PROPUESTA DE REESTRUCTURACIÓN EN LA PARTE ADMINISTRATIVA DE LA ALCALDIA DE MANIZALES

MARIA EUGENIA RINCON RODRIGUEZ

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA ESAP TERRITORIAL CALDAS

ESPECIALIZACIÒN EN ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CONTEMPORANEA

MANIZALES 2005

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PROPUESTA DE REESTRUCTURACIÓN EN LA PARTE ADMINISTRATIVA DE LA ALCALDIA DE MANIZALES

MARIA EUGENIA RINCON RODRIGUEZ

ENSAYO DE GRADO PARA OPTAR EL TÍTULO EN ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CONTEMPORANEA.

Asesora del ensayo DRA. MARTHA LIGIA TRUJILLO

ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA ESAP TERRITORIAL CALDAS

ESPECIALIZACIÒN EN ADMINISTRACIÒN PÚBLICA CONTEMPORANEA

MANIZALES 2005

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Nota de Aceptación

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______________________________

______________________________

______________________________ Presidente del Jurado

______________________________ Asesor de trabajo

______________________________ Jurado

______________________________ Jurado

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Este trabajo lo he realizado en memoria de mí hijo DANIEL ESTIVENS y doy gracias al todo poderoso por tan formidable regalo, y así mismo agradezco de manera muy especial a las personas que creyeron en mí, aportando su desinteresada colaboración y valiosa orientación para la realización del presente Trabajo.

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TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÓN 7

1. JUSTIFICACIÓN 9

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 11

3. OBJETIVOS 13 3.1 OBJETIVO GENERAL 13 3.2 OBJETIVO ESPECIFICO 13

4. MARCO TEORICO 14 4.1 COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES. 15

4.1.1 Orden Central Nacional 15 4.1.2 Orden Municipal 15

4.2 FINANCIACION DE LA GESTION TERRITORIAL 15 4.2.1 Transferencias. 15 4.2.2 Recursos Propios. 15

4.3 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 15 4.4 PRINCIPIOS Y REGLAS DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL MUNICIPIO. 17

5. METODOLOGÍA 19

6. DIAGNOSTICO DE LA ALCALDÍA DE MANIZALES 20 6.1 ESTRUCTURA ORGANICA ACTUAL DE LA ALCALDIA DE MANIZALES. 20

6.1.1 Área de Dirección. 20 6.1.2 Área de Apoyo. 21 6.1.3 Área Misional. 21

7. PROPUESTA DE REESTRUCTURACIÓN EN EL MUNICIPIO DE MANIZALES. 31 7.1 PLANTA D E CARGOS 31

7.1.1 Despacho del Alcalde. 31 7.1.2 Secretaría General. 34 7.1.3 Secretaría Jurídica. 34 7.1.4 Secretaría de Organización y Sistemas. 34 7.1.5 Secretaria de Planeación. 37 7.1.6 Secretaria de Transito y Transporte. 38 7.1.7 Secretaria de Gobierno. 41 7.1.8 Secretaria de Hacienda. 44 7.1.9 Secretaria de Obras Públicas. 46 7.1.10 Secretaria de Salud y Seguridad Social. 48 7.1.11 Secretaria de Educación. 49 7.1.12 Secretaria de Desarrollo Comunitario. 51 7.1.13 Instituto de Capacitación Municipal (ICAM). 53

8. PROPUESTA PARA CLASIFICAR LA PLANTA DE CARGOS 54 8.1 CLASIFICACIÓN DE LOS CARGOS 54

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8.1.1 Los de Nivel Directivo. 54 8.1.2 Los de Nivel Administrativo y Asistencial. 54

8.2 CLASIFICACIÓN DE GRADOS 54 8.2.1 Personal Directivo. 54 8.2.2 Personal Administrativo y Asistencial. 54

9. MANUAL DE FUNCIONES PROPUESTO 56

10. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES EXISTENTE Y SU RESPECTIVO DECRETO 90

11. CONCLUSIONES 91

12. RECOMENDACIONES 93

13. TERMINOLOGÍA 94

BIBLIOGRAFIA 95

ANEXOS 97

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INTRODUCCIÓN El Municipio, es una entidad de la división Político – Administrativa del Estado con autonomía para la gestión de sus intereses dentro de los límites establecidos en la Constitución y las leyes. La necesidad que tienen los municipios de adaptarse tanto a los cambios que impone el entorno, como a los que impone la legislación obliga a la adop ción de medidas y mejoramiento gradual de todo su sistema administrativo. Para ello necesario el análisis de sus procesos técnicos misionales y de apoyo. La actual estrategia de descentralización, así como la misma evolución regional y urbana, han puesto en evidencia la necesidad de convertir al municipio de Manizales en una entidad dinámica más seria en lo político, más importante y eficaz en lo administrativo, mas dueña de su propio destino, mas conductora de su vida particular y sobre todo más eficient e en la prestación de los servicios a la comunidad. La Reestructuración se debe concebir como un proceso de mejoramiento continuo de la Administración y la gestión administrativa, la cual se efectúa con el objeto de garantizar en forma general los principios constitucionales de igualdad, moralidad, eficacia, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad y en forma especifica para garantizar que la entidad se adecue a los principios del plan de desarrollo y a los objetivos que le corresponde. Este proceso se inicio con el robustecimiento de los fiscos municipales determinados por la ley 14 de 83, y que luego continúa con la modernización de su administración, y esta que introducida por la ley 11 de 86 y el decreto 1333 del mismo año. La administración Municipal se refuerza con nuevos recursos que cede la Nación a los entes locales mediante la ley 12 del 86, y la complementan la democratización introducida por el acto Legislativo número 1 del 86. Pero en sí, la Ley que faculta la reestructuración de las entidades territoriales, el la LEY 617 del 6 de Octubre del 2.000, que es la que faculta a los Alcaldes para suprimir oficinas que antes eran de obligatoria creación legal para atender responsabilidades que la habían sido delegadas a los Municipios por la Nación o los Departamentos. La estructura administrativa del municipio de Manizales, así como la de los demás Municipios de Colombia esta determinada por la Constitución Nacional; esta data desde el año de 1886, presentando de por si deficiencias a pesar de haber tenido una serie de reformas, que no han colmado las expectativas de la ciudadanía.

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En efecto, la ley determina dos órganos de gobierno que sirven como pilares a la administración Municipal de Manizales, las cuales son: EL CONCEJO MUNICIPAL Y LA ALCALDIA. EL CONCEJO es la máxima autoridad administrativa del Municipio, y la ALCALDIA es quien ejecuta en dicha administración los acuerdos municipales y la legaliza desde la Constitución y la ley y es en la que se apoya para actuar. D espués de haber efectuado varias visitas al Municipio de Manizales y al analizar la situación administrativa y financiera de dicha institución se llego a la conclusión de que existen inmensos problemas administrativos, entre los cuales se destacan la inade cuada estructura administrativa, la mala canalización de los recursos, el despilfarro y mal uso de los bienes del estado. En vista de lo anterior, se escogió como tema para el proyecto” PROPUESTA DE UNA METODOLIGIA PARA LA REESTRUCTURACIÓN EN LA ALCALDIA DE MANIZALES”, con el fin de efectuar un trabajo no solo desde el punto de vista académico sino que sea útil para el Municipio y sus habitantes. La finalidad de este trabajo consiste en proponer una adecuada estructura administrativa del Municipio de Ma nizales, con la esperanza que esta propuesta sea acatada tanto por el señor alcalde, como también por el Honorable Concejo Municipal, aprovechando la oportunidad que brinda la Escuela Superior de Administración Pública de poder realizar un trabajo de grado.

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1. JUSTIFICACIÓN La política como arte y como ciencia social, es clave para precisar relaciones entre el Estado y la Reforma de éste, incluyendo la gobernabilidad. De acuerdo con lo dispuesto en la Constitución Política, en su artículo 209 y en la l ey 489 de 1998, artículo 3º y 4º, la función administrativa esta al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de buena fe, igualdad, moralidad, eficacia, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Por lo anterior, se han dictado normas tendientes a fortalecer la descentralización y racionalización del gasto público, estableciendo la obligatoriedad de las entidades de desarrollo políticas de fortalecimiento institucional, a través de mecanismos tales como reestructuración administrativa. El tema de la reforma del Estado es amplio de alcance mundial y hay que saberlo correlacionar con gobernabilidad, y por supuesto, con modernización. La política como arte de gobernar y como ciencia se complementa, ambas requieren cada día – en nuestro municipio – de más y mejores centros de saber y de reflexión, de más y mejores actores, de más y mejores líderes sociales comprometidos con la mayoría de nuestra población. El Estado se presenta como la más importante institución de la vida política. En la institución jurídico-política racionalizadora de interés general. Es la institución de las instituciones; es la organización de las organizaciones. Los temas de la reforma del Estado y mas c oncretamente en la administración de Manizales implican el fortalecimiento de los procesos electorales para que la credibilidad y la legitimidad del sistema político pueda avanzar, a través de elecciones transparentes y donde los partidos políticos puedan ser concebidos en su practica histórica, como instituciones de la vida política organizados y estables con ideologías y programas para el ejercicio del poder en el Estado y en la sociedad. En Colombia y especialmente en nuestro municipio lo que debe tener futuro, es el liderazgo emergido de la inteligencia de las universidades, para que lo mejor de ella, comprometida con la base popular, produzcan los mejores cambios y se creen instrumentos de comunicación que tengan la capacidad de transformar la conciencia ingenua de la mayoría de nuestra población. Necesitamos que las mayorías amen la política, para que se comprometan en el proceso de cambio.

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Aquellos personajes que pretenden manejar nuestro municipio, por el solo hecho de ser herederos privilegiados de los anteriores mandatarios, por tener parentescos, no deberían tener cabida ni futuro en nuestros despachos; por su falta de formación y de esfuerzo, su falta de trabajo, su falta de compromiso con la clase popular, les impide tomar decisiones políticas y articular políticas de Estado para transformar nuestro municipio. Ya sabemos eso bien. Como todos muy bien lo sabemos, el jefe único de las cabeceras municipales es el alcalde y es el que le da la estructura funcional al municipio, y una adecuada y funcional estructura de gobierno municipal es indispensable para la buena y oportuna gestión administrativa. Hoy los municipios se caracterizan por la existencia de oficinas y dependencias que duplican funciones, dilatan decisiones estorban la participación ciudadana y, en muchos casos, son fuentes de corrupción y de desperdicio de valiosos recursos financieros humanos y políticos. Frente a los puntos anterior mente expuestos, y después de haber analizado las diferentes estructuras administrativas de dicho Municipio y al focalizar la reducción del gasto público y en la introducción de metodologías para elaborar los niveles de eficiencia y eficacia; lo que se pretende con este ensayo es recuperar la capacidad y la gestión de los servidores públicos de la administración municipal teniendo en cuenta las expectativas ciudadanas, la flexibilidad de la entidad que garanticen gobiernos más ágiles y que se crea una nueva gestión pública. Partiendo de las necesidades que tiene la sociedad de contar con el Estado que satisfaga las necesidades y con el fin de promover un buen gobierno, es fundamental que las organizaciones públicas vean la REESTRUCTURACIÓN como un verdadero propósito de transformación, tanto en la estructura como en su administración, y así tener soluci ones a largo plazo. Asimismo, la ley 443 de 1998 y el decreto 1572 de 1998, modificado por el decreto 2504 del mismo año, establece, entre otros aspectos, que las modificaciones a la planta de personal de las entidades pertenecientes a la rama ejecutiva de los órdenes nacionales y territoriales, deben motivarse expresamente y fundarse en necesidades del servicio o en razones que propendan por la modernización de la institución, las cuales estarán soportadas en estudios técnicos que así lo demuestren. Por otra parte, existe modificación de la planta de personal, cuando las conclusiones del estudio técnico de la misma deriven de la creación o supresión de empleos con ocasión, entre otros, de distribuciones de funciones, supresión, fusión o creación de dependencias o modificaciones de sus funciones, o traslado de funciones o competencias de un organismo a otro.

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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA Después de haber analizado la parte interna de la entidad a Reestructurar, en este caso la Administración Municipal de la Alcaldía de Manizales, nos encontramos con una serie de problemas de índole administrativa y funcional, entre los cuales sobresalen: manipulación de altos cargos y superpoblación de empleados sin un determinado control de oficio, déficit económico en las distintas unidades de trabajo y la desigualdad social. La democratización, es decir la búsqueda de formas de relación entre el Estado y la Sociedad, se orienta a la búsqueda de mecanismos que posibiliten la participación ciudadana en la identificación de los problemas, en la toma de decisiones, en la ejecución de los programas y proyectos y en la ejecución del control social a la gestión pública. Esto implica capacitar a los ciudadanos para participar efectivamente y para controlar las actividades públ icas y con ello promover la eficiencia y la calidad de los servicios. Lo anterior también nos ayudara al depuramiento de los distintos despachos, allí encontramos servidores públicos sin ningún oficio y otros en un cargo que no corresponde a su perfil como profesionales u otros cargos que a ellos no le corresponde. En los temas Económicos y de Equidad Social deben generarse las condiciones para lograr un desarrollo Económico sostenido, mediante regulaciones y acciones a largo plazo que garanticen la confianza de los capitalistas nacionales e internacionales y la existencia de los recursos financieros y administrativos necesarios para reducir la pobreza y las graves desigualdades sociales existentes. Se debe tener muy en cuenta que para empezar esta reestructuración institucional se deberá hacer un estudio técnico, basado en las encuestas y entrevistas, en la cual se analiza la situación actual de la Administración Municipal con respecto al cumplimiento de sus funciones, objetivos y misión. Con base en estos análisis, se hace un diagnóstico que puede implicar reformas y mejoras en uno o varios de los elementos básicos de la organización; tanto en la parte humana, como de funcionamiento. Una adecuada y funcional estructura de gobierno municipal es indispensable para la buena y oportuna gestión administrativa. Hoy en nuestro municipio de Manizales se caracteriza por la existencia de oficinas y dependencias que duplican sus funciones, dilatan decisiones, estorban la participación ciudadana, y en muchos casos, son fuentes de corrupción y de desperdicio de valiosos recursos financieros, humanos y tecnológicos.

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Se a notado que en esta administración municipal reproducen de manera absurda el andamiaje Institucional, desgastando los presupuestos de inversión social prioritaria. Por otra parte la estructura administrativa no es la más adecuada, careciendo ésta de metas y objetivos para desarrollar y ejecutar los programas y proyectos de obras y servicios públicos; en casi todas las dependencias no se tienen líneas de autoridad claramente definidas que permitan delimitar responsabilidades a cada empleado existiendo un alto grado de concentración de funciones en algunos pocos funcionarios, y los protegidos de los gamonales políticos muchas veces entorpecen el buen desempeño laboral de dicha administración. Hay que resaltar que esta estructura tiene elementos importantes, ya que se cuenta con algunas dependencias y funcionarios capacitados para el desempeño de sus funciones y el logro de los principales propósitos y objetivos que persigue una administración municipal. Pero también se nota que es necesaria una reestructuración para adecuar técnica y humanamente dicha organización a las necesidades actuales y a las nuevas funciones que va a tener que entrar a cumplir el Municipio. Como se puede observar, la problemática del municipio de Manizales y su gobernabilidad, es interdisciplinaria y compleja. El empleo de la ciencia política, puede ser un camino adecuado para permitirnos articular las diversas instancias de que se ocupa y esto lo podemos lograr mediante el proyecto de Reestructuración.

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3. OBJETIVOS 3.1 OBJETIVO GENERAL Desarrollar la propuesta que se presenta para la Reestructuración de la Alcaldía de Manizales en la parte Administrativa. 3.2 OBJETIVO ESPECIFICO • Elaborar la propuesta de Reestructuración teniendo en cuenta la Ley 617 del

2.000, del organigrama que debe seguir funcionando a partir de la Reestructuración.

• Desarrollar organigramas basados en la información anterior mejorando los

parámetros ya existentes, teniendo en cuenta la Ley 443 del 98 y el decreto 1572 del mismo año.

• Elaborar un manual de funciones teniendo en cuenta el estudio realizado a la

anterior Administración.

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4. MARCO TEORICO

Se debe tener muy en cuenta que la cabeza visible de la Administración municipal de Manizales es el señor Alcalde, y en el cabe toda la responsabilidad de una reestructuración adecuada a las necesidades de un pueblo ávido de resultados positivos, y con inversión a la comunidad. En nuestros días, es importante un escenario para la reconstrucción de la democracia y para ejercer un liderazgo renovador y verdaderamente comprometido con el bien común y el interés general de la comunidad local una reestructuración que garantice su misión y su visión de una institución. La ley 136 de 1994 designa al alcalde como ejecutor de la autoridad política en razón del origen de su elección. Ello quiere decir que como jefe de gobierno municipal, es el responsable de ejecutar las políticas que el pueblo le impone mediante el voto programático, lo cual quiere decir que cuando el pueblo elige a los gobernadores o alcaldes, es porque eligen el programa que el candidato presento, y le corresponde dirigir la acción administrativa del municipio de acuerdo con sus propios criterios dentro del marco de la constitución y la ley y para ello es libre de escoger y remover a los funcionarios, de ejercer poder disciplinario sobre ellos y además es ordenador del gasto. Esta responsabilidad es de suma importancia para el éxito de las políticas de desarrollo que se adoptan. Por esta razón una adecuada y funcional estructura de gobierno municipal es indispensable para la buena y oportuna gestión administrativa. La ley 489 de 1998, habla de la nueva gestión administ rativa la cual determina la estructura y define los principios y reglas básicas de organización y funcionamiento de la administración publica, desarrolla los Principios constitucionales de la gestión administrativa, determina instrumentos y mecanismos orientados a incrementar la eficiencia administrativa, describe las estructura y organización de la administración publica y crea condiciones que posibilitan una relación más democrática entre el estado y la sociedad. A continuación se describen algunos aspe ctos generales que son determinantes en la configuración organizacional de las entidades territoriales, tales como las competencias atribuidas por la Constitución y la ley a nivel nacional, departamental y municipal, descentralización, financiación, lineamientos del plan nacional de desarrollo frente a los entes territoriales.

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4.1 COMPETENCIAS Y RESPONSABILIDADES. 4.1.1 Orden Central Nacional Le corresponde determinar las políticas de planificación, programación, dirección, evaluación, seguimiento y control; regula y apoya las entidades locales y hace seguimiento y evaluación. En lo político diseña los objetivos de las grandes metas y de los criterios generales mediante los cuales deben realizarse los asuntos públicos sociales; establecer políticas macroeconómicas y determinar políticas productivas. 4.1.2 Orden Municipal En este punto que es el que nos atañe, a los municipios les corresponde satisfacer las necesidades de salud, educación, servicios públicos domiciliarios, saneamiento básico, agua potable, vivienda, recreación y deporte; construir obras de progreso social, ordenar el desarrollo de su ámbito de competencia, promover la participación comunitaria de sus habitantes, planificar el desarrollo económico, social y cultural de su territorio. Lo anterior se debe desarrollar directamente y en concurrencia, complementariedad y coordinación con las demás entidades territoriales. 4.2 FINANCIACION DE LA GESTION TERRITORIAL Los entes territoriales, cuentan con diferentes fuentes de financiamiento, entre ellos están las tr ansferencias y los recursos propios. Estos recursos, entre otros son: 4.2.1 Transferencias. Ø Participación en los ingresos corrientes de la Nación. Sistema general de

participación, acto legislativo 01 de 2.001 Ø Cesión del situado fiscal. Ø Sistema Nacional de Cof inanciación. Ø Participación de las regalías sobre explotación de recursos no renovables. 4.2.2 Recursos Propios. Ø Impuestos directos. Ø Impuestos indirectos. Ø Uno de los aspectos fundamentales para consolidar el proceso de

descentralización y lograr su sostenibilida d en el mediano y largo plazo es el fortalecimiento de las finanzas territoriales.

