Manejo del Proceso Administrativo

Recuerda que ...

La motivacin es el proceso de estimular a aun individuo, para que actu con lo cualcumplir una meta deseada. Han existido muchas teoras de la motivacin como, lateoria de necesidades y la teora de los dos factores de la motivacin.

El liderazgo es un proceso de influir sobre las personas para que realicen lo quequeremos y que esto se lleve a cabo desarrollando estilos, siendo el recomendado elestilo democrtico o participativo

El proceso de toma de decisiones es importante aplicando sus pasos correspondientespara lograr la mejor decisin

El proceso de comunicacin debe de darse sin barreras por los directivos, los mandosmedios y el personal operativo

Que la supervisin debe de llevarse a cabo y que esta forma parte de un liderazgoefectivo

3.2.3 La coordinacin

ConceptoCoordinacin es el logro de la armona de los esfuerzos ndividuales y de grupo hacia el logro de lospropsitos y objetivos del grupo.

Los elementos a desarrollar en este punto son:

Coordinacin de intereses Impersonalidad del mando Jerarqua Resolucin del conflicto Aprovechamiento del conflicto

Estos contenidos pertenecen a la fase de direccin del proceso administrativo y fueron desarrolladosen el tema principios de la direccin que es lo correcto segn diferentes tratadistas.

3.4.1 Control

El control es la ltima fase del proceso administrativo, la cual viene a valorar lo que se hizo en laplaneacin, organizacin, integracin y direccin, para los tratadistas sobre el tema, el control esuna etapa primordial en la administracin, dado que aunque una empresa cuente con efectivos

planes, una estructura

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Manejo del Proceso Administrativoorganizacional correcta y una direccin eficiente, el directivo no podr verificar cual es la situacinreal de la empresa si no existe un mecanismo que verifique e informe si los hechos van deacuerdo con los objetivos.

Concepto

Con el objeto de conocer la definicin de este concepto, a continuacin nombraremos definicionesde tratadistas relevantes:

George R. Terry

Control es el proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizndolo y, si esnecesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecucin se desarrolle de acuerdo conlo planeado

Henry Fayol

Control consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instruccionesemitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin sealar las debilidades y errores a fin derectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente

Robert C. Appleby

Control es la medicin y correccin de las realizaciones de los subordinados con el fin de asegurarque tanto los objetivos de la empresa como los planes para alcanzarlos se cumplen eficaz yeconmicamente

Munch/Garca

Control es la evaluacin y medicin de la ejecucin de los planes, con el fin de detectar y preverdesviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias

Para efectos de este libro lo definiremos de la siguiente manera:

Es el proceso que consiste en medir, valorar y evaluar la planeacin, organizacin,integracin y direccin, con la finalidad de corregir y retroalimentar las variaciones, paraalcanzar lo que pretende la empresa.

Importancia del control

El control es importante por que detecta los vacos que se dan en la planeacin. organizacin,

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Manejo del Proceso Administrativointegracin y direccin, adems:

Determina las medidas correctivas para corregir las desviaciones detectadas

Detecta las partes de la empresa en que se han originado los problemas

Cuenta .con la capacidad para el anlisis de las variaciones y determinar las soluciones mas

adecuadas

Se desarrolla en las cosas, la persona, grupos y las actitudes y aptitudes

Proporciona informacin precisa y oportuna acerca de la situacin de la direccin de los planessirviendo como base para que en el futuro se mejore el proceso de planeacin

Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores

Principios de control

Desde la perspectiva de un proceso administrativo, el propsito del control es que los negociosoperen dentro del marco de normas fijadas por el medio externo e interno.

