unidad 1 introducción a las bases de datos contenido ¿qué es una base de datos? ventajas que...

UNIDAD 1UNIDAD 1Introducción a las Bases de Datos

ContenidoContenido

¿Qué es una Base de Datos?Ventajas que ofrece una Base de DatosComponentes de una Base de DatosEjemplo de una TablaRelaciones en TablasClave PrincipalClave Externa

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¿Qué es una Base de Datos?¿Qué es una Base de Datos?

Es una recopilación de información almacenada en forma organizada la cual es relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o el mantenimiento de una colección de música.

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Ventajas que ofrece una BDVentajas que ofrece una BD

Facilitan el almacenamiento de grandes cantidades de información.

Facilitan la recuperación rápida y flexible de información.

Facilitan la organización y reorganización de la información.

Facilitan la impresión y distribución de la información en varias formas.

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Componentes de una BDComponentes de una BD

Una Base de Datos esta formada por una o más tablas.

Una Tabla es una colección de datos sobre un tema en común, y se almacena de manera muy similar al cajón de un archivero.

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Componentes de una BDComponentes de una BD

Tabla◦Es una colección de información relacionada◦Una tabla contiene Registros

Registro◦Es la información relacionada de una persona,

producto o eventos◦Los registros contienen Campos

Campo◦Dato específico◦Los campos contienen Datos

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Ejemplo de una Tabla: “Clientes”Ejemplo de una Tabla: “Clientes”8

Registros

Campos

Relaciones en TablasRelaciones en Tablas

Es importante que las Tablas de la Base de Datos se encuentren relacionadas entre sí para facilitar su análisis, la organización y recuperación de la información en forma rápida y eficiente.

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Base de Datos Relacional

Las Relaciones se hacen en base a un campo en común entre las Tablas llamado Campo de Clave Principal.

Clave PrincipalClave Principal

Puede utilizar un campo como etiqueta única, denominada Campo llave o Clave Principal, para identificar a cada registro de una tabla.

Una Clave Principal identifica a un registro de manera única, es decir que no puede haber dos registros iguales dentro de la misma tabla.

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Clave ExternaClave Externa

Se usan para enlazar las tablas una con otra.

Al crear una nueva tabla, se requiere relacionar esta tabla con las tablas ya existentes, para esto, se deja una parte de información en ambas tablas que nos permita enlazar una tabla con otra.

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UNIDAD 2UNIDAD 2Diseño de una Base de Datos

ContenidoContenido

Pasos implicados

en la construcción

de una Base de

DatosDiferencias básicasNormalizaciónBase de Datos:

Inventario

Tipos de

RelacionesRelación Uno a UnoSugerenciasRelación Uno a

VariosRelación Varios a

Varios

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Acciones Necesarias para Diseñar Acciones Necesarias para Diseñar una Base de Datosuna Base de Datos

Planificar◦Estudiar la Base de Datos◦Definir lo que debe hacer la Base de Datos.

◦Definir cómo debe funcionar la Base de Datos.

De lo contrario◦Resultará muy costoso en tiempo y en dinero

resolver cualquier problema o añadir nuevas funciones

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Pasos implicados en la Pasos implicados en la construcción de una BD.construcción de una BD.

1. Análisis de las tareas◦ Lista de todas las tareas que se requieren

realizar

2. Esquematización del flujo de las tareas◦ Ordenar las tareas por temas◦ Identificar tareas relevantes◦ Identificar secuencia de tareas

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Pasos implicados en la Pasos implicados en la construcción de una BDconstrucción de una BD

3. Identificación de los datos◦ Enumerar los elementos de información

necesarios para realizar la tarea◦ Identificar datos de entrada, salida o calculados

4. Organización de los datos◦ Organizar los datos por materia y reflejarlos en

las tablas y consultas de la base de datos. En este paso se usa la Técnica de la Normalización, con el objetivo de organizar de la manera mas eficiente los campos que deben de ir en cada una de las tablas.

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5. Diseño de un prototipo y una interfaz de usuario◦ Ya que se definieron las estructuras

de la aplicación, se puede plasmar el flujo de la aplicación para hacer una demostración de como sería la aplicación hasta este momento sin haber desarrollado códigos complejos de programación.

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6. Construcción de la Aplicación◦ Desarrollo de la aplicación,

formularios, consultas, informes, macros, etc.

