INFORME DE AUDITORIA DE GESTION ADMINISTRATIVA

Facultad de ciencias contables y administrativas UNA-PUNO 2014

DEDICATORIA

El presente trabajo de investigacin denominado Auditoria de Gestin Administrativa, va dedicado a las entidades pblicas, a los funcionarios que laboran en ella, a la comunidad universitaria, y en especial a los estudiantes de la Escuela Profesional de Ciencias Contables.

INTRODUCCIN

La Auditoria de Gestin se realiza porque es el mecanismo tcnico que se ha desarrollado para aplicar un Sistema de Control de los Recursos Pblicos del mismo se deriva el control orientado hacia las entidades del sector pblico, con actividades y caractersticas similares. Al mismo tiempo la auditoria de gestin es una herramienta muy importante para las Universidades y Escuelas tcnicas, las mismas que deben estar sujetas a la intervencin de la Contralora General del Estado.

Con el avance del desarrollo de esta Auditoria se va a conocer y revisar la veracidad de la informacin, la eficiente utilizacin de los recursos, el logro efectivo de las metas establecidas, un manejo adecuado de sus operaciones y una gestin de calidad institucional.PRESENTACIN Luego de haberse realizado el trabajo de auditoria de Gestin Administrativa a la Unidad de Gestin Educativa Local- Juliaca , en este informe se presenta las irregularidades que se incurren en un proceso de Seleccin de Personal Docente, esta auditora de gestin dirigida a la Gerencia Central de Recursos Humanos, permitira satisfacer los requerimientos de un mejor desempeo de los trabajadores de la Ugel San Romn de Juliaca a travs de la investigacin de reas o procesos de seleccinque presentan problemasy las recomendaciones para superarlas dentro de los parmetros deEficacia,EficienciayEconoma".UNIDAD DE GESTIN EDUCATIVA LOCAL- SAN ROMN JULIACAAUDITORIA DE GESTION ADMINISTRATIVAA LA UNIDAD DE GESTION EDUCATIVA LOCAL SAN ROMN DE JULIACA SOBRE CASOS DE NEPOTISMO

PERIODO: 01 DE ENERO AL 31 DICIEMBRE-2014NOMBRE DE LA ENTIDAD

UNIDAD DE GESTIN EDUCATIVA LOCAL- JULIACA - San RomnRESEA HISTORICA

La Unidad de Gestin Educativa Local de San Romn-Juliaca es una instancia de ejecucin descentralizada que depende de la Direccin Regional de Educacin de Puno (DRE-Puno), que coordina labores y funciones con las entidades educativas asignadas.

Desde 1 995 el rea de Desarrollo Educativo de Juliaca, ha vivido momentos difciles por la dependencia de la Direccin Regional de Educacin de Puno, porque las comisiones (Ejm: nombramientos, reasignaciones, procesos administrativos, etc.) y sobre todo el aspecto financiero ha estado centralizado en la DRE Puno, hasta que el 12 de junio de 2 002 se public el D.S. N 015-2 002-ED que reestructura y aprueba el Reglamento de Organizacin y Funciones de las Direcciones Regionales de Educacin y de las Unidades de Gestin Educativa, considerando a stas ltimas como rganos desconcentrados de las Direcciones Regionales de Educacin y proporcionan el soporte tcnico pedaggico, institucional y administrativo a los centros y programas educativos de su mbito, para asegurar un servicio educativo de calidad con equidad.

La R.S. N 203-2 002-ED apeaba el mbito jurisdiccional, organizacin interna y Cuadro de Asignacin de Personal (CAP) de las DRE y las Unidades de Gestin Educativa, con sus respectivos organigramas estructurales aprobndose un CAP de 53 servidores para la UGEL

San Romn.

Con estas normas legales se pone fin a la vigencia de las ADEs n nuestra regin. Para poner en marcha esta determinacin legal, a inicios de 2 003, se encarg la Direccin de la flamante UGEL al Lic. Guzmn D. Vargas valos quien se encarg de preparar las condiciones para su respectiva implementacin.

Sin embargo, desde la dacin de dichas normas, tuvo que transcurrir ms de 20 meses para que esta entidad funcione con la autonoma y capacidad resolutiva recuperada. Pues, recin el 29 de setiembre de 2 003 se procedi a la instalacin de la UGEL San Romn. En horas de la maana de aquella maana de aquel lunes el Director Regional de Educacin de Puno Prof. Jorge Luis Choque Madani, acompaado de autoridades del Gobierno Regional, procedieron a la instalacin de esta sede administrativa con el nuevo rango. En dicha ceremonia se dio lectura de la Resolucin Directoral N 9346-DREP de fecha 25 de setiembre de 2003 que encarga al R.P. Teodoro Sakata Andrade la Direccin de la Unidad de Gestin Educativa de San Romn; esta ceremonia culmin con un desfile de las Instituciones educativas presentes.

