ingresos
ALFECORE CIA LTDA
PROCEDIMIENTOS
VENTAS - INGRESOS
N° ACTIVIDADES RESPONSABLE
01 Registro de la factura de venta en el sistema contable. Asistente Contable
02 Entrega de factura de venta al cliente. Asistente Contable
03 Contabilización de la factura de venta Asistente Contable
04 Establece los pagos en el sistema contable de acuerdo con
el contrato firmado.
Asistente Contable
05 Se emite el comprobante de ingreso con el valor del
anticipo, y su respectiva retención sea el caso.
Asistente Contable
06 Se contabiliza el recibo de caja en el sistema. Asistente Contable
FLUJOGRAMA
Astos
Registro de la factura
de venta en el
sistema contable
Entrega de factura
de venta al cliente.
Contabilización de
la venta en el
sistema contable.
Establece los pagos en
el sistema contable,
según establecidos en
el contrato.
Emisión el
comprobante de
ingreso.
Contabilización
de los recibos
de caja.
FIN
INCIO
91
Gastos Administrativos
ALFECORE CIA LTDA
PROCEDIMIENTOS
GASTOS ADMINISTRATIVOS
N° ACTIVIDADES RESPONSABLES
01 Aprobación de los gastos autorizados por el personal
técnico y administrativo.
Contador
02 Emisión de orden de compra para los gastos
administrativos.
Asistente Contable
03 Detalle de las facturas que legalicen gastos para el
personal técnico.
Asistente Soporte Técnico
04 Registro de las facturas con su respectivo cargo al
personal asignado.
Asistente Contable
05 Archivo original de las facturas y retenciones de compra. Asistente Contable
FLUJOGRAMA
INICIO
Aprobación de los
gastos
autorizados.
Emisión de orden
de compra
Detalle de las
facturas que
emiten el personan
técnico.
Registro de las
facturas de compra
con su respectiva
retenciones.
Archivo original de
facturas y retenciones
de compras FIN
92
CAPÍTULO IV
4. PROPUESTA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES
4.1. Misión
Faccsystem brinda un software administrativo y financiero que permite el desarrollo e
implementación de procesos tecnológicos eficientes, competitivos y rentables en base a una gestión
empresarial para pequeñas y medianas empresas.
4.2. Visión
Ser líder en ofrecer un producto de calidad con tecnología avanzada impartiendo la
comercialización a nivel de negocios en Latinoamérica, siendo los pioneros en simplificar procesos
y tomar decisiones empresariales que impulsan el desarrollo de un país.
4.3. Valores Corporativos
Integridad
El ambiente de Faccsystem debe ser integro, en todos los compromisos que se desarrolle,
que incluya un marco de ética impecable.
Espíritu de Cuerpo
Somos un grupo de profesionales con propósitos y objetivos a cumplirse con
responsabilidad las tareas encomendadas.
Satisfacción de Nuestros Clientes
Pensamos en nuestro objetivo central nuestros clientes a quienes facilitamos el trabajo
diario que realizan en la organización, generándoles confianza a través de nuestra actitud y
comunicación para resolver anticipadamente sus necesidades.
93
Vocación en Excelencia
Como equipo y personas aspiramos a crecer internamente pero estamos convencidos que
cada empresa es un mundo diferente por ellos nos sentimos comprometidos a contribuir
con el progreso, crecimiento eficiente de cada empresa.
Innovación como Proceso Activo
Nuestro giro del negocio es dinámico lo que muestra una actitud abierta de innovar,
desarrollar habilidades en cada equipo de trabajo, esto estimula a la orientación de
funciones y políticas de la empresa.
Compromiso con el desarrollo y con la creación de la cadena de valor
Entendiendo que el éxito en una empresa radica en la capacidad de escuchar y adaptarnos a
un ambiente, es importante conocer que el mundo en la que nos rodeamos es un cambio de
modernización. El hecho de generar tecnologías en una empresa también involucra a un
país.
4.4. Estructura Organizacional
La Estructura Organizacional propuesta para la empresa Alfecore Cía. Ltda., ayuda a definir las
funciones de las áreas que ocupan los miembros de la empresa, al establecer un organigrama en la
empresa se plasman los diferentes departamentos que forman parte de un ámbito organizacional,
además de las líneas de comunicación y autoridad que el personal debe dirigirse en caso de
comunicar algún inconveniente o información importante.
Se implementó el departamento de recursos humanos debido a la necesidad de contratar personal
idóneo para ejecutar las funciones que tiene la empresa, dando como resultado el cumplimiento de
los objetivos organizacionales, una gestión de talento humano es integrar a personas, supervisarlas
y formarlas para desarrollar su máximo potencial y por supuesto recompensar a las personas con
remuneraciones justas.
94
Figura 4.1 Organigrama Propuesto
Nota: Muestra el organigrama propuesto de la empresa Alfecore Cía. Ltda.
4.5. Funciones y Responsabilidades
Las Funciones y Responsabilidades descritas a continuación son las más representativas para la
empresa como en el Departamento Administrativo: Talento Humano y Soporte Técnico, en cuanto
a lo contable el Departamento Financiero.
Junta General
de Accionistas
Presidencia
Ejecutiva
Gerencia
Asesoria
Juridica
Departamento
Administrativo
y Talento Humano
Departamento
Comercial
Departamento
de Arquitectura
de Software
Departamento
Financiero
Jefe de
Ventas
Vendedores
Jefe de
Arquitectura
de Software
Analista
Programador
Contador
Asistente
Contable
Vendedores
Informales
Asistencia de
Soporte
Técnico
Jefe de Talento Humano
Secretaria
95
Funciones y Responsabilidades del Departamento Administrativo
Funciones y Responsabilidades del Jefe de Talento Humano
Establecer las funciones y responsabilidades que tendrá el personal en cada uno de los
Departamentos de Trabajo.
Realizar un control de asistencia, permisos, y vacaciones del personal que solicite.
Controlar que se pague el sueldo al personal en las fechas que consta en el contrato.
Elaborar los contratos de trabajo del personal que ingrese a la empresa.
Renovar los contratos en caso de seguir con el mismo personal caso contrario el respectivo
reclutamiento.
Entregar el reglamento donde indique las funciones y responsabilidades que debe tener el
personal que ingresa a trabajar.
Seleccionar al personal que se necesita contratar.
Verificar en el sistema NIGISU los días de permisos, asistencia y vacaciones conste con el
registro de control que emite el Jefe de Talento Humano.
Revisar los roles de pagos antes de emitir las transferencias a las cuentas correspondientes
de los empleados.
