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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROPUESTA DE UN SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES Y ADMINISTRATIVOS PARA LA EMPRESA
SEVENTEENMILE S.A. MATRIZ-QUITO
AUTOR:
RAMIRO JAIR TOAPANTA CAMPOS
INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
DIRECTOR:
ING. MARCO QUINTANILLA, PHD
QUITO, DICIEMBRE DEL 2015
ii
Toapanta Campos Ramiro Jair (2015).Propuesta de un sistema de Procedimientos Contables y Administrativos para la Empresa Seventeenmile s.a. Matriz-Quito. Trabajo de investigación para optar por el Título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría Contador Público Autorizado. Facultad de Ciencias Administrativas. Quito: UCE. 138 p.
iii
DEDICATORIA
Dedico este Trabajo de Titulación (TESIS) primero a DIOS por haberme dado la vida, ser el hombre que ahora soy y permitirme cumplir todas mis metas. A mis padres porque son uno de los pilares más importantes en mi vida, A mis hermanos que aunque no me lo digan sé que darían la vida por mí al igual que yo por ellos, A mi hijo Joseph por hacerme feliz con el solo hecho de tenerlo a mi lado, a mi Mujer Andrea Villagómez por estar siempre apoyándome y estar junto a mí con todos mis defectos y mis virtudes. A mis abuelitos que siempre me dan ánimos, y confianza para seguir adelante.
iv
AGRADECIMIENTO
Agradezco a Dios por darme salud y vida que para mí es lo más preciado que puede existir.
A mi familia ya que gracias a ellos soy una persona de bien.
Para mis padres que tengo la dicha de tenerlos junto a mi lado, por enseñarme valores principios y por sus consejos, enseñanzas y apoyo incondicional en todas las actividades que he realizado desde que nací.
A mis hermanos por estar siempre presente en toda mi vida ayudándome y apoyándome sin esperar ninguna retribución a cambio.
A mi hijo Joseph Toapanta, es uno de los regalos más grandes que me pudo haber dado mi Dios, ya que con su solo existencia me da fuerzas para seguir prosperando.
A mi Mujer Andrea Villagómez que ha estado a mi lado desde el primer día que nos conocimos y me ha podido soportar, con todos mis defectos y virtudes.
A mis 4 abuelitos que los amo con todo mi corazón que siempre tengo recuerdos de mi niñez junto a ellos.
A mis suegros que nos apoyaron, apoyan y apoyaran siempre.
A la Ing. Sara cueva Jefe Financiera del Grupo Empresarial Quirescon y su Gerente General el Sr. Lorgio Quiroz por haberme apoyado y darme todas las facilidades para culminar mis estudios.
Al Lcdo. Santiago Carvajal por haberme brindado su apoyo y confianza en todo.
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AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL
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APROBACIÓN DEL TUTOR
vii
viii
CONTENIDO
DEDICATORIA .......................................................................................................................... iii
AGRADECIMIENTO ................................................................................................................. iv
AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL ................................................................v
APROBACIÓN DEL TUTOR ..................................................................................................... vi
CONTENIDO ............................................................................................................................ viii
LISTA DE TABLAS .................................................................................................................. xii
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................................ xiii
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................ xv
INTRODUCCIÓN .........................................................................................................................1
CAPÍTULO I .................................................................................................................................2
1. ASPECTOS GENERALES ................................................................................................2
1.1 Gestión Documental y Digitalización ................................................................................2
1.2 Reseña Histórica ...............................................................................................................3
1.3 Productos .........................................................................................................................4
1.3.1 OnBase ..........................................................................................................................4
1.3.2 Alfresco .........................................................................................................................5
1.3.3 Kofax ............................................................................................................................6
1.3.4 Fujitsu ...........................................................................................................................6
1.4 Servicios ..........................................................................................................................7
1.5 Organigrama.....................................................................................................................9
1.6 Direccionamiento Estratégico ......................................................................................... 10
1.6.1 Misión ......................................................................................................................... 10
1.6.2 Visión .......................................................................................................................... 10
1.6.3 Objetivos ..................................................................................................................... 10
1.6.4 Valores ........................................................................................................................ 10
1.7 Organismos de Control ................................................................................................... 11
1.7.1 Servicio de Rentas Internas .......................................................................................... 11
1.7.2 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social .................................................................... 12
1.7.3 Superintendencia de Compañías................................................................................... 13
1.7.4 Ministerio de Relaciones Laborales .............................................................................. 13
1.7.5 Municipio de Quito ...................................................................................................... 14
CAPÍTULO II .............................................................................................................................. 15
2. MARCO TEÓRICO ......................................................................................................... 15
2.1 Sistema........................................................................................................................... 15
2.2 Procedimientos ............................................................................................................... 17
ix
2.2.1 Características ............................................................................................................. 18
2.2.2 Importancia ................................................................................................................. 19
2.2.3 Estructura .................................................................................................................... 20
2.3 Sistema Administrativo .................................................................................................. 21
2.4 Sistema Contable ............................................................................................................ 21
2.5 Control Interno ............................................................................................................... 21
2.5.1 Antecedentes ............................................................................................................... 21
2.5.2 Definición ................................................................................................................... 22
2.5.3 Importancia ................................................................................................................. 24
2.5.4 Elementos .................................................................................................................... 24
2.5.5 Características ............................................................................................................. 25
2.5.6 Objetivos ..................................................................................................................... 26
2.5.7 Ventajas y Desventajas ................................................................................................ 26
2.5.7.1 Ventajas.................................................................................................................... 26
2.5.7.2 Desventajas .............................................................................................................. 27
2.5.8 Principios de Control Interno ....................................................................................... 27
2.5.9 Alcance ....................................................................................................................... 28
2.5.10 Limitaciones .............................................................................................................. 28
2.5.11 Tipos de Control ........................................................................................................ 29
2.5.11.1 Control Interno Administrativo ............................................................................... 30
2.5.11.2 Control Interno Financiero ...................................................................................... 30
2.6 COSO I .......................................................................................................................... 31
2.6.1 Componentes del Coso I .............................................................................................. 32
2.7 COSO II ......................................................................................................................... 35
2.7.1 Componentes del Coso II ............................................................................................. 36
2.7.1.1 Ambiente de Control ................................................................................................. 36
2.7.1.2 Establecimiento de Objetivos .................................................................................... 37
2.7.1.3 Identificación de Eventos .......................................................................................... 37
2.7.1.4 Evaluación de Riesgos .............................................................................................. 38
2.7.1.5 Respuesta a los Riesgos ............................................................................................ 39
2.7.1.6 Actividades de Control ............................................................................................. 39
2.7.1.7 Información y Comunicación .................................................................................... 40
2.7.1.8 Supervisión ............................................................................................................... 41
2.7.2 Coso I y Coso II........................................................................................................... 42
2.8 Coso III .......................................................................................................................... 43
2.9 Método de Evaluación del Control Interno ...................................................................... 46
2.9.1 Cuestionarios ............................................................................................................... 46
x
2.9.1.1 Ventajas.................................................................................................................... 47
2.9.1.2 Desventajas .............................................................................................................. 48
2.9.2 Método Descriptivo ..................................................................................................... 49
2.9.3 Método Gráfico o Flujograma ...................................................................................... 50
CAPÍTULO III ............................................................................................................................ 54
3. ANÁLISIS SITUACIONAL............................................................................................. 54
3.1 Análisis Externo ............................................................................................................. 54
3.1.1 Macro Ambiente .......................................................................................................... 55
3.1.1.1 Factor Político - Legal .............................................................................................. 55
3.1.1.2 Factor Económico ..................................................................................................... 56
3.1.1.2.1 Inflación ................................................................................................................ 57
3.1.1.2.2 PIB (Producto Interno Bruto) ................................................................................. 58
3.1.1.3 Factor Tecnológico ................................................................................................... 59
3.1.2 Microambiente ............................................................................................................ 59
3.1.2.1 Clientes .................................................................................................................... 60
3.1.2.2 Proveedores .............................................................................................................. 62
3.1.2.3 Competencia ............................................................................................................. 62
3.2 Análisis Interno .............................................................................................................. 63
3.3 Matriz FODA ................................................................................................................. 67
CAPÍTULO IV ............................................................................................................................ 68
4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES .......................................................................................................................... 68
4.1 Procedimientos Administrativos ..................................................................................... 69
4.1.1 Reclutamiento y Selección ........................................................................................... 69
4.1.2 Contratación ................................................................................................................ 73
4.1.3 Inducción y Capacitación ............................................................................................. 79
4.1.4 Nómina ....................................................................................................................... 85
4.1.5 Selección de Proveedores............................................................................................. 87
4.2 Procedimientos Contables ............................................................................................... 91
4.2.1 Caja Chica ................................................................................................................... 91
4.2.2 Conciliación Bancaria .................................................................................................. 94
4.2.3 Cuentas por Cobrar ...................................................................................................... 97
4.2.4 Cuentas por Pagar ...................................................................................................... 101
4.2.5 Ingresos ..................................................................................................................... 104
4.2.6 Propiedad, Planta y Equipo ........................................................................................ 108
CAPÍTULO V ........................................................................................................................... 112
5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................... 112
5.1 Conclusiones ................................................................................................................ 112
xi
5.2 Recomendaciones ......................................................................................................... 113
BIBLIOGRAFÍA ....................................................................................................................... 114
xii
LISTA DE TABLAS Tabla 1.1 Tipos de servicio ............................................................................................................7 Tabla 2.1 Diferencias entre COSO I y III ..................................................................................... 44 Tabla 3.1Porcentaje de Inflación Anual ........................................................................................ 57 Tabla 3.2 PIB en millones de dólares............................................................................................ 58 Tabla 3.3 Clientes de Seventeenmile S.A. .................................................................................... 61 Tabla 3.4 Cuestionario de Control Interno de la Capacidad Administrativa ................................... 63 Tabla 3.5 Cuestionario de Control Interno Capacidad Financiera .................................................. 65 Tabla 3.6 Situación Actual de la empresa – Matriz FODA ............................................................ 67
xiii
LISTA DE FIGURAS Figura 1.1 Gestión documental y digitalización ..............................................................................2 Figura 1.2 Gestión Documental ......................................................................................................3 Figura 1.3 Personal que labora en la empresa .................................................................................4 Figura 1.4 Logotipo de OnBase ......................................................................................................4 Figura 1.5 Logotipo Alfresco .........................................................................................................5 Figura 1.6 Logotipo de Kofax ........................................................................................................6 Figura 1.7 Logotipo de Fujitsu .......................................................................................................6 Figura 1.8 Organigrama estructural ................................................................................................9 Figura 1.9 Logotipo de la Superintendencia de Compañías ........................................................... 13 Figura 1.10 Logotipo de Ministerio de Relaciones Laborales ........................................................ 14 Figura 1.11 Logotipo del Municipio de Quito ............................................................................... 14 Figura 2.1 Sistemas ...................................................................................................................... 15 Figura 2.2 Componentes de un sistema ......................................................................................... 16 Figura 2.3 Clasificación de sistemas ............................................................................................. 17 Figura 2.4 Procedimientos ............................................................................................................ 18 Figura 2.5 Definición de procedimientos ...................................................................................... 19 Figura 2.6 Ejemplo de procedimientos ......................................................................................... 20 Figura 2.7 Sistema contable ......................................................................................................... 21 Figura 2.8 Control Interno ............................................................................................................ 22 Figura 2.9 Control Interno ............................................................................................................ 23 Figura 2.10 Categorías del Control Interno ................................................................................... 23 Figura 2.11 Importancia del control interno .................................................................................. 24 Figura 2.12 Características de control interno ............................................................................... 25 Figura 2.13 Objetivos del control interno ..................................................................................... 26 Figura 2.14 Limitaciones.............................................................................................................. 29 Figura 2.15 Control Interno Administrativo y Contable ................................................................ 29 Figura 2.16 Control interno administrativo ................................................................................... 30 Figura 2.17 Objetivos del Control Financiero ............................................................................... 31 Figura 2.18Elementos del Ambiente de control ............................................................................ 32 Figura 2.19 Componentes del COSO I ......................................................................................... 33 Figura 2.20 Diferencias entre la información y comunicación ....................................................... 34 Figura 2.21 Supervisión y monitoreo ............................................................................................ 34 Figura 2.22 Componentes del Marco Integrado de Control Interno Coso II ................................... 35 Figura 2.23 Factores del Ambiente de Control .............................................................................. 36 Figura 2.24 Clase de establecimiento de objetivos ........................................................................ 37 Figura 2.25 Identificación de eventos internos y externos ............................................................. 38 Figura 2.26 Evaluación de riesgo ................................................................................................. 38 Figura 2.27 Clases de repuesta al riesgo ....................................................................................... 39 Figura 2.28 Aspectos relevantes entre información y comunicación .............................................. 40 Figura 2.29 Supervisión ............................................................................................................... 41 Figura 2.30 Funciones del control Interno .................................................................................... 41 Figura 2.31 Diferencias entre COSO I y II.................................................................................... 42 Figura 2.32Componentes del control interno ................................................................................ 42 Figura 2.33 Concepto de COSO III .............................................................................................. 43 Figura 2.34 Componentes del COSO III ....................................................................................... 45 Figura 2.35 Componentes y principios del control interno ............................................................ 46 Figura 2.36 Concepto de cuestionario ........................................................................................... 47 Figura 2.37 Modelo de cuestionario de Control Interno ................................................................ 48 Figura 2.38 Ventajas y desventajas del método descriptivo ........................................................... 49
xiv
Figura 2.39 Ejemplo de método narrativo ..................................................................................... 50 Figura 2.40 Ventajas y desventajas de los Flujogramas ................................................................. 51 Figura 2.41 Elaboración de flujograma ......................................................................................... 51 Figura 2.42 Diagrama de Flujo ..................................................................................................... 52 Figura 2.43 Simbología del diagrama de flujo .............................................................................. 53 Figura 3.1 Macro ambiente y Microambiente ............................................................................... 54 Figura 3.2Macroentorno ............................................................................................................... 55 Figura 3.3 Factor político-legal .................................................................................................... 56 Figura 3.4 Factor Económico ....................................................................................................... 56 Figura 3.5 Porcentajes den Inflación............................................................................................. 57 Figura 3.6 Variación del Producto Interno Bruto .......................................................................... 58 Figura 3.7 Herramientas tecnológicas ........................................................................................... 59 Figura 3.8 Factores del microambiente ......................................................................................... 59 Figura 3.9 Clientes ....................................................................................................................... 60 Figura 3.10 Competencia ............................................................................................................. 62
xv
RESUMEN EJECUTIVO
TEMA: “Propuesta de un Sistema de Procedimientos Contables y Administrativos para la Empresa
Seventeenmile S.A. Matriz - Quito”
RESUMEN
Seventeenmile S.A. es una empresa que se dedica a la Gestión Documental y Digitalización,
prestando su servicio a más de cincuenta clientes debido a que cuenta con una capacidad instalada
de tres millones de imágenes mensuales, por el crecimiento que ha presentado la empresa en nueve
años se ha visto la necesidad de crear procedimientos administrativos y contables debido a que
estas actividades se realizan de forma mecánica y empírica.
Lo que se logra con la creación de este tipo de procedimientos es tener un orden y control en las
actividades con el cumplimiento de leyes y reglamentos contables y tributarios, además de
identificar errores para que la información sea real y confiable para la toma de decisiones, en
cuanto a procedimientos administrativos se dirigieron a reclutamiento y selección de personal,
Contratación, Inducción, Capacitación y Nómina en el que se reflejan los objetivos, responsables y
actividades de cada uno; y en lo Contable se realizaron a Caja Chica, Conciliación Bancaria,
Cuentas por Cobrar, Cuentas por pagar, Ingresos y Propiedad, Planta y Equipo debido a que son las
cuentas que son más utilizadas en la empresa y en donde puede existir riesgos.
PALABRAS CLAVES
ADMINISTRATIVO
CONTABLE
CONTROL INTERNO
DIAGNÓSTICO SITUACIONAL
PROCEDIMIENTOS
SEVENTEENMILE
xvi
1
INTRODUCCIÓN
La empresa Seventeenmile S.A. tiene como actividad económica la prestación de servicios en lo
relacionado a Gestión Documental y Digitalización, se encuentra en el mercado desde el año 2006,
posee dos sucursales ubicadas en Guayaquil y Cuenca debido a que la matriz se encuentra en la
ciudad de Quito.
Seventeenmile S.A. se encuentra posicionada en el mercado con más de cincuenta clientes a su
cargo, por lo que se ha verificado la necesidad de formalizar los procedimientos administrativos y
contables con el fin de que se optimice recursos, aumento de la productividad y brindar una
herramienta indispensable al recurso humano para que conozca quienes son los responsables de
cada actividad y para que se la realiza, porque cada uno de estos cuenta con objetivos y políticas.
