TRABAJO DE GRADO AUDITORIA INTERNA A COOMULDESA LTDA

LUZ ADRIANA LAMUS ACOSTA DIANA YOLETH PIARTE TELLEZ

Informe Semestre de Auditoria para optar al titulo de Contador Pblico

San Gil Universidad de Pamplona Facultad de Contadura Departamento de Contadura Pblica 2011

TRABAJO DE GRADO AUDITORIA INTERNA A COOMULDESA LTDA

LUZ ADRIANA LAMUS DIANA YOLETH PIARTE TELLEZ

Informe Semestre de Auditoria para optar al titulo de Contador Pblico

San Gil Universidad de Pamplona Facultad de Contadura Departamento de Contadura Pblica 2011

INTRODUCCION

En el siguiente trabajo podemos conocer la importancia de llevar a cabo los procesos y procedimientos de acuerdo a los lineamientos establecidos por la ley vigente y tener en cuenta que la seguridad y confiabilidad de la informacin es vital para un buen desempeo de la entidad, frente a las eventualidades que se puedan presentar. Durante la evaluacin, se examinaron y evaluaron los procesos y soportes en las diversas reas a la Agencia, comunicando oportunamente las falencias y fallas detectadas; con el propsito de aplicar los correctivos estimados para su mejoramiento.

OBJETIVOS

GENERAL

La auditoria practicada tuvo como principal propsito realizar: CAJA: Arqueos sorpresivos a caja general y el Fondo de caja menor; revisin libro control bveda; contabilizacin de gastos por caja menor y revisin de remesas en efectivo. DEPOSITOS: Inspeccin de CDAT s constituidos a la fecha; Revisin carpetas con documentacin asociados Personas Jurdicas; Visacion de firmas en retiros de ahorro. SUGIRO: Examen y verificacin de giros pagados, pendientes y retenidos de julio 01/09 a Mayo 26/10 CARTERA: Cartera colocado del periodo comprendido entre Octubre 01/09 a Marzo 31/10; Revisin de Garantas Admisibles del 01 de Enero de 2009 al 26 de Mayo de 2010; Cartera Credipersonal y cesin de C.D.A.T. s SIPLAF: Revisin formatos y reportes de transacciones individuales superiores a $10.000.000 y Pitufeo de Enero 01/09 a Mayo 30/10. SISTEMAS DE SEGURIDAD: Evaluacin y pruebas al sistema de seguridad; alarma, pulsores de pnico, infrarrojos, detectores de humo, claves de alarma y llaves de puerta principal.

ESPECIFICOS

Realizar arqueos sorpresivos a caja general revisin del libro control de bveda. Depsitos: inspeccionar los CDATS constituidos a la fecha, revisar la carpeta junto con la documentacin referente a los asociados. Cartera: Cartera colocada comprende tomar una muestra de los crditos desembolsados desde el 02 de enero de 2011 hasta el 31 de octubre de 2011.

Revisar la carpeta de las garantas hipotecarias creada durante el ao. Realizar arqueo de pagares. Revisar la cartera vencida. Evaluar el sistema de seguridad de la oficina.

RESEA HISTORICA

COOMULDESA fue fundada el 29 de junio de 1962 por un grupo de agricultores y pequeos comerciantes de la poblacin de Galn Santander. El capital aportado inicialmente fue de $510 pesos. No obstante, sus antiguos pioneros y actuales protagonistas han logrado situarla entre una de las mejores entidades de su gnero en el pas. Su slida imagen, su solvencia econmica y su respeto por la filosofa y principios Cooperativos, en sus 49 aos de experiencia, la identifican como baluarte del cooperativismo regional santandereano. Su eficacia en la prestacin de los servicios de AHORRO Y CRDITO a las clases menos favorecidas en las provincias santandereanas COMUNERA,

GUANENTINA, VELEA y de SOTO, as como en el municipio boyacense de Moniquir y Villa de Leyva, la caracterizan como una de las pocas cooperativas que han permanecido fieles al pensamiento solidario, manteniendo sus objetivos y ante todo su progresivo y planificado crecimiento.