Solicitar al abogado externo que legalice los contratos de trabajo en el Ministerio de
Relaciones Laborales.
Funciones y Responsabilidades de la Secretaria
Convocar al reclutamiento de personal mediante anuncios en medios de comunicación
como el comercio, radio y redes sociales.
Recepción de documentos externos con el fin de entregarlos en el departamento indicado.
Coordinación de citas, eventos y reuniones de la gerencia con el personal interno o externo
de la empresa.
Entregar al personal los suministros de oficina si es necesario.
Comunicar a la Directiva a las reuniones extraordinarias e ordinarias.
Realizar los requisitos, solicitudes, llamadas y escritos que necesite la Gerencia.
Verificación de los documentos que se entrega y se recepta.
Realizar las convocatorias, actas de reuniones.
Custodiar el stock de suministros de oficina.
96
Funciones y Responsabilidades del Departamento Financiero
Funciones y Responsabilidades del Contador
Asesorar sobre materias relacionadas al aspecto financiero a los miembros de la Junta
General de Socios, Gerencia y Presidencia.
Analizar y evaluar los Balances y Estados Financieros para emitir información real que
servirá en la toma de decisiones.
Presentar los Estados Financieros en el periodo que los accionistas o terceros a si lo
requirieran.
Revisar y Registrar toda la información contable al sistema NIGISU.
Revisar y aplicar las leyes y normativa que se relacionen con el giro contable de la
empresa.
Control de Cartera de los clientes, emitir y enviar los estados de cuenta.
Presentación del Estado de Resultados Integral, Estado de Cambios en el Patrimonio,
Estado de Flujo de Efectivo, Notas a los Estados Financieros a la Directivo de la Junta de
Socios y la Superintendencia de Compañías.
Verificar que la información que se entrega a la Junta General de Socios es real según las
actividades que realiza.
Realizar las declaraciones del impuesto a la renta y del Impuesto al Valor Agregado en las
fechas correspondientes.
Emitir los reportes necesarios para el análisis de antigüedad y cartera vencida.
Declaración mensual del Iva y Renta.
Elaborar la Declaración Patrimonial, Impuesto a la Renta, Anexo Accionistas Participes de
Socios, anexo de relación dependencia y el anexo transaccional entregados debidamente al
SRI.
Elaboración de Conciliación Bancaria.
Funciones y Responsabilidades de la Asistente Contable
Registrar facturas de compras, liquidaciones de compras débito al sistema contable
NIGISU.
Emitir las retenciones de compra según la factura de compra.
Emitir los comprobantes de egreso con su respectivo pago.
Registrar en el sistema los depósitos de los pagos de los clientes.
Custodiar los valores semanales que se le entrega para los gastos aprobados por gerencia.
Entregar a gerencia los cheques para ser firmados.
Entregar a proveedores las retenciones en compras y hacer firmar el comprobante de
egreso a los proveedores.
97
Entregar reportes de cartera vencida al personal que solicite.
Entregar el valor que deben recibir el personal técnico para gastos de transporte,
alimentación, combustible, peajes o parqueaderos y alojamiento.
Revisar el reporte análisis de antigüedad para realizar el respectivo pago a proveedores.
Funciones y Responsabilidades del Departamento de Arquitectura de Software
Funciones y Responsabilidades del Jefe de Arquitectura de Software.
Reunirse con los clientes para realizar el levantamiento de los requerimientos que necesitan
ser manejados por el sistema o a su vez revisar los correos que envíen los clientes
solicitando cambios en el sistema.
Programar asistencia técnica presencial según sea el caso, de no serlo buscar los canales de
conexión para dar solución.
Contestación por correo electrónico del tiempo de duración que se requiere para realizar
cambios de bases según requerimiento solicitado.
Realizar en la base de pruebas los cambios que están listos para entregar.
Comunicar al cliente el costo de servicios por hora, según sea el caso de tiempo de
duración que lleve los cambios a realizar.
Emitir una proforma indicando el costo por hora y tiempo de entrega.
Funciones y Responsabilidades del Analista de Programación.
Elaborar las actividades que deben realizar como la escritura de códigos de scripts para la
aplicación de procesos informáticos desde la base de datos.
Solución inmediata de errores que emita en el sistema, a través de la conexión con los
servidores de las bases de datos.
Elaboración de aplicaciones en Web, como la imagen de la página www.faccsystem.com,
actualizaciones constantes del sistema, videos tutoriales, programas, etc.
Diseño de algoritmos en Excel para compilar y ejecutar desde el sistema.
Creación de bases Online desde nuestros servidores para los clientes que necesiten el
servicio de alquiler del sistema.
Análisis de problemas de errores cuando se realiza una actualización de una base.
Realizar las letras de impresión de la papelería impresa que utiliza los clientes para emitir
facturas de ventas, documentos electrónicos con logo, retenciones de compras y
comprobantes contables.
Direccionamiento de respaldos en la nube por arrendamiento del sistema.
98
Funciones y Responsabilidades de Soporte Técnico.
Realizar la respectiva capacitación programada a los usuarios sobre el manejo del sistema.
Mantener informado del seguimiento del uso del manejo total del sistema.
Instalación del sistema NIGISU en un servidor o las instalaciones de estaciones clientes
NIGISU.
Enseñar a los usuarios del sistema que pasos debe realizar para actualizar el sistema en la
Web.
Realizar las respectivas pruebas de impresión de documentos.
Configuración de respaldos en el servidor o en la nube según el cliente lo solicite.
4.6. Sistema Administrativo
El Sistema administrativo es un conjunto de procedimientos en los cuales se van a establecer las
actividades a realizar los siguientes procesos que presentaremos será Talento Humano.
Tomando en cuenta que este Departamento no existe en Alfecore, para ello se planteó lo siguiente:
99
4.6.1. Reclutamiento y Selección
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ALFECORE CIA LTDA
www.faccsystem.com
TIPO DE PROCEDIMIENTO: Administrativo
PROCEDIMIENTO: Reclutamiento y Selección del Personal.
Departamento: Talento Humano
Fecha: 18 de Junio del 2015
Elaborado: Gabriela Guapulema
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN
El reclutamiento y selección de personas es el procedimiento de atraer a posibles candidatos potenciales
para ser calificados, los mismos que podrán laborar en la empresa ocupando vacantes existentes.
OBJETIVO
Definir los lineamientos que el personal postulante debe tener, asegurando que dicho personal tenga
habilidades y capacidades para desempeñar el cargo, con el propósito de contribuir al cumplimiento de los
objetivos empresariales.
