INTRODUCCION

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DESARROLLO

Auditoria administrativa

La profundidad de la auditoria en una organización anteriormente era limitada a

evaluar en la mayor parte a la situación financiera o al manejo de las finanzas; pero a

medida en que el mundo fue evolucionando las organizaciones fueron creciendo, y la

administración también fueron creciendo con ellas y se volvió más compleja, por lo que la

importancia del control interno y la comprobación aumentaron también, como

consecuencia de que ahora se tiene que delegar autoridades a más personas y por ende

habrá más responsabilidades a cubrir por los integrantes de una organización.

Debido a lo antes expuesto fueron sucediendo problemas administrativos, en los que

los administradores tenían que dar soluciones inmediatas. Por esta razón, se dio origen a la

necesidad de adoptar una forma de auditoria que pudiera evaluar y revisar a la organización

en conjunto, desde la alta dirección hasta las partes más pequeñas de una organización,

dando como resultado un estudio científico de lo que hoy conocemos como auditoria

administrativa. A raíz de ello han surgido diversas ideologías para definirla.

Una de ellas es la que define a la auditoria administrativa como, “la técnica que

tiene el objeto de revisar, supervisar y evaluar la administración de una empresa” (Franklin,

2007: 8).

Del mismo modo este mismo autor (Franklin, 2007: 11) la define como “Una

revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de

desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar, valorar y lograr una ventaja

competitiva sustentable”

Por otra parte tenemos la conceptuación sintética de un profesor de la universidad

de Harvard el cual expresa lo siguiente: "... el examen de todas las anotaciones a fin de

comprobar su exactitud, así como la veracidad que dichas anotaciones producen."

Entonces, según estas afirmaciones podemos decir que la auditoria administrativa,

como un examen realizado a una organización de manera integral o parcial, cuyo propósito

será el de precisar el nivel de desempeño de la misma y sus oportunidades de mejora. Del

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mismo modo se puede definir como el campo de actuación de un licenciado en

administración ya que es el que tiene los recursos o conocimientos necesarios para

realizarla con la finalidad de medir la efectividad y eficiencia de la gerencia, según sus

metas alcanzadas; se basa en la estructura organizativa que tiene la particularidad de no ser

normada, porque para medir eficiencia y eficacia es muy difícil estandarizarla, sino que

toma la experiencia de la empresa.

Por otro lado es importante mencionar que Venezuela es el único país del mundo en

donde a la auditoria administrativa se le conoce inapropiadamente como “análisis de

gestión administrativa”, lo cual posiblemente surgió por una expresión sin observar lo

gramatical del auditor venezolano Ruiz Roa en 1963, que sostenía que la expresión correcta

era análisis de gestión administrativa mas no auditoria administrativa; a raíz de ello en los

próximos años las universidades venezolanas adoptaron el termino pero unas con un

nombre y otras con el otro. Posteriormente en el año 1982 cuando se promulgo La Ley Del

Ejercicio De La Profesión de Licenciado en Administración, en donde queda establecido

que el profesional de la administración puede realizar trabajos de análisis de gestión

administrativa; debido a este artículo creció la confusión y le dio base legal a Ruiz de la

utilización del término.

Objetivo, importancia y alcance de la auditoria administrativa

Entre los objetivos de auditoria administrativas se pueden mencionar los siguientes:

Valorar el nivel de desempeño de todos los recursos de la organización, así como

evaluar su gestión funcional.

Reconocer los procedimientos y métodos que la empresa usa en el control y

operaciones de las diversas áreas de la misma, verificando su eficiencia y

confiabilidad.

Estar al tanto del entorno en el que se desenvuelve la empresa y su interrelación con

esta.

Servir de base para construir los planes empresariales, así como para buscar un

mayor desarrollo organizacional con la finalidad d elevar la cultura organizacional.

Establecer el problema de la empresa con el objetivo de tomar medidas correctivas

o adoptar acciones que permitan elevar el nivel de desempeño alcanzado.

