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UNIDAD 7DISEÑO DE PÁGINA

Configurar página

Cuando estamos escribiendo en un documento Word es como si lo hiciéramos en una hoja de papelque luego puede ser impresa. Por lo tanto, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgeneslos cuales no podemos sobrepasar.

Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurarpágina, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Márgenes, Orientación, Saltosde página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones.

Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados que se puedenutilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos márgenes es correcto para el documento que estárealizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opción Márgenes Personalizados.

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También se puede modificar el tamaño de la hoja, en la cual saldrá impreso el documento. Al hacerclic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en losmárgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Mástamaños de papel.

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En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los cm.deseados en cada campo.

Superior: debemos indicar la distancia entre el borde superior de la página y la primera líneadel documento.

Inferior: indicaremos la distancia entre la última línea del documento y el borde inferior de lapágina.

Izquierdo: introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la página y el principio delas líneas del documento.

Derecho: indicaremos la distancia entre el borde derecho de la página y el final de las líneasdel documento.

Encuadernación. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las páginas paraencuadernar un libro.

Posición del margen interno. Posición del margen interno, normalmente se refiere al margende encuadernación.

Orientación. Aquí indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal(también llamada apaisada).

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Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenessimétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones lavista previa te mostrará claramente en que consisten.

En la parte derecha de la pantalla Tenemos la Vista previa que nos dará una idea bastanteaproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página.

Si pulsamos el botón Predeterminar, Los valores actuales serán los que se utilicen en losnuevos documentos que creemos.

En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. ytambién la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de una.En la pestaña Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Hemos dicho que fuerade los márgenes no se puede escribir, pero hay una excepción, los encabezados y pies de página seescriben en la zona de los márgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página, debemostenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes.

Los encabezados y pies de página son un texto, generalmente de una o dos líneas, que se repite entodas las páginas, donde se suele indicar cosas como el título del documento, el autor, etc. Losveremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si vamos a utilizar encabezados o piesde página deberemos ir a la pestaña Diseño y en ese cuadro de diálogo rellenaremos los camposcorrespondientes:

Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y laprimera línea del encabezado.

Pie de página: diremos los cm. que deben quedar entre la última línea del pie de página y el bordeinferior de la página.

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Una vez fijados todos los parámetros que acabamos de ver para apreciar el efecto global de losmárgenes en nuestro documento debemos pasar a vista de Diseño de impresión.Esta imagen es un ejemplo de vista Diseño de impresión de una página con encabezado y pie depágina.

Podemos observar como en las reglas horizontal y vertical hay una zona más oscura que indica eltamaño de los márgenes.También se puede ver como la línea del encabezado queda dentro de la zona del margen superior, y lalínea del pie de página queda dentro del margen inferior.

Desde esta vista también se pueden modificar los márgenes. Para modificar el margen superior bastacolocar el cursor en la regla vertical justo donde acaba la zona más oscura que identifica el margen, ycuando el cursor tome la forma de una doble flecha, hacer clic y arrastrar hasta la nueva posición delmargen.

Para el resto de los márgenes repetir la operación, pero poner especial cuidado en el margen izquierdopara no mover los iconos de sangrías que están también en la misma zona.

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Encabezados y pies de página

Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es útilpara escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha,etc.

El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contenerlos números de página.

Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie depágina o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar.

Se mostrará una nueva pestaña:

Observa como ha aparecido una línea punteada con el rótulo Encabezado, el cursor se ha situadodentro, y también se ha abierto la pestaña Herramientas para encabezado y pie de página, que contienelos iconos con todas las opciones disponibles.

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Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertarnúmeros de página, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver acontinuación. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremoshaciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la ventana.Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa.

Veamos más botones de esta barra.

Insertar Propiedades. Al hacer clic en Elementos rápidos y luego en Propiedad, se abre una listadespegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre él. En ocasiones estaopción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un sólo clic el autor, la página y lafecha.

Insertar una imagen guardada en el disco (foto).

Insertar imágenes prediseñadas.

Inserta la fecha y/o la hora en el formato que se seleccione.

En la pestaña Diseño también encontraremos el siguiente grupo de opciones:

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Primera página diferente. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y pie diferentepara la primera página. Esta opción está pensada por ejemplo, para cuando la primera página es laportada del documento y no conviene que aparezca el mismo encabezado o pie con el número de lapágina.

Páginas pares e impares diferentes. Si marcamos esta casilla podemos definir un encabezado y piediferente para las páginas pares e impares. Por ejemplo para imprimir el número de página se imprimea la izquierda en las páginas impares y en las páginas pares imprimirlo a la derecha.

Números de páginaCuando creamos un documento, Word numera correlativamente las páginas para poder referenciarlas,ese número es el que aparece en la parte izquierda de la barra de estado, pero este número de página noaparece en el documento

Si queremos que los números de página aparezcan en nuestro documento cuando lo imprimamosdeberemos insertarlos desde la pestaña Insertar, desplegando la opción Número de página y eligiendodónde queremos que aparezca el número.

Al seleccionar una ubicación se despliega una lista de formatos prediseñados para que elijamos el quemás nos guste.

También podemos insertar el número de página editando el encabezado o pie (según dónde queremoscolocar el número de página) y seleccionar la opción Número de página de la pestaña Diseño:

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Y seguir los mismos pasos que antes, para seleccionar la ubicación y formato del número de página.Existe una gran cantidad de formatos prediseñados asociados a cada ubicación, estos están organizadospor secciones para facilitarnos la localización del formato que buscamos.En la sección Simple tenemos números simples con diferentes alineaciones.En la sección Con formas, los números se escriben dentro de una forma, por ejemplo con cinta:

.

En la sección Número sin formato, tenemos los números de página a los cuales se les aplica algún tipo

de formato .

En la sección Página X, el número de página viene acompañado de la palabra Página o Pag, por

ejemplo .En la sección Pagina X de Y, se añade además el número total de páginas del documento, por ejemplo

.Los formatos predeterminados que aparecen en la lista desplegable asociada a cada ubicación puedenvariar de una ubicación a otra, la ubicación Final de página dispone de más formatos.Para ver los encabezados y pies de página en la pantalla de nuestro ordenador tenemos que estar enmodo vista Diseño de Impresión donde se ven en un tono más claro que el texto normal.

Una vez insertado el número de página podemos variar su formato con la opción Formato del númerode página.

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Al seleccionarla, se abre una ventana como la que se encuentra a continuación.

Al hacer clic sobre el triángulo del campo Formato de número se despliega una lista con posiblesformatos predeterminados para que seleccionemos el formato que más nos guste.Tenemos dos alternativas para indicar en qué número empezará la numeración de las páginas:

1.- Continuar desde la sección anterior (o empezar desde uno, si ésta es la primera sección).2.- Iniciar en el número que especifiquemos en la opción Iniciar en:

Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también podemos incluir el número delcapítulo junto con el de la página, marcando la casilla Incluir número de capítulo y seleccionando unformato.

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UNIDAD 8TABLAS

Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizaroperaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datosde una columna o para ordenar una lista de nombres.Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan ladistribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todoen la construcción de páginas Web para Internet.

Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando lastabulaciones u otros métodos. Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas ycolumnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos.

Creación de tablas

Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la pestaña Insertar, seleccionardentro de una cuadrícula las filas o columnas, definirla usando numeros para especificar cuantas filas ycolumnas se necesitan o dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro,

vamos a ver los tres.

Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaña Insertar y seleccionar el botón Tabla, allí semuestra una ventana con las tres opciones.

1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sería una celdade la misma.

2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla, este vínculo abre una ventana que permitedeterminar la cantidad de filas y columnas para la tabla.

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3. La tercer opción es usar el vínculo Dibujar Tabla, aquí se dimensiona la tabla dibujándola con elmouse

Cuando creas una tabla, Word 2007 te permite aplicarle directamente un estilo con un sólo clic paraello deberás seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaña Diseño, allí podrás seleccionaruno entre un amplio listado en la sección Estilos de tabla.

Mediante esta opción podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por ejemplo, Tablacon cuadrícula que es el que está marcado con un cuadro naranja en la imagen. Word aplicará lascaracterísticas del formato elegido a nuestra tabla.

El programa también te permite dibujar, y por lo tanto añadir, nuevos bordes a la tabla.De esta forma podrá tomar un aspecto mucho más parecido a lo que tengamos en mente.

Para ello hacer un clic en la pestaña Diseño selecciona el icono del lápiz que está a la izquierda,el cursor tomará la forma de un lápiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con eltamaño total de la tabla. A continuación dibujar las filas y columnas, como si lo hiciéramos con unlápiz.

Este método es más flexible a la hora de diseñar tablas irregulares, como la que se muestra en laimagen.

Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas

Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en ella. En términosgenerales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla.La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de las tablas, se puedeponer texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir párrafos y se pueden alinear de varias

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formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas demovimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal,pero además, hay algunas formas específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas quevamos a ver a continuación.

Desplazarse.

Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor.

Para desplazarse Presione las teclas

Una celda a laizquierda

MAY + TAB

Una celda a la derecha TAB

Una celda arriba flecha arriba

Una celda abajo flecha abajo

Al principio de la fila Alt + Inicio

Al final de la fila Alt + Fin

Al principio de lacolumna

Alt + AvPág

Al final de la columna Alt + RePág

Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila.

