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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
PROPUESTA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA EL ÁREA DE
PRODUCCIÓN, DE LA EMPRESA JME REYPEL CIA.LTDA.
DEL DISTRITO METROPOLITANO DE QUITO
TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE
INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO
DE INGENIERO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,
CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO
AUTOR: BARROS SUÁREZ VÍCTOR ANTONIO
TUTOR: DR. ZAPATA SÁNCHEZ PEDRO ENRIQUE
QUITO. DM, ABRIL DEL 2016
ii
REFERENCIAS DEL AUTOR: Barros Suárez, Víctor Antonio.
[email protected], [email protected].
REFERENCIAS DEL TUTOR: Dr. Pedro Enrique Zapata Sánchez.
REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Sistemas, finanzas, gestión, procesos.
Barros Suárez, Víctor Antonio (2016). Propuesta de gestión de inventarios para el área
de producción, de la empresa JME Reypel Cía. Ltda. Del distrito Metropolitano de
Quito. Trabajo de titulación, modalidad proyecto de investigación para la obtención
Título de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría, Contador Público Autorizado. Quito:
UCE, 122 p.
iii
DERECHOS DE AUTOR
iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
v
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN
vi
Junio 28 del 2017
vii
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA
viii
DEDICATORIA
Mi tesis la dedico con todo mi amor y cariño.
A ti Dios que me diste la oportunidad de vivir y
regalarme una familia maravillosa, llena de principios
y valores.
Con mucho cariño principalmente a mis padres que
me dieron la vida y han estado conmigo en todo
momento.
Gracias por todo papá y mamá por darme una carrera
para mi futuro y por creer en mí, aunque hemos
pasado momentos difíciles siempre han estado
apoyándome y brindándome todo su amor, por todo
esto les agradezco de todo corazón el que están
conmigo a mi lado.
A mis abuelitos y amigos por el ánimo que siempre
me supieron manifestar en aquellos momentos
difíciles.
Víctor Antonio Barros Suárez
ix
AGRADECIMIENTO
En primer lugar, quiero agradecer a Dios, por iluminarme y encender la luz de mi camino
para llegar a obtener esta tan grande fortuna que a lo largo de toda la vida me permitirá
crecer.
A mi querida Universidad Central del Ecuador, Facultad de Ciencias Administrativas
porque en sus aulas recibí los más bellos e inolvidables recuerdos y por haber permitido
formarme académica y místicamente durante todo este tiempo de preparación profesional.
Al DR. ZAPATA SÁNCHEZ PEDRO ENRIQUE, quien, con sus conocimientos, sus
motivaciones han sabido guiarme para el desarrollo de mi tesis.
A mis padres, por su apoyo y comprensión.
Víctor Antonio Barros Suárez
x
CONTENIDO
DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................. iv
APROBACIÓN DEL TUTOR DEL NIVEL DE SIMILITUD DEL TRABAJO DE
TITULACIÓN .................................................................................................................. v
AUTORIZACIÓN DE LA EMPRESA .......................................................................... vii
DEDICATORIA ............................................................................................................ viii
AGRADECIMIENTO ..................................................................................................... ix
CONTENIDO ................................................................................................................... x
LISTAS DE TABLAS .................................................................................................... xv
LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... xvi
RESUMEN ................................................................................................................... xvii
ABSTRACT ................................................................................................................ xviii
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1
1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA .......................................................... 2
1.1 Antecedentes y aspectos de la empresa ............................................................. 2
1.1.1 Reseña histórica ................................................................................................. 2
1.1.2 Pintura electroestática ........................................................................................ 3
1.1.2.1 Descripción de la pintura electrostática ............................................................. 3
1.1.2.2 Composición de la pintura electroestática ......................................................... 4
1.1.3 Misión ................................................................................................................ 5
1.1.4 Visión ................................................................................................................. 5
1.1.5 Políticas de calidad ............................................................................................ 6
1.1.6 Objetivos de calidad ........................................................................................... 6
1.1.7 Valores ............................................................................................................... 6
1.1.8 Organismo de control ......................................................................................... 7
1.1.8.1 Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros ......................................... 7
1.1.8.2 Servicios de Rentas Internas (S.R.I.) ................................................................. 8
1.1.8.3 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (I.E.S.S.) ......................................... 8
1.1.8.4 Ministerio de Relaciones Laborales ................................................................... 9
xi
1.1.8.5 Municipio del Distrito Metropolitano de Quito ................................................. 9
1.1.8.6 Cámara de Comercio de Quito ......................................................................... 10
1.1.8.7 Cuerpo de Bomberos de Quito ......................................................................... 10
1.2 Aspecto organizacional .................................................................................... 11
1.2.1 Base legal ......................................................................................................... 11
1.3 Estructura organizacional ................................................................................ 12
1.3.1 Organigrama estructural .................................................................................. 12
1.3.2 Descripciones de actividades ........................................................................... 14
1.4 Análisis situacional .......................................................................................... 16
1.4.1 Análisis externo ............................................................................................... 17
1.4.1.1 Factor Económico ............................................................................................ 17
1.4.1.2 Factor Político .................................................................................................. 18
1.4.1.3 Factor Social .................................................................................................... 19
1.4.1.4 Factor tecnológico ............................................................................................ 20
1.4.2 Análisis interno ................................................................................................ 20
1.4.2.1 Clientes ............................................................................................................ 21
1.4.2.2 Empleados ........................................................................................................ 21
1.4.2.3 Proveedores ...................................................................................................... 22
1.4.2.4 Competencia .................................................................................................... 22
1.5 F.O.D.A ............................................................................................................ 22
1.5.1 Análisis del FODA ........................................................................................... 22
1.5.1.1 Fortalezas ......................................................................................................... 23
1.5.1.2 Oportunidades .................................................................................................. 23
1.5.1.3 Debilidades ...................................................................................................... 23
1.5.1.4 Amenazas ......................................................................................................... 24
1.5.2 Matriz de Análisis del F.O.D.A. ...................................................................... 24
2 MARCO TEÓRICO ........................................................................................ 25
2.1 Materiales ......................................................................................................... 25
2.1.1 Concepto .......................................................................................................... 25
2.1.2 Clases ............................................................................................................... 25
2.1.3 El ciclo de compras .......................................................................................... 26
xii
2.1.3.1 Análisis de las solicitudes de compras ............................................................. 27
2.1.3.2 Investigación y selección de proveedores ........................................................ 28
2.1.3.3 Negociación con el proveedor ......................................................................... 29
2.1.3.4 Acompañamiento del pedido (Follow -UP) ..................................................... 29
2.1.3.5 Control de recepción del material comprado ................................................... 30
2.2 Gestión de stocks ............................................................................................. 31
2.3 Tipos de stocks ................................................................................................. 31
2.3.1 Criterio funcional ............................................................................................. 31
2.3.2 Criterio operativo ............................................................................................. 32
2.4 Métodos de gestión de stocks .......................................................................... 32
2.5 Compras Justo a Tiempo .................................................................................. 33
2.5.1 Lo que es y no es el Modelo Justo a Tiempo ................................................... 33
2.5.1.1 Lo que es el modelo Justo a Tiempo ................................................................ 33
2.5.1.2 Lo que no es el modelo Justo a Tiempo ........................................................... 34
2.5.2 Finalidad de las compras Justo a Tiempo ........................................................ 34
2.5.3 Objetivos de las compras Justo a Tiempo ........................................................ 34
2.6 Gestión de inventarios ..................................................................................... 35
2.6.1 Gestión ............................................................................................................. 35
2.6.2 Inventarios ....................................................................................................... 35
2.6.2.1 Planificación de inventarios ............................................................................. 37
2.6.2.2 Control en el manejo de inventarios ................................................................ 37
2.6.2.3 Clases de inventarios ....................................................................................... 38
2.6.2.3.1 Análisis cada clase de inventario: .................................................................... 39
2.6.2.4 Funciones de los inventarios ............................................................................ 44
2.6.3 Inventario en empresas industriales ................................................................. 45
2.6.4 Gestión de inventarios ..................................................................................... 46
2.6.4.1 Objetivos de la gestión de inventarios ............................................................. 47
2.6.5 Importancia de la gestión de inventarios ......................................................... 49
2.6.6 Beneficios de la gestión de inventarios ............................................................ 49
2.6.7 Sistema de inventarios ..................................................................................... 50
2.6.8 El sistema de inventario perpetuo .................................................................... 51
2.6.8.1.1 Características del Sistema Permanente........................................................... 54
xiii
2.6.8.1.2 Métodos de valoración de inventarios ............................................................. 55
2.6.8.1.3 Objetivo de los métodos de valoración de inventarios: ................................... 55
2.6.9 Método PEPS o FIFO (First In, First Out) ....................................................... 56
2.6.10 Método costo medio ponderado ....................................................................... 57
2.6.11 Último precio de compra ................................................................................. 58
2.6.12 Control y manejo de inventarios ...................................................................... 58
2.6.13 Control de máximos y mínimos de inventarios ............................................... 59
2.6.14 Control de entradas y salidas de inventarios .................................................... 59
2.7 Gestión de almacenamiento ............................................................................. 60
2.7.1 Los almacenes .................................................................................................. 61
2.7.1.1 Función de los almacenes ................................................................................ 61
2.7.1.2 Función de las existencias ................................................................................ 61
2.7.1.3 Equipos utilizados en el almacén ..................................................................... 62
2.7.2 Importancia ...................................................................................................... 62
2.7.3 Objetivos .......................................................................................................... 62
2.7.4 Decisiones básicas en la gestión de almacenes ................................................ 62
2.7.5 Fases y responsabilidades del almacén ............................................................ 63
2.7.6 Control y manejo de las ubicaciones de los materiales.................................... 63
2.7.7 NIIF para las PYMES: Sección 13 .................................................................. 65
2.7.8 NIC 2 Inventario .............................................................................................. 66
2.8 Desperdicios de materiales .............................................................................. 67
2.8.1 Tipos de desperdicios ....................................................................................... 67
2.8.1.1 Desperdicio normal .......................................................................................... 67
2.8.1.2 Desperdicios anormales ................................................................................... 68
2.8.1.3 Desperdicio defectuoso .................................................................................... 69
2.8.1.4 Desperdicio por inventario en proceso ............................................................ 69
2.8.1.5 Desperdicio por movimientos innecesarios. .................................................... 70
2.8.1.6 Desperdicio causado por defecto. .................................................................... 70
2.8.2 Como minimizar el desperdicio de materiales. ................................................ 71
2.8.3 Gestión de inventarios para detectar y gestionarlos materiales obsoletos,
dañados o de lento movimiento. ..................................................................................... 71
2.9 Toma física de inventarios ............................................................................... 72
xiv
2.9.1 Fase de preparación del inventario – pre-inventario ........................................ 73
2.9.1.1 Documentos ..................................................................................................... 73
2.9.1.2 Recurso humano .............................................................................................. 73
2.9.1.3 Área a inventariar ............................................................................................. 75
2.9.1.4 Papelería ........................................................................................................... 76
2.9.2 Inventario físico de almacén ............................................................................ 77
2.9.3 Finalidad .......................................................................................................... 78
2.9.4 Objetivos .......................................................................................................... 78
2.9.5 Ventajas de un inventario físico ....................................................................... 79
2.9.6 Importancia de un inventario físico ................................................................. 79
2.9.7 Verificación del inventario físico .................................................................... 79
2.10 Diagramas de flujo de datos ............................................................................. 80
3 CASO PRÁCTICO .......................................................................................... 82
3.1 Generalidades ................................................................................................... 82
3.2 Objetivos de la propuesta ................................................................................. 82
3.2.1 Objetivo general ............................................................................................... 82
3.2.2 Objetivos específicos ....................................................................................... 82
3.3 Importancia de la propuesta ............................................................................. 83
3.4 Justificación de la propuesta ............................................................................ 83
3.5 Beneficios de la propuesta de gestión de inventarios ...................................... 86
3.6 Características de la propuesta ......................................................................... 86
3.7 Propuesta de gestión de inventarios ................................................................. 87
4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................ 120
4.1 Conclusiones .................................................................................................. 120
4.2 Recomendaciones .......................................................................................... 121
BIBLIOGRAFÍA .......................................................................................................... 122
xv
LISTAS DE TABLAS
Nº Tabla Pág.
Tabla 1 Nómina de administradores ............................................................................... 11
Tabla 2 Nómina de accionistas ....................................................................................... 12
Tabla 3 Para registrar la compra o adquisición de mercaderías al contado. ................... 52
Tabla 4 Para registrar la devolución de la mercadería comprada al contado. ................ 53
Tabla 5 Para registrar la compra de mercaderías a crédito ............................................. 53
Tabla 6 Para registrar la devolución de la mercadería comprada a crédito .................... 53
Tabla 7 Para registrar las ventas de mercaderías al contado. ......................................... 53
Tabla 8 Para registrar la devolución de la mercadería vendida al contado. ................... 53
Tabla 9 Para registrar la venta de mercaderías a crédito. ............................................... 54
Tabla 10 Para registrar la devolución de la mercadería vendida a crédito. .................... 54
Tabla 11 Norma NIFF para PYMES Sección 13. Inventarios ....................................... 65
Tabla 12 NIC 2- Inventarios ........................................................................................... 66
Tabla 13 Asiento prototipo para contabilizar los desperdicios normales ....................... 68
Tabla 14 Contabilización de los desperdicios anormales ............................................... 68
xvi
LISTA DE FIGURAS
Nº Figura Pág.
Figura 1 Logotipo de le Empresa “Reypel Electroestática Cía. Ltda.” ............................ 2
Figura 2 Misión ................................................................................................................ 5
Figura 3 Visión ................................................................................................................. 5
Figura 4 Valores ............................................................................................................... 6
Figura 5 Logotipo de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros ................. 7
Figura 6 Logotipo Servicios de Rentas Internas ............................................................... 8
Figura 7 Logotipo Instituto Ecuatoriano Seguridad Social .............................................. 8
Figura 8 Logotipo Ministerio de Relaciones Laborales ................................................... 9
Figura 9 Logotipo Municipio del Distrito Metropolitano de Quito ................................. 9
Figura 10 Logotipo Cámara Comercio de Quito ............................................................ 10
Figura 11 Logotipo del Cuerpo de Bomberos de Quito ................................................. 10
Figura 12 Organigrama estructural Reypel .................................................................... 13
Figura 13 Matriz FODA ................................................................................................. 24
Figura 14 Ciclo de compras ............................................................................................ 27
Figura 15 Control en el manejo de inventario ................................................................ 37
Figura 16 Control de máximos y mínimos de inventarios.............................................. 59
Figura 17 Control de entradas y salidas de materiales de almacén ................................ 60
Figura 18 Ejemplo de zonificación de bodegas para el control de ubicaciones ............. 64
Figura 19 Estructura del Coso II..................................... ¡Error! Marcador no definido.
Figura 20 Procedimientos de Control de Inventarios ..................................................... 72
xvii
PROPUESTA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PARA EL ÁREA DE
PRODUCCIÓN, DE LA EMPRESA JME REYPEL CÍA. LTDA.
RESUMEN
Surge de la necesidad de mejorar la situación de negociación, adquisición,
almacenamiento y utilización de materiales de esta empresa, caracterizada por los
problemas fundamentales de desabastecimiento de materiales. El análisis del panorama
descrito establece una propuesta de gestión de inventarios, que proporcione mejoras a la
situación operacional de la empresa, desde el proceso de la elaboración del pronóstico
para la gestión de las órdenes de compra, hasta el almacenamiento de los materiales. La
propuesta de la gestión de inventarios tiene una estructura en cuatro fases. La primera
fase es la negociación en este punto, se presenta la aplicación de la necesidad, de adquirir
materiales los cuales se pide por medio de la solicitud de adquisición de materiales siendo
la primera etapa de iniciación del diagnóstico del sistema de inventarios. La segunda fase
procede a la adquisición de materiales. Se define con la verificación de existencias de los
materiales solicitados por medio de la tarjeta Kardex. Estableciendo políticas de compras
de materiales, conjuntamente con las respectivas órdenes de compras. En la tercera fase
está compuesta por el almacenamiento de los materiales. Siendo de esta manera la
recepción y la devolución de materiales en el caso que se ejecute. La cuarta fase
corresponde concluye con la toma física de inventarios, que conlleva en tener un control
de las existencias reales, otorgando de esta manera los procedimientos a realizar de un
conteo físico de los materiales.
PALABRAS CLAVES: INVENTARIOS/ ADQUISICIÓN/ ALMACENAMIENTO/
NEGOCIACIÓN/ MATERIALES/CONTROL
xviii
DEGREE PAPER TITLE: PROPOSAL FOR INVENTORY MANAGEMENT IN
THE PRODUCTION DEPARTMENT OF THE COMPANY JME REYPEL CIA,
LTDA.
ABSTRACT
There is the need of improving the negotiation, procurement, storage and usage of
materials of the company, which has been characterized by shortage of materials. The
analysis of the background resulted in a proposal of inventory management that might
provide improvements to the operational situation of the company, from the prediction
for the purchase orders to the storage of materials. The proposal of the inventory
management has four stages. The first stage is the negotiation. It exist the need to acquire
materials, which are requested through a procurement order. It is the first stage of the
diagnosis for the inventory system. The second stage is the procurement itself. It is
defined with the verification of items in storage requested through the Kardex card. The
procurement policies work together with the procurement orders. The third phase is made
up of the storage of materials, which includes the reception and devolution of materials
as needed. The fourth phase is the physical check of the inventories, which helps to keep
track of the actual inventory, providing a way to count the existing materials.
KEY WORDS:
INVENTORIES/PROCUREMENT/STORAGE/NEGOTIATION/MATERIALS
1
INTRODUCCIÓN
La situación de la empresa REYPEL CIA.LTDA., se enmarca en un escenario que registra
una situación de deficiencia en el uso de los inventarios, causando dos factores
fundamentales: el desabastecimiento de los materiales y la existencia de roturas de
inventario.
El presente de trabajo de titulación tiene el objetivo principal presentar una propuesta de
gestión de inventarios que reduzca el indicador de demanda insatisfecha, y de esta forma
mejore la situación financiera de la empresa.
Para presentar la propuesta, se realizará un diagnostico profundo, analizando los procesos
internos y externos de la cadena de uno de los materiales, desde la adquisición hasta el
almacenamiento de los materiales.
La propuesta tiene con el objetivo de identificar las oportunidades de mejora y definir los
procedimientos para la adquisición de materiales.
Finalmente, se presentará la propuesta gestión de inventarios, en donde se determinan las
condiciones de su aplicación, se definen los procesos de gestión de las órdenes de compra,
y se brindan los indicadores de gestión que evaluaran los resultados de la propuesta.
2
1 GENERALIDADES DE LA EMPRESA
1.1 Antecedentes y aspectos de la empresa
REYPEL PINTURAS ELECTROESTÁTICA CIA. LTDA, es una Empresa dedicada a
prestar Servicios de aplicación de pinturas electrostática en polvo. Utilizando materia
prima de la más alta calidad, para la preparación de superficies metálicas, con personal
altamente calificado.
Figura 1 Logotipo de le Empresa “Reypel Electroestática Cía. Ltda.”
1.1.1 Reseña histórica
Con la aceptación y rápido crecimiento de la tecnología de recubrimiento en polvo y
debido a que las leyes en todos los países obligan a un control de la emisión de disolventes
orgánicos a la atmosfera, así como el ahorro energético para la utilización de estos
procesos.
El proceso de recubrimiento por medio de pintura en polvo tomó fuerza ya que era el
mejor cumplía con estas exigencias ambientales y energéticas. Así en desarrollo de
avances técnicos tanto en la producción de la materia prima como en sus equipos de
aplicación, llegando a obtener en la actualidad procesos autónomos los cuales cubren las
altas exigencias de producción y calidad.
3
La Industria es un conjunto de operaciones materiales ejecutadas para la obtención,
transformación o transporte de uno o varios productos naturales. Por extensión, el
conjunto de las actividades en un territorio o país. En el sentido más amplio, industria es
cualquier trabajo que se realiza con ánimo de lucro y que genera puestos de trabajo.
Este término se puede aplicar a un amplio abanico de actividades, desde la ganadería hasta
el turismo, pasando por la manufacturación. Engloba la producción a cualquier escala,
desde la local, a veces conocida como industria artesanal, hasta la multinacional o
transnacional.
1.1.2 Pintura electroestática
1.1.2.1 Descripción de la pintura electrostática
La pintura en polvo electrostática básicamente es una alternativa diferente para el
recubrimiento de piezas, con grandes ventajas en comparación con las alternativas
existentes en recubrimientos. La pintura en polvo es una mezcla homogénea de cargas
minerales, pigmentos y resinas en forma sólida, en forma de partículas finas, que se aplica
con un equipamiento especial-pistola electrostática para polvo-en el que se mezcla con
aire y se carga eléctricamente. Las partículas cargadas eléctricamente se adhieren a la
superficie a ser pintada, que está a tierra. Las partículas de Pintura en Polvo que
permanecen adheridas a la pieza por carga estática son inmediatamente calentadas en un
horno donde se transforman en un revestimiento continuo.
Cuando la pintura se funde los componentes químicos, en este caso las resinas, reaccionan
entre sí formando una película. El resultado es un revestimiento uniforme, de alta calidad,
adherido a la superficie, atractivo y durable. Las ventajas que se tienen al implementar la
pintura en polvo electrostática se verían reflejadas en la eficiencia de aplicación, el hecho
de que no son inflamables, la reducción de área en el depósito siendo comparativo con
las mismas proporciones de pintura liquida, la reducción de costos en la deposición de los
residuos generados en el proceso, tiene un reciclaje del 95% de la pintura que no queda
aplicada a la pieza, es menos peligrosa para la salud de los operarios en comparación con
la pintura liquida y tiene una resistencia físico-química muy superior frente a impactos,
rayones, dobleces y agentes químicos.
