trabajo práctico final organización de eventos iv...

Trabajo Práctico Final Organización de eventos IV Lic. Rocío Cabrera

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Índice:

Idea general del evento……………………………………………………………….3

Objetivos………………………………………………………………………………..5

Cronograma de actividades………………………………………………………….6

Resumen ejecutivo……………………………………………………………………7

Salón……………………………………………………………………………9

Catering………………………………………………………………………..11

Ambientación y Vestimenta…...…………………………………………….15

Sonido e Iluminación…………………………………………………………16

Saxofonista……………………………………………………………………17

Gráfica…………………………………………………………………………18

Fotógrafo………………………………………………………………………20

Sommelier……………………………………………………………………..21

Mobiliario………………………………………………………………………22

Honorarios…………………………………………………………………….23

Imprevistos……………………………………………………………………24

Fotos…………………………………………………………………………..25


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Idea del evento

La idea de Saveurs de vin es hacer de la tarde de cada invitado (30 personas),

una experiencia inolvidable. Se comenzará con una recepción de

aproximadamente veinte minutos, mientras se aguarda a los invitados.

Seguidamente comenzará la banda de jazz, luego la cata de un vino y su

respectivo maridaje, y así sucesivamente hasta completar los cuatro vinos

seleccionados (tinto, blanco, rosado y de postre). Los mismos se realizarán en

cuatro bloques de 10 minutos, tanto la cata de vinos como el show de saxofón,

irán intercalados. Al finalizar la última cata de vinos, donde el sommelier

cerrará con el vino de postre y su respectivo maridaje, se realizará un sorteo en

los últimos minutos del evento.

El mismo constará de: entre todos los invitados presentes en el evento y con el

número dado en la acreditación, se realizará un sorteo de al menos 1 o 2

botellas de vino (su tipo podrá ser: blanco, tinto, rosado, espumante o de

postre). Se lo realizará como forma de agradecimiento a todos aquellos que

hicieron posible Saveurs de vin. Pensamos el/los regalos de acuerdo a la

temática que va a tener el evento.

Detalles: en las mesas estarán dispuestas las cuatro copas afnor (de

degustación) para cada invitado con una hoja blanca debajo, y sus respectivos

aperitivos para el momento del maridaje. Los vinos estarán en su correcta

temperatura y al momento de catarlos, se los servirá. Además de las copas,

habrá un vasito de plástico para servirse el agua si se desea. Cada mesa

estará cubierta con un mantel negro y en la misma habrá una jarra de agua,

galletitas de agua (para limpiar el paladar entre vino y vino) y una frappera o

spitter (por si en algún caso, al invitado le sea fuerte el vino o no le guste). Los

vinos se servirán con una servilleta para cuando la misma comience a perder

frío y “caigan las gotitas”, además para que no se resbale y respetar la manera

protocolar de cómo servir un vino.


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Vinos a presentar:

Vino Blanco. Alfredo Roca Tocai. Variedad: Tocai Friulano. Corte: 100%

Tocai Friulano. Ubicación del viñedo: San Rafael, Mendoza, Argentina.

Cosecha: manual en cajas. Vinificación: Uso de levaduras

seleccionadas. Temperatura de fermentación entre 14-16º C. Variedad

de origen italiano. Vino blanco de gran personalidad que conjuga aromas

florales y frutales con fresca acidez.

Vino Rosado. 505 Casarena. Malbec Rosé. Origen: Mendoza,

Argentina. Región: Cuyo Río Mendoza. Bodega: Casarena. Variedad:

Blen. Corte: 70% Malbec | 30% Cabernet Franc. Ubicación del viñedo:

Agrelo, Luján de Cuyo. Provincia de Mendoza, Argentina. Es un vino de

color rosado, de intensidad media y brillante. En nariz se presenta como

un vino elegante, con intensas notas a frutos rojos frescos. Amable en

boca, profundo, con marcada acidez, proporciona una muy agradable

sensación de frescura al beberlo.

Vino Tinto. Altosur Malbec .Finca Sophenia. Variedad: Malbec. Corte:

100% Malbec. Ubicación del viñedo: Tupungato, Gualtallary. Provincia

de Mendoza, Argentina. Vinificación: Cosecha manual en pequeñas

cajas plásticas, previa selección, a fines del mes de Marzo. Selección de

racimos en la viña y en mesa de selección a la entrada de la bodega.