Seleccionar.Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando elcursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondrá en negro(vídeo inverso).Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome laforma de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedará en vídeoinverso.

Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda pero haciendo doble clic otambién colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic.También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrandoa lo largo de las celdas que queramos seleccionar.

Borrar.Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso(Backspace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar la tecla Suprimir. Al borrar una celda Wordnos preguntará sobre la forma de desplazar el resto de las columnas.

Modificar las tablasTeniendo seleccionada una tabla (o con el punto de inserción dentro de la tabla ), en la pestañaPresentación se activan los comandos que nos permiten modificar las características de la tabla y quevemos en la imagen de abajo. Vamos a enumerar los más interesantes.

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Insertar.Tenemos los comandos para insertar columnas a la derecha o a la izquierda de la columnaseleccionada. Para insertar filas en la parte superior o inferior de la fila seleccionada.

Y también para insertar celdas, en este caso se abrirá otra ventana para que decidamos cómo sedesplazan las otras celdas afectadas.

Eliminar.

Se desplegará esta iusta para que elijamos entre Eliminar Tabla, Eliminar Columna, Eliminar Fila oEliminar Celdas, en este último caso Word 2007 nos preguntará también cómo se desplazan las celdasafectadas.

Seleccionar.

Se despliega esta lista para que elijamos entre Seleccionar Tabla, Seleccionar Columna, SeleccionarFila o Seleccionar Celda.

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Dividir celdas.

Se abrirá esta ventana para que fijemos en cuántas columnas y filas queremos dividir la celdaseleccionada.Estos comandos también aparecen en el menú contextual de la tabla.

Herramientas de TablaPara abrir éstas herramientas, hacer clic sobre una celda de la tabla y nos encontramos con que debajo

de Herramientas de Tabla, aparecen dos pestañas nuevas Diseño y Presentación

. Observemos cómo se componen ambas pestañas.La pestaña Diseño muestra las herramientas que se observan a continuación.

Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Opciones de estilo de tabla, Estilos de tabla,Dibujar bordes.

La pestaña Presentación muestra un conjunto de herramientas de acceso directo,como el de la siguiente imagen.

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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Tabla, Filas y columnas, Combinar, Tamaño decelda, Alineación, Datos.

Vamos a ver las funciones más interesantes de éstas herramientas.

Dibujar Bordes

Lápiz. Como ya hemos visto, con este lápiz se pueden crear tablas dibujándolas con el ratón.

Borrador. Es el complemento del lápiz en la creación de tablas, ya que permite borrar laslíneas de la tabla. Basta colocarse en la línea a borrar y hacer clic.

Estilo de línea y grosor de línea. Con estas dos funciones podemos cambiarel estilo y el grosor de las líneas que forman la tabla. Seleccionar en la barra el estilo o el grosoradecuado e ir a la tabla para aplicarlo a las líneas que queramos.

Color de la pluma. Con este icono podemos dar color a los bordes de latabla, elegir el tipo de borde y rellenar las celdas con color.

Combinar

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Combinar y dividir celdas. El primer icono permite crear una única celdacombinando el contenido de las celdas seleccionadas. El segundo icono separa una celda en variasutilizando las marcas de párrafo como elemento separador, se abre una ventana para preguntarnos encuántas filas y columnas queremos dividir la celda seleccionada.

Dividir tabla. Al seleccionar una celda y luego hacer clic en el botón Dividir tabla,se puede lograr que la fila donde se encuentra esa celda y las filas de abajo, se transformen en unatabla nueva.

Alineación

Alinear. Permite alinear el texto dentro de las celdas de una de las nueve formas que semuestran en esta imagen. Previamente hay que seleccionar las celdas a las que se quiere aplicar laalineación.

Cambiar dirección del texto. El texto de las celdas seleccionadas se escribirá en laorientación que marca el icono, en este caso se escribirá hacia la derecha, es decir de forma normal.Haciendo clic en el botón, la orientación va cambiando de tres formas distintas, normal, hacia arriba yhacia abajo.

Tamaño

Distribuir uniformemente. Permiten distribuir el ancho de las filas y columnas uniformemente,de forma que todas las filas/columnas tengan el mismo ancho.

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Establecer alto y ancho de celdas. El primer botón permite establecer el alto para las filasseleccionadas (igual para todas). El segundo botón permite establecer el ancho para las columnasseleccionadas (igual para todas).

Autoajustar. Cambia el tamaño del ancho de columna automáticamente basado enel tamaño del texto. Puede establecer el ancho de tabla basado en el tamaño de ventana o convertirlopara utilizar anchos de columna fijos.

Estilo

Estilos visuales para la tabla. Word trae predeterminados varios estilosvisuales para aplicar a la tabla, sólo debes seleccionar la tabla y pasar el mouse sobre los estilos detabla y verás como cambia el formato de tu tabla, cuando encuentres el estilo deseado, simplementehaz clic sobre él para aplicarlo.

Sombreado y Bordes. De todos modos, si no deseas aplicar exactamente el formatodel estilo visual que aparece predeterminado, puedes modificarlo, ya sea aplicando un sombreadodistinto o cambiando los bordes, con los botones de Sombreado y Bordes.

Datos

Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascendente según sucontenido. Si las celdas contienen fechas o números lo tendrá en cuenta al ordenar.

Formula. Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultadoy pinchar en este icono, de forma automática se mostrará la fórmula de suma de todas las celdas queestén por encima (en la misma columna)

Posibles errores: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas ha de ser números. Si elcontenido no son números aparecerá un mensaje de error ("Final de fórmula inesperado")

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No obstante, esta función tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente" puesto que, porejemplo, si una columna contiene números en todas las celdas excepto en la primera (donde suele ir eltítulo de la columna) no se produce ningún error y la suma se realiza correctamente.También, si colocamos varios números dentro de una misma celda, separados por blancos, losconsiderará a todos al realizar las sumas.

A parte de la autosuma, se pueden hacer otras muchas operaciones en una tabla.Por ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas situadas a la izquierda, y también se puedeespecificar un formato concreto para visualizar los resultados, en el caso que vemos en esta figura, si elvalor es cero, aparecerá 0,00 y se pondrán los puntos para separar los miles y la coma para separar losdecimales.

Menú contextual de Tablas

Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre una tabla se abre el menú contextual de Tablascomo muestra esta imagen.Desde aquí podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos de ver en la barra deherramientas de Tablas y bordes, y también podemos acceder a Propiedades de tabla... donde

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encontraremos las distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla, así como la forma deestablecer márgenes y espaciado en las celdas:

Ajustar el texto alrededor de la tabla

Es posible decidir si queremos que el texto que rodee la tabla se ajuste a esta. Además se puede alinearla tabla a la izquierda, centrada y a la derecha. Podemos combinar estas posibilidades para obtener elajuste deseado.

¿Cómo se hace?. Seleccionar la celda, columna, fila o tabla sobre la que vamos a realizar el ajuste. Enla pestaña Prsentación de las Herramientas de Tabla, se encuentra el grupo de herramientas de accesodirecto Tabla, donde está el botón Propiedades.

Hacer clic en Propiedades y se abrirá la ventana que tenemos a la derecha. También se puede accedermediante el menú contextual de las tablas.Ahora basta pinchar en el icono adecuado según queramos el Ajuste de texto (Ninguno o Alrededor) ylo mismo con la Alineación que elijamos (Izquierda, Centro o Derecha).

Márgenes de celda

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Se puede definir el espacio que queremos que exista entre el borde de la celda y el texto ográficos que contiene. Se puede definir el margen superior, inferior, Izquierdo y derecho.

Con espacio entre

el texto y el borde

Abrir la ventana Propiedades de tabla como se explicó en el punto anterior, pinchar en el botónOpciones... y se abrirá esta ventana, en la que podremos indicar los márgenes deseados en lascorrespondientes casillas.

Espacio entre celdas (Cell spacing)En la misma ventana podemos marcar la casilla Permitir espaciado entre celdas, y dar los cm. deseparación.Esta opción nos permite diseñar las tablas con un espacio determinado de separación entre celdas.Equivale a hacer el borde más ancho.

Tabla con espacio

entre celdas

Más cosas

Word 2007 permite meter dentro de una celda otra tabla completa, es lo que se llama anidar tablas.También es posible arrastrar una tabla completa a otra zona de la página de forma muy sencilla.

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Cuando insertamos una imagen dentro de una celda que contiene texto podemos elegir entre variasformas de que el texto se ajuste a la imagen o gráfico.

Mover las tablas librementeYa podemos mover la tabla con el cursor, basta colocar el cursor en la esquina superior derecha de la

tabla y, cuando aparezca este icono , pinchar y arrastrar la tabla al lugar donde queramos.

Tablas anidadas

Esta opción nos permite crear una tabla dentro de otra. Es decir, dentro de una casilla podemos crearuna nueva tabla con sus propias características.Si eliminamos la tabla principal también desaparece la tabla anidada.También se pueden colocar dos tablas paralelas, una al lado de la otra.¿Cómo se hace? Simplemente hay que colocar el cursor en la celda que queramos e insertar otra tabla.

a1. Esta es la primera casilla ocelda de la tabla padre.

a2. Esta es la segunda celda de la tablapadre, que

b1. Casillas b2. de la b3. tabla

b4. anidada. b5 b6

contiene una tabla anidada con seis casillas.

a3. la tabla padre tiene cuatro a4 celdas de la a1 a la a4 y la tabla anidadaseis celdas dela b1 a la b6.

