textos administrativos
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TEXTOS ADMINISTRATIVOS
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1. EL INFORME ESCRITO
Relación clara y pormenorizada de hechos o actividades observadas o realizadas, las que se quieren evaluar justificar o modificar.
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FUNCIONES
Dar a conocer los resultados de una investigación o experiencia en forma organizada y lógica.
Exponer el valor, importancia y alcance de un asunto o fenómeno.
Reflejar el conocimiento y capacidad del autor para
precisar conceptos y presentar conclusiones.
Brindar información del desarrollo de
tareas, proyectos en ejecución y cumplimiento
de una misión encomendada a los integrantes de un
equipo
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Tipos de informes según el propósito
• Llevan a tomar alguna decisión por parte de una autoridad, renovar una aprobación, imponer una sanción, dar una distinción, etc.Supervisión
• Relación de actividades o labores desarrolladas en una organización. (gerentes, administrativos, etc.)Administrativos
• Busca aprender de la información y evaluar si se ha comprendido o realizado un procedimiento de carácter educativo.
Didácticos o académicos
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Informes académicos o didácticos
Presenta actividades realizadas en un proceso pedagógico o educativo.
Describe la tarea, valora de modo crítico la actividad, esta escrito con claridad y sin errores de redacción.
La extensión dependerá de las necesidades de cada informe.
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Modalidades del informe académico:
• Experiencia o práctica profesional concretas.
Actividad profesional
• Trabajo realizado en un proyecto de investigación.
Investigación
• Cuando se elabora material de apoyo para la ejecución de actividades educativas (libro, base de datos, software, video, didácticos etc.)
Elaboración de material
• Cuando un estudiante realiza actividades de beneficio social relacionadas con su carrera.
Servicio social
• Practicas y salidas de campo derivadas de actividades académicas
Trabajo de campo
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Construcción de informes académicos
Datos de identificación
del informe
Introducción
Objetivo del informe
Informe cuantitativo
Actividades realizadas
Estrategias empleadas
Resultados obtenidos
Fortalezas y aspectos por
mejorar
Autoevaluación de desempeño
Recursos
Conclusiones y recomendacio-
nes
Firma del informante y
anexos
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2. LA CARTA
Personal: Mensaje escrito que suple la comunicación oral y permite establecer comunicación con personas físicamente alejadas.
• Comercial: Comunicación escrita con objetivos definidos y redactada con ideas claras y precisas, en forma breve, cordial y coherente, para contribuir al fortalecimiento de las relaciones administrativas, profesionales y comerciales.
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Funciones
Expresar sentimientos, pensamientos o acciones.
Ofrecer y solicitar servicios.
Dar respuesta concreta a una situación.
Automatizar y afianzar el trabajo y las relaciones administrativas
Mejorar la productividad y calidad administrativa
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Tipos de cartas comerciales
CARTAS COMERCIALESSolicitud
Remisión o envío
Compra y venta
Cobranza
Reclamación y
conciliación
Relaciones públicas
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Cualidades de las cartas comerciales
Claridad y coherencia
Concisión y precisión
Cordialidad
Naturalidad
Corrección
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Partes de una carta comercial
MEMBRETE
Pereira, 5 de noviembre de 2012
Ingeniero
CARLOS VALDERRAMA
Jefe de Personal
Club el Nogal
Bogotá
Cordial saludo
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Atentamente
CARLOS JULIAN BETANCOUT O.
Director Operativo
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3. LA HOJA DE VIDA
HOJA DE VIDANOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS
PERFIL
Quién es usted, sus virtudes y fortalezas: trabajo en equipo, responsabilidad, facilidad de aprendizaje, liderazgo.
Comente las actividades académicas, y/o laborales a las cuales se dedica actualmente. Describa sus habilidades y destrezas
académicas, sus fortalezas y las áreas de dominio.
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DATOS PERSONALES
Nombre completo
Documento de identidad
Fecha de nacimiento (día/mes/año)
Lugar de nacimiento: Municipio/ departamento
Dirección
Teléfono
Correo electrónico:
FORMACIÓN ACADÉMICA
Estudios Primarios: Institución, Municipio, año de finalización
Estudios Secundarios: Institución, municipio, título obtenido, año
Universitarios: Universidad, Carrera con el semestre actual
Idioma Extranjero: Dominio del idioma hablado y/o escrito
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FORMACIÒN COMPLEMENTARIA
PERFECCIONAMIENTO: Diplomados (Nombre, universidad, año)
TALLERES, CURSOS, SEMINARIOS, CONGRESOS, OTROS EVENTOS DE FORMACIÒN
Nombre del evento, duración ; Entidad , ciudad, fecha
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MERITOS Y GALARDONES
“Nombre del galardón”, año, otorgado por
PRODUCCIÒN ACADÉMICA O PUBLICACIONES
Artículos, memorias, capítulos de libros, libros, etc.
Nombre de la publicación, entidad, ciudad y año
PONENCIAS
nombre de la ponencia, evento, entidad responsable, ciudad y año
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ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÒN
nombre o título de la investigación, entidad, autores y año
MEMBRECÍAS
Todos aquellas sociedades, redes o grupos, a las cuales usted pertenece, y especifique si es solo es miembro o si tiene algún cargo en este (clubes, ligas, fundaciones, redes académicas, etc).