4.3 FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

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LA LEY 136 DE 1994 contempla normas tendientes a modernizar la organización y funcionamiento de los municipios y de sus funciones son: i . Administrar los asuntos Municipales y prestar los servicios públicos. ii. Ordenar el desarrollo de su territorio y construir las obras que demande el

progreso municipal. iii. Promover la participación comunitaria y el mejoramiento de sus

habitantes. iv. Planificar el desarrollo económico, social y ambiental de su territorio. v . Solucionar las necesidades en salud, educación, saneamiento ambiental,

agua potable y demás necesidades de la comunidad. vi. Velar por el adecuado manejo de los recursos naturales. vii. Promover el mejoramiento económico y social de los habitantes del

municipio. Aparte de las anteriores el municipio tendrá otras responsabilidades contempladas en la ley 60 de 1993, que fue derogado por la ley 715 de 2.001, decreto ley 1333 de 1986, decreto ley 77, 78, 80 de 1987, ley 388 de 1997, ley 607 de 2.000, Normatividad de la cual se concluye la siguiente relación de servicios y responsabilidades a cargo del Municipio. • En vías y transporte, incluye: construcción, pavimentación y remodelación

de calles y conservación de carreteras Veredales. • Servicios de aseo público, tratamiento y disposición final de basuras. • Acueductos, alcantarillados y demás aspectos de saneamiento ambiental. • Servicios de energía, gas y teléfono. • Servicios sociales y equipamiento comunitario. • Prestación de primer nivel de atención básica en salud. • Construcción y adecuación de los centros de ancianos, programas de

nutrición y protección a la niñez y la inhumación de cadáveres pobres. • Construcción y adecuación de los planteles educativos. • Construcción y adecuación de campos deportivos. • Otorgamiento de subsidios a personas de escasos recursos. Para asegurar la consolidación progresiva del bienestar general y el mejoramiento de la calidad de vida de la población, en la elaboración, aprobaci ón y ejecución de los planes de desarrollo de las entidades territoriales, se debe tener como criterio especial en la distribución territorial del gasto público, el numero de personas con necesidades básicas insatisfechas, la población y la eficiencia fiscal y

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administrativa, y que el gasto público social tanga prioridad sobre cualquier otra asignación. Con el fin de asegurar la real ejecución de los planes, programas y proyectos que se incluyan en los planes de desarrollo del municipio, las respectivas au toridades de planeación, propenderán porque aquellos tengan cabal culminación. Las estrategias, programas y proyectos de los planes de desarrollo deben ser factibles de realizar, según las metas propuestas y el tiempo disponible para alcanzarlas, teniendo en cuenta la capacidad de administración, ejecución y los recursos financieros a los que es posible acceder. Los planes de desarrollo del municipio de Manizales, sin perjuicio de la autonomía, deberán tener en cuenta para su elaboración las políticas y estrategias del plan nacional de desarrollo para garantizar la coherencia. 4.4 PRINCIPIOS Y REGLAS DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL

MUNICIPIO. Los consejos municipales, el gobierno municipal, al establecer o modificar la configuración de la organización de sus entidades, podrán tener en cuenta los principios y reglas que se relacionan a continuación. v Los principios que rigen la función administrativa enunciados en el artículo

209 de la constitución política, como son: igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, deben ser tenidos en cuenta al momento de la reestructuración.

v Hacer valer los principios de eficiencia y racionalidad de la gestión pública, en particular, evitar la duplicidad de funciones.

v Garantizar la debida armonía, coherencia y articulación entre las actividades que realicen cada una de las dependencias, de acuerdo con las atribuciones que les estipula la ley en cuestión de reestructuración, para efectos de formulación, ejecución y evaluación de sus pol íticas, planes y programas, que les permita la ejecución de su ejercicio sin duplicidades ni conflictos.

v La organización que se adopte deberá sujetarse a la finalidad, objeto y funciones generales de la entidad previstas en la leyes, ordenanzas o acuerdos; contribuir eficaz y eficientemente al logro de los objetivos institucionales.

v No se podrán crear dependencias internas cuyas funciones estén atribuidas a otras entidades públicas de cualquier orden.

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v Crear espacios de discusión que impulsen el debate y la participación ciudadana como mecanismos que faciliten la toma de decisiones, el control y la evaluación social de la gestión, y rendición de cuentas sobre el logro de los objetivos y metas.

v Suprimir o fusionar los empleos que no sean necesarios y distribui r o suprimir las funciones específicas que ellos desarrollaban. en tal caso, se procederá conforme a las leyes vigentes.

v Identificar la población objetivo a la cual se orienta la acción de la organización y los productos o servicios que esta ofrece.

El fin de toda REESTRUCTURACIÓN es: Mejorar sustancialmente el desempeño de las entidades públicas , en consonancia con los mandatos constitucionales y legales, con las prioridades del Plan Nacional de Desarrollo, el Plan de Desarrollo Municipal.

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5. METODOLOGÍA

Se realizaron charlas informales con el personal administrativo de la Alcaldía de Manizales y se trataron temas como el de la Reestructuración, la dualidad de funcionarios y la suspensión de cargos, y entre otros temas. Jugó un papel importante las preguntas que se le hicieron al personal y funcionarios conocedores del sistema, como son los jefes de división, funcionarios de la oficina de la Alcaldía, etc. a quienes se acudió a consultar sobre aspectos específicos y en especial de interpretación de normas. Se aplicaron un total de 82 encuestas en diferentes dependencias de la Administración Municipal, estas encuestas se realizaron al azar; es de anotar que a muchos funcionarios se negaron a contestarla y otros la llenaron pero no colocaron datos personal es ni dependencias a la cual pertenecen, por apatía y desconfianza a la reestructuración. Sé tuvo en cuenta la estructura orgánica aprobada por decreto. Se consulto el manual de funciones aprobados por el decreto No 0999. Para presentar la propuesta de reestructuración del municipio de Manizales se tuvo en cuenta la legislación.

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6. DIAGNOSTICO DE LA ALCALDÍA DE MANIZALES

En la actualidad la Alcaldía de Manizales se encontró de la siguiente forma organizacional y Administrativa. 6.1 ESTRUCTURA ORGANICA ACTUAL DE LA ALCALDIA DE MANIZALES. La estructura orgánica de la Administración Central Municipal ésta conformada por las siguientes dependencias: 1. DESPACHO DEL ALCALDE 2. SECRETARÍA GENERAL 3. SECRETARÍA JURÍDICA 4. SECRETARÍA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS 5. SECRETARÍA DE PLANEACIÓN 6. SECRETARÍA DE TRÁNSITO Y TRANSPORTES 7. SECRETARÍA DE GOBIERNO 8. SECRETARÍA DE HACIENDA 9. SECRETARÍA DE OBRAS PÚBLICAS 10. SECRETARÍA DE SALUD Y SEGURIDAD SOCIAL 11. SECRETARÍA DE EDUCACIÓN 12. SECRETARÍA DE DESARROLLO COMUNITARIO 13. INSTITUTO DE CAPACITACIÓN MUNICIPAL 14. CONSEJERÍA PARA EL SESQUICENTENARIO (Los organigramas de cada una de estas dependencias se encuentran en el anexo A). De acuerdo con los procesos ejecutados se pueden agrupar las dependencias anteriormente citadas en las siguientes áreas: 6.1.1 Área de Dirección. Agrupa aquellas dependencias a las cuales les corresponde formular y trazar políticas y estrategias institucionales. Esta área esta integrada por: q Despacho del Alcalde (3.76%) q Secretaría General (0.001%) q Secretaría de Planeación (4.52%) La cual representa el 8.28% de la planta de personal.

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6.1.2 Área de Apoyo . Comprende todas aquellas oficinas cuya labor principal es la de asistir, apoyar y suministrar los insumos nec esarios para el efectivo cumplimiento del que hacer de la Administración Central Municipal a través de los proyectos y programas ejecutados por las distintas dependencias que conforman el área misional. Esta área esta constituida por las siguientes dependencias: q Secretaría de Hacienda (8.78%) q Secretaría Jurídica (1.25%) q Secretaría de Organización y Sistemas (4.64%) q Consejería para el Sesquicentenario (0%) q Instituto de Capacitación Municipal (0.005%) La cual representa el 14.68% de la planta de personal. 6.1.3 Área Misional. Integra a las Secretarías responsables de la ejecución de programas y proyectos, tendientes a brindar una mejor calidad de vida a los ciudadanos de Manizales en temas tales como: educación, salud, cultura, recreación y deporte, seguridad, obras públicas. Dicha área comprende las siguientes Secretarías: q Secretaría de Gobierno (19.48%) q Secretaría de Desarrollo Comunitario (5.88%) q Secretaría de Educación (2.63%) q Secretaría de Salud y Seguridad Social (6.37%) q Secretaría de Obras Públicas (27.98%) q Secretaría de Tránsito y Transporte (14.70%) La cual representa el 77.04 % de la planta de personal (incluido Trabajadores Oficiales) Al realizarle un diagnostico a la Alcaldía de Manizales, se puede observar que en el del despacho del Alcalde, se puede observar que existen funciones de índole misional (técnico, operativo y de apoyo) desarrolladas por la OMPAD, las cuales no están enmarcadas dentro de las funciones propias del Despacho del Alcalde, ya que esta dependencia desarrolla actividades de dirección. La Unidad de Divulgación y Prensa se pudo observar que cumple adecuadamente con las funciones de apoyo al Despacho del Alcalde, sin embargo, se observó que existe deficiencia de cargos del nivel administrativo que presten apoyo en tareas de manejo de documentos e información.

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En la Unidad de Control Interno se pudo observar que es mucho el trabajo que se tiene ya que es una de las dependencias donde llega toda la información de la Alcaldía. La secretaria General es la encargada de formular políticas y adoptar programas y proyectos enmarcados dentro del plan de gobierno de la Administración Municipal; así mismo cumple la finalidad de asistir al alcalde en la formulación y adopción de proyectos establecidos en el plan de Desarrollo de la ciudad. La Secretaría Jurídica se encuentra atendiendo las tutelas y salvaguarda los derechos de la Administración Central mediante la orientación y revisión de las actuaciones de los funcionarios municipales, cuando se solicitan, y cuando se trate de datos que lleven la firma del Alcalde, para ajustarlas conforme a la ley; ejercer la defensa oportuna y eficaz de los intereses del Municipio frente a terceros. En la secretaria de Organización y sistemas se observo que se hace énfasis en lo relacionado con los sistemas de información dejando a un lado otros aspectos de importancia, como es el manual de funciones para llevar a cabo con eficiencia y eficacia las metas que se propone lograr la Administración. Tan bien se encontró que a la Secretaría de Organiza ción y Sistemas esta adscrito el Fondo de Pensiones Territorial, el cual desarrolla funciones netamente financieras y contables por cuanto es la que ejerce el seguimiento de la Fiducia que administra los recursos de los pensionados y las cuotas partes pensiónales del sector salud y realiza la administración y manejo de las cuentas relacionadas con los pensionados y jubilados de la Administración Central Municipal y las entidades descentralizadas. Además se encontró que la Administración Municipal viene desarrollando programas relacionados con factores del talento humano en materia de salud ocupacional, los cuales deben ser implementados y dirigidos por la Aseguradora de Riesgos Profesionales que tiene contratada la Administración Municipal por disposición legal. De igual manera se observó que las funciones realizadas en el área de prestaciones sociales se ejecutan a través de la Jefatura de la Unidad de Personal de manera óptima, dado que el titular del cargo ha estado en comisión en diferentes dependencias desde hace más de un (1) año, lo que confirma que no es necesaria la existencia del cargo de Jefe Grupo Prestaciones Sociales. Con esto se obtiene una racionalización en los trámites y se genera una reducción de pasos innecesarios para el reconocimiento de prestaciones sociales. Igualmente,

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se encontró que existe dentro de la estructura orgánica el Grupo de Desarrollo Humano el cual carece, en la actualidad, de funcionarios adscritos al mismo y cuyas funciones han venido siendo desempeñadas por un Profesional Universitario (Psicólogo). De otra parte, existen en otras Secretarías de la Administración Central Municipal tales como Obras Públicas y Hacienda, algunas dependencias y cargos con funciones netamente administrativas las cuales deberían estar adscritas directamente a la Secretaría de Organización y Sistemas con el fin de que exista una planeación, programación, coordinación, supervisión y unificación de políticas alrededor de estos temas. Existen dentro de la estructura orgánica cuatro (4) unidades cuyas funciones se encuentran desactualizadas al amparo del marco legal; además, no agrupan de una manera coherente las responsabilidades y actuaciones propias de dicha Secretaría. Además, se observó que existen empleos de Profesional Universitario que cumplen funciones similares en lo relacionado con el tema de planificación vial y usos del suelo, funciones que se pueden cumplir con un número menor de cargos, dado que las cargas de trabajo lo permiten. De otro lado, existe un cargo vacante en forma definitiva de Profesional Universitario con funciones de Administración y manejo del Régimen de Beneficiarios, funciones que fueron asignadas a otro Profesional Universitario de dicha dependencia, el cual las viene realizando de manera eficiente sin que en ningún momento se haya afectado el servicio. Igualmente se encontró que en la Inspección de Control Urbano existen, entre otros empleos, un cargo de Profesional Universitario (con formación en el área de arquitectura) el cual brinda apoyo y ases oría de carácter técnico en todo lo relacionado con sanciones urbanísticas, actividad ésta que puede ser apoyada por los Profesionales Universitarios que integrarían la Unidad de Aplicación y Control. Así mismo se observó, que en el evento en que se prese nten infracciones de tipo urbanístico, la Inspección sanciona y aplica medidas policivas, desvirtuando la razón de ser de la Secretaría de Planeación. Se observó que los funcionarios pertenecientes al nivel administrativo son numerosos frente al volumen y tipo de funciones a realizar dentro de la Secretaría. De otra parte, se encontró que adscrito al Despacho del Secretario existe un cargo de Profesional Especializado, área jurídica, que tiene asignadas las funciones de

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revisar los contratos con y sin form alidades plenas y de emitir algunos conceptos jurídicos, no siendo actividades propias de dicha Secretaría. En la Secretaria de Planeación existen cuatro (4) cargos de Profesional Universitario que tienen asignadas funciones de control y vigilancia en la aplicación de las normas urbanísticas, funciones éstas que pueden ser desempeñadas por un número inferior de ellos. En la Unidad de Transito y Transporte, en la dependencia de Unidad Administrativa existen, entre otros, los cargos de Jefe de Unidad y sei s (6) Auxiliar, detectándose una mezcla de funciones que son competencia exclusiva de otras Secretarías, e inclusive del mismo Despacho del Secretario, tales como: coordinar y controlar administrativamente las actividades y programas de la S ecretaría, manejar y administrar los recursos físicos y el talento humano (incapacidades del personal, vacaciones), gestionar lo relacionado con compras y suministros, funciones que deben efectuarse directamente por la Secretaría de Organización y Sistemas mediante la Unidad de Personal y el Grupo de Compras y Bienes. De otro lado se encontró que en el Grupo de Placas, Matrículas y Traspasos se presenta el principal cuello de botella de la Secretaría de Tránsito, debido a la carencia de sistemas de información ágiles, desorganización en el archivo central, exagerada tramitología y también la existencia de archivos inseguros y hacinamiento de personal, que afecta la adecuada prestación del servicio. Así mismo, se encontró que las funciones del Jefe de Grupo del Grupo Placas, Matriculas y Traspasos son propias de los niveles técnicos y administrativo y no ejecutivo, nivel en el cual se encuentra ubicado dicho cargo. También, se encontró que las funciones que ejercen los Inspectores adscritos a dicha Unidad, en últimas son suplidas por las personas comprometidas en los accidentes de tránsito al ser ellos los que aportan el avalúo de los daños ocasionados. Se observó también que el alto número de Auxiliares adscritos a esta Unidad no permite la agilidad en los procesos que se ejecutan en la dependencia, presentándose dualidad de funciones con otros empleados adscritos al Despacho del Secretario, en aspectos como distribución de correspondencia, manejo de archivo y trascripción de documentos. Así mismo, se pudo observar que existe un alto número de funcionarios para atender el pago de comparendos por infracción a las normas de tránsito.

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A d41icionalmente, se detectó una gran congestión de los procesos en las Inspe4cciones de Tránsito, impidiendo la evacuación ágil de los mismos. Igualmente, se encontró que existe un grupo de funcionarios encargados de desarrollar funciones de señalización de vías, actividad que no es permanente generando altos costos de sostenimiento administrativo, sin un máximo de productividad. De otra parte, se observó que en el año inmediatamente anterior la Unidad de Transporte Público se ajustó en su estructura, mejorando su gestión con especial énfasis en los aspectos técnicos. Por último es importante llamar la atención sobre el alto número de cargos del nivel administrativo, especialmente Auxiliares y Auxiliares Administrativos, lo que impide alcanzar niveles óptimos de eficiencia, eficacia, economía y celeridad en el ejercicio de las funciones, dado que los procesos y procedimientos se ven incrementados en un mayor número de pasos para justificar la intervención de todo el personal desmejorándose la prestación del servicio. En la Secretaria de Gobierno se observó que algunas de las actividades relacionadas con la prevención y atención de desastres y emergencias se encuentran enmarcadas dentro de las funciones de esta Secretaría, presentándose por lo tanto una falta de coordinación y de optimización de recursos, así como la duplicidad de funciones con otras oficinas y áreas pertenecientes a la Administración Central Municipal. Se pudo observar que esta Secretaría realiza programas y proyectos de carácter comunitario y social, tales como habitantes de la calle, participación comunitaria, ancianos, drogadicción y control ambiental entre otros, los cuales deberían ser ejecutados a través de otras Secretarías de Despacho por ser funciones propias de dichas dependencias y de esta manera optimizar los recursos asignados para tal fin. De otra parte, se tiene que es competencia de esta Secretaría adelantar los procesos de vigilancia y control sobre los establecimientos abiertos al público, labores éstas que son desarrolladas a través de la Inspección de Precios, Pesas y Medidas, Inspecciones de Policía y el Cuerpo de Bomberos, existiendo dentro de la Administración otras dependencias que ejercen funciones similares frente a dicho tema. Así mismo, se observó que no existe una optimización de la planta de personal perteneciente a las Inspecciones de Policía ya que el tipo de actividades allí

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realizadas no justifican el número de funcionarios del nivel administrativo adscritos a cada una de ellas. Ahora bien, debido a las competencias dadas mediante la ley 575 de 2000, las actividades y funciones adelantadas por las Comisaría de Familia se han incrementado considerablemente, resultando insuficiente el número actual de ellas. Es notorio que el Cuerpo de Bomberos ha presentado serios problemas en su funcionamiento, detectándose ciertos índices de corrupción en determinadas áreas de esta ofici na, además de presentarse deterioro en el clima laboral reflejado en ineficiencia para la prestación del servicio. El Gobierno Nacional ha implementado un programa denominado “Puesta en marcha de las casas de justicia en Colombia” cuyo objeto es brindar: a) Información y educación a los ciudadanos acerca de los derechos y los mecanismos de protección de estos y acerca de las autoridades e instrumentos existentes para su defensa; b) Ilustración sobre las obligaciones que la Constitución y las leyes demandan de los ciudadanos; c) Orientación y asesoría en situaciones de conflicto entre ciudadanos o en sus relaciones con el Estado y d) Servicios a cargo de las entidades partícipes de la Casa, quienes atenderán a la comunidad conforme con a sus funciones constitucionales y legales y trabajarán por la consolidación de una cultura de la convivencia pacífica y de respeto al derecho ajeno. Para tal efecto, se requiere proveer de un cargo de Profesional Universitario con perfil en el área jurídica y otro del nivel administrativo que apoye las labores de este programa. En cuanto a la Secretaria de Hacienda Dentro de la Unidad de Rentas – Grupo de Determinación y Liquidación se observó que existe un alto número de cargos del nivel administrativo siendo superior a las necesidades de la dependencia. De otra parte, se observó que no existe unificación del personal que ejerce funciones relacionadas con el cobro por la vía gubernativa y coactiva de los impuestos municipales en una sola oficina, teniendo en cuenta que tales actividades están adscritas al Grupo de Recursos Tributarios. Igualmente, se encontró que los Grupos de Compras y Bienes, Contabilidad y Presupuesto son coordinados desde hace aproximadamente 18 meses a través de la Asistencia Técnica y Financiera de la Secretaría de Hacienda, de una manera efectiva.

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También, se pudo observar que existe un (1) cargo de Técnico el cual apoya las labores de la Asistencia Técnica y Financiera con actividades netamente secretariales, no justificándose entonces la necesidad de contar con un cargo en este nivel para la ejecución de este tipo de actividades. Adicionalmente, se detectó que la Secretaría utiliza gran parte de su tiempo en labores de compras y adquisición de suministros, no correspondiendo a la naturaleza de dicha dependencia, ya que sus funciones deben estar encaminadas básicamente al manejo de presupuesto de rentas y gastos de la Administración Central Municipal. Se observó que frente al volumen de trabajo realizado en el Grupo de Presupuesto (centralizaci ón del manejo presupuestal de la Administración Central Municipal), el número de funcionarios adscritos a dicho Grupo es insuficiente. Igualmente, se detectó que como consecuencia de la sistematización del proceso de pago de nómina para los empleados públicos, las funciones realizadas por la Pagaduría General se han reducido en forma considerable en lo atinente a la parte operativa. Adicionalmente, se analizó que existe en la Tesorería Municipal, entre otros empleos, cuatro (4) cargos de Auxiliar Administrativo de los cuales uno de ellos realiza todos los trámites bancarios de dicha dependencia, funciones éstas que son desarrolladas también por un (1) cargo de Auxiliar adscrito al Despacho del Tesorero, presentándose por lo tanto una duplicidad de funcion es. Así mismo, se detectó que no existe un cargo con funciones definidas en relación con el diseño, ejecución y control del portafolio de inversiones para el manejo y administración de los recursos económicos y financieros de la Administración Central Municipal, siendo ésta una actividad fundamental para la gestión financiera del municipio. Además, es importante anotar que la Dirección de Apoyo Fiscal adscrita al Ministerio de Hacienda, con base en una evaluación realizada sobre la Administración Municipal en el año inmediatamente anterior, diagnosticó, entre otros aspectos, que la Secretaría de Hacienda presenta una gran complejidad en sus unidades y grupos de trabajo, siendo necesario analizar y modernizar sus procesos y procedimientos, los cuales conll evarían a reducir su planta original. Analizada la estructura orgánica de la Secretaría de Obras Públicas, se pudo inferir que la misma no es la apropiada para su correcto funcionamiento ya que las funciones realizadas en cada uno de los Grupos corresponden a actividades de

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índole técnico y de aplicación de conocimientos propios del nivel profesional, razón por la cual no se requiere contar con cargos pertenecientes al nivel ejecutivo. Además, se pudo observar que el Grupo de Acción Comunal realiza funciones de carácter técnico y asistencial en lo relacionado con la planeación, coordinación, ejecución, supervisión y control de las obras que se adelantan en beneficio de la comunidad, labores éstas que son afines a las desarrolladas por el Grupo de Mantenimiento de Bienes Municipales y Planteles Educativos. Igualmente, se observó que existe un elevado número de funcionarios del nivel administrativo en especial en el apoyo de aquellas labores de índole Secretarial. Así mismo, se encontró que dentro de esta Secretaría se adelantan funciones de índole jurídico (revisión de contratos con y sin formalidades plenas, emisión de conceptos jurídicos) las cuales no corresponden a la naturaleza de la misma, ya que sus funciones son netamente técnicas. Con relación al personal de apoyo del nivel Técnico, existen dos (2) cargos con funciones en el área de dibujo, las cuales pueden ser asumidas por un solo funcionario sin afectar la prestación del servicio y uno (1) con funciones de índole presupuestal las cuales son com partidas con un cargo de Auxiliar Administrativo bajo la coordinación de la Secretaría de Hacienda.

