UNIDAD 7. LA LOGÍSTICA Antes de comenzar, es importante que definamos el concepto de “logística” como: el conjunto de medios y métodos establecidos previamente, necesarios para llevar a cabo la gestión y la planificación de las actividades de compras, producción, traslado, almacenaje y distribución, controlando el flujo eficiente y efectivo de materiales, con el objeto de satisfacer de manera adecuada la demanda de consumidores y/o usuarios. LA CALENDARIZACIÓN GRÁFICO O DIAGRAMA DE GANTT El diagrama de Gantt es una popular herramienta gráfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre las diferentes actividades, la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. Desde su introducción los diagramas de Gantt se han convertido en una herramienta básica en la dirección de proyectos de todo tipo, con la finalidad de representar las diferentes fases, tareas y actividades programadas como parte de un proyecto o para mostrar una línea de tiempo en las diferentes actividades. Este tipo de gráfico lo utilizamos durante la etapa de producción ya que es la mejor manera de visualizar, a lo largo del tiempo, como se desarrollará cada acción planificada, el tiempo que insumirá cada una, como se sucederán las mismas y como incide cada una en la realización de otras. Esto nos permitirá además reaccionar rápidamente e implementar las soluciones necesarias en el caso de desvíos en los tiempos establecidos, a causa de sucesos imprevistos. Es una excelente herramienta de chequeo de acciones, ya que tendremos la enumeración completa de todo lo que habrá que realizar durante la etapa de producción. Además, se puede estipular, dentro de la misma, quien es la persona responsable de la coordinación y concreción de cada acción en particular. Esto servirá para que todos los que estén involucrados en diferentes actividades puedan saber quién lleva adelante cada una y entender de quienes pueden depender aquellas que están relaciones y/o encadenadas a sus funciones. La acción final de todo Gantt es la fecha del evento en sí mismo. Ésta, dentro de la grilla, es conveniente marcarla en un color sobresaliente para evitar confusiones y dar a entender que es la única “inamovible”. Es el conocido como el “día D”. En dirección de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y final de las diferentes unidades mínimas de trabajo, los grupos de tareas (llamados summary elements en la imagen) o las dependencias entre unidades mínimas de trabajo (no mostradas en la imagen). Dependiendo del tiempo total de producción y/o de las acciones a desarrollar, estos gráficos pueden implementarse con grillas mensuales, semanales o diarias. Algunos aspectos a tener en cuenta para su implementación: Esta herramienta será realizada por el OPR. El OPR distribuirá una copia impresa a cada uno de los asistentes de la organización general, que tengan participación activa durante el período de producción. El archivo de realización solo lo tendrá el OPR En caso de desvíos en los tiempos establecidos o de adición de nuevas

acciones, solo podrá ser modificada por el OPR, para evitar inconvenientes y que cada uno cuente con información diferente. Ante cada modificación realizada, el OPR deberá entregar nuevamente esta planilla a cada uno y corroborar que la anterior sea desestimada. No hacerlo puede causar graves perjuicios. El OPR debe controlar que cada acción comience y finalice en los tiempos marcados. El hecho de haber delegado la acción no garantiza su correcto cumplimiento. Es nuestra función y responsabilidad seguir el desarrollo de todo lo planificado. Si alguna acción finalizó antes del tiempo estipulado, es conveniente hace el corrimiento de las acciones encadenadas. El tiempo es uno de los valores más preciados de nuestra actividad y perderlo innecesariamente sería un gran error. Solemos entregar una copia también al cliente. CRONOGRAMA Es un esquema que muestra la secuencia que lleva a cabo un proceso. Para crear un cronograma de proyecto se necesita tener una estructura de descomposición del trabajo a realizar, una estimación de esfuerzo para cada tarea y una lista del recurso con la disponibilidad de cada uno. La razón de esto es que un cronograma en sí mismo es una estimación: cada fecha u horario en él se estima, y si no se realizan las actividades programadas por parte de la gente asignada a dicha tarea, el cronograma será inexacto. Esta herramienta es indispensable para la correcta realización de un evento y es por ello que la utilizamos durante toda la ejecución, ya que es la única manera de poder llevar un control fehaciente de que llegamos en tiempo y forma con la concreción de todo lo planeado y, además, nos permite detectar todo tipo de desviaciones y actuar en consecuencia para su reencauce. La función primordial de éstos es asignar responsabilidades a quienes integran la