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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS CONTABLES EN EL
MUNICIPIO DEL CANTÓN RUMIÑAHUI, UBICADO EN LA CIUDAD DE
SANGOLQUÍ, DURANTE EL PERIODO 2015-2016
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE INGENIERO EN
CONTABILIDAD Y AUDITORIA, CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
AUTOR: JONATHAN FABRICIO IMBAQUINGA CRIOLLO
TUTOR: DR. GALO FERNANDO GALLARDO CARRILLO
QUITO, DM. DE MARZO DE 2018
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REFERENCIAS DEL AUTOR: Jonathan Fabricio Imbaquinga Criollo,
REFERENCIAS DEL TUTOR: Dr. Galo Fernando Gallardo Carrillo,
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Planificación, Diagnóstico Situacional, Desarrollo de
la Auditoría, Programas y Proyectos, Comunicación de Resultados.
Imbaquinga Criollo, Jonathan Fabricio (2018). Auditoria de Gestión a
los procesos contables en el Municipio del Cantón Rumiñahui, ubicado
en la Ciudad de Sangolquí, durante el periodo 2015. Trabajo de
Titulación, modalidad proyecto de investigación para la obtención del
Título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría. Contador Público
Autorizado. Carrera de Contabilidad y Auditoría. Quito: UCE. 160 p.
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DERECHOS DE AUTOR
Yo, Jonathan Fabricio Imbaquinga Criollo, en calidad de autor y titular de los derechos
morales y patrimoniales del trabajo de titulación AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS
PROCESOS CONTABLES EN EL MUNICIPIO DEL CANTÓN RUMIÑAHUI,
UBICADO EN LA CIUDAD DE SANGOLQUÍ, DURANTE EL PERIODO 2015,
modalidad presencial de conformidad con el Art. 114 del CÓDIGO ORGÁNICO DE
LA ECONOMÍA SOCIAL DE LOS CONOCIMIENTOS, CREATIVIDAD E
INNOVACIÓN, concedo a favor de la Universidad Central del Ecuador una licencia
gratuita, intransferible y no exclusiva para el uso no comercial de la obra, con fines
estrictamente académicos. Conservo a mi favor todos los derechos de autor sobre la
obra, establecidos en la normativa citada.
Asimismo autorizo a la Universidad Central del Ecuador para que realice la
digitalización y publicación de este trabajo de titulación en el repositorio virtual, de
conformidad a lo dispuesto en el Art. 144 de la Ley Orgánica de Educación Superior.
El autor declara que la obra objeto de la presente autorización es original en su forma
de expresión y no infringe el derecho de autor de terceros, asumiendo la
responsabilidad por cualquier reclamación que pudiera presentarse por esta causa y
liberando a la Universidad de toda responsabilidad.
En la ciudad de Quito, a los 07 días del mes de Marzo de 2018
Jonathan Fabricio Imbaquinga Criollo
C.C. 1720330156
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APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
Yo, Dr. Galo Fernando Gallardo Carrillo, en calidad de tutor del trabajo de titulación,
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS CONTABLES EN EL MUNICIPIO
DEL CANTÓN RUMIÑAHUI, UBICADO EN LA CIUDAD DE SANGOLQUÍ,
DURANTE EL PERIODO 2015, elaborado por el estudiante Jonathan Fabricio
Imbaquinga Criollo, de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, en consideración
que el trabajo de titulación reúne los requisitos y méritos necesarios en el campo
metodológico y epistemológico, para ser sometido al jurado examinador que se designe
en virtud de continuar con el proceso de titulación determinado por la Universidad
Central del Ecuador.
En la ciudad de Quito, a los 07 días del mes de Marzo de 2018
Dr. Galo Fernando Gallardo Carrillo
C.C. 1706868542
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APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN
Yo, Dr. Galo Fernando Gallardo Carrillo, en calidad de Tutor del trabajo de titulación,
AUDITORÍA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS CONTABLES EN EL MUNICIPIO
DEL CANTÓN RUMIÑAHUI, UBICADO EN LA CIUDAD DE SANGOLQUÍ,
DURANTE EL PERIODO 2015, elaborado por la estudiante Jonathan Fabricio
Imbaquinga Criollo, de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias
Administrativas de la Universidad Central del Ecuador, APRUEBO, el nivel de
similitud en correspondencias con los parámetros establecidos considerando el resultado
del programa especializado para tal efecto, el análisis y revisión personal.
Se anexa la hoja resumen del programa especializado en imagen PDF
En la ciudad de Quito, a los 17 días del mes de Agosto de 2018
Dr. Galo Fernando Gallardo Carrillo
C.C. 1706868542
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ANÁLISIS URKUND
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AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
Quito, 1 de Marzo del 2018
Doctora María Angélica García DIRECTORA DE LA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Presente
De mi consideración:
Me dirijo a usted de la manera muy cordial , sin antes expresarle mis sentimientos de
consideración y estima, la presente tiene a bien informarle que el Señor
IMBAQUINGA CRIOLLO JONATHAN FABRICIO con C.C. 172033015-6 cuenta
con la respectiva autorización para el uso de la información financiera u otra que
necesitaré en su proceso de investigación, los datos son única y exclusivamente para el
desarrollo de su Tesis denominada "AUDITORIA DE GESTIÓN A LOS
PROCESOS CONTABLES EN EL MUNICIPIO DEL CANTÓN RUMIÑAHU,
UBICADO EN LA CIUDAD DE SANGOLQUI, DURANTE EL PERIDO 2015"
Particular que comunico para los fines pertinentes.
Atentamente,
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viii
DEDICATORIA
La presente tesis dedico a Dios quien supo guiarme por el buen camino y hacia la
excelencia, por darme la fuerza suficiente para seguir adelante y no desfallecer en los
problemas que se presentaban, por enseñarme a encarar las adversidades y hacer que
tome las decisiones más correctas para mi vida.
A mi familia por el apoyo incondicional.
A mi madre por sus, concejos, amor, comprensión y su apoyo en los momentos
difíciles, por los recursos necesarios para estudiar una carrera.
A mis amigos, quienes me acompañaron en este proceso y con quienes se compartió
grandes momentos únicos e inigualables en el salón de clases.
Jonathan Fabricio Imbaquinga Criollo
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ix
AGRADECIMIENTO
En primer lugar, agradecer a Dios por darme la vida y por ayudarme a cumplir con una
de mis metas.
A la Universidad Central del Ecuador en especial a la Facultad de Ciencias
Administrativas y a sus profesores por todos los conocimientos otorgados en el salón de
clases.
A todos los que creyeron que se podía llegar a alcanzar con esta meta familia amigos
personas que conocí a lo largo de mi camino estudiantil.
