trabajo mejora en la toma de decisiones
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UNIVERSIDAD INTERAMERICANA DE PANAMÁ
Postgrado en Alta Gerencia
TEMA: MEJORA EN LA TOMA DE DECISIONES
Facilitador: Antonio Ayala
Alumnos: ÁBREGO MARITZA
CASTRO NATALY
JIMÉNEZ LISSETE
GERALDINE
SHIARA
SANSON CHUN
Panamá, 21 de marzo de 2011
CONTENIDO
Introducción
1. Toma de Decisiones y Sistemas de Información.
1.1. Valor de Negocios de una Toma de Decisiones Mejorada.1.2. Tipos de Decisiones.1.3. El Proceso de la Toma de Decisiones.1.4. Gerentes y Toma de Decisiones en la Vida Real.
2. Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones.
2.1. Sistemas de Información Gerencial (MIS).2.2. Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS).2.3. Valor de Negocios de los DSS.2.4. Visualización de Datos y Sistemas de Información Geográfica (GIS).2.5. Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones del Cliente Basado en la Web.
3. Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS).
3.1. El Rol de los Sistemas de Apoyo a Ejecutivos en la Empresa.3.2. Valor de Negocios de los Sistemas de Apoyo a Ejecutivos.3.3. Sistemas de Apoyo a Ejecutivos y la Empresa Digital.
4. Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones en Grupo (GDSS).
4.1. ¿Qué es un GDSS?4.2. Panorama de una reunión con un GDSS.4.3. Valor de Negocios de un GDSS.
Conclusión
Recomendaciones
Bibliografía
INTRODUCCIÓN
En esta era de constante evolución en el mercado y en la tecnología, los administradores
deben de estar en constante cambio para sobrevivir y prosperar en el futuro. Las
empresas se enfrentan a demandas cambiantes por parte de su mercado y por lo cual,
deben de buscar la forma de lograr su cumplimiento y satisfacción para estar a la cabeza
en comparación con su competencia.
La responsabilidad de mantener a una empresa en el nivel competitivo adecuado, es de
una correcta administración logrando un alto nivel de productividad. La administración es
un proceso donde los objetivos son alcanzados utilizando los recursos necesarios. Y la
productividad es la mayor preocupación de una empresa porque determinará el bienestar
de todos los miembros. Todo esto, depende un correcto desempeño de las funciones
administrativas (planeación, organización, dirección y control) y para esto se somete a un
proceso continuo de Toma de Decisiones.
La Toma de Decisión, es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre una o
más alternativas. Todos los días de nuestra vida tenemos que tomar decisiones. Algunas
decisiones tienen su importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras que
otras son gravitantes de ellas. Para el decisor, el proceso de Toma de Decisión es sin duda
una de las mayores responsabilidades.
A través de este trabajo recopilamos información más resaltante sobre: La toma de
decisión y su puesta en práctica, tipos de decisiones, el proceso de la toma de decisiones,
sistemas de apoyo a la toma de decisiones (individual y a nivel grupal) y el valor de
negocios de los sistemas usados a la mejora en la toma de decisiones, toda esta
información es necesaria para que podamos analizar mejor las alternativas a futuras
soluciones de problemas y poder seleccionar la mejor opción de todas de manera tal que
nuestra porcentaje de error sea mínimo al decidir sobre algo y tener mayores ingresos con
nuestras buenas decisiones.
El proceso de Toma de Decisiones es crucial, ya que de eso depende la creación de una
ventaja competitiva en el mercado. Este tema es indispensable sobre todo en las
empresas o negocios ya que una decisión mal tomada, puede llevarnos a un mal término.
Por tal razón, las personas encargadas de la Toma de Decisiones, deben estar capacitadas
y saber ampliamente todas las características y pasos de este proceso que describimos a
continuación paso por paso.
1. Toma de Decisiones y Sistemas de Información.
La toma de decisiones en las empresas solía ser responsabilidad exclusiva de la
administración. En la actualidad, empleados de niveles inferiores son responsables de
algunas de estas decisiones, a medida que los sistemas de información ponen la
información a disposición de los niveles inferiores de la empresa.
1.1. Valor de Negocios de una Toma de Decisiones Mejorada.
El objetivo general del desempeño de toda organización es el de Crear Valor Económico, y
es por lo tanto el objetivo último global que debe lograr toda decisión gerencial. Las malas
decisiones destruyen valor y es más notorio es organizaciones pequeñas que cuentan con
menos capacidades acumuladas para soportar un perdida en el valor económico. Los
buenos negocios que crean valor son el resultado de buenas decisiones y el uso eficiente y
efectivo de los recursos y capacidades.
Buenos Negocios = Buenas Decisiones + Recursos y Capacidades
Debido al vertiginoso entorno globalizado con clientes más exigentes y mayores
competencias, las buenas decisiones no pueden asegurar buenos resultados a futuro, pero
son una protección posible contra los malos resultados.
Como objetivos intermedios para crear valor se encuentran lograr competencias
sostenibles en el tiempo y en el aspecto funcional fomentar competencias esenciales en
las actividades internas.
Con esto se desecha la idea tradicional de evaluar el desempeño en términos netamente
financieros que es de mayor interés para los dueños, la rentabilidad es un resultado
retrospectivo que comunica lo que se ha hecho en el pasado. Las nuevas decisiones deben
ser el resultado de un proceso que debe considerar una perspectiva hacia el futuro y el
entorno atendiendo no sólo los intereses de los dueños sino que además considerar los
intereses presentes de los clientes, el aprendizaje dentro de la organización y los procesos
internos orientados al cliente. De esta forma se estará atendiendo los factores que inciden
en el resultado financiero.
1.2. Tipos de Decisiones.
Las decisiones se clasifican como estructuradas, semi-estructuradas y no estructuradas.
Decisiones Estructuradas: Son aquellas que se toman frecuentemente, es decir son
repetitivas y se convierte en una rutina tomarlas; como el tipo de problemas que resuelve
y se presentan con cierta regularidad ya que se tiene un método bien establecido de
solución y por lo tanto ya se conocen los pasos para abordar este tipo de problemas, por
esta razón, también se las llama decisiones programadas. La persona que toma este tipo
de decisión no tiene la necesidad de diseñar ninguna solución, sino que simplemente se
rige por la que se ha seguido anteriormente.
Las decisiones estructuradas se toman de acuerdo con políticas, procedimientos o reglas,
escritas o no escritas, que facilitan la toma de decisiones en situaciones recurrentes
porque limitan o excluyen alternativas.
Las decisiones estructuradas se usan para abordar problemas recurrentes. Sean complejos
o simples. Si un problema es recurrente y si los elementos que lo componen se pueden
definir, pronosticar y analizar, entonces puede ser candidato para una decisión
estructurada.
En cierta medida, las decisiones estructuradas limitan nuestra libertad, porque la persona
tiene menos espacio para decidir qué hacer. No obstante, el propósito real de las
decisiones estructuradas es liberarnos. Las políticas, las reglas o los procedimientos que
usamos para tomar decisiones programadas nos ahorran tiempo, permitiéndonos con ello
dedicar atención a otras actividades más importantes.
Decisiones Semi-estructuradas: Su rasgo característico es que la fase de inteligencia no se
puede formalizar, no se puede establecer un método para detectar el problema, pero una
vez detectado el problema ya se pueden establecer modelos matemáticos en las fases de
diseño y elección. Ejemplos: los planes de renovación de equipos. Esto correspondería con
las decisiones tácticas, aunque algunas de las decisiones estratégicas pueden ser semi-
estructuradas como pueden ser la decisión de fusionar.
Decisiones No Estructuradas: son aquellas en las cuales el encargado de la toma de
decisiones debe aportar buen juicio, evaluación y entendimiento para solucionar el
problema. Son decisiones que se toman en problemas o situaciones que se presentan con
poca frecuencia, o aquellas que necesitan de un modelo o proceso específico de solución,
por ejemplo: “Lanzamiento de un nuevo producto al mercado”, en este tipo de decisiones
es necesario seguir un modelo de toma de decisión para generar una solución específica
Características de la Decisión
No estructuradas
Semi-estructuradas
Estructurada
Ejemplos de Decisiones
Decidir la entrada o salida de un mercado.