Sin embargo, a pesar de los diferentes cambios de denominacin que se le ha dado a nuestra entidad nosotros seguiremos considerando como la efemride oficial el 10 de abril, por ser esta la fecha en que emergi la Zona de Educacin N 73 y que hoy subsiste como Unidad de Gestin Educativa Local.

INFORMACION GENERAL DE LA ENTIDAD

Direccin: Jr. Mara Parado de Bellido N 337, Urb. La Capilla, Juliaca, San Romn

Telfono: (051) 32-1562- (051) 32-3555

Fax: (051) 32-1562

Web: www.ugelsanroman.gob.pe

E-Mail: webmaster@ugelsanroman.edu.pe

Facebook: www.facebook.com/ugel.sanroman

JURISDICCIN Provincia de San Romn

MISION Y VISION

VISINSer una organizacin educativa, innovadores, con procesos de gestin de alta calidad en la prestacin de servicios educativos con una administracin eficiente y eficaz logrando el desarrollo cultural, cientfico, humanista y productivo que genere la calidad de vida en la Provincia San Romn de Juliaca en armona con la cosmovisin andina.

MISION

Somos una Institucin que buscamos la mejora permanentemente los procesos de gestin con calidad y eficiente en la prestacin e innovacin de servicios educativos, desarrollando capacidades administrativas; a travs de la implementacin y uso creativo de nuevas tecnologas, promover una educacin intercultural con valores, equidad y calidad educativa, en la Provincia de Juliaca.CASO PRCTICO DE LA AUDITORIA DE GESTIN APLICADA A LA UGEL SAN ROMN JULIACA SOBRE EL CASO DE:NEPOTISMO (Trato de favor hacia familiares o amigos, a los que se otorgan cargos o empleos pblicos, sin tener en cuenta otros mritos).I. ANTECEDENTES

1. Origen Y Motivo Del ExamenMediante convocatoria Concurso de Mritos de fecha 19.10.2013, a nuestra Sociedad Sociedad de Auditores de Puno fue contratada para efectuar la Auditora de Gestin Administrativa a la Unidad de Gestin Educativa Local- Juliaca, correspondiente al periodo 2014.La Auditoria de gestin a la Unidad de Gestin Educativa Local San Romn Juliaca, se ejecut en concordancia con la Directiva N 006-2007-CG/PL, denominada Formulacin y Evaluacin del Plan Anual de Control de los rganos de Control Institucional para el ao 2014, que establece en su literal h) Ejecucin, Modificacin e Informe de Cumplimiento del Plan Anual de Control e inciso N 1.4) Tratndose del inicio de una Labor de Control Accin de Control no Plantificada con indicios razonables de ilegalidad, no ser necesario

contar con la referida opinin, referido a recibir autorizacin para realizar una Accin de Control No Planificada, sustentndose en la Hoja Informativa N 046- 2008-GRLL/ORCI del 10.OCT.2008 e informada con Oficio N 2279-2008- GRLL/ORCI a la Oficina Regional de Control Trujillo de la Contralora General, acreditndose para tal efecto a una Comisin Auditora mediante el Oficio N 2309- 2008-GRLL/ORCI del 17.OCT.2008.En tal sentido, en el presente informe corresponde al resultado la auditoria de gestin administrativa que comprende el perodo del 01 de enero al 31 de diciembre del 2014.2. Base Legal Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Republica Decreto Legislativo N 276 ley de bases de la carrera Administrativa y su reglamento Decreto Supremo N 005-90-PCM y la

Ley N 27815, como su reglamento Decreto Supremo N 033-2005-PCM.3. Fines Y Organizacin De La Ugel San RomnLa UGEL San Romn, tiene como fines los siguientes:

A. Difundir y evaluar la aplicacin de normas tcnico pedaggico y cultural.

B. El fortalecimiento de la gestin en cada centro o programa educativo, estableciendo formas de participacin de la comunidad en accin de desarrollo de la educacin, ciencia y tecnologa.

C. El establecimiento de una gestin educativa transparente equitativa y eficaz, que garantice una adecuada descentralizacin, la evaluacin efectiva de sus avances y resultados.

D. Evaluar supervisar las acciones educativas, culturales deportivas y recreacionales en coordinacin con los rganos respectivos.

E. Apoyar la capacitacin docente en forma permanente.

4. Objetivos Del ExamenLa Auditora Operativa y de Gestin tuvo como objetivo determinar el cumplimiento de la Ley N 26771 que establece La prohibicin de ejercer la facultad de nombramiento y contratacin de personal en el Sector Pblico, en casos de parentesco en la UGEL San Romn.

