tr a loria190.248.139.18/attachment/003 auditorias/001 sector departamental… · contralor de...

TR A LORIA;i CUNDINAMARCA

2.5

Bogotá D.C., junio de 2017

AUDITORIA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRALMODALIDAD ESPECIAL

SECRETARÍA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES TIC

VIGENCIA 2016PGA 2017

DIRECCIÓN OPERATIVA DE CONTROL DEPARTAMENTAL

Calle 49 13-33 PBX 3394460

Página 1 de 81

CÓDIGO: PM01-PR06-F05

Ccn ti tr¡nwpncia pnr la pa; de Cundmma'ca

VERSIÓN- 4 n

„. KA LORIA: \ i t j í l ' \ n i . N A M A I « A

2.5


AUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIALSECRETARÍA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES TIC

PGA 2017-VIGENCIA 2016

Contralor de Cundinamarca RICARDO LÓPEZ AREVALO

Contralor Auxiliar JOSÉ ALFONSO GRANADOS SANTOS

Director Operativo de ControlDepartamental

GIOVANNI ALBERTO SALDARRIAGA GAVIRIA

Grupo Auditor JAIRO HERRERA GARCÍAProfesional Universitario II

LUIS EDUARDO GIL VERAProfesional Universitario II

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.qov.CQ

Página 2 de 81


1RALORÍACUNOINAMARC'A

2.5


TABLA DE CONTENIDO

1. DICTAMEN INTEGRAL 41.1. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2014 51.2. CUMPLIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN 51.3. SEGUIMIENTO A LA RENDICIÓN DE LA CUENTA 71.4. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN 101.5. EVALUACIÓN AL PRESUPUESTO 161.6. SEGUIMIENTO A OFICIOS Software Web Integral Municipal (SWIM), 191.7. NO FENECIMIENTO FORMAL DE CUENTA 211.8. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS 211.9. PLAN DE MEJORAMIENTO 212. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 232.1. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2014 232.2. SEGUIMIENTO A LA RENDICIÓN DE LA CUENTA 352.3. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN 392.4. EVALUACIÓN A LA GESTIÓN Y RESULTADOS 462.5. EVALUACIÓN AL PRESUPUESTO 543. SEGUIMIENTO A OFICIOS 60ANEXO 1: TABLA DE HALLAZGOS 68ANEXO 2: BENEFICIOS DEL EJERCICIO DE CONTROL FISCAL 81

Calle 49 13-33 PBX 3394460_

página 3 de 81 rDin la .ranspar encía, pnr la pa¿ fe Cundmaiwca

CÓDIGO: PM01-PR06-F05 VERSIÓN: 4.0

MORÍA

2.5


1. DICTAMEN INTEGRAL

DoctorJORGE ANDRÉS TOVAR FOREROSecretario del DespachoSecretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TICBogotá D.C.

La Contraloría de Cundinamarca, con fundamento en las facultades otorgadas por elartículo 267 y siguientes de la Constitución Política y en cumplimiento de su Plan Generalde Auditoría, practicó Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial ala Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC, segúnMemorando de Encargo No. 20 del 26 de abril de 2017, por el período comprendidoentre el 1° de enero al 31 de diciembre de 2016.

Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por laentidad y analizada por la Contraloría de Cundinamarca, quien a su vez debe producir uninforme integral que contenga pronunciamientos sobre el acatamiento a las disposicioneslegales, la calidad y eficiencia del sistema de control interno, y el concepto sobre lagestión adelantada por la entidad mediante la evaluación de los principios de economía,eficiencia, eficacia y equidad con que se administró los recursos puestos a sus disposición.

El desarrollo del proceso auditor se centró en ía evaluación de las áreas de trabajo objetode esta auditoría que son; Plan de Mejoramiento, Revisión de la Cuenta, Contratación yPresupuesto.

La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas, políticas y procedimientos deauditoría prescritos por la Contraloría de Cundinamarca, compatibles con las de generalaceptación, por tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, demanera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar los conceptos yla opinión expresada en el informe final.

Dada la importancia estratégica que la Secretaría de Tecnologías de la Información y lasComunicaciones TIC tiene para el Departamento, la Contraloría de Cundinamarca esperaque este informe contribuya a su mejoramiento continuo y con ello a una eficienteadministración de los recursos públicos, lo cual redundará en la calidad de vida de loscundinamarqueses.

Calle 49 13-33 PBX 3394460vy w w. contraloriadecundinamarca.gov.co

Página 4 de 81


fRALORIA

2.5


1.1. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2014

El plan de mejoramiento de la vigencia 2014, se cumplió en 90%, quedando el 10% parahacerle seguimiento a los convenios y comodatos que se encuentran pendientes porrestituir a la Dirección de Bienes E Inventarios del Departamento de Cundinamarca, porparte de los señores Alcaldes de los Municipios de la Peña, Pulí, Silvania, Viotá, Bituima,Yacopi, la Palma y San Juan de Rioseco, de acuerdo a los siguientes conveniosInteradministrativos: STIOCI-033-2013 y Comodato 068-2014, Celebrados con elMunicipio de la Peña, por valor de $33.941.084. STIC-CI-017-2014, Municipio de Pulí, por$36.899.600. ST1C-CI-018-2014 - Municipio de Silvania, por $36.899.600. STIC-CI-020-2014 - Municipio de Viota, por $36.899.600. SHC-CI-048-2014 - Municipio de Bituima,$22.214.000. STIC-CI-030-2013 Comodato 071 2014 - Municipio de Yacopi, $27.090.829.STIC-CI-031-2013 y Comodato 064-2014 - Municipio de la Palma, $27.090.829. STIC-CI-032-2013 y Comodato 081 2014 - Municipio de San Juan de Rio seco $27.090.82, para untotal de $248.126.371, como elementos devolutivos que deben entregar los señoresalcaldes a la Secretaría General Dirección de Bienes e Inventarios del Departamento deCundinamarca, como resultado de los bienes entregados a título de préstamo de uso.

En conclusión, analizada la contestación a las controversias del Preinforme y teniendo encuenta las afirmaciones suministradas por la Secretaría de tas TIC, que evidencian lasgestiones adelantadas en la recuperación de los bienes muebles, el hallazgo se apruebacon connotación administrativa para que previsiblemente se legalicen y adelanten lasacciones administrativas con los municipios que no han restituidos los servidores yequipos a la Dirección de Bienes e Inventarios del Departamento de Cundinamarca.

1.2. CUMPLIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN

En el marco del plan de Desarrollo "Unidos Podemos Más", 2016-2020, la Secretaría deTecnologías de la Información y las Comunicaciones, participa en la ejecución demetas principalmente dentro del programa "Cundinamarca, revolución digital" que tiene elsiguiente objetivo "que los cundinamarqueses apropien el uso de las TIC, permitiendo suparticipación efectiva en los procesos y dinámicas de desarrollo del Departamento",adicionaJmente participa con una meta en cada uno de los siguientes programas "Cundí -Data" y "Finanzas sanas, territorios viables"

PROGRAMAi CUNDINAMARCA, REVOLUCIÓN DIGITAL

FINANZAS SANAS, TERRITORIOS VIABLESCUNDÍ - DATA

TOTAL

NO. DE METAS2413

_ 26

Calle 49 13-33 PBX 3394460wvyw.contrajpjladec u nd i n amarea. goy. cp

cCf,T,F,c*DA Página 5 de 81U:ií la Iraüsjarenua. por la pa; de Mnamarts

CÓDIGO: PM01-PR06-F05 VER^TOM- a n

,<J¡n£A,U)RJA

2.5


AVANCE EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS

NO. METAPRODUCTO

587

588

589

590

1592

593

594

597

599

601

602

603

604

605

METAS DE PRODUCTO

Beneficiar con servíaos digitales a 5 sectores de desarrollo deldepartamento por medio de la puesta en funcionamiento de laautopista digital Cundinamarca

Dar al servicio 120 zonas wifi públicas gratuitas en el departamentodurante el cuatrienio

Mejorar en el periodo de gobierno las comunicaciones entre 180instituciones oficiales en los municipios y la administración centralpor medio de telefonía IP.

Actualizar durante el cuatrienio el 10% de la infraestructuracomputacional del datacenter principal de la gobernación

Proveer soporte y ampliar el licénciamiento a 9 plataformas desoftware de uso corporativo

Actualizar durante el periodo de gobierno el 15% de lainfraestructura computacional de uso de los funcionarios del sectorcentral del departamento

Soportar anualmente la infraestructura computacional, red eléctricay lógica existente en el sector central de la gobernación

Realizar anualmente el seguimiento y monitoreo a laimplementación del plan estratégico de TIC - PETIC.

Proveer anualmente servicios de soporte, mantenimiento yactualización a 15 sistemas de información y servicios corporativosexistentes en el nivel central de la gobernación

Capacitar en el cuatrienio a 150.000 ciudadanos en uso yapropiación de las TIC, con especial atención en la comunidadorganizada, población en condición de discapacidad y vulnerabilidad

Implementar dos (2) espacios físicos dotados de infraestructuratecnológica para formación de cundinamarqueses en desarrollo decontenidos digitales y aplicaciones móviles.

Realizar dos (2) eventos en el cuatrienio para fomentar la creaciónde espacios de emprendimiento e innovación TIC

Desarrollar e implementar ios lincamientos para que el 100% de lasentidades del sector central cumplan con la estrategia de gobiernoen linea.

Brindar asistencia permanente a los 116 municipios en laimplementación de la estrategia de gobierno en línea.

UNDMEDIDA

NUMERO

Número

Número

Porcentaje

Número

Porcentaje

Numero

Número

Número

Número

Número

Número

Porcentaje

Número

METAFÍSICA2016

5

5

10

1

1

1

1

1

15

2.000

1

1

30

116

EJECUTADO2016

6

68

12

9,4

4

3,7

1

1

15

4.328

1

1

39

116

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.qov.co

Página 6 de 81


Con la ti'snspaiwia pnr ¡a ya iJn totawi a

VERSIÓN: 4.0

• A L O R Í AA

2.5


NO. METAPRODUCTO

606

607

609

610

614

623

METAS DE PRODUCTO

Reactivar 78 centros interactivos en el departamento durante elcuatrienio

Establecer un programa sostenible para la recolección de 150toneladas de residuos electrónicos en el Departamento durante elperiodo de gobierno

Promover la convivencia digital y la interacción responsable con lastic en la comunidad educativa del 100% de las instituciones deldepartamento durante el cuatrienio

Realizar en el cuatrienio 4 eventos de actividades incluyentes para lapoblación con discapacidad mediante la aplicación de las tic

Implementar, operar y soportar anualmente nueve (9) componentesde servicio para el sistema de gestión financiera territorial y deimpuestos del departamento

Implementar 6 nuevas funcionalidades en el sistema de seguimientoal plan de desarrollo

UNDMEDIDA

Número

Tonelada

Porcentaje

Número

Número

Número

METAFÍSICA2016

5

30

5

1

9

1

EJECUTADO2016

20

30

8,86

5

9

3

Fuente: Secretaría de las Tic, vigencia 2016

En conclusiones, de las 26 metas a cargo de la secretaría de las TIC., 20 metascumplieron con el avance programado, logrando un cumplimiento del 100% de losobjetivos propuestos para la vigencia 2016, las restantes 6 metas se programaron paraejecutarse a partir del año 2017.

1.3. SEGUIMIENTO A LA RENDICIÓN DE LA CUENTA

1.3.1. Seguimiento a la información reportada a los Aplicativos SIA

Revisada la cuenta, se pudo establecer que para la vigencia 2016 la SecretaríaTecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC reportó los formatos al SistemaIntegral de Auditoría SIA para las cuentas mensual, anual del SIA Contralorías y la cuentatotal para el año 2016 del SIA OBSERVA dentro de los plazos establecidos por laContraloría de Cundinamarca en la Resolución 097 del 29 de enero de 2016, y en laCircular 03 del 12 de Enero de 2017.

En lo que respecta al contenido de los formatos y anexos reportados al SIA, la SecretaríaTecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC los rindió pero se detectan

Calle 49 13-33 PBX 3394460WTC O

CERTIFICADA Página 7 de 81


tw la ;ranipai encía, por la pe; te Cundí»™

VERSIÓN: 4.0

TR A LORIAI CUN.DINAMARCA

2.5

Bogotá D.C,, junio de 2017

algunas inconsistencias, se hace referencia a algunos casos puntuales que se exponen acontinuación:

a) Para la vigencia 2016, en SIA- Contralorías reportado como valor inicial de contrataciónen el formato F20y lo certificado por la Secretaria fue de $9.160.280.182, mientras queen SIA-Observa la Secretaría reportó un valor de $9.190.211.611, en la revisióndocumental se estableció como valor real $9.174.400.182.00 en algunos casos se registróun valor mayor, en otros un valor menor, y un contrato se reportó duplicado, lasdiferencias se relacionan a continuación:

Código contrato

10903-2016STIC-PS-17-2016

STIC-PS-026-2016STIC-PS-074-2016

STIC-CV-085-2016

SGO-25-2016

Reportado a SIAObserva

$ 297.810.288$ 86.000.000

$ 547.000.000

$ 100.000.0001

$ 49.880.000

$ 9.000.000

Certificado por laSecretaría y

SIA Contralorías^233.81028^

$ 81.700.000

$544.704.314$99.784.257

$ 49.880.000

$0

Diferencia

i Ji 64.000.000$ 4.300.000

$ 2.295.686$ 215.743

$ 49.880.000

$ 9.000.000

Explicación Secretaría

Error digitaciónError digitación

Error digitación

Error de digitaciónSe reportó doble vezen Sia Contralorías

Valor de adición

En lo referente a las diferencias en los valores de contratación, los valores reportadosrespecto del total de la contratación no son relevantes (menor al 1%), y fueron aclaradospor la administración.

b) En el contrato STIC-PS-026-2016 en SIA-Observa no se incorporó Análisis del sector

c) En el contrato STIOPS-029-2016 en SIA-Observa no se incorporó Informes deSupervisión, no se visualizan aunque aparece referencia a un nombre de archivoResolución de Adjudicación, Contrato, ni Acta de Inicio.

d) En el contrato STIC-PS-032-2016 en SIA Observa no se visualizan aunque aparecereferencia a un nombre de archivo los documentos de Estudios Previos, Análisis delsector, Contrato

e) En el contrato STIC-CV-033-2016 en SIA Observa no se incorporó Informes deSupervisión ni Acta de Inicio.

f) En el contrato STIC-CV-045-2016 en SIA Observa no están incorporados losdocumentos de Acta de Inicio, Informes de supervisión. No se visualizan aunque aparecereferencia a un nombre de archivo los documentos: Análisis del sector, Aviso de

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.qov.cQ

Página 8 de 81


A.

CALORÍA

2.5


Convocatoria, Apertura del proceso, Cierre del proceso, Resolución de Adjudicación,Contrato.

g) En el contrato STIC-PS-62-2016 No se incorporó Resolución de Adjudicación

h) En el contrato STIC-PS-070-2016 No se incorporó Acta de Inicio, Ni Informe deSupervisión. No se visualizan aunque aparece referencia a un nombre de archivo losdocumentos de Estudios Previos, Análisis del Sector, Aviso de Convocatoria, ResoluciónApertura, Resolución Cierre, Resolución de Adjudicación, Contrato.

i) STIC-CV-079-2016 No hay documentos incorporados (ítem Vacio)

1.3.2. Fallas en Implementación del Aplicativos SIA Observa

En lo que respecta a la consistencia de la información y documentos reportados esnecesario aclarar varios aspectos, según la Resolución Orgánica No. 008 del 27 deoctubre de 2015 "Por medio de la cual se reglamenta la rendición de cuentas e informes, seadopta dentro del SIREL el aplicativo SIA OBSERVA y se deroga la Resolución Orgánica 007 de2015" la Auditoría General de fa República (AGR) indica en el parágrafo 4° del Artículo 7que partir de la entrada en vigencia de la mencionada resolución, la información que serinde en los formatos F-13 (Contratación) y F-20.1 (Control a la Contratación de Sujetos),deberá presentarse mes a mes, a través del link que se encuentra en el SIREL,denominado SIA Observa, de acuerdo con el manual del usuario. A partir de ese entoncesy durante el año 2016, se inició su utilización por parte de los sujetos de control, pero nose presentó el SIA Observa en un aplicativo terminado, pues por solicitud de la mismaAGR se hicieron diversos ajustes a su estructura y funcionamiento como está plasmado enla Circular Externa 001 del 29 de febrero 2016 que en uno de sus apartes indica "a mástardar el 14 de marzo de 2016, cada contraloría envíe por escrito al correo electrónico:[email protected] un documento en el que se enumeren todas las sugerencias demejora al aplicativo SIA OBSERVA, el cual deberá incluir todas las que a su vez les hanmanifestado a ustedes sus sujetos vigilados" indicando en otro de sus apartes que la entradaen vigencia del aplicativo SIA OBSERVA aún no está en firme "Por último, se informa que enlos próximos días será publicado el acto administrativo que postergará la entrada en vigencia delSIA OBSERVA,"

Lo anterior para entender los motivos por los cuales se fueron presentando diversasfallas, las cuales evidencia la Secretaría a través de pantallazos, solicitudes de reproceso ycorreos electrónicos a la mesa de ayuda del SIA Observa. Se evidencia por parte de laSecretaría gestión para solicitar apoyo técnico en diversas situaciones en las que elsistema SIA Observa presentó inconvenientes técnicos.

Calle 49 13-33 PBX 3394460vyww.contraloriadecundinamarca.qov.co. ' -" • - ---- - - - • - — -J — - - — ..

««TM..CADA Página 9 de 81


Con la trabara™ por la paí de Cundraw ca

ÍTRALORIAüi Í'UNDIN AMARí. A

2.5


Por lo expuesto anteriormente y ante las inconsistencias detectadas en especial en loreportado a SIA- Observa, respecto de los documentos que no quedaron incorporados, oque mostrando un link de su incorporación pero no la visualízación del mismo, laSecretaría informa del proceso que se ha realizado en el reporte de la información, quealgunos documentos que fueron cargados adecuadamente al sistema, no quedaronincorporados por fallas de internet, congestión en la plataforma, o mensajes de errorgenerados por el mismo sistema, pero que se puede proceder a realizar nuevamente elcargue, por lo tanto las inconsistencias no son atribuibles en su totalidad a la gestión dela Secretaría, mas sin embargo se hace necesario la implementación de controles parahacer un seguimiento a la consistencia de la información que queda incorporada en el SIAObserva, por lo que se establece un hallazgo administrativo.

Conclusión de la comisión auditora: La Secretaría en respuesta se remite a mencionar lasfalencias que presenta el aplicativo SIA Observa, lo cual ya se había identificado dentrodel proceso auditor, pero esta situación no es óbice para que la entidad ejerza los debidoscontroles a fin verificar que el reporte de la información y la incorporación de ladocumentación a la plataforma se haga en forma precisa y completa, por lo tanto laentidad debe ¡mplementar las acciones necesarias para que el proceso de reporte deinformación a SIA Observa se desarrolle de manera precisa y completa a fin minimizar lasposibles inconsistencias no atribuibles a fallas que puedan presentar el aplicativo SIAobserva. Por lo tanto se confirma como un hallazgo administrativo.

1.4. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN

Para efectos de realizar la evaluación a la contratación administrativa se tomó como basela relación de contratos reportados al SIA- Contralorías, SIA - Observa y lo informado porla Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC para la vigencia2016, valores que además fueron certificados por la Secretaría durante el proceso auditorde la siguiente manera:

Tipo de Contrato

CONVENIO DE ASOCIACIÓN CON PARTICULARES

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO

OTROS

PRESTACIÓN DE SERVICIOS

PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

Total general

Cantidad deContratación

12

17

25

37

82

Valor Contratos

$ 100.000.000$ 324.083.550

$2.819.161.070

$ 4.368.412.067

$ 1.562.743.495

$9.174.400.182Fuente: Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC vigencia 2016

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.CQntraloriadecundinamarca.gov.co

Página 10 de 81CERTIFICADA


Con la transparencia, par

VERSIÓN: 4.0

RALORIAiw f'U

2.5


1.4.1. Manual de Contratación

En materia de contratación el acto administrativo aplicable durante la vigencia 2016 parala Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC, estáreglamentado mediante el Acuerdo 038 de Febrero 02 de 2016, emanado del despachodel Gobernador de Cundinamarca, mediante el cual se establece el Estatuto deContratación, en concordancia el cual se invoca como base legal dentro de los contratosrevisados de la muestra.

El Decreto Departamental 215 de 2013 en su artículo 1°, modificado por el DecretoDepartamental 233 de 2013 delega para celebrar contratos y convenios aSecretarios y Directores hasta 20.000 SMMLV lo que equivales a $13.789.100.001. Apartir del 31 de agosto de 2016 rige en este mismo sentido el Decreto 0246 de2016. Mediante circular 03 del 18 de enero de 2016 eí Secretario jurídico de laGobernación de Cundinamarca, invocando la Ordenanza 0283 de 2015, por la cual laAsamblea Departamental aprobó el Presupuesto General de Rentas establece lascuantías autorizadas para contratar:

Cuantías para contratar Vigencia 2016Modalidad

Mínima cuantía

Selección abreviada por cuantía

Licitación pública

EquivalenciaHasta 100 SMMLV

De 100 hasta 1000 SMMLVSuperior 140 SMMLV

Cuantía referencia$68.945.499

$689.455.000

$689.455.001

Presupuesto del Departamento $2.077.206.266.080 Salario Mínimo 2016 $689.455Fuente: Ordenanza 0283 de 2015 Asamblea Departamental

1.4.2. Muestra de Contratación

De acuerdo al la relación de contratos reportada al SIA- Contralorías, SIA - Observa y loinformado por la Secretaría, en forma posterior y selectiva, se estableció una muestra decontratación conformada por once (11) contratos por valor de $ 5.022.131.325, lo queequivale al 54.7% del total de la contratación de la Secretaría de Tecnologías de laInformación y las Comunicaciones TIC para la vigencia 2016, así:

Tipo de ContratoCOMPRA POR CATALOGO

OTROS


Total general

Cantidad de Contratosi37

11

Valor del Contrato$ 297.810.288

$ 1.288.135.967$3.436.185.070

$5.022.131.325Fuente: Secretaria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC vigencia 2016

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contra loríadecu ndi nama rea -ge;

Página 11 de 81


Con la rrenwpFir 15. ¡tur la ps/ tfe Cundinmro

VERSIÓN! 4 n

( T R A L O R I ACUNÍOINAMARCA

2.5


A continuación se presenta la relación específica desagregada de la muestra decontratación mencionada:

Consec

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Número del Contrato

STIC-PS-014-2016

STIC-PS-026-2016

STIC-PS-029-2016

STIC-PS-029-2016

ST1C-PS-032-2016

STIC-CV-033-2016

STIC-CV-045-2016

STIC-CV-057-2016 -10903-2016

ST1C-PS-062-2016

STIC-PS-070-2016

STIC-CV-079-2016

Clase De Contrato

PRESTACIÓN DESERVICIOS





OTROS


COMPRA PORCATALOGO


OTROS

OTROS

Total

Nombre del Contratista

QUIPUX SAS

NEXURA INTERNACIONAL SA

SISCOMPUTO LTDA SERVICIOS YSISTEMAS DE COMPUTO

UNION TEMPORALCUNDINAMARCA2016

SAP DE COLOMBIA

UNION TEMPORAL SAVERAGLOBAL TALENTO

SPEED WIRELESS NETWORKSS.A.S

UT SOFT IG


UNION TEMPORAL SANOLIVAR

UNION TEMPORAL SUMINISTROSCUNDINAMARCA 2016


$ 544.430.760

$ 544.704.314

$ 199.984.000

•$ 318.180.400 |

$ 1.032398.939

S 330.467.986

$446.486.657

$297.810.288.00

$ 350.000.000.00

$ 392.287.139.00

$ 565.380.842.00


Se verificó la aplicación del procedimiento de contratación en sus diferentes etapas(precontractual, contractual y pos contractual), incluyendo los informes de supervisión, dela misma manera se verificó en los respectivos expedientes contractuales la gestióndocumental de acuerdo a la Ley 594 de 2000.