Puesta en tanque de fermentación por gravedad. Premaceración en frío.

Fermentación mediante levaduras seleccionadas a temperatura

controlada. Maceración post-fermentación durante 15 días. Crianza en

barricas de roble Francés durante ocho meses. Color rojo intenso con

marcadas notas violetas. En nariz de complejos aromas de ciruelas y

guindas maduras, con presencia de frutos secos y notas mentoladas. En

boca de taninos dulces y voluminosos que demuestran una gran

concentración.

Vino de Postre. Latest Harvest Desierto Pampa. Tipo: tinto. Variedad:

Viognier. Corte: 100% Viognier. Alcohol: 10%. Ubicación del viñedo: Alto

Valle del Río Colorado, 25 de Mayo. Provincia de La Pampa, Argentina.

Crianza: 12 meses (100% francés).


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Objetivo del evento

El objetivo principal del evento será: Poder brindar nuevos conceptos y

conocimientos a los invitados con el fin de que puedan diferenciar los tipos de

vinos a través de la cata.

Objetivo principal:

Organizar una cata de vino, a cargo de un sommelier profesional, con el fin de

brindar a los invitados conocimientos básicos acerca de diferentes sepas y sus

características generales.

Los objetivos secundarios del evento será:

Pasar una tarde diferente, acompañado de vino, aperitivos y jazz.

Difundir y dar a conocer al sommelier y saxofonista contratados para el

evento.

Crear un espacio donde los invitados puedan sociabilizar entre ellos.


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Cronograma

19.00 hs Llegada de los invitados, se les entrega el número para el sorteo.

19.30 hs Inicio del saxofonista.

19:40 hs Inicio de la cata de vinos. Primer vino y maridaje.

19.50 hs Saxofonista.

20:00 hs Segunda cata de vino y maridaje.

20.10 hs Saxofonista.

20.20 hs Tercera cata de vino y maridaje.

20.30 hs Última presentación del saxofonista.

20.40 hs Última y cuarta cata de vino y maridaje.

20.50 hs Sorteo

21.00 hs Palabras de agradecimiento y finalización del evento.


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Resumen Ejecutivo

NOMBRE: Saveurs de vin

TIPO DE EVENTO: Gastronómico y entretenimiento

LUGAR: Guatemala 4733, Palermo

FECHA: 16/06/15

HORARIO: 19 a 21hs

CANTIDAD DE ASISTENTES: 30

ORGANIZADORES: Falleti, Delfina; Gonzalo, Micaela, Morassut Julieta,

Orellano, Agostina; Pellegrini, Julieta y Villacis, Felipe.

Servicio o Proveedor Costo IVA Total

Salón

Catering

Ambientación

Sonido e iluminación

Saxofonista

Gráfica

Fotógrafo

Sommelier

Mobiliario

Honorarios

Subtotal

$450

$2434

$0

$0

$600

$0

$0

$1800

$0

-

-

$0

$0

$0

$0

$0

$0

$0

$0

$0

-

-

$450

$2434

$0

$0

$600

$0

$0

$1800

$0

-

$5284

Resumen Ejecutivo


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Imprevistos - - -

TOTAL $5284*

TOTAL POR

PERSONA

$880,67*

*LOS PRECIOS ESTÁN BASADOS EN PESOS ARGENTINOS


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Salón

El lugar de la realización del evento “Saveurs de vin”, será en el SUM de un

edificio ubicado en Borges y Guatemala (Palermo). El mismo es en un subsuelo

y tiene una capacidad para 30 personas. Posee tres mesas medianas

rectangulares, sillas, dos sofás para cuatro personas, una mesa ratona,

sistema de audio, plasma, aire acondicionado, cocina integrada, vajilla,

cafetera, horno eléctrico y heladera. El servicio de limpieza está incluido con el

alquiler del salón.

El día del evento dejaremos el frente libre, donde el sommelier se ubicará en la

esquina del lado izquierdo, mientras que el saxofonista se ubicará en la

esquina del lado derecho.