COOPERATIVA DE AHORRO Y CRDITO PARA EL DESARROLLO SOLIDARIO DE COLOMBIA COOMULDESA LTDA Nti: 890.203.225-1

En la visita realizada el da 31 de octubre del 2011, se inicio el estudio de los estatutos que rigen la empresa como son:

Razn social domicilio y mbito territorial y duracin El domicilio principal de esta cooperativa es en el Municipio del Socorro y su radio de accin todo el territorio del departamento de Santander y Moniquira y Villa de Leyva. Su duracin es indefinida pero puede disolverse y liquidarse en cualquier Momento.

Objetivos y actividad de la Cooperativa Es ejercer la actividad financiera, cooperativa en forma especializada, captando ahorros exclusivamente de sus asociados para colocarlos a travs de prstamos o mediante otras operaciones activas de crdito entre los

mismos y el aprovechamiento o inversin de los recursos captados de sus asociados para el desarrollo de la economa solidaria.

Asociados, admisin, deberes, derechos, perdida de la calidad de asociado. Personas naturales jurdicas de derecho pblico empresas, las

organizaciones jurdicas del sector de la economa solidaria y dems de derecho privado sin nimo de lucro.

Rgimen econmico El patrimonio esta constituido por el capital social y aportes sociales individuales ordinarios, revalorizacin e incremento de aportes sociales ordinarios, aportes extraordinarios, amortizacin de aportes, reservas, fondos, responsabilidad, afectacin de los aportes, ejercicio econmico y aplicacin de excedentes.

La Administracin y Vigilancia La direccin y administracin de Coomuldesa esta a cargo de la asamblea general, consejo de administracin y el gerente general. Junta de Vigilancia: es un organismo que tienes a cargo el control social de Coomuldesa. Revisora Fiscal: responder por los perjuicios que ocasione a Coomuldesa a sus asociados o a terceros por negligencia en el cumplimiento de sus funciones.

Incompatibilidades y prohibiciones Incompatibilidades de los directivos y empleados

Disolucin y liquidacin Se disolver por decisin adoptada por la Asamblea General y su liquidacin se proceder a la liquidacin en conformidad con las normas legales y si quedase algn remanente este ser trasferido a la entidad que determine la ley o en su defecto a la entidad que cumpla funciones de fomento y educacin educativa con preferencia a las organizaciones cooperativas a las cuales este afiliada Coomuldesa.

Disposiciones finales Solucin de conflictos

Las diferencias que surjan entre COOMULDESA y sus asociados o entre estos por causa o por ocasin de las actividades propias de aquella y siempre que versen sobre derechos transigibles, se sometern al conocimiento de un tribunal de arbitramiento de acuerdo con las normas previstas en el decreto 2779 de 1989.

MISIN

Movilizamos el ahorro, para atender sus necesidades de crdito, en procura del mejoramiento de su calidad de vida y el desarrollo integral de nuestra regin.

VISIN

Nuestra experiencia unida a su confianza, nos ubica como la cooperativa lder de la regin, con el mejor balance social.

LOCALIZACIN DE LA PROVINCIA COMUNERA

MAPA DE LAS AGENCIAS DE SANTANDER Y BOYAC

LOCALIZACION DE OIBA DENTRO LA PROVINCIA COMUNERA

PRINCIPIOS DE LA ECONOMA SOLIDARIA:

El ser humano su trabajo y mecanismos de cooperacin tiene primaca sobre los medios de produccin. Espritu de solidaridad, cooperacin, participacin y ayuda mutua. Servicio a la comunidad Promocin de la cultura ecolgica y ambiental. Formacin e informacin para sus miembros de manera permanente, oportuna y progresiva. Integracin con otras organizaciones del mismo sector.

SERVICIOS

CREDITO

CREDIAPORTES Esta alternativa facilita la obtencin de crditos a corto plazo, aceptando como garanta el valor de los aportes sociales que el interesado posea en la entidad. Manera rpida de solucionar los imprevistos estados de iliquidez.

CRDITO ROTATORIO Los usuarios de COOMULTICUENTA disponen de esta lnea de financiacin para solucionar las faltas de efectivo que les puedan ocasionar sus actividades empresariales y

comerciales, facilitando el cumplimiento de obligaciones con empleados, proveedores y servicios pblicos entre otros.

