REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA ANTONIO JOS DE SUCRE EXTENSIN MARACAY

SISTEMA DE GESTIN ACADMICO COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Trabajo Especial de Grado para optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Informtica

Autor: Br.Adrian Webel Tutora: T.S.U. Anais Torres Asesora Metodolgica: Licda. Hely Castillo

Maracay, Enero de 2012.

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGIA ANTONIO JOS DE SUCRE EXTENSIN MARACAY

SISTEMA DE GESTIN ACADMICO COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY. UBICADA EN EL MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Trabajo Especial de Grado para optar al Ttulo de Tcnico Superior Universitario en Informtica

Maracay, Enero de 2012.

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APROBACIN DEL TUTOR

En mi carcter de Tutora del Trabajo Especial de Grado titulado: Sistema de Gestin Acadmico como Apoyo al Departamento de Control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney. Ubicada en el municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua, presentado por el ciudadano Adrian Webel, Cdula de Identidad N 20.450.651, para optar al Ttulo Tcnico Superior Universitario en Informtica, considero que ste rene los requisitos y mritos suficientes para ser sometido a presentacin pblica y evaluacin por parte del Jurado Examinador que se designe.

En la ciudad de Maracay, a los 13 das del mes de Diciembre de 2.011.

T.S.U. Anas Torres C.I: 18084832

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APROBACIN DE LA ASESORA METODOLGICA

En mi carcter de Asesora Metodolgica del Trabajo Especial de Grado titulado: Sistema de Gestin Acadmico como Apoyo al Departamento de Control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney. Ubicada en el municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua, presentado por el ciudadano Adrian Webel, Cdula de Identidad N 20.450.651, para optar al Ttulo Tcnico Superior Universitario en Informtica, considero que ste rene los requisitos y mritos suficientes para ser sometido a presentacin pblica y evaluacin por parte del Jurado Examinador que se designe.

En la ciudad de Maracay, a los 13 das del mes de Diciembre de 2.011.

Licda. Hely Castillo C.I. 18.230.838

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DEDICATORIA A Dios especialmente, por ser gua en todo momento, fuente de energa y nuevas ideas para continuar con las actividades de todos los das A mi padre y a mi madre por siempre estar conmigo en todo momento y situacin, por darme su amor, por ser mi apoyo incondicional y ejemplo a seguir en cada etapa de mi vida sin importar las dificultades que se presenten. A mi novia Arianny por siempre quererme y apoyarme en todo momento y a todos quienes, directa e indirectamente, aportaron un granito de arena para que pudiera culminar satisfactoriamente este importante logro en mi carrera de estudio.

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AGRADECIMIENTO

A mi Dios por siempre guiarme y ayudarme a superar obstculos que la vida presenta A mis padres, por su apoyo incondicional en todo momento, a mis amigos y a mi novia Arianny por siempre estar a mi lado y nunca abandonarme en los momentos ms difciles y apoyarme para cumplir esta meta que hoy estoy logrando. Quiero agradecer a los docentes de la U.E.P El Araguaney, quienes me prestaron su ayuda incondicional, ayuda con la cual me hiso posible llevar a terminar esta investigacin. Tambin quiero agradecer a mis profesores, personas que a lo largo de mi carrera me prepararon y siempre me ayudaron para lograr esta meta, sin su aporte no estara hoy aqu, as que gracias a todos. A todos compaeros del tecnolgico, por haberme brindado su amistad, apoyo y colaboracin durante la realizacin de la carrera.

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NDICE LISTA DE CUADROS..............................................................................................xvi LISTA DE GRFICOS...........................................................................................xviii RESUMEN.................................................................................................................xix INTRODUCCIN.........................................................................................................1 CAPTULO I.................................................................................................................4 EL PROBLEMA............................................................................................................4 Contextualizacin del Problema................................................................................4 Objetivos de la Investigacin.....................................................................................7 Objetivo General........................................................................................................7 Objetivos Especficos................................................................................................7 Justificacin...............................................................................................................7 CAPTULO II................................................................................................................9 MARCO REFERENCIAL............................................................................................9 Resea Histrica........................................................................................................9 Antecedentes de la investigacin.............................................................................11 Bases Tericas.........................................................................................................14 Bases Legales...........................................................................................................23 Sistema de Variables................................................................................................26 Definicin de Trminos Bsicos..............................................................................28 CAPTULO III............................................................................................................31 MARCO METODOLGICO.....................................................................................31 Modalidad de la Investigacin.................................................................................31 Tipo de Investigacin..............................................................................................32 Procedimiento de la Investigacin...........................................................................33 Operacionalizacin de las Variables........................................................................34 Poblacin.................................................................................................................36 Muestra....................................................................................................................36 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos..................................................37 Descripcin del Instrumento de Recoleccin de Datos...........................................38 Tcnicas de Procesamiento y Anlisis de Datos......................................................38 Cronograma de Actividades....................................................................................39 CAPTULO IV............................................................................................................41 RESULTADOS...........................................................................................................41 Diagrama De Flujo De Datos (DFD).......................................................................46 A continuacin se presenta los resultados de la gua de entrevista realizada al Jefe de Departamento (Jos Sarmiento) y de las observaciones directas, estas sern mostrados en conjunto con el Diagrama de Flujo de Datos (DFD) y anlisis de requerimientos. .......................................................................................................47 Determinacin de Requerimientos..........................................................................50 Requerimientos de Entrada......................................................................................51 Requerimientos de Almacenamiento.......................................................................51 Requerimientos de Salida........................................................................................51

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Fase de propuesta.....................................................................................................52 Objetivos del Sistema Propuesto.............................................................................53 Objetivo General......................................................................................................53 Objetivos Especficos..............................................................................................53 Justificacin de la Propuesta....................................................................................53 Metodologa, Leguaje Y Bases De Datos Utilizados..............................................54 Carta Estructurada...................................................................................................68 Diccionario de Datos...............................................................................................69 Beneficios Intangibles:............................................................................................79 Estudio de Factibilidad............................................................................................79 Anlisis Costo-Beneficio.........................................................................................81 Retorno de la inversin............................................................................................86 CONCLUSIN...........................................................................................................88 RECOMENDACIONES.............................................................................................90 REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS .......................................................................91 ANEXOS A.............................................................................................................96 ANEXOS B.............................................................................................................98

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LISTA DE CUADROS CUADRO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 pp.

Conceptualizacin de Variable.........27 Operacionalizacin de Variable...........36 Cronograma de Actividades.........41 Anlisis Situacional. Hardware........43 Software........44 HumanWare..........45 Procesos........46 Matriz FODA General.. .......47 Tablas........71 Alumnos......72 Configuracin.........73 Auditorias...73 Documentos....74 Documentos_Consignados.....74 Grados.....74 Grados_Detalles......75 Horarios......75 Horarios_detalles....76 Materias......76

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20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35

Materias_profesores........77 Profesores.......77 Secciones....78 Tipo_Usuarios.....78 Usuarios......79 Costos Operativos. Sistema Actual.....83 Costos de Suministros. Sistema Actual..83 Costos de Utilizacin. Sistema Actual....84 Costos Operativos. Sistema Propuesto...84 Costos de Suministros. Sistema Propuesto.....85 Costos de Utilizacin. Sistema Propuesto..85 Costos de Hardware. Sistema Propuesto....86 Costos de Adiestramiento. Sistema Propuesto...86 Costos Iniciales...86 Costo de arranque del Sistema Propuesto...87 Costos y Beneficios acumulados....87

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LISTA DE GRFICOS GRFICO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 pp.

Sistema de Gestion.......48 Incripcion de Alumnos.........49 Registro de Profesores .....49 Confeccion de Horarios....50 Reportes del Sistema ........51 Diagrama Entidad-Relacin......57 Diagrama de Clases del Proceso de Inscripcin ......61 Diagrama de Clases de Registro de Grados y Profesores.62 Diagrama de Clase de Auditora .......63

10 Diagrama de flujo. Inscripcin de Alumnos.....65 11 Diagrama de flujo. Asignacin de Profesores..66 12 Diagrama de flujo. Administracin de Horarios...67 13 Retorno de la Inversion.........88

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGA ANTONIO JOS DE SUCRE EXTENSIN- MARACAY

SISTEMA DE GESTIN ACADMICA COMO APOYO AL DEPARTAMENTO DE CONTROL DE ESTUDIO EN LA UNIDAD EDUCATIVA PRIVADA EL ARAGUANEY, MUNICIPIO GIRARDOT, EN MARACAY ESTADO ARAGUA. Propuesta de Trabajo Especial de Grado para optar al Ttulo de Tcnico Superior en Informtica

Autor: Br.Adrian Webel Tutora: T.S.U. Anais Torres Asesora Metodolgica: Licda. Hely Castillo Mes, Ao: Diciembre, 2.011 RESUMEN El proceso de administracin acadmica en la Unidad Educativa Privada El Araguaney ubicada en el municipio Girardot, en Maracay estado Aragua, se ha estado llevando de forma manual y como resultado de ello se originan extensos archivos fsicos donde se registra y almacena toda la informacin, esto ocasiona que los tiempos de respuesta sean elevados, se pierdan documentos y otros errores humanos. Esta investigacin tiene como objetivo general desarrollar un sistema de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudio. Este trabajo est enmarcada en una modalidad de proyecto factible, de tipo investigacin de campo, con un nivel de conocimiento descriptivo. Se aplic como tcnica de recoleccin de datos la entrevista y la observacin directa. La poblacin estuvo conformada por tres (3) docentes, aplicando el muestreo de tipo censal. Se utilizaron las herramientas de anlisis y diseo de sistemas recomendadas por Kendall y Kendall. Para el desarrollo del Sistema Informtico que se propone como solucin a la problemtica se utilizaron herramientas de desarrollo web. Se concluye que la institucin educativa podr utilizar el sistema de gestin para la toma de decisiones y as mejorar sus procesos, finalmente se recomienda que el sistema sea actualizado en forma constante en funcin de los cambios que pueden producirse en el diseo curricular en aos prximos. Palabras Clave: Sistema, Gestin, Planificacin.

