unidad iii planificacion estrategica y control de gestion€¦ · contexto de la planificación...
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UNIDAD III
PLANIFICACION ESTRATEGICA Y
CONTROL DE GESTION (Plan, Objetivo, Indicador, Meta)
Profesor René Legue Cárdenas, Administrador Público, Licenciado Ciencias Políticas y Administrativas,
Pos -Titulo en Desarrollo Regional y Medio Ambiente, Diplomado en Módulos de Investigación Científica
Magister en Gerencias y Políticas Públicas, Magíster en Gestión Educacional y Candidato a Doctor en
Derecho Administrativo
Contexto de la Planificación Estratégica
La fase de la Planificación Estratégica facilita priorizar objetivos y
asignación de recursos que permitan alcanzar resultados esperados.
Los planes estratégicos acompañan la formulación del presupuesto
La Planificación Estratégica permitiría proveer información respecto
de lo que quieren las entidades quieren hacer con los recursos
asignados y cuales son los logros esperados (productos, resultados
intermedios y finales).
La PE provee información p/ indicadores-metas a monitorear y evaluar.
La Planificación Estratégica permitiría facilitar la identificación de
objetivos y metas asignando responsables por la gestión. Idem. ant.
La Planificación Estratégica posibilita la generación de indicadores
estratégicos que facilitan la transparencia tanto al interior de la
entidad como hacia fuera.
Los indicadores que se crean a partir de la PE, permitirían mejorar
la transparencia y rendición de cuentas.
¿Qué es la Planificación Estratégica?
Proceso que se sigue para determinar los objetivos y las metas de
una organización y las estrategias que permitirán alcanzarlas.
La Planificación Estratégica fija los limites dentro de los cuales tiene
lugar el control y la evaluación de la gestión.
Apoyo al establecimiento de prioridades, asignación y evaluación.
Apoya el proceso de prioridades del Gobierno.
Como insumo para la programación y formulación presupuestaria
Apoyo para el establecimiento de indicadores de desempeño que
permite el monitoreo y la evaluación.
Planificación Estratégica Especifica Ámbito Público
Análisis del entorno y del ambiente interno.
Usuarios – ciudadanos v/s clientes.
Dificultad para establecer los fines, propósitos y resultados
esperados
Muchas veces es solo una herramienta referencial para
establecimiento de prioridades y la formulación presupuestaria
La Metodología de la PE depende Niveles Decisión Gubernamental
Planeación Nacional de Desarrollo – Lineamientos Estratégicos.
Prioridades Sectoriales (metas sectoriales)
Planificación Estratégica Institucional – Ministerial.
Planificación Estratégica Programa- Organismos Descentralizados
Programación Anual Operativa.
Plan NacionalDe Desarrollo
Plan Financiero Multianual
Plan Nacional de Inversiones
METAS SECTORIALES
Planes Estratégicos Institucionales
Plan Operativo Institucional
Presupuesto
Planificación Estratégica y Presupuesto Orientado a Resultados
ESTRUCTURA DE LA PLANIFICACION ESTRATEGICA
MISION Razón de ser de la Entidad, Fin, Propósito PROPOSITOS
FUNDAMENTALESVISION Futuro, Escenario Deseado,
como quiere ser la Entidad
OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
Que espera lograr la Entidad para cumplir su Misión
Análisis del Medio Externo e Interno.
Plan Estratégico
ESTRATEGIAS Medios para lograr los objetivos estratégicos
METAS O LINEAS
ACCION (Proyectos,
Programas, Actividades)
Concreción de los ObjetivosEstratégicos
PRESUPUESTO
INDICADORES Medidas para establecer el grado de cumplimiento de los objetivos.
TIPOLOGIA DE INDICADORES, SEGÚN NIVEL ORGANIZACIONAL Y NIVELES D
NIVELES ORGANIZACIONALES
ACTIVIDADES DE PLANIFICACION Y
CONTROL
TIPOS DE INDICADORES
Indicadores de Gestión Global de la Entidad o Resultado final
Resultado Final o ImpactoResultado Intermedio
Indicadores por Centro de Responsabilidad
Eficiencia, EficaciaEconomía, calidad
IndicadoresOperacionales
Insumos, Productos, Eficacia
Planificación Estrategica
Control de Gestión
Control de Actividaees
Alta Dirección
Nivel Directivo
Nivel Operativo
SituaciónInicial
SituaciónFutura
DeseadaBrecha
Desde la Dimensión de las Políticas Publicas, la Planificación Estratégica
Comienza a dar respuesta a tres Interrogantes.
