Unidad I: Presupuestos

Definiciones de Presupuesto

El concepto depresupuestotiene varios usos, por lo general vinculados al rea de lasfinanzasy laeconoma. El presupuesto es, en este sentido,la cantidad de dinero que se estima que ser necesaria para hacer frente a ciertos gastos.

Existen muchas definiciones sobre presupuesto y todas coinciden en que se trata de procesos donde se utilizan tcnicas, mtodos y procedimientos que permiten la proyeccin de cifras de una manera confiable, acercndose con mucha precisin a la realidad. A continuacin se enuncianvarias de ellas con el fin de que el estudiante pueda obtener un conocimiento claro del tema a tratar:

"Estimacin programada, de manera sistemtica, de las condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un organismo en un periodo determinado.

Presupuesto es un anlisis sistemtico que analiza el futuro y presente de un proceso productivo y financiero de una empresa, calculando las entradas y salidas de los recursos, dinero, tiempo, materiales, uso de maquinaria y espacio, entre otros. El presupuesto debe entregar como resultado indicadores financieros sobre la cantidad y el costo de los recursos requeridos para desarrollar el producto, incluyendo el proceso productivo, as como datos concretos sobre su rentabilidad, la utilidad esperada, el flujo de efectivo y los indicadores financieros

Conjunto coordinado de previsiones realizadas por un equipo que se compromete con unos objetivos trazados de manera conjunta y que permiten conocer con anticipacin los resultados de un periodo

Formulacin de planes en un documentoformal y estructurado, escrito y expresado en forma cuantitativa, de lo que se quiere realizar en el futuro

Expresin formal, cuantitativa de los planes del negocio.

Mtodo sistemtico y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificacin, coordinacin y control. En particular comprende el desarrollo y la aplicacin de:

Objetivos empresariales generales a largo plazo Especificacin de las metas de una empresa Desarrollo de un plan general de utilidades a largo plazo

Un plan de utilidades a corto plazo detallado por responsabilidades particulares (divisiones, productos, proyectos)

Un sistema de informes peridicos de resultados detallados por responsabilidades asignadas

Procedimientos de seguimiento

Expresin cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administracin de la empresa en un periodo, con la adopcin de las estrategias necesarias para lograrlos

Es expresin cuantitativa porque los objetivos deben ser mensurables y su alcance requiere la destinacin de recursos durante el periodo fijado como horizonte de planeamiento; es formal porque exige la aceptacin de quienes estn al frente de la organizacin (gerencia, presidencia, juntas directivas); adems es el fruto de las estrategias adoptadas porque estas permiten responder al cmo se implementaran e integraran las diferentes actividades de la empresa de modo que converjan al logro de los objetivos previstos; deber organizar y asignar personas y recursos; ejecutar y controlar para que los planes no se queden tan solo en la mente de sus proponentes y, por ultimo desarrollar procedimientos de oficina y tcnicas especiales para formular y controlar el presupuesto.

Los directivos y los asesores debern participar en el bosquejo de las actividades futuras de la empresa para lograr los objetivos mercantiles, sociales, fabriles y financieros planeados, minimizar sus costos sin sacrificar las calidades y maximizar la productividad, teniendo en cuenta que el bienestar colectivo debe primar sobre el bienestar personal. Una vez aprobado el presupuesto, toda la organizacin debe comprometerse con su cumplimiento, lo cual verifica mediante mecanismos de control y seguimiento a la ejecucin del presupuesto.

Caractersticas

En las empresas pequeas los presupuestos se establecen basndose en los resultados obtenidos en ejercicios anteriores.

Los presupuestos se basan en proyectos concretos, por ello, cuanto ms grande seala empresa, ms difcil ser crear una visin general/global de todos los acontecimientos econmicos que tendrn lugar a lo largo del periodo.

Tambin, se pueden basar los presupuestos en los gastos e ingresos de los distintos departamentos dentro de unaempresa, pero se tiene que tener una visin tanto interdepartamental como global.