Diseñar un nuevo sitio Web corporativo.
Reabastecer el inventario.
para este problema en concreto. Las decisiones no estructuradas abordan problemas poco
frecuentes o excepcionales. Si un problema no se ha presentado con la frecuencia
suficiente como para que lo cubra una política o si resulta tan importante que merece
trato especial, deberá ser manejado como una decisión no estructurada. Problemas como
asignar los recursos de una organización, qué hacer con una línea de producción que
fracasó, cómo mejorar las relaciones con la comunidad –de hecho, los problemas más
importantes que enfrentará el gerente –, normalmente, requerirán decisiones no
estructuradas.
Dirección general
Gerencia de operaciones, empleados individuales y equipos.
Gerencia Intermedia
1.3. El Proceso de la Toma de Decisiones.
La toma de una decisión implica un proceso de varios pasos. Simon (1960) describió
cuatro etapas diferentes en la toma de decisiones: inteligencia, diseño, elección e
implementación.
La inteligencia: consiste en descubrir, identificar y comprender los problemas que ocurren
en la organización – por qué se presenta un problema, dónde y qué efectos tiene en la
empresa.
El diseño: implica identificar y explorar diversas soluciones para el problema.
La elección: consiste en seleccionar alguna de las alternativas de solución.
La implementación: involucra hacer que la alternativa elegida funcione y continuar
vigilando qué tan bien se desempeña la solución.
1.4. Gerentes y Toma de Decisiones en la Vida Real.
Los sistemas de información no pueden mejorar todos los tipos de decisiones que se
toman en una organización.
Roles Administrativos. Los gerentes desempeñan roles claves en las organizaciones, sus
responsabilidades abarcan desde la toma de decisiones, la elaboración de informes, la
asistencia a reuniones, hasta la organización de las fiestas de cumpleaños.
- Modelo clásico de administración: planeación, organización, coordinación, decisión
y control, esta descripción de las actividades de los gerentes dominó la
administración durante un largo periodo y aún es popular en nuestros días. Este
modelo describe las funciones administrativas formales pero no aborda lo que
hacen exactamente los gerentes cuando planifican, toman decisiones y controlan
el trabajo de los demás.
- Modelo del comportamiento: indican que el comportamiento real de los gerentes
parece ser menos sistemático, más informal, menos reflexivo, más reactivo y
menos formalmente organizado de lo que el modelo clásico nos ha hecho creer.
Los roles administrativos son expectativas de las actividades que los gerentes deben
desempeñar en una organización.
- Roles Interpersonales: los gerentes actúan como representantes de la empresa
ante el mundo exterior y realizan tareas simbólicas, como otorgar premios a los
empleados. Actúan como líderes y procuran motivar, aconsejar y apoyar a sus
subordinados. Actúan como enlaces entre los diversos niveles de la organización;
dentro de cada uno de estos niveles sirven como enlaces entre los miembros del
equipo administrativo. Los gerentes asignan tiempo y favores, por los que esperan
ser correspondidos.
- Roles Informativos: actúan como los centros nerviosos de sus organizaciones,
recibiendo la información más concreta y actualizada, y redistribuyéndola a
quienes necesitan estar enterados de ella. Son distribuidores de información y
voceros de sus organizaciones.
- Roles de Decisión: actúan como emprendedores al iniciar nuevos tipos de
actividades, manejan los disturbios que se presenten en la organización, asignan
recursos a miembros del personal que los requieran, negocian conflictos y sirven
de intermediarios entre grupos en conflicto.
Los sistemas de información no son útiles para todos los roles administrativos. Y en
aquellos roles administrativos donde los sistemas de información pueden mejorar las
decisiones, las inversiones en tecnología de información no siempre producen resultados
positivos. Existen tres razones principales:
- Calidad de la Información: las decisiones de alta calidad requieren información de
alta calidad. Si la salida de los sistemas de información no satisface estos criterios
de calidad, la toma de decisiones tendrá problema.
- Filtros administrativos: incluso con información oportuna y precisa, algunos
gerentes toman malas decisiones. Los gerentes absorben la información a través
de una serie de filtros para darle sentido al mundo que los rodea. Los gerentes
tienen atención selectiva, se enfocan en ciertos tipos de problemas y soluciones, y
tienen una diversidad de predisposiciones que rechazan información que no se
apega a sus ideas previas.
- Inercia y Políticas de la organización: las organizaciones son burocracias con
capacidades y aptitudes limitadas para actuar de manera decisiva. Cuando cambia
el entorno y las empresas necesitan adoptar nuevos modelos de negocios para
sobrevivir, grandes fuerzas dentro de las organizaciones presentan resistencia a la
toma de decisiones encaminada a realizar cambios mayores. Estudios de
reestructuración de negocios han encontrado que las empresas tienden a ignorar
el desempeño deficiente hasta que sienten la amenaza de que otra empresa las
adquiera, y sistemáticamente culpan de este pobre desempeño a las fuerzas
externas que están más allá de su control, como las condiciones económicas, la
competencia extranjera y los incrementos de precios, en lugar de culpar a la
dirección general o a la gerencia media por no haber detectado este desempeño
deficiente.
2. Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones.
Son sistemas especializados que proporcionan un entorno electrónico en grupo en el cual
los gerentes y los equipos pueden tomar decisiones y diseñar soluciones de manera
colectiva para problemas no estructurados y semi-estructurados.
2.1. Sistemas de Información Gerencial (MIS).
El análisis de las necesidades y fuentes de información resultan importantes para
cualquier SI, pero son particularmente fundamentales para los sistemas de
información gerencial (SIG). Desde el surgimiento de dicho término han existido un
gran número de definiciones que acentúan alguno que otro aspecto (Nestel, 1991,
Gijsbers, 1991 Laudon y Laudon, 1996). Una definición aplicable a nuestro sector
(Bolívar y otros, 1997) sería "Un SIG es una base de datos actualizada y un sistema de
análisis y evaluación para proporcionar a los actores del proceso de investigación
(investigadores y gerentes) y sus clientes, información oportuna sobre insumos,
actividades y resultados de la investigación para apoyar la toma de decisiones
apropiadas". Un SIG puede estructurarse según las funciones organizacionales que
apoya y que varían de acuerdo con la misión y el formato de las instituciones, no
existiendo por lo tanto un patrón único para todas ellas. Para una organización de
investigación agropecuaria las funciones pueden ser descritas a través del modelo de
análisis de contexto, insumos, procesos y productos, modelo que podría ser adaptado
para cualquier tipo de organización de investigación, sin embargo quizás no resultara
idóneo para instituciones comerciales . Los SIG no solamente están destinados a
proporcionar información, sino también capacidades de comunicación electrónicas,
análisis de datos y organización (Watson et al.,1991), de manera tal que favorezca el
proceso de toma de decisiones. Las redes y los nuevos enfoques para almacenar y
acceder datos hoy en día han madurado, permitiéndose de manera sencilla el uso
compartido de los datos y el procesamiento rápido de los mismos debido al poder de
cómputo alcanzado y la visualización en formatos gráficos en formas fáciles de
entender. Los SIG actuales deben permitir que la información pueda ser tabulada y
copiada o exportada hacia otras herramientas que favorezcan el análisis de los datos,
dando más posibilidades tanto a los directivos como a los empleados que se
encuentran distanciados del máximo nivel de dirección (Laudon y Laudon, 1996).
Quedaría entonces garantizar que el dato que se registra esté lo más cercano posible
al tiempo real en que se ejecutan los procesos. En resumen, los SIG ayudan a los
directivos y empleados con problemas estructurados que ocurren generalmente a
nivel táctico y le proporcionan datos de fuentes internas y externas, así como un
entorno generalizado de computación y de comunicaciones que puede ser aplicado a
un conjunto diverso de problemas. Ayudan a hacer pronósticos de tendencias e
identifican oportunidades, al mismo tiempo que ayudan a detectar problemas en la
ejecución de los procesos establecidos. Facilitan el seguimiento del desempeño
organizacional e incrementan el control de los diferentes niveles de dirección para
apoyar que la toma de decisiones sea coordinada, pero descentralizada y que ocurra
en los niveles operativos más bajos de la institución.
