unidad 4 - análisis de comunicación y ambiente externo

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República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez Convenio ATSU – VTV Carrera: Organización y Sistemas Cátedra: Análisis Organizativo II Participantes: Álvarez Astrid, C.I 17.100.113 Gamardo Aileem, C.I 16.411.830 Mendoza Judith, C.I 13.494.235 Robles Maricela, C.I 16.578.598 Sarli Guiseppe, C.I 16.412.352 Suarez Arelis, C.I 17.693.156 Urban Liomar, C.I 14.559.534

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Materia 32174 - Trabajo entregado por los participantes del curso

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Page 1: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

República Bolivariana de Venezuela

Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior

Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez

Convenio ATSU – VTV Carrera: Organización y Sistemas

Cátedra: Análisis Organizativo II

Participantes:

Álvarez Astrid, C.I 17.100.113

Gamardo Aileem, C.I 16.411.830

Mendoza Judith, C.I 13.494.235

Robles Maricela, C.I 16.578.598

Sarli Guiseppe, C.I 16.412.352

Suarez Arelis, C.I 17.693.156

Urban Liomar, C.I 14.559.534

Caracas, 22 de Octubre de 2008

Page 2: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

INDICE

Introducción

Análisis De Las Comunicaciones Y Del Ambiente Externo

Importancia De La Comunicación

Importancia De La Comunicación En Las Organizaciones, Un

Sistema De Comunicación Eficiente

Las Organizaciones Y Sus Problemas De Comunicación

Factores Organizacionales Que Influyen En La Comunicación

El Dominio Ambiental Y El Desarrollo Organizacional

Conclusiones

Bibliografía

INTRODUCCION

Page 3: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

Pese a lo relativamente nuevo de las investigaciones en relación a la

Comunicación en las Organizaciones, ésta es una materia que en

pocos años ha despertado un gran interés por parte de los estudiosos

de las organizaciones, empresarios y gerentes interesados en

"mejorar" los procesos de producción laboral, y en general para todos

aquellos que de una u otra manera, en su actividad cotidiana,

ejercitan la comunicación ( directores de organizaciones escolares,

coordinadores, supervisores, facilitadores y participantes ) como

factor fundamental de sus relaciones interpersonales.

El tema de la Comunicación, como Ciencia Social, es extenso y

variado, está asociado a las teorías de aprendizaje, a los ritos, roles,

reglas de las relaciones interpersonales, a las dinámicas y procesos

de grupo, a los factores que intervienen en las estructuras ,

funciones, efectos e influencias de los llamados Medios de

Comunicación de Masas, a las recientes Tecnologías de Información y

Comunicación, al tema de la comunicación intercultural, a las

interpretaciones psicosociales del comportamiento no verbal en la

comunicación diaria, a los mecanismos de "control social" que

mediante la comunicación persuasiva ejercen ciertas instituciones (

políticas, publicitarias, religiosas y educativas ) sobre el

comportamiento social de los individuos y grupos, y en definitiva, a

todos los procesos del lenguaje asociados con la cultura ( teórica y

práctica) en la creación de mapas cognitivos y conductuales que

sirvan para el mantenimiento o transformación de determinadas

estructuras sociales.

Este trabajo, se centrara básicamente en la teoría de la Comunicación

aplicada a las Organizaciones, en su relación con los procesos de

adaptación, desarrollo y cambio de estructuras y funciones de los

Page 4: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

actores implicados en los mecanismos de interacción comunicativa

con su entono cultural.

ANALISIS DE LAS COMUNICACIONES Y DEL AMBIENTE

EXTERNO

LA COMUNICACIÓN

Comunicar puertas adentro es desarrollar en las relaciones de trabajo

un ambiente de sinceridad, de escucha y de circulación de la

información. Para ello, primeramente, resulta importante

implementar diagnósticos y planificaciones participativas. Si no se

estimula la habilidad de escucha al otro, no hay feedback y se pierde

el sentido. Como diría Prieto Castillo (1999), se produce la "entropía

comunicacional". Si no se sabe escuchar, se corre el riesgo de

comunicar muy bien la información que no le interesa a nadie y

además se trunca otra vía de intercambio para generar creatividad y

espíritu de equipo.