1.- ¿Dónde estamos hoy?
- Análisis Situacional.
- Análisis de la Misión y Visión Institucional
2.- ¿Dónde queremos ir?
- Objetivos estratégicos y metas.
3.- ¿Cómo podemos llegar a donde queremos ir?
- Comprender las prioridades
- Que cursos de acción se requieren (estrategias)
- Que decisiones debemos tomar
Población de
Referencia o Universo
Población sin/proble
PoblaciónPotencial
Población potencial
Postergada
PoblaciónObjetivo
del Problema
Población en espera
PoblaciónAtendida
Cuales son los
problemas de la
población
objetivo
Se requiere
sustentar la
población con
análisis
cuantitativos y
caracterización
de la población
DEFINICION DE LA POBLACION OBJETIVO
-Sector privado
-Organizaciones Sociales
-ONG, Colegios Profesionales
-Mypime
-Municipios
-Juntas de Vecinos, etc. etc.
-Microempresarios
-Juntas de vecinos
-Ong, Colegios Profesionales, centros culturales,
-Organizaciones sociales y comunitarias
-Asistencia Social (subsidios)
-Gestión de servicios comunitarios (aseo, transito, patentes, etc)
ANALISIS DEL ENTORNO: LOS RIESGOS QUE PUEDEN MINIMIZAR LOS
NIVELES DE LOGRO DE LOS RESULTADOS Y AFECTAR LA GESTION
Fortalezas Debilidades
1. Recursos Humanos
2. Herramientas de gestión
3. Infraestructura
1. Tecnología
2. Información de la Dirección
3. Carencia instrumentos gestión
Oportunidades1. Tecnología
2. Crecimiento economía
3. Apertura de nuevos
mercados
Cuadrante 1 + (+)
Estrategias (FO)Uso de las fortalezas para
aprovechar las oportunidades
1. Capacitar a la totalidad del
personal en los próximos 2 años
en el manejo de la más avanzada
tecnología disponible en el
mercado
Cuadrante 2 + (-)
Estrategias (DO)Disminuir debilidades
aprovechando las oportunidades.
1. Dotar a la organización del mejor
equipo electrónico para el manejo
de bancos de datos, tanto en
Software como en Hardware.
Amenazas1. Globalización
2. Desconectividad
3. Elevado costo de vida
Cuadrante 3 – (+)
Estrategias (FA)Uso de las fortalezas para evitar
las amenazas.
1. Aprovechamiento de la
globalización para implementar
matriz energética para el
desarrollo de la región.
Cuadrante 4 – (-)
Estrategias (DA)Minimizar debilidades y evitar
amenazas.
1. Implementar una politica de
marketin estrategico de la región
para difundir a nivel mundial la
marca y sello verde de la región y
los atributos turis .
Que puntos débiles
quiero mejorar
Que puntos fuertes
quiero reforzar
Con que puntos fuertes
quiero reducir el impacto
de las amenazas
Con que puntos fuertes
quiero aprovechar mis
oportunidades de negocio
AM
EN
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AnálisisExterno
FactoresInstitucionales
Económicos
Tecnológicos
MarcoPresupuestario
AnálisisInterno
Estructura
Procesos
Funciones
Recursos
VISIONMISION
ObjetivosEstratégicos
METAS
INDICADORES
Programas, Planes, Proyectos
Áreas claves de Desempeño
Esquema del Proceso de Planificación Estratégica
VISION.
Ejemplo: «Seremos una institucionalidad publica líder en el mundo
moderno, reconocida en el concierto internacional por sus niveles de
eficiencia y eficacia en el cuidado, protección y desarrollo del medio
ambiente, con un uso racional de los recursos naturales, un alto
compromiso con la probidad, la transparencia, y una solida
integración de sus estructuras y actores internos, generando
confianza en los ciudadanos mediante un desempeño probo, honesto
y eficiente, sobre la base de un modelo de desarrollo sostenible».
MISION.
