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UNIVERSIDAD CENTRAL DE ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA EMPLEFAST CÍA. LTDA. EN LA

CIUDAD DE QUITO

TRABAJO DE TITULACIÓN, MODALIDAD PROYECTO DE

INVESTIGACIÓN PARA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA,

CONTADORA PÚBLICA AUTORIZADA

AUTORA: SIMBAÑA ALOBUELA GINA ARACELI

TUTORA: DRA. GEOCONDA ELIZABETH TRUJILLO CALERO

QUITO, NOVIEMBRE 2016

REFERENCIAS DE LA AUTORA: Gina Araceli Simbaña Alobuela, g-

[email protected]

REFERENCIAS DEL TUTORA: Geoconda Elizabeth Trujillo Calero,

[email protected].

REFERENCIAS INVESTIGATIVAS: Sistema, Control Interno, Finanzas

Simbaña Alobuela, Gina Araceli (2016). Propuesta de un Sistema de Control

Interno Administrativo y Financiero para la Empresa EmpleFast Cía. Ltda. en

la ciudad de Quito. Trabajo de Titulación, modalidad proyecto de

investigación para la obtención del Título de Ingeniera en Contabilidad y

Auditoría, Contadora Pública Autorizada. Carrera de Contabilidad y

Auditoría. Quito: UCE. 116 p.

iii

DERECHOS DE AUTOR

Yo, GINA ARACELI SIMBAÑA ALOBUELA en mi calidad de autor del trabajo de

investigación o Tesis realizada sobre, “PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL

INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA

EMPLEFAST CÍA. LTDA. EN LA CIUDAD DE QUITO” por la presente autorizo a la

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que

me pertenecen o parte de los que contiene esta obra, con fines estrictamente académicos

o de investigación.

Los derechos que como autor me corresponde, con excepción de la presente autorización

seguirán vigente a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8,19

y demás pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su reglamento.

En la ciudad de Quito, a los 28 días del mes noviembre de 2016

____________________________

Gina Araceli Simbaña Alobuela

C.C

iv

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Yo, GEOCONDA ELIZABETH TRUJILLO CALERO, en calidad de tutora del trabajo

de titulación, PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA EMPLEFAST CÍA.

LTDA. EN LA CIUDAD DE QUITO elaborado por la GINA ARACELI SIMBAÑA

ALOBUELA, de la Carrera de Contabilidad y Auditoría, Facultad de Ciencias

Administrativas de la Universidad Central de Ecuador, APRUEBO, en consideración que

el trabajo de titulación reúne los requisitos y méritos necesarios en el campo metodológico

y epistemológico, para ser sometido al jurado examinador que se designe, en virtud de

continuar con el proceso de titulación determinado por la Universidad Central del

Ecuador.

En la ciudad de Quito, a los 28 días del mes de noviembre de 2016

____________________________

Mgst. Geoconda Elizabeth Trujillo Calero

C.C:

v

AUTORIZACIÓN DEL LA EMPRESA

vi

DEDICATORIA

Dedico este trabajo de titulación a las personas

que me mostraron su apoyo incondicional

durante este tiempo de formación académica y

profesional. A Dios por haberme permitido

llegar hasta este momento cumbre de mi vida.

A mis padres, a mis hermanos, a mi esposo e hija

quienes son la prioridad más importante de mi

vida, y quienes siempre tuvieron fe en mí y en

mis conocimientos y siempre me brindaron su

apoyo incondicional.

Finalmente a mis profesores que estuvieron

apoyándome de una u otra manera y han sabido

ser ejemplo de constancia y sabiduría.


vii

AGRADECIMIENTO

Agradezco primero a Dios por acompañarme todos

los días en mis proyectos y permitirme llegar a

finalizar un objetivo más en esta etapa de mi vida.

Agradezco a mis padres ya que son ellos quienes

han sido el pilar fundamental para llegar hasta este

momento, siendo un apoyo constante durante mi

trayectoria estudiantil.

Agradezco a mi esposo y a mi hija por apoyarme

para continuar con mis estudios y cumplir con mis

metas y sueños de superación.

A la Universidad y a sus profesores por ser un apoyo

y guía durante la formación de mi carrera.

A mi directora de tesis, la Dra. Geoconda Elizabeth

Trujillo Calero por ser mi guía en la obtención de

este título.

Al Dr. Fabián Vásconez Pinto Gerente de

EmpleFast Cía. Ltda., por permitirme realizar mi

trabajo de investigación en su empresa. Y a la Sra.

Jenny Torres por su colaboración en cuanto a la

información.


viii

CONTENIDO

DERECHOS DE AUTOR ............................................................................................... iii

APROBACIÓN DEL TUTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN ............................. iv

AUTORIZACIÓN DEL LA EMPRESA ......................................................................... v

DEDICATORIA .............................................................................................................. vi

AGRADECIMIENTO .................................................................................................... vii

CONTENIDO ................................................................................................................ viii

LISTA DE TABLAS ..................................................................................................... xiii

LISTA DE FIGURAS ................................................................................................... xiv

ANEXOS ....................................................................................................................... xvi

RESUMEN ................................................................................................................... xvii

ABSTRACT ................................................................................................................ xviii

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 1

1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA EMPLEFAST CIA. LTDA. .................... 2

1.1. Generalidades ......................................................................................................... 2

1.1.1. Definición .............................................................................................................. 2

1.1.2. Importancia ............................................................................................................ 2

1.1.3. Objetivo ................................................................................................................. 3

1.1.4. Funciones ............................................................................................................... 3

1.1.5. Recursos ................................................................................................................. 4

1.2. Clasificación de la empresa .................................................................................... 4

1.3. Servicios que ofrece la empresa ............................................................................. 5

1.4. Base legal de la empresa ......................................................................................... 5

1.5. Constitución de la empresa ..................................................................................... 6

1.5.1. Nombre y ubicación de la empresa ........................................................................ 6

1.6. Organismos de control ............................................................................................ 7

1.6.1. Superintendencia de Compañías ............................................................................ 7

1.6.2. Servicios de Rentas Internas .................................................................................. 8

ix

1.6.3. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ............................................................. 9

1.6.4. Ministerio de Relaciones Laborales ....................................................................... 9

1.7. Reseña histórica .................................................................................................... 10

1.8. Filosofía empresarial ............................................................................................ 10

1.8.1. Misión .................................................................................................................. 10

1.8.2. Visión ................................................................................................................... 11

1.8.3. Objetivo ............................................................................................................... 11

1.8.4. Principios y valores .............................................................................................. 11

1.9. Estructura organizacional ..................................................................................... 11

1.9.1. Organigrama estructural ...................................................................................... 11

1.9.2. Organigrama funcional ........................................................................................ 12

1.9.3. Descripción de funciones .................................................................................... 13

2. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA EMPLEFAST CÍA. LTDA. ... 14

2.1. Análisis situacional ............................................................................................... 14

2.2. Macroambiente ..................................................................................................... 14

2.2.1. Aspecto Económico ............................................................................................. 14

2.2.2. Aspecto político y legal ....................................................................................... 18

2.2.3. Aspecto social ...................................................................................................... 19

2.2.4. Aspecto tecnológico ............................................................................................. 20

2.3. Microambiente ...................................................................................................... 20

2.3.1. Clientes ................................................................................................................ 21

2.3.2. Proveedores .......................................................................................................... 22

2.3.3. Competencia ........................................................................................................ 22

2.3.4. Productos sustitutos. ............................................................................................ 23

2.3.5. Nuevos competidores. .......................................................................................... 23

2.4. Matriz Externa ...................................................................................................... 23

2.4. Análisis interno ..................................................................................................... 26

2.4.1. Metodología. ........................................................................................................ 26

2.4.2. Encuesta ............................................................................................................... 26

2.5. Matriz interna ....................................................................................................... 38

2.6. Análisis FODA ..................................................................................................... 41

2.6. Matriz estratégica ................................................................................................. 42

x

3. MARCO TEÓRICO .............................................................................................. 44

3.1. Los Sistemas ......................................................................................................... 44

3.1.1. Sistema de Control Administrativo ..................................................................... 44

3.1.2. Sistema de Control Financiero ............................................................................. 45

3.2. Control Interno ..................................................................................................... 45

3.2.1. Antecedentes ........................................................................................................ 45

3.2.2. Definición ............................................................................................................ 46

3.2.3. Importancia .......................................................................................................... 46

3.2.4. Objetivos .............................................................................................................. 47

3.2.5. Tipos de control interno ....................................................................................... 47

3.2.6. Componentes del Control Interno ........................................................................ 48

3.2.7. Métodos para documentar el control interno ....................................................... 52

3.3. Modelos de control interno: COSO ...................................................................... 58

3.3.1. COSO ................................................................................................................... 58

3.3.2. COSO I ................................................................................................................ 58

3.3.3. COSO II ............................................................................................................... 59

3.3.4. COSO III .............................................................................................................. 60

3.3.5. MICIL .................................................................................................................. 61

3.3.6. COBIT ................................................................................................................. 62

4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA EMPLEFAST CIA.

LTDA. ............................................................................................................................ 64

4.1. Propuesta administrativa y financiera .................................................................. 71

4.2. Filosofía empresarial ............................................................................................ 77

4.2.1. Objetivo ............................................................................................................... 81

4.2.2. Alcance ................................................................................................................ 81

4.2.3. Políticas de control interno .................................................................................. 81

4.2.4. Responsables ........................................................................................................ 81

4.2.5. Procedimientos: selección de proveedores .......................................................... 82

4.2.6. Diagrama de flujo ................................................................................................ 83

4.2.7. Documento de control .......................................................................................... 84

4.3. Compra de materiales ........................................................................................... 85

4.3.1. Objetivo ............................................................................................................... 85

xi

4.3.2. Alcance ................................................................................................................ 85


4.3.4. Responsables ........................................................................................................ 85

4.3.5. Procedimientos: compra de materiales ................................................................ 86


4.3.7. Documento de Control ......................................................................................... 88

4.4. Sistema de Control Interno Financiero ................................................................. 89

4.4.1. Objetivo ............................................................................................................... 89

4.4.2. Alcance ................................................................................................................ 89


4.4.4. Responsables ........................................................................................................ 90

4.4.5. Procedimientos: Caja chica .................................................................................. 90



4.5. Caja: Arqueo de caja............................................................................................. 93

4.5.1. Objetivo ............................................................................................................... 93

4.5.2. Alcance ................................................................................................................ 93


4.5.4. Responsables ........................................................................................................ 93

4.5.5. Procedimientos: arqueo de caja ........................................................................... 94



4.6. Bancos: Conciliación bancaria ............................................................................. 97

4.6.1. Objetivo ............................................................................................................... 97

4.6.2. Alcance ................................................................................................................ 97


4.6.4. Responsables ........................................................................................................ 97

4.6.5. Procedimientos: conciliación bancaria ................................................................ 98


4.6.7. Documento de control ........................................................................................ 100

4.7. Cuentas por cobrar: clientes ............................................................................... 101

4.7.1. Objetivo ............................................................................................................. 101

xii

4.7.2. Alcance .............................................................................................................. 101

4.7.3. Políticas de control interno ................................................................................ 101

4.7.4. Responsables ...................................................................................................... 101

4.7.5. Procedimientos: cuentas por cobrar ................................................................... 102

4.7.6. Diagrama de flujo .............................................................................................. 103


4.8. Cuentas por pagar: proveedores ......................................................................... 105

4.8.1. Objetivo ............................................................................................................. 105

4.8.2. Alcance .............................................................................................................. 105

4.8.3. Políticas de control interno ................................................................................ 105

4.8.4. Responsables ...................................................................................................... 105

4.8.5. Procedimientos: cuentas por pagar proveedores ................................................ 106

4.8.6. Diagrama de flujo .............................................................................................. 107


4.9. Gestión Financiera .............................................................................................. 110

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................ 112

Conclusiones .................................................................................................................. 112

Recomendaciones .......................................................................................................... 113

BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................... 114

ANEXOS ...................................................................................................................... 117

xiii

LISTA DE TABLAS

Nº Tabla Pág.

Tabla 1 Capital suscrito .................................................................................................... 6

Tabla 2 Producto interno bruto. ...................................................................................... 15

Tabla 3 Ventas de servicios a las siguientes empresas. .................................................. 15

Tabla 4 Tasa de inflación anual. ..................................................................................... 16

Tabla 5 Variación de precios de los servicios ................................................................ 16

Tabla 6. Tasa de interés activa........................................................................................ 17

Tabla 7 Préstamos realizados. ........................................................................................ 17

Tabla 8 Tasa de interés ................................................................................................... 18

Tabla 9 Depósitos realizados .......................................................................................... 18

Tabla 10 Reformas tributarias ........................................................................................ 19

Tabla 11 Tasa de desempleo ........................................................................................... 20

Tabla 12 Clientes ............................................................................................................ 21

Tabla 13 Proveedores potenciales USD ......................................................................... 22

Tabla 14 Competencia .................................................................................................... 23

Tabla 15 Matriz externa .................................................................................................. 24

Tabla 16 Empleados de la empresa ................................................................................ 26

Tabla 17 Estructura organizativa .................................................................................... 27

Tabla 18 Empresa cuenta con objetivos, metas y estrategias ........................................ 28

Tabla 19 Comunica a personal de la misión, visión y valores ....................................... 29

Tabla 20 Planes operativos y estratégicos ...................................................................... 30

Tabla 21 Empresa cuenta con un manual de procedimiento y responsabilidades .......... 31

Tabla 22 Evalúa al personal periódicamente .................................................................. 33

Tabla 23 Liderazgo que se aplica en el trabajo por parte del gerente ............................ 34

Tabla 24 Gestión financiera ............................................................................................ 35

Tabla 25 Gastos .............................................................................................................. 37

Tabla 26 Matriz interna .................................................................................................. 39

Tabla 27 Matriz estratégica ............................................................................................ 42

Tabla 28 Encadenamiento causa-efecto ......................................................................... 80

Tabla 29 Estado de Situación Financiera ..................................................................... 110

Tabla 30 Estado de Resultados de la Empresa ............................................................. 111

xiv

LISTA DE FIGURAS

Nº Figura Pág.

Figura 1 Funciones de la empresa. .................................................................................. 3

Figura 2 Recursos de la Empresa. ................................................................................... 4

Figura 3 Logo de la empresa. .......................................................................................... 7

Figura 4 Superintendencia de Compañías. ...................................................................... 7

Figura 5Servicio de Rentas Internas. ............................................................................... 8

Figura 6 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. ....................................................... 9

Figura 7 Ministerio de Relaciones Laborales. ................................................................. 9

Figura 8 Organigrama estructural de la empresa. .......................................................... 12

Figura 9 Organigrama funcional de la empresa............................................................. 12

Figura 10 Estructura organizativa.................................................................................. 27

Figura 11 Conoce políticas, objetivos y estrategias ...................................................... 28

Figura 12 Comunicación de la misión, visión y valores................................................ 29

Figura 13 Planificación de actividades .......................................................................... 30

Figura 14 Manual de procedimientos ............................................................................ 31

Figura 15 Selección de personal .................................................................................... 32

Figura 16 Evaluación del personal ............................................................................... 33

Figura 17 Liderazgo....................................................................................................... 34

Figura 18 Componentes de control interno. .................................................................. 49

Figura 19 Símbolos Tradicionales ................................................................................ 54

Figura 20 Símbolos Modernos. .................................................................................... 55

Figura 21 Comparación COSO I Y COSO II. .............................................................. 59

Figura 22 COSO III. ..................................................................................................... 61

Figura 23 MICIL. ......................................................................................................... 62

Figura 24 Cubo COBIT. ................................................................................................ 63

Figura 25 Organigrama estructural propuesto ......................................................... 72

Figura 26 Organigrama funcional .............................................................................. 73

Figura 27 Filosofía empresarial ..................................................................................... 77

Figura 28 Diagrama selección de proveedores .............................................................. 83

xv

Figura 29 Diagrama compra de materiales. ................................................................... 87

Figura 31 Diagrama Caja chica ..................................................................................... 91

Figura 33 Diagrama arqueo de caja. .............................................................................. 95

Figura 35 Diagrama conciliación bancaria .................................................................... 99

Figura 37 Diagrama cuentas por cobrar ..................................................................... 103

Figura 39 Diagrama cuentas por pagar. ...................................................................... 107

xvi

ANEXOS

Anexo A RUC de la empresa ....................................................................................... 117

Anexo B Patente de la empresa .................................................................................... 119

Anexo C Fotos de la oficina ......................................................................................... 120

Anexo D Fotos de la bodega ........................................................................................ 122

xvii

“PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO

Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA EMPLEFAST CIA. LTDA. EN LA

CIUDAD DE QUITO”

RESUMEN

La investigación realizada en el presente trabajo se desarrolla en la empresa EmpleFast

Cía. Ltda., dedicada a prestar servicios varios de limpieza y mensajería, la misma que se

mantiene por más de una década ofertando estos servicios.

El principal problema es la ausencia de un sistema de control interno administrativo y

financiero el cual ha sido motivo de pérdidas financieras significativas para la compañía,

y por lo mismo una decreciente fuente de trabajo para sus empleados, por varios años ha

trabajado con sistemas empíricos administrativos que no son los suficientes para crecer

organizacionalmente. Además de las limitaciones en las actividades de la empresa como

por ejemplo la duplicación de tareas, segregación de funciones, manejo del personal, y

entrega de información. Por lo tanto se tiene previsto una propuesta de un sistema de

control interno enfocado a las áreas administrativas y financieras de la empresa, el mismo

que contribuye a un buen manejo de actividades y procesos.

El trabajo de investigación contempla un análisis y aplicación del sistema de control

interno, estableciendo políticas y procedimientos de acuerdo a los requerimientos

analizados en dichas áreas, con el cual se busca aumentar la participación en el mercado

para garantizar la estabilidad económica para los empleados, proveedores y organismos

de control.

