UNIDAD 3Aplicación del proceso

administrativo

Conceptos centrales

Aplicación FODA

El análisis FODA Es una técnica ideada por Kenneth Andrews y Roland Christensen hace más de 20 años y se utiliza para comprender la situación actual de una empresa, , organización,producto o servicio específico, desempeño profesional o académico, tomar una mejor posición ante una negociación, estudiar la forma en que estamos realizando una venta y en muchas otras situaciones.

Aplicación de FODA a una microempresa

Proceso racional en la toma de decisiones

El que toma decisiones óptimas requiere de racionamiento. Es decir, elige opciones constantes de máximo valor en el contexto de sus restricciones. Estas opciones se eligen siguiendo un modelo de toma racional de decisiones de seis etapas. Este modelo se basa en sus premisas específicas. El modelo racional. El modelo comienza por definir el problema. Como dijimos, hay un problema cuando se encuentra una discrepancia entre un estado actual y un estado deseado. Si usted calculo sus gastos mensuales y resulta que gastó 50 dólares más de lo que había asignado en su presupuesto, tiene un problema. Muchas malas decisiones se remontan a que quien decide ignoró un problema o lo definió equivocadamente.

Puntos a considerar

Protocolo para reuniones efectivas

En nuestra vida, de alguna manera y por diferentes motivos hemos conocido o tenido la experiencia de coordinar, preparar, asistir, conducir, hacer seguimiento o evaluar una reunión, y han sido diversos los conceptos formados sobre la forma como se dan  las reuniones. Normalmente siempre  tenemos la inquietud de cómo hacer para que las reuniones sean efectivas, porque a veces en estas hay poca asistencia, se vuelven muy largas, aburridoras, la gente se sale antes de terminar, se habla mucho y no se concluye, salimos con la sensación de que hemos perdido el tiempo, perdemos la motivación para regresar o volver a asistir a otra reunión similar. Las reuniones se realizan en diversos escenarios y con diferentes objetivos en el campo laboral, personal, familiar, político, organizacional, etc.

Puntos a considerar para el protocolo

1. Las reuniones deben tener un objetivo claro y conciso. 2. Definir y programar el lugar, fecha, horario de inicio y terminación de

la sesión. 3. La citación o invitación debe realizarse con la debida anticipación,

incluyendo el orden del día o agenda proyectada, anexando los documentos que sean necesarios leer antes de la reunión.

4. Revisar y preparar con anticipación el apoyo logístico requerido. 5. Al iniciar la reunión, colocar a consideración y aprobación de los

participantes el orden del día o agenda de trabajo, asignando el tiempo de duración para cada tema.

6. Según el tamaño, necesidad  y tipo de reunión, asignar roles y responsabilidades: líder, moderador o facilitador, jefe de ceremonia, relator, secretario, oficial de orden, etc.

7. Dar a conocer las normas o reglas básicas a tenerse en cuenta para el desarrollo de la reunión.

8. Iniciar y terminar la reunión puntualmente, según la hora indicada. Evite que las reuniones se prolonguen demasiado. "Hágale honor a los cumplidos, evite recompensar a los que llegan tarde".

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9. En el desarrollo de la reunión hay que motivar la participación, ser buen escucha, generar el debate y la toma de decisiones, respetar el uso de la palabra, evitar hablar al mismo tiempo que lo hace otra persona, centrar las intervenciones en los temas de la agenda y hacerlo en forma clara y concreta

10. Monitorear y controlar el tiempo a medida que avanza el desarrollo de la reunión.

11. Utilizar adecuadamente las mociones parlamentarias. 12. Resumir conclusiones y tomar nota de los progresos

conseguidos. 13. Asignar la responsabilidad de tareas y establecer fechas de

ejecución. 14. Programar otra reunión, si fuera necesario. 15. Terminar la reunión a la hora prevista. 16. Realizar seguimiento.

asertividad

Como estrategia y estilo de comunicación, la asertividad se diferencia y se sitúa en un punto intermedio entre otras dos conductas polares: la agresividad y la pasividad (o no asertividad). Suele definirse como un comportamiento comunicacional en el cual la persona no agrede ni se somete a la voluntad de otras personas, sino que manifiesta sus convicciones y defiende sus derechos. Cabe mencionar que la asertividad es una conducta de las personas, un comportamiento. Es también una forma de expresión consciente, congruente, clara, directa y equilibrada, cuya finalidad es comunicar nuestras ideas y sentimientos o defender nuestros legítimos derechos sin la intención de herir o perjudicar, actuando desde un estado interior de autoconfianza, en lugar de la emocionalidad limitante típica de la ansiedad, la culpa o la rabia.