Primer Capítulo
Se desarrollaron los aspectos de la empresa con el fin de que se conozca el giro del negocio, reseña
histórica, productos, servicios, direccionamiento estratégico, organigrama y organismos de control.
Segundo Capítulo
Se establecieron las principales teorías en las que se basa el estudio, principalmente temas de
Control interno en el que se trataron los Sistemas y métodos de evaluación, procedimientos,
sistema administrativo y contable.
Tercer Capítulo
En este capítulo se analizó la situación actual de la empresa a través de la determinación de
fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
Cuarto Capítulo
Se realizaron los procedimientos administrativos enfocados en Reclutamiento y Selección,
Contratación, Inducción y Capacitación, Nómina; mientras que en lo relacionado a lo contable son
cuentas de mayor tratamiento como Caja Chica, Conciliación Bancaria, Cuentas por Cobrar,
Cuentas por Pagar, Ingresos, Propiedad, Planta y Equipo.
Quinto Capítulo
Se desarrollaron las conclusiones y recomendaciones basadas en el presente estudio.
2
CAPÍTULO I 1. ASPECTOS GENERALES
1.1 Gestión Documental y Digitalización
En los inicios, la gestión documental ha existido desde hace miles de años.
Las bibliotecas antiguas organizaban listados de documentos por carpetas y categorías (ej. La biblioteca del Vaticano todavía organiza sus documentos por categorías).
Posteriormente –el desarrollo del sistema decimal nos permitió obtener ayuda para encontrar los libros y documentos más fácilmente en una biblioteca pública, mediante las fichas/catalogo que ayudaban a encontrar la sección y el libro buscado.
En las oficinas se llenan papeles por sistema (las oficinas tienen diferentes sistemas, diferentes estructuras organizativas, diferentes herramientas de localización, etc...). Pero la gestión documental supone un punto crítico, si no se gestiona correctamente puede suponer un caos total a nivel de donde se almacenan los documentos y como se indexan y distribuyen los mismos (lo fácil que es encontrar un documento).(Telecon Business Solutions, 2012)
En la actualidad la tecnología ha avanzado por lo que se ha dejado atrás el realizar la tareas de
ordenar los documentos de manera manual, sino se la realiza utilizando diferentes sistemas en las
que se utiliza información digitalizada como imágenes, sonidos, folletos, entre otros debido a que
es más fácil su utilización porque se encuentran en cualquier lugar para múltiples de usuarios.
Figura 1.1 Gestión documental y digitalización En:(Wordpress.com, 2013)
El uso del ordenador en la gestión documental se inicia en la práctica a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de Américay laBritish Library, que en los años 60 del siglo XX crean programas de bases de datos conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o Catalogación leíble por ordenador. Poco después se comienza también a usar registros computarizados para inventariar documentación administrativa en soporte papel.(Moreno Torres, 2010)
Al momento de que las Tecnologías de información y Comunicación se empezaron a implementar
tanto en las empresas públicas como privadas nace la necesidad de mantener la información de la
empresa en un lugar propicio en la que puedan tener accesos varios usuarios a información que
3
pueda ser publicada, lo que será logrado con la aplicación de la Gestión Documental y
digitalización.
En la actualidad, coexisten en el mundo los más diversos sistemas de gestión documental: desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los más sofisticados sistemas informáticos que manejan no sólo la documentación administrativa propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrónico, sino que además controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes, capturan información desde bases de datos de producción, contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas, centros de documentación y permiten realizar búsquedas sofisticadas y recuperar información de cualquier lugar.(Moreno Torres, 2010)
Figura 1.2 Gestión Documental En: (Tecnología, 2012) 1.2 Reseña Histórica
SEVENTEENMILE S.A. es una empresa con capital ecuatoriano, dedicada a brindar soluciones de Gestión Documental y Digitalización desde el año 2006, con más de 50 clientes de proyectos de digitalización a nivel nacional, con alrededor de 100 millones de imágenes procesadas, con una nómina de 120 empleados fijos afiliados al IESS en las ciudades de Quito, Guayaquil y Cuenca, con una capacidad actual de producción instalada de 3 millones de imágenes mensuales.
Somos una empresa dedicada a brindar soluciones de Gestión Documental y Digitalización convirtiéndonos en socios estratégicos de negocios de nuestros clientes, buscando que nuestras soluciones permitan reducir costos y/o incrementar ingresos en las diversas áreas y procesos que se llevan a cabo en sus organizaciones.
Al estar en un mundo totalmente globalizado en constante y sostenido desarrollo tecnológico en todos los campos, ahora las empresa buscan estar siempre a la vanguardia de la competencia y la sociedad, utilizando la herramienta más poderosa que en la actualidad existe, que es el oportuno y eficaz manejo de la información.(Seventeenmile S.A., 2012)
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Figura 1.3 Personal que labora en la empresa En: (Seventeenmile S.A., 2012)
Empresa dedicada a brindar soluciones en el campo de manejo de archivos de cualquier entidad sin
importar el tipo de actividad económica a la que se dedique, brindando un servicio de calidad con
la ayuda de profesionales que se encuentran especializados en el área que pueden atender los
requerimientos de los clientes que en todas las empresas son diferentes por el giro del negocio.
La empresa se encuentra en el mercado 9 años, en los que se ha adquirido experiencia para poder
prestar los servicios en cualquier área o departamento de una empresa a través de varias actividades
y metodologías que han sido investigadas como es el establecer un tipo de digitalización adecuado
para cada documento tomando en cuenta el papel, calidad de la impresión, color, resolución, entre
otros buscando el mínimo la utilización de documentación física.
1.3 Productos
Los productos principales que ofrece la empresa son cuatro los que se mencionan a continuación:
1.3.1 OnBase
Figura 1.4 Logotipo de OnBase En: (Negocios y Soluciones Informáticas, 2015)
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Sistema de Gestión Documental y Digitalización.‚ es una solución corporativa para la gestión electrónica de documentos en forma integrada que combina varias tecnologías como la administración documental, flujo de trabajo (workflow), imágenes y cualquier tipo de documento electrónico en una sola aplicación basada en Web.(Seventeenmile S.A., 2012)
Sirve para ordenar la información empresarial, su principal objetivo es realizar controles empresariales y
recuperar datos en casos adversos, además de la facilidad de uso.
A diferencia de otros numerosos productos ECM, OnBase no es una colección de tecnologías adquiridas. Se trata de un paquete de aplicaciones ECM que ha sido desarrollado orgánica y continuamente para compartir la misma base de código, interfaz de usuario, el depósito de contenidos y los módulos de seguridad y administración. Gracias a la profundidad y amplitud de sus funciones de nivel empresarial, OnBase reduce los gastos generales administrativos así como los costos de capacitación. Con la satisfacción de las necesidades de múltiples áreas comerciales, OnBase fomenta la rápida adopción de la tecnología por parte del usuario final. (OnBase, 2012)
1.3.2 Alfresco
“Sistema de Gestión Documental‚ es una solución corporativa para la gestión electrónica de
documentos de código abierto.” (Seventeenmile S.A., 2012)
Alfresco es la manera que utilizan muchas empresas para compartir, organizar y proteger su contenido. Casi 7 millones de personas en más de 180 países utilizan Alfresco Enterprise, la nube de Alfresco, Alfresco Mobile y la comunidad de Alfresco para gestionar más de 3000 millones de ficheros en todo el mundo. Ya sea de forma móvil o en la oficina, Alfresco permite a los trabajadores de hoy en día realizar sus tareas de forma extraordinaria.
Fundada en 2005, Alfresco tiene su sede en Londres y cuenta también con sedes en Atlanta, Estados Unidos. (Alfresco, 2012)
Figura 1.5 Logotipo Alfresco En: (Alfresco, 2012)
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1.3.3 Kofax
Soluciones de captura, procesamiento y mejoramiento de imágenes. Kofaxes el número uno en el mundo de soluciones de captura de información. Ninguna otra compañía tiene el mismo alcance global, la experiencia, o la tecnología para capturar la información vital del negocio. Aplicado a soluciones para todas sus necesidades de captura de formularios, e-form, documentos, datos y software de captura para el mejoramiento de imágenes.(Seventeenmile S.A., 2012)
Es una herramienta muy utilizada debido a que es necesaria para poder procesar la información en
lo relacionado a Gestión Documental y Digitalización, permitiendo brindar soluciones efectivas
para poder archivar documentos necesarios para la toma de decisiones en la empresa o evidenciar
las actividades que se están realizando para el cumpliendo de objetivos.
Figura 1.6 Logotipo de Kofax En: (Palmer, 2015)
1.3.4 Fujitsu
“Escáneres de alto rendimiento. La experiencia de Fujitsu en escáneres profesionales de alta
producción ha hecho que todos sus modelos sean los más admirados, gracias a su avanzada
tecnología y elevadas prestaciones.” (Seventeenmile S.A., 2012)
Figura 1.7 Logotipo de Fujitsu En: (Fujitsu, 2012)
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Para Seventeenmile S.A. es indispensable esta herramienta debido a que se utiliza escáneres para
procesar la información y ordenarla con el fin de que sea fácil de encontrar para la oportuna toma
de decisiones.
1.4 Servicios
Tabla 1.1 Tipos de servicio
Asesoría técnica en Gestión Documental y Digitalización
Presentamos soluciones integrales y personalizadas ajustadas al cliente, en la optimización del manejo de la documentación de toda la organización
Automatización de Flujos de Documentación
Presentamos soluciones orientadas a la automatización de la organización, búsqueda, recuperación y transferencia de información
Servicios de Digitalización Histórica de Documentos (archivo actual).
Tenemos equipos con tecnología de punta, especializados en la digitalización, los cuales nos permite efectuar un trabajo de excelente calidad toda clase de documentos y publicarlos en DVDs o en un servidor Web para acceso a la documentación vía Internet.
Custodia y Bodegaje de archivos Contamos con un sistema de bodegaje, diseñados especialmente para garantizar la integridad y seguridad de la documentación. Contamos con estacionamiento, salas de consulta, áreas administrativas y de almacenaje, todo en un solo lugar para su mayor comodidad y un mejor servicio. Las cajas archivadoras especialmente diseñadas para el almacenamiento de documentación, están construidas bajo normas ISO 9001 y garantizan al cliente que la documentación no sufra deterioro durante el período de custodia. Las mismas son codificadas y permiten ser precintadas para su mayor seguridad. Estas, son estibadas en racks metálicos y la identificación de ellas solo es posible mediante el sistema de cómputo. El centro de cómputo permite la localización de un documento o caja determinada en forma casi inmediata. Permitiendo además saber qué departamento es el autorizado para el acceso de la información. También permite establecer diferentes niveles de acceso. Esto nos brinda mayor confidencialidad.
Centro de Atención y Soporte (CAS), SEVENTEENMILE S.A. ofrece la infraestructura del Centro de Atención y Soporte (CAS), el cual estará disponible para
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brindar la correspondiente atención al cliente (usuario) con disponibilidad de 8x5x4 (Ocho horas del d√≠a, cinco d√≠as a la semana, con un tiempo de respuesta de 4 horas).
Con la finalidad de brindar un soporte integral, nuestro CAS ha estructurado su servicio de atención en 03 líneas y estas son:
Soporte de 1ra. Línea: Se pone a disposición una línea telefónica en nuestra oficina principal para que los clientes puedan comunicarse y recibir soporte técnico en línea, para esto, se cuenta con un equipo permanente de técnicos especializados que absolverán las consultas del caso.
Soporte de 2da. Línea: Para los casos en que se requiera apoyo técnico con presencia de profesionales en las instalaciones del cliente, se enviará un técnico dentro de las 8 horas siguientes de presentado el pedido.
Soporte de 3ra. Línea: Se contará con el soporte permanente directo de fabricante del producto, ya que contamos con un trato directo con el fabricante que permitirá asegurar un respaldo técnico del 100%
ACUERDO DE NIVELES DE SERVICIO – SLA (SERVICE LEVEL AGREMENT)
Se tomará en cuenta los siguientes casos de incidencia:
1.Incidencias Severidad Uno: son eventos de pérdida total de servicio. Tiempo de Respuesta de 1 hora Tiempo de Solución de 3 horas
2. Incidencias Severidad Dos: son eventos de pérdida parcial de servicio o falla de funcionalidad del sistema. Tiempo de Respuesta 2 horas. Tiempo de Solución de 4 horas
El nivel de severidad se fijará al momento de registrar la llamada. El nivel de severidad podrá ser subido en caso de no cumplir con el tiempo de solución previsto por un acuerdo formal entre las partes técnicas.
Nota: Muestra los servicios que brinda Seventeenmile S.A.
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1.5 Organigrama
El organigrama en la empresa representa las diferentes áreas en las que está dividida la misma,
demostrando las líneas de responsabilidad y los niveles jerárquicos, es indispensable diseñarlo
según las necesidades de la empresa para que el talento humano conozca el área en que labora y
cuáles son sus principales responsabilidades y funciones.
Figura 1.8 Organigrama estructural En: (Seventeenmile S.A., 2012)
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1.6 Direccionamiento Estratégico
En el direccionamiento estratégico se evidencia la filosofía institucional, es decir una herramienta
para que el personal se identifique con la empresa.
1.6.1 Misión
La misión es la razón de ser de la empresa, es decir cuál es su objetivo principal para lograrlo en un
determinado periodo.
Proveer servicios generales de archivo, digitalización y soluciones documentarias inteligentes de manera eficiente y eficaz, usando tecnología de última generación y metodología de gestión documental con estándares de calidad internacional y contribuyendo a incrementar el valor del negocio de nuestros clientes.(Seventeenmile S.A., 2012)
1.6.2 Visión
La visión es como quiere verse la empresa en un futuro, para lo cual deben establecer varias
estrategias.
Consolidarnos en el mercado nacional e internacional como una empresa ética, reconocida y líder en la prestación de servicios generales de archivo, digitalización y soluciones documentarias inteligentes, cumpliendo con las leyes de nuestro país y las exigencias internacionales.(Seventeenmile S.A., 2012)
1.6.3 Objetivos
El objetivo es lo que pretende alcanzar la empresa, debe ser planteado de forma de que sea fácil de
cumplir y clara.
- Demostrar la capacidad institucional para proporcionar servicios en el área de digitalización cumpliendo las normas legales y reglamentarias pertinentes, procurando aumentar la satisfacción de los clientes y gestionando en mejoramiento continuo.
- Fomentar el respeto y desarrollo de las personas buscando ampliar los conocimientos y capacidades de los empleados ya que son los más importantes de la organización.(Seventeenmile S.A., 2012)
1.6.4 Valores
“Los valores corporativos son elementos de la cultura empresarial, propios de cada compañía,
dadas sus características competitivas, las condiciones de su entorno, su competencia y las
expectativas de los clientes propietarios.” (Ponce, 2012)
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Agilidad
En la empresa existe la rapidez para actuar en la toma de decisiones con el fin de que no existan
riesgos o errores causados por retrasos.
Comunicación
La comunicación es indispensable en toda empresa debido a que con ella se puede alcanzar la
eficiencia y efectividad en la toma de dediciones y por ende la mejora en la productividad, como es
el caso de Seventeenmile S.A.
Convicción
Es indispensable tener seguridad en lo que se realiza para que la empresa demuestra a los clientes
calidad y seriedad en la prestación de servicios.
Ética Profesional
La ética es indispensable en todas las empresas debido a las actividades que se realizan con el fin
de que no se cometan errores que puedan ser perjudiciales para la empresa.
Flexibilidad
En la empresa deben existir varias actividades que pueden ser cambiantes, por lo que es necesario
que existan varias personas que pueden adaptarse a los cambios.
Responsabilidad
La responsabilidad en la empresa es necesaria debido al cumplimento de las obligaciones para la
realización de actividades.
Servicio
El servicio que brinda la empresa es indispensable para atender las necesidades de los clientes, con
calidad y eficiencia para que la empresa pueda posicionarse en el mercado.
1.7 Organismos de Control
Los principales organismos de control a los que debe rendir cuentas la empresa Seventeenmile S.A.
son los siguientes:
1.7.1 Servicio de Rentas Internas
El Servicio de Rentas Internas nació el 2 de diciembre de 1997 basándose en los principios de justicia y equidad, como respuesta a la alta evasión tributaria, alimentada por la ausencia casi total de cultura tributaria. Desde su creación se ha destacado por- ser una institución independiente en la definición de políticas y estrategias de gestión que han permitido que se maneje con equilibrio, transparencia y
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firmeza en la toma de decisiones, aplicando de manera transparente tanto sus políticas como la legislación tributaria.(Servicio de Rentas Internas, 2011)
La empresa SEVENTEENMILE S.A. está registrada en el servicio de rentas internas, a través del
registro único de contribuyentes (RUC) numero 1792031974001 su actividad económica principal
es: Servicios Generales de Digitalización de datos e imágenes, con el cual está en todas sus
facultades de iniciar sus actividades económicas.