POLITICAS
El departamento que requiere de la contratación de nuevo personal debe informar oportunamente al
Departamento de Talento Humano, mediante una solicitud formal, donde explicara las razones por
las cuales necesita el personal vacante.
Los puestos deben contar con los requisitos y perfiles para que los postulantes conozcan a que
puesto solicitar según sus aptitudes.
Realizar el requerimiento de contratar personal a través de páginas sociales y el comercio.
La recepción de documentos como la hoja de vida con sus respectivos respaldos se deberá enviar
por correo electrónico a la empresa.
El personal postulante deberá proyectar una buena imagen acompañado de conocimientos y
dinamismo.
La entrevista realizada a los aspirantes de los puestos vacantes deberá llenar como primer requisito
un formulario dispuesto por la empresa, se aclaran dudas por ambas partes en la entrevista, tales
como: cargo, remuneración, horario de trabajo, beneficios sociales, exámenes médicos, experiencia
laboral y conocimientos. Se realizara a los postulantes los test de conocimientos y psicológicos.
Se deberá informar mediante correo a la persona elegida para ocupar el cargo vacante.
100
Departamento :
Fecha:
Elaborado por:
N° ProcedimientosJefe de Talento
HumanoGerente Secreataria
Inicio
01Recibe el formulario de requisición de personal que se
necesita en los departamentos.
02Analiza e indica el perfil del personal que se requiere
contratar.
03Aprueba la necesidad de contratar e indica la
disponibilidad de sueldo
04 Autoriza el reclutamiento y selección del personal.
05
Comunica mediante medios de difusión masivos la
contratación de nuevo personal con los correspondientes
requisitos del puesto.
06Recepción de documentos de los postulantes del cargo, a
través de correo [email protected] .
07
Revisa y confirma los documentos enviados con sus
respectivos respaldos que sustenten la información de la
hoja de vida.
08Comunica la cita para la entrevista en la cual se explica
que se tomara pruebas respectivas para el cargo.
09Realiza la entrevista y toma pruebas a los solicitantes del
cargo de acuerdo al perfil de la vacante.
10Procede a llenar el formulario el vacante que requiere el
departamento para ocupar el cargo.
11Selección de posibles candidatos optimos para ocupar el
cargo.
FIN
FLUJOGRAMA DE RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
Talento Humano
19 de Junio del 2015
Gabriela Guapulema
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ALFECORE CIA LTDA
www.faccsystem.com
Tipo de Procedimiento: Administrativo
NO
SI
101
4.6.2. Contratación
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ALFECORE CIA LTDA
www.faccsystem.com
TIPO DE PROCEDIMIENTO: Administrativo
PROCEDIMIENTO: Contratación del Personal
Departamento: Talento Humano
Fecha: 19 de Junio del 2015
Elaborado: Gabriela Guapulema
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
La Contratación del personal consiste en formalizar el contrato de trabajo del nuevo empleado con
la empresa bajo todos los parámetros que estipula la ley vigente como el Código de Trabajo y
IESS.
OBJETIVO
Examinar el personal entrante de la empresa que cumpla el perfil que se desea contratar para que
el contrato de trabajo sea realizado mediante especificaciones que dicta la ley.
POLÍTICAS
El personal debe ser contratado previa autorización del Gerente General de la empresa.
Verificar los documentos del personal a contratar como las referencias y documentación
personal.
Localizar y comunicar al personal contratado.
Realizar el contrato de trabajo donde se estipule el tiempo de duración de trabajo,
remuneración, horario de trabajo, beneficios de ley y cargo a ocupar.
Firmar los contratos de ambas partes.
Proceder a legalizar los contratos de trabajos.
Comunicar y explicar al nuevo personal acerca de las funciones que debe realizar.
Comunicar a asistente contable la fecha de ingreso a la empresa para realizar la afiliación
correspondiente.
El Gerente es el único que podrá dar por terminado el contrato del personal.
102
Departamento :
Fecha:
Elaborado por:
N° Procedimientos Gerente SecreatariaJefe de Talento
HumanoPersonal Contratado
Inicio
01Analiza la lista de los posibles candidatos a
ocupar los puestos.
02Escoge a la persona idónea para ocupar el
puesto de trabajo.
03 Comunica que persona va a ser contratada.
04Localiza y comunica al personal que a sido
favorecido para trabajar en la empresa.
05Toma la decisión la persona asignada si acepta
el cargo para empezar a trabajar.
06 Realiza el contrato establecido por la Ley.
07 Revisa y firma el contrato
08Informa al personal contratado las funciones
que debe realizar en la empresa.
09
Realiza los trámites correspondientes a
legalización del contrato de trabajo en el
Ministerio de Relaciones Laborales.
10Comunica el aviso de entrada del trabajador a
la empresa
11Firma los documentos correspondientes para
formalizar la contratación.
FIN
FLUJOGRAMA CONTRATACIÓN AL PERSONAL
Gabriela Guapulema
ALFECORE CIA LTDA
www.faccsystem.com
Tipo de Procedimiento: Administrativo
19 de Junio del 2015
Talento Humano
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
SI
NO
NO
SI
103
4.6.3. Inducción y Capacitación
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
ALFECORE CIA LTDA
www.faccsystem.com
TIPO DE PROCEDIMIENTO: Administrativo
PROCEDIMIENTO: Inducción y Capacitación al personal
contratado.
Departamento: Talento Humano
Fecha: 19 de Junio del 2015
Elaborado: Gabriela Guapulema
INDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN AL PERSONAL CONTRATADO
La inducción y capacitación del personal es la vinculación del empleado con la empresa para la
cual desempeñara el funcionamiento de las actividades que debe realizar, con el fin de aportar
conocimientos para el desarrollo de la empresa.
OBJETIVO
Facilitar la adopción del nuevo empleado de ejercer su cargo en función de las políticas y
reglamentos propios de la empresa generando un buen ambiente de trabajo, además de obtener los
conocimientos necesarios para desarrollarlos dentro de la empresa.
POLITICAS
El departamento de Talento Humano coordinara los responsables sobre la capacitación
que se realizara al nuevo empleado.
Todos los empleados que ingresen por primera vez a la empresa deben tener un periodo
de inducción sobre las funciones y políticas para familiarizar con las actividades a
desempeñar.
Indicar el reglamento interno de la empresa.
Conocer el departamento donde el personal nuevo desempeñara sus funciones, y a la vez
indicarles cuáles serán sus subordinados.
