unidad 4 - análisis de comunicación y ambiente externo
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Materia 32174 - Trabajo entregado por los participantes del cursoTRANSCRIPT
República Bolivariana de Venezuela
Ministerio del Poder Popular para la Educación Superior
Universidad Nacional Experimental Simón Rodríguez
Convenio ATSU – VTV Carrera: Organización y Sistemas
Cátedra: Análisis Organizativo II
Participantes:
Álvarez Astrid, C.I 17.100.113
Gamardo Aileem, C.I 16.411.830
Mendoza Judith, C.I 13.494.235
Robles Maricela, C.I 16.578.598
Sarli Guiseppe, C.I 16.412.352
Suarez Arelis, C.I 17.693.156
Urban Liomar, C.I 14.559.534
Caracas, 22 de Octubre de 2008
INDICE
Introducción
Análisis De Las Comunicaciones Y Del Ambiente Externo
Importancia De La Comunicación
Importancia De La Comunicación En Las Organizaciones, Un
Sistema De Comunicación Eficiente
Las Organizaciones Y Sus Problemas De Comunicación
Factores Organizacionales Que Influyen En La Comunicación
El Dominio Ambiental Y El Desarrollo Organizacional
Conclusiones
Bibliografía
INTRODUCCION
Pese a lo relativamente nuevo de las investigaciones en relación a la
Comunicación en las Organizaciones, ésta es una materia que en
pocos años ha despertado un gran interés por parte de los estudiosos
de las organizaciones, empresarios y gerentes interesados en
"mejorar" los procesos de producción laboral, y en general para todos
aquellos que de una u otra manera, en su actividad cotidiana,
ejercitan la comunicación ( directores de organizaciones escolares,
coordinadores, supervisores, facilitadores y participantes ) como
factor fundamental de sus relaciones interpersonales.
El tema de la Comunicación, como Ciencia Social, es extenso y
variado, está asociado a las teorías de aprendizaje, a los ritos, roles,
reglas de las relaciones interpersonales, a las dinámicas y procesos
de grupo, a los factores que intervienen en las estructuras ,
funciones, efectos e influencias de los llamados Medios de
Comunicación de Masas, a las recientes Tecnologías de Información y
Comunicación, al tema de la comunicación intercultural, a las
interpretaciones psicosociales del comportamiento no verbal en la
comunicación diaria, a los mecanismos de "control social" que
mediante la comunicación persuasiva ejercen ciertas instituciones (
políticas, publicitarias, religiosas y educativas ) sobre el
comportamiento social de los individuos y grupos, y en definitiva, a
todos los procesos del lenguaje asociados con la cultura ( teórica y
práctica) en la creación de mapas cognitivos y conductuales que
sirvan para el mantenimiento o transformación de determinadas
estructuras sociales.
Este trabajo, se centrara básicamente en la teoría de la Comunicación
aplicada a las Organizaciones, en su relación con los procesos de
adaptación, desarrollo y cambio de estructuras y funciones de los
actores implicados en los mecanismos de interacción comunicativa
con su entono cultural.
ANALISIS DE LAS COMUNICACIONES Y DEL AMBIENTE
EXTERNO
LA COMUNICACIÓN
Comunicar puertas adentro es desarrollar en las relaciones de trabajo
un ambiente de sinceridad, de escucha y de circulación de la
información. Para ello, primeramente, resulta importante
implementar diagnósticos y planificaciones participativas. Si no se
estimula la habilidad de escucha al otro, no hay feedback y se pierde
el sentido. Como diría Prieto Castillo (1999), se produce la "entropía
comunicacional". Si no se sabe escuchar, se corre el riesgo de
comunicar muy bien la información que no le interesa a nadie y
además se trunca otra vía de intercambio para generar creatividad y
espíritu de equipo.
La comunicación interna sirve a que la misión y la historia de la
organización sean compartidas por todos. En las corrientes vinculadas
al managment esto se lo vincula con la "motivación personal". Ignorar
los planes generales de trabajo suele conducir a la fragmentación y al
desconocimiento del sentido de las propias acciones en una
organización.
¿Qué es Gestionar la Comunicación?
Gestionar la comunicación implica definir un conjunto de acciones y
procedimientos mediante los cuales se despliegan una variedad de
recursos de comunicación para apoyar la labor de las organizaciones.