1.4.3. Gestión Documental Expedientes Contractuales

Respecto de la Gestión Documental de los Expedientes Contractuales de la muestra severificó de acuerdo a la Ley 594 de 2000, encontrándose las siguientes observaciones:

• CERTIFICABA

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.gov.co

Página 12 de 81


unía iracspiireíoa

VERSIÓN: 4.0

.ORIAUNI>JNAMAR( A

2.5


Número deContrato

ST1C-PS-014-2016

STIC-PS-026-2016

OBSERVACIONES

a) No se encuentra Acta de Inicio

a) No se encuentra documentos de Análisis de! sectorb) Los documentos no están archivados en orden cronológico, pues se encuentran en el siguienteorden: Acta de inicio 20/04/2016 (folio 108), luego Pólizas 19/04/2016 (folio 111), luego Contrato19/04/2016 (folio 119), luego RP 20/04/2016 folio (folio 125), luego Aprobación Pólizas 21/04/2016(folio 126), luego Designación de Supervisor 20/04/2016 (folio 127), luego Otro si modificatorio 24/05(folio 128), luego otra Acta Aprobación de Pólizas del 20/04 (folio 131).c) Otro si modificatorio (Folios 128-129-130) 24/05/2016 fotocopia sin firma del contratista

STIC- PS- 029-2016-2

STIC-CV-045-2016

STIC-PS-62-2016

a) Se encuentran mezclados documentos de dos procesos.b) Se encuentran documentos referenciados a un proceso SA-MC-029-2016 (folio 102: Designacióncomité evaluador, folio 104: Aviso de Convocatoria, folio 218: adenda 01, folio 220 resolución aperturaproceso selección abreviada, folio 226 Pliego de condiciones, folio 333 observaciones al proceso deselección abreviada, folio 351Manifestación de interés de participar, folio 355 y 356 Manifestación deinterés de participar, Folio 560 Resolución de Adjudicación del proceso de selección STIC-SA-HC-029).c) se encuentran dentro del expediente algunos documentos referenciados para el proceso SA-MC-031-2016. (folio 109: Proyecto de pliego de condiciones, folio 213: Observaciones al pre-pliego decondiciones. folios 350, 357, 358 Manifestaciones de interés de participard) Hay dos actas dejnicio en folios 588 y 658

a) Falta Resolución Adjudicación

a) No se encuentra documento de Análisis del sectorb) Del 12/12/2016 se encuentra documento de Adición 1 con RP 4200003134 $58.437,104, no seencuentra el CDP ni Concepto de Finanzas Públicasc) Del 02/02/2017 se encuentra RP 4200003493 $319.343.200 no se encuentra el CDP ni Concepto deFinanzas Públicasd) Del 10/03/2017 se encuentra documento de Adición 2 con RP 4200003640 por $275.257.710 no seencuentra CDP ni Concepto de Finanzas Públicase) No se encuentra Informe de Supervisión para el pago de Factura 10 del 21/03/2017, por servicioprestado de marzo 07 a marzo 12 de 2017, por valor de $53.223.882 con documento de pago3300087753 del 24/03/2017, de la misma forma no se encuentra Informe de Supervisión para el pagode la Factura 11 del 17/04/2017 por servicio de Mario 13 a Abril 12 de 2017, por $151.391.739, condocumento de pago 3300088514 del 18/04/2017 (Folios consecutivos del 708 a 731)

Una vez revisadas las carpetas que conforman los expedientes contractuales de lamuestra, también se evidenció que de la muestra de once contratos hay documentosfaltantes, o archivados con alguna falencia, los documentos que se detectaron comofaltantes son doce (contratos STIC-PS-014-2016, STTC-PS-026-2016, STIC-CV-045-2016,STIC-PS-62-2016), documentos repetidos uno (contrato STIC-PS-029-2016 -2),Documentos en fotocopia que les faltan firmas uno (contrato STIC-PS-026-20\6),Expedientes no llevados en orden cronológico uno (STIC-PS-026-2016), Expedientesdonde se mezclan documentos con diferentes números de proceso uno (contrato STIC-PS-029-2016 -2).

Adicionalmente una vez revisadas las carpetas que conforman los expedientescontractuales de la muestra se evidencia que no hay continuidad en la numeración con

Calle 49 13-33 PBX 3394460

Página 13 de 81


üw [j Irsnsirarenií pur ia ¡ia/ de Cundiriamarca

VERSIÓN: 4.0

F JKALORiAf\tn tUNDINAMARCA

2.5


que se identifican los contratos ya que de los 83 contratos suscritos por la Secretaría deTIC para la vigencia 2016 ocho contratos tienen una numeración generada por la páginade compra eficiente que son 10895-2016, 10903-2016, 10916-2016, 11048-2016, 1198-2016, 229-2016, 9477-2016, SGO25-2016, otros 75 contratos van numerados del 1 al89, de donde se dejaron sin utilizar los numero de contrato 22, 30, 35, 39, 46, 47, 51, 53,63 69, 71, 75, 76, 80, 82, 84, 86, 88 y 90, y se usó de forma repetida el 29 (2 veces) y el32 (2 veces), generando ¡ncertidumbre en la identificación de los proceso contractuales,pues no hay claridad si existe o no un expediente que de forma lógica debería existir enuna secuencia consecutiva, se da como explicación por parte de la Secretaria que estasinconsistencias son debido a error humano.

Lo expuesto en los párrafos anteriores evidencia falencias en la aplicación de mecanismosde control en el desarrollo de la gestión documental de los expedientes contractuales, enlo referente a organización, preservación y control de los archivos ya que existe un riesgolatente de manipulación o extravió de los documentos que en determinado momento serequieren como prueba de la adecuada planeación o respecto de constatar elcumplimiento o no de las obligaciones contractuales, teniendo en cuenta que estosdocumentos aún se encuentran como archivo de gestión, pero que requieren un manejoadecuado acorde al proceso contractual, en concordancia con las tablas de retencióndocumental, la Secretaría debe emprender las acciones necesarias para establecermecanismos de control para minimizar los riesgos mencionados, por lo cual se estableceun hallazgo administrativo.

1.4.4. Publicación en SECOP

Teniendo como base la normatividad respectiva respecto de la publicación en Secop delos Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, seencontraron las siguientes observaciones:

DelNúmeroContratoST1C-PS-0142016

STIC-PS-026-2016

2016-2

SECOP - Observaciones

a) Acta Justificación Contratación directa del 06/04/2016 no se publicób) Contrato del 06/04/2016 se publicó el 25/05/2016

a) Acta Justificación Contratación directa del 04/04/2016 se publicó el 24/05/2016b) Contrato del 19/04/2016 se publicó el 24/05/2016c) Documento Otro Si Modificatorio del 24/05/2016 no se publicó

Se abrió en SECOP Proceso SA-MC-031- 2016, el cual no se concluyó, aunque sepublicaron documentos y se hizo adjudicación sobre un proceso numerado como SA-MC-029-2016

iao 3001 unanMTC Of lOOOlBOOS

• CERTIFICADA


Página 14 de 81


Con la transparencia, por la pa; Je Cüirtiaiwca

VERSIÓN: 4.0

TRALORIA(y Ct),MIJIIMAMARC'A

2.5


STIC-PS-032-2016

STIGCV-033-2016

a) Acta Justificación Contratación Directa Incompleto del 17/06/2016, publicado el01/08/2016b) Contrato firmado 20/06/2016 fue publicado el 01/08/2016.

a) Contrato firmado 06/07/2016 fue publicado 02/08/2016b) No se publicó Acta de liquidación del 09/11/2016

STIOCV-045- a) En estado CONVOCADO no se indica que se haya realizado la contratación, aunque2016 en documentos se adjudicó, ejecutó y liquidó.

b) No se publicó Acta de Liquidación. „___STIC-CV-079- a) En SECOP figura estado BORRADOR no indica que oficialmente se haya abierto el2016 proceso de convocatoria Pública, aunque en documentos se adjudicó, ejecutó y

liquidó.b) Contrato es del 16/12/2016 se publicó el 30/12/2016c) Justificación Adición del 30/12/2016 no se publicó, al consultar el enlace seencuentra en su lugar se publicó Informe Unificado de Evaluación de Propuestas del i02/12/2016 _ _ _ _ _ _ _ _ ¡

En general se encuentra que de la muestra de once contratos se evidenció que losdocumentos no publicados son cinco ( contratos STIC-PS-014-2016, STIC-PS-026-2016,STIC-CV-033-2016, STIC-CV-045-2016, STIC-CV-079-2016), Documentos publicado deforma extemporánea seis (contratos STtC-PS-014-2016, STIC-PS-026-2016, STIC-PS-032-2016, STIC-CV-033-2016, STIC-CV-079-2016), Procesos donde se mezclan documentoscon diferentes números de proceso uno (contrato STIC-PS-029-2016-2), Documentosincompletos uno (contrato S~TIC-PS-032-2016), procesos no concluidos o no referenciadosadecuadamente en Secop aunque documentalmente ya están liquidados dos (contratosSTIC-CV-045-2016, STIC-CV-079-2016).

Entendiéndose que lo indicado en el artículo 8 de la Ley 1150 de 2007 "la informaciónpublicada debe ser veraz, responsable, ecuánime, suficiente y oportuna" no es veraz nioportuna por cuanto en SECOP el proceso está en un estado inicial y en documentosestos ya concluyeron hace varios meses, este incumplimiento sucede en el caso delproceso S~nC-SA-SIP-079-2016, con el cual se adjudicó el contrato STIC-CV-079-2016,que a la fecha de la auditoría se encuentra en estado BORRADOR, indicando que estápróximo a ser abierto oficialmente, aunque en documentos ya se adjudicó, ejecutó yliquidó, también es el caso del proceso ST1C-SA-MC-045-2016 a través del cual seadjudicó el contrato STTC-CV-045-2016, que a la fecha de la auditoría se encuentra enestado CONVOCADO aunque en documentos ya se adjudicó, ejecutó y liquidó y el casodel proceso en Secop STIC-SA-MC-031-2016, que en papeles se manejó como procesoSA-MC-029-2016 y a través de cual se adjudicó el contrato STIC-PS-029-2016-2 teniendoque recordarse con esto el principio de Publicidad que se refiere a divulgaroportunamente todos los procesos y procedimientos, mediante comunicaciones,notificaciones, publicaciones o en el medio ordenado por la Ley, así como también elprincipio de Transparencia que se refiere a que todas las actividades desarrolladas y la

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadecundjnam a rca-goy. cp

Página 15 de 81

IOAOIOO 9DO1 VCKXJ

Of lOOOreoO9

CClíTIFICAOA


Oía ¡iff'<Dí HT./, [T'.,-, [,

VERSIÓN: 4.0

IKALORIA

2.5


información que de ellas se desprendan, sean tan claras que todas las personas laspuedan conocer.

Habiéndose relacionado diversas las inconsistencias en la publicación que pornormatividad debe hacerse, donde se detectó documentos contractuales no publicados,documentos contractuales publicados extemporáneamente, documentos incompletos ocon números de proceso mezclados, tal como se expuso en los párrafos anteriores,aunque algunos de estos casos fueron justificados por la entidad, aún evidencian falenciasen la aplicación de mecanismos de control en el desarrollo de la obligación de publicar enSECOP los documentos que hacen parte de los procesos contractuales, en consecuenciase establece un hallazgo administrativo.

1.5. EVALUACIÓN AL PRESUPUESTO

El presupuesto de la Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones,fue aprobado con la Ordenanza No. 0283 del 26 de noviembre de 2015, para la vigenciafiscal del 1° de enero al 31 de diciembre de 2016", concurriéndose su liquidación con elDecreto Departamental No. 432 del 23 de diciembre de 2015, para la vigencia fiscal 2016,apropiándose gastos en el centro gestor No.1128 el valor de $7.105.000.000, para serinvertidos en el programa de las TICS EN CUNDINAMARCA, la suma de $ 6.505.000.000 ypara el programa de seguimiento de mejor desempeño el valor de $600.000.000.Confrontado el Decreto de liquidación del presupuesto 432 de 2015, con la ejecuciónpresupuesta! pasiva, suministrada a la comisión auditora, se observa concordancia en losvalores registrados; de igual manera, estos también muestran coherencia con el PlanIndicativo aprobado para la vigencia 2016.

Con el Decreto No. 0190 del 23 de junio de 2016, se armonizó el Presupuesto General delDepartamento con el Plan de Desarrollo Unidos podemos más", quedando distribuidas lasapropiaciones de la siguiente manera:

GASTOS DE INVERSIÓN - UNIDOS PODEMOS . ,--Q „. OKK• _ J..3UV.JZ1.BD9

MAb

EJE - INTEGRACIÓN Y GOBERNANZA

PROGRAMA- CUNDINAMARCA: REVOLUCIÓN DIGITAL

PROGRAMA -FINANZAS SANAS, TERRITORIOS

PROGRAMA - CUNDÍ • DATA

1.509.321.855

1.017.545.329

377.576.526

11-1.200.000

Fuente: Secretaria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones "TIC", vigencia 2016.


Página 16 de 81


TRALÜRÍAO pJNtnNAMARCA

2.5


Durante la vigencia, se efectuaron modificaciones netas al presupuesto por valor de($3.013.000,000) Tres mil trece millones de pesos, el grupo auditor revisó el 100% de lasadiciones que afectaron el presupuesto de la Secretaria de Tecnologías de la Informacióny las Comunicaciones "TIC", correspondiente a 4 actos modificatorios, así:

ACTOS MODIFICATORIOS 2016

Decreto 190 de 2016 Armonización

Decreto 194 de 2016

Decreto 210 de 2016

Decreto 417 de 2016

APROPIACIÓNINICIAL

7.105.000.000

ADICIÓN ( + )

800.000.000

2.180.000.000

CRÉDITOS (+)

1.509.321.853

53.000.000

CONTRA-CRÉDITOS (-)

1.529.321.853

APROPIACIÓNTOTAL

7.105.000.000

7.085.000.000

7.885.000.000

10.065.000.000

10.118.000.000


La ejecución pasiva de la Secretaria de Tecnologías de la Información y lasComunicaciones "TIC", presentó una ejecución total de los gastos de inversión en un 92%para la vigencia 2016; en el plan de desarrollo "Cundinamarca calidad de vida" seapropiaron recursos por $7.105.000.000 y en el plan de desarrollo "Cundinamarca, Unidospodemos más" se asignaron $ 4.542.321.853.

La Secretaría de las TIC inmersa en el eje de integración y gobernanza, donde seencuentran los programas de: Infraestructura en TIC; aplicativos para el desarrollo;Cundinamarca en línea; Finanzas sanas, territorios viables y seguimiento y evaluación alos planes de desarrollo:

DESCRIPCIÓN

Secretaria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones "TIC"

GASTOS DE INVERSIÓN - CUNDINAMARCA, CALIDAD DE VIDA

OBJETIVO: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

GASTOS DE INVERSIÓN - UNIDOS PODEMOS MAS

EJE INTEGRACIÓN Y GOBERNANZA

APROPIACIÓNTOTAL

10.U8.000.000

7.105.000.000

7.105.000.000

4.542.321.853

4.542.321.853

% DEPARTICIPACIÓNFRENTE A LOS

GASTOS TOTALES

100%

, 70%

30%

% DEPARTICIPACIÓNFRENTE AL PLANDE DESARROLLO

UNIDOS PODEMOSMÁS

100%

100%

Fuente: Secretaria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones "TIC", vigencia 2016,

A continuación, se muestra la ejecución presupuesta! por cada una de las metas de laSecretaria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones "TIC".

Calle 49 13-33 PBX 3394460wyyy^Qntrajpiiadecu_ndinarnarca.ggv^CQ

Página 17 de 81


Cr.r la' wparcra por la paz de Curataara

VERSIÓN: 4.0

(MTKALORIAi í:UNl?lNAMARC A

2.5


META

1128 SECRETARIA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓNPLAN DE DESARROLLO "CUN DIN AMARGA, CALIDAD DEVIDA"

GR:3:4-Q6-01-568 Impíementar una de red social de datosGR:3:4-06-01-570 Fortalecer el 25% de la infraestructura deprocesaGR:3:4-06-01-571 Fortalecer el 25% de la infraestructura deprocesa

GR:3:4-06-01-576 Modernizar la gestión financiera y fiscal del depa

GR:3:4-06-Q2-577 Garantizar el servicio a internet de calidad en 1.

GR:3:4-Q6-02-579 Actualizar el plan estratégico de sistemas de infoGR:3:4-06-02-581 Actualizar, mantener y ampliar la funcionalidaddeGR:3:4-06-02-582 Asegurar la impfementación y cumplimiento delasfGR:3:4-06-03-590 Asegurar la impfementación de 3 fases degobiernoGR:3:4-06-03-591 Asegurar la implementación de 3 fases degobierno

GR:3:4-08-01-600 Impíementar 100% sistema seger en el cuatrenio

PLAN DE DESARROLLO "UNIDOS PODEMOS MAS"GR:4:4-07-01-587 Beneficiar con servicios digitales a 5 sectores dedesarrollo

GR:4:4-07-01-588 Dar ai servicio 120 zonas wifi públicasGR:4:4-07-01-589 Mejor Las comunicaciones a 180 institucionesoficialesGR:4:4-07-01-590 Actualizar 10% infra Computaoonal delDatacenterGR:4:4-07-01-592 Proveer sopor y ampliar licénciamiento a 9plataformasGR:4;4-07-01-593 Actualizar 15% infraestructura Computacionalde uso de los funcionariosGR:4:4-07-01-594 Soportar infraestructura Computaciona!/energía/lógicaGR:4:4-07-02-599 Proveer anual/ servicios de Soporte a 15sistemas de InformaciónGR:4:4-07-Q3-605 Brindar asistencia Permanente a 116 municipiosen GEL

GR:4:4-07-03-606 Reactivar 78 c interactivos en el departamentoGR:4:4-07-03-609 Promover la convivencia digital y la interaccióncon las TICGR:4:4-08-01-6H Impíementar operar y soportar 9 componentesdel SGFTGR:4:4-09-02-623 Impíementar 6 nuevas funcionalidades delsistema de Seguimiento al PDD

CDP

10.118.000.000

125.675.054

32.000.000

650.000.000

2.672.123.476

160.000.000

21.364.493

540.680.476

200.000.000

87.734.648

100.000.000

485.800.000

2.544.526.254

80.000.000

40.000.000

298.324.946

259.473.746

203.000.000

800.000.000

72.955.031

22.265,352

100.000,000

30.000.000

377.576.524

214.200.000

RPC

9.343.311.291

124.158.494

31.963.800

648.648.386

2.391,222.023

134,515.605

21.364.493

524.298.476

199.984.000

87.734.648

100.000.000

485.800.000

2.343.393.503

80.000.000

38.967.505

65.976.110

259.473.746

203.000.000

799.494.196

70.999.700

22.265.352

98.164.485

29.934.779

368.989.470

212.962.520

%EJECUCIÓN

92%

99%

100%

100%

89%

84%

100%i

97%

100%

100%

100%

100%

92%

100%

97%

22%

100%

100%

100%

97%

100%

98%

100%

98%

99%

Fuente: Ejecución Presupuestal Secretaria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones "TIC", vigencia 2016.

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contralQriadecundinamarca.gov.co

Página 18 de 81CCÍITIFICADA


Con la transparencia por la paz de Cunánamara

VERSIÓN: 4.0

2.5


De acuerdo al análisis realizado, el presupuesto de gastos durante la vigencia 2016, seinició con $7.105.000.000, presentando modificaciones durante la vigencia por$3.013.000.000, para un total definitivo de $10.118.000.000, de los cuales, secomprometieron recursos de inversión por $9.343.311.291, equivalente al 92% y sepagaron $9.026.466.361, equivalente al 89% del total del presupuesto, quedando unsaldo pendiente por girar de $316.844.930, aprobado como cuentas por pagar de lavigencia 2016, según Resolución No. 0008 del 10 de enero de 2107, y un saldo pendientepor ejecutar de $774.688.709, equivalente al 8%.

1.5.1. CONCLUSIONES AL PRESUPUESTO:

Al cierre de la vigencia fiscal de 2016, la Secretaria de Tecnologías de la Información y lasComunicaciones "TIC", presentó una ejecución de gastos del 92%, es decir, la relaciónentre los compromisos adquiridos al finalizar la vigencia y el total apropiado de gastos.

La Secretaria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones "TIC" se encuentrainmersa en el eje de Integración y gobernanza, de los cuales le asignaron recursos en lossiguientes programas: Infraestructura en TIC; aplicativos para el desarrollo;Cundinamarca en línea; Finanzas sanas, territorios viables y seguimiento y evaluaciónplan de desarrollo.

En cuantos al presupuesto de gastos a 31 de diciembre de 2016, se pudo determinar quese presentó una eficiencia del 92%, una eficacia del 96.6% y una efectividad del 89%,que nos muestra que la gestión en gastos de la Secretaria, se efectuó en cumplimiento dela Ordenanza No. 227 de 2014, por el cual se expide el Estatuto Orgánico de Presupuestode la Gobernación de Cundinamarca.

1.6. SEGUIMIENTO A OFICIOS Software Web Integral Municipal (SWIM),

Al ser consultada la Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TICsobre que uso se le está dando actualmente al Software Web Integral Municipal (SWIM),adquirido por la Secretaria mediante contrato STIC-PS-018-2013 . La Secretaría dacomo respuesta:

"En razón a las necesidades existentes en otras entidades , La Secretaria de Tecnologías de laInformación y las Comunicaciones ha venido entregando licencias de uso del Software licenciado

Calle 49 13-33 PBX 3394460

Página 19 de 81 rtenia racsparmna

CÓDIGO: PM01-PR06-F05 VERSIÓN: 4 O

RALORIAifj CUND1NAMARCA

2.5


por el Departamento para que puedan efectuar la gestión financiera, haciendo uso de estesistema, lo que les ha permitido acceder a una solución que cumple con estándares y normatividadvigente.

En consecuencia, actualmente el software se encuentra operando en los siguientes municipios yentidades del Departamento de Cundinamarca:

a) El software se encuentra en producción en los municipios de: EL PEÑÓN y PARATEBUENO, através de convenios interadministrativos garantizando el buen uso de los recursos mediante laimplementación de los módulos de: tesorería, contabilidad, presupuesto, nomina, almacén, predial,servicios públicos, Industria y Comercio. El Departamento dio continuidad al servicio de soporte.

b) Se Implemento y se encuentra en producción en el INSTITUTO DE INFRAESTRUCTURA YCONCESIONES DE CUNDINAMARCA , a través de convenio interadministrativo que permitióhacer uso de una licencia del SOFTWARE WEB INTEGRAL MUNICIPAL, para su gestiónadministrativa y financiera, en este caso el ICCU, solamente asumió la implementación y elsoporte anual.

c) Se Implemento y se encuentra en producción en la BENEFICIENCIA DE CUNDINAMARCA, através de convenio interadministrativo que permitió hacer uso de una licencia del SOFTWAREWEB INTEGRAL MUNICIPAL, para su gestión administrativa y financiera, donde la Beneficenciade Cundinamarca, en este caso la BENEFICENCIA, solamente asumió la implementación y elsoporte anual.

d) Bajo la modalidad de prueba, se Implemento y se encuentra en producción en la ASAMBLEADEPARTAMENTAL DE CUNDINAMARCA, con e/fin de ceder el uso del licénciamiento delSOFTWARE WEB INTEGRAL MUNICIPAL, para su gestión administrativa y financiera.

Como en estos casos la Secretaría seguirá entregando las licencias restantes a entidades omunicipios que actualmente no cuentan con ningún sistema, considerando los requerimientos encuanto a servicios que deben ser asumidos por quien opte por hacer uso de la licencia."

En vista de lo expuesto se encuentra que el software Sistema Web de integraciónMunicipal SWIM, se ha venido utilizando con diversas adecuaciones, pero teniendo encuenta que de diez municipios que lo usaron inicialmente solamente dos han tenidocontinuidad en el mismo, aunque ya terminaron los convenios de uso con los demásmunicipios, en la actualidad también se ha dado para su uso en otras entidades delDepartamento, lo que ha redundado en que se ha opacado el fin inicial que era contribuircon una solución informática para los municipios NBI, indicando una posible subutilízación,en consecuencia la Secretaría debe emprender las acciones necesarios para que el mayor


Página 20 de 81


KALORÍAtu CUNDÍS' AM ARCA

2.5


beneficio de su uso sea para los municipios para los cuales fue proyectado, por lo cual seestablece un hallazgo administrativo.

1.7. NO FENECIMIENTO FORMAL DE CUENTA

Teniendo en cuenta las observaciones que se mencionaron dentro del presente informerespecto del SIA Observa, ante las inconsistencias detectadas de los valores reportadospor contratación, y respecto de los documentos que no quedaron incorporados, o quemostrando un link de su incorporación pero no la visualización, la cuenta rendida por laSecretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC para la vigencia2016, en concordancia con la Resolución 097 del 29 de enero de 2016 y la Resolución0775 del 18 de septiembre de 2015, NO SE FENECE DE FORMA.

1.8. CONSOLIDACIÓN DE HALLAZGOS

En desarrollo de la presente auditoría tal como se detalla en el Anexo 1 se establecieroncinco (5) hallazgos administrativos.

1.9. PLAN DE MEJORAMIENTO

Con el fin de lograr que la labor de Auditoría conduzca a que se emprendan actividadesde mejoramiento de la gestión pública, la Secretaría de Tecnologías de la Información ylas Comunicaciones TIC debe diseñar un Plan de Mejoramiento de acuerdo con laResolución 049 del 20 de febrero de 2017, que permita solucionar las deficienciaspuntualizadas en el menor tiempo posible, documento que debe ser remitido a laContraloría de Cundinamarca dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al recibodel Informe Definitivo.

El Plan de Mejoramiento debe detallar las acciones que la Entidad se comprometeadelantar respecto de cada uno de los hallazgos identificados, objetivos que se pretendenalcanzar, cronograma en que ¡mplementarán los correctivos, indicadores de seguimiento yresponsables del seguimiento a su ejecución.