Jonathan Fabricio Imbaquinga Criollo
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x
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................. iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO
DE TITULACIÓN ................................................................................................ v
ANÁLISIS URKUND ..................................................................................................... vi
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................... vii
DEDICATORIA ............................................................................................................ viii
AGRADECIMIENTO ..................................................................................................... ix
CONTENIDO ................................................................................................................... x
LISTA DE TABLAS ..................................................................................................... xiii
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... xiv
ANEXOS ....................................................................................................................... xiv
RESUMEN ..................................................................................................................... xv
ABSTRACT .................................................................................................................. xvi
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1
1. GENERALIDADES ............................................................................................. 2
1.1. Antecedentes históricos del cantón Rumiñahui.................................................. 2
1.2. Municipio del cantón Rumiñahui ....................................................................... 3
1.2.1. Misión ................................................................................................................. 4
1.2.2. Visión ................................................................................................................. 4
1.2.3. Objetivos del Municipio ..................................................................................... 4
1.2.4. Estructura Organizacional Actual ...................................................................... 5
1.2.5. Procesos de la Municipalidad ............................................................................. 6
1.3. Diagnóstico Situacional .................................................................................... 10
1.3.1. Análisis Interno ................................................................................................ 10
1.3.1.1. Área Administrativa ......................................................................................... 12
1.3.1.2. Proceso Administrativo .................................................................................... 13
1.3.1.3. Área Financiera ................................................................................................ 14
1.3.1.4. Procesos Contables ........................................................................................... 14
1.3.2. Análisis Externo ............................................................................................... 15
-
xi
1.3.2.1. Factores Económicos ........................................................................................ 15
1.3.2.2. Factores Políticos -Legal .................................................................................. 15
1.4. Análisis FODA ................................................................................................. 21
2. MARCO TEÓRICO ........................................................................................... 22
2.1. Antecedentes de la Auditoría ........................................................................... 22
2.2. Definición y Marco legal de la Auditoría ......................................................... 22
2.2.1. Definición de Auditoría .................................................................................... 22
2.2.2. Marco Normativo de la Auditoría de Gestión .................................................. 23
2.3. Control Interno ................................................................................................. 23
2.4. Componentes de Control Interno ..................................................................... 24
2.4.1. Entorno de Control ........................................................................................... 24
2.4.2. Evaluación de Riesgos...................................................................................... 25
2.4.3. Actividades de Control ..................................................................................... 25
2.4.4. Información y Comunicación ........................................................................... 25
2.4.5. Supervisión ....................................................................................................... 25
2.5. Riesgos de auditoría ......................................................................................... 26
2.5.1. Tipos de riesgos ................................................................................................ 26
2.6. Muestreo de Auditoría ...................................................................................... 27
2.7. Evidencias ........................................................................................................ 28
2.8. Clases de evidencias ......................................................................................... 28
2.9. Técnicas para el levantamiento de información ............................................... 28
2.10. Herramientas para capturar información .......................................................... 30
2.11. Papeles de trabajo ............................................................................................. 31
2.12. Programas de auditoría ..................................................................................... 33
2.13. Índices .............................................................................................................. 34
2.14. Marcas de auditoría .......................................................................................... 34
2.15. Indicadores de gestión ...................................................................................... 35
2.16. Clasificación de los indicadores de gestión ...................................................... 36
2.17. Indicadores de resultados por área y desarrollo de información. ..................... 36
2.18. Metodología para la Auditoría de Gestión ....................................................... 38
2.18.1. Planificación Preliminar ................................................................................... 40
2.18.2. Planificación Específica ................................................................................... 42
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xii
2.18.3. Ejecución .......................................................................................................... 43
2.18.4. Comunicación de resultados ............................................................................. 44
2.18.5. Seguimiento ...................................................................................................... 45
2.19. Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado ................... 46
2.19.1. Presupuesto ....................................................................................................... 46
2.19.2. Ingresos ............................................................................................................ 48
2.19.3. Deuda Pública................................................................................................... 49
2.19.4. Administración de Proyectos............................................................................ 50
2.20. Proceso para la Contratación de Obras Públicas .............................................. 52
2.20.1. Fase I - Preparación .......................................................................................... 53
2.20.2. Fase II Precontractual ....................................................................................... 54
2.20.3. Fase III Contractual .......................................................................................... 55
3. APLICACIÓN PRÁCTICA ............................................................................... 57
3.1. Planificación Preliminar ................................................................................... 59
3.2. Planificación Específica ................................................................................... 84
3.3. Ejecución ........................................................................................................ 112
3.4. Comunicación de Resultados ......................................................................... 137
3.5. Seguimiento .................................................................................................... 153
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 157
Conclusiones ................................................................................................................. 157
Recomendaciones ......................................................................................................... 158
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 159
ANEXOS ...................................................................................................................... 161
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LISTA DE TABLAS
Tabla 1 Análisis FODA Diagnostico Situacional a la Gestión del Municipio ............... 21
Tabla 2 Técnicas más usadas para levantar la información.......................................... 28
Tabla 3 Formato de Programa de Auditoria ................................................................... 33
Tabla 4 Clasificación de marcas de Auditoría ................................................................ 34
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LISTA DE FIGURAS
Figura 1 Organigrama Estructural del Municipio del Cantón Rumiñahui ...................... 5
Figura 2 Organigrama Estructural del Área Administrativa - Financiera ........................ 6
Figura 3 Proceso Administrativo .................................................................................... 13
Figura 4 Tipos de riesgo en la auditoria de gestión ........................................................ 27
Figura 6 Fases de la auditoría de gestión ........................................................................ 40
Figura 7 Elementos de la Fase de Ejecución .................................................................. 43
Figura 8.-Flujograma para la Auditoria de Gestión ........................................................ 58
ANEXOS
Anexo A Normativa que aplica al GAD Municipal de Rumiñahui. .......................... 162
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AUDITORIA DE GESTIÓN A LOS PROCESOS CONTABLES EN EL
MUNICIPIO DEL CANTÓN RUMIÑAHUI, UBICADO EN LA CIUDAD DE
SANGOLQUI, DURANTE EL PERIODO 2015
RESUMEN
El presente trabajo de investigación, tiene como objetivo medir el grado de eficiencia y
eficacia con las que se desarrollan las actividades en el Municipio del Cantón
Rumiñahui y para ello se ha estructurado el trabajo de investigación de la siguiente
manera:
En el Capítulo I se establece la información básica de la Municipalidad como son:
misión, visión, objetivos, organigrama estructural, actividades, procesos entre otros.
Con la información obtenida se pudo realizar entrevistas, encuestas a los directores
financieros administrativos y al talento humano para posteriormente determinar las
fortalezas, debilidades, oportunidades y las amenazas que podrían perjudicar el
desempeño de la Municipalidad.
En el Capítulo II se describe las bases teóricas, metodologías de los temas relacionados
con el trabajo de investigación mismo que nos sirvieron como guía para la ejecución de
la Auditoría de Gestión
En el Capítulo III se realiza la aplicación práctica, en donde entran las fases de la
Auditoria de Gestión cuya finalidad es evaluar los procesos de talento humano,
Tesorería, Contabilidad así como la gestión en el tema de inventarios y adquisición de
bienes enfocados en la Administración de Proyectos. El resultado de este capítulo
fueron los hallazgos encontrados para posteriormente emitir las recomendaciones a
seguir.
En el Capítulo IV Se redactó un informe final en el cual se detallará las falencias
encontradas con sus respectivas conclusiones y recomendaciones mismas que permitirá
a las autoridades competentes tomar las mejores decisiones.
Y finalmente se estructuro matriz de seguimiento a fin de cumplir todas las
recomendaciones emitidas.
PALABRAS CLAVE: AUDITORÍA DE GESTIÓN / PROCESO
ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO / ANÁLISIS A LOS PROYECTOS /
EFICIENCIA / ECONOMÍA
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AUDIT OF MANAGEMENT TO ACCOUNTING PROCESSES IN THE
MUNICIPALITY OF CANTÓN RUMIÑAHUI, LOCATED IN THE CITY OF
SANGOLQUI, DURING THE PERIOD 2015
ABSTRACT
The objective of this research work is to measure the degree of efficiency and
effectiveness with which activities are developed in the Municipality of Cantón
Rumiñahui and for this the research work has been structured in the following way:
In Chapter I, the basic information of the Municipality is established, such as: mission,
vision, objectives, structural organization chart, activities, processes, among others.
With the information obtained it was possible to carry out interviews, surveys of
administrative financial directors and human talent to later determine the strengths,
weaknesses, opportunities and threats that could harm the performance of the
Municipality.
Chapter II describes the theoretical bases, methodologies of the topics related to the
research work itself that served as a guide for the execution of the Management Audit.
In Chapter III the practical application is carried out, where the phases of the
Management Audit come into play, which aim is to evaluate the processes of human
talent, Treasury, Accounting as well as the management in the subject of inventories
and acquisition of goods focused on the Administration of Projects. The result of this
chapter was the findings, to later issue the recommendations to follow.
In Chapter IV a final report was drawn up detailing the flaws found with their respective
conclusions and recommendations, which will allow the competent authorities to make
the best decisions.
And finally, a follow-up matrix was structured to comply with all the recommendations
issued.
KEYWORDS: MANAGEMENT AUDIT / ADMINISTRATIVE AND FINANCIAL
PROCESS / PROJECT ANALYSIS / EFFICIENCY / ECONOMY
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1
INTRODUCCIÓN
La gestión de los Municipios en el Ecuador se ha basado en dos escuelas de
pensamiento: primero la escuela sociológica que ve al Municipio como una institución
de derecho natural, impuesta por las exigencias de la sociedad y la segunda como
entidad territorial creada por Leyes y cuyas atribuciones son otorgadas por el Estado.
En el Municipio del Cantón Rumiñahui se ha venido utilizando un modelo de gestión
territorial cuyo propósito es satisfacer las necesidades de sus ciudadanos a través de sus
proyectos.
En la actualidad es necesario para el Municipio del Cantón Rumiñahui, medir el grado
de cumplimento de sus actividades en relación a los objetivos planteados; Para ello se
aplicará una Auditoría de Gestión basada en un examen sistemático y profesional a fin
de evaluar la eficiencia y eficacia de la gestión que realiza cada uno de los
departamentos, así como también de los programas, proyectos y actividades que se han
venido desarrollando.
La Auditoria de Gestión planteada se enfocara en el área administrativa –financiera
tomando como referencia los proyectos ejecutados y las Normas de Control Interno
establecidas por la Contraloría General del Estado. Se determinará la situación actual de
Municipalidad por medio de técnicas como encuestas, entrevistas y observación de
campo. Además se basará en el cuarto elemento de las Normas de Control Interno
“Administración proyecto” donde se verificará si el proceso de contratación de obras
públicas cumplió con todas sus fases y si se ejecutó de acuerdo a lo que la Ley dispone.
