universidad central del ecuador facultad de ciencias ... · iii derechos de autor yo, cÓrdova mena...
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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO - FINANCIERO PARA LA
EMPRESA DE ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA (JJJPCLIMPIO),
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERA EN
CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA
AUTOR: PAULINA GENITH CÓRDOVA MENA
TUTOR: ECON. MARCO ALFONSO ERAZO PICÓN, MBA
QUITO, D.M., ABRIL DE 2017
REFERENCIAS DE LA AUTORA: Paulina Genith Córdova Mena,
E-mail: [email protected] / [email protected]
REFERENCIAS DEL TUTOR: Econ. Marco Alfonso Erazo Picón, MBA.
E-mail: [email protected] [email protected]
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: La línea de investigación hace referencia a
la gestión y procesos de una empresa, así como la parte financiera respecto del
análisis de estados financieros. Tomado de algunos autores como Franklin Fincowsky
(2009) Organización de Empresas y Gitman, L. J. (2003) Principios de
Administración Financiera.
Córdova Mena, Paulina Genith (2017). Modelo de gestión
administrativo-financiero para la empresa de Economía Popular y
solidaria (JJJPCLimpio), ubicada en la ciudad de Quito. Trabajo de
Titulación, modalidad proyecto de investigación para la obtención del
Título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría. Contadora Pública
Autorizada. Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 245 p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
Yo, CÓRDOVA MENA PAULINA GENITH, con C.C. 1727015263 en calidad de
autora del trabajo de investigación: MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO -
FINANCIERO PARA LA EMPRESA DE ECONOMÍA POPULAR Y
SOLIDARIA (JJJPCLIMPIO), UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO. Autorizo
a la Universidad Central del Ecuador a hacer uso de todos los contenidos que me
pertenecen o de parte de los que contienen esta obra, con fines estrictamente académicos
o de investigación.
Los derechos que como autora me corresponden, con excepción de la presente
autorización, seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los
artículos 5, 6, 8, 19 y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su
Reglamento.
Asimismo autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la
digitalización y publicación de este trabajo de investigación en el repositorio virtual, de
conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la ley Orgánica de Educación Superior.
En la ciudad de Quito, a los 17 días del mes de Abril de 2017
Paulina Genith Córdova Mena
C.C. 172701526-3
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Econ. MARCO ERAZO PICÓN en calidad de tutor del trabajo de titulación
MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO – FINANCIERO PARA LA
EMPRESA DE ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA (JJJPCLIMPIO),
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO., elaborado por la estudiante PAULINA
GENITH CÓRDOVA MENA de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de
Ciencias Administrativas de la Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, en
consideración que el trabajo de titulación reúne los requisitos y méritos necesarios en el
campo metodológico y epistemológico para ser sometido al jurado examinador que se
designe en virtud de continuar con el proceso de titulación determinado por la
Universidad Central del Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 17 días del mes Abril de 2017
ECON. MARCO ERAZO PICÓN, MBA
C.C. 170250601-3
v
vi
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN
Yo Econ. Marco Erazo Picón, Mba. en calidad de tutor del trabajo de titulación
MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO - FINANCIERO PARA LA
EMPRESA DE ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA (JJJPCLIMPIO), UBICADA
EN LA CIUDAD DE QUITO., elaborado por la estudiante. Paulina Genith Córdova
Mena de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias Administrativas
de la Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, el nivel de similitud en
correspondencias con los parámetros establecidos considerando el resultado del
programa especializado para tal efecto, el análisis y revisión personal.
Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF
En la ciudad de Quito, a los 17 días del mes Abril de 2017
Econ. Marco Erazo Picón, Mba
C.C. 170250601-3
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
DEDICATORIA
A Dios por ser ese ser espiritual que guía cada uno de mis pasos en el recorrido del tren
más hermoso llamado vida, que a lo largo del trayecto me ha enseñado que siempre hay
una posibilidad para reír, llorar, enojarse, disculpar, perdonar, tropezar y volver a
levantarse, cuantas veces sea necesario. Tratar de disfrutar del tiempo el aquí y el ahora
hasta cuando el tren llegue a su destino final.
A mi familia por ser mi fortaleza, compañía y apoyo a lo largo de toda mi Carrera
Universitaria. Sobre todo mis padres dos seres que me dieron la vida, que han estado
pendientes de mí a cada instante, forjándome con valores y principios morales.
Paulina Genith Córdova Mena
ix
AGRADECIMIENTO
A la Universidad Central del Ecuador por abrirme las puertas para lograr desarrollar mis
aptitudes y habilidades, dentro de un ambiente de apoyo, compromiso y entusiasmo.
Ayudándome a crecer como ser humano y sobretodo como profesional.
A mi Director de Tesis Econ. Marco Erazo por su ayuda, apoyo y colaboración para
culminar el presente trabajo de investigación.
A mis estimados docentes de la Facultad de Ciencias Administrativas, que mediante sus
conocimientos impartidos día a día en las aulas de clase, lograron transmitir esas ganas
de aprender, entender, pensar, ser críticos y ver más allá de la realidad por uno mismo,
se convirtieron en una guía excepcional, mostrándome el camino a seguir y a más de
ello excelentes amigos, por su experiencia sabrán dar un consejo exacto en el momento
indicado y muchas veces sin pedírselos.
A mis tutores y supervisores de prácticas profesionales de la Carrera de Contabilidad y
Auditoría e instituciones públicas como el Servicio de Rentas Internas y Banco Central
del Ecuador, por enseñarme que los obstáculos existen y se hicieron para superarlos, ya
que los límites únicamente los ponemos nosotros.
Paulina Genith Córdova Mena
x
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................. iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO
DE TITULACIÓN ................................................................................................ v
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................... vii
DEDICATORIA ............................................................................................................ viii
AGRADECIMIENTO ..................................................................................................... ix
CONTENIDO ................................................................................................................... x
LISTA DE TABLAS ..................................................................................................... xiv
LISTA DE FIGURAS .................................................................................................... xv
ANEXOS ...................................................................................................................... xvii
RESUMEN .................................................................................................................. xviii
ABSTRACT .................................................................................................................. xix
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1
1. GENERALIDADES ............................................................................................. 2
1.1. Antecedentes .................................................................................................... 2
1.1.1. Economía Popular y Solidaria en Ecuador y América Latina ......................... 3
1.1.2. Sector No Financiero de Economía Popular y Solidaria ................................. 4
1.2. Reseña histórica de la empresa ........................................................................ 5
1.2.1. Base Legal de la Empresa ................................................................................ 6
1.2.1.1. Constitución de la República del Ecuador ....................................................... 8
1.2.1.2. Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria (LOEPS) .............................. 9
1.2.1.3. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP) .... 10
1.2.1.4. Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno (LORTI) ................................ 12
1.2.1.5. Ley de Seguridad Social ................................................................................ 13
1.2.1.6. Código de Trabajo .......................................................................................... 15
1.2.1.7. Misión ............................................................................................................ 19
1.2.1.8. Visión ............................................................................................................. 19
1.2.1.9. Valores Corporativos ..................................................................................... 19
2. ANÁLISIS SITUACIONAL – ORGANIZACIONAL ...................................... 20
xi
2.1. Análisis FODA ............................................................................................... 20
2.2. Macroambiente .............................................................................................. 20
2.2.1. Factor Político – Legal ................................................................................... 21
2.2.2. Factor Económico .......................................................................................... 21
2.2.2.1. Producto Interno Bruto (PIB) ......................................................................... 22
2.2.2.2. Índice de Precios al Consumidor (IPC).......................................................... 23
2.2.2.3. Inflación ......................................................................................................... 24
2.2.2.4. Riesgo País ..................................................................................................... 26
2.2.2.5. Tasas de Interés .............................................................................................. 26
2.2.3. Factor Tecnológico ........................................................................................ 28
2.2.4. Factor Demográfico ....................................................................................... 30
2.2.5. Factor Socio Cultural ..................................................................................... 31
2.3. Microambiente ............................................................................................... 31
2.3.1. Los Clientes ................................................................................................... 31
2.3.2. Los Proveedores ............................................................................................. 33
2.3.3. La Competencia ............................................................................................. 34
2.3.4. Los Intermediarios ......................................................................................... 34
2.3.5. El Banco ......................................................................................................... 35
2.4. Cuadro resumen de oportunidades y amenazas ............................................. 35
2.5. Entorno interno .............................................................................................. 36
2.5.1. Cadena de Valor ............................................................................................. 36
2.5.2. Cuadros resumen de las Fortalezas y Debilidades. ........................................ 39
2.5.3. Resumen del Análisis FODA ......................................................................... 40
2.6. Stakeholders ................................................................................................... 42
2.6.1. Identificación y Clasificación de los Stakeholders ........................................ 42
2.6.2. Análisis de los Stakeholders .......................................................................... 44
3. ASPECTOS TEÓRICOS DEL MODELO DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVO - FINANCIERO .............................................................. 48
3.1. Gestión administrativa ................................................................................... 48
3.1.1. Estructura Organizacional .............................................................................. 52
3.1.2. Descripción de Funciones .............................................................................. 56
3.1.3. Descripción de Puestos .................................................................................. 57
xii
3.1.4. Procedimientos y Procesos ............................................................................ 58
3.1.5. Cadena de Valor ............................................................................................. 59
3.1.6. Mapa de Procesos .......................................................................................... 60
3.1.7. Inventario de Procesos ................................................................................... 61
3.1.8. Selección de Procesos .................................................................................... 62
3.1.9. Hoja de Costos de Personal ............................................................................ 62
3.1.10. Hoja de Costos de Operaciones ..................................................................... 63
3.1.11. Simbología para la Representación de Procesos ............................................ 64
3.2. Gestión financiera .......................................................................................... 67
3.2.1. Análisis Financiero ........................................................................................ 72
3.2.2. Análisis de Razones Financieras .................................................................... 73
3.2.3. Razones de Liquidez ...................................................................................... 75
3.2.4. Indicadores de Actividad ............................................................................... 76
3.2.5. Razones de Endeudamiento ........................................................................... 78
3.2.6. Indicadores de Rentabilidad ........................................................................... 79
3.2.7. Indicadores de Eficiencia ............................................................................... 81
3.2.8. Sistema de Análisis DUPONT ....................................................................... 82
3.2.9. Ciclo de Conversión del Efectivo .................................................................. 85
3.2.10. Estructura de Capital ...................................................................................... 86
4. PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO –
FINANCIERO PARA LA EMPRESA DE ECONOMÍA POPULAR Y
SOLIDARIA (JJJPCLIMPIO). ........................................................................... 87
4.1. Gestión administrativa ................................................................................... 87
4.1.1. Filosofía Empresarial ..................................................................................... 88
4.1.1.1. Misión ............................................................................................................ 88
4.1.1.2. Visión ............................................................................................................. 88
4.1.1.3. Objetivos ........................................................................................................ 88
4.1.1.4. Políticas .......................................................................................................... 89
4.1.1.5. Principios y Valores ....................................................................................... 90
4.1.2. Organigrama Estructural y Funcional Propuesto ........................................... 90
4.1.3. Estructura Orgánica........................................................................................ 93
4.1.4. Descripción de Puestos y Funciones .............................................................. 94
xiii
4.1.5. Cadena de Valor Integrada ........................................................................... 106
4.1.6. Mapeo de Procesos ...................................................................................... 107
4.1.7. Hoja de Costos de Personal y Operaciones .................................................. 108
4.1.8. Caracterización de Procesos......................................................................... 111
4.1.8.1. Área: Logística – Catálogo Dinámico Inclusivo .......................................... 112
4.1.8.2. Área: Administrativa - Financiera ............................................................... 122
4.1.8.3. Área: Recursos Humanos ............................................................................. 166
4.1.8.4. Área: Operaciones ........................................................................................ 182
4.2. Gestión financiera ........................................................................................ 200
4.2.1. Estado de Situación Financiera .................................................................... 200
4.2.2. Estado de Resultados ................................................................................... 202
4.2.3. Análisis Vertical ........................................................................................... 204
4.2.4. Análisis Financiero ...................................................................................... 208
4.2.5. Análisis Completo de las Razones ............................................................... 219
4.2.6. Estados Financieros Proyectados ................................................................. 225
4.2.6.1. Proyección de ventas .................................................................................... 225
4.2.6.2. Resumen de la competencia y promedio de ventas ..................................... 228
4.2.6.3. Proyección de ventas para la empresa jjjpclimpio con base en la
competencia. ................................................................................................ 228
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 239
Conclusiones ................................................................................................................. 239
Recomendaciones ......................................................................................................... 240
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 242
ANEXOS ...................................................................................................................... 247
xiv
LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Remuneraciones utilizadas por “JJJPCLimpio”. ............................................... 17
Tabla 2 Producto Interno Bruto Anual (%) .................................................................... 22
Tabla 3 Índice de Precios al Consumidor ....................................................................... 24
Tabla 4 Inflación Mensual a Septiembre 2016 ............................................................... 25
Tabla 5 Tasa de Interés Activa ....................................................................................... 27
Tabla 6 Tasa de Interés Pasiva ....................................................................................... 28
Tabla 7 Razones por la que adquirió o usa el sistema informático contable –
Primera Medición, (%). ...................................................................................... 29
Tabla 8 Estado de Propiedad del Software Contable, (%). ............................................ 29
Tabla 9 Nivel de Educación por Cargo, (%). ................................................................. 31
Tabla 10 Resumen del Entorno Externo - Oportunidades .............................................. 36
Tabla 11 Resumen del Entorno Externo - Amenazas ..................................................... 36
Tabla 12 Resumen Entorno Interno - Fortalezas ............................................................ 39
Tabla 13 Resumen Entorno Interno - Debilidades ......................................................... 39
Tabla 14 Identificación de Stakeholders ........................................................................ 43
Tabla 15 Misión –Preguntas clave.................................................................................. 49
Tabla 16 Visión –Preguntas clave .................................................................................. 50
Tabla 17 Clasificación de los Organigramas .................................................................. 56
Tabla 18 Simbología ISO ............................................................................................... 66
Tabla 19 Razones de Liquidez ..................................................................................... 210
Tabla 20 Razones de Actividad .................................................................................... 214
Tabla 21 Razones de Endeudamiento ........................................................................... 216
Tabla 22 Índice de Rentabilidad ................................................................................... 218
Tabla 23 Indicadores de Eficiencia .............................................................................. 219
Tabla 24 Estructura de Capital Propuesta. ................................................................... 225
Tabla 25 Comportamiento de ventas DYMASEO S.A. ............................................... 226
Tabla 26 Comportamiento de ventas GRUPO REPCON S.A...................................... 226
Tabla 27 Comportamiento de ventas LAND CLEAN S.A. ......................................... 227
xv
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Anagrama y Logo de JJJPCLimpio ................................................................... 7
Figura 2 Marco Legal que aplica JJJPCLimpio ............................................................... 7
Figura 3 Sectores de la Economía Popular y Solidaria .................................................... 8
Figura 4 Formas de Organización de la EPS .................................................................. 10
Figura 5 Riegos Cubiertos por el IESS ........................................................................... 13
Figura 6 Estadísticas del Producto Interno Bruto – (PIB) .............................................. 22
Figura 7 Variación Trimestral del PIB 2016 .................................................................. 23
Figura 8 Índice de Precios al Consumidor ..................................................................... 24
Figura 9 Inflación Septiembre 2016 ............................................................................... 25
Figura 10 Estado de las empresas que constituyen el sector No Financiero de EPS. .... 30
Figura 11 Cadena de Valor ............................................................................................. 37
Figura 12 Matriz de Poder/ Interés ................................................................................. 44
Figura 13 División de las políticas ................................................................................. 51
Figura 14 Identificación de un proceso .......................................................................... 58
Figura 15 Cadena de Valor ............................................................................................. 60
Figura 16 Sistema de Análisis DuPont ........................................................................... 83
Figura 17 Ciclo de Conversión del Efectivo .................................................................. 85
Figura 18 Propuesta de Organigrama Estructural en Red .............................................. 91
Figura 19 Propuesta de Organigrama Funcional en Red ................................................ 92
Figura 20 Cadena de Valor basada en Michael Porter ................................................. 106
Figura 21 Mapa de Procesos Funcional ........................................................................ 107
Figura 22 Proceso de contratación publica ................................................................... 117
Figura 23 Flujograma del Proceso de Contratación Pública ........................................ 118
Figura 24 Participación en ferias inclusivas ................................................................. 120
Figura 25 Flujograma del Proceso de Ferias Inclusivas ............................................... 121
Figura 26 Flujograma del Proceso de Conciliación Bancaria. ..................................... 126
Figura 27 Proceso de registro de egresos ..................................................................... 128
Figura 28 Flujograma del Proceso de Registro de Egresos .......................................... 130
Figura 29 Flujograma del Proceso de Registro de Ingresos ......................................... 131
Figura 30 Proceso de emisión de cheques .................................................................... 133
xvi
Figura 31 Flujograma del Proceso de Emisión de Cheques ......................................... 134
Figura 32 Flujograma del Proceso de Control de Maquinaria y Equipo ...................... 136
Figura 33 Flujograma del Proceso de Facturación ....................................................... 140
Figura 34 Flujograma del Proceso de Gestión de Cobro a Clientes ............................. 145
Figura 35 Flujograma del Proceso de Preparación de Documentos Habilitantes......... 147
Figura 36 Responsable de talento humano – ingreso de novedades y nomina............. 154
Figura 37 Flujograma del Proceso de Ingreso de Novedades de Nómina .................... 155
Figura 38 Flujograma del Proceso de Pago y Transferencia de Nómina ..................... 158
Figura 39 Flujograma del Proceso de Control de Préstamos Socios. ........................... 160
Figura 40 Flujograma del Proceso de Obligaciones con el IESS. ................................ 163
Figura 41 Flujograma del Proceso de Liquidación de Haberes Socios ........................ 165
Figura 42 Flujograma del Proceso Recepción de Hojas de Vida ................................. 170
Figura 43 Flujograma del Proceso de Entrevistas ........................................................ 172
Figura 44 Flujograma del Proceso de Contratación de Personal .................................. 175
Figura 45 Flujograma del Proceso de Evaluación del Personal ................................... 179
Figura 46 Flujograma del Proceso de Capacitación ..................................................... 181
Figura 47 Flujograma del Proceso de Limpieza de Oficinas........................................ 186
Figura 48 Flujograma del Subproceso: Limpieza de espacios verdes. ......................... 188
Figura 49 Flujograma del Proceso de Compras de Materiales de Aseo y Limpieza .... 193
Figura 50 Flujograma del Proceso de Almacenamiento - Bodega ............................... 195
Figura 51 Flujograma del Proceso de Distribución ...................................................... 199
Figura 52 Ciclo de Conversión del Efectivo en días. ................................................... 211
Figura 53 Ciclo de Conversión del Efectivo en dinero. ............................................... 213
Figura 54 Sistema de Análisis DuPont “JJJPCLimpio”. .............................................. 223
Figura 55 Tendencia de Ventas DYMASEO S.A. ....................................................... 226
Figura 56 Tendencia de Ventas GRUPO REPCON S.A. ............................................. 227
Figura 57 Tendencia de Ventas LAND CLEN S.A...................................................... 227
xvii
ANEXOS
Anexo A Indicadores de Gestión – Logística Catálogo Dinámico Inclusivo ............... 247
Anexo B Indicadores de Gestión – Contabilidad ......................................................... 248
Anexo C Indicadores de Gestión – Facturación .......................................................... 249
Anexo D Indicadores de Gestión – Cobranzas ............................................................. 250
Anexo E Indicadores de Gestión – Selección del Personal .......................................... 251
Anexo F Indicadores de Gestión – Entrenamiento y Bienestar .................................... 252
Anexo G Indicadores de Gestión – Nómina ................................................................. 253
Anexo H Indicadores de Gestión – Servicio de Limpieza ........................................... 254
Anexo I Indicadores de Gestión – Compras y Bodega ................................................. 255
Anexo J Indicadores de Gestión – Distribución ........................................................... 256
Anexo K Control de Cheques ....................................................................................... 257
Anexo L Control de Facturas ....................................................................................... 258
Anexo M Control de Documentos del Personal ........................................................... 259
Anexo N Control de Capacitaciones ............................................................................ 260
Anexo O Orden de Requisición .................................................................................... 261
Anexo P Control de Inventarios – KARDEX ............................................................... 262
Anexo Q Recepción de Materiales ............................................................................... 263
xviii
MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO – FINANCIERO PARA LA
EMPRESA DE ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA (JJJPCLIMPIO),
UBICADA EN LA CIUDAD DE QUITO
RESUMEN
La Asociación de Servicios de Limpieza “JJJPCLimpio” fue constituida legalmente el
29 de Septiembre del 2015 bajo la regulación de la “Superintendencia de Economía
Popular y Solidaria (SEPS)”, en la actualidad la empresa no cuentan con una estructura
bien definida, debido a que son manejadas por personas sin un nivel de preparación y
educación superior, en vista de que prácticamente todo lo que hacen es por inercia y con
procesos improvisados de última hora.
“JJJPCLimpio” actúa diariamente bajo un gran volumen de tareas que necesitan ser
administradas para mejorar la eficacia de la misma, esto representa una parte
fundamental para implementar estrategias empresariales de éxito y triunfo, indicadores,
procedimientos, políticas, además se necesita tener conocimientos de tecnología,
habilidades de comunicación, y dirección. Es aquí en donde nace el desafío para la
nueva generación, el investigar y crear un modelo de gestión que equilibre las relaciones
del negocio, el financiamiento y la empresa. Un modelo sencillo y comprensible que
esté al alcance del sector No Financiero, que contribuya al crecimiento continuo en el
país.
En base a lo señalado con anterioridad, se ha diseñado un Modelo de Gestión
Administrativo Financiero para la Asociación de Servicios de Limpieza “JJJPCLimpio”,
que contribuyan a la buena práctica y utilización de herramientas técnicas de nivel
profesional que ayuden a su crecimiento en el mercado, eficiencia administrativa y
seguridad en la información financiera que se presenta ante los organismos de control.
PALABRAS CLAVE: MODELO DE GESTIÓN / INDICADORES,
STAKEHOLDERS / ANÁLISIS FINANCIERO / ESTRUCTURA DE CAPITAL
xix
MODEL ADMINISTRATIVE - FINANCIAL MANAGEMENT FOR THE
COMPANY OF POPULAR AND SOLIDARITY ECONOMY (JJJPCLIMPIO),
LOCATED IN THE CITY OF QUITO
ABSTRACT
The Asociación de Servicios de Limpieza “JJJPCLimpio” Was legally constituted on
September 29, 2015 under the regulation of the "Superintendence of Popular and
Solidarity Economy (SEPS)", currently the company does not have a well-defined
structure, because they are managed by people without a level of Preparation and higher
education, since practically everything they do is by inertia and with improvised last
minute processes.
“JJJPCLimpio” acts on a daily basis under a large volume of tasks that need to be
managed in order to improve its effectiveness; this is a fundamental part of
implementing successful and leading business strategies, indicators, procedures,
policies, and technology, communication and direction. It is here that the challenge for
the new generation is born, to research and create a management model that balances
the relationships of business, financing and the enterprise. A simple and understandable
model, within the grasp of the Non-Financial sector, whose contribution is the
continuous growth in the country.
Based on the above, a Financial Administrative Management Model for Asociación de
Servicios de Limpieza “JJJPCLimpio”, that contribute to the good practice and use of
technical tools of a professional level that help to its growth in the market,
administrative efficiency and the certainty of the financial information that is shown to
the control organisms.
KEYWORDS: MANAGEMENT MODEL / INDICATORS / STAKEHOLDERS /
FINANCIAL ANALYSIS / CAPITAL STRUCTURE
1
INTRODUCCIÓN
El presente trabajo de investigación se aplicó a la empresa (JJJPCLimpio) con el
objetivo de diseñar un Modelo de Gestión Administrativo – Financiero, utilizando
herramientas técnicas como el análisis FODA, identificación de los “Stakeholders”,
análisis de procesos, políticas de gestión, análisis financiero y proyección de estados
financieros, de modo que les permita a las “Empresas de Economía Popular y Solidaria
(SEPS)”, contrarrestar los problemas de control en los procesos, políticas, análisis
financiero y por ende tomar decisiones. A continuación se puntualiza un previo
resumen de lo que encontraremos en el desarrollo del presente trabajo:
En primera instancia se describen antecedentes de la empresa, reseña histórica, base
legal a la cual se rige en este país y en general aspectos de su actividad económica.
Se presenta un análisis detallado de la empresa tanto a nivel interno como externo,
permitiendo visualizar el funcionamiento de la empresa, grupos de interés y la situación
actual que mantiene con su entorno; influyendo positiva o negativamente en la
organización.
Contiene aspectos teóricos a ser utilizados para la formulación del modelo de gestión
administrativo – financiero, un marco teórico en el que se describen conceptos y teorías
sobre autores que ayudan a contribuir la investigación de este modelo.
Se define la propuesta del modelo de gestión administrativo- financiero para la
Asociación de Servicios de Limpieza y Mantenimiento JJJPCLimpio, iniciando por
instaurar una estructura organizacional, cadena de valor, mapa de procesos, políticas,
puestos de trabajo, indicadores de gestión, razones financieras y una estructura de
estados financieros que ayuden a mejorar la gestión de la empresa.
Finalmente se puntualizan las conclusiones y recomendaciones del trabajo de
investigación, dejando una guía para que la empresa tome mejores decisiones a futuro.
2
1. GENERALIDADES
1.1. Antecedentes
La Economía Popular y Solidaria nace como una forma de organización económica a
partir de la Constitución de la República del Ecuador aprobada en Montecristi del 2008,
en el Art.283, que tiene como finalidad convivir e integrarse individual y
colectivamente al desarrollo del buen vivir (sumak kawsay).
Desde entonces Ecuador muestra una economía mixta compuesta por tres sectores;
público, privado y de economía popular y solidaria, que busca una relación dinámica y
equilibrada que dé oportunidad al crecimiento de los pequeños negocios familiares o no
y de bajas posibilidades para obtener créditos; como los relacionados al campo de la
artesanía, silvicultura, agricultura, ganadería, industria entre otros que son desarrollados
por procesos productivos, comerciales, de intercambio, financiamiento y demás
servicios que son constituidos por pequeños capitales de los denominados socios o
cooperativistas. (Asamblea Nacional, 2008)
Posteriormente, a partir del año 2012 se crean Entes y normativa de Control
Gubernamental como la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (SEPS), el
Instituto de Economía Popular y Solidaria (IEPS), y la Ley Orgánica de Economía
Popular y Solidaria (LOEPS), que ayuda a la regulación y conformación de este tipo de
empresas.
Ecuador se ha caracterizado por ser un país emprendedor, por lo que este nuevo modelo
sistémico de Economía Popular y Solidaria intenta emancipar a los trabajadores para
que generen nuevas fuentes de trabajo, sean sus propios jefes en un sistema burocrático
en donde ellos pongan orden.
Sin embargo este sistema presenta problemas, en la última supervisión del año 2015
efectuada por los organismos de control de la Superintendencia de Economía Popular y
Solidaria (SEPS), Unidad de Análisis Financiero (UAF) y la Fiscalía General del Estado
(FGE), encontraron alrededor de 19.929 hallazgos de auditoría en las empresas del
sector financiero y no financiero referentes a casos de presuntos delitos como estafa,
lavado de activos, fraude, ocultación de información, falsificación de firmas entre otros.
(Jácome Estrella, 2015)
Por lo anterior expuesto, en estas empresas existe una administración informal que
necesita de técnicas profesionales guía, un sendero de valores éticos, principios,
estrategias que los eduque y concientice al ahorro, un modelo que les permita mejorar la
comprensión de sus productos y servicios con el bienestar financiero y económico, que
les ayude a adquirir conciencia de los riesgos, regulando el giro del negocio, evitando la
quiebra o desaparecer del mercado, por falta de eficiencia, seguridad y rentabilidad.
3
1.1.1. Economía Popular y Solidaria en Ecuador y América Latina
Ecuador y Bolivia son los únicos países que tienen reconocimiento de la Economía
Popular y Solidaria en la Constitución, pero aun necesitan cambios más profundos si
desean tener una economía más sólida, la historia ha demostrado que a pesar de las
crisis económicas surgidas en los últimos años, estos países tienen resistencia y han
logrado cambios que ningún otro país ha logrado hasta el momento.
“Sin embargo tenemos otros países interesados en adoptar esta política y que han venido
realizando prácticas bajo el nombre de Economía Social y Solidaria entre estos están:
Argentina, Venezuela, Brasil, Uruguay y Paraguay.” (Coraggio, 2013)
1. Argentina: Una política social populista de la Economía Social
El populismo en temas políticos no representa a una sociedad organizada, implica todo
lo contrario una amenaza en la convivencia de las personas pobres, lo que trajo
problemas al estado Argentino dejando a muchas personas sin empleo. Así que para el
2011 se creó el programa “Derecho Familiar de Inclusión Social: Plan Jefes y Jefas de
Hogar Desocupados” que asignaba a los beneficiaros el monto de 50 dólares con la
finalidad de que ellos impulsaran nuevos emprendimientos.
El programa no dio los resultados esperados, así que para el 2003 impulsaron el
denominado “Plan Nacional de Desarrollo Local y Economía Social Manos a la Obra”
un proyecto asociativo que incluía la participación de al menos cinco personas, que
ayuden a generar nuevas fuentes de trabajo, se trata de construir una nueva economía
que aún se encuentra en proceso. (Coraggio, 2013)
2. Brasil: políticas públicas de Economía Solidaria
En el 2003 la Economía Solidaria tomo lugar en varios ministerios y entes de control
para tratar de resolver el nivel de desocupación en los trabajadores, tomando como
aliado a las políticas públicas que le permitan el crecimiento de este nuevo sector,
creando asociaciones y una serie de grupos rústicos que no tenían estructuras definidas.
A esta idea se sumó una red de 80 universidades que impulsaban nuevos proyectos de
emprendimiento que dieron algunos resultados positivos. (Coraggio, 2013)
3. Venezuela: reconstrucción de economía y sociedad desde el Estado
Tras una serie de levantamientos militares y transformaciones protagonizadas por el Ex
Coronel Hugo Chávez el modelo económico toma diferentes nombres como economía
popular, comunal, social entre otros. La economía social se complementa a la pública y
privada, formando empresas asociativas y de autogestión para la construcción de otros
sistema económico.
Este nuevo sistema económico tenía un parecido a Ecuador y Bolivia, se estaba
formalizando con nuevos entes de control y normativa de regulación, pero en vista de
4
las referencias históricas la sociedad venezolana muestra una organización débil. Se
vuelve una tarea compleja para los altos mandos. (Coraggio, 2013)
4. Bolivia: un sistema económico de raíz comunitaria (Vivir Bien)
Este gobierno se encuentra por acontecimientos importantes ocurridos a lo largo de la
historia, como la privatización del agua, la legalización de la Coca y la nacionalización
del Gas que cambiaron el régimen económico hacia uno de Economía Social plasmado
en la Constitución del 2009.
Una organización económica: comunitaria, estatal, privada y social con principios que
contribuyen al interés de que cada persona pueda Vivir Bien. El Estado toma el papel de
dirigir procesos económicos y se recupera el principio de planificación a cargo del
gobierno nacional y los gobiernos regionales. (Coraggio, 2013)
5. Ecuador: Hacia un sistema económico social y solidario (Buen Vivir)
Con la nueva Constitución se reconocen diversas formas de organización entre las
cuales tenemos, empresas públicas o privadas, mixtas, familiares, domésticas,
autónomas, comunitarias, asociativas y cooperativas. Las mismas que conforman la
economía popular y solidaria.
Entre los principios que maneja la Ley de Economía Popular y Solidaría se mencionan
los siguientes:
o La búsqueda del buen vivir y del bien común.
o La prelación del trabajo sobre el capital y de los intereses colectivos sobre los
individuales.
o El comercio justo y consumo ético y responsable
o La equidad de género.
o El respeto a la identidad cultural.
o La autogestión.
o La responsabilidad social y ambiental, la solidaridad y rendición de cuentas.
o La distribución equitativa y solidaria de excedentes. (Superintendencia de
Economía Popular y Solidaria, 2011)
1.1.2. Sector No Financiero de Economía Popular y Solidaria
Este sistema de economía se divide en el Sector No Financiero, registrado con 7.820
organizaciones cooperativas y asociaciones que cuentan con más de 153.000 socios y el
Sector Financiero (SFPS) conformado por cinco segmentos de 848 Cooperativas de
Ahorro y Crédito (COAC) de 5,5 millones de socios.
El tipo de organizaciones que podemos encontrar en el Sector No financiero son
Asociaciones de Producción, Cooperativas de Producción, Cooperativas de servicios,
Cooperativas de servicios de transporte, Cooperativas de Vivienda y Organismos de
Integración.
5
1.2. Reseña histórica de la empresa
En la ciudad de San Francisco de Quito, Distrito Metropolitano, el día miércoles, diez y
seis de septiembre del dos mil quince se reúnen los once socios fundadores, dando lugar
a la primera Asamblea Constitutiva, que tiene como interés elegir a sus directivos de la
siguiente forma; en calidad de representante legal la Dra. Julia Espinosa, como
presidente la Ing. Lucía Calderón y Secretaria la Sra. Ismeña Espinosa.
Una vez conformada la directiva se crea el nombre de la asociación de servicios de
limpieza y mantenimiento denominada “JJJPCLimpio”, que mediante solicitud y demás
papeles de requerimiento legal son presentados por la Dra. Julia Espinosa, ante la
Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
En vista de que los documentos acreditan el cumplimiento y la validez requerida por el
artículo 6 del Reglamento General de la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria
y demás regulaciones para el efecto, el veinte y nueve de septiembre la empresa
“JJJPCLimpio” se constituye legalmente mediante Resolución No. SEPS-ROEPS-2015-
900555, que también aprueba los estatutos de la empresa. La Asociación será de
duración indefinida, y de responsabilidad limitada a su capital social, por tanto la
responsabilidad de los socios se limita al capital que aporten los socios.
La empresa se creó con el objeto social de prestar servicios de limpieza y
mantenimiento, para lo cual podrá adquirir, arrendar, hipotecar bienes, importar
maquinaria, materia prima, insumos, exportaciones, en general todo aquello relacionado
con la actividad para la cual fue creada.
Actualmente la empresa ya lleva más de un año de funcionamiento brindando servicios
de limpieza y mantenimiento a hospitales, edificios, instituciones, oficinas y hogares. Es
un proveedor catalogado por el Servicio de Contratación Pública (SERCOP) dentro del
Catálogo Dinámico Inclusivo para el Servicio de Limpieza de Oficinas Tipo III, por lo
que está en capacidad de ofrecer también Servicios de Limpieza de Oficinas Tipo I y
Tipo II.
6
Entre los principales clientes de la empresa están; Petroecuador, Quito Turismo,
Surtimédica Cía. Ltda, Clínica Cotocollao, Contraloría General del Estado (CGE),
Centro de Especialidades Médicas Nueva Aurora, Colegio Consejo Provincial de
Pichincha, Colegio Mejía, Unidad Educativa María Angélica Hidrobo, Réplica 24 de
Mayo entre otros.
1.2.1. Base Legal de la Empresa
“JJJPCLimpio”, se regirá por la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria, el
Reglamento General, las Resoluciones de la Superintendencia de Economía Popular y
Solidaria y del ente regulador, el Estatuto, Reglamentos Internos y normas jurídicas
aplicables con relación a su actividad.
El domicilio principal de la asociación es en la Provincia de Pichicha, Cantón Quito,
Calles Cumbe E2-28 y Salcedo, en caso de cambios en el territorio o modificaciones
domiciliarias se deberá notificar a las autoridades competentes y a los socios para que
estimen las autorizaciones correspondientes.
El plazo de duración de la asociación será indefinido y la responsabilidad limitada a su
capital social, por tanto la responsabilidad de sus asociados estará limitada al capital que
aporten en la entidad.
El Capital Social de la Asociación estará constituido por cuotas de admisión ordinarias
y extraordinarias abonadas mensualmente por el valor de cinco 00/100 dólares
americanos, que tienen el carácter de no ser reembolsable; las utilidades y excedentes
del ejercicio económico; las donaciones que no podrán ser objeto de reparto entre los
asociados. (JJJPCLimpio, 2016, pág. 8)
La Asociación tendrá como objeto principal las actividades concernientes a la
prestación de servicios de limpieza y mantenimiento de Oficinas de Tipo III, que
abarcan los hospitales, edificios, instituciones, oficinas y hogares.
El anagrama de la asociación “JJJPCLimpio” también se establece como logotipo y
también podrá ser usado por los socios como distintivo en la indumentaria, con el
debido respeto y decoro que la misma se merece.
7
Figura 1 Anagrama y Logo de JJJPCLimpio
El Presidente será nombrado por la Junta General, tendrá una duración de cuatro años
en sus funciones, pudiendo ser reelegido por una vez, mientras se encuentre en ejercicio
de su cargo tendrá las siguientes atribuciones: Convocar y presidir las Juntas Generales
y sesiones de Junta Directiva; Firmar conjuntamente con el Secretario la documentación
de la Asociación y las actas de sesión; Presidir todos los actos sociales y protocolarios
de la Asociación; Cumplir y hacer cumplir el Estatuto y demás disposiciones
reglamentarias. (JJJPCLimpio, 2016, pág. 14)
El administrador será elegido por la Junta General, por un periodo de cuatro años y
cumplirá con las atribuciones propias de su cargo como son las siguientes: Representar
legalmente a la Asociación; Cumplir y hacer cumplir las disposiciones emitidas por la
Junta General y Directiva; Administrar la Asociación, ejecutando políticas proyectos y
presupuestos debidamente aprobados; Presentar el informe administrativo, los estados
financieros y balance social para la Junta de Vigilancia. (JJJPCLimpio, 2016, págs. 15-
16)
“JJJPCLimpio” al constituirse legalmente, se basa en el siguiente marco legal:
Figura 2 Marco Legal que aplica JJJPCLimpio
MA
RC
O L
EG
AL
DE
J
JJP
CL
IMP
IO
CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR
LEY ORGÁNICA DE ECONÓMIA POPULAR Y
SOLIDARIA
Superintendencia de Economía Popular y
Solidaria (SEPS)
LEY ORGÁNICA DEL SISTEMA NACIONAL DE
CONTRATACIÓN PÚBLICA
Servicio Nacional de Contratación Pública
(SERCOP)
LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
Servicio de Rentas Internas (SRI)
LEY DE SEGURIDAD SOCIAL
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)
CÓDIGO DE TRABAJO Ministerio de Trabajo
8
1.2.1.1. Constitución de la República del Ecuador
La Constitución de la República del Ecuador a partir del 2008, promueve el sistema
económico como social y solidario, reconociendo al ser humano como sujeto y fin
primordial para mantener un equilibrio entre el Estado el mercado.
El objetivo es incentivar la productividad del país, mejorar los ingresos y la adecuada
distribución de la riqueza nacional.
El sistema se encuentra integrado por las formas de organización económica: pública,
privada, mixta, popular y solidaria.
El esquema que se muestra a continuación representa los diferentes sectores que
conforman el sistema económico social y solidario, y los sectores mixtos que son
resultado de la combinación de estos, dependiendo de su forma de organización y el fin
de las actividades:
Figura 3 Sectores de la Economía Popular y Solidaria
9
1.2.1.2. Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria (LOEPS)
La Asociación “JJJPCLimpio” al constituirse con el objeto social de prestar servicios, se
compromete a fortalecer la Economía Popular y Solidaria bajo el cumplimiento de la
LOEPS, en busca del buen vivir, la independización de la relación laboral, la
autogestión, la distribución equitativa de las ganancias y la protección de los intereses
colectivos, de los actos solidarios efectuados por la asociación; en cuanto lo
mencionado la ley establece lo siguiente:
Art. 8:… “la presente Ley, integran la Economía Popular y Solidaria las organizaciones
conformadas en los Sectores Comunitarios, Asociativos y Cooperativistas, así como
también las Unidades Económicas Populares”. (Superintendencia de Economía Popular
y Solidaria, 2011, pág. 6)
Es decir que existe una clasificación entre el sector no financiero y financiero, que a su
vez es subdividido en otras categorías.
Para que se constituya legalmente una asociación es necesario que se efectué el trámite
respectivo en donde nos menciona que:
Art. 9:… “La personalidad jurídica se otorgará mediante acto administrativo del
Superintendente que se inscribirá en el Registro Público respectivo.
Las organizaciones en el ejercicio de sus derechos y obligaciones actuarán a su nombre
y no a nombre de sus socios”… (Superintendencia de Economía Popular y Solidaria,
2011, pág. 6)
10
Figura 4 Formas de Organización de la EPS
En cuanto a la distribución de utilidades y excedentes, este tipo de empresas se acogerá
a lo que establece la LOEPS.
Si la Asociación “JJJPCLimpio” obtiene utilidades a lo largo de sus operaciones y una
vez que se hayan deducido todos los costos y gastos, se repartirá de la siguiente manera:
Un cincuenta por ciento 50% se destinará como Reserva Legal, un cinco por ciento 5%
como contribución de segmentación a la Superintendencia de Economía Popular y
Solidaria (SEPS), y el cuarenta y cinco por ciento restante 45% quedará a disposición de
lo que establezca la Asamblea General de la Asociación. Es decir que ellos decidirán si
esas utilidades se reinvierten acumulándose para el próximo año o si deciden dividirse
de manera proporcional entre los socios.
1.2.1.3. Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública (LOSNCP)
La Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública busca dinamizar la
economía social del Ecuador, de modo que se pueda efectuar contrataciones de los
productos, bienes o servicios a través del SERCOP, una institución que tiene
autogestión para monitorear los procesos de compras públicas que realiza el Estado.
Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria
FORMAS DE
ORGANIZACIÓN
Sector
Comunitario Sector
Asociativo
Sector
Cooperativo Unidades Económicas
Populares
Vinculación
familiar, cultural,
de género,
comunas, pueblos,
cuidado de la
naturaleza.
Actividades de
producir,
comercializar,
consumir
bienes y
servicios.
Producción,
consumo,
vivienda, de
ahorro y
crédito y de
servicios.
Emprendimientos
unipersonales,
familiares,
domésticos,
comerciantes,
talleres
artesanales.
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Art. 25.2… “En todos los procedimientos previstos en la presente ley, se preferirá al
oferente de bienes, obras o servicios que incorpore mayor componente de origen
ecuatoriano o a los actores de la Economía Popular y Solidaria y Micro, Pequeñas y
Medianas Empresas… (Servicio Nacional de Contratación Pública, 2008)
Para participar de este Sistema de Contratación Pública se requiere tener un registro, ya
sea la parte compradora como la vendedora, además de estar al tanto de como es el
funcionamiento, sus herramientas y contenidos para cada proceso de contratación.
Art. 52… “se privilegiará la contratación con micro y pequeñas empresas, artesanos o
profesionales, y sectores de la economía popular y solidaria, de manera individual o
asociativa, preferentemente domiciliados en la circunscripción territorial en que se
ejecutará el contrato”… (Servicio Nacional de Contratación Pública, 2008)
SERVICIO NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA
El Ecuador tiene el sistema de compras públicas más moderno de Latinoamérica. Antes
de 2007 no había ninguna certeza de hacia dónde iban los contratos del Estado, y luego
de nueve años de profundo esfuerzo, este Gobierno es el que más ha transparentado la
compra pública. (Sistema Nacional de Compras Públicas, 2015)
El Servicio Nacional de Contratación Pública (SERCOP) a partir del 2015, implemento
mediante procesos electrónicos los Catálogos Dinámicos Inclusivos, para las
microempresas y emprendedores de la Economía Popular y Solidaria con el fin de que
sean contratados para brindar servicios y productos a las empresas del sector público.
Los Catálogos Dinámicos Inclusivos, representan una oportunidad laboral para los
emprendedores, convirtiéndose en los nuevos y primordiales proveedores de las
instituciones del estado, constituyen un proceso ágil electrónico y cero papeles. El
SERCOP es el encargado de estandarizar los requisitos, especificaciones, precios,
medidas entre otros aspectos necesarios que constarán dentro de un documento
denominado “Ficha Técnica”.
Para ser parte del Catálogo Dinámico Inclusivo se necesita:
o Obtener el Registro Único de Contribuyentes (RUC) en el Servicio de Rentas
Internas (SRI)
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o Constar en el Registro Único de Proveedores (RUP) del SERCOP.
o En el caso de ser un artesano el Certificado de la Junta de Defensa del Artesano.
1.2.1.4. Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno (LORTI)
La Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, regula las relaciones del sujeto activo
(SRI) con los sujetos pasivos denominados contribuyentes o responsables, además
supervisa el buen manejo de la Administración Tributaria, sus facultades, atribuciones,
obligaciones y tributos que percibe el país ya sean de fuente nacional o extranjera.
Entre los deberes formales que deben cumplir los contribuyentes o responsables están
los siguientes:
o Inscribirse en los registros pertinentes, solicitar permisos, llevar registros
contables, presentar declaraciones, cumplir con los deberes que establece la ley.
o Facilitar los controles de tributos, al personal autorizado.
o Presentar a los funcionarios informes, libros y demás documentos sobre el
hecho generador de las obligaciones tributarias.
o Asistir al llamado de la autoridad competente cuando esta la requiera. (Servicio
de Rentas Internas, 2012)
Al constituirse “JJJPCLimpio” como contribuyente especial deberá cumplir con las
siguientes obligaciones tributarias:
o Impuesto a la Renta
o Retenciones en la Fuente
o Impuesto al Valor Agregado
o Presentación de los Anexos Transaccionales.
Conforme a lo que indica el numeral 19 del Artículo 9 de la Ley de Régimen Tributario
Interno; Las empresas de Economía Popular y Solidaria podrán exonerarse del pago del
impuesto a la renta sobre sus ingresos, siempre y cuando las utilidades y excedentes
obtenidos durante un mismo ejercicio impositivo, se vuelvan a reinvertir en la misma
empresa. (Servicio de Rentas Internas, 2012)
Para el caso de “JJJPCLimpio” tiene la obligación de presentar las declaraciones
respectivas y cumplir con el pago del Impuesto al Valor Agregado mensualmente.
Además de que el contador debe tener conocimiento de todas las actualizaciones que se
vayan dando conforme a la normativa tributaria.
13
1.2.1.5. Ley de Seguridad Social
Esta Ley se la aplica mediante el ente regulador, el Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social (IESS) quién vela por la seguridad del afiliado desde el primer día que ingresa a
su trabajo. Otorgándoles beneficios como las aportaciones, fondos de reserva, préstamos
hipotecarios, quirografarios, atención médica por algún percance que esté dentro del
alcance de cobertura de la Ley.
Figura 5 Riegos Cubiertos por el IESS
“Es un seguro obligatorio que actúa bajo algunos principios tales como: La solidaridad,
obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia” (Banco
del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2015).
AVISO DE ENTRADA Y SALIDA DEL AFILIADO
Una vez que el empleado ha sido contratado, el empleador tendrá 15 días para realizar el
trámite de inscripción del afiliado en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
(IESS), a través de la página web www.iess.gob.ec, según lo establece el Art. 73 de la
Ley de Seguridad Social.
Una vez que el empleador haya ingresado al sistema al sistema con su usuario y
contraseña respectiva; Seleccionar del menú Afiliados la opción Aviso de Entrada,
luego el número de cédula de la persona o el listado del nuevo personal contratado,
Art. 3 Riesgos
Cubiertos por el IESS
Maternidad
Riesgos del Trabajo
Vejes, Muerte, Invalidez,
discapacidad
Cesantía
Enfermedad
14
enviar la Lista verificando que los datos como fechas de ingreso, nombres y cédulas,
hayan sido ingresados correctamente y finalmente Validar y Enviar. Si se está seguro de
lo registrado Aceptar.
De la misma forma, para el Aviso de Salida se lo puedo hacer mediante el servicio en
línea, dentro de los tres días siguientes a la salida del empleado. El sistema le pedirá
registrar la novedad o causa por la cual fue la salida del empleado, ya sea por renuncia
voluntaria o por algún tema en específico que se detallará para que la gestión sea
procesada respectivamente. (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2016)
REGISTRO DE NOVEDADES
El empleador está en la obligación de dar aviso al IESS de las siguientes novedades
existentes; por modificación del sueldo o salario, avisos de variación de sueldo por
horas extras, por días laborados tiempo parcial, por días no laborados, aviso de cambio
de relación de trabajo o actividad sectorial y la separación del trabajador u otra novedad
relevante para la historia laboral del asegurado, dentro del término de tres días
posteriores a la ocurrencia del hecho.
El sistema de empleadores IESS me permite corregir o rectificar novedades siempre y
cuando este dentro del periodo de registro, caso contrario no se podrá hacerlo.
APORTACIONES OBLIGATORIAS
El aporte personal y patronal es obligatorio, y según la última reforma realizada a la Ley
de Seguridad Social en el año 2015, los porcentajes establecidos para el aporte patronal
es del 12.15% y el personal del 9,45% que suman una obligación del 21,60% que será
cancelada por la empresa o persona jurídica al IESS mediante planillas generadas por el
mismo sistema.
Los pagos que la empresa realiza al IESS se harán de forma mensual y no deberá
exceder el plazo establecido hasta el 15 de cada mes, caso contrario si lo hace
extemporáneamente podría tener Responsabilidad Patronal, lo cual representa una
sanción económica de Acuerdo a la Resolución CD 298 por el tiempo de mora. En el
caso de que el pago se lo vaya a realizar mediante transferencia interbancaria se lo hará
con 48 horas de anticipación al vencimiento de dicho pago.
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FONDOS DE RESERVA
Es un beneficio que recibe el empleado una vez que haya cumplido con un año de
servicio en la empresa que lo contrató, este beneficio es calculado en base a la
remuneración ganada en el año por el trabajador dividido entre doce o que a su vez
representa el 8,33% de lo ganado. Actualmente el afiliado decide si el pago se lo realiza
mensual o acumulativo al finalizar el año.
El empleado deberá notificar a la empresa presentando su solicitud de acumulación de
fondos de reserva emitida por el IESS y a su vez el empleado constatará si la
información se encuentra acorde a su nómina de solicitudes.
1.2.1.6. Código de Trabajo
A pesar de que las empresas de Economía Popular y Solidaria desean romper los
esquemas de ser socios y no empleados, obligatoriamente tienen el deber formal de
acogerse a lo que indica el Código de Trabajo, ya que esta normativa ayuda a regular los
derechos, obligaciones y deberes del empleador como del trabajador.
Establece las formas de contratos, la estructura de las jornadas laborales que son de
ocho horas diarias y cuarenta a la semana, días de descanso, qué hacer en caso de
permisos, vacaciones y demás beneficios a los que tienen derecho el trabajador, así
como también las indemnizaciones: en caso de muerte, discapacidad, enfermedades y
accidentes laborales, liquidaciones cuando termina la relación laboral, entre otros
aspectos.
CONTRATOS DE TRABAJO
Es el compromiso que existe entre el empleador y trabajador, acordando una relación de
prestar un servicio por parte del trabajador a cambio de una remuneración y todos los
beneficios de ley.
De acuerdo al artículo 11 del código de trabajo nos menciona algunos tipos de contratos
de trabajo entre los cuales tenemos:
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o Expreso o tácito, y el primero escrito o verbal.
o A sueldo, a jornal, en participación y mixto.
o Por tiempo fijo, indefinido, de temporada, eventual, ocasional.
o Aprueba.
o Por obra cierta, por tarea y a destajo.
o Por enganche.
o Individual o por equipo.
El contrato más usado por “JJJPCLimpio” es el de tiempo indefinido, ya que se
mantiene permanentemente laborando y prestando sus servicios.