Técnicas para comunicación asertiva

1. Rendición simulada: consiste en mostrarnos de acuerdo con los argumentos del interlocutor pero sin cambiar la postura. Puede parecer que cedemos pero solo cogemos impulso. Es útil en negociaciones de todo tipo. Ejemplo: “Entiendo lo que dices y puede que tengas razón pero deberíamos buscar otros enfoques”.

  2. Ironía asertiva: ante una crítica agresiva o fuera de tono no debemos igualar el nuestro al del

emisor. En su lugar podemos buscar maneras de responder sin dejar nuestra postura calmada. Puede ser una salida asertiva a un conflicto en el que simplemente no queremos vernos involucrados. Ejemplo: “hombre, muchas gracias”.

  3. Movimientos en la niebla: tras escuchar los argumentos de la otra persona podemos buscar la

empatía aceptándolos pero agregando lo que defendemos. Es parecido a la rendición simulada pero sin ceder terreno. Ejemplo: “Entiendo lo que dices pero así viene estipulado en el convenio”.

  4. Pregunta asertiva: en ocasiones es necesario iniciar una crítica para lograr la información que

queremos obtener para luego utilizar la respuesta en nuestra argumentación. Ejemplo “dice que no le convence el producto pero ¿qué es lo que no le gusta exactamente?”

  5. Acuerdo asertivo: en ocasiones tenemos que admitir los errores pues hacer lo contrario solo

empeoraría las cosas. En este caso se puede procurar alejar ese error de nuestra personalidad. Ejemplo: “si, empecé la reunión algo tarde pero suelo ser bastante puntual”.

  6. Ignorar: al igual que la ironía asertiva, es una herramienta a utilizar en caso de interlocutores

“violentos” o alterados. En este caso se procura retrasar la conversación para otro momento donde ambos estén en buena predisposición para el diálogo. Ejemplo: “creo que ahora estás un poco alterado. Lo mejor es que te tranquilices y hablemos cuando estés calmado”.

7. Romper el proceso de diálogo: cuando se quiere cortar una conversación se puede utilizar la comunicación breve para mostrar desacuerdo, desinterés, etc… Como se suele decir: “ a buen entendedor pocas palabras bastan”. La utilidad de esto radica en esos momentos en los que tenemos prioridades distintas y queremos expresar que no es el mejor momento para la conversación. Ejemplo: “no pinta mal”, “si”, “quizás”, “si no te importa hablamos luego”.

  8. Disco rayado: no tiene por qué significar que tengamos que repetir la

misma frase, lo cual es de poca educación. Me refiero a repetir nuestro argumento tranquilamente y sin dejarnos despistar por asuntos poco relevantes. Ejemplo: “si, pero lo que yo digo es…”, “entiendo, pero creo que lo que necesitamos es…”, “la idea está bien pero yo pienso que…”

  9. Manteniendo espacios: cuando uno da la mano no es raro que te cojan el

brazo. En estos casos hay que delimitar muy claramente hasta dónde llega un punto negociado. Ejemplo: “sí, puedes utilizar la sala de reuniones pero para coger el proyector primero debes hablarlo con administración”.

  10. Aplazamiento: en una reunión es buena idea llevar un papel o cuaderno

donde tomar notas. En este caso podremos anotar consultas o críticas para abordarlas en otro momento y así no alejarnos del objetivo del momento. Ejemplo “tomo nota para hablarlo en la próxima reunión”.