A través de la Gestión en la Comunicación Interna se facilita el
despliegue de todo el aparato comunicacional destinado al personal
con el objeto de:
o Promover la comunicación entre los miembros.
o Facilitar la integración entre las realizaciones personales y
las institucionales.
o Reducir los focos de conflicto interno a partir del
fortalecimiento de la cohesión de los miembros.
o Contribuir a la creación de espacios de información,
participación y opinión.
No hay que olvidar que la Comunicación Interna de toda organización
está inmersa en la Cultura Organizacional. Es decir, por el conjunto de
valores, referencias, hábitos, ritos, signos etc. Que fundamentan la
concepción que la organización tiene de sí misma. Esta cultura se
debe tomar como punto de partida y marco para la implementación
de una gestión ya que condiciona la comunicación.
Cuando se habla de "Público Interno”, se lo remite solamente al
personal de una organización dada. Pero también es importante
considerar en la estrategia a todos aquellos públicos cercanos como
los proveedores o familiares del personal que indirectamente
comparten la cotidianeidad de la institución y se pueden identificar
con ella.
En este aspecto, vale la pena apuntar que la comunicación externa
también tiene su relación con la interna. Todo lo que se comunica
hacia fuera, a través de los medios de comunicación, también
repercute en el público interno. Si diseñamos una campaña de
publicidad institucional, en contradicción con los mensajes que
circulan puertas adentro se pueden producir focos de conflictos
importantes.
Participación: la piedra angular
La participación, tan temida por algunas organizaciones, resulta
fundamental y no se reduce solamente a saber lo que ocurre. Es
necesaria la previsión de espacios emergentes de comunicación que
faciliten formar, tener y tomar parte en los procesos orientados a la
creación de valores en las organizaciones, sentimientos de
pertenencia y valoración del integrante como recurso humano. En
otras palabras, se trata de involucrar en lugar de convencer e
imponer , de fomentar la toma de decisiones a partir de la
experiencia de sus propios integrantes, de favorecer la integración
entre los objetivos institucionales y los individuales, de contar con el
personal como recurso estratégico, como Cliente Interno (como les
gusta diferenciar en el marketing institucional de vanguardia) y no
solamente como un eslabón en la cadena de montaje.
Las instancias de participación se distinguen en tres niveles que
suponen grados distintos de compromisos:
Información: Contar con información sobre la organización permite a
cada integrante saber dónde está parado.
Opinión: para facilitar la incorporación de la experiencia de los
integrantes de la organización. A esto algunos autores lo denominan
"activo intangible". Todo ello en pos del desarrollo institucional. La
opinión presupone el conocimiento de la información. Se trata de
sumar puntos de vistas, de identificar problemas que otros no
observaron.
Toma de Decisiones: vinculada con el desarrollo de la autonomía
necesaria en cada área. Es el nivel superior de la participación y
presupone los dos niveles anteriores.
Hacia un Plan de Comunicación Institucional Interno
Una organización es producto de la confluencia de varias
dimensiones: sus objetivos, los mecanismos organizativos y lo
económico. La Comunicación atraviesa transversalmente a la
institución en todas sus dimensiones. A raíz de ello, podemos
reconocer diversos ámbitos de la comunicación en las organizaciones:
Ámbito de la información: se compone de normas y datos que
permiten que la organización funciones de acuerdo al objetivo
definido.
Ámbito de divulgación: son las novedades y elementos que buscan
captar a las personas, convencerlos, persuadirlos y sumar su voluntad
a los fines de la organización. Los boletines, las publicaciones, son
algunos de los elementos que se pueden implementar.
Ámbito de formación y socialización: tiene por meta reforzar en forma
explícita la cultura institucional. En este marco se insertan las
actividades de capacitación, las actividades recreativas y las
celebraciones.
Ámbito de participación: es la participación destinada a que cada uno
se exprese, darle la palabra y ofrecerle el reconocimiento. Puede
incluirse el trabajo en equipo, el reconocimiento a las iniciativas, las
sugerencias y las propuestas.
Un Plan incluye en sí mismo para comunicar la visión, los objetivos,
los valores de la organización. Para su desarrollo y ejecución
previamente se necesita contar con la decisión política de la máxima
autoridad sino quedará en un cajón y el esfuerzo habrá sido en vano.
