UCEGP - PFCI 2004

GUÍA GENERAL PARA REVISIONES DE CONTROL

“Presenta una estructura y metodología enunciativa

más no limitativa”

Control Interno

• Es un proceso cotidiano en toda la organización

• Es efectuado por el personal en todos los niveles

• Proporciona una seguridad razonable

• Está dirigido al logro de los objetivos

Guía General para Revisionesde Control

Objetivo General:

Estandarizar y orientar la ejecución de las revisiones de control, por parte de los OIC en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, desde su planeación hasta la presentación del informe de resultados y el seguimiento de las acciones de mejora correspondientes.

Cobertura:

3,665 revisiones con 66,121 semanas hombre, que representan el 39.8% de los recursos destinados a la función de auditoría y control programada en el PAT 2004.

Guía General para Revisiones de Control

Mejora de controles y evaluación de

riesgos en procesos sustantivos, a

través de:

-Detección de áreas de oportunidad

-Evaluación de la suficiencia y calidad de los sistemas de control.

Nuevo enfoque de los OIC

Función preventiva y control

• Mejoramiento de Controles Internos en los Procesos *

• Evaluación de Riesgos *

• Evaluación y Seguimiento de Programas Gubernamentales *

• Evaluación de Indicadores de Desempeño

• Adopción de Mejores Prácticas *

• Evaluación de Control Interno a la Tecnología de Información *

• Promoción del Ambiente Ético y Cultura de Control *

• Verificación de Metas Presidenciales

• Evaluación y Seguimiento al cumplimiento de la LFTAIPG *http://www.funcionpublica.gob.mx/scagp/ucegp/guias.html

PFCI2001 PACA 2002

PAT 2003

Revisiones de Control

CONCEPTO DE REVISIÓN DE CONTROL

Actividad sistemática, estructurada, objetiva y de carácter preventivo, orientada a fortalecer el control interno, con el propósito de asegurar de manera razonable el cumplimiento de las metas y objetivos institucionales.

ASPECTOS IMPLICITOS:» Alto sentido de colaboración y apoyo» Evaluación, Fortalecimiento e Implantación de

controles» Promoción de la mejora continua

¿Cuáles son los objetivos de una R.C.?

- Incrementar la eficiencia y efectividad de la gestión institucional.

- Prever la incidencia de errores y recurrencia de observaciones.

- Lograr la mayor satisfacción de los usuarios.- Dar confiabilidad al cumplimiento de leyes,

reglamentos, normas y políticas.- Impulsar la administración y control de riesgos.- Promover una adecuada cultura de control.- Asistir a la organización en la mejora de los

sistemas de control con la evaluación de la suficiencia, eficacia y eficiencia de los controles establecidos.

ASPECTO DE ÉNFASIS

RESULTADOR.C. =

RESULTADO

IMPULSAR PRIMORDIALMENTE LOS CONTROLES PREVENTIVOS

R.C.ACCIONES DE

MEJORA= =

OBSERVACIONES= VA

Guía General para Revisiones de Control

Planeación General

Planeación General Inicio Inicio Ejecución Ejecución Resultados Resultados

Proceso

Oficio de Presentación

Requerimiento de Información

Planeación Detallada

Oficio de Presentación

Requerimiento de Información

Planeación Detallada

Investigación Preliminar

Investigación Preliminar

o Recopilación de Información

o Estudio preliminar

o Recopilación de Información

o Estudio preliminar

Elaboración del Programa de Trabajo

Elaboración del Programa de Trabajo o Elaboración del

documento denominado:

“Marco Conceptual”

o Elaboración del documento denominado:

“Marco Conceptual”

Elaboración del Informe de Resultados

Suscripción de un Acuerdo de Control

Elaboración del Informe de Resultados

Suscripción de un Acuerdo de Control

Determinación y aplicación de Procedimientos

Elaboración de Papeles de Trabajo (con índices, cruces y marcas)

Elaboración de las Cédulas de Acciones de Mejora

Supervisión del trabajo desarrollado

Determinación y aplicación de Procedimientos

Elaboración de Papeles de Trabajo (con índices, cruces y marcas)

Elaboración de las Cédulas de Acciones de Mejora

Supervisión del trabajo desarrollado

Seguimiento de Acciones de Mejora y determinación de Logros e Impactos

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PLANEACIÓN GENERALPremisas: Determinación de objetivos generales y

específicos Riesgos significativos Una Dependencia o Entidad es un todo

o un sistema

Investigación de Previa (campo)

Programa de Trabajo:

Descubrir situaciones críticas

Identificar riesgos

Documentación de las actividades generales por realizar, los recursos y tiempo a invertir en la I.C.