Los documentos que debe presentar la empresa al SRI son los siguientes:
Anexo Transaccional
Declaración mensual de retenciones en la fuente
Anexo en relación de dependencia
Anexo de accionistas, socios, miembros del directorio y administradores
Declaración de impuesto a la renta
Declaración mensual del Impuesto al Valor Agregado
1.7.2 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya organización y funcionamiento se fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad, universalidad, equidad, eficiencia, subsidiariedad y suficiencia. Se encarga de aplicar el Sistema del Seguro General Obligatorio que forma parte del sistema nacional de Seguridad Social. (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2010)
Seventeenmile S.A. posee las siguientes obligaciones con el Instituto Ecuatoriano de Seguridad
Social:
Afiliación de todos los trabajadores
Los trabajadores no podrán ganar menos que el establecido en la Ley regulada por el
Ministerio de relaciones laborales
Generar los comprobantes de pago en la que especifique si existieran horas extras
Cancelar los fondos de reserva, décimo tercer y cuarto sueldo en las fechas estipuladas por
ley
Cancelar las planillas
Realizar los avisos de entrada y salida de los trabajadores
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1.7.3 Superintendencia de Compañías
“La Superintendencia de Compañías es el organismo técnico, con autonomía administrativa y
económica, que vigila y controla la organización, actividades, funcionamiento, disolución y
liquidación de las compañías y otras entidades en las circunstancias y condiciones establecidas por
la Ley.” (Superintendencia de Compañías, 2010)
Es uno de los organismos de control indispensables para vigilar las actividades que realizan las
diferentes empresas que se encuentran constituidas en el país. Seventeenmile es una Sociedad
Anónima y es por tal razón que debe presentar lo siguiente:
Estados Financieros
Informe de comisario
Informe de Auditoría Externa
Nómina de administradores y personal
Informe presentado a la Junta de Accionistas
Figura 1.9 Logotipo de la Superintendencia de Compañías En: (Superintendencia de Companías y Valores, 2015)
1.7.4 Ministerio de Relaciones Laborales
“El Ministerio de Relaciones Laborales es una entidad pública que fue creada con la finalidad de
reglamentar, organizar y proteger a los trabajadores, amparados siempre en el código de trabajo así
como en sus reglamentos y resoluciones.” (Ministerio de Relaciones Laborales, 2010)
Se encarga de controlar las políticas de empleo o talento humano con el fin de regular el
cumplimiento de las obligaciones laborales que tienen con los empleados a través de los diferentes
lineamientos que son dispuestos por este organismo de control.
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Figura 1.10 Logotipo de Ministerio de Relaciones Laborales En: (Nacimba, 2014)
1.7.5 Municipio de Quito
El Municipio del Distrito Metropolitano de Quito es el organismo que ejerce el gobierno del Distrito Metropolitano de Quito. Está encabezado por el Alcalde Metropolitano de Quito, quien preside el Concejo Metropolitano, escoge a Administradores Zonales, Directores Metropolitanos, Gerentes de Institutos, Agencias y Empresas Metropolitanas.(Municipio de Quito, 2015)
Seventeenmile debe presentar ante el municipio de Quito los siguientes documentos:
Declarar y pagar la patente municipal
Declarar el 1.5 por mil de los activos
Tener en vigencia la LUAE
Figura 1.11 Logotipo del Municipio de Quito En: (Pago de patente municipal y LUAE Quito-Ecuador, 2012)
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CAPÍTULO II
2. MARCO TEÓRICO
2.1 Sistema
Es un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar atención a las demandas de información de una organización, para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones teniendo muy en cuenta el equipo computacional necesario para que el sistema pueda operar y el recurso humano que interactúa con el mismo, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.(Econlink.com, 2011)
El sistema es un proceso ordenado que se realiza para el cumplimento de objetivos, los mismos que
pueden ser administrativos o contables. Un sistema se compone de lo siguiente:
Ingreso de datos recibidos
Procesamiento de información
Almacenamiento de información
Salida de la información
Figura 2.1 Sistemas En:(Alegsa, 2015)
Entrada de información
Son los datos específicos y necesarios para poder ser transformados en información, pueden ser
ingresados de forma manual o automática.
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Almacenamiento de información
En este componente se almacena la información pertinente que va a ser útil en un futuro.
Procesamiento de información
Los datos que han sido ingresados se transforman en información útil para la toma de decisiones.
Salida de información
Es el último paso de un sistema, debido a que en este se define la información real y concisa que va
a ser utilizada.
Como se muestra en la figura anterior la entrada puede ser de recursos, información, la misma que
pasa un proceso y sale la información de energía, recursos, entre otros. En este sistema debe existir
un control con el fin de que no se comentan errores perjudiciales para la empresa.
La importancia que tiene el sistema dentro de una empresa, es debido a que en este se organizan
varias actividades para poder cumplir los objetivos y solucionar problemas.
Al mantener un sistema en buen funcionamiento la empresa dará los resultados esperados, además
del ahorro de recursos y minimización de tiempos en la ejecución de varias actividades necesarias
del giro del negocio de la organización.
Figura 2.2 Componentes de un sistema En: (Control Interno, 2014)
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Los principales objetivos del sistema son:
Orden organizacional
Encontrar los problemas o errores de forma oportuna
Ampliar la producción de la empresa sea cual fuese su actividad económica
Conocer las actividades que conforman un proceso
Determinar las principales actividades que deben ser ejecutadas en cada área de la
organización
Mejorar las condiciones de la empresa
Los sistemas se clasifican en abiertos y cerrados, como se muestra a continuación:
Figura 2.3 Clasificación de sistemas En: (Fsilsca, 2011)
2.2 Procedimientos
“Los procedimientos consisten en describir detalladamente cada una de las actividades a seguir en
un proceso laboral, por medio del cual se garantiza la disminución de errores”.(Blogspot, 2010)
Los procedimientos son un conjunto de actividades, es decir se describen detalladamente las tareas
que se realizan, detectando errores que pueden derivar en riesgos para la empresa.
•Intercambia información ymateriales o energía con el medio.Tiene forma y estructura que lespermite adaptarse a los cambios delmedio para subsitir.
•Auto organizados, mantienenequilibrio.
Sistemas Abiertos
•Sistema contenido en si mismo. Nointercambia materiales/informacióncon su medio. Puede terminar en unsistema desorganizado.
Sistemas Cerrados
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Figura 2.4 Procedimientos En: (JuicioPenal.com, 2013)
Los procedimientos de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las directivas, que se toman las acciones necesarias para direccionar los riesgos hacia el logro de los objetivos de la entidad. Se consideran los siguientes procedimientos:
- Revisiones del desempeño.
- Procesamiento de información
- Controles físicos
- Segregación de funciones. (Blanco, 2010)
Las etapas de los procedimientos, se mencionan a continuación:
Situación actual del control interno en la empresa
Diseño de las actividades que se verán reflejadas en los procedimientos, con sus respectivos responsables
Implementación y evaluación de los pasos que se realizaron, aplicando el control interno
2.2.1 Características
Las características de los procedimientos son los siguientes:
La aplicación de estos depende de la situación en la que se vaya a aplicar.
Facilita el control y detección de problemas
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Son cambiantes según la situación a la que se presente
Son detallados
2.2.2 Importancia
La importancia de realizar procedimientos radica en que estos existen en toda la empresa, debido a
que para que se cumplan los objetivos debe ser necesaria que se ejecuten varias actividades que van
a estar reflejadas en los procedimientos.
Es necesario que con la aplicación de estos se logre una reducción de errores y por ende
optimización de recursos.
Figura 2.5 Definición de procedimientos En: (Definicion.de, 2010)
Un procedimiento consiste en seguirciertos pasos predefinidos paradesarrollar una labor de manera eficaz.
Su objetivo debería ser único y de fácilidentificación, aunque es posible queexistan diversos procedimientos quepersigan el mismo fin, cada uno conestructuras y etapas diferentes, y queofrezcan más o menos eficiencia
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Figura 2.6 Ejemplo de procedimientos En: (Centro de Mecanismos Alternativos, 2012)
2.2.3 Estructura
Los procedimientos van a estar estructurados de la siguiente manera:
Identificación
Lugar y fecha de elaboración
Número de revisión
Contenido
Responsables
Principales Actividades
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2.3 Sistema Administrativo
Los sistemas administrativos son un conjunto de procedimientos que se encuentran dirigidos a
controlar la parte administrativa con el fin de mejorar la productividad.
Objetivos
Los sistemas administrativos son indispensables debido a que buscan encontrar:
Seguridad en los procedimientos que se realizan en la empresa
Optimizar la utilización de recursos
Efectividad en la realización de las actividades
Información razonable para tomar decisiones
2.4 Sistema Contable
El sistema contable es aquel que tiene como objetivo controlar el manejo de las cuentas contables
que utiliza la empresa, en el que se determinan normas, políticas y procedimientos indispensables
para el cumplimiento de objetivos.
Figura 2.7 Sistema contable En: (Sanchez Cruz, 2013)
2.5 Control Interno
2.5.1 Antecedentes
En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros, observamos la contabilidad de partida simple. En la Edad Media aparecieron los libros de contabilidad para controlar las operaciones de los negocios, es
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en Venecia en donde en 1494, el Franciscano Fray Lucas Paccioli o Pacciolo, mejor conocido como Lucas di Borgo, escribió un libro sobre la Contabilidad de partida doble.
Es en la revolución industrial cuando surge la necesidad de controlar las operaciones que por su magnitud eran realizadas por máquinas manejadas por varias personas.
Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida doble, que fue una de las medidas de control, pero que fue hasta fines del siglo XIX que los hombres de negocios se preocupan por formar y establecer sistemas adecuados para la protección de sus intereses.(González, 2010)
Figura 2.8 Control Interno En: (Avella, Correa, & Ramirez, 2011) El control interno es una herramienta administrativa indispensable en cualquier organización,
surgió con el principio de la partida doble debido a que se atribuye como una medida de control
con el fin de verificar los ingresos con los egresos, además nace de la necesidad de reducir riesgos
a los que se ven expuestos las diferentes clases de organizaciones.
Esta herramienta de control ha ido evolucionando con el pasar del tiempo debido al mundo
globalizado en donde se desarrollan las empresas, por lo que se aplica en casi todas debido a la
cantidad de problemas que enfrentan, los cuales buscan una solución inmediata.
2.5.2 Definición
El Sistema de Control Interno de una empresa forma parte del Control de Gestión de tipo táctico y está constituido por el plan de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, el sistema de información financiero y todas las medidas y métodos encaminados a proteger los activos, promover la eficiencia, obtener información financiera confiable, segura y oportuna y lograr la comunicación de políticas administrativas y estimular y evaluar el cumplimientos de estas últimas.(Universidad del Cauca, 2010)
El control interno se compone de varias normas, procedimientos, acciones, actividades, entre otros
que son aplicados para que no existan errores que puedan derivarse en riesgos.
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El término “Sistema de control interno” significa todas las políticas y procedimientos (controles internos) adaptados por la administración de una entidad para ayudar a lograr el objetivo de la administración de asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección de fraude y error, la precisión e integralidad de los registros contables, y la oportuna preparación de información financiera confiable.(Ltda, Corporación Edi-Ábaco Cia., 2012)
Figura 2.9 Control Interno En: (Cantor, 2014)
Un Modelo Estándar de Control Interno se constituye en un marco de estructuras, conceptos y metodologías necesarias para permitir el diseño, desarrollo, implementación y funcionamiento de un control Interno adecuado, que apoye el cumplimiento de los objetivos institucionales de cada organismo o entidad pública. El Modelo Estándar de Control Interno para los organismos y entidades públicas, se establece como sigue a continuación.(Control Interno, 2010)
Cabe recalcar que debe ser utilizado en todas las empresas por los resultados positivos que se han
visto reflejados en las áreas que han aplicado este proceso integral, es realizado por todos los
miembros de la empresa para que funcione, y brinde la seguridad suficiente a la empresa con el fin
de lograr los objetivos que han sido planificados.
Figura 2.10 Categorías del Control Interno En: (Mantilla, 2010)
Efectividad yeficiencia de lasoperaciones.
Confiabilidad en lainformaciónfinanciera
Cumplimiento de lasleyes y regulacionesaplicables.
Esta definición reflejaciertos conceptosfundamentales
Constituye un mediopara un fin, no un finen sí mismo.
Es ejecutado porpersonas. No sonsolamente manualesde políticas y formas.
Esta engranado parala consecución deobjetivos en una omás categoríasseparadas perointerrelacionadas
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2.5.3 Importancia
El control interno es importante debido a que contribuye a brindar seguridad a la empresa para
tomar decisiones en beneficio de la misma, debido a que aplicando la herramienta de control
interno se obtendrá información real y razonable.
La importancia de tener un sistema de control interno en las pequeñas y medianas empresas, ha ido incrementado en los últimos años, siendo este la parte que se encarga de la organización de los procedimientos y necesidades del negocio, así como de resguardar y proteger los activos, verificar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones.(Gonzáles Cristóbal, 2014)
Figura 2.11 Importancia del control interno En: (Gómez Trujillo, 2010)
2.5.4 Elementos
Los elementos del control interno:
Plan de organización Sistema de autorización y procedimientos de registro Adecuada estructura contable Planes de capacitación Grado de idoneidad del personal Auditoría interna efectiva (Gallegos, 2012)
Información Ejecución
Facilita administrar
Identifica desviaciones
Localiza responsables
Establece Correctivos
Aplicación Global
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2.5.5 Características
A continuación se mencionan las principales características del control interno:
Figura 2.12 Características de control interno En: (James & Media, 2010)
En la empresa se establecen controles para el cumplimiento de objetivos, debido a que es
una herramienta administrativa.
Construye un entorno de seguridad en la empresa para la toma de decisiones.
Analiza los riesgos que pueden ocurrir, que obstruyan la consecución de objetivos
Las comunicaciones deben ser controladas con el fin de que no se transmitan mensajes
erróneos
Es aplicado a toda la empresa
•La integridad de administración, o el carácter moral de laspersonas de autoridad, establece el tono general de laorganización. La integridad de gestión se comunica con losempleados a través de los manuales de empleado y manuales deprocedimiento.
Gestión de laintegridad
•La capacidad de una organización para reclutar y retenerpersonal competente indica la intención de la administración deregistrar correctamente las operaciones contables. Además, laretención de los empleados aumenta la capacidad decomparación de los registros financieros de un año a otro.
Personalcompetente
•Fundamental para un control interno efectivo, ya que reduce elriesgo de errores y acciones inapropiadas. Un sistema efectivode control interno separa las funciones de autoridad, decontabilidad y de custodia.
Separación defunciones
•El mantenimiento de registros apropiados asegura que existedocumentación adecuada para cada transacción comercial. Laadministración de registros involucra almacenar, proteger ycon el tiempo destruir registros tangibles o electrónicos.
Historial demantenimiento
•Las salvaguardias evitan que personas no autorizadas tenganacceso a los activos valiosos de la compañía. Las salvaguardiasson físicas, tales como cerraduras en las puertas, o intangibles,como contraseñas de software de ordenador.