Ejemplo: «Garantizar la protección y el mejoramiento de la salud de la
población regional, mediante la dotación e implementación de un
hospital de primer nivel en todas sus prestaciones medicas, modelo
de gestión, infraestructura, equipos, recursos humanos, especialistas,
tecnologías, laboratorios e insumos»
Planificación estratégica(Pasos Básicos para la Construcción de Objetivos, Indicadores y Metas)
Identificar objetivos y metas
Identificar las áreas de medición de desempeño
Construir las formulas
Validar: Aplicar criterios técnicos y requisitos
Recopilar la información necesaria
Establecer responsabilidades organizacionales
Comunicar e Informar
Identificar Objetivos y Metas
¿Tengo identificada la misión, los productos y los
clientes ?
¿Tengo claro los objetivos que debo lograr?
¿Están los objetivos alineados con las prioridades
estratégicas de la organización?
¿Los objetivos están expresados en metas medibles?
Objetivos Estratégicos
Son logros que la organización persigue en un plazo
determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y
orientaciones de las políticas de la organización.
La definición de los objetivos permitirá seleccionar las
actividades prioritarias para el mejoramiento de la organización y
aprovechar las ventajas.
Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a una pregunta
esencial:
¿Qué debemos lograr en el corto plazo, mediano, y largo plazo,
para tener un accionar coherente con la misión?
Objetivos Estratégicos
“Optimizar la calidad de las obras definiendo, analizando y
mejorando los procesos constructivos”.
“Mejorar la atención al cliente, reduciendo los tiempos de espera
en la tramitación y otorgamiento de los servicios”.
“Promover el desarrollo personal y profesional de los empleados,
su motivación y adhesión hacia la organización”.
METAS
Expresión concreta de los logros que se quiere alcanzar en
cada una de las áreas o ámbitos de acción que se desprende de
los objetivos estratégicos.
Contienen una declaración explicita de niveles de actividad
o estándares de calidad que se quiere alcanzar : EFICACIA,
EFICIENCIA,CALIDAD, ECONOMIA
CUANTO, CUANDO, COMO
DEFINIR LA FORMULAS
a) BASES DE COMPARACION
Lo que se hace Lo que se debe hacer
N° de clientes atendidos
N° de clientes por atender
N° de certificados emitidos
Monto inversión ejecutada
N° de certificados solicitados
Monto asignado para inversión
FORMULAR ALGORISMO
b) Definición de Indicadores
Costos medios: Costo total consultas \ consultas realizadas
Producto medio: N° inspecciones realizadas \ N° de
inspectores.
c) Definición de estándares
% de recomendaciones aceptadas
% de clientes satisfechos
N° de errores
Tiempo promedio de tramitación
Conceptos y ejemplos de Indicadores de Gestión
EFICACIA:
Mide el grado de cumplimiento de los objetivos y metas establecidos, a
través de los resultados obtenidos, sin referencia al costo de
consecución de los mismos.
Conceptos
• Resultados (% resultado logrado exitosamente respecto de lo realizado-
solicitado)
• Focalización (logrado respecto del universo)
• Cobertura (logrado respecto de la demanda posible)
• Impacto (logrado respecto del problema que se quiere atacar)
EFICACIA
EFICACIA- Resultados
Delitos aclarados / delitos denunciados
Mediaciones exitosas / mediaciones realizadas
Conflictos colectivos solucionados / conflictos colectivos
planteados
EFICACIA
EFICACIA - COBERTURA
Franquicia utilizada / franquicia potencial
Área de cultivo incluida en programa / áreas total de cultivo
Controles de buses interurbanos /Parque de buses interurbanos.
Reclusos que desarrollan actividad industrial / total de reclusión
EFICIENCIA
Describe la relación entre dos magnitudes:
• La producción física de un producto (bien/servicio) y
• Los insumos o recursos que se utilizaron para
alcanzar ese nivel de producción.
• Mayor cantidad de servicios dado el mismo nivel de
recursos.
• Alcanzar un determinado nivel de servicios utilizando la
menor cantidad de recursos posibles.
INDICADORES DE GESTION SEGÚN AREA O MATERIA A EVALUAR
1.1 Capacitación
1.1.a) Nombre del Indicador: Eficiencia / Resultado: % de funcionarios del
Área de Adquisición capacitados en normativa y uso del sitio Web.
1.1.b) Fórmula de Cálculo: Número de funcionarios del Área de
Adquisiciones capacitados en normativa / Número total de funcionarios del
Área de Adquisición.