OFICIO DE PRESENTACIÓN:

- Que exponga el carácter preventivo de la R.C.

- Nombre y firma del Titular del OIC.

REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN:

Solicitud formal por escrito de información.

PLANEACIÓN DETALLADA- Marco Conceptual: Objetivo, universo y

alcance de la R.C.

¿Qué consideraciones deben hacerse en la planeación detallada?

Objetivos y medios de control.Riesgo significativo, recursos y

operaciones.Idoneidad y eficacia de los sistemas de

control.Oportunidad de introducir mejoras.

EJECUCIÓN DE LA R.C.

- Estudio General- Análisis- Inspección- Confirmación- Investigación- Validación- Certificación- Observación

TÉCNICAS

PAPELES DE TRABAJO

Constituyen el expediente de la R.C.Índices, Referencias y Marcas.Evidencia de supervisión.

CÉDULA DE ACCIONES DE MEJORA

Situaciones encontradas, oportunidad de

mejora y/o debilidades de control interno.Causas que las originaron o riesgo

potencial que pudiera generar.Fecha compromiso para instrumentar la

acción de mejora, nombre, cargo y firma del responsable del área, proceso, programa u operación evaluada.

Consideraciones:

• Definir acciones de mejora prácticas y

factibles.

• Identificar causas y riesgos.

• Acciones de mejora de corto y mediano plazos.

Criterios de clasificación:

11 Racionalización, actualización y/o generación de normatividad.

12 Reforzamiento de esquemas de supervisión y/o verificación.

13 Modernización de sistemas de información.

14 Análisis y diseño de mecanismos de coordinación y/o comunicación.

15 Establecimiento, rediseño, simplificación y/o reforzamiento de procesos.

16 Realización de depuraciones y/o actualizaciones de información.

17 Salvaguarda de activos.

18 Establecimiento de sistemas de evaluación y desempeño y/o monitoreo automatizado de operaciones.

19 Clasificación y/o redefinición de la asignación de responsabilidades.

Ejemplo de acciones de mejora?:SIPAT 2003 R.C. a Mejoramiento de Controles Internos en los Procesos

Situación Acción (es) de Mejora

La Dirección X fue creada a mediados de 2002 y no encuentra formalizada en estructura orgánica de la Dirección General X, dicha situación se presentó dado que llevó a cabo un proceso de reorganización en la Dirección General en comento.

Tramitar el registro de la Dirección X, ante las instancias correspondientes, con el propósito de que la Dirección General X formalice su estructura orgánica funcional

SIPAT 2003 R.C. a Verificación de Metas Presidenciales

Situación Acción (es) de Mejora

Dirección General de Capacitación y Productividad.Proceso de formulación, negociación y seguimiento de indicadores presidenciales.

"En la meta "capacitar trabajadores en activo por el PAC" en el ejercicio 2002, se logró capacitar a 233,179 trabajadores/curso, si la meta para 2003 es la de "beneficiar a un mayor número de trabajadores" con "al menos un curso de capacitación al año" es factible incrementar la meta de 59,050 trabajadores reales.

Se considera conveniente analizar y, en su caso, solicitar la reprogramación de la meta.

Ejemplo de acciones de mejora?:

SIPAT 2003 R.C. a Mejoramiento de Controles Internos en el Proceso de O.P.

Situación Acción (es) de Mejora

Falta de control en la ejecución de obra.Los contratos contienen errores en la redacción constantemente; los conceptos fuera de catálogo son frecuentes, lo que implica falta de planeación; no se detectan a tiempo las desviaciones; los reportes de avance real de obra son incompletos; la revisión de estimaciones es laboriosa y tardada; se dificulta el manejo de planos por su tamaño para los comparativos a todos los niveles.

Que la Dirección General gire sus instrucciones a quien corresponde a efecto de que se adopten las medidas de control necesarias.

“Si en la ejecución de una R.C. se detectan indicios de irregularidades con posibles casos de corrupción, desvío de recursos, daño patrimonial y/o responsabilidades, se deberá informar al TOIC para que, en su caso, instruya al área de auditoría a evaluar la necesidad de iniciar una auditoría específica para investigar las irregularidades e integrar y documentar el expediente correspondiente”

Alcance

Objetivos

No

Cancelar

Cambiar enfoque

ContinuarR.C.

