UNIDAD 2

SISTEMA PERT Y CPM, continuación…

Introducción.

Los proyectos en gran escala por una sola vez han existidodesde tiempos antiguos; este hecho lo atestigua la construcción de las pirámides de Egipto y los acueductos deRoma. Pero sólo desde hace poco se han analizado por partede los investigadores operacionales los problemas gerencialesasociados con dichos proyectos.

El problema de la administración de proyectos surgió con elproyecto de armamentos del Polaris, empezando 1958. Contantos componentes y subcomponentes juntos producidos por diversos fabricantes, se necesitaba una nueva herramienta para programar y controlar el proyecto. El PERT (evaluación de programa y técnica de revisión) fue desarrollado por científicos de la oficina Naval de ProyectosEspeciales. Booz, Allen y Hamilton y la División de Sistemasde Armamentos de la Corporación Lockheed Aircraft. La técnica demostró tanta utilidad que ganó amplia aceptacióntanto en el gobierno como en el sector privado de los Estados Unidos.

Polaris

La cooperación militar americana con España dio comienzocon un «acuerdo ejecutivo» en 1953. Los Estados Unidos suministrarían a España ayuda económica y material militar.A cambio, se le permitiría construir bases aéreas para bombarderos de largo alcance y una gran base naval.Cuando los bombarderos de largoalcance cayeron en desuso para los envíos atómicos, fueron sustituidos por emplazamientos de misiles y por submarinos Polaris fuertemente armados.

El PERT /(Técnica de Evaluación y Revisión de Programas, Program Evaluation and Review Technique)fue diseñado para proporcionar diversoselementos útiles de información para los administradoresdel proyecto. El PERT considera los recursos necesarios para completarlas actividades. En muchos proyectos, las limitaciones en manode obra y equipos hacen que la programación sea difícil. El PERT identifica los instantes del proyecto en que estas restricciones causarán problemas y de acuerdo a la flexibilidadpermitida por los tiempos de holgura de las actividades no críticas, permite que el gerente manipule ciertas actividades para aliviar estos problemas.

DEFINICION

El Sistema PERT es un proceso administrativo de planeación,programación, ejecución y control de todas y cada una de lasactividades componentes de un proyecto que debe desarrollarse dentro de un tiempo crítico y al costo óptimo.

Usos del Sistema PERT

El campo de acción de este método es muy amplio, dadasu gran flexibilidad y adaptabilidad a cualquier proyecto grande o pequeño. Para obtener los mejores resultados debe aplicarse a los proyectos que posean las siguientescaracterísticas: a. Que el proyecto sea único, no repetitivo, en algunas

partes o en su totalidad.b. Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de

el, en un tiempo mínimo, sin variaciones, es decir, entiempo crítico.

c. Que se desee el costo de operación más bajo posible dentro de un tiempo disponible.

Metodología.

En este sistema, se requiere un estimado de tiempo. Todos los cálculos se hacen con la suposición de que lostiempos de actividad se conocen. A medida que el proyectoavanza, estos estimados se utilizan para controlar y monitorear el progreso. Si ocurre algún retardo en el proyecto, se hacen esfuerzos por lograr que el proyecto quede de nuevo en programa cambiando la asignación derecursos.

Metodología, continuación…

El Sistema consta de dos ciclos:1. Planeación y Programación.

1.1.- Definición del proyecto1.2.- Lista de Actividades1.3.- Matriz de Secuencias1.4.- Matriz de Tiempos1.5.- Red de Actividades1.6.- Costos y pendientes1.7.- Compresión de la red1.8.- Limitación de tiempo y recursos1.9.- Matriz de elasticidad1.10.- Probabilidad de retraso 

Metodología, continuación…

2. Ejecución y Control.2.1.- Aprobación del proyecto2.2.- Ordenes de trabajo2.3.- Gráficas de control2.4.- Reportes y análisis de los avances2.5.- Toma de decisiones y ajustes

Definición del Proyecto

En toda actividad a realizar se requieren conocimientosprecisos y claros de lo que se va a ejecutar, de su finalidad,viabilidad, elementos disponibles, capacidad financiera, etc.Esta etapa aunque esencial para la ejecución del proyecto no forma parte del método. Es una etapa previa que se debedesarrollar separadamente. Es una investigación de objetivos,métodos y elementos viables y disponibles.

Lista de Actividades

Es la relación de actividades físicas o mentales queforman procesos interrelacionados en un proyectototal. En general esta información es obtenida de laspersonas que intervendrán en la ejecución del proyecto, de acuerdo con la asignación de responsabilidades y nombramientos realizados en la Definición del Proyecto.