Ajuste de imágenes dentro de tablas

En Word97 era posible insertar imágenes en las celdas de las tablas pero no se permitía que el texto seajustase a la imagen. Ahora ya es posible ajustar el texto de varias formas.

¿Cómo se hace?

Seleccionar la celda en la que queremos insertar la imagen, en la pestaña Insertar, se encuentra elgrupo de herramientas Ilustraciones, allí seleccionar Imagen si se desea insertar una imagen guardadaen el ordenador o en alguna unidad de respaldo, Imágenes prediseñadas, SmartArt o Gráfico.Una vez insertada la imagen, seleccionarla y aparecerán las Herramientas de Imagen, dentro de lapestaña Formato.

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Contiene los grupos de herramientas de acceso directo: Ajustar, Estilos de imagen, Organizar,Tamaño.

Dentro de las herramientas Organizar se encuentra el botón Ajuste de texto, al hacer clic allí se abre unmenú desplegable con varias opciones. Observa la imagen de la derecha. Allí basta con elegir el estilode ajuste adecuado (Cuadrado, Estrecho, etc.).

Al seleccionar la opción Más opciones de diseño, veremos una ventana como esta en la que debemoselegir en la pestaña Ajuste del texto, veremos un cuadro de diálogo como el que ves a la derecha,

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elegir el Estilo de ajuste adecuado (En línea con el texto, Cuadrado, Estrecho, ...) y la Alineaciónhorizontal (Izquierda, Centrada, ...).

También podemos llegar a esta ventana haciendo clic sobre la imagen con el botón derecho del ratón yeligiendo Ajuste de texto, Diseño Avanzado.Aquí abajo vemos un ejemplo:

Convertir texto en tablas.

En ocasiones disponemos de datos con una determinada estructura que nos gustaría pasar a una tabla.Por ejemplo, tenemos una serie de datos organizados en columnas mediante tabulaciones.Word 2007 dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos de este tipo a tablas. Si los datosestán bien organizados la facilidad para pasarlos a tabla es sorprendente. Se pueden pasar tanto datosnuméricos como alfanuméricos.De forma similar también se pueden pasar los datos contenidos en una tabla a texto.

Convertir un texto en una tabla puede ser muy útil en ciertas ocasiones. Por ejemplo si tenemos datosantiguos escritos como texto con tabulaciones, como se muestra en esta imagen, puede interesarnosconvertirlos a una tabla para poder sumar columnas, obtener medias, etc.También puede interesarnos pasar los datos a tablas para aplicarles ciertos formatos, como bordes,colores, etc.

Para pasar un texto a una tabla debemos seleccionar el texto primero, luego ir a la pestaña Insertar,seleccionar Tabla y elegir Convertir texto en tabla..., como vemos en esta imagen, entonces se abrirá elcuadro de diálogo Convertir texto en tabla que vemos en la siguiente imagen.

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En este cuadro de diálogo Word nos presentará de qué manera va a convertir el texto en tabla. En estaimagen vemos el resultado para los datos del principio de esta página.Podemos comprobar como se van a crear 3 columnas y 5 filas y que para separar el texto se han usadoTabulaciones.

Estos datos han sido generados por Word de forma automática teniendo en cuenta el texto inicial.Nosotros hemos elegido para el Autoajuste, Autoajustar al contenido.Después de hacer clic en Aceptar se obtiene la tabla que se muestra en la siguiente imagen.

Como puede verse el resultado ha sido perfecto, tenemos una tabla que respeta la estructura de losdatos contenidos en el texto del que partíamos.Esto ha sido así porque los datos del texto inicial estaban bien separados por tabulaciones.En otras ocasiones los resultados pueden no ser tan perfectos. Para esos casos tenemos la posibilidadde cambiar el elemento que utiliza Word para realizar la conversión. Según tengamos estructurado eltexto inicial nos interesará utilizar como separador marcas de párrafo, punto y coma, tabulaciones oincluso cualquier otro carácter que elijamos.Si aún así no conseguimos que la conversión sea buena podemos modificar el texto inicial para insertaralgún carácter que separe un dato del siguiente, y luego utilizar ese carácter en el campo "Separar textoen". En general, siempre que los datos inciales tengan alguna estructura los resultados que se obtienenson bastante buenos.

Convertir una tabla en texto

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Se puede convertir una tabla en texto de forma similar a la que hemos visto.

Una vez seleccionada la tabla ir a la pestaña Diseño, seleccionar Convertir texto a y elegir Convertirtabla en texto..., aparecerá un cuadro de diálogo como el que vemos en esta imagen indicándonos elcarácter que va a utilizar como separador en el texto resultante. Si no nos parece adecuado podemosseleccionar otro carácter. Pulsar Aceptar y la tabla será convertida en texto, se insertará el carácterseparador elegido entre los datos de cada par de celdas.

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UNIDAD 9ESTILOS

Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal ventaja de utilizarestilos es que con un solo clic aplicamos varias características de formato a la vez.Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word2007, por ejemplo, el estilo Titulo 1 estácompuesto por tamaño de letra de 16 puntos, fuente "Arial", negrita y párrafo alineado a la izquierda.Pero, además, se pueden crear estilos personales, con las características de formato que deseemos.Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los títulos de nuestros documentos, otro estilopara escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo importante deltexto, etc. Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseño propio y nospermite trabajar más eficientemente.

Aplicar estilos

Para acceder a los Estilos podemos hacerlo desde la pestaña Inicio en el grupo de herramientas Estilo.Desde allí también se puede acceder al cuadro de diálogo Estilo.

Para acceder al cuadro de diálogo Estilo, hacer clic en el botón inicializador del cuadro de diálogoEstilo , que se encuentra en la parte inferior del grupo de herramientas Estilo (pestaña Inicio).En el grupo de herramientas, aparecen Estilos predeterminados que facilitan la tarea, simplementeselecciona el texto que deseas modificar y luego haz clic en el Estilo deseado. Si haces clic en el botón

, puedes ver la totalidad de estilos predefinidos.

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Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde el cuadro de diálogo Estilos sólo tienesque seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en el panel Estilos.Si haces clic en Borrar todo, el texto seleccionado volverá al estado original, es decir, sin ningún tipode formato.

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Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicará el estilo al texto queinsertemos partir de ese punto hasta que volvamos a cambiar el estilo.Los propios elementos de la lista muestran el estilo que representan, de esta forma se puede ver elefecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto, para ello hacer clic en el cuadro deverificación Mostrar vista previa.

El botón Inspector de Estilos abre un cuadro de diálogo que permite observar el estilo aplicadohaciendo clic sobre cualquier parte del texto.

Debajo puede observarse el botón Mostrar Formato ,

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En este panel se ven todos los elementos que componen el estilo, como el tipo de alineación, el tamañode la fuente, etc. También podemos ver los atributos referentes al Párrafo, como la alineación, nivel deesquema, etc.

Crear, modificar y borrar estilos

Crear un estilo

Para crear un estilo de una manera fácil lo mejor es definir el estilo en una parte de nuestro documento.Es decir, aplicar todas las características de formato que queremos que formen el nuevo estilo a untrozo del documento.

A continuación hacer clic en el botón Nuevo Estilo del panel Estilos, se abrirá el cuadro de diálogoCrear nuevo estilo a partir del formato, escribir el Nombre del nuevo estilo y pulsar Aceptar.El cuadro de diálogo permite cambiar algunas de las características del formato que tenenos definidohasta ese momento.

Por ejemplo, en la imagen puedes ver que el estilo que vamos a definir tiene fuente Arial, 16 pt,Cursiva y Centrado, si ahora quisiéramos añadir el estilo negrita no tendríamos más que hacer clic enel botón negrita.

Con lo que acabamos de explicar puedes comenzar a crear estilos, una vez hayas practicado un pococon las opciones básicas puedes entrar a ver las opciones más avanzadas de este cuadro de diálogocomo te explicamos en el punto siguiente a través de un tema avanzado.

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Si prefieres crear un estilo desde la barra de formato es todavía más fácil, sólo tienes que seleccionar eltexto que contiene el formato y escribir el Nombre del nuevo estilo en el Cuadro de estilos y pulsar latecla Intro.

Modificar un estilo

Para modificar un estilo debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres modificar, al hacerclic en el triángulo de la derecha se desplegará un menú con la opción Modificar..., como puedes veren la imagen de la derecha en la que hemos seleccionado el estilo aulaClic_nuevo. Se abrirá el cuadrode diálogo Modificar estilo que puedes ver en la imagen siguiente.

En este cuadro de diálogo puedes modificar las características del formato que desees, para ello tienesunos botones con los elementos del formato más usuales, como son el tipo de fuente, el tamaño,negrita, cursiva, subrayado, color de fuente, alineación, interlineado, sangrías, ...A continuación puedes ver la ventana con la vista previa del estilo. Cada modificación que hagas severá reflejada de forma inmediata en esta ventana, así podrás hacerte una idea del nuevo aspecto delestilo. Debajo de la ventana de la vista previa hay una línea donde están descritas todas lascaracterísticas del estilo. En el caso de la imagen el estilo tiene fuente verdana y negrita.