A continuacin se explican los principios de control:

Principio de declaracin de objetivos. La funcin del control es percibir desviacionesposibles o reales de los planes trazados, con la suficiente anticipacin para poder

corregirlos

Principio de eficiencia de los controles. Las tcnicas y enfoques de control son eficientescuando perciben y destacan las causas de desviaciones reales o potenciales de los planescon un costo mnimo o con muy pocas consecuencias no buscadas'

Principio de responsabilidad del control. La responsabilidad primaria del control recae enel gerente encargado de la ejecucin de los planes

Principio del control directo. A mayor calidad de los gerentes y de sus subordinados,menor necesidad de controles indirectos

De excepcin. El control debe aplicarse, preferentemente a las actividades excepcionales yrepresentativas a fin de reducir costos y tiempos, delimitando adecuadamente cualesfunciones estratgicas requieren de control

Del equilibrio. Todo grupo conferido le corresponde un grado de control correspondiente.Con referente a la autoridad que se delega y la autoridad se comparte, al delegar autoridades necesario establecer la responsabilidad conferida y que la autoridad delegada este siendo

debidamente ejercida

Manejo del Proceso Administrativo

De la costeabilidad. El control debe justificar el costo que este representa en tiempo ydinero, en relacin con las ventajas reales que este reporta

De las desviaciones. Las variaciones o desviaciones que resulten en relacin con los planesdeben de aclararse para saber las causas que las originaron, para prever el futuro

Etapas o elementos de control

Los pasos necesarios para llevar a cabo una secuencia de control son:

Establecimiento de estndares. Los estndares o unidades de medida representan el estadode ejecucin correcto, de hecho son planes definidos de la empresa. Ralph C. Davis dice quelos estndares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, si no que,preferentemente, deben abarcar las funciones bsicas y reas clave de resultados:

Rendimiento de beneficios. Es la expresin de los beneficios obtenidos por la empresa, queresulta de la comparacin o relacin entre las utilidades y el capital empleado

- Posicin en el mercado. Estndares utilizados para definir la aceptacin de algn producto enel mercado, y la efectividad de la funcin mercadolgica

_Productividad. Debe establecerse en toda la empresa, se determina con base en medidas,

tales como horas maquina, horas hombre etc.- .

Calidad del producto. Se determina para establecer indicadores de calidad en relacin con la

competencia

_Desarrollo del personal. Tiene como fin valorar los programas de desarrollo de la gerencia y

su efectividad

_Evaluacin de la actuacin. Determina las condiciones que deben darse para que el trabajo

se lleve a cabo correctamente

Medicin de resultados. Trata la valoracin de la ejecucin y los resultados, aplicando lasunidades de medida, que deben de ser determinadas de a~uerdo con los estndares. Alestablecer dichas unidades, este es uno de lo problemas mas complicados, sobre todo en reas

eminentemente cualitativas.

Para realizar su funcin, esta etapa se apoya bsicamente de los sistemas de informacin; por lotanto la efectividad del proceso de control depende directamente de la recepcin de informacin,la cual debe de ser oportuna, confiable y valida.

Ya efectuada la medicin y obtenida la informacin, es necesario comparar los resultadosmedidos en relacin con los estndares preestablecidos, determinndose de esta forma lasdesviaciones mismas que tienen que informarse con el reporte correspondiente

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Manejo del Proceso Administrativo Correccin. Al tomar la decisin correctiva es funcin de los ejecutivos; antes de iniciarlas es

importante reconocer si la desviacin es un sntoma o una causa. El establecimiento de medidascorrectivas da lugar a la retroalimentacin; es aqu en donde se encuentra la relacin masestrecha entre la planeacin y control

Retroalimentacin. La retroalimentacin es bsica en el proceso de control, dado que a travsde esta, la informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al transcurrir el tiempo. De lacalidad de la informacin, tendr como resultado el grado y oportunidad con que se retroalimenteel sistema

La metodologa de las etapas de control se observan en la figura No. 22.

ESTABLECIMIENTODE

ESTNDARES

RETROALlMENTACI

MEDICiNDE

RESULTADOS

CORRECCiN

Figura No. 22 Etapas de control

Tipos de control

Davis y Donnelly han designado tres tipos de control preliminar, concurrente o coincidente y deretroalimentacin.

Preliminar. Tiene lugar antes de que principien las operaciones, e incluye la creacin depolticas, procedimientos y reglas diseadas para asegurar que las actividades planeadassern ejecutadas con propiedad

Concurrente o coincidente. Tiene lugar durante la fase de la "accin" de ejecutar los planese incluye la direccin, vigilancia y sincronizacin de las actividades segn ocurran

De retroalimentacin. Se enfoca sobre el uso de la informacin de los resultados anteriorespara corregir posibles desviaciones futuras del estndar aceptable. Estos tres tipos de controlforman parte de las etapas del control

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Manejo del Proceso Administrativo

El control como sistema

El estudio de los sistemas dinmicos logra un estado de equilibrio o estabilidad aun con las condicionescambiantes del medio ambiente, se denomina como ciberntica.

