ASIGNATURA:

DOCENTE:

Presentados por: CHOQUECAHUA YAURI, River

CISNEROS PIANTO, Mximo

CRUZ LAPA, Nery

LLALLIRE MENDOZA, Basilio Alejandro

RIMACHI SALAZAR, Zoraida

Semestre acadmico: 2014 0

CICLO III GRUPO III

Ayacucho Per

2014

DEDICATORIA

Este trabajo est dedicado a

todos los docentes quienes nos

guan e impulsan a salir

adelante con las metas

trazadas y a nuestros padres

por el apoyo moral que cada

da nos brindan, y a la vez

agradecer a todos los que

hicieron posibles la realizacin

del trabajo, y el aporte brindado

INTRODUCCIN

El trabajo titulado Materiales Directos tiene por objetivo, definir, explicar

y dar a conocer como los materiales directos de una produccin funcionan

dentro de una empresa, del mismo modo se tiene en cuenta las definiciones,

clases, control de materiales, NIC 02 y el cardex. Para el cual se realiz una

investigacin bibliogrfica del tema.

Mencionar a los materiales directos dentro de una produccin es

sumamente necesario, ya que es uno de los elementos con el que la empresa

fabrica, por ello es motivo suficiente realizar el presente informe.

En el presente material de estudio, no vamos a mencionar la expresin

Elementos del Costo de Produccin, sino ms bien Elementos del Costo de

Fabricacin por la razn que nos referiremos al costo de fabricar productos,

vale decir a lo que ocurre en una fbrica.

Explicaremos a continuacin porque se han clasificado los elementos del

costo de fabricacin como: 1) Materiales, 2) Mano de obra y 3) Cargas

Generales de Fabricacin. Del cual daremos mayor nfasis en el primer

elemento.

En el proceso de fabricacin se dan tres elementos bsicos

MATERIALES refirindonos al primer elemento sin interesarnos el tipo de

material, la calidad, forma, etc.; al segundo elemento le denominamos MANO

DE OBRA de manera general sin interesar si es directa, indirecta, de

empleados u obreros, capaz de transformar a los materiales (Materia Prima) en

productos o bienes, el tercer elemento denominado CARGAS GENERALES

DE FABRICACION se le llama as porque de acuerdo a su naturaleza no es

material ni mano de obra y son recursos de uso general dentro de las

empresas industriales.

Una de las conclusiones ms importantes es que los materiales directos,

son aquellos que son usados para la elaboracin y culminacin de un producto.

MATERIALES DIRECTOS

I. DEFINICIN DE MATERIALES

El trmino material est relacionado directamente con el trmino materia y est

en si es una sustancia capaz de tomar diferentes formas, por consiguiente en

trmino generales diremos que materiales son todos aquellos elementos o

recursos que tienen una forma fsica y que ocupan un lugar en el espacio.

Cuando hablamos de los materiales que se utilizan en el proceso de

produccin os estamos refiriendo en trminos generales a todas aquellas

sustancias fsicas que de alguna manera forman parte o se utilizan en el

proceso productivo, sin hacer aun distincin alguna, por esa razn que

consideramos a los materiales como uno de los elementos del costo de

produccin cuya clasificacin se hace tomando como base su naturaleza, es

decir su presencia material o fsica.

Los materiales pueden encontrarse formando parte de la estructura fsica del

producto como material principal o como complementario o auxiliar, asimismo

alguno de los materiales podrn ser utilizados en el proceso de produccin

pero que no estarn formando parte de la estructura fsica del producto. Por

ejemplo en la produccin de muebles de madera utilizamos tres clases de

materiales: Madera (material base), laca y clavos (material que complementa la

estructura fsica del mueble) y grasa. Wuaype (material que no comp0lementa

la estructura fsica del producto), es decir no se encuentra fsicamente en el

producto.

Tambin podemos decir que los materiales son aquellos bienes que la empresa

adquiere para ser utilizados en el proceso de produccin con la finalidad de

obtener un producto capaz de satisfacer necesidades.

II. IMPORTANCIA

Los materiales en la produccin de bienes son sumamente importantes, porque

dentro de ellos vamos a encontrar materiales bsicos y fundamentales,

infaltables e insustituibles en la estructura fsica del producto como por ejemplo

la madera en la confeccin de muebles, entre otros: mientras que hay otros

materiales que complementan la estructura fsica del producto y otros que se

utilizan necesariamente en el proceso de produccin facilitando as el

desarrollo del as actividades productivas.

Son importantes tambin porque son los que dan la forma fsica de los

productos y pueden ser apreciados por nuestros sentidos

ASPECTO GENERALES

2.1. CONCEPTO DE VALUACION DE EXISTENCIAS

Es el conjunto de procedimientos que sirven para poder establecer los costos

de las mercaderas y los materiales en el almacn. Determinacin del costo de

las existencias y poner valor a las existencias.

Segn la NIC 2 exige que tienen que tener cuidado en la medicin de los

inventarios, por la importancia que tiene esta partita en la imputacin de gastos

de la empresa.