Las mesas estarán dispuestas como se ve en la foto (en forma horizontal y de

a dos). La mesa que falta la traeremos nosotros. Estarán contra la pared

dejando un espacio entre mesa y mesa; y entre silla y silla. De esta manera

tendremos en cuenta el espacio de cada invitado para que estén cómodos.

Luego, los dos sofás, estarán ubicados del lado izquierdo en forma de “V”,

donde la mesa de apoyo será la ovalada. Del lado derecho, cerca de la parte

de la cocina pero sin obstruir la entrada, estarán ubicadas las dos sillas

individuales junto con la mesa ratona chica.


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COTOS TOTAL: $450.00.-

COSTO POR PERSONA: $15


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Catering (vinos y maridaje): A continuación, se detallan los vinos que se

degustarán, junto con la comida para el maridaje.

1) Vino Blanco:

Alfredo Roca Tocai.

Maridaje: Bellini de salmón ahumado, queso crema y palta. Queso provolone, y

aceitunas verdes.

2) Vino Rosado:

505 Casarena. Malbec Rosé.

Maridaje: Brusquetas de queso de cabra (brie), tomates cherry, albahaca,

aceite de oliva Extra virgen. Pimentón rojo.

3) Vino Tinto:

Diamandina by Diamandés. Cosecha Tardía 2014.

Maridaje: Pinchos (brochette) de palomita salteada. Pimientos (rojo, verde y

amarillo), Cebollitas moradas. Condimentado a gusto con Salsa Teriyaki.

4) Vino de Postre:

Late Harvest Desierto Pampa.

Maridaje: Higos, frutos secos (nueces, almendras). Se suman 3 tipos de

chocolates en cubos: blanco, con leche y amargo.

A cada invitado se le entregará esta información impresa como recordatorio del

evento. Cada vino se servirá al momento de ser catado para que conserve su

temperatura ideal, en conjunto con el maridaje correspondiente.

COTOS TOTAL: $1580

COSTO POR PERSONA: $52,67


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Agua

Se comprarán aproximadamente dos bidones de seis litros cada uno para el

momento de la cata de vinos y maridaje. Es necesario como complemento a

esta actividad.

COTOS TOTAL: $70


Copas Afnor

Se encargaron 140 copas afnor (para cata de vinos) al proveedor de vajillas y

cristalería: Casablanca Vajillas. Se retirarán el mismo día del evento, un par de

horas antes y se devolverán a la misma hora en que se retiraron, pero al día

siguiente. El contrato del servicio tiene vigencia por un día. Las copas estarán

dispuestas en la mesa.

COTOS TOTAL: $424


Vasos de plástico

Tal como solicitó el sommelier, se comprarán cincuenta vasos chicos de

plástico para poder servir el agua durante la cata de vinos. Estarán dispuestos

en la mesa, junto con las copas afnor.

COTOS TOTAL: $30



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Vajilla

La vajilla que utilizaremos será la que está incluida en el alquiler del SUM. Esto

comprende: platos chicos y medianos para disponer los aperitivos para los

maridajes, las frapperas que las utilizaremos como spitters (para escupir el vino

en caso de no gustar – cantidad: cinco) y una jarra para el agua.

COTOS TOTAL: $0


Servilletas de papel

Pack de cien servilletas de papel para el momento de la cata de vinos y

maridaje. Las mismas estarán dispuestas en la mesa.

COTOS TOTAL: $30


Servilletas de tela

Las servilletas de tela (blancas) las llevaremos nosotros de nuestras casas y

utilizaremos solamente tres. Únicamente, las usaremos para servir cada vino y

prevenir que la botella no se resbale.

COTOS TOTAL: $0



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Manteles

Utilizaremos cinco manteles negros para cubrir las mesas. Este color fue el

recomendado por el sommelier. Los mismos, los compraremos ya que ninguno

de los integrantes del equipo tiene.

COTOS TOTAL: $300


CATERING

Vinos $1580

Agua (dos bidones de seis litros) $70

Copas Afnor (x 140) $424

Vasos de plástico $30

Vajilla $0

Servilletas de papel $30

Servilletas de tela $0

Manteles $300

Costo Total Final: $2434


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Ambientación

La ambientación va a constar de un estilo minimalista, ya que el lugar no

requiere de demasiada ambientación debido a que el mismo va acorde a la

degustación y posee colores en blanco y bordo que va a tono con el evento.