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Evaluar el comportamiento organizacional en relación con estándares

preestablecidos.

Encauzar acciones que le permitan a la empresa optimizar el aprovechamiento de

sus recursos.

Cabe resaltar que estos son objetivos generales o estandarizados para todo tipo de

empresa, pero que el objetivo primario de la realización de una auditoria administrativa

variara según el enfoque o necesidad por lo cual se es contratado por cada empresa en

particular, es decir dependerá de los resultados esperados o del problema que presente en la

organización.

Importancia.

La auditoría administrativa nos permite revelar las deficiencias y áreas de

oportunidad en una organización, ya que muchas veces el día a día no nos permite ver que

existen otras alternativas para mejorar ciertos aspectos de la misma. Es importante realizar

una auditoria administrativa, como mínimo una vez al año, para revelar las fallas existentes,

los aspectos que se pueden mejorar y lo que está ejecutando bien, y así fortalecerlo.

Todas las organizaciones siempre están buscando mejorar, y descubrir procesos que

los ayuden a enfrentar los riesgos que se le presenten. Dado a estas circunstancias se podría

decir que la auditoria administrativa no es importante en si misma sino en función de las

características de los resultados que se obtienen al realizarla, y el momento en que se

obtienen pues de ello depende la toma de decisiones en la organización auditada.

En otro sentido se puede decir que la auditoria administrativa es importante ya que

la misma se realiza con la intención de lograr una eficiencia administrativa. Es decir que la

auditoria administrativa es importante por su contribución en la vida empresarial, ya que

ella usada como una técnica de control proporciona mediante sus resultados la opción de

tomar decisiones administrativas y mejorar la actuación de las empresas.

Alcance

La auditoría administrativa se puede aplicar a todo tipo de organización, puesto que

sin importar el estilo de su administración, los procesos o lineamientos que se sigan son

sujetos a una revisión. Esta puede abarcar desde un área o departamento hasta la empresa

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en su totalidad, en la que se tendrá que evaluar y analizar todo su funcionamiento

administrativo. Adicionalmente incluye desarrollos tecnológicos, estándares de desempeño,

aspectos de su estructura organizacional, relaciones interpersonales, niveles jerárquicos,

entre otras.

En conclusión, se puede decir que el alcance define la profundidad y amplitud con

que se aplicara la auditoria administrativa, o sea delimitar el número de departamentos o

áreas y los tipos de procesos; así como si se desea solo la detección de necesidades o

problemas, o hasta su corrección.

Finalidad de la Auditoria Administrativa:

Considerando, que la Auditoria Administrativa es un examen completo y

constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento

gubernamental; o de cualquiera otra entidad y de sus métodos de control, medios de

operación y empleo que dé a sus recursos humanos y materiales, está tiene como finalidad

en descubrir deficiencias o irregularidades en alguna de las partes de la empresa

examinadas y apuntar sus probables soluciones.

La finalidad es ayudar a la dirección a lograr una administración más eficaz. Su

intención es examinar y valorar los métodos y desempeño en todas las áreas. Los factores

de la evaluación abarcan el panorama económico, lo apropiado de la organizativa, la

observancia de políticas y procedimientos, la exactitud y la confiabilidad de los controles,

los métodos protectores adecuados, las causas de variaciones, la adecuada utilización de

personal y equipo y los sistemas de funcionamiento satisfactorios.

En la Auditoria Administrativa se realizan estudios para determinar las deficiencias

causantes de dificultades, sean actuales o en potencia, las irregularidades, embotellamiento,

descuidos, fallos, errores, desfalcos, desperdicios exagerados, pérdidas innecesarias,

actuaciones equivocadas, deficiente colaboración, fricciones entre ejecutivos y una falta

general de conocimiento o desdén de lo que es una buena organización.