Cómo fruto de la investigación se elaborará un informe de auditoría donde se detallaran
todas las falencias encontradas con sus respectivas evidencias, adicionalmente se
incluirán las recomendaciones y los departamentos que se deberán involucrar de manera
inmediata.
El trabajo está orientado a propiciar una búsqueda del mejoramiento continuo en toda la
Municipalidad y la aceptación de los ciudadanos por los trabajos realizados.
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2
1. GENERALIDADES
La cantonización es un efecto transcendental dentro de un Estado. El crecimiento
demográfico, provoca que las necesidades básicas incrementen en el mismo sentido de
la población, lo que exige a los gobiernos de carácter nacional el cambio de categoría
territorial y administrativa. Es pues, que el cantón posee capacidades superiores a los de
una parroquia, pero aún limitados ante la provincia. En Ecuador, existen alrededor de
256 cantones dentro de las 24 provincias.
La provincia de Pichincha, una de las más importantes por su contribución económica al
desarrollo del país. Porque, dentro de esta se encuentra la capital, el cantón Quito, en la
cual se concentran todos los poderes del Estado. La cercanía a este polo de desarrollo,
en ocasiones opaca a otros cantones que se encuentran dentro de Pichincha, como el
cantón Rumiñahui, Pedro Mocano, Pedro Vicente Maldonado, Puerto Quito, por
ejemplo. Desde esta perspectiva, analizar la gestión administrativa de un Municipio
resulta interesante para analizar los componentes más importantes que se desarrollan en
un cantón que no sea la Capital. Por este motivo, se ha propuesto realizar un estudio a la
gestión del Municipio de Rumiñahui, cantón aledaño a la ciudad de Quito, y de esta
manera, aplicar la Auditoría de Gestión, para así, resaltar los eventos más importantes
dentro del periodo 2015, debido que hasta esta fecha había como realizar Auditoría de
Gestión aplicando el manual de la Contraloría General del Estado.
1.1. Antecedentes históricos del cantón Rumiñahui
Por medio de la planificación se puede rescatar culturas y tradiciones importantes para
el desarrollo del cantón, al evaluar el desempeño de la administración pública nos
permite observar la calidad del bienestar de sus pueblos. Existen algunas anécdotas
respecto a cómo se dio la conformación del cantón Rumiñahui con su capital Sangolquí.
Los primeros intentos de cantonización datan de la época de la dictadura del General
Alberto Enríquez, a mediados del siglo XX, con el afán de cantonizar al pueblo de
Sangolquí, ya que aquí se ubicaban grandes poblaciones que rodeaban a las haciendas
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3
que alimentaban a la capital. Mucho antes, según la Ley de División Territorial
difundida en 1861, determinaba que para elevar a Cantón a una Parroquia era necesario
un informe integral. Tras la solicitud emitida al Jefe Supremo, él designa a Luis Jácome
como Presidente de la Comisión para realizar un estudio que compruebe la situación
física, económica y cultural de la población de Sangolquí. En relación al ingreso que
generaba el comercio y la producción de este lugar el informe notificó, en síntesis, lo
siguiente “Muchos cantones de la República cuentan con menores entradas que la que
se produce en Sangolquí y son cantones viejos, por manera que, si sólo se toma en
cuenta este aspecto y la tendencia de aumento, Sangolquí tendrá medios suficientes para
la subsistencia, independiente del Municipio de la Capital…”.
El 31 de mayo de 1938, mediante decreto N.169 se eleva a la categoría de Cantón a la
parroquia de Sangolquí, estableciendo a la misma como cabecera principal y San
Rafael, San Pedro de Taboada, Cotogchoa y Rumipamba como parroquias. Toma el
nombre de Cantón Rumiñahui en honor al héroe indígena que fue símbolo de resistencia
y valentía, A través de los años se ha evidenciado el desarrollo del Cantón Rumiñahui
con la creación de la Autopista General Rumiñahui en 1977, que impulsa al Valle de los
Chillos y contribuye al fortalecimiento del sector de la construcción y el comercio. En
1990 se inaugura la vía Inter-valles que conecta al Valle de los Chillos con el Valle de
Cumbayá que le da un valor añadido y mayor impulso a las actividades.
1.2. Municipio del cantón Rumiñahui
El Municipio es la primera institución del cantón y tiene bajo sus responsabilidades el
administrar los servicios básicos, desarrollar planes de ordenamiento territorial,
administrar la educación, salud y transporte; Sin embargo, en el Ecuador, la capacidad
de los municipios para cumplir con estas obligaciones se ve limitada, ya sea por la
cantidad de recursos fiscales o la estructura que puede sostener todo el conjunto de
demandas sociales. En cualquiera de los casos, el Municipio tiene por delante la gestión
de los recursos públicos que son financiados a través del cobro de impuestos o
préstamos de orden local o internacional.
En este sentido, el cantón Rumiñahui posee dentro de su geografía una serie de aspectos
que le permiten constituirse en un municipio interesante para el análisis de la
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4
administración pública. Además, aquí se encuentran industrias, zonas recreativas y
turísticas, así como una población en amplio crecimiento que obligan a que la visión
con la que se orientan las decisiones de la gestión involucre la sostenibilidad de las
finanzas y la preservación del medio ambiente para el crecimiento sostenible del cantón.
A partir del año 2011, los Municipios también son reconocidos como Gobiernos
Autónomos Descentralizados (GAD`s). Esta denominación implementada por medio del
([Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización]
(COOTAD)) a su vez delimita las funciones y genera nuevas atribuciones en los temas
de gestión y regulación del gasto fiscal.
Al respecto se pueden plantear la Misión y Visión del GAD de Rumiñahui:
1.2.1. Misión
El Municipio de Rumiñahui se define como una organización de Gobierno y servicio
público local que promueve el desarrollo y bienestar integral de la comunidad de
manera eficiente, honesta y responsable, involucrando la participación ciudadana en pro
del bienestar común.
1.2.2. Visión
La Visión propone que el Municipio de Rumiñahui se constituya para el año 2020 en un
Gobierno Autónomo Descentralizado con un modelo de gestión administrativa, técnica,
participativa y operativa que fundamente su accionar en el bienestar de la comunidad, a
través de un proceso de mejoramiento continuo de calidad y eficacia de los servicios,
que potencie la productividad constituyéndose en una población apta para invertir y
vivir en armonía.
1.2.3. Objetivos del Municipio
Contribuir al desarrollo sustentable del Cantón Rumiñahui a través de la formulación y
ejecución de planes, programas y proyectos alineados en la Planificación Estratégica
Institucional, que garantice la dotación oportuna de servicios a la comunidad, con el
aporte de su talento humano e involucrando a los actores sociales en la gestión
municipal para lograr el buen vivir.
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5
1.2.4. Estructura Organizacional Actual
La estructura está determinada en función de la normativa vigente con el Concejo
Municipal como máxima autoridad, y bajo su dependencia el Alcalde, que comanda las
diferentes direcciones y unidades de gestión que dan vida a la entidad municipal.
De acuerdo al Organigrama Estructural Figura 1, para la presente investigación se
estudiara la Dirección Administrativa y Financiera, con un enfoque en la ejecución de
los proyectos.
Figura 1 Organigrama Estructural del Municipio del Cantón Rumiñahui
En: Archivos del GAD Municipal de Rumiñahui
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6
Adicionalmente, el Municipio cuenta con una estructura definida para el
funcionamiento del Área financiera y administrativa, la cual se muestra en la figura 2.
Figura 2 Organigrama Estructural del Área Administrativa - Financiera
En: Archivos del GAD Municipal de Rumiñahui
1.2.5. Procesos de la Municipalidad
Proceso legislativo
Concejo municipal
Comisiones Permanentes y Especiales
Proceso gobernador
Alcaldía
Alcalde
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Procesos asesores
Procuraduría síndica
Procurador Síndico
Asistente Administrativo (Asesoría Jurídica)
Auditoría interna
Auditor General Interno Gobiernos Autónomos Descentralizados
(C.G.E.)
Procesos habilitantes o de apoyo
Gestión administrativa
Director Administrativo
Talento humano
Jefe de Personal
Asistente Administrativo (Personal)
Recepción e información
Recepcionista
Documentación y archivo
Asistente Administrativo (Archivo)
Secretaría Municipal
Secretario del Concejo
Asistente Administrativo (Secretaría)
Planificación institucional
Secretario Técnico (Planificación Institucional)
Comunicación social
Comunicador Social (Relaciones Públicas)
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8
Gestión financiera
Director Financiero
Asistente Administrativo (Financiero)
Contabilidad y presupuesto
Contador General
Contador
Auxiliar de Contabilidad
Tesorería y recaudación
Tesorero Municipal
Recaudador Municipal (Tesorería)
Rentas
Jefe de Rentas Municipales
Bodega y proveeduría
Guardia
Compras públicas
Asistente Técnico de Compras Públicas
Procesos sustantivos, operativos o generadores de valor
Gestión de obras públicas
Dirección de obras públicas
Director de Obras Públicas
Asistente Administrativo (OO.PP.MM.)
