tesis de calidad total de la nissan
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UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACIÓN DE ESTUDIOS A DISTANCIA
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TESIS DE GRADO PREVIA LA OBTENCIÓN DEL TÍTULO DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CP MODALIDAD A
DISTANCIA
TÍTULO DE LA TESIS DE GRADO: PROCESOS DE CALIDAD TOTAL PARA EL
MEJORAMIENTO OPERATIVO DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE TALLERES
NISSAN RENAULT S.A., MANTA
ELABORADO POR: CANDY ELIZABETH SOLEDISPA SALTOS
DIRECTOR DE TESIS
ING. CARLOS MONAR MERCHÁN
MANTA ECUADOR
2007 - 2008
DEDICATORIA
Dedico la presente investigación que representa la culminación de mi
carrera universitaria y el inicio de mi vida como profesional, a mis
padres el CPA. Sr. Luis Soledispa Lucas y Lcda. Sra. Dolores Saltos de
Soledispa, a mis hermanos Luis Carlos, Danny Javier y María Elisa
Soledispa Saltos, quienes me han apoyado a lo largo de mis estudios.
Quiero en especial recalcar esta dedicatoria a mi querida Lolita, mi
madrecita, por ser ella quién siempre ha estado a mi lado disfrutando
mis triunfos y sintiendo mis fracasos, impulsándome a seguir adelante
en todos los retos que me he propuesto alcanzar, de todo corazón
gracias ¡Lolita!!!!.
Candy Elizabeth Soledispa Saltos
AGRADECIMIENTO
Agradezco a todas las personas que de una u otra forma hicieron
posible la culminación de éste trabajo, a mi familia por el apoyo
brindado en especial a mi querida hermana María Elisa Soledispa
Saltos por ser siempre ejemplo de responsabilidad en mi vida y guía
en mis estudios.
Gracias también a la empresa Talleres Nissan S.A. sucursal Manta, que
me dió todas las facilidades para realizar éste trabajo investigativo y
así poder obtener mi título profesional.
Candy Elizabeth Soledispa Saltos
CERTIFICACIÓN
En mi calidad de Director designado por la Universidad Tecnológica
Equinoccial U.T.E., certifico que la egresada:
Soledispa Saltos Candy Elizabeth con el tema Procesos de calidad
total para el mejoramiento operativo del departamento
contable de Talleres Nissan Renault S.A. Manta, la elaboración,
investigación y desarrollo de la tesis lo hizo bajo mi tutoría y cada uno
de los criterios emitidos son responsabilidad de la autora.
La tesis propuesta cumple los parámetros técnicos y de investigación.
Lo que certifico.
Ing. Carlos Monar Merchán
DIRECTOR DE TESIS
Yo, CANDY ELIZABETH SOLEDISPA SALTOS me responsabilizo de la
elaboración e investigación de ésta tesis, para lo cual he utilizado
procedimientos técnicos, debidamente autorizados por la empresa
Talleres Nissan Renault S.A. de la ciudad de Manta y establecidos
por las Normas Ecuatorianas e Internacionales de la contabilidad
N.E.A. y N.I.C., etc.
En tal virtud declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos
legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto son de
mi exclusiva responsabilidad.
Candy Elizabeth Soledispa Saltos
1
ÍNDICE Pág:
CAPÍTULO I
1.1 Introducción..................................................................................................................1
1.2 Antecedentes.................................................................................................................2
1.3 Planteamiento del problema..........................................................................................3
1.4 Justificación e importancia del tema.............................................................................4
1.5 Delimitación del tema...................................................................................................5
1.6 Objetivos.......................................................................................................................5
1.7 Hipótesis.......................................................................................................................6
CAPÍTULO II
2.1 Base conceptual y legal .............................................................................................7
2.1.1 Creación de la empresa Talleres Nissan S.A.............................................................7
2.1.2 Unión de la marcas Nissan y Renault........................................................................8
2.1.3 Estatutos de la empresa Talleres Nissan S.A.............................................................9
2.1.4 Organización del departamento contable de Talleres Nissan Renault S.A...........11
2.1.5 Perspectiva histórica de la calidad total...................................................................11
2.1.6 Concepto de calidad ................................................................................................13
2.1.7 El control de calidad ...............................................................................................17
2.1.8 Productividad ..........................................................................................................18
2.1.9 Normas ISO.............................................................................................................22
CAPÍTULO III
3.1 Base conceptual y legal de la empresa Talleres Nissan S.A.......................................23
3.2 Objetivos.....................................................................................................................24
3.3 Misión y visión...........................................................................................................25
3.4 Servicios que ofrece....................................................................................................26
2
3.5 Organigrama de la empresa Talleres Nissan Renault S.A........................................31
CAPÍTULO IV
4.1 Procesos de calidad total para el mejoramiento operativo del departamento
contable..............................................................................................................................36
4.2 Manual de procesos para una mejor organización y operatividad en el departamento
contable ......................................................................................................................42
4.3 Diseño del manual de procedimientos ......................................................................44
4.4 Flujogramas de las operaciones más frecuentes .......................................................94
CAPÍTULO V
5.1 Conclusiones y recomendaciones..............................................................................96
Bibliografía
1
CAPÍTULO I
1.1 Introducción
La estructura de tesis que presento para el trabajo de grado trata del proceso de calidad
total para el mejoramiento operativo del departamento contable de Talleres Nissan-
Renault S.A. en la ciudad de Manta, basado en la norma de la calidad ISO 9000 para el
mejor desarrollo operativo-financiero.
La misión de la empresa está enfocada en la calidad del servicio a los vehículos Nissan-
Renault, pero la calidad total no solo está basada en la diversidad de servicios que ofrece
el Taller, sino que la gestión de calidad total debe de ser la misión total para la estructura
de la empresa.
La tesis está compuesta por cinco capítulos y estos capítulos sirven como base para el
buen desarrollo del departamento, que servirán para mejorar los procesos contables-
financieros.
El primer capítulo; está enmarcado en el desarrollo metodológico de la investigación
como requerimiento técnico para la tesis, en donde está el porqué de la investigación a
realizar en el Taller Nissan-Renault.
El segundo capítulo; presenta la conformación de la compañía y también haciendo
hincapié en el tema de la calidad total.
El tercer capítulo; se basa en la misión de la compañía, que es entregar una diversidad
de servicios que ésta ofrece a sus clientes y a su vez como se encuentra estructurada la
empresa.
El cuarto capítulo; se desarrolla con énfasis el planteamiento del problema a través de
un proceso de calidad total para el mejoramiento operativo el cual se pretende aplicar en
el departamento contable, para esto se diseñará un modelo de manual de procedimientos.
2
El quinto capítulo; en el quinto y último se presentará las conclusiones y
recomendaciones.
Las empresas para que tengan un buen desarrollo en los procesos de calidad tanto
administrativos, financieros, operativos etc., deben desarrollar un sistema de gestión
de
calidad total y estos deben estar basados en la norma ISO, en un mejoramiento continuo,
y en la capacitación constante de los diferentes departamentos.
Esto se da con el afán de superar los problemas para solucionarlos y obtener así eficiencia
en los procesos y rentabilidad.
1.2 Antecedentes
En la actualidad el éxito de los procesos de mejoramiento en una empresa es establecer
una buena política de calidad, en la que se puedan definir lo esperado por los empleados
así como también los productos y servicios que estén a disposición de los clientes.
La política de calidad debe ser redactada con la finalidad de que pueda ser introducida en
todas las actividades de cualquier empleado, de igual manera podrá aplicarse a la calidad
de los productos o servicios que ofrece la compañía.
También es necesario establecer claramente los estándares de calidad y así poder cubrir
todas las expectativas sobre el sistema de calidad. Para dar efecto a la implantación de
esta política es necesario que los empleados tengan los conocimientos requeridos para
conocer las exigencias de sus clientes externos(clientes y proveedores) e internos(todo el
personal de los departamentos), y de esta manera lograr ofrecerles mejores productos o
servicios que puedan satisfacer o exceder las expectativas.
Talleres Nissan-Renault S.A. es una empresa de servicios que se encuentra en la ciudad
de Manta desde el 01 de agosto de 1994, comenzó a funcionar con la razón social de
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Talleres Nissan S.A. dedicándose desde sus inicios a la reparación de vehículos
solamente a las marcas Datsun y Nissan de las cuales es Taller Autorizado, con el pasar
de los años empezó a incursionar en la reparación de vehículos de varias marcas dentro
de estas la marca Renault, debido a que las marcas Nissan de Japón y Renault de Francia
se fusionaron a nivel mundial, este Taller Autorizado para dichas marcas fue denominado
con la razón social de Talleres Nissan-Renault S.A.
Talleres Nissan-Renault S.A. tiene cinco puntos de servicios en las principales ciudades
del país: Quito, Guayaquil, Cuenca, Ambato y Manta, es una empresa subsidiaria de la
compañía Automotores y Anexos S.A. concesionario Nissan-Renault, del cual es un taller
autorizado.
1.3 Planteamiento del Problema
Debido al desarrollo de las empresas tanto a nivel nacional como local han aumentado las
necesidades de los clientes y proveedores, por este motivo la empresa está en la
obligación de mejorar el servicio que brinda a ellos, por eso es importante saber entender
y servir las necesidades y deseos cambiantes de los consumidores, ya que por ellos se
sostiene el negocio.
La calidad total es una herramienta para el desarrollo organizacional de las empresas, es
así que varias de estas ya han obtenido sus certificados de normas de calidad ISO 9001,
por tal razón Talleres Nissan-Renault S.A. ha iniciado los primeros pasos hacia la
obtención de la calidad total de todos sus procesos organizacionales y de servicios.
El departamento contable de Talleres Nissan-Renault, a pesar de que trabaja con un
sistema contable, en el análisis de sus operaciones presenta deficiencia, desorganización
en sus procesos y funciones, y falta de capacitación del personal, lo que conlleva a la
impuntualidad en la entrega de los informes financieros, falta de apoyo a la gerencia,
deficiente control interno del departamento, falta de coordinación e instruccion al
4
personal de lo que se debe realizar con el manejo de la información contable y carencia
de concientización del personal acerca del cumplimiento de sus funciones.
Las circunstancias anteriores pueden llevar a la empresa a no tomar las mejores
decisiones financieras, debido a la falta oportuna de información financiera, así como a
no tener control interno sobre los ingresos y egresos de la compañía, lo que puede
ocasionar robos, malversación de fondos, gastos indebidos, pérdida de competitividad y
disminución de rentabilidad.
Esta investigación tiene como punto central conocer los problemas que existen en el
departamento contable de esta empresa para mejorarlos a través de los procesos de
calidad total.
Mediante la investigación se obtendrá información necesaria para seleccionar, analizar y
perfeccionar los procesos de este departamento, para llegar a cumplir con las
expectativas de la gerencia que son alcanzar la calidad total de los procesos.
Para llevar a cabo la investigación se conocerá el proceso contable de Talleres Nissan-
Renault S.A. de la sucursal Manta, se estudiará minuciosamente si este cumple con los
objetivos organizacionales de la empresa. La muestra principal serán las funciones, los
procesos, tareas, informes y las personas a quienes se les entreguen el trabajo final
contable, tales como gerente y jefes del departamento.
De acuerdo a lo antes mencionado se plantea las siguientes preguntas interrogantes:
¿Cuáles son los procesos que actualmente aplican los empleados del departamento
contable?
¿Qué procesos dan valor agregado?
¿Cuáles son las funciones de este departamento?
¿Qué procesos pueden ser mejorados?
¿Cuáles son sus fortalezas y debilidades?
¿Cuál es el nivel de capacitación del personal contable?
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¿Exíste un programa de capacitación para los empleados del área contable, en el tema
de calidad total?
¿La información que actualmente brinda éste departamento satisface las necesidades
de sus clientes internos?
¿Qué tipos de fenómenos se presentan?
¿Qué aspectos del problema se desconocen?
Este proyecto investigativo de la calidad total está destinado a mejorar los procesos
operativos y organizacionales del departamento contable de Talleres Nissan- Renault
sucursal Manta; el mismo que involucra a todo el personal de este departamento y a las
personas que se sirven de la información que brindan ellos.
1.4 Justificación e importancia del tema
La calidad de los procesos de las empresas, puede mejorar la eficiencia y eficacia en
muchas áreas y departamentos, dentro de los cuales está el departamento contable, que es
el operador de todo el movimiento financiero de la empresa.
La finalidad es que el departamento contable sea un verdadero apoyo para la gerencia
tanto en control interno de las transacciones comerciales, así como en los informes
financieros.
El uso de la calidad total conlleva ventajas, pudiendo citar las siguientes:
Población laboral predispuesta
Capacidad del personal de asimilar los problemas de calidad
Mejora la capacidad de análisis y observación de los procesos
Mejora la relación del Recurso Humano con la Dirección
Reduce los costos aumentando la productividad.
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La calidad total es un sistema de gestión de calidad, que abarca a todas las actividades y a
todas la realizaciones de la empresa, poniendo especial énfasis en el cliente interno y en
la mejora continua.
1.5 Delimitación del tema
La presente investigación se realizará en la empresa Talleres Nissan-Renault, ubicada en
la ciudad de Manta, barrio La Paz avenida 4 de noviembre, en el departamento contable,
se analizará las funciones de cada una de las personas que trabajan en este departamento
para obtener la información necesaria a fin de desarrollar el tema.
Se presentará una propuesta alternativa de cómo mejorar los procesos del departamento
contable a través de un modelo de calidad total, enmarcado a la misión y visión de la
empresa.
1.6 Objetivos
1.6.1 Objetivo General
1.6.1.1 Elaborar un manual de procesos para obtener una mejor operatividad
organización del del departamento contable de Talleres Nissan-Renault S.A.,
en base a la calidad total a fin de que sean aplicados por las personas
involucradas en el área contable.
1.6.2 Objetivos Específicos
1.6.2.1 Describir y analizar los actuales procesos y funciones de cada una de las
personas que conforman el departamento contable.
1.6.2.2 Revisar los actuales formatos que utiliza el departamento contable, para
la presentación de sus informes.
1.6.2.3 Identificar los procesos que no aportan valor agregado para suprimirlos
u
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optimizarlos para que generen valor aplicando normas.
1.6.2.4 Investigar las necesidades de información de la gerencia.
1.6.2.5 Elaborar un manual de procesos de calidad total
1.6.2.6 Establecer nuevos formatos de acuerdo a los requerimientos de la
gerencia.
1.6.2.7 Definir pautas para la presentación de informes financieros
1.6.2.8 Manejar procedimientos de control interno en el área contable
1.6.2.9 Definir y organizar los nuevos procesos que van a ser aplicados por el
personal contable.
1.7 Hipótesis
1.7.1 Hipótesis Central
La aplicación de procesos de calidad total para el mejoramiento operativo del
departamento contable de Talleres Nissan-Renault S.A., permitirá obtener una mejor
operatividad y organización en el área la cual se la desea aplicar y hacerlas cumplir,
como es el área contable de la empresas de servicios automotrices.
1.7.2 Hipótesis Secundaria
La carencia de procesos de calidad, en el departamento contable repercutiría
negativamente en el cumplimiento de los resultados financieros de Talleres Nissan-
Renault S.A.
CAPÍTULO II
2.1 Base conceptual y legal
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2.1.1 Creación de la empresa Talleres Nissan S.A.
En el año de 1977 fue creada para liderar en el ámbito de servicio y técnica automotriz, la
empresa Tallares Datsun Cia. Ltda., con la más alta calidad para entregarla a sus clientes.
Nació en la ciudad de San Francisco de Quito, Capital de la República del Ecuador, ante
el Notario Vigésimo Noveno del Distrito Metropolitano de Quito fue inscrita, siendo ésta
subsidiaria de la compañia Automotores y Anexos S.A.
Foto No.01 Autor: http://www.nissan.com.ec
Con el pasar de los años, ésta compañía tuvo sus altos y bajos en el mercado competitivo,
tanto así que tuvo que realizar la transición del nombre de la marca de Datsun a Nissan,
proceso que en el extranjero duró aproximadamente tres años.
Superado el periodo de introducción del nombre Nissan en el Ecuador, se presentó un
nuevo desafío, la marca Japonesa empezó a atravesar una crisis económica a nivel
mundial, lo cual la debilitó y por ende afectó la gestión local.
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Esta fue una nueva señal de alerta que obligó a los ejecutivos de la empresa a buscar
nuevas alternativas; en éste caso pensaron en una alianza, para fortalecer lo que por poco
se destruye. He aquí en donde nace la unión de las marcas Nissan de Japon y Renault de
Francia, hoy por hoy se puede mencionar que la empresa no tiene solo el nombre de
Talleres Nissan S.A., sino que cambia su razón social a Talleres Nissan Renault S.A. El
servicio del Taller no es solo responsable de brindar excelente servicios de la marca
Nissan, sino que tambien a la marca Renault. i
2.1.2 Unión de la marcas Nissan y Renault
El 27 de Marzo de 1999, en Tokio, Louis Schweitzer, PDG de Renault y Yoshikazu
Hanawa, Chairman y CEO de Nissan Motor firmaron un acuerdo que daba origen a uno
de los primeros conglomerados automovilísticos mundiales. Con inversiones de Nissan
Motor por 643 billones de yenes (cerca de 33 billones de francos), Renault asume el
36,8% de participación en el capital de la empresa japonesa, y el 22,5% de la filial de
vehículos industriales Nissan Diesel. Simultáneamente, Renault asume todas las filiales.
Estructuras comunes de gerenciamiento fueron establecidas con el proceso:
JAPON FRANCIA
El Comité Estratégico de Alianza (Global Alliance Committee o GAC), el Grupo de
Trabajos Conjuntos (Cross-Company Teams o CCT), y el Comité de Pilotaje (Steering
Committee). °
2.1.2.1 El Comité Estratégico de Alianza (Global Alliance Committee o
GAC) está encargado de la dirección estratégica del nuevo grupo. Este se
compone por los señores Schweitzer e Hanawa, cinco dirigentes de Renault y
cinco dirigentes de Nissan.
2.1.2.2 El Grupo de Trabajos Conjuntos (Cross-Company Teams o CCT)
identifica las sinergías entre los dos socios y proponen su exploración. Algunas
son estructurales y coordinan la planificación y la estratégia producida, los
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componentes mecánicos, y la ingeniería del vehículo, las compras y la logística, la
fabricación. 1
Otros responden por el trabajo común por zonas geográficas: Japón, Asia-
Oceanía, América del Norte y Central, América del Sur, Europa, CEI-Turquía-
Rumania y África Norte-Centro-Oriental y África Sur-Sahariana.
El Bureau de Coordinación coordina, todo lo referente a los trabajos de los CCT.
2.1.2.3 El Consejo Internacional de Alianza.- finalmente, la alianza se doto de
un Consejo Internacional (International Advisory Board) presidido por Louis
Schweitzer y Yoshikazu Hanawa quienes escogieron 10 miembros, entre
eminentes personalidades internacionales.
Su misión: trazar ideas y perspectivas que ayuden a la definición de una estrategia
global. El consejo se debe reunir por lo menos dos veces por año dentro del
marcode la alianza Renault-Nissan, a partir de junio del año 2001, Nissan
fortaleció su presencia en muchos países.
Decidió renovar la apuesta en ciertos países con su inversión. Sus principales
objetivos fueron los de acrecentar su estructura comercial en cada uno de los
paises y el de multiplicar su participación en los mercados.
