BASES DE DATOS ACCESS 2010

JULIAN ANDRES CASTIBLANCO JIMENEZ905

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRADEPARTAMENTO INTEGRADOTECNOLOGIA E INFORMATICA

BOGOTA2015

BASES DE DATOS ACCESS 2010

JULIAN ANDRES CASTIBLANCO JIMENEZ905

Trabajo presentado como requisito para el tercer periodo académico 2015

JOHN ALEXANDER CARABALLO ACOSTAMsc. Tic aplicadas a la educación

COLEGIO NACIONAL NICOLAS ESGUERRADEPARTAMENTO INTEGRADOTECNOLOGIA E INFORMATICA

BOGOTA2015

2

Nota de Aceptación

Presidente del Jurado

Jurado

Jurado

Bogotá, Julio 7 de 2015 – Agosto 28 de 2015

3

AGRADECIMIENTOS

4

Dedico este trabajo a mi profesor que con su dedicación, paciencia, esmero y profesionalismo me dirigió durante todo este trayecto, con el objetivo de enseñarme e instruirme para mi futuro. 

Quiero darles mis más sinceros agradecimientos a mis maestros por su labor, ya que cada día aprendemos a través de sus enseñanzas y ejemplos. Gracias profesor por el tiempo que dedica a esta hermosa profesión, en el cual por su dedicación, por sus esfuerzos, por su paciencia y compromiso, es mi base fundamental de mi desarrollo como persona, con el cual por tus consejos, enseñanza y sabiduría sé cómo afrontar de la mejor manera los problemas y obstáculos que a diario me voy a enfrentar.

5

CONTENIDO

Pág.1. INTRODUCCIÓN.........................................................................................................10

2. OBJETIVOS....................................................................................................................12

2.1 OBJETIVO GENERAL..............................................................................................12

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS....................................................................................12

3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA............................................................................13

3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA................................................................................13

3.2 JUSTIFICACIÓN.......................................................................................................13

4. MARCO TEÓRICO.........................................................................................................15

4.1. BASE DE DATOS...................................................................................................15

4.1.1 Tablas de datos.................................................................................................15

4.1.1.1 Diseño de tablas...........................................................................................15

4.1.2 Bases de datos relacionales:.........................................................................17

4.1.2.1 Tipos de relaciones:......................................................................................18

4.1.3.1. Crear una consulta en Access....................................................................21

4.1.4. Los formularios en Access 2010:...................................................................22

4.1.4.1. Crear formularios en Access:......................................................................22

4.1.5. Los informes:...................................................................................................24

4.1.5.1. Crear informes en Access 2010..................................................................24

5. CRONOGRAMA..........................................................................................................25

CONCLUSIONES...............................................................................................................26

BIBLIOGRAFÍA...................................................................................................................27

6

LISTA DE ILUSTRACIONES

Pág

Ilustración 1. Tabla cliente..................................................................................................15Ilustración 2. Propiedades de los campos de la tabla clientes...........................................16Ilustración 3. Tabla empleados...........................................................................................16Ilustración 4. Propiedades de los campos de la tabla empleados......................................16Ilustración 5. Tabla productos.............................................................................................16Ilustración 6. Propiedades de los campos de la tabla productos........................................17Ilustración 7. Tabla factura..................................................................................................17Ilustración 8. Propiedades de los campos de la tabla factura.............................................17Ilustración 9. relaciones establecidas en la base de datos.................................................19Ilustración 10. Consulta a la tabla de clientes.....................................................................20Ilustración 11. Diseño de la consulta cruzada....................................................................21Ilustración 12. Formulario de empleados............................................................................22Ilustración 13. Formulario de clientes.................................................................................22Ilustración 14. Informe realizado con la consulta cruzada..................................................23

7

GLOSARIO

CAMPO: Es la mínima unidad de información a la que se puede acceder; un campo o un conjunto de ellos forman un registro, donde pueden existir campos en blanco, siendo este un error del sistema operativo. Aquel campo que posee un dato único para una repetición de entidad, puede servir para la búsqueda de una entidad en específico.

CONSULTAS: En base de datos, una consulta es el método para acceder a los datos en las bases de datos. Con las consultas se pueden modificar, borrar, mostrar y agregar datos en una base de datos. Para esto se utiliza el lenguaje de consultas, el lenguaje de consultas lenguaje de consultas a base de datos más utilizado es el SQL.