Vialidad y construcciones
Asistente Técnico en Ingeniería
Asistente Administrativo de (OO.PP.MM.)
Topografía
Topógrafo
Fiscalización
Fiscalizador
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Gestión territorial y ambiental
Dirección de planificación urbana y rural
Director de Planificación Urbana y Rural
Regeneración urbana
Asistente Técnico (Dibujante)
Avalúos y catastros
Jefe de Avalúos y Catastros
Estudios y proyectos
Asistente Administrativo (Proyectos)
Dirección de gestión ambiental y ecoturismo
Director de la DIGAE
Asistente Administrativo (DIGAE)
Reforestación - parques y jardines
Técnico Forestal
Manejo integral de residuos sólidos
Gestión servicios y equipamientos
Comisaría municipal
Comisario Municipal
Asistente Administrativo (Comisaría)
Policía Municipal
Mercado y servicios de camal
Inspector de Servicios de Mercado
Gestión social cultural
Desarrollo social y cultura
Jefe de Desarrollo Social y Cultura
Asistente Administrativo (Cultura)
Bibliotecario
Promoción social
Promotor Social
Sistemas y telecentro comunitario
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Jefe de Sistemas
Asistente Administrativo (Telecentro)
Recaudación
Gestión económica y productiva
Desarrollo empresarial y productivo
Secretario Técnico
Acción social municipal
Técnica Coordinadora de Acción Social
Rehabilitadora Social
Asistente Administrativo (Acción Social)
1.3. Diagnóstico Situacional
El análisis de la gestión se define como el proceso de coordinación de los recursos
disponibles que se lleva a cabo para establecer y alcanzar objetivos y metas en un
tiempo programado.
La gestión comprende todas las actividades organizacionales. Gestión o administración
pública, entendida ésta desde un punto de vista material, como actividad administrativa,
es la capacidad gubernamental para ejecutar los lineamientos programáticos; es el
conjunto de acciones mediante las cuales las entidades tienden al logro de sus fines,
objetivos y metas, observando las políticas establecidas ([Contraloría General del
Estado(CGE),2011]).
1.3.1. Análisis Interno
La auditoría de gestión a las entidades y organismos del sector público, determina el
grado de efectividad en el logro de las metas y objetivos programados, los recursos
utilizados para alcanzar dichos resultados y el nivel de eficiencia; estos elementos
constituyen la base para realizar una auditoría de gestión con un enfoque integral. La
importancia de la auditoría de gestión, se refleja también en las atribuciones de la
Contraloría General del Estado, establecidas en el artículo 31, numeral 30 de la Ley
Orgánica de la Contraloría General del Estado:
Pronunciarse sobre los aspectos de legalidad, economía, eficiencia, efectividad y
transparencia en el empleo de los recursos y bienes públicos, humanos, materiales,
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financieros, tecnológicos, ambientales, de tiempo y sobre los resultados de la gestión
institucional. (CGE,2011,Pag11).
De conformidad con lo establecido en el artículo 21 de la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado, el fin de la auditoría de gestión es determinar si el
desempeño de una institución, ente contable o la ejecución de programas y proyectos se
ha realizado de acuerdo a principios y criterios de economía, efectividad y eficiencia; en
concordancia con lo señalado y a efectos de la presente guía, consideramos los
siguientes objetivos a alcanzar, en esta actividad de control: Establecer el grado de
cumplimiento de las facultades, objetivos y metas institucionales.
1. Determinar la eficiencia, eficacia, economía, impacto y legalidad en el manejo
de los recursos humanos, materiales, financieros, ambientales, tecnológicos y de
tiempo.
2. Determinar si se están ejecutando exclusivamente, los sistemas, proyectos,
programas y/o actividades que constan en la planificación institucional, con
sujeción al Plan Nacional de Desarrollo, a los planes regionales, provinciales,
cantonales y parroquiales rurales de desarrollo y de ordenamiento territorial.
3. Proporcionar una base para mejorar la asignación de recursos y la
administración de éstos.
4. Orientar a la administración en el establecimiento de procesos, tendientes a
brindar información sobre el desarrollo de metas y objetivos específicos y
mensurables.
5. Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales, normativas y
reglamentarias aplicables, así como las políticas, planes y programas
establecidos.
6. Determinar el grado en que el organismo y sus servidores controlan y evalúan la
calidad tanto de los servicios que presta, como de los bienes que adquiere.
7. Medir el grado de confiabilidad y calidad de la información financiera y
operativa. Los resultados de la auditoría de gestión se pueden obtener: a corto
plazo, con el diagnóstico y formulación de las recomendaciones tendientes a
mejorar la eficacia, la economía y la eficiencia de las operaciones examinadas,
una vez identificadas las causas que originaron el incumplimiento de metas y
objetivos; a mediano y largo plazo con el mejoramiento de la prestación de
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12
servicios y de los beneficios económicos en la administración pública,
dependiendo de la naturaleza del organismo o entidad examinada.
De los numerales citados tomaremos como énfasis los puntos 2, 3, 4, 5 ya que se acerca
más a nuestra investigación que es la “Administración de Proyectos”.
1.3.1.1. Área Administrativa
El Área Administrativa contribuye al desarrollo de la organización a través de una
gestión organizada y profesional, que permitan alcanzar los objetivos de la
Municipalidad, Dando siempre el soporte a la gestión de todas las áreas. Las funciones
que maneja esta área son las siguientes:
1. Coordinar con las diversas dependencias del Municipio, en la formulación de sus
cuadros de necesidades para efectos de elaborar el Plan Anual de Contrataciones
de conformidad al ámbito de su competencia;
2. Coordinar con la Dirección General, Dirección de Planificación y la Dirección
Financiera a la formulación del presupuesto anual de bienes y servicios;
3. Controlar y evaluar la ejecución del presupuesto de abastecimiento de bienes y
servicios
4. Evaluar el cumplimiento en los términos contractuales y convenios, en el ámbito
de su competencia;
5. Recibir, almacenar y distribuir los bienes
6. Administrar los bienes patrimoniales y bodegas, efectuado su control y
supervisando su estado de conservación y mantenimiento;
7. Realizar la toma de inventarios de los bienes muebles e inmuebles y su
validación con el catastro
8. Ejecutar los procedimientos de ínfima cuantía, determinados en el Reglamento a
la Ley Organiza del Sistema Nacional de Contratación Pública y las
delegaciones emitidas por la máxima autoridad Municipal.
9. Coordinar con las instituciones y organismos públicos las transferencias de
bienes patrimoniales de conformidad con la Ley;
10. Efectuar el saneamiento técnico y legal de los bienes muebles e inmuebles
asignados, en coordinación con la Procuraduría Sindica.
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13
11. Consolidar informes anuales del estado de los bienes del Municipio, para
conocimiento del Director General Administrativo y decisión de la máxima
autoridad;
12. Supervisar los servicios de mantenimiento y reparación de las instalaciones,
equipos y vehículos, así como administrar los servicios de limpieza, transporte
liviano y otros.
13. Coordinar la elaboración de formatos y formularios para la administración de
procedimientos dministrativos.(Resolución Administrativa, (GADMUR,
2012,Pag23)
14. Para la presente investigación se tomara como énfasis los puntos 1, 2, 3 ya que
los mismos tienen relación con la “Administración de Proyectos”.
1.3.1.2. Proceso Administrativo
“Proceso administrativo es el conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales
se efectúa la administración, mismas que se interrelacionan y forman un proceso
integral”. (Bustos, 2003, pág. 2).
Figura 3 Proceso Administrativo
En: (Bustos, 2003, pág. 2).
Planificación
•Contribución de los objetivos.
•Extención de la planeación.
•Eficacia de los planes.
Organización
•Objetivos Cuantificables.
•Claro concepto de actividades.
•Área clara y consisa de la autoridad o de la decisión.
Dirección
•Proposito de la empresa.
•Factores productivos.
•Naturaleza del factor humano.
Control
•Establecer estandares
•Medición.
•Corección.
•Retroalimentación.
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14
1.3.1.3. Área Financiera
El área financiera tiene por objeto optimizar el uso de los recursos financieros, mediante
una administración eficiente (CGE, 2011, pág. 18). Es importante un análisis a esta área
porque de aquí se proporcionará la información necesaria para la toma de decisiones
Las funciones que maneja esta área son:
Llevar la contabilidad municipal en conformidad con las normas de la
contabilidad gubernamental y con las instrucciones que al respecto imparta la
Contraloría General del Estado.
Preparar información contable para colaborar con la Secretaria Comunal de
Planificación en la elaboración del presupuesto municipal.
Registrar la ejecución del presupuesto anual de ingresos y egresos, y de sus
ampliaciones, ajustes y traspasos en conformidad con las normas reglamentarias
vigentes.