TABLA DE ACTIVIDADES

Núm. A C T I V I D A D Tiempo Fecha inicio

1 Evaluación del proyecto técnico 3 25-Ene

2 Aprobación del proyecto y presupuesto 2 28-Ene

3 Asignación de tareas a los deptos. 1 30-Ene

4 Modificación del area de almacén 7 31-Ene

5 Pintura General 4 07-Feb

6 Instalaciones eléctricas 3 08-Feb

7 Instalaciones telefónicas 2 09-Feb

8 Traslado del producto terminado 2 11-Feb

9 Traslado del equipo de oficina 1 12-Feb

10 Entrega   13-Feb

  T O T A L D I A S 20  

Lista de Actividades, continuación…

Las actividades pueden ser físicas o mentales, como construcciones, tramites, estudios, inspecciones, dibujos,etc. En términos generales, se considera Actividad a la serie de operaciones realizadas por una persona o grupode personas en forma continua, sin interrupciones, con tiempos determinables de iniciación y terminación. Esta lista de actividades sirve de base a las personas responsablesde cada proceso para que elaboren sus presupuestos de ejecución.

Matriz de Secuencias

Existen dos procedimientos para conocer la secuencia de lasactividades:a.- Por antecedentesb.- Por secuencias.

Por antecedentes, se les preguntará a los responsables de losprocesos cuales actividades deben quedar terminadas para ejecutar cada una de las que aparecen en la lista. Debe tenerseespecial cuidado que todas y cada una de las actividades tengapor lo menos una antecedente excepto en el caso de ser actividades iniciales, en cuyo caso su antecedente será cero(0).

Matriz de Secuencias, continuación…

En el segundo procedimiento se preguntará a los responsables de la ejecución, cuales actividades debenhacerse al terminar cada una de las que aparecen en lalista. Para este efecto debemos presentar la matriz de secuencias iniciando con la actividad cero(0) que servirápara indicar solamente el punto de partida de las demás.La información debe tomarse una por una de las actividadeslistadas, sin pasar por alto ninguna de ellas.

En conclusión, toda actividad debe tener otra que le anteceday además que indique secuencia en el proceso.

GRAFICA MILESTONENúm.

123456789

25/01 30/01 04/02 09/02 13/02

o Gráfica de Gantt

Red de Actividades

Se llama red la representación gráfica de las actividades que muestran sus eventos, secuencias, interrelaciones y el caminocrítico. La serie de actividades contadas desde la iniciacióndel proyecto hasta su terminación, que no tienen flexibilidad en su tiempo de ejecución, pueden llegar a presentar problemas, lo cual, provocaría un retraso en todo el proyecto.Cada una de las actividades se representa por una flecha que empieza en un evento y termina en otro.

Se llama evento al momento de iniciación o terminación deuna actividad. Se determina en un tiempo variable entre elmás temprano y el más tardío posible, de iniciación o de terminación.

A los eventos se les conoce también con los nombres de nodos.

eventoevento

EJEMPLOS DE CONSTRUCCION DEPROYECTOS MEDIANTE:

• TABLAS DE ACTIVIDADES (Frecuencias)

• GRAFICAS DE GANTT

• SISTEMA PERT

Ejercicio 2.

Planteamiento del Proyecto.La agencia de viajes “Ponchito” mayorista ofrecerá a susclientes una promoción especial para la Semana Santa que consiste en visitar lugares como Jerusalén entre otros.Para este proyecto, la agencia ha contratado a un diseñador gráfico que elaborará un tríptico el cual, será enviado a los mejores clientes.

Objetivo.“La agencia de viajes promocionará con anticipación, el viaje a Tierra Santa mediante el envío a sus mejores clientes de un tríptico con toda la información.”

Tabla de Actividades. (2)

    Tiempo  

no. Actividad (días) Responsable

1 Elaborar contenido escrito 5 Gte. Ventas

2 Elaborar contenido imágenes 4 Diseñador Gráfico

3 Correcciones al borrador 2 Gte. Ventas

4 Vo.Bo. al borrador 1 Director Comercial

5 Impresión 7 Diseñador Gráfico

6 Sobres membretados 3 Secretaria

7 Ensobretar 4 Secretaria

8 Depositar en la oficina de correos   Diligenciero

GRAFICA MILESTONE (no.2)Núm.

123456789

0 5 10 15 20

o Gráfica de Gantt

1 3

2

4 5 8

6

75

4

2 1 7

3

2*

* Actividad de 4 días

Sistema PERT. (2)

Ejercicio 3.

Planteamiento del Proyecto.Realizar una encuesta telefónica en el estado de Yucatánpara determinar las preferencias electorales de la genteen el proceso de votación para gobernador del estado.

Objetivo.“Nuestra consultoría publicará datos estadísticos en losmedios electrónicos que se refieran a las preferenciasde los electores en las próximas elecciones para gobernador del estado”

Elabore lo siguiente:

1. Gráfica de Gantt2. Sistema PERT3. Conclusiones. Describa cuáles son los aspectos que

destacan en sus gráficas y sustente sus resultados.

EJERCICIO NO.3

Tabla de Actividades.

   Tiemp

o  

no. Actividad (días) Responsable

1 Realizar el cuestionario 4 Analista

2Determinar el tamaño de la muestra (estadístic) 2 Analista

3 Obtener la base de datos de los encuestados 3 Analista

4 Capacitar a los encuestadores 4 Capacitadores

5Iniciar el proceso de encuesta y captura datos 7 Encuestadores

6 Análisis e interpretación de la información 2 Analista

7 Elaborar Resúmen 2 Analista

8 Publicar resultados en medios electrónicos. 2 Informática