7. Verificación, revisión y refinamiento◦ Probar cada una de las opciones que

se desarrollaron◦ Realizar ajustes

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NormalizaciónNormalización

Regla 1: Unidad de Campo◦Eliminar los campos redundantes de una tabla

Regla 2: Claves Principales◦Cada uno de los registros de cualquier tabla

debe ser identificado de forma única

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NormalizaciónNormalización

Regla 3: Dependencia Funcional◦Para definir la dependencia funcional:

No debe de existir ningún datos en la tabla que no sea relevante para el usuario, tema o materia de la tablaLos datos de la tabla deben describir completamente la materia de la que trata la tabla

Regla 4: Independencia de los campos◦Debe ser posible realzar cambios en cualquier

campo que no forme parte de la clave principal sin que para ello se vea afectado cualquier otro campo

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Diferencias Básicas entre Diferencias Básicas entre Dato e InformaciónDato e Información

Dato:◦Conjunto de valores que almacenamos en las

tablas de una base de datos.

Información:◦Datos recuperados y reorganizados de forma

que tengan sentido para la persona que vaya a verlos.

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RelacionesRelaciones

La información de cada tabla está relacionada con otras tablas de datos. ◦Ejemplo: En la base de datos que contiene información sobre las ventas de una compañía, el archivo con la información de los agentes de ventas, se relacionan con el archivo de clientes con la información de las ventas efectuadas por cada agente.

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Ejemplo de las RelacionesEjemplo de las Relaciones

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Tabla de Pedidos (un registro por pedido)

Núm. De Cliente Núm. De Producto Cantidad P. Unit. Etc.1101 MO-100 1 $18.00 --1101 PA-100 1 $26.50 --

M 1101 SL-100 1 $25.00 --1002 PA-100 1 $28.50 --1002 PA-101 2 $15.00 --1002 SL-101 1 $25.00 --1003 PA-100 1 $18.00 --1003 MO-101 1 $18.00 --1003 SU-105 5 $17.50 --

Tabla de Productos (un registro por producto)

Núm. De Producto Descripción del Producto Etc.1 MO-100 Cuaderno Profesional --

PA-100 Bolígrafo 3 Pts. --SL-100 Pluma Punto Fino --

Etc.







Etc.







Etc.







Etc.

Tabla de Pedidos

Tabla de Productos

Tipos de RelacionesTipos de Relaciones

Existen 3 tipo de relaciones◦Uno a Uno◦Uno a Varios◦Varios a Varios

Este tipo sólo existe en teoríaEl tipo de relacione no pueden ser

especificada por un usuario, se crean de manera automática dependiendo de los registros que contengan cada una de las tablas a relacionar.

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Relación Uno a UnoRelación Uno a Uno

La relación Uno a Uno significa que para cada registro en una tabla, hay exactamente un registro en alguna otra tabla.

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Relación Uno a UnoRelación Uno a Uno

Los motivos que existen para llegar a realizar una Relación de Uno a Uno son los siguientes casos:◦Si necesita usar más de 255 campos (el límite

de Ms Access dentro de una tabla) ◦Dividir la información en dos tablas con el

objetivo de restringir el acceso a cierta parte de la información.

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Relación Uno a VariosRelación Uno a Varios

La Relación Uno a Varios describe un diseño de base de datos donde por cada elemento de datos en una tabla, puede haber muchos elementos de información relacionada en otra tabla.

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Relación Varios a VariosRelación Varios a Varios

La Relación de Varios a Varios ocurre en situaciones en las cuales varios registros de una tabla pueden hacer referencia a muchos registros en otra tabla, y viceversa.

Para que este tipo de relación se pueda dar, es necesario tener tres tablas, ya que este tipo de relación solo existe en teoría

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Tabla UNION

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Tabla de Clientes

Núm. De Cliente Nombre Dirección Etc.1 1101 Juan Díaz Matamoros 123 --

1002 Martha Méndez E. G. Sada 200 --1003 Roque Mier Revolución 323 --

Tabla de Pedidos

Núm. De Cliente Núm. De Producto Cantidad P. Unit. Etc.1101 MO-100 1 $18.00 --1101 PA-100 1 $26.50 --1101 SL-100 1 $25.00 -- M

M 1002 PA-100 1 $28.50 --1002 PA-101 2 $15.00 --1002 SL-101 1 $25.00 --1003 PA-100 1 $18.00 --1003 MO-101 1 $18.00 --1003 SU-105 5 $17.50 --

Tabla de Productos

Núm. De Producto Descripción del Producto Etc.MO-100 Cuaderno Profesional -- 1PA-100 Bolígrafo 3 Pts. --SL-100 Pluma Punto Fino --

Etc.