Elaborar estados o informes financieros requeridos por el director.
Preparar y confeccionar el balance presupuestario anual de la Municipalidad.
Mantener actualizado el valor de los activos y pasivos de la Municipalidad, en
conformidad a los inventarios del patrimonio municipal.
Confeccionar los decretos de pago para todos los egresos municipales.
Mantener el registro de los documentos que han dado origen a las imputaciones
contables y que constituyen el respaldo de estos, y mantenerlos en custodia.
(Resolución Administrativa, GADMUR,2012,Pag30)
1.3.1.4. Procesos Contables
Los procesos contables en general son normas y pautas a seguir para controlar las
operaciones y obtener información financiera de una empresa, para ello es necesario
tener como mínimo un conocimiento global de la empresa, elaborar informes periódicos
realizar chequeos constantes, así como llevar un registro al día. El objetivo de esta
investigación es aportar pautas que sirvan para desarrollar y mejorar los procesos
contables que maneja el área financiera. Además de analizar en detalle cuáles procesos
contables se utilizaron para obtener tales resultados, cómo se utilizaron esos procesos,
en qué medida se llevan a cabo y si se están aplicando de la manera correcta. (Sabaté,
2002, p. 45).
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15
Procesos contables para la auditoría:
Informe de la ejecución presupuestaria.
Conciliación contable.
Informe de Evaluación del presupuesto devengado.
Informes económicos y contables del proyecto
1.3.2. Análisis Externo
1.3.2.1. Factores Económicos
El Presupuesto General del Estado es la estimación de recursos financieros que tiene el
Ecuador. Según el art 188 del Código Orgánico Territorial, Autonomía y
Descentralización (COOTAD) determina la participación de los gobiernos autónomos
descentralizados de las rentas del estado conforme a los principios de subsidiaria,
solidaridad y equidad tributaria. Para el año 2013 el acuerdo ministerial 2441, conforme
a lo establecido en el art.1 señala asignar los recursos del Presupuesto General del
Estado a los Gobiernos Autónomos Descentralizados que participan del 21% de los
ingresos permanentes y el 10% de los ingresos no permanentes del Presupuesto, según
establecido en el art. 192 del COOTAD. Además, se incluye criterios para la
distribución de recursos entre los GADS como el tamaño de la población, necesidad
básica insatisfecha, logro en el mejoramiento de niveles de vida, esfuerzo fiscal y
administrativo. (Benjamin, 2006).
Connotación. Los ingresos permanentes y no permanentes son factores que pueden
variar por diversas causas en cada periodo, lo cual incide directamente en el Gobierno
Autónomo Descentralizado Municipal Rumiñahui ya que las instituciones tienen un alto
grado de dependencia de la asignación de dinero que el gobierno central le suministra
anualmente, lo que representa una AMENAZA al (GADMUR). Se considera como otra
AMENZA la mala ejecución presupuestaria por los pagos acelerados al finalizar el
periodo.
1.3.2.2. Factores Políticos -Legal
Plan Estratégico Institucional (GADMUR, 2015)
El ambiente político dentro del cantón es totalmente favorable para la gestión
Municipal; los grupos de interés que forman parte (directa o indirectamente) del trabajo
del Municipio, se encuentran alineados con la ideología política del mismo y ven con
buenos ojos el accionar del Alcalde y sus concejales en este ámbito. Mientras que el
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16
grupo de interés al cual el Municipio se debe (la ciudadanía del cantón); ha demostrado
su aprobación a la posición política Municipal (y su trabajo) con la 3ra reelección; y
como queda claro en los resultados previamente analizados.
Otro factor favorable en este entorno, es el alineamiento político que existe entre el
Municipio y el Gobierno Central; mas el trabajo mancomunado que el Municipio ha
venido haciendo conjuntamente con el Gobierno Provincial de Pichincha y la Alcaldía
de Quito.
Desde el punto de vista de la ciudadana; la calificación promedio de la gestión del
Alcalde es considerada como buena y muy buena; esta es una oportunidad de mejora ya
que no se nota el descontento sin embargo las persona esperan un poco más de la
gestión municipal.
Este entorno político favorable, es una ventaja con la cual muy pocos Municipios del
Ecuador cuentan, debe ser aprovechada como pilar para continuar con un trabajo que ha
rendido frutos y es visto favorablemente en aras de mejorar las diferentes falencias que
existen en las parroquias de Rumiñahui, dentro del ámbito económico, social y de
turismo.
La planificación estratégica permite asegurar el logro de los objetivos y la definición de
la misión y visión planteada por la organización, para proporcionar una dirección a la
organización.
En este sentido y con base en la Norma legal vigentes se realiza un análisis práctico, a
fin de sustentar y/o validar el trabajo que se está realizando. Sobre esto, se ha realizado
una recopilación de los artículos y señalamientos constitucionales de apego, que desde
el punto de vista del Plan Estratégico deben ser tomados en cuenta:
Constitución del Ecuador
Art. 264.- Los gobiernos municipales tendrán las siguientes competencias
exclusivas sin perjuicio de otras que determine la ley:
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Planificar el desarrollo cantonal y formular los correspondientes
planes de ordenamiento territorial, de manera articulada con la
planificación nacional, regional, provincial y parroquial, con el fin de
regular el uso y la ocupación del suelo urbano y rural.
Planificar, construir y mantener la vialidad urbana.
Prestar los servicios públicos de agua potable, alcantarillado,
depuración de aguas residuales, manejo de desechos sólidos,
actividades de saneamiento ambiental y aquellos que establezca la ley.
Crear, modificar o suprimir mediante ordenanzas, tasas y
contribuciones especiales de mejoras.
Planificar, construir y mantener la infraestructura física y los
equipamientos de salud y educación, así como los espacios públicos
destinados al desarrollo social, cultural y deportivo, de acuerdo con la
ley.
Preservar, mantener y difundir el patrimonio arquitectónico, cultural y
natural del cantón y construir los espacios públicos para estos fines.
Formar y administrar los catastros inmobiliarios urbanos y rurales.
Gestionar la cooperación internacional para el cumplimiento de sus
competencias.
Ley Orgánica de Régimen Municipal
Art 1.- El Municipio es la sociedad política autónoma subordinada al orden
constitucional de Estado, cuya finalidad es el bien común local y, dentro de
este y en forma primordial, la atención a las necesidades de la ciudad, del
área metropolitana y de las parroquias rurales de la respectiva
jurisdicción. El territorio de cada cantón comprende parroquias urbanas
cuyo conjunto constituye una ciudad, y parroquias rurales.
Art 25.-El Gobierno actual estará a cargo del Concejo Municipal con
facultades normativas cantonales de planificación, consultivo y de
fiscalización, presidido por el alcalde, con voto dirimente.
Art 26.- El alcalde es el representante legal de la municipalidad y
responsable de la administración municipal; junto con el procurador
síndico la representará judicial y extrajudicialmente.
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18
Art 484.- El presupuesto es un acto del gobierno municipal que contiene el
plan anual operativo en conformidad a los planes de mediano y largo
plazo, que indica el origen y monto de los recursos que se esperan recaudar
y el costo de las funciones, programadas y sub programadas de la
municipalidad, expresado en términos de los resultados que se pretenden
alcanzar y de los recursos necesarios para lograrlos.
Art 486.- El ejercicio financiero municipal se iniciará desde el 1ro. de
enero y terminará el 31 de diciembre de cada año, y para ese período
deberá aprobarse y regir el presupuesto. No podrá mantenerse ni
prorrogarse la vigencia del presupuesto del año anterior.
Código Orgánico De Planificación Y Finanzas Públicas
Art 99.- Universalidad de los Recursos. - los recursos que por cualquier
concepto obtengan, recauden o reciban las entidades y organismos que
conforman el Presupuesto General del Estado son recursos públicos, por lo
que su uso no podrá ser determinado directamente por aquellas entidades u
organismos, a excepción de los recursos fiscales generados por las
instituciones, los mismos que tendrán una reglamentación especifica.
El Estado garantizara la entrega oportuna de las asignaciones específica
de ingresos permanentes y no permanentes para los Gobiernos Autónomos
Descentralizados. El ente rector de las Finanzas Públicas, en casos de
fuerza mayor, podrá anticipar las transferencias a los Gobiernos
Autónomos Descentralizados, dentro del mismo ejercicio fiscal, de acuerdo
al Reglamento de este código.
Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización
Art 116.- Facultades “La planificación es la capacidad para establecer y
articular las políticas, objetivos, estrategias, y acciones como parte del
diseño, ejecución y evaluación de planes, programas y proyectos, en el
ámbito de sus competencias y de circunscripción territorial, en el marco del
Sistema Nacional de Planificación. La planificación corresponde
concurrentemente a todos los niveles del gobierno”
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Art295.-Planificación del desarrollo “Los Gobiernos Autónomos
Descentralizado, con la participación protagónica de la ciudadanía,
planificaran estratégicamente su desarrollo con visión a largo plazo
considerando las particularidades de su jurisdicción, que además permiten
ordenar la localización de las acciones públicas en función de las
cualidades territoriales.”
