tfactura - barcelona · què és la t-factura? la t-factura és un servei que facilita la...
TRANSCRIPT
Setembre 2014
tFACTURALa presentació telemàtica de factures
Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica
Índex
1
1. La factura telemàtica (tFactura):
• Què és la tFactura?
• Com funciona?
• Quins són els avantatges
2. Annex: presentació telemàtica de factures. Detall.
Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica
2
Què és la t-Factura?
La t-Factura és un servei que facilita la presentació de factures de forma telemàtica, així com
tot tipus de documentació associada a la mateixa (certificats d'obra o qualsevol altra
documentació acreditativa del compliment total o parcial del servei, obra o subministrament).
La t-Factura està disponible per a empreses i particulars que siguin proveïdors de
l'Ajuntament de Barcelona, o dels seus organismes autònoms i societats municipals.
Amb l’excepció de:
• Institut Municipal Fundació Mies van der Röhe
• Patronat Municipal de l'Habitatge de Barcelona
• Institut Municipal d'Urbanisme
• Institut Municipal d'Educació de Barcelona
• Institut Municipal de Serveis Socials de Barcelona
En aquest sentit, cal tenir en compte que les tFactures presentades de forma telemàtica,
tenen plena validesa legal i són homologables a la factura electrònica.
Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica
La presentació telemàtica de les factures així com de la documentació acreditativa i
justificativa que es requereixi, es fa des del Portal de Tràmits de l’Ajuntament:
1. Complimentar un formulari on es recullen les principals dades de facturació.
2. Adjuntar la factura en PDF, així com altra documentació acreditativa (si és necessària).
3. Confirmar les dades i signar la sol·licitud per presentar-la al registre telemàtic.
Per accedir-hi, caldrà disposar d’un Certificat Digital reconegut per l’Ajuntament de
Barcelona.
3
Com funciona
No es pot visualitzar la imatge en aquest moment.
Certificat digital
Accés al ServeiComplimentar
formulari
Adjuntar factura
en format PDF
Signatura
electrònica i
Registre Telemàtic
Presentació t-Factura
Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica
Quins són els avantatges?
4
El servei de t-Factura presenta una sèrie d’avantatges en relació a la presentació en paper
de factures, tant pels proveïdors com pel mateix ajuntament:
Beneficis per al proveïdor:
L'Ajuntament també se'n beneficia:
1. Major traçabilitat que el paper, ja que el proveïdor obté de forma immediata un resguard pdf,
signat per l’Ajuntament, amb la data i hora de registre de la factura. El resguard es pot descarregar
en finalitzar el tràmit, o recuperar-lo més endavant des de la Carpeta de l’Empresa.
2. Eliminació de l’ús del paper (no cal imprimir, ni arxivar físicament, ni la factura ni el resguard).
3. No és necessari realitzar desplaçaments, o enviaments per correu, per lliurar les factures.
4. Independència d'horaris d'oficina: el tràmit està disponible 24x7.
1. Major agilitat en els tràmits interns de recepció, validació i pagament de factures dins els terminis
legalment establerts.
2. Les factures entrades per internet tenen un percentatge d’error en l’entrada de dades inferior a
les de paper.
3. Estalvi dels costos d'escaneig i mecanització associats a les factures entrades en paper.
Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica
Annex: Presentació de factures
Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica
Accés al tràmit
6
Podem accedir al tràmit des del Portal de Tràmits de l’Ajuntament:
1. A través del destacat que trobem a la home de la versió Empresa del Portal.
2. Mitjançant el cercador del Portal. Cercant “presentació factures” ens tornarà com a resultat un vincle al tràmit.
3. A través de l’assistent virtual, la Mercè. Cercant “presentació factures” ens oferirà un vincle per accedir al tràmit.
1. Accés al tràmit des de l’apartat de
tràmits destacats
2. Cercant “Presentació factures”
3. Cercant “Presentació factures”
Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica
Accés al tràmit
7
Al accedir al tràmit “Presentació de factures
a l’Ajuntament de Barcelona” se’ns presenta la informació bàsica associada al tràmit així com la possibilitat de fer el tràmit per
internet, si disposem d’un certificat digital
vigent.
Informació bàsica del
tràmit
Iniciar tràmit
Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica
Autenticació amb certificat digital
8
Abans d’iniciar el procés de presentació, cal que l’usuari s’identifiqui de forma fefaent.
És imprescindible, per tant, disposar d’un certificat digital vigent i instal·lat al navegador.
A continuació, cal seleccionar el certificat digital de l’empresa o professional corresponent a l’interessat que presenta la factura a l’Ajuntament (podem disposar de diversos certificats instal·lats en un mateix navegador, per exemple, el personal, el d’empresa, el del col·legi, etc).
En aquest cas, el certificat seleccionat seria el de Juan García López.
Autenticació
Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica
9
Formulari dades facturació
Un cop autenticat, se’ns demana completar
les dades de facturació:
� Dades de la persona sol·licitant.
� Dades del proveïdor (pot ser diferent a la
persona que presenta la factura).
� Dades del contracte/expedient
� Dades de la factura
� Dades de la unitat administrativa de
l’Ajuntament a la que va dirigida la
factura.
Les dades d’identificació del sol·licitant del
tràmit s’incorporen de forma automàtica (es
capturen de les dades que figuren en el
certificat digital seleccionat prèviament).
Automàtic, en
funció del certificat.
Complimentar de
forma manual.
Pas 1 de 3
Persona
autenticada
Ajuda complimentar formulari
Ajuda complimentar formulari
Dades que figuren al
document de factura
Ajuda complimentar formulari
Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica
Adjuntar factura i documentació acreditativa
10
El següent pas és adjuntar el document de la
factura (PDF) així com qualsevol altre
document justificant del servei/producte
facturat (certificacions, per exemple).
Primer cal seleccionar el fitxer o fitxers
corresponents i després clicar el botó
Adjuntar.
Un cop el document o documents han estat
adjuntats, podrem visualitzar el seu nom
complert.
Document factura
Documentació
acreditativa
Pas 2 de 3
Document ja adjuntat
Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica
Confirmar dades de la sol·licitud
11
Finalment, abans d’iniciar el procés de signar
la sol·licitud i fer-ne la inscripció al registre, cal
confirmar les dades.
En cas que alguna de les dades no fos
correcte, es permet modificar-les.
Pas 3 de 3
Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica
Creació document xml
12
El sistema crea el document xml que inclou
tota la informació associada a la factura.
Per fer-ho cal executar l’aplicació Java
Cal esperar a que el procés finalitzi
Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica
Signatura electrònica i registre
13
Un cop creat amb èxit el document xml, ja
podem signar el document electrònicament i
procedir a registrar-lo.
El sistema ens demanarà que seleccionem el
certificat que emprarem per fer la signatura
electrònica del document.
Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica
Justificants de la presentació
14
Finalment es confirma que el procés
s’ha completat amb èxit i podrem
descarregar-nos a l’ordinador o
imprimir els justificants associats a la
presentació realitzada i el número
corresponent al registre de la
sol·licitud.
Així mateix, podem iniciar la
presentació d’una nova factura des de
la mateixa plana.
Això evitarà que tinguem que introduir
de nou les dades corresponents al
representant, domicili de facturació,
etc.
El número de registre és bàsic per
identificar posteriorment la
sol·licitud i la factura associada
Justificant en PDF
Iniciar una presentació nova factura
Hàbitat Urbà – Institut Municipal d’Informàtica
Justificants de la presentació
15
Les dades corresponents al sol·licitant i
al proveïdor s’arrastren de la primera
sol·licitud. Dades que no
caldrà introduir de
nou