Proveer de todos los recursos necesarios para realizar las capacitaciones de los diferentes
temas a tratar según las necesidades de la empresa.
Todas las capacitaciones que se realizara al personal deberá ser autorizada por el Gerente
de la empresa.
104
Departamento :
Fecha:
Elaborado por:
N° ProcedimientosJefe de Talento
Humano
Jefes de los
Departamentos
Personal
Contratado
Inicio
01
El Jefe de Talento Humano debe coordinar con el
Jefe del Departamento que solicito la requisición de
contratar personal.
02Proporcionar informacion acerca de las funciones
que debe realizar dentro de la empresa.
03Inducción sobre el reglamento interno de la
empresa.
04 Indicar las instalaciones de la empresa.
05 El personal nuevo es presentado al jefe inmediato y
compañeros.
06Ejecuta un cronograma para poner en marcha las
capacitaciones.
07Asiste al curso de capacitación según el
cronograma.
FIN
Gabriela Guapulema
INDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN AL PERSONAL CONTRATADO
Tipo de Procedimiento: Administrativo
Talento Humano
19 de Junio del 2015
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105
4.6.4. Nómina
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TIPO DE PROCEDIMIENTO: Administrativo
PROCEDIMIENTO: Nómina del Personal
Departamento: Talento Humano
Fecha: 19 de Junio del 2015
Elaborado: Gabriela Guapulema
NÓMINA DEL PERSONAL
Es un procedimiento con el fin de evidenciar el pago de los trabajadores de tal forma que los
sueldos y salarios del personal se cancelen según lo acordado en el contrato, esta información
será registrada contable que servirá para identificar las relaciones laborales entre empleado y
empleador.
OBJETIVO
Proporcionar los lineamientos establecidos por ley para el pago de sueldos y salarios para el
personal de la empresa.
POLITICAS
El control para la asistencia del personal se timbrara en el sistema contable, dando la
fecha, y hora exacta de su ingreso a las instalaciones de la empresa.
Se entrega al jefe de Recursos Humanos las partidas de nacimiento de las cargas
familiares del personal.
El Jefe de Talento Humano debe realizar los trámites de aperturas de cuentas personales
de los empleados.
Se realiza el rol mensual, se otorga anticipos dependiendo el caso, no es permitido realizar
anticipos de quincenas.
Antes de realizar los pagos de sueldos y salarios, el jefe de recursos humanos envía los
rubros de los posibles descuentos a la persona encargada de generar la nómina.
Los pagos de sueldos y salarios de los trabajadores se realizan los primeros días de cada
mes, mediante transferencia bancaria.
106
Departamento :
Fecha:
Elaborado por:
N° ProcedimientosPersonal de la
Empresa
Jefe de Talento
HumanoContador Gerente
Inicio
01El personal registra en el sistema NIGISU la hora de
entrada, la hora del almuerzo y la hora de salida.
02Reporta los rubros de descuentos, multas, ingresos
extras, justificación de faltas por asistencia, entre otros.
03
Genera el rol de pagos en el sistema NIGISU ,
verificando que se descuente los egresos como los
ingresos.
04 Revisa los roles correspondientes a un mes.
05 Autoriza los roles de pagos a transferir.
06Genera la orden de pago de los valores netos a pagar
desde el sistema contable NIGISU.
07Genera el archivo del sistema NIGISU para el cash
managemt para proceder las trasnferencias a las cuentas.
08
Envia al ejecutivo de cuenta del Banco del Pacifico para
realizar las acreditaciones a las cuentas personales de los
empleados.
09
Verifica y registra los asientos contables en el sistema
NIGISU de los pagos que fueron transferidos por el
banco.
10Registra el asiento de rol de pagos en el sistema
contable NIGISU.
FIN
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NOMINA DEL PERSONAL
Tipo de Procedimiento: Administrativo
Talento Humano
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107
4.6.5. Soporte Técnico
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TIPO DE PROCEDIMIENTO: Administrativo
PROCEDIMIENTO: Soporte Técnico
Departamento: Arquitectura de Software
Fecha: 19 de Junio del 2015
Elaborado: Gabriela Guapulema
SOPORTE TECNICO
Es el listado de servicios que proporciona una asistencia directa o indirecta con el fin de resolver
eventos que se presentan el sistema operativo de un ordenador tanto en la parte del software o
hardware.
OBJETIVO
Resolver de manera inmediata los problemas que se presentan sin alterar procesos que se ejecutan
a diario.
POLITICAS
Se recibe por correo electrónico los problemas que surgen en el sistema, detallando con
capturas de imágenes los eventos que surgen.
La asistencia presencial tendrá un costo de 65 dólares más IVA por hora, con previo
aviso, sea el caso de la asistencia presencial fuera de la ciudad, se adicionan viáticos.
Se emite la factura de venta al término de la asistencia presencial.
Se dará soporte técnico vía remota dúrate el primer semestre de la compra del sistema sin
costo.
Se otorga licencias del sistema por correo electrónico, se debe detallar el usuario y el CPU
de la máquina.
Los costos están establecidos según sea el tipo de servicio que se brinda.
Las capacitaciones del sistema se realizan en un cronograma de tiempo, hora y fecha.
Se realiza los requerimientos que necesita el cliente para el uso fácil del sistema, a través
de una reunión o por correo electrónico.
Cuando se adquiere el sistema se configura la papelería que utilizan, pero si se cambió la
papelería después de configurar tendrá un costo individual de 65 dólares más IVA.
108
Departamento :
Fecha:
Elaborado por:
N° Procedimientos ClienteJefe de Arquitectura
de Software.Analista Programador
Asistencia de Soporte
Técnico
Inicio
01El cliente envia los requerimientos de desarrollo en la base de
datos del sistema NGISU.
02
Se recibe por correo eléctronico los requerimientos o asistencia
personal de los incovenientes que se presentan en el sistema
contable NIGISU.
03
Se emite una proforma del costo de servicio por hora del tiempo
que lleve a realizar los cambios que necesita el cliente en el
sistema.
04 Se establece el tiempo de entrega de los cambios solicitados.
05Aprueba el cliente la proforma de los cambios que se necesita en
el sistema NIGISU.
06Cordina citas para reunirse con los usuarios para dar asistencia
presencial o via remota.
07
Envia al analista de arquictectura de software los requerimientos
que se deben desarrollar en el sistema, según sea el caso de la
solicitud de los clientes.
08Desarrolla en la base de datos de prueba los cambios que solicita
los clientes.
09Comunica que los cambios están listos para poder ejecutarlos en
en la base del cliente que solicito los requerimientos.