La comunicación interna sirve a que la misión y la historia de la

organización sean compartidas por todos. En las corrientes vinculadas

al managment esto se lo vincula con la "motivación personal". Ignorar

los planes generales de trabajo suele conducir a la fragmentación y al

desconocimiento del sentido de las propias acciones en una

organización.

¿Qué es Gestionar la Comunicación?

Gestionar la comunicación implica definir un conjunto de acciones y

procedimientos mediante los cuales se despliegan una variedad de

recursos de comunicación para apoyar la labor de las organizaciones.

Page 5: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

A través de la Gestión en la Comunicación Interna se facilita el

despliegue de todo el aparato comunicacional destinado al personal

con el objeto de:

o Promover la comunicación entre los miembros.

o Facilitar la integración entre las realizaciones personales y

las institucionales.

o Reducir los focos de conflicto interno a partir del

fortalecimiento de la cohesión de los miembros.

o Contribuir a la creación de espacios de información,

participación y opinión.

No hay que olvidar que la Comunicación Interna de toda organización

está inmersa en la Cultura Organizacional. Es decir, por el conjunto de

valores, referencias, hábitos, ritos, signos etc. Que fundamentan la

concepción que la organización tiene de sí misma. Esta cultura se

debe tomar como punto de partida y marco para la implementación

de una gestión ya que condiciona la comunicación.

Cuando se habla de "Público Interno”, se lo remite solamente al

personal de una organización dada. Pero también es importante

considerar en la estrategia a todos aquellos públicos cercanos como

los proveedores o familiares del personal que indirectamente

comparten la cotidianeidad de la institución y se pueden identificar

con ella.

Page 6: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

En este aspecto, vale la pena apuntar que la comunicación externa

también tiene su relación con la interna. Todo lo que se comunica

hacia fuera, a través de los medios de comunicación, también

repercute en el público interno. Si diseñamos una campaña de

publicidad institucional, en contradicción con los mensajes que

circulan puertas adentro se pueden producir focos de conflictos

importantes.

Participación: la piedra angular

La participación, tan temida por algunas organizaciones, resulta

fundamental y no se reduce solamente a saber lo que ocurre. Es

necesaria la previsión de espacios emergentes de comunicación que

faciliten formar, tener y tomar parte en los procesos orientados a la

creación de valores en las organizaciones, sentimientos de

pertenencia y valoración del integrante como recurso humano. En

otras palabras, se trata de involucrar en lugar de convencer e

imponer , de fomentar la toma de decisiones a partir de la

experiencia de sus propios integrantes, de favorecer la integración

entre los objetivos institucionales y los individuales, de contar con el

personal como recurso estratégico, como Cliente Interno (como les

gusta diferenciar en el marketing institucional de vanguardia) y no

solamente como un eslabón en la cadena de montaje.

Las instancias de participación se distinguen en tres niveles que

suponen grados distintos de compromisos:

Información: Contar con información sobre la organización permite a

cada integrante saber dónde está parado.

Opinión: para facilitar la incorporación de la experiencia de los

integrantes de la organización. A esto algunos autores lo denominan

"activo intangible". Todo ello en pos del desarrollo institucional. La

Page 7: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

opinión presupone el conocimiento de la información. Se trata de

sumar puntos de vistas, de identificar problemas que otros no

observaron.

Toma de Decisiones: vinculada con el desarrollo de la autonomía

necesaria en cada área. Es el nivel superior de la participación y

presupone los dos niveles anteriores.