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INTRODUCCIN La informtica est en nuestras vidas, gran parte de nuestra sociedad se ha desarrollado al amparo de las nuevas tecnologas y debe su xito en gran parte a esta ciencia. Las computadoras son esenciales para enfrentar el reto de la competencia global, donde los negocios deben ser eficientes y sensibles a las necesidades y producir bienes y servicios de alta calidad a un costo siempre ms bajo. Sin las computadoras, que proveen informacin precisa y actualizada necesaria para tomar decisiones estratgicas y administrar los procesos de produccin, muchas compaas no podran sobrevivir. Las computadoras utilizan informacin almacenada para construir simulaciones que van desde un simple anlisis hasta ilustraciones realistas y animadas de nuevos productos. Esto permite predecir el efecto de las mltiples decisiones de negocios. Las computadoras ayudan a la gente a comunicarse, tanto directa como indirectamente. El mundo no podr vivir mucho tiempo sin computadores, est sometido a una sobrecarga de informacin y no podr manejarlos sin ellos. Tenindose en cuenta que los avances de la sociedad humana desde la aparicin del alfabeto se han debido a su capacidad de registrar y conservar la informacin. El manejo de grandes volmenes de datos: actualmente, y desde hace unos aos, podramos decir que hemos llegado a una explosin de informacin en nuestra sociedad, que exige la aplicacin de las tecnologas de la informacin. La cantidad de informacin que se debe gestionar diariamente es abismal y estaramos ante un problema intratable si no contramos con la informtica. Las bases de datos y las altas capacidades de proceso que permiten afrontar el reto. Por consiguiente, el sistema de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudios en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, Municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua, constituye un medio para lograr una efectiva toma de decisiones, como parte importante del proceso que tiene como funcin planificar y controlar eficientemente los procesos como matriculas, inscripciones y

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horarios por personal que all labora y con el estudiantado en general. En este sentido, aplicar un sistema de informacin como alternativa que permita realizar la inscripcin rpida y automatizada, contribuyendo as a reducir tareas en la ejecucin de dicho proceso, mejorando el servicio prestado por la institucin sin que esto represente mayores costos para ella. De esta manera, las decisiones de la unidad educativa privada El Araguaney estn basadas en los aspectos administrativos de esta institucin. As, el principal propsito de esta investigacin es conseguir que un colegio como est que posee sistemas abiertos complejos y dinmicos se adapte constantemente al entorno. Por ello, el sistema de gestin acadmica como apoyo al departamento de control de estudios en la unidad educativa privada El Araguaney, utiliza una relacin entre variables que representan la realidad del problema de planificacin a resolver, permitindole prestar un mejor servicio a los usuarios convirtindose en receptora de los beneficios que ellos obtendrn con el proceso de inscripcin automatizado disminuyendo la excesiva cantidad de trabajo formada durante el proceso de inscripcin. As como tambin evitando la demora en la entrega de la lista del alumnado y la duplicacin de registros, todo ello representa ventajas y facilidades que redundan en un mejor funcionamiento de la institucin. Facilitando la gestin acadmica del plantel. Esta investigacin est constituida por los siguientes captulos: Captulo I: El problema, contiene planteamiento del problema, objetivos de la investigacin y justificacin. Captulo II: Marco terico, contiene la resea Histrica, los antecedentes de la investigacin, bases tericas, bases legales, contextualizacin de variables. Captulo III: Marco Metodolgico, especifica el tipo de investigacin, el diseo, el propsito, la poblacin y muestra, tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, descripcin del instrumento de recoleccin de datos.

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Captulo IV: Resultados, Sistema Propuesto, requerimientos del sistema propuesto, los objetivos de la propuesta, el alcance, el estudio de factibilidad, as como el costo beneficio, la matriz foda, y la descripcin detallada del sistema propuesto, en el cual encontramos, el diccionario de datos, la entidad relacin, los diagramas del sistema y la carta estructurada. Posteriormente se encuentran las conclusiones, recomendaciones, referencias bibliogrficas y los anexos respectivos.

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CAPTULO I

EL PROBLEMA

Contextualizacin del Problema En la modernidad, la informtica juega un papel importante en el desarrollo de las organizaciones y en el control de las operaciones administrativas y financieras entre otras, la obtencin de una informacin inmediata y satisfactoria dentro de la estructura organizativa determina el xito y el alcance de los objetivos con mayor eficacia dentro de la empresa. Ahora bien, cuando se piensa sobre el porqu del uso de computadoras en las empresas, la respuesta parece bastante obvia, para registrar los eventos que van sucediendo. Sin embargo, existe un motivo an ms importante y no tan obvio, y es que la informacin puede usarse para respaldar la toma de decisiones. Sin importar el tamao de una empresa u organizacin, la conduccin exitosa de la misma estar dramticamente influenciada por la precisin de sus registros y la adopcin de decisiones acertadas. El Internet ha tenido gran impacto tanto social, como empresarial y econmico, gracias a ste las expectativas con respecto al mundo de la tecnologa como manejo de la informacin han sido bastante amplias. Por estas razones ciertamente McGraw-Hill (1996) presenta qu: La tecnologa es algo casi omnipresente. El cambio tecnolgico y la innovacin son estratgicamente relevantes no solo en lo tocante a las tecnologas asociadas con los productos, sino que afectan todas las actividades y funciones de gestin empresarial. (p. 108). El mencionado autor quiere decir que es muy importante la aplicacin de un sistema automatizado que agilice de forma segura diferentes procesos en las

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instituciones del mismo modo que se ha incorporado la tecnologa de la informacin a la vida cotidiana, el ser humano ha tomado amplia conciencia de los retos que implica para un futuro el uso del computador, precisamente como lo presentan Bittel y Ramsey(2000), diciendo que La fabricacin est pasando de ser un arte a ser una ciencia y por esto existe mayor necesidad de talentos de ingeniera y matemticas en el diseo y la puesta en marcha de sistemas automatizados (p. 92). En la actualidad, muchas instituciones hacen uso de la herramienta tecnolgica con el fin de mejorar sus servicios al cliente, reducir gastos administrativos y operacionales, llevar mejor control de inventarios. Bittel, y Ramsey, (2000), explican el impacto de la automatizacin sobre la organizacin: El impacto ms probable de la automatizacin sobre la organizacin de una empresa es que simplifica, estabiliza y racionaliza la estructura de la misma. Cuando la estructura ya est racionalizada, su analoga con otras estructuras similares ser ms obvia. Esto quiere decir que las herramientas y facultades de direccin podrn ser aprendidas, vividas e implementas con mayor facilidad, repercutiendo en beneficio de la empresa (p. 92) La informtica impone tecnologa y comercializacin como una evolucin necesaria en todos los campos donde la informacin se procesa, transmite y acumula. Es por esto que el ordenador se ha convertido en un instrumento educativo extensivo. Esto significa que, a diferencia de otras innovaciones tecnolgicas, provoca una cadena de cambios en el medio educativo, hasta alterarlo profundamente y dotarlo de la necesaria rentabilidad en el ms amplio sentido de la palabra. La introduccin de la informtica implica concretamente la adquisicin de tcnicas, el dominio de habilidades y el uso de una terminologa. La educacin es un pilar esencial en el desarrollo social e individual de los pueblos por su responsabilidad en la formacin personal y profesional de los futuros ciudadanos. En el sector educativo es ventajosa la utilizacin de la informtica para planificar y controlar de manera eficiente todo lo relacionado con el personal que all labora y con el estudiantado en general, es decir, las matrculas, las inscripciones, horarios. En este sentido, el proceso de administracin acadmica en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, se ha estado llevando de forma manual; el personal

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administrativo llena las planillas denominadas. Ficha de Inscripcin - Registro y Prosecucin de Estudio del Alumno, por cada estudiante matriculado durante el ao escolar, luego de esto, se transcribe la informacin a una base de datos, en la cual se lleva el control estudiantil igual que otras actividades de la institucin. Como resultado de ello se originan extensos archivos fsicos donde se registra y almacena toda la informacin, con sus respectivos soportes. Debido a que este proceso no se encuentra sistematizado, a la hora de emitir una constancia de estudio, verificar los documentos consignados por el alumno, datos del representante o plantel de procedencia, entre otros, relacionados con el mismo, utilizndose ms tiempo del requerido. Es por ello que aplicar un sistema de informacin como alternativa que permita realizar la inscripcin de forma rpida y automatizada, contribuyendo as a reducir tareas en la ejecucin de dicho proceso, mejorando el servicio prestado por la institucin sin que esto represente mayores costos para ella. Dicho todo esto el autor se plantea la siguiente interrogante: Cules sern los requerimientos del sistema de gestin acadmico en la U.E.P. EL Araguaney? Cmo ser el sistema actual del manejo de la informacin correspondiente a la gestin acadmica en la U.E.P. El Araguaney? Con la elaboracin de un nuevo software de gestin acadmico mejorara la gestin del departamento de control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney?

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Objetivos de la Investigacin Objetivo General Desarrollar un sistema de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, ubicada en el municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua.

Objetivos Especficos Levantar la informacin sobre los requerimientos del sistema de gestin acadmico en la U.E.P. EL Araguaney. Anlisis del sistema actual con la finalidad de conocer el manejo de la informacin correspondiente a la gestin acadmica en la U.E.P. El Araguaney. Diseo de un software de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, ubicada en el municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua.

Justificacin

Durante el paso de los aos se ha incrementando la utilizacin de las computadoras y con ello la aplicacin de herramientas tecnolgicas que permite facilitar las operaciones de las distintas empresas, es decir, la informtica ha tomando auge en los distintos entes econmicos con el fin de obtener mejores resultados a menor costo y con la utilizacin de menos recursos humanos, en el rea educacional la aplicacin de un sistema de gestin acadmico, como apoyo al departamento de control de estudio, ofrece la posibilidad de realizar inscripciones y reinscripciones de manera gil y sencilla, con una mxima confiabilidad de respaldos.

