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UNIDAD DE NEGOCIO ENERJUBONES PÁGINA 1 DE 19

PROCEDMIENTO PARA GESTIONAR LA CORRESPONDENCIA DENTRO DE CELEC-EP UNIDAD DE NEGOCIO ENERJUBONES

CÓDIGO:

PROC-CELEC EP-ENJ-GOR-04

Realizado por: Ing. John Paul Rockwood REVISIÓN Nº: 01

Aprobado por: Ing. Santiago Arias

Este documento impreso y sin firmas es una copia no controlada

CONTENIDO

1. OBJETO .............................................................................................................................. 3

2. ALCANCE ............................................................................................................................ 3

3. IDENTIFICACIÓN ................................................................................................................ 3

4. REFERENCIAS ..................................................................................................................... 3

5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ..................................................................................... 3

6. DEFINICIONES .................................................................................................................... 4

7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ................................................................................. 6

7.1. GESTIONAR MEMORANDOS EN HERRAMIENTA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ......................... 6

7.2. GESTIONAR OFICIOS CON HERRAMIENTA DE GESTIÓN DOCUMENTAL .................................. 9

7.3. GESTIONAR MEMORANDOS Y OFICIOS ELABORADOS MANUALMENTE ................................ 12

8. DIAGRAMAS DE FLUJO .................................................................................................... 15

8.1 GESTIONAR MEMORANDOS CON HERRAMIENTA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ................. 15

8.2 GESTIONAR OFICIOS CON HERRAMIENTA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ............................. 16

8.3 GESTIONAR MEMORANDOS Y OFICIOS MANUALMENTE ....................................................... 17

9. ANEXOS ........................................................................................................................... 18



CÓDIGO:





1. OBJETO

Garantizar la correcta gestión de los documentos de correspondencia en la Unidad de Negocio Enerjubones. 2. ALCANCE

El procedimiento descrito en este documento se aplica para elaborar, dar respuesta, enviar y archivar un documento, en formato de memorando para comunicaciones y trámites internos, o en formato de oficio para comunicaciones y trámites externos. La gestión de los documentos será a través de la herramienta de gestión documental o en casos fortuitos se gestionarán de manera manual. 3. IDENTIFICACIÓN

El nombre del presente documento es “PROCEDIMIENTO PARA GESTIONAR LA CORRESPONDENCIA EN LA UNIDAD DE NEGOCIO” y se identifica con las siguientes siglas:

PROC- CELEC EP-ENJ-GOR-04 4. REFERENCIAS

- Manual de Usuario bandeja de salida y tareas del sistema de gestión documental Quipux (MANU-CELEC EP-ENJ-GOR-01)

- NTE INEN 2410 – 2011. - Manual de Imagen Corporativa vigente a la fecha de suscripción de este documento. - Ley del Sistema nacional de Archivos 1983 - Instructivo de organización básica y gestión de archivos administrativos del Sistema Nacional

de archivos. (25/07/2005) - Ley Orgánica de transparencia y acceso a la Información Pública 18/05/2004.

5. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

- La responsabilidad de elaborar, revisar y actualizar este Procedimiento recae en la jefatura del área de Gestión Organizacional.

- La responsabilidad de aprobar este Procedimiento recae en el Gerente de la Unidad de Negocio.

- La responsabilidad de revisar y validar este Procedimiento es de la Jefatura de Gestión Organizacional.

- La responsabilidad de cumplir este Procedimiento recae en todo el personal de la Unidad de Negocio.

- La autoridad para hacer cumplir este Procedimiento recae en el Gerente de la Unidad de Negocio.

- Es responsabilidad del Jefe de Gestión Organizacional determinar cuáles son las herramientas informáticas a utilizar para la Gestión de documentos, en toda la Unidad de Negocio.



CÓDIGO:





- Si un memorando u oficio tiene dos o más firmantes, es su obligación firmar el documento impreso, y responsabilizar a uno de ellos el registro y envío del mismo. En este tipo de documentos no es necesario utilizar la firma electrónica de la herramienta informática que se utilice.