Hoy Nissan ya dispone de una cobertura nacional para sus clientes en cada punto
de muchos países. Para ello, Nissan también se ha constituido en el Mercosur
como un nuevo productor local, gracias a la fábrica de utilitarios de la Alianza,
ubicada a 1.300 Km. de distancia de Buenos Aires, en la ciudad de Curitiba,
Nissan puede desarrollar sus dos productos que le brindan el mayor volumen de
ventas.2
2.1.3 Estatutos de la empresa Talleres Nissan S.A.
1 http://www.nissan.com.ar/conozca_alianza.shtml, la alianza Nissan / Renault, acuerdo histórico, estructuras bionacionales. 2 http://www.nissan.com.ar/conozca_alianza.shtml, la alianza Nissan / Renault, acuerdo histórico, estructuras bionacionales.
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En la ciudad de San Francisco de Quito, Capital de la República del Ecuador a los veinte
y seis dias del mes de Octubre del año dos mil cuatro, ante el notario Vigesimo Noveno
del Distrito Metropilitano de Quito comparece el señor gerente general y representante
legal de la compañía Talleres Nissan S.A. como acredita con el nombramiento inscrito
que se agrega.
Con el nombre de SERVICIO Y TECNICA AUTOMOTRIZ TALLERES DATSUN CIA LTDA.,
la empresa fué inscrita en el registro mercantil del Canton Quito el catorce de septiembre
de mil novecientos setenta y siete.
Medante escritura pública celebrada ante el notario noveno del cantón Quito, el día
primero de junio de mil novecientos noventa y dos, se procedió a transformar a la
compañía de responsabilidad limitada en una sociedad anónima, la cual se denominó
TALLERES NISSAN S.A., escritura debidamente inscrita en el registro mercantil del cantón
Quito el diecisiete de diciembre de mil novencientos noventa y dos.
Mediante una serie de actos societarios la compañía realizó varios aumentos de capital
social y reforma de estatutos en la parte pertinente, siendo el último el efectuado
mediante escritura pública otorgada ante el notario vigésimo noveno del cantón Quito, el
día dieciocho de septiembre del año dos mil tres, debidamente inscrito en el registro
mercantil del cantón Quito, el veinte y tres de octubre del año dos mil tres, acto en el que
fijó su capital autorizado.
La junta general extraordinaria y universal de accionistas reunida el veinte y siete de
octubre de dos mil tres, resolvió capitalizar las utilidades del ejercicio económico dos mil
dos y efectuar un aporte en numerario de US 0.02, incremento que se lo realizó con cargo
al capital autorizado de la compañía, inscribiendolo en el registro mercantil del cantón
Quito con fecha veinte y cuatro de noviembre del dos mil tres.
Las acciones estarán representadas por títulos que contengan una o mas acciones
debidamente firmados por el presidente y gerente general de la compañía.
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1 http://www.nissan.com.ar/conozca_alianza.shtml, la alianza Nissan / Renault, acuerdo histórico, estructuras bionacionales.
2.1.4 Organización del departamento contable de Talleres Nissan-Renault S.A.,
sucursal Manta
Gráfico No.01 Elaborado por: Autora de tesis
2.1.5 Perspectiva histórica de la calidad total
CONTADOR SUCURSAL
AUXILIAR CONTABLE I
CRÉDITO Y COBRANZAS FACTURACIÓN
DECLARACIÓN DE IMPUESTOS
CAJA
AUXILIAR CONTABLE II
ARCHIVOS
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La calidad total es el estadio más evolucionado dentro de las sucesivas transformaciones
que ha sufrido el término calidad a lo largo del tiempo.
En un primer momento se habla de control de calidad, primera etapa en la gestión de la
calidad que se basa en técnicas de inspección aplicadas a producción.
Posteriormente nace el aseguramiento de la calidad, fase que persigue garantizar un nivel
contínuo de la calidad del producto o servicio proporcionado.
Finalmente se llega a lo que hoy en día se conoce como calidad total, un sistema de
gestión empresarial íntimamente relacionado con el concepto de mejora continua y que
incluye las dos fases anteriores.
DIAZ De Santos. Calidad total en la gestión de servicios. PARASURAMAN A. Et all, Madrid.
Los principios fundamentales de este sistema de gestión son los siguientes:
Consecución de la plena satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente
(interno y externo).
Desarrollo de un proceso de mejora continua en todas las actividades y procesos
llevados a cabo en la empresa (implantar la mejora continua tiene un principio pero
no un fin).
Total compromiso de la dirección y un liderazgo activo de todo el equipo directivo.
Participación de todos los miembros de la organización y el fomento del trabajo en
equipo hacia una gestión de calidad total.
Involucración del proveedor en el sistema de calidad total de la empresa, dado el
fundamental papel de éste en la consecución de la calidad en la empresa.
Identificación y gestión de los procesos claves de la organización, superando las
barreras departamentales y estructurales que esconden dichos procesos.
Toma de decisiones de gestión basada en datos y hechos objetivos sobre gestión
basada en la intuición. Dominio del manejo de la información.
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La filosofía de la calidad total proporciona una concepción global que fomenta la mejora
contínua en la organización y el involucramiento de todos sus miembros, centrándose en
la satisfacción tanto del cliente interno como del externo.
Se puede definir esta filosofía del siguiente modo:
Gestión (el cuerpo directivo está totalmente comprometido) de la calidad (los
requerimientos del cliente son comprendidos y asumidos exactamente) total (todo
miembro de la organización está involucrado, incluso el cliente y el proveedor, cuando
esto sea posible). 3
2.1.5.1 Procesos de Calidad Total
Para realizar procesos de calidad total en una empresa de servicios es necesario
plantear las siguientes preguntas:
¿Qué entremiento estamos recibiendo?
¿Qué debemos hacer?
¿Qué retroalimentación estamos recibiendo?
¿Quiénes son nuestros clientes?
,¿Qué puede hacerse para facilitar su trabajo?
¿Què puede hacerse para que nuestros clientes sepan que le estamos
brindando un excelente servicio?
¿Hemos revisado la descripción de nuestro trabajo?
3 http:/www.monografías.com/trabajos15/calidad-total/calidad-total.shtml
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¿Estamos satisfaciendo completamente a nuestros clientes?
¿Y si no es así, cómo o qué debemos hacer?
2.1.6 Concepto de calidad
Es una forma de ser orientada a la mejora contínua de personas, procesos, servicios de
una organización, para crear valor a los ciudadanos y la sociedad.
Los recursos para el aseguramiento de la calidad, que se dedican a la solución de
problemas relacionados con los productos, deben reorientarse hacia el control de los
sistemas que ayudan a mejorar las operaciones y así evitar que se presenten problemas.
Una compañia debe desarrollar una estrategia de la calidad total a largo plazo; después
de asegurarse de que todo el grupo administrativo comprenda la estrategia, de manera que
sus integrantes puedan elaborar planes de acción a corto plazo detallados, asegurarse
también que las actividades de los grupos coincidan y respalden la estrategia a largo
plazo ya que la base del éxito del proceso de mejoramiento es el estableciemiento
adecuado de una buena política de calidad, que pueda definir con precisión lo esperado
de los empleados.
DIAZ De Santos. Calidad total en la gestión de servicios. PARASURAMAN A. Et all, Madrid.
La política de calidad debe ser redactada con la finalidad de que pueda ser aplicada a las
actividades de cualquier empleado y por ende de cualquier área, igualmente podrá
aplicarse a la calidad de los servicios que ofrezca la campañía.
También es necesario esclarecer los estándares de calidad, y así se podrá cubrir todos los
aspectos relacionados al sistema de calidad.
A lo largo de la historia el término calidad ha sufrido numerosos cambios. Esta
evolución ayuda a comprender de dónde proviene la necesidad de ofrecer una mayor
calidad del producto o servicio que se proporciona al cliente y, en definitiva, a la
16
sociedad, y cómo poco a poco se ha ido involucrando toda la organización en la
consecución de este fin.
La calidad no se ha convertido únicamente en uno de los requisitos esenciales del
producto sino que en la actualidad es un factor estratégico clave del que dependen la
mayor parte de las organizaciones, no sólo para mantener su posición en el mercado sino
incluso para asegurar su supervivencia.
2.1.6.1 Procesos de calidad
Convertirse en el mejor, es un objetivo elevado y difícil.
Tener los mejores procesos de calidad de la empresa deberá ser la meta de todos;
se necesitará acontecimientos importantes que indiquen de qué manera se irá
avanzando.
A ésto se refiere la calificación del proceso de calidad de una empresa.
De ésta surgen los acontecimientos trascendentes y los puntos de reconocimiento
para los equipos de mejoramiento de los procesos de calidad.
La efectividad de un proceso de calidad se refiere a la forma acertada en que éste
cumple los requerimientos de sus clientes finales.
Ésta evalúa la calidad del proceso.
DIAZ De Santos. Calidad total en la gestión de servicios. PARASURAMAN A. Et all, Madrid.
Exísten algunos puntos para evaluar un proceso, a continuación se nombran los
siguientes:
Estar muy familiarizado con toda la documentación existente y pertinente al
proceso
Acordar con el jefe del departamento las entrevistas con su personal
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Entrevistar a una muestra de las personas que ejecutan la tarea, para conocer
cabalmente lo que ocurre dentro del proceso.
Comparar la forma en que diferentes personas hacen el mismo trabajo para
determinar cuál deberá ser la mejor operación estándar.
2.1.6.1.1 Las siete herramientas básicas de calidad
Existen siete herramientas básicas que han sido ampliamente adoptadas en las
actividades de mejora de la calidad y utilizadas como soporte para el análisis y
solución de problemas operativos en los más distintos contextos de una
organización.
El ama de casa posee ciertas herramientas básicas por medio de las cuales puede
identificar y resolver problemas de calidad en su hogar, estas pueden ser algunas,
tijeras, agujas, corta uñas y otros. Así también para la industria existen controles
o registros que podrían llamarse "herramientas para asegurar la calidad de una
fábrica", estas son las siguientes:
1 Hoja de control (Hoja de recogida de datos)
2 Histograma
3 Diagrama de pareto
4 Diagrama de causa efecto
5 Estratificación (Análisis por Estratificación)
6 Diagrama de scadter (Diagrama de Dispersión)
7 Gráfica de control
DIAZ De Santos. Calidad total en la gestión de servicios. PARASURAMAN A. Et all, Madrid.
La experiencia de los especialistas en la aplicación de estos instrumentos o
Herramientas Estadísticas señala que bien aplicadas y utilizando un método
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estandarizado de solución de problemas pueden ser capaces de resolver hasta el
95% de los problemas.
En la practica estas herramientas requieren ser complementadas con otras técnicas
cualitativas y no cuantitativas como son:
La lluvia de ideas (Brainstorming)
La encuesta
La entrevista
Diagrama de Flujo
Matriz de Selección de Problemas, etc.
Hay personas que se inclinan por técnicas sofisticadas y tienden a menospreciar
estas siete herramientas debido a que parecen simples y fáciles, pero la realidad es
que es posible resolver la mayor parte de problemas de calidad, con el uso
combinado de estas herramientas en cualquier proceso de manufactura industrial.
Las siete herramientas sirven para:
Detectar problemas
Delimitar el área problemática
Estimar factores que probablemente provoquen el problema
Determinar si el efecto tomado como problema es verdadero o no
Prevenir errores debido a omisión, rapidez o descuido
Confirmar los efectos de mejora
Detectar desfases. 4
2.1.7 El control de calidad
4 http:/webs.demasiado.com/ing_industrial/ingenieria/control/index.html
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La evolución del concepto de calidad en la industria y en los servicios muestra que
pasamos de una etapa donde la calidad solamente se refería al control final.
Para separar los productos malos de los productos buenos, a una etapa de control de
calidad en el proceso, con el lema: "La calidad no se controla, se fabrica", para al
final
llegar a una calidad de diseño que significaría no solo corregir o reducir defectos sino
prevenir que esto suceda, como se postula en el enfoque de la calidad total.
El camino hacia la calidad total además de requerir el establecimiento de una filosofía de
calidad, crear una nueva cultura, mantener un liderazgo, desarrollar al personal, trabajar
en equipo, desarrollar a los proveedores, tener un enfoque al cliente y planificar la
calidad, demanda vencer una serie de dificultades en el trabajo que se realiza día a día.
Se requiere resolver las variaciones que van surgiendo en los diferentes procesos de
producción, reducir los defectos y además mejorar los niveles estándares de actuación.
Para resolver estos problemas o variaciones y mejorar la calidad, es necesario basarse en
hechos y no dejarse guíar solamente por el sentido común, la experiencia o la audacia,
basarse en éstos tres elementos puede ocasionar que en caso de fracasar nadie quiera
asumir la responsabilidad.
De allí la conveniencia de basarse en hechos reales y objetivos.
Además es necesario aplicar un conjunto de herramientas estadísticas siguiendo un
procedimiento sistemático y estandarizado de solución de problemas.
2.1.7.1 Ventaja del Control de Calidad
Incrementan las ventas
Competitividad
20
Innovación
Nueva tecnología de punta
Reconocimiento de la empresa
Reducción de desperdicios
Menos reprocesos o retrabajo
Reducen los costos de producción
Ofrecer un precio más bajo del producto o servicio
Mayor utilidad
Reconocimiento del empleado
La empresa cuenta con personal de calidad
Trabajo en equipo
Mejora la comunicación entre empleados y jefes
Mayor capacitación de personal. 4/
2.1.8 Productividad
Productividad puede definirse como la relación entre la cantidad de bienes y servicios
producidos y la cantidad de recursos utilizados; en la fabricación, la productividad sirve
para evaluar el rendimiento de los talleres, los equipos de trabajo y por ende a los
empleados.
Productividad en términos de empleados es sinónimo de rendimiento. En un enfoque
sistemático decimos que algo o alguien sean productivos con una cantidad de recursos
y/o insumos en un periodo de tiempo dado se obtiene el máximo de productos.
La productividad se mide como la relación entre insumos y productos, en tanto que la
eficiencia representa el costo por unidad de producto. 5
2.1.8.1 Importancia de la productividad
El único camino para que un negocio pueda crecer y aumentar su rentabilidad o
sus utilidades es aumentando su productividad. Y el instrumento fundamental que
5 http:/webs.demasiado.com/ing_industrial/ingenieria/control/index.html
21
origina una mayor productividad es la utilización de métodos, el estudio de
tiempos y un sistema de pago de salarios.
Que tan productiva o no sea una empresa podría demostrar el tiempo de vida de
ésta, es por eso que hoy en día no son competitivos quienes no cumplan con:
calidad, producción, bajos costos, tiempos estándares, eficiencia, innovación,
nuevos métodos de trabajo, tecnología, y muchos otros conceptos que hacen que
cada día la productividad sea un punto de cuidado en los planes a largo y corto
plazo, además de la cantidad de producto fabricado con total recursos utilizados. 5/.
2.1.8.2 Tiempo
El tiempo de ciclo es la cantidad total de tiempo que se requiere para
completar un proceso, esto no sólo incluye la cantidad de tiempo que se requiere
para realizar el trabajo, sino también el tiempo que se dedica a trasladar
documentos, esperar, almacenar, revisar y repetir el trabajo. El tiempo del ciclo
es un aspecto fundamental en todos los procesos críticos de la empresa. La
reducción del tiempo total de ciclo libera recursos, reduce costos, mejora la
calidad del output y puede incrementar las ventas. Por ejemplo, si reduce el
tiempo del ciclo correspondiente al desarrollo del proceso, podrá ganar ventas y
participación de mercado. Si reduce el ciclo de facturación, tendrá más dinero en
efectivo a su alcance. El tiempo del ciclo puede establecer la diferencia entre el
éxito y el fracaso. 6
2.1.8.3 Objetivos de la calidad interna
Identificar el colectivo de Clientes y Proveedores Internos de la compañía, a
través del análisis de los procesos de actividad y de sus interfaces.
Definir, con el máximo nivel de detalle posible, los atributos que
constituyen el concepto de calidad interna, con el fin de realizar una
adecuada medición de los mismos. 6 http:/www.monografías.com/trabajos6/prod/prod/.shtml
22
Diseñar un sistema de medición de la calidad interna que tenga en
consideración tanto las percepciones del personal (satisfacción del cliente
interno), como datos objetivos sobre el funcionamiento de los procesos
(indicadores internos).
Y por último implantar una metodología de recogida de la información,
medición y análisis de la misma basada en la mejora contínua.
2.1.8.4 La metodología
Metodología es un estudio científico que nos ayuda a descubrir nuevos
conocimientos. Es un conjunto de métodos, sistemas y condiciones teóricas
referenciales. La metodología es la forma que en un proceso investigativo se
establecen las interrelaciones que existen entre la teoría y el método; entre la
teoría y el conocimiento del objeto y, en general entre el método y el objeto.
En esta investigación se puntualizará los siguientes aspectos:
Constitución de un equipo de proyecto.
Identificación de clientes y proveedores internos.
Definición de los atributos que definen la calidad interna.
Medición de la calidad interna.
Análisis de la información e informes de resultados.
Propuesta de plan de mejora de la calidad interna.
Presentación final de resultados.7
2.1.8.5 Mejoramiento continuo
Durante muchos años, los empresarios han venido manejando sus negocios
trazándose sólo metas limitadas, que les han impedido ver mas allá de sus
necesidades inmediatas, es decir, planean únicamente a corto plazo; lo que
7 HERNAN AULESTIA G., Universidad Tecnológica Equinoccial, primera edición, junio 1995
23
conlleva a no alcanzar niveles óptimos de calidad y por lo tanto a obtener una
baja rentabilidad en sus negocios.
De acuerdo a grupos gerenciales japoneses, el secreto de una compañías de
mayor éxito en el mundo, radica en poseer estándares altos de calidad, tanto para
sus productos como para sus empleados; por lo tanto el control total de la
calidad es una filosofía que debe ser aplicada a todos los niveles jerárquicos en
una organización, y ésta implica un proceso de Mejoramiento Continuo que no
tiene final.
Dicho proceso permite visualizar un horizonte mas amplio, donde se buscará
siempre la excelencia e innovación que les dará a los empresarios a incrementar
su competitividad, y disminuir los costos, orientando los esfuerzos a generar
satisfacción a las necesidades y expectativas de los clientes.
2.1.8.6 Importancia
Esta técnica gerencial es muy importante puesto que con su aplicación se puede
contribuir a mejoramiento de las debilidades y afianzar las fortalezas de una
organización. Por medio del Mejoramiento Continuo se logra ser mas productivos
y competitivos en el mercado al cual pertenece la organización, por otro lado las
organizaciones deben analizar los procesos utilizados, de manera tal que si existe
algún inconveniente pueda mejorarse o corregirse, como resultado de la
aplicación de ésta técnica puede ser que las organizaciones crezcan dentro del
mercado y hasta llegar a ser líderes.
2.1.8.6.1 Ventajas
Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles.
Se concentra el esfuerzo en ámbitos organizativos y de procedimientos
puntuales.
24
Si existe reducción de productos defectuosos, trae como consecuencia una
reducción en los costos, como resultado de un consumo menor de materias
primas.
Incrementa la productividad y dirige a la organización hacia la
competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales
organizaciones.
Contribuye a la adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.
Permite eliminar procesos repetitivos.
2.1.8.6.2 Desventajas
Cuando el mejoramiento se concentra en un área especifica de la
organización, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe
entre todos los miembros de la empresa.
Requiere de un cambio en toda la organización, ya que para obtener el éxito
es necesaria la participación de todos los integrantes de la organización y a
todo nivel.
En vista de que los gerentes en la pequeña y mediana empresa son muy
conservadores, el mejoramiento continuo se hace un proceso muy largo.