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Este autor explica que, se deduce que ser de gran utilidad para el investigador ya que le permitir tener una visin ms amplia sobre el tema, aprendern a realizar un sistema de informacin, lo que se traducir en un mejor y mayor desarrollo de los mismos y crecimiento en el mbito profesional. Igualmente, la investigacin es importante para la Unidad Educativa Unidad Educativa Privada El Araguaney porque le permitir prestar un mejor servicio a los usuarios convirtindose en receptora de los beneficios que ellos obtendrn con el proceso de inscripcin automatizado, y disminuye la excesiva cantidad de trabajo formada durante el proceso de inscripcin ubicada en el departamento de control de estudio, principalmente en la seccin del asistente administrativo, esto tambin evita la demora en la entrega de la lista del alumnado y la duplicacin de registros, todo ello representa ventajas y facilidades que redundan en un mejor funcionamiento de la institucin. Asimismo, ser de utilidad acadmica como herramienta que facilite los procesos acadmicos para la poblacin estudiantil en las tareas de inscripcin, obtencin del horario y dems documentos emitidos por la institucin. Del mismo modo es relevante para futuros investigadores debido a que ser un aporte terico para sus trabajos o para ampliar la lnea de investigacin que ste presenta.

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CAPTULO II

MARCO REFERENCIAL Una vez reducido el problema a trminos precisos y explcitos; es necesario situar el marco de referencia terica que orienta el estudio en todos sus aspectos, determinando la propuesta de anlisis de la realidad, Objetos de estudio. Segn Sabino (2004): El marco terico, es el resultado de la seleccin de aquellos aspectos ms relacionados del cuerpo terico epistemolgico que se asume, referidos al tema especfico elegido para su estudio. De all pues, que su racionalidad, estructura lgica y consistencia interna, va a permitir el anlisis de los hechos conocidos, as como, orientar la bsqueda de otros datos relevantes.(p.38). El marco terico a un nivel ms especfico y concreto, contiene la ubicacin contextual del problema en una determinada situacin, de qu manera la analizan y en cuanto tiempo, proporcionando un conocimiento profundo de la teora que le da significado a la investigacin. En todo caso, de lo que se trata, es de relacionar las posturas tericas que se asumen, orientadoras del sentido de investigacin, permanentemente con el problema analizado. Resea Histrica

La Unidad Educativa Privada El Araguaney fue creada el 15 de Marzo de 1980, en la ciudad de Maracay, Edo. Aragua, Venezuela. En una casa de habitacin alquilada y acondicionada para el fin educativo, ubicada en la urbanizacin La

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Arboleda Calle Araguaney Nmero 26, al norte de la ciudad. Por tres prestigiosas docentes que vislumbraban desde ese entonces un proyecto de plantel novedoso, creativo y futurista para la poca, su matrcula inicial de escasos 8 nios, de la comunidad o familiares cursantes de Preescolar. Al transcurrir el primer ao de duro y arduo trabajo toda la responsabilidad y conduccin del colegio queda bajo la Administracin y direccin nica de la Lic. Doris Amrica Velsquez Ramos, quien desde los inicios hasta la presente fecha es el fuerte tronco que le da fortaleza y vigor a esta Institucin. Rodeada entonces y siempre por un equipo humano y profesional de alto valor; Maestras y Maestros de slida formacin acadmica y frreos conceptos morales dan forma al proyecto. El Colegio Araguaney, como era llamado en sus principios, surge para dar a una marcada respuesta a la joven familia aragea, trabajadora, conformada principalmente por padres e hijos y en ocasiones nada ms que la madre trabajadora; como era el caso de su fundadora, quien tena que trabajar doble turno para asistir las necesidades econmicas de su familia y no encontraba institucin educativa que le brindara el apoyo en la formacin integral de sus pequeos hijos, como era entonces el caso de otras familias. Es as como se plantea la idea de crear la institucin educativa; contribuyendo, apoyando y fortaleciendo el desarrollo de sus educandos, creando entonces la primera institucin educativa con una jornada de atencin diaria de ms de 8 horas llamada semi-internado, donde se complementa la actividad acadmica con el desarrollo de actividades musicales (Festival Voz Araguaney de Oro, Coral); deportivas (natacin, karate, futbolito); cientficas (Festival Juvenil de la Ciencia), las cuales permiten alcanzar su misin. Formar nios, nias y adolecentes que hacen vida activa en la comunidad, enmarcados en los ms slidos valores morales de amor, justicia, solidaridad, paz proyectados hacia el logro de la excelencia; y la visin de transformar debilidades en fortalezas apoyados en un equipo de trabajo Tcnico Docente Administrativo Calificado, egresando bachilleres de solida formacin acadmica, creativos, crticos y seguros de s mismos con elevadas virtudes morales.

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Con dedicacin y mucho esfuerzo fue creciendo la familia El Araguaney, de aquella matricula inicial de 8 nios, y se tiene la honrosa labor de formar integralmente a ms de 600 educandos para la vida y la sociedad.

Antecedentes de la investigacin

La exposicin de los antecedentes se refiere a investigaciones importantes, desde el punto de vista de su actualidad y valor terico que se han realizado sobre el tema: asegurando con este anlisis que la investigacin a emprender, responde a un vacio de informacin en el sistema terico y no por desconocimiento de los investigadores. Arias (2000), refirindose a los antecedentes de una investigacin plantea: Se refiere a los estudios previos y tesis de grado relacionadas con el problema planteado, es decir, investigaciones realizadas anteriormente y que guardan alguna vinculacin con el problema en estudio. En este punto se deben sealar, adems de los autores y el ao en que se realizaron los estudios, los objetivos y principales hallazgos del mismo. (p. 38) Primeramente, Mellano (2007) en su trabajo especial de grado titulado, Desarrollo de un Sistema de informacin Computarizado que permita Optimizar las Solicitudes de Servicio Tcnico en el Departamento Tcnico de Time Computer C. A. Instituto Universitario de Tecnologa Antonio Jos de Sucre. La investigacin est enmarcada en la modalidad de proyecto factible, fundamentado en la investigacin de campo tipo descriptivo y documentado en una revisin bibliogrfica, para la investigacin la poblacin estuvo representada por el departamento tcnico, el cual est constituido por 20 personas las cuales representan el 100%, y cuya muestra es de tipo intencional no probabilstica conformado por 10 personas, las cuales representan un 50% de la poblacin.

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Las tcnicas e instrumentos para la recoleccin de datos utilizados son la observacin directa participativa y la encuesta con el personal, utilizando un cuestionario estructurado de tipo cerrado. Los datos fueron analizados mediante una tabla de frecuencia y representados en grficos circulares. A travs de ellos se determinan las fallas existentes, en el entorno de los procesos de informacin, debido a que no existen controles en los procesos formales del mismo, que permitan llevar a cabo de manera confiable todos los procedimientos en cuanto a los servicios solicitados y presentados por el personal del departamento tcnico, esta ha originado una falta de coordinacin dentro de la empresa en estudio. Esta investigacin sirvi como aporte ya que consisti en la forma que se muestra la reduccin del costo de operaciones, papelera y otros, a travs de la implantacin del sistema. Entre el costo y el beneficio el autor realizo un anlisis en cuanto al equipo donde ser implantado el sistema, con el fin de detectar si es el adecuado. De igual forma se reviso el trabajo de, Lpez (2006), sobre un Sistema de informacin computarizado para apoyar la planificacin y control del proceso del alcohol de la Compaa Annima Ron Santa Teresa. Instituto Universitario Politcnico Santiago Mario. La finalidad de estudio se bas en registrar automatizadamente en un sistema de informacin toda la actividad que se genera de los procesos productivos del principal producto de esta empresa. La investigacin es de campo de carcter descriptivo cuya modalidad es de proyecto factible. El instrumento de recoleccin de datos es el cuestionario, el cual se aplic a la muestra conformada por veinte (20) personas. Este trabajo permite controlar la gestin operativa inherente al proceso productivo de una manera sistemtica, eliminando los inconvenientes que se presentaban en la empresa y originaban la parada intempestiva de la produccin ante el descontrol existente en la requisicin de materia prima, imprescindible para garantizar la operatividad en la organizacin. La conclusin a la que llego este trabajo es que minimizo la hora-hombre empleadas en el proceso productivo.

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Esta investigacin sirvi al autor, ya que le orient en cuanto a los lineamientos metodolgicos relacionados con la modalidad, tipo de investigacin y tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos, asimismo, aport informacin sobre los procedimientos metodolgicos a seguir por ser similares a los de la investigacin que se est realizando. Por ltimo, Pea (2006) elaboro un trabajo especial de grado titulado Desarrollo de un Sistema de Informacin Automatizado que permite el Control de Facturacin y rdenes de Servicio para el Departamento de Administracin de la Empresa Tecni Computer, C.A. Instituto Universitario de Tecnologa Antonio Jos de Sucre, fue empleada una metodologa estructurada y el estudio de sta se desarroll bajo la modalidad de proyecto factible. La poblacin fue de cinco personas, la muestra estuvo conformada por el Departamento de Facturacin, el instrumento de recoleccin de datos fue un cuestionario de tipo cerrado el cual obtuvo un 100%, sin embargo, la muestra es suficiente representativa para la realizacin de la investigacin y cuyo anlisis cuantitativo de los datos se realizo el procesamiento de los mismo se expuso un grafico de columnas agrupadas o grficos de barras los resultados obtenidos por el cuestionario. El investigador consider importante recomendar proteger el sistema automatizado aplicando restricciones fsicas y lgicas, asimismo, tambin recomienda que la informacin sea actualizada en los archivos para el correcto flujo de la informacin, al final del estudio el investigador concluy que con la implantacin del sistema propuesto se permitir la posibilidad de mejorar el control y operatividad del problema ya que con el mismo se optimizan las actividades que involucran al sistema de facturacin. Esta investigacin beneficio al investigador en cuanto a las tcnicas e instrumento de recoleccin de datos, dando como aporte el uso del cuestionario de tipo cerrado, donde sus respuestas sus resultados fueron vaciados en graficas, como tambin en los beneficios que otorga la utilizacin de un sistema computarizado que

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permita la posibilidad de mejorar el control y operatividad de las actividades de una institucin. Recomendando una serie de instrucciones para de esta forma garantizar un optimo funcionamiento del sistema entre los cuales se encuentran el respaldo de informacin en diskette para evitar posibles prdidas de la informacin, evitar la revelacin de las claves de acceso al sistema, para evitar las violaciones del mismo, y por otro lado la violacin de la informacin, adems recomienda tomar precauciones para as evitar daos por virus informticos que afectara la informacin que se encuentra almacenada en la base de datos.

