Instrumentos para la contratación deactividades de comunicación en

proyectos financiados por el Banco Mundial

Division de Communicación para el DesarrolloVice presidencia de Relaciones Externas, Banco Mundial

Banco MundialUn socio para fortalecer las economias y ampliar los mercadoscon el fin de mejorar la calidad de vida de las personasen todos los lugares, especialmente de los mas pobres

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INSTRUMENTOS PARA LA CONTRATACIÓN DE

ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN EN

PROYECTOS FINANCIADOS POR EL

BANCO MUNDIAL

División de Comunicación para el Desarrollo

Vicepresidencia de Relaciones Externas, Banco Mundial

Copyright©2005 División de Comunicación para el Desarrollo (DevComm) Vicepresidencia de Relaciones Externas Banco Mundial 1818 H Street, N.W. Washington, D.C., 20433, Estados Unidos Derechos reservados. Impreso en: New Interstampa s.r.l.00146 Roma - Via della Magliana, 295 - Tel. 06 55282956 El contenido de esta documentación refleja las opiniones del autor y no se debe atribuir al Grupo Banco Mundial, sus Directores Ejecutivos o sus países miembros.

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Contenido Prefacio............................................................................................................................... v Agradecimientos....…………………………………………………………………….. vii Siglas................................................................................................................................ .ix Introducción........................................................................................................................ 1 1. El Proceso de Comunicación.......................................................................................... 5 2. El Plan de Contratación ................................................................................................. 7

1. Contrato de Responsibilidad Única .................................................................... 8 2. Diseño y Ejecución Combinados, Una Sola Etapa ........................................... 10

2A. Diseño y Ejecución Combinados, Dos Etapas .................................. 11 2B. Investigación y Diseño de Comunicación Combinados .................... 12

3. Responsabilidades Separadas ………………………………………………. 13 3. El Método de Contratación …………………………………………………………..17 Servicios de Consultores ………………………………………………...………….. 17 Bienes y Equipos ……………………………………………………..…………….. 20 Ejemplos de Métodos Alternativos de Adquisición ………………..………………. 22 Términos de Referencia …………………………………………………………….. 24 Estimación de Costos y Presupuesto ……………………………………………..… 25 Pedido de Expresiones de Interés (PEI) …………………………………………...... 26 Elaboración de la Lista Corta …………………………………………………........27 Preparación del Pedido de Propuestas (PP) ………………………………………….28 Evaluación de Propuestas …………………………..………………………………. 29 Negociaciones y Contratación …………………………………………………….... 30 Problemas Comúnes ………………………………………………………………....31 Bibliografía ……………………………………………………………………………... 33 Anexo I: Ejemplo de Pedidos de Expresión de Interés para Servicios de Comunicación 34 Anexo II: Ejemplo de Términos de Referencia para Contratación de Actividades de Comunicación …………………………………………………………………………... 40 Anexo III: Requerimientos Técnicos para Sondeo de Opinión Pública ………………... 43 Anexo IV: Ejemplo de Términos de Referencia para Servicios de Comunicación …….. 45 Anexo V: Evaluación del Programa de Comunicación .................................................... 53

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________________ Prefacio

Estos Instrumentos para la Contratación de Actividades de Comunicación han sido elaborados con el propósito de ayudar al personal del Banco Mundial y de los gobiernos de países clientes a contratar servicios de comunicación de conformidad con las normas del Banco Mundial. Las actividades de comunicación no siempre se enmarcan dentro de las categorías típicas de contratación de obras, bienes y servicios. Estos instrumentos han sido desarrollados para guiar la manera de ajustar la contratación de actividades de comunicacion a las políticas y procedimientos de las Normas de Contratación del Banco Mundial. En la preparación de este manual hemos identificado aspectos específicos de las actividades de comunicación que difieren sustancialmente de otro tipo de actividades que son contratadas en el marco de los proyectos financiados por el Banco Mundial, y se ha revisado la documentación relevante de la mayoría de los proyectos implementados por el Banco Mundial en los últimos cinco años con uno o más componentes de comunicación. También hemos entrevistado muchos especialistas de comunicación, líderes de grupos de proyectos y especialistas de contratación que han estado involucrados en proyectos con componentes de comunicación, así como a representantes locales, gerentes de las agencias ejecutoras, y representantes de la industria de la comunicación. Estas guías identifican aspectos de contratación que las agencias ejecutoras encargadas de diseñar componentes de comunicación encuentran con frecuencia, y provee sugerencias de cómo incorporar los aspectos de contratación de manera integral al flujo de procesos de diseño de proyectos, planificación de contratación y ejecución. Esperamos que este manual ayude a que los especialistas de comunicación y las agencias ejecutoras adquieran un mayor conocimiento de los diferentes aspectos de la contratación de actividades de comunicación, para facilitar el proceso de contratación y asegurar que los recursos sean ejecutados de la manera más efectiva y eficiente. Tambien esperamos que estos instrumentos contribuyan a que los especialistas se familiaricen con los requerimientos particulares necesarios para la contratación de “creatividad”. Lucia Grenna, Jefe de la unidad de Comunicación para el Desarrollo Sustentable en Operaciones, División DevComm, Vicepresidencia de Relaciones Externas.

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________________ Agradecimientos

Este manual ha sido inspirado y supervisado por Daniele Calabrese y Emmanuele Santi, de la División de Comunicación para el Desarrollo (DevComm), y es el producto de una colaboración productiva con el equipo maravilloso de DevComm. La producción de este documento ha sido posible gracias al Fideicomiso del Gobierno de Italia. Lucia Grenna, Jefe de la unidad de DevComm de Comunicación para el Desarrollo Sustentable en Operaciones, creyó en la utilidad de estos instrumentos para la ejecución exitosa de los componentes de comunicación y puso todo su empeño para verlo realizado. Esta iniciativa contó con el apoyo de Paul Mitchell, Gerente de Devcomm, quien motivó y facilitó la participación del equipo, y además revisó y aportó comentarios durante las diversas fases de su producción. José Manuel Bassat, Daniele Calabrese, Diana Chung, Leonardo Mazzei y Emanuele Santi contribuyeron a los estudios de caso de contratación de actividades de comunicación. Caby Verzosa compartió su amplia experiencia en “comunicando la comunicación”, junto con Natalia Kirpikova y Johanna Martinson. Paolo Mefalopulos ayudó a enmarcar los estudios de caso dentro del proceso de comunicación. Sharon Felzer explicó la ciencia de las encuestas, y Grazia Atanasio, Mario Bravo y Karla Chaman aportaron comentarios y sugerencias. Merecen especial agradecimiento Lourdes Endara de Prolocal en Ecuador y Claudia Pereira y Sherly Obregón en Nicaragua, por compartir su experiencia sobre los “problemas de contratación” en el trabajo de campo, y por ayudar a ubicar el tema en una perspectiva adecuada. Hope Phillipps y P.C. Mohan contribuyeron al tema de desarrollo liderado por la comunidad, y Frances Allen y Waleed Haider Malik hicieron sus aportes al tema de reforma judicial. El documento fue revisado por el equipo de OPCPR. Gracias en particular a Alex Velderman por creer en el enfoque y ayudar a encontrar soluciones a varios aspectos. También a Enzo De Laurentiis, Mary Lucy Giraldo, Rebecca Post y Evelyn Villatoro por compartir su experiencia, y a Giovanni Casartelli por aprobar la iniciativa. Las percepciones desde el interior de la “industria” de la comunicación fueron compartidas por Malin Jennings y Gualtiero Tagliaferri, y Francis Dobbs contribuyó con su experiencia en la contratación de servicios de multimedios para el Banco Mundial. Un agradecimiento especial a Patrizia Cocca por diseñar el manual. Manuela Faria y Manuel Rueda me ayudaron a navegar un mar de documentos, y Nawsheen Elaheebocus y Anjali Manglik brindaron su asistencia para dar cumplimiento a los diversos trámites burocráticos. Quiero agradecerles a todos por compartir su conocimiento y sus experiencias. Antonietta Poduie Consultora

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_________________________ Siglas

AIF Asociación Internacional de Fomento

BIRF Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (Banco Mundial)

CP Convenio de préstamo

DEVCOMM División de Comunicación para el Desarrollo

DLC Desarrollo liderado por la comunidad

ENC Evaluación de necesidades de comunicación

FPP Facilidad para la preparación de proyectos

GPSC Grupo de políticas y servicios para contratación

IC Instrucciones a los consultores

LPI Licitación pública internacional

LPN Licitación pública nacional

NCE Notificación de contratación especifica

OBC Organización basada en la comunidad

ONG Organización no gubernamental

ONU Organización de Naciones Unidas

OPCPR Grupo de Políticas y Servicios de Contrataciones

PEI Pedido de expresiones de interés

PP Pedido de propuestas

SBC Selección basada en calidad

SBCC Selección basada en calidad y costo

SBMC Selección basada en el menor costo

SBPF Selección bajo presupuesto fijo

SCC Selección basada en calificaciones de consultores

SSF Selección con base en una sola fuente

TDR Términos de referencia

UEP Unidad ejecutora de proyecto

UNDB United Nations Development Business

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Especialistas de Comunicación han estado asesorando al Gobierno de Georgia en diferentes etapas sobre el componente de educación e información publica del Proyecto de Reforma Judicial. El objetivo del proyecto es establecer una judicatura como una tercera rama independiente del gobierno. El objetivo del componente de comunicación del proyecto es informar y educar al público sobre sus derechos legales, las labores de la judicatura, y el rol que esta puede desempeñar en el proceso de reforma. La ejecución final de este componente recae en una entidad local, la cual comprende organizaciones gubernamentales y no gubernamentales. Partiendo de un estudio reciente de investigación de opinión sobre la percepción por parte de los usuarios de la judicatura, el consultor internacional que ha sido contratado para brindar asistencia a la entidad local esta preparando su personal para llevar a cabo todas las funciones de comunicación incluyendo: • Diseñar estrategia, plan de acción y mecanismo de retroalimentación adecuados • Lanzar una campaña en los medios • Ayudar a la judicatura a convertirse en una institución amigable para los usuarios • Promover el diálogo y la construcción de consenso en todos los niveles de la reforma judicial • Armonizar la comunicación interna entre los cuerpos judiciales • Mejorar la comprensión entre los medios de los asuntos legales y judiciales.

Las actividades contratadas dentro de este componente incluyen: • Estudio inicial de investigación de opinión • Contratación del consultor internacional • Desarrollo y producción de una serie de programas de televisión y radio • Producción de anuncios de servicios públicos • Organización de eventos de prensa • Organización de foros • Desarrollo de materiales • Organización de talleres y capacitación.

_________________________

Introducción La comunicación esta siendo reconocida cada vez mas como un instrumento importante en el desarrollo, y está jugando un papel mayor en los proyectos del Banco Mundial. Bien sea en la discusión de un proyecto de desarrollo o de reformas económicas más amplias – desde salud, educación, desarrollo rural, hasta desarrollo del sector privado, reformas financieras o judiciales – se están realizando esfuerzos significativos para generar consenso mediante el mejoramiento de la comprensión pública y facilitando el diálogo bien informado entre las partes interesadas y a su vez entre estas y el Banco Mundial. En el Banco Mundial la Comunicación para el Desarrollo es manejada por especialistas quienes ayudan al personal de operaciones y a instituciones en países clientes a hacer uso adecuado de las herramientas de comunicación para construir consenso en iniciativas y procesos de desarrollo, utilizando estrategias innovadoras, bidireccionales y sensibles desde el punto de vista cultural. Los especialistas de comunicación participan activamente en todas las regiones y sectores del portafolio del Banco Mundial. Los especialistas enfocan sus actividades en el diseño y supervisión de programas de comunicación pública. El desarrollo y la ejecución de los programas de comunicación pública involucran una variedad de actividades y herramientas. Las actividades de comunicación se caracterizan por tener una mezcla única: servicios de consultoría de naturaleza intelectual, producción y venta de bienes, servicios técnicos (tales como anuncios publicitarios a través de radio, estaciones de televisión, y periódicos), compras de equipos de comunicación, y otros insumos.

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En Nicaragua, las instituciones públicas del sector agroforestal están ejecutando una reforma a largo plazo (2000-2016) del Programa de Innovación, Investigación y Transferencia de Tecnología a pequeños y medianos agricultores. Especialistas de Comunicación han estado brindando asistencia a más de ocho instituciones involucradas en la ejecución del programa de comunicación orientado a: explicar y promover el Nuevo Sistema Nacional de Innovación Tecnológica, promover el dialogo sobre políticas entre las diferentes agencias nacionales e internacionales y el sector privado, fortalecer las capacidades de comunicación de las diversas instituciones involucradas en el programa, construir consenso sobre las nuevas reformas del sector, armonizar el flujo de comunicación interinstitucional, y aumentar la participación de proveedores de servicios tecnológicos y los destinatarios finales tales como productores, agentes de las actividades de extensión, educadores e investigadores. Los siguientes son algunos ejemplos del tipo de actividades desarrolladas dentro del programa: • Contratación de un grupo de consultores incluyendo consultores

internacionales y nacionales y ONGs para diseñar y ejecutar el programa

• Preparación de material de información para los diferentes grupos de actores

• Organización de eventos con apoyo de los medios • Organización de foros y festivales en áreas locales donde se están

introduciendo innovaciones tecnológicas • Producción de radio, programas de video, y anuncios para radio y televisión en medios locales y nacionales.

La industria de comunicación y publicidad involucra prácticas comerciales que difieren de otras industrias cuyos servicios son contratados usualmente en proyectos financiados por el Banco Mundial. Por ejemplo el método de preparación de propuestas es muy peculiar de la industria. Típicamente las agencias anunciantes suministran opciones múltiples dentro de sus propuestas, lo cual complica la evaluación cuando se siguen los procedimientos del Banco Mundial. En el plano contractual, las agencias anunciantes trabajan normalmente sobre una comisión porcentual y tienden a tratar (ya sea directamente o a través de centros mediales) con las difusoras que contratan, por ejemplo, el tiempo de transmisión para programas de radio y televisión. Los costos ocultos son absorbidos usualmente dentro de la comisión porcentual, lo cual es una práctica que no se puede reconciliar con las guías de contratación del Banco Mundial. En la práctica comercial, las compañías de comunicación reciben ocasionalmente pagos por la presentación de grandes propuestas, una práctica que el Banco Mundial no emplea con ningún consultor. Los servicios de las agencias publicitarias y de comunicación son, por definición, innovadores y creativos. Se requieren Términos de Referencia (TDR) claros y precisos para describir el objetivo y el alcance de los servicios; sin embargo, se debe tener cuidado de no restringir la creatividad y la competencia mediante la sobreespecificación. Debe dejarse espacio para que las firmas propongan, por ejemplo, tiempo de transmisión u otras formas de comunicación, sin permitir el sesgo hacia o estimular el uso de un tipo específico de medio. Las Normas del Banco Mundial sobre la Contratación de Consultores1 (también referida comúnmente como el Libro Verde) y las Normas sobre la Contratación de Bienes y Obras2 (también referida comúnmente como el Libro Rojo) cubren extensamente todos los procedimientos básicos para la contratación de consultores, bienes y obras. La contratación es uno de los componentes claves del proceso de garantía del papel fiduciario del Banco Mundial. El objeto de este manual es brindar orientación a las agencias ejecutoras

1 Normas, Selección y Contratacion de Consultores por Prestatarios del Banco Mundial, Mayo de 2004 2 Normas, Contrataciones con Prestamos del BIRF y Créditos de la AIF, Mayo de 2004

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Los grandes proyectos de infraestructura financiados por el Banco Mundial han recibido con frecuencia críticas de las partes interesadas y de la comunidad internacional debido al impacto social y ambiental, especialmente cuando se implica algún grado de repoblación. Por esta razón y con el objeto de mitigar el impacto negativo el Banco Mundial ha establecido estrictas medidas de protección y exige evaluaciones del impacto medioambiental junto con los planes de acción de repoblación. Un proyecto que ha atraído la atención de ONGs internacionales y regionales es el proyecto de Energía Hidroeléctrica Nam Theun 2 (NT2) en la República Democrática de Laos. A la vez que el Banco Mundial y otros donantes han estado preparando y valorando este proyecto para brindarle el apoyo posible, varios especialistas de comunicación han prestado asistencia al equipo de proyecto del Banco Mundial y al Gobierno de la RDP de Laos para el desarrollo de una estrategia de comunicación y un programa de consulta popular encaminados a resolver las inquietudes de las partes interesadas locales, regionales e internacionales. Este apoyo de comunicación está diseñado para ayudar al Gobierno de la RDP de Laos a resolver de una manera abierta y transparente las inquietudes de muchas partes interesadas y de las personas afectadas directamente por el proyecto, ayudando a desarrollar mecanismos de retroalimentación bidireccionales, y brindándoles asistencia para que tomen parte en el diálogo con las partes interesadas a medida que el proyecto se ejecuta acorde con el ciclo de proyectos del Banco Mundial. Las actividades que se desarrollan en este proyecto incluyen: • Ejercicio de estratificación de partes interesadas • Estudios de opinión • Diseño y preparación de materiales de información para el público • Identificación de canales y mensajes apropiados para llegar a las diversas partes interesadas • Apoyo en el desarrollo y gestión de un sitio web interactivo.

en los países prestatarios sobre cómo seguir estas normas durante la contratación de actividades de comunicación de la manera más económica, transparente y oportuna, asegurando a la vez que la calidad de los servicios y bienes suministrados cumple con estándares elevados. Esta introducción ofrece ejemplos de proyectos donde los especialistas de comunicación han jugado un papel importante en el modelamiento de componentes de comunicación y la variedad de actividades de contratación involucradas. La siguiente sección ilustra los diversos pasos que se siguen en un Programa de Comunicación Pública. La siguiente sección da una mirada a la contratación en proyectos del Banco Mundial considerando los diferentes actores involucrados en la contratación de actividades de comunicación. Esta sección destaca la importancia de la planificación de las actividades de contratación incluyendo las actividades de comunicación, el cronograma, la escogencia de los métodos de contratación y la responsabilidad de llevar a cabo la contratación. Seguidamente se presenta una sección dedicada a la selección de métodos de contratación para actividades de comunicación entre las diversas alternativas permitidas de acuerdo a presupuesto, objetivos, cronograma y actores, y termina ilustrando enfoques alternativos para la contratación de actividades de comunicación de acuerdo al plan y los métodos de contratación. Los Anexos contienen varios ejemplos de Pedidos de Expresión de Interés y de TDR para la contratación de actividades de comunicación.