10
Decisión del Jefe de Arquitectura de Software de enviar al pesonal
técnico a las oficinas de las empresas donde se encuentran las
bases de datos para realizar los cambios solicitados.
11
Visita presencial del personal técnico para la conexión a la base de
datos, para poder correr los script o la insertación de tablas de los
cambios solicitados.
12Capacitación a los usuarios de como se debe manejar los cambios
que solicitaron.
13Conexión vía remota por TEAM VIEWER, HAMACHI o VNC a
las bases de datos del cliente que solicita el cambio.
14Se envia la explicación por correo electrónico sobre los cambios
que se implementaron para poder ejecutarlos en el sistema
FIN
SOPORTE TÉCNICO
Tipo de Procedimiento: Administrativo
Arquitectura de Software
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NO
SI
SI
NO
109
4.7. Sistema Contable
El Sistema Contable es un conjunto de procesos los cuales van ser descritos a continuación los
cuales están relacionados netamente con el registro e interpretación de las cuentas contables.
4.7.1. Efectivo y sus Equivalentes
Caja General
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TIPO DE PROCEDIMIENTO: Contable
PROCEDIMIENTO: Caja General
Departamento: Financiero
Fecha: 01 de Julio del 2015
Elaborado: Gabriela Guapulema
CAJA GENERAL
Es una cuenta de Activo con saldo deudor, se registra todo el efectivo que ingrese y salga de los
movimientos de la empresa. Se carga los cheques que se recibe y se descarga los pagos que se
hace en efectivo o se deposita.
OBJETIVO
Establecer políticas que permitan controlar todos los procesos y funciones de caja para
salvaguardar los valores del efectivo y controlar el área.
POLÍTICAS
Se realiza el cheque por $ 100,00 dólares para los gastos semanales
Aprobación de gastos que se pagaran en efectivo, tales como viáticos para el personal de
soporte técnico, que incluyen almuerzo, transporte, combustible, insumos de cafetería,
peajes y parqueadero.
En caso de existir la reposición de gastos, se deberá revisar los valores y el detalle de
gastos que se mencionaron con anterioridad.
Todo valor que se paga en efectivo se deberá respaldar con una factura de compra que
este a nombre de la empresa.
Todo ingreso que se tenga en efectivo se deberá respaldar con un ingreso de caja,
mediante el registro contable NIGISU.
Solo se entrega valores en efectivo al personal técnico de la empresa, que visite a los
diferentes clientes.
Se emite el cheque a nombre del asistente contable, con su respectivo egreso.
110
Departamento :
Fecha:
Elaborado por:
N° ProcedimientosAsistente
ContableGerente
Asistencia de
Soporte Técnico
Inicio
01Se realiza el cheque por $ 100, 00 dólares, con su respectivo
comprobante de egreso.
02 Se firma el cheque con el valor asignado.
03 Se procede a realizar el cobro del cheque por la persona asignada.
04Se entrega los valores asignados al personal técnico para los gastos
aprobados semanalmente.
FIN
Gabriela Guapulema
CAJA GENERAL
Tipo de Procedimiento: Contable
Financiero
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Bancos
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TIPO DE PROCEDIMIENTO: Contable
PROCEDIMIENTO: Bancos
Departamento: Financiero
Fecha: 01 de Julio del 2015
Elaborado: Gabriela Guapulema
BANCOS
Es una cuenta de activo en la que se registran todos los movimientos relacionados con la entrada y
salida de dinero de la cuenta Bancos.
OBJETIVO
Salvaguardar los activos de la empresa en lo relacionado a cuentas Bancarias, debido a la
exactitud de los registros y segregación de funciones es decir los responsables de realizarla.
POLÍTICAS
No emitir cheques firmados en blanco debido al riesgo que estos pueden causar.
En caso de anulación de cheques adjuntar el original y una copia.
Los cheques emitidos deben tener las firmas de responsabilidad.
Las claves del acceso al sistema bancario lo manejara únicamente el gerente quien
aprobara cualquier desembolso de dinero.
Las transferencias que se realicen deben realizar previa aprobación del Contador, sea el
caso de pagos de IESS, SRI, roles de pagos y facturas extranjeras.
Todos los pagos que se emitan deben ser pagados mediante cheques, excepto lo
mencionado con anterioridad.
Se debe verificar el saldo disponible de la cuenta bancaria para el pago de proveedores.
No se emiten cheques posfechados.
Se debe realizar la conciliación bancaria los primeros cinco días de cada mes.
Los depósitos que se realicen en las cuentas bancarias deben ser registrados por el sistema
el mismo día que se efectuaron.
Se debe registrar los comprobantes de ingreso y egresos que afecten a la cuenta bancos
mediante el sistema NIGISU.
Comprobar y controlar las transferencias que nos efectúen para poder registrar en el
sistema contable.
Notificar al departamento financiero mediante un email sobre los cobros y pagos.
112
Departamento :
Fecha:
Elaborado por:
N° Procedimientos Gerente ContadorAsistente
Contable
Inicio
01Se consulta en la cuenta bancaria los debitos y creditos en un
determinado periodo.
02Se envia el reporte de los movimientos que se realizaron en la cuenta
bancaria.
03Registra los movimientos de notas de debito y credito en el sistema
contable.
04Registra los comprobantes de egreso en el sistema contable de roles
de pagos, IESS y SRI.
05 Registra los pagos a los proveedores en el sistema según sea el caso.
06Registra mediante comprobantes de ingreso los depósitos al banco y
de los cobros de las facturas de venta de los clientes.
FIN
Gabriela Guapulema
BANCOS
Tipo de Procedimiento: Contable
Financiero
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Conciliación Bancaria
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TIPO DE PROCEDIMIENTO: Contable
PROCEDIMIENTO: Conciliación Bancaria
Departamento: Financiero
Fecha: 01 de Julio del 2015
Elaborado: Gabriela Guapulema
CONCILIACIÓN BANCARIA
Es un procedimiento contable de un determinado periodo que permite comparar los montos que la
empresa tiene registrados de una cuenta bancaria, con el saldo reportado por el estado de cuenta
que emite la institución bancaria, para determinar si existen diferencias entre los registros
contables de la empresa y los registros realizados por el banco.
OBJETIVO
Asegurar que todos los movimientos se vean reflejados con lógica y efectividad de la cuenta de
bancos.
POLÍTICAS
El responsable de realizar la conciliación bancaria es el contador.
La gerencia debe entregar los estados bancarios que emite la institución bancaria al
contador.