Calle 49 13-33 PBX 3394460CQjitralpjiade^ujidjrianTarca.gpv.CQ

Cm la Iransparinrk) por ti |ia/ * Ciidimnarra

CÓDIGO: PM01-PR06-F05 VFR<^(Sw 4 (S

>N"i.... M . O K I A, i., < l'MílNAMAKt ,\5


APROBÓ:

JAIRO HERRERA GARCÍAProfesional Universitario II

LUIS EDUARDO GIL VERAProfesional Universitario II

JGIOVANNI ALBERTO SALDARRIAGA G A VI RÍA

Director Operativo de Control Departamental

JOSÉ ALFONSC

NADOS SANTOSuxiliar

Calle 49 13-33 PBX 3394460w w vy^ contrajo rjadec undinamarca.gov.co

Página 22 de 81


rmAü'• i y fUNniN'

ORIA

2.5


2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

2.1. SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIA 2014

La Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones de Cundinamarca,presentó el Plan de mejoramiento a la Contraloría de Cundinamarca, con radicadoC16105300228 del 5 de febrero de 2016, aprobado por el Contralor Auxiliar, con radicadoNo. C16116000048 del 11 de febrero de 2016, cuyo primer avance lo presentó el sujetode control con radicado 2015577584 del 08 de abril de 2016, el segundo avance conradicado C16105300798 del 8 de julio de 2016, el tercer avance con radicadoC16105301179 del 10 de octubre de 2016 y el cuarto avance con radicado C17105300065del 11 de enero de 2017, evaluados con el acta de verificación 01 de mayo 5 de 2017.

De la Auditoría antes mencionada, se establecieron 5 actividades con las respectivasacciones de mejora a realizar por parte de ía Administración, en los términos allí descritos,con siguientes hallazgos:

Hallazgo No. 1. Archivo- Cumplimiento de las tablas de retención documental: Deconformidad con la verificación realizada, durante el proceso auditor a las instalacionesdonde está ubicado el archivo de la secretaría, se evidenció lo siguiente: La secretaríacuenta con tablas de retención, según las nuevas disposiciones del archivo general de laNación. Se observó que los documentos suministrados no todos cuentan con unaorganización cronológica, evidenciándose duplicidad documental, las carpetas contienenmás de 200 folios y en otros casos menos de 200 folios, no acatándose las directricesnormativas contenidas en la Ley 594 del 2000, una vez sean aprobadas las nuevas tablasde retención deben implementarse en la secretaría. Por lo tanto, es necesario que setomen los correctivos del caso para subsanar este hecho.De este hallazgo presentaron las siguientes acciones de mejoramiento: 1. Realizaron ladepuración documental de las carpetas contractuales. 2. Organizaron cronológicamente lainformación y foliación de los documentos de acuerdo a las normas de archivo vigentes.3. Verificaron la aplicación de las TRD una vez sean aprobadas por el AGN.

En conclusión, presentaron las siguientes actividades: Actividad 1 y 2: Correoselectrónicos del 17,18 y 29 de marzo de 2016, Acta del 06 de junio de 2016, correo del 21de junio de 2016, acta del 30 de junio de 2016, acta del 29.07.2016, acta del 30.12.2016Actividad 3: Oficio No 2016308501, oñcio No 2016315398, oficio No 2016311172, oficioNo 2016315398.

Calle 49 13-33 PBX 3394460

Página 23 de 81 r , . , , „Cw la transparencia, por la paz fe Cunctaara

CÓDIGO: PM01-PR06-F05 VERSIÓN: 4.D

2.5


Hallazgo No. 2. RENDICIÓN DE LA CUENTA: Conforme a lo dispuesto en la Resolución No00086 del 03 de Febrero de 2011, se verificó que las cuentas fueran rendidas en términoy de acuerdo a los señalado en la norma por lo que se pudo evidenciar al revisar losformatos rendidos de la cuenta mensual de contratación existe diferencias en valores delo contratado de $2.509.823.813, es decir el 13% del valor comprometidopresupuestalmente para la vigencia 2014, informando la secretaría de las TIC queobedeció a un error involuntario del funcionario encargado. Por lo anterior, es necesarioque se tomen los correctivos del caso con el fin de subsanar este hecho

Actividades realizadas: 1. Expidieron circular a los supervisores de los contratos,generando recomendaciones para garantizar el cumplimiento del objeto contractual. 2.Aplicaron los procedimientos y directrices establecidas en el proceso "Gestión Contractual

En conclusión, como soportes presentaron: Circular Interna No 01 del 30.03.2016. Actadel 15.06.2016(anexa cuadro de verificación de informes de supervisión). Acta del15.06.2016. Correo del 01.07.2016. Circular No 15 de 2016. Correo del 01.07.2016.

Hallazgo No. 3. CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA- Supervisión: Se dice que el fin últimodel supervisor es vigilar y controlar que se cumpla cabal y oportunamente con el objetode contrato o convenio para que se realicen los fines propuestos cuando se definió lanecesidad de la contratación. Se observa que esta función no es siempre asignada a unsolo funcionario, no se cuenta con un manual específico del supervisor, rigiéndose en sugeneralidad a las directrices normativas contractuales que establezca la materia. Conrespecto a esta labor se evidencia, que dentro de los documentos soportes, informesejecutivos de algunos contratos relacionados en la muestra, hay incertidumbre decumplimiento del objeto contractual, teniendo en cuenta que no hay claridad en las actasde recibo a satisfacción sobre las actividades realizadas por el contratista y con ladescripción detallada de los elementos o insumos que recibe el supervisor, estas actas seconstituyen en un requisito de formalidad, contrariando lo que en su esencia constituyelas funciones del supervisor en aceptar este tipo de informes de gestión para cadacontrato. Los supervisores con el fin de garantizar el cumplimiento del objeto contractual,están en la obligación de informar todas vicisitudes o inconvenientes que se presentencon ocasión a la ejecución del contrato, teniendo en cuenta que es sobre el supervisorque recaen las sanciones a que pudiera haber lugar, artículo 82, 84 de la Ley 1474 de2011. En virtud a lo anterior, es necesario que se tomen los correctivos del caso con elfin de subsanar este hecho.

Actividades: 1. Expidieron circular a los supervisores de los contratos, generandorecomendaciones para garantizar el cumplimiento del objeto contractual. 2. Aplicaron losprocedimientos y directrices establecidas en el proceso "Gestión Contractual.


Pagina 24 de 81 C(iii[atriinspdrenciii.porlijaíileCijirJre«ra


T^ALORÍAi ti CUNPINAMARCA

2.5


En conclusión, presentaron los siguientes soportes: Circular Interna No 01 del 30.03.2016.Acta del 15.06,2016 (anexa cuadro de verificación de informes de supervisión). Acta del15.06.2016. Correo del 01.07.2016. Circular No 15 de 2016. Correo del 01.07.2016

Hallazgo No. 4. CONTRATOS EN EJECUCIÓN: De la revisión efectuada por el grupo Auditor atodos los expedientes contractuales solicitados atendiendo a la muestra tomada, se pudoevidenciar que hay dos (2) contratos en ejecución a la fecha de la auditoria. También se pudoobservar que se encuentran cinco (5) contratos en ejecución de la vigencia 2013, lo que generaincertidumbre de su ejecución, por tanto, será objeto en próximo proceso auditor:

Contratos en ejecución Vigencia 2014: 1. STIC-PS-034-2014/Contratista PC MICROS LTDA. 2.STIC-PS-040-2014/Contrat¡sta SAP COLOMBIA SAS

Contratos en ejecución Vigencia 2013: 1. Snc-CI-u29-2013/Municip¡o de Viota. 2.STTC-CI-31-2013 / Municipio de La Palma. 3.STIC-CI-30-2013 / Municipio de Yacopi. 4.STIC-CI-032-2013 /Municipio de San Juan de Rio Seco. 5.STIC-CI-33-2013 / Municipio de La Peña

Por lo anterior, el grupo auditor, realizó seguimiento a los siguientes contratos celebradosen la vigencia 2014:

l.STIC-PS-034-2014/Contratista PC MICROS LTDA., celebrado el 30 de octubre de 2014,por valor inicial de $1.411.256.000, adicionado en el 50%, $705.627.000, para un totalcontratado de $2.116.883.000, con plazo de 12 meses, con el objeto de prestar el serviciode mesa de ayuda para el soporte y mantenimiento preventivo y correctivo con suministrode repuestos para la infraestructura computacional, estructurada, eléctrica, de acceso, dered activa y elementos audiovisuales existentes en las entidades del nivel central delDepartamento de Cundinamarca. Vigencias futuras según Ordenanza No. 224 de 2014.Prorroga No. 2. Fechada el 17 de mayo de 2016, con plazo de ejecución hasta el 8 dejunio de 2016.

Como soporte presentaron la minuta del contrato con todos los actos administrativos y elacta de liquidación bilateral fechada el 30 de diciembre de 2016.

2.STIC-PS-040-20i4/Contratista SAP COLOMBIA SAS, por valor de $495.515.000, con elobjeto de prestar el servicio de soporte Premium para asegurar el proceso deparametrización del módulo de proyectos SAP integrado al Core financiero que facilite elseguimiento y evaluación de la gestión y los resultados del Plan de Desarrollo delDepartamento de Cundinamarca.

Como soportes presentaron la minuta del contrato y el acta de liquidación de comúnacuerdo del Contrato de prestación de servicios STIC-PS-040-2014, celebrado entre SAP

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadec u ndjn ama rea .goy, co

y Con lo transparencia, por la pg/ de Cunitamara


<jri KA LORIA™ifj ÍUND1 IVA MARCA

2.5

Bogotá D.C, junio de 2017

COLOMBIA SAS y el Departamento de Cundinamarca - Secretaría de Tecnologías de laInformación, fechada el 22 de diciembre de 2015.

De igual forma se realizó seguimiento a los Contratos en ejecución Vigencia 2013:

l.STIC-CI-029-2013/Municipio de Viota

como soporte presentaron el acta de liquidación Anticipada de Mutuo Acuerdo delconvenio Interadmínistrativo STIC-CI-029-2013, celebrado entre el Municipio de Viota y elDepartamento de Cundinamarca- Secretaria de las TIC, fechada el 20 de marzo de 2014.

2.STIC-CI-31-2013 / Municipio de La Palma

como soporte presentaron el acta de liquidación bilateral firmada el 24 de diciembre de2015, del STIC-CI-031-2013, celebrado entre el Municipio de La Palma y el Departamentode Cundinamarca- Secretaría de las TIC.

En conclusión, el convenio Interadministrativo No. STIC-CI-031-2013, celebrado entre elMunicipio de La Palma y el Departamento de Cundinamarca- Secretaría de las TIC., fueliquidado bilateral el 24 de diciembre de 2015, sin haber sido restituido al Departamento,un (1) Servidor corporativo, un (1) Rack de 24U y cuatro (4) computadores de escritorio,valorados en $27.090.829, como lo estableció el acta de liquidación firmada el 24 dediciembre de 2015, de entregarlos a más tardar el 31 de enero de 2016, a la Secretaríageneral - Dirección de Bienes E Inventarios del Departamento de Cundinamarca.

3.STIC-CI-30-2013 / Municipio de Yacopi

Presentaron un correo electrónico del 28.06.2016 y comunicación del 11 de diciembre de2015, dirigida al Municipio de Yacopi.Como soporte presentaron el acta de liquidación de común acuerdo del ConvenioInteradministrativo STIC-CI-30-2013 / Municipio de Yacopi, fechada el 02 de agosto de2016.

En conclusión, los bienes entregados al Municipio de Yacopi por valor de $108.952.029, atítulo del convenio o préstamo de uso no han sido restituidos al Departamento deCundinamarca, con un plazo máximo de haberlos entregado el 28 de febrero de 2016,fecha en que el nuevo mandatario Municipal debió haber entregar los servidores yequipos y demás elementos prestados en comodato a la Secretaría general - Dirección deBienes E Inventarios del Departamento de Cundinamarca.


Pagina 26 de 81 Cmtótransoarencia.porlapeziJeCinilir


RALORIA¿"UN DINAMARCA

2.5


4.STIOCI-032-2013 / Municipio de San Juan de Rio Seco

Como soporte presentaron el acta de liquidación de común acuerdo del ConvenioInteradministrativo STIC-CI-32-2013 / Municipio de San Juan de Rioseco y elDepartamento de Cundinamarca- Secretaría de las TIC., fechada el 05 de abril de 2016.

En conclusión, los bienes entregados al Municipio de San Juan de Rioseco por valor de$108.952.029, a título del convenio o préstamo de uso no han sido restituidos alDepartamento de Cundinamarca, con un plazo máximo de haberlos entregado el 28 deabril de 2016, fecha en que el nuevo mandatario Municipal debió haber entregar losservidores y equipos y demás elementos prestados en comodato a la Secretaría general -Dirección de Bienes E Inventarios del Departamento de Cundinamarca.

5.STIC-CI-33-2013 / Municipio de La Peña

Como soporte presentaron el acta de liquidación de común acuerdo del ConvenioInteradministrativo STIC-CI-33-2013 / Municipio de La Peña, fechada el 24 de diciembrede 2015.

En conclusión, los bienes entregados al Municipio de la Peña por valor de $108.952.029, atítulo del convenio o préstamo de uso no han sido restituidos al Departamento deCundinamarca, con un plazo máximo de haberlos entregado el 31 de enero de 2016,fecha en que el nuevo mandatario Municipal debió haber entregar los servidores yequipos y demás elementos prestados en comodato a la Secretaría general - Dirección deBienes E Inventarios del Departamento de Cundinamarca.

Hallazg9 No. 5. SEGUIMIENTO A OFICIOS, ATENCIÓN A QUEJAS Y DERECHOS DEPETICIÓN Y FUNCIONES DE ADVERTENCIA. Quejas: Convenio Interadministrativo STIC-CI-018-2014, con el Departamento de Cundinamarca Secretaría de Tecnología de laInformación y las Comunicaciones, cuyo objeto fue " Aunar esfuerzos técnicosadministrativos y financieros para la ejecución administrativa, financiera y de impuestoscon una solución integrada y en una nube privada sin valor", sin embargo para los efectoslegales y fiscales el valor promedio del estudio de mercado de los bienes que seentregaron al Municipio es de $125,886.170, IVA incluido representado así: Un (1)software por $85.840.000, cuatro (4) equipos microcomputadores de escritorio incluidolicénciamiento $16.699.988, Un (1) servidor tipo Rae de máxima 2 U con licénciamientopor $18.956.945 y Un (1) Rae para albergar servidor ítem (3) consola KVM $4.389.237.Se hace claridad que la Secretaria de TIC, no tiene recursos invertidos en el referido

Calle 49 13-33 PBX 3394460www,cQntra!onadeajndin^

Página 27 de 81 . . . ,Con la transparencia, por te paz de Cuntaarts

CÓDIGO: PMCH-PR06-F05 VERSIÓN: 4.0

IRA LORIA

2.5


convenio, pero se genera incertidumbre sobre la ejecución por tanto será objeto deseguimiento en próximo proceso auditor.En virtud de lo anterior, ser verificó que la secretaría de las TIC, viene adelantando lasgestiones necesarias para llevar a cabo la ejecución del mismo, sin embargo, se emitehallazgo de carácter administrativo para el seguimiento de la ejecución contractual enplan de mejoramiento del contrato anteriormente citado

Actividad: Informe del 01 de septiembre de 2015, proferido por el Ing. José RicardoHerrera relacionado con la Implementactón del Software Web Integral Municipal SWIM.

Informe de Supervisión sobre el convenio No STIC-CI-0 18-20 14: Acta No 6 del 02 deseptiembre de 2015. (registro de asistencia). Informe del 21 de octubre de 2015. Acta devisita del 25 de agosto de 2015. Acta de visita del 26 de agosto de 2015. Acta de visitadel 28 de agosto de 2015. Acta de visita del 04 de septiembre de 2015. Acta de visita del05 de septiembre de 2015. Acta de visita del 07 al 10 de septiembre de 2015. Acta devisita del 14 al 19 de septiembre de 2015. Acta de visita del 22 de septiembre de 2015.Acta de visita del 25 de septiembre de 2015. Acta de visita del 15 de octubre de 2015.Acta de visita del 21 de octubre de 2015. Comunicación del 22 de octubre de 2015 (anexapantallazo de presentación de informes por parte del municipio de Silvania en laplataforma CHIPActa del 15 de marzo de 2016.

Como soporte presentaron el acta de liquidación de común acuerdo del ConvenioInteradministrativo STIC-CI-018-2014 / Municipio de Silvania, fechada el 05 de abril de2016.

Observación:Los bienes entregados al Municipio de Silvania por valor de $125.886.170, a título delconvenio o préstamo de uso no han sido restituidos al Departamento de Cundinamarca,con un plazo máximo de haberlos entregado el 20 de abril de 2016, fecha en que elnuevo mandatario Municipal debió haber entregar los servidores y equipos y demáselementos prestados en comodato a la Secretaría general - Dirección de Bienes EInventarios del Departamento de Cundinamarca,

Grado de Cumplimiento

Este se obtiene del total de los puntos asignados en cada una de las áreas sobre elnúmero de áreas, por 100, dividido por 2, de donde se tiene:

Calculo Promedio = Sumatoria de puntos obtenidos- 9 = 1.8 %


_ . . -,„ . „,CEH-HFICÍ.OA Pagina ¿o de oí


ORIA

2.5


Número de acciones

Porcentaje de cumplimiento = Promedio de puntos *100 =1.8 x 100 = 90%2

En conclusión, el plan de mejoramiento de la vigencia 2014, se cumplió en un 90%,quedando el 10% para hacerle seguimiento en la próxima auditoría a los convenios ycomodatos que se encuentran pendientes por restituir a la Dirección de Bienes EInventarios del Departamento de Cundinamarca, por parte de los señores Alcaldes de losMunicipios de la Peña, Pulí, Silvania, Viotá, Bituíma, Yacopi, la Palma y San Juan deRioseco, de acuerdo a los siguientes convenios Interadministrativos:

1. STIOCI-033-2013 y Comodato 068-2014, Celebrados con el Municipio de la Peña.

CANT.1

1

1

1

1

1

DESCRIPCIÓN

Servidor

Rack de 24U

Computador

Computador

Computador

Computador

TOTAL

MARCA

Lenovo RD640

TRIPPLITE

LENOVO

LENOVO

LENOVO

LENOVO

SERIAL

MJOOAP57

N/A_.MJ76RR3

MJ76RG8

MJ76RY6

MJ76RZ3

VALOR UNITARIO

$ 18.235.200,00

$ 3.978.800,00

$ 2.931.771,00

$ 2.931.771,00

$ 2.931.771,00

$ 2.931.771,00

$ 33.941.084,00

El convenio fue liquidado el 24 de diciembre de 2015, con plazo máximo de hacer entregade los equipos el 31 de enero de 2016.

2. STIC-CI-017-2014, Municipio de Pulí.

CANT.

1

1

1

1

1

1

DESCRIPCIÓN

Servidor

Rack de 24U

Computador

Computador

Computador

Computador

TOTAL

MARCA

Lenovo RD640

TRIPPLITE

LENOVO M73

LENOVO M73

LENOVO M73

LENOVO M73

SERIAL

MJOOAP58

N/A

SMJ01Q375

.SMJ01Q37E

SMJ01Q37R

SMJ01Q37V

VALOR UNITARIO

$ 18.235.200,00

$ 3.978.800,00

$ 3.671.400,00

$ 3.671.400,00

$ 3.671.400,00

$ 3.671.400,00

$ 36,899.600,00

El convenio fue liquidado sin fecha en el acta, con plazo máximo de hacer entrega de losequipos el 31 de enero de 2016.

BNTIEIAOaootí

i QP* TO

Calle 49 13-33 PBX 3394460Csntralonad^^

Página 29 de 81


Con la Iransparira. jmr fi pa/ de Cisidramarca

VERSIÓN: 4.0

1KALORIACU M)l ÑAMA RÍA

2.5


3. STIC-CI-018-2014 - Municipio de Silvania

CANT

1

1

1

1

1

1 1

DESCRIPCIÓN

Servidor

Rack de 24UComputador

Computador

Computador

Computador

TOTAL

MARCA

Lenovo RD640

TRIPPLITE

LENOVO M73

LENOVO M73

LENOVO M73

LENOVO M73

SERIAL

MJOOAP5C

N/A

SMJ01Q38E

SMJ01Q37T

SMJ01Q37X

SMJ01Q37M

VALOR UNITARIO

$ 18.235.200,00

$ 3.978.800,00

$ 3.671.400,00

$ 3.671.400,00

$ 3.671.400,00

$ 3.671.400,00

$ 36.899.600,00

El convenio fue liquidado el 05 de abril de 2016, con plazo máximo de hacer entrega delos equipos el 20 de abril de 2016.

4. STIC-CI-029-2013 y STIC-CI-020-2014 - Municipio de Viota

CANT

1

1

1

1

1

1

DESCRIPCIÓN

Servidor

Rack de 24U

Computador

Computador

Computador

Computador

TOTAL

MARCA

Lenovo RD640

TRIPPLITE

LENOVO M73

LENOVO M73

LENOVO M73

LENOVO M73

SERIAL

MJ004PRA

N/A

SMJ01Q38U

SMJ01Q38V

SMJ01Q382

SMJ01Q388

VALOR UNITARIO

$ 18.235.200,00

$ 3.978.800,00

$ 3.671.400,00

$ 3.671.400,00

$ 3.671.400,00

$ 3.671.400,00

$ 36.899.600,00

El convenio STIC-CI-029-2013, fue liquidado el 20 de mayo de 2014 y el STIC-CI-020-2014, no ha sido liquidado, con plazo máximo de hacer entrega de los equipos el 31 dediciembre de 2015.

5. STIC-CI-048-2014 - Municipio de Bituima

CANT DESCRIPCIÓN

Servidor de Rack

Rack de 24Ü

TOTAL

MARCA

Lenovo RD640

TRIPPLITE

SERIAL

MJ004S6R

N/A

VALOR UNITARIO

$ 18.235.200,00

$ 3.978.800,00

$ 22.214,000,00


6. STIC-CI-030-2013 Comodato 071 2014 - Municipio de yacopí

" " 1 SERIAL ICANT DESCRIPCIÓN MARCA VALOR UNITARIO


Página 30 de 81


Con la transparencia pr la pa; de Winamarca

VERSIÓN: 4.0

FRALORIAu CUNDÍ NAM ARCA

2.5


.

111111

Servidor

Rack de 24U

Computador

Computador

Computador

Computador

TOTAL

Hp Proliant DL 360 P

TRIPPLITE

LENOVO M72Z

LENOV M72Z

LENOVO M72Z

LENOVO M72Z

N/A

MJ72WY1

MJ76RW7

MJ76RXO

MJ76RR9

$ 11.384.915,00

$ 3.978.800,00

$ 2.931.771,00

$ 2.931.771,00

$ 2.931.771,00

$ 2.931.771,00

$ 27.090.829,00

El convenio fue liquidado el 02 de agosto de 2016, con plazo máximo de hacer entrega de(os equipos el 28 de agosto de 2016.

7. STIC-CI-031-2013 y Comodato 064-2014 - Municipio de la Palma

CANT.111111

DESCRIPCION

ServidorRack de 24UComputadorComputadorComputadorComputadorTOTAL

MARCA

Hp Proliant DL 360 PTRIPPLITELENOVO THINK M72ZLENOVO THINK M72ZLENOVO THINK M72ZLENOVO THINK M72Z

SERIAL

USE 341HJ8MtyAMJ76RT4MJ76RW4MJ05MX4MJ76RW9

VALOR UNITARIO

$ 11.384.945,00$ 3.978.800,00$ 2.931.771,00$ 2.931.771,00$ 2.931.771,00$ 2.931.771,00$ 27.090.829,00


8. STIC-CI-032-2013 y Comodato 081 2014 - Municipio de San Juan de Rioseco

CANT.

1

1

1

1

1

1

. ,

DESCRIPCIÓN

Servidor Rack

Rack de 24U

Computador

Computador

Computador

Computador

TOTAL

MARCA


TRIPPLITE

LENOVO THINK M72Z

LENOVO THINK M72Z

LENOVO THINK M72Z

LENOVO THINK M72Z

SER

N/A

MJ76RC6

MJ76TC9

MJ76RL8

MJ76TC6

VALOR UNITARIO

i. 11.384.945,00

2.931.771,00

2.931.771,00

2.931.771,00

._ 2.931.771,00

27.090.829,00

El convenio fue liquidado el 05 de abril de 2016, con plazo máximo de hacer entrega delos equipos el 28 de abril de 2016.

Calle 49 13-33 PBX 3394460www-cprjtralQnad^undjnamjrca^gw.cp

Página 31 de 81

CÓDIGO: PM01-PR06-F05Cm la tfansparenria por la [w fc tw\fnma

4 n

.€*I R A ] O R I A, < UM11NAMAKCA

2.5


Con fundamento en lo anterior, los elementos devolutivos que deben entregar los señoresalcaldes a la Dirección de Bienes e Inventarios del Departamento de Cundinamarca, estánvalorados en $248.126.371, de los cuales, los reintegrables del Municipio de la Peñasuman $33.941.084, Pulí $36.899.600, Silvania $36.899.600, Viotá $36.899.600, Bituima$22.214.000, Yacopí $27.090.824, la Palma $27.090.829 y San Juan de Rioseco$27.090.829, como resultados de los comodatos entregados a título de préstamo de uso.