Igualmente, se observó que en dicha Secretaría se efectúan labores de apoyo y asistencia a las demás dependencias de la Administración Central Municipal en todas aquellas actividades relacionadas con aspectos de cafetería, aseo y celaduría, lo cual va en contravía de su razón de ser. Se pudo observar que la Secretaría de Salud y Seguridad Social maneja programas y proyectos tales como atención al anciano, habitante de la calle, maltrato, participación comunitaria y recreación y deporte, los cuales no corresponden al objeto de esta Dependencia. Igualmente, se debe anotar que dentro de la Secretaría existe un cargo de Auxiliar el cual tiene asignadas funciones de apoyo a los procesos realizados en el Fondo Local de Salud, cargo que desde hace ocho (8) meses se encuentra vacante en forma definitiva, cuyas funciones están siendo ejecutadas por los funcionarios adscritos a dicho Fondo.

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Adicionalmente se enco ntró que para el manejo del Fondo Local de Salud se cuenta con tres (3) cargos del nivel profesional, no requiriéndose en su totalidad, dado que para esta actividad se tiene el apoyo permanente de la Secretaría de Hacienda. También se observó que dentro de la planta de cargos adscrita a la División de Seguridad Social en Salud existe un cargo vacante de Profesional Universitario Área Salud, debido a que el titular del mismo se trasladó a un cargo del mismo nivel el cual se encontraba vacante en el Hospital Geriátrico San Isidro, distribuyéndose sus funciones entre los demás Profesionales Universitarios Área Salud pertenecientes a la citada dependencia. Además, se detectó que en la División de Saneamiento Ambiental existen once (11) cargos de Técnicos en Saneamiento, de los cuales uno (1) de ellos se encuentra vacante en forma definitiva, desde hace aproximadamente seis (6) meses. Así mismo, se detectó que la Unidad de Sistemas de la Secretaría de Educación posee básicamente dos tipos de funciones: una de carácter interno (sistemas de información relacionado con la Administración Central Municipal) y otra de tipo externo (coordinación de los centros de cómputo existentes en los establecimientos educativos, al igual que la recolección y procesamiento de información para los programas. También, se observó que dentro de la Secretaría existe un (1) cargo de Profesional Universitario (abogado), quien adelanta funciones relacionadas con la revisión de contratos con y sin formalidades plenas, actividades que son desarrolladas por la Secretaría Jurídica del Municipio. Se observó que existen siete (7) cargos del nivel administrativo los cuales resultan numerosos frente a la planta total de cargos de dicha Secretaría. En la Secretaria de Desarrollo Comunitario y con relación a los programas y proyectos adelantados por la UMATA, se detectó que ellos pueden ser llevados a cabo de una manera más eficiente y efectiva mediante la aplicación de los mecanismos establecidos en la ley 607 de 2000. Con respecto a la Unidad de Cultura, es importante anotar que el Honorable Concejo Municipal mediante Acuerdo 491 de abril de 2001, aprobó la creación del Instituto de Cultura y Turismo, en cuya iniciativa se adscriben a dicho instituto las funciones realizadas por la Unidad de Cult ura de la Secretaría de Desarrollo Comunitario.

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De otra parte, se observó que los CAMIS no están cumpliendo las funciones establecidas en el Acuerdo 249 de 1996 para lo que inicialmente fueron creados; estos están siendo utilizados por la comunidad para realizar reuniones de todo tipo, igualmente se han presentado problemas de seguridad y no existe un proyecto concreto por parte de la Administración para su adecuada utilización. Analizadas las funciones adscritas a la Unidades de Desarrollo y Autogestión y de Programas Especiales se encontró que las mismas, en su mayoría, están dirigidas a desarrollar programas y proyectos de carácter social y comunitario lo que genera dualidad de funciones entre los cargos pertenecientes a estas dependencias. Dicha dualidad da lugar a disminuir los niveles de eficacia y eficiencia dado que en algunas oportunidades se presentan conflicto de competencias; además, el tener dos (2) jefaturas de unidad y personal técnico y administrativo con similitud de funciones incrementa los gastos de funcionamiento en forma injustificada, lo que iría en contravía de las políticas de racionalización del gasto público. Dado el tipo de programas desarrollados por la Junta Administradora de Recreación y Deporte, se encontró que no existe una política clara que permita vincular a las distintas organizaciones y ligas deportivas debidamente constituidas para la ejecución de los programas allí diseñados. Igualmente, se encontró que en dicha Secretaría existe un (1) cargo de Profesional Especializa do (abogado), el cual realiza la revisión de contratos con y sin formalidades plenas, no correspondiendo a la naturaleza de la dependencia. En cuanto al Instituto de Capacitación Municipal (ICAM), Se encontró que el Plan Institucional de Capacitación no obedece a las verdaderas necesidades de las entidades, por lo tanto, se hace necesario adoptar políticas concertadas a efecto que se brinde la capacitación realmente requerida, conforme a las debilidades y deficiencias detectadas en el proceso de evaluación del desempeño laboral. Sin embargo, la planta de cargos actual se encuentra ajustada a las necesidades de la dependencia. Fue de gran ayuda para la formulación del Diagnostico, unas encuestas realizadas a algunos funcionarios de dicha Institución. (El f ormato de las encuestas y el resultado final de las mismas se encuentra en el Anexo B).

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7. PROPUESTA DE REESTRUCTURACIÓN EN EL MUNICIPIO DE MANIZALES.

Frente a los problemas anteriormente expuestos, y al poner en práctica esta propuesta de reestructuración en la administración municipal de Manizales y al focalizar la reducción del gasto público y en la introducción de metodologías para elevar los niveles de eficiencia y eficacia, proponemos recuperar la capacidad de gestión del Estado, tendiendo en cuenta: 1. las expectativas ciudadanas en la toma de las decisiones. 2. la necesidad de aplicar los escasos recursos de forma eficiente. 3. la flexibilización de las entidades y organismos para garantizar gobiernos más

ágiles. Los aspectos anteriores se soportan en la profesionalización de la burocracia, es decir en la existencia de directivos competentes y de asesores capaces de orientar a las autoridades Municipales en la toma de decisiones. La Organización Interna debe estar diseñada para que coadyuve eficaz y eficientemente al logro de los objetivos y metas institucionales. Al desarrollo de sus funciones, a la distribución racional de los recursos y toma de decisiones pertinentes para poner en practica los planes y programas. Una nueva visión de la gestión pública esta dirigida al cumplimiento de sus objetivos, al mejoramiento de la gestión individual y a la Calidad de los servicios de las organizaciones, requiere necesariamente un cambio en la cultura general, en relación con el diseño de las organizaciones. La Misión del Municipio como entidad territorial es la satisfacción de las necesidades y aspiraciones de la población y procurar por un nivel de progreso Y bienestar de vida. 7.1 PLANTA DE CARGOS 7.1.1 Despacho del Alcalde. Dentro de la estructura orgánica del Despacho del Alcalde, se propone trasladar la Oficina Municipal de Prevención y Atención de Desastres (OMPAD), para la Secretaría de Gobierno, incluyendo los siguientes cargos:

Un (1) Jefe de Oficina Un (1) Profesional Universitario ( el encargado de atención de desastres) Un (1) Secretario

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Lo anterior se justifica, en razón a que las políticas en materia de prevención y atención de desastres son temas inherentes al Comité Local de Prevención y Atención de Emergencias (COLPADE), en la cual la Secretaría de Gobierno forma parte integral del mismo, además le corresponde a dicha Secretaría coordinar todos los aspectos de orden operativo en caso de presentarse algún tipo de emergencia (Cuerpo de Bomberos, Defensa Civil, Comité Local de Emergencias). Adicionalmente, esto permitirá centralizar la toma de decisiones inmediatas, orientar mejor los recursos y asignar responsabilidades en los temas de seguridad y prevención de desastres. De otro lado, un (1) cargo de Profesional Universitario cuyas funciones tienen estrecha relación con el manejo del Sistema de Información Geográfico -SIG- se reubicaría en la Secretaría de Planeación, junto con un (1) cargo de Técnico, quienes son responsables del manejo de herramientas básicas para apoyar la ejecución de los distintos proyectos que desarrolle la Administración Municipal; el otro cargo de Profesional Universitario encargado del diagnóstico y prevención de desastres de suelos, se reubicaría en la Secretaría de Obras Públicas, ya que sus funciones guardan estrecha relación con la misión de esta dependencia. Actualmente dentro de la planta de personal adscrita a la OMPAD, existe vacante un cargo de Técnico, el que tiene asignadas funciones de manejo de presupuesto, el cual se recomienda suprimir, ya que las mismas han venido siendo desempeñadas por los funcionarios adscritos a dicha oficina. Se recomienda trasladar un cargo de Auxiliar para la unidad de Prensa que apoye las labores de orden administrativo. Se sugiera además, trasladar un (1) cargo de Técnico para la Unidad de Control Interno y en consecuencia suprimir un cargo de Auxiliar administrativo dado que existe otro cargo del nivel administrativo que cumple cabalmente las funciones de dicha dependencia en esa área. Debido al tipo de actividades que realiza el Señor Alcalde, las que desarrolla además del tiempo normal en jornadas especiales (horas nocturnas, fines de semana, dominicales y festivos), se deben establecer turnos con los demás conductores adscritos a dicha oficina, razón por la cual se recomienda trasladar para el Despacho del Alcalde, un (1) cargo de Conductor que se recomiende suprimir de otra dependencia. Asimismo, se recomienda trasladar o crear un (1) cargo más de Auxiliar, para atender con eficiencia y celeridad el gran volumen de trabajo que se pres enta en el Despacho del Señor Alcalde.

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Estructura Orgánica Propuesta: 1. Despacho del Alcalde 2. Unidad de Divulgación y Prensa 3. Unidad de Control Interno

Planta de Personal Propuesta:

No Cargos

Denominación del Empleo Código

DESPACHO DEL ALCALDE 1 Alcalde 005 1 Jefe de Oficina 205 1 Secretario Privado 345 4 Técnico 401 1 Auxiliar Administrativo 550 3 Auxiliar 565 1 Auxiliar Servicios Generales 605 3 Conductor 620 UNIDAD DE CONTROL INTERNO

1 Director Técnico 026 4 Técnico 401 1 Secretario 540 UNIDAD DE DIVULGACION Y PRENSA

1 Jefe de Unidad 207 1 Secretario 540 2 Auxiliar 565 25 TOTAL

DESPACHO DEL

ALCALDE

UNIDA D D E CONTROL INTERNO

UNIDAD DE DIVULGACION

Y PRENSA

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7.1.2 Secretaría General . Dado que la dependencia analizada cumple cabalmente sus funciones, ésta no amerita ningún cambio. 7.1.3 Secretaría Jurídica . Dado que la Secretaría Jurídica tiene, entre otras funciones, de revisar los contratos que se suscriban en la Administración Municipal, se recomienda centralizar en esta Secretaría dicha actividad; para tal efecto, se trasladarían los Profesionales Espe cializados (abogados) adscritos a las Secretarías de Planeación y Obras Públicas, con el fin de unificar criterios y agilizar el trámite de revisión de dicha contratación. Debido a que el cubrimiento de las funciones secretariales se asigna a un cargo de Secretario no se requiere de uno (1) de los cargos de Auxiliar actualmente existentes, razón por la cual se recomienda trasladarlo o suprimirlo, si es del caso.

Se recomienda trasladar o crear, de ser necesario, un cargo de conductor que a la vez ejerza funciones de mensajería, prescindiéndose por lo tanto de un (1) cargo de Auxiliar Administrativo, el cual se encuentra vacante en forma definitiva, por no requerirse para el servicio.

Planta de Personal Propuesta:

No Cargos

Denominación del Empleo Código

1 Secretario de Despacho 020 6 Profesional Especializado 335 1 Secretario 540 1 Auxiliar Administrativo 550 1 Auxiliar 565 1 Conductor 620

11 TOTAL 7.1.4 Secretaría de Organización y Sistemas. Se recomienda contratar personal especializado que dis eñe, implemente y ponga en marcha el software para optimizar los servicios de cada dependencia.

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Se aconseja suprimir el cargo de jefe de grupo de prestaciones sociales ya que el titular no lo a ocupado por más de un año y nunca se ha visto afectado el servicio, y se le ha encargado al jefe de Unidad de Personal. Actualmente en este despacho funciona un grupo de Desarrollo humano el cual no cumple con sus funciones enmarcadas, ya que estas son prestadas por un profesional (psicólogo) adscrito al Despacho de la Unidad de Personal; se recomienda suprimir dicho grupo. Se recomienda el traslado a esta dependencia de un (1) secretario y un (1) Auxiliar para cubrir vacaciones, incapacidad, licencias, y demás novedades y por que esto? Como este despacho es el encargado de todos los suministros a todas las dependencias municipales a veces se represa el suministro. Estructura Orgánica Propuesta 1- Despacho del Secretario 2- Grupo de Compras y Bienes. 3- Coordinación de control Disciplinario Interno. 4- Unidad de Gestión Organizacional. 4.1- Oficina de Quejas y Reclamos. 4.2- Oficina de Archivo y Correspondencia. 5- Unidad de Prensa. 5.1- Oficina de Salud Ocupacional. 6- Unidad de Sistemas.

DESPACHO DEL

SECRETARIO

COOR DE CONTROL DISCIPLINARIO

INTERNO

UNIDAD DE GESTION

ORGANIZACIÓNAL

UNIDAD DE

PERSONAL

OFICINA DE ARCHIVO Y

CORRESPONDEN.

OFICINA DE QUEJAS Y

RECLAMOS

OFICINA DE SALUD

OCUPACIONAL

GRUPO DE COMP RAS Y

BIENES

UNIDAD DE

SISTEMAS

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Planta de Personal Propuesta:

No Cargos

Denominación del Empleo Código

DESPACHO DEL SECRETARIO 1 Secretario de Despacho 020 1 Secretario 540 1 Conductor 620 GRUPO COMPRAS Y BIENES

1 Jefe de Grupo 223 2 Auxiliar Administrativo 550 1 Secretario 540 COORDINACION DE CONTROL DISCIPLINARIO

1 Director Administrativo 009 1 Profesional Universitario 340 1 Secretario 540 1 Auxiliar 565 UNIDAD DE PERSONAL

1 Jefe de Unidad 207 1 Profesional Universitario 340 1 Médico General 310 3 Técnico 401 3 Secretario 540 2 Auxiliar Administrativo 550 2 Auxiliar 565 1 Auxiliar de Enfermería 555

25 Auxiliar de Servicios Generales 605 22 Celadores 615 UNIDAD DE GESTION ORGANIZACIÓNAL

1 Jefe de Unidad 207 1 Profesional Universitario 340 2 Técnico 401 1 Auxiliar 565 UNIDAD DE SISTEMAS

1 Jefe de Unidad 207 1 Profesional Especializado 335 5 Profesional Universitario 340 2 Técnico 401 1 Auxiliar Administrativo 550 87 TOTAL

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7.1.5 Secretaria de Planeación. Existen cuatro unidades dentro de esta secretaria: v Unidad de Planeación. v Unidad de Diseño de Proyectos. v Unidad de Medio Ambiente. v Unidad de Aplicación y control. De estas unidades se suprimieron los jefes de unidad. La propuesta es enmarcar y definir dos Unidades que pueden ser: la Unidad de planes que se encargara de los instrumentos y herramientas de planificación y lo del SISBEN y actividades de índole administrativo y financiero. Se recomienda suprimir tres (3) cargos de profesionales Universitarios, ya que este oficio lo pueden desempeñar otros empleados con similares funciones. Se recomienda trasladar la Inspección de Control Urbano a la secretaria de Gobierno, por tener funciones de índole policivo. Así mismo se recomienda suprimir el cargo de Auxiliar, su función es la de contestar el conmutador interno y este puede ser distribuido entre los demás cargos de Auxiliar pertenecientes a este Despacho. Se plantea la supresión del carga de Auxiliar con funciones de Mensajería; estas funciones las puede realizar el conductor. Estructura Orgánica Propuesta

1- Despacho del Secretario. 2- Unidad de Planes.

DESPACHO DEL

SECRETARIO

UNIDAD DE

PLANES

UNIDAD DE APLICACIÓN Y

CONTROL

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Planta de Personal Propuesta:

No

Cargos Denominación del Empleo Código

DESPACHO DEL SECRETARIO 1 Secretario de Despacho 020 2 Profesional Universitario 340 2 Técnico 401 2 Secretario 540 1 Auxiliar 565 1 Conductor 620

UNIDAD DE PLANES 5 Profesional Universitario 340 3 Técnico 401 1 Secretario 540 1 Auxiliar Administrativo 550 1 Auxiliar 565

UNIDAD DE APLICACIÓN Y CONTROL 4 Profesional Universitario 340 3 Técnico 401 1 Secretario 540 28 TOTAL

7.1.6 Secretaria de Transito y Transporte. Las funciones del jefe de Unidad de la Unidad Administrativa son desempeñadas en diversas dependencias de la Administración, por ende se recomienda suprimir este cargo y así disminuir pasos innecesarios y esto nos lleva a la optimización de recursos. Se recomienda suprimir dos (2) cargos de Auxiliares adscritos a la Unidad Administrativa, sus funciones son las de mensajería. De igual manera los avalúos de los accidentes de transito deben ser aportados por las partes afectadas y por esta razón se deben suprimir los dos puestos de Inspectoras encargados de dicha función. Así mismo en la Inspección de comparendos es alto el número de funcionarios, y se recomienda la supresión de uno (1). De la Unidad Técnica se recomienda suprimir los tres (3) puestos encargados de la señalización, ya que esta se hace eventualmente, y es más económico contratar con particulares la ejecución de esta labor. En la elaboración de tarjetas de

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operación las hacen tres técnicos, se recomienda suprimir dos de esos puestos ya que dicha labor la puede realizar un solo técnico. Estructura Orgánica Propuesta 1- Despacho del Secretario. 2- Junta de Transito y Transporte. 3- Inspección de Comparendos 4- Inspección de Transito. 5- Unidad Técnica

5.1 Grupo Agentes de Transito. 6- Oficina de Transito. 7- Unidad de Transporte Público. 8- Unidad Administrativa.

8.1 Grupo Placas Matriculas y Traspasos.

DESPACHO DEL

SECRETARIO

UNIDAD

TECNICA

OFICINA DE

TRÁNSITO

INSPECCION DE

COMPARENDOS

INSPECCION DE

TRÁNSITO

UNIDAD DE TRANSPORTE

PÚBLICO

UNIDAD ADMINISTRATIVA

GRUPO DE PLACAS MATRICULAS Y

TRASPASOS

Junta de Tránsito y Transporte

GRUPO DE AGENTES DE

TRANSITO

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Planta de Personal Propuesta:

No

Cargos Denominación del Empleo Código

DESPACHO DEL SECRETARIO 1 Secretario de Despacho 020 1 Técnico 401 1 Secretario 540 3 Auxiliar 565 1 Conductor 620 UNIDAD ADMINISTRATIVA

4 Auxiliar 565 GRUPO DE PLACAS, MATRICULAS Y

TRASPASOS

1 Auxiliar Administrativo 550 7 Auxiliar 565 OFICINA DE TRÁNSITO

1 Jefe de Oficina 205 1 Técnico 401 INSPECCION DE COMPARENDOS

2 Profesional Universitario 340 2 Auxiliar Administrativo 550 4 Auxiliar 565 INSPECCIONES DE TRÁNSITO

4 Inspector de Tránsito y Transporte 410 4 Auxiliar 565 UNIDAD TÉCNICA

1 Jefe de Unidad 207 1 Jefe de Grupo 223 1 Auxiliar 565

51 Agente de Tránsito 505 2 Operario 625 UNIDAD DE TRANSPORTE PUBLICO

2 Profesional Universitario 340 1 Técnico 401 1 Auxiliar Administrativo 550 2 Auxiliar 565 99 TOTAL

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7.1.7 Secretaria de Gobierno. La oficina de la OMPAD debe estar adscrita a este despacho, por las actividades que corresponden a su misión, y así unificar conceptos con la atención y prevención de desastres y demás casos parecidos a este. Los cargos a trasladar son: 1- un (1) Jefe de Unidad 2- un (1) Profesional Universitario 3- un (1) Secretario En las Inspecciones de policía se propone suprimir un cargo de Auxiliar, en donde hallan dos, y estas estarían constituidas así: un (1) Inspector, un (1) Secretario y un (1) Auxiliar. Se propone crear una Comisaría de Familia y fortalecer las otra, por el alto índice de violencia intrafamiliar. Con relación al cuerpo de bomberos, estos deben ser manejados por una entidad privada como en otras ciudades del país. Estructura Orgánica Propuesta: 1. Despacho del Secretario 2. Unidad Admi nistrativa 2.1- Inspección de Policía. (9) 2.2- Inspección permanente de Policía (3 ) 2.3- Comisaría de Familia (3) 3. Oficina de vigilancia y Control. 3.1- Inspección de precios Pesas y Medidas. 3.2- Inspección de Control 4. Oficina de la OMPAD 4.1- Cuerpo de Bomberos.