Desarrollo de un SIG en un centro de investigación agropecuaria.
Identificación de las necesidades de información:
Se diseñó y aplicó una encuesta abierta a los directivos y líderes científicos del centro,
agrupada en tres preguntas básicas, dirigidas a conocer la información que requiere y
la que genera. En las mismas se especificaban 30 Aspectos Generales, los cuales se
corresponden con los objetivos centrales. Para la información identificada se debe
definir por el directivo, su nivel de Jerarquización, la Frecuencia de actualización y el
Destino de la misma. La desagregación de cada uno de estos aspectos es la siguiente:
Jerarquización Imprescindible para poder tomar decisiones
Importante conocer para el proceso de toma de
decisiones
Periodicidad Se = Semanal Q = Quincenal
M = Mensual T = Trimestral
Sm = Semestral A = Anual
Destino D = Directores T = Jefes de Temas
G = Jefes de Grupos P = Líderes de proyectos
Se realizó el procesamiento de la información obtenida y se obtuvieron las
frecuencias (Total, Prioridad y Periodicidad), después de integrar las respuestas
semejantes, observándose un total de 113 aspectos divididos según su frecuencia
de la siguiente forma:
Frecuencia Cantidad de
aspectos
%
=> 20 16 14%
15 – 19 10 9%
10 – 14 11 10%
5 – 9 17 15%
1 – 4 59 52%
Se procedió a la caracterización de esta información, a partir de los siguientes
aspectos, tomados de entrevistas a los responsables de cada una de estas
informaciones en el centro:
Existe actualmente Si o No
Estado de la información Manuscrita, electrónica (en que Sistema) e
impresa.
Periodicidad de recogida y aparición diaria, semanal, quincenal, mensual,
semestral y anual
Fuente de la información Fuente primaria. Periodicidad de la fuente
primaria, forma de los datos, niveles de
manejo de la información.
Quien procesa la información en el CENSA. Individuo y Dirección
Caracterización del Sistema:
Se concibió, en una primera fase, estructurar un Sistema para el Soporte de
Decisiones (Villar de francos y Villar, 2000), dirigido a la planificación operativa, con
información exacta, confiable y fácil de obtener, fundamentalmente con
información interna de la organización y con efecto a corto plazo. La idoneidad de
la toma de decisiones estará en función de la preparación, experiencia e
información que posea el directivo.
El Sistema tiene como objetivos, el facilitar la toma de decisiones a partir de
informaciones necesarias actualizadas, así como ampliar y mejorar el uso de la
Intranet del centro e incrementar la productividad administrativa.
Se definieron los principios básicos del Sistema, que se resumen en:
Comunidad de intereses: De todos y para todos
Carácter sistémico: Interrelación de las informaciones. Integración
Confidencialidad: Informaciones con diferentes niveles de acceso
Utilidad: Información relevante para la organización
Patrocinio del CAG: Apoyo y control
Responsabilidad individual compartida: Cada uno es responsable de la información
que se introduce al sistema y del uso y divulgación que se dé a la información
disponible en el mismo.
Igualmente, se definen varios aspectos que caracterizan la información a poner a
disposición de los directivos del centro. Entre ellos podemos resaltar los siguientes:
Actualización sistemática: La necesaria actualización permanente de la
información.
Capacidad de análisis: Información directa, estudios históricos e indicadores de
comportamiento.
Disponibilidad: Información disponible permanentemente, de forma interactiva
y de fácil explotación.
Seguridad y Protección: Medidas para la seguridad de la información contenida.
Aseguramiento de la calidad: Garantizar la calidad de la información que se
introduce al Sistema.
Evaluación sistemática del impacto: Conocer el nivel de uso y explotación del
Sistema en los directivos del centro, mediante encuestas de opinión.
La estructura del Sistema desarrollado la catalogamos del tipo de Red, según define
Merino (2003).
Organización del Sistema:
Se definieron los Administradores de Contenido (Villán, 2000), que son los
responsables de ubicar en la IntraNet las informaciones identificadas. Se concibió
una primera fase para el establecimiento del Sistema y la estructuración de las
informaciones más solicitadas por los directivos. Se definieron dos formas de
presentación de dichas informaciones, bases de datos y otros formatos
reconocidos. Las informaciones se han estructurado en tres formatos diferentes:
Se puede escoger lo que se quiere y de qué forma se quiere. Tiene filtros y
posibilidades de gráficos.
Información directa. Se escogen criterios generales (Año, etc.). Se obtiene un
documento (en su mayoría pdf) o listado en HTML.
Interactivo. Se introduce información por el usuario, que alimenta
automáticamente el Sistema.
Con las acciones planificadas se garantizó tener cubiertas en un año, más del 75%
de las informaciones solicitadas por nuestros directivos.
Se trabaja actualmente en una segunda fase de desarrollo del Sistema, dirigida a la
incorporación de informaciones estratégicas, es decir, de importancia a más largo
plazo. En este sentido, se identifica la información externa necesaria para iniciar su
búsqueda e introducción al Sistema.
Métodos de seguridad y control de la calidad de la información:
Se define como el conjunto de procedimientos y tecnologías asociadas a la
protección y seguridad de la información para la Organización, de forma tal que
asegure la disponibilidad permanente del Sistema, así como el acceso al mismo. En
este sentido, se identificaron cinco aspectos esenciales:
Definición de los sistemas operativos y servidores.
Estabilidad, confiabilidad y redundancia en los servidores.
Salva en soportes auxiliares de la información.
Configuración de usuarios, roles y permisos.
Recuperación ante desastres.
Existen una gran cantidad de factores técnicos y culturales que determinan la
configuración de los elementos básicos que soportarán el mecanismo de seguridad
del sistema. Los elementos identificados y la configuración seleccionada, son:
Elemento Configuración seleccionada
Sistema operativo del
servidor
Windows NT Server o Windows 2000 Server
Servidor de base de datos SQL Server 7 ó SQL Server 2000
Sistema operativo del
cliente
Windows 9x, Windows NT, Windows 2000 ó
Windows XP
Modo de autenticación Autenticación de NT
Protocolo de
comunicación
TCP/IP
Tipo de red Privada (Intranet)
Vía de acceso a los datos Vía web. Deshabilitado el acceso vía Internet
Niveles de permisos En función de los diferentes roles definidos
El sistema cuenta con dos tipos de información una textual y la otra estructurada
en un sistema de base de datos gestionada a través de un servidor. Para la salva de
la información estructurada en base de datos y la información textual se definen
cuatro tipos de salvas: completa y diferencial de la base de datos, la del archivo de
transacciones y la de un archivo o grupo de ellos. Con la salva completa se copian
todas las páginas de la base de datos junto con cualquier parte del archivo de
transacción necesario para hacer el proceso consistente. Por otra parte, la salva
diferencial es mucho más rápida porque solo unas pocas páginas deben ser
copiada. El servidor copiará todas las páginas que han cambiado desde la última
salva completa. En la salva del archivo de transacción de copian todas las
transacciones registradas hasta el momento. En la salva de un archivo o grupo de
ellos se copian todas las páginas que los comprenden.
El Administrador del SIG asociará al sistema todos los grupos del dominio de
Windows que le sean necesario para su funcionamiento y configurará los permisos
de cada grupo sobre cada base de datos y cada uno de sus objetos. El
Administrador de Contenido será el encargado de definir quienes accederán a la
base de datos creada y cuáles serán sus privilegios. En estos momentos, se
definieron 8 grupos de usuarios, desde Usuarios externos hasta Consejo de Alta
Gerencia, los que están actualmente en correspondencia con la información
disponible en el SIG.
Un momento importante de la protección de la información es la recuperación
ante desastres, el cual estará en función de cómo se haya ejecutado el
procedimiento de salva y configuración de usuarios. Las contingencias para un
sistema de información particular deben siempre corresponder a las previstas para
todo el sistema informático de la institución y por lo tanto deben encontrarse
recogidas en el Plan de Contingencia elaborado a tal propósito, pero de carácter
limitado.