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1 _________________________ El Proceso de Comunicación Cada programa de comunicación difiere en los detalles, sin embargo en las mejores prácticas se tiende a seguir un patrón similar. La variabilidad depende de la manera cómo se desarrollan las actividades que lo componen, quién tiene la responsabilidad, el presupuesto disponible y la capacidad para llevarlos a cabo. A su vez estos factores determinan los requerimientos y los métodos correspondientes de contratación.3 La Fase Uno del proceso de comunicación es escuchar y comprender a las partes interesadas. Esto se logra mediante la realización de las siguientes actividades: Evaluación de Necesidades de Comunicación (ENC) para investigar temas claves y definir las partes interesadas. La ENC también sirve para evaluar las capacidades locales, identificar comportamientos que necesitan ser atendidos mediante la comunicación, obtener perspectivas sobre las inquietudes y obstáculos sociales y políticos que afectan el proyecto, determinar el nivel de conocimiento y las percepciones de los medios con respecto al proyecto y los asuntos relacionados con el mismo, aprender lo que las ONGs están haciendo en la misma área, y verificar la disponibilidad y nivel de habilidades de las agencias de investigación y comunicación en el país. Este estudio se elabora con base en entrevistas y análisis de datos disponibles y es importante comprender todas las dimensiones de la situación y determinar las percepciones de las partes interesadas, sus opiniones y creencias. Investigación de Comunicación, la cual se basa en métodos cualitativos y cuantitativos. La investigación se dirige a comprender porqué la gente hace lo que hace y lo que piensa y cuáles son los cambios necesarios. Idealmente esta investigación debería estar ligada a la evaluación social realizada en el marco del proyecto. Los resultados de esta investigación ayudan a decidir la orientación de las políticas, las mejoras operacionales y el diseño de la estrategia. Las actividades especificas de comunicación desarrolladas durante esta fase incluyen pero no están limitadas a:

Sondeos Estudios de percepción

3 Ver también Communicating Development Projects: A Practical Guide por Caroline Pond, Anne Gamurorwa, Diana Chung, Cecilia Verzosa. Esta guía sigue el camino del Proyecto de Nutrición y Desarrollo de la Infancia Temprana en Uganda.

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Estudios de línea de base Encuestas Investigación cualitativa (entrevistas a profundidad y discusiones de grupos en

foco) La Fase Dos del proceso de comunicación es Diseño de la Estrategia de Comunicación, que puede ser un plan amplio o detallado que involucra:

Planteamiento de temas claves Segmentación de las partes interesadas según sus posiciones Preparación de mensajes adecuados para movilizar apoyo y tratar las inquietudes

adecuadas Hallazgo de la mezcla más efectiva de canales para llegar a las audiencias Creación de capacidad de comunicación en el terreno para ejecutar el proceso Construcción de consenso Diseño de mecanismos para monitoreo y evaluación (cualitativos y cuantitativos)

La Fase Tres del proceso es Ejecución de la Estrategia de Comunicación. Esta fase involucra el uso de herramientas adecuadas para ejecutar las actividades especificadas en el diseño de la estrategia y la contratación de la mayoría de las actividades de comunicación tales como:

Entrenamiento y construcción de capacidad Producción de publicidad para radio y televisión, programas y entrevistas Compra de franja de tiempo para transmisión en radio y/o televisión Producción de carteles Producción de folletos Producción de paginas web Actividades de movilización de la comunidad tales como talleres,

representaciones teatrales, conferencias Organización de foros Compra de equipos de comunicación, computadores y programas, vehículos

incluyendo, por ejemplo, vehículos de telecentros, etc.

La Fase Cuatro del proceso es Monitoreo y Evaluación de la Comunicación, la cual se prepara generalmente durante la etapa de diseño de la estrategia y luego se incorpora durante la ejecución. Esta fase involucra:

Realización de estudios de sondeo de opinión pública Evaluaciones cualitativas del programa y de los productos

Las actividades de comunicación que se describen en las diversas etapas del proceso de comunicación se pueden organizar y ejecutar de diversas maneras, dependiendo de las capacidades locales, la experiencia en actividades similares, requerimientos en materia de calendario, y disponibilidad de presupuesto.

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2 _________________________ El Plan de Contratación Dado que los programas de comunicación son requeridos principalmente al comienzo del proyecto, deberían ser uno de los elementos importantes de la planificación inicial, al menos en la forma de bosquejo general. La Planificación de la Contratación es fundamental para el éxito de un proyecto, sin embargo la necesidad de actividades de comunicación surge a menudo cuando el diseño del proyecto y por lo tanto su plan de contratación ya han sido formulados. Es muy importante que el Banco y sus clientes reconozcan la necesidad de involucrar especialistas de comunicación muy tempranamente desde el inicio del proceso, idealmente durante la etapa de identificación del proyecto, de modo que formen parte integral del presupuesto general y del plan de contratación que surge durante la valoración del proyecto. Cuando ello no se ha hecho, se hace indispensable adoptar otras estrategias para insertar la contratación de actividades de comunicación dentro del flujo general de contratación. Esto puede requerir la búsqueda de presupuesto adicional mediante el uso de fideicomisos o asignaciones suplementarias. El paso inicial de un programa de comunicación, el Estudio de Valoración de Necesidades, es llevado a cabo generalmente por especialistas de comunicación que colaboran con la contraparte en el país, con asistencia algunas veces de un consultor individual, o raras veces una firma. La financiación de la evaluación puede provenir del presupuesto de la Facilidad para la Preparación de Proyectos (FPP), de un fondo de fideicomiso o simplemente puede ser suministrada por el presupuesto operativo del proyecto. Idealmente el Estudio de Valoración de Necesidades debería ser desarrollado durante la fase de preparación del proyecto. El resto del proceso de comunicación se puede organizar de diferentes maneras. En las siguientes páginas se presentan los modelos de organización más comunes

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1. Contrato de Responsabilidad Única

PROS CONTRAS Este enfoque establece claramente que un consultor es responsable de todos los aspectos del proceso. Esto elimina problemas de coordinación entre diferentes consultores y reduce la carga administrativa sobre la agencia ejecutora.

Este método prevé un consultor experto en todos los aspectos del proceso de la comunicación – investigación, comunicación y publicidad – y también crea un contrato de alto valor que puede requerir un procedimiento de selección largo, de modo que no es conveniente cuando se requiere tomar tempranamente acciones para algunos componentes.

Rol asesor del proyecto

Insumo producto

Agencia Ejecutora

Especialistas de Comunicación

Contrato de Responsabilidad Única Investigación de Comunicación, Diseño de Estrategia, Ejecución

Consultor

Evaluación de Necesidades

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Ejemplos de Modelo 1.Contrato de Responsabilidad Única (llave en mano) para todas las actividades.

República Democrática Popular de Laos: Proyecto Hidroeléctrico Nam Theun 2. El Consultor es responsable de brindar asistencia en la conceptualización, diseño y ejecución de una campaña comenzando con un ejercicio de mapeo de las partes interesadas, investigación de opinión, diseño y ejecución de una estrategia de comunicación a corto y mediano plazo, capacitación, realización de talleres y clínicas, preparación de materiales efectivos para informar al público, y apoyo al desarrollo y administración de un sitio web interactivo. El valor total del contrato es $250,000. Paraguay: Reforma de los Sectores de Telecomunicaciones y Agua y Sanidad Pública. El consultor es responsable de la investigación de comunicación, planificación de medios, monitoreo y análisis del cubrimiento de la reforma en los medios, producción y transmisión de un programa semanal de televisión y radio durante 26 semanas, producción e impresión de materiales, organización de seminarios, producción de comerciales, organización de eventos, viajes de estudio, grupos focales. El valor total del contrato es $2,000,000. Nigeria: Proyecto de Reforma del Sector de Agua Urbana. El consultor es responsable de llevar a cabo investigación cualitativa incluyendo estudio de línea de base, actitudes y prácticas de las agencias relevantes asociadas a los recursos de agua; diseño y ejecución de programa de comunicación y desarrollo de materiales incluyendo: sitio web para el público general, folletos, magazín de noticias, lista de correo, talleres internos y externos, lanzamiento del programa de comunicación y desarrollo de una campaña de comunicación en radio, y monitoreo, ajuste y evaluación. La duración total del trabajo es 27 meses-hombre.

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2. Diseño y Ejecución Combinados, Una Sola Etapa

Este modelo contempla en un solo contrato las actividades relacionadas con la investigación de comunicación, y en otro contrato se cubre el diseño y posterior ejecución de la estrategia de comunicación por parte del mismo consultor.

PROS CONTRAS Este enfoque reconoce que las habilidades requeridas para la investigación pueden ser diferentes de las necesarias para el diseño y ejecución del programa de comunicación. También otorga al diseñador la responsabilidad de llevar a cabo el programa propuesto, asegurando así posiblemente la consistencia en el enfoque de la comunicación.

La adjudicación de un contrato combinado para el diseño y ejecución puede conllevar el riesgo que el diseño de la estrategia propuesta no se considere aceptable en su totalidad. Por ejemplo, puede ser inclinada a favor de los propios sesgos del consultor, o a las preferencias de los medios, más que al mejor interés del proyecto.

Modelo 2-Diseño y Ejecución Combinadas, Una Sola Etapa

Nicaragua: Programa Nacional de Tecnología Agrícola y Educación Técnica Rural. El Consultor es responsable del diseño y ejecución de un programa de 18 meses con un presupuesto para las actividades de servicios de comunicación de $1,000,000 incluyendo impresión, equipo audiovisual, producción de programas de radio, foros, producción de material impreso y construcción de capacidad.

Diseño y Ejecución

Investigación de Comunicación

Evaluación de Necesidades

Rol asesor del proyecto

Insumo producto

Consultor Consultor

Agencia Ejecutora

Especialista de Comunicación

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2A. Diseño y Ejecución Combinadas, Dos Etapas

El Modelo 2A sigue un enfoque de dos etapas para el contrato de diseño y ejecución. Los entregables de la etapa de diseño deben ser revisados, si es necesario modificados, y aceptados por el Cliente y el Banco antes de autorizar al mismo consultor que siga adelante con la ejecución. Si los productos de la etapa de diseño no son aceptables, se otorga un nuevo contrato para la fase de ejecución excluyendo al contratista original.

PROS CONTRAS

Reduce el riesgo de ejecutar una estrategia cuyo diseño no ha sido plenamente aceptable.

Los TDR y el Pedido de Propuestas (PP) deben ser formulados más cuidadosamente con el fin de reflejar los requerimientos de las dos etapas. Si un consultor diferente asume la etapa de ejecución, se podría gastar un esfuerzo considerable ajustando el diseño antes de comenzar la ejecución.

Diseño Investigación de Comunicación

Evaluación de Necesidades

Rol asesor del proyecto

Insumo producto

Consultor Consultor

Agencia Ejecutora

Especialistas de Comunicación

Ejecución

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2B. Investigación y Diseño de Comunicación Combinados

El Modelo 2B es simplemente otra variante donde el componente de diseño esta ligado con la investigación de comunicación y no con la ejecución.

PROS CONTRAS

Esta es también una manera de disminuir los incentivos para crear soluciones donde los preparativos de la ejecución propuesta otorguen beneficios agregados al diseñador. Este método también puede ser un contrato único o de dos etapas para investigación y diseño.

Normalmente la Investigación de Comunicación y el Diseño de Estrategia requieren habilidades diferentes.

Ejemplo de Modelo 2B-Diseño e Investigación de Comunicación Combinados

El Programa Nacional de Competitividad de Honduras. Se ha contratado un consultor para la Investigación de Comunicación y el Diseño de la Campaña de Comunicación. No existe ninguna obligación contractual para contratar el mismo consultor para la ejecución de la campana. El proceso de contratación todavía está siendo ejecutando.

Diseño

Investigación de Comunicación

Evaluación de Necesidades

Rol asesor del proyecto

Insumo producto

Consultor Consultor

Agencia Ejecutora

Especialistas de Comunicación

Ejecución

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3. Responsabilidades Separadas

En la versión final la Agencia Ejecutora adjudica contratos separados para cada componente y retiene la responsabilidad directa sobre la compra de algunos o todos los productos, herramientas y bienes necesarios para el proyecto – vehículos, computadores, material impreso, tiempo de transmisión, etc.

PROS CONTRAS El cliente tiene más control sobre los gastos, siempre y cuando se disponga de un mecanismo viable de coordinación.

Este proceso requiere tiempo porque la agencia ejecutora debe preparar documentos de TDR y de licitación separados y realizar evaluaciones, contratación y desembolsos para cada contrato individual. Un consultor de comunicación podría tener mas experiencia e influencia para negociar y adquirir actividades anticipadas en el plan de medios.

DiseñoInvestigación de Comunicación

Evaluación de Necesidades

Rol asesor del proyecto

Insumo producto

Consultor Consultor

Agencia Ejecutora

Especialistas de Comunicación

Ejecución

Consultor

Contratación directa de

Bienes, Equipo, Herramientas

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Ejemplo de Modelo 3- Responsabilidades Separadas Una variante de este modelo se presentó en el Proyecto de Apoyo a la Privatización en Nigeria (componente de la Corporación de Agua del Estado de Lagos) en el cual se otorgaron contratos separados para todos los componentes de la campaña de comunicación incluyendo: producción y distribución de programas de televisión, producción y distribución de programas de radio, publicidad externa y vallas publicitarias, servicios de publicidad corporativa, servicios de impresión, servicios de relaciones con los medios, servicios de manejo de eventos, comunicación en el ámbito de la comunidad y grupos de base, estudios de investigación y sondeos de opinión pública, servicios de desarrollo y alojamiento de sitio web, consultor/asesor de comunicación de nivel superior.

