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Trabajo Prctico de Sistemas de Informacin

Tercera Etapa

PANTALLAS DEL SISTEMA

Esta es la presentacin que se muestra cuando se ejecuta la aplicacin. El software se llama ROMAN Computacin, el cual es un sistema integrado para la gestin de administracin de consorcios, y est hecho por un programador externo y diseado exclusivamente acorde a las necesidades de la empresa. En esta pantalla se puede observar la ltima versin del sistema instalada en la mquina, esto es importante tenerlo en cuenta ya que todas las computadoras deben tener la misma versin actualizada.

Este sistema es de gran ayuda a la hora de controlar eficientemente los procesos administrativos.

Para ingresar al sistema cada usuario debe tipear en este cuadro su nombre de usuario personal y contrasea secreta. Esto es claramente importante ya que permite que no tengan acceso a la informacin de la empresa personas no autorizadas. Cada usuario autorizado posee un perfil particular segn su grado de autoridad y jerarqua en la organizacin, o sea, al ingresar al sistema, cada usuario est habilitado para ciertas opciones y restringido para otras.El diseo del sistema es simple, existe una excelente distribucin de informacin en la pantalla. Adems utiliza trminos claros y fciles de entender por los usuarios.

Luego de iniciar la sesin, se abre una ventana que contiene los formatos, funciones y diseos de cualquier aplicacin comn de Windows, esto es muy importante ya que le facilita al usuario su trabajo y la comprensin del programa.Posee una barra de ttulo donde figura el nombre de la empresa. Debajo de la barra de ttulo se encuentra la barra de men, que es la ms importante y utilizada por los usuarios ya que es por donde los mismos acceden a todas las funciones del software para realizar sus tareas. Al hacer click sobre cada nombre de esta barra, se abre un men descolgable con opciones sobre cada tema en particular.

Descripcin general de cada opcin de la barra de men1) Sistema: comprende la opciones bsicas de Iniciar Sesin (en caso de que la sesin est cerrada), Cerrar Sesin, Cambiar la Contrasea y Salir del sistema.

2) Liquidacin: comprende las opciones de detalle de gastos del consorcio para observar todos los comprobantes de gastos que fueron ingresados en el sistema sobre un consorcio en particular en un determinado mes; cuadros y tablas para tener un panorama grfico y estadstico del balance entre ingresos y gastos de un edificio; ver notas e informes enviados a los edificios; informacin acerca de los rubros de cada gasto; datos de cada consorcio (numero que identifica al consorcio en el sistema, direccin, cdigo postal, CUIT, cantidad de unidades funcionales) y datos de los departamentos en particular (nombre del propietario o inquilino, telfono particular, telfono laboral, etc.)

3) Cobranza: esta opcin es utilizada para ingresar datos relacionados con la cobranza de expensas, estos datos se pueden ingresar ya sea por unidad (cada recibo por separado), por planilla (muchos comprobantes de ingresos de un determinado consorcio), por importe o por cdigo de barras, los primeros dos son los que se utilizan frecuentemente. Tambin se puede consultar los ingresos del mes de un determinado consorcio, consultar los deudores morosos, imprimir un listado de cobranza, observar el historial y estado de deuda de cada unidad funcional, etc.4) Caja y Bancos: aqu podemos consultar los libros de caja y banco, operaciones y movimientos que se realizaron durante cada mes, una base de datos sobre los cheques que posee la administracin, conciliacin bancaria, etc.5) Proveedores: podemos observar todo lo relacionado a los proveedores que trabajan para la administracin. Los datos personales de cada proveedor (nombre del proveedor, razn social, direccin, cdigo postal, telfono laboral, celular particular y servicio que presta). Posee dos opciones: comprobantes por consorcio o comprobantes por proveedor, desde las cuales se ingresan al sistema las facturas de cada proveedor. Tambin se pueden consultar el saldo de los proveedores (si se le debe o no dinero a alguno de ellos), las ordenes de pago que se realizan para el posterior pago a los proveedores y vales a cuenta cedidos a los mismos.

6) Legales: esto esta relacionado al rea legales de la empresa, aqu se pueden consultar los certificados de deuda realizados y las cartas documento enviadas por correo.

7) Complementos: posee opciones como un seguimiento de tareas sobre los reclamos realizados por los clientes (fecha en la que hizo el reclamo, persona que hizo el reclamo, persona que atendi ese reclamo, si es un problema particular del departamento o involucra a partes comunes, grado de urgencia, etc.) y los trabajos realizados por cada proveedor (fecha en que se realiz el trabajo, persona que lo hizo, costo de la reparacin, etc.).8) Sueldos: hace referencia a los encargados de cada consorcio (porteros de edificios), sus datos personales y laborales, liquidacin de sus sueldos, informes acerca de los mismos, etc.

9) Ventana: opciones tradicionales para ver la ventana en forma de mosaico o cascada.

10) Ayuda: brinda informacin especfica acerca de la aplicacin (nombre del software, nombre del programador, ltima versin que est instalada en la computadora).

DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOSPAGO A PROVEEDORES

Se presentan las facturas de los proveedores que trabajan conjuntamente con la administracin y se verifica la presencia de los Proveedores en el Archivo Correspondiente.

Se cuenta con un encargado de bsqueda y seleccin de proveedores que se encarga de actualizar el archivo.

Las Facturas, adems del almacenamiento de Proveedores, tambin son cotejadas con las de rdenes de servicio. Esta es actualizada por el encargado de pedidos de servicios cada vez que se genere una nueva orden.

Si esta todo Ok, se genera un archivo de facturas aceptadas para luego hacerse el pago del servicio prestado, de lo contrario, se abre un archivo de facturas rechazadas para su control y estudio.

La consolidacin de pagos emite como resultado un recibo de pagos que se enviara al proveedor. NIVEL O

NIVEL 1

NIVEL 2

Datos de

las Ordenes

Encargado

De Proveedores

Actualiza Base de Datos de Proveedores

Encargado de Servicios

Proveedores

Datos de

de los Proveedores

Datos de

Proveedores

Recibo

Orden de

Servicio Ok

Facturas

Ok

Presenta las

Facturas

Proveedor

Orden de servicios

Corrientes Corriente

Verifica Saldo en Cuenta Corriente Banco

Verifica facturas con orden de servicio

Proveedores

Verifica presencia del Proveedor

En Base de Datos

Proveedor

Sistema de servios administrativos

Datos de las

Ordenes

Actualiza Ordenes de Servicio

Proveedor

Presenta

Factura

Verifica presencia del Proveedor

Y Orden de Servicio

Facturas Aceptadas

Facturas Rechazadas

Orden de servicios

Encargado de Proveedores

N de factura cod_fac cod_orden

Consolidar Pagos con Emisin de Recibo y Deposito en Cuenta Bancaria

Proveedor

Recibo

ADMINISTRACIONES SERJU S.A.

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Recibo

Presenta las

Facturas

Proveedor

Proveedor

Encargado de Servicios

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Administraciones Serju S.A.