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UNIDAD DE APOYO CONTROL DE PROYECTOS

Manual de Primavera P6 Professional R8.2 Código: MA-PLN-MPV Página: 2 de 82

Tabla de Contenido

Tabla de Contenido. ......................................................................................................................... 2

1. Estructuración de Portafolios y Programas ............................................................................... 4

1.1. Iniciando Sesión ................................................................................................................. 4

1.2. Iniciar un Proyecto ............................................................................................................. 5

1.2.1. OBS (Organizational Breakdown Structure) ............................................................... 5

1.2.2. EPS (Enterprise Project Structure) ............................................................................. 6

1.2.3. Calendarios ................................................................................................................. 7

1.3. Entorno de Proyectos ....................................................................................................... 12

1.4. Copiar un Proyecto .......................................................................................................... 15

1.5. Abrir un Proyecto ............................................................................................................. 15

2. Estructuración del Proyecto ........................................................................................................ 16

2.1. Estableciendo la Estructura del Proyecto ........................................................................ 16

2.2. Creación del WBS ............................................................................................................ 17

2.3. Creación de los Activity Codes ........................................................................................ 19

3. Desarrollo del Cronograma ........................................................................................................ 21

3.1. Creación del Programa .................................................................................................... 21

3.2. Ingresando Actividades .................................................................................................... 22

3.3. Asignar Relaciones .......................................................................................................... 24

3.3.1. Lag (Demora): ........................................................................................................... 26

3.4. Diagrama de Red ............................................................................................................. 27

3.5. Asignar Restricciones (Constraints) ................................................................................. 31

3.6. Asignar WBS y Activity Codes ......................................................................................... 32

3.7. Crear notas sobre las actividades .................................................................................... 33

3.8. Cálculo del Cronograma (Schedule) ................................................................................ 33

4. Layouts y Filtros.......................................................................................................................... 35

4.1. Generar Layouts .............................................................................................................. 35

4.2. Formato del Layout .......................................................................................................... 37

4.3. Ordenando las actividades............................................................................................... 38

4.4. Formato de tabla de actividades ...................................................................................... 39

4.5. Formato de barras de actividades ................................................................................... 41

4.6. Formato de escala de tiempo .......................................................................................... 44

4.7. Filtros ................................................................................................................................ 45

5. Cronograma con Recursos ......................................................................................................... 48



5.1. Definición con Recursos .................................................................................................. 48

5.2. Asignar Recursos ............................................................................................................. 51

5.3. Agregar Cuentas de Costos (Cost Accounts) .................................................................. 52

5.4. Crear Roles ...................................................................................................................... 52

5.5. Asignar Roles ................................................................................................................... 54

5.6. Asignar Recursos a Roles ................................................................................................ 55

5.7. Tabla y Gráfico y Uso de Recursos ................................................................................. 56

6. Baselines .................................................................................................................................... 59

6.1. Crear y Asignar una Línea Base ...................................................................................... 59

7. Seguimiento y Control ................................................................................................................ 61

7.1. Actualización del Cronograma ......................................................................................... 61

7.2. Actualización del Avance (Update) .................................................................................. 61

7.3. Steps ................................................................................................................................ 63

7.4. Configuración de Opciones de Recursos ........................................................................ 64

7.5. Efecto del Tipo de Actividades en el Cálculo de Recursos ............................................. 65

8. Cambios al Cronograma ............................................................................................................. 67

8.1. Actualización del Programa (Schedule) ........................................................................... 67

8.2. Almacenar la Información del Periodo (Store Period Performance) ................................ 68

8.3. Actualización del Baseline ............................................................................................... 70

9. Emisión del Cronograma ............................................................................................................ 72

9.1. Resumen del Cronograma ............................................................................................... 72

9.2. Imprimir ............................................................................................................................ 73

10. Utilitarios ................................................................................................................................... 77

10.1. Exportar Archivos ............................................................................................................. 77

10.2. Importar Archivos ............................................................................................................. 80



1. Estructuración de Portafolios y Programas

1.1. Iniciando Sesión

Al ingresar al programa, aparecerá la siguiente ventana de inicio de sesión:

A continuación se tendrá la siguiente ventana.

Por defecto, el password es admin

Presione OK

Barra de menús

Barra Directorio

Barra de Estado



1.2. Iniciar un Proyecto

Primavera P6 Professional R8.2 es un programa para manejo de portafolios empresariales que permite gestionar un amplio número de proyectos en una sola Base de Datos. Para ello cuenta con estructuras para organizar la información de los proyectos de la empresa y los recursos con los que cuenta.

Debido a estas estructuras, existe información que debe ingresarse antes de comenzar el desarrollo del cronograma de un proyecto:

1.2.1. OBS (Organizational Breakdown Structure)

El OBS es una estructura que representa la jerarquía de las gerencias de la organización. Cada nodo o proyecto del EPS está relacionado a un elemento del OBS que es responsable del mismo.

Se muestra la ventana del Organizational Breakdown Structure:

Para acceder a la ventana de OBS, hacer clic aquí

Los procedimientos para realizar cambios al OBS son similares a los procedimientos para modificar el EPS



1.2.2. EPS (Enterprise Project Structure)

El Enterprise Project Structure (EPS) es la estructura que ordena los proyectos de la empresa; se subdivide en tantos niveles (también llamados nodos) como sea necesario para replicar la organización de las unidades de la empresa. Nodos en los niveles superiores pueden representar divisiones de la compañía, unidades de negocio o gerencias, mientras que el nivel más bajo siempre estará conformado por los proyectos. El EPS sirve entre otras cosas para manejar grupos de proyectos y administrar los privilegios de accesos de los usuarios. Para poder añadir proyectos, primero debe crearse un nodo al cual asociarlo, para ello:

Para acceder a la ventana de EPS, hacer clic aquí

Para agregar nuevos nodos a la estructura del EPS, presionar el botón Add.

Para ordenar los nodos del EPS, emplear las flechas para desplazar los nodos al nivel deseado.

Nota: P6 incorpora una base de datos de ejemplo cuyo EPS se muestra por defecto



1.2.3. Calendarios

Es recomendable definir primero los calendarios para iniciar la programación.

Aparece la ventana de diálogo Calendars:

Nota

Para acceder a la ventana de Calendarios, hacer clic aquí

Seleccionar el tipo de calendario que se desea crear

Hacer clic en el botón Add para agregar un calendario

Hacer clic en el botón Modify para cambiar aspectos de algún calendario.

Marcar el calendario global que se usará por defecto para todos los proyectos.

Nota: Existen 3 tipos de calendarios: Globales: Están disponibles para las actividades y recursos de todos los proyectos.



Cuando se crea un nuevo calendario, es necesario partir de uno existente:

Para realizar los cambios que deseemos en el nuevo calendario, presionamos el botón Modify y nos lleva a la siguiente ventana:

Seleccionar el calendario que se desea usar como la base del nuevo calendario

Una vez elegido el calendario, dar clic sobre el icono asignar

Para convertir un día de laborable (work) a no laborable (nonwork), marcar una fecha o una columna y dar clic sobre el botón que corresponda.

Al hacer clic en workweek podemos establecer las horas de trabajo que aplicaran para cada uno de los días de la semana

Una vez terminado, hacemos clic en OK

Recurso: Que indican los periodos en que los recursos se encuentran disponibles, se aplican cuando una actividad es del tipo Resource Dependant (ver sección 4.1) Proyecto: Son calendarios que se ajustan a alguna particularidad del proyecto y sólo están disponibles para el proyecto en que se crean.