En respuestas a las controversias a las observaciones del preinforme, la SecretaríaTecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC se pronunció en los siguientestérminos..."Consideramos de forma respetuosa que la situación presentada con la no devoluciónde los equipos por parte de las administraciones municipales, no es atribuidle a una indebidagestión, negligencia ó incumplimiento en las funciones y/o manuales por parte de la Secretaria deTIC, en razón a que se han adelantado innumerables gestiones de tipo administrativos, con fin deobtener la devolución de los equipos. Cabe anotar, que cuando el proyecto nació tuvo comoobjetivo beneficiar a municipios NBI entregando una solución compuesta por un Software y unosequipos para la administración financiera. Es de aclarar, que en la descripción del proyecto elbeneficio al municipio se entregaba con los dos componentes pues el software no puede desligarsede los equipos y viceversa. Una vez los alcaldes municipales tomaron la decisión de no continuarmás con el software entregado como beneficio para la administración financiera, la Secretaría deTIC, les solicitó la devolución de los equipos, quienes manifestaron que, por corresponder amunicipios de 6 categoría, no tenían recursos para comprar equipos, por lo requerían los mismospara su gestión administrativa. Desde esa época, se ha tratado por todas las vías administrativasposibles de obtener la entrega. Es anotar que, en atención a la situación económica ampliamentemanifestada por los alcaldes, la Secretaria de TIC, no pretende agravar más su situación, causandoun perjuicio con el retiro de manera forzosa de los equipos pues traería consecuencias muynegativas de tipo administrativo y económico, dado que el municipio se quedaría sin elementospara operar, se suspendería el recaudo de impuestos etc y es por ello que se ha esperado a quelos municipios solucionen la situación.En consecuencia, no hubo la presunta omisión de funciones, que origine hallazgos de tipoadministrativo ni mucho menos disciplinario.

Es así que, a través de esta administración, se han adelantado las gestiones pertinentes para quelos municipios de: La Peña, Pulí, SHvania, Viotá, Bituima, Yacopi, La Palma y San Juan de Rioseco,restituyan los bienes al Departamento de Cundinamarca

Adiciona/mente, la Secretaría de las Tic ha convocado, a los alcaldes en mención, donde se les hamanifestado la obligación contractual que tienen con el departamento en restituir los bienes. Asímismo, en reunión del pasado 07 de marzo de 2017, los mandatarios se comprometieron a solicitaruna cita con el Señor Contralor de Cundinamarca con el fin de tener el concepto por parte del entede control, para establecer cuál sería la mejor solución con el fin de no impactar social, económicay administrativamente a los municipios. Asimismo, no generar responsabilidades como las que hoyse le endilgan a la Secretaria de TIC.


rtri nt* inoct'fifOOi ., ' • D "í .J *•* O •* ^ ^

CERTIFICADA Pagina ¿¿. Oe tíl Conta'raPspai'encaporapa/'ileCiflíina'iiarca


-ORIAA

2.5


En cuanto a normas en las que se funda el hallazgo:

1. Refiere que se vulnera el Decreto 0389 del 31 de diciembre de 2013 (Manual deContratación). Al respecto, se evidencia que el mencionado decreto compila los artículos sobrecontratación, vigilancia y control de la ejecución contractual. Sin embargo, el hallazgo no señala lasnormas que específicamente se vulneren. Por el contarlo, las actividades desplegadas seefectuaron en estricto cumplimiento del Decreto 389 de 2013 y en especial del Manual deVigilancia y Control de la Ejecución contractual. Fue asi que las actividades realizadas por laSecretaría de TIC fueron guiadas por los principios de control y coordinación entre otros.

Cabe anotar que de conformidad con lo establecido en el Numeral 1.11.2 del Decreto 389 de 2013que trata de la responsabilidad disciplinaria, este dispone que de conformidad con lo señalado enlas Leyes 734 de 2002 y 1474 de 2011, se incurre en falta disciplinaria por incumplimiento dedeberes, extralimitación de sus funciones o incursión en las prohibiciones señaladas en la ley. De lalectura anterior se concluye que ninguna de las conductas descritas fue desplegada por laSecretaría de TIC, por el contrarío, todas las evidencias dan cuenta de una conducta diligente, lacual se traduce en todas las comunicaciones que fueron allegadas al equipo auditor en sumomento, para lo cual nos permitimos mencionar y anexar al presente documento: En lacontroversia (ajuntaron 40 documentos en PDF)

Circular 0027 del 26 de Febrero de 2015. Si bien es cierto la circular en mención reitera lasdirectrices con la adecuada liquidación de los contratos y convenios no es menos cierto que laSecretaría de TIC, se encontró frente a una causal de fuerza mayor en razón a la negativa porparte de los municipio de reintegrar los equipos, así como el perjuicio que se causaría a lasadministraciones municipales entendido este como y según lo indica el artículo 6 de la Ley 610 de2000. "...se entiende por daño patrimonial al Estado la lesión del patrimonio público, representadaen el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de losbienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestiónfiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales,no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado,particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos devigilancia y control de las contralorías. Dicho daño podrá ocasionarse por acción u omisión de losservidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa oculposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento al patrimonio público..."

Como se mencionó debido a la situación económica descrita por los alcaldes, la Secretaria de TIC,precisamente en ejercicio de sus deberes legales, y en ejercicio del principio de la solidaridadadministrativa, con el fin de no causar un detrimento, dado que al retirar los equipos se traeríanconsecuencias de tipo administrativo y económico, como quiera que el municipio se quedarían sinelementos para operar, se suspendería el recaudo de impuestos, elemento esencial para elfuncionamiento de la administración municipal.

Calle 49 13-33 PBX 3394460www^conlralQ r i ade c un di Qamarca.gov. co

Pagina 33 de 81 foin^mapTiaiwfr&irinaniartí

CÓDIGO: PM01-PR06-F05 V/FRQTÓM- A n

KAKORIACUN'DINAMARCA

2.5


3. Decreto 1082 de 2O15. Es de anotar que los convenios suscritos con los Municipios La Peña,Pulí, Silvania, Viotá, Bituima, Yacopi, La Palma y San Juan de Rioseco, fueros suscritos bajo elartículo 95 de la Ley 489 de 1998, cuyo decreto reglamentario correspondió al 910 del 23 de Mayode 2000.En consecuencia, no es aplicable el Decreto 1082 de 2015.

Es importante anotar que todas las acciones se han articulado, respetando las competenciasnaturales de cada Secretaria - en este caso Secretaria General- Dirección de Bienes e Inventario.

4. Artículo 34 de la ley 734 de febrero 5 de 2002:

El anterior artículo hace referencia a los deberes de todo servidor público, queremos manifestarque el deber de restituir los bienes objeto del contrato de comodato y según las cláusulas delmismo, es del comodatario que para nuestro caso en concreto esta en cabeza de los municipios dela Peña, Pulí, Silvana, Viota, Bituima, Yacopi, La Palma, y San Juan de Rioseco, a quien laSecretaria de las TIC en su calidad de comandante los ha requerido por medio de los recursoslegales posibles para que a la mayor brevedad posible realicen la devolución de los bienesentregados en comodato. En este contexto, la Secretaria TIC no es sujeto disciplinare, en elentendido que en ningún momento ha incumplido con sus deberes, en consideración a que en elmarco de un contrato de comodato, es el comodatario el que tiene la obligación de restituir losbienes entregados en comodato y no el comodante, porque para nuestro caso en particular quienen este momento tiene los bienes son los municipios mencionados.

5. Art 48 de la 734 de febrero 5 de 20O2:

Al no poderse indilgar o tipificar una conducta disciplinable a la Secretaria TIC, tampoco se lepuede calificar como una presunta falta gravísima preceptuada en el art 48 de la 734 de febrero 5de 2002 su actuación diligente como comodante, por que como se ha evidenciado, se hicierontodos los requerimientos posibles tales como oficios, reuniones y actas de requerimiento por partede la Secretaria TIC , ejerciendo de forma negligente sus funciones sin incurrir en dolo onegligencia, a los municipios comodatarios con el fin de terminar en forma debida los contratos decomodato mencionados.

Por las razones expuestas se solicita respetuosamente, retirar los hallazgos de connotaciónadministrativa y disciplinaria. Así mismo, de forma subsidiaría, de no proceder el retiro del hallazgose deje únicamente como administrativo".

Por las razones expuestas se solicita respetuosamente, retirar los hallazgos de connotaciónadministrativa y disciplinaria. Así mismo, de forma subsidiaria, de no proceder el retiro del hallazgose deje únicamente como administrativo".

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.Qov.co

Pagina 34 de 81 Con Istraiweius PorlaswMrtiOTri.il

CÓDIGO: PM01-PR06-F05 VERSIÓN; 4.0

mA LORIAr ru;--T

2.5


En conclusión, analizada la contestación a las controversias del preinforme y teniendo encuenta las afirmaciones suministradas por la Secretaría de las TIC, que evidencian lasgestiones adelantadas en la recuperación de los bienes muebles, el hallazgo se apruebacon connotación administrativa para que previsiblemente se legalicen y adelanten lasacciones administrativas con los municipios que no han restituidos los servidores yequipos a la Dirección de Bienes e Inventarios del Departamento de Cundinamarca.

2.2. SEGUIMIENTO A LA RENDICIÓN DE LA CUENTA

2.2.1. Rendición en Aplicativos SIA Contraloría y SIA Observa

Revisada la cuenta, se pudo establecer que para la vigencia 2016 la SecretaríaTecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC reportó los formatos al SistemaIntegral de Auditoría SIA para las cuentas mensual, anual del SIA Contralorías y la cuentatotal para el año 2016 del SIA OBSERVA dentro de los plazos establecidos por laContraloría de Cundinamarca en la Resolución 097 del 29 de enero de 2016, y en laCircular 03 del 12 de Enero de 2017.

En lo que respecta al contenido de los formatos y anexos reportados al SIA, la SecretaríaTecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC los rindió pero se detectanalgunas inconsistencias, se hace referencia a algunos casos puntuales que se exponen acontinuación:

a) Para la vigencia 2016, en SIA- Contralorías reportado como valor inicial de contrataciónen el formato F20y lo certificado por la Secretaría fue de $9.160.280.182, mientras queen SIA-Observa la Secretaría reportó un valor de $9,190,211.611, en la revisióndocumental se estableció como valor real $9.174.400.182.00 en algunos casos se registróun valor mayor, en otros un valor menor, y un contrato se reportó duplicado, lasdiferencias se relacionan a continuación:

Código contrato

10903-2016STIC-PS-17-2016

STIC-PS-026-2016STIC-PS-074-2016

STIC-CV-085-2016

SGO-25-2016

Reportado a SIAObserva

$ 297.810.288$ 86.000.000

$ 547.000.000$ 100.000.000

$ 49.880.000

$ 9.000.000

Certificado por laSecretaría y

SIA Contralorías$233.810.288

$81.700.000

$ 544.704.314$ 99.784.257

$ 49.880.000

$0

Diferencia

$ 64.000.000$ 4.300.000$ 2.295.686

$ 215.743

$ 49.880.000

$ 9.000.000

Explicación Secretaría

Error digitaciónError digitaciónError digitación

Error de digitaciónSe reportó doble vezen Sia Contralorías

Valor de adición

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.gov.cQ

Página 35 de 81


Con lí transparencia, por la paz * Cunduamarca

VERSIÓN: 4.0

CJTHÍALOKIAi>j < UMMN'AMARC A

2.5


En lo referente a las diferencias en los valores de contratación, los valores reportadosrespecto del total de la contratación no son relevantes (menor al 1%), y fueron aclaradospor la administración.

b) En el contrato STIC-PS-026-2016 en SIA-Observa no se incorporó Análisis del sector

c) En el contrato STIGPS-029-2016 en SIA-Observa no se incorporó Informes deSupervisión, no se visualizan aunque aparece referencia a un nombre de archivoResolución de Adjudicación, Contrato, ni Acta de Inicio.

d) En el contrato STIC-PS-032-2016 en SIA Observa no se visualizan aunque aparecereferencia a un nombre de archivo los documentos de Estudios Previos, Análisis delsector, Contrato


f) En el contrato STIC-CV-045-2016 en SIA Observa no están incorporados losdocumentos de Acta de Inicio, Informes de supervisión. No se visualizan aunque aparecereferencia a un nombre de archivo los documentos: Análisis del sector, Aviso deConvocatoria, Apertura del proceso, Cierre del proceso, Resolución de Adjudicación,Contrato.


h) En el contrato STIC-PS-07O2016 No se incorporó Acta de Inicio, Ni Informe deSupervisión. No se visualizan aunque aparece referencia a un nombre de archivo losdocumentos de Estudios Previos, Análisis del Sector, Aviso de Convocatoria, ResoluciónApertura, Resolución Cierre, Resolución de Adjudicación, Contrato.


2.2.2. Fallas en Implementación del Aplicativos SIA Observa

En lo que respecta a la consistencia de la información y documentos reportados esnecesario aclarar varios aspectos, según la Resolución Orgánica No. 008 del 27 deoctubre de 2015 "Por medio de la cual se reglamenta la rendición de cuentas e informes, seadopta dentro del SIREL el aplicativo SIA OBSERVA y se deroga la Resolución Orgánica O07 de2015" la Auditoría General de la República (AGR) indica en el parágrafo 4° del Artículo 7que partir de la entrada en vigencia de la mencionada resolución, la información que serinde en los formatos F-13 (Contratación) y F-20.1 (Control a la Contratación de Sujetos),


Página 36 de 81 CmlaírMparera.pnrlfipa7Mun(tmdmra


YRALORIAy fUNOINAMARCA

2.5


deberá presentarse mes a mes, a través del link que se encuentra en el SIREL,denominado SIA Observa, de acuerdo con el manual del usuario. A partir de ese entoncesy durante el año 2016, se inició su utilización por parte de los sujetos de control, pero nose presentó el SIA Observa en un aplicativo terminado, pues por solicitud de la mismaAGR se hicieron diversos ajustes a su estructura y funcionamiento como está plasmado enla Circular Externa 001 del 29 de febrero 2016 que en uno de sus apartes indica "a mástardar el 14 de marzo de 2016, cada contraloría envíe por escrito al correo electrónico:[email protected] un documento en el que se enumeren todas las sugerencias demejora al aplicativo SIA OBSERVA, el cual deberá incluir todas las que a su vez les hanmanifestado a ustedes sus sujetos vigilados" indicando en otro de sus apartes que la entradaen vigencia del apílcativo SIA OBSERVA aún no está en firme "Por último, se informa que enlos próximos días será publicado el acto administrativo que postergará la entrada en vigencia delSIA OBSERVA."

Lo anterior para entender los motivos por los cuales se fueron presentando diversasfallas, las cuales evidencia la Secretaría a través de pantallazos, solicitudes de reproceso ycorreos electrónicos a la mesa de ayuda del SIA Observa.

Se evidencia por parte de la Secretaría gestión para solicitar apoyo técnico en diversassituaciones en las que el sistema SIA Observa presentó inconvenientes técnicos, amanera de ejemplo se anexan a continuación copias de correos que corroboran lasituación mencionada:

Alba Enerieth Moreno Aldana

DeEnviado tíPara:

DE: Alba tnericlt! Moreno ftlüsn,iEnviadoecrndav. March 11,10162:51 PMPara: 1dyuils'.iaoCiif'vd^)aiJdi(ond eo" »'. 'soporte su obwrva rnntiAsunlo: Rtf MiltMA NO I'I-KMIU INGR1SO

Páaina37de813 tai la trsOTpnciü por b pa/ & Cíodmararca

CÓDIGO: PM01-PR06-F05 VERSIÓN: 4 O

(JP I R A Í , OKI A" ni CUMSJNAMARC A

2.5


Alba Enerieth Moreno Aldana

De:

Enviado el;Para:

Asunto:

<ayudasiaüt>[email protected]<j

Mondsy, March 28. 201G 9.27 AMAlbd Enenelh Moreno Altian.i

Hf INGRFSO DE HUBHO

I Inh I ileiu'ill

I ¡mii llamamos \\a:\i tncinr el prolilami piesenlado

i nidia] saludo.

Di1: AlNi l'.nencih \1uiuno Akl¡m:i |i]i;iiliii;enei¡L-lti OHire

Knxiudii ti: luní". -I tic m;ir/iuli: 2( l l (> }í:42 (i ni

l'iira: \oporU' MLI i'bsciui cuuirakiría' : iiytiduMuol>si.Tvii

A-.unt«: INdlíl SO DI lilHilífl

/ euiidiiMmarca.Liiiv e<

t dí i 4 -06-11 lo 7d. peni i'l nombre dado a! mismo quedo ¡(lauréelo j aelaiiindi) que l.unp

iplelar la intoriiuición del nuinlo de los recursos ele. Como lo puedo et>rrt?gii'1'' d;id<i t]ue

>n eansulla apárete una iihsen jcinn t]vie liÍLX1

nlonnaeinn de alguno de ellos, ¡IHJJÜ elie en el icono uliieadn iil linal de eada lila Si dese¡i

ion de i de ellos, hugaelie en el ¡tuno uhíe.ido al II nal deeada lila. ". el ruhrn n<i

Por lo expuesto anteriormente y ante las inconsistencias detectadas en especial en loreportado a SIA- Observa, respecto de los documentos que no quedaron incorporados, oque mostrando un link de su incorporación pero no la visualización del mismo, la

Calle 49 13-33 PBX 3394460"^ www.contraloriadecundinamarca.gov.coTI *™" Página 38 de 81


Con la transparencia, pnr la pa/ de Cuntaarta

VERSIÓN: 4.0

gALORJA

2.5


Secretaría informa del proceso que se ha realizado en el reporte de la información, quealgunos documentos que fueron cargados adecuadamente al sistema, no quedaronincorporados por fallas de internet, congestión en la plataforma, o mensajes de errorgenerados por el mismo sistema, pero que se puede proceder a realizar nuevamente elcargue, por lo tanto las inconsistencias no son atribuibles en su totalidad a la gestión dela Secretaría, mas sin embargo se hace necesario la implementación de controles parahacer un seguimiento a la consistencia de la información que queda incorporada en el SIAObserva, por lo que se establece un hallazgo administrativo.

2.3. EVALUACIÓN A LA CONTRATACIÓN

Para efectos de realizar la evaluación a la contratación administrativa se tomó como basela relación de contratos reportados al SIA- Contralorías, SIA - Observa y lo informado porla Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC para la vigencia2016, valores que además fueron certificados por la Secretaría durante el proceso auditorde la siguiente manera:

Tipo de Contrato

CONVENIO DE ASOCIACIÓN CON PARTICULARES

CONVENIO INTERADMINISTRATIVO

OTROS


PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES

Total general

Cantidad deContratación

12

17

25

37

82

Valor Contratos

$ 100.000.000

$ 324.083.550

$2.819.161.070

$4.368.412.067

$ 1.562.743.495


2.3.1. Manual de Contratación

En materia de contratación el acto administrativo aplicable durante la vigencia 2016 parala Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC, estáreglamentado mediante el Acuerdo 038 de Febrero 02 de 2016, emanado del despachodel Gobernador de Cundínamarca, mediante el cual se establece el Estatuto deContratación, en concordancia el cual se invoca como base legal dentro de los contratosrevisados de la muestra.

EIMTIQAOCalle 49 13-33 PBX 3394460

Página 39 de 81


Con Is timoai enría por la pa; ¡fe Cuntlrawra

VERSIÓN: 4.0

T^AKORJA

2.5


Ef Decreto Departamental 215 de 2013 en su artículo 1°, modificado por el DecretoDepartamental 233 de 2013 delega para celebrar contratos y convenios aSecretarios y Directores hasta 20.000 SMMLV lo que equivales a $13.789.100.001. Apartir del 31 de agosto de 2016 rige en este mismo sentido el Decreto 0246 de2016.

Mediante circular 03 del 18 de enero de 2016 el Secretario jurídico de la Gobernación deCundinamarca, invocando la Ordenanza 0283 de 2015, por la cual la AsambleaDepartamental aprobó el Presupuesto General de Rentas establece las cuantíasautorizadas para contratar:

Cuantías para contratar Vigencia 2016Modalidad

Mínima cuantía

Selección abreviada por cuantía

Licitación pública

EquivalenciaHasta 100 SMMLV

De 100 hasta 1000 SMMLV

Superior 140 SMMLV

Presupuesto del Departamento $2.077.206.266.080

Cuantía referencia$68.945.499

$689.455.000

$689.455.001

Salario Mínimo 2016 $689.455Fuente: Ordenanza 0283 de 2015 Asamblea Departamental

2.3.2. Muestra de Contratación

De acuerdo al la relación de contratos reportada al SIA- Contralorías, SIA - Observa y loinformado por la Secretaría, en forma posterior y selectiva, se estableció una muestra decontratación conformada por once (11) contratos por valor de $ 5.022.131.325, lo queequivale al 54,7% del total de la contratación de la Secretaría de Tecnologías de laInformación y las Comunicaciones TIC para la vigencia 2016, así:

Tipo de ContratoCOMPRA POR CATALOGO

OTROS


Total general

Cantidad de Contratos13

7

r 11

Valor del Contrato$ 297.810.288

$ 1.288.135.967$3.436.185.070

$ 5.022.131.325Fuente: Secretaria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC vigencia 2016

A continuación se presenta la relación específicacontratación mencionada:

desagregada de la muestra de

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraioriadecundinamarca.qov.co

Página 40 de 81


.-. ^¿ihFRALORÍAi!i CUNniNAMARCA

2.5


Consec

l

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11


STIC-PS-014-2016

STIC-PS-026-2016

STIC-PS-029-2016

STIC-P5-029-2016

STIC-PS-032-2016

STIC-CV-033-2016

STIC-CV-045-2016

STIC-CV-057-2016 -10903-2016

STIC-PS-062-2016

STIC-PS-070-2016

ST1C-CV-079-2016

Clase De Contrato






OTROS


COMPRA PORCATALOGO


OTROS

OTROS

Total

Nombre del Contratista

QUIPUX SAS

NEXURA INTERNACIONAL SA

SISCOMPUTO LTDA SERVICIOS YSISTEMAS DE COMPUTO


SAP DE COLOMBIA

UNION TEMPORAL SAVERAGLOBAL TALENTO

SPEED WIRELESS NETWORKSS.A.S

UT SOFT IG

UNION TEMPORALCUNDINAMARCA 2016

UNION TEMPORAL SANOLIVAR

UNIÓN TEMPORAL SUMINISTROSCUNDINAMARCA 2016


S 544.430.760

S 544. 704. 314

S 199.984.000

S 318. 180.400

$ 1.032.398.939

S 330.467.986

$446.486.657

$297. 810. 288. 00

$ 350.000.000.00

$ 392.287.139.00

$ 565.380.842.00


Se verificó la aplicación del procedimiento de contratación en sus diferentes etapas(precontractual, contractual y pos contractual), incluyendo los informes de supervisión, dela misma manera se verificó en los respectivos expedientes contractuales la gestióndocumental de acuerdo a la Ley 594 de 2000.

2.3.4. Gestión Documental Expedientes Contractuales

Se hace necesario hacer claridad que en el Acuerdo 038 de Febrero 02 de 2016, medianteel cual se establece el Estatuto de Contratación para las entidades de la Gobernación deCundinamarca en el numeral 3.1.1.2 ELABORACIÓN DEL ANÁLISIS DEL SECTOR indica que"5e debe elaborar de conformidad con la normatividad vigente en la materia, aplicando loslineamientos que para el efecto ha emitido la Agencia Nacional De Contratación - ColombiaCompra Eficiente a través de la "Guía Para La Elaboración De Estudios De Sector o el documentoque la modifique, adicione o derogue." Esto en concordancia con el Artículo 2.2.1.1.1.6.1 delDecreto 1082 de 2015, este requisito es explícito y no hay espacio a confusión al indicarque el Análisis del Sector está incluidos en el documento de estudios previos los cuales son

Calle 49 13-33 PBX 3394460CQntraJgria lgcuí^

Página 41 de 81CERTIFICADA


Con ln irsrsMrPiKia por la pa; 3e Cundinarora

VERSIÓN: 4.0

• ' ^Wj«í;JÉTlRAl-ORIAjilAr-, (L'MUNAMARl A

2.5


identificados de manera puntual en otro numeral del Estatuto de Contratación el cualcorresponde al 3.1.1.3 ELABORACIÓN DE LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS quetextualmente indican "El responsable de la contratación, elaborará con anterioridad ai inicio delrespectivo proceso a la formulación de la invitación o a la suscripción del contrato, el estudio previode necesidad, oportunidad y conveniencia, exigido en la normativa vigente."