Un sistema de control es aquel que sirve, para mantener las caractersticas de los productos deun sistema de referencia, dentro de un rango de tolerancia predeterminado. Es decir, tenemos unsistema de referencia, que queremos controlar, con el propsito de que los productos del mismo, seajusten a un patrn o norma preestablecida.

Nos expone el autor Pozo Navarro, el sistema de control persigue un objetivo de eficacia para laempresa, es decir, se concibe como el instrumento para mantenerla, en condiciones de eficiencia.Esto abarca que el administrador se aboque a tres grandes aspectos.

Lograr objetivos, dentro de plazos oportunos

Lograrlos con la economa de medios, esto es logrando beneficios

Mantener motivado al equipo humano implicado en su consecucin

Por medio del control el administrador debe verificar que los recursos de la empresa, sean aplicadosmediante una racionalizacin y una sistematizacin para as lograr la consecucin de los objetivos

del organismo.

Instrumentos de control

La grfica de Gantt, como tcnica de planeacin y control desarrollada por Henry L. Ganttmuestra, los requisitos de tiempo para las diversas tareas o acontecimientos de una produccin

o algn otro programa.

Aunque basada en un concepto simple, esta grfica ha sido considerada como revolucionariaen la administrador. Lo que Gantt advirti fue que la totalidad de las metas de un programadebe ser vista como una serie de planes de apoyo interrelacionados que los individuos puedancomprender y seguir. Los avances mas importantes en el campo de control se desprenden deeste sencillo principio, as como de los principios bsicos del control, como la seleccin de los

elementos decisivos de un plan

Formatos para el control. Los formatos para el control que definen las empresas generalmenteson los informes que pueden ser mensuales, trimestrales, semestrales y anuales. Estosformatos contienen el membrete de la empresa, la fecha, el rea responsable, el nombre delpersonal responsable, los objetivos que se persiguen en ese periodo, las metas cuantificadas

Manejo del Proceso Administrativoa alcanzar, la calendarizacin para el control, la variacin y la justifica~in ,de las variaciones.Estos formatos varan de acuerdo con los objetivos de las empresas en particular.

3.4.2 Clases de control

La mayor parte de los esfuerzos de control se orientan hacia las reas que son: ventas, produccin,financieras y contables, de administracin, generales y de normas.

De produccin. El xito organizacional depende, de su habilidad para producir bienes yservicios con eficiencia y eficacia. Los controles de produccin abarcan, la vigilancia de lasactividades de produccin, para cerciorarse de que se efecten segn el programa, evaluarla habilidad de el departamento de compras para proveer la cantidad y calidad correctade los suministros necesarios al costo mas bajo posible, vigilar la calidad de los bienes oservicios, para asegurarse de que satisfagan las normas que se establecieron y cerciorarsede que la maquinaria y el equipo reciban un adecuado mantenimiento.

Finanzas. El objetivo econmico de toda empresa es obtener utilidades. En busca deeste objetivo los administradores deben implantar controles financieros. Por consiguientela manera ms simple es analizar los estados financieros en busca de gastos excesivos.Tambin podra efectuar el estudio de razones financieras, para asegurarse de que sedispone de suficiente dinero en efectivo, para pagar los gastos diarios, que la deuda nocrezca demasiado y se vuelva onerosa y que los activos se usan de manera productiva.Estos son ejemplos, de cmo se pueden utilizar los controles financieros para reducir costosy hacer el mejor de los recursos disponibles