Las existencias, deben valuarse al costo o Valor Neto de Realizacin (VNR), el

que sea menor, como ya habamos mencionado en el capitulo anterior.

2.2. OBJETIVO

Proteger los costos y los ingresos, as como los costos que figuren como saldo

en el Balance General.

Determinar un valor justo de las existencias en almacn.

Afrontar problemas sobre la estimacin del COSTO RELA de las mercaderas o

materiales en existencia, esto se deber realizar generalmente cuando existe

fluctuacin en los precios durante un determinado ejercicio.

NOTA: Por tanto necesariamente deber llevar un control de los precios y

saber elegir un mtodo de para valorizar sus inventarios adecuados.

2.3. FORMAS DE VALUACIN SEGN LA NIC N 2

Tienes 3 formas de valuar, que son:

VALUACIN DE LAS ENTRADAS DE EXISTENCIAS

Determinar el costo de existencias, que incluye todos los conceptos que

conforman el costo de compra, el costo de fabricacin y el costo de los

conceptos diversos de en los que se haya incurrido para poner las existencias

en su ubicacin y condicin actual.

Existencias = Costo De Compra + Costo De Fabricacin + Otros Costos

Necesarios

VALUACIN DE LAS SALIDAS DE LAS EXISTENCIAS

Determinacin del valor de salida de las existencias vendidas, consumidas,

transferidas por las empresas, a la cual deber asignarse un importe de salida

y si no se puede determinar se deber calcularse de acuerdo a la NIC N 2

llamadas

Frmulas de Costeo.

VALUACIN DEL SALDO DE LAS EXISTENCIAS

Est vinculada al principio de costo o valor neto realizable el que sea menor se

aplicable como consecuencias que las existencias se vuelvan no recuperables

por daos.

La aplicacin de este principio contable para efectos tributarios solo es

aplicable en la metodologa del Ajuste de Inflacin del Balance General, con la

condicin que el limite de reexpresin se encuentre respaldado con un

comprobante de pago que sustente el costo o gasto emitido en el mes del

Balance.

2.4. PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS

PEPS conocida tambin como UETA (ltimo en Entrar, Todava Aqu), cuando

los primeros costos representan a los artculos vendidos, los ltimos costos

representan a los artculos que permanecen disponibles. Usando los ltimos

costos para medir el inventario final, PEPS tiende a proporcionar valuaciones

del inventario que se aproximan bastante bien al valor de mercado real del

inventario a la fecha del Balance General.

En pocas en donde los precios estn a la alza, PEPS lleva a una utilidad neta

mas alta. Mayores utilidades anotadas pueden afectar de manera favorable la

actitud del inversionista frente a la empresa. Las mayores utilidades obtenidas

pueden conducir a remuneraciones ms altas y gratificaciones mayores.

2.5. PROMEDIO DIARIO, MENSUAL O ANUAL

a) Promedio Ponderado

Este mtodo es preciso y, en general razonable. Se basa en la suposicin de

que los materiales consumidos y las mercaderas vendidas se toman en cada

caso de las existencias en proporcin exacta con las cantidades fsicas de los

diversos bienes que componen la existencia en ese momento.

El mtodo de costeo de promedio ponderado podemos decir que produce

resultados menos extremos que PEPS en relacin al estado de resultados y al

balance general. El promedio ponderado esta sujeto a manipulacin mnima

por acciones de la administracin.

b) Promedio Mvil

La valuacin de los materiales y mercaderas se determinan como un nuevo

costo unitario despus de cada compra. La salida de los materiales o

mercaderas se valan posteriormente segn el costo unitario promedio.

Tericamente determina un nuevo costo unitario.

Por lo tanto este mtodo consiste en que el costo unitario se determina

despus de cada compra, y la salida se vala con el costo unitario promedio.

2.6. IDENTIFICACIN ESPECFICA

Este mtodo utiliza la observacin fsica o el etiquetado de los artculos en

existencia con nmeros o cdigos individuales. Es fcil y econmico justificable

para mercanca relativamente cara. Este mtodo permite que los

administradores manipulen la utilidad y los valores del inventario llenando una

orden de venta de varios artculos fsicamente equivalente con diferentes

costos histricos.

Bajo este mtodo de valuacin, muchas veces cuando se compran

mercaderas o materiales se anexa una etiqueta que muestra el precio de

compra con el fin de especificar el artculo. Las etiquetas se quitan

posteriormente a las mercaderas que se venden o a los materiales que se

enviaran a produccin.

2.7. INVENTARIO AL DETALLE O AL POR MENOR

Este mtodo se utiliza al final del ao, no requiere llevarse un kardex valorado,

solo fsico en cantidades. Para este mtodo se necesita mantener registros de

las compras al costo y al precio de venta, y de las ventas al precio de venta.

Con esta informacin as disponible se calcula la relacin (porcentaje) entre el

costo y el precio de venta y se aplica esa tasa al inventario final al detalle para

calcular el costo aproximado.

Para la aplicacin de este mtodo se aplica los siguientes datos:

a. las existencias iniciales al costo y a valor de venta.

b. las compras al costo y al valor de venta.

c. Conocer las ventas totales del periodo econmico.