PALABRAS CLAVES: CONTROL INTERNO/ POLÍTICAS/ PROCEDIMIENTOS/

FUNCIONES.

xviii

“INTERNAL ADMINISTRATIVE AND FINANCIAL CONTROL PROPOSAL

FOR THE EMPLEFAST CÍA. LTDA. COMPANY., IN QUITO”

ABSTRACT

The research submitted in this document was carried out at EmpleFast Cía. Ltda. devoted

to giving Assistance of Cleaning and Messaging for longer than decade. The main current

problem coming up here is the absence of an Internal Administrative and Financial

Control, which has caused significant economic losses for the company as well as

reduction of work for the employees.

For some years, the company has been using hopeless and not very technical

administrative systems of organization to raise itself competitive. Besides, the company

has also released some difficulties like working twice as much as it should be, multiplying

and distributing more and different functions and responsibilities. There from, there has

been pesonnel management and submitting information inconveniences. For this reason.

The company is expecting to have an Internal Control Proposal focused on Administrative

and Financial Areas which help lead a much better development of the internal activities

and processes.

The present investigation has been carried out to upply and analyze the Internal Control

of Systems setting new policies and procedures that match with the requirements pointed

out in order to raise the participation in the market and so, they can guarantee the

economical stability for the employees, supliers and organisms of control.

KEY WORDS: INTERNAL CONTROL/ POLICIES/ PROCEDURES/ FUNCTIONS.

1

INTRODUCCIÓN

El control interno es una herramienta indispensable para dirigir y supervisar las

actividades que se realizan en las diferentes áreas de la empresa, y la ejecución oportuna

de estas ayuda a alcanzar los objetivos propuestos. El presente trabajo de investigación

se realiza para proponer un sistema de control interno para el área administrativa y

financiera de la empresa EmpleFast Cía. Ltda. Con la aplicación de esta propuesta se

pretende una adecuada gestión dentro de las unidades de mayor importancia de la empresa

EmpleFast Cía. Ltda.

La aplicación de esta propuesta de sistema de control interno facilitara a la empresa y sus

directivos mantenerse en el camino hacia el logro de sus mentas, así como lograr que los

procesos se realicen de acuerdo a la normativa, políticas y procedimientos planteados para

poder alcanzar una adecuada gestión financiera y administrativa.

Los temas referentes a los antecedentes de la empresa, con el fin de obtener un

conocimiento previo y amplio de su definición, objetivo, actividad económica, base legal,

historia y direccionamiento estratégico.

El análisis de la situación actual de la empresa en el que se analizó los factores del macro

ambiente y los factores del micro ambiente, con los que se determinaron las oportunidades

y amenazas así como también las debilidades y fortalezas dando como resultado la matriz

FODA.

Las principales teorías en las que se sustenta el estudio como sistema, control interno,

métodos para documentar el control interno y modelos de control interno, para que la

investigación no sean empírica.

La propuesta del sistema estableciendo las políticas de control interno, procedimientos

para el área administrativa y financiera.

Las conclusiones y recomendaciones se describen tomando en cuenta toda la

investigación realizada en el presente trabajo.

2

1. ANTECEDENTES DE LA EMPRESA EMPLEFAST CIA. LTDA.

1.1. Generalidades

Existen varios puntos de vista para definir una empresa, ya que se identifica como una

institución del empresario o como una unidad de beneficio cuyo único sentido es la

obtención de un excedente económico; pero también se describe como una organización

con un objeto en común conformado por un conjunto de personas que realizan un esfuerzo

combinado.

Esta es interpretada por algunos autores, como una entidad que está compuesta por un

capital y trabajo que se dedica a actividades de producción, comercialización o prestación

de servicios a la colectividad. Hoy en día las empresas son organizaciones modernas

formadas por unidades administrativas y dirigidas cada una de ellas por un responsable.

1.1.1. Definición

Por consiguiente EmpleFast Cía. Ltda., es una empresa que está conformada por un

capital y trabajo que mediante la combinación de factores realiza actividades de

prestación de servicios complementarios a la colectividad para satisfacer las necesidades

de los clientes y obtener un excedente económico.

1.1.2. Importancia

EmpleFast, es una empresa representada por un factor de unión de todos aquellos que la

conforman y están destinados a trabajar por un objetivo en común. También, es una fuente

de empleo para muchas personas mediante los servicios que ofrece, generando bienestar

a las familias. Además, satisface las necesidades que presenta la sociedad y al mismo

tiempo es un generador de ingresos y riqueza que se distribuye equitativamente

propiciando el desarrollo económico y social.

3

1.1.3. Objetivo

EmpleFast como toda empresa tiene como objetivo fundamental obtener el mayor

rendimiento de las operaciones mediante el uso adecuado de los recursos. Además, de

generar puestos de empleo, crecer económicamente, satisfacer necesidades, lograr una

participación en el mercado y ser una empresa líder dentro las actividades.

1.1.4. Funciones

Las principales funciones que realiza la empresa EmpleFast Cía. Ltda., son las siguientes:

Figura 1 Funciones de la empresa.

4

1.1.5. Recursos

Los recursos que tiene la empresa EmpleFast para el cumplimiento de los objetivos son:

Figura 2 Recursos de la Empresa.

1.2. Clasificación de la empresa

Se puede clasificar dentro de los siguientes grupos:

Por el tamaño: EmpleFast se encuentra ubicada dentro de las pequeñas y

medianas empresas PYMES, considerada como una empresa pequeña de acuerdo

a las características propias, pero con la meta de llegar a ser una empresa más

grande.

Por el sector al que pertenecen: Es una empresa privada, ya que el capital

pertenece a los accionistas de la empresa.

Por la constitución legal: EmpleFast Cía. Ltda., es una empresa de

responsabilidad Limitada, ya que está formada con un mínimo de dos socios y un

máximo de quince socios, quienes responden hasta el monto de las aportaciones

individuales.

5

Por la actividad: la actividad es la prestación de servicios, debido a que se dedica

a la venta de servicios de mensajería y limpieza.

1.3. Servicios que ofrece la empresa

La limpieza es una necesidad para el convencional desarrollo de la vida diaria, la lleven

a cabo o no empresas especializadas. Sin embargo, los servicios de limpieza aparecen hoy

en día y cada vez más como una necesidad en las empresas. Esta necesidad se amplía a

toda una serie de edificios y locales, ya sean públicos o privados.

Toda empresa o institución requiere de servicios de limpieza para las oficinas en donde

los empleados deben trabajar a gusto y la empresa debe proyectar una imagen adecuada.

Así como también, necesitan mantener comunicación con otras empresas o clientes

dependiendo la actividad económica, un servicio de mensajería mejora las relaciones

empresariales.

Los servicios de mensajería se han utilizado durante siglos. Inicialmente, un servicio de

mensajería dependía de mensajeros que entregaban telegramas y otros mensajes a pie, a

caballo, o en bicicleta. En la actualidad los servicios de mensajería ayudan a las empresas

y a las personas a transportar documentos importantes, paquetes y otros artículos de

manera más rápida y confiable.

La empresa EmpleFast Cía. Ltda., convirtió estas necesidades en una oportunidad de

trabajo, en las actividades de servicios como las de: limpieza y mensajería, con el objetivo

principal de comercializarlos.

1.4. Base legal de la empresa

De acuerdo, a la ley reformatoria al código de trabajo, que regula la actividad de

intermediación laboral y la de tercerización de servicios complementarios.

Se denomina tercerización de servicios complementarios, aquella que realiza una persona

jurídica constituida de conformidad con la Ley de Compañías, con el personal propio,

para la ejecución de actividades complementarias al proceso productivo de otra empresa.

6

La relación laboral operará exclusivamente entre la empresa tercerizadora de servicios

complementarios y el personal por ésta contratado en los términos de la Constitución

Política de la República y la ley. Constituyen actividades complementarias de la usuaria

las de vigilancia, seguridad, alimentación, mensajería, mantenimiento, limpieza y otras

actividades de apoyo que tengan aquel carácter (Ministerio de Trabajo, 2012).

1.5. Constitución de la empresa

La empresa EmpleFast Cía. Ltda., se constituyó el 24 de noviembre del 2006, mediante

resolución N° 4287 con fecha de resolución 06 de noviembre del 2006 y se publicó el 04

de diciembre del 2006 mediante el periódico El Telégrafo, expediente N° 156882. La

compañía inicia actividades con un capital suscrito de $10.000,00.

Tabla 1 Capital suscrito

Identificación Nombre Transacción Fecha de

Resolución Valor

1702504364 Vásconez Pinto Néstor

Oswaldo

Constitución 06/11/2006 9998,00

1714964093 Vásconez Hinojosa David

Patricio

Constitución 06/11/2006 1,00

1709632143 Vásconez Pinto Pedro Fabián Constitución 06/11/2006 1,00

Subtotal 10.000,00

Nota: Superintendencia de Compañías.

1.5.1. Nombre y ubicación de la empresa

Bajo el tipo de responsabilidad limitada con el nombre de “SISTEMA DE SERVICIOS

VARIOS EMPLEFAST CIA. LTDA.”, RUC: 1702062357001.

Cuya actividad económica es la de realizar actividades complementarias de:

a. Alimentación

b. Mensajería

c. Limpieza.

7

Se encuentra ubicada en la provincia de Pichincha, ciudad de Quito, parroquia San Isidro

del Inca, calle los líquenes 320 y frutillas.

Figura 3 Logo de la empresa.

Nota: EmpleFast Cía. Ltda.

1.6. Organismos de control

1.6.1. Superintendencia de Compañías

La Superintendencia de Compañías es el organismo encargado de vigilar y controlar las

actividades, el funcionamiento, disolución y liquidación de las compañías. Es la

Institución que por mandato constitucional y legal controla a las sociedades anónimas,

compañías de responsabilidad limitada, de economía mixta, y compañías en comandita

por acciones. Además, es quien dicta los reglamentos para la aplicación de la ley de

compañías.

Figura 4 Superintendencia de Compañías.

Nota: Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros, (2016).

Las compañías bajo el control y vigilancia de la Superintendencia de Compañías del

Ecuador deberán remitir bajo el primer cuatrimestre del año, los siguientes documentos:

Estados financieros

Informe o memoria presentado por el representante legal a la junta general de

accionistas o socios.

8

Informe del o los comisarios, del consejo de vigilancia u otro órgano de

fiscalización interna, presentados a la junta general de accionistas o de socios.

Informe de auditoría externa, en el caso de estar obligada a contratarla.

Nómina de administradores y/o representantes legales con la indicación de los

nombres y apellidos completos y denominación del cargo de los mismos.

Nómina de accionistas o socios inscritos en el libro de acciones y accionistas

o de participaciones y socios, a la fecha del cierre del estado financiero.

Copia legible del Registro Único de Contribuyentes (RUC) vigente.

Copia certificada del acta de la junta que aprobó los estados financieros.

Información sobre el número de personal ocupado en sus compañías,

clasificándolo como: Directivos; Administrativos; De producción; Otros

1.6.2. Servicios de Rentas Internas

Figura 5Servicio de Rentas Internas.

Nota: Sistema de Rentas Internas, (2016).

El Servicio de Rentas Internas es la entidad responsable de administrar, controlar y

regular los tributos de las rentas generadas de fuente ecuatoriana. Además, es la encargada

de establecer el vínculo de relación entre el fisco y el contribuyente a través de la difusión

y la capacitación respecto de las obligaciones tributarias.

Atiende y resuelve los reclamos y consultas que se presenten de conformidad a la Ley.

Identifica a cada uno de los contribuyentes por medio del Registro Único de

Contribuyentes que tiene por función registrar e identificar a los contribuyentes con fines

impositivos y como objeto proporcionar información a la administración tributaria.

Las obligaciones que deben cumplir:

Obtención del RUC

Presentar Declaraciones: del impuesto al valor agregado, impuesto a la Renta,

pago del anticipo a la renta, de retenciones en la fuente del impuesto a la renta,

del impuesto a los consumos especiales, Presentar anexos.

9

1.6.3. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

Figura 6 Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.

Nota: Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, (2016).

El Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social es una entidad, cuya organización y

funcionamiento se fundamenta en los principios de solidaridad, obligatoriedad,

universalidad, equidad y eficiencia. Es la encargada de aplicar el Sistema de Seguro

General Obligatorio que forma parte del sistema nacional de Seguridad Social.

Obligaciones que debe cumplir el empleador:

Celebrar el contrato de trabajo.

Inscribir el contrato de trabajo en el Ministerio de Relaciones Laborales.

Afiliar al trabajador al seguro social a partir de su primer día de trabajo.

Pagar el sueldo básico de $366,00.

Asumir el porcentaje de 11,15% que corresponde al empleador por seguridad

social.

Pagar las horas extras y suplementarias.

Pagar los décimos tercero y cuarto.

Pagar los fondos de reserva y utilidades.

1.6.4. Ministerio de Relaciones Laborales

Figura 7 Ministerio de Relaciones Laborales.

Nota: Ministerio de Relaciones Laborales, (2016).

10

El Ministerio de Relaciones Laborales es el organismo encargado de regular las

actividades y políticas laborales, protege los derechos fundamentales de los empleados y

trabajadores que prestan servicios en las distintas empresas legalmente constituidas.

Las relaciones de carácter laboral en el país están reguladas por el Código de Trabajo,

quienes protegen y mantienen la armonía entre empleadores y trabajadores. Así como, el

cumplimiento de los derechos y obligaciones del recurso humano que mantiene cada

empresa.

1.7. Reseña histórica

EmpleFast Cía. Ltda., inicio actividades en el año 2006 con el objetivo de prestar servicios

varios de mensajería, limpieza, y alimentación, pero al transcurrir del tiempo y notar que

la prestación de los servicios de alimentación no generaba la rentabilidad esperada se

limitaron a prestar únicamente los servicios de limpieza y mensajería.

Fue fundada bajo el espíritu emprendedor del Dr. Fabián Vásconez Pinto quien desde el

inicio ha desempeñado el cargo de gerente general de la compañía. Hasta el momento

lleva una década en funcionamiento tiempo en el cual se ha preocupado por prestar un

excelente servicio a los clientes, tratando de mantenerse en el mercado y obtener una

mejor posición en el área de servicios.

1.8. Filosofía empresarial

1.8.1. Misión

Prestar servicios de calidad procurando siempre mejorar los procesos que permitan ser

mejor que la competencia, trabajando directamente con los clientes exigiendo la

eficiencia máxima e incorporando nuevos mecanismos que ayuden a alcanzar el propósito

planteado.

11

1.8.2. Visión

Ser una empresa con reconocimiento debido a los valores y transparencia en el manejo

de la relación cliente – proveedor. Logrando mediante estándares de calidad e innovación

constante en nuestros servicios la plena satisfacción en la eficiencia del uso de recursos

físicos y en la eficiencia en el tipo del servicio, garantizando la retroalimentación positiva

de nuestros clientes.

1.8.3. Objetivo

El objetivo de la empresa es vender los servicios que ofrece que son los servicios de

mensajería y limpieza a las empresas o instituciones públicas o privadas, para obtener

una rentabilidad y satisfacer necesidades.

1.8.4. Principios y valores

La empresa EmpleFast Cía. Ltda., resalta la relevancia de los principios, ya que son

pilares fundamentales dentro y fuera de la organización. Además, de ser grandes fuerzas

impulsoras dentro del trabajo y cultura organizacional.

1.9. Estructura organizacional

1.9.1. Organigrama estructural

Al actual organigrama de la Empresa EmpleFast Cía. Ltda., le faltan áreas que son

imprescindibles dentro de la organización.

12

Junta General de

Socios

Gerencia General

Departamento de

Limpieza

Departamento de

Mensajería

Figura 8 Organigrama estructural de la empresa.


Es necesario ampliar algunos aspectos dentro de la estructura organizacional, delimitar

las funciones y establecer las relaciones organizativas mediante procesos, facilitando la

distribución adecuada de las funciones e implementando nuevos departamentos con el

respectivo personal operativo.

Por ello, se desarrollara una propuesta dentro del Capítulo IV respecto a la filosofía

organizacional en la que va constar el organigrama estructural con los cambios ya antes

mencionados.

1.9.2. Organigrama funcional

Junta General de Socios

A

Gerencia General

B

Departamento de

Limpieza

C

Departamento de

Mensajería

D

Figura 9 Organigrama funcional de la empresa.


13

1.9.3. Descripción de funciones

A. Junta general de accionistas :

Será el presidente proclamado quien representara a la compañía en todos los

negocios y contratos con terceros en relación con el objeto de la sociedad.

Tomar decisiones conjuntamente con el gerente general

Examinar, aprobar o improbar los balances y las cuentas que debe rendir el

gerente.

B. General:

Toma de decisiones estratégicas relacionadas con el crecimiento de la misma

Responsable de administrar y dirigir la totalidad de la empresa

Coordina y controla las actividades administrativas

Firmar cheques de la compañía

Seleccionar al personal para las áreas de trabajo

Realizar los informes cuando los socios lo soliciten.

Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente al personal.

C. Limpieza:

Ejecuta el servicio de limpieza

Adquiere los suministros y materiales de limpieza

Supervisa y controla el área del servicio

Coordina con los clientes

D. Mensajería:

Ejecuta el servicio de mensajería

Adquiere los suministros y materiales

Supervisa y controla el área del servicio

Coordina con los clientes

14

2. ANÁLISIS SITUACIONAL DE LA EMPRESA EMPLEFAST CÍA. LTDA.

2.1. Análisis situacional

Según Orozco (2009), el análisis situacional de una organización es:

El proceso que estudia el entorno del mercado y las posibilidades comerciales de la

empresa. Se suele referenciar, separadamente, en dos capítulos, uno corresponde al entorno

externo de la empresa, en tanto que, ésta, se enfoca en el otro capítulo, el cual considera

sus fortalezas y debilidades internas. Fuente especificada no válida.

En una empresa u organización es muy importante analizar la situación histórica y actual

tanto externo e interno. Es decir, las oportunidades y amenazas están relacionadas con el

micro ambiente y macro ambiente, mientras las fortalezas y debilidades se vinculan con

las fuerzas internas de la empresa. El resultado del análisis interno y externo se resume

en FODA.