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Planta de Personal Propuesta:

. . No

Cargos Denominación del Empleo Código

DESPACHO DEL SECRETARIO 1 Secretario de Despacho 020 1 Profesional Universitario 340 1 Técnico… 401 1 Secretario 540 .1 Auxi liar Administrativo 550 1 Auxiliar 565 1 Conductor 620

DESPACHO DEL

SECRETARIO

UNIDAD

ADMINISTRATIVA

INSPECCION DE PRECIOS

PESAS Y MEDIDAS

INSPECCION DE

POLICIA

COMISARIA DE

FAMILIA

INSPECCION PERMANENTE

DE POLICIA

OFICINA DE VIGILANCIA Y

CONTROL

OMPAD

CUERPO DE

BOMBEROS

INSPECCION DE

CONTROL

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UNIDAD ADMINISTRATIVA 1 Jefe de Unidad 207 1 Secretario 540 1 Auxiliar 565 INSPECCION DE POLICIA

9 Inspector de Policía Urbano 1ª Categoría 333 9 Secretario 540 9 Auxiliar 565 INSPECCION PERMANENTE DE POLICIA

3 Inspector de Policía Urbano 1ª Categoría 333 3 Secretario 540 3 Auxiliar 565

13 Guardián 630 COMISARIA DE FAMILIA

3 Comisario de Familia 350 6 Profesional Universitario 340 3 Secretario 540 3 Auxiliar 565 OMPAD

1 Jefe de Oficina 205 1 Profesional Universitario 340 1 Instructor 415 1 Secretario 540 CUERPO DE BOMBEROS

1 Jefe de Unidad 207 10 Técnico 401 1 Secretario 540

41 Bombero 635 OFICINA DE VIGILANCIA Y CONTROL

1 Profesional Universitario 340 2 T écnico 401 1 Inspector 515 1 Secretario 540 7 Operario 625 INSPECCION DE PRECIOS, PESAS Y

MEDIDAS

1 Profesional Universitario 340 1 Supervisor 545 3 Inspector 515 1 Auxiliar 565

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. INSPECCION DE CONTROL 1 Profesional Especializado 335 1 Profesional Universitario 340 1 Inspector 515 1 Auxiliar 565

153 TOTAL

7.1.8 Secretaria de Hacienda. Se recomienda suprimir cuatro (4) cargos de Auxiliar y uno (1) de Auxiliar Administrativo, esto por el alto número de cargos del nivel administrativo adscritos al grupo de Determinación y liquidación. Así mismo se deberá crear un puesto de conductor con funciones de mensajería. Estructura orgánica propuesta:

1- Despacho del Secretario 2- Unidad de Rentas 2.1- Grupo de Determinación y liquidación 2.2- Grupo de Fiscal ización y Control 2.3- Grupo de Recursos Tributarios 3- Asistencia Técnica y Financiera

3.1- Grupo de presupuesto 3.2- Grupo de contabilidad 4- Tesorería Municipal 4.1- oficina Fondo de Pensiones Territorial 4.2- Pagaduría General.

45

Planta de Personal Propuesta:

No

Cargos Denominación del Empleo Código

DESPACHO DEL SECRETARIO 1 Secretario de Despacho 020 1 Secretario 540 1 Conductor 620 ASISTENCIA TECNICA Y FINANCIERA

1 Asesor 105 1 Secretaria 540 GRUPO DE PRESUPUESTO

1 Jefe de Grupo 223 2 Técnico 401 2 Auxiliar Administrativo 550 GRUPO DE CONTABILIDAD

1 Jefe de Grupo 223 2 Profesional Universitario 340

DESPACHO DEL

SECRETARIO

UNIDAD DE

RENTAS

GRUPO DE DETERMIN. Y LIQUIDAC

GRUPO DE FISCALIZAC. Y CONTROL

TESORERIA

MUNICIPAL

ASISTENCIA TÉCNICA Y

FINANCIERA

GRUPO DE

PRESUPUES .

GRUPO DE

CONTABILID.

PAGADURIA

GENERAL

OFICINA FONDO

PENSIONES TERRITORIA

GRUPO DE RECURSOS TRIBUTAR.

46

2 Técnico 401 1 Secretario 540 1 Auxiliar Administrativo 550 1 Auxiliar 565 UNIDAD DE RENTAS

1 Jefe de Unidad 207 1 Secretario 540 1 Auxiliar Administrativo 550 1 Inspector 515 GRUPO DE FISCALIZACIÓN Y CONTROL

1 Jefe de Grupo 223 4 Profesional Universitario 340 GRUPO DETERMINACION Y LIQUIDACION

1 Jefe de Grupo 223 3 Técnico 401 1 Secretario 540 4 Auxiliar Administrativo 550 6 Auxiliar 565 GRUPO DE RECURSOS TRIBUTARIOS

1 Jefe de Grupo 223 1 Profesional Universitario 340 2 Técnico 401 1 Secretario 540 1 Auxiliar Administrativo 550 TESORERIA MUNICIPAL

1 Tesorero General 201 2 Profesional Universitario 340 1 Secretario 540 2 Técnico 401 4 Auxiliar Administrativo 550 OFICINA FONDO DE PENSIONES

TERRITORIAL

1 Jefe de Oficina 205 2 Auxiliar 565 61 TOTAL

7.1.9 Secretaria de Obras Públicas. El número de funcionarios es elevado y demás perteneces a la unidad administrativa y se aconseja suprimir dos cargos de secretarios y además se

47

recomienda crear o trasladar un cargo de auxiliar de menor grado para que se encargue del conmutador.

Se recomienda la supresión de un (1) cargo de Técnico (dibujante), esta función puede ejercerla un funcionario con formación en el área, también se aconseja la supresión de un (1) cargo de Técnico de apoyo presupuestal, ya que esta función son desarrolladas por una cargo de Auxiliar Administrativo bajo la coordinación de la Secretaria de Hacienda, también se propone contratar los servicios generales como aseo y cafetería con una entidad privada por el ahorro económico que esto implica dentro de este ultimo ramo existen cuatro (4) que son nombrados provisionalmente, los cuales se recomiendan la supresión de dichos contratos. En esta secretaría existe una planta de 28 celadores y nuestra propuesta es de suprimir 6 de estos que están vacantes. Estructura Orgánica Propuesta:

1. Despacho del Secretario 2. Asistencia

Planta de Personal Propuesta:

Nº CARGOS DENOMINACIÓN DEL EMPLEO CÓDIGO DESPACHO DEL SECRETARIO

1 Secretario de Despacho 020 1 Técnico 401 1 Secretario 540 1 Auxiliar 565 1 Conductor 620

AREA TÉCNICA 4 Profesional universitarios 340 3 Técnico 401 3 Secretario 540 1 Auxiliar Administrativo 550 16 TOTAL

DESPACHO DEL SECRETARIO

AREA TECNICA

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7.1.10 Secretaria de Salud y Seguridad Social. En el Fondo Local de Salud, es manejado por tres (3) funcionarios del nivel profesional, se recomienda suprimir uno (1) , ya que los dos (2) restantes es suficiente para el manejo de dicho fondo y además cuentan con el apoyo de la Secretaria de Hacienda; Se debe suprimir o trasladar los dos (2) cargos de conductores a fin de op timizar recursos y reducir costos; También se recomienda suprimir un (1) cargo de técnico de saneamiento, el cual se encuentra Vacante, ya que su no-provisión no ha afectado la prestación del servicio. Estructura Orgánica Propuesta: 1- Despacho del Secretario 2- Consejo Territorial de Seguridad Social en Salud 3- Comité del Sistema Local de Salud y Seguridad Social - SILOS-S 4- Comité Sectorial de Municipios Saludables 5- Comité Municipal de Participación Comunitaria en Salud 6- Comité Interinstitucional del Sector Salud en Emergencias – C.I.S.S.E. 7- División de Planeación y Epidemiología 8- División de Seguridad Social en Salud 9- División de Saneamiento Ambiental

CONSEJO TERRITORIAL

DE S.S.S.S.

COMITÉ MPAL. PARTICIPACION

COMUNITARIA EN SALUD

SILOS-S Sistema local de salud

y seguridad

DESPACHO DEL

SECRETARIO

DIVISIÓN DE SANEAMIENTO

AMBIENTAL

COMITÉ SECTORIAL MUNICIPIOS SALUDABLES

CISSE Comité interinstitucional

del sector salud en emergencia

DIVISIÓN DE PLANEACIÓN Y

EPODEMIOLOGIA

DIVISIÓN DE SEGURIDADSOCIAL

EN SALUD

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Planta de Personal Propuesta:

N° CARGOS

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO CÓDIGO

DESPACHO DEL SECRETARIO 1 Secretario Local en Salud 097 1 Asesor 105 3 Profesional Universitario 340 2 Secretario 540 2 Auxiliar 565 1 conductor 620 DIVISION DE PLANEACIÓN Y

EPIDEMIOLOGIA

1 Jefe de División 210 2 Profesional Universitario Área Salud 337 1 Técnico en Estadística en Salud 417 1 Auxiliar Información en Salud 509 DIVISIÓN SEGURIDAD SOCIAL EN

SALUD

1 Jefe de División 210 3 Profesional Especializado en Salud 342 7 Profesional Universitario Área Salud 337 1 Enfermero 345 1 Trabajador Social 343 2 Auxiliar en Salud Familiar y Comunitario 533 1 Secretario 540 DIVISIÓN SANEAMIENTO AMBIETAL

1 Jefe de división 210 10 Técnico en Saneamiento 448 1 Auxiliar 565 43 TOTAL

7.1.11 Secretaria de Educación. En el proceso de certificación en educación, si es que la Alcaldía decide dicho proceso se recomienda hacer un proceso de prefactibilidad y crear una infraestructura propia para asumir tales responsabilidades.

50

En el cargo de Jefe de unidad de sistemas en esta Secretaria, se recomienda suprimirlo, sus funciones son de dos tipos: las funciones de carácter Interno las realizaran en la secretaria de Organización y Sistemas; las de carácter Externo las realizara un Profesional Universitario y el Auxiliar que se encuentran adscritos a la Unidad. Así mismo se recomienda suprimir el puesto de Mensajero o Auxiliar, con el propósito de economizar gastos. Estructura Orgánica Propuesta: 1- Despacho del Secretario 2- Unidad de Recursos Humanos 3- Unidad Pedagógica y curricular 4- Unidad de Planes, Programas y Proyectos.

Planta de Personal Propuesta:

N° CARGOS

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO CÓDIGO

DESPACHO DEL SECRETARIO 1 Secretario de Despacho 020 1 Secretario 540 1 Conductor 620 UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

1 Jefe de Unidad 207 1 Profesional Universitario 340 1 Secretario 540 UNIDAD PLANES, PROGRAMAS Y

DESPACHO DEL SECRETARIO

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

UNIDAD PEDAGOGICA Y CURRICULAR

UNIDAD DE PLANES, PROGRAMAS

JUME JUME

51

PROYECTOS 1 Jefe de Unidad 207 1 Profesional Universitario 340 1 Técnico 401 1 Secretario 540 1 Auxiliar 565 UNIDAD PEDAGOGICA Y CURRICULAR

1 Jefe de Unidad 207 1 Jefe de Grupo 223 1 Profesional Universitario 340 1 Técnico 401 UNIDAD DE SISTEMAS

1 Profesional Universitario 340 1 auxiliar 565

17 TOT AL 7.1.12 Secretaria de Desarrollo Comunitario. Se recomienda suprimir un (1) Asistencia Técnica, esta se pude contratar con entidades privadas o mixtas para atender los pequeños y medianos productores; se recomienda la creación de un (1) cargo con perfil social para atender la población campesina. En cuanto a los CAMIS, estos dejaron de cumplir su misión, la propuesta es integrarlos a los programas y proyectos del plan de Gobierno en línea donde dichos centro se de información, consultas y reclamos de servicios domiciliarios. Se recomienda fusionar las unidades de Desarrollo y Autogestión y la de Programas Espaciales en una sola unidad que se podría llamar Gestión Comunitaria, con esto se reduce los gastos funcionales que conlleva esto a liberar recursos de inversión social. Con la política de dar funciones al conductor de mensajería. Se recomienda suprimir dos (2) de los tres (3) Auxiliares existentes en el momento. Estructura Orgánica Propuesta: 1- Despacho del Secretario 2- Junta Municipal de Desarrollo Rural 3- Coordinación de Desarrollo rural 4- Unidad de Gestión Comunitaria

4.1- oficina de la Juventud

52

5- Junta Administradora de Recreación y Deporte.

Planta de Personal Propuesta:

Nº CARGOS

DENOMINACION DEL EMPLEADO CÓDIGO

DESPACHO DEL SECRETARIO 1 Secretario de Despacho 020 1 Coordinador de Área 370 1 Técnico 401 1 Secretario 540 1 Auxiliar 565 1 Conductor 620

UNIDAD DE GESTION COMUNITARIA 1 Jefe de Unidad 620 1 Profesional Universitario 340 4 Técnico 401 5 Auxiliar Administrativo 550 5 Auxiliar 565

OFICINA DE LA JUVENTUD

DESPACHO DEL SECRETARIO

COORDINACIÓN DESARROLLO

SOCIAL

UNUDAD DE GESTIÓN

COMUNITARIA

OFICINA DE LA JUVENTUD

JUNTA ADMINISTR. DE RECREACIÓN Y

DEPORTE

Junta Municipal de Desarrollo Rural

53

1 Jefe de Grupo 223 JUNTA ADMINISTRADORA DE

RECREACIÓN Y DEPORTE

1 Jefe de grupo 207 1 Auxiliar 565

UMATA 1 Técnico 401 26 TOTAL

7.1.13 Instituto de Capacitación Municipal (ICAM) . Su objetivo es brindar capacitación y formación permanente a todos los servidoras públicos adscritos a la Administración Municipal. Y sus funciones son: • Identificar las necesidades de capacitación, utilizando instrumentos técnicos

que detecten las deficiencias colectivas o individuales. • Formular, el plan Institucional de Capacitación, siguiendo los lineamientos

generales impartidos por el gobierno nacional. • Llevar un registro de la oferta de servicios de capacitación tanto del organismo

público como de entes privados. • Evaluar. Con la participación de la comisión de personal, el impacto del plan

Institucional de capacitación, aplicando instrumentos técnicos. • Coordinar el funcionamiento pedagógico, administrativo y financiero del fondo

de capacitación municipal. • Organizar y desarrollar la política de comunicaciones internas y externas de

todo lo concerniente a la capacitación. Planta de Personal:

N° CARGOS

DENOMINACIÓN DEL EMPLEO CÓDIGO

1 Jefe de Oficina 205 1 Secretario 540 1 Auxiliar 565 1 técnico 401 4 TOTAL

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8. PROPUESTA PARA CLASIFICAR LA PLANTA DE CARGOS 8.1 CLASIFICACIÓN DE LOS CARGOS Dentro de los servidores del Municipio se definirán dos tipos: Empleados Públicos y trabajadores Oficiales, de acuerdo a la definición que para el efecto determine la ley. Los empleados públicos estarán clasificados en dos niveles así: 8.1.1 Los de Nivel Directivo. Agrupará los oficios cuyas funciones consisten en la coordinación y control de las dependencias del municipio; además se encargaran de participar en la formulación de políticas de adopción de planes y programas de desarrollo para el Municipio. 8.1.2 Los de Nivel Administrativo y Asistencial. Agrupará los oficios cuyas funciones implican el ejercicio de actividades directamente de orden Administrativo, c omplementarias de las tareas propias del personal directivo de tipo auxiliar y/o de oficinas. 8.2 CLASIFICACIÓN DE GRADOS 8.2.1 Personal Directivo. Se clasificarán en tres grados, de uno a tres de acuerdo a los niveles de responsabilidad, funciones y habilidades que comprenden: Educación, Experiencia, las cuales se detallan para cada cargo en el manual de funciones. Grado 1: Alcalde, nivel especial. Grado 2: Son los secretarios de las distintas secretarias, además el Director de Planeación y Personero. Grado 3: Jefe de servicios Administrativos, Asistente Técnico y Agropecuario, Tesorero, Jefe de Desarrollo Comunitario. 8.2.2 Personal Administrativo y Asistencial. Se clasifican de uno a cinco de acuerdo a sus responsabilidades, funciones y habilidades que comprenden educación, experiencia, los cuales se detallarán para cada cargo en el manual de funciones. Grado 1: Secretario de Concejo, Personero auxiliar, Auxiliar de Planeación, Secretario de Hacienda, Director de Extensión Cultural, Nutricionista, Jefe de Obras , Inspector de Transito, Inspector de Precios , Inspector de Policía, Auxiliar de Presupuesto, Comandante de Bomberos.

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Grado 2: Secretario de Personería, Secretario de Alcaldía, Secretario de Planeación, Liquidador Prestaciones Sociales, Almacenista, Secretario de Inspección de Policía, Perito, Ayudante de Contabilidad, Liquidador Predial, Visitador de Industria y Comercio, Cajero, Administrador Plaza de Mercado. Grado 3: Auxiliar de Concejo, Profesores, Auxiliar de Archivo, Sec retario de Servicios Administrativos, Secretario de Seguridad Pública, Secretario de Transito y Transporte, Secretaria de Obras y Servicios, Jefe Mecánico, Jefe de Vigilancia, Recaudador Plaza de Mercado. Grado 4: Mensajero, Agentes de Transito, Ayudante de Soldadura, Carpintero, Tractorista, Plomero, Conductor, Maquinista, Coordinador de Aseo, Oficial Escribiente, Bombero. Grado 5: Celador, Aseadoras, Citador. NOTA: en los grados anteriores para desempeñar el cargo se debe tener conocimiento del área o campo asignado.

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9. MANUAL DE FUNCIONES PROPUESTO

La administración moderna, en su proceso acelerado de actualización y desarrollo, ha concebido los manuales y normas de procedimientos, cuya finalidad, en este caso se remite a la compilación en forma sistemática de la información necesaria a cerca de la estructura, los objetivos de una entidad u organismo y cargo que lo integran. El manual tiene como finalidad fundamental dotar al Municipio de Manizales de un Instrumento técnico requerido para facilitar el logro de los objetivos de la entidad en forma coherente y armónica evitando la duplicidad en el desempeño.

MANUAL DE FUNCIONES

"POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE FUNCIONES Y REQUISITOS MINIMOS DE LA PLANTA DE PERSONAL DE LA ADMINISTRACIÓN CENTRAL MUNICIPAL". EL ALCALDE DE MANIZALES en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial las conferidas por los artículos 315, numerales 7 de la Constitución Política; 91 literal D, numeral 4 de la ley 136 de 1994; 65 de la ley 443 de 1998; 5, 16, 24 al 29, 31 y 34 del decreto ley 1569 de 1998 y 74 de la ley 617 de 2000, adopta el siguiente manual de funciones y requisitos: ALCALDE La labor del Alcalde está encaminada a planear, organizar y controlar las actividades Municipales, promover y actuar en toda clase de actuaciones políticas y administrativas tendientes a la prosperidad, economía y desarrollo social del Municipio ello en virtud de las atribuciones dadas en la Constitución Nacional y la Ley. Las funciones del Alcalde son las contempladas en la Constitución y la Ley. SECRETARIO DE PROYECTOS ESPECIALES Y ESTUDIOS TÉCNICOS: CARGO : Secretario de Proyectos y Estudios Técnicos DEPENDENCIA : Despacho del Alcalde JEFE INMEDIATO : Alcalde Consiste en asistir y aconsejar al Alcalde en la formulación y adopción de proyectos en pro del desarrollo de la Ciudad. Algunas de sus funciones son:

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1- Asesorar al Alcalde en el desarrollo y ejecución de proyectos para el progreso de la ciudad.