Decálogo de atributos para una Gestión en Comunicación, según
Norberto Chávez:
Pertinencia: ajuste a la identidad y los objetivos de la organización.
Sinergia: apoyo recíproco entre mensajes. Uno corrobora al otro. Una
sinergia clásica se da entre la publicidad y la prensa de una empresa.
Síntesis: concentración y especificidad. La comunicación eficaz tiene
alto grado de concentración y especificidad. Concentración en
contenido y especificidad en contenido y en oportunidades. El
contexto del mensaje define al mensaje, aporta significación.
Dinamicidad: Evolución adaptativa permanente. La comunicación
debe estar adaptándose permanentemente sin perder el estilo.
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACION
Una buena comunicación es importante para los gerentes por dos
razones. En primer lugar, la comunicación es el proceso mediante el
cual se cumplen las funciones gerenciales de planeación,
organización, dirección y control. En segundo lugar, la comunicación
es una actividad a la que los gerentes dedican una abrumadora
cantidad de su tiempo.
El proceso de comunicación permite a los gerentes llevar a cabo las
tareas de su trabajo. Hay que comunicarle la información para que
tengan una base de planeación; los planes han de ser comunicados a
otros para que se realicen. La organización requiere comunicar a las
personas sus responsabilidades de trabajo, así como comunicarse con
los subordinados de modo que se alcancen las metas del grupo. Las
comunicaciones orales, las escritas y, en forma creciente, las
electrónicas son parte esencial del control. Los administradores
pueden efectuar sus funciones gerenciales solo interactuando y
comunicándose con los demás. De ahí que el proceso de la
comunicación sea el fundamento de las funciones gerenciales.
Gran parte del tiempo de los gerentes está dedicado a la actividad de
la comunicación. Rara vez los gerentes están solos en un escritorio,
pensando, planificando, o analizando alternativas. En efecto, los
gerentes pasan la mayor parte de su tiempo en la comunicación
personal, electrónica o telefónica con los subordinados, colegas,
supervisores, proveedores o clientes. Cuando no hay memorándums,
cartas o informes o, tal vez, leyendo memorándums, cartas o
informes que le son enviados. Incluso en las pocas ocasiones en que
están solos se ven interrumpidos frecuentemente por
comunicaciones. Por ejemplo, en un estudio de gerentes de nivel
medio y alto se descubrió que podrían trabajar ininterrumpidamente
durante media hora o más solo una vez cada dos días.
IMPORTANCIA DE LA COMUNICACIÒN EN LAS
ORGANIZACIONES, UN SISTEMA DE COMUNICACIÒN EFICIENTE
"La comunicación propicia la coordinación de actividades entre los
individuos que participan en las mismas, y posibilita el alcance de
metas fijas." (Bonilla Gutiérrez, 1988.)
La actividad humana se desarrolla a través de la comunicación, al
relacionarnos con los individuos o grupos que nos rodean. En la
medida en que las organizaciones y las relaciones entre ellas se han
hecho complejas, los medios de comunicación han evolucionado para
adecuarse al nivel de avance y dificultad de estas relaciones.
En la actividad laboral, de acuerdo con las investigaciones, el 80% de
los empleados que fallan lo hace porque no sabe relacionarse con sus
compañeros. Gracias a la comunicación, los individuos que integran la
organización logran entender su papel dentro de ella, y así ofrecen
mejores resultados respecto a su actividad.
Está comprobado que nueve de cada diez problemas entre las
personas son el resultado de una mala comunicación. Son tan fuertes
los poderes de la comunicación que pueden dar como resultado la
larga o corta existencia de una empresa. Es tal su influencia que
además de ayudar a lograr los objetivos planteados al inicio de un
proyecto, también se puede lograr que se formen lazos con otras
organizaciones, socios, clientes, proveedores, etc., para acrecentar la
productividad de la organización.
Dentro de una organización se necesita el constante uso de la
comunicación, ya que la comunicación propicia la coordinación de
actividades entre individuos que participan dentro de la misma: "Nos
comunicamos para trabajar en equipo, enseñar a otros, dirigir,
negociar, trabajar, atender a los clientes, entrevistar, escuchar,
encabezar juntas de trabajo, resolver conflictos, etc." (Adler y
Jeanne,1983).