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Los programas y proyectos de comunicación a veces involucran múltiples agencias ejecutoras o descentralizan la responsabilidad de las compras. Los rasgos básicos del proceso de contratación no cambian sin embargo la coordinación se convierte en un aspecto muy importante. Estos modelos y sus variantes cubren el rango de enfoques requeridos generalmente para asignar responsabilidades contractuales dentro de un proyecto o campaña de comunicación. La selección del método más adecuado es determinada por las circunstancias especificas de cada caso, incluyendo las capacidades y experiencia de la agencia ejecutora y los consultores locales, los requerimientos de tiempo y los montos de los paquetes contractuales. Además de la asistencia técnica que el consultor de comunicación y/o la agencia de publicidad deben brindar obviamente, la ejecución de una campaña de comunicación siempre consta de una mezcla de servicios, bienes e “intangibles” tales como por ejemplo, espacio de radio y televisión o la organización de eventos. Estos elementos también pueden ser contratados alternativamente a proveedores por parte del consultor de comunicación/publicidad o por el mismo cliente. En este caso es bueno sugerir al cliente que obtenga asistencia de especialistas de comunicación del Banco Mundial y que cuente con el apoyo de un asesor de comunicación. Para tener una idea del tipo de valor de estos contratos, considere que una campaña de comunicación en Nicaragua con un presupuesto total de $1,400,000 estima que se requieren $187,000 para consultores y $1,080,734 para medios, impresión, organización de eventos, etc. El costo estimado de artículos similares de una pequeña campaña de comunicación que hace parte de un proyecto más grande en Nigeria es de $440,000.

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NICARAGUA

Programa Nacional de Tecnología Agrícola y Educación Técnica Rural

NIGERIA Reforma Nacional del Sector de Agua Urbana

(Componente: Corporación de Agua de Estado de Lagos)

Descripción Monto estimado

(dólares americanos)

Descripción Monto estimado

(dólares americanos)

Material impreso $263,757.00 Producción y distribución de programas de televisión

$90,000.00

Producción de videos y copias

$115,000.00 Producción y distribución de programas de radio

$70,000.00

Producción y transmisión de programas y comerciales de radio

$224,027.00 Publicidad externa y vallas publicitarias

$40,000.00

Talleres $50,350.00Foros $131,500.00Ferias $10,300.00Adquisición de espacio publicitario en medios impresos

$73,600.00

Producción de documentos

$6,000.00

Eventos en programas de opinión

$3,000.00

Conferencias $6,700.00Regalías $20,000.00Paginas web $20,000.00Material digital $400.00Equipo de comunicación

$20,000.00

Servicios publicitarios corporativos

Servicios de impresión

Servicios de relaciones con los medios

Servicios de manejo de eventos

Comunicación con la comunidad y grupos de base

Estudios de Opinión Pública

Estudios de sondeo

Desarrollo y alojamiento de paginas web

$210,000.00

TOTAL $1,080,734.00 TOTAL $440,000.00 La estructura organizativa deberá escogerse con base en el acuerdo más efectivo y económico para llevar a cabo el programa de comunicación. A su vez, esta decisión de “organizar paquetes”, determinará cuáles van a ser los procedimientos de contratación más adecuados. También es posible que las consideraciones en materia de tiempo de un servicio pueden afectar la manera cómo se organizan las responsabilidades, por ejemplo plantear un trabajo más pequeño que se puede adjudicar más rápidamente utilizando uno de los métodos de contratación más sencillos, evitando así procesos de selección que pueden ser muy demorados. Con el fin de llegar a mejores acuerdos se deberían retroalimentar tales consideraciones al tomar decisiones sobre la organización de los paquetes y la asignación de responsabilidades.

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3 _________________________ El Método de Contratación En esta etapa ya se han tomado las decisiones sobre el contenido de comunicación del proyecto, el presupuesto está definido, y se han establecido la estructura organizativa y las responsabilidades para la contratación. El paso siguiente es sleccionar los métodos específicos de contratación que se van a utilizar.

Servicios de Consultores La parte principal de la contratación de cualquier proyecto de comunicación es la obtención de servicios de consultores, de modo que este aspecto debería ser la primera prioridad. Las Normas para la Contratación de Consultores establecen métodos aceptables para contratar servicios de consultoría y proveen una guía amplia sobre la manera de aplicarlas. Estos métodos se aplican cada vez que se emplean fondos del Banco Mundial para financiar tales servicios, y generalmente también cuando el Banco administra Fondos de Fideicomiso, a menos que estos se encuentren explícitamente exentos de su aplicación. Los métodos están resumidos en la Tabla 1.4

4 Ver Jonathan C. Brown, Didem Ayvalikli and Nadeem Mohammad, 2004. Turning Bureaucrats Into Warriors, Preparing and Implementing multi-Sector HIV-AIDS Programs in Africa. A Generic Operations Manual. The World Bank, Washington, DC.

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Tabla 1 MÉTODOS DE CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE CONSULTORES Método de

contratación Descripción

Selección basada en

calidad y costo

(SBCC)

La SBCC se utiliza para contratar servicios de firmas cuando la calidad del producto final es la primera preocupación, y el costo es la segunda. Este método utiliza un proceso competitivo basado en una lista corta de firmas, tomando en cuenta para la selección de la oferta ganadora la calidad de la propuesta y el costo de los servicios. El costo como factor de selección se utiliza prudentemente. El peso relativo que se da a la calidad y al costo se determina para cada caso dependiendo de la naturaleza del trabajo, pero la ponderación técnica debe ser al menos el 80% del puntaje total en todos los casos.

Selección basada en

calidad (SBC)

Este método se debería utilizar para trabajos para los cuales es difícil definir TDR precisos y cuando se espera que los consultores demuestren un grado importante de innovación en sus propuestas. Puede ser adecuado para trabajos grandes o pequeños donde el objetivo clave es obtener soluciones creativas. Se puede requerir solamente la presentación de propuestas técnicas o la presentación simultánea en sobres separados de las propuestas técnicas y financieras.

Selección basada en

calificaciones de consultores

(SCC)

Se puede utilizar este método para trabajos muy pequeños, que no superen los $200,000 dólares, para los cuales no se justifica la preparación y evaluación de propuestas competitivas.

Selección bajo presupuesto fijo (SBPF)

Este método es adecuado cuando se trata de un trabajo sencillo el cual puede ser definido con precisión, y cuando el presupuesto disponible está fijo debido a que no se pueden obtener fondos adicionales. Las propuestas técnicas y financieras se presentan en sobres separado, y se eliminan aquellas que excedan el presupuesto límite.

Selección basada en el menor costo

(SBMC)

Este método es adecuado para la selección de consultores para trabajos estándares o rutinarios, donde existen prácticas y normas bien establecidas, y en los cuales el monto del contracto suele ser pequeño, generalmente inferior a $200,000 (el monto se determina durante la preparación del proyecto).

Selección con base en una sola fuente

(SSF)

La selección con base en una sola fuente puede ser apropiada solamente si presenta una ventaja clara sobre el proceso competitivo: (a) para tareas que representan una continuación natural de trabajo realizado previamente por la firma o consultor, (b) cuando es esencial una selección rápida (por ejemplo en una situación de emergencia), (c) para trabajos muy pequeños que cuestan $100,000 o menos, o (d) cuando hay una sola firma calificada o tiene experiencia y merito excepcional para el trabajo.

Consultores Individuales

(CI)

Pueden ser contratados en cualquier etapa del ciclo del proyecto: para realizar un estudio de evaluación de las necesidades de comunicación, para realizar estudios de comunicación o por ejemplo un Asesor de Comunicación para la UEP. El método adecuado para seleccionar Consultores Individuales es mediante la comparación de calificaciones de al menos tres candidatos que han remitido expresiones de interés o han sido contactados directamente por el cliente.

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Los siguientes factores deberían orientar la selección del método que se aplica para la contratación de servicios de comunicación:

1. El costo estimado del contrato, teniendo en mente que la escogencia del método depende finalmente del tipo de servicios que se van a adquirir. Si la cantidad excede los valores límite definidos en el acuerdo de préstamo (AP), el método usual es el Selección Basada en Calidad y Costo (SBCC). Sin embargo, esta no es la única opción. Por ejemplo, cuando la innovación y la obtención de soluciones creativas son consideraciones importantes, la mejor escogencia es probablemente la Selección Basada en Calidad (SBC). En el extremo opuesto, para un trabajo rutinario se puede utilizar la Selección Basada en el Menor Costo (SBMC).

2. El tiempo requerido por los servicios. Algunos métodos de selección requieren

considerablemente mas tiempo aun cuando el proceso se realice sin inconvenientes, de modo que si el tiempo es un factor critico puede ser apropiado utilizar un método más sencillo y que consuma menos tiempo, posiblemente la Selección Con Base en Una Sola Fuente (SSF). Sin embargo la planificación con anterioridad debería tomar en cuenta las necesidades en material de tiempo y tratar de evitar las situaciones de “emergencia”. La Selección Basada en Calificaciones de Consultores (SCC) es otra forma de agilizar el proceso si los montos de los trabajos no son muy altos.

3. El grado de flexibilidad del presupuesto. Cuando la cantidad de dinero disponible

para un servicio está estrictamente limitada y no se puede modificar, o se requiere un proceso muy difícil o demorado para hacerlo, se debería optar por el método de Selección Bajo Presupuesto Fijo (SBPF). Si hay menos rigidez en la asignación de presupuesto, para otros métodos de selección se puede lograr el control financiero requerido mediante la especificación de una cifra estimada o del nivel esperado del esfuerzo en el Pedido de Propuestas (PP).

A diferencia de la adjudicación de contratos para la consecución de bienes, debería existir una etapa de negociaciones para todos los contratos de consultores durante la cual se puedan discutir la magnitud de los servicios, la metodología y el precio propuestos. Esto se aplica independientemente del método de selección que se ha utilizado. Generalmente no se deberían hacer cambios significativos, sin embargo es posible realizar revisiones menores que conlleven a aumentar las posibilidades de éxito del contrato. En dichos casos se debería ajustar el precio del contrato para reflejar tales cambios. Sin embargo, no se deben realizar negociaciones que puedan llegar a cambiar los valores de pago que han sido propuestos por el consultor.

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Bienes y Equipos Es muy probable que el programa de comunicación requiera la adquisición de bienes tales como material impreso, vehículos, equipos de comunicación, y computadores. Los procedimientos pueden seguir las mejores prácticas comerciales si la adquisición de estos bienes es parte de las obligaciones del consultor en el marco de un contrato de responsabilidad única, incluyendo las cotizaciones de precios comparativos, los términos negociados de entrega, etc. Cuando estos son comprados separadamente por la Agencia Ejecutora y no por un consultor como parte de un contrato de responsabilidad única para todo el proyecto, se aplican las Normas del Banco Mundial (Libro Rojo), las cuales describen los procedimientos que se deben utilizar. Si bien las Agencias Ejecutoras pueden utilizar licitaciones internacionales y nacionales, con frecuencia los montos involucrados permiten la realización de adquisiciones mediante la comparación de precios sobre la base de tres cotizaciones escritas. En proyectos que contienen componentes de comunicación, la contratación es manejada con frecuencia por OBCs, Grupos de la Sociedad Civil, ONGs locales, y organizaciones similares. Generalmente en estos casos los valores de los bienes, obras, y servicios a ser contratados son pequeños. Esto también ocurre en el caso de componentes de comunicación que hacen parte de proyectos de Desarrollo Liderado por la Comunidad (DLC).5 Tabla 2 MÉTODOS DE CONTRATACIÓN UTILIZADOS MÁS COMÚNMENTE EN PROYECTOS DLC

Método de licitación pública

nacional

Este método es aplicable a compras de mayor valor pero que están por debajo del límite para Licitaciones Internacionales y requiere la publicación de los bienes y servicios necesitados, dando tiempo suficiente para que todos los posibles licitantes puedan cotizar sus precios y enviar sus ofertas. Las ofertas se abren y los precios se anuncian en presencia de todos los licitantes, luego se comparan los servicios y los costos ofrecidos, posteriormente se selecciona el licitante ganador y se adjudica y firma un contrato formal.

Método basado en cotizaciones – Comparación

de precios

Este método involucra la comparación de ofertas de precio (o pro-formas de facturas) de diferentes proveedores. Esencialmente, la entidad compradora determina lo que va a comprar; luego se recolectan al menos tres cotizaciones escritas del precio y se selecciona y compra la de menor costo y de calidad aceptable.

Método de compra directa - Contratación

directa

La compra directa puede ser adecuada cuando existe una necesidad urgente, existe un proveedor único, o cuando los costos de los otros procedimientos son demasiado altos con relación al valor del contrato. La autoridad encargada de las compras contacta un vendedor o proveedor (bienes y servicios de consultoría) conocido por la comunidad y negocia el contrato (si es necesario) o compra directamente el artículo a un precio negociado, siempre y cuando los costos sean comparables con los precios en los mercados locales. Este método se puede aplicar solamente para compras por debajo del límite financiero establecido en el AP.

5 Ver La Guía de Referencia: Administración Fiduciaria de Proyectos de Desarrollo Liderados por la Comunidad. Pg. 12-16. 2002 Banco Mundial, Washington DC.

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Como se indicó anteriormente, el costo estimado del contrato es un factor importante para la selección del método de contratación. Tabla 3 VALORES DE UMBRAL TÍPICOS PARA LA CONTRATACIÓN EN

CONTRATOS FINANCIADOS POR EL BANCO MUNDIAL6 Servicios de consultoría:

Más de $200,000 Selección Basada en Calidad y Costo (SBCC)

De $100,000 a $200,000 Selección Basada en Calificaciones de Consultores (SCC), Selección Basada en el Menor Costo (SBMC), Selección Bajo Presupuesto Fijo (SBPF)

Menos de $100,000 SBPF, Selección con Base en Una Sola Fuente (SSF)

Consultores individuales Lista corta de al menos 3 hojas de vida, selección de un consultor y adjudicación de contrato.

Por favor sirva referirse a los límites máximos identificados por el BM para cada país, según los cuales la lista corta de consultores puede estar compuesta exclusivamente de consultores nacionales.

Bienes: Contratación de bienes y/o servicios (distintos a servicios de consultores) que cuestan por ejemplo $100,000 ó más (el límite se determina durante la preparación del proyecto)

Licitación Pública Internacional (LI)

Contratación de bienes y/o servicios (distintos a servicios de consultores) cuyo costo estimado por ejemplo es menor a $100,000, o equivalente a un monto total (durante todo el periodo de ejecución del proyecto) de hasta $300,000

Licitación Pública Nacional (LN)

Contratación de bienes a granel que no pueden ser agrupados y su costo estimado es por ejemplo menor a $30,000 o equivalente a un monto total (durante todo el periodo de ejecución del proyecto) de hasta $650,000

Comparación de precios

VALORES DE UMBRAL TÍPICOS PARA CONTRATACIÓN POR OBCS, GRUPOS DE LA SOCIEDAD CIVIL, ETC. EN CONTRATOS FINANCIADOS POR EL BANCO MUNDIAL Más de $1,000 Método de licitación

(Publicar y seleccionar un licitante/vendedor)

De $500 a $999.99 Método de tres cotizaciones

Menos de $500 Compra directa o de productos a granel (Comparar el mejor precio y conservar el recibo)

6 Ver Jonathan C. Brown, Didem Ayvalikli and Nadeem Mohammad, 2004. Turning Bureaucrats Into Warriors, Preparing and Implementing multi-Sector HIV-AIDS Programs in Africa. A Generic Operations Manual. The World Bank, Washington, DC.

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Ejemplos de Métodos Alternativos de Adquisición Opción 1: La firma consultora que ejecuta la campaña puede utilizar los siguientes métodos para la adquisición de bienes y servicios: a) Con la asesoría del Banco el cliente ha identificado el presupuesto para las actividades

del programa (audiovisuales, producción, impresión de materiales, talleres de capacitación, etc.), y el presupuesto está incluido en el Pedido de Propuestas (PP) enviado a las firmas incluidas en la lista corta. Por lo tanto las firmas incluyen en su propuesta técnica un presupuesto indicativo para cada una de las actividades del programa que ellas recomiendan. Este presupuesto indicativo es desglosado separadamente en la propuesta financiera, la cual incluye los honorarios y costos reembolsables del Consultor.