P6 permite llevar el control a nivel de horas, lo que resulta útil durante actividades en una parada de planta:

Al hacer clic en Time Periods podemos establecer las horas de trabajo que aplicaran para cada periodo

Una vez terminado, hacemos clic en OK

Elegir la vista detallada por horas

Marcar el día que tendrá cambios.

Seleccionar las horas y marcarlas como laborables o no laborables según corresponda.



Para desplazarse más rápidamente por los calendarios, puede hacer clic en el

encabezado y se mostrará el calendario anual. Para ver un mes simplemente dar clic sobre él en el calendario.

En Primavera P6 las equivalencias entre días y horas pueden afectar de manera considerable la duración de las actividades, las fechas de inicio y fin y la distribución de recursos. Es conveniente establecer desde un inicio las equivalencias en el menú Admin / Admin Preferences / Time Periods

Marcar para utilizar el calendario asignado para especificar el número de horas de trabajo para cada periodo.



El entorno multiusuario del Primavera P6 permite que los usuarios definan equivalencias que se impongan sobre aquellas indicadas en Admin Preferences. Esto debe tomarse muy en cuenta porque puede llevar a errores indeseados en el cronograma. Las equivalencias de usuario se establecen desde el menú Edit / User Preferences / Time Units Para poder emplear efectivamente la programación por horas, debemos ajustar las preferencias para que el programa muestre las horas en toda la información de las actividades:

Para cambiar el formato ir al menú Edit / User Preferences / Dates

Marcar la casilla que corresponde al formato que se prefiera usar (12 ó 24 horas) Una muestra del formato resultante

se aprecia en la sección Sample



1.3. Entorno de Proyectos

Primavera P6 Professional R8.2 tiene la capacidad de manejar el portafolio de proyectos de la empresa, para ello existe un entorno donde se organizan los proyectos dentro del esquema creado en el EPS. Desde aquí se pueden crear y administrar proyectos, obtener información general y configurar aspectos por defecto de las actividades y recursos de los proyectos.

Para ingresar al entorno Proyecto, hacer clic en el icono de la barra de directorio o desde el menú Enterprise - Projects

Operaciones con proyectos: Crear, copiar, mover y eliminar Proyectos

Listado de Proyectos

Para crear el nuevo proyecto, ubicarse en el nivel de la estructura en que se desea agregar el proyecto y usar el botón

ó se presiona la tecla Insert



Se ejecuta entonces el asistente o wizard y se definen entonces:

1. El nivel del EPS 2. El código y el nombre del proyecto 3. La fecha de inicio del proyecto 4. El Gerente del proyecto

El gerente responsable del proyecto es por defecto el responsable del nodo del EPS al que pertenece el proyecto, pero puede elegirse cualquiera disponible en el OBS de la empresa. Las pestañas en el entorno Projects que contienen datos que son necesarios ingresar durante el planeamiento del proyecto son las siguientes:

Pestaña General: Muestra información sobre el código y nombre del Proyecto, el responsable y el estado del proyecto.

Para terminar, presionar el botón Finish

1 2

3 4



Pestaña Dates:

Pestaña Defaults: Aquí se establecen la mayoría de opciones por defecto del proyecto.

Finish: Muestra la fecha de fin del Proyecto

Project Planned Start: Se ingresa la Fecha de Inicio planeada del proyecto. Data Date: Muestra la última fecha de actualización de datos.

Actual Start y Actual Finish: Muestra las fechas reales de inicio y fin del Proyecto

Opciones de actividades Duration Type: Establece el método de cálculo de los recursos Percent complete type: Establece el método para que P6 calcule el avance Activity Type: Define el tipo predeterminado de actividad (tarea, hitos, WBS, etc.)

Cost Account: Establece la cuenta de costos por defecto para las actividades.

Calendar: Establece el calendario por defecto para las actividades.

Opciones de numeración de actividades: Establece la codificación por defecto de las actividades y el incremento en la numeración cuando se agregan actividades dentro del proyecto.

Nota: Las opciones mostradas se tratan con más detalle en el capitulo relacionado con actividades.



1.4. Copiar un Proyecto

Para copiar un proyecto se debe estar en el módulo Projects:

El programa pide especificar que información del proyecto desea copiarse:

1.5. Abrir un Proyecto

Para abrir un proyecto, usar el comando Open del menú File:

Seleccionar el proyecto y dar clic sobre el botón de Copiar Seleccionar el nodo del EPS y dar clic sobre el botón pegar, para generar la copia.

Al emplear el comando Open, se abre una lista de todos los proyectos. Seleccionar el proyecto que se desea abrir y luego dar clic en el botón Open.



2. Estructuración del Proyecto

2.1. Estableciendo la Estructura del Proyecto

Primavera P6 permite organizar las actividades conforme a una variedad de estructuras y códigos, que son el Work Breakdown Structure y los Activity Codes: Work Breakdown Structure: Un Work Breakdown Structure (WBS) es una descomposición jerárquica con orientación hacia el entregable relativa al trabajo que será ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables requeridos. El resultado es un esquema que cubre el alcance del proyecto y permite generar una codificación para los entregables:

Todo WBS tiene las siguientes propiedades y deben tenerse en cuenta al crearse el documento:

Organiza y define el alcance total del proyecto. También conocida como la regla del 100%, esta regla aplica a todos los niveles dentro del WBS: la suma de todos los niveles subordinados (hijos) deben representar el 100% del alcance del nivel padre. Esto implica que un mismo entregable no puede figurar en más de una rama del WBS.

Cada nivel descendente representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. El primer nivel de la jerarquía siempre es el proyecto y el último nivel son los paquetes de trabajo, aunque cada rama puede tener diferentes niveles de descomposición.

Incluye los entregables internos y externos. Se debe considerar entregables como los campamentos, la procura de suministros y la gestión del proyecto.

El WBS puede aumentar su nivel de detalle conforme el alcance se clarifique y sufra modificaciones. Así se puede mantener claramente todo el trabajo que es necesario para el proyecto y no avocar recursos a trabajos que no son parte del alcance.



2.2. Creación del WBS

El Proyecto debe estar abierto para poder definir el WBS:

Para ingresar al módulo WBS, usar el botón en la barra de directorio o ir a menú Project / WBS

Para agregar nuevos nodos al WBS, ubicarse en el nivel deseado y dar clic en el botón New o presionar la tecla Insert.

Los elementos del WBS pueden ordenarse usando las flechas.

Cuando se crea un elemento, se le asigna un código y el nombre del elemento

Primavera permite también mostrar el WBS del Proyecto en forma de un organigrama:

Para mostrar la vista de organigrama, dar clic sobre el botón Chart View en la barra superior.



La vista del WBS cambia a vista de organigrama:

La primera vez que se emplea esta vista se muestra todo el WBS del proyecto. Se puede ajustar con zoom las herramientas de zoom y reorganizar el arreglo de los elementos del WBS de manera vertical u horizontal.

Por defecto los elementos del WBS vienen organizados en forma vertical. Para cambiar el arreglo marcar la rama que se desea cambiar.

Luego en la barra superior, dar clic sobre el titulo layout y en la opción Arrange Children, indicar un arreglo vertical u horizontal. El resultado será que todos los niveles inferiores de la rama tendrán el arreglo seleccionado



2.3. Creación de los Activity Codes

Los activity codes son conjuntos de códigos que se definen para ordenar, agrupar y filtrar las actividades de un proyecto. El Proyecto debe encontrarse abierto, para poder definir Activity codes.

Primero deben crearse los nombres de los grupos de activity codes:

Ingresar al formulario mediante el comando Activity codes del menú Enterprise.

Se pueden crear códigos que estén disponibles para todos los proyectos (Global), para el EPS o sólo para el proyecto.

Clic en Modify.