- Es responsabilidad del Funcionario del Archivo General garantizar la recepción, registro, control y seguimiento de los oficios o memorandos recibidos y de su distribución oportuna y ordenada al funcionario que se encargará del trámite.

- Es responsabilidad del funcionario firmante de un oficio contar con la autorización de Gerencia para proceder a enviarlo y/o tramitarlo.

- Es responsabilidad del funcionario firmante recibir y contestar oficios de solicitudes de acceso a la información pública en un plazo perentorio de diez días, de acuerdo al artículo 9 de la Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

- Es responsabilidad del funcionario firmante, de un memorando u oficio, adjuntar los anexos digitalizados o mencionarlos cuando su tamaño supera el límite de la capacidad establecida en la herramienta informática de gestión documental.

- Es responsabilidad del Funcionario Firmante de un memorando u oficio enviar una copia digital, mediante la herramienta de gestión documental, al Responsable del Archivo General.

- Es responsabilidad del Funcionario firmante entregar al Funcionario Responsable del Archivo General los originales físicos de los memorandos u oficios, como de sus anexos.

- Es responsabilidad del Funcionario del Archivo General ser el custodio de los documentos físicos originales de los memorandos, oficios y sus anexos, excepto de los originales que contemplen pagos, trámites jurídicos o los que la Gerencia de la Unidad determine.

- Es responsabilidad del Funcionario del Archivo General mantener actualizados los registros de los oficios y memorandos en el archivo físico y digital de acuerdo a lo establecido en la ley del Sistema nacional de Archivos (1983) y el instructivo de organización básica y gestión de archivos administrativos del Sistema Nacional de archivos. (07/07/2005).

- Es responsabilidad del Funcionario del Archivo General entregar una copia de un memorando u oficio y sus anexos cuando a él se le solicitare.

- Es responsabilidad del Funcionario del Archivo General llevar un registro y control del préstamo de documentos originales a los funcionarios solicitantes.

- Es responsabilidad del Funcionario Receptor entregar los documentos que contemplen antecedentes de trámite jurídico, de pago, o los que la Gerencia de la Unidad de Negocio determine, al área responsable de la custodia de los mismos para su gestión correspondiente. Ver Anexo: Listado de documentos a reposar en archivos de las áreas que los gestionan.

- Es responsabilidad del funcionario firmante junto con la Gerencia determinar cuándo se debe gestionar los memorandos u oficios de manera manual.

6. DEFINICIONES

Para efectos de este procedimiento se establecen las siguientes definiciones:

Acta de traspaso de documentos físicos: Formulario a utilizar cuando se realiza la entrega de los anexos físicos de un memorando u oficio al archivo general.

Anexo: Textos y elementos que acompañan a los documentos. Se considera un anexo original cuando esta sumillado o firmado manual o electrónicamente por el firmante.

Archivo General: Dependencia que se encarga del manejo de los documentos que se encuentran en el repositorio físico y repositorio electrónico.

Asunto: Síntesis del contenido del texto.



CÓDIGO:





Circular: Documento en formato de memorandos dirigido a un grupo o a todos los funcionarios de la Unidad, para dar conocimiento de algún tema específico.

Ciudadano: Persona Nacional o Extranjera que no se encuentra asociada a ninguna institución pública registrada en el sistema.

Codificación del documento: Conjunto de letras y números que identifican al documento.

Copia: Fiel reproducción del documento para conocimiento de uno o más destinatarios.

Datos del destinatario: Título, nombres y apellidos completos, cargo, ubicación o modo de entrega a la o las personas a quienes se remite el documento.

Datos del firmante: Título, nombres y apellidos completos, cargo de la persona que firma el documento.

Destinatario: Organización, persona natural o jurídica a quien se remite el documento.

Despachar: Enviar documentos mediante un sistema de Courier destinatarios externos a la Unidad de Negocio.

Elaborador: Es la persona responsable que redacta, transcribe o digita el contenido del documento

Fecha: Día, mes y año de emisión del documento.

