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¿TIEMPOS DIFÍCILES?  

CONTROLE COSTOS CON SIXTINA ABCOSTING  

1) Mercados actuales 

Ignorar que tenemos tiempos difíciles por delante es comportarse como el Capitán Edward John Smith, quien desestimó las numerosas advertencias sobre la existencia de icebergs en la ruta que había tomado para llevar el Titanic a un nuevo record de velocidad. 

La noche del trágico accidente el Capitán se había retirado a dormir confiado en que nada sucedería. 

¿Puede Ud. actuar igual que este marino en estas condiciones en que se encuentra la economía mundial?  

La crisis financiera mundial dará lugar a cambios radicales en la estructura del control de costos en aspectos financieros, productivos, administrativos, etc. en prácticamente todas las industrias.   

Recientes encuestas indican que las empresas consideran que la crisis les obligará a profundizar el control de costos de todo tipo para enfrentar las situaciones de caída de demanda. 

¿Pero cómo llevar a cabo un mejor control de costos? 

En lugar de realizar acciones desesperadas de corte de gastos que hace que la empresa pierda sus mejores activos intangibles como la experiencia de empleados y operarios, los responsables de área podrían implementar estudios de costos ABC y obtener información precisa para cortar costos donde menos perjuicio traiga a la empresa. 

Implementar modelos de costos basados en las actividades puede ser una buena idea para ayudarse a enfrentar la crisis. 

2) ¿Qué es ABCosting? 

El ABCosting (Costos Basados en Actividades) es  un sistema que permite determinar el Costo de un determinado Objeto de Costo (Producto, Servicio, Cliente, etc.) tomando como base el consumo que éste hace de las Actividades.  

 

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Con esta metodología se puede conocer el costo exacto de productos, servicios, clientes, canales de venta, etc. porque los costos indirectos se pueden asignar exactamente al producto, servicio, etc. que los consume a través de la determinación de las actividades que se realizan en la empresa. 

Con ABCosting se puede determinar cómo los costos fluyen hacia los Objetos de costo a través de las Actividades. Se usan Drivers o inductores de costo para definir  la forma correcta de consumo de costos. 

ABC: Perspectiva Asignación de Drivers

Costos Indirectos

Cuentas Contables

Costos Directos Materiales

Recursos

ActividadesPrimarias / de Apoyo

CostDrivers

ActivityDrivers

Clie

ntes

Productos

 

 

3) ¿Por qué ABCosting es tan útil? 

Al terminar de construir su modelo ABCosting Ud. puede pasar a la etapa de análisis de los costos que ahora estarán calculados de una manera mucho más precisa.  

La etapa de análisis se llama ABM (activity based management) e implica numerosos análisis, algunos de los cuales podemos citar ahora: 

 

 

 

 

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♦ RENTABILIDAD 

♦  TRAZABILIDAD 

♦  OCIOSIDAD 

♦ CAUSA RAÍZ 

Veamos estos conceptos con mayor grado de detalle: 

 

4) Rentabilidad 

Cuando uno cuenta con un modelo de costos ABC es fácil calcular los costos y la rentabilidad por Objeto de Costo y compararlo con el cálculo realizado por la Contabilidad Convencional. Las diferencias pueden ser importantes. 

El gráfico siguiente está extraído de un modelo ABC. Obsérvese que la tasa de rentabilidad puede ser muy distinta si se mide la misma con la CC o con ABC. A nivel total la tasa es la misma pero a nivel parcial (en este caso por producto) muestra significativas diferencias. 

RENTABILIDAD: CC VRS. ABC

 

 

Su empresa puede estar equivocando la estrategia de ventas si no tiene un cálculo exacto de la rentabilidad de sus productos. A veces ocurre que las ventas crecen pero las ganancias  

 

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disminuyen. Esto sucede cuando se apuesta a crecer en productos o servicios que son deficitarios en lugar de rentables. 

 

5) Trazabilidad 

La trazabilidad es una técnica de análisis de costos ABC.  Los costos “fluyen” dentro de la empresa a través de las actividades hasta los objetos de costo. Ud. Puede crear su panel de análisis como el que se muestra en la siguiente figura: 

TRAZABILIDAD

 

A través de un sistema de filtros se puede elegir el gasto que se desea analizar y ver qué actividades requirieron de ese gasto y luego que Objetos de Costo consumieron esa actividad. Así se puede conocer el uso de gastos aun hasta el más pequeño. 

 

6) Ociosidad 

Toda empresa tiene una capacidad instalada. Este concepto se asocia generalmente a la capacidad instalada de producción pero con ABC también podemos conocer la capacidad instalada para atender al cliente, prestar servicios, etc. 

 

 

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La existencia de capacidad ociosa en cualquier nivel de la empresa es una de las mejores fuentes de ahorro de costos. Además evita que se tomen nuevas decisiones de adquisición de activos o incorporación de nuevo personal porque se puede usar la capacidad ociosa en los sectores que requieran mayores recursos. 

El costo de la capacidad ociosa se puede determinar actividad por actividad. Esto es un poderoso proceso de análisis y visualización que generalmente lleva a hallazgos importantes en cuanto a la forma que se incurren los costos en la empresa. 

El siguiente gráfico muestra un reporte de los costos de ociosidad. 

OCIOSIDAD

109.786,49 $

20.255,81 $

70.590,15 $

17.237,13 $

65.665,43 $

6.769,63 $

95.295,93 $

31.633,51 $

0,00 $

20.000,00 $

40.000,00 $

60.000,00 $

80.000,00 $

100.000,00 $

120.000,00 $

140.000,00 $

Cos

to C

O

1 2 3 4

Actividades

Costo Capacidad Ociosa

Capacidad Ociosa

Capacidad Usada

 

 

 

7) Causa Raíz 

ABC provee un informe muy eficaz para conocer cuál es la causa raíz del aumento de costos. En la metodología ABC los costos pueden aumentar por dos razones principalmente:  

Por aumento absoluto de gastos (ej. Aumentos de salarios, aumentos de combustibles, etc.) 

  Por aumento de intensidad de uso: (ej. Más horas de jornales, más viajes, más 

producción, etc.) 

ABC permite conocer cuál de las dos razones provoca el aumento o disminución de costo de una actividad, de un proceso y de un objeto de costo. También su magnitud. 

De esta manera los responsables de área pueden estar en alerta permanente sobre la forma en que se originan los costos y actuar sobre ellos con rapidez ante un giro no deseado de los mismos. 

El gráfico siguiente muestra un reporte on line de la Causa Raíz en el costo de las actividades. 

CAUSA RAÍZ

 

 

Estos son sólo algunos de los análisis de costos que se pueden practicar con ABCosting. 

 

Por mayor información acceda al Seminario de Archivo sobre este tema 

 

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