La Auditoria Administrativa puede ser de una función específica, un departamento o

grupo de departamentos, una división o grupos de divisiones o de la empresa en su

totalidad. Algunas auditorias abarcan una combinación de dos o más de dichas áreas. El

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campo de estudio puede abarcar la economía de la producción, incluyendo elementos tales

como especialización, simplificación, estandarización, diversificación, expansión,

contracción e integración. También podría incluir los factores de la producción, a saber:

materias primas, procuración de partes de repuesto, disponibilidad de mano de obra,

disposición de las instalaciones, normas de trabajo, etcétera. Por otra parte, las áreas de

examen, entre otras, podrían comprender un estudio y evaluación de los métodos para

pronosticar: programación del producto, costos de proyectos de ingeniería, estimación de

los precios, comunicaciones, equipos y aplicaciones del procesamiento de datos, canales de

distribución de la mercancía, eficiencia administrativa, etcétera.

 La realización de una Auditoria Administrativa se puede enfocar en los siguientes

elementos:    

Planes y objetivos de la empresa.

Estructura orgánica.

Políticas y prácticas.

Sistemas y procedimientos.

Métodos de control.

Formas de operación.

Recursos materiales y humanos.

Medición de los resultados.

Diferencia entre la auditoría financiera y la administrativa

Vista la auditoría administrativa en forma integral, vemos que existe una relación

natural con la financiera. De hecho, la auditoría administrativa se desarrolla en una parte

muy importante de la auditoría interna, la cual se efectúa como una extensión gradual del

trabajo tradicional del contador.

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En conclusión, la comparación entre la auditoría financiera y la administrativa es la

siguiente:

No mide el progreso realizado hacia los objetivos de la empresa.

No controla los elementos esenciales de la administración, fuera de los fiscales.

Se orienta más hacia el pasado que al futuro.

Los estados financieros no dan una imagen completa de la empresa, ni de sus

habilidades para hacer frente a una obligación contraídas recientemente.

No lleva a cabo un análisis comparativo (valorando la eficiencia de los planes,

procedimientos y operaciones de la empresa en comparación con los competidores).

Carece de análisis de integración evaluando la eficiencia de la interacción funcional

dentro de la empresa.

Falta de análisis interpretativo relacionando importantes datos fiscales con

decisiones recientes.

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Auditoría administrativa

No es numérica

Utiliza los estados financieros como

un medio

Se emiten recomendaciones por

medio de una carta dirigida a los

encargados de la administración y

en su caso a los dueños de la

empresa

Auditoría financiera

Auditoria numérica

Utiliza los estados financieros

con un fin

Se emite una opinión por medio

de un dictamen

Ambas auditorias tienen la necesidad de complementarse, la auditoría financiera

cubre exclusivamente un aspecto particular y concreto de lo que debe ser una auditoría

integral, como lo es la auditoría administrativa. Cuando se lleva a cabo exclusivamente la

auditoría financiera, se está dirigiendo únicamente a una parte mínima de la función general

de la empresa, y por tanto, al no contemplar el todo, simplemente se están viendo efectos y

no causas. Cuántas veces los informes de auditoría de estados financieros culminan con un

dictamen de razonabilidad de dichos estados; pero casi nunca aportan las causas

administrativas que están provocando una mala o deficiente administración.

Los estados financieros son el producto de un proceso de información debidamente

integrado y, desde luego, la información y la comunicación en una empresa no son materia

del área financiera, sino del área administrativa. Cuántas veces el manejo inadecuado de

políticas es consecuencia de una información financiera deficiente. La propia organización

financiera es producto de la organización administrativa, y el desconocimiento de ésta

ocasiona el manejo inadecuado de la estructura contable y financiera.

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Muchos problemas ocasionan a la empresa un deficiente sistema de control y su

aplicación al ámbito financiero. Partiendo de una adecuada selección e integración de

recursos humanos, habrá que determinar la habilidad y la capacidad requerida de éstos, para

alcanzar los objetivos y planes fijados. Además esta integración es importante para el éxito

en la elaboración y manejo de los estados financieros.