Respecto de la Gestión Documental de los Expedientes Contractuales de la muestra severificó de acuerdo a la Ley 594 de 2000, encontrándose las siguientes observaciones:

Número de

Contrato

STIC-PS-014-2016

STIC-PS-026-2016

STIC-PS-029-2016 -2

OBSERVACIONES


a) No se encuentra documentos de Análisis del sectorb) Los documentos no están archivados en orden cronológico, pues se encuentran en elsiguiente orden: Acta de inicio 20/04/2016 (folio 108), luego Pólizas 19/04/2016 (folio 111),luego Contrato 19/04/2016 (folio 119), luego RP 20/04/2016 folio (folio 125), luego AprobaciónPólizas 21/04/2016 (folio 126), luego Designación de Supervisor 20/04/2016 (folio 127), luegoOtro si modificatorio 24/05 (folio 128), luego otra Acta Aprobación de Pólizas del 20/04 (folio131).c) Otro si modificatorio (Folios 128-129-130) 24/05/2016 fotocopia sin firma del contratista

STIC-CV-0452016

STIC-PS-62-2016

a) Se encuentran mezclados documentos de dos procesos.b) Se encuentran documentos referenciados a un proceso SA-MC-029-2016 (folio 102:Designación comité evaluador, folio 104: Aviso de Convocatoria, folio 218: adenda 01, folio 220resolución apertura proceso selección abreviada, folio 226 Pliego de condiciones, folio 333observaciones al proceso de selección abreviada, folio 351Manifestación de interés departicipar, folio 355 y 356 Manifestación de interés de participar, Folio 560 Resolución deAdjudicación del proceso de selección STIC-SA-MC-029).c) se encuentran dentro del expediente algunos documentos referenciados para el proceso SA~MC-031-2016. (folio 109: Proyecto de pliego de condiciones, folio 213: Observaciones al pre-pliego de condiciones, folios 350, 357, 358 Manifestaciones de interés de participard) Hay dos actas de inicio en folios 588 y 658


a) No se encuentra documento de Análisis del sectorb) Del 12/12/2016 se encuentra documento de Adición 1 con RP 4200003134 $58.437.104, nose encuentra el CDP ni Concepto de Finanzas Públicasc) Del 02/02/2017 se encuentra RP 4200003493 $319.343.200 no se encuentra el CDP niConcepto de Finanzas Públicasd) Del 10/03/2017 se encuentra documento de Adición 2 con RP 4200003640 por $275.257.710no se encuentra CDP ni Concepto de Finanzas Públicase) Noje^encuentra Informe de Supervisión para el pago de Factura 10 del 1/03/2017, por

CERTIFICADO.


Página 42 de 81


Cun la traiGparenid pur a pd? de [un-lnaima

VERSIÓN: 4.0

•«ALORIA

2.5


servicio prestado de marzo 07 a marzo 12 de 2017, por valor de $53.223.882 con documentode pago 3300087753 del 24/03/2017, de la misma forma no se encuentra Informe deSupervisión para el pago de la Factura 11 del 17/04/2017 por servicio de Marzo 13 a Abril 12 de2017, por $151.391.739, con documento de pago 3300088514 del 18/04/2017 (Foliosconsecutivos del 708 a 731) _„___.„

Una vez revisadas las carpetas que conforman los expedientes contractuales de lamuestra, también se evidenció que de la muestra de once contratos hay documentosfaltantes, o archivados con alguna falencia, los documentos que se detectaron comofaltantes son doce (contratos STIC-PS-014-2016, STIC-PS-026-2016, STIC-CV-045-2016,STIC-PS-62-2016), documentos repetidos uno (contrato STIC-PS-029-2016 -2),Documentos en fotocopia que les faltan firmas uno (contrato STIC-PS-026-2016),Expedientes no llevados en orden cronológico uno (STIC-PS-026-2016), Expedientesdonde se mezclan documentos con diferentes números de proceso uno (contrato STIC-PS-029-2016 -2).

Adicionalmente una vez revisadas las carpetas que conforman los expedientescontractuales de la muestra se evidencia que no hay continuidad en la numeración conque se identifican los contratos ya que de los 83 contratos suscritos por la Secretaría deTIC para la vigencia 2016 ocho contratos tienen una numeración generada por la páginade compra eficiente que son 10895-2016, 10903-2016, 10916-2016, 11048-2016, 1198-2016, 229-2016, 9477-2016, SGO-25-2016, otros 75 contratos van numerados del 1 al89, de donde se dejaron sin utilizar los numero de contrato 22, 30, 35, 39, 46, 47, 51, 53,63 69, 71, 75, 76, 80, 82, 84, 86, 88 y 90, y se usó de forma repetida el 29 (2 veces) y el32 (2 veces), generando ¡ncertidumbre en la identificación de los proceso contractuales,pues no hay claridad si existe o no un expediente que de forma lógica debería existir enuna secuencia consecutiva, se da como explicación por parte de la Secretaria que estasinconsistencias son debido a error humano.

Lo expuesto en los párrafos anteriores evidencia falencias en la aplicación de mecanismosde control en el desarrollo de la gestión documental de los expedientes contractuales, enlo referente a organización, preservación y control de los archivos ya que existe un riesgolatente de manipulación o extravió de los documentos que en determinado momento serequieren como prueba de la adecuada planeación o respecto de constatar elcumplimiento o no de las obligaciones contractuales, teniendo en cuenta que estosdocumentos aún se encuentran como archivo de gestión, pero que requieren un manejoadecuado acorde al proceso contractual, en concordancia con las tablas de retencióndocumental, la Secretaría debe emprender las acciones necesarias para establecermecanismos de control para minimizar los riesgos mencionados, por lo cual se estableceun hallazgo administrativo.

Calle 49 13-33 PBX 3394460

Páqina 43 de 813 Con |j trasparencia pnr la ¡w de Cunúramara

CÓDIGO: PM01-PR06-F05 VERSIÓN- 4 n

TjR^XLORJA

2.5


2.3.5. Publicación en SECOP

Dejando de presente el MARCO NORMATIVO vigente se tienen como referencia loestipulado sobre la publicación en SECOP lo siguiente:

a) La Ley 1150 de 2007, señala que: "Artículos. De la publicación de proyectos de pliegos decondiciones, y estudios previos. Con el propósito de suministrar al público en general lainformación que le permita formular observaciones a su contenido, las entidades publicarán losproyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes, en las condiciones que señale elreglamento. La información publicada debe ser veraz, responsable, ecuánime, suficiente yoportuna. La publicación de los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes no generaobligación para la entidad de dar apertura al proceso de selección...".

b) Tutorial Secop: Los procesos de selección, a excepción de las modalidades de mínimacuantía y contratación directa, cuentan con dos estados previos a la recepción depropuestas, que son: a. Proceso en Borrador y b. Proceso Convocado. De acuerdo alTutorial Secop Consultado el 15/05/2017 10:50 en link relacionado a continuación se retoma loexpuesto así:

http://www.aplicacionesmcit.gov.co/secop/como_buscarjnformacion_procesos__en_el_secop.html"Estado. Se refiere al momento o la etapa en que se encuentra el proceso. En el Secop se detallanlos siguientes estados, los cuales son definidos en el Modulo I. Conceptos Básicos de laCapacitación en el Secop para entidades del Estado 6, así:

Borrador. "Es el primer estado del proceso de contratación para aquellas modalidades de selecciónque de acuerdo con la normatividad vigente requieren la publicación de un proyecto de pliego decondiciones. Se denomina Borrador porque una vez puesto en conocimiento a la ciudadanía, puedeser modificado por la entidad de acuerdo con las observaciones que realicen los interesados enparticipar y su publicación no genera obligación para la entidad de dar apertura al proceso deselección."

Convocado. "En el estado convocado estarán los procesos de selección de convocatoria pública quehayan sido abiertos para que los interesados conozcan el pliego definitivo o la invitación apresentar ofertas y los demás documentos que se generen dentro del proceso de selección hasta laadjudicación."

-EH Capacitación SecopPublica

a do loa procesos de contratación . : .

^^^& ^^^^^^^ r -

Borrador

www.cQntraloriadecundinamarca.gov.coPágina 44 de 81


, .ORIAi» Í'UNDINAMARCA

2.5


c) El Decreto Reglamentario 1510 de 2013 indica "Articulo 19 Publicidad en el Secop. LaEntidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los Documentos del Proceso y los actosadministrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición.La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Losdocumentos de las operaciones que se realicen en bolsa de productos no tienen que ser publicadosen el Secop."

Teniendo como base la normatividad mencionada respecto de la publicación en Secop delos Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso de Contratación, seencontraron las siguientes observaciones:

NúmeroContrato

Del

ST1C-PS-014-2016

ST1C-PS-026-2016

STIC-PS-029-2016-2

snc-ps-032-2016

ST1C-CV-033-2016

STTC-CV-045-2016

STIC-CV-079-2016


a) Acta Justificación Contratación directa del 06/04/2016 no se publicób) Contrato del 06/04/2016 se publicó el 25/05/2016

a) Acta Justificación Contratación directa del 04/04/2016 se publicó el 24/05/2016b) Contrato del 19/04/2016 se publicó el 24/05/2016c) Documento Otro Si Modificatorio del 24/05/2016 nojie £ublicó_Se abrió en SECOP Proceso SA-MC-031- 2016, el cual no se concluyó, aunque sepublicaron documentos y se hizo adjudicación sobre un proceso numerado comoSA-MC-029-2016a) Acta Justificación Contratación Directa Incompleto del 17/06/2016, publicado el01/08/2016b) Contrato firmado 20/06/2016 fue publicado el 01/08/2016.a) Contrato firmado 06/07/2016 fue publicado 02/08/2016b) No se publicó Acta de liquidación del 09/11/2016

a) En estado CONVOCADO no se indica que se haya realizado la contratación,aunque en documentos se adjudicó, ejecutó y liquidó.b) No se publicó Acta de Liquidación. ____ _ _________a) En SECOP figura estado BORRADOR no indica que oficialmente se haya abierto elproceso de convocatoria Pública, aunque en documentos se adjudicó, ejecutó yliquidó.b) Contrato es del 16/12/2016 se publicó el 30/12/2016c) Justificación Adición del 30/12/2016 no se publicó, al consultar el enlace seencuentra en su lugar se publicó Informe Unificado de Evaluación de Propuestas del02/12/2016

En general se encuentra que de la muestra de once contratos se evidenció que losdocumentos no publicados son cinco ( contratos STIC-PS-014-2016, STIC-PS-026-2016,STIC-CV-033-2016, STIC-CV-045-2016, STIC-CV-079-2016), Documentos publicado de

Calle 49 13-33 PBX 3394460

Página 45 de 81


OPTRA LORIAOJM>1NAMARCA

2.5


forma extemporánea seis (contratos STIC-PS-014-2016, STIC-PS-026-2016, STIC-PS-032-2016, STIC-CV-033-2016, STIC-CV-079-2016), Procesos donde se mezclan documentoscon diferentes números de proceso uno (contrato STIC-PS-029-2016-2), Documentosincompletos uno (contrato STIC-PS-032-2016), procesos no concluidos o no referenciadosadecuadamente en Secop aunque documentalmente ya están liquidados dos (contratosSTTC-CV-045-2016, STIC-CV-079-2016).

Entendiéndose que lo indicado en el artículo 8 de la Ley 1150 de 2007 "la informaciónpublicada debe ser veraz, responsable, ecuánime, suficiente y oportuna" no es veraz nioportuna por cuanto en SECOP el proceso está en un estado inicial y en documentosestos ya concluyeron hace varios meses, este incumplimiento sucede en el caso delproceso STIC-SA-SIP-079-2016, con el cual se adjudicó el contrato STIC-CV-079-2016,que a la fecha de la auditoría se encuentra en estado BORRADOR, indicando que estápróximo a ser abierto oficialmente, aunque en documentos ya se adjudicó, ejecutó yliquidó, también es el caso del proceso STIC-SA-MC-045-2016 a través del cual seadjudicó el contrato STIC-CV-045-2016, que a la fecha de la auditoría se encuentra enestado CONVOCADO aunque en documentos ya se adjudicó, ejecutó y liquidó y el casodel proceso en Secop STIC-SA-MC-031-2016, que en papeles se manejó como procesoSA-MC-029-2016 y a través de cual se adjudicó el contrato STIC-PS-029-2016-2 teniendoque recordarse con esto el principio de Publicidad que se refiere a divulgaroportunamente todos los procesos y procedimientos, mediante comunicaciones,notificaciones, publicaciones o en el medio ordenado por la Ley, así como también elprincipio de Transparencia que se refiere a que todas las actividades desarrolladas y lainformación que de ellas se desprendan, sean tan claras que todas las personas laspuedan conocer.

Habiéndose relacionado diversas las inconsistencias en la publicación que pornormatividad debe hacerse, donde se detectó documentos contractuales no publicados,documentos contractuales publicados extemporáneamente, documentos incompletos ocon números de proceso mezclados, tal como se expuso en los párrafos anteriores,aunque algunos de estos casos fueron justificados por la entidad, aún evidencian falenciasen la aplicación de mecanismos de control en el desarrollo de la obligación de publicar enSECOP los documentos que hacen parte de los procesos contractuales, en consecuenciase establece un hallazgo administrativo.

2.4. EVALUACIÓN A LA GESTIÓN Y RESULTADOS


Página 46 de 81


CALORÍA•I CUNDINAMARCA

2.5


2.4.1. Plan de Acción

En el marco del plan de Desarrollo "Unidos Podemos Más", 2016-2020, la Secretaría deTecnologías de la Información y las Comunicaciones, participa en la ejecución demetas principalmente dentro del programa "Cundinamarca, revolución digital" que tiene elsiguiente objetivo "que los cundinamarqueses apropien el uso de las TIC, permitiendo suparticipación efectiva en los procesos y dinámicas de desarrollo del Departamento",adicionalmente participa con una meta en cada uno de los siguientes programas "Cundí -Data" y "Finanzas sanas, territorios viables"

PROGRAMACUNDINAMARCA, REVOLUCIÓN DIGITALFINANZAS SANAS, TERRITORIOS VIABLESCUNDÍ - DATA

TOTAL

No. DE METAS

26

AVANCE EN EL CUMPLIMIENTO DE LAS METAS

NO. METAPRODUCTO

587

588

589

590

592

593

594

597

METAS DE PRODUCTO

Beneficiar con servicios digitales a 5 sectores de desarrollo deldepartamento por medio de la puesta en funcionamiento de taautopista digital Cundinamarca

Dar al servicio 120 zonas wifi públicas gratuitas en el departamentodurante el cuatrienio

Mejorar en el periodo de gobierno las comunicaciones entre 180instituciones oficiales en los municipios y la administración centralpor medio de telefonía IP.

Actualizar durante el cuatrienio el 10% de la infraestructuracomputaciona! del datacenter principal de la gobernación

Proveer soporte y ampliar el licénciamiento a 9 plataformas desoftware de uso corporativo

Actualizar durante el periodo de gobierno el 15% de lainfraestructura computacional de uso de los funcionarios del sectorcentral del departamento

Soportar anualmente la infraestructura computacronal, red eléctricay lógica existente en el sector central de la gobernación

Realizar anualmente el seguimiento y monitoreo a laimplementación del plan estratégico de TIC - PETIC.

UNDMEDIDA

NUMERO

Número

Número

Porcentaje

Número

Porcentaje

Número

Número

METAFÍSICA2016

5i

. . . . [

5

10

1

1

1

1

1..

EJECUTADO2016

6

68

12

9,4

4

3,7

1

1

Calle 49 13-33 PBX 3394460Www-contrak) r iadecu nd i namarca.gov. cg

Página 47 de 81


Cor Ifl trarwpnria w la ¡w de Cundiwara

VERSIÓN- 4 n

TR A LORIA(UMJlNAMARt .\5


NO. METAPRODUCTO

599

601

602

603

604

605

606

607

609

610

614

623

METAS DE PRODUCTO

Proveer anualmente servicios de soporte, mantenimiento yactualización a 15 sistemas de información y servicios corporativosexistentes en el nivel central de la gobernación

Capacitar en el cuatrienio a 150.000 ciudadanos en uso yapropiación de las TIC, con especial atención en la comunidadorganizada, población en condición de discapacidad y vulnerabilidad

Implementar dos (2) espacios físicos dotados de infraestructuratecnológica para formación de cundinamarqueses en desarrollo decontenidos digitales y aplicaciones móviles.

Realizar dos (2) eventos en el cuatrienio para fomentar la creaciónde espacios de emprendimiento e innovación TIC

Desarrollar e implementar los lineamientos para que el 100% de lasentidades def sector central cumplan con la estrategia de gobiernoen linea.

Brindar asistencia permanente a los 116 municipios en laimplementación de la estrategia de gobierno en línea.

Reactivar 78 centros interactivos en el departamento durante elcuatrienio

Establecer un programa sostenible para la recolección de 150toneladas de residuos electrónicos en el Departamento durante elperiodo de gobierno

Promover la convivencia digital y la interacción responsable con lastic en la comunidad educativa del 100% de las instituciones deldepartamento durante el cuatrienio

Realizar en el cuatrienio 4 eventos de actividades incluyentes para lapoblación con discapacidad mediante la aplicación de las tic

Implementar, operar y soportar anualmente nueve (9) componentesde servicio para el sistema de gestión financiera territorial y deimpuestos del departamento

Implementar 6 nuevas funcionalidades en el sistema de seguimientoal plan de desarrollo

UNDMEDIDA

Número

Número

Número

Número

Porcentaje

Número

Número

Tonelada

Porcentaje

Número

Número

Número

METAFÍSICA2016

15

2.000

1

1

30

116

5

30

5

1

9

1

EJECUTADO2016

15

4.328

1

1

39

116

20

30

8,86

5

9

3

ACTIVIDADES PROGRAMADAS

El cumplimiento de las metas, fue ejecutado por la Secretaría de las TIC, de acuerdo a lossiguientes proyectos, productos y actividades

Nombre Proyecto ombre actividad ]Nombre delproducto i

Meta


Página 48 de 81


Caí la ll (¡n'vdrEnad UBI Id ¡

VERSIÓN: 4.0

CALORÍAí'UNOtNAMARCA

2.5


RENOVACIÓN DE LAINFRAESTRUCTURACOMPUTACIONAL Y DEPROCESAMIENTO DEDATOS PARA ELDEPARTAMENTO DECUNDINAMARCA Y SUSMUNICIPIOSRENOVACIÓN DE LAINFRAESTRUCTURACOMPUTACIONAL Y DEPROCESAMIENTO DEDATOS PARA ELDEPARTAMENTO DECUNDINAMARCA Y SUSMUNICIPIOSRENOVACIÓN DE LAINFRAESTRUCTURACOMPUTACIONAL Y DEPROCESAMIENTO DEDATOS PARA ELDEPARTAMENTO DECUNDINAMARCA Y SUSMUNICIPIOSIMPLEMENTACION DESERVICIOS DE ACCESOA LAS TIC ENCU N DINAMARCAIMPLEMENTACION DESISTEMAS DEINFORMACIÓNINTEGRALES ENCUNDINAMARCA

IMPLEMENTACION DESISTEMAS DEINFORMACIÓNINTEGRALES ENCUNDINAMARCA

IMPLEMENTACION DESISTEMAS DEINFORMACIÓNINTEGRALES ENCUNDINAMARCAIMPLEMENTACION DESISTEMAS DEINFORMACIÓNINTEGRALES ENCUNDINAMARCA

Adquisición enstal ación sistemade almacenamiento

Adecuacióndatacenter

Servicio de mesa deayuda sector centra!

Conexión internetotras instituciones

Actualizar petic yarquitectura

Soporte ymantenimientosistemas deinformación

Implementaciónfases gobierno enlínea

Implementación desistema deplaneación yseguimiento-seger

NFRAESTRUCTURADE PROCESAMIENTO,ALMACENAMIENTO YRESPALDO DEDATOSMPLEMENTADA

INFRAESTRUCTURACOMPUTACIONALDEL NIVEL CENTRALDEL DEPARTAMENTOIMPLEMENTADA

INFRAESTRUCTURACOMPUTACIONALDEL NIVEL CENTRALDEL DEPARTAMENTOIMPLEMENTADA

Servicio de Acceso aInternet Prestado concalidad.

PLAN ESTRATÉGICODE SISTEMAS DEINFORMACIÓNACTUALIZADO

SISTEMAS DEINFORMACIÓN YAPLICATIVOSSOPORTADOS YMEJORADOS

FASES DE GOBIERNOEN LINEAIMPLEMENTADAS ENEL DEPARTAMENTO

SISTEMAS DESEGUIMIENTO YEVALUACIÓN DE LAGESTIÓNIMPLEMENTADO

Fortalecer el 25% de la infraestructura. Fortalecer el 25%de la infraestructura de procesamiento de datos y pasardel 30% al 65% de la infraestructura computacional delnivel central del Departamento actualizada y soportada,para el desarrollo basado en herramientas tecnológicasdurante el periodo de gobierno. Cumpliéndose la meta en100%.

Fortalecer el 25% de la infraestructura Fortalecer el 25%de la infraestructura de procesamiento de datos y pasardel 30% al 65% de la infraestructura computacional delnivel central del Departamento actualizada y soportada,para el desarrollo basado en herramientas tecnológicasdurante el periodo de gobierno. Cumpliéndose la meta en100%.

Fortalecer el 25% de la infraestructura Fortalecer el 25%de la infraestructura de procesamiento de datos y pasardel 30% al 65% de la infraestructura computacional delnivel central del Departamento actualizada y soportada,para el desarrollo basado en herramientas tecnológicasdurante el periodo de gobierno. Cumpliéndose la meta en100%.

Garantizar el servicio a internet de calidad en 1.800instituciones públicas del departamento, comoinstrumento necesario para el acceso a las tic durante elperiodo de gobierno, cumpliéndose la meta en 100%.Actualizar el plan estratégico de sistemas de información yla arquitectura institucional de información en edepartamento, como instrumento de gestión gerencialdurante el periodo de gobierno. Cumpliéndose la meta en100%.

Actualizar, mantener y ampliar la funcionalidad de 32sistemas de información y aplicativos existentes en lasdiferentes dependencias del departamento, durante elperiodo de gobierno para facilitar la gestión de laadministración departamental. Cumpliéndose la meta en100%.Asegurar la implementación y cumplimiento de las fasesde gobierno en línea en Cundinamarca de transacción,transformación y e-democracia, mediante efortalecimiento y unificación del 100% del portal web deldepartamento. Cumpliéndose la meta en 100%.Implementar 100% sistema seger en el cuatrenio paraconsulta y decisión oportuna, cumpliéndose la meta en100%.

CE a TI PlC ADA

Calle 49 13-33 PBX 3394460www. contrajoriadecu Dinamarca.xjov._cp

Página 49 de 81


Con la transparencia, por fe paz de Cundramarca

VERSIÓN: 4.0

IKALORIA, ÍUSJOINAMARCA

2.5


IMPLEMENTACION DEUNA RED SOCIAL DEDATOS ENCUNDINAMARCA



APROVECHAMIENTO DELAS TIC ENCUNDINAMARCA

APROVECHAMIENTO DELAS TIC ENCUNDINAMARCA

Implementación delproyecto "Cundmamarcaen Línea" en elDepartamento deCundinamarcaIrnplementadón delproyecto "Cundmamarcaen Línea" en elDepartamento deCundmamarcaImplementacíón delproyecto "Cundmamarcaen Línea" en elDepartamento deCundí na marcaImplementación delproyecto "Cu ndina marcaen Línea" en elDepartamento deCundmamarca

Soporte ymantenimiento redtroncal

Soporte ymantenimientousuario final

Adquisición einstalación usuariofinal

Divulgación ysensibilización de laestrategia degobierno en línea enlos municipios.Participación enconvocatorias.

Desarrollar procesosde formación en TIC

Operación de loscentros deemprendimiento.

Apoyarlogísticamente larealización deeventos deemprendimiento.Participación enconvocatorias para laimplementadón de laestrategia deGobierno en Línea enla Gobernación deCundmamarca

INFRAESTRUCTURARED TRONCALIMPLEMENTADA

INFRAESTRUCTURAUSUARIO FINALIMPLEMENTADA


FASES DE GOBIERNOEN LINEAIMPLEMENTADAS ENLOS MUNICIPIOS DECUNDINAMARCAFASES DE GOBIERNOEN LINEAIMPLEMENTADAS ENLOS MUNICIPIOS DECUNDINAMARCACiudadanoscapacitados

Centro de innovacióny emprendimientoimpl ementados.

Eventos deemprendimientodesarrollados

Estrategia deGobierno en Línea enla Gobernaciónímplementada

Implementar una de red social de datos, Implementar unade red social de datos, basada en infraestructura detelecomunicaciones del Departamento, phorizando losservicios de salud y educación que garantice laconectividad entre la administración Departamental y 35municipios (NBI más altos), durante el periodo degobierno, cumpliéndose la meta en 100%.Implementar una de red social de datos, Implementar unade red social de datos, basada en infraestructura detelecomunicaciones del Departamento, priorizando losservicios de salud y educación que garantice laconectividad entre la administración Departamental y 35municipios (NBI más altos), durante el periodo degobierno, cumpliéndose la meta en 100%.Implementar una de red social de datos, Implementar unade red social de datos, basada en infraestructura detelecomunicaciones del Departamento, priorizando losservicios de salud y educación que garantice laconectividad entre la administración Departamental y 35municipios (NBI más aitos), durante el periodo degobierno, cumpliéndose la meta en 100%.Asegurar la ¡mplementación de 3 fases de gobierno enlínea (información, interacción, transacción) en 60municipios con el apoyo del gobierno nacional durante elperiodo de gobierno, cumpliéndose la meta en 100%.

Asegurar la implementación de 3 fases de gobierno enlínea (información, interacción, transacción) en 60municipios con el apoyo del gobierno nacional durante elperiodo de gobierno. Cumpliéndose la meta en 100%.

Capacitar en el cuatrienio a 150 000 ciudadanos en uso yapropiación de las TIC, con especial atención en lacomunidad organizada, población en condición dediscapacidad y vulnerabilidad, cumpliéndose la meta en100%.Implementar dos (2) espacios físicos dotados deinfraestructura tecnológica para formación decundinamarqueses en desarrollo de contenidos digitales yaplicaciones móviles, cumpliéndose la meta en 100%.