Firma Manual: Nombre y apellido que un Funcionario escribe de su propia mano en un documento, para darle autenticidad o para expresar que aprueba su contenido. Se utiliza cuando un Funcionario no cuenta con el permiso de firma electrónica en la herramienta y cuando el oficio es dirigido a un ciudadano o a un funcionario público que no esté registrado en la herramienta.

Firma electrónica: Equivalente electrónico al de la firma manuscrita. Se utiliza como mecanismo criptográfico que permite al receptor de un mensaje firmado digitalmente, determinar la entidad originadora de dicho mensaje y confirmar que el mismo no ha sido alterado desde que fue firmado por el originador

Firmante: Responsable del contenido del documento.

Herramienta Informática de Gestión Documental: Software utilizado por la Unidad de Negocio para la gestión de documentos

Logotipo: Identificación de la entidad mediante grupos de letras, abreviaturas, guarismos, gráficos, imágenes, eslóganes, etcétera, fundidos en un solo bloque para facilitar la composición tipográfica.

Lugar: Nombre del sitio geográfico en donde se elabora el documento.

Memorando: Comunicación escrita codificada, de carácter interno, de autoridades superiores a inferiores y viceversa. Si hay más de un destinatario el memorando se debe denominar “memorando circular”.

Oficio: Comunicación escrita codificada, de carácter externo, que se utiliza en las relaciones entre organismos nacionales e internacionales, organizaciones, entidades y personas naturales o jurídicas.

Repositorio Físico: Lugar donde se almacenan los archivos físicos.

Repositorio Digital: Sistema informático donde se almacenan los archivos digitales.

Funcionario Responsable de bandeja de entrada: Funcionario encargado de recibir los documentos físicos dirigidos a funcionarios de la Unidad de Negocio y que son emitidos por personas externas a la misma; normalmente las secretarias ejecutivas asumen este rol.

Reubicar: Trasladar un documento de un lugar a otro (repositorio físico 1 a repositorio físico 2).

Texto: Cuerpo del documento que contiene el tema tratado.



CÓDIGO:





7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

7.1. GESTIONAR MEMORANDOS EN HERRAMIENTA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. ELABORAR MEMORANDOS

FUNCIONARIO ELABORADOR 1. Identifique y analice la necesidad de generar un trámite.

¿Requiere elaborar un memorando? No: Gestione el trámite mediante algún formato o comunicación escrita del área involucrada, estos documentos serán custodiados y archivados física y digitalmente por la última área que recibe los documentos y finalice la acción. Ver Anexo: Listado de Actividades y sus formatos Si: Prosiga con el siguiente paso.

2. Acceda a la Herramienta de Gestión Documental y elabore el memorando de la siguiente manera: Identifique firmante y destinatarios. Coloque en la sección con copia del memorando al Responsable del Archivo General. Establezca el asunto. Escriba el contenido. Adjunte los Anexos que sustenten el objeto del memorando. Formalice el memorando.

Refiérase al Manual de usuario bandeja de salida y tareas del sistema de gestión documental Quipux

¿Es firmante? No: Reasigne al funcionario responsable de revisar, firmar y enviar el memorando como firmante. Si: Siga la secuencia indicada en la actividad enviar memorandos.

2. ENVIAR MEMORANDOS

FUNCIONARIO FIRMANTE 1. En el caso en que sea Elaborador y Firmante acceda a la Herramienta de Gestión

Documental y proceda con la firma y envío del memorando. Al ser solo el Firmante, revise el documento en la bandeja de recibidos y proceda a firmar y enviar. Refiérase al Manual de usuario bandeja de salida y tareas del sistema de gestión documental Quipux Para ambos casos se debe considerar que la firma y envío se la realiza de acuerdo a una de las siguientes situaciones: Para firma electrónica:

Acepte la opción firma digital, siga los pasos que la herramienta sugiere, seleccione el certificado digital, coloque la clave del certificado y firme.