FORMULARIOS: Una base de datos, un formulario consta de un conjunto de campos de datos solicitados por un determinado programa, los cuales se almacenarán para su procesamiento y posterior uso. Cada campo debe albergar un dato específico, por ejemplo, el campo "Nombre" debe rellenarse con un nombre personal; el campo "Fecha de nacimiento" debe aceptar una fecha válida, etc.

INFORME: Consiste en información impresa o visualizada en pantalla, organizada según el criterio que hayamos introducido. Se puede usar un informe para agrupar información es casi infinita; citaremos como ejemplo: Listas de precios, etiquetas, facturas, informes con totales y subtotales, inventarios, correspondencia personalizada etc.

FILA: Las filas se identifican mediante un número que se encuentra en la parte izquierda del documento. Este número se conoce como cabecera de la fila y va desde 1 a 65.536. En total hay 65.536 filas en cada hoja de cálculo

REGISTRO: En informática, o concretamente en el contexto de una base de datos relacional, un registro(también llamado fila o tulpa) representa un objeto único de datos implícitamente estructurados en una tabla. En términos simples, una tabla de una base de datos puede imaginarse formada de filas y columnas o campos. Cada fila de una tabla representa un conjunto de datos relacionados, y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura.

RELACIONES: Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.

8

RESUMEN

Acá se debe poner un resumen de trabajo que no exceda las 250 palabras. Si es un trabajo de grado este resumen puede contar hasta con 500 palabras.

PALABRAS CLAVE: En este espacio se debe poner las palabras claves relacionadas con el trabajo, mínimo 3 y separadas por “,”. Ejemplo: Presentación de trabajos, normas Icontec, otra palabra clave.

9

1. INTRODUCCIÓN

Una tabla de una base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo, en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Como consecuencia, normalmente es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de una base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y hacerlo en una base de datos es la forma de organizarse los datos.

10

Para lograr la máxima flexibilidad para una base de datos, la información tiene que estar organizada en tablas, para que no haya redundancias. Por ejemplo, si se almacena información sobre empleados, cada empleado se insertará una sola vez en una tabla que se configurará para contener únicamente datos de los empleados. Los datos sobre productos se almacenarán en su propia tabla, y los datos sobre sucursales también tendrán su tabla aparte. Este proceso se conoce como normalización.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros es donde se almacena cada información individual. Cada registro consta de campos (al menos uno). Los campos corresponden a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede trabajar con una tabla denominada "Empleados", en la que cada registro (fila) contiene información sobre un empleado distinto y cada campo (columna) contiene un tipo de información diferente, como el nombre, los apellidos, la dirección, o similares. Los campos se deben configurar con un determinado tipo de datos, ya sea texto, fecha, hora, numérico, o cualquier otro tipo.

11

2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Es una herramienta de desarrollo de bases de datos relacionales. Una base de datos en ACCESS es el conjunto de todas las herramientas u objetos necesarios para poder gestionar información. Estas herramientas u objetos:

Tablas: permiten almacenar los datos de una forma organizada gracias a su estructura constituida por filas y columnas.

Consultas: Dan respuesta a las preguntas sobre los datos almacenados en las tablas. Permiten obtener nuevos datos calculados a partir de los almacenados. Las consultas se usan para examinar, resumir y analizar la información almacenada en una base de datos.

Formularios: Le permiten visualizar, introducir y modificar los datos en pantalla con el formato que se desee.

Informes: Son los objetos que le permitirán imprimir los datos almacenados con el aspecto que previamente se haya diseñado

2.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Crear una empresa didáctica y describir su actividad económica

Diseñar las tablas y formularios para la base de datos de la empresa

didáctica

Hacer informes que respondan a las necesidades específicas de la

empresa.

Implementar macros para optimizar los datos de la empresa.

12

3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

3.1 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

Una empresa maneja volúmenes de información que día a día va creciendo de

forma exponencial, los archivadores de hojas de vida, facturas, inventarios y

garantías de servicios van en aumento, se tienen muchos archivadores y cajas

con papeles por organizar, por ello es necesario sistematizar toda esa información

en una base de datos que nos permita almacenarla para su posterior consulta

sobre parte o la totalidad de esos datos.

3.2 JUSTIFICACIÓN

Piensa en lo perjudicial que sería por ejemplo para una empresa olvidar los datos

relacionados con sus proveedores, o peor aún, de sus clientes, por lo que no

podrían contactarse con ellos de ninguna forma en caso que lo necesitaran.