Tabla de Clientes



Tabla de Pedidos


M 1002 PA-100 1 $28.50 --1002 PA-101 2 $15.00 --1002 SL-101 1 $25.00 --1003 PA-100 1 $18.00 --1003 MO-101 1 $18.00 --1003 SU-105 5 $17.50 --

Tabla de Productos


Etc.

Tabla de Clientes



Tabla de Pedidos


M 1002 PA-100 1 $28.50 --1002 PA-101 2 $15.00 --1002 SL-101 1 $25.00 --1003 PA-100 1 $18.00 --1003 MO-101 1 $18.00 --1003 SU-105 5 $17.50 --

Tabla de Productos


Etc.

UNIDAD 3UNIDAD 3Introducción a Microsoft ACCESS

ContenidoContenido

¿Qué es Access?

Objetos que se manejan en Access

Descripción de cada uno de los objetos de

Access

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¿Qué es ACCESS?¿Qué es ACCESS?

Es un Sistema de Base de Datos Relacional que permite almacenar información en forma organizada y recuperarla de acuerdo con las relaciones que se hayan establecido en las tablas de una base de datos.

◦Ejemplo: Guía telefónica, Fichero bibliográfico, Inventario,

Catálogo de artículos, etc..

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Objetos de ACCESSObjetos de ACCESS

Tablas◦Contienen datos organizados sobre un tema

específico.

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Consultas◦Se utilizan para consultar la información que

contienen las tablas, filtrando registros o combinando información de las diferentes tablas.

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Formularios◦Permiten ingresar, consultar o modificar datos

contenidos en las tablas, utilizando formatos atractivos y amigables para el usuario.

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Informes◦Presenta el contenido de las tablas o

información en diferentes formatos impresos.

◦Es posible crear Informes con más de una tabla al mismo tiempo, es conveniente que las tablas se encuentren relacionadas.

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Páginas◦Permiten crear páginas tipo web con

información diversa, como gráficos u hojas de cálculo. Una página puede utilizarse para agregar, modificar, ver o manipular datos actuales en una base de datos de Microsoft Access.

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Macros◦Automatizan procedimientos de MS Access

mediante acciones predefinidas.

38


Módulos◦Programación especial que ejecuta funciones

de Ms Access, utilizando el lenguaje VBA 6.0.

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UNIDAD 4UNIDAD 4Tablas

ContenidoContenido

TablasTipos de DatosPropiedades del campoTipos de númeroOtras propiedadesOperaciones con tablasAplicaciones permitidas

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TablasTablas

Las Tablas son la parte principal de la base de datos de Ms-Access, contienen la información que se utilizará para consultar, imprimir, filtrar, etc.

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TablasTablas

La tabla contiene una colección de registros con información relacionada, en Ms-Access los registros son los renglones o filas de la tabla.

Cada datos específico de información en un registro se denomina campo, en Ms-Access un campo es una columna de la tabla.

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Formas de Crear una TablaFormas de Crear una Tabla

Una tabla puede ser creada en.◦Vista Diseño◦Hoja de Datos◦Usando el Asistente para Creación de Tablas

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Campos de una TablaCampos de una Tabla

Para definir los campos de una tabla desde la Vista Diseño, es necesario definir:◦ Nombre del Campo:

El nombre del campo puede tener máximo 64 caracteres de largo.

No se permiten signos especiales en el nombre de un campo.◦ Tipo de Campo (Tipo de Dato)

Un campo puede almacenar diferentes tipos de datos; como números, texto alfanumérico, imágenes, etc.

◦ Descripción Esto es opcional para el usuario al momento de asignar los

campos a una tabla. Esta permite describir de manera mas detallada la información que será almacenada en un campo

◦ Propiedades del Tipo de Campo Cada tipo de campo tiene propiedades como el tamaño, valor

que almacenará por default, numero de lugares decimales, etc45

Tipos de Datos (Tipos de Tipos de Datos (Tipos de Campos)Campos)

Texto◦Texto o combinaciones de texto y números.