2.8. EXISTENCIA BSICA

Estas existencias bsicas se valoran al costo histrico de adquisicin

independiente del tiempo que haya transcurrido desde su adquisicin. Este

mtodo supone que todas las compras en exceso de las existencias bsicas

se emplean en la produccin actual y se costean utilizando uno de los otros

Mtodos de valuacin.

CLASIFICACIN

a) Por el grado de importancia en la composicin o estructura fsica

del producto.

De acuerdo a esta condicin los materiales pueden clasificarse en:

Materia prima, materiales auxiliares y suministros diversos.

1. Materias primas. Son los materiales primordiales o bsicos

infaltables e insustituibles que se caracterizan porque pueden

encontrarse en estado natural o manufacturados, son los que

sufren transformacin hasta convertirse en productos terminados

con la intervencin de la mano de obra de los trabajadores, la

tecnologa y otros recursos necesarios; son los que ocupan casi la

totalidad de la estructura fsica del producto terminado y para

efectos de su costeo se consideran material directo. Ejemplo la tela

en la confeccin de vestidos.

2. Materiales auxiliares. Son los materiales secundarios que forman

parte el producto fsicamente, pero que su presencia o no, no

impide que ste se lleve a cabo, es decir complementa la

estructura fsica del bien fabricado.

Ejemplo: El hilo y los botones en la confeccin de camisas.

3. Suministros diversos. Son los materiales secundarios que se

utilizan en el proceso de produccin pero que no se encuentran

formando parte de la estructura fsica del producto. Ejemplo: El

trapo industrial, la grasa, el aceite de mquina que se utilizan para

el funcionamiento de las maquinas y equipos.

b) Por su forma de costeo o aplicacin al costo del producto.

El trmino directo o indirecto aparece en el momento de calcular el valor

monetario de los materiales empleados en la produccin de los bienes,

es decir en la forma de asignar los costos de los materiales al producto,

por ejemplo si se ha producido un total de 100 pantalones y se sabe que

para cada pantaln se utiliza 1.10 metros de tela, basta saber el costo

de un metro de tela para obtener de manera directa y precisa el costo de

la tela en la confeccin de los 100 pantalones, sin embargo en el

proceso de produccin tambin se utiliz de litro de aceite para

mquina por un total de S/30.00 , Cmo podr saber cunto de los

S/30.00 de aceite le tengo que asignar a cada pantaln? Como no se

puede precisar directamente, tendr que utilizar alguna frmula o un

artificio matemtico a fin de poder estimar y asignar el costo de este

material a cada uno de los pantalones; por esta razn los costos de los

materiales pueden ser directos o indirectos.

1. Materiales de costeo directo. Es el material que forma parte de la

estructura fsica del producto. Se considera material de costeo

directo a la materia prima y a todos aquellos materiales auxiliares

que pueden ser cuantificables y cualificables de manera precisa

para efectos de su costeo, es decir se puede encontrar su

costo de manera fcil y directa; esto quiere decir que algunos

materiales auxiliares tambin pueden ser costeados directamente,

por ejemplo los cierres en la confeccin de pantalones son

materiales auxiliares pero por su forma de costeo es directo.

2. Materiales de costeo Indirecto. Son aquellos materiales

secundarios que pueden o no formar parte del producto

fsicamente, se caracterizan por que para asignar su valor en la

estructura del costo del producto no se puede hallar de manera

directa, solo a travs de una estimacin, mas no como una

precisin.

EL CONTROL DE ALMACENES

Concepto. Es el proceso por medio del cual se busca lograr una correcta

administracin de los materiales de la empresa a fin de obtener una

optimizacin de los mismos para lo cual se utilizan una serie de operaciones

que involucran sistemas tcnicas, procedimientos, estrategias; generalmente

para efectos del control se utiliza entre otros recursos, la tarjeta de control,

comnmente llamadas krdex.

Importancia. Es importante porque de esta manera el almacn puede

proporcionar informacin sobre la disponibilidad de los diferentes materiales

que transcurren por ste, tanto a nivel de cantidades como al nivel de costos o

precios. Adems a travs de un sistema de control se puede detectar ciertas

dificultades relacionadas con los materiales que ingresan, salen o quedan en el

almacn

Tarjeta de control fsico. Llamada tarjeta bincard, que permite el

registro y control de las entradas y salidas o saldo de los materiales

que transcurren por el almacn pero solo al nivel de cantidades, estas tarjetas

se encuentran ubicadas en los anaqueles o andamios junto al material sujeto

de control. Se utiliza una tarjeta por cada tipo de material o producto.

Tarjeta de control fsico y valorado. Es una tarjeta que permite el registro y

control de los materiales que entran, salen o quedan en el almacn de la

empresa, reflejando no solo cantidades sino tambin los precios o costos.

Cuando se utiliza este tipo de tarjeta es necesario emplear un determinado

mtodo de valuacin que pueden ser el mtodo PEPS o PROMEDIO los cuales

son aceptados tributariamente por SUNAT.

UNIDAD CONTROL Y REGISTRO DE LOS ELEMENTOS DEL COSTO.