2- Coordinar la participación de empresas privadas en el desarrollo de la Ciudad. 3- Adoptar elementos de juicio para la adopción y la ejecución de programas y

proyectos propios de la Administración Municipal. 4- Asistir y participar en todo lo relacionado a la Administración, cuando sea

delegado por el Alcalde. 5- Absolver consultas, presentar asistencia técnica y emitir conceptos en los

asuntos encomendados al Alcalde. 6- Asesorar al Alcalde en los planes generales de la entidad. 7- Realizar las demás funciones que le sean encomendadas por el Alcalde. ASISTENTE ALCALDIA CARGO : Asistente Alcaldía DEPENDENCIA : Despacho Alcalde JEFE INMEDIATO: secretaria Administrativa Sus labores son de trascripción, archivo y despacho de documentos encaminados a colaborar en el desarrollo de las funciones de la Secretaria Administrativa. Sus funciones son: 1- Transcribir los diferentes documentos relacionados con la dependencia. 2- Mantener en orden el archivo del despacho. 3- Recibir radicar y despachar oportunamente la correspondencia y demás

documentos. 4- Realizar las de más funciones que le sean asignadas. SECRETARIA EJECUTIVA Hacer labores de oficina y asistencia Administrativa, relacionadas con las labores del despacho. Sus funciones son: 1- Coordinar la redacción, elaboración y trascripción de documentos,

relacionados con el despacho del Alcalde. 2- Atender las llamadas telefónicas que se presentan en la oficina. 3- Enviar la correspondencia y demás documentos originados en la oficina. 4- Redactar la correspondencia que le indique la Secretaria Administrativa. 5- Controlar la exist encia de útiles y papelería para la oficina. 6- Realizar las demás funciones que le sean encomendadas. SECRETARIA RECEPCIONISTA Su función es atender y brindar al usuario una buena atención tanto personal como telefónicamente.

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1- Recibir llamadas telefónicas y transferirlas a la persona que solicita comunicación.

2- Efectuar llamadas telefónicas y trasferirlas a quien las solicita. 3- Orientar al usuario tanto telefónica como personalmente sobre los servicios

que presta cada una de las dependencias. 4- Informar oportunamente al funcionario correspondiente sobre las llamadas

efectuadas en su ausencia. 5- Realizar las demás funciones que le sean encomendadas

. CONDUCTOR CARGO : Conductor Alcaldía DEPENDENCIA : Despacho del Alcalde JEFE INMEDIATO : Alcalde El trabajo de conductor está encaminado a la diligencia oportuna en el transporte del Alcalde de la Ciudad, a los sitios indicados por éste. 1- Movilizar al señor Alcalde a sus respectivas diligencias. 2- Atender a funcionarios en diligencias oficiales, previa orden del jefe inmediato. 3- Mantener el vehículo en perfecto estado de funcionamiento. 4- Prestar los primeros auxilios al vehículo cuando este lo requiera. 5- Realizar las demás funciones que le sean encomendadas, como la

mensajería.

JEFE DE UNIDAD DE CONTROL INTERNO CARGO : Jefe de Control Interno DEPENDENCIA : Despacho Alcalde JEFE INMEDIATO : Alcalde Es el que mide la eficacia, eficiencia y economía de los demás controles de la Administración municipal. Asesora al Alcalde en la continuidad de los procesos Administrativos. Sus funciones están en concordancia con lo estipulado en la ley 87 del 93 y demás normas concordantes. 1- Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de Control

Interno. 2- Evaluar y verificar la aplicación de los mecanism os de participación ciudadana. 3- Solicitar investigaciones por actos irregulares contra la institución. 4- Pasar informes a los directivos acerca del estado del Control Interno dentro de

la entidad. 5- Velar por el cumplimiento de las políticas, leyes, procedimientos, planes, y

recomendar los ajustes necesarios.

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6- Realizar todas las funciones que le asigne la ley y el Alcalde de acuerdo con la naturaleza del cargo.

SECRETARIO JURIDICO CARGO : Secretario Jurídico DEPENDENCIA : Secretaría Jurídica JEFE INMEDIATO : Alcalde Asesora, Organiza, dirigir, distribuir y controlar los asuntos relacionados con el aspecto jurídico, legal y constitucional que atañe al Municipio. Sus funciones son: 1- Interviene como representante jurídico del Municipio, conforme a las leyes, en

todos los procesos legales. 2- Emitir conceptos jurídicos sobre asuntos relacionados con la Administración

Municipal. 3- Elaborar y revisar los proyectos de decretos o resoluciones de carácter

Municipal. 4- Participar en las deliberaciones de las juntas Municipal es. 5- Revisar los ante-proyectos de Acuerdo, desde el punto de vista jurídico. 6- Revisar los proyectos de Acuerdo que lleguen a sanción del Señor Alcalde. 7- Atender a las personas que se acerquen a la oficina para asuntos relacionados

con la Secretaría Jurídica. 8- Revisar y controlar las actividades de información y prensa en lo que respecta

a la Secretaria. 9- Rendir informes sobre actividades de la dependencia al señor Alcalde. 10- Realizar las funciones que le sean encomendados, de acuerdo con la

naturaleza del cargo.

ASISTENTE ADMINISTRATIVO CARGO : Asistente DEPENDENCIA : Secretaría JEFE INMEDIATO : Secretario de Despacho Realiza las siguientes funciones: 1- Recibir y diligenciar los diferentes documentos relacionados con la Secretaria. 2- Asistir al secretario, en l os asuntos relacionados con la dependencia. 3- Asistir a los abogados en la elaboración de actos administrativos, resoluciones,

decretos, etc. 4- Mantener el orden y actualizado el archivo de la secretaria. 5- Remitir oportunamente a la Contraloría Municipal los contratos para su

registro.

60

6- Hacer todas las funciones demás asignadas de acuerdo a la magnitud de su cargo.

TESORERO CARGO : Tesorero DEPENDENCIA : Tesorería JEFE INMEDIATO : Alcalde El tesorero tiene como funciones la de vigilar, dirigir, coordinar y controlar las labores propias de la Dependencia. Sus actividades son las de recaudar los impuestos, efectuar los pagos ordenados por el Alcalde. Otras funciones son: 1- Recaudar todos los impuestos, aportes y participaciones Municipales, y

además los pagos a efectuarse. 2- Efectuar los pagos de las cuentas debidamente legalizadas. 3- hacer los cobros a favor del Municipio por medio de la jurisdicción coactiva. 4- Responder por los dineros encomendados a su haber. 5- apertura de cuentas bancarias bajo la reglamentación existente. 6- construir las finanzas suficientes para garantizar el manejo de los fondos a su

cargo. 7- Realizar las demás funciones encomendadas.

SECRETARIO DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS CARGO : Secretaria de Organización y Sistemas DEPENDENCIA : Secretaria de Organización y Sistemas JEFE INMEDIATO : Alcalde Su trabajo es relacionado con la coordinación, dirección y formulación de planes, políticas, programas y proyectos y mantener un sistema de información hombre-maquina y que funcione armónicamente. 1- Elaborar y dirigir las políticas y programas de la secretaria. 2- Presentar al señor Alcalde y cuando esté lo requiera, los informes

concernientes a este despacho. 3- Asesorar al señor Alcalde, en las políticas informáticas y de recursos

humanos. 4- Velar por la confidencia y seguridad de la información a su cargo. 5- Reconocer y ordenar los gastos e inversiones de la secretaria, de conformidad

con las normas orgánicas de presupuesto. 6- Realizar las demás funciones que le sean asignados de acuerdo a la

naturaleza del cargo.

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CELADOR CARGO : Celador DEPENDENCIA : Secretaría de Organización y Sistemas UNIDAD : Personal JEFE INMEDIATO : Técnico (Mantenimiento) NIVEL : Operativo (6) El trabajo de Celador es de carácter operativo relacionado con la vigilancia y seguridad de los bienes de la Administración Central Municipal, de los parques y de los establecimientos educativos adscritos al Municipio. Para el logro de sus objetivos el Celador realizará las siguientes funciones: 1- Prestar los servicios de vigilancia y respond er por la seguridad de inmuebles,

recursos naturales, equipos, muebles, enseres y demás elementos de propiedad de la Administración Central Municipal.

2- Revisar los paquetes que entren o salgan de la institución de acuerdo con instrucciones recibidas.

3- Cuidar y verificar que las puertas y ventanas de las instalaciones queden debidamente aseguradas cuando se retire el personal.

4- Permanecer en el lugar de trabajo que se le asigne. 5- Velar por que las personas porten el carné de identificación en un lugar visible. 6- Informar al Jefe inmediato sobre cualquier anomalía e irregularidad que se

presente en el desempeño de su cargo. 7- Dar aviso de inmediato a las autoridades de policía sobre los ilícitos que se

presenten o se intenten, para evitar su ocurrencia o reducir el impacto sobre los bienes municipales.

8- Controlar el acceso y el tránsito de personas dentro de la edificación y aplicar las medidas de seguridad respectivas.

9- Suministrar la información básica acerca de la ubicación de las distintas dependencias que conforman la Administración Central a aquellas personas que lo soliciten.

10- Realizar las demás funciones que le asignen de acuerdo con la naturaleza del cargo.

ASISTENTE TÉCNICO EN SISTEMAS CARGO : Asistente Técnico en Sistemas DEPENDENCIA : Secretaría de Organización y Sistemas JEFE INMEDIATO : Secretario de Organización y Sistemas

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Consiste en realizar las funciones propias de secretaria de la oficina, además de las funciones técnicas de un auxiliar de sistemas. Otras funciones son: 1- Realizar las labores propias de secretariado de la secretaria. 2- Coordinar la recepción y envío de documentos de acuerdo con los

procedimientos establecidos. 3- Realizar el control de calidad de los documentos que entran a la secretaria y

canalizar adecuadamente los documentos que salen de ella. 4- Atender en primera instancia al público que se acerca a la secretaria. 5- Manejar y rendir cuentas de la caja menor. 6- Verificar y refrendar la liquidación de todo el personal que sale a Vacaciones

del Municipio de Manizales. 7- Redactar la correspondencia que le delega su jefe inmediato. 8- Realizar las funciones que le sean encomendadas.

SECRETARIA II CARGO : Secretaria II Es la que atiende al público en todo lo que tenga relación con la oficina de quejas y reclamos. Otras funciones son: 1- Decepciona las quejas reclamos y recomendaciones que llegan a su

despacho. 2- Entregar al jefe de la Unidad las quejas, reclamos y solicitudes decepcionadas

en el día. 3- Mantener al día el registro de quejas, reclamos presentados. 4- Dar respuesta oportuna a la ciudadanía de las respuestas dadas por la

Administración. JEFE DE GRUPO Es de carácter técnico administrativo relacionado con la aplicación, mantenimiento, desarrollo y control de los recursos humanos del Municipio. 1- dar información a las personas que se acercan a la oficina, para asuntos que

se relacionan al grupo.( vinculación a confamiliares, programas de capacitación, recreación, prestamos)

2- Planear, organizar, dirigir y controlar las acciones de capacitación para los empleados.

3- Planear, organizar y dirigir los programas de bienestar social para empleados. 4- Apoyar la implementación de control interno dentro de su dependencia. 5- Realizar las demás funciones que le sean asignadas.

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SECRETARIO DE PLANEACIÓN CARGO : Secretario de Planeación DEPENDENCIA : Secretaria de Planeación JEFE INMEDIATO : Alcalde Fija políticas, objetivos y estrategias adecuadas para un armónico y dinámico crecimiento del Municipio, mediante el Plan Integral de Desarrollo. Así mismo garantiza la correcta aplicación de las normas y reglamentos urbanos, rurales. 1- Presentar a la junta de planeación los planes, programas de inversión pública

debidamente inscritos ante el BPIM. 2- Dar cumplimiento y promover el Plan de Desarrollo. 3- Coordinar y asesorar los planes, programas y proyectos de desarrollo

formulados por la Administración Municipal. 4- Definir planes, programas y prioridades para el desarrollo urbanístico de la

cuidad, mediante instrumentos de planeación. 5- Actuar como secretario técnico de la junta de planeación Municipal y en las

que sus funciones y responsabilidades se requiera. 6- Facilitar procesos de planificación y gestión de proyectos con la sociedad civil

(ONGS, gremios, JAL entre otros). 7- Atender las consultas de carácter técnico y administrativo que formulen las

demás dependencias municipales . 8- Coordinar los procesos y desarrollo del Banco de Proyectos de inversión

Municipal. 9- Realizar las demás funciones que le sean encomendadas. COORDINADOR FINANCIERO CARGO : Coordinador Financiero DEPENDENCIA : Secretaria de Planeación UNIDAD : Planeación JEFE INMEDIATO : Secretario de Planeación Coordinar y participar en el desarrollo de los planes y programas en el área administrativa, financiera y social de acuerdo con el nuevo régimen Municipal y las políticas de Descentralización administrativa y fiscal. Sus funciones son: 1- Coordinar la administración y regulación del Banco de Proyectos y Programas

de Inversión Municipal. 2- Asesorar al secretario en la administración de los recursos de la secretaría, y

llevar un permanente control de inventarios de ellos. 3- Revisar periódicamente la organización y administración del Banco de

Proyectos. 4- Revisar y dar el visto bueno al concepto de viabilidad de los proyectos para su

registro en el Banco de Proyectos de Inversión Municipal.

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5- Supervisar la ejecución de los pedidos, contratos y demás documentos que se elaboren en la Secretaría y que afecten el presupuesto de la misma.

6- Establecer y coordinar los procedimientos que permitan la coordinación efectiva de las dependencias involucradas en el SISBEN.

7- Realizar las demás funciones que le sean encomendadas. PROFESIONAL UNIVERSITARIO CARGO : Profesional Universitario (Banco de Proyectos) DEPENDENCIA : Secretaría de Planeación JEFE INMEDIATO : Jefe de Unidad (Planes) NIVEL : Profesional (3) El objeto del Profesional Universitario es el manejo administrativo y operativo del Banco de Programas y Proyectos de Inversión Municipal como soporte para la elaboración del Plan Operativo Anual de Inversiones, el plan de desarrollo, plan de ordenamiento y todo lo que respecta a inversión de municipio. Para el logro de su objetivo el Profesional Universitario realizará las siguientes funciones: 1- Elaborar y mantener actualizado el manual de metodologías y procedimientos

del Banco de Programas y Proyectos de Inversión Municipal – BPIM para la presentación de proyectos de inversión adaptados a las necesidades del Municipio de Manizales.

2- Coordinar el Comité Interdisciplinario encargado de analizar la viabilidad técnica, económica, social y ambiental de los programas y proyectos radicados en la Secretaría de Planeación.

3- Informar a las dependencias y entidades que presenten programas y proyectos sobre la calificación y registro, así como del vencimiento de los mismos

4- Asesorar a la Administración Central Municipal, Entidades Descentralizadas y comunidad en general en la identificación, formulación, elaboración y presentación de los proyectos según los procedimientos y metodologías adoptados por el Municipio.

5- Implementar estrategias de capacitación sobre identificación, formulación y evaluación de proyectos en forma permanente.

6- Establecer mecanismos para mantener actualizada la información que garantice el seguimiento y evaluación permanente a los programas y proyectos de inversión.

7- Coordinar y asesorar a las demás Secretarías en la elaboración y ajustes a los Planes de Acción que deberán ser presentados ante el Consejo de Gobierno.

8- Colaborar con el equipo de técnico en la actualización del Plan de Desarrollo Municipal, Plan de Ordenamiento Territorial y los demás que le correspondan.

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9- Generar información estadística y sobre indicadores que sirvan para la realización de análisis y diagnóstico en relación con los programas y proyectos de inversión pública.

10- Suministrar a quien solicite en ejercicio del derecho de petición, la información relacionada con los programas y proyectos como herramienta de apoyo a los procesos de planeación, programación de inversiones y evaluación de la gestión del Gobierno Municipal.

INSPECTOR CARGO : Inspector DEPENDENCIA : Secretaría de Planeación OFICINA : Inspección de Control Urbano JEFE INMEDIATO : Profesional Especializado NIVEL : Administrativo (5) La función básica del cargo de Inspector es la realización de labores de asistencia al jefe inmediato, en la supervisión y el control urbano de acuerdo con lo establecido en el Código de Construcciones y Urbanizaciones de la ciudad y demás normas vigentes en la materia. Para el logro de sus objetivos el Inspector realizará las siguientes funciones: 1- Atender las quejas, reclamos y consultas que se susciten con ocasión a la

violación o aplicación del Código de Construcciones y Urbanizaciones de la ciudad.

2- Vigilar en los sectores subnormales la no instalación de invasiones o tugurios y tomar medidas preventivas y cautelares del caso.

3- Efectuar oportunamente las comunicaciones de vecinos que sean requeridas para el uso del suelo.

4- Informar al Profesional Especializado de las personas que construyan, parcelen, urbanicen o demuelan sin la debida licencia o cuando ésta haya caducado o se obre una contravención a lo prec eptuado en ella.

5- Velar por la conservación del espacio público e informar de todas aquellas anomalías que se presenten o se susciten con relación a lo atinente al Código de Construcciones y Urbanizaciones.

6- Atender al público y colaborar en las actividades propias de la oficina de control urbano.

7- Realizar las demás funciones que le asignen de acuerdo con la naturaleza del cargo

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SECRETARIO DE TRANSITO Y TRANSPORTE CARGO : Secretario de Transito y Transporte DEPENDENCIA : Secretaria de Transito y Transporte JEFE INMEDIATO : Alcalde Es el directamente responsable del transporte terrestre, público y privado, la circulación ágil y eficiente de las personas, animales y vehículos dentro del Municipio de Manizales. Otras de sus funciones son: 1- Planear, dirigi r, coordinar y organizar todo lo relacionado con el tránsito

terrestre dentro del Municipio. 2- Garantizar porque se cumplan las disposiciones, del Código Nacional de

Tránsito terrestre y las demás normas estipuladas en el Estatuto. 3- Representar a la secretaría ante la ciudadanía y servir de enlace entre las

autoridades y los gremios y usuarios del transporte. 4- Coordinar las actividades de la Secretaría con las entidades que cumplan

objetivos similares. 5- Realizar las demás funciones que le sean afines. COORDINADOR DEPLACAS, MATRICULAS Y TRASPASOS CARGO : Coordinador de Placas, Matriculas y traspasos DEPENDENCIA : Secretaría de transito UNIDAD : Administrativa JEFE INMEDIATO : Jefe de Unidad Administrativa. Es el que garantiza que todos los procedimientos que conciernen a su sección, tales como recepción y revisión de documentos, radicaciones, grabaciones, expediciones de certificados y demás documentación se cumplan con eficiencia y eficacia de la Secretaria. Y demás funciones como: 1- Elaborar, firmar y entr egar las licencias de Transito. 2- Estar al día con las grabaciones de registros necesarios para mantener

actualizado los procesos sistematizados. 3- Garantizar que se atienda el trámite para la expedición y registro de matriculas

y todo lo relacionar con los p rocesos vehiculares. 4- Realizar todas las funciones que le sean asignadas. OPERARIO CARGO : Operario DEPENDENCIA : Secretaría de Tránsito y Transporte UNIDAD : Técnica

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JEFE INMEDIATO : Jefe de Unidad NIVEL : Operativo (6) El Operario debe responder ante el jefe inmediato por la correcta ejecución de los programas de señalización aprobados por la Secretaría. Para el logro de sus objetivos el Operario realizará las siguientes funciones: 1- Colaborar en la evaluación de las condiciones del tránsito de la ciudad,

reportar irregularidades y recomendar acciones. 2- Instalar la señalización y realizar las demarcaciones de conformidad con la

programación elaborada por la Unidad Técnica, de conformidad con las especificaciones y normas vigentes. Adicionalmente a la programación previa, se tendrá disponibilidad permanente para el cumplimiento de sus funciones en caso de emergencia.

3- Disponer de las medidas de seguridad necesarias para la realización de las labores en los talleres y las vías.

4- Colaborar con la Unidad en la revisión y mantenimiento permanente de las obras ejecutadas, e informar cualquier inconsistencia encontrada.

5- Conducir los vehículos de la Administración Municipal que se requieran en el desempeño de sus funciones.

6- Presentar informe diario de labores realizando el registro de señalización, ya sea contratada, instalada o demarcada.

7- Elaborar un cronograma para la revisión y supervisión de los semáforos, en pro de una buena prestación del servicio.

8- Velar por que los semáforos permanezcan en buen estado de funcionamiento, mantener los elementos necesarios para hacerlo, repararlos oportunamente e informar al jefe inmediato de las actividades realizadas.

9- Asistir al jefe inmediato en las labores que exijan de su presencia para la solución de algún problem a de su competencia.

10- Realizar las demás funciones que le asignen de acuerdo con la naturaleza del cargo

AGENTE DE TRANSITO CARGO : Agente de Tránsito DEPENDENCIA : Secretaría de Tránsito y Transporte UNIDAD : Técnica GRUPO : Agentes de Tránsito JEFE INMEDIATO : Jefe de Grupo NIVEL : Administrativo (5)

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El objetivo del cargo de Agente de Tránsito es el de velar por el orden del flujo vehicular y peatonal en las vías públicas, desarrollando funciones preventivas, de asistencia técnica, de vigilancia y control de las normas de tránsito y transporte.

