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AUDITORIA INTERNA INFORME N° AI-01-2013

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AUDITORIA INTERNA DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE INVESTIGACIÓN

Y ENSEÑANZA EN NUTRICIÓN Y SALUD

INFORME SOBRE EL ANALISIS DEL SISTEMA DE CONTROL DE LOS INGRESOS Y

EGRESOS

ENERO 2013



Tabla de contenido

1. Introducción ................................................................................................................. 4

1.1. Origen del estudio ................................................................................................. 4

1.2. Objetivo del estudio ............................................................................................... 4

1.3. Alcance del estudio ............................................................................................... 4

1.3.1. Con respecto a los egresos ...................................................................................... 4

1.3.2. Con respecto a los ingresos ..................................................................................... 4

1.4. Comunicación preliminar de los resultados del estudio ......................................... 4

1.5. Normativa que regula el registro de los ingresos y egresos ................................... 5

2. Resultados ................................................................................................................... 5

2.1. Con relación a los egresos .................................................................................... 5

2.1.1. Marco normativo y técnico sin aprobar por el Consejo Técnico ........................ 5

2.1.2. Firmas en los documentos ........................................................................................ 5

2.1.3. Documentación de respaldo sobre adelantos de viáticos .................................. 9

2.1.4. Documentación de respaldo por pago de planillas ............................................ 12

2.1.5. Observaciones sobre documentos de respaldo y los archivos ........................ 12

2.1.6. Observaciones sobre los registros contables...................................................... 16

2.2. Con relación a los ingresos ................................................................................. 18

3. Conclusiones ............................................................................................................. 20

4. Recomendaciones ..................................................................................................... 21

4.1. Con relación a los egresos .................................................................................. 21

4.1.1. A la Dirección Administrativa .................................................................................. 21

4.1.2. A la Unidad Financiera Contable ........................................................................... 21

4.2. Con relación a los ingresos ................................................................................. 23

4.2.1. A la Unidad Financiero Contable ........................................................................... 23

Anexos .............................................................................................................................. 24

Anexo N°1 ......................................................................................................................... 25

Anexo N°2 ......................................................................................................................... 26

Anexo N°3 ......................................................................................................................... 27



1. Introducción

1.1. Origen del estudio

El estudio se realizó de conformidad con lo establecido en el plan de trabajo del 2012 de la Auditoría

Interna que dispone la auditoría financiera a la Unidad Financiera Contable, solicitada por la

Dirección General en oficio DG-439-11 del 06 de octubre del 2011 y de acuerdo con las

competencias conferidas a las Auditorías Internas en el artículo 22, incisos a) y b) de la Ley General

de Control Interno N° 8292. El presente es el primer informe parcial de la auditoría financiera.

1.2. Objetivo del estudio

El objetivo general consistió en evaluar la confiabilidad del sistema de control interno de los ingresos

y egresos y la aplicación de normativa técnica relacionada con esos registros.

1.3. Alcance del estudio

El estudio comprendió el análisis del sistema de control de los egresos entre el 1 de julio del 2011 al

31 de agosto del 2012 y los ingresos entre el 1 de julio del 2011 al 31 de mayo del 2012 y se

evaluaron las siguientes actividades:

1.3.1. Con respecto a los egresos

Que los cheques y las transferencias electrónicas cuenten con la documentación justificante original,

que los justificantes sean por el valor del cheque o transferencia electrónica, que los justificantes no

contengan borrones ni tachaduras y estén a nombre de Inciensa, que todos los documentos que

respaldan los pagos contengan el sello impreso de “Pagado con el cheque N° o transferencia N°”,

que los pagos sean girados a nombre del beneficiario, que el cheque contenga la firma de recibido

conforme o el recibo de dinero correspondiente y para las transferencias el informe de la Tesorería

Nacional del depósito en la cuenta del beneficiario, que el importe del cheque o transferencia esté

confirmado por la coordinadora del proceso contable, que las mercancías se hayan recibido según

consta por medio de sello, visto bueno u otra indicación del departamento de proveeduría, que por

cada pago existe una orden de pedido o “solicitud de emisión de cheques” debidamente firmada,

que el funcionario que realiza el cheque o transferencia sea diferente al funcionario que lo autoriza,

que cada pago contenga la codificación contable correspondiente, que los cheques y transferencias

estén firmados por dos personas designadas y acreditadas ante el banco, que contengan la

identificación de quien los realiza, quien revisa y quien aprueba y quien los recibe, esta última

condición para los cheques ya que en las transferencias no se aplica.

1.3.2. Con respecto a los ingresos

Que en todo ingreso exista un recibo de dinero, que la fecha del recibo y la fecha del depósito

bancarios difieran por razones lógicas, que el monto del recibo sea igual al del monto reportado en el

estado de cuenta emitido por el banco, que en todos los recibos de dinero se identifique quien los

confecciona y que contengan el sello de la Unidad Financiero Contable, que no contengan borrones

ni tachaduras y que en todos los casos contengan fecha, concepto e importe.

1.4. Comunicación preliminar de los resultados del estudio

La comunicación de todos resultados, conclusiones y recomendaciones producto de la auditoría a

que alude el presente informe, se efectuó el pasado 23 de enero del 2013 en las oficinas de la

Auditoría Interna y estuvieron presentes la licenciada Grettel Pereira Rivera, coordinadora de la

Unidad Financiero Contable, la licenciada Ileana Vargas Barrantes, encargada del proceso contable,

el licenciado Jacobo Vargas Alvarado, la señorita Ana Livia Zúñiga Noguera y la señora Alejandra

Umaña Arguello, estos tres últimos funcionarios involucrados en el proceso contable; actividad a la



que se convocó mediante los oficios N°(s) AI-006-13, AI-007-13, AI-008-13, AI-009-13 y AI-010-13

del 18 de enero del 2013 y se les entregó una copia impresa del borrador del informe. En el acta de

discusión firmada por todos los presentes se anotan los acuerdos a las recomendaciones

formuladas y las observaciones a tres de los resultados y sus correspondientes recomendaciones.

También se convocó al máster German Picado García, director administrativo, por medio del oficio

AI-014-13, del 29 de enero del 2013, sin obtener resultados positivos.

En razón de lo anterior, una vez analizadas y verificadas las argumentaciones expuestas, se procedió

a realizar los ajustes pertinentes al informe, según la suficiencia y razonabilidad de los comentarios

de respaldo y la evidencia considerada por los funcionarios de la Auditoría Interna, lo que se incluye

en el Anexo N°.1 de este informe.

1.5. Normativa que regula el registro de los ingresos y egresos

Ley N° 8292 Ley General de Control Interno.

Manual de Normas Generales de Control Interno.

Decreto N°34460-H Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público Costarricense.

Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para Funcionarios Públicos

2. Resultados

La Ley General de Control Interno, en su artículo 16, establece como deberes de la administración

activa contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante,

pertinente y oportuna para el cumplimiento de sus responsabilidades. Complementariamente, el

Manual de Normas Generales de Control Interno establece la obligación de definir y asignar la

responsabilidad de cada proceso, actividad, operación, transacción o acción (norma 4.4); así como

establecer sistemas contables que brinden una garantía razonable de los registros realizados.

Para cumplir con estas obligaciones la institución deberá contar con un conjunto de principios,

normas y procedimientos técnicos que le permitan recopilar, procesar y controlar, en forma

sistemática, toda la información referente a las operaciones de la institución. Bajo los argumentos

anteriores se procedió a revisar el sistema de control de los ingresos y egresos obteniéndose los

siguientes resultados.

2.1. Con relación a los egresos

2.1.1. Marco normativo y técnico sin aprobar por el Consejo Técnico

Se carece de lineamientos y directrices que permitan definir y aplicar criterios uniformes y

consistentes, relacionados con el registro de los egresos, esto debido a que la Administración de la

Institución no ha presentado al Consejo Técnico el “Procedimiento de pagos mediante cheques y

transferencias” para su debida aprobación, este procedimiento es un resultado de la contratación de

un consultor que ha estado cooperando en la implementación de las NICSP. En el mes de noviembre

la Auditoría Interna participó en tres reuniones con el consultor para la presentación definitiva y

validación de los procedimientos, incluido el mencionado en esta sección.