Hacia un Plan de Comunicación Institucional Interno

Una organización es producto de la confluencia de varias

dimensiones: sus objetivos, los mecanismos organizativos y lo

económico. La Comunicación atraviesa transversalmente a la

institución en todas sus dimensiones. A raíz de ello, podemos

reconocer diversos ámbitos de la comunicación en las organizaciones:

Ámbito de la información: se compone de normas y datos que

permiten que la organización funciones de acuerdo al objetivo

definido.

Ámbito de divulgación: son las novedades y elementos que buscan

captar a las personas, convencerlos, persuadirlos y sumar su voluntad

a los fines de la organización. Los boletines, las publicaciones, son

algunos de los elementos que se pueden implementar.

Ámbito de formación y socialización: tiene por meta reforzar en forma

explícita la cultura institucional. En este marco se insertan las

actividades de capacitación, las actividades recreativas y las

celebraciones.

Ámbito de participación: es la participación destinada a que cada uno

se exprese, darle la palabra y ofrecerle el reconocimiento. Puede

incluirse el trabajo en equipo, el reconocimiento a las iniciativas, las

sugerencias y las propuestas.

Page 8: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

Un Plan incluye en sí mismo para comunicar la visión, los objetivos,

los valores de la organización. Para su desarrollo y ejecución

previamente se necesita contar con la decisión política de la máxima

autoridad sino quedará en un cajón y el esfuerzo habrá sido en vano.

Decálogo de atributos para una Gestión en Comunicación, según

Norberto Chávez:

Pertinencia: ajuste a la identidad y los objetivos de la organización.

Sinergia: apoyo recíproco entre mensajes. Uno corrobora al otro. Una

sinergia clásica se da entre la publicidad y la prensa de una empresa.

Síntesis: concentración y especificidad. La comunicación eficaz tiene

alto grado de concentración y especificidad. Concentración en

contenido y especificidad en contenido y en oportunidades. El

contexto del mensaje define al mensaje, aporta significación.

Dinamicidad: Evolución adaptativa permanente. La comunicación

debe estar adaptándose permanentemente sin perder el estilo.

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACION

Una buena comunicación es importante para los gerentes por dos

razones. En primer lugar, la comunicación es el proceso mediante el

cual se cumplen las funciones gerenciales de planeación,

organización, dirección y control. En segundo lugar, la comunicación

es una actividad a la que los gerentes dedican una abrumadora

cantidad de su tiempo.

El proceso de comunicación permite a los gerentes llevar a cabo las

tareas de su trabajo. Hay que comunicarle la información para que

tengan una base de planeación; los planes han de ser comunicados a

otros para que se realicen. La organización requiere comunicar a las

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personas sus responsabilidades de trabajo, así como comunicarse con

los subordinados de modo que se alcancen las metas del grupo. Las

comunicaciones orales, las escritas y, en forma creciente, las

electrónicas son parte esencial del control. Los administradores

pueden efectuar sus funciones gerenciales solo interactuando y

comunicándose con los demás. De ahí que el proceso de la

comunicación sea el fundamento de las funciones gerenciales.

Gran parte del tiempo de los gerentes está dedicado a la actividad de

la comunicación. Rara vez los gerentes están solos en un escritorio,

pensando, planificando, o analizando alternativas. En efecto, los

gerentes pasan la mayor parte de su tiempo en la comunicación

personal, electrónica o telefónica con los subordinados, colegas,

supervisores, proveedores o clientes. Cuando no hay memorándums,

cartas o informes o, tal vez, leyendo memorándums, cartas o

informes que le son enviados. Incluso en las pocas ocasiones en que

están solos se ven interrumpidos frecuentemente por

comunicaciones. Por ejemplo, en un estudio de gerentes de nivel

medio y alto se descubrió que podrían trabajar ininterrumpidamente

durante media hora o más solo una vez cada dos días.

IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÒN EN LAS

ORGANIZACIONES, UN SISTEMA DE COMUNICACIÒN EFICIENTE

"La comunicación propicia la coordinación de actividades entre los

individuos que participan en las mismas, y posibilita el alcance de

metas fijas." (Bonilla Gutiérrez, 1988.)

La actividad humana se desarrolla a través de la comunicación, al

relacionarnos con los individuos o grupos que nos rodean. En la

Page 10: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

medida en que las organizaciones y las relaciones entre ellas se han

hecho complejas, los medios de comunicación han evolucionado para

adecuarse al nivel de avance y dificultad de estas relaciones.

En la actividad laboral, de acuerdo con las investigaciones, el 80% de

los empleados que fallan lo hace porque no sabe relacionarse con sus

compañeros. Gracias a la comunicación, los individuos que integran la

organización logran entender su papel dentro de ella, y así ofrecen

mejores resultados respecto a su actividad.

Está comprobado que nueve de cada diez problemas entre las

personas son el resultado de una mala comunicación. Son tan fuertes

los poderes de la comunicación que pueden dar como resultado la

larga o corta existencia de una empresa. Es tal su influencia que

además de ayudar a lograr los objetivos planteados al inicio de un

proyecto, también se puede lograr que se formen lazos con otras

organizaciones, socios, clientes, proveedores, etc., para acrecentar la

productividad de la organización.

Dentro de una organización se necesita el constante uso de la

comunicación, ya que la comunicación propicia la coordinación de

actividades entre individuos que participan dentro de la misma: "Nos

comunicamos para trabajar en equipo, enseñar a otros, dirigir,

negociar, trabajar, atender a los clientes, entrevistar, escuchar,

encabezar juntas de trabajo, resolver conflictos, etc." (Adler y

Jeanne,1983).

Un adecuado flujo de comunicación en una organización, tanto para

sus públicos internos como externos, facilita que los objetivos para los

que fue creada se cumplan; además de promover actitudes

favorables de los públicos a la organización, las cuales son

indispensables para que ésta subsista y se desarrolle.

Page 11: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

 La comunicación eficaz se da cuando existe un adecuado flujo de

mensajes, esto tiene como resultado que los individuos que forman

parte del público interno y externo de la organización, desarrollan

adecuadamente sus actividades y así se logran los objetivos de dicha

organización.

Otro punto muy importante a tomar en cuenta para lograr una

comunicación eficaz, es el saber escuchar. En una organización se

tiene que saber qué necesita la otra parte, qué piensa, qué opina de

la organización. Teniendo estos datos, se puede estructurar el

mensaje adecuado que cumpla con los objetivos planteados. Todas

las empresas tienen necesidades diferentes de comunicación, pero es

esencial que exista una evaluación y selección en los mensajes y

medios que se vayan a utilizar hacia su público, tomando en cuenta el

perfil de la organización.

Si se desea tener una mayor productividad en una organización, se

debe tener un buen sistema de comunicación y para lograrlo el

experto debe considerar el contexto del receptor o públicos a los que

van dirigidos, tomando en cuenta sus ideas, valores, conocimiento en

el tema, situación respecto a la organización (posición dentro del

organigrama si es público interno, o externo), imagen que tiene de

ésta, nivel cultural, etc. y valorar los conocimientos e importancia que

tiene un experto en el área de la comunicación.

La persona que se encargue de manejar el sistema de comunicación

de una empresa debe analizar todos estos aspectos, pero sobre todo,

debe conocer la naturaleza, usos, características, ventajas,

desventajas de cada uno de los medios de comunicación disponibles

en el mercado y utilizar los medios adecuados para cada situación, si

Page 12: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

hace lo anterior logrará una comunicación efectiva y en consecuencia

los objetivos planteados se realizarán satisfactoriamente.

LAS ORGANIZACIONES Y SUS PROBLEMAS DE COMUNICACION

Todos los factores en relación con la comunicación interpersonal se

aplican de igual modo dentro de las organizaciones.