Un adecuado flujo de comunicación en una organización, tanto para
sus públicos internos como externos, facilita que los objetivos para los
que fue creada se cumplan; además de promover actitudes
favorables de los públicos a la organización, las cuales son
indispensables para que ésta subsista y se desarrolle.
La comunicación eficaz se da cuando existe un adecuado flujo de
mensajes, esto tiene como resultado que los individuos que forman
parte del público interno y externo de la organización, desarrollan
adecuadamente sus actividades y así se logran los objetivos de dicha
organización.
Otro punto muy importante a tomar en cuenta para lograr una
comunicación eficaz, es el saber escuchar. En una organización se
tiene que saber qué necesita la otra parte, qué piensa, qué opina de
la organización. Teniendo estos datos, se puede estructurar el
mensaje adecuado que cumpla con los objetivos planteados. Todas
las empresas tienen necesidades diferentes de comunicación, pero es
esencial que exista una evaluación y selección en los mensajes y
medios que se vayan a utilizar hacia su público, tomando en cuenta el
perfil de la organización.
Si se desea tener una mayor productividad en una organización, se
debe tener un buen sistema de comunicación y para lograrlo el
experto debe considerar el contexto del receptor o públicos a los que
van dirigidos, tomando en cuenta sus ideas, valores, conocimiento en
el tema, situación respecto a la organización (posición dentro del
organigrama si es público interno, o externo), imagen que tiene de
ésta, nivel cultural, etc. y valorar los conocimientos e importancia que
tiene un experto en el área de la comunicación.
La persona que se encargue de manejar el sistema de comunicación
de una empresa debe analizar todos estos aspectos, pero sobre todo,
debe conocer la naturaleza, usos, características, ventajas,
desventajas de cada uno de los medios de comunicación disponibles
en el mercado y utilizar los medios adecuados para cada situación, si
hace lo anterior logrará una comunicación efectiva y en consecuencia
los objetivos planteados se realizarán satisfactoriamente.
LAS ORGANIZACIONES Y SUS PROBLEMAS DE COMUNICACION
Todos los factores en relación con la comunicación interpersonal se
aplican de igual modo dentro de las organizaciones.
Raymond V. Lesikar ha descubierto cuatro factores que influyen en la
eficiencia de la comunicación organizacional:
Los canales formales de la comunicación.: Estos influyen en la
eficacia de dos maneras. Primero, los canales formales abarcan una
distancia siempre creciente a medida que una empresa crece y se
desarrolla. Por ejemplo, una buena comunicación suele ser más difícil
en una gran compañía minorista con sucursales en varias regiones
que en una pequeña tienda de departamentos. Segundo, los canales
formales de comunicación inhiben el flujo libre de información entre
los niveles organizacionales. Así un trabajador de la línea de montaje
casi siempre comunicara sus problemas al supervisor y no al gerente
de planta.
La estructura de autoridad.: Las diferencias de estatus y de poder en
la organización ayudan a determinar quienes podrán comunicarse
cómodamente entre sí. El contenido y la precisión de la comunicación
también se verán afectados por las diferencias de autoridad entre los
individuos. Por ejemplo, la conversación entre el presidente de una
compañía y un empleado administrativo posiblemente se caractericen
por una cortesía y formalidad un poco tensas: ninguno de los dos dirá
mucha cosa importante.
La especialización del trabajo: Por lo general facilita la comunicación
dentro de grupos diferenciados. Los miembros de un mismo grupo
tienden a compartir una jerga común, los horizontes del tiempo, las
metas, las tareas y los estilos persónales. Sin embargo, la
comunicación entre grupos sumamente diferenciados suele quedar
inhibida.
Propiedad de la información: Significa que los individuos que poseen
información y conocimientos exclusivos sobre su puesto. Así, el que
trabaja en el cuarto oscuro quizá haya encontrado una forma muy
eficiente de revelar impresiones fotográficas; el gerente de un
departamento puede tener un método particularmente eficaz de
manejar el conflicto entre sus subordinados; un vendedor tal vez sepa
quiénes son los que toman las decisiones en sus cuentas principales.
Tal información es una forma de poder para quienes la tienen, y estos
son capaces de cumplir mejor sus obligaciones que sus colegas.
Muchas personas dotadas de esas destrezas y conocimientos no
quieren compartir esa información con otros, de ahí que no se realiza
una comunicación totalmente abierta dentro de la empresa.