Bases Tericas

Representa la revisin bibliogrfica que sirve de apoyo para el desarrollo de la investigacin, ya que permite conocer el significado, las implicaciones y la ubicacin del tema con otras areas de conocimiento dado relevancia al estudio. Segn Balestrini (2000), define las Bases Tericas como: Son un conjunto de proposiciones que sirve de referencia al tema en estudio y que al estar ligadas entre s, constituye el mbito terico dentro del cual el investigador formula sus proposiciones especificas, describe e interpreta con hechos que le interesan (p.45). Las bases tericas deben realizarse de una manera clara y concreta para obtener un conocimiento amplio de lo que se quiere expresar en dicha investigacin. A continuacin un conjunto de conceptos y proposiciones relacionados y dirigidos a explicar el tema planteado. Sistema de Informacin Segn Pea, (2006). Es un conjunto de elementos interrelacionados con el propsito de prestar atencin a las demandas de informacin de una organizacin, 14

para elevar el nivel de conocimientos que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones. (p.38). Por ello podemos decir que es el medio por el cual los datos fluyen de una persona o departamento a otro y puede producir la comunicacin entre los diferentes componentes de la organizacin. Existen dos tipos de sistema de informacin en toda organizacin: - Sistema de informacin formal: basado en un conjunto de normas, estndares y procedentes que permiten que la informacin se genere y llegue a quien la necesita en el momento deseado. - Sistema de informacin informal: basado en la continuacin no formalizada, ni predefinida entre las personas de las mismas organizaciones o equipos electrnicos, computadoras, terminales, cuya funcin especfica sin importar conocimientos, ordenes, datos organizados y la divulgacin de informacin til a la organizacin. Componentes de un sistema de informacin Los componentes son los elementos que entran en la conformacin de un todo, de manera que, en un sistema de informacin son todas aquellas partes funcionales y fsicas que la integra. Segn Montilla (2000), define esta clasificacin de la siguiente manera: (1) componentes fsicos, representados por las entidades que forman el sistema de informacin, y (2) componentes funcionales que agrupan una o ms entidades en torno a una funcin bsica de sistemas. (p.47). esta cita seala de forma precisa a todos los elementos internos que conforman un sistema de informacin designadas como entidades (equipos, personas, procedimientos, programas de aplicacin y medios de almacenamiento), as como, los que se encargan de una reunin e interrelacin de cada una de ellas.

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Procesamiento de Datos de los Sistemas de Informacin Este procesamiento consiste en transformar un conjunto de datos de entrada en informacin de salida y almacenar tales datos para uso posterior. El cual posee dos actividades diferentes pero que estn estrechamente relacionadas las cuales son: -Procesamiento de Transacciones: Es el que encarga de la clasificacin, ordenamiento, clculo, resumen, almacenamiento y captura de los datos a fin de obtener un registro. -Procesamiento de Informacin: Es el que proporciona informacin a individuos que tengan que decidir sobre acciones que deben tomar en un momento dado. Funciones de un sistema de informacin Todos ellos dependen de sus tipos de entradas y salidas. Estn predeterminados por el propsito u objetivo del sistema, el cual es establecido a su vez por la organizacin. Procedimiento de transacciones: consiste en capturar, recolectar, clasificar, ordenar y almacenar los originados por las transacciones que tienen lugar durante la realizacin de actividades de la organizacin. Definicin de archivos: consiste en almacenar los datos capturados en el procedimiento de transacciones de acuerdo con: una estructura de organizacin de almacenamiento adecuado (base de datos o archivo) un mtodo que facilite su almacenamiento, actualizacin o acceso. Generacin de reportes: es una funcin esencial para todo sistema de informacin ya que se encarga de producir la informacin requerida y transmitida a

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los centros de informacin que la solicite. Esta transmisin se puede efectuar mediante el movimiento fsico de los elementos de almacenamiento. Procesamiento de consulta: parte de la informacin requerida por los usuarios, responde interrogantes no preferidas y cuyas respuestas son generalmente cortas por los que no requieren un formato, complejo como el de los reportes. Mantenimiento de la Integridad de los Datos: Se en carga de garantizar la integridad de los datos y protegerlos contra accesos no autorizados y contra modificaciones mal intencionadas. Automatizacin: Almazan (2008), establece que la automatizacin es Un sistema de fabricacin diseado con el fin de usar la capacidad de las maquinas para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente efectuadas por seres humanos, y para controlar la secuencia de las operaciones sin intervencin humana (p.120). Este trmino tambin se ha utilizado para describir sistemas no programados o automatizados que pueden funcionar de forma independiente o semi independiente del control humano. Normalizacin A travs de la normalizacin se depuran los archivos de la base de datos, aplicando los siguientes criterios de relacin, primera, segunda y tercera forma normal. Estructurados todos los archivos que se piensan utilizar dentro de la aplicacin, se aplica la primera forma normal, en donde una relacin esta en primera forma normal si y solo si todos los dominios son atmicos, se dice que un dominio es atmico si no se tienen grupos de repeticin o un conjunto de valores asociados repetidos asociados a una misma tulpa. A partir de esta relacin se establece la cantidad de registros que conformara la base de datos.

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Despus se aplica la segunda forma normal para establecer que todos los atributos que no sean llaves dependen por completo de la llave primaria y una tercera relacin esta en tercera forma normal (3FN) si y solo si estn en segunda forma normal y todos los atributos no llave dependen de manera no transitiva de la llave primaria. Los resultados obtenidos una vez aplicada la normalizacin a la base de datos es evitar la confusin, duplicacin de la informacin y por ende, un mal funcionamiento y exploracin de la informacin. Gestin Segn Segmar (2006): Se puede conceptualizar la gestin como las diligencias efectuadas a fin de lograr los objetivos y metas planteadas por la organizacin, a travs de una eficiente administracin y distribucin de los recursos materiales y humanos, tangibles e intangibles. Para llevar a cabo una eficiente de los recursos es necesario controlar la gestin desempeada, mediante los mtodos y procedimientos que mas favorezcan a la empresa. (p.96). Debe hacerse notar que los procesos administrativos son fases de decisiones que consisten en segregar determinados elementos en las decisiones de los miembros de la organizacin y establecer procedimientos regulares de organizacin para seleccionar determinar estos elementos y para comunicarlos a los miembros a quienes afectan. Resulta imposible llevar a cabo un control gerencial satisfactorio si no se puede contrastar las metas de los resultados reales y/o resultados planificados. Por lo general los participantes conocen a plenitud un tema y desconocen los dems, lo que deja duda en cuanto a ellos, perjudicando los procesos en general. El aprendizaje significativo El aprendizaje se dice que es significativo cuando una nueva informacin (concepto, idea, proposicin) adquiere significado para el aprendiz atreves de una

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especie de anclaje en aspecto relevantes de la estructura cognitiva preexistente del individuo. O sea en conceptos, ideas, proposiciones y a existentes en su estructura de conocimientos (o de significados) con determinado grado de claridad, estabilidad y diferenciacin. Para Bernardete (2005) en la medida en que el conocimiento sirve de base para la atribucin de significados a la nueva informacin. El tambin se modifica, o sea, los conceptos van adquiriendo nuevos significados, tomndose como diferenciados, ms estables (p.79). En el aprendizaje interactivo hay una interaccin entre el nuevo conocimiento y el ya existente en la cual ambos se modifican. Un aprendizaje es significativo cuando los contenidos son relacionados de modo no arbitrario y sustancial (no al pie de la letra). Por relacin sustancial y no arbitraria se debe entender que las ideas se relacionan con algn aspecto existente especficamente relevante de la estructura cognitiva del alumno, como una imagen, un smbolo ya significativo. Un concepto una proposicin. Esto quiere decir que en el proceso educativo es importante considerar lo que el individuo ya sabe de tal manera que establezca una relacin con aquello aprender. La Funcin de Control en una Organizacin Un elemento de importancia para mantener el control interno, lo proporciona el trabajo del auditor interno, no obstante que su presencia puede actuar y de hecho acta frecuentemente como impedimento de las desviaciones de las practicas requeridas, su propsito no es impedir ni hacer cumplir, sino el de investigar y comentar. Esto ltimo le otorga al auditor una categora profesional de casi independencia y tiende a desarrollar y mantener su capacidad de observador e informador imparcial. Segn Hopeman (2001)se dice que existe un Control Interno bien diseado y cuidadosamente aplicado, cuando una organizacin opera sin tropiezos, con economa y de conformidad con los objetivos fijados por las polticas superiores. (p.121) que debe

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Bases de Datos Lopez, J. (2007), Base de Datos es un conjunto exhaustivo no redundante de datos estructurados organizados independientemente de su utilizacin y su implementacin en maquina accesibles en tiempo real y compatibles con usuarios concurrentes con necesidad de informacin diferente y no predicable en tiempo. Al usuario del sistema se le brindan recursos para realizar diversas operaciones sobre estos archivos, incluidas entre otras las siguientes: Agregar archivos nuevos a la base de datos; Insertar datos nuevos en archivos ya existentes; Actualizar datos en archivos ya existentes; Borrar datos en archivos ya existentes y Eliminar archivos ya existentes en la base de datos.