En tal sentido, a continuacin se enuncia los objetivos especficos de la Auditora Operativa y de Gestin.Objetivos especficos para la auditoria periodo 2014- Evaluar el cumplimiento de los objetivos y metas previstas en planes operativos del periodo 2014.- Determinar si el proceso de contratacin de personal docente realizado, se cumpli con efectividad, precisando si para el efecto se observ estrictamente la normativa legal vigente, tanto en el aspecto administrativo, as como el operativo.

- Determinar si la UGEL San Romn, cumpli con sus funciones, obligaciones y responsabilidades de acuerdo a normas.

- Evaluar la supervisin y control ejercida por el Consejo de Fiscalizacin y Control de acuerdo a las funciones estatutarias.

- Efectuar la auditora Operativa y Gestin a la UGEL San Romn- Juliaca en el periodo 2014 para determinar si han realizado sus actividades dentro de los criterios de eficiencia, eficacia y economicidad, enmarcndose dentro de los alcances de la Ley del Economista, el Estatuto y Reglamentos Internos, as como el cumplimiento de los objetivos y metas previstas y el uso adecuado de los recursos financieros.5. Alcance: la auditoria de gestin comprendi la revisin y anlisis en forma selectiva de documentacin y hechos relacionados con el proceso de seleccin para cubrir plazas docentes; as como de personal administrativo contratado en la UGEL San Romn de Juliaca.

Informe N 032-2008-2-5342, denominado Irregular contratacin de personal docente en la Unidad de Gestin Educativa Local San Romn de Juliaca, periodo 2007.1. Comunicacin De Hallazgos de la Auditoria de Gestin Administrativa Para Aclaraciones Y DescargosLos hallazgos de auditora de gestin Administrativa fueron comunicados por escrito a los funcionarios, ex funcionarios y servidores de la Entidad, quienes participaron en los hechos materia de la presente contratacin, a fin que formule sus aclaraciones y/o comentarios debidamente documentados, el mismo que ha sido evaluado y considerado al emitir el presente Informe de auditora de Gestin. al: Ex-Director de la UGEL Lic. Rolando Javier Bernedo Bernedo, al actual Director de la Ugel san Romn Lic. JESUS M. PILCO MAMANI y Personal relacionados con las mismas. 7. Observaciones: Como resultado de la Auditoria de Gestin practicado a la UGEL San Romn de Juliaca y en mrito a lo expuesto en el rubro Observaciones se determina:

a). Irregularidades En La Contratacin De Personal Docente De La Ugel San Romn Juliaca.En la presente contratacin, existi una relacin de parentesco entre los contratados y los miembros encargados de llevar a cabo el proceso de contratacin de personal docente. b). De la evaluacin de la eficiencia y eficacia de los controles internos y administracin de riesgos

Ausencia de Directivas Internas actualizadas para el manejo y control de fondos y adquisiciones de bienes y servicios

En la evaluacin a los procedimientos de control de la gestin administrativa al perodo 2014, hemos observado que la Ugel San Romn no dispone de directivas internas actualizadas que contengan normas y procedimientos para el manejo y control de fondos, ingresos por cobranzas, as como para las adquisiciones de bienes y servicios. En la actualidad las reas vienen ejecutando sus labores en funcin a la rutina diaria que se ha venido realizando desde aos anteriores.c). Ausencia de previsin de acciones para identificar y manejar los riesgos que impidan lograr los objetivos y metas de los aos 2014.

En la evaluacin de los controles internos y riesgos de la administracin en el manejo gerencial, hemos observado que por el ao 2013 hasta el 2014, no se ha previsto acciones para identificar los posibles riesgos que durante la gestin institucional puedan interrumpir o frenar el logro de los objetivos y metas del de la UGEL, no permitiendo desarrollar sus actividades normalmente. d). Inoperatividad del rgano encargo del Control y cumplimiento de sus funciones contempladas en el MOF (Manual de Organizacin y Funciones Y Reglamento de Organizacin y Funciones.

En la evaluacin del la gestin realizada hemos observado lo siguiente:

No han presentado informes sobre el cumplimiento de sus funciones y sobre la situacin del la Ugel. Incumpliendo el Decreto Supremo N 15-2002-ED.8. Comentarios Y AclaracionesDe la Observacin a). El Ex-Director de la UGEL Lic. Rolando Javier Bernedo Bernedo, Menciona que la observacin se le hizo no corresponde al periodo de su gestin, adems indica que dichas contrataciones se realizaban de acuerdo al reglamento de las contratacin del personal docente.