La mayoría de las veces, los problemas de información financiera no son del

manejo numérico y específico de la información, sino de la persona que es incapaz de

manejar esos números. Actualmente, la elaboración de estados financieros está basada en

métodos como la guía de contabilización, instructivos de operación, diseño y planeación de

formas, etc., que son fruto de la actividad administrativa y no contable. Ahora bien, si

recordamos la definición de la auditoría administrativa, podremos opinar que al compararla

con el concepto de auditoría financiera no existiría ninguna confusión, ya que esta última se

refiere sólo a registros, libros e informes de contabilidad; sin embargo, si revisamos el

programa clásico de una auditoría financiera, encontramos la necesidad de realizar un

examen del control interno, y éste es un aspecto de confusión que es necesario aclarar.

Esto es precisamente el control interno: el punto de coincidencia de ambas

auditorías, pero con distintos usos. La auditoría financiera se aboca a analizar el control

interno, exclusivamente para determinar las pruebas y procedimientos que ésta utilizará. En

cambio, la auditoría administrativa se aboca a analizar y evaluar el control interno, para

determinar los grados de eficiencia y eficacia que la administración de una empresa tiene.

Normativas

Normas de auditoría administrativa

Son principios fundamentales que establecen requisitos mínimos de calidad que

debe reunir el profesional para actuar como auditor administrativo y garantizar la calidad

del trabajo.

La Asociación Nacional de Colegios de Licenciados en Administración, en el año

de 1977, promulgó las siguientes Normas de Auditoría Administrativa:

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PRIMERA. El Licenciado en Administración es el profesional más calificado para

realizar, participar o dirigir auditoría administrativa como servicio independiente, tanto para

entidades privadas como públicas, siempre que cuente con la preparación académica y la

experiencia práctica que requiera para prestar dicho servicio.

SEGUNDA. El Licenciado en Administración está obligado a ejercer la práctica de

la auditoría administrativa dentro de las normas de ética que le impone la Asociación

Nacional de Licenciados en Administración, A.C.

TERCERA. La auditoría administrativa puede ser a nivel general o enfocarse en un

área específica de una entidad, por lo que debe especificarse mediante un contrato escrito

los límites de su actuación, es decir el alcance de su trabajo dentro del cliente, y la

responsabilidad que asume.

CUARTA. Cuando el auditor administrativo considere que su cliente posee dudas

en cuanto a lo que cree necesitar, o del punto de partida de la auditoria administrativa, el

Licenciado en Administración debe proponerle que, en primer lugar, se contrate un

diagnóstico administrativo, cuyo alcance y responsabilidad debe también quedar claramente

definidos por escrito.

QUINTA. Es competencia del auditor administrativo planear adecuadamente su

trabajo mediante uno o más programas que analicen la metodología a aplicar.

SEXTA. Es responsabilidad del auditor administrativo ser diligente tanto en la

realización de su trabajo personal, como en la inspección de los ayudantes, incluso cuando

a causa de ciertas eventualidades, se tenga que incurrir en costos que sobrepasen a los

honorarios.

SEPTIMA. La auditoría administrativa es un examen crítico-constructivo cuyo

objetivo fundamental hacer un estudio profundo de las áreas de una entidad, localizar las

oportunidades de mejoría administrativa de la entidad auditada y proponer las

recomendaciones según sus consideraciones, por lo tanto el auditor no emitirá dictámenes

sobre el grado de efectividad o eficiencia generales de la administración sino que realizara

una evaluación para medir y elevar el desempeño alcanzado.

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Áreas de aplicación

Según Víctor Rubio Ragazzoni (1997) “La auditoría administrativa puede abarcar

una función específica; o bien, se le puede dar un enfoque de sistema y puede abarcar una

unidad o grupo de unidades que formen un organismo social”.

La auditoría administrativa puede abarcar desde un área o departamento hasta la

totalidad de la empresa, en el que se tendrá que descubrir y analizar todo su funcionamiento

administrativo. Además, incluye: aspectos de su estructura organizacional, niveles

jerárquicos, relaciones interpersonales, operaciones, estándares de desempeño, desarrollo

tecnológico, entre otros.