ACTAS DE FINIQUITO
Para el caso de las liquidaciones se las realiza mediante un documento escrito, en el que
el ex – socio o ex – empleado renuncia a su cargo de forma voluntaria y libre, el detalle
de su última remuneración, las obligaciones que el empleador tiene pendientes como
beneficios sociales y vacaciones si es el caso. Al ser parte del sector económico popular
y solidario los ex – socios tienen derecho a recibir un bono extra por su desempeño,
durante el tiempo que el personal estuvo sirviendo a la empresa, siempre y cuando se
hayan cumplido con todos los pagos de cuotas y este al día con sus obligaciones como
socio.
Una vez firmado dicho acuerdo y los documentos respectivos de renuncia, se procede al
pago de los valores a ser liquidados, en los términos que fueron acordados.
SUELDO O SALARIO
Cada año se establece un nuevo salario básico dependiendo de algunos factores como el
Índice de Precios al Consumidor (IPC), la canasta básica, productividad, las tasas de
empleo y otros más. Para el año 2016 se tiene un SBU de $366,00 dólares.
“JJJPCLimpio” adopta el salario básico de acuerdo a la tabla sectorial establecida de
acuerdo a la estructura sectorial N°19 correspondiente a la Actividad Tipo Servicios.
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Tabla 1 Remuneraciones utilizadas por “JJJPCLimpio”.
COMISIÓN SECTORIAL N°19 “Actividades Tipo Servicios”
CARGO/
ACTIVIDAD
ESTRUCTURA
OCUPACIONA
L
COMENTARIOS/DETALLE
S DEL CARGO O
ACTIVIDAD
CÓDIGO
IESS
SALARIO
MÍNIMO
SECTORIA
L 2016
Gerente/Afine
s
A1 191820000010
1
383,09
Jefe/ Afines A1 192000000000
8
383,09
Contador/
Contador
General
C1 191000000001
2
379,47
Asistente/
Ayudante/
Auxiliar de
Contabilidad
D1 191000000002
6
373,65
Asistente/
Ayudante/
Auxiliar
Administrativ
o
D1 Incluye: Archivador 191000000002
8
373,65
Asistente/
Ayudante/
Auxiliar de
Limpieza
E1 191000000003
8
370,58
En: Tabla de salarios mínimos sectoriales 2016 – Ministerio de Trabajo (El Telégrafo,
2016)
HORAS SUPLEMENTARIAS Y EXTRAORDINARIAS
Art. 55 Remuneración por horas suplementarias y extraordinarias.-
1. Las horas suplementarias no podrán exceder de cuatro en un día, ni de doce en la
semana;
2. Si tuvieren lugar durante el día o hasta las 24H00, el empleador pagará la
remuneración correspondiente a cada una de las horas suplementarias con más un
cincuenta por ciento de recargo. Si dichas horas estuvieren comprendidas entre las
24H00 y las 06H00, el trabajador tendrá derecho a un ciento por ciento de recargo.
Para calcularlo se tomará como base la remuneración que corresponda a la hora de
trabajo diurno;
3. El trabajo que se ejecutare el sábado o el domingo deberá ser pagado con el ciento por
ciento de recargo. (Ministerio de Trabajo, 2015)
VACACIONES
Una vez cumplido un año de trabajo el empleado tendrá derecho a gozar de quince días
de descanso, y si lleva laborando por un período mayor a cinco años en la misma
empresa tendrá derecho a un día más de vacaciones por cada año excedente o a su vez
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se le pagará de manera proporcional de acuerdo a la remuneración percibida por el
empleado.
Las vacaciones son remuneradas, representa la veinticuatroava parte de todos los
ingresos percibidos durante el año, incluido horas extras. En el caso de que el empleado
deje de laborar antes del año, se hará el cálculo proporcional por el tiempo que estuvo
prestando el servicio.
El empleado tiene la posibilidad de posponer sus vacaciones por tres años consecutivos
si así lo dispone y acumularlas para el cuarto año.
El empleador por su parte, tendrá que buscar un reemplazo si fuere necesario para cubrir
la labor del empleado que sale de vacaciones.
DÉCIMO TERCERA Y CUARTA REMUNERACIÓN
La Asociación “JJJPCLimpio” en vista de la última reforma al código de trabajo,
respecto a los beneficios sociales, ha tomado la decisión de entregar proporcionalmente
el valor correspondiente al décimo tercero y cuarto sueldo de manera mensual cargado
al rol de cada empleado, siempre y cuando ellos estén de acuerdo, caso contrario se
notificará dicha disposición para que estos valores sean acumulados y pagados en el
mes que les corresponde.
La décimo tercera remuneración representa la doceava parte y se calcula en base a todo
lo percibido durante el año, pagándose hasta el veinte y cuatro de diciembre de cada
año. Como parte de un bono navideño.
La décimo cuarta remuneración equivale a la doceava parte de la remuneración básica.
Se pagará acumulado el 15 de marzo en la región Litoral e Insular y el 15 de agosto en
la región Sierra y Amazonía. Como bonificación para el inicio de clases escolares.
19
1.2.1.7. Misión
Ofrecer servicios de limpieza y mantenimiento de excelencia, a todos los clientes
directos e instituciones públicas o privadas que busquen garantía, profesionalismo y
confiabilidad, dentro y fuera de la ciudad con precios competitivos y resultados
insuperables. A través de la innovación permanente tanto de procesos como de
tecnologías y la especialización de nuestro capital humano como el ente más importante
de la organización.
1.2.1.8. Visión
Ser la mejor empresa de servicios de limpieza y mantenimiento del país, para ser
capaces de cubrir un mayor segmento de mercado con nuestro acostumbrado servicio
que supera cualquier expectativa, enmarcado en la excelencia y a través de nuestra
política de mejora continua.
1.2.1.9. Valores Corporativos
Puntualidad.- Una empresa que cumple con el horario de trabajo establecido, refleja su
esfuerzo y disciplina en las actividades que realiza.
Responsabilidad.- Es la base sobre la cual se trabaja para cumplir con las tareas diarias,
tener conciencia de lo que se hace y hacerse cargo de las instrucciones que se dieron.
Compromiso.- Les gusta lo que hacen y siempre están pensando en la satisfacción de los
clientes.
Honestidad.- Proceder con honradez e integridad en las actividades diarias, guiados por
principios éticos y morales en el ámbito personal y laboral.
20
2. ANÁLISIS SITUACIONAL – ORGANIZACIONAL
El diagnóstico se lo realiza con la finalidad de conocer los factores que influyen directa
e indirectamente en la asociación de servicios “JJJPCLimpio”, de modo que pueda
tomar decisiones o anticiparse a los cambios que se susciten en el futuro, con base a la
información y datos recopilados de fuentes confiables.
2.1. Análisis FODA
Se constituye como una herramienta administrativa que permite analizar la situación
actual por la que atraviesa el negocio, para lo cual se involucran dos entornos el externo
y el interno.
El entorno externo, que está dividido en dos grandes ambientes: macro ambiente y
microambiente que apoya a la consecución de las Oportunidades y Amenazas.
El entorno interno: localiza a las Fortalezas y Debilidades que se enfatizan en el día a
día de la empresa y tienen relación directa con sus actividades y funcionamiento.
2.2. Macroambiente
Para este estudio es necesario tomar en cuenta las fuerzas externas sobre las cuales la
empresa no ejerce control, debido a que nos encontramos en un ambiente dinámico en
donde los diversos factores; Político, económico, tecnológico, demográfico, natural y
socio cultural, cambian constantemente provocando efectos positivos y negativos, sobre
el microambiente y el entorno interno de la organización.
Dependiendo del comportamiento del entorno se crean nuevas oportunidades que se
deberán aprovechar y amenazas que se tendrán que disminuir, mediante la toma de
decisiones y creación de nuevas estrategias para la organización.
21
2.2.1. Factor Político – Legal
El poder político del Ecuador actualmente está regido por el Econ. Rafael Correa
Delgado, durante su legado han surgido una serie de cambios que desestabilizan la
situación política del país, se han desplegado varios proyectos radicales que trasforman
la política pública, esto ocurre tras la nueva reforma del 2008 a la Constitución de la
República del Ecuador; tales como la creación de un aproximado de 185 leyes que
hacen referencia a nuevos modelos de desarrollo, reorganización del poder,
participación ciudadana, derechos del Buen Vivir, facultades del Estado, organización
territorial, equilibrio con las finanzas entre otras.
Si hacemos referencia con los políticos de años anteriores, este periodo democrático ha
mejorado parcialmente, creando nuevos entes de control, que regulan la transparencia y
luchan contra la corrupción. Así es como aparecen nuevas organizaciones que controlan
el sector Económico Popular y Solidario; como la SEPS, el IEPS que vigila el sector
asociativo y cooperativo de personas con cierto nivel de rusticidad y el Consejo
Nacional Contra el Lavado de Activos (CONCLA) que monitorea delitos y actos de
terrorismo que se produzcan en este tipo de empresas, trabajando conjuntamente con la
Fiscalía General del Estado.
Impacto en la empresa:
El factor político brinda una oportunidad de crecimiento a las empresas de Economía
Popular y Solidaria, “JJJPCLimpio” a pesar de no tener conocimiento en algunos
ámbitos técnicos y profesionales tiene respaldo de este nuevo estatus político que se ve
alineado con los objetivos del plan nacional del buen vivir, y en el caso de presentarse
cambios negativos afectaría a la población en general y no solo a la empresa como tal.
2.2.2. Factor Económico
De este factor depende la evolución económica de un país, en vista de que nos
proporciona información que nos permiten gestionar indicadores, para la toma de
decisiones, entre los de mayor relevancia tenemos: el Producto Interno Bruto (P.I.B), la
inflación, las tasas de desempleo, tasas de interés, Índice de Precios al Consumidor
22
(I.P.C) entre otros que nos proporciona el BCE e INEC y que nos permiten tener un
criterio formado para la toma de decisiones.
2.2.2.1. Producto Interno Bruto (PIB)
El Producto Interno Bruto PIB es un indicador que ayuda a medir la riqueza de un país
en un periodo de tiempo en el que se ha producido una cantidad de bienes y servicios.
Este indicador puede ser medido de manera trimestral o anual en base a la suma de tres
factores principales como son: el consumo de bienes y servicios de primera necesidad,
las inversiones que efectúa una empresa para seguir produciendo, los gastos públicos
que realiza el gobierno para mejorar la calidad de vida del país como construcciones de
establecimientos educativos pago de sueldos entre otros y las exportaciones que realiza
un país hacia otro. Finalmente se restan las importaciones que son traídas del exterior. Y
como resultado se tiene el valor total del PIB.
Tabla 2 Producto Interno Bruto Anual (%)
AÑO PORCENTAJE
2011 7,8%
2012 5,1%
2013 5,2%
2014 3,3%
2015 -0,8%
2016 -1,7%
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
Figura 6 Estadísticas del Producto Interno Bruto – (PIB)
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
2011 2012 2013 2014 2015 2016
PIB 7,8% 5,1% 5,2% 3,3% -0,8% -1,7%
-5,0%
0,0%
5,0%
10,0%
PO
RC
EN
TA
JE
PIB ANUAL
23
Ecuador en lo que va del segundo trimestre del año 2016 ha presentado un crecimiento
mínimo en el PIB de 0.6% con respecto a los trimestres anteriores, y esto se debe al
incremento de las exportaciones.
Figura 7 Variación Trimestral del PIB 2016
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
2.2.2.2. Índice de Precios al Consumidor (IPC)
El Índice de Precios al Consumidor es una medida expresada en términos porcentuales,
sobre los precios de bienes o servicios que se consumen en un país. En Ecuador son 359
productos que constituyen la canasta y por ende a los que se les da mayor importancia
para investigar los precios, el costo total y compararlos con un año base. En nuestro país
se ha tomado como referencia el año 2014, como se observa el IPC se constituye en el
elemento principal para calcular la tasa de inflación.
Para septiembre del 2016 el Índice de Precios al Consumidor es de 105,28; que
comparado con el mes anterior, existe una variación de 0,15%. Esto significa que los
precios de los productos y servicios se han incrementado relativamente.
24
Tabla 3 Índice de Precios al Consumidor
MES INDICE
sep-15 103,93
oct-15 103,84
nov-15 103,95
dic-15 104,05
ene-16 104,37
feb-16 104,51
mar-16 104,65
abr-16 104,97
may-16 105,01
jun-16 105,38
jul-16 105,29
ago-16 105,12
sep-16 105,28
En: (Instituto Nacional de Estadísticas y Censos, 2016)
Figura 8 Índice de Precios al Consumidor
En: INEC (Instituto Nacional de Estadísticas y Censos, 2016)
2.2.2.3. Inflación
La tasa de inflación representa el cambio porcentual que tienen los precios de un país,
con respecto a un período anterior. Los precios son fijados relativamente en términos de
una unidad común es decir en la moneda oficial del país, en dólares americanos.
INDICE;
105,28
103,00
103,50
104,00
104,50
105,00
105,50
sep-1
5
oct
-15
nov-1
5
dic
-15
ene-
16
feb-1
6
mar
-16
abr-
16
may
-16
jun-1
6
jul-
16
ago-1
6
sep-1
6
$ U
SD
.
25
Si la inflación tiene un crecimiento elevado puede representar una amenaza para
algunos negocios ya que sus productos o servicios no se venderían en vista de que el
dinero perdería poder adquisitivo. O viceversa pueden incrementar la demanda de tal
forma que no alcanzaría la producción para abastecerla. Así que para poder controlar
este fenómeno se crean políticas económicas y fiscales, que regulen la economía del
país. A continuación se presenta el comportamiento de la tasa de inflación
respectivamente:
Tabla 4 Inflación Mensual a Septiembre 2016
MES INFLACIÓN MENSUAL
sep-15 0,26%
oct-15 -0,09%
nov-15 0,11%
dic-15 0,09%
ene-16 0,31%
feb-16 0,14%
mar-16 0,14%
abr-16 0,31%
may-16 0,03%
jun-16 0,36%
jul-16 -0,09%
ago-16 -0,16%
sep-16 0,15%
En: (Instituto Nacional de Estadísticas y Censos, 2016)
Figura 9 Inflación Septiembre 2016
-0,20%
-0,10%
0,00%
0,10%
0,20%
0,30%
0,40%
26
2.2.2.4. Riesgo País
El riesgo país es un concepto económico que ha sido abordado académica y
empíricamente mediante la aplicación de metodologías de la más variada índole: desde
la utilización de índices de mercado como el índice EMBI de países emergentes de
JPmorgan hasta sistemas que incorpora variables económicas, políticas y financieras.
El EMBI se define como un índice de bonos de mercados emergentes, el cual refleja el
movimiento en los precios de sus títulos negociados en moneda extranjera. Se la expresa
como un índice o como un margen de rentabilidad sobre aquella implícita en bonos del
tesoro de los Estados Unidos.
En otras palabras que tan seguro resultaría invertir en un determinado país. Actualmente
Ecuador colocó bonos del estado a un rendimiento del 10,75%, una tasa
extremadamente alta en comparación con los Estados Unidos que es del 0,25% y 0,50%.
Lo que indica que el riesgo país actual es elevado con 781 puntos al 17 de Noviembre
del 2016. (Banco Central del Ecuador, 2016)
2.2.2.5. Tasas de Interés
La tasa de interés representa un porcentaje de dinero que se cobra por la prestación de
dinero. Existen dos tasas de interés la tasa activa y la tasa pasiva.
TASA DE INTERÉS ACTIVA
La tasa de interés activa es aquella que reciben los bancos o entidades financieras por
préstamos otorgados a las personas o negocios. Según el Banco Central del Ecuador la
tasa activa referencial corresponde a los segmentos de producción, de interés comercial
y corporativo. A continuación se presentan datos de este indicador:
27
Tabla 5 Tasa de Interés Activa
Segmentos de Crédito Tasa Activa
Máxima
vigentes desde
Tasa
Activa
Máxima
vigente
para
Tasa
Activa
Efectiva
Referencial
Tasa Activa
Efectiva
Referencial
ago-15 nov-16 oct-16 nov-16
Prod. Corporativo 9,33 9,33 9 8,77
Prod. Empresarial 10,21 10,21 10,13 10,19
Prod. PYMES 11,83 11,83 10,92 10,97
Comercial Ordinario 11,83 11,83 9,34 9,26
Com. Prioritario Corporativo 9,33 9,33 8,71 8,38
Com. Prioritario Empresarial 10,21 10,21 9,97 10,01
Com. Prioritario PYMES 11,83 11,83 11,35 11,37
Consumo Ordinario 16,3 17,3 16,94 16,86
Consumo Prioritario 16,3 17,3 16,72 16,81
Educativo 9 9,5 9,5 9,5
Vivienda Interés Público 4,99 4,99 4,98 4,98
Inmobiliario 11,33 11,33 10,94 10,81
Micr. Minorista 30,5 30,5 26,69 27,22
Micr. Acum. Simple 27,5 27,5 24,91 25,03
Micr. Acum. Ampliada 25,5 25,5 21,3 21,43
Inversión Pública 9,33 9,33 8,01 8,18
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
TASA DE INTERÉS PASIVA
En cuanto que la tasa pasiva se convierte en aquella que pagan los bancos o entidades
financieras a los clientes, por mantener el dinero depositado en dicha institución. Los
porcentajes varían dependiendo del tipo de depósito y el plazo, como se muestra a
continuación:
28
Tabla 6 Tasa de Interés Pasiva
TASAS DE INTERÉS PASIVAS EFECTIVAS PROMEDIO POR INSTRUMENTO
TASAS REFERENCIALES % ANUAL TASAS REFERENCIALES % ANUAL
Depósitos a plazo 5,51 Depósitos de Ahorro 1,27
Depósitos monetarios 0,69 Depósitos de Tarjetahabientes 1,20
Operaciones de Reparto 0,16
TASAS DE INTERÉS PASIVAS EFECTIVAS REFERENCIALES POR PLAZO
TASAS REFERENCIALES % ANUAL TASAS REFERENCIALES % ANUAL
Plazo 30 -60 4,37 Plazo 121 – 180 5,76
Plazo 61- 90 4,85 Plazo 181 – 360 6,62
Plazo 91 – 120 5,61 Plazo 361 y más 7,70
OTRAS TASAS REFERENCIALES
Tasa Pasiva Referencial 5,51 Tasa Legal 8,38
Tasa Activa Referencial 8,38 Tasa mínima convencional 9,33
En: (Banco Central del Ecuador, 2016)
2.2.3. Factor Tecnológico
La dotación de equipos tecnológicos como las computadoras para este tipo de empresas
es muy bajo, según datos mencionados por la Dirección Nacional de Estadísticas y
Estudios de la EPS, utilizan entre dos y tres computadoras por cooperativa. Las
organizaciones de servicio que son el (61%) de las cooperativas, tienen mayor acogida
al uso de computadoras que las empresas de producción. Esto se debe a que no cuentan
con infraestructura suficiente.
De las empresas que si tienen un sistema computarizado, el 64% tiene acceso a internet,
16% posee servidores informáticos propios con sistemas centralizados, 23% hace uso de
sistemas contables contratados de otras empresas, así como los que están en desuso por
su falta de especialización contable como lo es Mónica y Tmax.
Muchos negocios de Economía Popular y Solidaria optaron por usar software debido al
aumento de sus transacciones y por facilidad de uso. A continuación se presentan
algunas razones más por las que se decidieron usar sistemas informáticos en estas
empresas:
29
Tabla 7 Razones por la que adquirió o usa el sistema informático contable – Primera
Medición, (%).
Tipo de
Cooperativa
Calidad Capacidad de
Transacciones
Es muy
reconocido
Facilida
d de Uso
Precio Se usa en
el Mercado
Soporte
Técnico
Consumo 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 100 % 0,0% 0,0%
Producción 25,0% 0,0% 0,0% 50,0% 25,0% 0,0% 0,0%
Servicios 18,3% 17,1% 6,1% 29,3% 15,9% 3,7% 9,8%
Vivienda 18,2% 18,2% 0,0% 45,5% 0,0% 18,2% 0,0%
Cooperativas
No Financieras
18,4% 16,3% 5,1% 31,6% 15,3% 5,1% 8,2%
En: Encuesta de Caracterización de cooperativas y asociaciones de la EPS y SFPS
Algunos softwares fueron adquiridos bajo licencia, otros arrendados, sin licencia y bajo
desarrollo propio con la finalidad de presentar sus balances a un cierre semestral o
anual.
Tabla 8 Estado de Propiedad del Software Contable, (%).
Tipo de
Cooperativa
Arrend
ado
Bajo
Licencia
Derecho a
Fuentes
Desarrollo
Propio
Sin
Licencia
Consumo 0,0% 100,0% 0,0% 0,0% 0,0%
Producción 0,0% 66,7% 0,0% 0,0% 33,3%
Servicios 7,9% 49,4% 3,4% 24,7% 14,6%
Vivienda 0,0% 50,0% 0,0% 41,7% 8,3%
Cooperativas No
Financieras
6,7% 50,5% 2,9% 25,7% 14,3%
En: Encuesta de Caracterización de cooperativas y asociaciones de la EPS y SFPS
La Asociación “JJJPCLimpio” optó por rentar un sistema contable denominado KEOPS
que se acoge a las necesidades que requiere el negocio, dentro de los cuales tiene
algunos módulos como control de inventarios, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por
pagar, contabilidad, rol de pagos, activos fijos y compras. El sistema les permite obtener
información oportuna y una vez que se familiarizan con el su manejo es fácil y de gran
utilidad.
30
2.2.4. Factor Demográfico
La Economía Popular y Solidaria se encuentra dividida en dos sectores principales que
son: El sector Financiero y el No Financiero. Dándole un enfoque al sector No
Financiero por poseer organizaciones que se encuentran activas, en liquidación, en
intervención y otras ya liquidadas.
Figura 10 Estado de las empresas que constituyen el sector No Financiero de EPS.
En: Información Actualizada según catastro de EPS a 20 de mayo de 2016*
Organizaciones de Apoyo.
De las organizaciones que aún permanecen activas son 8.159, de las cuales 1.155
pertenecen a las asociaciones de servicio, un nivel muy alto que se ha desarrollado en
las provincias de Guayas, Guayaquil, Santo Domingo y Pichincha.
El capital humano de estas organizaciones está representado en un 20% por mujeres y
80% por hombres. La instrucción de educación que ellos manejan, cumple con
conocimientos de primaria y secundaria, apenas el 0.7% tiene nivel de instrucción
superior.
02000400060008000
10000
1
ACTIVAS 8159
EN LIQUIDACIÓN 199
EN INTERVENCIÓN 66
LIQUIDADAS 32
N°
Org
an
izaci
on
es
SECTOR NO FINANCIERO
31
Tabla 9 Nivel de Educación por Cargo, (%).
Incompleta Completa Incompleta Técnica Pregrado
Presidente 0.04% 0.4% 37.5% 2.9% 26.1% 4,3% 1,4% 17,1% 3,6% 6,4% 100%
Representante
Legal0.04% 1.1% 23.2% 4.6% 16.4% 4,6% 2,5% 8,9% 3,9% 34,3% 100%
Otros
Administrativos0.04% 0.4% 23.9% 6.1% 22.1% 4,3% 2,5% 9,3% 1,8% 29,3% 100%
Operativos 0.04% 0.0% 8.2% 1.1% 10.4% 0,7% 0,7% 1,4% 70,0% 76,4% 100%Experiencia
Salud0.0% 0.0% 0.4% 0.0% 0.4% 0,0% 0,7% 0,0% 40,0% 98,2% 100%
Experiencia
Seguridad
Ocupacional
0.0% 0.0% 0.4% 0.0% 0.4% 0,0% 0,7% 0,0% 40,0% 98,2% 100%
Junta
Administrativa0.0% 0.4% 36.8% 3.2% 23.9% 1,4% 1,8% 6,1% 1,1% 25,4% 100%
Junta de
Vigilancia0.0% 0.7% 31.4% 3.9% 21.8% 1,1% 0,7% 5,4% 0,4% 34,6% 100%
Otros 0.04% 0.0% 8.9% 1.4% 2.1% 0,0% 1,1% 2,1% 0,0% 83,9% 100%
No tiene TotalSuperior
Cargo Alfabet Jardín PrimariaSecundaria
Postgrado
En: Encuesta de Caracterización de cooperativas y asociaciones de la EPS y SFPS
2.2.5. Factor Socio Cultural
Dentro de este factor se encuentran inmersos los valores, creencias, normas, lenguaje y
símbolos de una organización. Las empresas de Economía Popular y Solidaria trabajan
en un ambiente familiar de apoyo y de mayor confianza.
No existe rigurosidad en las normas y reglamentos internos por lo que las empresas se
pueden volver vulnerables al no estar de acuerdo en alguna situación. Sin embargo
existen asambleas de vigilancia de carácter administrativo que comunican los
inconvenientes de las organizaciones para que puedan ser atendidos.
2.3. Microambiente
2.3.1. Los Clientes
El servicio de limpieza y mantenimiento que ofrece “JJJPCLimpio”, tiene una
capacidad productiva de 1402 en Limpieza de Interiores y Exteriores Tipo III, referentes
a limpieza de oficinas y espacios interiores amoblados, limpieza de áreas operativas,
32
limpieza de baterías sanitarias, limpieza de áreas de circulación, limpieza de áreas
exteriores, limpieza de áreas restringidas, limpieza de parqueadero y patios, limpieza de
parques y jardines, limpieza de vidrios externos y limpieza de áreas de atención al
público. Y una capacidad productiva de 794 en Servicio de Limpieza en Unidades
Educativas, como apoyo a la limpieza de baterías sanitarias.
Los principales clientes que posee la empresa, se encuentran ubicados en la ciudad de
Quito:
o Limpieza de Interiores y Exteriores Tipo III:
EMPRESAS PÚBLICAS: Empresa Pública de Hidrocarburos del Ecuador EP.
Petroecuador, Quito Turismo, Contraloría General del Estado, Ministerio del
Ambiente, Servicio de Gestión Inmobiliaria del Sector Público, Base Aérea
Mariscal Sucre Bamas, Empresa Pública Metropolitana de Gestión de Destino
Turístico.
EMPRESAS PRIVADAS: Surtimédica Cía. Ltda., Clínica Cotocollao, Centro
de Especialidades Médicas Nueva Aurora.
o Limpieza en Unidades Educativas:
Unidad Educativa Réplica 24 de Mayo, Emilio Uzcategui, Colegio Técnico
Miguel de Santiago, Chikitines, Escuela Marquesa de Solanda, Escuela Oswaldo
Vaca Lara, Colegio Amazonas, Instituto Tecnológico Benito Juárez, Colegio
Consejo Provincial de Pichincha, Colegio Militar Abdón Calderón, Policía
Nacional del Ecuador, Colegio Técnico Humanístico Quito, Colegio María
Angélica Idrobo, Colegio Mejía, Unidad Educativa Eugenio Espejo, Escuela 10
de Agosto y Escuela Virginia Larenas.
La empresa busca garantizar que el servicio sea de calidad, a través de innovación
permanente, a pesar de que lleva un año en el mercado, ha logrado captar clientes
potenciales sobre todo en el sector público, actualmente existe fidelidad en algunos
clientes ya que han pedido renovación de contratos debido a la eficiencia y desempeño
que ha demostrado la empresa “JJJPCLimpio”.
33
2.3.2. Los Proveedores
Para llegar a que la satisfacción del cliente sea plena, se hace necesario seleccionar a
proveedores que contribuyan a prestar un servicio de calidad, es así como
“JJJPCLimpio” posee los siguientes proveedores para el desarrollo de sus operaciones:
o Corporación Favorita C.A.: Insumos de Limpieza como toallas, detergentes,
lustres, guantes, cepillos, escobas entre otros.
o Ambacar Cía. Ltda.: Suministros para maquinarias de operación como
aspiradoras, abrillantadora, podadora, hidrolavadoras, bombas fumigadoras,
bombas de succión.
o Servicios Integrales de Hotelería, Alimentación y Mantenimiento SIHAMA Cía.
Ltda.: Servicio de Alimentación en desayuno, almuerzo y merienda para
empleados.
o Tiendas Industriales Asociadas (TIA) S.A.: Compra de insumos para la limpieza
como esponjas, lustres, viledas, raticidas, toallas, entre otros.
o Notaría Quinta Pichincha – Alexandra Endara: Encargado de solucionar
aspectos legales de la empresa, como certificaciones, documentos notariados y
reconocimiento de firmas.
o Empresa Pública Metropolitana de Movilidad y Obras Públicas: Uso de
parqueadero.
o Enkador S.A: Compra de insumos para limpieza, toallas microfibra.
o Corporación el Rosado S.A: Adquisición de materiales para limpieza como,
alcohol antiséptico, aromatizante, ambiental , desinfectante aromaterapia, cloro
líquido, atomizador, mano de oso, bomba para baños, detergente, escoba de
pluma, escoba de coco, estropajo reforzado color verde, paño microfibra, fundas
de basura negras industriales, fundas de basura blancas pequeñas, guantes
bicolor calibre 25, insecticida, lavavajilla, aceite rojo para limpiar muebles, tela
repuesto de mopa para barrido, tela repuesto de mopa para trapeo, squash y
extensión, recogedores de basura, trapeadores jumbo, guantes de nitrilo, lija de
agua, jabón líquido.
o Vicombustibles Cía. Ltda.: Compra de combustible y diésel para vehículos y
maquinaria.
o Comercial Kywi S.A: Insumos para la limpieza y herramientas de trabajo.
34
o Distribuidora de Libros y Papelería Dilipa Cía. Ltda.: Suministros y útiles para
uso de oficinas como carpetas, hojas de papel bon, perforadoras, esferos,
archiveros y más.
o Keops Corporación: Provee el servicio del sistema contable.
o Asociatividades SEPS: Para impulsar el sector popular y solidario se prefiere
comprar uniformes realizados por estas empresas textiles.
De los proveedores aquí mencionados se agregan los de servicios básicos de agua, luz
teléfono e internet que hacen parte de las oficinas administrativas de la empresa. Los
proveedores mencionados con anterioridad, han logrado que la “JJJPCLimpio” brinde
un servicio adecuado a sus clientes hasta la actualidad.
2.3.3. La Competencia
“JJJPCLimpio” se encuentra inmerso dentro de un sector competitivo que muestra un
mercado de competencia perfecta, en vista de que existen compradores y vendedores
que estiman un precio en el mercado para prestar sus servicios. Depende de cada
entidad el valor agregado que quieran darle al servicio y como desempeñarse en cada
una de sus funciones.
Dentro de la competencia podemos encontrar a empresas tanto del sector popular y
solidario como también empresas del sector privado:
o Economía Popular y Solidaria: Asociación de Servicios de Limpieza
ASOWASH, Manos Limpias por un Sumak, Servilimpio, Servi Brillantes,
Asociación 14 de Diciembre, Asociación Claro y Purpura entre otros.
o Sector Privado: MaxiClean, Total Clean, Thecno Green Corp., Limpieza Quito
entre otras.
2.3.4. Los Intermediarios
Se constituye como un intermediario principal de las empresas de Economía Popular y
Solidaria el Servicio de Contratación Pública (SERCOP), esta entidad trata de regular
35
las adquisiciones, compras, adquisición de servicios, arrendamiento y más rubros que
necesiten las empresas del Estado.
Una vez que sale determinado requerimiento de producto o servicio, el SERCOP
difunde la noticia a los proveedores para iniciar el proceso de selección, los
participantes ingresan a dicho proceso y si cumplen con los requisitos a convenir se
adjudica la emisión del contrato al ganador, para que brinde sus servicios a la entidad
del estado respectiva.
Es indispensable tener la documentación legal al día e incrementar puntos en la
capacidad productiva, para poder participar.
2.3.5. El Banco
El Banco General Rumiñahui, vendría a ser para “JJJPCLimpio” un Intermediario
Financiero, que le ayuda la organización con las operaciones diarias de su actividad
económica como son pago de sueldos, pago a proveedores, depósitos y transferencias
interbancarias de sus clientes, recolección de cuotas de los socios en una cuenta de
ahorros, además de préstamos, sobregiros, entre otros servicios.
2.4. Cuadro resumen de oportunidades y amenazas
En base a los factores anteriormente revisados y en conjunto con el personal de la
Asociación “JJJPCLimpio” se definió las Oportunidades y Amenazas que tienen
relación con el negocio:
36
Tabla 10 Resumen del Entorno Externo - Oportunidades
ANÁLISIS DEL ENTORNO EXTERNO (OPORTUNIDADES)
1. OPORTUNIDAD La política pública respalda al Plan Nacional del Buen Vivir
para dar apertura al crecimiento del sector de Economía
Popular y Solidaria.
2. OPORTUNIDAD La tasa de interés activa y pasiva, posee variaciones no muy
representativas, lo que indica un nivel confiable y aceptable
de inversión y fiabilidad con el BGR.
3. OPORTUNIDAD Respecto al Factor Tecnológico se está haciendo uso de un
sistema contable ERP.
4. OPORTUNIDAD El SERCOP brinda un apoyo especial a las empresas de
EPS, con el fin de impulsar la matriz productiva.
5. OPORTUNIDAD Mediante el Catálogo Electrónico la empresa tiene una
capacidad productiva alta.
Tabla 11 Resumen del Entorno Externo - Amenazas
ANÁLISIS DEL ENTORNO EXTERNO (AMENAZAS)
1. AMENAZA Elevado costo en la adquisición del software contable.
2. AMENAZA El nivel de educación tanto de directivos como operarios es
relativamente bajo, apenas cumplen con la instrucción
secundaria.
3. AMENAZA No existe normativa interna que regule el sistema de gestión de
cobro, pagos a proveedores y empleados.
4. AMENAZA Empresas de la competencia, poseen mayor experiencia en el
mercado de servicios de limpieza.
5. AMENAZA Baja calidad en los productos proporcionados por los
proveedores.
2.5. Entorno interno
El presente análisis permitirá identificar las fortalezas y debilidades que posee la
organización, en otras palabras identificar con qué recursos y capacidades cuenta la
empresa al momento. Para lo cual se tomará en cuenta las actividades primarias y de
apoyo, plasmadas en la cadena de valor.
2.5.1. Cadena de Valor
La cadena de valor está centrada en las actividades primarias, ya que son las que guían
el servicio de limpieza y mantenimiento, es la parte operativa y la razón de ser de la
37
empresa. Las demás actividades también tienen importancia y se complementan con las
primarias, por eso se las denomina de apoyo.
Figura 11 Cadena de Valor
En: Elaboración propia en base a (Porter, 2016)
Una vez definida y estudiada la cadena de valor se procede a calificar el nivel de manejo
de cada uno de los factores. Se estableció una escala de calificación de 1 a 5,
ponderadas de la siguiente manera: (1-2) = debilidad, 3 promedio y (4-5) se constituye
una fortaleza.
INFRAESTRUCTURA DE LA EMPRESA:
Gestión, planificación, manejo de contabilidad y finanzas, asuntos
legales de gobierno y gestión de calidad
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS:
Selección, Contratación, colocación, entrenamiento, evaluación,
relaciones personales.
DESARROLLO TECNOLÓGICO:
Insumos tecnológicos, soporte y mantenimiento, sitio web,
actualización de la información.
APROVISIONAMIENTO – COMPRAS:
Compra de materia prima, suministros, activos fijos.
PEDIDOS
(SERCOP)
Solicitud
del pedido
vía
telefónica,
o emisión
de la orden
de compra
por el
catálogo
electrónico.
OPERA-
CIONES
Asignación
y
distribució
n de
horarios,
oficinas,
departamen
tos, pisos
etc.
(Cronogra
ma de
actividades
)
DISTRIBU
-CIÓN
Distribución
de
implemento
s de
limpieza,
maquinaria
y programas
de
despacho.
VENTAS,
EJECU-
CIÓN
DEL
SERVI-
CIO
Realizar el
servicio,
supervisar
el servicio.
MANEJO
DEL
SERVI-
CIO
Mantenimi
ento del
equipo,
capacitaci
ones,
garantías.
AC
TIV
IDA
DE
S D
E A
PO
YO
A
CT
IVID
AD
ES
PR
IMA
RIA
S
38
Matriz de Calificación de Factores
MATRIZ DE CALIFICACIÓN DE FACTORES
CADENA DE VALOR
N
° FACTOR
VALORA-
CIÓN JUSTIFICACIÓN
1
Infraestructura de
la Empresa 2
No existen manuales ni lineamientos
funcionales a seguir, los procesos son
improvisados.
2
Gestión de
Recursos Humanos 2
La contratación de personal no posee una
evaluación previa, tampoco un proceso de
selección, ni revisión de documentación del
empleado completa.
3
Desarrollo
Tecnológico 3
El sistema KEOPS es un ERP que cumple
con las necesidades de algunos módulos,
pero los empleados necesitan conocer el
sistema y estar familiarizados.
4
Aprovisionamiento
– Compras 2
No hay un proceso de selección de
proveedores, ni un control de inventarios de
suministros de limpieza en la bodega.
5
Pedidos
(SERCOP) 4
El proceso de contratación es legal,
transparente con documentación al día.
6 Operaciones 3 La distribución de trabajo y cargas horarias
se encuentra a cargo del supervisor.
7 Distribución 2
Los materiales tardan en llegar al punto de
servicio y la calidad de algunos productos
no es buena.
8
Venta - Ejecución
del Servicio 4
Gran parte de los socios es responsable con
su trabajo, posee buen desempeño laboral en
su puesto de trabajo.
9
Manejo del
Servicio 3
Falta de comunicación para reparaciones y
mantenimientos de la maquinaria.
SUMA TOTAL 25
CALIFICACIÓN
PROMEDIO 2,78
39
Dependiendo de la justificación, algunos factores representan debilidades como también
fortalezas para la organización. Si tomamos la calificación en su conjunto de 2,78,
quiere decir que “JJJPCLimpio” tiene un nivel promedio en el manejo de sus
capacidades internas, y esto se debe a que posee debilidades en gran parte de los
factores analizados.
2.5.2. Cuadros resumen de las Fortalezas y Debilidades.
Tabla 12 Resumen Entorno Interno - Fortalezas
ANÁLISIS DEL ENTORNO INTERNO (FORTALEZAS)
1. FORTALEZA El software contable que maneja la empresa le proporciona
información eficiente, maneja algunos módulos básicos.
2. FORTALEZA El proceso de pedidos establecido con el intermediario
SERCOP, se lleva con eficiencia y documentación legal al día
para cualquier proceso de generación de contratos y de nuevas
órdenes de compra con las empresas del estado.
3. FORTALEZA La distribución de horarios es establecida por cada supervisor
de planta que conoce todas las áreas del servicio, la misma se
encarga se verificar la habilidad y capacidad de trabajo de cada
empleado.
4. FORTALEZA El desempeño del personal es adecuado y no existen quejas
por parte de los superiores y tampoco de los clientes.
Tabla 13 Resumen Entorno Interno - Debilidades
ANÁLISIS DEL ENTORNO INTERNO (DEBILIDADES)
1. DEBILIDAD Muchos de los procesos que realiza la empresa son
improvisados, no existen lineamientos establecidos.
2. DEBILIDAD La recepción de carpetas de personal es muy continua, sin
embargo no existe un proceso de selección de personal
capacitado y competente para ocupar el cargo.
3. DEBILIDAD Falta de control de materiales de limpieza.
4. DEBILIDAD Falta de comunicación para la entrega de materiales y repuestos
de la maquinaria de limpieza.
40
2.5.3. Resumen del Análisis FODA
Con base al listado de las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
anteriormente mencionadas se procede a evaluar los puntos fuertes en los que
“JJJPCLimpio” tiene mayor apoyo y soporte y los puntos débiles en los que la empresa
deberá mejorar, tomar medidas correctivas, evitarlas o tratar de salir adelante.
Resumen d Análisis FODA – DAFO
INT
ER
NO
S
FORTALEZAS OPORTUNIDADES
EX
TE
RN
OS
F1: Software contable eficiente
para la empresa.
O1: Crecimiento del Sector
Económico Popular y Solidario
F2: Proceso de licitación de
contratación pública eficiente y
eficaz.
O2: Tasas de interés confiables
para la inversión de dinero.
F3: Distribución de horarios
operativos adecuado.
O3: Los sistemas ERP son
completos y estimulan el
desarrollo de la organización.
F4: Colaboración y ganas de
trabajar del personal.
O4: Gran acogida del SERCOP
para las empresas del sector
popular y solidario.
O5: Calificación de Capacidad
Productiva Alta.
DEBILIDADES AMENAZAS
D1: Procesos improvisados y
sin lineamientos.
A1: Elevado costo en
adquisición de softwares ERP.
D2: No existe un proceso de
selección de personal
capacitado y competente para
ocupar el cargo.
A2: Nivel de educación de
directivos y operarios bajo.
D3: Falta de control de
materiales de limpieza.
A3: No existe normativa
interna para la gestión de
cobros y pagos.
D4: Falta de comunicación en
entrega de materiales y
repuestos de la maquinaria de
limpieza.
A4: Competencia con mayor
experiencia en el mercado de
servicios de limpieza.
A5: Baja calidad en los
productos proporcionados por
los proveedores.
41
Matriz FODA
MATRIZ FODA
FORTALEZAS (F) DEBILIDADES (D)
1. Software contable
eficiente para la empresa.
1. Procesos improvisados
y sin lineamientos.
2. Proceso de licitación de
contratación pública eficiente
y eficaz.
2. No existe un proceso
de selección de personal
capacitado y competente
para ocupar el cargo.
3. Distribución de horarios
operativos adecuado.
3. Falta de control de
materiales de limpieza.
4. Colaboración y ganas de
trabajar del personal.
4. Falta de comunicación
en entrega de materiales y
repuestos de la
maquinaria de limpieza.
OPORTUNIDADES (O) ESTRATEGIAS (FO) ESTRATEGIAS (DO)
1. Crecimiento del Sector
Económico Popular y
Solidario
Capacitar al personal
administrativo para el uso
eficiente del software
KEOPS.
(F1,F4, O3)
(1)
Definir funciones y
responsabilidades a cada
miembro de la
organización.
(D1, D2,O1,O4)
(1)
2. Tasas de interés
confiables para la
inversión de dinero.
3. Los sistemas ERP son
completos y estimulan el
desarrollo de la
organización.
Postularse a más procesos de
contratación pública e
incrementar la capacidad
productiva con el SERCOP
(F2, F4, O1, O4)
(2)
Controlar física y
digitalmente los ingresos,
salidas y costos de la
maquinaria y materiales
de limpieza.
(D3, D4, O3)
(2)
4. Gran acogida del
SERCOP para las
empresas del sector
popular y solidario.
AMENAZAS (A) ESTRATEGIAS (FA) ESTRATEGIAS (DA)
1. Elevado costo en
adquisición de softwares
ERP. Crear políticas internas para
gestionar el cobro y pago de
cuentas pendientes.
(F2, F4, A3)
(1)
Actualizar al personal en
temas contables, de
software, desechos, salud
entre otros para mejorar
la calidad del servicio y
de los procesos.
(D1,D2,A2,A3,A4)
(1)
2. Nivel de educación de
directivos y operarios
bajo.
3. No existe normativa
interna para la gestión de
cobros y pagos.
4. Competencia con
mayor experiencia en el
mercado de servicios de
limpieza.
Utilizar recursos
tecnológicos, materiales y
humanos de calidad para
mejorar el servicio y por
ende adquirir experiencia en
el mercado.
(F1, F2, F4, A1, A4, A5)
(2)
Diseñar formatos y
documentación que
agiliten los procesos
básicos de la empresa
como para el control del
personal y suministros de
bodega. (D2, D3, D4, A2,
A3, A5)……………....(2)
5. Baja calidad en los
productos proporcionados
por los proveedores.
42
2.6. Stakeholders
Este término surge como una nueva herramienta en la administración, sin embargo ya
existían ciertas acepciones desde 1983 por el autor Edward Freeman que poco a poco se
han ido modificando de acuerdo a la realidad empresarial. De modo que para el
Stakeholders es un grupo de personas u organizaciones que mantienen una relación
directa o indirecta con la empresa y pueden verse afectados por las decisiones,
actividades y acciones de la misma empresa, y que recíprocamente podrían influir o
ejercer poder en ella. (Oré Muñoz, 2014)
Pmbok en su quinta edición nos menciona que stakeholders: Es un conjunto de
interesados, un grupo o individuos de una organización que pueden afectar o verse
afectados, o prescribir a sí mismos como afectados por una decisión, actividad o
resultado. En otras palabras “algo que ganar o perder”.
La tarea clave es identificar a los grupos, individuos, departamentos, comunidades que
afectaran positiva o negativamente a la organización.
Para la aplicación de esta metodología existen algunos modelos de mapeo, que nos
permiten identificar y clasificar los stakeholders. Entre estos están los siguientes:
a) Modelo Mintzbergh: Analiza factores como la amenaza y la cooperación entre
los grupos de interés, es decir cuál es el impacto positivo o negativo para la
organización y si estos grupos están a favor o en contra.
b) Modelo Gardner: Influyen factores como el dinamismo, poder e interés,
permitiendo identificar los posibles problemas que puede haber en la
organización y si estos son manejables, predecibles, peligrosos o pueden
representar una oportunidad, además identifica el mínimo de los esfuerzos,
mantenerse informado, satisfecho y los jugadores claves de la organización.
c) Modelo Edward Freeman: Maneja la relación de cercanía organizacional, su
importancia, identificando así a los stakeholder internos como externos.
d) Modelo Mitchell, Agle y Wood: Combina tres características de poder,
legitimidad y urgencia que identifican siete comportamientos de stakeholders
que son; Latente, discrecional, demandante dominante, peligroso, dependiente,
definitivo. Este modelo es el más completo ya que nos permite un análisis de
principio a fin a través del tiempo. (Cazorla Cisneros, 2015)
2.6.1. Identificación y Clasificación de los Stakeholders
Para identificar los distintos grupos de interés es necesario conocer cuáles son las partes
que pueden influenciar positiva y negativamente a la empresa.
Para el respectivo análisis se hará uso de del modelo de Gardner, que nos ayudará a
clasificar a los grupos de interés clave y de importancia para la organización.
43
Tabla 14 Identificación de Stakeholders
GRUPO DE
ACTORES
SOCIALES
ACTORES
CLAVE
ROL QUE
DESEMPEÑANIVEL DE INTERÉS
JERARQUIZA
CIÓN DE SU
PODER
Superintendencia de
Economía Popular y
Solidaria
Actua como
organismo
regulador y de
control.
El nivel de interés es alto ya que
trata de incrementar el valor de la
matriz productiva del país.
Alto
Servicio de
Contratació Pública
Es el
intermediador
para conseguir
contratos con las
empresas del
estado.
El nivel es medio ya que tiene
muchas asociaciones a las que
puede solicitar servicios.
Alto
PETROECUADORUn cliente
potencial
El nivel es alto ya que por el
tamaño de la empresa requiere de
personal adecuado y
comprometido para que se
Alto
Unidades Educativas.Un cliente
potencial
El nivel es bajo no le da
importancia a este tipo de
servicios.
Medio
Disjavi
Suministrador de
materiales de
limpieza
El nivel es alto porque es el
principal proveedor de materiales.Bajo
AmbacarProveedor de
maquinaria
El nivel es bajo en vista de que
tiene gran cantidad de clientes a
nivel país.
Bajo
Competencia ASOWASH
Brinda servicios
de limpieza para
empresas del
estado.
El nivel de interés es alto porque
se encuentra compitiendo en un
mismo nivel.
Alto
Lucia Calderon Administradora
El nivel de interés es alto para
seguir en la administración de la
misma.
Medio
Julia EspinosaRepresentante
Legal
El nivel de interés es alto por
ingresos económicos y bienestar
familiar.
Medio
Lourdes ErazoSocia y
trabajadora
El nivel de interés es bajo no tiene
intenciones de cuidar la imagen de
la empresa, su commportamiento
no es adecuado.
Medio
Lidia BorjaSupervisora de
planta
El nivel de interés es alto podría
formar parte de la administración.Alto
Trabajadores /
Socios
Clientes
Administraciones
Públicas
Proeveedores
Directivos
En: Base al Modelo Gardner 1986.
44
Con relación a lo anteriormente expuesto se presentan los resultados por medio de una
matriz de poder/interés en el cual se hace referencia al poder y grado de interés que
tienen por la organización.
Figura 12 Matriz de Poder/ Interés
En: Base a Gardner
2.6.2. Análisis de los Stakeholders
PRIMER CUADRANTE: Nivel de Interés Alto – Nivel de Poder Alto
Los “Stakeholders” o grupos de interés ubicados en el primer cuadrante se denominan
“cambiantes”, debido a que su comportamiento es impredecible, a veces pueden tener
resultados positivos para la organización y en otros casos podrían representar una
amenaza, no se puede cambiar o controlar estos grupos porque están fuera del alcance
de la organización, pero como una estrategia para este cuadrante es preferible llevar
una relación manejable y sujetarse a políticas que ellos la impongan. (Tezorlo, 2014)
El organismo de control principal para la empresa es la Superintendencia de Economía
Popular y Solidaria (SEPS), que tiene un nivel de influencia elevado para gestionar la
normativa de este tipo de empresas y puedan seguir operando en el mercado, generando
cambios positivos a la matriz productiva del país, a la vez de que representa un riesgo
en el caso de que se elimine el sector económico popular y solidario, los pequeños
emprendedores no podrían continuar con sus negocios y varias empresas quebrarían.
Mantener Satisfecho
(SEPS)
(PETROECUADOR)
(ASOWASH)
(Lidia Borja)
Gestionar
Atentamente
(SERCOP)
Monitorear - Mínimo
esfuerzo
(Disjavi)
(Lucía Calderón)
(Julia Espinosa)
Mantener Informado
(Unidades
Educativas)
(Ambacar)
(Lourdes Erazo)
ALTO MEDIO BAJO
ALTO
MEDIO
BAJO
NIVEL DE INTERÉS
NIV
EL
DE
PO
DE
R
BAJO
45
PETROECUADOR es un cliente potencial para la empresa si continúan prestando el
servicio de limpieza pueden abrir más puestos de empleo, pero si este presenta
inconformidades y da por terminado el contrato gran parte de la empresa puede quedar
desempleada y con menores ingresos.
En cuanto ASOWACH es parte de la competencia y posee las mismas características de
la empresa en el ámbito de economía popular y solidaria y al menor descuido podría
tomar la posta para convertirse en una empresa líder en el sector de la industria así como
convertirse en un aliado para que este tipo de empresas creen convenios y nuevos
proyectos.
La señora Lidia Borja es parte del personal que posee “JJJPCLimpio” y puede ser
influyente positivamente en vista de que ocupa el cargo de supervisor, se mantiene en
contacto constante con los demás empleados, ayuda a que se cumplan las tareas del
servicio responsablemente pero a su vez puede influir negativamente interviniendo en
las acciones de la administración y prestando mala información a los demás socios que
no conocen de temas contables y financieros.
SEGUNDO CUADRANTE: Nivel de Interés Bajo – Nivel de Poder Alto
A este grupo de “Stakeholders” se los denomina “Defensivos” debido a que su nivel de
interés o cooperación es relativamente bajo y el nivel de poder o amenaza es alto, por lo
general en este grupo se ven involucrados instituciones o personajes del entorno externo
a la empresa en el cual no se tiene control ni tampoco influencia directa, así que la
estrategia más recomendable para este caso es defenderse y proteger a la empresa de
posibles cambios. (Tezorlo, 2014)
De acuerdo a la investigación realizada en la empresa, el Servicio de Contratación
Pública (SERCOP) es uno de los stakeholders que afectaría directamente a la
organización en el caso de que se eliminaran acuerdos y procesos de contratación de los
servicios con empresas del estado, debido a que es el principal intermediador para
generar ingresos y empleo a la organización. Por otra parte el nivel de cooperación del
SERCOP podría ser bajo ya que no limita a la empresa, para que pueda prestar sus
servicios de limpieza en el sector privado. A esto la estrategia más recomendable es
gestionar atentamente los procesos de contratación, cumpliendo con todos los requisitos
y documentación que el SERCOP solicita y en el tiempo exacto.