Las ventajas de un sistema de base de datos sobre los mtodos tradicionales de mantener registros en papel sern quizs ms evidentes en estos ejemplos: da. Las ventajas anteriores tienen aun ms importancia en un ambiente multiusuario, donde la base de datos es con toda probabilidad mucho ms grande y compleja que en el caso de un solo usuario. El sistema de base de datos ofrece a la empresa un control centralizado de su informacin. Es compacto: No hace falta archivos de papel que pudieran ocupar Es Rpido: La maquina puede obtener y modificar datos con mucho Es menos laborioso: Se eliminan gran parte del tedio de mantener Es actual: se dispone en cualquier momento de informacin precisa al mucho espacio. mayor velocidad que un ser humano. archivos a mano.

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Caractersticas de una Base de Datos Las bases de datos tienen muchas formas de organizacin pero deben tener determinadas caractersticas: Versatilidad para la representacin de relaciones. Desempeo. Costo mnimo. Redundancia mnima. Capacidad de bsqueda. Integridad. Seguridad de acceso a los datos y proteccin de la informacin Interfaz con el pasado. Interfaz con el futuro. Modificable en el tiempo. Migracin de datos. Simplicidad.

almacenada.

Objetivos de la Base de Datos datos. formas. Formularios: Elemento en forma de ficha que permite el control de Informe: Permite preparar los registros de la base de datos de forma los datos de una forma mas cmoda y visiblemente mas atractiva. personalizada para imprimirlos. Consultas: Aqu definiremos las preguntas que formularemos a la base de datos con el fin de extraer y presentar la informacin resultante de diferentes Tablas: Donde crearemos el conjunto de datos de nuestra base de

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Basic.

Macro: Conjunto de instrumentos que se pueden almacenar para Modulo: Programas o conjuntos de instrumentos en Lenguaje Visual

automatizar tareas repetidas.

Base de Datos Relacionales En una computadora existen diferentes formas de almacenar informacin. Esto da lugar a distintos modelos de organizacin de la base de datos: jerrquico, red relacional y orientada a objeto. Los sistemas relacionales son importantes porque ofrecen muchos tipos de procesos de datos, como: simplicidad y generalidad, facilidad de uso para el usuario final, periodos cortos de aprendizaje y las consultas de informacin se especifican de forma sencilla. Las tablas son un medio de representar la informacin de una forma ms compacta y es posible acceder a la informacin contenida en dos o ms tablas. Las bases de datos relacionales estn constituidas por una o ms tablas que contienen la informacin ordenada de una forma organizada. Cumplen las siguientes leyes bsicas: Generalmente, contendrn muchas tablas. Una tabla solo contiene un nmero fijo de campos. El nombre de los campos de una tabla es distinto. Cada registro de la tabla es nico. El orden de los registros y de los campos no estn determinados. Para cada campo existe un conjunto de valores posibles.

Base de Datos Estticas Estas son bases de datos de solo lectura, utilizadas primordialmente para almacenar datos histricos que posteriormente se pueden utilizar para estudiar el

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comportamiento de un conjunto de datos a travs del tiempo, realizar proyecciones y tomar decisiones. Base de Datos Dinmicas. Estas son bases de datos donde la informacin almacenada se modifica con el tiempo, permitiendo operaciones actualizacin y adicin de datos, adems de las operaciones fundamentales de consulta.

Bases Legales

Son los elementos que se estiman precedentes para construir una organizacin o institucin, estableciendo una serie de requisitos legales para la conformacin del mismo. Segn Balestrini (2000); las bases legales estn referidas a las normas, leyes y reglamentos que tienen incidencia con el problema y que pueden condicionar de manera legal el desarrollo de la investigacin, o simplemente que sirvan de base a la misma (p.47). El basamento legal corresponde a una serie de artculos que indica el marco de regulacin de las acciones de los habitantes de un pas a respetar ciertas normas, sobre todo cuando se trata de la naturaleza y el ambiente. Constitucin de la Republica Bolivariana de Venezuela Gaceta Oficial del jueves 30 de diciembre de 1999, N 36.860 Articulo 108. Los medios de comunicacin social, pblicos y privados, deben contribuir a la formacin cuidadana. El Estado garantizara servicios de radio, televisin y redes de bibliotecas y de informtica, con el fin de permitir el acceso universal a la informacin. Los centros educativos deben incorporar el conocimiento y la aplicacin de las nuevas tecnologas, de sus innvaciones, segn los requisitos que establezca la ley.

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Articulo 110. El Estado reconocer el inters pblicos de la ciencia, la tecnologa, el conocimiento, la innovacin y sus aplicaciones y los servicios de informacin necesarios por ser instrumentos fundamentales para el desarrollo econmico, social y poltico del pas, as como para la seguridad y soberana nacional. Para el fomento y desarrollo de esas actividades, el Estado destinara recursos suficientes y creara el sistema nacional de ciencia y tecnologa de acuerdo con la Ley. Rl sector privado deber aportar recursos para las mismas. El Estado garantizara el cumplimiento de los principios ticos y legales que deben regir las actividades de investigacin cientfica, humanstica y tecnolgica. La Ley determinara los modos y medios para dar cumplimiento a esta garanta. En los artculos citados de la Contitucion Bolivariana de Venezuela se observa la participacin activa del Estado en lo referente al desarrollo tecnolgico, haciendo provision de los medios necesarios para su logro, por lo que se tiene un basamento legal y jurdico para el sustento de la investigaion tecnolgica y que soporta la actividad de la presente investigacin. Ley Especial Sobre Delitos Informticos (2001) En lo esencial, recientemente se public la Ley especial sobre delitos informticos (2001), segn Gaceta Oficial N 37.313 del 30 de octubre de 2001, cuyo objetivo es proteger los sistemas que utilicen tecnologas de informacin, as como prevenir y sancionar los delitos cometidos contra o mediante el uso de tales tecnologas. Se trata de una ley especial que descodifica el Cdigo Penal y profundiza aun ms la incoherencia y falta de sistematicidad de la legislacin penal, con el consecuente deterioro de la seguridad jurdica. Articulo 1. Objeto de la ley. La presente ley tiene por objeto la proteccin integral de los sistemas que utilicen tecnologa de informacin, as como la prevencin y sancin de los delitos cometidos contra tales sistemas o cualquiera de

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sus componentes o los cometidos mediante el uso de dichas tecnologas, en los trminos previstos en esta ley. Articulo 6. Acceso Indebido: Toda persona que sin la debida autorizacin o excediendo la que hubiere obtenido, acceda, intercepte, interfiera o use un sistema que utilice tecnologas de informacin, ser penado con prisin de uno a cinco aos y multa de diez a cincuenta unidades tributarias. Articulo 7. Sabotaje o Dao a Sistemas: El que destruya, dae, modifique o realice cualquier acto que altere el funcionamiento o inutilice un sistema que utilice tecnologa de informacin o cualquiera de los componentes que lo conforman, ser penado con prisin de cuatro a ocho aos y multa de cuatrocientos a ochocientas unidades tributarias. Incurrir en la misma pena quien destruya, dae, modifique o inutilice la data o la informacin contenida en cualquier sistema que utilice tecnologas de informacin o en cualquiera de sus componentes. La pena ser de cinco a diez aos de prisin y multa de quinientas a mil unidades tributarias, si los efectos indicados en el presente artculo se realicen mediante la creacin, introduccin o transmisin, por cualquier medio, de un virus o programa anlogo. Articulo 12. Falsificacin de Documentos: El que, a travs de cualquier medio, cree, modifique o elimine un documento que se encuentre incorporado a un sistema que utilice tecnologa de informacin; o cree, modifique o elimine datos del mismo; incorpore a dicho sistema un documento inexistente, ser penado con prisin de tres aos y multa de trescientas a seiscientas unidades tributarias. Cuando el agente hubiere actuado con el fin de procurar para s o para otro algn tipo de beneficio, la pena se aumentara entre un tercio y la mitad, el aumento ser de la mitad a dos tercios si del hecho resultante un perjuicio para otro.

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Articulo 20. Violacin de la privacidad de la data o informacin de carcter personal: El que por cualquier medio se apodere, utilice, modifique o elimine, sin el consentimiento de su dueo, la data o informacin personal de otro o sobre las cuales tenga inters legitimo, que estn incorporadas en un computador o sistema que utilice tecnologa de informacin, ser penado con prisin de los a seis aos y multa de doscientas a seiscientas unidades tributarias. La pena se incrementara de un tercio a la mitad si como consecuencia de los hechos anteriores resultare un juicio para el titular de la data o para un tercero. Articulo 21. Violacin de la privacidad de las comunicaciones: El que mediante el uso de tecnologas de informacin, acceda, capture, intercepte, interfiera, reproduzca, modifique, desve o elimine cualquier mensaje de datos o seal de transmisin o comunicacin ajena, ser sancionado con prisin de dos a seis aos y multa de doscientas a seiscientas unidades tributarias. Sistema de Variables

Las variables representan una caracterstica o cualidad; magnitud o cantidad, que puede sufrir cambios, y que es objetos de anlisis, medicin, manipulacin o control de una investigacin; es decir las variables son la construccin o connotacin terica que pueden ser clasificadas en una o ms categoras de manera ms especfica, el cientfico indaga sobre ciertas propiedades que se modifican a las que se les denomina variables. Las variables no pueden usarse como tal en la investigacin ya que ella representan el grado de abstraccin por lo tanto hay que operacionalizarlas, las cuales consisten en llevar las variables de un nivel abstracto a un plano operacional, cuyas funciones es precisar y concretar el alcance que tiene una variable en un estudio determinado, describindolas en trminos observables y comparables para poder identificarlas, descomponindolas en sus dimensiones y a su vez en indicadores. (Ver cuadro 1). 26

Cuadro 1. Conceptualizacion de Variables Objetivos General: Desarrollar un sistema de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, ubicada en el municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua. Objetivos Especficos Levantar la informacin sobre los requerimientos del sistema de gestin acadmico en la U.E.P. EL Araguaney. Anlisis del sistema actual con la finalidad de conocer el manejo de la informacin correspondiente a la gestin acadmica en la U.E.P. El Araguaney. Diseo de un software de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, ubicada en el municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua. Fuente: Webel A. (2011) Variables Requerimientos del sistema de gestin acadmica. Definicin Conceptual Requerimientos: Es considerarla como un proceso de construccin de una especificacin de requerimientos en el que se avanza desde especificaciones iniciales. Sistema de Gestin: Es una funcin que permite satisfacer las necesidades de una organizacin en todos sus niveles y funciones comerciales. Sistema de Gestin: Es una funcin que permite satisfacer las necesidades de una organizacin en todos sus niveles y funciones comerciales.