Para firma manual: Ingrese a “Bandeja por imprimir”, imprima y firme. Ingrese a la sección “cargar documento digitalizado” de la bandeja de entrada, busque y asocie el documento escaneado con el generado en la herramienta, marcándolo como imagen del mismo. Finalmente, diríjase a bandeja por imprimir y seleccione “enviar” el memorando generado. Envíe el memorando físico y firmado al funcionario responsable del archivo general.



CÓDIGO:





2. Tanto para firma electrónica como para firma manual, entregue el memorando impreso, los anexos físicos originales con su acta de traspaso al Responsable del Archivo General. Para generar el acta de traspaso, utilice la opción “Dar Físico”. Si la herramienta no permite generar, utilice la plantilla impresa “Acta de traspaso de los Anexos Originales”.

3. DAR RESPUESTA A MEMORANDOS

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL 1. Recepte el memorando impreso, sus anexos físicos originales y acta de traspaso,

considerando las siguientes situaciones: - Cuando un memorando es firmado manualmente, comunique al funcionario

receptor el ingreso del físico original en el archivo. - Cuando un memorando es dirigido a Matriz o a otra Unidad de la Corporación,

despache el impreso y sus anexos al destinatario a través de las empresas de manejo de correspondencia y obtenga una copia del mismo.

2. Continúe con los pasos de archivar memorandos. FUNCIONARIO RECEPTOR 1. Revise en su correo electrónico la notificación de recepción de un trámite. 2. Acceda a la herramienta de gestión documental y revise la bandeja de documentos

recibidos. ¿Archivo firmado manualmente? Si: Verifique la recepción de la comunicación enviada por el responsable del archivo general, de que el documento físico se encuentra en el repositorio general de documentos. No proceda con el siguiente paso hasta que le sea comunicado. No: proceda con el siguiente paso.

3. Lea el trámite correspondiente y analice el contenido del mismo. ¿Requiere del memorando y/o su Anexos físicos originales para realizar el trámite? Si: Solicite el documento al Funcionario Responsable del Archivo General mediante formato de control de préstamo de documentos, recéptelo y utilícelo de acuerdo a sus requerimientos. Ver Anexo: Ficha de Control de Préstamo de Documentos. No: Proceda con la diligencia del memorando.

4. En el despacho del memorando determine si este demanda realizar una de las siguientes acciones: Dar por conocido el contenido del documento y ejecutar la opción “Archivar”, luego

ir a la bandeja de “Documentos Archivados” e informar al funcionario responsable del archivo general que el trámite ha concluido, ejecutando la opción “Informar”.

Reasignar el documento o generar tareas a su subalterno, par o jefe inmediato para que gestione y/o de respuesta al trámite solicitado en el tiempo establecido en la herramienta como fecha máxima de trámite. Refiérase al Manual de Usuario bandeja de salida y gestión documental QUIPUX (Pág. 25-reasignación y Pág. 75-Nueva tarea)

Responder a lo solicitado, considerando que + respuesta puede generar un nuevo memorando/oficio o una comunicación escrita como respuesta a la tarea asignada.



CÓDIGO:





4. ARCHIVAR MEMORANDOS

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL 1. Archive el memorando, los anexos con su acta de traspaso en el repositorio general de

documentos. 2. Acceda a la herramienta de gestión documental y realice las siguientes actividades:

Busque el documento recibido o informado, acceda a su hoja de ruta, imprímala y archívela junto a los otros documentos del memorando.

Vaya al enlace “Verificar Firma” en caso de documentos con firma digital, o al enlace “Ver Archivo” en caso de documentos enviados con firma manual. Descargue el archivo seleccionando la opción “descargar archivo firmado”, guarde el archivo y acepte la acción.

Recupere el archivo grabado automáticamente en la carpeta “Descargas” del computador para grabarlo junto con los anexos y hoja de ruta en el repositorio digital.

3. Coloque como nombre del documento el número generado por la herramienta y archive en el repositorio digital de documentos.

5. CONTROLAR EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL 1. Recepte la solicitud de préstamo de un documento original, identifique su ubicación en

el repositorio y proceda a entregarlo al funcionario solicitante registrando la fecha de entrega y si el préstamo del mismo es definitivo o temporal. Ver Anexo: Ficha de Control Interno de préstamo de documentos.