Uso e impacto del Sistema:
Se aplicó una encuesta inicial a 55 directivos de los diferentes niveles del centro, la
cual se volvió a aplicar después de un año de uso del SIG. Para favorecer el
desarrollo de las encuesta, se agruparon las distintas informaciones disponibles en
18 grupos. En la segunda encuesta, se observó un aumento en la valoración que le
dan los directivos en 15 grupos, lo que es reflejo del nivel de explotación y
aceptación del Sistema en los distintos jefes.
Igualmente, se efectuó un análisis comparativo del nivel de uso del SIG, del 1er
trimestre de este año 2004 con el 2do semestre del 2003. Se observa un
incremento en el uso del SIG, caracterizado por un mayor promedio diario de
accesos (5847 Vs 3826); una duración promedio de una sesión casi 1 minuto
mayor, y un mayor número promedio de usuarios (145 Vs 105). El número de
errores detectados por el sistema son escasísimos. Se implantó recientemente un
servicio de retroalimentación (quejas, dudas y sugerencias) para los usuarios, que
facilita conocer las dificultades del Sistema y las necesidades de los directivos.
Definición y estructura de un SIG
Un sistema integrado usuario–máquina, el cual implica que algunas tareas son
mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la
máquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración y
las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de
computación y software especializado, procedimientos, manuales, modelos para el
análisis, la planificación, el control y la toma de decisiones, además de bases de
datos.
Planificación y Control
Todas las funciones gerenciales; Planificación, Organización, Dirección y Control
son necesarias para un buen desempeño organizacional. Los Sistemas de
Información Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la
Planificación y el Control. El valor de la información proporcionada por el sistema,
debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos:
Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un
fiel reflejo de la realidad planteada.
Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser
necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran
desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y
oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse
desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una
inacción o decisiones desacertadas.
Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar
relacionada con sus tareas y responsabilidades.
Necesidad de un SIG
¿Por qué es necesario un sistema de información gerencial para una organización?
Las razones pueden ser muchas, pero pueden resumirse en estas:
Oportunidad: Para lograr un control eficaz de una organización, se deben tomar a
tiempo medidas correctivas en caso de ser necesarias, antes de que se presente
una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y
oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse
desbordados por información irrelevante e inútil (redundancia), pues ésta puede
llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
Relevancia: Reducción de costos.
Pasos para analizar un SIG
Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando o deberían utilizar los
distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo,
supervisores, administradores, etc.)
Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o
punto de prestación de servicios.
Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a
desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se
recolecta pero que no se utiliza.
Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar,
registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren
demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qué
formularios y procedimientos necesitan mejorarse.
Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y
registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si
es necesario.
Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular,
analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes
trabajadores
Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas
de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y
utilizar la información.
Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué observar, qué
verificar.
Actividades Principales de los SIG
1.-Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos ,
combinan elementos de los datos, etc.
2.- Proporcionan información en manuales, electromecánicos y computarizados
3.- Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de
Información para Administradores, Sistema de Información de Informes
Financieros Externos.
2.2 Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones (DSS).
Sistemas de Apoyo a la Decisión (DSS) son una clase de sistema de información
computarizado que apoya las actividades de toma de decisiones. DSS son sistemas
interactivos basados en computadoras y subsistemas destinados a ayudar a los
tomadores de decisiones utilizan las tecnologías de comunicaciones, datos,
documentos, conocimientos y / o modelos para completar las tareas del proceso
de decisión.
Sistemas de Soporte a la Decisión se han desarrollado durante los últimos 25 años
a partir de los sistemas mainframe inflexible, a las herramientas de PC aislado, el
modelo cliente / servidor de datos de cucharas, y ahora a alto rendimiento y
aplicaciones empresariales extensible apoyo a las decisiones, a menudo en la
intranet de las organizaciones. Al mismo tiempo, la relación entre el Departamento
de IT y los usuarios ha pasado de tormenta a la cooperativa.
El gran paraguas de los sistemas de apoyo a decisiones (DSS) ha proporcionado
durante mucho tiempo un lugar de reunión de bienvenida para los interesados en
la creación de aplicaciones de software basadas en una mezcla de modelos, análisis
de datos e interfaces de gran alcance. DSS atrae a profesionales, académicos y
estudiantes de una amplia gama de campos, incluyendo los sistemas de
información, investigación de operaciones / ciencias de la administración,
informática, psicología y otras disciplinas de negocios.
El problema: Se ha producido una revolución virtual en términos de hoja de cálculo
de ciencias de la administración y gestión basada en los cursos de operaciones que
parece que han quedado grabadas en las escuelas de negocios. Hojas de cálculo se
han convertido en una plataforma muy capaz para el modelado de decisiones
soporte al usuario final.
Por ejemplo, dentro de Microsoft Excel, esta evolución se ha traducido en la
inclusión de Solver para la optimización, tablas pivote, la conectividad de base de
datos, matemáticas y estadísticas numerosas funciones y el Visual Basic para
Aplicaciones (VBA) lenguaje de programación.
El problema viene de esta imagen en lugar de utilizar las capacidades de gestión
para la toma de decisiones, los gerentes son muy dependientes de las
herramientas de DSS para la toma de decisiones. Podría ser más importante
cuando los gerentes de nuevo tendrán la falta de capacidad de gestión y que será
totalmente dependiente de las herramientas de DSS.
Por lo tanto, podemos hacer preguntas:
¿Cuáles son las razones de que los gerentes están en función tanto de las
herramientas de DSS?
¿Cuál debe ser la proporción óptima de la utilización de ordenadores
personales y habilidades de gestión para la toma de decisiones?
En primer lugar tenemos que entender la toma de decisiones modelo: el conjunto
de actividades que DSS soporte a entornos. Los elementos clave de este modelo
son bastante comunes, e incluyen:
Una toma de decisiones: un individuo o un grupo encargado de tomar una
decisión en particular.
Un conjunto de aportaciones al proceso de toma de decisión: datos,
modelos numéricos o cualitativos para la interpretación de esos datos, la
experiencia histórica con conjuntos de datos similares o similares de toma
de decisión de las situaciones, y diferentes tipos de normas culturales y
psicológicos y las limitaciones asociadas con la toma de decisiones
El proceso de toma de decisión de sí mismo: un conjunto de medidas, más
o menos bien entendidas, para transformar las entradas en salidas en
forma de decisiones,
Un conjunto de resultados de los proceso de toma de decisión, incluidas
las propias decisiones y (idealmente) una serie de criterios para evaluar las
decisiones resultantes del proceso contra el conjunto de necesidades,
problemas o los que ocasionó la toma de decisión de la actividad en el
primer lugar.
Tan pronto como nos fijamos en este modelo, nos damos cuenta de que
hablar de los sistemas de apoyo a las decisiones fuera de un dominio
particular de la toma de decisiones no es particularmente útil.
Si consideramos sólo el calendario en el que una resolución dictada tiene que
ser hecho y los riesgos y limitaciones relacionadas con el proceso de toma de
decisión, se reconocería que existe una gran cantidad de y cuantitativos
diferencia cualitativa entre los organismos gubernamentales, sin fines de
beneficios (PFN) las organizaciones y empresas comerciales. En pocas palabras,
las decisiones comerciales, en conjunto, tienen los plazos más cortos y más
altos los riesgos asociados (incluyendo la extinción) que ya sea del sector
público o sin fines de lucro decisiones, y como tales se requieren más ayuda de
tecnología de la información.
Cómo entornos DSS apoyar la toma de decisiones? entornos DSS apoyar el
modelo genérico de toma de decisiones de arriba en un número de maneras:
En la preparación de decisiones, los entornos DSS proporcionan los datos
necesarios como insumo para el proceso de toma de decisión. Esto es todo
acerca de los datos Mart y los datos de los entornos de almacenamiento en
la actualidad.
En la decisión estructuración, entornos DSS proporcionar herramientas y
modelos para la organización de las entradas de forma que tengan sentido
para enmarcar la decisión. Estas herramientas y modelos no son tablas de
pivote y otros aspectos de la presentación de datos en herramientas de
consulta. Son herramientas de toma de decisiones reales, como el análisis
del árbol de avería, la lógica y el modelo bayesiano basado en la toma de
decisiones basándose en cosas como las redes neuronales.