empresa organizadora de eventos y cada uno de los proveedores participantes del evento. Además son de gran ayuda para hacer un seguimiento paso a paso de las tareas y el cumplimiento de las mismas. Esta planilla se implementa para el armado, desarrollo y desarme del evento. Se debe realizar uno por cada rubro participante, para que tenga bien claro cada acción propia a realizar. Darle a cada persona más información que la correspondiente solo ocasiona confusión. La única que tendrá la información total y unificada será la del OPR. Algunos aspectos a tener en cuenta para su implementación: Su esquematización es por día y con horarios exactos. La separación por bloques será por horarios. Es decir: por segmento horario conveniente se establecerá todo lo que habrá que realizar Deberá incluir nombre de la persona que realizará la acción y cuáles serán las acciones a ejecutar por éste. Esta herramienta será realizada por el OPR El archivo de realización solo lo tendrá el OPR El OPR debe controlar la concreción en tiempo y forma de cada uno de los tiempos marcados. En caso de desvíos en los tiempos establecidos, los correctivos, cambios y/o ajustes de los mismos solo podrán ser implementados por el OPR, evitando así las órdenes y contraórdenes.

Ante cada modificación realizada, el OPR deberá avisar a quienes se vean afectados. No hacerlo causará graves perjuicios. Esta planilla es sumamente de trabajo y con alto detalle de logística. Por este motivo, no entregamos ni realizamos una para el cliente, pues contiene detalles que no son de su incumbencia. Para que esta herramienta sea efectiva se debe ser lo más explícito y concreto posible en el detalle de cada acción y contar con la suficiente confianza para poder delegar en los asistentes y colaboradores el seguimiento de las mismos. El día del evento, por ejemplo, en la mesa técnica van a estar trabajando muchos de los proveedores en conjunto (iluminación, sonido, video, entre otros) y ellos van a necesitar de esa información también, para tener en claro cuando es el momento exacto de ejecución de cada una de las acciones planificadas. Lo mismo pasará con el sector gastronómico, el coordinador de recepcionistas, la empresa de transporte encargada del traslado de invitados, agasajados y/o disertantes, Esto evitará que cada persona involucrada en el desarrollo del evento dependa pura y exclusivamente momento a momento de nosotros. Además, le dará capacidad de acción, ya que conocerá cuáles son sus responsabilidad y tareas específicas a realizar. AGENDA La palabra agenda es originalmente una palabra plural, un término latino para denotar las “acciones a ser acometidas”. Lo que hoy se conoce por una agenda es una lista de renglones individuales, cada uno de estos referidos originalmente como agendum. Hoy día, sin embargo, es común referirse a la lista en su totalidad como la agenda para la reunión. En reuniones de negocio, la agenda se puede conocer también como „‟las órdenes del día‟‟ o “programas”. La agenda se distribuye generalmente a los participantes antes de que dé comienzo la reunión, de modo que los asistentes estén enterados de los temas y/o actividades que se irán desarrollando. No es obligatorio hacerlo siempre, pues dependerá del tipo de evento a realizar. La agenda o programa del evento deberá tener como encabezado el motivo, la fecha, la hora de inicio y el lugar de la reunión y le sigue una serie de puntos que delinean el orden de la misma. Es conveniente que cada acción enumerada también incluye el horario de realización. Hay dos tipos de agendas: 1. Para los invitados: en esta solo se detallan acontecimientos o momentos que a éstos les conciernen y de los cuales serán partícipes. Por ej.: acreditación, horarios de diferentes disertaciones, cocktail de cierre, sorteos. Nunca mencionaremos las situaciones que queramos que sean sorpresa y tampoco aquellas que no podamos confirmar su concreción. Siempre es preferible sorprender con una actividad extra programática a no cumplir con una promesa hecha. 2. Para el cliente: esta agenda será más amplia que la entregada a los invitados, ya que contará con los momentos que dependan de su participación. En ésta se detallarán las acciones que impliquen su intervención, como ser: videos a emitir y el orden; bailes que deban iniciar; título de los discursos o disertaciones a impartir; nombres y momentos de quienes deben subir al estrado para entrega de diplomas, premios, medallas, regalos o recordatorios; oficio de brindis; realización de sorteos; entre otros. SISTEMA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