Los planes de desarrollo deberán contener al menos:
Un diagnóstico que permita conocer las capacidades, oportunidades
y potencialidades de desarrollo, y las necesidades que se requieran
satisfacer de las personas y comunidades
Definición de políticas generales y particulares que determinen con
claridad objetivos de largo y mediano plazo;
Establecimiento de lineamientos estratégicos como guías de acción
para lograr los objetivos; y,
Programas y proyectos con metas concretas y mecanismos que
faciliten la evaluación, el control social y la rendición de cuentas.
Sin duda alguna es considerable que el Plan Nacional del Buen Vivir , es el
instrumento principal guía para la planificación institucional, la alineación de objetivos
estratégicos institucionales, deben tener concordancia absoluta con los objetivos macro
pretendidos y cuyo horizonte de cumplimiento es a largo plazo, el objetivo 1, nos
manifiesta lo siguiente “Consolidar el Estado democrático y la construcción del poder
popular, Políticas y Lineamientos Estratégicos, 1.7 Fortalecer el Sistema Nacional
Descentralizado de Planificación Participativa, con un enfoque de derechos, con lo cual
a través del PEI, el (GADMUR) da cumplimiento total, adicionalmente también es
importante conocer cuales con las políticas que generan las directrices de cierta manera
y sobre las que se trabajó en el desarrollo de Plan Institucional:
Lineamientos/ Objetivos #1 PNBV / Política #7
Articular de manera coherente a los distintos niveles del gobierno y a sus
correspondientes instrumentos de planificación para alcanzar mayor eficiencia y
eficacia de las intervenciones del Estado en el territorio.
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Diseñar e implementar mecanismo e instrumentos que permitan la participación
efectiva de personas, comunidades, pueblos y nacionalidades durante todo el
ciclo de planificación.
Reforzar la corresponsabilidad en la planificación, el diseño e implementación,
el seguimiento y la evaluación de la política pública.
Fomentar, entre la población y las autoridades, la importancia de la planificación
no solamente como instrumento de política pública, sino como herramienta de
un proceso de cambio político.
Finalmente podemos definir que el plan Estratégico Institucional fue formulado a través
de un estudio participativo, cumpliendo con los principales requisitos definidos en los
distintos instrumentos jurídicos, Leyes y Reglamentos establecidos en el marco general
con enfoque a Planificación Pública. (GADMUR, 2015, pág. 21;27).
Contraloría General del Estado
La CGE, como ente regulador de las finanzas y manejo de recursos públicos determina
el alcance y las condiciones con las cuales los GAD´s municipales deben gestionar y
administrar los recursos del Estado
Art. 8.- Objeto del Sistema de Control. - Mediante el sistema de
control, fiscalización y auditoría se examinarán, verificarán y
evaluarán las siguientes gestiones: administrativa, financiera,
operativa; y cuando corresponda gestión medio ambiental de las
instituciones del Estado y la actuación de sus servidores. En el examen,
verificación y evaluación de estas gestiones, se aplicarán los
indicadores de gestión institucional y de desempeño y se incluirán los
comentarios sobre la legalidad, efectividad, economía y eficiencia de
las operaciones y programas evaluados.
Art. 12.- Tiempos de control. - El ejercicio del control interno se
aplicará en forma previa, continua y posterior
Es, por lo tanto, responsabilidad de la unidad de auditoría interna de cada institución
llevar a cabo exámenes periódicos y recabar la información sobre la gestión, a fin de
que se mantenga un control oportuno de todos los procesos que se generan.
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21
1.4. Análisis FODA
El diagnostico situacional FODA es una herramienta que posibilita conocer y evaluar las
condiciones de operación reales de una organización, a partir del análisis de esas cuatro
variables principales (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas) , con el fin de
proponer acciones y estrategias para su beneficio. La estrategia de una empresa debe
surgir de un proceso de análisis y concatenación de recursos y fines, además de ser
explicitas, para que se constituyan en una “forma” viable de alcanzar sus objetivos. (Jóse,
2016, pág. 2).
Para determinar el análisis FODA de la Municipalidad vamos aplicar las técnicas de
Observación, Entrevista, encuesta. Una vez determinado las cuatro variables
propondremos acciones de mejora.
Tabla 1 Análisis FODA Diagnostico Situacional a la Gestión del Municipio
FORTALEZAS DEBILIDADES
Espacio físico suficiente para cada departamento. Deficiencia de comunicación y coordinación entre áreas
Trabajo por el bienestar de la comunidad Deficiente y desactualizado equipo tecnológico.
Motivación interna por mejorar la gestión y disposición al cambio.
Débil ejecución de proyectos y obras establecidas en el POA
Proyectos encaminados al bienestar de los ciudadanos. Proyectos considerados en el POA.
Desconocimiento e incumplimiento de las Leyes y Reglamentos Locales. Incumplimiento de la entrega de obras por parte del Contratista
No existen procesos claramente establecidos
Escasas capacitaciones técnicas y/o actualizaciones de conocimientos para funcionarios y autoridades institucionales. En relación a la ejecución de proyectos
Inadecuado control de garantías. Garantías sin renovación
OPORTUNIDADES AMENAZAS
Desarrollo del Cantón Rumiñahui alineados al Plan Nacional de Buen Vivir.
Alto grado de dependencia de la asignación de dinero por parte del Gobierno Central
El personal de la dirección conoce las necesidades de la comunidad
Poca inversión en el país para la investigación obliga a importar tecnologías a precios elevados
Crecimiento de la actividad comercial y de la población, junto a la concientización de la importancia de pagos de tributos
Desconocimiento e incumplimiento de las leyes
Determinación de áreas prioritarias de atención en servicios, promoviendo el desarrollo ordenado y organizado del cantón.
Inestabilidad política
Por: Jonathan Imbaquinga
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22
2. MARCO TEÓRICO
2.1. Antecedentes de la Auditoría
Se sabe qué hace varios siglos atrás ya se practicaba la Auditoría. Muchos reyes o gentes
poderosas tenían como exigencia la correcta administración de las cuentas por parte de
los escribanos, de modo que se pudieran evitar desfalcos o que algunas personas se
aprovecharan de las riquezas que en aquella época costaba conseguir. (Castilo, 2013, pág.
3).
En el Ecuador, la auditoria se estableció dentro de la Contraloría General del Estado, una
institución autónoma con capacidad de establecer indicios de responsabilidad
administrativa, civil y penal por el mal uso de los recursos estatales. Su rol, independiente
de los poderes del Estado, tiene la capacidad de dictar los estándares para el trabajo de las
unidades de auditoría interna de cada institución, los referentes para el manejo de los
recursos públicos en general, así como de la intervención directa como organismo de
control. Sin embargo, el poder ejecutivo estableció mediante enmienda de la Asamblea
Nacional a dos artículos de la Constitución del Ecuador, el 211 y el 212, que la
Contraloría General del Estado (CGE) ya no es responsable de efectuar auditorías de
gestión; es decir, aquellas que se aplican al cumplimiento de los objetivos de una
institución (El Universo, 2015).
En el texto original se indica que la CGE es el organismo encargado “del control de los
recursos estatales y de la consecución de los objetivos de las instituciones del Estado y de
las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos”; la
enmienda retira la frase “y de la consecución de los objetivos de las instituciones del
Estado. (EnmiendaConstitucional, 2015, pág. 2).
Para objeto de esta tesis, la auditoria se enmarca en la normativa vigente desde el punto
de vista práctico a los proyectos que realizó el Municipio de Rumiñahui durante el año
2015.
2.2. Definición y Marco legal de la Auditoría
2.2.1. Definición de Auditoría
“La Auditoría es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor
observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y
documentos”. (Holmes, 2008).
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23
El entorno de auditoría del sector público es aquel en el que los gobiernos y otras
entidades del sector público ejercen la responsabilidad del uso de los recursos derivados
de los impuestos y otras fuentes en la prestación de servicios a los ciudadanos y otros
destinatarios. Estas entidades son responsables de su gestión y rendimiento, y del uso de
los recursos, tanto para aquellos que proporcionan los recursos como para aquellos,
incluidos los ciudadanos, que dependen de los servicios prestados utilizando esos
recursos (Aobdia & Shroff, 2017, pág. 24).
La auditoría del sector público ayuda a crear condiciones adecuadas y refuerza la
expectativa de que las entidades del sector público y los servidores públicos
desempeñarán sus funciones de manera efectiva, eficiente, ética y de conformidad con
las leyes y regulaciones aplicables. En general, la auditoría del sector público se puede
describir como un proceso sistemático de obtención objetiva y evaluación de evidencia
para determinar si la información o las condiciones reales se ajustan a los criterios
establecidos (Amershi, 1986, pág. 48).