Clic en Add para aumentar Activity codes. Clic en Delete, Shift up o Shift Down para administrar los grupos existentes

Asignar un nombre al grupo y establecer el número de caracteres para los códigos.



Luego se ingresan los activity codes para cada grupo creado.

Seleccionar el grupo de activity code

Clic en Add para agregar activity codes al grupo.

Ingresar un valor de código y una descripción



3. Desarrollo del Cronograma

3.1. Creación del Programa

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3.2. Ingresando Actividades

Para ingresar las actividades, ubicarse en el nivel donde se desea ingresar la nueva actividad y presionar la tecla Insert o dar clic sobre el botón Add en la barra lateral derecha.

Al igual que los otros entornos, se puede establecer información para las actividades en la sección Activity Details, ubicada en la parte inferior de la interfaz. Para mostrar

los Activity Details se emplea el botón y para ocultar se emplea el botón Las pestañas en las que se necesita ingresar información durante el planeamiento del proyecto son las siguientes: Pestaña General: Muestra información sobre el código y descripción de la actividad, el tipo de actividad y el calendario asignado

Asignar un nombre a la actividad y cambiar el ID según se desea.

Activity ID y descripción de la actividad

Tipo de actividad: P6 reconoce los siguientes tipos de actividades:

Task Dependent

Start Milestone

Finish Milestone

Level of Effort

WBS Summary

Resource Dependent

Calendario asignado a la actividad

Tipo de porcentaje de avance: Indica si él % de avance se establecerá en base a la duración transcurrida (Duration), a los recursos empleados (Units) o según el avance.



Los tipos de Actividades se explican con más detalle en el siguiente cuadro:

Tipo de Actividad Descripción

Task Dependent Calcula las fechas en base a la duración y al calendario asignado. Es el tipo de actividad mayormente utilizada.

Resource Dependent

Calcula la duración y las fechas en base a los recursos asignados y los calendarios de los recursos.

Level of Effort La duración y las fechas se establecen con relaciones de predecesoras y sucesoras con otras actividades. A este tipo de actividades por tanto no se les puede asignar restricciones.

Start Milestone Un Start Milestone (Hito de Inicio) tiene una fecha de inicio, pero no tiene fecha de fin, duración y no se le pueden asignar recursos. Se usa para marcar el inicio de un periodo.

Finish Milestone Un Finish Milestone (Hito de Término) tiene una fecha de fin, pero no tiene fecha de inicio, duración y no se le pueden asignar recursos. Se usa para marcar el fín de un periodo.

WBS Summary Resume la duración de todo el nivel del WBS al que pertenece y a diferencia de las tipos Level of Effort no necesitan predecesores ni sucesores para definir su duración. Se puede usar estas actividades para: Reportar de forma resumida (mediante un filtro que sólo muestre este tipo de actividades) Ingresar costos a niveles del WBS para producir un flujo de caja, mientras que las demás actividades sirven para calcular la duración y realizar el seguimiento diario. Registrar los costos y horas a nivel del WBS cuando no es práctico llevar este control a niveles más detallados.

El tipo de porcentaje de avance debería entenderse como:

Tipo de porcentaje de avance :

Descripción

Physical % Complete

En caso que el porcentaje de avance sea independiente de la duración de la tarea. Este es el caso de la mayoría de actividades en construcción.

Duration % Complete

El porcentaje de avance se calcula con la proporción entre la duración restante y la duración original.

Units % Complete El porcentaje de avance se calcula en base a los recursos empleados y los estimados para la actividad. Cuando se tenga más de un recurso asignado, las unidades empleadas de cada uno de ellos se ponderarán para establecer un avance.



Pestaña Status: Muestra información sobre la duración, fechas y unidades de recursos asignadas a una actividad.

3.3. Asignar Relaciones

Asignar relaciones entre actividades es lo que permite asignar secuencias para su ejecución. Una vez que se asignan se puede calcular cuáles son las fechas del cronograma.

Duración de la actividad: Muestra la duración original estimada, días de ejecución transcurridos y faltantes y el total de días empleados

Fechas de Inicio y Fin: Muestra las fechas de inicio y fin de la actividad

Avance: Muestra el avance acumulado de la actividad.

Restricciones: Establece las restricciones para la actividad, tales como fechas de inicio o fin específicas

Suspensión de Actividad: Establece un lapso en el que se suspenderá la ejecución de la actividad. Sólo se puede emplear en actividades iniciadas y se permite sólo una suspensión de la actividad

RELACIONES LOGICAS ENTRE ACTIVIDADES (RELATIONSHIPS)

Finish-to-Start (Fin a inicio):

Finish-to-Finish (Fin a fin):

Start-to-Start (Inicio a inicio):

Start-to-Finish (Inicio a fin):



Otros términos que debemos revisar son: Predecesores: Aquellas actividades que controlan el inicio o fin de una actividad subsiguiente. Sucesores: Aquella actividad cuyo inicio o fin depende del inicio o fin de otra actividad precedente. Las relaciones se asignan desde las pestañas Predecessors y Successors.

Cuando se asignó un predecesor o sucesor, se puede cambiar el tipo de relación y el lag o retardo:

Emplear el botón asignar para agregar predecesoras ó sucesoras.

Seleccionar la actividad de la lista y confirmar con el botón asignar en la barra lateral.

Tipo de relación Tiempo de espera



3.3.1. Lag (Demora):

Es una demora o un tiempo de espera entre una actividad y su sucesora. El retardo puede ser positivo o negativo. Este es medido en las mismas unidades de planificación definidas para el proyecto (días, horas, semanas, etc.) y utiliza el calendario de la actividad sucesora.

El término LAG referencia a la relación lógica que permite un retraso de la actividad sucesora. En Primavera, no existe un botón que asigne valor al adelanto de una actividad predecesora con referencia a su sucesora (es decir no existe una función “Lead”), por ello se entenderá que un retraso negativo equivaldría a un adelanto.

El tiempo de espera, puede variar según el calendario elegido para enmarcar este tiempo:

Calendario actividad predecesora

Calendario actividad sucesora

Ejemplo de un retraso de 5 días



3.4. Diagrama de Red

La vista de diagrama de Red permite ver las actividades conectadas con sus relaciones lógicas y sirve principalmente para trazar la secuencia de ejecución del proyecto.

Para definir el calendario con que trabajará el lag, ingresamos Options en la ventana Schedule. Este calendario aplica a todos los lag del proyecto.

Existen 4 calendarios disponibles, el de la actividad predecesora y la sucesora, un calendario de 24 horas y el calendario por defecto del proyecto.

Para cambiar a la vista de Diagrama de Red, dar clic sobre el botón Activity Network en la barra de botones superior. La vista cambiara a la siguiente:



En esta vista se pueden agregar actividades al igual que se haría en la vista de Diagrama de Barras, así como asignarles propiedades y asignarles relaciones usando el método gráfico.

Varias opciones de configuración están disponibles desde el menú View para la vista de Diagrama de Red, entre ellas cambiar el diseño de las cajas de actividades:

Las actividades se representan como recuadros y cuyo contenido y diseño se pueden especificar. Las relaciones con las demás actividades se muestran por las flechas entrantes y salientes

Para ajustar el tamaño de la vista del Diagrama de Red, aparecen los botones zoom to Best fit que muestra todo el diagrama de red (y que aparece por defecto) y los botones aumentar y disminuir zoom.

Para acceder a las opciones, ingresar al menú View-Activity Network– Activity Network Options



Para entender mejor el concepto del diagrama de RED y de cómo son realizados los cálculos por el Primavera Project Planner, resolveremos el siguiente ejemplo: Crearemos el siguiente Cuadro de Actividad del Diagrama de Red:

Al igual que se pueden tener varios layouts, se puede contar con varios diseños para los cuadros de actividades.

