Unidad Didctica N 4 MONITOREO DE LA EJECUCIN Y CIERRE DEL PROYECTO

Unidad Didctica N 4 MONITOREO DE LA EJECUCIN Y CIERRE DEL PROYECTO

Semana 14CIERRE DEL PROYECTO.

CIERRE DEL PROYECTO1. DEFINICIN DE CIERRE

Elcierredeunproyectoes laculminacindelproceso proyectual, y el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte cmo de bien o de mal se ha terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos.

Un proyecto ha finalizado cuando:Desde el punto de vista tcnico, que todas las actividades hayan finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo.Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes adicionales y de que se han facturado todas las cantidades al cliente.

El Grupodel Procesodel Cierreest compuestopor aquellosprocesosrealizadospara finalizartodas las actividades a travs de todos los grupos de procesos de la direccin de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto, una fase del mismo u otras obligaciones contractuales.

Este grupo de procesos, una vez completado, verifica que los procesos definidos se hayan completado dentro de todos los grupos de procesos a fin de cerrar el proyecto o una fase del mismo, segn corresponda, y establece formalmente que el proyecto o fase del mismo ha finalizado.

2. REQUISITOS PARA EL CIERRE

En el cierre del proyecto o fase, puede ocurrir lo siguiente:- Obtener la aceptacin del cliente o del patrocinador- Realizarunarevisintraselcierredelproyectoola finalizacin de una fase- Registrar los impactos de la adaptacin a un proceso- Documentar las lecciones aprendidas, Aplicaractualizaciones apropiadas alos activosdelos procesos de la organizacin- Archivar todos los documentos relevantes del proyecto en el sistema de informacin para la direccin de proyectos para ser utilizados como datos histricos y Cerrar las adquisicionesActa de aceptacin del patrocinador o cliente.

3. CERRAR LAS ADQUISICIONES

Es el proceso de finalizar cada adquisicin para el proyecto.

Brinda apoyo al proceso Cerrar el Proyecto o la Fase, ya que implica verificar que la totalidad del trabajo y de los entregables sean aceptables.

El proceso Cerrar las Adquisiciones tambin implica actividades administrativas, tales como finalizar reclamaciones abiertas, actualizar registros a fin de reflejar los resultados finales y archivar dicha informacin para su uso en el futuro. Cerrar las Adquisiciones aborda cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del mismo.

4. RESULTADOS DEL CIERRE

El cierre de un proyecto deviene como resultado los siguientes productos: Liquidacin de obras, equipamientos e instalaciones y los dems entregables. Contratos y/o convenios liquidados Conformidad de las pruebas de funcionamiento tanto de la infraestructura como del equipamiento. Actualizacin de la documentacin tcnica, administrativa y contable. Acta de entrega al rgano que tendr la responsabilidad de operar la planta o infraestructura. Documentar las lecciones aprendidas.

Informe de cierre de un proyectoEl resumen contable del balance de ingresos y gastos suele recibir el nombre de informe econmico, mientras que la explicacin del mismo, junto con los factores que han motivado el desenlace del proyecto se le conoce como informe de situacin.

Informe de cierre de un proyecto:Informe EconmicoResume los datos contables ms significativos del proyecto, y permite que una persona ajena al mismo pueda hacerse una idea general del mismo.

Informe de Situacin finalEs una descripcin general, en lenguaje no tcnico y para todo tipo de lectores, del ciclo de vida del proyecto, desde la adjudicacin del mismo hasta su cierre contable

5. CASO CIERRE SNIP-PER El objetivo del Informe de Cierre del proyecto es presentar la informacin relevante de la culminacin del proyecto, comparndolo con la informacin prevista en los estudios de pre inversin. Debe ser elaborado por la Unidad Ejecutora del Proyecto, al finalizar la ejecucin del mismo. Este informe constituye declaracin jurada.

5.1. datos generales del SNIP-PERUI. Datos generalesCdigo SNIP2. Nombre del PIP3. Fecha de declaracin de viabilidad4. Monto de inversin declarado viable5. Monto de inversin total ejecutado6. Plazo de ejecucin previsto en la declaracin de viabilidad5.2. PERIODO DE EJECUCIN DEL PROYECTO Fecha de Inicio del expediente tcnico: / ../ . Fecha de Culminacin del expediente tcnico / ../ . Fecha de Inicio de ejecucin del Proyecto: / ../ . Fecha de Culminacin del proyecto / ../ . Modalidad de Ejecucin:

Administracin directatercerizadaotro

5.3 PRINCIPALES METAS FSICAS DEL PRODUCTO Liste las principales metas fsicas de productos alcanzadas con el proyecto comparndolas con las metas consideradas en el ltimo estudio de preinversin y que fueron registradas en la Ficha de Registro de PIP en el Banco de Proyectos (Formato SNIP 03)

5.4. EJECUCIN FINANCIERARegistrar la informacin de ejecucin financiera del proyecto comparando los datos originales con los cuales se declar la viabilidad y los datos reales al final de la ejecucin. Justifique las variaciones segn el cuadro siguiente.

5.5. PRINCIPALES PROBLEMAS O LIMITACIONES EN LA EJECUCIN 1. Deficiencias en el diseo del proyecto (preinversin)( )2. Expediente Tcnico deficiente ( )3. Deficiencias en el rea administrativa( )4. Desinters de los beneficiarios( )5. Deficiencia en la asignacin de los recursos presupuestales ( )6. Falta de personal capacitado en la Unidad Ejecutora( )7. Deficiente calidad de los equipos/insumos ( )8. Problemas climatolgicos y/o fsico-geogrficos ( )9. Deficiente desempeo de contratistas/consultores ( )10. Limitaciones en el marco legal ( )11. Deficiencia en los arreglos institucionales ( )12. Modalidad de ejecucin inapropiada ( )otros5.5. PRINCIPALES PROBLEMAS O LIMITACIONES EN LA EJECUCIN Lecciones Aprendidas:Se deber sealar brevemente y de manera objetiva y crtica, las lecciones aprendidas del proceso seguido en la ejecucin del proyecto. Las lecciones tienen relacin con preguntas como la modalidad de ejecucin fue la adecuada (administracin directa o tercerizada)? el diseo fue adecuado?, el nmero excesivo de componentes dificult la ejecucin? las metas fueron realistas?, la estrategia de ejecucin fue eficiente?, los beneficiarios asumieron compromisos reales?

5.6. sostenibilidadEntidad encargada de la operacin y mantenimiento:Fuentes de financiamiento para laoperacin y mantenimientoFecha de transferencia: 1/Documentos de Transferencia:11/ En los casos que la UE no sea responsable de la operacin y mantenimiento sedeber indicar la fecha de transferencia a la entidad encargada de la operacin ymantenimiento, as como los documentos que sustenten dicha transferencia.Describir los arreglos institucionales llevados a cabo para asegurar la operacin ymantenimiento del proyecto:

Existe algn factor que ponga en riesgo la sostenibilidad del proyecto? Si ( ) No ( )Cul? ..Porqu? 5.7. contactos para mayor informacinNombre de la Unidad Ejecutora:Responsable de la Unidad EjecutoraFirma y selloResponsable de la elaboracin delInforme:Telfono/Fax:Correo electrnico:FECHA DEL INFORME DE CIERRE