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EXPERIENCIA LABORALA partir del último empleo que tuvo o tiene, y por la fecha de
finalización de labores. Incluya los trabajos que ha desempeñado en la Universidad, como Auxiliar, Monitor, Joven Investigador, prácticas profesionales, etc.
NOMBRE DE LA EMPRESACARGO: (el cargo que desempeño)FUNCIONES: (funciones que le fueron asignadas durante su estadía
en este cargo, especifique- opcional).JEFE INMEDIATO: (Nombre completo de esta persona)TELEFONO: (donde localizarlo)Fecha de Inicio de labores – Fecha de finalización.
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REFERENCIAS
Hasta 3 referencias laborales indicandoNOMBRE: Nombre con su respectivo tituloCARGO ACTUALEMPRESA o sitio donde laboraTELÉFONO.
(firma)NOMBRE COMPLETO
Documento de identidad.
Fecha de Presentación de la Hoja de Vida
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EL MEMORANDO
Comunicación personal que se dirige en un nivel de comunicación descendente u horizontal y que contiene la exposición breve de algún asunto importante (motivaciones, informes, decisiones, nuevas prácticas, normas, procedimientos, nombramientos, llamados de atención, vacaciones, etc.)
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Partes de un memorando
MEMBRETE
MEMORANDO No 05
Pereira, 5 de noviembre de 2012
PARA: CARLOS VALDERRAMA
DE: Director ejecutivo
ASUNTO: Campaña de navidad
Cordial saludo
De acuerdo con nuestro programa recreativo para la época navideña, la
junta directiva determinó que ……………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………..
Le agradezco divulgar esta información a los integrantes de su
dependencia.
Atentamente
CARLOS JULIAN BETANCOUT O.
Director ejecutivo
Anexo: Horarios
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Recomendaciones
Redactar en tercera persona.
No usar expresiones que dan lugar a interpretaciones erróneas.
Herir al receptor
Asuntos poco conocidos o sin suficiente explicación.
Rodeos, redundancias o ideas obvias.
Adornar el mensaje
Abusar de la construcción negativa
Acumular oraciones difusas u oraciones largas que obstaculizan el mensaje.
Firmar antes de revisar el dictado
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LA CIRCULAR
Comunicación escrita que se elabora en un texto único y se reproduce y dirige a varias personas, para informarles algún asunto que tenga carácter permanente (cambios de dirección, apertura de una nueva sede, modificación de horarios, precios, condiciones, etc.).
Tipos de Circulares:
Internas: da a conocer las actividades internas de la entidad.
Externas: da a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores, informaciones de carácter general.
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Partes de una circular
MEMBRETE
CIRCULAR No 05
Pereira, 5 de noviembre de 2012
PARA: Todo el Personal
DE: Gerencia General
Cordial saludo
La Gerencia General se permite informar --------------------------------
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Atentamente
CARLOS DANIEL RODRÍGUEZ BUENO
Gerente General
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Recomendaciones
Redactar en tercera persona.
No usar expresiones que dan lugar a interpretaciones erróneas.
Asuntos sin suficiente explicación.
Rodeos, redundancias, ideas obvias, oraciones largas o difusas que obstaculizan el mensaje.
Información completa con lugares, fechas, horarios de los asuntos tratados
Firmar después de revisar el dictado
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ACTA
Es un escrito que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido o acordado en una reunión o junta. La toma de apuntes y redacción esta a cargo del secretario (a) de la institución o de un elegido para que haga sus veces en la reunión.
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Partes del acta
MEMBRETE
REUNIÓN ORDINARIA DE L CONSEJO ESTUDIANTIL
ACTA 028
FECHA: Pereira , 5 de noviembre de 2012
HORA: De 4:00 pm. a 6:30 pm.
LUGAR: Facultad Ciencias de
ASISTENTES: Sr. …………………………….. Presidente
Sr. …………………………….. Vicepresidente
Sra. …………………………… Secretaria
INVITADO: Dr. ……………………. Cargo
ORDEN DEL DÍA:
1. Verificación de asistencia
2. Lectura, discusión y………………….
3.……………………………….
4……………………………………………
5. Proposiciones y varios
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Partes del acta
DESARROLLO
1. Se verifico la asistencia mediante llamado a lista
constatándose la presencia de todos los integrantes del
…………………..
2. Se dio lectura al acta No 027 la cual fue aprobada sin
modificaciones…………………………………………………………
3.……………………………………………………………..................
4………………………………………………………………………….
5. En el campo de las proposiciones……………….
Siendo las 6:30 pm. Se levanto la sesión, para constancia se
firma a los _____días del mes de ________ de ___________
NOMBRE COMPLETO NOMBRE COMPLETO
Presidente Secretario
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Recomendaciones
Se redacta en tiempo presente y ningún párrafo se inicia en gerundio
No redactarse en lenguaje telegráfico.
Debe dar cuenta de los principales aspectos tratados en la reunión y sobre las decisiones que se tomaron sin entrar en detalles extravagantes.
Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas y por solicitud se anotan las discrepancias.