Salvaguardias
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Conocido por todos los miembros de la empresa, de los cuales se debe nombrar
responsables para su cumplimiento
2.5.6 Objetivos
Los objetivos de control interno se mencionan a continuación:
Brindar suficiencia y confiabilidad en la información financiera
Efectividad y eficiencia de las operaciones
Cumplir con las leyes y reglamentos aplicables
Mejorar continuamente con el objetivo de promover la calidad de los productos o servicios
que ofrece la empresa
Fomentar la cultura de autocontrol de herramienta
Figura 2.13 Objetivos del control interno En: (Gómez Trujillo, 2010)
2.5.7 Ventajas y Desventajas
A continuación se presentan las principales ventajas y desventajas que presenta el control interno:
2.5.7.1 Ventajas
Reduce significativamente los riesgos de la empresa
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Logra los objetivos y metas que hayan sido planificadas
Promueve el posicionamiento de la empresa a nivel nacional e internacional
Aumento de la eficacia, eficiencia y efectividad en las operaciones que realiza la empresa
Protege los recursos de la empresa
La información para la toma de decisiones es confiable y oportuna
Facilita la rendición de cuentas ante la autoridad competente
Conocimiento de las actividades que se deben realizar
2.5.7.2 Desventajas
Controles mal planificados que se derivan en bajos resultados
Difícil de sostener
Pueden existir varios errores y fraudes que pueden cometerse
Irregularidades que pueden acarrear errores y riesgos
Puede que exista situaciones anormales
2.5.8 Principios de Control Interno
Los principios de control interno son los siguientes:
El control interno es un medio no un fin en sí mismo, es un proceso desarrollado por el personal de la organización y no puede ser considerado infalible, ofreciendo solamente una seguridad razonable. Por lo tanto, no es posible establecer una receta universal de control interno que sea aplicable a todas las organizaciones existentes. Sin embargo, es posible establecer algunos principios de control interno generales así: Deben fijarse claramente las responsabilidades. Si no existe delimitación el control será ineficiente. La contabilidad y las operaciones deben estar separadas. No se puede ocupar un punto control de contabilidad y un punto control de operaciones. Deben utilizarse todas las pruebas existentes, para comprobar la exactitud, tener la seguridad de que las operaciones se llevan correctamente. Ninguna persona individual debe tener a su cargo completamente una transacción comercial. Una persona puede cometer errores, es posible detectarlos si el manejo de una transacción está dividido en dos o más personas. Debe seleccionarse y entrenarse cuidadosamente el personal de empleados. Un buen entrenamiento da como resultado más rendimiento, reduce costos y los empleados son más activos. Si es posible se deben rotar los empleados asignados a cada trabajo, debe imponerse la obligación de disfrutar vacaciones entre las personas de confianza. La rotación evita la oportunidad de fraude. Las instrucciones de cada cargo deben estar por escrito. Los manuales de funciones cuidan errores.
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Los empleados deben tener póliza de fianza. La fianza evita posibles pérdidas a la empresa por robo. No deben exagerarse las ventajas de protección que presta el sistema de contabilidad de partida doble. También se cometen errores. Deben hacerse uso de las cuentas de control con la mayor amplitud posible ya que prueban la exactitud entre los saldos de las cuentas. Debe hacerse uso del equipo mecánico o automático siempre que esto sea factible. Con éste se puede reforzar el control interno.(Universidad del Cauca, 2010)
Los principios básicos de control interno son indispensables los cuales son responsabilidad
delimitada, segregación de funciones, servidores hábiles y capacitados, instrucciones por escrito,
uso de formas pre numeradas, entre otros.
2.5.9 Alcance
Como ha podido observarse a través del estudio de los conceptos más generales de Control Interno dados por diferentes autores que se han dedicado al estudio del tema y su marco conceptual; el Control Interno es un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos que se caracteriza a través de los elementos comunes que se destacan conceptualmente de la siguiente forma: • Los Controles Internos, son efectuados por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos. • El Control Interno es un proceso, es decir, un medio para alcanzar un fin y no un fin en sí mismo. • Lo llevan a cabo las personas que actúan en todos los niveles; no se trata solamente de manuales de organización y procedimientos, políticas, reglamentos e impresos. • Sólo puede aportar un grado de seguridad razonable y no la seguridad total para la conducción o consecución de los objetivos. • Al hablarse del Control Interno como un proceso, se hace referencia a una cadena de acciones extendida a todas las actividades, inherentes a la gestión e integrados a los demás procesos básicos de la misma: planificación, ejecución y supervisión. Tales acciones se hallan incorporadas (no añadidas) a la infraestructura de la entidad, para influir en el cumplimiento de sus objetivos y apoyar sus iniciativas de calidad.(Calderín, 2010)
El alcance del control interno se debe aplicar a toda la empresa, con el fin de que esta sea una
herramienta útil para la empresa.
2.5.10 Limitaciones
Las limitaciones del control interno son las siguientes:
El fin del control interno no se trata de lograr la máxima productividad de la empresa, sino
asegurar que las actividades se realicen de forma correcta
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No toma las decisiones finales, sino que es la guía para realizarlas
Pueden existir errores por falta de información precisa
Figura 2.14 Limitaciones En: (Mauricio, 2012)
2.5.11 Tipos de Control
Es indispensable que en las empresas se identifiquen los tipos de controles, los mismos que se
muestran a continuación:
Figura 2.15 Control Interno Administrativo y Contable En: (Sánchez, 2011)
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2.5.11.1 Control Interno Administrativo
Son las medidas diseñadas para mejorar la eficiencia operacional y que no tienen relación directa con la confiabilidad de los registros contables. Ejemplo de un control administrativo, es el requisito de que los trabajadores deben ser instruidos en las normas de seguridad y salud de su puesto de trabajo, o la definición de quienes pueden pasar a determinadas áreas de la empresa. Son procedimientos y métodos que se relacionan con las operaciones de una empresa y con las directivas, políticas e informes administrativos. Entonces el Control Interno administrativo se relaciona con la eficiencia en las operaciones establecidas por la entidad. (Eumed.net, 2010)
El control interno administrativo se relaciona con las gestiones que ser realizan para el
cumplimiento de objetivos, en la empresa estas áreas son Talento Humano, Administración,
Servicios Generales, entre otros.
Figura 2.16 Control interno administrativo En: (Ponce Camarillo, 2015)
2.5.11.2 Control Interno Financiero
Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a la salvaguarda de los recursos y la verificación de la exactitud, veracidad y confiabilidad de los registros contables, y de los estados e informes financieros que se produzcan, sobre los activos, pasivos, patrimonio y demás derechos y obligaciones de la organización.
Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia y economía con que se han manejado y utilizado los recursos financieros a través de los presupuestos respectivos. (Mantilla S. A., 2010)
El control interno financiero se relaciona netamente con la protección de los recursos de la
empresa, es decir materiales y financieros, con el fin de que la información sea real para la toma de
decisiones.
Organización
• Dirección• Coordinación• División de
funciones• Asignación de
responsabilidad
Procesamiento
• Planeación y sistematización
• Registro y formas
• Informas
Personal
• Reclutamiento y selección
• Entrenamiento• Eficiencia• Moralidad• Retribución
Supervisión
• Monitores• Control
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Figura 2.17 Objetivos del Control Financiero En: (Scribd.com, 2012)
2.6 COSO I
El marco integrado de Control interno es aquel en el que se especifican varios lineamientos que
debe seguir la empresa para aplicar un efectivo control sobre las actividades.
Con el informe COSO (COMMITTEE OF SPONSORING ORGANIZATIONS), de 1992, se modificaron los principales conceptos del Control Interno dándole a este una mayor amplitud.
El Control Interno se define entonces como un proceso integrado a los procesos, y no un conjunto de pesados mecanismos burocráticos añadidos a los mismos, efectuado por el consejo de la administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar una garantía razonable para el logro de objetivos.
La seguridad a la que aspira solo es la razonable, en tanto siempre existirá el limitante del costo en que se incurre por el control, que debe estar en concordancia con el beneficio que aporta; y, además, siempre se corre el riesgo de que las personas se asocien para cometer fraudes.
Se modifican, también, las categorías de los objetivos a los que está orientado este proceso.
El Control Interno pretende ahora garantizar:
Diagnosticar :se aplica cuando existen áreascon problemasy se emplean medidas deprevención antes que de corrección
Comunicar: se realiza a través delainformación de resultados de lasdiversasactividades dela empresa.
Motivar: derivar de todos los logros quetenga la empresa a través de sistemasde control tendrá beneficios a todos losempleados
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Efectividad y eficiencia de las operaciones. Confiabilidad de la información financiera. Cumplimiento de las leyes y normas que sean aplicables. (Auditool, 2014)
2.6.1 Componentes del Coso I
El Coso I posee cinco componentes:
Ambiente de Control
Es la base de los componentes de control, en el que se prepara el escenario en donde va a estar
involucrado el talento humano, el cual debe estar alineado según los siguientes elementos:
Figura 2.18Elementos del Ambiente de control Nota: Muestra los elementos del Ambiente de control; (Unicauca, 2010)
•Se deben establecer los valores éticos y de conductaque se esperan del recurso humano al servicio delEnte, durante el desempeño de sus actividadespropias. Los altos ejecutivos deben comunicar yfortalecer los valores éticos y conductuales con suejemplo.
Integridad y valores éticos
•Se refiere al conocimiento y habilidad que debeposeer toda persona que pertenezca a la organización,para desempeñar satisfactoriamente su actividad.
Competencia
•Es vital que quienes determinan los criterios decontrol posean gran experiencia, dedicación y secomprometan en la toma de las medidas adecuadaspara mantener el ambiente de control.
Experiencia y dedicación de laAlta Administración
• Es importante que se muestre una adecuada actitudhacia los sistemas de información que conforman laorganización. Aquí tienen gran influencia laestructura organizativa, delegación de autoridad yresponsabilidades y políticas y prácticas del recursohumano.
Filosofía administrativa y estilode operación.
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Figura 2.19 Componentes del COSO I En:(Auditool, 2014)
Evaluación de Riesgo
Una vez creado el ambiente de control se está en condiciones de proceder a una evaluación de los riesgos, pero, no se puede evaluar algo que previamente no haya identificado; por tanto, el proceso de identificación de los riesgos comienza paralelamente con el establecimiento del ambiente de control y del diseño de los canales de comunicación e información necesarios a lo largo y ancho del Instituto. Debido a que las condiciones económicas, industriales, normativas y operacionales se modifican de forma continua, se hacen necesarios mecanismos para identificar y minimizar los riesgos específicos asociados con el cambio, por lo que cada vez es mayor la necesidad de evaluar los riesgos previo al establecimiento de objetivos en cada nivel de la organización. (Eumed.net, 2010)
La evaluación de los riesgos es indispensable en una empresa debido a que en esta etapa se
encuentran los riesgos potenciales que pueden afectar al funcionamiento de la misma, cabe recalcar
que los riesgos pueden ser internos y externos.
Actividades de Control
Son actividades que se realizan para normar lo que se ejecuta en la empresa, a través de las
políticas y procedimientos con el fin de asegurar que se logren los objetivos, estas deben ser
realizadas en todos los niveles de la empresa.
Información y Comunicación
Están diseminados en todo el ente y todos ellos atienden a uno o más objetivos de control. De manera amplia, se considera que existen controles generales y controles de aplicación sobre los sistemas de información.
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1. Controles Generales: Tienen como propósito asegurar una operación y continuidad adecuada, e incluyen al control sobre el centro de procesamiento de datos y su seguridad física, contratación y mantenimiento del hardware y software, así como la operación propiamente dicha. También se relacionan con las funciones de desarrollo y mantenimiento de sistemas, soporte técnico y administración de base de datos.
2. Controles de Aplicación: Están dirigidos hacia el interior de cada sistema y funcionan para lograr el procesamiento, integridad y confiabilidad, mediante la autorización y validación correspondiente. Desde luego estos controles cubren las aplicaciones destinadas a las interfaces con otros sistemas de los que se reciben o entregan información.(Romero, Javier, 2012)
La información y comunicación en una empresa es la base primordial debido a que de estas
depende la toma de decisiones en beneficio de la empresa, cabe recalcar que debe ser ejecutada en
todos los componentes del control interno.
Figura 2.20 Diferencias entre la información y comunicación En: (FinanzasFP, 2010)
Supervisión y Monitoreo
Es uno de los componentes que se aplica en toda la empresa, con el fin de que no existan riesgos.
Figura 2.21 Supervisión y monitoreo En: (Ekman, 2013)
35
Para que exista un buen control se debe:
Interpretar apropiadamente las políticas
Los procedimientos deben estar correctamente aplicados
Tomar medidas correctivas
Revisar todas las actividades que se realicen
2.7 COSO II
En 2004, se publicó el estándar “Enterprise Risk Management - Integrated Framework” (COSO II) Marco integrado de Gestión de Riesgos que amplía el concepto de control interno a la gestión de riesgos implicando necesariamente a todo el personal, incluidos los directores y administradores.(Asociación Espanola para la calidad, 2010)
El Coso II es un marco integrado de control el cual posee ocho componentes los mismos que se
enfocan en evaluar los riesgos y corregirlos.
Figura 2.22 Componentes del Marco Integrado de Control Interno Coso II En: (Navarro, 2010)
En el mes de septiembre del 2004 se amplía la visión del riesgo en las empresas, debido a que se
aumentaron tres componentes los cuáles son: Establecimiento de objetivos, identificación de
eventos, y evaluación de riesgos.
36
2.7.1 Componentes del Coso II
2.7.1.1 Ambiente de Control
Se trata de los valores y filosofía de la empresa que influye directamente en el accionar de los
miembros de la misma, es por tal razón que se realiza énfasis en estos puntos debido a que las
acciones que realicen los miembros de la empresa pueden conllevar a que se produzcan riesgos
perjudiciales.
El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre las conductas y los procedimientos organizacionales. Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados. Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto. Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de ahí viene su trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y reglas previamente definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento, fortalecimiento o debilitamiento de políticas y procedimientos efectivos en una organización. (Normas Generales de Control Interno, 2012)
Figura 2.23 Factores del Ambiente de Control En:(Normas Generales de Control Interno, 2012)
La filosofía y estilo de ladirección y la gerencia
La estructura, el planorganizacional, losreglamentos y losmanuales deprocedimiento.
La integridad, los valoreséticos, la competenciaprofesional y el compromisode todos los componentes dela organización, así como suadhesión a las políticas yobjetivos establecidos
Las formas de asignaciónde responsabilidades y deadministración y desarrollodel personal.
El grado de documentaciónde políticas y decisiones, yde formulación deprogramas que contenganmetas, objetivos eindicadores derendimiento.
En las organizaciones quelo justifiquen, la existenciade consejos deadministración y comitésde auditoría con suficientegrado de independencia ycalificación profesional
37
2.7.1.2 Establecimiento de Objetivos
“La gerencia establece los objetivos estratégicos, selecciona la estrategia y establece los objetivos
relacionados y alineados con la estrategia.” (Enterprise Risk Management, 2010)
Figura 2.24 Clase de establecimiento de objetivos En: (Enterprise Risk Management, 2010)
2.7.1.3 Identificación de Eventos
En esta etapa del control interno se debe especificar las actividades que pueden estar obstruyendo
la consecución de objetivos, lo que representa problemas graves debido a que hay actividades que
no van a ser ejecutadas correctamente.
Los eventos que pueden ser identificados se dividen en internos y externos, como se muestra a
continuación:
Estratégicos:Son aquellos que se relacionan conlas metas de alto nivel, y quesustentan y están alineados con lamisión de la entidad.
Referidos a las operaciones:Son aquellos que se relacionan conla eficacia y la eficiencia en lasoperaciones de la entidad
Referidos a la elaboración de lainformación:se relacionan con la eficacia delproceso de elaboración deinformación
Referidos al cumplimiento:Son aquellos que se relacionan conel cumplimiento de leyes yregulaciones que afecten a laentidad.
38
Figura 2.25 Identificación de eventos internos y externos
“Los acontecimientos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser
identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas últimas revierten hacia la
estrategia de la dirección o los procesos para fijar objetivos.” (Executive summary, 2012)
2.7.1.4 Evaluación de Riesgos
En la evaluación de riesgos se debe escoger los que afecten de manera significativa a la empresa
con el fin de solucionarlos de forma inmediata para que no sean perjudiciales y obstaculicen el
cumplimiento de objetivos.
Es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismo, se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización como en su interior.
En toda entidad, es indispensable el establecimiento de objetivos tanto globales de la organización como de actividades relevantes, obteniendo con ello una base sobre la cual sean identificados y analizados los factores de riesgo que amenazan su oportuno cumplimiento.(Romero, 2012)
Figura 2.26 Evaluación de riesgo En: (Blogspot.com, 2011)
Eventos Internos
InfraestructuraPersonal
Procesos
Eventos Externos
EconomíaMedio Ambiente
Político-LegalCambios de ámbitossocialesTecnología
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2.7.1.5 Respuesta a los Riesgos
Para cada riesgo significativo la dirección se ve obligada a generar potenciales respuestas. Habiendo generado una respuesta de riesgo, la dirección debe calibrar el nuevo riesgo sobre la base residual. Siempre existirá un riesgo residual, no solo porque los recursos son limitados, sino también debido a la incertidumbre del futuro y a limitaciones inherentes a otras actividades. (Normaria, 2010)
En todas las empresas frente a los riesgos que existen deben tomar medidas correctivas, es decir
brindar una repuesta, las mismas que se mencionan a continuación:
Figura 2.27 Clases de repuesta al riesgo En: (Academia, 2012)
2.7.1.6 Actividades de Control
Las actividades de control tienen que ver con políticas y procedimientos, es decir los lineamientos
para que se ejecuten las diferentes actividades.