2.1.2. Firmas en los documentos

2.1.2.1. Por no existir un procedimiento para la aprobación y revisión de documentos en ocasiones

no se logra determinar con exactitud cuál es el funcionario que realiza un proceso y esto se

debe a que con la firma no es suficiente para determinar la identidad del funcionario.



2.1.2.2. Todas las copias de las transferencias tienen un espacio para firmas que dice “visto bueno” y

otro de “aprobado” y en esos aparecen firmas, pero no se establece quien la realizó. Según

el Procedimiento de Pagos Mediante Cheques o Transferencias Electrónicas, pendientes de

aprobación, debe existir espacios en donde quede registrado el funcionario que la realizó,

que la revisó y que la aprobó. Según lo indicado por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado,

en la reunión para discutir el informe, el formato de impresión fue corregido y actualmente

contiene los espacios para indicar quien realiza, revisa y aprueba las transferencias.

2.1.2.3. El formulario de cheque cuenta con una casilla para el recibido conforme, cuando el trámite

de depósito o cambio de cheque lo debe realizar el mensajero de Inciensa, en ese espacio

no aparece ningún nombre o firma. También como en el punto anterior, según el

Procedimiento de Pagos Mediante Cheques o Transferencias Electrónicas en estos

documentos deberían estar registrados el funcionario que lo realizó, que lo revisó y que lo

aprobó.

2.1.2.4. Existen pagos por servicios en donde la factura carece del visto bueno del encargado de la

unidad que solicitó el servicio o del funcionario que por su experiencia considere que el

monto del servicio a cancelar es el correcto, algunos ejemplos de esos casos son los

siguientes:

N° de

transferencia Fecha Proveedor Detalle de servicio

N° de factura o

recibo

2253 22/09/11

Instituto

Costarricense de

Acueductos y

Alcantarillados

Pago de agua

potable, set. 2011 F112011091156380

2263 28/09/11 William Sequeira

Solis

Contratación de

abogado 1140

2353 7/11/11

Instituto

Costarricense de

Electricidad

Pago servicios

telefónicos, set.

2011

2011-09-512

2463 19/12/11 Corporación Alfa

Durán

Reconstrucción de

tanques para pilas

y escurrideros

0000123

2790 20/06/12

Instituto

Costarricense de

Acueductos y

Alcantarillados

Pago de agua

potable, jun. 2012 F122012061000885

2809 4/07/12 City Courier, S.A. Envíos courier a

Colombia y Atlanta

041646

041649

041645

2818 4/07/12

Sistems

Enterprise Costa

Rica, S.A.

Arrendamiento

equipo telefónico,

mayo, 2012

0023720

2819 4/07/12 Aula Abierta JFA,

S.A.

Capacitación

funcionario de

Proveeduría

1399

2820 4/07/12 Aula Abierta JFA,

S.A.

Capacitación

funcionarias de

Proveeduría

1419

Este cuadro continuará en la página siguiente.



Continuación del cuadro anterior.

N° de


N° de factura o

recibo

2887 8/08/12

Compañía

Nacional de

Fuerza y Luz, S.A.

Consumo de

servicios de

electricidad, julio

2012

22315476-0

2945 29/08/12 Errol Rojas

Ramírez

Consultoría o

asesoría en

mercadeo

0140

Cheque 151

dólares 1/08/12

Tecapro de Costa

Rica

Pago de servicio

para implementar

Bos Ht

0035438

Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.

2.1.2.5. Facturas sin firma o sello de proveeduría por ingreso a inventario o que por detalle de la firma

no está claro quien recibió la mercancía, lo mencionado se observó en las siguientes

transferencias:

N° de

transferencia Fecha Proveedor

Detalle de

servicio

N° de factura o

recibo

2764 7/06/12 In Vitro Diagnostic

Centroamericana, S.A.

Kits de

chagatest 14765

2766 13/06/12 Salazar y Velázquez S.A. Útiles de oficina 0302236

2833 11/07/12 Equitron, S.A.

Reactivos e

insumos

laboratorio

DMMA000202

2883 6/08/12 Praxair Costa Rica, S.A. Gases

industriales

2085392

2085503 Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.

2.1.2.6. En la compra de gas para la Unidad de Logística Técnica no se observa el sello y la firma de

recibido de la Proveeduría Institucional, la firma de recibido en la factura corresponde a los

diferentes funcionarios de esa Unidad, por ejemplo lo observado se presenta en las

siguientes transferencias:

N° de


N° factura

o recibo

2293 10/10/11 Gas Nacional Zeta S.A

Compra de gas para

Unidad de lavado y

esterilizado

457948


Compra de gas para

Unidad de lavado y

esterilizado

486024


Compra de gas para

Unidad de lavado y

esterilizado

481365


Compra de gas para

Unidad de lavado y

esterilizado

495937


Compra de gas para

Unidad de lavado y

esterilizado

498987




2.1.2.7. En la transferencia #2776 del 13 de junio del 2012, a nombre de la Fundación de la

Universidad de Costa Rica, por ¢45,900.00 no se evidencia en su emisión la aprobación de la

encargada del proceso contable.

2.1.2.8. En las siguientes transferencias y cheque no se localizó la solicitud de emisión de pago, la

cual debería estar debidamente firmada:

N° de


N° de

factura

2413 15/12/11 DHL (Costa Rica) S.A. Envió a Chile 489809

2553 16/02/12 City Courier, S.A. Envío a Panamá y

Colombia 040598

153 cheque

dólares 6/08/12 City Courier, S.A.

Envío a Estados

Unidos 041938


2.1.2.9. Existen transferencias que no fueron aprobadas por la coordinadora del proceso contable y

que fueron aprobadas por otro funcionario, sin la indicación que se hace en ausencia del

titular, además en un mismo día dos funcionarios que no son el titular aprobaron

transferencias. Los detalles de estas transferencias son los siguientes:

N° de


Aprobado

por

2766 13/06/12 Salazar y Velázquez,

S.A. Útiles de oficina

Alejandra

Umaña A.

2767 13/06/12 I.S. Productos de

Oficina, S.A. Útiles de oficina

Alejandra

Umaña A.

2768 13/06/12 Ara Macaw Cien Por

Ciento, C.R. S.A.

Componentes

tecnológicos

Alejandra

Umaña A.

2769 13/06/12 Soni Visión, S.A. Mantenimiento de

sistema de la USEC.

Alejandra

Umaña A.

2770 13/06/12 Servicio de Monitoreo

Electrónico Alfa, S.A.

Seguridad y vigilancia

del 14/04/12 al

13/05/12

Alejandra

Umaña A.

2771 13/06/12 Laboratorio Químico

Arvi, S.A. Hipoclorito de sodio

Alejandra

Umaña A.

2772 13/06/12 Jessica Morera

Fernández

Servicios

profesionales

Alejandra

Umaña A.

2773 13/06/12 Fundevi sangre conejo Alejandra

Umaña A.

2774 13/06/12 Fundevi sangre de conejo Alejandra

Umaña A.

2775 13/06/12 Fundevi e sangre de conejo Alejandra

Umaña A.


Umaña A.


Umaña A.


Umaña A.





N° de


Aprobado

por

2779 14/06/12 SCM Metrología y

Laboratorios, S.A.

Calibración de

equipos de

laboratorio

José Miguel

Cordero R.

2780 14/06/12 Repuestos y

Reparaciones Naranjo

Mantenimiento de

vehículos

Alejandra

Umaña A.

2781 14/06/12 Fundauna Informe evaluación

SGC

Alejandra

Umaña A. Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.