La Coordinación de RRPP es la responsable de los módulos de información antes, durante y después del evento. La base central del sistema es el Centro de Operaciones. También es necesario evaluar si es necesario automatizar la información y cuál es el mejor software para cada evento en particular. Anticiparse a las necesidades de información que requieren los participantes facilita la orientación y evita que todos pregunten lo mismo al personal encargado, como por ejemplo difundir las actividades diarios y establecer la modalidad para hacerlo (pizarra, banners, folletos, etc.). Es importante contar con un responsable de la Coordinación Técnica para dar información especializada a los participantes. Después de tener la reservación confirmada de un participante se le debe enviar información adicional a la del primer envío promocional: Biografías de los ponentes Información detallada de los diferentes programas de actividades Detalle de los menús Espectáculos contratados Mapas de la ciudad sede con ubicación del hotel y/o centro de convención Plano de distribución de módulos y salas en la locación Cuanto más grande sea el evento más necesaria es la implementación de un plan de comunicaciones, porque facilitará la labor de los responsables y manejo de los participantes. Se debe establecer un punto central para las comunicaciones y nombrar un responsable. El Centro de Operaciones se utiliza para estos efectos. La comunicación por handies o equipos de radio es muy eficiente y práctica, pero el Coordinador General debe decidir a quiénes del Comité Organizador se les proporcionará un equipo. SISTEMAS DE REGISTRO Todo el sistema de registro, de todos los participantes y de quienes intervienen en la realización del evento, es responsabilidad de la Coordinación de Administración. Cuando se elabora el diseño del folleto promocional y del material publicitario, se debe incluir en su contenido una cédula de inscripción al evento y una solicitud de hospedaje, en el caso de ofrecer este servicio. El proceso de registro empieza desde las primeras reservaciones telefónicas que hacen los participantes y cuando se reciben vía correo o mail, las cédulas de registro. La lista de reservaciones para inscribirse al evento es el primer documento para iniciar el registro antes del evento y facilitar los trámites a los participantes. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Se deben de seleccionar los canales de distribución más adecuados para hacer llegar cualquier tipo de documentos y se debe definir la documentación que se le mandará a cada grupo y establecer rutas, modalidad de envío y responsables de su entrega. Aunque actualmente mucha de la documentación se remite vía internet, se recomienda enviar por correo directo o mensajería la siguiente información: Los folletos promocionales La cédula de registro a la convención La solicitud de alojamiento La solicitud de precios de servicios adicionales El instructivo con el procedimiento y el formato para mandar las inscripciones y los pagos por correo El reglamento para la presentación de ponencias. En este se mencionan las fechas límites para la entrega de los trabajos, la extensión y el formato de presentación para

uniformar y facilitar su publicación en la memoria El reglamento y el contrato para participar en la exposición SISTEMA DE ALIMENTOS Y BEBIDAS Es importante que los organizadores y participantes conozcan las políticas y el procedimiento a seguir con el consumo de los alimentos y bebidas. En el caso de que se incluyan las bebidas se debe de llevar un control. Dependiendo del tipo de evento y la asistencia, hay que decidir su las comidas son por grupos o todos juntos, de tal forma que los participantes estén cómodos. Se puede contratar el desayuno o almuerzo, coffee-breaks, banquetes, cocktails, comidas y cenas. Los horarios de las comidas deben ser apropiados y flexibles. Es necesario definir el tipo de servicio que se solicitará en cada comida (tipo buffet de pie o de tres tiempos/pasos). En eventos internacionales hay que considerar el lugar de procedencia de los invitados y participantes, ya que los horarios para los alimentos son diferentes. El tamaño del salón debe ser acorde al número de comensales. Si el salón es muy grande se puede adecuar dividiéndolo con cortinas o biombos. Hay salones que ya están equipados para dividirse según las necesidades de los clientes. La decoración de los salones dependerá de la actividad que se realice y estará en función de: Forma y tamaño de las mesas y las sillas La distancia entre mesa y mesa El espacio para espectáculos El espacio para los grupos musicales Cuando una de las comidas se sirva a la intemperie y no se tenga una carpa, hay que tener un plan de emergencia en caso de lluvia o vientos fuertes. Para evitar largas filas en los bares de los hoteles se necesita tener cajas especiales con suficiente dinero en monedas pequeñas para efectos de cambio y facilitar y agilizar el pago. También se puede tener un sistema de boletos canjeables por bebidas, que se pueden distribuir con anticipación. Se debe prever