universidad catÓlica de cuenca unidad …dspace.ucacue.edu.ec/bitstream/reducacue/535/4/judy... ·...
TRANSCRIPT
1
REPÚBLICA DEL ECUADOR
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
UNIDAD ACADÉMICA MACAS
FACULTAD DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y
AUDITORÍA
ACTUALIZACION Y CONTROL INTEGRAL DE BIENES DE LARGA
DURACIÓN (Activos Fijos), SUBCUENTA “MOBILIARIOS” DEL BANCO
NACIONAL DE FOMENTO “Sucursal Sucúa”
Trabajo de Investigación, previo
a la obtención del Título de
Ingeniera en Contabilidad y
Auditoría - CPA
AUTORA: JUDY MARISOL GUARTAZACA LOJANO
ASESOR: ING. FRÁNKLIN ORTÍZ FIGUEROA
MACAS – ECUADOR
2010
2
3
REPÚBLICA DEL ECUADOR
UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA
UNIDAD ACADÉMICA MACAS
FACULTAD DE INGENIERÍA EN CONTABILIDAD Y
AUDITORÍA
ACTUALIZACION Y CONTROL INTEGRAL DE BIENES DE LARGA
DURACIÓN (Activos Fijos), SUBCUENTA “MOBILIARIOS” DEL BANCO
NACIONAL DE FOMENTO “Sucursal Sucúa”
Trabajo de Investigación, previo
a la obtención del Título de
Ingeniera en Contabilidad y
Auditoría - CPA
AUTORA: JUDY MARISOL GUARTAZACA LOJANO
ASESOR : ING. FRÁNKLIN ORTÍZ FIGUEROA
MACAS – ECUADOR
2010
I
DECLARACIÓN DE AUTORÍA
Yo, JUDY MARISOL GUARTAZACA LOJANO, declaro bajo juramento que las ideas,
conceptos, procedimientos y resultados del trabajo aquí descrito son de mi autoría; que no
ha sido previamente presentada para ningún grado o calificación profesional; y, que he
consultado las referencias bibliográficas que se incluyen en este documento.
A través de la presente declaración cedo mis derechos de propiedad intelectual
correspondientes a este trabajo, a la UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CUENCA “Unidad
Académica Macas”, según lo establecido por la Ley de Propiedad Intelectual, por su
Reglamento y por la normatividad institucional vigente.
f) ____________________________
JUDY MARISOL GUARTAZACA LOJANO
AUTORA
II
DEDICATORIA
A Dios por haberme dado la vida y la oportunidad de ser ahora
quien soy, a mis padres, mi hermana, mi esposo, mis hijos y mi
familia, que con amor y comprensión han sabido guiar mi vida
por el sendero de la verdad y la justicia a fin de engrandecer a
mi Patria y honrar a mi familia .
Doy gracias el haberme brindado el fruto de su esfuerzo y
sacrificio por ofrecerme un mejor mañana y quienes con su
esfuerzo, supieron guiarme y apoyarme en todo momento,
haciendo posible la culminación de mis estudios.
Al Ing. Fránklin Ortíz, a mis compañeros, con quienes compartí
momentos que nunca olvidaré.
III
AGRADECIMIENTO
A Dios por haberme regalado el don precioso de la vida, a mis
padres por estar siempre a mi lado, y por haberme instruido
desde niña a caminar por buenos senderos.
Al Banco Nacional de Fomento Sucursal “Sucúa” por la
colaboración brindada de la información, sin su ayuda no sería
posible el desarrollo de la tesina.
Al Ing. Fránklin Ortíz Figueroa por la asesoría para la
elaboración y el proceso de la tesina, presto en todo los
momentos siendo posible culminar con este trabajo de
Investigación.
A los catedráticos y al Personal Docente y Administrativo que
con su paciencia y comprensión, supieron orientarme por el
camino del conocimiento y la sabiduría, dentro y fuera de una
aula de clases, por brindarme la oportunidad de compartir
valiosas experiencias, las mismas que me servirán para
cumplir mis objetivos propuestos.
A mis compañeros por compartir los triunfos y fracasos, tantas
cosas que las llevo gravadas en mi corazón.
A todas aquellas personas que de alguna u otra manera
supieron impulsarme a seguir siempre adelante, a pesar de los
obstáculos y a no desenfocarme de los objetivos trazados.
IV
ÍNDICE
-DECLARACIÓN DE AUTORÍA I
-DEDICATORIA II
-AGRADECIMIENTO III
-ÍNDICE IV
-INTRODUCCIÓN VII
CAPÍTULO I
1. GENERALIDADES
1.1 TEMA 1
1.2 JUSTIFICACIÓN 1
1.2.1.- Justificación Académica 1
1.2.2.- Justificación Institucional 1
1.2.3.- Justificación Social 2
1.2.4.- Justificación Personal
2
1.3 ÁREA DE INVESTIGACIÓN
1.4 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
2
2
1.5 OBJETIVOS 2
1.5.1.- Objetivo General 3
1.5.2.- Objetivo Específicos
3
1.6 MARCO TEÓRICO 3
1.6.1.- Normativas, Reglamentos y Disposiciones Legales 3
1.6.1.1.- La Constitución de la República del Ecuador 3
1.6.1.2.- Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado-LOCGE 5
1.6.1.3.-Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General 6
1.6.1.4.- Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes
del Sector Público.
9
1.6.1.5.- Disposiciones Generales 11
1.6.1.6.- Normativa del Sistema de Administración Financiera, Acuerdo 447 13
1.6.1.7.-Catálogo de Cuentas 21
1.6.1.8.- Reglamento para el Control Administrativo de Bienes no Considerados
Activos Fijos
23
1.6.1.9.- Normas de Control 25
CAPÍTULO I
1. GENERALIDADES
V
2.1 BASE LEGAL DE LA INSTITUCIÓN
37
2.1.1.- Reseña Histórica 37
2.1.2.- Estructura Orgánica 40
2.1.3.- Misión 40
2.1.4.-Visión 40
2.1.5.-Objetivos 40
2.1.6.-Ubicación Geográfica 42
2.1.7.-Actividades Funcionales 43
3.1 CONCEPTOS GENERALES QUE APLICA LA INSTITUCIÓN
48
3.1.1.- Activos Fijos 48
3.1.2.- Bienes 48
3.1.3.- Bienes Muebles 48
3.1.4.- Bienes de Larga Duración 49
3.1.5.- Benes de Larga Duración obsoletos o fuera de uso 52
3.1.6.- Clasificación de los bienes 52
3.1.7.- Identificación y Revisión de la Codificación Contable de los Bienes 52
3.1.8.- Depreciación de los bienes 52
3.1.9.- Bienes no Depreciables 52
3.1.10.- Valorización de los Bienes 52
3.1.11.- Control Interno 53
3.1.12.- Normas de Control Interno 53
3.1.13.- Recopilar documentos necesarios para proceder a la respectiva Actualización de los
Bienes
53
3.1.13.-Diagnosticar e inspeccionar el estado de los bienes 54
3.2 FORMULACIÓN DEL INSTRUCTIVO
56
3.2.1.- Desarrollo de un sistema de codificación integral 56
CAPITULO II
2. ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIÓN
CAPITULO III
3. APLICACIÓN PRÁCTICA
VI
3.2.2.- Diseño y elaboración de formularios para el control de los Bienes de Larga Duración
subcuenta “Mobiliarios”
71
-CONCLUSIONES 87
-RECOMENDACIONES 88
-BIBLIOGRAFÍA 89
-ANEXOS 89
VII
INTRODUCCIÓN
Los Activos Fijos en una empresa representan un rubro muy importante dentro de la estructura patrimonial,
puesto que permiten el normal desempeño de las actividades de la misma, por lo tanto deben recibir un
adecuado tratamiento, tanto en el aspecto contable como en el administrativo. Es por esta razón que en el
sector público se ha puesto especial énfasis en la administración de estos Activos, expidiéndose para el
efecto Normas y Reglamentos que regulan su adecuada adquisición, valoración, contabilización, uso,
mantenimiento y control.
Particularmente en el Banco Nacional de Fomento “Sucursal Sucúa” los Activos Fijos representan un rubro
muy importante (95%) de los Activos, dentro de la estructura del Estado de Situación Financiera. En el caso
de los bienes muebles constituyen la razón de ser la Entidad, ya que sin ellos resultaría imposible prestar los
servicios de a la Colectividad.
Para el desarrollo de este trabajo se han utilizado técnicas de investigación cuantitativas como registros y
documentos y cualitativas tales como entrevistas y observaciones.
El trabajo involucra a todos Bienes de Larga Duración Bienes de Larga Duración (Activos Fijos), subcuenta
Mobiliarios, subcuenta “Mobiliario”, pertenecientes al Banco Nacional de Fomento “Sucursal Sucúa” que se
encuentran localizados en las instalaciones y oficinas de la Ciudad de Sucúa.
Las entidades del Sector Público están obligadas a mantener un sistema único de control de Bienes de
Larga Duración, tanto depreciable como no depreciable, que constituyen los activos fijos institucionales.
Para su manejo, los órganos rectores de los sistema de Contabilidad y de Control, como son el Ministerio de
Economía y Finanzas y la Contraloría General del Estado, enmarcadas en la Constitución de la República y
la Ley Orgánica de Administración Financiera y Control y Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado,
han dictado la normativa y reglamentación secundaria, para los procesos de adquisición, custodia,
administración, codificación, registro y baja de los bienes, lo cual es poco conocida e implementada en los
organismos del sector público.
Estas disposiciones se encuentran expresadas en el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y
Administración de Bienes del Sector Público, el Manual para la Administración y Control de Bienes del
Sector Público y las Normas de Control Interno, dictados por la Contraloría General del Estado, y la
Normativa Contable emitida por el Ministerio de Economía y Finanzas, en los que se establece el
mantenimiento de un sistema especifico y único, para lograr una codificación integral.
El objetivo del Sistema de Administración Financiera y Control, prevé consolidar la información a nivel
nacional, sectorial e institucional, así como también demostrar la transparencia en el manejo, gestión y
utilización eficiente de los Bienes de Larga Duración.
En este caso la institución pública aplican correctamente la normativa y reglamentos específicos que rigen
para el manejo y control de activos fijos y bienes no depreciables, lo que es posible realizar la respectiva
actualización y control integral de los Bienes de Larga Duración subcuenta “Mobiliarios” donde se puede
comprobar la veracidad, exactitud y autenticidad de la información, así como la eficiencia y efectividad en la
utilización de los mismos.
VIII
Durante el proceso de ejecución de la “TESINA” se establecerán las características técnicas de los bienes,
como marca, modelo, capacidad, dimensiones y otros elementos, su ubicación dentro de la Institución y
custodios, información que se incluirá a la base de datos del Programa Informático de Activos Fijos del
Banco Nacional de Fomento “Sucursal Sucúa”, cumpliendo la Normativa Contable establecida por el
Ministerio de Economía y Finanzas.
El cumplimiento de la misión para la cual fue creado el “El Banco Nacional de Fomento” ”Sucursal Sucúa”
constituye su principal fortaleza.
Como resultado de nuestro análisis hemos llegado a la conclusión de que es necesario la realización del
Instructivo de Actualización físico, contable y control Integral de Bienes de la Larga Duración subcuenta “
Mobiliarios para una mejor identificación, organización , protección custodio de cada uno de los bienes.
1
CAPÍTULO I
1.- GENERALIDADES
1.1.- TEMA
ACTUALIZACIÓN Y CONTROL INTEGRAL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN (Activos Fijos),
SUBCUENTA “MOBILIARIOS” DEL BANCO NACIONAL DE FOMENTO “Sucursal Sucúa”
Nuestra Tesis enfoca el tratamiento contable y administrativo que se debe dar a los Activos Fijos en el
Sector Público, analizando particularmente el manejo efectuado en BNF; con la finalidad de desarrollar un
modelo eficiente de administración, de acuerdo a lo establecido en la normativa vigente.
Para el desarrollo de este trabajo se han utilizado métodos y técnicas de investigación cuantitativas como
registros y documentos y cualitativas tales como entrevistas y observaciones.
Como resultado de nuestro análisis hemos llegado a la conclusión de que existen ciertas debilidades en el
manejo de estos bienes, principalmente en lo referente a la clasificación, sistema de codificación, utilización
de actas de entrega-recepción, contabilización de los bienes muebles, erogaciones capitalizables y
tratamiento de la depreciación. Como propuesta, básicamente se ha desarrollado un nuevo sistema de
codificación que permite una fácil identificación, organización y protección de los Bienes de Larga Duración
“Subcuenta Mobiliarios”.
1.2.- JUSTIFICACIÓN
La presente investigación constituye un aporte importante para nuestro desarrollo personal y profesional, al
mismo tiempo nos permite cumplir con un requisito indispensable para obtener el Título en Ingeniería en
Contabilidad Y Auditoría.
1.2.1.- Justificación Académica
La realización del trabajo de Investigación se justifica en lo académico ya que nos permite poner
en práctica los conocimientos obtenidos en la Universidad Católica de Cuenca “Extensión Macas”,
mediante la aplicación de la Tesina donde constituirá un aporte importante para nuestro desarrollo
personal y profesional, al mismo tiempo nos permitirá cumplir con un requisito indispensable para
obtener el Título en Ingeniería en Contabilidad y Auditoría.
1.2.2.- Justificación Institucional
2
Cumpliendo con lo estipulado por el reglamento de la Universidad Católica de Cuenca “Extensión
Macas” que establece como requisito previo para la obtención del Título de Ingeniería en
Contabilidad y Auditoría, me he propuesto ejecutar este trabajo de investigación ”Tesina”, en el
“BANCO NACIONAL DE FOMENTO “Sucursal Sucúa”, donde contribuirá un aporte significativo
para la institución, esta “TESINA” estará orientada a la actualización, custodia y control de los
Bienes de Larga Duración, subcuenta Mobiliarios, y de esta manera determinar el grado de
aplicabilidad de las disposiciones legales, que le permita al personal financiero del BANCO
NACIONAL DE FOMENTO “Sucursal Sucúa”, contar con información confiable y oportuna para la
toma de decisiones que aporten al crecimiento de la misma.
1.2.3.- Justificación Social
La aplicación de la Investigación en esta Entidad Pública permitirá mejorar el control de los
bienes mediante una codificación específica, distribuida para cada departamento así contribuir al
mejoramiento del proceso contable y financiero de la entidad. De manera que la información se
genere acorde a los preceptos legales y disponer de información ágil, veraz y oportuna, para la
toma de decisiones y conocimiento del público.
1.2.4.- Justificación Personal
El instructivo de actualización y control integral de los Bienes de Larga Duración (Activos Fijos),
subcuenta “Mobiliarios” es un tema muy importante para nuestro estudio, ya que nos permite
aplicar los conocimientos adquiridos en las diferentes áreas de la institución financiera y además
es parte integrante de los recursos institucionales.
1.3.- ÁREA DE INVESTIGACIÒN
El trabajo se realizará en el Ecuador, Provincia de Morona Santiago, Cantón Sucúa, en el BANCO
NACIONAL DE FOMENTO “Sucursal Sucúa”.
1.4.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Las entidades del Sector Público están obligadas a mantener un sistema único de control de Bienes de
Larga Duración, tanto depreciable como no depreciable, que constituyen los activos fijos institucionales.
El problema principal radica en que la Institución no cuenta con un Guardalmacén de Bienes por motivo
que no tiene bienes para guardados en bodega, pero cuenta con custodios responsables para cada uno de
los bienes. Además la Institución cuenta con una clasificación de bienes distribuida de la siguiente manera:
3
CODIGO CUENTA
18 Propiedades y Equipo
18.05 Muebles, Enseres y Equipos
18.05.98.06 Muebles y Enseres
18.05.98.06.003 Muebles
Debido a este problema es importante realizar el instructivo de la actualización física, contable y control integral
de bienes, con el fin de mejorar el desempeño laboral de los empleados.
1.5.- OBJETIVOS
1.5.1.- OBJETIVO GENERAL
Realizar la Actualización físico, contable y Control Integral de Bienes de Larga Duración (Activos Fijos),
subcuenta Mobiliarios del Banco Nacional de Fomento “Sucursal Sucúa”
1.5.2.- OBJETIVOS ESPECIFICOS
Recopilar los documentos necesarios que servirán de base para el desarrollo de trabajo de
investigación.
Diagnosticar la situación actual de Bienes de Larga Duración, subcuenta “Mobiliarios”,
(Activos Fijos), del Banco Nacional de Fomento “Sucursal Sucúa” de manera que constituya
el punto de partida para la actualización y control de la misma.
Formular el Instructivo para la actualización, clasificación y codificación de los Bienes, para su
apropiado control y registro contable.
1.6.- MARCO TEÓRICO
1.6.1.- NORMATIVAS, REGLAMENTOS Y DISPOSICIONES LEGALES.
1.6.1.1.- La Constitución de la República del Ecuador.
4
Art. 83.-Son deberes y responsabilidades de las ecuatorianas y los ecuatorianos, sin perjuicio
de otros previstos en la Constitución y la ley:
2. Ama Killa, ama llulla, ama shwa. No ser ocioso, no mentir, no robar.
8. Administrar honradamente y con apego irrestricto a la ley el patrimonio público, y denunciar
y combatir los actos de corrupción.
Sección Tercera
Contraloría General del Estado
Art. 211.- La Contraloría General del Estado es el organismo técnico superior de control, con
autonomía administrativa, presupuestaria y financiera, dirigido y representado por el Contralor
General del Estado, quien desempeñará sus funciones durante cuatro años. Tendrá
atribuciones para controlar ingresos, gastos, inversión, utilización de recursos, administración
y custodia de bienes públicos.
Realizará auditorías de gestión a las entidades y organismos del sector público y sus
servidores, y se pronunciará sobre la legalidad, transparencia y eficiencia de los resultados
institucionales.
Su acción se extenderá a las entidades de derecho privado, exclusivamente respecto de los
bienes, rentas u otras subvenciones de carácter público de que dispongan.
La Contraloría dictará regulaciones de carácter general para el cumplimiento de sus
funciones. Dará obligatoriamente asesoría, cuando se le solicite, en las materias de su
competencia.
Art. 212.-Serán funciones de la Contraloría General del Estado, además de las que
determine la ley:
1.- Dirigir el sistema de control administrativo que se compone de auditoría interna,
auditoría externa y del control interno de las entidades del sector público y de las
entidades privadas que dispongan de recursos públicos.
2.- Determinar responsabilidades administrativas y civiles culposas e indicios de
responsabilidad penal, relacionadas con los aspectos y gestiones sujetas a su
control, sin perjuicio de las funciones que en esta materia sean propias de la
Fiscalía General del Estado.
5
3.- Expedir la normativa para el cumplimiento de sus funciones.
4.- Asesorar a los órganos y entidades del Estado cuando se le solicite. 1
1.6.1.2.- Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado-LOCGE.
Art. 3.- Recursos Públicos.- Para efecto de esta Ley se entenderán por recursos públicos,
todos los bienes, fondos, títulos, acciones, participaciones, activos, rentas, utilidades,
excedentes, subvenciones y todos los derechos que pertenecen al Estado y a sus
instituciones, sea cual fuere la fuente de la que procedan, inclusive los provenientes de
préstamos, donaciones y entregas que, a cualquier otro título, realicen a favor del Estado o de
sus instituciones, personas naturales o jurídicas u organismos nacionales o internacionales.
Los recursos públicos no pierden su calidad de tales al ser administrados por corporaciones,
fundaciones, sociedades civiles, compañías mercantiles y otras entidades de derecho
privado, cualquiera hubiere sido o fuere su origen, creación o constitución, hasta tanto los
títulos, acciones, participaciones o derechos que representen ese patrimonio, sean
transferidos a personas naturales o personas jurídicas de derecho privado, de conformidad
con la ley.
Art. 9.- Concepto y elementos del Control Interno.- El control interno constituye un proceso
aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que
proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos públicos y se alcancen los
objetivos institucionales.
Constituyen elementos del control interno: el entorno de control, la organización, la idoneidad
del personal, el cumplimiento de los objetivos institucionales, los riesgos institucionales en el
logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos, el sistema de información,
el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las
deficiencias de control.
1 Constitución 2008
6
El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y tendrá como finalidad
primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de la Contraloría
General del Estado.
Art. 11. - Aplicación del control interno.- Se tendrán en cuenta las normas sobre funciones
incompatibles, depósito intacto e inmediato de lo recaudado, otorgamiento de recibos, pagos
con cheque o mediante la red bancaria, distinción entre ordenadores de gasto y ordenadores
de pago; y, el reglamento orgánico funcional que será publicado en el Registro Oficial.
Art. 12. - Tiempos de control.- El ejercicio del control interno se aplicará en forma previa,
continua y posterior:
a) Control previo.- Los servidores de la institución, analizarán las actividades
institucionales propuestas, antes de su autorización o ejecución, respecto a su
legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con los
planes y presupuestos institucionales.
b) Control Continuo.- Los servidores de la institución, en forma continua
inspeccionarán y constatarán la oportunidad, calidad y cantidad de obras, bienes y
servicios que se recibieren o prestaren de conformidad con la Ley, los términos
contractuales y las autorizaciones respectivas.
c) Control Posterior.- La Unidad de Auditoría interna será responsable del control
posterior interno ante las respectivas autoridades y se aplicará a las actividades
institucionales, con posterioridad a su ejecución.2
1.6.1.3.- Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General. Decreto Ejecutivo
548, Registro Oficial 119 de 7 de Julio del 2003.
Art. 10.- Responsabilidades de los servidores de la Contraloría.- Los servidores de la
Contraloría General, sin excepción, deberán proceder con absoluta ética y corrección,
especialmente en el ejercicio del control y en la determinación de responsabilidades; se
mantendrán actualizadas anualmente o cuando ordene el Contralor General, sus
declaraciones patrimoniales de bienes; no actuarán cuando exista conflicto de intereses, ni
solicitarán ventajas, nombramientos y otras decisiones semejantes por parte de la entidad
2 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y su Reglamento
7
controlada, no afectarán por negligencia, abuso de autoridad, insuficiencia de pruebas,
afectos o desafectos, impericia en la profesión: a la oportunidad de las decisiones, la agilidad
y eficiencia de los servicios públicos y de las obras públicas, al honor de las personas
naturales y al prestigio de las personas jurídicas, al desarrollo del sector productivo privado y
a la administración de la justicia.
El Código de Ética de los servidores de la Contraloría, y el comportamiento personal e
institucional de éstos, en razón de la defensa que deben hacer respecto de la moralidad en el
manejo de los recursos públicos por medio del ejercicio del control, deberá ser celosamente
cumplido y su quebrantamiento dará lugar a la determinación de responsabilidades
administrativas, civiles culposas e indicios de responsabilidad penal, según el caso.
No podrán permanecer en sus puestos ni se podrá designar ni contratar a personas cuya
conducta ética conocida en forma pública y notoria, o evidenciada por la presentación de
pruebas, demuestre que su permanencia o incorporación a la Contraloría General originaria
presunciones de que la actividad oficial de ellas es incompatible con lo dispuesto en el inciso
anterior de este artículo.
Las exigencias de idoneidad personal y profesional para los servidores de la Contraloría, que
constan en la Carta Política, en la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, en el
Código de Ética de los servidores de la Contraloría General y en el presente reglamento
serán severamente cumplidos particularmente en los casos de delegación y procuración
previstos en la mencionada ley.
Art. 11.- Objetivo y ámbito.- El control mediante la auditoría se aplicará a todas las
instituciones del Estado señaladas en el artículo 118 de la Constitución Política de la
República; con inclusión de los bancos y de las entidades financieras públicas. Estas últimas
serán controladas por la Contraloría General: directamente; por medio de empresas privadas
de auditoría; en el sitio (in situ); a través del análisis de los estados financieros e informes
gerenciales (extra situ); o en coordinación con la Superintendencia de Bancos y Seguros.
Art. 12.- El control interno.- La respectiva entidad y organismo del sector público que
controla la Contraloría serán responsables de instalar, mantener y perfeccionar el sistema de
control interno.
8
Se aplicaran los componentes del control interno que incluirán el ambiente de control, la
evaluación de los riesgos de control, las actividades de control, el sistema de información y
comunicación y las actividades de monitoreo y supervisión de control interno.
Igualmente se aplicarán las normas técnicas de control interno específicas para la
contabilidad, el presupuesto, la tesorería, la gestión de bienes, la deuda pública, el recurso
humano, el procesamiento automático de datos, las inversiones en proyectos y programas y
el mejoramiento continuo de la organización institucional.
Art. 16.- Aplicación del control interno.- El manual de procesos y procedimiento que
emitirán las entidades establecerá las funciones incompatibles, la distinción entre
ordenadores de gasto y ordenadores de pago, los procedimientos y los procesos
administrativos, financieros, operativos y ambientales, para reducir el grado de error y la
posibilidad de fraude a niveles mínimos, el pago con cheques o por la red bancaria, el
depósito intacto e inmediato de lo recaudado y el otorgamiento de recibos. Cada entidad
emitirá, codificará y actualizará su reglamento orgánico funcional, que será publicado en el
Registro Oficial.
Art. 17.- Tiempos de control.- Control previo.- Constituye los mecanismos y procedimientos
a aplicarse en cada una de las fases de un proceso, para determinar la legalidad, veracidad y
conformidad con los presupuestos, planes operativos, y la documentación que respalde cada
una de las actividades y la actuación de los servidores que participen en ellas.
Para cumplir con el control previo no se creará unidades específicas, esta actividad
está implícita en las funciones y responsabilidades asignadas a cada proceso.
1. El control continuo.- La Contraloría, para hacer más eficaz el control externo, y
cuando las circunstancias lo ameriten, ejercerá el control continuo, que incluirá el
control previo, concurrente y posterior, conforme lo previsto en el numeral 28 del
artículo 31 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
El control continuo, por ningún concepto constituirá participación o autorización de
actos administrativos, los cuales serán de responsabilidad de la institución o entidad
sujeta a examen.
9
2. Control posterior.- Como elemento efectivo del sistema de control la Unidad de
Auditoría Interna realizará la evaluación de la gestión institucional en forma
posterior a las actividades señaladas en el artículo 10 de la Ley Orgánica de la
Contraloría del Estado.