Para modificar un diseño, dar clic en el botón Box Template

En la lista se agregan o cambian los campos de información que se mostrarán en el diseño.

Como ejemplo, si se quisiera mostrar el % de avance junto al nombre de la actividad, tendríamos el siguiente diseño.



Nomenclatura:

Si se desea entender mejor el concepto de programación, memorizar y/o practicar las siguientes formulas.

Ejemplo: realizar el cálculo de la siguiente red.

Cálculo hacia delante (Forward pass) Ejecutar un cálculo hacia adelante para determinar fechas tempranas y duración del proyecto. Cuando concurren más de una predecesora se toma el mayor valor ES



Ya definidos el cálculo hacia delante y hacia atrás, seguir los siguientes pasos:

1.- Ejecutar un cálculo hacia adelante para determinar fechas tempranas y duración

del proyecto. 2.- Cuando concurren más de una predecesora se toma el mayor valor ES. 3.- Ejecutar un cálculo hacia atrás para determinar fechas tardías. 4.- En la última tarea LF = EF 5.- Cuando una actividad tiene más de una sucesora se toma el menor valor LF y HL.

3.5. Asignar Restricciones (Constraints)

Las restricciones son imposiciones para condiciones que no se pueden obtener con las relaciones lógicas, como por ejemplo una fecha de llegada de un equipo comunicada por proveedor. Las restricciones se asignan en la pestaña Status de cada actividad:

Los tipos de restricciones disponibles en Primavera son:

Tipo de Restricción Descripción

Start On Establece una fecha en la que debe comenzar la actividad. Esta actividad no tiene holgura.

Start On or Before Establece una fecha después de la cual la actividad no puede comenzar

Start On or After Establece una fecha a partir de la cual la actividad puede comenzar

Finish On Establece una fecha en la que la actividad debe finalizar. Esta actividad no tiene holgura.

Finish On or Before Establece una fecha después de la cual la actividad no debería terminar

Cálculo hacia atrás (Backward pass) Ejecutar un cálculo hacia atrás para determinar fechas tardías.

En la última tarea LF = EF Cuando una actividad tiene más de una sucesora se toma el menor valor LF y HL

Se pueden asignar 2 restricciones por actividad.

Para asignar Constraints elegir un tipo de la lista desplegable y luego asignar una fecha en el casillero date.



Finish On or After Establece una fecha a partir de la cual la actividad debería terminar.

As Late As Possible

La actividad comenzará lo más tarde posible, no tendrá holgura libre.

Mandatory Start Esta restricción impide que la actividad tenga holgura y divide el cronograma en 2 partes.

Mandatory Finish Esta restricción impide que la actividad tenga holgura y divide el cronograma en 2 partes.

3.6. Asignar WBS y Activity Codes

El nivel del WBS se asigna por defecto al ingresar una actividad. Para cambiarlo:

Para que los Activity Codes sean útiles para ordenar y filtrar, las actividades deben tener asignados uno o más códigos según sea necesario:

Para cambiar el nivel del WBS, dar clic para que aparezca el formulario.

Seleccionar el nuevo nivel del WBS de la lista y usar el botón asignar.

En la pestaña Codes, dar clic en el botón Assign

Elegir el activity code y dar clic sobre el botón asignar.



3.7. Crear notas sobre las actividades

Primavera permite mantener un registro de comentarios y notas sobre cada actividad, que se pueden clasificar según varios temas:

3.8. Cálculo del Cronograma (Schedule)

Una vez creadas las actividades y asignadas las relaciones y las restricciones, el programa debe calcular el cronograma.

Para añadir una entrada, dar clic sobre el botón Add y seleccionar un tema de la lista.

Escribir el contenido de la nota después de haber agregado un tema

Estas notas se pueden mostrar en el cronograma

Para ello usamos el comando Schedule del

menú Tools o el botón en la barra de herramientas. La tecla F9 ejecuta el comando Schedule de forma abreviada.



Como consecuencia de haber realizado el cálculo del cronograma obtenemos la ruta crítica del proyecto y las fechas tempranas y tardías de las actividades.

Ruta crítica: Es la cadena más larga (en tiempo) de actividades dependientes. La ruta crítica determina la duración del proyecto. Cualquier demora en la ruta crítica implica una demora en terminar el proyecto.

Early start - Inicio temprano (ES): Es el mínimo de los posibles momentos de inicio de una actividad. Early finish - Final temprano (EF): Es el mínimo de los posibles momentos de término de una actividad. Late start - Inicio tardío en (LS): Es el máximo de los posibles momentos de término de una actividad, con el que la duración de ruta crítica no varía. Late finish - Final tardío (LF): Es el máximo de los posibles momentos de término de una actividad, con el que la duración de ruta crítica no varía. Holgura libre (FF): Es el tiempo máximo en que se puede incrementar la duración de una actividad y/o demorar su inicio sin modificar los tiempos de inicio temprano de las actividades sucesoras. Holgura total (TF): Es el tiempo máximo en que se puede incrementar la duración de una actividad y/o demorar su inicio sin incrementar la duración de la ruta crítica. Es igual a: LS – ES ó LF – EF. Si se incrementa la duración de una actividad en la magnitud de su holgura total, entonces aparecerá una nueva ruta crítica.



4. Layouts y Filtros

4.1. Generar Layouts

Para grabar un nuevo layout:

Para abrir un nuevo layout:

Layouts Los layouts son plantillas que se establecen para la combinación de formatos de los elementos que aparecen en pantalla, tales como las barras de actividades, columnas de información, combinaciones de colores, ordenamiento de actividades, etc. de manera que se puedan utilizar nuevamente.

Layout actual

Las operaciones de layouts tales como Guardar (Save) o Abrir (Open) están disponibles tanto desde el menú View como desde la ventana principal.

Dar un nombre al layout

Indicar para qué usuarios estará disponible el layout

Clic Save para terminar

Para cargar un layout, acceder a la opción Open en la barra de Layout



Importando y exportando layouts:

Elegir un layout de la lista y dar clic en Open para que el mismo se aplique al Proyecto

Para hacer que los layouts que guardamos puedan ser usados por otros usuarios, entramos a la pestaña de layouts y picamos sobre el botón “open”.

Seleccionamos el layout que deseamos compartir y picamos sobre el botón “export”. A continuación escogemos la ruta dónde este se guardará. El archivo generado tendrá extensión *.plf.



4.2. Formato del Layout

De la misma manera como exportamos un layout, estos se pueden importar. Nos dirigimos a la pestaña de layout, picamos en “open” y del menú generado picamos

Seleccionamos la ruta del archivo deseado y picamos en abrir. Se cargará una nueva opción en nuestra lista desplegable con el layout importado.

Los aspectos que se pueden modificar están disponibles desde el menú desplegable Layout o desde la barra de

herramientas



4.3. Ordenando las actividades

Para ordenar y agrupar las actividades del proyecto se puede usar tanto el WBS como los Activity Codes, así como los campos de la tabla de actividades.

Para agrupar por Activity Codes:

Para ello usamos el comando Group and Sort by

del menú View o el botón en la barra de herramientas. Por defecto el programa agrupa las actividades por WBS

Marcar cuando se necesiten resúmenes en cada nivel del WBS Marcar cuando se quiera mostrar

solamente resúmenes a nivel de WBS

Reemplazar WBS en la lista Group By por los códigos en el orden que se desean agrupar



Cuando se ha establecido como se han de agrupar las actividades, se puede especificar bajo qué criterios se van a ordenar dentro de cada grupo creado:

4.4. Formato de tabla de actividades

Para modificar la combinación de colores de la tabla de actividades se ingresa al formulario Group and Sort.

