unidad 5 diseño y control de formas
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UNIDAD 5
Diseño y Control de Formas
5.1 Definición Una FORMA es un instrumento de comunicación
administrativa impresa, contiene información fija y
espacios para anotar información a la que
convencionalmente se llama variable.
En algunos casos contendrá instrucciones para ser
llenada y utilizada.
Una FORMA se convierte en documento una vez que se
ha anotado en ella la información variable en los
espacios correspondientes, dejando así constancia de
un trámite o sirviendo de enlace a dos o más
operaciones de u n proceso.
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5.2 Importancia
Usualmente los procesos administrativos que se llevan a
cabo en las organizaciones, requieren de documentos
para dejar constancia de su ejecución.
La importancia de una Forma se demuestra cuando
ayuda a la simplificación de los métodos de trabajo, y no
tan solo en la normalización que a través de ella se
obtiene.
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5.2 Importancia
En la actualidad el uso de las formas tiene gran importancia debido
principalmente a:
• Su contenido
• La cantidad que de ellas se utiliza
• El alto costo que representan
• Constituyen el principal instrumento de los procedimientos y
procesos administrativos
• Fungen como auxiliar en la observancia de las políticas
institucionales.
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5.3 Diseño de las Formas
Consiste en la elaboración de una forma tomando como base:
+ La información recabada
+ Su objeto
+ Fuente de información
+ Necesidades que la originan
+ Método de llenado
+ Número de copias
+ Procedimientos en que intervendrá
+ Resultados finales que se han de obtener
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5.3 Diseño de las Formas
Consideraciones importantes:
a) Información Básica: para determinarla ha de responderse a
las siguiente preguntas:
+ ¿qué información se va a incluir?
+ ¿es importante dicha información?
+ ¿cómo se va a utilizar?
+ ¿por quién será utilizada?
+ ¿cuándo será utilizada?
b) Título: deberá ser descriptivo de su función, es decir, que
señale el objetivo que se pretende alcanzar.
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5.3 Diseño de las Formas
c) Secuencia de Datos: para reducir el tiempo de llenado, es
conveniente lo siguiente:
+ Atender a la secuencia de la información procedente del
documento fuente.
+ La secuencia debe corresponder con el flujo de trabajo
+ Acomodar los datos ordenando las partes de la forma como
sigue:
1) Identificación.- comprende el título, nombre de la dependencia
y código de la forma.
2) Cuerpo.- corresponde a la parte principal de los datos.
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5.3 Diseño de las Formas
3) Aprobación.- es la firma que da validez al documento.
4) Instrucciones del llenado.- se colocan, al pie o al dorso.
5) Espacios.- esta forma debe contar con espacios suficientes
para la inclusión de la información variable.
6) Número de copias.- el facilitador tendrá que asegurarse que las
copias solicitadas sean realmente necesarias.
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5.4 Clasificación de las Formas
Aún cuando los formatos carecen de normas o estandarización
reconocidas en la administración, puede considerarse como de uso
general las siguientes:
a) De Línea: es el tipo más
sencillo de formato que
existe, ya que su contenido
es a base de datos fijos que
van seguidos de una línea
para ser ocupada por datos
variables.
Sólo se usará cuando la
información sea mínima y se
anotará a mano.
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5.4 Clasificación de las Formas
b) De Columnas: contiene varias
columnas y renglones; se utiliza
cuando los datos variables se
afectan por varios datos fijos que
se ubican normalmente en la
cabecera.
Puede ser tan compleja como
datos fijos presente, ya que en
algunos casos una de las columnas
(generalmente la izquierda)
contiene conceptos fijos que
pueden variar en cada renglón,
esta se utiliza bastante cuando los
datos variables son cifras
numéricas.
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5.4 Clasificación de las Formas
c) De Casillas: este tipo se
elabora para formatos cuya
información es excesiva.
Consiste en encerrar o llenar
un dato fijo con su espacio en
blanco, dentro de un cuadro o
rectángulo, llamado casilla.
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5.5 Control de las Formas
Para llevar a cabo el control de los formatos, primeramente se deben
de clasificar, conforme a los siguientes criterios:
1) Funcional: que se basa en las
funciones que desarrolla la
organización, reúne todas
aquellas formas relacionadas
con actividades semejantes.
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5.5 Control de las Formas
2) Por Unidad Administrativa:
esta sirve para facilitar la
identificación de las formas en uso
de cada unidad.
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5.5 Control de las Formas
Para un óptimo control se recomienda elaborar un catálogo de
formatos, para lo cual será necesario que contenga la siguiente
información:
a) Clasificación; será la seleccionada
en el punto anterior, para facilitar
la localización de las formas en el
catálogo.
b) Objetivo de la misma; describir el
aspecto que cubre la forma
dentro de un procedimiento.
c) Formato Vigente Autorizado: se
sugiere sea autorizado por el Jefe
del Área correspondiente y la
Gerencia General (y/o Dirección)
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Nombre de la Empresa
SOLICITUD Y CONSTANCIA DE VACACIONES
Fecha de Solicitud DIA MES AÑO
NUM. EMPLEADO: Fecha de Autorización DIA MES AÑO
EMPRESA NOMBRE
PUESTO DEPARTAMENTO
FECHA DE
INGRESO PERIODO
AÑOS DE
ANTIGÜEDAD
DÍAS DE VACACIONES
CORRESPONDIENTES
DÍAS
PENDIENTES
DEL AÑO
ANTERIOR
TOTAL DE
DÍAS DE
VACACIONES
DÍAS
DISFRUTADOS
SALDO DE
VACACIONES
DISFRUTA ESTA
OCASIÓN DÍAS DE VACACIONES A DISFRUTAR
DIA MES AÑO OBSERVACIONES:
FECHA DE SALIDA
FECHA DE REGRESO
SOLICITANTE JEFE INMEDIATO JEFE RECURSOS HUMANOS