En desarrollo de los contextos, los entornos DSS volverá a ofrecer las
herramientas, y proveer los mecanismos para capturar información sobre
un circunscripciones decisiones (whos afectados por esta decisión) los
resultados, y sus probabilidades, y otros elementos de la decisión más
grande contexto de la toma.
En la toma de decisiones, los entornos DSS puede automatizar la totalidad
o parte del proceso de toma de decisión y ofrecen evaluaciones sobre la
decisión óptima. Los sistemas expertos y los entornos de inteligencia
artificial pretende hacer esto, pero que funcionan sólo en casos muy
limitados.
En la propagación de decisiones, los entornos DSS tener la información
recogida por los distritos electorales y dependencias y los resultados y los
elementos de la unidad de decisión en los distritos electorales para la
acción.
En la gestión de decisiones, los entornos DSS día inspeccionar los
resultados, semanas y meses después de la decisión para ver si (a) la
decisión se aplicó / reproducidos y (b) si los efectos de la decisión se
esperaba.
Lo que se requiere es-
Escoja la clase de los procesos de decisión que centrarse,
Reducir la gama de insumos, la gama de actividades y las diferencias en los
modelos y métodos,
Lo más importante es entender que la tecnología deja de jugar un papel
significativo en la toma de decisiones, y donde la política se convierte en el
determinante de la calidad y cantidad de la eficacia de toma de decisiones.
Relacionados con el trabajo: En el mismo contexto, debemos entender los
componentes de los sistemas de apoyo a las decisiones (DSS). Componentes de
la DSS Los componentes primarios de un DSS es un sistema de gestión de base
de datos (DBMS), la interfaz de usuario (de diálogo) Subsistema, la base de
conocimientos (Gestión) del subsistema.
· sistema de gestión de base de datos (DBMS): - Un sistema de base de datos de
gestión adecuada debe ser capaz de trabajar tanto con datos que son internas a la
organización y los datos que son externos a ella.
Base de datos
Sistema de gestión de base de datos
directorio de datos (base de datos debe contener datos sobre las tablas y
todos los demás objetos)
Consulta de instalaciones
La interfaz de usuario (de diálogo) Subsistema de: - la generación de diálogo y
sistema de gestión está diseñado para satisfacer la representación del
conocimiento y el control y requisitos de la interfaz.
La información típica que una solicitud de apoyo a la decisión podría reunir y
presentar sería la siguiente:
Acceso a todos sus activos de información actuales, incluyendo el legado y
las fuentes de datos relacionales, cubos, depósitos de datos y data marts.
Las consecuencias de alternativas de decisión diferentes, teniendo en
cuenta la experiencia adquirida en un contexto que se describe.
Proyección de las cifras de ingresos basadas en las nuevas ventas de
productos suposiciones.
La base de conocimientos (Gestión) Subsistema - Un sistema basado en
conocimiento, es un programa de computadora que contiene algunos de los
conocimientos de la materia específica de uno o varios expertos humanos. La
forma más común de los sistemas expertos es un programa formado por un
conjunto de normas que analizan la información (normalmente suministrados por
el usuario del sistema) de una clase específica de problemas. Un término
relacionado es asistente. Un asistente es un programa informático interactivo que
ayuda a los usuarios resuelve un problema. Los sistemas de conocimiento basada
son expertos en el dominio de aplicación específico.
El objetivo de KBMS es crear, organizar y poner a disposición de información sobre
conocimientos importantes en el contexto de los procedimientos, la previsión. La
tecnología clave es la minería de datos. Minería de datos (DM) es el proceso de
búsqueda automática de grandes volúmenes de datos para los patrones de las
reglas de asociación.
Estos sistemas proporcionan-
Proporciona experiencia en la solución de complejos problemas y semi-
estructurados no estructurados los conocimientos técnicos proporcionados por un
sistema experto o de otro tipo inteligente systemn avanzada DSS tener un
conocimiento base (de gestión) componentn conduce a la inteligente DSSn
Ejemplo: la minería de datos Tipos de DSS DSS puede tener estrechos, así como
una amplia sentido. Un DSS sentido estricto es la función específica orientada DSS
o la industria y en el otro lado, el DSS propósito más general son los generadores
de DSS. Hay seis categorías basadas en la tecnología basada en componentes
Comunicación impulsada
Conocimiento impulsada
Model Driven
Documento Impulsado
Guiados por datos
2.3. Valor de Negocios de los DSS.
Los DSS se han vuelto muy potentes y sofisticados, proporcionando información
detallada para las decisiones que permiten a la empresa coordinar con precisión los
procesos de negocios tanto internos como externos. Algunos de estos DSS están
ayudando a las empresas con las decisiones relativas a la administración de las
relaciones con el cliente o a la administración de la cadena de suministro.
Algunos DSS aprovechan los datos a nivel de toda la compañía que proporcionan los
sistemas empresariales. Los DSS actuales también pueden aprovechar las capacidades
interactivas de la Web para proporcionar herramientas de apoyo a la toma de
decisiones tanto a los empleados como a los clientes.
2.4. Visualización de Datos y Sistemas de Información Geográfica (GIS).
Es una integración organizada de hardware, software y datos geográficos diseñada
para capturar, almacenar, manipular, analizar y desplegar en todas sus formas la
información geográficamente referenciada con el fin de resolver problemas complejos
de planificación y gestión. También puede definirse como un modelo de una parte de
la realidad referido a un sistema de coordenadas terrestre y construido para satisfacer
unas necesidades concretas de información. En el sentido más estricto, es cualquier
sistema de información capaz de integrar, almacenar, editar, analizar, compartir y
mostrar la información geográficamente referenciada. En un sentido más genérico, los
SIG son herramientas que permiten a los usuarios crear consultas interactivas, analizar
la información espacial, editar datos, mapas y presentar los resultados de todas estas
operaciones. La tecnología de los Sistemas de Información Geográfica puede ser
utilizada para investigaciones científicas, la gestión de los recursos, gestión de activos,
la arqueología, la evaluación del impacto ambiental, la planificación urbana, la
cartografía, la sociología, la geografía histórica, el marketing, la logística por nombrar
unos pocos. Por ejemplo, un SIG podría permitir a los grupos de emergencia calcular
fácilmente los tiempos de respuesta en caso de un desastre natural, el SIG puede ser
usado para encontrar los humedales que necesitan protección contra la
contaminación, o pueden ser utilizados por una empresa para ubicar un nuevo negocio
y aprovechar las ventajas de una zona de mercado con escasa competencia.
Funcionamiento de un SIG
Un Sistema de Información Geográfica puede mostrar la información en capas
temáticas para realizar análisis multicriterio complejos.
El SIG funciona como una base de datos con información geográfica (datos
alfanuméricos) que se encuentra asociada por un identificador común a los objetos
gráficos de un mapa digital. De esta forma, señalando un objeto se conocen sus
atributos e, inversamente, preguntando por un registro de la base de datos se
puede saber su localización en la cartografía. La razón fundamental para utilizar un
SIG es la gestión de información espacial. El sistema permite separar la información
en diferentes capas temáticas y las almacena independientemente, permitiendo
trabajar con ellas de manera rápida y sencilla, y facilitando al profesional la
posibilidad de relacionar la información existente a través de la topología de los
objetos, con el fin de generar otra nueva que no podríamos obtener de otra forma.
Las principales cuestiones que puede resolver un Sistema de Información
Geográfica, ordenadas de menor a mayor complejidad, son:
Localización: preguntar por las características de un lugar concreto.
Condición: el cumplimiento o no de unas condiciones impuestas al sistema.
Tendencia: comparación entre situaciones temporales o espaciales distintas de
alguna característica.
Rutas: cálculo de rutas óptimas entre dos o más puntos.
Pautas: detección de pautas espaciales.
Modelos: generación de modelos a partir de fenómenos o actuaciones simuladas.
Por ser tan versátiles, el campo de aplicación de los Sistemas de Información
Geográfica es muy amplio, pudiendo utilizarse en la mayoría de las actividades con un
componente espacial. La profunda revolución que han provocado las nuevas
tecnologías ha incidido de manera decisiva en su evolución.