1.- control y registro de los materiales

En una empresa industrial o manufacturada, la inversin en materiales

representa una porcin considerable de su activo circulante, lo cual requiere

que el costo de los mismos sea cuidadosamente controlado de manera tal que

garantice tanto su uso eficiente como la veracidad y exactitud de las cifras de

costos mostradas.

La acumulacin de costos de los materiales en un producto es una de las

responsabilidades de los contadores de costos. Durante el proceso, deben

decidir cmo tratar los costos de adquisicin y manipulacin de materiales, en

cuanto a los procesos de compra, almacenamiento y recepcin de estos.

Los modelos para el control de los materiales desempean un papel

importante, la planificacin de las adquisiciones, programacin y distribucin de

los materiales, garantizan que los departamentos productivos tengan siempre

materiales e insumos para llevar a cabo su proceso. Sin tcnicas de

planificacin y control, existira una gran ineficacia, dado que el inventario

podra aparecer algunas veces sobrecargado y otras presentar agotamiento de

existencias.

Significado e importancia del control de materiales

En un negocio de manufactura, la actividad ms importante del ciclo de

produccin es la obtencin de un artculo terminado mediante el uso de los

recursos adquiridos con ese propsito. El ciclo de produccin de una empresa

incluir el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los

inventarios, hasta que los productos terminados se transfieren a su almacn

respectivo. Para lograr sus objetivo usan distintos mtodos o sistemas

sofisticados de costos para valuar los recursos que se colocan en produccin,

para ello utilizan funciones de control y administracin de inventarios, asientos

contables, formatos y documentos para registrar las operaciones. Para llevar

un adecuado control de los materiales se necesita cumplir con objetivos de

control interno, entre los cuales se mencionan controles de: autorizacin,

procesamiento y clasificacin, verificacin, evaluacin y salvaguarda fsica.

Los objetivos de autorizacin tratan de todos aquellos controles que deben

establecerse para asegurar que se estn cumpliendo polticas adecuadas

establecidas por la administracin, se podran mencionar los niveles de

inventario a mantener, mtodo de valuacin de inventarios, los ajustes de

inventario.

Los objetivos de procesamiento tratan de aquellos controles que aseguran el

correcto reconocimiento, reprocesamiento, clasificacin, registro e informe de

las transacciones ocurridas, como ejemplo se puede mencionar: calcular y

registrar oportunamente todas las transacciones de compra y uso de

materiales, clasificar adecuadamente los materiales en directos o indirectos

dependiendo del caso.

Los objetivos de verificacin sealan los controles relativos a la verificacin y

evaluacin peridica de los saldos que se informan, as como la integridad de

los sistemas de procesamiento, en este sentido se puede mencionar chaqueo

peridico de los saldos de inventario de materiales para su comparacin con

las cuentas mayores, auxiliares de materiales.

Los objetivos de salvaguarda fsica hacen referencia a los controles de acceso

a los inventarios, registros, a los formatos, almacenes y procedimientos, estos

se logran permitiendo el acceso a los almacenes nicamente a las personas

autorizadas, de igual forma el acceso a los registros y comprobantes.

De acuerdo a lo expuesto, el objetivo prioritario de esta unidad es presentar y

exponer aquellos medios y sistemas existentes, desde una perspectiva

organizativa y contable, que permitan la obtencin y determinacin del costo

del material, es importante resaltar que los controles e informes a desarrollar

pueden varias a tendiendo a las caractersticas y peculiaridades de las

empresas. Entre los procedimientos administrativos se hace referencia a los

formularios, flujo de informacin y puntos de control, entre otros; en cuanto a

los procedimientos contables se utilizan cuentas mayores y cuentas auxiliares,

libros diarios y libros mayores y registros contables.

La utilizacin de medios y soportes documentales constituyen las guas que un

contador de costos debe emplear si pretende llegar a controlar el componente

directo del costo del material.

Ciclo del control de los materiales

En una empresa manufacturera, la inversin en materia prima o materiales

representa una porcin considerable de todos los costos de produccin. Es

necesario, por lo tanto, que el material sea cuidadosamente controlado con la

finalidad de garantizar el uso efectivo y eficiente del mismo y evitar el riesgo de

que se deteriore, sufra mermas por daos, robos u obsolescencia.

El control de los materiales se establece mediante la organizacin funcional y la

asignacin de responsabilidades, a travs del uso de formularios impresos,

registros y asiento que afectan a los materiales desde el momento en que son

solicitados al proveedor, hasta que los productos terminados ingresan en el

almacn respectivo, la cual representa la etapa de compra de materiales. En

este sentido, un control efectivo de los materiales se debe caracterizar

principalmente por la existencia de un sistema rutinario para la compra,

recepcin, almacenamiento. La segunda etapa a estudiar es en relacin la

entrega o consumo de todos los materiales por parte de los departamentos

productivos y de servicio; de igual forma se detallaran los formularios o

modelos impresos que establezcan responsabilidades, el empleo de registro y

asientos que generen informacin oportuna y veraz sobre los costos para el

uso de la gerencia.