El Auditor Interno no dictaminará estados financieros pero podrá realizar evaluaciones al
sistema financiero, procesos y registros de determinadas cuentas. El dictamen a los estados
financieros es función exclusiva de la Contraloría General del Estado, directamente o por
medio de compañías privadas de auditoría contratadas para ese fin.
1.6.1.4 Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del
Sector Público, Acuerdo 025-CG, publicado en RO 378 de 17 de octubre del 2006.
Art. 1.- Ámbito de aplicación.- Este reglamento se aplicará para la gestión de los bienes de
propiedad de los organismos y entidades del sector público comprendidos en el Art. 118 de la
Constitución Política de la República, de las entidades de derecho privado que disponen de
recursos públicos en los términos previstos en al artículo 211 de la Constitución Política y 4
reformado de la Ley Orgánica de la Contraloría, y para los bienes de terceros que por
cualquier causa estén en el sector público bajo custodia o manejo.
Art. 2.- De los sujetos.- Este reglamento rige para los servidores públicos, sean estos:
dignatarios elegidos por votación popular, funcionarios, empleados o trabajadores
contratados por autoridad competente, que presten sus servicios en el sector público y para
las personas naturales o personas jurídicas de derecho privado, de conformidad a lo
señalado en la Ley Orgánica de la Contraloría, en lo que fuere aplicable.
Por tanto, no habrá persona alguna que por razón de su cargo, función o jerarquía esté
exenta del cumplimiento de las disposiciones del presente reglamento, de conformidad a lo
previsto en el Art. 120 de la Constitución Política de la República.
Art. 3.- Del procedimiento y cuidado.- Es obligación de la máxima autoridad de cada
entidad u organismo, el orientar y dirigir la correcta conservación y cuidado de los bienes
públicos que han sido adquiridos o asignados para uso y que se hallen en poder de la entidad
a cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso u otros semejantes, de acuerdo con
este reglamento y las demás disposiciones que dicte la Contraloría General y el propio
organismo o entidad. Con este fin nombrará un Custodio - Guardalmacén de Bienes, de
10
acuerdo a la estructura organizativa y disponibilidades presupuestarias de la institución, que
será responsable de su recepción, registro y custodia.
La conservación, buen uso y mantenimiento de los bienes, será de responsabilidad directa
del servidor que los ha recibido para el desempeño de sus funciones y labores oficiales.
Para la correcta aplicación de este artículo, cada institución emitirá las disposiciones
administrativas internas correspondientes, que sin alterar las normas de este reglamento
permitan:
a) Mantener registros y documentos en que conste la historia de cada bien, y su
destinación y uso;
b) Entregar los bienes por parte del Custodio -Guardalmacén de Bienes o quien haga
sus veces, al Jefe de cada unidad administrativa; y,
c) Identificar y designar al servidor que recibe el bien para el desempeño de sus
funciones, mediante la suscripción de la recepción a través del formulario diseñado
para el efecto.
El daño, pérdida o destrucción del bien, por negligencia comprobada o su mal uso, no
imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tiene a
su cargo, y de los servidores que de cualquier manera tienen acceso al bien, cuando realicen
acciones de mantenimiento o reparación por requerimiento propio o del usuario; salvo que se
conozca o compruebe la identidad de la persona causante de la afectación al bien.
El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, sin perjuicio de los registros propios de
la contabilidad de la entidad, debe tener información sobre los bienes y mantener un
inventario actualizado de éstos; además es su obligación formular y mantener actualizada
una hoja de vida útil de cada bien o tipo de bien, dependiendo de su naturaleza en la cual
constará su historial, con sus respectivos movimientos, novedades, valor residual y baja.
En el registro de la vida útil del bien se anotará su ingreso, y toda la información pertinente,
como daños, reparaciones, ubicación y su egreso.
El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, entregará copia de la parte pertinente
del inventario y de los bienes a cada Jefe de sección o unidad, en la cual se encuentren los
bienes para el uso respectivo; además entregará a cada usuario, custodio directo, copia de
11
las características y condiciones de los bienes entregados a su uso y custodia para el
cumplimiento de las labores inherentes a su cargo.
Art. 4.- De los bienes.- Cada entidad u organismo llevará el registro contable de sus bienes
de conformidad a las disposiciones sobre la materia expedidas por el Ministerio de Economía
y Finanzas.
Art. 5.- Empleo de los bienes.- Los bienes de las entidades y organismos del sector público
sólo se emplearán para los fines propios del servicio público. Es prohibido el uso de dichos
bienes para fines políticos, electorales, doctrinarios o religiosos o para actividades
particulares y/o extrañas al servicio público.
Art. 76.- Procedencia.- Habrá lugar a la entrega - recepción de registros y archivos en todos
los casos en que los servidores encargados de la administración o custodia de ellos fueren
reemplazados temporal o definitivamente.
Art. 77.- Actualización.- Los registros contables y la documentación sustentatoria deberán
ser entregados actualizados por parte del servidor responsable, dejando constancia en un
documento escrito, de la fecha del corte y del detalle de dicha información.
Art. 78.- Procedimientos.- Los documentos de archivo serán entregados mediante
inventario, que será suscrito por los servidores entrante y saliente. De la diligencia se dejará
constancia en el acta, en la que se establecerán las novedades que se encontraren y
especialmente los documentos que faltaren.
Si la falta de documentos se hubiere ocasionado por negligencia, o por acción u omisión del
servidor a cuyo cargo estuvieron los archivos, el auditor interno iniciará de inmediato un
examen especial, en la forma que se establece en las disposiciones relativas a las auditorías
y exámenes especiales.
El acta a que se hace referencia anteriormente será suscrita por los servidores entrante y
saliente. En todos los casos de entrega - recepción antes señalados, si el funcionario o
responsable de proceder con esta obligación, se negare o no prestare su colaboración para el
efecto, se procederá a su cumplimiento mediante apremio personal.
1.6.1.5.- Disposiciones Generales
12
Art. 100.- Actas.- Las actas que se formulen según este reglamento, serán suficientes para
los asientos contables respectivos, y en ellas se hará constar el número de orden, la
descripción completa de los bienes, los números de las piezas o partes, el valor y otros datos
que se juzguen necesarios, tales como marcas, modelos, color y características
Art. 101.- Supletoriedad.- Las normas de este reglamento se aplicarán supletoriamente
para los bienes de las municipalidades, de sus empresas y de los consejos provinciales y sus
empresas, en cuanto no se opongan a las leyes orgánicas de Régimen Municipal y Provincial,
respectivamente.3
Art. 102.- Bienes del Patrimonio Cultural.- Los bienes que pertenezcan al Patrimonio
Cultural Nacional o tengan valor histórico se sujetarán a las normas especiales de las leyes
respectivas y a las de este reglamento.
Art. 103.- Bienes destinados a la venta al público.- Los bienes que consistan en productos
agropecuarios, piscícolas, objetos industrializados o manufacturados que por su naturaleza
están destinados para la venta al público por unidades o pequeños lotes y los que están
incluidos en el giro ordinario comercial o industrial de dichas entidades o empresas, se
sujetarán en lo relativo a su enajenación a las leyes y normas especiales y al reglamento que
para el efecto expida la entidad u organismo.
Art. 104.- Delegación.- La máxima autoridad de cada entidad u organismo podrá delegar a
sus subalternos, por escrito, el ejercicio de las funciones que le corresponde según este
reglamento.
Art. 105.- Jefe Financiero.- En caso de falta de Jefe Financiero en una entidad u organismo,
la máxima autoridad designará, por escrito, un servidor para que haga sus veces en los casos
señalados en este reglamento.
Art. 106.- Normas complementarias.- No obstante lo previsto en el presente reglamento,
respecto de los bienes no considerados como activos fijos se aplicarán las normas del
Reglamento para el control administrativo de los bienes no considerados activos fijos en el
sector público, promulgado en el Registro Oficial No. 26 de 16 de septiembre de 1996, y las
pertinentes normas de control interno, y contables
3 Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público
13
Igualmente cuando fuere aplicable se estará a las normas del Reglamento Sustitutivo al
Reglamento de Enajenación de Activos Improductivos del sector Público, promulgado en el
Registro Oficial No. 616 de 11 de julio del 2002.
Respecto de los bienes que adquieren las entidades del sector público, o que les fueren
donados para atender emergencias por desastres naturales, se aplicarán las disposiciones
del Reglamento Especial para el manejo de recursos materiales y financieros y la prestación
de servicios destinados a solucionar los problemas causados por desastres naturales o
antrópicos, que impusieren el estado de emergencia legalmente declarado, publicado en el
Registro Oficial No. 43 de 19 de marzo del 2003.
Art. 107.- Exámenes especiales por Contraloría.- Cuando las disposiciones de este
reglamento dispongan la ejecución de exámenes especiales por parte de la unidad de
Auditoría Interna, y la correspondiente entidad u organismo no tuviere Auditor Interno, las
novedades se comunicarán a la Contraloría General del Estado, para que de considerarlo
necesario ejecute un examen especial.
1.6.1.6.- Normativa del Sistema de Administración Financiera, Acuerdo 447, publicado
en RO. 528 de 24 de enero del 2008, Normativa Contable.
3.2.5 Bienes de Larga Duración
3.2.5.1 Alcance
Esta norma establece los criterios para el reconocimiento, valuación, erogaciones
capitalizables, baja y control de los bienes de larga duración, excepto la pérdida de los
mismos.
3.2.5.2 Aspectos generales
Para determinar los valores de contabilización de los bienes de larga duración, se tendrán en
cuenta los siguientes conceptos:
a) Costo de adquisición, comprende el precio de compra más los gastos inherentes
a la misma.
14
b) Valor de donación, es el asignado para su correspondiente registro, incluyendo
los gastos realizados para ser puestos en condiciones de operación.
c) Valor contable, equivale al costo de adquisición o de donación, más los aumentos
o disminuciones registrados durante la vida útil del bien.
d) Valor en libros, comprende el valor contable menos la depreciación acumulada.
Los muebles e inmuebles serán registrados como Bienes de Larga Duración,
siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:
Bienes de propiedad privativa Institucional.
Destinados a actividades administrativas y/o productivas.
Generen beneficios económicos futuros.
Vida útil estimada mayor a un año.
Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares (US $ 100).
3.2.5.3 Valoración
Las inversiones en bienes de larga duración se deberán contabilizar al precio de compra,
incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no reembolsables, costos
de instalaciones, más cualquier valor directamente atribuible para poner el bien en
condiciones de operación y para que cumpla el objetivo para el cual fue adquirido. Los
descuentos o rebajas comerciales se deducirán del costo de adquisición. Los gastos de
financiamiento de las inversiones en bienes de larga duración formarán parte del costo del
bien, en la medida que sean devengados durante el período previo a su entrada en
funcionamiento; los incurridos con posterioridad al período antes indicado, serán reconocidos
como gastos de gestión.
3.2.5.4 Contabilización.
Las adquisiciones de bienes de larga duración se deberán registrar en la contabilidad,
debitando la cuenta que corresponda, eligiéndola de entre las opciones disponibles en los
subgrupos 141 ó 142, para los bienes institucionales o en los subgrupos 144, 145, 151 ó 152
para los bienes adquiridos para proyectos o programas específicos y acreditando, en
cualquier de los casos, la Cuenta por Pagar 213.84 que corresponde al devengo del gasto
presupuestario.
15
Las cuentas del subgrupo 142 serán utilizados sólo y exclusivamente por las entidades que
realicen procesos productivos de transformación de insumos; la depreciación periódica se
registrará como parte de los costos incurridos, en la cuenta 133.91. Las cuentas de los
subgrupos 151 ó 152 serán utilizadas cuando los costos de los bienes adquiridos pasen
directamente a formar parte del producto final de los proyectos o programas de inversión en
ejecución; caso contrario, se usarán las cuentas de los subgrupos 144 ó 145, conforme lo
indicado en el numeral 1 de la NTCG
3.2.5.5 Erogaciones capitalizables
Las adiciones, mejoras y reparaciones extraordinarias destinadas a aumentar la vida útil
estimada, la capacidad productiva o el valor de los bienes de larga duración, de conformidad
con los criterios técnicos, deberán registrarse como erogaciones capitalizables que aumentan
el valor contable del bien.
Los costos asignados a las partes o piezas que se reemplacen o sustituyan, deberá disminuir
el valor contable respectivo; así también la correspondiente Depreciación Acumulada. Los
gastos en reparaciones ordinarias o periódicas, destinadas al mantenimiento y conservación
de la capacidad de uso del bien, deberán registrarse como gastos de gestión.
3.2.5.6 Disminución y baja de bienes de larga duración.
La venta, permuta, entrega como parte de pago u otra forma de traspaso de dominio, a título
oneroso, de los bienes de larga duración, deberá registrarse eliminando el valor contable del
bien y la depreciación acumulada; la diferencia (valor en libros) constituirá el costo del bien y
se contabilizará en la cuenta respectiva del subgrupo 638 Costo de Ventas y Otros.
El derecho monetario a percibir por el traspaso de dominio de los bienes de larga duración,
se registrará con débito en la cuenta 113.24 Cuentas por Cobrar Venta de Bienes de Larga
Duración y crédito en la contra cuenta del subgrupo 624 “Venta de Bienes y Servicios” que
corresponda.
La utilidad o pérdida ocurrida en la transferencia se obtendrá aplicando el método indirecto,
comparando el ingreso obtenido menos el costo de ventas. La exclusión de inventario por la
baja de bienes de larga duración, por obsolescencia o por ser ya inservibles, deberá
registrarse eliminando el valor contable del bien y la 56 depreciación acumulada; la diferencia
16
(valor en libros) disminuirá directamente la cuenta del Patrimonio Público que corresponda a
la institución.
La disminución de bienes de larga duración, para ser entregados en donación, deberá
registrarse eliminando el valor contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia
(valor en libros), se acreditará directamente la cuenta 611.88 “(-) Entrega de Bienes Muebles
e Inmuebles en Donación”.
Los bienes de larga duración, entregados en comodato por parte de la institución, no
requerirán de la disminución del inventario, debiendo por ello, efectuar el registro de
depreciación en la fecha que corresponda. En cambio, aquellos recibidos en comodato, será
indispensable su registro debitando la cuenta
911.13 “Bienes Recibidos en Comodato” y acreditando la cuenta 921.13 “Responsabilidad por
Bienes Recibidos en Comodato”.
3.2.5.7 Control de bienes de larga duración
En el catálogo de cuentas institucional será obligatoria la apertura de los conceptos
contables, en términos que permitan su control e identificación y destino o ubicación.
El valor contable, la depreciación periódica, la acumulada y el valor en libros de los bienes de
larga duración, deberán ser controlados en registros auxiliares bajo alguna de las siguientes
opciones:
Cada bien en forma individual.
Por cada componente del bien, en la medida que la vida útil de cada parte o pieza
que lo conforme sea diferente.
Por el conjunto de bienes, cuando la adquisición sea en una misma fecha y las
partes o piezas de la compra conformen un todo.
Por el grupo de bienes, de similares características físicas, adquiridos en una
misma fecha, de igual valor unitario y destinados a una sola área física y misma
actividad administrativa o productiva.
3.2.5.8 Limitación al alcance
17
Las adquisiciones de bienes de larga duración que no formen parte de un todo y su costo,
individualmente considerado, no alcance los $100,00 (Cien dólares), serán registrados en las
cuentas de gastos o de costos de Nivel 2 pertenecientes a las siguientes cuentas 634.45,
634.46, 634.47, 151.45, 152.45 ó 152.46, según corresponda; simultáneamente se efectuará
el registro respectivo en cuentas de orden, en la forma como se instruye en la NTCG 3.2.31.
3.2.6 Depreciación de Bienes de Larga Duración
3.2.6.1 Alcance
Esta norma establece los criterios para determinar la pérdida de valor por el uso, desgaste
físico u obsolescencia de los bienes de larga duración.
3.2.6.2 Vida útil
Los bienes de larga duración destinados a actividades administrativas, productivas o que se
incorporen a proyectos o programas de inversión, se depreciarán empleando la siguiente
tabla de vida útil:
VIDA UTIL ESTIMADA (Años)
TIPO DE BIEN
Administración
Proyectos y Programas
Producción
Edificaciones
• Hormigón Armado y Ladrillo
50 40
• Ladrillo (o Bloque) 40 35
• Mixto (Ladrillo o Bloque y Adobe o
Madera)
35 30
• Adobe 25 20
• Madera 20 15
Maquinaria y Equipos 10 UTPE *
Muebles y Enseres 10 10
18
Instalaciones 10 UTPE*
Equipos de Computación 5 5
Vehículos 5 UTPE*
* UTPE. Unidades de Tiempo o de Producción Estimadas.
La vida útil de maquinarias, equipos, vehículos e instalaciones especializadas, será la
establecida en los catálogos o especificaciones técnicas del fabricante; la del software se
establecerá en función de criterios técnicos. Las reparaciones, ampliaciones o adecuaciones
que impliquen erogaciones capitalizables obligarán al recálcalo del monto de la depreciación,
en términos de la re estimación de la vida útil del bien.
3.2.6.3 Valor residual
Para los bienes de larga duración, se determinará un valor residual equivalente al 10% de su
valor contable.
3.2.6.4 Método de cálculo
La cuota de depreciación proporcional de los bienes de larga duración destinados a
actividades administrativas y las correspondientes a proyectos o programas de inversión, se
determinará aplicando el método de línea recta, en base a la siguiente fórmula:
CDP = Valor contable (-) Valor residual X n
Vida útil estimada (años) 12
DP = Cuota de depreciación proporcional.
n = Número de meses a depreciar el Activo, contados a partir del mes siguiente al de su
adquisición.
La cuota de depreciación proporcional de bienes de larga duración, destinados a actividades
productivas, se determinará aplicando el método de unidades de tiempo o unidades de
producción, basado en la siguiente fórmula:
19
CDP = Valor Contable (-) Valor Residual x UTPE
Total unidades de tiempo o de producción estimada
UTPE = Número de unidades de tiempo utilizadas o de unidades producidas.
En los bienes de larga duración destinados a las actividades productivas, que por sus
características sea imposible emplear el método de unidades de tiempo o producción, se
aplicará el método de línea recta.
La depreciación determinada bajo el método de línea recta, preferentemente se registrará al
término de cada ejercicio contable; por el contrario, la calculada mediante el método de
unidades de tiempo o de producción, se contabilizará en función del proceso productivo.
3.2.6.5 Contabilización
La depreciación reflejará en la Contabilidad la amortización periódica prorrateada de los
bienes de larga duración, en función del valor contable de los bienes y durante el tiempo
establecido en la tabla de vida útil, desde la fecha que se encuentren en condiciones de
operación y cumplan el objetivo para el cual fueron adquiridos.
Para contabilizar la depreciación, se empleará el método indirecto, manteniendo en las
cuentas de los subgrupos 141, 142, 144 ó 145 el valor contable y en cuentas
complementarias la acumulación de la amortización respectiva.
El monto de la depreciación de los bienes destinados a las actividades administrativas se
reflejará en la cuenta 638.51 de los gastos de gestión; en cambio, la originada en procesos
productivos en la cuenta 133.91, la correspondiente a proyectos en la cuenta 151.91 y la de
programas en la cuenta 152.91, las que incrementarán los costos del producto esperado.4
3.2.31 Cuentas de Orden
3.2.31.1 Alcance
4 Normativa del Sistema de Administración Financiera, acuerdo 447
20
Esta norma establece el criterio técnico para el registro contable de valores que no afectan la
situación financiera de la institución, pero cuya incorporación en libros es necesaria con fines
de recordatorio contable, de control sobre aspectos administrativos o que permiten establecer
derechos u obligaciones contingentes, que pueden o no tener impactos patrimoniales a
futuro.
3.2.31.2 Generalidades
Las cuentas de orden conceptualmente no representan valores reales, es decir, recursos ni
financiamientos, elementos que constituyen la dualidad contable; sin embargo se las utiliza en
la Contabilidad, a efecto de representar recursos y obligaciones probables o eventos de tipo
administrativo sujetos a contingencias o eventualidades, que de suceder pueden producir
efectos patrimoniales y en los resultados para la entidad.
Una vez ocurrida la contingencia que determina su apertura, su saldo parcial o totalmente
tendrá que derivarse hacia cuentas del Estado de Situación Financiera y del de Resultados.
Estas cuentas están destinadas a enriquecer con información, los reportes financieros en que
deben constar, se deben abrir en grupos de dos, siendo la una correlativa de la otra, sus
saldos consecuentemente serán iguales pero de naturaleza contraria.
Las cuentas de orden podrán contener auxiliares, en la medida que se requiera disponer de
información de detalle, para permitir una clara identificación de las características y
especificaciones particulares de sus representaciones; dichos apéndices o detalles se abrirán
sólo en una de cada par de cuentas.
Los interesados en la información institucional no sólo deben conocer sus recursos y
obligaciones reales, sino también sus recursos y obligaciones contingentes, que proporcionan
al lector elementos mayores para analizar e interpretar el balance general y pueden influir en
la toma de decisiones, toda vez que estas cuentas señalan expectativas favorables o
adversas para la institución.
3.2.31.3 Contabilización
Su registro debe ocurrir mediante movimientos de cuentas de orden, debitando y acreditando
por igual valor las cuentas correlativas que intervengan, debiendo forzosamente observar una
relación de uno a uno entre las cuentas de los subgrupos 911 y 921. Su funcionamiento,
21
aparte de las implicaciones financieras y patrimoniales que puedan derivar, deberán tener
obligatoriamente movimientos compensados en todo momento, esto es que el valor debitado
sea siempre igual al acreditado.
Cuando se reciban mercancías para la venta, bienes en custodia o en comodato, garantías
diferentes de en dinero; se emitan papeles fiduciarias y especies fiscales valoradas; se
controlen los bienes que no constituyen activos fijos; se tenga la contingencia de posibles
responsabilidades en juicios en curso por los valores demandados; o se tenga que controlar
probables flujos de entrada de beneficios o 78 potenciales servicios; se debitarán las cuentas
deudoras y se acreditarán las acreedoras.
Por el contrario, cuando se realicen o se devuelvan las mercancías, los bienes, las garantías,
los papeles fiduciarios y las especies valoradas, lo que corresponda; se den de baja los
bienes que no constituyen activos fijos; se definan las contingencias por responsabilidades en
juicios en curso; o se produzcan ingresos o servicios; se debitarán las cuentas acreedoras y
se acreditarán las deudoras.
Es decir, en el caso de que disminuyan los bienes, los derechos o las obligaciones
contingentes, los movimientos contables a registrar serán los inversos a los realizados
originalmente.
3.2.31.4 Presentación
Las cuentas de orden serán presentadas exclusivamente en los Balances de Comprobación
de acuerdo a la secuencia que establece su codificación y en los Estados de Situación
Financiera, en los cuales constarán a continuación del total correspondiente al Pasivo y
Patrimonio, bajo el título CUENTAS DE ORDEN y tendrán totales independientes.
Para efectos de consolidación contable, los flujos registrados en cuentas de orden sólo sirven
a efectos de agregación, no de eliminación.
1.6.1.7.- Catálogo de Cuentas
14. Inversiones en Bienes de larga Duración.- Incluye los activos en bienes muebles e
inmuebles; están conformados por los recursos en Bienes de Administración.
22
14.1 Bienes de Administración.-Comprende las cuentas que registran y controlan los bienes
muebles e inmuebles, destinados a actividades administrativas y operacionales.
141.01 Bienes Muebles
141.01.03 Mobiliarios
9 Cuentas de Orden .- Son aquellas cuentas que sirven para registrar movimiento de valores
que no afectan la situación financiera de la entidad, pero que su registro es necesario con
fines de recordatorio contable, control administrativo o para señalar responsabilidades
contingentes, que pueden o no presentarse a futuro.
91 Cuentas de Orden Deudoras.- Son aquellas que sirven para registrar movimiento de
valores que no afectan la situación financiera de la entidad, comprenden las Cuentas de
Orden Deudoras.
91.1 Cuentas de Orden Deudoras.- Comprende las cuentas que registran y controlan los
movimientos de valores que no afectan la situación financiera de la entidad, pero su registro
es necesario con fines recordatorios, control administrativo o para señalar responsabilidades
contingentes que puedan presentarse o no en el futuro.
911.17 Bienes no Depreciables
92 Cuentas de Orden Acreedoras
Son aquellas que sirven para registrar movimiento de valores que no afectan la situación
financiera de la entidad, comprenden las Cuentas de Orden Acreedoras.
92.1 Cuentas de Orden Acreedoras
Comprende las cuentas que registran y controlan los movimientos de valores que no afectan
la situación financiera de la entidad, pero su registro es necesario con fines recordatorios,
control administrativo o señalar responsabilidades contingentes que puedan presentarse o no
en el futuro. Son las contra cuentas de las cuentas de Orden Deudoras.
921.17 Responsabilidad por Bienes no Depreciables5
5 Catálogo de Cuentas
23
1.6.1.8 Reglamento para el Control Administrativo de Bienes no Considerados Activos
Fijos, Acuerdo No. 025 CG, publicado en R.O. 26 de 16 de septiembre de 1996.
Art. 1.- Alcance
El presente Reglamento comprende las disposiciones que, para el control administrativo de
los bienes no considerados activos fijos, deberán expedir las entidades del Sector Público y
enviar para aprobación del Contralor General del Estado.
Art. 2.- Bienes que comprende
Se considerarán como no activos fijos, y por tanto sujetos al control administrativo, los bienes
tangibles de propiedad del Estado o de las entidades del Sector Público que, sin embargo de
tener una vida útil superior a un año y utilizarse en las actividades de la entidad, tengan un
costo individual de adquisición, fabricación, donación o avalúo, inferior a 5 salarios mínimos
vitales generales, vigentes a la fecha de registro administrativo.
Art. 3.- Clasificación de los bienes
Los bienes no considerados activos fijos, sujetos al control administrativo, son entre otros
los siguientes:
Útiles de oficina
Utensilios de cocina, vajilla, lencería
Instrumental médico, insumos y de laboratorio
Libros, discos y videos
Herramientas menores
Otros.
Art. 4.- Cargo a gastos.
El costo de esta clase de bienes se cargará directamente al gasto; por consiguiente, no
están sujetos a depreciación ni a corrección monetaria.
Art. 5.- Responsabilidad del Servidor
24
La responsabilidad directa por el uso y conservación de esta clase de bienes, corresponde
a los servidores de la entidad, a los cuales se les haya entregado en custodia o para el
desempeño de sus funciones. Se prohíbe el uso de estos bienes en fines particulares.