Hay que hacer inversiones importantes. 8
2.1.9 Normas ISO
La ISO (International Standarization Organization) es la entidad internacional encargada
de favorecer la normalización en el mundo. Con sede en Ginebra, es una federación de
organismos nacionales, éstos, a su vez, son oficinas de normalización que actuan de
delegadas en cada país, como por ejemplo: AENOR en España, AFNOR en Francia, DIN
en Alemania, etc. Con comités técnicos que llevan a términos las normas. Se creó para
dar mas eficacia a las normas nacionales. 9
8 http://monografías.com/trabajos/morcont/mejorcont.shtml
9 http://www.miliarium.com/Paginas/Normas/pfa.htm Normas ISO/UNE/ANSI
25
Las normas son un modelo, un patron, ejemplo o criterio a seguir. Una norma es una
fórmula que tiene valor de regla y tiene por finalidad definir las características que debe
poseer un objeto y los productos que han de tener una compatibilidad para ser usados a
nivel internacional.
La finalidad principal de las normas ISO es orientar, coordinar, simplificar y unificar los
usos para conseguir menores costos y efectividad.
Tiene valor indicativo y de guía. Actualmente su uso se va extendiendo y hay un gran
interés en seguir las normas existentes porque desde el punto de vista economico reduce
costos, tiempo y trabajo.
Criterios de eficacia y de capacidad de respuesta a los cambios. Por eso, las normas que
se presenten del campo de la información y documentación, son de gran utilidad porque
dan respuesta al reto de las nuevas tecnologías. 10
CAPÍTULO III
3.1 Base Legal de la empresa Talleres Nissan S.A.
En la ciudad de San Francisco de Quito, capital de la república del Ecuador, al primero de
junio de mil novecientos noventa y dos, ante el notario noveno del canton Quito dóctor
Gustavo Flores Uzcategui, comparacen los señores economista Fabian Malo Casao e
ingeniero Gil Malo Älvarez caso en sus calidades respectivas de presidente y gerente de
la compañía SERVICIO Y TECNICA AUTOMOTRIZ TALLERES DATSUN COMPAÑÍA
LIMITADA, según constan de los documentos adjuntos; los comparecientes son de
nacionalidad ecuatoriana, mayores de edad, domiciliados en esta ciudad legalmente 10 http://www.ilo.org/public/spanish/region/ampro/cinterfor/temas/calidad/doc/i.../index.ht ISO 9000 y competencia laboral
26
casados a quienes conozco de que doy fe y se presentan para que eleve la escritura
pública la minuta siguiente:
En el registro de escrituras públicas a su digno cargo, sírvase incorporar una de cambio
de denominación, transformación de compañía de responsabilidad limitada, SERVICIO
TECNICA AUTOMOTRIZ TALLERES DATSUN COMPAÑÍA LIMITADA, en una sociedad
anónima, con la denominación de TALLERES NISSAN S.A., ampliación del objeto
social, reforma y adopción del nuevo estatuto social, al tener las siguientes cláusulas:
Según la cláusula primera comparecieron a la celebración de la escritura pública, los
señores economista Fabián Malo e Ingeniero Gil Malo Álvarez, en calidades de
presidente y gerente de la compañía, respectivamente conforme consta de los
nombramientos debidamente inscritos.
Según la segunda cláusula, el veinte y ocho de octubre de mil novecientos setenta y seis,
ante el notario un décimo del cantón Quito, se constituyó la compañía denominada
INMOBILIARIA CIELO AZUL COMPAÑÍA LIMITADA, con un capital social de UN MILLON
QUINIENTOS DOS MIL SUCRES (s/. 1´502.000,00 ).
El veinte y siete de diciembre de mil novecientos setenta y seis, por escritura pública,
otorgada ante el mismo notario un décimo del cantón Quito, se efectúa una segunda
cesión de participantes e igualmente se la inscribe legalmente en el registro mercantil.
El veinte y siete de abril de mil novecientos setenta y siete, se procede a cambiar la
denominación de la empresa INMOBILIARIA CIELO AZUL COMPAÑÍA LIMITADA. A
SERVICIO TECNICA AUTOMOTRIZ TALLER DATSUN COMPAÑÍA LIMITADA se reformó
el objeto social, se aumenta el capital social a la suma de CUATRO MILLONES DE
SUCRES (s/. 4´000.000,00) y se reforman los estatutos. 8/
La junta de socios de la compañía SERVICIO Y TECNICA AUTOMOTRIZ TALLERES
DATSUN COMPAÑÍA LIMITADA. Efectuada el catorce de abril de mil novecientos
noventa y dos, resolvió:
27
a) Transformar la compañía de responsabilidad limitada denominada SERVICIO Y
TECNICA AUTOMOTRIZ TALLERES DATSUN COMPAÑÍA LIMITADA, a sociedad
anónima.
b) Nombramiento de presidente y gerente de la compañía, debidamente inscrita.
c) Copia certificada del acta de junta general de socios celebrada el día lunes catorce
de abril de mil novecientos noventa y dos, ante el señor notarios se designó agregar
las demás cláusulas de estilo para la perfecta validez de este instrumento.11
3.2 Objetivos
En abril del 2001 se inicia en la compañía Talleres Nissan Renault S.A. un proceso
llamado estratégia y mejoramiento contínuo que busca la excelencia estratégica y
operativa de tal forma que se garantice la supervivencia de la compañía por ser la
preferida en el mercado ecuatoriano.
Este proceso sirve para hacer un diagnóstico completo de forma permanente y definir los
objetivos anuales del negocio, tomando en cuenta que la empresa Talleres Nissan Renault
S.A. opera en diferentes ciudades.
Los objetivos definido en el negocio y por ende por cada ciudad donde opera y los
objetivos corporativos deberán ser la guía para el trabajo de todos quienes hacen Talleres
Nissan Renault S.A., así mismo los objetivos serán los que garantizan el cumplimiento de
la misión y visión, los cuales fueron revisados en el mes de noviembre del 2001.
Definidos los objetivos corporativos por ciudad, todos los empleados de Talleres Nissan
Renault S.A., a nivel directivo, gerencial y operativo, podran participar, buscar e
implementar la mejor forma de hacer los procesos y actividades.
3.2.1 Los objetivos corporativos son:
11 Información tomada de los estatutos , reglamento internos y escrituras que reposan en el departamento de recursos humanos de la empresa Talleres Nissan S.A.
28
1. El compromiso de Talleres Nissan Renault S.A., es mantenerse como una
empresa de servicio a nivel de un Sistema de Gestión de Calidad,
promoviendo bienestar para nuestros colaboradores y rentabilidad para
nuestros accionistas.
2. Excelencia en el servicio generando la total satisfacción para todos nuestros
clientes esforzándonos en brindar un servicio oportuno, garantizado y de una
alta calidad.
3. Construir permanentemente una cultura de calidad que nos permita el
mejoramiento contínuo de los procesos.
4. Comprometer a los colaboradores mediante la capacitación y evaluación
constante de los mismos implantando liderazgo en cada uno de nuestros
puestos de trabajo.
3.2.2 Las metas corporativas son:
1. Rentabilidad neta mínima 9% por sucursal.
2. Desarrollo Personal: Calificado, Entrenado, Motivado, Satisfecho
3. Ser la 1era. Compañia en Servicio
4. Ser la 1era. en Tasa de Satisfaccion al Cliente
3.3 Misión y Visión
3.3.1 Misión
Da un servicio de mantenimiento y reparación de vehículos NISSAN Y
RENAULT, que brinde seguridad, confianza, garantía y satisfacción a todos
nuestros clientes de la sucursal de Manta.
3.3.2 Visión
29
Ser reconocidos como la red líder de servicios automotrices con la mayor
cobertura en el mercado ecuatoriano y destacarnos por nuestros servicios de alta
calidad orientado siempre a la satisfacción total de nuestros clientes. 12
3.4 Servicios que ofrece
3.4.1 Post- Venta
La vida de un vehículo va a depender del mantenimiento especializado y
repuestos originales que se utilice en el mismo.
Es por esto que la compañia Automotores y Anexos S.A., mantiene la filosofia de
la excelencia que se concentra en la satisfaccion total de los clientes poniendo a
dispociones sus centros de Post-venta de Servicio Técnico, Repuestos
Originales y Boutique.
Un equipo calificado de profesionales y más de 340 colaboradores directos se
encuentran dentro de la red de POST-VENTA. El personal recibe capacitación
permanente para el soporte diario directo de las fabricas Nissan.
Los centros de post-venta a nivel nacional están equipados con la mejor
tecnología para mantener a punto los vehículos NISSAN y asi brindar el respaldo
necesario a los clientes. 13
3.4.2 Servicio Técnico
Las oficinas centrales de Servicio se encuentran ubicadas en la Av. De Los
Granados E-11 y Av. 6 de Diciembre, Quito. En éstas instalaciones se realiza el
mantenimiento y reparación de los vehículos de los clientes esto a nivel de toda la
red nacional. Además éste es uno de los centros de post-venta más grandes de
Latino América.
12 8/. http://www.nissan.com.ar/conozca_historia.shtml Conozca Nissan - Historia
13 http://www.nissan.com.ar/conozca_historia.shtml Conozca Nissan - Historia
30
Foto No.2 Autor: http://www.nissan.com.ec
Adicionalmente cuenta con 7 servicios (rápidos) que son los que ofrecen Talleres
Nissan Renault S.A. alrededor del país los Talleres cuentan con una serie de
servicios muy completos.
3.4.2.1 Sistema de gestión de calidad.- Como parte de las actividades de
servicio, muestra además el diseño de mejora de los procesos del sistema de
gestión de calidad para todo el país lo cual garantiza a la vez de brindar un
servicio cada día mejor a los clientes, una estandarización que contempla desde la
imagen interna y externa de todas las instalaciones de los concesionarios y sus
empleados hasta la aplicación de las operaciones detalladas en las reparaciones y
mantenimiento de los vehículos.
Con el apoyo del enfoque en procesos se puede determinar las capacidades diarias
y cuanto recurso humano y material debe participar en las diferentes áreas de los
servicios técnicos de manera que se brinde un servicio eficiente y que se logre
obtener rentabilidad para la empresa.
3.4.3 Capacitación.- Uno de los principales objetivos es tener personal técnico
altamente capacitado para realizar reparaciones y mantenimientos efectivos a
vehículos Nissan, tantos en mecánica express como en mecánica pesada, para lo
cual la empresa imparte constantemente cursos de capacitación al personal con
estrictas maneras de desempeño las cuales son tomadas en cuenta en la
información y mejorar con grupos de trabajo.
31
La capacitación se dá desde cursos de mecánica básica, pasando por carroceria,
electricidad y mecánica pesada, hasta cursos a los asesores de servicio para que se
pueda cumplir con los requisitos de atención al cliente, de acuerdo a estándares
establecido por fábrica. 14
3.4.4 Mantenimiento Preventivo.- Talleres Nissan Renault está preparada para
realizar el chequeo periódico general a los vehículos de sus clientes de manera
que obtenga un funcionamiento adecuado. Estas visitas consisten en evitar
cualquier daño futuro en su motor y diferentes partes del mismo. Se recomienda
que éste sea puntual como se estipula en los manuales de cada vehículo.
3.4.4.1 Servicio Express.- Se presenta además éste servicio ajustado a las
necesidades de sus clientes, conociendo las mltiples ocupaciones y el corto tiempo
que ellos tienen para la espera. Creada para cualquier inconveniente que presente
su vehículo y que logicamente incurra en un arreglo rápido.
3.4.4.2 Alineación y Balanceo.- Como un servicio complementario y valor
agregado para los clientes, cuenta con éstos servicios computarizados haciendo
que el trabajo que se realice sea exacto y preciso.
3.4.4.3 Reparación de motores.- Los técnicos poseen el conocimiento profundo
y necesario de los diversos modelos que presenta la marca para poder realizar
trabajos de mecánica pesada. Esto se debe al apoyo incondicional de fábrica a
nivel mundial.
3.4.4.4 Lavadora.- La limpieza necesariamente formará parte del procedimiento
final a realizar los vehiculos que ingresen a las instalaciones.
3.4.4.5 Electricidad.- Si la electricidad es un problema en el automotor, la
empresa tiene un esquema de la cual será rápidamente solucionado.
3.4.4.6 Aire acondicionado y tapicería.- Cualquier tipo de inconveniente con el
sistema de aire acondicionado podrán ser solucionados por los técnicos y con
herramientas especializadas.
14 http://www.nissan.com.ar/conozca_historia.shtml Conozca Nissan - Historia
32
3.4.4.7 Lubricación.- Personal especializado se hará cargo del automóvil,
lubricandolo completamente.
3.4.4.8 Control de Calidad.- El 100% de los vehículos que son ingresados para
algún tipo de operaciones será detenidamente probado y controlado, si la
operación realizada amerita la prueba de ruta ésta se realiza, con rutas
especialmente elegidas para comprobar el correcto funcionamiento del vehículo.
3.4.4.9 Repuestos Originales.- Las oficinas centrales del departamento de
repuestos se encuentran ubicado en Quito en la avenida de los Granados y 6 de
diciembre. En éstas instalaciones se realiza la comercialización directa de
repuestos Nissan al público (por mostrador) el aprovisionamiento a nuestros
servicio técnico, a más de la administración de los pedidos de repuestos a nuestras
fábricas, la administración de garantías manejo administrativo de las líneas de
accesorios, la de lubricantes y aditivos, y neumáticos de alta calidad marca
PIRELLI. El personal que se encuentran en estas líneas brinda el soporte
necesario para la gestión del departamento de repuestos en cada una de las
sucursales a nivel nacional.
Foto No.3 Autor: http://www.nissan.com.ec
La empresa cuenta con un almacén central de repuestos (ACDR), el cual
comprendido de un área de 1800 m² aproximadamente, de los cuales 1000 m²
corresponden al área NISSAN que es el 60% y 800 m² corresponden al área
RENAULT, el 40%. El ACDR almacena mas de 25.000 referencias de repuestos
originales y garantizados de los modelos provenientes de Japón, México y
España. Aquí se centralizan todas las importaciones nacionales de repuestos
33
Nissan, sin embargo las sucursales cuentan con sus respectivas bodegas, las cuales
son alimentadas desde el ACDR de manera contínua.
El respaldo y compromiso con los clientes trasciende en la gestión con una serie
de operaciones realizadas en el almacén como la recepción de los repuestos
solicitados a las fábricas y despacho de los mismos a toda la red de consecionarios
autorizados en el país; la frecuencia de pedidos dependen de los distintos tipos de
repuestos.9/
3.4.4.10 Carrocería y pintura
Talleres Nissan Renault, pone a disposición de sus clientes los servicios de
ENDEREZADA y PINTURA, denominado carrocería rápida, los mismos que cubren
todos los estándares de implementación, equipamiento y capacitación exigido de
los fabricantes en todo el mundo.
Es importante mencionar que los técnicos de reparación cuentan con el conjunto
de herramientas actualizadas.
Se realizan los trabajos complementados cumpliendo con un riguroso control de
calidad durante todo el proceso de reparación lo que asegura la calidad de los
trabajos.
Así todas las reparaciones realizadas en nuestros talleres guardan las
especificaciones de seguridad hacia los vehículos de los clientes.
Para la empresa el cliente totalmente satisfecho es tan importante, como lo es al
momento de realizar algún tipo de trabajo es por eso que ha diseñado mecanísmos
que garantizan la máxima reducción de los tiempos de trabajo de manera que la
inmovilización de los vehículos de los clientes sea mínima.
Es nuestro compromiso facilitar las operaciones administrativas con las
compañias de seguro para que el cliente no tenga ningún tipo de inconvenientes.
El 70% de los accidentes que ocurren en el mercado son por colisiones menores,
en estos casos, se reparan vehículos hasta con tres piezas de sustitución durante 12
y 48 horas y si la intervención es programada mediante una cita previa podemos
34
entregar el vehículo en el mismo día. En caso de colisiones mayores, contamos
con equipos de medición y capaces de corregir cualquier deformación.
Foto No.4 Autor: http://www.nissan.com.ec
3.4.4.11 Carrocería rápida.- Este ciclo de trabajo en los vehículos se aplica
cuando la colisión tiene hasta tres piezas afectadas, y nuestra promesa es la
entrega con un máximo de 48 horas.
3.4.4.12 Carrocería larga.- Proceso en el cual involucra una compostura de alta
complejidad, y que se necesita de varias intervenciones. 15
3.5 Organigrama de la empresa Talleres Nissan Renault S.A.
Para alcanzar los objetivos la empresa Talleres Nissan Renault S.A. se encuentra
estructurada de la siguiente manera:
15 http://www.nissan.com.ar/conozca_historia.shtml
GERENTE TALLERES NISSAN SUCURSAL MANTA
DEPARTAMENTO DE SERVICIOS
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO
DEPARTAMENTO FINANCIERO
JEFE DE TALLERES ATENCIÓN AL
CLIENTE CONTADORA SUCURSAL
35
Gráfico No.02 Elaborado por: Autora de tesis
3.5.1 Estructura corporativa
Esta conformado por el siguiente personal:
No. Nombre Profesión Cargo
1 Alberto Alvarez Abogado Gerente Sucursal
2 Luis Chato Ingeniero Jefe
ASESORES DE SERVICIOS
CARROCERÍA Y PINTURA
MECÁNICOS Renault
MECÁNICOS NISSAN
ENDEREZADA NISSAN Y RENAULT
PINTURA NISSAN Y RENAULT
CONTROL DE CALIDAD
N-STEP I
N-STEP II
COTEC I
COTEC II
TECNICENTRO
ALINEADORA NISSAN Y RENAULT
LAVADOS Y SECADOS
BALANCEOS NISSAN Y RENAULT
SERVICIO TÉCNICO
SECRETARIA
RECEPCIONISTA
MENSAJERIA
AUXILIAR I AUXILIAR II
CRÉDITO Y COBRANZAS
DECLARACIONES DE IMPUESTOS
CONTABILIZACIONES
FACTURACIÓN
ARCHIVO
36
3 Antonio Cedeño Tecnólogo Asesor de Servicio
4 Mario Franco Ingeniero Control de Calidad
5 Cristhian López Tecnólogo Mecánico Nissan N-Step I
6 Freddy Espinoza Tecnólogo Mecánico Nissan N-Step II
7 Rolando Delgado Ingeniero Mecánico Renault Cotec I
8 Danny Alvarez Ingeniero Mecánico Renault Cotec II
9 Carlos Mora Tecnólogo Carrocería Enderezada
10 Lider Cantos Tecnólogo Carrocería Pintura
11 Gustavo Macias Tecnólogo Carrocería Pintura
12 Leonel Cantos Tecnólogo Tecnicentro Balanceos
13 Roberto Chávez Tecnólogo Tecnicentro- Alineación
14 Juan Carlos Flores Estudiante Lavados
15 Liseth Delgado Estudiante Atención al cliente
16 Mariana Garcia Ingeniera Secretaria Gerencia
17 Leticia Andrade Egresada Recepcionista
18 Jorge Jaramillo Egresado Mensajería
19 Martha Vera Ingeniera Contadora Sucursal
20 Mayra Garcia Ingeniera Auxiliar ContableI
21 Lolita Saltos Ingeniera Auxiliar Contable II
Tabla No. 1 Elaborado por: Autora de tesis
3.5.2 Estructura del departamento contable
Para llevar una mejor organización del departamento contable, la contraloría tomando en
cuenta la jerarquía ha estructurado a dicho departamento de la siguiente forma:
DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD
37
Gráfico No.03 Elaborado por: Autora de tesis
3.5.3 Análisis FODA del área contable de Talleres Nissan Renault S.A.
La sigla FODA es una herramienta analítica que permitirá trabajar con toda la
información que se obtenga sobre el negocio o empresa, útil para examinar sus
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas.
Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las
características particulares de un negocio y el entorno en el cual éste compite.
Análisis Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de una institución, Eco. Jaime Zavala, Facultad de Ciencias Económicas de La Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí
Al analizar el FODA se presentarán múltiples aplicaciones que pueden ser usadas por
todos los niveles de la corporación y en diferentes unidades de análisis tales como
producto, mercado, incluso hasta servicios.