que en algunas ciudades se necesitan permisos especiales para servir y vender bebidas alcohólicas. También se debe considerar que hay agrupaciones que prefieren no servir bebidas alcohólicas. En algunas actividades se tiene el servicio de bebidas, no alcohólicas, disponibles todo el tiempo y en otros depende de los horarios de trabajo. Es algunos hoteles o centro de convenciones se puede negociar que se incluya el servicio en la contratación de los salones. Cuando la locación no proporciona las bebidas alcohólicas o las provee la organización, se puede negociar pagar una cantidad fija por las botellas que se abran durante todo el evento, acción que en el medio se la conoce como descorche. Hay cinco aspectos importantes para hacer el plan de menús: El presupuesto disponible El tipo e instalaciones de la cocina El perfil de los comensales El tipo de evento Los conocimientos y la calidad de los gerentes de alimentos y los cocineros Hay que balancear los alimentos durante los días que dure el evento y adecuarlos al clima. Deben ser sencillos, nutritivos y de fácil digestión, para evitar problemas estomacales, que son más frecuentes en los eventos internacionales. Es necesario conocer con anticipación el número de comensales por cada comida que se sirva, ya que de esto depende la preparación del menú. Unas semanas antes de la inauguración se puede llevar a cabo una degustación de los alimentos que se pretenden servir durante los días del evento, para

confirmar o cambiar los menús. La degustación tiene tres propósitos: verificar la calidad de los alimentos y la funcionalidad de las vajillas y recipientes, así como la eficiencia del personal. SISTEMA DE TRANSPORTE La Coordinación General junto al área de Operaciones tienen la responsabilidad de seleccionar y contratar los medios de transporte, de pasaje y de carga necesarios, que serán diferentes para cada evento en particular. Planificar el sistema y la logística del transporte requiere de invertir tiempo durante varios meses antes del evento y debe estar organizada de manera impecable, ya que un sistema ineficiente ocasiona largas filas en hoteles y centros de convenciones y llegadas tarde de los participantes a las diferentes actividades. Tener coordinadores profesionales de tráfico de buses y un buen equipo de comunicación hace más eficiente el servicio. Se debe considerar el número de participantes para seleccionar y contratar el tipo de vehículos y su capacidad, para prestar un servicio eficiente en cada actividad, como por ejemplo para hacer recorridos turísticos para los acompañantes de los participantes, seguramente se requieran menos vehículos que para el traslado a la cena-baile de clausura. Coordinar las rutas de los micros con el contratista agiliza el servicio y facilita el trabajo. Es conveniente entregarle un programa detallado de las actividades y necesidades. Hay personal del Comité Organizador o ponentes que requieren el servicio antes de que empiecen las actividades o después de que terminen. Algunos indicadores para saber cuántas unidades se necesitan en cada locación son: - Tener un control de alojamiento, dividido en habitaciones singles, dobles, triples y cuádruples sirve para estimar las necesidades: La distancia entre cada hotel y lugar de reunión El tiempo en que suben y bajan los usuarios El número de autobuses que se pueden estacionar en el área del hotel y centro de convenciones. En algunas ciudades hay restricciones, lo que implica usar un mayor número de unidades La eficiencia del hotel para mover gente La capacidad y el número de ascensores disponibles al mismo tiempo El número de participantes que requieren el servicio en el mismo horario El número de acompañantes que sale en otro horario del hotel, por lo que habrá que prevenir esto en la logística Las rutas y sus itinerarios Una ruta puede abarcar varios hoteles y hay que considerar el tiempo que están en el autobús los primeros que lo abordaron. Hay eventos en donde el servicio se proporciona durante todo el día, reduciendo el número de unidades en las horas de menos usuarios, que generalmente es de 10.00 a 14.30 horas. Hay que elaborar una agenda de la frecuencia del servicio y los lugares para abordar. Señalizar las áreas para abordar los micros en los hoteles y centros de convenciones. Cada autobús debe tener en el parabrisas frontal un número que identifique la ruta así como la agrupación o evento a que pertenece para su fácil identificación. También se debe informar del procedimiento para el uso de este servicio a los participantes. Al término del evento, para trasladar a los participantes a las terminales de transporte hay que definir el procedimiento con la empresa de transporte. Para definir la cantidad de unidades y los horarios para este servicio, se pueden vender o dar boletos con fechas y horarios predefinidos.