46
Con el tiempo el Servicio de Contratación Pública (SERCOP) podría convertirse en un
aliado importante para el crecimiento de este tipo de empresas, creando nuevos
proyectos como la creación de la Cámara de Economía Popular y Solidaria la cual estará
dando sus primeros pasos para el mes de abril del 2017, este proyecto consiste en afiliar
a gran número de socios de diversas industrias, en el que puedan reunirse para brindar
cursos de capacitación en varias áreas, asesoramiento legal y financiero, representación
y demás alcances que las autoridades tienen en mente para un futuro no muy lejano de
modo que continúen impulsando el crecimiento de la matriz productiva del país.
TERCER CUADRANTE: Nivel de Interés Bajo – Nivel de Poder Bajo
Los stakeholders que se encuentran en este cuadrante se los denomina “Sostenidos”
debido a que mantienen un equilibrio de interés bajo y poder bajo que no perjudican a
los objetivos de la empresa ni tampoco benefician, sin embargo la estrategia más
adecuada para tratar a estos grupos es tratar de no invertir con demasiados esfuerzos o
recursos que a la final no servirían de nada, lo que se debería hacer es mantenerlos y
seguir haciendo lo mismo. (Tezorlo, 2014)
En lo que respecta a este grupo de involucrados, “JJJPCLimpio” tiene a sus principales
clientes de las Unidades Educativas que no representan grandes ingresos para la
empresa porque el servicio de limpieza que presta es por horas sin embargo no debe
invertir en muchos materiales y suministros para este sector porque podría en un futuro
tener pérdidas.
Ambacar es un proveedor de vehículos y repuestos que “JJJPCLimpio” hace uso de vez
en cuando para la compra de su maquinaria, repuestos o mantenimiento, no influye en la
empresa pero es necesario estar en contacto por los créditos que le concede a la empresa
para que este al día en sus obligaciones.
La señora Lourdes Erazo forma parte de “JJJPCLimpio” como socia y trabajadora, su
nivel de interés es neutro en la organización debido a que su desempeño en los últimos
meses no ha sido eficiente y no le brinda la atención que debería a su puesto de trabajo,
se deberá poner atención a esta parte del personal para que no contagie al resto a su vez
“JJJPCLimpio” deberá tomar decisiones y buscar un remplazo que esté de acuerdo a los
objetivos que busca la empresa.
47
CUARTO CUADRANTE: Nivel de Interés Alto – Nivel de Poder Bajo
El grupo de stakeholders que corresponde a este cuadrante es de carácter emprendedor y
tiene la disposición para cumplir con los objetivos de la empresa por eso se los
denomina “Ofensivos”. La capacidad de interés y cooperación es alta, es por ello que la
empresa tiene impulso y motivación para ir en la dirección que se proponga, el nivel de
poder es bajo por lo que no representa una amenaza actual y posiblemente tampoco
represente una amenaza en el futuro. La estrategia recomendada para este grupo de
stakeholders es desarrollar al máximo las capacidades de estos grupos para lograr el
mejor desempeño de la organización.
En el caso que se está analizando, “JJJPCLimpio” considera como parte de este equipo
emprendedor a Lucía Calderón y Julia Espinosa que son la cabeza directiva de la
organización además de uno de sus proveedores estrella Disjavi. Si el objetivo de este
equipo es explotar el potencial de cada uno, entonces Lucía Calderón al ser la
administradora de la empresa debe potenciar su capacidad para tomar decisiones, crear
un talento humano a su alrededor que inspire confianza, que dé resultados y no se deje
llevar por apariencias o apegos familiares que es lo que influyen en este tipo de
organizaciones, como lo haría un profesional ético, ser imparcial. Ser impulsadora de
nuevos proyectos para la organización, a pesar de que recién está iniciando tiene la
facultad de crear buenos cimientos para que la empresa continúe creciendo.
Julia Espinosa es la representante legal de “JJJPCLimpio” y como bienestar para su
organización debería tomar proyectos de capacitación hacia los empleados en el uso de
productos químicos, desechos, mantenimiento, uso de ácidos entre otros temas, con la
ayuda de su proveedor Disjavi que también facilita este tipo de cursos. Es bueno que el
personal se especialice en ese tipo de temas por el bienestar de su salud personal como
también laboral y porque de ese modo “JJJPCLimpio” podría abrir su catálogo de
servicios hacia hospitales, centros de salud, clínicas, laboratorios y demás áreas.
Este análisis refleja diferentes perspectivas que quizás con otras técnicas no se pueden
observar a profundidad, los grupos de interés en la organización son muy amplios por
esto es recomendable detenerse a pensar quienes pueden influir directa o indirectamente
en la organización.
48
3. ASPECTOS TEÓRICOS DEL MODELO DE GESTIÓN
ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
Cuando una empresa parte con una buena constitución y administración se logrará
obtener beneficios que perduren en el tiempo, siempre y cuando se cumplan con
procesos, funciones y responsabilidades, que direccionen el buen uso de los recursos
materiales, humanos tecnológicos e inclusive el tiempo.
Las organizaciones pequeñas viven en la incertidumbre de un pensamiento tradicional
en el que no están seguros de la necesidad de tener una gestión para definir tareas o
costos, se lanzan a la iniciativa y sentido común, usando paradigmas que les ayuden a
sobrevivir en el mercado, sin tomar en cuenta que pueden llegar a extinguirse.
MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO FINANCIERO
Se considera como una estructura de pasos a seguir el cual no es rígido, pues actúa de
forma dinámica para que pueda ser adaptado a más organizaciones, recordando que
dentro del mismo se sigue una metodología que ayuda a la empresa a tomar decisiones a
nivel de recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos. Refiriéndonos a este
tipo de empresas de Economía Popular y Solidaria deben establecer procesos y
funciones que no sean tan burocráticos, porque se perdería la esencia de su naturaleza y
la razón por la cual se crearon.
3.1. Gestión administrativa
La gestión administrativa se constituye como la filosofía corporativa de la organización,
la misma que lleva a cabo los procesos básicos de la organización de una forma
sistemática, es por ello que sigue las cuatro etapas del proceso administrativo:
planeación, organización, dirección y control.
Debido a que en toda empresa se desarrolla un sin número de tareas y actividades se
hace necesario establecer parámetros de responsabilidad y autoridad que apoyen al
logro de la misión, visión, objetivos y valores corporativos de la empresa. Para esto se
apoyan en la gestión administrativa como un modelo que dispone de fundamentos
coherentes. (Gestión y Administración, 2015)
49
Filosofía Empresarial
Cada organización trabaja bajo un esquema propio con sueños, ideales y metas por
alcanzar, su conocimiento es diverso al igual que la esencia con la que fueron creadas.
La cultura organizacional se ve reflejada por la iniciativa de los fundadores de la
organización, y posteriormente cuando ese ambiente de trabajo es contagiado hacia el
resto del personal que pasa a formar parte de la organización.
Algunos de los elementos que constituye la filosofía empresarial son los siguientes:
Misión
Constituye la razón de ser de la empresa por lo que se mantiene en el tiempo. Refleja lo
que es la organización y el cumplimiento de sus funciones principales.
Elementos que debe contener la misión:
El concepto de la organización.
La naturaleza de sus actividades.
La razón de su existencia.
La población objetivo a la que sirve.
Sus principios y valores fundamentales.
Para elaborar la Misión se requiere de algunas preguntas clave.
Tabla 15 Misión –Preguntas clave
PREGUNTA DESCRIPCIÓN
1. ¿Quiénes somos? Es la identificación y reconocimiento legal de la organización.
2. ¿Qué buscamos? La razón de ser de la organización, su función principal.
3. ¿Qué hacemos? Las actividades diarias que desempeña
4.¿Dónde los hacemos? El lugar o sitio en el que se desempeña la organización.
5.¿Por qué lo hacemos? Valores, principios, moral, religioso, social, cultural.
6.¿Para quién trabajamos? Sector social hacia el que se orientan nuestros esfuerzos.
En: (Leonard, Timothy, William - Planeación Estratégica Aplicada - Edit. Mcgraw Hill,
Colombia, 1999.)
50
Para que la misión sea puesta en marcha deberá cumplir con los siguientes aspectos
como:
Ser de fácil comprensión para el personal.
Específica con el negocio y fácil de recordar.
Es realista y flexible
Sirve como motivación, unión y fuente de energía.
Ayuda a tomar decisiones.
Hace que todo el personal se sienta comprometido con lo que hace. (Clavon,
2012)
Visión
Representa el futuro, la perspectiva de lo que queremos alcanzar. Es el sueño y
aspiración que tiene la empresa en un mediano o largo plazo.
“Muchos autores como Fleitman Jack nos mencionan, que la visión no es más que el
rumbo que una organización sigue para cumplir sus estrategias en un determinado
tiempo”. (Clavon, 2012)
Tabla 16 Visión –Preguntas clave
PREGUNTA DESCRIPCIÓN
1. ¿Cuál es la
imagen
deseada?
¿Cómo vemos a la población con la que trabajamos? En otras palabras
la situación futura deseada para nuestros beneficiarios.
2. ¿Cómo
seremos en el
futuro?
¿Cómo nos vemos en el futuro? Es decir cuál será la posición futura de
nuestra organización en relación a otras organizaciones.
3. ¿Qué
haremos en el
futuro?
¿Qué queremos hacer en el futuro? Cuáles son las contribuciones
distintivas que queremos hacer en el futuro.
En: Morrisey - redesinterculturales.org
Valores y Principios
Constituyen el sistema de creencias de una organización, se traducen en el
comportamiento de las personas, y son estos quienes guían día a día a que los superiores
51
tomen decisiones. Representan una fortaleza para las empresas sobre todo si el ambiente
de trabajo es de unión y trabajo en equipo.
Políticas
Son los lineamientos sobre los cuales la organización debe cumplir sus funciones y
responsabilidades, se establecen directrices y reglas a seguir las cuales se ajustan a las
necesidades de la empresa y a todos sus empleados.
La metodología para diseñar políticas puede establecerse en cuatro fases que se
presentan a continuación:
Fase I: Diseño y desarrollo de la política, en la cual se contempla desde la necesidad,
definición, hasta su redacción.
Fase II: Validación y aprobación de la política, se procede a realizar las revisiones y
ajustes requeridos, para su posterior aprobación por parte de los involucrados.
Fase III: Divulgación a todos los niveles de la organización, consiste en formalizar a
todos los miembros de la organización la vigencia y aplicación de la misma.
Fase IV: Mantenimiento de la política en cuanto a cumplimiento y vigencia, se refiere a
los ajustes o actualizaciones que requiera dicho instrumento, se recomienda hacer
revisiones y/o actualizaciones al menos una vez por año. (Medina, 2012)
Las políticas pueden dividirse en:
Figura 13 División de las políticas
Cultura Organizacional
Stoner en su obra Administración, determina que cultura “Es la forma en que la
organización ha aprendido a manejar su ambiente. Es una mezcla compleja de
supuestos, conflictos, relatos, mitos, metáforas y otras ideas que encajan todas para
definir lo que significa en una organización particular”. (Freeman & Gilbert, 1996)
Personal Proveedores Compras Ventas
52
Se conoce como cultura organizacional a la serie de elementos importantes como;
valores, normas, actitudes y creencias compartidos por los miembros de la organización.
3.1.1. Estructura Organizacional
Para que toda empresa grande o pequeña funcione requiere seguir lineamientos.
Entonces el marco de estructura organizacional ayuda a elaborar una división ordenada
y sistemática de las unidades de trabajo con base al objeto que se está implantando.
ORGANIGRAMA
Es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus
áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la
integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas
de autoridad, supervisión y asesoría. (Franklin Fincowsky, 2009, pág. 124)
Las figuras más usuales en los organigramas son rectángulos con iguales dimensiones,
cada rectángulo contienen las unidades o puestos de trabajo.
A continuación se establecen los niveles jerárquicos mediante líneas de autoridad. Están
se grafican desde el centro de un rectángulo hacia otro.
Las líneas deben tener el mismo grosor en todos los niveles.
Las líneas no deben usar flechas de dirección hacia ningún lado. (Dejaría de ser un
organigrama)
Las líneas se vinculan a un superior por una sola línea.
Entre los tipos de líneas más usados en los organigramas están:
o Líneas de mando: Son líneas con un mismo grosor en todas las unidades y
niveles del organigrama.
o Líneas de coordinación: Es una línea punteada que sale de la parte inferior de un
rectángulo para conectarse con otro indicando la relación de actividades.
53
o Línea de asesoría interna: Es una línea continua y fina graficada de manera
perpendicular a la línea de mando lo que indica que la asesoría se encuentra
dentro de la organización.
o Línea de asesoría externa: Es una línea discontinua perpendicular a la línea de
mando que indica que la asesoría no está dentro de la organización pero tiene
relación con dicha unidad.
o Línea de Comisiones: Cuando existen grupos de comisiones las líneas son
discontinuas y perpendiculares a la línea de mando incluyendo líneas
discontinuas al marco del rectángulo.
o Línea de órganos desconcentrados: Es una línea distintiva ubicada al final del
organigrama, pero se la incluye para que el organigrama indique su existencia.
CARACTERÍSTICAS
Entre las principales características que puede reunir un organigrama tenemos las
siguientes que se detallan a continuación:
o Plasma de manera gráfica la composición de una organización.
o Refleja la imagen formal de la organización.
o Establece las relaciones de jerarquía.
o Es una fuente principal de consulta y análisis organizacional.
o Identifica las unidades administrativas y sus interrelaciones.
o Debe ser sencillo y entendible a la vista, sin trazos innecesarios que compliquen
su comprensión.
o Fijarse en el tamaño y medida.
o Mantener actualizado con responsables y autorizaciones correspondientes.
TIPOS DE ORGANIZACIONES
Según Idalberto Chiavenato, las organizaciones tienden a ser extremadamente
heterogéneas y diversas; su tamaño, estructura, características, y objetivos son
diferentes. Es por esto que existe gran diversidad en los tipos de organizaciones, que los
administradores y empresarios deben conocer para que tengan un panorama amplio al
momento de estructurar o reestructurar una organización.
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La clasificación más representativa de los tipos de organización es:
Organizaciones de acuerdo a sus Fines: Expresan el motivo o la razón para la cual
fueron creadas. Entre las cuales se dividen:
o Organizaciones con fines de lucro: Se las define a aquellas empresas que tienen
como finalidad principal recibir un beneficio económico, ganancia o utilidad
para sus socios y/o accionistas.
o Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un
determinado rol o función en la sociedad sin pretender una ganancia o utilidad
por ello. Por lo general están representadas por las fundaciones, ministerios de
inclusión social y otros.
Organizaciones según su Formalidad: Dicho en otras palabras, según tengan o no
estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación
y el control. Estas se dividen en:
Según Idalberto Chiavenato, la organización formal comprende estructura
organizacional, directrices, normas y reglamentos de la organización, rutinas y
procedimientos, en fin, todos los aspectos que expresan cómo la organización pretende
que sean las relaciones entre los órganos, cargos y ocupantes, con la finalidad de que
sus objetivos sean alcanzados y su equilibrio interno sea mantenido.
Este tipo de organizaciones (formales), pueden, tener uno o más de los siguientes tipos
de organización:
o Organización Lineal: Constituye la forma estructural más simple y antigua, pues
tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización
eclesiástica de los tiempos medievales. El nombre organización lineal significa
que existen líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad entre
superiores y subordinados. De ahí su formato de pirámide. Cada gerente recibe y
transmite lo que pasa en su área de competencia, las líneas de comunicación son
estrictamente establecidas. Es una forma de organización típica de pequeñas
empresas o etapas iníciales de las organizaciones.
55
o Organización Funcional: Aplica a una estructura organizacional de principio
funcional o de especialización de las funciones. En muchas organizaciones de la
antigüedad utilizaban este principio funcional para diferenciar actividades o
funciones.
o Organización de Línea Staff: Este tipo de organización es el resultado de la
combinación de algunos tipos de organización lineal y funcional, busca
incrementar las ventajas de los dos tipos de organización y reducir algunas
desventajas. Además, existen características de tipo lineal y funcional, reunidas
para proporcionar un tipo organizacional más complejo y completo.
o Los comités: Reciben denominaciones como: comités, juntas, consejos, grupos
de trabajo, entre otros. No existe uniformidad de criterios respecto de su
naturaleza y contenido.
Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste en medios no
oficiales pero que influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control que
son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una organización .
Según Hitt, Black y Porter, aunque prácticamente las organizaciones tienen cierto nivel
de formalización, también todas las organizaciones, incluso las más formales, tienen un
cierto grado de informalidad.
Organizaciones según el Grado de Centralización: De acuerdo a la delegación de
autoridad, se divide en:
o Organizaciones Centralizadas: En una organización centralizada, la autoridad se
concentra en los altos mandos y es poca la autoridad, en la toma de decisiones
que se delega en los niveles inferiores. Están centralizadas varias dependencias
sobre todo en el sector público, es decir ministerios, entes de control,
municipalidades, consejos provinciales y demás.
o Organizaciones Descentralizadas: Para este tipo de organizaciones
descentralizada, las decisiones se delegan en la cadena de mando hasta donde
sea posible. Por lo general es una organización de ambientes con muchas
actividades y que son relativamente impredecibles.
56
Las empresas que enfrentan una competencia intensa prefieren descentralizar algunas de
sus actividades para mejorar la capacidad de respuesta y creatividad.
De acuerdo a lo que nos menciona Hitt, Black y Porter, con frecuencia, los estudiantes y
varias personas que estudian del tema sueles confundir los términos de formalización
con centralización. Pero podríamos decir que una organización puede ser muy formal y
estar altamente centralizada, como también ser formal y estar bastante descentralizada.
Por otro lado, también puede ser una organización informal que esté descentralizada o
altamente centralizada.
De acuerdo a la clasificación de las organizaciones los organigramas también tienen su
clasificación y se adaptan de acuerdo a las necesidad que tenga cada empresa o
institución.
Tabla 17 Clasificación de los Organigramas
CLASIFICACIÓN DE ORGANIGRAMAS
POR SU
NATURALEZA
· Estructurales Representan las diversas divisiones
de la empresa considerando su
respectiva posición jerárquica.
· Funcionales
· Posicionales
POR SU FORMA · Horizontal derecho
· Horizontal Izquierdo
· Verticales
· Mixtos Vertical con Horizontal
· Circulares
· Bloque
POR SU
PRESENTACIÓN
· Analíticos o detallados
· Esquemáticos o sintéticos
En: Ing. Cristóbal Cubero.
3.1.2. Descripción de Funciones
Al definir funciones le permite al empleado conocer su puesto de trabajo y las
responsabilidades que debe cumplir dentro de su posición. Para esto es necesario
elaborar formatos escritos que detallen todas las funciones correspondientes a su cargo.
57
Algunos aspectos que se deben tomar en cuenta para la presentación de las funciones
son:
Los títulos deberán estar alineados a su estructura orgánica.
La secuencia y orden deberán estar acordes a la estructura.
La redacción de las funciones deberá empezar con un verbo en infinitivo.
3.1.3. Descripción de Puestos
Describir un puesto consiste en detallar el perfil de la persona que está en capacidad
para ocupar dicho cargo, la calificación y selección del personal dependerá de un
estándar establecido y que por ende se apegue a las necesidades de la organización, la
información básica que se debe tener es:
o Identificación del puesto: Nombre, número de plazas, clave o código, ubicación
física y administrativa, ámbito de operaciones entre otros.
o Las relaciones de autoridad: Es decir cuál es su jefe inmediato, cuáles son las
personas que tiene a su cargo, a quién puede acudir cuando necesite asesoría.
o Detalle de todas las funciones y responsabilidades generales y específicas.
o La relación de comunicación que tiene con otras unidades de trabajo.
o Especificaciones: En este aspecto se tomará en cuenta el conocimiento, la
experiencia, iniciativa y personalidad.
o Finalmente como todo documento deberá tener firmas de responsabilidad de
quién lo elaboró, revisó y aprobó.
DIRECTORIO
Un directorio se constituye en un documento indispensable para toda organización ya
que ahí constarán todos los contactos de las personas que están inmersas en la
organización.
Para tener mayor detalle de es necesario describir datos como nombres, puestos,
números telefónicos móviles y de casa, correos electrónicos, si la empresa maneja redes
sociales agregar a grupos de contacto.
58
Adicional a esta información podría incorporarse horarios de atención, referencias del
contacto y direcciones domiciliarias.
3.1.4. Procedimientos y Procesos
Existen distintas definiciones entre las cuales tenemos: “Organización de personas,
recursos y actividades ordenadas en secuencia lógica, para lograr unos resultados
determinados” En un sentido más amplio el término se refiere a cómo se hacen las cosas
y no a que cosas se hacen. Si cruzo una calle, eso es lo que estoy haciendo, pero el
proceso es la manera en que lo hago: caminando, corriendo, esquivando autos, pidiendo
a alguien que me ayude, etc. (Dirección de servicios de Información Administrativa.)
Un proceso es un conjunto de actividades o eventos (coordinados u organizados) que se
realizan o suceden bajo ciertas circunstancias con un fin determinado.
Una serie de tareas de valor agregado que se vinculan entre sí para transformar un
insumo en un producto. (Bien o Servicio).
Figura 14 Identificación de un proceso
Los procesos se clasifican de acuerdo a su magnitud y a su importancia:
POR SU MAGNITUD:
Macroprocesos.- Representa la actividad principal de la empresa.
Proceso: Practicamente representan las areas de la organización.
MACROPROCESO
Entradas
(clientes)
Salidas
(clientes)
Proceso 1 Proceso 2 Proceso 3
Subprocesos
actividades
Subprocesos
actividades
Subprocesos
actividades
RESULTADO
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Subproceso: Esta direccionado a cumplir un propósito y se lo realiza en orden
cronológico.
Actividad: Es el conjunto de tareas a realizar dentro de un proceso.
Tarea: En la tarea tambien se designa la responsabilidad a ejecutar de cada
persona.
POR SU IMPORTANCIA:
Gobernantes: Tiene que ver con la Gerencia, la junta de accionistas y socios.
Básicos o Sustantivos: Son aquellos procesos indispensables para el
funcionamiento de la empresa. Naturaleza del negocio.
Habilitantes de Apoyo: Complementan a los procesos de la empresa.
Habilitantes de Asesoría: Brindan soporte y asesoría.
Procesos Especiales.
Actividad que agrega valor: Es aquella que está identificada con el proceso. La que
está incorporada en la naturaleza del proceso.
Actividad que no genera valor: Es aquella que no forma parte del proceso pero puede
ayudar a que el proceso realice estas actividades que no generan valor, podrían ser
disminuidas o eliminadas para cuando se hace un análisis de procesos. Se identifican
con:
o La demora
o La revisión
o El transporte
o La decisión
3.1.5. Cadena de Valor
Michael Porter propuso la cadena de valor como la principal herramienta para
identificar fuentes de generación de valor para el cliente: Cada empresa realiza una
60
serie de actividades para diseñar, producir, comercializar, entregar y apoyar a su
producto o servicio.
Es una expresión gráfica de las secuencias de procesos que tiene un inicio en la
necesidad o requerimiento del cliente, el conjunto de procesos secuencialmente
organizado y un resultado o respuesta a satisfacción del usuario o clientes.
Esta cadena de valor necesita en su representación gráfica, normas o leyes para su
funcionamiento además requiere de un soporte tecnológico o programas de
computación.
Esta cadena de valor tiene como antecedente necesario para su construcción, el
direccionamiento estratégico, esto es haber definido los principios y valores, la misión,
la visión de futuro, objetivos, políticos y las estrategias.
Figura 15 Cadena de Valor
3.1.6. Mapa de Procesos
El mapa de proceso contribuye a hacer visible el trabajo que se lleva a cabo en una
unidad de una forma distinta a la que ordinariamente lo conocemos, A través de este
tipo de gráfica podemos percatarnos de tareas o pasos que a menudo pasan
desapercibidos en el día a día, y que sin embargo, afectan positiva o negativamente el
resultado final del trabajo. Los mapas de proceso nos permite identificar claramente los
individuos que intervienen en el proceso, la tarea que realizan, a quién afectan cuando
su trabajo no se realiza correctamente y el valor de cada tarea o su contribución al
proceso. También nos permite evaluar cómo se entrelazan las distintas tareas que se
61
requieren para completar el trabajo, si son paralelas o secuénciales. (Camilo Esteban
Mahecha Badillo)
Es una expresión gráfica en la cual se expresa ordenadamente los procesos gobernantes,
procesos básicos, los sustantivos, y los procesos habilitantes de apoyo o de asesoría y
los procesos especiales debidamente organizados y numerados. Tiene cierta facilidad a
diferencia de la cadena de valor.
CADENA DE VALOR Y MAPA DE PROCESOS INTEGRADO.
La empresa considera que tanto los procesos industriales, como los procesos
comerciales y de servicio al cliente, deben ser realizados internamente a fin de una más
efectiva integración en la cadena de valor en las redes de distribución. De esta forma, la
empresa nos integramos a las redes de valor de nuestros clientes con los siguientes
procesos, también ligados a la mejora continua. (Bh Bayerque Hnos).
3.1.7. Inventario de Procesos
Es identificar los procesos de la empresa para representar gráficamente, mediante un
listado y luego ver los procesos y sus respectivas interacciones dentro de la empresa.
Es un listado ordenado por categorías de Procesos y Subprocesos, que posteriormente se
los identifica como:
o Gobernantes
o Básicos
o Habilitantes y, Especiales.
Formato de Inventario de Procesos
Nombre del
Proceso o
Subproceso
CLASIFICACIÓN
GOBERNANTES BÁSICOS HABILITANTES
ESPECIALES Apoyo Asesoría
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3.1.8. Selección de Procesos
Constituye el escoger un universo de procesos que tiene una empresa, aquellos que son
más importantes, necesarios y críticos, que requieren un análisis para detectar sus
problemas y posteriormente eliminar los problemas y mejorar los procesos.
Existen algunas metodologías para la selección de procesos, de ellas vamos a escoger la
de la puntuación con preguntas que consiste en lo siguiente:
Se formulan cinco o más preguntas que tienen que aplicarse al inventario de procesos,
cuando el resultado de la respuesta es positivo, tiene una calificación de 1 y cuando la
respuesta es negativa tiene la calificación de 0.
Aquellos procesos que tienen la más alta calificación son los seleccionados, como se
puede observar en el siguiente gráfico:
Calificación y Selección de Procesos
N° PROCESOS Y
SUBPROCESOS
PREGUNTAS CALIFICACIÓN SELECCIÓN
A B C D E
1 Planificación 1 0 1 1 1 4 Sí
2 Ventas 1 1 1 1 1 5 Si
3 ………………. … … … … … … …
TOTAL Si= … No=…
3.1.9. Hoja de Costos de Personal
Hace referencia a cuánto gana el personal por minuto; el esquema tiene la siguiente
estructura:
Hoja de Costos por Minuto del Personal
63
Fórmula para el cálculo:
3.1.10. Hoja de Costos de Operaciones
Se refiere a todos los gastos que realiza la empresa para poder realizar sus respectivas
actividades, aquí se determina cuanto gasto en rubros por minuto. El esquema tiene la
siguiente estructura:
Hoja de Costos de Operaciones por Minuto
Fórmula para el cálculo:
SUELDO SUELDO DÉCIMO DÉCIMO APORTE FONDOS DE TOTAL COSTO PERSONAL
MENSUAL ANUAL TERCERO CUARTO PATRONAL RESERVA ANUAL POR MINUTO
1 DIRECTOR 1.200,00 14400,00 1200,00 318,00 39,03 600,00 1199,52 17756,55 0,10
2 SUBDIRECTOR 800,00 9600,00 800,00 318,00 35,46 400,00 799,68 11953,14 0,07
3
4
5
HOJA DE COSTOS POR MINUTO DEL PERSONAL
N° CARGO VACACIONES
COSTO DE OPERACIÓN
POR MINUTO
Mantenimiento
Gastos de capacitación …. …. …. ….
Suministros ….. ….. ….. …..
Honorarios profesionales ….. ….. ….. …..
Publicidad ….. ….. ….. …..
Gastos corrientes - ….. …..
Servicios básicos
Gastos médicos
Seguros
etc……………..
TOTAL 0,00
RUBROS MENSUAL
Hoja de Costos de Operaciones por Minuto
TOTAL ANUAL % DE RUBRO
COSTO DE PERSONAL = Costo total Anual
POR MINUTO 12 meses X 30 días X 8 horas diarias X 60 minutos
COSTO DE PERSONAL = Costo total Anual
POR MINUTO 12 meses X 30 días X 24 horas diarias X 60 minutos
64
Al final se extrae un criterio o análisis; identificando en que rubro es en el que la
empresa está gastando más, y si es beneficioso o no.
HOJA DE COSTOS DE PERSONAL Y OPERACIONES
Es la consolidación de los dos cuadros anteriores en el que se determina el Costo Total
por Minuto.
Fórmula para el cálculo:
Al final también se hace el análisis respectivo; identificando que nivel de la empresa es
el que obtiene mayores beneficios.
3.1.11. Simbología para la Representación de Procesos
La simbología es la representación gráfica entendible que se usa para establecer los
procesos de algún área, los mismos que deben ser conocidos a nivel departamental y
sirven de ayuda para manejar los procesos.
DIAGRAMA DE FLUJO
Es una representación gráfica que se usa para determinar un conjunto de pasos a seguir,
inicia con una entrada, actividades, decisiones y documentos hasta terminar con una
salida o resultado. Cabe recalcar que todo tiene una secuencia así que cada paso tiene
relación con el anterior.
CARACTERÍSTICAS
Es una representación gráfica de las secuencias de un proceso, presenta información
clara, ordenada y concisa.
Sueldo por minuto + Costo de operación por minuto= Costo Total por Minuto
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Permite visualizar las frecuencias y relaciones entre las etapas indicadas.
Se pueden detectar problemas, desconexiones, pasos de escaso valor añadido etc.
Compara y contrasta el flujo actual del proceso contra el flujo ideal, para identificar
oportunidades de mejora.
Identifica los lugares y posiciones donde los datos adicionales pueden ser recopilados e
investigados.
Ayuda a entender el proceso completo.
Permite comprender de forma rápida y amena los procesos.
SÍMBOLOS
Entre las simbologías más utilizadas para definir procesos tenemos:
La simbología ASME: American Society of Mechanical Engineers es muy poco
utilizada en la diagramación administrativa debido a que no satisface los requerimientos
de las organizaciones, tiene un enfoque de ingeniería mecánica que contribuye al
bienestar humano.
La simbología ANSI: American National Standards Institute, es una simbología muy
variada utilizada por lo general en procedimientos electrónicos y de información. Son
poco comunes en la diagramación administrativa, pero su uso depende de la decisión
que tomen los expertos o jefes departamentales.
La simbología ISO: International Organization for Estándar, se encarga de estandarizar
normas que se relacionan con la fabricación, comercialización, industria y
comunicación. Es la simbología más usada en las organizaciones, sobre todo porque
permite gestionar un control de calidad en los bienes y servicios, además se ha
convertido en una herramienta importante para evaluar procesos, los auditores expertos
lo usan en su trabajo diario.
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Esta simbología es aplicable a cualquier tipo de organización o actividad sistemática,
que esté orientada a la producción de bienes o servicios. Dicha simbología se muestra
en el cuadro siguiente:
Tabla 18 Simbología ISO
SÍMBOLO SIGNIFICADO OBSERVACIÓN
Inicio o Finalización de un proceso No Agrega Valor
Representa una operación Agrega valor
Inspección, control, o detección. No Agrega Valor
Movimiento o transporte No Agrega Valor
Archivo o almacenamiento No Agrega Valor
Demora o espera No Agrega Valor
Decisión No Agrega Valor
Documento No Agrega Valor
Conector No Agrega Valor
Conjunto de documentos No Agrega Valor
Procesamiento de Datos No Agrega Valor
En: Normas ISO
VENTAJAS DE LA DIAGRAMACIÓN
o De uso: Facilita su empleo
o De destino: Permite la correcta identificación de Actividades.
o De comprensión e interpretación: Simplifica su comprensión.
o De interacción: Permite el acercamiento y coordinación.
o De simbología: Disminuye la complejidad y accesibilidad.
o De diagramación: Se elabora con rapidez y no requiere de recursos sofisticados.
Algunas recomendaciones en cuanto al uso y contenido:
o La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con
frases breves y sencillas
o Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas
67
o El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se
utilice
o Cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un
color al símbolo.
3.2. Gestión financiera
La gestión financiera comprende el manejo adecuado de los recursos de la empresa, con
el propósito de obtener rendimientos que contribuyan a maximizar el valor de la
empresa y por ende sus utilidades.
Por lo general en la mayoría de empresas cuando ganan bien los empleados, las
ganancias de la empresa son mínimas y viceversa. Todo depende de la toma de
decisiones, como se mueven, controlan y administran el dinero y otros recursos de
valor.
La persona encargada de tomar estas decisiones es el gerente financiero, en el caso de
las empresas de Economía Popular y Solidaria quién asume la responsabilidad es el
Administrador General. Esta persona actúa en representación de la junta general de
accionistas, el directorio, el presidente ejecutivo o representante legal y el gerente
general.
Para que exista control sobre cada área de la organización hay una persona que actúa
como gerente. En la parte financiera la persona responsable emite su opinión con
respecto a temas de aumentos de salario, reducción de gastos, crea políticas, manuales,
formatos, hace cumplir las obligaciones tributarias entre otras funciones que sirven
como base contable y de finanzas para el adecuado manejo de los estados financieros.
En una empresa es indispensable mantener una constante comunicación de equipo.
RECURSOS FINANCIEROS
Para que cualquier empresa logre continuar con el curso de sus operaciones es necesario
obtener recursos financieros, teniendo cautela de nunca falten o sobren. Si los recursos
financieros son escasos la empresa no tiene fondos y puede estar en situaciones de
68
peligro pero si existen en demasía la empresa no está haciendo uso de su capital por lo
tanto es ocioso.
Entre los cuales se identifican los siguientes:
El dinero; este recurso se lo adquiere por la venta de productos y/o prestación de
servicios que a su vez será utilizado para adquirir mercadería, maquinaría, edificios,
equipos de computación, materiales, suministros, vehículos y demás gastos como
sueldos, servicios básicos, seguros entre otros que son necesarios para el giro del
negocio. A este movimiento también se lo denomina flujo de efectivo.
Préstamos a terceros; son adquiridos para financiar un proyecto o cubrir una deuda
cuando la empresa no tiene fondos disponibles. Por lo general estos fondos son
otorgados por las entidades financieras o personas que prestan dinero, a esto siempre se
suma una tasa de interés de acuerdo al tiempo o términos pactados.
Depósitos en entidades financieras; para hacer uso eficiente del dinero y que este se
encuentre activo muchas personas deciden ponerlo a plazo fijo para ganar intereses.
Inversiones; se constituye como una forma de que el dinero se mantenga activo y
generando ganancias ya sea en bonos, pólizas de acumulación o acciones en otras
empresas.
Aportes de Capital; estos recursos provienen de aportaciones de los socios ya sea en
dinero o especies. Los cuales le dan un incremento de valor a la empresa.
IMPORTANCIA
La gestión financiera promueve la eficiencia y la economía de los negocios. Hace uso
de algunas técnicas y procedimientos científicos para producir información cualitativa y
cuantitativa que le ayude a tomar decisiones a la organización.
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Las finanzas se vinculan con el desarrollo de las empresas así que participan
directamente en los mercados financieros, donde convergen todos los sectores público,
privado, de economía popular y solidaria y demás entidades.
Una gestión financiera se basa en actividades debidamente planificadas haciendo uso de
los hechos y resultados como por ejemplo: un plan de inversiones para la adquisición de
propiedades, equipos, maquinaria, cómo va a financiar esas inversiones. La función
financiera se ocupa de cómo dividir sus ingresos entre gastos e inversiones, de la
administración del crédito concedido a los clientes, la obtención de fondos para la
adquisición de activos fijos rentables, cuáles son los recursos que disponen para cubrir
pasivos corrientes, cómo proceder a la distribución de utilidades.
ESTADOS FINANCIEROS
De acuerdo a la NIC 1: Los estados financieros constituyen una representación
estructurada de la situación financiera y del desempeño financiero de una entidad. El
objetivo de los estados financieros con propósitos de información general es suministrar
información acerca de la situación financiera, del desempeño financiero y de los flujos
de efectivo de la entidad, que sea útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de
tomar sus decisiones económicas. Los estados financieros también muestran los
resultados de la gestión realizada por los administradores con los recursos que se les han
confiado. Para cumplir este objetivo, los estados financieros suministrarán información
acerca de los siguientes elementos de la entidad: (a) activos; (b) pasivos; (c) patrimonio
neto; (d) gastos e ingresos, en los que se incluyen las pérdidas y ganancias; (e) otros
cambios en el patrimonio neto; y (f) flujos de efectivo. (International Accounting
Standards Board, 2004)
Un conjunto completo de estados financieros incluirá los siguientes componentes:
a) Balance general;
b) Estado de resultados;
c) Estado de cambios en el patrimonio neto que muestre: todos los cambios
habidos en el patrimonio neto; o bien los cambios en el patrimonio neto
distintos de los procedentes de las transacciones con los propietarios del mismo,
cuando actúan como tales;
d) Estado de flujo de efectivo; y
e) Notas, en las que se incluirá un resumen de las políticas contables más
significativas y otras notas explicativas. (International Accounting Standards
Board, 2004)
La similitud con las organizaciones de Economía Popular y Solidaria es muy parecida a
las empresas del sector público y privado. El Catálogo único de Cuentas para este tipo
de empresas entra en vigencia a partir del año 2013, según la Superintendencia de
70
Economía Popular y Solidaria (SEPS) presenta los siguientes Estados Financieros
Básicos:
El Estado de Situación Financiera: debe incluir y presentar en forma adecuada la
información de los activos, pasivos y patrimonio, en la forma que establece el catálogo
único de cuentas de la (SEPS).
o El Estado de Resultados: deberá incluir una adecuada descripción de los
ingresos, costos de producción y ventas, y gastos en la forma que establece el
catálogo de cuentas de la (SEPS).
o El Estado de Cambios en el Patrimonio: en este estado se presentan los cambios
en las cuentas patrimoniales durante el período contable.
o El Estado de Flujos de Efectivo: este estado incluye la descripción de aspectos
significativos en las actividades financieras y de inversión.
o Las Notas Explicativas: explicaciones detalladas de las cuentas del Catálogo
Único de Cuentas.
Todos estos estados financieros se constituyen como un requisito mínimo para la
presentación razonable de la situación financiera y resultado de las operaciones de las
entidades, en conformidad con las normas contables vigentes en el país.
(Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, 2012)
ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS
En el caso del Estado de Situación Financiera son: el activo, el pasivo y el patrimonio.
En el Estado de Resultados, los elementos se conforman de ingresos y gastos.
Activo: Integrado por todos los recursos que dispone la entidad para la realización de
sus fines, los cuales deben presentar beneficios económicos futuros esperados y
controlados, provenientes de transacciones o eventos realizados, identificables y
cuantificables en unidades monetarias.
Pasivo: Obligación presente de las entidades, surgida de eventos pasados, en cuyo
vencimiento, y para pagarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan
excedentes y/o utilidades.
Patrimonio: Parte residual de los activos de las entidades una vez deducidos los pasivos.
El capital social para asociaciones será variable e ilimitado, estará constituido por lo que
se establezca en los estatutos de la misma.
71
Ingresos: Son incrementos en los beneficios económicos, producidos durante el período
contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como
disminuciones de las obligaciones que resultan en aumentos del patrimonio, y no están
relacionados con las aportaciones de los socios a este patrimonio.
Costos de Producción y Ventas: Comprende el costo de los inventarios vendidos, que
incluye todos los costos derivados de la adquisición y transformación, así como otros
costos indirectos de producción necesarios para su venta.
Gastos: Disminuciones en los beneficios económicos, producidos en el período
contable, en forma de salidas o disminuciones de valor de los activos, o bien originados
en una obligación o aumento de los pasivos, que dan como resultado disminuciones en
el patrimonio.
Cuentas contingentes: Comprende aquellas cuentas deudoras y acreedoras, que reflejan
eventuales derechos de las entidades que pueden transformarse en derechos ciertos,
mediante la ocurrencia de un determinado hecho.
“Cuentas de Orden: Son aquellas que registran su movimiento de valores que no afectan
o modifican a los Estados Financieros.” (Superintendencia de Economía Popular y
Solidaria, 2012)
El Catálogo Único de Cuentas se constituye en un componente muy importante para el
control interno, de modo que se puedan registrar de la manera más adecuada todas las
transacciones efectuadas por operaciones y hechos de la actividad económica que a la
final se verán reflejados en los estados financieros.
RESERVAS Y DISTRIBUCIÓN DE UTILIDADES
Reservas: Las organizaciones constituidas por la Superintendencia de Economía
Popular y Solidaria no tienen una norma que establezca los porcentajes para efectuar
reservas, sin embargo establece una en particular para las cooperativas, según el Art. 50
de la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria nos menciona que el Fondo
Irrepartible de Reserva Legal lo constituyen las cooperativas para solventar
72
contingencias patrimoniales, se integrará e incrementará anualmente con al menos el
cincuenta por ciento (50%) de las utilidades y al menos el cincuenta por ciento (50%) de
los excedentes anuales obtenidos por la organización. No podrá distribuirse entre los
socios, ni incrementar sus certificados de aportación.
La ley no prohíbe que el resto de organizaciones establezca una reserva en sus estatutos
en el porcentaje que lo considere conveniente.
Utilidades: para efectos de esta ley el Art. 52 nos menciona que se considera como
utilidades a todos los ingresos obtenidos en operaciones con terceros, luego de haber
deducido los costos, gastos y demás deducciones adicionales.
Art. 53: El Excedente es el valor sobrante o remanente obtenido por las cooperativas en
las actividades económicas realizadas con sus socios luego de haber deducido los
costos, gastos y demás deducciones adicionales.
En el caso de que el resultado del ejercicio haya sido positivo es decir que se tiene una
utilidad y excedentes la ley estable en su Art. 54 que el 50% se destinará a la Reserva
Legal, hasta un 5% como contribución a la Superintendencia, y el saldo según lo que
establezca la Asamblea General.
3.2.1. Análisis Financiero
El Análisis Financiero está comprendido por el estudio de la estructura de los Estados
Financieros y para ello se hace uso de algunas técnicas y herramientas utilizadas por
algunos autores que nos ayudan a comprender y entender de una forma más clara y
acertada cómo es el movimiento de los estados financieros y que acciones puedo tomar
con los movimientos y fluctuaciones de las cuentas contables. Por medio de este
proceso se hace posible evaluar los sucesos pasados y presentes de la organización, así
como también crear una tendencia de cómo puede ir cambiando el negocio en un futuro.
73
ANÁLISIS HORIZONTAL
Este análisis compara los saldos de las cuentas contables de por lo menos dos períodos
contables iguales, ya sea en años, semestres, trimestres o meses. Dentro de este análisis
se pueden establecer dos tipos de variaciones; La variación absoluta y la variación
relativa.
La variación absoluta se calcula en base a la diferencia del año actual con el año
anterior, como resultado se obtiene un incremento o decremento de cada una de las
cuentas, cuyo valor está expresado en unidades monetarias.
La variación relativa es aquella que se calcula de forma porcentual con relación al año
anterior, obteniendo así un incremento o decremento en cada una de las cuentas.
ANÁLISIS VERTICAL
El análisis vertical consiste en comparar los grupos de cuenta principales como: Activo,
Pasivo y Patrimonio con relación a los totales, lo mismo se puede hacer con el estado de
resultados con los grupos de Ingresos y Gastos.
Este método también puede relacionar las subcuentas y relacionar con los totales de las
cuentas principales.
3.2.2. Análisis de Razones Financieras
Para el análisis de razones financieras es necesario tomar en cuenta algunos cálculos
mediante fórmulas y de ser necesario compararlas con estándares que se acoplen a la
competencia, dependiendo de la naturaleza o el sector al que pertenezca la empresa.
Este método es el más utilizado para el estudio de los estados financieros sobre todo en
el balance general y estado de resultados. Nos permite emitir un razonamiento o criterio
más completo acerca de situaciones que presentan las cuentas del balance que al final
nos permiten tomar decisiones. No todas razones financieras son aplicables para un
74
mismo balance así que se debe tener en cuenta el objetivo que se persigue y que es lo
que se desea saber.
La mayoría de resultados que se obtienen de las razones financieras están expresadas en
valores absolutos, dependiendo de la magnitud de la empresa estas cifras pueden
resultar excesivas y de difícil comprensión a simple vista, por lo que es recomendable
convertir estas cifras a valores relativos o porcentuales que son de fácil entendimiento y
visibilidad hacia terceras personas.
IMPORTANCIA
El análisis de razones financieras es de gran importancia para los dueños de la empresa,
accionistas, socios, inversores e inclusive acreedores, porque esperan tener resultados
favorables que les permita ver a una empresa sana.
Permite obtener indicadores que guardan relación de una cuenta con otra, ya sea del
balance general como del estado de resultados.
Permite identificar la situación real de la empresa sea esta favorable o desfavorable,
dependiendo del plano en el que se encuentre se tomarán decisiones de mejora,
prevención y acción.
Facilita evaluar el rendimiento actual de la empresa o esperado en el caso de realizar
proyecciones.
“Ayuda a conocer las tendencias de liquidez, de solvencia, de eficiencia, de
endeudamiento y de rentabilidad.” (Gitman & Zutter, 2012)
Varios autores clasifican a las razones financieras en algunas categorías, sin embargo se
ha tomado la metodología más práctica de Lawrence J. Gitman que las clasifica de la
siguiente manera:
o Razones de Liquidez
o Indicadores de Actividad
o Razones de Endeudamiento
75
o Indicadores de Rentabilidad
o Indicadores de Eficiencia
3.2.3. Razones de Liquidez
Estas razones miden la capacidad de la empresa para satisfacer sus obligaciones en el
corto plazo, a medida que estas se vencen. Representan a cuan solvente es la situación
financiera de la empresa para lograr transformar sus activos en líquidos es decir en
dinero circulante para pagar las deudas.
LIQUIDEZ CORRIENTE
Es el índice de mayor referencia en los análisis, se obtiene de dividir el activo circulante
para el pasivo circulante. Mide la relación a corto plazo del capital propio con el capital
ajeno y puede interpretarse como el número de unidades monetarias disponibles para
pagar cada unidad monetaria de la deuda a corto plazo.
Fórmula de Cálculo:
“Si el resultado es más alto quiere decir que la empresa tiene mayor liquidez. Esto
depende del tamaño de la empresa, de la capacidad que tiene para conseguir créditos
bancarios, préstamos e incluso de la volatilidad de sus ingresos.” (Gitman & Zutter,
2012)
CAPITAL DE TRABAJO
Se calcula restando el pasivo corriente de su activo corriente. Representa el capital
propio de la empresa y mide el grado de protección de los acreedores en un corto plazo.
Fórmula de cálculo:
𝐿𝑖𝑞𝑢𝑖𝑑𝑒𝑧 𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒 =𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂 𝐶𝑂𝑅𝑅𝐼𝐸𝑁𝑇𝐸
𝑃𝐴𝑆𝐼𝑉𝑂 𝐶𝑂𝑅𝑅𝐼𝐸𝑁𝑇𝐸
𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑇𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑜 = 𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂 𝐶𝑂𝑅𝑅𝐼𝐸𝑁𝑇𝐸 − 𝑃𝐴𝑆𝐼𝑉𝑂 𝐶𝑂𝑅𝑅𝐼𝐸𝑁𝑇𝐸
76
RAZÓN RÁPIDA O PRUEBA ÁCIDA
Se asemeja a la liquidez corriente excepto que excluye al inventario del activo, porque
se supone que el inventario es el circulante con menor probabilidad de liquidez. Esto
depende de la naturaleza del inventario ya que hay algunos que no se pueden vender con
facilidad o porque se otorgan créditos que serán recuperados luego de un tiempo.
Fórmula de Cálculo:
El nivel de prueba ácida depende de la industria en la cual se desempeña la empresa.
3.2.4. Indicadores de Actividad
Estos índices miden la rapidez en tiempo de cómo opera la empresa en las distintas
actividades que realiza y se ven reflejadas en las cuentas por cobrar y cuentas por pagar,
así como también en el total de los activos.
PERÍODO PROMEDIO DE COBRO
Representa el tiempo promedio que se requerirá para cobrar las cuentas que se tiene
pendientes de los clientes. Para ello se dividirá las cuentas por cobrar para el promedio
diario de las ventas.
Fórmula de Cálculo:
Una vez obtenido el resultado se deben evaluar las políticas de crédito de la empresa y
ver si el cobro se demora más o menos de los días que se han establecido, en el caso de
que tarde más días quiere decir que existen problemas en la gestión de cobro.
𝑃𝑟𝑢𝑒𝑏𝑎 Á𝑐𝑖𝑑𝑎 =𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂 𝐶𝑂𝑅𝑅𝐼𝐸𝑁𝑇𝐸 − 𝐼𝑁𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴𝑅𝐼𝑂𝑆
𝑃𝐴𝑆𝐼𝑉𝑂 𝐶𝑂𝑅𝑅𝐼𝐸𝑁𝑇𝐸
𝑃𝑒𝑟í𝑜𝑑𝑜 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑜 =𝐶𝑈𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝑃𝑂𝑅 𝐶𝑂𝐵𝑅𝐴𝑅
𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝐷𝐼𝐴𝑅𝐼𝐴𝑆 𝑃𝑅𝑂𝑀𝐸𝐷𝐼𝑂=𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟
𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝐴𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠360
77
ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR
Indica el número de veces que las cuentas por cobrar han girado en el año, a través de
las ventas a crédito. Mientras más alta sea la rotación es mejor para la empresa.
Fórmula de Cálculo:
PERÍODO PROMEDIO DE PAGO
La forma de cálculo es similar a la del período promedio de cobro, sin embrago esta
tiene una dificultad en el momento de calcular las compras es por eso que en muchos
casos se toma como referencia una parte porcentual del costo de los bienes vendidos.
Con esta relación se determinan las condiciones de crédito que los proveedores le
concedieron a la empresa.
Fórmula de Cálculo:
Es preferible que el resultado sea mayor al período promedio de cobro ya que así la
empresa estará en condiciones de solventar el pago de sus obligaciones.
ROTACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR
Evalúa el número de veces que las cuentas por pagar retornan en un período
determinado.
𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟 =360
𝑃𝐸𝑅Í𝑂𝐷𝑂 𝑃𝑅𝑂𝑀𝐸𝐷𝐼𝑂 𝐷𝐸 𝐶𝑂𝐵𝑅𝑂
𝑃𝑒𝑟í𝑜𝑑𝑜 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑃𝑎𝑔𝑜 =𝐶𝑈𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝑃𝑂𝑅 𝑃𝐴𝐺𝐴𝑅
𝐶𝑂𝑀𝑃𝑅𝐴𝑆 𝐷𝐼𝐴𝑅𝐼𝐴𝑆 𝑃𝑅𝑂𝑀𝐸𝐷𝐼𝑂=𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑃𝑎𝑔𝑎𝑟
𝐶𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝐴𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠360
78
Fórmula de Cálculo:
ROTACIÓN DE ACTIVOS TOTALES
Muestra la eficiencia que tiene la empresa usando sus activos para generar ventas. Se
calcula dividiendo la utilidad neta para el total de activos.