Técnicas utilizadas en los Sistemas de Información Geográfica
La teledetección es una de las principales fuentes de datos para los SIG. En la
imagen artística una representación de la constelación de satélites RapidEye.
Las modernas tecnologías SIG trabajan con información digital, para la cual existen
varios métodos utilizados en la creación de datos digitales. El método más utilizado
es la digitalización, donde a partir de un mapa impreso o con información tomada
en campo se transfiere a un medio digital por el empleo de un programa de Diseño
Asistido por Ordenador (DAO o CAD) con capacidades de georreferenciación.
Dada la amplia disponibilidad de imágenes orto-rectificadas (tanto de satélite y
como aéreas), la digitalización por esta vía se está convirtiendo en la principal
fuente de extracción de datos geográficos. Esta forma de digitalización implica la
búsqueda de datos geográficos directamente en las imágenes aéreas en lugar del
método tradicional de la localización de formas geográficas sobre un tablero de
digitalización.
La representación de los datos
Los datos SIG representan los objetos del mundo real (carreteras, el uso del suelo,
altitudes). Los objetos del mundo real se pueden dividir en dos abstracciones:
objetos discretos (una casa) y continuos (cantidad de lluvia caída, una elevación).
Existen dos formas de almacenar los datos en un SIG: raster y vectorial.
Los SIG que se centran en el manejo de datos en formato vectorial son más
populares en el mercado. No obstante, los SIG raster son muy utilizados en
estudios que requieran la generación de capas continuas, necesarias en fenómenos
no discretos; también en estudios medioambientales donde no se requiere una
excesiva precisión espacial (contaminación atmosférica, distribución de
temperaturas, localización de especies marinas, análisis geológicos, etc.).
Raster: Un tipo de datos raster es, en esencia, cualquier tipo de imagen digital
representada en mallas. El modelo de SIG raster o de retícula se centra en las
propiedades del espacio más que en la precisión de la localización. Divide el
espacio en celdas regulares donde cada una de ellas representa un único valor.
Interpretación cartográfica vectorial (izquierda) y raster (derecha) de elementos
geográficos.
Cualquiera que esté familiarizado con la fotografía digital reconoce el píxel como la
unidad menor de información de una imagen. Una combinación de estos píxeles
creará una imagen, a distinción del uso común de gráficos vectoriales escalables
que son la base del modelo vectorial. Si bien una imagen digital se refiere a la
salida como una representación de la realidad, en una fotografía o el arte
transferidos a la computadora, el tipo de datos raster reflejará una abstracción de
la realidad. Las fotografías aéreas son una forma comúnmente utilizada de datos
raster con un sólo propósito: mostrar una imagen detallada de un mapa base sobre
la que se realizarán labores de digitalización. Otros conjuntos de datos raster
contendrá información relativa a elevaciones (un Modelo Digital del Terreno), o de
reflexión de una particular longitud de onda de la luz (las obtenidas por el satélite
LandSat), etc. Los datos raster se compone de filas y columnas de celdas, cada
celda almacena un valor único. Los datos raster pueden ser imágenes (imágenes
raster), con un valor de color en cada celda (o píxel). Otros valores registrados para
cada celda puede ser un valor discreto, como el uso del suelo, valores continuos,
como temperaturas, o un valor nulo si no se dispone de datos. Si bien una trama
de celdas almacena un valor único, estas pueden ampliarse mediante el uso de las
bandas del raster para representar los colores RGB (rojo, verde, azul), o una tabla
extendida de atributos con una fila para cada valor único de células. La resolución
del conjunto de datos raster es el ancho de la celda en unidades sobre el terreno.
Los datos raster se almacenan en diferentes formatos, desde un archivo estándar
basado en la estructura de TIFF, JPEG, etc. a grandes objetos binarios (BLOB), los
datos almacenados directamente en Sistema de gestión de base de datos. El
almacenamiento en bases de datos, cuando se indexan, por lo general permiten
una rápida recuperación de los datos raster, pero a costa de requerir el
almacenamiento de millones registros con un importante tamaño de memoria. En
un modelo raster cuanto mayores sean las dimensiones de las celdas menor es la
precisión o detalle (resolución) de la representación del espacio geográfico.
Vectorial
En un SIG, las características geográficas se expresan con frecuencia como
vectores, manteniendo las características geométricas de las figuras.
Representación de curvas de nivel sobre una superficie tridimensional generada
por una malla TIN.
En los datos vectoriales, el interés de las representaciones se centra en la precisión
de localización de los elementos geográficos sobre el espacio y donde los
fenómenos a representar son discretos, es decir, de límites definidos. Cada una de
estas geometrías está vinculada a una fila en una base de datos que describe sus
atributos. Por ejemplo, una base de datos que describe los lagos puede contener
datos sobre la batimetría de estos, la calidad del agua o el nivel de contaminación.
Esta información puede ser utilizada para crear un mapa que describa un atributo
particular contenido en la base de datos. Los lagos pueden tener un rango de
colores en función del nivel de contaminación. Además, las diferentes geometrías
de los elementos también pueden ser comparados. Así, por ejemplo, el SIG puede
ser usado para identificar aquellos pozos (geometría de puntos) que están en torno
a 2 kilómetros de un lago (geometría de polígonos) y que tienen un alto nivel de
contaminación.
Dimensión espacial de los datos en un SIG.
Los elementos vectoriales pueden crearse respetando una integridad territorial a
través de la aplicación de unas normas topológicas tales como que "los polígonos
no deben superponerse". Los datos vectoriales se pueden utilizar para representar
variaciones continuas de fenómenos. Las líneas de contorno y las redes irregulares
de triángulos (TIN) se utilizan para representar la altitud u otros valores en
continua evolución. Los TIN son registros de valores en un punto localizado, que
están conectados por líneas para formar una malla irregular de triángulos. La cara
de los triángulos representan, por ejemplo, la superficie del terreno.
Para modelar digitalmente las entidades del mundo real se utilizan tres elementos
geométricos: el punto, la línea y el polígono.
Puntos: Los puntos se utilizan para las entidades geográficas que mejor pueden ser
expresadas por un único punto de referencia. En otras palabras: la simple
ubicación. Por ejemplo, las ubicaciones de los pozos, picos de elevaciones o puntos
de interés. Los puntos transmiten la menor cantidad de información de estos tipos
de archivo y no son posibles las mediciones. También se pueden utilizar para
representar zonas a una escala pequeña. Por ejemplo, las ciudades en un mapa del
mundo estarán representadas por puntos en lugar de polígonos.
Líneas o poli-líneas: Las líneas unidimensionales o poli-líneas son usadas para
rasgos lineales como ríos, caminos, ferrocarriles, rastros, líneas topográficas o
curvas de nivel. De igual forma que en las entidades puntuales, en pequeñas
escalas pueden ser utilizados para representar polígonos. En los elementos lineales
puede medirse la distancia.
Polígonos: Los polígonos bidimensionales se utilizan para representar elementos
geográficos que cubren un área particular de la superficie de la tierra. Estas
entidades pueden representar lagos, límites de parques naturales, edificios,
provincias, o los usos del suelo, por ejemplo. Los polígonos transmiten la mayor
cantidad de información en archivos con datos vectoriales y en ellos se pueden
medir el perímetro y el área.
2.5. Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones del Cliente Basado en la Web.
El crecimiento del comercio electrónico ha animado a muchas compañías a desarrollar
DSS para clientes que utilizan recursos de información de la Web y sus capacidades de
interactividad y personalización para ayudar a los usuarios a seleccionar productos y
servicios. Ahora la gente está usando más información de múltiples fuentes para
tomar decisiones de compras. Por ejemplo: casi todas las empresas automovilísticas
utilizan sistemas de apoyo a la toma de decisiones del cliente que permiten a los
visitantes a un sitio Web configurar el automóvil que desean. Los sistemas de apoyo a
la toma de decisiones del cliente apoyan el proceso de toma de decisiones de un
cliente existente o potencial.