Para el logro de sus objetivos el Agente de Tránsito realizará las siguientes funciones: 1- Ejercer control y vigilancia en el cumplimiento de las normas de tránsito y del

transporte por parte de conductores y peatones en las vías públicas, en los días y horarios dispuestos por el Jefe Inmediato, de acuerdo con las necesidades del servicio.

2- Informar por escrito todas las violaciones a las normas de tránsito y transporte que tenga conocimiento, mediant e el diligenciamiento de órdenes de comparendos y demás informes pertinentes.

3- Conocer e informar todo tipo de accidentes y casos de tránsito, levantado el respectivo informe, remitiéndolo a la autoridad competente para su estudio en el término de doce (12) horas siguientes a su conocimiento.

4- Ejercer el control y administración las cámaras de vigilancia de las vías públicas previa asignación del jefe inmediato. Así como informar por escrito todas las violaciones a las normas de tránsito y transporte que tenga conocimiento a través de las cámaras, mediante el diligenciamiento de órdenes de comparendos y demás informes pertinentes.

5- Firmar el libro de recibo de libretas de comparendos, verificando que el consecutivo esté completo, o en caso contrario del recibo del dispositivo electrónico para el registro de los mismos.

6- Entregar diariamente al auxiliar administrativo (agentes de transito) al finalizar el turno de servicio las ordenes de comparendo consecutivas que hayan sido diligenciadas por concepto de infracciones, accidentes de tránsito, decomisos y anulados.

7- Generar los demás informes que sean solicitados y que competan a su labor de servicio.

8- Inmovilizar los vehículos automotores cuando las normas lo determinen. 9- Conducir o hacer conducir todo tipo de vehículos que sean inmovilizados o

retenidos a las instalaciones de la Secretaría de Tránsito u otros lugares autorizados, según lo demande el procedimiento.

10- Retener las licencias de conducción cuando los conductores sean morosos o cuando las normas lo dicten.

INSPECTOR DE TRANSITO Y TRANSPORTE CARGO : Inspector de Tránsito y Transporte DEPENDENCIA : Secretaría de Tránsito y Transporte

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JEFE INMEDIATO : Secretario de Despacho NIVEL : Técnico (4) El objetivo del Inspector de Tránsito y Transporte es el de aplicar las normas sustantivas y procedí mentales de tránsito y transporte para dictar fallo o resolución sobre responsabilidad de los daños causados por colisión vehicular.

Para el logro de su objetivo el Inspector de Tránsito y Transporte realizará las siguientes funciones: 1- Realizar y dar tramite a la conciliación en todos los procesos relacionados con

accidentes de tránsito de su conocimiento, en cualquier etapa. 2- Conocer y resolver todo lo relacionado con accidentes de tránsito y dictar fallo

en el ti empo fijado por la ley y según las exigencias del despacho frente al público.

3- Dictar los actos administrativos que impongan sanción a los infractores de las normas de tránsito.

4- Conocer y resolver el recurso de reposición interpuesto sobre fallos notificados y además conceder o negar el recurso de apelación sobre los mismos.

5- Solicitar las diferentes pruebas para anexar a los procesos por accidentes de tránsito.

6- Ordenar la entrega de vehículos cuando estos son retenidos por accidentes, previo el cumplimiento de los requisitos exigidos para tal caso.

7- Solicitar mediante oficio a la entidad competente, la prueba de alcoholemia y su resultado cuando se requiera, previo el pago de su costo en dicha entidad y por el interesado.

8- Dar el trámite oportuno a los derechos de petición que presenten los usuarios dentro de los términos de ley.

9- Sancionar las infracciones por fallo. 10- Realizar los secuestros que dictaminen los entes judiciales. 11- Tramitar y dar salida a los expedientes que son requeridos por otras

dependencias o entes públicos. 12- Cumplir con todos los procedimientos y las normas establecidas, incluyendo

las de seguridad e higiene industrial. 13- Poner en conocimiento de su superior inmediato las irregularidades o

anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos que se encuentran bajo su responsabilidad.

14- Recibir, modificar inicial y periódicamente la clave de acceso, la cual es personal e intransferible. Responder por todas y cada una de las transacciones realizadas a través de ella.

15- Apoyar, asistir y colaborar con su jefe inmediato en la atención y respuesta a las inquietudes, consultas y requerimientos verbales o escritos relacionados

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con sus funciones y que son formulados por los ciudadanos, autoridades y público en general dentro de los términos y limites legales vigentes.

16- Mantener el respeto y la cordialidad en todas las relaciones interpersonales que le signifiquen sus funciones tanto en las instalaciones del Tránsito como en la vía pública.

17- Responder por todas y cada una de las actividades desarrolladas, asumiendo las consecuencias que se derivan en el ejercicio de sus funciones.

18- Responder por el manejo de la documentación e información que se considera de carácter confidencial y que no puede ser entregada, modificada y/o difundida sin la previa autorización por escrito del Secretario de Despacho de la Secretaría de Tránsito y Transporte.

19- Responder por los equipos de cómputo e impresión y de todos aquellos recursos físicos puestos a su disposición para el cabal cumplimiento de las funciones encomendadas.

20- Realizar las demás funciones que le asignen de acuerdo con la naturaleza del cargo.

SECRETARIO DE DESPACHO CARGO : Secretario de Despacho DEPENDENCIA : Secretaría de Gobierno JEFE INMEDIATO : Alcalde NIVEL : Directivo (0) El trabajo de Secretario de Despacho tiene como objetivo velar por la conservación del orden público, misión altamente preventiva y resguardadora de la seguridad y el sosiego público y la convivencia ciudadana, por lo tanto debe planear, formular, fijar, programar, coordinar, ejecut ar y controlar las políticas y programas de seguridad, moralidad y tranquilidad ciudadana, previniendo y reprimiendo la comisión de delitos, contravenciones y la perturbación del orden público; así mismo, debe formular y trazar políticas y estrategias en materia de prevención y atención de desastres y demás calamidades conexas. Para el logro de sus objetivos el Secretario de Despacho de la Secretaría de Gobierno realizará las siguientes funciones: 1- Velar por el respeto de los derechos civiles, garantías sociales y salvaguarda

de la vida, honra y bienes de los ciudadanos. 2- Coordinar y evaluar los programas y campañas de la Administración Central

Municipal, tendientes a garantizar el orden público, seguridad y convivencia de los habitantes del Municipio.

3- Trazar políticas, estrategias y directrices en materia de prevención y atención

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de desastres y demás calamidades conexas. 4- Velar por que se implementen, evalúen y controlen los planes, programas y

proyectos tendientes a prevenir y atender los desastres, incendios y demás calamidades conexas.

5- Colaborar y coordinar con el Alcalde, las autoridades civiles, militares y de policía, lo relacionado con la conservación del orden público, la seguridad y la convivencia ciudadana.

6- Proyectar y aplicar las disposiciones qu e sean necesarias para la mejor aplicación y cumplimiento de las normas de policía.

7- Coordinar y programar las políticas y campañas de la Administración Municipal referentes al control de establecimientos públicos, de las rifas, juegos y espectáculos, garantizando el cumplimiento de las normas sobre su funcionamiento y de las sanciones respectivas cuando se violen las disposiciones vigentes.

8- Colaborar con la Rama Jurisdiccional y el Ministerio Público. 9- Recibir de la comunidad las quejas relacionadas con las funciones de la

dependencia a su cargo y realizar las gestiones necesarias con el fin de solucionar el problema planteado.

10- Colaborar con la organización de los procesos electorales, conforme con las normas que regulan la materia.

11- Asistir y/o convocar, según el caso, a las juntas de Seguridad Departamental y Municipal, Junta del Fondo de Seguridad y Convivencia para Manizales, Junta de Gobierno y las demás que le delegue el señor Alcalde.

12- Velar por el control de los horarios permitidos a los establecimientos abiertos al público.

13- Coordinar con el Señor Alcalde y el Departamento de Policía de Caldas, DAS, y demás organismos de control y seguridad, todo lo relacionado con el orden público del Municipio.

14- Realizar las demás funciones que le asigne la Constitución, la Ley o el Alcalde de acuerdo con la naturaleza del cargo.

SECRETARIO CARGO : Secretario DEPENDENCIA : Secretaría de Gobierno UNIDAD : Administrativa JEFE INMEDIATO : Jefe de Unidad NIVEL : Administrativo (5) El objetivo del cargo de Secretaria es el de realizar actividades administrativas de apoyo al Jefe de la Unidad. Para el logro de su objetivo la Secretaria realizará las siguientes funciones:

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1- Recibir, radicar y pasar a despacho los negocios que se tramiten en la Unidad

Administrativa. 2- Impulsar los procedimientos que se llevan en esta dependencia, expedir autos,

traslados, notificaciones, ejecutorias, estados, edictos, etc. y pasar a despacho oportunamente.

3- Estar pendiente y garantizar el cumplimiento de los términos legales de los negocios , solicitudes que se tramitan para pasarlos a despacho, especialmente los derechos de petición.

4- Solicitar, recibir y supervisar los documentos necesarios para el Otorgamiento de autorizaciones de rifas, juegos y espectáculos y demás permisos que se expidan en la Unidad Administrativa, certificar el lleno de los requisitos y pasarlos con tres días de anticipación al despacho.

5- Elaborar los oficios y demás documentos concernientes a la oficina. 6- Elaborar certificados de supervivencia y buena conducta para la firma del Jefe

de la Unidad Administrativa. 7- Coordinar el manejo del archivo. 8- Radicar y despachar oportunamente la correspondencia, actos Administrativos y demás documentos relacionados con la Unidad. INSPECTOR CARGO : Inspector DEPENDENCIA : Secretaría de Gobierno UNIDAD : Administrativa JEFE INMEDIATO : Supervisor NIVEL : Administrativo (5) El trabajo de Inspector es una actividad encaminada a visitar y controlar que los precios, pesas y medidas legalmente establecidas se cumplan a cabalidad en los sectores comerciales e industriales del Municipio de Manizales. Para el logro de sus objetivos el Inspector realizará las siguientes funciones: 1- Visitar periódicamente sitios de expendio de artículos de primera necesidad,

consumo popular y concurrencia social; a fin de evitar la especulación, el acaparamiento y demás abusos.

2- Realizar las citaciones a expendedores que violan las normas y las demás que se requieran en el despacho.

3- Elaborar informes de los establecimientos comerciales que estén infringiendo normas sobre precios, pesas y medidas.

4- Presentar informes periódicos de las actividades realizadas al Supervisor. 5- Asesorar a los comerciantes en asuntos relacionados con el control que

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ejerce la Inspección. 6- Realizar el control y seguimiento a los usos del suelo autorizados o negados

por la Secretaría de Planeación. 7- Realizar las demás funciones que le asignen de acuerdo con la naturaleza del

cargo. INSPECTOR DE POLICÍA URBANO CARGO : Inspector de Policía Urbano 1ª Categoría DEPENDENCIA : Secretaría de Gobierno UNIDAD : Administrativa JEFE INMEDIATO : Jefe de Unidad NIVEL : Profesional (3) El trabajo del Inspector de Policía Urbano Primera Categoría es de carácter jurídico administrativo y cívico, ser líder social y comunitario como representante de la primera autoridad. Para el logro de sus objetivos el Inspector de Policía Urbano Primera Categoría realizará las siguientes funciones:

1- Conocer en primera instancia las contravenciones de que trata el decreto No.

1355 de 1970, el decreto 522 de 1971 y demás normas concordantes o modificatorias.

2- Ejercer funciones especiales de policía judicial según el artículo 310, numeral 4 del Código de Procedimiento Penal y darle aplicación al artículo 20 de la ley 228 de 1995 (transferencia de competencias).

3- Ejercer la función de conciliador en los diferente conflictos que se diriman en la Inspecciones de Policía y concretamente los conflictos que se susciten en la vecindad que sean de su competencia.

4- Tramitar en primera instancia las querellas civiles de policía por perturbación a la posesión y a la propiedad por ocupación de hecho, conforme al decreto 992 de 1930, en concordancia con el artículo 15 de la ley 57 de 1905 y el decreto 0747 de 1992 y demás normas concordantes o modificatorias.

5- Diligenciar comisorios, emanados de despachos judiciales y administrativos, en materia civil, penal y/o administrativa.

6- Recepcionar y dar el respectivo trámite a declaraciones extrajuicio, denuncios por pérdida de documentos y quejas verbales presentadas por cualquier ciudadano.

7- Ordenar el registro extemporáneo de defunción de conformidad con el decreto 1536 de 1989.

8- Efectuar la vigilancia, inspección, control y procedimientos a que hubiere lugar de los establecimientos abiertos al público, de conformidad con lo establecido en la ley 232 de 1995 y demás normas vigentes en la materia.

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9- Expedir los certificados de vecindad que sean solicitados por la ciudadanía. 10- Realizar las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo a la

naturaleza del cargo. GUARDIÁN CARGO : Guardián DEPENDENCIA : Secretaría de Gobierno UNIDAD : Administrativa JEFE INMEDIATO : Inspector de Policía Urbano de 1ª Categoría NIVEL : Operativo (6) El trabajo del Guardián esta relacionado con la vigilancia de los retenidos y colaboración en recuentos, rondas e inspecciones en las instalaciones del Centro de Reclusión. Para el logro de sus objetivos el Guardián realizará las siguientes funciones: 1- Custodiar a los retenidos dentro de las instalaciones donde se encuentren

recluidos. 2- Custodiar los retenidos cuando son conducidos ante las autoridades

competentes. 3- Requisar a toda persona, familiares y amigos que lleguen de visita al lugar en

que se encuentra el retenido. 4- Repartir los informes policivos ante la autoridad competente, adjuntando los

anexos que acompañan dichos documentos. 5- Mantener en perfecto estado de conservación su uniforme, armas, munición de

dotación. 6- Requisar el personal retenido cuando ingresa y sale de la institución. 7- Realizar las demás funciones que le asignen de acuerdo con la naturaleza del

cargo. BOMBERO CARGO : Bombero DEPENDENCIA : Secretaría de Gobierno UNIDAD : Cuerpo de Bomberos JEFE INMEDIATO : Técnico NIVEL : Operativo (6) El objetivo del cargo de Bombero es el de estar disponible en cada momento para la atención de cualquier emergencia, velando por su formación intelectual y

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condiciones físicas requeridas para la prestación de un excelente servicio. Para el logro de sus objetivos, el Bombero realizará las siguientes funciones: 1- Colaborar estrechamente con sus superiores en todas las actividades

inherentes a la institución. 2- Cumplir estrictamente las órdenes recibidas. 3- Estar siempre en estado de alistamiento y disponibilidad permanente, aún en

su tiempo libre, para cubrir las necesidades que el servicio exige. 4- Dar parte de lo acontecido durante el servicio al Jefe de Unidad del Cuerpo de

Bomberos y a los demás superiores de la institución. 5- Prestar eficientemente las funciones de comandante de guardia de acuerdo

con lo estipulado en el Orden del Día. 6- Velar por todos los equipos y elementos a su cargo y en general por todos los

bienes de la institución. 7- Informar oportunamente a sus superiores de las anomalías que detecte y

sugerir ideas para mejorar en todo aspecto el servicio al Cuerpo de Bomberos. SECRETARIO DE DESPACHO CARGO : Secretario de Despacho DEPENDENCIA : Secretaría de Hacienda JEFE INMEDIATO : Alcalde NIVEL : Directivo (0) Para el logro de sus objetivos el Secretario de Despacho realizará las siguientes funciones: 1- Programar el flujo de fondos y el plan de caja del Municipio. 2- Procurar, en coordinación con el Tesorero Municipal, la disponibilidad de los

fondos necesarios en períodos de carencia temporal. 3- Reconocer y ordenar las obligaciones a cargo de la Administración de

conformidad con las normas orgánicas del pres upuesto. 4- Asistir a la Junta de Hacienda cuando ésta se reúna. 5- Reglamentar la forma como la Administración Central levantará el inventario de

compromisos pendientes de pago a Diciembre 31 y la forma como se elaborará la relación de las vigencias expiradas.

6- Calificar las circunstancias económicas de carácter general que lleguen a presentarse, para poder efectuar el cómputo de las rentas que deben incluirse en el proyecto de presupuesto.

7- Someter a consideración del Alcalde el monto global de las apropiaciones para gastos en general, que deban incluirse en el anteproyecto de presupuesto.

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8- Asesorar al Alcalde en el delineamiento de la política presupuestal, en la fijación del monto de las apropiaciones que deberán incluirse en el anteproyecto de presupuesto y en la determinación de la cuantía de los recursos del crédito que se necesiten usar.

9- Incluir forzosamente en el proyecto de presupuesto la partida necesaria para saldar el Déficit Fiscal del Balance del Tesoro de la vigencia anterior, si éste resultare.

10- Realizar las demás funciones que se le señalen de acuerdo con la naturaleza del cargo.

JEFE DE GRUPO CARGO : Jefe de Grupo (Presupuesto) DEPENDENCIA : Secretaría de Hacienda OFICINA : Asistencia Técnica y Financiera GRUPO : Presupuesto JEFE INMEDIATO : Asesor NIVEL : Ejecutivo (2) Para el logro de sus objetivos el Jefe de Grupo Presupuesto realizará las siguientes funciones: 1- Analizar, calcular y proyectar el Presupuesto de la Administración Municipal,

comparando el monto asignado y el comportamiento del gasto con las asignaciones y gastos de los periodos fiscales anteriores, en coordinación con el Asesor.

2- Fijar de acuerdo con análisis estadísticos, los estimativos presupuestarios de rentas y gastos por grupos económicos, en coordinación con el Asesor.

3- Certificar la disponibilidad presupuestal para la realización de traslados 4- Certificar la disponibilidad presupuestal para la provisión de vacantes en la planta

de personal. 5- Asesorar a la Secretaría del COMFIS sobre los informes financieros y las

modificaciones presupuéstales que se realicen. 6- Realizar las modificaciones al Plan Anual Mensualizado de Caja - PAC. 7- Realizar los ajustes en la ejecución de rentas y Gastos que se requieran. 8- Realizar las demás funciones que le asignen de acuerdo con la naturaleza del

cargo. PROFESIONAL UNIVERSITARIO CARGO : Profesional Universitario DEPENDENCIA : Secretaría de Hacienda OFICINA : Asistencia Técnica y Financiera

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GRUPO : Compras y Bienes JEFE INMEDIATO : Jefe de Grupo NIVEL : Profesional (3) El trabajo de Profesional Universitario consiste en ejecutar todas aquellas actividades relacionadas con la administración y conservación de los bienes inmuebles de propiedad del Municipio de Manizales y la realización de las gestiones correspondientes para aseg urar todos los bienes del Municipio, ante las compañías debidamente contratadas por la Administración. Para el cumplimiento de su objetivo el Profesional Universitario realizará las siguientes funciones: 1- Velar por la conservación de los bienes inmuebles municipales, tanto urbanos

como rurales. 2- Tramitar las peticiones relacionadas con linderos, áreas, fichas catastrales y

estado de los inmuebles que el Municipio entrega en arrendamiento, comodato, permuta o compraventa.

3- Llevar un registro o censo de los predios del municipio determinando área, linderos, fichas catastrales, ubicación, planos y el estado en que se encuentran.

4- Informar periódicamente al jefe inmediato los problemas que se presenten en los inmuebles municipales, a fin de tomar las medidas del caso.

5- Atender todo lo concerniente al deslinde y amojonamiento que sobre los predios del Municipio practique el Instituto Geográfico Agustín Codazzi.

6- Registrar en el archivo correspondiente las compras, ventas o donaciones de bienes inmuebles, hechas para la Administración Municipal.

7- Elaborar y actualizar permanentemente en una base de datos, el inventario de bienes inmuebles del Municipio de Manizales.

8- Realizar las demás funciones que le asignen de acuerdo con la naturaleza del cargo.

SECRETARIO DE DESPACHO CARGO : Secretario de Despacho DEPENDENCIA : Secretaría de Obras Públicas JEFE INMEDIATO : Alcalde NIVEL : Directivo (0) El trabajo del Secretario de Obras Públicas es de nivel directivo relacionado con el estudio, dirección, coordinación y control de planes, programas y políticas de desarrollo en materia de Obras Públicas. Para el logro de sus objetivos, el Secretario de Despacho de la Secretaría de

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Obras Públicas realizará las siguientes funciones: 1- Estudiar, preparar y desarrollar los planes y/o programas que deben ser

realizados por la Secretaria de Obras Públicas. 2- Estudiar los planes de gastos, programas de inversión y otros desembolsos

públicos, en relación con el desarrollo de planes de obras públicas. 3- Elaborar el anteproyecto de gastos de funcionamiento e inversión de la

dependencia. 4- Dirigir y coordinar las actividades administrativas de la Secretaria de Obras

Públicas, supervisando y controlando las labores del personal a su cargo. 5- Preparar los proyectos de acuerdo relacionados con su ramo, así como los

Proyectos de Decretos y Resoluciones que deban ser dictadas por el Alcalde, relacionadas con su área.

6- Dirigir y coordinar los servicios que se prestan por intermedio de la Secretaría de Obras Públicas.