Fórmula de Cálculo:
Mientras el resultado sea mayor es favorable para la empresa, eso demuestra que es
eficiente usando los activos de la empresa.
3.2.5. Razones de Endeudamiento
La posición de endeudamiento de una empresa indica el monto del dinero de otras
personas que se usa para generar utilidades. Los analistas financieros dan más
importancia a las deudas a largo plazo porque estas comprometen a la empresa con un
flujo de pagos contractuales a largo plazo. Mientras la deuda de una empresa es mayor
el riesgo de la empresa para cumplir con sus pagos también incrementa. Los
prestamistas también se interesan en el endeudamiento de las empresas.
En general, cuanto mayor es la cantidad de deuda que utiliza una empresa en relación
con sus activos totales, mayor es su apalancamiento financiero. (Gitman & Zutter, 2012)
ÍNDICE DE CAPITAL AJENO
Mide el porcentaje de los activos de la empresa que corresponde a los acreedores. Es
decir que está financiado por terceros. Cuanto más sea alto el resultado mayor será el
grado de endeudamiento de la empresa.
Fórmula de Cálculo:
𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑃𝑎𝑔𝑎𝑟 =360
𝑃𝐸𝑅Í𝑂𝐷𝑂 𝑃𝑅𝑂𝑀𝐸𝐷𝐼𝑂 𝐷𝐸 𝑃𝐴𝐺𝑂
𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠 =𝑈𝑇𝐼𝐿𝐼𝐷𝐴𝐷 𝑁𝐸𝑇𝐴
𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂𝑆 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿𝐸𝑆
Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝐴𝑗𝑒𝑛𝑜 =𝑃𝐴𝑆𝐼𝑉𝑂 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿
𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿
79
ÍNDICE DE CAPITAL PROPIO
Mide el porcentaje de activos de la empresa que corresponden a sus dueños, también
denominado capital contable.
Fórmula de Cálculo:
RAZÓN PASIVO O CAPITAL
Es la representación del porcentaje de deudas u obligaciones a pagar con respecto al
patrimonio de la empresa.
Fórmula de Cálculo:
ÍNDICE DE ACTIVO FIJO Y PATRIMONIO
Mide el porcentaje de las inversiones en bienes de capital con relación al patrimonio.
Fórmula de Cálculo:
3.2.6. Indicadores de Rentabilidad
Son indicadores que miden el rendimiento y expresan la habilidad de la gerencia para
obtener utilidades para la empresa y sus propietarios.
Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝑃𝑟𝑜𝑝𝑖𝑜 =𝑃𝐴𝑇𝑅𝐼𝑀𝑂𝑁𝐼𝑂 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿
𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿
𝑅𝑎𝑧ó𝑛 𝑃𝑎𝑠𝑖𝑣𝑜 𝑜 𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 =𝑃𝐴𝑆𝐼𝑉𝑂 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿
𝑃𝐴𝑇𝑅𝐼𝑀𝑂𝑁𝐼𝑂 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿
Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝐹𝑖𝑗𝑜𝑜 𝑦 𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜 =𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂 𝐹𝐼𝐽𝑂 𝑁𝐸𝑇𝑂
𝑃𝐴𝑇𝑅𝐼𝑀𝑂𝑁𝐼𝑂 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿
80
MARGEN DE UTILIDAD BRUTA
Mide el porcentaje que queda de cada dólar de ventas después de que la empresa haya
pagado sus bienes. Cuanto más alto es el margen de utilidad bruta, es favorable para la
empresa ya que es menor el costo relativo de la mercancía vendida. (Gitman & Zutter,
2012)
Fórmula de Cálculo:
MARGEN DE UTILIDAD OPERATIVA
“Mide el porcentaje que queda de cada dólar de ventas después de que se dedujeron
todos los costos y gastos, excluyendo los intereses, impuestos y dividendos de acciones
preferentes; las utilidades “puras” ganadas por cada dólar de ventas.” (Gitman & Zutter,
2012)
Fórmula de Cálculo:
MARGEN NETO DE UTILIDAD
Mide el porcentaje que queda de cada dólar de ventas después de que se dedujeron
todos los costos y gastos, incluyendo intereses, impuestos y dividendos de acciones
preferentes. Cuanto más alto es el margen de utilidad neta de la empresa, mejor.
(Gitman & Zutter, 2012)
𝑀𝑎𝑟𝑔𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝐵𝑟𝑢𝑡𝑎 =𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 − 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑜𝑠 𝑏𝑖𝑒𝑛𝑒𝑠 𝑣𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠
𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆
𝑀𝑎𝑟𝑔𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝐵𝑟𝑢𝑡𝑎 =𝑈𝑇𝐼𝐿𝐼𝐷𝐴𝐷 𝐵𝑅𝑈𝑇𝐴
𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆
𝑀𝑎𝑟𝑔𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑂𝑝𝑒𝑟𝑎𝑡𝑖𝑣𝑎 =𝑈𝑇𝐼𝐿𝐼𝐷𝐴𝐷 𝑂𝑃𝐸𝑅𝐴𝑇𝐼𝑉𝐴
𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆
81
Fórmula de Cálculo:
RENDIMIENTO DE LA INVERSIÓN
Representa la habilidad que tiene la administración de la empresa para producir
utilidades con los activos disponibles. Mientras más altos sean los índices es mejor para
la empresa.
Fórmula de Cálculo:
RENDIMIENTO SOBRE EL PATRIMONIO
El rendimiento sobre el patrimonio (RSP) mide el rendimiento ganado sobre la
inversión de los accionistas comunes en la empresa. Por lo general, cuanto más alto es
este rendimiento, más ganan los propietarios.
Fórmula de Cálculo:
3.2.7. Indicadores de Eficiencia
Estas razones establecen la efectividad de la empresa en el empleo de los recursos.
ROTACIÓN DE LA INVERSIÓN
Indica el número de veces que la inversión ha girado en las ventas durante el año. Para
tener un resultado más acertado se debe conocer la duración del ciclo de producción y
ventas.
𝑀𝑎𝑟𝑔𝑒𝑛 𝑁𝑒𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 =𝐺𝑎𝑛𝑎𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝐷𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑖𝑠𝑡𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑚𝑢𝑛𝑒𝑠
𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆
𝑅𝑒𝑛𝑑𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑟𝑠𝑖ó𝑛 =𝑈𝑇𝐼𝐿𝐼𝐷𝐴𝐷 𝑁𝐸𝑇𝐴
𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂𝑆 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿𝐸𝑆
𝑅𝑆𝑃 =𝐺𝑎𝑛𝑎𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝐷𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑖𝑠𝑡𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑚𝑢𝑛𝑒𝑠
𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝑒𝑛 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑐𝑜𝑚𝑢𝑛𝑒𝑠
82
Fórmula de Cálculo:
ROTACIÓN DEL CAPITAL DE TRABAJO
Indica el número de veces que el capital de trabajo ha girado en las ventas anualmente
Fórmula de Cálculo:
ROTACIÓN DE ACTIVO FIJO
Indica el número de veces que el activo fijo neto ha girado en las ventas del año.
Fórmula de Cálculo:
3.2.8. Sistema de Análisis DUPONT
Una vez obtenidos los resultados de las razones financieras anteriormente explicadas, el
sistema de análisis DuPont utiliza minuciosamente esa información y la de los estados
financieros para evaluar en su conjunto la situación financiera de la empresa. Para
explicarlo de mejor manera la representación que se muestra a continuación explica su
relación:
𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝐼𝑛𝑣𝑒𝑟𝑠𝑖ó𝑛 =𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝐴𝑁𝑈𝐴𝐿𝐸𝑆
𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂𝑆 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿𝐸𝑆
𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒𝑙 𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑇𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑜 =𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝐴𝑁𝑈𝐴𝐿𝐸𝑆
𝐶𝐴𝑃𝐼𝑇𝐴𝐿 𝐷𝐸 𝑇𝑅𝐴𝐵𝐴𝐽𝑂
𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑓𝑖𝑗𝑜 =𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝐴𝑁𝑈𝐴𝐿𝐸𝑆
𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂𝑆 𝐹𝐼𝐽𝑂 𝑁𝐸𝑇𝑂
83
Figura 16 Sistema de Análisis DuPont
84
Toma dos medidas principales: el Rendimiento Sobre los Activos (RSA) y el
Rendimiento Sobre el Patrimonio (RSP). Para esto se hace uso de las siguientes
fórmulas de cálculo.
Si se ubican los resultados correctos en la siguiente ecuación y los simplificamos se
obtiene la siguiente ecuación:
Como segundo paso se calcula el Rendimiento Sobre el Patrimonio (RSP). Este
resultado se obtiene de multiplicar el Rendimiento Sobre los Activos (RSA) por el
Multiplicador de Apalancamiento Financiero (MAF).
Remplazando los valores correspondientes en la fórmula anterior tenemos lo siguiente.
“El uso de este sistema nos permite analizar las dos dimensiones, que muestran el
rendimiento total para los dueños de la empresa.” (Gitman & Zutter, 2012)
𝑅𝑆𝐴 = 𝑀𝑎𝑟𝑔𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑁𝑒𝑡𝑎 ∗ 𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑙𝑜𝑠 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠
𝑅𝑆𝐴 =
𝐺𝑎𝑛𝑎𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝐷𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑙𝑜𝑠 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑖𝑠𝑡𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑚𝑢𝑛𝑒𝑠
𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠∗
𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠
=
𝐺𝑎𝑛𝑎𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝐷𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑙𝑜𝑠 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑖𝑠𝑡𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑚𝑢𝑛𝑒𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠
𝑅𝑆𝑃 = (𝑅𝑆𝐴) ∗ (𝑀𝐴𝐹)
𝑅𝑆𝑃 =
𝐺𝑎𝑛𝑎𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝐷𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑙𝑜𝑠
𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑖𝑠𝑡𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑚𝑢𝑛𝑒𝑠𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠
∗𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠
𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝑒𝑛 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑐𝑜𝑚𝑢𝑛𝑒𝑠
=
𝐺𝑎𝑛𝑎𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝐷𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑙𝑜𝑠
𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑖𝑠𝑡𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑚𝑢𝑛𝑒𝑠𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝑒𝑛 𝑎𝑐𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠
𝑐𝑜𝑚𝑢𝑛𝑒𝑠
85
3.2.9. Ciclo de Conversión del Efectivo
A este Ciclo de Conversión del Efectivo (CCE) es el tiempo que la empresa mantiene
invertidos sus recursos y se resta el período promedio de pago para conocer cuánto
tiempo se necesita para financiar las operaciones.
El Ciclo Operativo es el tiempo transcurrido desde el inicio del proceso de producción
hasta la venta y cobro del producto terminado.
A esta regla de tiempo se le añaden elementos importantes como los siguientes: el
período medio de inventarios, el período promedio de pago y el período promedio de
cobro.
Período Medio de Inventarios (PMI), se calcula desde que ingresa la mercadería hasta
que sale de la empresa.
Período Medio de Cobro (PMC), se calcula a partir de la salida de la mercadería de la
empresa hasta el pago de la misma por parte de los clientes es decir a quienes
vendemos.
Período Medio de Pago (PMP), se compone del tiempo que establecen los proveedores
para el pago de la mercadería, de preferencia las empresas siempre buscan proveedores
que les proporcionen un plazo mayor de pago, a menos que este sea un único proveedor
entonces es el quien tiene el poder de negociación. (Gitman, 2003)
CICLO OPERATIVO
Figura 17 Ciclo de Conversión del Efectivo
𝐶𝐶𝐶𝐸 = (𝑃𝑀𝐼) + (𝑃𝑀𝐶) − (𝑃𝑀𝑃)
𝐶𝑂 = (𝑃𝑀𝐼) + (𝑃𝑀𝐶)
Ingreso de la
Mercadería
Salida de la
Mercadería
Pago
PMI PMC
PMP
CCE
86
3.2.10. Estructura de Capital
El capital total de una empresa está conformado por dos componentes, capital adeudado
proveniente de terceros y el capital propio que proviene de los propietarios, accionistas
y socios. El capital adeudado es menor que las demás formas de financiamiento. Lo que
los prestamistas hacen es exigir rendimientos relativamente bajos porque toman menor
riesgo que los proveedores. El capital propio proviene de las acciones, contribuciones,
utilidades retenidas y poseen un riesgo mayor por lo que los rendimientos esperados
deberán ser más altos.
La estructura de capital siempre estará afectada por directamente por el riesgo
financiero, esto implica que existe un riego cuando la empresa no pueda cumplir con sus
obligaciones financieras. El castigo por el incumplimiento en las obligaciones
financieras es la bancarrota. Según Lawrence Gitman menciona que a mayor
financiamiento de costo fijo que una empresa tenga en su estructura de capital, mayores
serán su apalancamiento y riesgos financieros. El riesgo financiero dependerá de las
decisiones que tome la administración de la empresa en cuanto a la estructura de capital.
Hasta ahora varios tratadistas como Franco Modigliani y Merton Miller, han aplicado
varias teorías para encontrar la situación óptima de una estructura de capital, pero cada
vez que se aplica a distintas empresas el resultado cambia y esto se debe a muchos
factores externos que sufren día a día las empresas y dependiendo de la industria a la
que pertenecen y a la actividad que se dedican. (Gitman, 2003)
87
4. PROPUESTA DE UN MODELO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVO –
FINANCIERO PARA LA EMPRESA DE ECONOMÍA POPULAR Y
SOLIDARIA (JJJPCLIMPIO).
4.1. Gestión administrativa
La gestión administrativa actual de la empresa debe estar alineada a los requerimientos
de la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria, para lo cual se establece una
estructura empresarial interna que deberá cumplir con las funciones de la administración
y su respectivo control interno, así se tiene lo siguiente:
a. Junta General
b. Junta Directiva
c. Junta de Vigilancia
d. Administrador
Conforme al estatuto de la presentada Asociación, los organismos están representados
como se detalla a continuación:
La Junta General; Es figurada por todos los socios de la organización que tienen
derecho a un solo voto para la toma de Decisiones en las Asambleas.
La Junta Directiva; Integrada por el Presidente, Secretario y tres Vocales principales
quienes serán elegidos por un período de cuatro años y reelegidos por una sola vez.
La Junta de Vigilancia; Se integra por dos Vocales principales con sus respectivos
suplentes la duración en sus cargos es de cuatro años con derecho a ser reelegidos por
una sola vez.
El Administrador; Es elegido por la Junta General por un período de cuatro años.
88
Los organismos anteriormente mencionados son los encargados de velar por el bienestar
de la Asociación, crear políticas, acuerdos, supervisiones y aprobaciones respectivas
para que continúe su curso.
4.1.1. Filosofía Empresarial
En vista de que la Asociación de Servicios de Limpieza “JJJPCLimpio”, no tiene un
documento oficial en el que refleje su filosofía empresarial de qué es lo que se quiere
lograr, cómo se identifica y que pretende hacer, expone a continuación la siguiente
propuesta:
4.1.1.1. Misión
Prestar servicios de limpieza y mantenimiento de calidad, en busca de la satisfacción del
cliente, desempeñando actividades de lavado, desinfección, y mantenimiento interno
como externo, en: oficinas, edificios, hospitales, instituciones y hogares, contando con
recursos materiales, tecnológicos y sobre todo un talento humano colaborador, amable,
responsable, competitivo y calificado, que permita cubrir las exigencias de nuestros
clientes potenciales del sector público y privado.
4.1.1.2. Visión
Ser la empresa líder de aseo más reconocida a nivel nacional, por tener un sentido de
responsabilidad social, afianzando un grupo humano calificado, vital, transparente y
comprometido con la organización y el desarrollo de la matriz productiva del país.
4.1.1.3. Objetivos
2016; Captar mayor afluencia de clientes, participando en el Catálogo Dinámico
Inclusivo del Servicio de Contratación Pública mediante el mejoramiento de requisitos
de presentación en documentación legal y obteniendo mayor capacidad de puntos para
su selección. (Aplicación de la estrategia FO-2)
89
2017; Definir procedimientos de selección de personal para cada área de la organización
con una adecuada distribución de horarios, funciones y actividades.
2018; Mejorar la calidad del servicio promoviendo actividades de capacitación en
manejo de productos químicos y desechos tóxicos. Además de la adquisición de
productos de limpieza de calidad que pretenda mejorar el servicio. (Aplicación de la
estrategia DA-1)
2019; Optimizar los procesos y recursos mediante un análisis financiero adecuado que
le permita tomar decisiones cuantitativas y cualitativas.
2020; Gestionar el prestigio de la institución en el sector público y privado, con
actualizaciones en redes sociales y páginas web. (Aplicación de la estrategia FA-2)
4.1.1.4. Políticas
o Cumplir y estar al día con las responsabilidades y obligaciones que tiene un
socio en el sector económico popular y solidario.
o Entregar al cliente un servicio de calidad que cumpla con los requerimientos de
la orden de compra.
o Establecer sistemas de control para la entrada y salida de materiales y
suministros de limpieza, incluso la revisión técnica que merecen las maquinarias
de trabajo pesado.
o Actuar con rapidez ante los incidentes o malestares que pueda presentarse en los
distintos puntos de servicio inclusive en la parte administrativa.
o Mantener los trámites administrativos, legales, y financieros al día para evitar
inconvenientes y posibles demoras en los procesos de licitación.
o Gestionar el sistema de cobro y pagos en todos los niveles de la organización.
o Cumplir con la normativa vigente en todos los aspectos de la organización.
o Participar en exposiciones y eventos sociales de Economía Popular y Solidaria.
90
4.1.1.5. Principios y Valores
La ética, es una teoría que regula el comportamiento de una sociedad y que se ve
influenciada por los principios y valores de la organización.
Ética: Implica el deber de guardar información confidencial y cumplir con el trabajo
propio de su profesión.
PRINCIPIOS Y VALORES
o Honestidad.- Tiene que ver con la decencia de la persona.
o Integridad.- La transparencia con la que realiza su trabajo.
o Responsabilidad.- El cumplimiento de sus obligaciones.
o Lealtad.- Compromiso con la organización.
o Veracidad.- Actuar con la verdad.
4.1.2. Organigrama Estructural y Funcional Propuesto
A continuación se presenta la propuesta de organigrama estructural y funcional, con
estructura de red para “JJJPCLimpio” ya que es una organización de Economía Popular
y Solidaria, que actúa bajo una estructura informal en un ámbito de cooperación y
alianzas con cada uno de los asociados, tiene una comunicación con todos los niveles de
la organización y actúa de manera flexible ante cualquier cambio.
91
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DE LA ASOCIACIÓN DE SERVICIOS DE
LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO JJJPCLIMPIO
JUNTA GENERAL
JUNTA DIRECTIVA
JUNTA DE
VIGILANCIA
ADMINISTRADOR
ASESOR
EXTERNO
AREA DE
OPERACIONES
AREA ADMIN.
FINANCIERA
AREA DE
RECURSOS
HUMANOS
CONTABILIDAD
LOGÍSTICA –
CATÁLOGO
DINÁMICO
INCLUSIVO
SELECCIÓN DE
PERSONAL
ENTRENAMIEN
TO
Y BIENESTAR
COMPRAS Y
BODEGA
DISTRIBUCIÓN
SERVICIO DE
LIMPIEZA
PUBLICIDAD
SISTEMA
INFORMÁTICO
LEGAL
Elaborado por: Paulina Córdova
NOMENCLATURA
Revisado por: Eco. Marco Erazo
Relación de autoridad
Aprobado por: Ing. Lucía Calderón
Relación de
coordinación
Fecha: 20-01-17
Relación de alianza
Figura 18 Propuesta de Organigrama Estructural en Red
92
ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE LA ASOCIACIÓN DE SERVICIOS DE
LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO JJJPCLIMPIO
JUNTA GENERAL
JUNTA DIRECTIVA
JUNTA DE
VIGILANCIA
ADMINISTRADOR
ASESOR
EXTERNO
AREA DE
OPERACIONES
AREA ADMIN.
FINANCIERA
AREA DE
RECURSOS
HUMANOS
CONTABILIDAD
LOGÍSTICA –
CATÁLOGO DINÁMICO
INCLUSIVO
SELECCIÓN DE
PERSONAL
ENTRENAMIEN
TO
Y BIENESTAR
COMPRAS Y
BODEGA
DISTRIBUCIÓN
SERVICIO DE
LIMPIEZA
PUBLICIDAD
SISTEMA
INFORMÁTICO
LEGAL
Aprobar reglamento, informes y planes
Aceptar y rechazar socios, presentar Estados
Financieros.
Supervisión de gastos – Informe de Labores anual
Representar legalmente, administrar
y supervisar.
Elaborar EE.FF.,Analizar cuentas, Impuestos,
ingresos y gastos.
Coordinación del Talento Humano,
Cultura Organizacional
Atención al cliente, adquisiciones, control de bodega, transporte
Licitaciones, asistencia de sistemas, imagen.
Movimiento de efectivo, activos fijos, facturación, cobros y nómina
Compras públicas, SERCOP-Docum.
Habilitantes
Licitaciones, asesoría, demandas
KEOPS, Asistencia Técnica
Redes sociales, carpetas, tarjetas.
Limpieza, desinfección, recolección desechos
Entrega de materiales
Adquisiciones, almacenamiento y control de material
Contratación del personal -Entrevistas
Capacitaciones, evaluación de rendimiento.
7
7
4
1
1
1
2
1
88
Elaborado por: Paulina Córdova
NOMENCLATURA
Revisado por: Eco. Marco Erazo
Relación de autoridad
Aprobado por: Ing. Lucía Calderón
Relación de
coordinación
Fecha: 20-01-17
Relación de alianza
Figura 19 Propuesta de Organigrama Funcional en Red
93
4.1.3. Estructura Orgánica
La estructura orgánica que se detalla a continuación corresponde al organigrama
funcional presentado con anterioridad. Las unidades administrativas propuestas se han
establecido de acuerdo a las necesidades que tiene “JJJPCLimpio” y a los
requerimientos que establece la Ley y el Reglamento de la Superintendencia de
Economía Popular y Solidaria.
1.0. Junta General de Socios
1.1. Junta Directiva
1.2. Junta de Vigilancia
1.3. Administrador
1.3.1. Logística – Catalogo Dinámico Inclusivo
1.3.1.1. Contratación Pública
1.3.1.2. Ferias Inclusivas
2.0. Área Administrativa – Financiera
2.1. Contabilidad
2.1.1. Movimiento del Efectivo
2.1.1.1. Conciliación Bancaria
2.1.1.2. Registro de Egresos
2.1.1.3. Registro de Ingresos
2.1.1.4. Emisión de Cheques
2.1.2. Activos No Corrientes
2.1.2.1. Control de Maquinaria y Equipo
2.1.3. Facturación
2.1.3.1. Proceso de Facturación
2.1.4. Cobranzas
2.1.4.1. Gestión de Cobro Clientes
2.1.4.2. Documentos Habilitantes
2.1.5. Nómina
2.1.5.1. Ingreso de Novedades
2.1.5.2. Pago y Transferencia
2.1.5.3. Control de Préstamos Socios
2.1.5.4. Obligaciones con el IESS.
94
2.1.5.5. Liquidación de Haberes Socios
3.0. Área de Recursos Humanos
3.1. Selección de Personal
3.1.1. Recepción de Hojas de Vida
3.1.2. Entrevistas
3.1.3. Contratación
3.2. Entrenamiento y Bienestar
3.2.1. Evaluación del personal.
3.2.2. Capacitaciones
4.0. Área de Operaciones
4.1. Servicio de Limpieza
4.1.1. Limpieza de Oficinas
4.1.2. Limpieza de Espacios Verdes
4.2. Compras y Bodega
4.2.1. Compra de Materiales
4.2.2. Almacenamiento y bodega.
4.3. Distribución
4.3.1. Distribución del Material
5.0. Asesoría Externa
5.1. Asesoría Legal
5.2. Asesoría Informática
5.3. Asesoría Publicitaria
4.1.4. Descripción de Puestos y Funciones
El nivel directivo de “JJJPCLimpio” cumplirá y hará cumplir las funciones de acuerdo a
lo establecido en el reglamento interno y a la presente propuesta con (Aplicación de la
estrategia DO-1) del análisis FODA, que se presenta a continuación en base a la
información proporcionada por la empresa y sus respectivos socios, la descripción se
muestra de la siguiente manera;
95
Junta General de Socios
o Aprobar y reformar el Estatuto, Reglamento Interno, Plan Estratégico y
Operativo.
o Elegir y remover a los miembros de la Junta Directiva, de Vigilancia y
Administrador.
o Fijar las cuotas de admisión, ordinarias y extraordinarias que tendrán el carácter
de no ser reembolsables.
o Resolver las apelaciones presentadas por los asociados sancionados por la Junta
Directiva.
o Aprobar los estados financieros y el balance social de la Asociación.
o Aprobar o rechazar los informes de la Junta Directiva, Junta de Vigilancia y
Administrador.
o Aprobar el plan estratégico y el plan operativo anual, con sus presupuestos,
presentados por la Junta Directiva.
o Resolver la transformación, función, disolución y liquidación de la Asociación
en Junta General extraordinaria con el voto de las dos terceras (2/3) partes de los
asociados.
Junta Directiva
o Dictar las normas de funcionamiento y operación de la Asociación.
o Aceptar o rechazar las solicitudes de ingreso o retiro de asociaciones.
o Autorizar la celebración de contratos en los que intervengan la Asociación hasta
por el 30% del presupuesto anual.
o Sancionar a los asociados de acuerdo con las causas y el procedimiento
establecidos en el Reglamento Interno.
o Aprobar los programas de educación, capacitación y bienestar social de la
Asociación, con sus respectivos presupuestos.
o Presentar, para aprobación de la Junta General, los estados financieros, balance
social y su informe de labores.
o Elaborar el proyecto de reformas al Estatuto y someterlo a consideración y
aprobación de la Junta General.
96
o Incorporar, por las necesidades de la asociación, a nuevos vocales a las tareas de
la misma, funcionando estos de forma interina hasta que no sean ratificados por
la Asamblea General.
o Presentar anualmente un informe a la Asamblea General sobre las altas y bajas
de socios producidas en dicho periodo.
ÁMBITO DE OPERACIÓN: Logística – Catálogo Dinámico Inclusivo.
Junta de Vigilancia
o Supervisar los gastos económicos que realice la Asociación.
o Vigilar que la contabilidad se encuentre al día y debidamente sustentada.
o Conocer el informe administrativo, los estados financieros y el balance social
presentados por el Administrador.
o Presentar su Informe anual de labores a la Junta General.
ÁMBITO DE OPERACIÓN: Logística – Catálogo Dinámico Inclusivo
Administrador
FUNCIONES:
o Representar legalmente a la Asociación.
o Cumplir y hacer cumplir a los asociados, las disposiciones emitidas por la Junta
General y Junta Directiva.
o Administrar la Asociación, ejecutando las políticas, planes, proyectos y
presupuestos debidamente aprobados.
o Presentar el informe administrativo, los estados financieros y el balance social
para conocimiento de la Junta de Vigilancia y aprobación de la Junta General.
o Revisar el Catalogo Dinámico Inclusivo del Servicio de Contratación Pública.
o Supervisar que “JJJPCLimpio” tenga puntos suficientes para postularse a la puja
del servicio de limpieza que solicitan las empresas del sector público.
o Asistir a las reuniones con los clientes para acordar precios y forma en la que se
llevara a cabo la prestación del servicio.
97
o Validar las fichas e informes técnicos a presentar antes de la Suscripción del
Convenio Marco.
o Conocer y Evaluar el funcionamiento de toda la organización.
o Establecer el contacto con los distintos grupos de interés; SERCOP, SEPS,
Clientes, Proveedores, Competencia y Socios.
o Emitir Informes sobre el nivel de satisfacción del servicio.
o Estar en constante comunicación con todos los socios de la organización.
o Mantener un ambiente de armonía y estabilidad, de modo que todos quienes son
parte de la organización se sientan motivados al formar parte de un equipo que
busca superarse.
NÚMERO DE PLAZAS: 1
ÁMBITO DE OPERACIÓN: Logística – Catálogo Dinámico Inclusivo
CONOCIMIENTOS: En carreras administrativas.
PERFIL: Multidisciplinario, con visión de emprendimiento, mentalidad de análisis y
reflexión, con valores éticos de conducta ejemplar.
EXPERIENCIA: Mínima de dos años en direcciones de empresas o liderazgo.
Contador General
FUNCIONES:
o Revisión de las órdenes de compra emitidas por los clientes públicos y privados.
o Obtener documentación y comprobantes que sustenten las transacciones del giro
del negocio.
o Registrar el hecho generador de sus operaciones.
o Obtener información del dinero que dispone la empresa para la compra de
materiales, maquinaria, equipos, suministros, es decir una lista de pedidos
autorizando el pago de proveedores.
98
o Se encarga de llevar la contabilidad, manejar programas contables y realizar
declaraciones al S.R.I.
o Mantener actualizados los saldos de los bancos, clientes y proveedores.
o Solicitar a la imprenta autorizada por el SRI facturas y comprobantes de
retención.
o Verificar que los precios sean justos y razonables para el cliente de acuerdo a la
ficha técnica Y los metrajes del servicio de limpieza establecidos en la orden de
compra.
o Estructurar las planillas de cobro correspondientes a cada período.
o Realizar el seguimiento adecuado para la gestión de cobros.
o Preparar balances de comprobación y estados financieros.
o Capacitar y resolver dudas del auxiliar contable y administrativo que colaboran
en el proceso administrativo financiero.
o Asesorar al administrador en la toma de decisiones en cuanto al aspecto
financiero.
NÚMERO DE PLAZAS: 1
ÁMBITO DE OPERACIÓN: Contabilidad, Facturación, Cobranzas
CONOCIMIENTOS: Conocimientos en contabilidad CPA, conocimientos en aspectos
tributarios y análisis administrativo financiero que permita brindar opiniones y asesoría
al administrador.
PERFIL: Persona con valores éticos inquebrantables, buena preparación académica,
trabajo en equipo.
EXPERIENCIA: Mínima de dos años
Auxiliar Contable
99
FUNCIONES:
o Clasificar los documentos y comprobantes de venta válidos.
o Realizar conciliaciones bancarias diarias sobre el movimiento de dinero en las
operaciones que maneja la organización.
o Llenar adecuadamente las facturas y comprobantes de retención.
o Registrar los comprobantes de compra y venta en el software contable.
o Revisar los conceptos de órdenes de pago y desembolsos efectuados por la
organización.
o Proporcionar la información financiera necesaria al contador general.
NÚMERO DE PLAZAS: 2
AMBITO DE OPERACIÓN: Contabilidad, Facturación, Cobranzas
CONOCIMIENTOS: Graduado en contabilidad, CBA, mínimo cuarto nivel de estudios
universitarios o especializado en tecnologías contables y ramas afines.
PERFIL: Persona independiente, capaz de trabajar en equipo, ser un apoyo para el
contador, con disponibilidad de aprender, que trabaje para el bienestar de la
organización.
EXPERIENCIA: Mínima de tres meses en actividades contables.
Auxiliar Administrativo
FUNCIONES:
o Preparar la documentación habilitante para el cobro del servicio como; Informe
del servicio y uso de materiales de limpieza, Control de asistencia del personal,
Roles de pago del personal, Certificado bancario, Copia de cedula del
representante legal, Certificado de estar al día en obligaciones con el IESS y
SRI.
100
o Enviar la documentación completa más la factura respectiva al cliente
correspondiente.
o Controlar que el pago se acredite en la cuenta bancaria de la empresa por el
valor acordado.
o Llevar un control de las cuotas de los socios y enviar comunicados para que se
pongan al día con sus obligaciones.
o Entregar uniformes al personal conforme a las tallas requeridas.
o Mantener ordenado y organizado el archivo de las distintas unidades.
o Archivar los controles de asistencia de los diferentes puestos de trabajo he
informar cualquier novedad que se detecte.
o Elaboración de proformas de materiales y servicio de limpieza para la
catalogación en el SERCOP.
NÚMERO DE PLAZAS: 1
ÁMBITO DE OPERACIÓN: Cobranzas, Talento Humano, Logística.
CONOCIMIENTOS: Estudios secundarios – Bachiller, planes de preparación
académica superior.
PERFIL: Crecimiento académico, valores morales bien definidos, capacidad de
comunicación y con disponibilidad de trabajar en equipo.
EXPERIENCIA: Mínima de un mes en actividades contables y administrativas.
Responsable de Talento Humano
FUNCIONES:
o Recibir y clasificar hojas de vida de acuerdo a la experiencia laboral y
requerimientos técnicos.
o Seleccionar al personal idóneo para ocupar el puesto que se está solicitando.
o Contactarse con el empleado para una entrevista previa y explicarle los
beneficios del socio y condiciones de trabajo.
101
o Firmar el contrato de trabajo, acta compromiso y solicitud de pre-ingreso como
socio de la empresa.
o Emitir el oficio correspondiente para que el empleado obtenga una cuenta
bancaria para efectos del pago de su sueldo mediante transferencias.
o Comunicar al supervisor a cargo para ubicar al personal en el lugar y área
correspondiente.
o Evaluar las deficiencias del personal para incluir talleres de capacitación, en el
tema que se requiera.
o Controlar el comportamiento y responsabilidad de los empleados.
o Atender las necesidades de los socios empleados.
o Crear un ambiente de confianza y compromiso con la empresa.
o Proveer de uniformes al personal de limpieza.
o Elaborar la nómina de los empleados.
o Asegurar que haya suficiente dinero disponible para pagar los sueldos en la
fecha prevista.
o Tener la documentación de cada empleado al día.
o Revisar las novedades de cada empleado para el pago de horas extras y
beneficios de ley, así como descuentos.
o Estar al día con las obligaciones patronales en el Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social IESS.
o Crear un archivo que contenga la documentación de avisos de entrada, salida,
planillas de pago normales, por ajustes, préstamos quirografarios, hipotecarios,
fondos de reserva entre otros.
o Elaborar Contratos, Solicitudes de Preingreso, Actas de finiquito y Certificados
de trabajo.
o Presentar informes periódicos de las actividades realizadas.
NÚMERO DE PLAZAS: 1
ÁMBITO DE OPERACIÓN: Selección de Personal, Entrenamiento y bienestar del
personal, Nómina.
CONOCIMIENTOS: Psicología emocional, Direccionamiento del Personal y carreras
Administrativas.
102
PERFIL: Capacidad de trabajo en equipo, interrelación con todo el personal, buena
comunicación y desarrollo de inteligencia emocional.
EXPERIENCIA: Mínima de un año.
Supervisor del Servicio de Limpieza
FUNCIONES:
o Armar horarios de distribución de operaciones para el servicio de limpieza.
o Revisar que los materiales de limpieza y maquinaria estén en perfectas
condiciones para su uso.
o Suministrar al personal de los materiales necesarios para sus labores diarias.
o Supervisar que las actividades sean ejecutadas sin ninguna novedad.
o Controlar el buen uso y presentación del uniforme de los empleados.
o Controlar la asistencia de los empleados y horas extraordinarias fuera del horario
de trabajo normal, para presentar un informe al responsable de nómina.
o Informar sobre el comportamiento y desempeño laboral de los empleados.
NÚMERO DE PLAZAS: 3
ÁMBITO DE OPERACIÓN: Servicio de Limpieza
CONOCIMIENTOS: Bachiller en ciencias, capacitaciones y talleres sobre uso y manejo
de productos químicos.
PERFIL: Persona responsable, capacidad de liderazgo, imparcialidad en sus labores,
exigente y colaborador con la empresa y su entorno.
EXPERIENCIA: Mínima de un año.
Auxiliar de Servicio de Limpieza
103
FUNCIONES:
o Limpieza y desinfección de inodoros, lavamanos, griferías, urinarios, incluye
metales cromados para evitar la acumulación de óxido, jabón y calcificaciones.
o Recolección y desalojo de desechos y de basura en general.
o Limpieza y desinfección de mesones, pisos, espejos, cristales, porcelana.
o Limpieza de puertas, paredes, recipientes de basura, vidrios internos, pasamanos.
o Barrido de pisos y gradas, trapeado de pisos incluido pasillos y corredores.
o Limpieza de mobiliario e mobiliario, pizarras, equipos, sillones, archivadores.
o Lavado y encerado de pisos.
o Mantenimiento de canchas deportivas, jardines, patios y demás áreas verdes
o Limpieza de cisternas.
o Fumigación y levantamiento de escombros.
o Uso de abrillantadora, aspiradora y demás equipos para los pisos.
o Adecuación de servicios higiénicos con papel, toallas y jabón.
NÚMERO DE PLAZAS: 85
ÁMBITO DE OPERACIÓN: Servicio de Limpieza
CONOCIMIENTOS: Bachiller en ciencias, estudios secundarios, cursos de aseo y
desinfección, desechos químicos entre otros.
PERFIL: Persona responsable, colaboradora, ímpetu de trabajo en equipo, disciplinada.
EXPERIENCIA: Mínima de tres meses en actividades de limpieza
Bodeguero
FUNCIONES:
o Realizar cotizaciones y proformas de los materiales que se necesitan para prestar
el servicio de limpieza.
o Seleccionar al proveedor con los mejores productos de limpieza.
o Almacenar y controlar los materiales que ingresan y salen de bodega.
104
o Mesclar los productos químicos y demás desinfectantes en la cantidad y
proporción adecuada, para su distribución.
o Revisar la cantidad de pedido en materiales, por cada área de trabajo.
o Armar el recorrido para la entrega de productos.
o Transportar los materiales en las mejores condiciones hasta cada puesto de
trabajo.
o Mantener en perfectas condiciones el estado del vehículo y documentación legal
al día.
o Informar sobre el consumo de gasolina, repuestos del vehículo y maquinaria.
NÚMERO DE PLAZAS: 1
ÁMBITO DE OPERACIÓN: Compras y bodega, Distribución.
CONOCIMIENTOS: Bachiller en ciencias, Chofer profesional o por lo menos haber
cursado el 80% de sus estudios secundarios.
PERFIL: Persona puntual, responsable, que trabaje en equipo, colaboradora.
EXPERIENCIA: Mínima de cinco meses.
Asesoría Externa
FUNCIONES:
o Licitar acciones de regularización de constitución, Adquisición de bienes y
propiedades.
o Creación de diseños de páginas web y manejo de redes sociales.
o Elaboración de tarjetas, afiches, carpetas, banners y demás productos
publicitarios.
o Velar por la imagen de “JJJPCLimpio”.
o Supervisión y Creación del sistema contable con sus respectivos módulos.
o Control de redes y Bases de datos.
o Instalación de redes de internet equipos de cómputo.
105
NÚMERO DE PLAZAS: 1
ÁMBITO DE OPERACIÓN: Asesoría Legal, Publicitaria, Informática.
CONOCIMIENTOS: En Marketing, Leyes, Informática, graduado o de quinto nivel en
estudios universitarios.
PERFIL: Poli funcional, comprometido con el área de trabajo, creativo, que tenga
iniciativa y capacidad para innovar.
EXPERIENCIA: Mínima de un tres meses.
106
4.1.5. Cadena de Valor Integrada
EMPRESA: Asociación de Servicios de Limpieza y Mantenimiento “JJJPCLimpio”.
Servicios que presta: Limpieza y mantenimiento de oficinas, edificios, hospitales, instituciones y hogares.
ADMINISTRATIVO FINANCIERA RECURSOS HUMANOS ASESORÍA
EXTERNA
Contabilidad Selección de Personal Asesoría Legal Movimiento del
Efectivo
Activos No Corrientes.
Facturación
Cobranzas
Nómina Entrenamiento y Bienestar
Asesoría Publicitaria
Asesoría Informática.
Figura 20 Cadena de Valor basada en Michael Porter
HABILITANTES
O DE APOYO
PROCESOS BÁSICOS
Retroalimentación
NE
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lugar
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es.
GOBIERNO
Junta General de Socios
Junta Directiva
Junta de Vigilancia
(Misión, Visión, Objetivos,
Políticas)
LOGÍSTICA –
CATÁLOGO
DINÁMICO
INCLUSIVO
DISTRIBUCIÓN COMPRAS Y
BODEGA
SERVICIO DE
LIMPIEZA
Revisión del portal de compras públicas.
Postulación para pliegos, puja,
contratación directa, convenios marco.
Revisión de Ofertas Técnicas y
obligaciones.
Validación de fichas e informes.
Documentos habilitantes.
Firma del contrato
Limpieza de pisos, paredes,
baños, lavabos.
Mantenimiento de espacios
verdes.
Limpieza y desinfección de
oficinas, escritorios, sillones,
muebles.
Recolección de desechos
basura.
Realizar cotizaciones y
proformas de productos y
materiales de limpieza.
Control de materiales.
Mezcla de productos de
limpieza.
Control de pedidos de
material para los puestos de
trabajo.
Solicitar material.
Entrega de material a los
puntos de trabajo.
Verificación de rutas de
entrega.
Mantenimiento del
vehículo.
Documentación legal del
vehículo en regla.
CONSTITUCIÓN: Certificación de Existencia Legal; Resolución Constitutiva, Registro de Directivos, Registro de Ingreso y Salida de
Socios, Estatuto de la Asociación, Catálogo único de Cuentas sector No Financiero, Patente Municipal, RUC, RUP; Cuenta Bancaria.
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107
4.1.6. Mapeo de Procesos
Figura 21 Mapa de Procesos Funcional
EN
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PROCESOS GOBERNANTES
PROCESOS OPERATIVOS
PROCESOS HABILITANTES O DE APOYO
PROCESOS DE ASESORÍA
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MAPA DE PROCESOS FUNCIONAL
*Constitución de la República del Ecuador*LOEPS - LOSNCP.
*Ley de Régimen Tributario Interno *Ley de Seguridad Social *Código de Trabajo
NORMATIVA
JUNTA GENERAL DE
SOCIOSJUNTA DIRECTIVA JUNTA DE VIGILANCIA
Aprobar y reformar el Estatuto, Reglamento.Elegir y remover a los miembros de la Juntas.Fijar las cuotas .Aprobar los estados financieros.
Dictar normas de funcionamiento.Autorizar la celebrazación de Contratos.Sancionar a los socios de acuerdo a las causas.
Supervisar los gastos de la asociación.
Vigilar que la contabilidad se encuentre
al día.Presentar un informe
LOGÍSTICA - CATÁLOGO
DINÁMICO INCLUSIVOSERVICIO DE LIMPIEZA COMPRAS Y BODEGA
Revisión del portal de
compras públicas.
Postulación para pliegos, puja, contratación directa,
convenios marco.
Revisión de Ofertas.Firma del contrato
Limpieza de pisos, paredes, baños, lavabos.Mantenimiento de espacios verdes.Limpieza y desinfección de oficinas, escritorios, sillones, muebles.Recolección de desechos
Realizar cotizaciones y proformas de productos y
materiales de limpieza.Control de materiales.
Mezcla de productos de limpieza.Control de pedidos.
DISTRIBUCIÓN
Entrega de material a los puntos de trabajo.Verificación de rutas de entrega.Mantenimiento del vehículo.
CONTABILIDAD
ACTIVO NO
CORRIENTEFACTURACIÓN
Revisión comprobantes contables.Registro contable de las transacciones.
Declaraciones de impuetos SRI.
Documentos
Habilitantes.
RUP y CUR.
Cta. Bancos.
SELECCIÓN DE
PERSONAL
Recibir y clasificar hojas de vida.
Proceso de contratación de personal.
Seleccionar al personal más idóneo.
ENTRENAMIENTO Y BIENESTAR
Controlar y evaluar las falencias del personal.Buscar cursos de capacitación.
ASESORÍA LEGAL
Dirigir los trámites
de creación.Emitir directrices de
Licitación.
ASESORÍA PUBLICITARIA
Elaboración de
tarjetas, afiches, carpetas, banners y
demás productos publicitarios.
ASESORÍA INFORMÁTICA
Supervisión y Creación
del sistema contable con
sus respectivos módulos. Control de redes y Bases
de datos.
MOVIMIENTO DEL EFECTIVO
COBRANZAS NÓMINA
Sueldos.
IESS.
Liquidacio
nes -
Socios
Revisar Planillas -
SERCOP.
Emisión de facturas
y Retenciones
Control de facturas
Compra de
equipos.
Custodios.
Depreciación.
Mantenimiento.
Conciliaciones
Bancarias.
Ingresos
Egresos
108
4.1.7. Hoja de Costos de Personal y Operaciones
Cuando se realiza un análisis de procesos en necesario tomar en cuenta algunos papeles
de trabajo, sin embargo para el caso de investigación de “JJJPCLimpio” no cuenta con
procesos definidos pero se podrían tomar estos aspectos para visualizar como se está
manejando la organización en tiempos y costos.
COSTO DE PERSONAL POR MINUTO
Hoja de costos por minuto del personal
N° PERSONAL SUELDO
MENSUAL
SUELDO
ANUAL
DÉCIMO
TERCERO
DÉCIMO
CUARTO
APORTE
PATRONALVACACIONES
FONDOS DE
RESERVA
TOTAL
ANUAL
COSTO PERSONAL
POR MINUTO
1JEFE/ REPRESENTANTE
LEGAL1.250,00 15000,00 1250,00 366,00 1.822,50 625,00 1249,50 20313,00 0,12
2 ADMINISTRADOR 1.250,00 15000,00 1250,00 366,00 1.822,50 625,00 1249,50 20313,00 0,12
3 CONTADOR GENERAL 1.000,00 12000,00 1000,00 366,00 1.458,00 500,00 999,60 16323,60 0,09
4 TALENTO HUMANO 700,00 8400,00 700,00 366,00 1.020,60 350,00 699,72 11536,32 0,07
5 AUXILIAR CONTABLE 1 420,00 5040,00 420,00 366,00 612,36 210,00 419,83 7068,19 0,04
6 AUXILIAR CONTABLE 2 400,00 4800,00 400,00 366,00 583,20 200,00 399,84 6749,04 0,04
7AUXILIAR
ADMINISTRATIVO370,58 4446,96 370,58 366,00 540,31 185,29 370,43 6279,57 0,04
8 BODEGUERO 450,00 5400,00 450,00 366,00 656,10 225,00 449,82 7546,92 0,04
9 SUPERVISOR DE LIMPIEZA 1 420,00 5040,00 420,00 366,00 612,36 210,00 419,83 7068,19 0,04
10 SUPERVISOR DE LIMPIEZA 2 420,00 5040,00 420,00 366,00 612,36 210,00 419,83 7068,19 0,04
11AUXILIAR DE LIMPIEZA
TIEMPO COMPLETO (72)370,58 364650,72 30387,56 26352,00 44.305,06 15193,78 30375,40 511264,53 2,96
12AUXILIAR DE LIMPIEZA
TIEMPO PARCIAL (4)185,29 8893,92 741,16 732,00 1.080,61 370,58 740,86 12559,13 0,07
HOJA DE COSTOS POR MINUTO DEL PERSONAL
109
Para obtener el costo de personal por minuto se aplicó la fórmula de cálculo
COSTO DE OPERACIONES POR MINUTO
Hoja de cotos de operaciones por minuto
RUBROS MENSUAL TOTAL ANUALCOSTO DE OPERACIÓN
POR MINUTO
% DE
RUBRO
GASTOS ADMINISTRATIVOS
Sueldos y Salarios 35.885,96 430.631,56 0,831 56,49
Beneficios Sociales 5.308,77 63.705,21 0,123 8,36
Uniformes 195,07 2.340,82 0,005 0,31
Transporte 700,00 8.400,00 0,016 1,10
Capacitación 166,67 2.000,00 0,004 0,26
Útiles de Oficina 127,08 1.525,00 0,003 0,20
Depreciación Muebles y enseres 13,17 158,00 0,000 0,02
GASTOS OPERACIONALES
Gasto Internet 65,00 780,00 0,002 0,10
Mantenimiento y Reparación 1.233,33 14.800,00 0,029 1,94
Repuestos y accesorios 666,67 8.000,00 0,015 1,05
Materiales e insumos 7.916,67 95.000,00 0,183 12,46
Utiles de Aseo y Limpieza 7.083,33 85.000,00 0,164 11,15
Combustibles y Lubricantes 166,67 2.000,00 0,004 0,26
Alimentación y Refrigerios 516,67 6.200,00 0,012 0,81
Comunicación Publicidad y Propaganda 120,83 1.450,00 0,003 0,19
Depreciación Maquinaria y herramientas 56,97 683,66 0,001 0,09
Honorarios profesionales 185,00 2.220,00 0,004 0,29
GASTOS FINANCIEROS
Gastos Bancarios 128,33 1.540,00 0,003 0,20
Interéses y Multas 850,00 10.200,00 0,020 1,34
Impuestos municipales 20,83 250,00 0,000 0,03
GASTOS GENERALES
Energía Eléctrica 82,50 990,00 0,002 0,13
Servicio Telefónico 91,67 1.100,00 0,002 0,14
Agua Potable 66,67 800,00 0,002 0,10
Agasajos y atención socios 1.483,33 17.800,00 0,034 2,33
Depreciación Equipo de computación 40,83 490,00 0,001 0,06
Mantenimiento 355,00 4.260,00 0,008 0,56
TOTAL 63.527,02 762.324,25 1,471 100,00
HOJA DE COSTOS DE OPERACIONES POR MINUTO
COSTO DE PERSONAL = Costo total Anual
POR MINUTO 12 meses X 30 días X 8 horas diarias X 60 minutos
110
La fórmula de cálculo utilizada para el costo de operaciones:
ANÁLISIS
Los costos más altos que tiene la empresa son en sueldos y salarios por $ 430.631,56
debido a que utiliza personal para prestar sus servicios de limpieza y mantenimiento.
También están los de gastos en materiales e insumos con un valor de $ 95.000,00; son
altos debido a que este equipo es indispensable para su trabajo. Y otro costo elevado son
los beneficios sociales por $ 63.705,21. Todos gastos representativos para la empresa y
que siempre tendrán un costo muy alto a diferencia de los demás rubros.
COSTOS INTEGRADOS DE PERSONAL Y DE OPERACIONES POR MINUTO
Hoja de Costos Integrada de Personal y Operaciones por minuto
N° PERSONAL COSTO PERSONAL
POR MINUTO
COSTO DE
OPERACIÓN POR
MINUTO
COSTO
TOTAL POR
MINUTO
1 JEFE/ REPRESENTANTE LEGAL 0,12 1,47 1,59
2 ADMINISTRADOR 0,12 1,47 1,59
3 CONTADOR GENERAL 0,09 1,47 1,56
4 TALENTO HUMANO 0,07 1,47 1,54
5 AUXILIAR CONTABLE 1 0,04 1,47 1,51
6 AUXILIAR CONTABLE 2 0,04 1,47 1,51
7 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 0,04 1,47 1,51
8 BODEGUERO 0,04 1,47 1,51
9 SUPERVISOR DE LIMPIEZA 1 0,04 1,47 1,51
10 SUPERVISOR DE LIMPIEZA 2 0,04 1,47 1,51
11AUXILIAR DE LIMPIEZA TIEMPO
COMPLETO (72)2,96 1,47
4,43
12AUXILIAR DE LIMPIEZA TIEMPO
PARCIAL (4)0,07 1,47
1,54
HOJA DE COSTOS PERSONAL Y DE OPERACIONES POR MINUTO
COSTO DE OPERACIONES = Costo total Anual
POR MINUTO 12 meses X 30 días X 24 horas diarias X 60 minutos
111
La fórmula de cálculo utilizada en esta matriz es la siguiente:
ANÁLISIS:
Los costos más altos se encuentran en el nivel Operativo es decir en el personal que
brinda los servicios de limpieza con 4,43 que se ve influenciada por el uso del personal
para brindar el servicio de limpieza.
El resto del personal administrativo y de operaciones tiene un costo por minuto de 1,59
y menos.
Entre los costos de nómina y los de operación, se puede decir que tiene un costo elevado
en los de nómina, ya que es una empresa que se dedica a prestar servicios limpieza, los
demás rubros son el complemento necesario para el funcionamiento de sus actividades.