Evitarlo
Tomar acciones a fin de discontinuar las actividades que generan riesgo. Evitar riesgos también se define como una técnica de planificación de la respuesta a los riesgos ante una amenaza que genera cambios en el plan de gestión del proyecto con la intención de eliminar el riesgo o proteger los objetivos del proyecto de su impacto
Reducirlo
Tomar acciones para reducir el impacto, la probabilidad de ocurrencia del riesgo o ambos. Mitigar el riesgo implica reducir a un umbral aceptable la probabilidad y/o el impacto de un evento adverso. Adoptar acciones tempranas para reducir la probabilidad de ocurrencia de un riesgo y/o su impacto sobre la organización, a menudo es más efectivo que tratar de reparar el daño después de ocurrido el riesgo.
Compartirlo
Tomar acciones para reducir el impacto o la probabilidad de ocurrencia al transferir o compartir una porción el riesgo. Transferir el riesgo requiere trasladar a un tercero todo o parte del impacto negativo de una amenaza, junto con la propiedad de la respuesta. La transferencia de un riesgo simplemente confiere a una tercera persona la responsabilidad de su gestión; no lo elimina. La transferencia de la responsabilidad de un riesgo es más efectiva cuando se trata de la exposición a riesgos financieros.
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Sistemas de información
• Apoyo ActividadesEstratégicas
• Integración con lasoperaciones
• Calidad
Comunicación
• Interna /Externa• Medios de comunicación:
manuales de políticas yprocedimientos, memorias,avisos en carteleras, correoelectrónico, verbalmente,entre otros.
Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevención y neutralización de los riesgos. Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de riesgos según lo expresado en el punto anterior: conociendo los riesgos, se disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén relacionados:
Las operaciones La confiabilidad de la información financiera El cumplimiento de leyes y reglamentos(Normas Generales de Control Interno, 2012)
Existen varios tipos de control los cuales se mencionan a continuación:
Preventivos
Correctivos
Manuales o Informáticos
Gerenciales
2.7.1.7 Información y Comunicación
La información es indispensable en todas las empresas debido a que sirve para la toma de
decisiones y creación de estrategias con el fin de cumplir los objetivos planificados.
La comunicación es el intercambio de información, datos, o mensajes entre dos o más personas,
necesaria en cualquier empresa.
“Están diseminados en todo el ente y todos ellos atienden a uno o más objetivos de control. De
manera amplia, se considera que existen controles generales y controles de aplicación sobre los
sistemas de información.” (Romero, 2012)
Figura 2.28 Aspectos relevantes entre información y comunicación En: (Vaca, Bravo, Patrón, Mendoza, & Corella Sánchez, 2012)
41
2.7.1.8 Supervisión
Es necesario realizar el seguimiento de las actividades que se están ejecutando, debido a que
pueden existir errores que posteriormente deben ser corregidos.
Todo el proceso ha de ser monitoreado con el fin de incorporar el concepto de mejoramiento continuo, así mismo el sistema de control interno debe ser flexible para reaccionar ágilmente y adaptarse a las circunstancias. Las actividades de monitoreo y supervisión deben evaluar si los componentes y principios están presentes y funcionando en la entidad.(Auditool, 2012)
Es indispensable que se vigilen todos los componentes del control interno con el fin de realizar
cambios en beneficio de la empresa dando resultados de productividad y posicionamiento en el
mercado.
Figura 2.29 Supervisión En: (Reference for Business, 2011)
Figura 2.30 Funciones del control Interno En: (Universidad del Cauca, 2010)
Las políticas descritas estánsiendo interpretadasapropiadamente y si sellevan a cabo.
Los cambios en lascondiciones de operación nohan hecho estosprocedimientos obsoletos oinadecuados
Es necesario tomaroportunamente efectivasmedidas de correccióncuando sucedan tropiezos enel sistema.
El personal de Auditoríainterna es un factorimportante ya que provee losmedios de revisión internade la efectividad yadherencia a losprocedimientos prescritos.
42
2.7.2 Coso I y Coso II
Figura 2.31 Diferencias entre COSO I y II En: (Vasquez, 2012)
Figura 2.32Componentes del control interno En: (Ruiz Meza, 2012)
COSO I (Internal Control Integrated Framework)
Ambiente de Control
Evaluación de riesgos
Actividades de control
Información y Comunicación
Monitoreo
COSO II (Enterprise Risk Managemnent Integrated
Framework)
Ambiente InternoEstablecimiento de Objetivos
Identificación de riesgosEvaluación de riesgosRespuestas a los riesgos
Actividades de Control
Información y Comunicación
Monitoreo
43
2.8 Coso III
Figura 2.33 Concepto de COSO III En: (Auditool, 2014)
Actualmente las empresas se desarrollan en un mundo globalizado con la aplicación de tecnología
necesaria para su desarrollo, por lo que se ha visto la necesidad de mejorar los Marcos de Control
Integrados, es por tal razón que se procede a crear el Coso 2013.
Entorno de control Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad Evaluación de riesgos Principio 6: Especifica objetivos relevantes Principio 7: Identifica y analiza los riesgos Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes
El Comité de organizacionespatrocinadoras de la ComisiónTreadway (COSO, por sus siglas eninglés) presentó en 1992 la primeraversión del Marco Integrado de ControlInterno, que ha sido aceptado alrededordel mundo y se ha convertido en unmarco líder en diseño, implementacióny conducción de control interno yevaluación de su efectividad.
El Comité tenía como principalobjetivo definir un nuevo marcoconceptual capaz de integrar lasdiversas definiciones y conceptosutilizados en el campo del controlinterno
Teniendo en cuenta los grandescambios que han tenido la industria ylos avances tecnológicos, el Comitélanzó en mayo de 2013 una versiónactualizada que permitirá que lasempresas desarrollen y mantenganefectiva y eficientemente sistemas decontrol interno que ayuden en elproceso de adaptación a los cambios,cumplimiento de los objetivos de laempresa, mitigación de los riesgos aun nivel aceptable, y apoyo a la tomade decisiones y al gobierno.
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Actividades de control Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos Principio 13: Usa información Relevante Sistemas de información Principio 14: Comunica internamente Principio 15: Comunica externamente Supervisión del sistema de control – Monitoreo Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes Principio 17: Evalúa y comunica deficiencias (Auditool, 2014)
El Coso III se enfoca en mejorar la gestión de los recursos que tiene la empresa, en todo ámbito
como son materiales, económicos y humanos. Los componentes de este son:
Entorno de control
Evaluación de riesgo
Sistema de información y comunicación
Actividades de control
Supervisión
A continuación se detallan las diferencias entre Coso I y III:
Tabla 2.1 Diferencias entre COSO I y III
Coso I (Internal Control – Integrated Framework) Control Interno – Marco
Integrado
Coso III (2013) Internal Control – Integrated Framework
Se Mantiene Cambia Definición del concepto de Control Interno
Se orienta a la economía global y los cambios acelerados que existen en la empresa. Ampliación y aclaración de conceptos con el objetivo de abarcar las actuales condiciones del mercado y la economía global
Componentes del Control Interno Diecisiete Principios que se dividen en cada uno de los componentes. Codificación de principios y puntos de enfoque con aplicación internacional para el desarrollo y evaluación de la eficacia del Sistema de Control Interno.
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Aclaración de la necesidad de establecer objetivos de negocio como condición previa a los objetivos de control interno
Criterios a utilizar en el proceso de evaluación de la eficacia del Sistema de Control Interno
Extensión de los objetivos de reporte más allá de los informes financieros externos, a los de carácter interno y a los no financieros tanto externos como internos
Uso del Juicio profesional para la evaluación de la eficacia del Sistema de Control Interno
Inclusión de una guía orientadora para facilitar la supervisión del Control Interno sobre las operaciones, el cumplimiento y los objetivos e reporte
Nota: Muestra los principales cambios del Coso I al Coso III
Figura 2.34 Componentes del COSO III
•Se relaciona netamente con el comportamiento delpersonal ante un riesgo.Entorno de Control
•La evaluación de riesgos se realiza mediante variosmétodos, en el se evidencia los errores que se cometenen la empresa.
Evaluación de Riesgos
•Son los procedimientos, actividades, politicas para controlar las gestiones de la empresa. Actividades de Control
•Se aplica en todos los niveles de la organizacion. Información y Coomunicación
•Estas actividades se las realiza de manera globalizadas, es decir con la utilizacion de tecnologia.
Actividades de Monitoreo-Supervisión
46
Figura 2.35 Componentes y principios del control interno
2.9 Método de Evaluación del Control Interno
Es indispensable mantener un control interno en la empresa para lo cual se van a aplicar los
siguientes métodos:
2.9.1 Cuestionarios
Los cuestionarios son un conjunto de preguntas realizadas para determinar cómo se encuentra la
situación de la empresa, necesarias para recoger información con el fin de analizar errores que
pueden repercutir en riesgos o actividades negativas.
Básicamente consiste en un listado de preguntas a través de las cuales se pretende evaluar las debilidades y fortalezas del sistema de control interno. Estos cuestionarios se aplican a cada una de las áreas en las cuales el auditor dividió los rubros a examinar. Para elaborar las preguntas, el auditor debe tener el conocimiento pleno de los puntos donde pueden existir deficiencias para así formular la pregunta clave que permita la evaluación del sistema en vigencia en la empresa. Generalmente el cuestionario se diseña para que las respuestas negativas indiquen una deficiencia de control interno. Algunas de las preguntas pueden ser de tipo general y aplicable a cualquier empresa, pero la mayoría deben ser específicas para cada organización en particular y se deben relacionar con su objeto social.(Universidad del Cauca, 2010)
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Figura 2.36 Concepto de cuestionario En: (Centro de escritura, 2011) Los pasos para la elaboración de un cuestionario son los siguientes:
Conocer el objetivo por el que se realizan los cuestionarios
Realizar un borrador de las preguntas
Seleccionar las preguntas más apropiadas
Definir el orden en el que van a ir las preguntas
Seleccionar el personal al cual va ir dirigido
2.9.1.1 Ventajas
Las principales ventajas del cuestionario son:
Facilita la consecución de información
El costo de la realización es bajo
Siempre busca una repuesta sea esta positiva o negativa
A grandes rasgos, el cuestionario es un género escrito quepretende acumular información por medio de una serie depreguntas sobre un tema determinado para, finalmente, darpuntuaciones globales sobre éste.
De tal manera que, podemos afirmar que es un instrumento deinvestigación que se utiliza para recabar, cuantificar, universalizary finalmente, comparar la información recolectada.Como herramienta, el cuestionario es muy común en todas lasáreas de estudio porque resulta ser una forma no costosa deinvestigación, que permite llegar a un mayor número departicipantes y facilita el análisis de la información.
Por ello, este género textual es uno de los más utilizados por losinvestigadores a la hora de recolectar información.
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Detecta los errores en ocasiones de forma inmediata
Las respuestas son precisas
2.9.1.2 Desventajas
Las principales desventajas son:
No se pueden incluir más preguntas al momento de que se lo realiza
No existe una visión en conjunto de la empresa
Las preguntas que se realizan no siempre incluyen los problemas o errores
La información obtenida no puede ser real o precisa
Figura 2.37 Modelo de cuestionario de Control Interno En: (Gomez, 2013)
49
2.9.2 Método Descriptivo
Este método es necesario cuando se requiere información detallada, como un procedimiento que se
aplica en un área determinada.
Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
Normalmente, este método es utilizado conjuntamente con el de gráficos, con el propósito de entender este último en mejor forma, ya que los solos gráficos muchas veces no se entienden, haciendo indispensable su interpretación de manera descriptiva.
En la primera auditoría que realiza el auditor, dentro de los papeles de trabajo “permanentes” o de carácter histórico para resumir y entender el control interno existente utiliza primariamente estos dos métodos y ya cuando requiere evaluar de manera más extensa utiliza el método de cuestionarios.(Académica Comunidad Digital de Conocimiento, 2013)
Cabe recalcar que el método descriptivo consiste en detallar paso a paso una tarea, gestión o
proceso que se relacionen con el control debido que se deberán problemas que sean corregidos con
la creación de estrategias, además de que la descripción debe ser ordenada.
Figura 2.38 Ventajas y desventajas del método descriptivo
•Se detalla la informaciónnecesaria para evaluar lasituación de la empresa
•Se aplica análisis de lasactividades o procedimienrtosque se realizan
Ventajas
•Se pueden dejar afuerasituaicones perjudiciales para laempresa
•Mucha información puedederivarse en confusiones
Desventajas
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Figura 2.39 Ejemplo de método narrativo En: (Basantes, 2012)
2.9.3 Método Gráfico o Flujograma
“Este método tiene como base la esquematización de las operaciones mediante el empleo de
dibujos (flechas, cuadros); en dichos dibujos se representan departamentos, formas, archivos, etc., y
por medio de ellos se indican y explican los flujos de las operaciones.”(Mendivil Escalante, 2010)
Los Flujogramas representan la información que se requiere de forma simple de interpretar a través
de varios gráficos. Los mismos que deben estar ordenados de forma secuencial con el fin de poder
encontrar errores, demoras, entre otras para que sean corregidas.
Este método permite detectar con mayor facilidad los puntos o aspectos donde se encuentran debilidades de control, aun cuando hay que reconocer que se requiere de mayor inversión de tiempo por parte del auditor en la elaboración de los flujogramas y habilidades para hacerlos. (Universidad Pedagógica de El Salvador, 2012)
Los ingenieros forestales salen a comprar bosques con un fondo rotativo de $ 5.000que no semaneja en cuenta corriente abierta expresamente para el efecto.
La empresa no cuenta con formatos, tipos de contratos para compra de bosques y losingenierosreportan los anticipos para explotación de bosques en simples recibos.Hubo un caso que elrecibo se firmaba en una funda de papel.
cuando llegan las trozas de madera a la planta, éstas son medidas o cubicadas y sefirman unaguía de recepción por parte de: bodegas, transportista y visto bueno delingeniero forestal.
El bodeguero maneja un control computarizado en cantidades de las materias primascompradas.
El kardex que se lleva por cada tipo de material no es conciliado con el kardexcontable, nicruzada la información con los contratos de compra.
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Figura 2.40 Ventajas y desventajas de los Flujogramas En: Adaptado de (Blogspot, 2010)
Los símbolos que se utilizan para diseño se someten a una normalización, es decir, se hicieron símbolos casi universales, ya que, en un principio cada usuario podría tener sus propios símbolos para representar sus procesos en forma de Diagrama de flujo. Esto trajo como consecuencia que sólo aquel que conocía sus símbolos, los podía interpretar. La simbología utilizada para la elaboración de diagramas de flujo es variable y debe ajustarse a las normas preestablecidas universalmente para dichos símbolos o datos.(Blogspot, 2010)
Figura 2.41 Elaboración de flujograma
•Fácil de comprender a simplevista
•Identificación de problemas oerrores de forma oportuna
•Se pueden identificar lasdemoras o repetición
•Herramienta para lacapacitación de los empleados
Ventajas
•Son difíciles de realizar•No existen normas fijas parasu realización por lo queconlleva a confusiones
•No son explícitos, por lo quesu interpretación es confusa
Desventajas
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Figura 2.42 Diagrama de Flujo En: (Contraloría General del Estado, 2010)
Los flujogramas son unos de los métodos de evaluación de control interno más utilizados debido a
que son más fáciles de entender porque representan un proceso de cualquier tipo relacionado con la
empresa, además detecta errores, demoras o cuellos de botella que pueden ser encontrados de
forma rápida con el fin de que sean corregidos.
Los diagramas de flujo son la representación gráfica de lasecuencia de las operaciones de un determinado sistema. Esasecuencia grafica en el orden cronológico que se produce en cadaoperación.
Este método es un complemento muy útil porque la representaciónbásica de los circuitos y ciclos administrativos de la empresapueden ser utilizados por varios años, en el caso de exámenesrecurrentes, y localizar muy rápidamente rutinas susceptibles demejoramiento logrando una mayor eficiencia administrativa.
En la elaboración de los diagramas de flujo, es importanteestablecer los códigos de las distintas figuras que forman parte dela narración grafica de las operaciones.
53
Figura 2.43 Simbología del diagrama de flujo En: (Arreaga, 2012)
54
CAPÍTULO III
3. ANÁLISIS SITUACIONAL 3.1 Análisis Externo “Una empresa no existe ni puede existir, fuera de ese entorno que le rodea; así que el análisis
externo permite fijar las oportunidades y amenazas que se pueden visualizar ante una
empresa.”(Aprender a pensar, 2011)
Figura 3.1 Macro ambiente y Microambiente En: (SlidePlayer.es, 2014) En el análisis externo se encuentran los factores que afectan a la empresa de forma positiva y
negativa, los mismos que pueden ser políticos, tecnológicos, naturales, económicas, demográficas,
entre otras.
Las variables de la empresa que actúan sobre el entorno son múltiples y en bastantes ocasiones difíciles de pronosticar. Dado que los altos mandos toman decisiones en su actividad normal que influyen sobre el futuro de la empresa, deben procurar comprender lo mejor posible los factores más influyentes y su evolución.(Fernández, 2010)
55
3.1.1 Macro Ambiente
Son factores sobre los cuales la empresa no posee ningún control y que se encuentran más alejados
del funcionamiento de la misma, es decir afectan de manera externa.