Pueden contener hasta 255 caracteres.◦Ejemplo: Nombre, Dirección

Memo◦Campo de texto que puede contener como

máximo hasta un total de 65,535 caracteres.◦Ejemplo: Observaciones

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Moneda◦Valores monetarios, Ms-Access, no redondea

estos valores.◦Ejemplo: Precio_Unitario

Auto numérico◦Valor secuencial de 1 en 1,este valor es único,

no se duplica.◦Ejemplo: Puede utilizarse como identificador de

una tabla.

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Si / No◦Valores si o no, o valores verdadero o falso.◦Ejemplo: Estatus del pedido

Objeto OLE◦Permite vincular o incrustar un objeto que

soporte Microsoft OLE (vinculación e incrustación de objetos)

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Hipervínculo◦Permite crear texto para ser utilizado como un

hipervínculo, lo cual permite crear un vínculo hacia otro documento

Asistente para búsquedas◦Asistente que permite definir un campo que

contiene una lista de valores especificados por ti mismo.

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Propiedades de los camposPropiedades de los campos

Tamaño del campoFormatoPrecisión en No. de Lugares decimalesMáscara de entradaTítuloEntre otras

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Propiedad de Tamaño Propiedad de Tamaño en Campos Numéricosen Campos Numéricos

Byte◦Acepta números enteros de 0 a 255 y ocupa un

byte.Entero

◦Acepta números enteros de –32,768 a 32,767 y ocupa 2 bytes.

Entero Largo◦Acepta números enteros de –2,147,483,648 a

2,147,483,647 y ocupa 4 bytes.

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Propiedad de Tamaño Propiedad de Tamaño en Campos Numéricosen Campos Numéricos

Simple◦ Acepta números de hasta 7 dígitos de precisión y ocupa

4 bytesDoble

◦ Acepta números de hasta 15 dígitos de precisión y ocupa 8 bytes

Id. De réplica◦ Es un identificador global único y ocupa 16 bytes

Decimal◦ Acepta números entre –10^28-1 y 10^28-1 y ocupa 12

bytes

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Propiedad de FormatoPropiedad de Formato

Formato.- Determina el aspecto en que serán presentados los datos, el formato sólo afecta a la presentación y no a los datos almacenados.◦Formatos para Fechas y Horas

Fecha General 10/06/01 10:05:25

Fecha Larga Martes 10 de julio del 2001 Fecha Mediana 10-Jul-01 Fecha Corta 10/07/01

54


◦Formatos de Horas Hora Larga 09:30:00 Hora Mediana 09:30 AM Hora Corta 09:30

◦Formatos de Texto Mayúsculas > Minúsculas <

◦Formato de tipo Si/No.- Si / No, Verdadero / Falso Activado / Desactivado.

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◦Formato Numérico / Moneda:

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Número GeneralLos datos se presentan tal y como se introdujeron.

MonedaIncluye un punto con dos decimales y el signo monetario.

EuroIncluye un punto con dos decimales y el signo de Euro.

FijoRedondea un número, no presentando decimales.

EstandarIncluye punto decimal y presenta dos decimales.

Porcentaje Multiplica por 100, 2 decimales y símbolo %

Científico Notación Exponencial

Propiedad de FormatoPropiedad de Formato57

Estándar Incluye punto decimal y presenta dos decimales.

Porcentaje Multiplica por 100, presenta 2 decimales y añade el símbolo de %.

Científico Notación exponencial.


Mascara de Entrada.- Es un patrón que se utiliza cuando los datos que se van a introducir tienen valores similares.

Las marcaras facilitan la introducción de datos y previenen errores al impedir la entrada de datos no validos. (Ejemplo: se puede impedir el ingreso de letras en un número telefónico)

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Tabla de Caracteres

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0 Número de introducción obligatoria, permite espacios ni signos

9 Número de introducción no obligatoria, no permite espacios ni signos

L Letra de introducción obligatoria

? Letra de introducción no obligatoria

A Letra o número de introducción obligatoria

a Letra o número de introducción no obligatoria

& Cualquier carácter de introducción obligatoria

C Cualquier carácter de introducción no obligatoria

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0 Número de introducción obligatoria, permite espacios ni signos

9 Número de introducción no obligatoria, no permite espacios ni signos

L Letra de introducción obligatoria

? Letra de introducción no obligatoria

A Letra o número de introducción obligatoria

a Letra o número de introducción no obligatoria

& Cualquier carácter de introducción obligatoria

C Cualquier carácter de introducción no obligatoria


Lugares Decimales.- Permite especificar el número de posiciones decimales para un campo de tipo Numérico o Moneda.