Las mesas van a estar con manteles color negro, centros de mesa en madera y

por dentro van a tener uvas de fantasía y en la puerta del evento habrá un

cartel con el nombre del evento diseñado con letras simulando ser de madera.

COTOS TOTAL: $0


Vestimenta

La vestimenta que utilizaremos los seis miembros del equipo de Saveurs

de vin será el siguiente:

Tanto hombres como mujeres, usaremos pantalón y camisa negra. La

misma podrá ser manga corta o larga. Podremos acompañarlo con un

saquito del mismo color.

En el caso de las mujeres, usaremos zapatos/ tacos de color negro. Tipo

cerrado. Va a depender de cada una, usar el pelo suelto o atado.

En el caso del único hombre en el grupo, usará zapatos negros.

Con estos acuerdos entre todos, estaremos iguales para que nos

identifiquen como parte del staff y tener un mismo estilo. La vestimenta

elegida, estará acompañada de la insignia realizada para cada uno.

COTOS TOTAL: $0



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Sonido e Iluminación

Durante el evento se va a pasar música con un pendrive (Bill Evans – solo

piano). Luego de la recepción, comenzará a tocar el saxofonista Rodrigo

Clavell. Luego de un periodo de 10 minutos, comenzará el sommelier con la

cata de vinos y degustación. En ese momento no habrá música. Luego volverá

el saxofonista, luego de vuelta el sommelier, el saxofonista nuevamente y cierra

las actividades del evento el sommelier. Finalizada esta etapa, se procederá al

sorteo, dónde volveremos a poner Bill Evans, mediante el pendrive en el

sistema de sonido del SUM.

El lugar cuenta con un home theater (nos aseguramos de que funcione

correctamente) que es lo que utilizaremos toda la noche, ya sea por la música

que pasaremos, o por el video que se va a pasar de fondo en el televisor y

vamos a contar con la iluminación del lugar.

COTOS TOTAL: $0


COSTO TOTAL FINAL: $0



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Saxofonista (Rodrigo Clavell)

Rodrigo Clavell.

CABA (Buenos Aires)

Estudió Técnico Profesional en Saxofón (CSMMF)

Tiene Más de 2 años de experiencia impartiendo

clases particulares

Músico cesionista, de eventos, profesor y alumno, abierto al intercambio.

Todos tienen distintas posibilidades, es importante conocer las propias

(Rodrigo Clavell).

Durante la velada dará un show de jazz de un total de cuarenta minutos de

duración. La actuación del saxofonista contratado constará de cuatro

bloques de diez minutos cada uno, que se intercalarán con los cuatro

bloques de diez minutos de la cata de vinos. Primero comenzará el

saxofonista y luego seguirá la cata de vinos; luego el segundo bloque del

saxofonista, seguido del segundo bloque de la cata de vinos; el tercer

bloque del saxofonista seguido de la cata de vinos y para finalizar; el último

bloque del saxofonista y la última cata de vinos.

El show consistirá en que el saxofonista, Rodrigo Clavell, haga un repertorio

melódico de jazz únicamente con su saxofón. Tocará de pie.

COTOS TOTAL: $600



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GRÁFICA

Redacción y armado de invitaciones (diseño y distribución) y demás

piezas gráficas

La gráfica del evento nos la imprimirá gratuitamente la tía de Micaela en el

trabajo.

Flyer:

Distribución: El panel A3 (anexo al Trabajo Práctico Final), estará ubicado en la

puerta del Salón donde se desarrollará el evento.

Los flyer estarán ubicados en la puerta del SUM, al lado del Panel; en la puerta

de acceso a las escaleras que conduce al SUM como señalética, dentro del

SUM (en el frente, al costado de la televisión) y en la presentación del Trabajo

Práctico Final.

Panel: anexo al trabajo práctico.