2. Archive la Ficha de control de préstamo del documento en lugar de los originales prestados e inicie el control del plazo de tiempo de préstamo de los documentos.

FUNCIONARIO RECEPTOR 1. Devuelva el documento original solicitado al Responsable del Archivo General en el

plazo de tiempo consensuado con él. FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL 1. Registre la devolución del documento, considerando que:

Los documentos devueltos se reingresan al archivo general, se escanean, se identifican con el nombre ingresado inicialmente más el número de versión secuencial (V2, V3, V3… Vn) y se almacenan en el repositorio digital.



CÓDIGO:





7.2. GESTIONAR OFICIOS CON HERRAMIENTA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

1. ELABORAR OFICIOS

FUNCIONARIO ELABORADOR 1. Identifique y analice la necesidad de generar la comunicación externa. 2. Acceda a la Herramienta de Gestión Documental y elabore el oficio de la siguiente

manera: Identifique firmante y destinatarios.

Si el destinatario no se encuentra registrado en el sistema, debe solicitar al Funcionario Responsable de la bandeja de entrada su creación. Proporcione la siguiente información: Cédula o RUC, Nombres y Apellidos Completos, Título, Cargo que desempeña, Empresa, dirección, teléfono, correo electrónico.

Coloque en la sección con copia del oficio al Responsable del Archivo General. Establezca el asunto. Seleccione la opción solicitud de información pública, en el campo tipificación. Es

obligatorio cuando el oficio es una respuesta a una solicitud de acceso a la información pública.

Escriba el contenido. Adjunte los Anexos que sustenten el objeto del oficio. Formalice el oficio. Refiérase al Manual de usuario bandeja de salida y tareas del sistema de gestión documental Quipux. ¿Es firmante? Si: Siga la secuencia indicada en la actividad enviar oficios. No: Reasigne al funcionario responsable de revisar, firmar y enviar el oficio como firmante.

1. ENVIAR OFICIOS

FUNCIONARIO FIRMANTE 1. En el caso en que sea Elaborador y Firmante acceda a la Herramienta de Gestión

Documental y proceda con la firma y envío del oficio. Al ser solo el Firmante, revise la bandeja de recibidos y proceda a firmar y enviar. Refiérase al Manual de usuario bandeja de salida y tareas del sistema de gestión documental Quipux. Para ambos casos se debe considerar que la firma y envío se la realiza de acuerdo a una de las siguientes situaciones: Para firma electrónica:

Si el destinatario es servidor público y cuenta con firma electrónica, acepte la opción firma digital, siga los pasos que la herramienta sugiere, seleccione el archivo del certificado digital, coloque la clave del certificado, firme y envíe.

Para firma manual: - Diríjase a la “Bandeja por imprimir”, imprima y firme. - Escanee el oficio y vaya a la sección “cargar documento digitalizado” de la

bandeja de entrada, busque y asocie el documento escaneado con el generado en la herramienta, marcándolo como imagen del mismo. Cuando el oficio entregado al destinatario cuenta con fe de recepción se considera a éste como el original para registrar en la herramienta.



CÓDIGO:





- Vaya a la bandeja por imprimir y envíe el oficio generado mediante la opción de la herramienta.

2. Entregue al Responsable del Archivo General una copia del oficio impreso cuando es firma electrónica y un oficio impreso original cuando es firma manual; los anexos físicos originales con su acta de traspaso. Para generar el acta de traspaso, utilice la opción “Dar Físico”. Si la herramienta no permite generar, utilice la plantilla impresa Acta de traspaso de los Anexos Originales.

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL 1. Recepte los documentos y obtenga una copia. 2. Despache el oficio impreso y sus anexos físicos originales al destinatario a través de las

empresas de manejo de correspondencia. 3. Continúe con los pasos de archivar oficios enviados.