7- Reconocer y ordenar los gastos e inversiones de la Secretaría, de conformidad con las normas orgánicas de presupuesto.

8- Realizar las demás funciones que le asignen de acuerdo con la naturaleza del cargo.

JEFE DE GRUPO CARGO : Jefe de Grupo DEPENDENCIA : Secretaría de Obras Públicas GRUPO : Vías y Talleres JEFE INMEDIATO : Secretario de Despacho NIVEL : Ejecutivo (2) El objetivo del cargo de Jefe de Grupo del Grupo de Vías y Talleres es de naturaleza técnica, cuyo fin es la aplicación y control de procedimientos, recursos humanos y materiales indispensables para la puesta en marcha del plan de obras públicas que proyecte y adelante el Municipio, en el mantenimiento, pavimentación, reparación y construcción de vías, a través de la Secretaría de Obras Públicas. Para el logro de sus objetivos el Jefe del Grupo de Vías y Talleres realizará las siguientes funciones: 1- Elaborar estudios para conocer las necesidades de conservación, reparación y

pavimentación de las vías de la ciudad. 2- Intervenir en la adecuada ejecución de contratos de construcción de vías que

adelante la Secretaría de Obras Públicas, entidades descentralizas y particulares.

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3- Gestionar la consecución de los materiales necesarios para el buen mantenimiento de las vías de la ciudad, cuando esto se requiera.

4- Elaborar las actas correspondientes a las obras en las que ejerza interventoría y en las demás relacionadas con su área.

5- Elaborar y controlar los presupuestos de las obras civiles pertenecientes al Grupo de Vías y Talleres.

6- Revisar y supervisar las obras civiles contratadas por la Secretaría de Obras Públicas y velar por el buen desarrollo de las mismas.

7- Asistir a las reuniones internas de la Secretaría y a las que le corresponda en razón de su cargo.

SECRETARIO LOCAL DE SALUD CARGO : Secretario Local de Salud DEPENDENCIA : Secretaría de Salud y Seguridad Social JEFE INMEDIATO : Alcalde NIVEL : Directivo (0) El objetivo del cargo de Secretario Local de Salud, como Director de Salud y Seguridad Social es el de ejecutar labores de dirección, organización, planeación, vi gilancia y control que permiten el desarrollo coordinado de programas integrales de salud dentro del marco de la ley de seguridad social en salud. Para el logro de los objetivos anteriores el Secretario Local Salud tendrá las siguientes funciones: 1- Planear, organizar, coordinar, controlar, evaluar y ajustar las actividades de

salud y de las instituciones del sector en el área de influencia. 2- Dirigir la elaboración del diagnóstico y pronóstico del estado de salud de la

población del área de influencia e interpretar sus resultados. 3- Definir los planes, programas y proyectos de salud para el área de influencia a

partir del diagnóstico y pronóstico del estado de salud de la población y concertar dichas políticas con el gobierno municipal y la comunidad, en armonía con las políticas, planes y programas nacionales o seccionales.

4- Definir los planes, programas y proyectos de salud para el área de influencia. 5- Presentar al Alcalde para someter a la aprobación de la autoridad competente,

el proyecto anual de presupuest o de la Secretaría de Salud y Seguridad Social y el Fondo Local de Salud y dirigir su ejecución.

6- Promover la adaptación y adopción de normas técnicas y modelos orientados a mejorar la prestación de los servicios de salud y velar por la validez científica de las técnicas y procedimientos utilizados en el diagnóstico y tratamiento.

7- Administrar el Fondo Local de Salud, de acuerdo con las normas vigentes.

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8- Vigilar la aplicación de la referencia y contrareferencia de pacientes en el ente territorial.

9- Dirigir la aplicación de un sistema general de garantía de la calidad en salud. 10- Promover la participación de la comunidad en acciones de promoción,

prevención y solución a los problemas de salud de la población del área de influencia y participar en los Comités de Sal ud.

11- Realizar las demás funciones que le asignen de acuerdo con la naturaleza del cargo.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO CARGO : Profesional Universitario (área jurídica) DEPENDENCIA : Secretaría de Salud y Seguridad Social JEFE INMEDIATO : Secretario Local de Salud NIVEL : Profesional (3) La labor del Profesional Universitario es la de asistir y asesorar a la Secretaría de Salud y Seguridad Social en los asuntos relacionados con el aspecto constitucional, legal y jurídico Para el cumplimiento de su objetivo el Profesional Universitario realizará las siguientes funciones: 1- Interpretar y aplicar textos legales, jurisprudencia y doctrinas con el fin de dar

fundamento jurídico a las decisiones de la entidad u organismo de que se trate.

2- Revisar documentos relacionados con trámites administrativos en lo referente a aspectos legales, a fin de garantizar su validez jurídica.

3- Emitir conceptos y absolver consultas sobre las diversas situaciones de derecho originadas en los actos oficiales del sector salud y aclarar s ituaciones jurídicas pertinentes a la interpretación y aplicación de la ley.

4- Atender oportunamente las acciones de tutela que se interpongan contra la Secretaría.

5- Establecer y mantener las relaciones de coordinación necesarias para el logro de los objetivos de la dependencia.

6- Coordinar el diligenciamiento de los procesos sancionatorios, sellamientos y cierres de establecimientos por aspectos de saneamiento ambiental apoyándose en la ley 9 de 1979, sus reglamentarios y las disposiciones legales vigentes; y las demás actividades relacionadas con el tema, que sean competencia de la Dirección Local de Salud.

7- Coordinar el trámite y desarrollo de licitaciones realizadas por la Secretaría de Salud y Seguridad Social.

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TÉCNICO ESTADISTICA EN SALUD CARGO : Técnico en Estadística en Salud DEPENDENCIA : Secretaría de Salud y Seguridad Social DIVISION : Planeación y Epidemiología JEFE INMEDIATO : Jefe de División NIVEL : Técnico (4) El objetivo del Técnico en Estadística en Salud es el de asistir, participar y colaborar en el manejo y procesamiento de la información estadística del sector salud. Para el logro de su objetivo el Técnico en Estadística en Salud realizará las siguientes funciones: 1- Supervisar y controlar el cumplimiento de las normas sobre la recolección y

remisión de la información estadística. 2- Revisar críticamente la información proveniente de las diferentes I.P.Ss y

E.S.Es de la ciudad de Manizales. 3- Desarrollar registros secundarios básicos de acuerdo a programa,

necesidades y propósitos de reglamentación de información. 4- Velar por el cumplimiento de las normas sobre las enfermedades de

notificación obligatoria. 5- Contribuir en la obtención de información básica de utilidad para el desarrollo

de las actividades de vigilancia epidemiológica. 6- Contri buir con la obtención de la información sobre la vacunación que realizan

las diferentes I.P.S. y E.S.E de la ciudad de Manizales. 7- Colaborar con la realización de encuestas de salud, en el diseño de

recolección de datos estadísticos y de otros estudios especiales cuando sea necesario.

ENFERMERO CARGO : Enfermero (Régimen Subsidiado) DEPENDENCIA : Secretaría de Salud y Seguridad Social DIVISION : Seguridad Social en Salud JEFE INMEDIATO : Profesional Especializado Área Salud NIVEL : Profesional (3) P ara el logro de los objetivos, el Enfermero adscrito a la Secretaría de Salud y Seguridad Social realizará las siguientes funciones:

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1- Coordinar, planear y ejecutar en coordinación con el equipo de trabajo del Régimen Subsidiado en salud, todas las actividades tendientes a garantizar el desarrollo, vigilancia y control del régimen.

2- Diseñar e implementar en coordinación con el jefe inmediato, directrices encaminadas a orientar las actividades de promoción de la salud y prevención de las enfermedades por parte de las Administradoras de Régimen Subsidiado para su población afiliada.

3- Analizar y coordinar con las Administradoras de Régimen Subsidiado, los planes de promoción de la salud y prevención de la enfermedad a desarrollar con su respectiva población afiliada.

4- Recepcionar los informes periódicos de ejecución de actividades y recursos de promoción y prevención, con el fin de realizar los ajustes pertinentes previos a las recomendaciones que aseguren un mejoramiento continuo de los programas en el marco nacional, departamental y local.

5- Participar en coordinación con las Administradoras de Régimen Subsidiado y otros programas de la Secretaría de Salud, en la evaluación del impacto de los programas ejecutados con los afiliados del régimen.

SECRETARIO DE DESPACHO CARGO : Secretario de Despacho DEPENDENCIA : Secretaría de Educación JEFE INMEDIATO : Alcalde Municipal NIVEL : Directivo (0) El objetivo del Secretario de Despacho de la Secretaría de Educación Municipal es el de ejercer la dirección y administración de los servicios educativos estatales, en cumplimiento a las competencias atribuidas por la Constitución Política, la Ley 715 de 2001, la Ley General de Educación y demás normas vigentes en la materia. Para el logro de su objetivo el Secretario de Despacho de la Secretaría de Educación realizará las siguientes funciones: 1- Administrar la educación en el Municipio a través de la organización,

ejecución, vigilancia y evaluación del servicio educativo. 2- Nombrar, remover, trasladar, sancionar, estimular, dar licencias y permisos a

los docentes, directivos docentes y personal administrativo. 3- Orientar, asesorar y en general dirigir la educación en el Municipio, todo ello de

acuerdo con lo establecido en la ley General de Educación, el Estatuto Docente, la ley 715 de 2001, la ley 60 de 1993 y demás normas vigentes en la materia

4- Ejercer las facultades que les delegue el Presidente de la República para

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ejercer la inspección y vigilancia de la educación en su jurisdicción. 5- Organizar el Sistema de Información del sector educativo en su jurisdicción;

mantenerlo actualizado y administrarlo según los reglamentos; responder por su funcionamiento y por la oportunidad y calidad de la información que debe proporcionar.

6- Evaluar anualmente el desempeño de rectores y directores y demás directivos del servicio educativo estatal de su jurisdicción.

7- Vigilar la aplicación de la regulación nacional sobre las tarifas de matrículas, pensiones, derechos académicos y cobros periódicos en las instituciones educativas.

8- Evaluar la forma en la cual las instituciones educativas estatales de su jurisdicción han cumplido las metas de cobertura, calidad y eficiencia en el uso de los recursos señalados, y asignar los incentivos, a quienes los hayan merecido.

PROFESIONAL UNIVERSITARIO CARGO : Profesional Universitario DEPENDENCIA : Secretaría de Educación UNIDAD : Recursos Humanos JEFE INMEDIATO : Jefe Unidad NIVEL : Profesional (3) El objetivo del cargo de Profesional Universitario es el de coadyuvar en lo concerniente a la administraci ón del personal docente y administrativo de los establecimientos educativos oficiales del Municipio. Para el logro de este objetivo el Profesional Universitario cumplirá las siguientes funciones: 1- Colaborar en la administración del personal docente y admi nistrativo de los

planteles educativos del Municipio. 2- Reunir las documentaciones y certificaciones requeridas para la elaboración

de los actos administrativos relativos a nombramientos, traslados, comisiones, licencias, del personal docente y administrativo.

3- Colaborar en la ejecución de los planes y programas de selección del personal docente y administrativo y de servicios generales de los establecimientos educativos.

4- Coordinar los procesos de vinculación, inducción y evaluación del desempeño del personal administrativo.

5- Presentar planes de reubicación de personal de acuerdo con los diagnósticos de asignaciones académicas y necesidades de los planteles educativos.

6- Colaborar con el diseño y ejecución de los programas de capacitación y demás

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actividades diri gidas a todos los funcionarios del sector educativo, en coordinación con la Unidad Pedagógica y Curricular.

7- Realizar las demás funciones que le asignen de acuerdo con la naturaleza del cargo.

DIRECTOR DE NUCLEO CARGO : Director de Núcleo DEPENDENCIA : Secretaría de Educación JEFE INMEDIATO : Secretario de Despacho El trabajo del Director de Núcleo consiste en fortalecer los procesos y resultados de la educación formal, no formal e informal a través de la interacción del personal directivo docente, la comunidad y la Secretaría de Educación. Para el logro de su objetivo el Director de Núcleo realizará las siguientes funciones: 1- Dirigir, coordinar y controlar en el Núcleo la ejecución de políticas, planes,

programas y proyectos educativos nacionales, r egionales y locales. 2- Informar oportunamente a los estamentos educativos y a las autoridades del

Municipio sobre las normas, programas y acciones del Ministerio de Educación Nacional y de la respectiva Secretaría de Educación.

3- Realizar anualmente el diagnóstico integral del núcleo, mantenerlos actualizado y con base en éste, elaborar los planes, programas y proyectos de desarrollo educativo cultural del núcleo, para integrarlos al plan de desarrollo del Municipio.

4- Desarrollar todas las acciones necesarias para el mejoramiento cualitativo, cuantitativo y permanente de la educación en su núcleo.

5- Presentar anualmente durante la segunda quincena de noviembre el diagnóstico integral del Núcleo y el Plan de Desarrollo Educativo-Cultural para éste.

6- Presentar informes de necesidades de nombramientos de tiempo completo, por hora cátedra, hora extras, traslados, remociones, concesiones de licencias y permutas del personal nacional, nacionalizado y municipal (Artículo 9. Ley 29/89).

7- Presentar informes sobre novedades de personal docente y administrativo. 8- Presentar al jefe inmediato el Plan Mensual de Actividades durante la última

semana del mes anterior. 9- Participar con las dependencias de la Secretaría de Educación Municipal en la

asignación, distribución y utilización de los recursos educativos de acuerdo con las necesidades de los institutos docentes del Núcleo.

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SECRETARIO DE DESPACHO CARGO : Secretario de Despacho DEPENDENCIA : Secretaría de Desarrollo Comunitario JEFE INMEDIATO : Alcalde NIVEL : Directivo (0) El trabajo de Secretario de Despacho está relacionado con la dirección, coordinación y formulación de planes, políticas, programas y proyectos tendientes a mejorar las condiciones de vida de las comunidades de la ciudad. Para el logro de sus objetivos, el Secretario de Despacho tendrá las siguientes funciones: 1- Elaborar y dirigir las políticas y programas de la Secretaría conforme a los

planes generales de desarrollo. 2- Presentar periódicamente al Señor Alcalde y cuando éste así lo requiera, los

informes detallados de labores y de funcionamiento de la Secretaría. 3- Determinar en asocio con el Señor Alcalde las políticas de Desarrollo

Comunitario. 4- Promover y participar con las dependencias municipales y las entidades

públicas y privadas la elaboración, implementación y ejecución de proyectos de obras de infraestructura requeridas para el desarrollo del Municipio y de la comunidad participativa.

5- Promover la celebración de contratos y convenios con personas públicas y privadas para la integración inter-institucional de programas de desarrollo comunitario y velar por su adecuado cumplimiento.

6- Vigilar los gastos e inversiones de la Secretaría. 7- Recomendar al Señor Alcalde, la contratación de los expertos y asesores

necesarios para adelantar estudios o trabajos especializados de carácter prioritario en materia social y comunitaria.

8- Presentar debidamente motivados al Señor Alcalde, los Proyectos de Acuerdo necesarios para el cumplimiento de los objetivos de la Secretaría.

9- Organizar, estimular, fortalecer e incentivar la participación activa de la ciudadanía de Manizales en la promoción y funcionamiento de las organizaciones asociativas de carácter comunitario, de economía solidaria, cooperativas y microempresas.

10- Incrementar el fortalecimiento de la iniciativa ciudadana, fomentando en las comunidades, el mutuo apoyo entre sus integrantes y la ejecución de obras de infraestructura de beneficio común.

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TÉCNICO CARGO : Técnico DEPENDENCIA : Secretaría de Desarrollo Comunitario UNIDAD : Asistencia Técnica Agropecuaria JEFE INMEDIATO : Secretario de Despacho NIVEL : Técnico (4) El objetivo del cargo de técnico es el de realizar actividades de apoyo al Secretario de Despacho en el área de su competencia. Para el logro de su objetivo el Técnico realizará las siguientes funciones: 1- Promover en las diferentes entidades oficiales y privadas el aporte de recursos

técnicos, materiales y humanos dirigidos hacia el incremento de la actividad agropecuaria mediante la participación comunitaria.

2- Orientar la realización de jornadas de capacitación técnica y de integración entre los diversos corregimientos propiciando el intercambio agropecuario de técnicas y de productos y subproductos agrícolas.

3- Fomentar la racional y adecuada utilización de los productos agrícolas incentivando la producción y comercialización de los mismos.

4- Organizar y propiciar las organizaciones campesinas, orientándolas a participar en la formulación de los planes integrales de desarrollo que las Juntas Administradoras Locales debe n presentar al Concejo Municipal.

5- Supervisar la asistencia técnica directa brindada a los pequeños productores por parte de las personas contratadas para tal fin.

6- Realizar visitas periódicas a los proyectos de asistencia técnica que se estén desarrollando en el área rural.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO CARGO : Auxiliar Administrativo (Adultos Mayores) DEPENDENCIA : Secretaría Desarrollo Comunitario UNIDAD : Programas Especiales JEFE INMEDIATO : Jefe Unidad NIVEL : Administrativo (5) Para el logro de sus objetivos, el Auxiliar Administrativo realizará las siguientes funciones: 1- Organizar y adaptar las actividades a desarrollar de los diferentes programas de

la tercera edad que adelante la Secretaría de Desarrollo Comunitario.

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2- Participar en la coordinaci ón de las actividades de la Unidad de Programas Especiales en todo lo relacionado con los programas, planes y proyectos de la tercera edad.

3- Promover la participación de los grupos poblacionales a nivel intersectorial (salud, educación, cultura y recreación) en los programas de la Secretaría de Desarrollo Comunitario.

4- Detectar necesidades de los programas y proponer reajuste de actividades. 5- Coordinar y evaluar los distintos programas desarrollados en los Centros de

Animación Social para Adultos Mayores. 6- Part icipar en la elaboración de materiales de promoción y educación, tendientes

al mejoramiento de la calidad de vida de los ciudadanos y ciudadanas de la tercera edad.

JEFE DE OFICINA CARGO : Jefe de Oficina DEPENDENCIA : Instituto de Capacitación Municipal JEFE INMEDIATO : Alcalde NIVEL : Ejecutivo (2) El cargo de Jefe de Oficina del Instituto de Capacitación Municipal tiene como objetivo el ejecutar y coordinar los programas y eventos de capacitación, de conformidad con lo formulado en el Plan Institucional de capacitación; así mismo debe evaluar, conjuntamente con la Comisión de Personal dichos eventos de capacitación. Para el cumplimiento de su objetivo el Jefe de Oficina del ICAM, realizará las siguientes funciones: 1- Ejecutar y coordinar los eventos y programas enmarcados dentro del Plan

Institucional de Capacitación. 2- Evaluar conjuntamente con la Comisión de Personal, el Plan Institucional de

Capacitación P.I.C., a partir del Diagnóstico Institucional y análisis de necesidades.

3- Coordinar el funcionamiento pedagógico, administrativo y financiero del ICAM. 4- Procurar los recursos financieros, materiales y de infraestructura para el

funcionamiento del ICAM. 5- Organizar y desarrollar la política de comunicaciones internas y externas del

ICAM. 6- Gestionar convenios con entidades públicas y privadas, nacionales o

extranjeras, que apunten al logro de los objetivos del ICAM. 7- Desarrollar aquellas otras funciones, en concordancia con los objetivos del

ICAM, la ley, acuerdos y decretos municipales o demás normas que lo

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modifiquen o adicionen. 8- Realizar las demás funciones que le asignen de acuerdo con la naturaleza del

cargo. SECRETARIO CARGO : Secretario DEPENDENCIA : Donde se asigne JEFE INMEDIATO : Quien ejerza supervisión directa NIVEL : Administrativo (5) El objetivo de Secretario es asistir a la dependencia en todas las actividades correspondientes a las labores de oficina, velando por mantener la buena imagen y un correcto funcionamiento. Para el logro de sus objetivos, el Secretario realizará las siguientes funciones: 1- Digitar los memorandos, oficios, resoluciones, decretos, estudios y otros

documentos relacionados con la Dependencia y que le sean encomendados. 2- Atender en primera instancia al público que se acerca a la oficina, en forma

cortés y amable. 3- Atender las llamadas telefónicas y realizar aquellas que se le soliciten. 4- Recibir, radicar, tramitar y despachar oportunamente la correspondencia y

demás documentos relacionados con la oficina. 5- Redactar la correspondencia que le delega el jefe inm ediato. 6- Radicar y enviar oportunamente a sus destinatarios la correspondencia y actos

administrativos que deban ser despachados. 7- Organizar y mantener actualizado el archivo de la oficina (acuerdos,

resoluciones, actos administrativos, etc.) 8- Solicitar a otras instituciones los certificados y demás documentos que se deban

allegar para la realización de los respectivos Actos Administrativos.

PARA FUNCIONARIOS CON PERSONAL A CARGO:

1- Analizar y distribuir diariamente y de acuerdo con las funciones asignadas a cada uno de los funcionarios a su cargo, las solicitudes, recomendaciones, manifestaciones, denuncias, críticas, quejas o reclamos recepcionadas directamente o por la oficina de Quejas y Reclamos.