4.1.8. Caracterización de Procesos
La siguiente caracterización de procesos pretende parametrizar los procesos de una
forma más organizada y ordenada en la organización de la siguiente manera:
Sueldo por minuto + Costo de operación por minuto= Costo Total por Minuto
112
4.1.8.1. Área: Logística – Catálogo Dinámico Inclusivo
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 1.3.1.
ÁREA:
LOGÍSTICA-CATÁLOGO
DINÁMICO INCLUSIVO
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
A. OBJETIVO: Participar en el Catálogo Dinámico Inclusivo y obtener nuevos
contratos que permitan generar fuentes de trabajo e incrementar la rentabilidad de la
organización.
B. ALCANCE: Inicia con la catalogación electrónica en el SERCOP y finaliza en la
firma del contrato por el representante legal.
C. RESPONSABLES:
a. Representante Legal.
b. Administrador.
c. Auxiliar Administrativo.
D. REQUISITOS LEGALES:
a. Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública
b. Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria.
c. Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas
E. POLÍTICAS INTERNAS O POLÍTICAS DEL PROCESO
Consultar a la Junta Directiva si está de acuerdo con el contrato a participar.
La utilidad de los contratos debe representar una ganancia de por lo menos el
10% para la empresa.
Liberar los puntos de catálogo con cinco días de anticipación antes de
terminar el contrato, para licitar uno nuevo.
113
Estar al día en las obligaciones con el IESS y el SRI para agilitar el proceso.
Tener actualizados los documentos legales de la empresa.
F. INDICADORES DE GESTIÓN
Porcentaje de contratos incrementados en el segundo semestre año 2016.
Número de contratos obtenidos en el año 2016.
Porcentaje de procesos de contratación atendidos en el año 2016. (Anexo A)
G. REGISTROS
Convocatoria para el proceso de postulación.
Ficha técnica de Catalogación.
Pliego de Procedimientos.
Términos de contratación del Servicio.
Proformas.
Constancia de Entrega de documentación
Listado de Socios.
Carta de Presentación
Registro Único de Proveedores
Último impuesto presentado al Servicio de Rentas Internas.
Copia de Cédula del Representante Legal.
Copia de Cédula del CONADIS en el caso de que exista personal con
discapacidad.
Copias de por lo menos cuatro Certificados especializados en el servicio a
nombre de los socios.
Copias de certificados de trabajo de por lo menos los últimos cinco años a
nombre de los socios.
Copia de propiedad o arrendamiento de los equipos y maquinaria.
Registro de legalización de empresas de Economía Popular y Solidaria.
Impresión del Correo Electrónico de la organización registrado en la
Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
Autorización de funcionamiento por la SEPS.
114
H. UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Original y Copia de cada documento.
Documentos digitalizados en la RED.
Archivo:
o LCDI #1: Documentación Legal 2015
o LCDI #2: Documentación Legal 2016
o LCDI #3: Órdenes de Compra 2015.
o LCDI #4: Órdenes de Compra 2016. (Aplicación de la estrategia
DO-2)
115
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 1.3.1.1
ÁREA:
LOGÍSTICA-CATÁLOGO
DINÁMICO INCLUSIVO
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
CONTRATACIÓN
PÚBLICA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
1) AUXILIAR ADMINISTRATIVO - PROCESO DE CONTRATACIÓN
PÚBLICA
N° PROCEDIMIENTO
1
Revisar las convocatorias que llegan al correo electrónico de la empresa, de las
distintas entidades del Sector Público.
2 Ingresar al Sistema Oficial de Contratación Pública y revisar las invitaciones.
3 Verificar la disponibilidad de puntos para cubrir la capacidad del servicio.
4
Revisar las especificaciones Técnicas del servicio, es decir la revisión de cuanto
personal se necesita, materiales, uniformes, maquinaria.
5 Decidir sobre la participación en dicha oferta.
6 Ingresar a la fase precontractual del proceso.
7
Responder a las preguntas y aclaraciones solicitadas por la institución
contratante.
8 Obtener una buena calificación y RUP habilitado.
9
Preparar la documentación básica: Resolución de Constitución, Copia de
Cédula, RUC, Registro socios, Puntos disponibles, Cta. Bancaria.
10
Elaboración de fichas técnicas del servicio – costos del servicio de limpieza por
metraje.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
116
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 1.3.1.1
ÁREA:
LOGÍSTICA-CATÁLOGO
DINÁMICO INCLUSIVO
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
CONTRATACIÓN
PÚBLICA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
1) AUXILIAR ADMINISTRATIVO - PROCESO DE CONTRATACIÓN
PÚBLICA
N° PROCEDIMIENTO
11 Cotizar dos proformas del mismo servicio con otras empresas.
12 Entregar la propuesta del servicio.
13 Presentarse a la puja – oferta del servicio con el contratante.
14 Entrar al proceso de negociación.
15 Suscripción del Convenio Marco con los términos y condiciones acordados.
16 Registrar los pliegos, detallando el servicio a prestar.
17 Firmar el contrato
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
117
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 1.3.1.1
ÁREA:
LOGÍSTICA-CATÁLOGO
DINÁMICO INCLUSIVO
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA: Quito, 01 de
Enero del 2017
AUXILIAR ADMINISTRATIVO – TRAMITES DE
CONTRATACIÓN PÚBLICA
FLUJOGRAMA
PROCESO: CONTRATACIÓN PÚBLICA
REPRESENTANTE
LEGALADMINISTRADOR
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
INICIO
REVISAR
CONVOCATORIAS
REVISAR
INVITACIONES
SERCOP
VERIFICAR
PUNTOS DEL
SERVICIO
HABILITAR RUP
PREPARAR
DOCUMENTOS
ELABORAR
FICHAS
TÉCNICAS
REVISAR
ESPECIFICACIO-
NES TÉCNICAS
¿PARTICIPAR
EN LA
OFERTA?
SI
INGRESAR FASE
PRECONTRAC-
TUAL
RESPONDER A
PREGUNTAS DEL
CONTRATANTE
1
NO
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 22 Proceso de contratación publica
118
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 1.3.1.1
ÁREA:
LOGÍSTICA-CATÁLOGO
DINÁMICO INCLUSIVO
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
AUXILIAR ADMINISTRATIVO – TRAMITES DE CONTRATACIÓN PÚBLICA
PROCESO: COMPRAS PÚBLICAS
REPRESENTANTE
LEGALADMINISTRADOR
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
1
ENTREGAR
PROPUESTA
SERVICIO
COTIZAR
PROFORMAS
PRESENTAR
PUJA - OFERTA
NEGOCIAR
SUSCRIBIR
CONVENIO
MARCO
REGISTRAR
PLIEGOS
FIRMAR
CONTRATO
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 23 Flujograma del Proceso de Contratación Pública
119
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 1.3.1.2
ÁREA:
LOGÍSTICA-CATÁLOGO
DINÁMICO INCLUSIVO
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
FERIAS INCLUSIVAS
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
2) AUXILIAR ADMINISTRATIVO – PARTICIPACIÓN EN FERIAS
INCLUSIVAS
N° PROCEDIMIENTO
1
Ingresar al Sistema Oficial de Contratación Pública con las respectivas
contraseñas autorizadas.
2
En la opción Ferias Inclusivas revisar los eventos a realizarse para participar de
ellos.
3
Ingresar los datos de la Feria Inclusiva en la que se desea participar, como:
Código del proceso, objeto, descripción.
Dirección en donde se va a dar la exposición del evento.
Precios, ofertas, formas de pago.
4 Se guarda la información sin opción a ser modificada.
5 Ingresa información y registro de los detalles del producto que se ofrece.
6 Audiencias y reuniones con las entidades que organizan el evento.
7 Elaborar un presupuesto para la participación en la Feria Inclusiva.
8 Confirmar la participación y la aceptación de la propuesta.
9
Organizar detalles de publicidad y afiches como tarjetas, carpetas, banners,
muestras de desinfectantes etc.
10 Pedir bocaditos para el evento.
11 Preparación de presentaciones del producto - servicio ante los posibles clientes.
12 Coordinar el vestuario o uniforme a ser utilizado.
13 Presentar la oferta final.
14 Firmar actas o contratos de participación.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
120
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 1.3.1.2
ÁREA:
LOGÍSTICA-CATÁLOGO
DINÁMICO INCLUSIVO
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA: Quito, 01 de
Enero del 2017
AUXILIAR ADMINISTRATIVO – PARTICIPACIÓN EN
FERIAS INCLUSIVAS
FLUJOGRAMA
PROCESO: PARTICIPACIÓN EN FERIAS INCLUSIVAS
AUXILIAR
ADMINISTRATIVOADMINISTRADOR
INICIO
REVISAR
FERIAS
INCLUSIVAS
INGRESAR
SISTEMA
CONTRA-
TACIÓN
PÚBLICA
PRESENTAR
PROPUESTAS
DE FERIAS
¿PARTICIPARÁ
EN FERIAS
INCLUSIVAS?
SI
INGRESAR
DATOS AL
SISTEMA
GUARDAR
INFORMACIÓN
INGRESAR
INFORMA-
CIÓN DEL
SERVICIO
NO
1
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 24 Participación en ferias inclusivas
121
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 1.3.1.2
ÁREA:
LOGÍSTICA-CATÁLOGO
DINÁMICO INCLUSIVO
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
AUXILIAR ADMINISTRATIVO – PARTICIPACIÓN EN FERIAS INCLUSIVAS
PROCESO: PARTICIPACIÓN EN FERIAS INCLUSIVAS
AUXILIAR
ADMINISTRATIVOADMINISTRADOR
CONTADOR
GENERAL
1
CONFIRMAR
PARTICIPACIÓN
ASISTIR A LAS
AUDIENCIAS
ORGANIZAR
DETALLES DE
PUBLICIDAD
ELABORAR EL
PRESUPUESTO DE
PARTICIPACIÓN
SOLICITAR
BOCADITOS -
PICADITAS
PREPARAR LA
PRESENTACIÓN
COORDINAR EL
VESTUARIO
PRESENTAR LA
OFERTA FINAL
FIRMAR ACTAS O
CONTRATOS
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 25 Flujograma del Proceso de Ferias Inclusivas
122
4.1.8.2. Área: Administrativa - Financiera
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.
ÁREA:
CONTABILIDAD
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
A. OBJETIVO: Mantener actualizada la información contable de las operaciones
diarias del giro del negocio para poder tomar decisiones con respecto a sus ingresos,
costos y gastos.
B. ALCANCE: Inicia con la recopilación y clasificación de la documentación fuente
como los comprobantes de venta válidos y finaliza en la presentación de los estados
financieros.
C. RESPONSABLES:
a. Contador General.
b. Auxiliar Contable.
c. Auxiliar Administrativo.
d. Administrador.
D. REQUISITOS LEGALES:
a. Ley Orgánica del Sistema de Contratación Pública.
b. Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria.
c. Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.
d. Normas Internacionales de Contabilidad NIC.
e. Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno.
f. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA.
g. Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención.
123
E. POLÍTICAS INTERNAS O POLÍTICAS DEL PROCESO
Registrar comprobantes contables validos por el SRI.
Declarar a tiempo las obligaciones tributarias y estar al día.
Efectuar conciliaciones bancarias diarias.
Registro de transacciones diarias.
Creación de un fondo de caja chica por cincuenta dólares a la semana.
Presentar el balance de comprobación con un mes de anticipación al cierre
de balances.
Realizar comparaciones de las ventas realizadas mensuales con el reporte
ventas cargadas en el sistema para la declaración de anexos transaccionales.
Tomar en cuenta el crédito tributario del anterior mes para el aumento del
mismo la declaración a realizar del impuesto agregado IVA.
Tomar en cuenta los sueldos de empleados para saber cuál debe aportar al Sri
con el impuesto de retención en la fuente.
Respetar los cronogramas de declaraciones mensuales de tal manera el área
es responsable de cualquier multa o sanción impuesta por el SRI.
F. INDICADORES DE GESTIÓN
Porcentaje de partidas o cuentas contables analizadas en el 2016.
Porcentaje de comprobantes de venta de la empresa utilizados.
Porcentaje de conciliaciones realizadas al mes.
Porcentaje de ventas registradas y cobradas en el año 2016. (Anexo B)
G. REGISTROS
Comprobantes de venta
Conciliaciones Bancarias.
Comprobantes de Retención.
Diarios Contables.
Comprobantes de ingreso
Comprobantes de Egreso.
124
Comprobantes de Diario de Compra.
Formularios de declaración de Impuestos.
Estados de Cuenta.
Chequera
Liquidaciones de Compra.
H. UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Original y Copia de cada documento.
Archivo:
o CONT. #1: Conciliaciones Bancarias.
o CONT. #2: Diarios Contables.
o CONT. #3: Diarios de Compra.
o CONT. #4: Diarios de Ingreso.
o CONT. #5: Diarios de Egreso.
o CONT. #6: Cheques Anulados. (Anexo K)
o CONT. #7: Servicios Básicos.
o CONT. #8: Servicio de Rentas Internas SRI
(Aplicación de la estrategia DO-2)
125
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.1.1
ÁREA:
CONTABILIDAD
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
MOVIMIENTO DEL
EFECTIVO
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
1) AUXILIAR CONTABLE – PROCESO DE CONCILIACIÓN BANCARIA.
N° PROCEDIMIENTO
1 Abrir páginas web del banco con usuarios y contraseñas autorizadas.
2 Revisar e imprimir los movimientos y saldos de la cuenta bancaria del día
anterior.
3 Conciliar valores de libros con el banco.
4 Actualizar el registro de emisión de cheques, posfechados, cobrados o
pendientes de cobro.
5 Registrar las notas de débito y crédito por comisiones bancarias.
6 Imprimir el informe de saldos de Bancos.
7 Revisa el saldo contable y los valores registrados.
8
Revisa los saldos conciliados para poder tomar decisiones de prioridad de pagos
en el siguiente orden.
Pago de aportes IESS y préstamos.
Pago de impuestos SRI.
Pago de sueldos y salarios.
Pago de servicios básicos.
Pago a Proveedores.
Pago de préstamos – intereses.
Pago de liquidaciones a los ex socios.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
126
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.1.1
AUXILIAR CONTABLE –
PROCESO DE
CONCILIACIÓN
BANCARIA.
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
AUXILIAR CONTABLE – CONCILIACIÓN BANCARIA
AUXILIAR
CONTABLE
CONTADOR
GENERALADMINISTRADOR
AD
MIN
IST
RA
TIV
O F
INA
NC
IER
O
INICIAR
SESIÓN
BANCA
ELECTRÓ-
NICA
IMPRIMIR
MOVIMIENTOS
-SALDOS
CONCILIAR
VALOR
CONTABLE
CON EL BANCO
ACTUALIZAR
ESTADO DE
CHEQUES
REGISTRAR
NOTAS DE
DEBITO Y
CRÉDITO
BANCARIAS
INICIO
INFORME DE
SALDOS
REVISAR
SALDO
CONTABLE
TOMAR
DECISIONES DE
PAGOS
PENDIENTES
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 26 Flujograma del Proceso de Conciliación Bancaria.
127
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.1.2
ÁREA:
CONTABILIDAD
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
MOVIMIENTO DEL
EFECTIVO
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
2) AUXILIAR CONTABLE – PROCESO DE REGISTROS DE EGRESOS
N° PROCEDIMIENTO
1 Recepción de los documentos y comprobantes de compra válidos.
2
Revisar que cada uno de los comprobantes tengan los siguientes detalles que se
mencionan a continuación:
Revisar N° de factura y autorización.
Fecha de caducidad
Revisar fecha de emisión.
Revisar que este emitida a nombre de la empresa con su respectivo
número de RUC.
Detalle de lo que se gastó.
Revisar valores a pagar e IVA.
3 Otorgar usuarios y claves de acceso para registro de información en el KEOPS.
4 Ingreso al módulo de cuentas por pagar.
5 Ingreso datos de las facturas
6 Verificar valores correspondientes a precios, IVA, descuentos, intereses etc.
7 Registrar el pago de la factura al proveedor.
8
Emitir el comprobante de retención según la Ley de Régimen Tributario Interno
y SRI.
9
Imprimir Comprobante de Egreso del sistema y archivar con los documentos de
respaldo.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
128
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 2.1.1.2
AUXILIAR CONTABLE –
PROCESO DE REGISTROS
DE EGRESOS
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA AUXILIAR CONTABLE – PROCESO
DE REGISTRO DE EGRESOS
AUXILIAR
CONTABLECONTADOR
GENERAL
ADM
INIS
TRAT
IVO
FIN
AN
CIER
O
RECIBIR
COMPROBANTE
REVISAR N°
FACTURA Y AUT.
SRI
VERIFICAR
FECHA DE
EMISION
VERIFICAR
FECHA DE
CADUCIDAD
DOCUMENTO A
NOMBRE DE
LA EMPRESA
INICIO
RUC DE LA
EMPRESA
REVISAR EL
DETALLE DEL
GASTO
VERIFICAR
SUMAS E IVA
1
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 27 Proceso de registro de egresos
129
Asociación de Servicios de
Limpieza y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.1.2
AUXILIAR CONTABLE –
PROCESO DE REGISTROS
DE EGRESOS
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA AUXILIAR CONTABLE – PROCESO DE
REGISTRO DE EGRESOS
AUXILIAR CONTABLE CONTADOR GENERAL
ADM
INIS
TRAT
IVO
FIN
AN
CIER
O
AUTORIZAR
CLAVES KEOPS
INGRESAR
A
CUENTAS
POR
PAGAR
INGRESAR
DATOS
FACTURA
INGRESAR
PORCENTA
JES RETEN-
CIÓN
IMPRIMIR
COMPROBANTE DE
RETENCION
1
VERIFICAR
VALORES A PAGAR
REGISTRAR EL
PAGO DE LA
FACTURA
IMPRIMIR
COMPROBANTE
DE EGRESO
ARCHIVAR -
GUARDAR
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
130
Figura 28 Flujograma del Proceso de Registro de Egresos
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.1.3
ÁREA:
CONTABILIDAD
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
MOVIMIENTO DEL
EFECTIVO
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
3) AUXILIAR CONTABLE – PROCESO DE REGISTROS DE INGRESOS
N° PROCEDIMIENTO
1
Solicitar número de CUR (Comprobante Único de Registro), este número es el
que habilita la partida presupuestaria de las empresas del sector público para el
pago de los servicios, compras de productos y demás.
2
Realizar llamados a cada una de las instituciones a las que se da el servicio y
solicitar la liberación de puntos, para permitir generar más contratos de trabajo.
Los puntos incrementan la capacidad productiva de la empresa para acordar un
nuevo contrato.
3
Ingresar al banco para revisar la acreditación del pago en la cuenta de la
empresa.
4
Ingresar al SRI, Servicio de Rentas Internas he imprimir el respectivo
comprobante de retención emitido por la institución a la que se prestó el
servicio.
5
Registrar INGRESOS por servicios de limpieza prestados a instituciones
privadas o públicas.
7 Imprimir y archivar el comprobante de INGRESO.
8 Guardar en el archivo correspondiente.
9 Presentar un informe de los cobros que se han registrado hasta la fecha.
10 Revisar el informe de los cobros que se han efectuado.
11 Tomar decisiones para pagar deudas en el mejor orden de prioridad.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
131
Asociación de Servicios de
Limpieza y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.1.3
AUXILIAR CONTABLE –
PROCESO DE REGISTROS
DE INGRESOS
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA CONTADOR GENERAL – PROCESO DE
REGISTRO DE INGRESOS
CONTADOR
GENERALADMINISTRADOR
ADM
INIS
TRAT
IVO
FINA
NCIE
RO
SOLICITAR
NUMERO DE CUR
LIBERAR
PUNTOS DE
CONTRATACIÓN
INGRESAR
AL BANCO
Y REVISAR
EL PAGO
REVISAR
COMPROBANTE DE
RETENCIÓN
ELECTRÓNICO
REGISTRAR EL
INGRESO EN EL
SISTEMA KEOPS
INICIO
IMPRIMIR
COMPROBANTE DE
INGRESO
GUARDAR EN EL
ARCHIVO
PRESENTAR
INFORME DE
COBROS
REVISAR EL
INFORME
PRIORIZA
NECESIDADES
DE PAGO
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 29 Flujograma del Proceso de Registro de Ingresos
132
Asociación de Servicios de
Limpieza y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.1.4
ÁREA:
CONTABILIDAD
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
MOVIMIENTO DEL
EFECTIVO
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
4) AUXILIAR CONTABLE – PROCESO DE EMISIÓN DE CHEQUES
N° PROCEDIMIENTO
1 Solicitar la emisión de una chequera.
2 Armar una base de datos en Excel para el control de la salida de cheques.
3
Recibir documentos que respalden la emisión de un cheque como:
Facturas Proforma.
Órdenes de Compra.
Planillas IESS.
Comprobante de declaración de impuestos.
Roles de Pago
Liquidaciones.
4
Llenar el cheque con los datos correspondientes:
Fecha de cobro (Atención con los posfechados)
Nombre del beneficiario
Cantidad escrita en números y en letras
5
Firma de las dos partes que registran firmas autorizadas, es decir del
representante legal y del administrador.
6
Actualizar la base de datos de la salida del cheque diariamente.
En el caso de liquidaciones sacar copias del cheque y en la copia el
número de cédula y la firma del beneficiario.
7 Registrar si el cheque fue anulado.
8 Guardar los cheques anulados.
9 Presentar un informe semanal de la emisión de cheques.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
133
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 2.1.1.4
AUXILIAR CONTABLE –
PROCESO DE EMISIÓN DE
CHEQUES
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
AUXILIAR CONTABLE – PROCESO DE EMISIÓN DE CHEQUES
AUXILIAR CONTABLE ADMINISTRADORREPRESENTANTE
LEGAL
AD
MIN
IST
RA
TIV
O F
INA
NC
IER
O
SOLICITAR
EMISIÓN DE
CHEQUERA
FIRMA LA
SOLICITUD
BASE DE
CONTROL
CHEQUES
AUTORIZAR LA
EMISIÓN DE CHEQUES
RECIBIR
DOCUMENTACIÓN
RESPALDO PARA
EL PAGO
INICIO
LLENAR EL
CHEQUEFIRMA DE
AUTORIZACIÓN 1
FIRMA DE
AUTORIZACIÓN 2
ACTUALIZAR
LA BASE DE
DATOS
ENTREGAR AL
BENEFICIARIO
1
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 30 Proceso de emisión de cheques
134
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 2.1.1.4
AUXILIAR CONTABLE –
PROCESO DE EMISIÓN DE
CHEQUES
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
AUXILIAR CONTABLE – PROCESO DE EMISIÓN DE CHEQUES
AUXILIAR CONTABLE ADMINISTRADORREPRESENTANTE
LEGAL
AD
MIN
IST
RA
TIV
O F
INA
NC
IER
O
FIRMAS Y
COPIAS DE
RECIBIDO
GUARDAR
RESPALDOS Y
CHEQUES
ANULADOS
PRESENTAR UN
INFORME
SEMANAL DE
LOS CHEQUES
REVISAR
INFORME
FIN
1
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 31 Flujograma del Proceso de Emisión de Cheques
135
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.2.1
ÁREA:
CONTABILIDAD
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
ACTIVOS NO
CORRIENTES
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
1) AUXILIAR CONTABLE – CONTROL DE MAQUINARIA Y EQUIPO.
N° PROCEDIMIENTO
1
Realizar la orden de requerimiento de maquinaria y equipo; ya sea de
aspiradoras, secadoras, abrillantadoras, equipos de vapor, hidrolimpiadoras,
podadoras.
2 Se cotizan los precios de los equipos y maquinaria, por lo menos con dos
proveedores.
3 Revisar cuál de las opciones es la más adecuada en precio y en calidad de
producto para tomar la mejor decisión de compra.
4 Ponerse en contacto con el proveedor para acordar la forma de pago y la
entrega del equipo y maquinaria.
5 Recibir la maquinaria más la factura.
6 Constatar que el equipo este en perfectas condiciones.
7
Registrar al equipo y maquinaria como parte del activo en una base de datos
detallando:
El color, marca, modelo, código y porcentaje de depreciación según
corresponda.
8 Se envía a la institución que requiere de dicho equipo.
9 Se firman respaldos de custodia y responsabilidad del bien.
10 Mantener un control para el mantenimiento del equipo con los custodios.
11 Solicitar repuestos o algún mantenimiento especial dependiendo del equipo.
12 Tener actualizados los valores reales del equipo – incluyendo
depreciaciones
13 Dar de baja la propiedad planta y equipo que no esté en condiciones de
seguir funcionando.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
136
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.2.1
AUXILIAR CONTABLE –
CONTROL DE
MAQUINARIA Y EQUIPO
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
AUXILIAR CONTABLE-CONTROL DE MAQUINARIA Y EQUIPO
ADMINISTRADORAUXILIAR
ADMINISTRATIVOBODEGUERO
AD
MIN
ISTR
AT
IVO
FIN
AN
CIE
RO
INICIO
REALIZAR
ORDEN
REQUIMIENTO
COTIZAR
PRECIOS
¿Cuál es el
mejor precio
y Calidad?
SI
CONTACTARSE
CON EL
PROVEEDOR
NO
APRUEBA LA
ORDEN
RECIBIR LA
MAQUINARIA
Y FACTURA
VERIFICAR
CONDICIONES
EQUIPO
INGRESAR
A KEOPS
EL ACTIVO
ENVIAR A LA
INSTITUCIÓN
SOLICITANTE
FIRMAR
RESPALDOS DE
CUSTODIA
ACTUALIZAR
DEPRECIACIO-
NES
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 32 Flujograma del Proceso de Control de Maquinaria y Equipo
137
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.3.
ÁREA:
CONTABILIDAD
PROCESO DE
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
A. OBJETIVO: Emitir los comprobantes de venta respectivos para efectuar el cobro
de los mismos y con el fin de recaudar ingresos para la organización.
B. ALCANCE: Inicia con la solicitud de facturas a la imprenta autorizada por el SRI y
finaliza en con la entrega del comprobante.
C. RESPONSABLES:
a. Contador General.
b. Auxiliar Contable.
c. Auxiliar Administrativo.
D. REQUISITOS LEGALES:
a. Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria.
b. Normas Internacionales de Contabilidad NIC.
c. Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno.
d. Reglamento de Comprobantes de Venta y Retención.
E. POLÍTICAS INTERNAS O POLÍTICAS DEL PROCESO
Solicitar a la imprenta con una semana de anticipación a la terminación de
los comprobantes un bloc completo de los mismos.
Realizar las planillas de detalle con una semana después de firmado el
contrato.
Emitir las facturas el 24 de cada mes.
Registrarlas en orden secuencial y dar de baja las facturas que hayan sido
anuladas.
138
F. INDICADORES DE GESTIÓN
Porcentaje de Facturas validadas en el 2016
Frecuencia de envío de Facturas.
Porcentaje de Comprobantes de Retención validos en el 2016. (Anexo C)
G. REGISTROS
Facturas.
Planilla de los contratos.
Metrajes y precios establecidos en el contrato.
Base de datos clientes.
Control de números de facturas emitidas.
H. UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Original y Copia de cada documento.
Archivo:
o FACT. #1: Facturas emitidas.
o FACT. #2: Planillas de los contratos.
o FACT. #3: Control de números de Facturas. (Anexo L)
(Aplicación de la estrategia DO-2)
139
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.3.1
ÁREA:
CONTABILIDAD
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
FACTURACIÓN
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
2) CONTADOR – PROCESO DE FACTURACIÓN
N° PROCEDIMIENTO
1
Solicitar los block de facturas a una imprenta autorizada por el Servicio de
Rentas Internas, SRI.
2
Llevar un registro de la numeración de las facturas, para posteriormente saber
cuáles fueron emitidas, anuladas, destruidas con el fin de dar de baja las que no
se hicieron uso y tener un control adecuado.
3
Descargar las planillas de los contratos en la página Oficial del Servicio de
Contratación Pública SERCOP.
4
Elaborar un cuadro de costos por metrajes de la prestación del servicio, ya sea
de TIPO I – TIPO II o de TIPO III.
5
Ingresar los datos informativos del cliente al sistema:
Razón Social o nombre del Cliente.
Nombre Comercial.
Número de RUC
Número de autorización SRI.
Teléfonos y dirección.
Tipo de Contribuyente es decir: Persona Natural, Persona Jurídica.
6 Registrar conceptos del servicio, valores y forma de pago.
7 Verificar que los datos estén correctos, guardar e imprimir
8
Sello de autorización de la empresa en la factura, sin el sello y firma la factura
no tiene validez.
9 Envío de la Factura a la institución correspondiente.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
140
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 2.1.3.1
CONTADOR – PROCESO DE
FACTURACIÓN
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
CONTADOR- PROCESO DE FACTURACIÓN
AUXILIAR CONTABLECONTADOR
GENERAL
AD
MIN
ISTR
AT
IVO
FIN
AN
CIE
RO
INICIO
SOLICITAR
FACTURAS
IMPRENTA
REGISTRO DE
N° FACTURAS
REVISAR
METRAJES Y
PRECIOS
¿ESTÁ
REGISTRADO
EL CLIENTE?
NO
INGRESAR
NUEVO
CLIENTE
SI
INGRESAR
DATOS
FACTURA
COMPLE-
TAR
DATOS
VERIFICAR
PRECIOS E
IVA
IMPRIMIR
FACTURA
SELLAR Y
ENVIAR AL
CLIENTE
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 33 Flujograma del Proceso de Facturación
141
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.4.
ÁREA:
CONTABILIDAD
PROCESO DE
COBRANZAS
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
A. OBJETIVO: Llevar un registro de la gestión de cobro para que el pago de los
clientes se realiza en la brevedad posible y la empresa tenga liquidez para financiar
sus operaciones con eficiencia.
B. ALCANCE: Inicia con la preparación de documentos habilitantes y finaliza con la
acreditación del valor en la cuenta bancaria.
C. RESPONSABLES:
a. Contador General.
b. Auxiliar Contable.
c. Auxiliar Administrativo.
D. REQUISITOS LEGALES:
a. Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria.
b. Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.
c. Normas Internacionales de Contabilidad NIC.
d. Principio de Contabilidad Generalmente Aceptados.
E. POLÍTICAS INTERNAS O POLÍTICAS DEL PROCESO
Preparar la documentación habilitante el veinte y cinco de cada mes.
Recopilar el registro de asistencias de los distintos puntos de trabajo.
Firmar los roles de pago de pago de los operarios con anticipación.
Mantener los certificados de SRI, IESS y bancario actualizado y al día.
142
Enviar Planillas de pago IESS más el comprobante de pago el diez y seis de
cada mes a la persona responsable del departamento financiero de cada
empresa pública.
Tiempo límite de cobro máximo treinta días.
Conocer el nivel de satisfacción del cliente.
Realizar llamadas telefónicas previas al vencimiento del pago.
Confirmar ciertos depósitos (si estos se realizan) por medio de la banca
electrónica.
Enviar un correo electrónico para dar la confirmación de que se realizó el
pago efectivamente.
Agradecer al cliente su puntualidad de pago.
(Aplicación de la estrategia FA-1)
F. INDICADORES DE GESTIÓN
Tiempo de envío de la documentación habilitante.
Tiempo de gestión de cobro acreditado en cuenta.
Porcentaje de llamados de atención en la gestión de cobro.(Anexo D)
G. REGISTROS
Cédula del Representante Legal
Resolución de constitución legal de la organización.
Oficio detallando los documentos de envío.
Certificado de obligaciones con el IESS.
Certificado de obligaciones con el SRI.
Certificado de cuenta bancaria.
Registro Único de Contribuyentes.
Registro Único de Proveedores.
Comprobante Único de Registro.
Listado del Control de asistencia del período.
Roles de Pago de operarios firmados.
Planillas normales del IESS.
143
Planillas de ajuste IESS.
Comprobantes de Pago IESS.
Consulta de saldos y movimientos bancarios.
H. UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Original y Copia de cada documento.
Documentos digitalizados
Archivo:
o COBR. #1: Oficios de Gestión.
o Los documentos restantes se obtienen de los demás procesos.
(Aplicación de la estrategia DO-2)
144
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.4.1.
ÁREA:
CONTABILIDAD
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
COBRANZAS
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
1) CONTADOR – PROCESO DE GESTIÓNDE COBRO A LOS CLIENTES.
N° PROCEDIMIENTO
1
Revisar y enlistar la cartera de clientes pendiente de cobro a la que se presta el
servicio de limpieza.
2 Realizar llamadas de control para programar citas con el cliente.
3
Programar citas con los clientes, para verificar que el servicio haya estado
acorde a lo que se especifica en el contrato y se haya cumplido con los
requerimientos.
4
Envían el listado o petición de los documentos habilitantes, necesarios para
agilitar el pago del servicio de limpieza.
6
Entregar la documentación habilitante en la institución correspondiente
departamentos de pagos y financieros.
7 Documento Respaldo con firmas de entrega - recepción
8 Registro de Ingresos
ELABORADO
POR:
REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
145
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 2.1.4.1
CONTADOR-PROCESO DE
GESTIÓN DE COBROS
CLIENTES
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA CONTADOR – PROCESO DE GESTIÓN DE COBRO A
CLIENTES
AUXILIAR
ADMINISTRATIVOCONTADOR GENERAL
PRO
CE
SO
DE
CO
BR
AN
ZA
S
INICIO
REVISIÓN DE
CARTERA
PENDIENTE
REALIZAR
LLAMADAS DE
CONTROL
LISTAR
DOCUMENTOS
HABILITANTES
ENVIAR
DOCUMENTOS
SOLICITADOS
PROGRMAR
CITAS –
CLIENTES
RESPALDO-
FIRMAS DE
ENTREGA
REGISTRO DE
INGRESOS
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 34 Flujograma del Proceso de Gestión de Cobro a Clientes
146
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.4.2.
ÁREA:
CONTABILIDAD
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
COBRANZAS
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
2) CONTADOR – PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS HABILITANTES
N° PROCEDIMIENTO
1 Verificar los requisitos necesarios, solicitados por el cliente.
2
Recopilar los registros de asistencia del personal enviados y firmados por el
supervisor de limpieza de planta.
3 Solicitar a Nómina los Roles de Pago Firmados por cada uno de los socios.
4
Imprimir los certificados que abalicen no tener obligaciones pendientes de pago
en los siguientes casos:
Certificado de no tener obligaciones pendientes con el SRI.
Certificado de no adeudar al IESS.
5
Presentar el informe de suministros de limpieza utilizados durante el mes y las
planillas del servicio prestado – se detallan especificaciones técnicas.
6
Planillas de aportes al IESS debidamente canceladas, con su respectivo
comprobante de pago.
7
Certificado Bancario.
Copia de cédula del representante legal.
8
Oficio de entrega de documentos habilitantes en el que se detallan los
documentos mencionados con anterioridad.
9
Entregar la documentación habilitante en la institución correspondiente
departamentos de pagos y financieros.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
147
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 2.1.4.2
CONTADOR-PREPARACIÓN
DE DOCUMENTOS
HABILITANTES
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA AUXILIAR ADMINISTRATIVO – PREPARACIÓN DE
DOCUMENTOS HABILITANTES
CLIENTESAUXILIAR
ADMINISTRATIVO
PROC
ESO
DE C
OBRA
NZA
S
INICIO
VERIFICAR
REQUISITOS
NECESARIOS
RECOPILAR
RESGISTROS DE
ASISTENCIA
CERTIFICADOS
INFORME
SUMINISTROS DE
LIMPIEZA Y
FICHA TECNICA
ROLES DE PAGO
FIRMADOS
PLANILLAS IESS
Y COMPROB.
PAGO
COPIA DE
CÉDULA
REPRESENTANTE
LEGAL
CERTIFICADO
BANCARIO
ENTREGA DE
DOCUMENTOS
RECEPCIÓN
DOCUMENTOS
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 35 Flujograma del Proceso de Preparación de Documentos Habilitantes
148
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.5
ÁREA:
CONTABILIDAD
PROCESO DE NÓMINA
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
A. OBJETIVO: Contabilizar los sueldos y salarios del personal de la empresa por el
servicio y esfuerzo reflejado en el período y por ende efectuar el pago mensual del
mes correspondiente.
B. ALCANCE: Inicia con el registro de datos personales incluido condiciones de
sueldo en el sistema y finaliza con el pago de nómina del período.
C. RESPONSABLES:
a. Responsable de Talento Humano.
b. Administrador.
c. Supervisor de Limpieza.
D. REQUISITOS LEGALES:
a. Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria.
b. Ley de Seguridad Social
c. Código de Trabajo
E. POLÍTICAS INTERNAS O POLÍTICAS DEL PROCESO
Los sueldos y salarios no serán inferiores a lo establecido en la tabla sectorial
por servicios de limpieza de $ 370.58 año 2016.
El décimo tercero y cuarto sueldo se pagarán de forma mensual al personal
operario de la organización.
Los préstamos que el socio empleado solicita a la empresa únicamente se
autorizarán por calamidad doméstica o por cualquier emergencia necesaria
del socio más una tasa de interés del 0.5% al 12% dependiendo del caso.
149
Establecer multas por llamados de atención, cuyo fondo se destinará al
incremento del aporte de socios.
Las obligaciones patronales se pagarán hasta máximo el 10 de cada mes.
Los montos de movilización y transporte no excederán de $15 dólares por
empleado en el mes.
Los roles de pago se realizaran cada 28 de cada mes.
Se imprimirá tres ejemplares de cada rol de pagos individual.
El reporte de horas extras será enviado por el supervisor de limpieza el 26 de
cada mes.
El pago de sueldos y salarios se hará hasta máximo el 10 de cada mes.
Las liquidaciones de haberes se harán con cheque y de forma presencial para
acordar términos de culminación del contrato y salida del socio empleado.
Al término de la relación laboral el empleado deberá entregar los materiales
y uniforme de trabajo proporcionados por la empresa en un principio.
Por condiciones de maternidad la empresa entregará como bono $ 100,00
para productos por canasta de maternidad.
El personal operativo en el caso de maternidad tendrá que ausentarse de su
lugar de trabajo y podrá reintegrarse a sus labores una vez que se encuentre
en las condiciones adecuadas.
F. INDICADORES DE GESTIÓN
Porcentaje de personal administrativo.
Porcentaje de personal operativo.
Porcentaje de mujeres que laboran en la empresa.
Porcentaje de hombres que laboran en la empresa.
Porcentaje de personal discapacitado en la empresa. (Anexo G)
G. REGISTROS
Plantilla de ingreso de datos por empleado.
Plantilla de período de cálculo.
Plantilla de tiempo de trabajo.
150
Informe de horas extras.
Planillas de préstamos quirografarios, hipotecarios, solicitud de fondos de
reserva.
Avisos de Entrada y Salida IESS.
Rol general de Pagos.
Roles individuales de Pago.
Cuadro de detalle por anticipos.
Cuadro de detalle por préstamos otorgados por la empresa.
Tabla de intereses por préstamo.
Base de Datos actualizada de Recursos Humanos.
H. UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Original y Copia de cada documento.
Documentos digitalizados
Archivo:
o RR.HH. #5: Roles de Pago en orden alfabético.
Roles de Pago (A – C)
Roles de Pago (D – H)
Roles de Pago (I – L)
Roles de Pago (M – P)
Roles de Pago (Q – Z)
o RR.HH. #6: IESS.
Planillas Normales
Planillas de Ajuste
Planillas de Préstamos Quirografario – Hipotecarios.
Solicitudes de Fondos de Reserva.
Comprobantes de Pago.
151
o RR.HH. #7: NOVEDADES
Llamados de Atención.
Informes Horas Extras – Control de Asistencia.
Solicitudes de Vacaciones.
o RR.HH. #8: ACTAS DE FINIQUITO
Actas de Finiquito – Terminación del Contrato.
Avisos de Salida IESS
Ultimo Rol de Pagos.
Comunicado de continuación como socio pasivo o
terminación de toda relación con la empresa.
Copia de cheque emitido y recibido. (Aplicación de la
estrategia DO-2)
152
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.5.1.
ÁREA:
CONTABILIDAD
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
NÓMINA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
1) RESPONSABLE DE TALENTO HUMANO – INGRESO DE NOVEDADES
NÓMINA
N° PROCEDIMIENTO
1
Registrar las condiciones de sueldo acordadas con el socio-empleado en la base
de datos del sistema.
2
Generar el período de cálculo del mes correspondiente, y listar la nómina con
socios activos a la fecha automáticamente en el sistema.
3
Digitar el tiempo de trabajo laborado, el sistema hace el cálculo completo de 30
días o de forma proporcional dependiendo del ingreso del empleado, tener en
cuenta el tiempo de registro para el personal que labora medio tiempo es de 15
días.
4
Informe de horas extras por parte de cada supervisor de planta, veladas y trabajo
en días feriados, sábados y domingos. Detallando la hora de inicio y final del
tiempo extra.
5
Contabilizar las horas extras y clasificar en recargos de 25%, 50% y 100%,
revisar descuentos por faltas reglamentarias, anticipos de sueldos u otro
concepto.
6
Revisar la base de datos de préstamos con la empresa y sus respectivos
intereses, así como las planillas generadas del IESS por préstamos hipotecarios
y quirografarios.
7
Enviar el informe al Administrador para que revise el estado de nómina a pagar
y autorice el pago dependiendo de la disponibilidad del dinero.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
153
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.5.1.
ÁREA:
CONTABILIDAD
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
NÓMINA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
1) RESPONSABLE DE TALENTO HUMANO – INGRESO DE NOVEDADES
NÓMINA
N° PROCEDIMIENTO
8
Una vez aprobada la nómina se procede a liquidar la nómina en el sistema para
que registre todos los valores del personal Administrativo como el de
Operaciones.
9
Se contabiliza en el Sistema generando una cuenta pendiente de pago
denominada SUELDOS POR PAGAR
10
Se imprimen los roles de pago individuales con tres copias de cada uno:
1 Copia = Para la dependencia de la empresa pública para la que se presta el
servicio de limpieza
2 Copia = Para informar al socio-empleado de su sueldo a recibir, con sus
respectivos descuentos.
3 Copia = Para el archivo de la empresa como respaldo de los valores que se le
están cancelando.
11 Entrega de Roles de Pago, para que lo revisen y firmen.
12
Una vez firmados los roles de pago por el personal, se los archiva en orden
alfabético por apellidos.
13
Con la autorización y revisión de toda la nómina se procede al pago de la
misma.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
154
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 2.1.5.1
RESPONSABLE DE
TALENTO HUMANO –
INGRESO DE NOVEDADES
DE NÓMINA
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE DE TALENTO HUMANO – INGRESO DE NOVEDADES DE NÓMINA
SUPERVISOR DE LIMPIEZARESPONSABLE DE
TALENTO HUMANOADMINISTRADOR
ÁR
EA
DE
RE
CU
RS
OS
HU
MA
NO
S
INICIO
GENERAR
PERÍODO
CÁLCULO
REGISTRO
CONDICIONES
SUELDO
EMPLEADO
TIEMPO DE
TRABAJO
30 DÍAS
INFORME DE
HORAS EXTRAS
CONTABILIZAR
NOVEDADES
REVISAR
PRÉSTAMOS Y
CUOTAS
REVISAR Y
AUTORIZAR
PAGO DE
NÓMINA
1
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 36 Responsable de talento humano – ingreso de novedades y nomina
155
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 2.1.5.1
RESPONSABLE DE
TALENTO HUMANO –
INGRESO DE NOVEDADES
DE NÓMINA
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE DE TALENTO HUMANO – INGRESO DE NOVEDADES DE NÓMINA
SUPERVISOR DE LIMPIEZARESPONSABLE DE
TALENTO HUMANOADMINISTRADOR
ÁR
EA
DE
RE
CU
RS
OS
HU
MA
NO
S
1
LIQUIDACIÓN
NÓMINA
CONTABILIZA-
CIÓN DE
NÓMINA
IMPRESIÓN DE
ROLES DE PAGO
ENTREGAR
ROLES DE PAGO
ARCHIVO DE
ROLES
FIRMADOS
CLASIFICAR
ALFABETICA-
MENTE
PAGO DE
NÓMINA
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 37 Flujograma del Proceso de Ingreso de Novedades de Nómina
156
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.5.2.
ÁREA:
CONTABILIDAD
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
NÓMINA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
2) RESPONSABLE DE TALENTO HUMANO – PAGO Y TRANSFERENCIA
DE NÓMINA
N° PROCEDIMIENTO
1
Importar la nómina ingresada en el sistema KEOPS a una hoja de cálculo
Excel.
2 Solicitar a los socio-empleados los números de cuenta bancarias, BGR.
3
Completar la plantilla de Cash Manajement de Excel con todos los datos
solicitados:
Número de cuenta
Nombres.
Número de cédula
Fecha de transferencia.
Mes del pago de sueldos.
Valor o líquido a recibir según rol de pagos.
Realizar dos plantillas una para el personal administrativo y otra para el
personal operativo.
4 Generar el archivo XHTML, para posteriormente cargar al sistema.
5
Guardar en la carpeta de TRANSFERENCIAS DE NÓMINA, con los
siguientes nombres:
Nómina ABRIL ADMINISTRATIVO – 2016
Nómina ABRIL OPERATIVO – 2016
6 Pedir la autorización y claves de acceso para subir la transferencia.
7 Ingresar al portal web CashManegement del Banco General Rumiñahui.
8 Completar los datos principales como fecha y concepto de la transferencia.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
157
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.5.2.
ÁREA:
CONTABILIDAD
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
NÓMINA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
3) RESPONSABLE DE TALENTO HUMANO – PAGO Y TRANSFERENCIA
DE NÓMINA
N° PROCEDIMIENTO
9
En la opción de cargas masivas subir el archivo XHTML que se había
guardado anteriormente.
10
Cuando el sistema haya terminado de cargar la operación verificar que la
condición este VALIDADA.
11
Solicitar al Contador General que con sus claves de acceso apruebe la
transferencia por el valor total registrado en la nómina.
12
Se procesará la transferencia y al cabo de 10 a 20 minutos la transferencia
será acreditada en las cuentas de cada uno de los empleados.
*** El tiempo de espera es mayor si la cuenta es de otro banco. Sobre todo si
ya ha transcurrido más de medio día.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
158
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 2.1.5.2.
RESPONSABLE DE
TALENTO HUMANO –
PAGO Y TRANSFERENCIA
DE NÓMINA
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE DE TALENTO HUMANO – PAGO Y TRANSFERENCIAS DE NÓMINA
CONTADOR GENERALRESPONSABLE DE
TALENTO HUMANOADMINISTRADOR
PRO
CES
O D
E C
ON
TAB
ILID
AD
INICIO
SOLICITAR
NÚMEROS
CUENTA
BGR
IMPORTAR
NÓMINA A
EXCEL
COMPLETAR
PLANTILLA
CASH
MANAGE-
MENT
GENERAR
ARCHIVO
XHTML
GUARDAR
TRANSFER.
NOMINA
AUTORIZAR
CLAVES DE
ACCESO BGR
INGRESAR BGR
CASH
MANAGEMENT
COMPLETAR
DATOS
TRANSFER.
CARGA
MASIVA
ARCHIVO
XHTML
RESULTADO
VALIDO
SOLICITAR
APROBACIÓN
TRANSFER.
PROCESAR LA
TRNSFERENCIA
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 38 Flujograma del Proceso de Pago y Transferencia de Nómina
159
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.5.3
ÁREA:
CONTABILIDAD
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
NÓMINA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
4) RESPONSABLE DE TALENTO HUMANO – CONTROL DE PRÉSTAMOS A
SOCIOS
N° PROCEDIMIENTO
1
Recibir la solicitud de préstamo del socio-empleado, con las justificaciones
correspondientes de para qué solicita el préstamo.
2
Se aprueba el préstamo dependiendo de las condiciones del socio-empleado,
para ello se cita a una reunión en la que se conversa sobre el tema y se
acuerdan las condiciones de pago.
3
Registra las condiciones de pago en una base de datos, detallando el valor de
los préstamos, el porcentaje de interés, el tiempo de pago y el valor de las
cuotas.
4 Se elabora una carta compromiso con todas las especificaciones acordadas.
5
El socio empleado firma la carta compromiso, con las condiciones antes
referidas.
6 Se archivan los documentos de respaldo.
7 Se actualiza la base de datos de los préstamos.
8
Ingresa como reportes de nómina para ser descontados en el sueldo del
empleado como EGRESOS-Préstamo Empresa.
9
Verificar que la afectación se vea reflejada en nómina por el valor
correspondiente.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
160
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 2.1.5.3.
RESPONSABLE DE
TALENTO HUMANO –
CONTROL DE PRÉSTAMOS
A SOCIOS
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE DE TALENTO HUMANO – CONTROL DE PRÉSTAMOS A SOCIOS
ADMINISTRADORRESPONSABLE DE
TALENTO HUMANOSOCIO
PRO
CE
SO D
E C
ON
TA
BIL
IDA
D
INICIO
APRUEBA EL
PRÉSTAMO
E INTERESES
RECIBE LA
SOLICITUD DE
PRÉSTAMO
REGISTRA
BASES Y
CONDICIO
NES
ALABORA
CARTA
COMPROMISO
FIRMA
ACUERDOS Y
CONDICIONES
ARCHIVA LOS
DOCUMENTOS
ACTUALIZA
REPORTE DE
PRESTAMOS
INGRESA A
REPORTES DE
NÓMINA
EGRESOS ROL
DEL EMPLEADO
AFECTACIÓN
REFLEJADA EN
NÓMINA
FIN
ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana –
Docente UCE
Ing. Lucía Calderón – Administradora
General
Figura 39 Flujograma del Proceso de Control de Préstamos Socios.
161
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.5.4.
ÁREA:
CONTABILIDAD
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
NÓMINA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
5) RESPONSABLE DE TALENTO HUMANO – OBLIGACIONES CON EL
IESS
N° PROCEDIMIENTO
1 Del sistema importar la nómina a una hoja de Excel.
2
Ocultar o Eliminar las columnas que no son necesarias y calcular el valor
total de las horas extras.
3
Revisar la nómina de socios empleados a medio tiempo para subir la
información al IESS.
4 Ingresar al portal Web del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social IESS.
5 Acceder con el respectivo usuario y contraseña autorizados.
6
Revisar si hay obligaciones pendientes de pago como glosas, multas que son
de urgencia y demás obligaciones.
7
Ingresar a novedades y registrar con los números de cédula del empleado el
valor de horas extras. La página puede cargar la información de 10 en 10
empleados, hasta completar con el ingreso de toda la nómina.
8
Generar las planillas de pago de:
Aporte Personal
Aporte Patronal
Horas Extras
Préstamos Hipotecarios y Quirografarios.
Fondos de Reserva
Si es el caso generar notas de crédito para disminuir el pago.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
162
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.5.4.
ÁREA:
CONTABILIDAD
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
NÓMINA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
5) RESPONSABLE DE TALENTO HUMANO – OBLIGACIONES CON EL
IESS
N° PROCEDIMIENTO
9
Contabilizar el valor a pagar total sumando todas las planillas antes
mencionadas.
10
Informar a contabilidad para que revise el monto y ver la posibilidad de pago
u otras fuentes como pedir préstamos. Es una obligación que se debe tener
obligatoriamente al día.
11 Se aprueba el pago.
12
Se revisa en el sistema que las obligaciones se hayan cancelado y se guardan
los comprobantes para el archivo – previo un registro contable del pago de la
obligación.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
163
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 2.1.5.4.