CREDICHEQUE Lnea con plazos hasta de 90 das, prorrogables segn antecedentes de cumplimiento que le facilita a los asociados la obtencin de crditos, aceptndoles como garanta cheques personales o de terceros.

CREDIPERSONAL Esta alternativa les permite a los asociados persona natural con excelente historia crediticia en la respaldndolos con su firma personal.

CREDICAF Lnea especial de crdito con fcil acceso y requisitos mnimos, destinada a financiar todas las actividades

relacionadas con el cultivo, recoleccin y comercializacin del caf.

Cr CRDITO PARA EDUCACIN Lnea que facilita la obtencin de crdito para el pago total o parcial de estudios, tcnicos tecnolgicos, profesionales y/o especializados de los asociados y de su familia, mediante el cumplimiento de mnimos requisitos y plazos determinables en atencin a los perodos acadmicos.

FOMENTO INDUSTRIAL Alternativa que les ofrece a los asociados posibilidades de financiacin para todos los requerimientos y aspectos relacionados con sus actividades de

produccin industrial.

ADQUISICIN CONSUMO

DE

BIENES

MUEBLES

O

DE

Lnea que le facilita a los asociados obtener prstamos para la adquisicin, reparacin, reposicin y/o

sustitucin de los elementos destinados a satisfacer sus necesidades personales, domesticas y familiares.

AGRICULTURA Alternativa de la cual disponen los asociados persona natural del sector rural, para financiar todos los aspectos relacionados con sus labores de

implementacin y produccin agrcola.

GANADERA Lnea que le permite a los asociados persona natural, financiar todas las actividades relacionadas con los proyectos de produccin y comercializacin de especies y productos del sector ganadero, incluyendo las especies menores.

SALUD Mediante esta lnea, los asociados persona natural, pueden obtener financiacin par sufragar gastos relacionados con el pago total o parcial de productos, tratamientos y servicios mdicos y/o quirrgicos, tendientes a mejorar su calidad de vida.

ADQUISICIN DE VEHCULO Lnea dirigida a ofrecer financiacin a los asociados interesados en adquirir, reparar y/o sustituir sus vehculos de servicio particular o pblico.

COMERCIO A travs de esta lnea los asociados pueden acceder a financiacin rpida y efectiva para la compra,

instalacin, reparacin, adecuacin y surtido de sus establecimientos comerciales.

RECREACIN Y TURISMO Esta lnea tiene como objetivo, ofrecer financiacin para el pago total o parcial de servicios tursticos, recreativos y sociales de los asociados y sus familias.

MICROCRDITO PRODUCTIVO Lnea encaminada a otorgar y financiacin a los que

pequeos

comerciantes

microempresarios

requieran recursos para capital de trabajo o adquisicin de activos fijos. No requiere codeudor y se conceden plazos de 1 a 24 meses. Los beneficiarios obtienen,

adems, asesora y acompaamiento en sus procesos productivos.

CRDITO POR LIBRANZA El portafolio de crdito posibilita la celebracin de convenios con las entidades del sector pblico y privado, tendientes a ofrecer a sus empleados el acceso a todas las lneas de financiacin, mediante la modalidad de descuentos por nmina.

CRDITO PARA LIBRE INVERSIN Lnea mediante la cual los asociados pueden obtener financiacin para adquisicin o mejoramiento de

vivienda, compra o reparacin de vehculo, agricultura, ganadera, recreacin, microempresa, comercio, etc., acordando plazos y modalidades de pago que se constituyan en soluciones reales y garanticen el cumplimiento de cada obligacin.

AHORRO

APORTES SOCIALES Son revalorizables, les facilitan a sus titulares el acceso a los servicios y beneficios que la entidad coloca a

disposicin de sus asociados y su monto aumenta las posibilidades de crdito.

COOMULTIAHORRO Modalidad que requiere de valores y saldos mnimos para su apertura, goza de disponibilidad inmediata y reconoce rentabilidad trimestral segn promedio.