Ejemplos de contratos para los cuales se utilizó esta opción

(En estos casos el método de selección fue el de SBCC)

Georgia: TDR para un Consultor de Comunicación para el Proyecto de Reforma Judicial El componente de Educación e Información Pública tiene un presupuesto de $750,000-$900,000 para las actividades del programa (audiovisuales, producción, impresión de materiales, talleres de capacitación, etc.). Se espera que los primeros 18 meses del proyecto van a necesitar una proporción mayor de estos recursos, pero el presupuesto mencionado anteriormente ha sido asignado para la duración total del proyecto. Durante la duración del contrato el Consultor manejará conjuntamente con el director de ALPE el presupuesto para estas actividades del programa mediante un sistema de co-firma de facturas. Para ello se hace necesario que el Consultor incluya en su propuesta un presupuesto indicativo para cada una de las actividades del programa que recomienda. Este presupuesto indicativo es diferente de la Propuesta Financiera para el contrato de dieciocho meses, el cual incluye los honorarios y costos reembolsables del Consultor. Este presupuesto indicativo debe ser incluido en la Propuesta Técnica.

Nicaragua: TDR para un Consultor de Comunicación para el Proyecto de Tecnología Agrícola “El trabajo durara 18 meses calendario… El Programa de Comunicación tiene un presupuesto de $1,000,000 para actividades del programa (impresión de materiales, audiovisuales, programas de radio, talleres, foros, ferias, etc.). Para este propósito se espera que las firmas consultoras presenten en su propuesta técnica un presupuesto indicativo ilustrando la distribución del presupuesto disponible. Este presupuesto indicativo es diferente de la Propuesta Financiera que incluye los honorarios y costos reembolsables (tales como alojamiento, viáticos, gastos de viaje). El presupuesto indicativo estará incluido en la Propuesta Técnica. Su precio en relación con la descripción de las actividades sugeridas, así como el uso eficiente del presupuesto disponible para las actividades, serán criterios importantes para la evaluación de las Propuestas Técnicas. Se calcula que se necesitarán 20 personas-mes para satisfacer los requerimientos establecidos en estos TDR”.

Nigeria: TDR para un Consultor de Comunicación para el Proyecto de Apoyo a la Privatización “Este trabajo tiene un presupuesto estimado de $2,800,000-$3,200,000 para las actividades del programa (producción audiovisual, desarrollo y diseminación de materiales, talleres de capacitación, promoción internacional, etc.), por un período de 24 meses. Con este propósito se hace necesario que el consultor incluya como parte de la Propuesta Técnica un presupuesto indicativo del programa desglosando los precios estimados de cada una de las actividades que recomienda. Este presupuesto indicativo del programa es diferente de la Propuesta Financiera, la cual incluye solamente los honorarios y costos reembolsables del Consultor (honorarios, viáticos, alojamiento, viajes internacionales). Su coherencia con los objetivos y actividades propuestas, así como su efectividad serán parte integral de los criterios de evaluación de la Propuesta Técnica”.

La responsabilidad de la adquisición de las actividades de comunicación que se puedan realizar mediante prácticas comerciales puede recaer directamente sobre los consultores en la medida que se respete el valor límite del presupuesto y siempre y cuando se presenten las pruebas de compra.

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b)

Ejemplo de otro contrato para el cual se utilizó esta opción (En este caso el método de selección es Bajo Presupuesto Fijo)

Paraguay: Reforma y Privatización de los Sectores de Agua y Telecomunicaciones El presupuesto total de $2,000,000 incluyó actividades de programa catalogadas como gastos reembolsables, además de los honorarios del Consultor, que incluyeron los honorarios actuales del equipo de consultores, costos de transporte, alojamiento, equipamiento y otros costos operativos. Los honorarios y gastos reembolsables del consultor debieron ser cotizados separadamente pero no debían exceder el PF de $2,000,000.

Opción 2: Artículos individuales son comprados directamente por el Cliente; se aplican las Normas de Contratación del Banco Mundial y el precio sigue siendo el principio rector. Cuando se adquieren componentes individuales del plan de medios, tales como por ejemplo el tiempo de transmisión en televisión y radio o el espacio publicitario en los medios impresos, se aplican las siguientes consideraciones especificas las cuales deben ser reflejadas en los documentos de contratación:

Alcance – Qué proporción de la audiencia está expuesta al canal Frecuencia - Qué tan a menudo están las audiencias expuestas al canal Costo - Cuánto costará cada contacto con un miembro de la

audiencia deseada Factibilidad gerencial – Podrá el proyecto manejar el uso de los canales? Efectividad por contacto - Qué efecto sobre el conocimiento del tema o el

comportamiento producirá cada contacto con el canal?7

Ejemplo de contratación de cortos para televisión

Proyecto de Apoyo a la Gestión Ambiental de la República Islámica de Irán Se espera que el consultor lleve a cabo las siguientes actividades:

Cortos para televisión. Realizar pre-ensayos (mediante grupos focales) y producir 10 comerciales de televisión para las diferentes audiencias indicadas previamente, con diferentes mensajes y formatos de entre 30’’ y 2’. Los cortos deben ser producidos en formato de video digital.

Planes de emisión. Elaborar varias combinaciones de opciones costo-efectivas para los planes de emisión, con un presupuesto entre 0.5 y 1.5 millones de dólares. El plan debe incluir el número de emisiones, las estaciones de televisión, la programación, y el presupuesto. (Nota: La ejecución del plan de emisión será financiada mediante un contrato separado).

7 Cecilia Cabañero-Verzosa, 2003. Comunicación Estratégica para Proyectos de Desarrollo. Banco Mundial, Washington, DC.

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Cuando se adquieren de manera separada, el tiempo de transmisión, o el espacio publicitario en los medios impresos se deberían considerar como “servicios diferentes de los servicios de consultoría”8, y se debería ejecutrar la contratación utilizando el “libro rojo”, mientras que el “libro verde” se debería utilizar cuando la producción y el tiempo de emisión o el espacio publicitario en medios impresos son contratados como responsabilidades combinadas. Cuando el cliente compra directamente estos artículos se debería involucrar al menos un asesor individual en el diseño de las especificaciones. Un especialista en contratación que esté familiarizado con las normas del Banco Mundial debería seguir muy estrechamente el proceso de contratación, y trabajar con la agencia ejecutora y consultar con el Banco Mundial cuando sea necesario.

Términos de Referencia La preparación de los TDR es un paso fundamental en la contratación de servicios de consultores.9 Durante la etapa de estimación del presupuesto se requiere un borrador básico del contenido de los TDR, y se debe contar una versión completamente desarrollada antes de emitir los PPs y seleccionar los consultores. Se pueden realizar algunas modificaciones a los TDR durante las negociaciones, con el objeto de reflejar cambios técnicos en la propuesta seleccionada y hacer ajustes financieros apropiados. Se aplican tres principios rectores10:

Los TDR deberían proveertener suficientes entecedentes del proyecto de modo que los consultores puedan presentar propuestas que respondan adecuadamente al trabajo requerido.

La magnitud del trabajo debería ser consistente con el prepuesto disponible. Los TDR deberían tener en cuenta la organización del cliente que ejecuta el

componente de comunicación, su nivel de experticia y la solidez institucional. Después de dar una introducción con los antecedentes del proyecto, los TDR deben definir la Magnitud del Trabajo incluyendo cuando sea aplicable lo siguiente:

Definición, alcance, límites y criterios de aceptación del trabajo Requerimientos de personal Nivel deseado de detalle Comparación necesaria de trabajos realizados en proyectos similares

8 Normas para la Contratación en Proyectos del BIRD y Créditos de la AIF, Mayo 2004. Pg.1 9 Ver Anexos para Modelo de TDR 10 Ver Manual de Servicios de Consultoría: Guía Completa para la Selección de Consultores, Banco Mundial, 2001.

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Metas deseadas Tareas que se deben realizar Alternativas a considerar Condiciones de trabajo (facilidades que el cliente pone a disposición),

necesidades anticipadas de viaje Servicios de apoyo que serán suministrados por el cliente u otros Lista de documentos disponibles, datos existentes de evaluaciones de necesidades

y/o estudios de opinión Información sobre la audiencia deseada Requerimientos especiales de equipamiento Marco legal e institucional del proyecto Transferencia de conocimiento Requerimientos de idioma Requerimientos de conocimiento local Necesidades de continuidad, necesidades de ejecución por etapas de los trabajos Necesidades de monitoreo y evaluación, por ejemplo, de utilización de medios

Informes Requeridos:

a) Informe inicial (usualmente dentro de seis semanas del contrato) b) Informe de progreso (mensual o bimensualmente) c) Informes intermedios para proyectos ejecutados en fases d) Borrador del informe final para ser discutido con el cliente

Estimación de Costos y Presupuesto Para efectos de presupuesto el Cliente es responsable de preparar los costos estimados de los trabajos de consultoría, sin embargo a menudo puede necesitar la asistencia de Especialistas de Comunicación con el fin de producir cifras más acordes con la realidad. Para todos los métodos de selección de consultores excepto el de Selección Bajo Presupuesto Fijo (SBPF), los costos actuales de los servicios se determinan mediante la propuesta de precios del consultor ganador, y solamente se hacen ajustes subsiguientes durante las negociaciones si se llega a modificar la magnitud de los servicios. Los siguientes puntos deben ser considerados cuando se prepara el presupuesto:

Remuneración del personal consultor Viajes y transporte Movilización y desmovilización Primas para personal Computadores y aplicaciones Alquiler de oficina, suministros, equipos, envíos y seguros Encuestas y programas de capacitación Traducción e impresión de informes Impuestos y derechos Contingencias (usualmente 10 a 15%).

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Se aconseja incluir alguna asignación para cubrir los costos administrativos generados por el Consultor al comprar artículos menores, aproximadamente un 10% de los precios de compra además de los costos reembolsables. El presupuesto debería incluir en esta lista de artículos comunes el plan de medios si el PP prevé que la contratación de servicios/herramientas de comunicación es realizada por el consultor. Estos pueden ser artículos reembolsables independientemente que el contrato básico sea basado en un honorario fijo o en el tiempo trabajado. En particular, la taza de remuneración de personal incluye proporciones distintas de los siguientes componentes:

Salario básico Cargas sociales Gastos generales Bonificaciones o utilidades Primas

Estos pueden variar de manera significativa para distintas clases de organizaciones en diferentes ubicaciones, de modo que las estimaciones deberían hacerse con relación a las circunstancias especificas de cada proyecto.

El Pedido de Expresiones de Interés (PEI) Los TDR constituyen la base para emitir una Notificación de Contratación Específica (NCE) junto con el Pedido de Expresiones de Interés11 a ser publicado (según el valor estimado del contrato) bien sea en línea en los sitios de UNDB y el dgMarket (para valores mayores a $200,000)12 o en la gaceta nacional, un periódico de publicación nacional, o un portal electrónico de libre acceso. La NCE no debería imponer demasiadas limitaciones que desestimulen la competencia, pero si deberá estar dirigida a las firmas que están mejor calificadas para el trabajo e incluir la lista de requerimientos según las necesidades del contrato tales como la experiencia específica de la firma para el trabajo, región o país, y las habilidades específicas requeridas en el caso que sea primordial alguna diferenciación (investigación, comunicación, y publicidad). La NCE también podría indicar el tiempo de personal o el presupuesto anticipado para el trabajo.

11 Ver muestra incluida en los Anexos. 12 UNDB es una publicación de la Naciones Unidas. La información sobre la suscripción se puede obtener de: Development Business, United Nations, GCPO Box 5850, New York, NY 10163-5850, USA (Dirección en Internet: http ;//www.devbusiness.com; e-mail: dsubscribe@un.org). El dgMarket es un portal electrónico de la Fundación Development Gateway, 1889 F Street NW, Washington, DC 20006, Estados Unidos (Dirección en Internet: http://www.dgmarket.com)

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Elaboración de la Lista Corta La elaboración de la lista corta de firmas proveedoras de servicios de comunicación sigue todas las reglas generales que se aplican al requerir experiencia y calificaciones apropiadas. Debido al nivel particular de conocimiento local requerido, una característica específica de la comunicación es la necesidad de tratar con una firma local o regional para la investigación de comunicación. El conocimiento local también puede ser muy importante para el desarrollo y ejecución de la estrategia de comunicación. Por otro lado, también se podría requerir la experiencia internacional. En este caso la lista corta debería incluir consultores locales e internacionales y el PP debería permitir/recomendar la presentación de una propuesta conjunta. Si se propone una alianza de riesgo compartido, una de las firmas debería estar designada para representar la alianza y todos los miembros deberían ser responsables conjunta y separadamente por todo el trabajo. El Banco no acepta consorcios a menos que el convenio incluya una definición clara de las responsabilidades de los miembros. Cuando la asociación se establece bajo el esquema de subcontratación, el contratista principal asume toda la responsabilidad por el trabajo. Aunque no sea necesario, la agencia ejecutora puede optar por introducir una matriz para la evaluación de las EI. La siguiente matriz fue adoptada por el especialista de comunicación del BM que elabora la lista corta para un consultor del proyecto de Asistencia Técnica para el Desarrollo de Turismo Comunitario en Albania: Comunicaciones para la Gestión de Recursos Culturales y Naturales, Sitio Arqueológico y Parque Nacional de Butrint: Peso Indicador

15% Aptitudes del grupo propuesto 20% Experiencia en turismo comunitario 10% Experiencia en DBC (en otra área diferente al turismo) 10% Experiencia en el campo del turismo 10% Experiencia en desarrollo de pequeños negocios 15% Capacitación (Desarrollo de pequeños negocios, formación vocacional) 10% Experiencia en Albania 10% Experiencia en parques nacionales 100% Total La comunicación es una herramienta altamente sensible y poderosa, por lo cual la lista corta no debería incluir firmas o individuos que tengan una agenda política. Las Normas recomiendan que la elaboración de la lista corta sea consistente. Si se incluyen en la lista corta agencias de la ONU junto a firmas comerciales, aquellas no deberían recibir ningún tratamiento preferencial en la selección, por lo tanto el método escogido debe ser la SBC. Las ONGs pueden ejecutar mejor los trabajos que requieren conocimiento y participación local considerables, y en ese caso se aconseja no incluir otro tipo de consultores en la lista corta. Para este caso la SBCC podría ser el método de selección.

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Preparación del Pedido de Propuestas (PP) El PP13 se elabora siguiendo la forma estándar y debe incluir: a) Carta de invitación, b) Instrucciones a los consultores (IC), c) TDR, y d) Contrato propuesto. Las IC ofrecen una estimación del nivel de esfuerzo que se requiere del consultor (en términos de tiempo de personal) o el presupuesto disponible para el trabajo, pero nunca incluye los dos. También contiene los criterios y subcriterios de evaluación, los factores y sus pesos respectivos y el puntaje mínimo requerido para pasar. La experiencia específica del consultor debería estar bien establecida durante el proceso de elaboración de la lista corta y por lo tanto debería tener el mínimo peso posible. Se aconseja no incluir demasiados subcriterios. Los siguientes son algunos ejemplos de los subcriterios introducidos por especialistas de comunicación, aunque no se requiere que todos sean ncluidos en una sola tabla de evaluación: Puntos (i) Experiencia especiíica de los consultores con relación al trabajo 0-10 (ii) Metodología 20-50

Aproximación técnica para los distintos subcomponentes si el contrato consta de más de uno (por ejemplo investigación de comunicación, diseño de estrategia, ejecución de estrategia)

Aproximación técnica para las relaciones con los medios Metodología para creación de toma de conciencia, cambio

de comportamiento, construcción de consenso, actividades de comunicación interna (cómo se aplica al componente)

Metodología propuesta para monitoreo y evaluación Justificación de la escogencia de los canales de

comunicación y de los medios específicos Enfoque cultural y/o de género

(iii) Calificaciones y competencias del personal clave para el trabajo 30-60

Experiencia en comunicaciones en sectores similares (privatización, reforma judicial, reforma de salud, etc.)