Compra, recepcin, almacenamiento y entrega de materiales

El ciclo funcional del control de los materiales varia de una empresa a otra de

acurdo a su estructura organizativa o a las necesidades de control de las

mismas. Sin embargo, en la mayora de las empresas este control se asigna a

cinco actividades o funciones que deben desarrollarse en forma sistemtica,

lgica y secuencial para alcanzar su objetivo. Estas actividades son:

- Ingeniera, planeacin y distribucin de la produccin.

- Compra de materiales.

- Recepcin e inspeccin de materiales.

- Almacenamiento y entrega de materiales.

- Contabilizacin de las transacciones relacionadas con los materiales.

El control de la compra de materiales se puede exponer de la siguiente

manera: una vez que se ha programado la produccin, se determinan los

requerimientos de materiales para cumplir con la misma. Se compara las

cantidades necesarias con las existencias de almacn permitiendo de esta

manera establecer las compras de materiales que deben realizarse. Esta

planificacin permite un mayor control de los materiales al autorizar al almacn

a efectuar la solicitud de compras de los materiales que se requiere para

asegurar la continuidad en el proceso productivo programado.

La solicitud de compra es emitida por el encargado por el encargado de

almacn. La solicitud emitida es recibida por el departamento de compras,

quien se encarga de pedir cotizaciones, en aquellos casos que sea necesario;

una vez recibidas las cotizaciones se selecciona la ms conveniente para la

empresa, de acuerdo al proveedor elegido se emite la orden de compra para

autorizar al proveedor la entrega de dichos materiales.

El proveedor procede a enviar los materiales junto con una nota de entrega y/o

factura, los materiales son recibidos por el rea de recepcin, el cual elabora el

informe de recepcin y enva los materiales al rea de almacn. El almacenista

chequea los materiales recibidos, procede a colocarlos en sitios adecuados y le

da entrada en el kardex de cada material.

Por otra parte la contabilidad procede a registrar el asiento contable de la

operacin de compra, afectando la cuenta o cuentas mayores involucradas y

las cuentas auxiliares respectivas.

En la fig. 1.1. se presenta en forma resumida el control de la compra de los

materiales.

El control del uso o consumo de los materiales se inician cuando los

departamentos productivos y/o de servicios solicitan materiales de almacn,

utilizando para ello el formato denominado requisicin de materiales, el jefe de

almacn procede a chequear las existencias e identifica los materiales

solicitados y procede a entregarlos.

Por otra parte contabilidad de costos recibe las diferentes requisiciones,

haciendo un resumen peridico de las mismas, indicando en este resumen los

materiales que se catalogaron como directos a los procesos productivos y los

materiales indirectos y/o suministro de fbrica. Una vez clasificados los

materiales, procede a la elaboracin del asiento contable, afectando las

cuentas mayores y auxiliares respectivas.

En la fig. 1.2. se presenta de un esquema el control del uso de los materiales.

INGENIERIA, PLANEACIN Y DISTRIBUCIN DE LA PRODUCCION

En las empresas que tienen gran volumen de produccion o que sus procesos

de produccion, planeacion y distribucion de la produccion, o en su defecto ,

existe un encargado de responsable de ejecutar las actividades inherentesde

este departamento. Las actividades que realiza el departamento de ingenieria,

planeacion y distribucion de la produccion son los siguientes:

a) Disear el producto.

b) Especificar los materiales a comprar.

c) Estudiar el efecto del uso de materiales sustitutos.

d) Preparar la lista materiales requerido en las diferentes ordenes de

produccion o procesos productivos.

COMPRA DE MATERIALES

Para realizar la compra de materiales se utulizan comunmente dos formas: La

requisicion o solicitud de compra y la orden de compra.

El departamento de compras tiene las siguientes funciones:

a) Recibir las solicitudes de compra de todos los materiales.

b) Solicitar cotizaciones de los proveedores.

c) Elaborar y emitir la orden de compra.

d) Garantizar que los articulos pedidos cumplan las exigencias de calidad

establecidas por la empresa y que se adquieran bajo las mejores

condiciones.

RECEPCION E INSPECIN DE LOS MATERIALES

Entre las funciones que normalmente debe cumplir el departamento de

recepcion e inspeccion de los materiales se encuentran:

a) Recibir el material con la respectiva orden de entrga.

b) Cortejar el material recibido con la copia de la orden de la compra.

c) Verificar y aprovar las facturas de los proveedores.

d) Verificar la cantidad y calidad de material.

e) Enviar las facturas aprobadas al departamento de contabilidad general

para su registro.

f) Si se presentan irregularidades, no recibir el material.

g) Si el material cumple con las especificaciones, preparar el formulario

informe de recepcion.

El formulario usado para el control de la recepcion de los materiales es el

informe de recepcion.

Alamacenamiento y entrega de los materiales para el consumo.

En algunas empresas pequeas al almacen puede ser un anexo del

departamento de recepcion y la persona encargada, tanto de la recepcion

como almacenamiento de los materiales, puede ser la misma.