SISTEMA DE SEÑALIZACIÓN Las señalizaciones colocadas estratégicamente ayudan a tener una buena organización. Hay que colocarlas en todos los exteriores e interiores posibles para evitar confusiones. Además deben de tener toda la información necesaria y el diseño adecuado para su fácil identificación. Se necesitan diferentes tipos de señalización para direccionar e informar sobre las actividades que se realicen durante el evento, así como para identificar algún módulo o inmueble. Una señal bien ubicada y elegante puede evitar muchas preguntas y confusiones. Las ubicaciones más comunes son: Área restringida Auditorio Aula magna Conferencistas y ponentes Congresistas Entrada exclusiva para organizadores Entrega de materiales Estacionamiento Exposición Flechas varias Informes Invitados especiales Mesas de registro Mesas de trabajo (número y tema de cada mesa) Sala de operaciones Sala de prensa Sanitarios hombres y mujeres Señalamientos indicando el tema que se va a tratar en cada mesa de trabajo Servicio Médico Servicios administrativos Servicios sanitarios Teléfono privado Transporte de congresistas Transporte de invitados especiales En algunos eventos hay que elaborar cartelería con los precios de servicios adicionales, la ubicación de algunos módulos de servicio, flechas con el nombre del evento o de alguna actividad en especial, etc. Es necesario elaborar una lista detallando los carteles necesarios, cantidades, tamaños, textos, materiales y ubicación. Los colores deben ser lo suficientemente contrastantes para lograr captar la atención. Para terminales de trasporte aéreo y terrestre se pueden utilizar señalamientos fluorescentes para las llegadas nocturnas y sobre todo si son carteles para exterior. En este tipo de lugares hay que tramitar los permisos correspondientes para su instalación. El Coordinador General y el de Operaciones deben definir el tiempo de anticipación para colocarlos en interiores y exteriores. Como se trata generalmente de eventos que duran más de un día, es conveniente realizar carteles de back-up, sobre todo para aquellos que estén ubicados en lugares que pueden ser dañados por la manipulación o efectos climáticos. SISTEMA DE SEGURIDAD Este tipo de eventos requiere implantar y coordinar el sistema de seguridad. El encargado del sistema de seguridad debe tener conocimientos y experiencia en la materia. La seguridad puede ser uno de los rubros más importantes en el presupuesto de una convención. Es recomendable tener personal propio de seguridad; en el caso de no ser posible, se puede contratar con una empresa privada o solicitar a la autoridad correspondiente este servicio. De cualquier forma, se debe coordinar con las autoridades de la localidad todo lo relacionado con el apoyo que pueden ofrecer, para la seguridad de los participantes. Solicitar cotizaciones requiere preparar un documento que indique las características generales del evento y las necesidades de seguridad, por ejemplo: cuántos participantes e invitados especiales se esperan, áreas comunes contratadas con el centro de convenciones y hoteles, salones de trabajo, etc. Debe cerciorarse que las propuestas de las empresas de seguridad incluyan

personal capacitado, estrategias, recomendaciones, experiencia en eventos similares y costos. Hay que tener cuidado, pues la mayor parte de las empresas de seguridad reclutan algunos de sus colaboradores, de un grupo de personas sin experiencia y el que tengan uniforme no implica que tengan conocimientos de cómo comportarse en situaciones difíciles. Hay que procurar contratar personal experimentado y de confianza para el evento. Una vez contratado, hay que hacer una inspección física con el representante de la empresa de seguridad, de los diferentes lugares en donde se vayan a llevar a cabo las actividades para definir la cantidad y perfil del personal necesario. Se necesitan planos con la distribución de cada lugar y en su caso de cada piso para poder elaborar una logística y un diagrama de flujo del personal de seguridad. El personal siempre debe tener un trato amable y diplomático con los participantes, inclusive en situaciones muy complejas. Además debe conocer: El programa y ubicación de los lugares sede y en donde se llevan a cabo las actividades Identificar el puesto que ocupan los miembros del Comité Organizador, reconociendo las credenciales identificatorias. Conocer la ubicación de los módulos de registro, información, orientación, quejas y servicios médicos Teléfonos de emergencia Estrategias de evacuación Hay algunas horas en donde