4
1.1.2.2 Composición de la pintura electroestática
La pintura electrostática es un compuesto de resinas sintéticas, endurecedores, aditivos,
pigmentos y cargas. Los porcentajes en los cuales estos se presenten, dará a la pintura las
características propias como lo son el color, la resistencia, la flexibilidad y el acabado.
La composición de la pintura es demasiado variada como para tener valores porcentuales
absolutos de todos los posibles tipos de pintura que se puedan desarrollar, sin embargo,
existen algunos lineamientos que permiten al formulador ir modificando las cantidades
de los compuestos hasta lograr el producto que se requiere en determinada aplicación.
Las resinas son la base de la pintura, ya que son las encargadas de aportarle el brillo y la
mayoría de propiedades mecánicas a la misma. Para lograr un buen recubrimiento en la
pieza se habla de tener aproximadamente entre un 50-55% del peso total en resina. Y su
porcentaje es directamente proporcional al aumento de las propiedades que le da a la
pintura.
Los endurecedores son los compuestos que reaccionan con las resinas para que se dé la
polimerización. De acuerdo al tipo de resina que se use para los pigmentos son los
encargados de darle el color a la pintura. Para este compuesto en particular la formulación
porcentual es similar a la de la pintura liquida, ya que el color exacto que se requiere tiene
sus porcentajes definidos en los colores que lo conforman.
Los pigmentos que se utilizan para la pintura electrostática deben ser especiales para
soportar y no decolorarse a las altas temperaturas que son sometidos en el proceso de
polimerización. Las cargas son los componentes encargados de brindar al producto final
importantes propiedades mecánicas como la resistencia al impacto, también ayudan a
eliminar el brillo excesivo que puedan dejar las resinas en la pintura.
Por último, los aditivos son el componente de menor porcentaje dentro de la pintura, y
están encargados del aspecto y del acabado de la pintura, para que sea de manera prolija
y homogénea.
5
1.1.3 Misión
Es una empresa que tiene como misión prestar el servicio de aplicación de pinturas
electroestática en polvo para todo tipo de material metálico, con procesos estandarizados
que garanticen, calidad, innovación, y satisfacción total a nuestros clientes, internos y
externos, ponemos a consideración amplias instalaciones tecnológica de punta y personal
altamente capacitado y comprometido con las aspiraciones de la organización, nuestra
competencia será la que nos impulse a ser cada día mejor e innovar en forma constante
en donde el respeto, lealtad y honestidad estarán presentes en el tarto hacia el cliente.
Figura 2 Misión
1.1.4 Visión
Mantener su liderazgo a nivel nacional y expandido a nivel internacional mediante
prestación de servicios en pintura electroestática en polvo, para metales con el respaldo
de técnicos altamente capacitados y comprometidos al asesoramiento de los
requerimientos de nuestros clientes y así expandir el valor de la empresa.
Figura 3 Visión
6
1.1.5 Políticas de calidad
Presta el servicio de aplicación de pintura electroestática en polvo, para todo tipo de
material metálico; bajo el compromiso de cumplir los requisitos del cliente. Todos
nuestros productos y servicios cumplen con estándares de alta calidad, brindando a
nuestros clientes soluciones efectivas para satisfacer sus requerimientos tecnológicos.
Contamos con personal altamente capacitado, comprometido con el mejoramiento
continuo de los procesos, lo que nos permite establecer relaciones comerciales de largo
plazo.
1.1.6 Objetivos de calidad
Reducir al 0.5% los materiales reprocesados
Lograr que el 80% del personal esté capacitado
Aumentar al 80% la satisfacción del cliente.
1.1.7 Valores
Figura 4 Valores
•Estamos comprometidos a mejorar continuamente: nosotros, nuestro trabajo ynuestros productos, buscando siempre la satisfacción de las necesidades denuestros clientes.
SIEMPRE MEJORES
•Evitamos el desperdicio en cualquiera de sus formas. Entendemos pordesperdicio, el consumo de cualquier recurso superior al mínimo necesario.
EFICIENCIA
•Cumplimos todos nuestros compromisos, tanto internos como externos,atendiéndolos oportunamente y con seriedad. Respetamos el medio ambiente ypromovemos acciones concretas tanto en el diseño de productos como en losprocesos de producción.
RESPONSABILIDAD
•Reflejamos en nuestra persona, en los espacios, en los equipos y en losmateriales el orden y la limpieza necesarios para mantener y mejorar la calidadde lo que hacemos, la seguridad con la que trabajamos y la imagen queproyectamos.
ORDEN Y LIMPIEZA
•Atendemos con amabilidad, prontitud y agilidad las solicitudes de nuestrosclientes internos y externos, garantizando la eficacia y utilidad de nuestrasrespuestas.
ATENCIÓN OPORTUNA Y EFICAZ
7
1.1.8 Organismo de control
La empresa participa en actividades relacionadas a la prestación de servicios de pintura
electroestática en polvo, la misma que cuenta con varios organismos de control los cuales
se detalla a continuación:
1.1.8.1 Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros
Figura 5 Logotipo de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros
La Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, determina la autorización de la
operación de la empresa en función de la razón social definida y aprobada.
Establece los controles necesarios que debe cumplir de acuerdo al cumplimiento de Ley
de Compañías, a la empresa REYPEL CIA. LTDA. Por ser constituida como compañía
limitada deberá regirse al artículo 92 y 102 que establecen lo siguiente:
Las compañías de responsabilidad limitada es la que se contrae entre o más personas, que
solamente responde por las obligaciones sociales hasta el monto de sus aportaciones
individuales y hace comercio bajo una razón social o denominada objetiva, a la que se añadirá,
en todo caso, las palabras “Compañía Limitada” o sus correspondientes abreviaturas como es
Cía. Ltda. (Superintendecia de Compañías, 2016)
El capital de la compañía limitada estará formado por las aportaciones de los socios y no
será inferior al monto fijado y estará dividido en participaciones como esta expresado en
la forma que señale el Superintendente de Compañías.
8
1.1.8.2 Servicios de Rentas Internas (S.R.I.)
Figura 6 Logotipo Servicios de Rentas Internas
El Servicios de Rentas Internas establece los controles relacionados con los tributos
establecidos por la ley, la empresa tiene que la obligación de pagar sus tributos como los
son Impuesto al Valor Agregado (IVA), el Impuesto a la Renta en la Fuente.
Dentro de las obligaciones tributarias la empresa debe cumplir con la Ley Orgánica de
Régimen Tributario Interno (LORTI), Reglamento de Facturación, Reglamento de
Comprobantes de Venta y Retención, entre otras. El servicio de rentas internas “es una
entidad técnica y autónoma que tiene la responsabilidad de recaudar los tributos internos
establecidos por la Ley mediante la aplicación de la normativa vigente. Su finalidad es la
de consolidar la cultura tributaria en el país a efectos de incrementar sostenidamente el
cumplimiento voluntario de las obligaciones tributarias por parte de los contribuyentes.
El Servicios de Rentas Internas otorga el documento llamado Registro Único
Contribuyente (R.U.C.) establece como actividad principal de REYPEL CIA.LTDA.
“prestación de servicios de aplicación de pintura electroestática en polvo. (Servicios de
Rentas Internas, 2016)
1.1.8.3 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (I.E.S.S.)
Figura 7 Logotipo Instituto Ecuatoriano Seguridad Social
9
El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (I.E.S.S.) es el organismo que controla el
cumplimiento por parte de la empresa con el personal que elabora en la misma como es
su afiliación para que puedan acceder a los beneficios que proporciona al beneficio de los
trabajadores de la empresa. (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, 2016)
1.1.8.4 Ministerio de Relaciones Laborales
Figura 8 Logotipo Ministerio de Relaciones Laborales
El Ministerio de Relaciones Laborales es el organismo que controla el cumplimiento de
las obligaciones laborales mediante la ejecución de procesos eficaces, eficientes,
transparentes y democráticos enmarcados en modelos de gestión integral, para conseguir
un sistema de trabajo digno, de calidad y solidario para tender hacia la justicia social de
oportunidades.
1.1.8.5 Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
Figura 9 Logotipo Municipio del Distrito Metropolitano de Quito
El Municipio del Distrito Metropolitano de Quito es el organismo que establece el
cumplimiento del pago de la patente, así como también el pago del 1,5 x 1000 de los
activos registrados en los respectivos balances que le empresa presente. El Art.23 Ley
Rentas Municipales nos dice:
10
El ejercicio de toda profesión oficio, industria, comercio, arte o cualquier otra actividad
lucrativa secundaria o terciaria sea cual fuere su naturaleza o denominación, está sujeta a una
contribución de patente municipal, con arreglo a las disposiciones de la presente Ley.
(Servicios de Rentas Internas, 2016)
1.1.8.6 Cámara de Comercio de Quito
Figura 10 Logotipo Cámara Comercio de Quito
La Cámara de Comercio de Quito es el organismo de promover el comercio, con una
economía libre, solidaria y competitiva, representando los intereses de todos sus socios,
brindando servicios de calidad y desarrollando propuestas y acciones.
1.1.8.7 Cuerpo de Bomberos de Quito
Figura 11 Logotipo del Cuerpo de Bomberos de Quito
El Cuerpo de Bomberos de Quito es el organismo de control que nos facilita el permiso
de funcionamiento emitido a la empresa para su gestión.
El permiso de funcionamiento otorgado por pare de del Cuerpo de Bomberos corresponde
de tipo B en el que se detalla a continuación:
11
1.2 Aspecto organizacional
1.2.1 Base legal
La empresa empezó a desarrollar sus actividades mediante la denominación “REYPEL
PINTURA ELECTROESTÁTICA CIA.LTDA”.
Se constituyó por escritura pública otorgado ante el Notario Tercero del Distrito
Metropolitano de Quito, el 05 de noviembre de 2012. Fue aprobado por la
Superintendencia de Compañías, mediante Resolución SC.IJ.DJC. Q.12.006525 de 14 de
diciembre de 2012.
La Junta General de Socios de la empresa ha decidido elegir a la señora Marilú del Cisne
Jaramillo Castillo, como Gerente General, quienes deben de cumplir con sus funciones
por el período estatuario de cinco años contados.
Tabla 1 Nómina de administradores RAZÓN
SOCIAL
REYPEL PINTURA ELECTROESTATICA CIA. LTDA.
DIRECCIÓN MARIANO CARDENAL Y ANTONIO BASANTES No. N73-1360 BARRIO:
CARCELÉN
RUC 1792413486001
AÑO 2014
NÓMINA DE ADMINISTRADORES
NÚMERO NOMBRE Y
APELLIDOS
FECHA DE
ASIGNACIÓN
CARGO TIPO
RESPENTANTE
1103426480
JARAMILLO
CASTILLO MARILU
DEL CISNE
08/01/13 GERENTE
GENERAL
RL
1706448543 DIONISIO RAMIREZ
MERCEDES
08/01/13 PRESIDENTE ADMINISTRADOR
Su localización está en la provincia de Pichincha, en el cantón Quito, Parroquia de
Carcelén, en las calles Panamericana Norte Km 5 1/2 Calle Juan Barrezueta 158 y Moisés
Luna Andrade, Teléfono 2485-124.
La empresa tiene como actividad económica principal: servicio de recubrimiento de
metales con pintura electroestática, la misma que se utilizará a piezas metálicas.
Tiene como fin satisfacer las necesidades de la demanda, ofreciendo un servicio eficiente,
utilizando materia prima de la más alta calidad y recursos tecnológicos y humanos.
12
El capital social de la compañía es de seis mil dólares, dividido en seis mil participaciones
ordinarias, nominativas e indivisibles, el mismo que se detalla a continuación:
Tabla 2 Nómina de accionistas RAZÓN SOCIAL REYPEL PINTURA ELECTROESTÁTICA CIA. LTDA.
DIRECCIÓN MARIANO CARDENAL Y ANTONIO BASANTES No. N73-1360
BARRIO: CARCELÉN
RUC 1792413486001
AÑO 2014
NÓMINA DE ACCIONISTAS AL AÑO 2014
NÚMERO NOMBRE NACIONALIDAD VALOR
1103426480 JARAMILLO CASTILLO MARILU DEL
CISNE
ECUADOR 1.800,00
1710329697 SÁNCHEZ DIONICIO JOHN JAIRO ECUADOR 1.800,00
1705541454 SANCHEZ MENDEZ EDUARDO ECUADOR 2.400,00
TOTAL 6.000,00
1.3 Estructura organizacional
1.3.1 Organigrama estructural
“REYPEL PINTURAS ELECTROESTÁTICA CIA. LTDA”. La empresa cuenta con
varios departamentos en la cual desarrollan varias actividades y está en proceso de
crecimiento por lo que cuenta con un organigrama que muestra las líneas de autoridad
principalmente para la toma de decisiones.
El organigrama estructural es la representación gráfica de manera simplificada la
estructura formal que tiene la empresa con sus diferentes departamentos el mismo que
muestra los principales departamentos que contienen la organización.
El organigrama debe ser convenientemente sencillo y flexible para poder ser
comprendido por todos y adaptarse a los cambios que deben darse en la organización, por
necesidades propias, o del entorno.
13
Presidente
Gerente General
Asesor en
seguridad y salud
ocupacional
Centro de
Distribución y
Logística
Departamento de
Producción
Departamento
Contable
BdegueroJefe de
producciónAdquisión
Asistente
Contable
Junta General de
Socios
Figura 12 Organigrama estructural Reypel
14
1.3.2 Descripciones de actividades
En esta sección se describe las principales funciones que tienen cada área organizacional
de la empresa con el propósito de diferenciar sus competencias, delegaciones,
coordinaciones y responsabilidades dentro de la organización.
- Junta general de socios
La Junta General de Socios es la máxima autoridad de la compañía se encarga del
gobierno de la empresa, está integrada por los socios legalmente convocados.
Tiene como objetivo pronunciarse sobre la gestión social y los resultados económicos de
los ejercicios anteriores expresados en los estados financieros y resolver sobre la
aplicación de las utilidades, si las hubiere.
- Presidente
El presidente de la empresa será nombrado por la Junta General de los Socios, pudiendo
ser reelegido indefinidamente. Su finalidad es presidir las sesiones y controlar el
cumplimiento de la Junta General de los Socios, remplazar al Gerente General, en caso
de ausencia.
- Gerente general
El Gerente General de la empresa actúa como representante legal, fija las políticas
operativas, administrativas y de calidad, es responsable ante los accionistas, por los
resultados de las operaciones y el desempeño organizacional, junto con los demás
gerentes de los demás departamentos planea, dirigen y controlan las actividades a
desarrollarse en la empresa.
Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos, administrativos y
operacionales de la organización.
15
Es la imagen de la empresa en el ámbito externo e internacional, provee de contactos y
relaciones empresariales a la organización con el objetivo de establecer negocios a largo
plazo, tanto de forma local como a nivel internacional. Su objetivo principal es el de crear
un valor agregado en base a los productos y servicios que ofrecemos, maximizados el
valor de la empresa para los socios.
- Asesor en seguridad y salud ocupacional
El asesor en seguridad y salud ocupacional tiene como actividades identificar, medir y
controlar riesgos ocupacionales, y además funciones inherentes al cargo, establecer y
asegurar el cumplimiento e implementación de seguridad industrial e higiene
ocupacional, planificar, dirigir y supervisar las actividades de su cargo, establecer
conjuntamente con su Gerente General las políticas de a seguir en materia prima de
seguridad social e higiene ocupacional.
- Departamento de producción
En el departamento de producción se lleva el control y la administración de la adquisición,
guardar y la utilización de la materia prima, insumos y repuestos, así como llevar en
manejo de las órdenes de adquisición y ordenes de producción, entre otros.
Coordinador de producción. - Es la persona encargada de coordinar el proceso de
producción, tener un trabajo directo con los trabajadores para su respectiva supervisión
de labores.
Adquisiciones. - En el departamento de adquisiciones la persona indicada tomará un
control eficiente de la selección, control, de los proveedores, efectuar las notas de pedido,
realizar la compra de la materia prima, insumos, respuestas, los cuales van hacer
utilizados en la prestación de servicios.
- Centro de distribución y logística
Bodega. - Tiene como objeto principal la función de responder por el adecuado manejo,
almacenamiento y conservación de los elementos entregados bajo custodia y
administración, así como el inventario del almacén según normas actuales.
16
Transporte. -El conductor tiene como propósito dar un servicio eficiente y oportuno en
los despachos a clientes.
- Departamento contable
En el departamento contable tiene como función es la de organizar, financiar, llevando el
registro de las transacciones realizadas durante un período económica, suministra
información que ayude a tomar decisiones acertadas para la empresa.
Asistente Contable. - El asistente contable tiene como actividades la de llevar de manera
adecuada los libros, cumplir con los estatutos, leyes y resoluciones otorgado por la Junta
General de Socios, tener una comunicación directa con la Gerencia General respecto a las
necesidades de colocaciones del excedente de liquidez para colocar en inversiones según
su monto y tiempo de colocación.
Supervisar el comportamiento de la cartera de los clientes, sus pagos, descuentos y mora,
además elaborar los registros contables.
1.4 Análisis situacional
El Análisis DAFO, también conocido como Matriz ó Análisis "DOFA" o también llamado
en algunos países "FODA", es una metodología de estudio de la situación competitiva de
una empresa en su mercado (situación externa) y de las características internas (situación
interna) de la misma, a efectos de determinar sus Debilidades, Oportunidades, Fortalezas
y Amenazas.
La situación interna se compone de dos factores controlables: fortalezas y debilidades,
mientras que la situación externa se compone de dos factores no controlables:
oportunidades y amenazas.
El FODA es la herramienta estratégica por excelencia más utilizada para conocer la
situación real en que se encuentra la organización.
17
Durante la etapa de planificación estratégica y a partir del análisis DOFA se contestaría
cada una de las siguientes preguntas:
- ¿Cómo se puede explotar cada fortaleza?
- ¿Cómo se puede aprovechar cada oportunidad?
- ¿Cómo se puede detener cada debilidad?
- ¿Cómo se puede defender de cada amenaza?
Este recurso fue creado a principios de la década de los setenta y produjo una revolución
en el campo de la estrategia empresarial.
El objetivo del análisis DAFO es determinar las ventajas competitivas de la empresa bajo
análisis y la estrategia genérica a emplear por la misma que más le convenga en función
de sus características propias y de las del mercado en que se mueve.
El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación
actual de la empresa, permitiendo obtener un diagnóstico preciso que permita tomar
decisiones acordes con los objetivos y políticas planteados.
1.4.1 Análisis externo
El análisis externo consiste en la identificación y evaluación de los acontecimientos,
cambios que suceden en el entorno de la empresa y que están fuera de control de la
empresa; realizar este análisis ayuda a detectar oportunidades que beneficiarían a la
empresa y amenazas que la perjudicarían, en base a este estudio se podrá formular
estrategias que permitan a la organización aprovechar las oportunidades y estar preparada
para enfrentar las amenazas.
1.4.1.1 Factor Económico
Es necesario que el Estado, sus instituciones y los gobiernos autónomos descentralizados,
inviertan recursos económicos para apoyar las pequeñas iniciativas empresariales en
busca de generar producción de bienes y servicios a través de mecanismos que promuevan
su actividad.
18
El crecimiento económico continuará sin grandes cambios, marcado por bajos niveles de
inversión privada y un débil crecimiento en las exportaciones. Como consecuencia de las
subidas en los salarios, aumenta el consumo privado, a la vez que las importaciones, lo
que limita el crecimiento.
1.4.1.2 Factor Político
La República del Ecuador es un Estado constitucional de derechos y justicia social,
democrática, soberana, independiente, unitaria, intercultural plurinacional y laico.
Acorde con la Constitución, los poderes del estado se dividen en cinco funciones:
- La Función Ejecutiva. - está integrada por la Presidencia y Vicepresidencia de
la República, los Ministerios de Estado y los demás organismos e instituciones
necesarios para cumplir, en el ámbito de su competencia, las atribuciones de
rector, planificación, ejecución y evaluación de las políticas públicas nacionales
y planes que se creen para ejecutarlas.
- La Función Legislativa. - Cumple las funciones de creación de leyes y
fiscalización, incluyendo la posibilidad de plantear juicio político en contra del
presidente de la República, el vicepresidente y a los Ministros de Estado, en
Ecuador se denomina como Asamblea Nacional, con sede en Quito ejerce la
función legislativa y es unicameral.
- La Función Judicial. - La función está encargada de la administración de justicia,
denominada como Corte Nacional de Justicia, las cortes, tribunales y juzgados
que establece la Constitución y la ley, y el Consejo Nacional de la Judicatura.
- La Función de Transparencia y Control Social. - Su función es de promover e
impulsar "el control de las entidades y organismos del sector público, y de las
personas naturales o jurídicas del sector privado que presten servicios o
desarrollen actividades de interés público, para que los realicen con
responsabilidad, transparencia y equidad.
- La Función Electoral. - Tiene como función "garantizar el ejercicio de los
derechos políticos que se expresan a través del sufragio, así como los referentes a
la organización política de la ciudadanía.
19
1.4.1.3 Factor Social
La responsabilidad social de “REYPEL PINTURAS ELECTROESTÁTICA CIA.
LTDA.”, es una combinación de aspectos éticos, morales y ambientales, y es una decisión
voluntaria, no impuesta, aunque exista cierta normatividad frente al tema. Orientar los
esfuerzos de la empresa solamente a producir resultados basados en las teorías de producir
y vender más con el mínimo costo sin importar el impacto social, es a lo largo del tiempo.
La estrategia actual y sus esperados beneficios, con dicha posición, puede ser mañana el
motivo de su fracaso. La empresa es participe de la responsabilidad social, por sus
políticas o la carencia de las mismas, por sus sistemas de dirección y por una serie de
costumbres y vicios empresariales que le alejan de una actuación responsable que mida
la consecuencia de sus actos.