FACTORES ORGANIZACIONALES QUE INFLUYEN EN LA
COMUNICACIÓN
La organización y la comunicación se encuentran estrechamente
vinculadas dentro del funcionamiento que busca resultados positivos
entre necesidades y satisfactores. Sus vínculos vienen dados a través
de los componentes: a) Políticos, de una acción estratégica global, b)
Socioculturales, de los valores y de las representaciones simbólicas
de las acciones reguladas por normas y c) Psicológicos, los
establecidos mediante las acciones dialógicas entre los participantes
o miembros de la organización.
Según Annie Bartoli, 1992, la "organización comunicante" presenta
ciertas características fundamentales:
o Ser abierta: para comunicarse con el medio ambiente exterior
de manera interactiva.
o Ser evolutiva: no rutinaria ni excesivamente formalista, a fin de
manejar con eficacia su desarrollo frente a lo imprevisto.
o Ser flexible: para permitir igualmente y de manera oportuna
comunicaciones formales e informales.
o Tener finalidad explícita: que proporcione un hilo conductor,
coherente a la comunicación formal.
o Ser autorresponsabilizante: para todos los miembros, con la
finalidad de evitar la búsqueda de un "poder artificial", por parte de
algunos mediante la retención de información.
o Ser energética: para crear, por sí misma, mediante información,
formación educativa y comunicación, potencialidades internas que
pueden ser llevadas a una finalidad práctica.
Para que esté organizada, y no desfasada, la comunicación en una
organización, ésta debe estar asociada a objetivos y planes conjuntos
(finalidad),, circule en todas las direcciones y través de todos los
canales ( multidireccional ), pueda valerse de instrumentos
seleccionados en función de los objetivos a lograr (instrumentada ),
integre necesidades con circunstancias específicas de los respectivos
contextos interactuantes ( adaptada ), de manera abierta entre lo
informal y las estructuras (flexible).
En este sentido, la contingencia es un principio clave para el análisis
de la comunicación en las organizaciones. "La adaptación a las
especificidades del contexto constituye uno de los factores esenciales
de la eficacia" (Annie Bartoli, 1992). Y este contexto presenta, a saber
diferentes facetas-ambiente externo (político, económico, cultural),
políticas de administración, hábitos sociológicos y culturales, además
de la influencia de personalidades individuales o colectivas asociadas
con la vida de la organización.
Una intervención significativa que aborde el problema de la
comunicación en la organización, es según Annie Bartoli, un acto
político, insertado en una lógica a mediano y largo plazo, nunca visto
desde una óptica a corto plazo a las cuales están acostumbrados
muchos gerentes de organizaciones.
Cualquier acción de reorganización de la comunicación, implica un
cambio en los estados existentes. Para realizar este cambio con éxito,
lo primero será diagnosticar lo disponible, o existente, a fin de
analizar las ventajas de lo que conviene reforzar y los puntos
negativos a transformar. Esta acción ha de considerar cuatro
variables de funcionamiento: (Annie Bartoli, 1992).
1. Las estructuras: organigrama, procedimientos, organización y
mecanismos de coordinación del trabajo, flujos de información y
comunicación, estructuras físicas y técnicas, condiciones de
trabajo y de seguridad.
2. Las estrategias: verificar si la estrategia existe, si es pertinente
y coherente, si sus directrices generales son conocidas por todos
los actores de la organización.
3. La cultura: revisión de la historia de la organización, de sus
personalidades más relevantes, de los sistemas de valores,
costumbres colectivas, ritos y estilos de administración, formas
de lenguaje, jergas internas y de las características demográficas.
4. El comportamientos: mediante la observación de opiniones y
percepciones, imágenes y representaciones individuales y
colectivas, que unido a la observación de las prácticas reales dará
una importante información sobre los grados de implicación de
los actores en el funcionamiento de la organización. También
permitirá descubrir y delimitar los estilos de relaciones y modos
de comunicación informal existentes, descubrir las características
de la comunicación, vistas por los distintos actores.
Ahora bien, Libeart (2006), manifiesta que una vez que se pierde la
confianza en nivel general, la tarea de comunicación se vuelve casi
imposible.