FINANCIERO CARTERA
PAGOS NÓMINA
CONTADOR SUCURSAL
CRÉDITO Y COBRANZAS
PAGOS PROVEEDORES
AUXILIARES I Y II
INGRESOS Y EGRESOS
INVENTARIOS FONDOS ROTATIVOS
DECLARACIONES DE IMPUESTOS
FACTURACIÓN Y CAJA
ARQUEO DE CAJA CHICA Y CAJA GENERAL
ARCHIVOS
38
Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del análisis FODA, pueden ser de
gran utilidad en el análisis del mercado y en las estrategias de mercadeo que se diseñe y
que califiquen para ser incorporadas en el plan de negocios.
El FODA debe enfocarse solamente hacia los factores claves para el éxito de una
empresa. Se debe resaltar las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al
compararlo de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y
amenazas claves del entorno.
3.5.3.1 Fortalezas: a estas se incluyen las capacidades especiales que tienen las
empresas, y por lo que cuenta con una posición privilegiada frente a la
competencia.
Actividades que se desarrollan positivamente, recursos que se controlan,
capacidades y habilidades que se poseen, entre otros.
3.5.3.2 Oportunidades: aquellos factores que resultan positivos, favorables,
explotables, que se deben descubrir en el entorno en el que actúa la empresa, y
que permiten obtener ventajas competitivas.
3.5.3.3 Debilidades: son aquellos factores que provocan una posición
desfavorable frente a la competencia. Recursos de los que se carece, habilidades
que no se poseen, actividades que no se desarrollan positivamente, etc.
3.5.3.4 Amenazas: son aquellas situaciones que provienen del entorno y que
pueden llegar a atentar incluso contra la permanencia de la organización.
Según lo expuesto el FODA se analiza en dos partes: interna y externa.
La parte interna tiene que ver con las fortalezas y las debilidades de la empresa,
aspectos sobre los cuales ésta tiene algún grado de control.
La parte externa mira las oportunidades que ofrece el mercado y las amenazas que
debe enfrentar la empresa en el mercado seleccionado.
Análisis Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de una institución, Eco. Jaime Zavala, Facultad de Ciencias Económicas de La Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí
39
Aquí hay que desarrollar toda la capacidad y habilidad para aprovechar esas
oportunidades y para disminuir o definitivamente eliminar las amenazas,
circunstancias sobre las cuales la empresa tenga poco o ningún control directo.
A continuación se presenta un análisis FODA EMPRESA de la compañía
Talleres Nissan Renault S.A., especificamente en el departamento contable.
FACTORES FOTALEZAS OPORTUNIDADES DEBILIDADES AMENAZAS
Personal con estudios de cuarto nivel
Gran número de profesionales contables desempleados
Implementación de nuevo sistema contable de la empresa
Empresas creadas para el manejo exclusivamente de la contabilidad de compañias
Personal en constante capacitación y actualización en el área contable
Empresas Competidoras no invierten en capacitación de sus empleados, especificamente los empleados del área contable
Que el personal no ponga en práctica los conocimientos adquiridos en las capacitaciones
Empresa competidoras invierten en capacitaciones para sus empleados del área contable fuera del país
REC
UR
SO H
UM
AN
O
Confianza de la gerencia general y de los altos ejecutivos
Prospectos de empleados calificados dispuestos a trabajar de forma responsable y oportuna
Que los empleados del departamento contable abusen de la confianza de la gerencia y no cumplan con sus actividades en el tiempo estipulado
Posibles nuevos empleados que no se alinean a los requerimientos de la Gerencia
Tabla No. 2 Elaborador Por: Autora de tesis
40
CAPÍTULO IV
4.1 Procesos de Calidad Total para el mejoramiento operativo del departamento
contable.
En este capítulo de identificará el problema que genera la desorganización en el
departamento contable y por ende el inadecuado manejo operativo del mismo, así como
también el motivo de la mejora y el reconocimiento de las caracteristicas del problema, y
las causas, para esto se lo representrá en un diagrama causa efecto, de igual forma se
presentará un plan de acción como medida para evitar las causas principales, o la
eliminación definitiva de éstas.
Se estructurará el diseño de un manual de procedimientos, el mismo que ayudará a que se
trabaje de forma organizada tanto en lo operacional como en lo funcional dentro del
departamento contable.
4.1.1 Identificación del problema.
La desorganización del departamento contable e impuntualidad al cumplimiento de
reportes e información financiera, esto conlleva a que la gerencia no pueda presentar el
informe final para que sean presentados en la junta de accionistas, y que además no se
pueda tener un control interno básicamente que se referiera a ingresos y gastos de la
empresa.
Por la desorganización no se estaría controlando de forma apropiada y confiable el tema
de cuentas por cobrar ya que la empresa no cuenta con los respaldos necesarios de las
ventas a créditos.
4.1.2 Motivo de la mejora
Con la realización del manual de procesos, se espera mejorar a la organización del
departamento contable, para así cumplir con puntualidad la presentación de la
información requerida por la gerencia.
41
4.1.3 Observación: Reconocimiento de las características del problema (efectos).
El reconocimiento de los problemas se lo realizó a través de una reunión donde los
particpantes fueron las personas que laboran en el área a mejorar (contabilidad), cada
participante colaboró con el planteamiento de los problemas que se sucitan en el área
contable.
Los problemas planteados fueron los siguientes:
1. Retraso en la presentación de la gerencia.
2. Documentación incompleta (facturas de clientes con los respaldos incompletos).
3. Falta de compromiso del personal involucrado
4. Retraso en la entrega de los Estados Financieros.
5. Descontrol en gastos y compras locales.
6. El inapropiado control de personal es decir en sus horarios.
7. Soportes de facturas a crédito no constan como respaldos.
8. La falta de un personal exclusivo para el control interno. Tabla No.3 Elaborado por: Autora de Tesis
Los problemas obtenidos de la lluvia de ideas dotadas por los participantes de la reunión
fueron depurados, debatidos y explicados, por los involucrados directamente por el
responsable de cada aportación y por su puesto por el resto de los asistentes del grupo.
Se eliminaron aquellos problemas que no tuvieron una aceptación consensual de
pertinencia a la problemática tratada, aquellos que están contenidos en otros problemas o
son similares a aquellos exógenos a la organización, cuando se presentaron casos de
controversias se procedió a realizar una votación por minoría simple.
Una vez expuesto los diferentes criterios los participantes del grupo procedieron a
depurar en cinco los problemas antes planteados, los mismos que se detallan a
continuación:
1. Retraso en la presentación de informes a la gerencia.
2. Retraso en la entrega de los Estados Financieros.
3. Soportes de facturas a crédito no constan como respaldos.
42
4. Documentación incompleta (facturas de clientes con los respaldos incompletos).
5. Falta de compromiso del personal involucrado
Tabla No.4 Elaborado por: Autora de Tesis
4.1.3.1 Cuantificación y subdivisión del problema u oportunidad de mejora
selecccionada.
Para la priorización se utilizó la MATRIZ DE HOLMES, adaptada para los fines de este
trabajo. Dicha Matriz tiene por objeto realizar un balance comparativo del nivel de
importancia de los problemas. La comparación es iterativa: ¿Cuál problema es más
importante para ser solucionado?.
En los casos de controversia entre los participantes, se procedió a realizar una votación
por mayoría simple.
Matriz de Priorización de Holmes
P PROBLEMAS
R 1 2 3 4 5 E PMR=E/ET PRIORIDAD
O 1 0,5 1 1 1 1 4,5 0,38 1ERO B 2 0 0 0 0,5 1 1,5 0,13 4TO L 3 0 0,5 0,3 0,5 0 1,3 0,11 5TO E 4 0 0,5 0,5 0,5 1 2,5 0,21 2DO M 5 0 0,5 0 0,5 1 2,0 0,17 3ERO A S ET 11,8
Tabla No.5 Elaborado por: Autora de Tesis
Luego de escoger el problema a tratar y el área donde se encuentra el problema, se
procedió a realizar una lluvia de ideas de las posibles CAUSAS de los problemas
escogidos.
4.1.4 Análisis: Identificación de las causas principales.
De los cinco problemas antes seleccionados se resume a uno solo, el cual quedaría de la
siguiente manera: Desorganización operacional y funcional del personal del área
contable.
Causas Propuestas
1. Incapacidad del personal del departamento contable.
43
2. Falta de compromiso.
3. Falta de capacitación
4. Sobrecarga de trabajo de las personas que realizan las contabilizaciones de las
cuentas.
5. Desmotivación con el salario que perciben las personas que trabajan en
contabilidad.
6. Carencia de aptitudes y actitudes.
7. Desorganización de documenetación de soporte.
8. Desactualización del sistema contable.
9. Desactualización de normas tributarias. Tabla No.6 Elaborado por: Autora de Tesis
4.1.5 Diagrama de Causa Efecto
El diagrama Causa Efecto es un vehículo para ordenar, de forma muy concentrada,
todas las causas que supuestamente pueden contribuir a un determinado efecto.
Por lo tanto el diagrama causa efecto permite lograr un conocimiento común de un
problema complejo sin ser nunca sustitutivo de datos. Los diagramas causa efectos
presentan y organizan teorías. Sólo cuando éstas teorías son constrastadas con datos se
puede probar las causas de los fenómenos observables.
A continuación el diagrama de las causas propuestas
Diagrama de Causa Efecto
Personas Métodos
Incapacidad de la persona
Falta de compromiso
Falta de capacitación
Sobrecarga de trabajo
Desmotivación con el salario
Carencia de aptitudes y actitudes
Desorganización de documentos de soporte
Desactualización del sistema contable
Desactualización de normas tributarias
Desorganización operacional y funcional del personal del área contable
44
Gráfico No.04 Elaborado por: Autora de Tesis
Al interpretar el diagrama que se presenta se observa las causas por las que se originan
los problemas en el departamento de contablidad tanto en lo que dependen de las
personas que laboran en el, como en los métdos que utilizan.
Al final se resume en un problema que se lo define como desorganización operacional
y funcional del personal del área contable. Guía para la elaboración de tesis Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí biblioteca Manta, diagrama causa efecto.2002
De acuerdo a las causas que se han presentado se seleccionaran las causas definitivas las
cuales se mostrarán en el siguiente cuadro:.
Causas Definitivas
1. Desorganización de documentos de respaldo a créditos.
2. Falta de capacitación.
3. Desactualización del sistema contable.
4. Falta de compromiso.
5. Falta de procesos de calidad total para el mejoramiento operativo y funcional del
departamento contable
Tabla No.7 Elaborado por: Autora de Tesis
Esto ayudará a conocer que el problema radica en que no éxiste un PROCESO DE
CALIDAD TOTAL PARA EL MEJORAMIENTO OPERATIVO DEL
DEPARTAMENTO CONTABLE, el cuál está afectando a uno de los pilares
fundamentales de la empresa, como es es área contable.
Máquinas Materia Prima
45
A continuación se presentan las metas a alcanzar con la conformación del grupo de
mejoramiento contínuo.
1. Creación de un nuevo sistema de archivo que premita separar los respaldos y
llevarlos en forma diaria.
2. Que la contabilización de las cuentas se realice en forma diaria y secuencial.
3. La puntualidad en la entrega de los Estados Financieros
4. Capacitación constante del personal del departamento contable.
5. Animar al grupo de trabajo para que exista un verdadero compromiso que
dependa de cada una de las personas que conforman el departamento contable. Tabla No.8 Elaborado por: Autora de Tesis
4.1.6 Plan de Acción: Medidas de solución para evitar las causas principales.
Se identificarón, programarón e implantarón las soluciones con la ayuda del plan de
acción que se detalla a continuación:
PLAN DE ACCION
Qué Cómo Quién Dónde Cuándo Cuanto Desorganización de documentos que respalden
créditos.
Crear un proceso de cobranzas
-Cajera -Cobranzas -Contadora -Gerente
Departamento de Caja y Cobranzas
Febrero
2007
20 horas distribuidas en 1 hora diaria por un mes
Falta de
capacitación
Capacitar a todo el personal del departamento contable
-Contadora -Auxiliares -Cajera -Credito y cobranzas
Centro de capacitaciones
Febrero
2007
$350 8 horas de duración
Contratar una
46
Actualización del sistema contable
empresa para que realice una actualización del sistema de contabilidad de la empresa
- Gerente de Sucursal
Talleres Nissan y Renault
Sucursal Manta
Febrero 2007
$1000 aprox.
Falta de
compromiso
Animar al equipo de trabajo por medio de reuniones y charlas motivadoras
-Contadora -Auxiliares -Cajera -Credito y cobranzas
Centro de motivación
Marzo 2007
1hora diaria $200 aprox.
Tabla No.9 Elaborado por: Autora de Tesis
Al implantar este plan de acciones se propone dar soluciones a los problemas de
desorganización en el departamento contable en lo que compete a los respaldos de los
créditos, de falta de capacitación, actualización del sistema contable y de la falta de
compromiso se definen como, quién, dónde, cuando y cuanto debemos realizarlo.
4.1.7 Estandarización: Eliminación definitiva de las causas.
Se capacitará a todas las personas que forman el grupo de trabajo del departamento
contable, para que tengan pleno conocimiento y manejo del manual de procesos que se
utilizará.
El proceso de trabajo estará previsto para ejecutarlo una vez que sea aprobado el manual
de procesos por la gerencia general.
Inmediatamente se formará el grupo los cuales quedarán de la siguiente forma:
Contadora Sucursal Martha Vera
Auxiliar I Candy Soledispa
Auxiliar II Leticia Andrade
Caja Liseth Delgado
Crédito y cobranzas Mayra García
47
4.2 Manual de procesos para una mejor organización y operatividad en el
departamento contable.
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades
que deben seguirse en la realización de las funciones de una, dos o mas unidades
administrativas. El manual de procedimientos además incluye los puestos administrativos
que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Estos suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, máquinas o equipos de oficina a utilizar y cualquier otro dato
que pueda auxliar al correcto desarollo de las actividades dentro de la empresa.
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitación del personal ya
que describen en forma detallada de cada puesto.
Dentro del proceso de mejoramiento continuo de la calidad que deben adoptar las
organizaciones modernas para atender eficazmente los requisitos, necesidades y
expectativas de sus usuarios o beneficiarios tanto externos como internos, la
identificación, estructuración y documentación de los procesos y procedimientos
inmersos en su quehacer, se constituye en un mecanisno de planificación idóneo y
expedito para orientar el rumbo hacia el logro de los objetivos institucionales, al igual
que para la gestión y la evaluación permanente en la perspectiva de contribuir a la
creación de un sistema de aseguramiento de la calidad que garantice la producción de
bienes o prestación de servicios. Bliblioteca de la Universidad Laica Eloy Alfaro de Manabí, folleto sobr el manual de procedimientos todas las áreas.
Ordenar y documentar la selección de dichos procesos, etapas, procedimientos y
actividades, permite a las instituciones racionalizar el uso de los recursos al simplificar
trámites, evitar funciones repetitivas, evitar la evasión de responsabilidades, lo cual se
traduce en ahorro de tiempos, movimientos y costos operacionales.
4.2.1 Objetivos:
48
Describir el manejo tecnico de las cuentas y auxiliares contables.
Mejorar el uso del sistema de contabilidad de la compañia presentando la corriente
de entrada.
4.2.1.1 Importancia.
La importancia de este manual trata de que la información sea más agil, veraz y oportuna
para la presentación de los resultados en las actividades encomendadas del personal del
departamento contable y que de ninguna manera, el manual trata de ser rígido, sino por el
contrario, proporciona lineamientos indicativos que permiten el buen manejo de las
cuentas.
Además este manual podrá ser enriquecido con todas aquellas aportaciones que se
recopilen de las personas que están encargadas en el manejo de las cuentas y que están
dentro de sus funciones.
4.2.1.2 Característica.
El manual de procesos se caracteriza como una guia en la cual describe como se debe
trabajar de acuerdo a un plan de cuentas para así tener mas organización, es impotante
mencionar que en la elaboración del manual se tomaría en cuenta desde como se
contabilizaría cada documento, clasificación de las cuentas del debe y haber, o deudoras
y acreedoras, etc.
4.3 Diseño del manual de procedimientos
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Pág. 4.3.1. Introducción 4.3.2. Objetivos 4.3.3. Importancia 4.3.4. Finalidad 4.3.5. Alcance 4.3.6. Responsable 4.3.7. Procedimientos del manejo del sistema contable de las cuentas y auxiliares 4.3.8. Flujograma de entrada, proceso y salida 4.3.9. Contabilizaciones ingresos, egresos y diarios 4.3.9.1. Comprobantes de ingresos; conceptos 4.3.9.2. Comprobantes de egresos; conceptos 4.3.9.3. Comprobantes de diarios; conceptos 4.3.10. Pago de Nómina o Rol de pagos 4.3.10.1. Conceptos, esquema 4.3.11. Pago a proveedores 4.3.11.1. Conceptos 4.3.12. Reposición de Fondos Rotativos 4.3.12.1. Conceptos, esquema 4.3.13. Reposición de caja chica o caja menor 4.3.13.1. Conceptos 4.3.14. Arqueo de caja chica y caja general 4.3.14.1. Conceptos, esquema 4.3.15. Reportes de caja 4.3.15.1. Conceptos, esquema 4.3.16. Conciliaciones bancarias 4.3.16.1. Conceptos, esquema 4.3.17. Recuperación de cartera y créditos incobrables 4.3.17.1 Conceptos, esquema 4.3.17.2 Provisión de cuentas incobrables 4.17.2.1. Conceptos 4.3.17.3 Eliminación de las cuentas o créditos incobrables 4.17.3.1 Conceptos 4.3.18. Estados Financieros de la empresa
4.3.18.1 Conceptos, esquema del balance general y del estado de pérdidas y
Ganancias
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4.3.19. Principios contables 4.3.19.1 Equidad 4.3.19.2 Entidad Contable 4.3.19.3 Empresa en marcha 4.3.19.4 Bienes económicos 4.3.19.5 Moneda 4.3.19.6 Periodo de tiempo 4.3.19.7 Devengado 4.3.19.8 Realización 4.3.19.9 Costo histórico 4.3.19.10 Objetividad 4.3.19.11 Criterio prudencial 4.3.19.12 Significación o importancia relativa 4.3.19.13 Uniformidad 4.3.19.14 Contenido de fondo sobre la forma 4.3.19.15 Dualidad económica 4.3.19.16 Relación fundamental de los estados financieros 4.3.19.17 Objetivos generales de la información financiera 4.3.19.18 Exposición 4.3.20. Documentación contable, conceptos, instructivo para el manejo de la documentación. 4.3.21. Clasificación de la documentación contable 4.3.21.1. Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación 4.3.21.2. Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva
4.3.21.3. Comprobantes de ventas y otros documentos autorizados; conceptos y esquemas
4.3.21.4. Documentos complementarios conceptos y esquema 4.3.22. Sistema de gestión de calidad enfocado en el departamento contable 4.3.22.1. Políticas del sistema de gestión de calidad, planificación estratégica 4.3.23. Funciones 4.3.24. Responsabilidades 4.3.25. Conocimientos 4.3.26. Funciones del personal 4.3.26.1. Contador, asistentes contables
4.3.26.2. Cajeros (as), control interno contable 4.3.26.3. Procedimiento para controlar la cuenta existencias 4.3.26.4 Que debe determinar el departamento de contabilidad
4.3.26.5 Aspectos fundamentales del control interno
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4.3.1. Introducción Entre los elementos más eficaces para generar una mejor organización se puede destaca un manual de procedimientos, ya que este facilita el aprendizaje al personal, proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana, fundamentalmente en el ámbito operativo o de ejecución, pues son una fuente en las cuales se trata de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado, para lograr la realización de las tareas que se le han encomendado. Los manuales son probados en la práctica como puntos de referencia para la instrucción del nuevo personal, además representan una herramienta indispensable para toda empresa u organización, ya que les permite cumplir con sus funciones y procesos de una manera clara y sencilla.