Raymond V. Lesikar ha descubierto cuatro factores que influyen en la

eficiencia de la comunicación organizacional:

Los canales formales de la comunicación.: Estos influyen en la

eficacia de dos maneras. Primero, los canales formales abarcan una

distancia siempre creciente a medida que una empresa crece y se

desarrolla. Por ejemplo, una buena comunicación suele ser más difícil

en una gran compañía minorista con sucursales en varias regiones

que en una pequeña tienda de departamentos. Segundo, los canales

formales de comunicación inhiben el flujo libre de información entre

los niveles organizacionales. Así un trabajador de la línea de montaje

casi siempre comunicara sus problemas al supervisor y no al gerente

de planta.

La estructura de autoridad.: Las diferencias de estatus y de poder en

la organización ayudan a determinar quienes podrán comunicarse

cómodamente entre sí. El contenido y la precisión de la comunicación

también se verán afectados por las diferencias de autoridad entre los

individuos. Por ejemplo, la conversación entre el presidente de una

compañía y un empleado administrativo posiblemente se caractericen

Page 13: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

por una cortesía y formalidad un poco tensas: ninguno de los dos dirá

mucha cosa importante.

La especialización del trabajo: Por lo general facilita la comunicación

dentro de grupos diferenciados. Los miembros de un mismo grupo

tienden a compartir una jerga común, los horizontes del tiempo, las

metas, las tareas y los estilos persónales. Sin embargo, la

comunicación entre grupos sumamente diferenciados suele quedar

inhibida.

Propiedad de la información: Significa que los individuos que poseen

información y conocimientos exclusivos sobre su puesto. Así, el que

trabaja en el cuarto oscuro quizá haya encontrado una forma muy

eficiente de revelar impresiones fotográficas; el gerente de un

departamento puede tener un método particularmente eficaz de

manejar el conflicto entre sus subordinados; un vendedor tal vez sepa

quiénes son los que toman las decisiones en sus cuentas principales.

Tal información es una forma de poder para quienes la tienen, y estos

son capaces de cumplir mejor sus obligaciones que sus colegas.

Muchas personas dotadas de esas destrezas y conocimientos no

quieren compartir esa información con otros, de ahí que no se realiza

una comunicación totalmente abierta dentro de la empresa.

FACTORES ORGANIZACIONALES QUE INFLUYEN EN LA

COMUNICACIÓN

La organización y la comunicación se encuentran estrechamente

vinculadas dentro del funcionamiento que busca resultados positivos

entre necesidades y satisfactores. Sus vínculos vienen dados a través

de los componentes: a) Políticos, de una acción estratégica global, b)

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Socioculturales, de los valores y de las representaciones simbólicas

de las acciones reguladas por normas y c) Psicológicos, los

establecidos mediante las acciones dialógicas entre los participantes

o miembros de la organización.

Según Annie Bartoli, 1992, la "organización comunicante" presenta

ciertas características fundamentales:

o Ser abierta: para comunicarse con el medio ambiente exterior

de manera interactiva.

o Ser evolutiva: no rutinaria ni excesivamente formalista, a fin de

manejar con eficacia su desarrollo frente a lo imprevisto.

o Ser flexible: para permitir igualmente y de manera oportuna

comunicaciones formales e informales.

o Tener finalidad explícita: que proporcione un hilo conductor,

coherente a la comunicación formal.

o Ser autorresponsabilizante: para todos los miembros, con la

finalidad de evitar la búsqueda de un "poder artificial", por parte de

algunos mediante la retención de información.

o Ser energética: para crear, por sí misma, mediante información,

formación educativa y comunicación, potencialidades internas que

pueden ser llevadas a una finalidad práctica.