“He descubierto que las fuerzas laborales desmoralizadas
generalmente tienen algunas cosas en común”
Primero: tienen falta de orientación y la sensación de que la
organización no responde a los problemas sistémicos que consideran
evidentes, lo más común es que el silencio oficial acera de
problemas de la empresa sea lo que los lleve a esta conclusión. La
conducción que opta por el silencio frente a la conmoción apuesta a
un juego en el que hay mucho por perder.
Segundo: en las organizaciones desmoralizadas, en algún momento
del pasado actuaron de modo poco claro hacia su fuerza laboral. La
acción pudo haber sido flagrante, como una reducción dramática y
sorpresiva. Puede haber sido la remoción repentina de figuras claves
sin dar explicación, creando la convicción de que arriba todos son
traiciones y que solo los que saben engañar sobreviven. Puede ser la
instauración de prácticas y políticas arbitrarias, a veces pequeñas,
que la fuerza laboral considera persecutorias.
Pero la tercera y mayor causa que veo en las empresas es la
sensación de que las conducciones han renunciado a su posibilidad
de conducción y no dan respuesta al problema serio del mercado. La
gente puede superar eventualmente una reducción, aunque puedan
tener problemas con sus culpas y con los temores con relación si
sobrevivirán. Pero tienen mayor dificultad para manejar la sensación
de que la organización está descabezada. “En ese punto, recurren a
teorías conspirativas o temen que los tres chiflados están manejando
las cosas”.
EL DOMINIO AMBIENTAL Y EL DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Los sistemas políticos, técnicos y culturales se interrelacionan y
forman a un sistema organizacional más grande. La administración
del cambio estratégico comprende el mantener a los tres sistemas
balanceados o alineados frente a las presiones ambientales. Esto
significa que los sistemas deben apoyarse uno a los otros y no
trabajar contrapropósitos. Por ejemplo, si las fuerzas ambientales
llevan a los bancos a presionar para ofrecer un amplio rango de
servicios financieros, entonces las estructuras organizacionales
podrían cambiar a departamentos funcionales a grupos de productos
organizados alrededor de diferentes servicios. Esto requerirá los
cambios correspondientes en los sistemas políticos tales como
presupuestos o promociones y sistemas culturales tales como los
valores o las metas para apoyar la estructura del producto. De otra
forma, los tres sistemas podrán estar mal alineados y los bancos
tendrán severas dificultades para implementar y tomar ventaja de
una nueva estructura. Es decir, los cambios en uno de los sistemas
requieren las modificaciones correspondientes en los demás si se
quiere mantener el alineamiento.
Según D´Aprix (1999), explica que la influencia de los factores
políticos en las empresas como comunidad humana que es, suelen
generarse conflictos entre sus miembros y es la comunicación interna
como estrategia social, la que tiene como objetivo prevenirlos y
“ocupar un terreno” antes que otros hagan circular rumores o
tergiversen la información.
La comunicación interna nos debe servir como un cuadro de control
para determinar el grado de implicación, integración y desarrollo de
las personas que componen la empresa. Su estudio nos debe revelar
en todo momento las siguientes cuestiones:
- El grado de de conocimiento y motivación que tienen los
empleados hacia los objetivos de la empresa.
- El grado de eficacia y permeabilidad de comunicación de los
empleados hacia y desde la dirección.
- La determinación de los grupos y las posibles tensiones entre
ellos asi como, la detección de los focos de discrepancias y
conflictos. También el grado de anticipación de la dirección
hacia esos problemas.
- La comprobación de programas de sugerencias, mejoras y
sistemas de reconocimiento de los empleados que tiene
establecida la empresa.
Además de los factores políticos también encontramos:
El empresarial, entidad económica social donde las personas
integrantes de ella deben aportar el máximo de eficacia, donde la
comunicación interna es el vehículo de gestión, cuyo objetivo es el
de facilitar la circulación de información de forma descendente,
ascendente y horizontal, así como dinamizar al personal para
mejorar el funcionamiento de la empresa.
Mientras que en lo cultural, la empresa es una comunidad de de
personas que debe desarrollar su propia cultura. Esta cultura esta
cultura es plasmada en principios explícitos y establecidos, siendo
la parte sustancial e inmaterial de la identidad de la empresa, en
suma es lo que denominamos su “filosofía” consecuentemente los
integrantes de la empresa, deben encontrar en ella arraigo cultural
que refuerce su adhesión más allá de los objetivos puramente
económicos.