El actual Director de la Ugel san Romn Lic. JESUS M. PILCO MAMANI, Menciona que desconoca las irregularidades que se presentaron en el proceso de contratacin de Personal docentes, adems, la informacin que se le alcanz de los personales Contratado fue cuando ya se haba seleccionado.La comisin integrada de convocar el proceso de contratacin de docentes, coinciden en sus aclaraciones, afirmando que infringieron esta norma.De la Observacin b). El Ex-Director de la UGEL Lic. Rolando Javier Bernedo Bernedo. Manifiesta entre otros aspectos que si bien no podra haber directivas especficas, el director reciba diariamente los informes de Tesorera, se ejerca un control sobre los gastos de la caja chica y tambin el control al momento de firmar los cheques.De la Observacin c). El Ex-Director de la UGEL Lic. Rolando Javier Bernedo Bernedo y el actual director Lic. JESUS M. PILCO MAMANI. coinciden en manifestar entre otros aspectos, que los riesgos por motivaciones polticas de grupo no se pueden predecir, salvo salvaguardando los causes institucionales, aunque concuerdan en la necesidad de mecanismos preventivos y correctivos.De la Observacin d). No realiz la verificacin sobre el Cumplimiento de sus Funciones Por que no se nombr a un encargado directo, para la realizacin de sta tarea.9. Opinin Del AuditorLas aclaraciones de los implicados, subsiste porque no tienen ningn tipo de sustento.De la evaluacin se determina que la observacin subsiste por cuanto, la UGEL San Romn no cuenta con directivas internas actualizadas que contenga normas y procedimientos escritos para el manejo y control de fondos y adquisiciones de bienes y servicios.

Como resultado de la evaluacin se determina que la observacin subsiste, por cuanto no se ha demostrado haberse adoptado acciones para prevenir los riesgos.De la evaluacin sobre el cumplimiento del MOF y ROF se determina que la observacin se mantiene, por cuanto no se ha evidenciado que se haya informado sobre el cumplimiento de sus funciones, ni se ha probado que el Director haya solicitado al Encargado la informacin en el ao 2014, ni se adjunta el informe de gestin de la entidad, solo ha remitido cartas al encargado solicitando informacin en Setiembre del 2013.10. Conclusiones: Como resultado de la Auditoria de Gestin Administrativa a la Unidad de Gestin Educativa Local San Romn de Juliaca sobre casos de nepotismo, se concluye lo siguiente: - La Unidad de Gestin Educativa Local de Juliaca, en el perodo 2014, cometi irregularidades en la contratacin de personal docente, favoreciendo a personal con relacin de parentesco con miembro de comit evaluador y con el Director de la misma entidad. - La Unidad de Gestin Educativa Local de Juliaca no cuenta con Directivas Internas actualizadas para el manejo y control de fondos y adquisiciones de bienes y servicios.

- La Unidad de Gestin Educativa Local de Juliaca no cuenta con medidas de previsin de acciones para identificar y manejar los riesgos que impidan lograr los objetivos y metas de los aos 2014.- el rgano Encargado de Control de la Ugel Informe sobre las el cumplimiento de sus funciones de los laboran en esa entidad.RECOMENDACIONES: En mrito a las conclusiones expuestas en el presente informe de auditora de Gestin Administrativa y de conformidad con lo establecido en la Ley N 27785, Ley Orgnica del Sistema Nacional de Control y de la Contralora General de la Republica, en su Art. 15 inc. b), relacionado a formular oportunamente recomendaciones para mejorar la capacidad y eficiencia de las entidades en la toma de decisiones y en manejo de los recursos, as como los procedimientos y operaciones que emplean en su accionar, a fin de optimizar sus sistemas administrativos de gestin y de control interno y el inc. f), emitir como resultado de las acciones de Control efectuadas, los informes respectivos con el debido sustento tcnico y legal constituyendo Prueba Pre Constituida para el inicio de las acciones administrativas y legales; as como se tenga presente el Decreto Legislativo N 276 ley de bases de la carrera Administrativa y su reglamento Decreto Supremo N 005-90-PCM y la Ley N 27815, como su reglamento Decreto Supremo N 033-2005-PCM, para establecer el Plazo de Prescripcin.Al Presidente de la Direccin Regional Educacin de Puno1. Que a travs de la la Oficina de Control de Auditoria, se proceda a efectuar la evaluacin y el deslinde de las responsabilidades administrativas de los funcionarios y servidores comprendidos en los hechos observados, a travs de la Comisin Especial de Procesos Administrativos y Disciplinarios, que corresponda a fin de proceder conforme a las atribuciones que le confiere el Reglamento de la Carrera Administrativa aprobada por Decreto Supremo N005-1990-PCM. Al identificarse responsabilidad en el Director de la UGEL San Romn Juliaca. Corresponde a la Comisin Especial de Procesos Administrativos y Disciplinarios de la Gerencia Regional de Educacin, de acuerdo a la facultad delegada por R.E.R. N 1432-2007-GR-LL-PRE del 23.JUL.2007.