Para que esté organizada, y no desfasada, la comunicación en una

organización, ésta debe estar asociada a objetivos y planes conjuntos

(finalidad),, circule en todas las direcciones y través de todos los

canales ( multidireccional ), pueda valerse de instrumentos

seleccionados en función de los objetivos a lograr (instrumentada ),

integre necesidades con circunstancias específicas de los respectivos

contextos interactuantes ( adaptada ), de manera abierta entre lo

informal y las estructuras (flexible).

Page 15: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

En este sentido, la contingencia es un principio clave para el análisis

de la comunicación en las organizaciones. "La adaptación a las

especificidades del contexto constituye uno de los factores esenciales

de la eficacia" (Annie Bartoli, 1992). Y este contexto presenta, a saber

diferentes facetas-ambiente externo (político, económico, cultural),

políticas de administración, hábitos sociológicos y culturales, además

de la influencia de personalidades individuales o colectivas asociadas

con la vida de la organización.

Una intervención significativa que aborde el problema de la

comunicación en la organización, es según Annie Bartoli, un acto

político, insertado en una lógica a mediano y largo plazo, nunca visto

desde una óptica a corto plazo a las cuales están acostumbrados

muchos gerentes de organizaciones.

Cualquier acción de reorganización de la comunicación, implica un

cambio en los estados existentes. Para realizar este cambio con éxito,

lo primero será diagnosticar lo disponible, o existente, a fin de

analizar las ventajas de lo que conviene reforzar y los puntos

negativos a transformar. Esta acción ha de considerar cuatro

variables de funcionamiento: (Annie Bartoli, 1992).

1. Las estructuras: organigrama, procedimientos, organización y

mecanismos de coordinación del trabajo, flujos de información y

comunicación, estructuras físicas y técnicas, condiciones de

trabajo y de seguridad.

2. Las estrategias: verificar si la estrategia existe, si es pertinente

y coherente, si sus directrices generales son conocidas por todos

los actores de la organización.

3. La cultura: revisión de la historia de la organización, de sus

personalidades más relevantes, de los sistemas de valores,

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costumbres colectivas, ritos y estilos de administración, formas

de lenguaje, jergas internas y de las características demográficas.

4. El comportamientos: mediante la observación de opiniones y

percepciones, imágenes y representaciones individuales y

colectivas, que unido a la observación de las prácticas reales dará

una importante información sobre los grados de implicación de

los actores en el funcionamiento de la organización. También

permitirá descubrir y delimitar los estilos de relaciones y modos

de comunicación informal existentes, descubrir las características

de la comunicación, vistas por los distintos actores.

Ahora bien, Libeart (2006), manifiesta que una vez que se pierde la

confianza en nivel general, la tarea de comunicación se vuelve casi

imposible.

“He descubierto que las fuerzas laborales desmoralizadas

generalmente tienen algunas cosas en común”

Primero: tienen falta de orientación y la sensación de que la

organización no responde a los problemas sistémicos que consideran

evidentes, lo más común es que el silencio oficial acera de

problemas de la empresa sea lo que los lleve a esta conclusión. La

conducción que opta por el silencio frente a la conmoción apuesta a

un juego en el que hay mucho por perder.

Segundo: en las organizaciones desmoralizadas, en algún momento

del pasado actuaron de modo poco claro hacia su fuerza laboral. La

acción pudo haber sido flagrante, como una reducción dramática y

sorpresiva. Puede haber sido la remoción repentina de figuras claves

sin dar explicación, creando la convicción de que arriba todos son

traiciones y que solo los que saben engañar sobreviven. Puede ser la

Page 17: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

instauración de prácticas y políticas arbitrarias, a veces pequeñas,

que la fuerza laboral considera persecutorias.

Pero la tercera y mayor causa que veo en las empresas es la

sensación de que las conducciones han renunciado a su posibilidad

de conducción y no dan respuesta al problema serio del mercado. La

gente puede superar eventualmente una reducción, aunque puedan

tener problemas con sus culpas y con los temores con relación si

sobrevivirán. Pero tienen mayor dificultad para manejar la sensación

de que la organización está descabezada. “En ese punto, recurren a

teorías conspirativas o temen que los tres chiflados están manejando

las cosas”.