entran y salen personal de mantenimiento, choferes, contratistas, técnicos, ponentes y participantes y puede generar confusión. Hay que definir estrategias de seguridad para estas situaciones también. Es muy importante conocer el sistema de seguridad del hotel y del centro de convenciones, porque permite hacer una mejor evaluación, así como verificar si cuenta con cámaras de seguridad en elevadores, vestíbulos, pasillos de acceso a las habitaciones las 24 horas. Parte de la seguridad consiste también en recomendar restaurantes, transportes con menor riesgo y cualquier otro tipo de lugares a los participantes. Los participantes deben de conocer el sistema de seguridad y se les debe dar los siguientes consejos: No dar su número de habitación a desconocidos o decirlo en voz alta en los pasillos En la habitación ver por la mirilla antes de abrir y tener la cadena siempre puesta Usar el valet parking Asegurar su equipaje con candados Siempre cerrar la puerta de balcones y terrazas Antes de salir de su lugar de residencia tener copia de sus identificaciones, tarjetas de crédito, pasaporte, licencias, seguros, ya que en caso de extravío es más fácil su recuperación. Dejar en las cajas de seguridad del alojamiento todos los documentos originales posibles y manejarse con copias de los mismos durante su estadía. Llevar siempre consigo una tarjeta del lugar donde se encuentra hospedado. Emergencias En el caso de alarmas por fuego, bombas o terremotos, hay que tener planes de evacuación y lugares seguros para los participantes. Es conveniente que la gente conozca la causa de la evacuación y estimar un tiempo para regresar a la normalidad de las actividades. Algunas veces se da un refrigerio para distender la situación. SIMULACROS O ENSAYOS Se deben efectuar simulacros de cada una de las actividades del programa general. Es recomendable que todos los integrantes de la coordinación participen en los ensayos ya que por sus funciones intervienen en la mayoría de las actividades. También es necesario definir

cuándo y cuántos simulacros se harán antes del evento. Pero no basta con ello, también se deben llevar a cabo simulacros con todo el comité organizador, los edecanes, personal de apoyo que se vaya a contratar, ya que permite conocer los diferentes lugares en donde se van a realizar las actividades programadas. Procedimiento: Citar al comité organizador, a los edecanes y al personal de apoyo en el lugar que se vaya a efectuar la primera actividad del evento Dividir el grupo de trabajo, con base en las comisiones previamente definidas Definir la ubicación física de cada uno de los participantes Es necesario estar coordinados y organizados en la entrega de cuartos, credenciales, materiales e instrucciones especiales durante el registro de los participantes, por lo que es muy importante hacer hincapié en esto durante el ensayo Hacer un simulacro por actividad programada La participación de los responsables del transporte es muy importante para el éxito del evento En el caso de que algo de lo planificado llegara a fallar se deben hacer simulacros con alternativas de acción previamente planeadas También se debe contemplar que durante el evento los organizadores tienen horarios para descansos y comidas. Es importante durante el simulacro tener los equipos y materiales que se van a utilizar durante el evento en cada una de las áreas y/o módulos, para que sea lo más real posible y poder prever posibles situaciones difíciles de resolver. También se puede hacer un ensayo del manejo de las preguntas y respuestas durante las ponencias magistrales y las mesas de trabajo. CAPACITACIÓN La capacitación enfocada a la productividad debe orientarse a contrarrestar problemas de organización y operación. Sus resultados se deben apreciar en la medida en que esos problemas no se presenten o se hayan superado rápidamente y en razón del costo-beneficio logrado en su aplicación. La capacitación es necesaria para consolidar y fortalecer la infraestructura del personal que conforma el grupo de organizadores. Además es uno de los medios más efectivos para generar, en el individuo, cambios de conducta en forma planificada y conforme a objetivos específicos. Permite incrementar conocimientos, desarrollar habilidades, modificar actitudes, ser más productivos y actualizar al personal. Hace al Comité Organizador más capaz, más competente y responsable. Es una herramienta que mejora la comunicación y la participación del personal durante el evento, y que el Coordinador General y los Coordinadores de Área deben