COOMULTIDIARIO Alternativa que facilita el manejo constante de los ahorros, reconocindoles rentabilidad diaria y

garantizando su disponibilidad.

COOMULTICUENTA Opcin de Ahorro que le permite a sus titulares efectuar retiros de dinero a travs de terceros. Su adecuado manejo posibilita el acceso a crditos rotatorios. Disponibilidad y financiacin oportunas.

SUPERJUNIOR Modalidad con rentabilidad diaria, cuyos titulares (personas naturales menores de 18 aos) reciben, entre otros beneficios, pliza de proteccin gratuita,

capacitacin cooperativa y derecho a participar en sorteos y en eventos culturales y deportivos.

INVERSIN A TERMINO FIJO

CDAT SUPERRENTA Los Certificados de Depsito de Ahorro a Trmino (CDATs) adaptan su rentabilidad y su forma de pago a las proyecciones de su titular, a la vez pueden garantizar y respaldar sus solicitudes de crdito.

SUPERTAC La cuenta de Ahorro Programado le permite a los asociados proyectar sus inversiones a mediano y corto plazo, depositando mnimas cuotas mensuales en plazos de 6 a 60 meses y obteniendo rentabilidad igual o superior al DTF y adquiriendo el derecho de participar en sorteos promocionales.

Oiba, 28 de Octubre de 2011

Seor LUIS EDUARDO TORRES CASTRO Gerente General COMULDESA

Respetado Seor:

Nos permitimos informarle nuestra aceptacin para desempear funciones como auditores externos en esta empresa en la seccin de cartera y las dems que le alimenten con el fin de establecer posibles hallazgos soportados en la Ley 43 de 1990, normas Internacionales de Auditoria ISAC y las dems que la ley contempla.

Este proceso se efectuar durante el tiempo comprendido del 3 al 6 de Noviembre del presente ao, por lo cual requerimos de su autorizacin para que nos sea entregada la informacin y documentos necesarios para el desarrollo de nuestras funciones.

Los hallazgos encontrados se evidenciaran de acuerdo con su oportunidad con el fin de ser subsanados o se apliquen los correctivos necesarios.

Seguros de su pronta y oportuna colaboracin.

DIANA YOLETH PIARTE TELLEZ Contador Publico T.P. N0.75231-T

LUZ ADRIANA LAMUS ACOSTA Contador Publico T.P. N0.17527-T

PT 002 Oiba, Octubre 30 de 2011

Seora: MARY NELCY LOPEZ CHACON: Subgerente COOMULDESA Oiba

Cordial saludo, Teniendo en cuenta que nuestra firma fue seleccionada para realizar la auditoria de cartera departamento del cual usted es coordinadora, solicitamos un informe detallado de todo lo realizado en esta seccin, como es la cartera por edades, saldos a la fecha, listados de garantas hipotecarias, crditos amparados por el FNG, saldo en caja segn tesorera, las copias de los ttulos a termino CDATS informacin que debe ser suministrada a mas tardar el 3 de noviembre de 2011 a las 8:00 am. Agradeciendo la gestin y colaboracin a la presente.

Sin otro particular,

DIANA YOLETH PIARTE TELLEZ Contador Publico T.P. N0.75231-T

LUZ ADRIANA LAMUS ACOSTA Contador Publico T.P. N0.17527-T

PT N 03

INFORME

ALCANCE

Por decisin del Gerente General de COMULDESA LTDA fue nombrada ANDILUSA CONTADORES Y AUDITORES LTDA para realizar una Auditora Externa a la dependencia de cartera, caja y ahorros la cual tiene como fin revisar, verificar y analizar los procedimientos realizados en este departamento, y as mismo encontrar inconsistencias en los procesos realizados de tal manera que se puedan tomar los correctivos de acuerdo a las disposiciones legales

1. CONTRO DE EFECTIVO: 1.1 CAJA PRINCIPAL En el arqueo sorpresivo realizado el da 3 de noviembre de 2011, al efectivo de la oficina, bajo la responsabilidad de la funcionaria Mary Nelcy Lopez Chacon, se encontr los siguientes, saldos: Saldos contabilidad $104.834.591.82 Saldo segn arqueo $104.834.628.oo Sobrante $36.18

1.2 LIBRO CONTROL APERTURA DE BOVEDA Se practico revisin al libro de control apertura de bveda de la agencia, verificando el correcto diligenciamiento y que se este registrando los valores correspondientes a entradas y salida de efectivo de la bveda, encontrando sin actualizar el saldo del da anterior (01/11/2011), al no registrar el valor de la salida de la consignacin que se realizo en Davivienda, presentado dos correcciones en el diligenciamiento de estas partidas.