Una forma de dar solución a este problema, sería archivando correctamente

aquellos datos relevantes y de interés para nosotros, cosa que estén disponibles

en cualquier momento.

Antiguamente, la forma tradicional de almacenar esta información era a través de

innumerables carpetas o archivadores que se guardaban en inmensos estantes

que ocupaban prácticamente la oficina completa. Al momento de buscar algún

dato en particular, si la información no estaba correctamente organizada, el

empleado debía hacer un gran esfuerzo en encontrarla. Pues bien, a medida que

13

han pasado los años y la tecnología informática se ha masificado notoriamente,

nos ha permitido tener acceso a muchas de estas herramientas computacionales

insertándolas a un razonable costo no solo dentro de nuestros hogares, sino que

además dentro de nuestro trabajo.

Es así como surgen varios conceptos relacionados con la información que tal vez

alguna vez habrás escuchado, pero que probablemente nunca hayas tenido la

oportunidad de llevarlos a la práctica. Uno de estos importantes conceptos es la

de "Base de Datos.

Para efectos prácticos, conoceremos y aprenderemos a trabajar con las bases de

datos a través de una herramienta muy conocida y que está disponible en tu

computador. Nos referimos a Microsoft Access que es un potente sistema de

administración de Bases de Datos relacionales. Las Bases de Datos de Access

son documentos combinados donde se divide la información por parcelas de

objetos especializados. Así por ejemplo, como elemento primario de información

se encuentra las tablas. Normalmente, se crea una tabla para cada tipo de datos

de los que componen la Base de Datos. Aunque las tablas se crean como

elementos independientes, pueden crearse relaciones entre distintas tablas para

recuperar datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe.

14

4. MARCO TEÓRICO

4.1. BASE DE DATOS.

Una base de datos es un conjunto de datos que están organizados para un uso

determinado y el conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es

lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensión .ACCDB, son bases de

datos relacionales, los datos se organizan en Tablas.

4.1.1 Tablas de datos. Una tabla de datos es un objeto que se define y

utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o

asunto particular. Las tablas contienen campos que almacenan los diferentes

datos como el código del cliente, nombre del cliente, dirección,... al conjunto de

campos para un mismo objeto de la tabla se le denomina registro o fila, así todos

los campos de un cliente forman un registro, todos los datos de otro cliente forman

otro registro,...

4.1.1.1 Diseño de tablas. Para nuestra base de datos se diseñaron las siguientes tablas

Clientes

Ilustración 1. Tabla cliente

15

Ilustración 2. Propiedades de los campos de la tabla clientes

Empleados

Ilustración 3. Tabla empleados

Ilustración 4. Propiedades de los campos de la tabla empleados

Servicios

Ilustración 5. Tabla servicios

16

Ilustración 6. Propiedades de los campos de la tabla servicios

Facturas

Ilustración 7. Tabla facturas

Ilustración 8. Propiedades de los campos de la tabla facturas

4.1.2 Bases de datos relacionales: Una base de datos relacional permite la

utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla.

Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando

memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando

al usuario/a el trabajo con tablas.

Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un

estudio previo del diseño de la base de datos.

17

Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común

que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal

en una de ellas.

Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal

(de la que parte relación) y la otra será la tabla secundaria (destino de la relación).

4.1.2.1 Tipos de relaciones: Se pueden distinguir tres tipos de relaciones:

Relación Uno a Uno: Cuando un registro de una tabla sólo puede estar

relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa.

Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y

otra con una lista de Alcaldes, una población sólo puede tener un alcalde, y un

alcalde lo será únicamente de una población.

Relación Uno a Varios: Cuando un registro de una tabla (tabla secundaria) sólo

puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla (tabla principal) y un

registro de la otra tabla (tabla principal) puede tener más de un registro

relacionado en la primera tabla (tabla secundaria).

Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de diferentes poblaciones y

otra con los habitantes, una población puede tener más de un habitante, pero un

habitante pertenecerá (estará empadronado) en una única población.

Relación Varios a Varios: Cuando un registro de una tabla puede estar

relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa.

18

Por ejemplo: tenemos dos tablas una con los datos de clientes y otra con los

artículos que se venden en la empresa, un cliente podrá realizar un pedido con

varios artículos, y un artículo podrá ser vendido a más de un cliente.

Las relaciones varios a varios se suelen representar definiendo una tabla

intermedia entre las dos tablas. Siguiendo el ejemplo anterior sería definir una

tabla líneas de pedido relacionado con clientes y con artículos.