Afectan a todas las organizaciones y un cambio en uno de ellos ocasionará cambios en uno o más de los otros; generalmente estas fuerzas no pueden controlarse por los directivos de las organizaciones. Está compuesto por las fuerzas que dan forma a las oportunidades o presentan una amenaza para la empresa. Estas fuerzas incluyen las demográficas, las económicas, las naturales, las tecnológicas, las políticas y las culturales. Son fuerzas que rodean a la empresa, sobre las cuales la misma no puede ejercer ningún control.
Podemos citar el rápido cambio de tecnología, las tendencias demográficas, las políticas gubernamentales, la cultura de la población, la fuerza de la naturaleza, las tendencias sociales, etc.; fuerzas quede una u otra forma pueden afectar significativamente y de las cuales la empresa puede aprovechar las oportunidades que ellas presentan y a la vez tratar de controlar las amenazas.(Scribd, 2010)
Figura 3.2Macroentorno En: (González, 2012)
3.1.1.1 Factor Político - Legal
Las empresas dependen de manera directa o indirecta de las decisiones que tome un Gobierno, las
mismas que van a estar plasmadas en las diferentes normas y leyes.
Las empresas están cada vez más afectadas por los procesos políticos y legales de la sociedad. La legislación tiene una gran influencia sobre el desarrollo de las actividades de marketing. Los factores políticos y legales de mayor influencia sobre la actividad general y comercial de las empresas pueden agruparse en las siguientes categorías:
o Las políticas monetarias y fiscales (tipo de interés o la legislación fiscal). o La leyes sociales de carácter general (medio ambiente) o Las leyes específicas que afectan a las actividades de Marketing (Ley de defensa de los consumidores).
56
o Normativas que regulan el suministro de información. (Hidalgo, 2011)
Figura 3.3 Factor político-legal En: (Atochaemprende, 2012) Cabe recalcar que en este factor se analizan las leyes que inciden en el funcionamiento de la
empresa que se dedica a prestar servicios de Gestión Documental y Digitalización.
3.1.1.2 Factor Económico Los factores económicos son aquellos que influyen significativamente en el accionar de una
empresa como son inflación, balanza comercial, Producto Interno Bruto. Las condiciones económicas son de fundamental importancia para el planeamiento estratégico dado que inciden sólo en el tamaño y atractivo de los mercados que la empresa atiende, sino en la capacidad de esta para atenderlos rentablemente. Es posible que estas limiten el nivel de recursos que las empresas pueden usar para intentar satisfacer la demanda.
Por lo tanto, es esencial que las empresas observen el ambiente económico y traten de identificar las probables direcciones de la inflación, las tasas de interés, el crecimiento económico, los costos y la disponibilidad de las materias primas; los patrones cambiante en la forma de gastar del consumidor entre la gran variedad de factores que afecten el poder adquisitivo del consumidor y sus patrones de gastos, debido a que los consumidores en diferentes niveles de ingresos tienen también patrones de gastos y preferencias diversas. (Negocios, 2010)
Figura 3.4 Factor Económico En: (Factor Finanzas, 2014)
57
3.1.1.2.1 Inflación
La inflación es el aumento generalizado y sostenido de los precios de bienes y servicios en un país. Para medir el crecimiento de la inflación se utilizan índices, que reflejan el crecimiento porcentual de una canasta de bienes ponderada. El índice de medición de la inflación es el Índice de Precios al Consumidor (IPC). Este índice mide el porcentaje de incremento en los precios de una canasta básica de productos y servicios que adquiere un consumidor típico en el país. Existen otros índices, como el Índice de Precios al Productor, que mide el crecimiento de precios de las materias primas.(Economía, 2010)
La inflación es la excesiva subida de precios sean de bienes o servicios, debido a la pérdida del
poder adquisitivo del dinero, es por ello que no existe la suficiente oferta para satisfacer a la
demanda.
Tabla 3.1Porcentaje de Inflación Anual
AÑOS PORCENTAJE DE INFLACIÓN
2010 3,33
2011 5,41
2012 4,16
2013 2,7
2014 3,67
Nota:Muestra la variación de los porcentajes de inflación; (Banco Central del Ecuador, 2015)
Figura 3.5 Porcentajes den Inflación
La inflación para la empresa representa una AMENAZA debido a que suben los costos de las
máquinas que utilizan para realizar el trabajo de gestión documental y digitalización, y por ende el
precio de los servicios suben, por lo que puede que los clientes busquen servicios más baratos en la
competencia.
2006 2008 2010 2012 2014 2016 2018
1
2
3
4
5
2010
2011
2012
2013
2014
3.33
5.41
4.16
2.7
3.67
AÑOS PORCENTAJE DE INFLACIÓN
58
3.1.1.2.2 PIB (Producto Interno Bruto)
El Producto Interno Bruto representa a la producción de bienes y servicios de un país en un
determinado periodo dentro del territorio ecuatoriano, en el que se refleja el valor monetario que
posee un país para cubrir las necesidades del mismo.
Tabla 3.2 PIB en millones de dólares
AÑOS PIB (millones)
2010 $ 69.555.367.000
2011 $ 79.276.664.000
2012 $ 87.623.411.000
2013 $ 94.472.679.000
2014 $ 101.000.000.000
Nota: Muestra la variación del PIB durante los años
El PIB para la empresa representa una OPORTUNIDAD debido a que como se muestra en la tabla
anterior ha aumentado de modo que se evidencia que existe un crecimiento en la producción sea de
bienes y servicios.
Figura 3.6 Variación del Producto Interno Bruto
$ - $ 50,000,000,000 $ 100,000,000,000 $ 150,000,000,000
PIB (millones)
$ 69,555,367,000
$ 79,276,664,000
$ 87,623,411,000
$ 94,472,679,000
$ 101,000,000,000
2014 2013 2012 2011 2010
59
3.1.1.3 Factor Tecnológico
En las empresas el obtener tecnología es un arma efectiva en contra de varios aspectos, además
que aumenta la productividad y calidad de los bienes o servicios que se ofrecen a los
consumidores, en el mundo globalizado en donde se desarrollan las mismas son un arma para
destrozar fronteras y hacer que la empresa sea conocida en el mercado.
Figura 3.7 Herramientas tecnológicas
El factor tecnológico representa una OPORTUNIDAD para la empresa debido a que con el pasar
del tiempo existen nuevas tecnologías que pueden ser utilizadas, minimizando tiempo y recursos en
beneficio de Seventeenmile S.A.
3.1.2 Microambiente “Son todas las fuerzas que una empresa puede controlar y mediante las cuales se pretende lograr el
cambio deseado. Entre ellas se tiene a los proveedores, la empresa en sí, según Philip Kotler
también los competidores, intermediarios, clientes y públicos” (Reyes, 2010)
El microambiente son aquellas fuerzas que se encuentran más cerca de la empresa y que la misma
no posee control total sobre estas como son proveedores, clientes, intermediarios, competencia,
entre otros.
Figura 3.8 Factores del microambiente En: (Estupiñan , 2012)
60
3.1.2.1 Clientes
Es la persona que adquiere un producto, ya sea para hacer usufructo de él, o para obtener una ganancia mayor con él. Las organizaciones viven a base de los clientes, ya que son ellos los que con cada decisión de consumo contribuyen a lo que luego será la ganancia de la empresa.
Obviamente que las categorizaciones que se hagan de los clientes distarán mucho de acuerdo con la clase de empresa o de producto que se considere, pero en todos los casos puede hablarse de clientes satisfechos o insatisfechos, de acuerdo al resultado que ha tenido, es decir, el nivel en el que la empresa cumplió sus necesidades (que se sabe, repercutirá en próximas compras). También las empresas analizan a los clientes de acuerdo a su perfil psicológico, su disposición al cambio y sus costumbres en el consumo.(Concepto.de, 2013)
Los clientes son las personas más importantes de la empresa debido a que de estos depende la
producción de bienes y servicios, es indispensable atender los requisitos de estos debido a que son
la razón de ser de cualquier tipo de organización.
Figura 3.9 Clientes En: (Cinop, 2015)
Los clientes representan para la empresa una OPORTUNIDAD debido a que si aumentan por ende
se elevará la productividad de la misma.
Contamos con 200 clientes:
Instituciones Públicas
Instituciones Privadas
Bancos y Entidades Financieras
Aseguradoras
Industrias
Importadores
Empresas de servicios
61
Comercios
Salud
Tabla 3.3 Clientes de Seventeenmile S.A.
62
En:(Seventeenmile S.A., 2012)
3.1.2.2 Proveedores
Los proveedores son aquellas personas o grupo de personas que entregan bienes o servicios a
diferentes empresas, con el fin de pasar por un proceso de producción o simplemente
comercializarlos.
Para Seventeenmile S.A. este factor representa una OPORTUNIDAD debido a que se trabaja solo
con proveedores calificados, que llevan varios años brindando los servicios a la empresa.
3.1.2.3 Competencia
El concepto de competencia es multidimensional e incluye distintos niveles como saber (datos, conceptos, conocimientos), saber hacer (habilidades, destrezas, métodos de actuación), saber ser (actitudes y valores que guían el comportamiento) y saber estar (capacidades relacionada con la comunicación interpersonal y el trabajo cooperativo). En otras palabras, la competencia es la capacidad de un buen desempeño en contextos complejos y auténticos. Se basa en la integración y activación de conocimientos, habilidades, destrezas, actitudes y valores.(Enfoques educativos, 2012)
La competencia son las empresas que ofrecen los mismos productos o servicios en las mismas
características, lo que representa una AMENAZA debido a que los clientes poseen más alternativas
de elección.
Figura 3.10 Competencia En: (Puga, 2012)
63
3.2 Análisis Interno
Para determinar el análisis interno se van a aplicar cuestionarios de control interno basados en los
ocho componentes del Coso II a las áreas Administrativa y Financiera, debido a que en estas se
deben encontrar la incidencia de riesgos.
La determinación del riesgo se lo realizará mediante la aplicación de la siguiente fórmula:
Riesgo de Control = % Puntaje Óptimo - % Puntaje Obtenido
Es realizado a los jefes de estas áreas, debido a que conocen específicamente lo que se realiza en
cada una de estas áreas.
Tabla 3.4 Cuestionario de Control Interno de la Capacidad Administrativa
SEVENTEENMILE S.A.
CAPACIDAD DE ADMINISTRATIVA
Nº PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN
SI NO
1 ¿La empresa cuenta con un manual de
procedimientos administrativos?
X 0
2 ¿Cumple con el proceso administrativo: planificar,
organizar, dirección y control?
X 10
3 ¿La empresa cumple con los objetivos que han
sido planificados?
X 8
4 ¿Existe un control sobre la asistencia del
personal?
X 0
5 ¿Los recursos son utilizados para cumplir con los
objetivos organizacionales?
X 9
6 ¿El liderazgo que se utiliza es participativo? X 10
7 ¿Existe un manual de funciones? X 0
8 ¿Se toman acciones correctivas oportunas para X 7
64
evaluar al personal?
9 ¿Se emite un informe a la autoridad competente
por los errores cometidos?
X 0
10 ¿Se sociabiliza la misión, visión y objetivos? X 0
11 ¿Los organigramas son realizados según las
necesidades de la empresa?
X 0
12 ¿Cuentan con indicadores de gestión para evaluar
la eficiencia y eficacia del personal?
X 0
13 ¿Se supervisa que se cumplan las actividades de
manera eficiencia y efectiva?
X 0
14 ¿Se aplican canales de comunicación adecuados? X 9
15 ¿Se evalúa periódicamente el desempeño del
personal?
X 8
16 ¿Se posee un organigrama en el que se plasme
como se encuentra estructurada la empresa?
X 0
TOTAL 61
Nota: Muestra el cuestionario de control interno de la Capacidad Administrativa
Riesgo de Control = %Puntaje óptimo – %puntaje obtenido
Riesgo de Control = 100% - 38%
Riesgo de Control = 62%
Nota: Muestra la medición de riesgo; Autora de la tesis
Para realizar la ponderación se va a realizar los siguientes cálculos:
160% representa el 100% debido a que se realizaron 16 preguntas que cada una posee una
ponderación de 10, es por ello que se realiza una regla de tres para obtener el riesgo de control,
como se muestra a continuación:
65
160% ––––––––––––– 100%
61% –––––––––––––– x = 38,13% ≈ 38%
El riesgo de control que se obtuvo mediante la aplicación del cuestionario es de 61,88% ≈ 62%, lo
que representa que existen varios problemas que deben ser solucionado de forma óptima.
Tabla 3.5 Cuestionario de Control Interno Capacidad Financiera
SEVENTEENMILE S.A.
CAPACIDAD CONTABLE
Nº PREGUNTAS RESPUESTAS PONDERACIÓN
SI NO
1 ¿Posee procedimientos contables para cada una
de las cuentas?
X 0
2 ¿La empresa posee un manual de funciones
para el área contable?
X 0
3 ¿Cumplen con las políticas contables? X 0
4 ¿La contabilidad es realizada en base a la
normativa legal?
X 10
5 ¿Se cumplen con las obligaciones de los
empleados de la empresa?
X 10
6 ¿El manejo de cartera es óptimo? X 0
7 ¿Se realizan flujos de caja para conocer cómo se
encuentra la liquidez de la empresa?
X 9
8 ¿Se realizan controles en las cuentas con mayor
riesgo para la empresa?
X 0
9 ¿La información contable es manejada de forma
adecuada?
X 0
66
10 ¿Se lleva un control sobre el cumplimiento de
plazos para presentar la información contable?
X 0
11 ¿Los errores son comunicados a la autoridad
competente?
X 0
12 ¿El nivel de endeudamiento de la empresa se
encuentra en un nivel tolerable?
X 8
13 ¿Se realizan presupuestos de gastos e ingresos? X 9
14 ¿Se realizan conciliaciones bancarias y arqueos
de caja?
X 7
15 ¿La documentación es archivada de tal forma
que exista evidencia para el registro contable?
X 0
16 ¿Se realizan reuniones para evaluar los estados
financieros de la empresa?
X 6
TOTALES 59
Riesgo de Control = %Puntaje óptimo – %puntaje obtenido
Riesgo de Control = 100% - 37%
Riesgo de Control = 63%
Se procedió a realizar los siguientes cálculos para determinar el riesgo de control:
160 representa el 100% por lo que se realizó una regla de tres:
160% ––––––––––––– 100%
59% –––––––––––––– x = 36,88% ≈37%
Como se muestra en el cálculo anterior existe un control interno de 63%, lo que se evidencia que
existen varios problemas que deben ser solucionados.
67
3.3 Matriz FODA
La matriz FODA tiene que ver con la situación actual de la empresa, es decir se enlistan las
principales Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas. A continuación se menciona la
matriz FODA:
Tabla 3.6 Situación Actual de la empresa – Matriz FODA
SEVENTEENMILE S.A.
MATRIZ FODA
FORTALEZAS DEBILIDADES
1. Cumple con el proceso administrativo
2. La empresa cumple con los objetivos que
han sido planificados
3. Los recursos son utilizados para cumplir
con los objetivos organizacionales
4. El liderazgo es participativo
5. Se toman medidas correctivas para
evaluar el personal
6. Se aplican canales de comunicación
7. Se evalúa periódicamente el desempeño
del personal
8. La contabilidad se realiza en base a la
normativa legal
9. Se cumplen con las obligaciones de los
empleados de la empresa
1. No cuenta con procedimientos
administrativos y contables.
2. No se realiza controles sobre la asistencia
del personal
3. No existe manual de funciones
4. No se emite un informe de errores a la
autoridad competente
5. No se sociabiliza la misión, visión y
objetivos
6. Los organigramas no son realizados según
la necesidad de la empresa
7. No se cumplen con las políticas contables
8. El manejo de cartera no es óptimo
9. No se realizan controles de las cuentas de
mayor riesgo.
68
10. Se realizan flujos de caja para conocer la
liquidez de la empresa
11. El nivel de endeudamiento de la
empresa se encuentra en un nivel tolerable
12. Se realizan presupuestos de gastos e
ingresos
13.Se realizan conciliaciones bancarias y
arqueos de caja como evidencia de control
10. La información contable no es manejada
de forma adecuada
11. No existe un control sobre el
cumplimiento de los plazos para la
presentación de información contable
12. La documentación no es archivada de tal
forma que no existe la suficiente evidencia
del registro contable
13. No se realizan reuniones para evaluar
cómo se encuentran los Estados Financieros
OPORTUNIDADES AMENAZAS
1. Factor Político – Legal: son los
lineamientos principales de la empresa.