Realizar dos (2) eventos en el cuatrienio para fomentar lacreación de espacios de emprendimiento e innovaciónTIC., cumpliéndose la meta en 100%.

Desarrollar e implementar los lineamientos para que el100% de las entidades del sector central cumplan con laestrategia de gobierno en línea, cumpliéndose la meta en100%.


Página 50 de 81


R A LORIAeUNPINAMAItCA

2.5


Implementación delproyecto "Cundinamarcaen Línea" en elDepartamento deCundí namarca

Implementación delproyecto "Cundinamarcaen Linea" en elDepartamento deCundinamarcaImplementación delproyecto "Cundinamarcaen Línea" en elDepartamento deCundinamarcaImplementación delproyecto "Cundinamarcaen Línea" en elDepartamento deCundinamarca

Implementación delproyecto "Cundinamarcaen Línea" en elDepartamento deCundinamarcaImplementación delproyecto "Cundinamarcaen Línea" en eDepartamento deCundinamarca

Implementación deproyecto "Cundinamarcaen Línea" en eDepartamento deCundinamarca

Implementación de laarquitectura ¡nstitucionade información según laplaneación establecidaen el PETICdepartamento deCundinamarcaImplementación de laarquitectura i nstitucionade información según laplaneación establecidaen el PETICdepartamento deCundinamarca

Divulgación ysensibilización de laestrategia deGobierno en Linea enas entidadespúblicas deldepartamento.Operación de loscentros interactivos.

Adquisición enstalación denfraestructuratecnológica, para loscentros interactivos.Recolección ytratamientoresponsable de losresiduos electrónicos- computadores operiféricos,Sensibilizar a lacomunidadeducativa.

Elaborar materialpublicitario parasensibilizar a lacomunidad educativadel departamento

Apoyarlogística mente larealización deeventos incluyentes -población condiscapacidadSeguimiento ymonitoreo

Soporte gestióncontractual

Municipioscompañados en lamplementación de laestrategia deGobierno en Línea.

Centros interactivosoperando

Centros interactivosoperando

Vograma de manejoresponsable de losresiduos electrónicosmpiementado

Campaña parasensibilizar a lacomunidad educativadesarrollada.

Campaña parasensibilizar a lacomunidad educativadesarrollada.

Eventos población dediscapacidaddesarrollados

PLAN ESTRATÉGICODE TECNOLOGÍA YSISTEMAS DEINFORMACIÓNIMPLEMENTADO

Sistemas deInformación yservicios corporativosoportados,actualizados ymejorados

Brindar asistencia permanente a los 116 municipios en lamplementación de la estrategia de gobierno en línea,umpliéndose la meta en 100%.

Reactivar 78 centros interactivos en e! departamentodurante el cuatrienio, cumpliéndose la meta en 100%.

Reactivar 78 centros interactivos en el departamentodurante el cuatrienio, cumpliéndose la meta en 100%.

Establecer un programa sostenible para la recolección de150 toneladas de residuos electrónicos en elDepartamento durante el periodo de gobierno,cumpliéndose la meta en 100%.

Promover la convivencia digital y la interacciónresponsable con las tic en ia comunidad educativa del100% de las instituciones del departamento durante elcuatrienio, cumpliéndose la meta en 100%.

Promover la convivencia digital y la interacciónresponsable con las tic en la comunidad educativa de100% de las instituciones de! departamento durante elcuatrienio, cumpliéndose la meta en 100%.

Realizar en el cuatrienio 4 eventos de actividadesincluyentes para la población con discapacidad mediantela aplicación de las tic., cumpliéndose la meta en 100%.

Realizar anualmente el seguimiento y monitoreo a laimplementación del plan estratégico de TIC - PETIC.,cumpliéndose la meta en 100%.

Proveer anualmente servicios de soporte, mantenimiento yactualización a 15 sistemas de información y servicioscorporativos existentes en el nivel central de lagobernación, cumpliéndose la meta en 100%.

ENTIDAD

CERTIFICADA

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.goy ..co

Página 51 de 81


CIMI la transparencia, pur la paz É Cundinpara

VERSIÓN: 4.0

TjR/MAA>R¿A

2.5


Implementación de laarquitectura institucionalde información según laDlaneación establecidaen el PFTIC,departamento deCundinamarcaImplementación de laarquitectura institucionalde información según laplaneaoón establecidaen el PETIC,departamento deCundtnamarcaDesarrollo de laautopista digital pata eldepartamento deCundmamarca

Desarrollo de laautopista digital para eldepartamento deCundinamarca




Desarrollo de laautopista digital para etdepartamento deCundinamarca

Desarrollo de iaautopista digital para eldepartamento deCundinamarca

Mantenimiento,soporte yactualización desistemas información

Mantenimiento,soporte yactualización deservicios corporativos

Soporte ymantenimiento redtroncal (torres,equipamiento, áreade encerramiento einfraestructura deencerramiento)Implementación deinfraestructuratecnológica para laseguridad troncalDivulgación,sensibilización,diagnóstico, apoyoadministrativo ytécnico para la ADC,acceso a las TIC y aldespliegue de ITAdquisición eInstalación redtroncal

Adquisición deinfraestructuralogística(levantamiento deinformación deubicación geográfica)y mantenimientobásico de la ADCImplementación deequipos de Videopara segundad,vigilancia yvisualización.Infraestructuratecnológica parausuarios finalesimplementados

Sistemas deInformación yservidos corporativossoportados,actualizados ymejorados

Sistemas deinformación yservicios corporativossoportados,actualizados ymejorados

INFRAESTRUCTURARED TRONCALIMPLE MENTAD A









Beneficiar con servicios digitales a 5 sectores de desarrollodel departamento por medio de la puesta enfuncionamiento de la autopista digital Cundinamarca,cumpliéndose fa meta en 100%.

Beneficiar con servicios digitales a 5 sectores de desarrollodel departamento por medio de la puesta enfuncionamiento de la autopista digital Cundinamarca,cumpliéndose la meta en 100%.Beneficiar con servicios digitales a 5 sectores de desarrollodel departamento por medio de la puesta enfuncionamiento de la autopista digital Cundinamarca,cumpliéndose la meta en 100%.

Beneficiar con servicios digitales a 5 sectores de desarrollodel departamento por medio de la puesta enfuncionamiento de la autopista digital Cundinamarca,cumpliéndose la meta en 100%.




CERTIFICAUA


Página 52 de 81


Caí la transparencia, pflr lapa; de Cu

VERSIÓN: 4.0

A LORIAU fTUNOlNAMARCA

2.5


Desarrollo de laautopista digital para eldepartamento deCundinamarcaDesarrollo de laautopista digital para eldepartamento deCundinamarca

Desarrollo de laautopista digital para eldepartamento deCundinamarcaDesarrollo de iaautopista digital para eldepartamento deCundinamarcaRenovación de (aplataforma tecnológica yla infraestructuracomputacional, troncalde datos en fibra ópticade la red lan yestablecimiento de lapolítica de seguridad dela informaciónRenovación de laplataforma tecnológica yla infraestructuracomputacional, troncalde datos en fibra ópticade la red lan yestablecimiento de lapolítica de segundad dela informaciónRenovación de laplataforma tecnológica yla infraestructuracomputacional, troncalde datos en fibra ópticade la red lan yestablecimiento de lapolítica de seguridad dela informaciónRenovación de laplataforma tecnológica yla infraestructuracomputacional, troncalde datos en fibra ópticade la red lan yestablecimiento de lapolítica de seguridad.

Servicio de Internetpara institucionespúblicas

Implementación deequipos decomunicaciones parausuarios finales ysoporte usuario final

Adquisición einstalación equipostecnológicos

Soporte ymantenimiento

AdecuaciónDataCenter

soporte

Adquisición eInstalaciónComputadores

Servicio de mesa deayuda sector central



ZONAS WIFIIMPLEMENTADAS ENLOS MUNICIPIOS

COMUNICACIONESUNIFICADAS EN ELDEPARTAMENTO

INFRAESTRUCTURADE PROCESAMIENTO,ALMACENAMIENTO YRESPALDO DEDATOSIMPLEMENTADA

LICÉNCIAMIENTOCORPORARTIVO DESOFTWAREACTUALIZADO

INFRAESTRUCTURACOMPUTACIONALDEL NIVEL CENTRALDEL DEPARTAMENTOACTUALIZADA

SOPORTEINFRAESTRUCTURATECNOLÓGICA

Beneficiar con servicios digitales a 5 sectores de desarrollodel departamento por medio de la puesta enundonamiento de la autopista digital Cundinamarca,

cumpliéndose la meta en 100%.Beneficiar con servicios digitales a 5 sectores de desarrollodel departamento por medio de la puesta enuncionamiento de la autopista digital Cundinamarca,

cumpliéndose la meta en 100%.

Dar al servicio 120 zonas wifi públicas gratuitas en eldepartamento durante el cuatrienio, cumpliéndose la metaen 100%.

Mejorar en el periodo de gobierno las comunicacionesentre 180 instituciones oficiales en los municipios y laadministración central por medio de telefonía IP.,cumpliéndose la meta en 100%.Actualizar durante el cuatrienio el 10% de lainfraestructura computacional del datacenter principal deia gobernación, cumpliéndose la meta en 100%.

Proveer soporte y ampliar el licénciamiento a 9plataformas de software de uso corporativo, cumpliéndosela meta en 100%.

Actualizar durante el periodo de gobierno el 15% de lainfraestructura computacional de uso de los funcionariosdel sector central del departamento, cumpliéndose la metaen 100%.

Soportar anualmente la infraestructura computacional, redeléctrica y lógica existente en el sector central de lagobernación, cumpliéndose la meta en 100%.

Calle 49 13-33 PBX 3394460xorj J iadecuj!

Página 53 de 81


Craila Irsiwcncia porlapa/iteCuniiímarca

VERSIÓN- 4 n

RALORIACl.'M>INAMARCA

2.5


En conclusión, de las 26 metas a cargo de la secretaría, 20 tuvieron programación para elaño 2016, las restantes 6 metas se programaron para ejecutarse a partir del año 2017.Todas las 20 metas programadas para ejecutarse cumplieron con el avance programado,logrando un cumplimiento del 100% de las metas propuestas para la vigencia.

2.5. EVALUACIÓN AL PRESUPUESTO

Con la Ordenanza 0283 de 2015 del 26 de noviembre, "Por el cual se ordena elPresupuesto General de Rentas y Recursos de Capital y de Apropiaciones delDepartamento de Cundinamarca para la vigencia fiscal del 1° de enero al 31 de diciembrede 2016" el cual sé liquido por el Departamento con el Decreto No. 432 del 23 dediciembre de 2015 "Por el cual se liquida el Presupuesto General del Departamento parala vigencia fiscal 2016, se detallan las apropiaciones y se clasifican y definen los gastos''elpresupuesto de gastos para Secretaria de Tecnologías de ¡a Información y lasComunicaciones "TIC", se conformó así:

DECRETO NO. 0432 DEL 23 DE DICIEMBRE DE 201S

CENTRO GESTOR 1128

Secretaria de Tecnologías de la Información y las ? .„_ 000 oon

Comunicaciones "TIC"

C. GASTOS DE INVERSIÓN 7.105,000.000

OBJETIVO: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONALPARA GENERAR VALOR DE LO PUBLICO A10b.UUU.UUU

PROGRAMA - TICS EN CUNDINAMARCA 6.505,000.000

PROGRAMA - SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN PARA ,_. _ _ _ ™MEJOR DESEMPEÑO 600.000.000

Fuente. Decreto No. 0432- 23 de diciembre de 2015 pág. 96

Confrontado el Decreto de liquidación del presupuesto 0432, con la ejecuciónpresupuestal pasiva, suministrada a la comisión auditora, se observa concordancia en losvalores registrados; de igual manera, estos también muestran coherencia con el PlanIndicativo aprobado para la vigencia 2016.

Con el Decreto número 0190 de 2016 del 23 de junio de 2016, "Por el cual se armoniza elPresupuesto General del Departamento para la vigencia fiscal 2016, con el Pian deDesarrollo Unidos podemos más", quedaron distribuidas las apropiaciones de la siguientemanera:


Página 54 de 81


TO A LORIAH) CUNDÍ NAM ARCA

2.5


PRESUPUESTO DESPUÉS DE ARMONIZADO

PRESUPUESTO DESPUÉS DE ARMONIZADO 1.509.321.853

GASTOS DE INVERSIÓN - UNIDOS PODEMOS MÁS 1.509.321.853

EJE - INTEGRACIÓN Y GOBERNANZA 1.509.321.853

PROGRAMA-CUNDINAMARCA: REVOLUCIÓN DIGITAL 1.017.545.329

SUBPROGRAMA -INFRAESTRUCTURA EN TIC 792.324.946

• SUBPROGRAMA -APLICATIVOS PARA EL DESARROLLO 72.955,031

SUBPROGRAMA -CUNDINAMARCA EN LINEA 152.265.352

PROGRAMA -FINANZAS SANAS, TERRITORIOS VIABLES 377.576.526

SUBPROGRAMA - EFICIENCIA FISCAL 377.576.524

PROGRAMA - CUNDÍ - DATA 114.200.000

SUBPROGRAMA -SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN PLAN DEDESARROLLO 114.200.000


Durante la vigencia, se efectuaron modificaciones netas al presupuesto por valor de($3.013.000.000) Tres mil trece millones de pesos, el grupo auditor revisó el 100% de lasadiciones que afectaron el presupuesto de la Secretaria de Tecnologías de la Informacióny las Comunicaciones "TIC", correspondiente a 4 actos modificatorios, así:

M ÍFICATORIOS j S*?0 ADICIÓN (+) CRÉDITOS ( + ) CONTRA-CRÉDITOS APROPIACIÓN

7.105.000.00O 7.105.000.000

Decreto 190

Armonización 1.509.321.853 1.529.321.853 7.085.000.000 '

Decreto 194 800.000.000 7.885.000.000

2.180.000.00Decreto 210 O 10.065.000-000

Decreto 417 53.000.000 10.118.000.000 -


La ejecución pasiva de la Secretaria de Tecnologías de la Información y lasComunicaciones "TIC", presentó una ejecución total de los gastos de inversión en un 92%para la vigencia 2016; en el plan de desarrollo "Cundinamarca calidad de vida" seapropiaron recursos por $7.105.000.000 y en el plan de desarrollo "Cundinamarca, Unidospodemos más" se asignaron $ 4.542.321.853.

Calle 49 13-33 PBX 3394460

www.QQQtraíonadej:u^^

Con la transparencia, pnr la pa; de Cundiiwta


RAÍ.ORIAÍ.UJ fUN DIN A MARCA

2.5


La Secretaría de las TIC inmersa en el eje de integración y gobernanza, donde seencuentran los programas de: Infraestructura en TIC; aplicativos para el desarrollo;Cundinamarca en línea; Finanzas sanas, territorios viables y seguimiento y evaluaciónplan de desarrollo.

% DE% DE

DESCRIPCIÓN

Secretaria de Tecnologías de la Información y lasComunicaciones "TIC"

GASTOS DE INVERSIÓN - CUNDINAMARCA, CALIDADDE VIDA

OBJETIVO: FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

GASTOS DE INVERSIÓN - UNIDOS PODEMOS MÁS

EJE INTEGRACIÓN Y GOBERNANZA

PARTICIPACIÓNAPROPIACIÓN FRENTE A LOSTOTAL GASTOS

TOTALES

PARTICIPACIÓNFRENTE AL PLANDE DESARROLLOUNIDOSPODEMOS MÁS

10,118.000.000 100%

7.105.000.000

7.105.000.000

4.542.321.853

4.542.321.853

70%

30% 100%

100%


A continuación, se presenta la ejecución presupuesta! por cada una de las metas de laSecretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones "TIC".

1128 SECRETARIA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMAPLAN DE DESARROLLO "CUNDINAMARCA, CALIDAD DEVIDA"

GR:3:4-06-01-568 Implementar una de red social de datosGR:3:4-06-01-570 Fortalecer el 25% de la infraestructura deprocesaGR:3:4-06-01-571 Fortalecer el 25% de la infraestructura deprocesa

GR:3:4-06-01-576 Modernizar la gestión financiera y fiscal del depa

GR:3:4-06-02-577 Garantizar el servicio a internet de calidad en 1.

GR:3:4-06-02-579 Actualizar el plan estratégico de sistemas de infoGR:3:4-06-02-581 Actualizar, mantener y ampliar la funcionalidaddeGR:3:4-06-02-582 Asegurar la ¡mplementación y cumplimiento delasfGR:3:4-06-03-59Q Asegurar la implementación de 3 fases degobiernoGR:3:4-06-03-591 Asegurar la implementación de 3 fases degobierno

GR:3:4-08-01-600 Implementar 100% sistema seger en el cuatrenio

CDP

10.118.000.000

125.675.054

32.000.000

650.000.000

2.672.423.476

160.000.000

21.364.493

540.680.476

200.000.000

87.734.648

100.000.000

485.800.000

RPC

9.343.311.291

124.158.494

31.963.800

648.648.386

2.391.222.023

134.515.605

21.364.493

524.298.476

199.984.000

87.734.648

100.000.000

485.800.000

%EJECUCIÓN

92%

99%

100%

100%

89%

84%

100%

97%

100%

100%

100%

100%

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadecundinarnarca.qov.co

Página 56 de 81


.ORIA

2.5


PLAN DE DESARROLLO "UNIDOS PODEMOS MAS"GR:4:4-07-01-587 Beneficiar con servicios digitales a 5 sectores dedesarrollo

GR:4:4-07-01-588 Dar al servicio 120 zonas wifi públicasGR:4:4-07-01-589 Mejor Las comunicaciones a 180 institucionesoficialesGR:4:4-07-01-590 Actualizar 10% infra Computación al de!DatacenterGR:4:4-07-01-592 Proveer sopor y ampliar licénciamiento a 9plataformasGR:4:4-07-01-593 Actualizar 15% infraestructura Computacionalde uso de los funcionariosGR:4:4-07-01-594 Soportar infraestructura Computacional/energía/lógicaGR:4:4-07-02-599 Proveer anual/ servicios de Soporte a 15sistemas de InformaciónGR:4:4-07-03-605 Brindar asistencia Permanente a 116 municipiosen GEL

GR:4:4-07-03-606 Reactivar 78 c interactivos en el departamentoGR:4:4-07-03-609 Promover la convivencia digital y la interaccióncon las TICGR:4:4-08-01-614 Implementar operar y soportar 9 componentesdel SGFTGR:4:4-09-02-623 Implementar 6 nuevas funcionalidades delsistema de Seguimiento al PDD

2.544.526.254

80.000.000

40.000.000

298.324.946

259.473.746

203.000.000

800.000.000

72.955.031

22.265.352

100.000.000

30.000.000

377.576.524

214.200.000

2.343.393.503

80.000.000

38.967.505

65.976.110

259.473.746

203.000.000

799.494.196

70.999.700

22.265.352

98.164.485

29.934.779

368.989.470

212.962.520

92%

100%

97%

22%

100%

100%

100%

97%

100%

98%

100%

98%

99%

Fuente: Ejecución Presupuesta! Secretaria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones"TIC", vigencia 2016.

Ejecución Presupuesta!

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS

DEFINITIVO COMPROMISOS

10.118.000.000 9.343.311.291100% 92%

GIROS9.026.466.36189%


GtJTlQflO

]Bo don i BOODMTC QJ» lOOO'BttQa

Calle 49 13-33 PBX 3394460

Página 57 de 81


R A Í ORIA

2.5


100%

98% -

96%

94%

92%

90%

88% -

86%

84% •

82% . - . "Í WHNHIVO COMPROMISOS GIROS


• Indicadores del presupuesto de gastos: (Cifras en pesos)

EFICIENCIAFORMULA

COMPROMISOS

APROPIADO"100

VALORES9.343.311.291

10.118.000.000

TOTAL o/o

92%

Este indicador nos muestra una eficiencia en los gastos del 92%

EFICACIA

FORMULA

GIROS

COMPROMISOS'100

VALORES

9.026.466.361

9.343.311.291

TOTAL %

96.6%

Este indicador nos muestra una eficacia en la ejecución de los gastos del 96.6%

EFECTIVIDADFORMULAGIROS

APROPIADO'100

VALORES9.026.466.361

10.118.000.000

TOTAL

89%

HTC Ql» 1QOCI-ÜQDH

• CERTIFÍCALA

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contralonadecundinamarca.qov.co

Página 58 de 81


Con la transparencia.^ la paz de Cu

VERSIÓN: 4.0

fJRALORIA«• CUNDINAMARCA

2.5


Este indicador nos muestra una efectividad del presupuesto de gastos en un 89%.

• Vigencias futuras

Mediante Ordenanza No. 12 del 8 de agosto de 2016 "Por la cual se autoriza asumirobligaciones que afectan el presupuesto de Vigencias Futuras al Nivel Central yDescentralizado del Departamento de Cundinamarca", le fueron autorizadas las siguientesvigencias futuras a la Secretaria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC:

DENOMINACIÓN DEL PROYECTO A DESARROLLAR CON LA MONTO TOTAL AUTORIZADO DEVIGENCIA FUTURA LA VIGENCIA FUTURA

Desarrollo de la Autopista digital para el Cundinamarca 900.000.000

Renovación de la plataforma tecnológica y la infraestructura computacional,troncal de datos en fibra óptica de la red LAN y establecimiento de la política 532.000.000de seguridad de la información para el Departamento de Cundinamarca

TOTAL $1.432.000.000

Fuente: Secretaria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones "TIC", vigencia2016.

Con la Ordenanza No. 14 del 31 de octubre de 2016 "Por la cual se autoriza asumirobligaciones que afectan el presupuesto de Vigencias Futuras al Nivel Central yDescentralizado del Departamento de Cundinamarca", le fueron autorizadas las siguientesvigencias futuras a la Secretaria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones -TIC:

DENOMINACIN DEL PROYECTO A DESARROLLAR CON LA °E

VIGENCIA FUTURA2017 2018

Desarrollo de la Autopista digital para el Cundinamarca 176.164.740 93.474.500

TOTAL 176-164.740 93.474.500


• Cuentas por pagar:

Por medio de la resolución 00008 del 10 de enero de 2017 se constituyeron las cuentaspor pagar de las entidades que conforman el presupuesto general del departamento a 31de diciembre de 2016. Para el caso de la Secretaria de Tecnologías de la Información ylas Comunicaciones - TIC, las cuentas por pagar suman $316.844.930.

Calle 49 13-33 PBX 3394460?. fWi IL.I qiurjjuucLunuincjrnorcg.QO'

Página 59 de 81


t KM,ORÍ ACUND1NAMARCA

2.5


Reserva Presupuesta!:

Mediante decreto Departamental No.014 del 26 de enero de 2017, se constituyó lareserva presupuesta! de las entidades que conforman el presupuesto general delDepartamento de Cundinamarca, a 31 de diciembre de 2016. Para el caso de laSecretaria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - TIC, la reservapresupuesta! suman $398.085.440.

• Conclusiones al presupuesto:

Al cierre de la vigencia fiscal de 2016, la Secretaria de Tecnologías de la Información y lasComunicaciones "TIC", presentó una ejecución de gastos del 92%, es decir, la relaciónentre los compromisos adquiridos al finalizar la vigencia y el total apropiado de gastos.

La Secretaria de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones "TIC" se encuentrainmersa en el eje de Integración y gobernanza, de los cuales le asignaron recursos en lossiguientes programas: Infraestructura en TIC; aplicativos para el desarrollo;Cundinamarca en línea; Finanzas sanas, territorios viables y seguimiento y evaluaciónplan de desarrollo.

En cuantos al presupuesto de gastos a 31 de diciembre de 2016, se pudo determinar quese presentó una eficiencia del 92%, una eficacia del 96.6% y una efectividad del 89%,que nos muestra que la gestión en gastos de la Secretaria, se efectuó en cumplimiento dela Ordenanza No. 227 de 2014, por el cual se expide el Estatuto Orgánico de Presupuestode la Gobernación de Cundinamarca.

3. SEGUIMIENTO A OFICIOS

3.1. Seguimiento al oficio C17108100017 24/01/2017

El oficio C17108100017 24/01/2017 tiene como asunto la solicitud de verificaciónConvenio STIC-CI-032-2013

En el cual se expresa lo siguiente:"La Contraforía de Cundinamarca en desarrollo del Plan General de Auditoria 2016, practicóAuditoria Gubernamental con Enfoque Integra/, modalidad Integral - No presencia/, vigencia2015, al Municipio de San Juan de Rioseco.

Calle 49 13-33 PBX 3394460 ^^ti*^J<& //www.contraloriadecundinamarca.qov.co ^jm fy,JJ(*/l/t

Pagina 60 de 81 Calitrn rniK por tapiz fe Dninanti


ALORIA_'UN DINAMARCA

2.5


En el desarrollo de dicho proceso se estableció que el municipio suscribió el conveniointeradministrativo STIC • CI - 032 -2013, con el Departamento de Cundinamarca, cuyo objeto fueaunar esfuerzos técnicos, administrativos y financieros, para la gestión administrativa, financiera yde impuestos, como una solución integrada y en una nube privada.

El Software se puso en funcionamiento a partir de la vigencia 2014; no obstante y ante lasinconsistencias presentadas se siguió utilizando el software de SYSMAN hasta el 31 de diciembrede 2014, fecha en la cual este dejó de funcionar, razón por la cual a partir de enero de 2015 seutilizó el SWIM que fue adquirido por la Secretaría de la tecnología, información y Comunicacionesde la Gobernación de Cundinamarca.