Para el análisis situacional de la empresa EMPLEFAST CÍA. LTDA., se considera los

antecedentes organizacionales y visita preliminar a las instalaciones que ayudaron a

evidenciar los siguientes acontecimientos.

2.2. Macroambiente

El estudio de los factores externos está divido en macro ambientes y micro ambiente. Es

decir, todas las empresas están expuestas a factores como el ambiente político,

económico, social, tecnológico y hasta ambiental. (Chaquilla, 2013)

2.2.1. Aspecto Económico

“El sistema económico es la estructura de producción, asignación de recursos

económicos, distribución y consumo de bienes y servicios en una economía” (Centro de

Investigadores Económicas (CINVE), 2015)

15

a) PIB:

El PIB es el valor monetario de los bienes y servicios finales producidos por una economía

en un período determinado. Además, es un indicador representativo que ayuda a medir el

crecimiento o decrecimiento de la producción de bienes y servicios de cada país. Este

indicador refleja la competitividad de las empresas. En el año 2011 el Producto Internos

Bruto (PIB) tiene un incremento, pero a partir del año 2012, ha ido decreciendo hasta

llegar el 1,42%, que pertenece al año 2017. En la siguiente tabla se puede apreciar cómo

va cambiando este porcentaje:

Tabla 2 Producto interno bruto.

Años: 2013 -2017 Indicadores 2013 2014 2015 2016 2017

Tasa de variación del PIB a precio

constante

4,60% 3,40% 1,00% -1,9% 1,42

Nota: Banco Central del Ecuador, 2015

Análisis.- El producto interno bruto más alto fue en el año 2011, mientras el más bajo fue

el año 2016. Una de las razones es la disminución del precio del barril del petróleo,

apreciación del dólar frente a otras monedas, entre otros elementos económicos externos.

Tabla 3 Ventas de servicios a las siguientes empresas.

Clientes Servicios Valor Anual %

Ministerio de Finanzas Limpieza 10.200,00 27%

Torres Alpallana Limpieza 8.000,00 21%

Torres la Carolina Mensajería 6.000,00 16%

FAE Limpieza 2.500,00 7%

Condominios el Dorado Limpieza 1.300,00 3%

Centro Comercial Quitus Limpieza 2.000,00 5%

Corporación Nacional de

Telecomunicaciones Limpieza. Mensajería 2.200,00 6%

Facultad De Ciencias Económicas Limpieza 1.900,00 5%

Fabrilfame Mensajería 1.800,00 5%

Otras empresa Limpieza. Mensajería 1.500,00 4%

Total 37.400,00 100

% Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA., 2016

La empresa ha incrementado las cuentas por cobrar el año 2016, muchas de las empresas

han decidido negociar el pago por partes, por la falta de liquidez. Este año, el monto a

16

cobrar asciende a $37.400. Este indicador refleja la competitividad de las empresas. Es

una AMENAZA.

b) Inflación

La inflación es medida estadísticamente que revisa la causa del desequilibrio existente

entre la producción y la demanda por la subida de precios de la mayor parte de los

productos y servicios, y, una pérdida del valor del dinero para poder adquirirlos o hacer

uso de ellos. Fuente especificada no válida.. A continuación se presenta la inflación del

año 2014, 2015, 2016 y mayo 2017.

Tabla 4 Tasa de inflación anual.

Diciembre-31-2017 1,10%

Diciembre-31-2016 1,12%

Diciembre-31-2015 3.38 %

Diciembre-31-2014 3.67 % Nota: Banco Central del Ecuador, 2015

Análisis.- La tasa de inflación para el año 2014 fue de 3,67%, mientras para el año 2017

(mayo) es 1,10%. Si bien se ha reducido de un año a otro, según las estadísticas del Banco

Central del Ecuador. Esta variables es el incremento de los precios (bienes y servicios) de

una economía, por lo general, se aplican algunas metodologías para el cálculo que se

refleja y se utiliza el índice de precios.Fuente especificada no válida.

Los efectos que produce una inflación es, pérdida del poder adquisitivo del dinero, valor

que tiene la moneda, en ese caso no se puede comercializar los servicios de mensajería y

limpieza.

Tabla 5 Variación de precios de los servicios

Servicios Precio 2015 Precio 2016 Variación

Limpieza de edificios Metro Cuadrado 3 4,25 42%

Mensajería Kilogramos 0,9 1,1 22% Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA., 2016

Los precios de los servicios en relación al año 2015 – 2016 se han incrementaron sobre

la tasa de inflación anual del 1,12%, por ejemplo, la limpieza se incrementa en 42% en

17

referencia al año 2015. Aunque la tasa de inflación haya decrecido, para la empresa esta

variable es una FORTALEZA.

c) Tasas de interés (activa y pasiva)

Tasa Activa

La tasa de interés activa son las que aplican las instituciones financieras al momento de

otorgar créditos a personas naturales y jurídicas. Es decir, el monto de intereses que

representa la ganancia en las operaciones crediticias.

Tabla 6. Tasa de interés activa

Dic-13 Dic-14 Dic-15 Dic-16 Jun-16

8,17% 8,19% 9,22% 8,10% 7,72 Nota: Banco Central del Ecuador, 2015

Análisis.- La tasa activa se ha disminuidos frente a los anteriores años, llegando a igualar

con el porcentaje de la tasa de interés que se ejecutó el préstamo.

Tabla 7 Préstamos realizados.

Institución financiera %

Interés Tiempo meses Valor 2015 2016 %

Banco del Pichincha 14,50% 36 10.000,00 1.700 1.750 2,94% Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA., 2016

La empresa ha realizado un préstamo de 15.000.00 dólares al Banco de Pichincha en el

año 2015; con un plazo de 5 años a una tasa de interés del 17% anual, dicho valor fue

destinado para adquirir suministros de limpieza para las actividades operativas. La

empresa canceló $1.700 de interés. Si bien, los montos varían por los costos impuestos al

servicio bancario, para los próximos créditos existen mayor rigor y análisis de las

entidades bancarias antes de emitir el crédito solicitado. Esta variable es una

AMENAZA, porque la empresa casi siempre requiere de préstamos bancarios para

adquirir suministros limpieza, que muchas veces no se puede cumplir con facilidad.

18

Tasa Pasiva

La tasa pasiva es la que paga las instituciones financieras por los depósitos que realizan

las personas naturales como jurídicas. Y el monto de intereses resultante que pague por

los ahorros o el dinero que posea en la banca privada como pública.

Tabla 8 Tasa de interés

dic-13 dic-14 dic-15 dic-16 Junio-17

4,53% 5,18% 5,14% 5,12 4,80%


Análisis.- La tasa pasiva de diciembre 2015 al 2016 se ha incrementado favorablemente

un 0,02 %, esto significa que las empresas que inviertan a plazo fijo podrán obtener un

valor mayor de ingresos por interés.

Tabla 9 Depósitos realizados

Institución financiera %Interés Monto 2015 2016 %

Banco del Pichincha 5% 1.000,00 51,4 51,2 -0,389% Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA., 2016

La empresa cuenta con ingresos por intereses con el Banco del Pichincha. Con la cantidad

de $1.000,00 anuales en la entidad financiera; recibe por concepto de interés del 5,14%

un valor de $51,4 y $51,2 para el 2016. Para la empresa, esta variable es una

OPORTUNIDAD.

2.2.2. Aspecto político y legal

a) Reformas tributarias

Art. 37.- Las sociedades constituidas en el Ecuador, así como las sucursales de sociedades

extranjeras domiciliadas en el país, que obtengan ingresos gravables estarán sujetas a la tarifa

impositiva del veinte y dos por ciento (22%) sobre la base imponible. (Ministerio de Trabajo,

2012).

19

Tabla 10 Reformas tributarias

Declaración

Años

2.014 2.015 2.016

Impuesto a la Renta 3.000,00 3.500,00 2.000,00

Variación 17% -43%

Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA., 2016

El año 2014, pagó $3.000; para el 2016 llega a declarar $ 2.000. Es decir menos el 43%

frente al primer año. Uno de los objetivos de esta medida es incentivar las inversiones

para mejorar la competitividad del negocio. Esta variable representa una

OPORTUNIDAD.

b) Reformas laborales

Art. 15.- En todo contrato de plazo indefinido, debe existir un tiempo de prueba, con una

duración máxima de noventa días. Únicamente para el caso de los contratos de servicio

doméstico o trabajo remunerado del hogar, el período de prueba será de hasta quince días.

Durante el período de prueba, cualquiera de las partes puede dar por terminado

libremente.

La empresa cuenta con un total de 12 trabajadores a inicios del 2016; y, todos los contratos

de los colaboradores son a plazo indefinido, esto quiere decir, que todos tiene un tiempo

mayor a tres meses, que es el tiempo de prueba y mayor a un año se convierte a contrato

indefinido. Esta variable es una AMENAZA, las condiciones del negocio limitan

contratar profesionales con experiencia.

2.2.3. Aspecto social

El crecimiento poblacional en el Ecuador ha aumentado; y, esto requiere de programas,

políticas y normativas en el aspecto social como; generación de empleo, programas de

salud, educación, vivienda, entre otros aspectos. Otro factor importante a considerar es la

migración de la población rural a las grandes ciudades. En la actualidad, los factores

económicos y políticos han limitado inversiones en el campo social. Y esto ha generado

que el desempleo aumente debido a los despidos del personal de las empresas privadas y

públicas.

20

Tabla 11 Tasa de desempleo

Tasa de desempleo Tasas

Diciembre 30 -2016 5,7%

Diciembre -30-2015 5.48 %

Diciembre -30-2014 4.65 %

Diciembre -30-2013 4.55 %

Diciembre -30-2012 4.60 %


Se puede observar que para diciembre 2016 la tasa de desempleo se ha incrementado al

5,7% frente al año 2015 que era 5,48%. La situación económica que vive el país ha hecho

que la empresa también reduzca personal de 20 a 12 personas. Por aquello, esta variable

es una AMENAZA.

2.2.4. Aspecto tecnológico

a) Equipamiento tecnológico

El aspecto tecnológico es una variable a considerar para la competitividad de la empresa.

Una entidad educativa debe aprovechar el acceso al internet para proyectar los productos

y servicios. El 18,1% de los hogares tiene al menos un computador portátil, 9,1 puntos

más que lo registrado en 2010. Mientras el 27,5% de los hogares tiene computadora de

escritorio. La empresa debe analizar este indicador para planificar un presupuesto de

mercadotecnia.

Según el INEC, en el año 2013, el 32,0% de las personas usó Internet como fuente de

información; 31,7% como medio de educación y aprendizaje. Esto permite identificar que

la ciudadanía accede a productos y servicios vía online. Esta variable es una

OPORTUNIDAD

2.3. Microambiente

El análisis de factores micro ambientales se consideran aspectos tales como identificar la

cantidad y la calidad de recursos y capacidades de una compañía y las maneras de construir

habilidades únicas y distintivas o específicas cuando se examinan las fuentes de la ventaja

competitiva. (Chaquilla, 2013, pág. 2)

21

El análisis del micro ambiente se realiza para determinar la capacidad de negociación que

tiene EMPLEFAST CÍA. LTDA., y de cómo puede captar la atención de los clientes

potenciales, evaluarse con los competidores y negociación con los proveedores para

garantizar la competitividad dentro del mercado. Además de medir las oportunidades y

amenazas del negocio, se considera las diferentes áreas relacionados con las fuerzas

competitivas. En el ambiente externo (microambiente) se identifica situaciones las

siguientes situaciones:

2.3.1. Clientes

La empresa EMPLEFAST CÍA. LTDA., está enfocado a administrar clientes potenciales

siendo mayoría las pequeñas y medianas empresas que requieren servicios de limpieza y

mensajería para cumplir con los requerimientos de los propietarios de hoteles,

condominios y administradores de las instituciones públicas. Los clientes son

considerados como un factor indispensable a nivel empresarial. Así, se fomenta el interés

de este importante grupo clientes que confían en los servicios que oferta la empresa. Los

clientes potenciales se mencionan en la siguiente tabla:

Tabla 12 Clientes

Clientes Productos y

Servicios

Ventas

Anuales %

Ministerio de Finanzas Limpieza 7.000,00 9%

Torres Alpallana Limpieza 5.000,00 6%

Torres la Carolina Mensajería 7.000,00 9%

FAE Limpieza 2.000,00 2%

Condominios el Dorado Limpieza 9.000,00 11%

Centro Comercial Quitus Limpieza 5.000,00 6%

Corporación Nacional de

Telecomunicaciones

Limpieza.

Mensajería 4.900,00 6%

Facultad De Ciencias Económicas Limpieza 7.500,00 9%

Fabrilfame Mensajería 3.800,00 5%

Unidad Educativa la Salle Limpieza 4.500,00 6%

Edificio el Batán Limpieza 6.200,00 8%

Condominios Kennedy Limpieza 9.500,00 12%

Otras empresas Limpieza 10.200,00 13%

Total 81.600,00 100

% Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA, 2016

22

Los clientes potenciales de la empresa son pequeñas empresas o personas naturales

(viviendas) 13%, Condominios Kennedy 12%; Dorado 11%. La comercialización de

servicios de limpieza y mensajería requieren cumplir con las normativas de los

organismos de control. La cartera de los clientes ha disminuido frente al año 2015, por la

situación económica del país, esta variable es una AMENAZA.

2.3.2. Proveedores

Los proveedores de la empresa tienen un rol importante para las actividades de limpieza

principalmente. Por esta razón, es necesario negociar a largo plazo; para abastecerse

interrumpidamente. Los proveedores forman parte de la gestión operativa; la garantía,

costos, calidad y entrega en los tiempos establecidos son variables a considerar. Los

principales proveedores son:

Tabla 13 Proveedores potenciales USD

Proveedores Valor Frecuencia %

Fábrica de Escobas del Ecuador 5.000,00 21,28%

Importadora Limpiatodo 3.000,00 12,77%

Limpieza Total 1.000,00 4,26%

Distribuidora Hernández 1.500,00 6,38%

Desinfex 2.700,00 11,49%

Franelas.com 3.300,00 14,04%

Pica 5.000,00 21,28%

Otros 2.000,00 8,51%

Total 23.500,00 100% Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA, 2016

Los proveedores potenciales son: Fabrica de escobas y trapeadores con 21,28%, PIKA,

S.A 21,28%, Franelas.com 14,04%. La empresa está diversificando los proveedores para

no depender solo de ellos. Es una OPORTUNIDAD.

2.3.3. Competencia

La competencia de servicios de limpieza y mensajería es representativa; existen empresas

con personería jurídica y natural que opera en la ciudad de Quito. Los administradores de

la empresa deben analizar las perspectivas del mercado, donde la competencia siempre

23

está innovando. Existe una guerra de precios entre empresas similares que limita

participar en el mercado. Es decir, entran a competir con precios bajos-

Tabla 14 Competencia

Competencia Participación del mercado %

Empresa de Limpieza Prohogar 30,00%

Caterexpress Cía Ltda 20,00%

Grupo Repcon S.A 28,62%

Personal Cleaner 8,41%

WorkForce 7,00%

Emplefast Cía. Ltda. 6,00%

Total 100% Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA, 2016

Las empresas más representativas en este sector es Prohogar 30%. Toda empresa similar

es una AMENAZA.

2.3.4. Productos sustitutos.

La actividades de limpieza no es sustituible, pero si los productos, que según la marca,

características, concentración se selecciona. En el mercado, existe un sinnúmero de

productos como: desinfectantes, cloro, entre otros. Desde ese punto de vista es una

OPORTUNIDAD.

2.3.5. Nuevos competidores.

En el mercado de limpieza y mensajería siempre existirá la entrada de nuevas empresas

para satisfacer la demanda de los clientes. La regulación está dada por Superintendencia

de Compañías, Economía Popular y Solidaria, Secretaría Técnica de Cualificaciones,

Ministerio de Relaciones Laborales, entre otros. Desde esta perspectiva es una

AMENAZA.

2.4. Matriz Externa

La matriz externa examina las áreas externas de la institución, así como de las

implicaciones estratégicas de los conceptos funcionales importantes y describir las

oportunidades y amenazas.

24

Tabla 15 Matriz externa

Factores externos claves

Oportunidades Valor Clasificación Valor

ponderado

O1 La tasa inflación tiene tendencia constante 0,05 1 0,05

O2 Aumento de la tasa pasiva en las instituciones financieras 0,07 1 0,07

O3 Las normativas como la Economía Popular y Solidaria favorece a las

actividades de limpieza, mensajería, entre otros 0,09 2 0,18

O4 Existe una diversificación de clientes 0,1 2 0,2

O5 La infraestructura tecnológica a nivel nacional se ha fortalecido. 0,09 2 0,18

O6 Existen proveedores de productos de limpieza. 0,07 2 0,14

Total 0,47 0,82

Amenazas Valor Clasificación Valor

ponderado

A1 El PIB, en el sector de servicios está debilitado. 0,05 3 0,15

A2 Incremento de la tasa activa limita a acceso al crédito 0,07 4 0,28

A4 Las leyes laborales limita la contratación de nuevos empleados 0,05 4 0,2

A5 Disminución de clientes para el servicio de limpieza. 0,09 4 0,36

A6 Existencia de empresas que brindan los mismos servicios y productos

(actividades de limpieza). 0,09 4 0,36

A7 Los precios de la empresa restan competitividad en el mercado. 0,08 4 0,32

A8 Las leyes de seguridad social, ha creado competencia formal. 0,1 3 0,3

0,53 1,97

Total 1 2,79

25

Valor

0,0 Sin importancia

1,0 Muy importante

Clasificación del factor externo clave

2 Oportunidad Alta

1 Oportunidad Baja

4 Amenaza Alta

3 Amenaza Baja

Valor Ponderado

4 Más alto posible

Las estrategias de la empresa aprovechan en forma eficaz las oportunidades

existentes y reduce al mínimo los factores potenciales de las amenazas externas.

2,5 Promedio

1 Más bajo posible

La estrategia de la empresa no aprovecha las oportunidades ni evita las amenazas.