EL DOMINIO AMBIENTAL Y EL DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Los sistemas políticos, técnicos y culturales se interrelacionan y

forman a un sistema organizacional más grande. La administración

del cambio estratégico comprende el mantener a los tres sistemas

balanceados o alineados frente a las presiones ambientales. Esto

significa que los sistemas deben apoyarse uno a los otros y no

trabajar contrapropósitos. Por ejemplo, si las fuerzas ambientales

llevan a los bancos a presionar para ofrecer un amplio rango de

servicios financieros, entonces las estructuras organizacionales

podrían cambiar a departamentos funcionales a grupos de productos

organizados alrededor de diferentes servicios. Esto requerirá los

cambios correspondientes en los sistemas políticos tales como

presupuestos o promociones y sistemas culturales tales como los

valores o las metas para apoyar la estructura del producto. De otra

Page 18: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

forma, los tres sistemas podrán estar mal alineados y los bancos

tendrán severas dificultades para implementar y tomar ventaja de

una nueva estructura. Es decir, los cambios en uno de los sistemas

requieren las modificaciones correspondientes en los demás si se

quiere mantener el alineamiento.

Según D´Aprix (1999), explica que la influencia de los factores

políticos en las empresas como comunidad humana que es, suelen

generarse conflictos entre sus miembros y es la comunicación interna

como estrategia social, la que tiene como objetivo prevenirlos y

“ocupar un terreno” antes que otros hagan circular rumores o

tergiversen la información.

La comunicación interna nos debe servir como un cuadro de control

para determinar el grado de implicación, integración y desarrollo de

las personas que componen la empresa. Su estudio nos debe revelar

en todo momento las siguientes cuestiones:

- El grado de de conocimiento y motivación que tienen los

empleados hacia los objetivos de la empresa.

- El grado de eficacia y permeabilidad de comunicación de los

empleados hacia y desde la dirección.

- La determinación de los grupos y las posibles tensiones entre

ellos asi como, la detección de los focos de discrepancias y

conflictos. También el grado de anticipación de la dirección

hacia esos problemas.

- La comprobación de programas de sugerencias, mejoras y

sistemas de reconocimiento de los empleados que tiene

establecida la empresa.

Además de los factores políticos también encontramos:

Page 19: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

El empresarial, entidad económica social donde las personas

integrantes de ella deben aportar el máximo de eficacia, donde la

comunicación interna es el vehículo de gestión, cuyo objetivo es el

de facilitar la circulación de información de forma descendente,

ascendente y horizontal, así como dinamizar al personal para

mejorar el funcionamiento de la empresa.

Mientras que en lo cultural, la empresa es una comunidad de de

personas que debe desarrollar su propia cultura. Esta cultura esta

cultura es plasmada en principios explícitos y establecidos, siendo

la parte sustancial e inmaterial de la identidad de la empresa, en

suma es lo que denominamos su “filosofía” consecuentemente los

integrantes de la empresa, deben encontrar en ella arraigo cultural

que refuerce su adhesión más allá de los objetivos puramente

económicos.

Y en lo que a la parte humanista se refiere, las personas de la

empresa deben sentir que son parte integrante de la misma, por

tanto, deben recibir información de la marcha de la empresa,

participar en su gestión en la medida de lo posible y estar asociado

a la toma de decisiones.

Fuerzas Políticas

Fuerzas Económicas

Fuerzas Culturales

Sistema Político

SistemaOrganizacional

Page 20: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

Fuerzas Ambientales y Sistemas Organizacionales

Se ha observado en los datos que se han ido proporcionando el

Desarrollo Organizacional y el papel que juega la comunicación

dentro del mismo, así que es precisamente la comunicación la que

permite un conocimiento más profundo y conveniente del sistema

organizacional. Del autor Tichy se presenta el conjunto de las tres

herramientas administrativas básicas: sistemas técnicos, políticos y

culturales. En el cuadro anterior se indica en forma precisa cuáles son

las áreas administrativas y las herramientas administrativas

convenientes para la aplicación del diagnóstico organizacional en el

proceso de Desarrollo Organizacional.

