Planificación y Gestión de Proyectos

Universidad de Buenos Aires

Facultad de Ciencias Sociales

Carrera Relaciones del Trabajo

Administración de Empresas

Cátedra Assenza Parisi

2

Objetivos de la reunión

Que al finalizar la reunión,los asistentes sean capacesde definir qué se entiende

por Administración y Gestiónde Proyectos desde el punto

de vista específicode la Gestión de Personas.

3

ProyectoEs esencialmente un conjuntode actividades interrelacionadas,con un inicio y una finalización definida, que utiliza recursos limitados para lograr uno o más objetivos deseados.

ACTIVIDADES RECURSOS

OBJETIVOS

4

Proyecto

Es un esfuerzo temporariollevado a cabo para lograr un

producto o servicio objetivo

5

Objetivos de un Proyecto

• Deben ser factibles de lograrse.

• Requieren un esfuerzo para conseguirlos.

• Se fija un tiempo para alcanzarlos.

• Se definen en términos que sea posible medirlosy comunicarlos.

• Cuentan con parámetros de comparación para controlar su avance

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Serie de actividades y tareas con:

• Objetivos específicos

• Exigencia cumplimiento de especificaciones

• Inicio y final claramente definidos

• Fondos limitados

• Uso de recursos

Características de un Proyecto

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Personas

Información y Tecnología

Recursos del Proyecto

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Indicadores de éxito del proyectoIndicador: Magnitud utilizada para medir o comparar los resultados efectivamente obtenidos, en la ejecución de un proyecto, programa o actividad

Tiempo acordado Cumplimiento del presupuesto Resultados Especificaciones técnicas Satisfacción del cliente

Además, el proyecto, idealmente, no debe perturbar significativamente el flujo de trabajo habitual y no debe generar conflictos con la cultura de la organización

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Project ManagementEs el conjunto de Es el conjunto de

•• conocimientos, conocimientos, •• habilidades, habilidades, •• herramientasherramientas•• y técnicas y técnicas

aplicadas a las actividades a realizar, aplicadas a las actividades a realizar, para satisfacer los requerimientos del para satisfacer los requerimientos del

ProyectoProyecto

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La necesidad de un Modelo de Gestión de Proyectos

• Nos brinda una perspectiva global

• Nos permite generar un lenguaje común

• Provee un marco de referencia

• Explica funcionamientos reglasy mecanismos

• Ayuda a evitar riesgos y costos

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Procesos en la Gestión de Proyectos

Iniciación Planeamiento

Control Ejecución

Cierre

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PROPÓSITO

• Asegurar la coordinación entre todos los elementos del Proyecto

• Que todos los procesos serán incluidos

• ETAPAS

• 1.1-Desarrollo: generación del Plan de ejecución y control del Proyecto

• 1.2.-Ejecución: llevar a cabo el Plan cumpliendo los resultados y etapas

• 1.3.-Control: coordinar los cambios que surjan

1.1. Desarrollo

1.2. Ejecución

1.3. Control

1.- Gerenciamiento Integral del

Proyecto

Gestión Integral del Proyecto

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Ciclo de vida de Proyectos

Tiempo

Concepción

Desarrollo

Implementación

Cierre

Uso de Recursos / Costos

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1.-Concepción Generación

2.- DesarrolloPreliminar

3.- Planeamiento

4.- Programación

5.-E

jecu

ción

Mon

itore

o

6.- Cambios

7.- Cierre delProyecto

Generado internamente como iniciativa de la organización

Iniciado por un cliente a través de un requerimiento

La organización formaliza su intención

Se relevan los requerimientos

Project Charter / BlueprintSe construye la Estructura del ProyectoWBS (Work Breakdown Structure)

Se desarrolla el Cronograma del ProyectoSe definen los recursos y su organizaciónSe especifican materiales, equipos e instalacionesSe establece el PresupuestoSe calculan los riesgosSe contratan los recursos

Se ejecuta el PlanSe monitorean los resultados

Se introducen los cambios , modificacionesy mejoras necesarias

Se cierran formalmente todos los documentos

Se registran las lecciones aprendidas

HO

JA D

E R

UTA

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Uso de Recursos / Costos

Tiempo

Concepción

Desarrollo

ImplementaciónCierre

1.-Concepción Generación

2.- Desarrollo

3.- Planeamiento

4.- ProgramaciónRiesgos

5.-E

jecu

ción

Mon

itore

o

6.- Cambios

7.- Cierre delProyecto

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Categorías de Proyecto• Individuales: de corta duración y asignados normalmente a

un individuo que tiene que actuar como gerenciador de proyecto y operativo.