De acuerdo al análisis de la matriz externa hay un 53% aproximado de amenazas y un 47% de oportunidades. Esto quiere decir, que la

empresa debe utilizar estrategias muy eficientes para mejorar la situación actual. La ponderación es 2.79 está por encima del promedio

industrial 2,5.

26

2.4. Análisis interno

El análisis interno está compuesto tanto de fortalezas como las debilidades de la

organización por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. “Y los cambios

fundamentales del proceso de diagnóstico se centran en la esencia general del giro del

negocio en variables de funcionamiento de direccionamiento estratégico, planificación,

organización, ejecución y control”. (Arizabaleta, 2012, pág. 23)

2.4.1. Metodología.

Para obtener información de la gestión administrativa y financiera se utiliza el método

descriptivo. La técnica a utilizar son las encuestas que se realiza a los empleados que

desempeñan laboran administrativas y financieras:

Tabla 16 Empleados de la empresa

Detalle N°

Gerente 1

Vendedor 1

Contador 1

Asistente Administrativa 1

Asistente Contable 1

Personal operativo 8 Nota: EMPLEFAST CÍA. LTDA, 2016

La población de ser encuetado es 4 empleados (2 administrativos y financieros), al ser

menor a 30, se utiliza el estudio no probabilístico por conveniencia. Hay que recalcar que

el contador es externo.

2.4.2. Encuesta

Es una técnica que se utiliza para obtener información para conocer la situación actual de

la empresa en la gestión administrativa y financiera. Ver anexo A (Formato de la

encuesta).

27

a) Gestión administrativa.

La gestión cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el

afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre

que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción

administrativa determinada. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el

nivel de éxito organizacional. (Hidalgo, 2014, pág. 13)

La gestión administrativa integra una serie de elementos que ayudan a conseguir

objetivos planteados en todos los aspectos de la empresa, para el desarrollo de esta etapa

se debe recoger a todos los involucrados y fijando lo que se quiere hacer, con qué medios

se lo va a realizar (recursos) y en qué tiempo se va a conseguir. A continuación se

presenta la tabulación e interpretación de la encuesta.

Pregunta N° 1 ¿La estructura organizativa se encuentra debidamente establecida y

comunicada?

Tabla 17 Estructura organizativa

Detalle Respuesta Frecuencia

Sí 1 25%

No 3 75%

Total 4 100%

Figura 10 Estructura organizativa

El 80% de las personas encuestadas afirman que no existe una estructura organizacional;

es decir, la empresa cuenta con organigramas básicos, los mismos no son conocidos, ni

comunicados por el gerente de la empresa, se considera una DEBILIDAD.

80%

20%

Respuesta Frecuencia

28

Pregunta N° 2 ¿La empresa cuenta con objetivos, metas y estrategias previamente

establecidas?

Tabla 18 Empresa cuenta con objetivos, metas y estrategias


Sí 2 50%

No 2 50%

Total 4 100%

Figura 11 Conoce políticas, objetivos y estrategias

El 50% de los empleados afirma que no conoce los objetivos, metas y estrategias,

mientras que el 50% conoce de la existencia de dichos elementos; se define como

DEBILIDAD.

50%50%

Sí No

29

Pregunta N° 3 ¿Se comunica a personal de la misión, visión y valores bajo los cuales

funciona el negocio?

Tabla 19 Comunica a personal de la misión, visión y valores


Sí 1 25%

No 3 75%

Total 4 100%

Figura 12 Comunicación de la misión, visión y valores

El 75% del personal emite que la misión, visión y valores no son comunicados a todos

los involucrados en la empresa, mientras que el 25% si conoce la existencia de estos

elementos, se establece como una DEBILIDAD.

25%

75%

Sí No

30

Pregunta N° 4 ¿Existe planes operativos y estratégicos en la empresa?

Tabla 20 Planes operativos y estratégicos


Sí 0 0%

No 4 100%

Total 4 100%

Figura 13 Planificación de actividades

El 100% de las personas encuestadas emite que no se realiza una planificación para el

desarrollo de las actividades; al ser un proceso relevante para asignar correctamente los

recursos; se considera una DEBILIDAD.

0%

100%

Sí No

31

Pregunta N° 5 ¿La empresa cuenta con un manual de procedimientos y

responsabilidades?

Tabla 21 Empresa cuenta con un manual de procedimiento y responsabilidades


Sí 0 0%

No 4 100%

Total 4 100%

Figura 14 Manual de procedimientos

El 100% del personal encuestado afirma que la empresa no cuenta con un manual de

procedimientos, al ser un instrumento guía para el correcto desarrollo de las actividades,;

se define como DEBILIDAD.

0%

100%

Sí No

32

Pregunta N° 6 ¿Se selecciona al personal de acuerdo a aspectos técnicos, profesional,

honestidad y que no tenga impedimento legal para desempeñar el cargo?


Sí 2 50%

No 2 50%

Total 4 100%

Figura 15 Selección de personal

El 50% emite que fue seleccionada seleccionado de acuerdo con la capacidad técnica,

profesional, honestidad y legalidad, mientras que el 50% desconoce el sistema; al ser esta

actividad clave para el desempeño de las actividades, se define como FORTALEZA.

50%50%

Sí No

33

Pregunta N° 7 ¿Se evalúa al personal periódicamente?

Tabla 22 Evalúa al personal periódicamente


Sí 4 100%

No 0 0%

Total 4 100%

Figura 16 Evaluación del personal

El 100% de los entrevistados son evaluados de manera periódica; el efecto de esta medida ayuda en algo al

cumplimiento de las tareas asignadas diariamente, se considera una FORTALEZA.

100%

0%

Sí No

34

Pregunta N° 8 ¿El liderazgo que se aplica en el trabajo por parte del gerente,

considera cómo?

Tabla 23 Liderazgo que se aplica en el trabajo por parte del gerente


Autoritario 3 75%

Participativo 1 25%

Total 4 100%

Figura 17 Liderazgo

El 75% de los encuestados afirma que el liderazgo que se aplica en el trabajo es

autoritario; y, el 25% emite que es democrático; se considera una FORTALEZA.

b) Gestión financiera

La gestión financiera es la integración de las actividades contables y tributarias que

interviene en las cuentas de los Estados Financieros. Conocer la salud financiera de la

empresa es clave, para tomar decisiones sobre inversión, financiamiento, capital de

trabajo, liquidez, solvencia, entre otros aspectos. Por esta razón se realiza el análisis

vertical y horizontal.

75%

25%

Autoritario Participativo

35

Tabla 24 Gestión financiera

Estado de Situación Financiera. Ingresar Fecha Ingresar Fecha Análisis Vertical Análisis Horizontal

31-dic-2015 31-dic-2016 31-dic-2015 31-dic-2016 Importe Variación

Activo Corriente

Efectivo y equivalentes 1.651,69 789,74 3,24% 1,18% -861,95 -0,52

Inventarios 1.500,00 3.250,00 2,94% 4,84% 1.750,00 1,17

Ctas y Doc x Cobrar 22.000,00 37.400,00 43,17% 55,72% 15.400,00 0,70

Crédito Tributario a favor IVA 282,25 154,45 0,55% 0,23% -127,80 -0,45

Total Activo Corriente 25.433,94 41.594,19 49,91% 61,97% 16.160,25 0,64

Activo Fijo

Muebles y Enseres 1.500,00 1.500,00 2,94% 2,23% 0,00 0,00

Maquinaria y Equipo 4.131,48 4.131,48 8,11% 6,16% 0,00 0,00

Equipos de Computación 3.036,00 3.036,00 5,96% 4,52% 0,00 0,00

Vehículos 12.000,00 12.000,00 23,55% 17,88% 0,00 0,00

Otros activos 800,00 800,00 1,57% 1,19% 0,00 0,00

Depreciación Acum.Activo Fijo 4.055,15 4.055,15 7,96% 6,04% 0,00 0,00

Total Activo Fijo 25.522,63 25.522,63 50,09% 38,03% 0,00 0,00

Total activos 50.956,57 67.116,82 100% 100% 16.160,25 0,32

Patrimonio 8.967,91 8.833,59 17,60% 17,34% -134,32 -0,01

Pasivo Exigible a corto plazo

Ctas y Doc x pagar proveedores 12.690,73 23.500,00 24,90% 35,01% 10.809,27 0,85

Ctas y Doc x pagar accionistas 12.465,41 15.164,23 24,46% 22,59% 2.698,82 0,22

Obligaciones Financieras 1.700,00 1.750,00 3,34% 2,61% 50,00 0,03

Obligaciones con el SRI 93,72 23,33 0,18% 0,03% -70,39 -0,75

Obligaciones Im. Renta 2.000,00 3.500,00 3,92% 5,21% 1.500,00 0,75

Obligaciones con el IESS 483,19 984,45 1,47% 501,26 1,04

Obligaciones con Empleados 1.247,40 2.494,80 3,72% 1.247,40 1,00

Participaciones por pagar empl. 1.308,21 2.616,42 3,90% 1.308,21 1,00

Total Pasivo Exigible a corto plazo 31.988,66 50.033,23 62,78% 74,55% 18.044,57 0,56

Pasivo Exigible a largo plazo

Ptmos Instituciones Bancarias 10.000,00 8.250,00 19,62% 12,29% -1.750,00 -0,18

Total Pasivo Exigible a corto plazo 10.000,00 8.250,00 19,62% 12,29% -1.750,00 -0,18

Total pasivos 41.988,66 58.283,23 82% 87% 16.294,57 0,39

Total Pasivos + Patrimonio 50.956,57 67.116,82 100% 104% 16.160,25 0,32

36

En el análisis vertical se demuestra las siguientes evidencias en función del activo:

El efectivo y equivalentes para el año 2016 cayó de 3,24% al 1,18%.

La cuenta inventarios subió de 2,94% al 4,84%.

Las cuentas por cobrar subió de 43,17% al 55,72%.

Las cuentas de los activos corrientes tuvieron serios inconvenientes para mantenerse al

mismo nivel del 2015.

La situación económica que vive el país, redujo las ventas, menos clientes contrataron los

servicios y las cuentas por cobrar se incrementaron que ayudaron al desfinanciamiento

para cumplir con las obligaciones mensuales y anuales.

Los activos fijos no tuvieron mayor trascendencia en la variación, sin embargo, a falta de

contratos tuvieron que permanecer en bodega, creando un apalancamiento financiero al

no poder cumplir con las obligaciones operativas.

En la cuenta de los pasivos, es claro el retraso de pago con los proveedores que paso de

24,90% al 35,01%.

De los empleados pasó de 2,45% al 3,72%; que por falta de liquidez se tuvo que negociar

para pagar con las entradas del año 2017.

Las obligaciones con el SRI, IESS, también tuvo que pagarse con intereses al no cumplir

a tiempo algunos meses del año.

El patrimonio no sufrió cambios o variaciones en los dos años operativos.

En el análisis horizontal, se evidencia que la cuenta efectivo, equivalentes se redujo en

un 0,57% e inventario se incrementó en 1,17%. Los pasivos también aumentaron en 56%

frente al año 2015. En conclusión la salud financiera de la empresa para el año 2016, no

es de las mejores, según el gerente de la empresa, se considera una DEBILIDAD.

37

Tabla 25 Gastos

Ingresar Fecha Ingresar Fecha Análisis Vertical Análisis Horizontal

Cuenta de pérdidas y ganancias 31-dic-2015 31-dic-2016 31-dic-2015 31-dic-2016 Importe Variación

Ventas 112.000,00 81.600,00 100,00% 100,00% -30.400,00 27,14%

Costo de Ventas 65.669,00 42.669,00 58,63% 52,29% -23.000,00 35,02%

Margen bruto 46.331,00 38.931,00 41,37% 47,71% -7.400,00 15,97%

Sueldos y Salarios 19.087,37 19.087,37 17,04% 23,39% 0,00 0,00%

Beneficios Sociales 4.607,40 4.607,40

Aportes al IESS y Fondos Reserva 1.360,00 4.168,08 1,21% 5,11% 2.808,08 206,48%

Mantenimiento y reparaciones 509,50 270,80 0,45% 0,33% -238,70 46,85%

Promoción y Publicidad 320,00 691,95 0,29% 0,85% 371,95 116,23%

Combustibles 1.035,90 3.520,26 0,92% 4,31% 2.484,36 239,83%

Seguros y Reaseguros 157,50 157,50 0,14% 0,19% 0,00 0,00%

Suministros y Materiales 1.005,40 1.503,38 0,90% 1,84% 497,98 49,53%

Transporte 677,64 1.182,54 0,61% 1,45% 504,90 74,51%

Agua Luz Tlf 85,19 73,35 0,08% 0,09% -11,84 13,90%

Impuestos y Contribuciones 2.000,00 3.500,00 1,79% 4,29% 1.500,00 75,00%

Depreciación Activos 4.055,15 4.055,15 3,62% 4,97% 0,00 0,00%

Provisión Cuentas Incobrables 440,00 748,00 0,39% 0,92% 308,00 70,00%

Intereses y Comisiones 1.700,00 1.750,00 1,52% 2,14% 50,00 2,94%

Total Gastos 37.041,05 45.315,78 33,07% 55,53% 8.274,73 22,34%

Ganancia del Ejercicio 9.289,95 -6.384,78 8,29% -7,82% -15.674,73 168,73%

38

En el análisis horizontal se evidencia:

Una reducción de las ventas en 27,14%.

El gerente había tomado decisiones para disminuir los costos operativos y redujo un

35,02%.

Sin embargo, los gastos se incrementaron en 15,97%, que limita mantener la rentabilidad

del año 2015.

Es decir, existe una pérdida de $6.384,78 para el año 2016. Desde esa perspectiva es una

DEBILIDAD.

2.5. Matriz interna

La matriz interna examina las áreas internas de la empresa, así como de las implicaciones

estratégicas de los conceptos funcionales importantes para describir las fortalezas y

debilidades.

39

Tabla 26 Matriz interna

Factores internos claves

Fortalezas Valor Clasificación Valor ponderado

F1 Existen políticas para realizar las actividades de limpieza y mensajería 0,08 2 0,16

F2 Las competencias del personal se basan en la experiencia. 0,02 1 0,02

F3 Acceso a fuentes de financiamiento 0,02 1 0,02

F4 Tratan de cumplir con las obligaciones con (SRI, IESS, MRL) 0,08 1 0,08

F5 El auxiliar contable cuenta un software contable. 0,08 2 0,16

F6 Tienen los equipos de limpieza necesario. 0,02 2 0,04

F7 El gerente de la empresa tiene experiencia en el sector de servicios. 0,03 2 0,06

F8 Se elaboran estados financieros 0,08 1 0,08

F9 Tienen un contador externo que supervisa las actividades financieras 0,05 1 0,05

F10 Se evalúa las actividades administrativas y contables. 0,02 1 0,02

Debe ser el 60% 0,48 0,69

Debilidades Valor Clasificación Valor ponderado

D1 La estructura organizacional no está actualizada 0,05 3 0,15

D2 La misión, visión, objetivos y estrategias no están siendo comunicados adecuadamente 0,05 3 0,15

D3 En la empresa no existe una planificación anual y estratégica. 0,1 4 0,4

D4 Ausencia de manuales de funciones y procedimientos. 0,07 4 0,28

D5 No se elabora presupuestos anuales. 0,08 4 0,32

D6 Incremento de los inventario de suministros y materiales de limpieza 0,05 4 0,2

D7 Disminución de cartera de clientes 0,07 4 0,28

D8 Las cuentas por cobrar se incrementaron frente al año 2015 0,03 4 0,12

D9 No se aplica indicadores financieros para medir la salud financiera de la empresa. 0,02 4 0,08

Debe ser el 40% 0,52 1,98

Total 1 2,67

40

Valor

0,0 Sin importancia

1,0 Muy importante

Clasificación del factor externo clave

4 Debilidad Alta

3 Debilidad baja

2 Fortaleza alta

1 Fortaleza baja

Valor Ponderado

4 Más alto posible

La empresa responde de manera sorprendente a las fortalezas y debilidades presentes

en el sector de servicios.

2,5 Promedio

1 Más bajo posible

La estrategia de la empresa no aprovecha las fortalezas para evita las debilidades.

De acuerdo a la matriz interna de la empresa se puede ver claramente que más del 52% son elementos relacionados con la debilidad y el 48%

son fortalezas. Esto significa que está por encima del promedio industrial de 2,5 con una ponderación de 2,67 en términos absolutos. La

empresa debe poner muchos énfasis en fortalecer ciertas variables con estrategias, políticas, relacionados con la oferta de servicios de limpieza

y mensajería.

41

2.6. Análisis FODA

La identificación de fortalezas y debilidades de las compañías, así como las oportunidades y

las amenazas, se considera como una actividad común de las empresas. Lo que suele ignorarse

es que la combinación de estos factores puede requerir de distintas decisiones estratégicas.

(Serna, 2010, pág. 89)

En la matriz FODA se plasman las principales fortalezas y debilidades que se derivaron del

análisis interno, las oportunidades y amenazas del análisis externo, con la realización de este

tipo de matriz se pueden crear estrategias para aprovechar los aspectos positivos y desechar

los negativos, además es una visualización amplia de la situación actual de la empresa. (Orlich,

2010)

Fortalezas: son aquellas capacidades que se encuentran en la empresa y que le

permite tener una buena imagen con respecto a la competencia.

Debilidades: son los factores que ocasionan desfase en la realización de las

actividades que realizan en la empresa y ocasionan un ámbito desfavorable frente

a la competencia.

Oportunidades: son factores que proviene del sector externo y que resultan

positivo para las empresas para lo cual deberá realizar el respectivo análisis.

Amenazas: son factores que proviene del sector externo y que se deberá realizar

un análisis respectivo para poder identificarlos y tratar de eliminarlos debido a

que perjudican a las empresas.

42

2.6. Matriz estratégica

Tabla 27 Matriz estratégica

OPORTUNIDADES AMENAZAS

O1.-La tasa inflación tiene tendencia

constante

A1.-El PIB, en el sector de servicios está

debilitado.