1.1.c) Estándar o Meta: Lograr que el 100% de los funcionarios del Área de
Adquisición estén capacitados en normativa y uso del sitio Web, al 30 de
Diciembre del 2018.
1.1.d) Resultado: N°de Funcionarios Capacitados x 100 = 8 x 100 = 100%
N° Total Funcionarios 8
1.1.e) Análisis de Resultado:
Al igual que en el año anterior (2017), se ha logrado la meta de
capacitar al 100% de los funcionarios pertenecientes al Área de Adquisición.
1.2 Compras bajo Normativa Vigente
1.2.a) Nombre del Indicador: Calidad / Resultado: Número de
compras realizadas a través de la normativa que establece la Ley
19.886.
1.2.b) Fórmula de Cálculo: Número de compras realizadas
trimestralmente por tipo de licitación / Número total de compras
realizadas en el trimestre.
1.2.c) Estándar o Meta: El 100% de las operaciones y
procedimientos de compra del Servicio XY al 30 de Diciembre del
Año XX, se canalizan a través de las disposiciones contenidas en la
nueva normativa que establece la Ley 19.886 y su Reglamento.
1.2.d) Resultado:
. Trimestre 1
a) N° de Compras por Cm X 100 = 65 X 100 = 65%
Total de Compras 100
b) N° de Compras por L.Pub. X 100 = 4 X 100 = 4%
Total de Compras 100
c) N° de Compras por L. Priv. X 100 = 0 X 100 = 0%
Total de Compras 100
d) N° de Compras por T.D X 100 = 31 X 100 = 31%
Total de Compras 100
Trimestre 2
a) a) N° de Compras por Cm X 100 = 72 X 100 = 59%
Total de Compras 122
b) N° de Compras por L.Pub. X 100 = 10 X 100 = 8,2%
Total de Compras 122
c) N° de Compras por L. Priv. X 100 = 1 X 100 = 0,82%
Total de Compras 100
d) N° de Compras por T.D X 100 = 39 X 100 = 32%
Total de Compras 122
Trimestre 3
a) N° de Compras por Cm X 100 = 91 X 100 = 83%
Total de Compras 109
b) N° de Compras por L.Pub. X 100 = 5 X 100 = 4,6%
Total de Compras 109
c) N° de Compras por L. Priv. X 100 = 1 X 100 = 5,1%
Total de Compras 109
d) N° de Compras por T.D X 100 = 12 X 100 = 11%
Total de Compras 109
Trimestre 4
a) N° de Compras por Cm X 100 =
Total de Compras
b) N° de Compras por L.Pub. X 100 =
Total de Compras
c) N° de Compras por L. Priv. X 100 =
Total de Compras
d) N° de Compras por T.D X 100 =
Total de Compras
Inventario, Existencias de Materiales
a) Nombre del Indicador: Tiempo de demora en provisión de bienes
b) Fórmula de Cálculo: (Días promedio que demoró el proceso de
provisión de materiales en 2018) / (Días promedio que demoró el proceso
de provisión de materiales en 2018 *100
c) Estándar o Meta: Reducir en un 25% los tiempos
d) Cálculo: (21 – 11)/21*100 = 48%
e) Análisis de Resultado: Se debe principalmente a que la variación de
días de demora en la provisión de bienes entre el primer y segundo
trimestre es muy alta.
Habilitar e Implementar el Sistema de Factura Electrónica
a) Nombre del Indicador: Eficiencia / Resultado: Disminuir los tiempos
de operación y agilizar los procesos de Compra y Contratación.
b) Fórmula de Cálculo: B t - A t X 100 , i = {1, 2, 3, 4}
Bt
Donde:
A = Promedio en días del tiempo real de ejecución en la emisión y
recepción de factura electrónica medido en forma trimestral .