La auditoría del sector público es esencial ya que proporciona a los órganos legislativos
y de supervisión, a los encargados del gobierno y al público en general información y
evaluaciones independientes y objetivas sobre la administración y el desempeño de las
políticas, programas u operaciones del gobierno. (ISSAI, 2017, pág. 6).
La auditoría administrativa consiste en un examen integral o parcial hacia una
organización con el fin de conocer cuál es el nivel de desempeño y las oportunidades de
mejora. Esta constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de
las organizaciones, toda vez que permite que se revele en qué áreas se requiere de un
estudio más profundo, qué acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cómo
superar obstáculos, como imprimir mayor cohesión al funcionamiento de las mismas y,
sobre todo, un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las
ideas. (Benjamin, 2006, pág. 14).
2.2.2. Marco Normativo de la Auditoría de Gestión
El marco normativo define las competencias y alcance que tiene el organismo de control
que se encarga de la auditoria. La CGE en su Art 211 determina que es un organismo
técnico encargado del control de la utilización de los recursos estatales, y de las personas
jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos. Además, establece la
normativa para el cumplimiento de las funciones de control, así como asesorar a los
órganos y entidades del Estado cuando se le solicite.” (Constitución de la República del
Ecuador, 2008).
2.3. Control Interno
Control Interno es una expresión que utilizamos con el fin de describir las acciones
adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores. En esta existen de
dos tipos: Administrativos y Contables.
Control Interno Administrativo. El control interno administrativo está orientado a la
observación de normas, leyes internas y externas a las cuales está sujeta la organización.
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Se realiza con normas y procedimientos, relativa a la eficacia operativa y a la adhesión
de políticas pre-escritas por la organización.
Control Interno Contable. El control interno contable se encuentra orientado
exclusivamente a los registros contables. Son todos los métodos y procedimientos para
salvaguardar los activos y la confianza de los registros contables y que brinden
seguridad razonable que toda la información contable sea registrada debidamente
facilitando la preparación de los Estados Financieros.
2.4. Componentes de Control Interno
Tiene cinco componentes relacionados entre sí, de ellos se deriva el estilo de dirección
de una entidad y están integrados en el proceso de gestión, y son: Entorno de control
Evaluación de riesgos, actividades de control, Información y comunicación,
Supervisión.
2.4.1. Entorno de Control
El entorno de control establece la forma en que la organización opera, e influye en la
forma de actuar de las personas; es el pilar básico del control interno, y proporciona
disciplina y estructura. La ausencia de un entorno de control adecuado ha causado
enormes fracasos empresariales. En él se apoyarán los restantes componentes, por lo
que será fundamental concretar los cimientos de un eficaz y eficiente sistema de Control
Interno. Los factores a considerar dentro del Entorno de Control son:
La Integridad y los Valores Éticos
La capacidad de los Funcionarios de la Unidad
Estilo de Dirección y Gestión
La Asignación de Autoridad y Responsabilidad
Estructura Organizacional
Las políticas y prácticas del personal. (Martínez, 2014, pág. 5)
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25
2.4.2. Evaluación de Riesgos
Debe ser una práctica de la Dirección conocedora de los riesgos, debe fijar objetivos,
integrar las actividades de venta, producción y comercialización, etc., a más de
establecer los mecanismos de identificación, análisis y tratamiento de los riesgos
correspondientes. Toda organización tiene riesgos, de origen interno a los que debe
evaluar, por lo que es necesario determinar objetivos para cada nivel de la organización.
2.4.3. Actividades de Control
Son las políticas y procedimientos para asegurar el cumplimento de directrices de la
Dirección, para afrontar los riesgos, con el fin de cumplir con los objetivos. Estas
regulaciones emitidas para todo los niveles y funciones comprenden una serie de
actividades como aprobaciones y autorizaciones, verificaciones, conciliaciones, análisis
de las operaciones, salvaguarda de los activos y la segregación de funciones (Apostolou,
2008).
Se refieren a las acciones que realiza la organización para cumplir con las funciones
asignadas. Las actividades de protección y conservación de activos, controles de acceso
a programas computarizados y archivo de datos. Los elementos de actividades de
control gerencial son: Políticas para el logro de objetivos Coordinación entre
dependencias Diseños de las actividades de control. (Holmes, 2008).
2.4.4. Información y Comunicación
Las entidades deben contar con información relevante de tipo operacional, financiera,
para que posibiliten a la Dirección el control de la entidad. A esta información deben
tener acceso las personas que la necesiten en la forma y plazo que permiten la
realización de sus responsabilidades de control y de sus funciones en particular
(Beasley, Buckless, Glover, & Prawitt, 2005, pág. 36).
La información y comunicación debe estar constituida por métodos y registros para
procesar, resumir e informar sobre las operaciones financieras. En el sector público el
sistema integrado de gestión financiera debe pretender el uso de una base de datos
central y única, soportada por tecnologías informáticas y telecomunicaciones y de
acceso para todos los usuarios de las áreas de presupuestos, tesorería, crédito público y
contabilidad. La calidad de la información de la organización permite a la Dirección la
toma de decisiones adecuadas, gestionar y controlar las actividades. En la actualidad los
sistemas modernos incorporan una opción de consulta en líneas (Amershi, 1986, pág.
19).
2.4.5. Supervisión
La supervisión de los sistemas de control interno consiste en evaluar la calidad de su
rendimiento, mediante el seguimiento de actividades de supervisión continua,
evaluaciones periódicas o en forma combinada. Los sistemas de control interno en su
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aplicación evolucionarán, por lo que es necesario determinar si el sistema de control es
adecuado y con capacidad de asimilar los nuevos riesgos
La supervisión asegura que el control interno continúe funcionando adecuadamente en
el tiempo, lo que le permite al sistema reaccionar en forma dinámica. Debe preocuparse
por los controles débiles para enmendarlos o reforzarlos. El monitoreo tiene los
siguientes elementos:
Monitoreo del rendimiento
Revisión de supuestos que soportan los objetivos de control interno
Aplicación de procedimientos de seguimiento
Evaluación de la calidad de control interno. (Bonner, E, & M., 1997, pág. 22)
2.5. Riesgos de auditoría
El auditor debe planear y ejecutar la auditoría para reducir el riesgo de auditoría a un
nivel bajo aceptable que sea consistente con el objetivo de auditoría. El riesgo de
auditoría contiene dos elementos claves:
El riesgo de que los estados financieros contengan una declaración equivocada
material (riesgo inherente y de control).
El riesgo de que el auditor no detectara tal declaración equivocada. (Mantilla,
2007, pág. 32).
2.5.1. Tipos de riesgos
Riesgo Inherente. - es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clases de
transacciones a una representación errónea que pudiera ser de importancia relativa,
individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otras cuentas o
clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados.
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Figura 4 Tipos de riesgo en la auditoria de gestión
Por: Jonathan Imbaquinga
Riesgo de Control. - es el riesgo de que una representación errónea que pudiera ocurrir
en un saldo de una cuenta o clases de transacciones y que pudiera ser de importancia
relativa individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros
saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los
sistemas de contabilidad y de control interno.
Riesgo de Detección. - es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor
no detecten una representación errónea que existe en un saldo de una cuenta o clases de
transacciones que podrían ser de importancia relativa, individualmente o cuando se
agregan con representaciones erróneas en otros saldos o clases. (NIA400, 2011).
2.6. Muestreo de Auditoría
Es una proporción de la población seleccionada para un estudio determinado. Para ello
existen dos grandes grupos como son:
Muestra Probabilística. - implica seleccionar informantes por suerte, sin que el
criterio del entrevistador influya en la selección. Teóricamente es el método más
caro, pero es el más sólido y representativo.
Muestra no probabilística. - son todos los otros tipos de muestra, que no sean
completamente al azar. (Canelos, 2003, pág. 69).
SUPERVISIÓN
Exploración Preliminar
Planeamiento
Ejecución
Elaboración del informe
Preparación del expediente
Evaluación de los
profesionales
PROCESO DE AUDITORIA
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2.7. Evidencias
La evidencia representa la comprobación fehaciente de hallazgos durante el ejercicio de
la auditoría, por lo que constituye un elemento relevante para fundamentar los juicios y
conclusiones que formula el auditor. Por tal motivo, al reunirla se debe prever el nivel
de riesgo, incertidumbre y conflicto que puede traer consigo. Así como el grado de
confiabilidad, calidad y utilidad real que debe tener; en consecuencia, es indispensable
que el auditor se apegue en todo momento a la línea de trabajo acordada, a las normas
en la materia y a los criterios que durante el proceso de ejecución vayan surgiendo.