2. TRAMITAR OFICIOS RECIBIDOS

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL

1. Recepte el oficio que llega físicamente y acceda a la herramienta de Gestión documental para registrarlo de la siguiente manera: Genere un documento externo en la bandeja de entrada. Identifique firmante y destinatario (el destinatario debe ser el gerente o un

administrador de contrato o convenio, y se puede redirigir a un jefe departamental). Replique el asunto. Resuma el contenido. Escanee el oficio y adjunte los anexos. Firme y envíe, mediante la herramienta, el oficio al funcionario receptor. Refiérase al Manual de usuario bandeja de salida y tareas del sistema de gestión documental Quipux.

FUNCIONARIO RECEPTOR 1. Revise en su correo electrónico la notificación de recepción de un oficio y acceda a la

herramienta de gestión documental para revisar la bandeja de documentos recibidos. ¿El documento cuenta con firma electrónica? Si: Comunique la recepción del oficio al Funcionario responsable del archivo general mediante la opción “Informar” y siga la secuencia de leer el oficio. No: Siga con la secuencia de leer el oficio.

2. Lea el oficio y analice el contenido del mismo. ¿Requiere del Oficio y/o sus Anexos físicos originales para realizar el trámite? Si: Solicite el documento al Funcionario Responsable del Archivo General mediante formato de control de préstamo de documentos, recéptelo y utilícelo de acuerdo a sus requerimientos. Ver Anexo: Ficha de Control de Préstamo de Documentos. No: Proceda con la diligencia del oficio.

3. En el despacho del Oficio determine si el mismo demanda realizar una de las siguientes acciones: Dar por conocido el contenido del documento y ejecutar la opción “Archivar” de la

herramienta de gestión documental, luego ir a la bandeja de “Documentos Archivados” e informar al funcionario responsable del archivo general que el trámite ha concluido, ejecutando la opción “Informar”.



CÓDIGO:





Reasignar el documento o generar tareas a su subalterno, par o jefe inmediato para que gestione y/o de respuesta al trámite solicitado en el tiempo establecido en la herramienta como fecha máxima de trámite. Refiérase al Manual de Usuario bandeja de salida y gestión documental QUIPUX (Pág. 25-reasignación y Pág. 75 - Nueva tarea)

Responder a lo solicitado, considerando que la respuesta puede generar un nuevo memorando/oficio o una comunicación escrita como respuesta a la tarea asignada.

3. ARCHIVAR OFICIOS RECIBIDOS Y ENVIADOS

Archivar Oficios recibidos físicamente FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL 1. Archive el oficio impreso y los anexos en el repositorio general de documentos; así

mismo, el archivo electrónico del oficio junto con los anexos en el repositorio digital, colocando como nombre del oficio el número generado por la herramienta de gestión documental.

Archivar oficios recibidos electrónicamente FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL 1. Acceda a la herramienta de gestión documental, revise la bandeja “informados” y

busque el documento “informado” y vaya al enlace “Verificar Firma”. 2. Descargue el archivo seleccionando la opción “descargar archivo firmado”, guarde el

archivo y acepte la acción. Recupere el archivo grabado automáticamente en la carpeta “Descargas” del computador para grabarlo junto con los anexos y hoja de ruta en el repositorio digital.

3. Imprima el documento y archívelo en el repositorio general. 4. Coloque como nombre del documento y de su archivo electrónico el mismo número

generado por la herramienta de gestión documental.

Archivar oficios enviados físico y electrónicamente FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL 1. Archive una copia del oficio enviado, los anexos con su acta de traspaso en el repositorio

general de documentos. 2. Acceda a la herramienta de gestión documental, vaya al enlace “Verificar Firma” en el

caso de documentos con firma digital, o al enlace “Ver Archivo” en el caso de documentos enviados manualmente; guarde el archivo y acepte la acción. Recupere el archivo grabado automáticamente en la carpeta “Descargas” del computador para grabarlo junto con los anexos en el repositorio digital.

3. Coloque como nombre del documento y de su archivo electrónico el número generado por la herramienta de gestión documental.