B = suma de días transcurrido en gestionar la factura en formato papel,
correspondiente al mismo período del año anterior.
i = Indica el número de trimestre que se está evaluando.
c) Estándar o Meta: Disminuir en un 20% el tiempo efectivo en
gestionar la recepción de la factura electrónica medido en forma
trimestral, en comparación al mismo trimestre del año anterior.
d) Resultado:
…………. (hay que medir)
Evaluación Procesos de Compra
a) Nombre del Indicador: Calidad / Resultado: Porcentaje de procesos
de compra evaluadas con nota igual o superior a 5,5.
b)Fórmula de Cálculo: Número total de procesos de compras
gestionados y apoyados por el Reglamento de Adquisiciones y Manual de
Procedimiento que son evaluados con nota igual o superior a 5,5, en
forma anual / Número total de procesos de compra evaluados y
gestionados en el año anterior.
c) Estándar o Meta: Que el 55% de las ofertas adjudicadas por el Servicio
durante el primer trimestre de su implementación, aumentando en un 10%
en los trimestres sucesivos, hayan sido evaluadas con nota 5,5, como
promedio.
d) Resultado: hay que medir
Compras Urgentes
a) Nombre del Indicador: Número de compras urgentes por trimestre
b) Fórmula de Cálculo: N° de Compras Urgentes Realizadas x 100
N°Total de Compras
c) Estándar o Meta: Determinar compras urgentes por trimestre y que sean
igual o inferior al 3% del total de compras realizadas.
d) Resultado:
Trimestre 1 = N° de Compras Urgentes Realizadas x 100 =3 x 100 = 3%
N° Totalde Compras
Trimestre 2 = N° de compras urgentes Realizadas x 100 = 2 x 100 = 1,6%
N° total de Compras 100
Perfil y Competencias
a) Nombre del Indicador: Perfil de Competencias / Capacidades de
Funcionarios
b) Fórmula de Cálculo: * 100 , Número de funcionarios del
Servicio que cumplen con el perfil y competencias establecidas en el Manual /
Número total de Funcionarios de la Unidad de Logística.
c) Estándar o Meta: Que el 100% de los funcionarios de la Unidad de
Logística cumpla con el Perfil y Competencias establecida en el Manual.
d) Resultado: N° funcionario perfil x 100 = 8 100%
Total funcionarios aéreas 8
e) Análisis de Resultado:
En este ítem se ha logrado la meta de contar con un 100% de
funcionarios pertenecientes al Área de Logística, que cumplen con el perfil y
competencia requerida por el cargo.
Indicadores en el ámbito de los Productos
% productos agrícolas que reciben aportes del Estado
Tiempo promedio de entrega de créditos para fertilizantes
% de kilómetros de carretera construidos por licitación efectuada
% de condominios construidos que cuentan con infraestructura social
Indicadores en el ámbito de los Procesos
% de ejecución del presupuesto
% de gasto de RR.HH. Respecto del gasto total
% de ingresos propios percibidos respecto de lo programado
% de gasto corriente respecto del gasto total
Indicadores en el ámbito de Impacto
% de familias de familias que superan la línea de la pobreza
% de microempresas que son apoyadas por el estado que generan 2
veces la tasa de empleo.
% de días sin suministro eléctrico a la población
% de trabajadores sin calificación egresado de un programa de
capacitación que consiguen un empleo permanente.
Indicadores en el ámbito de los Resultados
% de familias cuyos ingresos suben un 20% respecto la línea base
% de microempresas que cumplen con requisitos de trazabilidad e
inocuidad según norma ISO.
% de empresas que no cumplen la normativa laboral
% de productores que califican con resultado óptimo en capacidades
técnicas y empresariales.
INDICADORES DE DESEMPEÑO
Dimensiones del Desempeño: Eficiencia
Costo promedio por usuario atendido
Gasto administrativo ejecutado / total de presupuesto ejecutado
Costo promedio de los beneficios entregados
Dimensiones del Desempeño: Eficacia
% de la población en situación de pobreza que recibe subsidio para
agua potable.
% de capacitaciones efectuadas por funcionarios en relación a lo
programado.
% de deportistas que acceden a programas de alto rendimiento
TIPO DE PLANES, OBJETIVO, META E INDICADORES
PLAN OBJETIVO META INDICADOR
Estratégico Aumentar nivel deescolaridad
75 de 100 alumnosterminan sueducación básica
% de alumnosegresados deeducación básica
Táctico Mejorar lacompetitividad delos negocios de Peq. yMediana Empresas
2 veces más alto quelas empresas sinasistencia técnica
% de incremento enel número deempleos de empresascon asistenciatécnica
Operativo Brindar atenciónjurídica y psicosocial,a las victimas dedelitos violentos
25% de incrementoen la atención real avictimas de delitosviolentos, respectodel año anterior
% real de victimasatendidas sobre eltotal de victimasreportadas, segúntipo de delitos