Profesor Csar Roberto Escalante Vildsola

ASESORA Y CONSULTORA EMPRESARIAL

Unidad IIIPLANIFICACIN DE LA ACCIN*

Planificacin de la accinEsta fase incluye la elaboracin y eleccin entre las soluciones posibles al problema diagnosticado, la presentacin de propuestas al cliente y la preparacin para la aplicacin de la solucin aceptada por el cliente.Se ha de tener siempre presente la continuidad entre la determinacin de las necesidades, el diagnstico y la planificacin de la accin.Los fundamentos de una planificacin eficaz descansan en un diagnstico excelente, es decir en la determinacin y el anlisis de los problemas y objetivos.El diagnstico proporciona una orientacin bsica para la planificacin de la accin. Adems de un trabajo analtico, se requiere innovacin y creatividad.Ignorar el carcter excepcional de la situacin del cliente trasplantando mecnicamente soluciones que han dado resultado en otras organizaciones, es un error.

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La participacin de la empresaLa participacin del cliente en la planificacin de la accin de manera activa es conveniente. Debe conocer y estar de acuerdo con el enfoque adoptado, as como con las soluciones.La planificacin exige la movilizacin de las personas mejor calificadas y el examen de las ideas que surjan. Es ineficaz si el cliente no aporta todas sus capacidades en este esfuerzo.El personal del cliente puede realizar una gran parte del trabajo de diseo y planificacin con apoyo del consultor, reduciendo de ese modo el costo del proyecto.La participacin genera un compromiso importante que se pondr a prueba en la fase de aplicacin.La participacin otorga un nuevo conjunto de oportunidades de aprendizaje para el cliente.

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La bsqueda de ideas sobre posibles solucionesEl cliente espera que el consultor encuentre y recomiende la mejor solucin al problema.La mayor parte de los problemas empresariales tienen ms de una solucin.No se puede abordar situaciones nuevas con mtodos viejos, el consultor acta en un campo que se transforma con extrema rapidez.Esta fase se inicia con la bsqueda de ideas e informacin sobre posibles soluciones. El objetivo es descubrir soluciones interesantes y factibles y someterlas a una evaluacin preliminar, antes de presentarla al cliente.

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Orientacin de la bsqueda de solucionesEl principal factor a considerar es la naturaleza del problema, especialmente sus caractersticas tcnicas, complejidad y grado de novedad.En colaboracin con el cliente, se tendr que decidir si ha de orientar la bsqueda hacia soluciones que pueden estar al alcance de la mano (comprar un programa) o hacia una solucin totalmente original (elaborar un nuevo programa con recursos del cliente o encargarlo a un especialista).

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Orientacin de la bsqueda de solucionesHay que decidir hasta dnde debe llegar la bsqueda:Se debe limitar a la organizacin del cliente?Pueden encontrarse soluciones factibles en otras organizaciones, sectores o pases?Es necesario examinar la bibliografa tcnica?Se debe recurrir a institutos de investigacin?

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Utilizacin de la experienciaAl idear formas de mejorar la situacin del cliente, el consultor a menudo recurre a la experiencia y examina los mtodos que sea han utilizado con xito en otras partes, sobre la base del conocimiento derivado de otras fuentes:Los encargos y los clientes anteriores;Los archivos y la documentacin de la organizacin del consultor;Los colegas que han trabajado en condiciones anlogas;La documentacin profesional (con inclusin de revistas, libros, informes sobre estudios, etc.);Los fabricantes de equipo y los productores de programas de informtica que hayan aportado mejoras y que se estn esforzando por conseguirlas;El personal de otros departamentos de la organizacin cliente, que puede tener conocimiento de un proceso particular;Las organizaciones que estn dispuestas a comunicar su experiencia.*

Pensamiento creativoExisten situaciones en las que la experiencia no puede brindar ninguna solucin satisfactoria, por lo que hay que adoptar un mtodo nuevo.El pensamiento creativo se ha definido como la creacin de cosas o ideas que anteriormente no estaban relacionadas. Une el enfoque analtico y riguroso con la intuicin y la imaginacin.

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Etapas del pensamiento creativo

PREPARACIN: obtencin de todos los hechos conocidos; aplicacin del pensamiento analtico; definicin del problema de diferentes maneras, es decir, replanteamiento del problema y de los objetivos buscado.ESFUERZOS: pensamiento para generar mltiples ideas, concepciones y enfoques. Producir posibles soluciones o frustracin. Suele proveer ideas realmente buenas.INCUBACIN: Dejar que el problema repose en el subconsciente, al mismo tiempo que se cambia de actividad. Esto debilita inhibiciones y bloqueos emotivos ante nuevas ideas y da la posibilidad de captar nuevas ideas de lo que se ve o escucha en el intervalo.INTUICIN: Modo de conocimiento en que el objeto es captado por el entendimiento, sin necesidad de razonamiento; es el destello que da una respuesta y conduce a soluciones posibles. EVALUACIN: anlisis de todas las ideas obtenidas con el fin de hallar soluciones posibles.