proporcionar. Como parte de la capacitación, los ensayos a base de simulacros de las actividades más importantes del programa facilitan al personal y a los organizadores cumplir mejor con sus responsabilidades. SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO La coordinación de finanzas es la responsable de integrar las necesidades presupuestarias y financieras de cada una de las coordinaciones y llevar el control presupuestario. El control presupuestario tiene la finalidad de comparar los resultados obtenidos contra los esperados a través de cuatro etapas: 1. Establecimiento de normas o criterios de comparación 2. Operación del control para efectuar la comparación 3. Interpretar los resultados de la comparación 4. Tomar decisiones sobre los resultados obtenidos Hay que asignar a cada

actividad los recursos financieros suficientes para cubrir las necesidades que se requieran. Vigilar que se respeten las partidas presupuestarias programadas a fin de que los diferentes gastos puedan ser cubiertos. Es necesario resaltar que este control debe elaborarse acorde con los compromisos contraídos. En cualquier tipo de evento es indispensable elaborar un presupuesto de ingreso y egresos para que con base en lo económicamente posible, se elabore el programa general de trabajo para la realización exitosa del evento. De acuerdo con el monto de los fondos generados y presupuestarios que se tengan, se deben definir las prioridades en los gastos que haya que hacer. Los organizadores tienen que definir políticas para: El manejo de los fondos La aceptación de cheques Otorgar créditos y descuentos La forma y fechas de pago Poder pronosticar los ingresos por concepto de cuotas de inscripción es la base para elaborar el presupuesto preliminar. Hay que ser conservadores en el pronóstico de los posibles ingresos. Una de las políticas es la de depositar los ingresos diarios, antes, durante y después del evento. En el caso de existir cuentas por cobrar, se debe tener un programa de cobranzas. Es necesario programar las fechas de pago por cada proveedor y exigir los comprobantes fiscales correspondientes en cada transacción realizada. Periódicamente es necesario hacer arqueos de caja en los módulos en donde se maneja dinero. Elaborar un flujo de dinero no es sencillo, ya que existen muchas variables que pueden cambiar por diferentes razones, por ellos es aconsejable ser conservador en los diferentes pronósticos que se hagan. Hay que considerar las posibles desviaciones en la captación y egreso del dinero y tener previstas diferentes alternativas de acción. El flujo de dinero se puede elaborar por períodos, diario, semanal, mensual y anual. Los conceptos que generalmente se utilizan son los mismos del catálogo de cuentas para elaborar el presupuesto de ingresos y egresos. Los informes que se presenten deben ser claros, concretos y veraces. En algunos eventos se informa a los medios de comunicación sobre los resultados financieros, para ello se deben preparar suficientes copias de este documento. Hay que definir un programa de reuniones para presentar informes antes, durante y después del evento. Al final del evento se presenta un informe de resultados obtenidos a los organizadores o accionistas. CONVOCATORIA DE MEDIOS DE COMUNICACIÓN Dependiendo del tipo de evento se debe invitar a los representantes de los medios de comunicación de internacionales, nacionales, regionales, estatales y locales. Se debe elaborar un procedimiento y un programa para enviar las invitaciones y comunicados a los diferentes medios. Unos días antes del evento (prensa, radio, TV, internet, revistas) y supervisar la entrega de invitaciones y confirmaciones de asistencia de los medios convocados. Es recomendable que la entrega de invitaciones se haga directamente por miembros del Comité Organizador para confirmar y asegurar su concurrencia. Es necesario proporcionar todas las facilidades a los representantes de los medios que tienen cobertura nacional y local. En muchas ocasiones se les proporciona hospedaje, comidas y hasta trasporte aéreo y/o terrestre. En trato con éstos es muy delicado, por lo que se debe contar con personal con experiencia en la materia. También se deben entregar información sobre el evento a través de