El alcance define la amplitud y profundidad con que se aplicará la auditoría

administrativa, esto significa delimitar el número de áreas o departamentos y los tipos de

procesos; así como si se desea sólo la detección de necesidades o problemas, o hasta su

corrección.

Las áreas de aplicación de la auditoría administrativa son las áreas funcionales que

integran la empresa, denominadas en formas diferentes según el tipo de entidad económica

de que se trate. En el contexto de una empresa de productos o servicios algunas de las áreas

de aplicación son:

Investigación de desarrollo.

El trabajo de auditoria en esta área no es más que las técnicas aplicadas al estudio

del mercado, buscando satisfacer interrogantes como: ¿Se necesita el producto? ¿Responde

a una necesidad? ¿Tiene la calidad adecuada? ¿Se cuenta con la capacidad para producir el

producto que satisfaga la necesidad requerida? De esta manera busca determinar si un

proyecto cumple una óptima satisfacción y si se coloca en una buena posición dentro del

mercado.

Producción: (Compras, Control de producción, Control de calidad)

En esta área el auditor revisará el proceso de manera independiente observando las

actividades realizadas por el departamento de producción en cada una de las etapas del

proceso productivo, verificando recursos, eficiencia del personal, rendimientos, costos, etc.

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Distribución: (ventas)

El auditor debe vigilar el funcionamiento de las fases del proceso de ventas con el

propósito de detectar problemas operativos existentes y de cuya solución pueda surgir la

disminución de costos o aumentos de eficiencia.

Recursos Humanos.

La auditoría de los recursos humanos evalúa las actividades de administración de

personal en la organización con el de mejorarlas. La auditoría puede cubrir un

departamento, una división no toda la corporación.

Identifica las contribuciones del departamento de personal a la empresa.

Esclarece las funciones y responsabilidades del departamento de recursos humanos.

Identifica problemas de importancia crítica.

Alienta la uniformidad de políticas y prácticas.

Garantiza el cumplimiento de diversas disposiciones legales.

La auditoría administrativa es aplicable a cualquier tipo de organización ya que, sin

importar el estilo de administración, los procesos o lineamientos que se sigan son sujetos a

una revisión.

La auditoría administrativa se puede aplicar principalmente a organizaciones

privadas, públicas o sociales. En estas empresas la auditoría administrativa se realiza con el

fin de hacer más eficientes sus procesos administrativos y operativos para incrementar sus

utilidades.

Método de evaluación y técnicas de recolección de datos de la auditoria

administrativa. Combinación de métodos.

Para llevar a cabo una auditoria administrativa es importante establecer y planificar

correctamente cuáles serán los medios de actuación para realizar el trabajo, así como el tipo

de documentos que se necesitaran para avalar la opinión que emita el auditor administrativo

después de haber efectuado el proceso de auditoría. En este tipo de auditoria, el auditor

podrá hacer una revisión exhaustiva del entorno administrativo, pudiendo comprobar si la

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dirección recibe la información necesaria para la toma de decisiones y acciones que

emprenderá.

En lo referente a la revisión del control interno, la auditoria administrativa se

diferencia de la auditoría financiera o tradicional ya que en la primera, el auditor se enfoca

en la observación y análisis del área operativa y administrativa de la empresa, y en cuanto a

la última, esta se especializa en la verificación del control financiero que tenga la

organización.

Relativo al proceso de la auditoria, que son todos los pasos necesarios para llevar a

cabo satisfactoriamente una auditoria administrativa, después de haber planificado y

establecido apropiadamente cual será el alcance que tendrá la misma, cantidad de personal

necesaria para su realización y el manejo toda la información referente a las

consideraciones preliminares necesarias, para posteriormente emprender la “auditoria real”,

el siguiente paso será la investigación y análisis de lo que ocurre en la organización por

medio de cuestionarios y entrevistas con el fin de establecer las debilidades y problemas en

la empresa o la no existencia de ellos.