Fluidez en un idioma local (incluyendo dialectos locales cuando sea requerido)

(iv) Conveniencia del programa de transferencia de conocimiento (capacitación) 0-10 (v) Participación local (reflejada en la proporción de nacionales entre el personal clave) 0-10

(Presentada por firmas extranjeras y locales; el puntaje máximo es 10 puntos) Puntaje total: 100

13 Ver Pedido Estándar de Propuestas, Banco Mundial Mayo 2004

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La siguiente es la distribución de puntos que se adjudican bajo cada subcriterio de evaluación con respecto a las calificaciones de personal: Puntos (i) Calificaciones generales 25 (ii) Competencia para el proyecto 55 (iii) Experiencia en la región y el idioma 20 Puntaje total: 100 En el caso de contratos que están sujetos a revisión previa por parte del Banco (los valores límites son establecidos en el CP), antes de enviar el PP a los consultores de la lista corta se requiere obtener no-objeción por parte del Banco para el costo estimado propuesto, el PP y la lista corta. Evaluación de las Propuestas14 La mejor manera de asegurar una evaluación ágil es mediante la formulación cuidadosa de TDR y el establecimiento de puntajes pertinentes en los criterios de evaluación. Debido al nivel elevado de especialización de estos proyectos, se recomienda firmemente que el Cliente incluya en el comité de evaluación al menos un especialista en comunicación, quien ayudará particularmente con la evaluación de “intangibles” tales como creatividad e innovación. Si no se dispone de un consultor en comunicación, en el caso de trabajos importantes tiene sentido emplear fondos del préstamo para contratar un consultor para el proceso de evaluación.15 Los especialistas de comunicación del BM, los líderes de grupo o los especialistas de contratación no pueden participar o ser involucrados en esta etapa, sin embargo, como en cualquier otro contrato de consultoría, el Banco estará revisando el informe de evaluación técnica cuando el monto del contrato excede el límite máximo establecido previamente en el convenio de préstamo y deberá emitir “no-objeción” a la apertura de propuestas financieras. El Banco revisará el informe final de evaluación y la recomendación de la firma ganadora y también deberá emitir la “no-objeción” final a la adjudicación. En el caso de contratos que no están sujetos a revisión previa, el Cliente conservará la documentación la pondrá a disposición del Banco cuando sea requerida.

14 Ver las Normas para para la Contratación en Proyectos del BIRF y Créditos de la AIF, Mayo 2004. Apéndice 1: Revisión por parte del Banco de la Selección de Consultores. 15 Ver la muestra del formato de Selección del Informe de Evaluación, Banco Mundial, Octubre 1999.

Negociaciones y Contratación 16 El borrador del contrato propuesto es parte del PP y establece si los consultores de actividades de comunicación estarán sujetos a un contrato por una suma global o a un contrato por tiempo trabajado. En términos generales no existen mayores diferencias entre la contratación de actividades de comunicación y la de otro tipo de actividades de consultoría. Los contratos por una suma global se basan en la entrega de productos (que pueden ser por ejemplo, la organización de un foro o la producción de un video). El precio ofrecido incluye todos los costos (personal, gastos generales, viajes, hotel, etc.) y, dependiendo de la opción escogida en los TDR, también puede incluir los gastos relacionados con el plan de medios. Los contratos por tiempo trabajado se hacen sobre la base de insumos (tiempo del personal y gastos reembolsables), los cuales, según la opción escogida en los TDR podrán incluir los gastos relacionados con el plan de medios. Los contratos por una suma global son un poco más sencillos de administrar en la medida que no ocurran cambios significativos durante la ejecución. El hecho que los pagos esten ligados a la entrega de productos aceptables le permite al cliente contar con un instrumento muy útil para ejercer control de la calidad. Sin embargo esta ventaja potencial puede ser abusada si el cliente establece estándares y expectativas excesivos. Los contratos por tiempo trabajado requieren un mayor esfuerzo administrativo y la conservación de registros, y también permiten realizar pagos parciales antes que se haya determinado que la calidad de los productos es aceptable. El cliente está habilitado para hacer requerimientos subsiguientes de revisiones de los productos, lo cual puede generar un mayor consumo de tiempo y costos adicionales. En un contrato por una suma global, estos costos de los productos son fijos. Sin embargo, los contratos por tiempo trabajado tienen la ventaja de ofrecer mayor flexibilidad cuando existe la posibilidad que las condiciones o los requerimientos del trabajo cambien durante la ejecución del contrato. En ambos casos, si el método de selección incluye el precio como componente, no se deberían llevar a cabo negociaciones de precio y/o de tarifas del personal. Se puede dar una posible excepción cuando las negociaciones conducen a una revisión de la magnitud del trabajo, lo cual puede hacer necesario un ajuste del precio, pero aún así en este caso no se deberían cambiar las tarifas de personal. Es necesario presentar recibos para todos los gastos reembolsables y se debería establecer un mecanismo adecuado de informes y de monitoreo de dichos gastos. Los indicadores para monitorear la ejecución y los gastos pueden incluir: registro diario de las estaciones de radio y televisión indicando el número de emisiones de cada comercial o programa, registros del número de fascículos distribuidos a los puntos de entrega de servicios, grabaciones de los programas, número de fascículos distribuidos a los clientes, herramientas educativas que se han distribuido, visitas de extensión hechas por personal del programa, etc.17

16 Ver las Normas para la Selección y Contratacion de Consultores por los Prestatarios del Banco Mundial, Mayo 2004. Negociaciones y Adjudicación de Contratos 2.26. 17 Cecilia Cabañero-Verzosa, 2003. Comunicación estratégica para proyectos de desarrollo. Banco Mundial, Washington, DC.

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Problemas comúnes

Sobrecontratación. Algunas agencias ejecutoras con poca experiencia en contratación han preferido métodos de contratación demasiado incómodos, por ejemplo, para la selección de consultores, en casos donde el valor reducido del contrato habría justificado un método más sencillo. Ejemplo: SBCC para una contrato de US$25,000 en Ecuador. El proceso tuvo una duración total de 10 meses.

Sugerencia: Capacitación adecuada de los funcionarios locales en contratación según las normas del BM y escogencia de un método de contratación consistente con el presupuesto anticipado.

Rigidez en los TDR. Algunas veces como consecuencia de una reevaluación de la audiencia, del alcance de los medios, del mensaje, etc, el diseño y/o ejecución de las campañas de comunicación tienen que ser modificados durante la ejecución del proyecto. Sin embargo, con frecuencia las agencias ejecutoras optan por no hacerlo debido al hecho que el Banco debe hacer revisiones de los cambios y otorgar no-objeciones.

Sugerencia: Establecer dentro del diseño de la campaña una serie de hitos donde la dirección se pueda cambiar cuando sea necesario sin tener que cambiar los TDR.

La presión política para contratar un consultor especifico y/o llevar a cabo una campaña en una dirección especifica afecta siempre el resultado del trabajo. El componente debería cancelarse si los especialistas de comunicación consideran que la comunicación va a ser utilizada con fines políticos.

Sugerencia: Los políticos deberían formar parte de la campaña para que adquieran un sentido de pertenencia a la misma pero evitando que puedan conducirla. No tendría mucho sentido financiar la campaña a menos que se forme un sentido de posesión del programa de comunicación tal como es concebido y a menos que las contrapartes se comprometan a un proceso genuino de comunicación.

La compra de tiempo de transmisión suele ser un reto en países donde existen canales públicos y privados. El gobierno podría insistir para que la campaña se lleve a cabo utilizando los canales públicos (no necesariamente sin costo), pero puede ser que el horario de la programación no coincida con la necesidad de llegar a la audiencia adecuada. En algunos países solamente hay canales públicos y no hay otra opción (en este caso las Normas permiten hacer el contrato con una compañía pública siempre y cuando ésta última tenga autoridad para firmarlo); en otros países las estaciones de radio local son el único canal efectivo para llegar a una porción determinada de la población.

Sugerencia: Se debería introducir un parámetro de evaluación que permita seleccionar el canal más adecuado de diseminación en los casos donde sea aplicable, bien sea que se encuentre más de un canal y/o están disponibles canales públicos y privados. Algunos compradores de tiempo de transmisión adoptan Puntajes de Sintonía Total (PST). 18

18 “Los Puntajes de Sintonía Total, PSTs, son la suma total de sintonía alcanzada por un calendario en los medios. Es el cálculo de la sintonía por programa multiplicada por la frecuencia, o el número de veces que se transmite el comercial en cada franja de tiempo del programa. El Costo por Punto (CPP) es el costo necesario para adquirir un punto de sintonía. A fin de estimar los gastos en los medios para una programación determinada de publicidad, el comprador debe multiplicar los PSTs por el CPP”. Tobe Berkovitz, Political Media Buying. A Brief Guide. 1996. http://www.ksg.harvard.edu/case/3pt/berkovitz.html

33

_________________________

Bibliografía Banco Mundial, Plan de Contratación.

Banco Mundial, 1997. Pedido Estándar de Propuestas, Selección de Consultores. Para

contratos ejecutados por el Banco. Banco Mundial, octubre de 1999. Modelo del Informe de Evaluación para la Selección de

Consultores. Banco Mundial, 2001. Manual de Servicios de Consultoria, Una Guia Completa para la

Selección de Consultores.

Banco Mundial (2002). Guia de Referencia: Administración Fiduciaria para Proyectos de Desarrollo Liderado por la Comunidad, Washington DC.

Banco Mundial, mayo de 2004. Normas para la Contratación en Proyectos del BIRF y

Créditos de la AIF.

Banco Mundial, mayo de 2004. Normas para la Selección y Contratacion de Consultores por parte de los Prestatarios del Banco Mundial.

Banco Mundial, mayo de 2004. Pedido Estándar de Propuestas, Selección de

Consultores. Para prestatarios. Banco Mundial, PO 11.00-Contratación (revisada en diciembre de 2004).

Berkovitz Tobe, Political Media Buying. A Brief Guide. 1996.

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Brown Jonathan C, Ayvalikli Didem and Nadeem Mohammad, 2004. Turning Bureaucrats Into Warriors, Preparing and Implementing multi-Sector HIV-AIDS Programs in Africa. A Generic Operations Manual. The World Bank, Washington, DC

Cabanero-Verzosa Cecilia, 2003. Comunicación Estratégica para Proyectos de Desarrollo: Herramientas para Coordinadores de Equipos de Trabajo Banco Mundial, Washington, DC.

Pond Caroline, Gamurorwa Anne, Chung Diana, Verzosa Cecilia. Communicating Development Projects: A Practical Guide. The guide follows the path of the Nutrition and Early Childhood Development Project in Uganda.

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Anexo I MODELOS DE PEDIDOS DE EXPRESIONES DE INTERÉS PARA SERVICIOS DE

COMUNICACIÓN

País: Trinidad y Tobago Proyecto: PROYECTO DE PREVENCIÓN Y CONTROL DE VIH/SIDA Financiación: Banco Mundial Resúmen: ENCUESTAS DE LÍNEA DE BASE; INVESTIGACIÓN

VIH/SIDA; EJERCICIO RÁPIDO DE ESTRATIFICACIÓN; CAMPAÑAS DE RELACIONES PÚBLICAS; EVALUACIÓN DE INTERVENCIONES

Sector: Consultores Préstamo/Crédito No.: Proyecto No.: P075528 Contrato/Oferta No. : Pedido de Expresiones de Interés; Contrato No. CON-F-CQ-02-

15; CON-F-QCBS-01-1; CON-01-01-8; CON-102-26; CON-1-04-41

Fecha de cierre: 27 de Agosto de 2004

Esta notificación aparece solamente en UN Development Business Online y no en la versión impresa. Esta notificación no ha sido asignada a un número específico de la versión impresa, y su fecha de publicación oficial es la fecha de publicación en línea (ver más adelante). El Gobierno de Trinidad y Tobago (GORTT) ha recibido un préstamo del Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) para la ejecución del Proyecto de Prevención y Control de VIH/SIDA y desea aplicar recursos procedentes del préstamo a la contratación de bienes, obras, servicios relacionados, y servicios de consultoría como parte del proyecto. La unidad que ha sido establecida para ejecutar este proyecto es el Comité Nacional de Coordinación de SIDA (CNCS), que depende directamente de la Oficina del Primer Ministro. El GORTT ha desarrollado un Plan Estratégico Nacional (PEN) 2004 – 2008 de cinco años, el cual guiará para la respuesta nacional al VIH/SIDA. El PEN tiene cinco (5) áreas prioritarias:

1. Prevención de la diseminación del VIH/SIDA 2. Tratamiento, atención y apoyo 3. Intercesión y derechos humanos 4. Vigilancia e investigación 5. Gestión, coordinación y evaluación del programa

El proyecto busca:

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Conducir encuestas de comportamiento sexual de riesgo y otras actividades de investigación que serán utilizadas para informar el diseño y orientación de los programas de intervención, los cuales servirán para identificar los principales factores responsables de la expansión de la epidemia.

Diseñar y ejecutar un Programa de Comunicación para intensificar la educación y toma de conciencia sobre el VIH/SIDA, dirigiendo mensajes a diferentes audiencias a través de canales múltiples. El proyecto también incluirá consultas con las partes interesadas y los ministerios sobre el contenido de la campaña a difundirse en los medios, los materiales IEC (Información, Educación y Comunicación), la planificación, producción y diseminación de materiales IEC para cada componente de intervención, así como las evaluaciones del impacto de las intervenciones EIC y la incorporación sistemática de mejoras.

Pedir la asistencia de ONGs, OBFs, OBCs, y otras partes interesadas que puedan suministrar servicios importantes para la prevención de la diseminación del VIH y brindar atención a personas que viven con VIH/SIDA.

El secretariado del CNCS desea obtener expresiones de interés de firmas e individuos para los siguientes servicios de consultoría:

(i) ENCUESTAS DE LINEA DE BASE para adquirir datos sobre el conocimiento, actitud, creencias y practicas de la población general de Trinidad y Tobago hacia el SIDA. La población blanco de las encuestas son hombres y mujeres entre 15 – 49 años de edad. (firma)

(ii) INVESTIGACIÓN SOBRE VIH/SIDA orientada a la epidemiología del VIH/SIDA, cambios de comportamiento, gestión clínica y comunitaria de VIH/SIDA y análisis de costo-efectividad de las intervenciones y estudios de comportamiento. (individuo/firma)

(iii) EJERCICIO DE MAPEO RAPIDO PARA DISENAR Y DESARROLLAR UN INVENTARIO COMPLETO DE TODAS LAS ONGs, OBFs, OBCs y partes interesadas de los grupos comunitarios que están involucrados activamente en VIH/SIDA. (individuo/firma)

(iv) CAMPAÑAS DE RELACIONES PÚBLICAS: Para promover comportamientos sexuales saludables en la población general y en grupos vulnerables de alto riesgo, como parte de la estrategia general de intervención para obtener cambio de comportamiento y del programa de comunicación. El programa también se orientará a disminuir el estigma social que afecta mujeres embarazadas infectadas por el VIH, y aprovechará importantes festivales nacionales y culturales para promover cambios de comportamiento sexual en la población. (individuo/firma)

(v) EVALUACIÓN DE LAS INTERVENCIONES: La evaluación de (1) campañas de extensión e intervenciones, y (2) materiales IEC, por ejemplo sobre impacto e incorporación sistemática de mejoras. (individuo/firma)

Los consultores interesados en remitir expresiones de interés para los servicios de consultoría pueden obtener información adicional para (i) y (ii) del Oficial de Supervisión y Evaluación de Programa y para (iii) – (v) del Oficial de Gestión de Información y Comunicación del Secretariado del CNCS (primera dirección indicada más adelante).

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También se puede obtener el paquete de información de la misma oficina (primera dirección indicada más adelante).

Se debe remitir un (1) original y cuatro copias de la expresión de interés en un sobre sellado marcado claramente como sigue:

“Expresiones de Interés para Servicio de Consultoría para el Comité Nacional de Coordinación de SIDA” Oficina del Primer Ministro Préstamo No. 7184-TR” y dirigido a: Presidente, Comité de Ofertas Ministeriales, Oficina del Primer Ministro (segunda dirección indicada abajo). El sobre también deberá ser depositado en el Buzón de Ofertas de color marrón ubicado en el Castillo Stollmeyer. Las Expresiones de Interés deben ser recibidas a más tardar a la 1 pm (hora local) del día viernes 27 de agosto de 2004. Las Expresiones de Interés se deben enviar en forma separada para cada una de las cinco consultorías arriba mencionadas. Las remisiones se abrirán públicamente poco después de la hora de cierre, en presencia del consultor o representante. No se aceptarán remisiones que lleguen después de la fecha y hora límites.