4.3.2. Objetivos Dentro de los objetivos de diseñar un manual de procedimientos es el de llevar una secuencia lógica de las actividades de los procedimientos que se deberían de llevar en un departamento contable.
4.3.3. Importancia La importancia de los manuales de procedimientos a través de una mirada retrospectiva a la contablidad permite llevar a las empresas u organizaciones a desarrollar las funciones del proceso contable, es decir como planear, organizar, dirigir y controlar de una manera más eficaz las actividades que se designa a cada uno de los miembros del departamento a mejorar, lo que va a permitir a cabalidad las labores o actividades para estandarizar la operatividad de la misma.
4.3.4. Finalidad La finalidad es que contribuya a mejorar la eficacia y eficiencia en la recepción y entrega de los informes financieros para salvaguardar la operatividad de la empresa.
4.3.5. Alcance Con la implantación de este manual de procedimientos se evitará que para los nuevos empleados no surjan inconvenientes ni deficiencias internas que afecten en el departamento contable.
4.3.6. Responsable Los responsables del manejo del manual serían todas las personas involucradas en el departamento contable ya sean estos, contadores, asistentes contables, cajeros (as), responsables de créditos y cobranzas, responsables de pagos de nómina, mismos que
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deberán de tener conocimientos sobre lo que contendrá el manual de procedimientos.
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4.3.7. Procedimientos del manejo del sistema contable de las cuentas y auxiliares Cuentas y auxiliares contables. Caja.- En esta cuenta se controla el movimiento de los valores en efectivo que posee la empresa (billetes, monedas, cheques a su favor). Caja chica.- Es una cuenta de activo corriente destinada a satisfacer gastos relativamente pequeños que no justifiquen la emisión de cheques. Esta cuenta se debita por la emisión del cheque girado, con el fin de crear o aumentar dicho fondo, y se acredita por su disminución parcial o total. Bancos.- En esta cuenta se controla el movimiento de los fondos que la empresa poseen Instituciones bancarias (cuentas corrientes, cuentas de ahorros, etc.). Inversiones Financieras.- Las inversiones financieras se contabilizan como activo corriente, como equivalentes del efectivo, debido a su alta liquidez y a su plazo de recuperación de 91 días o menos. Estas inversiones se efectúan ante la presencia de excedentes de efectivo. Cuentas por Cobrar.- En esta cuenta se controla el movimiento de los créditos personales o simples concedidos por la empresa por la venta de algún bien o servicio que se haya brindado. Estos créditos no tienen respaldo de un documento (letra de cambio, pagaré). Documentos por Cobrar.- En esta cuenta se controla el movimiento de los créditos documentados que la empresa concede por la venta de algún bien o servicio que se haya brindado. Provisión de cuentas incobrables.- La conseción de crédito por parte de la empresa ocasiona que en algunos casos estos se conviertan en incobrables o cuentas malas cuando los deudores no cumplen con sus obligaciones. Por esta razón la Ley de Régimen Tributario Interno establece el cálculo del 1% anual de provisión sobre los créditos comerciales pendientes de recaudación. Inventario de mercaderías.- Esta cuenta estará en constante actividad, ya que cada instante mostrará el valor del inventario final. Registra en el Debe por el valor del inventario inicial, las compras brutas, más valor de los fletes y transportes, seguros y embalajes en compras que se paguen para hacer efectiva la transacción. Pagos anticipados.- Los pagos anticipados realizados por la empresa tales como: impuestos, seguros, intereses, etc., que se convertirán en gastos en periódos inferiores al año, forman parte del Activo Corriente. Anticipo de impuestos.- Esta cuenta de activo corriente que compensará el saldo
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acreedor del impuesto a la renta empresarial causado durante un ejercicio fiscal. IVA Compras.- Se contabiliza el IVA que el proveedor factura. Terreno.- deben valuarse al costo erogado hasta adquirir su poseción. Edificios.-deben valuarse al costo de adquisición o de construcción, incluir instalaciones. Muebles y Enseres.- Se contabilizan todo lo que se refiere a muebles de oficinas. Equipos de Oficina.- Se contabilizan todo lo que se refiere a equipos como computadoras, fax, telefonos, etc.
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Utiles de Oficina.- Se contabilizan todo lo que se refiere a utiles de oficina tales como hojas, cintas de impresoras etc., esto se lo realizan contabilizando solo lo que es la cuenta. Anticipo Iva retenido.- Cuenta de activo corriente que registra al Debe los valores retenidos por concepto de IVA, que se compensan mensualmente con el IVA cobrado. Otros Activos .- dentro de otros actvos tenemos las cuentas documentos por cobrar a largo plazo, cuentas por cobrar a largo plazo, inversión en acciones, prima en acciones, inversión en bonos, leasing. Cuentas por Pagar.-se controla el movimiento de los créditos por la compra de algún bien o servicios, y que deben ser cancelados en un plazo previamente determinado. Documentos por Pagar.- se controla el movimiento de los créditos por la compra de algún bien o servicios, con respaldo de un documento. Sueldos pagar.- Se contabilizan los sueldos que se pagan a los empleados. Beneficios sociales.- Se contabilizan los beneficios sociales tales como décimos tercer sueldo, vacaciones etc. IVA ventas.- Se contabilizan los valores por concepto de IVA cobrados en las facturas a clientes. Publicidades.- Se contabilizan los valores por conceptos de propagandas, anuncios publicitarios en periódicos, televisión, etc. Arriendos por pagar.- Se contabilizan los pagos por alquiler por arriendo. Manejo del Sistema Contable Existen gran variadad de sistemas contables Talleres Nissan Renault S.A. trabaja con el sistema contable llamado CITRIX. Este sistema contable al igual que otros indica que la corriente de entrada, que es donde se describe todas las transacciones que se dan en cada cuenta, el proceso contable en donde se describe la preparación de los Estados Financieros y la corriente de salida, que es donde la empresa refleja los estados financieros en general. Se lo representa de la siguiente forma: PROCESO
CONTABLE Corriente
de Entrada Corriente de Salida
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Recopilación de Datos: Comprobantes Ingreso, Comprobantes Egreso, Comprobantes de Diarios, pagos de nómina, pago de proveedores, reposiciones de fondo rotativos, caja chica, repotes de caja, conciliación bancaria, cartera de crédito incobrable, etc
Registro de las Operaciones
Preparación Estados Contables (Balance General, Estado de Resultados) Análisis Información Contable
Entrega
Balance General, Estados de Resultados.
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4.3.9. Contabilización ingresos, egresos, diarios 4.3.9.1. Comprobantes de Ingresos Se realizará el registro contable de los ingresos que se den diariamente de las ventas realizadas, en esta se indicará el periodo la fecha y el mes de la contabilización (2007 01- ENERO) se procederá a distribuir a las respectivas cuentas contables en las que se jugarán las cuentas de ventas de servicios, ventas de repuestos, ventas de servicios de enderezada y pintura y venta de servicios externos y recuperacion de cuentas por cobrar, en la posición del HABER, y las cuentas de remesas (depositos), cuentas por cobrar, retenciones, comisiones de tarjetas de credito y descuentos, en la posición de DEBE. Esta contabilización obligadamente se la deberá realizar de forma diaria y secuencial. Una vez haya sido entregada la caja por la respectiva persona responsable (cajero-a). Es responsabilidad del contador (a) supervisar el correcto manejo de las cuentas antes detalladas al realizar la contabilización y de controlar el cumplimiento de esta labor. Un comprobante de ingreso muestra un concepto el cual lo determina como un registro que la empresa lo utiliza para registrar las transacciones comerciales que originan ingresos de dinero en efectivo o en cheques, por venta de algún bien o servicio, comisiones obtenidas, pagos efectuados por los clientes, etc. Al comprobante de ingreso se adjuntan las constancias escritas que se han utilizado para controlar el ingreso de dinero, tales como las facturas de ventas al contado.
USUARIOS SECTOR INTERNO DE EMPRESA
USUARIOS SECTOR EXTERNO DE EMPRESA
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4.3.9.2. Comprobantes de Egresos El comprobante de EGRESO, se lo realizará de forma contínua si asi lo requiere, es decir en este contabilizaremos los pagos a: proveedores, servicios ocasionales, pagos de sevicios básicos (luz, agua, teléfono), etc.. Las cuentas contables que jugarían al momento de contabilizar serían las cuentas por pagar, retenciones impuestos a la renta por pagar, impuesto del IVA por pagar, cuenta de gastos, cuentas de costo, cuenta de inventario y la cuenta Bancos. El contador es la persona encargada de supervisar y controlar en correcto manejo de las cuentas contables al momento de realizar el registro de EGRESO. Asi mismo el comprobante de Egreso es una costancia en donde se registran los desembolsos de dinero, ya sea por compra de activos, pagos de impuestos, pagos a proveedores u otras deudas, pagos de sueldos y salarios, etc.
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4.3.9.3. Comprobantes de Diarios El comprobante de DIARIO, se lo realizará si el caso lo ameritara ya que en éste se contabilizaría costos, gastos, provisiones de beneficios sociales, pago de nómina, notas de créditos y débitos bancarios, todo tipo de tranferencias que se realicen entre Matriz y Sucursal, etc. De igual manera con el comprobante de ingreso y egreso, en el comprobante de diario se seleccionará lo siguiente: en que mes estamos trabajando, el periodo es decir el año en curso, mes. Se distribuiran las cuentas que jueguen tanto en el debe como en el haber.
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4.3.10. Pago Nómina o rol de pagos 4.3.10.1. Los pagos se efectúan por medio de roles de pagos los valores serán acreditados a las centas de los empleados, y estos se efectuarán en forma quincenal, en el siguiente
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cuadro se muestra la nómina de la empresa Talleres Nissan Renault S.A. sucursal Manta, en donde podrá observar:
El nombre de los empleados de que laboran en esta sucursal. El sueldo básico del empleado. Horas extras. Comisiones
Esto a lo que se refiere a los ingresos, y al respecto de los egresos se detallará lo siguiente: Aportaciones al IESS. Anticipos o quincenas. Préstamos. Algún tipo de ahorro que tenga el empleado y por último Total a recibir
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ROL DE PAGOS AGOSTO 2007
Nombres Sueldo H.
Extras Comision Total de
ingresos I.E.S.S. Quincena Prestamos Ahorros Total
descuentos Total a recibir
Alvarez Alberto 718.64 0 339.96 1.058.60 98.98 400.00 100.00 25.59 624.57 434.03 Alvarez Danny 150.00 0 3.93 153.93 14.39 60.00 0 0 74.39 79.54 Andrade Leticia 192.00 25.70 0 217.70 20.35 60.00 6.71 0 87.06 130.64 Cantos Leonel 150.00 0 26.76 176.76 16.53 60.00 0 0 76.53 100.23 Cantos Lider 286.64 0 200.00 486.64 45.50 150.00 52.76 19.59 267.85 218.79 Cedeño Antonio 266.00 0 200.00 466.00 43.57 150.00 106.70 0 300.27 165.73 Chato Luis 150.00 0 25.79 175.79 16.44 60.00 6.71 0 83.15 92.64 Chavez Roberto 180.00 0 36.41 216.41 20.23 80.00 20.00 0 120.23 96.18 Delgado Liseth 140.00 0 21.85 161.85 15.13 60.00 6.71 0 81.84 80.01 Delgado Rolando 286.64 0 100.00 386.64 36.15 80.00 160.57 0 276.72 109.92 Espinoza Freddy 150.00 0 56.21 206.21 19.28 60.00 5.71 0 84.99 121.22 Flores Juan 189.44 0 26.76 216.20 20.21 100.00 0 13.59 133.80 82.40 Franco Mario 286.64 0 70.35 356.99 33.38 150.00 67.24 13.59 264.21 92.78 Garcia Mariana 192.00 0 100.00 292.00 27.30 100.00 10.71 0 138.01 153.99 Garcia Mayra 250.00 26.40 0 276.40 25.84 60.00 6.71 0 92.55 183.85 Jaramillo Jorge 265.04 44.2 0 309.24 28.91 150.00 35.35 25.59 239.85 69.39 Lopez Christian 150.00 0 50.72 200.72 18.77 60.00 0 0 78.77 121.95 Macias Gustavo 189.44 0 100.00 289.44 27.06 150.00 49.11 13.59 239.76 49.68 Mora Cralos 286.64 0 50.09 336.73 31.48 150.00 51.25 0 232.73 104.00 Saltos Lolita 250.00 28.70 0 278.70 26.06 60.00 6.71 0 92.77 185.93 Soledispa Candy 308.00 25.70 0 333.70 31.20 150.00 84.72 11.60 277.52 56.18 Vera Martha 558.00 56.5 0 614.50 57.46 300.00 253 0 610.46 4.04 SUMAN 5.595.12 207.20 1.408.83 7.211.15 674.24 2.650.00 1.030.67 123.14 4.478.05 2.733.10
TOTAL A PAGAR POR ROLES DOS MIL SETECIENTOS TREINTA Y TRES CON 10/100 ................................ DOLARES
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4.3.11. Pago Proveedores. 4.3.11.1. Las facturas de los proveedores se contabilizarán diariamente según como se reciban, dependiendo del plazo convenido de crédito con los proveedores, se efectuarán los pagos; se proponen que los siguientes proveedores:
Cedepa Pinturas el Maestro Conauto Automotores Manabitas
A quienes sean proveedores contínuos se les realiza la cancelación de las facturas el primer día de cada mes, y los proveedores que no sean contínuos se les realizarán los pagos en un lapso de 8 días. 4.3.12. Reposición de Fondo Rotativo 4.3.12.1. Las reposiciones se las reportarán un determinado día de la semana, en ésta se reflejará la fecha de la reposición, el número de comprobante de egreso o de pago, número de cheque, el nombre del beneficiario, un pequeña descripción o concepto de la cancelación que se va a realizar y por último el valor a pagar. Este reporte deberá estar firmado por el contador y el gerente como firma autorizada, para proceder a socitar los fondos a matriz.
REPOSICIÓN DE FONDOS Fecha: AGOSTO 2007
# C. Egreso Cheque Beneficiario Descripción Valor 2007080001 5252 XXXXXXXX Elaboración de tarjetas 132,66 2007080002 5253 XXXXXXXX Arreglo sistema A/C varias O.T 247,50 2007080003 5254 XXXXXXXX Arreglo trabajo de enderezada 82,08 2007080004 5255 XXXXXXXX Compras materiales varias O:T 350,10 2007080005 5256 XXXXXXXX Honorarios profesionales 92.00 2007080006 5257 XXXXXXXX Compra productos de limpieza 29,75 2007080007 5258 XXXXXXXX Rectificadora Mero 19,80 2007080008 5259 XXXXXXXX Compras de lijas motas discos 509,62 2007080009 5260 XXXXXXXX Instalación de parabrisas 30,78 2007080010 5261 XXXXXXXX Revestimientos de zapatas 45,73 2007080011 5262 XXXXXXXX Compra rodamiento 13,15 2007080012 5263 XXXXXXXX Compras repuestos varios 74,74 2007080013 5264 XXXXXXXX Alineación y balanceo 155.65
Total Utilizado 1.783.56
Total Fondo Rotativo 1.783.56 XXXXXXX XXXXXXXX CONTADOR GERENTE
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4.3.13. Reposición de caja chica 4.3.13.1. Es conveniente establecer un fondo de caja chica o caja menor, para cubrir gastos de pequeña cuantía que no ameriten la emisión de cheques estos gastos podrían ser para lo siguiente:
Transporte o movilización dentro de la ciudad Periódicos Copias de documentos Compra de botellas de agua, etc.
El manejo del fondo de caja chica será entregado a una persona para que asuma esta responsabilidad, misma que se encargará de realizar los pagos y exigir los comprobantes respectivos que deben ser como los exige la ley. El monto de éste fondo se establece de acuerdo a las necesidades de la empresa y para cubrir los gastos menores durante un tiempo razonable, por lo general no menos de un mes. 4.3.14. Arqueo de Caja. 4.3.14.1. En el proceso de arqueo de caja lo que se pretende es la introducción del importe final de dinero que se ha recaudado durante el día, lo que permitirá controlar cuanto ingresó en:
monedas billetes papeletas de deposito
Además mostrar un informe con los importes diferenciados por la naturaleza de los mismos. El arqueo debe ser previo al cierre de caja ya que no se puede realizar arqueo sin un lote abierto. Es importante recalcar que el arqueo de caja es el recuento y sobre todo constatación física del efectivo. El resultado de recuento se compará con el saldo contable de la cuenta caja de la cual se obtendrá igualdad entre el recuento físico y el saldo contable, y/o desigualdad entre el recuento físico y el saldo contable, lo que daría origen a un faltante o sobrante, como se presente el caso.
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Es importante mencionar que los arqueos de caja se los realiza de acuerdo a las normas y procedimientos de la contabilidad y auditoría y debe ser realizado por las personas encargadas que lógicamente pertenezcan al departamento contable, o de control interno de la empresa.
ARQUEO DE CAJA
Cualquier diferencia encontrada en éste exámen deberá ser justificada de forma inmediata sin perjuicio de hacerse acreedor a sanciones administrativas y/o civiles. Las condiciones para que este exámen sea objetivo son: 1. Debe hacérselo en cualquier instante, sin previo aviso. 2. El delegado debe tener la suficiente capacidad intelectual y moral. 3. El delegado debe estar desprovisto de perjuicios y poseer suficiente independencia.
Efectivo Cheque y papeletas Diferencias TOTAL
VALORES 208,53 5709,57 0 5918,1 Billetes #
100 0 Saldo caja anterior 50 0 Ventas contado 183,55 20 10 200 Ventas cheque 3216,17 10 0 Ventas con papeleta 0 5 1 5 Cancelaciones cheq. 2493,10 1 3 3 Cancelaciones efec. 25,28
Monedas Cancelaciones con papeleta 1 0 5918,1
0,5 0 0,25 0 Cliente Banco Valor 0,1 4 0,4 Maria Iturralde Guayaquil 4000,00
0,05 1 0,05 José Bravo Guayaquil 312,46 0,01 8 0,08 Gil Barreiro Produbanco 737,62
Luís Reyes Internacional 223,17 Tecopesca Guayaquil 301,16 Eurofish Produbanco 135,16 Total Cheques 5709,57
. REALIZADO VISTO BUENO
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Y por último se dejará constancia por medio de la denominada acta de arqueo de caja ésta será legalizada por las autoridades de la empresa, quienes seran los encargados de disponer las medidas correctivas del caso en el supuesto de que no se hubiese manejado y utilizado convenientemente los recursos monetarios. 4.3.15. Reportes de Caja 4.3.15.1. Después de haber realizado el respectivo arqueo de caja general y caja chica al terminar el día, se procederá a realizar un reporte de caja, en donde se reflejará las operaciones que se han realizado durante el día. Actualmente el sistema que maneja Talleres Nissan Renault S.A. emite un diario de caja en donde se refleja todo lo facturado ya sean estos en: efectivo, cheque, tarjeta de crédito y crédito.
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Para realizar el reporte de caja como primer paso realizaremos lo siguiente:
Nombre de la empresa y a que sucursal pertenece Número de reporte de Caja Fecha del repote.