De administracin. Los administradores logran objetivos, por que trabajan a travs deotras personas. Para alcanzar objetivos departamentales, los administradores necesitan ydependen de los subordinados. Por consiguiente es importante que los administradores secercioren, de que el personal se desempea como se supone que deben hacerlo. La maneramas sencilla es, que los administradores lo lleven a cabo mediante la supervisin directa y

con evaluaciones de desempeo

De ventas. Los controles de ventas tienen como base el pronstico de ventas. Para realizarun control de ventas se debe tomar en cuenta la fuerza de ventas, las zonas geogrficasatendidas, los vendedores responsables de esas zonas, el levantamiento de los pedidos,el total de ventas por da, por semana, por quincena, por mes, trimestrales, semestrales yanuales. Es importante en este control ver la tendencia de nuestras ventas para que cuandoobservemos que sea a la baja tomar la decisin en forma oportuna

Generales. Este tipo de control engloba a todas las dems reas de la empresa como son:presupuestos de publicidad, de investigacin de mercados, de logstica, de auditora, de

reclutamiento, de cargos indirectos etctera.

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Manejo del Proceso Administrativo De normas. En este tipo de control debemos contemplar todas las normas que van a medir

el desempeo real o esperado de la empresa como son normas de servicio, normas polticas,normas de evaluacin, normas de costos, normas fsicas, normas de capital, normas deingreso, normas de productividad, normas de publicidad, normas de ,nformacin,normas deprogramas etc.-.

Recuerda que ..

Los estndares de desempeo son poderosas herramientas administrativas parael control de ~na empresa. Sirven como niveles del ,gesempeo deseado contra elque puede medirse y evaluarse el desempeo actual. Los dirigentes deben decidique desempeo medir, cuando medirlo y como medirlo. La medicin del desempeoes costosa, por lo que siempre hay un balance entre el nmero de mediciones yla rentabilidad. El principio gua para decidir la frecuencia de la medicin es lo quese requiere de acuerdo con la naturaleza de la actividad del negocio. Un negocioque existe en un ambiente que cambia con rapidez puede requerir mas medidas dedesempeo, que uno en una situacin estable

El desempeo debe medirse en forma cuantitativa o cualitativa. La naturaleza de lasmetas fijadas determinan si las mediciones deben hacerse a largo plazo

En la empresa hay clases de control en los que los administradores deben de llevarlosa cabo en forma continua. Existen controles de ventas, produccin, financieros, deAdministracin, generales, de normas, de auditoria, de investigacin de mercados,de personal etc.-.

Resumen

La integracin, direccin y control forman la etapa dinmica del proceso administrativo. Estas fasestienen la misma importancia que la planeacin y la organizacin, para que la empresa alcance los

propsitos definidos.

Los recursos humanos, financieros, materiales y tecnolgicos, son base para que la empresa logredesarrollarse sin carencia de insumos y los administradores apliquen en forma efectiva el proceso

administrativo.

Para que los recursos que requiere la empresa sean los correctos, se debe de llevar a cabo la fasede integracin, aplicando la metodologa segn corresponda.

La fase de direccin debe de realizarse aplicando con eficiencia y eficacia el liderazgo, la supervisin,la comunicacin, la motivacin y la toma de decisiones. En estos elementos de la direccin todos losrecursos humanos del grupo social deben de participar en forma sinrgica, es decir el individuo, losequipos y grupos deben de actuar con actitud y aptitud correcta, para lograr que la empresa ejecuteestas fases y que lo planeado y organizado se cumpla en forma efectiva.

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Manejo del Proceso AdministrativoLa fase de control es bsica porque consolida el proceso de administracin, midiendo, corrigiendoy retroalimentando correctamente todas las desviaciones detectadas en la empresa, para que en elfuturo se logre la planeacin, organizacin, integracin y direccin en situaciones favorables.

Evaluacin

1. Explica el concepto de integracin

2. Menciona los recursos de la empresa

3. Explica en que consisten los recursos humanos

4. Explica el proceso para integrar los recursos humanos

5. Menciona con tus palabras el concepto de direccin

6. Explica porqu es importante el liderazgo en la fase de direccin

7. Explica porqu es importante la motivacin en la fase de direccin

8. Menciona el proceso de comunicacin

9. Menciona el proceso de toma de decisiones

10. Explica que se entiende por supervisin

11. Define que es coordinacin

12. Explica que es control

13. Explica los tipos de control

14. Explica en que consiste el control de produccin

15. Explica porqu es importante que en la empresa exista un control de ventas

16. Menciona que se entiende por estilo de liderazgo

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Manejo del ProGeso Administrativo

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