Verificada la información correspondiente a la vigencia 2015 durante el proceso auditor, seevidenció que la misma no correspondía a la realidad de las operaciones efectuadas por la Entidad,ya que presentó en todos los módulos inconsistencias, que fueron justificadas por la Administraciónpor las múltiples fallas que presentaba el mencionado software; fallas que fueron plasmadas uninforme debidamente soportado, suscrito por la Tesorera y contadora del Municipio de la vigencia2015, el cual anexo para los fines pertinentes."

Se indagó sobre el alcance de software SWIM y se encuentra dentro del numeral 25 de losEstudios Previos en el inciso 2.1.1. ALCANCE DEL OBJETO quedo consignado:

"Implementación de una solución en arquitectura web que se instalará en el Datacenter,ubicado en la Sede Administrativa de la Gobernación de Cundinamarca ubicada en Bogotá D. C.,para lo cual, se cuenta con la Red Social de Datos, que asegura la conectividad apropiada para quecada municipio acceda al software como un servicio ASP es decir, que la solución operará en unanube privada."

En algunos de los párrafos del numeral 25 de los Estudios Previos en el inciso 2.1.2.OBLIGACIONES DE LAS PARTES quedo consignado;

"OBLIGACIONES DE LAS PARTES: POR PARTE DEL DEPARTAMENTO:

A. Entregar los siguientes elementos a cada municipio:j Descripción

. SOHJCtÓN PARA LOS MUNICIPIOS

OUt LFS PFRMITA HiCRIAR LA

fjt'j Ht*>N ADMINISTRA (IVA,

HNANCII-HA V l->fc IMPULS1Ü5. COMO

UNA SUlUUÚfW INllbRADA WfcB V

[ N UNA Nljm_l>J(iyA!>A_

tou po-. Microf.ompulatlnre! dftwnuru) (intliiido Iitpmiamienta deS O . ortitt- rxtUjnge v iy<-

ieitf.dor I IDO HdtX da Máximo ¿U,ron ln enüjimicnto de S O WindowsSsri/fr .>ril.> StJinÚartl

T Valor unitarioIncluido IVA

S US 8-lO.Of.JO

Valor totalincluido tVA

S 11 381.S

S 108,952,Ü

[}<• jEUp'do ., Cu'ituluSTIC PS-O1B-IO132O13 J I.)

liriTia. UNION IfcMPORAl

f-N 1A NUBl


Calle 49 13-33 PBX 3394460

Página 61 de 81 Con ti iratsflareira por lapa? de Cundranara

VERSIÓN- 4 n

I R A i , OKI Avm t'UM?!NAMAR( A

2.5


8. Proveer al municipio el software como servido para la gestión financiera, nomina, inventarios,servicios públicos, impuesto de industria y comercio e impuesto predial en un esquema de servicioen la nube con contingencia local.

C. Proveer durante dos (2) años el primer nivel de soporte que permita garantiza r la atención deincidentes asi como la continuidad del servicio 5x8.

D. Incluir durante dos (2) años dentro de las políticas de backup y de aseguramiento deinformación, la base de datos con la información con la gestión efectuada a través del sistema porel municipio.

E. Capacitar a los funcionarios que serán usuarios del sistema en el municipio.

POR PARTE DEL MUNICIPIO

A. iiderar, apoyar y participar en el proceso de implementación del sistema y servicios.

B. Suministrar de manera oportuna toda la información necesaria, así como la documentación, quele sea requerida, al igual que las bases de datos necesarias para realizar la implementación, asícomo facilitar la realización de las entrevistas, encuestas, reuniones y demás actividades propiasdel desarrollo del convenio, asignando oportunamente las responsabilidades y la disponibilidad detiempo necesarias de los funcionarios municipales.

C. Responsabilizar al equipo de trabajo del área financiera, tributaria, local para la implementacióndel sistema; de este equipo de trabajo designará un funcionario (Coordinador del Grupo) conamplio conocimiento de la estructura y funcionamiento del Municipio, que sea el enlace entre elMunicipio y el gerente de proyecto por parte del implementador así como el supervisor, para quecoordine la ejecución de las actividades que requiera la participación de las distintas dependenciasdel Municipio y con quien empresa asesora pueda interactuar en función de las necesidadespropias de la ejecución del contrato.

D. Garantizar al Departamento del amparo de los bienes entregados a través del presente convenioy aportar el debido soporte dentro de los 30 días siguientes al amparo.

Nota: En todo caso cualquier incumplimiento presentado por el municipio lo marginaráautomáticamente de cualquier otro programa que adelante la Secretaría de Tecnologías de laInformación y las Comunicaciones."

Al ser consultada la Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TICsobre la Identificación de los convenios y bienes entregados a municipios y gestión parasu devolución, Los convenios suscritos fueron los siguientes:

hlTICJAIJ

«o aooi TOOÍI


Pagina 62 de 81 ConlstrarwenüauwiapaíileCunínaiiiírcj


FKALORÍACUNDtNAMARCA

2.5


No.

12

34

5

57

8

9

10

Convenio

STIC-CI-030-2013

STIC-CI- 031-2013

STIC-CI-032-2013

STIC-CI-033-2013

5TIC-CI-017 -20H

STIC-CI-018 -2014

5TIC-CI-019-2014

5TIC-CI-020-2014

STIC-CI-048-2014

STIC-CI-052-2014

Fecha del Convenio

08/11/2013

08/11/2013

08/11/2013

08/11/2013

12/08/2014

25/10/2014

12/08/2014

10/10/2014

03/12/2014

01/12/2014

Municipio

YACOPI

LA PALMA

SAN JUAN DE RIOSECO

LA PENA

PULÍ

SILVANIA

^ARATHBUENO

VIOTA

BITUIM A

EL PEÑÓN

Fecha de Terminación

31/12/2015

31/12/2015

31/12/2015

31/12/2015

31/12/2015

31/12/2015

31/12/2015

31/12/2015

31/12/2015

31/12/2015

Al ser consultada la Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TICsobre cómo se desarrolló la ¡mplementación y soporte técnico del Sistema Web integralMunicipal SWIM, suministrado a la Alcaldía municipal de SAN Juan de Rio Seco, medianteel convenio S7IC-CI-032-2013, que capacitaciones se llevaron a cabo, que inquietudes oreparos de soporte técnico fueron presentados por el municipio y que respuesta fue dadapor parte de la Secretaría, se informó:

a) Instalación y puesta en marcha del software, incluyendo labores de migración dedatos, se adjuntan actas de recibo a satisfacción.

A partir del Convenio STIC-Cl-032-2013, suscrito entre el municipio de San Juan De Rioseco yla Secretaria de las TIC, se efectuó la preparación y ejecución de la ¡mplementación y salida envivo con la solución entregada por el Departamento de Cundinamarca del Software : SWIM -Software Web Integral Municipal, que cuenta con los siguientes Módulos que fueron entregadospara uso del municipio: Presupuesto , Tesorería , Contabilidad, Nómina, Predial, ServiciosPúblicos, Industria y Comercio , como se evidencia en el recibido a satisfacción por parte de latesorera Municipal, Doctora Luz Ángela Rodríguez, con fecha del 19 de Diciembre de 2013.

El Departamento de Cundinamarca - Secretaría de las TIC, dio cumplimiento a las obligacionesdurante la vigencia 2014 y 2015 entregando el servicio de soporte dentro del primer nivel através del fabricante del software SHWEB SASf quien posee la titularidad de los derechospatrimoniales de la solución , tal como se aprecia en el certificado que se adjunta alpresente. La labor de soporte se evidencia en las siguientes actas o registros que seadjuntan al presente:"

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadecundinarngrrg^flQy-CO

Página 63 de 81


Con ta lntnsi)íiri>ncia.por lapa/ de Cufidramara

VERSIÓN- 40

1RALÜR1ACUNIÍINAMARCA

2.5


b) Soportes: Se encuentran dentro del expediente contractual diversas actas en lascuales se deja constancia de diferentes capacitaciones, asistencia técnica yacompañamiento en la implementación del sistema SWIM en marco de la ejecución delConvenio STIC-CI-Q32-2Q13 efectuado en el municipio de San Juan de Rioseco así:

• Soportes ejecutados post instalación prestados por el operador Vigencia 2014, modalidadpresencial: La secretaría presenta cinco (5) acta de acompañamiento y asistencia técnica.

• Soportes post instalación prestados por el operador Vigencia 2015 , modalidad presencia!;La secretaría presenta ocho reportes de soporte

• Capacitación de Líderes Funcionales: La secretaría presenta Se presentan 10 actas decapacitación

c) Reparos técnicos efectuados por el municipio de SAN JUAN DE RIOSECO.En respuesta a las dudas del municipio sobre la operación y funcionamiento del sistema , lascuales manifestó a través de diferentes medios, el Departamento - Secretaría de TIC através del contratista designó un consultor tiempo completo al municipio aproximadamentedurante un (1) año, con el fin de atender requerimientos e incidentes reportados en sitio.

A las solicitudes remitidas por las siguientes vías: Correo electrónico, oficios y de formaverbal, la entidad dio la respectiva respuesta de forma directa o escalando los casos ante elcontratista para que se brindara la atención y resolución a la menor brevedad dependiendode cada caso y el nivel de complejidad. La secretaría presenta 10 reportes.

Al ser consultada la Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TICDonde se le solicita informar para cada municipio al que habiéndose suministrado elSistema Web de integración Municipal SWIM los motivos y circunstancias por las que lodejó de utilizar. La Secretaría da como respuesta:

"Considerando el cambio de administración de los municipios y el Departamento , así como lafinalización de los convenios suscritos , la Secretaría de TIC convocó a los nuevos alcaldes parasocializar el proyecto y sus antecedentes , permitiendo por una parte que los nuevos mandatariosconocieran directamente el alcance del proyecto y pudieran tener la oportunidad de optar porcontinuar con el uso del software y demás beneficios entregados por el Departamento , dada laautonomía de estos entes territoriales . Por tanto:

a.) La Secretaría de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, el 18 de noviembre de 2015generó una invitación a los mandatarios electos municipales de : El Peñón, La Palma, La Peña,


CERTIF^ADA Pagina 64 de 81 tola transparencia [tur lapa; de Mmnarca

_ EtJTIDACJ

me, eiooi.wxw


rpRALORIAia CUNOINAMARCA

2.5


Paratebueno, Pulí, San Juan de Rio Seco, Silvania, Viota y Yacopí, Periodo 2016-2019,donde se les manifiesta que es necesario contar con su participación en una sesión de socializacióndel proyecto, Software Web Integral Municipal, la cual se llevara a cabo el martes 24 deNoviembre de 2015, en la Sede Administrativa de la Gobernación de Cundinamarca Sala de JuntasSecretaria de Tecnología, piso 7 torre central, hora 10.00 a.m., en donde tendrían ¡a oportunidadde conocer el alcance del proyecto y beneficios otorgados por la Administración Departamentalpara efectuar su gestión administrativa y Financiera Municipal con un Software integrado quecumple con condiciones técnicas validadas para la Secretaría de TIC en cuanto a segur/dad ,integración , auditoría y trazabilidad en las operaciones dentro de los diferentes módulos.(Anexamos soportes en medio magnéticos) . Ante la falta de asistencia de algunos municipios seconvocó a una segunda sesión.

b.) La Secretaría de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, el 11 dediciembre de 2015, solicitó a los alcaldes se manifieste por escrito si el municipio de: ElPeñón, La Palma, La Peña, Paratebueno, Pulí, San Juan de Rio Seco, Silvania,Viota y Yacopí, tal como se les explicó en la sesión de socializaciónf deseaban continuarcon el uso del software y demás beneficios entregados por la Secretaria de TIC,manifestación que se informó era necesaria con el fin de dar inicio a la suscripción del nuevoconvenio interadministrativo, así como adelantar el contrato de soporte con el fabricante delsoftware.

Para aquellos municipios que optaran por dar continuidad al uso de la solución , la Secretaría deTecnologías de la Información y las Comunicaciones del Departamento de Cundinamarca ,programó unas sesiones de capacitación en Bogotá para los nuevos funcionarios de laadministración municipal, a fin de garantizar que el nuevo mandatario pudiera asumir la gestiónadministrativa y financiera correspondiente , Estas sesiones se efectuaron en las siguientesfechas:

c.) La Secretaria de Tecnologías de la Información y Comunicaciones , recibió respuesta dealgunos alcaldes municipales electos popularmente para el periodo 2016-2019, manifestando suintención de continuar con el beneficio o en otros casos desistiendo del uso del mismo. Con estasrespuestas se inició el proceso de contratación correspondiente para asegurar la entrega delservicio de soporte, capacitación , asesoría, acceso a nuevas actualizaciones y acompañamientopara la generación de informes que debían presentar en el primer trimestre a los entes de controldurante la vigencia 2016 ; proceso que mínimo tiene un tiempo de dos (2) meses. (Anexamossoportes en medio magnéticos),

d.) La Secretaria de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, con el fin de no generarun impacto social, a las nuevas administraciones municipales , solicito un apoyo al contratistaSIIWEB, para que les brindará asesoría remotamente a los nuevos Tesoreros o Secretarios deHacienda, labor que cumplieron asistiendo con la carga del presupuesto para la vigencia 2016, a

Calle 49 13-33 PBX 3394460yyww.c£ntralQriad^uMina!M!xa.gQy.cp

Página 65 de 81 " M^m^*tM^

CÓDIGO: PM01-PR06-F05 VFR^TÓN- A n

O K l K A L O k i Af^*t» CUNDINAMARCA

v'2.5


solicitud de las administraciones municipales, actividades que fueron informadas por elcontratista . (Anexamos soportes en medio magnéticos)."

Al ser consultada la Secretaría de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TICsobre que uso se le está dando actualmente al Software Web Integral Municipal (SWIM),adquirido por la Secretaria mediante contrato STIC-PS-018-2013 . La Secretaría dacomo respuesta:

"En razón a las necesidades existentes en otras entidades, La Secretaría de Tecnologías de laInformación y las Comunicaciones ha venido entregando licencias de uso del Software licenciadopor el Departamento para que puedan efectuar la gestión financiera, haciendo uso de estesistema, lo que les ha permitido acceder a una solución que cumple con estándares y normatividadvigente.

En consecuencia, actualmente el software se encuentra operando en los siguientes municipios yentidades del Departamento de Cundinamarca:

a) El software se encuentra en producción en los municipios de: EL PEÑÓN y PARATEBUENO, através de convenios interadministrativos garantizando el buen uso de los recursos mediante laimplementación de los módulos de: tesorería, contabilidad, presupuesto, nomina, almacén, predial,servicios públicos, Industria y Comercio. El Departamento dio continuidad al servicio de soporte.

b) Se Implemento y se encuentra en producción en el INSTITUTO DE INFRAESTRUCTURA YCONCESIONES DE CUNDINAMARCA , a través de convenio interadministrativo que permitióhacer uso de una licencia del SOFTWARE WEB INTEGRAL MUNICIPAL, para su gestiónadministrativa y financiera, en este caso el ICCU, solamente asumió la implementación y elsoporte anual.

c) Se Implemento y se encuentra en producción en la BENEFICIENCIA DE CUNDINAMARCA, através de convenio interadministrativo que permitió hacer uso de una licencia del SOFTWAREWEB INTEGRAL MUNICIPAL, para su gestión administrativa y financiera, donde la Beneficenciade Cundinamarca, en este caso la BENEFICENCIA, solamente asumió la implementación y elsoporte anual.

d) Bajo la modalidad de prueba, se Implemento y se encuentra en producción en la ASAMBLEADEPARTAMENTAL DE CUNDINAMARCA, con e/fin de ceder el uso del licénciamiento delSOFTWARE WEB INTEGRAL MUNICIPAL, para su gestión administrativa y financiera.

Como en estos casos la Secretaría seguirá entregando las licencias restantes a entidades omunicipios que actualmente no cuentan con ningún sistema, considerando los requerimientos encuanto a servicios que deben ser asumidos por quien opte por hacer uso de la licencia."

Calle 49 13-33 PBX 3394460«o «oo,«™ www.contraloriadecundinamarca.Qov.co

Página 66 de 81 tahiiiipmiriw fe untara


TRALORIAií) CUNDIN AMARLA

2.5


En vista de lo expuesto se encuentra que el software Sistema Web de integraciónMunicipal SWIM, se ha venido utilizando con diversas adecuaciones, pero teniendo encuenta que de diez municipios que lo usaron inicialmente solamente dos han tenidocontinuidad en el mismo, aunque ya terminaron los convenios de uso con los demásmunicipios, en la actualidad también se ha dado para su uso en otras entidades delDepartamento, lo que ha redundado en que se ha opacado el fin inicial que era contribuircon una solución informática para los municipios NBI, indicando una posiblesubutilización, en consecuencia la Secretaría debe emprender las acciones necesarios paraque el mayor beneficio de su uso sea para los municipios para ios cuales fue proyectado,por lo cual se establece un hallazgo administrativo.

3.2 Seguimiento a oficio del 02 de Junio de 2016 Devolución y entrega deloficio radicado C16105300644

El mencionado oficio hace alusión en el asunto Devolución y entrega del oficio radicadoC16105300644 del 01/06/2016 emanado de la Secretaría Jurídica de la Gobernación deCundinamarca, teniendo como tema central informar sobre las acciones adelantadas porel Departamento respecto de los Contratos 051 de 2014, 052 de 2014.

Esta comisión auditora no se pronuncia ya sobre este asunto ya que se realizó unaAuditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial Seguimiento A Oficios,Peticiones Y Atención A Denuncias Y Quejas secretaria De Las Tic- Vigencia Fiscal 2015-Pga 2016, cuya Tabla de Hallazgos fue Aprobada, mediante Acta 48 del 17 de mayo de2016 y sobre lo cual cursan traslados y plan de mejoramiento el cual está vigente.

Calle 49 13-33 PBX 3394460

Página 67 de 81Luí la trarsprirmoa por la paí * CintoafMrcs


TRALORIA< L'NDINAMARt A

2.5


ANEXO 1: TABLA DE HALLAZGOSAUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL

SECRETARÍA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES TICVIGENCIA 2016 PGA 2017

No DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO TRASLADOA D F P S

VA

SEGUIMIENTO A PLAN DE MEJORAMIENTO

1

\

SEGUIMIE2014, EN'DEPARTAÍ

La SecretaservidoresViotá, Bituírestituidosconvenios I

• 57]la Peña.

El convenkhacer entre

57

NTO Y REVISIÓN AL PLAN DE MEJORAMIENTO VIGENCIAFRE OTROS COMODATOS PENDIENTES POR RESTITUIR ALCIENTO DE CUNDINAMARCA.

ría de las TIC, durante las vigencias 2013 y 2014, entregarony equipos en comodato a los Municipios de la Peña, Pulí, Silvania,ma, Yacopi, la Palma y San Juan de Rioseco, el cual no han sidoal Departamento de Cundinamarca, de acuerdo a los siguientesnteradministrativos:

TC-CI-033-2013 y Comodato 068-2014, Celebrados con el Municipio de

CANT.

1

1

1

1

1

1

DESCRIPCIÓN

Sí

R

C

C

C

rvidor

sck de 24U

Dmputador

ítnputador

jmputaOor

Computador

TOTAL

MARCA

Le novoRD640

TRIPPLITE

LE NOVO

LENOVO

LENOVÜ

LENOVO

SERIAL

MJOOAP57

N A

MJ76RR3

MJ76RG8

MJ76RY6

MJ76RZ3

VALOR UNITARIO

$ 18.235.200,00

$ 3.978.800,00

$ 2.931.771,00

$ 2.931.771,00

$ 2.931.771,00

$ 2.931.771,00

$ 33.941.084,00

3 fue liquidado el 24 de diciembre de 2015, con plazo máximo dega de los equipos el 31 de enero de 2016.

1C-CI-Q17-2Q14, Municipio de Pulí.

CANT.

1

1

!

1

1

DESCRIPCIÓN

Servidor

Rack de 24U

Computador

Computador

Computador

MARCA

Lenovo RD640

TRIPPLITE

LENOVO M73

LENOVO M73

LENOVO M73

SERIAL

MJOOAPS8

N/A

SMJ01Q375

SMJ01Q37E

SMJ01Q37R

VALOR UNITARIO

$ 18.235.200,00

$ 3.978.800,00

$ 3.671.400,00

$ 3.671.400,00

$ 3.671.400,00

X

1


Página 68 de 81


Cm la transparencia por

VERSIÓN: 4.0

FRALORIA\iy CUNDINAMAHCA•w j"

v~2.5


No DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

El convenkentrega de

• 571

El convenkentrega de

57

El conveniCI -020-20equipos el

57

i Computador

TOTAL

LENOVO M73 SMJ01Q37V $3.671.400,00

$ 36.899.600,00

» fue liquidado sin fecha en el acta, con plazo máximo de hacerlos equipos el 31 de enero de 2016.

'C-CI-018-2014 - Municipio de Silvania

CANT.

iiiiii

DESCRIPCIÓN

Servidor

Rack de 24U

Computador

Computador

Computador

Computador

TOTAL

MARCA

Lenovo RD640

TRIPPUTE

LENOVO M73

LENOVO M73

LENOVO M73

LENOVO H73

SERIAL

MJOOAP5C

N/A

SMJ01Q38E

SMJ01Q37T

SMJ01Q37X

SMJ01Q37M

VALOR UNITARIO

$ 18.235.200,00

$ 3.978.800,00

$ 3.671.400,00

$ 3.671.400,00

$ 3-671.400,00

$ 3-671.400,00

$ 36.899.600,00

) fue liquidado el 05 de abril de 2016, con plazo máximo de hacerlos equipos el 20 de abril de 2016.

JC-CI-029-2013 y $T7C-CI-020-2014 - Municipio de Viota

CANT.

1

1

1

1

1

1

DESCRIPCIÓN

Servidor

Rack de 24U

Computador

Computador

Computador

Computador

TOTAL

MARCA

LenovoRD640

TRIPPLUE

LENOVO M73

LENOVO M73

LENOVO M73

LENOVO M73

SERIAL

MJ004PRA

N/A

SMJ01Q38U

SMJ01Q38V

SMJ01Q382

SMJ01Q388

VALOR UNITARIO

$ 18.235.200,00

$ 3.978.800,00

$ 3.671.400,00

$ 3-671.400,00

$ 3.671.400,00

$ 3-671.400,00

$ 36.899.600,00

3 STIC-CI-029-2013, fue liquidado el 20 de mayo de 2014 y el STICL4, no ha sido liquidado, con plazo máximo de hacer entrega de los31 de diciembre de 2015.

7C-CI-048-2014 - Municipio de Bituima

:ANT. DESCRIPCIÓN

Servidor de Rack

Rack de 24U

TOTAL

MARCA

Lenovo RD640

TRIPPL1TE

SERIAL

MJ004S6R

N/A

VALOR UNITARIO

$ 18.235.200,00

$ 3.978.800,00

$ 22.214.000,00

TIA

ÍASD

_AC>0> S

VALOR

MTC Un 1OC10I»OO9

i i ri'itii_;nnA

Calle 49 13-33 PBX 3394460www. contra loríadecundinama rea .qov. cp

Página 69 de 81


Con la traisparEnoa. por IB pu * Dndranarcfl

VFRQTÓM- A fi

A LORIAUN'niNAMARC A

2.5


No

El con verhacer ent

5

El converentrega c

5

El con vehacer en

• <Rioseco

DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO

io fue liquidado el 14 de diciembre de 2015, con plazo máximo derega de los equipos el 31 de enero de 2016.

JJC-CI-030-2013 Comodato 071 2014 - Municipio de yacopí

CANT.

1

1

1

1

1

1

DESCRIPCIÓN

Servidor

Rack de 24U

Computador

-omputador

lomputador

Computador

TOTAL

MARCA


TRiPPLITE

LENOVO M72Z

LENOV M72Z

LENOVO M72Z

LENOVO M72Z

SERIAL

N/A

MJ72WY1

MJ76RW7

MJ76RXO

MJ76RR9

VALOR UNITARIO

$ 11.384.945,00

$ 3.978.800,00

$ 2.931.771,00

$ 2.931.771,00

$ 2.931.771,00

$ 2.931.771,00

$ 27.090.829,00

io fue liquidado el 02 de agosto de 2016, con plazo máximo de hacere los equipos el 28 de agosto de 2016.

TIC-CI-031-2013 y Comodato 064-2014 - Municipio de la Palma

CANT.

11

1

1

i_l

1

DESCRIPCIÓN

Servidor

Rack de 24U

C

C

C

(

omputador

omputador

omputador

lomputador

TOTAL

MARCAHp Proliant DL 360PTRIPPLITELENOVO THINKM?2ZLENOVO THINKM72ZLENOVO THINKM72ZLENOVO THINKM72Z

SERIALUSE341HJ8MN/A

MJ76RT4

MJ76RW4

MJ05MX4

MJ76RW9

VALOR UNITARIO

$ 11.384.945,00$ 3.978.800,00

$ 2.931.771,00

$ 2.931.771,00

$ 2.931.771,00

$ 2.931.771,00$ 27.090.829,00

nio fue liquidado el 24 de diciembre de 2016, con plazo máximo derega de los equipos el 31 de enero de 2016.