Y en lo que a la parte humanista se refiere, las personas de la
empresa deben sentir que son parte integrante de la misma, por
tanto, deben recibir información de la marcha de la empresa,
participar en su gestión en la medida de lo posible y estar asociado
a la toma de decisiones.
Fuerzas Políticas
Fuerzas Económicas
Fuerzas Culturales
Sistema Político
SistemaOrganizacional
Fuerzas Ambientales y Sistemas Organizacionales
Se ha observado en los datos que se han ido proporcionando el
Desarrollo Organizacional y el papel que juega la comunicación
dentro del mismo, así que es precisamente la comunicación la que
permite un conocimiento más profundo y conveniente del sistema
organizacional. Del autor Tichy se presenta el conjunto de las tres
herramientas administrativas básicas: sistemas técnicos, políticos y
culturales. En el cuadro anterior se indica en forma precisa cuáles son
las áreas administrativas y las herramientas administrativas
convenientes para la aplicación del diagnóstico organizacional en el
proceso de Desarrollo Organizacional.
Por lo tanto, la influencia de factores: políticos, legales, económicos,
tecnológicos, sociales, culturales y ecológicos; afectan positiva o
negativamente a las empresas, tal como se muestra en la figura
anterior, por que de estás depende que se logren los objetivos o que
sencillamente desaparezcan de ámbito organizacional.
En Venezuela, existen organizaciones como la industria básica, entre
otras, que funcionan con una problemática tecnológica específica, con
los recursos humanos propios de la región y con la gerencia
característica de un país subdesarrollado. Esto ha dado como
consecuencia que se dependa exclusivamente de países emisores de
tecnología y de acuerdo a los resultados de la Encuesta Nacional de
Unidades de Investigación y Desarrollo, elaborada por el CONICIT,
para 1980, del total de proyectos en ciencia y tecnología tan sólo el
16,7% corresponde al área de ingeniería y arquitectura venezolana.
Este ejemplo nos demuestra que existen influencias externas como
las de orden político, en donde se pueden mencionar los siguientes: la
política internacional, relaciones entre los países, acuerdos y
negociaciones, aspectos de política nacional, planes y estrategias
nacionales y regionales, tipos de regímenes políticos, estabilidad
política, intereses y conveniencias, etc.; en el orden económico
tenemos la potencialidad de las riquezas naturales, capacidad de
endeudamiento, negociación, infraestructura física, etc., y en el orden
humano-social podrían destacarse aspectos sociales derivados del
proceso tecnológico, cultura tecnológica nacional y regional, estilos
de gestión de tecnología, disposición socio-cultural hacia la
tecnología, etc. Esto quiere decir, que la influencia de los factores
internos y externos proyecta a que una empresa venezolana o de otro
país cumpla con sus objetivos específicos.
Es necesario entonces, que las empresas se ajusten a todos estos
factores, para mantenerse en el mercado laboral, pero deben actuar
de forma equilibrada para garantizar una efectiva gestión, que
posean una planificación estratégica a mediano y largo plazo y pensar
en términos de la efectividad de la organización y del bienestar de las
personas que laboran en ella.
CONCLUSIONES
La comunicación y el ambiente externo, para una organización son
elementos fundamentales, ya que el proceso de comunicación
permite a la alta gerencia apoyarse en un canal para manifestar sus
ideas y estrategias, que conlleven al logro de las metas.
Hoy, cada vez más, trabajar es comunicarse, manejar información,
por esto, es que ha adquirido mayor importancia el concepto de red
en las organizaciones. El papel estratégico de la comunicación, será
motivar a los miembros de la organización a una acción y
comportamiento productivo, de calidad, y con moral que resulten
importantes para el progreso de la organización y la sociedad.
Externamente la comunicación ayudará a posicionar la organización,
a hacerla creíble. Para esto se hará necesario que la comunicación de
retorno que se implemente sea eficaz, y que el impacto de los medios
de comunicación sea el adecuado para lo cual deberá ser eficiente el
monitoreo constante de la marcha de los procesos.
De esta manera, las organizaciones, como organismo vivo que se
comporta, crece y se sostiene en el tiempo como resultado de la
visión de sus líderes, deben atender a las diferentes influencias, a fin
de minimizar su impacto y de esta manera cumplir con los objetivos y
que la productividad satisfaga con las expectativas de los
consumidores.
BIBLIOGRAFIA
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