2- Hacer seguimiento constante al desempeño laboral del person al a su cargo, llevando todo documento que soporte sus actividades a una carpeta por funcionario, que entre otros deberá contener los documentos de felicitación,

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evaluaciones del desempeño laboral y aquella información que contenga sugerencias y recomendaciones para mejorar la realización de sus funciones y los inconvenientes presentados en su relación laboral.

3- Aplicar el proceso de evaluación de desempeño a los funcionarios que tengan a su cargo en la oportunidad y con las formalidades previstas en la normatividad vigente sobre la materia.

4- Remitir a la oficina de Gestión Organizacional, las sugerencias que tengan como finalidad ajustar la planta de personal, los manuales de funciones, procesos o procedimientos, los formatos utilizados, los métodos de archivo, el sistema de atención al usuario, y en general todo lo que propenda por el óptimo funcionamiento organizacional de la administración.

5- Elaborar y presentar los informes de Gestión y Resultados que la ley o los reglamentos exijan y aquellos solicitados por las oficinas o entidades especialmente la Secretaría de Planeación Municipal, acordes con las metodologías que se soliciten aplicar.

6- Garantizar que al interior de su dependencia las recomendaciones dadas por la Unidad de Control Interno sean consideradas e implementadas con el fin de mejorar la gestión e imagen corporativa, así mismo es responsable de aplicar los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno.

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10. MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES EXISTENTE Y SU RESPECTIVO DECRETO

Es un instrumento de administración de personal por el cual se establecen funciones y requisitos exigidos para el desempeño de la planta de personal. El manual especifico de funciones se debe tener en cuenta como marco de referencia al manual general de funciones en el ente Municipal, y este se rige con el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos establecido por el Gobierno Nacional en el decreto ley 1569 del 98. El manual de funciones y requisitos se aplica la Técnica del Análisis Ocupacional que lo elaboramos en forma confiable y metódica, ayudando de esta forma al ajuste del personal actual a la planta propuesta. Este manual se orienta a lo siguiente: v Establecer y precisar de manera clara las funciones y responsabilidades

de la planta de personal establecida. v Especificar los requisitos de los empleasen términos de conocimientos y

experiencia, para encontrar el personal con el perfil deseado. v Instrumentar la marcha de otros procesos administrativos como selección

de personal, inducción de nuevos funcionarios, capacitación y entrenamiento en los puestos de trabajo y evaluación del desempeño.

v Entregar la información básica sobre sus funciones a todos los miembros de la organización para el desempeño eficiente de sus empleos.

v La modificación del manual de funciones de la Alcaldía es facultad del Alcalde a través de resolución, (Art.122 y 315, numeral 7º de la Constitución Política).

Por ultimo en la readaptación laboral se incluirá un plan de contingencia para la adaptación de las personas a desvincular en los términos establecidos por la ley 617 del 2.000.

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11. CONCLUSIONES . La actual estructura Administrativa del Municipio de Manizales y su forma de agrupación, no es la más adecuada para llevar a efectos las nuevas funciones y responsabilidades del moderno municipio Colombiano. En cuanto a los salarios, estos no están fijados de acuerdo a un criterio técnico en cuanto a rango y responsabilidades por parte de los funcionarios; esto se detecta con frecuencia en el personal que entra a la Administración Municipal por contratos y que son apalancados por padrinos políticos o cuando son contratistas con estas mismos favorecimientos. La Administración Municipal carece de un sistema de selección y capacitación adecuado, para el personal que va a ser vinculado por primera vez a la Institución Municipal. En este momento existe un organigrama obsoleto, que no esta de acuerdo con las necesidades del Municipio, y esto permite la duplicidad de funciones, la información esta mal canalizada y por ende una comunidad inconforme. Dejar solo un cargo de Conductor por cada Secretaría asignándoles funciones asistenciales y de apoyo como sería prestar el servicio de mensajería interna, durante el tiempo que no sea requerido por el Secretario de Despacho respectivo, evitando con ello el ocio, lo que conlleva a racionalizar la planta de cargos de los servidores que ejecutan solo labores de mensajería. Contratar la mensajería externa con una firma especializada para que en unas horas determinadas del día, sea despachada y entregada oportunamente a sus destinatarios. Vender algunos vehículos adscritos a las Secretarías de Despacho (Gobierno, Salud, Planeación, Obras Públicas, Tránsito y Transporte, Secretaría General) a fin de reducir gastos de funci onamiento (mantenimiento, combustible, seguros, impuestos, etc.) ya que su utilización no es de carácter permanente, lo que conllevaría a la supresión de algunos cargos de Conductor. Concentrar las funciones de revisión de contratos con y sin formalidades plenas en los cargos de profesional especializado adscritos a la Secretaría Jurídica.

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Suprimir aquellos cargos que tengan la misma denominación y las mismas funciones y que no sean necesarios para la prestación eficiente y eficaz del servicio. Reducir los costos de operación del servicio de aseo, suprimiendo los cargos destinados a este fin y en su lugar, contratarlos, lo cual resultaría más económico si se tiene en cuenta que el costo a un año de 29 cargos es de $209.000.000 aproximadamente y la contratación externa con el mismo cubrimiento costaría aproximadamente $183.000.000 anual. Modificar el servicio de cafetería que actualmente se atiende con personal exclusivamente dedicado a tal labor y reemplazarlo por el sistema de autoservicio.

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12. RECOMENDACIONES Es importante que los proyectos que se le presenten a la Administración Municipal de Manizales, es determinar la estructura Administrativa del Municipio y las funciones de las distintas dependencias y así mismo para establecer la reglamentación de cada funcionario en cada dependencia sin distinto de rango, clase política u otros. La Administración Municipal debe establecer un proceso de selección e inducción a los nuevos aspirantes a ingresar al servicio del Municipio. La selección se hará mediante pruebas evaluativas sobre los conocimientos que deben tener los candidatos a desempeñar un cargo en las diferentes dependencias Municipales; estas pruebas también se le harán al personal directivo, administrativo y asistencial. La inducción se le hará al personal que ingrese a la Administración Municipal y esta consistirá en darle una orientación por parte de la unidad de servicios Administrativos, sobre la forma de funcionamiento de las diferentes dependencias Municipales. Para racionalizar el gasto público y los costos, se debe comenzar con el transporte institucional, el Alcalde controlara por intermedio del almacenista el gasto de gasolina de una forma más directa, y que el ejecutivo determine que sea estrictamente necesario para el cumpl imiento de las labores Municipales. Establecer para el personal de servicios Administrativos cursos de capacitación y actualización en asuntos que tengan que ver con Administración y Comunicación Interpersonal.

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13. TERMINOLOGÍA INTERÉS GENERAL: objeto o la finalidad principal de la función administrativa y del que hacer del ESTADO. Con base en este principio, las actuaciones administrativas deben consultar o tener en cuenta lo que es mejor para la colectividad, no lo que conviene a unos pocos o a sectores específicos. IGUALDAD: principio en virtud del cual se asegura y garantiza los derechos de todas las personas sin ningún género de discriminación. MORALIDAD: relación o conformidad entre la conducta de los funcionarios públicos con los princi pios éticos y morales de una sociedad. EFICIENCIA: relación que se establece entre resultados y utilización de los recursos disponibles. Se asimila a la productividad, implica producir más con los mismos recursos. EFICACIA: garantía de que los resultados obtenidos constituyen al logro de los objetivos y metas propuestas. CELERIDAD: capacidad de producir respuestas ágiles y oportunas en beneficio de la comunidad. Se aplica a la toma de decisiones. IMPARCIALIDAD: condición que implica que las actuaciones administrativas se adelanten de manera objetiva sin que se afecten o alteren tendenciosamente los intereses de los administrados. RESPONSABILIDAD: actitud moral positiva del servidor público para cumplir a cabalidad con las funciones y cometidos asigna dos. TRANSPARENCIA: condición de la actuación administrativa que muestra clara y abiertamente sus finalidades, objetivos y procedimientos. BUENA FE. Principio que afianza la credibilidad en el ciudadano que se acerca a solicitar un servicio o a reclamar un derecho. PARTICIPACIÓN: apertura de las autoridades administrativas y de los servidores públicos para consultar la opinión de los ciudadanos y para propiciar la intervención de ellos en la toma de decisiones.

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BIBLIOGRAFIA

AJUSTE INSTITUCIONAL Y DESCENTRALIZACIÓN. La Revolución pacífica. Plan de desarrollo Económico y Social. CORPES de Occidente. ALVAREZ COLLAZOS, Augusto. La Administración de Personal en el Municipio de Colombia. Bogotá, Presencia Ltda. 1990. CASTRO, Jaime. Código de Régimen Municipal. Bogotá. Oveja Negra. Artículos 92-93-125-130-132-139. CONSTITUCIÓN POLITICA DE COLOMBIA. 2º Ed. Santafé de Bogotá. 1992. GUIA DE REESTRUCTURACIÓN DE ENTIDADES TERRITORIALES. Departamento Administrativo de la Función Pública. Panamericana Formas e I mpresos. LUCAS PACHON , Carlos. Administración Municipal Con Participación Comunitaria. 1998. QUICENA, Jaime Antonio. Fundamentos de la Administración Pública. Bogotá Marzo 2001. SUAREZ ROA. Hernando. Política y Administración . Printed en Colombia. Bogot á, 2001. También conté con la colaboración de distintos funcionarios de la Administración Municipal y personal civil conocedor del tema de Reestructuración. Dentro del proceso de Reestructuración en las entidades estatales se han creado un grupo de leyes que amparan este proceso, estas leyes son: • La ley 617 de octubre del 2.000 y la ley 550 de la Reestructuración

Empresarial. Faculta a los Alcaldes para la supresión de oficinas o dependencias que antes eran de obligatoria creación legal.

• El Articulo 315, numeral 7, es la que faculta al Alcalde para modificar la planta de personal; y el Art. 122 modifica el manual de funciones.

• La ley 136 de 1.994 designa al Alcalde como jefe de gobierno Municipal. Es el responsable de ejecutar las políticas que el pueblo le impuso.

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• La ley 489 de 1.998 y la Nueva Gestión pública, esta regula el ejercicio de la función Administrativa, determina la estructura y define los principios y reglas básicas de organización y funcionamiento.

• El control interno debe ser armónico, efectivo y flexible al funcionamiento de dicho control, y esto conlleva al cumplimiento cabal y oportuno de las funciones estatales, mediante el diseño de políticas generales que promueven la eficacia, eficiencia y transparencia de la gestión pública. esto l o ampara el capitulo6 de la ley 489 y decreto 2145 de 1.999.

• Para este proceso de modernización y Reestructuración se debe tener en cuenta el Artículo 209 de la constitución política, y este trata la igualdad, moralidad, eficiencia, celeridad, etc.

• La modificación de la estructura orgánica interna de la Administración Municipal y las funciones de sus dependencias es competencia del Concejo Municipal, a través de un acuerdo. Art.313, Numeral 6º de la Constitución política.

• El decreto 2150 del 5 de Dic.1.995, se suprime y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios en la Administración Pública.

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ANEXOS

Pàg ANEXO A. Estructura Organizacional. ANEXO B. El formato de la encuesta y el resultado final. ANEXO C. El manual de funciones y su r espectivo decreto ya existente.

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ANEXO A

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL MUNICIPIO DE MANIZALES.

CONCEJO MUNICIPAL

ALCALDIA

SECRETARIA GENERAL

SECRETARIA ORGANIZACIÓN

Y SISTEMAS

CONSEJERÍA PARA EL

SESQ UICENTE.

SECRETARIA GOBIERNO

SECRETARIA OBRAS

PÚBLICAS

SECRETARIA TRÁNSITO Y

TRANSPORTE

SECRETARIA EDU CACIÓN

SECRETARIA SALUD Y SEG.

SOCIAL

SECRETARIA DESARROLLO COMUNITARIO

SECRETARIA PLANEACIÓN

SECRETARIA JURÍDICA

ICAM

SECRETARIA HACIENDA

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1. DESPACHO DEL ALCALDE

2. SECRETARIA GENERAL

3. SECRETARIA JURIDICA

DESPACHO DEL

ALCALDE

UNIDAD DE CONTROL INTERNO

UNIDAD DE DIVULGACION Y

PRENSA

OMPAD

SECRETARIA GENERAL

SECRETARIA JURIDICA

100

4. SECRETARIA DE ORGANIZACIÓN Y SISTEMAS.

DESPACHO DEL

SECRETARIO

COOR CONTROL DISCIPLINARIO

INTERNO

OFICINA FONDO DE PENSIONES

TERRITORIAL

UNIDAD DE

SISTEMAS

UNIDAD DE GESTION

ORGANIZACIÓNAL

UNIDAD DE

PERSONAL

OFICINA DE ARCHIVO

Y CORRESP.

OFICINA DE QUEJAS Y

RECLAMOS

OFICINA DE SALUD

OCUPACIONA

GRUPO DE PRESTACIONES

SOCIALES

GRUPO DE DESARROLLO

HUMANO

101

5. SECRETARIA DE PLANEACION.

DESPACHO DEL

SECRETARIO

INSPECCION CONTROL URBANO

UNIDAD DE

PLANEACIÓN

UNIDAD DE DISEÑO DE PROYECTOS

UNIDAD DEL MEDIO

AMBIENTE

UNIDAD DE APLICACIÓN Y CONTROL

Consejo Territorial Planeación Municipal

Junta de Planeación

102

6. SECRETARIA DE TRANSITO Y TRANSPORTE.

DESPACHO DEL

SECRETARIO

INSPECCION DE

COMPARENDOS

INSPECCION DE

TRÁNSITO

UNIDAD DE TRANSPORTE

PUBLICO

UNIDAD TECNICA

UNIDAD ADMINISTRAT.

GRUPO AGENTES DE

TRÁNSITO

GRUPO PLACAS,

MATRICULAS Y TRASPASOS

OFICINA DE

TRÁNSITO

Junta de Tránsito y Transporte

103

7. SECRETARIA DE GOBIERNO.

INSPECCION DE

PRECIOS

CUERPO DE

BOMBEROS

DESPACHO DEL SECRETARIO

UNIDAD ADMINISTRAT.

INSPECCION D E

POLICIA

COMISARIA D E

FAMILIA

INSPECCION PERMANEN. DE POLICIA

INSPECCION VIGILANCIA Y CONTROL

104

8. SECRETARIA DE HACIENDA.

DESPACHO DEL SECRETARIO

UNIDAD DE

RENTAS

GRUPO DE FISCALIZAC Y CONTROL

GRUPO DE DETERMIN. Y LIQUIDACION

GRUPO DE RECURSOS

TRIBUTARIOS

ASISTENCIA TECNICA Y

FINANCIERA

TESORERIA MUNICIPAL

UNIDAD FINANCIERA

GRUPO DE

PRESUPUES.

GRUPO DE

CONTABILID.

GRUPO DE COMPRAS Y

BIENES

PAGADURIA

GENERAL

105

9. SECRETARIA DE OBRAS.

DESPACHO DEL

SECRETARIO

UNIDAD DE

RENTAS

GRUPO DE FISCALIZAC Y CONTROL

GRUPO DE DETERMIN. Y LIQUIDACION

GRUPO DE RECURSOS

TRIBUTARIOS

ASISTENCIA TECNICA Y

FINANCIERA

TESORERIA MUNICIPAL

UNIDAD FINANCIERA

GRUPO DE

PRESUPUES.

GRUPO DE

CONTABILID.

GRUPO DE COMPRAS Y

BIENES

PAGADURIA

GENERAL

106

10. SECRETARIA DE SALUD Y SEGURIDAD SOCIAL.

DESPACHO DEL

SECRETARIO

DIVISION DE PLANEACIÓN Y EPIDEMIOLOG.

DIVISION DE SEGURIDAD

SOCIAL EN SALUD

DIVISION DE SANEAMIENTO

AMBIENTAL

Consejo Territorial de SSS

SILOS-

Comité Mpal de Part.Com.

en salu d.

CISSE

Comité Sect. Mpios

Saludables

107

11. SECRETARIA DE EDUCACIÓN.

DESPACHO DEL

SECRETARIO

UNIDAD DE RECURSOS HUMANOS

UNIDAD PEDAGOGICA Y CURRICULA R

UNIDAD DE SISTEMAS DE

INFORMACION

UNIDAD DE PLANES, PROGRAMAS Y

PROYECTOS

Junta Municipal de

Educación

108

12. SECRETARIA DE DESARROLLO COMUNITARIO.

DESPACHO DEL

SECRETARIO

UNIDAD DE

CULTURA

GRUPO PROMOCION

COMUNITARIA

UMATA

UNIDAD DE PROGRAMAS ESPECIALES

JUNTA ADMINISTRAD. RECREACION Y

DEPORTES

UNIDAD DE DESARROLLO Y AUTOGESTION

OFICINA DE LA

JUVENTUD

DIRECCIÓN CAMIS

Consejo Municipal de Cultura

Junta Mpal Desarrollo

Rural

109

13. INSTITUTO DE CAPACITACIÓN MUNICIPAL (ICAM).

14. CONSEJERIA PARA EL SESQUICENTENARIO.

CONSEJERÍA PARA EL

SESQUICENTENARIO

INSTITUTO DE CAPACITACION

MUNICIPAL

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ANEXO B.

ALCALDIA DE MANIZALES

ENCUESTA SOBRE LA REESTRUCTURACIÓN

EN LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 1. Secretaría______________________ Dependencia___________________ Nombre__________________________________Cargo_______________ 2. Sabe usted que es una Reestructuración SI _______ NO ________ 3. Esta de acuerdo con la Reestructuración SI ______ NO______ Porque__________________________________________________________ 4. Que cree usted que se afectaría más en una Reestructuración: la parte organizacional _______ o el programa de administración _______ 5. Con la Reestructur ación se acumula trabajo_____ se dejan a los empleados amigos_____ se escogen los profesionales _____ se dejan a los empleados con más experiencia en su cargo________ 6. ¿cuando se requiere ocupar un cargo en la parte administrativa, dicha elección se hace por meritocracia ________ o por politiquería_______ 7. Cree usted que se podrían fusionar algunas dependencias que tengan funciones semejantes SÍ ____ NO _____ para reducir la nomina y evitar gastos innecesarios 8. Cree usted que con la Reestruct uración tendría más apoyo la comunidad? SI_____ NO _______ Porque_____________________________________ 9. Al aplicar la Reestructuración y la modernización se podría tener mayor inversión social SI _____ NO ____ 10. Como funcionario del Municipio, que consecuencias nos traería dicha Reestructuración, señálelas: Desempleo ____ más pobreza_____ inseguridad _____desestabilización familiar_______

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11. En que dependencia cree usted que sobren empleados______________________ 12. cree usted que algunos cargos, como el de conductor pueda desempeñar otras funciones SI______ NO______ Cuales______________ ______________ Dentro del proceso de Reestructuración que se va a poner en practica en la Administración Municipal de Manizales se realizaron una serie de encuestas el cual nos arrojó los siguientes resultados: Sabe usted que es una reestructuración. Si 64 No 16 Esta de acuerdo con la Reestructuración. Si 44 No 31 Que cree usted que se afecta más en una Reestructuración. La parte organizacional 58. Administrativa 24. Con la Reestructuración se acumula trabajo 27. Se escogen a los amigos 26. Se escogen a los profesionales 19. Existe la meritocracia 38 la politiquería 21. Se podrán fusionar algunas dependencias con funciones semejantes Si 54. No 13. Con la Reestructuración tendría más apoyo la comunidad. Si 43. No 21. Consecuencias de la Reestructuración: Desempleo 29. Pobreza 47. Inseguridad 58. Desestabilización familiar 54. En que dependencia sobran empleados. Ninguna. Funciones que pueden realizar funcionarios con otros cargos como el conductor. Si 13. No 66.

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ANEXO C.

MANUAL ESPECIFICO DE FUNCIONES Y SU RESPECTIVO DECRETO EXISTENTE

Es un instrumento de administración de personal por el cual se establecen funciones y requisitos exigidos por el desempeño de la planta de personal. El manual especifico de funciones se debe tener como marco de referencia al manual general de funciones en el ente Municipal y este se rige con el sistema de nomenclatura y clasificación de empleos establecido por el Gobierno Nacional EN EL DECRETO LEY 1569 DE 98. El manual de funciones y requisitos se aplica la técnica del Análisis Ocupacional que lo elabore en forma confiable y metódica, ayudando de esta manera al ajuste del personal actual a la planta propuesta. Este manual se orienta a lo siguiente: • Establecer y precisar de manera clara las funciones y responsabilidades de la

planta de personal establecida. • Especificar los requisitos de los empleados en términos de conocimientos y

experiencia, para encontrar el personal con el perfil deseado. • Instrumentar la marcha de otros procesos administrativos como selección de

personal, inducción de nuevos funcionarios, capacitación y entrenamiento en los puestos de trabajo y evaluación del desempeño.

• Entregar la información básica sobre sus funciones a todos los miembros de la

organización para el desempeño eficiente de sus empleos. La modificación del manual de funciones de la Alcaldía es facultad del Alcalde a través de resolución, (Art. 122 y 315, numeral 7º de la Constitución Política). Por último en la readaptación laboral se incluirá un plan de contingencia para la adaptación de las personas a desvincular en los términos establecidos por la ley 617 de 2.000.