2.1.3. Documentación de respaldo sobre adelantos de viáticos

2.1.3.1. Se encontraron muchas transferencias por adelanto de viáticos sin liquidación, se informó al

responsable de la coordinación financiero contable y la mayoría fueron localizadas dentro de

esa unidad. La omisión de presentación de esos documentos es considerada falta grave del

funcionario que realizó la gira, según se establece en el artículo 99, inciso 27 del Reglamento

Autónomo de Organización y Servicio del Inciensa, que se menciona a continuación:

“Artículo 99.-Faltas graves: Se considerarán faltas graves://27.No rendir cuentas sobre las sumas de dinero que reciban como adelanto por concepto de viáticos, según lo establece el Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios o Empleados del Estado, aprobado por la Contraloría General de la República.”

El Reglamento de Gastos de Viaje y de Transporte para Funcionarios o Empleados del

Estado dispone lo siguiente con respecto a la liquidación de los adelantos de viáticos:

“Artículo 10°.- Presentación de cuentas. El funcionario que haya concluido una gira deberá presentar, dentro de los siete días hábiles posteriores al regreso a su sede de trabajo o a su incorporación a éste, el formulario de liquidación del viaje y hacer el reintegro respectivo en los casos en que proceda,… //Cuando un funcionario no presente dentro del plazo establecido la respectiva liquidación, la Administración le requerirá su presentación por una única vez, para lo cual dará un término improrrogable de tres días hábiles, vencido el cual, autoriza a la Administración para exigir el reintegro inmediato, por parte del funcionario, de la totalidad de la suma recibida en calidad de adelanto. La Administración regulará la forma de hacer exigible dicho reintegro, de manera formal, previa y general.”

La ausencia observada de muchas liquidaciones de viáticos evidencia que no se ha

designado a un funcionario responsable de dar seguimiento a las liquidaciones de los

adelantos y de gestionar el cobro cuando corresponda. La Auditoría Interna solicitó veintiún

liquidaciones de viáticos, por medio del oficio AI-085-2012 del 30 de agosto del 2012 de las

cuales aún quedaron pendientes de entrega las siguientes:

N° de

Transferencia

Fecha de

Transferencia Beneficiario

Monto en

colones

2149 1 /08/2011 Marco Marín Meléndez 4,800.00

2385 17/11/2011 Karina Alvarado Mena 4,800.00

2390 28/11/2011 Rosalia Malavassi Alvarez 4,800.00

2506 25/01/2012 Venancio Salazar Artavia 4,800.00

2578 6/03/2012 Julio Monge Brenes 5,150.00 Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.



2.1.3.2. Existen varias liquidaciones que son fotocopias al igual que las facturas de respaldo por

hospedaje, los documentos que respaldan los pagos deben ser originales para justificar la

autenticidad de los pago. En las siguientes transferencias se observaron esas características:

N° de

Transferencia

Fecha de


Monto en

colones

2099 13/07/2011 Louella Cunningham Lucas 67,800.00

2722 22/05/2012 Sara Rodríguez Aguilar 37,500.00

2723 22/05/2012 Adriana Benavides Lara 65,950.00

2724 22/05/2012 María de la P. Barboza Argüello 65,950.00

2725 22/05/2012 Lila Umaña Solís 65,950.00

2726 22/05/2012 Julio Monge Brenes 37,500.00

2727 22/05/2012 Ana Gabriela Murillo Muñoz 13,500.00

2731 25/05/2012 Yury Barahona Guillén 3,200.00

2733 25/05/2012 Marco Vinicio Marín Meléndez 83,350.00


2752 05/06/2012 Julio Monge Brenes 65,650.00 Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.

2.1.3.3. Algunos documentos de adelantos y liquidaciones de viáticos están incompletos les faltan

firmas de autorización y visto bueno, esos casos se observaron en las siguientes

transferencias:

N° de

Transferencia

Fecha de


Monto en

colones


2059 30/06/2011 Yalile Jiménez Masis 39,400.00

2071 30/06/2011 María de la P. Barbosa Argüello 30,100.00




2149 01/08/2011 Marco Marín Meléndez 4,800.00





2237 13/09/2011 Rafael Garita Alvarado 40,400.00


2387 28/11/2011 Jorge Sequeira Soto 44,200.00




2753 05/06/2012 Marco Vinicio Marín Meléndez 45,850.00 Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.

2.1.3.4. La transferencia #2155 del 9 de agosto del 2011 por un monto de ¢40,400.00, depositada al

señor Julio Monge Brenes, chofer de la institución, por adelanto de viáticos, tiene como

respaldo dos adelantos de viáticos por el mismo monto, pero con fechas de gira diferentes.

2.1.3.5. En la mayoría de las facturas por gasto de hospedaje se incluye el impuesto de ventas y no

se observa ninguna evidencia de que se realice el trámite de exoneración. Las siguientes

transferencias son un ejemplo del pago de impuestos de ventas por el servicio de hospedaje

que utilizan los funcionarios en las diferentes giras:



N° de

Transferencia

Fecha de


Monto de

impuesto en

colones

2069 30/06/2011 Lila Umaña Solís 1,461.00

2071 30/06/2011 María de la Paz Barboza Argüello 1,461.00



2091 04/07/2011 Rafael Garita Alvarado 2,359.00







2724 22/05/2012 María de la Paz Barboza Argüello 3,520.35

2725 22/05/2012 Lila Umaña Solís 3,520.35

2726 22/05/2012 Julio Cesar Monge Brenes 2,761.06




Total de impuestos pagados en ejemplos antes mencionados 52,642.97 Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.

2.1.3.6. En ocasiones los registros contables por adelanto de viáticos son diferentes, en algunos

casos se registran en la cuenta por cobrar 1-000103-00009 Empleados (Viáticos), en otras en

la cuenta por pagar 2-000101-00005 Empleados y también en un caso se utilizó la cuenta de

gastos 5-512204-10502 Viáticos dentro del país. A continuación se resumen los registros

hechos en la cuenta por cobrar “Empleados” y en la cuenta de gastos “Viáticos dentro del

país”.

N° de

Transferencia

Fecha de

Transferencia Beneficiario Cuenta utilizada

2149 01/08/2011 Marco Marín Meléndez Viáticos dentro del

país

2503 25/01/2012 Marco Vinicio Marín Meléndez Empleados

2504 25/01/2012 Venancio Salazar Artavia Empleados

2505 25/01/2012 Julio Monge Brenes Empleados



2710 16/05/2012 Louella Cunningham Lucas Empleados

2722 22/05/2012 Sara Rodríguez Aguilar Empleados

2723 22/05/2012 Adriana Benavides Lara Empleados

2724 22/05/2012 María de la Paz Barboza A. Empleados

2725 22/05/2012 Lila Umaña Solís Empleados


2727 22/05/2012 Ana Gabriela Murillo Muñoz Empleados

2731 25/05/2012 Yury Barahona Guillén Empleados


2733 25/05/2012 Marco Vinicio Marín Meléndez Empleados


2752 05/06/2012 Julio Monge Brenes Empleados Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.



2.1.4. Documentación de respaldo por pago de planillas

2.1.4.1. Las planillas de respaldo de las transferencias y cheques por pagos de deducciones a

empleados tienen espacios para nombre y firma de la persona que las realiza, también tiene

esos espacios para la Coordinación de Recursos Humanos y para la Coordinación Financiera

y no se evidencia su uso. En los casos de los pagos del aporte patronal a la Asociación

Solidarista de Empleados de Inciensa, los respaldos también carecen de las firmas de

“hecho por” y “aprobado por”.

2.1.4.2. En el trámite de reconocimiento de la comisión del 1% que recibe el Inciensa del Instituto

Nacional de Seguros por la aplicación y posterior pago a esa institución de las retenciones a

empleados por pólizas de vida, vehículos, prestamos y otros se confecciona un cheque de la

cuenta de 660598-4 de Inciensa con el Banco Crédito Agrícola de Cartago que luego es

depositado en la misma cuenta bancaria.

2.1.4.3. A ningún documento de respaldo por los depósitos del salario neto a los funcionarios se le

ubica el sello que indique con cuál documento se canceló, todos esos pagos son registrados

en notas de débito de la cuenta de la Caja Única y eso no se establece en el documento, ese

procedimiento es importante ya que si algún documento se desprende del lugar que ocupan

en el archivo será fácil ubicarlo en la posición que corresponde.