O2.-Aumento de la tasa pasiva en las

instituciones financieras

A2.-Incremento de la tasa activa limita a

acceso al crédito

O3.-Las normativas como la Economía

Popular y Solidaria favorece a las actividades

de limpieza, mensajería, entre otros

A3.-Las leyes laborales limita la contratación

de nuevos empleados

O4.-Existe una diversificación de clientes A4.-Disminución de clientes para el servicio

de limpieza.

O5.-La infraestructura tecnológica a nivel

nacional se ha fortalecido.

A5.-Existencia de empresas que brindan los

mismos servicios y productos (actividades de

limpieza).

O6.-Existen proveedores de productos de

limpieza.

A6.-Los precios de la empresa restan

competitividad en el mercado.

A7.-Las leyes de seguridad social, ha creado

competencia formal.

FORTALEZAS Estrategias F.O. Estrategias F.A.

F1.-Existen políticas para realizar las actividades de limpieza y

mensajería

E1.- Determinar objetivos para el área

administrativa y financiera (O4) (F7)(F8)

E2.-Diseñar la estructura organizacional y

filosofía empresarial (A5) (F2)

E3.- Diseñar planes operativos y estratégico

para la empresa (A5) (F7)

F2.-Las competencias del personal se basan en la experiencia.

F3.-Acceso a fuentes de financiamiento

F4.-Tratan de cumplir con las obligaciones con (SRI, IESS, MRL)

F5.-El auxiliar contable cuenta un software contable.

F6.-Tienen los equipos de limpieza necesaria.

F7.-El gerente de la empresa tiene experiencia en el sector de

servicios.

F8.-Se elaboran estados financieros

F9.-Tienen un contador externo que supervisa las actividades

financieras

F10.-Se evalúa las actividades administrativas y contables.

43

Tabla 27 Matriz estratégica (continuación)

OPORTUNIDADES AMENAZAS O1.-La tasa inflación tiene tendencia constante A1.-El PIB, en el sector de servicios está debilitado.

O2.-Aumento de la tasa pasiva en las instituciones

financieras

A2.-Incremento de la tasa activa limita a acceso al

crédito

O3.-Las normativas como la Economía Popular y

Solidaria favorece a las actividades de limpieza,

mensajería, entre otros

A3.-Las leyes laborales limita la contratación de

nuevos empleados

O4.-Existe una diversificación de clientes A4.-Disminución de clientes para el servicio de

limpieza.

O5.-La infraestructura tecnológica a nivel nacional

se ha fortalecido.

A5.-Existencia de empresas que brindan los mismos

servicios y productos (actividades de limpieza).

O6.-Existen proveedores de productos de limpieza. A6.-Los precios de la empresa restan

competitividad en el mercado.

A7.-Las leyes de seguridad social, ha creado

competencia formal.

Debilidades Estrategias D.O. Estrategias D.A.

D1.- La estructura organizacional no está

actualizada

E4.- Realizar flujogramas para los

procedimientos administrativos y financieros

(D4)(D5) (O4)(O6)

E5.- Proponer la construcción de una página

web, aplicación web, (D7)(D8) (O4)(O6)

E6.- Delegar actividades de cobranzas a una

empresa experta con un porcentaje de

comisiones (A5)(D7) )(D8)

E7.- Proponer un plan de mejora para la salud

financiera. (A6) (D9)

D2.- La misión, visión, objetivos y estrategias no

están siendo comunicados adecuadamente

D3.-En la empresa no existe una planificación anual

y estratégica.

D4.-Ausencia de manuales de funciones y

procedimientos.

D5.-No se elabora presupuestos anuales.

D6.-Incremento de los inventario de suministros y

materiales de limpieza

D7.-Disminución de cartera de clientes

D8.-Las cuentas por cobrar se incrementaron frente

al año 2015

D9.-No se aplica indicadores financieros para medir

la salud financiera de la empresa.

44

3. MARCO TEÓRICO

3.1. Los Sistemas

Desde el punto de vista estratégico los autores Andreu, Ricart, Valor lo definen:

Como el conjunto formal de procesos que, operando con un conjunto estructurado de datos

estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa y para las actividades de

dirección de control correspondientes, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones

necesaria para desempeñar las funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con

su estrategia (Fernández, 2006).

Un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo

común. Aunque existe una gran variedad de sistemas, la mayoría de ellos pueden

representarse a través de un modelo formado por cinco bloque básicos elementos de entrada,

elementos de salida, sección de transformación, mecanismos de control y objetivos

(Fernández, 2006).

En consecuencia, se puede definir a un sistema como un conjunto de datos, procesos, y/o

actividades que están organizados para desempeñar las funciones de la empresa y

conseguir sus objetivos.

3.1.1. Sistema de Control Administrativo

Charles T. Horngren, Gary L. Sundem,William O. Stratton mencionan que:

Un sistema de control administrativo es una integración lógica de técnicas para reunir y usar

información para tomar decisiones de planeación y control, motivar el comportamiento de los

empleados y evaluar el rendimiento.

Los propósitos de un sistema administrativo son los siguientes: a) Comunicar con claridad los

objetivos de la organización, b) Asegurar que los administradores y empleados entiendan las

acciones específicas que se requieren de ellos para alcanzar las metas organizacionales, c)

Notificar los resultados de las acciones a toda la organización, d) Garantizar que los

administradores pueden adaptarse a cambios en el ambiente.

Un sistema de control administrativo bien diseñado, da apoyo, coordina el proceso de toma de

decisiones y motiva a los individuos de toda la organización para que actúen en forma

concertada.

El principal componente de un sistema de control administrativo son los objetivos de la

organización. Porque la atención del sistema de control administrativo se centra en motivar

decisiones que ayuden a que se logren los objetivos de la organización (Horngren, Sundem, &

William, 2006).

45

Un sistema administrativo son los procesos o técnicas destinados al cumplimiento de los

objetivos de la organización que da apoyo y coordinación para la toma de decisiones.

3.1.2. Sistema de Control Financiero

Guerra, Guillermo en su libro cita lo siguiente:

El sistema de control financiero es necesario para dar seguimiento al comportamiento del

negocio. El flujo de caja mensual que se ha proyectado para el año venidero forma parte del

proceso de planificación, así como el estado de ingresos para el año venidero y los balances

proyectados. El componente primario de un sistema de control financiero es el sistema

contabilidad y de registros que permita comparar el estado actual del negocio (mensual,

trimestral, etc.), los flujos de caja, los gastos y otras medidas del comportamiento financiero

que se han proyectado.

El sistema de control financiero permite al administrador observar el impacto financiero de

cambios en una empresa o actividad sobre la operación total y el logro de los objetivos del

negocio. El sistema de control financiero también enfatiza áreas del negocio en las cuales hay

bajo o excesivo cumplimiento de las proyecciones financieras que estaban planificadas

(Guerra, 1992).

Un sistema de control financiero nos permite conocer los cambios en las operaciones que

realiza en la empresa y realizar proyecciones financieras que faciliten el logro de los

objetivos permitiéndonos conocer el estado actual del negocio.

3.2. Control Interno

3.2.1. Antecedentes

Los medios para vigilar las operaciones financieras en las compañías emergieron

espontáneamente en la sociedad, una de las primeras medidas de control fue la práctica

de la partida doble y a partir de este surgió el Control Interno.

Finalizando el siglo XIX los empresarios y hombres de negocios se preocuparon por

formar y establecer sistemas adecuados para proteger los intereses propios, y como

consecuencia del importante crecimiento operario de las entidades se creó sistemas y

procedimientos que previeran o disminuyeran fraudes o errores, comenzando a sentirse

la necesidad de llevar a cabo un control sobre la gestión de los negocios. El control interno

fue creado para detectar fraudes y tratar de controlar el manejo de los fondos y bienes

para la buena administración de las entidades.

46

3.2.2. Definición

Para De Lara, María Isabel. (2007), el Control Interno es:

El control interno se define como el plan de organiacion y el conjunto de métodos y

procedimientos que aseguren qjue los activos están debidamente protegidos, que los registro

contables son didedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y se

cumplen según las directrices marcadas por la Dirección (pág. 21).

Por otra parte, Huilca, Daniela. (2010), define al control interno como:

Las políticas, principios y procedimientos adoptados por la administración para lograr las

metas y objetivos planificados y con el fin de salvaguardar los recursos y bienes económicos,

financieros, tecnológicos a través de su uso eficiente y aplicando la normativa vigente, así

como las políticas corporativas establecidas (pág. 1).

El control interno es un proceso que lo efectúa la directiva de la entidad con la

colaboración de la gerencia y demás personal, que está diseñado para proporcional

seguridad razonable relacionada con el logro de los objetivos. Dentro de la empresa forma

parte del control de gestión constituido por el plan de organización, asignación de

deberes y responsabilidades, el sistema de información financiero y todas las medidas y

métodos encaminados a proteger los activos. Así como también obtener información

confiable y segura para lograr el cumplimiento de las políticas administrativas.

3.2.3. Importancia

La importancia radica en ser el apoyo para el logro de los objetivos de una organización

o entidad, ya que permite el manejo adecuado de los bienes, funciones e información con

el fin de generar un informe confiable y ayudar a que los recursos disponibles sean

utilizados de forma eficiente y basados en criterios que permitan asegurar su integridad,

custodia y registro oportuno, en los respectivos sistemas.

Sin embargo, Pont, Joan y Rocafort, Alfredo. (1997), manifiestan que:

La importancia del control interno varía con la complejidad y dimensión de la empresa, su

actividad principal y los entornos a que se ve sometida. Sin embargo, existen unas

condiciones de eficacia esenciales para lograr un sistema de control interno satisfactorio, que

pueden considerarse las siguientes: a) Objetivos y planes bien definidos, b) Estructura

organizativa sólida, c)Procedimientos efectivos y documentados, d) Sistemas de autorización

47

y registro, e) Competencia e integridad del personal, f) Un órgano de supervisión y vigilancia

(pág. 28).

3.2.4. Objetivos

El control interno fue creado con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos de la

organización, sin embargo este sistema tiene los siguientes objetivos del control interno:

Prevenir el fraude

Obtener información confiable, segura y oportuna.

Identificar errores

Proteger y salvaguardar los bienes y activos de la entidad

Promover la eficiencia del personal

Efectividad y eficiencia de las operaciones

Detectar los riesgos

Cumplir con las leyes y regulaciones

3.2.5. Tipos de control interno

Bueno, María Isabel. (2007), identifica dos tipos de controles que se caracterizan como:

a. Controles Contables: son aquellos que comprenden los metodos y

procedimientos cuya misión es salvaguardar los bienes activos y la fiabilidad de

los registros contrables.

b. Controles Administrativos: se relacionan con la normativa y los procedimientos

existentes en una empresa, estan vinculados a la eficiencia operativa y al

acatamiento de las políticas de la Direccion.

De acuerdo al momento de su aplicación los tipos de control son los siguientes:

a. Controles Previos: son el conjunto de mecanismos y procedimientos que se

utilizan para analizar las operaciones proyectadas, con el propósito de determinar

la veracidad, legalidad y en conformidad con los planes, programas y

presupuestos.

48

Es recomendable realizar un control interno previo, ya que no afecta a las

actividades de la empresa, sin embargo este no garantiza que en el futuro no haya

riesgos o que genere mayores costos que afecten los presupuestos.

b. Controles Concurrentes: son los controles que se desarrollan al momento de

realizar una actividad. En la actualidad existen sistemas computarizados que son

programados para detectar errores y facilitar el control, aunque el más adecuado

sería la supervisión directa.

c. Controles Posteriores: son los que se llevan a cabo cuando las actividades ya

fueron realizadas, evalúan los resultados de las actividades, y los niveles de

eficiencia, eficacia, y efectividad en la utilización de los recursos.

3.2.6. Componentes del Control Interno

El control interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados, como

consecuencia del manejo de la administración por parte de las entidades, están integrados

por procesos administrativos que son:

Ambiente de Control

Evaluación de Riesgos

Actividades de control

Información y Comunicación

Supervisión y Seguimiento

El control interno, consiste en un proceso multidireccional repetitivo y permanente, en el

cual más de un componente influye en los otros y conforman un sistema integrado que

reaccionan dinámicamente a las condiciones cambiantes (Romero, 2012).

Todas las empresas sin importar el tamaño o la actividad a la que se dedican poseen los

mismos componentes y la utilización depende de la entidad, ya que son ellos quienes

dan la dirección y pautas para que funcione el control interno y evaluar los procesos.

49

Figura 18 Componentes de control interno.

Ambiente de Control

Es la atmosfera que envuelve a toda la organización, en la que se encuentran los atributos

individuales, integridad y valores éticos que los empleados requieren para cumplir con

las responsabilidades propias. Es la primera línea de defensa en la organización y la base

para todos los demás componentes del control interno.

Características

Provee disciplina y estructura de las actividades del negocio,

Asigna autoridades y responsabilidades,

Ayuda a organizar y desarrollar al personal

Establece políticas y procedimientos

Influye en la cultura organizacional

Ejerce influencia en el diseño de sus actividades y en la determinación de sus

objetivos.

En el ambiente de control, es posible distinguir los factores estructurados de la organización:

un esquema orgánico acompañado por la asignación de autoridad y responsabilidad; una

efectiva segregación de funciones, comúnmente, reflejada en el sistema de autorización de las

operaciones; en los manuales de funciones, y manuales de procedimientos operacionales; y,

50

en las políticas y procedimientos para la administración del personal. También en el ambiente

de control ocurren otro factores no estructurados, cuyo desarrollo depende de las personas y

de sus creencias, tales como; filosofía y el estilo de operaciones; experiencia de vida; y, el

fomento de un clima ético en el negocio, más allá del simple respeto dela ley (Fonseca, 2011).

Evaluación de riesgos

Es el segundo componente en el que se identifican y analizan los riesgos relevantes para

el logro de los objetivos. Además es la base para mejorar los riesgos, así como también

es el mecanismo para identificar y manejar los riesgos que están asociados con los

cambios que influyen en el entorno de la organización. Es imprescindible que la

organización establezca la misión y objetivos, para poder identificar los factores de riesgo

que puedan amenazar el cumplimiento de los mismos.

Proceso para analizar el riesgo:

Estimación de la importancia del riesgo y efectos.

Evaluación de la probabilidad de ocurrencia

Establecimiento de acciones y controles

Evaluación periódica.

Además, se debe tener en cuenta el riesgo de auditoria que puede ser inherente, de control,

o de detección.

51


Estas se manifiestan en las políticas, sistemas y procedimientos de la entidad, están

orientadas hacia la identificación y análisis de los riesgos que amenazan la misión y los

objetivos de la organización. A continuación alguna de las actividades:

Aprobación o Autorización

Verificación e Inspección

Supervisión y entrenamiento.

Segregación de funciones

Revisión de indicadores de gestión.

Están son realizadas por la gerencia y el equipo de la organización, pueden ser de forma

manual o computarizada, administrativas u operacionales, generales, específicas, y

preventivas.


Están dispersos en toda la entidad de manera amplia, la información debe ser identificada

y comunicada a tiempo a los funcionarios para que cumplan con las responsabilidades.

Por tanto, la información debe poseer adecuados canales de comunicación que permita

conocer a quienes integran la empresa. También son necesarios los canales de

comunicación externa para proporcionar información a terceros y los organismos de

control. Es responsabilidad de la dirección que la información sea enviada en forma clara

y eficiente.

Supervisión y Seguimiento

La gerencia es quien debe llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de los

componentes del sistema de control, es decir tiene la responsabilidad de instalar

desarrollar, y supervisar un sistema de control interno adecuado para la revisión y

evaluación sistemática de los componentes y elementos que lo conforman.

52

Con el propósito de identificar las debilidades del control para innovarlos, eliminarlos o

realizar nuevos controles. Para un adecuado seguimiento se debe tomar en cuenta lo

siguiente:

Evidencia de que el control interno está funcionando.

Que la información esté relacionada y se puede efectuar comparaciones.

Si las actividades son adecuadas, efectivas y confiables.

3.2.7. Métodos para documentar el control interno

Son necesarios para el análisis de las actividades de la empresa y para observar el

cumplimiento de las normas establecidas. Se puede utilizar los métodos de forma

combinada para un mejor desempeño. Existen tres métodos para documentar el

conocimiento del control interno por parte del auditor que es:

Método descriptivo

Método de cuestionarios

Método gráfico.

Método descriptivo

Este método consiste en narrar los procedimientos de control interno, los cuales pueden

estar divididos en actividades, departamentos, empleados, cargos o registros contables.

Presenta una descripción del sistema y de los procesos de control utilizados por el

personal en las diversas unidades administrativas que conforman la organización.

Además, debe detallar por escrito los métodos, registros y formas contables que utiliza la

empresa, quienes lo manejan o custodian.

Método de cuestionario

Este método emplea el uso de cuestionarios que contienen un listado de preguntas con las

cuales se pretende evaluar las debilidades y fortalezas del sistema de control interno y

deben ser aplicados a cada una de las áreas determinadas por el auditor.

53

Para la elaboración de las preguntas el auditor debe conocer los puntos en donde se

puedan presentar deficiencias, para así formular las preguntas claves que le permita

evaluar a la empresa, es decir que el cuestionario indicara la existencia de medidas de

control si su respuesta es afirmativa, y, si las respuestas son negativas señalaran las

debilidades del sistema.

Método gráfico

Es la representación gráfica, simbólica y secuencial de los procesos, actividades,

operaciones, movimientos, o procedimientos ejecutados en cada uno de los

departamentos operacionales de la entidad.

Flujograma

La técnica de flujograma conocida también como diagrama es una herramienta muy

valiosa que servirá como ilustración grafica de las operaciones y procedimientos dados

en un sistema.

Los flujogramas utilizan una variedad de símbolos definidos donde cada uno representa un

paso del proceso, y la ejecución de dicho proceso es representado mediante flechas que van

conectando entre ellas los pasos que se encuentran entre el punto de inicio (comienzo) y punto

de fin del proceso (final). Una característica importante de los diagramas de flujo es que sólo

pueden poseer un único punto de inicio o comienzo, y un solo punto final o de fin del proceso

(Definición, 2012).