Importancia del presupuesto

Para qu sirve hacer un presupuesto?

En primer lugar, el presupuesto es unagua de accin que ayuda a los trabajadores a darse cuenta de las prioridades y objetivos dela empresay minimiza el riesgo al ser un plan de accin con actividades marcadas para su consecucin.

Adems, es fcil revisarlo y comprobar qu partes de la empresa no han cumplido el presupuesto y cules han sido los motivos.

Fines de la Presupuestacin

Lapresupuestacincomo instrumento de poltica econmica tiene funciones ms variadas. Primero, en trminos de poltica, indica la direccin de la economa y expresa intenciones concernientes a la utilizacin de los recursos de la comunidad. En trminos operativos, conduce a la determinacin del crecimiento nacional y las metas de inversin y en mayor detalle, a la asignacin de recursos entre gastos de consumo, transferencia e inversin y entre sectores. Segundo, una funcin principal del presupuesto es promover el equilibrio macroeconmico en la economa. Las decisiones en polticas a este respecto, incluyen la especificacin del total del crecimiento que es compatible con el empleo, estabilidad de precios y equilibrio en el sector externo. Los aspectos econmicos del presupuesto requieren que se preste la debidaatencin a los ingresos, gastos y polticasmonetarias. Los ingresos disponibles deben ser asignados a usos diversos para maximizar los beneficios a recibir. El total de recursos, requerido a tal propsito, debe ser administrado paraasegurar una distribucin equitativa de la carga impositiva, y debe tener efectos perjudiciales mnimos en la economa. El presupuesto intenta equilibrar los beneficios sociales del gasto con el costo social de extraer recursos del sector privado. La financiacin del dficit presupuestario debe estar en conformidad con las metas de crecimiento y estabilidad de precios, y coordinarse con la poltica monetaria. En los pases en desarrollo esto tambin involucra una valoracin cuidadosa de la ayuda internacional y del ahorro externo. Tercero, con el nfasis reciente en la distribucin igualitaria de recursos, el presupuesto se ha convertido en un vehculo para reducir desigualdades. El papel de la tributacin y los programas de gastos, as como la pauta de sus efectos distributivos, debe ser planeado continuamente, a travs del presupuesto. Por cierto, pueden lograrse metas distributivas mediante una variedad de instrumentos y ste es uno importante. Cuarto, el presupuesto tiene que estar organizado para permitir una medicin rpida y cuidadosa de su impacto sobre la economa nacional, en forma global. Debera permitir la determinacin de la parte correspondiente al sector pblico en el ingreso nacional y la extensin con la cual se consiguen, mediante su utilizacin, el crecimiento y otros objetivos gubernamentales asociados.Durante aos recientes, se produjeron avances significativos en la comprensin general de la relacin entre el presupuesto y la economay su impacto recproco.Se asoci a ello el reconocimiento respecto a que la poltica econmica cambia, de tiempo en tiempo, para ser efectiva. A su vez, se percibe al presupuesto no slo en trminos anuales(aunque, por propsitos legales, este contina siendo el caso) sino de perodos plurianuales. Cada vez ms, se lo considera como la porcin anual de un plan de mediano plazo. Se espera, tambin, que la estructura del presupuesto cumpla una serie de requerimientos institucionales, que a su vez reflejan, aunque no en forma integral, la complejidad del trabajo de la gestin econmica. El presupuesto debe tener una significativa correlacin con el plan de desarrollo, asistir a la banca central en la valorizacin del impacto sobre el crdito y las instituciones financieras y, en menor medida, facilitar al gobierno el manejo de los balances de caja y de la deuda pblica.Las funciones descriptivas ms arriba, se convierten en polticas tangibles en el proceso presupuestario. Los ingresos y gastos del sector pblico se deciden, se aprueban y se llevan a cabo, mientras se toman otras decisiones. El proceso involucra la generacin, transmisin y utilizacin de grandes cantidades de informacin de inmensa variedad. El proceso presupuestario se desarroll, a lo largo de los aos, para reflejar esas tareas. Por lo tanto, es necesario precaucin, en el momento de describirlo, para asignarlo a una etapa del desarrollo del presupuesto. En sentido ideal, reflejando la experiencia acumulada, el proceso presupuestario puede ser caracterizado como aqul en que , en primer trmino, se establecen metas, a la luz de los datos disponibles y el reconocimiento de apremios polticos, econmicos y administrativos (Cuadro I).El prximo paso del mismo, consiste en el desarrollo de planes y programas para el corto, mediano y largo plazo. Este paso implica considerar beneficios y alternativas. Ms especficamente, significa la preparacin de proyectos con gastos de tamao razonable.En conclusin:

Los objetivos del presupuesto son:

- Considerar el futuro, para que los planes trazados permitan la obtencin de la utilidad mxima, de acuerdo con las condiciones que se presenten.

- Asegurar la liquidez financiera de la empresa.

- La coordinacin de todas las actividades, para obtener ese fin.

Presupuesto como herramienta de la administracin.

Al crear un camino numrico que se debe seguir, el presupuesto tambin se convierte en un importante elemento de control. Esta herramienta no est solamente para ser hecha y aprobada a inicios de ao y luego guardarla en el fondo de un oscuro cajn. Debe haber una persona o departamento encargado de verificar su cumplimiento. Esto depender del tamao e importancia del presupuesto del que estamos hablando.

Si es el presupuesto personal, obviamente lo controlaremos nosotros mismos. Si es el presupuesto de una organizacin, adems de ser controlado por las mismas secciones que lo van a aplicar, tambin deber ser verificado por una seccin diferente. Ni qu decir si hablamos del presupuesto de una nacin!

Este apoyo en el control que ejerce el presupuesto no debe ser mal entendido. Muchas veces nos encontramos ante tremendas oportunidades que pueden ser aprovechadas y nos llevaran a alcanzar o exceder, inclusive, nuestros objetivos. Sin embargo, muchos administrativos se escudan en es una linda idea, pero no est contemplada en el presupuesto que hicimos a inicios de ao. Como mencion, el presupuesto debe ser flexible y reacomodarse a fin de hacer frente a las amenazas y utilizar las oportunidades que se nos presentan.Etapas del PresupuestoDe Previsin, de planeacin, organizacin, Coordinacin o integracin, Direccin y control, es decir comprenden o estn en todas las etapas del proceso administrativo, y no como todos los autores sobre la materia, que slo los enmarcan en la planeacin y en el control, pocos agregan la Direccin. Por lo que, como a continuacin se cita un concepto general cada etapa del proceso Administrativo, para enseguida indicar el u objetivos del presupuesto en esa etapa: A) De Previsin

Consiste en la determinacin de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, la investigacin y valoracin de cules sern las condiciones futuras en que dicho organismo habr de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de accin posible

Disponer de lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles.

Objetivo del Presupuesto: Tener anticipadamente todo lo necesario para la elaboracin y ejecucin del Presupuesto

B) De Planeacin

Consiste en la determinacin del curso concreto de accin que se habr de seguir fijando los principios que lo habrn de presidir y orientar. Camino a seguir con unificacin y sistematizacin de actividades por medio de las cuales se establecen objetivos de la Empresa necesarios para alcanzarlos.

Objetivo del Presupuesto: Planificacin unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con objetivos

C) De organizacin.

Se refiere a la estructuracin tcnica, de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles, y actividades de los elementos materiales y humanos de una entidad, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados.

La elaboracin de los presupuestos particulares para cada departamento, permiten apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas, de esta manera lograr el completo engranaje de sus funciones totales, por la interdependencia departamental que debe existir.