A “REYPEL PINTURAS ELECTROESTÁTICA CIA. LTDA”, le interesa de sobre
manera el efecto de la responsabilidad en lo social y en lo cultural.
Las características que se busca de un trabajador para que pueda ingresar a formar parte
de esta corporación son:
- Personas comprometidas que den lo mejor de sí mismo y que ayuden al
crecimiento de la empresa.
- Personas que sepan trabajar en equipo y que se enfoquen a los objetivos de la
organización, venciendo el egoísmo y evitando el conflicto en pro de la creación
de un clima laboral sano.
- Personas inteligentes, creativas, proactivas y con agilidad mental que puedan dar
soluciones, que decidan y aporten beneficios a los procesos, al sistema en general
y por ende al resultado.
- Personas honradas, honestas y rectas en los que se pueda confiar.
- Personas serviciales orientados hacia el cliente y hacia la calidad total.
- Personas participativas y alegres que pongan amor a lo que hacen.
Es una empresa responsable socialmente establece como principal estandarte en su
cultura organizacional, la ética, la moral, los principios cívicos y ciudadanos y todo lo
referente a sus valores.
20
“REYPEL PINTURAS ELECTROESTÁTICA CIA. LTDA.”, piensa que la
responsabilidad social no es una actitud filantrópica que arroja beneficios solo hacia el
medio ambiente, los recursos naturales, sociales y humanos, a su vez, representa para la
empresa una inversión que repercute en beneficios financieros.
1.4.1.4 Factor tecnológico
Las nuevas tecnologías, tales como la telefonía móvil, conexiones satelitales y marítimas,
microondas, internet entre otros, que permiten comunicar los extremos del mundo en
fracciones de segundo o de minuto.
Están reformando sustancialmente el modo de vida de las personas y de su entorno, así
como también la forma en cómo se efectúan los negocios puesto que las decisiones son
tomadas en función de lo que pasa en el otro lado del planeta.
Superar las barreras físicas de la localización:
- Ofertar nuevos productos y servicios
- Rediseñar los puestos de trabajo y los flujos de trabajo
- Establecer profundos cambios en la manera de hacer los negocios.
1.4.2 Análisis interno
El análisis interno consiste en identificar y evaluar los diferentes factores que existen
dentro de la empresa, el cual nos va a ayudar a conocer los recursos y capacidades con
los que cuenta la empresa; en base a esto podemos determinar las fortalezas y debilidades,
y así establecer objetivos en base a los recursos y capacidades de la organización.
Para formular estrategias que permitan a la empresa aprovechar de sus fortalezas y superar
sus debilidades.
21
1.4.2.1 Clientes
Cliente es la persona, empresa u organización que adquiere o compra de forma voluntaria
productos o servicios que necesita o desea para sí mismo, para otra persona o para una
empresa u organización; por lo cual, es el motivo principal por el que se crean, producen,
fabrican y comercializan productos y servicios.
“REYPEL PINTURAS ELECTROESTÁTICA CIA. LTDA”, está atenta a las opiniones,
comentarios, sugerencias o quejas de sus clientes y, por otro lado, siempre trata de
descifrar o recaudar información sobre ellos, tal como sus necesidades, preferencias,
hábitos; con esta información diseña estrategias de marketing más efectivas.
Saben en qué se debe mejorar o cambiar en el negocio; y, por último, permite brindar a
determinados clientes una atención personalizada de acuerdo a sus gustos o, preferencias
particulares. El cliente es, por muchos motivos, la razón de existencia y garantía de futuro
de la empresa.
1.4.2.2 Empleados
Son personas que realiza un trabajo a cambio de un salario, estableciéndose dentro de un
horario de trabajo y de las políticas de la empresa.
“REYPEL PINTURAS ELECTROESTÁTICA CIA. LTDA”, tiene claro que lo
importante es reconocer el trabajo de sus empleados. Están seguros que si se premia a los
buenos colaboradores, obtendrán la motivación necesaria para alcanzar las metas de la
compañía.
El reconocimiento es una herramienta de gestión que refuerza la relación de la empresa
con los trabajadores, y que origina positivos cambios al interior de una organización.
Cuando se reconoce a una persona eficiente y eficaz, se están reforzando además las
acciones comportamientos que la organización desea prolongar en los empleados, durante
el tiempo que se ha desarrollado la empresa, se trabaja para convertirla en una compañía
dinámica y competitiva. Se trata de disminuir la burocracia y adoptar nuevos métodos de
eficiencia.
22
1.4.2.3 Proveedores
Proveedor es la persona o empresa que abastece con insumos a otra empresa o a una
comunidad. “REYPEL PINTURAS ELECTROESTÁTICA CIA. LTDA”, siempre busca
negociaciones claves para conseguir productos de calidad y a un buen precio.
Así por ejemplo usa alianzas estratégicas y convenios que le permiten conseguir por
volumen un precio especial. En el momento de seleccionar a un proveedor son muchos
los factores que toma en cuenta: precio, condiciones de pago, calidad, servicio; tiempo de
entrega: y tratar que haya un equilibrio de estos componentes en la elección.
1.4.2.4 Competencia
La competencia empresarial es la disputa entre dos o más empresas para atraer
consumidores a los cuales se les va a ofertar los productos o servicios que dichas
organizaciones producen o prestan. “REYPEL PINTURAS ELECTROESTÁTICA CIA.
LTDA”, cree que para ser una competencia de alto nivel deben actuar con principios
éticos, que se pueden señalar como deberes.
A medida que la empresa ha ido creciendo ha establecido que los deberes de los
empresarios para ganar el mercado a la competencia son: cumplir con las leyes en donde
actúe la empresa; evitar operaciones fraudulentas que lesionen a los consumidores;
cumplir con las obligaciones contractuales contraídas con terceros, ofrecer productos de
alta calidad, garantizados y que satisfagan las necesidades de los consumidores.
1.5 F.O.D.A
1.5.1 Análisis del FODA
Es un instrumento administrativo que utiliza la alta gerencia para juzgar y evaluar el
interior y exterior de la empresa, se utiliza para comprender la situación actual de una
empresa, organización, producto o servicio específico, desempeño profesional o
académico, para tomar una mejor posición ante una negociación, estudiar la forma en que
estamos realizando una venta y en muchas otras situaciones.
23
El objetivo de esta herramienta es ayudarlo a diagnosticar para, en función de ello, poder
decidir. La empresa en su diagnóstico situacional realizó un análisis de las principales
variables que le permiten conocer sus interpretaciones con el entorno como a la vez medir
sus esfuerzos internos a través de sus capacidades.
De este análisis se obtuvo sus principales: Fortalezas (F), Oportunidades(O), Debilidades
(D) y Amenazas (A), que le permite tener una claridad de los escenarios que la empresa
tiene para mejorar su gestión ampliar la cuota de mercado, determinar su competitiva
entre otros.
1.5.1.1 Fortalezas
“Las fortalezas son (factores internos positivos) son las fuerzas impulsoras que
contribuyen positivamente a la gestión de la empresa.” (Vázquez, 2007)
Son “Actividades y atribuciones internos de una organización que contribuyen y apoyan
el logro de los objetivos de una organización.” (Serna, 2008)
1.5.1.2 Oportunidades
“Eventos, hechos o tendencias en el entorno de una organización que podrían facilitar o
beneficiar el desarrollo de esta, si se aprovecha en forma oportuna y adecuada.” (Serna,
2008)
Son aquellas posibilidades y alternativas que se deben reconocer en el momento que se
presentan. A menudo las oportunidades están en la mano, pero solamente los empresarios
que investigan y están involucrados en el negocio las pueden descubrir y hacer que estas
oportunidades formen una parte beneficiosa para el negocio.
1.5.1.3 Debilidades
“Debilidad (factores internos negativos) en cambio, son fuerzas obstaculizantes o
problemas que impiden el adecuado desempeño.” (Vázquez, 2007)
24
1.5.1.4 Amenazas
“Eventos, hechos o tendencias en el entorno de una organización que inhiben, limitan o
dificultan su desarrollo operativo.” (Serna, 2008)
Son aquellas situaciones que provienen del entorno y que pueden llegar a atentar con la
permanencia de la empresa, son fenómenos inesperados que pueden evitar que la empresa
cumpla con sus objetivos y logre alcanzar sus metas.
1.5.2 Matriz de Análisis del F.O.D.A.
FORTALEZAS
Ubicación estratégica
Reconocimiento de marca a nivel nacional
Experiencia en la dirección de la empresa
Gran capacidad instalada
Cobertura a nivel nacional Tecnología de punta
Personal capacitado en áreas específicas
Credibilidad crediticia por parte de los proveedores
OPORTUNIDADES
Alianza estratégica con proveedores extranjeros
Calidad de servicio ofrecido a los ofertantes con
relación a la competencia
Aranceles impuestos a productos extranjeros
Preferencia de productos nacionales en sistema de
contratación pública
Prever los cambios tecnológicos manteniéndose
informados y actualizados sobre las nuevas
tendencias
Crecimiento en la demanda de prestación de servicios
de pintura
DEBILIDADES
Bajo control de inventarios No hay una planificación
estratégica clara
No existen reportes de adquisición de materiales
No se realiza constantemente la toma física del
inventario
Ausencia de estándares de control de calidad
Ausencia de manejo estratégico comercial
Falta de comunicación entre mandos Falta de
seguimiento de proyectos Alta dependencia de
proveedores
Maneja un sistema de reposición de mercadería
inadecuado lo que ha ocasionado un sobre stock en
bodega
No se cuenta con instalaciones amplias y adecuadas
para el almacenamiento de materiales
Lentitud con respeto a la información de existencias
actual de la mercadería lo que pude ocasionar perdida
de negocios con clientes
AMENAZAS
Incorporación al mercado de nueva empresa de
servicios de pintura con características similares a
menor precio
Entrada de productos con materiales alternos
Exigencias del Ministerio de medio ambiente con
respecto al uso de materia prima
Exigencias fiscales por parte del gobierno Alta
competitividad en el mercado
Corrupción estatal en los procesos de contratación
pública
Incremento de impuestos y aranceles
Competencias informales
Figura 13 Matriz FODA
25
2 MARCO TEÓRICO
2.1 Materiales
2.1.1 Concepto
Los materiales son bienes tangibles con la posibilidad de ser almacenados, con los cuales
la empresa adquiere con la finalidad de utilizarlos en el proceso productivo, para la
obtención de productos finales, o bien, para el mantenimiento de los equipos productivos.
2.1.2 Clases
Los materiales se pueden clasificar atendiendo a diversos criterios, en donde se destacan
los siguientes:
Atendiendo la clasificación del Plan General de Contabilidad:
- Materiales: Son los elementos que se incorporan al proceso productivo para la
obtención del producto final de la empresa objeto se su activada; es decir, son
aquellos elementos que, mediante elaboración o trasformación se destinan a
formar parte de los productos fabricados.
- Elementos y conjuntos incorporables: Son aquellos elementos que se
incorporan al proceso productivo para la obtención del producto final, pero que
no son la base de dicho producto; se añaden a la materia prima en una fase
posterior del proceso productivo.
- Materias auxiliares: Son todos los elementos que no forman parte del producto
final, pero que su consumo se relaciona directamente con el volumen de
producción.
- Materiales para consumo y reposición: Se trata de los elementos destinados a
la estructura de la empresa, tienen fines de reparación, de prevención, del
funcionamiento de los equipos.
26
- Productos en curso: Son aquellos materiales, que una vez que han salido del
almacén, se incorporan al ciclo de producción incrementando su valor.
- Productos semiterminados: Aquellos fabricados por la empresa, y no
destinados, normalmente a la venta, hasta que no hayan sido sometidos a procesos
de elaboración, incorporación trasformación. Pueden ser considerados como los
productos finales de los procesos productivos intermedios.
- Productos acabados: Son los productos finales de los procesos productivos, por
lo tanto, son fabricados por la propia empresa y están destinados al consumo final
o a la utilización por otras empresas.
Atendiendo a la imputación contable de los diferentes materiales en la determinación del
coste del producto.
- Materiales directos: Son aquellos materiales que pasan directamente a formar
parte del producto final, es decir, que pueden identificarse de forma fácil con un
producto determinado. Representarán el mayor porcentaje de costes de materiales
del producto.
- Materiales indirectos: Serán los elementos destinados y utilizarlos en la
fabricación de un producto, deferentes de los materiales directo. El coste derivado
del consumo de materiales indirectos se considera como gastos generales de la
fabricación, que han de imputarse al producto a través de diversos criterios de
reparto.
2.1.3 El ciclo de compras
El ciclo de compras es una serie de operaciones que se repinten; porque involucran un
ciclo de etapas que necesariamente se deben cumplir a su debido tiempo y una tras otra
respectivamente, porque el ciclo de compra se pone en funcionamiento cada vez que se
tenga la necesidad de adquirir un determinado material.
27
RETROALIMENTACIÓN
Análisis de la solicitud de
compra
Selección
de proveedores
Negociación con el proveedor
Acompaña-miento orden de compra
Control de recepción
Figura 14 Ciclo de compras
2.1.3.1 Análisis de las solicitudes de compras
Corresponde a la primera etapa del ciclo de compras y comienza cuando el organismo
encargado de adquisiciones recibe la solicitud de compras, emitida por el área de punto o
sección que requieren un determinado producto.
El organismo de compra efectúa el análisis del pedido, para conocer los antecedentes del
material requerido tales como:
- Especificaciones
- Cantidades requeridas
- Época adecuada para su recepción entre otros
En algunas empresas podemos las solicitudes de compras, se hace llegar al organismo de
control encargado a través de un listado que además de contener los antecedentes del
material requerido, también puede llevar otros datos como:
- Ficha última compra
- Nombre del proveedor
- Cantidad de comprada, y;
- Precio de venta
En esta primera etapa, el organismo de compra debe platear sus actividades de tal modo
que pueda atender las solicitudes de compras recibidas, y proveer las compras.
28
2.1.3.2 Investigación y selección de proveedores
En esta segunda etapa del ciclo de compras lo que podemos dividir en dos partes:
- La investigación
- Selección de proveedores
La investigación: Consiste en investigar y estudiar los posibles proveedores de los
materiales requeridos.
Esta investigación la realiza realizará el departamento de compras y parte de la
verificación de los proveedores ya registrados. Se debe tener en cuenta que muchos
proveedores buscan las empresas a través de sus jefes de ventas, por medio de uso del
internet (e-mail, correo electrónico); esto para ser calificados consultas, envía datos para
su registro, como nombre, dirección, capital social, productos o servicios ofrecidos,
referentes de los clientes, etc.
La selección: Consiste en comparar las propuestas o cotizaciones recibidas de los
proveedores y elegir cual es el mejor. Para una buena selección del proveedor es necesario
considerar diversos criterios tales como:
- Precio
- Calidad del material
- Condiciones de pago
- Descuentos
- Plazos de entrega
- Confiabilidad en el cumplimiento de plazos, etc.
Hay que tener en cuenta que, a pesar de los diversos criterios, generalmente el “precio”
es la referencia más primordial en la selección de los proveedores. La investigación de
los proveedores básicamente es una estadística del mercado que permite verificar cuales
son las posibles fuentes de suministros de un material requerido. La tarea de selección y
elección de proveedores la hace el organismo de compras y tiene como base la
comparación entre los posibles proveedores.
29
De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la investigación permite una comparación
de los diversos proveedores calificados, mientras que la selección es una decisión sobre
cuál será el escogido para proveer el material requerido.
2.1.3.3 Negociación con el proveedor
“Una vez efectuado la elección del proveedor más adecuado, el organismo de compras
empieza negociar con él la adquisición del material, dentro de las condiciones más
adecuadas de precios y pago”. (Chiavenato, 2010)
La atención y cumplimiento de las especificaciones exigidas de material y el
establecimiento de plazos de entrega deben ser asegurados en la negociación.
La negociación es la tercera etapa del proceso de compra y sirve para poder definir como
se hará la emisión de la orden de compra al proveedor.
La orden de Compra es un contrato formal entre la Empresa y el Proveedor, en ella se
detallan las condiciones en que se realizó la negociación, ya que tiene la fuerza de un
contrato.
Su aceptación implica cumplir con todas las condiciones estipuladas.
El comprador por una parte es el responsable de las condiciones y especificaciones
contenida en la orden de compra, mientras que el proveedor debe estar plenamente
informado de todas las cláusulas, requisitos y criterios exigidos por la empresa, los
procedimientos de recepción del material, los controles y especificaciones de calidad,
etc., para que el pedido de la compra sea legalmente válido.
2.1.3.4 Acompañamiento del pedido (Follow -UP)
Una vez realizada la orden de compra, el organismo de compras necesita asegurarse que
la entrega del material se hará de acuerdo a los plazos establecidos, calidad y cantidad
negociada y por lo tanto debe haber un seguimiento del pedido, a través de constantes
contactos personales o telefónicos con el proveedor.
30
Esto significa que el organismo de compras no abandona al proveedor después de haber
emitido la orden de compra. El seguimiento o acompañamiento representa una constante
supervisión del pedido y una cobranza permanente de resultados.
Cuando la compra es de gran volumen, algunas empresas realizan el seguimiento en
fechas y plazos preestablecidos. De aquí la denominación Follow-Up, término en ingles
que significa seguir, acompañar, fechar.
¿La etapa de Follow-¿Up permite localizar en forma anticipada los problemas y éxitos,
sorpresas desagradables; a través de él, el organismo de compras puede apurar el pedido,
exigir la entrega en los plazos establecidos y/o intentar complementar el atraso con otros
proveedores.
2.1.3.5 Control de recepción del material comprado
Es la quinta etapa del ciclo de compras y se da cuando el organismo de compras recibe
del proveedor el material solicitado en la orden de compra.
En la recepción del material, el organismo de compras verifica si las cantidades están
correctas y, junto con el organismo de control de calidad, realiza la inspección para
comparar el material con las especificaciones determinadas en la orden de compra, esta
operación es la que se llama Inspección de calidad en la recepción del material.
Confirmada la cantidad y calidad del material, el Organismo de Compras autoriza a la
bodega o almacén, recibir el material y encomienda al Organismo de Tesorería o Cuentas
por Pagar, la autorización para el pago de la factura al proveedor, dentro de las
condiciones de precio y plazo de pago estipulado.
El ciclo de compras en continuo e ininterrumpido, por lo tanto, el gran volumen de trabajo
que realiza un organismo de compras exige una agenda de seguimiento y cobranza muy
intensa, principalmente, en empresas donde puedan ocurrir cambios en el plan de
producción que impliquen anticipaciones o atrasos en las entregas de materiales.
31
2.2 Gestión de stocks
¿A que llamamos Stock?
“Se llama stocks o existencias de una empresa al conjunto de materiales y artículos que
se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo como los
destinados a la venta”. (Collín, 2015)
Concepto
La gestión de stock constituye una de las actividades fundamentales dentro de la gestión
de la cadena de suministros ya que el nivel de stocks puede llegar a suponer la mayor
inversión de la empresa, abarcando incluso más del 50% de total de activo en el sector de
la distribución.
2.3 Tipos de stocks
Los stocks se pueden clasificar mediante diversos criterios, como la funcionalidad o la
operatividad, y la gestión.
2.3.1 Criterio funcional
Desde el punto de vista de la función que deben cumplir los stocks, podemos distinguir
los siguientes tipos:
Stocks de ciclo: Muchas veces no tiene sentido producir o comprar materiales al mismo
ritmo en que solicitamos. Ya que resulta más económico lanzar una orden de compra o
de producción de volumen superior a las necesidades del momento, lo que dará lugar a
este tipo de stocks.
- Stocks de seguridad: Es el previsto para demandas inesperadas de clientes o
retrasos en las entregas de los proveedores.
- Stocks de presentación: Es el que está en el lineal para atender las ventas más
inmediatas, es decir, las que están a la vista del consumidor.
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La cantidad dependerá de la venta media, del tipo de producto y de la política
comercial que se mantenga.
- Stocks de recuperación: Son artículos o productos usados, pero que pueden ser
reutilizados en parte o en su totalidad para otros nuevos.
- Stocks muertos: Son los artículos obsoletos o viejos que ya no sirven para ser
reutilizados y deben ser desechados.
- Stock especulativo: Si se prevé que la demanda de un determinado bien va a
incrementarse en una gran cuantía, se acumula stock cuando aún no hay tal
demanda y, por tanto, es menos costos.
2.3.2 Criterio operativo
Desde el punto de vista de la gestión de los stocks del día tenemos los siguientes tipos:
- Stock óptimo: Es el que compatibiliza una adecuada atención a la demanda y una
rentabilidad maximizada, teniendo en cuenta los costes de almacenajes.
- Stock cero: Este tipo de stock se identifica con el sistema de producción Just in
Time o justo a tiempo que constituye en atender una demanda concreta.
- Stock físico: Es la cantidad de artículos disponibles en un momento determinado
en el almacén. Nunca puede ser negativos.
- Stock neto: Es el stock físico menos la demanda no satisfecha. Esta cantidad sí
puede ser negativa.
- Stock disponible: Es el físico, más los pedidos de los artículos a los proveedores,
menos la demanda insatisfecha.
2.4 Métodos de gestión de stocks
Existen numerosos métodos de gestión de stocks, que abarca desde los más simples como
los métodos visuales o de la línea en cajas, hasta los más sofisticados que implica la total
automatización del sistema. Son embargo, lo fundamental no es la utilización de los
métodos más sofisticados, sino la utilización de los más adecuados a la empresa y
particularidades de cada empresa. El método a utilizar varía en gran medida en función
de la “memoria histórica” documentada disponible, la variabilidad en el comportamiento
del aprovisionamiento y de la demanda, a los sistemas de producción y comercial, etc.
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A continuación, exponemos algunos de los métodos más utilizados:
- Método determinista: Consiste en realizar el reaprovisionamiento de existencias
para cubrir necesidades, en el momento en que las existencias llegan a un nivel
mínimo.