Art. 6.- El control de los bienes
Los bienes de que trata este Acuerdo, estarán bajo el control del Jefe de cada unidad
administrativa o del servidor que fuere delegado expresamente por él, quien en
coordinación con el Guardalmacén General o Bodeguero, mantendrá actualizados los
registros de estos bienes.
Art. 7.- Registros para el control.- Los registros básicos son:
Inventario a nivel de unidad administrativa, el cual se mantendrá valorado el
costo histórico de los bienes y estará sustentado con las hojas de control por
servidor y más documentos relativos al movimiento de los mismos.
Hoja de control bienes por servidor, j en la que debe constar: nombre del
servidor, código, detalle no valorado de los bienes entregados para uso y
conservación, fecha y firma de responsabilidad.
Art. 8.- Entrega recepción de bienes
Los bienes que ingresen al inventario de la unidad administrativa, serán legalizados mediante
una Acta o Formulario de entrega-recepción, que suscribirán el jefe de la unidad
administrativa y el Guardalmacén, con el detalle valorado de los mismos.
La entrega-recepción de los bienes entre el jefe de la unidad administrativa o su delegado y el
servidor directamente encargado de su uso y conservación, quedará respaldada con la firma
correspondiente en la “hoja de control de bienes por servidor”.
Art. 9.- Constatación física
En cada unidad administrativa se efectuará constatación física de los bienes, por lo menos
una vez al año, en ella podrán intervenir el Guardalmacén o su delegado, el Auditor Interno o
su delegado, el Jefe de la unidad administrativa o su delegado y el funcionario delegado por
la máxima autoridad. De tal diligencia se dejará constancia escrita en una Acta suscrita por
los intervinientes.
25
Art. 10.- Reposición por pérdida de bienes
En caso de pérdida o destrucción injustificada de bienes, los servidores responsables
responderán por la restitución de otros de igual especie y similares características o en dinero
al precio actual del mercado.6
1.6.1.9 Normas de Control Interno Acuerdo No. 039 CG del 16 de Noviembre-2009. 406.
Administración Funciones Administrativas Financieras
NCI 400 ACTIVIDADES DE CONTROL
La máxima autoridad de la entidad y las servidoras y servidores responsables del
control interno de acuerdo a sus competencias, establecerán políticas y
procedimientos para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos
institucionales, proteger y conservar los activos y establecer los controles de acceso a
los sistemas de información.
Las actividades de control se dan en toda la organización, en todos los niveles y en todas las
funciones. Incluyen una diversidad de acciones de control de detección y prevención, tales
como: separación de funciones incompatibles, procedimientos de aprobación y autorización,
verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos, revisión del desempeño de
operaciones, segregación de responsabilidades de autorización, ejecución, registro y
comprobación de transacciones, revisión de procesos y acciones correctivas cuando se
detectan desviaciones e incumplimientos.
Para ser efectivas, las actividades de control deben ser apropiadas, funcionar
consistentemente de acuerdo a un plan a lo largo de un período y estar relacionadas
directamente con los objetivos de la entidad.
La implantación de cualquier actividad o procedimiento de control debe ser precedido por un
análisis de costo/beneficio para determinar su viabilidad, conveniencia y contribución en
relación con el logro de los objetivos, es decir, se deberá considerar como premisa básica
que el costo de establecer un control no supere el beneficio que pueda obtener.
6 Reglamento para el Control Administrativo de Bienes no Considerados Activos Fijos
26
406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE BIENES
406-01 Unidad de Administración de bienes Toda entidad u organismo del sector
público, cuando el caso lo amerite, estructurará una unidad encargada de la
administración de bienes.
La máxima autoridad a través de la unidad de administración de bienes, instrumentará los
procesos a seguir en la planificación, provisión, custodia, utilización, traspaso, préstamo,
enajenación, baja, conservación y mantenimiento, medidas de protección y seguridad, así
como el control de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, propiedad de cada entidad u
organismo del sector público y de implantar un adecuado sistema de control interno para su
correcta administración.
406-02 Planificación Las entidades y organismos del sector público, para el
cumplimiento de los objetivos y necesidades institucionales, formularán el Plan Anual
de Contratación con el presupuesto correspondiente.
El Plan Anual de Contratación, PAC, contendrá las obras, los bienes y los servicios incluidos
los de consultoría a contratarse durante el año fiscal, en concordancia con la planificación de
la Institución asociada al Plan Nacional de Desarrollo. En este plan constarán las
adquisiciones a realizarse tanto por el régimen general como por el régimen especial,
establecidos en la ley.
El plan al igual que sus reformas será aprobado por la máxima autoridad de cada entidad y
publicado en el portal de compras públicas www.compraspúblicas.gov.ec; incluirá al menos la
siguiente información: los procesos de contratación a realizarse, la descripción del objeto a
contratarse, el presupuesto estimativo y el cronograma de implementación del Plan.
La planificación establecerá mínimos y máximos de existencias, de tal forma que las compras
se realicen únicamente cuando sean necesarias y en cantidades apropiadas.
a) Registro de proveedores y entidades
Para los efectos de esta norma, toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera que
desee participar en los procesos de contratación, deberá estar inscrita y habilitada en el
Registro Único de Proveedores, RUP, cuya información será publicada en el portal de
27
compras públicas. De igual modo, las entidades contratantes se registrarán en el portal para
acceder al uso de las herramientas del Sistema Nacional de Contratación Pública.
406-03 Contratación Las entidades y organismos del sector público realizarán las
contrataciones para adquisición o arrendamiento de bienes, ejecución de obras y
prestación de servicios incluidos los de consultoría, a través del Sistema Nacional de
Contratación Pública.
La máxima autoridad establecerá los controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten
a lo planificado, a la vez que determinará los lineamientos que servirán de base para una
adecuada administración de las compras de bienes, considerando, entre otras, las siguientes
medidas: Dirección de Investigación Técnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo
Página 33
Las adquisiciones serán solicitadas, autorizadas y ejecutadas con la anticipación suficiente y
en las cantidades apropiadas.
La ejecución de las compras programadas para el año se realizará tomando en consideración
el consumo real, la capacidad de almacenamiento, la conveniencia financiera y el tiempo que
regularmente toma el trámite.
La adquisición de bienes con fecha de caducidad, como medicinas y otros, se la efectuará en
cantidades que cubran la necesidad en tiempo menor al de caducidad del principio activo.
Se mantendrán las unidades de abastecimiento o bodegas necesarias para garantizar una
adecuada y oportuna provisión.
El arrendamiento de bienes se hará considerando el beneficio institucional frente a la
alternativa de adquisición.
La certificación de la disponibilidad presupuestaria, así como la existencia presente o futura
de recursos suficientes para cubrir las obligaciones derivadas de la contratación.
a) Procedimientos precontractuales
28
Para la contratación de obras, adquisición de bienes y servicios, incluidos los de consultoría,
las entidades se sujetarán a distintos procedimientos de selección de conformidad a la
naturaleza y cuantía de la contratación, a los términos y condiciones establecidas en la Ley
Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, su reglamento general y las
resoluciones del Instituto Nacional de Contratación Pública, INCOP, respecto de cada
procedimiento de contratación.
En el caso de compras de bienes y servicios normalizados se observarán los procedimientos
dinámicos, es decir: compras por catálogo y compras por subasta inversa.
Para la contratación de bienes y servicios no normalizados y para la ejecución de obras,
serán aplicables los procedimientos de: licitación, cotización y menor cuantía, ferias
inclusivas, ínfima cuantía, a más de los procedimientos especiales del régimen especial.
Los procedimientos precontractuales a considerarse en el caso de contratación de servicios
de consultoría son: contratación directa, contratación mediante lista corta y mediante
concurso público.
b) Pliegos
Para la adquisición de bienes, obras o servicios, la entidad contratante elaborará los pliegos
pertinentes, utilizando de manera obligatoria los modelos de pliegos del Instituto Nacional de
Contratación Pública que apliquen según el procedimiento de contratación a utilizar.
La entidad contratante podrá modificar o completar los modelos obligatorios, bajo su
responsabilidad, a fin de ajustarlos a las necesidades particulares de cada proceso de
contratación, siempre que se cumpla con la ley.
Los pliegos establecerán las condiciones que permitan alcanzar la combinación más
ventajosa entre todos los beneficios de la obra a ejecutar, el bien por adquirir o el servicio por
contratar y todos sus costos asociados, presentes y futuros.
Los pliegos deben ser aprobados por la máxima autoridad de la entidad contratante o su
delegado, bajo los criterios de austeridad, eficiencia, eficacia, transparencia, calidad,
economía y responsabilidad ambiental y social, debiendo priorizarse los productos y servicios
nacionales.
29
Dirección de Investigación Técnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo Página 34
c) Comisión técnica
La máxima autoridad de la entidad, cuando le corresponda efectuar procedimientos de lista
corta, concurso público, subasta inversa, licitación o cotización de conformidad con lo
dispuesto por la ley, conformará y nombrará para cada procedimiento la pertinente comisión
técnica que estará integrada de la siguiente manera:
1. Un profesional designado por la máxima autoridad, quien lo presidirá.
2. El titular del área que lo requiere o su delegado.
3. Un profesional afín al objeto de la contratación designado por la máxima autoridad o su
delegado.
Los miembros de la comisión técnica serán servidoras o servidores de la entidad contratante
y no podrán tener conflictos de intereses con los oferentes; de haberlos, será causa de
excusa.
406-04 Almacenamiento y distribución
Los bienes que adquiera la entidad ingresarán físicamente a través de almacén o
bodega, antes de ser utilizados, aún cuando la naturaleza física de los mismos requiera
su ubicación directa en el lugar o dependencia que lo solicita, lo cual ayudará a
mantener un control eficiente de los bienes adquiridos.
Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarán
adecuadamente ubicados, contarán con instalaciones seguras y tendrán el espacio físico
necesario.
El guardalmacén o bodeguero tiene la responsabilidad de acreditar con documentos, su
conformidad con los bienes que ingresan, debiendo verificar si se ajustan a los
requerimientos y especificaciones técnicas solicitadas por las dependencias de la institución,
así como de los bienes que egresan.
30
Si en la recepción se encontraren novedades, no se recibirán los bienes y se comunicará
inmediatamente a la máxima autoridad o al servidor delegado para el efecto; dichos bienes no
serán recibidos hasta que cumplan con los requerimientos institucionales.
Los directivos establecerán un sistema apropiado para la conservación, seguridad, manejo y
control de los bienes almacenados. Para el control de los bienes se establecerá un sistema
adecuado de registro permanente, debiendo incluirse registros auxiliares individualizados o
por grupos de bienes de iguales características. Sólo las personas que laboran en el almacén
o bodega tendrán acceso a las instalaciones.
Existen bienes que, por sus características especiales, deben ser almacenados en otras
instalaciones o enviados directamente a los encargados de su utilización. En estos casos, el
encargado de almacén efectuará la verificación directa y la tramitación de la documentación
correspondiente.
406-05 Sistema de registro El catálogo general de cuentas del sector público,
contendrá los conceptos contables que permitan el control, identificación, destino y
ubicación de las existencias y los bienes de larga duración.
Se establecerá un sistema adecuado para el control contable tanto de las existencias como
de los bienes de larga duración, mediante registros detallados con valores que permitan
controlar los retiros, traspasos o bajas de los bienes, a fin de que la información se encuentre
actualizada y de conformidad con la normativa contable vigente.
La actualización permanente, la conciliación de saldos de los auxiliares con los saldos de las
cuentas del mayor general y la verificación física periódica, proporcionará seguridad de su
registro y control oportuno y servirá para la toma de decisiones adecuadas.
Los bienes que no reúnan las condiciones para ser registrados como activos fijos, se
registrarán directamente en las cuentas de gastos o costos según corresponda y
simultáneamente se registrarán en una cuenta de orden, conforme lo establece la normativa
de contabilidad gubernamental, vigente.
406-06 Identificación y protección Se establecerá una codificación adecuada que
permita una fácil identificación, organización y protección de las existencias de
suministros y bienes de larga duración.
31
Todos los bienes de larga duración llevarán impreso el código correspondiente en una parte
visible, permitiendo su fácil identificación.
El responsable de la custodia de los bienes de larga duración, mantendrá registros
actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para que
sirvan de base para el control, localización e identificación de los mismos.
La protección de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones, será de
responsabilidad de cada servidor público. La protección de los bienes incluye la contratación
de pólizas de seguro necesarias para protegerlos contra diferentes riesgos que pudieran
ocurrir, se verificarán periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia.
406-07 Custodia La custodia permanente de los bienes, permite salvaguardar
adecuadamente los recursos de la entidad, fortaleciendo los controles internos de esta
área; también facilita detectar si son utilizados para los fines que fueron adquiridos, si
sus condiciones son adecuadas y no se encuentran en riesgo de deterioro.
La máxima autoridad de cada entidad pública, a través de la unidad respectiva, será
responsable de designar a los custodios de los bienes y de establecer los procedimientos que
garanticen la conservación, seguridad y mantenimiento de las existencias y bienes de larga
duración.
Corresponde a la administración de cada entidad pública, implementar su propia
reglamentación relativa a la custodia física y seguridad, con el objeto de salvaguardar los
bienes del Estado.
406-08 Uso de los bienes de larga duración En cada entidad pública los bienes de larga
duración se utilizarán únicamente en las labores institucionales y por ningún motivo
para fines personales, políticos, electorales, religiosos u otras actividades particulares.
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes de la institución, debiendo
asumir la responsabilidad por su buen uso y conservación.
Cada servidora o servidor será responsable del uso, custodia y conservación de los bienes
de larga duración que le hayan sido entregados para el desempeño de sus funciones,
32
dejando constancia escrita de su recepción; y por ningún motivo serán utilizados para otros
fines que no sean los institucionales.
En el caso de bienes que son utilizados indistintamente por varias personas, es
responsabilidad del jefe de la unidad administrativa, definir los aspectos relativos a su uso,
custodia y verificación, de manera que estos sean utilizados correctamente.
El daño, pérdida o destrucción del bien por negligencia comprobada o mal uso, no imputable
al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tiene a su cargo.
Los cambios que se produzcan y que alteren la ubicación y naturaleza de los bienes, serán
reportados a la dirección correspondiente, por el personal responsable del uso y custodia de
los mismos, para que se adopten los correctivos que cada caso requiera.
406-09 Control de vehículos oficiales Los vehículos del sector público y de las
entidades de derecho privado que disponen de recursos públicos, están destinados
exclusivamente para uso oficial, es decir, para el desempeño de funciones públicas, en
los días y horas laborables, y no podrán ser utilizados para fines personales, ni
familiares, ajenos al servicio público, ni en actividades electorales y políticas.
Los vehículos constituyen un bien de apoyo a las actividades que desarrolla el personal de
una entidad del sector público. Su cuidado y conservación será una preocupación constante
de la administración, siendo necesario que se establezcan los controles internos que
garanticen el buen uso de tales unidades.
Para fines de control, las unidades responsables de la administración de los vehículos,
llevarán un registro diario de la movilización de cada vehículo, donde debe constar: la fecha,
motivo de la movilización, hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce
y actividad cumplida.
Los vehículos oficiales de cualquier tipo, sean estos terrestres, fluviales o aéreos, (buses,
busetas, camiones, maquinaria, canoas y botes con motor fuera de borda, lanchas, barcos,
veleros, aviones, avionetas, helicópteros, etc.,) que por necesidades de servicio, deben ser
utilizados durante o fuera de los días y horas laborables, requieren la autorización expresa del
nivel superior.
33
Con el propósito de disminuir la posibilidad de que los vehículos sean utilizados en
actividades distintas a los fines que corresponde, obligatoriamente contarán con la respectiva
orden de movilización, la misma que tendrá una vigencia no mayor de cinco días laborables.
Por ningún concepto la máxima autoridad emitirá salvo conductos que tengan el carácter de
indefinidos. Dirección de Investigación Técnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo
Página 37
Ninguna servidora o servidor que resida en el lugar donde habitualmente ejerce sus funciones
o preste sus servicios, podrá utilizar vehículos del Estado el último día laborable de cada
semana, exceptuándose, por motivos de seguridad, el Presidente y Vicepresidente de la
República, así como otras servidoras y servidores con rango a nivel de Ministros de Estado.
Se excluyen de esta disposición, únicamente los vehículos de ambulancia, de las siguientes
entidades: de las unidades del Ministerio de Salud Pública, del Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social (IESS), de la Cruz Roja Ecuatoriana, igualmente los vehículos que
pertenecen a los Cuerpos de Bomberos, Defensa Civil, Fuerzas Armadas, Policía Nacional,
sistemas de redes eléctricas, telefónicas, agua potable, alcantarillado y obras públicas, que
sean indispensables para atender casos de emergencias concretas.
Las personas que tienen a su cargo el manejo de vehículos oficiales, tendrán la obligación del
cuidado y conservación del mismo, debiendo ser guardadas las unidades, en los sitios
destinados por las propias entidades.
Los vehículos del Estado llevarán placas oficiales y el logotipo que identifique la institución a
la que pertenecen.
La máxima autoridad de cada entidad dispondrá que se observe, en todas sus partes, los
procedimientos administrativos para el control de los vehículos de la entidad, que constan en
el Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del Sector
Público y demás disposiciones sobre la materia, emitidas por la Contraloría General del
Estado.
406-10 Constatación física de existencias y bienes de larga duración La administración
de cada entidad, emitirá los procedimientos necesarios a fin de realizar constataciones
físicas periódicas de las existencias y bienes de larga duración.
34
Se efectuarán constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo
menos una vez al año.
El personal que interviene en la toma física, será independiente de aquel que tiene a su cargo
el registro y manejo de los conceptos señalados, salvo para efectos de identificación.
Los procedimientos para la toma física de los bienes, se emitirán por escrito y serán
formulados claramente de manera que puedan ser comprendidos fácilmente por el personal
que participa en este proceso.
De esta diligencia se elaborará un acta y las diferencias que se obtengan durante el proceso
de constatación física y conciliación con la información contable, serán investigadas y luego
se registrarán los ajustes respectivos, previa autorización del servidor responsable; también
se identificarán los bienes en mal estado o fuera de uso, para proceder a la baja, donación o
remate según corresponda, de acuerdo a las disposiciones legales vigentes.
Cuando la entidad pública contrate servicios privados para llevar a cabo la toma física de las
existencias y bienes de larga duración, el informe final presentado así como la base de datos,
tendrá la conformidad del área contable en forma previa a la cancelación de dichos servicios.
Dirección de Investigación Técnica, Normativa y de Desarrollo Administrativo Página 38
La contratación de estos servicios se hará estrictamente cuando las circunstancias así lo
exijan, siempre y cuando la entidad cuente con la partida presupuestaria correspondiente
para efectuar dichos gastos.
El auditor interno participará en calidad de observador, para evaluar la adecuada aplicación
de los procedimientos establecidos.
En las entidades que no cuenten con auditoría interna, el titular designará a un servidor que
cumpla esta función.
406-11 Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto Los bienes que por
diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de pérdida,
robo o hurto, serán dados de baja de manera oportuna.
35
Esta actividad se efectuará una vez cumplidas las diligencias y procesos administrativos que
señalen las disposiciones legales vigentes, dejando evidencia clara de las justificaciones,
autorizaciones y su destino final.
Para proceder a la baja de bienes por su mal estado de conservación, obsolescencia,
pérdida, robo o hurto, se observarán las disposiciones del Reglamento General Sustitutivo
para el Manejo y Administración de Bienes del Sector Público, del Manual General de
Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público, la normativa de contabilidad
emitida por el Ministerio de Finanzas y demás reglamentación interna emitida por la entidad.
Si la pérdida de un bien, que fue debidamente denunciada, es declarada por el Juez
competente como hurto o robo en sentencia ejecutoriada se levantará el acta de baja
correspondiente y se procederá a la exclusión de los registros contables disminuyendo del
inventario respectivo.
Para la baja de bienes que no estén contabilizados como activos, por no reunir las
condiciones para considerarse como tales, bastará que se cuente con la autorización del
responsable de la unidad de administración financiera.
Si la baja procediere de una pérdida o destrucción injustificada, al servidor responsable se le
aplicará la sanción administrativa que corresponda y cuando el caso lo amerite, se le exigirá
además la restitución del bien con otro de igual naturaleza o la reposición de su valor a precio
de mercado.
406-12 Venta de bienes y servicios. Las ventas ocasionales de bienes se realizarán de
acuerdo con los procedimientos fijados en las leyes y reglamentos sobre la materia.
Las servidoras y servidores responsables de organizar la junta de remates y demás
procedimientos previos para autorizar las enajenaciones, los avalúos de ventas y adjudicar
los bienes, cumplirán sus funciones resguardando los intereses institucionales y en
concordancia con las disposiciones reglamentarias.
Las entidades públicas que vendan regularmente mercaderías, bienes o servicios, emitirán su
propia reglamentación que asegure la recuperación al menos de sus costos actualizados, el
cobro de los importes correspondientes a las mercaderías despachadas o servicios
prestados, la documentación de los movimientos y la facturación según los precios y
36
modalidades de ventas. Dirección de Investigación Técnica, Normativa y de Desarrollo
Administrativo Página 39
406-13 Mantenimiento de bienes de larga duración El área administrativa de cada
entidad, elaborará los procedimientos que permitan implantar los programas de
mantenimiento de los bienes de larga duración.
La entidad velará en forma constante por el mantenimiento preventivo y correctivo de los
bienes de larga duración, a fin de conservar su estado óptimo de funcionamiento y prolongar
su vida útil.
Diseñará y ejecutará programas de mantenimiento preventivo y correctivo, a fin de no afectar
la gestión operativa de la entidad.
Corresponde a la dirección establecer los controles necesarios que le permitan estar al tanto
de la eficiencia de tales programas, así como que se cumplan sus objetivos.
La contratación de servicios de terceros para atender necesidades de mantenimiento, estará
debidamente justificada y fundamentada por el responsable de la dependencia que solicita el
servicio.7
7 Normas de Control Interno
37
CAPÍTULO II
2.- ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIÓN
2.1.- BASE LEGAL DE LA INSTITUCIÓN
2.1.1.- RESEÑA HISTORIA
Como consecuencia de una época de crisis del sistema financiero que vivía nuestro país en la década
de los años veinte llegó la Misión Kemerer, logrando importantes transformaciones en el manejo de la
economía y del Estado como la creación del Banco Central del Ecuador y de organismos de control
como la Contraloría General del estado y la Superintendencia de Bancos
Los sectores comercial e industrial contaron desde entonces con mayores posibilidades de acceso a
operaciones crediticias. No ocurría lo mismo con el campo agropecuario, cuyos actores atravesaban
situaciones difíciles por falta de recursos y de apoyo a sus iniciativas y esfuerzos
Es en estas circunstancias el Gobierno del Doctor Isidro Ayora, mediante Decreto Ejecutivo del 27 de
enero de 1928 publicado en el Registro Oficial No. 552 del mismo mes y año, crea el Banco Hipotecario
del Ecuador.
La condición de sociedad anónima la mantuvo hasta 1937, año en que se transformó en institución
privada con finalidad social y pública, autónoma y sujeta a su propia Ley y Estatutos, forma jurídica que
la mantiene hasta la presente fecha.
Sucesivas reformas fueron cambiando su estructura hasta que el 14 de octubre de 1943 se expidió la
ley que transformó al Banco Hipotecario en el Banco Nacional de Fomento Provincial, la misma que fue
publicada en el registro Oficial No. 942 con fecha 20 de octubre de 1943, durante la administración del
Doctor Carlos Alberto Arroyo del Río, presidente Constitucional de la República del Ecuador.
Luego, mediante Decreto No. 327 del 28 de marzo de 1974, publicado en el Registro Oficial No. 526 del
3 de abril del mismo año, se expide la nueva LEY ORGANICA DEL BANCO NACIONAL DE
38
FOMENTO. Con esta Ley el Banco Nacional de Fomento adquiere autonomía económica, financiera y
técnica.
De acuerdo con la Ley promulgada el 28 de marzo de 1974, el Banco Nacional de Fomento es una
entidad financiera de desarrollo, autónoma de derecho privado y finalidad social y pública, con
personería jurídica y capacidad para ejercer derechos y contraer obligaciones.
La autonomía del Banco Nacional de Fomento está plenamente garantizada en la Constitución política
vigente, y la Institución, en todas sus operaciones, sólo está sujeta al control de la Superintendencia de
Bancos.
Hasta el año 1999, el BANCO NACIONAL DE FOMENTO presentó una serie de dificultades cuya
problemática impidió asumir eficientemente su rol de Banca de Desarrollo, que se reflejó principalmente
por el estancamiento de la actividad crediticia, bajos niveles de recuperación y problemas de liquidez.
Esto determinó que la Administración desarrolle una serie de acciones a fin de revitalizar su estructura
financiera-crediticia y retomar el rol de importante intermediario-financiero. En este sentido, se ha
continuado desarrollando las estrategias enmarcadas dentro del Plan Estratégico y de Reactivación
Institucional.
En el Suplemento del Registro Oficial No.196 del 23 de octubre del 2007, se publicó la Ley Orgánica
Reformatoria a la Ley Orgánica del Banco Nacional de Fomento que es la que actualmente está en
vigencia.
Con las reformas el Directorio quedó integrado por nueve vocales:
a. El Presidente de la República o su delegado, quien lo presidirá;
b. El Ministro de Agricultura, Ganadería, Acuacultura y Pesca, quien lo presidirá;
c. El Ministerio de Economía y Finanzas o su delegado;
d. El Ministerio de Turismo o su delegado;
e. El Ministerio de Industrias y Competitividad o su delegado;
f. Un representante de la Federación de Cámaras de Agricultura;
g. Un representante del Sector Artesanal;
h. Un representante de la Federación Nacional de Cámaras de la Pequeña Empresa Industria
del Ecuador;
i. Un representante de la Federación de Ganaderos del Ecuador;
39
El Banco Nacional de Fomento tiene nuevas atribuciones, después que el Congreso Nacional se allanó
al veto parcial del Ejecutivo en las reformas a la Ley de esta institución financiera.
En las reformas también se establece que el crédito se ampliará a los sectores acuicultor, minero,
forestal, pesquero y turístico. De igual manera se definieron los tipos de crédito que se otorgarán para
el fomento y desarrollo, comercial, de consumo y micro crédito.