Ilustración 9. Relaciones establecidas en la base de datos

4.1.3. Las consultas en Access. Es la forma de buscar y recopilar información

de una o más tablas  para conseguir información detallada de una base de datos.

19

En ellas se  define las condiciones específicas de búsqueda para encontrar,

exactamente, la información que deseas.

Las consultas son búsquedas simples que puedes usar para encontrar los datos

en una tabla o en múltiples tablas. Por ejemplo, puedes utilizar una búsqueda en

la tabla de clientes para encontrar la dirección de uno de ellos o un filtro en la tabla

servicios para ver cuál es el carro que corresponde a determinado cliente y que

servicios y productos ha adquirido.

4.1.3.1. Crear una consulta en Access. Aquí encontrará las consultas sencillas a la tabla de clientes, empleados, facturas, productos y servicio diseñados para la empresa Joyería River.

Ilustración 10. Consulta a la tabla de clientes

20

4.1.4. Los formularios en Access 2010: Los formularios se emplean para

ingresar, modificar y revisar la información de algún registro. Muy probablemente

hayas tenido que llenar un formulario alguna vez, como cuando aplicas para un

trabajo o cuando te registras en el médico... ah y también cuando abres una

cuenta de correo electrónico en internet. La razón por la que los formularios se

usan de manera tan frecuente es porque son una forma sencilla de guiar a las

personas en registrar su información correctamente. Cuando ingresas información

en Access usando un formulario, los datos van exactamente al lugar de la base de

datos que quieres, en una o más tablas si así lo necesitas.

4.1.4.1. Crear formularios en Access: Con Access puedes diseñar tus propios

formularios que te facilitarán la manera en la que ingresas la información a la base

de datos.

Puedes incluir campos de una o varias tablas y hasta configurar algunas

restricciones para asegurarte de que los datos sean ingresados en el formato

correcto.

21

Ilustración 11. Formulario de empleados

Ilustración 12. Formulario de clientes

4.1.5. Los informes: Son muy útiles porque permiten presentar tus datos en un

formato que es fácil de leer. Incluso, puedes personalizar la apariencia de los

reportes para que sean visualmente agradables y así imprimirlos para una junta o

reunión. En Access puedes crear reportes de tablas o consultas.

22

4.1.5.1. Crear informes en Access 2010

Ilustración 13. Informe realizado con la consulta cruzada

23

5. CRONOGRAMA

24

CONCLUSIONES

Microsoft Access es una herramienta de fácil manejo para la manipulación y

creación de base de datos ajustadas a microempresas, se encuentra incluida

dentro del paquete de Microsoft office es una herramienta a la cual cualquier

persona sin mucho conocimiento de bases de datos, puede utilizarla con el fin de

crear una simple plantilla o dos tablas relacionadas.

Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en

cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante

fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal

diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una

base de datos es la forma en la que están organizados los datos.

Para aprovechar al máximo la flexibilidad de una base de datos, los datos deben

organizarse en tablas para que no se produzcan redundancias. Por ejemplo, si

quiere almacenar información sobre los empleados, cada empleado debe

especificarse solo una vez en la tabla que está configurada para los datos de los

empleados. Los datos sobre los productos se almacenarán en su propia tabla y los

datos sobre las sucursales se almacenarán en otra tabla. Este proceso se

denomina normalización.

Cada fila de una tabla se denomina registro. En los registros se almacena

información. Cada registro está formado por uno o varios campos. Los campos

equivalen a las columnas de la tabla. Por ejemplo, puede tener una tabla llamada

"Empleados" donde cada registro (fila) contiene información sobre un empleado

distinto y cada campo (columna) contiene otro tipo de información como nombre,

apellido, dirección, etc. Los campos deben designarse como un determinado tipo

de datos, ya sea texto, fecha u hora, número o algún otro tipo.

25

BIBLIOGRAFÍA

https://support.office.com/es-mx/article/Conceptos-b%C3%A1sicos-sobre-bases-de-datos-a849ac16-07c7-4a31-9948-3c8c94a7c204?ui=es-ES&rs=es-MX&ad=MX

http://ortihuela.galeon.com/access.htm

http://www.aulaclic.es/access-2010/t_1_1.htm

https://support.office.com/es-mx/article/crear-una-nueva-base-de-datos-de-escritorio-9458c8ab-e8e4-40ad-bb03-7b5ebda9dd26

https://www.youtube.com/watch?v=7OJGqwULGEw

26