- Método clásico: Consiste en realizar el reaprovisionamiento de existencias en
base al cálculo del punto de pedido y del stock de seguridad, incluyendo otras
variables como la estacionalidad o variabilidad de la demanda.
2.5 Compras Justo a Tiempo
Las empresas están presentando mayor atención a las ventajas potenciales por colocar
órdenes de compras más pequeñas y mucho más frecuentes; y reestructurar su relación
con los proveedores. Las compras justo a tiempo (JAT) son la compra de productos o
materiales de manera que su entrega precede inmediatamente a su demanda o uso.
Las organizaciones que utilizan compras JAT a menudo enfatizan los costos ocultos que
se relacionan con tener altos niveles de inventarios. Estos costos escondidos incluyen
mayores cantidades de inventarios, espacio para el almacenamiento y cantidades
considerables de desperdicios.
Las compras Justo a Tiempo, reduce el despilfarro que se presenta en la recepción y en la
inspección de entrada, también el exceso de inventarios, la baja calidad y los retrasos.
2.5.1 Lo que es y no es el Modelo Justo a Tiempo
2.5.1.1 Lo que es el modelo Justo a Tiempo
- Es un modelo que elimina despilfarros y desperdicios.
- Es un modelo que elimina defectos en el manejo de inventarios y motiva al
personal.
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2.5.1.2 Lo que no es el modelo Justo a Tiempo
- No es simplemente otro proyecto más para eliminar despilfarros o desperdicios.
- No es simplemente otro programa más para motivar al personal o para reducir
defectos.
- No es una lista de cosas que hacer.
2.5.2 Finalidad de las compras Justo a Tiempo
La finalidad del método JAT es mejorar la capacidad de una empresa para responder
económicamente al cambio. Así, a medida que se reduzca el grosor del oleoducto, el
método JAT señalará y dará prioridad a los estrechamientos que impidan el flujo y
bloqueen la capacidad de la compañía.
Para responder al cambio rápida y económicamente. Además, una vez que se hacen
visibles todos y cada uno de los estrechamientos, el método JAT fuerza a emprender
acciones para eliminarlos, estimulando con ello el uso del control de calidad total.
2.5.3 Objetivos de las compras Justo a Tiempo
- Eliminar las actividades innecesarias. Por ejemplo, la actividad de recepción y la
actividad de inspección de entrada no son necesarias con el justo a tiempo.
Si el personal de compras ha sido eficaz en la selección y desarrollo de los
proveedores, los artículos comprados se pueden recibir sin un conteo formal,
inspección y procedimientos de pruebas.
- Eliminar el inventario de planta. Casi no se necesita inventario de materiales si
los materiales que cumplen los estándares de calidad se entregan donde y cuando
son necesarios. El inventario de materiales sólo es necesario si hay motivo para
creer que los suministros no son fiables. La reducción o eliminación del inventario
permite que los problemas con otros aspectos del proceso productivo aparezcan y
se corrijan.
- Eliminar el inventario en tránsito. Los departamentos de compras modernos
consiguen una reducción del inventario en tránsito estimulando a los proveedores
a situarse cerca de la planta y proporcionar un transporte rápido de las compras.
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Cuanto más corto sea el flujo de material y dinero en la "tubería" de los recursos, menos
inventario se necesitará. Otra forma de reducir el inventario en tránsito es tener inventario
en consignación. Bajo un acuerdo de consignación, el proveedor mantiene la propiedad
del inventario.
Otros acuerdos implican encontrar un proveedor que esté dispuesto a situar su almacén
donde lo tiene normalmente el usuario.
- Mejorar la calidad y la fiabilidad. Reducir el número de proveedores y aumentar
los compromisos a largo plazo en los proveedores tiende a mejorar la calidad del
proveedor y la fiabilidad.
Los proveedores y los compradores deben tener un entendimiento y una confianza mutua.
Para lograr entregas sólo cuando sean necesarias, en las cantidades exactas, se requiere
también una calidad perfecta, o cero defectos.
2.6 Gestión de inventarios
2.6.1 Gestión
Es la acción de gestionar y administrar una actividad profesional destinado a establecer
los objetivos y medios para su realización, a precisar la organización de sistemas, con el
fin de elaborar la estrategia del desarrollo y a ejecutar la gestión del personal.
Asimismo, en la gestión es muy importante la acción, porque es la expresión de interés
capaz de influir en una situación dada.
2.6.2 Inventarios
Concepto
Los inventarios (mercancías) se integran de aquellos bienes que las empresas adquieren para
su posterior venta, pudiendo mediar o no el proceso de transformación; por lo tanto, son
mercaderías sujetas a la compraventa y constituyen el objetivo principal de cualquier empresa
comercial o industrial: la obtención de utilidades. (Romero, 2010)
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Los inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario de la
empresa o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior
comercialización. Los inventarios comprenden, además de los materiales, productos en
proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y
accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la
prestación de servicios; empaques y envases. (Zapata, Contabilidad de costos herramientas
para la toma de decisiones, 2007)
La normativa vigente establece que los inventarios están constituidos por los bienes
corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, los cuales se
encuentran en proceso de producción, y por lo que se utilizarán en la producción de otros
bienes que van a ser vendidos.
Es decir, los inventarios comprenden, primero, los productos terminados, o sea, los que
contiene el total de los costos de producción: materia prima, mano de obra y costos
indirectos.
El segundo se refiere a los productos en proceso, es decir, los inventarios que contienen
parcialmente los costos de producción.
En tercer lugar, el inventario de materiales, o sea, los materiales que se someten a un
proceso de trasformación para convertirlos en productos terminados. (Sinisterra, 2006)
Inventario corresponde a todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y
recursos renovables y no renovables, que se van a utilizar en procesos de transformación,
consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro del negocio.
El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales
necesarios, para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un
papel vital para funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y
de esta forma afrontar la demanda. El concepto de inventarios hace referencia a los
siguientes elementos:
- Activos para ser vendidos durante el curso normal de las operaciones.
- Activos que se encuentran en proceso de producción para dicha venta, y
- Activos que se mantienen como materiales o elementos accesorios destinados a
ser consumidores en la producción de los bienes o servicios.
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2.6.2.1 Planificación de inventarios
La planificación de inventarios forma parte de un proceso de planificación en toda la
cadena de suministro y es aún crítico cuando el sistema de producción, ya que todos los
productos deben estar disponibles; este proceso debe responder a tres preguntas:
¿Cuánto inventario se debe tener?
¿Cada cuánto se debe de reponer este inventario? y
¿Cómo se debe generar el requerimiento de reposición?
Por ello, se analizarán las diferentes formas de reponer el nivel de inventarios, así como
saber elegir un adecuado proveedor, ya que ayudará en el desempeño de los procesos.
2.6.2.2 Control en el manejo de inventarios
La importancia del control en el manejo de inventarios está en la eficiencia del buen
control interno.
La siguiente figura muestra el control en el manejo de los inventarios, el control en los
procesos de gestión del almacenamiento, las ubicaciones de los productos, informes,
identificación, separación de mercaderías para laboratorios y bodegas, tener la mercadería
debidamente identificada teniendo en cuenta el ritmo del consumo, los niveles de
existencias y las adquisiciones.
Figura 15 Control en el manejo de inventario
Existencias
Almacenamiento
Ubicación
Control y registros de
compras
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2.6.2.3 Clases de inventarios
Existen varias clases de inventarios que a continuación se presentan: (Pérez, 2008).
- Inventario perpetuo
- Inventario intermitente
- Inventario final
- Inventario inicial
- Inventario físico
- Inventario mixto
- Inventario de productos terminados
- Inventario en tránsito
- Inventario de materia prima
- Inventario en proceso
- Inventario en consignación
- Inventario máximo
- Inventario mínimo
- Inventario disponible
- Inventario en línea
- Inventario agregado
- Inventario en cuarentena
- Inventario de previsión
- Inventario de seguridad
- Inventario de mercaderías
- Inventario de fluctuación
- Inventario de anticipación
- Inventario de lote o de tamaño de lote
- Inventario estaciónales
- Inventario permanente
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2.6.2.3.1 Análisis cada clase de inventario:
- Inventario perpetuo
Es aquel que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por medio
de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan
los importes en unidades monetarias y las cantidades físicas.
Ejemplo: automóviles.
- Inventario intermitente
Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre a él, por razones diversas,
no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al que se
trata de suplir en parte.
Ejemplo: almacenamiento de cemento blanco.
- Inventario final
Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico, generalmente al
finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en ese
sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
Ejemplo: inventario final de una empresa dedicada a la venta de textos.
- Inventario inicial
Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.
Ejemplo: inventario inicial de una empresa dedicada a la venta de suministros de oficina.
- Inventario físico
Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las diferentes
clases de bienes, que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una
de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
Ejemplo: el conteo de herramientas.
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- Inventario mixto
Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no pueden
identificarse con un lote en particular.
Ejemplo: en una empresa que se dedica a la producción de uniformes deportivos y como
complemento tan bien produce medias.
- Inventario de productos terminados
Todas las mercancías que un fabricante ha producido para vender a sus clientes.
Ejemplo: cantidad de jabones que están listos para la venta.
- Inventario en tránsito
Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos que ligan
a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen porque el
material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en
camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe
exclusivamente por el tiempo de transporte.
Ejemplo: cuando se están enviando útiles escolares de la matriz a otra sucursal por ciertos
requerimientos.
- Inventario de materia prima
Representan existencias de los insumos básicos de materiales que abran de incorporarse
al proceso de fabricación de una compañía.
Ejemplo: harina para la producción de pan.
- Inventario en proceso
Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros materiales y
demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un sub
ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de
fabricación, ha de ser inventario en proceso.
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- Inventario en consignación
Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero el título de propiedad lo
conserva el vendedor.
Ejemplos: herramientas que se dejan a un cliente para que venda en un mes y de no
haberlas vendido en ese lapso de tiempo, se devuelven al proveedor.
- Inventario máximo
Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel del
inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto, se establece
un nivel de inventario máximo.
Ejemplo: cuando el inventario de revistas en el Supermaxi es el máximo, y ya no se pide
ese producto para el mes siguiente.
- Inventario mínimo
Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.
Ejemplo: inventario mínimo de bolígrafos finos en una papelería.
- Inventario disponible
Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.
Ejemplo: el inventario de ropa que una boutique tiene disponible para la venta.
- Inventario en línea
Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.
Ejemplo: producción de muñecas.
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- Inventario agregado
Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo representa un alto
costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los
artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de
acuerdo a su importancia económica, etc.
Ejemplo: los uniformes escolares.
- Inventario en cuarentena
Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes de disponer del
mismo, es aplicado a bienes de consumo.
Ejemplo: comestibles.
- Inventario de previsión
Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia
con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una
necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
Ejemplo: inventario de quintales de arroz.
- Inventario de seguridad
Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre
en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar.
Ejemplo: inventario de gafas en una boutique.
- Inventario de mercaderías
Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento
determinado.
Ejemplo: inventario de maquinaría automotriz que se encuentra en el almacén y aún no
está vendida.
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- Inventario de fluctuación
Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de producción no pueden
decidirse con exactitud.
Ejemplo: inventario de celulares
- Inventario de anticipación
Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor demanda, a programas
de promoción comercial o aun periodo de cierre de planta.
Ejemplo: los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para
futuras necesidades y limitan los cambios en las tasas de producción.
- Inventario de lote o de tamaño de lote
Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote porque es más económico hacerlo
así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda.
Ejemplo: una empresa comercializadora de agujas.
- Inventarios estacionales
Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir más económicamente la
demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer fluctuaciones en
la demanda.
Ejemplos: los paraguas, los juguetes y los artículos de moda.
- Inventario permanente
Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general representativas de
existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los stocks.
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- Inventario cíclico
Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según tamaños de
lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios de
una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios
tienden a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.
Ejemplo: cuando un tornero acumula piezas hasta completar un lote que será enviado al
fresado o al siguiente proceso.
2.6.2.4 Funciones de los inventarios
- Eliminación de irregularidades en la oferta.
- Compra o producción en lotes o tandas.
- Permitir a la organización manejar materiales perecederos
Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de
manufactura en proceso es inevitable.
Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas otra
parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materiales
a la línea de producción o de ésta, al almacén de artículos terminados. (Johnson, 2010)
Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor
programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente de la
línea de producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de
producción.
Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera
que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista.
En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas
relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de una
política bien pensada, este bien; sin embargo, frecuentemente resulta ser un camino fácil
para obviar una tarea difícil.
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El resto del inventario que se tenga en accesorios, materiales, artículos en proceso y
artículos terminados simplemente se mantiene por una razón básica.
Principalmente se tiene inventarios porque nos permite realizar las funciones de compras,
producción y ventas a distintos niveles.
En cualquier organización, los inventarios añaden una flexibilidad de operación que de
otra manera no existiría.
En fabricación, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a
menos que cada parte individual se lleve de máquina a máquina y que estas se preparen
para producir una sola parte.
2.6.3 Inventario en empresas industriales
Inventario de Materiales. - Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran
los productos, pero que todavía no han recibido procesamiento, como, por ejemplo: cuero,
trigo, semillas, algodón, etc.
Inventario de Materia en Tránsito. - Es una cuenta transitoria donde se debitan los
cargos provenientes de compras aún no recibidas pero que, legalmente son propiedad de
la empresa.
Una vez que los bienes son recibidos, se acredita contra la cuenta que los represente. A
fin de sostener las operaciones para abastecer los conductos entre la compañía, sus
proveedores y sus clientes, respectivamente.
Inventario de Productos Terminados. - Se refiere a todos aquellos artículos transferidos
por el departamento de producción a la bodega o almacén de productos terminados, por
haber alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de
inventario todavía no hayan vendido.
El nivel de inventario de productos terminados va a depender directamente de la demanda
existente, es decir de las ventas.
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Inventario de Suministros de Fabricación. - Los suministros de fabricación son usados
indirectamente en el proceso de elaboración de un artículo y no llegan a identificarse
como parte del producto terminado como, por ejemplo: las pinturas, clavos, lubricantes,
etc. que constituyen parte del producto terminado, pero los mismos que son empleados
en cantidades insignificantes que no sería práctico asignar sus costos directamente al
producto.
Inventario Productos en Proceso. - Está constituido por todos aquellos bienes
adquiridos por las empresas manufactureras o industriales, es decir, son productos
parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los
cuales se les aplicó la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción
en un momento dado.
Su cuantificación se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de
fabricación, aplicables a la fecha de cierre. Una de las características del Inventario de
productos en proceso es que va aumentando el valor a medida que es transformado de
materia prima en el producto terminado como consecuencia del proceso de producción.
2.6.4 Gestión de inventarios
Concepto
La gestión de inventarios es un punto determinante en el manejo estratégico de toda
organización. Las tareas correspondientes a la gestión de un inventario se relacionan con
la determinación de los métodos de registro, los puntos de rotación.
La gestión de inventario es determinar el nivel de existencias adecuado para minimizar
las roturas de stocks y poder atender en todo momento a la demanda.
Las roturas de stock ocasionan pérdidas de beneficios por las ventas que dejan de
realizarse o por la reducción de los márgenes de beneficio si la venta llega a realizarse, y,
en este último caso, el producto suministrado ha tenido que obtenerse de forma urgente y
con un coste adicional.
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Estos costes de oportunidad disminuyen evidentemente a medida que los niveles de stock
aumentan.
Pero, al aumentar las existencias, se incrementan otros costes, como el de
almacenamiento, los intereses de los capitales invertidos. La gestión de inventarios se
relaciona con la planificación y el control de inventarios.
2.6.4.1 Objetivos de la gestión de inventarios
- Para evitar una ruptura de stocks, es decir, no quedarse sin productos si hay un
incremento inesperado de la demanda, ya que esto podría provocar que algunos
clientes se fueran a la competencia.
- Porque pueden existir diferencias importantes en los ritmos de producción y
distribución cuando la demanda dependa de la época del año. Por ejemplo, una
empresa que fabrica abrigos tiene demanda en los meses de invierno; por tanto,
durante los meses de primavera y verano fábrica e incrementa las existencias.
- Para obtener importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad.
Aprovechar esta oportunidad contribuye a reducir los costes de los productos.
En general, las existencias de la empresa permiten compatibilizar mejor los ritmos de
compras, producción y ventas, suavizando las diferencias; de esta forma se puede
aprovechar mejor las oportunidades de empresa y reducir el efecto negativo de las
amenazas (inflación, incremento inesperado de la demanda, incumplimiento en el plazo
de entrega, etc.).
- La empresa dedica una parte de sus recursos a mantener un cierto nivel de
existencias, ya que la gestión de las mismas genera una serie de costes relevantes
económicamente.
¿Por qué se debe gestionar el inventario?
Independientemente de la forma de inventario que tenga una empresa, la gestión
inadecuada de ese inventario puede dar lugar a excesos en el pedido de materiales, y la
pérdida del mismo.
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La mala gestión de inventario en un almacén o en una empresa puede incluso resultar en
el robo: elementos de almacenamiento pueden ser robado sin el conocimiento de la
empresa, si el inventario no está bien rastreado.
Si un empresario no sabe lo que tienen en el almacenamiento, no puede saber qué es lo
que debe ordenar. Si el balance es perecedero, los elementos que hay en el
almacenamiento pueden quedar en residuos y el costo de los fondos de la propia empresa
podría aprovecharse mejor.
También, exceso de productos no perecederos no es lo mejor: la presencia excesiva de
acciones puede dar lugar a los pocos espacios de almacenamiento y la necesidad de
almacenamiento adicional innecesaria para las acciones.
Puesto que, en la mayoría de los casos el espacio de almacenamiento es un activo valioso,
el uso de espacio de almacenamiento debe ser utilizado de manera eficiente.
La baja de las existencias de inventario puede dar lugar a consumidores descontentos o
pobre tiempo de producción. Imagine una empresa que no dispone de todas las piezas que
necesita para complementar los pedidos en el momento oportuno.
Además, imaginar una empresa que tiene que pasar la producción para esperar que las de
partes que faltan lleguen a su almacén, no puede realizar mucho trabajo y quienes
ordenaron el producto pueden estar completamente insatisfechos con la empresa del
servicio.
Curiosamente, la buena gestión de inventario y de almacén puede poner fin a estas
cuestiones y asegurarse de que una empresa funciona sin problemas.
En esencia, la gestión del inventario es una medida vital en casi todas las empresas
esfuerzo de las empresas pueden mantener un seguimiento adecuado de las pérdidas que
se reclamen durante el tiempo de impuestos; puede mantener más de un balance, en virtud
de las existencias y el robo a un mínimo.
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2.6.5 Importancia de la gestión de inventarios
- Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los
planes exitosamente.
- Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
- Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones,
para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
- Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en
que se establecen medidas correctivas.
- Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.
- Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
- Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.
2.6.6 Beneficios de la gestión de inventarios
El inventario, el stock o las existencias, Representan el conjunto de artículos que se
adquieren para revender o para utilizarlos en la producción. Se encuentran en todas las
organizaciones: comerciales, industriales e incluso, de servicios. Los cuales beneficios de
gestionarlos correctamente son:
- Evitar clientes descontentos
Siempre es recomendable tener un stock de seguridad que permita satisfacer a tus clientes
sin retrasos y evitar quedar desabastecido por un posible incremento inesperado de las
ventas.
- Neutralizar la estacionalidad
La demanda de determinados productos puede tener grandes variaciones a lo largo del
tiempo: la venta de juguetes es mayor para el día del niño, y las librerías tienen más
movimiento al comienzo del período escolar. Analiza la demanda de tu negocio y anticipa
sus cambios.
50
- Esperar con tranquilidad la reposición
La reposición de la mercadería no es inmediata, puede depender de muchos factores
(proveedores, distancias, tipo de producto). Al llevar un control de inventarios, los
pedidos se realizan teniendo en cuenta estas demoras, y se minimizan los inconvenientes.
- Lograr descuentos por grandes compras
Normalmente al comprar lotes significativos o grandes cantidades (al por mayor), se
logran mejores precios o descuentos por cantidad de parte de los proveedores. Además,
se reduce el costo del transporte. Pero analiza siempre si este beneficio es mayor que
mantener tanto stock inmovilizado.
El manejo eficiente y eficaz del inventario trae amplios beneficios inherentes: venta de
productos en condiciones óptimas, control de los costos, estandarización de la calidad
todo en aras de tener mayores utilidades.
- Planeación de compras de la empresa.
Al controlar el inventario se va creando información precisa, que será útil para
aprovisionarnos de producto sin excesos y sin faltantes, ya que se conocerá a ciencia cierta
las fluctuaciones de las existencias dependiendo de la época del año presente.
- Planeación del flujo de efectivo.
Se conocerá el monto de la compra ya sea diaria o semanalmente, lo que nos permitirá
saber cuánto habremos de invertir.
2.6.7 Sistema de inventarios
Un sistema de inventarios es un conjunto de normas, métodos y procedimientos aplicados
de manera sistemática para planificar y controlar los materiales y productos que se
emplean en una organización. Este sistema puede ser manual o automatizado.
51
Para el control de los costos, elemento clave de la administración de cualquier empresa,
existen sistemas que permiten estimar los costos de las mercancías que son adquiridas y
luego procesadas o vendidas.
El inventario como herramienta principal de control, para fijar tanto las entradas y salidas
de materias y productos, que establecerá una relación detallada, ordenada y valorada
dentro de su almacenamiento, para la búsqueda de reducción de los costos por pedidos,
costos por material faltante y costos de adquisición de las empresas.
2.6.8 El sistema de inventario perpetuo
Concepto
En el sistema de Inventario Perpetuo, la empresa mantiene un registro continuo para cada
artículo del inventario.
Los registros muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los registros
perpetuos son útiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o
provisionalmente.