(1) Secretariado del CNCS Level 4 Victoria Park Suites. 14-17 Victoria Square. Port of Spain, Trinidad and Tobago. Tel: (868) 627-9932/4605. Fax: (868) 624-6495. E-mail: kimlan.minott@nacc.gov.tt. (2) Presidente Comité de Ofertas Ministeriales Oficina del Primer Ministro Whitehall, Maraval. Port of Spain, Trinidad and Tobago

Notificación No: WB2014-637/04 Versión impresa de UNDB: Fascículo No. 637, 31 de agosto de 2004 Fecha de publicación en Internet:

16 de agosto de 2004

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País: Bosnia y Herzegovina Proyecto: PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA EL SEGURO

SOCIAL (PATSS) Financiación: Banco Mundial Resumen: COMUNICACIONES, PARTICIPACIÓN DE LA

COMUNIDAD Y PERSPECTIVAS DE LOS USUARIOS (TDR 2.2)

Sector: Consultores Préstamo/Crédito No: Crédito No. 3778-BOS; Proyecto No.: P071004 Contrato/Oferta No.: Expresiones de Interés Fecha de cierre: 25 de enero de 2005 Esta notificación aparece solamente en UN Development Business Online y no en la versión impresa. Esta notificación no ha sido asignada a un número específico de la versión impresa, y su fecha de publicación oficial es la fecha de publicación en línea (ver más adelante). Este pedido de expresiones de interés es una republicación de la NCE publicada en UN Development Business Online el 8 de diciembre de 2004 (ver WB3044-645/04). El Gobierno de Bosnia y Herzegovina (Federación de Bosnia y Herzegovina y República Srpska) ha recibido un crédito de la Asociación Internacional de Fomento (AIF) para el Proyecto de Asistencia Técnica para Seguridad Social (PATSS), y desea aplicar parte del crédito a la contratación de servicios de consultoría para el fortalecimiento de la gestion organizativa del Ministerio Federal de Salud, el Ministerio de Salud y Bienestar Social de la República Srpska, el Seguro Federal de Salud, el Instituto de Reaseguramiento y el Fondo de Seguro de Salud de la República Srpska. El Departamento para Desarrollo Internacional (DPDI) del Reino Unido ha otorgado una donación para el cofinanciamiento de este proyecto. La licitación estará regida por las normas y procedimientos de contratación del Banco Mundial. Los servicios de asistencia técnica requeridos han sido diseñados para mejorar la capacidad del Ministerio de Salud y los Fondos de Seguro de Salud (FSSs) para: (i) comunicar al público la justificación y el contenido de las reformas de salud y pensiones, (ii) identificar mecanismos que permitan recibir información del público y contribuyan al desarrollo de opciones para las políticas de salud y pensiones, (iii) desarrollar mecanismos de valoración y comparación del nivel de satisfacción de los usuarios, y (iv) desarrollar una campaña de relaciones públicas y de medios orientada a apoyar el primer componente de PATSS - Desarrollo de un Marco de Políticas para Seguridad Social, cuyo propósito es apoyar la ejecución efectiva de las reformas de salud y pensiones bajo el Crédito de Ajuste del Sector Financiero y Privado II (CASFP II), y el desarrollo de capacidad en los ministerios del sector social y las instituciones principales de seguridad social para que puedan formular estrategias y mecanismos destinados a mejorar, movilizar y utilizar recursos mientras se amplia la cobertura del sistema de seguro. La transferencia de conocimiento y la construcción de capacidad serán elementos fundamentales de este componente..

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La asistencia técnica descrita anteriormente contribuirá a formar un mecanismo estructurado para incrementar en el público la toma de conciencia, la comprensión, la confianza y la participación en los procesos de diálogo, con el potencial de mejorar la calidad en la prestación de servicios. Mas específicamente, la asistencia técnica contribuirá a la ejecución de las siguientes actividades: Fase Uno • Diseñar un esquema de comunicaciones para la justificación y utilización de los servicios de atención en salud, lo cual es una prioridad de políticas públicas que está siendo llevada a cabo como parte del Componente 1. Esta actividad se realizará con la asistencia de los ministerios y otras agencias relevantes del gobierno, tanto al interior de cada entidad como entre ellas. • Llevar a cabo el diseño y ejecución de una encuesta de usuarios y de sus experiencias y expectativas con los servicios de salud. • Evaluar las estrategias y la capacidad de los ministerios de salud y los FSSs para llevar a cabo funciones de comunicación – relaciones públicas y procesos de consulta – y recomendar los cambios estructurales y de capacidad que requieran las organizaciones. Fase Dos • Estar informados de los resultados de las Revisiones de las Funciones Verticales y Horizontales del Sistema de Pensiones, y construir a partir de los resultados de las encuestas de clientes y usuarios de los servicios de pensiones. • Asistir a los ministerios y agencias gubernamentales en el desarrollo de estrategias de comunicación, y fortalecer su capacidad y habilidades para la comunicación y relaciones públicas para asuntos de salud y pensiones. Fase Tres • Diseñar y ejecutar una Campaña de Relaciones Públicas y Medios para apoyar actividades esenciales que hacen parte del Componente 1.

Se espera que el trabajo sea ejecutado entre julio de 2005 – diciembre 2006. La Unidad Ejecutora de Proyecto del Ministerio de Salud (Federación de Bosnia y Herzegovina), y la Unidad de Coordinación de Proyecto del Ministerio de Salud y Bienestar Social (República Srpska) están invitando a firmas consultoras elegibles para que indiquen su interés en proveer los servicios. Los consultores interesados deben suministrar información indicando que están calificados para ofrecer los servicios mencionados anteriormente. Las expresiones de interés no deben exceder 15 páginas y deben enfocarse en suministrar la siguiente información:

1. Experiencia relevante para el trabajo (lista referencial de proyectos relacionados, descripción de trabajos similares realizados por el consultor).

2. Experiencia previa en Europa Oriental, preferiblemente en estados sucesores de la

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antigua Yugoslavia.

3. Perfiles del personal clave (no más de 5 CV resumidos, haciendo énfasis en la experiencia y habilidades del personal).

Los consultores pueden asociarse para mejorar así sus calificaciones. Un consultor será seleccionado de acuerdo con los procedimientos SBCC establecidos en las Normas del Banco Mundial para Selección y Contratacion de Consultores por Prestatarios del Banco Mundial, enero de 1997 (revisada en septiembre de 1997, enero de 1999 y mayo de 2002). Los consultores interesados pueden obtener mayor información a partir del 11 de enero de 2005, de lunes a viernes, de 9 AM a 4 PM (CET) en la dirección indicada más adelante. Las expresiones de interés pueden ser entregadas en la dirección indicada a más tardar el día 25 de enero de 2005. Los consultores pueden enviar sus expresiones de interés por correo electrónico, fax, correo certificado o correo expreso. Los consultores que han enviado expresiones de interés en respuesta al primer anuncio no tienen que hacerlo nuevamente.

Contacto: Ministerio Federal de Salud Unidad Ejecutora de Proyecto PATSS Attn: Dr. Ibrahim Ramic. Trg Heroja 14. 71000 Sarajevo, Federation of Bosnia and Herzegovina. Tel: (387-33) 203-477 or 663-801. Fax: (387-33) 203-478. E-mail: bhp@bih.net.ba

Notificación No.: WB187-647/05 Versión impresa de UNDB: Fascículo No. 647, 31 de enero de 2005 Fecha de publicación en Internet: 7 de enero de 2005

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Anexo II

EJEMPLO DE TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE ACTIVIDADES DE COMUNICACIÓN

Términos de Referencia

Madagascar – Diálogo con el Gobierno sobre el Tema de Energía

Especialista en Investigación de Opinión

Estudio de opinión y actitud sobre los servicios de electricidad y agua y la participación

del sector privado

Antecedentes

El Ministerio de Energía y Minas (MEM) se ha comprometido a definir y ejecutar un programa para mejorar la gestión y el suministro de servicios de electricidad y agua en el país. La metodología que se llevará a cabo contempla la definición, estructuración y ejecución de una opción para la Participación del Sector Privado (PSP) en el sector, con el fin de mejorar el nivel general de los servicios para la población. Los objetivos específicos del MEM con respecto al mejoramiento de los sectores de agua y electricidad incluyen: asegurar la cobertura de la demanda, superar problemas operativos, y garantizar una gestión adecuada de la electricidad y el agua. Con el fin de alcanzar estas metas, el MEM está preparando con el apoyo del Banco Mundial una serie de estudios para comprender mejor la manera de reformar adecuadamente el sector de energía.

Especialista en Investigación de Opinión

Con el fin de apoyar el trabajo durante el proceso de PSP, el MEM desea contratar los servicios de un Especialista en Investigación de Opinión (EIO). El trabajo del consultor tendrá una duración aproximada de 3 meses comenzando los primeros días del mes de septiembre de 2004. El consultor será incorporado al grupo de consultores que trabaja para el MEM, y se reportará directamente al Grupo de Trabajo en Comunicación del MEM (GTC) y al Especialista de Comunicación del Banco Mundial.

El EIO debe ser una firma que opere en Madagascar y cuente con amplia experiencia en el diseño, ejecución y análisis de sondeos de opinión y poseer buena experiencia trabajando con el sector público. El consultor será contratado por el MEM, y sus actividades serán ejecutadas con el reconocimiento y apoyo del MEM, el cual facilitará la coordinación con otras agencias y ministerios relevantes. Esta actividad también estará sujeta a revisiones periódicas por parte del GTC del ministerio nombrado para este proyecto, bajo la supervisión del Especialista de Comunicación del Banco Mundial.

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Objetivo El objetivo de esta consultoría será evaluar la percepción general del público con respecto a: (i) calidad, tarifas y acceso a los servicios suministrados por JIRAMA y, (ii) la reforma propuesta y la introducción de la participación del sector privado. Se deberán identificar claramente las áreas que requieren un esfuerzo especial en términos de comunicación con el público (inquietudes respecto a los inversionistas extranjeros, transparencia, privatización, etc.) Las siguientes son las actividades específicas que deben ser conducidas por el consultor: (1) Diseñar y ejecutar un estudio de opinión y de actitud que incluye, entre otros:

• Diseño del sondeo de opinión

- Fase cualitativa: El primer elemento del trabajo es la recopilación y revisión de información relevante de JIRAMA, la Oficina Central de Estadística, y el MEM, con el fin de hacer una valoración socioeconómica inicial de los usuarios. Simultáneamente se debe preparar un borrador del cuestionario inicial, el cual será discutido con el Especialista de Comunicación del Banco Mundial y ensayado con una muestra pequeña o un grupo en foco. Los tópicos a ser incluidos en el cuestionario son: (i) satisfacción con la calidad de servicios; (ii) conocimiento y percepción de los proveedores del servicio; (iii) expectativas y prioridades entre diversos segmentos de la poblacion con respecto a las mejoras del servicio; (iv) aceptacion de la PSP en Madagascar; (v) percepcion de aspectos económicos, sociales y ambientales relacionados con la reforma. Los resultados de las discusiones con los grupos en foco serán utilizados para la preparación de la versión final de la encuesta.

- Fase cuantitativa: Después del ensayo inicial, el consultor debe preparar una encuesta final para ser aprobada por el Especialista de Comunicación del Banco Mundial. Paralelamente, el consultor debe determinar el tamaño y las características adecuadas de las muestras de población que serán entrevistadas, y discutirlos con el especialista del Banco Mundial. La metodología para determinar y seleccionar la muestra y analizar los resultados deberá ser adecuada desde los puntos de vista socioeconómico y estadístico (el enfoque debe permitir la obtención de conclusiones que sean estadísticamente significativas, tanto para todo el universo de usuarios servidos y no servidos, como para grupos sociales específicos como los pobres).

• Ejecución de sondeos y análisis de opinión

- Posteriormente, el consultor diseñará y coordinará la ejecución de sondeos de opinión, incluyendo la capacitación y supervisión de los encuestadores para que lleven a cabo adecuadamente el cómputo y el manejo de los datos, y revisará los resultados preliminares durante la ejecución de los sondeos de opinión. El consultor debe tener la capacidad de incorporar ajustes metodológicos durante el proceso de sondeo según sea necesario, con el fin de corregir fallas o mejorar la calidad del proceso. El consultor será responsable de la impresión y edición, así como también del ingreso de datos y del análisis de los resultados.

- Analizar los resultados cuantitativos y cualitativos de los sondeos de opinión y preparar un informe detallado dando una idea general del trabajo realizado, junto con

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un documento conteniendo los resultados y las conclusiones clave para ser discutido con el MEM y el Banco Mundial. El consultor también deberá discutir los resultados del análisis con el MEM.

• Estratificación social - Como parte de la consultoría, el consultor preparara un informe describiendo la

situación socioeconómica de la isla (“estratificación social”), ilustrando la distribución de grupos sociales, económicos y étnicos, haciendo énfasis especial en la identificación de zonas de pobreza o concentraciones étnicas.

- Tareas y productos La consultoría tendrá una duración aproximada de 3 meses, comenzando inmediatamente después de identificar el consultor. Para alcanzar estos objetivos, el consultor deberá realizar las siguientes tareas y productos, los cuales deberán ser remitidos en las fechas especificadas a continuación *:

Actividad / Semana 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Fase preliminar Levantamiento de datos socioeconómicos Estratificación geográfica Calificación de la base de datos de JIRAMA Fase cualitativa Guías para la entrevista Encuesta de grupos en foco, entrevistas Trascripción Análisis Fase cuantitativa Diseño del cuestionario Ensayo piloto del cuestionario X Impresión de los cuestionarios Trabajo de campo – Doméstico Edición – Doméstico Ingreso de datos - Doméstico Trabajo de campo - Corporativo Edición – Corporativa Ingreso de datos – Corporativo Análisis Y Elaboración de Informe Final Z

Productos X = Informe intermedio – Hallazgos iniciales, borrador del cuestionario y resultados de la

estratificación social. Para ser aprobados por el Banco Mundial. Y = Informe de hogares – incluyendo los resultados de las encuestas de opinión. Z = Informe Final – Resultados finales de la consultoría general, incluyendo las conclusiones principales de las encuestas de opinión. Para ser aprobado por el Banco Mundial. * contando a partir del nombramiento formal del consultor

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Anexo III

REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DEL SONDEO DE OPINIÓN PÚBLICA

Alcance de los Servicios Requeridos

1. Reunirse con el especialista de comunicación del Banco Mundial y GTC del MEM para discutir las metas y objetivos del proyecto de investigación y para discutir el método de distribución de la encuesta (teléfono, correo, entrevistas personales, etc.)

2. Conducir una prueba preliminar de la encuesta (completando al menos 20 encuestas) para determinar posibles cambios que sean necesarios con el fin de asegurar la proporción máxima de respuesta y obtener respuestas válidas.

3. Preparar un informe breve sobre los resultados de la prueba preliminar y de los cambios que tendrían que hacerse a la encuesta.

4. Seleccionar una muestra que sea estadísticamente válida y representativa de las tres audiencias principales identificadas por el proyecto: (explicar específicamente a cuáles audiencias se refiere el estudio). La muestra debe ser al azar o estratificada, dependiendo de las características de la audiencia a la cual se quiere llegar. Se debe agregar una descripción del método de muestreo utilizado. Se debe prestar particular atención a los siguientes aspectos: sesgo del muestreo, error de muestreo, especificidades del marco de muestreo, omisiones (unidades que hacen falta), duplicaciones (unidades listadas más de una vez en la muestra), no elegibles (unidades que no hacen parte de la población blanco pero que están contenidas dentro del marco).

5. Asumir la responsabilidad de la ejecución de la encuesta y de la recolección de los datos.

6. Ingresar todos los datos en la base de datos. La base de datos debe estar en un formato SPSS. Se puede aceptar otro formato después de llegar a un acuerdo especifico.

7. En el caso de entrevistas personales debe suministrar una tabulación de los resultados de todas las entrevistas o llamadas telefónicas (numero de rechazos, proporción de respuestas, número de personas que no se pudieron contactar, y cualquier otro problema encontrado)

Requerimientos

La propuesta del consultor debe ser concisa, bien organizada y debe demostrar las calificaciones y experiencia del proponente que sean aplicables al proyecto. La propuesta escrita debe incluir:

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Discusión del enfoque propuesto para el proyecto

Descripción detallada de la metodología utilizada

Desglose y explicación de las tareas del proyecto

Cronograma propuesto para el proyecto

Estimación de los costos

Las propuestas remitidas deben incluir:

- Nombre legal y dirección del proponente

- Forma legal de la compañía

- Numero de años que la compañía del proponente ha estado operando

Experiencia y competencia técnica:

Describa la experiencia del proponente en completar proyectos similares de investigación para agencias públicas, privadas o gubernamentales.