2.1.5. Observaciones sobre documentos de respaldo y los archivos

2.1.5.1. Al revisar el consecutivo de los cheques y transferencias recibidos de la Unidad Financiero

Contable se observó que faltaban once documentos entre cheques y transferencias con los

respaldos, por lo que fueron solicitados a dicha Unidad por medio del oficios AI-85-2012 y

AI-89-2012 del 30 de agosto del 2012 y 7 de setiembre del 2012 respectivamente, la mayoría

fueron localizados, sin embargo faltó información de dos transferencias, las cuales se

detallan a continuación:

N° de cheque o

transferencia Fecha Beneficiario

Monto en

colones

N° de

cuenta

2461 19/12/2011

Corporación Rivas

Internacional Xochitl,

S.A.

1,481,137.66

Caja Única

2479 22/12/2011 Consultores Químicos

Internacionales, S.A. 1,140,864.75

Caja Única

Fuente: Registro del sistema de cómputo de Bos Ht.

2.1.5.2. En algunos periodos del año 2011 las transferencias se archivaron de acuerdo a los reportes

de pago enviados a la Tesorería del Ministerio de Hacienda, llamados solicitud de pago

masivo y bajo ese sistema en ocasiones el orden no coincide con el consecutivo que le

asigna a cada transferencia el módulo de bancos del Bos Ht, por tal razón se presentan

dificultades al localizar algunas transferencias. En el año 2012 se observó que se archivaron

siguiendo el orden consecutivo de las transferencias. Los siguientes ejemplos demuestran lo

mencionado para el año 2011:

El pago masivo 122 del 30 de junio del 2011 contiene las transferencias 2034, 2057, 2058 y

2059 y la transferencia anterior a estas es la 2074 y la siguiente es a 2075.

En el pago masivo 125 del 17 de julio del 2011 la transferencia 2129 está ubicada después

de la transferencia 2112 y antes de la 2081 que forma parte del pago masivo 126.



En pago masivo 126 del 21 de julio del 2011 la transferencia 2181 está ubicada después de

la transferencia 2129 del pago masivo 125 y antes de la 2107.

En pago masivo 141 del 20 de setiembre del 2011 la transferencia 2245 está ubicada

después de la transferencia 2252 que pertenece al pago masivo 140 y antes de la

transferencia 2247.

En pago masivo 144 del 29 de setiembre del 2011 las transferencias 2272 y 2273 están

ubicadas después de la transferencia 2261 y antes de la 2265 que está agrupada en pago

masivo 145.

2.1.5.3. En noviembre del 2011 se realizó el pago de 21 facturas de diferentes proveedores por

medio de una opción que presenta el módulo de bancos del Bos Ht llamada transferencia

externa, esta forma de pago se utilizó solo una vez, pero por lo observado en esos registros

se presenta el inconveniente de que en los reportes del Bos Ht no aparecen los nombres de

los proveedores, además se archivaron en el ampo que contiene los respaldos de la otra

forma de pago que realiza un registro por cada proveedor y a cada pago se le asigna un

consecutivo, por lo cual se hace difícil la ubicación física de ese pago masivo de facturas y

además no aparece ninguna nota aclaratoria en el ampo de archivo. El detalle de esas

facturas y los montos retenidos y depositados es el siguiente:

N° de factura Beneficiario Retención

2%

Total

depositado en

colones

F1220111110002

54

Instituto Costarricense de Acueductos

y Alcantarillados 0.00 558,648.00

2075337 Praxair Costa Rica S.A. 545.30 26,719.70

2073825 Praxair Costa Rica S.A. 545.30 26,719.70

0010601 Servicios Integrales de Limpieza S.A. 8,021.68 393,062.70

0010600 Servicios Integrales de Limpieza S.A. 24,062.27 1,179,051.40

3385 Servicios Analíticos SASA S.A 0.00 38,175.00

0021999 Siemens Enterprise Comunications CA 1,942.92 95,203.08

024155 Representaciones GMG 5,072.10 248,532.90

8660 Comercializadora AT del Sur S. A. 11,649.20 570,810.80

19103 Seguridad y Vigilancia Sevin Ltda 20,000.00 980,000.00

P-19983 Prelab 10,772.00 527,828.00

180691450 Compañía Nacional de Fueza y Luz

S.A. 71,966.90 3,526,378.10

2011-10-

000000716 Instituto Costarricense de Electricidad 0.00 682,860.00

2011-10-

000000515 Instituto Costarricense de Electricidad 0.00 5,580.00

0041074 Inmunolab Costa Rica, S.A. 4,208.75 206,229.16

2574 Consultores Químicos Internacionales,

S.A. 8,587.58 420,791.36

039798 City Courier, S.A. 0.00 47,343.42

039700 City Courier, S.A. 0.00 10,260.09

039631 City Courier, S.A. 0.00 97,123.49

71013 Tecno Diagnostica, S.A. 825.65 40,456.32

43248 Tecno Diagnostica, S.A. 0.00 125,859.68 Fuente: Ampo con los documentos de egresos, noviembre 2011, suministrado por el licenciado

Jacobo Vargas Alvarado.



2.1.5.4. Las facturas que respaldan la compra de sangre de conejo en la mayoría de los casos son

fotocopias escaneadas y debe ser las originales las que respalden los pagos para justificar la

autenticidad de los mismos, además en las facturas no se observa el visto bueno con el

nombre del responsable del Centro de Referencia Bacteriología, que son los que utilizan ese

producto.

2.1.5.5. Existen varios cheques y transferencias con documentos adjuntos que no tiene el sello de

pagado entre los que se incluyen algunas facturas. Las siguientes transferencias y cheques

son ejemplos de esa situación:

N° de cheque o

transferencia Fecha Beneficiario Cuenta bancaria

35519 30/04/2012 Patricia Solano Méndez 660598-4

35520 30/04/2012 Daleth Barrantes Cruz 660598-4

35521 30/04/2012 Medio de Pago MP, S.A. 660598-4

35522 30/04/2012 Instituto Nacional de Seguros 660598-4

35523 30/04/2012 I.N.S. Pensiones OPC 660598-4

35524 30/04/2012 Inciensa (Comisión 1% del INS) 660598-4

35532 31/05/2012 Patricia Kaver Chacón 660598-4

2003 06/06/2011 Compañía Nacional de Fuerza y

Luz, S.A. Caja Única

2013 09/06/2011 Taller de Extintores Carvajal Caja Única

2023 20/06/2011 Ambiderm de Centroamérica

S.A. Caja Única

2033 20/06/2011 Santa Barbara Technology S.A Caja Única 2043 27/06/2011 Tecno Diagnóstica S,.A Caja Única 2053 28/06/2011 Digital Suministros S.A. Caja Única 2063 30/06/2011 Coopeservidores Caja Única 2073 30/06/2011 Venancio Salazar Artavia Caja Única 2083 04/07/2011 Sur Color S.A Caja Única 2103 14/07/2011 Impresos La Carpintera S. A. Caja Única 2243 19/09/2011 Sen Sistems Enterprise Caja Única 2403 01/12/2011 Analytical Instruments, S.A. Caja Única 2463 19/12/2011 Corporación Alfa Duran S.A. Caja Única

2473 20/12/2011 Consultores Químicos

Internacionales S.A Caja Única

2756 06/06/2012 Praxair Costa Rica S.A. Caja Única 2757 06/06/2012 Praxair Costa Rica S.A. Caja Única 2762 07/06/2012 Gas Natural Zeta S.A. Caja Única

2763 07/06/2012 Manejo Profesional de

Desechos Caja Única

2764 07/06/2012 In Vitro Diagnostics S. A. Caja Única

2765 11/06/2012 Instituto Costarricense de

Electricidad Caja Única

2766 13/06/2012 Salazar y Velásquez S. A. Caja Única 2767 13/06/2012 I.S. Productos de Oficina S.A. Caja Única 2769 13/06/2012 Soni Visión S.A Caja Única