Objetivo del presupuesto: Adecuada, precisa y funcional estructura de la Entidad, utilizando en este caso El Presupuesto como elemento para modificar la estructura de la entidad en caso necesario.

D) De coordinacin o integracin.

Consiste en dotar a la institucin de todos los procedimientos y medios necesarios de Desarrollo y mantenimiento armonioso de las actividades da la entidad, con el fin de evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes secciones que integran su organizacin.

Objetivos del Presupuesto: Compaginacin estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones para que cumplan con los objetivos de la entidad. La influencia coordinadora de los presupuestos constituye una ayuda valiosa para lograr este equilibrio.

E) De direccin.

Consiste en la funcin ejecutiva para guiar, conducir vigilar inspeccionar y coordinar las acciones de cada miembro subordinado de la empresa, de acuerdo a lo planeado. Es una gua para la toma de decisiones programadas por los niveles ejecutivos.

Objetivos del Presupuesto: Ayuda enorme en las polticas a seguir, tomas de decisiones y visin de conjunto as como auxilio correcto y con buenas bases para conducir y guiar a los subordinados. Es una valiosa herramienta puesto que por una parte permite delegar las decisiones programadas.

F) De Control.

Es la accin por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se estn cumpliendo.

Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, por medio de acciones controladoras que permitan establecer las desviaciones o variaciones ocurridas.

Ventajas de los presupuestos

Cada miembro de la empresa pensar en la consecucin de metas especficas mediante la ejecucin responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas. La direccin de la firma realiza un estudio un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros el hbito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones. De manera peridica se replantean las polticas si despus de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos. Ayuda a la planeacin adecuada de los costos produccin. Se provoca optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos. Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de al empresa, dado el costo de los mismos. Es el sistema ms adecuado para establecer "costos promedios" y permite su comparacin con los costos reales, mide le eficiencia de la administracin en el anlisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad. Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.

En conclusin se puede encontrar dos grandes ventajas al planear y hacer presupuestos: facilitar la utilizacin adecuada de los recursos, proporcionar eficiencia en las operaciones

Limitaciones de los Presupuestos

Entre las principales limitaciones se nombran las siguientes: Estn basados en estimaciones. Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan. Su ejecucin no es automtica, se necesita que el elemento humano comprenda su importancia. Es un instrumento que no debe tomar el lugar de la administracin. Es una herramienta que sirve a la administracin para que cumpla su cometido, y no para entrar en competencia con ella.El presupuesto no debe ser una camisa de fuerza implantada por la alta gerencia a la organizacin. Debe establecerse con la plena participacin de los individuos responsables de su realizacin, a los que se les debe delegar la autoridad adecuada.La gerencia debe organizar sus recursos financieros, si quiere desarrollar sus actividades, establecer bases de operacin slidas y contar con los elementos de apoyo que le permitan medir el grado de esfuerzo que cada unidad tiene para el logro de las metas fijadas por la alta direccin y a la vez precisar los recursos que deben asignarse a las distintas dependencias que directa o indirectamente ayudan al plan de operaciones.

Motivos del fracaso de presupuesto

Cuando slo se estudian las cifras convencionales y los cuadros demostrativos del momento sin tener en cuenta los antecedentes y las causas de los resultados.Cuando no est definida claramente la responsabilidad administrativa de cada rea de la organizacin y sus responsables no comprenden su papel en el logro de las metas.Cuando no existe adecuada coordinacin entre diversos niveles jerrquicos de la organizacin.Cuando no hay buen nivel de comunicacin y por lo tanto, se presentan resquemores que perturban e impiden el aporte de los colaboradores para el logro de las metas presupuestadas.Cuando no existe un sistema contable que genere confianza y credibilidad.Cuando se tiene la "ilusin del control" es decir, que los directivos se confan de las formulaciones hechas en el presupuesto y se olvidan de actuar en pro de los resultados.Cuando no se tienen controles efectivos respecto de la presupuestacin.