Las personas interesadas en comprar un producto o servicio pueden usar los motores
de búsqueda de Internet, agentes inteligentes, catálogos en línea, directorios Web,
discusiones de grupos de noticias, correo electrónico y otras herramientas útiles para
localizar la información necesaria para apoyar sus decisiones. Las compañías también
han desarrollado sitios Web para clientes, donde toda la información, modelos u otras
herramientas analíticas para evaluar las alternativas se concentran en un solo lugar.
3. Sistemas de Apoyo a Ejecutivos (ESS).
Ayudan a los gerentes con problemas no estructurados y semi-estructurales al
enfocarse en las necesidades de información de la alta dirección. Los ESS ayudan a
los directores a monitorear el desempeño organizacional, dar seguimiento a las
actividades de los competidores, señalar problemas, identificar oportunidades y a
pronosticar tendencias.
3.1. El Rol de los Sistemas de Apoyo a Ejecutivos en la Empresa.
Los ESS tienen la capacidad de realizar análisis drill-down, moviéndose de una cantidad
de datos resumidos hacia niveles de detalle cada vez más bajos. La capacidad de
realizar este tipo de análisis no sólo es útil para los altos ejecutivos sino también para
los empleados de niveles inferiores de la organización que necesitan analizar los datos.
Los ejecutivos necesitan una amplia gama de datos externos desde noticias actuales
de la bolsa de valores hasta información del competidor, tendencias de la industria e
incluso acciones legislativas proyectadas. A través de sus ESS, muchos gerentes tienen
acceso a servicios de noticias, base de datos del mercado financiero, información
económica y cualesquiera otros datos públicos que puedan requerir.
Los ESS necesitan estar diseñados de manera que se puedan utilizar las fuentes de
información tanto externas como internas para propósitos de exploración del entorno.
3.2. Valor de Negocios de los Sistemas de Apoyo a Ejecutivos.
Una gran parte del valor de los ESS se encuentra en su flexibilidad y su capacidad de
analizar, comparar y resaltar las tendencias. La facilidad de utilizar gráficos, le permite
al usuario observar más datos en menos tiempo, con mayor claridad y visión de la que
los sistemas basados en papel pueden proporcionar. Los ejecutivos están usando los
ESS para monitorear los indicadores más importantes de desempeño de toda la
empresa y para medir el desempeño de la empresa contra los cambios en el entorno
externo. Un ESS bien diseñado podría mejorar drásticamente el desempeño
administrativo y aumentar el campo de control de la alta dirección. El acceso
inmediato a tantos datos permite que los ejecutivos monitoreen mejor las actividades
de unidades inferiores que les reportan a ellos.
3.3. Sistemas de Apoyo a Ejecutivos y la Empresa Digital.
Los ESS se pueden configurar para resumir y reportar los indicadores claves de
desempeño a los directivos en forma de tableros digitales o tableros ejecutivos. El
tablero despliega en una sola pantalla todas las mediciones críticas para dirigir una
empresa, en forma similar a la cabina de un avión o al tablero de un automóvil. El
tablero presenta los indicadores clave de desempeño como gráficas y tablas en un
formato de navegador Web, proporcionando un panorama en una página de todas las
mediciones críticas necesarias para tomar decisiones ejecutivas clase.
Tradicionalmente, las compañías han medido el valor con indicadores financieros
como el retorno sobre la inversión (ROI), actualmente una gran cantidad de empresas
están implementando un modelo de cuadro de mando integral que complementa las
medidas financieras tradicionales con medidas de perspectivas adicionales como
clientes, procesos internos de negocios, aprendizaje y crecimiento. Las metas y
medidas para el cuadro de mando integral varían de compañía a compañía. Las
empresas están instalando sistemas de información específicos para alimentar el
cuadro de mando integral de la administración.
4. Sistemas de Apoyo a la Toma de Decisiones en Grupo (GDSS).
4.1. ¿Qué es un GDSS?
Una característica de la actividad humana, ha sido el conjuntar esfuerzos para lograr
un objetivo. Partiendo de esta premisa, podemos identificar a la actividad humana en
equipo, como un elemento importante en las relaciones tanto personales como de
negocios. En las organizaciones se ha recalcado la ventaja de la toma de decisiones
participativas en grupo. Para llevar a cabo esta participación, los administradores
deben tomar en cuenta algunas consideraciones que normalmente se dan en los
equipos de trabajo tales como: las diferencias de estatus, la lucha por el poder, la
razón y el predominio del que se considera el líder, así como las diferencias de visión
entre los participantes. Estos inconvenientes dan como resultado que las decisiones
sean en ocasiones tendenciosas y con poca objetividad.
Las juntas tradicionales se han convertido en el dolor de cabeza de las organizaciones.
Según un estudio de la Universidad del Sur de California, la mayoría de las juntas no
siguen una agenda y el propósito de las mismas se logra solamente en la mitad de
ellas. Generalmente a los participantes se les avisa de la junta con dos horas de
anticipación y éstos se quejan que pierden bastante tiempo discutiendo asuntos
irrelevantes. Una tercera parte de los asistentes se sienten presionados a expresar
ideas con las que personalmente no están de acuerdo y otra tercera parte sienten que
sus aportaciones tienen poca influencia en la discusión.
Existe en la actualidad una tecnología computacional, llamada Sistema de Soporte a la
toma de Decisiones de Grupo (GDSS), con la que se crea un ambiente de igualdad y
oportunidad, en el que es posible que todos los participantes contribuyan y sus
aportaciones sean tomadas en cuenta en forma equilibrada y sin tendencias, además
de la optimización del tiempo, costo de las reuniones y efectividad de los resultados y
metas trazadas. Siempre se han observado ciertos problemas que están asociados más
con encuentros largos que con los pequeños. En encuentros largos solemos
encontrarnos con más de 15 participantes, pero podemos tener por ejemplo 40 o
incluso 50. Algunos de los problemas observados son: El tiempo consumido, El control
sobre la reunión; y La honradez y la participación.
Es importante darse cuenta de que no estamos por lo tanto intentando decir que las
reuniones pequeñas no tienen estos problemas. Estos problemas existen cualquier
tipo de encuentro, pero nosotros intentamos ajustar que es más común encontrarlos
en grandes encuentros. Las pequeñas reuniones tienden a ser más fáciles de controlar
que las grandes.
En un entorno GDSS, normalmente hay una gran habitación con algunas cosas como
40 asientos, lo que significa que 40 personas pueden estar en la reunión al mismo
tiempo. No hay solo 40 sitios, también hay 40 microcomputadoras o terminales. Esto
permite a muchos participantes hacer uso de una terminal durante el encuentro. La
razón porque cada participante necesita una microcomputadora depende de cómo
trabaja GDSS.
En el GDSS, con software especial, el moderador de cada encuentro primero hará una
agenda del encuentro que será proyectada en una gran pantalla que todos pueden
ver. Entonces los participantes teclearan simultáneamente sus ideas sobre el tema de
discusión. Después, la computadora ordenará las ideas, y los participantes votarán o
comentarán si están de acuerdo o no. Mientras, GDSS guarda, categoriza e imprime
todas las ideas, comentarios y votos, de modo que cada participante tendrá un
resumen de la reunión cuando finalice. Lo especial de GDSS es que permite a los
participantes de la reunión hablar simultáneamente, cuando la computadora ordene y
envíe las ideas a cada una de las terminales, al mismo tiempo. Esto ahorra mucho
tiempo, porque todo está hecho electrónicamente en vez de manualmente, y el
tiempo ahorrado permitirá a los participantes expresar más ideas. Esto
consecuentemente aumentará la productividad y eficiencia del grupo.
Bajo este GDSS, nadie puede dominar la reunión. Esto es por otra característica de
GDSS. GDSS posee un proyecto anónimo, así que cuando tecleas en la terminal (por
ejemplo tu opinión) estás protegido. Según estas circunstancias, nadie sabe realmente
quien está tecleando. Por esto, una única persona no puede controlar el encuentro. En
el peor caso, diríamos que "algunas ideas" están dominando el encuentro, pero esto
es perfectamente factible porque este es una de las cuestiones que de hecho dirige el
GDSS: Ayudar a los participantes de la reunión a expresar sus opiniones y elegir las
mejores. Las técnicas de administración modernas, como el control total de calidad,
grupos efectivos de trabajo, círculos de calidad y mejora continua se basan en el
trabajo efectivo de un grupo de personas. Los GDSS brindan la tecnología necesaria
para apoyar este nuevo modelo de trabajo organizacional, lo cual permite que las
decisiones que deben ser tomadas en conjunto sean más efectivas y eficientes.
