tipos de campo
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tipos de campo de accesTRANSCRIPT
Tipos de campos
Es importante establecer correctamente el tipo de dato asignado a cada campo, que irá en
relación a la información almacenada en él y al uso que se va a hacer de la misma
posteriormente.
Los tipos de datos con los que trabaja Access son los que se explican a continuación.
TEXTO:
Este tipo de dato puede contener letras, signos de puntuación o números que no vayan a ser
utilizados en operaciones matemáticas. Como máximo se podrán introducir 255 caracteres
en cada campo. Por ejemplo un nombre, una dirección, un cargo, una familia, un teléfono
(no lo vamos a operar).
MEMO
Se utiliza para almacenar en ellos gran cantidad de información. Se pueden almacenar
hasta 64.000 caracteres por cada campo. Por ejemplo unos datos de interés, el
argumento de una película...
NUMÉRICO
En estos campos se almacenan datos de tipo numérico. Con ellos se podrán realizar
operaciones matemáticas. Ejemplos de éste tipo serían, el número de empleados de una
empresa, el número de hijos, los días de pago, los minutos de duración de una película
en una tabla de películas...
FECHA/HORA:
Se utilizan para almacenar datos de fechas y horas. Por ejemplo fecha de alta, fecha de
estreno, fecha de nacimiento, hora de entrada...
MONEDA:
Se utilizan para almacenar datos numéricos de tipo monetario. Admite hasta cuatro
decimales. Por ejemplo un saldo, un precio de compra, un volumen de compras...
AUTONUMERICO:
Este campo almacena datos numéricos que serán generados automáticamente por
Access al introducir un nuevo registro, asignando a cada registro el valor numérico del
registro anterior incrementado en una unidad (1, 2, 3, ...). Se garantiza la no repetición
de valores para toda la tabla. Únicamente puede haber un campo de estas características
en cada tabla. De existir, siempre comienza con el valor 1. Se puede aprovechar esta
numeración para codificar elementos de la tabla tales como códigos de empleado,
números de pedido, números de orden...
SÍ/NO:
Este tipo de campos sólo admite valores lógicos como son: Sí (con acento) o No,
Verdadero o Falso y Activado o Desactivado. Se establecerán como tales sólo aquellos
campos en los cuales únicamente se afirme o niegue algo. Por ejemplo moroso (Sí/No),
casado (Sí/No), pagado (Sí/No)...
OBJETO OLE:
Contienen datos de diferente naturaleza, hojas de cálculo de Excel, dibujos, imágenes,
ficheros de sonido, etc. Por ejemplo, para el las fichas de los empleados, introducir en
un campo de éste tipo la foto del empleado. Se asociará al campo un archivo .jpg
únicamente.
HIPERVÍNCULO:
Son campos de acceso directo a objetos, documentos o direcciones Web, estableciendo
hipervínculos con estos objetos. Por ejemplo, la dirección URL que lleva a la página
web de la empresa, en registros de pisos en una inmobiliaria, enlaces con archivos
documentales respecto a cada piso.
Ejemplo de como crear una tabla
Propiedades de los datos: general
Las propiedades que se establecen para los campos varían en función del tipo de dato que
se va a introducir en los mismos, es decir, son unas u otras dependiendo del tipo de campo.
Las distintas propiedades que se pueden presentar se localizan en dos fichas, General y
Búsqueda, situándose en la primera de ellas las propiedades que se pasan a detallar a
continuación:
Tamaño del campo:
Esta propiedad establece el número máximo de caracteres que podrá contener un campo si
es de tipo texto. Para cada carácter que se vaya a introducir como valor en el campo, habrá
que reservar un espacio para él, es decir un byte. Inicialmente se fija por Access en 50,
pudiéndose modificar en cualquier instante por otro valor.
Si el campo en cuestión cuyas propiedades se están definiendo es de tipo numérico al situar
el cursor sobre esta opción aparecerá, a la derecha de la misma, un cuadro con una flecha
negra. Si se hace clic sobre dicha flecha se despliegan una serie de opciones:
Byte: admite valores enteros comprendidos entre 0 y 255. (Ej. número hijos,
edad...). Ocupa 1 byte de espacio en el disco del ordenador.
Entero: admite valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32767. (Ej. plantilla,
páginas libro...). Ocupa 2 bytes de espacio en disco.
Entero largo: admite valores enteros entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647. (Ej.
horas vuelo de un piloto...). Ocupa 4 bytes.
Simple: admite valores comprendidos entre -3,4 x 1038
y 3.4 x 1038
, permitiendo
hasta siete decimales. Ocupa 4 bytes.
Doble: admite valores comprendidos entre -1,797 x 10308
y 1,797 x 10308
,
permitiendo hasta quince decimales. Ocupa 8 bytes. (prácticamente cualquier
número sería admitido).
El resto de los campos no disponen de esta propiedad. Ya que el tamaño se lo adjudica
Access automáticamente y no es modificable por el usuario.
Es conveniente ajustar el tamaño de los campos al mínimo necesario, ya que hará aumentar
la velocidad de ejecución y reducir el espacio necesario en el disco, a mayor tamaño del
campo más espacio de disco se requiere.
Formato:
Permite establecer la forma en que se verán los datos. La presentación de números, fechas,
textos y valores Sí/No en distintos formatos.
Al acceder al cuadro de texto Formato, aparecerá a la derecha del mismo el triangulito
negro que indica lista desplegable. Al hacer clic sobre el mismo se muestran las distintas
opciones de formato, en función del tipo de dato contenido en el campo, de que se dispone.
El formato modifica simplemente el aspecto visual del dato almacenado, manteniéndose el
valor original del mismo en el campo sin formato, "desnudo".
Máscara de entrada:
Esta propiedad permite establecer limitaciones con el fin de controlar cada uno de los
caracteres, y separadores fijos, que se pueden introducir en el campo, mediante un patrón
que se diseñe a tal efecto.
Un ejemplo del uso de estos patrones puede ser el establecer un formato uniforme para
introducir fechas (10/04/99), horas (12:30) o números de teléfono (976)- 44-36-18.
Estableciendo el patrón adecuado, al introducir los datos en el campo no hará falta mas que
teclear los números, éstos saltarán sobre los caracteres de separación diseñados en la
máscara de entrada impidiendo la introducción de cualquier otro carácter que no sea un
número. Sirve para homogeneizar la forma en la son introducidos datos en los campos de
tipo texto. Por este motivo, si por ejemplo deseamos dar una máscara de entrada para los
números de teléfono, el campo telef, deberá ser definido como de tipo texto, además,
porque jamás vamos a operar con él matemáticamente
TEXTO
NUMERICO