4. CONTROLAR EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL 1. Recepte la solicitud de préstamo de un documento original, identifique su ubicación en

el repositorio y proceda a entregarlo al funcionario solicitante registrando la fecha de entrega y si el préstamo del mismo es definitivo o temporal. Ver Anexo: Ficha de Control Interno de préstamo de documentos.

2. Archive la Ficha de control de préstamo del documento en lugar de los originales prestados e inicie el control del plazo de tiempo de préstamo de los documentos.



CÓDIGO:





FUNCIONARIO RECEPTOR 1. Reincorpore el documento original solicitado al Responsable del Archivo General en el

plazo de tiempo consensuado con él. FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL 1. Cierre el préstamo del documento, considerando que:

Los documentos devueltos se reingresan al archivo general, se procede a escanearlos, se identifican con el nombre ingresado inicialmente más el número de versión secuencial (V2, V3, V3… Vn) y se almacenan en el repositorio digital.

7.3. GESTIONAR MEMORANDOS Y OFICIOS ELABORADOS MANUALMENTE

1. ELABORAR MEMORANDOS Y OFICIOS MANUALMENTE

FUNCIONARIO FIRMANTE 1. Contando con la autorización respectiva, solicite al Responsable del Archivo el número

de memorando u oficio.

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL 1. Recepte la solicitud debidamente autorizada.

¿Está disponible la herramienta de numeración de memorandos & oficios? No: Registre en el libro físico de numeración de documentos los datos proporcionados por el elaborador (Fecha, Número, Destinatario, Firmante, Solicitante y Asunto) y Notifique el número. Si: Acceda a la herramienta de numeración de memorandos & oficios, y realice lo siguiente: Seleccione el tipo de documento; identifique el o los destinatarios y el firmante;

coloque el asunto y genere el número. Notifique al solicitante el número obtenido.

FUNCIONARIO FIRMANTE 1. Notifique el número obtenido al funcionario elaborador.

FUNCIONARIO ELABORADOR 1. Elabore el memorando u oficio:

Coloque la codificación del documento con el número obtenido, lugar y fecha. Coloque el o los destinatarios y el firmante. Establezca el asunto, redacte el contenido del documento e indique anexos y

referencias. Ver Anexo: Plantilla de Memos/Oficios.

2. Imprima el memorando u oficio considerando las dos situaciones siguientes: Imprima el memorando u oficio en hoja membretada y sin cuadro de control de

responsabilidades, para enviar al destinatario. Imprima el memorando en hoja con membrete y con cuadro de control de

responsabilidades, para enviar al archivo general. 3. Formalice el memorando u oficio.

¿Es firmante? Si: Siga la secuencia indicada en enviar memorandos y oficios manualmente. No: Envíe las impresiones del memorando u oficio al firmante.



CÓDIGO:





2. ENVIAR MEMORANDOS Y OFICIOS MANUALMENTE

FUNCIONARIO FIRMANTE 1. Revise el memorando u oficio y firme; entregue al responsable del archivo general los

impresos del memorando u oficio y los anexos con su acta de traspaso (plantilla impresa Acta de Traspaso).

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL 1. Recepte los impresos del memorando u oficio, los anexos con su acta de traspaso y

realice lo siguiente: Envíe el memorando impreso en hoja membretada al destinatario. Despache el documento impreso en hoja membretada de los memorandos dirigidos

a Matriz u otra Unidad de Negocio a través de las empresas de manejo de correspondencia.

Despache el documento impreso en hoja membretada de los oficios a través de las empresas de manejo de correspondencia.

2. Continúe con los pasos de archivar el memorando u oficio impreso en hoja con membrete junto con la copia de los anexos y el acta de traspaso de los mismos.

3. TRAMITAR MEMORANDOS MANUALMENTE

FUNCIONARIO RECEPTOR 1. Lea el trámite correspondiente y analice el contenido del mismo.

¿Requiere del Memorando y/o sus Anexos físicos originales para realizar el trámite? Si: Solicite el documento al Funcionario Responsable del Archivo General mediante formato de control de préstamo de documentos, recéptelo y utilícelo de acuerdo a sus requerimientos. Ver Anexo: Ficha de Control de Préstamo de Documentos. No: Proceda con la diligencia del memorando.