Recomendacin: Debe mantenerse debidamente diligenciado y actualizado el libro de control de apertura de bveda y as evitar que se presenten inconvenientes en caso de algn siniestro, al momento de realizar alguna reclamacin a la aseguradora.

1.3 TOPES DE EFECTIVO El efectivo encontrado en la oficina, se encuentra dentro de los parmetros autorizados a mantener en caja; segn el manual de caja el valor establecido para esta oficina es de $130.000.000, oo

1.4 MEDIDAS DE SEGURIDAD Mientras el efectivo se encuentra fuera de la bveda se encuentra abierta la puerta principal de la oficina debe permanecer cerrada, por ninguna circunstancia se puede permitir la apertura para el ingreso o salida de funcionarios o asociados.

Recomendacin: Se recomienda a todos los funcionarios, liderados por el Gerente de oficina, acatar lo establecido e el manual de caja y seguridad bancaria, respecto a la apertura de la oficina cuando el efectivo se encuentre fuera de la bveda o caja fuerte principal, pagina numeral 7 del Manual de Caja.

2. DEPOSITOS 2. DEPOSITOS A TRMINO FIJO Examinadas y revisadas cada una de las copias de los ttulos de Deposito a Termino CDATS activos constituidos a la fecha de la visita y confrontados con la relacin de CDATS emitidos por el programa de ahorro, verificando la existencia de total de los ttulos, informacin como es el nmero de titulo, firma de los titulares, nombre y documento de identidad de los titulares, tasas de inters pactadas con e asociado, entre otros aspectos encontrndose de conformidad con los establecido en el sistema.

RECOMENDACIN: Para mayor funcionalidad en la organizacin del archivo de las copias de los CDATS se recomienda organizar las copias por da de vencimiento a corto y largo plazo en un archivador manual.

3. CARTERA COLOCADA: Se practico examen, inspeccin y revisin a una muestra de 50 crditos de un total de 100 crditos colocados entre el 02 de enero de 2011al 31 de octubre de 2011,

observando y analizando informacin de las solicitudes de crdito, facultades de aprobacin, valor otorgado, capacidad de pago y endeudamiento, observaciones y condiciones exigidas para el desembolso por parte de la fabrica de crdito.

El crdito de EDWIN ENRIQUE MOYANO GOMEZ nmero 20-0007242-9 por $2.200.000.oo la fabrica de crdito en su lista de chequeo anexar paz y salvo de Davivienda antes del desembolso y a la fecha no se ha cumplido. El crdito de DEYVIS ORLANDO QUINTIAN ROJAS, 20-00073149-6 por $31.000.000.oo, en el formato de asegurabilidad del crdito quedo mal diligenciada la fecha de nacimiento y no se ha cambiado, es importante que se cambie el formato ya que se tiene que enviar a la aseguradora para su respectiva respuesta, en caso de que la aseguradora de una respuesta negativa, debe firmar carta de no cubrimiento de seguro y se debe hacer una nota contable devolvindole el valor cobrado por seguro de vida. Crdito de HECTOR CORREDOR ESCOBAR 20-00068059-1 la codeudora Lydia Esperanza Estvez Olaya, anexo fotocopia de las cdulas antiguas, como es de su conocimiento se le otorga un plazo para que nos hagan llegar la fotocopia de la cdula nueva y hasta el momento no se ha cumplido con este requisito. Crdito de CARLOS MENDOZA 20-00069551-en la entrevista aparece que el seor a recoger el saldo de la obligacin pero en el acta de aprobacin no se coloco esa condicin, siendo el gerente de la oficina que realizo y la entrevista y aprobacin del mismo.