La nueva Ley exige al Estado que implemente los seguros como mecanismo de protección contra
riesgos y contingencias que puedan afectar el pago de los créditos al Banco. Este seguro deberá estar
cubierto con el aporte del Estado y el beneficiario del crédito. El aporte estatal, según determina la ley
aprobada.
El Banco Nacional de Fomento “Sucursal Sucúa” inició sus servicios a la ciudad como AGENCIA en
cantón Sucúa el 30 de Noviembre del 1983, estando como Superintendente de Bancos el Sr. José
Vicente Troya Jaramillo.
El 20 de Octubre de 1987 recibe un CERTIFICADO DE AURORIZACIÓN para establecer una
Sucursal en esta ciudad la misma que funcionara en las siguientes funciones: las establecidas en su
propia ley constituida estando como Superintendente de Bancos en Sr. Alfonso Trujillo Bustamante.
El edificio fue adquirido el 28 de Julio de 1995 en la Administración del Sr Rubén Mantilla Zambrano
como Gerente General y como Presidente del Directorio en Sr. Ricardo Izurieta Mora, así empieza la
trayectoria y vida institucional está entidad pública, estando como actual Gerente del Banco el Dr.
Segundo Torres.
El Banco Nacional de Fomento cumple eficientemente la importante y delicada función que tiene dentro
del desenvolvimiento económico del país, cual es el apoyar a los sectores productivos con la aplicación
de una política crediticia acorde con las exigencias del desenvolvimiento económico y social del País,
siempre orientados al mejoramiento de la producción, a la explotación técnica y racionalizada de los
recursos naturales y nuevas formas de producción que creen fuentes de trabajo.
El Banco Nacional de Fomento es una institución financiera pública de fomento y desarrollo, autónoma,
con personería jurídica, patrimonio propio y duración indefinida; por ello, el Gobierno de la República
garantiza la autonomía del Banco en los aspectos económico, financiero, técnico y administrativo. Su
funcionamiento se norma por las disposiciones de Ley del Banco Nacional de Fomento, su Estatuto,
40
Reglamentos y Regulaciones, y su política crediticia se orienta de conformidad con los planes y
programas de desarrollo económico y social que expide el Gobierno Nacional.
2.1.2.- ESTRUCTURA ORGÁNICA
2.1.3.- MISIÓN
Brindar productos y servicios financieros competitivos e intervenir como ejecutor de la política de
gobierno para apoyar a los sectores productivos y a sus organizaciones, contribuyendo al desarrollo
socio – económico del país.
2.1.4.- VISIÓN
Ser modelo de la Banca de Desarrollo e Instrumento que impacte a las personas insertándolas en el
desarrollo productivo, mejorando su calidad de vida, disminuyendo la migración, evitando la
desintegración familiar, sembrando juntos un mejor país.
2.1.5.-OBJETIVOS
GERENTE
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
FINANCIERO
ASISTENTES ADMINISTRATIVOS
DEPARTAMENTODE CRÉDITO Y
CARTERA
SUPERIORES
LEGALES
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS BANCARIOS
RECIBIDOR
PAGADOR
41
El objetivo fundamental del Banco es estimular y acelerar el desarrollo socio - económico del país,
mediante una amplia y adecuada actividad crediticia. Con esta finalidad, tendrá las siguientes
funciones:
Otorgar crédito a las personas naturales o jurídicas que se dediquen al fomento, producción y
comercialización, preferentemente de actividades agropecuarias, acuícolas, mineras, artesanales,
forestales, pesqueras y turísticas, promoviendo la pequeña y mediana empresa, así como la
microempresa;
Recibir depósitos monetarios de plazo menor, de plazo mayor y de ahorro, y, a base de estos
recursos, conceder crédito comercial;
Conceder garantías, operar con aceptaciones bancarias y llevar a cabo las demás actividades que
la Ley General de Bancos permite efectuar a estas instituciones;
Administrar y actuar como agente fiduciario de fondos especiales que se constituyan por parte del
Gobierno y de entidades nacionales e internacionales de financiamiento, con fines específicos de
fomento, en los sectores mencionados en el literal a) de este artículo, de conformidad con los
respectivos contratos que, para el efecto, se celebren;
Participar en la política nacional de estabilización de precios y colaborar con las entidades
gubernamentales encargadas de la comercialización de productos de las actividades enunciadas
en el literal a) de este artículo, para financiar las mismas;
Estimular el desarrollo de cooperativas u otras organizaciones comunitarias, mediante la
concesión de crédito;
Promover y organizar empresas de abastecimiento de artículos necesarios para la producción
agropecuaria, de la pesca, pequeña industria y artesanía;
Colaborar con los organismos del Estado y otras instituciones que tengan a su cargo programas
de asistencia técnica, para mejorar las condiciones de la agricultura, artesanía y pequeña
industria;
Desarrollar toda otra actividad que sea compatible con los objetivos del Banco, encaminada al
mejoramiento de las condiciones de vida del trabajador agrícola, artesanal e industrial;
42
Incrementar la creación de pequeños almacenes o centros de comercialización de productos
agropecuarios, así como financiar la importación de insumos que éstos realicen;
Establecer convenios de cooperación con organizaciones no gubernamentales, siempre que los
objetivos de tales convenios sean afines con los objetivos del Banco. Con igual fin, se podrá
también conceder crédito para microempresas, actuando estas organizaciones no
gubernamentales como bancos de primer piso, si estuvieren autorizadas legalmente para el
efecto;
Además de las operaciones señaladas en este artículo, el Banco podrá efectuar todas las
operaciones contempladas en la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero, incluidas las
de comercio exterior.
2.1.6.- UBICACIÓN GEOGRÁFICA
El Banco tendrá su domicilio principal en la ciudad de Quito, en donde funcionará su Casa Matriz, la
que tendrá jurisdicción nacional. Mantendrá sucursales en cada una de las capitales de provincia y
agencias en cada una de las cabeceras cantonales del país.
El Directorio del Banco autorizará el establecimiento de otras sucursales, agencias u oficinas, dentro y
fuera del territorio nacional, en donde estimare conveniente. Igualmente podrá, a través de su red de
sucursales y agencias, suscribir convenios de intermediación financiera y crédito con las cooperativas
rurales y agropecuarias, así como con las cajas rurales para que operen como ventanillas del Banco
Nacional de Fomento, bajo su supervisión.
El Banco podrá suscribir convenios de intermediación financiera con organismos e instituciones
financieras nacionales y del exterior, y podrá contratar en forma directa corresponsalías con bancos del
exterior.
Las Sucursales serán oficinas con capacidad para realizar las actividades que el Directorio les señale
en cada caso, y actuarán dentro de la jurisdicción territorial que se les asigne. Las Agencias tendrán la
modalidad, funciones y jurisdicción fijadas por el Directorio.
43
El Banco Nacional de “Fomento Sucursal Sucúa” está ubicado en la Provincia de Morona Santiago,
Cantón Sucúa en las calles: Carlos Olsón y Edmundo Carvajal (Frente al Parque Central Amazónico).
2.1.7.- ACTIVIDADES FUNCIONALES
La actividad que realiza esta institución pública es prestar servicio a la comunidad e incrementar el
desarrollo a todos los sectores en general.
Aperturas de Cuentas Corrientes, Cuentas de Ahorros.- Abrir una cuenta corriente o
de ahorros en base a la solicitud realizada por un potencial cliente, siempre y cuando
cumpla con todos los requisitos establecidos por la ley y por el BNF.
Anulación de Chequeras o Cheques.- Bloquear cheque por pérdida o robo de
chequera.
Certificación de Cheques.- Certificar que un cheque girado tiene los fondos
suficientes en la cuenta corriente, para garantizar su pago. La certificación se realiza
previa solicitud del titular de la cuenta o del tenedor del cheque.
Certificación de no adeudar al Banco Nacional de Fomento.- Satisfacer la necesidad
de clientes internos y externos para la obtención de la certificación de no ser deudores
morosos del BNF.
Certificados de Inversión.- Captar recursos a través de inversiones que realizan los
clientes, registrarlas, contabilizarlas y emitir el certificado de inversión correspondiente.
Cheques de Gerencia.- Generar y entregar cheques de Gerencia en base a una
solicitud de un cliente a la disposición de un funcionario autorizado como pago a un
cliente por cancelación de capital y/o pago de intereses de inversiones, por devolución
de saldos por cierre de cuentas y otros pagos.
Cobro de Cartera BEV.- Recibir y registrar abonos de dividendos o cancelaciones de
créditos.
Cobro de Cartera BNF.- Recibir y registrar abonos de dividendos o cancelaciones de
créditos.
44
Créditos de Desarrollo.- Los sectores productivos susceptibles de financiamiento
serán: Agrícola, Pecuario, Pequeña Industria, Artesanía, Pesca Artesanal, Acuícola,
Minera, Forestal, Servicios en general.
Depósitos de Cuentas Corrientes y Ahorros.- Recibir y registrar el ingreso de valores
con cargo a una cuenta corriente o de ahorros generados por el depósito de efectivo o
cheques.
Envío y pago de giros.- Efectuar el envío de un giro dentro del territorio nacional, a
pedido de un cliente o cualquier persona que requiere dicho servicio. Realizar el pago de
un giro dentro del territorio nacional, al beneficiario establecido por el usuario contratante
del servicio.
Pago a jubilados de IESS.- Pago de la pensión de los jubilados del IESS con mayor
comodidad.
Pago cheques (superiores a $1000 necesita autorización).- Pagar los cheques
presentados en ventanillas al tenedor de los mismos, siempre y cuando se cumplan con
todas las disposiciones legales y los requisitos operativos del BNF.
Pago y recepción de cuentas judiciales.- Recibir o pagar los depósitos judiciales de
acuerdo con el convenio entre el Banco Nacional de Fomento, Banco Central del
Ecuador y la Corte Suprema de Justicia.
Recaudación de Impuestos.- Realizar el cobro de impuestos a contribuyentes a través
de ventanillas, en base al convenio entre el Banco Nacional de Fomento y el Servicio de
Rentas Internas.
Retiro ahorros, clientes misma sucursal (superiores a 1.000,00 necesita
autorización).- Entregar los valores requeridos por un cliente o a quien autorice, previa
verificación de la disponibilidad de fondos en su cuenta de ahorros.
Retiro ahorros, clientes otra sucursal (superiores a 400,00 necesita autorización).-
Entregar los valores requeridos por un cliente o a quien autorice, previa verificación de la
disponibilidad de fondos en su cuenta de ahorros.
Revocatoria de cheques.- Bloquear temporalmente o definitivamente el pago de
cheques en base a una solicitud del cliente titular de la cuenta corriente.
45
Solicitud de Chequeras.- Proporcionar libretines de nuevos cheques al titular de una
cuenta corriente (o a quien autorice), mismos que fueran solicitados previamente a
través de los formatos establecidos por el BNF para el efecto.
Solicitud de crédito 555.- Se otorgará en un rango de US $ 100,00 hasta US $
5.000,00 a un plazo de hasta 5 años y con un interés de 5% anual. Los recursos servirán
para financiar los créditos destinados a proyectos de inversión en unidades de
producción, comercio o servicio, en funcionamiento o por instalarse.
Serán sujetos de crédito todas las personas naturales y conforme al instructivo para la
calificación de clientes del Banco Nacional de Fomento, relacionadas con las actividades
de producción, comercio o servicios, cuyos activos no superen los US$ 20.000,00 y que
tengan hasta 10 empleados.
Solicitud de Crédito Desarrollo Humano.- Se otorgará en un rango de US$ 100,00
hasta US. 360,00 como un anticipo del bono de Desarrollo Humano, a un plazo de hasta
1 año y con un interés de 5% anual. Los recursos servirán para financiar proyectos de
inversión en micro unidades de producción comercio o servicio. Serán sujetos de crédito
todas las personas que consten en la base de datos del Programa de Protección Social
(PPS).ç
Solicitud de microcrédito.- Descripción: Se otorgará un rango de: US $ 100,00 hasta
US $ 7.000,00 a un plazo de hasta 5 años con un interés de:
a. 11% anual para el sector productivo y
b. 15% anual para el sector comercio y servicios
Los recursos servirán para financiar los microcréditos destinados a proyectos de
inversión en unidades de producción, comercio o servicio, en funcionamiento o por
instalarse. Serán sujetos de crédito todas las personas naturales, conforme al instructivo
para la calificación de clientes del Banco Nacional de Fomento, relacionadas con las
actividades de producción, comercio o servicios, cuyos activos no superen los US $
50.000,00 y que tengan hasta 10 empleados.
Solicitud de Tarjeta de Débito y Tarjeta de Débito Adicional.- La Tarjeta de Débito es
un instrumento de plástico opcional que el BNF entrega al cliente al abrir una cuenta
bancaria corriente o de ahorros, en la cual en base a depósitos previamente realizados
46
de dinero que se puede disponer mediante cajeros automáticos propios o de la red
(BANRED).
Este servicio tiene como finalidad dar un valor agregado a las cuentas bancarias de los
clientes del BNF, a través de la satisfacción de sus necesidades, con la implementación
de herramientas de última generación a la vez que la Institución se vuelve más
competitiva en este segmento de mercado.
Créditos
a. Crédito para fomento, emprendimiento y desarrollo, destinado a las
actividades productivas señaladas en el literal a) del artículo 3 de esta Ley;
b. Crédito comercial, destinado a personas naturales y jurídicas, cuyo
financiamiento esté dirigido a las diversas actividades comerciales y de
servicios, que demanden los sectores económicos del país;
c. Crédito de consumo, que se otorga a personas naturales que tengan por
destino la adquisición de bienes de consumo o pagos de servicio, que
generalmente se amortizan en función de cuotas periódicas y cuya fuente de
repago es el ingreso del deudor;
d. Microcrédito, concedido a personas naturales o jurídicas, con garantía
quirografaria, prendaria o hipotecaria o a un grupo de clientes con garantía
solidaria, destinada a financiar actividades en pequeña escala, de producción,
comercio o servicio cuya fuente principal de pago constituye el producto de las
ventas o ingresos generado por dichas actividades.
El Banco Nacional de Fomento determinará las garantías colaterales o
prendarias a presentarse por parte del prestatario, así como de las personas
naturales o jurídicas determinadas en el literal a) del artículo 3 de esta Ley; de
las propietarias, arrendatarias o adjudicatarias; de quienes tuvieren certificados
de posesión definitivos o provisionales concedidos por el INDA; y, de los
posesionarios individuales o colectivos que comprobaren, mediante
declaración juramentada protocolizada, haber estado en posesión de las
tierras objeto de la inversión, por lo menos, cinco años ininterrumpidos antes
47
de la solicitud del crédito. Excepcionalmente, el Directorio prescindirá de la
garantía hipotecaria establecida en el artículo 80 de esta Ley, si tuviera otras
garantías sustitutivas que garanticen el crédito.
Emisión de Valores Fiduciarios
A fin de captar recursos que sirvan de base para incrementar el crédito de fomento
agropecuario en el país, o para adquirir inmuebles destinados al servicio de la
Institución, el Banco, previa la autorización de su Directorio, podrá emitir cédulas
hipotecarias, bonos agrícolas y otras obligaciones dirigidas al mercado abierto de
valores. En la venta de los antedichos efectos, el Banco podrá contraer la obligación de
recompra, sujetándose a las mismas condiciones preestablecidas en cada negociación.
Estas operaciones de venta con obligación de recompra, podrán hacerse sin
intervención de las Bolsas de Valores
Valores Institucionales
a. Ética
b. Compromiso y Sentido de identidad
c. Justicia y Equidad
d. Calidad
e. Productividad
f. Servicio Personalizado
g. Trabajo en equipo
h. Comunicación Efectiva
i. Desarrollo Humano
j. Creatividad, Innovación y mejoramiento continuo
k. Proactividad
l. Liderazgo
48
CAPÍTULO III
3.-APLICACIÓN PRÁCTICA
3.1.- CONCEPTOS GENERALES QUE APLICA LA INSTITUCIÓN
3.1.1 Activos Fijos.- Los Bienes de Larga Duración o Activos Fijos están integrados por los bienes
corporales e incorporales de propiedad o dominio del Estado, expresados en términos monetarios;
están constituidos por los recursos Operacionales, las Inversiones Financieras, en Existencias, en
Bienes de Larga Duración y en Proyectos y Programas en Ejecución.
3.1.2 Bienes.- Medios que satisfacen las necesidades humanas. Desde el punto de vista contable
comprende el elemento material del cual dispone el BNF “Sucursal Sucúa” para lograr sus metas y
objetivos. Cada entidad u organismo llevará el registro contable de sus bienes de conformidad a las
disposiciones sobre la materia expedidas por el Ministerio de Economía y Finanzas. Los bienes de las
entidades y organismos del sector público sólo se emplearán para los fines propios del servicio público.
Es prohibido el uso de dichos bienes para fines políticos, electorales, doctrinarios o religiosos o para
actividades particulares y/o extrañas al servicio público según consta en el REGLAMENTO GENERAL
SUSTITUTIVO PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO,
Acuerdo 025- CG, publicado en RO 378 de 17 de octubre del 2006. Art. 4 y. 5
3.1.3 Bienes Muebles.- Son aquellos que pueden trasladarse de un lugar a otro, sin menoscabo del
inmueble al que estuvieran unidos. En este sentido, sólo si se trata de una fusión pasajera o accidental
podremos hablar de mueble, en caso contrario, si se produjera una verdadera adherencia o
inseparabilidad, se trataría de un inmueble por incorporación.
Por ejemplo, el mobiliario y los objetos de adorno que se clavan o fijan en las paredes y pueden
removerse de una forma sencilla sin detrimento de las mismas paredes, como sillas, mesas.
Archivadores, cuadros, suelen considerarse muebles. Se califican también como muebles los
materiales reunidos para la construcción de edificios mientras no sean utilizados. Entre los muebles se
engloban tanto las cosas que sólo se muevan por efecto de una fuerza externa, como las que se
mueven por sí mismas.
49
3.1.4 Bienes de Larga Duración.- Son todos los activos tangibles de propiedad del Banco, que tienen
una vida útil mayor a un año, están al servicio de las operaciones del ente, no están destinados a la
venta y tienen un costo individual o por lotes mayores a USD 100,00, estos el BNF se lo registran
directamente el Sistema Contable que otorga la Matriz.
Alcance.- Esta norma establece los criterios para el reconocimiento, valuación, erogaciones
capitalizables, baja y control de los bienes de larga duración, excepto la pérdida de los
mismos.
Aspectos generales.- Para determinar los valores de contabilización de los bienes de larga
duración, se tendrán en cuenta los siguientes conceptos:
Costo de adquisición, comprende el precio de compra más los gastos inherentes
a la misma.
Valor de donación, es el asignado para su correspondiente registro, incluyendo los
gastos realizados para ser puestos en condiciones de operación.
Valor contable, equivale al costo de adquisición o de donación, más los aumentos
o disminuciones registrados durante la vida útil del bien.
Valor en libros, comprende el valor contable menos la depreciación acumulada.
Los muebles e inmuebles serán registrados como Bienes de Larga Duración,
siempre y cuando cumplan los siguientes requisitos:
1. Bienes de propiedad privativa Institucional.
2. Destinados a actividades administrativas y/o productivas.
3. Generen beneficios económicos futuros.
4. Vida útil estimada mayor a un año.
5. Costo de adquisición igual o mayor a cien dólares (US $ 100).
Valoración.- Las inversiones en bienes de larga duración se deberán contabilizar al precio
de compra, incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, impuestos no
reembolsables, costos de instalaciones, más cualquier valor directamente atribuible para
poner el bien en condiciones de operación y para que cumpla el objetivo para el cual fue
adquirido. Los descuentos o rebajas comerciales se deducirán del costo de adquisición. Los
gastos de financiamiento de las inversiones en bienes de larga duración formarán parte del
costo del bien, en la medida que sean devengados durante el período previo a su entrada en
50
funcionamiento; los incurridos con posterioridad al período antes indicado, serán reconocidos
como gastos de gestión.
Contabilización.- Las adquisiciones de bienes de larga duración se deberán registrar en la
contabilidad, debitando la cuenta que corresponda, eligiéndola de entre las opciones
disponibles en los subgrupos 141 ó 142, para los bienes institucionales o en los subgrupos
144, 145, 151 ó 152 para los bienes adquiridos para proyectos o programas específicos y
acreditando, en cualquier de los casos, la Cuenta por Pagar 213.84 que corresponde al
devengo del gasto presupuestario.
Las cuentas del subgrupo 142 serán utilizados sólo y exclusivamente por las entidades que
realicen procesos productivos de transformación de insumos; la depreciación periódica se
registrará como parte de los costos incurridos, en la cuenta 133.91. Las cuentas de los
subgrupos 151 ó 152 serán utilizadas cuando los costos de los bienes adquiridos pasen
directamente a formar parte del producto final de los proyectos o programas de inversión en
ejecución; caso contrario, se usarán las cuentas de los subgrupos 144 ó 145, conforme lo
indicado en el numeral 1 de la NTCG
Disminución y baja de bienes de larga duración.-La venta, permuta, entrega como parte
de pago u otra forma de traspaso de dominio, a título oneroso, de los bienes de larga
duración, deberá registrarse eliminando el valor contable del bien y la depreciación
acumulada; la diferencia (valor en libros) constituirá el costo del bien y se contabilizará en la
cuenta respectiva del subgrupo 638 Costo de Ventas y Otros.
El derecho monetario a percibir por el traspaso de dominio de los bienes de larga duración,
se registrará con débito en la cuenta 113.24 Cuentas por Cobrar Venta de Bienes de Larga
Duración y crédito en la contra cuenta del subgrupo 624 “Venta de Bienes y Servicios” que
corresponda.
La utilidad o pérdida ocurrida en la transferencia se obtendrá aplicando el método indirecto,
comparando el ingreso obtenido menos el costo de ventas. La exclusión de inventario por la
baja de bienes de larga duración, por obsolescencia o por ser ya inservibles, deberá
registrarse eliminando el valor contable del bien y la 56 depreciación acumulada; la diferencia
(valor en libros) disminuirá directamente la cuenta del Patrimonio Público que corresponda a
la institución.
51
La disminución de bienes de larga duración, para ser entregados en donación, deberá
registrarse eliminando el valor contable del bien y la depreciación acumulada; la diferencia
(valor en libros), se acreditará directamente la cuenta 611.88 “(-) Entrega de Bienes Muebles
e Inmuebles en Donación”.
Los bienes de larga duración, entregados en comodato por parte de la institución, no
requerirán de la disminución del inventario, debiendo por ello, efectuar el registro de
depreciación en la fecha que corresponda. En cambio, aquellos recibidos en comodato, será
indispensable su registro debitando la cuenta 911.13 “Bienes Recibidos en Comodato” y
acreditando la cuenta 921.13 “Responsabilidad por Bienes Recibidos en Comodato”.
Control de bienes de larga duración.- En el catálogo de cuentas institucional será
obligatoria la apertura de los conceptos contables, en términos que permitan su control e
identificación y destino o ubicación.
El valor contable, la depreciación periódica, la acumulada y el valor en libros de los bienes de
larga duración, deberán ser controlados en registros auxiliares bajo alguna de las siguientes
opciones:
Cada bien en forma individual.
Por cada componente del bien, en la medida que la vida útil de cada parte o pieza
que lo conforme sea diferente.
Por el conjunto de bienes, cuando la adquisición sea en una misma fecha y las
partes o piezas de la compra conformen un todo.
Por el grupo de bienes, de similares características físicas, adquiridos en una
misma fecha, de igual valor unitario y destinados a una sola área física y misma
actividad administrativa o productiva.
Limitación al alcance.- Las adquisiciones de bienes de larga duración que no formen parte
de un todo y su costo, individualmente considerado, no alcance los $100,00 (Cien dólares),
serán registrados en las cuentas de gastos o de costos de Nivel 2 pertenecientes a las
siguientes cuentas 634.45, 634.46, 634.47, 151.45, 152.45 ó 152.46, según corresponda;
simultáneamente se efectuará el registro respectivo en cuentas de orden, en la forma como
se instruye en la NTCG 3.2.31. En la Institución cumplen con la NORMATIVA DEL SISTEMA
DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA, Acuerdo 447, publicado en RO. 528 de 24 de enero del
2008, Normativa Contable 3.2.5 Bienes de Larga Duración
52
3.1.5 Benes de Larga Duración obsoletos o fuera de uso.- Son los que no se utilizan en las
actividades institucionales,
3.1.6 Clasificación de los bienes.-Son todos los bienes que se enlistan en forma cronológica de
acuerdo al Catalogo de Cuentas y distribuida por unidades. Los bienes del BNF está clasificado de la
siguiente manera: Ver Anexo Nº 1.
3.1.7 Identificación y Revisión de la Codificación contable de los bienes.- Se identificaran los
bienes de acuerdo al Catálogo de Cuentas para su respectiva revisión. La Institución lleva su
respectiva codificación de acuerdo al inventario donde indica la manera de llevar los inventarios al 30 de
Noviembre del 2009, se especifica la ubicación exacta de cada uno los bienes, así como a sus respectivos
custodios responsables. (Anexo Nº 1 y 2.)
3.1.8 Depreciación de los bienes.- Es el valor de la pérdida de valor de los bienes y activo fijo por
varios factores a saber: desgaste por el uso, envejecimiento por razón del tiempo, es el desuso por
nueva tecnología, destrucción parcial o total. El porcentaje de depreciación que aplica la Institución es
el 10% anual. Según la NORMATIVA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA, Acuerdo
447, publicado en RO. 528 de 24 de enero del 2008, Normativa 3.2.6 Depreciación de Bienes de Larga
Duración y 3.2.31 Cuentas de Orden . (Anexo Nº 1 .)
3.1.9 Bienes no Depreciables.- Son los bienes no Depreciables o de Control Administrativo, son los
que tienen un costo inferior de USD 100,00 lo realizan directamente en el Sistema Informático que está
considerados en el Catálogo como Cuentas de Orden. Según la NORMATIVA DEL SISTEMA DE
ADMINISTRACIÓN FINANCIERA, Acuerdo 447, publicado en RO. 528 de 24 de enero del 2008,
Normativa 3.2.31 Cuentas de Orden .