Sistema actual de gestin acadmica

Sistema propuesto de gestin acadmica

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Definicin de Trminos Bsicos

Auditoria Informtica: es un proceso llevado a cabo por profesionales especialmente capacitados para el efecto, y que consiste en recoger, agrupar y evaluar evidencias para determinar si un sistema de informacin salvaguarda el activo empresarial, mantiene la integridad de los datos, lleva a cabo eficazmente los fines de la organizacin, utiliza eficientemente los recursos, y cumple con las leyes y regulaciones establecidas. Base de Datos: es un almacn que nos permite guardar grandes cantidades de informacin de forma organizada para que luego podamos encontrar y utilizar fcilmente. Carta Estructurada: es una metodologa de anlisis y diseo de sistemas de anlisis estructurado, lo que muestra es un mapa de diseo de arriba hacia abajo de tipo jerrquico en el que se asienta cmo ser programado el proyecto, construido, integrado y probado. Dato: es una representacin simblica (numrica, alfabtica, algortmica, entre otros.), un atributo o caracterstica de una entidad. Los datos describen hechos empricos, sucesos y entidades. Departamento de Control de Estudio: este se encarga de organizar todo lo referente a la evaluacin acadmica de las diferentes coordinaciones, el mismo lleva todo el control sobre las evaluaciones del alumnado y todos aquellos requisitos administrativos que necesite el Ministerio de Educacin por medio de la Direccin del Plantel. Diagrama: es un tipo de esquema de informacin que representa datos numricos tabulados. 28

Entidad-Relacin: es una herramienta para el modelado de datos de un sistema de informacin. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de informacin as como sus interrelaciones y propiedades. Diccionario de Datos: es un conjunto de metadatos que contiene las caractersticas lgicas y puntuales de los datos que se van a utilizar en el sistema que se programa, incluyendo nombre, descripcin, alias, contenido y organizacin. Gestin Acadmica: es la instancia acadmico-administrativa que se encarga de velar por la ejecucin de las polticas generales que rigen la planificacin y desarrollo de la gestin acadmica del pregrado, en lo concerniente al rendimiento estudiantil. Hardware: corresponde a todas las partes tangibles de un informtico sus componentes son: elctricos, electrnicos, electromecnicos y mecnicos. Humanware: son los recursos humanos de una organizacin. Id: utilizado en informtica en la bases de datos como campos clave (identificacin). KWH: es una unidad de energa equivalente a un kilovatio (1 kW) de potencia gastado durante una hora (1 h) de tiempo. Matriz FODA: Es un anlisis basado en las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas presentes en la organizacin, de ah las siglas de su nombre FODA. MYSQL: es un sistema de gestin de base de datos.

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PHP: es un lenguaje de programacin interpretado, diseado originalmente para la creacin de pginas web dinmicas. Se usa principalmente para la interpretacin del lado del servidor Sistema: es un objeto compuesto cuyos componentes se relacionan con al menos algn otro componente Software: es el conjunto de los componentes lgicos necesarios que hacen posible la realizacin de tareas especficas, en contraposicin a los componentes fsicos, que son llamados hardware. Usuario: en informtica, un usuario es un individuo que utiliza una computadora, sistema operativo, servicio o cualquier informtico

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CAPTULO III

MARCO METODOLGICO

En esta fase de la investigacin las acciones estarn dirigidas hacia el conocimiento cientfico, para la cual se considera necesario el empleo de procedimientos sistematizados y formales, es decir, de una metodologa; que segn Tamayo (2001) se refiere a investigacin sistemtica y formulacin de mtodos que deben usarse en la investigacin cientfica (pg. 117). Esto significa que a lo largo del proceso investigativo, se mantiene la orientacin dentro de los objetivos planteados, dicho esto a continuacin se describen los procedimientos metodolgicos a emplear en la realizacin de este trabajo de grado.

Modalidad de la Investigacin

Segn el Manual de Trabajo Especial de grado del Instituto Universitario de Tecnologa Antonio Jos de Sucre (2007) el cual dice que: La modalidad que adopte se relaciona directamente con el tipo de Investigacin que el estudiante desarrollar para darle solucin a una determinada situacin-problema. Desde esta perspectiva el TEG puede adoptar las siguientes modalidades: de Campo, Documental, de Proyecto Factible.(pg. 6) Bajo la cita anterior la investigacin est ubicada dentro de la modalidad de proyecto factible, debido a que se trata de resolver un problema de la realidad y ponerlo en prctica, es decir, se toma datos reales del lugar donde se presenta la problemtica, para as poder eliminar de una manera eficiente las causas que la

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producen, tanto la econmica, operacional, psicosocial y tcnicamente cumpliendo con todos los requisitos necesarios para el mismo. Tipo de Investigacin

El proyecto se llevar a cabo, bajo un tipo de investigacin es de campo por cunto implica la bsqueda de los problemas que aquejan a la U.EP. El Araguaney por lo que segn UPEL (2005) explica que: Se entiende por investigacin de campo, el anlisis sistemtico de problemas en la realidad, con el propsito bien sea de describirlos, interpretarlos, entender su naturaleza y factores constituyentes, explicar sus causas y efectos o predecir su ocurrencia, haciendo uso de mtodo caracterstico de cualquiera de los paradigmas o enfoques de investigacin conocidos o en desarrollo. Los datos de inters son recogidos en forma directa en la realidad, en este sentido se trata de investigaciones a partir de datos originales o primarios. Sin embargo, se aceptan tambin estudios sobre datos censales o maestrales no recogidos por el estudiante, siempre y cuando se utilicen los registros originales con los datos no agregados, o cuando se trate de estudios que impliquen la construccin o uso de series histricas y, en general, la recoleccin y organizacin de datos publicados para su anlisis mediante procedimientos estadsticos, modelos matemticos, economtricos o de otro tipo. (p. 14) El Nivel de Conocimiento que se presenta es descriptivo pues seala la relacin causa efecto que explica el porqu del fenmeno que se estudia, y de acuerdo la Gua del Instituto Universitario de Tecnologa Juan Pablo Prez Alfonzo (2007) Una investigacin de nivel descriptiva, es aquella que explica y describe las caractersticas de un determinado grupo, individuo o situacin en particular (p.12). Del mismo modo el diseo de la investigacin es no experimental, debido a que el investigador no altera las variables objetos de estudio. Segn Arias (2006) expresa que el investigador obtiene la informacin pero no altera las condiciones existentes. De all su carcter de investigador no experimental (p. 31) 32

Procedimiento de la Investigacin

Aunque existen varios enfoques de conducir un estudio correspondiente a diferentes vectores, parte de la metodologa para definir los etapas que se deben cumplir para el para el desarrollo de un proyecto en sistema de informacin. donde continuacin se describen cada una de las etapas por las que paso la investigacin, desarrolladas, quienes hacen uso de cuatro etapas para alcanzar el desarrollo del mismo. Primera Fase: Diagnosticar Esta fase consiste en la realizacin efectiva de un anlisis real del problema donde se toman en cuenta las necesidades actuales del instituto. En esta etapa se recolectar e interpretar toda la informacin encontrada, bien sea de antecedentes histricos o fuentes informativas. Esto permitir el desarrollo de las soluciones a lo antes expuesto. Las diferentes etapas para realizar esta fase son: Diagnstico del instituto. Observacin directa para evaluar las condiciones existente del instituto. Investigaciones tericas del instituto y problemtica presentada Necesidades del sistema. Segunda Fase: Anlisis del Sistema. En esta fase se determinarn los exigencias que va a llevar el sistema de informacin donde la conceptualizacin persigue establecer los requerimientos esenciales del sistema, su propsito fundamental es establecer la visin de la idea y validar sus suposiciones. Se conceptualiz el sistema de gestin acadmica como apoyo al departamento de control de estudio partiendo de la problemtica existente

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para mejorar la toma de decisiones con respecto a los procesos que all se llevan a cabo. Tercera Fase: Disear del sistema Se utilizarn herramientas de diseo de sistemas orientados a objetos para describir la funcionalidad del sistema propuesto, en tal sentido el Diagrama de Entidad Relacin y el Diagrama de Clases, as como el diccionario de datos son de vital importancia para tener una visin de dicho sistema. Cuarta Fase: Desarrollo de Propuesta En esta fase se lleva el diseo del sistema propuesto a la realidad, mediante el empleo de PHP, Javascript, Html y CSS como herramientas de programacin para la creacin de las reglas de negocios, la interfaz de usuario y el resto del sistema. Para la base de datos se utilizar MySQL y como soporte al sistema, el Servidor Web Apache. Esto asegura que el sistema pueda funcionar e plataforma Windows, Linux o Mac. Operacionalizacin de las Variables

Es un conjunto de operaciones secuenciales para la conversin de una variable en dato. Es llevar una variable que est en trminos abstractos a un nivel operacional, emprico. Segn Tamayo y Tamayo (2001). algunas variables no ofrecen mayor dificultad en cuanto a su descripcin, definicin y medicin, otras ms complejas se tienen que descomponer en especificas, que tengan el mismo significado y sean susceptibles de medicin emprica. (p.87).

