Traspaso de Correos de una cuenta de Exchange

gestionada desde Outlook (local) a una cuenta Google (nube)

Venan Llona (@vllona)

Antecedentes

● No tenemos ningún ordenador con Outlook ni ninguna cuenta de Exchange.

● Hemos creado una cuenta gratuita virtual en Microsoft Office 365 que permite tener un servidor Exchange y Office 2010 completo durante un mes de prueba.

● Por ello, los lugares a donde se accede en las pantallas pueden estar en una ubicación diferente si utilizas otras versiones de Outlook (2003/2007).

● En este caso es Outlook 2010.

Lo primero, deberemos tener una cuenta de Google (de Gmail o de Google Apps), activa el correo IMAP en su configuración...

Ahora accedemos a nuestro Outlook, en el que tenemos nuestra conexión con Exchange (Correo Corporativo)

Vamos a la opción de "Agregar una nueva cuenta en nuestro Outlook"

Vamos a configurar "manualmente" la cuenta ...

Le decimos que queremos Correo de Internet (IMAP)

En lugar de mis datos, pones los tuyos. Fíjate que mi cuenta es @llona.net, mientras que la tuya será @gmail.com, el resto ponlo igual que en la imagen.

Hay que hacer algunos retoques antes de seguir, pulsamos en "Más Configuraciones ..."

Entramos en una pestaña llamada "General" en la que le ponemos el nombre como luego veremos en la cuenta en el árbol de carpetas de Outlook.

Vamos a la solapa "Avanzadas" y ponemos:Servidor de correo entrante (IMAP) - requiere SSL servidor: imap.gmail.com Puerto: 993 Requiere SSL: SíServidor de correo saliente (SMTP) - requiere TLS servidor: smtp.gmail.com Puerto: 465 o 587 Requiere SSL: SíRequiere autenticación: Sí y Utilizar la misma configuración que mi servidor de correo de entrada:

Vamos a la solapa "Servidor de Salida" y activamos la casilla "Mi servidor de salida (SMTP) requiere autentificación" como en la imagen:

Al aceptar la configuración y pulsar el botón "Siguiente", comprueba que la configuración esté correcta, si no, corrige los errores en pasos anteriores

Hemos terminado de configurar la nueva cuenta en Outlook, ahora tenemos Exchange y Google

Arriba tenemos la cuenta de Exchange y sus carpetas y debajo la nueva cuenta de Google y sus carpetas...

Ahora es cuando vamos a pasar nuestros correos de la cuenta corporativa con Exchange a la cuenta en Google.

● Cuidado: Lo que vamos a copiar o mover es lo que tenemos ahora. Si después continuamos teniendo actividad, los correos posteriores que recibamos en la cuenta corporativa no los habremos pasado.

● Para ello, dejad vuestra Bandeja de Entrada vacía y el resto, colocadlo dentro de carpetas.

● Se puede: copiar (recomendado) o mover (más arriesgado) cada carpeta.● Se puede: pasar carpeta por carpeta (recomendado) o todo de un golpe

(tendremos que esperar hasta que sincronice todo con la nube y puede tardar horas, días, ...).

● Si vamos a pasarlo todo de un golpe, cread una carpeta a la misma altura que la Bandeja de Entrada y colocad todas las carpetas que queráis mover dentro de ella. Llamad a la carpeta por ejemplo "Archivo", dentro de ella veréis todas vuestras carpetas. Esa es la carpeta que tendrás que mover o copiar.

● En el ejemplo que yo os voy a poner, vamos a "mover" tres carpetas con correos de nuestro correo corporativo (Exchange) a nuestro correo en Google (en la nube).

Nos colocamos en la parte del correo oficial (Exchange) y seleccionamos la carpeta que queremos copiar/mover y hacemos clic sobre ella con el botón derecho y seleccionamos "mover".

Ahora le decimos a qué lugar queremos Mover o copiar dicha carpeta: Yo le voy a decir que directamente en la cuenta de Google, sin especificar dónde, con lo que quedará a nivel superior.

Como yo le he dicho que quiero moverlo, veremos la progresión mientras lo realiza. Ésta es la diferencia de pasar carpeta a carpeta o todo de un golpe. Carpeta a carpeta nos permite pasar poco a poco sin fallos.

Ahora toca comprobar que la carpeta que hemos movido/copiado está en su lugar y que contiene los correos con todas sus características (fechas, adjuntos, ...) Lo podemos comprobar también entrando en GoogleMail a través de la web.

Ahora seleccionamos otra carpeta del correo corporativo (Exchange) y hacemos clic sobre ella con el botón derecho y seleccionamos "mover"

Seleccionamos el lugar a donde quiero copiarlo/moverlo, la carpeta principal del servidor de Google como antes y pulsamos aceptar

Comprobamos que las carpetas que hemos pasado están en el correo de Google, incluyendo su contenido. Tardará un rato hasta que sube vuestros datos a la nube (sincronizar).

El traspaso se ha terminado

● Ya tenemos las carpetas en nuestra cuenta de Google en "la nube". Podemos acceder a ellas desde un dispositivo móvil o desde un navegador conectado a internet.

● Pero seguiremos recibiendo correos en nuestra cuenta corporativa. Sería recomendable cada día moverlos a su carpeta correspondiente en Google.

● Cuando llegue el momento de dejar ya el sistema corporativo, anularemos la conexión con el servidor de Google.

Cuando hayamos terminado con todo el proceso, eliminaremos la conexión (no la cuenta) con el correo de Google. Vamos a configuración de la cuenta.

Nos aparecerán todas las cuentas que tenemos configuradas, en este caso dos, la corporativa y la de Google.

Seleccionamos la cuenta de Google y pulsamos en el botón "Quitar" (no se borra nada, sólo quitamos la conexión desde nuestro cliente local - Outlook).

Antes de pulsar el botón "Sí" comprobad que la cuenta que estás quitando es la de Google, en caso contrario, le dices que "No".

Hemos terminado, el Outlook está como estaba antes de empezar el traspaso, sólo con la cuenta corporativa (Exchange) configurada y nuestros datos "en la nube".

Muchas gracias por tu atención

● En la elaboración de esta presentación no se han utilizado versiones no autorizadas de software. Tanto la cuenta de Exchange como el Outlook han sido cedidos para su prueba desde Microsoft Office 365 para Empresas con duración limitada a 30 días de prueba.

● Para la confección de la presentación se ha utilizado Mozilla Firefox 17.0 y la herramienta de presentaciones incorporada en la suite ofimática de GoogleApps.

Martes, 27 de Noviembre de 2012Venan Llona (@vllona)