• Colectivos: llevado a cabo por un departamento con sus recursos personales propios.

• Especiales: requieren que ciertas funciones primarias o autoridad sea asignada temporariamente a otras personas o unidades. Funcionan mejor en períodos limitados, a mediano plazo pueden generar conflictos severos.

• Matriz o Agregados: requiere actuación de un número significativo de unidades funcionales y el control de distintos e importantes recursos.

17

Desafíos para la Organización

• Naturaleza dinámica

• Capaz de cambiar rápidamente según lo requiera el mercado

• Apta para enfrentar•alta competencia

•cambios en la tecnología

•control de los recursos y la complejidad

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Diseño de la estructura organizacional del Proyecto

•• No hay estructuras No hay estructuras organizacionales organizacionales buenas o malas;buenas o malas;sino sino organizaciones organizaciones apropiadas o apropiadas o inapropiadasinapropiadas

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Organización Tradicional

DirectorEjecutivo

GerenteFuncional

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Coordinaciónde Proyectos

Personal afectado a Proyectos

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• Ninguna persona es responsable por el Proyecto Total.

• Compleja Coordinación.

• Las decisiones se inclinan hacia los grupos funcionales más fuertes.

• Las iniciativas están orientadas más hacia lo funcional que a los proyectos en curso.

Desventajas Organización Tradicional

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Organización orientada a Proyectos

DirectorEjecutivo

GerenteFuncional

GerenteFuncional

GerenteFuncional

Gerente deProyectos

Project Manager

Project Manager

Project Manager

Coordinaciónde Proyectos

Personal afectado a Proyectos

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Organización por Proyectos

DirectorEjecutivo

ProjectManager

ProjectManager

ProjectManager

Coordinaciónde Proyectos

Personal afectado a Proyectos

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PRESUPUESTODEFINICION

Es un plan integrador y coordinado, expresado en términos financieros, de las operaciones, capital humano y recursos de una entidad, con objetivos comunes a todas las áreas de la organización para un periodo futuro determinado

OBJETIVOS

De Previsión comprender lo necesarioDe Planeación qué y cómo se va a hacerDe Organización quien lo hará y con qué recursos se haráDe Coordinación que se haga ordenadamenteDe Control ver que se realice según lo planeado

25PRESUPUESTO

FINALIDAD

- Planear integral y sistemáticamente todas lasactividades que la organización debe desarrollar en unperiodo determinado.

- Controlar y medir los resultados cuantitativos,cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentesdependencias de la organización para logar elcumplimiento de las metas previstas

26PRESUPUESTO

Según la flexibilidad:* Rígidos o estáticos,* Flexibles o variables

Según el periodo de tiempo: A corto plazo/ largo plazo

Según el campo de aplicación * Organizacional

* De operación o económicos* Financieros* Por proyecto

* Personal

Según el sector de la economía en el cual se utilizan* Presupuestos del Sector Público* Presupuestos del Sector Privado

Según su técnica de valuación* Estimados* Estándar

TIPOS

27PRESUPUESTO

ORGANIZACIÓN PERSONAL

Conocimiento de la Organización Conocimiento del Mercado

Apoyo de la Dirección Conocimiento de la necesidad del cliente

Alineación con la Estrategia y Política Conocimiento de la actividad

Asociación a la Estructura Sistema adecuado de ingresos y egresos

Fijación periodo presupuestal Control y seguimientoSistema adecuado de contabilidad y costosDirección y seguimiento

REQUISITOS PARA UN BUEN PRESUPUESTO

28PRESUPUESTO

ETAPAS DEL PRESUPUESTO

- Primera Fase: Fijación de Objetivos

- Segunda fase: Elaboración de Presupuestos Parciales o por Áreas

- Tercera fase: Elaboración del Presupuesto Global

- Cuarta fase: Aprobación del Presupuesto

- Ejecución y Control

- Evaluación

29PRESUPUESTO

ELABORACION DE PRESUPUESTOS

Marco General (Planificación Estratégica)Presupuestos Parciales

Ventas e IngresosInventariosOperaciones (Producción / Servicios)Compra de materiales / serviciosPersonalCosto de Venta y DistribuciónGastos de AdministraciónImpuestosInversiones