Los procedimientos de auditoria se definen como: “Las técnicas de análisis

aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administración, sujetos a examen

y evaluación, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciación”. Teniendo

en cuenta la variedad de organismos sociales y específicamente la forma en como estos

llevan a cabo sus operaciones, es muy difícil determinar o implementar un procedimiento

específico (predeterminado) para realizar una evaluación de índole administrativa.

El auditor deberá hacerse de su opinión como profesional, para decidir cuál

procedimiento de auditoria es más eficiente e idóneo para realizar el trabajo de auditoria.

También podrá establecer la aplicación de una o combinación de varias técnicas de

auditoria, en caso de que así lo requiera.

Técnicas de recolección de datos

Para obtener la información requerida y necesaria para el proceso de auditoría, se

puede emplear alguna o combinación de las siguientes técnicas:

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Investigación documental: Esta técnica implica localizar, seleccionar y estudiar

todos los documentos que sirvan para aportar elementos fundamentales, y definir o

establecer el criterio de opinión de los auditores. Las fuentes documentales básicas para el

análisis son:

Normativa:

Acta constitutiva

Ley que ordena la creación de la organización

Reglamento interno

Reglamentación especifica

Tratados y convenios

Decretos y acuerdos

Normas (Nacionales e internacionales)

Oficios circulares

Administrativa:

Organigramas

Manuales administrativos

Sistemas de información y certificación

Cuadros de distribución del trabajo

Estadísticas de trabajo

Plantilla del personal

Proyectos estratégicos

Inventarios de mobiliarios y equipo

Redes para el análisis lógico de problemas

Sociogramas

Indicadores financieros y de gestión

Estudios de mejoramiento

Auditorias Administrativas previas

Mercado:

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Productos y/o servicios

Áreas

Población

Ingresos

Factores limitantes

Comportamiento de la demanda

Situación actual

Características

Situación futura (proyectada)

Comportamiento de la oferta

Análisis de régimen de mercado

Situación futura (previsible)

Determinación de precios

Observación directa: este aspecto puede ser empleado por los auditores con el fin de

evidenciar por cuenta propia, de qué forma se lleva a cabo del proceso interno de la

empresa. La técnica de observación directa consiste en la revisión del área física donde se

desarrolla el trabajo de la organización, con la finalidad de conocer las condiciones

laborales y el clima organizacional.

Acceso a redes de información: El acceso a redes, entre las que se pueden

mencionar, intranet, extranet o query, permite detectar información operativa o normativa

de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones del sector o ramo, lo que a su

vez, facilita el intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el

entorno.

Entrevista: Este recurso es uno de los más empleados puesto a que, es el que puede

brindar la recolección de información completa y precisa, esta técnica consiste en reunirse

con una o varias personas para cuestionarlas orientadamente con el objetivo de obtener

información. Llevar a cabo una buena aplicación de esta técnica es un punto positivo para

los auditores, ya que el tener contacto directo con la persona entrevistada además de

obtener las respuestas necesarias puede percibir actitudes y recibir comentarios

adicionales.

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Entrevistas:

Entrevistas a funcionarios y gerentes

Entrevistas a jefes de departamento

Entrevistas a personal operativo

Cuestionario: Es un instrumento empleado con el propósito de conseguir la

información requerida de forma equilibrada y uniforme, se componen de una cantidad de

preguntas escritas, predeterminadas, sucesivas, y que están separadas por temáticas

específicas, con la finalidad de que muestre una relación lógica entre las diferentes áreas

para que globalmente brinden un perfil completo de la organización.

La calidad de la información obtenida dependerá de cómo este estructurado dicho

cuestionario y la forma en que este presentado, se debe procurar que las preguntas sean

redactadas de forma clara y precisa, además deben estar presentadas en un orden lógico,

deben ser compresibles y de fácil respuesta, de ser necesario se puede incluir un instructivo

de llenado.