Método propuesto para efectuar el trabajo:

Describa el método y el enfoque de gestión del proyecto del proponente, y el cronograma propuesto para el proyecto.

Conocimiento y comprensión del medio ambiente local:

Describa la experiencia del proponente en trabajos realizados en el ambiente local. Describa en detalle el equipo de proyecto del proponente, incluyendo el gerente del proyecto y otros miembros importantes del personal.

Costos estimados:

Suministre una estimación de los costos totales para completar todas las tareas identificadas dentro del alcance de los servicios requeridos incluyendo: número de horas de personal y tarifas por hora.

Cronograma.

Las siguientes son actividades que debe llevar a cabo el consultor al realizar el diagnóstico:

Enviar los formularios completamente diligenciados y los resultados agrupados en SPSS al Sr. Leonardo Mazzei, a la Oficina del Banco Mundial, 1818 H Street, Washington DC, U-11-268

Mantener contacto estrecho con la oficina del Banco Mundial a fin de suministrar actualizaciones semanales sobre el progreso del estudio e informar el número de cuestionarios que han sido llenados.

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Anexo IV

EJEMPLO DE TÉRMINOS DE REFERENCIA (TDR) PARA SERVICIOS DE COMUNICACIÓN

GEORGIA – PROYECTO DE REFORMA JUDICIAL

COMPONENTE DE EDUCACIÓN E INFORMACIÓN PÚBLICA

TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA UN CONSULTOR INTERNACIONAL DE COMUNICACIÓN El Gobierno de Georgia está llevando a cabo actualmente un proceso de reforma judicial de largo alcance que se propone establecer la judicatura como una tercera rama independiente del gobierno. Durante este proceso el Banco Mundial está dando asistencia a Georgia a través de un crédito equivalente a $13.4 millones para un proyecto de reforma judicial. El proyecto apoya intervenciones importantes para apoyar el desarrollo de una judicatura independiente, comprometida a lograr estándares elevados de ética judicial y a ser capaz de resolver disputas de manera eficiente y eficaz. Más detalladamente el proyecto tiene cuatros objetivos principales, a saber: (a) establecer un nuevo sistema de administración de tribunales; (b) introducir un sistema de manejo de casos; (c) mejorar el conocimiento que tiene el público sobre el funcionamiento de la judicatura; y (d) incrementar el nivel de confianza en el sistema judicial entre los usuarios actuales y los usuarios potenciales (para una descripción detallada del proyecto, sírvase hacer referencia al Documento de Evaluación de Proyecto incluido en esta documentación). Existe un consenso amplio entre el gobierno y la comunidad legal sobre la urgente necesidad de informar y educar mejor al público acerca de cuáles son sus derechos legales y sobre el funcionamiento del sistema judicial, así como sobre la necesidad de involucrara los ciudadanos en el proceso de reforma. Esta tarea fue subestimada durante mucho tiempo pero en la actualidad es considerada como un elemento clave para el éxito de la reforma judicial. En este momento existe comprensión insuficiente entre el público general, así como entre personas de negocios y los medios, del sistema legal y judicial y del papel que la judicatura debería jugar en la Georgia moderna. Varios estudios de opinión precedentes que han sido conducidos por el Banco indican que a pesar de la imagen negativa que tiene la judicatura y de su incapacidad para inspirar confianza en el público, la mayoría de la población todavía cree en la importancia del imperio de la ley como base para una sociedad democrática y una economía de mercado. Este último punto demuestra que existe una buena oportunidad para obtener apoyo para una judicatura independiente, competente, eficiente y libre de corrupción, mediante un esfuerzo de educación e información públicas de largo alcance. A su vez un público mejor informado y comprometido con el sistema estará en mejor capacidad para exigir los estándares elevados que merece.

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TAREAS Se desea contratar por un periodo de 18 meses una firma de consultoría internacional (el “Consultor”) con una vasta experiencia en el área de comunicación pública, mediante un proceso de selección basado en calidad y costo. El propósito de la consultorîa es brindar asistencia a la Asociación para la Educación Pública Legal y Judicial (ALPE)19 para el logro de tres metas principales:

(a) Construir capacidad, en la forma de un equipo completamente capacitado, para ejecutar un programa de educación e información pública y también para desarrollarlo ulteriormente.

(b) Desarrollar un programa completo de educación e información pública en apoyo a la reforma judicial, que esté orientado estratégicamente y haya sido probado, y asegure que pueda funcionar en la práctica.

(c) Lograr que la judicatura tome conciencia de su papel público y se torne sensible a las necesidades de los ciudadanos a quienes sirve.

Específicamente las siguientes son las tareas que se deben llevar a cabo: I. Construcción de capacidad y entrenamiento. Una meta crucial para el consultor

internacional es la preparación del personal de ALPE (entre 4 y 6 personas) para llevar a cabo todas las funciones de comunicación al final de los 18 meses que dura el contrato. El Consultor realizará seminarios específicos de entrenamiento que aseguren que la combinación de capacitación formal y práctica habilita al personal de ALPE para continuar en su función de educadores e informadores públicos después de la salida del Consultor.

II. Diseño de estrategia. El consultor recibirá un estudio reciente de investigación social

sobre las percepciones de la judicatura entre los usuarios. Esta investigación, junto con el diagnóstico que el Consultor hará por su cuenta durante el primer mes en el terreno, constituirán la base para la elaboración de una estrategia y un plan de acción completos para alcanzar los objetivos expuestos en la tabla siguiente. El Consultor también ideará mecanismos de retroalimentación para las mejoras en curso de la estrategia y para asegurar que los mensajes desarrollados sean relevantes para cada una de las audiencias deseadas. Al final del primer mes, el Consultor presentará la estrategia, el plan de acción y los mecanismos de retroalimentación en su informe inicial, el cual necesitará la aprobación de la Junta Directiva de ALPE y del Banco Mundial.

III. Lanzamiento de una campaña general en los medios. El Consultor brindará

asistencia a ALPE para desarrollar una campaña en los medios como elemento

19 La Asociación para la Educación Pública Legal y Judicial (ALPE), una entidad conformada por organizaciones gubernamentales y no gubernamentales, será la responsable de la ejecución del componente de educación pública que forma parte del proyecto, y por lo tanto será el cliente final del Consultor. Sin embargo, y debido a la reorganización actual de ALPE, se pedirá a los consultores que presenten sus propuestas ante la Corte Suprema de Georgia, en la dirección indicada en la tabla de datos mostrada arriba.

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esencial de la estrategia general de comunicación. Esta campaña consta de una variedad de actividades que incluyen:

• Desarrollar y producir una serie de programas para televisión y radio orientados a educar

el público general y audiencias específicas como la gente de negocios, sobre sus derechos y el funcionamiento del sistema legal y judicial. El Consultor deberá explorar la posibilidad de asociarse con estaciones locales para reducir los costos y asegurar una mayor sustentabilidad de la programación.

• Producir, en la medida necesaria, anuncios de servicio público para apoyar la reforma judicial o medidas individuales.

• Estimular la cobertura en los medios de temas legales y judiciales, organizando eventos acerca de medidas importantes, suministrando antecedentes a los periodistas, y facilitando el acceso a los tribunales.

IV. Ayudar la Judicatura a transformarse en una institución amigable para los

usuarios. El Consultor asistirá a ALPE a sensibilizar la judicatura respecto a las necesidades de los ciudadanos a quienes sirve y estimular su transformación en una institución más abierta. Más específicamente, las actividades que se deben incluir en esta área son:

• Brindar asistencia para establecer una política de información pública para los tribunales

a través de la cual los ciudadanos puedan acceder entre otras cosas a información libre sobre sus casos. Esta actividad puede requerir la identificación de un empleado en cada tribunal, para que reciba capacitación y sea encargado de esta tarea.

• En coordinación con el Ministerio de Justicia, ayudar a la diseminación de nuevas leyes y reglamentaciones, y explicar su relevancia para el público.

• Estimular y capacitar a los jueces para que lleguen a sus constituyentes mediante la creación de foros donde puedan responder a preguntas, dar comentarios sobre casos complejos, y poner en contexto los fallos.

• Informar la judicatura sobre la comprensión y percepción del público de los esfuerzos de reforma. Siguiendo el modelo del estudio de línea de base que esta en preparación, se deberían llevar a cabo de manera regular otros estudios de opinión. Sus resultados y el análisis subsiguiente de las percepciones de los usuarios sobre las reformas deberán servir de retroalimentación a la judicatura. El Consultor también brindará asistencia a ALPE en el establecimiento de un mecanismo de monitoreo de los medios con el fin de evaluar la amplitud y calidad de la cobertura de temas legales y judiciales.

• Proveer asesoría especifica a los organismos interesados de la judicatura, así como al Parlamento, sobre la manera de educar el público acerca de sus funciones y cómo integrar los comentarios de los usuarios en el proceso de formulación de políticas.

V. Promover el diálogo y construir consenso sobre la reforma judicial en todos los

niveles. El Consultor ayudará a construir una comunicación bidireccional sobre el proceso de la reforma judicial, entre la judicatura y los grupos principales de partes interesadas, incluyendo los parlamentarios y otros tomadores de decisiones, ciudadanos, ONGs, y el sector privado. Las actividades deben incluir el desarrollo de

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materiales para discusión que respondan a las preocupaciones específicas de cada grupo deseado, y la creación de espacios para el debate tales como seminarios, talleres o reuniones municipales.

VI. Comunicación Interna. El Consultor entrenará al personal clave de la judicatura con

el objetivo de capacitarlos para realizar tareas rutinarias de comunicación, y desarrollará un esquema de coordinación para que los diversos organismos judiciales compartan información y tengan una posición consistente y unánime con respecto a la reforma. Es igualmente importante que el Consultor defina un mecanismo de comunicación interna para que la judicatura se pueda comunicar con sus miembros a todos los niveles, desde los jueces de la Corte Suprema hasta los empleados de los tribunales. Este mecanismo también será utilizado por la judicatura como instrumento para promover la integridad en los tribunales.

VII. Mejorar la comprensión de temas legales y judiciales entre los medios. Los

medios de Georgian tienen interés en temas legales y judiciales, sin embargo la mayoría no tiene una comprensión funcional adecuada que les permita dar un cubrimiento preciso y objetivo a esos temas. El Consultor desarrollará un programa de entrenamiento en dos bloques para periodistas de la prensa, televisión y radio. Se deberá dar atención especial a la inclusión de periodistas provenientes de todo el país. En el primer bloque se deberán organizar talleres regularmente para que un número importante de periodistas y editores conozcan las bases del sistema legal y judicial y su rol en una sociedad democrática y en una economía de mercado. Al mismo tiempo, un grupo de 25 periodistas “centrales” será identificado y recibirá entrenamiento exhaustivo sobre la realización de reportajes de temas legales y judiciales. Al final de este entrenamiento, que podría ser considerado como una especialización en periodismo legal, este grupo deberá tener una comprensión amplia de la judicatura en Georgia y en otros países de importancia relevante, y deberá estar en capacidad de cubrir las actividades de la judicatura de manera adecuada y significativa para el público Georgiano.

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CONDICIONES DE TRABAJO

Esta actividad conllevará un contrato de 18 meses, el cual estará sujeto a una revisión después de los primeros 6 meses, por parte de una firma de consultoría internacional. El objetivo principal será ayudar a ALPE a desarrollar su capacidad de comunicación y a formular y ejecutar una estrategia y plan de acción de comunicaciones a largo plazo. Después del periodo inicial de seis meses y de obtener una evaluación satisfactoria por parte de ALPE y el Banco Mundial del trabajo desarrollado por el consultor, éste podrá continuar con el contrato por los doce meses restantes. El contrato puede ser renovado, prorrogado o renegociado mas allá del periodo inicial de 18 meses, dependiendo de la evaluación conjunta hecha por ALPE y el Banco Mundial del desempeño del Consultor y de la necesidad de continuar utilizando sus servicios.

Se espera que la firma consultora internacional seleccionada provea un experto o

grupo de expertos con un mínimo de cinco años de experiencia profesional, la cual debe llenar los requerimientos de experiencia funcional indicados en la tabla que se muestra a continuación20, y de las necesidades ulteriores de comunicación que se presenten durante el diseño o ejecución del programa.. El personal debe incluir expertos en las áreas de estrategia de comunicación, manejo de los medios, educación del público en materia legal y judicial, investigación y análisis de opinión, organización de eventos, preparación y edición de documentos, producción de radio y televisión, y capacitación de medios. Parte de la experiencia requerida se puede suplir con individuos que tengan especialización en mas de un área, y se anticipa que solamente se van a requerir por periodos de tiempo limitado algunos especialistas en el área del proyecto.

El componente de Información y Educación Pública tiene un presupuesto de

alrededor de $750,000-$900,000 para actividades del programa (producción audiovisual, impresión de materiales, talleres de capacitación, etc.). Se espera que los primeros 18 meses del proyecto van a necesitar una proporción mayor de estos recursos, sin embargo el presupuesto anterior ha sido asignado para la duración total del proyecto. Durante este Contrato, el Consultor administrará conjuntamente el presupuesto de ALPE disponible para estas actividades del programa mediante un sistema de co-firma de facturas con el director de ALPE. Con este fin se hará necesario que el Consultor incluya en su propuesta un presupuesto indicativo para cada una de las actividades del programa que recomienda. Este presupuesto indicativo es distinto de la Propuesta Financiera para los dieciocho meses del trabajo, la cual debe incluir los honorarios del Consultor y los gastos reembolsables. El presupuesto indicativo debe ser incluido en la Propuesta Técnica. INFORMES REQUERIDOS

El Consultor trabajará con el Director de ALPE y se reportará a la Junta Directiva de ALPE. Todos los informes deben ser presentados en idioma inglés y Georgiano. Como ya se 20 Se espera que el Líder del Equipo tenga un mínimo de cinco años de experiencia relevante, de los cuales al menos dos años deberían ser en el NIS. Se requiere que los integrantes de menor nivel del equipo tengan un mínimo de tres años de experiencia relevante.

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ha mencionado, un mes después de su arribo a Tbilisi, el Consultor deberá presentar un informe inicial (cuatro copias en cada idioma). Este informe incluirá lo siguiente: i) evaluación en el terreno realizada por el Consultor de las tareas que se debe desarrollar, con base en su comprension de la situación en el terreno y de las investigaciones de opinión adicionales que se hayan llevado a cabo; y ii) estrategia y plan de accion completos para alcanzar los objetivos del componente tal como se indican en la matriz incluida más adelante; y iii) mecanismos de retroalimentación.

El Consultor deberá remitir un informe bimestral de progreso el cual incluirá una

descripción general de todas las actividades llevadas a cabo durante el periodo correspondiente. Se deben incluir las muestras de todos los materiales producidos y las sugerencias para mejorar el nivel de suficiencia de la información, su prontitud, amplitud de distribución, y el alcance general. También deberá proveer retroalimentación regularmente sobre las percepciones de los usuarios acerca del sistema judicial, tal como se observa en los estudios de opinión. Se deben presentar dos copias de cada informe a la Junta Directiva de ALPE y dos al Banco Mundial.

Después del sexto mes, y luego de presentar el tercer informe bimestral de progreso,

ALPE y el Banco Mundial revisarán el desempeño del Consultor y evaluarán si está contribuyendo cabalmente al logro de los objetivos del componente. Este proceso de revisión no tomará más de dos semanas.

Al final del contrato, se deben presentar cuatro copias del “Cierre” o borrador del informe final en cada idioma, en el cual se debe suministrar una revisión de los esfuerzos realizados, su estado actual, la capacidad para mantener esos esfuerzos y las recomendaciones para los siguientes pasos que se deben tomar para continuar apoyando la función de ALPE en nombre de la educación pública en materia legal y judicial. Dentro de las dos semanas siguientes a la presentación de este informe, se llevará a cabo una reunión de “Cierre” sobre el borrador del informe con la participación de ALPE y el Banco Mundial. El informe final deberá ser presentado dentro de los treinta días siguientes a esta reunión.