(BenjaminFranklin, 2007, pág. 89).
2.8. Clases de evidencias
Evidencias Suficientes. -se refiere al volumen o cantidad de la evidencia, tanto
en sus cualidades de pertinencia y competencia.
Evidencias Competentes. - para que la evidencia sea competente, debe ser
válida y confiable. El auditor debe considerar si existen razones para dudar de su
validez o su integridad.
Evidencias Pertinente. -es aquella evidencia significativa relacionada con el
hallazgo específico.
2.9. Técnicas para el levantamiento de información
Tabla 2 Técnicas más usadas para levantar la información
TÉCNICAS
Comparación
Observación
Rastreo
Indagación
Entrevista
Encuesta
Análisis
Conciliación
Confirmación
Tabulación
Comprobación
Cálculo
Revisión selectiva
Inspección
En: Contraloría General del Estado 2011
A continuación se describe cada una de ellas:
-
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Comparación. - es la determinación de la similitud o diferencias existentes en dos o
más hechos u operaciones, mediante esta técnica se compara las operaciones realizadas
por la entidad auditada o los resultados de la auditoria con criterios normativos, técnicos
y prácticas establecidas, mediante lo cual se puede evaluar y emitir un informe al
respecto. Fase: 3 y 4 Comunicación de resultados.
Observación. - es la verificación visual que realiza el auditor durante la ejecución de
una actividad o proceso para examinar aspectos físicos, incluyendo desde la observación
del flujo de trabajo, documentos, materiales etc. Fase 1 Conocimiento Preliminar, 2
Planificación y 3 Ejecución.
Rastreo. - es el seguimiento y control de una operación, dentro de un proceso o de un
proceso a otro, a fin de conocer y evaluar su ejecución. Fase 1 Conocimiento
Preliminar, 3 Ejecución.
Indagación. - es la obtención de información verbal mediante averiguaciones o
conversaciones directas con funcionarios de la entidad auditada o terceros sobre las
operaciones que se encuentran relacionadas, especialmente de hechos o aspectos no
documentados. Fase 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecución.
Entrevistas. - entrevistas a funcionarios de la entidad auditada y terceros con la
finalidad de obtener información, que requiere después de ser confirmada y
documentada. Fase 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecución.
Encuesta. - encuestas realizadas directamente o por correo con el propósito de recibir
de los funcionarios de la entidad auditada o de terceros, una información de un universo,
mediante el uso de cuestionarios cuyos resultados deben ser posteriormente tabulados.
Fase 3 Ejecución.
Análisis. - consiste en la separación y evaluación critica, objetiva y minuciosa de los
elementos o partes que conforman una operación, actividad, transacción o proceso, con
el propósito de establecer su propiedad y conformidad con criterios normativos y
técnicos; como, por ejemplo, el análisis de la documentación interna y externa de las
entidad hasta llegar a una deducción lógica, involucra la separación de diversas partes y
determina el efecto inmediato o potencial. Fase 1 Conocimiento Preliminar, 2
Planificación, 3 Ejecución y 5 Seguimiento.
Conciliación. - consiste en hacer que concuerden dos conjuntos de datos relacionados,
separados e independientes; por ejemplo, analizar la información producida por las
diferentes unidades operativas o administrativas, con el objeto de hacerles concordante
entre si y a la vez determinar la validez y veracidad de los registros, informes y
resultados bajo examen. Fase 3 Ejecución.
Confirmación. - comunicación independiente y por escrito, de parte de los funcionarios
que participan o ejecutan las operaciones, y/o de fuente ajena a la entidad auditada, para
comprobar la autenticidad de los registros y documentos sujetos al examen, así como
para determinar la exactitud o validez de una cifra, hecho u operación. Fase 3
Ejecución.
Tabulación. - consiste en agrupar resultados importantes obtenidos en área, segmento o
elementos examinados que permitan llegar a conclusiones. Fase 3 Ejecución.
Comprobación. - consiste en verificar la existencia, legalidad y autenticidad y
legitimidad de las operaciones realizadas por una entidad, a través del examen de la
-
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documentación justificativa o de respaldo. Fase 1 Conocimiento Preliminar, 3
Ejecución.
Cálculo. - consiste en la verificación de la exactitud y corrección aritmética de una
operación o resultado, presentados en informes, contratos, comprobantes y otros. Fase 3
Ejecución.
Revisión Selectiva. - consiste en una breve o rápida revisión o examen de una parte del
universo de datos u operaciones, con el propósito de separar y analizar los aspectos que
no son normales y que requieren de una atención especial y evaluación durante la
ejecución de la auditoria. Fase 1 Conocimiento Preliminar y 3 Ejecución.
Inspección. - esta técnica involucra el examen físico y ocular de los activos, obras,
documentos, valores y otros, con el objeto de establecer su existencia y autenticidad;
requiere en el momento de la aplicación la combinación de otras técnicas, tales como:
indagación, observación, comparación, rastreo, análisis, tabulación y comprobación.
Fase 3 Ejecución (CGE, 2011, pág. 56;59).
2.10. Herramientas para capturar información
Para la presente Auditoria de Gestión utilizaremos las herramientas de cuestionarios,
entrevistas no estructurada y observación directa, ya que de esta manera tendremos un
conocimiento claro de las actividades de las Municipalidad:
Cuestionarios
En este procedimiento se elaboran previamente una serie de preguntas en forma técnica,
por áreas de operación. Estas preguntas deben ser redactadas en una forma clara,
sencilla para que sean comprensibles por las personas a quienes se les solicitará que las
responda. Una respuesta negativa advierte debilidades en el control interno.
Entrevista
La entrevista estructurada: Constituye un interrogatorio, para el cual se han preparado
previamente un conjunto de preguntas. Las preguntas se formulan siempre en el mismo
orden y en los mismos términos, el interrogador anota las repuestas en forma textual o
atendiendo a un código.
La entrevista no estructurada: Deja al entrevistado mayor margen de libertad e
iniciativa, se utilizan preguntas abiertas, no hay formas estándar.
Observación Directa
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“Labor de campo en la cual se realiza una revisión a los procesos”. (Alfredo, 2014, pág.
44).
2.11. Papeles de trabajo
Hoja de Trabajo
Para ordenar, agilizar e imprimir coherencia a su trabajo, el auditor debe hacerlo en lo
que se denomina papeles de trabajo; son los registros en donde se escribe las técnicas y
procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las
conclusiones alcanzadas.
Estos papeles proporcionan el soporte principal que, en su momento, el auditor habrá de
incorporar en su informe, ya que incluyen observaciones, hechos y argumentos para
respaldarlo; además, apoyan la ejecución y supervisión del trabajo. Deben formularse
con claridad y exactitud, considerando los datos referentes al análisis, comprobación,
opinión y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones detectadas.
También se identificarán las desviaciones que presentan respecto de los criterios,
normas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta información soporte la
evidencia; la cual valida las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas
en el informe de auditoría.
El auditor debe preparar y elaborar los papeles de trabajo, cuya forma y contenido
depende de las condiciones de aplicación de la auditoría, ya son el testimonio del
trabajo efectuado y el respaldo de sus juicios y conclusiones.
Los papeles de trabajo tienen que elaborarse sin perder de vista que su contenido debe
incluir:
Identificación de la auditoría
El proyecto de auditoría
Índices, cuestionario, cédulas y resúmenes del trabajo realizado
Indicaciones de las observaciones recibidas durante la aplicación de la auditoría
Observaciones acerca del desarrollo de su trabajo
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Anotaciones sobre información relevante
Ajuste realizados durante su ejecución
Lineamientos recibidos por área o fase de la aplicación
Reporte de posibles irregularidades
Aunque los papeles de trabajo que prepara el auditor son confidenciales, podrá
proporcionarlos cuando reciba una orden o citatorio para presentarlos, por lo que se
debe resguardarlos por un periodo suficiente para cualquier aclaración o investigación
que pudiera emprenderse y, tomando en cuenta su utilidad, para auditorías subsecuentes.
(BenjaminFranklin, 2007, pág. 88).
Cédula Sumaria o de Resumen.
Contiene el análisis de los datos relativos a uno de los reglones de la cédula sumaria,
que sirve como un anexo para el seguimiento documento: cédulas de análisis o de
comprobación, en las que se incluyen las pruebas o comprobaciones, pero se debe
establecer las conclusiones que emita el auditor.
“Las cédulas sumarias, se realiza tomando en cuenta rubros correspondientes a grupos
de cuentas homogéneas, para analizar de manera eficiente, se establece que para cada
cédula sumaria debe respaldar el rubro en la hoja de trabajo”. (Armas R. , 2016, pág.
40).
Cédulas Analíticas o de Comprobación
Sirven principalmente para detallar los valores que están plasmados en las cédulas
sumarias, también contienen el análisis, la comprobación. Con la elaboración de las
cédula