COMPONENTES:
Los componentes de que consta son: hardware, software, recursos humanos y
procedimientos. Al unir los componentes de un GDSS es posible realizar juntas cuya
temática estará relacionada con el proceso de la toma de decisiones.
HARDWARE:
Para trabajar con un GDSS es necesario contar con los requerimientos mínimos de
hardware para este tipo de sistemas:
Un dispositivo de entrada/salida, mediante el cual sea posible darle
datos de entrada y producir una salida.
Un procesador, para realizar los procesos necesarios y generar
resultados útiles a los tomadores de decisiones.
Una línea de comunicación entre el dispositivo de entrada/salida y el
procesador, para permitir la comunicación interactiva entre los
miembros del grupo.
Una pantalla o monitores individuales, para ver las aportaciones que
hace cada miembro del grupo o para analizar resultados.
GDSS más sofisticados pueden tener terminales o computadoras personales para cada
persona, varios procesadores centrales, equipos de comunicación a larga distancia y
pantallas grandes.
SOFTWARE:
Se requiere del software adecuado para realizar el proceso de toma de decisiones en
grupo. Los componentes del software de un GDSS son:
Una base de datos que cuente con información relacionada con la decisión que
debe tomarse y que permita la consulta y búsqueda de temas específicos.
Una base de modelos, de la cual se puedan elegir diferentes alternativas para
tomar una decisión.
Programas de aplicaciones específicos para que el grupo los use como
procesadores de palabras, graficadores, hojas de cálculo o paquetes
estadísticos.
Una interfase flexible y fácil de usar, que permita al ejecutivo interactuar de la
manera adecuada con el sistema sin requerir de mucha asesoría o capacitación.
Un GDSS puede no tener base de datos, sin embargo, los más sofisticados si incluyen
base de datos y bases de modelos, lenguajes sofisticados de programación e interfases
con software administrativo como hojas de calculo, graficadores y paquetes
estadísticos.
Debe de tener capacidad para correo electrónico, conferencias por computadora y de
audio y videoconferencias.
RECURSOS HUMANOS:
Este componente incluye a las personas que participan en el proceso de toma de
decisiones, a un operador del GDSS y a un facilitador, quien se encarga del control de
desarrollo de la junta. El operador del GDSS es la persona que conoce el paquete, sabe
cómo funciona y cómo operarlo. Es el responsable de la operación del equipo y del
paquete de software. El facilitador, por su parte, conoce el potencial del paquete que
se está utilizando y mantiene una posición neutral respecto al grupo.
PROCEDIMIENTOS:
Son los que facilitan el uso efectivo y la operación de la tecnología de los sistemas por
su parte de los miembros del grupo. Pueden referirse al uso del hardware y software y
pueden incluir reglas para el manejo de la discusión verbal entre los miembros del
grupo o para el flujo de los eventos durante una junta.
CARACTERISTICAS:
Los sistemas de soporte a la toma de decisiones, deben reunir un conjunto de
características para considerarse como tal. Las principales características que deben
incluir son:
Los GDSS son sistemas diseñados especialmente para apoyar las decisiones en
grupo, no están formados por elementos de sistemas ya existentes.
La meta de un GDSS es apoyar a los tomadores de decisiones en su trabajo.
Un GDSS es fácil de aprender y de usar.
Un GDSS puede ser específico o general.
Un GDSS contiene mecanismos para evitar el desarrollo de conductas negativas
en el grupo.
Un GDSS debe motivar a todos los miembros del grupo a participar de manera
activa.
Estas características dan un panorama de la aplicación de este tipo de sistemas. Un
GDSS puede utilizarse por grupos de personas que están en una misma localidad y que
desean tomar decisiones acerca de un problema específico. Un GDSS apoya la
realización de las actividades básicas necesarias de un grupo que toma decisiones:
obtener, compartir y usar información. El uso de la información se refiere a aplicar la
tecnología del software para llegar a tomar decisiones.
VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE GDSS:
Las principales ventajas que se derivan del uso de esta tecnología son:
Motiva a los miembros del grupo a trabajar juntos.
Da la misma oportunidad de participación a todos los miembros del grupo.
Cuando en una junta es necesario que estén presentes muchas personas se
optimiza el uso de información que aporta cada miembro del grupo.
Proporciona un mecanismo para enfocar al grupo en problemas clave y
descartar conductas que perjudican el desarrollo de la junta de toma de
decisiones.
Apoya al desarrollo de una memoria organizacional de una junta a otra.
Mejora la calidad de la toma de decisiones.
Incrementa la creatividad en la toma de decisiones.
También tiene algunas desventajas, las principales son:
Falta de costumbre al utilizar un sistema para soportar el proceso de toma de
decisiones respecto a la forma tradicional de realizarlo.
Resistencia al cambio por parte de los administradores.
La responsabilidad al tomar una decisión, puede diluirse.
RELACIÓN ENTRE DSS, EIS Y GDSS:
Estos tres tipos de sistemas están relacionados entre sí por un objetivo común: apoyar
el proceso de toma de decisiones, aunque cada uno de ellos tenga sus propias
características.
Para pasar de un DSS a un GDSS es necesario introducir lo siguiente:
Capacidad de comunicación. Un GDSS requiere capacidades de comunicación y
de desplegado de información.
Mejorar la base de modelos para permitir el consenso (votaciones, rangos, etc.)
Mejorar las instalaciones físicas
Incrementar la preparación del sistema antes de su uso.
La relación que tienen los GDSS con los EIS, es que los EIS presentan información útil
para que el ejecutivo tome decisiones y si esa información puede visualizarse en una
junta en donde se utilice un GDSS.
4.2. Panorama de una reunión con un GDSS.
En una reunión electrónica de GDSS, cada asistente tiene una estación de trabajo. Las
estaciones de trabajo están conectadas en red y a la estación de trabajo del moderador,
así como al servidor de archivos de la reunión. Todos los datos que los asistentes remiten
desde sus estaciones de trabajo al grupo se reúnen y guardan en el servidor de archivos.
Los pizarrones en blanco son visibles en cualquier lado de la pantalla de proyección. La
gran mayoría de las salas de reuniones electrónicas se colocan en semicírculo y se
disponen en gradas al estilo legislativo para acomodar una gran cantidad de asistentes. El
moderador controla el uso de herramientas durante la reunión.
Los asistentes tienen el control total de sus propias computadoras de escritorio.
Durante la reunión, toda la información que ingresa en las pantallas integradas se
almacena en el servidor de archivos y el trabajo de los participantes se guarda de manera
confidencial. Cuando se termina la reunión, hay un registro total de la reunión (materia
prima y resultados) disponible para los asistentes, que se puede extender a quienquiera
que tenga necesidad de acceder a ella.
4.3. Valor de Negocios de un GDSS.
Los estudios muestran que en las reuniones de toma de decisiones tradicionales sin apoyo
de un GDSS el tamaño óptimo de la reunión es de tres a cinco asistentes. Más allá de ese
tamaño, el proceso de la reunión empieza a estropearse. Utilizando el software GDSS, los
estudios muestran que la cantidad de asistentes a la reunión puede aumentar al mismo
tiempo que la productividad, una razón para esto es que los asistentes contribuyen
simultáneamente de uno en uno, lo que hace más eficiente el uso del tiempo de la
reunión.
Un GDSS contribuye a una atmósfera más colaborativa garantizando el anonimato de los
colaboradores. Los asistentes pueden contribuir sin temor a ser criticados personalmente
o a que sus ideas sean rechazadas debido a la identidad del colaborador. Las herramientas
de software de GDSS siguen métodos estructurados para organizar y evaluar las ideas y
para conservar los resultados de las reuniones, permitiendo que quienes no asistieron
puedan localizar la información necesaria después de la reunión.