La utilización de los diagramas de flujo es de gran importancia porque permiten la

visualización de las actividades y distribuye el trabajo. Además, el análisis de este ayuda

a comprender el sistema de información de las operaciones y procedimientos de la

empresa.

Simbología del flujograma

Se los utiliza en la graficación de las rutinas de procedimientos. Pueden clasificarse en

dos clases:

54

Símbolos tradicionales

Figura 19 Símbolos Tradicionales

Operación

Inspección

Transporte

Demora

Almacenamiento

55

Símbolos modernos

Figura 20 Símbolos Modernos.

Descripción de los símbolos

Operación: se utiliza este símbolo cuando ocurre un cambio o un avance en la

actividad. Unos autores lo representan con un rectángulo o con un círculo para

representar esta acción dentro del diagrama.

Título del puesto y/o unidad administrativa

Alternativa de decisiones

Formulario, documento, etc…

Recibir, autorizar, elaborar pagar, entregar, chequear, etc.

Conector en la misma hoja

Conector en otra hoja

Operación-inspección

56

Transporte- Movimiento: flecha ancha que representa el envío de un

documento.

Punto de decisión: diamante, se coloca en la parte del procedimiento en la que se

debe tomar una decisión.

Inspección: sirve para indicar que el flujo del procedimiento se ha detenido y

comprobar si está avanzando de acuerdo a lo planificado. Algunos autores lo

representan por medio de un círculo grande, o por un cuadrado que representa la

acción de una operación.

Documentación: rectángulo con la parte inferior en forma de onda, utilizado para

indicar que una actividad tiene información registrada en documentos.

Espera- Demora: su símbolo es la letra D en mayúscula que se utiliza cuando un

ítem o persona debe esperar, o cuando un ítem se coloca en almacenamiento

provisional.

57

Archivo- Almacenamiento: triangulo invertido que representa a un artículo

almacenado o a un documento archivado.

Conector: circulo pequeño que indica que el output de una parte del diagrama

servirá para el input de otro diagrama.

Dirección del flujo: flecha que indica la dirección y el orden del proceso, además

indica el movimiento de un símbolo a otro.

Transmisión: es una flecha quebrada utilizada para identificar cuando ocurre la

transmisión inmediata de la información.

Límites: representado por un circulo alargado para indicar el inicio o el fin de un

proceso.

58

3.3. Modelos de control interno: COSO

3.3.1. COSO

COSO es una organización voluntaria del sector privado establecida en los EE UU,

dedicada a proporcionar liderazgo intelectual referente a la gestión del riesgo

empresarial (ERM), el control interno, y la disuasión del fraude. Las organizaciones son:

La Asociación Americana de Contabilidad

El Instituto Americano de Contadores Públicos Certificados

Ejecutivos de Finanzas Internacional

El Instituto de Auditores Internos

La Asociación Nacional de Contadores (ahora el Instituto de

Contadores Administrativos

Fue fundada en 1985, promovida por las malas prácticas empresariales para estudiar los

factores que pueden dar lugar a información financiera fraudulenta y establecer

recomendaciones a las organizaciones.

COSO define el control interno como un proceso, ejecutado por la junta de directores, la

administración principal y otro personal de la entidad, diseñado para proveer seguridad

razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización (Romero, 2012).

3.3.2. COSO I

Publicado en el año del 1992 como el primer informe “Internal Control - Integrated

Framework” denominado COSO I cuyo objetivo es facilitar a las entidades a evaluar y

mejorar los sistemas de control interno, incorporando esta metodología en las políticas,

reglas y regulaciones dentro de las actividades de control para alcanzar sus objetivos.

Según, COSO el Control Interno es un proceso llevado a cabo por la dirección y el resto del

personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad

razonable en cuanto a la consecución de objetivos dentro de las siguientes categorías

(Asociación Española para la Calidad (AEC), 2012):

59

Eficacia y eficiencia de las operaciones

Confiabilidad de la información financiera

Cumplimiento de las leyes, reglamentos y normas que sean aplicables (Asociación

Española para la Calidad (AEC), 2012).

La estructura del COSO I

Ambiente de Control


Actividades de Control


Monitoreo

3.3.3. COSO II

A fines de septiembre del año 2004, se publicó el “Enterprise Risk Management -

Integrated Framework” (COSO II) Marco integrado de Gestión de Riesgos el cual amplia

el concepto de control interno sobre la identificación, evaluación y gestión de riesgos.

Este enfoque toma aspectos importantes que el COSO I no considera como son el

establecimiento de objetivos, identificación al riesgo y respuesta al riesgo.

Figura 21 Comparación COSO I Y COSO II.

60

Estructura del COSO II (ERM)

Ambiente de control

Establecimiento de objetivos

Identificación de eventos


Respuesta a los riesgos


Información y comunicación

Supervisión

Los ocho componentes están relacionados entre sí y alineados con los objetivos

estratégicos, operativos, de información y de cumplimiento. Además, son realizados por

el director, la gerencia y todos los miembros de la organización.

3.3.4. COSO III

En mayo de 2013 el Comité COSO publicó la actualización del Marco Integrado de

Control Interno, cuyos objetivos son: aclarar los requerimientos del control interno,

actualizar el contexto de la aplicación del control interno a muchos cambios en las

empresas y ambientes operativos, y ampliar su aplicación al expandir los objetivos

operativos y de emisión de informes (AUDITOL, 2013).

En consecuencia, esta versión introduce un marco integrado de gestión de riesgos que

pretende mejorar la agilidad de los sistemas de gestión para adaptarse a los entornos,

además de fijar una mayor confianza en la eliminación de riesgos y consecución de sus

objetivos.

61

Figura 22 COSO III.

3.3.5. MICIL

El marco integrado de control interno fue desarrollado por los requerimientos de los auditores

externos, como base para determinar el grado de confiabilidad en las operaciones realizadas y

las registradas, a partir de la evaluación. Con el desarrollo de las funciones de control y

auditoría profesional las organizaciones han llegado a crear y constituir las “Direcciones

ejecutivas de auditoría interna” (DEAI) de las entidades y empresas, cuya principal actividad

está dirigida a la evaluación del control interno orientado hacia la evaluación de los riesgos

respecto al eficiente uso de los recursos, el eficaz logro de los objetivos para los cuales se creó

la entidad (Enriquez, 2014).

Es aplicable a las medianas y pequeñas organizaciones tomando en consideración los

recursos humanos, financieros, económicos y tecnológicos. Elaborado en el año 2016

este modelo se basa en el COSO I orientado a facilitar la consecución de los objetivos de

la organización, la eficiencia y eficacia de las operaciones, la confiabilidad de la

información financiera y de gestión, protección de los activos y cumplimiento de las

disposiciones legales.

62

Figura 23 MICIL.

3.3.6. COBIT

Es una herramienta de tecnología de información para uso de las entidades, desarrollado

por ISACA. Proporciona buenas prácticas para los procesos de negocios y la información

resultante, este modelo enlaza los objetivos del negocio con los objetivos de tecnologías

de información proporcionando métricas para evaluar la confiabilidad o grado de

dependencia que el negocio puede tener en un proceso al alcanzar los objetivos.

Se aplica a los sistemas de información de toda la empresa, incluyendo los computadores

personales y las redes. Está basado en la filosofía de que los recursos TI necesitan ser

administrados por un conjunto de procesos naturalmente agrupados para proveer la

información pertinente y confiable que requiere una organización para lograr los

objetivos (BitCompany, 2015).

http://www.monografias.com/trabajos38/cobit/cobit.shtml

63

Figura 24 Cubo COBIT.

Nota: ISACA.com

64

4. PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LA EMPRESA EMPLEFAST

CIA. LTDA.

Después de analizar la situación actual de la empresa, donde se evidencia una reducción

de los ingresos, por varios factores, entre ellos, la falta de una estructura organizacional,

deficiencia en las cuentas por cobrar, no se mide la salud financiera entre otros. A

continuación se aplica el cuestionario de control interno al área financiera y

administrativa:

EMPLEFAST CIA. LTDA

CUESTIONARIO DE

CONTROL INTERNO

REF:

Para la calificación se ha considerado la ponderación máxima 4 y la mínima 0; pero cuando responde No la ponderación será el

indicador para medir el riesgo.

Ambiente de Control

No

.

FACTORES DE CONTROL CLAVE REF

RESPUESTAS POND CALF

Observaciones

PREGUNTAS. SI = X NO = 0 N/A

Demuestra compromiso con la

integridad y los valores éticos

1. ¿El personal demuestra compromiso con la

integridad y valores éticos? 1 3 4 3

2. ¿Se aplica parámetros y normativas internas

de la empresa? 2 2 4 2

Ejerce responsabilidad de supervisión - -

3. ¿El contador supervisa el trabajo del asistente contable?

1 3 4 3

4.

¿Hay una comunicación fluida entre los

responsables del área operativo,

administrativo y financiero?

2 2 4 2

Establece estructura, autoridad, y

responsabilidad - -

5. ¿Existe una estructura organizativa definida

en la empresa? 1 3 4 3

6. ¿La empresa cuenta con indicadores para

medir la salud financiera de la empresa? 0 4 4 4

7. ¿Se elabora presupuestos en la empresa? 1 3 4 3

8. ¿Las funciones y responsabilidades del personal están documentadas?

0 4 4 4

Demuestra compromiso para la

competencia laboral - -

11. ¿El personal administrativo y financiero demuestra capacidad, aptitud y actitud

hacia las tareas?

4 0 4 -

12. ¿Se evalúa el desempeño del personal al final de un periodo (mensual - anual)?

1 3 4 3

Hace cumplir con la responsabilidad - -

13.

¿Existe sistemas de reconocimientos por el

logro de objetivos administrativos y financieros?

0 4 4 4

14. ¿Existe metas, objetivos definidos en el

área administrativo y financiero? 0 4 4 4

Total 48 35,0

Elaborado por: Revisado por:

Fecha: 05/05/2016 Fecha: 11/05/2016

65

EMPLEFAST CIA. LTDA

CUESTIONARIO DE

CONTROL INTERNO

REF:

Para la calificación se ha considerado la ponderación máxima 4 y la mínima 0; pero cuando responde No la

ponderación será el indicador para medir el riesgo.

Evaluación del riesgo

N

o

FACTORES DE CONTROL

CLAVE REF RESPUESTAS Observacione

s PREGUNTAS. SI = X NO = 0 N/A POND CALF

Especifica objetivos relevantes

1.

¿La administración de la empresa ha

establecido objetivos y metas

corporativos?

1 3 4 3

2.

¿Las estrategias son comunicadas a

los empleados de la empresa

periódicamente?

1 3 4 3

4. ¿Los objetivos empresariales se

alienan al de los empleados? 0 4 4 4

5. ¿El contador hace las tareas de un

financiero? 2 2 4 2

Identifica y analiza los riesgos - -

6. ¿Se identifica y se analiza los riesgos

potenciales existentes en la empresa? 0 4 4 4

Evalúa el riesgo de fraude - -

7.

¿La administración verifica y notifica

el riesgo de pérdida, faltante de

productos o montos económicos?

4 0 4 -

8. ¿Existen auditorias o sistema de

control interno en la empresa? 0 4 4 4

9. ¿Se respaldan los documentos de las

transacciones contables y tributarias? 3 1 4 1

Identifica y analiza cambios

importantes - -

10

.

¿Los empleados de la empresa toman

decisiones son consultar al gerente? 0 4 4 4

11

.

¿El contador y asistente contable tiene

la potestad de realizar pagos,

inversiones u otras actividades

financieras?

0 4 4 4

12

.

¿Existe una rotación de personal en la

empresa? 3 1 4 1

Total 44 30


Fecha: 05/05/2016 Fecha: 11/05/2016

66

EMPLEFAST CIA. LTDA

CUESTIONARIO DE

CONTROL INTERNO

REF:

Para la calificación se ha considerado la ponderación máxima 4 y la mínima 0; pero cuando responde No la

ponderación será el indicador para medir el riesgo.


No

FACTORES DE CONTROL

CLAVE REF

RESPUESTAS

Observaciones

PREGUNTAS. SI =

X

NO =

0 N/A POND CALF

Selecciona y desarrolla

actividades de control

1.

¿Existen formatos para un control

de ingresos, salidas, compras,

ventas de productos y servicios de

limpieza?

2 2 4 2

2.

¿Las actividades administrativas y

financieras poseen indicadores de

gestión?

0 4 4 -

4. ¿Existe fondos de caja chica en la

empresa? 4 0 4 4

5.

¿Las conciliaciones son

contrastadas con los libros de

contabilidad?

4 0 4 4

6.

¿La contabilización de ingresos,

egresos se realiza en un sistema

contable?

4 0 4 4

7.

¿Existe una comunicación con el

bodeguero para cruzar

información?

4 0 4 4

8. ¿Se da un seguimiento al uso de los

activos fijos? 1 3 4 1

9. ¿La empresa posee fondos de

seguridad para tiempo de crisis? 1 3 4 1

10. ¿Existe política para la venta a

crédito? 0 4 4 -

Selecciona y desarrolla controles

generales sobre tecnología - -

11. ¿Se dispone de una infraestructura

tecnológica actualizada? 3 1 4 3

12. ¿Existe claves para la seguridad

financiera? 2 2 4 2

13.

¿El personal administrativo y

contable esta capacitados en las

TIC´s?

1 3 4 1

Se implementa a través de

políticas y procedimientos - -

14.

¿El personal administrativo y

financiero cumplen con las tareas

asignadas a tiempo?

0 4 4 -

Usa información Relevante - -

15.

¿Las decisiones en la empresa se

toman en función de la información

financiera?

1 3 4 1

Total 56 27


Fecha: 05/05/2016 Fecha: 11/05/2016

67

EMPLEFAST CIA.

LTDA

CUESTIONARIO DE

CONTROL INTERNO

REF:

Para la calificación se ha considerado la ponderación máxima 4 y la mínima 0; pero cuando responde

No la ponderación será el indicador para medir el riesgo.


N

o.

FACTORES DE CONTROL CLAVE

REF

RESPUESTAS OBSERVACION

ES PREGUNTAS. SI = 1

NO =

0 N/A POND CALF

Comunica internamente

1.

¿El área operativa y administrativa

suministra información diariamente a

contabilidad? 2 2 4 2

2.

¿Los reportes e informes están

debidamente respaldados al enviar a

contabilidad? 2 2 4 2

3. ¿Los estados financieros se realizan

mensualmente? 0 4 4 4

4. ¿El gerente utiliza información contable

y financiera para tomar decisiones? 0 4 4 4

5.

¿Existe un intercambio de información

en el tiempo requerido entre todas las

áreas de la empresa? 1 3 4 3

6. ¿Considera que la información emitida

por el asistente contable es entendible? 0 4 4 4

Comunica externamente - -

8.

¿Las sugerencias, quejas son recogidas

y comunicadas a los empleados

administrativos y financieros? 0 4 4 4

9. ¿El contador labora bajo dependencia? 0 4 4 4

1

0.

¿El asistente contable cumple a

cabalidad las actividades contables y

tributarias? 2 2 4 2

1

1.

¿Existe problemas legales con el IESS,

SRI, MRL u otros? 1 3 4 3

Total 40 32 Elaborado por: Revisado por:

Fecha: 05/05/2016 Fecha: 11/05/2016

68

EMPLEFAST CIA.

LTDA

CUESTIONARIO DE

CONTROL INTERNO

REF:

Para la calificación se ha considerado la ponderación máxima 4 y la mínima 0; pero cuando

responde No la ponderación será el indicador para medir el riesgo.

Supervisión y monitoreo

No.

FACTORES DE

CONTROL

CLAVE REF

RESPUESTAS Observacione

s

PREGUNTAS. SI = 1 NO = 0 N/A POND CALF

Conduce

evaluaciones

continuas y/o

independientes

1.

¿Se realiza

supervisiones,

controles

continuamente a las

actividades

administrativas y

financieras?

1 3 4 3

2.

¿El gerente es

quien realiza las

evaluaciones

administrativas y

financieras?

4 0 4 -

Evalúa y

comunica

deficiencias

- -

3.

¿Las deficiencias y

errores son

corregidas

oportunamente?

1 3 4 3

4.

¿Existe métodos,

mecanismos o

procedimientos

para corregir

errores?

0 4 4 4

Total 16 10


Fecha: 05/05/2016 Fecha: 11/05/2016

69

EMPLEFAST CIA. LTDA

CUESTIONARIO DE

CONTROL INTERNO

REF

Componentes Ponderació

n Total

Calificación

Total

Nivel de

Confianza Nivel de Riesgo

Ambiente de control 48 35 72,92% 27,08%

Evaluación de riesgos 44 30 68,18% 31,82%

Actividades de control 56 27 48,21% 51,79%

Información y comunicación 40 32 80,00% 20,00%

Supervisión y monitoreo 16 10 62,50% 37,50%

Total 204 134,0 66% 34,31%

Zona Crítica 10% - 30% Situación de Debilidad

Zona de Oportunidad 31% - 60% Debilidad Discreta

Zona de Éxito 61% - 95% Situación de Fortaleza

Lo que implica que el sistema de control interno es; un nivel de confianza del 66%,

zona de oportunidad – debilidad discreta; y un nivel de riesgo de 34,31,83%, también

una debilidad discreta.


Fecha: 05/05/2016 Fecha: 11/05/2016

0,00%10,00%20,00%30,00%40,00%50,00%60,00%70,00%80,00%

Ambiente de Control




Supervición y monitoreo

Informe de control interno

Nivel de Riesgo Nivel de Confianza

70

EMPLEFAST CIA.

LTDA

HOJA DE HALLAZGO REF

Ambiente de control

En este componente se evidencia la integridad, valores éticos, competencia de las

personas, experiencia, dedicación, filosofía empresarial. La empresa carece de

instrumentos que ayuden desconcentrar actividades administrativas y financieras.


Es aquella que evalúa los objetivos financieros, administrativos y de cumplimiento

donde se identifica el riesgo inherente, auditoria y de control. La salud financiera de

la empresa cíclica cuando los factores externos tienen consecuencias (dinamismo

económico) en las operaciones de limpieza y mensajería de la empresa.