Cuestionarios:

Cuestionario general

Cuestionario por áreas funcionales

Cuestionario de análisis de funciones del trabajo

Cuestionario de análisis de procedimientos

Cuestionario de análisis del sistema de información

Cuestionario de análisis de formas

Hoja de análisis

Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos, copias de

informes, diagramas de flujo del sistema de información, descripción del proceso de

planeación, etc.

Cédulas: Esta técnica se utiliza para obtener la información necesaria para

fundamentar la opinión del auditor. Está compuesta por formularios cuyo diseño incorpora

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casillas, bloques, y columnas que facilitan la agrupación y división de su contenido para su

revisión y análisis, igualmente abren la posibilidad de ampliar el rango de respuestas.

Después de la aplicación de cualesquiera de estas técnicas el auditor debe

seleccionar y simplificar los datos que tienen mayor significado, y son de más utilidad para

realizar la evaluación del desempeño de la organización, exponerlos de forma que sean de

fácil comprensión y entendimiento, para que la alta gerencia pueda hacer uso eficiente de

ellos, de forma que puedan tomar acciones correctivas de forma oportuna.

Resultado de la auditoria administrativa: informes, análisis y toma de

decisiones.

Informe de auditoría administrativa

Una vez que el trabajo de auditoria administrativa se terminado y por ende ya se

tiene una visión completa de la organización examinada, el administrador podrá formular y

presentar el informe, que será la herramienta de la empresa para mejorar su administración,

ya que el mismo le informara acerca de su situación administrativa actual y las posibilidad

de superación de esta.

Por otra parte el informe propiamente dicho mostrara la calidad, alcance y

desarrollo del trabajo de los que ejecutaron el trabajo, esto mismo hace que la

administración de una empresa pueda tomar las decisiones de forma oportuna a través de él.

Es decir que este informe presenta la situación administrativa que tiene la empresa

en una fecha determinada, aunque esto se puede entender mejor si se considera que este

informe proporciona información basada en el proceso administrativo (planeación,

organización, dirección y control) desde el punto de vista de la revisión realizada:

La planeación se basa en informar acerca de la posición que se observa para la

empresa con respecto a su futuro, en donde se tendrán que definir sus objetivos,

políticas y programas de acción, indicando como los logro así como lo que se espera

lograr en el futuro.

La organización, informa sobre la eficacia de la estructura orgánica de la empresa y

de todos sus componentes, indicando si estos son adecuados y si se pueden mejorar,

del mismo modo se informa acerca de las responsabilidades y autoridades de la

organización, estableciendo si están bien estructuradas para los planes de la misma.

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La dirección, informara sobre la administración, indicando si sus dirigentes han

cumplido con las responsabilidades que se les exigen.

El control, informara acerca de cómo se están controlando las actividades, de la

misma manera informa sobre la normativa y estándares adoptados para lograr la

eficiencia en la ejecución de las actividades. También encontraremos todas las

desviaciones existentes con respecto a las metas de la empresa.

Contenido del informe

El diseño y contenido del informe variara de empresa a empresa, según diversos

factores tales como el propósito de la auditoria, las fallas encontradas y las

recomendaciones que se propongan; sin embargo los puntos principales de un informe de

auditoría administrativa son los siguientes:

Propósito de auditoria

En esta parte se deberán responder las interrogantes básicas como el ¿Por qué? Y el

¿Cómo? de la auditoria administrativa, es decir que se informara de forma clara y precisa el

propósito por el cual se realizó la auditoria, explicando brevemente el trabajo desarrollado,

basándose en los acuerdos iniciales y programas elaborados.

Es recomendable que este punto sea ubicado en la primera hoja después de la

caratula e índice del informe, con la finalidad de provocar el interés de los lectores a

observar el informe en su totalidad.

Hechos relevantes generales

En este segmento es conveniente resaltar todos los hechos negativos para la

organización, y que consecuentemente requieren ser tratadas de inmediato para poder

corregirlas. Se recomienda que dichos hechos sean presentados en orden de importancia

para ir solucionando los de mayor gravedad.