diferentes documentos: boletines, programas de trabajo, discursos, ponencias, conclusiones, integrantes de los presidiums y listas de asistencia de personalidades. Recomendaciones generales: Organizar la convocatoria con suficiente antelación. Elegir un día y horario adecuados para la realización del evento al cual se convoque a la prensa. Salvo que una situación de coyuntura lo obligue, hay que evitar los fines de semana, feriados y momentos del día que colisionen con la rutina periodística, por ejemplo: el horario de cierre de los diarios o las primeras horas de la mañana. Chequear que ese día y horario no coincidan con otro evento que pueda involucrar a la misma masa de periodistas, o que por su importancia pueda opacar el nuestro. Elegir un lugar de fácil acceso. Y en el caso de que la conferencia forme parte de una visita a una planta industrial, alejada del ámbito laboral de los periodistas, también hay que prever su traslado y posterior regreso. Y si se los invita a un lugar aún más distante y por varios días, se debe resolver cómo y dónde alojarlos. En ese sentido, los alcances del convite deberán ser muy claros. Por ejemplo, si incluye o no llamados de larga distancia, a fin de evitar posteriores problemas. Preparar el material de prensa a distribuir el día del evento, que suele ser más completo que el que habitualmente se envía a las redacciones. Por lo general, se trata de una carpeta con información detallada y fotografías, todo en papel con su correspondiente identificación al dorso y en CD ROM. Prever algún obsequio para los asistentes, que puede estar asociados a lo que se va a presentar o anunciar (merchandising con logo) o, si los recursos lo permiten, tratar de innovar y destacarse con opciones creativas y de alto impacto. Lo que no conviene es hacer regalos diferenciados según la importancia del medio, porque se estaría creando un conflicto innecesario. Convocar a los medios al menos con una semana de antelación. Lo más usual es hacerlo por correo tradicional o vía e-mail. Y como buena parte de los invitados suele no asistir, la convocatoria tiene que ser masiva, dentro del segmento de medios con que se está trabajando, según el tema tratado. Si se trata de una presentación de magnitud, evaluar la posibilidad de implementar un sistema de acreditación previa. Sobre todo, si la capacidad del lugar es limitada. En ese caso, hay que avisar a los periodistas dónde deben retirar las credenciales o, en su defecto, consultar dónde hay que enviárselas. Cinco días antes del evento, comenzar a chequear quiénes van a concurrir, sobre todo, si la invitación incluye algún tipo de servicio gastronómico (desayuno, almuerzo, cocktail, etc.) Saber qué van a decir él o los oradores, asesorarlos sobre cómo transmitir el mensaje y conocer o preparar cualquier otro tipo de material que se vaya a presentar durante el evento: videos, gráficos, presentaciones en Power Point, etc. Posteriormente, ofrecer una copia de las declaraciones. Evaluar la posible contratación de un locutor para la presentación de los conferencistas y el correcto desarrollo del proceso de preguntas y respuestas, o si va a llevar a cabo esta tarea el propio agente de prensa. Encargar la realización de carteles que identifiquen a cada uno de los oradores (name-tags o personificadores) Encargar carteles con el nombre y logo de la firma convocante y supervisar su correcta ubicación detrás de los oradores a fin de que se vean en las tomas de los reporteros gráficos. Señalizar

correctamente, desde la entrada de calle, en que salones se va a desarrollar el encuentro y el servicio gastronómico, en caso de estar previsto. Realizar todas las pruebas técnicas necesarias, previas al inicio del encuentro. Contar con suficiente cantidad de toma corrientes para camarógrafos e iluminadores a los costados de la sala o al fondo de la misma. Ante los ojos de la prensa, el agente es el responsable de la convocatoria y del correcto desarrollo de todo el evento, quien trabaja bajo las directivas de la Coordinación de Comercialización y Difusión, que cuenta además con la colaboración de la Coordinación de Relaciones Públicas e Información. Para las presentaciones destinadas a la prensa en forma exclusiva, se aconseja comenzar cuando estén completas tres cuartas partes de la sala, aunque la demora nunca debe ser mayor a los 30 minutos, de la hora de convocatoria fijada. Se considera que una convocatoria es exitosa cuando asiste al menos el 50% de los invitados y la mayor parte de los medios más importantes, pero no sólo hay que tener en cuenta la concurrencia, sino la calidad de los medios presentes. A los medios que confirmen su presencia y que por algún motivo no asistieron, hay que hacerles llegar el material distribuido, una reseña de lo dicho por los oradores y fotos del evento, dentro de las 24 horas siguientes.