Presupuesto GlobalUtilidades generadasFlujo de CajaEstados Financieros

30PRESUPUESTO

CONTROL PRESUPUESTAL

* Comparar los resultados reales contra los presupuestados

* Análisis de desviaciones: Causas y responsabilidades- Por área- De volumen o cantidad- De precio

* Medidas correctivas

31PRESUPUESTO

ORGANIZACIÓN PERSONALDesconocimiento de la organización Desconocimiento del mercadoDesconocimiento de los planes y de las políticas de la organización

Desconocimiento de las necesidades del cliente

Inadecuada administración y dirección Mala elección de proveedoresPoca flexibilidad en los criterios de los dirigentes

Desconocimiento de la actividad

Inadecuado sistema de costos Inadecuado sistema de controlFalta de análisis de los resultados y de las causas de variaciones, así como su corrección

Falta de análisis de las desviaciones

Mala organización y coordinación generalInsuficientes análisis y estudio de mercadoFalta de apoyo directivoFalta de cooperación

CAUSAS DE FRACASO DEL CONTROL DEL PRESUPUESTO

32PRESUPUESTO

VENTAJAS Y LIMITACIONES DEL PRESUPUESTO

VentajasDe previsiónDe organizaciónDe control

LimitacionesBasado en estimacionesCostoRepetición

33PRESUPUESTO

Ej.: Curso de capacitación

•Conocer las necesidades del cliente (externo o interno)1)Contenidos específicos y habilidades a transmitir2)A quien va dirigido3)Horas disponibles4)Recursos didácticos con que cuenta

•Elaboración del Plan1)Periodo del curso2)Lugar físico3)Horarios4)Docentes5)Contenidos por clase

•Calculo de costos1)Horas de capacitación2)Almuerzos / refrigerios3)Recursos necesarios ( proyectores, videos, etc )4)Alquiler de salones5)Horas caídas

•Control de costos1)Registro de todas las erogaciones2)Control contra presupuesto3)Acciones correctivas

34PRESUPUESTO

PRESUPUESTO BASE CERO

Se evalúa cada año los programas y gastos que llevará a cabo la entidad, sin tomar en consideración las experiencias pasadas

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Recursos Humanos

en los Proyectos

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Aprovechar el liderazgo tanto formal comoinformal de los Líderes de la organización enbeneficio del desarrollo del proyecto.

Aprovechar el liderazgo tanto formal comoinformal de los Líderes de la organización enbeneficio del desarrollo del proyecto.

Liderazgo

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Formación y ComunicaciónBrindar a las personas las herramientasnecesarias para poder adaptarse al cambio conrapidez Implantar los cambios introducidos por el proyecto y poner en marcha

las nuevas formas de trabajo.

Conocer el impacto real de proyecto y alcanzar en el menor tiempoposible los niveles de desempeño establecidos como objetivo delproyecto.

Realizar la transferencia de conocimiento, tanto a los usuarios clave,como a los usuarios finales.

Brindar a las personas las herramientasnecesarias para poder adaptarse al cambio conrapidez Implantar los cambios introducidos por el proyecto y poner en marcha

las nuevas formas de trabajo.

Conocer el impacto real de proyecto y alcanzar en el menor tiempoposible los niveles de desempeño establecidos como objetivo delproyecto.

Realizar la transferencia de conocimiento, tanto a los usuarios clave,como a los usuarios finales.

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Plan de Capacitación• La Estrategia de la Capacitación del proyecto permitirá:

• Minimizar A: Período de tiempo en que el desempeño es bajo debido a la implementación del cambio.

• Minimizar B: Grado en que el desempeño se ve afectado por la implementación del cambio.

• Maximizar C: Nivel de desempeño después de la implementación del cambio

• Maximizar D: Mejoramiento continuo.

Tiempo

Des

empe

ño

Equilibrio antes del Cambio

Implementación del Cambio

A

B

C

D

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• Describe cuándo y cómo las personas se incorporan y se desvinculan del Grupo de Proyecto

• Los procedimientos de reasignación de Personal deben tener en cuenta:• La reducción de incertidumbres que dañen la moral

de los integrantes del equipo.• Eliminar la tendencia a “estirar las actividades” ya

que incrementa los costos del proyecto.

Plan de Gestión de Personal del proyecto

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• Experiencia previa

• Intereses personales

• Características Personales

• Grado de disponibilidad

• Competencias

Personal Disponible

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Modelo de Competencias

•GeneralesNivel 1

Nivel 2

Nivel 3

•Técnicas

•Gerenciales

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Oficina de Proyectos - PMO

• ¿Cómo implementar proyectos en mi organización del modo más efectivo?