"nC-CI-032-2013 y Comodato 081 2014 - Municipio de San Juan de

j CANT.

i

i

DESCRIPCIÓN MARCA

Servidor Rack

Rack de 24U

Hp Proliant OL360 P

TRIPPLITE

SERIAL V

N/A

ALOR UNITARIO

£ 11.384.945,00

í 3-978.800,00

TRASLADOA D F P S

VALOR

1

CERTIFICADA


Página 70 de 81


ALORIA

2.5


No DESCRIPCIÓN DEL HALL

i

i

, i

i

Computador

Computador

Computador

Computador

TOTAL

LENOVO THINKM72ZLENOVO THINK

M72ZLENOVO THINK

M72ZLENOVO THINK

M72Z

MJ76RC

MJ76TC

MJ76RL

MJ76TC

2.931.771,00

2.931.771,00

2.931.771,00

_27.090.829,gg_

TRASLADO

El convenio fue liquidado el 05 de abril de 2016, con plazo máximo de hacerentrega de los equipos el 28 de abril de 2016.

Con fundamento en lo anterior, los elementos devolutivos que deben entregarlos señores alcaldes a la Dirección de Bienes e Inventarios del Departamento deCundinamarca, están valorados en $248.126.371, de los cuales, los reintegrablesdel Municipio de la Peña suman $33.941.084, Putí $36.899.600, Silvania$36.899.600, Viotá $36.899.600, Bituima $22.214.000, Yacopí $27.090.824, laPalma $27.090.829 y San Juan de Rioseco $27.090.829, como resultados de loscomodatos entregados a título de préstamo de uso.

En conclusión, analizada la contestación a las controversias del preinforme yteniendo en cuenta las afirmaciones suministradas por la Secretaría de las TIC,que evidencian las gestiones adelantadas en la recuperación de los bienesmuebles, et hallazgo se aprueba con connotación administrativa para queprevisiblemente se legalicen y adelanten las acciones administrativas con losmunicipios que no han restituidos los servidores y equipos a la Dirección deBienes e Inventarios del Departamento de Cundinamarca.

Ver página 23

RENDICIÓN DE LA CUENTAEn lo que respecta al contenido de los formatos y anexos reportados al SIA, laSecretaría Tecnologías de la Información y las Comunicaciones TIC los rindió,pero se detectan algunas inconsistencias, se hace referencia a algunos casospuntuales que se exponen a continuación:

a) Para la vigencia 2016, en SIA- Contralonas reportado como valor inicial decontratación en el formato F20 y lo certificado por la Secretaría fue de$9.160.280.182, mientras que en SIA-Observa la Secretaría reportó un valor de$9.190.211.611, en la revisión documental se estableció como valor real$9.174.400.182.00 en algunos casos se registró un valor mayor, en otros unvalor menor, y un contrato se reportó duplicado, las diferencias se relacionan a

P SVALOR

Calle 49 13-33 PBX 3394460EIMTtdAO

Página 71 de 81


Do lo n únsanmia 1101 ii pa/ 1e Cundnararca

VERSIÓN'. 4.0

ikALORÍAj (UNniNAMARCA

No

2.5



continuación:

Código contrato

10903J016

ST1C-PS-17-2016

STIC-PS-026-2016

STIC-PS-074-2016

STIC-CV-085-201&

SGO-25-201&

Reportado a SIA Observa

$ 297.810.288

S 86.000.000

S 547.000.000

$ 100.000.000

$ 49.880.000

$ 9.000.000

Certificado peSIA Ce

_„..

r la Secretaría yntralorías

$ 233.810.288

$81.700.000

$ 544. 704. 314

$ 99.784.257

$ 49.880.000

$0

Diferencia

$ 64.000.000

$ 4.300.000

$ 2.295.686

$215.743

$ 49.880.000

$ 9.000.000

ExplicaciónSecretaria

Error digitación

Error digitación

Error digitación

Error dedigitación

Se reportó doblevez en Si a

Contratarías

Valor de adición

En lo referente a las diferencias en los valores de contratación, los valoresreportados respecto del total de la contratación no son relevantes (menor al1%), y fueron aclarados por la administración.

b) En el contrato STIC-PS-026-2016 en SIA-Observa no se incorporó Análisis delsector

c) En el contrato STIC-PS-029-2016 en SIA-Observa no se incorporó Informes deSupervisión, no se visualizan, aunque aparece referencia a un nombre de archivoResolución de Adjudicación, Contrato, ni Acta de Inicio.

d) En el contrato STIC-PS-032-2016 en SIA Observa no se visualizan, aunqueaparece referencia a un nombre de archivo los documentos de Estudios Previos,Análisis del sector, Contrato


f) En el contrato STIC-CV-045-2016 en SIA Observa no están incorporados losdocumentos de Acta de Inicio, Informes de supervisión. No se visualizan, aunqueaparece referencia a un nombre de archivo los documentos: Análisis del sector,Aviso de Convocatoria, Apertura del proceso, Cierre del proceso, Resolución deAdjudicación, Contrato.


h) En el contrato STIC-PS-070-2016 No se incorporó Acta de Inicio, Ni Informede Supervisión. No se visualizan, aunque aparece referencia a un nombre dearchivo los documentos de Estudios Previos, Análisis del Sector, Aviso deConvocatoria, Resolución Apertura, Resolución Cierre, Resolución de

TRASLADO

f¡ BIMTIOAO

WK> mam JHJCWWTC OD 1tJQO:BOOU

• CCOTIflCAOA


Página 72 de 81

VALOR


Cm la transparencia por ¡a pe/de CiMawrta

VERSIÓN: 4.0

X)RÍAisi CUNUINAMARCA

NO

2.5



Adjudicación, Contrato.


En lo que respecta a la consistencia de la información y documentos reportadoses necesario aclarar varios aspectos, según la Resolución Orgánica No. 008 de!27 de octubre de 2015 "Por medio de la cual se reglamenta la rendición decuentas e informes, se adopta dentro del SIREL el aplicativo SIA OBSERVA y sederoga la Resolución Orgánica 007 de 2015" la Auditoría General de la República(AGR) indica en el parágrafo 4° del Artículo 7 que partir de la entrada envigencia de la mencionada resolución, la información que se rinde en losformatos F-13 (Contratación) y F-20.1 (Control a la Contratación de Sujetos),deberá presentarse mes a mes, a través del link que se encuentra en e) SIREL,denominado SIA Observa, de acuerdo con el manual del usuario. A partir de eseentonces y durante el año 2016, se inició su utilización por parte de los sujetosde control, pero no se presentó el SIA Observa en un aplicativo terminado, puespor solicitud de la misma AGR se hicieron diversos ajustes a su estructura yfuncionamiento como está plasmado en la Circular Externa 001 del 29 de febrero'2016 que en uno de sus apartes indica "a más tardar el 14 de marzo de 2016,cada contraioría envíe por escrito al correo electrónico:[email protected] un documento en el que se enumeren todaslas sugerencias de mejora al aplicativo SIA OBSERVA, el cual deberá incluir todaslas que a su vez les han manifestado a ustedes sus sujetos vigilados" indicandoen otro de sus apartes que la entrada en vigencia del aplicativo SIA OBSERVAaún no está en firme "Por último, se informa que en los próximos días serápublicado el acto administrativo que postergará la entrada en vigencia del SIAOBSERVA."

Lo anterior para entender los motivos por los cuales se fueron presentandodiversas fallas, las cuales evidencia la Secretaría a través de pantallazos,solicitudes de reproceso y correos electrónicos a la mesa de ayuda del SIAObserva. Se evidencia por parte de la Secretaría gestión para solicitar apoyotécnico en diversas situaciones en las que el sistema SIA Observa presentóinconvenientes técnicos.

Por lo expuesto anteriormente y ante fas inconsistencias detectadas en especialen lo reportado a SIA- Observa, respecto de los documentos que no quedaronincorporados, o que mostrando un link de su incorporación pero no lavisualización del mismo, la Secretaría informa del proceso que se ha realizado enel reporte de la información, que algunos documentos que fueron cargadosadecuadamente al sistema, no quedaron incorporados por fallas de internet,congestión en la plataforma, o mensajes de error_generadps por el mismo

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.gQy.rn

Página 73 de 81

TRASLADO VALOR


Ci¡n la íransDarpfra por la pa/ de Cunflianarca

VERSIÓN: 4.0

'fÁ^ONI^ -

KA LORIACUND1NAMARCA

2.5

Bogotá D.C., junto de 2017


sistema, pero que se puede proceder a realizar nuevamente el cargue, por lotanto las inconsistencias no son atribuibles en su totalidad a la gestión de laSecretaría, mas sin embargo se hace necesario la implementación de controlespara hacer un seguimiento a la consistencia de la información que quedaincorporada en el SIA Observa, por lo que se establece un hallazgoadministrativo.

Ver página 35

TRASLADO

A D F P SVALOR

CONTRATACIÓN

3

Gestión Documental Expedientes Contractuales

Respecto de la Gestión Documental de los Expedientes Contractuales dela muestra se verificó de acuerdo a la Ley 594 de 2000, encontrándoselas siguientes observaciones;

Número deContrato

STJC-PS-014-2016

STIC-PS-026-2016

«mr-p^-fiJQ-J \i i J \Jf-J

7fi1fi -?/UlO i-

OBSERVACIONES


a) No se encuentra documentos de Análisis del sectorb) Los documentos no están archivados en orden cronológico, pues seencuentran en el siguiente orden: Acta de inicio 20/04/2016 (folio 108), luegoPólizas 19/04/2016 (folio 111), luego Contrato 19/04/2016 (folio 119), luegoRP 20/04/2016 folio (folio 125), luego Aprobación Pólizas 21/04/2016 (folio126), luego Designación de Supervisor 20/04/2016 (folio 127), luego Otro simodificatorio 24/05 (folio 128), luego otra Acta Aprobación de Pólizas del20/04 (folio 131).c) Otro si modificatorio (Folios 128-129-130) 24/05/2016 fotocopia sin firmadel contratista

a) Se encuentran mezclados documentos de dos procesos.b) Se encuentran documentos referenciados a un proceso SA-MC-029-2016(folio 102: Designación comité evaluador, folio 104: Aviso de Convocatoria,folio 218: adenda 01, folio 220 resolución apertura proceso selecciónabreviada, folio 226 Pliego de condiciones, folio 333 observaciones al procesode selección abreviada, folio 351Manifestación de interés de participar, folio355 y 356 Manifestación de interés de participar, Folio 560 Resolución deAdjudicación del proceso de selección STIC-SA-MC-029).c) se encuentran dentro del expediente algunos documentos referenciadospara el proceso SA-MC 031-2016. (folio 109: Proyecto de pliego decondiciones, folio 213: Observaciones al pre-phego de condiciones, folios 350,357, 358 Manifestaciones de interés de participard) Hay dos actas de inicio en folios 588 y 658

X

frIVTJLJAQ

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contraloriadecundinamarca.Qov.co

Página 74 de 81


Cm la íranspama por la yai te Dintoara

VERSIÓN: 4.0

ALORIAUNOINAMARCA

No

2.5



STIC-CV-045-2016

STIC-PS-62-201G


a) No se encuentra documento de Análisis del sectorb) Del 12/12/2016 se encuentra documento de Adición 1 con RP 4200003134$58.437.104, no se encuentra el CDP ni Concepto de Finanzas Públicasc) Del 02/02/2017 se encuentra RP 4200003493 $319.343.200 no seencuentra el CDP ni Concepto de Finanzas Públicasd) Del 10/03/2017 se encuentra documento de Adición 2 con RP 4200003640por $275.257.710 no se encuentra CDP ni Concepto de Finanzas Públicase) No se encuentra Informe de Supervisión para el pago de Factura 10 del21/03/2017, por servicio prestado de marzo 07 a marzo 12 de 2017, por valorde $53.223.882 con documento de pago 3300087753 del 24/03/2017, de lamisma forma no se encuentra Informe de Supervisión para el pago de laFactura 11 del 17/04/2017 por servicio de Marzo 13 a Abril 12 de 2017, por$151.391.739, con documento de pago 3300088514 del 18/04/2017 (Foliosconsecutivos del 708 a 731)

TRASLADO

Una vez revisadas las carpetas que conforman los expedientes contractuales dela muestra, también se evidenció que de la muestra de once contratos haydocumentos fallantes, o archivados con alguna falencia, los documentos que sedetectaron como faltantes son doce (contratos STIC-PS-014-2016, STIC-PS-026-2016, SnC-CV-045-2016, STTC-PS-62-2016), documentos repetidos uno(contrato STIC-PS-029-2016 -2), Documentos en fotocopia que les faltan firmasuno (contrato ST1C-PS-026-2016), Expedientes no llevados en orden cronológicouno (STIC-PS-026-2016), Expedientes donde se mezclan documentos condiferentes números de proceso uno (contrato STIC-PS-029-2016 -2).

Adicionalmente una vez revisadas las carpetas que conforman los expedientescontractuales de la muestra se evidencia que no hay continuidad en lanumeración con que se identifican los contratos ya que de los 83 contratossuscritos por la Secretaría de TIC para la vigencia 2016 ocho contratos tienenuna numeración generada por la página de compra eficiente que son 10895-2016, 10903-2016, 10916-2016, 11048-2016, 1198-2016, 229-2016, 9477-2016,SGO-25-2016, otros 75 contratos van numerados del 1 al 89, de donde sedejaron sin utilizar los numero de contrato 22, 30, 35, 39, 46, 47, 51, 53, 63 69,71, 75, 76, 80, 82, 84, 86, 88 y 90, y se usó de forma repetida el 29 (2 veces) yel 32 (2 veces), generando incertidumbre en la identificación de los procesoscontractuales, pues no hay claridad si existe o no un expediente que de formalógica debería existir en una secuencia consecutiva, se da como explicación porparte de la Secretaria que estas inconsistencias son debido a error humano.

Lo expuesto evidencia

Caite 49 13-33 PBX 3394460

Página 75 de 81


VALOR

OH 1,1 trtfSMrirod. por la fia/ fe Ojndratfra

VERSIÓN: 4.0

HR A LORIACUNIÍINAMARC'A

No

2.5


DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO TRASLADO

desarrollo de la gestión documental de los expedientes contractuales, en loreferente a organización, preservación y control de los archivos, ya que existe unriesgo latente de manipulación o extravió de los documentos que en determinadomomento se requieren como prueba de la adecuada planeación o respecto deconstatar el cumplimiento o no de las obligaciones contractuales, teniendo encuenta que estos documentos aún se encuentran como archivo de gestión, peroque requieren un manejo adecuado acorde al proceso contractual, enconcordancia con las tablas de retención documental, la Secretaría debeemprender las acciones necesarias para establecer mecanismos de control paraminimizar los riesgos mencionados, por lo cual se establece un hallazgoadministrativo.

Ver página 41

Publicación en SECOP

Teniendo como base la normativídad respectiva respecto de la publicación enSecop de los Documentos del Proceso y los actos administrativos del Proceso deContratación, se encontraron las siguientes observaciones:

Número DelContratoSTIC-PS-014-2016

STIC-PS-026-2016

STIC-PS-029-2016-2

STIC-PS-032-2016

STIC-CV-033-2016

STIC-CV-045-2016


a) Acta Justificación Contratación directa del 06/04/2016 no sepublicób) Contrato del 06/04/2016 se publicó el 25/05/2016a) Acta Justificación Contratación directa del 04/04/2016 se publicó el24/05/2016b) Contrato del 19/04/2016 se publicó el 24/05/2016c) Documento Otro Si Modificatorio del 24/05/2016 no se publicóSe abrió en SECOP Proceso SA-MC-031- 2016, el cual no se concluyó,aunque se publicaron documentos y se hizo adjudicación sobre unprocesp_ numeradgj:omo SA-MC-029-20J.6a) Acta Justificación Contratación Directa Incompleto del 17/06/2016,publicado el 01/08/2016b) Contrato firmado 20/06/2016 fue publicado el 01/08/2016.

a) Contrato firmado 06/07/2016 fue publicado 02/08/2016b) No se publicó Acta de liquidación del 09/11/2016

a) En estado CONVOCADO no se indica que se haya realizado lacontratación, aunque en documentos se adjudicó, ejecutó y liquidó.b) No se publicó Acta de Liquidación.

DVALOR


Página 76 de 81


Con la transparencia, por ít ¡w 3e Cunüifmarta

VERSIÓN: 4.0

.ORIAlu ÍTUNOINAMARCA

2.5



STIC-CV-079-2016

a) En SECOP figura estado BORRADOR no indica que oficialmente sehaya abierto el proceso de convocatoria Pública, aunque endocumentos se adjudicó, ejecutó y liquidó.b) Contrato es del 16/12/2016 se publicó el 30/12/2016c) Justificación Adición del 30/12/2016 no se publicó, al consultar elenlace se encuentra en su lugar se publicó Informe Unificado deEvaluación de Propuestas del 02/12/2016

En general se encuentra que de la muestra de once contratos se evidenció quelos documentos no publicados son cinco ( contratos STIC-PS-014-2016, STTC-PS-026-2016, STIC-CV-033-2016, STIC-CV-045-2016, STTC-CV-079-2016),Documentos publicado de forma extemporánea seis (contratos STIC-PS-014-2016, STIC-PS-026-2016, STIC-PS-032-2016, STIC-CV-033-2016, STIC-CV-079-2016), Procesos donde se mezclan documentos con diferentes números deproceso uno (contrato STIC-PS-029-2016-2), Documentos incompletos uno(contrato STIC-PS-032-2016), procesos no concluidos o no referenciadosadecuadamente en Secop aunque documentalmente ya están liquidados dos(contratos STIC-CV-045-2016, STIC-CV-079-2016).

Entendiéndose que lo indicado en el artículo 8 de la Ley 1150 de 2007 "/a\ publicada debe ser veraz, responsable, ecuánime, suficiente y

oportuna" no es veraz ni oportuna por cuanto en SECOP el proceso está en unestado inicial y en documentos estos ya concluyeron hace varios meses, esteincumplimiento sucede en el caso del proceso ST1C-SA-SIP-079-2016, con el cualse adjudicó el contrato STIC-CV-079-2016, que a la fecha de la auditoría seencuentra en estado BORRADOR, indicando que está próximo a ser abiertooficialmente, aunque en documentos ya se adjudicó, ejecutó y liquidó, tambiénes el caso del proceso STIC-SA-MC-045-2016 a través del cual se adjudicó elcontrato STIC-CV-045-2016, que a la fecha de la auditoría se encuentra enestado CONVOCADO aunque en documentos ya se adjudicó, ejecutó y liquidó yel caso del proceso en Secop STIC-SA-MC-031-2016, que en papeles se manejócomo proceso SA-MC-029-2016 y a través de cuaf se adjudicó el contrato STIC-PS-029-2016-2 teniendo que recordarse el principio de Publicidad que se refierea divulgar oportunamente todos los procesos y procedimientos, mediantecomunicaciones, notificaciones, publicaciones o en el medio ordenado por la Ley,así como también el principio de Transparencia que se refiere a que todas lasactividades desarrolladas y la información que de ellas se desprendan, sean tanclaras que todas las personas las puedan conocer.

Habiéndose relacionado diversas las inconsistencias en la publicación que porji^mTatjyidad_debe hacerse, donde se detectó documentos contractuales noj

Calle 49 13-33 PBX 3394460iCQntrajor iadecu n^jnarnarca^gQy. co

Página 77 de 81


CIIP Ifl 'rawi'fw pnr ia p«u de Cundramarnt

VERSIÓN: 4.0

RALQRJACUNDINAMARCA

V

2.5


No DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO TRASLADOA D F P S

VALOR

publicados, documentos contractuales publicados extemporáneamente,documentos incompletos o con números de proceso mezclados, tal como seexpuso en los párrafos anteriores, aunque algunos de estos casos fueronjustificados por la entidad, aún evidencian falencias en la aplicación demecanismos de control en el desarrollo de la obligación de publicar en SECOP losdocumentos que hacen parte de los procesos contractuales, en consecuencia seestablece un hallazgo administrativo.

Ver página 44

SEGUIMIENTO A OFICIOSAl ser consultada la Secretaría de Tecnologías de la Información y lasComunicaciones TIC sobre que uso se le está dando actualmente al SoftwareWeb Integral Municipal (SWIM), adquirido por la Secretaria mediante contratoSTIC-PS-018-2013. La Secretaría da como respuesta:

"En razón a las necesidades existentes en otras entidades, La Secretaria deTecnologías de la Información y las Comunicaciones ha venido entregandolicencias de uso del Software licenciado por el Departamento para que puedanefectuar la gestión financiera, haciendo uso de este sistema, lo que les hapermitido acceder a una solución que cumple con estándares y normatividadvigente.

En consecuencia, actualmente el software se encuentra operando en lossiguientes municipios y entidades del Departamento de Cundinamarca:

a) El software se encuentra en producción en los municipios de: EL PEÑÓN yPARATEBUENO, a través de convenios interadministrativos garantizando elbuen uso de los recursos mediante la implementación de los módulos de:tesorería, contabilidad, presupuesto, nomina, almacén, predial, serviciospúblicos, Industria y Comercio. El Departamento dio continuidad al servicio desoporte.

b) Se Implemento y se encuentra en producción en el INSTITUTO DEINFRAESTRUCTURA Y CONCESIONES DE CUNDINAMARCA , a través deconvenio interadministrativo que permitió hacer uso de una licencia delSOFTWARE WEB INTEGRAL MUNICIPAL, para su gestión administrativa yfinanciera, en este caso el ICCU, so/amenté asumió la implementación y elsoporte anual.

I - ' I . I I I I C I A O A


Página 78 de 81


CALORÍA:U

NO

2.5



c) Se Implemento y se encuentra en producción en la BENEFICIENCIA DECUNDINAMARCA, a través de convenio interadministrativo que permitió haceruso de una licencia del SOFTWARE WEB INTEGRAL MUNICIPAL, para sugestión administrativa y financiera, donde la Beneficencia de Cundinamarca, eneste caso la BENEFICENCIA, solamente asumió la implementación y el soporteanual.

d) Bajo la modalidad de prueba, se Implemento y se encuentra en producción enla ASAMBLEA DEPARTAMENTAL DE CUNDINAMARCA, con el fin de cederel uso del licénciamiento del SOFTWARE WEB INTEGRAL MUNICIPAL, parasu gestión administrativa y financiera.

Como en estos casos la Secretaría seguirá entregando las licencias restantes aentidades o municipios que actualmente no cuentan con ningún sistema,considerando los requerimientos en cuanto a servicios que deben ser asumidospor quien opte por hacer uso de la licencia."

En vista de lo expuesto se encuentra que el software Sistema Web de integraciónMunicipal SWIM, se ha venido utilizando con diversas adecuaciones, peroteniendo en cuenta que de diez municipios que lo usaron inicialmente solamentedos han tenido continuidad en el mismo, aunque ya terminaron los convenios deuso con los demás municipios, en la actualidad también se ha dado para su usoen otras entidades del Departamento, lo que ha redundado en que se haopacado el fin inicial que era contribuir con una solución informática para losmunicipios NBI, indicando una posible subutilización, en consecuencia laSecretaría debe emprender las acciones necesarios para que el mayor beneficiode su uso sea para los municipios para los cuales fue proyectado, por lo cual seestablece un hallazgo administrativo.

Ver página 60

TRASLADOD

TOTAL

VALOR

CERTIFICADA

Calle 49 13-33 PBX 3394460iCO Díralonadecund i namarca.gov.co

Página 79 de 81


Dmh lídc

VERSIN: 4.0

K R A L O R I A

2.5


RESUMEN:

DETALLEAdministrativosDisciplinariosFiscalesPenalesSancionatoriosConcepto sobre la gestiónOpinión de Estados ContablesFenecimientoFenecimiento Formal de Cuenta

CANTIDAD50000

N/AN/AN/A

NO SE FENECE DE FORMA

VALOR

$0

A Hallazgo de tipo administrativo para Plan de MejoramientoD Hallazgo con traslado a la ProcuraduríaF Hallazgo con traslado a la Dirección de Investigaciones y Responsabilidad FiscalP Hallazgo con traslado a la Fiscalía.S Hallazgo con traslado a la Dependencia correspondiente - Sancionatorio

Acta de Aprobación de Informe N° 23 del 13 de junio de 2017

Calle 49 13-33 PBX 3394460www.contralohadecundinamarca.qov.co

Página 80 de 81

CÓDIGO: PM01-PR06-FQ5

Cor. la \\: 4 .0

TKALORIAiií CUNniNAMARCA

2.5


ANEXO 2: BENEFICIOS DEL EJERCICIO DE CONTROL FISCALAUDITORÍA GUBERNAMENTAL CON ENFOQUE INTEGRAL MODALIDAD ESPECIAL

SECRETARÍA DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES TICVIGENCIA 2016 PGA 2017

CONCEPTO COMPROBANTEDE INTEGRO

VALOR $

No hubo beneficios del Control Fiscal.

EMTiaAO

I »OO1:P!OOI

Calle 49 13-33 PBX 3394460www^contraioriadecundina ma rea. ggy. cp

Página 81 de 81


Con ln trinsgarw n pir la pa? dp Cindrasarca

VERSIÓN: 4.0

tr a loria190.248.139.18/attachment/003 auditorias/001 sector departamental… · contralor de...

Documents