RECOMENDACIONES: Es muy importante que los crditos superiores a $15.000.001.oo se diligencie el formato de asegurabilidad y de ser necesario se reporte a la aseguradora para que ella emita una respuesta positiva o negativa, ya que si en caso que al

deudor del crdito le llegara a suceder un siniestro y no se cumple con esa condicin ella no responder por el siniestro.

4. GARANTIAS HIPOTECARIAS: En la inspeccin practicada a la 24 garantas constituidas a favor de COOMULDESA LTDA, en periodo comprendido entre 02 de enero de 2011 a 31 de octubre de 2011 se verifico que la copia de la escritura de hipoteca que se mantiene en custodia de cada garanta corresponda a la primero copia tomada de la original, que es expedida a COOMULDESA y que presta merito ejecutivo, adicionalmente se verifico, nomenclatura del inmueble que concuerde lo esperezado en el certificado de libertad y tradicin, pliza de seguro, escritura y avalo comercial.

Las hipotecas constituidas y revisadas cumplen con los aspectos mencionados de revisin a excepcin de las garantas que describimos a continuacin.

La garanta de SILVIA MERCEDES NIO ARDILA: Presenta inconsistencia en el avalu comercial y el certificado de libertad y tradicin en el nmero de escritura, segn el certificado de libertad y tradicin esta registrada la escritura 1004 de 8 de junio de 2011 y en el avalu 12 de abril de 2001. El avalu se debe corregir dejando la fecha y numero de escritura que apara rece en el certificado.

La garanta de JUAN DE JESUS JEREZ MARTINEZ: no coincide el valor aserrado de la aseguradora con la del avalu. RECOMENDACIONES:

Se debe enviar a la aseguradora el avalu de la garanta cuando haya cambiado el valor asegurado para que ella haga el respectivo ajuste y en caso de un siniestro la aseguradora responda por el valor del ultimo avalu comercial y no tener inconvenientes con el asociado.

5. ARQUEO DE PAGARES: Se realizo un arqueo de los pagares existentes y guardo en caja fuerte de la oficina coincidiendo con los que aparecen en el sistema.

6. CARTERA VENCIDA Se reviso toda la cartera vencida superior a 90 das.

El crdito 2001Y600287-0 a nombre de ANTONIO JOSE FRANCO BARBOSA presenta una mora de 295 das y no se iniciado proceso jurdico.

El crdito 20-00063513-1 a nombre de JUAN CARLOS ESTEVEZ NIO, presenta una mora de 328 das y no se esta cobro jurdico.

RECOMENDACIONES: Se debe arreglar la documentacin necesaria y pertinente para iniciar proceso jurdico de estas dos obligaciones ya que presenta una mora bastante significativa, ya que esto puede llevar a las persona que figuran en los crditos se puedan insolventa y los crditos no tengan garanta. 7. SISTEMA DE SEGURIDAD

Se realizo pruebas al correcto funcionamiento de los dispositivos de sistema de seguridad que estn instalados y existen en la oficina, verificando el funcionamiento de la alarma, mediante pruebas de emergencia, verificando que la seal de emergencia esta llegando al ente policivo, funcionamiento de los dulzores de pnico instalados, detectores de humo, infrarrojos, ubicacin tcnica, cerradura y seguridad de puertas y ventanas externas.

Detectores de Humo, infrarrojos y dulzores de pnico: todos los detectores de humo estn funcionando normalmente, segn lo evidencio la inspeccin. Cmaras de seguridad: se evalu e inspecciono la ubicacin, propsito y cobertura de la imagen de las seis cmaras instaladas en toda el rea de la oficina, inspeccionando que estn funcionando normalmente evidenciando.

RECOMENDACIONES: Se recomienda realizar una mejor ubicacin de las cmaras que enfocan la caja principal y servicaja, bajando un poco el lente de la cmara para que ampli la toma sobre el manejo que hacen los cajeros sin perder la imagen de la persona que esta en ventanilla realizando una operacin.

Cordialmente,

DIANA YOLETH PIARTE TELLEZ Contador Publico T.P. N0.75231-T

LUZ ADRIANA LAMUS ACOSTA Contador Publico T.P. N0.17527-T