La conciliación bancaria se realiza al término de cada mes.
La conciliación bancaria es un proceso que lo realiza el contador a través del sistema
contable NIGISU.
Se entrega a gerencia lo conciliado por cada mes sobre las cuentas bancarias que exista en
la empresa.
Se deberá respaldar la conciliación bancaria con los reportes del libro mayor de bancos y
el estado bancario que emite la Institución Bancaria.
114
Departamento : Financiero
Fecha: 01 de Julio del 2015
Elaborado por: Gabriela Guapulema
N° Procedimientos Gerente Contador
Inicio
01 Recibe los estados bancarios a traves de correo electronico.
02Entrega los estados bancarios de las cuentas que se tiene en la
empresa.
03Emite el reporte de libro mayor de bancos mediante el sistema
contable NIGISU.
04
Procede a relizar la conciliacion bancaria en el sistema contable
NIGISU, a traves del modulo Contabilidad - Bancos - Conciliación
Bancaria.
05Emite el reporte de la conciliación bancaria que se realizo de un mes
determinado.
06
Entrega a gerencia la conciliación bancaraia correspondiente a un mes
con sus respectivos respaldos de libros mayor de bancos y el estado
de cuenta.
FIN
CONCILIACIÓN BANCARIA
Tipo de Procedimiento: Contable
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Ventas - Cuentas por Cobrar
Son cuentas de suma importancia para la empresa debido a que se encuentran todos los ingresos del
giro de negocio de Alfecore y a su vez todos los cobros de los clientes que genera una factura de
venta.
115
Existe dos tipos de ingresos en Alfecore la venta del sistema y los ingresos por desarrollo de
arquitectura de software.
4.7.2. Ventas por el Sistema Contable – Cuentas por Cobrar
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TIPO DE PROCEDIMIENTO: Contable
PROCEDIMIENTO: Venta del Sistema NIGISU– Cuentas
por Cobrar
Departamento: Financiero
Fecha: 01 de Julio del 2015
Elaborado: Gabriela Guapulema
VENTA SISTEMA NIGISU – CUENTAS POR COBRAR
Son todas las entradas de dinero por la venta del software contable que ofrece la empresa el cual
el cliente tiene la obligación de pagar según el precio establecido.
OBJETIVO
Registrar y analizar los ingresos provenientes de la empresa con la documentación necesaria que
evidencie la transacción, de igual forma el cobro de las facturas de venta efectuadas.
POLÍTICAS
La forma de pago se establece en el contrato de venta del software contable.
Enviar el estado de cuenta a los clientes de los valores adeudados
La retención en ventas se recibe después de los 5 días de recibir la factura de venta.
Establecer comparaciones entre las ventas de un periodo a otro.
Registrar las facturas de ventas y sus cobros en el sistema con su respectivo vendedor y
documentación.
Se deposita todos los cheques por cobro de facturas de ventas en el Banco Guayaquil.
Todo cobro que se deposite debe estar sustentado con la papeleta de depósito.
Por arrendamiento del sistema NIGISU, se emite la factura de venta por 3,6 o 9 meses, y
se procede al cobro adelantado como está estipulado en el contrato.
Emitir reportes de ventas mensuales a Gerencia.
Emitir el kardex de clientes a Gerencia.
Emitir reportes de ventas por vendedor a Jefe de Ventas.
116
N° Procedimientos Vendedor Cliente Jefe de Ventas Contador Gerente
Inicio
01Envia la proforma y la información del sistem
NIGISU al posible cliente
02 Realiza la Demo con el posible cliente
03El cliente decide comprar o no el sistema contable
NIGISU.
04
Una vez aprobada la venta, se procede a realizar el
contrato de venta con los valores acordados por el
vendedor.
05
La proforma realizada en el sistema se convierte en
factura de venta de acuerdo con lo establecido por
el contrato de venta del software.
06Se procede a ingresar la retencion de venta y la
forma de cobro del anticipo del contrato al sistema
07Deposita en el Banco de Guayaquil el cheque del
valor del anticipo
08
Se procede a realizar en el sistema el depósito
efectuado según el número de la papeleta de
depósito.
09Se envia estados de cuenta a los clientes de los
valores adeudados.
10Se procede a contabilizar las ventas y cobros en el
sistema.
11Enviar a Gerencia reportes de ventas por vendedor,
y analisis de cartera.
FIN
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Tipo de Procedimiento: Contable
Departamento : Financiero
Gabriela Guapulema
Fecha:
Elaborado por:
Venta del Sistema NIGISU - Cuentas Por Cobrar
01 de Julio del 2015
NO
SI
117
4.7.3. Ventas por Servicios de Desarrollo de Software – Cuentas por Cobrar
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TIPO DE PROCEDIMIENTO: Contable
PROCEDIMIENTO: Ventas por Servicios – Cuentas por
Cobrar
Departamento: Financiero
Fecha: 01 de Julio del 2015
Elaborado: Gabriela Guapulema
VENTAS POR SERVICIOS – CUENTAS POR PAGAR
Son todos los ingresos por servicios de desarrollo de software en las bases de datos de los clientes,
además de brindar el servicio de soporte técnico.
OBJETIVO
Satisfacer la necesidad del cliente en cuanto al desarrollo de software contable y la solución de
mitigar posibles errores.
POLÍTICAS
Enviar la proforma por soporte técnico o por desarrollo de requerimientos solicitados.
El costo por hora es de 65 dólares más IVA, del tiempo que requiera realizar los cambios
solicitados.
Entregar al Analista de Programación los cambios que solicita el cliente.
Realizar los cambios en la base de datos de pruebas.
Solicitar tiempo de plazo si fuera necesario, siempre que no pueda entregar en el tiempo
establecido.
Facturar cuando el personal de soporte técnico o analista de programación se conecte por
vía remota a los servidores para ejecutar los scripts en la base de datos por el desarrollo
de lo solicitado, con previo aviso.
Si el soporte técnico es presencial fuera de la provincia de Quito o Guayaquil se deberá
adicionar los costos por viáticos en la factura.
Toda factura por servicios de soporte técnico y desarrollo de software se cancela en el
mes de la fecha de la factura.
118
N° ProcedimientosJefe de Arquitectura
de Software.Asistente Contable Cliente Contador
Inicio
01
Realiza la proforma en el sistema NIGISU,
indicando el costo de horas que lleve realizar los
cambios que el cliente solicita.
02 Aprueba la proforma para ser facturado
03Realiza la factura de venta con la aprobación de la
proforma.