Dar clic sobre el botón Sort para que aparezca el siguiente formulario

Para agregar más criterios a la lista, dar clic sobre Add

Para elegir qué propiedad se usará para ordenar las actividades, elegir un campo de la lista desplegable

Para cambiar el formato de las bandas resumen en que se agrupan las actividades, dar doble clic sobre el nivel que se quiere modificar. Se abre el cuadro de modificación.



Para cambiar las columnas de la tabla de actividades:

Para modificar el tipo de letra y el ancho de las filas de la tabla de actividades, dar clic derecho sobre cualquier lugar de la tabla de actividades. Seleccionar la opción Table Font and Row del menú que aparece

Opciones de formato para el texto y color de fondo de las actividades.

Para cambiar el alto de la fila se puede elegir ajuste automático (Optimize height) o un valor fijo. Para fijar la altura actual de las filas, marcar la casilla Keep Current Row Heights.

Las columnas se pueden modificar desde el menú desplegable Layout o desde la

barra de herramientas



Cuando se edita una columna de la tabla:

4.5. Formato de barras de actividades

El formato de barras ayuda a visualizar los distintos escenarios de la programación, como barras tempranas, barras tardías o barras del programa meta.

Lista de todos los campos disponibles para usar como columnas

Lista de las columnas de la tabla

Para cambiar el texto de la cabecera de la columna dar clic en el botón Edit Column

Para cambiar las columnas de la tabla de actividades, usar los botones con las flechas para mover los campos de una lista a otra.

Usar las flechas para

ordenar la lista.

Ingresar el nombre que se mostrará para la columna

Indicar ancho de la columna y lineación

Usamos el comando Bars del menú desplegable o el

botón en la barra de herramientas.



Aparece el formulario de formato de barras:

Las barras también pueden mostrar información de cualquier campo de la actividad, incluyendo anotaciones en el notebook:

Marcar las barras que serán visibles

Lista de barras disponibles

Usar para cambiar el formato de las barras

Si se tienen varias barras para una actividad (por ejemplo la baseline) se puede especificar el orden vertical que tendrán.

Usar para agregar barras a la lista o realizar operaciones como eliminar o copiar

Bar Neck Settings En la pestaña Bar Settings, se pueden activar las casillas para mostrar los periodos no laborables como segmentos estrechos en las barras

Calendar nonwork time mostrará cuellos para los días no laborables del calendario.

Activity nonwork intervals mostrará cuellos para los periodos en que una actividad se suspenda.

Lista de información a mostrar de la barra.

Clic en Add para agregar un campo



En el caso que se deseen hacer modificaciones de los textos de todas las barras, como podría ser mostrar las fechas de inicio y fin en lugar de la descripción de la actividad, se usa la barra Current Bar Labels.

Cuando se necesiten crear nuevas barras:

Indicar la ubicación del texto respecto a la barra

Seleccionar un campo de la lista. Se pueden ver las diversas categorías de anotaciones (notebooks) están disponibles en la lista

Aparece la nueva barra para ser configurada. Se le debe asignar un nombre.

Dar clic sobre Add. el botón Add

Elegir el conjunto de fechas que se usarán para mostrar la actividad en el Diagrama Gantt



4.6. Formato de escala de tiempo

El formato de barras ayuda a visualizar los distintos escenarios de la programación, como barras tempranas, barras tardías o barras del programa meta.

Establecer filtros que aplicarán

Para ello usamos el comando Timescale

del menú desplegable o el botón en la barra de herramientas.

Establecer cuantos niveles tendrá la escala

Indicar la fecha de inicio de la escala

Elegir una fuente y el color de la escala

En Date Interval, se indica las unidades de tiempo que se emplearán en la escala.

Seleccionar Show Ordinal Dates para mostrar una escala numérica

correlativa. En el intervalo se indica si la escala será en días, semanas o meses.



Las fechas predeterminadas son: PS - Fecha de Inicio del Proyecto PF - Fecha de Fin del proyecto DD - Fecha de corte CD - Fecha actual CW - Semana Actual CM - Mes Actual Se puede indicar a partir de estas fechas un desfase, por ejemplo +2d o –2W La escala de tiempo se puede ajustar directamente en el área de las barras de Gantt: Ubicando el puntero en la parte superior de la escala y manteniendo presionado el botón derecho, se puede desplazar la escala hasta que muestre las fechas deseadas. Al hacerlo en la parte inferior se puede reajustar la escala de tiempo.

4.7. Filtros

Los filtros son funciones que permiten seleccionar actividades que cumplan con un criterio o una combinación de criterios. Como ejemplo, filtrar actividades para generar un programa de tres semanas.

Existen varias fechas predeterminadas disponibles, pero para elegir una fecha cualquiera se usa Custom Date

El mouse cambia de forma a para

desplazar la escala y a para reajustarla

Para ello usamos el comando Filters del

menú desplegable o el botón en la barra de herramientas.



Cuando se crea un nuevo filtro o se modifica uno existente, aparece la ventana para indicar los criterios para filtrar:

Marcar para desactivar todos los filtros y mostrar todas las actividades.

Elegir si deben cumplirse con los criterios de todos los filtros seleccionados (All filters) o que baste con que cumplan el criterio de un solo filtro (Any filter) Marcar los filtros que se

deseen aplicar

Para aplicar los filtros seleccionados, dar clic en Apply

Para agregar filtros usar el botón New. Para eliminar o copiar filtros emplear los botones Delete, Copy y Paste.

Nombre del filtro

Definir los parámetros del filtro

Para agregar proposiciones dar clic sobre el botón Add.



Para definir una proposición es necesario lo siguiente:

Se pueden crear filtros con más de una proposición:

La opción All of the following indica que una actividad debe cumplir todas las proposiciones debajo de ella. La opción Any of the following se usa cuando una actividad debe cumplir cualquiera de las proposiciones incluidas en el filtro. Filtros Múltiples: Se refiere a la creación de filtros más complejos, para lo cual se necesitaría agregar más niveles con más criterios.

Usar parámetro para seleccionar uno de los campos disponibles.

Seleccionar una proposición de la lista

Indicar un valor para la proposición. Si la proposición menciona un rango, elegir un valor mínimo y máximo.

es igual a es mayor que es mayor o igual que es menor que es menor o igual que no es igual a no se encuentra en el rango se encuentra en el rango

La lista desplegable bajo parameter tiene 2 opciones: All of the folllowing Any of the following

Para aumentar un nivel al filtro, en la lista de parámetros disponibles seleccionar All of the following o Any of the following.



5. Cronograma con Recursos

5.1. Definición con Recursos

Para ingresar recursos, ubicarse en el nivel donde se desea ingresar el nuevo recurso y presionar la tecla Insert o dar clic sobre el botón Add en la barra lateral derecha.

Entorno Recursos El entorno Recursos introduce el Resource Breakdown Structure (RBS), un esquema ordenado de todos los recursos materiales y el personal con el que dispone la compañía. Desde este entorno se puede controlar como están asignados los recursos en los diferentes proyectos.

Para ingresar al entorno Recursos, clic en el icono de la barra de directorio o desde el menú Enterprise

Operaciones con recursos:

Crear, copiar, mover y eliminar

Listado de Recursos

Asignar un ID, un nombre al recurso y un tipo de recurso: Labor, Non Labor o Material



Para establecer la información de los recursos, usamos las pestañas ubicadas en la parte inferior de la interfaz. Las pestañas que son necesarias revisar durante el planeamiento del proyecto son las siguientes:

Pestaña General: Muestra información sobre el código y descripción de los recursos.

Pestaña Details: Registra el tipo de recurso, factores de sobre tiempo, calendario de recurso y disponibilidad de recurso.

