TUTORIAL ORGANIZACIÓN DE CARPETAS

DEL PROYECTO DESCARGA DE LA CARPETA

Para descargar la carpeta que servirá como modelo para organizar todas las evidencias, deben ir al aula

virtual, al curso de capacitación de formadores 2014 y luego a “Documentos generales y formatos”, y buscar

el enlace que dice: “Directorio de evidencias 2014”

Luego guardar la carpeta en el directorio de “One Drive Para la empresa”. (En algunas computadoras la

carpeta se llama One Drive en Fundación Universitaria Católica del Norte).

Luego de que se haya descargado por completo se debe descomprimir la carpeta. En este ejemplo usamos

winrar, pero en caso de que tengas otra aplicación para descomprimir archivos debes usar la opción

adecuada que se habilite en el menú desplegable.

Cuando se descomprime por completo, queda la carpeta lista para ser usada para almacenar nuestras

evidencias

Vamos a entrar a la carpeta y lo primero que vamos a encontrar es la carpeta “Nombre de formador”. Esta

carpeta le cambiamos el nombre por el nombre tuyo. En el caso del ejemplo usaremos “Mauricio Rivero”

(DE EJEMPLO).

Luego al entrar a la carpeta con nuestro nombre debemos tenemos la carpeta Grupo 1. Aquí vamos a copiar

y a pegar esta carpeta, tantas veces como grupos tengamos. En este caso de ejemplo, vamos a tener 4

grupos; si ustedes tienen más grupos pues duplican más veces.

Recordemos que los grupos están conformados por docentes de distintas sedes. Ya cuando entramos en

alguna de las carpetas de grupos (en el ejemplo Grupo 1) encontraremos unas subcarpetas para cada sub

grupo. Estas subcarpetas es el máximo número de sub grupos que CPE acepta, si tienes menos sub grupos

pues borras las carpetas que no necesites, y adicionalmente, si hemos entrado en la carpeta de Grupo 1,

pues los subgrupos son 1A, 1B, 1C, y así sucesivamente, si entramos en la carpeta Grupo 2, las subcarpetas

se deben renombrar a subgrupo 2A, 2B, 2C, y así sucesivamente. Esto se hace para el resto de grupos y

subgrupos. NOTA ACLARATORIA: Si yo tengo un grupo con 7 sedes, puedo hacer dos sub grupos uno con 3

sedes y otro con 4, los sub grupos se generan de acuerdo a la distribución de pequeños grupos de trabajo

para los proyectos de aula. El mínimo de docentes por subgrupo es de 4

Reiteramos, si solo tienes 3 sub grupos, deberías eliminar el resto de carpetas que no se necesiten, en este

caso, la D, E, y F.

Ahora entramos en la carpeta sub grupo A y veremos una carpeta de “RADICADO”. Esta carpeta se debe

duplicar tantas veces sea como sedes conformen esos sub grupos, en este caso de ejemplo estipularemos

que el sub grupo A, está compuesto de 3 sedes con radicados 2345, 6532 y 7538.

Ahora siguiendo el ejemplo entraremos en la carpeta del radicado 2345 y luego veremos el directorio

completo de los niveles de formación. La idea aquí es que todos sus documentos escaneados se organicen

de acuerdo a esta estructura, van a navegar carpeta por carpeta, nivel por nivel, taller por taller y donde

exista una carpeta lista de asistencia, ahí dentro se guarda la lista de asistencia escaneada; donde se

encuentre el árbol genealógico o receta (en el caso del taller de comunidad) se guardan los productos o

archivos de este taller. Hay algunos casos como el del Nivel 3 – Taller 4 que es el de portafolio en donde

encontrarán un archivo de Excel (hay varios en varios talleres), la idea es que ustedes lo abran y lo

diligencien para que quede la información correspondiente a este archivo.

Todo esto lo harán para todos los grupos y sub grupos y al finalizar (como ya deberían estar trabajando en la

carpeta de One Drive Para la empresa) deben compartir la carpeta con el correo de revisión. A continuación

explicaremos el proceso.

Este procedimiento lo puedes hacer cuando hayas organizado tus carpetas al inicio, junto con todos tus

grupos, sub grupos y radicados de sedes, a medida que vas guardando evidencias se irán actualizando para

la persona que compartas.

Para compartir la carpeta, debes haber sincronizado la misma (osea debes estar conectado a internet, y que

este la cuenta de One Drive activa) Eso lo ves, en los iconos de la bandeja de tareas.

Luego vamos a ir a la web (por medio de internet explorer 11) y entramos al correo institucional. Ya dentro

del correo vamos a la opción One Drive.

Ya luego que estemos dentro de One Drive vamos a ubicar nuestra carpeta, miremos que al lado aparece un

icono con puntos suspensivos (…) hacemos clic aquí para desplegar el menú de opciones.

Luego en el menú de opciones hacemos clic en “Compartir”.

Luego nos aparece un panel donde podemos enviar la invitación, en el cuadro de nombres o direcciones de

correo electrónico escribiremos la dirección de correo: revisión.cemis.r8@ucn.edu.co

Podemos colocar un mensaje opcional donde avisemos quienes somos y de que municipio o municipios

estamos compartiendo la carpeta.

Al final solo le damos el botón compartir y listo!

One Drive en la web nos muestra un mensaje de confirmación de la operación

La notificación le llegará al encargado(a) de revisar las evidencias digitales para que acepte la invitación y ya

podamos desde la coordinación ver todas las evidencias guardadas por ustedes en la estructura

anteriormente definida.