04 Entrega al cliente la factura de venta.
05Se recepta la retención a los cinco dias de entregar
la factura de venta.
06Se procede a realizar el cobro de la factura de
venta por soporte técnico o desarrollo de software.
07Se registra en el sistema NIGISU, el cobro de la
factura de venta y la retención.
08Contabiliza la factura de venta en el sistema
NIGISU.
09Contabiliza el cobro de la factura de venta en el
sistema NIGISU
10 FIN
Elaborado por: Gabriela Guapulema
Venta por Servicios - Cuentas Por Cobrar
Tipo de Procedimiento: Contable
Departamento : Financiero
Fecha: 01 de Julio del 2015
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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NO
SI
119
4.7.4. Gastos y Cuentas por Cobrar
Son cuentas de relevancia en el proceso de una empresa, es decir es necesario que se deba realizar
un gasto para el funcionamiento de Alfecore.
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TIPO DE PROCEDIMIENTO: Contable
PROCEDIMIENTO: Gastos – Cuentas por Pagar
Departamento: Financiero
Fecha: 01 de Julio del 2015
Elaborado: Gabriela Guapulema
GASTOS – CUENTAS POR PAGAR
Es la salida de dinero que realiza la empresa, estos gastos pueden ser servicios o bienes, de tal manera que
existirá un valor pendiente de pago que se debe cruzar contablemente, es decir siempre existirá la
contrapartida de registrar todos los gastos con la cuenta por pagar.
OBJETIVO
Administrar los recursos necesarios que se utilizan, con el objetivo de ser registrados mediante el sistema
contable los pagos y los gastos efectuados en la empresa para realizar la declaración mensual.
Evaluar y registrar las cuentas que se relacionan con obligaciones a terceros, de tal forma que los Estados
Financieros se elaboren con información correcta.
POLÍTICAS
Los gastos se dividen en administrativos, financieros y de ventas.
Todo pago que se realice deberá existir una factura de compra legal, nota de venta, liquidación de
compra, o importación emitidos por el exterior.
No existen pagos anticipados a proveedores.
Se registra contablemente en el sistema NIGISU todos los gastos que efectúen la empresa.
Verificar que los documentos que avalen un egreso de la empresa cuenten con todos los requisitos
dispuestos por ley.
Controlar que los gastos que se realicen se relacionen con el periodo de registro de la transacción.
Establecer el tiempo de plazo para pagar al momento de registrar la factura de compra.
Pagar las obligaciones que estén a un mes de vencerse de forma inmediata.
Se emite las retenciones de compra al momento de recibir la factura de compra.
120
Departamento :
Fecha:
Elaborado por:
N° ProcedimientosAsistente
ContableContador Gerente
Inicio
01
Se registra en el sistema contable NIGISU las facturas de compra,
notas de venta, liquidaciones de compras, importaciones emitidos por
el exterior y gastos no deducibles.
02
Se registra el tiempo de pago a las facturas de compras, notas de
venta, liquidaciones de compras, importaciones emitidos por el
exterior y gastos no deducibles.
03Emitir la retención de compra impresa desde el sistema según el orden
de ingreso de las facturas de compras.
04
Contabiliza en el sistema NIGISU todas las compras que se
efectuaron en un determinado periodo, sea por dia o por cada
factura.
05Reporte del análisis de antigüedad de cuentas por pagar a traves del
sistema contable.
06Se procede a realizar la orden de pago por el sistema, modulo
cuentas por pagar - movimientos - orden de pago.
07Se emite el comprobante de egreso con su respectivo cheque o
transferencia bancaria mediante el sistema.
08 Se entrega al gerente los cheques para poder ser firmados.
FIN
Gabriela Guapulema
Gastos - Cuentas Por Pagar
Tipo de Procedimiento: Contable
Financiero
01 de Julio del 2015
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121
CAPÍTULO V
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1. CONCLUSIONES
La empresa Alfecore al no contar con los procedimientos administrativos y contables
formalizados se ha limitado a tomar decisiones que aseguren la confiabilidad de los
recursos y la integridad de la ejecución de las actividades a realizar.
El giro de negocio de Alfecore Cía. Ltda., es la venta del software contable llamado
NIGISU, esto implica que existe un proceso para obtener resultados favorables en cuanto a
lo administrativo y financiero, pero no obstante me asegura que los procesos que se están
realizando sean los correctos, por eso se realizó la presente propuesta, con el objetivo de
implementar políticas y procedimientos que mejoren los procesos que llevan en la
actualidad.
La estructura organizacional de la empresa no se encuentra establecida, dificultando la
realización de actividades debido a que no se encuentran determinadas las funciones a
cumplir por cada una de sus áreas.
En el análisis FODA efectuado en el desarrollo de la investigación se aplicaron varias
teorías relacionada con Control Interno, Sistema Administrativo y Contable, esto le
permitirá que cuente con bases teóricas más no empíricas.
El personal que labora en la empresa posee conocimientos de Tecnologías de la
Información, muy importante para el giro del negocio que ha emprendido.
Se estableció el levantamiento de procedimientos con la aplicación del método de
cuestionario en el que se determinó los riesgos de cada área.
En el desarrollo de la investigación se realizó la propuesta de procedimientos
administrativos y contables.
122
5.2. RECOMENDACIONES
Implantar en la empresa la propuesta de procedimientos administrativos y contables, estos
ayudarán a mejorar su productividad puesto que en esta se establecen los pasos a realizar
con sus respectivos responsables de las principales actividades que se realizan.
Analizar periódicamente el FODA institucional para determinar estrategias y políticas para
mejorar la gestión empresarial.
Publicar en la página de la empresa los procedimientos que se deberá implementar en
Alfecore Cía. Ltda.
Seleccionar al personal que se responsabilizará de los controles permanentes de la
ejecución de actividades que realiza el personal en las diferentes áreas.
Aplicar la Estructura Organizacional Propuesta en la que se establecen las funciones de los
principales miembros de la empresa, esto facilitara el trabajo creando líneas de autoridad y
comunicación.
Actualizar las teorías que se desarrollaron en la tesis, si fuera necesario, debido a los
avances continuos. Se desarrolla la empresa en un mundo cada vez más globalizado.
Realizar permanentes capacitaciones a todo el personal que se evidenciará en las
evaluaciones de su trabajo diario.
Analizar y corregir los riesgos que se establecieron en cada área de la empresa tratando de
mitigarlos en un 100%.
123
BIBLIOGRAFÍA
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McGraw Hill Interamericana,S.A. Recuperado el 23 de Marzo de 2015
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125
ANEXOS
Anexo A. Escritura de la Empresa Alfecore Cía. Ltda.