Como segundo paso se distribuirá los movimientos según los rubros siguientes:
Respuestos servicios,
enderezada y pintura
varios(servicios externos),
Los valores de dichos rubros separados por marcas (Nissan Renault). Como tercer paso las cuentas las cobranzas (recuperación de cartera) lo que corresponde a los valores que se hayan recuperado de facturas que permanezcan en crédito. Como cuarto paso el rubro de Otros ingresos, en los que podemos incluir depositos anticipados y valores recuperados por concepto de cheques protestados. Como quinto paso las deducciones, a esto se refiere las ventas a créditos efectuadas en el día a reportar, los valores por concepto a retenciones a la fuente, Iva, y comisiones de tarjeta de crédito. Estos últimos valores se restarán del resultado que se obtendrá de la suma de ventas, cobranzas y otros ingresos, con lo que se generaría un resultado que será el valor que se tendrá en efectivo para el respectivo deposito. Como sexto paso habrá de referencia los valores que se han venido depositando durante
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todo el mes esto también incluye el valor que se va a depositar al Banco respectivo. Como séptimo paso se reflejarán un cuadro donde indique los bancos con los que la empresa trabaja y sus respectivas números de cuentas.
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Y octavo paso, al pie del informe se pondrá el nombre de la persona quién elaboró el reporte (cajero) y el nombre de la persona que esté autorizada para poner el visto bueno (gerente).
REPORTE DIARIO DE CAJA MEC-0017
TALLERES NISSAN RENAULT S.A. SUCURSAL MANTA FECHA: AGOSTO -07
CONCEPTO: RENAULT NISSAN TOTAL US$ VENTAS:
Repuestos Recibos. 446,34 476,97 923,31 Servicios Recibos. 135,05 170,24 305,29
Enderezada Recibos. - 89,60 89,60 Pintura Recibos. 120,00 206,08 326,08 Varios Recibos. - - -
COBRANZAS:
Recaudación del día Recibos. - 712,40 712,40
OTROS INGRESOS: Depósitos anticipados Recibos. - - - Cheques protestados Recibos. - - -
Otros ingresos Recibos. - - -
DEDUCCIONES: (-) Ventas a crédito Recibos. 701,39 501,05 1.202,44
(-) Retención fuente Recibos. - 2,75 2,75 (-) Retención 12% I.V.A. Recibos. - - -
(-) Comisión tarjetas Recibos. - - - TOTAL US $ - 1.151,49 1.151,49
FONDOS BANCARIOS DETALLE DE DEPÓSITOS MENSUAL DESCRIPCIÓN US$
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Deposito caja actual 1.151,49 Deposito Depósitos acumulados mensual: 26.587,04 BANCOS Produbanco Cta. # 200800235-1 1.151,49 Pacifico Cta. # 306221-7 Banco del Pichincha Cta. # 7710536 TOTAL US $ 1.151,49 CAJERO GERENCIA
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En la segunda hoja se reportarán solo los valores en efectivo, para realizarlo se hará referencia lo siguiente:
Fecha del reporte Número de Caja a reportar Nombre del Cliente Concepto de lo facturado Valor entregado en efectivo
DETALLE DE VALORES INGRESADOS EN EFECTIVO
REPORTE DE CAJA # 17
Fecha Caja No Cliente Concepto
AGOSTO 07 17 Juan José Vargas Mantenimientos 768,49
AGOSTO 07 17 Maria del Rocío López Mantenimientos 258,00
AGOSTO 07 17 Fricopes Mantenimientos 125,00
SUMAN: 1.151,49
TOTAL A DEPOSITAR 1.151,49
Por último la tercera hoja, esta servirá para reflejar todos los depositos que estén
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realizando durante todos los días que reporten ingresos en efectivo. Para la presentación de este reporte se llevará en siguiente esquema:
Nombre de la empresa Titulo de lo que se vaya a reportar Número de caja que se estaría reportando Fecha del reporte Valores de depósito
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SUCURSAL MANTA DETALLE DE DEPOSITOS ACUMULADOS MES
FECHA: AGOSTO 07 Fecha Caja No Valores US$ Total $ AGOSTO 1 2555,84 2555,84 AGOSTO 2 587,83 587,83 AGOSTO 3 9389,94 9389,94 AGOSTO 4 57,30 57,30 AGOSTO 5 985,24 985,24 AGOSTO 5 24,97 24,97 AGOSTO 6 105,32 105,32 AGOSTO 7 1569,29 1569,29 AGOSTO 8 1340,60 1340,60 AGOSTO 9 592,17 592,17 AGOSTO 9 379,90 379,90 AGOSTO 10 937,41 937,41 AGOSTO 11 283,74 283,74
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AGOSTO 12 1052,35 1052,35 AGOSTO 13 3403,88 3403,88 AGOSTO 14 992,77 992,77 AGOSTO 15 779,62 779,62 AGOSTO 15 20,93 20,93 AGOSTO 16 376,45 376,45 AGOSTO 17 1151,49 1151,49
Subtotal 26587,04 26587,04 4.3.16. Conciliaciones Bancarias 4.3.16.1. La conciliación bancaria se elabora comparando el saldo contable con el saldo del estado de cuenta corriente que el banco emite a la empresa con el cual podemos establecer:
Las diferencias en el estado de cuenta. Las diferencias en el saldo contable.
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Estas diferencias se presentan por:
Depósitos en tránsito
Cheques en circulación
Cheques girados y no pagados por el banco
Notas de débito no registradas por la empresa,
Notas de crédito no registradas por la empresa
Cargos por servicios bancarios
Intereses sobre saldos promedios de cuentas
Cobros realizados por el banco
Cheques protestados
Errores del banco
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Errores en los contables de la empresa Para la preparación de la conciliación bancaria se realiza este procedimiento:
1. Se anota el saldo que aparece en el estado de cuenta bancario. 2. Realizar la concilación entre el estado de cuenta bancario y el mayor
contable de la cuenta bancos, para establecer las diferencias entre los dos.
3. Se clasifican las diferencias por:
Cheques girados y no cobrados Depósitos en tránsito Notas de debito no registradas Notas de crédito no registradas Errores en el mayor contable Errores en el estado de cuenta.
Cheques girados y no cobrados.- los que resulten del conciliación entre el mayor contable y el estado de cuenta bancario se deberán restar del saldo según el estdo de cuanta bancario detallandose fecha de giro benefiario y valor.
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Depósitos en tránsito.- son los depósitos realizados los últimos días del mes, los cuales no salen resgistrados hasta los primeros días del mes siguiente es decir en el próximo estado de cuenta bancario. Sin embargo en el mayor contable se los registra según la fecha del depósito, se debe registrar:
la fecha
número
descripción y
valor del depósito
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Este total se lo suma al saldo según el estado de cuenta bancario. Notas de debito.- se realiza un detalle de las notas de debito realizadas por el banco indicando:
la fecha
número
descripción y
valor de la nota de debito Que pueden ser por costo de chequera, cheques protestados, intereses por sobregiros, servicios varios y otros. Este total deberá sumarse al saldo según el estado de cuenta bancario. Notas de crédito.- se realiza un detalle de las notas de crédito realizadas por el banco indicando la fecha, número, descripción y valor de la nota de crédito; que pueden ser por intereses ganados, pagos de tarjetas de crédito y otros. Este total deberá restarse al saldo según el estado de cuenta bancario. Errores en el mayor contable y en el estado de cuenta.- cuando se presentan estos errores se deben sumar o restar al saldo según el estado de cuenta bancario. 4. Si el saldo según el libro banco de la conciliación bancaria no coincide con el
contable, se debe registrar las notas de debito y crédito lo errores contables, para llegar al saldo contable, solo deberán quedar los cheques girados y no cobrados y los depósitos en tránsito.
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A continuación se presenta un esquema como ejemplo de como se realizaría la conciliación bancaria:
TALLERES NISSAN RENAULT S.A. SUCURSAL MANTA Diciembre 31 de 2006
Banco del Pacífico Saldo según estado de Cuenta Bancario al 31-dic-06 5.023,89 ( - ) Cheques girados y no cobrados: FECHA BENEFICIARIO VALOR 01/12/06 Ch.# 14272 Renato Hernández Zambrano 153,90
70
02/12/06 Ch.# 15092 Jorge Hernández Botero 86,66 03/12/06 Ch.# 15155 Hotel el Márquez 104,44 04/12/06 Ch.# 15344 Restaurante el Ejecutivo 38,00 05/12/06 Ch.# 15346 Jose Vargas Vera 19,23 06/12/06 Ch.# 15355 Transportes Nueva Olmedo 99,60 07/12/06 Ch.# 15374 Sul América 343,36 07/12/06 Ch.# 15401 Manta Oro Hotelera Manta 92,48 08/12/06 Ch.# 15403 Juan Marcel CIA. Ltda. 16,12 09/12/06 Ch.# 15404 Audioauto S.A. 187,48 10/12/06 Ch.# 15405 Vélez Montesdeoca Maria C. 815,09 11/12/06 Ch.# 15409 Nueva Olmedo 164,03 28/12/06 Ch.# 15412 Carseg S.A. 103,23 29/12/06 Ch.# 15414 Puransa 27,32 30/12/06 Ch.# 15417 The Happening Place 153,90 31/12/06 Ch.# 15419 Sul America 231,00 31/12/06 Ch.# 15427 Zamora Gonzalez Carmen 76,29 31/12/06 Ch.# 15437 Roberto German Alonso W. 39,90
TOTAL DE CHEQUES GIRADOS Y NO COBRADOS 2.752,03 ( + ) Deposito en Transito FECHA DEP DESCRIPCION VALOR - ( + ) Notas de Debito FECHA # DESCRIPCION VALOR - ( - ) Notas de Crédito FECHA # DESCRIPCION VALOR -
Saldo según Libro Banco al 31-diciembre-2006 2.271,86 Xxxxxxx
CONTADORA SUCURSAL
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4.3.17. Recuperación de Cartera o Créditos incobrables 4.3.17.1. En el caso de recuperacion de cartera o créditos incobrables, el ingreso obtenido por este concepto deberá ser contabilizado, en caso contrario se considerará defraudación.
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4.3.17.2.. Provisión de cuentas incobrables. 4.3.17.2.1. La concesión de crédito por parte de la empresa ocasiona que en algunos casos estos se conviertan en incobrables o cuentas malas cuando los deudores no cumplen con sus obligaciones, por esta razón la ley de régimen tributario interno establece el cálculo del 1% anual de provisión sobre los créditos comerciales del periodo pendiente pendiente de recaudación. Las provisiones para créditos incobrables originados en operaciones del giro ordinario del negocio, efectuadas en cada ejercicio impositivo a razón del 1% anual sobre los créditos comerciales concedidos en dichos ejercicio y que se encuentren pendientes de recaudación al cierre del mismo, sin que provisión acumulada pueda exceder del 10% de la cartera total. Las provisiones voluntarias así como las realizadas en acatamiento a leyes especiales o disposiciones de los órganos de control no serán deducibles para efectos tributarios en la parte que excedan de los límites antes establecidos. 4.3.17.3. Eliminación Definitiva de los Créditos Incobrables. 4.3.17.3.1. La eliminación definitiva de los créditos incobrables se realizará con cargo a ésta provisión y a los resultados del ejercicio, en la parte no cubierta por la provisión, cuando se haya cumplido una de las siguientes condiciones: Haber constado como tales, durante cinco años o más en la contabilidad. Haber transcurrido más de cinco años desde la fecha de vencimiento original del
crédito. Haber prescrito la acción para el cobro del crédito. En caso de quiebra o insolvencia del deudor. Si es deudor en una sociedad, cuando esta haya sido liquidada o cancelada su
permiso de operación. No se reconocerá el carácter de créditos incobrables a los créditos concedidos por la sociedad al socio, a su cónyuge o sus parientes dentro del cuarto del cuarto grado de consaguinidad y segundo de afinidad ni los otorgados a sociedades relacionados.
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Según con el Art. 16 numeral 3, inciso 3 del reglamento a la ley de régimen tributario Interno NO se entenderá créditos incobrables sujetos a las indicadas limitaciones y consiciones previstas en la ley de régimen tributario interno, los ajustes hechos a cuentas por cobrar, como consecuencia de transacciones, resoluciones administrativas firmes o ejecutoriadas y sentencias ejecutoriada que disminuyan el valor inicialmente registrado como cuenta por cobrar. Estos ajustes se aplicarán a los resultados del ejercicio en que tenga lugar la transacción o en que se haya ejecutoriado la resolución o sentencia respectiva
TALLERES NISSAN RENAULT MANTA DETALLE DE CARTERA Al 31 de diciembre 2006
CLIENTE FECHA
EMISION FACTURA NUMERO
TIPO DCTO.
VALOR CUOTA
DEUDA POR FACTURA
DEUDA TOTAL
CLIENTE COMPAÑÍAS DE SEGUROS Aseguradora del Sur 29/12/06 24627 Factura 1.085,91 1.085,91 1.085,91 Seguros Colonial S.A. 29/12/06 24631 Factura 1.071,11 1.071,11 1.071,11 Seguros Unidos S.A. 12/12/06 24474 Factura 2.948,81 2.948,81 2.948,81 CORPORATIVOS Ayasa 15/12/06 24492 Factura 156,60 Ayasa 20/12/06 24535 Factura 46,62 203,22 203,22 Industrias Ales C.A. 24/11/06 24307 Factura 69,49 Industrias Ales C.A. 29/12/06 24628 Factura 169,48 238,97 238,97 Hotel Oro Verde 14/12/06 24487 Factura 47,97 47,97 47,97 Inmobiliaria Incilicy 12/12/06 24453 Factura 1.575,26 1.575,26 1.575,26 Maerks del Ecuador 24/12/06 24574 Factura 379,14 379,14 379,14 CLIENTES VARIOS Nelly Delgado 30/11/06 24376 Factura 600,00 600,00 600,00 Ramón Sierra 28/12/06 24630 Factura 2.201,61 2.201,61 2.201,61
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En el cuadro anterior se presenta un breve ejemplo donde se observa las cuentas por cobrar que mantiene Talleres Nissan Renault S.A. sucursal Manta, seleccionando a sus clientes de la siguiente forma: COMPAÑIAS DE SEGUROS, CORPORATIVOS O EMPRESAS, y CLIENTES VARIOS, éste últimos se refiere a personas naturales. 4.3.18. Estados Financieros de Talleres Nissan - Renault S.A. Manta. 4.3.18.1. El Balance General es el estado contable que proporciona información sobre la situación financiera de la empresa, representa la síntesis de las cuentas patrimoniales referidas al cierre del ejercicio, y el estado de Pérdidas y Ganancias o balance de Resultados constituye el resumen de la gestión económica. La rendición de cuentas respecto a los resultados financieros y de gestión de las operaciones es la situación que permite promover la transparencia en el manejo de la compañía.
Presentación de los Estados Financieros Para la presentación se tomará los puntos más importantes de las normas ecuatorianas de contabilidad (NEC I), esta norma es aplicable a todos los estados financieros preparados de acuerdo a las NEC, y es aplicable a todo tipo de empresas incluidas bancos compañías de seguros. Esta norma es aplicable a todos los Estados Financieros preparados de acuerdo a las NEC, y es aplicable a todo tipo de empresas incluidas bancos compañías de seguro. Son de presentación financiera del período para proveer información, para un amplio rango de usuarios en la toma de decisiones económicas. Este fin se lleva a cabo con la información relacionada a la empresa de: Activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos incluyendo ganancias y pérdidas y flujos de efectivo
Los estados financieros deben ser expresados en dólares americanos y son los siguientes:
a. Balance general b. Estado de resultados c. Un estado que presente todos los cambios del patrimonio d. Estado de flujos de efectivo; y e. Políticas contables y notas explicativas. f. Recursos de las empresas que su valor no refleja en el balance general.
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La presentación de los estados debe ser razonable con relación a la posición financiera, esto se dará cuando las NEC son aplicadas apropiadamente. En diversas circunstancias especiales la gerencia específica que el cumplimiento con su requerimiento en una norma podrá llevar a conducciones erróneas; para lograr una presentación razonable, una empresa debe revelar lo siguiente: Que los estados presentan razonablemente la posición financiera. Cumplimiento de aspectos importantes de la NEC. La naturaleza de la desviación incluyendo la razón por la que ese tratamiento
podría llevar a conclusiones erróneas. El impacto financiero de las desviaciones en la utilidad o pérdidas netas activos,
pasivos, patrimonio, y flujos de efectivo de la empresa Una presentación razonable se logra con el cumplimiento de todas las NEC, esto requiere lo siguiente: Seleccionar y aplicar las políticas contables. Presentar información confiable, comparable y comprensible incluyendo políticas
contables. Proporcionar información adicional cuando las NEC no sean suficientes para
permitir a los usuarios entender el impacto de transacciones o eventos particulares sobre la posición financiera y el resultado de operaciones de las empresas.
Si se determina que es necesario la desviación de una NEC se debe considerar: El objetivo del requisito por qué ese objetivo no se logró o no es relevante en las
circunstancias particulares; y La forma en que la empresa cambia el requisito que sigue otras empresas de
acuerdo a las circunstancias.
La gerencia debe seleccionar y aplicar las políticas de la empresa con el fin que los balances cumplan con las normas aplicables. La información proporcionada por los balances sea:
a. Relevante para la toma de decisiones de los usuarios. b. Presenta resultados y posición financiera confiable de la empresa. c. Refleja la sustancia económica de las transacciones y actos. d. Son neutrales, esto es libre de perjuicios.
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e. Son prudentes, y f. Están completos en todos los aspectos importante
A continuación se tomará como ejemplo el Balance General y Estado de Pérdidas y Ganancias o Blanace de Resultado al 31 de Diciembre del 2006 de la empresa Talleres Nissan Renault S.A., sucursal Manta. Balance General
TALLERES NISSAN - RENAULT S.A. - MANTA BALANCE GENERAL
AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2006 ACTIVOS
Activo Corriente -29.266,19 Caja 7.844,70 Bancos 25.596,32 Documentos por cobrar 0,00 Cuentas por cobrar 41.276,92 Provisión cuentas incobrables 2.004,83 Inventarios 19.465,03 Transferencias -129.691,86 Transferencias de fondos - Manta -799.868,90 Remesas de sucursales 653.453,65 Transferencias - Cruce anual 16.723,39 Prestamos y anticipos 4.112,20 Pagos anticipados 4.135,33 Activo Fijo 99.136,04 Activo fijo depreciable 134.398,73 Depreciación acumulada (-) 59.664,54 Activo Diferido 24.401,85
TOTAL ACTIVOS 69.869,85 PASIVOS
Pasivo Corriente 10.948,27 Proveedores 4.982,50 Anticipos de clientes 444,15 Provisiones 5.521,62 Pasivo no Corriente 14.160,81 Provisiones (Jubilación Patronal) 14.160,81
TOTAL PASIVOS 25.109,08 PATRIMONIO (total Activo Pasivo) 44.760.77 TOTAL PASIVOS Y PATRIMONIO 69.869,85
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Estado de Pérdidas y Ganancias.