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Si quieres ver el resto de opciones de este cuadro de diálogo y del anterior, como son los cuadrosEstilo basado en, Estilo del párrafo siguiente, etc., visita este tema avanzado. El tema de estilos es unpoco más complicado que lo que habíamos visto hasta ahora en este curso de Word2007, por lo tantote recomendamos practicar primero los conceptos sencillos antes de empezar con los conceptosavanzados.

Propiedades de los EstilosAl crear y modificar estilos tenemos que rellenar un cuadro de diálogo con algunos cuadros y casillasde verificación que conviene explicar con un poco de detalle. Es lo que vamos a hacer en este temaavanzado.

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Conocer estas cuestiones nos puede ayudar a sacar más provecho de los estilos.

- Tipo de estilo.- Estilo basado en.- Estilo del párrafo siguiente.- Agregar a la lista de estilos rápidos.- Actualizar automáticamente.

Tipo de estilo.El cuadro Tipo de estilo admite cuatro valores: Párrafo, Carácter, Vinculado (párrafo y caracter), Tablay Lista.

El estilo de carácter afecta a caracteres. Y tiene definidas características como el tamaño de loscaracteres, si están en cursiva, etc. Un estilo de tipo carácter no puede contener características deformato párrafo, como la alineación, interlineado, etc. Por esto esas características están deshabilitadasen el cuadro de diálogo. Cada tipo de estilo se distingue de los otros por un símbolo que aparece detrásde su nombre. El tipo carácter tiene como símbolo una "a" subrayada como puedes ver en la imagen dela derecha para el estilo llamado "estilo_caracter".

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El estilo de párrafo. Puede contener todas las características del estilo carácter y además tambiéncaracterísticas del formato de párrafo, como interlineado, sangrías, etc.

El tipo párrafo tiene como símbolo que lo identifica este: , como puedes ver en la imagen de laderecha para el estilo llamado "estilo_parrafo".

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El estilo de lista. Se aplica a las listas y puede contener las características que ves en el cuadro dediálogo de la derecha, como el cuadro "Iniciar en" donde se indica el número o letra en que empezarála lista, fuente, estilo, sangrías, etc.El tipo lista tiene como símbolo que lo identifica un icono en forma de lista como puedes ver en laimagen anterior para el estilo llamado "estilo_lista".

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El estilo de tabla. Se aplica a las tablas y puede contener prácticamente todas las características delestilo carácter y además también características de las tablas como tipo de bordes, etc.El tipo tabla tiene como símbolo que lo identifica un icono en forma de cuadrícula, como puedes veren la imagen anterior para el estilo llamado "estilo_tabla".

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Estilo basado en Al definir un estilo podemos utilizar otro estilo para basarnos en él. De esta formael estilo tomará las características definidas para el estilo en el que nos basamos, más la nuevas queañadamos al definirlo. Esta posibilidad es muy útil ya que facilita definir varios estilos que sediferencian en pocos detalles ya que nos ahorramos definir muchas características.Según el tipo de estilo sea párrafo, carácter o tabla aparecerán unos estilos u otros en el cuadrodespegable "Estilo basado en".

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Estilo del párrafo siguienteEste cuadro solo está disponible para el tipo de estilo Párrafo.Permite definir el estilo que tendrá el párrafo siguiente al estilo que estamos definiendo. Es decir,cuando estemos aplicando el estilo y pulsemos la tecla INTRO dejará de aplicarse el estilo que hemosdefinido y se aplicará el que pongamos en "Estilo del párrafo siguiente". Esto se suele utilizar porejemplo en los títulos en los que el párrafo siguiente será del estilo normal.

Agregar a la lista de estilos rápidos.Si no marcas esta casilla el nuevo estilo sólo estará disponible en el documento actual, si la marcasestará disponible en todos los documentos que utilicen la plantilla actual.Si la plantilla actual es la plantilla Normal, el nuevo estilo estará disponible también en los nuevosdocumentos que se creen. Ya que los documentos nuevos se crean utilizando la plantilla Normal.Los documentos que existían antes de agregar a la plantilla no tendrán accesible el nuevo estilo, sóloestá accesible para los nuevos documentos. Si queremos que un documento tenga acceso a un estilocreado después debemos hacerlo con el Organizador.Te recomendamos ver qué es una plantilla en la unidad 10 para entender mejor este punto.

Actualizar automáticamente.Word vuelve a definir automáticamente el estilo cada vez que se modifique manualmente el estilo.Además aplica la modificación a todos los párrafos del documento actual que tengan ese estilo.

Borrar un estilo

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Para borrar un estilo debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres borrar, al hacer clic enel triángulo de la derecha se desplegará un menú con la opción Eliminar..., como puedes ver en laimagen de la derecha.Hay que tener en cuenta que al eliminar un estilo, desaparecerá el formato correspondiente de lospárrafos que tuvieran aplicado ese estilo.

Preferencias entre estilosLos estilos modifican el formato de un documento, pero también se puede modificar el formato deforma manual, sin aplicar estilos, como vimos en la unidad 5. Entonces, ¿Qué ocurre si un párrafo deun documento tiene aplicado un estilo y queremos aplicarle un formato manual?.Como hemos visto hay diferentes tipos de estilos, estilos creados por el usuario, predefinidos porWord, estilos de carácter, de párrafo, etc. ¿Cómo interactuan los diferentes tipos de estilos entre si?¿Qué preferencias existen cuando se aplican varios tipos de estilos sobre un documento?Planteado el tema así parece un poco dificultoso, pero en realidad no lo es, ya que se aplican unasnormas de sentido común que hace que en la mayoría de las ocasiones no haya ningún problema.Las normas generales son estas tres:

1. El formato que se aplica en último lugar tiene preferencia sobre los anteriores.2. Tiene preferencia el formato manual sobre los estilos.3. Tiene preferencia el formato carácter sobre el formato párrafo.

Pero, en ciertas ocasiones, pueden aparecer situaciones en las que se producen algunos conflictos querequieren un estudio más detallado.

Por ejemplo, imagina que tenemos un texto con formato de tipo párrafo que pone la letra en cursiva(además de otras características), si ahora a cierta palabra del texto le aplicamos un formato carácterque tiene la letra en cursiva (además de otras características) ¿Cuál será el resultado? Pues esa ciertapalabra del texto no quedará en tipo cursiva, sino en tipo normal. La razón es que Word interpreta queel estilo carácter pretende diferenciar una palabra del resto de texto, y como el resto del texto está encursiva, para que se diferencie la pone en estilo normal. Lo cual es bastante lógico.

Más sobre estilos

Ámbito de un estilo.Un aspecto importante al crear un estilo es saber en qué documentos estará visible. Es decir, cuándoaparece el estilo al desplegar el cuadro de estilos de la barra de formato o cuándo aparece en la lista delpanel de Estilos.

Como norma general un estilo sólo está visible en el documento en que se crea. Si marcamos la casillaDocumentos nuevos basados en esta plantilla estará visible en todos los documentos que se creen conesa plantilla. En cualquier caso, sólo está visible para los nuevos documentos no para los antiguos. Una

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forma de saltarte esta norma es con el Administrador, como verás más abajo. Otra forma es mostrartodos los estilos en el panel de Estilos.

El Organizador.Cada documento tiene asociados unos estilos disponibles en función de la plantilla a la que pertenece ysi se han creado nuevos estilos para él. Pero hay una herramienta que permite hacer que un documentotenga acceso a otros estilos. Esa herramienta se llama Administrador.El Administrador también permite ver todos los estilos que existen y decidir si hay estilos duplicados,si hace falta alguno nuevo, si hay que cambiar de nombre algún estilo, etc., es decir, como su propionombre indica ayuda a administrar los estilos.

Estilos.

Personalizar

El panel Estilos muestra los estilos disponibles para el documento abierto.Pero podemos personalizar los estilos que queremos ver, para ello, a la derecha del panel, haz clic enCambiar estilos y aparecerá un despegable.

En el recuadro Cambiar Estilos tienes una lista paraque selecciones los estilos que quieres que se vean.

La opción Estabecer como estilos rápidos predeterminados hace que el estilo elegido sea el inicial osea que está disponible para el documento actual.

Administrador de estilos

Como hemos dicho un estilo no está disponible en todos los documentos. Como norma general unestilo sólo está disponible en el documento en que se crea. Mediante el Administrador de estilospuedes llevar los estilos de una plantilla a un documento y viceversa.

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Para acceder al Administrador haces clic en el tercer botón de la ventana de vista previa de estilo, elque se muestra marcado con un cuadro rojo.

En el centro de la ventana se puede ver una lista con los nombres de todos los estilos disponibles.Con el botón Eliminar puedes borrar un estilo del lugar que lo hayas seleccionado.

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UNIDAD 10PLANTILLAS

Introducción

Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guardainternamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo el documento,así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página,cabeceras y pies de página. Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces undocumento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muyparecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección, el remitente, el asunto, etc.Una plantilla es un documento de Word 2007 con la característica de que el tipo de documento esplantilla de documento (.dotx)

La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal conlos datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que lapodemos utilizar cuantas veces queramos. Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx. Cada vez queabrimos un documento nuevo estamos utilizando la plantilla Normal.dotx.Word 2007 asigna la plantilla Normal.dotx automáticamente al crear un nuevo documento. Estaplantilla es la que contiene la información del tipo de letra, estilo, tamaño, etc. que tienen por defectolos documentos nuevos.