RESPONSABLE DE
TALENTO HUMANO –
OBLIGACIONES CON EL
IESS
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE DE TALENTO HUMANO – OBLIGACIONES CON EL IESS
CONTADOR GENERALRESPONSABLE DE
TALENTO HUMANOADMINISTRADOR
PRO
CES
O D
E C
ON
TAB
ILID
AD
INICIO
IMPORTAR
NÓMINA A
EXCEL
SUMAR TOTAL
HORAS EXTRAS
REVISAR
TRABAJOS DE
MEDIO TIEMPO
INGRESAR WEB
IESS
USUARIO Y
CONTRASEÑA
REVISAR
OBLIGACIONES
PENDIENTES
INGRESAR
NOVEDADES
GENERAR
PLANILLAS DE
PAGO
CONTABILIZAR
TOTAL A PAGAR
REVISA EL
MONTO
APRUEBA EL
PAGO
GUARDAR Y ARCHIVAR
COMPROBANTES
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 40 Flujograma del Proceso de Obligaciones con el IESS.
164
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 2.1.5.5.
ÁREA:
CONTABILIDAD
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
NÓMINA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
6) RESPONSABLE DE TALENTO HUMANO – LIQUIDACIÓN DE HABERES
SOCIOS
N° PROCEDIMIENTO
1
Recibir el comunicado de terminación laboral de mutuo acuerdo entre las
partes.
2 Se acuerdan términos y condiciones de la salida del empleado.
3
Se revisa el expediente del socio respecto a llamados de atención y
préstamos.
4 Se realiza el reporte de novedades de los descuentos que tiene pendientes.
5
Calcular los valores a pagar incluido los beneficios sociales que le
corresponden por ley como Aportes IESS, Fondos de Reserva, Décimo
Tercero, Décimo Cuarto y Vacaciones.
6 Se registra el aviso de salida en el IESS impreso y dos copias.
7 Se realizan las actas de finiquito y se imprimen dos copias.
8 Se revisan los valores a pagar según el acta de finiquito.
9 Se aprueba el pago y la fecha correspondiente a ser cancelada.
10 Se emite el cheque a nombre del beneficiario.
11 Se comunican con el ex-socio empleado
12
Firman la documentación respectiva a salida del IESS, Actas de Finiquito,
Carta de mutuo acuerdo de terminación laboral, y copia del cheque.
13
Ingresan los respectivos documentos firmados para la salida del socio en la
SEPS.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
165
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 2.1.5.5.
RESPONSABLE DE
TALENTO HUMANO –
LIQUIDACIÓN DE
HABERES SOCIOS
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE DE TALENTO HUMANO – LIQUIDACION DE HABERES SOCIOS
AUXILIAR CONTABLERESPONSABLE DE
TALENTO HUMANOADMINISTRADOR
PRO
CES
O D
E C
ON
TAB
ILID
AD
INICIO
COMUNICADO
TERMINACIÓN
LABORAL
ACUERDA
TÉRMINOS Y
CONDICIONES
REVISAR
EXPEDIENTE DEL
SOCIO
REPORTE DE
NOVEDADES
PRESTAMOS-
LLAMADOS
ATENCION
CÁLCULO DE
VALORES A
PAGAR
CALCULO DE
BENEFICIOS
SALIDA DEL IESS
IMPRIMIR DOS
COPIAS
REVISAR
LIQUIDACIONES
APROBAR EL
PAGO
EMISIÓN DEL
CHEQUE
COMUNICARSE
CON EL SOCIO
FIRMAR
DOCUMENTOS
INGRESAR
SALIDA DE LA
SEPS
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 41 Flujograma del Proceso de Liquidación de Haberes Socios
166
4.1.8.3. Área: Recursos Humanos
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 3.1.
ÁREA:
RECURSOS HUMANOS
PROCESO DE SELECCIÓN
DE PERSONAL
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
A. OBJETIVO: Seleccionar a la persona idónea y capacitada para ocupar el puesto de
trabajo respectivo, que agregue valor a la empresa y cree un ambiente de armonía en
la misma.
B. ALCANCE: Inicia con la recepción de hojas de vida y finaliza con la contratación
del personal y firma del contrato respectivo.
C. RESPONSABLES:
a. Responsable de Talento Humano.
b. Administrador.
c. Auxiliar Administrativo.
D. REQUISITOS LEGALES:
a. Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria.
b. Ley de Seguridad Social
c. Código de Trabajo
E. POLÍTICAS INTERNAS O POLÍTICAS DEL PROCESO
La contratación del personal pasará por la autorización y aprobación del
administrador.
El personal deberá presentar documentación suficiente que respalde su
experiencia.
167
Ordenar las hojas de vida de acuerdo a los años de experiencia y cursos de
capacitación relevantes que beneficien a la empresa en la acumulación de
puntos con el SERCOP.
Dar un tratamiento especial en el proceso de contratación, si el personal a
contratar tiene algún porcentaje de discapacidad, en beneficio de la empresa
y del personal.
Tomar en cuenta las recomendaciones de tipo familiar, social y cooperativo.
F. INDICADORES DE GESTIÓN
Porcentaje de Hojas de Vida calificadas para laborar
Cantidad de personal contratado en el 2016.
Porcentaje del personal despedido en el segundo semestre del año 2016.
Porcentaje de socios con documentación completa. (Anexo E)
G. REGISTROS
Solicitud de Pre ingreso
Hojas de vida.
Certificados de Trabajo.
Certificados de Honorabilidad.
Contratos de Trabajo.
Ingreso de socios en el SERCOP.
Carta de apertura de cuenta bancaria.
H. UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Original y Copia de cada documento.
Documentos digitalizados
Archivo:
o RR.HH. #1: Hojas de Vida para selección
o RR.HH. #2: Solicitudes de Pre ingreso.
168
o RR.HH. #3: Documentos de cada socio empleado. (Anexo M)
Hoja de Vida
Certificados de Trabajo
Certificados de Honorabilidad.
Número de cuenta bancaria
Contrato de Trabajo
Aviso de entrada IESS
(Aplicación de la estrategia DO-2)
169
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 3.1.1.
ÁREA:
RECURSOS HUMANOS
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
RECEPCIÓN DE HOJAS DE
VIDA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
1) RESPONSABLE DE TALENTO HUMANO – RECEPCIÓN DE HOJAS DE
VIDA
N° PROCEDIMIENTO
1
Analizar el requerimiento de personal, cuantas personas se necesita y para
que puestos de trabajo.
2
Emitir un informe de cuantas personas se requiere, para qué puestos y con
qué características.
3
Publicar en las respectivas redes sociales y medios de comunicación el
requerimiento del personal.
4 Recibir hojas de vida en las oficinas de la empresa.
5
Establecer el tope máximo de hojas de vida a recibir para no entorpecer el
proceso y dar falsas expectativas a las personas que desean conseguir trabajo.
6
Clasificar las hojas de vida por experiencia, discapacidad y edad, de
preferencia ponerlos en orden de prioridad.
7
Iniciar el proceso de preselección de que personas son potenciales para
ocupar el puesto de trabajo.
8
Mediante un listado resumen y las hojas de vida respectivas aprobar el
proceso de selección.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
170
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 3.1.1.
RESPONSABLE DE
TALENTO HUMANO –
RECEPCIÓN DE HOJAS DE
VIDA
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE DE TALENTO HUMANO -
RECEPCIÓN DE HOJAS DE VIDA
RESPONSABLE
TALENTO HUMANOADMINISTRADOR
ÁR
EA
DE
RE
CU
RS
OS
HU
MA
NO
S
INICIO
ANALIZA
REQUERIMIENTO
DE PERSONAL
INFORME DE
PERSONA
REQUERIDAS
PUBLICACIÓN
REDES SOCIALES
-MEDIOS DE
COMUNICACIÓN
RECEPCIÓN DE
HOJAS DE VIDA
ESTABLECER
MÁXIMO DE
HOJAS DE VIDA
A RECIBIR
CLASIFICAR
HOJAS DE VIDA
ENTRAR AL
PROCESO DE
PRESELECCIÓN
APROBAR
PRESELECCIÓN
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 42 Flujograma del Proceso Recepción de Hojas de Vida
171
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 3.1.2.
ÁREA:
RECURSOS HUMANOS
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
ENTREVISTAS
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
2) ADMINISTRADOR – PROCESO DE ENTREVISTAS
N° PROCEDIMIENTO
1
Verificar la disponibilidad de tiempo del Administrador, en vista de que tiene
que asistir a reuniones de negociación dentro y fuera de la ciudad.
2 Organizar las citas para la entrevista en tiempos debidamente planificados.
3 Realizar llamadas telefónicas a los postulantes para confirmar horarios.
4
El postulante ingresa a las oficinas para la entrevista, se pone en contacto con
el administrador teniendo en mano la respectiva hoja de vida.
5
Durante la entrevista se realizan preguntas de experiencia en sus trabajos
anteriores y el motivo de su salida, en el caso de no tener experiencia el
porqué.
6 Preguntar acerca de sus estudios y capacitaciones.
7
Realizar preguntas de qué es lo que espera encontrar en la empresa, cuáles
son sus aspiraciones, motivos y necesidades de trabajo en fin un diálogo más
cercano con el entrevistado.
8
Evaluar si se contrata o no ha dicho personal e informar quienes han sido
seleccionados.
9 Ponerse en contacto con el personal seleccionado.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
172
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 3.1.2.
ADMINISTRADOR –
PROCESO DE
ENTREVISTAS
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA ADMINISTRADOR – PROCESO DE
ENTREVISTAS
AUXILIAR
ADMINISTRATIVOADMINISTRADOR
ÁR
EA
DE
RE
CU
RS
OS
HU
MA
NO
S
INICIO
VERIFICA SU
DISPONIBLIDAD
DE TIEMPO
ORGANIZAR
CITAS
LLAMAR A LOS
POSTULANTES
FORMULAR
PREGUNTAS
BÁSICAS
FORMULAR
PREGUNTAS DE
EXPERIENCIA
FORMULAR
PREGUNTAS DE
CONOCIMIENTO
FORMULAR
PREGUNTAS
PSICOLOGICAS
EVALUAR SI
SE CONTRATA
O NO
SI
INFORMAR AL
PERSONAL
SELECIONADO
FIN
NO
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 43 Flujograma del Proceso de Entrevistas
173
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 3.1.3.
ÁREA:
RECURSOS HUMANOS
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
CONTRATACIÓN
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
3) RESPONSABLE DE RECURSOS HUMANOS – PROCESO DE
CONTRATACIÓN
N° PROCEDIMIENTO
1
Informar las respectivas condiciones de trabajo al socio-empleado.
Trabaja en sectores dentro y fuera de la ciudad dependiendo el puesto
para el cual va a ser contratado.
En ocasiones tendrá que laborar fines de semana y feriados, pero
serán reconocidos según lo establece la ley.
Reciben la afiliación al IESS y todos los beneficios de ley.
No están respaldados por el ministerio de relaciones laborales pero
pasan a formar parte de una participación empresarial de la
Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
El trabajo es en conjunto y todos se denominan socios unos más
antiguos que otros pero con los mismos derechos y obligaciones.
La cuota de afiliación y participación es de $5,00 mensuales para
acceder a beneficios de programas internos como Navidad, día del
niño, día de la madre, mañana deportiva y otros eventos.
No reciben utilidades si no una participación dependiendo del
informe económico de la junta de socios
2
Si el postulante acepta los términos y condiciones se le concede el puesto de
trabajo.
3
Se solicitan los requisitos necesarios de información del nuevo socio-
empleado:
Copia de cédula y de la papeleta de votación de los dos lados a color.
Hoja de vida actualizada y con datos personales exactos.
Certificado de antecedentes penales impreso de la web.
Copia de la Licencia de conducir si la tiene (Opcional)
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
174
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 3.1.3.
ÁREA:
RECURSOS HUMANOS
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
CONTRATACIÓN
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
3) RESPONSABLE DE RECURSOS HUMANOS – PROCESO DE
CONTRATACIÓN
N° PROCEDIMIENTO
3
Certificado de Estudios ya sean Primarios o Superiores.
Certificados de cursos realizados.
Certificados laborales de empresas en las que trabajó.
Certificados de honorabilidad mínimo dos personas.
Una foto tamaño carnet.
Copia de la libreta de cuenta BGR.
Copia de una planilla de cualquier servicio básico.
Partidas de nacimiento de niños menores de 10 años.
Si son discapacitados Copia del Carnet del CONADIS.
4
Informar los horarios de entrada y salida, además del lugar de trabajo con el
nombre de su respectivo Supervisor a quién rendirá cuentas de sus funciones
y trabajo realizado.
5 Completar la Solicitud de Pre-Ingreso SEPS
6
Ingresar el aviso de entrada al IESS del socio-empleado desde el primer día
que empieza a laborar.
7
Firmar el contrato indefinido con un periodo de prueba de 90 días según lo
establece el Código de Trabajo.
8
Ingresar los datos del nuevo personal a la base de datos del sistema y
registros de Excel.
9
Comunicar al supervisor de limpieza a cargo sobre el ingreso del nuevo
personal para que reciba instrucciones de sus funciones o al administrador en
el caso del personal administrativo.
10 Archivar la documentación correspondiente del personal en orden alfabético.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
175
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 3.1.3.
RESPONSABLE DE
RECURSOS HUMANOS –
PROCESO DE
CONTRATACIÓN DEL
PERSONAL
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA RESPONSABLE DE RECURSOS HUMANOS – PROCESO DE
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
SUPERVISOR DE
LIMPIEZA
RESPONSABLE DE
RECURSOS
HUMANOS
PERSONAL
SELECCIONADO
ÁR
EA D
E RE
CURS
OS
HU
MA
NO
S
INICIO
INFORMAR
CONDICIONES
DE TRABAJO
ACEPTACIÓN
DEL PUESTO
DE TRABAJO
SISOLICITAR
REQUISITOS DE
CONTRATACIÓN
NO
FIN
INFORMAR
HORARIOS Y
LUGAR DE
TRABAJO
SOLICITUD DE
PRE-INGRESO
SEPS
AVISO DE
ENTRDA
IESS
CONTRATO
INDEFINIDO
INGRESAR
A BASE DE
DATOS
UBICAR Y EXPLICAR
FUNCIONES DEL
NUEVO SOCIO-
EMPLEADO
ARCHIVAR
DOCUMENTOS
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 44 Flujograma del Proceso de Contratación de Personal
176
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 3.2.
ÁREA:
RECURSOS HUMANOS PROCESO DE ENTRENAMIENTO Y
BIENESTAR
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
A. OBJETIVO: Capacitar al personal en las áreas que se requiere para mejorar la
calidad del servicio de limpieza y satisfacer las necesidades del cliente. (Aplicación
de la estrategia FO-1)
B. ALCANCE: Inicia con el análisis de necesidades de capacitación y finaliza con el
seguimiento, evaluación y desempeño de los socio empleados.
C. RESPONSABLES:
a. Responsable de Talento Humano.
b. Administrador.
c. Auxiliar Administrativo.
D. REQUISITOS LEGALES:
a. Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria.
b. Ley de Seguridad Social
c. Código de Trabajo
E. POLÍTICAS INTERNAS O POLÍTICAS DEL PROCESO
Detectar las áreas en las que la organización tiene falencias o necesita apoyo
con anticipación para la búsqueda de cursos de capacitación adecuados.
Solicitar por lo menos dos proformas de costos en cursos de capacitación.
En cada curso la asistencia de los socios deberá ser de por lo menos el 20%.
Entrega de certificados una vez terminado el taller.
Grabar o guardar evidencias fotográficas de los talleres recibidos.
Tener por lo menos una capacitación trimestralmente.
177
F. INDICADORES DE GESTIÓN
Capacitaciones recibidas en el año.
Periodicidad de capacitaciones recibidas. (Anexo F)
G. REGISTROS
Programa de capacitación anual.
Proformas de costos de capacitación.
Control de asistencia de la capacitación.
Fotografías.
Certificados del taller recibido.
Evaluación del taller.
H. UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Original y Copia de cada documento.
Documentos digitalizados
Archivo:
o RR.HH. #4: Capacitaciones. (Anexo N)
(Aplicación de la estrategia DO-2)
178
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 3.2.1.
ÁREA:
RECURSOS HUMANOS
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
EVALUACIÓN DEL
PERSONAL
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
1) RESPONSABLE DE RECURSOS HUMANOS – EVALUACIÓN DEL
PERSONAL
N° PROCEDIMIENTO
1
El supervisor de limpieza recibe las quejas o sugerencias del cliente, sobre el
servicio que se está prestando y comunica inmediatamente al responsable de
recursos humanos.
2
Se detectan las falencias que tiene el personal por el desconocimiento de varios
aspectos como el uso de químicos, implementos de aseo, uso de maquinaria,
medidas de seguridad entre otros.
3
Se inicia la investigación de temas que podrían ser tratados para mejorar el
servicio, el mejor desempeño del socio-empleado y que acredite puntos en la
calificación del Servicio de Contratación Pública.
4
Se redacta un informe de todos los posibles temas a tratar, con sus respectivos
beneficios.
5
Posteriormente se revisan todos los temas y se aprueban en orden de prioridad de
ser posible se pueden consultar con los mismos clientes.
6
Se establecen los tiempos y horarios debidamente planificados para no interrumpir
las actividades laborales del cliente como del socio-empleado.
7
Se inicia la cotización de los precios en centros de capacitación. Mínimo dos
propuestas.
8 De las cotizaciones realizadas se selecciona la de mejor precio y calidad.
9
Se aprueba el curso con los precios establecidos y las debidas condiciones de
certificados temas a tratar.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
179
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 3.2.1.
RESPONSABLE DE
RECURSOS HUMANOS –
EVALUACIÓN DEL
PERSONAL
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE DE RECURSOS HUMANOS - EVALUACIÓN DEL PERSONAL
SUPERVISOR DE
LIMPIEZA
RESPONSABLE DE
RECURSOS HUMANOSADMINISTRADOR
ÁR
EA
DE
RE
CU
RS
OS
HU
MA
NO
S
INICIO
INFORME DEL
SERVICIO
DETECCIÓN DE
NECESIDADES
INVESTIGAR
TEMAS DE
CAPACITACIÓN
INFORME DE
CAPACITACIÓNAPROBAR
TEMAS Y
PROPUESTA
SIESTABLECER
TIEMPOS Y
HORARIOS
COTIZAR
PRECIOS
SELECCIONAR
LA MEJOR
OPCIÓN
APROBAR
COSTOS DE
CURSOS
SI
FIN
NO
NO
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 45 Flujograma del Proceso de Evaluación del Personal
180
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 3.2.2.
ÁREA:
RECURSOS HUMANOS
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
CAPACITACIÓN
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
2) RESPONSABLE DE RECURSOS HUMANOS – CAPACITACIÓN
N° PROCEDIMIENTO
1
Establecer el contacto con el capacitador para acordar el número de personas, el
lugar y el horario.
2
Establecer los materiales de apoyo necesarios para la capacitación como pueden
ser:
Suministros de Oficina: Lapiceros, hojas, pizarra, marcadores, pinturas
etc.
Equipo de computación: Proyector, computadora, parlantes, micrófono.
Equipo técnico: Muestras de químicos, equipos de seguridad como
extintores, materiales de aseo entre otros.
Refrigerios: Solicitar el apoyo de la empresa “TRADICIONES”
3
Se detalla la organización de los materiales y recursos para que el administrador
los apruebe.
4
Tener listos todos los materiales que se solicitaron, si la empresa no los tiene
hacer la adquisición necesaria.
5
Comunicar al personal sobre la capacitación en el lugar, día y hora acordados
con el supervisor y todo el equipo. Exigir su asistencia.
6
Enviar la base de datos actualizada y completa para la elaboración de
certificados.
7 Imprimir los registros para el control de asistencia del personal.
8 Evidenciar con fotografías y videos la capacitación realizada.
9
Elaborar el orden del día de la capacitación, desde la bienvenida, el tiempo de
duración del curso, la hora del break y su culminación.
10 Se revisa el orden del día para estar claros con el proceso que se llevará a cabo.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
181
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 3.2.2.
RESPONSABLE DE
RECURSOS HUMANOS –
CAPACITACIÓN
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
RESPONSABLE DE RECURSOS HUMANOS - CAPACITACIÓN
AUXILIAR
ADMINISTRATIVO
RESPONSABLE DE
RECURSOS HUMANOSADMINISTRADOR
ÁR
EA
DE
REC
UR
SOS
HU
MA
NO
S
INICIO
CONTACTAR AL
CAPACITADOR
ESTABLECER
LUGAR Y
MATERIALES
INFORME DE
MATERIALES DE
APOYO
APROBACIÓN DE
RECURSOS
ADQUISICIÓN DE
RECURSOS
COMUNICAR AL
PERSONAL DE LA
CAPACITACIÓN
ENVIAR
DATOS
PARA
CERTIFICADOS
REGISTROS DE
ASISTENCIA
EVIDENCIA
FOTOGRÁFICA
ORDEN DEL DÍA REVISIÓN DEL
ORDEN DEL DÍA
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 46 Flujograma del Proceso de Capacitación
182
4.1.8.4. Área: Operaciones
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
Nombre del Proceso:
SERVICIO DE
LIMPIEZA
CÓDIGO: 4.1.
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
A. OBJETIVO: Brindar un servicio de limpieza y desinfección de calidad
manteniendo la higiene y aseo de oficinas, hospitales, edificios, hogares del sector
público y privado, que garanticen el desempeño laboral diario de los clientes.
B. ALCANCE: Inicia con la preparación del material y termina con la limpieza y
desinfección del servicio.
C. RESPONSABLES:
a. Administrador.
b. Supervisor de Limpieza.
c. Auxiliar de Limpieza.
D. REQUISITOS LEGALES:
a. Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria.
b. Ley de Seguridad Social.
c. Código de Trabajo.
E. POLÍTICAS INTERNAS O POLÍTICAS DEL PROCESO
Uso adecuado del uniforme y materiales de trabajo.
Brindar un servicio de calidad al cliente.
Precaución y cuidado en el manejo de materiales de limpieza.
Comunicar al bodeguero o supervisor la falla para la reparación y
mantenimiento de maquinarias.
183
Velar por el cuidado y buen uso de los materiales de limpieza.
En el caso de algún daño material producido en el lugar de trabajo la pérdida
será reembolsada por la empresa y posteriormente descontada en el rol del
empleado responsable en cuotas considerables dependiendo del caso.
Si por falta de responsabilidad del empleado no se lograron cumplir los
metrajes establecidos en el contrato, la empresa a cargo de prestar el servicio
tendrá la responsabilidad de cubrir los días faltantes con otro personal de
limpieza autorizado.
Si el cliente presenta eventos fuera del horario de trabajo, la empresa cubrirá
esas horas con personal de apoyo, disponibles de otra área de trabajo o a su
vez con personal externo capacitado y de confianza.
Comunicar con cinco días de anticipación la falta de materiales de limpieza.
Solucionar de manera inmediata las quejas recibidas por el cliente, las
mismas que son comunicadas por correo institucional a los administrativos
de la empresa o directamente por el supervisor de limpieza a cargo.
Si algún proceso no está funcionando de la manera adecuada comunicar al
administrador de la empresa o buscar la solución respectiva en vista de que
al ser socio de la misma tiene participación en las decisiones.
Si los productos usados en las actividades diarias no dan buenos resultados
comunicar a las organización, para que esta cambie de proveedor o busque la
solución más adecuada.
El supervisor de limpieza será el encargado de rotar los horarios de trabajo y
establecer programas de limpieza.
Optimizar los recursos y mejorar el rendimiento del servicio.
Efectuar programas y horarios para la recolección de desechos.
En el caso de que el personal labore en el área de servicios hospitalarios
deberá tener certificaciones y talleres de capacitación en el manejo de
desechos hospitalarios, de manera que se prevea la seguridad del empleado.
F. SUBPROCESOS QUE CONTIENE EL PROCESO
1. Limpieza de Cristales
2. Limpieza de mobiliarios.
184
3. Limpieza de Oficinas
4. Desinfección
5. Recolección y desalojo de basura.
6. Limpieza de paredes y puertas.
7. Limpieza de áreas verdes.
G. INDICADORES DE GESTIÓN
Porcentaje de metraje del servicio incrementado en el segundo semestre año
2016.
Consumo de bolsas de basura diarias
Porcentaje de atención inmediata a los repuestos de la maquinaria.
Tiempo diario en limpieza de baterías sanitarias unidades educativas. (Anexo
H)
H. REGISTROS
Cronograma de servicios de limpieza.
Registro de novedades.
I. UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Original y Copia de cada documento.
Documentos digitalizados
Archivo: (Aplicación de la estrategia DO-2)
o RR.HH. #7: NOVEDADES Llamados de Atención.
185
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 4.1.1.
ÁREA:
OPERACIONES
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
SERVICIO DE LIMPIEZA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
1) AUXILIAR DE LIMPIEZA – LIMPIEZA DE OFICINAS
N° PROCEDIMIENTO
1 Recolección de la basura y demás desechos.
2
Retirar el polvo de las ventanas, techos, escritorios, muebles, sillas y demás
mobiliario.
3
Preparar el material de limpieza especializado para cada tipo de equipos y
muebles.
4
Limpiar el mobiliario cuidando el equipo de computación de cada puesto de
trabajo.
5
Limpieza de los dispensadores de gel antiséptico, jabón líquido y papel
higiénico.
6
Secar con paños especiales para cada área y sacudir el polvo de algunas
áreas.
7 Aromatizar y desinfectar el área.
8 Limpiar los vidrios internos como ventanillas y divisiones de puestos.
9
Limpiar las persianas de las oficinas principales que tienen ventanas amplias
con vista a las avenidas.
10 Limpiar equipos de computación, paredes y pizarras de ser el caso.
11
Supervisión del trabajo realizado. En los horarios establecidos para no
interrumpir las actividades del cliente.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
186
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 4.1.1.
AUXILIAR DE LIMPIEZA –
LIMPIEZA DE OFICINAS
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA AUXILIAR DE LIMPIEZA – LIMPIEZA DE OFICINAS
SUPERVISOR DE LIMPIEZAAUXILIAR DE LIMPIEZA
ÁRE
A D
E OP
ERAC
IONE
S; P
ROCE
SO D
E SE
RVIC
IO D
E LI
MPI
EZA
INICIO 1
2
3DESEMPOLVAR
TECHOS Y
VENTANAS
RECOLECCIÓN
DE BASURA
PREPARACIÓN
DEL MATERIAL
LIMPIEZA
LIMPIAR EL
MOBILIARIO
LIMPIEZA DE
DISPENSADORES
SECAR Y
SACUDIR
BARRER Y
ASPIRAR PISOS
AROMATIZAR EL
ÁREA
6
4
5
7
8
9
10
11
12
1314
LIMPIAR
VIDRIOS
INTERNOS
LIMPIAR
PERSIANAS
LIMPIAR EQUIPO
DE COMPUTO
LIMPIAR
PAREDES
SUPERVISIÓN
DEL TRABAJO
FIN
15
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 47 Flujograma del Proceso de Limpieza de Oficinas
187
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 4.1.2.
ÁREA:
OPERACIONES
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
SERVICIO DE LIMPIEZA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
1) AUXILIAR DE LIMPIEZA – LIMPIEZA DE ESPACIOS VERDES
N° PROCEDIMIENTO
1
Cuidado y riego de los espacios verdes como canchas, huertas y jardines de
las instituciones.
2 Abono y cuidado del terreno de algunas áreas de las instalaciones educativas.
3
Tratamientos de plagas con insecticidas y pesticidas para jardines y parques,
localizados fuera de la ciudad.
4 Reposición de árboles y demás plantas que fueron maltratadas y destruidas.
5 Podado y corte de arbustos, canchas y jardines.
6 Controlar el sistema de aireado y ventilación tanto interna como externa.
7 Realizar mantenimiento y supervisión a las redes de riego de agua.
8
Limpieza de desechos de parques, jardines canchas en general de los
espacios verdes.
9
Se supervisará constantemente el trabajo para no tener problemas con plagas
y crecimiento de la hierba en los espacios verdes.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
188
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 4.1.2.
AUXILIAR DE LIMPIEZA –
LIMPIEZA DE ESPACIOS
VERDES
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
AUXILIAR DE LIMPIEZA: LIMPIEZA DE ESPACIOS VERDES
SUPERVISOR DE LIMPIEZAAUXILIAR DE LIMPIEZA
ÁRE
A D
E O
PER
AC
ION
ES; P
RO
CES
O D
E SE
RV
ICIO
DE
LIM
PIEZ
A
INICIO1
2
3
ABONO
RIEGO
TRATAMIENTOS .
INSECTICIDAS
REPOSICIÓN DE
ÁRBOLES
PODADO Y
RECORTE DE
ARBUSTOS
AIREADO -
VENTILACIÓN
ALUMBRADO
PÚBLICO
RED DE RIEGO
6
4
5
7
8
9
10
11
12
LIMPIEZASUPERVISIÓN
DEL TRABAJO
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 48 Flujograma del Subproceso: Limpieza de espacios verdes.
189
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
Nombre del Proceso:
COMPRAS Y BODEGA
CÓDIGO: 4.2.
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
A. OBJETIVO: Seleccionar productos de calidad que cumplan con las
especificaciones del servicio de limpieza y a la vez optimizarlos para lograr
eficiencia en los costos de la organización.
B. ALCANCE: Inicia con peticiones de proformas y cotizaciones de precios en
productos de limpieza y termina con el almacenamiento en bodega.
C. RESPONSABLES:
a. Administrador.
b. Bodeguero.
c. Contador General.
D. REQUISITOS LEGALES:
a. Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria.
b. Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados PCGA.
c. Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno.
E. POLÍTICAS INTERNAS O POLÍTICAS DEL PROCESO
Cotizar los precios de por lo menos tres proveedores de materiales de
limpieza.
Recibir capacitaciones sobre el uso de productos químicos y que cantidad se
debe utilizar para las mezclas de desinfectantes.
Mantener actualizado el inventario de materiales de limpieza, sobre los
ingresos, salidas y existencias.
Custodiar y llevar un control permanente de la maquinaria que posee la
empresa, pero que reside en las diferentes estaciones de trabajo.
190
Atender de forma inmediata las solicitudes e inconvenientes presentados en
cuanto al arreglo y mantenimiento de la maquinaria.
Tener en cuenta la solicitud de requerimiento de materiales de limpieza.
Evaluar y comprobar la calidad de los productos de limpieza.
Mantener el registro de entradas y salidas del material.
F. SUBPROCESOS QUE CONTIENE EL PROCESO
1. Evaluación y Selección del Proveedor.
2. Solicitud de materiales.
3. Pago de compra de materiales.
4. Recepción de materiales.
5. Registro de entradas y salidas de material.
6. Organización de Materiales en Bodega.
7. Atención a los requerimientos operativos, sobre el requerimiento del
material.
8. Control de mantenimiento de la maquinaria.
G. INDICADORES DE GESTIÓN
Frecuencia de compra de materiales.
Frecuencia de envío de materiales.
Frecuencia de revisión de maquinaria.
Porcentaje de satisfacción del cliente con el uso de los productos de
limpieza. (Anexo I)
H. REGISTROS
Hoja de reclamos y sugerencias.
Ficha de inventario de materiales
Ficha de inventario de maquinaria.
Hoja de pedido por áreas de trabajo.
Ordenes de Requisición
191
I. UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Original y Copia de cada documento.
Documentos digitalizados
Archivo:
o COMPRAS-BODEGA. #1: Ordenes de Requisición. (Anexo O)
o COMPRAS-BODEGA. #2: Control de inventarios – materiales.
(Anexo P)
o COMPRAS-BODEGA. #3: Maquinaria.
Copia de la factura del activo fijo.
Contrato de propiedad y garantía.
Descripción de detalle de la depreciación.
o COMPRAS-BODEGA. #4: Novedades; (Oficios, circulare,
sugerencias)
(Aplicación de la estrategia DO-2)
192
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 4.2.1.
ÁREA:
OPERACIONES
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
COMPRAS Y BODEGA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
1) BODEGUERO – COMPRA DE MATERIALES
N° PROCEDIMIENTO
1
Realiza la requisición de materiales de limpieza. Autorizada y aprobada por
el Administrador.
2 Cotiza los materiales de limpieza por lo menos con tres proveedores.
3 Elije la mejor opción en precios y dependiendo la calidad del producto.
4
Contactarse con el proveedor de materiales de aseo y limpieza, para
confirmar precios, disponibilidad del producto y marcas.
5 Se aprueba la respectiva autorización de compra.
6
Se reciben los materiales de limpieza verificando que estén en perfecto
estado y condiciones, más la factura de compra.
7 La factura se envía a contabilidad para su respectivo pago.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
193
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 4.2.1.
BODEGUERO – COMPRA
DE MATERIALES
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
BODEGUERO – COMPRA DE MATERIALES DE ASEO Y LIMPIEZA
BODEGUEROADMINISTRADORAUXILIAR
CONTABLE
ÁR
EA
DE
OP
ER
AC
ION
ES
INICIO
APROBAR LA
ORDEN DE
REQUISICIÓN
REALIZAR
REQUISIÓN DE
MATERIALES
COTIZAR LOS
MATERIALES
ELEGIR LA
MEJOR OFERTA
CONTACTARSE
POR EL
PROVEEDOR
CONFIRMAR LA
AUTORIZACIÓN
DE COMPRA
RECEPCIÓN DE
MATERIALES
RECEPCIÓN DE
LA FACTURA
PROCESA EL
PAGO
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 49 Flujograma del Proceso de Compras de Materiales de Aseo y Limpieza
194
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 4.2.2.
ÁREA:
OPERACIONES
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
COMPRAS Y BODEGA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
1) BODEGUERO – ALMACENAMIENTO Y BODEGA
N° PROCEDIMIENTO
1
Se recibe el material por conteo y constatación física de acuerdo a la orden
de requerimiento.
2
Se verifica si algún material ha sido ultrajado, dañado, roto es decir constatar
que estén en perfectas condiciones para su uso.
3
Se ordenan y clasifican los materiales de aseo y limpieza, teniendo cuidado y
precaución de algunos productos tóxicos.
4
Se registran las entradas del nuevo material y se actualizan los datos de
inventario de bodega.
5
Se solicitan los materiales de limpieza para las distintas instituciones a las
que se brinda el servicio.
6
Se arma las rutas de entrega según los pedidos y se envía el material
solicitado.
7 Se registra la salida del material y se actualizan los datos del inventario.
8
De solicitarse ayuda también se revisará la maquinaria que se utiliza para el
trabajo de limpieza.
9
Si existen daños en la maquinaria se tomarán medidas urgentes para dar
mantenimiento o buscar repuestos con el fin de continuar con el proceso del
servicio sin malestares ni interrupciones laborales.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
195
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 4.2.2.
BODEGUERO –
ALMACENAMIENTO Y
BODEGA
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
BODEGUERO - ALMACENAMIENTO - BODEGA
SUPERVISOR DE LIMPIEZABODEGUERO
ÁRE
A D
E OP
ERAC
IONE
S
INICIO1
2
3
RECEPCIÓN DEL
MATERIAL
¿ ESTA EN
PERFECTAS
CONDICIONES
?
SI
CLASIFICO EL
MATERIAL
REGISTRO
ENTRADAS DE
MATERIAL
SOLICITA
MATERIAL
ENVIA
MATERIAL
REGISTRO DE
SALIDA DEL
MATERIAL
6
4
5
8
7
9
10
11
REVISIÓN DE
MAQUINARIA
MANTENIMIEN-
TO Y REPUESTOS
FIN
NO
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 50 Flujograma del Proceso de Almacenamiento - Bodega
196
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
Nombre del Proceso:
DISTRIBUCIÓN
CÓDIGO: 4.3.
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
A. OBJETIVO: Ser puntual con la entrega de materiales para que el personal
operativo continúe su labor y los clientes tengan un servicio de limpieza de calidad.
B. ALCANCE: Inicia con el registro de la salida del material y finaliza con el punto de
entrega o destino de los materiales a las áreas de trabajo.
C. RESPONSABLES:
a. Bodeguero
b. Supervisor de Limpieza.
c. Auxiliar de Limpieza.
D. REQUISITOS LEGALES:
a. Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria.
b. Ley de Seguridad Social.
c. Código de Trabajo.
E. POLÍTICAS INTERNAS O POLÍTICAS DEL PROCESO
Llevar la camioneta de la empresa con responsabilidad y documentación
legal al día.
Armar un programa de rutas de distribución del material para las distintas
estaciones de trabajo.
Precautelar el uso de gasolina suficiente para el vehículo de la empresa.
Firmar constancia de entrega y recepción de materiales.
197
F. SUBPROCESOS QUE CONTIENE EL PROCESO
1. Solicitud de requerimientos de material.
2. Verificación y registros de salida del material.
3. Rutas de entrega de materiales.
G. INDICADORES DE GESTIÓN
Tiempo de entrega de material.
Porcentaje de Accidentes o desperdicios del material en el mes. (Anexo J)
H. REGISTROS
Rutas de distribución.
Recibido de material en las estaciones de trabajo.
I. UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Original y Copia de cada documento.
Archivo:
o DISTRIBUCIÓN #1: Programas y rutas de entrega.
o DISTRIBUCIÓN #2: Recepción de material. (Anexo Q)
(Aplicación de la estrategia DO-2)
198
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS CÓDIGO: 4.3.1.
ÁREA:
OPERACIONES
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
Nombre del Proceso:
DISTRIBUCIÓN
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
2) BODEGUERO – DISTRIBUCIÓN DEL MATERIAL
N° PROCEDIMIENTO
1 Se registra la salida del material y de la base de datos.
2 Se verifica que el material enviado este acorde a lo requerido.
3
Se establece una ruta de distribución de SUR A NORTE para agilitar el
tiempo de entrega.
4
Se realiza una verificación técnica del vehículo para evitar problemas en el
camino. Incluido tanque de combustible y papeles en regla del conductor.
5 Se carga el material con la debida precaución de algunos materiales.
6
Realizar el recorrido establecido poniéndose en contacto con los supervisores
de las diferentes estaciones de trabajo.
7 Se recibe el material constatando que este todo de acuerdo a lo solicitado.
8
Se firma un documento de estrega recepción como respaldo y constancia de
lo recibido.
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
199
Asociación de Servicios de Limpieza
y Mantenimiento JJJPCLimpio
MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS
CÓDIGO: 4.3.1
BODEGUERO –
DISTRIBUCIÓN
VERSIÓN: 1°ERA
PROPUESTA
FECHA:
Quito, 01 de Enero del
2017
FLUJOGRAMA
PROCESO: DISTRIBUCIÓN
SUPERVISOR DE LIMPIEZABODEGUERO
ÁR
EA
DE
OPE
RA
CIO
NE
S
INICIO1
2
3
REGISTRO
DE SALIDA
DE
MATERIAL
VERIFICACIÓN
DEL MATERIAL
REQUERIDO
ARMAR LA RUTA
DE
DISTRIBUCIÓN
VERIFICAR
ESTADO DEL
VEHÍCULO
CARGA DEL
MATERIAL
RECORRIDO
TRANSPORTE
6
4
5
8
7
9
10
11
ENTREGA
ESTACIONES DE
TRABAJO
RECEPCIÓN DEL
MATERIAL
CONSTANCIA
DEL RECIBIDO
FIN
ELABORADO
POR: REVISADO POR: APROBADO POR:
Paulina Córdova Ing. Mónica Jimbo Santana
– Docente UCE
Ing. Lucía Calderón –
Administradora General
Figura 51 Flujograma del Proceso de Distribución
200
4.2. Gestión financiera
La Asociación de Servicios de Limpieza y Mantenimiento “JJJPCLimpio”, presenta la
información de su situación financiera y económica completa al treinta y uno de
diciembre del 2016. Por lo que su análisis requerirá de un estudio del decisivo
levantamiento de información de la competencia, en el respectivo sector de la industria
referente a la prestación de servicios de limpieza, de tal manera que se pueda crear
estándares reales de referencia en los que la organización, pueda tomar decisiones y ver
cuál es la situación económica actual por la que la empresa está atravesando.
4.2.1. Estado de Situación Financiera
El Balance General presenta en forma ordenada, resumida y clasificada, los activos que
posee la empresa, pasivos u obligaciones que se han contraído con terceros y el
patrimonio empresarial que dispone a un periodo determinado. Su contenido refleja el
manejo de la normativa, técnicas y en general el manejo de sus actividades en dinero
que le permitirán cubrir sus obligaciones.
201
Estado de Situación Financiera
ASOCIACIÓN DE SERVICIOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO JJJPCLIMPIO
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
(Expresado en Dólares de los Estados Unidos de América - USD)
CÓDIGO CUENTA VALOR
ACTIVO
ACTIVOS CORRIENTES
311 Efectivo y equivalentes al efectivo 12.874,50
314 Cuentas y documentos por cobrar 76.673,36
323 Otras cuentas y documentos por cobrar 66.286,09
332 Activos por impuestos corrientes crédito tributario a favor del
sujeto pasivo (IVA) 1.336,06
333 Activos por impuestos corrientes crédito tributario a favor del
sujeto pasivo (IR) 14.006,81
359 TOTAL ACTIVOS CORRIENTES 171.176,82
ACTIVOS NO CORRIENTES
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
366 Maquinaria, equipo, instalaciones 8.220,53
371 Muebles y enseres 2.749,64
372 Equipo de computación 3.650,00
373 Vehículos, equipo de transporte 25.000,00
382 (-) Depreciación acumulada de propiedades, planta y equipo -1.512,71
449 TOTAL ACTIVOS NO CORRIENTES 38.107,46
499 TOTAL DEL ACTIVO 209.284,28
PASIVOS
PASIVOS CORRIENTES
521 Cuentas y documentos por pagar 13.162,43
535 Beneficios a los empleados obligaciones IESS 10.299,30
537 Otros beneficios a empleados 43.030,00
551 TOTAL PASIVOS CORRIENTES 66.491,73
PASIVOS NO CORRIENTES
565 Obligaciones Con Instituciones Financieras - No Corrientes No
Relacionadas Locales -
573 Pasivos No Corrientes Por Beneficios a los Empleados Jubilación
Patronal -
574 Pasivos No Corrientes Por Beneficios a los Empleados
Desahucio -
589 Total Pasivos No Corrientes -
599 TOTAL DEL PASIVO 66.491,73
PATRIMONIO
601 Capital Suscrito Y/O Asignado 9.904,00
Reservas
604 Reserva Legal -
606 Otras Reservas -
Resultados Acumulados
611 Utilidades Acumuladas De Ejercicios Anteriores 9.007,27
614 Utilidad Del Ejercicio 123.881,28
698 TOTAL PATRIMONIO 142.792,55
699 TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 209.284,28
En: Información proporcionada por JJJPCLimpio.
202
4.2.2. Estado de Resultados
El presente Estado Financiero proyecta la capacidad que tuvo el administrador para
generar utilidades optimizando los recursos de la organización.
“JJJPCLimpio”, al ser una organización de servicios de limpieza presenta ingresos
operacionales correspondientes al giro del negocio y gastos que pueden ser de carácter
operacional, administrativo, financiero y general.
El objetivo principal es demostrar si el manejo de la empresa tiene buen funcionamiento
y si está obteniendo los resultados esperados, como también el de maximizar la riqueza,
es decir el valor de la empresa y las ganancias que corresponden al ejercicio contable.
Este balance refleja los resultados del período contable completo de un año calendario
que va del primero de enero al treinta y uno de diciembre del 2016.
Cabe indicar que la empresa declara una utilidad, cuando los ingresos son mayores a los
gastos, y por el contrario se generará perdida cuando los gastos superen a los ingresos.
En conclusión en este estado se refleja el valor de los ingresos, costos y gastos, para
conseguir el resultado final del ejercicio.
203
Estado de Situación Económica
ASOCIACIÓN DE SERVICIOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO
JJJPCLIMPIO
ESTADO DE RESULTADOS
DEL 1 ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
(Expresado en Dólares de los Estados Unidos de América - USD)
CÓDIGO CUENTA VALOR
INGRESOS
INGRESOS ACTIVIDADES ORDINARIAS
6001
VENTAS NETAS LOCALES DE BIENES GRAVADAS
TARIFA 12%IVA 829.987,44
6999 TOTAL INGRESOS 829.987,44
GASTOS
GASTOS OPERACIONALES 695.668,02
GASTOS POR BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS
7041 SUELDOS, SALARIOS Y DEMÁS REMUNERACIONES QUE
CONSTITUYEN MATERIA GRAVADA DEL IESS 388.187,02
7044
GASTO BENEFICIOS SOCIALES, INDEMNIZACIONES Y
OTRAS REMUNERACIONES QUE NO CONSTITUYEN
MATERIA GRAVADA DEL IESS
55.907,14
7047 GASTO APORTE A LA SEGURIDAD SOCIAL (INCLUYE
FONDO DE RESERVA) 49.590,57
7050 GASTO HONORARIOS PROFESIONALES Y DIETAS 57.202,24
GASTOS POR DEPRECIACIONES
7068 DEL COSTO HISTÓRICO DE PROPIEDADES, PLANTA Y
EQUIPO NO ACELERADA 1.397,89
7173 PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD 1.450,00
7176 GASTO TRANSPORTE 8.411,12
7179 CONSUMO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES 999,47
7185 GASTOS DE GESTIÓN
7188 GASTO ARRENDAMIENTOS OPERATIVOS 9.320,00
7191 GASTO SUMINISTROS, HERRAMIENTAS, MATERIALES Y
REPUESTOS
94.628,61
7197 GASTO MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 5.317,74
7203 SEGURO Y REASEGUROS 159,84
7209 GASTO IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 12,80
7236 INSTALACIÓN, ORGANIZACIÓN Y SIMILARES 6.216,17
7242 SERVICIOS PÚBLICOS 6.394,05
7248 OTROS 10.473,36
UTILIDAD OPERACIONAL 134.319,42
GASTOS NO OPERACIONALES 10.438,14
GASTOS FINANCIEROS
7269 COMISIONES BANCARIAS, HONORARIOS, TASAS ENTRE
OTROS 10.438,14
7281 INTERESES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS NO
RELACIONADAS LOCAL -
7992 TOTAL GASTOS 706.106,16
801 UTILIDAD DEL EJERCICIO 123.881,28
En: Información proporcionada por JJJPCLimpio.
204
4.2.3. Análisis Vertical
A continuación se presenta la relación porcentual de cada estado financiero con relación
a los totales. Permitiendo identificar la estructura de inversión y financiamiento con la
actividad económica. Además de resaltar las cuentas de importancia relativa que tienen
mayor impacto en la estructura.
Balance General 2016 – Análisis Vertical
ASOCIACIÓN DE SERVICIOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO JJJPCLIMPIO
ANÁLISIS VERTICAL
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
AL 31 DE DICIEMBRE 2016
CUENTAS 2016 2016
1 2 3
ACTIVOS
ACTIVO CORRIENTE
Efectivo y equivalentes al efectivo 12.874,50 7,52%
Cuentas y documentos por cobrar 76.673,36 44,79%
Otras cuentas y documentos por cobrar 66.286,09 38,72%
Activos por impuestos corrientes crédito tributario
a favor del sujeto pasivo (IVA) 1.336,06 0,78%
Activos por impuestos corrientes crédito tributario
a favor del sujeto pasivo (IR) 14.006,81 8,18%
TOTAL ACTIVO CORRIENTE 171.176,82 100,00% 81,79%
ACTIVO NO CORRIENTE
Maquinaria, equipo, instalaciones 8.220,53 21,57%
Muebles y enseres 2.749,64 7,22%
Equipo de computación 3.650,00 9,58%
Vehículos, equipo de transporte 25.000,00 65,60%
(-) Depreciación acumulada de propiedades, planta
y equipo -1.512,71 -3,97%
TOTAL ACTIVO NO CORRIENTE 38.107,46 100,00% 18,21%
TOTAL ACTIVO 209.284,28 100,00%
PASIVOS
PASIVO CORRIENTE
Cuentas y documentos por pagar 13.162,43 19,80%
Beneficios empleados obligaciones IESS 10.299,30 15,49%
Otros beneficios a empleados 43.030,00 64,71%
TOTAL PASIVO CORRIENTE 66.491,73 100,00% 100,00%
PASIVO NO CORRIENTE
Crédito bancario - 0,00%
TOTAL PASIVO NO CORRIENTE -
0,00%
TOTAL PASIVO 66.491,73 0,00% 100,00% 31,77%
PATRIMONIO
Capital 9.904,00 6,94%
Utilidad de ejercicios anteriores 9.007,27 6,31%
Utilidad del ejercicio - Excedente 123.881,28 86,76%
TOTAL PATRIMONIO 142.792,55
100,00% 68,23%
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 209.284,28 100,00%
205
ANÁLISIS
ACTIVO
La mayor parte de la inversión de la empresa se encuentra en los Activos Corrientes con
un 82%, debido a que la cuenta de mayor importancia relativa es “Cuentas por Cobrar”
con un 84%, las demás cuentas representan porcentajes mínimos, debido a que la
empresa trabaja en gran parte con el Sistema de Contratación Pública dado que el cobro
no es inmediato requiere de una serie de trámites y presentación previa de
documentación habilitante para la afectación a las partidas presupuestarias que maneja
el sector público.
Los Activos No Corrientes, alcanzan un 18% en vista de que posee maquinaria como
aspiradoras, abrillantaras, vehículo entre otros que son los más usados para cumplir con
las actividades del servicio. También están los equipos de computación, muebles y
enseres que son parte de las actividades administrativas.
PASIVO
Si sumamos el 15% de las obligaciones pendientes con el IESS, más el 65% de
beneficios a empleados nos da un total de 80% en deudas pendientes de pago a los
empleados; Y esto se debe a que la empresa por su actividad económica trabaja
directamente con el uso de la mano de obra en el servicio de limpieza, pero estos
valores no pueden ser cancelados hasta que los clientes paguen por el servicio recibido.
Como sugerencia se recomienda que la empresa debe estar pendiente de la obligación
con el IESS, ya que tienen hasta el quince de cada mes para efectuar el pago, caso
contrario empiezan a correr multas e intereses por incumplimiento.
PATRIMONIO
Para efectos de este período, el 87% del Patrimonio corresponde a la utilidad del
Ejercicio, lo que indica que la actividad de la empresa ha tenido buenos rendimientos.
Cabe resaltar que la empresa posee un capital propio que incrementa conforme a las
cuotas depositadas mensualmente por cada uno de los socios por ende cada año, e irá
206
variando dependiendo de la capacidad de socios que se afilien a la empresa de
Economía Popular y Solidaria.
PASIVO Y PATRIMONIO
La inversión de la empresa se financia en un 68% con fondos de la propia empresa es
decir de los socios, apenas el 32% corresponde a dinero de terceros. Esto implica que la
empresa únicamente se está manejando con dinero propio. La empresa posee un capital
de bajo rendimiento el mismo que no se está utilizando por falta de planificación o no se
hizo una correcta evaluación en el mercado.
207
Análisis Vertical del estado de situación económica.