3.1.10 Valorización de los Bienes.- El contador obtendrá información de los precios de los bienes en el
mercado, a fin de que en consideración del estado actual se determine el valor de los bienes,
habiéndose en conjunto con los funcionarios y servidores del BNF.
El objetivo de la valoración es registrar los bienes con el precio actual de mercado, aplicando la
Normativa Contable, de tener una vida útil mayor de un año y de tener un costo de USD 100,00 o más.
Se consideró la procedencia de que algunos bienes sean considerados por lotes, por el número de
bienes y la importancia para la institución, aplicando la Disposición General del Reglamento para el
53
Control Administrativo de Bienes no Considerados como Activos Fijos, Acuerdo No. 025 CG, publicado
en R. O. 26: 16-sep-96, que dice:
“Excepciones (…).al momento de su incorporación o actualización, podrán considerarse y recibir
tratamiento de activos fijos, aplicando el criterio técnico administrativo de “lote” o “unidad de propiedad”,
que consiste en agrupar los valores de los bienes de similar característica o considerar como un solo
bien al grupo de elementos que conforman una unidad operativa.”.
3.1.11 Control Interno.- El sistema de control interno es el plan de organización y todos los métodos y
procedimientos que adopta la administración de una entidad para ayudar al logro de objetivo, la
salvaguarda de activos, la prevención y detección de errores, la corrección de registros contables y la
preparación oportuna de la información financiera confiable quién lo realiza es el Gerente de BNF
“Sucursal Sucúa” el Dr. Segundo Torres.
3.1.12 Normas de Control Interno.- Las Normas de Control Interno para el Sector Público de la
República del Ecuador constituyen guías generales emitidas por la Contraloría General del Estado,
orientadas a promover una adecuada administración de los recursos públicos y a determinar el correcto
funcionamiento administrativo de las entidades y organismos del sector público ecuatoriano, con el
objeto de buscar la efectividad, eficiencia y economía en la gestión institucional , la Institución aplica
las NORMAS DE CONTROL INTERNO Acuerdo No. 039 CG del 16 de Noviembre-2009. 400
ACTIVIDADES DE CONTROL “406 ADMINISTRACIÓN FINANCIERA - ADMINISTRACIÓN DE
BIENES”
3.1.13 Recopilar documentos necesarios para proceder a la respectiva actualización de los
bienes.-Se procedió a la recopilación de documentos necesarios para la realización de la actualización
física contable y control integral de los Bienes de Larga Duración subcuenta “Mobiliarios”. La Ing. Lilian
Puente (encargada del Inventario de los bienes) me facilitó el inventario de Bienes de Larga Duración
“Subcuenta Mobiliarios” que tiene la Institución, del mes de Noviembre del 2009
El contar con la base de datos con la información de los bienes, codificados e identificados de
conformidad a la Normativa contable vigente aplicable al sector público, permitirá contar con
información actualizada y útil, permitiendo ejercer un efectivo control.
El programa informático para los Bienes de Larga Duración, permite emitir reportes por cada uno de los
bienes, con información contable, tenencia por unidades y custodios responsable, ubicación exacta, por
54
lo que corresponderá a la Institución, la emisión de los reportes y su correspondiente legalización por
parte de cada uno de los custodios de los bienes a su cargo .Ver Anexo Nº.
3.1.14.-Diagnosticar e inspeccionar el estado de los bienes.- La Lic. Elva Seminario, Jefe
Financiera, designó a la Ing. Lilian Puente, (encargada del inventario de bienes), efectuó la
constatación física, cada uno de los bienes y se encuentran bien utilizados y cuidados por sus
respectivos custodios, así como su ubicación dentro de la institución, información que se encuentra en
la base de datos del Programa Informático del BNF.
Las constataciones físicas periódicas lo realiza la Ing. Lilian Puente con una adecuada clasificación de
los Bienes de Larga Duración (Activos Fijos),” subcuenta Mobiliarios” distribuido para cada
departamento y con su ubicación respectiva, es decir garantiza la seguridad de la existencia física de
los bienes, su ubicación y estado de conservación (Ver en el Anexo Nº. 1 y 2 )
La máxima autoridad de cada BNF es el encargado, de orientar y dirigir la correcta
conservación y cuidado de los bienes públicos que han sido adquiridos o asignados para uso
y que se hallen en poder de la entidad a cualquier título: depósito, custodia, préstamo de uso
u otros semejantes, de acuerdo con este reglamento y las demás disposiciones que dicte la
Contraloría General y el propio organismo o entidad. Con este fin nombrará un Custodio de
acuerdo a la estructura organizativa y disponibilidades presupuestarias de la institución, que
será responsable de su recepción, registro y custodio
a. Mantener registros y documentos en que conste la historia de cada bien, y su
destinación y uso;
b. Entregar los bienes por parte del Custodio o quien haga sus veces, al Jefe de
cada unidad administrativa.
c. Identificar y designar al servidor que recibe el bien para el desempeño de sus
funciones, mediante la suscripción de la recepción a través del formulario
diseñado para el efecto.
En el BNF “Sucursal Sucúa” se efectuó la constatación física de los bienes en forma
mensual, en ella podrán intervenir el Guardalmacén o su delegado, el Auditor Interno o su
delegado, el Jefe de la unidad administrativa o su delegado y el funcionario delegado por la
máxima autoridad. De tal diligencia se dejará constancia escrita en una Acta suscrita por los
intervinientes según la Ley y su Reglamento.
55
El daño, pérdida o destrucción del bien, por negligencia comprobada o su mal uso, no
imputable al deterioro normal de las cosas, será de responsabilidad del servidor que lo tiene a
su cargo, y de los servidores que de cualquier manera tienen acceso al bien, cuando realicen
acciones de mantenimiento o reparación por requerimiento propio o del usuario; salvo que se
conozca o compruebe la identidad de la persona causante de la afectación al bien.
El Jefe Financiero es quien realiza los registro de contabilidad de la entidad, debe tiene
información sobre los bienes y mantiene un inventario actualizado de éstos; además es su
obligación formular y mantener actualizada una hoja de vida útil de cada bien o tipo de bien,
dependiendo de su naturaleza en la cual constará su historial, con sus respectivos
movimientos, novedades, valor residual y baja.
En el registro de la vida útil del bien se anotará su ingreso, y toda la información pertinente,
como daños, reparaciones, ubicación y su egreso.
Establecidos los códigos de identificación de los bienes, se procedió a la impresión de
stickers, que fueron puestos en un lugar visible de cada uno de los bienes, que permitirán su
control administrativo y contable, determinar su ubicación, custodios y la verificación periódica
que se realice.
Se verificó que la Institución no tiene Guardalmacén de Bienes por motivo que es una
Sucursal por que dice el Jefe Financiera que no existen bienes para guardarlos, la Casa
Matriz en la ciudad de Quito tienen un Guardalmacén y tiene bienes embodegados por tal
razón la Ing. Lilian Puente se encarga de los respectivos inventarios de bienes dice que
llegan directamente para los custodios responsables. En caso de pérdida o destrucción
injustificada de bienes, los servidores responsables responderán por la restitución de otros de
igual especie y similares características o en dinero al precio actual del mercado de acuerdo
con la Ley y su Reglamento.
Se determinaron los siguientes registros contables:
a. Control extra-contable de bienes muebles
b. Depreciación Acumulada de bienes
c. Anexos de inventario
56
d. Acta de Entrega- Recepción
e. Baja de Bienes en Desuso
Luego de analizar los documentos recopilados y diagnosticar el estado y conservación de los bienes
se procede a la realizar el Instructivo.
3.2 FORMULACIÓN DEL INSTRUCTIVO
3.2.1.- Desarrollo de un sistema de codificación integral
Para facilidades de identificación, organización y protección de los Bienes de Larga Duración subcuenta
“Mobiliarios” es necesario que el sistema de codificación se aplique a todos los bienes existentes, y que a
medida que se realicen nuevas adquisiciones éstas también formen parte del sistema; de esta manera se
contará con una codificación actualizada e integral de los bienes. Además para establecer un control
adecuado es necesario acatar lo que establece la Norma que dice: “Todos los Bienes de Larga Duración
llevarán impreso el código correspondiente en una parte visible, permitiendo así su fácil identificación”.
Los bienes se enlistarán en forma cronológica de acuerdo al Catalogo de Cuentas y distribuida por
unidades. A base de un instructivo de actualización y control de los bienes se realizará la respectiva
codificación y clasificación que estará distribuido por departamento de acuerdo a su ubicación por
unidades, identificando a los servidores y empleados custodios directos de los bienes, preparando los
correspondientes listados para la actual clasificación.
1 ACTIVOS Titulo
14 INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACION Grupo
141 BIENES DE ADMINISTRACION Subgrupo
141.01 Bienes Muebles Cuentas Nivel 1
141.01.03 Mobiliarios Cuentas Nivel 2
En cada uno de las Cuentas del SEGUNDO NIVEL, se clasificarán por tipo de bien (TERCER NIVEL), y
éstos a su vez por la variedad de ese tipo de bien (CUARTO NIVEL), identificándoles a su vez por
unidades o secciones administrativas, por ejemplo:
57
Para el desarrollo de la codificación, se ha considerado las diversas opciones que se establecen para el
control de los Bienes de Larga Duración, y que constan en Norma Técnica de Contabilidad Gubernamental
3.2.5.7.
Para poder determinar la ubicación exacta de cada uno de los bienes, se ha establecido un código adicional
formado por 2 dígitos, el mismo que va en la parte final y que permite identificar al Custodio Responsable
(C.R.) los mismos que están organizados de la siguiente manera:
SISTEMA DE CODIFICACIÓN
CODIGO DEL CARGO CÉDULA DE NOMBRES Y APELLIDOS
RESPONSABLE
IDENTIDAD
( C.R)
01 DEPARTAMENTO DE CARTERA 140021496-9 TORRES LOPEZ FANNY
02 DEPARTAMENTO DE CARTERA 140064649-1 VÉLEZ SICHA LESLIN
03 DEPARTAMENTO DE JURIDICO 140037413-6 RIVEDENEIRA JOSÉ OMAR
04 CONTABILIDAD 140045211-4 PUENTE PEÑARANDA LILIN
05 SERVICIOS BANCARIOS 140012818-5 AREVALO SANCHEZ LUIS
06 CONTABILIDAD 010201166-5 SEMINARIO PERALTA ELVA
07 SERVICIOS BANCARIOS 140013686-5 LUNA GARCIA FLOR ELISA
08 SERVICIOS BANCARIOS 140054953-9 ZUMBA ESPINOZA MARILI E
09 SERVICIOS BANCARIOS 160020017-2 PRADO ANGEL CARLOS
10 SERVICIOS BANCARIOS 140014995-9 MINGA PATIÑO MILTON MARIO
11 GERENCIA 140011933-3 TORRES CALLE SEGUNDO
12 DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 140012219-6 SAMANIEGO SALINAS ANGEL
13 DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 190031351-9 PIÑA CHACÓN LUIS ROGELIO
1 ACTIVOS
14 INVERSIONES EN BIENES DE LARGA DURACION
14.1 BIENES DE ADMINISTRACION
141.01 BIENES MUEBLES (Primer nivel)
141.01.03 MOBILIARIOS (Segundo Nivel)
141.01.03.01 ANAQUELES (Tercer Nivel)
141.01.03.01.01 ANAQUEL DE MADERA (Cuarto nivel)
141.01.03.01.01.01 1 ANAQUEL DE MADERA 4 PUERTAS (unidad 1)
141.01.03.01.02 ANAQUEL METALICO 3 SERVICIOS(Cuarto nivel)
141.01.03.01.02.01 1 ANAQUEL DE MADERA 3 SERVICIO.
58
BANCO NACIONAL DE FOMENTO
SUCURSAL "SUCÚA"
CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES DE LARGA DURACIÓN
CUENTA: MOBILIARIOS Nº. 14.01.03
SALDO AL: 30 DE NOVIEMBRE DEL 2.009
( C.R) CODIGO CODIGO ACTUAL DESCRIPCION UBICACIÓN FECHA DE VALOR VALOR A
%
DEP. VALOR
ANTERIOR CARGO CONTABLE DEPRECIAR RESIDUAL
1 ACTIVOS
14
INVERSIONES EN BIENES DE
LARGA DURACION
141 BIENES DE LARGA DURACIÓN
141.01 BIENES MUEBLES
141.01.03 MOBILIARIOS
141.01.03.01 ANAQUELES
141.01.03.01.01 ANAQUEL DE MADERA
01 G-010-5147-6 141.01.03.01.01.01 ANAQUEL DE MADERA DEPARTAMENTO DE CARTERA 16/08/1995
0,81 0,81 10%
-
06 G-010-0010-1 141.01.03.01.01.02
ANAQUEL DE MADERA 4
PUERTAS
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 28/12/1983
0,20 0,20 10%
-
06 G-010-3004-1 141.01.03.01.01.03 ANAQUEL DE MADERA 6 SERV.
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 12/12/1992
0,05 0,05 10%
-
141.01.03.01.02 ANAQUEL METALICO 3 SERV
01 G-010-0295-8 141.01.03.01.02.01 ANAQUEL METALICO 3 SERVIC. DEPARTAMENTO DE CARTERA 16/08/1995 0,01 10%
59
0,01 -
14 G-010-5895-0 141.01.03.01.02.02 ANAQUEL METALICO 3 SERVIC. BODEGA 20/12/1983
0,07 0,07 10%
-
141.01.03.01.03 ANAQUEL METALICO 5 SERV.
14 G-010-0615-7 141.01.03.01.03.01 ANAQUEL METALICO 5 SERV. BODEGA 01/01/1988
0,04 0,04 10%
-
12 G-010-0616-5 141.01.03.01.03.02 ANAQUEL METALICO 5 SERVIC. DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 20/08/1971
0,04 0,04 10%
-
141.01.03.02 ARCHIVADORES
141.01.03.02.01 ARCHIVADOR 1,25X0,40X0,90
11 G-020-2663-4 141.01.03.02.01.01 ARCHIVADOR 1,25X0,40X0,90 GERENCIA 06/07/2007
189,90 1,58 10%
188,32
141.01.03.02.02 ARCHIVADOR 1,30X0,60X0,46
12 G-020-2669-1 141.01.03.02.02.01 ARCHIVADOR 1,30X0,60X0,46 DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 06/07/2007
298,30 2,49 10%
295,81
12 G-020-2670-9 141.01.03.02.02.02 ARCHIVADOR 1,30X0,60X0,46 DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 06/072007
298,30 2,49 10%
295,81
02 G-020-2671-7 141.01.03.02.02.03 ARCHIVADOR 1,30X0,60X0,46 DEPARTAMENTO DE CARTERA 06/07/2007
298,30 2,49 10%
295,81
01 G-020-2672-5 141.01.03.02.02.04 ARCHIVADOR 1,30X0,60X0,46 DEPARTAMENTO DE CARTERA 06/07/2007
298,30 2,49 10%
295,81
141.01.03.02.04 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90
01 G-020-2650-1 141.01.03.02.04.01 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 DEPARTAMENTO DE CARTERA 06/07/2007
298,30 2,49 10%
295,81
01 G-020-2651-9 141.01.03.02.04.02 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 DEPARTAMENTO DE CARTERA 06/07/2007
138,08 1,15 10%
136,93
01 G-020-2652-7 141.01.03.02.04.03 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 DEPARTAMENTO DE CARTERA 06/07/2007 1,58 10%
60
189,90 188,32
04 G-020-2626-1 141.01.03.02.04.04 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 06/07/2007
288,06 2,40 10%
285,66
06 G-020-2629-5 141.01.03.02.04.05 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 06/07/2007
288,06 2,40 10%
285,66
06 G-020-2649-3 141.01.03.02.04.06 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 06/07/2007
288,06 2,40 10%
285,66
07 G-020-2662-6 141.01.03.02.04.07 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 SERVICIOS BANCARIOS 06/07/2007
189,90 1,58 10%
188,32
08 G-020-2666-7 141.01.03.02.04.08 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 SERVICIOS BANCARIOS 06/07/2007
189,90 1,58 10%
188,32
141.01.03.02.05
ARCHIVADOR METALICO 3
SERV.
06 G-020-4804-2 141.01.03.02.05.01 ARCHIVADOR METALICO 3 SERV.
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 07/06/1991
80,78 0,67 10%
80,11
141.01.03.02.06
ARCHIVADOR METALICO 4
GAVETAS
14 G-020-5952-8 141.01.03.02.06.01
ARCHIVADOR METALICO 4
GAVETAS BODEGA 24/11/2009 SIN CARGO 10%
14 G-020-5953-6 141.01.03.02.06.02
ARCHIVADOR METALICO 4
GAVETAS BODEGA 24/11/2009 SIN CARGO 10%
14 G-020-5954-4 141.01.03.02.06.03
ARCHIVADOR METALICO 4
GAVETAS BODEGA 24/11/2009 SIN CARGO 10%
14 G-020-5955-1 141.01.03.02.06.04
ARCHIVADOR METALICO 4
GAVETAS BODEGA 24/11/2009 SIN CARGO 10%
14 G-020-5956-9 141.01.03.02.06.05
ARCHIVADOR METALICO 4
GAVETAS BODEGA 24/11/2009 SIN CARGO 10%
14 G-020-5957-7 141.01.03.02.06.06 ARCHIVADOR METALICO 4 BODEGA 24/11/2009 SIN CARGO 10%
61
GAVETAS
14 G-020-5958-5 141.01.03.02.06.07
ARCHIVADOR METALICO 4
GAVETAS BODEGA 24/11/2009 SIN CARGO 10%
14 G-020-5959-3 141.01.03.02.06.08
ARCHIVADOR METALICO 4
GAVETAS BODEGA 24/11/2009 SIN CARGO 10%
141.01.03.02.07
ARCHIVADOR METALICO 4
SERV.
06 G-020-7825-4 141.01.03.02.07.01 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV.
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 28/12/1983
0,27 0,27 10%
-
06 G-020-7831-2 141.01.03.02.07.02 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV.
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 12/12/1983
0,27 0,27 10%
-
06 G-020-7832-0 141.01.03.02.07.03 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV.
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 28/12/1983
0,27 0,27 10%
-
01 G-020-7826-2 141.01.03.02.07.04 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. DEPARTAMENTO DE CARTERA 28/12/1983
0,27 0,27 10%
-
01 G-020-7827-0 141.01.03.02.07.05 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. DEPARTAMENTO DE CARTERA 28/12/1983
0,27 0,27 10%
-
08 G-020-7824-7 141.01.03.02.07.06
ARCHIVADOR METALICO 4
SERVIC. SERVICIOS BANCARIOS 28/12/1983
0,27 0,27 10%
-
12 G-020-2417-5 141.01.03.02.07.07 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 20/08/1971
0,08 0,27 10%
-
0,19
12 G-020-7393-3 141.01.03.02.07.08 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 20/08/1971
0,09 0,27 10%
-
0,18
12 G-020-7822-1 141.01.03.02.07.09 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 28/12/1983
0,27 0,27 10%
-
12 G-020-7823-9 141.01.03.02.07.10 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 28/12/1983
0,27 0,27 10%
-
12 G-020-7829-6 141.01.03.02.07.11 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 28/08/1983 0,27 10%
62
0,27 -
12 G-020-7830-4 141.01.03.02.07.12 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 28/12/1983
0,27 0,27 10%
-
141.01.03.02.08 ARCHIVADOR TIPO ANAQUEL
14 G-010-2076-0 141.01.03.02.08.01 ARCHIVADOR TIPO ANAQUEL BODEGA 24/11/2009 SIN CARGO 10%
141.01.03.03 BASUREROS
141.01.03.03.01 BASURERO DE MADERA
04 G-040-0287-2 BASURERO DE MADERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 01/01/1988
0,08 0,08 10%
-
141.01.03.04 BUTACAS
141.01.03.04.01 BUTACA
11 G-065-0091-5 141.01.03.04.01.01 BUTACA GERENCIA 06/07/2007
85,30 0,71 10%
84,59
11 G-065-0092-3 141.01.03.04.01.02 BUTACA GERENCIA 06/07/2007
85,30 0,71 10%
84,59
11 G-065-0140-0 141.01.03.04.01.03 BUTACA GERENCIA 06/07/2007
85,30 0,71 10%
84,59
09 G-065-0127-7 141.01.03.04.01.04 BUTACA SERVICIOS BANCARIOS 06/07/2007
85,30 0,71 10%
84,59
141.01.03.04.02 BUTACA DOS CUERPOS
01 G-316-0409-6 141.01.03.04.02.01 BUTACA DOS CUERPOS DEPARTAMENTO DE CARTERA 30/04/2008
150,00 1,25 10%
148,75
07 G-316-0438-5 141.01.03.04.02.02 BUTACA TRES CUERPOS SERVICIOS BANCARIOS 30/04/2008
216,00 1,80 10%
214,20
141.01.03.05 CAJAS DE SEGURIDAD
141.01.03.05.01 CAJA DE SEGURIDAD
11 G-070-0017-0 141.01.03.05.01.01 CAJA DE SEGURIDAD GERENCIA 28/12/1983 2,00 10%
63
2,00 -
141.01.03.05.02 CAJA DE SEGURIDAD METALICA
13 G-070-0776-1 141.01.03.05.02.01 CAJA DE SEGURIDAD METALICA DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 20/11/1979
1,52 1,52 10%
-
141.01.03.06 ESCRITORIOS
141.01.03.06.01 ESCRITORIO DE MADERA
03 G-115-7431-9 141.01.03.06.01.01 ESCRITORIO DE MADERA DEPARTAMENTO JURIDICO 01/01/1988
30,91 0,26 10%
30,65
141.01.03.06.02 ESCRITORIO DE METALICO
09 G-115-1820-9 141.01.03.06.02.01 ESCRITORIO METALICO 7 SERV. SERVICIOS BANCARIOS 30/11/2004
0,27 0,27 10%
-
141.01.03.06.03
ESCRITORIO METALICO
HABANO
06 G-115-8292-4 141.01.03.06.03.01 ESCRITORIO METALICO HABANO
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 28/12/1983
0,20 0,2 10%
-
141.01.03.06.04 ESCRITORIO MIXTO
14 G-115-4647-3 141.01.03.06.04.01 ESCRITORIO MIXTO 23/09/2009
300,00 2,50 10%
297,50
03 G-115-4646-5 141.01.03.06.04.02 ESCRITORIO MIXTO DEPARTAMENTO JURIDICO
ESCRITORIO
MIXTO
300,00 2,50 10%
297,50
14 G-115-4648-1 141.01.03.06.04.03 ESCRITORIO MIXTO BODEGA 23/09/2009
300,00 2,50 10%
297,50
14 G-115-4649-9 141.01.03.06.04.04 ESCRITORIO MIXTO BODEGA 23/09/2009
300,00 2,50 10%
297,50
14 G-115-4650-7 141.01.03.06.04.05 ESCRITORIO MIXTO BODEGA 23/09/2009
300,00 2,50 10%
297,50
09 G-115-4645-7 141.01.03.06.04.06 ESCRITORIO MIXTO SERVICIOS BANCARIOS 23/09/2009 2,50 10%
64
300,00 297,50
141.01.03.07 ESTACIONES
141.01.03.07.01 ESTACION DE TRABAJO
04 G-115-3102-0 141.01.03.07.01.01 ESTACION DE TRABAJO
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 06/07/2007
222,42 1,85 10%
220,57
12 G-115-3105-3 141.01.03.07.01.02 ESTACION DE TRABAJO DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 06/07/2007
222,42 1,85 10%
220,57
06 G-115-3134-3 141.01.03.07.01.03 ESTACION DE TRABAJO
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 06/07/2007
222,42 1,85 10%
220,57
11 G-115-3135-0 141.01.03.07.01.04 ESTACION DE TRABAJO GERENCIA 06/07/2007
294,30 2,45 10%
291,85
07 G-115-3136-8 141.01.03.07.01.05 ESTACION DE TRABAJO SERVICIOS BANCARIOS 06/07/2007
222,42 1,85 10%
220,57
01 G-115-3137-6 141.01.03.07.01.06 ESTACION DE TRABAJO DEPARTAMENTO DE CARTERA 06/07/2007
222,42 1,85 10%
220,57
08 G-115-3138-4 141.01.03.07.01.07 ESTACION DE TRABAJO SERVICIOS BANCARIOS 06/07/2007
222,42 1,85 10%
220,57
06 G-115-3139-2 141.01.03.07.01.08 ESTACION DE TRABAJO
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 06/07/2007
233,03 1,94 10%
231,09
13 G-115-3140-0 141.01.03.07.01.09 ESTACION DE TRABAJO DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 06/07/2007
222,42 1,85 10%
220,57
02 G-115-3141-8 141.01.03.07.01.10 ESTACION DE TRABAJO DEPARTAMENTO DE CARTERA 06/07/2007
222,42 1,85 10%
220,57
141.01.03.08 ESTANTES
141.01.03.08.01 ESTANTE VARIOS SERVICIOS
04 G-010-1131-4 141.01.03.08.01.01 ESTANTE VARIOS SERVICIOS
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 12/07/1996
61,24 0,51 10%
60,73
65
07 G-010-1132-2 141.01.03.08.01.02 ESTANTE VARIOS SERVICIOS SERVICIOS BANCARIOS 12/07/1996
61,24 0,51 10%
60,73
141.01.03.09 MESAS
141.01.03.09.01 MESA AUXILIAR DE MADERA
01 G-215-6769-1 141.01.03.09.01.01 MESA AUXILIAR DE MADERA DEPARTAMENTO DE CARTERA 24/01/1988
0,34 0,34 10%
-
08 G-215-6770-9 141.01.03.09.01.02 MESA AUXILIAR DE MADERA SERVICIOS BANCARIOS 01/01/1988
0,34 0,34 10%
-
141.01.03.09.02
MESA AUXILIAR DE MADERA 2
SERV.
04 G-215-7931-6 141.01.03.09.02.01
MESA AUXILIAR DE MADERA 2
SERV.