2770 13/06/2012 Servicio de Monitoreo

Electrónico ALFA S.A. Caja Única

2771 13/06/2012 Laboratorios Químicos Arvi S,A. Caja Única 2772 13/06/2012 Jessica Morera Fernández Caja Única





N° de cheque o

transferencia Fecha Beneficiario Cuenta bancaria

2773 13/06/2012 Fundevi (Fundación

Universidad C. R ) Caja Única

2780 14/06/2012 Repuestos y Reparaciones

Naranjo S.A. Caja Única

2781 14/06/2012 Fundauna Caja Única

2795 21/06/2012 Servicios Técnicos

Especializados S.A Caja Única

2826 11/07/2012 Uniformes Jireh FJ S.A Caja Única 2827 11/07/2012 Inversiones la Rueca S.A Caja Única 2834 11/07/2012 Pava de Grecia S.A Caja Única

2835 11/07/2012 Cadena Comercial Cartaginesa

S.A. Caja Única


2.1.5.6. Existen pagos parciales de órdenes de compra que contienen muchas líneas y que además

en ocasiones están constituidas por varios folios y si el pago que se realiza incluye solo

algunas líneas, en la orden de compra, adjunta al pago, no aparece resaltado que es lo que se

está pagando. Las siguientes transferencias son un ejemplo de lo observado:

N° de

transferencia Fecha Proveedor

Monto orden

de compra

Monto de

pago parcial

2759 06/06/2012

Servicios Especializados

en Ingeniería de

mantenimiento

¢800,000.00 ¢600,000.00

2815 04/07/2012 G & H Steinvorh, Ltda $1,881.10 $1,573.10

2885 06/08/2012 Biocientífica Internacional

S D R L Ltda. ¢3,596,100.00 ¢350,448.00


2.1.5.7. La transferencia 2783 del 20 de junio del 2012 por ¢348,180.00 se giró a nombre del Colegio

de Microbiólogos y Químicos Clínicos por la regencia para habilitar el uso de los laboratorios

del Inciensa y en respaldo del pago solo aparecen un oficio de esa institución indicando el

monto que se debe cancelar pero no se localizó la factura ni recibo de dinero.

2.1.5.8. Por medio de la transferencia 2850 del 26 de julio del 2012 se pagó al proveedor Servicio de

Monitoreo Alfa la factura 0000169 por ¢1,352,860.11, correspondiente al pago de la

vigilancia institucional del 14/05/2012 al 16/06/2012 y en la orden de compra 23142 se

establece que la contratación es por 12 meses a un precio unitario de ¢1,314,547.03,

existiendo una diferencia de ¢38,313.00 entre la factura y la orden de compra que no está

respaldada por ningún documento.

2.1.5.9. En la transferencia 2877 del 1 de agosto del 2012, a nombre de Pharma Alliance Group, S.A,

se cancelan las facturas 000030 y 000031 por $18,348.41 y $56.00 respectivamente, está

respaldada por la orden de compra 0000023275 con fecha del 18 de abril del 2012 y de ese

documento existen dos versiones, una por un monto de $18,348.41 y otra por $18,404.41 y

no se establece un detalle claro de cual sustituye a la otra.

2.1.5.10. El cheque 220 del 6 de octubre del 2011, de la cuenta corriente 968052-1, en dólares con

el Banco Crédito Agrícola, por un monto de $229.85, fue girado a nombre de la funcionaria



María de los Ángeles Montero Campos, para que cancelara la inscripción en el 9° congreso

internacional Food Data Conference que se celebró en el Reino Unido, como respaldo se

adjunta documento oficial del Instituto de Investigación en Alimentos del Reino Unido

indicando el costo de la matrícula, pero no se observa factura y recibo de dinero. Según los

documentos adjuntos al cheque el trámite de pago lo realizó la funcionaria.

2.1.5.11. El cheque 360 del 23 de diciembre del 2011, de la cuenta corriente 134-312-8, en colones

con el Banco Nacional, se giro a nombre del Banco de Costa Rica, por un monto de

¢20,116,228.75, para pagar a Labor Hospitaltechnik, por medio de transferencia

internacional, el 40% del costo de las puertas del laboratorio de tuberculosis y no existe

factura original que respalde el pago, no existe documento que indique que el proveedor

recibió el dinero y no existe un visto bueno por parte de la proveeduría que indique que el

producto cumplió con lo solicitado.

2.1.5.12. Los comprobantes de cheques de la cuenta en colones #134-312-8 con el Banco Nacional

de Costa Rica y de la cuenta en dólares #968052-1 con el Banco Crédito Agrícola de

Cartago son una impresión del registro en el módulo de bancos del Bos Ht, y en ese

documento no se observan las firmas de los funcionarios acreditados, ante los bancos,

como firmantes de los cheques, de igual forma no se establecen claramente los espacios

para las firmas de hecho por, revisado por, aprobado por y recibido conforme.

2.1.5.13. Se interrumpió el consecutivo de los cheques de la cuenta 968052-1, en dólares con el

Banco Crédito Agrícola de Cartago al utilizar el número 225 el 27 de julio del 2012 y

continuar con el número 151 el 01 de agosto del 2012 utilizando consecutivamente a partir

de este número. Igual situación se presentó con los cheques de la cuenta 134-312-8 en

colones del Banco Nacional de Costa Rica, porque se concluye con el número de cheque

360 el 23 de diciembre del 2011 y el siguiente cheque confeccionado fue el número 721 el

20 de enero del 2012. Por esos cambios en el consecutivo no se observa ninguna nota

aclaratoria. Por medio del oficio AI 89-2012 del 7 de setiembre del 2012 la Auditoría Interna

le solicita a la Unidad Financiera Contable explicación de esos cambios y en oficio UFC-

154-12 del 11 de setiembre del 2012 indican que los cambios en la cuenta 134-312-8

corresponde a un error de comunicación con el Banco Nacional para la confección de

nuevas chequeras y sobre la cuenta en dólares corresponde a un error humano.

2.1.6. Observaciones sobre los registros contables

2.1.6.1. Las multas cobradas a proveedores por incumplimiento de las condiciones de compra no

son registradas en el asiento de la transferencia. En los documentos de respaldo, de la

transferencia, se encuentra la indicación de la proveedora institucional sobre la aplicación de

la multa, pero no se encuentra ningún documento sobre su registro y en algunos casos se

comprobó que no fueron registradas. Según indicación del licenciado Jacobo Vargas

Alvarado, asistente contador de la Unidad Financiero Contable, si el registro se hace en el

asiento de la transferencia se presentan problemas con la información en el módulo de

presupuesto, ya que este se basa en los registros del módulo de bancos y en presupuesto

no se registran esas multas.

En las contrataciones cuyo monto sobrepase el salario base se deben efectuar las

retenciones del 2% de la renta, tal como se establece en el artículo 23 de la Ley del Impuesto

sobre la Renta, esas retenciones se deben calcular sobre el total de la facturas y se

observaron dos transferencias en las que la retención se calculó sobre el resultado de

restarle al monto de la factura la multa. El detalle de la transferencia donde se observaron los

detalles mencionados son las siguientes:



N° de

transferencia Fecha Beneficiario Detalle observado

2093 04/07/2011 Formularios para Negocios

FN, S.A.

No se registra multa en

asiento de transferencia y

en la retención del 2% se

basa en total de factura

menos multa

2096 05/07/2011 Analytical Instruments, S.A.



en la retención del 2% se

basa en total de factura

menos multa

2193 24/08/2011 Servicios Analíticos, Sasa,

S.A.


asiento de transferencia

2273 29/09/2011 Analytical Instruments, S.A. No se registra multa en


2403 01/12/2011 Analytical Instruments, S.A.



no se observó registro en

módulo de contabilidad.



2799 21/06/2012 BiocientÍfica Internacional

SDR LTDA


asiento de transferencia,

en este pago se cancelan

dos facturas la multa por

una aparece en módulo

de contabilidad, de la otra

no se observa el registro

contable


asiento de transferencia Fuente: Ampos con respaldo de egresos, suministrados por el licenciado Jacobo Vargas Alvarado.

