Universidad Catlica Tecnologa del Cibao

Perla Mara Acevedo Daz

2013-0711

Administracin 1

El control administrativo

Manuel Garca

2014

ndice

Definicin de control Proceso bsico de controlPuntos crticos de controlControl y retroalimentacinRequisitos para un control eficazTcnicas de control presupuestoPresupuestacion por programasUso de computadorasControl de desempeoControl de prdidas y gananciasControl directo vs control prevencin

Introduccin El control ha sido definido bajo dos grandes perspectivas, una perspectiva limitada y una perspectiva amplia. Desde la perspectiva limitada, el control se concibe como la verificacin a posterioridad de los resultados conseguidos en el seguimiento de losobjetivosplanteados y gastosinvertido en elprocesorealizado por los niveles directivos donde la estandarizacin en trminos cuantitativos, forma parte central de laaccinde control.

Bajo la perspectiva amplia, el control es concebido como una actividad no slo a nivel directivo, sino de todos los niveles y miembros de la entidad, orientando a laorganizacinhacia el cumplimiento de los objetivos propuestos bajo mecanismos demedicincualitativos y cuantitativos. Este enfoque hace nfasis en los factores sociales y culturales presentes en el contexto institucional.

Todo esto lleva a pensar que el control es un mecanismo que permite corregir desviaciones a travs deindicadorescualitativos y cuantitativos dentro de un contexto social amplio, a fin de lograr el cumplimiento de los objetivos claves para elxitoorganizacional, es decir, el control se entiende no como un proceso netamente tcnico de seguimiento.

Definicin de control

El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional adecuada y una direccin eficiente el ejecutivo no podr verificar cual es la situacin real de la organizacin y no existe un mecanismo que cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.Es el proceso de medir los actuales resultados en relacin con los planes diagnosticando la razn de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias.

Procesos bsicos de control-medicin: se necesita tener informacin sobre el proyecto para determinar el rendimiento real. Los gerentes usan con frecuencia cuatro fuentes ordinarias de informacin para medir el rendimiento real.Estos son: la observacin personal, los informes estadsticos, los informes verbales y los informes escritos.-comparacin: se trata principalmente de comparar el grado de variacin entre el rendimiento real y estndar. Si el grado de variacin es demasiado alto el gerente tiene la obligacin de buscar la forma para que el rendimiento que se est dando llegue a ser parecido o igual al rendimiento deseado y estandarizado.Accin administrativa: la tercera y ltima etapa del proceso de control es poner en marcha una accin administrativa cuando el gerente vea que tiene que tomar una accin puede hacer 3 cosas: no hacer nada, corregir el rendimiento real o revisar los estndares Puntos crticos de controlEl administrador debe establecer puntos de atencin especial y luego vigilarlos para asegurarse de que toda la operacin procede como se ha planeado.Los puntos seleccionados para el control deben ser crticos, en el sentido de ser factores limitantes en la operacin, o ser mejores indicadores que otros factores acerca de si los planes estn funcionando. Con tales estndares, los administradores pueden manejar un mayor grupo de subordinados y as incrementar su mbito de administracin, con los resultantes ahorros en costos y la mejora de la comunicacin.El principio de control de puntos crticos, uno de los principios de control ms importantes establece que el control efectivo lleva la atencin a aquellos factores crticos para evaluar el desempeo en relacin con los planes. Otra forma de controlar es comparar el desempeo de la compaa con el de otras empresas a partir de los puntos de referencia o benchmarking.

Control y retroalimentacinEl control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque una empresa cuente con magnficos planes, una estructura organizacional y una direccin eficiente, el ejecutivo no podr verificar cual es la situacin real de la organizacin y no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.La retroalimentacin se produce cuando las salidas del sistema o la influencia de las salidas del sistema en el contexto, vuelven a ingresar al sistema como recurso o informacin. La retroalimentacin permite el control de un sistema y que el mismo tome medidas de correccin en base a la informacin retroalimentada.

Requisitos para un control eficazUn sistema de control eficaz estudia la conducta del sistema con el fin de regularla de un modo conveniente para su supervivencia una de sus caracterstica es que sus elementos deben ser suficientemente sensitivas y rpidas como para satisfacer los requisitos para cada funcin de control.Un sistema de control eficaz en una empresa garantiza que las actividades se llevaran a cabo en formas cuya meta sea llegar al logro de las metas de la organizacin.-control de mercado: se hace nfasis en factores externos al mercado como precio, competencia y participacin-Control burocrtico: pone nfasis en la autoridad organizacional y se basa en reglas, procedimientos y polticas-Control del clan: pone en nfasis los rituales, compromisos y normas adquiridos con el trabajo en equipo, es decir, depende de los equipos que se formen en el trabajo.