El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control, porque los registros de inventario
están siempre actualizados. Anteriormente, las empresas utilizaban el sistema perpetuo
principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las joyas y los
automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores
decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la
fijación de precios al cliente y los términos de venta a ofrecer.
El conocimiento de la cantidad disponible ayuda a proteger el inventario. Este sistema de
inventario es ser utilizado por aquellas empresas que, por ley, llevan contabilidad; es decir
para empresas grandes.
Los registros de inventario perpetuo proporcionan información para las siguientes
decisiones:
52
- Los registros perpetuos alertan a la empresa para reorganizar el inventario cuando
éste se muestra bajo.
- Si las compañías preparan los estados financieros mensualmente, los registros de
inventario perpetuo muestran el inventario final existente.
- No es necesario un conteo físico en este momento; sin embargo, es necesario un
conteo físico una vez al año para verificar la exactitud de los registros.
Denominado también Sistema de Inventario Permanente consiste en controlar el
movimiento de la cuenta Mercaderías mediante la utilización de tarjetas kárdex las
mismas que permiten conocer el valor y la existencia física de mercaderías en forma
permanente.
Se requiere de una tarjeta kárdex para el control de cada uno de los artículos adquiridos.
En el sistema de inventario perpetuo, la empresa registra las compras de inventario
cargando a la cuenta inventario, cuando la empresa realiza una venta, se necesitan dos
asientos.
La compañía registra la venta de la manera usual, carga a efectivo o a cuentas por cobrar
y abona a ingresos por ventas el precio de las mercancías vendidas. La compañía carga
también a costo de mercancías vendidas y abona el costo a inventario.
El cargo a inventario (por las compras) sirve para llevar un registro actualizado del
inventario disponible. La cuenta inventario y la cuenta costo de mercancías vendidas
llevan un saldo actual durante el período.
Asientos tipos
Tabla 3 Para registrar la compra o adquisición de mercaderías al contado.
FECHA DETALLE DEBE HABER
xxxxx ---------x---------
Inventario de Mercaderías xxx
I.V.A en Compras xxx
Caja o Bancos xxx
Retención en la Fuente por Pagar xxx
v/. Factura No……
53
Tabla 4 Para registrar la devolución de la mercadería comprada al contado.
FECHA DETALLE DEBE HABER
xxxxx ---------x---------
Caja xxx
Inventario de Mercaderías xxx
I.V.A en Compras xxx
v/. Devolución Factura No……
Tabla 5 Para registrar la compra de mercaderías a crédito
FECHA DETALLE DEBE HABER
xxxxx ---------x---------
Inventario de Mercaderías xxx
I.V.A en Compras xxx
Cuentas o Documentos por Pagar xxx
Retención en la Fuente por Pagar xxx
v/. Factura No…
Tabla 6 Para registrar la devolución de la mercadería comprada a crédito FECHA DETALLE DEBE HABER
xxxxx ---------x---------
Cuentas o Documentos por Pagar xxx
Inventario de Mercaderías xxx
I.V.A en Compras xxx
v/. Devolución Factura No……
Tabla 7 Para registrar las ventas de mercaderías al contado. FECHA DETALLE DEBE HABER
xxxxx ---------x---------
Caja xxx
Anticipo Retención en la Fuente xxx
Ventas xxx
I.V.A en Ventas xxx
v/. Factura No…… (precio de venta)
FECHA DETALLE DEBE HABER
xxxxx ---------x---------
Costo de Ventas xxx
Inventario de Mercaderías xxx
v/. Factura No…… (Costo)
Tabla 8 Para registrar la devolución de la mercadería vendida al contado. FECHA DETALLE DEBE HABER
xxxxx ---------x---------
Ventas xxx
I.V.A en Veta xxx
Caja xxx
v/. Devolución Factura No…… (precio de venta)
54
Tabla 9 Para registrar la venta de mercaderías a crédito. FECHA DETALLE DEBE HABER
xxxxx ---------x---------
Cuentas o Documentos por Cobrar xxx
Anticipo Retención en la Fuente xxx
Ventas xxx
I.V.A en Ventas xxx
V/. Factura No…… (precio de venta)
FECHA DETALLE DEBE HABER
xxxxx ---------x---------
Costo de Ventas xxx
Inventario de Mercaderías xxx
v/. Factura No…… (Costo)
Tabla 10 Para registrar la devolución de la mercadería vendida a crédito.
FECHA DETALLE DEBE HABER
xxxxx ---------x---------
Ventas xxx
I.V.A en Ventas xxx
Cuentas o Documentos por Cobrar xxx
v/. Devolución Factura No…… (precio de venta)
FECHA DETALLE DEBE HABER
xxxxx ---------x---------
Inventario de Mercaderías xxx
Costo de Ventas xxx
v/. Devolución Factura No…… (Costo)
2.6.8.1.1 Características del Sistema Permanente
Este es el sistema apropiado a las necesidades de control e información, que por sus
ventajas se ha posicionado en empresas comerciales, industriales y de servicios. Sus
principales características son:
- Utiliza tres cuentas: Inventario de mercaderías, Ventas y Costo de Ventas.
- Es necesario contar con un auxiliar para cada tipo de artículo (Kardex). Por tanto,
el inventario se puede determinar en cualquier momento. Soló por control se
deberán efectuar constataciones físicas periódicas sobre bases de rotación.
- Por cada asiento de venta o devolución en venta, es necesario otro que registre
dicho movimiento al precio de costo. (Zapata, 2015)
55
Debido a la dificultad inicial, su aplicación obliga a contar con personal contable idóneo,
capacitado y entrenado adecuadamente.
2.6.8.1.2 Métodos de valoración de inventarios
Los métodos de valoración de inventarios es la técnica utilizada con el objetivo de
seleccionar y aplicar una base específica para evaluar los inventarios en términos
monetarios.
Las empresas que utilizan varios centros de producción y emplea costos por procesos, es
frecuente que al finalizar un determinado período queden unidades semielaboradas que
serán iniciales en el período siguiente, todo este valor se puede obtener por medio de los
métodos de valoración.
Bajo este método las salidas del almacén se valoran al coste del artículo más viejo,
mientras que las existencias que quedan están valoradas a los últimos precios de
adquisición o costes de producción.
La ventaja de aplicar esta técnica consiste en que los inventarios están valorados con los
costos más recientes, dado que los costos más antiguos son los que van conformando a su
medida los primeros costos de ventas o de producción (costos de salidas).
2.6.8.1.3 Objetivo de los métodos de valoración de inventarios:
Sea cual sea el método de valoración de inventario que decidas aplicar, los permitidos por
las NIIF o los no permitidos, el objetivo que se persigue es:
1. Lograr un control de los Costos de los inventarios
2. Establecer el costo de los Inventarios disponibles
3. Establecer el costo de los Inventarios vendidos
56
2.6.9 Método PEPS o FIFO (First In, First Out)
En esencia, tiene el propósito de valorar los despachos a costos antiguos (generalmente los
precios son más bajos cuando existe inflación) por lo que los inventarios finales se valoran a
los costos más recientes, que generalmente son más altos. (Zapata, 2015)
- Características:
1. Es adecuado en caso de tener compras o producción a precios diferentes, como
resultado de procesos inflacionarios o descontrol en el proceso productivo que
encarece los precios y evalúa la gestión logística y productiva.
2. Valora los despachos a precios más antiguos, mientras que deja los inventarios
finales marcados a los precios más recientes, que casi siempre son más altos.
3. Marca diferencias en el orden de entradas y, por tanto, segrega los precios de los
distintos lotes.
Este método de valoración de inventarios se basa en la interpretación lógica del
movimiento de las unidades en el sistema de inventario, por ende, el costo de las últimas
compras es el costo de las existencias, en el mismo orden en que ingresaron al almacén.
Ventajas:
1. Los costos de los inventarios vendidos se valoran al costo de las primeras
compras, por lo que el costo reconocido en el estado de resultados es menor que
el reconocido por otros métodos de valoración.
2. El menor costo en el estado de resultados resulta en una utilidad bruta mayor que
la obtenida con los otros métodos.
3. Este método en épocas inflacionistas valora a un mayor costo las existencias
porque representa en el balance las últimas entradas que son las más caras, así
incrementa el resultado de la empresa en mayor medida que los otros métodos y
valora los activos a su precio de mercado actual.
Desventajas:
1. La utilidad mayor repercute en un mayor pago de impuestos.
57
2. En una economía inflacionaria puede presentar una utilidad exagerada ya que
confronta costos de compra antiguos con precios de ventas actuales.
3. Una desventaja importante con FIFO es que, asumiendo que los costos de
inventario han aumentado con el tiempo, tu ingreso tributable es típicamente más
alto debido a que el costo de inventario inicial recibido suele ser inferior.
4. La principal desventaja de aplicar esta técnica radica en que los costos de
producción y ventas bajos que suelen mostrar incrementan las utilidades,
generando así un mayor impuesto.
2.6.10 Método costo medio ponderado
En este método se determina el valor promedio de las mercaderías que ingresaron a la
empresa, es fácil aplicación y permite mantener una valoración adecuada del inventario.
(Bravo, 2013)
Este es un método de valoración razonable de aproximación en donde se divide el saldo
en unidades monetarias de las existencias, entre el número de unidades en existencia.
Este procedimiento que ocasiona que se genere un costo medio, debe recalcularse por
cada entrada al almacén.
Las empresas que lleven el control de sus almacenes mediante un inventario permanente,
para valorar las unidades que salen de sus almacenes han de calcular el promedio cada
vez que tiene lugar una nueva entrada de existencias en el almacén.
Las salidas de existencias se valorarán al último coste medio ponderado con la siguiente
fórmula:
PMP = Valor existencias anterior + valor de adquisición de la nueva entrada
Número de unidades físicas totales en el almacén
Ventajas
1. De fácil aplicación
2. En una economía inflacionaria presenta una utilidad razonable ya que promedia
costos antiguos y actuales.
58
En épocas donde los cambios de precios no son bruscos, este método limita las
distorsiones de los precios en el corto plazo, ya que normaliza los costos unitarios
en el periodo.
3. Este se adapta mejor a las industrias que tienen un montón de cambios de precios.
Desventajas
1. No permite llevar un control detallado del costo de la mercadería entrante y
saliente.
2. Teóricamente es ilógico porque se basa en la idea de que las ventas se realizan en
proporción a las compras y que el promedio ponderado es afectado por el
inventario inicial, las primeras y las últimas adquisiciones, lo que puede ocasionar
un retraso entre los costos de compra y la valuación del inventario, pues los costos
iniciales pueden llegar a influir tanto o más que los costos finales
2.6.11 Último precio de compra
Este método consiste en evaluar las mercaderías al costo actual de mercado, mediante
ajustes contables. Es muy parecido al primer método promedio ponderado porque ocupan
una sola línea para cada movimiento, ya sea compra, venta, devolución en venta o
devolución en compra.
A diferencia de los otros métodos, esta conserva el precio de la última compra.
2.6.12 Control y manejo de inventarios
El Control y manejo de los inventarios para las existencias los jefes de compras en
coordinación con el jefe de bodega deberán realizar las siguientes actividades:
- Revisar las existencias de los inventarios a fin de determinar los productos que
tengan mayor rotación.
- Controlar el punto máximo a cubrir y lo mínimo de los materiales que tendrá en
bodega.
59
2.6.13 Control de máximos y mínimos de inventarios
Un método muy importante en el desarrollo del control de los inventarios son los
máximos y mínimos.
¿Qué se necesita?
¿Cómo se
determina?
Estadísticas de
Productos
Reportes
Análisis de
entradas y
salidas por
productos
Por fecha Por proveedor
Figura 16 Control de máximos y mínimos de inventarios
2.6.14 Control de entradas y salidas de inventarios
El control de las entradas y salidas de inventarios se llevará a cabo mediante registros e
informes periódicos que se relacionan con la compra, recepción, almacenamiento y
entrega de los materiales.
Como parte del control de las entradas y salidas de inventarios se considera la necesidad
de segregación de funciones relativas a inventarios, tales como adquisición, recepción y
almacenaje; posteriormente a esto se muestra el control para los materiales enviados a los
a la bodega de la empresa.
60
COMPRA
Consiste en determinar los tipos y
cantidades de materiales que se
requieren.
Colocar la orden de compra,
mantener la vigilancia sobre la
entrega oportuna del material.
Encargarse del envío de los
materiales e insumos comprados a
los proveedores para los laboratorios
maquiladores.
RECEPCIÓN
La aceptación de los materiales
recibidos, después que estos hayan sido
debidamente contados, inspeccionados
en cuanto a su calidad y comparados con
una copia aprobada de la orden de
compra.
Preparación de informes de recepción
para registrar y notificar la recepción y
aceptación.
La entrega o envío de los productos
recibidos a los almacenes determinados.
ALMACENAJE
El almacenaje incluye lo siguiente:
Comprobación de las cantidades que se
reciben para determinar que son
correctas.
Facilitar almacenaje adecuado, como
medida de protección contra las
extracciones no autorizadas.
Control de extracción de materiales
contra la presentación de autorizaciones
de salida para producción
Control en los envíos de Materiales a los
laboratorios maquiladores. - El control y
prevención de obsolescencia y daño en
las existencias de inventarios.
ACONDICIONAMIENTO
La información adecuada sobre el
movimiento de la adecuación y los
inventarios.
Notificación rápida sobre productos
dañados o averiados, de modo que
las cantidades y costos
correspondientes de los inventarios
puedan ser debidamente
contabilizados.
Figura 17 Control de entradas y salidas de materiales de almacén
2.7 Gestión de almacenamiento
Concepto
Los almacenes son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de materiales.
La formulación de una política de inventario para un departamento de almacén depende
de la información respecto a tiempos y de adelanto, disponibilidades de materiales,
tendencias en los precios y materiales de compras; ya que es la mejor fuente de esta
información.
61
Esta función controla físicamente y mantiene todos los artículos inventariados. Se deben
establecer resguardos físicos adecuados para proteger los artículos de algún daño de uso
innecesario, debido a procedimientos de rotación de inventarios defectuosos y a robos.
2.7.1 Los almacenes
2.7.1.1 Función de los almacenes
- Mantener los materiales libres de cualquier accidente, incendios, robos y
deterioros.
- Permitir a las personas autorizaciones el acceso a los materiales almacenados.
- Mantener constantemente informado al departamento de compras, sobre las
existencias reales de materia prima.
- Llevar en forma minuciosa controles sobre los materiales (entradas y salidas).
- Vigilar que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).
- Recepción de Materiales.
- Registro de entradas y salidas del Almacén.
- Almacenamiento de materiales.
- Mantenimiento de materiales y de almacén.
- Despacho de materiales.
- Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y
contabilidad.
2.7.1.2 Función de las existencias
Garantizar el abastecimiento e invalidan los efectos de:
- Retraso en el abastecimiento de materiales.
- Abastecimiento parcial.
- Compra o producción en totales económicos.
- Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.
62
2.7.1.3 Equipos utilizados en el almacén
a) Estrategias y cajas o casilleros: Se puede aumentar mucho la eficiencia total y
la flexibilidad de los procedimientos que emplea el almacenamiento, mediante
el uso de equipo adecuado.
b) Función de recepción: La función de recepción, ya sea de una unidad de la
compañía o de un trasportador común, es la misma. Si el material se recibe de
cualquier otra fuente u otro departamento de la compañía el procedimiento
será el mismo.
La recepción adecuada de materiales y de otros artículos es de vital importancia, ya que
un gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia centralizada, la
recepción total bajo un departamento único.
2.7.2 Importancia
Describir la importancia y los objetivos de una gestión dependen directamente de los
fundamentos y principios que enmarcan la razón de ser de la misma.
2.7.3 Objetivos
- Rapidez de entregas
- Fiabilidad
- Reducción de costes
- Maximización del volumen disponible
- Minimización de las operaciones de manipulación y transporte
2.7.4 Decisiones básicas en la gestión de almacenes
La gestión de almacenes implica una serie de decisiones básicas:
1. Decidir el número de almacenes y su tamaño.
2. Elegir las localizaciones para los almacenes.
63
3. El tipo y nivel de mecanización. La primera decisión es si utilizar almacenes en
propiedad, alquilados o almacenajes ajenos. Algunos productos requieren alcance
especializados como los productos congelados.
4. Establecer la organización y los procedimientos concretos de gestión
2.7.5 Fases y responsabilidades del almacén
- Gestión de stocks: Son los responsables de garantizar, controlar e informar sobre
los stocks existentes en el almacén y las necesidades del mismo.
- Gestión de entradas: La recepción de mercancías y la verificación de que la misma
se corresponde con los pedidos también forman parte de las obligaciones del
almacén.
- Gestión de emplazamientos: El lugar donde se ubica la mercancía; así como su e
- Reparto de forma razonable en el almacén corresponde al responsable del
almacén. Para evitar pérdidas de tiempo y contratación de más personal del
necesario para atender al mismo.
- Gestión de movimientos internos: Deben estar todos controlados
documentalmente y con un responsable por cada uno de los movimientos
realizados.
- Gestión de pedidos: El control y seguimiento de este proceso es básico ya que la
correcta preparación de los mimos para evitar costes, por la preparación den sí
misma y devoluciones por errores o deterioros en la mercancía.
2.7.6 Control y manejo de las ubicaciones de los materiales
El jefe de bodega en coordinación con el auxiliar serán los responsables de la correcta
ubicación de cada uno de los productos en las bodegas:
- Colocar los materiales recibidos adecuadamente en los estantes de las bodegas
correspondientes.
- Organizar la bodega mediante zonificación.
64
Bodega No. 1 Materiales
Clasificar productos
Numerar estantes
Cajas Etiquetas
Dispensadores
Insertos, etc.
Estante
Nivel 1, Identificar con Letra A
Nivel 2, Identificar con Letra B
Nivel 3, Identificar con Letra C
Nivel 3, Identificar con Letra C
Numerar estantesEstante 1
Nivel A
Caja para producto:
Línea A
Línea B
Línea C
Estante 1
Nivel A
Etiquetas para los productos:
Línea A
Línea B
Figura 18 Ejemplo de zonificación de bodegas para el control de ubicaciones
65
2.7.7 NIIF para las PYMES: Sección 13
Tabla 11 Norma NIFF para PYMES Sección 13. Inventarios
SECC.13 Inventarios
13.1 Inventarios son activos para la venta en el curso ordinario del negocio, que son
producidos para la venta o que se consumen en el proceso de producción.
13.2 a 13.3
Aplica a todos los inventarios, excepto para:
-Trabajo en proceso los inventarios que surgen de contratos de construcción;
-Instrumentos financieros; y
-Activos biológicos y producción agrícola en el punto de cosecha
No aplica a la medición de inventario tenido por corredores, distribuidores o
productores de productos agrícolas y forestales, producción agrícola después de
la cosecha y
Minerales en la extensión en que midan a valor razonable menos los costos de
venta.
13.3 Los inventarios se miden al más bajo entre el costo o el precio estimado de venta
menos los costos para completar y vender.
13.5
El costo de los inventarios incluye el costo de compra, el costo de conversión y
los otros costos incurridos para lograr que el inventario esté en su localización y
condición actual.
13.17
Los elementos de inventarios que no sean intercambiados o que se produzcan
para proyectos específicos se miden usando los costos individualmente
identificados.
13.18
Los otros elementos de inventarios se miden usando la fórmula de costo ya sea
de primero en entrar, Primero en salir (PEPS) o de promedio ponderado. No se
permite el método en entrar, primero en salir (UEPS).
13.20 Cuando los inventarios se venden, el valor en libros se reconoce como un gasto
del período en el cual se reconocen los ingresos relacionados.
Diferencias con las NIIF completas
NIC 2.3
Una exención adicional de los requerimientos de medición de NIC 2 Inventarios
es permitida para los productores de productos agrícolas y forestales, producción
agrícola de la cosecha y minerales y productos minerales cuando esos
inventarios se midan al valor realizable neto de acuerdo con prácticas bien
establecidas en la industria.
NIC 2.17 En circunstancias limitadas NIC 2 requiere la inclusión de los costos por
préstamos en el costo de inventarios.
Nota: Norma NIFF para PYMES Sección 13. Inventarios. Zapata J., 2014.
66
2.7.8 NIC 2 Inventario
Tabla 12 NIC 2- Inventarios
REF RESUMEN
NIC 2.2
La NIC 2 aplica a todos los inventarios excepto:
‐ Obras en curso de contratos de construcción (ver la NIC 11),
‐ Instrumentos financieros (ver la NIC 32 Y NIIF9).
‐ Los activos biológicos y productos agrícolas relacionados con la
actividad agrícola (ver la NIC 41).
NIC 2.3
Además, no se aplica a la valoración de los inventarios mantenidos por:
‐ Productores de productos agrícolas y forestales después de la cosecha
y productos minerales, que sean valorados al valor neto realizable de
acuerdo con las prácticas habituales del sector.
‐ Intermediarios que comercien con materiales cotizadas, siempre que
valoran sus inventarios al valor razonable menos los costos de ventas.
NIC 2.6
El concepto de “inventarios” hace referencia a los siguientes elementos:
‐ Activos para ser vendidos durante el curso normal de las operaciones.
‐ Activos que se encuentran en proceso de producción para dicha venta,
y
‐ Activos que se mantienen como materiales o elementos accesorios
destinados a ser consumidos en la producción de los bienes o servicios.
NIC 2.10 El costo de los inventarios incluye todos los costos derivados de la
compra, los cotos de trasformación y otros costos incurridos.
NIC2.16
Están excluidos los costos de almacenamiento posteriores a la
terminación del producto, las pérdidas anormales por desperdicios o
mermas, etc., los costos indirectos de administración que no hayan
contribuido a dar a los inventarios su condición y ubicación presente, y
los costos de comercialización.
NIC 2.17
Cuando el período requerido para su fabricación de inventarios, sea
elevado, y, bajo limitadas circunstancias se permite capitalizar los costos
financieros (Ver NIC 23).