En unidades anteriores hemos visto como en algunos casos, por ejemplo, en el menú Formato deFuente, hay un botón llamado Predeterminar que hace que los cambios afecten a todos los documentosnuevos, esto se consigue modificando la plantilla Normal.dotx.Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero debemos abrirla, hacer los cambios que deseemos yposteriormente guardarla. Si por cualquier motivo hemos realizados demasiados cambios y no nosacordamos cómo estaba en su estado original podemos volver a tener la plantilla original borrándola,es decir eliminar el archivo Normal.dotx de nuestro disco duro. La próxima vez que abramos Wordcon un documento nuevo se creará automáticamente.

Word 2007 dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc. vamos aaprender a utilizarlas y posteriormente veremos cómo podemos modificarlas para adaptarlas a nuestrasnecesidades, y también cómo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.También se pueden crear plantillas basadas en formularios de introducción de datos con controles máscomplejos, los veremos en el tema Compartir documentos.

Utilización de las plantillas de Word

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Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento Nuevo desde el botón Office , comopuedes ver en esta imagen.

Si lo hacemos de la primera forma se abrirá el panel Nuevo documento que puedes ver en esta imagen.

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El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas más habituales cuando estamoscreando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo documentoa partir de otro ya existente. También nos permite crear un documento nuevo a partir de una plantilla,que es lo que vamos a ver a continuación.Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora de elegir una plantilla:

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Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opción accedemos al sitio web de Microsoft dóndehay varias plantillas que se pueden utilizar, desde esta página Web podemos descargarnos las plantillasque deseemos.Plantillas instaladas, es la opción que permite abrir las plantillas disponibles en el disco duro delordenador.Destacado te permite elegir entre las plantillas más usadas en el ordenador.Mis plantillas, donde apareceran las que hayamos creado.

Este cuadro de diálogo nos muestra las plantillas disponibles sobre el tema Carta elegante. Hacer dobleclic en la plantilla que nos interese.Asegurarse que está marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo, puesto queahora queremos crear un documento de Word utilizando la plantilla, y no deseamos modificar laplantilla.

Veremos un documento como el que observas en la siguiente imagen, en el que tendremos quesustituir los nombres genéricos de la plantilla como Compañia por el nombre que deseemos, y escribirlos datos adecuados en los lugares donde dice Haga clic aquí y escriba....

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Así conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos, como puedes ver en la imagensiguiente. Ahora sólo nos quedaría guardarlo como haríamos con cualquier otro documento y laplantilla quedaría en su estado original. De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantosdocumentos como deseemos sin tener que preocuparnos de mantener la plantilla inicial.

Modificar plantillasVamos a ver cómo se pueden modificar plantillas ya existentes, así podremos modificar tanto lasplantillas proporcionadas por Word 2007 como las que creemos nosotros a partir de documentos Word2007, como veremos en el punto siguiente. Para modificar una plantilla primero hay que abrirla, paraello desde el Botón Office elegir Nuevo y seleccionar Plantillas instaladas, de la misma forma quehemos visto en el punto anterior. Se abrirá un cuadro de diálogo como éste.

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Seleccionar la categoría donde se encuentre la plantilla a modificar, por ejemplo, Fax Profesional.Si no dispones de esa plantilla, puedes utilizar otra parecida. Ahora, en la parte inferior derecha, en lazona titulada Crear nuevo, hacer clic donde dice Plantilla, así una vez modificada la plantilla, laguardará como plantilla y no como documento Word.

Haremos clic en Crear y se abrirá la plantilla Fax profesional (tendrá el diseño que ya vimos en elpunto anterior).

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Sobre esa plantilla podremos hacer todas las modificaciones en el diseño que queramos. Por ejemplo,sustituiremos Compañía por el nombre de nuestra organización, así ya no tendremos que introducirlocada vez. También cambiaremos el tamaño y el tipo de letra de "Fax", etc.Al final obtendremos nuestro propio diseño, como muestra esta imagen. Ahora sólo nos quedaríaguardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos aparecerá un cuadro dediálogo como el que vemos a continuación.

Observar dos cosas importantes.

Automáticamente Word 2007 nos ha colocado en la carpeta Plantillas, que es la carpeta donde seguardan las plantillas creadas por los usuarios.Hay que guardarla en esta carpeta para que luego aparezcan en la pestaña General cuando queramosabrir una plantilla.

El campo Guardar como tipo está rellenado con Plantilla de Word 2007. Esto es así porqueanteriormente, al abrir la plantilla, elegimos Plantilla en el campo Crear nuevo.Sólo nos queda darle otro nombre a la plantilla (si queremos conservar la plantilla original) y hacer clicen Guardar. Ya tenemos nuestra propia plantilla para mandar faxes.

Para utilizarla haremos lo que vimos en el punto anterior y comprobaremos como nuestra nuevaplantilla, Fax_aulaclic, ya aparece para utilizarla normalmente en la opción Mis Plantillas.

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Nota: La carpeta Plantilla puede estar situada en distintos sitios según el sistema operativo y lainstalación de Word 2007.

Por ejemplo, para Windows98 puede estar en C:/Archivos de programa/Microsoft Office/Plantillas oC:\Windows\Application data\Microsoft\Plantillas y para WindowsXP en C:/Documents andSettings/"usuario"/Datos de programa/Microsoft/Plantillas sustituyendo "usuario" por el usuario decada sistema.

Crear plantillas a partir de documentos Word 2007

Las plantillas y los documentos Word 2007 se diferencian esencialmente en que son distintos tipos dedocumentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word 2007 podemos crear una plantillasimplemente cambiándole el tipo de documento.Así pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2007 tendremos que:

Diseñar el documento Word 2007.Modificar el documento Word 2007 para darle el aspecto de una plantilla. Aquí, podríamos incluircampos del estilo "Haga clic aquí..." , aunque no es necesario que una plantilla contenga estos campos.Por supuesto, también podemos partir de un nuevo documento en blanco para diseñar nuestra plantilla.

Guardar como plantilla.Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo de documento seleccionar Plantilla de documento. Como yavimos en el punto anterior, automáticamente Word 2007 nos colocará en la carpeta Plantillas. Darle elnombre a la plantilla y hacer clic en Aceptar, a partir de ese momento podremos utilizar nuestraplantilla desde la carpeta General.Si guardamos la plantilla en otra carpeta que no sea Plantillas, no veremos la nueva plantilla junto conel resto de las plantillas al hacer clic en Plantillas generales.

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Elementos que se guardan en una plantilla.Como hemos ido viendo en esta unidad en una plantilla se guarda un documento base con todas suscaracterísticas de formato, pero hay otras cosas que también se guardan en la plantilla. Los estilos quese definan en una plantilla se guardarán con ella.

Si modificamos las barras de herramientas, añadiendo o quitando iconos estas modificaciones tambiénse guardarán en la plantilla.

Si creamos o modificamos entradas de Autotexto también se almacenarán en la plantilla.Lo mismo sucede con las macros y otros elementos que no hemos visto en este curso.

Es decir, en una plantilla se guarda un entorno de trabajo de Word 2007. De ahí la potencia de lasplantillas para trabajar de modo más eficiente con Word 2007.Temas

Un tema es el resultado de unificar todos los elementos utilizados en el documento con respecto aldiseño y combinaciones de colores. Un tema simplifica la creación de documentos profesionales biendiseñados, para mostrarlos en Word 2007, en el correo electrónico o en el Web.Cuando se aplica un tema a un documento, Word 2007 personaliza los siguientes elementos: vínculos,colores o gráficos de fondo, estilos de cuerpo y estilos de título, listas, líneas horizontales, colores dehipervínculos y colores de los bordes de las tablas. Se personalizan las listas de uno y varios niveles.Para cambiar rápidamente el aspecto de estos elementos, puede cambiar el tema.

A diferencia de una plantilla, un tema no incluye elementos de Autotexto, barras de herramientaspersonalizadas, macros, configuraciones de menú o teclas de método abreviado.También se pueden seleccionar opciones para aplicar colores más brillantes a texto y gráficos, animardeterminados gráficos del tema o aplicar un fondo a su documento. Para ver la animación de gráficosdel tema, muestre la página Web en un explorador Web.

Para utilizar un tema en nuestro documento debemos acceder a la pestaña Diseño de Página y hacerclic sobre el botón Temas:

A continuación nos aparece una pantalla donde podemos escoger un tema de entre una lista bastanteamplia. En muchas ocasiones puede que necesitemos otro tema diferente a lo que nos muestra lapantalla de predeterminados, para eso podemos hacer clic en Más temas en Office OnlineCuando tengamos seleccionado el tema que nos interesa pulsamos sobre él y ya podremos redactar eldocumento y utilizar los estilos, imágenes de fondo, etc del tema.

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UNIDAD 11IMÁGENES Y GRÁFICOS

IntroducciónHoy en día un documento para que sea considerado como un buen documento debe incluir, siempreque sea necesario, gráficos o imágenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet.Un excelente procesador de textos como es Word2007 no podía dejar de tener en cuenta que la imagencada vez está más integrada con el texto. Cada nueva versión del programa incorpora mejoras en esteaspecto como vamos a ir viendo.