El manifiesto de las políticas, sistemas, procedimientos, no ayudan a cumplir las

tareas, metas, objetivos; porque, no están desarrolladas y documentadas en la empresa.


Se analiza la información, que sea adecuada y oportuna. El gerente de la empresa no

tiene apertura o predisposición para gestionar una comunicación efectiva, horizontal

con el resto de niveles administrativos y financieros.

Supervisión y monitoreo de actividades

Es la retroalimentación que se ejerce al cumplimiento de las políticas, estrategias,

objetivos se determina que es una debilidad al no haber sistemas, hojas de control,

indicadores que ayuden a fortalecer la salud financiera de la empresa.

71

EMPLEFAST CIA.

LTDA

HOJA DE HALLAZGO REF

Conclusión:

La gerencia de la empresa ha sustentado la empresa en base a la experiencia, mas no

en las herramientas administrativas, financieras y tecnológicas. Sin embargo, ha

conquistado clientes, opera con normalidad, genera ingresos y se está operando.

Momentos, donde la economía limita, reduce la capacidad operativa, pase ciertos

apuros económicos al no cumplir obligaciones a tiempo, incremento de cuentas por

pagar, busca financiamiento, con el propósito de mantener a la empresa.

Recomendaciones

Las mejorar administrativas y financieras permiten trabajar bajo parámetros,

objetivos, normas y estrategias para alinear a los empleados, motivarlos, reconocer la

labor, con el fin asignar recursos de acuerdo a las necesidades.

Diseñar una estructura organizacional

Determinar y describir funciones y responsabilidades

Desarrollar un plan estratégico donde se incluya misión, visión, objetivos,

planes operativos y estratégicos

Levantar procedimientos de las actividades administrativas y financieras para

aplicar en la empresa.

Aplicar indicadores de gestión y financieros para medir la salud financiera

Comprobar si el estudio realizado mejora en algo la salud financiera de la empresa.

4.1. Propuesta administrativa y financiera

Una propuesta consiste en diseñar, documentar acciones que permita disminuir el riesgo

al: disminuir los gastos operativos, cumplir con las normativas, políticas, gestionar las

cuentas exigibles de los estados financieros y analizar constantemente la salud financiera

de la empresa.

72

GERENCIAGERENCIA

SERVICIOS LIMPIEZA -

MENSAJERÍA

SERVICIOS LIMPIEZA -

MENSAJERÍA

CONTABILIDAD -

FINANCIERO

CONTABILIDAD -

FINANCIEROVENTAS -LOGÍSTICAVENTAS -LOGÍSTICA

APOYO

ADMINISTRATIVO

APOYO

ADMINISTRATIVO

GESTIÓN EMPRESARIAL

ESTRATEGIA OBJETIVOS

ACTIVIDAD - METAS

JUNTA DE SOCIOS

JUNTA DE SOCIOS

Figura 25 Organigrama estructural propuesto

73

GERENCIA

Fijar objetivos, estrategias

y administrar el negocio

GERENCIA

Fijar objetivos, estrategias

y administrar el negocio

Personal de Limpieza -

mensajería

Realizar actividades diarias

de limpieza y mensajería

Personal de Limpieza -

mensajería

Realizar actividades diarias

de limpieza y mensajería

Auxil iar contable – Contador

Contabil izar, ingresos, egresos diarios

y cumplir con las obligaciones de

organismos de control.

Auxil iar contable – Contador

Contabil izar, ingresos, egresos diarios

y cumplir con las obligaciones de

organismos de control.

Vendedor

Organizar y distribuir

material publicitario,

traslado del personal al lugar

de trabajo

Vendedor

Organizar y distribuir

material publicitario,

traslado del personal al lugar

de trabajo

Asistente administrativo

Apoyar al gerente con el

control del personal y

obligaciones


Apoyar al gerente con el

control del personal y

obligaciones

SOCIOS

Tomar decisiones

empresariales

SOCIOS

Tomar decisiones

empresariales

Figura 26 Organigrama funcional

74

EMPLEFAST CIA.

LTDA

Responsabilidades y

funciones

Código:

Fecha: 01/10/2016

Información general del puesto

Nombre del puesto: Gerente

Reporta a: Junta de socios

Supervisa a: Vendedor, Asistente administrativo, Personal de limpieza

- Mensajería y Asistente Contable - Contador

Objetivo del puesto

Administrar y tomar decisiones gerenciales para generar rentabilidad

sustentada en la empresa

Funciones

Toma de decisiones estratégicas relacionadas con el crecimiento de la misma

Rendir cuentas justificadas de su gestión

Responsable de administrar y dirigir en su totalidad a toda la empresa

Coordina y controla las actividades administrativas

Desarrollar estrategias para alcanzar los objetivos y metas

Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente al personal

Firmar cheques de la compañía

Ser el representante de la empresa en actos comerciales y administrativos

Analizar los estados financieros para la toma de decisiones

Aprobar proyectos, normativas, políticas que favorezcan al crecimiento de la

empresa

Respetar y hacer respetar los valores, misión y visión de la empresa

Convocar a reuniones para analizar la situación empresarial de la empresa

Aprobar los montos para el presupuesto anual de la empresa

Participar en los procesos de servicios contables y auditorias

Aprobar el plan de marketing para mejorar la competitividad de la empresa

Formación

Nivel de Educación Superior en las carreras de Administración de Empresas,

Economía, Finanzas o afines

Experiencia

Experiencia en puestos similares de 2 a 4 años

Aptitudes

Trabajo en equipo, responsabilidad, y atención.

Firma: Autorizada

75

EMPLEFAST CIA. LTDA Responsabilidades y

funciones

Código:

Fecha: 01/10/2016


Nombre del puesto: Asistente Contable – Contadora

Reporta a: Gerencia

Supervisa a: Ninguno

Objetivo del puesto

Registrar ingresos y egresos en un sistema contable para generar informes

contables para tomar decisiones empresariales.

Funciones

Pago a proveedores

Nóminas y Planillas

Pago de impuestos.

Créditos y cobranzas a clientes

Registrar los ingresos y egresos en el sistema contable

Registrar las actividades contables que se realiza en el área contable

Aplicar arqueos de caja diariamente

Realizar conciliaciones bancarias

Almacenar documentos de respaldos contales y auditorias.

Emitir reportes contables para el pago de proveedores

Emitir reportes para el pago de proveedores y de las cuentas por cobrar

Presentar informes para la toma de decisiones financieras.

Elaborar los estados financieros de la empresa.

Procesar, codificar y contabilizar los diferentes ingresos y egresos de

adquisiciones de activos fijos.

Registrar las facturas de las ventas de servicios contables

Elaborar comprobantes de ingreso y de salida.

Elaborar cheques para el pago de empleados, proveedores y servicios

Revisar y aplicar las normas aceptadas de contabilidad

Formación



Experiencia


Aptitudes


Firma: Autorizada

76

EMPLEFAST CIA. LTDA Responsabilidades y

funciones

Código:

Fecha: 01/05/2012


Nombre del puesto: Asistente Administrativo

Reporta a: Gerente

Supervisa a: Ninguno

Objetivo del puesto

Emitir informes financieros, administrativos y contables para la toma de

decisiones en la empresa diariamente y anualmente

Funciones

Proponer misión, visión, valores y principios empresariales

Aplicar una comunicación horizontal en los niveles jerárquicos de la

empresa

Controlar la cartera vencida y montos a cobrar

Revisar el cronograma de pagos

Realizar el reporte diario de cobranzas

Analizar la cartera vencida

Llevar el control de los depósitos e ingresos

Aplicar herramientas de mejora para la gestión administrativa

Recibir reportes contables y administrativos para analizarlos y enviarlos a

gerencia

Aplicar liderazgo participativo en la empresa

Realizar reuniones con el personal interno y externo mensualmente.

Formación



Experiencia


Aptitudes


Firma: Autorizada

77

4.2. Filosofía empresarial

Valores

Principio

Objetivos Misión Visión

Estrategias

Mapa estratégico

Balanced ScoreCard

EMPLEFAST CIA.

LTDA

Figura 27 Filosofía empresarial

78

Objetivos

Medir constantemente la salud financiera de la empresa.

Gestionar las cuentas por cobrar (cobranzas).

Negociar con los proveedores interno y externo para cancelar las deudas.

Apoyar a la gestión de ventas en desarrollar y construir una plataforma

tecnológica.

Coordinar reuniones con el asistente contable, a administrativo para elaborar

estados financieros

Valores corporativos

Puntualidad

Honestidad

Responsabilidad

Solidaridad

Principios corporativos

Trabajo en Equipo

Compromiso en el Servicio

Cultura de Calidad

Cultura de Innovación

Desarrollo y Bienestar del Recurso Humano

Políticas de la empresa

Elaborar estados financieros mensualmente.

La contabilización de ingresos y egresos debe tener un corte al 25 de cada mes.

Las cuentas por cobrar solo debe ser 10% de las ventas.

Los pagos se realizaran cada 15 después del corte contable.

El vendedor debe elaborar presupuestos de comercialización.

Delegar funciones para que tomen decisiones empresariales.

79

Misión propuesta:

Empresa soluciona problemas de aseo, mensajería de hogares, oficina, piscinas, empresas

públicas y privadas los 365 días al año.

Visión propuesta:

Proponemos soluciones a los problemas, no realizamos limpieza y mensajería.

Estrategias

Se presenta en el mapa estratégico.

80

Tabla 28 Encadenamiento causa-efecto

Perspectiva Encadenamiento causa – efecto Objetivo Estrategias -

Medidas

Financiero

Incrementar en 5 al 8% el margen de

rentabilidad de la empresa sobre ventas.

ROA –ROE,

liquidez,

Rentabilidad $200

Clientes

Comunicar y dar seguimiento al cliente pos

venta de los servicios de limpieza y mensajería

Recuperar la carteara

de clientes $100

Proceso

Internos

Descentralizar actividades administrativas y

financieras para agilitar, asignar y proveer

recursos al operativo

Procedimientos,

funciones, estructura

organizacional y

gestión de cobranzas

$200

Aprendizaje

y tecnología

Contar con personal competente y certificado

en actividades de limpieza y mensajería

Sitio web, redes

sociales $600

Incrementar y mantenr la

rentabilidad entre el 5 al

8%

Recuperación clientes

o cartera

Estructura

organizacional y

filosofía empresarial

Procedimientos

administrativos y

financieros

Plataforma

tecnológico sitios web

Competencias y

certificaciones laborales

SETEC

Mayor empoderamiento

del vendedor

Servicios precios referencial Comunicación

comercial mediante

plataforma

tecnológica

81

4.2.1. Objetivo

Establecer los procedimientos necesarios para seleccionar a los proveedores, con el fin de

establecer una buena relación comercial y contribuir con la toma de decisiones.

4.2.2. Alcance

Los procedimientos de este sistema aplican a todos los proveedores de productos,

materiales, suministros y maquinaria necesarios para el desempeño normal de las

actividades de la empresa EMPLEFAST CÍA. LTDA.

4.2.3. Políticas de control interno

Todos los bienes que la empresa adquiera deberán provenir de los proveedores

que hayan pasado el proceso de selección.

El gerente general es el responsable de las negociaciones con los proveedores

y será quien firme los contratos y acuerdos de compra.

Solicitar cotizaciones para poder evaluar a los proveedores de acuerdo a

criterios de calidad, plazos de entrega, seriedad y precios.

Seleccionar al o los proveedores más idóneos que puedan cubrir nuestros

requerimientos.

Realizar los procedimientos de este sistema cuando exista la necesidad.

4.2.4. Responsables

Gerente general

Jefe de compras

82

4.2.5. Procedimientos: selección de proveedores

EMPLEFAST CIA. LTDA.

SELECCIÓN DE PROVEEDORES

N° RESPONSABLE ACTIVIDADES

1 JEFE DE COMPRAS

Buscar proveedores para adquirir los bienes

necesarios para cumplir con el objeto de la

empresa.

2 JEFE DE COMPRAS Solicitar a los proveedores cotizaciones

3 JEFE DE COMPRAS Recibir las cotizaciones de cada proveedor.

4 JEFE DE COMPRAS Analizar las mejores propuestas para evaluar los

precios del bien ofertado.

5 JEFE DE COMPRAS

Solicitar y recibir una muestra o demostración

para evaluar la calidad el cumplimiento, seriedad

y entrega a los proveedores

6 JEFE DE COMPRAS Realizar un informe con los resultados de los

criterios evaluados.

7 JEFE DE COMPRAS Enviar el informe al gerente general

8 GERENTE GENERAL Aprobar la negociación, y acuerdo de compra.

9 GERENTE GENERAL Firmar el acuerdo con el proveedor seleccionado.

83

4.2.6. Diagrama de flujo

Selección de Proveedores

ProveedoresJefe de Compras Gerente

Inicio

Firma el acuerdo

con el proveedor

seleccionado

Recibe las

cotizaciones

Entrega las

Cotizaciones

Solicita

Cotizaciones

Realiza un informe

con resultados

Fin

Analiza las mejores

Propuestas

Solicita y Recibe la

muestra o

Demostración

Busca Proveedores

Recibe el informe

Figura 28 Diagrama selección de proveedores

84

4.2.7. Documento de control

EMPLEFAST CIA.

LTDA

DOCUMENTO DE

CONTROL

Quito DM, 12 de enero del 2017

Señor

Luis Medina

Gerente Comercial

Distribuidora Génesis

Asunto: Solicitud de cotización:

Hemos observado con agrado sus catálogos, nos han parecido adecuados y por eso muy

cordialmente le solicito me coticen los siguientes productos:

Desinfectantes

Detergentes

Etc.

Adicionalmente deseo conocer la forma de pago, el medio utilizado para el despacho y el

tiempo de entrega.

Atentamente,

………………

Fabián Vásconez

Gerente General

85

4.3. Compra de materiales

4.3.1. Objetivo

Establecer los procedimientos necesarios para realizar las compras de materiales que se

utilizan para cumplir el objeto de la empresa.

4.3.2. Alcance

Los procedimientos de este sistema inician con la orden de requisición y llega hasta el

envió de facturas a la unidad financiera.


Todas las compras deben estar respaldadas por su respectiva requisición y

orden de compra.

La orden de requisición se realizara después del informe de bodega.

La orden de requisición deberá especificar de forma clara las características

de los materiales o productos a ser adquiridos.

El gerente general será el responsable de aprobar la requisición de compras.

El jefe de la unidad de compras deberá elaborar la orden de compra y esta debe

estar numerada en forma consecutiva.

Los proveedores son seleccionados previamente por el gerente general, para

acortar el sistema de compra.

Será la unidad financiera quien realice los respectivos pagos.

Todo será documentado y archivado para su sustento.

4.3.4. Responsables

Gerente general

Jefe de la unidad de compras

Proveedor

86

4.3.5. Procedimientos: compra de materiales


COMPRA DE MATERIALES


1 JEFE DE COMPRAS Genera la orden de requisición y la

envía al gerente general.

2 GERENTE GENERAL Aprueba la orden de requisición.

3 JEFE DE COMPRAS Realiza la orden de compra y lo

envía al proveedor.

4 JEFE DE COMPRAS Realizar la compra y recibir los

materiales solicitados.

5 JEFE DE COMPRAS Recibir facturas y documentos de

soporte

6 JEFE DE COMPRAS

Enviar las facturas y documentos de

soporte recibidos a la unidad

financiera para su contabilidad.

87


Compra de Materiales

GerenteJefe de Compras Contabilidad

Inicio

Realiza la orden de

compra y la envía

al Proveedor

Fin

Recibe el informe

Genera la orden de

Requisición Aprueba la Orden

Recibe las facturas

y la envía a

Contabilidad

Realiza la compra

y recibe los

materiales

Figura 29 Diagrama compra de materiales.

88

4.3.7. Documento de Control

EMPLEFAST CIA. LTDA

REQUISICIÓN DE COMPRA

RUC:1792062357001

Departamento que solicita: N.-….

Fecha de pedido: Fecha de entrega:

CANTIDAD UNIDAD ARTÍCULOS

Elaborado por: ……………….………… Recibido por: ………………………..

Autorizado por:………………………………….

89

4.4. Sistema de Control Interno Financiero

Caja chica

4.4.1. Objetivo

Establecer un sistema que promueva la eficiencia de las operaciones con respecto a gastos

imprevistos y de menor cuantía.

4.4.2. Alcance

Los procedimientos de este sistema inician con la apertura de caja chica y llega hasta el

archivo de los documentos de soporte.


Establecer una persona responsable quien realizara los pagos y exigirá los

comprobantes respectivos.

El monto del fondo de caja chica será de $150,00 y será reembolsable cuando

se ha gastado el 70% del valor asignado.

Todos los pagos deben estar respaldados por sus respectivos comprobantes.

La persona encargada deberá presentar obligatoriamente el resumen de caja

chica.

El fondo de caja chica se utilizara para gastos de menor cuantía que tengan

que ver con el giro del negocio, además no podrá ser utilizado para la

concesión de anticipo de sueldos.

El contador de la empresa será quien autorice la reposición del fondo de caja

chica luego de haber verificado que las operaciones realizadas sean

equivalentes al valor de los desembolsos ejecutados.

El contador será el encargado de registrar contablemente la reposición de caja

chica y de archivar los documentos de soporte.

Para evitar malversación de los fondos se realizara arqueos sorpresivos y

periódicos por parte del contador.

90

4.4.4. Responsables

Jefe de la unidad financiera

Responsable de caja chica

Contador

4.4.5. Procedimientos: Caja chica

EMPLEFAST CIA.

LTDA.

CAJA CHICA


1 JEFE DE LA UNIDAD FINANCIERA Autoriza la apertura de caja chica

2 CONTADOR

Entrega el fondo establecido a la

persona responsable y realiza el

registro de apertura de caja chica

3 RESPONSABLE DEL FONDO DE

CAJA CHICA

Recibe el fondo establecido y

será quien se encargué de

registrar todo el movimiento del

fondo.