Respecto a los servidores y docentes de la UGEL San Romn Juliaca, corresponde al Director de la UGEL reconformar la Comisin Permanente de Procesos Administrativos y Disciplinarios, dado que uno de sus miembros tiene responsabilidad identificada; para luego proceder a la evaluacin y el deslinde correspondiente.Al Seor Gerente General Regional:

En su calidad emanada por Ley, de mxima autoridad administrativa del Gobierno Regional, vele por el adecuado cumplimiento de las recomendaciones administrativas y procedimientos establecidos en el presente informe, a fin de que se cumplan en los plazos establecidos por la normativa vigente, informando de acuerdo al Decreto Supremo N 033-2005-PCM, Art. 14 Del Plazo para Registro de Sanciones.

Que a travs de la Gerencia Regional de Educacin en concordancia con la Oficina de Control de auditora de la DREP, disponga la supervisin del cumplimiento de la normativa sobre nepotismo a nivel de las Unidades de Gestin Educativa Local del mbito del Gobierno Regional.Que el Consejo facultado, se sirva disponer como funcin inherente de la Administracin se establezca los procedimientos para identificar los posibles riesgos que pueda afectar el normal desarrollo de las actividades de la UGEL.Al rgano encargo del Control se sirva disponer:

Que para lo sucesivo con la debida antelacin se formule los planes operativos anuales, para lo cual deber fijarse previamente los lineamientos de poltica.

Que se elabore una Reglamento interno, conteniendo los criterios tcnicos a seguir en la elaboracin del Plan Operativo, incluyendo los aspectos bsicos de estructura y contenido. Con la finalidad de fortalecer los controles internos en el manejo y control de fondos, adquisicin de bienes y servicios y custodia de sus activos fijos, se sirva disponer la elaboracin de directivas internas que contenga normas y procedimientos. Y elaboracin de una Directiva para el control administrativo y toma de inventarios de los bienes de activos fijos que incluya registros, custodia y depreciacin, as como las instrucciones para las labores previas durante y despus de la toma de inventarios.Al rgano Encargado De Control Se sirva disponer como funcin inherente de la Administracin se establezca los procedimientos para identificar los posibles riesgos que pueda afectar el normal desarrollo de las actividades de la Ugel.

ANEXOS:

Lista de Verificacin: Ambiente de controlElementosSiNoN/ADocumento deSoporte/Comentarios

Filosofa de la Direccin

1La Direccin muestra inters de apoyar al

establecimiento y mantenimiento del control interno en la entidad a travs de polticas, documentos, reuniones, charlas y otros mediosX

2La Direccin reconoce y promueve los aportes

del personal que mejoran el desarrollo de las actividades laboralesX

3La Direccin incentiva el desarrollo transparente

de las actividades de la entidadX

4Se toman decisiones frente a desviaciones de

indicadores, variaciones frente a los resultados contables, dejndose evidencia mediante actasX

5La Direccin proporciona el apoyo logstico y de

personal para un adecuado desarrollo de las labores de controlX

6La Direccin demuestra una actitud positiva

para implementar las recomendaciones del OCIX

Integridad y valores ticos

7La entidad cuenta con un cdigo de tica

debidamente aprobado, y difundido mediante talleres o reunionesX

8La administracin ha difundido la "Ley del

Cdigo de tica de la Funcin Pblica"X

9Se comunican debidamente dentro de la

entidad las acciones disciplinarias que se toman sobre violaciones ticasX

10La Direccin demuestra un comportamiento

tico, poniendo en prctica los lineamientos de conducta de la entidadX

11Se sanciona a los responsables de actos

ilegales de acuerdo con las polticas definidas por la DireccinX

Administracin Estratgica

12La Direccin ha difundido y es de conocimiento

general la visin, misin, metas y objetivos estratgicos de la entidadX

13La Direccin asegura que todas las reas,

Departamentos formulen, implementen y evalen actividades concordantes con su plan operativo institucionalX

14Los planes estratgicos, operativo y de

contingencia se elaboran, conservan y actualizan segn procedimiento documentadoX

15Todas las unidades orgnicas evalan

peridicamente su plan operativo con el fin de conocer los resultados alcanzados y detectar posibles desvosX

16La entidad ha formulado el anlisis de la

situacin con participacin de todas las gerencias para definir su direccionamiento y desarrollo de los serviciosX