En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos, vamos a enumerar estos diferentes tipospara saber a que nos referimos con cada término a lo largo del resto de este tema. Podríamos clasificarlos elementos gráficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imágenesy gráficos:

IMÁGENES.

Imágenes vectoriales o prediseñadas. Imágenes prediseñadas procedentes de las librerías queWord tiene organizadas por temas. Estas imágenes están construidas utilizando vectores, lo quepermite hacerlas más grandes o pequeñas sin pérdida de resolución. También se pueden desagrupar enlos elementos que las forman, introducir cambios y volverlas a agrupar. En realidad, podríamosconsiderar estas imágenes como un conjunto de objetos gráficos. Los gráficos creados con lasherramientas de Word para dibujar también son imágenes vectoriales.

Imágenes no vectoriales o de mapa de bits. Imágenes fotográficas procedentes de cámarasdigitales, de Internet, de programas como Photoshop, Fireworks, PaintShopPro, etc. Suelen ser de tipoJPG o GIF. Sobre estas imágenes se pueden realizar algunas operaciones como cambiar el tamaño, elbrillo,..., pero no se pueden desagrupar en los elementos que las forman. Están formadas por puntos opixels que tienen cada uno un color y una posición pero no están relacionados unos con otros. Estasimágenes admiten cambios de tamaños, pero en ocasiones, si las reducimos y posteriormenteintentamos ampliarlas de nuevo pueden perder resolución. Cuando hablemos de imágenes, en general,nos estaremos refiriendo a este tipo de imágenes no vectoriales.

GRÁFICOS.

Dibujos creados con Word. Mediante autoformas, líneas, rectángulos, elipses, etc.

WordArt. Rótulos disponibles de una galería que se pueden personalizar con diversas opciones.

SmartArt. Representación de datos en forma de organigramas.

Gráficos. Representación de datos en forma gráfica.

Hay algunos objetos más que podrían ampliar esta relación, como el sonido y los vídeos digitales,aunque esto lo trataremos en la próxima ampliación de este curso.Sobre las imágenes y los gráficos pueden realizarse multitud de operaciones, como mover, copiar,cambiar el tamaño, variar la intensidad, etc. Para ello disponemos de varias pestañas que vamos a irviendo a continuación, fundamentalmente la pestaña Formato para las imágenes y las pestañas Diseño

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y Presentación para los gráficos. Con todos estos elementos no hay excusa para no diseñar documentosWord con una componente gráfica atractiva.

Tipos de archivos gráficosExisten multitud de formatos gráficos, vamos a explicar brevemente las características de los másutilizados. Un formato gráfico se identifica por el tipo de archivo, y se reconoce por la extensión delarchivo, por ejemplo un archivo llamado motocicleta.jpg tiene extensión o tipo jpg.

Imágenes no vectoriales o de mapa de bits.

JPG o JPEG. Es un formato que permite distintos niveles de compresión. Se utiliza mucho enInternet, sobre todo para imágenes fotográficas con muchos tonos.

GIF. Es el más utilizado en Internet, permite una buena compresión con imágenes de pocostonos, tipo iconos y botones. También permite crear gráficos animados.

BMP. No admite compresión por lo que estas imágenes ocupan mucho espacio. Se utiliza, porejemplo, en la imagen tapiz de Windows.

PNG. Moderno formato que permite compresión.

Imágenes vectoriales o prediseñadas.

WMF. Formato de las imágenes prediseñadas de Word.

Otros tipos de archivos son: MOV y AVI para los archivos de vídeo digital. WAV y MP3 para los desonido.

IMÁGENES. Insertar imágenes

Al hacer clic en la pestaña Insertar aparecerá una sección con estas opciones.Vamos a ver ahora cómo insertar imágenes prediseñadas y desde archivo, en los puntos siguientesveremos el resto de las opciones.

Imágenes prediseñadas.

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Si hacemos clic en Imágenes prediseñadas aparece el panel lateral de Imágenes prediseñadas, quepuedes ver en esta imagen de al lado. En el cuadro Buscar introduciremos las palabras que describan loque buscamos, si lo dejamos en blanco, aparecerán todas la imágenes disponibles.Por ejemplo al escribir "motocicleta" aparecen la imágenes que tengan relación con ese concepto,como puedes ver en la imagen de más a la derecha. Para insertar una imagen en el documento bastahacer clic sobre ella.

También tenemos el cuadro Buscar en que nos permite indicar en donde se realizará la búsqueda, porejemplo, en Mis colecciones, en Colecciones de Office o en Colecciones web.En el cuadro Los resultados deben ser podemos elegir entre imágenes, fotografías, películas o sonidos;también podemos elegir dentro de cada uno de estos grupos unos tipos más concretos, por ejemplo,podemos decir que queremos fotografías de tipo JPG.

Al realizar búsquedas de imágenes puede que el sistema solicite que insertes el disco de Word2007para copiar la imagen a tu disco duro.

Insertar imágenes prediseñadas.

Haz clic en el botón Imágenes prediseñadas de la pestaña Insertar. Verás el panel Imágenesprediseñadas.

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En el cuadro de Buscar puedes introducir las palabras que quieres buscar pero también puedes buscarpor temas de la siguiente forma: en el cuadro Buscar en haz clic en Colecciones seleccionadas y seabrirán tres posibilidades, Mis colecciones, Colecciones de Office y Colecciones Web.Para ver los temas o categorías de cada una de ellas haz clic en el símbolo + y se expandirá el árbol decategorías. Por ejemplo, en la imagen de al lado hemos expandido el árbol de Colecciones de Office.Inicialmente todas la categorías aparecen con la casilla marcada, pero puedes dejar marcadas sólo lasque te interesen.

En nuestro caso hemos marcado la categoría Académico y hemos obtenido las imágenes que ves enesta imagen. Si quieres que se amplie la zona donde están las imágenes haz clic en el icono que haydebajo de donde dice Resultados. También tienes las barras de desplazamiento para recorrer todas lasimágenes de la categoría.

Si colocas el cursor encima de una imagen aparecerá un triángulo a la derecha, si haces clic sobre él seabrirá un menú como el que ves en esta imagen.

Este menú te permite hacer diferentes cosas con la imagen que tienes seleccionada. Las opciones másutilizadas son Insertar que pega la imagen en el documento Word; y Copiar que copia la imagen alportapapeles, más tarde puedes pegarla en el documento.También hay otras opciones para eliminar la imagen de la Galería multimedia, Copiar la imagen a otracolección, editar las palabras clave, etc.

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También se pueden traer imágenes desde Internet con la opción Imágenes prediseñadas de OfficeOnline.

Imágenes y gráficos.

Insertar desde la Galeria multimedía

La galería multimedia contiene todas las imágenes prediseñadas (clips) tanto de Microsoft como lasnuestras. Desde el panel Imágenes prediseñadas podemos acceder a opciones para organizar nuestrosclips o buscar más imágenes en Internet, en la página de Microsoft.Veamos primero la opción Organizar clips...Si no tienes el panel abierto ábrelo desde la pestaña Insertar y seleccionando Imágenes prediseñadas.

Si hacemos clic en Organizar clips... aparecerá un cuadro de diálogo similar al que ves en la siguienteimagen inferior.

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Los clips están organizados en colecciones temáticas.

En este cuadro tenemos disponibles las diferentes colecciones de la galería de Microsoft.En la parte izquierda hay una lista de carpetas, en forma de árbol que puede expandirse y contraerse,con las carpetas de nuestro ordenador que contienen elementos multimedia.

En la parte de la derecha puedes ver las miniaturas con las imágenes que contiene la carpetaseleccionada.

En la carpeta Colecciones de Office están las diferentes carpetas con los elementos multimedia deMicrosoft organizadas por temas.

Desde la carpeta Mis colecciones (no se ve en la imagen) podemos acceder a los elementos multimediaque hemos ido grabando en nuestro disco duro y que no tienen porque ser de Microsoft.En la barra de herramientas también tenemos un botón para Buscar..., que funciona igual que el quehay el panel de Insertar imágenes prediseñadas.

En realidad este cuadro de diálogo es otra forma de hacer lo mismo que ya vimos desde el citado panelpero presentado de forma un poco diferente.

Si no encontramos la imagen que se adapte a nuestras necesidades podemos buscar más imágenes en laGalería multimedia en línea (o Imágenes prediseñadas de Office Online).

Insertar desde la Galeria multimedía en líneaMicrosoft proporciona gran cantidad de imágenes en la galería multimedia pero podemos acceder amás imágenes a través de Internet, con la ventaja de que estas imágenes pueden estar actualizadas alminuto. Por supuesto, necesitarás una conexión a Internet para usar este servicio.Haz clic en el botón Imágenes prediseñadas. Verás el panel Imágenes prediseñadas.

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En la parte inferior si hacemos clic en Imágenes prediseñadas de Office Online abrirá el navegadorWeb y entrará directamente en la web de Microsoft, en una página similar a la que ves en la siguienteimagen:En la página principal tenemos el Clip del día, cada día nos ofrece un Clip distinto para descargar.

En la parte superior tenemos un recuadro para introducir el término que deseamos buscar, podemosindicar qué tipo de medios queremos buscar, imagen, fotografía, sonido, etc.Por ejemplo, vamos a realizar una búsqueda por la palabra clave Playa que introducimos en el cuadroGalería de imágenes y pulsamos Intro o hacemos clic con el ratón sobre el botón Buscar.