Código y Nombre del Recurso

Información de contacto cuando el recurso se refiere a personas

Tipo de Recurso: Los tipos de Recursos que se pueden asignar son: Labor: corresponde a recursos contabilizados en Horas Hombre Non labor: para recursos contabilizados en Horas Máquinas Material: para los materiales, se debe asignar una unidad (unit of measure)

Calendario del recurso, usado para indicar su disponibilidad

La cantidad por defecto de un recurso que se asigna a una actividad.

Para aquellos recursos que se considere sobrecosto por horas extras, marcar la casilla Overtime Allowed e indicar el factor de sobrecosto.

Para relacionar el % de avance y la cantidad de recursos empleados marcar la casilla Auto Compute Actuals.



Agregar nuevas unidades de medida a los recursos tipo material: Cuando trabajamos con este tipo de recursos P6 nos da la posibilidad de escoger entre recursos cargados desde el programa o definidos por el mismo usuario.

Para seleccionar una unidad de medida para este recurso, picamos el botón Select del menú desplegable y la unidad queda asignada al recurso.

Para definir una nueva unidad de medida, desde el menú Admin, Categories, seleccionamos la pestaña referente a Unidades de Medida. Damos clic en el botón Add.

Una vez que introduzco los códigos y el nombre de la nueva unidad de medida. Estos ya aparecen habilitados para ser seleccionados desde la pestaña de detalles en cada recurso.



5.2. Asignar Recursos

Al usar el botón Add Resource se abre el siguiente formulario:

Una vez asignados los recursos, se establecen algunos otros atributos de la actividad, como la cantidad de recursos asignados, si pertenecen a una cuenta de control, si usará alguna curva de distribución en el tiempo e información que se actualizará durante la etapa de seguimiento del proyecto:

Para agregar recursos a las actividades podemos hacerlo desde la pestaña resources de cada

actividad o el botón en la barra de botones derecha.

El formulario contiene una lista de todos los recursos disponibles. Para asignar uno o más recursos es necesario seleccionar en la lista y dar clic sobre el botón Assign.

P6 distribuye los recursos de manera lineal en el tiempo. Para cambiar de distribución elegir de la lista disponible bajo el campo Curve

La cantidad del recurso prevista para una actividad se debe indicar en el campo Budgeted units.

Si se manejan cuentas de control separadas, por ejemplo para mano de obra y equipos, se indica a cuál pertenecerá el recurso asignado.



5.3. Agregar Cuentas de Costos (Cost Accounts)

Las cuentas de costos se emplean para agrupar los costos y los recursos asignados a diversas actividades.

5.4. Crear Roles

Primavera 6 cuenta con una función que permite definir habilidades o descripciones laborales para asignarlas a las actividades hasta que se asigne un individuo específico que desempeñará ese rol.

Se pueden crear Cost Accounts desde el menú Enterprise, con el comando Cost Accounts. Se abre el siguiente formulario:

Para agregar un Cost Account, ubicarse en un nivel del esquema de cuentas y dar clic sobre Add

Se puede reubicar un Cost Account usando las flechas para desplazarlo a través del esquema

Asignar un código y un nombre al Cost Account



Se pueden asignar hasta 5 costos unitarios a un rol que pueden usarse para estimar y predecir el flujo de caja de un proyecto antes que el recurso final sea asignado a la actividad.

Se pueden crear los roles desde el menú Enterprise, con el comando Roles. Se abre el siguiente formato:

Para agregar un Role, ubicarse en un nivel del esquema de cuentas y dar clic sobre Add. El nombre del rol y su código pueden modificarse desde el mismo árbol o desde la pestaña General.



5.5. Asignar Roles

Los roles se asignan desde la pestaña Resources para cada una de las actividades.

Para que los roles se muestren en la tabla de recursos, se debe modificar la tabla para que aparezca el campo Role Name, para ello:

Marcar para asegurar que los costos se recalculen cuando haya algún cambio en las cantidades asignadas

Ingresar los precios unitarios que estarán disponibles para cada uno de los roles.

Dar clic sobre el botón Add Role, se abrirá un formulario donde puede elegir el rol a asignar. Dar clic sobre el

botón Assign para terminar.

Dar clic derecho sobre cualquier nombre de campo.



La asignación de cantidades por ejemplo HH se hace de la misma manera que los recursos.

5.6. Asignar Recursos a Roles

Cuando se define el individuo que desempañará uno de los roles asignados a una actividad, se puede indicar esto asignándolo en P6. Primero, se debe definir que individuos o recursos pueden desempeñar un rol, a manera de biblioteca. Por ejemplo, para el puesto de Jefe de Oficina Técnica tener una lista de todos los ingenieros que pueden ocupar ese cargo.

Buscar en la lista de la izquierda el campo Role Name y agregarlo con la flecha a los campos de la tabla en la lista derecha. Presionar OK para terminar

Para crear la biblioteca de recursos de un rol, dar clic en el botón asignar y elegir en el formulario que aparece los recursos de la lista.



Luego se indica que recurso desempeñará el rol asignado:

5.7. Tabla y Gráfico y Uso de Recursos

Con recursos asignados a las actividades existen varias vistas que permiten ver la distribución de los recursos en el tiempo.

Estas vistas se muestran en el área inferior, con la lista de actividades en la sección izquierda y la distribución de recursos en la derecha:

En la pestaña Resources de una actividad, dar clic sobre el botón Assign by Role y elegir el recurso de la lista que aparece con los recursos disponibles para ese rol

Activity Usage Spreadsheet Muestra una tabla con la distribución de recursos de cada actividad.

Activity Usage Profile Muestra la distribución de los recursos asignados a una actividad en un histograma.



La vista Activity Usage Profile también muestra gráficamente el uso de recursos en un periodo (barras) y/o el uso acumulado de recursos para ese periodo (curva S)

La tabla muestra varios campos para cada una de las actividades.

Para cambiar la información mostrada de los recursos, dar un clic derecho y elegir la opción Spreadsheet Fields.

La lista de campos disponibles (izquierda) puede mostrar los valores acumulados (Cumulative) o del periodo (Time Interval)

Seleccionar de la lista de campos disponibles (izquierda) los campos a mostrar en la tabla (derecha).



Para cambiar las gráficas mostradas, dar un clic derecho y elegir la opción Activity Usage Profile Options

Seleccionar si el valor a mostrar será costo o unidades de recurso.

Elegir que recursos se mostrarán: Mano de Obra (labor) y/o Horas máquina (non labor)

Se pueden mostrar el uso de recursos en un periodo (By date) y/o el uso acumulado de recursos para ese periodo (Cumulative)

Marcar para mostrar las curvas de Valor Planeado y Valor Ganado



6. Baselines

6.1. Crear y Asignar una Línea Base

Una vez que se ha terminado la planificación del proyecto, es decir, se ha definido los periodos de duración, los recursos y las secuencias de las actividades, se crea un baseline que mantendrá esta información original y servirá para comparar el avance del proyecto.

Para crear y administrar los baselines de un proyecto, ingresar a la función Maintain Baselines del menú Projects. Se abrirá un formulario que muestra los baselines disponibles para el proyecto.

Para agregar baselines dar clic en el botón Add.

Se puede crear un baseline usando el proyecto en su estado actual con la opción Save a copy of the current project.

Si otro proyecto o una copia previamente realizada se usará como baseline, seleccionar la segunda opción (Convert another Project to a new baseline), lo cual abrirá un formulario donde se podrá seleccionar tal proyecto.



Después de creadas los baselines, hay que asignar cuáles se emplearán en el proyecto.

Para que se muestre en el área del diagrama de barras una vez asignado el baseline, se debe indicar como visible en el formulario Bars.