2. Producto Interno Bruto
3. Factor tecnológico debido a que se
puede utilizar maquinaria que optimice
recursos.
4. Fidelidad de los clientes
5. Proveedores calificados
1. Inflación debido a que suben los costos de
la maquinaria que se utilizan para brindar el
servicio.
2. Competencia de varios sectores debido a
que poseen productos similares.
Nota: Muestra las principales Fortalezas, Debilidades, Oportunidades y Amenazas
CAPÍTULO IV
4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y CONTABLES
Los procedimientos administrativos y contables en una empresa son de suma importancia debido a
que en este se enlistan las actividades que se deben realizar para cumplir un objetivo determinado,
ya que constituye una herramienta indispensable que sirve a los miembros de la empresa para
69
conocer cómo deben ser realizadas determinadas actividades, que políticas debe cumplir, objetivos
y sus responsable. A continuación se mencionan los principales procedimientos administrativos y
contables.
4.1 Procedimientos Administrativos
Los procedimientos administrativos que se van a tratar son:
Reclutamiento y Selección
Contratación
Inducción y Capacitación
Nómina
4.1.1 Reclutamiento y Selección
El reclutamiento en una empresa es uno de los procedimientos más importantes, debido a que de
este va a depender la eficiencia del personal debido a que estos serán los encargados de ejecutar las
actividades en determinadas áreas de la empresa.
Objetivo
Conocer el perfil del personal que labora en la empresa, debido que para cada puesto existen
limitantes con el fin de que exista un buen nivel de capacidades relacionadas al desempeño.
Políticas
Todos los puestos de la empresa deben poseer requisitos y perfil de cargos para que no
existan confusiones.
Mejorar la imagen de la empresa con un talento humano capaz que debe ser seleccionado
por la autoridad competente
Cada departamento de la empresa, al momento de requerir personal debe notificar en
máximo una semana.
Los documentos de cada uno de los postulantes deben realizarse en sobre cerrado
Al momento de que los postulantes lleguen, deben llenar una solicitud de empleo realizada
por la empresa
Se debe notificar el horario de entrevista al empleado en 24 horas como máximo
Los postulantes deben tener conocimiento de las diferentes clases de pruebas
70
SEVENTEENMILE S.A.
PROCEDIMIENTOS
RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DEL PERSONAL
N° RESPONSABLE ACTIVIDAD
1 Jefes de Departamentos Llena el formulario de requerimiento de personal
2 Jefe de Talento Humano Analiza las peticiones
3 Jefe de Talento Humano Determina el perfil para cada uno de los puestos
4 Gerente General Analiza y aprueba los requerimientos de personal
5 Gerente General Procede a comunicar que se inicie con el
reclutamiento y selección de personal
6 Jefe de Talento Humano Da a conocer por los diferentes medio de
comunicación las vacantes
7 Asistente de Recurso Humano Recibe los documentos de los postulantes
8 Jefe de Talento Humano Analiza los documentos que han sido entregados por
el personal postulante con el perfil de cargos
9 Jefe de Talento Humano Realiza la entrevista y toma las pruebas respectivas
10 Jefe de Talento Humano Escoge los candidatos óptimos
11 Gerente General Analiza y selecciona el personal idóneo según la
información recibida del Jefe de Talento Humano
71
72
73
SEVENTEENMILE S.A. SOLICITUD DE EMPLEADO
De: Departamento__________________________________________
FECHA EMISIÓN
Para: ____________________________________________
FECHA RECIBIMIENTO
ÁREA ____________________________________________ Nº
NOMBRE DEL CARGO
________________________________________________
POR SUSTITUCIÓN
REGIST
RO FECHA DE
SALIDA NOMBRE CARGO
POR AUMENTO DE TALENTO HUMANO
_______________________________________________________________________
________________________________________________________________________
FIRMA DEL SOLICITANTE
4.1.2 Contratación
La contratación del personal es uno de los procesos que debe ser realizado de forma óptima, debido
a que de esta etapa depende que el personal que labora en la empresa posee las suficientes
capacidades.
Objetivo
Realizar el contrato de trabajo según las especificaciones pertinentes que dicta el Código de
Trabajo, con el fin de formalizar la relación con el trabajador.
74
Políticas
El personal solo será contratado con autorización del Gerente General
Analizar los puestos vacantes con el personal postulante, con el fin de realizar el
correspondiente contrato de trabajo
Para realizar el contrato se debe verificar la documentación del personal con el fin de que
no existan datos erróneos que darán nulidad al contrato
Los encargados de Talento Humano deben comunicar a los seleccionados que se acerquen
a firmar el contrato
Comunicar al nuevo personal acerca de las funciones que deben realizar
El Gerente es la única autoridad que puede dar por terminado el contrato
El contrato debe ser realizado según las especificaciones del Ministerio de Relaciones
Laborales
SEVENTEENMILE S.A. PROCEDIMIENTOS
CONTRATACIÓN DEL PERSONAL
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES
1 Gerente General Conoce y analiza la lista de candidatos para ocupar los puestos vacantes
3 Gerente General Selecciona a la persona indicada para ocupar el puesto de trabajo
4 Gerente General Realiza un listado del personal que va a ser contratado
5 Asistente de Recurso Humano
Comunica al personal que va a ser contratado
6 Asistente de Recurso Humano
Da a conocer las actividades que se realizarán en los diferentes puestos de trabajo
75
7 Jefe de Talento Humano Realiza el contrato con las estipulaciones de la ley
8 Personal Revisa y firma el contrato
9 Asistente de Recurso Humano
Legaliza la contratación con los trámites correspondientes
10 Gerente General Revisa y firma el contrato de trabajo
76
77
MODELO DE CONTRATO DE TRABAJO
CONTRATO EVANTUAL DE TRABAJO
En la ciudad de ______________, a los _______ días del mes de ___________ del año _____, comparecen, por una parte ____________________ (Escriba los nombres completos del EMPLEADOR. Si se trata de una persona jurídica colocar el nombre de la compañía, seguida de la frase “debidamente representada por [nombre del representante legal”] ) portador de la cédula de ciudadanía N° _____________ (Escriba la cédula de identidad del EMPLEADOR) en calidad de EMPLEADOR; y por otra parte, el/la señor(a/ita) ___________________ (Escriba el nombre del TRABAJADOR), portador de la cédula de ciudadanía N°_______________ (Escriba el número de cédula de ciudadanía del TRABAJADOR) en calidad de TRABAJADOR. Los comparecientes son ecuatorianos, domiciliados en la ciudad de _______________ (ciudad de domicilio de las partes) y capaces para contratar, quienes libre y voluntariamente convienen en celebrar este CONTRATO EVENTUAL con sujeción a las declaraciones y estipulaciones contenidas en las siguientes cláusulas:
Al EMPLEADOR y TRABAJADOR en adelante se los denominará conjuntamente como “Partes” e individualmente como “Parte”.
PRIMERA: ANTECEDENTES.-
El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades y desarrollo de las tareas propias de su actividad necesita contratar los servicios laborales de un_________________ (ingresar cargo requerido).
Con el fin de ________________ (Justifique la eventualidad, ejemplo: reemplazo de personal o atender una mayor demanda), el empleador requiere de la contratación eventual de un ___________________ (escriba el cargo que va a desempeñar el trabajador), para sus instalaciones ubicadas en la ciudad de _____________ (escriba el lugar en donde va a desempeñar sus labores el trabajador).
SEGUNDA: OBJETO DEL CONTRATO.-
El EMPLEADOR para el cumplimiento de sus actividades contrata al TRABAJADOR en calidad de____________________ (Ingresar cargo del TRABAJADOR). Revisados los antecedentes de _____________________________ (Escriba los nombres completos del TRABAJADOR), éste declara tener los conocimientos necesarios para el desempeño del cargo indicado, por lo que en base a las consideraciones anteriores y por lo expresado en los numerales siguientes, El EMPLEADOR y el TRABAJADOR proceden a celebrar el presente Contrato de Trabajo.
TERCERA: JORNADA Y HORARIO DE TRABAJO.-
EL TRABAJADOR cumplirá sus labores en la jornada ordinaria máxima, establecida en el artículo 47 del Código de Trabajo, de lunes a viernes en el horario de ___________________ (detalle las horas de la jornada de trabajo), con descanso de __________________________ (detalle la hora de descanso, ejemplo: una hora para el almuerzo), de acuerdo al artículo 57 del mismo cuerpo legal, el mismo que declara conocerlo y aceptarlo.
78
Las Partes podrán convenir que el TRABAJADOR labore tiempo extraordinario y suplementario cuando las circunstancias lo ameriten, para lo cual se aplicará las disposiciones establecidas en el artículo 55 de este mismo Código.
El horario de labores podrá ser modificado por el empleador cuando lo estime conveniente y acorde a las necesidades y a las actividades de la empresa, siempre y cuando dichos cambios sean comunicados con la debida anticipación, conforme el artículo 63 del Código del Trabajo.
Los sábados y domingos serán días de descanso forzoso, según lo establece el artículo 50 del Código de la materia.
CUARTA: REMUNERACIÓN.-
El Empleador, de acuerdo a los artículos 80 y 83 del Código de Trabajo, cancelará por concepto de remuneración a favor del trabajador la suma de ______________________________________ (colocar la cantidad que será la remuneración en letras y números, ejemplo: SEISCIENTOS DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA, USD 600,00), mediante __________ (detallar la forma de pago, ejemplo: acreditación a la cuenta bancaria del trabajador, efectivo, cheque).
El empleador declara que, en la remuneración que percibe EL TRABAJADOR, se encuentra establecido el incremento del 35% del valor hora del salario básico del sector al cual corresponde, en virtud de lo señalado en el artículo 17 del Código del Trabajo.
Además, el Empleador cancelará los demás beneficios sociales establecidos en los artículos 97, 111 y 113 del Código de Trabajo, conforme el Acuerdo Ministerial No. 0046 del Ministerio de Relaciones Laborales. Asimismo, el Empleador reconocerá los recargos correspondientes por concepto de horas suplementarias o extraordinarias, de acuerdo a los artículos 49 y 55 del Código de Trabajo, siempre que hayan sido autorizados previamente y por escrito.
QUINTA: PLAZO DEL CONTRATO.-
El plazo que las partes han convenido para la vigencia de este contrato es de _______ (escriba el número de días que va a durar el contrato. NOTA: No puede durar más de 180 días) días continuos, contados a partir del día de su suscripción, esto es el ____________________ (coloque la fecha en que se suscribe el presente contrato). De acuerdo al Art. 17 del Código del Trabajo.
SEXTA.- LUGAR DE TRABAJO:
79
El TRABAJADOR desempeñará las funciones para las cuales ha sido contratado en las instalaciones ubicadas en __________________ (Escriba la dirección de la compañía), en la ciudad de _______ (Ingresar la ciudad), provincia de _________ (Ingresar Provincia y barrio) para el cumplimiento cabal de las funciones a él encomendadas.
SEPTIMA.- OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES Y EMPLEADORES:
En lo que respecta a las obligaciones, derechos y prohibiciones del empleador y trabajador, estos se sujetan estrictamente a lo dispuesto en el Código de Trabajo en su Capítulo IV “De las obligaciones del Empleador y del Trabajador”, a más de las estipuladas en este contrato.
OCTAVA.- LEGISLACIÓN APLICABLE:
En todo lo no previsto en este Contrato, las partes se sujetan al Código del Trabajo.
NOVENA.- JURISDICCIÓN Y COMPETENCIA:
En caso de suscitarse discrepancias en la interpretación, cumplimiento y ejecución del presente Contrato y cuando no fuere posible llegar a un acuerdo entre las Partes, estas se someterán a los jueces competentes del lugar en que este contrato ha sido celebrado, así como al procedimiento oral determinados por la Ley.
DÉCIMA.- SUSCRIPCIÓN:
Las partes se ratifican en todas y cada una de las cláusulas precedentes y para constancia y plena validez de lo estipulado, firman este contrato en original y dos ejemplares de igual tenor y valor.
Suscrito en la ciudad de ____________ (Escriba la ciudad), el día_______ del mes de _______________ del año _________.
________________________ _______________________
EL EMPLEADOR EL TRABAJADOR Nota: Características del Contrato de trabajo,(Ministerio de Relaciones Laborales, 2010)
4.1.3 Inducción y Capacitación
La inducción y capacitación trata de preparar al personal para que ejecute las diferentes áreas en la
empresa, es decir se dictan cursos en temas relacionados con materia de la empresa.
80
Objetivo
Preparar a los trabajadores de la empresa para que conozcan las instalaciones y el giro del negocio
de la misma, además de obtener conocimientos durante la estadía en la empresa para que sean
plasmados en las áreas en donde se desenvuelvan.
Políticas
Los empleados que ingresen por primera vez deben tener la inducción pertinente, con el fin
de que conozca la empresa.
Los empleados deben conocer las áreas que existen en la empresa
La capacitación debe ser realizada en los lugares determinados de la empresa
Suministrar los recursos necesarios a las áreas
Deben asistir a la capacitación solamente el personal designado
Los temas de capacitación deben ser relacionados con el accionar de la empresa
La inducción debe ser realizada por el jefe de talento humano conjuntamente con el jefe
respectivo
Llenar a los formularios de capacitación
SEVENTEENMILE S.A. PROCEDIMIENTOS
INDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN No. RESPONSABLE ACTIVIDADES
1 Jefe de Talento Humano Comunicar las funciones que deben de realizar en la empresa
2 Asistente de Recurso Humano
Corroborar la asistencia con un registro
3 Asistente de Recurso Humano
Dar a conocer las instalaciones de la empresa y a que se dedica
4 Jefe de Talento Humano El personal es presentado al jefe inmediato
5 Jefe de Talento Humano Analiza y envía la solicitud de capacitaciones a la autoridad competente
6 Gerente General
Revisa la solicitud para aprobarla
7 Jefe de Talento Humano Se determina el cronograma de capacitación
81
8 Jefe de Talento Humano Notifica al personal correspondiente y ejecuta el cronograma de capacitación
9 Personal Se dirige al curso de capacitación y recibe un certificado de haber cumplido
82
SEVENTEENMILE S.A.FLUJOGRAMA DE INDUCCIÓN Y CAPACITACIÓN
PROEDIMIENTOS
JEFE DE TALENTO HUMANO GERENTE GENERAL PERSONALASISTENTE DE
RECURSO HUMANO
Inicio
Comunicar las funciones que deben de realizar en la empresa
Corroborar la asistencia con
un registro
Dara a conocer las
instalaciones de la empresa
y a que se dedica
El personal es presentado al jefe inmediato
Analiza y envía la solicitud de capacitaciones a la autoridad competente
Revisa la solicitud para aprobarla
Se determina el cronograma
de capacitación
Notifica al personal
correspondiente y ejecuta el
cronograma de capacitación Se dirige al curso
de capacitación y recibe un certificado de haber cumplido
Fin
83
SEVENTEENMILE S.A.
INFORME DE INDUCCIÓN
FECHA: ________________________________
Yo, ___________________________________ con CI _______________
certifico que he recibido la inducción necesaria en cuanto a la visión, misión,
objetivos, valores, principios, reglamentos y políticas de la Empresa
SEVENTEENMILE S.A., las mismas que cumpliré a cabalidad para
desempeñar mis funciones en el cargo de _________________________
_____________________ _________________________________
EMPLEADO ENTRANTE SECRETARIA DE ORGANIZACIÓN
C.I.,
84
SOLICITUD DE CAPACITACIÓN
FECHA: _________________
Sr. ___________________
Director
Nombre de la Empresa
Estimado Sr. _______________
Por medio de la presente solicito una capacitación para el personal de la Empresa
SEVENTEENMILE S.A. del área de __________________. Nuestra empresa se dedica a la venta
de repuestos de motocicletas.
Agradecería mucho me confirmará la fecha y hora de la capacitación, para informarle al
personal. Los datos de contacto están al pie de la página.
Sin más que agregar y agradeciendo su atención a la presente, me despido.
Atentamente,
85
4.1.4 Nómina
Es uno de los procedimientos más importantes debido a que se trata del pago de las obligaciones
proporcionando información contable para identificar las relaciones entre el empleador y empleado.
Objetivos
Determinar los lineamientos que establece la ley para el pago de obligaciones que integra la
empresa.
Políticas
Cuando un trabajador ingrese a nómina se debe legalizar con los documentos pertinentes
en el Ministerio de Relaciones Laborales
Antes de realizar los pagos de las obligaciones con los empleados se debe conocer si
existen atrasos, multas, impuntualidad, entre otros.
Los roles de pago deben contar con las firmas de responsabilidad correspondientes.
Al momento de ser entregados los roles de pago deben poseer una firma de recepción
Las obligaciones que se tenga con el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social deben ser
canceladas en la fecha prevista.