ASOCIACIÓN DE SERVICIOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO
JJJPCLIMPIO
ESTADO DE RESULTADOS
DEL 1 ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016
(Expresado en Dólares de los Estados Unidos de América - USD)
CÓDIGO CUENTA VALOR 2016
PARCIAL TOTAL
INGRESOS
Ingresos Actividades Ordinarias
6001 Ventas Netas 829.987,44
100,00%
6999 TOTAL INGRESOS 829.987,44
100,00%
GASTOS
GASTOS OPERACIONALES 695.668,02 100,00% 83,82%
GASTO BENEFICIOS EMPLEADOS
7041 Sueldos, Salarios 388.187,02 55,80% 46,77%
7044
Gasto Beneficios Sociales,
Indemnizaciones Y Otras
Remuneraciones
55.907,14 8,04% 6,74%
7047 Aporte A La Seguridad Social (Incluye
Fondo De Reserva) 49.590,57 7,13% 5,97%
7050 Gasto Honorarios Profesionales 57.202,24 8,22% 6,89%
GASTOS POR DEPRECIACIONES
7068 Costo Histórico De Propiedades, Planta
Y Equipo No Acelerada 1.397,89 0,20% 0,17%
7173 Promoción Y Publicidad 1.450,00 0,21% 0,17%
7176 Gasto Transporte 8.411,12 1,21% 1,01%
7179 Combustible Y Lubricantes 999,47 0,14% 0,12%
7185 Gastos De Gestión
7188 Arrendamientos Operativos 9.320,00 1,34% 1,12%
7191 Gasto Suministros, Herramientas,
Materiales Y Repuestos 94.628,61 13,60% 11,40%
7197 Mantenimiento Y Reparaciones 5.317,74 0,76% 0,64%
7203 Seguro Y Reaseguros 159,84 0,02% 0,02%
7209 Gasto Impuestos, Contribuciones 12,80 0,00% 0,00%
7236 Instalación, Organización Y Similares 6.216,17 0,89% 0,75%
7242 Servicios Públicos 6.394,05 0,92% 0,77%
7248 Otros 10.473,36 1,51% 1,26%
UTILIDAD OPERACIONAL 134.319,42 16,18%
GASTOS NO OPERACIONALES 10.438,14 100,00% 1,26%
GASTOS FINANCIEROS
7269 Comisiones Bancarias, Honorarios,
Tasas Entre Otros 10.438,14 100,00%
7281 Intereses Instituciones Financieras -
7992 TOTAL GASTOS 706.106,16
801 UTILIDAD DEL EJERCICIO 123.881,28
14,93%
208
ANÁLISIS
El total de ingresos se confiere en un 100% a la prestación de servicios de limpieza,
razón original por la cual fue creada la empresa. En términos netos el 15% corresponde
a la utilidad del ejercicio, debido a que el 84% corresponde a los gastos de sueldos,
beneficios sociales, aportes IESS, depreciación, publicidad, combustible, suministros y
materiales de limpieza entre otros que se relacionan directamente con el giro del
negocio.
4.2.4. Análisis Financiero
El objetivo principal del análisis financiero es mostrar la situación real que presenta la
organización en el ámbito financiero y económico. Para ello se hace necesario tener en
cuenta aspectos como la competencia, políticas externas e internas, costos, utilidad y
situación de ventas o ingresos.
Cabe resaltar que para este análisis, no es posible separar el balance general del estado
de resultados, así que las decisiones y resultados se toman en forma conjunta. A
continuación se realiza una interpretación de cada indicador seleccionado.
Razones de Liquidez
LIQUIDEZ CORRIENTE
Fórmula: 𝐿𝑖𝑞𝑢𝑖𝑑𝑒𝑧 𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒 =𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒
𝑃𝑎𝑠𝑖𝑣𝑜 𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒
Cálculo: 𝐿𝑖𝑞𝑢𝑖𝑑𝑒𝑧 𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒 =171.176,82
66.491,73
LC = 2.57
Interpretación:
De acuerdo al resultado, la empresa tiene $ 2.57 por cada dólar que debe. Esta relación
es demasiado alta en comparación con la competencia que estima un valor promedio de
$1.05. Puesto que se establece una relación algo mayor puede ser un buen indicador de
209
la solvencia a corto plazo. Es decir que la empresa tenga una capacidad de pago para sus
deudas casi inmediata.
PRUEBA ÁCIDA
Fórmula: 𝑃𝑟𝑢𝑒𝑏𝑎 á𝑐𝑖𝑑𝑎 =𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑐𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠−𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟
𝑃𝑎𝑠𝑖𝑣𝑜 𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒
Cálculo: 𝑃𝑟𝑢𝑒𝑏𝑎 á𝑐𝑖𝑑𝑎 =171.176,82−(76.673,36)
66.491,73
PA=1.42
Interpretación:
La empresa no maneja un control de sus inventarios pues, todos los materiales los
asume como gastos, así que una forma de comprobar la liquidez real de la empresa es
deduciendo las Cuentas por Cobrar. Es decir que si la empresa se encuentra en una
situación crítica, financieramente para cubrir el endeudamiento a corto plazo tendrá
$1.42 de forma inmediata para cubrir cada dólar de deudas corrientes.
Al comparar con la competencia que es de $0.32, la empresa tiene una relación
exageradamente alta.
CAPITAL DE TRABAJO
Fórmula: 𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑇𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑜 = 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒 − 𝑃𝑎𝑠𝑖𝑣𝑜 𝐶𝑜𝑟𝑟𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒
Cálculo: 𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑇𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑜 = 171.176,82 − 66.491,73
CT=104.685,09
Interpretación:
La empresa posee 104.685,09 de capital propio, lo que puede interpretarse como muy
alto. Es decir que la empresa puede continuar con la operación de sus actividades y
atendiendo a sus pasivos a corto plazo. Trabaja únicamente con dinero de la empresa.
Lo conveniente sería trabajar con dinero de terceros para correr menor riesgo y que el
negocio sea más rentable.
210
Tabla 19 Razones de Liquidez
Índices de Actividad
Antes de efectuar el análisis de los próximos indicadores se hace una representación
gráfica del Ciclo de Conversión de Efectivo que maneja la empresa.
CICLO DE CONVERSIÓN DEL
EFECTIVO
CICLO OPERATIVO
PMI (0 días)
PMC (62 días)
PMP (50 días)
Ciclo de Conversión del Efectivo = Plazo Medio de Inventarios + Plazo Medio de
Cobros – Plazo Medio de Pagos.
CCE = PMI + PMC – PMP
CCE = 0 + 62,01 – 50,07
CCE = 11.93 días que no puedo financiar las operaciones por falta de cobro.
PMP = Lo ideal sería buscar proveedores que logren dar un plazo más extendido a los
50 días, pero si es un único proveedor este sería el que tiene el poder de negociación.
INDICADOR FORMULAEMPRESA
JJJPCLIMPIO
DYMASEO
S.A
GRUPO
REPCON
S.A
LAND
CLEAN S.A
SUPER CIAS
PROMEDIO
2011
TENDENCIA
LIQUIDEZ
CORRIENTE2,57 0,76 1,17 1,23 1,09
CAPITAL DE
TRABAJO104.685,09 627.052,46- 99.843,09 20.902,28
PRUEBA
ÁCIDA1,42 0,10 0,45 0,49 2,58
=𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂 𝐶𝑂𝑅𝑅𝐼𝐸𝑁𝑇𝐸
𝑃𝐴𝑆𝐼𝑉𝑂 𝐶𝑂𝑅𝑅𝐼𝐸𝑁𝑇𝐸
=𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂 𝐶𝑂𝑅𝑅𝐼𝐸𝑁𝑇𝐸 − 𝐶𝑈𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝑃𝑂𝑅 𝐶𝑂𝐵𝑅𝐴𝑅
𝑃𝐴𝑆𝐼𝑉𝑂 𝐶𝑂𝑅𝑅𝐼𝐸𝑁𝑇𝐸
= 𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂 𝐶𝑂𝑅𝑅𝐼𝐸𝑁𝑇𝐸−𝑃𝐴𝑆𝐼𝑉𝑂 𝐶𝑂𝑅𝑅𝐼𝐸𝑁𝑇𝐸
211
Figura 52 Ciclo de Conversión del Efectivo en días.
PERÍODO PROMEDIO DE COBRO
Fórmula: 𝑃𝑒𝑟í𝑜𝑑𝑜 𝑃𝑟𝑜𝑝𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑜 =𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟
𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝐷𝑖𝑎𝑟𝑖𝑎𝑠 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜=
𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝐴𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠
360
Cálculo: 𝑃𝑒𝑟í𝑜𝑑𝑜 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑜 =142.959.45829.987,44
360
PPC= 62.01
Interpretación:
De acuerdo al resultado, la empresa tarda 62.01 días en cobrar una cuenta, esto debería
depender de la política de crédito y cobro de la empresa, pero al momento no tienen
establecidas normativas por lo que se hace necesario crear lineamientos que permitan
agilitar el proceso, sobre todo si con ese dinero se tiene que pagar obligaciones de
empleados que son la parte fundamental del negocio.
𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟
360=142.959,45
360= $ 397.11 𝑑𝑖𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠
Se analiza el valor de cuentas por cobrar diarias es de $397.11.
𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟 𝑑𝑖𝑎𝑟𝑖𝑜 ∗ 𝑃𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑜 = 397.11 ∗ 62.01
= $ 24.623,75
2016
CCE (12) días
CICLO DE CONVERSION
DEL EFECTIVO
TIEMPO CCE(62-50) 62 Días0
PMP-50 Dias
Pago
proveedores
Salida del efectivo
Entrada del
efectivo
212
Los $24.623,75 es el valor en dinero que representan los 62.01 días que se tarda la
empresa en cobrar.
ROTACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR
Fórmula: 𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟 =360
𝑃𝑒𝑟𝑝𝑖𝑜𝑑𝑜 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑜
Cálculo: 𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟 =360
62.01
RCC= 5.81
Interpretación:
Quiere decir que las cuentas por cobrar se movieron 5.81 veces al año. Mientras más
alta sea la rotación es favorable para la empresa, en este caso tiene una rotación media
con relación a la competencia que es de 7.21 veces.
PERÍODO PROMEDIO DE PAGO
Fórmula: 𝑃𝑒𝑟í𝑜𝑑𝑜 𝑃𝑟𝑜𝑝𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑃𝑎𝑔𝑜 =𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑃𝑎𝑔𝑎𝑟
𝐶𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝐷𝑖𝑎𝑟𝑖𝑎𝑠 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜=
𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑃𝑎𝑔𝑎𝑟𝐶𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑠 𝐴𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠
360
Cálculo: 𝑃𝑒𝑟í𝑜𝑑𝑜 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑜 =13.162,4394.628,61
360
PPP= 50.07
Interpretación:
De acuerdo al resultado, la empresa tiene un período promedio de pago de 50,07 días.
Se compara con las condiciones de crédito que se otorgaron es de 30 días, por lo tanto
esta calificación sería baja debido a que se toma demasiado tiempo para pagar sus
obligaciones.
𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑃𝑎𝑔𝑎𝑟
360=13.162,43
360= $ 36.56 𝑑𝑖𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠
Se analiza el valor de cuentas por pagar diaria es de $36.56
213
𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑃𝑎𝑔𝑎𝑟 𝑑𝑖𝑎𝑟𝑖𝑜 ∗ 𝑃𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜 𝑃𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑃𝑎𝑔𝑜 = 36.56 ∗ 50.07
= $ 1.830,84
Los $1.830,84 es el valor en dinero que representan los 50.07 días que se tarda la
empresa en el pago de sus obligaciones con los proveedores.
Al efectuar un análisis completo entre las cuentas pendientes de cobro y las de pago se
observa que hay un desfase negativo, en vista de que se cobra a los clientes en 62.01
días y las deudas vencen en 50.07 días no se va a tener el dinero a tiempo para cubrir
mis deudas, por lo tanto la empresa tendría que recurrir a endeudarse para pagar las
obligaciones pendientes.
Figura 53 Ciclo de Conversión del Efectivo en dinero.
ROTACIÓN DE ACTIVOS TOTALES
Fórmula: 𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠 =𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑁𝑒𝑡𝑎
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠
Cálculo: 𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠 =123.881,28
209.284.28
ROA=0.59
Interpretación:
Por cada dólar invertido la empresa está generando $0.59 ctvs. Considerando la
totalidad de activos de la empresa, si se compara con la competencia es de $0.14 ctvs.
Lo que implica que se está haciendo uso eficiente de los recursos.
2016
CCE (12) días
CICLO DE CONVERSION
DEL EFECTIVO = 22,792,91
TIEMPO CCE(62-50) 62 Días
PMP-50 Dias
1.830,84
0
Pago
proveedores
Salida del efectivo
Entrada del
efectivo
214
Tabla 20 Razones de Actividad
Razones de Endeudamiento
ÍNDICE DE CAPITAL AJENO
Fórmula: Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝐴𝑗𝑒𝑛𝑜 =𝑃𝑎𝑠𝑖𝑣𝑜 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙
𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙
Cálculo: Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝐴𝑗𝑒𝑛𝑜 =66.491,73
209.284,28
ICA= 0.32 * 100= 32%
Interpretación:
Este índice nos indica que el 32% de la totalidad de los activos que posee la empresa
corresponden a capital ajeno en otras palabras quiere decir que ese 32% está financiado
por terceros.
El grado de endeudamiento de la empresa es bajo, con respecto a la competencia que es
del 72% por ende el apalancamiento financiero también es menor.
ÍNDICE DE CAPITAL PROPIO
Fórmula: Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝑃𝑟𝑜𝑝𝑖𝑜 =𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙
𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙
Cálculo: Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝑃𝑟𝑜𝑝𝑖𝑜 =142.792,55
209.284,28
ICP= 0.68 * 100 =68%
INDICADOR FORMULAEMPRESA
JJJPCLIMPIO
DYMASEO
S.A
GRUPO
REPCON
S.A
LAND
CLEAN S.A
SUPER CIAS
PROMEDIO
2011
TENDENCIA
PERÍODO
PROMEDIO DE
COBRO
62,01 148,79 39,37 35,81 35,18
ROTACIÓN DE
CUENTAS POR
COBRAR
5,81 2,42 9,14 10,05
PERÍODO
PROMEDIO DE
PAGO
50,07 38,20 167,24 229,73 18,64
ROTACIÓN DE
CUENTAS POR
PAGAR
7,19 9,42 2,15 1,57
ROTACIÓN DE
ACTIVOS
TOTALES
0,59 0,11 0,08 0,23 0,14
=𝐶𝑈𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝑃𝑂𝑅 𝐶𝑂𝐵𝑅𝐴𝑅
𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝐷𝐼𝐴𝑅𝐼𝐴𝑆 𝑃𝑅𝑂𝑀𝐸𝐷𝐼𝑂
=360
𝑃𝐸𝑅Í𝑂𝐷𝑂 𝑃𝑅𝑂𝑀𝐸𝐷𝐼𝑂 𝐷𝐸 𝐶𝑂𝐵𝑅𝑂
=𝐶𝑈𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝑃𝑂𝑅 𝑃𝐴𝐺𝐴𝑅
𝐶𝑂𝑀𝑃𝑅𝐴𝑆 𝐷𝐼𝐴𝑅𝐼𝐴𝑆 𝑃𝑅𝑂𝑀𝐸𝐷𝐼𝑂
=360
𝑃𝐸𝑅Í𝑂𝐷𝑂 𝑃𝑅𝑂𝑀𝐸𝐷𝐼𝑂 𝐷𝐸 𝑃𝐴𝐺𝑂
=𝑈𝑇𝐼𝐿𝐼𝐷𝐴𝐷 𝑁𝐸𝑇𝐴
𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂𝑆 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿𝐸𝑆
215
Interpretación:
Este índice indica que el 68% de los activos totales de la empresa corresponden a capital
propio o que está siendo financiado por los socios de la misma.
ÍNDICE DE PASIVO A CAPITAL
Fórmula: Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝑃𝑎𝑠𝑖𝑣𝑜 𝑎 𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 =𝑃𝑎𝑠𝑖𝑣𝑜 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙
𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙
Cálculo: Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝑃𝑎𝑠𝑖𝑣𝑜 𝑎 𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 =66.491,7
142.792,55
IPT a K = 0.47
Interpretación:
Este índice indica que las deudas representan el 47% con relación al patrimonio de la
empresa. Se pueden cubrir las deudas con el 47% del capital propio.
ÍNDICE DE ACTIVO FIJO Y PATRIMONIO
Fórmula: Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝐹𝑖𝑗𝑜 𝑦 𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜 =𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝐹𝑖𝑗𝑜 𝑁𝑒𝑡𝑜
𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙
Cálculo: Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝐹𝑖𝑗𝑜 𝑦 𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜 =38.107,46
142.792,55
IAFN y K = 0.27
Interpretación:
El resultado indica que el 27% del patrimonio de la empresa se encuentra invertido en
activos fijos de la empresa. Es una inversión relativamente baja con respecto a la
competencia que hace uso del 69% en inversión de activos fijos. Este 27% le
proporciona tranquilidad a la administración y esto se debe a que la empresa no compra
maquinaria, equipos e instalaciones debido a que las empresas del sector público con las
que trabaja ya poseen ese tipo de equipos.
216
Tabla 21 Razones de Endeudamiento
Índices De Rentabilidad
MARGEN DE UTILIDAD OPERATIVA
Fórmula: 𝑀𝑎𝑟𝑔𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑂𝑝𝑒𝑟𝑎𝑡𝑖𝑣𝑎 =𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑂𝑝𝑒𝑟𝑎𝑡𝑖𝑣𝑎
𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠
Cálculo: 𝑀𝑎𝑟𝑔𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑂𝑝𝑒𝑟𝑎𝑡𝑖𝑣𝑎 =134.319,42
829.987,44
MUO= 0.16
Interpretación:
El valor identificado representa el 16% de utilidad pura únicamente deduciendo los
gastos ignorando los intereses, comisiones, bancarias y otros gastos no operativos. En
relación a la competencia que lleva un 6% el margen de utilidad operacional es alto.
MARGEN DE UTILIDAD NETA
Fórmula: 𝑀𝑎𝑟𝑔𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑁𝑒𝑡𝑎 =𝐺𝑎𝑛𝑎𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝐷𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠
𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠
Cálculo: 𝑀𝑎𝑟𝑔𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑁𝑒𝑡𝑎 =123.881,28
829.987,44
MUN= 0.15
INDICADOR FORMULAEMPRESA
JJJPCLIMPIO
DYMASEO
S.A
GRUPO
REPCON
S.A
LAND
CLEAN S.A
SUPER CIAS
PROMEDIO
2011
TENDENCIA
ÍNDICE DE
CAPITAL
AJENO
0,32 0,86 0,70 0,58 0,52
ÍNDICE DE
CAPITAL
PROPIO
0,68 0,14 0,30 0,42
RAZÓN
PASIVO O
CAPITAL
0,47 6,36 2,34 1,41 2,05
ÍNDICE
ACTIVO FIJO
Y
PATRIMONIO
0,27 0,37 1,01 0,67 =𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂 𝐹𝐼𝐽𝑂 𝑁𝐸𝑇𝑂
𝑃𝐴𝑇𝑅𝐼𝑀𝑂𝑁𝐼𝑂 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿
=𝑃𝐴𝑆𝐼𝑉𝑂 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿
𝑃𝐴𝑇𝑅𝐼𝑀𝑂𝑁𝐼𝑂 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿
=𝑃𝐴𝑆𝐼𝑉𝑂 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿
𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿
=𝑃𝐴𝑇𝑅𝐼𝑀𝑂𝑁𝐼𝑂 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿
𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿
217
Interpretación:
Una vez deducidos los gastos e impuestos se tiene un 15% de margen de utilidad neta
de la empresa, y un 5% en la competencia lo que indica que es más competente a
diferencia de las otras empresas del mismo sector industrial.
RENDIMIENTO SOBRE LOS ACTIVOS
Fórmula: 𝑅𝑒𝑛𝑑𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑆𝑜𝑏𝑟𝑒 𝑙𝑜𝑠 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 =𝐺𝑎𝑛𝑎𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝐷𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠
𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠
Cálculo: 𝑅𝑒𝑛𝑑𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑆𝑜𝑏𝑟𝑒 𝑙𝑜𝑠 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 =123.881,28
209.284,28
RSA= 0.59
Interpretación:
Este valor indica que la empresa ha ganado 0.59 centavos por cada dólar de inversión
en activos.
RENDIMIENTO SOBRE EL PATRIMONIO
Fórmula: 𝑅𝑒𝑛𝑑𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑆𝑜𝑏𝑟𝑒 𝑒𝑙 𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜 =𝐺𝑎𝑛𝑎𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝐷𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠
𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙
Cálculo: 𝑅𝑒𝑛𝑑𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑆𝑜𝑏𝑟𝑒 𝑒𝑙 𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜 =123.881,28
142.792,55
RSP= 0.87
Interpretación:
Se observa que el valor calculado es de 0.87 centavos sobre cada dólar de Capital
invertido por los socios.
218
Tabla 22 Índice de Rentabilidad
Indicadores de Eficiencia
ROTACIÓN DE LA INVERSIÓN
Fórmula: 𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝐼𝑛𝑣𝑒𝑟𝑠𝑖ó𝑛 =𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝐴𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠
𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙𝑒𝑠
Cálculo: 𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝐼𝑛𝑣𝑒𝑟𝑠𝑖ó𝑛 =829.987.44
209.284,28
ROI= 3.97
Interpretación:
El resultado indica que la inversión ha girado 3.97 veces en el año. Para evaluar este
resultado se toma como referencia la competencia que es de 3.26 veces (Tabla 4.13), lo
que implica una rotación mayor a la esperada.
ROTACIÓN DE CAPITAL DE TRABAJO
Fórmula: 𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒𝑙 𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑇𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑜 =𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝐴𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠
𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑇𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑜
Cálculo: 𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒𝑙 𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑇𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑜 =829.987.44
104.685,09
RCT= 7.93
INDICADOR FORMULAEMPRESA
JJJPCLIMPIO
DYMASEO
S.A
GRUPO
REPCON
S.A
LAND
CLEAN S.A
SUPER CIAS
PROMEDIO
2011
TENDENCIA
MARGEN DE
UTILIDADES
OPERACIONALES
0,16 0,09 0,03 0,05 0,11
MARGEN NETO
DE UTILIDAD0,15 0,07 0,02 0,05 0,05
RENDIMIENTO
DE LA
INVERSIÓN
0,59 0,09 0,08 0,22
RENDIMIENTO
SOBRE EL
PATRIMONIO
0,87 0,70 0,25 0,52
=𝑈𝑇𝐼𝐿𝐼𝐷𝐴𝐷 𝑂𝑃𝐸𝑅𝐴𝑇𝐼𝑉𝐴
𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆
=𝑈𝑇𝐼𝐿𝐼𝐷𝐴𝐷 𝑁𝐸𝑇𝐴
𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆
=𝑈𝑇𝐼𝐿𝐼𝐷𝐴𝐷 𝑁𝐸𝑇𝐴
𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂𝑆 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿𝐸𝑆
=𝑈𝑇𝐼𝐿𝐼𝐷𝐴𝐷 𝑁𝐸𝑇𝐴
𝑃𝐴𝑇𝑅𝐼𝑀𝑂𝑁𝑂
219
Interpretación:
El capital de trabajo de la empresa ha girado 7.93 veces en el año que si se compara con
la competencia de 21.89 veces (Tabla 4.13), se debe a que la empresa trabaja solo
trabaja con su propio dinero y no con el de terceros.
ROTACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
Fórmula: 𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝐹𝑖𝑗𝑜𝑠 =𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝐴𝑛𝑢𝑎𝑙𝑒𝑠
𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝐹𝑖𝑗𝑜 𝑁𝑒𝑡𝑜
Cálculo: 𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝐹𝑖𝑗𝑜𝑠 =829.987.44
38.107,46
RAF= 21.78
Interpretación:
El resultado obtenido de 21.78 indica el número de veces que al activo fijo a girado en
las ventas durante el año lo que representa un porcentaje elevado con relación a la
competencia que es de 10.88 veces.
Tabla 23 Indicadores de Eficiencia
4.2.5. Análisis Completo de las Razones
Para el análisis completo de las razones financieras se hace uso de tres referencias clave
los cuales son: El promedio calculado entre tres compañías de la competencia respecto
del año 2015, el estándar promedio del sector de servicios que maneja la
INDICADOR FORMULAEMPRESA
JJJPCLIMPIO
DYMASEO
S.A
GRUPO
REPCON
S.A
LAND
CLEAN S.A
SUPER CIAS
PROMEDIO
2011
TENDENCIA
ROTACIÓN DE
INVERSIÓN 3,97 1,33 3,94 4,51 2,93
ROTACIÓN DE
CAPITAL DE
TRABAJO
7,93 -6,67 39,07 33,28
ROTACIÓN DE
ACTIVO FIJO 21,78 3,56 13,01 16,08 60,72
=𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝐴𝑁𝑈𝐴𝐿𝐸𝑆
𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂𝑆 𝑇𝑂𝑇𝐴𝐿𝐸𝑆
=𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝐴𝑁𝑈𝐴𝐿𝐸𝑆
𝐶𝐴𝑃𝐼𝑇𝐴𝐿 𝐷𝐸 𝑇𝑅𝐴𝐵𝐴𝐽𝑂
=𝑉𝐸𝑁𝑇𝐴𝑆 𝐴𝑁𝑈𝐴𝐿𝐸𝑆
𝐴𝐶𝑇𝐼𝑉𝑂 𝐹𝐼𝐽𝑂 𝑁𝐸𝑇𝑂
220
Superintendencia de Compañías y los valores calculados de la empresa
“JJJPCLimpio” al 2016.
Con estos datos se podrá analizar los aspectos clave de desempeño de “JJJPCLimpio”:
liquidez, actividad, endeudamiento, rendimiento y eficiencia.
LIQUIDEZ
La liquidez general de la empresa logra satisfacer las obligaciones de corto plazo y con
relación a la competencia del sector de servicios, muestra una tendencia estable y
razonable. La situación financiera como la facilidad de transformar en dinero los activos
corrientes es rápida, sin embargo se debe tener mucho cuidado con el plazo de pago a
los proveedores.
ACTIVIDAD
El periodo promedio de cobro de “JJJPCLimpio” se mantiene en un nivel aceptable por
debajo del promedio que mantiene la competencia, sin embargo la empresa experimenta
algunos problemas con respecto a las cuentas por pagar, a pesar de que muestra un nivel
estable con relación a la competencia, la empresa tiene que pagar deudas antes de poder
cobrar a los clientes y esto representa una desventaja para la empresa. Esto podría
afectar de manera negativa a la solidez crediticia de la empresa por lo que se debe
revisar detenidamente la administración de estas dos cuentas.
Lo que podría hacer la empresa es solicitar que se amplíe el plazo de crédito con los
proveedores de los productos o a su vez buscar nuevos proveedores que se adapten a los
requerimientos y necesidades de la organización.
ENDEUDAMIENTO
El endeudamiento de “JJJPCLimpio” es mínimo con relación a la competencia, y esto
se debe a que la empresa trabaja gran parte de sus operaciones con capital propio, por
ende la empresa es solvente para pagar sus deudas de forma adecuada. La
recomendación es que la empresa trate de trabajar con dinero de terceros ya que tiene
221
facilidad de solicitar créditos a los bancos e instituciones financieras, con el objetivo de
crear nuevos proyectos de inversión o ampliación del negocio prestando servicios a
sectores fuera de la ciudad de Quito.
RENDIMIENTO
La rentabilidad de la empresa con respecto a sus ventas es bastante favorable, ya que si
comparamos el margen de utilidad operativa con el de la competencia se nota el
crecimiento del negocio y si a esto le restamos los intereses, tasas, comisiones bancarias
y otros, que determinan el margen de utilidad neta, el rendimiento disminuye apenas
con el 1% de diferencia por lo que se mantiene relevante con relación a la competencia.
En cuanto al comportamiento del rendimiento sobre los activos y rendimiento sobre el
patrimonio mantiene una misma relación que el margen de utilidad neta y esto se debe a
que la empresa trabaja con un capital propio, no realiza mayor inversión en maquinaria
porque en la mayoría de los casos las empresas del estado poseen maquinaria propia que
les facilita para su trabajo.
EFICIENCIA
En base a los cálculos realizados, la empresa posee un empleo bajo de los recursos con
relación a la competencia y esto se debe a que no tiene tantos recursos materiales como
mobiliarios, maquinaria, edificios o inventarios los cuales los asume como gasto, pero
debería establecer un control de estos materiales para mejorar su administración.
Sistema de Análisis DUPON
Analiza el balance general y el estado de resultados en su conjunto y se basa en las
razones financieras calculadas con anterioridad; El Rendimiento Sobre los Activos RSA
y el Rendimiento Sobre el Patrimonio RSP.
222
Fórmula DuPont:
𝑅𝑆𝐴 = 𝑀𝑎𝑟𝑔𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑁𝑒𝑡𝑎 𝑋 𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝐼𝑛𝑣𝑒𝑟𝑠𝑖ó𝑛
𝑅𝑆𝐴 =𝐺𝑎𝑛𝑎𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝐷𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠
𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠∗
𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠
=𝐺𝑎𝑛𝑎𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝐷𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠
Cálculo:
𝑅𝑆𝐴 =123.881,28
829.987,44∗829.987,44
209.284,28=123.881,28
209.284,28
𝑅𝑆𝐴 = 15% ∗ 3.97 = 0.59 = 59%
Interpretación:
El resultado es el mismo que se calculó con anterioridad a diferencia que, con la
Fórmula de DuPont permite a la empresa confrontar dos indicadores de rendimiento y
de eficiencia. El margen de utilidad neta tiene una alta rotación de los activos totales, lo
que produce un rendimiento sobre los activos totales razonablemente bueno.
Fórmula DuPont Modificada:
𝑅𝑒𝑛𝑑𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑆𝑜𝑏𝑟𝑒 𝑒𝑙 𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜
= 𝑅𝑒𝑛𝑑𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑟𝑡𝑜 𝑆𝑜𝑏𝑟𝑒 𝑙𝑜𝑠 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑋 𝑀𝑢𝑙𝑡𝑖𝑝𝑙𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑟 𝑑𝑒 𝐴𝑝𝑎𝑙𝑎𝑛𝑐𝑎𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝐹𝑖𝑛𝑎𝑛𝑐𝑖𝑒𝑟𝑜
𝑅𝑆𝑃 = 𝑅𝑆𝐴 𝑋 𝑀𝐴𝐹
𝑅𝑆𝑃 =𝐺𝑎𝑛𝑎𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝐷𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠∗𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠
𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜
=𝐺𝑎𝑛𝑎𝑛𝑐𝑖𝑎𝑠 𝐷𝑖𝑠𝑝𝑜𝑛𝑖𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠
𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜
Cálculo:
𝑅𝑆𝑃 =123.881,28
209.284,28∗209.284,28
142.792,55=123.881,28
142.792,55
𝑅𝑆𝑃 = 59% ∗ 1.47 = 0.87 = 87%
223
Interpretación:
El uso del Multiplicador de Apalancamiento Financiero (MAF) refleja el efecto en el
rendimiento que tienen los propietarios RSP. Sustituyendo los valores correspondientes
en la fórmula se tiene un 87% de RSP que coincide con los cálculos anteriores.
Ventas
$829.987,44
Gatos
Operativos
$695.668,02
Ganancias
Disponibles
para los socios
$123.881,28
Ventas
$829.987,44Gatos No
Operativos
$10.483,14
Margen de
Utilidad Neta
15%
Activos
Corrientes
$171.176,82
Activos Fijos
Netos
$38.107,46
Pasivos
Corrientes
$66.491,73
Deuda a Largo
Plazo
$00.00
Total de
Activos
$209.284,28
Total de
Pasivos
$66.491,73
Patrimonio de
los socios
$142.792,55
Ventas
$829.987,44Rotación
Inversión
3.97
Total Pasivos
y Patrimonio
$209.284,28
Rendimiento
Sobre los Activos
Totales (RSA)
59%
Patrimonio de
los socios
$142.792,55
Multiplicador de
Apalancamiento
Financiero (MAF)
1.47
Rendimiento
Sobre el
Patrimonio (RSP)
87%
ES
TA
DO
DE
RE
SU
LTA
DO
SB
ALA
NC
E G
EN
ER
AL
menosmenos
menosmenos
másmás
másmás másmás
Dividida entreDividida entre
Divididos entreDivididos entre
Multiplicado por
Multiplicado por
Multiplicado por
Multiplicado por
Dividida entreDividida entre
Figura 54 Sistema de Análisis DuPont “JJJPCLimpio”.
224
Cuadro Resumen de Indicadores Financieros Aplicados.
SIGLAS INDICADORESDYMASEO
S.A
GRUPO
REPCON
S.A
LAND
CLEAN S.A
PROMEDIO
COMPETENCIA
2015
SUPER CIAS
PROMEDIO
2011
JJJPCLIMPIO
2016
RAZONES DE LIQUIDEZ
CT CAPITAL DE TRABAJO = ACTIVO CIRCULANTE - PASIVO CIRCULANTE -627.052,46 99.843,09 20.902,28 -168769,03 104685,09
LC LIQUIDEZ CORRIENTE = ACTIVO CIRCULANTE / PASIVO CIRCULANTE 0,76 1,17 1,23 1,05 3,02 2,57
PA PRUEBA ACIDA = (ACTIVO CIRCULANTE -CUENTAS POR COBRAR)/ PASIVO CIRCULANTE 0,10 0,45 0,49 0,34 2,58 1,42
ÍNDICES DE ACTIVIDAD
RCC ROTACIÓN DE CTAS POR COBRAR =360 /PPC 2,42 9,14 10,05 7,21 5,81
PPC PERIODO PROMEDIO DE COBRO = CUENTAS POR COBRAR / VENTAS DIARIAS PROMEDIO 148,79 39,37 35,81 74,66 35,18 62,01
PPP PERIODO PROMEDIO DE PAGO = CUENTAS POR PAGAR / COMPRAS DIARIAS PROMEDIO 38,20 167,24 229,73 145,06 18,64 50,07
RCP ROTACIÓN DE CTAS POR PAGAR =360 /PPP 9,42 2,15 1,57 4,38 5,81
ROA ROTACIÓN DE ACTIVOS TOTALES = UTILIDAD NETA/ ACTIVOS TOTALES 0,11 0,08 0,23 0,14 0,59
RAZONES DE ENDEUDAMIENTO
ICA INDICE DE CAPITAL AJENO = PASIVO TOTAL/ACTIVO TOTAL 0,86 0,70 0,58 0,72 0,52 0,32
ICP INDICE DE CAPITAL PROPIO = PATRIMONIO TOTAL / ACTIVO TOTAL 0,14 0,30 0,42 0,28 0,68
IAFN Y K INDICE DE PASIVO A CAPITAL = PASIVO TOTAL / PATRIMONIO TOTAL 6,36 2,34 1,41 3,37 2,05 0,47
IPT Y K INDICE ACTIVO FIJO Y PATRIMONIO = ACTIVO FIJO NETO / PATRIMONIO TOTAL 0,37 1,01 0,67 0,69 0,27
INDICES DE RENDIMIENTO
MUO MARGEN DE UTILIDAD OPERATIVA = UTILIDAD OPERATIVA / VENTAS 0,09 0,03 0,05 0,06 0,11 0,16
MUN MARGEN DE UTILIDAD NETA = UTILIDAD NETA / VENTAS 0,07 0,02 0,05 0,05 0,12 0,15
RSA RENDIMIENTO SOBRE LOS ACTIVOS = UTILIDAD NETA / TOTAL ACTIVOS 0,09 0,08 0,22 0,13 0,59
RSP RENDIMIENTO SOBRE EL PATRIMONIO = UTILIDAD NETA / PATRIMONIO 0,70 0,25 0,52 0,49 0,87
RAZONES DE EFICIENCIA
ROI ROTACIÓN DE INVERSIÓN= VENTAS ANUALES / ACTIVOS TOTALES 1,33 3,94 4,51 3,26 2,93 3,97
RCT ROTACIÓN DE CAPITAL DE TRABAJO = VENTAS ANUALES / CAPITAL DE TRABAJO -6,67 39,07 33,28 21,89 7,93
RAF ROTACIÓN DE ACTIVO FIJO = VENTAS ANUALES / ACTIVO FIJO NETO 3,56 13,01 16,08 10,88 60,72 21,78
PASIVOS TOTALES 60% 65% 70% 65%
PATRIMONIO TOTAL 40% 35% 30% 35%
CUADRO RESUMEN DE INDICADORES FINANCIEROS EN LA COMPETENCIA
En: Investigación de la Competencia tomado como base el año 2015, Super Cías. 2011
225
4.2.6. Estados Financieros Proyectados
Los estados financieros que se presentan a continuación servirán de utilidad para la
empresa, de tal manera que pueda tomar decisiones a futuro. En el caso de estudio de
“JJJPCLimpio”, se manejó una propuesta con respecto a los estados financieros del año
2016.
Originalmente la estructura de capital de la empresa es de 32% en pasivos o
financiamiento de terceros y 68% de capital propio. Se pretende que la empresa trabaje
con dinero de terceros como lo hace la competencia tratando de incrementar su
rentabilidad y sea menos costoso para la empresa.
La propuesta es que la empresa trabaje bajo una estructura de capital del 60% en
pasivos y 40% en patrimonio, para lo cual tendrá que pedir un financiamiento a
instituciones financieras para compra de maquinaria y demás activos fijos necesarios
para el funcionamiento de la empresa, otra parte decide invertir como inversión a largo
plazo.
Tabla 24 Estructura de Capital Propuesta.
REAL 2016 PROPUESTA
2016
PROPUESTA
2017
PROPUESTA
2018
PROPUESTA
2019
PROPUESTA
2020
PROPUESTA
2021
TOTAL PASIVO 32% 60% 60% 60% 60% 60% 60%
TOTAL
PATRIMONIO 68% 40% 40% 40% 40% 40% 40%
TOTAL 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
ESTRUCTURA DE
CAPITAL
Para efectos de la propuesta se decide efectuar una reserva estatutaria del 10% y una
reserva facultativa del 5%. Cabe recalcar que al ser una empresa de Economía Popular y
Solidaria no tiene la obligatoriedad de hacer ninguna reserva sin embargo es opcional.
4.2.6.1. Proyección de ventas
Esta proyección se realizará con base al estudio realizado a la competencia desde el año
2011 y mediante la fórmula matemática de proyección en (Excel) se calcula para el
resto de años hasta el 2021. Con el fin de obtener un comportamiento de las ventas y su
crecimiento año a año para posteriormente aplicarlo en la empresa “JJJPCLimpio”.
226
Tabla 25 Comportamiento de ventas DYMASEO S.A.
X Y
2011 1 814.867,88
2012 2 1.245.530,33
2013 3 1.755.038,83
2014 4 1.250.000,00
2015 5 4.183.753,03
2016 6 3.872.510,00
2017 7 4.546.734,00
2018 8 5.220.958,00
2019 9 5.895.182,00
2020 10 6.569.406,00
2021 11 7.243.630,00
Figura 55 Tendencia de Ventas DYMASEO S.A.
Tabla 26 Comportamiento de ventas GRUPO REPCON S.A.
X Y
2011 1 711.145,70
2012 2 1.369.133,96
2013 3 1.911.858,71
2014 4 3.383.965,33
2015 5 3.900.583,79
2016 6 4.773.451,00
2017 7 5.612.822,00
2018 8 6.452.193,00
2019 9 7.291.564,00
2020 10 8.130.935,00
2021 11 8.970.306,00
y = 674224x - 172834
-
1.000.000,00
2.000.000,00
3.000.000,00
4.000.000,00
5.000.000,00
6.000.000,00
7.000.000,00
8.000.000,00
0 2 4 6 8 10 12
VENTAS 2011 -2021 DYMASEO S.A
227
Figura 56 Tendencia de Ventas GRUPO REPCON S.A.
Tabla 27 Comportamiento de ventas LAND CLEAN S.A.
X Y
2011 1 11.341,95
2012 2 73.045,81
2013 3 233.135,56
2014 4 363.903,06
2015 5 695.525,82
2016 6 773.155,00
2017 7 939.077,00
2018 8 1.104.999,00
2019 9 1.270.921,00
2020 10 1.436.843,00
2021 11 1.602.765,00
Figura 57 Tendencia de Ventas LAND CLEN S.A.
y = 839371x - 262776
-
2.000.000,00
4.000.000,00
6.000.000,00
8.000.000,00
10.000.000,00
0 2 4 6 8 10 12
VENTAS 2011 -2021 GRUPO REPCON S.A
y = 165922x - 222375
(500.000,00)
-
500.000,00
1.000.000,00
1.500.000,00
2.000.000,00
0 2 4 6 8 10 12
VENTAS 2011 -2021 LAND CLEAN S.A
228
4.2.6.2. Resumen de la competencia y promedio de ventas
Resumen de Ventas de la Competencia.
AÑO
DYMASEOA
S.A
%C
RE
CI
MIE
NT
O
GRUPO
REPCON
S.A
%C
RE
CI
MIE
NT
O
LAND
CLEAN S.A
%C
RE
CI
MIE
NT
O
PROMEDIO
DE VENTAS
2011 814.867,88
711.145,70
11.341,95
2012 1.245.530,33 35% 1.369.133,96 48% 73.045,81 84% 56%
2013 1.755.038,83 29% 1.911.858,71 28% 233.135,56 69% 42%
2014 1.250.000,00 -40% 3.383.965,33 44% 363.903,06 36% 13%
2015 4.183.753,03 70% 3.900.583,79 13% 695.525,82 48% 44%
2016 3.872.510,00 -8% 4.773.451,00 18% 773.155,00 10% 7%
2017 4.546.734,00 15% 5.612.822,00 15% 939.077,00 18% 16%
2018 5.220.958,00 13% 6.452.193,00 13% 1.104.999,00 15% 14%
2019 5.895.182,00 11% 7.291.564,00 12% 1.270.921,00 13% 12%
2020 6.569.406,00 10% 8.130.935,00 10% 1.436.843,00 12% 11%
2021 7.243.630,00 9% 8.970.306,00 9% 1.602.765,00 10% 10%
En: Autora
4.2.6.3. Proyección de ventas para la empresa jjjpclimpio con base en la
competencia.
Para efectos de comparación y tener una mejor perspectiva de la empresa se establecen
dos escenarios para el cálculo de las ventas, los mismos que se presentan a
continuación.
ROA; Rotación de Activos Fijos
ROA = Calculado
en base al
endeudamiento
que se adquirió
para incrementar
la rentabilidad y
el riesgo del
negocio.
Fórmula AÑO FINANCIAMIENTO ROA TOTAL
2016
59%
2017 147.697,10 29% 87.426,08
2018 194.418,80 27% 56.084,42
2019 255.217,46 25% 68.343,30
2020 324.848,05 24% 81.766,21
2021 404.145,29 23% 96.462,34
= 𝐹𝑖𝑛𝑎𝑛𝑐𝑖𝑎𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑃𝑟𝑜𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑜 ∗ 𝑅𝑂𝐴
229
Proyección de Ventas “JJJPCLimpio”
PROYECCIÓN DE VENTAS 1 PROYECCIÓN DE VENTAS 2
FÓRMULA FÓRMULA
AÑO VENTAS AÑO VENTAS
2016 829.987,44 2016 829.987,44
2017 1.048.695,15 2017 961.269,06
2018 1.247.886,11 2018 1.092.445,31
2019 1.465.990,96 2019 1.223.552,06
2020 1.704.784,09 2020 1.354.610,59
2021 1.966.140,37 2021 1.485.634,26
ROE; Rotación de la Utilidad sobre el Patrimonio Proyectado
ROE = PROYECCIÓN DE VENTAS 1 ROE= PROYECCIÓN DE VENTAS 2
FÓRMULA FÓRMULA
AÑO ROE AÑO ROE
2016 0,87 2016 0,87
2016 P 0,74 2016 P 0,74
2017 0,72 2017 0,72
2018 0,67 2018 0,66
2019 0,63 2019 0,61
2020 0,60 2020 0,57
2021 0,57 2021 0,54
Con base a los datos presentados por la competencia y su análisis se procede a presentar
los estados financieros proyectados. Para el estado de resultados es necesario tomar en
cuenta algunas variantes en los gastos debido a que algunos se mantienen constantes
durante varios periodos.
Es así como se identifican algunos costos fijos y otros variables que cambian con
relación a las ventas o al nivel de producción de la empresa.
= 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠+%𝑑𝑒 𝑐𝑟𝑒𝑐𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑒𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎+𝑅𝑂𝐴 𝑑𝑒𝑙 𝑓𝑖𝑛𝑎𝑛𝑐𝑖𝑎𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜
= 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠+%𝑑𝑒 𝑐𝑟𝑒𝑐𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑒𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖𝑎
= 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑁𝑒𝑡𝑎/𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜 = 𝑈𝑡𝑖𝑙𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑁𝑒𝑡𝑎/𝑃𝑎𝑡𝑟𝑖𝑚𝑜𝑛𝑖𝑜
230
En los dos casos de proyección se mantiene la misma estructura de capital propuesta
para todos los años y notamos que su variación de un período a otro es mínima y que de
modo que si el Activo Corriente disminuye y el Pasivo Corriente Incrementa la
rentabilidad y el riesgo aumentan.