NIC 2.11
El costo de adquisición incluye:
‐ Precio de compra.
‐ Aranceles y otros impuestos no recuperables de las autoridades
fiscales.
‐ Transporte, almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a
la adquisición de los inventarios.
‐ Menos: Descuentos comerciales y rebajas del precio.
NIC 2.18
Las entidades pueden comprar los inventarios a crédito. Si el acuerdo
contiene una parte de financiamiento, esa parte se reconoce como gasto
por intereses durante el periodo de la financiación. Nota. NIC 2- Inventarios. Zapata J., 2014.
67
2.8 Desperdicios de materiales
Concepto
Se llama desperdicio a cualquier ineficiencia en el uso de equipo, material, trabajo, o
capital en cantidades que son consideradas como necesarias en la producción de una
construcción. Incluye tanto la incidencia de material perdido y la ejecución de trabajo
innecesario, lo que origina costos adiciones y no agrega valor al producto. El originar
costos y no generar valor, es la base del concepto de desperdicio.
Los materiales de desperdicios hacen referencia a los sobrantes o residuos de materiales
que arrojan los procesos de manufactura y que no pueden volver al proceso del cual
emergieron, careciendo de valor de uso o de cambio para la empresa o para terceros. Por
materiales de desperdicios también se entiende la materia prima que se evapora, merma
o se pierde.
Generalmente los materiales de desperdicios no se pueden medir o cuantificar, por cuanto no
es económico hacerlo. Los materiales de desperdicios como los sobrantes o residuos, por lo
general no se pueden reciclar, reutilizar ni vender. Disponer de los materiales de desperdicios
en algunos casos origina costos adicionales. (Sinisterra, 2006)
Se distingue un desperdicio inevitable como aquel en que la inversión para evitarlo es mayor
que la economía que produce. Un desperdicio evitable cuando el costo del desperdicio es más
alto que el costo para prevenirlo. (Collín, 2015)
La proporción de estos desperdicios depende de la empresa y de la obra en particular, y
está asociado al desarrollo tecnológico. Materiales de desperdicio son los sobrantes o
residuos de materiales que arrojan los procesos de manufactura y que no pueden ser
utilizados en el mismo proceso, y que no tienen valor para el propietario o un tercero.
2.8.1 Tipos de desperdicios
2.8.1.1 Desperdicio normal
Los desperdicios normales son prácticamente inevitables en la operación de un
determinado proceso de manufactura, ya que son inherentes al proceso, aun trabajado en
condiciones de normalidad y de eficiencia.
68
El desperdicio normal supone mayor coste de fabricación de las unidades buenas
terminadas, ya que éstas no pueden producirse sin la aparición del desecho.
La tasa de desperdicio normal se debe calcular utilizando como base el total de unidades
buenas terminadas, no el de comenzadas, ya que las comenzadas incluyen también el
desperdicio anormal además del normal. Son los desperdicios que generan un proceso
productivo y que se han estimado previamente por la administración.
Contabilización:
Un asiento prototipo para contabilizar los desperdicios normales es el siguiente:
Tabla 13 Asiento prototipo para contabilizar los desperdicios normales
FECHA DETALLE DEBE HABER
xxxx --------------x------------
Productos en proceso xxx Costos Indirectos Fabricación xxx Materiales xxx
2.8.1.2 Desperdicios anormales
Los desperdicios anormales se presentan por causas incontratables o de ineficiencia en el
proceso de producción, como ejemplo, daños en maquinarias y equipos, accidentes,
materiales de baja calidad, materiales mal manejadas o almacenadas, incapacidad física
del trabador, inadecuado medio de trabajo.
Para la contabilización de los desperdicios anormales se pueden aplicar diferentes
criterios. Si los desperdicios anormales se originan por un inadecuado entrenamiento en
el cargo del trabajador su asiento contable es el siguiente:
Tabla 14 Contabilización de los desperdicios anormales
FECHA DETALLE DEBE HABER
xxxx --------------x------------
Gastos operacionales de
administración
xxx
Materiales xxx
69
Las cuentas detalladas anteriores dan origen a por un inadecuado entrenamiento en el
cargo del trabajador, los costos que originan las requisiciones adicionales de materiales
se suelen debitar a la cuenta Gastos operacionales de administración-Capacitación al
personal, por la falta de inducción al cargo, el cual genero nuevas requisiciones de
materiales.
Cuando los desperdicios anormales se originan por razones ajenas a la voluntad de los
responsables del área de producción, como, por ejemplo, problemas en el suministro del
fluido eléctrico, esto hace que la maquinara se detenga en las cuales los materiales que
están procesando se dañen por las cuales se debe presentar nuevas requisiciones de
materas primas.
Dando origen los costos de los materiales nuevos para reponer los que se dañaron se
cargan a la cuenta Costos Indirectos Fabricación; de esta forma quedan afectados todas
las órdenes de trabajo procesadas.
El asiento contable corresponde al siguiente:
FECHA DETALLE DEBE HABER
xxxx --------------x------------ Costos indirectos reales xxx
Materiales xxx
2.8.1.3 Desperdicio defectuoso
No se da en condiciones de operación eficientes, no es inherente al proceso, y debe poder
ser evitado y controlado. Se trata como pérdidas del periodo y se suelen mantener en una
cuenta separada para poder tener mayor información de los costes en los que se ha
incurrido debido a ello.
2.8.1.4 Desperdicio por inventario en proceso
Se refiere al mantenimiento de inventarios en proceso entre cada operación y el concepto
de inventarios de seguridad, ambas formas responden al objetivo de garantizar la
continuidad de las operaciones a pesar de la ineficiencia.
70
Se acepta y se conviene con el hecho de que:
- Producimos partes defectuosas.
- Las máquinas se dañan.
- La línea está desbalanceada.
- Los suministros fallan
- Los tiempos de cambios son largos
Dado todo esto, para garantizar la continuidad de la producción y la entrega, dejamos
inventarios entre las operaciones y multiplicamos nuestra programación por un factor de
seguridad directamente proporcional a la ineficiencia del proceso. En la perspectiva de
los nuevos enfoques es necesario ir eliminado progresivamente el inventario en proceso
y los factores de seguridad para hacer evidente la ineficiencia y superarla.
2.8.1.5 Desperdicio por movimientos innecesarios.
Ocurre cuando se incluyen movimientos innecesarios que no agregan valor; está
vinculado a la ergonomía del puesto de trabajo, la disponibilidad, la lejanía de los
elementos (materiales, herramientas, etc.), necesarios para la operación y el inadecuado e
inoportuno suministro de materiales, herramientas y partes al puesto de trabajo, creando
la necesidad de traslados innecesarios y repetidos de los trabajadores.
2.8.1.6 Desperdicio causado por defecto.
Cuando un producto o parte están fuera de especificación, el desperdicio en materiales y
trabajo no incluye sólo la manufactura del defectuoso. No importa cuán determinados
estemos en nuestra decisión de eliminar el desperdicio, si no conocemos qué lo constituye,
no podremos hacer nada.
El desperdicio no es algo que aparece a veces en nuestros procesos productivos "está en
él", en la perspectiva de los nuevos enfoques; la forma tradicional de concebir y practicar
la manufactura lleva consigo, por definición, el desperdicio en las distintas formas
mencionadas.
71
Los nuevos enfoques y prácticas de manufactura tienen como objetivo su eliminación
sistemática.
2.8.2 Como minimizar el desperdicio de materiales.
La productividad es el único camino para que un negocio pueda crecer y aumentar su
rentabilidad, es decir, a medida que aumenta su productividad es de esperarse que
aumenten sus utilidades; se trata entonces, de evaluar el rendimiento de sus factores de
producción (materiales, máquinas, equipos de trabajo y el de los empleados) .
Con el fin de definir la relación entre la cantidad de bienes y servicios producidos y la
cantidad de recursos utilizados.
Es por ello que las organizaciones deben adoptar medidas que garanticen el camino para
mejorar sus niveles de productividad.
Una herramienta útil para lograr mejorar los niveles de productividad es la reducción de
desperdicios de materia prima en el proceso productivo, con base en que idealmente la
relación salidas/entradas debería ser 1/1, más, sin embargo, no siempre es factible cumplir
con esta relación, por lo que una de las vías para mejorarla es incrementando las salidas
utilizando las mismas entradas, esto es, reduciendo los desperdicios, lo que significa,
incrementar la productividad del proceso productivo. Ya que menores niveles de
desperdicios implican mayor calidad, más productividad, menores costos y por tanto
menores precios, lo cual genera un mayor consumo y por lo tanto una mayor demanda,
lo que implica mayor cantidad de puestos de trabajo y a su vez mayores ganancias para
las empresas y mayor consumo interno.
2.8.3 Gestión de inventarios para detectar y gestionarlos materiales obsoletos,
dañados o de lento movimiento.
En atención que pueda generarse pérdidas de valor los inventarios n el proceso las
operaciones de la empresa, deben existir procedimientos permanentes que permitan
identificar las existencias con problemas e obsolescencia, averiados o daño; a
continuación, sugiere los siguientes procedimientos:
72
- Identificar y revisar los productos después de recibidos que estos estén en buenas
condiciones y sean los solicitados según orden de compra: e informar al jefe de
compras en el caso de que se reciban productos dañados para que realice las
devoluciones al proveedor.
- Realizar la revisión cada tres meses especialmente a los productos con fecha de
vencimiento, e informar a la gerencia referente a los que se encuentran próximos
a vencer; cuando los productos presenten evidencias de daño físico o vencimiento
se informará al departamento de contabilidad mediante formato baja de productos
autorizado por la gerencia.
- El personal de Contabilidad realizará y coordinará inventarios con el propósito de
comprobar que las existencias estén debidamente identificadas y detectar a tiempo
posibles pérdidas por vencimiento y/o deterioro.
BODEGUERO
CONTABILIDAD
Recibe Productos (Empaques,
Productos Farmacéuticos)
Revisión de Productos
Realiza inspecciones en las
bodegas.
Identificación adecuada de los
productos (Nombre y fecha de
Vencimiento)
Realiza Inventarios Físicos
INFORMES
Productos Recibidos con averías.
Productos con corto
vencimiento.
Productos con poco
Comprobantes
Verificación
Productos con corto
vencimiento.
Adecuada Identificación de
productos.
Figura 19 Procedimientos de Control de Inventarios
2.9 Toma física de inventarios
Concepto
Es la verificación y/o confirmación periódica que desarrollan las organizaciones sobre la
existencia, integridad y valuación de los productos, materiales o bienes patrimoniales por
medio de los conteos físicos uno a uno de cada elemento y su posterior comparación con
los registros de los estados financieros.
73
¿Por qué se hace un inventario?
El inventario se realiza con el fin de ver los bienes de la empresa los inmuebles y todo lo
que venga relacionado con la misma. Y otro fin con el que se hace es para ver que
producto queda al fin del mes con cuanto inicio y con cuanto culmino el mes presente.
2.9.1 Fase de preparación del inventario – pre-inventario
2.9.1.1 Documentos
- Por ningún motivo se debe omitir una labor tan importante y relevante como el
corte de documentos acorde con las fechas programadas para la toma física, tales
como entradas y salidas de almacén, facturas, recibos de caja, así como del Kardex
de productos, labor que debe ser adelantada por el área contable o en su defecto,
por la persona delegada por la administración para el inventario, por cuanto es un
procedimiento necesario para una adecuada confrontación de los registros
contables con la toma física.
- Otra labor de importancia es la de preparar los listados de existencias a la fecha
de corte que figuren en libros, tanto contables como de control de inventarios, los
cuales deben coincidir adecuadamente.
- Asegurarse que se encuentren registrados en libros todas las operaciones que
afectan directa indirectamente el inventario.
2.9.1.2 Recurso humano
- Se deben designar las personas que van a participar en el proceso de inventario,
dentro de los cuales debe participar como mínimo un funcionario del
departamento de contabilidad.
Uno de la gerencia de producción y uno del área administrativa a cargo del control y
custodia de los bienes del ente económico, entre otros (personal de conteo, anotadores,
coordinadores, jefe de inventario, etc.) conformando como mínimo dos grupos de conteo
para la toma física.
74
- Esta designación en lo posible debe hacerse en forma escrita, donde se mencione
responsabilidad y actividades en el inventario para cada integrante de los grupos,
hora de comienzo (citar con mínimo media hora de anticipación), hora
aproximada de terminación, etc.
- Impartir las orientaciones e instrucciones necesarias a quienes van a participar en
el inventario con el fin de que estén debidamente preparadas para que el proceso
cumpla con los objetivos perseguidos en este proceso.
Para ello pueden realizarse reuniones previas al inventario, entregándose las instrucciones
en forma escrita correspondientes.
- Es importante divulgar e instruir al personal de la forma como se va a proceder
para la toma física de inventario en aras de la eficiencia, eficacia y la economía
de la empresa. o Se debe designar el personal que asume la responsabilidad y
supervisión de la toma física.
- Prevenir posibles interrupciones del personal que va a participar en el proceso de
inventario, de tal manera que no haya conflicto en el desempeño de las actividades
propias de sus cargos dentro de la empresa, planificando previamente para que
permita dedicación exclusiva a la realización del inventario, dando mayor agilidad
al proceso.
- Debe prohibirse para esta actividad el uso de teléfonos celulares, no pasar
llamadas, ni dejar utilizar elementos electrónicos que distraigan al personal de sus
labores, etc.
- Al personal encargado de manipular los bienes a inventariar dotarlos con la
protección necesaria (guantes, mascarillas, petos, cinturones, etc.) acorde al
reglamento de protección e higiene y seguridad industrial.
75
2.9.1.3 Área a inventariar
- Ordenar previa y adecuadamente las existencias para facilitar un efectivo conteo.
En la medida de lo posible, de tal manera que se encuentren en un solo sitio cada
bien y no disperso por varios sitios.
- Esta actividad es sumamente importante, ya que del alistamiento depende la
efectividad y menor tiempo en dicha actividad o los ítems a inventariar deberán
previamente, clasificarse e identificarse claramente, mediante la colocación de
etiquetas o por cualquier otro medio apropiado que permita su identificación.
- Deben estar plenamente identificados los artículos, junto con la unidad de criterio
en las magnitudes y/o unidades de medida de los bienes (unidad, caja, docenas;
centímetros, metros; litros, galones, canecas, etc.).
- Estimar el peso de los envases y empaques de los diferentes elementos para
facilitar la determinación del contenido en existencia cuando el producto no se ha
consumido en su totalidad, en caso de que no se posean las reglas o herramientas
predefinidas para su valuación.
- Aislar debidamente los productos y/o elementos dañados, obsoletos, deteriorados
y demás para dar de baja, como también aislar debidamente todos los elementos
que no formen parte del inventario de mercancías.
- Aislar bienes entregados y/o recibidos en consignación y bienes descargados de
libros, pero pendientes de remitir.
- Debe tenerse un control adecuado sobre las mercancías en mal estado que hayan
sido previamente dadas de baja para evitar que sean incluidas en el inventario
nuevamente, o dadas de baja por segunda vez.
- Señalizar de manera apropiada el área a inventariar (Bodegas, Secciones,
Estantería, etc.).
- Es de gran importancia identificar de manera plena y suficiente todos y cada uno
de los bienes, información básica que se debe tener en cuenta en el momento de
cotejar el inventario físico con los registros en libros y para fortalecer el control
interno respecto de su movilidad dentro de la empresa, con el fin de mantener su
control y adecuada custodia y, salvaguarda.
- Durante la toma física se debe evitar a toda costa, el movimiento de entradas y
salidas de productos, labor que debe coordinarse previamente (Ventas, Compras,
Remisiones, etc.).
76
- Prever la posibilidad de que surja movilidad de los bienes durante el proceso, bien
sea por traslados de los mismos, adquisiciones, bajas, etc., para lo cual se debe
adecuar un formato de reporte para estos casos, circularizándolo a todos los
centros de costo del ente económico.
- La Administración debe verificar el pre-inventario para que las áreas o secciones
a inventariar se encuentren debidamente adecuadas y organizadas.
2.9.1.4 Papelería
- Preparar planillas de toma física de inventario adecuadas, las cuales deben
contener información básica, como, por ejemplo; fecha en que se está practicando
la toma de inventario, ubicación, participantes de la toma física, etc.
- Dentro del cuerpo de la planilla se debe incluir campos que permitan identificar
plenamente los bienes, dentro de los cuales podemos mencionar, según aplique
para cada tipo de bien: Número de plaqueta o rótulo, código del producto,
descripción del bien, estado del bien, etc.
- Las planillas de toma física de inventario no deben incluir cantidades ni valores
que se encuentran registrados en libros; se deja en blanco el espacio
correspondiente a la cantidad, casilla dentro de la cual se debe registrar las
cantidades en existencia al momento de la toma física.
- Preparar stikers autoadhesivos que contengan la fecha en que se está practicando
la toma física de inventario, los cuales se deben adherir cerca del rótulo original.
- Lo anterior, y como procedimiento de control interno, por cuanto las personas que
participen en el conteo físico deben desconocer las cantidades en existencias para
dar mayor credibilidad a la toma física de inventario, sin sujeción a que se deba
llegar a determinar la existencia que se encuentra registrada en libros.
Por ello, para más seguridad, se deben efectuar dos conteos con las consecuentes
verificaciones que resultaren entre el primer y segundo conteo.
Finalmente, la Administración debe retroalimentar todo el proceso de pre-inventario para
asegurar que la toma física de inventario se lleve a cabo sin contratiempos
77
2.9.2 Inventario físico de almacén
Es una forma de verificación física que consiste en constatar la existencia o presencia real
de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o materiales almacenados, apreciar
su estado de conservación y condiciones de seguridad.
Se tienen los siguientes tipos de inventario:
- Inventario general
Denominado también inventario masivo, incluye a todos los bienes almacenados en los
diferentes ambientes o depósitos de la empresa y sirve de sustento a los Estados
Financieros de la entidad. Este inventario requiere de un apropiado programa y se realiza
por lo menos una vez en cada ejercicio. El inventario general normalmente se efectúa
cerrando las operaciones del almacén por uno o varios días, pudiendo realizarse también
en movimiento tomando las precauciones que se señalan en la presente norma.
Al final el periodo contable se deben aplicar pruebas saldos. Los rubros que merecen ser
verificados debido a sus movimientos son:
- Inventario de materia prima
- Inventario de repuestos
- Inventario de productos en proceso
- Inventario de productos terminados
Estos deben ser verificados mediante dos actividades complementarias entre sí como son:
Conciliación contable: Confrontación de saldos del kárdex con los saldos de su cuenta
en el mayor general.
Levantamiento físico: Toma física de los inventarios, mediante recuentros, medición o
pesajes valoración.
78
- Inventario selectivo
Comprende a un grupo de bienes previamente seleccionados. Se realiza periódicamente
o cada vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se mantienen al día,
así como para verificar que las existencias físicas concuerden con las tarjetas de control
visible de almacén y los registros físico - valorados correspondientes.
Se realiza sin paralizar las actividades de almacén pudiendo o no bloquear temporalmente
la documentación y el despacho del grupo de bienes objeto del inventario por el plazo que
dure el mismo.
- Inventario al barrer
Modalidad que consiste en que el equipo de verificadores procede a efectuar el inventario
empezando por un punto determinado del almacén efectuando el conteo de todos los
bienes encontrados sin excepción.
2.9.3 Finalidad
Determinar la existencia física de los suministros, insumos, repuestos y otros bienes o
materiales de propiedad de la Empresa que se encuentren almacenados en los diferentes
Almacenes o Depósitos.
Dicha verificación deberá ser contrastada con las existencias que figuran en los registros
contables de la empresa a la fecha del inventario.
2.9.4 Objetivos
- Planificar la realización del inventario físico en los almacenes de la empresa.
- Preparar el material necesario para la toma de inventario físico.
- Organizar la toma de inventario físico de almacén de tal manera que el mismo se
lleve a cabo utilizando criterios de racionalidad, eficiencia y economía.
79
2.9.5 Ventajas de un inventario físico
- Tener los bienes de la empresa totalmente ordenados, cuantificados, codificados
e identificados.
- Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias físicas y las
existencias en libros.
- Conocer la inversión real del activo fijo en la empresa.
2.9.6 Importancia de un inventario físico
La importancia de un Inventario Físico es reunir información relevante que describa de
manera detallada el estado de los activos de tal forma que al realizar una consulta se
refleje la condición real del bien, de manera que permita la toma de decisiones pertinentes
al caso.
2.9.7 Verificación del inventario físico
Se basa en realizar recuentos físicos que permitan con los cuales se pueda determinar la
totalidad de existencias, propiedad de la compañía y condiciones de uso.
Al realizar el recuento físico es conveniente:
- Ordenar el almacén adecuadamente para evitar errores o duplicaciones.
- Es necesario, no realizar movimientos en la bodega durante el recuento físico, en
caso de no ser posible, es necesario controlar estos movimientos a través de
registros e identificaciones que indiquen que materiales, generan entradas y/o
salidas, sin es por compras, devoluciones o ventas respectivamente.
- Es importante la segregación de funciones del personal que cuenta y con quienes
tienen acceso al archivo de existencia.
- Clasificación de los productos que correspondan a la clasificación contable e
identificación mediante etiquetas u otros medios similares.
- Se debe anotar las numeraciones de los últimos documentos de entrada y salida
anteriores al comienzo del recuento.
80
- Prestar mayor atención al recuento de los elementos de mayor valor para la
empresa.
- Prestar atención a la posible existencia de productos en mal estado, dañados u
obsoletos, ya que puede afectar a su posterior venta; de esta manera se obtendrá
información sobre los productos de lento movimiento.
- Al realizar inventarios físicos con posterioridad a la fecha del cierre del ejercicio,
es necesario realizar el recuento físico, sumando las salidas y restando las entradas
producidas entre la fecha de cierre del ejercicio y la fecha de realización del
recuento físico.