SUPERVISIÓN DEL TRABAJO

OBJETIVOS• Calidad en las R.C.• Énfasis en la detección de oportunidades de

mejora y fortalecimiento del control interno.• Desarrollo de habilidades y capacidades en los

analistas de control.

ASPECTOS QUE RESALTAN• Ejecución de la R.C. conforme a lo programado.• Correcta formulación de papeles de trabajo.• Cumplimiento de objetivos de la R.C.

INFORME DE RESULTADOS

Documento que formaliza y muestra el trabajo realizado y los compromisos concertados.

Contenido:•Objetivo (s) de la R.C.•Período y alcance de la R.C.•Resultados del trabajo realizado –aspectos relevantes-•Conclusión- opinión general sobre el estado que guarda el control interno.

ACUERDO DE CONTROL

Condiciones:• Número importante de acciones de mejoraPropósitos:Acciones de mejora que involucran a otras áreas.• Generación de acciones de mejora en un proceso

de alto impacto.• Involucrar a mandos medios y superiores de la

institución.• Fomentar una relación de apoyo y confianza.

Mejoramiento de Controles Internos en los Procesos

Evaluación de Riesgos

Aplicable a R.C. :

SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA

¿En qué consiste?Verificar que las acciones de mejora fueron instrumentadas en los plazos y formas

acordados.¿Cómo formalizar el seguimiento?

Incluir en el apartado de control del PAT del OIC intervenciones para el seguimiento de las acciones de mejora, identificándolas con la clave 500.

4 Intervenciones de Seguimiento

(1 por trimestre)

LINEAMIENTOS GENERALES PARA FORMULAR EL PAT

DEL OIC

SUGIERE PROCESOCONTINUO

ASPECTOS GENERALES DEL SEGUIMIENTO DE ACCIONES DE MEJORA

» Trabajo que debe quedar plasmado en las CÉDULAS DE SEGUIMIENTO.

» Verificar que las acciones de mejora hayan sido aplicadas en el tiempo y forma acordados o, en su caso, los avances alcanzados a la fecha del seguimiento.

» Las Cédulas de seguimiento sirven como evidencia del seguimiento mismo y de los comentarios del responsable del área, programa, proceso o actividad evaluada.

Informe de Resultados de una revisión de Seguimiento a la instrumentación de acciones de mejora.

Determinación de logros e impactos de acuerdo con lo establecido en los Criterios para la Determinación de Logros por Parte de los Órganos Internos de Control.http://www.funcionpublica.gob.mx/scagp/ucegp/servicios.html.

• Evaluar las causas que impidieron su cumplimiento.• Enviar comunicados en los casos no justificados plenamente:

¿Cómo proceder cuando “por excepción” una Institución decide asumir los riesgos que implica no cumplir con las acciones de mejora?

• Valorar la pertinencia de comentar la situación en el seno del COCOA o COCOI.

• Registrar en el seguimiento del SIP de Control como “notificadas sin respuesta” las acciones de mejora no implantadas, identificándolas con clave 89 (de canceladas).

Señalar que implica la asunción de responsabilidades por:

- La materialización de los riesgos inherentes y- La recurrencia de observaciones por debilidades de

control interno.

OIC ÁREA DE

CONTROL Y EVALUACIÓN

INCORPORACIÓN DE AVANCES EN LA

INSTRUMENTACIÓN DE A.M. AL SIPAT

SEGUIMIENTO DE A.M.

CLAVE 500

•Error al informar como implantada una A.M.•A.M. no derivadas de una revisión de Control•A.M. plasmadas en convenios de mejora anteriores

•Replanteamiento de A.M. derivado del seguimiento

a) Incorporación incorrecta como “nuevas acciones de mejora”. Casos típicos:

b) Incorporación “correcta” de “nuevas acciones de mejora”:

Características del analista de control:

Proactivo / facilitadorHabilidad para trabajar en

grupos interdisciplinariosCreativo y con mente abierta Independiente e innovadorCon actitud imparcial y neutral

para evitar conflicto de interesesCon mentalidad orientada al

mejoramiento continuoCon orientación a agregar valor

Capacidades y habilidades del analista de control:

Control Interno, sistemas y procesos

Liderazgo

Capacidad de análisis

Comunicación oral y escrita

Relaciones interpersonales

Experiencia

COMENTARIOS, CONSULTAS Y SUGERENCIAS

Fortalecimiento de Control InternoFortalecimiento de Control Interno

fortalecimientoci@funcionpublica.gob.mx

Lic. José Jurado López

jjlopez@funcionpublica.gob.mx

Lic. Carlos Patterson Olivascpatters@funcionpublica.gob.mx