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 01/01/1988
0,01 0,01 10%
-
141.01.03.09.03
MESA AUXILIAR DE MADERA 3
SERV
08 G-215-6771-7 141.01.03.09.03.01
MESA AUXILIAR DE MADERA 3
SERV SERVICIOS BANCARIOS 01/01/1988
0,34 0,34 10%
-
141.01.03.09.04 MESA AUXILIAR METALICA
05 G-215-4608-3 141.01.03.09.04.01 MESA AUXILIAR METALICA SERVICIOS BANCARIOS 30/11/2004
28,88 0,24 10%
28,64
12 G-215-6972-1 141.01.03.09.04.02 MESA AUXILIAR METALICA DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 30/11/2004
0,17 0,17 10%
-
141.01.03.09.05 MESA DE CENTRO
09 G-210-0087-5 141.01.03.09.05.01 MESA DE CENTRO SERVICIOS BANCARIOS 06/07/2007
49,96 0,42 10%
49,54
12 G-170-4982-9 141.01.03.09.05.02 MESA DE CENTRO DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 28/12/1983
0,09 10%
0,09
141.01.03.10 PANELERIA
66
141.01.03.10.01 PANELERIA
04 G-257-0029-8 141.01.03.10.01.01 PANELERIA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 06/07/2007
4.381,78 36,51 10%
4.345,27
141.01.03.11 PAPELERIA
141.01.03.11.01 PAPELERA DE MADERA
06 G-250-7238-3 141.01.03.11.01.01 PAPELERA DE MADERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 01/01/1988
0,08 0,08 10%
-
04 G-250-7241-7 141.01.03.11.01.02 PAPELERA DE MADERA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 01/01/1988
0,08 0,08 10%
-
141.01.03.11.02 PAPELERA METALICA
04 G-250-7893-5 141.01.03.11.02.01 PAPELERA METALICA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 20/03/1984
0,01 0,01 10%
-
07 G-250-7900-8 141.01.03.11.02.02 PAPELERA METALICA SERVICIOS BANCARIOS 20/03/1984
0,01 0,01 10%
-
08 G-250-7886-9 141.01.03.11.02.03 PAPELERA METALICA SERVICIOS BANCARIOS 20/03/1984
0,01 0,01 10%
-
12 G-250-7891-9 141.01.03.11.02.04 PAPELERA METALICA DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 20/03/1984
0,01 0,01 10%
-
141.01.03.12 PERCHAS
141.01.03.12.01 PERCHA DE MADERA 5 DIVISI
14 G-010-5131-0 141.01.03.12.01.01 PERCHA DE MADERA 5 DIVISI BODEGA 01/07/1985
0,24 0,24 10%
-
14 G-010-5132-8 141.01.03.12.01.02 PERCHA DE MADERA 5 DIVISI BODEGA 01/07/1985
0,24 0,24 10%
-
14 G-010-5133-6 141.01.03.12.01.03 PERCHA DE MADERA 5 DIVISI BODEGA 01/07/1985
0,24 0,24 10%
-
141.01.03.13 SILLAS
67
141.01.03.13.01 SILLA FIJA SIN BRAZO
06 G-295-6641-4 141.01.03.13.01.01 SILLA FIJA SIN BRAZO
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 06/07/2007
26,97 0,22 10%
26,75
06 G-295-6642-2 141.01.03.13.01.02 SILLA FIJA SIN BRAZO
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 06/07/2007
26,97 0,22 10%
26,75
07 G-295-6707-3 141.01.03.13.01.03 SILLA FIJA SIN BRAZOS SERVICIOS BANCARIOS 06/07/2007
26,97 0,22 10%
26,75
01 G-295-6706-5 141.01.03.13.01.04 SILLA FIJA SIN BRAZOS DEPARTAMENTO DE CARTERA 06/07/2007
26,97 0,22 10%
26,75
07 G-295-7790-8 141.01.03.13.01.05 SILLA FIJA SIN BRAZOS SERVICIOS BANCARIOS 06/07/2007
26,97 0,22 10%
26,75
141.01.03.13.02 SILLA FIJA CON BRAZOS
13 G-296-1007-1 141.01.03.13.02.01 SILLA FIJA CON BRAZOS DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 06/07/2007
39,46 0,33 10%
39,13
09 G-296-1008-9 141.01.03.13.02.02 SILLA FIJA CON BRAZOS SERVICIOS BANCARIOS 06/07/2007
39,46 0,33 10%
39,13
141.01.03.13.03 SILLA GIRATORIA
04 G-300-2958-4 141.01.03.13.03.01 SILLA GIRATORIA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 06/07/2007
70,40 0,59 10%
69,81
04 G-300-2959-2 141.01.03.13.03.02 SILLA GIRATORIA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 06/07/2007
70,40 0,59 10%
69,81
01 G-300-2960-0 141.01.03.13.03.03 SILLA GIRATORIA DEPARTAMENTO DE CARTERA 06/07/2007
70,40 0,59 10%
69,81
06 G-300-2961-8 141.01.03.13.03.04 SILLA GIRATORIA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 06/07/2007
70,40 0,59 10%
69,81
03 G-300-2962-6 141.01.03.13.03.05 SILLA GIRATORIA DEPARTAMENTO JURIDICO 06/07/2007
70,40 0,59 10%
69,81
02 G-300-2963-4 141.01.03.13.03.06 SILLA GIRATORIA DEPARTAMENTO DE CARTERA 06/07/2007 0,59 10%
68
70,40 69,81
07 G-300-2964-2 141.01.03.13.03.07 SILLA GIRATORIA SERVICIOS BANCARIOS 06/07/2007
70,40 0,59 10%
69,81
04 G-300-2965-9 141.01.03.13.03.08 SILLA GIRATORIA (seguridad)
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 06/07/2007
70,40 0,59 10%
69,81
12 G-300-2966-7 141.01.03.13.03.09 SILLA GIRATORIA DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 06/07/2007
70,40 0,59 10%
69,81
13 G-300-2967-5 141.01.03.13.03.10 SILLA GIRATORIA DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 06/07/2007
70,40 0,59 10%
69,81
14 G-300-5871-6 141.01.03.13.03.11 SILLA GIRATORIA (policía) BODEGA 28/12/1983
0,13 0,13 10%
-
141.01.03.13.04 SILLA METALICA NEGRA
08 G-295-1659-1 141.01.03.13.04.01 SILLA METALICA NEGRA SERVICIOS BANCARIOS 28/12/1983
0,03 0,03 10%
-
08 G-295-8092-8 141.01.03.13.04.02 SILLA METALICA NEGRA SERVICIOS BANCARIOS 28/12/1983
1,28 1,28 10%
-
01 G-295-8093-6 141.01.03.13.04.03 SILLA METALICA NEGRA DEPARTAMENTO DE CARTERA 28/12/1983
0,03 0,03 10%
-
12 G-295-8095-1 141.01.03.13.04.04 SILLA METALICA NEGRA DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 28/12/1983
0,03 0,03 10%
-
09 G-295-8097-7 141.01.03.13.04.05 SILLA METALICA NEGRA SERVICIOS BANCARIOS 28/12/1983
0,03 0,03 10%
-
03 G-295-8098-5 141.01.03.13.04.06 SILLA METALICA NEGRA DEPARTAMENTO JURIDICO 28/12/1983
0,03 0,03 10%
-
12 G-295-8099-3 141.01.03.13.04.07 SILLA METALICA NEGRA DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 28/12/1983
0,03 0,03 10%
-
08 G-295-8101-7 141.01.03.13.04.08 SILLA METALICA NEGRA SERVICIOS BANCARIOS 28/12/1983
0,03 0,03 10%
-
69
04 G-295-8105-8 141.01.03.13.04.09 SILLA METALICA NEGRA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 28/12/1983
0,03 0,03 10%
-
14 G-295-8107-4 141.01.03.13.04.10 SILLA METALICA NEGRA (policía) BODEGA 28/12/1983
0,03 0,03 10%
-
11 G-295-8108-2 141.01.03.13.04.11 SILLA METALICA NEGRA GERENCIA 28/12/1983
1,28 1,28 10%
-
03 G-295-8109-0 141.01.03.13.04.12 SILLA METALICA NEGRA DEPARTAMENTO JURIDICO 28/12/1983
0,03 0,03 10%
-
141.01.03.14 SILLA TIPO EJECUTIVO
141.01.03.14.01 SILLA TIPO EJECUTIVO
03 G-310-1413-0 141.01.03.14.01.01 SILLA TIPO EJECUTIVO DEPARTAMENTO JURIDICO 17/01/2008
147,00 1,23 10%
145,78
11 G-310-1414-8 141.01.03.14.01.02 SILLA TIPO EJECUTIVO GERENCIA 17/01/2008
147,00 1,23 10%
145,78
09 G-310-1416-3 141.01.03.14.01.03 SILLA TIPO EJECUTIVO SERVICIOS BANCARIOS 17/01/2008
147,00 1,23 10%
145,78
141.01.03.15 SILLA SECRETARIA (Bodega)
141.01.03.15.01 SILLA SECRETARIA (Bodega)
14 SIN CODIGO 141.01.03.15.01.01 SILLA SECRETARIA (Bodega) BODEGA 24/11/2009 SIN CARGO 10%
14 SIN CODIGO 141.01.03.15.01.02 SILLA SECRETARIA (Bodega) BODEGA 24/11/2009 SIN CARGO 10%
14 SIN CODIGO 141.01.03.15.01.03 SILLA SECRETARIA (Bodega) BODEGA 24/11/2009 SIN CARGO 10%
141.01.03.14 SILLON GIRATORIO
141.01.03.14.01 SILLON GIRATORIO
06 G-310-0720-9 141.01.03.14.01.01 SILLON GIRATORIO
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 06/07/2007
135,78 1,13 10%
134,65
141.01.03.15 SOFA METALICO NEGRO
141.01.03.15.01 SOFA METALICO NEGRO
70
07 G-316-4977-8 141.01.03.15.01.01 SOFA METALICO NEGRO SERVICIOS BANCARIOS 28/12/1983
0,21 0,21 10%
-
141.01.03.16 TABURETE
141.01.03.16.01 TABURETE
10 G-330-0272-9 141.01.03.16.01.01 TABURETE SERVICIOS BANCARIOS 06/07/2007
68,20 0,57 10%
67,63
04 G-330-0278-6 141.01.03.16.01.02 TABURETE
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 06/07/2007
68,20 0,57 10%
67,63
05 G-330-0279-4 141.01.03.16.01.03 TABURETE SERVICIOS BANCARIOS 06/07/2007
68,20 0,57 10%
67,63
141.01.03.17 TERJETERO
141.01.03.17.01
TARJETERO DE MADERA
LAUREL
12 G-340-0097-9 141.01.03.17.01.01
TARJETERO DE MADERA
LAUREL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO 19/07/1991
17,01 0,14 10%
16,87
141.01.03.18 VITRINAS
141.01.03.18.01 VITRINA METALICA
04 G-375-1964-5 141.01.03.18.01.01 VITRINA METALICA
DEPARTAMENTO DE
CONTABILIDAD 20/12/1983
0,14 0,14 10%
-
08 G-375-1963-7 141.01.03.18.01.02 VITRINA METALICA SERVICIOS BANCARIOS 28/12/1983
0,14 0,14 10%
-
TOTALES
14.492,05 134,78
14.357,27
71
3.2.2.- Diseño y elaboración de formularios para el control de los Bienes de
Larga Duración subcuenta “Mobiliarios”
Con la finalidad de optimizar el control de los Bienes de Larga Duración subcuenta
“Mobiliarios” que posee el Banco Nacional de Fomento “Sucursal Sucúa”, se puede
utilizar los siguientes formularios:
Tarjeta de Activos Fijos
Auxiliar de Bienes Muebles
Control de Tenencia de Bienes Muebles
Control de Bienes de Larga Duración subcuenta “Mobiliarios” a nivel de cada
servidor
Traspaso de Bienes de Larga Duración subcuenta “Mobiliarios”
Control de Bienes de Larga Duración subcuenta “Mobiliarios” por cada bien
Control de Bienes de Larga Duración subcuenta “Mobiliarios” por cada usuario
El formato y la forma de llenarlos se detallan a continuación.
72
UBICACIÓN: ____________________________ COSTO: _________________
USUARIO: ______________________________ CÓDIGO: ________________
ACTIVO FIJO: ___________________________ CANTIDAD: ______________
VALOR RESIDUAL: _______________________
PERÍODO DESCRIPCIÓN VALOR A
DEPRECIAR
CUOTA DE
DEPRECIACIÓNDEPRECIACIÓN
ACUMULADA
ARRENDADO A: _____________________________________ HASTA: _________________________
CANON DE ARRENDAMIENTO: _________________________
PRÉSTAMO A: ______________________________________ HASTA: __________________________
DONADO A: ________________________________________ FECHA DE LA BAJA :_______________
TARJETA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
ENTIDAD:
73
TARJETA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
OBJETIVO Registrar y controlar los activos fijos en forma individual o por clases, revelando su
costo, la cuota de depreciación, el monto acumulado de la misma, el valor residual y el
valor actual.
CONTENIDO El registro contiene la siguiente información:
- Identificación de la entidad
- Identificación del registro
FORMA DE LLENAR
Código Número de identificación que debe comenzar con el código del catálogo general de
cuentas y complementariamente con el sistema de codificación definido por cada
entidad.
Activo Fijo Nombre del o de los bienes.
Cantidad En caso de clase, el número de los bienes en existencia en cada una de ellas.
Descripción Resumen de las características del o de los bienes registrados en la tarjeta de control.
Ubicación Unidad administrativa y persona responsable de la custodia.
Costo Valor total de adquisición, fabricación o construcción de los bienes.
Valor
Residual Cantidad estimada como valor residual del bien al final de su vida útil.
Período Tiempo estimado de servicio del bien.
Valor a
Depreciar
Diferencia entre el costo y el valor residual, al que se aplicará el porcentaje de
depreciación.
Cuota de
Depreciación Valor estimado de desgaste de los bienes en cada período.
74
ENTIDAD
No.
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USUARIO
(CONTROL DE ACTIVOS FIJOS A NIVEL DE CADA BIEN)
CODIGO
CUENTA DE
MAYOR UNIDAD ADMINISTRATIVA SERVIDOR NOMBRE DEL SERVIDOR CLASE DEL BIEN ORDINAL ESPECIFICO
USUARIO CODIGO
AÑO
REPORTE DE INGRESO CODIGO DEL BIEN DESCRIPCION CONCEPTO COSTO INICIAL ADICIONES Y MEJORAS DISMINUCIONES SALDO MES DIA
TOMAS FISICAS
AÑO ESTADO DEL BIEN SERVIDOR RESPONSABLE
FIRMAS DE RESPONSABILIDAD MES DIA BUENO MALO REGULAR NOMBRES APELLIDOS
75
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USUARIO
AUXILIAR DE BIENES MUEBLES
(CONTROL DE ACTIVOS FIJOS A NIVEL DE CADA BIEN)
USUARIO
Llevar a cabo un control contable que posibilite la identificación de los bienes, su
ubicación en función de la estructura organizativa de la entidad y el servidor
responsables de la custodia, se complementa el control con las tarjetas que en
relación a cada bien se debe mantener cada una de las unidades administrativas.
FORMA DE LLENAR
No.
Se anotará en forma secuencial el número de página atribuida a cada auxiliar, en
función de la cuenta de mayor
CUENTA DE
MAYOR
Habrá de incluir los dígitos asignados para cada mayor
UNIDAD
ADMINISTRATIVA
Con dos dígitos se identificará a cada unidad administrativa
SERVIDOR
Con tres Dígitos se identificará el servidor responsable del uso y custodia de los
bienes
NOMBRE DEL
SERVIDOR Nombres y apellidos completos del servidor encargado del uso y custodia del bien
CLASE DEL BIEN Con dos dígitos se identificarán las diferentes clases de bienes
ORDINAL
ESPECIFICO Con tres dígitos se identificará los bienes específicos a controlarse
FECHA Año, mes y día en la que se produce la transacción
DIARIO No. Corresponde el número de asiento que conste en el Diario General Integrado
Se registrará el nombre y número del documento fuente que respalda la transacción
76
REFERENCIA No.
CONCEPTO breve descripción del registro efectuado
COSTO INICIAL Se anotará el valor al cual asciende la adquisición del bien
ADICIONES Y
MEJORAS Se registrará el valor de las adiciones o mejoras en el caso de existir
DISMINUCIONES
Se especificará el valor de las disminuciones que se produzcan en el costo de los
bienes por sustituciones de piezas, partes, bajas o enajenaciones
SALDO Diferencia que se establezca entre el costo inicial, adiciones o disminuciones
TOMAS FISICAS
FECHA Año, mes y día en la que se producen las tomas físicas de los activos
ESTADO DEL
BIEN
Con tres datos. Se marcará con una "X" el estado del activo, dependiendo si es
bueno, malo o regular
SERVIDOR
RESPONSABLE El nombre del Custodio Responsable del bien
NOMBRES Y
APELLIDOS Se anotarán los nombres completos del funcionario responsable de la toma física
FIRMA Se incluirá la rúbrica del funcionario responsable de la toma física
77
Nº: ___________
CLASE DEL BIEN
ORDINAL
ESPECÍFICO
AÑO
MES DÍA
AÑO
MES DÍA BUENO REGULAR NOMBRES APELLIDOS
AUXILIAR DE BIENES MUEBLES
ENTIDAD:
ESTADO DEL BIEN
CUENTA DE MAYOR
NOMBRE DEL SERVIDOR
(CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN "SUBCUENTA MOBILIARIOS" A NIVEL DE CADA BIEN)
TOMAS FÍSICAS
REF.
SERVIDOR RESPONSABLEFIRMAS DE RESPONSABILIDAD
ADICIONES Y
MEJORAS
MALO
CONCEPTO SALDODIARIO No.
UNIDAD ADMINISTRATIVA SERVIDOR
COSTO INICIAL DISMINUCIONES
78
OBJETIVO
Llevar a cabo un control contable que posibilite la identificación de los bienes, su ubicación en
función de la estructura organizativa de la entidad y el servidor responsable de la custodia, se
complementa el control con las tarjetas que en relación a cada bien debe mantener cada una de
las unidades administrativas.
FORMA DE LLENAR
No. Se anotará en forma secuencial el número de página atribuida a cada auxiliar, en función de la
cuenta de mayor.
CUENTA DE MAYOR Habrá de incluir los dígitos asignados para cada mayor.
UNIDAD ADMINISTRATIVA Con dos dígitos se identificará a cada unidad administrativa.
SERVIDOR Con tres dígitos se identificará el servidor responsable del uso y custodia de los bienes.
NOMBRE DEL SERVIDOR Nombres y apellidos completos del servidor encargado del uso y custodia del bien.
CLASE DEL BIEN Con dos dígitos se identificarán las diferentes clases de bienes.
ORDINAL ESPECÍFICO Con tres dígitos se identificará los bienes específicos a controlarse.
FECHA Año, mes y día en la que se produce la transacción.
DIARIO No. Corresponde el número de asiento que conste en el Diario General Integrado.
REFERENCIA No. Se registrará el nombre y número del documento fuente que respalda la transacción.
CONCEPTO Breve descripción del registro efectuado.
COSTO INICIAL Se anotará el valor al cual asciende la adquisición del bien.
ADICIONES Y MEJORAS Se registrará el valor de las adiciones o mejoras en el caso de existir.
DISMINUCIONES Se especificará el valor de las disminuciones que se produzcan en el costo de los bienes por
sustituciones de piezas, partes, bajas o enajenaciones.
SALDO Diferencia que se establezca entre el costo inicial, adiciones o disminuciones.
TOMAS FÍSICAS
FECHA Año, mes y día en la que se producen las tomas físicas de los activos.
ESTADO DEL BIEN Con tres datos. Se marcará con una "X" el estado del activo, dependiendo si es bueno, malo o
regular.
SERVIDOR RESPONSABLE Se anotarán los nombres completos del funcionario responsable de la toma física.
FIRMA Se incluirá la rúbrica del funcionario responsable de la toma física.
AUXILIAR DE BIENES MUEBLES
(CONTROL DE ACTIVOS FIJOS A NIVEL DE CADA BIEN)
79
Nº: _______________
UNIDAD ADMINISTRATIVA: _______________________________________________________________________ DEPARTAMENTO: __________________________
FECHA ORD. ESPECÍFICO
FECHA REF. COSTO INICIAL ADICIÓN DISMINUC. SALDO
B M R NOMBRES FIRMAS FECHA CARGO COMP No. RECEPCIÓN DEVOLUCIÓN
ENTIDAD:
CONTROL DE TENENCIA DE BIENES MUEBLES
UNIDAD ADMINISTRATIVA
TOMAS FÍSICAS TENENCIA
CLASE BIENES
SERVIDOR RESPONSABLEFECHA
TENENCIA
NOMBRES
ESTADO BIEN
CTA. MAYOR
DIARIO CONCEPTO
SERVIDOR
80
OBJETIVO
Mantener un control permanente sobre la ubicación de los bienes muebles, de conformidad a la
estructura organizativa de la entidad y servidores responsables de la custodia; estos registros que
debe mantener cada unidad administrativa permiten obtener información relativa a cada bien para
producir los informes periódicos que deben ser conciliados con aquellos que matiene la Unidad de
Contabilidad.
FORMA DE LLENAR
Nº. Número de página asignada para cada tarjeta.
UNIDAD ADMINISTRATIVA Nombre de la unidad administrativa a la cual se va a controlar los bienes.
DEPARTAMENTO Se anotará el departamento donde se ubican los bienes.
FECHA Año, mes y día en la que se produce los cambios de ubicación.
CUENTA MAYOR Se harán constar los respectivos dígitos.
UNIDAD ADMINISTRATIVA Dígitos específicos.
SERVIDOR Dígitos específicos.
CLASE DEL BIEN Dígitos específicos.
ORDINAL Dígitos específicos.
FECHA Año, mes y día en la que se realiza el registro.
DIARIO No. Corresponde al número del asiento que consta en el Diario General Integrado.
REFERENCIA Se registrará el nombre y número del documento fuente que respaldó la transacción.
CONCEPTO Breve descripción del registro efectuado.
COSTO INCIAL Se registrará el costo de adquisición de los bienes.
ADICIONES Se especificará los valores que se produzcan por adiciones o mejoras significativas.
DISMINUCIONES Se anotarán los valores a que ascienden las disminuciones de bienes por sustitución de partes o
piezas.
SALDO Diferencia establecida entre los casilleros anteriormente descritos.
TOMAS FÍSICAS
FECHA Año, mes y día en la que se produzca la toma física de los activos.
ESTADO DEL BIEN Se marcará con una "X" en el casillero al que pertenezca el estado del bien.
SERVIDOR RESPONSABLE Se especificarán los nombres y firma del servidor que efectúa la toma física.
TENENCIA
FECHA Año, mes y día en la que se produzca el control de los bienes.
NOMBRE Y CARGO Se especificará el nombre y el cargo del servidor que tiene bajo su responsabilidad los bienes.
No. DE COMPROBANTE
Se anotará el número del documento con el cual se entrega el bien al servidor para su utilización.
RECEPCIÓN Firma del responsable aceptando la tenencia del bien.
DEVOLUCIÓN Firma de descargo de la tenencia del bien.
CONTROL DE TENENCIA DE BIENES MUEBLES
81
AÑO
MES DÍASALDO FECHA
RECEPCIÓN
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS A NIVEL DE CADA SERVIDOR
COSTO
BIEN
RECIBIDOCÓDIGO DESCRIPCIÓN
UNIDAD ADMINISTRATIVA: _____________________________________________________
USUARIO: ____________________________________________________________________
NOMBRE DEL SERVIDOR RESPONSABLE: ________________________________________
ADICIÓN
DISMINUC.
COSTO
ENTREGA
ENTIDAD:
82
Nº: _______________
UNIDAD ADMINISTRATIVA: _______________________________________________________________________ DEPARTAMENTO: __________________________
FECHA ORD. ESPECÍFICO
FECHA REF. COSTO INICIAL ADICIÓN DISMINUC. SALDO
B M R NOMBRES FIRMAS FECHA CARGO COMP No. RECEPCIÓN DEVOLUCIÓN
ENTIDAD:
CONTROL DE TENENCIA DE BIENES MUEBLES
UNIDAD ADMINISTRATIVA
TOMAS FÍSICAS TENENCIA
CLASE BIENES
SERVIDOR RESPONSABLEFECHA
TENENCIA
NOMBRES
ESTADO BIEN
CTA. MAYOR
DIARIO CONCEPTO
SERVIDOR
83
OBJETIVO
Mantener un control permanente sobre la ubicación de los bienes muebles, de conformidad a la
estructura organizativa de la entidad y servidores responsables de la custodia; estos registros que
debe mantener cada unidad administrativa permiten obtener información relativa a cada bien para
producir los informes periódicos que deben ser conciliados con aquellos que matiene la Unidad de
Contabilidad.
FORMA DE LLENAR
Nº. Número de página asignada para cada tarjeta.
UNIDAD ADMINISTRATIVA Nombre de la unidad administrativa a la cual se va a controlar los bienes.
DEPARTAMENTO Se anotará el departamento donde se ubican los bienes.
FECHA Año, mes y día en la que se produce los cambios de ubicación.
CUENTA MAYOR Se harán constar los respectivos dígitos.
UNIDAD ADMINISTRATIVA Dígitos específicos.
SERVIDOR Dígitos específicos.
CLASE DEL BIEN Dígitos específicos.
ORDINAL Dígitos específicos.
FECHA Año, mes y día en la que se realiza el registro.
DIARIO No. Corresponde al número del asiento que consta en el Diario General Integrado.
REFERENCIA Se registrará el nombre y número del documento fuente que respaldó la transacción.
CONCEPTO Breve descripción del registro efectuado.
COSTO INCIAL Se registrará el costo de adquisición de los bienes.
ADICIONES Se especificará los valores que se produzcan por adiciones o mejoras significativas.
DISMINUCIONES Se anotarán los valores a que ascienden las disminuciones de bienes por sustitución de partes o
piezas.
SALDO Diferencia establecida entre los casilleros anteriormente descritos.
TOMAS FÍSICAS
FECHA Año, mes y día en la que se produzca la toma física de los activos.
ESTADO DEL BIEN Se marcará con una "X" en el casillero al que pertenezca el estado del bien.
SERVIDOR RESPONSABLE Se especificarán los nombres y firma del servidor que efectúa la toma física.
TENENCIA
FECHA Año, mes y día en la que se produzca el control de los bienes.
NOMBRE Y CARGO Se especificará el nombre y el cargo del servidor que tiene bajo su responsabilidad los bienes.
No. DE COMPROBANTE
Se anotará el número del documento con el cual se entrega el bien al servidor para su utilización.