La barra se muestra con el formato por defecto (barra amarilla inferior) pero se puede adecuar su formato:

Para asignar los baselines, acceder al menú Project y usar el comando Assign Baselines.

Asignar los baselines de la lista desplegable. En la lista se mostrarán los baselines que se hubieran creado en el formulario Maintain Baselines

Por defecto, si no se asigna un Baseline al proyecto, el Project Baseline y el user Primary Baseline se igualan al cronograma y cambiará cada vez que se actualice el mismo.

Marcar la casilla Display al costado de los baselines que se desea mostrar.

En la pestaña Settings del entorno Projects se debe indicar cuál baseline se empleará para establecer el avance programado al usar la técnica del Valor Ganado.



7. Seguimiento y Control

7.1. Actualización del Cronograma

Para actualizar el cronograma de manera efectiva y mantener registro de los desempeños del proyecto, se recomienda seguir el siguiente ciclo de actividades:

7.2. Actualización del Avance (Update)

La actualización del avance implica ingresar el estado del proyecto a medida que se desarrolla y puede realizarse de forma manual o usando la función Update Progress que actualiza automáticamente cierta información de las actividades.

Si empleamos Update Progress, Primavera considera que el programa se ha desarrollado tal como se había planificado, es decir, las fechas de inicio y fin de actividades se han cumplido y el avance obtenido ha sido el esperado. Debemos revisar y colocar la información real de las actividades cuando discrepe de lo colocado por el Update Progress.

El Data Date establece la fecha de la última actualización y es la principal herramienta para este paso. Por defecto, el data date inicial es la fecha de inicio del proyecto

El Data Date establece la fecha de la última actualización y es la principal herramienta para este paso. Por defecto, el data date inicial es la fecha de inicio del proyecto



En la actualización manual se revisan las actividades del periodo de actualización, ingresando la información a cada una de ellas para luego ejecutar el comando Schedule a la fecha de la actualización. Corresponde indicar la información real del estado del proyecto: En la pestaña Status:

El comando Update progress se encuentra en el menú Tools

Dar clic en Apply para que los cambios sean efectuados

Dar clic en Apply para que los cambios sean efectuados

Si solamente se desea actualizar el progreso de algunas actividades, se puede seleccionar estas y marcar la opción Selected activities only

Para cambiar las fechas de inicio y fin, dar clic sobre el botón al lado de la fecha e indicar la fecha. Al cambiar la fecha de término se recalcula automáticamente la duración.

La casilla marcada indica que la actividad ha iniciado en la fecha Indicada Si la actividad no ha iniciado, se desmarca la casilla. Lo mismo aplica para la casilla de la fecha de término

Actualizar la cantidad de días faltantes (Remaining) para terminar la actividad. Al cambiar la duración se recalcula la fecha de término

Indicar el % avance alcanzado



Cuando se tiene que paralizar actividades por un lapso:

En Primavera, cuando se actualizan recursos se obedece la siguiente expresión:

Actual Units + Estimate to complete (ETC) = At Completion Units

Donde Actual Units son las unidades de recurso empleadas acumuladas hasta la actualización, Estimate to complete son las unidades que quedan por gastar y At Completion Units son el total de las unidades que se estima serán empleadas hasta el final de la actividad. El campo Budgeted Units son las unidades de recurso del presupuesto; el campo At Completion será igual a Budgeted Units al inicio de la actividad. El campo Actual this Period Units hace referencia a las unidades de recurso empleadas entre actualizaciones. La actualización del uso de recursos se realiza en la pestaña Resources:

Al actualizar uno de los campos Actual Units o Actual This Period Units, el otro se actualiza de forma automática.

7.3. Steps

Cuando se controla el avance de actividades por hitos, P6 dispone de una medida equivalente llamada steps:

Para indicar el lapso en que se paralizarán las actividades, dar clic en el icono junto a las casilla Suspend (inicio de paralización) y Resume (final de la paralización) e indicar dichas fechas.

Colocar la cantidad de recursos empleados en el periodo en el campo Actual This Period.

La cantidad de recursos acumulada se ingresa en el campo Actual Units.

Para agregar hitos dar clic sobre el botón Add Indicar el peso de

cada uno de los hitos Indicar el porcentaje completado de cada hito



Por ejemplo, para el montaje de bombas se tienen 3 hitos que corresponden 10% al transporte, 50% al montaje y 40% a las pruebas. Si en una actividad se deben transportar 2 bombas y se ha transportado 1, se colocará 50% en el hito Transporte. Se pueden crear y almacenar plantillas con steps para asignarlos luego:

Se pueden crear plantillas de steps desde el menú Enterprise - Activity Steps Templates.

7.4. Configuración de Opciones de Recursos

P6 tiene varias opciones de configuración que afectan como maneja los cálculos de costos y recursos. Las principales se pueden establecer desde el entorno Projects y desde las preferencias de usuario en el menú Edit. Pestaña Calculation en el entorno Projects:

Para asignar, dar clic en Add from template y elegir una plantilla de la lista

Para que P6 reconozca los activity steps al momento de calcular el avance, marcar en la pestaña Calculactions del entorno Projects

Proyecciones de unidades y costos Add actual to remaining: Calcula el At Completion Units sumando las unidades reales (Actual Units) y la cantidad presupuestada que corresponde al % de avance restante de la actividad. Substract actual from at completion: Mantiene el At Completion Units y calcula las cantidades restantes por diferencia con la cantidad real (Actual Units)

Estima un valor real para las unidades y los costos cuando se actualiza el % de avance

Relaciona las unidades reales para calcular los costos reales.



User Preferences en el menú Edit

7.5. Efecto del Tipo de Actividades en el Cálculo de Recursos

El tipo de duración que se haya asignado a una actividad determina como cambian las variables cuando P6 hace los cálculos relacionados con recursos.

Unidades de recurso = (Unidades / tiempo) x duración de actividad

Units = (Units/time) x duration

La siguiente tabla resume los efectos en los cálculos de recursos:

Tipo de Duración Cambio de Units

Cambio en duración

Cambio en Units/ Time

Duration & Units constantes


Cambio en Units/Time

Cambio en Units

Duration & Units/Time constantes


Cambio en Units Cambio en Units

Units constantes

Cambio en duración

Cambio en Units/Time

Cambio en duración

Units/Time constantes

Cambio en duración

Cambio en Units Cambio en duración

Iguala el estimado final al presupuesto para todas aquellas actividades que no hayan iniciado

Marcar para que al asignar recursos nuevos a una actividad en marcha, se conserven los registros hasta la fecha en vez de recalcular todo lo asignado anteriormente.



Esto básicamente se desprende la relación existente entre los metrados del proyecto y los rendimientos previstos para una actividad:

Haciendo un reordenamiento de la ecuación antes mencionada

Cantidad de recurso requerido para completar una tarea

Ratio de consumo del recurso

Duración de la actividad definida al momento de declararla



8. Cambios al Cronograma

8.1. Actualización del Programa (Schedule)

Con el estado del proyecto correctamente actualizado, se comienza a programar los cambios a la planificación. Esta etapa es similar a elaborar la planificación inicial e implica:

Agregar y disgregar actividades.

Cambiar fechas, duraciones y relaciones lógicas de actividades.

Asignar nuevos recursos o modificar la cantidad de recursos asignados a las actividades.

Existe sin embargo un efecto que considerar cuando la sucesora de una actividad inicia antes de lo que determina la lógica del diagrama de redes:

Para anular este tipo de resultados, debemos cambiar las opciones del comando Schedule:

Por defecto se mantiene el final que resultaría de mantener la lógica de la red, esto genera vacios en las barras.