17Los resultados de las mediciones efectuadas a

los planes operativos en los ltimos dos semestres estn dentro de los niveles esperadosX

Estructura organizacional

18La estructura organizacional se ha desarrollado

sobre la base de la misin, objetivos y actividades de la entidad y se ajusta a la realidadX

19El Manual de Organizacin y Funciones (MOF)

refleja todas las actividades que se realizan en la entidad y estn debidamente delimitadasX

20La entidad cuenta con un Reglamento de

Organizacin y Funciones (ROF) debidamente actualizadoX

21Todos las personas que laboran en la entidad

ocupan una plaza prevista en el PAP y un cargo incluido en el de Asignacin de Personal (CAP)X

22La Direccin se asegura de que los

trabajadores conozcan los documentos normativos (MOF, ROF, CAP y dems manuales) que regulan las actividades de la entidadX

23Se han elaborado manuales de procesos con

sus respectivos flujos de informacin

Administracin de los Recursos Humanos

24La entidad cuenta con mecanismos, polticas y

procedimientos adecuados para la seleccin, induccin, formacin, capacitacin, compensacin, bienestar social, y evaluacin de personalX

25Se cuenta con un programa de induccin al

personal que ingresa relacionados con el puesto al que ingresa y de los principios ticosX

26Las unidades orgnicas cuenta con la cantidad

de personal necesaria para el adecuado desarrollo sus actividadesX

27La entidad elabora anualmente un plan de

formacin y capacitacin del personal, con la participacin de todas las reas y se da cumplimiento al mismoX

28La escala remunerativa est en relacin con el

cargo, funciones y responsabilidades asignadasX

Competencia profesional

29Se han identificado las competencias

necesarias para cada cargo previsto en el CAP

y han sido plasmadas en un documento normativo (perfil del cargo)X

30El personal que ocupa cada cargo de trabajo

cuenta con las competencias establecidas en el perfil del cargoX

31El titular, funcionarios y dems servidores son

conocedores de la importancia del desarrollo, implantacin y mantenimiento del control internoX

Asignacin de autoridad y responsabilidad

32La autoridad y responsabilidad del personalX

estn claramente definidas en los manuales,

reglamentos u otros documentos normativos

33Estos documentos normativos son revisados

peridicamente con el fin de ser actualizados o mejoradosXNo son revisados peridicamente sino cada 3 5 aos

34Todo el personal conoce sus responsabilidades

y acta de acuerdo con los niveles de autoridad que le correspondenX

rgano de Control Institucional

35Los rgano de Control evalan los controles

de los procesos vigentes e identifican oportunidades de mejora acorde a su plan de trabajoX

36Son de comprobada competencia e idoneidad

profesional los miembros que conforman el equipo de trabajo del OCIXEn este rubro se mencion que no cuenta con personal competente, por lo que se les asigna funciones al personal de confianza.

37El OCI evala peridicamente el sistema de

control interno de la entidadX

Lista de verificacin: Evaluacin de riesgosElementosSiNoN/ADocumento deSoporte/Comentarios

Planeamiento de la Administracin de Riesgos

1Se ha desarrollado un Plan de actividades de

identificacin, anlisis o valoracin, manejo o respuesta y monitoreo y documentacin de los riesgosX

2La Direccin (Directorio, Gerencias y Jefaturas)

ha establecido y difundido lineamientos y polticas para la administracin de riesgosX

3El planeamiento de la administracin de riesgos

es especifico en algunas reas, como en la asignacin de responsabilidades y monitoreo de los mismosX

4La entidad cuenta y ha puesto en prctica el

Plan de Administracin de RiesgosX

Identificacin de Riesgos

5Estn identificados los riesgos significativos por

cada objetivoX

6Se han identificado los eventos negativos

(riesgos) que pueden afectar el desarrollo de las actividadesX

7Se ha participado en la identificacin de los

riesgos de las actividades de las diferentes unidades orgnicas o procesosX

8En la identificacin de riesgos se ha tomado en

consideracin aspectos internos (de la entidad)

y externos (fuera de la entidad)X

Valoracin de riesgos

9En el desarrollo de sus actividades se ha

determinado y cuantificado la posibilidad de que ocurran los riesgos identificados (probabilidad de ocurrencia)X

10En el desarrollo de sus actividades se ha

cuantificado el efecto que pueden ocasionar los riesgos identificados (impacto)X

11Los riesgos, sus probabilidades de ocurrencia,

impacto y cuantificacin han sido registrados por escritoX

Respuesta al riesgo

12Se han establecido las acciones necesarias(controles) para afrontar los riesgos evaluadosX

13Se han definido lineamientos para efectuar

seguimiento peridico a los controles desarrollados con respecto a los riesgosX

Lista de verificacin: Actividades de controlElementosSiNoN/ADocumento deSoporte/Comentarios