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Barreras al pensamiento creativo

La mayor parte de las personas han recibido una formacin para pensar de forma analtica, pero slo unas cuantas estn capacitadas para utilizar su capacidad creativa. El pensamiento creativo se ve restringido por:Las barreras autoimpuestas;La creencia de que siempre existe una respuesta correcta;La conformidad o la contestacin esperada;La falta de esfuerzo y valenta para poner en tela de juicio lo evidente;Una evaluacin demasiado rpida;El temor de pasar por una persona falta de equilibrio mental;El respeto a la autoridad;El xito;El individualismo excesivo

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El principio de la solucin siguienteSugiere que se conciban otras soluciones para tener en cuenta necesidades futuras. Prescribe que el cambio o sistema que se va a instalar en un momento dado debe basarse en la solucin que podra plantearse cuando se ocupe del problema la prxima vez.Esto supone prever los cambios futuros: en el entorno, en la demanda de productos y servicios del cliente, en la competencia y en la propia organizacin cliente.Al adoptar una nueva solucin, no debemos bloquear el camino a otras que puedan resultar necesarias en el futuro. (Construir una base de datos que no se pueda ampliar).La visin de futuro mejorar la calidad de la solucin que se adopte.

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Establecimiento y evaluacin de diversas ideasSeleccin previa de las ideas que se han de seguir examinando: todo juicio de valor se ha de aplazar para evitar el bloqueo del proceso del pensamiento creativo. Hay que clasificar las nuevas ideas, revisarlas, examinarlas y evaluarlas (verbigracia: muy interesante; interesante; superficial; intil; no clara). Como es imposible analizar un gran nmero de ideas, se hace una seleccin previa. P.e. slo se revisan las ideas muy interesantes.Anlisis de diversas ideas: En teora debera analizarse todas las ideas seleccionadas, pero trabajar sobre diversas posibilidades puede ser ineficaz, si slo se va a retener una. Una posibilidad es elaborar la idea que ha recibido la ms alta calificacin preliminar hasta que los hechos muestren que aportar una solucin satisfactoria.Evaluacin de alternativas: Para superar la subjetividad a falta de datos concretos en la valuacin, un grupo de expertos (del cliente, de la consultora u otros) asignan valores a criterios particulares (Mejora importante = 10, Mejora considerable = 7, alguna mejora = 4, sin cambios = 1, cierto deterioro = -2, deterioro considerable = -5).

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Presentacin de propuestas de medidas al cliente

El consultor presenta informes sobre la marcha del trabajo y solicita nuevas pautas en diversos momentos, por lo que la presentacin de las propuestas finales no aporta mucho totalmente nuevo.Puede requerirse una presentacin y un debate sobre el informe final, lo que puede simplificarse, si se hizo en las entregas previas.La presentacin debe ser bien preparada de forma tal que, en ltimo caso, pueda transmitir informacin totalmente nueva a varias personas.El objetivo de la presentacin es, obtener la aceptacin de las recomendaciones por parte del cliente.Se realiza a travs de una serie lgica de pasos, con argumentos a favor de las recomendaciones de manera tan eficaz que el cliente no dude en aceptarlas.

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Presentacin de propuestas de medidas al cliente

El consultor debe ser absolutamente sincero, en especial cuando est explicando:Los peligros en que se incurre (actitudes, inversiones, costos).Las condiciones que el cliente debe crear y mantener (cultura, rotaciones).Las tareas que no se pueden completar (bsqueda de asociados potenciales, criterios ignorados por falta de datos o tiempo)Las perspectivas (solucin no prev cambios futuros, automatizacin, ampliacin de capacidad, o proteccin ambiental ms estricta).

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Planes de aplicacinEn una propuesta eficaz de medidas, se muestra no slo lo que se ha de realizar sino tambin cmo realizarlo.

En cualquier caso, en la propuesta se debe incluir un plan de aplicacin.

El cliente y el consultor pueden convenir en que ese plan sea global, dejando los detalles para una etapa posterior, inmediatamente precedente a cada paso hacia la aplicacin.

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La decisinEs el cliente y no el consultor quien debe decidir qu solucin se elegir y aplicar.El cliente, no debe pensar que el consultor ha hecho su eleccin y que l debe seguir. Si piensa que se le ha impuesto una solucin no ser muy activo en la aplicacin.La concepcin del cliente de la racionalidad puede diferir de la del consultor, debido a que sus bases culturales no son idnticas.El consultor debe ser consciente de las preferencias personales del cliente y de los factores culturales y de otra ndole que influyen en la adopcin de decisiones en la organizacin.La decisin adoptada respecto de las propuestas del consultor puede ser el punto final si son aceptadas y el cliente decide implementar el trabajo personalmente.Ser una etapa posterior siguiente al encargo, si el cliente prefiere que el consultor contribuya a la aplicacin.

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