SEVENTEENMILE.S.A.
PROCEDIMIENTOS
NÓMINA
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES
1 Jefe de Talento
Humano
Realiza el reporte de las sanciones que posee el personal en lo
relacionado a asistencia, atrasos y faltas.
2 Asistente Contable Analiza la documentación y realiza el rol de pagos de la
empresa
3 Contador Revisa y envía el rol de pagos para su aprobación
4 Gerente General Autoriza a que cancele nómina
5 Contador Liquida los roles de pago
86
87
4.1.5 Selección de Proveedores
Los proveedores que tiene la empresa deben ser calificados para que el Servicio que presta
Seventeenmile S.A. se encuentre en óptimas condiciones.
Objetivo
Determinar los proveedores más óptimos para la empresa con el fin de que el servicio prestado sea
de calidad.
Política
Los proveedores deben ser seleccionados por la máxima autoridad de la empresa
Se deben escoger los proveedores que ofrezcan calidad y compromiso con la empresa
Cada tres meses se debe actualizar la lista de proveedores
Los proveedores deben ser evaluados bajo los siguientes parámetros: servicio al cliente,
costo, calidad, cumplimiento, flexibilidad, rapidez y capacidad de repuesta
SEVENTEENMILE S.A.
HOJA DE ASISTENCIA
FECHA: ____/______/_______ FOLIO No: _________
No.
NOMBRE DEL
EMPLEADO
HORA DE ENTRADA
FIRMA DEL EMPLEADO
HORA DE
SALIDA
FIRMA DEL EMPLEADO
OBSERVACIONES
88
SEVENTEENMILE.S.A.
PROCEDIMIENTOS
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES
1 Asistente Contable Solicitar a los proveedores preelegidos la hoja de
presentación de sus productores
2 Asistente Contable Analiza la información proporcionada por los proveedores
3 Asistente Contable Selecciona el proveedor que más cumple con los parámetros
evaluados
4 Asistente Contable Llena la ficha de los proveedores que han sido calificados
5 Asistente Contable Notifica a los proveedores que calificaron
6 Gerente de Ventas Analiza la información de los proveedores precalificados
7 Gerente de Ventas Califica al proveedor
8 Gerente de Ventas Envía la documentación pertinente de la selección
9 Proveedor Se presenta con la información del producto a ofrecer
89
FICHA DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES
90
91
4.2 Procedimientos Contables
Los procedimientos contables se realizan para tener un control sobre las cuentas en la que se van a
establecer políticas, objetivo y las actividades que se deben realizar. A continuación se enlistan los
procedimientos debido a la incidencia de las cuentas en la empresa:
Caja Chica
Conciliación Bancaria
Cuentas por Cobrar
Cuentas por Pagar
Ingresos
Propiedad, Planta y Equipo
4.2.1 Caja Chica
La caja chica es una de las cuentas más utilizadas en la empresa debido que es un monto mínimo
utilizado diariamente.
Objetivo
Controlar el monto de Caja Chica para que no existan errores al momento de determinar
determinados gastos.
Políticas
El monto de caja chica es de $200,00 que deben ser solamente utilizados para gastos
menores
El límite de los gastos es de 30,00, los mismos que deben tener un documento que respalde
la transacción realizada
Se debe notificar a la autoridad competente cuanto el fondo de caja chica se encuentre en
un 80% de consumo
Para realizar el registro contable se debe contar con la documentación legal pertinente que
evidencie el gasto
La persona que se encuentre responsable de caja chica no debe tener relación directa con cargos en contabilidad
92
El fondo de caja chica no debe ser utilizados para anticipos
Para solicitar dinero del fondo de caja chica se debe llenar un fondo de caja chica
Solamente el Jefe Administrativo – Financiero debe autorizar la reposición del monto de
caja chica
SEVENTEENMILE.S.A.
PROCEDIMIENTOS
CAJA CHICA
NO. RESPONSABLE ACTIVIDADES
1 Custodio de Caja Chica Procede a realizar la reposición de caja chica debido a que el
saldo es del 80% del monto
2 Custodio de Caja Chica Realiza la solicitud de reposición con la evidencia de los
gastos realizados
3 Jefe Administrativo-
Financiero
Analiza la solicitud y verifica la documentación que avala la
evidencia
4 Gerente General Analiza y autoriza la reposición del fondo
5 Jefe de Departamentos
Solicitan mediante un vale de caja chica el fondo
6 Custodio de Caja Chica Desembolsa el dinero
7 Jefe de Departamentos Entrega la documentación para que se proceda con el registro
8 Asistente Contable Realiza el registro contable de Caja Chica
93
94
4.2.2 Conciliación Bancaria
Es el tratamiento de la cuenta de Bancos que es indispensable en la empresa debido a que la
mayoría de los cobros y pagos se realizan mediante transferencias bancarias y depósitos en la
cuenta corriente, es por tal razón que es necesario conciliar los libros de bancos con el estado de
cuentas que es proporcionado por la Entidad Financiera.
Objetivo
Establecer un control sobre la cuenta Bancos, para que no existan errores en el registro.
Políticas
No se deben emitir cheques en blanco
Cuando se anulen los cheques debe presentarse el original y una copia
SEVENTEENMILE S.A.
RECIBO DE CAJA
Recibo N.º Recibo N.º He recibido de: He recibido de:
La cantidad de: La cantidad de:
$ $
De .
Firma Firma
95
Todos los cheques deben tener un documento de respaldo que contenga la firma de
responsabilidad de la persona que emitió
Las transferencias que se realicen deben tener previa autorización del Jefe Administrativo-
Financiero
Realizar las conciliaciones bancarias al final de cada mes
Comunicar los errores oportunamente a la autoridad competente
Tomar medidas correctivas de inmediato si es necesario
Los Estados de cuenta recibidos deben estar sellados
SEVENTEENMILE S.A. PROCEDIMIENTOS
CONCILIACIÓN BANCARIA
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES
1 Contador Sacar los reportes de la cuenta Banco del mes
correspondiente
2 Contador Recibe los estados de cuenta de la empresa
3 Contador Compara los saldos del Estado de Cuenta y el registro
contable de la cuenta Bancos
4 Contador Entrega toda la documentación necesaria conjuntamente
con la conciliación
5 Contador Comunica inconvenientes si los hubiere para que sean
resueltos
6 Jefe Administrativo -
Financiero
Analiza y aprueba la conciliación
96
97
4.2.3 Cuentas por Cobrar
Las cuentas por cobrar dentro de una empresa son de suma importancia ya que de esta va a
depender la liquidez que posea, y en la que se puede reflejar cuales han sido las ventas a crédito,
con las cuales se puede analizar cómo se encuentra la empresa en lo relacionado a productividad.
Objetivos
Establecer controles sobre el manejo de las cuentas por cobrar, para la concesión de créditos a los
clientes y el manejo de ventas a crédito que realiza la empresa.
Políticas
Las aprobaciones de los créditos solo serán realizadas por parte del Gerente de la empresa
Comunicarse con los clientes que tengan sus cuentas vencidas por más de un mes
Enviar las notificaciones judiciales cuando sea pertinente, es decir cuando exista un retraso
de tres meses
Enviar un estado de cuenta a los clientes, el cual debe estar relacionado con el pago de la
factura y los abonos que ha cancelado
Cuando se realice el cobro a los clientes se debe registrar máximo con 24 horas de retraso,
y debe tener la explicación pertinente
El responsable de cobrar a los clientes no debe tener relación con el registro del mismo
La factura es la única evidencia que se ha prestado el servicio, y en ocasiones el Contrato
cuando se trabaja con Entidades Públicas
Si existieran adicionales o faltantes por equivocación, se debe notificar a la autoridad
competente de forma inmediata
98
SEVENTEENMILE S.A.
PROCEDIMIENTOS
CUENTAS POR COBRAR
No. RESPONSABLE ACTIVIDADES
1 Jefe Administrativo - Financiero
Acuerdan los montos y tiempo de crédito
2 Gerente General
Analiza el monto de crédito y los productos
que se va a ofrecer
3 Contador Contacta al cliente y corrobora el tipo de
servicio que requiere
4 Jefe Administrativo - Financiero Analiza y autoriza el crédito
5 Jefe Administrativo - Financiero Entrega los documentos al área de
operaciones para que realice el servicio
6 Contador Emite la factura y registra como una venta a
crédito
7 Contador Verifica que se haya cumplido con el
servicios que se especifica en la factura
99
100
101
4.2.4 Cuentas por Pagar
En estas se encuentran las cuentas por pagar a los proveedores o las obligaciones con los
empleados, es decir todo desembolso de dinero que se relacione con el accionar de la empresa, los
mismos que son necesarios para ejecutar diferentes actividades.
Objetivo
Controlar el desembolso de las cuentas por pagar, para que exista información clara y útil en los
Estados Financieros para la posterior toma de decisiones.
Políticas
Establecer un cronograma de pago
Consultar con los proveedores en caso de que sea necesario
Cuando se realice un pedido de compra por parte de cualquier departamento debe estar
debidamente autorizado
Realizar conciliaciones de forma periódica con el fin de que se evidencie que obligaciones
han sido canceladas y cuáles no
SEVENTEENMILE S.A.
PROCEDIMIENTO
CUENTAS POR PAGAR
No. Responsable Actividades
1 Jefe de Departamento Realizan el requerimiento de la compra
2 Gerente General Autoriza la solicitud
3 Jefe Administrativo Financiero Verifica si existe disponibilidad de recurso monetario
102
4 Gerente General Autoriza el pago a proveedores
5 Gerente General Envía la solicitud para el pago
6 Jefe de Departamento Realiza la compra
7 Jefe de Departamento Recibe el producto y la factura
8 Jefe de Departamento Revisa que el producto tengan las características
necesarias
9 Contador Recibe la documentación
10 Contador Registra las cuentas por pagar
11 Contador Realiza el comprobante de pago
103
SEVENTEENMILE S.A.FLUJOGRAMA DE CUENTAS POR PAGAR
PROCEDIMIENTOS
Jefe de Departamento Gerente General Jefe Administrativo Financiero Contador
Inicio
Realizan el requerimiento de la compra
Autoriza la solicitud
Verifica si existe disponibilidad de recurso monetario
Autoriza el pago a
proveedores
Envía la solicitud para
el pago
Realiza la compra
Recibe el producto y la
factura
Revisa que el producto tengan las
características necesarias
Recibe la documentació
n
Registra las cuentas por
pagar
Realiza el comprobante
de pago
Fin
104
4.2.5 Ingresos
Los ingresos son indispensables en la empresa debido a que es la razón de ser de la misma, debido
a que con estos recursos se pueden financiar la prestación de servicios.
Objetivo
Controlar que las transacciones que se realicen relacionadas con la cuenta ingresos se ejecuten de
tal forma que no existan errores o incidencia de riesgos.
Políticas
El Jefe Administrativo-Financiero debe verificar la documentación fuente que respalda a
los ingresos
Los valores que han ingresado a la empresa deben ser depositadas diariamente
Si se realizan transferencias bancarias se debe tener la documentación que sustente este
pago
Se deben realizar conciliaciones mensuales
Los ingresos deben proceder solamente de la prestación de servicios de Gestión
Documental y Digitalización
SEVENTEENMILE S.A.
PROCEDIMEINTO
INGRESOS
No. Responsable Actividades
1 Gerencia de Ventas Selecciona los contactos comerciales que pueden ser
nuestros posibles clientes
2 Gerencia de Ventas Recibe la nota de pedido realizada por el cliente
3 Gerencia de Ventas Revisa las condiciones del cliente y envía la solicitud
4 Gerente General Revisa y autoriza la venta del servicio para que se
firme un contrato
5 Gerencia de Ventas Firma el contrato en donde se encuentran las
105
condiciones del servicio
6 Asistente de Ventas Realiza la factura según los requerimientos del cliente
7 Asistente de Ventas Proporciona la factura
8 Gerencia de Ventas Revisa la factura y entrega al cliente
9 Contador Recibe la factura y revisa que se encuentre con todos
los requerimientos
10 Contador Realiza el registro
106
107
108
4.2.6 Propiedad, Planta y Equipo
Los activos dentro de la empresa cumplen un papel indispensable y es por tal razón que deben ser
controlados, además de conocer su vida útil y depreciación.
Objetivo
Controlar la compra de activos fijos para que sean de uso exclusivo de la empresa, además de que
su registro no conlleve errores o incidencia de riesgos.
Políticas
Todos los activos fijos deben estar codificados para que sea más fácil su ubicación dentro
de la empresa
La adquisición de activos fijos debe estar autorizado solo por la Gerencia
El mantenimiento de la maquinaria se la realizará cada tres meses
Si un activo fijo se encuentra en mal estado se debe notificar de forma inmediata
Controlar que los activos fijos sean utilizados específicamente para fines empresariales
Realizar toma física de los activos cuando sea prudente realizarlo
Revisar la depreciación de la maquinaria cada seis meses
SEVENTEENMILE S.A.
PROCEDIMEINTO
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
No. Responsable Actividades
1 Jefe de Departamento Notifica la necesidad de comprar un activo fijo
2 Jefe Administrativo -
Financiero
Comprueba y aprueba la necesidad
3 Jefe Administrativo Financiero Revisa si existe disponibilidad económica para la
adquisición del producto
109
4 Gerente General Revisa y aprueba la compra del activo fijo
5 Gerente General Realiza la solicitud para que sea comprado el activo
fijo
6 Asistente Contable Recibe el documento en el que consta la autorización
para la adquisición
7 Asistente Contable Cotiza los activos fijos que deben ser comprados en el
mercado
8 Asistente Contable Analiza las cotizaciones y escoge la mejor
9 Contador Revisa y aprueba la cotización elegida para la
adquisición
10 Asistente Contable Recibe la factura
11 Contador Verifica que la factura coincida con el activo que ha
sido entregado por el proveedor
12 Asistente Contable Registra contablemente
13 Contador Cancela la compra realizada
110
111
112
CAPÍTULO V 5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 Conclusiones
Seventeenmile S.A. es una empresa que se dedica a la Gestión Documental y
Digitalización con más de 50 clientes a nivel nacional, con un alrededor de 100 millones de
imágenes procesadas.
La empresa no cuenta con procedimientos administrativos y contables formalizados lo
cual incide en la ejecución de las actividades.
El organigrama de la empresa no es realizado tomando en cuenta las necesidades que posee
la misma, por ejemplo no cuenta con un departamento de auditoría interna.
La empresa no cuenta con políticas contables establecidas lo que dificulta tener
lineamientos claros para la ejecución de las diferentes actividades.
No existe control alguno sobre las cuentas contables que representan mayor riesgo para la
empresa, por su valor monetario o la incidencia en la empresa.
No existe control acerca de la contratación de las personas, debido a que no se cuenta con
procedimientos de reclutamiento y selección, inducción y capacitación, nómina y selección
de proveedores.
La información contable para la toma de decisiones no es clara por lo que han existido
varios problemas en la empresa como pérdida de solvencia, clientes, entre otros.
Los recursos de la empresa son utilizados únicamente para cumplir con los objetivos
organizacionales que han sido planteados.
Se evalúa periódicamente el desempeño del personal con el fin de conocer cómo se
encuentra la productividad de la empresa.
113
5.2 Recomendaciones
Ampliar los productos que ofrece la empresa para que puede ser más competitiva en el
mercado, abarcando una gran cantidad de clientes y sobresalga ante las demás a nivel
nacional.
El Gerente General en forma inmediata deberá implantar los procedimientos
administrativos y contables con el fin de que queden formalizados y sea más fácil la
ejecución de actividades.
El Gerente General de inmediato debe restablecer el organigrama de la empresa, el
mismo que debe estar estructurado según las necesidades de la misma, y sociabilizarlo
para que el talento humano que labora en la empresa conozca las funciones que debe
ejecutar, líneas de comunicación y autoridad.
Aplicar las políticas administrativas y contables que se han desarrollado con el fin de
que se tenga lineamientos claros del tratamiento de las cuentas contables y las
gestiones administrativas.
El Contador de la empresa deberá aplicar un control sobre las cuentas, el mismo que
está plasmado en los procedimientos realizados, porque en estos se encuentran
detalladas las actividades que se deben realizar para el logro de un objetivo en
específico.
El Jefe de Talento Humano debe aplicar los procedimientos de reclutamiento y
selección, inducción, capacitación, nómina y selección de proveedores, en los que se
encuentran detalladas las actividades, objetivo, responsables.
Cada tres meses la empresa debe evaluar que los objetivos se estén cumpliendo en
determinadas proporciones, con los recursos proporcionados por la Administración.
Planificar la distribución de los recursos con el fin de que sean entregados a las áreas
que conforman la empresa, en proporciones según a sus necesidades.
114
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