• Necesidad de un método sistemático de implementación

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1. Usuarios Involucrados 15.9%

2. Soporte Gerencial 13.9%

3. Requerimientos Claros 13%

4. Planeamiento Apropiado 9.6%

5. Expectativas Realistas 8.2%

6. Milestones Pequeños 7.7%

7. Recursos Competenes 7.2%

8. Visión y Objetivos Claros 5.3%

1. Usuarios Involucrados 15.9%

2. Soporte Gerencial 13.9%

3. Requerimientos Claros 13%

4. Planeamiento Apropiado 9.6%

5. Expectativas Realistas 8.2%

6. Milestones Pequeños 7.7%

7. Recursos Competenes 7.2%

8. Visión y Objetivos Claros 5.3%

¿Por qué los Proyectos son Exitosos?

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1.Requerimientos Incompletos 13.1%

2.Pobre Inclusión de los Usuarios 12.4%

3.Expectativas No Realistas 9.9%

4.Falta de Soporte Gerencial 9.3%

5.Requerimientos Cambiantes 8.7%

1.Requerimientos Incompletos 13.1%

2.Pobre Inclusión de los Usuarios 12.4%

3.Expectativas No Realistas 9.9%

4.Falta de Soporte Gerencial 9.3%

5.Requerimientos Cambiantes 8.7%

¿Por qué fallan los Proyectos?

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¿Qué es un proceso?.Un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas que transforman un conjunto de “inputs” en uno o más “outputs”

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Lo que pensás que es... Lo que realmente es... Lo que podría ser...

Se trata de saber cómo es realmente el proceso, y transformarlo en cómo podría ser.

Un proceso…

47

EjemploProyecto: Plan de Formación Anual

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Fases - Plan de Formación Anual

DETECCIÓN DEDETECCIÓN DENECESIDADESNECESIDADES

DE FORMACIÓNDE FORMACIÓN

DESARROLLO DEMATERIAL DEFORMACIÓN

TRATAMIENTODE

ASISTENTES

TRATAMIENTOTRATAMIENTODE

INSTRUCTORESLOGÍSTICA

EJECUCIÓN

PREPARACIÓN EVALUACIÓN EVALUACIÓN DEDE LA LA

FORMACIÓNFORMACIÓN

49

Detección de lasnecesidades de

Formación1

Definición de niveles de asistentes a la Formación2

Definición de tipo de Formación paracada curso3

Definición del método de evaluación de lo aprendido4

ACTIVIDADES

Fase 1: Detección de Necesidades

50

Definición de las plantillas de documentación

3

Definición de estándares de redacción2

Definición de Temáticas1

Revisión y soporte4

ACTIVIDADES

Fase 2: Desarrollo material de formación

51

1 Asignación de cursos

4 Confirmación de asistencia

3 Convocatoria

Elaboración de mensajes relativos a la Formación

2

ACTIVIDADES

Fase 3: Tratamiento de asistentes

52

Fase 4: Tratamiento de Instructores

Elección de instructoresInternos1

Elección de Instructores Externos2

ACTIVIDADES

53

Relación de espacios y material disponible para impartir la Formación

1

Planificación de las sesiones de Formación

2

Reserva de salas y material3

Preparación y validación de equipos en salas

4

Reproducción de material5

ACTIVIDADES Disposición de refrigerios6

Lista de teléfonosen cada sala en caso de necesitar apoyo

7

Fase 5: Preparación

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Recepción y lista de asistentes1

Entrega de material 2

Ejecución de la Formación3

Evaluación de la sesión4

Entrega de resultadosde la sesión

5

ACTIVIDADES

Entrega de diplomas y reconocimiento6

Fase 6: Ejecución

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Fase 7: Evaluación de la formaciónNivel de conocimiento sobre la materia.Capacidad docente.Desarrollo de las sesiones.Fomento de la participación de los alumnos

Instructores

Grado en que se cumplen las expectativas del alumno.Claridad de los contenidos.Adecuación a las necesidades del alumno.Aplicabilidad en el puesto de trabajo

Contenido del Curso y

Aplicabilidad

Desarrollo del curso: tiempos, homogeneidad de conocimientos entre los asistentes,...Instalaciones y equipamiento: aulas, puestos de formación, medios didácticos.

Organización y desarrollo del

Curso

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¿Preguntas?

57

Administración de EmpresasCátedra Assenza Parisi