RECEPCIÓN Firma del responsable aceptando la tenencia del bien.
DEVOLUCIÓN Firma de descargo de la tenencia del bien.
CONTROL DE TENENCIA DE BIENES MUEBLES
84
AÑO
MES DÍA
ENTIDAD:
ADICIÓN
DISMINUC.
COSTO
ENTREGASALDO FECHA
RECEPCIÓN
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS A NIVEL DE CADA SERVIDOR
COSTO
BIEN
RECIBIDOCÓDIGO DESCRIPCIÓN
UNIDAD ADMINISTRATIVA: _____________________________________________________
USUARIO: ____________________________________________________________________
NOMBRE DEL SERVIDOR RESPONSABLE: ________________________________________
85
OBJETIVO El registro auxiliar que debe ser mantenido por cada unidad administrativa, sirve para establecer
los bienes que se encuentran bajo la custodia de los servidores, dentro de cada una de las
unidades administrativas.
FORMA DE LLENAR
UNIDAD ADMINISTRATIVA Se especificará la unidad administrativa a la que pertenece el servidor.
DEPARTAMENTO Se registrará el respectivo departamento en el que presta sus servicios el servidor.
NOMBRE DEL SERVIDOR
RESPONSABLE Nombres y apellidos del servidor que tiene bajo su responsabilidad los activos fijos.
FECHA Año, mes y día en la que se produce el registro.
CÓDIGO Se harán constar los dígitos respectivos de cada bien.
DESCRIPCIÓN Se especificará los activos fijos a cargo del servidor.
COSTO DE BIENES RECIBIDOS Se anotará el valor de adquisiciones de cada uno de los bienes que tienen bajo su
responsabilidad.
COSTO DE BIENES ENTREGADOS
Se registrará el valor de los bienes que entrega el servidor.
ADICIONES O DISMINUCIONES
Se especificará los valores correspondientes a mejoras o disminuciones.
SALDO Diferencia que se establezca entre las columnas anteriormente descritas.
FIRMA DE RECEPCIÓN Rúbrica del servidor que se responsabiliza de los activos.
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS A NIVEL DE CADA SERVIDOR
86
Nº: _________
UNIDAD QUE ENTREGA: ______________________________DEPARTAMENTO: ________________________________
UNIDAD QUE RECIBE: ________________________________DEPARTAMENTO: ________________________________
AÑO
MES DÍA
NOMBRE
f) _________________ f) ________________ f) _______________
JEFE UNIDAD ADMINIST. JEFE UNIDAD ADMINIST. SERVIDOR RESPONSABLE SERVIDOR RESPONS.
RECIBE QUE ENTREGA QUE RECIBE
NOMBRE
ENTREGA
f) ___________________
NOMBRE NOMBRE
SERVIDORES RESPONSABLES DE LOS BIENES
ACTUALESCARACTERÍSTICAS DEL ACTIVO FIJO
ENTIDAD:
TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS
No. DE CONTROL
TENENCIA ACTIVO
CÓDIGOS
ANTERIORES
87
OBJETIVO Contar con la documentación de respaldo adecuada a base de la cual se registrarán en la
unidad de contabilidad y las encargadas de la custodia del bien, los traspasos de activos fijos
de un servidor a otro o de una unidad a otra.
FORMA DE LLENAR
Nº. Impreso y prenumerado
UNIDADES QUE ENTREGAN Y
RECIBEN Se harán constar los nombres de las unidades que entregan y reciben los bienes.
DEPARTAMENTOS Se describirá el nombre de los departamentos que entregan y reciben los bienes.
FECHA Año, mes y día del traspaso de los bienes.
CARACTERÍSTICAS Se especificarán las características que presenten los bienes trasladados.
No. CONTROL TENENCIA DE
ACTIVOSSe hará constar el número con el cual se identifica la tenencia de los bienes a nivel de cada
unidad administrativa.
CÓDIGOS Dividida en dos partes: anterior y actual: Se hará constar los dígitos anteriores del bien así
como el actual después de su traslado.
SERVIDORES RESPONSABILES
DE LOS BIENES
Se registrarán los nombres y las rúbricas de los jefes de las unidades que entregan y reciben
los bienes, así como los nombres, cargos y rúbricas de los servidores responsables que
entregan y reciben los bienes.
DISTRIBUCIÓN
ORIGINAL Contabilidad
COPIA 1 Guardalmacén
COPIA 2 Departamento asignado
TRASPASO DE ACTIVOS FIJOS
88
CUENTA DEL MAYOR: __________________________________ CÓDIGO: ____________________
DEPENDENCIA: ________________________________________ CÓDIGO: ____________________
SUBDEPENDENCIA: ____________________________________ CÓDIGO: ____________________
UNDAD ADMINISTRATIVA: ______________________________ CÓDIGO: ____________________
CLASE DE BIEN: _______________________________________ ORDINAL DEL BIEN: _________________
COMPROBANTE DE EGRESO Nº: _________________________
AÑO
MES DÍA PARCIAL ACUMULADA
MES DÍA MES DÍA BUENO REGULAR MALO
OBSERVACIONES: _____________________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________
COSTO
INCIALADICIÓN DISMINUCIÓNDESCRIPCIÓN
FECHA
TENENCIA DE LOS BIENES
ENTIDAD:
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA BIEN
SALDODEPRECIACIÓN
CONSTATACIONES FISÍCAS
ESTADO DEL BIENFECHAACTA No.
TRASPASO No.
CÓDIGO
USUARIOUSUARIO
89
OBJETIVO Llevar un control del activo fijo desde su adquisición, su revalorización, su depreciación a
través del tiempo, así como del usuario y estado del mismo, según constataciones físicas
periódicas.
FORMA DE LLENAR
CUENTA DE MAYOR Nombre de la cuenta de mayor según el catálogo de cuentas vigente.
CÓDIGO Dígitos asignados a la cuenta de mayor en el catálogo de cuentas.
DEPENDENCIA Nombre de la dependencia según la estructura orgánica de la entidad.
CÓDIGO Dígitos asignados a la dependencia según la estructura orgánica de la entidad.
SUBDEPENDENCIA Nombre de la Subdependencia según la estructura orgánica de la entidad.
CÓDIGO Dígitos asignados a la subdependencia según la estructura orgánica de la entidad.
UNIDAD ADMINISTRATIVA Nombre de la unidad administrativa en la que se encuentran ubicados los bienes.
CÓDIGO Dígitos asignados a la unidad administrativa.
CLASE O NATURALEZA
DEL BIEN Nombre del bien específico, ejemplo; escritorio, silla, etc.
ORDINAL DEL BIEN Nº. Dígitos específicos asignados al bien para su rápida y precisa identificación.
COMPROBANTE DE
EGRESO NO.
Dígitos que identificarán al comprobante de egreso, a través del cual se realiza el desembolso
para la adquisición del bien.
FECHA Año, mes y día en que fue adquirido el bien; se realizó la adición o disminución en el bien.
DESCRIPCIÓN Breve descripción de las características del bien como: marca, serie, etc.
COSTO INICIAL Valor histórico en el que fue adquirido el activo.
ADICIÓN Valor que por efectos de adiciones, o reparación mayor o por revalorización aumente la vida
útil del bien y por ende el costo histórico.
DISMINUCIÓN
Valor que por efecto de sustitución de algunas de sus partes disminuye en su costo histórico.
SALDO Valor calculado en base al aumento o disminución producido en el costo histórico del bien.
DEPRECIACIÓN Subdividida en dos columnas:
Parcial: se registra la depreciación periódica.
Acumulado: acumula los saldos periódicos.
TENENCIA
FECHA Año, mes y día en que el usuario se hace responsable del manejo del bien.
TRASPASO Dígitos que identifican al informe, en el cual se dejó constancia del traspaso del bien de una
unidad administrativa a otra.
CÓDIGO DEL USUARIO Dígitos que identificarán a los diferentes usuarios que intervinieron utilizando el bien.
USUARIO Nombre de usuarios por los que pasó el bien.
CONSTATACIONES FISÍCAS
FECHA Año, mes y día en que se efectúa la constatación física.
ACTA Nº. Dígitos de identificación del acta a través de la cual se deja constancia de la constatación
física del bien.
ESTADOS DEL BIEN Se marcará con una "X" en el casillero que corresponda (bueno, regular, malo).
OBSERVACIONES Cualquier novedad que se presentare en el bien al momento de la constatación física.
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA BIEN
90
Nº: _________
UNIDAD QUE ENTREGA: _______________________________CÓDIGO: ___________________
USUARIO: __________________________________ CÓDIGO: ___________________
AÑO
MES DÍA ACTA Y OFC ENTREGA
OBSERVACIONES: __________________________________________________________________________________
f) ______________ f) ______________________ f) _________________
NUEVO USUARIO
REPORTE DE
INGRESO
CÓDIGO
DEL BIENDESCRIPCIÓN
DEVOLUCIÓN DEL BIEN
ENTIDAD:
CONTROL DE ACTIVOS FIJOS POR CADA USUARIO
TRASPASO NUEVO USUARIO
ACTIVOS FIJOS
JEFE UNIDAD ADMINIST.
f) ____________________
ENTREGUÉ CONFORME RECIBÍ CONFORME VISTO BUENO VISTO BUENO
USUARIO ANTERIOR ADMINISTRADOR
91
- CONCLUSIONES
En el Banco Nacional de Fomento “Sucursal Sucúa” aplican correctamente la Normas, Leyes y
Reglamentos vigentes que decreta el actual Gobierno, para el cumplimiento de la misma cuenta con un
personal capacitado y responsable de sus deberes y obligaciones que desempeñan a diario.
Las actas de entrega-recepción de los Bienes de Larga Duración se utilizan correctamente de manera
permanente, ya que son actualizadas periódicamente, además en ellas también consta la entrega de
bienes de control administrativo; de la mayoría de Bienes existentes indican en las actas sus códigos
contables.
De las constataciones físicas realizan cada mes, de acuerdo a los registros contables que se han
elaborado actas que respalden el procedimiento aplicando las Normas, Leyes y Reglamentos
Tanto los Bienes de Larga Duración como aquellos que son de control administrativo, se manejan en
un mismo inventario y se indica los códigos contables de los Activos; por otro lado la descripción que
figura en el inventario consta en las actas de entrega-recepción y la que está en el registro de Activos.
Los bienes llevan un inventario codificado, clasificado de acuerdo al tipo de bien, donde el funcionario
que solicita tiene que pedirle a la máxima autoridad para que a su vez solicite a la Casa Matriz y
aprueben la adquisición del bien.
La clasificación y codificación de los Bienes que la Institución utiliza es diferente al Catálogo General de
Cuentas.
El sistema de codificación de los Bienes de Larga Duración se encuentra actualizado, puesto que se
mantiene la codificación establecida en los primeros años de creación de la Institución que ha otorgado la
Matriz del Banco , por lo tanto las últimas adquisiciones no cuentan con un código físico ni contable que les
identifique, pero está distribuido para cada custodio.
92
- RECOMENDACIONES
Seguir aplicando las Normas, Leyes y Reglamentos como lo han venido ejerciendo hasta a la vez y
que en un solo archivador conste los documentos de bienes bien ubicados, clasificados y actualizados
en forma cronológica para una mejor presentación y ubicación de la misma.
Diseñar un plan de constataciones físicas periódicas, y una vez efectuada la constatación dejar
constancia de los resultados obtenidos en un acta, para luego conciliarlos con los registros contables.
Mantener un inventario por separado de los Bienes de Larga Duración y de los Bienes de Control
Administrativos, donde se muestre claramente el código de los bienes, la descripción así como el
responsable de su custodia.
Mantener un sistema de codificación integral para los Bienes de Larga Duración existentes, y a medida
que se realicen nuevas adquisiciones, incorporarlas a sistema de forma inmediata. Proceder también a
colocar físicamente los códigos en cada uno de los bienes en forma visible.
93
- BIBLIOGRAFÍA
CONSTITUCIÒN POLITÌCA DEL ECUADOR
.-
REGLAMENTO DE LA LEY ORGANICA DE LA CONTRALORIA GENERAL. Decreto Ejecutivo
548, Registro Oficial 119 de 7 de Julio del 2003
REGLAMENTO GENERAL SUSTITUTIVO PARA EL MANEJO Y ADMINISTRACIÓN DE BIENES
DEL SECTOR PÚBLICO, Acuerdo 025-CG, publicado en RO 378 de 17 de octubre del 2006.
NORMATIVA DEL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA, Acuerdo 447, publicado en
RO. 528 de 24 de enero del 2008, Normativa Contable 3.2.5 Bienes de Larga Duración, 3.2.6
Depreciación de Bienes de Larga Duración y 3.2.31 Cuentas de Orden.
CATALOGO DE CUENTAS
REGLAMENTO PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO DE BIENES NO CONSIDERADOS
ACTIVOS FIJOS, Acuerdo No. 025 CG, publicado en R.O. 26 de 16 de septiembre de 1996.
NORMAS DE CONTROL INTERNO Acuerdo No. 039 CG del 16 de Noviembre-2009. 406.
Administración Funciones Administrativas Financieras
INTERNET
1. www.mef.gov.ec
2. www.contraloria.gov.ec
3. www.bnf.fin.gov.ec
- ANEXOS
ANEXO Nº. 1
94
BANCO NACIONAL DE FOMENTO
UNIDAD DE INVENTARIOS NOVIEMBRE 30/2.009
CONTROL EXTRA-CONTABLE DE BIENES MUEBLES Y EQUIPOS
SUCURSAL : SUCUA UNIDAD ADMINISTRATIVA : DEPARTAMENTO DE CARTERA
RESPONSABLE: TORRES LOPEZ FANNY E.
CEDULA DE IDENTIDAD :
140021496-9 140021496-9
ORDEN CODIGO DESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE FECHA COSTO
1 G-010-0295-8 ANAQUEL METALICO 3 SERVIC. 16/08/1995
0,01
2 G-010-5147-6 ANAQUEL DE MADERA 16/08/1995
0,81
3 G-020-2650-1 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 IMG 06/07/2007
298,30
4 G-020-2651-9 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 IMG 06/07/2007
138,08
5 G-020-2652-7 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 IMG 06/07/2007
189,90
6 G-020-2672-5 ARCHIVADOR 1,30X0,60X0,46 IMG-METALICO 4 SERVIC. 06/07/2007
298,30
7 G-020-7826-2
ARCHIVADOR METALICO 4
SERV. 28/12/1983
0,27
8 G-020-7827-0
ARCHIVADOR METALICO 4
SERV. 28/12/1983
0,27
9 G-115-3137-6 ESTACION DE TRABAJO IMG 06/07/2007
95
222,42
10 G-215-6769-1 MESA AUXILIAR DE MADERA 24/01/1988
0,34
11 G-295-6681-0 SILLA FIJA SIN BRAZOS 06/07/2007
26,97
12 G-295-6706-5 SILLA FIJA SIN BRAZOS 06/07/2007
26,97
13 G-295-8093-6 SILLA METALICA NEGRA 28/12/1983
0,03
14 G-300-2960-0 SILLA GIRATORIA 06/07/2007
70,40
15 G-316-0409-6 BUTACA DOS CUERPOS 30/04/2008
150,00
TOTAL
1.423,07
RESPONSABLE
CONTROL DE INVENTARIOS
96
BANCO NACIONAL DE FOMENTO
UNIDAD DE INVENTARIOS NOVIEMBRE 30/2.009
CONTROL EXTRA-CONTABLE DE BIENES MUEBLES Y EQUIPOS
SUCURSAL : SUCUA UNIDAD ADMINISTRATIVA : DEPARTAMENTO DE CARTERA
RESPONSABLE : VELEZ SICHA LESLIN M. CEDULA DE IDENTIDAD : 14-0064649-1
ORDEN CODIGO DESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE FECHA COSTO
1 G-020-2671-7 ARCHIVADOR 1,30X0,60X0,46 IMG-METALICO 4 SERVIC. 06/07/2007 298,30
2 G-115-3141-8 ESTACION DE TRABAJO IMG 06/07/2007 222,42
3 G-300-2963-4 SILLA GIRATORIA 06/07/2007 70,40
TOTAL 591,12
RESPONSABLE
CONTROL DE INVENTARIOS
97
BANCO NACIONAL DE FOMENTO
UNIDAD DE INVENTARIOS NOVIEMBRE 30/2.009
CONTROL EXTRA-CONTABLE DE BIENES MUEBLES Y EQUIPOS
SUCURSAL : SUCUA UNIDAD ADMINISTRATIVA : DEPARTAMENTO JURIDICO
RESPONSABLE : RIVADENEIRA J.JOSE OMAR CEDULA DE IDENTIDAD : 14-0037413-6
ORDEN CODIGO DESCRIPCIÓN MARCA
MODELO SERIE FECHA COSTO
1 G-115-4646-5 ESCRITORIO MIXTO SUMAR S.A. 23/09/2009 300,00
2 G-115-7431-9 ESCRITORIO DE MADERA 01/01/1988 30,91
3 G-295-8098-5 SILLA METALICA NEGRA 28/12/1983 0,03
4 G-295-8109-0 SILLA METALICA NEGRA 28/12/1983 0,03
5 G-300-2962-6 SILLA GIRATORIA 06/07/2007 70,40
6 G-310-1413-0 SILLA TIPO EJECUTIVO 17/01/2008 147,00
TOTAL 548,37
RESPONSABLE
CONTROL DE INVENTARIOS
98
BANCO NACIONAL DE FOMENTO
UNIDAD DE INVENTARIOS MARZ017/2010
CONTROL EXTRA-CONTABLE DE BIENES MUEBLES Y EQUIPOS
SUCURSAL SUCUA UNIDAD ADMINISTRATIVA : CONTABILIDAD
RESPONSABLE PUENTE PEÑARANDA LILIAN G. CEDULA DE IDENTIDAD : 140045211-4
ORDEN CODIGO DESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE FECHA COSTO
1 G-010-1131-4 ESTANTE VARIOS SERVICIOS
12/07/1996 61,24
2 G-020-2626-1 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 IMG
06/07/2007 288,06
3 G-040-0287-2 BASURERO DE MADERA
01/01/1988 0,08
4 G-115-3102-0 ESTACION DE TRABAJO 1MG
06/07/2007 222,42
5 G-215-7931-6 MESA AUXILIAR DE MADERA 2 SERV.
01/01/1988 0,01
6 G-250-7241-7 PAPELERA DE MADERA
01/01/1988 0,08
7 G-250-7893-5 PAPELERA METALICA
20/03/1984 0,01
8 G-257-0029-8 PANELERIA
06/07/2007 4.381,78
9 G-295-8105-8 SILLA METALICA NEGRA
28/12/1983 0,03
10 G-300-2958-4 SILLA GIRATORIA
06/07/2007 70,40
11 G-300-2959-2 SILLA GIRATORIA
06/07/2007 70,40
12 G-300-2965-9 SILLA GIRATORIA (seguridad)
06/07/2007 70,40
13 G-375-1964-5 VITRINA METALICA I.M.G.
20/12/1983 0,14
1 G-330-0278-6 TABURETE
06/07/2007 68,20
.
TOTAL 5.233,25
RESPONSABLE
CONTROL DE INVENTARIOS
99
BANCO NACIONAL DE FOMENTO
UNIDAD DE INVENTARIOS NOVIEMBRE 30/2.009
CONTROL EXTRA-CONTABLE DE BIENES MUEBLES Y EQUIPOS
SUCURSAL SUCUA UNIDAD ADMINISTRATIVA : SERVICIOS BANCARIOS
RESPONSABLE AREVALO SANCHEZ LUIS G. CEDULA DE IDENTIDAD : 140012818-5
ORDEN CODIGO DESCRIPCIÓN MARCA
MODELO SERIE FECHA COSTO
1 G-215-4608-3 MESA AUXILIAR METALICA 30/11/2004 28,88
2 G-330-0279-4 TABURETE 06/07/2007 68,20
TOTAL 97,08
RESPONSABLE
CONTROL DE INVENTARIOS
100
BANCO NACIONAL DE FOMENTO
UNIDAD DE INVENTARIOS NOVIEMBRE 30/2.009
CONTROL EXTRA-CONTABLE DE BIENES MUEBLES Y EQUIPOS
SUCURSAL SUCUA UNIDAD ADMINISTRATIVA : CONTABILIDAD
RESPONSABLE SEMINARIO PERALTA ELVA B. CEDULA DE IDENTIDAD : 01-0201166-5
ORDEN CODIGO DESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE FECHA COSTO
1 G-010-0010-1 ANAQUEL DE MADERA 4 PUERTAS 28/12/1983 0,20
2 G-010-3004-1 ANAQUEL DE MADERA 6 SERV. 12/12/1992 0,05
3 G-020-2629-5 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 IMG 06/07/2007 288,06
4 G-020-2649-3 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 IMG 06/07/2007 288,06
5 G-020-4804-2 ARCHIVADOR METALICO 3 SERV. 07/06/1991 80,78
6 G-020-7825-4 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. 28/12/1983 0,27
7 G-020-7831-2 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. 12/12/1983 0,27
8 G-020-7832-0 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. I.M.G. GORDON 28/12/1983 0,27
9 G-115-3134-3 ESTACION DE TRABAJO IMG 06/07/2007 222,42
10 G-115-3139-2 ESTACION DE TRABAJO IMG 06/07/2007 233,03
11 G-115-8292-4 ESCRITORIO METALICO HABANO 28/12/1983 0,20
12 G-250-7238-3 PAPELERA DE MADERA 01/01/1988 0,08
13 G-295-6641-4 SILLA FIJA SIN BRAZO 06/07/2007 26,97
14 G-295-6642-2 SILLA FIJA SIN BRAZO 06/07/2007 26,97
15 G-300-2961-8 SILLA GIRATORIA 06/07/2007 70,40
16 G-310-0720-9 SILLON GIRATORIO 06/07/2007 135,78
TOTAL 1.373,81
RESPONSABLE CONTROL DE INVENTARIOS
101
BANCO NACIONAL DE FOMENTO
UNIDAD DE INVENTARIOS NOVIEMBRE 30/2.009
CONTROL EXTRA-CONTABLE DE BIENES MUEBLES Y EQUIPOS SUCURSAL SUCUA UNIDAD ADMINISTRATIVA : SERVICIOS BANCARIOS RESPONSABLE LUNA GARCIA FLOR ELISA CEDULA DE IDENTIDAD : 140013686-5
ORDEN CODIGO DESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE FECHA COSTO
1 G-010-1132-2 ESTANTE VARIOS SERVICIOS 12/07/1996 61,24 2 G-020-2662-6 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 IMG 06/07/2007 189,90 3 G-115-3136-8 ESTACION DE TRABAJO IMG 06/07/2007 222,42 4 G-250-7900-8 PAPELERA METALICA 20/03/1984 0,01 5 G-295-6707-3 SILLA FIJA SIN BRAZOS 06/07/2007 26,97 6 G-295-7790-8 SILLA FIJA SIN BRAZOS 06/07/2007 26,97 7 G-300-2964-2 SILLA GIRATORIA 06/07/2007 70,40 8 G-316-0438-5 BUTACA TRES CUERPOS 30/04/2008 216,00 9 G-316-4977-8 SOFA METALICO NEGRO 28/12/1983 0,21
TOTAL 814,12
RESPONSABLE
CONTROL DE INVENTARIOS
BANCO NACIONAL DE FOMENTO UNIDAD DE INVENTARIOS NOVIEMBRE 30/2.009
CONTROL EXTRA-CONTABLE DE BIENES MUEBLES Y EQUIPOS SUCURSAL SUCUA UNIDAD ADMINISTRATIVA : SERVICIOS BANCARIOS RESPONSABLE :ZUMBA ESPINOZA MARILI E. CEDULA DE IDENTIDAD : 14-0054953-9
ORDEN CODIGO DESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE FECHA COSTO
1 G-020-2666-7 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 IMG 06/07/2007 189,90
2 G-020-7824-7 ARCHIVADOR METALICO 4 SERVIC. 28/12/1983
0,27
3 G-115-3138-4 ESTACION DE TRABAJO IMG 06/07/2007
222,42
4 G-215-6770-9 MESA AUXILIAR DE MADERA 01/01/1988
0,34
102
5 G-215-6771-7 MESA AUXILIAR DE MADERA 3 SERV 01/01/1988 0,34
6 G-250-7886-9 PAPELERA METALICA 20/03/1984
0,01
7 G-295-1659-1 SILLA METALICA NEGRA 28/12/1983 0,03
8 G-295-8092-8 SILLA METALICA NEGRA 28/12/1983
1,28
9 G-295-8101-7 SILLA METALICA NEGRA 28/12/1983
0,03
10 G-300-2968-3 SILLA GIRATORIA 06/07/2007
70,40
11 G-375-1963-7 VITRINA METALICA I.M.G. 28/12/1983
0,14
TOTAL
485,16
RESPONSABLE
CONTROL DE INVENTARIOS
BANCO NACIONAL DE FOMENTO UNIDAD DE INVENTARIOS NOVIEMBRE 30/2.009
CONTROL EXTRA-CONTABLE DE BIENES MUEBLES Y EQUIPOS
SUCURSAL : SUCUA UNIDAD ADMINISTRATIVA : SERVICIOS BANCARIOS
RESPONSABLE : PRADO SH.ANGEL CARLOS CEDULA DE IDENTIDAD : 16-0020017-2
ORDEN CODIGO DESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE FECHA COSTO
1 G-065-0127-7 BUTACA 06/07/2007 85,30
2 G-115-1820-9 ESCRITORIO METALICO 7 SERV. 30/11/2004
0,27
3 G-115-4645-7 ESCRITORIO MIXTO SUMAR S.A. 23/09/2009
300,00
4 G-210-0087-5 MESA DE CENTRO 06/07/2007
49,96 5 G-295-8097-7 SILLA METALICA NEGRA 28/12/1983
103
0,03
6 G-296-1008-9 SILLA FIJA CON BRAZOS 06/07/2007
39,46
7 G-310-1416-3 SILLA TIPO EJECUTIVO 17/01/2008
147,00
TOTAL
622,02
RESPONSABLE
CONTROL DE INVENTARIOS
104
BANCO NACIONAL DE FOMENTO UNIDAD DE INVENTARIOS NOVIEMBRE 30/2.009
CONTROL EXTRA-CONTABLE DE BIENES MUEBLES Y EQUIPOS SUCURSAL SUCUA UNIDAD ADMINISTRATIVA : SERVICIOS BANCARIOS
RESPONSABLE :MINGA PATIÑO MILTO M. CEDULA DE IDENTIDAD : 14-0014995-9
ORDEN CODIGO DESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE FECHA COSTO
1 G-330-0272-9 TABURETE 06/07/2007 68,20
TOTAL 68,20
RESPONSABLE
CONTROL DE INVENTARIOS
105
BANCO NACIONAL DE FOMENTO UNIDAD DE INVENTARIOS NOVIEMBRE 30/2.009 CONTROL EXTRA-CONTABLE DE BIENES MUEBLES Y EQUIPOS SUCURSAL SUCUA UNIDAD ADMINISTRATIVA : GERENCIA
RESPONSABLE :TORRES CALLE SEGUNDO C. CEDULA DE IDENTIDAD : 14-0011933-3
ORDEN CODIGO DESCRIPCIÓN MARCA MODELO
SERIE FECHA COSTO 1 G-020-2663-4 ARCHIVADOR 1,25X0,40X0,90 IMG 06/07/2007 189,90 2 G-065-0091-5 BUTACA 06/07/2007 85,30 3 G-065-0092-3 BUTACA 06/07/2007 85,30 4 G-065-0140-0 BUTACA 06/07/2007 85,30 5 G-070-0017-0 CAJA DE SEGURIDAD 28/12/1983 2,00 6 G-115-3135-0 ESTACION DE TRABAJO IMG 06/07/2007 294,30 7 G-295-8108-2 SILLA METALICA NEGRA 28/12/1983 1,28 8 G-310-1414-8 SILLA TIPO EJECUTIVO 17/01/2008 147,00 TOTAL 890,38
RESPONSABLE
CONTROL DE INVENTARIOS
BANCO NACIONAL DE FOMENTO
UNIDAD DE INVENTARIOS NOVIEMBRE 30 /2.009 CONTROL EXTRA-CONTABLE DE BIENES MUEBLES Y EQUIPOS SUCURSAL SUCUA UNIDAD ADMINISTRATIVA : DEPARTAMENTO DE CREDITO
RESPONSABLE SAMANIEGO SALINAS ANGEL E. CEDULA DE IDENTIDAD : 14-0012219-6
ORDEN CODIGO DESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE FECHA COSTO
1 G-010-0616-5 ANAQUEL METALICO 5 SERVIC. 20/08/1971
0,04
2 G-020-2417-5 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. SIDER. ECUAT. B-301T18 20/08/1971
0,08
3 G-020-2669-1 ARCHIVADOR 1,30X0,60X0,46 IMG-METALICO 4 SERVIC. 06/07/2007
298,30
4 G-020-2670-9 ARCHIVADOR 1,30X0,60X0,46 IMG-METALICO 4 SERVIC. 06/072007
298,30
106
5 G-020-7393-3 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. ATU 20/08/1971
0,09
6 G-020-7822-1 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. I.M.G. GORDON 28/12/1983
0,27
7 G-020-7823-9 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. I.M.G. GORDON 28/12/1983
0,27
8 G-020-7829-6 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. I.M.G. GORDON 28/08/1983
0,27
9 G-020-7830-4 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. I.M.G. GORDON 28/12/1983
0,27
10 G-115-3105-3 ESTACION DE TRABAJO IMG 06/07/2007
222,42
11 G-170-4982-9 MESA DE CENTRO 28/12/1983
0,09
12 G-215-6972-1 MESA AUXILIAR METALICA
30/11/2004
0,17
13 G-250-7891-9 PAPELERA METALICA
20/03/1984
0,01
14 G-295-8095-1 SILLA METALICA NEGRA 28/12/1983
0,03
15 G-295-8099-3 SILLA METALICA NEGRA 28/12/1983
0,03
16 G-300-2966-7 SILLA GIRATORIA 06/07/2007
70,40
17 G-340-0097-9 TARJETERO DE MADERA LAUREL 19/07/1991
17,01
TOTAL
908,05
RESPONSABLE
CONTROL DE INVENTARIOS
107
BANCO NACIONAL DE FOMENTO
UNIDAD DE INVENTARIOS NOVIEMBRE 30/2.009
CONTROL EXTRA-CONTABLE DE BIENES MUEBLES Y EQUIPOS.