Por lo tanto, la influencia de factores: políticos, legales, económicos,

tecnológicos, sociales, culturales y ecológicos; afectan positiva o

negativamente a las empresas, tal como se muestra en la figura

anterior, por que de estás depende que se logren los objetivos o que

sencillamente desaparezcan de ámbito organizacional.

En Venezuela, existen organizaciones como la industria básica, entre

otras, que funcionan con una problemática tecnológica específica, con

los recursos humanos propios de la región y con la gerencia

característica de un país subdesarrollado. Esto ha dado como

consecuencia que se dependa exclusivamente de países emisores de

tecnología y de acuerdo a los resultados de la Encuesta Nacional de

Unidades de Investigación y Desarrollo, elaborada por el CONICIT,

para 1980, del total de proyectos en ciencia y tecnología tan sólo el

16,7% corresponde al área de ingeniería y arquitectura venezolana.

Este ejemplo nos demuestra que existen influencias externas como

las de orden político, en donde se pueden mencionar los siguientes: la

política internacional, relaciones entre los países, acuerdos y

negociaciones, aspectos de política nacional, planes y estrategias

Page 21: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

nacionales y regionales, tipos de regímenes políticos, estabilidad

política, intereses y conveniencias, etc.; en el orden económico

tenemos la potencialidad de las riquezas naturales, capacidad de

endeudamiento, negociación, infraestructura física, etc., y en el orden

humano-social podrían destacarse aspectos sociales derivados del

proceso tecnológico, cultura tecnológica nacional y regional, estilos

de gestión de tecnología, disposición socio-cultural hacia la

tecnología, etc. Esto quiere decir, que la influencia de los factores

internos y externos proyecta a que una empresa venezolana o de otro

país cumpla con sus objetivos específicos.

Es necesario entonces, que las empresas se ajusten a todos estos

factores, para mantenerse en el mercado laboral, pero deben actuar

de forma equilibrada para garantizar una efectiva gestión, que

posean una planificación estratégica a mediano y largo plazo y pensar

en términos de la efectividad de la organización y del bienestar de las

personas que laboran en ella.

CONCLUSIONES

La comunicación y el ambiente externo, para una organización son

elementos fundamentales, ya que el proceso de comunicación

Page 22: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

permite a la alta gerencia apoyarse en un canal para manifestar sus

ideas y estrategias, que conlleven al logro de las metas.

Hoy, cada vez más, trabajar es comunicarse, manejar información,

por esto, es que ha adquirido mayor importancia el concepto de red

en las organizaciones. El papel estratégico de la comunicación, será

motivar a los miembros de la organización a una acción y

comportamiento productivo, de calidad, y con moral que resulten

importantes para el progreso de la organización y la sociedad.

Externamente la comunicación ayudará a posicionar la organización,

a hacerla creíble. Para esto se hará necesario que la comunicación de

retorno que se implemente sea eficaz, y que el impacto de los medios

de comunicación sea el adecuado para lo cual deberá ser eficiente el

monitoreo constante de la marcha de los procesos.

De esta manera, las organizaciones, como organismo vivo que se

comporta, crece y se sostiene en el tiempo como resultado de la

visión de sus líderes, deben atender a las diferentes influencias, a fin

de minimizar su impacto y de esta manera cumplir con los objetivos y

que la productividad satisfaga con las expectativas de los

consumidores.

BIBLIOGRAFIA

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las Relaciones Públicas . México: Trillas.

Page 23: Unidad 4 - Análisis de Comunicación y Ambiente externo

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