2.1.6.2. Se solicitó a la Dirección General de Tributación la valoración de las facturas de tres

proveedores que respaldan la emisión de pagos realizados por el Inciensa para determinar si

están conforme a los requisitos establecidos en el Reglamento de la Ley de Impuesto

General sobre las Ventas y el Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

El ente fiscalizador tributario manifestó que no cumplen con uno de los requisitos el cual es

“…que el monto de la operación debe ser expresado en moneda nacional,…”

En oficio de la Dirección General de Tributación DGT-1805-05 del 18 de noviembre del 2005,

se detalla el criterio citado de la siguiente forma:

“Sobre el particular esta Dirección General le indica, que la facturación debe realizarse en moneda nacional, es decir, que en la emisión de facturas los montos que se consignen en la misma deberán calcularse en colones / Lo anterior tiene su fundamento en el artículo 18 del Reglamento de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas, en el Inciso A) acápite 10, que establece: “(…) 10) Detalle de mercancía transferida o naturaleza del servicio prestado, preció unitario y monto de la operación expresada en moneda nacional. (…)” (el resaltado no es del original) / Por su parte, el artículo 9 del Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta, en el Inciso b) acápite 4) obliga al contribuyente a consignar en la factura el monto de la operación



expresada en moneda nacional, es decir en colones, al establecer: / “(…) 4. Detalle de la mercancía transferida o naturaleza del servicio prestado, precio unitario y monto de la operación, expresado en moneda nacional. (…)” (el subrayado es propio) / El artículo 42 de la Ley Orgánica del Banco Central, establece como la unidad monetaria de la República de Costa Rica “el colón”, siendo obligación de consignar los montos de las operaciones en colones. / En consecuencia, es criterio de esta Dirección General que la factura debe estar expresada en moneda nacional, tal como lo disponen los artículos citados.”

2.2. Con relación a los ingresos

2.2.1. Cuando los depósitos son realizados por el Gobierno Central y la Caja Costarricense de

Seguro Social en las cuentas del Inciensa en ocasiones existe mucha diferencia entre la

fecha del depósito en el estado bancario y la fecha del recibo de dinero confeccionado en la

Unidad Financiero Contable, lo que provoca que no se disponga en los registros del sistema

Bos Ht el dato exacto de efectivo con que cuenta la Institución, los siguientes registros son

una muestra de esa situación:

Depositante Fecha de

depósito

Monto

depositado

Número

recibo

Fecha

recibo

Caja Cost. de Seguro Social 14/07/2011 ¢29,166,666.00 7555 29/07/2011

Gobierno Central 09/09/2011 ¢234,941,666.67 7629 30/09/2011

Gobierno Central 17/01/2012 ¢234,941,666.67 7733 25/01/2012



Caja Cost. de Seguro Social 17/02/2012 ¢29,166,666.00 7766 23/02/2012 Fuente: Ampos con cierres de caja suministrados por la licenciada Ileana Vargas Barrantes.

2.2.2. Por lo observado la encargada de confeccionar los recibos de dinero es la señorita Ana Livia

Zuñiga Noguera, Encargada de la Caja General y la Caja Chica, se observó que cuando son

realizados por otros funcionarios la mayoría de las veces no imprimen el sello de la Unidad

Financiero Contable, un ejemplo de lo observado se presenta en los siguientes recibos:

Recibo hecho por Numero

de recibo

Fecha de

recibo Monto

Alejandra Umaña Arguello 7590 22/08/2011 ¢29,166,666.00

Alejandra Umaña Arguello 7581 19/08/2011 ¢29,530.00



Ileana Vargas Barrantes 7813 09/04/2012 ¢220.00

José Miguel Cordero Rojas 7819 10/04/2012 $85.00 Fuente: Ampos con cierres de caja suministrados por la licenciada Ileana Vargas Barrantes.

2.2.3. Los recibos disponen de espacio para ubicar la “cuenta corriente” en que se depositarán los

fondos, un espacio de “depósito”, para indicar la forma en que se reciben los fondos, que

puede ser en efectivo, cheques o transferencias y otro espacio llamado “según

comprobante” para establecer el número de boleta de depósito cuando el ingreso fue

recibido en la Tesorería o el número que asigna el Banco cuando el depósito es tramitado

por terceros. Los espacios mencionados anteriormente en la mayoría de los casos no son

utilizados y solo en unos pocos recibos se establece la cuenta corriente, no se utiliza el

espacio para ubicar el número de comprobante y en varios recibos en el espacio de

“Deposito” se ubica el número de comprobante.



2.2.4. Los depósitos que se reciben diariamente son archivados adjuntos a un documento llamado

“Cierre diario de caja” y se observó que en algunos casos los documentos adjuntos al

resumen contiene ingresos que fueron recibidos dos o más días atrás. Esa situación se

observó en los siguientes cierres de caja diarios:

Fecha del

cierre

N° de

recibo

Fecha de

recibo Monto ¢

Observación

sobre cierre

Cierre de caja

realizado por

01/06/2011

7516 4/05/2011 80.00 En cierre de

caja diario se

incluyen

recibos de dos

días.

Ana Livia Zuñiga N.

7540 1/06/2011 450.00

11/08/2011

7569 10/08/2011 4,705.36 En cierre de

caja diario se

incluyen

recibos de dos

días.

Alejandra Umaña

Argüello 7570 10/08/2011 660.00

7571 11/08/2011 8,000.00

16/08/2011

7574 16/08/2011 16,000.00 En cierre de

caja diario se

incluyen

recibos de dos

días

Alejandra Umaña

Argüello 7575 16/08/2011 38,500.00

7576 17/08/2011 49,720.00

18/08/2011

7577 18/08/2011 35,000.00

En cierre de

caja diario se

incluyen

recibos de dos

días

Alejandra Umaña

Argüello

7578 18/08/2011 8,000.00

7579 19/08/2011 109,000.00

7580 19/08/2011 3,820.00

7581 19/08/2011 29,530.00

7582 19/08/2011 18,995.63

31/08/2011

7568 10/08/2001 42,857.85

En cierre de

caja diario se

incluyen

recibos de

seis días

Alejandra Umaña

Argüello

7587 25/08/2011 172,689.40

7588 26/08/2011 19128.75

7889 25/08/2011 69,300.00

7590 22/08/2011 29,166,666.00

7591 30/08/2011 38,232.75

7592 31/08/2011 43,070.35

7593 31/08/2011 57,852.00

30/09/2011

7625 29/09/2011 19,289.63 En cierre de

caja diario se

incluyen

recibos de dos

días

Ana Livia Zuñiga N.

7626 30/09/2011 8,000.00

7627 30/09/2011 8,000.00

7628 30/09/2011 175,076.20

7629 30/09/2011 234,941,666.67

Fuente: Ampos con cierres de caja suministrados por la licenciada Ileana Vargas Barrantes.

2.2.5. Todos los ingresos que se reciben en la Caja General de Inciensa son depositados en los

Bancos por el mensajero, se revisó el control físico que se lleva en la Caja General para el

envió de los fondos y las boletas de depósito y se observó que no todos son registrados y en

esas anotaciones no aparece la firma o nombre de la persona responsable de la Tesorería

que entrega los fondos y documentos y no se detalla las devoluciones de dinero que realiza

el mensajero cuando no puede realizar los depósitos o cuando existe algún sobrante,

además el control es confuso ya que los registros carecen de descripción y se utiliza para

otros fines como entrega de cheques por deducciones a empleados y reintegros de caja



chica que el mensajero debe tramitar y hacer efectivos. La siguiente es una muestra de

depósitos tramitados por el mensajero que no fueron incluidos en ese control:

# de

depósito Fecha # Recibo Monto Cuenta

2885 12/01/2012 7723 ¢8,000.00 660598-4

2887 13/01/2012 7725 ¢16,000.00 660598-4

2889 16/01/2012 7727 ¢17,698.80 660598-4

2905 07/02/2012 7748 ¢19,166.63 660598-4

2918 01/03/2012 7772 ¢800.00 660598-4

2940 28/03/2012 7808 ¢17,733.45 660598-4

2956 20/04/2012 7835 ¢16,000.00 660598-4 Fuente: Ampos con cierres de caja suministrados por la licenciada Ileana Vargas Barrantes.