Título.- Establece una etiqueta (máximo 255 caracteres) que aparece en los formularios e informes, en los cuales incluya el campo para el que se define el título. También aparece ese título en la ventana de presentación de datos.

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Valor Predeterminado.- Access introduce sobre el campo correspondiente el valor que indiquemos como predeterminado cada vez que se añada un registro. El valor predeterminado para campos de tipo numérico y moneda es cero.

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Regla de Validación.- establece una condición que deberá cumplir la información que es ingresada a ese campo, evitando así errores en el ingreso de datos.◦Ejemplos:

>0 Como “MA-*” “Mérida” o “Querètaro” >18 y <30

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Texto de Validación.- Es el mensaje que aparecerá en pantalla si el dato introducido para un campo no cumple con la regla de validación, por lo tanto, este texto debe ser significativo (“No introduzca valores negativos para la edad”).

Requerido.- Access obliga al usuario a introducir un valor en este campo para cada registro, es decir, no permitirá valores nulos.

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Permitir Longitud Cero.- Permite cadenas de longitud cero para el campo.

Indexado.- Permite acelerar las operaciones de búsqueda y ordenación en las tablas, no se podrá colocar esta propiedad a campos de tipo Contador o Memo.◦ No: No tendrá índice.◦ Si (sin duplicados): Si tendrá índice y no permitirá

valores duplicados en el campo.◦ Si (con duplicados): Si tendrá índice y también

permite valores duplicados en el campo

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Importar TablasImportar Tablas

Desde una Base de Datos en AccessDesde otros archivos

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Vincular TablasVincular Tablas

Ms Access permite crear tablas vinculadas a un archivo externo en la Base de Datos actual. Se pueden vincular tablas procedentes de otra base de datos como: Access, FoxPro, dBase, Paradoz o cualquier base de datos SQL que soporte ODBC.

Se podrán leer los datos, insertar nuevos registros, eliminar registros o cambiar datos de la misma manera que si la tabla vinculada fuera una tabla de Access.

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Importar objetos de AccessImportar objetos de Access

Ms Access permite importar objetos de una Base de Datos a otra, se permite importar cualquiera de los objetos de Access: tablas, consultas, formularios, informes, macros, etc..

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Exportación de DatosExportación de Datos

Si desea usar un objeto de Base de Datos de Ms Access en otra base de datos puede exportar los datos. También puede exportar datos de una tabla o consulta a otras aplicaciones

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Aplicaciones permitidasAplicaciones permitidas

Dbase en todas sus versionesMicrosoft FoxPro en todas sus versionesMicrsofot Excel y Lotus 1-2-3Texto de longitud fija o delimitadoFormato HTMLParadoxProgramas y bases de datos que soporten

ODBC

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UNIDAD 5UNIDAD 5Consultas

ContenidoContenido

Tipos de ConsultasTipos de criterios de selecciónCampos calculadosPropiedades de los camposCreación de consultasUtilización de filtros

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ConsultasConsultas

Una consulta es un objeto de Ms Access que permite ver información de las tablas individualmente o relacionadas entre sí.

Este objeto es el más utilizado para recuperar información en forma rápida y sencilla.

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Tipos de ConsultasTipos de Consultas

De selección◦Obtiene los datos de una o más tablas y muestra

los resultados en una hoja de datos.

De acción◦Es una consulta que realiza cambios a muchos

registros en un sola operación. Estas consultas pueden ser de: Eliminación Actualización, De datos anexados Creación de tabla.

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Tipos de consultasTipos de consultas

De tablas de referencias cruzadas y consultas de parámetros◦ Una consulta de tabla de referencias cruzadas muestra

valores resumidos (sumas, cuentas y promedios) de un campo de una tabla y los agrupa según un conjunto de hechos enumerados en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro conjunto de hechos enumerados en la parte superior de la hoja de datos.

SQL◦ Despliega la consulta realizada en el lenguaje de

programación Structure Query Language.

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Partes de una ConsultaPartes de una Consulta76

Información para la ConsultaInformación para la Consulta

Campo◦Nombre del campo

Tabla◦Tabla a la que pertenece el campo

Orden◦Permite mostrar el contenido del campo en

forma ordenada, puede ser ascendente o descendente.

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Información para la ConsultaInformación para la Consulta

Mostrar◦ Incluir un campo en la consulta pero que no se vea

Criterios◦ Criterios de selección de registros para la consulta. Se

definen expresiones para limitar los registros que se incluirán en la consulta.