MATRIZ DEL COMPONENTE DE INFORMACIÓN/EDUCACIÓN PÚBLICA

Objetivos Audiencia deseada

Actividades Calendario/ Fecha

límite

Indicadores de desempeño

Experiencia funcional requerida

1. Informar y educar al público sobre sus derechos

- Población general - Gente de negocios - Sociedad civil - Medios masivos - Profesores y estudiantes

- Campaña en medios masivos • Televisión • Radio • Prensa escrita - Crear y diseminar materiales de educación pública - Seminarios y otras actividades de extensión - Actividades en clase y extracurriculares en escuelas y universidades

- Continuo - Cambio significativo en la comprensión y percepción de los derechos individuales, medido a través de estudios de opinión

- Estrategia de comunicación - Manejo de los medios - Producción de radio y televisión - Especialistas en educación legal

2. Explicar la judicatura a

- Población general - Gente de negocios

- Campaña en medios masivos

- Continuo - Mejor comprensión del funcionamiento de la

- Estrategia de comunicación

6usuarios activos y potenciales y la manera de utilizarla

- Sociedad civil - Medios masivos - Profesores y estudiantes

• Televisión • Radio • Prensa escrita

- Crear y diseminar materiales de educación pública - Seminarios y otras actividades de extensión - Actividades en clase y extracurriculares en escuelas y universidades

judicatura - Mayor utilización de la judicatura - Mayor satisfacción con la diligencia de la judicatura, medido a través de estudios de opinión

- Manejo de los medios - Producción de radio y televisión - Especialistas en educación legal

3. Informar a la judicatura sobre el proceso de reforma

- Jueces - Empleados de los tribunales

- Crear y diseminar materiales de educación pública (magazín de noticias…) - Seminarios y otras actividades de extensión

- Continuo - Mejor comprensión de cómo se lleva a cabo la reforma - Mayor inclinación para interactuar con el público

- Facilitación de seminarios/conferencias - Comunicación interna

4. Generar consenso sobre la reforma judicial

- Funcionarios del gobierno - Parlamentarios - Jueces - Abogados - Empleados de los tribunales - Gente de negocios - Organizaciones de la sociedad civil - Medios masivos

- Seminarios y talleres - Crear y diseminar materiales de educación pública dirigidos a las audiencias respectivas

- Fines de 1999 - Debate sobre la reforma judicial enfocándose en los aspectos técnicos más que en los políticos - Medidas de la reforma aprobadas por el Parlamento - Mayor inclinación para apoyar públicamente las reformas

- Estrategia de comunicación - Manejo de los medios - Facilitación de seminarios/conferencias

5. Generar mayor comprensión en los medios sobre el sistema legal y judicial

- Periodistas de prensa, televisión y radio en Tbilisi y las regiones - Editores y propietarios de los medios

- Desarrollar una base de datos de periodistas que dan cubrimiento al tema - Organizar regularmente seminarios sobre el sistema legal y judicial - Crear y diseminar literatura sobre la reforma - Capacitar un grupo de unos 25 periodistas “centrales” en reportaje legal avanzado (equivalente a una maestría en periodismo legal)

- Esfuerzo inicial a fines de 1999 - Seguimiento durante todo el curso del proyecto

-Mayor y mejor cubrimiento de asuntos legales y judiciales en los medios, valorado a través de un sistema de monitoreo de medios

- Capacitación de medios - Especialistas en educación legal

6. Generar confianza en la judicatura y aumentar el nivel de prestigio de los jueces

- Población general - Gente de negocios - Medios masivos - Funcionarios del gobierno - Comunidad legal - Organismos de imposición de la ley - Inversionistas internacionales

- Campaña en medios masivos

• Televisión • Radio • Prensa escrita

- Crear y diseminar materiales de educación pública - Organizar seminarios y otras actividades de extensión

- Continuo - Mayor confianza en la judicatura por parte de usuarios activos y potenciales, valorado mediante estudios de opinión - Mayor nivel de autoconciencia sobre el papel de los jueces, valorado mediante estudios de opinión - Aumento de la confianza y el respeto hacia la judicatura por parte de los funcionarios del gobierno y de la comunidad legal

- Estrategia de comunicación - Manejo de los medios - Producción de radio y televisión - Especialistas en educación legal

7. Explicar la utilidad y promover el uso de los mecanismos alternativos para la resolución de disputas (RAD) tales como el arbitraje

- Gente de negocios - Jueces y abogados

- Organizar seminarios y eventos demostrativos de los mecanismos RAD - Crear y distribuir literatura sobre este tema - Destacar instancias de uso exitoso de RAD

- Continuo - Mejor comprensión del papel de RAD y mayor demanda de su uso

- Especialistas en capacitación sobre RAD - Manejo de medios - Facilitación de seminarios/conferencias

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Los siguientes son los criterios de evaluación de las propuestas que hacen parte de la Hoja de Datos incluida en el PP: Puntos (i) Experiencia específica de los consultores con respecto al trabajo 10 a: Experiencia en campañas en medios masivos (5 puntos) b: Experiencia en educación legal pública (5 puntos) (ii) Nivel de competencia del plan de trabajo y metodología propuestos en respuesta a los Términos de Referencia 35 a: Correspondencia con los TDR (15 puntos) b: Metodología para la campaña en medios masivos (5 puntos) c: Metodología para la comunicación interna (5 puntos) d: Metodología para las actividades de generación de consenso (5 puntos) e: Metodología para la capacitación de periodistas (5 puntos) (iii) Calificaciones del personal principal y competencias para el trabajo 45 a: Líder del grupo (25 puntos) b: Expertos (20 puntos) (iv) Aptitudes del programa de transferencia de conocimiento (capacitación) 10 a: Metodología para construcción de capacidad (5 puntos) b: Talleres (5 puntos) (v) Participación local (reflejada en el número de nacionales que hacen parte del personal principal presentado por firmas extranjeras y locales; máximo 10 puntos) N/A

Puntaje total: 100 Los siguientes son los puntos que se adjudican bajo cada subcriterio de evaluación referente a las calificaciones del personal: Puntos

(i) Calificaciones generales 30 (ii) Nivel de competencia para el proyecto 50 (iii) Experiencia en la región y en el idioma 20

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Anexo V

MAG-FOR

PROGRAMA NACIONAL DE TECNOLOGIA Y FORMACIÓN TÉCNICA AGROPECUARIA

TÉRMINOS DE REFERENCIA CONSULTORÍA

EVALUACION DEL PROGRAMA DE COMUNICACIÓN

Managua, Mayo del 2004

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I. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN El Programa Nacional de Tecnología y Formación Técnica Agropecuaria 2002-2016 (PNTFTA), que actualmente impulsa el Ministerio Agropecuario y Forestal (MAGFOR) de Nicaragua, con el apoyo financiero y técnico de la Asociación Internacional de Fomento –AIF⁄ Banco Mundial, la Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación (COSUDE) y el Fondo Internacional para el Desarrollo Agropecuario (FIDA), esta siendo implementado en cuatro fases de 4 años cada una, con el objetivo de incrementar la productividad agrícola y los ingresos de los hogares de pequeños y medianos productores. El Proyecto de Tecnología Agrícola (PTA) es la primera fase del Programa para el período 2001-2004, teniendo como objetivo el establecimiento del Sistema Nacional de Innovación Tecnológica (SINTA). El PTA ejecutó el Programa de Comunicación que apoyó la consecución de los objetivos específicos para cada uno de sus componentes. El Proyecto consiste de 5 Componentes: (1) Reforma y Fortalecimiento Institucional, (2) Fondos Competitivos (Fondo de Asistencia Técnica –FAT-, Fondo de Apoyo a la Investigación en Tecnología Agropecuaria en Nicaragua –FAITAN), (3) Modernización Productiva (apoya a las operaciones del nuevo rol que jugará el INTA), (4) Educación Técnica y Capacitación, y (5) Sistema de Información Agrícola.

El Programa de Comunicación se realizó a dos niveles: a. Comunicación pública e institucional orientada a la opinión pública y otros actores relevantes. b. Comunicación rural orientada a los medianos y pequeños productores, los extensionistas y los investigadores.

El Programa de Comunicación tiene como objetivo general explicar y promover el establecimiento del SINTA .Los objetivos específicos para las cuatro instituciones involucradas son: • Generar confianza en la opinión pública en las agencias del sector público agrícola y de

la FUNICA en el ámbito de la innovación tecnológica. • Promover y establecer el diálogo permanente sobre el proceso de formulación e

implementación de la política tecnológica agrícola. • Facilitar la interrelación y cooperación entre los actores del Sistema Nacional de Semilla

en función de la adopción de semilla certificada por parte de los productores. • Facilitar y promover la comunicación horizontal entre las familias productoras,

extensionistas, educadores e investigadores a fin de contribuir al proceso local de enseñanza aprendizaje de las tecnologías agrícolas más viables desde la perspectiva técnica, económica y ambiental.

• Dar a conocer los alcances del Sistema de Educación Técnica agrícola y de capacitación y motivar el involucramiento de los actores del Sistema de Innovación en los procesos de formación profesional agrícola.

• Promover la búsqueda y utilización de la información de precios y mercados por parte de los actores públicos y privados del sector agrícola en la toma de decisiones.

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• Estimular la participación de los oferentes y demandantes de servicios tecnológicos de asistencia técnica, extensión e investigación agrícola en los nuevos mercados financiados mediante fondos competitivos.

• Promover la incidencia de los principales actores del Sistema Nacional de Innovación Tecnológica en la formulación e implementación de la política tecnológica.

II. LA LINEA DE BASE En Mayo del 2003 se elaboro una Línea de Base del Programa de Comunicación consultando por medio de encuestas a 568 pequeños y medianos productores, 81 técnicos/as y 395 pobladores en 29 municipios de todas las regiones del país, donde operan las instituciones que forman parte del Programa Nacional de Tecnología y Formación Técnica Agrícola. Por medio de la Línea de Base se conoció la opinión de los tres sujetos antes mencionados, a fin de contar con una fotografía cuantitativa de la situación para poder evaluar en un futuro próximo el cambio de opinión de los mismos, producto de la ejecución del Programa de Comunicación en cada una de las instituciones. De las tres encuestas diseñadas, se tomaran algunas de las preguntas del cuestionario, definidas como indicadores de comunicación para cada una de las actividades que forman parte del Programa de Comunicación. Se solicita la contratación directa con la empresa IZTANI por las siguientes razones: Primero, esta misma empresa realizó la Línea de Base del Programa de Comunicación; segundo, en esta evaluación se harán encuesta con la misma muestra realizada anteriormente y con la misma boleta; tercero, para la evaluación se realizará un análisis comparativo con respecto a la línea de base. III. OBJETIVO GENERAL Evaluar el impacto del Programa de Comunicación y comparar los resultados con los obtenidos en la Línea de Base de comunicación en mayo del 2003 y con respecto al cumplimiento de la matriz de objetivos del Programa de Comunicación. IV. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Evaluar el componente de comunicación institucional dirigida a los técnicos de las instituciones del PTA con base a indicadores de comunicación definidos, contenidos en las preguntas de la Línea de Base y en el marco de la matriz de objetivos.

• Evaluar el componente de comunicación rural dirigido a pequeños y medianos productores y población de los municipios, con base a indicadores de comunicación definidos, contenidos en la Línea de Base y en el marco de la matriz de objetivos.

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• Evaluar los canales y métodos de comunicación de mayor impacto

V. CONSIDERACIONES METODOLÓGICAS PARA LA CONSULTORÍA Criterios metodológicos que deberán ser considerados en las ofertas presentadas. 1. La metodología será cuantitativa, por medio de encuestas de opinión a 3 niveles:

Pequeños y medianos productores (as), Técnicos (as) extensionistas de base y público urbano en general.

2. La muestra al azar para cada una de los destinatarios definidos, será igual a la Línea de Base, así como los municipios donde se levanto la encuesta.

3. Se utilizarán las preguntas formuladas en la Línea de Base, solamente las que sean indicadas por la Especialista de Comunicación.

4. Una vez obtenidos los resultados se entrevistará a funcionarios de las instituciones para valorar los resultados cuantitativos de cara al cumplimiento de los objetivos expresados en la matriz del Programa de Comunicación.

VI. ACTIVIDADES

• Desarrollar los cuestionarios, en tres partes: a) indicadores de monitoreo, b)

fuentes y canales de información utilizados, c) perfil socio-económico del/ de la entrevistado/a

• Supervisar las encuestas. • Tabular la información recopilada y realizar los análisis correspondientes. • Elaborar los informes indicados en estos TDRs y otros que fueren requeridos. • Realizar un taller con funcionarios y técnicos de las instituciones para conocer su

opinión sobre los canales y métodos de comunicación de mayor impacto. • Entrevistas a funcionarios claves sobre el cumplimiento de la matriz de los

objetivos del Programa de Comunicación. • Presentar y conducir discusiones sobre los resultados de la consultoría.

VII. DURACIÓN Dos meses calendario, a partir de mayo.

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VIII. REQUISITOS DEL CONSULTOR Se requiere de una firma consultora, organismo especializado, con al menos 10 años de experiencia demostrada en el diseño y conducción de estudios de opinión sobre el sector agropecuario y/o rural del país, y/o con 5 años de experiencia en estudios similares (de línea de base) en el sector agropecuario o rural. IX. RESULTADOS ESPERADOS

1. Documento con resultados del análisis de la Encuesta y valoración de los resultados de acuerdo a los objetivos institucionales de la matriz del Programa de Comunicación.

2. Recomendaciones específicas. 3. Taller de presentación de los resultados. 4. Incorporar las recomendaciones del taller en el documento. 5. Informe Final.

X. INFORME La firma consultora presentará un informe de avance y un informe final de forma impresa y en archivo electrónico en Word (Arial 11), Excel y otros programas relevantes, un informe final de los servicios de consultoría brindados, con toda la información de soporte. El informe será entregado en forma borrador para su discusión y posterior aprobación por parte de la Especialista de Comunicación del PTA- MAG-FOR. En los anexos se deberá incorporar toda la información y documentación (cuestionarios, guías, etc.) que recoja la experiencia de todo el proceso del estudio, de tal manera que quede una memoria institucional escrita que pueda ser revisada en estudios similares en el futuro. La versión final de cada informe, además de entregarse en 4 copias debidamente editada e impresa, será entregada en archivos electrónicos. XI. COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN La consultoría estará bajo la responsabilidad de la Especialista de Comunicación del PTA- MAGFOR, la cual supervisará y coordinará la realización de la misma, en colaboración con los expertos de comunicación en las otras Instituciones involucradas en el Proyecto. XII. ADMINISTRACIÓN Y MONITOREO La administración y monitoreo será responsabilidad de la Especialista de Comunicación del Proyecto de Tecnología del MAGFOR.

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XIII. PRESUPUESTO

MEMORIA DE CÁLCULO

CONCEPTO Unidad de medida Cantidad Personas Costo

Unitario Sub total

US$

I. HONORARIOS 8,500.001.1 Honorarios Equipo Técnico 6,600.00Coordinador: dirección del estudio Mes 2 1 1,800.0 3,600.00Investigador A: responsable de campo Mes 1 1 1,500.0 1,500.00Investigador A: responsable de

procesamiento Mes 1 1 1,500.0 1,500.001.2 Honorarios del equipo de apoyo 1,900.00 Supervisores/as de campo Mes 1 3 250.0 750.00 Honorarios de encuestadores Días 18 12 5.0 1,150.00

II. GASTOS OPERATIVOS 7,250.00

2..1 Viáticos 3,860.00 Viáticos supervisores Días 18 3 10.0 700.00 Viáticos Equipo Técnico Días 18 3 1,000.00 Viáticos encuestadores/as Días 18 12 10.0 2,160.00

2..2 Transporte 2,640.00 Vehículo 4x4 Días 48 55.0 2,640.00

2..3 Equipos y materiales 750.00a) Equipo y papelería 500.00b) Fotocopias 250.00

III. GASTOS TALLERES 650.00Taller Días 1 15 25.0 450.00 Grupo focal Días 1 8 25 200.00

IV. ADMINISTRACIÓN 1,600.00

GRAN TOTAL 18,000.00