En la ventana del comando Schedule, dar clic sobre el botón Options

En el formulario Schedule Options, cambiar Retained Logic por Progress Override. El efecto al recalcular el cronograma es la eliminación de esos vacios generados en las barras



8.2. Almacenar la Información del Periodo (Store Period Performance)

Para mantener un registro del avance ingresado en cada periodo de actualización el Primavera dispone del comando Store Period Performance. Cuando no se emplea Store Period Performance la cantidad de recursos empleada se distribuye uniformemente durante la duración de la actividad, en vez de registrar la cantidad empleada en cada periodo.

Una vez definidos los Financial Periods se puede almacenar el avance y los recursos usados hasta esa fecha de corte.

Para mantener registros de los periodos, debe crearse primero un equivalente financiero. Para ello ingresar al menú Admin y dar clic en Financial Periods

Dar clic en Add en el formulario que aparece y luego indicar las fechas del nuevo periodo. De preferencia el periodo debe coincidir con los periodos de actualización de avance

Ir al menú Tools y dar clic sobre Store Period Performance



La información almacenada está disponible en las vistas Activity Usage Spreasheet y Activity Usage Profile pero no es empleada por defecto. Para configurar la vista Activity Usage Spreasheet:

Para configurar la vista Activity Usage Profile:

Indicar a que periodo corresponde la información que se almacenará Almacenar con Store Now

Al seleccionar campos para la tabla, emplear aquellos de la lista Financial Period Value.

Marcar la casilla para usar la información almacenada en los periodos financieros.



El efecto en la curva S es claro:

8.3. Actualización del Baseline

Cuando se hayan producido cambios en la programación, se crea un nuevo baseline de la misma manera que se creó el baseline original. Pero si se desean hacer sólo algunos cambios a un baseline existente, empleamos la opción Update.

Para ingresar al formulario de actualización de baselines ir al menú Project - Maintain Baselines

Como un proyecto puede tener varios baselines, seleccionar de la lista aquel que se actualizará.

Con un baseline seleccionado, dar clic en el botón Update



Por defecto se actualizan todas las actividades, pero se puede aplicar un filtro para seleccionar actividades según un criterio

Para incluir actividades nuevas y eliminar aquellas eliminadas, marcar estas checkboxes

Para actualizar aquellas actividades que ya existían en el baseline, marcar este checkbox. El botón update options abre un nuevo formulario.

Marcar los checkboxes con la información que se desea actualizar en el baseline para actividades existentes



9. Emisión del Cronograma

9.1. Resumen del Cronograma

Con frecuencia es necesario mostrar el Cronograma de manera resumida, podemos lograrlo activando la opción desde el comando Group and Sort:

Otra manera de obtener cronogramas resumidos es seleccionar un nivel específico al cual se quiere el resumen:

Asegurarse que la casilla de Show Summaries Only esté marcada. El resultado se muestra líneas abajo

En el menú View, clic en el comando Collapse to. En el formulario que aparece, indicar a qué nivel se quiere resumir el cronograma.

Usando los botones de colapsar y expandir se puede resumir niveles específicos



9.2. Imprimir

Para establecer la presentación de una impresión de un cronograma de P6 se usan las opciones disponibles desde la vista de Presentación Preliminar:

Las opciones de impresión están disponibles desde los botones de la barra de herramientas, principalmente en la opción Page Setup:

Para ingresar a la vista de Presentación Preliminar, ir al menú File - Print Preview o con

el botón de la barra de herramientas

En la pestaña Page se define:

La orientación

La escala, que puede ser un porcentaje (Adjust to % normal size), ajustar a un número de páginas horizontales y verticales (Fit to x pages Wide by Y pages tall) o ajustar la escala de tiempo a un número de páginas horizontales (Fit timescale to X pages Wide)

El tamaño del papel



En la pestaña Header se define el diseño para el encabezado:

En la pestaña Margins se establecen los márgenes:

Indicar el número de secciones para el encabezado

Indicar en cuales páginas se mostrará el encabezado

Agregar la información que se mostrará en cada sección. Se pueden insertar campos predeterminados (nombre del proyecto por ejemplo) desde la lista en la parte inferior del formulario



En la pestaña Footer se define el diseño para el recuadro al pie de página. Para crear el diseño se procede de la misma manera que para el encabezado:

En la pestaña Options se establece que información del cronograma se mostrará:

Indicar el tipo de contenido para las secciones. Puede ser una leyenda, una imagen, texto o una caja de revisiones

Indicar en el inicio y fin del periodo que se mostrará en la sección del Diagrama de Barras.

Marcar el contenido que se desea aparezca en la impresión. Se puede elegir que no se muestre la sección del Diagrama de Barras o que no se muestre la tabla con los detalles de las actividades.



Finalmente, para imprimir el cronograma ir al menú File - Print



10. Utilitarios

10.1. Exportar Archivos

Al igual que en versiones anteriores, P6 permite migrar la información del proyecto hacia otros formatos:

Mantiene compatibilidad con P3 al permitir exportar hacia esta versión.

Se puede exportar a una Hoja de Cálculo de Excel, aunque se ha perdido la compatibilidad con archivos WK1.

Si se tiene MS Project instalado, permite exportar archivos a formato MPP

Adicionalmente se puede exportar un proyecto completo como un solo archivo de extensión XER.

Dependiendo del tipo de archivo las opciones pueden variar un poco Para archivos tipo XER:

Antes de iniciar el proceso de exportación se debe tener el proyecto abierto

Para exportar un proyecto, ir al menú File y dar clic sobre Export. Se abre el formulario para exportar los archivos

Elegir en qué tipo de archivo se exportará el proyecto y dar clic sobre Next

Seleccionar si se importará el proyecto completo o sólo los recursos o roles



Para archivos tipo XLS:

Marcar el proyecto a exportar de entre los proyectos abiertos

Designar una ruta y un nombre para el archivo a exportar. Para terminar dar clic sobre Finish.

Marcar el tipo de información que se exportará. Para cada casilla marcada se creará una hoja distinta en el libro de Excel al que se exporte

Seleccionar el proyecto a exportar



Cuando se modifica o se agrega una plantilla, es necesario indicar que columnas aparecerán en la hoja del Libro de Excel

Seleccionar una plantilla para el archivo de Excel

Para agregar o modificar una plantilla usar los botones inferiores del cuadro

Asignar nombre a la plantilla Para cada tipo de información que se haya elegido exportar, se puede crear un juego diferente de campos a mostrar

Añadir de la lista de campos disponibles (izquierda) aquellos que se mostraran a la lista de campos seleccionados (derecha)



10.2. Importar Archivos

Para importar archivos hacia el P6, se repite un proceso similar al de exportación.

Al igual que las exportaciones, la secuencia dependerá del tipo de archivo.

Designar una ruta y un nombre para el archivo a exportar Para terminar dar clic sobre Finish

Acceder al menú File y dar clic sobre Import. Se abre el formulario donde se indica el tipo de archivo a importar



Para archivos tipo XER:

Para archivos tipo XLS:

Nuevamente, se indica primero que tipo de información se importará Luego se especifica cuál archivo XER se importará

En la ventana de Opciones de importación, se debe elegir que acción se realizará con el archivo a importar

Estas acciones pueden ser principalmente:

Crear un nuevo proyecto con el archivo

Actualizar un proyecto existente (en este caso se indica que proyecto se actualizará en el campo Import to)

Primero se indica cuál archivo XLS se importará



Luego se especifica qué tipo de información se importará.

En la ventana de Opciones se indica que archivo se actualizará, dado que es la única opción disponible para archivos XLS

Se recomienda hacer pruebas importando y exportando proyectos de ensayo con pocas actividades y recursos.

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