Tcnicas de control: presupuestoTcnicas presupuestal: en estas los planes, programas, y objetivos se encuentran plasmados en trminos cuantitativos, medibles lo que facilita en gran manera la comparacin de lo realizado con relacin a lo planificado.Las tcnicas no presupuestables: son recursos adicionales de control que se emplean frecuentemente cualquier empresa. Entre estas encontramos los datos estadsticos, reportes o anlisis especiales, observacin directa, programas de auditora, el punto de equilibrio.Tcnicas modernas de control: entre estas tcnicas podemos encontrar las tcnicas de revisin y evaluacin de programas costeo directo y la investigacin de operaciones.El punto de equilibrio: se le conoce as a la situacin en la cual, las ventas totales de una empresa igualan los costos totales de la misma, es decir, situacin en la cual la empresa no gana ni pierde.

Presupuestacion por programasDentro de la moderna tcnica presupuestaria, el Presupuesto por Programas y Actividades presenta una orientacin clara y objetiva de la poltica econmica y fiscal de una entidad, mediante el establecimiento de programas y la clasificacin de los gastos en: gastos de funcionamiento y gastos de inversin. Este presupuesto contiene una distribucin por sectores o funciones, con el sealamiento de los programas a realizar, tomando como base las metas a alcanzar.Para el cumplimiento de los programas, el logro de los objetivos en ellos sealados, y las labores a realizar, se distribuyen los montos entre las distintas secciones; formndose as diversas categoras dentro de los mismos programas, como son los subprogramas, actividades, proyectos, etc.

Uso de computadorasLas computadoras son subconjuntos de un todo ms grande cual es el sistema de informacin de la empresa. En los ltimos aos se ha notado un avance explosivo en el desarrollo de la computacin, tanto que muchas veces siembra duda y confusin entre los empresarios que hacen grandes inversiones en equipos y sistemas que nunca llegan a cumplir con las expectativas que generaron en su origen.Primero que todo hay que tener claro que las computadoras y los programasno son el sistema de informacin, son solo herramientas que ayudan a generar reportes. Comprar computadores sin tener establecido un sistema de informacin eficiente es garanta de fracaso. Lo primero entonces es disponer de un sistema de informacin eficiente. La compra de equipos y programas debe ser siempre el ltimo paso de un proceso de diseo de mtodos de control, implementacin de controles manuales y finalmente uso de computadoras para automatizarlos.

Control de desempeoCompetir para ganar el futro, es competir para crear y dominar las oportunidades que van surgiendo y de ese modo delimitar un nuevo espacio competitivo, pero esto debe fundamentarse en una lucha racional, que se adecue a las caractersticas de la empresa en cuestin, por cuanto crear el futuro implica el reto de construir nuestro propio mapa y nuestro propio camino. Abrir un camino es ms gratificante que tomar el camino de otros como referencia, porque no se llega primero al futuro dejando que otro marque el rumbo.Son cuatro los factores claves para que una empresa pueda llegar primero al futuro:Comprender los requerimientos de diferenciacin en el futuro.Buscar oportunidades futuras y comprenderlas.Ser capaz de infundir en todos los niveles de la organizacin el viaje al futuro.Ser el primero en llegar, corriendo menores riesgos.

Control de prdidas y gananciasEl control directo: es la manera en que una empresa puede encontrar y eliminar de raz los problemas que se vayan presentando en su administracin. Actualmente hay varios tipos de entidades que basan sus operaciones con esas tcnicas, pero cabe destacar que este tipo de control se basa ms en disciplina y no pone a prueba las capacidades del personal.Control preventivo: en cambio se basa en la correcta formacin de administradores que apliquen todos sus conocimientos, tcnicas conceptos capaces de eliminar todos aquellos problemas resultados que el control directo espera a que sucedan

Opinin personalCuando hablamos de la labor administrativa, se nos hace obligatorio tocar el tema del control como habamos visto, el control es una funcin administrativa, es decir es una labor gerencial bsica. Que puede ser considerada como una de las mas importante para una optima labor gerencial.Cuando hablamos de control se nos viene a la cabeza el rendimiento y el desempeo de una empresa, la vigilancia de la labor de los empleados y la evaluacin de los proyectos implementados en una empresa.

ConclusinEl control es un elemento muy importante dentro de cualquier organizacin, pues es el que permite evaluar los resultados y saber si estos son adecuados a los planes y objetivos que desea conseguir la empresa.Solo a travs de esta funcin se pueden precisar los errores, identificar a los responsables y corregir las fallas, para que la organizacin se encuentre encaminada de manera correcta.El control debe llevarse en cualquier nivel de la organizacin, garantizando de esta forma que en la misma se cumplan los objetivos. Pero hay que aclarar que el control no solo debe hacerse al final del proceso administrativo, sino que por el contrario, debe ser realizado conjuntamente se lleven a cabo las actividades para que, de esta forma, se solucionen de manera ms eficaz y en el menor tiempo posible todas las desviaciones que se presenten.

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