A continuación se presentan:
Estado de Resultados Proyectado 1
Balance General Proyectado 1
Estado de Resultados Proyectado 2
Balance General Proyectado 2
231
Estado de Resultados Proyectado 1
% CUENTA 2016 2016P 2017 2018 2019 2020 2021
INGRESOS
INGRESOS ACTIVIDADES ORDINARIAS
VENTAS NETAS LOCALES DE BIENES GRAVADAS TARIFA 12%IVA 829.987,44 829.987,44 1.048.695,15 1.247.886,11 1.465.990,96 1.704.784,09 1.966.140,37
TOTAL INGRESOS 829.987,44 829.987,44 1.048.695,15 1.247.886,11 1.465.990,96 1.704.784,09 1.966.140,37
GASTOS
GASTOS OPERACIONALES 695.668,02 695.668,02 876.029,89 1.037.857,54 1.215.051,29 1.409.052,71 1.621.384,98
GASTOS POR BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS
46,77%SUELDOS, SALARIOS Y DEMÁS REMUNERACIONES QUE
CONSTITUYEN MATERIA GRAVADA DEL IESS 388.187,02 388.187,02 490.474,72 583.636,34 685.643,97 797.327,52 919.563,85
6,74%
GASTO BENEFICIOS SOCIALES, INDEMNIZACIONES Y OTRAS
REMUNERACIONES NO CONSTITUYEN MATERIA GRAVADA DEL
IESS
55.907,14 55.907,14 70.639,08 84.056,38 98.747,71 114.832,58 132.437,29
5,97% GASTO APORTE IESS (INCLUYE FONDO DE RESERVA) 49.590,57 49.590,57 62.658,04 74.559,42 87.590,88 101.858,43 117.474,09
6,89% GASTO HONORARIOS PROFESIONALES Y DIETAS 57.202,24 57.202,24 72.275,44 86.003,57 101.035,22 117.492,70 135.505,22
GASTOS POR DEPRECIACIONES
0,17%DEL COSTO HISTÓRICO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO
ACELERADA 1.397,89 1.397,89 14.564,29 14.564,29 14.564,29 14.564,29 14.564,29
OTROS GASTOS
0,17% PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD 1.450,00 1.450,00 1.832,09 2.180,07 2.561,11 2.978,28 3.434,88
1,01% GASTO TRANSPORTE 8.411,12 8.411,12 10.627,51 12.646,12 14.856,40 17.276,34 19.924,93
0,12% CONSUMO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES 999,47 999,47 1.262,84 1.502,70 1.765,34 2.052,90 2.367,62
1,12% GASTO ARRENDAMIENTOS OPERATIVOS 9.320,00 9.320,00 9.320,00 9.320,00 9.320,00 9.320,00 9.320,00
11,40% GASTO SUMINISTROS, MATERIALES Y REPUESTOS 94.628,61 94.628,61 119.563,93 142.274,11 167.140,71 194.366,01 224.163,79
0,64% GASTO MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 5.317,74 5.317,74 6.719,00 7.995,22 9.392,62 10.922,57 12.597,09
0,02% SEGURO Y REASEGUROS 159,84 159,84 159,84 159,84 159,84 159,84 159,84
0,00% GASTO IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 12,80 12,80
0,75% INSTALACIÓN, ORGANIZACIÓN Y SIMILARES 6.216,17 6.216,17 7.854,18 9.346,01 10.979,50 12.767,94 14.725,36
0,77% SERVICIOS PÚBLICOS 6.394,05 6.394,05 8.078,93 9.613,45 11.293,69 13.133,30 15.146,74
1,26% OTROS 10.473,36 10.473,36
UTILIDAD OPERACIONAL 134.319,42 134.319,42 172.665,25 210.028,57 250.939,67 295.731,38 344.755,38
GASTOS NO OPERACIONALES 10.438,14 10.438,14 13.188,67 15.693,74 18.436,69 21.439,81 24.726,70
GASTOS FINANCIEROS
1,26% COMISIONES BANCARIAS, HONORARIOS, TASAS ENTRE OTROS 10.438,14 10.438,14 13.188,67 15.693,74 18.436,69 21.439,81 24.726,70
TOTAL GASTOS 706.106,16 706.106,16 889.218,56 1.053.551,28 1.233.487,98 1.430.492,52 1.646.111,68
UTILIDAD DEL EJERCICIO 123.881,28 123.881,28 159.476,59 194.334,83 232.502,99 274.291,57 320.028,69
RESERVA ESTATUTARIA (10%) 12.388,13 15.947,66 19.433,48 23.250,30 27.429,16 32.002,87
RESERVA FACULTATIVA (5%) 6.194,06 7.973,83 9.716,74 11.625,15 13.714,58 16.001,43
UTILIDAD NETA 105.299,09 135.555,10 165.184,61 197.627,54 233.147,83 272.024,38
ASOCIACIÓN DE SERVICIOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO JJJPCLIMPIO
ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO 1
(Expresado en Dólares de los Estados Unidos de América - USD)
232
% CUENTA 2016 2016P 2017 2018 2019 2020 2021
INGRESOS
INGRESOS ACTIVIDADES ORDINARIAS
VENTAS NETAS LOCALES DE BIENES GRAVADAS TARIFA 12%IVA 829.987,44 829.987,44 1.048.695,15 1.247.886,11 1.465.990,96 1.704.784,09 1.966.140,37
TOTAL INGRESOS 829.987,44 829.987,44 1.048.695,15 1.247.886,11 1.465.990,96 1.704.784,09 1.966.140,37
GASTOS
GASTOS OPERACIONALES 695.668,02 695.668,02 876.029,89 1.037.857,54 1.215.051,29 1.409.052,71 1.621.384,98
GASTOS POR BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS
46,77%SUELDOS, SALARIOS Y DEMÁS REMUNERACIONES QUE
CONSTITUYEN MATERIA GRAVADA DEL IESS 388.187,02 388.187,02 490.474,72 583.636,34 685.643,97 797.327,52 919.563,85
6,74%
GASTO BENEFICIOS SOCIALES, INDEMNIZACIONES Y OTRAS
REMUNERACIONES NO CONSTITUYEN MATERIA GRAVADA DEL
IESS
55.907,14 55.907,14 70.639,08 84.056,38 98.747,71 114.832,58 132.437,29
5,97% GASTO APORTE IESS (INCLUYE FONDO DE RESERVA) 49.590,57 49.590,57 62.658,04 74.559,42 87.590,88 101.858,43 117.474,09
6,89% GASTO HONORARIOS PROFESIONALES Y DIETAS 57.202,24 57.202,24 72.275,44 86.003,57 101.035,22 117.492,70 135.505,22
GASTOS POR DEPRECIACIONES
0,17%DEL COSTO HISTÓRICO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO
ACELERADA 1.397,89 1.397,89 14.564,29 14.564,29 14.564,29 14.564,29 14.564,29
OTROS GASTOS
0,17% PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD 1.450,00 1.450,00 1.832,09 2.180,07 2.561,11 2.978,28 3.434,88
1,01% GASTO TRANSPORTE 8.411,12 8.411,12 10.627,51 12.646,12 14.856,40 17.276,34 19.924,93
0,12% CONSUMO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES 999,47 999,47 1.262,84 1.502,70 1.765,34 2.052,90 2.367,62
1,12% GASTO ARRENDAMIENTOS OPERATIVOS 9.320,00 9.320,00 9.320,00 9.320,00 9.320,00 9.320,00 9.320,00
11,40% GASTO SUMINISTROS, MATERIALES Y REPUESTOS 94.628,61 94.628,61 119.563,93 142.274,11 167.140,71 194.366,01 224.163,79
0,64% GASTO MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 5.317,74 5.317,74 6.719,00 7.995,22 9.392,62 10.922,57 12.597,09
0,02% SEGURO Y REASEGUROS 159,84 159,84 159,84 159,84 159,84 159,84 159,84
0,00% GASTO IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 12,80 12,80
0,75% INSTALACIÓN, ORGANIZACIÓN Y SIMILARES 6.216,17 6.216,17 7.854,18 9.346,01 10.979,50 12.767,94 14.725,36
0,77% SERVICIOS PÚBLICOS 6.394,05 6.394,05 8.078,93 9.613,45 11.293,69 13.133,30 15.146,74
1,26% OTROS 10.473,36 10.473,36
UTILIDAD OPERACIONAL 134.319,42 134.319,42 172.665,25 210.028,57 250.939,67 295.731,38 344.755,38
GASTOS NO OPERACIONALES 10.438,14 10.438,14 13.188,67 15.693,74 18.436,69 21.439,81 24.726,70
GASTOS FINANCIEROS
1,26% COMISIONES BANCARIAS, HONORARIOS, TASAS ENTRE OTROS 10.438,14 10.438,14 13.188,67 15.693,74 18.436,69 21.439,81 24.726,70
TOTAL GASTOS 706.106,16 706.106,16 889.218,56 1.053.551,28 1.233.487,98 1.430.492,52 1.646.111,68
UTILIDAD DEL EJERCICIO 123.881,28 123.881,28 159.476,59 194.334,83 232.502,99 274.291,57 320.028,69
RESERVA ESTATUTARIA (10%) 12.388,13 15.947,66 19.433,48 23.250,30 27.429,16 32.002,87
RESERVA FACULTATIVA (5%) 6.194,06 7.973,83 9.716,74 11.625,15 13.714,58 16.001,43
UTILIDAD NETA 105.299,09 135.555,10 165.184,61 197.627,54 233.147,83 272.024,38
ASOCIACIÓN DE SERVICIOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO JJJPCLIMPIO
ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO 1
(Expresado en Dólares de los Estados Unidos de América - USD)
233
Balance General Proyectado 1
CUENTA 2016 2016P 2017 2018 2019 2020 2021
ACTIVO
ACTIVOS CORRIENTES
# EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 12.874,50 12.874,50 16.947,15 22.246,86 28.316,44 35.228,64 43.062,02
#CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR CLIENTES CORRIENTES NO
RELACIONADAS LOCALES76.673,36 76.673,36 100.927,80 132.489,95 168.636,98 209.802,21 256.453,43
#OTRAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR CORRIENTES NO
RELACIONADAS LOCALES66.286,09 66.286,09 87.254,68 114.540,96 145.791,00 181.379,40 221.710,58
#ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES CRÉDITO TRIBUTARIO A FAVOR DEL
SUJETO PASIVO (IVA)1.336,06 1.336,06 1.758,70 2.308,68 2.938,56 3.655,88 4.468,79
#ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES CRÉDITO TRIBUTARIO A FAVOR DEL
SUJETO PASIVO (IMPUESTO A LA RENTA)14.006,81 14.006,81 18.437,65 24.203,47 30.806,87 38.327,00 46.849,32
TOTAL ACTIVOS CORRIENTES 171.176,82 171.176,82 225.325,98 295.789,93 376.489,84 468.393,13 572.544,14
ACTIVOS NO CORRIENTES
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
#MAQUINARIA, EQUIPO, INSTALACIONES Y ADECUACIONES COSTO
HISTÓRICO ANTES DE REEXPRESIONES O REVALUACIONES8.220,53 48.220,53 48.220,53 48.220,53 48.220,53 48.220,53 48.220,53
# MUEBLES Y ENSERES 2.749,64 17.749,64 17.749,64 17.749,64 17.749,64 17.749,64 17.749,64
# EQUIPO DE COMPUTACIÓN 3.650,00 11.650,00 11.650,00 11.650,00 11.650,00 11.650,00 11.650,00
# VEHÍCULOS, EQUIPO DE TRANSPORTE Y CAMINERO MÓVIL 25.000,00 50.000,00 50.000,00 50.000,00 50.000,00 50.000,00 50.000,00
#(-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO DEL
COSTO HISTÓRICO ANTES DE REEXPRESIONES O REVALUACIONES-1.512,71 -1.512,71 -14.679,11 -27.845,51 -41.011,91 -54.178,31 -67.344,71
# INVERSIONES NO CORRIENTES (Fines de proyección) - - - - -
# INVERSIONES A LARGO PLAZO 59.697,10 131.639,91 221.291,69 322.054,12 434.977,31 561.194,84
TOTAL ACTIVOS NO CORRIENTES 38.107,46 185.804,56 244.580,97 321.066,35 408.662,38 508.419,17 621.470,30
TOTAL DEL ACTIVO 209.284,28 356.981,38 469.906,95 616.856,28 785.152,23 976.812,31 1.194.014,44
ASOCIACIÓN DE SERVICIOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO JJJPCLIMPIO
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA PROYECTADO 1
(Expresado en Dólares de los Estados Unidos de América - USD)
234
PASIVOS
PASIVOS CORRIENTES
#OTRAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR CORRIENTES NO
RELACIONADAS LOCALES13.162,43 13.162,43 11.947,51 15.683,74 19.962,71 24.835,72 30.358,15
# IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR DEL EJERCICIO - - - - - - -
#PASIVOS CORRIENTES POR BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS OBLIGACIONES
CON EL IESS10.299,30 10.299,30 13.557,33 17.796,97 22.652,49 28.182,09 34.448,61
# OTROS PASIVOS CORRIENTES POR BENEFICIOS A EMPLEADOS 43.030,00 43.030,00 56.641,88 74.354,93 94.641,07 117.743,49 143.924,71
TOTAL PASIVOS CORRIENTES 66.491,73 66.491,73 82.146,72 107.835,64 137.256,28 170.761,31 208.731,47
PASIVOS NO CORRIENTES
#OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS - NO CORRIENTES NO
RELACIONADAS LOCALES147.697,10 194.418,80 255.217,46 324.848,05 404.145,29 494.010,27
# TOTAL PASIVOS NO CORRIENTES - 147.697,10 194.418,80 255.217,46 324.848,05 404.145,29 494.010,27
TOTAL DEL PASIVO 66.491,73 214.188,83 281.944,17 370.113,77 471.091,34 586.087,38 716.408,66
PATRIMONIO
# CAPITAL SUSCRITO Y/O ASIGNADO 9.904,00 9.904,00 9.904,00 9.904,00 9.904,00 9.904,00 9.904,00
# RESERVAS -
# RESERVA LEGAL - - -
# RESERVA ESTATUTARIA - 12.388,13 28.335,79 47.769,27 71.019,57 98.448,73 130.451,59
# RESERVA FACULTATIVA 6.194,06 14.167,89 23.884,63 35.509,78 49.224,36 65.225,80
# UTILIDADES ACUMULADAS DE EJERCICIOS ANTERIORES 9.007,27 9.007,27
# UTILIDAD DEL EJERCICIO 123.881,28 105.299,09 135.555,10 165.184,61 197.627,54 233.147,83 272.024,38
TOTAL PATRIMONIO 142.792,55 142.792,55 187.962,78 246.742,51 314.060,89 390.724,92 477.605,78
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 209.284,28 356.981,38 469.906,95 616.856,28 785.152,23 976.812,31 1.194.014,44
- - - - -
VERDADERO VERDADERO VERDADERO VERDADERO VERDADERO VERDADERO VERDADERO
235
Estado de Resultados Proyectado 2
% CUENTA 2016 2016P 2017 2018 2019 2020 2021
INGRESOS
INGRESOS ACTIVIDADES ORDINARIAS
VENTAS NETAS LOCALES DE BIENES GRAVADAS TARIFA 12%IVA 829.987,44 829.987,44 961.269,06 1.092.445,31 1.223.552,06 1.354.610,59 1.485.634,26
TOTAL INGRESOS 829.987,44 829.987,44 961.269,06 1.092.445,31 1.223.552,06 1.354.610,59 1.485.634,26
GASTOS
GASTOS OPERACIONALES 695.668,02 695.668,02 792.057,50 898.849,24 1.005.584,41 1.112.280,31 1.218.947,85
GASTOS POR BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS
46,77%SUELDOS, SALARIOS Y DEMÁS REMUNERACIONES QUE
CONSTITUYEN MATERIA GRAVADA DEL IESS 388.187,02 388.187,02 449.585,54 510.936,67 572.255,30 633.551,37 694.831,14
6,74%
GASTO BENEFICIOS SOCIALES, INDEMNIZACIONES Y OTRAS
REMUNERACIONES NO CONSTITUYEN MATERIA GRAVADA DEL
IESS
55.907,14 55.907,14 64.750,14 73.586,04 82.417,27 91.245,24 100.070,87
5,97% GASTO APORTE IESS (INCLUYE FONDO DE RESERVA) 49.590,57 49.590,57 57.434,46 65.272,05 73.105,50 80.936,06 88.764,54
6,89% GASTO HONORARIOS PROFESIONALES Y DIETAS 57.202,24 57.202,24 66.250,09 75.290,68 84.326,48 93.358,95 102.389,03
GASTOS POR DEPRECIACIONES
0,17%DEL COSTO HISTÓRICO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO
ACELERADA 1.397,89 1.397,89 1.619,00 1.839,93 2.060,74 2.281,48 2.502,15
OTROS GASTOS
0,17% PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD 1.450,00 1.450,00 1.679,35 1.908,52 2.137,56 2.366,52 2.595,42
1,01% GASTO TRANSPORTE 8.411,12 8.411,12 9.741,53 11.070,88 12.399,52 13.727,67 15.055,47
0,12% CONSUMO DE COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES 999,47 999,47 1.157,56 1.315,52 1.473,40 1.631,22 1.789,00
1,12% GASTO ARRENDAMIENTOS OPERATIVOS 9.320,00 9.320,00 9.320,00 9.320,00 9.320,00 9.320,00 9.320,00
ASOCIACIÓN DE SERVICIOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO JJJPCLIMPIO
ESTADO DE RESULTADOS PROYECTADO 2
(Expresado en Dólares de los Estados Unidos de América - USD)
236
11,40%GASTO SUMINISTROS, HERRAMIENTAS, MATERIALES Y
REPUESTOS 94.628,61 94.628,61 109.596,30 124.551,98 139.499,74 154.442,00 169.380,28
0,64% GASTO MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 5.317,74 5.317,74 6.158,86 6.999,31 7.839,31 8.679,01 9.518,48
0,02% SEGURO Y REASEGUROS 159,84 159,84 159,84 159,84 159,84 159,84 159,84
0,00% GASTO IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 12,80 12,80
0,75% INSTALACIÓN, ORGANIZACIÓN Y SIMILARES 6.216,17 6.216,17 7.199,40 8.181,84 9.163,76 10.145,32 11.126,62
0,77% SERVICIOS PÚBLICOS 6.394,05 6.394,05 7.405,42 8.415,97 9.425,99 10.435,64 11.445,02
1,26% OTROS 10.473,36 10.473,36
UTILIDAD OPERACIONAL 134.319,42 134.319,42 169.211,57 193.596,07 217.967,65 242.330,27 266.686,41
GASTOS NO OPERACIONALES 10.438,14 10.438,14 12.089,17 13.738,88 15.387,71 17.035,94 18.683,73
GASTOS FINANCIEROS
1,26% COMISIONES BANCARIAS, HONORARIOS, TASAS ENTRE OTROS 10.438,14 10.438,14 12.089,17 13.738,88 15.387,71 17.035,94 18.683,73
TOTAL GASTOS 706.106,16 706.106,16 804.146,67 912.588,12 1.020.972,12 1.129.316,25 1.237.631,58
UTILIDAD DEL EJERCICIO 123.881,28 123.881,28 157.122,39 179.857,19 202.579,94 225.294,33 248.002,69
RESERVA ESTATUTARIA (10%) 12.388,13 15.712,24 17.985,72 20.257,99 22.529,43 24.800,27
RESERVA FACULTATIVA (5%) 6.194,06 7.856,12 8.992,86 10.129,00 11.264,72 12.400,13
UTILIDAD NETA 105.299,09 133.554,03 152.878,61 172.192,95 191.500,18 210.802,28
237
Balance General Proyectado 2
% respecto a ventas CUENTA 2016 2016P 2017 2018 2019 2020 2021
ACTIVO
ACTIVOS CORRIENTES
## EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 12.874,50 12.874,50 16.734,89 20.909,69 25.390,87 30.178,61 35.273,01
##CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR CLIENTES CORRIENTES NO
RELACIONADAS LOCALES76.673,36 76.673,36 99.663,70 124.526,47 151.213,91 179.727,04 210.066,41
##OTRAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR CORRIENTES NO
RELACIONADAS LOCALES66.286,09 66.286,09 86.161,83 107.656,33 130.728,31 155.378,64 181.607,81
##ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES CRÉDITO TRIBUTARIO A FAVOR DEL
SUJETO PASIVO (IVA)1.336,06 1.336,06 1.736,67 2.169,92 2.634,96 3.131,81 3.660,48
##ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES CRÉDITO TRIBUTARIO A FAVOR DEL
SUJETO PASIVO (IMPUESTO A LA RENTA)14.006,81 14.006,81 18.206,72 22.748,69 27.624,00 32.832,82 38.375,26
TOTAL ACTIVOS CORRIENTES 171.176,82 171.176,82 222.503,82 278.011,10 337.592,05 401.248,91 468.982,97
ACTIVOS NO CORRIENTES
PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
##MAQUINARIA, EQUIPO, INSTALACIONES Y ADECUACIONES COSTO HISTÓRICO
ANTES DE REEXPRESIONES O REVALUACIONES8.220,53 8.220,53 10.685,44 13.351,10 16.212,39 19.269,42 22.522,26
## MUEBLES Y ENSERES 2.749,64 2.749,64 3.574,11 4.465,74 5.422,79 6.445,32 7.533,35
## EQUIPO DE COMPUTACIÓN 3.650,00 3.650,00 4.744,44 5.928,03 7.198,47 8.555,82 10.000,11
## VEHÍCULOS, EQUIPO DE TRANSPORTE Y CAMINERO MÓVIL 25.000,00 25.000,00 32.496,20 40.602,91 49.304,58 58.601,53 68.493,94
##(-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO DEL
COSTO HISTÓRICO ANTES DE REEXPRESIONES O REVALUACIONES-1.512,71 -1.512,71 -1.966,29 -2.456,82 -2.983,34 -3.545,88 -4.144,46
## INVERSIONES NO CORRIENTES (fines de proyección) cta. - - - - -
## INVERSIONES A LARGO PLAZO 147.697,10 191.983,75 239.877,29 291.285,73 346.211,01 404.654,22
TOTAL ACTIVOS NO CORRIENTES 38.107,46 185.804,56 241.517,65 301.768,25 366.440,62 435.537,22 509.059,42
TOTAL DEL ACTIVO 209.284,28 356.981,38 464.021,46 579.779,35 704.032,67 836.786,13 978.042,39
ASOCIACIÓN DE SERVICIOS DE LIMPIEZA Y MANTENIMIENTO JJJPCLIMPIO
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA PROYECTADO 2
(Expresado en Dólares de los Estados Unidos de América - USD)
238
PASIVOS
PASIVOS CORRIENTES
##OTRAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR CORRIENTES NO RELACIONADAS
LOCALES13.162,43 13.162,43 11.797,87 14.741,05 17.900,22 21.275,52 24.867,00
## IMPUESTO A LA RENTA POR PAGAR DEL EJERCICIO - - - - - - -
##PASIVOS CORRIENTES POR BENEFICIOS A LOS EMPLEADOS OBLIGACIONES CON
EL IESS10.299,30 10.299,30 13.387,52 16.727,26 20.312,11 24.142,19 28.217,58
## OTROS PASIVOS CORRIENTES POR BENEFICIOS A EMPLEADOS 43.030,00 43.030,00 55.932,45 69.885,73 84.863,04 100.864,95 117.891,76
TOTAL PASIVOS CORRIENTES 66.491,73 66.491,73 81.117,85 101.354,05 123.075,37 146.282,65 170.976,34
PASIVOS NO CORRIENTES
##OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS - NO CORRIENTES NO
RELACIONADAS LOCALES147.697,10 191.983,75 239.877,29 291.285,73 346.211,01 404.654,22
## TOTAL PASIVOS NO CORRIENTES - 147.697,10 191.983,75 239.877,29 291.285,73 346.211,01 404.654,22
TOTAL DEL PASIVO 66.491,73 214.188,83 278.412,88 347.867,61 422.419,60 502.071,68 586.825,43
PATRIMONIO
## CAPITAL SUSCRITO Y/O ASIGNADO 9.904,00 9.904,00 9.904,00 9.904,00 9.904,00 9.904,00 9.904,00
## RESERVAS -
## RESERVA LEGAL - - -
## RESERVA ESTATUTARIA - 12.388,13 28.100,37 46.086,09 66.344,08 88.873,51 113.673,78
## RESERVA FACULTATIVA 6.194,06 14.050,18 23.043,04 33.172,04 44.436,76 56.836,89
## UTILIDADES ACUMULADAS DE EJERCICIOS ANTERIORES 9.007,27 9.007,27
## UTILIDAD DEL EJERCICIO 123.881,28 105.299,09 133.554,03 152.878,61 172.192,95 191.500,18 210.802,28
TOTAL PATRIMONIO 142.792,55 142.792,55 185.608,59 231.911,74 281.613,07 334.714,45 391.216,96
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 209.284,28 356.981,38 464.021,46 579.779,35 704.032,67 836.786,13 978.042,39
- - - - -
VERDADERO VERDADERO VERDADERO VERDADERO VERDADERO VERDADERO VERDADERO
239
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
En esta tesis se diseñó un Modelo de Gestión Administrativo – Financiero que le
permita a la Asociación de Servicios de Limpieza “JJJPCLimpio”, tener una
estructura definida de sus funciones, responsabilidades y procesos, en vista de
que poseen un sin número de actividades que necesitan ser administradas,
evitando procesos improvisados y de última hora.
El Servicio de Contratación Pública y la Superintendencia de Economía Popular
y Solidaria brindan a “JJJPCLimpio” una gran oportunidad de crecimiento, pero
la falta de organización y capacitación por parte del personal en temas
administrativos, contables, y operativos como el uso de químicos y medidas de
seguridad, hacen que la empresa pierda oportunidades de obtener mayores
contratos.
En los procedimientos de cobro y pago existe un desfase de doce días que
implican pagar deudas antes de cobrar, lo cual genera inconvenientes en el
momento de pagar obligaciones a los empleados, proveedores, el IESS y el
fisco, por lo que “JJJPCLimpio” siempre trata de buscar préstamos con terceros
para cubrir las deudas inmediatas que son IESS e impuestos.
Se ha demostrado que “JJJPCLimpio”, únicamente trabaja con capital propio
7,93 veces de rotación de Capital de Trabajo con relación a 21,89 veces de la
competencia. Implica que posee dinero muerto sin que genere producción
alguna.
Con la evaluación de los indicadores de gestión el proceso de selección de
personal y de entrenamiento y bienestar, son los que presentan más brechas
desfavorables, en cuanto a la evaluación de hojas de vida, despidos del personal,
falta de documentación y capacitaciones.
240
Recomendaciones
La Asociación de Servicios de Limpieza “JJJPCLimpio”, debería constituirse en
un modelo a seguir para este tipo de empresas del sector de Economía Popular y
Solidaria, que no poseen ningún tipo de procesos de control en sus actividades
diarias, con lineamientos que mejoren el manejo administrativo y financiero que
inclusive disminuirían los índices de delitos y responsabilidades judiciales a
nivel nacional.
Con los procedimientos establecidos para brindar capacitación al personal, se
espera que el responsable de recursos humanos empiece a cumplir con sus
funciones y responsabilidades en coordinación con el resto del personal para que
la empresa tenga más oportunidades de participación en el mercado, sobretodo
que mejore la puntuación de calificación con el SERCOP y la SEPS.
Para mejorar la liquidez de la empresa por el lapso de esos doce días o más, es
preciso buscar proveedores que concedan un período más extendido de pago
para los productos de limpieza y maquinarias, además de agilitar los procesos de
facturación y cobranzas con las políticas establecidas en este trabajo, de manera
que la documentación habilitante esté lista para cuando las instituciones
públicas, es decir los clientes lo soliciten y así, “JJJPCLimpio” tenga la
documentación al día y el ingreso se acredite en la cuenta a la brevedad posible.
Evitar realizar préstamos a chulqueros y casas de valor con elevadas tasas de
interés ya que generan mayores gastos y riesgo de liquidez para la empresa si se
continúan realizando este tipo de transacciones.
Es preciso indicar que al ser empresas familiares y tener amistades con otras
empresas del sector se pueden establecer convenios y préstamos, para solventar
emergencias como son el pago de impuestos y obligaciones patronales con el
IESS.
“JJJPCLimpio”, debería invertir parte de su capital en otras inversiones ya sea
comprando maquinaria, camionetas para transporte del material o crear un
proyecto interno para conceder préstamos a los socio-empleados, estableciendo
parámetros de cobro de intereses dependiendo de la necesidad del personal, ya
sea por calamidad doméstica, estudios, emprendimientos y demás.
241
Con la aplicación de dichos procesos administrativos financieros se pretende que
la empresa mejore su gestión administrativa y financiera, esto se logra con el
respectivo trabajo en equipo de todos los “Stakeholders”, la comunicación, el
apoyo, la responsabilidad y el compromiso de cada uno de los socios.
242
BIBLIOGRAFÍA
Asamblea Nacional. (2008). Constitución de la Republica del Ecuador;. Recuperado el
31 de Mayo de 2016, de www.asambleanacional.gov.ec:
http://www.asambleanacional.gov.ec/documentos/constitucion_de_bolsillo.pdf
Banco Central del Ecuador. (Noviembre de 2016). Estadísticas Económicas. (Dirección
Nacional de Síntesis Macroeconómica) Recuperado el 17 de Noviembre de
2016, de www.bce.fin.ec: https://www.bce.fin.ec/index.php/estadisticas-
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246
ANEXOS
247
ANEXOS
Anexo A Indicadores de Gestión – Logística Catálogo Dinámico Inclusivo
OBJETIVONOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA DE CÁLCULO
UNID.
MEDIDA
ESTÁN
DARFUENTE ANÁLISIS GRÁFICO (Brecha) BRECHA
Incrementar en un 40% los
contratos obtenidos en el
primer semestre del año.
Porcentaje de contratos
incrementados en el
segundo semestre año
2016.
% 40%
Entrevista con
el administrador
de la empresa.Se logró cumplir un 71,43% de
lo planificado.
28,57
Licitar por lo menos 8
contratos de prestación de
servicio en el año 2016.
Número de contratos
obtenidos en el año 2016.Unid. 8
Base de datos
de la empresa
Se logró cumplir un 87,50% de
lo planificado.
12,5
Atender por lo menos el
80% de los procesos de
contratación que el
SERCOP envía a la
empresa.
Porcentaje de procesos de
contratación atendidos en
el año 2016
% 80%Base de datos
de la empresa
Se logró cumplir un 83,34% de
lo planificado.
16,66
LOGÍSTICA - CATALOGO DINÁMICO INCLUSIVO
=𝐶𝑜𝑛𝑡𝑟𝑎𝑡𝑜𝑠 1𝑒𝑟 𝑠𝑒𝑚𝑒𝑠𝑡𝑒− 𝐶𝑜𝑛𝑡𝑟𝑎𝑡𝑜𝑠 2𝑑𝑜 𝑠𝑒𝑚𝑒𝑠𝑡𝑒𝑟𝑒
𝐶𝑜𝑛𝑡𝑟𝑎𝑡𝑜𝑠 2𝑑𝑜 𝑠𝑒𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒∗ 100
=5−7
7∗ 100 = 28.57%
I=28.57
40∗ 100 = 71.43%
BDF29%
EJECUTADO71%
BDF
EJECUTADO
= /
= 7
I=7
8∗ 100 = 87.50%
BDF12%
EJECUTADO88%
BDF
EJECUTADO
=8
12∗ 100 = 66.67%
I=66.67
80∗ 100 = 83.34%
BDF17%
EJECUTADO83%
BDF
EJECUTADO
=𝑃𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜𝑠 𝑎𝑡𝑒𝑛𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 2016
𝑃𝑟𝑜𝑐𝑒𝑠𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 2016∗ 100
248
Anexo B Indicadores de Gestión – Contabilidad
OBJETIVONOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA DE CÁLCULO
UNID.
MEDIDA
ESTÁN
DARFUENTE ANÁLISIS GRÁFICO (Brecha) BRECHA
Analizar un 80% de las
partidas principales del
plan de cuentas.
Porcentaje de partidas
contables analizadas en el
período 2016
% 80%Base de datos
de la empresa
Se logró cumplir un 69,08% de
lo planificado.
30,92
Registrar el 90% de los
comprobantes de compra a
nombre de la empresa.
Porcentaje de
comprobantes de venta a
nombre de la empresa año
2016
% 90%
Base de datos
de la empresa y
Servicio de
Rentas InternasSe logró cumplir un 68,77% de
lo planificado.
31,23
Realizar conciliaciones
bancarias diarias.
Porcentaje de
conciliaciones bancarias
realizadas en el mes
% 100%Archivo de la
empresa.
Se logró cumplir un 65% de lo
planificado.
35
Cobrar la totalidad de los
contratos fimados en el
año
Porcentaje de ventas
registradas y cobradas en
el año 2016
% 100%SRI y archivo
de la empresa
Se logró cumplir un 88,09% de
lo planificado.
11,91
CONTABILIDAD
=21
38∗ 100 = 55.26%
=𝑁 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑎𝑛𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 2016
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑎𝑟𝑡𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑛𝑐𝑖𝑝𝑎𝑙𝑒𝑠 𝑑𝑒𝑙 𝑝𝑙𝑎𝑛 𝑑𝑒 𝑐𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠∗ 100 I=
55.26
80∗ 100 = 69.08% BDF
31%
EJECUTADO69%
BDF
EJECUTADO
=260
420∗ 100 = 61.90%
=𝐶𝑜𝑚𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑎 𝑛𝑜𝑚𝑏𝑟𝑒 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑒𝑚𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎 2016
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑟𝑒𝑔𝑖𝑠𝑡𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠 2016∗ 100 I=
61.90
90∗ 100 = 68.77% BDF
31%
EJECUTADO69%
BDF
EJECUTADO
=13
20∗ 100 = 65%
=𝐶𝑜𝑛𝑐𝑖𝑙𝑖𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑏𝑎𝑛𝑐𝑎𝑟𝑖𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑛𝑐𝑖𝑙𝑖𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑑𝑖𝑎𝑟𝑖𝑎𝑠 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑎𝑙 𝑚𝑒𝑠∗ 100 I=
65
100∗ 100 = 65% BDF
35%
EJECUTADO65%
BDF
EJECUTADO
=74
(7 ∗ 12)=74
84∗ 100 = 88.09%
=𝑁 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑔𝑖𝑠𝑡𝑟𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑦 𝑐𝑜𝑏𝑟𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑎 𝑜 2016
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑓𝑖𝑟𝑚𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑚𝑒𝑑𝑖𝑎𝑛𝑡𝑒 𝑐𝑜𝑛𝑡𝑟𝑎𝑡𝑜∗ 100 I=
88.09
100∗ 100 =88.09%
BDF12%
EJECUTADO88%
BDF
EJECUTADO
249
Anexo C Indicadores de Gestión – Facturación
OBJETIVONOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA DE CÁLCULO
UNID.
MEDIDA
ESTÁN
DARFUENTE ANÁLISIS GRÁFICO (Brecha) BRECHA
Controlar el buen uso de
las facturas en un 80%
Porcentaje de Facturas
validadas en el 2016% 80%
SRI y archivo
de la empresa
Se logró cumplir un 42,05% de
lo planificado.
57,95
Enviar las facturas a las
entidades contratantes con
cinco días de anticipación
antes de que finalice el
mes.
Frecuencia de envío de
facturas mensualDías 5
Entrevista con
el administrador
de la empresa.
Se logró cumplir un 40% de lo
planificado.
60
Controlar el buen uso de
comprobantes de retención
y a la vez los gastos de la
emmpresa en un 80%
Porcentaje de
Comprobantes de
Retención validos en el
2016.
% 80%SRI y archivo
de la empresa
Se logró cumplir un 92,14% de
lo planificado.
7,86
FACTURACIÓN
=74
220∗ 100 = 33.64%
=𝐹𝑎𝑐𝑡𝑢𝑟𝑎𝑠 𝑒𝑚𝑖𝑡𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑣á𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑎 𝑜 2016
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝐹𝑎𝑐𝑡𝑢𝑟𝑎𝑠 𝑢𝑡𝑖𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑎 𝑜 2016∗ 100 I=
33.64
80∗ 100 =42.05%
BDF58%
EJECUTADO42%
BDF
EJECUTADO
= 2 𝑑í𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑎𝑛𝑡𝑖𝑐𝑖𝑝𝑎𝑐𝑖ó𝑛
= N/AI=
2
5∗ 100 =40%
BDF60%
EJECUTADO40%
BDF
EJECUTADO
=258
350∗ 100 = 73.71%
=𝑁 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖ó𝑛 𝑣á𝑙𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑎 𝑜 2016
𝑁 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑜𝑏𝑎𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖ó𝑛 𝑢𝑡𝑖𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑎 𝑜 2016∗ 100 I=
73.71
80∗ 100 =92.14%
BDF8%
EJECUTADO92%
BDF
EJECUTADO
250
Anexo D Indicadores de Gestión – Cobranzas
OBJETIVONOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA DE CÁLCULO
UNID.
MEDIDA
ESTÁN
DARFUENTE ANÁLISIS GRÁFICO (Brecha) BRECHA
Enviar la docuemntación
habilitante con cinco días
de anticipación antes de
que finalice el mes.
Tiempo de envío de la
documentación habilitanteDías 5
Entrevista con
el administrador
de la empresa.Se logró cumplir un 60% de lo
planificado.
40
Lograr que se acredite el
dinero en la cuenta de la
empresa a los cinco días
de cada mes.
Tiempo de gestión de cobro
acreditado en cuentaDías 5
Entrevista con
el administrador
de la empresa.Se logró cumplir un 50% de lo
planificado.
50
Disminuir los llamados de
atención en la gestión de
cobro a por lo menos 1.
Número de llamados de
atención en la gestión de
cobro al mes.
Unid. 1SRI y archivo
de la empresa
Se logró cumplir un 50% de lo
planificado.
50
COBRANZAS
= 3 𝑑í𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑎𝑛𝑡𝑖𝑐𝑖𝑝𝑎𝑐𝑖ó𝑛
= N/AI=
3
5∗ 100 =60% BDF
40%EJECUTADO
60%
BDF
EJECUTADO
= 𝑆𝑒 𝑎𝑐𝑟𝑒𝑑𝑖𝑡𝑎 𝑒𝑛 𝑐𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑒𝑚𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎 𝑎 𝑙𝑜𝑠 10 𝑑í𝑎𝑠 𝑑𝑒𝑠𝑝𝑢 𝑠 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑒𝑠𝑒𝑛𝑎𝑡𝑎𝑑𝑎 𝑙𝑎 𝑑𝑜𝑐𝑢𝑚𝑒𝑛𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑎𝑏𝑖𝑙𝑖𝑡𝑎𝑛𝑡𝑒
= N/AI=
10
5∗ 100 = 200%
BDF50%
EJECUTADO50%
BDF
EJECUTADO
= 𝐸𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑙𝑎𝑚𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑎𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖ó𝑛 𝑎𝑙 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙 𝑒𝑠 𝑑𝑒 2 veces al mes
I=2
1∗ 100 =200%
BDF50%
EJECUTADO50%
BDF
EJECUTADO
= N/A
251
Anexo E Indicadores de Gestión – Selección del Personal
OBJETIVONOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA DE CÁLCULO
UNID.
MEDIDA
ESTÁN
DARFUENTE ANÁLISIS GRÁFICO (Brecha) BRECHA
Revisar por lo menos el
40% de las hojas recibidas
en el mes.
Porcentaje de Hojas de
vida Calificadas para
laborar
% 40%Archivo de la
empresa.
Se logró cumplir un 37,5% de
lo planificado.
62,5
Disminuir en un 30% el
despido del personal de la
empresa
Porcentaje del personal
despedido en el segundo
semestre del año 2016.
% 30%
IESS y Base de
datos de la
empresaSe logró cumplir un 33,33% de
lo planificado.
33,33
Al menos el 80% de los
socios tenga su
documentación al día.
Porcentaje de socios con
documentación completa.% 80%
Archivo de la
empresa.
Se logró cumplir un 85,41% de
lo planificado.
14,59
SELECCIÓN DEL PERSONAL
=3
20∗ 100 = 15%
=𝑁 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑜𝑗𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑣𝑖𝑑𝑎 𝑐𝑎𝑙𝑖 𝑖𝑐𝑎𝑑𝑎𝑠
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑜𝑗𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑣𝑖𝑑𝑎 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑎𝑠*100 I=
15
40∗ 100 = 37,5%
BDF62%
EJECUTADO38%
BDF
EJECUTADO
=(21 − 35)
35∗ 100 =
−14
35∗ 100 = 40%
=𝐴𝑣𝑖𝑠𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑠𝑎𝑙𝑖𝑑𝑎 1𝑒𝑟 𝑠𝑒𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒−𝐴𝑣𝑖𝑠𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑆𝑎𝑙𝑖𝑑𝑎 2𝑑𝑜 𝑠𝑒𝑚𝑒𝑠𝑡𝑒𝑟𝑒
𝐴𝑣𝑖𝑠𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑆𝑎𝑙𝑖𝑑𝑎 𝑑𝑒𝑙 2𝑑𝑜 𝑠𝑒𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒 I=40
30∗ 100 =133.33%
BDF80%
EJECUTADO-20% BDF
EJECUTADO
=82
120∗ 100 = 68.33%
=𝑁 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑠𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠 𝑐𝑜𝑛 𝑑𝑜𝑐𝑢𝑚𝑒𝑛𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑙𝑒𝑡𝑎
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑆𝑜𝑐𝑖𝑜𝑠 𝑒𝑔𝑖𝑠𝑡𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠*100 I=
68.33
80∗ 100 = 85.41%
BDF15%
EJECUTADO85%
BDF
EJECUTADO
252
Anexo F Indicadores de Gestión – Entrenamiento y Bienestar
OBJETIVONOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA DE CÁLCULO
UNID.
MEDIDA
ESTÁN
DARFUENTE ANÁLISIS GRÁFICO (Brecha) BRECHA
Lograr por lo menos 4
capacitaciones sobre uso y
manejo de productos
químicos en el año 2016
Número de Capacitaciones
recibidas en el añoUnid. 4
Entrevista con
el administrador
de la empresa.Se logró cumplir un 50% de lo
planificado.
50
Al menos tener una
capacitación cada dos
meses.
Periodicidas de
capacitaciones recibidas.Tiempo 6
Entrevista con
el administrador
de la empresa.Se logró cumplir un 66,66% de
lo planificado.
33,34
ENTRENAMIENTO Y BIENESTAR
= 2 𝑐𝑎𝑝𝑎𝑐𝑖𝑡𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑢𝑠𝑜 𝑦 𝑚𝑎𝑛𝑒𝑗𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜𝑠 𝑞𝑢í𝑚𝑖𝑐𝑜𝑠en el año 2016
= N/A I=2
4∗ 100 =50%
BDF50%
EJECUTADO50%
BDF
EJECUTADO
= 𝑐𝑎𝑑𝑎 4 𝑚𝑒𝑠𝑒𝑠
= N/A I=4
6∗ 100 = 66.66% BDF
33%
EJECUTADO67%
BDF
EJECUTADO
253
Anexo G Indicadores de Gestión – Nómina
OBJETIVONOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA DE CÁLCULO
UNID.
MEDIDA
ESTÁN
DARFUENTE ANÁLISIS GRÁFICO (Brecha) BRECHA
El personal administrativo
no debe superar el 15% del
total de empleados.
Porcentaje de personal
administrativo% 15%
Base de datos
de la empresa
Se logró cumplir un 69,47% de
lo planificado.
30,53
El personal operativo no
debe superar el 85% del
total de empleados.
Porcentaje de personal
operativo% 85%
Base de datos
de la empresa
Se logró cumplir un 105,39%
de lo planificado.
5,39
Controlar información
solicitadad por los
organismos de control
(80% mujeres)
Porcentaje de mujeres que
laboran en la empresa% 80%
Base de datos
de la empresa
Se logró cumplir un 95,05% de
lo planificado.
4,95
Controlar información
solicitadad por los
organismos de control
(20% hombres)
Porcentaje de hombres que
laboran en la empresa% 20%
Base de datos
de la empresa
Se logró cumplir un 119,80%
de lo planificado.
19,8
Lograr que por lo menos el
2% de la empresa tenga
personal discapacitado.
Porcentaje de personal
discapacitado en la
empresa.
% 2%Base de datos
de la empresa
Se logró cumplir un 156,5% de
lo planificado.
56,5
NÓMINA
=10
96∗ 100 = 10.42%
=𝑁 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑠 𝑢𝑒 𝑙𝑎𝑏𝑜𝑟𝑎𝑛 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑎𝑑𝑚𝑖𝑛𝑖𝑠𝑡𝑟𝑎𝑡𝑖𝑣𝑜
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑒𝑚𝑝𝑙𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑒𝑚𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎*100 I=
10.42
15∗ 100 = 69.47% BDF
31%
EJECUTADO69%
BDF
EJECUTADO
=86
96∗ 100 = 89.58%
=𝑁 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑠 𝑢𝑒 𝑙𝑎𝑏𝑜𝑟𝑎𝑛 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑜𝑝𝑒𝑟𝑎𝑡𝑖𝑣𝑜
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑒𝑚𝑝𝑙𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑒𝑚𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎*100 I=
85
89.58∗ 100 = 105.39%
=73
96∗ 100 = 76.04%
=𝑁 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑚𝑢𝑗𝑒𝑟𝑒𝑠 𝑢𝑒 𝑙𝑎𝑏𝑜𝑟𝑎𝑛 𝑒𝑛 𝑙𝑎 𝑒𝑚𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑒𝑚𝑝𝑙𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑒𝑚𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎*100
=3
96∗ 100 = 3,13%
=𝑁 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑛 % 𝑑𝑒 𝑑𝑖𝑠𝑐𝑎𝑝𝑎𝑐𝑖𝑑𝑎𝑑 𝐶𝑂𝑁𝐴𝐷 𝑆
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑒𝑚𝑝𝑙𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑒𝑚𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎*100
=23
96∗ 100 = 23.96%
=𝑁 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑜𝑚𝑏𝑟𝑒𝑠 𝑢𝑒 𝑙𝑎𝑏𝑜𝑟𝑎𝑛 𝑒𝑛 𝑙𝑎 𝑒𝑚𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎
𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑒𝑚𝑝𝑙𝑒𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑒𝑚𝑝𝑟𝑒𝑠𝑎*100
I=76,04
80∗ 100 = 95,05%
I=23,96
20∗ 100 = 119,80%
I=3,13
2∗ 100 = 156,5%
BDF5%
EJECUTADO95%
BDF
EJECUTADO
BDF5%
EJECUTADO95%
BDF
EJECUTADO
BDF20%
EJECUTADO80%
BDF
EJECUTADO
BDF56%
EJECUTADO44%
BDF
EJECUTADO
254
Anexo H Indicadores de Gestión – Servicio de Limpieza
OBJETIVONOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA DE CÁLCULO
UNID.
MEDIDA
ESTÁN
DARFUENTE ANÁLISIS GRÁFICO (Brecha) BRECHA
Incrementar en un 20% el
metraje de servicios en el
segundo semestre del
2016.
Porcentaje de metraje del
servicio incrementados en
el segundo semestre año
2016.
% 20%Base de datos
de la empresa
Se logró cumplir un 123,10%
de lo planificado.
23,1
Optimizar el uso de fundas
de basura en la prestación
de servicios al Ministerio
del Ambiente en un 15%
diario.
Consumo de bolsas de
basura diarias% 15%
Entrevista
supervisor de
limpieza
responsableSe logró cumplir un 93,33% de
lo planificado.
6,67
Cubrir el 90% de los
repuesto de maquinaria al
año.
Porcentaje de atención
inmediata a los repuestos
de la maquinaria
% 90%
Archivo de la
empresa e
historial de
correos
electronicos Se logró cumplir un 97,22% de
lo planificado.
2,78
Limpiar cada batería
sanitaria en 30 minutos.
Tiempo diario en limpieza
de baterías sanitarias
unidades educativas.
Minut. 30
Entrevista
auxiliar de
limpiezaSe logró cumplir un 133,33%
de lo planificado.
33,33
SERVICIO DE LIMPIEZA
=𝑀𝑒𝑡𝑟𝑎𝑗𝑒 1𝑒𝑟 𝑠𝑒𝑚𝑒𝑠𝑡𝑒−𝑀𝑒𝑡𝑟𝑎𝑗𝑒 2𝑑𝑜 𝑠𝑒𝑚𝑒𝑠𝑡𝑒𝑟𝑒
𝑀𝑒𝑡𝑟𝑎𝑗𝑒 2𝑑𝑜 𝑠𝑒𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑒∗ 100
=47.723−63,308
63308∗ 100 = 24,62%
I=24,62
20∗ 100 = 123,10%
=𝐶𝑜𝑛𝑠𝑢𝑚𝑜 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑏𝑜𝑙𝑠𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑚𝑒𝑠
𝐶𝑎𝑛𝑡𝑖𝑑𝑎𝑑 𝑑𝑒 𝑝𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑙𝑖𝑚𝑝𝑖𝑒𝑧𝑎 ∗ 𝑛 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑑í𝑎𝑠 𝑙𝑎𝑏𝑜𝑟𝑎𝑏𝑙𝑒𝑠
=42
15∗20 ∗ 100 = 14%
I=14
15∗ 100 =93.33%
=𝑁 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑎𝑡𝑒𝑛𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑓𝑎𝑙𝑙𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑚𝑎𝑞𝑢𝑖𝑛𝑎𝑟𝑖𝑎
𝑁 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑜𝑓𝑖𝑐𝑖𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑓𝑎𝑙𝑙𝑎𝑠 𝑒𝑛 𝑚𝑎𝑞𝑢𝑖𝑛𝑎𝑟𝑖𝑎∗ 100
=7
8 ∗ 100 = 87.5%
I=87.5
90∗ 100 =97.22%
=𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑚𝑖𝑛𝑢𝑡𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑡𝑟𝑎𝑏𝑎𝑗𝑜 𝑑𝑖𝑎𝑟𝑖𝑜 (4 𝑜𝑟𝑎𝑠)
𝑁 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑏𝑎𝑡𝑒𝑟𝑖𝑎𝑠 𝑠𝑎𝑛𝑖𝑡𝑎𝑟𝑖𝑎𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑚𝑒𝑑𝑖𝑜 𝑑𝑒 𝑢𝑛𝑖𝑑𝑎𝑑𝑒𝑠 𝑒𝑑𝑢𝑐𝑎𝑡𝑖𝑣𝑎𝑠
=60∗4
6 = 40 /
I=40
30∗ 100 = 133.33%
BDF23%
EJECUTADO77%
BDF
EJECUTADO
BDF7%
EJECUTADO93%
BDF
EJECUTADO
BDF3%
EJECUTADO97%
BDF
EJECUTADO
BDF33%
EJECUTADO67%
BDF
EJECUTADO
255
Anexo I Indicadores de Gestión – Compras y Bodega
OBJETIVONOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA DE CÁLCULO
UNID.
MEDIDA
ESTÁN
DARFUENTE ANÁLISIS GRÁFICO (Brecha) BRECHA
Lograr que la periodicidad
de compra de materiales
sea de dos veces al mes.
Frecuencia de Compra de
Materiales al mes.Unid. 2
Responsable de
Bodega
Se logró cumplir un 100% de
lo planificado.
100
Lograr que la peridodicidad
de entrega de materiales
sea dos veces al mes.
Frecuencia de envío de
MaterialesUnid. 2
Responsable de
Bodega
Se logró cumplir un 66,67% de
lo planificado.
33,34
Revisar la maquinaria y
darle mantenimiento dos
veces al trimestre.
Frecuencia de revisión de
maquinaria a los tres
meses.
Unid. 2Responsable de
Bodega
Se logró cumplir un 66,67% de
lo planificado.
33,33
Lograr la conformidad del
cliente con los productos
utilIzados para el servicio
de limpieza en un 85%.
Porcentaje de satisfacción
del cliente con el uso de los
productos de limpieza.
% 85
Correos
electrónicos y
archivos de la
empresa.Se logró cumplir un 65,35% de
lo planificado.
34,65
COMPRAS Y BODEGA
= 𝑁/𝐴
= 4 𝑣𝑒𝑐𝑒𝑠
I=4
2∗ 100 =200%
= 𝑁/𝐴
= 3 𝑣𝑒𝑐𝑒𝑠 𝑎𝑙 𝑚𝑒𝑠
I=2
3∗ 100 =66.66%
= 𝑁/𝐴
= 1 vez
I=2
3∗ 100 =66.66%
=𝑁 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑎𝑚𝑏𝑖𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟 𝑒𝑛 𝑒𝑙 𝑎 𝑜
𝑁 𝑚𝑒𝑟𝑜 𝑑𝑒 𝑞𝑢𝑒𝑗𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑐𝑖𝑏𝑖𝑑𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑐𝑡𝑜𝑠 𝑑𝑒 𝑙𝑖𝑚𝑝𝑖𝑒𝑧𝑎∗ 100
=5
9 ∗ 100 = 55,55%
I=55.55
85∗ 100 =65.35%
BDF100%
EJECUTADO0%
BDF
EJECUTADO
BDF33%
EJECUTADO67%
BDF
EJECUTADO
BDF33%
EJECUTADO67%
BDF
EJECUTADO
BDF35%
EJECUTADO65%
BDF
EJECUTADO
256
Anexo J Indicadores de Gestión – Distribución
OBJETIVONOMBRE DEL
INDICADORFÓRMULA DE CÁLCULO
UNID.
MEDIDA
ESTÁN
DARFUENTE ANÁLISIS GRÁFICO (Brecha) BRECHA
Entregar el material en un
plazo de 16 horas
laborables.
Tiempo de recorrido en la
entrega del material al mes.Horas 16
Responsable de
Bodega
Se logró cumplir un 100% de
lo planificado.
100
Diminuir los accidentes o
pérdida de materiales en
un 1 accidente
Porcentaje de Accidentes o
desperdicios del material en
el mes.
Unid. 1Responsable de
Bodega
Se logró cumplir un 100% de
lo planificado.
200
DISTRIBUCIÓN
= 𝑁/𝐴
= 3 𝑣𝑒𝑐𝑒𝑠 𝑎𝑙 𝑚𝑒𝑠
= 𝑁/𝐴
=32 horas
I=32
16∗ 100 =200%
I=3
1∗ 100 = 300%
BDF100%
EJECUTADO0%
BDF
EJECUTADO
BDF67%
EJECUTADO-33%
BDF
EJECUTADO
257
Anexo K Control de Cheques
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
CONTROL DE CHEQUES FOLIO N°:_______
FECHA
DE
EMISIÓN
N° DE
CHEQUE NOMBRE DEL TERCERO
VALOR $
USD UBICACIÓN
________________________ ______________________ __________________
CUSTODIO RESPONSABLE REVISADO POR APROBADO POR
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
(Aplicación de la estrategia DA-2)
258
Anexo L Control de Facturas
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
CONTROL DE
FACTURAS FOLIO N°:_______
FECHA
DE
EMISIÓN
N° DE
FACTURA PROVEEDOR RUC/CI UBICACIÓN
_______________________ ______________________ __________________
CUSTODIO RESPONSABLE REVISADO POR APROBADO POR
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
(Aplicación de la estrategia DA-2)
259
Anexo M Control de Documentos del Personal
Asociación de Servicios de Limpieza y
Mantenimiento JJJPCLimpio
CONTROL DE DOCUMENTOS
DEL PERSONAL FICHA N° _______
La documentación que se solicita al personal de la empresa es necesaria para conocer el
perfil del socio – empleado y tener respaldos en casos de emergencias, calificaciones
SERCOP y demás trámites pertinentes a los que tiene derecho el empleado.
NOMBRES
COMPLETOS: C.I:
CARGO QUE OCUPA: TELÉFONOS:
COD. DOCUMENTO
CHECK
LIST
1 Hoja de Vida con Datos Completos
2 Croquis - Dirección Domiciliaria
3 Cédula de Identidad dos copias a color
4 Papeleta de Votación actualizada dos copias a color
5 Carné o certificado de tipo de sangre copia a color
6 Certificado de antecedentes penales
7 Certificado de estudios: primarios, secundarios o
superiores.
8 Certificados de cursos realizados
9 Certificados Laborales (por lo menos 2)
10 Referencias Personales (por lo menos 3)
11 Dos fotografías tamaño carnet
12 Copia de documento de Cuenta de ahorros en BGR
13 Copia de la planilla de cualquier servicio básico.
14 Copia del Carnet del CONADIS si lo tiene
15 Copia de las partidas de nacimiento de sus hijos si los
tiene
_______________________ ______________________ __________________
EMPLEADO RESPONSABLE APROBADO POR
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
(Aplicación de la estrategia DA-2)
260
Anexo N Control de Capacitaciones
Asociación de Servicios de Limpieza y Mantenimiento
JJJPCLimpio
CONTROL DE CAPACITACIONES FICHA N° _______
N°
TIPO DE
CAPACITACIÓN
(Curso, Seminario,
Taller, Conferencia)
TEMA QUE SE
TRATÓ
NOMBRES Y APELLIDOS
DEL PARTICIPANTE
N° DE
HORAS FECHA
NOMBRE DEL
INSTRUCTOR LUGAR
_________________ ____________________
REVISADO POR APROBADO POR (Aplicación de la estrategia DA-2)
261
Anexo O Orden de Requisición
Asociación de Servicios de Limpieza y Mantenimiento
JJJPCLimpio
ORDEN DE REQUISICIÓN N° _______
FECHA DE PEDIDO: NOMBRE DEL SOLICITANTE:
INSTITUCIÓN - CONTRATO:
CÓDIGO CANTIDAD DETALLE – DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES
_________________ ____________________ _________________
ENTREGADO POR RECIBIDO POR APROBADO POR
(Aplicación de la estrategia DA-2)
262
Anexo P Control de Inventarios – KARDEX
Asociación de Servicios de Limpieza y Mantenimiento
JJJPCLimpio
CONTROL DE INVENTARIOS KARDEX N° _______
NOMBRE DEL PRODUCTO: EXISTENCIAS MÁXIMAS:
DESCRIPCIÓN: EXISTENCIAS MÍNIMAS:
MÉTODO DE COSTO: UNIDAD DE MEDIDA:
CÓDIGO:
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
N° FECHA CONCEPT
O
CANTIDA
D
C.
UNIT
($)
C.TOTA
L ($)
CANTIDA
D
C.
UNIT
($)
C.TOTA
L ($)
CANTIDA
D
C.
UNIT
($)
C.TOTA
L ($)
_________________________ ______________________ ____________________
CUSTODIO RESPONSABLE REVISADO POR APROBADO POR
NOMBRE: NOMBRE: NOMBRE:
(Aplicación de la estrategia DA-2)
263
Anexo Q Recepción de Materiales
Asociación de Servicios de Limpieza y Mantenimiento
JJJPCLimpio
RECEPCIÓN DE MATERIALES N° _______
FECHA DE RECEPCIÓN: NOMBRE DEL SOLICITANTE:
INSTITUCIÓN - CONTRATO: ORDEN DE REQUISICIÓN REF:
Marque con una X la recepción de los útiles o materiales solicitados con anterioridad. (Check List)
CÓDIGO CANTIDAD DETALLE – DESCRIPCIÓN CHECK
LIST OBSERVACIONES
_________________ ____________________ _________________
ENTREGADO POR RECIBIDO POR APROBADO POR
(Aplicación de la estrategia DA-2)