Procedimiento de Autorizacin y Aprobacin*

1Los procedimientos de autorizacin y

aprobacin para los procesos, actividades y tareas estn claramente definidos en manuales

o directivas y son realizados para todos los procesos y actividadesx

2Los procedimientos de autorizacin y

aprobacin para los procesos, actividades y tareas han sido adecuadamente comunicados a los responsablesX

Segregacin de funciones*

3Las actividades expuestas a riesgos de error o

fraude han sido asignadas a diferentes personas o equipos de trabajoX

4Se efecta rotacin peridica del personal

asignado en puestos susceptibles a riesgos de fraudeX

Evaluacin Costo-Beneficio*

5El costo de los controles establecidos para sus

actividades est de acuerdo a los resultados esperados (beneficios)X

6Se toma en cuenta que el costo de establecer

un control no supere el beneficio que se puede obtenerX

Controles sobre el acceso a los recursos oarchivos*

7Se han establecido polticas y procedimientos

documentados que se siguen para la utilizacin

y proteccin de los recursos o archivosX

8El acceso a los recursos o archivos queda

evidenciado en documentos tales como recibos, actas entre otrosXEn este caso se registra en un documento que se conoce como autgrafa.

9Peridicamente se comparan los recursos

asignados con los registros de la entidad (por ejemplo arqueos, inventarios u otros)X

10Se ha identificado los activos expuestos a

riesgos como robo o uso no autorizado, y se han establecido medidas de seguridad para los mismosX

11Los documentos internos que genera y reciben

las unidades orgnicas estn debidamente numerados y protegidosX

Verificaciones y conciliaciones*

12Las unidades orgnicas peridicamente llevan a

cabo verificaciones sobre la ejecucin de los procesos, actividades y tareasX

13Peridicamente se comparan los resultados con

los registros de los procesos, actividades y tareas utilizando para ello distintas fuentesX

Evaluacin de desempeo *

14La entidad cuenta con indicadores deX

desempeo para los procesos, actividades y

tareas

15La evaluacin de desempeo se hace con base

en los planes organizacionales, disposiciones normativas vigentesX

Rendicin de cuentas

16La entidad cuenta con procedimientos y

lineamientos internos que se siguen para la rendicin de cuentasX

17La administracin exige peridicamente la

presentacin de declaraciones juradas a su personalX

18Conoce sus responsabilidades con respecto de

las rendiciones de cuentaX

Documentacin de procesos, actividades ytareas *

19El personal conoce qu procesos involucran a

su unidad orgnica y qu rol le corresponde en los mismosX

20Los procesos , actividades y tareas de la

entidad se encuentran definidas, establecidas y documentadas al igual que sus modificacionesX

Revisin de procesos, actividades y tareas*

21Se revisan peridicamente con el fin de que se

estn desarrollando de acuerdo a lo establecido en la normativa vigenteX

22Se implementan las mejoras propuestas y en

caso de detectarse deficiencias se efectan las correcciones necesariasX

Controles para las tecnologas de Informacin ycomunicaciones

23Se cuenta con polticas y procedimientos

escritos para la administracin de los sistemas de informacinX

24Es restringido el acceso a la sala de computo,

procesamiento de datos, a las redes instaladas, as como al respaldo de la informacin (backup)X

25Los sistemas de informacin cuentan con

controles y sistemas que evitan el acceso no autorizado a la informacinXLos sistemas de informacin estn expuestas a que cualquier usuario

26La entidad cuenta con un Plan Operativo

InformticoX

27El rea de informtica cuenta con un Plan de

ContingenciasX

28Se han definido los controles de acceso general

(seguridad Fsica y Lgica de los equipos centrales)X

29Se han creado perfiles de usuario de acuerdo

con las funciones de los empleados, creacin de usuarios con accesos propios(contraseas)

y relacin de cada usuario con el perfil correspondientex

30Los programas informticos (software) de la

entidad cuentan con licencias y autorizaciones de usox

31La entidad cuenta con un adecuado servicio de

soporte tcnico para las Tecnologas de la

Informacin y Comunicacin (TIC)X

32Se lleva el control de los nuevos productos

ingresados a desarrollo as como de las modificaciones de los existentes en carpetas documentadas.x

33La entidad ha definido polticas sobre el cambio

frecuente de contraseas, sobre su uso y cuando el personal se desvincule de las funciones.xCuando el personal se desvincula, aun puede tener acceso para ingresar a cualquier sitio porque no se ha difundido polticas sobre cambios de contrasea

34La entidad ha establecido controles para la

adquisicin paquetes softwareX

Lista de verificacin: Informacin y comunicacinElementosSiNoN/ADocumento deSoporte/Comentarios