  Para muchas personas es cuestión de aplicar el sentido común pero otras deben

esforzarse en aplicar estar técnicas dadas las dificultades que se plantean en una negociación o simplemente en el día a día de un puesto de responsabilidad donde los problemas se presentan constantemente.

Aplicación practica motivacion

En nuestra empresa se pueden dar distintos casos de trabajadores que no estén motivados, para ellos tenemos varias soluciones dependiendo del caso:

1) Trabajadores especializados en comunidades: estos trabajadores se sienten como el último escalón de la empresa, se dan cuenta que trabajan muchas más horas que sus compañeros especializados en bancos y cajas y sus sueldos son bastante inferiores que los trabajadores especializados en hospitales y residencias. Por ello acuden a Recursos humanos, que no le contesta debido que este problema lo tendría que solucionar el departamento comercial.

¿Cómo podemos dar motivación a estos trabajadores?Aplicando la teoría de Herzberg porque su rendimiento no decrezca se les ofrece una subida de sueldo a cambio de mejorar en su trabajo, pero sin aumentar en horas extras.

2) Telefonista: Esta persona no está motivada a causa de su repetitivo trabajo, tiene un salario bastante bajo con respecto a la responsabilidad que lleva. Además se siente muy subordinada por Recursos humanos. No podemos ofrecerle una repentina subida de sueldo.¿Cómo podemos dar motivación a estos trabajadores?Aplicando la teoría de Herzberg y utilizando la siguiente técnica de motivación: darle variedad. Para ello podemos rotarlos de puestos, darles nuevas funciones, aumentar las tareas requeridas para su puesto, etc.

3) Jardineros: Ellos no están motivados porque se piensan que son de segunda categoría. Además sus servicios son poco necesarios y por lo tanto, su sueldo baja. Se quejan que su propia empresa no anuncie que el servicio de jardinería se realiza. ¿Cómo podemos dar motivación a estos trabajadores?

Aplicando la teoría de Herzberg y utilizando la siguiente técnica de motivación: hacer que los trabajadores participen en la empresa mediante encuestas. Una vez llegue los datos el directivo este anunciara los servicios, por ejemplo mejorando el logo de la empresa.

Control de un proyecto

Entendemos el control como un subsistema dentro de la gestión de proyectos, cuyos insumos son estándares y criterios, así como los documentos base, productos de la etapa de planeación. Durante la ejecución del proyecto, corre un proceso paralelo de recolección de datos, comparación y retroalimentación para tomar decisiones respecto al rumbo del proyecto. Estas decisiones pueden ser de dos tipos: encaminadas a seguir por la misma ruta o a cambiar para ajustar la ejecución y los planes del proyecto en función del logro de sus objetivos. Nuestra idea de control puede representarse gráficamente de la siguiente manera:

Sigue igual

Decisiones

CONTROL

EstándaresCriteriosDocumentos base

Comparación/Monitoreo Información

Cambios/ajustes

Ejemplo de caso practico para proceso administrativo

Mobiliario S.A. de C.V., es una empresa que se dedica a la fabricación de mobiliario para las escuelas, de todo tipo. Está formada por 1 Director y 1 Jefe de Personal, del cual depende 1 Encargadode Reclutamiento y Selección y otro encargado de Empleo; tiene 1 Contador que se encarga de finanzas, que a su vez cuenta con 4 Auxiliares; tiene 1 Jefe de Producción, con encargados de Almacén,Compras y Fabricación; cuenta con 15 Obreros; en Ventas tiene 3 encargados: 2 en Ventas Foráneas y 1 en Ventas Locales.

La empresa quiere comprar una computadora para el Departamento de Finanzas, ya queconsidera que el trabajo de ese departamento lo puede hacer una sola persona y con la computadora, ha generado incertidumbre en el Departamento de Finanzas ya que los 4 auxiliares se sienten temerososa que los despidan.La empresa tiene políticas equilibradas entre ella y los trabajadores. Sus sueldos andan por encima de los que marca la ley, así como algunas prestaciones, sin embargo, no hayoportunidad de capacitación y desarrollo.