El encargado del departamento de alamcen es responsable del adecuado

alamacenamiento, proteccion y salida de los materiales bajo su custodia, por lo

cual debe cumplir con las siguientes actividades.

a) Recibir el material junto con el informe de recepcion y la orden de

compra.

b) Verificar los materiales (cantidad y calidad) y colocarlos en su

respectivo lugar.

c) Preparar las tarjetas de control.

d) Recibir los formulsriod e solicitud o requisitos de materiales elaborado

por el departamento que requiere de los materiales, lo completa en los

itmes de costo unitrario y costo total.

e) Enviar aproduccion los maetriales solicitados junto con el original

formulario de la solicitud.

f) Registrar las entradas y salidas de lo materiales en el kardex de acuerdo

al metodo de valuacion.

g) Preparar las solicitudes de compras de acuerdo del stok de maximos y

minimos de materiales establecidos o cualquier otro metodo de

reposicion del inventario.

h) Si el material almacenado no cumple con las espesificaciones o

presenta defectos, emitir la correspondiente orden de devolucion de

compras.

i) Preparar informes de almacen para el departamento de costos.

En aquellos casos en que los materiales son recibidos y llevados al almacen y

transcurrido cierto tiempo se encuentra con defectos, debe ser igualmente

devueltos al proveedor, en estas circunstancias se elabora la orden de

devolucion de compra.

Los formularios que intervienen el procedimientode entradas de materiales y

salidas de almacenson: El informede recepcion y la requisicion de materiales

respectivamente, los cuales se describiran posteriormente.

METODOS E INFORMES UTILIZADOS PARA LA COMPRA DE LOS

MATERIALES.

Los modelos o informes que generalmente se utilizan para el control de la

compra de materiales son:

Requisicion o solicitud de compra: es un documento elaborado por el

departamento de almacen u otro que requiera el material, dependiendo de la

estructura organizativa de la empresa, mediante el cual se solicita al

departamento de compras que adquiera determinado material o suministro.

Entre las especificaciones que debe incluir la solicitud, se encuentran: El

numero de requisicion, nombre de la persona o departamento que hace la

solicitud, fecha de pedido, fecha de entrega, cantidad de articulossolicitados,

identificacionesdel numero de catalogo, descripcion dl articulo y firme

autorizada.

PROCESO DE COTIZACION. Es el proceso a travs del cual se les solicita a

los proveedores enven, los precios de productos, la calidad, tiempo de entrega

periodo de pago que otorgaran para la cancelacin de los artculos que se

desean adquirir. Este proceso involucra efectuar un anlisis para seleccionar al

proveedor que ofrece los mejores productos, a los mejores precios a los

mejores trminos de pago, esto se realiza en un formato denominado anlisis

de cotizaciones, el que a continuacin se describe:

PROVEEDORES

CONCEPTO

Proveedor

1

Proveedor

2

Proveedor

3

Material 1 Precio

Material 2 Precio

Material 3 Precio

Marca de los materiales

Tiempo de entrega

Tiempo de crdito

Otros criterios

__________________

FIRMA DEL PROVEEDOR

ORDEN DE COMPRA. Es un modelo que se prepara en el departamento de

compras autorizando al proveedor seleccionado el despacho de los materiales

especificados de acuerdo con los trminos establecidos y en la fecha lugar

convenidos. Debe incluir los siguientes aspectos: nombre y direccin de la

empresa que hace el pedido, numero de la orden de compra, nombre y

direccin del proveedor, fecha del pedido, fecha de entrega, trminos de la

entrega y de pago, cantidad de artculos solicitados, numero de catlogo,

descripcin, costo por unidad y total, costo total de la orden y la firma

autorizada.

INFORME DE RECEPCIN. Es un formato elaborado con la finalidad de

especificar la cantidad y clase de materiales recibidos. Los materiales que no

sean satisfactorios deben ser devueltos inmediatamente al proveedor y el

Informe de Recepcin debe indicar la cantidad realmente aceptada. El Informe

de Recepcin generalmente debe incluir el nombre del proveedor, nmero de la

orden de compra, fecha en que el pedido es recibido, cdigo del material,

cantidad recibida, descripcin de los artculos, las diferencias con la orden de

compra si existiesen y la firma autorizada.

En el siguiente grafico se muestra un modelo de Informe de Recepcin. Este

debe ser numerado por anticipado y preparado por triplicado; el original se

enva a contabilidad junto con la factura, el duplicado se enva al departamento

de compras para indicar que el pedido fue recibido y el triplicado se archiva.

TARJETAS DE KARDEX, O MAYOR AUXILIAR DE CONTROL DE

MATERIALES. Es un registro en el cual se anotan las cantidades y costos de

los materiales recibidos, las cantidades y costos de los materiales entregados

y las cantidades y costos de los materiales en existencias.

La siguiente grafica presenta una tarjeta de control de materiales; algunas

tarjetas presentan variaciones en cuanto a la informacin contenida, por

ejemplo pueden presentar espacios para las cantidades mnimas y mximas

que deben mantenerse en existencia, la ubicacin del material en el almacn,

entre otras.

MODELOS E INFORMES UTILIZADOS PARA LA ENTREGA DE LOS

MATERIALES.