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Invitación (modelo): se repartirán 30 invitaciones a los invitados, para que

cada uno tenga el recuerdo del evento. El resto las enviaremos vía mail y a

través de un inbox en Facebook. Las invitaciones serán personalizadas. Cada

integrante se encargará de su propia convocatoria y de llegar a los 6 invitados.

En total serán 30 personas las que participarán de “Saveurs de Vin”.

Insignias Staff Insignias Invitados

COTOS TOTAL: $0



20

Fotógrafo

Antes, durante y después del evento habrá un fotógrafo disponible para retratar

todos los momentos del mismo, el encargado de esta actividad será el primo de

Julieta Pellegrini, el cual se ofreció a participar como fotógrafo sin cobrarnos.

Gracias a esta ayuda, destinaremos el presupuesto pensado para las fotos, al

catering. Una vez finalizado el evento, el primo de nuestra compañera nos

pasará las fotos de forma digital para que cada uno tenga el recuerdo de la

noche de Saveurs de vin.

COTOS TOTAL: $0



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Sommelier

Para dos de las actividades del evento, contratamos un sommelier que va a

estar a cargo de la cata de vinos y de realización de una degustación

(maridaje) que concuerde con cada tipo.

El nombre del sommelier es Octavio Aizenman, tiene 26 años, es estudiante de

la Escuela Argentina de Vinos y está pronto a recibirse en la carrera como

Sommelier. Lo contactamos a través de una recomendación de la mamá de

una compañera de equipo, por su buen desempeño en un curso en la Escuela

donde estudia.

Tuvimos una primera entrevista con él, para que nos explique y nos oriente en

nuestro evento. Hablamos de las proporciones y tipo de aperitivos necesarios

para el maridaje, los tipos y cantidad de vinos que hay que comprar para la

cantidad de invitados al evento (30), el tipo de copa necesaria para la

degustación (afnor) y la planificación y organización de la charla (4 bloques de

10 minutos). En estas charlas, Octavio Aizenman, explicará cada vino y dirá

sus propiedades, la cosecha, de dónde proviene y con qué se marida.

COTOS TOTAL: $1800



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Mobiliario

El mobiliario que utilizaremos será el que incluye el alquiler del SUM.

Tendremos a nuestra disposición para el armado del evento lo siguiente: tres

mesas blancas rectangulares de seis personas cada una, treinta y cinco sillas

blancas, una mesa blanca redonda (baja y chica), una mesa ovalada blanca

(baja y larga), dos sillones blancos individuales, un home theatre y una

televisión con sus respectivos controles remotos.

COTOS TOTAL: $0



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Honorarios

Generalmente, por los honorarios de un OPE se podría cobrar un honorario

alrededor del 10%. Pero en este caso, el costo de los honorarios es de $0

(pesos argentinos), ya que va a ser un evento organizado por un grupo de

alumnos de la Universidad de Palermo. Los mismos realizarán el evento para la

carrera Organización de Eventos IV como fin de cursada para finalmente

recibirse.

Las tareas que los OPE realizarán serán:

Planificación y coordinación del evento (pre-evento, desarrollo del evento

y post-evento).

Confeccionar el cronograma, Timing y MAM.

Búsqueda de locación que se ajuste a las necesidades del evento

Contratación y entrevistas con los proveedores.

Evaluación de resultados del evento, con el equipo de trabajo y con los

proveedores.

COTOS TOTAL: $0



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Imprevistos

Los imprevistos en un evento, se estiman entre un cinco y un diez por ciento

del subtotal del presupuesto del evento.

Para las copas afnor que alquilamos, tuvimos que pagar $500 de garantía.

En nuestro caso, no contaremos con un porcentaje para imprevistos. Si antes,

durante o después del evento llegamos a romper algo, haremos un fondo

común con nuestro dinero, para cubrir dichos daños


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Fotos

Antes del evento

Armado para la carpeta del jurado


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Preparación del catering


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SUM

Escaleras que derivaban al SUM en el subsuelo

Ascensores, parte del subsuelo.


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Baños, subsuelo

Entrada al SUM


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SUM (sin modificar el mobiliario)


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Cocina (antes de la preparación del catering)


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Cocina (preparación del catering)


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Ambientación del SUM


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Fotos durante el evento


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Fotos Grupales


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trabajo práctico final organización de eventos iv...

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