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Cuadro N2: Operacionalizacin de Variables Objetivo General: Desarrollar un sistema de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, ubicada en el municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua OBJETIVOS ESPECFICOS Levantar la informacin sobre los requerimientos del sistema de gestin acadmico en la U.E.P. EL Araguaney. Anlisis del sistema actual con la finalidad de conocer el manejo de la informacin correspondiente a la gestin acadmica en la U.E.P. El Araguaney. Diseo de un software de gestin acadmico como apoyo al departamento de control de estudio en la Unidad Educativa Privada El Araguaney, ubicada en el municipio Girardot, en Maracay Estado Aragua. Fuente: Webel A. (2011) VARIABLE Requerimiento del sistema de gestin acadmica DIMENSIN -Inscripcin -Registro de Profesores -Horarios -Emisin de Reportes -Inscripcin -Registro de Profesores -Horarios -Emisin de Reportes -Inscripcin -Registro de Profesores -Horarios -Emisin de Reportes INDICADOR -Tiempo de Respuestas -Costos TCNICA -Observacin directa. -Entrevista INSTRUMENTO -Block de Notas -Gua de Entrevista.

Sistema actual de gestin acadmica

-Requisitos - Procesos -Costos

Anlisis estructurado de sistemas

-D.F.D. -Matriz D.O.F.A -Anlisis de Requerimientos -Diccionario de datos -Diagrama EntidadRelacin. -Modelado de datos UML. -Carta Estructurada

Sistema propuesto de gestin acadmica

-Tiempo de Respuestas -Costos

Diseo Orientado a Objetos

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Poblacin

La poblacin est formada por la totalidad de elementos en estudio, por lo que Crdova (2007) postula que es el conjunto infinito de individuos (personas, animales, objetos o cosas) que poseen caractersticas definitorias, que por lo general, se encuentran en un momento dado y en un lugar determinado. En otras palabras Tamayo y Tamayo, (2001) lo describe en que La poblacin se define como la totalidad del fenmeno a estudiar donde las unidades de poblacin posee una caracterstica comn, la cual se estudia y da origen a los datos de la investigacin (P.114). En el caso que se ocupa el referido tema de investigacin, la poblacin de estudio est constituida por el conjunto de personas que laboran dentro de la U.E.P. El Araguaney. Este universo de estudio est formado por 3 docentes considerando que en esta oportunidad los elementos del conjunto son las personas que laboran en la misma, que al mismo tiempo son las unidades de la poblacin que se desea investigar

Muestra

La muestra segn Balestrini (2000) es una parte de la poblacin, o sea, un numero de individuos u objetos seleccionados cientficamente, cada uno de los cuales es un elemento del universo (p. 126). Es decir una muestra, es cuando seleccionamos algunos de los elementos con la intencin de averiguar algo sobre la poblacin de la cual estn tomadas, se refiere a ese grupo de elementos llamada muestra. En relacin con la escogencia de la muestra correspondiente se realiz un muestreo censal. Cuando las poblaciones son pequeas, como las representadas en este estudio y no sobrepasan a las 100 personas, entonces se est ante una poblacin de tipo censal. Con base en lo antes descrito, la muestra es de tres (3) docentes los cuales tienen contacto directo con la gestin acadmica de la U.E.P. El Araguaney ubicada en Maracay estado Aragua.

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Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

Las tcnicas son los procedimientos que se usan para la recopilacin de la informacin necesaria para lograr los objetivos de la investigacin. De este modo, Balestrini (2000) considera que las tcnicas son los medios empleados para recolectar la informacin. (p. 152). En otras palabras son aquellas distintas tcnicas utilizadas con el propsito de definir las necesidades y requerimientos de la situacin actual con el desarrollo de la propuesta. Con la finalidad de realizar el levantamiento de la informacin necesaria. Para establecer el modelo del sistema actual y de realizar la propuesta se utilizaron las siguientes tcnicas de recoleccin de datos entre ellos la Observacin, la Entrevista Estructurada. Segn Senn (1992) explica: La observacin permite al analista ganar informacin que no se puede obtener por otras tcnicas. Por medio de la observacin el analista obtiene informacin de primera mano sobre la forma en que se efectan las actividades. (p 137). En la observacin se permite apreciar los procesos y los archivos y expedientes que se suceden en el sistema objeto de estudio, ello proporciona la familiarizacin con todos los procesos e intercambio de informacin proporcionada por la Unidad Educativa. Senn (1992) dice: los analistas emplean la entrevista para reunir informacin provenientes de personas o de grupos. Por lo comn, los entrevistados son usuarios de los sistemas existentes o usuarios en potencia del sistema propuesto. (p 133). La entrevista que se utiliza es en persona en el lugar de trabajo donde se recopil la informacin para el desarrollo del sistema de informacin siendo necesaria para recoger informacin compleja, es decir, del tipo iterativo acerca de las necesidades y los problemas existentes con sus posibles alternativas viables para lograr soluciones. Fue necesario realizar una entrevista al personal implicado con los procesos la cual se tuvo como objetivo describir el funcionamiento de cada uno de

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los procesos y conocer la opinin acerca de las limitaciones presentes en el rea y a su vez medir el grado de aceptacin que tendr la propuesta una vez implantada.

Descripcin del Instrumento de Recoleccin de Datos

Se utiliz como instrumento para la recoleccin de datos el block de notas el cual para Gonzales (2008) es una herramienta usada por investigadores de varias reas para hacer anotaciones cuando ejecutan trabajos de campo. Los cuadernos de campo son normalmente block de notas en el que los investigadores escriben o dibujan sus observaciones, el cual sirvi para anotar toda la informacin que se fue recolectando en el lugar de estudio. Como segundo instrumento esta la gua de entrevista, por lo que Ortega (2011) lo define como una forma especfica de interaccin social que tiene por objeto recolectar datos para una indagacin. El investigador formula preguntas a las personas capaces de aportarle datos de inters, estableciendo un dilogo peculiar. Donde el mismo se le realiz al jefe del Departamento de Control de Estudio, es importante resaltar que dicho instrumento se dise para el cumplimiento de los objetivos de esta investigacin.

Tcnicas de Procesamiento y Anlisis de Datos

El anlisis y la interpretacin de datos, no es otra cosa que el registro de la informacin derivada por los instrumentos de recoleccin de datos empleados, utilizando tcnicas para comprobar las incertidumbres existentes y obtener resultados al respecto. En esta investigacin, los resultados a obtener, por proceder de una entrevista, sern sometidos a un anlisis cualitativo. Donde segn Vazquez (2006) explica que es un proceso dinmico y creativo, en el que los investigadores analizan y clasifican sus propios datos (p. 98). Las tcnicas que se presentan a continuacin

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son parte del Anlisis Estructurado de Sistemas las cuales son descritas por Kendall y Kendall. Un anlisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) fue la herramienta estratgica que se utiliz para conocer la situacin real en que se encontraba la U.E.P. El Araguaney, permitiendo el estudio de los factores principales que intervienen a nivel interno y externo en el desenvolvimiento de las actividades administrativas de la Institucin, y que basndose en sus fortalezas y correccin de las debilidades presentes (factores internos), as como el aprovechamiento de las oportunidades existentes y disminucin de amenazas (factores externos), contribuyen a prestar un servicio de inscripcin eficiente y de calidad. Los Diagramas de Flujos de Datos, son una herramienta que permite reflejar grficamente las interacciones entre las entidades relacionadas con el sistema y los procesos que ste realiza, observando los flujos de datos ya sean en forma de documentos, consultados en archivos, o los suministrados en forma verbal. El Anlisis de Requerimientos permite a partir de las dos herramientas anteriores y basndose en las tcnicas de recoleccin de Informacin empleadas describir los requerimientos del sistema actual y por ende del sistema propuesto. Cronograma de Actividades

En la siguiente figura se muestra un esquema bsico donde se distribuye y organiza en forma de secuencia temporal el conjunto de experiencias y actividades diseadas a lo largo del curso. La organizacin temporal bsicamente se organiza en torno a dos ejes: la duracin de la asignatura y el tiempo que previsiblemente el estudiante dedicar al desarrollo de cada actividad.

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Cuadro 324-09-201112-09-2011 al 01-10-201126-09-2011 al 08-10-201103-10-2011 al 15-10-201110-10-2011 al 12-11-201117-10-2011 al 19-11-201114-11-2011 al 26-11-201121-11-2011 al 03-12-201128-11-2011 al

ACTIVIDADES

Tutora y/o Asesora de Trabajo de Grado. Recepcin y Revisin del (01) primer Captulo Revisin del primer captulo. Aprobacin de Titulo Tutora y/o Asesora de Trabajo de Grado. Recepcin y Revisin del (02) segundo Captulo Tutora y/o Asesora de Trabajo de Grado. Entrega del T.E.G. completo al Tutor(a) y Asesor(a) para su correccin final. Fuente: Webel A. (2011)

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CAPTULO IV RESULTADOS Fase Diagnstica Anlisis E Interpretacin De Los Resultados La Unidad Educativa Privada El Araguaney realizaba el proceso de inscripcin de alumnos de forma manual, generando extensos archivos fsicos donde se registraba y almacenaba toda la informacin concerniente, y que adems, requera gran inversin de tiempo por parte del personal del Departamento de Control de Estudio. Sin duda alguna, esta condicin la ubicaba un paso atrs con respecto a la vanguardia tecnolgica, y a nivel competitivo con otras Instituciones que se han arriesgado a implementar sistemas automatizados de gestin acadmica, dando como resultado cambios positivos en la realizacin de sus actividades diarias: optimizacin del tiempo, gestin eficaz de la informacin, aprovechamiento del recurso humano y de la tecnologa disponible en su mxima expresin. A continuacin se presenta la Matriz FODA enfocada en (4) reas claves: hardware, software, humanware (recurso humano) y procesos, obteniendo finalmente una matriz FODA general donde se definen estrategias para cada factor involucrado.