Requisicin o Solicitud de Materiales. Es una orden por escrito que elabora

el departamento que requiere de algn material y se presenta al almacenista

para que entregue determinados materiales especificados para uso del

departamento solicitante. Este formulario debe incluir: fecha y numero de la

requisicin, fecha de entrega, identificacin del departamento que solicita el

material o el nmero de la orden, la cantidad y descripcin del material, el

costo unitario y costo total del material despachado, firma de la persona que

autoriza la requisicin, firma de la persona que despacha los materiales y

firma de la persona que recibe.

En la ilustracin siguiente, se muestra un formato de Requisicin de Materiales.

La requisicin debe extenderse por triplicado; el original se enva al

departamento de almacn para autorizar la entrega del material, el duplicado

se remite al departamento de contabilidad general o de costos dependiendo

de la estructura de la empresa con la finalidad que ste quede informado de

la cantidad y costo de los materiales utilizados en la produccin y realice el

registro correspondiente y el triplicado permanece en el departamento que

autoriza la solicitud.

Requisicin de Materiales

Modelos e informes usados en actividades no rutinarias (devoluciones)

Algunas veces produccin o cualquier departamento requisitor devuelve

materiales al almacn, bien sea porque hubo excedente, equivocaciones en el

despacho, defectos en los materiales, entre otros, para lo cual se requiere de

un formato denominado Informe Devueltos que sirve para integrar los

materiales que se regresan al almacn.

El Informe de Materiales Devueltos tiene el efecto inverso de una Requisicin

de Materiales y muestra las materiales que se devuelven al almacn .su

formato es semejante a la requisicin. Los datos ms importantes que debe

incluir este informe son: fecha y nmero de la revolucin, identificacin del

departamento que devuelva los materiales, la cantidad y descripcin de los

materiales, el costo unitario y costo total de los materiales, la cantidad y

descripcin de los materiales devueltos, firma de la persona que autoriza la

devolucin, firma de la persona que devuelva los materiales y firma de la

persona que la recibe en el almacn.

En la ilustracin 1.9 se presenta el informe de materiales devueltos. Este

informe debe elaborarse por triplicado, el original se enva al departamento de

almacn para realizar las correspondencias anotaciones en el Kardex de

Inventario, el duplicado se remite al departamento de contabilidad general o de

costos con la finalidad que este quede informado de la cantidad y costo de los

materiales devueltos de la produccin y realice su crdito y el triplicado

permanece en el departamento que devuelva los materiales.

Informe de Materiales Devueltos

De igual manera, se realizan devoluciones de materiales al proveedor, por

distintas razones, entre las que se pueden mencionar: materiales no solicitado,

material con efectos, entre otras. En este caso se emite o elabora el formulario

de devoluciones en compras.

La Orden de Devolucin de Compras es un formulario que indica los

materiales que deben ser devuelto al proveedor, este formato debe llevar

impreso el nmero y fecha de la revolucin, el nombre del proveedor, numero

de la orden de compra o de la factura a la cual pertenece el material devuelto

cdigo del material, cantidad devuelta, descripcin de los artculos, las

observaciones correspondientes y la firma autorizada.

En la ilustracin 1.10 se presenta el formato de Orden de Devolucin de

Compras, el cual debe emitirse por triplicado, el original se enva al

departamento de compras para que gestione la devolucin al proveedor, el

duplicado se remite al departamento de contabilidad para su debido registro y

el triplicado permanece en el departamento de almacn para su anotacin en la

Tarjeta de Control de Materiales.

Orden de devolucin de compras

Contabilizacin de los materiales

Como medio de control de los materiales, tambin se debe considerar lo

referente a la contabilizacin de la transacciones realizadas con los mismos.

Cuando la contabilidad de los costos se encuentra integrada a la contabilidad

general, el departamento de contabilidad tiene las siguientes funciones:

a) Recibir la factura del proveedor.

b) Chequear con la orden de compra.

c) Recibir informacin del almacenista sobre los materiales recibidos.

d) Realizar el asiento contable referente a la compra de materiales en los

procesos de fabricacin.

e) Realizar el asiento contable relacionado con el uso del material en los

procesos de fabricacin.

f) Afectar la orden la orden de produccin o los procesos productivos.

Existen seis principios importantes que deben considerarse al momento de

contabilizar los materiales, estos son:

Todas las transacciones relacionados con la compra, recepcin,

almacenaje o consumo de materiales deben basarse en rdenes escritas

debidamente autorizadas por un funcionario responsable.

Debe ser posible determinar en cualquier momento la cantidad y costo de

cada material en existencia.

El material que no se necesite inmediatamente en los procesos de

fabricacin debe almacenase en un lugar seguro bajo una supervisin

apropiada.

Debe ser posible fcilmente determinar la clase y cantidad de material

utilizado en una orden de pedido o en un departamento de fabricacin.

Las cuentas de costos e inventarios de materiales deben compararse

peridicamente con las cuentas de control en el mayor general con el objeto

de comprobar su exactitud.

Deben existir por lo menos dos personas que realicen los movimientos de

materiales, de manera tal de evitar fraudes o robos.