SUCURSAL SUCUA UNIDAD ADMINISTRATIVA : DEPARTAMENTO DE CREDITO
RESPONSABLE : PIÑA CHACON LUIS R. PIÑA CHACON LUIS ROGELIO CEDULA DE IDENTIDAD : 19-0031351-9
ORDEN CODIGO DESCRIPCION MARCA MODELO SERIE FECHA COSTO
1 G-070-0776-1 CAJA DE SEGURIDAD METALICA 20/11/1979 1,52 2 G-115-3140-0 ESTACION DE TRABAJO IMG 06/07/2007 222,42 3 G-296-1007-1 SILLA FIJA CON BRAZOS 06/07/2007 39,46 4 G-300-2967-5 SILLA GIRATORIA 06/07/2007 70,40
TOTAL 333,80
RESPONSABLE
CONTROL DE INVENTARIOS
BANCO NACIONAL DE FOMENTO UNIDAD DE INVENTARIOS NOVIEMBRE 30/2.009
CONTROL EXTRA-CONTABLE DE BIENES MUEBLES Y EQUIPOS SUCURSAL SUCUA UNIDAD ADMINISTRATIVA : BODEGA
RESPONSABLE : SEMINARIO PERALTA ELVA CEDULA DE IDENTIDAD : 010201166-5
ORDEN CODIGO DESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE FECHA COSTO
1 G-010-0615-7 ANAQUEL METALICO 5 SERV. 01/01/1988 0,04 2 G-010-2076-0 ARCHIVADOR TIPO ANAQUEL 24/11/2009 SIN CARGO 3 G-010-5131-0 PERCHA DE MADERA 5 DIVISI 01/07/1985 0,24 4 G-010-5132-8 PERCHA DE MADERA 5 DIVISI 01/07/1985 0,24 5 G-010-5133-6 PERCHA DE MADERA 5 DIVISI 01/07/1985 0,24 6 G-010-5895-0 ANAQUEL METALICO 3 SERVIC. 20/12/1983 0,07 7 G-020-5952-8 ARCHIVADOR METALICO 4 GAVETAS 24/11/2009 SIN CARGO 8 G-020-5953-6 ARCHIVADOR METALICO 4 GAVETAS 24/11/2009 SIN CARGO 9 G-020-5954-4 ARCHIVADOR METALICO 4 GAVETAS 24/11/2009 SIN CARGO 10 G-020-5955-1 ARCHIVADOR METALICO 4 GAVETAS 24/11/2009 SIN CARGO 11 G-020-5956-9 ARCHIVADOR METALICO 4 GAVETAS 24/11/2009 SIN CARGO 12 G-020-5957-7 ARCHIVADOR METALICO 4 GAVETAS 24/11/2009 SIN CARGO 13 G-020-5958-5 ARCHIVADOR METALICO 4 GAVETAS 24/11/2009 SIN CARGO
108
14 G-020-5959-3 ARCHIVADOR METALICO 4 GAVETAS 24/11/2009 SIN CARGO 15 G-115-4647-3 ESCRITORIO MIXTO SUMAR S.A. 23/09/2009 300,00 16 G-115-4648-1 ESCRITORIO MIXTO SUMAR S.A. 23/09/2009 300,00 17 G-115-4649-9 ESCRITORIO MIXTO SUMAR S.A. 23/09/2009 300,00 18 G-115-4650-7 ESCRITORIO MIXTO SUMAR S.A. 23/09/2009 300,00 19 G-295-8107-4 SILLA METALICA NEGRA (policía) 28/12/1983 0,03 20 G-300-5871-6 SILLA GIRATORIA NEGRA (policía) 28/12/1983 0,13 37 SIN CODIGO SILLA SECRETARIA (Bodega) 24/11/2009 SIN CARGO 38 SIN CODIGO SILLA SECRETARIA (Bodega) 24/11/2009 SIN CARGO 39 SIN CODIGO SILLA SECRETARIA (Bodega) 24/11/2009 SIN CARGO
T O T A L 1.200,99
RESPONSABLE
CONTROL DE INVENTARIOS
71
ANEXO Nº 2 ANEXOS DE INVENTARIOS
ANEXOS DE INVENTARIOS
BANCO NACIONAL DE FOMENTO
SUCURSAL SUCUA
CUENTA: 18.05.98.06.003 MUEBLES.
SALDO AL: 30 DE NOVIEMBRE DEL 2.009
CODIGO DESCRIPCION SALDO AL DEBE
SALDO AL
HABER
COSTO DEPRECIACION
G-215-4608-3 MESA AUXILIAR METALICA 28,88 28,88
G-330-0279-4 TABURETE 68,20 16,52
G-330-0278-6 TABURETE 68,20 16,52
G-020-2666-7 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 189,90 45,84
G-020-7824-7 ARCHIVADOR METALICO 0,27 0,27
G-115-3138-4 ESTACION DE TRABAJO 222,42 53,67
G-215-6770-9 MESA AUXILIAR DE MADERA 0,34 0,34
G-215-6771-7 MESA AUXILIAR MADERA 3 SE 0,34 0,34
G-250-7886-9 PAPELERA METALICA 0,01 0,01
G-295-1659-1 SILLA METALICA NEGRA 0,03 0,03
G-295-8092-8 SILLA METALICA NEGRA 1,28 1,28
G-295-8101-7 SILLA METALICA NEGRA 0,03 0,03
G-300-2968-3 SILLA GIRATORIA 70,40 17,09
G-375-1963-7 VITRINA METALICA VIDRIOS CO 0,14 0,14
G-010-1131-4 ESTANTE VARIOS SERVICIOS 61,24 61,24
G-020-2626-1 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 288,06 69,60
G-040-0287-2 BASURERO DE MADERA 0,08 0,08
G-115-3102-0 ESTACION DE TRABAJO 222,42 53,67
G-215-7931-6 MESA AUXILIAR DE MADERA 0,01 0,00
G-250-7241-7 PAPELERA DE MADERA CAFÉ 0,08 0,08
G-250-7893-5 PAPELERA METALICA 2 SERV. 0,01 0,01
110
G-275-0029-8 PANELERIA 4.381,78 1.059,05
G-295-8105-8 SILLA METALICA NEGRA 0,03 0,03
G-300-2958-4 SILLA GIRATORIA 70,40 17,09
G-300-2959-2 SILLA GIRATORIA 70,40 17,09
G-300-2965-9 SILLA GIRATORIA 70,40 17,09
G-375-1964-5 VITRINA METALICA 0,14 0,14
G-010-1132-2 ESTANTE VARIOS SERVICIOS 61,24 61,24
G-020-2662-6 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 189,90 45,84
G-115-3136-8 ESTACION DE TRABAJO 222,42 53,67
G-250-7900-8 PAPELERA METALICA 2 SERV. 0,01 0,01
G-295-6707-3 SILLA FIJA SIN BRAZOS 26,97 6,64
G-295-7790-8 SILLA FIJA SIN BRAZOS 26,97 6,64
G-300-2964-2 SILLA GIRATORIA 70,40 17,09
G-316-0438-5 BUTACA TRES CUERPOS 216,00 34,20
G-316-4977-8 SOFA METALICO NEGRO 0,21 0,21
G-330-0272-9 TABURETE 68,20 16,52
G-070-0776-1 CAJA DE SEGURIDAD METALICA 1,52 0,00
P A S A N . . . . . . . . . . . . 6.699,33 1.718,19
BANCO NACIONAL DE FOMENTO
SUCURSAL SUCUA
CUENTA: 18.05.98.06.003 MUEBLES.
SALDO AL: 30 DE NOVIEMBRE DEL 2.009
V I E N E N . . . . . . . . . . 6.699,33 1.718,19
G-115-3140-0 ESTACION DE TRABAJO 222,42 53,67
G-296-1007-1 SILLA FIJA CON BRAZOS 39,46 9,56
G-300-2967-5 SILLA GIRATORIA 70,40 17,09
G-010-0616-5 ANAQUEL METALICO 5 SERV. 0,04 0,04
G-020-2417-5 ARCHIVADOR METALICO 4 SER. 0,08 0,08
G-020-2669-1 ARCHIVADOR METAL.4 GAVETAS 298,30 72,18
G-020.2670-9 ARCHIVADOR METAL.4 GAVETAS 298,30 72,18
G-020-7393-3 ARCHIVADOR METALICO 4 SER. 0,09 0,09
G-020-7822-1 ARCHIVADOR METALICO 4 SER. 0,27 0,27
111
G-020-7823-9 ARCHIVADOR METALICO 4 SER. 0,27 0,27
G-020-7829-6 ARCHIVADOR METALICO 4 SER. 0,27 0,27
G-020-7830-4 ARCHIVADOR METALICO 4 SER. 0,27 0,27
G-115-3105-3 ESTACION DE TRABAJO 222,42 53,67
G-170-4982-9 MESA DE CENTRO 0,09 0,09
G-215-6972-1 MESA AUXILIAR METALICA 0,17 0,17
G-250-7891-9 PAPELERA METALICA 2 SERV 0,01 0,01
G-295-8095-1 SILLA METALICA NEGRA 0,03 0,03
G-295-8099-3 SILLA METALICA NEGRA 0,03 0,03
G-300-2966-7 SILLA GIRATORIA 70,40 17,09
G-340-0097-9 TARJETERO DE MADERA CAFÉ 17,01 17,01
G-010-0010-1 ANAQUEL DE MADERA 4 PUERTAS 0,20 0,20
G-010-3004-1 ANAQUEL DE MADERA 6 SERV. 0,05 0,05
G-020-2629-5 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 288,06 69,60
G-020-2649-3 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 288,06 69,60
G-020-4804-2 ARCHIVADOR METALICO 80,78 80,78
G-020-7825-4 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. 0,27 0,27
G-020-7831-2 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. 0,27 0,27
G-020-7832-0 ARCHIVADOR MRTALICO 4 SERV. 0,27 0,27
G-115-3134-3 ESTACION DE TRABAJO 222,42 53,67
G-115-3139-2 ESTACION DE TRABAJO 233,03 56,27
G-115-8292-4 ESCRITORIO METALICO HABAN 0,20 0,20
G-250-7238-3 PAPELERA DE MADERA 0,08 0,08
G-295-6641-4 SILLA FIJA SIN BRAZOS 26,97 6,64
G-295-6642-2 SILLA FIJA SIN BRAZOS 26,97 6,64
G-300-2961-8 SILLA GIRATORIA 70,40 17,09
G-310-0720-9 SILLON GIRATORIO 135,78 32,78
G-020-2663-4 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 189,90 45,84
G-065-0091-5 BUTACA 85,30 20,59
G-065-0092-3 BUTACA 85,30 20,59
G-065-0140-0 BUTACA 85,30 20,59
P A S A N . . . . . . . . . .. 9.759,27 2.534,28
112
BANCO NACIONAL DE FOMENTO
SUCURSAL SUCUA
CUENTA: 18.05.98.06.003 MUEBLES.
SALDO AL : 30 DE NOVIEMBRE DEL 2.009
V I E N E N . . . . . . . . . . . 9.759,27 2.534,28
G-070-0017-0 CAJA DE SEGURIDAD 2,00 2,00
G-115-3135-0 ESTACION DE TRABAJO 294,30 71,07
G-295-8108-2 SILLA METALICA NEGRA 1,28 1,28
G-310-1414-8 SILLA TIPO EJECUTIVO 147,00 27,06
G-010-0295-8 ANAQUEL METALICO 3 SERV. 0,01 0,00
G-010-5147-6 ANAQUEL DE MADERA 0,81 0,81
G-020-2650-1 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 298,30 72,18
G-020-2651-9 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 138,08 33,35
G-020-2652-7 ARCHIVADOR 1,80X0,40X0,90 189,90 45,84
G-020-2672-5 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. 298,30 72,18
G-020-7826-2 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. 0,27 0,27
G-020-7827-0 ARCHIVADOR METALICO 4 SERV. 0,27 0,27
G-115-3137-6 ESTACION DE TRABAJO 222,42 53,67
G-215-6769-1 MESA AUXILIAR DE MADERA CAF 0,34 0,34
G-295-6681-0 SILLA FIJA SIN BRAZOS 26,97 6,64
G-295-6706-5 SILLA FIJA SIN BRAZOS 26,97 6,64
G-295-8093-6 SILLA METALICA NEGRA 0,03 0,03
G-300-2960-0 SILLA GIRATORIA 70,40 17,09
G-316-0409-6 BUTACA DOS CUERPOS 150,00 23,75
G-020-2671-7 ARCHIVADOR METL.4 GAVETAS 298,30 72,18
G-115-3141-8 ESTACION DE TRABAJO 222,42 53,67
G-300-2963-4 SILLA GIRATORIA 70,40 17,09
G-065-0127-7 BUTACA 85,30 20,59
G-115-1820-9 ESCRITORIO METALICO 0,27 0,27
G-115-4645-7 ESCRITORIO MIXTO 300,00 5,00
G-210-0087-5 MESA DE CENTRO 49,96 12,16
G-295-8097-7 SILLA METALICA NEGRA 0,03 0,03
G-296-1008-9 SILLA FIJA CON BRAZOS 39,46 9,56
113
G-310-1416-3 SILLA TIPO EJECUTIVO 147,00 27,06
G-115-7431-9 ESCRITORIO DE MADERA 30,91 30,91
G-115-4646-5 ESCRITORIO MIXTO 300,00 5,00
G-295-8098-5 SILLA METALICA NEGRA 0,03 0,03
G-295-8109-0 SILLA METALICA NEGRA 0,03 0,03
G-300-2962-6 SILLA GIRATORIA 70,40 17,09
G-310-1413-0 SILLA TIPO EJECUTIVO 147,00 27,06
T O T A L . . . . . . . . . . .. . . 13.388,43 3.266,48
BANCO NACIONAL DE FOMENTO
SUCURSAL SUCUA
CUENTA: 17.06.90.03.018 MUEBLES
SALDO AL: 30 DE NOVIEMBRE DEL 2.009
CODIGO DESCRIPCION SALDO AL DEBE SALDO AL HABER
COSTO DEPRECIACION
G-010-0615-7 ANAQUEL METALICO 5 SERV- 0,04 0,04
G-010-5895-0 ANAQUEL METALICO 3 SERV- 0,07 0,07
G-010-2076-0 ARCHIVADOR TIPO ANAQUEL SIN CARGO 0,00
G-020-5952-8 ARCHIVADOR TIPO ANAQUEL SIN CARGO 0,00
G-020-5953-6 ARCHIVADOR TIPO ANAQUEL SIN CARGO 0,00
G-020-5954-4 ARCHIVADOR TIPO ANAQUEL SIN CARGO 0,00
G-020-5955-1 ARCHIVADOR TIPO ANAQUEL SIN CARGO 0,00
G-020-5956-9 ARCHIVADOR TIPO ANAQUEL SIN CARGO 0,00
G-020-5957-7 ARCHIVADOR TIPO ANAQUEL SIN CARGO 0,00
G-020-5958-5 ARCHIVADOR TIPO ANAQUEL SIN CARGO 0,00
G-020-5959-3 ARCHIVADOR TIPO ANAQUEL SIN CARGO 0,00
114
G-115-4647-3 ESCRITORIO MIXTO 300,00 5,00
G-115-4648-1 ESCRITORIO MIXTO 300,00 5,00
G-115-4649-9 ESCRITORIO MIXTO 300,00 5,00
G-115-4650-7 ESCRITORIO MIXTO 300,00 5,00
G-010-5133-6 PERCHA MADERA 5 DIVICIONES 0,24 0,24
G-010-5131-0 PERCHA MADERA 5 SERV. 0,24 0,24
G-010-5132-8 PERCHA MADERA 5 SERV. 0,24 0,24
G-300-5871-6 SILLA GIRATORIA NEGRA 0,13 0,13
G-295-8107-4 SILLA METALICA NEGRA 0,03 0,03
SIN CODIGO SILLA SECRETARIA SIN CARGO 0,00
SIN CODIGO SILLA SECRETARIA SIN CARGO 0,00
SIN CODIGO SILLA SECRETARIA SIN CARGO 0,00
T O T A L . . . . . . . . . . . . . 1.200,99 20,99
115
ANEXO Nº 3 ACTA DE ENTREGA- RECEPCIÓN
BANCO NACIONAL DE FOMENTO SUCURSAL SUCUA
ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN Y CONSTATACIÓN FÍSICA DE BIENES MUEBLES
EN LA CIUDAD DE SUCUA, A LOS TREINTA DÍAS DEL MES DE NOVIEMBRE DEL AÑO DOS MIL NUEVE
SE PROCEDE A REALIZAR LA CONSTATACIÓN FÍSICA Y ENTREGA DE TODOS LOS BIENES
MUEBLES, INMUEBLES Y ENSERES Y PROVEEDURÍA QUE SE ENCUENTRAN A CARGO DEL
FUNCIONARIO SR .ALFREDO ANTONIO BRAZO ZABALA , ASISTENTE BANCARIO EN LAS OFICINAS
DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO FINANCIERO DE LA SUCURSAL SUCUA DEL BANCO
NACIONAL DE FOMENTO.
LOS SALDOS CORTADOS AL 30 DE NOVIEMBRE DEL 2009 SON:
CÓDIGO CTAS
NOMBRES
VALOR COSTO
VALOR DEPRECIAC.
17.06.90.03.003
MAQUINAS DE OFICINA
314,02
17.06.90.03.012
EQUIPOS PROC. DE DATOS
2.558,00
17.06.90.03.015
OTROS EQUIPOS
343,79
17.06.90.03.018
MUEBLES
1.200,99
17.06.90.03.021
ENSERES
97,01
17.06.90.06
BIENES FUERA DE USO
17.06.90.06.003
MAQUINAS DE OFICINA
17.06.90.06.009
EQUIPOS DE COMUNICAC.
17.06.90.06.012
EQUIPOS PROC DE DATOS
17.06.90.06.018
MUEBLES
17.06.99
DEPRECIACIÓN
3.297,19
17.06.99.09.003
MUÉBLENSE. EQUIPOS
739,19
17.06.99.09.006
EQUIPOS DE COMUNICAC.
2.558,00
18.01.98
TERRENOS
139.322,10
18.02.98
EDIFICIOS
84.965,37
18.05.98.03.003
MAQUINAS DE OFICINA
2.071,84
18.05.98.03.009
EQUIPOS DE COMUNICACI
700,84
18.05.98.03.012
OTROS EQUIPOS
3.566,65
18.05.98.06.003
MUEBLES
13.388,43
18.05.98.06.006
ENSERES
108,42
18.05.98.06.009
BIBLIOTECA
11,12
18.06.98
EQUIPOS DE COMPUTACIO
15.858,14
18.07.98
UNIDADES DE TRAN SPORT
39.015,83
18.99
DEPRECIACIÓN
18.99.05
EDIFICIOS
52.932,54
18.99.15
MUEBLES ENS. Y EQUIPO
8.195,23
116
18.99.20
EQUIPOS DE COMPUTACIO
11.731,42
18.99.25
UNIDADES DE TRANSPORT
26.783,67
19.04.10.28.006
ADQUISI. ACTIVOS FIJOS
974,00
SALDOS DE CUENTAS DE PROVEEDURÍA
19.06.15.03
FORMULARIOS
915,64
19.06.15.06
ÚTILES
488,29
19.06.15.09.003
ESPECIES VALORADAS
67,31
CARPETA DE BAJA DE BIENES Y FORMULARIOS AL 06 DE MARZO DEL 2,009
CARPETA CON ACTA DE ENTREGA RECEPCIÓN DE EQUIPO DE ORDEÑO
ANEXOS DE INVENTARIOS
ANEXOS DE EQUIPOS DE COMPUTACIÓN Y MUEBLES SIN CÓDIGOS NI CARGO CONTABLE.
ANEXOS DE CONTROL EXTRACONTABLE DE BIENES MUEBLES Y EQUIPOS INDIVIDUALES DE
CADA FUNCIONARIO.
CARPETA COMPROBANTES CONTABLE DE DEPRECIACIÓN DE BIENES Y CARGOS CONTABLES
DE BIENES.
CARPETA CONTROL DE VACACIONES. CARPETA KARDEX DE PROVEEDURÍA.
CARPETAS AUXILIARES DE INVENTARIOS.
PARA CAPTARCONSTANCIA DE LO ACTUADO, FIRMAN EN CONFORMIDAD DE ACTO EN UN
ORIGINAL Y DOS COPIAS.
ENTREGA CONFORME RECIBI CONFORME
SR. ALFREDO ERAZO ZABALO SRA. ELVA SEMINARIO
ASISTENTE BANCARIO RESPONSABLE FINANCIERA
CERTIFICA
Dr. SEGUNDO TORRES CALLE
GERENTE DEL BNF “Sucursal Sucúa”
117
ANEXO Nº. 4 BAJA DE BIENES EN DESUSO
Sucúa, 22 de Noviembre del 2009
Señor Dr.
Segundo Torres Calle
GERENTE DEL BNF SUCURSAL SUCÚA
Presente
De nuestras consideraciones:
Para el procedimiento de la baja de bienes en desuso, se ha procedido a la correspondiente inspección
conjuntamente con el Dr. Luis Piña Chacón en su condición de perito. La conclusión es que todos los bienes que
se detallan en el anexo están completamente deteriorados, por lo que usted debe emprender las acciones del
caso.
Atentamente,
Sra. Elva Seminario P Sr. Alfredo Erazo Z
TECNICO “A” RESPONSABLE DE BIENES
Dr. Luis Piña Chacón
PERITO AVALUADOR
118
BANCO NACIONAL DE FOMENTO
SUCURSAL SUCÚA
CODIGO DE BIENES A DARSE DE BAJA
18.05.90.06 BIENES FUERA DE USO
18.05.90.06.018 MUEBLES
CODIGO DESCRIPCIÓN MARCA MODELO SERIE COSTO V.
DEPREC
G-215-0102-5 ARCHIVADOR DE MADERA 0.01 0.00
G-115-7420-2 ESCRITORIO DE MADERA 30.91 30.91
G-125-0251-9 MESA AUXILIAR DE MADERA 001 0.00
G-175-8098-6 SILLA METALICA NEGRA 0.03 0.03
TOTAL 30.96 30.94
83