126
127
128
129
130
131
132
133
134
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138
139
140
141
142
Anexo B. Registro Único de Contribuyente.
143
144
Anexo C. Registro Único de Proveedores
145
Anexo D. Cuestionario de Control Interno de la Capacidad de Gerencia
ALFECORE CÍA. LTDA.
EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD DE LA GERENCIA
Nº PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN
SI NO
1 ¿Existen la misión, visión, objetivo, organigramas
estructurados en la empresa?
2 ¿Cuenta la empresa con procedimientos de control
interno establecido?
3 ¿Existe un Manual de Funciones?
4 ¿Se encuentran claramente definidas las funciones de
cada área en el organigrama de la empresa?
5 ¿Existen procedimientos para realizar una adecuada
selección de personal?
6 ¿Se informa a la organización en el momento
oportuno los inconvenientes que se presentan?
7 ¿Se aplican estrategias periódicamente para mejorar la
gestión administrativa y financiera de la empresa?
8 ¿Existen lineamientos establecidos para la
contratación de personal como experiencia, capacidad
y desempeño?
9 ¿Se lleva un registro de asistencia para el control de la
puntualidad?
10 ¿Se utiliza adecuadamente los recursos tecnológicos,
humano y capital, con la finalidad de conseguir
objetivos organizacionales?
11 ¿El liderazgo que se aplica la organización es
participativo y fomenta el trabajo en equipo?
12 ¿Realizan acciones correctivas oportunas después de
la evaluación al personal?
13 ¿Se aplican indicadores de gestión para evaluar la
eficiencia y eficacia del personal administrativo y
operativo?
14 ¿Es pertinente realizar cambios en la estructura
organizacional y funcional de Alfecore ?
15 ¿Existen manuales en el manejo del sistema contable?
16 ¿Existe un manual de procedimientos contables para
cada proceso?
TOTAL
146
Anexo E. Cuestionario de Control Interno de la Capacidad Comercial.
ALFECORE CÍA. LTDA.
EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD COMERCIAL
Nº PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN
SI NO
1 ¿Existe la documentación necesaria para proceder con el
registro de las ventas?
2 ¿Las estrategias de venta aplicadas han dado resultado?
3 ¿Se realizan estudios de mercado para captar más
clientes?
4 ¿Existe una persona responsable que verifique el proceso
de venta?
5 ¿El personal del área posee conocimientos
especializados en la misma como ventas y marketing?
6 ¿En el área se cuenta con supervisor que verifique si las
actividades se están ejecutando oportunamente?
7 ¿Existe un porcentaje de comisión por cada venta a los
vendedores?
8 ¿Se tiene establecidos procedimientos para la selección
de clientes?
9 ¿Los productos son comercializados de forma
competitiva?
10 ¿En el presupuesto constan gastos para publicidad?
11 ¿El área de ventas conoce la composición de los
productos a ofertar?
12 ¿Los documentos son guardados de tal forma que
evidencie la procedencia de los ingresos?
13 ¿Existen metas de venta mensual?
14 ¿Se comunica a los clientes sobre las actualizaciones o
modificaciones en el sistema?
15 ¿Se busca comercializar nuevos servicios de productos?
16 ¿Se ha implementado tecnología en el área para apoyar a
la comercialización de los productos?
TOTAL
147
Anexo F. Cuestionario de Control Interno de la Capacidad Tecnológica
ALFECORE CÍA. LTDA.
EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD TECNOLÓGICA
Nº PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN
SI NO
1 ¿El área de soporte técnico posee un cronograma para
dar mantenimiento a los servidores del sistema NIGISU?
2 ¿Cuenta con manuales establecidos para el manejo del
sistema contable NIGISU?
3 ¿Cuentan con un lugar adecuado para recibir los
servidores para realizar los cambios solicitados?
4 ¿Aplican procedimientos para selección de marcas
reconocidas en el ámbito tecnológico?
5 ¿Mantiene el departamento estrategias para mejorar la
atención al personal y público?
6 ¿Se atiende a los clientes en forma permanente?
7 ¿Existen relaciones comerciales establecidas con otras
empresas para la adquisición del equipo tecnológico?
8 ¿Se soluciona problemas inesperados a tiempo?
9 ¿El personal que integra el departamento posee el
conocimiento suficiente para ejecutar las actividades?
10 ¿Las actividades a ejecutar en el departamento se
realizan previa autorización del responsable del área?
11 ¿Se entrega los requerimientos solicitados por los
clientes a tiempo?
12 ¿Existen canales de conexión con los servidores y el
personal técnico?
13 ¿El personal del departamento es capacitado
constantemente?
14 ¿Se realiza soporte técnico en forma presencial a las
empresas?
15 ¿Existen responsables de supervisar las diferentes
actividades que se ejecutan en el departamento?
16 ¿Se requiere de autorizaciones previas para realizar
cualquier innovación desde la base central de los equipos
de los clientes?
TOTAL
148
Anexo G. Cuestionario de Control Interno de la Capacidad Financiera
ALFECORE CÍA. LTDA.
EVALUACIÓN DE LA CAPACIDAD FINANCIERA
Nº PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN
SI NO
1 ¿La Empresa posee un manual de funciones para el
área financiera?
2 ¿Existen manuales de procedimientos financieros?
3 ¿Cumplen con lo dispuesto en los manuales de
procedimientos?
4 ¿Los errores cometidos son notificados a la máxima
autoridad de manera oportuna?
5 ¿Al momento de realizar registros contables cumplen
con las normas y leyes dispuestas por el país?
6 ¿Existe un responsable de la cartera de clientes?
7 ¿Se elaboran flujos de caja para evidenciar la liquidez
de la empresa en un determinado periodo?
8 ¿Se elabora el presupuesto de la empresa según las
necesidades de cada área?
9 ¿Aplican índices financieros los cuales informen de
la posición económica y financiera de la empresa?
10 ¿Realizan controles permanentes sobre las cuentas
contables con mayor relevancia en la empresa?
11 ¿La empresa posee la suficiente solvencia para cubrir
las obligaciones con terceros?
12 ¿La información contable es sustentada con
evidencias documentales?
13 ¿Se han realizado auditorías externas?
14 ¿Los empleados reciben todos los beneficios de ley
de manera oportuna?
15 ¿Los niveles de endeudamiento de la empresa son
bajos fáciles de cubrir?
16 ¿La rentabilidad de la empresa es evaluada de forma
periódica?
TOTALES