En el ciclo de control contable de los materiales, adems de las cunetas de la

contabilidad general, intervienen las siguientes cuentas de control: Inventario

de materiales y suministros (cuenta real), costos indirectos de fabricacin

reales (cuenta transitoria) y producto en proceso materiales (cuenta real).

Para cada una de estas cuentas de mayor deben existir sus respectivos libros

de mayores auxiliares que faciliten el control interno.

Vemoslo con un Ejemplo

COMPRA DE MATERIALES

Supngase que adquirimos materiales para la produccin por la cantidad de $

5,000.00 al crdito, estos han sido recibidos en almacn, por lo que

procedemos a registrar la obligacin.

La contabilizacin seria la siguiente:

Almacn de materiales y suministros ..$ 5,000.00

IVA Acreditables. 750.00

Proveedores$

5,75000

$5,750.00

$5,750.00

Contabilizamos obligaciones por compra de materiales al crdito de nuestros

proveedores.

Los materiales son cargados a la cuenta de almacn de Materiales y

Suministros, por otra parte recuerde que el IVA, que cobran nuestros

proveedores, es una IVA acreditable de acuerdo con la ley del IVA retenido

durante el proceso de ventas al momento de ser enterado a la

administracin de renta de la localidad donde se encuentra ubicada la

empresa.

Descuentos por pronto pago. Es prctica comn que los proveedores ofrezcan

descuentos por pronto pago de materiales a los clientes que cancelan sus

deudas dentro de un determinado periodo: en estos casos, existen dos

alternativas para el registro contable, tratarlo como un costo o como una cuenta

nominal de ingresos.

Supngase que en el ejemplo anterior la compra de materiales se realiz el 03

de marzo pagaderos al 5/10, n/30.

Los descuentos en compra representan una disminucin del costo de los

materiales comprados, pero en la mayora de los casos, cuando la empresa

obtiene el descuento una parte de los materiales pueden seguir en existencia

en el almacn y otra parte enviada al proceso productivo. En este caso se

debera prorratear el monto de descuento entre las cuentas del inventario de

materiales y de producto en proceso material; este procedimiento en la mayora

de los casos es poco prctico por lo tanto se abona o acredita a la cuenta de

costos indirectos de fabricacin reales.

Contabilizacin de las devoluciones al Proveedor.

Por ejemplo se devuelven 20 unidades de materiales al proveedor, compradas

a $ 100.00 por unidad, pero de acuerdo con la tarjeta del mayor auxiliar de

materiales solo hay en existencias unidades compradas a $80.00. El asiento

por concepto de la devolucin seria el siguiente.

Cuentas por pagar (20*$100.00)..2,000.00

Inventario de materiales (20*$80.00)1,600.00

Costos indirectos de fabricacin reales...400.00

P/Registrar la devolucin de 20 unidades de materiales.

Consumo de materiales

Supngase que de la compra anterior, se emplean en produccin 60 unidades

de materiales directos y 10 unidades de materiales indirectos. El asiento para

registrar el envo de materiales a la produccin es el siguiente:

Inventario de productos en proceso de materiales.24,000.00

Costos indirectos de fabricacin real..2,000.00

Inventario de materiales y suministros..26,000.00

P/Registrar el envo de 60 unidades de material directo y 10 unidades de

material indirecto a produccin.

60 unidades * $ 400.00 c/u= 24,000.00 materiales directos

10 unidades* $ 200.00 c/u = 2,000.00materiales indirectos

Total = 26,000.00

Contabilizacin de los desechos:

Generalmente los criterios para registrar los desechos dependen si los mismos

son normales o anormales. En el caso de los desechos normales se debe

afectar el costo del productor. Partiendo de esta aclaratoria a continuacin se

muestran los asientos que se deben realizar para los desechos, dividiendo el

proceso de contabilizacin en dos fases, al generarse los desechos y al

disponerse de si mismos.

Asiento para registrar los desechos en el momento en que se generan.

Inventario de desechos xxxxx Inventario de materiales y suministros xxxxx

Asiento para registrar la operacin de venta de los desechos:

Banco o cuentas a cobrar xxxxx Inventario de desechos xxxxx

Asiento para registrar el uso de los desechos:

Inventario de productos en procesos materiales xxxxx Costos indirectos de fabricacin reales xxxxx Inventario de materiales y suministros xxxxx

Contabilizacin de los desperdicios:

Recordemos que el desperdicio representa un costo adicional para la empresa,

por lo tanto, genera una salida de dinero o un pasivo para la empresa, como

consecuencia de las erogaciones que hay que realizar para deshacerse del

mismo; al igual que el desecho el rea de produccin debe tener estimado los

niveles o de adaptacin de desperdicios, este estimado puede ser considerado

costo de producto cuando sea normal o registrarse como una perdida en el

caso de ser anormal. Asiento para el registro de los desperdicios.

Si son normales:

Costos indirectos de fabricaciones reales xxxx Inventario de producto. Proceso materiales xxxx Banco o cuentas a pagar xxxx

Si es un desperdicio anormal:

Perdida por desperdicio xxxxx Banco a cuenta a pagar xxxxx