2. En el despacho del memorando determine si el mismo demanda realizar una de las siguientes acciones: Dar por conocido el contenido del documento. Redirigir el documento a su subalterno, par o jefe inmediato para que gestione y/o

de respuesta al trámite solicitado. Responder a lo solicitado, considerando que la respuesta puede generar un nuevo

memorando/oficio o una comunicación escrita como respuesta a la tarea asignada.

4. TRAMITAR OFICIOS MANUALMENTE

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL 1. Contando con la autorización respectiva, recepte el oficio que llega físicamente

colocando sumilla, fecha y hora de recepción. 2. Digitalice el oficio, comunique mediante correo electrónico o algún otro medio al

funcionario receptor el archivo. 3. Continúe con los pasos de archivar.



CÓDIGO:





FUNCIONARIO RECEPTOR 1. Contando con la autorización del caso, recepte el documento. 2. Lea el digital del oficio.

¿Requiere respuesta inmediata? Si: Solicite al Responsable del Archivo el número de oficio. No: Postergue la elaboración del oficio hasta poder gestionarlo en la herramienta de gestión documental.

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL 1. Recepte la solicitud y entregue el número del oficio al Funcionario Receptor. FUNCIONARIO RECEPTOR 1. Analice el contenido del documento

¿Requiere del Oficio y/o sus Anexos físicos originales para realizar el trámite? Si: Solicite el documento al Funcionario Responsable del Archivo General mediante formato de control de préstamo de documentos, recéptelo y utilícelo de acuerdo a sus requerimientos. Ver Anexo: Ficha de Control de Préstamo de Documentos. No: Proceda con la diligencia del oficio.

2. En el despacho del Oficio determine si el mismo demanda realizar una de las siguientes acciones: Dar por conocido el contenido del documento y archivar. Reasignar el documento o generar tareas a su subalterno, par o jefe inmediato para

que gestione y/o de respuesta al trámite solicitado. Responder a lo solicitado, considerando que la respuesta puede generar un nuevo

oficio/memorando, comunicación escrita o actividades en formatos preestablecidos, como respuesta a la tarea asignada.

5. ARCHIVAR MEMORANDOS Y OFICIOS MANUALMENTE

FUNCIONARIO RESPONSABLE DEL ARCHIVO GENERAL 1. Escanee el documento, los anexos con su acta de traspaso si es memorando, y archívelos

en el repositorio digital. 2. Coloque como nombre del documento y de su archivo electrónico el número generado

por la herramienta de numeración en el caso en que se utilizó a la misma, o el número que se obtuvo del libro físico de numeración de documentos.

3. Archive el documento físico. ¿Se generó el documento con herramienta de numeración? No: Registre en el libro físico de numeración que el documento fue archivado en el repositorio general y finalice el procedimiento. Si: Finalice el procedimiento.



CÓDIGO:





8. DIAGRAMAS DE FLUJO 8.1 GESTIONAR MEMORANDOS CON HERRAMIENTA DE GESTIÓN DOCUMENTAL



CÓDIGO:





8.2 GESTIONAR OFICIOS CON HERRAMIENTA DE GESTIÓN DOCUMENTAL



CÓDIGO:





8.3 GESTIONAR MEMORANDOS Y OFICIOS MANUALMENTE



CÓDIGO:





9. ANEXOS

- Listado de Actividades y sus Formatos. LAYF-CELEC EP-ENJ-GOR-01

- Listado de Documentos a reposar en archivos de las áreas que los gestionan. LIAR-CELEC EP-ENJ-GOR-01

- Plantilla de Memorandos/Oficios. PLMO-CELEC EP-ENJ-GOR-01

- Ficha de control interno de préstamo de documentos. CIPD- CELEC EP-ENJ-GOR-01

- Plantilla Acta de traspaso de documentos N/A



CÓDIGO:





ANEXOS

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