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ENE A DIC 2006 Ventas brutas 298.092,84 Descuentos (-) 6.077,85 Ventas netas 292.014,99 Costo de ventas (-) 217.673,23 Utilidad bruta 74341,76 Otros ingresos operacionales 3674,28 Resultado Bruto 78.016,04 Gastos de ventas (locales y nacionales) 24.640,95 Beneficios sociales 2.013,89 Comisiones por ventas (particulares) 4.439,57 Pagos por servicios 6.306,94 Otros gastos de venta 11.880,55 Gastos administrativos (locales y nacionales) 11.700,82 Sueldos administrativos 4.250,20 Beneficios sociales 1.987,20 Depreciación de activos fijos 720,52 Otros gastos administrativos 4.742,90 Utilidad Operacional 41.674,27 Gastos financieros (-) -0- Utilidad después de gastos financieros 41.674,27 Ingresos y gastos no operacionales (+) 8.108,80 Utilidad Sucursal 49.783,07 Distribución de gastos nacionales 5.022,30 Gastos de ventas nacionales -0- Sueldos y salarios -0- Publicidad -0- Gastos de administración nacionales 5.022,30
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Sueldos y salarios 3.022,30 Movilizaciones al exterior 351,30 Honorarios profesionales 1.648,70 Utilidad antes de imptos y distrib. de utilidades 44.760,77
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4.3.19. Principios Contables Con el objeto de que los estados financieros puedan ser entendidos por terceros, es necesario que sean preparados con sujeción a un cuerpo de reglas o convenciones previamente conocidas y de aceptación general. Los Principios Contables de Aceptación General son los que determinan las características del ambiente interno en el cual se desenvuelve la contabilidad. 4.3.19.1 Equidad.- La equidad entre intereses opuestos debe ser una preocupación constante en contabilidad, puesto que los que se sirven de, o utilizan los datos contables, puedan encontrarse ante el hecho de que sus intereses particulares se hallen en conflicto. De esto se desprende que los estados financieros deben prepararse de tal modo que reflejen con equidad los distintos intereses en juego en una entidad. Este principio en el fondo es el postulado básico o principio fundamental al que está subordinado el resto.
4.3.19.2. Entidad Contable.- Los estados financieros se refieren a entidades económicas específicas, que son distintas al dueño o dueños de la misma.
4.3.19.3. Empresa en Marcha.- Se presume que no existe un límite de tiempo en la continuidad operacional de la entidad económica y por consiguiente, las cifras presentadas no están reflejadas a sus valores estimados de realización. En los casos en que exista evidencias fundadas que prueben lo contrario, deberá dejarse constancia de este hecho y su efecto sobre la situación financiera. 4.3.19.4. Bienes Económicos.- Los estados financieros se refieren a hechos, recursos y obligaciones económicas susceptibles de ser valorizados en términos monetarios.
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4.3.19.5. Moneda.- La contabilidad mide en términos monetarios, lo que permite reducir todos sus componentes heterogéneos a un común denominador. 4.3.19.6. Período de Tiempo.- Los estados financieros resumen la información relativa a períodos determinados de tiempo, los que son conformados por el ciclo normal de operaciones de la entidad, por requerimientos legales u otros. 4.3.19.7. Devengado.- La determinación de los resultados de operación y la posición financiera deben tomar en consideración todos los recursos y obligaciones del período aunque éstos hayan sido o no percibidos o pagados, con el objeto que de esta manera los costos y gastos puedan ser debidamente relacionados con los respectivos ingresos que generan.
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4.3.19.8. Realización.- Los resultados económicos sólo deben computarse cuando sean realizados, o sea cuando la operación que las origina queda perfeccionada desde el punto de vista de la legislación o prácticas comerciales aplicables y se hayan ponderado fundadamente todos los riesgos inherentes a tal operación. Debe establecerse con carácter general que el concepto realizado participa del concepto de devengado. 4.3.19.9. Costo Histórico.- El registro de las operaciones se basa en costos históricos (producción, adquisición o canje); salvo que para concordar con otros principios se justifique la aplicación de un criterio diferente (valor de realización). Las correcciones de las fluctuaciones del valor de la moneda, no constituyen alteraciones a este principio, sino menos ajustes a la expresión numeraria de los respectivos costos.
4.3.19.10. Objetividad.- Los cambios en activos, pasivos y patrimonio deben ser contabilizados tan pronto sea posible medir esos cambios objetivamente. 4.3.19.11. Criterio Prudencial.- La medición de recursos y obligaciones en la contabilidad, requiere que estimaciones sean incorporadas para los efectos de distribuir costos, gastos e ingresos entre períodos de tiempo relativamente cortos y entre diversas actividades. La preparación de estados financieros, por lo tanto, requiere que un criterio sano sea aplicado en la selección de la base a emplear para lograr una decisión prudente. Esto involucra que ante dos o más alternativas debe elegirse la más conservadora. Este criterio no debe ser afectado por la presunción que los estados financieros podrían ser preparados en base a una serie de reglas inflexibles. En todo caso los criterios adoptados deben ser suficientemente comprobables para permitir un
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entendimiento del razonamiento que se aplicó. 4.3.19.12. Significación o Importancia Relativa.- Al ponderar la correcta aplicación de los principios y normas, deben necesariamente actuarse con sentido práctico. Frecuentemente se presentan situaciones que no encuadran con los principios y normas aplicables y que, sin embargo, no presentan problemas debido a que el efecto que producen no distorsiona a los estados financieros considerados en su conjunto. Desde luego, no existe una línea demarcatoria que fije los límites de lo que es y no es significativo, y debe aplicarse el mejor criterio para resolver lo que corresponda en cada caso de acuerdo con las circunstancias, teniendo en cuenta factores tales como el efecto relativo en los activos, pasivo, patrimonio, o en el resultado de las operaciones del ejercicio contable. 4.3.19.13. Uniformidad.- Los procedimientos de cuantificación utilizados deben ser uniformemente aplicados de un periodo a otro. Cuando existan razones fundadas para cambiar de procedimientos, deberá informarse este hecho y su efecto.
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4.3.19.14. Contenido de fondo sobre la forma.- La contabilidad pone énfasis en el contenido económico de los eventos aun cuando la legislación puede requerir un tratamiento diferente. 4.3.19.15. Dualidad económica.- La estructura de la contabilidad descansa en esta premisa (partida doble) y está constituida por:
Recursos disponibles para el logro de los objetivos establecidos como meta y
Las fuentes de éstos, las cuales también son demostrativas de los diversos pasivos contraídos.
4.3.19.16. Relación fundamental de los Estados Financieros.- Los resultados del proceso contable son informados en forma integral mediante un estado de situación financiera y por un estado de cuentas de resultado, siendo ambos necesariamente complementarios entre si. 4.3.19.17. Objetivos generales de la información financiera.- La información financiera está destinada básicamente para servir las necesidades comunes de todos los usuarios. También se presume que los usuarios están familiarizados con las prácticas
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operacionales, el lenguaje contable y la naturaleza de la información presentada. 4.3.19.18. Exposición: Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos delante a que se refiere. 4.3.20. Documentación contable, intructivos para el correcto manejo y supervisión de la documentación contable Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de todas las acciones que se realizan en una compañía. Su misión es importante ya que en ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en una determinada operación. También ayudan a demostrar la realización de alguna acción comercial y por ende son el elemento fundamental para la contabilización de tales acciones.
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Finalmente estos documentos permiten controlar las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobación de los asientos de contabilidad. La misión que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente: En ellos queda precisada la relación jurídica entre las partes que intervienen en
una determinada operación, o sea sus derechos y obligaciones. Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realización de los
actos de comercio. Constituyen también el elemento fundamental para la contabilización de dichas
operaciones. Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante
y la comprobación de los asientos de contabilidad.
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4.3.21. Clasificación de la documentación contable 4.3.21.1. Desde el punto de vista de quién recibe o emite la documentación:
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc. Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales.
4.3.21.2. Desde el punto de vista de documentación que se registra y archiva:
Documentos que se archivan y generan registros: Factura de compra Factura de venta Retenciones. Nota de Débito Nota de Crédito Ticket Recibo Pagaré Cheque Nota de Crédito Bancaria
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Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo de una registración contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes). 4.3.21.3. Comprobantes de Venta. Los Comprobantes de Venta y Comprobantes de Retención son los únicos documentos que acreditan la legitimidad de la adquisición de bienes o prestación de servicios de
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cualquier naturaleza y sirven para sustentar ingresos, costos y gastos, y el crédito tributario de IVA a favor del contribuyente. Para emitir estos comprobantes, el contribuyente requiere la debida autorización del Servicio de Rentas Internas. Son Comprobantes de venta válidos únicamente los siguientes: Facturas Notas de venta Tiquetes de máquinas registradoras Boletos o entradas a espectáculos públicos Liquidaciones de compras o servicios. Otros documentos autorizados: Los emitidos por bancos o instituciones financieras. El documento aduanero unificado y demás comprobantes de venta recibidos en las
operaciones de importación Boletos o tiquetes aéreos y los documentos por pago de sobrecarga expedidos por
las compañías de aviación. 4.3.21.4. Documentos Complementarios: Notas de crédito Notas de débito Guías de remisión Los contribuyentes están obligados a emitir y entregar comprobantes de venta por cada una de las transferencias de bienes y prestación de servicios que realicen sea que, las mismas estén gravadas con tarifa 0% o 12%.
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Comprobantes de retención. Son documentos autorizados que acreditan la retención de impuestos establecida en la ley de régimen tributario interno y su reglamento de aplicación.
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Estos documentos deben ser emitidos por los agentes de retención en el pago por adquisición de bienes o prestación de servicios, provenientes de sus proveedores. Las retenciones se aplicarán sobre transacciones gravadas con el impuesto a la renta (IR) o con el impuesto al valor agregado (IVA). Son agentes de retención: Las instituciones del sector público Sociedades Personas naturales obligadas a llevar contabilidad, quienes tengan un patrimonio
propio mayor a U$24,000 o cuyos ingresos en el ejercicio anterior sean mayores a U$40,000.
Los agentes de retención tienen la obligación de entregar el comprobante de retención al proveedor dentro de los cinco días posteriores a la recepción del comprobante de venta. Las causas por las que debe darse de baja a los comprobantes. Vencimiento del plazo de vigencia. Cierre del establecimiento. Cierre del punto de emisión. Deterioro. Robo o extravío. Terminación de la actividad económica. Dejar de ser contribuyentes especiales. Cambios de razón social, denominación, dirección u otras condiciones del
contribuyente. Fallas generales de impresión en el documento.
En el momento en el que se requiera dar de baja a los comprobantes de venta, comprobantes complementario o comprobantes de retención por las causas anteriormente señalas, debemos realizar un trámite ante el SRI en el que se presentarán los documentos físicos para que el SR, proceda a su destrucción.
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Consideraciones generales. En el caso de que se deba anular un comprobante de venta, comprobante complementario o comprobante de retención, por errores en la emisión; deben anulares marcando la palabra ANULADO. Los originales y las copias deben conservarse en los archivos del contribuyente por el plazo mínimo de seis años. Los comprobantes de venta, comprobantes complementario o comprobantes de retención emitidos y anulados deberán ser archivados en forma secuencial y cronológica y se conservarán en los archivos del contribuyente por el plazo mínimo de seis años. Requisitos elementales de los comprobantes de venta Por ejemplo en la factura, se emitirá en la transferencia de bienes o en la prestación de servicios, inclusive en las exportaciones, se debe identificar al comprador del bien o usuario del servicio con su nombre o razón social y número de RUC. Debe señalar que siempre y cuando las compras se realicen a nombre de la compañía, se deberá exigir solo facturas. Se debe incluir los impuestos desglosados y sustenta costos y gastos siempre y cuando cumpla con los siguientes requisitos.
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La nota de Venta, el vendedor no tiene la obligación de identificar al comprador o usuario a excepción de las transacciones mayores de U$200,00 en las que es obligatorio consignar el nombre y número de cédula de identidad o RUC del adquiriente del bien o usuario del servicio. Las notas de venta servirán solamente para consumidores finales, es decir que cuando los gastos sean a cuenta del empleado, se podrá presentar éste tipo de documentos. Los requisitos para éstos documentos son:
Comprobantes de Retención, los emite el comprador del producto (Agente de Retención), en la adquisición de bienes y servicios; por retenciones del impuesto a la renta y/o del IVA. El Comprobante de Retención deberá entregarse a más tardar a los 5 días posteriores, desde la fecha de recepción del documento.
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Es muy importante que los comprobantes de retención cumplan con los requisitos que se señala a continuación, debido a que en el caso de que se haya pagado algún impuesto en exceso, éstos serán los únicos comprobantes para cualquier reclamo.
Tiquetes de Máquina Registradora, no identifica al comprador del bien o usuario, los impuestos pueden estar incluidos en el precio de venta; se emiten a consumidores finales solamente. Los requisitos para éstos documentos son los siguientes:
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Liquidaciones de Compra, las liquidaciones de compra son documentos que sirven para sustentar gastos solamente en los siguientes casos: Por adquisición de bienes y servicios a personas naturales no obligadas a llevar
contabilidad que, por su nivel de rusticidad cultural, no se encuentran en posibilidad de emitir comprobantes de venta.
Por servicios ocasionales prestados por extranjeros sin residencia en el país. Por servicios prestados en el Ecuador por sociedades extranjeras, sin domicilio ni
establecimiento permanente en el país. Al igual que una factura deben grabar el 12% de IVA y aplicar las retenciones tanto de IVA 100% como en la fuente 1%, al momento de emitir una liquidación de compra:
Los requisitos de llenado de las liquidaciones de compras son los siguientes: Datos de identificación del vendedor, es decir, apellidos y nombres, número de
cédula, domicilio indicando la ciudad y la provincia y lugar en que se generó la transacción.
Descripción del bien transferido o del servicio prestado, indicando la cantidad y unidad de medida utilizada, cuando proceda.
Precios unitarios de los bienes o servicios. Valor total de la transacción sin incluir el IVA. Impuesto al valor agregado, indicando la tarifa que aplicase. Fecha de emisión. Finalmente debe cerrarse la liquidación y totalizarla.
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Guías de remisión, la guía de remisión es un documento que sustenta el traslado de mercaderías a cualquier lugar por algún motivo. Deben ser emitidas aún si el traslado se realiza entre diferentes establecimientos del contribuyente. Al momento de llenar una guía de remisión se debe tomar en cuenta lo siguiente: Identificación del destinatario de la mercadería. (RUC, Nombres y apellidos o razón
social y dirección). Dirección del punto de partida. Identificación del transportista de la mercadería (RUC, Nombres y apellidos o razón
social y dirección). Descripción detallada de la mercadería transportada, y motivo del traslado. Tipo, número de autorización, fecha de emisión y numeración del comprobante de
venta, salvo el caso de que la venta itinerante puesto que en esta circunstancia los números de las facturas respectivas se harán constar en la guía de remisión al final de la jornada; o en todo caso cuando el volumen o cantidad de la mercadería transferida y el precio de la transacción pueda ser determinado solo cuando los bienes han sido efectivamente transferidos al comprador.
Dirección del punto o puntos de destino; Documento único de importación o formulario único de exportación, cuando
corresponda; y, Fechas de inicio y terminación del transporte.
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Entre otros documentos de soportes encontramos las nota de pedido o de compra el cual es un documento mediante el cual una persona o empresa formula un pedido de compra. Este documento comercial no obliga a realizar la operación. Deberán extenderse cómo mínimo dos ejemplares: uno que queda en poder del que lo suscribió (comprador) y otro, que es el que se entrega o envía al vendedor. La nota de venta, se llama nota de venta al documento comercial en el que el vendedor detalla las mercaderías que ha vendido al comprador, indicando, cantidad, precio, fecha de entrega, forma de pago y demás condiciones de la operación. Aceptado el pedido por parte del vendedor, este formula la nota de venta, por la que toma a su cargo el compromiso de entregarle la mercadería que se detallan en la misma, y el comprador se obliga a recibirlas. Este documento comercial obliga a ambas partes a realizar la operación en los términos establecidos. Es emitida por duplicado.
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Este documento no origina registros contables. La nota de débito, llámese así a la comunicación que envía la empresa o comerciante a su cliente, en la que le notifica haber cargado o debitado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación, interés por pago fuera de término, etc. Las causas que generan su emisión pueden ser: Error en menos en la facturación. Intereses. Gastos por fletes. Gastos bancarios, etc. La nota de débito siempre origina un aumento en la cuenta del comprador, por lo tanto es un documento registrable.
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La nota de crédito, es el documento en el cual la empresa o el comerciante envía a su cliente, con el objeto de comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo expresado en la misma. Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de facturación. Es el documento que el vendedor confecciona y remite al comprador para ponerlo en conocimiento de que ha descargado de su cuenta un importe determinado, por alguno de los siguientes motivos:
Error en más en la facturación. Otorgamiento de bonificaciones o descuentos. Devolución de mercaderías.
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La nota de crédito siempre origina una disminución en la cuenta del comprador o deudor, por lo tanto es un documento registrable. El cheque, llámese cheque a una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente bancaria o autorización para girar en descubierto. Como queda dicho el cheque es una orden de pago, no una promesa de pago como el caso del pagaré; entonces se deduce que debe ejecutarse por el banco a la presentación del documento con las modalidades particulares establecidas para cada tipo de cheque como son: cruzado, certificado, de caja, de viajero, de ventanilla, posfechados, etc Los elementos que debe contener:
La denominación "cheque" inserta en su texto, en el idioma empleado para su redacción.
Un número de orden impreso en el cuerpo del cheque. La indicación del lugar y de la fecha de creación. El nombre de la entidad financiera girada y el domicilio de pago. La orden pura y simple de pagar una suma determinada de dinero,
expresada en letras y números, especificando la clase de moneda. Cuando la cantidad escrita en letras difiriese de la expresada en números, se estará por la primera.
La firma del librador.
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El cheque además es un documento literallmente que contiene: Orden incondicional de pago Dada por una persona (Librador) A una Institución de crédito (Librado) De pagar a la vista A un tercero o al portador (Beneficiario), una cantidad de dinero.
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Así mismo el comprobante de pago, el cual es llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo. Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. El Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros, estos han sido por las instituciones financieras los cuales muestran un formato que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. Los recibos, son una constancia de pago o de haber recibido dinero. Lo otorga siempre el que recibe y su firma puesta al pie es la prueba de la extinción parcial o total de la deuda. Este documento tiene importancia: Legal: constituye una prueba para quien hizo el pago. Contable: para quien lo confeccionó es una constancia de los ingresos de fondos, y
para quien lo recibe es un elemento de control de la salida de valores. Se emite por duplicado, y se registra en los libros contables.
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Los recibos de caja menor, son un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.
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Las notas de contabilidad, son documentos que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre. Así mismo los comprobante diario de contabilidad, son los documentos que deben elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. Los formularios para declaraciones de impuestos Formulario 101, declaración impuesto a la renta y presentación de balances formulario único - sociedades Son sujetos pasivos del Impuesto a la renta, es decir, los contribuyentes que están obligados a pagarlo, las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, nacionales o extranjeras, domiciliadas o no en el país, que obtengan ingresos gravados. Dentro del período tributario, el ejercicio impositivo es anual y comprende el lapso que va del 1o. de enero al 31 de diciembre. Cuando la actividad generadora de la renta se inicie en fecha posterior al 1o. de enero, el ejercicio impositivo se cerrará obligatoriamente el 31 de diciembre de cada año. Formulario 103: Declaración de retenciones en la fuente del impuesto a la renta, es un documento que están en la obligación de presentar las sociedades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad, básicamente tiene por objeto declarar todas las retenciones en sus diferentes porcentajes originadas mensualmente por la adquisición de bienes o servicios de acuerdo a la actividad comercial, reflejando al mismo tiempo el monto total de las compras realizadas mensualmente. El formulario 104: Declaración del impuesto al valor agregado, establece el impuesto al valor agregado (IVA), que grava al valor de la transferencia de dominio o a la importación de bienes muebles de naturaleza corporal, en todas sus etapas
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de comercialización, y al valor de los servicios prestados, en la forma y en las condiciones que prevé la LRTI. El formulario 104 mantiene su estructura en 7 secciones que son identificados en los siguientes grupos: 200 Identificación del sujeto pasivo. 300 Proporción de crédito tributario aplicable en el mes 500 Resumen de ventas 600 Resumen de compras 700 Resumen impositivo 800 Declaración del sujeto pasivo como agente de retención del IVA 900 Valores a pagar y forma de pago 4.3.22. Sistema de Gestión de Calidad, breve introducción .- La empresa para mejorar las operaciones necesita implantar, poner en práctica y mantener un sistema de gestión de calidad (S.G.C), este sistema ayudará a organizar las necesidades administrativas, financieras, gerenciales, así como también las necesidades de los otros departamentos.