2.2.6. Para la cuenta 660598-4 en colones con el Banco Crédito Agrícola de Cartago y la cuenta

968052-1 en dólares con el mismo Banco se dispone de un consecutivo de boletas de

depósito, suministradas por el Banco, estas se utilizan para registrar los fondos recibidos en

la Caja General de la Institución y se observó que no en todos los casos son utilizadas. Los

siguientes son depósitos realizados por la Cajera General durante el periodo del 1 de junio

del 2011 al 31 de mayo del 2012 sin utilizar boletas de depósito:

# de recibo Monto # de depósito del

Banco Fecha

7626 y 7627 ¢16,000.00 5845681 3/10/2011

7698 y 7699 ¢221,914.00 7734813 8/12/2011

7737 ¢43,506.40 9176687 27/01/2012

7745 ¢19,168.88 9433209 6/02/2012 Fuente: Ampos con cierres de caja suministrados por la licenciada Ileana Vargas Barrantes.

Las boletas de depósito son utilizadas solamente en las cuentas de la institución con el

Banco Crédito Agrícola de Cartago, para la cuenta #134-312-8 con el Banco Nacional no se

utilizan, lo que implica que en los registros de depósitos del módulo de control bancario, que

corresponden a las cuentas del Banco Crédito, por la numeración de los depósitos, se puede

identificar claramente cuales son tramitados por la Cajera General de Inciensa y en la cuenta

del Banco Nacional no es posible.

3. Conclusiones

El análisis de los diversos aspectos relacionados con los procedimientos de control interno

establecido para el control de los egresos y ingresos, permitió determinar la existencia de

debilidades que afectan el adecuado respaldo de esos registros, situaciones que pueden ser

generadas por la ausencia de procedimientos debidamente aprobados por el Consejo Técnico, que

regulen la forma de proceder.

Con respecto a los egresos existen debilidades en los controles con relación a identificar

claramente quienes realizan, revisan y aprueban el proceso de pago después de recibidas las

facturas. También se presentan debilidades en el proceso de archivo de la documentación,

observándose la ausencia de algunos documentos y respaldos con fotocopias. No se establece el

seguimiento requerido a las cuentas por cobrar a empleados por adelantos de viáticos ya que no

se encontraron algunas liquidaciones de viáticos y pagos de hospedajes que incluyen impuesto de

ventas, del cual la institución está exenta y no se observa ningún trámite de exoneración, existen

otros pagos a favor de los empleados como inscripciones a cursos y seminarios donde no se

encontraron las facturas originales. También la existencia de registros contables sin el detalle

suficiente como son el registro de las multas a proveedores y la anulación de cheques y

transferencias.



Con relación a los ingresos se observa la ausencia de un procedimiento que uniforme las labores

que realizan todos los funcionarios ya que existen diferencias en los registros dependiendo del

funcionario que las efectúe, además no existe uniformidad en el trámite de los depósitos, unos se

envían a los Bancos con boletas de depósito y otro no, también se observa un débil control con

relación a los fondos y documentación de respaldo que se le entrega al mensajero para que efectúe

los trámites en los diferentes bancos porque no se refleja la entrega de los sobrantes de dinero en

los depósitos por montos mayores al efectivo entregado, la fecha de entrega y de devolución.

4. Recomendaciones

4.1. Con relación a los egresos

4.1.1. A la Dirección Administrativa

4.1.1.1. Realizar los trámites necesarios para que se apruebe e implemente el procedimiento de

pagos mediante cheques o transferencias electrónicas. (Resultado 2.1.1.)

4.1.1.2. Establecer claramente y por escrito las delegaciones en ausencia del titular de los

diferentes procesos que se realizan en la Unidad Financiero Contable. (Resultado 2.1.2.9.)

4.1.1.3. Definir un procedimiento para que los gastos de hospedaje, en que incurren los

funcionarios por las giras que realizan, sean exonerados del pago de impuestos. (Resultado

2.1.3.5.)

4.1.1.4. Girar instrucciones escritas a la Unidad de Proveeduría Institucional para aceptar

únicamente las facturas con montos unitarios y totales en colones, además que en los

documentos para tramitar los pagos a los proveedores se adjunte la comunicación por

escrito de que el bien o servicio fue recibido a satisfacción por parte del usuario y

establecer cómo práctica que cuando el pago de una orden de compra sea parcial se

resalte en ese documento las líneas que están siendo canceladas y que son las incluidas en

las facturas. (Resultados 2.1.2.4., 2.1.2.5., 2.1.2.6., 2.1.5.6., 2.1.5.8., 2.1.5.9. y 2.1.6.2.)

4.1.1.5. Girar instrucciones al encargado de la Unidad de Servicios Generales para que previo al

trámite de pago de los recibos por servicios públicos de luz, agua y teléfono anote en esos

documentos su nombre como indicación de que se autoriza el pago. (Resultado 2.1.2.4.)

4.1.2. A la Unidad Financiera Contable

4.1.2.1. Asignar en un funcionario el control de las cuentas por cobrar a empleados por adelantos

de viáticos y por otros pagos por adelantado a funcionarios como son las inscripciones a

cursos y seminarios, para que sean registradas en las cuentas correspondientes y se

establezca un adecuado seguimiento de las liquidaciones y facturas originales, que deben

entregar los funcionarios al concluir las giras, cursos o seminarios, además que verifique

que tanto las solicitudes de pago como las liquidaciones contengan las autorizaciones que

se requieren. (Resultados 2.1.3.1., 2.1.3.2., 2.1.3.3., 2.1.3.4., 2.1.3.6. y 2.1.5.10.)

4.1.2.2. Establecer de manera escrita las directrices relacionadas con los siguientes aspectos:

Todos los documentos que requieran la evidencia escrita de “confección, revisión, visto

bueno, elaboración y solicitudes de emisión de pago” deben contar con el nombre del

funcionario y no la firma. (Resultados 2.1.2.1., 2.1.2.2., 2.1.2.3., 2.1.2.4., 2.1.2.5., 2.1.2.6.,

2.1.2.7., 2.1.2.8. y 2.1.4.1.)

En todos los cheques confeccionados en el Inciensa y que luego son entregados a los

encargados de mensajería (los conductores de vehículos o el mensajero) para el trámite de



pago o el hacerlos efectivos, se debe dejar la evidencia de esa entrega en la copia de los

cheques, solicitando que registren el nombre y número de cédula en el espacio de esos

formularios llamado “recibido conforme”. (Resultado 2.1.2.3.)

Imprimir el sello que indique “pagado con” y completar la información que contiene como

es: “documento N°, entidad y Fecha” a todos los documentos a los que se ha realizado un

trámite de pago, tal como todos los depósitos del salario neto a los funcionarios, las

facturas por servicios o mercancías. (Resultados 2.1.4.3. y 2.1.5.5.)

Dejar evidencia de los cambios de procedimientos en los registros de pago de tal manera

que el usuario interno o externo interprete la información financiera contable de manera

más expedita. (Resultado 2.1.5.3.)

4.1.2.3. Girar las instrucciones para localizar y archivar en el lugar correspondiente las

transferencias N°2461 y N°2479 que no fueron suministradas a esta Auditoría Interna y

solicitadas en oficio AI-085-2012 del 30 de agosto del 2012, de igual forma las

liquidaciones de viáticos que deberían estar adjuntas a las transferencias N°2149, N°2385,

N°2390, N°2506, N°2578, que fueron solicitadas en mismo oficio. También continuar

archivando las transferencias de acuerdo al consecutivo que establece el módulo de

bancos del Bos Ht y no considerar el consecutivo de la solicitud de pago masivo.

(Resultados 2.1.3.1., 2.1.5.1. y 2.1.5.2)

4.1.2.4. Solicitar al Centro Nacional de Referencia de Bacteriología la entrega de las facturas

originales por la compra de la sangre de conejo y que estas contengan el nombre del

funcionario de ese laboratorio que recibió la mercancía. (Resultado 2.1.5.4.)