O◦ Para incluir valores de los campos incluidos con el

criterio de selección o valores incluidos en este campo.

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Tipos de criterios de selecciónTipos de criterios de selección

Criterio◦>234◦> #10/06/01#◦> fecha()

Descripción◦Puede utilizar <, <=, >, >=, =, <>◦Se pueden utilizar con texto y fechas◦Para referenciar la fecha actual, se cuenta con

la función fecha().

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Tipos de criterios de selecciónTipos de criterios de selección80

IN(“México”,”España) Selecciona los valores incluidos en la lista

>=“Co” Selecciona los valores del texto con letras mayores o iguales a “Co”

Entre #01/04/01# y #01/05/01#

Entre 5 y 10Selecciona valores de fecha entre el rango establecido o de valores numéricos o alfabéticos.


Negado 5 Selecciona valores que no sean iguales a 5

Negado C* Selecciona valores que no empiecen con la letra C

*Nacional Selecciona valores del campo que terminen con la palabra nacional


5?000 Selecciona valores que comiencen con 50000 hasta 59000

Negado */*/99 Excluye los registros que tienen fechas con año del 99

Agregar tablasAgregar tablas

Seleccione la opción Mostrar tabla del menú Consulta.

Ms Access muestra las tablas disponibles en la base de datos◦Selecciona la tabla que deseas agregar y da un

clic en el botón Agregar.◦Ms Access agrega la tabla seleccionada a la

consulta mostrando las relaciones de esta tabla con las otras tablas incluidas en esta consulta

83

Operadores AritméticosOperadores Aritméticos

+ (Suma)- (Resta)* (Multiplicación)/ (División de números con punto flotante)\ (División de enteros)^ (Exponenciación)

84

Crear Campos CalculadosCrear Campos Calculados

Se pueden agregar campos a la consulta que sean el resultado de alguna operación entre otros campos, estos son los campos calculados.

Un campo calculado puede ser el resultado de un cálculo matemático o la combinación de texto de entre varios campos.

Se pueden incluir constantes en el campo calculado

Al ejecutar la consulta aparece el resultado del campo calculado.

85

Crear campos calculadosCrear campos calculados

La siguiente sintaxis se utiliza para crear un campo calculado combinando texto.

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Nuevo_Campo: [Nom. Campo] Operador [Nom. Campo]

Ejemplo:

Total a Pagar: ([Precio] * [Cantidad]) - [Descuento]

Campo Combinado en la Campo Combinado en la ConsultaConsulta

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Generador de ExpresionesGenerador de Expresiones

Se utiliza para crear expresiones de los campos calculados.

88

Consulta con ParámetrosConsulta con Parámetros

Se puede indicar en los campos de la consulta si el campo será dado como parámetro, esto es, que si será capturado un valor al ejecutar la consulta, este valor indicará el criterio de la consulta.

Los parámetros se colocan en el criterio del campo entre [ ].

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Consulta con ParámetrosConsulta con Parámetros90

ConsideracionesConsideraciones

Al oprimir el botón derecho del ratón podemos seleccionar el tipo de consulta.

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Opciones del MenúOpciones del Menú

Vista SQL: Se presenta la consulta en la vista de Programación SQL.

Vista Hoja de Datos: Se presenta la vista hoja de datos.

Mostrar Tabla: Se presenta la pantalla para agregar tablas a la consulta.

Parámetros: Se define el tipo de datos de los parámetros de la consulta

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Opciones del MenúOpciones del Menú

Tipo de Consulta: Permite cambiar la pantalla de diseño al tipo de consulta que se seleccione.

Relaciones: Muestra las relaciones de la Base de Datos

Propiedades de la consulta: Se definen las propiedades de la consulta, base de datos de la consulta, forma de ordenar la consulta, etc..

Específicas de SQL:Definiciones en SQL. (no se ven en este curso)

93

Ver propiedades de los Ver propiedades de los campos sobre la consultacampos sobre la consulta

Descripción◦ Descripción del campo

Formato◦ Número, moneda, estándar

Lugares decimales◦ Cantidad de dígitos en los decimales

Mascara de entrada: ◦ Presentación que se le desea dar al campo

Título◦ Título que aparece en la consulta

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Consultas de Referencias Consultas de Referencias CruzadasCruzadas

Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y realizar una especie de Tabla Dinámica como se diseñan en Excel, de manera que su análisis sea más sencillo.

Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en tres tipos de información : ◦ Encabezados de Columna◦ Encabezados de Fila◦ Valor (Se debe seleccionar la Función Matemática a

Realizar)

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Ejemplo del Resultado de unaEjemplo del Resultado de unaConsulta de Referencia CruzadaConsulta de Referencia Cruzada

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Suma de Unidades Vendedor

Sucursal Benjamin Torres Carlos Estrada Hugo Sanchez Laura Rico Norma Salgado Patricia Montes Total generalCentro 722 396 1118Norte 600 675 1275Sur 456 456 912Total general 722 456 600 675 456 396 3305

Consulta de Referencia Cruzada

Tabla Dinámica

Crear Consultas de AcciónCrear Consultas de Acción

Una Consulta de Acción es una consulta que realiza cambios a muchos registros en una sola operación.

Existen cuatro tipos de consultas de acción: de eliminación, de actualización, de datos anexados, y de creación de tabla.

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Consulta de EliminaciónConsulta de Eliminación

Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una Consulta de Eliminación para quitar artículos que ya no se manejan o de los que no hay pedidos. Con las Consultas de Eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros

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Consulta de ActualizaciónConsulta de Actualización

Realiza cambios globales a un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios unitarios 10% para todos los artículos debido a la inflación. Con una Consulta de Actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes.

99

Consulta de Datos AnexadosConsulta de Datos Anexados

Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas.

Las Consultas de Datos Anexados también son útiles para:◦ Anexar campos basados en criterios. Por ejemplo, anexar

artículos sólo de la clasificación material para oficina◦ Anexar registros cuando algunos de los campos de una

tabla no existen en la otra tabla.

100

Consulta de Creación de TablaConsulta de Creación de Tabla

Crea una tabla nueva a partir de todos o de parte de los datos de una o m´s tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para:◦Crear una tabla para explotar a otras bases de

datos de Microsoft Access.◦Crear páginas de acceso a datos que muestren

datos de un determinado momento en el tiempo.

◦Realizar una copia de seguridad de una tabla.

101

Consulta de Creación de TablaConsulta de Creación de Tabla

Crear una tabla histórica que contenga registros antiguos. Por ejemplo, puede crear una tabla que almacene todos los pedidos antiguos antes de eliminarlos de la tabla Pedidos actual.

Mejorar el rendimiento de las páginas de acceso a datos, formularios e informes basados en consultas de tablas múltiples o en instrucciones SQL. Por ejemplo, supongamos que desea imprimir varios informes basados en una consulta de cinco tablas que incluya totales

102

Utilización de Filtros para el Utilización de Filtros para el Análisis de la InformaciónAnálisis de la Información

Ms Access permite filtrar o seleccionar la información de diferentes formas:◦Filtro por Selección: Filtra los registros en

base a los datos seleccionados.◦Filtro por Formulario: Filtras los registros en

base a los datos indicados por medio de la ventana de filtro por formulario.

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Utilización de Filtros para el Utilización de Filtros para el Análisis de la InformaciónAnálisis de la Información

◦Filtro excluyendo selección: Filtra los registros excluyendo los datos seleccionados.

◦Filtro u orden avanzado: Muestra la ventana filtro u orden avanzado para permitir la creación de un filtro que se aplicará a la hoja de datos o al formulario.

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CONSULTASCONSULTAS

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Existen varios tipos de consultas:

105

CONSULTASCONSULTAS

Consultas de selección. Son las consultas que extraen o nos muestran

datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

106

CONSULTASCONSULTAS

Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios

a los registros. Existen varios tipos de consultas de acción:

de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.

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Consultas de Creación de Consultas de Creación de TablaTabla

Las consultas de creación de tabla son consultas que almacenan en una nueva tabla el resultado de una consulta de selección.

Se suelen utilizar para crear tablas de trabajo, tablas intermedias, las creamos para una determinada tarea (por ejemplo para almacenar el resultado de una consulta compleja que tarda en ejecutarse y que vamos a utilizar en varios informes) y cuando hemos terminado esa tarea las borramos. También puede ser útil para sacar datos en una tabla para enviarlos a alguien, o para crear copias de nuestras tablas.

108

CONSULTASCONSULTAS

Consultas específicas de SQL.

Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.

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unidad 1 introducción a las bases de datos contenido ¿qué es una base de datos? ventajas que...

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