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Cuadro 4 Anlisis Situacional: Matriz FODA Anlisis Situacional Sistema Actual rea clave: Hardware Matriz Nro. 1 Fortalezas Oportunidades

-El Departamento de Control de -Los precios de los recursos de Estudio cuenta con computadores hardware han ido bajando equipados de excelente calidad. porcentualmente, permitiendo as que las Instituciones Educativas puedan -Existe un sistema de Red LAN en incorporar con mayor facilidad stos el Departamento de Control de Estudio. recursos. -Los computadores conexin a Internet. Debilidades tienen

Amenazas

-La inscripcin de alumnos llevada -Desactualizacin de los equipos manualmente no permite aprovechar de computacionales con respecto a los forma ptima los recursos informticos avances tecnolgicos (equipos computacionales) presentes en el Departamento de Control de Estudio.

Fuente: Webel A. (2011)

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Cuadro 5 Anlisis Situacional Sistema Actual rea clave: Software Matriz Nro. 2 Fortalezas Oportunidades

-Sistema operativo y Software -La existencia de nuevas de aplicacin en funcionamiento tecnologas pueden permitir la creacin ptimo. e implanta-cin de un programa para facilitar los procesos de inscripcin de -Conexin a Internet que alumnos en el Departamento de Control permite la actualizacin de de Estudio. programas. -Aplicacin de niveles de -Existencia de Software seguridad en el acceso a los datos. antivirus.

Debilidades

Amenazas

-Carencia de un sistema -Carencia de actualizaciones. automatizado de inscripcin de alumnos en el Departamento de -Pueden existir ataques al sistema Control de Estudio. operativo a travs de virus informticos. -Asignacion de profesores Horarios.

Fuente: Webel A. (2011)

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Cuadro 6 Anlisis Situacional Sistema Actual rea clave: Humanware Matriz Nro. 3 Fortalezas Oportunidades

-Experiencia y conocimiento del -Cursos de actualizacin a nivel personal de Control de Estudio acerca educativo para el personal de la del proceso de inscripcin de alumnos, Institucin. asignacion de horarios y profesores. -Existen programas de -El Humanware posee nociones capacitacin y adiestramiento de bsicas sobre el uso de herramientas personal que permiten optimizar el tecnolgicas. tiempo en el desarrollo de las actividades laborales, as como incrementar sus habilidades. -Implementar estrategias de integracin para mejorar la eficacia del humanware, como dinmicas de grupo y actividades ajenas a operaciones laborales. Debilidades Amenazas

-El recurso humano est -Mayor porcentaje de cometer orientado a invertir gran cantidad de errores; gran parte de los procesos son tiempo en sus operaciones diarias. realizados de forma manual por el humanware, lo que requiere una -Resistencia al cambio; el inversin de tiempo superior. personal prefiere continuar con los procedimientos que conoce, a arriesgarse aprender nuevas tecnologas. -No aprovechamiento del recurso humano en otras actividades inherentes al cargo.

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Cuadro 7

Anlisis Situacional Sistema Actual rea clave: Los Procesos Matriz Nro. 4 Fortalezas Oportunidades

-Procesos tcnicos y -Existen sistemas de control, administrativos bien definidos para gestin y administracin de la alcanzar los objetivos del Departamento informacin en los cuales los procesos de Control de Estudio. son realizados de forma inequvoca. -El proceso de inscripcin de -Los sistemas informticos junto alumnos tiene su mtodo de con el recurso humano permiten que los organizacin, procesos sean realizados eficazmente; asignacion de horarios-profesores la tecnologa y el manejo de la informacin garantizan un mejor -Los procesos relacionados con la desempeo en las actividades diarias. inscripcin de alumnos pueden ser automatizados sin complicaciones. Debilidades Amenazas

-El proceso de inscripcin de -La insistencia de una Institucin alumnos es realizado manualmente. en realizar sus procesos manualmente no permite que avance a nivel -Asignacion de horarios-profesores tecnolgico y est a la par de otras Unidades Educativas. -Los procesos realizados manualmente conllevan una inversin -Existen Unidades Educativas muy alta de tiempo. donde sus procesos de inscripcin son realizados de forma sistematizada.

Fuente: Webel A. (2011) Cuadro 8

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Matriz FODA General DebilidadesD1. Carencia de un sistema automatizado de inscripcin de alumnos. D2. Resistencia al cambio. D3. Inversin muy alta de tiempo en el proceso de inscripcin. D4. No aprovechamiento del recurso humano.

FortalezasF1. Existe un sistema de Red Lan. F2. Conexin a Internet. F3. El personal tiene conocimiento sobre el uso de herramientas tecnolgicas. F4. El proceso de inscripcin de alumnos tiene su mtodo de organizacin. Estrategia (FO) Aprovechar el conocimiento que tiene el personal del Departamento de Control de Estudio sobre el manejo de las herramientas informticas para afianzar la integracin con los sistemas automatizados (F3, O4). Emplear los mtodos de organizacin existentes en el proceso de inscripcin para disear un sistema automatizado adaptado a sus necesidades (F4, O3).

OportunidadesO1. Los precios de recursos de hardware han bajado porcentualmente. O2. Programas de capacitacin y adiestramiento de personal. O3. Sistemas de control, gestin y administracin de informacin. O4. Integracin de los sistemas informticos con el recurso humano.

Estrategia (DO) Implementar un sistema automatizado de inscripcin de alumnos que permita gestionar de forma exitosa los procesos del Departamento de Control de Estudio (D1, O3). Participar en programas de capacitacin en el uso de nuevas tecnologas donde se destaque la importancia de la optimizacin del tiempo y la integracin del recurso humano con la tecnologa. (D3, O2 y O4).

AmenazasA1. Depreciacin de los equipos. A2. Carencia de actualizaciones de software. A3. Mayor porcentaje de errores por parte del personal. A4. Existen Unidades Educativas con sistemas automatizados de inscripcin.

Estrategia (DA)Promover el uso y adopcin de sistemas automatizados; stos disminuyen el margen de error humano ocasionado en procedimientos llevados manualmente y optimiza el tiempo invertido (D1, A3).

Estrategia (FA)Aprovechar la conexin a Internet que tienen los computadores para realizar las actualizaciones de software requeridas (F2, A2).

Aplicar los mtodos de organizacin existentes para reducir el error humano en el desarrollo de las Organizar el desarrollo de operaciones diarias (F4, A3). Feedback entre Unidades Educativas referente a temas vinculados con los sistemas automatizados y el factor negativo que produce la resistencia al cambio (D2, A4).

Diagrama De Flujo De Datos (DFD) Fuente: Webel A. (2011)

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A continuacin se presenta los resultados de la gua de entrevista realizada al Jefe de Departamento (Jos Sarmiento) y de las observaciones directas, estas sern mostrados en conjunto con el Diagrama de Flujo de Datos (DFD) y anlisis de requerimientos.

Diagramacin del Sistema Actual y descripcin de los procesos

Grafico 1.Proceso: Sistema de Gestion En el proceso de Gestin acadmico de sistema actual se llevan a cabo varias funciones de forma manual realizadas en el depto. De control de estudio de entre las cuales tenemos la inscripcin de alumnos, inscripcin de profesores, creacin de materias y horarios y la asignacin de grados y secciones, como tambin generar reportes a los diferentes entes que lo soliciten.

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Grafico 2.Proceso:Incripcion de Alumnos El proceso de inscripcin de alumnos en el Sistema actual consiste en que cuando el Departamento de Control de Estudio solicita los recaudos al representante, ste se los d al departamento para luego que el alumno sea inscrito y ste emita una comprobante de inscripcin para el representante. Todo se almacena en un expediente creado para tal fin.

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Grafico3.Proceso:Registro de Profesores Este proceso comienza cuando el Departamento de control de estudio solicita al los datos personales del profesor para luego inscribirlo en la institucin, como tambien solicitando su disponibilidad horaria para asi realizar la asignacin de materia por grado y seccin.

Grafico4.Proceso:Confeccion de Horarios El proceso de la confeccion de horario en el sistema actual inicia cuando el departamento de control de estudio una vez que tenga los grados, secciones materias y disponibilidad del profesor genera el horario imprimindolo y haciendo entrega el mismo a cada uno de los entes el cual estan relacionados con el proceso. Este proceso lleva bastante tiempo al comparar la disponibilidad del docente y organizar las secciones, esto se hace una y otra vez hasta que se logra integrar.

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Grafico5.Proceso:Reportes del Sistema En sistema actual en el departamento de control de estudio procede a buscar en el expediente del alumno, as como en archivos hechos en Excel los documentos que le sean solicitados en los cuales tenemos: las nminas de alumnos, constancias de estudio y nomina de alumnos para los profesores, las cuales se hacen en Excel o Word, segn el caso. Anlisis De Requerimiento Determinacin de Requerimientos Los requerimientos del sistema son todos aquellos datos que se necesitan para realizar los distintos procesos que conforman un sistema, de manera que se tomen en cuenta estos datos para estudiarlos, procesarlos y posteriormente arrojar los datos requeridos.

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Requerimientos de Entrada Son todos los datos que necesita un sistema para completar los pasos necesarios en el proceso, en este caso los relacionados a la inscripcin de alumnos, procesos que son llevados a cabo por el Departamento de Control de Estudio de la U.E.P. El Araguaney. Estos datos de entrada pueden ser: la ficha de inscripcin de alumnos, materias por grado escolar, horarios de clases disponibles para el ao escolar, grados y secciones. Requerimientos de Almacenamiento Es el proceso mediante el cual los datos o informacin manejada se guardan o almacenan una vez ingresado los datos de entrada. Estos datos son almacenados con el fin que se puedan reutilizar en futuros procesos, como: consultas, modificaciones y actualizaciones. Dentro de la informacin a almacenar se encuentran: la ficha de inscripcin de alumnos, registro de profesores, ao escolar actual, materias por grado escolar, grados y secciones existentes y los respectivos horarios de clases. Requerimientos de S