Ventajas más importantes :
Mejora la imagen pública y su posición en el mercado. Cumple con los criterios de certificación de proveedores. Mejora el control de costos. Aumento en la eficiencia de las operaciones. Obtención de sellos y certificaciones internacionales. García del Pueyo José Luis, La gestión de la calidad en las empresas de Servicios, 2005
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Planificación estratégica del Sistema de Gestión de Calidad Sistema.- Conjunto de recursos y métodos interrelacionados. Gestión.- Actividad que se realiza para lograr algo. Calidad.- Nivel de cumplimiento de requisitos, los más importantes los del cliente. Según el diccionario Océano Uno se define estrategia como La ciencia y el arte de comandancia militar aplicados a la planeaciòn y conducción general de las operaciones de combate en gran escala. Tener un plan estratégico sirve para asegurar el desarrollo de una empresa. Talleres Nissan-Renault debe desarrollar e implantar un SGC para que cubra los requisitos de la norma ISO 9001:2000. Por lo tanto se debe identificar los procesos necesarios para el SGC en el departamento de contabilidad para así definir la secuencia e interacción entre los procesos. Ver cuadro SGC. La norma ISO 9001:2000 establece los requisitos mínimos de un sistema de gestión de la calidad para asegurar la conformidad de los productos o servicios, la mejora continua de la eficacia, la reducción del costo de "no" calidad y el aumento de la satisfacción del cliente. Todo lo cual mejora la competitividad de la organización. Lo que caracteriza a la norma ISO 9001:2000 es:
Su enfoque basado en los procesos, el más exitoso en la gestión empresarial moderna.
Su compatibilidad con otras normas de gestión. Es la principal norma certificable del mundo. Su mayor énfasis en el cumplimiento de los requisitos legales y/o
reglamentarios. Su menor énfasis en procedimientos documentados. Mayor énfasis en la participación y el compromiso de la alta dirección con
la calidad. El establecimiento de objetivos medibles en todas las funciones y niveles
relevantes de la organización. Mayor atención a la disponibilidad de recursos. García del Pueyo José Luis, La gestión de la calidad en las empresas de Servicios, 2005
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Mayor énfasis en entender y satisfacer las necesidades y los requisitos del cliente.
El seguimiento y análisis de la información concerniente a la satisfacción del cliente.
La toma de decisiones en base al análisis de información recogida por el sistema de gestión de la calidad.
Exige la mejora continua y el análisis permanente de la eficacia del SGC.
4.3.23. Funciones del departamento contable
Para desarrollar una eficaz contabilidad interna en la empresa se debe aplicar las normas ecuatorianas de contabilidad a fin de lograr información oportuna y confiable para que produzca los elementos de análisis para la toma de decisiones en la evaluación, programación y control de los recursos financieros de la empresa y en cumplimiento de obligaciones para con las entidades estatales, pero para que se cumpla este objetivo se debe tener conocimientos, funciones y responsabilidad del cargo.
Dentro de las funciones del departamento contable se anotaran las siguientes:
Elaborar los Estados Financieros mensuales y anuales con sus
respectivos anexos (respaldos), efectuando el análisis de los resultados de cada uno de los estados financieros mensuales y anuales con el fin de evaluar la razonabilidad de las cifras, la rentabilidad del negocio y los resultados económicos de la empresa.
Elaborar las declaraciones de impuestos mensual y anual como son la
retención en la fuente del impuesto a la renta, y velar por su oportuno pago y presentación.
Elaborar y verificar el adecuado cumplimento de obligaciones fiscales de
los pagos Declaración anual del Impuesto a la renta, la preparación de la información en medios Magnéticos.
Atender y dar respuesta en forma oportuna y con los soportes necesarios
a los requerimientos que las entidades de control y vigilancia envíen. (auditorias externas)
Velar por la adecuada conservación y archivo de los soportes de la
información contable y los libros auxiliares y oficiales conforme a las normas legales vigentes.
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Velar por el registro oportuno del (Mayor y Balances, Diario e Inventarios y Balances) y los libros auxiliares.
Revisar y registrar la información de inventarios de acuerdo con el sistema
de inventario y su correspondiente registro contable.
Registrar la información relacionada con activos fijos y el funcionamiento de la interfase de ajustes integrales por inflación y depreciaciones con Sistema de control de activos fijos.
La realización de arqueo a la caja como verificación de control.
Revisión mensual de la nómina, pagos de aportes (IESS)
Registrar todas las operaciones causadas en la empresa. Llevar el control
contable de los activos fijos, los cargos diferidos y gastos pagos por anticipado, y efectuar la conciliación bancaria.
Elaboración y control de los comprobantes de retención en la fuente,
impuesto a las ventas, retención de industria y comercio que sean solicitados por los proveedores y/o terceros y certificados laborales.
4.3.24. Responsabilidades del departamento contable Responder por la adecuada presentación y entrega oportuna de los balances,
anexos e informes exigidos por la gerencia y las entidades de control y vigilancia, así como por la atención de los requerimientos formulados por los mismos.
Verificar el cumplimiento por parte de las personas a su cargo y de las distintas
áreas de la empresa de las normas administrativas, legales y fiscales vigentes en materia de contabilidad.
Realizar análisis de la información contable con el fin de brindar información que
ayude a la toma de decisiones por parte de la gerencia. Estar permanentemente actualizado sobre las normas y políticas que en materia
contable, tributaria, comercial, etc., sean establecidas por las entidades estatales de control y vigilancia y su implementación en la empresa.
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Responder por la adecuada presentación de la información de carácter comercial, tributario y fiscal, siguiendo las normas y políticas exigidas por la superintendencia de Bancos y Compañias y el Servicio de Rentas Internas (SRI), de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
Coordinar con el área de sistemas que el registro de la información sea oportuna y confiable, verificando mensualmente la consistencia de los registros, así como implementando nuevos reportes que faciliten y agilicen el cruce de información y la generación de nueva información.
Colaborar para que haya un adecuado flujo de información soporte de la contabilidad.
Desarrollar las demás funciones relacionadas con su cargo que le sean asignadas por su superior inmediato.
Ejercer control sobre las claves internas de programa de contabilidad. Presentar Estados Financieros en las fechas establecidos. 4.3.25. Conocimientos Conocimiento del marco conceptual de la contabilidad, sus principios y normas
técnicas de aplicación y manejo. Conocimiento de las normas fiscales para estar pendiente de que la empresa
aplique adecuadamente las normas tributarias en las operaciones normales de la empresa (facturación, retenciones, etc), en casos particulares y/o excepcionales (respuesta a requerimientos). Dichos conocimientos deben permitir colaborar con la adecuada planeación tributaria de la empresa y elaboración de las diferentes declaraciones de impuestos.
Conocimientos en materia comercial para efectos de registros ante cámara de comercio, reformas estatutarias, elaboración de actas, etc.
Conocimiento para organizar y planear trabajos y tener habilidades para resolver problemas y anticipar soluciones dentro de las funciones y responsabilidades.
4.3.26. Funciones del personal: 4.3.26.1. Del contador.- El el que se encarga de la revisión de todos los movimientos contables así como la presentación a la gerencia de los estados financieros mensuales. Es un cargo controlador debido a que por intermedio de el se realizan todas las
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actividades normales, debido principalmente a que siendo una empresa concesionaria de un órgano de gobierno local debe de contribuir con un sentido objetivo en buen manejo de los recursos de la empresa.
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Firma Firma Firma ° Manual Latinoamericano de Auditoria Profesional en el Sector Público, Editorial Dinte. Bogota-Colombia. Tercera Edición
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Asistentes Contables.- los asistentes contables se encarga de todo el registro y cargado en el sistema de todos los movimientos contables de la empresa, libro caja, registro de ventas, registro de compras, planillas, trámites tributarios, etc. 4.3.26.2. Del cajero.- El cajero se encarga de recibir y cobrar dinero por los servicios a los automotores de los clientes. Al final del día el cajero se encarga de imprimir el consolidado de caja en el cual figuran todos los ingresos del día incluidos los ingresos en efectivo y en tarjetas de crédito. Control Interno Contable, El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y medidas adoptadas dentro de una entidad para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su información financiera y administrativa, promover la eficiencia en las operaciones, estimular la observación de la política prescrita, y lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.16 El control interno comprende el plan de organización en todos los procedimientos coordinados de manera coherente a las necesidades del negocio, para proteger y resguardar sus activos, verificar su exactitud y confiabilidad de los datos contables, así como también llevar la eficiencia, productividad y custodia en las operaciones para estimular la adhesión a las exigencias ordenadas por la gerencia. De lo anterior se desprende, que todos los departamentos que conforman una empresa son importantes, pero, existen dependencias que siempre van a estar en constantes cambios, con la finalidad de afinar su funcionabilidad dentro de la organización. Resulta claro, que dichos cambios se pueden lograr implementando y adecuando
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controles internos, los cuales sean capaces de salvaguardar y preservar los bienes de un departamento o de la empresa. Un departamento que no aplique controles internos adecuados, puede correr el riesgo de tener desviaciones en sus operaciones, y por supuesto las decisiones tomadas no serán las más adecuadas para su gestión e incluso podría llevar al mismo a una crisis operativa, por lo que, se debe asumir una serie de consecuencias que perjudican los resultados de sus actividades.
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El concepto con relación al control, nos permite definir la forma sistemática de como las empresas han visto la necesidad de implementar controles contables en todos y cada uno de sus operaciones diarias. Dichos controles se deben establecer con el objeto de reducir el riesgo de pérdidas y en sus defectos prever las mismas. Cabe destacar que el sistema de control tiende a dar seguridad a las funciones que cumplan de acuerdo con las expectativas planeadas. Igualmente señala las fallas que pudiesen existir con el fin de tomar medidas y así su reiteración. Para esto es necesario aplicar un control preventivo, siendo estos los que se encargaran de ejecutar los controles antes del inicio de un proceso o gestión. Adicionalmente, se cuentan con controles de detección de los cuales se ejecutan durante o después de un proceso, la eficacia de este tipo de control dependerá principalmente del intervalo de tiempo transcurrido entre la ejecución del proceso y la ejecución del control. Para evaluar la eficiencia de cualquier serie de procedimiento de control, es necesario definir los objetivos a cumplir. Una vez que el sistema está operando, se requiere de una previsión sobre una base de pruebas para ver si los controles previstos están operando como se planeó. Por esto el control interno no puede funcionar paralelamente al sistema, por estar estos íntimamente relacionados, es decir, funcionan como un todo, para lograr el objetivo establecido por la organización. Tomando en cuenta que el control interno va a servir como base o instrumento de control administrativo, y que igualmente abarca el plan de organización, de procedimientos y anotaciones dirigidas con la única finalidad de custodiar los activos y a la confiabilidad contable, El enfoque de este concepto consiste, en resguardar los activos contra la situación que
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se considere en peligro de pérdida, es decir, si a menudo se presenta esta situación tratar de eliminar o reducirlas al máximo, su idea es tratar de fomentar la eficiencia en el manejo de las operaciones que el desempeño realizado por las políticas fijadas de la organización y por último procurar que el control interno establecido dé como resultado, mantener a la administración informada del manejo operativo y financiero y que dicha información sea confiable y llegue en el momento más oportuno, para así, permitir a la gerencia tomar decisiones adecuados a la situación real que está atravesando la empresa. Por lo general las deficiencias o debilidades dentro de un sistema de control interno son detectadas mediante los diferentes procedimientos de supervisión deben ser comunicadas a efectos de que se adopten las medidas de ajuste. Las deficiencias, los destinatarios de la información pueden ser tanto las personas responsables de la función o actividad implicada como las autoridades superiores.
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Es necesario procurar suscitar, difundir, internalizar y vigilar la observancia de valores éticos aceptados, la cual permita constituir un sólido fundamento moral para su conducción y operación, estos valores deben enmarcar la conducta de los empleados, orientandose a la integridad y compromiso personal. 4.3.26.3. Procedimiento de control a la cuenta existencias El concepto "existencias" hace referencia a los siguientes elementos de activo: Aquellos que se mantienen para ser vendidos en el proceso normal de las
operaciones. Aquellos que se encuentran en proceso de producción para dicha venta, y Aquellos que se mantienen como materiales o elementos accesorios destinados a
ser consumidos en la producción de los bienes o servicios. Las partidas en existencia, que se mantienen para su venta o para ser usadas, directa o indirectamente, en el ciclo normal de operaciones de la empresa, deben incluirse en las cuentas correspondientes a existencias. De este punto de vista, la cifra de almacén es una partida muy importante en las empresas industriales y comerciales: por su volumen económico con respecto al total de activo; por su repercusión en la cuenta de resultados, ya que el criterio de valoración afecta directamente; por su repercusión financiera en base a su importancia sobre el
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activo circulante. Se consideran existencias a la totalidad de los bienes tangibles que se tienen para la venta en el desarrollo habitual de la actividad comercial, así como aquellos que están en elaboración para tales ventas o serán consumidos en el proceso de obtención de bienes destinados a la venta. 4.3.26.4. El departamento de contabilidad debe determinar: Dentro de las labores que debe determinar el departameto de contabilidad estan los siguientes: 1. Que las cantidades correspondientes a los saldos mostrados en el grupo de
existencias, que figuran en el balance e inventario, existen, no se han producido omisiones, figuran en los saldos del mayor y si todas las existencias son propiedad de la empresa. Para ello deben de realizar recuentos físicos periódicos al inventario permanente.
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2. Que los productos estén valorados de acuerdo con los principios de contabilidad
generalmente aceptados, aplicados con uniformidad en relación al ejercicio anterior y correctamente presentados en el balance. De no ser así, el balance no representará de manera fiel y razonable el estado económico de la empresa. La valoración deberá referirse a los productos.
3. Verificar si los métodos de control interno relacionados con las entradas y salidas de mercancía son adecuados y eficaces.
4. Comprobar la existencia de sistemas adecuados de custodia, protección, prevención de daños o pérdidas y coberturas para las que pueden producirse.
5. Ratificar que los movimientos de existencias entre períodos consecutivos han sido debidamente registrados en el período en el que se produjo el movimiento físico.
4.3.26.5. Aspectos fundamentales del control interno La evaluación del control interno persigue el conocimiento de los criterios organizativos y contables establecidos por la empresa para garantizar el correcto funcionamiento del
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área de existencias, con el fin de determinar los puntos débiles del sistema y el alcance, naturaleza, momento y contenido de los procedimientos que deben ponerse en práctica para cumplir los objetivos establecidos por la organización, en función del nivel de confianza ofrecido por el propio control interno. Dentro de los aspectos fundamentales se presentan los siguientes: Una apropiada segregación de funciones de custodia, registro, recepción,
almacenaje de las existencias. Un control de las existencias físicas mediante un adecuado registro de las entradas
y salidas de mercancías, utilizando un sistema de inventario permanente y realizando inventarios físicos periódicos.
Establecimiento de normas concretas para la valoración de las existencias. Adecuada protección física de los inventarios y cerciorarse de dar una cobertura de
seguros suficiente para todas las existencias.
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4.4 Flujogramas de las operaciones más frecuentes .
DEPARTAMENTO CONTABLE
FACTURACIÓN
RECEPCIÓN DE FACTURAS
REVISIÓN
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CONTABILIZACIÓN
CLIENTES PROVEEDORES
INGRESOS
VENTAS
CUENTAS POR COBRAR
CAJA / REMESAS
COMPROBANTES DE INGRESOS
COMPROBANTES DE DIARIOS
EGRESOS
GASTOS
CUENTAS POR PAGAR - BANCOS
EMISION RETENCIONES
COMPROBANTES DE EGRESOS
PAGO / CANCELACION
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DEPARTAMENTO CONTABLE
PAGO NÓMINA
REPOSICIÓN FONDOS ROTATIVO
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REPOSICION DE CAJA CHICA
CONTABILIZACIÓN
CRÉDITO Y COBRANZAS CONTROL INTERNO
RECUPERACION DE CARTERA
PROVISION DE CUENTAS INCOBRABLES
ELIMINACIÓN DE CUENTAS O CRÉDITOS INCOBRABLES
RECAUDACIONES Y GESTIÓN DE COBRANZAS
REVISION REPORTES DE CAJA
ARQUEO DE CAJA GENERAL Y CAJA
CUADRE PAPELETAS DE DEPOSITOS
CONCILIACIONES BANCARIAS
ARCHIVOS
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CAPÍTULO V
5.1 Conclusiones y Recomendaciones:
5.1.1 Conclusiones
Una vez culminada ésta inventigación se establecen las siguientes conclusiones:
1. Se encontró que en el departamento contable de Talleres Nissan Renault S.A. no se
opera de manera organizada y eficiente provocando incumplimientos en la
presentación de los informes financieros de la empresa.
2. La investigación posibilitó el hallazgo de varias novedades como: archivos sin
soporte de documentos, folders sin los respectivos membretes de identificación,
informes duplicados por la contadora y la auxiliar contable, incumplimiento del
horario de trabajo, descontrol en gastos y compras locales, sobrecarga de trabajo
justamente ocasionada por la desorganización del departamento ya que no se tiene
una secuencia de las tareas que se deben realizar, falta de capacitación y además el
poco compromiso que demuestran las personas involucradas.
3. El manual de procedimientos sería una herramienta muy importante que permitirá la
detección de errores y al mismo tiempo, un documento indispensable para el
desarrollo y el crecimiento de las personas que tienen a cargo el departamento de
contabilidad ya que se convertiría en una guía que mostrará desde como revisar una
factura hasta su contabilización.
4. Una de las finalidades principales del manual de procedimientos es minimizar
errores y maximizar logros y cumplimientos.
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5. Es básico y fundamental que en todo proceso de mejoramiento continuo se apliquen
procesos de calidad total, puesto que al realizarlo y aplicarlo en cualquier área
ayudaría ha tener un mejor control de las tareas.
6. El control de calidad ha sido la base sustancial para realizar la presente
investigación.
5.1.2 Recomendaciones
1. Se recomienda formen grupos de trabajo y convoquen a reuniones semanales
para realizar evaluaciones y determinar como va avanzando la mejora en el
departamento de contabilidad.
2. Se sugiere que la empresa debe invertir en capacitación del personal, como por
ejemplo actualizaciones tributarias, nuevos sistemas contables, etc.; tomando en
cuenta que ésto de una u otra forma incentiva al personal a aprender y sobre todo
poner en práctica lo aprendido, ayudando así a eliminar la falta de compromiso
de las personas involucradas.
3. Es recomendable desarrollar un sistema de autogestión del recurso humano que
conforme al departamento de contabilidad, para que las actividades contables
estén bien definidas y por ende desarrolladas y así no se presenten retrasos a la
hora de informar a la gerencia sobre los estados financieros para la toma de
decisiones oportunas.
4. También se recomienda que dentro de la empresa se manejen los principios
éticos frente a los acontecimientos que se susciten; es importante mencionar que
el profesional contable debe guardar fielmente sus principios y tener una
conducta intachable, para lo cual se permita calificarlo en su comportamiento
profesional y personal.
109
5. Para todos quienes pertenezcan a la rama de la contabilidad, una recomendación
muy específica para que siempre tengan el espíritu investigativo que los motive
a actualizarse y capacitarse constantemente.
6. A la empresa Talleres Nissan Renault S.A. de la ciudad de Manta se le motiva a
aplicar el manual de procesos y procedimientos emitido para que sea una ayuda
a la mejora en el dempeño de las funciones y el mejoramiento operativo del
personal contable.
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Aseguramiento de Calidad (2006)
Análisis Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de una institución,
Eco. Jaime Zavala, Facultad de Ciencias Económicas de La Universidad Laica Eloy
Alfaro de Manabí 2006