4 RESPONSABLE DEL FONDO DE

CAJA CHICA

Realizará los pagos hasta el

monto establecido y enviará la

documentación a contabilidad

5 CONTADOR

Recepta los documentos para

verificación, registro contable, y

asignación de reposición de caja

chica.

6 CONTADOR Archiva los documentos

91


Caja Chica

ContadorJefe de la Unidad

Financiera

Encargado de Caja

Chica

Inicio

Fin

Genera la orden de

Requisición

Recibe las facturas

y la envía a

Contabilidad

Recibe el informe

Realiza la orden de

compra y la envía

al Proveedor

Recibe el informe

Realiza la compra

y recibe los

materiales

Realiza la orden de

compra y la envía

al Proveedor

Realiza la orden de

compra y la envía

al Proveedor

Realiza la orden de

compra y la envía

al Proveedor

Figura 30 Diagrama Caja chica

92



Resumen de fondo de caja

Fecha Detalla Cantidad Valor unitario Valor total

Responsable del fondo:_________________

Visto bueno:_________________________

93

4.5. Caja: Arqueo de caja

4.5.1. Objetivo

Establecer un sistema que ayude a verificar la exactitud de los valores en efectivo

destinados al fondo de caja chica, con la finalidad de constatar si la existencia física de

los valores es igual a los saldos establecidos.

4.5.2. Alcance

Los procedimientos de este sistema inician con la constatación física por parte del

contador y llega hasta el archivo del arqueo de caja.


La constatación física la realiza el contador de la empresa de forma imprevista.

Realizar verificaciones de los valores en efectivo mediante arqueos de caja

periódicos.

Cualquier diferencia encontrada deben ser justificada y cubierta de inmediato

para evitar una futura sanción.

De encontrar alguna irregularidad, comunicar al jefe inmediato para la toma

de medidas correctivas.

Dejar constancia del arqueo de caja por medio de la denominada acta de

arqueo que será firmada por las personas que intervinieron.

Todo documento deberá ser archivado.

4.5.4. Responsables


Contador

94

4.5.5. Procedimientos: arqueo de caja

EMPLEFAST CIA.

LTDA.ARQUEO DE CAJA


1 CONTADOR , JEFE DE LA

UNIDAD FINANCIERA

Realiza la constatación física sin

previo aviso.

2 CONTADOR Elabora el acta de arqueo.

3 CONTADOR , JEFE DE LA

UNIDAD FINANCIERA Legalizan el acta mediante firmas.

4 CONTADOR Realiza el registro contable, en el caso

de encontrar diferencias.

5 CONTADOR Archiva el acta de arqueo.

95


Caja: Arqueo de Caja


Financiera

Inicio

Fin

Elabora el acta de

arqueo

Archiva el acta de

arqueo

Realiza

constatación Física

sin previo aviso

Le legalizan el

Acta mediante

firmas

Si existe errores,

realiza el registro

contable

Figura 31 Diagrama arqueo de caja.

96


EMPLEFAST CIA.

LTDA.ARQUEO DE CAJA

Responsable…

Fecha:…

Delegada:…

Hora:…

Billetes

Cantidad Denominación Valor

Suman:

Monedas

Cantidad Denominación Valor

Suman:

Comprobantes

Fecha Concepto Valor

Suman:

Total según arqueo de caja:

Saldo contable:

Diferencia: Los valores en efectivo y los comprobantes que ascienden a un total de $... Que fueron

contados en mi presencia y devueltos a mi entera satisfacción

Firma:…

Firma delegado:…

97

4.6. Bancos: Conciliación bancaria

4.6.1. Objetivo

Establecer un sistema que facilite conocer la exactitud de los saldos reales que mantiene

la empresa en la entidad bancaria, con la finalidad de verificar su conformidad y

determinar si existen operaciones pendientes de registro.

4.6.2. Alcance

Los procedimientos de este sistema inician con la solicitud del estado de cuenta a la

entidad bancaria y llega hasta el registro de las novedades encontradas.


Las conciliaciones bancarias deben ser realizadas por el contador de la

empresa.

Realizar las conciliaciones bancarias de forma periódica mensual.

Realizar verificaciones de los movimientos realizados por la empresa y por la

entidad bancaria.

De encontrar alguna diferencia comunicar a la entidad bancaria.

Determinar los saldos ajustados, estos deben ser iguales.


4.6.4. Responsables

Contador

98

4.6.5. Procedimientos: conciliación bancaria

EMPLEFAST CIA.

LTDA.CONCILIACIÓN

BANCARIA


1 JEFE DE LA UNIDAD

FINANCIERA

Solicita el estado de cuenta a la entidad

bancaria

2 CONTADOR Verifica los movimientos registrados por la

empresa y la entidad bancaria.

3 CONTADOR

Realizar la conciliación bancaria mediante la

comparación del estado de cuenta y el saldo

del libro bancos de la empresa.

4 CONTADOR

Determinar el saldo ajustado de Bancos, y el

saldo ajustado en libros. Estos deben ser

iguales

5 CONTADOR Registrar en los libros el resultado de la

conciliación.

6 CONTADOR Registra las novedades encontradas.

99


Caja: Arqueo de Caja


Financiera

Inicio

Fin

Realiza la

conciliación

Bancaria

Solicita el estado

de cuenta al banco

Verifica los

movimientos

registrados por la

empresa y el banco

Comparar el estado

de cuenta con el

libro bancos de la

empresa

Determinar los

saldos ajustados

Registro Contable

Figura 32 Diagrama conciliación bancaria

100


EMPLEFAST CIA.

LTDA

CONCILIACIÓN

BANCARIA

SALDO SEGÚN ESTADO DE CUENTA

+DEPÓSITOS EN TRANSITO

SALDO CONCILIADO SEGÚN ESTADO DE CUENTA:

SALDO SEGÚN EL LIBRO BANCOS

+NOTAS DE CRÉDITO

-NOTAS DE DEBITO

SALDO CONCILIADO SEGÚN LIBO BANCOS:

FIRMA CONTADOR: …………

101

4.7. Cuentas por cobrar: clientes

4.7.1. Objetivo

Establecer un sistema que facilite y ayude a regular el cobro de los servicios prestados a

los clientes de la empresa.

4.7.2. Alcance

Los procedimientos de este sistema inician con la generación de la factura y llega hasta

el registro contable correspondiente.


Los cobros se realizaran una vez concluido el servicio prestado según lo

acordado en el contrato, el mismo que contiene el monto y tiempo pactado.

El contador será el encargado de emitir las facturas correspondientes a los

clientes de la empresa.

Los pagos los realizara el cliente de acuerdo a su conveniencia mediante

cheques o transferencias bancarias.

Los cobros realizados mediante cheque serán recibidos únicamente por el

mensajero de EMPLEFAST CIA. LTDA. de acuerdo al horario establecido

por el cliente.

Los cheques recibidos de los clientes deben ser depositados inmediatamente

en la cuenta corriente del banco de la empresa.

Los abonos o pagos deben ser registrados por contabilidad.

Los recibos de cancelación solo se emitirán cuando el cliente realice el pago

total adeudado a la empresa, el cual deberá ser sellado como cancelado.


4.7.4. Responsables

Contador

102

4.7.5. Procedimientos: cuentas por cobrar

EMPLEFAST CIA.

LTDA.CUENTAS POR COBRAR


1 CONTADOR Emite la factura al cliente por la venta

de los servicios, y lo registra

2 CONTADOR Entrega la factura al cliente

3 CONTADOR Realiza el seguimiento de los cobros

o abonos.

4 CONTADOR Si es cobrada por completo, sellar las

facturas con la palabra “cancelado”

5 CONTADOR Realiza el comprobante de ingreso y

Archivar la copia de la factura.

103


Cuentas por Cobrar: Clientes


Financiera

Inicio

Fin

Solicita que se

realice la factura

Entrega la factura

al cliente

Realiza los

seguimiento de

cobros o abonos

Sellar las facturas

con la palabra

CANCELADO

Emite la factura

por el servicio

prestado

Realiza el

comprobante de

ingreso y lo archiva

Figura 33 Diagrama cuentas por cobrar

104


Comprobante de ingreso

N°:……..

Día:…… Mes…… Año:…..

Nombre:…………

Ingreso por lo siguiente: Deber Haber Total

Totales $ $

Cuenta Sub cuenta

Realizado por: Aprobado por: Beneficiario

105

4.8. Cuentas por pagar: proveedores

4.8.1. Objetivo

Establecer un sistema que facilite y ayude a regular los pagos correspondientes a los

proveedores, encargados del abastecimiento de materiales y suministros utilizados para

el giro del negocio.

4.8.2. Alcance

Los procedimientos de este sistema inician con la recepción de las facturas y llega hasta

el registro contable correspondiente.


Todas las compras realizadas sin importar el monto deben estar respaldadas

por los comprobantes correspondientes.

Los cheques de pagos a proveedores serán emitidos únicamente por el jefe de

la unidad financiera.

Los pagos a proveedores serán realizados únicamente en los días y horario

establecidos.

Los pagos los realizara mediante cheques o transferencias bancarias.


4.8.4. Responsables

Contador


106

4.8.5. Procedimientos: cuentas por pagar proveedores


CUENTAS POR PAGAR:

PROVEEDORES


1 CONTADOR

Recibe las facturas y documentos de

soporte de la unidad de compras

2 CONTADOR Revisa las facturas y realiza su

registro.

3 CONTADOR

Realiza el comprobante de retención y

lo envía al proveedor.

4 JEFE DE LA UNIDAD

FINANCIERA

Revisa los documentos y el registro.

5 CONTADOR

Emite el cheque de pago de acuerdo a

lo establecido en la compra.

6 CONTADOR Elabora el comprobante de egreso

7 CONTADOR Envía el cheque al proveedor

8 CONTADOR Archiva los documentos.

107


Cuentas por Pagar: Proveedores

Jefe de la Unidad

FinancieraContador

Inicio

Fin

Recibe las facturas

y documentos

soportes

Revisa las facturas

y realiza el registro

Revisa los

documentos y el

registro

Envía el cheque al

proveedor

Elabora el

comprobante de

retención y envía al

proveedor

Emite el cheque

de pago y

comprobante

de egreso

Registra y Archiva

Figura 34 Diagrama cuentas por pagar.

108


Comprobante de egreso

N°:……..

Día:…… Mes…… Año:…..

Nombre:…………

Egreso por lo siguiente: Deber Haber Total

Totales $ $

Cuenta Sub cuenta


109

COMPROBANTE DE RETENCIÓN

N°:………

RUC:1792062357001

Día:……. Mes:….. Año:……

Comprobante de pago. Materia de retención

Monto

Retención

N° Cod. Fecha

Totales


110

4.9. Gestión Financiera

Las estrategias considerar es:

Gestión de cobranzas y apoyar al vendedor con la aplicación de sitio web.

Tabla 29 Estado de Situación Financiera

Estado de Situación Financiera de la empresa

EMPLEFAST CIA. LTDA

Ingresar

Fecha

Ingresar

Fecha

Ingresar

Fecha Ingresar

Fecha

31-dic-2015 31-dic-2016 31-dic-2017 31-dic-2018

Activo Corriente

Efectivo y equivalentes 1.651,69 789,74 829,23 870,69

Inventarios 1.500,00 3.250,00 3.087,50 2.933,13

Ctas y Doc x Cobrar 22.000,00 37.400,00 33.660,00 30.294,00

Credito Tributario a favor

IVA 282,25 154,45 162,17 170,28

Total Activo Corriente 25.433,94 41.594,19 37.738,90 34.268,09

Activo Fijo

Muebles y Enseres 1.500,00 1.500,00 1.500,00 1.500,00

Maquinaria y Equipo 4.131,48 4.131,48 4.131,48 4.131,48

Equipos de Computación 3.036,00 3.036,00 3.036,00 3.036,00

Vehículos 12.000,00 12.000,00 12.000,00 12.000,00

Otros activos 800,00 800,00 800,00 800,00

Depreciación Acum. Activo

Fijo 4.055,15 4.055,15 4.055,15 4.055,15

Total Activo Fijo 25.522,63 25.522,63 25.522,63 25.522,63

Total Activos 50.956,57 67.116,82 63.261,53 59.790,72

Patrimonio 8.967,91 8.833,59 10.425,67 11.865,05

Pasivo Exigible a corto plazo

Ctas y Doc x pagar

proveedores 12.690,73 23.500,00 22.325,00 21.208,75

Ctas y Doc x pagar

accionistas 12.465,41 15.164,23 13.647,81 12.283,03

Obligaciones Financieras 1.700,00 1.750,00 1.522,50 1.324,58

Obligaciones con el SRI 93,72 23,33 22,16 21,06

Obligaciones Im. Renta 2.000,00 3.500,00 2.800,00 2.184,00

Obligaciones con el IESS 483,19 984,45 935,23 888,47

Obligaciones con Empleados 1.247,40 2.494,80 2.370,06 2.251,56

Participaciones por pagar

empl. 1.308,21 2.616,42 2.485,60 2.361,32

Total Pasivo Exigible a corto

plazo 31.988,66 50.033,23 46.108,36 42.522,75

Pasivo Exigible a largo plazo

Ptmos Instituciones

Bancarias 10.000,00 8.250,00 6.727,50 5.402,93

Total Pasivo Exigible a corto

plazo 10.000,00 8.250,00 6.727,50 5.402,93

Total Pasivos 41.988,66 58.283,23 52.835,86 47.925,67

Patrimonio + Pasivos 50.956,57 67.116,82 63.261,53 59.790,72

111

Se procede a gestionar las cuentas por cobrar e utilizar los materiales que se encuentran

en bodega o almacenado en la empresa. Además, el dinero recuperado es para cumplir

con proveedores, empleados.

Tabla 30 Estado de Resultados de la Empresa

Estado de Resultados de la empresa

EMPLEFAST CIA. LTDA

Ingresar

Fecha

Ingresar

Fecha

Ingresar

Fecha

Ingresar

Fecha

Cuenta de pérdidas y

ganancias 31-dic-2015 31-dic-2016 31-dic-2017 31-dic-2018

Ventas 112.000,00 81.600,00 84.864,00 89.107,20

Costo de Ventas 65.669,00 42.669,00 40.535,55 40.535,55

Margen bruto 46.331,00 38.931,00 44.328,45 48.571,65

Sueldos y Salarios 19.087,37 19.087,37 19.087,37 19.087,37

Beneficios Sociales 4.607,40 4.607,40 4.607,40 4.607,40

Aportes al IESS y Fondos

Reserva 1.360,00 4.168,08 4.168,08 4.168,08

Mantenimiento y reparaciones 509,50 270,80 270,80 270,80

Promoción y Publicidad

(Gastos mejora) 320,00 691,95 1.791,95 1.000,00

Combustibles 1.035,90 3.520,26 3.520,26 3.520,26

Seguros y Reaseguros 157,50 157,50 157,50 157,50

Suministros y Materiales 1.005,40 1.503,38 1.503,38 1.503,38

Transporte 677,64 1.182,54 1.123,41 1.067,24

Agua Luz Tlf 85,19 73,35 73,35 73,35

Impuestos y Contribuciones 2.000,00 3.500,00 3.500,00 3.500,00

Depreciación Activos 4.055,15 4.055,15 4.055,15 4.055,15

Provisión Cuentas Incobrables 440,00 748,00 336,60 302,94

Intereses y Comisiones 1.700,00 1.750,00 1.522,50 1.324,58

Total Gastos 37.041,05 45.315,78 45.717,75 44.638,05

Ganancia del Ejercicio 9.289,95 -6.384,78 -1.389,30 3.933,60

Margen de Rentabilidad 8% -8% -2% 4%

Con la propuesta de construir una plataforma tecnológica, redes sociales se busca

gestionar las ventas, más la documentación, comunicación de la estructura

organizacional, filosofía empresarial se busca alcanzar la rentabilidad en el año 2015.

112

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

1. El sistema de control interno ayuda a detectar irregularidades y errores que

permitirán proponer soluciones a través de la fijación de políticas y

procedimientos administrativos y financieros que contribuyen a que la empresa

alcance sus objetivos y a su vez brinde un cierto grado de seguridad dentro de los

mismos.

2. La falta de atención a los reclamos y sugerencias a sus clientes es parte de las

debilidades de la empresa por lo que si realiza una buena gestión basándose en un

control interno se podrá atender con mayor efectividad y recuperar la cartera de

clientes.

3. EmpleFast carece de una buena imagen corporativa que no le permite llegar a la

visión de sus clientes, por esta razón de proceder a construir una plataforma

tecnológico y presentar una estructura y filosofía empresarial..

4. La inexistencia de un sistema de control interno en la empresa EmpleFast Cía.

Ltda., ha generado algunos problemas dentro de los procedimientos

departamentales que conlleva a un manejo incorrecto de los recursos y que a su

vez provoca un bajo nivel de eficiencia, por lo que al aplicarse mejoraría su grado

de eficiencia, ya que su mayoría se encuentra en el estándar medio.

5. El cumplimiento de las políticas, procedimientos y reglamentos ayudaran a medir

la eficiencia y eficacia del control interno, y las acciones seguidas a estas nos

conlleva a la mejora continua de la competencia laboral, el crecimiento en los

recursos humanos y económicos.

113

Recomendaciones

Al gerente:

Utilizar los estados financieros propuestos, para medir la salud financiera

mensualmente.

Comunicar la estructura organizacional en el cual se delimite las funciones y se

establezca responsabilidades, que permitirá en caso de ausencia de las máximas

autoridades de acuerdo a la estructura asumir responsabilidades a quien

corresponda, además se obtendrá una eficiencia en los procedimientos de cada

unidad administrativa y financiera.

Aplicar nuevas estrategias al analizar el FODA.

Asistente contable.

Aplicar los procedimientos propuestos con la finalidad de lograr una participación

eficiente y eficaz en las diferentes áreas que tiene la empresa..


Implantar objetivos, misión, visión, y valores que ayuden a los empleados y

directivos a comprometerse con la empresa.

114

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117

ANEXOS

Anexo A RUC de la empresa

119

Anexo B Patente de la empresa

120

Anexo C Fotos de la oficina

122

Anexo D Fotos de la bodega

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