2.10 Diagramas de flujo de datos
El diagrama de flujo de datos es la representación gráfica de la tura que siguen los daos
durante un procedimiento de información específico. El diagrama de flujo es una
herramienta analítica que se utiliza para describir sistemas en forma lógica y concisa, y
para visualizar el flujo de la información de comienzo a fin. Los analistas de sistemas
utilizan frecuenten esta herramienta para describir, por ejemplo, los sistemas de control
interno de las organizaciones.
A través de la utilización de los diagramas de flujo se logra mostrar cómo funcionan los
elementos del sistema en la realidad, proporcionado en análisis de su eficiencia, el examen
de sus elementos y sus repercusiones.
Un diagrama de flujo expone la siguiente información: tipo de trámites en operaciones
que conforman el circuito, representados a través de símbolos; sentido del flujo de
circulación; y área de responsabilidad en la cual se realizará el trámite u operación.
A continuación, se indica el significado de los símbolos adoptados para desarrollar los
diagramas de flujo.
81
Documento original y copias (s)
Libro o libro mayor
Operación sobre un documento
Archivo de documento en orden alfabético
Archivo de documento en orden cronológico
Archivo de documento en orden numérico
Dirección del flujo de datos
Decisión
Procedimiento
Documento
Conector
Inicio / F
Figura 21 Diagramas de flujo de datos
82
3 CASO PRÁCTICO
3.1 Generalidades
Este capítulo constituye la práctica propuesta para la gestión de inventarios el mismo, que
se desarrollará a lo largo de la investigación, en cual se pondrá en práctica todos los
conceptos mencionados anteriormente. Con el desarrollo de este estudio se pretende
establecer los procedimientos y las políticas de cada uno de las actividades y
procedimientos de gestión de inventarios.
Al proponer una considerable toma física de inventarios podremos determinar el grado
de utilización de los inventarios.
3.2 Objetivos de la propuesta
3.2.1 Objetivo general
Proponer una adecuada gestión de inventarios, para el área de producción de la empresa
“JME REYPEL CIA.LTDA”, que permita llevar una adecuada utilización de las
diferentes existencias.
3.2.2 Objetivos específicos
- Facilitar políticas y procedimientos para el manejo
- de inventarios, con el fin de asegurar que estos sigan un orden en la compra,
recepción y almacenamiento de los productos.
- Proporcionar lineamientos para los procedimientos de adquisición,
almacenamiento y utilización de materiales.
- Contribuir a la toma de decisiones gerenciales mediante los esquemas, narrativas
y los procesos que contribuyan al uso adecuado de las existencias.
83
3.3 Importancia de la propuesta
La importancia radica en la contribución a las medidas de la empresa “JME REYPEL
CIA.LTDA.”, de una propuesta del que se le propone el control y manejo eficiente de
inventarios para proporcionar una gestión eficiente de los inventarios.
La gestión de los inventarios resulta de vital importancia, para la toma decisiones, dado a
la falta de este puede causar un fuerte impacto en la utilización de los materiales, con una
gestión de inventarios, eficiente podemos hacer frente a las demandas de los servicios
para poder incrementar las ventas de servicios.
3.4 Justificación de la propuesta
Mediante la investigación de campo se determinó que la empresa “JME REYPEL CIA.
LTDA”, no cuenta con una adecuada gestión de inventarios para una correcta utilización
de los materiales, pues los procedimientos actuales además de ser incompletos no
garantizan que los mismos aporten información exacta, debido a que presentan las
siguientes deficiencias:
1. Solicitud de adquisición de materiales.
2. Adquirir materiales.
3. Almacenar los materiales.
4. Toma física de los inventarios.
1. Solicitud de adquisición de materiales: Se pudo detectar que no hay
procedimientos ordenados al momento de realizar la solicitud de adquisición de
materiales, el cual encontramos lo siguiente:
- No hay procedimientos en donde se detalle pasos a seguir para ejecutar la
solicitud de adquisición de materiales.
- No hay el indicador que nos permita medir el logro de los resultados
programados en el tiempo y procesos que realmente deben llevarse para
lograr el cumplimiento de los objetivos deseados.
- No hay políticas para realizar la solicitud de adquisición de materiales.
84
- No hay un flujograma que contengan de manera gráfica los
procedimientos a seguir en dicha actividad.
- No hay ningún de documento de respaldo que sustente la solicitud de
adquisición de materiales.
- No hay responsables a seguir en cada actividad a desarrollarse en la
emisión de la solicitud de adquisición de materiales. .
- No un manejo eficiente de la tarjeta Kardex.
- Se encontró duplicación de pasos para desarrollar las actividades en la
solicitud de adquisición de materiales.
2. Adquisición de materiales: Se pudo detectar que no hay procedimientos
ordenados al momento de realizar la adquisición de materiales, el cual
encontramos lo siguiente:
- No hay procedimientos en donde se detalle los pasos a seguir para la
adquisición de materiales.
- No hay el indicador que nos permita medir el logro de los resultados
programados en el tiempo y procesos que realmente deben llevarse para
lograr el cumplimiento de los objetivos deseados.
- No hay políticas para realizar la adquisición de materiales.
- No hay un flujograma que contengan de manera gráfica los
procedimientos a seguir en dicha actividad.
- No hay ningún de documento de respaldo que sustente la adquisición de
materiales, la orden compra y análisis de cotizaciones.
- No hay responsables a seguir en cada actividad a desarrollarse en la
adquisición de materiales.
- Se encontró duplicación de pasos para desarrollar las actividades de
adquisición de materiales.
3. Almacenamiento de los materiales: Se pudo detectar que no hay procedimientos
ordenados al momento de realizar el almacenamiento de los materiales adquiridos,
el cual encontramos lo siguiente:
- No hay procedimientos en donde se detalle pasos a seguir para el
almacenamiento de materiales.
85
- No hay el indicador que nos permita medir el logro de los resultados
programados en el tiempo y procesos que realmente deben llevarse para
lograr el cumplimiento de los objetivos deseados.
- No hay políticas para realizar el almacenamiento de materiales.
- No hay un flujograma que contengan de manera gráfica los
procedimientos a seguir en dicha actividad.
- No hay ningún de documento de respaldo que sustente el almacenamiento
de materiales, la orden compra y análisis de cotizaciones.
- No hay responsables a seguir en cada actividad a desarrollarse en el
almacenamiento de materiales.
- Se encontró duplicación de pasos para desarrollar las actividades de
almacenamiento de materiales.
4. Toma física de los inventarios: Se pudo detectar que no hay procedimientos
ordenados al momento de realizar la toma física de los inventarios, el cual
encontramos lo siguiente:
- No hay procedimientos en donde se detalle pasos a seguir para la toma física de
los inventarios.
- No hay el indicador que nos permita medir el logro de los resultados programados
en el tiempo y procesos que realmente deben llevarse para lograr el cumplimiento
de los objetivos deseados.
- No hay políticas para realizar la toma física de los inventarios.
- No hay un flujograma que contengan de manera gráfica los procedimientos a
seguir en dicha actividad.
- No hay ningún de documento de respaldo que sustente la toma física de los
inventarios, la orden compra y análisis de cotizaciones.
- No hay responsables a seguir en cada actividad a desarrollarse en la toma física
de los inventarios.
- No hay tomas físicas de inventarios en la empresa.
Es por ello que con la propuesta se espera mejorar la gestión de los inventarios. Ya que
al tener manuales de procedimientos claros con sus debidos documentos de respaldo y
todas los ítems establecidos ayudará al mejoramiento de la obtención y utilización de los
materiales.
86
Teniendo como resultado la propuesta de la creación de manuales de procedimientos en
la actividades de solicitud, adquisición y almacenamiento de materiales. Y la respectiva
toma física de los inventarios que tiene la empresa, teniendo como finalidad el siguiente
orden de ítems a seguir en la implementación de los manuales:
I. Introducción
II. Objetivo
III. Alcance
IV. Indicadores
V. Políticas
VI. Responsabilidades
VII. Procedimientos
VIII. Flujograma
IX. Documentos complementarios
3.5 Beneficios de la propuesta de gestión de inventarios
- Contribuirá en la obtención oportuna de los inventarios para la toma de decisiones.
- Facilitar el procedimiento de solicitud de materiales.
- Facilitar el procedimiento de la adquisición y almacenamiento de los materiales.
- Por medio de la toma física de los inventarios se pretende tener las existencias
reales de los inventarios que cuenta la empresa.
- Permitirá la coordinación entre las diferentes áreas de la empresa.
3.6 Características de la propuesta
- La propuesta es flexible porque puede estar sujeta a cambios de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
- Es una guía, que permita orientar a los empleados de la empresa a realizar el
manejo de los inventarios de una forma lógica.
- Es de tipo proactivo debido a que los resultados del manejo de los inventarios
sirven para tomar las medidas necesarias en las operaciones futuras de la empresa
mediante la gestión de inventarios.
87
3.7 Propuesta de gestión de inventarios
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 1/8
PROCESO Solicitud de adquisición de materiales CÓDIGO MPSA1
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTO
PARA
REALIZAR
LA
SOLICITUD
DE
ADQUISICIÓN
DE
MATERIALES
DIRIGIDO A:
Gerente General
Jefe de Producción
Bodeguero
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REYPEL CIA. LTDA.
FECHA 21-04-2017
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PROCESO Solicitud de adquisición de materiales CÓDIGO MPSA1
ÍNDICE GENERAL
I. Introducción
II. Objetivo
III. Alcance
IV. Indicadores
V. Políticas
VI. Responsabilidades
VII. Procedimientos
VIII. Flujograma
IX. Documentos complementarios
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REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
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PROCESO Solicitud de adquisición de materiales
CÓDIGO MPSA1
I. Introducción
El bodeguero realiza la gestión de hacer conocer la necesidad de adquirir
determinados materiales. El procedimiento se inicia cuando se advierte la falta de
materiales al jefe del departamento de producción, o cuando las existencias llegan
al punto del nuevo pedido, y termina cuando la solicitud de adquisiciones es
entrega al gerente general.
II. Objetivo
Establecer procedimientos que se debe seguir para realizar la solicitud de
adquisición de materiales.
III. Alcance
Este manual estará puesto en práctica diariamente por los departamentos que
participan en el proceso de realizar la emisión de la solicitud de adquisición de
materiales, y además todas las actividades relacionadas a estar área también estarán
controladas por el manual.
IV. Indicador
Indicador de eficacia
Solicitudes de adquisiciones de
materiales realizadas x 100
Solicitudes de adquisiciones de
materiales planificadas
90
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
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PROCESO Solicitud de adquisición de materiales
CÓDIGO MPSA1
V. Políticas
Políticas para realizar la emisión de la solicitud de adquisición de materiales.
- La solicitud de adquisición tiene que ser generada por el bodeguero, la
misma que es entregada al jefe de producción para su revisión y aprobación
para finalizar concluirá con la aceptación del gerente general.
- Durante la ejecución de la solicitud de adquisición, pueden generarse
diversos informes útiles para su control:
Productos existentes.
Productos con existencia superior al punto de pedido (existencia
mínima que obliga la necesidad de compra).
Detalles de solicitudes procesadas.
Detalle de solicitudes rechazadas.
- Toda solicitud de adquisición tiene que ser revisado con los respectivos
Kardex para verificar las existencias de los materiales.
- El jefe de producción tiene que recibir la solicitud de adquisición de
materiales aprobada por el bodeguero.
- El gerente general recibirá la solicitud de adquisición de materiales con las
firmas de aprobación del jefe de producción de producción y por el
bodeguero.
91
REYPEL CIA. LTDA.
FECHA 21-04-2017
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PROCESO Solicitud de adquisición de materiales CÓDIGO MPSA111
VI. Responsabilidades
Bodeguero
Responsable de:
Revisar el movimiento de rotación de cada uno de los materiales.
Elaborar la solicitud de adquisiciones.
Jefe de producción
Responsable de:
Llevar el control de las existencias por medio de la tarjeta Kardex.
Aprobar la solitud de adquisiciones.
Gerencia General
Responsable de:
Revisar y aprobar la solicitud de adquisición.
Empezar con la negociación con los proveedores
VII. Procedimientos
No DETALLE RESPONSABLE
1
El bodeguero revisará en el stock cuales son los materiales
que se necesita adquirir. Bodeguero
2
Elaborar y enviar la solicitud de adquisición de materiales
al jefe de producción. Bodeguero
3 Recibir la solicitud de adquisición. Jefe de producción
4
Analizar la solitud de adquisición en base a las existencias
de materiales por medio de la tarjeta Kardex. Jefe de producción
5
Tomar la decisión para la aprobación o volver revisar
nuevamente en el stock de los materiales. Jefe de producción
6 Aprobar y enviar la solicitud de adquisición. Jefe de producción
7
Recibir la solicitud de adquisición aprobada por el jefe de
producción de producción. Gerencia General
8 Revisar la solicitud de adquisición. Gerencia General
9 Aprobar la solicitud de adquisición. Gerencia General
10
Enviar a jefe de producción la solicitud de adquisición
aprobada. Gerencia General
92
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PROCESO Solicitud de adquisición de materiales CÓDIGO MPSA1
VIII. Flujograma
PROCESO PARA EMISIÓN DE LA SOLICITUD DE MATERIALES
GERENCIA
GENERALBODEGUERO JEFE DE PRODUCCIÓN
Tarjeta kárdexSolicitud de
adquisición de materiales No.1
Solicitud de adquisición de
materiales No.1
INICIO
1-Necesidad de adquisición de
materiales
5-¿ Tengo en existencias ?
Solicitud de adquisición de
materiales No.12- Elaborar y enviar la solicitud de adquisición de
materiales
3-Recibir la solicitud de
adquisición de materiales
4- Analizar la solicitud con la tarjeta kardex
Solicitud de adquisición de
materiales No.16-Aprobar y enviar
la solicitud de adquisición de
materiales
Solicitud de adquisiciones de materiales No.1
7-Recibir la solicitud de
adquisición de materiales aprobada
Solicitud de adquisición de
materiales No.18-Revisar la solicitud de
adquisición de materiales
Solicitud de adquisición de
materiales No.19-Aprobar la solicitud de
adquisición de materiales
NO
Solicitud de adquisición de
materiales No.110-Aprobar y enviar
la solicitud de adquisición de
materiales
FIN
SI
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REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
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PROCESO Solicitud de adquisición de materiales CÓDIGO MPSA1
IX. Documentos complementarios
1. Formato de solicitud de adquisición de materiales
SOLICITUD DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES
No.
ELABORADOR POR: SOLICITUD
DEPARTAMENTO DE:
FECHA: NORMAL URGENTE
CÓDIGO DE MATERIA PRIMA
DESCRIPCIÓN CANTIDAD UNIDAD DE
MEDIDA TAMAÑO
LÍMITE DE ENTREGA
________________________ _______________________ ________________________ DEPARTAMENTO DE
BODEGA DEPARTAMENTO DE
PRODUCCIÓN GERENCIA GENERAL
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REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
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PROCESO Solicitud de adquisición de materiales CÓDIGO MPSA1
2. Tarjeta Kardex
ELABORADO POR: APROBADOR POR:
_____________ ______________
TARJETA KARDEX
ARTÍCULO:
UNIDAD DE MEDIDA: CÓD. REFERENCIA:
PROVEEDOR: EXISTENCIAS MÍN.: EXISTENCIAS MAX.:
MÉTODO DE VALORACIÓN:
N°. FECHA DETALLE
ENTRADAS SALIDAS EXISTENCIAS
CANTIDAD VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL CANTIDAD
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL CANTIDAD
VALOR
UNITARIO
VALOR
TOTAL
ELABORADO POR: REVISADO POR:
______________________________
_______________________
DEPARTAMENTO DE PRODUCCIÓN
GERENCIA GENERAL
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REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
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PROCESO Adquisición de materiales CÓDIGO MPSA1
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTO
ADQUISICIÓN
DE
MATERIALES
DIRIGIDO A:
Gerente general
Jefe de adquisiciones
Bodega
Jefe de contabilidad
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REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
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PROCESO Adquisición de materiales CÓDIGO MPSA1
ÍNDICE GENERAL
I. Introducción
II. Objetivo
III. Alcance
IV. Indicador
V. Políticas
VI. Responsabilidades
VII. Procedimientos
VIII. Flujograma
IX. Documentos Complementarios
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REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
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PROCESO Adquisición de materiales CÓDIGO MPSA1
I. Introducción
La implementación de un manual de procedimientos para la adquisición de
materiales tiene como principal importancia establecer los pasos necesarios para
poder realizar dicha actividad. Este manual de procedimientos nos proporcionara
ventajas positivas al departamento de producción y brindará varias herramientas
necesarias para que las actividades relacionadas con la adquisición de materiales
sean más eficientes. El manual de procedimiento estará sujeto a los cambios que
se realicen e n un futuro en la empresa, para mejoramiento de sus actividades
diarias.
II. Objetivo
Minimizar las actividades diarias en el departamento de producción, direccionar a
personal para que realicen las tareas asignadas evitando duplicidad, y los
procedimientos de adquisición siga un proceso lógico y con la documentación
necesarias para obtener excelentes resultados.
III. Alcance
Este manual estará puesto en práctica diariamente por los departamentos que
participan en la adquisición de materiales, y además con todas las actividades
relacionadas a estar área también estarán controladas por el manual.
IV. Indicador
Indicadores de eficacia
Órdenes de compra realizadas
x 100 Órdenes de compra planificadas
Análisis de adquisiciones
realizadas
x 100 Análisis de adquisiciones
planificadas
98
REYPEL CIA. LTDA.
FECHA 21-04-2017
PAGINA 4/8
PROCESO Adquisición de materiales CÓDIGO MPSA1
V. Políticas de adquisición de materiales
- Toda información sobre cotizaciones se manejará única y exclusivamente por
el jefe de adquisiciones en forma confidencial.
- Se deberá hacer del conocimiento del proveedor que, de no cumplir con la
entrega en la fecha convenida, se le cancelará la compra.
- Solo se recibirá materiales de proveedores que estén de acuerdo a las facturas,
precios y condiciones pactadas en el pedido.
- No se recibirán materiales de los proveedores que no vengan acompañadas de
su factura de cobro original y orden de compra correspondiente.
- Deberán negociarse los descuentos por volúmenes comprados.
- Deberán pactarse los plazos de pago de las compras al crédito.
- No se recibirán obsequios, gratificaciones o cualquier tipo de invitaciones, que
puedan influir, de algún modo en la selección del proveedor.
- Toda operación de adquisición de materiales deberá estar considerada en el
presupuesto de compras y producción.
- Las adquisiciones serán presupuestadas anualmente, basadas en datos de años
anteriores y en las proyecciones de la empresa.
- Toda adquisición de materiales tiene que ser aprobados por gerencia general, en
caso de que hayan adquisiciones sin previa autorización serán sancionado el jefe
de adquisiciones.
- Toda documentación de respaldo que sustente la adquisición de materiales
tienen que ser aprobados por medio de una rúbrica de las personas involucradas
directamente con dicha actividad.
99
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 5/8
PROCESO Adquisición de materiales CÓDIGO MPSA1
VI. Responsabilidades
Jefe de adquisiciones
Responsable de:
Realizar la adquisición de materiales.
Seleccionar al mejor proveedor para realizar la adquisición.
Emitir la orden de compra.
VII. Procedimientos
No DETALLE RESPONSABLE
1
Recibir la solicitud de adquisición aprobada por gerencia
general. Jefe de Adquisición
2
Recopilar a tres proveedores para su análisis de precios de
productos. Jefe de Adquisición
3 Analizar las cotizaciones de los proveedores. Jefe de Adquisición
4 Seleccionar al mejor proveedor. Jefe de Adquisición
5 Emitir la orden de compra. Jefe de Adquisición
6 Finiquitar la negociación. Jefe de Adquisición
7 Realizar la adquisición de materiales. Jefe de Adquisición
100
PROCESO PARA REALZIAR LA ADQUISICIÓN DE
MATERIALES
JEFE DE ADQUISICIONES
Orden de compra No.1
2- Recopilar a proveedores
4-Seleccionar al proveedor
6-Finiquitar la negociación
7-Realizar la adquisición de
materiales
INICIO
Solicitud de adquisición de
materiales No.11- Recibir la solicitud de adquisición de
materiales
Análisis de adquisición No.13-Analizar las
cotizaciones
5- Emitir la orden de compra
FIN
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PAGINA 6/8
PROCESO Adquisición de materiales CÓDIGO MPSA1
VIII. Flujograma
101
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 7/8
PROCESO Adquisición de materiales CÓDIGO MPSA1
IX. DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS
1. Análisis de adquisición
VA
LOR
PO
RCEN
TAJE %
TIEMP
O D
E LU
GA
R D
EFO
RM
A D
EV
ALO
RP
OR
CENTA
JE %TIEM
PO
DE
LUG
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DE
FOR
MA
DE
VA
LOR
PO
RCEN
TAJE %
TIEMP
O D
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GA
R D
EFO
RM
A D
E
UN
ITAR
IOD
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TOEN
TREG
AEN
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AP
AG
OU
NITA
RIO
DESCU
ENTO
ENTR
EGA
ENTR
EGA
PA
GO
UN
ITAR
IOD
ESCUEN
TOEN
TREG
AEN
TREG
AP
AG
O
___________________________________________________________________________________
FECHA
DE A
NÁ
LISI DE CO
TIZACIÓ
N:
PR
OV
EEDO
R 2
PR
OV
EEDO
R 3
NO
MB
RE D
EL PR
OV
EEDO
R 1:
NO
MB
RE D
EL PR
OV
EEDO
R 2:
NO
MB
RE D
EL PR
OV
EEDO
R 3:
PR
OV
EEDO
R 1
DESCR
IPCIÓ
NCA
NTID
AD
ITEM
___________________________________________________________________________________
OB
SERV
ACIÓ
N:_______________________________________________________________
REA
LIZAD
O P
OR
:
PR
OV
EEDO
R ELEG
IDO
:
NÚ
MER
O D
E SOLICITU
D:
AN
ÁLISIS D
E COTIZA
CIÓN
No
.