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Esta es la primera página de 17. Debajo de cada imagen hay una casilla que marcaremos si queremosañadir el clip a nuestra cesta de descarga.

En la zona inferior de la página principal tenemos todas las categorías de imágenes de las que sedispone.

De esta forma se pueden explorar las imágenes por temas, tenemos una clasificación bastante extensade grupos de imágenes como vemos más abajo.

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Desde archivo.Se abrirá una ventana similar a la que se nos muestra cuando queremos Abrir un documento Word, yque ya conocemos. En la parte derecha muestra la vista previa de la imagen seleccionada.

Manipular imágenesPara modificar una imagen primero hay que seleccionarla posicionándose sobre ella y haciendo clic, laimagen quedará enmarcada por unos pequeños círculos.Una vez seleccionada podremos manipularla selecionando la pestaña Formato:

Para modificar el tamaño, situar el cursor en las esquinas de la imagen y cuando cambie de forma auna doble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño.Aunque también puedes hacerlo utilizando las opciones diponibles en la sección Tamaño de estapestaña:

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Incluso puedes recortar una zona de la imagen para desechar el resto, para ello haz clic en Recortar, seactivará el modo de recorte.Coloca el cursor en las esquinas de la imagen, haz clic y arrastralo hast ala posición que deseasenmarcar. Verás que de este modo puedes conseguir extraer una zona de la imagen.Haz clic de nuevo en Recortar para salir del modo de recorte.En cualquier momento puedes recuperar zonas de la imagen inicial haciendo más amplia la zona derecorte utilizando de nuevo la herramienta Recortar.

Mediante esta pestaña podrás acceder a otras muchas opciones, veamoslas:

Brillo. Sirve para aumentar o disminuir el brillo de la imagen.

Contraste. Permite aumentar o disminuir el contraste de la imagen.

Volver a colorear. Permite aplicar un filtro de color sobre la imagen. En este desplegabletambién encontrarás la opción Color transparente para hacer transparente un color a escoger enimágenes con determinados formatos de imagen (como por ejemplo JPG).

Comprimir imágenes. Permite reducir el peso de las imágenes del archivo completo (o sololas seleccionadas) para que ocupen menos espacio en disco.

Restablecer imagen. Después de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios decolor y brillo, podemos volver a la imagen original mediante este botón.

Posición. Ajusta la imagen respecto a la página de varias formas, tal y como se puede ver en losiconos de la ventana.

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Ajuste del texto: Ajusta la imagen respecto del texto que la rodea de varias formas, tal y como sepuede ver en los iconos de esta ventana.

Traer al frente. Muestra la imagen seleccionada sobre los objetos que se encuentren en sumismo nivel.

Enviar al fondo. Muestra la imagen seleccionada bajo los objetos que se encuentren en sumismo nivel.

Alinear. Alinea o distribuye varios objetos según la opción que se escoja.

Agrupar. Agrupa diferentes objetos para poder trabajar con ellos como si fuese uno solo.

Girar. Muestra un menú con diferentes opciones de giro y volteo aplicables a la imagen.

Desde estas opcoines podrás aplicar diversos estilos a tu imagen, además de poder añadirle uncontorno o enmarcarla en determinada forma.Utiliza los Estilos predeterminados para añadir mayor vistosidad al resultado final.

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Una vez seleccionado el archivo que queremos importar pulsaremos el botón Insertar y la imagen secopiará en nuestro documento.

Insertar imagen vinculada. Si hacemos clic en el triángulo que hay al lado del botón Insertar,aparecerá la opción Vincular al archivo de forma que cuando se produzcan cambios en el archivoorigen, éstos se verán reflejados en el documento Word. En realidad, la imagen no se copia en eldocumento Word, sino que se inserta una referencia al lugar donde está la imagen, si borramos laimagen también desaparecerá del documento Word.

Insertar Formas y dibujarDispone de herramientas que nos permiten realizar nuestros propios dibujos.Si no eres muy hábil dibujando con el ratón, no te preocupes, mediante las Formas dispondrás demultitud de formas listas para usar que te permitirán realizar esquemas, diagramas de flujo, y otrosmuchos gráficos.

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Y si te gusta realizar tus propios dibujos también dispones de rectas, curvas ajustables y dibujo a manoalzada para que tu imaginación se ponga a trabajar.

Al hacer clic en el menú Formas aparecerá el listado de todas las formas disponibles en el programa.Selecciona la que más te guste y haz clic sobre ella, enseguida podrás volver a la hoja de calculo yestablecer el tamaño que tendrá la forma.Para ello haz clic en una zona de la hoja y sin soltar el ratón arrástralo hasta ocupar toda la zona quequieres que tome la forma.

Añadir texto a los gráficos

Se puede añadir texto a un dibujo mediante el botón Cuadro de texto de la pestaña Formato,deberemos hacer clic y arrastrar para dibujar el cuadro de texto en la zona en la que queremos insertarel texto, y a continuación insertar el texto.

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Otra forma más cómoda de añadir texto en el interior de un gráfico es haciendo clic en el gráfico con elbotón derecho del ratón, para que aparezca el menú contextual, elegir la opción Modificar texto yautomáticamente nos creará el cuadro de texto ajustándolo al espacio disponible en el gráfico.Aquí tienes un ejemplo de un dibujo con texto.

Modificar gráficos

Los gráficos y formas, admiten multitud de modificaciones como giros y cambios de tamaño yproporciones. Para modificar un gráfico lo primero que hay que hacer es seleccionarlo, para ello hacerclic sobre él y aparecerán unos puntos de control a su alrededor.

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Para modificar el tamaño, situar el cursor en los puntos de control y, cuando cambie de forma a unadoble flecha, hacer clic y arrastrarlo para conseguir el nuevo tamaño. Aquí vemos el resultado dearrastrar hacia la derecha.

Para mantener la proporción mantener pulsada la tecla MAYÚSCULAS mientras se arrastra desde unade las esquinas. Como se puede ver en esta imagen que se ha hecho un poco más grande que laoriginal.

Algunos gráficos también tienen un rombo amarillo que sirve para distorsionar o cambiar la forma delgráfico. En este caso un triangulo isósceles se ha convertido en escaleno.

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Para girar el gráfico, seleccionarlo y hacer clic sobre el circulo verde que vemos en la parte superiorcentral de la imágen, y mover el ratón para hacer girar el objeto, para acabar el proceso dejamos depresionar el ratón.

También se pueden cambiar los colores de las líneas, el color de relleno, añadir efectos de sombra y3D, ... Estas modificaciones se pueden realizar a partir de la pestaña Formato.Con estos iconos de la barra de dibujo se pueden realizar muchas de las acciones que ya vimos para lasimagenes, además de estilos rápidos y de forma.

En esta imagen se ha aplicado color verde degradado de fondo, color azul del contorno, grosor de 3ptos. y tipo de contorno discontinuo.

Insertar WordArt

Mediante WordArt se pueden crear títulos y rótulos dentro de nuestra hoja de cálculo. Sólo tenemosque introducir o seleccionar el texto al que queremos aplicarle un estilo de WordArt yautomáticamente Word creará un objeto gráfico WordArt.

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Una vez hemos aplicado WordArt a un texto, dejamos de tener texto y pasamos a tener un gráfico, estoquiere decir que, por ejemplo, el corrector ortográfico no detectará un error en un texto WordArt, ytambién que el texto WordArt seguirá las reglas de alineación de los gráficos.

Para iniciar WordArt hacemos clic en el botón WordArt de la pestaña Insertar.

Al hacer clic sobre el icono aparecerá un listado con la Galería de WordArt como la que vemos aquí.Haciendo clic seleccionaremos el tipo de letra que más nos guste.

A continuación se mostrará el texto en la hoja de cálculo dispuesto para ser modificado.Si hemos seleccionado texto previamente no será necesario teclearlo ya que aparecerá ya escrito.También podemos elegir la fuente, el tamaño y el estilo del texto desde las pestañas Inicio y Formato.

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Insertar gráficos de Excel

Word 2007 utiliza Excel para representar información numérica en forma gráfica.Para insertar un gráfico ir a la pestaña Insertar, y hacer clic en el botón Gráfico.Aparecerá un cuadro de diálogo desde donde podrás seleccionar el tipo de gráfico que quieres insertar.Selecciona uno de los de la lista y pulsa Aceptar.Aparecerá un gráfico similar a este y la cuadrícula (Hoja de datos) que vemos en la siguiente imagen.

Para introducir valores en la hoja de datos, bastará hacer clic en cada casilla e introducir nuevos datos,desplazarse por las casillas de igual modo que en las Tablas de Word. El gráfico se dibujaautomáticamente a partir de los datos introducidos.

Podemos modificar el tipo de gráfico, mediante el icono Tipo de gráfico , que aparece enla pestaña Diseño, cuando hacemos clic en un gráfico.

También aparece la pestaña Presentación desde la que podrás indicar muchos de las opciones depresentación del gráfico, como sus ejes, leyenda, títulos, etiquetas, etc...

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Desde la pestaña Formato que hemos visto anteriormente podremos establecer el estilo y visulaizacióndel gráfico tanto globalmente como de cada uno de sus componentes.