Se puede decir que esta parte es la de mayor importancia del informe ya que aquí el

auditor resume las fallas encontradas en la realización del trabajo.

Hechos relevantes departamentales o seccionales.

En este segmento se informa detalladamente en qué departamento de la

organización se encuentran los hechos negativos informados en el segmento anterior,

incluyendo toda la información que sea necesaria para mayor comprensión y facilidad de

identificar correctivos.

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Recomendaciones.

En esta sección, se indicaran todas las recomendaciones o propuestas que el auditor

con base al estudio realizado consideren que beneficiaran a la empresa positivamente, las

cuales deberán ser descritas de la manera más clara, precisa y concisa posible, pero deberán

dejar una idea general de los cambios que sufrirá la empresa para alcanzar los beneficios

recomendados.

Del mismo modo el auditor debe tener presente que dichas recomendaciones

deberán ser discutidas y de ser aceptadas tienen que ser por lo menos supervisados por los

auditores hasta que sean realizadas.

Anexos.

Esta será la última sección del informe en donde se incluirán toda la información

complementaria (cuadros, graficas, papelería, etc.) que el auditor considere necesaria para

complementar su informe. Para facilitar su lectura y comprensión se recomienda ir

colocándolas en el mismo orden en que valla complementado cada parte anterior del

informe, mismas en las que se deberán ir informando el número del anexo que corresponde

a cada una.

Presentación.

Finalmente tenemos algunas recomendaciones que se deben de tener en cuenta a la

hora de elaborar un informe de auditoría administrativa, las cuales son:

Se debe utilizar un lenguaje adecuado de fácil entendimiento para los lectores pero

respetando la normas.

El informe se debe desarrollar en un orden cronológico lógico, se recomienda

realizarlo como se describió anteriormente.

Debe ser escrito de la manera más conveniente posible, para reflejar seguridad de lo

que se está informando.

Los anexos que se incluyan deberán ser solamente los estrictamente necesarios para

el entendimiento del lector; mismos que deberán presentarse con alguna explicación

y referencia en el texto

La preparación del material debe ser atractiva.

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El informe debe convencer a quienes lo lean de que el trabajo de auditoria

administrativa es un instrumento necesario que debe utilizarse consistentemente

para que la administración de una empresa sea siempre eficaz, eficiente y dinámica.

Una vez que el informe quede concluido y debidamente estructurado, los auditores

que realizaron el trabajo serán reunidos para una revisión global del contenido, y si

se encuentran aspectos ambiguos, se deben esclarecerlos, ajustarlos y depurarlos

Análisis.

Constituye una de las técnicas en la que el auditor de apoya para complementar sus

observaciones, conjuntamente con la persona encargada de la empresa que lo contrato, es

decir, la dirección, la alta gerencia, dueño, entre otros. Esta es una etapa de la auditoria

administrativa en la que se analiza la gestión de la empresa basándose en el trabajo

realizado. Es una etapa muy importante ya que a través de ella se puede realizar la otra

etapa que constituye los resultados que se obtienen al realizar una auditoría, la cual es la

toma de decisiones.

Toma de decisiones.

Es la última de las etapas que se realizan al efectuar una auditoria administrativa,

pues como se mencionó anteriormente a través de ella el auditor está en la capacidad de

sugerir recomendaciones a la alta gerencia, mas no imponerlas. Es en esta fase en donde la

gerencia una vez leído el informe de auditoría así como haber realizado el análisis

correspondiente, tomara la decisión de adoptar o no las recomendaciones dadas por el

auditor, bien sean correctivos a fallas encontradas, o propuestas para aumentar la eficiencia

de las operaciones de la misma.

Cabe resaltar que en su mayoría dichas recomendaciones son adoptadas por la

organización, ya que no tendría sentido hacer un examen de la misma y no implementar

nuevas técnicas para lograr operar de manera más eficiente y adaptarse a nuevos cambios

ya que ese es siempre el enfoque de una organización para mantenerse activa y prospera.

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