102
ORDEN DE COMPRA No.
PROVEEDOR: DIRECCIÓN:
CÓDIGO PROVEEDOR: TELÉFONO:
DÍAS DE CRÉDITO: FECHA:
CÓDIGO PRODUCTO CANTIDAD UNIDAD COSTO UNITARIO TOTAL
TOTAL
Observaciones:_________________________________________________________________________
_______________________________ ___________________________
DEPARTAMENTO DE
DEPARTAMENTO
DE
PRODUCCIÓN CONTABILIDAD
VALOR PORCENTAJE % TIEMPO DE LUGAR DE FORMA DE VALOR PORCENTAJE % TIEMPO DE LUGAR DE FORMA DE VALOR PORCENTAJE %TIEMPO DE LUGAR DE FORMA DE
UNITARIO DESCUENTO ENTREGA ENTREGA PAGO UNITARIO DESCUENTO ENTREGA ENTREGA PAGO UNITARIO DESCUENTO ENTREGA ENTREGA PAGO
___________________________________________________________________________________
FECHA DE ANÁLISI DE COTIZACIÓN:
PROVEEDOR 2 PROVEEDOR 3
NOMBRE DEL PROVEEDOR 1:
NOMBRE DEL PROVEEDOR 2:
NOMBRE DEL PROVEEDOR 3:
PROVEEDOR 1
DESCRIPCIÓNCANTIDADITEM
___________________________________________________________________________________
OBSERVACIÓN:_______________________________________________________________
REALIZADO POR:
PROVEEDOR ELEGIDO:
NÚMERO DE SOLICITUD:
ANÁLISIS DE COTIZACIÓN No.
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PROCESO Adquisición de materiales CÓDIGO MPSA1
2. Orden de compra
ELABORADO POR: APROBADOR POR:
______________ ______________
103
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 1/8
PROCESO
Almacenamiento de
materiales CÓDIGO MPSA1
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTO
DE ALMACENAMIENTOS
DE
LAS
MATERIALES
ADQUIRIDOS
DIRIGIDO A:
Bodeguero
Jefe de Contabilidad
104
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 2/8
PROCESO
Almacenamiento de
materiales CÓDIGO MPSA1
ÍNDICE GENERAL
I. Introducción
II. Objetivo
III. Alcance
IV. Indicador
V. Políticas
VI. Responsabilidades
VII. Procedimientos
VIII. Flujograma
IX. Documentos complementarios
105
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 3/8
PROCESO
Almacenamiento de
materiales
CÓDIGO MPSA1
I. Introducción
La recepción de materiales provenientes de las diferentes órdenes de compra le
compete al departamento de producción. El procedimiento comienza cuando
bodega recibe los materiales enviados por el proveedor y termina cuando el
documento entrada a bodega para su debido ingreso al sistema contable.
II. Objetivo
Establecer procedimientos que se debe seguir para realizar el almacenamiento de
materiales adquiridas.
III. Alcance
Este manual estará puesto en práctica diariamente por los departamentos que
participan en el almacenamiento de materiales, y además con todas las actividades
relacionadas a estar área también estarán controladas por el manual.
IV. Indicador
Indicador de eficacia
Almacenamiento de materiales
realizados x 100
Almacenamiento de materiales
planificados
106
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 4/8
PROCESO
Almacenamiento de
materiales
CÓDIGO MPSA1
V. Políticas
Políticas para el almacenamiento de materiales
- La recepción de materiales se lo realizara en un sector dedicado
exclusivamente a dicha función en donde se cuenta los materiales recibidos y
se compara las cantidades y cualidades d los materiales (tipo, medidas,
colores, otras especificaciones), con la orden de compra, si se aprueba la
recepción del producto se le hace su respectivo ingreso:
A través del manual de procedimientos se realiza el ingreso en
unidades, haciendo referencia a la orden de compra correspondiente.
Se recibirá los materiales del proveedor que nos despache
conjuntamente con la factura correspóndete por la adquisición de
materiales.
- El bodeguero es el encargado específico de la evaluación de cada recepción
de materiales adquiridos y quien tiene la potestad de recurrir a la devolución
si así, determinan conveniente.
- El encargado del departamento de producción o una persona delegada por él,
inspeccionara las instalaciones del proveedor para comprobar su capacidad de
producir según las normas y sus condiciones higiénicas y de seguridad entre
otra.
- El bodeguero almacenara los materiales adquiridos de manera ordenada y en los
espació que corresponde a cada uno de ellos.
- En caso de que se encuentre los materiales en desorden y en condiciones en mal
estado toda la responsabilidad será del bodeguero.
107
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 5/8
PROCESO Almacenamiento de
materiales CÓDIGO MPSA1
VI. Responsabilidades
Proveedor:
Entregar los materiales con sus respectivas facturas.
Bodeguero:
Recibir y revisar que los materiales adquiridos sean los correctos.
Ingresar a bodega los materiales.
Entregar la factura de la adquisición de materiales al jefe de
contabilidad.
VII. Procedimientos
No DETALLE RESPONSABLE
1
Entregar los materiales al bodeguero con la respectiva
factura. Proveedor
2
Recibir los materiales adquiridos conjuntamente con la
factura. Bodeguero
3
Revisar y comparar los materiales adquiridos este igual a
la orden de compra emitida y con la factura. Bodeguero
4 Detectar si los materiales adquiridos están en mal estado. Bodeguero
5 ¿Hay materiales adquiridos en mal estado? Bodeguero
6
Devolver y emitir el formato de devolución de materiales
al proveedor, en caso de que haya. Bodeguero
7
Registrar el ingreso de los materiales adquiridos a la
tarjeta Kardex. Bodeguero
8
Llenar el formato de entrada de bodega de los materiales
adquiridos. Bodeguero
9
Almacenar los materiales adquiridos separando en cada
ítem de acuerdo a lo que corresponde a cada producto
adquirido. Bodeguero
10 Enviar la factura al jefe contable. Bodeguero
11 Recibir la factura por la compra de materiales.
Jefe de
contabilidad
108
REYPEL CIA. LTDA.
FECHA 21-04-2017
PAGINA 6/8
PROCESO Almacenamiento de
materiales CÓDIGO MPSA1
VIII. Flujograma
Factura No...
PROCESO DE ALMACENAMIENTO DE MATERIALES
PROVEEDOR BODEGUEROJEFE DE
CONTABILIDAD
NO
Factura No...
4-Detectar material en mal estado
5-¿Hay materiales adquiridos en mal
estado?
9-Almacenar los materiales adquiridos
Factura No...
1- Entrega los materiales
2- Recibir los materiales
adquiridos con la factura
Orden de compra No.1
3-Revisar materiales adquiridos con la orden de compra
Devolución de materiales No.1
6-Devolver y emitir la devolución de
materiales
Tarjeta Kárdex
7-Registrar en el kardex
Almacenamiento de materiales No.18-Llenar el formato
de almacenamiento
de materiales
10-Enviar la factura por la compra de
materiales
11-Recibir la factura por la
compra de materiales
SI
INICIO
FIN
109
DEVOLUCIÓN DE MERCADERÍAS No._____
PROVEEDOR: CODIGO:
FACTURA No. : FECHA:
FECHA DE FACTURA: ORDEN DE ADQUISICIÓN No._______
FECHA DE ENTREGA:
INFORMACIÓN DE LA MERCADERÍA
ÍTEM DESCRIPCIÓN CANTIDAD VALOR VALOR
UNITARIO TOTAL
Autorizado por:
_________________
Entregado por:
_________________
Recibido por:
_________________
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 7/8
PROCESO
Almacenamiento de
materiales CÓDIGO MPSA1
X. Documentos complementarios
1. Devolución de materiales
110
ENTRADA A ALMACÉN No.
FECHA DE PROCESO PROVEEDOR:
ORDEN DE COMPRA No…
ENTREGA Día Mes Año CÓDIGO:
CIUDAD: TOTAL PARCIAL
CÓDIGO DESCRIPCIÓN
UNIDAD UNIDAD DE MEDIDA
VALOR UNITARIO VALOR TOTAL M. PRIMA SOLICITADA RECIBIDA
OBSERVACIONES:
KARDEX:
NOMBRE RESPONSABLE:
RECIBIDO POR: REVISADO POR:
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 8/8
PROCESO
Almacenamiento de
materiales CÓDIGO MPSA1
2. Almacenamiento de materiales
ELABORADO POR: APROBADOR POR:
______________ ______________
111
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 1/9
PROCESO
Toma física de los
inventarios CÓDIGO MPSA1
MANUAL
DE
PROCEDIMIENTO
PARA
LA
TOMA FÍSICA
DE LOS
INVENTARIOS
DIRIGIDO A:
Gerente general
Jefe de Contabilidad
Jefe de Producción
112
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 2/9
PROCESO
Toma física de los
inventarios CÓDIGO MPSA1
ÍNDICE GENERAL
I. Introducción
II. Objetivo
III. Finalidad
IV. Alcance
V. Indicador
VI. Políticas
VII. Procedimientos
VIII. Flujograma
IX. Actas de inicio y finalización de la toma física de los inventarios
X. Documentos complementarios
113
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 3/9
PROCESO
Toma física de los
inventarios
CÓDIGO MPSA1
I. Introducción
Por medio de la toma física de los inventarios podemos controlar las existencias
reales y en producción y su comparación con las necesidades presentes y
futuras, teniendo en cuenta el ritmo del consumo, los niveles de existencias y
las adquisiciones precisas para atender la demanda.
II. Objetivo
Establecer procedimientos que se debe seguir para realizar la toma física de los
inventarios.
III. Finalidad
Determinar la existencia física de los materiales de propiedad de la empresa
que se encuentren almacenados en bodega. Dicha verificación deberá ser
contrastada con las existencias que figuran en los registros contables de la
empresa a la fecha del inventario.
IV. Alcance
El bodeguero efectúa el conteo o medición de las cantidades entregadas por el
proveedor y verificar que corresponda a las especificaciones requeridas y que
no excedan de las cantidades señaladas en la orden de adquisición.
V. Indicador
Indicadores de eficacia
Tomas físicas de inventarios
realizadas x 100
Tomas físicas de inventarios
planificados
114
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 4/9
PROCESO
Toma física de los
inventarios
CÓDIGO MPSA1
VI. Políticas
Políticas para la ejecución de la toma física de los inventarios
- La toma física se lo realizará anualmente un conteo físico de la totalidad
del inventario existente en la empresa, el conteo en la bodega se lo realiza
con el personal de bodega y el supervisor de inventarios, para luego
compararlo con los registros del Kardex y determinar diferencias como
sobrantes y faltantes de inventarios.
- Los cuales se reportan mediante informe y una vez aprobado el mismo se
procede a realizar un ingreso con los sobrantes y un egreso de bodega con
todos los faltantes.
- Al ejecutar la toma física de los inventarios de la empresa REYPEL CIA.
LTDA., nos proporciona una estadística física o conteo de los materiales
que tiene la empresa para poder identificarla y confrontarla contra la
existencia registrada en los libros.
- La ejecución de la toma física de los inventarios se lo realizar una vez al
año al finalizar el ejercicio económico en la empresa.
- Del resultado de la toma física de los inventarios serán llevados con un
expediente toda la documentación generada para constancia y en el caso de
ser necesario presentarla ante cualquier instancia fiscalizadora que la
llegare a requerir.
115
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 5/9
PROCESO
Toma física de los
inventarios CÓDIGO MPSA1-01
VII. Procedimientos
No DETALLE RESPONSABLE
1
El jefe de contabilidad establecerá un cronograma de
actividades estableciendo fechas para la realización
de la toma física del inventario.
Jefe de
contabilidad
2
El jefe de contabilidad emitirá el acta de inicio de la
toma física de los inventarios detallando las personas
que conforman el equipo de trabajo y le entregara al
gerente general para su aprobación.
Jefe de
contabilidad
3
El jefe del departamento de producción recibirá el
cronograma y el acta de inicio de la toma física para
su aprobación. Jefe de producción
4
El jefe del departamento de producción comunicara a
las personas seleccionadas la participación en este
proceso. Jefe de producción
5
El jefe del departamento de producción establecerá
los grupos y responsables de los conteos de inventario
que se realicen durante el año. Jefe de producción
6
El jefe del departamento de producción informara las
directrices para la toma física del inventario de forma
clara y sencilla para que sea de fácil entendimiento
para el personal. También comunicaran oficialmente
a los proveedores, las fechas que se realizan los
inventarios para programar la entrega de los
productos antes del mismo o después. Jefe de producción
7
El jefe del departamento de producción entregara el
material necesario para desarrollar el trabajo a cada
jefe de grupo Jefe de producción
8
El jefe del departamento de producción entregara a
cada jefe de grupo las fichas de los inventarios físico,
para el conteo del inventario generado por el sistema. Jefe de producción
9
El jefe del departamento de producción procederá a
ubicarles a los trabajadores en los stands o zonas
asignadas para proceder realizar el conteo físico de
los materiales. Jefe de producción
10
Una vez concluida la labor de conteo de los
materiales el jefe de contabilidad retirara todas las
fichas de la toma física de inventarios, procediendo a
entregar el gerente de producción. Jefe de producción
11
El gerente de producción recibirá las fichas de
inventarios llenadas con el acta de finalización de la
toma física de los inventarios, realizará el informe en
base a los datos recolectados, para ser entregado al
gerente general. Jefe de producción
12
El jefe de contabilidad recibirá el informe y el acta de
finalización de los inventarios por parte del
departamento de producción y realizará la revisión de
las fichas de inventarios físicos en conjunto con la
información de los Kardex de cada uno de los
artículos, para su aprobación.
Jefe de
contabilidad
13
El jefe de contabilidad determinara si hay faltantes o
sobrantes.
Jefe de
contabilidad
116
Acta de finalización No.1
PROCESO PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS
JEFE DE
PRODUCCIÓN
JEFE
DE CONTABILIDAD
Acta de inicio No.1
INICIO
1-Establecer el cronograma para realizar la toma
física de los inventarios.
4-Armar los grupos de trabajo.
5-Coordinar la toma física de los
inventarios.
6-Entregar material para la toma física de los inventarios.
8-Ubicar a los trabajadores en los puestos asignados.
9-Ejecutar la toma física de
inventarios.
13-Determinar si hay sobrantes o
faltantes.
FIN
Acta de inicio No.12-Emitir y enviar el
acta de inicio de toma física de inventarios.
3-Recibir el acta de inicio y el
cronograma de toma física de inventarios.
Ficha de inventario físico No.1
7-Entregar la ficha de los inventarios
físicos.
Acta de finalización No.1
10-Emitir y enviar el acta de
finalización de la toma física de inventarios.
11-Recibir el acta de finalización de la toma física de
inventarios.
Tarjeta Kardex
12-Revisar los resultados con los valores registrados
en la tarjeta kárdex.
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 6/9
PROCESO Toma física de los inventarios CÓDIGO MPSA1
VIII. Flujograma
117
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 7/9
PROCESO Toma física de los
inventarios CÓDIGO MPSA1
X. Actas de inicio y finalización de la toma física de los inventarios
1. Actas de inicio de la toma física de los inventarios
Fecha……….
Almacén de…….
En la.......................................................................... a los ................ días del mes de
……………….. de ………....., se reunieron las siguientes personas:
...................................................., Responsable del Inventario,
Sr................................................., Jefe de Equipo del Inventario y el
Sr......................................................., Encargado del Almacén, con la finalidad de dar
inicio al Inventario de nuestra Empresa, con el fin de realizar el Inventario General.
El Inventario será llevado a cabo por las siguientes personas:
‐ Sr. ………………………………………………………
‐ Sr. ………………………………………………………
‐ Sr. ………………………………………………………
‐ Sr. ………………………………………………………
‐ Sr. ………………………………………………………
‐ Sr. ………………………………………………………
El Inventario será efectuado, siguiendo los métodos y procedimientos establecidos en
la Normativa vigente.
El Inventario tendrá una duración de tres días; para lo que, el personal del Área de
Almacenes está en la obligación de prestar las mayores facilidades para llevar a cabo
dicha actividad.
En conformidad a la presente se suscribe el presente documento:
……………………………. …………………………….. ……………………..
ENCARGADO ALMACÉN JEFE DE EQUIPO CONTADOR GENERAL
118
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 8/9
PROCESO Toma física de los
inventarios CÓDIGO MPSA1
2. Actas de finalización de la toma física de los inventarios
Almacén de…….
En la............................................., a los............. días del mes de……..del......., se
reunieron las siguientes personas: .............................................., Responsable del
Inventario, Sr.
......................................................., Jefe de Equipo y el
Sr................................................,
Encargado del Almacén, con el objeto de dar por finalizado el Inventario de
Suministros.
En dicho Inventario se siguieron las instrucciones preestablecidas que se mencionan
en el Acta de Inicio de Inventario.
El personal comprometido para tal efecto cumplió con su objetivo, habiéndose
realizado el curso del Inventario según lo programado con los respectivos papeles de
trabajo.
En señal de conformidad de las existencias encontradas, así como de los faltantes y
sobrantes que han sido verificados, se suscribe el presente documento.
Forma parte de la presenta acta el Informe No.............., respecto al resultado del
inventario, el mismo que será elevado a la Gerencia de Administración y Finanzas para
los fines pertinentes.
………………………………. …………………………….. ……………………
ENCARGADO ALMACÉN JEFE DE EQUIPO CONTADOR GENERAL
119
REYPEL CIA. LTDA. FECHA 21-04-2017
PAGINA 9/9
PROCESO
Toma física de los
inventarios CÓDIGO MPSA1
XI. Documentos complementarios
1. Ficha del inventario
ELABORADO POR: APROBADOR POR:
______________ ______________
FICHA DE INVENTARIO FÍSICO
JEFE DE BODEGA: NO. DE FOLIO:
FECHA DE INVENTARIO:
CÓDIGO DESCRIPCIÓN PRESENTACIÓN EXISTENCIAS
EXISTENCIAS DE SISTEMA DIFERENCIAS
FÍSICAS DE INVENTARIOS
Revisado por: Aprobado por:
________________________________ _________________________________
120
4 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
4.1 Conclusiones
- La empresa “JME REYPEL CIA.LTDA.”, no cuenta con procedimientos
específicos en cuanto al área de inventarios ocasionando una duplicación de
funciones por parte de las personas encargadas del área que genera errores en la
información entregada a contabilidad.
- Se observó que para la adquisición o pedidos a los proveedores y al manejo de los
inventarios físicos no existen un modelo de gestión que agiliten estos procesos, lo
que ha dado como resultado la pérdida de recursos.
- No se ha implementado un modelo de gestión de inventarios que permita una
buena administración tanto de los inventarios. Estableciendo de esta manera una
correcta toma física de inventarios evitando de esta manera, pérdida de tiempo y
recursos a la empresa JME REYPEL CIA. LTDA.
- No se cuenta con una capacitación al personal de bodega, en cuanto a los
procedimientos a seguir con respecto a recepción, almacenaje, toma física de
inventarios y de los documentos fuente que estos involucran, ocasionando errores
en el registro de la tarjeta Kardex los cuales se ven reflejados al momento de
contabilizarse o de una toma física.
- Existe procedimientos deficientes en área de producción ocasionando que el
personal en bodega ocasionen una desorganización en las funciones que debe
cumplir cada responsable lo que dificulta a la empresa cumplir con sus objetivos
establecidos.
121
4.2 Recomendaciones
- Se recomienda la implementación de un manual de procedimientos en el aérea de
los inventarios la misma que analiza la rotación de la materiales, implementando
un sistema de cantidades máximas y mínimas para evitar un sobre stock en bodega
que genere pérdidas para la empresa y en su defecto analizar el mercado y comprar
producto que se encuentre en boga y atraiga más clientes para generar mayores
ingresos.
- Es de gran importancia la capacitación al personal de la empresa ya que permitirá
que las personas que están a cargo ya sea del área de inventarios como la de los
puntos de venta tenga un total conocimiento sobre el manejo del inventario y
control que se debe tener dando seguimiento a los procedimientos diseñados en el
presente trabajo y que se propone implementar en la empresa.
- Implementar un correcto control y gestión de los inventarios, lo que perita a la
empresa tener un excelente desarrollo de todos los procesos de manera
fácil y efectiva, cumpliendo de esta manera con las necesidades de los clientes,
garantizando la satisfacción de las necesidades.
- Implementar el modelo de gestión de inventarios elaborado en la presente tesis el
cual permitirá optimizar los inventarios, evitando pérdida de tiempo y recursos
a la empresa JME REYPEL CIA. LTDA.
- Crear procedimientos ordenados que ayuden al mejoramiento y al control de los
materiales adquiridos, teniendo de esta manera una gestión de inventarios
incentivos eficiente.
122
BIBLIOGRAFÍA
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Collín, A. (9 de Junio de 2015). Evaluación de riesgos y control interno. Recuperado el
9 de Enero de 2016, de www.cotell.com:
http://www.cotell.com.mx/servicios/evaluacion-de-riesgos-y-control-interno
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http://www.iess.gob.ec/es/web/guest/institucion
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Pérez, H. (2008). Fundamentos de Contabilidad (2a ed.). Quito: Manglar Editores.
Serna, H. (2008). Gerencia Estratégica (10a ed.). Bogotá: 3R Editores.
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http://www.sri.gob.ec/web/guest/home
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Vázquez, V. (2007). Organización aplicada (1a ed.). Quito: Graficas Arboleda Offset.
Zapata, P. (2007). Contabilidad de costos herramientas para la toma de decisiones (1a
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Zapata, P. (2015). Contabilidad General (2a ed.). Bogotá: Alfaomega.