Guía de Apoyo para Proveedores

Envío de Facturas Electrónicas a BHP y sus Operaciones en Chile Usando Ariba Network, Portal MiPYME- SII y otras soluciones

Esta   guía   tiene   como   objetivo   reforzar   y   entregar   apoyo   a   los   proveedores   de   BHP   y   sus Operaciones en Chile,  para que emitan correctamente las facturas electrónicas a través de las principales plataformas de envío, como son: Ariba Network (e-Invoice), SII Portal MiPyme y otras, tales como Signature (Go-Socket).

La Orden de Compra

Lo primero, es importante verifique que la Orden de Compra o de Servicio se haya gestionado en la   plataforma   Ariba   Network.   Para   ello,   el   proveedor   debe   ir   a   su   cuenta   Ariba   Network (ingresando usuario y password) y luego seguir esta secuencia:  Pestaña Bandeja de Entrada -> Pedidos y Ordenes de Entrega.

Una vez que visualice la Orden, debe confirmarla (Aceptarla). Luego deberá emitir el Aviso de Envío de Mercadería y esperar recibir la confirmación de BHP (GRN).

En caso de que sea una Orden de Servicio, deberá realizar una eHES. Confirmada ésta por el usuario de BHP, el proveedor podrá facturar.

Proceso de Facturación

1. Previo a enviar una factura electrónica a BHP, siempre debe verificar los datos básicos que incluye este documento,  como el  RUT y  la  Razón Social  de  la  Operación de BHP a  la  que enviará la factura. Esto, debido a que tanto el SII como el sistema ERP de BHP valida si los datos son exactos y correctos. Y si hay inconsistencias, la factura no sigue su curso y genera un ERROR de ENVÍO.

Por evitar  el  error,  al   facturar SIEMPRE VERIFIQUE el RUT asociado al  NOMBRE EXACTO de  la OPERACIÓN DE BHP, que ambos sean los mismos que se muestran en el siguiente cuadro: 

Cuadro 1: Razón Social de las Operaciones BHP (Company Name) y RUT

Company Code Company Name Country RUT

B200 Compania Minera Cerro Col CL 94621000-5

B500 Minera Escondida Ltda CL 79587210-8

B700 Minera Spence SA CL 86542100-1

B960 BHP Chile Inc (Chile) CL 86160300-8

BD00 BHP Billiton Chile Inves. CL 77950280-5

 En caso de que el Nombre no se encuentre de la misma forma, por favor edite/ modifíquelo, de acuerdo con lo indicado en el recuadro anterior.

2. Además,   la   factura  debe  contener  exactamente   los  mismos  datos  de  Unidad  de  Medida  y  el Número de Línea que indican los ítems en la Orden de Compra que le envió BHP, ya que de lo contrario la factura cargará con error en los sistemas de BHP.

3. El Área de Tecnología de su empresa debe verificar que el formato XML de la factura que envían a BHP responde a la siguiente estructura y que ello le permite agregar todos los datos solicitados por BHP para aceptar la factura.

Adjunto   puede   ver   un   ejemplo   del   formato   XML   de   una   factura.   Los   datos   son   ficticios.   Lo importante es entender la estructura.  A modo de ejemplo también, a continuación un extracto del modelo XML de una factura o Nota de Crédito:

XML Factura electrónica o Nota de Crédito

<Detalle> <NroLinDet>1</NroLinDet> <Cdgitem> <TpoCodigo>QBLI</TpoCodigo> <VlrCodigo>10</VlrCodigo> </CdgItem> <NmbItem>Material ejemplo tipo A</NmbItem> <QtyItem>500</QtyItem> <PrcItem>280</PrcItem> <MontoItem>140.000</MontoItem> </Detalle>

En Síntesis: RECUERDE antes de emitir la factura, revisare la razón social (1) el RUT (2), la unidad de medida (3) y el código de Línea (4).

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Facturas realizadas vía Solución del Portal MiPyme- SII

Al crear la factura en portal MiPyme del SII, complete todos los datos como se muestran a continuación, teniendo en cuenta lo siguiente, ya que de lo contrario la factura se genera con ERROR:

La Razón Social debe estar escrita exactamente de la misma forma como se explicó en el Cuadro 1: Razón Social de las Operaciones BHP (Company Name) y RUT

La Unidad de Medida debe ser exactamente la misma que aparece en la Orden de compra que le envió BHP. 

Minera Spence SA86542100-1

Recuerde que debe ingresar la misma unidad de medida que está en la Orden de Compra que está en la OC, en este caso PCE

Para crear el Material – QBLI:

Presione el botón “+” (1)

Luego, en el  recuadro “Código” (2)  debe  ingresar o ajustar el  número de Línea (El  número es editable) y en el recuadro “Tipo” (3) se debe ingresar la palabra “QBLI”

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Facturas realizadas vía Solución GoSocket:

Para crear la factura en portal GoSocket, complete los datos como se muestran a continuación, teniendo en cuenta:

La Razón Social debe estar escrita exactamente de la misma forma como se explicó en el Cuadro 1: Razón Social de las Operaciones BHP (Company Name) y RUT

La Unidad de Medida debe ser exactamente la misma que aparece en la Orden de compra que le envió BHP.

Facturas realizadas vía Ariba Network:

Para crear la factura en Ariba Network, ingrese en la Orden de Compra y vaya a la opción “Crear Factura” y seleccione “Factura estándar” (1)

Complete los datos correspondientes en el formulario de la factura:

Referencia a la orden de compra

Ingresar la unidad de medida tal como se muestra en la Orden.

Número de Línea de la Orden

1

Una   vez  enviada   la   factura  ésta   la   podrá   ver   en   la  opción   “Bandeja  de  Salida”  en  el   Menú “Facturas”. 

Este número, es un numero de Factura que crea usted para uso interno, el Folio será asignador por el SII 

Seleccione el IVA en la lista desplegable (19%) 

Ingrese la fecha y numero de resolución asignado por el SII, estos datos los puede conseguir directamente del SII en www.sii.cl

Verifique que el RUT esté de la forma correcta XXXXXXXX-X, de lo contrario deberá corregir está información en el perfil de su cuenta. 

Para   realizar   el   seguimiento   y   revisar   los   distintos   estados   de   aprobación   o   rechazo   del documento, vaya a Bandeja de Salida (1), Facturas (2). Ahí se despliega el listado y en la columna final puede ver el “Estado” (3). 

FIN       

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