Insertar imágenes desde InternetMuchas de las imágenes que vemos en Internet se pueden copiar a un documento Word de la formasiguiente.Hacer clic con el botón derecho del ratón en la imagen que queremos traer de Internet, se abrirá unaventana con una opción similar a Guardar imagen como... (dependiendo del navegador que utilices)que nos permitirá grabar dicha imagen en un fichero de nuestro disco duro. A partir de ese momentopodemos insertarla como se explica en el punto insertar imágenes desde archivo.En los navegadores más modernos al colocar el cursor sobre una imagen aparecen estos iconos

en una esquina de la imagen, si haces clic en el icono del disquete aparecerá el mismomenú Guardar imagen como... a que hacíamos referencia anteriormente.

Insertar imágenes desde el portapapelesDesde otro programa, por ejemplo, Paint o Photoshop, podemos copiar una imagen en el portapapeles,al volver a Word, bastará hacer clic en el icono Pegar, para copiarla desde el portapapeles.

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UNIDAD 12IMPRESIÓN

Se puede imprimir de dos formas:

a) Desde la opción de menú Impresión rápida que se encuentra dentro del menú Imprimir del Botón Office. Se utiliza cuando noqueremos cambiar ninguna característica de impresión.

b) Desde la opción de menú Imprimir (CTRL+P) que se encuentra en el Botón Office.Cuando queremos cambiar alguna característica de impresión. Por ejemplo, el número de copias,imprimir sólo alguna página del documento, etc...

Desde la opción de menú Impresión rápida

Se pincha en el Botón Office , se hace clic en la flecha que aparece a la derecha del comandoImprimir y se selecciona la opción Impresión rápida.Nuestro documento se imprime directamente. En este caso se imprimen todas las páginas deldocumento, con las opciones definidas en ese momento.

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Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar las opcionesdefinidas en ese momento, para ello tenemos que utilizar el comando Imprimir.

Desde el comando ImprimirDesde el Botón Office, seleccionar Imprimir o bien directamente (CTRL+P), aparecerá el cuadro dediálogo que ves a continuación.

Rellenamos las opciones deseadas y pulsamos el botón Aceptar.

Haciendo clic en el botón Opciones, se abre otra ventana en la que podemos seleccionar variasopciones, entre otras la de Imprimir colores e imágenes de fondo muy útil cuando queremos que lostemas que vienen acompañados de soporte visual se reflejen del mismo modo en el papel que enpantalla.

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Descripción de la ventana ImprimirVamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro de diálogo:

Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos que salga laimpresión. Se utiliza cuando tenemos más de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien seadirectamente o por red. Pinchando en el botón Propiedades podemos cambiar algunos parámetroscomo el tipo de papel, la orientación del papel, si queremos impresión en color o blanco/negro, etc...

Intervalo de páginas. En este recuadro indicamos las páginas que queremos imprimir, basta conpinchar en la opción deseada:

Todo. Imprime todo el documento.

Página actual. Imprime la página en la que se encuentra situado el punto de inserción en ese momento.Selección. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar en esta opción paraque nos imprima únicamente el texto seleccionado.

Páginas. Permite indicar qué páginas queremos que nos imprima. Si queremos páginas salteadas, ponerlos números de página separados por coma, por ejemplo: 2,8,10 imprimiría las páginas 2, 8 y 10 Paraindicar un intervalo, poner la página inicial y la página final separadas por un guión, por ejemplo: 4-7imprimiría las páginas 4,5,6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin página inicial para indicar 'hasta',por ejemplo: -3 imprimiría las paginas 1,2 y 3 (hasta la página 3); o bien sin página final para indicar'desde', por ejemplo 12- imprimiría las páginas desde la página 12 hasta la última ambas inclusive.

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También podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo: 2,3,10- imprimiría laspáginas 2,3,10,11...hasta la última.

Copias. En el recuadro Copias se indica el número de copias que queremos, es decir nos imprime loque le hemos indicado en el recuadro Intervalo de páginas, tantas veces como indicamos en Número decopias.Si la opción Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia, mientras que siactivamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas.

Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones.Páginas por hoja. Permite elegir cuántas páginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimiría 4páginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tenerimpresas las versiones provisionales de nuestros documentos.Escalar al tamaño del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ejemploA4.Valores recomendables. Podemos elegir desde 1 a 16 Páginas por hoja, en Escalar al tamaño del papelel menú despegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,...) y también el valor Sin escala. Esteúltimo valor puede producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable esponer el tamaño del papel que estemos usando, usualmente A4, para este tamaño se pueden imprimirde forma legible hasta 4 Páginas por hoja.

Vista preliminarAntes de imprimir un documento podemos ver cómo quedará en el papel, esto podemos hacerlo de dosformas.

1. Vista diseño de impresión.

Como ya vimos en el tema 2, un documento se puede ver desde diferentes vistas utilizando los botones

de presentación. El primer botón es la vista Diseño de impresión que permite visualizarla página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y pies de página, etc.En la mayor parte de la ocasiones será suficiente utilizar esta vista antes de imprimir pero en ocasionespodemos necesitar algunas funciones más, en ese caso podemos utilizar la Vista preliminar.

2. Vista preliminar.

La vista preliminar permite visualizar la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes,encabezados y pies de página, etc. pero además permite ver varias páginas a la vez, aumentar y reducirel tamaño, y algunas cosas más que vamos a ver ahora.Para desplegar la vista preliminar ir al Botón Office y desplegar la opción Imprimir y elegir Vistapreliminar.Al arrancar la vista preliminar veremos una pantalla similar a la que muestra la siguiente imagen.

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Como puedes ver la vista preliminar nos permite hacernos una idea exacta de cómo va a quedar eldocumento impreso ya que muestra elemento que no se ven en la vista Normal como son los gráficos,cabeceras y pies de página, así como los márgenes, también permite ver la página completa.

En esta vista, al colocar el cursor en el documento toma la forma de una lupa con el signo más o elsigno menos y hace que el documento aumente o disminuya el tamaño.La vista preliminar tiene su propia pestaña para realizar unas funciones adicionales que vamos a ver acontinuación. Vamos a explicar uno a uno los iconos de esta barra.

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Imprimir. Manda a la impresora el documento.

Una página. Hace que en la pantalla se vea una sola página.

Dos páginas. Hace que en la pantalla se vea dos páginas.

Ajustar. Al hacer clic en este icono se ajusta la página al ancho de la pantalla.

Zoom. Permite fijar diferentes tamaños del documento.

Tamaño real. Permite mostrar la hoja a un zoom del 100%.

Muestra o oculta las reglas (horizontales y verticales)...

. Word intentará reducir en uno el número de páginas de un documento paraevitar que unas pocas líneas ocupen la última página.

Cerrar. Sirve para cerrar la vista preliminar.

Como has visto hay varias posibilidades de ver el documento, la vista preliminar es realmente útil ypuede ahorrarnos desperdiciar algunas hojas de papel.Por ejemplo, con la vista preliminar nos daremos cuenta si se va a imprimir una página con una solalínea y así poder corregirlo. Al ver la página completa también podemos ver que el texto o los gráficosquedan mal centrados, etc. Si estamos utilizando la vista diseño de impresión y sólo tenemos unapágina no hará falta pasar a la vista preliminar ya que no veremos prácticamente nada nuevo.

Instalar una impresoraLa impresora es uno de los periféricos más utilizados del ordenador, en este punto aprenderemos ainstalar una impresora y a configurarla en un sistema WindowsXP. Hoy en día es muy fácil instalarnuevos dispositivos hardware, como impresoras, ya que la mayoría utilizan la tecnología Plug&Playque hace que el sistema operativo reconozca la nueva impresora nada más conectarla al ordenador ynosotros no tengamos que hacer nada para instalarla.

No obstante, en algunos casos podemos necesitar hacer el proceso manualmente. Cuando nosotrosconectamos una impresora a nuestro ordenador es preciso instalar los controladores para que el sistemala reconozca. A continuación aprenderemos a instalar una impresora de forma manual y a personalizarsu funcionamiento para que se adapte lo más posible a nuestras necesidades.

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Despliega el menú Inicio

Selecciona la opción Impresoras y faxes.Si no tienes la opción Impresoras y faxes en tu menú Inicio también puedes llegar a ella a través delPanel de control, opción Impresoras y otro hardware.

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Aparecerá una pantalla como esta, si seleccionas una impresora el panel contextual de la derecha temostrará las opciones que ves aquí: Agregar una impresora, Ver lo que se está imprimiendo,Seleccionar preferencias de impresión, etc.Estas tareas son las que habitualmente se necesitan para manejar una impresora.Ahora, haz clic sobre el icono Agregar Impresora para iniciar el asistente que te ayudará a instalar unaimpresora.

El asistentete irá haciendo preguntas, por ejemplo, si tu impresora está conectada directamente a tu ordenador enmodo local o si está en la red; a qué puerto has conectado la impresora y por último aparecerá unapantalla como la que ves aquí para que elijas el fabricante y el tipo de impresora para que windowsinstale el software correspondiente. También puedes utilizar, si los tienes, los discos del fabricante o ira buscar a Internet mediante Windows Update.

Asistente para instalar una impresora

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Para agregar una impresora despliega el menú Inicio, selecciona la opción Impresoras y faxes.Ahora, h