Funciones y caractersticas de la informacin

1La informacin Gerencial es seleccionada,

analizada, evaluada y sintetizada para la toma de decisionesX

2Se han definido niveles para el acceso del

personal al sistema de informacinX

Informacin y responsabilidad

3Los titulares y funcionarios identifican las

necesidades de informacin de todos los procesos y han implementado los controles necesarios en las reas respectivasx

4Se cuenta con polticas y procedimientos que

garantizan el adecuado suministro de informacin para el cumplimiento de sus funciones y responsabilidadesX

Calidad y suficiencia de la informacin

5La informacin interna y externa que maneja la

entidad es til, oportuna y confiable en el desarrollo de sus actividadesX

6Se han diseado, evaluado e implementado

mecanismos para asegurar la calidad y suficiencia de la informacinX

Sistemas de informacin

7La entidad est integrada a un solo sistema de

informacin y se ajusta a las necesidades de sus actividadesX

8Peridicamente se solicita a los usuarios

opinin sobre el sistema de informacin registrndose los reclamos e inquietudes para priorizar las mejorasX

Flexibilidad al cambio

9Se revisan peridicamente los sistemas de

informacin y de ser necesario se redisean para asegurar su adecuado funcionamiento

Archivo institucional

10La entidad cuenta con una unidad orgnica que

se encarga de administrar la documentacin e informacin generada por la entidadXTrmite documentario (mesa de partes)

11La administracin de los documentos e

informacin se realiza de acuerdo con las polticas y procedimientos establecidos para la preservacin y su conservacin (archivos

electrnicos, magnticos y fsicos)X

12Los ambientes utilizados por el archivo

institucional cuenta con una ubicacin y acondicionamiento apropiadoX

Comunicacin interna

13La entidad ha elaborado y difundido

documentos que orienten la comunicacin internaX

14La administracin mantiene actualizado a la

Direccin respecto al desempeo, desarrollo,

riesgos, principales iniciativas y cualquier otros

eventos resultantesX

15La entidad cuenta con mecanismos y

procedimientos para la denuncia de actos indebidos por parte del personalX

Comunicacin externa

16La entidad cuenta con mecanismos y

procedimientos adecuados para informar hacia el exterior sobre su gestin institucionalX

17El portal de transparencia de la entidad se

encuentra adecuadamente actualizadoX

18La entidad cuenta con mecanismos y

procedimientos para asegurar la adecuada atencin de los requerimientos externos de informacin (Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica)X

Canales de comunicacin

19Se ha implementado alguna poltica que

estandarice una comunicacin interna y externa, considerndose diversos tipos de comunicacin: memorando, paneles

informativos, boletines, revistasX

20Estos canales de comunicacin permiten que la

informacin fluya de manera clara, ordenada y oportunaX

Lista de verificacin: SupervisinElementosSiNoN/ADocumento deSoporte/Comentarios

Actividades de prevencin y monitoreo

1En el desarrollo de sus labores, se realizan

acciones de supervisin para conocer oportunamente si stas se efectan de acuerdo con lo establecido, quedando evidencia de elloX

2Las unidades orgnicas realizan acciones para

conocer oportunamente si los procesos en los que interviene se desarrollan de acuerdo con los procedimientos establecidos (monitoreo)X

Seguimiento de resultados

3Las deficiencias y los problemas detectados en

el monitoreo se registran y comunican con prontitud a los responsables con el fin de que tomen las acciones necesarias para su

correccinxSolo por parte de la direccin

4Cuando se descubre oportunidades de mejora,

se disponen medidas para desarrollarlasX

5Se realiza el seguimiento a la implementacin

de las mejoras propuestas a las deficiencias detectadas por el OCIx

Compromiso de mejoramiento

6La entidad efecta peridicamente

autoevaluaciones que le permite proponer planes de mejora que son ejecutados posteriormenteX

7Se implementan las recomendaciones producto

de las autoevaluaciones realizadasX

8Se implementan las recomendaciones que

formulan los rganos de control , las mismas que constituyen compromisos de mejoramientoX

UNIVERSIDAD NACIONAL DEL ALTIPLANO- PUNO

Facultad de Ciencias Contables y Administrativas

e

2015

INFORME DE AUDITORIA DE GESTION ADMINISTRATIVA

PRESENTADO POR:

APAZA MAMANI, Sonia Antonieta

ESCARCENA ALEJO, Winy

TORRES LIMACHI, Guiomara Fiorela

TURPO PANCCA, Mary

DOCENTE: Cpc. CONDORI MANZANO, Hugo Fredy

AUDITORIA DE GESTION Y DE SISTEMAS