4.1.2.5. Gestionar ante las personas jurídicas y los funcionarios el documento que justifica el pago

(factura) y adjuntarlo a los comprobantes de cheques y transferencias para los siguientes

casos:

Personas físicas o

jurídicas

Cheque o

transferencia Cuenta Monto

Resultado en

el que se

menciona

Colegio de

Microbiólogos y

Químicos Clínicos

Transferencia

N° 2783 Caja Única ¢348,180.00 2.1.5.7.

María de los Ángeles

Montero Campos Cheque N° 220 968052-1 $229.85 2.1.5.10.

Empresa Labor

Hospitaltechnik Cheque N°360 134-312-8 ¢20,116228.75 2.1.5.11.


4.1.2.6. Establecer la práctica de registrar por medio de asiento contable el ingreso por comisión

del 1% que se recibe del Instituto Nacional de Seguros, al efectuar la retenciones del

salario de los empleados por pólizas de vida, vehículo, préstamos y otros, que algunos

funcionarios han contratado con esa institución aseguradora, Realizar esos registros tal

como se acostumbra realizar las retenciones del 2% del impuesto sobre la renta.

(Resultado 2.1.4.2.)

4.1.2.7. Reactivar el uso de los comprobantes de cheques de la cuenta 968052-1 en dólares con el

Banco Crédito y 134-312-8 en colones con el Banco Nacional en los cuales se establece

claramente los espacios para registrar qué funcionario lo confección, quien lo revisó, quien

lo aprobó y quien lo recibió, además con el uso del papel carbón asegurarse de que

queden registradas las firmas de los funcionarios acreditados ante el banco para la firma de

esos documentos. (Resultado 2.1.5.12.)



4.1.2.8. Establecer la práctica de detallar claramente por escrito las interrupciones al consecutivo

de cheques, la cual debe contener la aprobación de la Encargada del Proceso Contable y el

visto bueno del Director Administrativo y archivar una copia de ese documento en el lugar

donde se produjo la alteración en el consecutivo. (Resultado 2.1.5.13.)

4.1.2.9. Registrar las multas por incumplimiento de los proveedores y dejar la evidencia de ese

registro en los documentos adjuntos a la transferencia indicando las cuentas contables que

se afectan. Asimismo en los casos en que además de la multa se deba aplicar la retención

del 2%, calcularla sobre el monto neto de la factura. (Resultado 2.1.6.1)

4.2. Con relación a los ingresos

4.2.1. A la Unidad Financiero Contable

4.2.1.1. Asignar a la encargada de la Caja General acceso de consulta por internet a los estados de

cuenta de las diferentes cuentas, con el objetivo de que se registren oportunamente todos

los depósitos que realizan terceros. (Resultado 2.2.1.)

4.2.1.2. Completar toda la información que se requiere en el formulario de recibo de dinero, como

son: “cuenta corriente, depósito y según comprobante N°”, ubicando el sello de la Unidad

Financiero Contable en todos ellos. (Resultados 2.2.2. y 2.2.3.)

4.2.1.3. Resumir en el documento llamado “Cierres de caja diarios” únicamente los ingresos

percibidos en un día. (Resultado 2.2.4.)

4.2.1.4. Modificar el control físico de entrega de fondos y boletas de depósito al mensajero, para el

trámite bancario, de tal manera que en dicho control se establezca claramente lo que se

entrega al mensajero, quien se lo entrega y las devolución de documentos o fondos que

efectúa el mensajero después del trámite. En anexo N° 2 se presenta una propuesta de los

aspectos que debe contener el control de depósitos y en anexo N° 3 se presenta una

propuesta del control de los cheques que son entregados al mensajero para pago de

deducciones a empleados y cambios de reintegros de caja chica, ya que el control actual

no hace la separación entre los depósitos y trámites por cheques. (Resultado 2.2.5.)

4.2.1.5. Realizar todos los depósitos que tramita la Tesorería utilizando boletas de depósito y

solicitar para la cuenta 134-312-8 con el Banco Nacional boletas, esto con el fin de llevar

un control consecutivo de los depósitos que tramita la Encargada de Caja General de

Inciensa en todas las cuentas bancarias. (Resultado 2.2.6.)



Anexos



Anexo N°1

Ajustes y comentario producto de la discusión del borrador del informe

1. Eliminación de resultados y recomendaciones

1.1. Se elimina el resultado del borrador del informe 2.1.5.12, que genero la recomendación 4.1.2.5.

en ese borrador, en el sentido de gestionar ante María Carranza Maxera el documento que

justifica el pago con el cheque 225 de la cuenta 968052-1 por $100.00. Se elimina esta

recomendación ya que la actividad que se pagaba no se realizó y la funcionaria devolvió el

cheque sin cambiar. En la Auditoría interna no se detectó la reversión contable ya que se realizó

por un monto diferente al original y en los documentos recibidos de la Unidad Financiero

Contable no se encontró evidencia de la devolución del cheque.

1.2. Se elimina el resultado del borrador del informe 2.1.6.2. que generó la recomendación 4.1.2.10.

en ese borrador, que establecía anular las transferencias y cheques, directamente del módulo

de control bancario y utilizar el método de anular mediante nota de crédito solo para los casos

en que el documento a anular esté registrado como un documento pendiente en la conciliación

bancaria. Se elimina esta recomendación por la explicación de la licenciada Ileana Vargas

Barrantes en el sentido de que el consultor contratado para la implementación de las NICSP

recomendó anular de la forma recomendada solo los movimientos realizados el mismo día y en

la mayoría de los casos las causas de la anulación no pueden ser detectadas el mismo día.

1.3. Se elimina el resultado del borrador del informe 2.1.6.3. que generó la recomendación 4.1.2.11.

en ese borrador, que establecía registrar las transferencias al Ministerio de Agricultura y

Ganadería, para los trámites de desalmacenaje, en una cuenta por cobrar, la cual se debe

descontar cada vez que realicen estos trámites. Se elimina esta recomendación al explicar la

licenciada Ileana Vargas Barrantes y la señora Alejandra Umaña Argüello que esas

transacciones ya no las registran en una cuenta por cobrar, sino que las registran como

mercadería en tránsito por desalmacenaje y posteriormente cuando ingresa la mercadería el

gasto incurrido en el desalmacenaje se suma al valor de la mercadería y se acredita la cuenta de

mercadería en tránsito

2. Comentario

En la discusión del informe el licenciado Jacobo Vargas Alvarado, indica, con relación al resultado

2.1.2.2. del borrador del informe y que también está presente en informe definitivo, que el formato

de impresión de las transferencias fue corregido y actualmente contiene los espacios para indicar

quien realiza, revisa y aprueba las transferencias.



Anexo N°2 Propuesta para el control de entrega de fondos a depositar por mensajero

Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud

Tesorería

Control de depósitos tramitados por mensajero de Inciensa y recibo de comprobantes

Entrega de documentos a mensajero Mensajero entrega comprobantes

Fecha de

entrega

Número de

depósito

Descripción de

documentos

Monto por

depositar

Efectivo

entregado

Firma de

Mensajero

Firma de

Tesorero

Fecha de

entrega

Descripción de

documentos

Efectivo

devuelto

Firma de

Mensajero

Firma de

Tesorero



Anexo N°3 Propuesta para el control de entrega de cheques que debe tramitar el mensajero

Instituto Costarricense de Investigación y Enseñanza en Nutrición y Salud

Tesorería

Control de entrega de cheques por deducciones a empleados y cambios de reintegros de Caja Chica

Tramitados por mensajero de Inciensa y recibo de comprobantes

Entrega de documentos a mensajero Mensajero entrega comprobantes

Fecha de

entrega

Número de

cheque Descripción de documentos Monto

Firma de

Mensajero Firma de Tesorero

Fecha de

entrega

Descripción de

documentos

Efectivo

entregado

Firma de

Mensajero

Firma de

Tesorero

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